Benutzerhandbuch

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Änderungen, Irrtümer und Druckfehler vorbehalten.

Bearbeitet von Harald Borges. www.cobra.de

und www.cobraag.ch

Inhalt

Überblick................................................................................................................. 6

Der Beginn mit Adress PLUS................................................................................... 6

Adress PLUS starten ........................................................................................... 6

Beim ersten Programmstart: Persönliche Einstellungen treffen .......................... 7

Datenbank öffnen .............................................................................................. 12

Zwischen Adresstabelle und Adressmaske wechseln....................................... 15

Der Willkommensbildschirm .............................................................................. 15

Meine Aufgaben ................................................................................................ 17

Symbolleisten......................................................................................................... 18

Kontextmenüs ........................................................................................................ 20

Menüleiste.............................................................................................................. 20

Tastaturkürzel ........................................................................................................ 20

Ansichten ... ........................................................................................................... 21

Daten speichern..................................................................................................... 21

Sicherheitssystem.................................................................................................. 22

Adressen erfassen und bearbeiten .................................................................... 24

Adressübernahme per Drag & Drop ...................................................................... 24

Sortierung der Adressen ........................................................................................ 25

Dublettenkontrolle .................................................................................................. 26

Änderungen rückgängig machen ........................................................................... 27

Adresse löschen .................................................................................................... 28

Weitere Daten und Untertabellen .......................................................................... 29

Bilder ................................................................................................................. 30

Bemerkungen .................................................................................................... 31

Nebenadressen / Hierarchie.............................................................................. 32

Adressfamilie erzeugen ..................................................................................... 36

Kontakte ............................................................................................................ 37

Kontakthistorie ................................................................................................... 42

Kontaktdetails .................................................................................................... 45

Zusatzdaten ....................................................................................................... 45

Stichwörter......................................................................................................... 47

2

Adressverknüpfungen ............................................................................................ 51

Verknüpfungen verwalten .................................................................................. 51

Adressen verknüpfen......................................................................................... 51

Auswahllisten ......................................................................................................... 52

Textbausteine .................................................................................................... 57

Anreden ............................................................................................................. 59

Ortsnamen und Postleitzahlen .......................................................................... 59

Großempfänger-Postleitzahlen.......................................................................... 61

Symbole............................................................................................................. 63

Adressen bearbeiten.............................................................................................. 66

Adresse kopieren............................................................................................... 67

Adresse einfügen............................................................................................... 67

Adresse duplizieren ........................................................................................... 68

Adresseigenschaften bearbeiten ....................................................................... 69

Adressen zusammenführen............................................................................... 70

Bisher-Liste........................................................................................................ 73

Feldinhalte ersetzen .......................................................................................... 74

Feldinhalte in allen (recherchierten) Adressen, Kontakten und Zusatzdaten ersetzen oder löschen ....................................................................................... 75

Feldinhalte ergänzen ......................................................................................... 77

Leerzeichen entfernen ....................................................................................... 77

Suchen .................................................................................................................. 79

Suchen................................................................................................................... 80

Recherchieren........................................................................................................ 81

Recherche-Arten in Adress PLUS ..................................................................... 83

Sortieren .............................................................................................................. 103

Formate............................................................................................................... 105

Der Format-Editor für Adresslisten, Etiketten und Karteikarten........................... 107

Rechte ............................................................................................................. 107

Überblick.......................................................................................................... 108

Start ................................................................................................................. 109

Der Designer ................................................................................................... 111

Layout .............................................................................................................. 140

Vorschau ......................................................................................................... 147

Format-Editor für Einzel- und Mehrfachbriefe...................................................... 148

Neues Format erstellen ................................................................................... 149

Formate bearbeiten ......................................................................................... 149

Anmerkung zu MS Word ................................................................................. 151

Funktionen für MS Word im Detail................................................................... 152

Adress PLUS-Felder drucken .......................................................................... 160

Automation-Befehle für MS Word und MS Excel............................................. 164

Formate verwalten ............................................................................................... 171

Drucken............................................................................................................... 174

Drucken................................................................................................................ 175

Etiketten, Karteikarten und Adresslisten drucken ................................................ 175

3

Briefe drucken...................................................................................................... 177

Einzelbriefe ...................................................................................................... 177

Mehrfachbriefe................................................................................................. 180

Serienbriefe ..................................................................................................... 182

Statistiken ............................................................................................................ 185

Statistik ausgeben ........................................................................................... 189

E-Mail / Internet .................................................................................................. 191

Im Internet browsen ......................................................................................... 192

Eine E-Mail senden ......................................................................................... 192

Mehrere E-Mails versenden ............................................................................ 193

Adressen als vCards austauschen ...................................................................... 194 vCard an Outlook übergeben .......................................................................... 194 vCard nach Adress PLUS herüberziehen........................................................ 195

Adress PLUS als MAPI-Adressbuch für E-Mails ................................................. 196

Serien-E-Mail versenden ..................................................................................... 201

Mit dem Serienmail-Assistenten ...................................................................... 201

Mit dem Serienbrief-Assistenten von Adress PLUS ........................................ 207

Dokumente verwalten........................................................................................ 208

Manuell ............................................................................................................ 209

Dokumentenverwaltung ................................................................................... 212

Telefonie, Telefax............................................................................................... 220

Telefonieren ......................................................................................................... 220

Mit Skype telefonieren ..................................................................................... 224

Telefaxen ............................................................................................................. 224

Termine planen .................................................................................................. 229

Terminmanager einschalten ................................................................................ 230

Voreinstellungen .................................................................................................. 232

Termine und Aufgaben erfassen ......................................................................... 235

Termine und Aufgaben importieren ..................................................................... 242

Termine und Aufgaben mit Outlook abgleichen................................................... 243

Termin/Aufgabe löschen ...................................................................................... 244

Sich im Terminmanager bewegen ....................................................................... 245

Erinnerung ........................................................................................................... 250

Termine mit Outlook verwalten ............................................................................ 252

Kampagnen-Management ................................................................................. 254

Eine Kampagne planen........................................................................................ 255

Variablen ......................................................................................................... 262

Eine Kampagne aktivieren............................................................................... 263

Eine Kampagne durchführen ............................................................................... 263

Adressen zuweisen ......................................................................................... 264

Folgeaktivitäten zuweisen ............................................................................... 265

In der Kampagne recherchieren ...................................................................... 267

Eine Kampagne auswerten.................................................................................. 268

4

Mandanten und Projekte ................................................................................... 270

Mandanten anlegen ............................................................................................. 271

Projekt anlegen .................................................................................................... 272

Auswertungen ...................................................................................................... 273

Datenaustausch ................................................................................................. 276

Mit anderen Adress PLUS-Datenbanken............................................................. 276

Synchronisieren ................................................................................................... 279

Austausch mit anderen Programmen .................................................................. 280

Importieren ...................................................................................................... 280

Import von Zusatzdaten ................................................................................... 287

Exportieren ...................................................................................................... 288

Telefon-CDs .................................................................................................... 294

E-Mails einer Adresse zuordnen I (aus cobra) .................................................... 298

Auswahl und Einstellungen ............................................................................. 298

Die Zuordnung ................................................................................................. 301

E-Mails einer Adresse zuordnen II (aus Outlook) ................................................ 304

Abgleich mit Outlook ............................................................................................ 314

Warenwirtschaftsanbindung................................................................................. 325

InfoZoom-Export .............................................................................................. 330

Einstellungen ..................................................................................................... 334

Ansichten auswählen ........................................................................................... 335

Ansichten bearbeiten ........................................................................................... 336

Tabellenformat bearbeiten ................................................................................... 337

Adressmaskenformat ........................................................................................... 338

Weitere Einstellungen .......................................................................................... 338

Kontakt-Einstellungen...................................................................................... 339

Kennwort ändern ............................................................................................. 340

Darstellung ...................................................................................................... 340

Textprogramm ................................................................................................. 341

E-Mail-Versand ................................................................................................ 341

Faxversand ...................................................................................................... 342

Mit Symbolleisten arbeiten................................................................................... 343

Startparameter ..................................................................................................... 346

Verzeichnisse ..................................................................................................... 349

Menüs .................................................................................................................. 349

Symbolleisten....................................................................................................... 363

Tastaturbelegung ................................................................................................. 369

Stichwortverzeichnis ......................................................................................... 374

5

Überblick

Der Beginn mit Adress PLUS

Adress PLUS starten

Sie starten das Programm

• aus dem Programmordner des Windows-Startmenüs:

• oder durch Doppelklick auf das Symbol auf dem Desktop, falls Sie es sich angelegt haben:

Adress PLUS ist mit einem Sicherheitssystem zur individuellen Anpassung der

Zugriffsrechte ausgerüstet. Es ist also durchaus möglich, dass Sie aufgrund Ihrer

Zugriffsrechte nicht alle in diesem Handbuch beschriebenen Funktionen aufrufen können.

Das Programm startet. Falls Sie in einem Netzwerk arbeiten, hat Ihr Systemverwalter wahrscheinlich die Benutzerverwaltung aktiviert. In diesem Fall müssen Sie sich zuerst mit Ihrem Namen anmelden:

Tragen Sie Ihren Namen oder Ihr Kurzzeichen ein, das Sie vom Systemverwalter erhalten haben, oder versuchen Sie es mit »Gast«, und bestätigen Sie mit »OK«.

Das Kennwort benötigen Sie nur, wenn der Systemverwalter es für

Sie festgelegt hat. Sie können Ihr Kennwort jederzeit ändern, löschen und wieder neu festlegen. Dazu erteilen Sie den Befehl »Extras: Benutzereinstellungen« und klicken in der Registerkarte »Allgemein« die

Schaltfläche »Kennwort ändern« an.

Beim ersten Programmstart: Persönliche Einstellungen treffen

Öffnen Sie das Programm erstmals, wird Ihnen zuerst der Einrichtungsassistent angezeigt.

• Mit diesem Assistenten nehmen Sie einige persönliche Einstellungen vor, die nur für Sie selbst gelten.

• Bestätigen Sie Ihre Auswahl durch Klick auf »OK« oder auf »Übernehmen«.

»OK« macht die Einstellung gültig und schließt den Dialog. »Übernehmen« macht die Einstellung gültig und lässt den Dialog geöffnet, damit Sie weitere

Einstellungen treffen können.

• Sie können den Assistenten später jederzeit wieder über das Menü »?: Einrichtungsassistent« öffnen, um die Einstellungen zu ändern.

7

Terminplaner

Diese Einstellung wird vermutlich bereits Ihr Systemverwalter getroffen haben, weil sie für alle Benutzer einer Serverinstallation gilt. In diesem Fall können Sie an dieser Einstellung nichts ändern!

• Sollten Sie diese Einstellung selbst vornehmen, wählen Sie hier aus, welches

Programm zur Terminplanung verwendet wird. Damit stellen Sie sicher, dass alle Benutzer des Systems mit demselben Programm arbeiten.

• Änderungen an dieser Einstellung werden erst nach einem Neustart gültig.

8

E-Mail

Hier geben Sie an, mit welchem Programm Sie Ihre E-Mails bearbeiten.

• Ihnen werden auf Ihrem Rechner installierte E-Mail-Programme zur Auswahl angeboten. Klicken Sie das entsprechende Programm an.

Dieses Programm wird in Zukunft automatisch geöffnet, wenn Sie beispielsweise direkt aus einem cobra-E-Mail-Feld eine E-Mail schreiben.

9

Telefonieren

Falls Sie mit der Telefonie arbeiten, müssen Sie hier angeben, mit welchem System dies geschieht. Diese Einstellung treffen im Allgemeinen Systemverwalter.

Tapi-Treiber ............. Wählen Sie aus, mit welchem Anlagentyp Sie arbeiten.

Durchwahl ................ Das ist Ihre persönliche Durchwahlnummer innerhalb Ihrer

Telefonanlage.

Ausgehende Anrufe . Geben Sie an, welche Amtskennziffer Sie vor der eigentlichen Telefonnummer wählen, um aus dem hausinternen

Netz ins öffentliche Netz zu gelangen.

Eingehende Anrufe .. Geben Sie an, ob Ihre Anlage bei eingehenden Anrufen die

Amtskennziffer mit übermittelt oder nicht. Dies ist wichtig, damit cobra Anrufer erkennen und deren Adresse automatisch einblenden kann.

10

Outlook-Integration

Installieren

Sie können eine eigene Symbolleiste direkt in Outlook installieren, um von dort direkt auf cobra zuzugreifen.

• Klicken Sie die Schaltfläche »Installieren« an.

• Ein Installationsassistent wird gestartet. In ihm bewegen Sie sich über die

Schaltflächen »Weiter >« und »< Zurück«.

Nach Abschluss der Installation befindet sich eine neue Symbolleiste in Outlook.

Reparieren oder deinstallieren

• Rufen Sie über den Menübefehl »?: Einrichtungsassistent« den Assistenten erneut auf.

• Klicken Sie die Schaltfläche »Installieren« an.

• Der Assistent bietet Ihnen die Reparatur oder das Entfernen des Add-Ins an.

Lotus Notes-Integration

Auf der von uns gelieferten CD finden Sie Hinweise zur Integration dieses E-Mail-

Programms.

• Öffnen Sie auf der CD das Verzeichnis \Extras\LNPlugin.

11

Groupwise-Integration

Auf der von uns gelieferten CD finden Sie Hinweise zur Integration dieses E-Mail-

Programms.

• Öffnen Sie auf der CD das Verzeichnis \Extras\GWPlugin.

Datenbank öffnen

Standardmäßig wird mit dem Programm die zuletzt geöffnete Datenbank mit ge-

öffnet. Waren Adressen recherchiert, sind sie auch jetzt beim automatischen Öffnen der Datenbank recherchiert.

• Wollen Sie eine andere Datenbank bearbeiten, erteilen sie den Befehl »Datei:

Öffnen«.

• Beim allerersten Programmstart müssen Sie allerdings die zu bearbeitende Datenbank auswählen. Diese bestimmen Sie im Dialog »Datei öffnen«.

Wählen Sie die entsprechende Datenbank zum Bearbeiten aus, indem Sie

- deren Namen doppelt anklicken oder

- ihn markieren und dann mit der Eingabetaste oder mit »OK« bestätigen.

Ihnen steht der Dateityp ADR zur Verfügung.

12

In diesem Beispiel wird die Datenbank DEMO.ADR geladen.

Entweder sehen Sie

• den Willkommensbildschirm (siehe Seite 15), der mit Ihren Daten befüllt wird,

[und den Sie mit der Schaltfläche ausblenden können],

• oder eine Tabelle, in welcher die Adressen sortiert dargestellt werden:

• Probieren Sie alle Pfeil- und Blättertasten in der Tabelle aus. Betätigen Sie auch einmal eine Buchstabentaste, und beobachten Sie die Wirkung.

• Beachten Sie auch die Möglichkeiten der senkrechten Bildlaufleiste am rechten

Bildschirmrand. Bewegen Sie diese mit der Maus auf und ab, hilft Ihnen eine kleine Sprechblase, direkt zum Anfangsbuchstaben der gesuchten Adresse zu gelangen.

Sie können sich in der Tabelle also frei bewegen.

• Wählen Sie eine Adresse mit der Maus oder den Pfeiltasten aus. Schalten Sie durch Betätigen der Eingabetaste in die Adressmaske zu dieser Adresse um.

13

Das Fenster sieht nun etwa so aus:

Hier sehen Sie die Felder zur aktuellen Adresse. Außerdem finden sich hier je nach Einrichtung der Oberfläche Bemerkungen, Stichwörter, Termine, Kontakte,

Adressverknüpfungen usw.

Hier ändern Sie Adressen und legen neue an.

Dazu:

• klicken Sie mit der Maus in das gewünschte Feld

• oder bewegen sich mit der Tabulatortaste oder der Eingabetaste durch die

Maske.

Tippen Sie Ihre Daten und Änderungen ein.

Zusätzliche Informationen lassen sich über die Schaltflächenleiste aufrufen:

14

Zwischen Adresstabelle und Adressmaske wechseln

• Die Adresstabelle gewährt Ihnen eine Übersicht über alle Datensätze einer Datenbank.

• In der Adressmaske sehen und ändern Sie einzelne Adressen.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, zwischen beiden umzuschalten:

Adresstabelle

Ö Adressmaske

Adressmaske

Ö Adresstabelle

Eingabetaste Esc

Doppelklick auf eine Adresse

In Registerkarte »Bearbeiten« gehen In Registerkarte »Adressen« gehen

Der Willkommensbildschirm

Der Willkommensbildschirm startet – je nachdem, welche Einstellungen vorgenommen wurden – eventuell automatisch beim Laden einer Datenbank.

15

Nach dem Öffnen einer Datenbank (Befehl »Datei: Öffnen«) bietet der Willkommensbildschirm Ihnen einen schnellen Überblick über gerade zu erledigende Arbeiten, über Termine, eingegangene Anrufe usw. Die benötigten Daten werden vom Programm selbsttätig ermittelt.

Sie können diesen Bildschirm nicht umkonfigurieren, um sich mehr, weniger oder andere Informationen anzeigen zu lassen.

Öffnen und schließen

• Sie können den Willkommensbildschirm jederzeit ein- oder ausblenden. In der

Symbolleiste »Bearbeiten« finden Sie dazu die Schaltfläche .

• Auch durch Klick auf die Schaltfläche schließen Sie den Willkommensbildschirm für diese Sitzung.

• Unten links finden Sie die Option »Willkommensbildschirm immer anzeigen«.

Schalten Sie diese aus, wird der Willkommensbildschirm beim Öffnen einer Datenbank nicht mit geöffnet. Ist diese Option eingeschaltet, erscheint der Willkommensbildschirm bei jedem Öffnen einer Datenbank.

Daten aktualisieren

Sie bringen die angezeigten Daten durch Klick auf

Stand.

auf den neusten

Adressen suchen

Ist eine Datenbank geöffnet, können Sie direkt im Willkommensbildschirm nach einer Adresse suchen.

• Klicken Sie in das Feld zur Suche, und geben Sie den Suchbegriff ein:

Sie können dabei die für die Suche üblichen Platzhalter verwenden.

Die Dialogbox »Suchen« [siehe Seite 80] erscheint, in welcher der Suchbegriff bereits eingetragen ist. Von hier aus führen Sie die übliche Suche durch.

Bereiche ein- und ausblenden

• Sie öffnen einen einzelnen Datenblock (also etwa die Bisher-Liste oder die Anzeige der Anrufe in Abwesenheit) durch Klick auf die Schaltfläche .

• Sie schließen einen solchen Block durch Klick auf die Schaltfläche .

16

Einträge öffnen

Sie können den Willkommensbildschirm als die Schaltzentrale für Ihre Arbeit mit

Adress PLUS verwenden.

Klicken Sie einen Eintrag (etwa eine Adresse oder einen Kontakt) an, wird er in

Adress PLUS geöffnet.

Meine Aufgaben

Am rechten Rand der Arbeitsfläche steht der Aufgabenbereich, der den Willkommensbildschirm ergänzt. Er bietet Ihnen die jeweils wichtigsten Funktionen an. Er

ändert sich je nachdem, was Sie gerade tun und welche Rechte Sie haben.

Ist noch keine Datenbank geöffnet, sehen Sie hier die zuletzt benutzten Datenbanken. Über »Weitere« öffnen Sie den Explorer für eine größere Auswahl.

Mit »Termine und Aufgaben« rufen Sie den Terminmanager auf.

Die »Systemverwaltung« ist für die Einrichtung Ihrer Adress

PLUS-Umgebung gedacht. Der Systemverwalter kann hier mit dem Systemkennwort Einstellungen vornehmen.

Ist eine Datenbank offen, sieht die Auswahl anders aus.

Ausblenden

Oben in der Leiste gibt es das kleine Symbol mit der Pin-Nadel.

Klicken Sie es an, wird der Aufgabenbereich ausgeblendet. Sie blenden ihn wieder ein, indem Sie mit der Maus über den Reiter fahren:

Im Menü »Ansicht« können Sie die Anzeige des Aufgabenbereiches ausschalten.

Verschieben

Sie verschieben den Aufgabenbereich mit der gedrückten linken Maustaste.

17

Symbolleisten

Ein-/Ausblenden

Am oberen Rand unter den Menüs sehen Sie

Symbolleisten. Sie bestimmen selbst, welche

Symbolleisten Ihnen angezeigt werden.

Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in den Symbolleisten-Bereich.

Oder erteilen Sie den Befehl »Extras: Anpassen: Symbolleisten«.

Wählen Sie aus einer Liste, welche Symbolleisten Sie sehen wollen und welche nicht.

Ein Verzeichnis der Symbole und ihrer Funktionen finden Sie im Handbuch »Erste Schritte«.

Verändern

Sie können einzelne Symbole in Symbolleisten ein- und ausblenden.

• Klicken Sie den kleinen Pfeil rechts auf der Symbolleiste an.

• Klicken Sie »Schaltflächen hinzufügen und entfernen« an.

• Wählen Sie aus der Liste die entsprechende Symbolleiste.

• Selektieren bzw. deselektieren Sie die fraglichen Symbole.

Neue Symbolleiste

• Mit dem Befehl »Extras: Anpassen: Symbolleisten: Neu« legen Sie neue Symbolleisten an. Die belegen Sie anschließend mit Befehlen.

• Wollen Sie eine vorhandene verändern, belegen Sie die ebenso mit Befehlen.

• Erteilen Sie dazu den Befehl »Extras: Anpassen: Befehle«.

18

• Sie sehen alle in Adress PLUS verfügbaren Befehle.

• Markieren Sie einen Befehl mit der Maus und halten Sie die linke Maustaste gedrückt.

• Ziehen Sie den Befehl bei weiterhin gedrückter Maustaste direkt auf die gewünschte Symbolleiste.

• Lassen Sie die Maustaste wieder los. Der Befehl liegt jetzt auf dieser Symbolleiste.

Verschieben

• Klicken Sie mit der Maus auf den senkrechten Strich am linken Rand einer

Symbolleiste, die Sie verschieben möchten.

• Halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Symbolleiste an eine beliebige Stelle auf der Arbeitsfläche.

Die Symbolleiste wird zum kleinen Fenster, das beweglich

über der Arbeitsfläche liegt.

Bringen Sie die Symbolleiste in die Nähe eines Adress

PLUS-Fensterrands – egal ob oben, unten, rechts oder links –, wird sie automatisch an den Rand angebunden, wenn Sie die Maustaste loslassen.

19

Kontextmenüs

Ein Kontextmenü zeigt Ihnen Befehle, die gerade jetzt wichtig sind.

Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste an die Stelle des Programms, wo

Sie gerade etwas tun wollen. Also auf eine Adresse, ein Feld usw.

Menüleiste

Die Menüleiste gibt Ihnen Zugriff auf alle Funktionen des Programms. Sie können das Aussehen der Menüs anpassen.

Erteilen Sie den Befehl »Extras: Anpassen: Optionen«.

Mit der Option »Verwendungsdaten ...« setzen

Sie alle Menüs und Symbolleisten auf den Lieferzustand zurück.

Tastaturkürzel

Viele Befehle erteilen Sie auch, indem Sie eine Tastenkombination oder eine

Funktionstaste betätigen. Eine Übersicht finden Sie im Handbuch »Erste Schritte« und in der Kurzanleitung.

20

Ansichten ...

In einer Ansicht ist festgelegt, welche Felder der Datenbank wie auf dem Bildschirm wiedergegeben werden sollen.

Sie haben jetzt Adresstabelle und Adressmaske so gesehen, wie wir sie mitliefern.

Vielleicht gefällt Ihnen aber diese Anordnung der Daten gar nicht? Sie wollen andere Daten erfassen und anzeigen lassen? Dann probieren Sie doch auch andere unserer Ansichten aus.

Ihr Systemverwalter oder einer unserer cobra Partner erstellt auch gänzlich neue

Ansichten nach Ihren Wünschen.

Sie schalten zwischen den Ansichten

• in der Symbolleiste »Ansichten«

• oder mit dem Befehl »Ansicht: Ansicht wählen« hin und her.

Daten speichern

Alle Eingaben und Änderungen werden von Adress PLUS automatisch gespeichert, sowie Sie zum nächsten Arbeitsschritt übergehen.

Gespeichert wird also beispielsweise, wenn Sie

• von der Adressmaske in ein anderes Fenster oder eine andere Registerkarte – zum Beispiel die Tabelle – wechseln,

• zu einer anderen Adresse weiterblättern

• oder einen Menübefehl beziehungsweise das entsprechende Symbol oder Tastaturkürzel aufrufen.

21

Adress PLUS schließen

Wie bei anderen Windows-Programmen stehen Ihnen dazu mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:

• Befehl Datei: Beenden

• Tastenkombination Alt+F4

• Klick auf den Schließknopf oben rechts

• Doppelklick aufs Systemmenü oben links

Auch beim Schließen von Adress PLUS ist natürlich kein Speichern erforderlich.

Adress PLUS merkt sich die letzten Einstellungen Ihres Arbeitsplatzes und stellt diesen beim nächsten Aufruf des Programms wieder her.

Sicherheitssystem

Mit dem Sicherheitssystem lassen sich einzelnen Benutzern oder Gruppen von

Benutzern für jede einzelne Datenbank bestimmte Funktionen zuordnen oder sperren. Diese Berechtigungen werden durch den Systemverwalter vergeben, der sich seinerseits mit einem Systemkennwort identifizieren muss. Im Systemverwal-

ter-Handbuch erfahren Sie, wie Benutzerverwaltung und Zugriffsrechte eingerichtet werden müssen.

Jeder Benutzer ist durch seinen Benutzernamen und sein Kurzzeichen identifizierbar. Ist die Rechteverwaltung eingeschaltet, müssen Sie bei Programmstart Ihren

Namen oder Ihr Zeichen angeben, die Ihnen vom Systemverwalter zugeteilt wurden. Als Benutzer können Sie Ihre eigene Anmeldung zusätzlich mit einem von

Ihnen selbst festgelegten Kennwort schützen.

Neben den eindeutigen Zugriffsrechten werden die persönlichen Einstellungen eines jeden Benutzers gespeichert.

22

Der Systemverwalter kann nicht nur Benutzer anlegen, sondern auch Benutzergruppen definieren, die vier Funktionen besitzen:

• Der Systemverwalter kann einer Gruppe bestimmte Zugriffsrechte erteilen. Damit erhalten alle Mitglieder der Gruppe diese Rechte automatisch.

• Gespeicherte Formate für Etiketten, Listen und so weiter können nicht nur einzelnen Benutzern, sondern auch ganzen Benutzergruppen zur Verfügung gestellt werden.

• Die Adressen können einzelnen Gruppen zugewiesen werden, dadurch haben die Mitarbeiter nur auf ihre Adressen Zugriff.

• Die Benutzergruppen erscheinen im Terminmanager, um Termine für alle Mitglieder dieser Gruppe zu vereinbaren.

Nach Ihrer Anmeldung besitzen Sie alle Zugriffsrechte, die der Systemverwalter

Ihnen oder einer der Gruppen, denen Sie angehören, zugeordnet hat, und können alle Formate Ihrer Benutzergruppen verwenden.

Aufgrund dieses Sicherheitssystems ist es möglich, dass Ihnen nicht alle in diesem Handbuch beschriebenen Funktionen zugänglich sind.

23

Adressen erfassen und bearbeiten

Erteilen Sie den Befehl »Bearbeiten: Adresse neu«.

Tragen Sie die neue Adresse in die Felder der Maske ein.

Alle Änderungen an einer Adresse werden automatisch gespeichert, sobald Sie die Adresserfassung mit einem der folgenden Schritte verlassen:

• Wechsel von der Adressmaske in ein anderes Fenster oder eine andere Registerkarte, zum Beispiel zur Tabelle.

• Blättern zu einer anderen Adresse.

• Aufruf eines Menübefehl beziehungsweise des entsprechenden Symbols oder

Tastaturkürzels.

Adressübernahme per Drag & Drop

Adress PLUS übernimmt Adressen aus beliebigen anderen Anwendungen – MS

Outlook, MS Word, CorelDraw, aus dem Internet oder von wo auch immer – per

Drag & Drop oder Zwischenablage.

• Markieren Sie die Adresse in der anderen Anwendung.

• Ziehen Sie den Adresstext bei gedrückter linker Maustaste nach Adress PLUS.

• Oder kopieren Sie die Adresse, wechseln Sie zu Adress PLUS und erteilen dort den Befehl »Bearbeiten: Einfügen«.

• In beiden Fällen schlägt Ihnen Adress PLUS vor, wie es die Adresse auf Datenbankfelder verteilen möchte.

24

Sortierung der Adressen

Kehren Sie nach dem Erfassen neuer Adressen in die Adresstabelle zurück, werden die

»neuen« Adressen sofort richtig sortiert angezeigt. Das gilt selbst für Adressen, deren aktuelles Sortierfeld (zum Beispiel »Firma«) Sie geändert haben.

Hat Ihr Systemverwalter diese automatische Aktualisierung allerdings ausgeschaltet, werden neue Adressen am Ende der Tabelle angezeigt, und geänderte Adressen bleiben an ihrer alten Position. Um die Tabellenanzeige zu aktualisieren, betätigen Sie dann Umschalt+F5.

Dublettenkontrolle

Die Dublettenkontrolle muss vom Systemverwalter eingeschaltet werden. Dies geschieht unter »Datei: Einstellungen: Dubletten«.

Ist die Dublettenkontrolle aktiv, werden Dubletten erkannt und zum Bearbeiten angeboten:

25

»Einfügen« und »Nicht Einfügen« fordern keine weiteren Eingaben von Ihnen.

Mit »Bearbeiten« übernehmen Sie einzelne Informationen aus der neuen in die alte Adresse.

»Bestehende Adresse« ist die Adresse, die bereits in der Datenbank gespeichert ist. »Neue Dublette« enthält die Angaben jener Adresse, die als Dublette ermittelt wurde.

Diese Option macht dann Sinn, wenn Sie eine Adresse haben, die anhand der

Dublettenfelder als Dublette erkannt wird, die aber in einzelnen Feldern, zusätzliche oder aktuellere Informationen enthält.

• Sie übernehmen alle zusätzlichen Informationen aus der Dublette komplett in die bestehende Adresse, indem Sie die Schaltfläche »Alle Felder« anklicken.

Wollen Sie den Inhalt nur eines oder mehrerer Felder übernehmen,

• klicken Sie das Feld an (mehrere Felder markieren Sie durch Anklicken bei gedrückter Strg+Taste)

• und betätigen »Markierte Felder«.

Mit »Rückgängig« widerrufen Sie Änderungen an der bestehenden Adresse.

Handelt es sich um mehrere Dubletten, können Sie mit diesen

Schaltflächen zwischen den Dubletten wechseln.

Beenden Sie den Vorgang mit »OK«.

Die Dublettenrecherche

Dubletten lassen sich aus einer bestehenden Datenbank herausfiltern. Diese Dublettenrecherche wird im Kapitel „Suchen“ ab Seite 95 beschrieben.

26

Änderungen rückgängig machen

Sollten Sie versehentlich Teile einer Adresse verändert, gelöscht oder überschrieben haben, so können Sie diese Änderung mit dem Befehl »Bearbeiten: Änderungen verwerfen« rückgängig machen.

Sie können immer nur die letzte Änderung an einer einzigen Adresse rückgängig machen. Sollten Sie Änderungen an mehreren Adressen gleichzeitig durchgeführt haben, können diese Adressen nicht wiederhergestellt werden. Nach dem Beenden von Adress PLUS kann keine Adresse wiederhergestellt werden. Dies sollten

Sie bei Ihren Datensicherungsstrategien berücksichtigen.

Adresse löschen

Wählen Sie in der Tabelle oder der Adressmaske jene Adresse, die Sie zu löschen gedenken.

Adresse löschen

Erteilen Sie den Befehl »Bearbeiten: Adresse löschen«,

oder klicken Sie mit der Maus auf das Symbol der Symbolleiste,

oder klicken Sie mit der rechten Maustaste und erteilen Sie den Befehl

»Adresse löschen«,

oder betätigen Sie die Tastenkombination Strg+L oder die Taste F2.

• Klicken Sie »Adresse löschen« an. Der Dialog wird geschlossen und die Adresse gelöscht.

Die zuletzt gelöschte Adresse kann mit dem Befehl »Bearbeiten: Adresse wiederherstellen« gerettet werden, falls seitdem keine weiteren Änderungen durchgeführt wurden.

Lässt sich eine Adresse nicht löschen, ist vermutlich in den Dateieinstellungen festgelegt worden, dass gruppenfremde Adresse nur schreibgeschützt angezeigt werden sollen.

27

Ist die Hierarchie eingestellt und die zu löschende Adresse eine Hauptadresse, zu der noch Nebenadressen existieren, kann diese nicht gelöscht werden.

Recherchierte Adressen löschen

Der Befehl »Bearbeiten: Recherchierte Adressen löschen« löscht alle recherchierten Adressen. Zur Recherche siehe ab Seite 81.

Adressen, die mit diesem Befehl gelöscht wurden, können nicht wiederhergestellt werden.

Weitere Daten und Untertabellen

Zu jeder Adresse bieten sich Ihnen weitere Felder zur Aufnahme von Daten an.

Diese Felder bestehen nicht nur aus einer Zeile mit einer festgelegten Anzahl von

Zeichen, sondern bieten Platz für umfangreichere Informationen. Diese zusätzlichen Datenfelder erreichen Sie durch Anklicken der entsprechenden Schaltflächen am unteren Rand der Adressmaske oder über einen Befehl im Menü »Ansicht«.

Bilder........................ Jeder Adresse können Sie ein Bild zuordnen.

Bemerkung............... Hier legen Sie beliebige Notizen zur Adresse ab.

Nebenadressen........ Bei eingeschalteter Hierarchie werden die aktuelle Hauptadresse und alle zugehörigen Nebenadressen in einem Dialog angezeigt.

Kontakte................... Zu jeder Adresse können Sie beliebig viele Kontakte mit Datum, Uhrzeit, Text und weiteren Daten anlegen. (Untertabelle mit einer 1:n-Verknüpfung: Eine Adresse kann beliebig viele

Kontakte enthalten, aber jeder Kontakt gehört zu genau einer

Adresse.)

Zusatzdaten ............. Jede Adresse kann bis zu 16 Tabellen zusätzlicher Daten enthalten. Die Felder und der Name der Tabellen werden vom Systemverwalter festgelegt (Untertabellen mit 1:n-

Verknüpfung).

Dokumente............... Jeder Adresse lassen sich beliebig viele mit anderen Windows-Programmen erstellte Dokumente wie Briefe, Tabellen oder Bilder zuordnen (Untertabelle mit 1:n-Verknüpfung).

Stichwörter ............... Jede Adresse kann beliebig viele Stichwörter aus einem unbegrenzten Stichwortvorrat enthalten. Stichwörter kennzeichnen eine Adresse und ermöglichen sehr schnelle Re-

28

cherchen. (Untertabelle mit so genannter n:m-Verknüpfung:

Eine Adresse kann beliebig viele Stichwörter haben, die ihrerseits beliebig vielen Adressen zugewiesen sein können.)

Bilder

Jeder Adresse kann ein Bild zugeordnet werden. Voraussetzung ist allerdings, dass in Ihrer Ansicht eine Bildvorschau vorhanden ist.

Bilder

Klicken Sie doppelt in den Bereich für die Bild-Vorschau

Es öffnet sich ein Fenster, in das Sie das gewünschte Bild laden können. Das Bild muss in den Formaten BMP, JPG oder GIF vorliegen.

• Betätigen Sie die Schaltfläche »Bild laden« und wählen Sie die Bilddatei aus.

• Schließen Sie die Dialogbox durch Klick auf »OK«. Das Bild ist jetzt in der Adressmaske sichtbar und lässt sich von dort aus jederzeit durch Doppelklick aufrufen.

• Wollen Sie das Bild später wieder löschen, klicken Sie es in der Adressmaske doppelt an und betätigen dann die Schaltfläche »Bild entfernen«.

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Bemerkungen

Zu jeder Adresse kann Bemerkungstext eingegeben werden.

Bemerkungen

Öffnen Sie das Bemerkungsfeld mit der Schaltfläche »Bemerkung«,

oder der Taste F10

oder

Strg+M,

oder erteilen Sie den Befehl »Ansicht: Bemerkung«.

Schließen Sie jede Bemerkungszeile mit der Eingabetaste ab

Das abgebildete Bemerkungsfenster verfügt über eine eigene Menüleiste »Bearbeiten« mit vertrauten Funktionen für (markierten) Text.

Das Bemerkungsfenster verfügt über ein Kontextmenü, das Sie über die rechte

Maustaste öffnen.

In beiden Fenstern können Sie:

• markierten Text ausschneiden

• markierten Text kopieren

• kopierte Texte aus der Zwischenablage einfügen

• markierten Text löschen

• Textbausteine über das Textbaustein-Kürzel oder die Taste F3 einfügen.

• Beliebige Textstellen, also auch Teile von Wörtern, mit Suchfunktionen wieder finden.

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• Hier gespeicherte Telefonnummern können markiert und über die rechte Maustaste direkt angewählt werden, sofern Sie mit der Telefonie arbeiten.

• Hier gespeicherte E-Mail-Adressen können markiert und über die rechte Maustaste direkt angeschrieben werden.

• Hier gespeicherte Internet-Adressen können markiert und über die rechte

Maustaste direkt geöffnet werden.

Nebenadressen / Hierarchie

Eine Nebenadresse ist etwa ein Ansprechpartner innerhalb einer Firma – die Firmenadresse ist in diesem Fall die zugehörige Hauptadresse.

Die Nebenadresse übernimmt Angaben wie z.B. Straße, PLZ und Ort aus der

Hauptadresse (der Firmenanschrift), hat aber zusätzliche eigene Merkmale wie eine eigene E-Mail-Adresse oder eine Durchwahlnummer.

Die hierarchische Adressverwaltung richtet Ihr Systemverwalter unter »Datei: Einstellungen« ein. Er kann sie dort ein- und ausschalten. Schaltet er sie ein, legt er auch selbst fest, welche Feldinhalte von der Haupt- in die Nebenadressen übernommen werden sollen.

Bei eingeschalteter Hierarchie müssen Sie jedes Mal beim Eintragen einer neuen

Adresse angeben, ob eine neue Hauptadresse oder eine neue Nebenadresse zur aktuellen Adresse eingetragen wird.

Haupt- und Nebenadressen anzeigen

»Ansicht: Nebenadressen« oder

F7 oder

Schaltfläche »Nebenadressen«

Sie können zu einer Hauptadresse beliebig viele Nebenadressen verwalten. Damit werden die Eingabe neuer und die Pflege bestehender Adressen erleichtert. Au-

ßerdem kann die Hierarchie bei Recherchen genutzt werden.

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Was leistet die hierarchische Adressverwaltung?

Adress PLUS erkennt eine einmal gebildete Hierarchie an der Gleichheit des Firmennamens.

Die hierarchische Adressenverwaltung bietet Ihnen:

• Beim Anlegen einer neuen Nebenadresse: Die Übernahme von Feldinhalten aus der Hauptadresse.

• Beim Ändern von Feldinhalten der Hauptadresse: Die Abfrage, ob und welche

Felder in allen Nebenadressen mit geändert werden sollen.

• Bei allen Funktionen: Jede Nebenadresse ist eine vollständige Adresse für Einzel- und Serienbriefe, beim Telefonieren, im Terminkalender, ...

• Über spezielle Hierarchierecherchen können verschiedene Kombinationen von

Haupt- und Nebenadressen gefunden werden.

Hierarchie erkennen

In der Tabelle erkennen Sie eine Hierarchie an eingerückten Nebenadressen, wenn nach dem Feld »Firma« sortiert wird:

• Klicken Sie das Symbol neben der Hauptadresse an, werden alle Nebenadressen in der gesamten Tabelle ausgeblendet.

• Klicken Sie das Symbol neben einer Hauptadresse an, werden alle Nebenadressen in der gesamten Tabelle wieder eingeblendet.

In der Adressmaske erkennen Sie Haupt- und Nebenadressen an der Kennzeichnung in der oberen Statuszeile.

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Außerdem können Sie durch Anklicken der Schaltfläche »Nebenadressen« oder

Betätigen von F7 die Liste aller Adressen einer Hierarchie-Familie anzeigen lassen:

Adressen werden nur dann hierarchisch angezeigt, wenn sie nach dem Feld »Firma« sortiert werden.

Mit der Schaltfläche »Gehe zu« wechseln Sie zur Anzeige der markierten Adresse in die Adressmaske.

Neue Hauptadresse anlegen

• Wählen Sie »Bearbeiten: Adresse Neu« oder Strg+N:

• Klicken Sie die Schaltfläche »Hauptadresse« an.

• Sie erhalten eine leere Adressmaske für die neue Hauptadresse.

Neue Nebenadresse anlegen

• Klicken Sie die Schaltfläche »Nebenadresse« an.

• Die neue Nebenadresse wird angelegt und in der Adressmaske angezeigt. Dabei sind alle Felder, die aus der Hauptadresse übernommen werden, bereits

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ausgefüllt. Sie können diese Feldinhalte beliebig ändern, ohne dass sich diese

Änderungen auf die Haupt- oder andere Nebenadressen auswirken.

Hierarchie nachträglich bilden

Recherchieren Sie alle Adressen, die hierarchisch zusammengefasst werden sollen. Zur Recherche siehe ab Seite 81.

• Wählen Sie »Bearbeiten: Hierarchie bilden«:

• Markieren Sie in der Liste jene Adresse, welche die Hauptadresse werden soll.

Alle weiteren Adressen werden Nebenadressen.

• Bestätigen Sie mit »OK«.

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Ergeben sich in den ausgewählten Adressen in Feldern, die für die Haupt- und alle

Nebenadressen gleich sein sollen, Unterschiede, erscheint der Dialog »Nebenadresse ändern«:

• Aktivieren Sie hier die Kontrollkästchen neben allen Feldern der Hauptadresse, deren Inhalt in die Nebenadresse(n) übernommen werden soll.

• Bestätigen Sie jede einzelne Nebenadresse mit »Übernehmen«.

• »Alle übernehmen« führt die Zuordnung automatisch für alle recherchierten Adressen durch.

Für eine gut organisierte hierarchische Adresspflege empfiehlt es sich, in einer

Hauptadresse nur Firmendaten ohne Personenangaben aufzunehmen. Für jeden

Ansprechpartner in der Firma wird dann eine eigene Nebenadresse angelegt und um die persönlichen Angaben ergänzt.

Diese Struktur kann auch nachträglich gebildet werden, indem Sie aus der Hierarchiefamilie heraus mit »Adresse: Neu« eine neue Adresse als Nebenadresse anlegen. Anschließend definieren Sie diese neue Firmenadresse mit dem Befehl

»Bearbeiten: Hierarchie bilden« als Hauptadresse.

Adressfamilie erzeugen

Sie können eine Hauptadresse zur Nebenadresse machen und gleichzeitig eine neue Hauptadresse dazu anlegen lassen. Dies ist etwa dann nützlich, wenn Ihnen eine Hauptadresse mit einem Ansprechpartner innerhalb eines Unternehmens vorliegt und sie das Unternehmen als Hauptadresse erfassen wollen.

• Markieren Sie die Hauptadresse, die zur Nebenadresse werden soll. Diese

Hauptadresse darf ihrerseits keine Nebenadresse besitzen.

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• Erteilen Sie den Befehl »Bearbeiten: Adressfamilie erzeugen«.

Es wird eine neue Hauptadresse mit Adressdaten der bisherigen Adresse angelegt. Die bisherige Adresse wird zur Nebenadresse.

Kontakte

Kontakte

Rechte Maustaste in Kontakthistorie: »Neu«

Befehl »Ansicht: Kontakte« oder

Schaltfläche »Kontakte« oder

F12

Kontakt ggf. zum Bearbeiten auswählen

Sie können zu jeder Adresse eine Kontaktliste anlegen. In einer Kontaktliste finden beliebig viele Kontakte mit Datum, Uhrzeit, Art des Kontakts, Bearbeiter usw.

Platz.

Mit einem Recherche-Befehl können Sie eine Adressdatenbank nach bestimmten

Kontakten durchforschen. Damit kann etwa ein Personenkreis, der eine bestimmte

Aussendung erhalten hat, wieder ermittelt werden. Zur Recherche siehe ab Seite 81.

Eine Adresse kann neue Kontakte auch erhalten

• nach einem Telefongespräch,

• nach Erreichen eines Termins im Terminmanager.

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Voreinstellungen

Unter »Extras: Benutzereinstellungen: Allgemein« treffen Sie Voreinstellungen für

Kontakte.

Typ für neue Kontakte

Bestimmen Sie, welcher Kontakttyp Ihnen vorgeschlagen werden soll. Sie können beim Erfassen einzelner Kontakte diese Einstellung wieder ändern.

Gruppe für neue Kontakte

Bestimmen Sie, welcher Benutzergruppe neue Kontakte standardmäßig hinzugefügt werden sollen. Sie können beim

Erfassen einzelner Kontakte diese Einstellung wieder ändern.

Ausgehende Anrufe als Kontakt erfassen

Arbeiten Sie mit der Telefonie, können Sie hier festlegen, ob immer bei Gesprächsbeginn automatisch ein neuer Kontakt zur aktuellen Adresse (also zur gewählten Nummer) angelegt werden soll. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, können Sie bei Gesprächsbeginn sofort mit dem Erfassen der Gesprächsnotiz beginnen.

Neuen Kontakt eintragen

• Wählen Sie in der Tabelle oder der Adressmaske jene Adresse, zu der Sie einen Kontakt erfassen möchten.

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Kontakthistorie.

• Erteilen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl »Neu«.

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Der Dialog »Kontakt« erscheint.

Der Bereich »Projekt« steht nur bei eingeschalteter Mandanten-/Projektverwaltung zur Verfügung, der Bereich »Dokument« nur, wenn die Dokumentenverwaltung aktiviert ist. Die Verbindung zur »Kampagne« wird nur angeboten, wenn die Adresse einer Kampagne angehört.

Mit diesen Schaltflächen

Mandant & Projekt, Kampagnen.

rufen Sie weitere Funktionen auf: Dokument,

Art ............................ Sie können neben Briefen, Telefonaten und persönlichen

Gesprächen auch E-Mail-, Fax- und sonstige Kontaktarten erfassen. Ihr Systemverwalter kann weitere Kontaktarten anlegen.

Erstellt ...................... »Datum« und »Zeit« werden automatisch mit der aktuellen

Systemzeit gefüllt. Bei Bedarf ändern Sie diese Werte.

Benutzer, Gruppe..... Sie bestimmen den Besitzer des Kontaktes (siehe „Kontakte

für sich und andere anlegen“). Der Besitzer wird in der Kontaktübersicht im Feld „PersonErfasst“ geführt und angezeigt.

Bemerkung............... Protokollieren Sie den Kontakt.

[Vier frei definierbare Felder]

Rechts des Bemerkungsfeldes befinden sich vier frei definierbare Felder, in denen Sie weitere Daten zum Kontakt erfassen können. Was dort erfasst wird, regelt der Systemverwalter unter »Datei: Einstellungen«. Diese Felder sind hier mit Aktivität, Projekttyp, Frei3 und Frei4 belegt.

Dokument................. Das zugeordnete Dokument wird bei manchen Kontaktarten je nach Voreinstellungen von der Dokumentenverwaltung

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eingetragen. Sie können hier aber ein Dokument oder einen

Ordner auch manuell zuweisen. Über diese Verknüpfung lassen sich das Dokument oder der Ordner direkt aufrufen.

Löschen Sie die Verknüpfung mit einem Dokument oder

Ordner über die gleichnamige Schaltfläche, wird nur die Verknüpfung entfernt, nicht aber das Dokument selbst.

Projekt...................... Zur Projektverwaltung in einem Kontakt siehe „Einen Kontakt

in ein Projekt aufnehmen“ ab Seite 41.

Diesen Kontakt an alle recherchierten Adressen vergeben

Sie können einen Kontakt auch in mehreren Adressen anlegen – etwa, wenn Sie eine Mailingaktion dokumentieren wollen.

Termin erstellen ....... Sie öffnen den Terminmanager, um einen auf die aktuelle

Adresse bezogenen Termin zu erfassen.

OK............................ Der Kontakt wird der aktuellen Adresse zugewiesen und die

Dialogbox geschlossen.

Kontakte für sich und andere anlegen

Sie dürfen Kontakte auch für andere Benutzer anlegen, wenn der Systemverwalter dies in den Systemeinstellungen und unter »Datei: Einstellungen« gestattet hat.

In der Dialogbox zur Kontakterfassung bestimmen Sie, wer Zugriff auf einen Kontakt erhalten soll:

Gruppe ..................... Es gibt in diesem Fenster die Optionen »(öffentlich)« und

»(privat)«. Mit »(privat)« bleibt dieser Kontakt nur für Sie – und den Systemverwalter – sichtbar. Mit »(öffentlich)« wird der Kontakt für die Benutzer aller Gruppen sichtbar, in denen

Sie Mitglied sind.

Außerdem sehen Sie in diesem Fenster auch noch alle Benutzergruppen, in denen Sie Mitglied sind. Sie können eine dieser Gruppen auswählen und den Kontakt damit nur für

Mitglieder dieser einen Gruppe sichtbar machen.

Benutzer................... Hier können Sie einen einzelnen Benutzer auswählen, für den Sie diesen Kontakt erfasst haben. Voraussetzung ist, dass Sie unter »Gruppe« eine Benutzergruppe ausgewählt haben.

Im Feld »PersonErfasst« des Kontaktes erscheinen anschließend Benutzername und Gruppe, wie sie hier ausgewählt wurden.

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Einen Kontakt in ein Projekt aufnehmen

Dieser untere Bereich der Dialogbox »Kontakt« ist nur dann aktiv, wenn die Projektverwaltung (siehe Seite 254) eingeschaltet ist.

Mandant, Projekt...... Wollen Sie den Kontakt in einem Projekt auswerten, wählen

Sie den Mandanten und das zugehörige Projekt aus.

Telefonzeit ............... Entscheidend für die Auswertung des Projektes sind die Eintragungen zu den entstandenen Kosten. Diese Eintragungen beruhen auf jenen Werten, die in der Projektverwaltung hinterlegt wurden. Die für die einzelnen Kontakte ermittelten

Werte fließen dann in die Projektauswertung ein. In dem

Moment, in dem Sie ein Telefonat beginnen, klicken Sie den

Knopf »Start« an, falls die Zeiterfassung nicht automatisch startet. Damit beginnt die Zeitzählung für die Telefonzeit. Unter »Telefonkosten« werden die errechneten Kosten angezeigt. Sie können den Zeitwert natürlich auch manuell eintragen oder korrigieren.

Arbeitszeit ................ In dieses Feld können Sie die Arbeitszeit im Zusammenhang mit diesem Kontakt im vertrauten Format „hh:mm:ss“

(„01:43:00“) eintragen.

Fixkosten.................. Dies ist der Wert, den Sie in den Voreinstellungen für das

Projekt pro Kontakt eingetragen haben.

Arbeitskosten, Gesamtkosten

Diese Werte werden hier auf Basis der Projekteinstellungen errechnet und angezeigt.

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Kontakthistorie

Kontakte werden auch in der Kontakthistorie aufgelistet. Privat- oder Gruppenkontakte Ihrer Kollegen werden Ihnen nicht angezeigt. Mit »Ausgabe: Kontakt-

Historie« können Sie die gesamte Kontakthistorie ausdrucken und in verschiedene

Formate exportieren.

In der linken Spalte wird Ihnen angezeigt, ob dem Kontakt ein Dokument anhängt.

Ihr Systemverwalter legt fest, ob bei Hauptadressen auch die Kontakte der zugehörigen Nebenadressen mit angezeigt werden oder nicht. Ist dies der Fall, werden die Kontakte der Nebenadressen in der Kontakthistorie der Hauptadresse grau wiedergegeben. Wollen Sie einen solchen Kontakt bearbeiten, müssen Sie es von der entsprechenden Nebenadresse aus tun.

Interessant sind hier für Sie vor allem die Filter- und Bearbeitungsmöglichkeiten.

Filter

Die Filterfunktionen helfen Ihnen, schnell den gewünschten Kontakt zu finden.

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Schriftlich

Telefonisch Eigene

Kontakte

Letzte

Recherche

Schaltflächen aus-/einblenden

Einzelbrief E-Mail Seit

7 Tagen

Vom Systemverwalter definierte eigene Filter

Solange ein Filter aktiv ist, werden die angezeigten Kontakte zur Erinnerung blau dargestellt.

• Ihr Systemverwalter kann unter »Datei: Einstellungen« beliebige weitere Filter definieren. Diese Filter werden dann über das graue Filtersymbol aufgerufen:

Kontextmenü

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Kontakthistorie,

öffnet sich ein Kontextmenü mit den wichtigsten Bearbeitungsfunktionen für Kontakte.

Mit diesem Kontextmenü verwalten Sie Ihre Kontakte direkt aus der Kontakthistorie heraus.

Bearbeiten................ Öffnet den Kontakt im Kontakt-Fenster zum Bearbeiten.

Löschen ................... Hiermit löschen Sie markierte Kontakte.

Neu .......................... Über diese Schaltfläche gelangen Sie in das Fenster zur Anlage eines Kontaktes.

Recherche................ Öffnet das Fenster »Kontakte recherchieren« (siehe Seite 91).

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Ausschneiden .......... Übernimmt den aktuellen Kontakt aus der Kontakthistorie in die Zwischenablage von cobra (nicht in jene von Windows!) und löscht ihn.

Alle ausschneiden.... Übernimmt sämtliche Kontakte der Kontakthistorie – auf

Wunsch auch jene zugehöriger Nebenadressen – in die cobra-Zwischenablage und löscht sie.

Kopieren................... Kopiert den aktuellen Kontakt in die cobra-Zwischenablage.

Alle kopieren ............ Kopiert sämtliche Kontakte der Kontakthistorie – auf Wunsch auch jene zugehöriger Nebenadressen – in die cobra-

Zwischenablage.

Einfügen................... Fügt Kontakte und Zusatzdaten aus der Zwischenablage in die aktuelle Adresse ein. Mit diesem und den vorhergehenden Befehlen können Sie Kontakte und Zusatzdaten kopieren oder ausschneiden und über die Zwischenablage in einen anderen Datensatz übernehmen.

Dokument öffnen...... Rufen Sie das einem Kontakt hinterlegte Dokument auf.

Gleiche Kontakte löschen

Sollten Sie einmal versehentlich einer Anzahl recherchierter

Adressen einen Kontakt zugewiesen haben, können Sie diesen hier wieder löschen.

Gehe zur Adresse .... Springt von einem Kontakt, der bei der Hauptadresse grau angezeigt wird, weil er einer Nebenadresse gehört, direkt zur entsprechenden Nebenadresse. Nur von hier aus lässt sich der Kontakt dann bearbeiten.

Filter-Schaltfläche .... Blendet die Kontaktfilter ein und aus.

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Kontaktdetails

Klicken Sie einen Kontakt doppelt an, wird er in den Kontaktdetails angezeigt. Hier

ändern Sie einige Details, löschen den gesamten Kontakt und rufen ein anhängendes Dokument auf.

Kontaktart

Gruppenzugehörigkeit bzw. Privatkontakt Eigentümer

Neuen

Kontakt anlegen

Bemerkungstext bearbeiten

Kontakt löschen

Gehört zur

Mandantenund Projekteverwaltung

Zum ersten, vorherigen, nächsten, letzten

Kontakt wechseln

• In der Hauptadresse werden alle Kontakte aller Nebenadressen in dieser Firma mit angezeigt. Diese Kontakte werden nur grau angezeigt und können nicht ge-

ändert werden.

Mit dem Befehl »Gehe zur Adresse« aus dem Kontextmenü wechseln Sie direkt zur entsprechenden Nebenadresse.

Zusatzdaten

Zusatzdaten (beispielweise: Versicherungen)

»Ansicht: Zusatzdaten« oder

Schaltfläche »Zusatzdaten« oder

Taste F11 betätigen.

Datensätze werden als Tabelle oder Eingabemaske dargestellt

Adress PLUS arbeitet mit bis zu 16 Zusatzdaten-Tabellen. Die Felder und der

Name der Tabelle müssen vom Systemverwalter festgelegt werden. Das Tabellenformat gilt für alle Adressen der geöffneten Adressdatenbank.

Da der Systemverwalter die Zusatzdaten umbenennen kann, müssen Sie evtl. in

Ihrem Programm unter einem anderen Namen nach ihnen suchen.

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Zusatzdaten anzeigen

In eine Ansicht eingebunden sind Zusatzdaten etwa in der Ansicht »System: Vertrieb«.

Mit F11 öffnen Sie die Zusatzdaten mit Zusatzinformationen:

Das Zusatzdaten-Fenster ist in Tabelle und Bearbeitungsmaske aufgeteilt.

Bearbeiten................ Wählen Sie in der »Tabelle« jenen Datensatz, den Sie bearbeiten möchten, und wechseln Sie dann ins Register »Bearbeiten«, oder klicken Sie den Tabelleneintrag einfach doppelt an. Sie können die Daten jetzt verändern.

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Neu .......................... Klicken Sie diese Schaltfläche an, können Sie Zusatzdaten erfassen. Der neue Zusatzdatensatz wird automatisch gespeichert, sobald Sie in einen anderen Zusatzdatensatz blättern, in die Tabelle wechseln oder das Fenster »Zusatzdaten« schließen.

Löschen ................... Wählen Sie in der »Tabelle« jenen Zusatzdatensatz, den Sie löschen möchten. Klicken Sie »Löschen« an.

<< < >> > ................. Mit diesen Schaltflächen navigieren Sie zwischen den einzelnen Zusatzdatensätzen einer Adresse.

Die einzelnen Zusatzdatensätze werden in der Bearbeitungsmaske erfasst und geändert:

Zum Bearbeiten von Zusatzdaten steht Ihnen das gleiche Kontextmenü zur Verfügung wie für Kontakte.

Stichwörter

Stichwörter

»Ansicht: Stichwörter«

oder Taste F9

oder Doppelklick ins Stichwortfenster

oder Schaltfläche »Stichwörter« in der Adressmaske.

Stichwort auswählen oder eintragen

Klassifizieren Sie Ihre Adressen durch das Zuweisen geeigneter Stichwörter. Diese helfen Ihnen später bei der treffsicheren Zielgruppenauswahl für Ihre Aktivitäten

über den Befehl »Recherche: Stichwörter« (

→ Seite 90).

Jede Adresse kann selbstverständlich mehrere Stichwörter haben.

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Sie sehen links die verfügbaren Stichwörter und rechts die bereits zugewiesenen.

• Mit

öffnen bzw. schließen Sie die Stichworthierarchie.

• Doppelklicken Sie ein Stichwort in der linken Auswahl, wird es der aktuellen Adresse zugewiesen.

• Doppelklicken Sie ein Stichwort in der rechten Stichwörterliste, entfernen Sie es von der aktuellen Adresse.

• Mit entfernen Sie alle Stichwörter von der aktuellen Adresse und legen Sie in den Vorrat zurück.

• Bei gedrückter Strg-Taste können Sie mehrere Stichwörter markieren.

Ein neues Stichwort erfassen

Klicken Sie in der oben abgebildeten Dialogbox »Neues Stichwort« an.

Trennen Sie das Hauptstichwort vom Unterstichwort mit einem Punkt, lässt sich das Stichwort in der Auswahl hierarchisch als Bäumchen darstellen.

Stichwortvorrat bearbeiten

Sie können den Stichwortvorrat auch direkt bearbeiten.

• Sie erteilen den Befehl »Einfügen: Stichwörter: Vorrat«

• oder klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Stichwörter und wählen Sie im

Kontextmenü »Vorrat«.

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Mit »Hinzufügen« legen Sie ein neues

Stichwort an. Wenn Sie später Ihren

Adressen Stichwörter zuweisen, taucht das neue Stichwort in der Auswahl auf.

Mit »Umbenennen« verändern Sie ein vorhandenes Stichwort. Dieses Stichwort wird dann in allen Adressen, denen es bereits zugewiesen ist, geändert.

»Löschen« Sie ein Stichwort aus dem

Vorrat, wird es auch von allen Adressen entfernt, denen es zugewiesen ist.

Ein Stichwort mehreren Adressen zuweisen

Sie können Stichwörter aber nicht nur einzelnen Adressen zuweisen, sondern auch bestimmten Gruppen von Adressen oder gar allen Adressen einer Datenbank.

Recherchieren Sie ggf. die betreffende Adressgruppe. Zur Recherche siehe ab

Seite 81.

• Sie erteilen den Befehl »Einfügen: Stichwörter: Ergänzen«

• oder klicken mit der rechten Maustaste in die Stichwörter und wählen im Kontextmenü »Ergänzen«.

Bestimmen Sie unter »Anwenden auf«, welchen Adressen das Stichwort zugewiesen werden soll.

Nach Klick auf OK und einer weiteren

Bestätigung wird das Stichwort den ausgewählten Adressen zugewiesen.

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Stichwörter entfernen und ersetzen

Sie können Stichwörter auch von einer ganzen Gruppe von Adressen wieder entfernen oder durch andere ersetzen.

Recherchieren Sie ggf. die betreffende Adressgruppe. Zur Recherche siehe ab

Seite 81.

• Sie erteilen den Befehl »Einfügen: Stichwörter: Ersetzen«

• oder klicken mit der rechten Maustaste in die Stichwörter und wählen im Kontextmenü »Ersetzen«.

Links wählen Sie das zu ersetzende Stichwort aus. Rechts geben Sie an, was Sie tun wollen.

• »Stichwort entfernen« löscht das Stichwort von den Adressen. Dabei bleibt es aber im Stichwort-Vorrat erhalten. Es kann somit jederzeit wieder benutzt werden.

• Tragen Sie ein »neues Stichwort« ein, welches das alte ersetzt.

• Oder geben Sie unter »Stichwort ersetzen durch« ein anderes Stichwort aus dem Vorrat an, das an die Stelle des bisherigen Stichwortes treten soll.

Klicken Sie OK an, wird die entsprechende Operation nach einer Rückfrage durchgeführt.

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Adressverknüpfungen

Mit Adressverknüpfungen hinterlegen Sie Beziehungen zwischen Adressen. Also etwa »X ist Lieferant von A, B, C«, »A ist Kunde von X, Y, Z«, »K ist Tochterfirma von A« usw.

Diese Verknüpfungen können Sie dann recherchieren (

→ S. 94). So können Sie etwa alle Essenslieferanten eines bestimmten Gebietes oder alle Subunternehmen, die an einem bestimmten Bau beteiligt sind, herausfiltern.

Verknüpfungen verwalten

Erteilen Sie den Befehl »Einfügen: Verknüpfungen: Verknüpfungen verwalten«.

Hier hinterlegen Sie neue Verknüpfungstypen.

Bearbeiten Sie eine Verknüpfung, wird diese

Verknüpfung auch überall dort geändert, wo sie schon vergeben ist.

Durch die Option »Hinzufügen ... erlauben« gestatten Sie es, während einer Verknüpfung jeweils direkt neue Verknüpfungstypen einzutippen.

Adressen verknüpfen

• Klicken Sie in der Adresstabelle die erste der zu verknüpfenden Adressen an.

• Klicken Sie »Adresse verknüpfen« an:

• Klicken Sie in der Adresstabelle die zweite der zu verknüpfenden Adressen an.

• Klicken Sie in der Symbolleiste »Verknüpfen mit« an:

• Es öffnet sich der Dialog, in dem Sie die Verknüpfung vornehmen.

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• Tippen Sie die Bezeichnung der Verknüpfung in das Listenfeld ein, oder suchen

Sie sich eine Verknüpfung aus der Liste aus.

• Haben Sie Start und Ziel der Verknüpfung verwechselt, können Sie diese durch

Klick auf »Tauschen« umdrehen.

• Analog geschieht die Verknüpfung mit mehreren recherchierten Adressen:

Auswahllisten

Für viele Felder werden Auswahllisten für Texte, Daten usw. angeboten. Auswahllisten sind Eingabehilfen, die mit beliebigen vorgefertigten Texten gefüllt werden können und bei der Adresseingabe auf Tastendruck zur Verfügung stehen. Jedem

Adressfeld kann eine andere Auswahlliste zugeordnet werden.

Auswahlliste öffnen und Eintrag suchen

Klick auf den Listenknopf rechts

oder Taste F3 betätigen,

dann den Eintrag anklicken.

Listeneintrag übernehmen

Kürzel eingeben,

dann Taste F3 betätigen.

Auswahllisten sind reine Eingabehilfen. Sie erleichtern den Benutzern die Eingabe und Recherche, weil alle Mitarbeiter standardisierte Eingaben verwenden. Sie erkennen Listenfelder am Listenpfeil .

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Es gibt Auswahllisten,

• aus denen Sie nur aus den vorgegebenen Werten auswählen können,

• in denen Sie zwischen vorgegebenen Einträgen wählen können, die Sie aber mit dem Befehl »Extras: Auswahllisten« bearbeiten können,

• und Auswahllisten, die sich genauso verhalten, die aber zusätzlich als Eingabefeld funktionieren. In diesem Fall können Sie in das Feld, dem die Auswahlliste hinterlegt ist, auch direkt eigene Einträge eintippen;

• außerdem gibt es Auswahllisten, die von anderen Feldern abhängig sind, so dass Sie nur bestimmte Auswahlmöglichkeiten haben, je nachdem, was Sie in einem anderen Feld eingegeben haben.

Welche Auswahlliste einem Feld hinterliegt, hat Ihr Systemverwalter in den Dateieinstellungen bestimmt. In den Systemeinstellungen hat er eingestellt, ob Auswahllisten alphabetisch nach Kürzel oder nach Text sortiert angezeigt werden.

Unter anderen werden folgende Auswahllisten mitgeliefert:

Textbausteine .......... In den meisten Textfeldern – mit den unten erwähnten Ausnahmen – stehen die »Textbausteine« zur Verfügung. Für jedes dieser Felder kann eine weitere Auswahlliste angelegt werden, die von der Liste der Textbausteine abweicht.

Anreden ................... Im Feld »Anrede«kann die Anredenliste benutzt werden, um häufig wiederkehrende Floskeln wie »Sehr geehrter Herr ...« oder »Dear Mr. Miller«zu übernehmen.

Postleitzahlen........... In den Feldern »Straße«, »Postfach«

, »PPZ«, »PLZ« und

»Ort« rufen Sie die Ortsnamen- und Postleitzahlen auf. Je nach Land sind diese Listen fest vorgegeben oder können durch eigene Angaben erweitert werden.

Symbole ................... Einer Adresse wird auf Wunsch ein beliebiges graphisches

Symbol zugewiesen, das in der Tabelle für bessere Übersicht sorgen kann.

Datum ...................... Diese Felder sind mit keiner Auswahl verbunden. Hier müssen korrekte Termine eingegeben werden, für die es aber

Abkürzungstasten gibt. Geben Sie in ein Feld „d“ ein und betätigen F3, wird das aktuelle Datum eingetragen.

Andere ..................... Zusätzlich können beliebig viele weitere Auswahllisten angelegt werden, zum Beispiel für »Bankleitzahlen«, »Ländernamen«, »Produktbezeichnungen«, »Position«, »Staat«.

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Auswahlliste bearbeiten, neuen Eintrag anlegen

Sie bearbeiten Auswahllisten mit dem Befehl »Extras: Auswahllisten«.

Sie legen hier neue Auswahllisten an und ergänzen oder löschen vorhandene. Es ist Aufgabe des Systemverwalters, einem Eingabefeld eine Auswahlliste zu hinterlegen.

Bearbeiten................ Mit dieser Schaltfläche öffnen Sie die markierte Auswahlliste zum Bearbeiten.

Neue Auswahlliste ... Sie legen eine neue Auswahlliste an. Siehe nächsten Ab-

schnitt.

Auswahlliste löschen

Hiermit löschen Sie die markierte Auswahlliste.

Dem Bearbeiten der Auswahllisten dient dann folgende Dialogbox:

Neu .......................... Sie legen einen neuen Listeneintrag an.

Bearbeiten................ Sie verändern einen vorhandenen Listeneintrag.

Löschen ................... Sie löschen einen vorhandenen Listeneintrag. Die mit Hilfe des Bausteins eingetragenen Texte in den Adressen werden

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dabei nicht mit gelöscht, Sie verändern also nur die Textbausteinliste, nicht aber irgendwelche Einträge in Adressen.

Auswahllisten ........... Sie kehren zum vorherigen Dialog zurück.

Zum Bearbeiten und Neuanlegen erscheint folgendes Fenster:

Kürzel....................... In diesem Feld erfassen Sie das Kürzel des neuen Listeneintrags. Geben Sie dieses Kürzel später in das Feld, dem die

Liste hinterlegt ist, ein und betätigen F3, wird der gesamte

Text ins Feld eingetragen.

Text .......................... In diesem Feld ändern Sie den Text des gewählten Eintrags oder tragen den Text des neuen Eintrags ein.

[Listenfeld]................ Wählen Sie hier ein Feld aus, und klicken Sie dann auf »Einfügen«, wird der Inhalt des angegebenen Feldes in den Text

übernommen.

So können Sie etwa einen Textbaustein „Mein lieber <Vorname> anlegen oder wie in der Abbildung aus der Datenbank den Vornamen und Namen aus der Adresse in den Listeneintrag übernehmen.

Der neue oder geänderte Eintrag wird gespeichert, sobald Sie entweder in der Liste einen anderen Eintrag auswählen oder eine der Schaltflächen anklicken.

In allen Feldern, denen der Systemverwalter die entsprechende Auswahlliste hinterlegt hat, stehen die neuen oder geänderten Einträge ab sofort allen Mitarbeitern zur Verfügung.

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Neue Auswahlliste anlegen

Um eine neue Auswahlliste anzulegen, gehen Sie so vor:

• Wählen Sie »Extras: Auswahllisten«.

Der Dialog »Auswahllisten« wird angezeigt:

• Klicken Sie »Neue Auswahlliste« an.

• Tragen Sie den Namen für die neue Liste ein, und bestätigen Sie mit »OK«.

Die neue Liste wird in »Auswahllisten« angezeigt.

• Markieren Sie die neue Liste und klicken Sie auf »Bearbeiten«.

Nun erscheint der Dialog »Auswahlliste bearbeiten«.

• Tragen Sie mindestens einen Textbaustein ein, indem Sie die beiden Felder

»Kürzel« und »Text« ausfüllen.

• Klicken Sie auf »Beenden«.

Der Systemverwalter muss neue Auswahllisten einem Feld hinterlegen, sonst können Sie darauf nicht zugreifen.

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Textbausteine

Textbausteine sind ein eigener Typus von Auswahllisten und werden genau wie andere Listeneinträge auch ausgewählt und bearbeitet.

Textbaustein übernehmen

Kürzel eintragen

Taste F3 betätigen

Textbaustein suchen oder die Auswahlliste bearbeiten

Taste F8 betätigen

In vielen Eingabefeldern können Textbausteine genutzt werden, welche die Eingabe von Texten wesentlich erleichtern.

Zu jedem Textbaustein wird ein Kürzel definiert. Geben Sie dieses Kürzel in ein

Feld ein und betätigen dann F3, wird der gesamte Text in das Feld eingetragen.

• Auswahllisten mit Textbausteinen werden wie erwähnt unter »Extras: Auswahllisten« angelegt und bearbeitet.

• Welche Auswahlliste einem Feld hinterlegt ist, wird vom Systemverwalter unter

»Datei: Einstellungen« bestimmt.

Textbaustein per Kürzel direkt aus der Auswahlliste übernehmen

• Klicken Sie in jenes Feld, dessen Inhalt Sie mit Hilfe einer Auswahlliste füllen möchten.

• Tragen Sie das Kürzel für den gewünschten Textbaustein ein.

• Betätigen Sie die Funktionstaste F3.

Der volle Text des Bausteins wird eingetragen.

Tragen Sie einen Buchstaben in ein Listenfeld ein, wird der zugehörige Baustein sofort vorgeschlagen. So etwa G für Geschäftsführer.

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Textbaustein in der Auswahlliste suchen und übernehmen

• Klicken Sie in jenes Feld, dessen Inhalt Sie mit Hilfe einer Auswahlliste füllen möchten.

• Betätigen Sie die Funktionstaste F8.

Der Dialog »Auswahlliste bearbeiten« wird angezeigt. Sie können einen Eintrag hier auswählen oder die Liste bearbeiten.

Feste Textbausteine

Die festen Textbausteine »Tagesdatum«, »Benutzername«, »Ortsvorwahl« und

»Zeit« werden mit aktuellen Werten belegt. Die entsprechenden Kürzel können

Sie nicht für eigene Textbausteine verwenden:

D Tagesdatum

Z Uhrzeit

N Benutzername

V Telefonvorwahl

Datum

Datum und Zeit stehen Ihnen immer zur Verfügung:

D gefolgt von F3 trägt das aktuelle Datum ein.

Telefonvorwahl einfügen

• Klicken Sie in jenes Feld, in das Sie die Telefonvorwahl einfügen möchten.

• Tragen Sie den Buchstaben »v« ein.

• Betätigen Sie die Funktionstaste F3.

Wenn es zu einem Ort mehrere Vorwahlen gibt, öffnet sich der Dialog »Auswahl

Vorwahlen«.

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• Wählen Sie die richtige Vorwahl manuell aus, und klicken Sie »OK«.

Die Vorwahl wird eingefügt.

Die Telefonvorwahl kann nur eingefügt werden, wenn Sie in der betroffenen Adresse bereits Postleitzahl und Ort eingetragen haben.

Adress PLUS übernimmt die Telefonvorwahlen aus dem Postleitzahlenverzeichnis.

Die Telefonvorwahl steht nur für deutsche Adressen zur Verfügung.

Anreden

Die Anredendatenbank kann im Feld »Anrede« mit der Funktionstaste F8 aufgerufen werden.

Die Anredentexte, die in der Anredendatenbank liegen, sind mit einem Kürzel versehen. Über dieses Kürzel und die Funktionstaste F3 können die Anreden direkt in das Feld »Anrede« übernommen werden.

Die Anreden funktionieren also genauso wie alle anderen Auswahllisten (siehe

Seite 51ff.).

Ortsnamen und Postleitzahlen

Mit Hilfe der Postleitzahldatenbanken können Sie die Eingabe von Adressen beschleunigen und komfortabler gestalten. Welche Postleitzahlen Ihnen zur Verfügung stehen, hängt davon ab, welche Postleitzahldatenbanken Sie installiert haben.

Unter www.cobra.de

stellen wir Ihnen gegebenenfalls aktualisierte Datenbanken zum Download zur Verfügung.

• Unter Extras: »Benutzereinstellungen: Allgemein« können Sie die PLZ-

Automatik aktivieren. Tragen Sie etwa ins Feld »PLZ« den Wert 78479 ein, wird, wenn Sie das Feld verlassen, als »Ort« automatisch Reichenau eingetragen. Umgekehrt können Sie auch einen Ort eingeben, und wenn Sie das Ortsfeld verlassen, wird die Postleitzahl automatisch ergänzt. Das funktioniert allerdings nur mit Orten, die über eine einzige Postleitzahl verfügen.

• Aufgrund einer Eingabe in den Feldern »Ort« oder »PLZ« – in Städten zusätzlich »Strasse« – kann die jeweils fehlende Angabe auf Tastendruck aus der Liste eingefügt werden.

• Wenn die Postleitzahl eines bestimmten Ortes nicht bekannt ist, kann diese in der Liste nachgeschlagen und übernommen werden.

58

Je nachdem, ob die Postleitzahlendatenbank im Feld »PLZ« oder »Ort« aufgerufen wird, ist sie nach Postleitzahlen oder Orten sortiert. Diese Sortierung kann beliebig geändert werden.

Es werden Datenbanken mit Postleitzahlen und Ortsnamen für verschiedene Länder mitgeliefert. Es gibt zwei unterschiedliche Typen dieser Datenbanken:

• Postleitzahlen mit Straßenverzeichnissen, bei denen ein Ort in mehrere Postleitzahl-Bereiche nach Straßen und Postfächern aufgeteilt sein kann, zum Beispiel für Deutschland.

• Postleitzahlen mit Straßen- und Firmenverzeichnissen, bei denen ein Ort in mehrere Postleitzahl-Bereiche nach Straßen aufgeteilt sein kann, zum Beispiel für die Schweiz.

• Postleitzahlen ohne Straßenverzeichnisse, zum Beispiel für Österreich.

Je nach Postleitzahlensystem des gewählten Landes erhalten Sie einen anderen

Dialog. Das Postleitzahlenverzeichnis für Deutschland sieht zum Beispiel so aus:

Mit dem Programm liefern wir Postleitzahlen und Ortsnamen einer ganzen Reihe von Ländern aus. Welche der Postleitzahldatenbanken aufgerufen wird, ist abhängig vom Inhalt des Feldes »Land«. Wird hier kein Eintrag vorgenommen, wird jene

Datenbank geladen, die im Befehl »Extras: Benutzereinstellungen« über den

»Standard-Ländercode« gewählt wurde.

Postleitzahl suchen

So rufen Sie Postleitzahlen auf:

• Wählen Sie »Einfügen: Postleitzahlen«,

• oder klappen Sie den Listenpfeil im Feld »PLZ« auf,

59

• oder betätigen Sie S

TRG

+P

• oder klicken Sie in eines der Felder »Strasse«, »PPZ«, »Postfach«, »PLZ« oder

»Ort«, und betätigen Sie F3 oder F8.

Der Dialog »Postleitzahlen« wird angezeigt.

• Wählen Sie das »Land«, in dem Sie nach einer PLZ suchen wollen.

• Bestimmen Sie mit den Optionsfeldern in »Sortierung/Suchkriterium«, nach welchen Daten Sie suchen wollen.

• Tragen Sie den »Suchbegriff« ein.

• In der Liste »PLZ/Ort« wird das Suchergebnis laufend angezeigt.

• Wenn Sie in einem PLZ-Verzeichnis mit Straßenverzeichnis suchen, müssen

Sie bei Orten ohne PLZ auch die Strasse ins Feld »Strasse suchen« eintragen.

Sie sehen dann die PLZ in der Liste »PLZ/Strasse«.

• PPZ-Postfach sind ebenfalls verzeichnet.

• Nachdem Sie die richtige PLZ gefunden haben, können Sie alle Daten direkt in die aktuelle Adresse übernehmen.

• Aktivieren Sie dazu in »Übernehmen« für jedes Feld, das Sie in die Adresse

übernehmen wollen, das entsprechende Kontrollkästchen.

• Klicken Sie die Schaltfläche »Übernehmen« an.

Postleitzahl automatisch ergänzen

• Tragen Sie Ihre Adresse ein.

• Nachdem Sie entweder den »Ort« oder die »PLZ« eingetragen haben, wechseln Sie mit der TAB-Taste ins nächste Feld.

• Das jeweils andere Feld wird automatisch befüllt. Bei Unklarheiten wird die Dialogbox »Postleitzahlen« geöffnet. Geschieht dies nicht automatisch, schalten

Sie unter »Extras: Benutzereinstellungen« die PLZ-Automatik ein.

Großempfänger-Postleitzahlen

Großempfänger erhalten von der Deutschen Post AG eine eigene, von der Hausadresse unabhängige Postleitzahl. Die Liste dieser Postleitzahlen wird zusammen mit den Hausadressen aller Großempfänger veröffentlicht und ist in Adress PLUS verfügbar.

60

Großempfänger brauchen zwei zusätzliche Felder in der Adressmaske:

GEPLZ ..................... Die Postleitzahl des Großempfängers

GEOrt....................... Der Großempfänger-Ort muss nicht unbedingt mit dem Ort der Hausadresse übereinstimmen

Wollen Sie Großempfängerdaten verwenden, muss der Systemverwalter die genannten Felder in Ihre Adressmaske aufnehmen.

Großempfängerdaten einfügen

So holen Sie die Daten aus dem Großempfängerverzeichnis:

• Wählen Sie die Adresse aus, für die Sie die Großempfängerdaten übernehmen wollen.

• Wählen Sie »Einfügen: Großempfänger«,

• oder betätigen Sie S

TRG

+G.

Der Dialog »Großempfänger« wird angezeigt:

• Adress PLUS füllt die Suchfelder »Name«, »PLZ« und »Ort« automatisch mit den Angaben in der aktuellen Adresse, und in der Tabelle wird der entsprechende Großempfänger angezeigt.

• Konnte der Großempfänger nicht gefunden werden, wird der nächste in alphabetischer Reihenfolge angezeigt.

• Überprüfen Sie, ob die Kontrollkästchen »GE-PLZ« und »GE-Ort« im Bereich

»Übernehmen« aktiviert sind. Neben diesen beiden Feldern schlägt Adress PLUS die Übernahme all jener Großempfängerfelder vor, deren entsprechende Felder in der aktuellen Adresse leer sind.

61

• Klicken Sie auf »Übernehmen«, um die Großempfängerdaten in die aktuelle Adresse zu übernehmen, oder »Beenden«, um den Vorgang abzubrechen.

Großempfängeradresse als neue Adresse eintragen

• Legen Sie zuerst eine neue Adresse an.

• Wählen Sie »Einfügen: Großempfänger«, oder betätigen Sie Strg+G.

Der Dialog »Großempfänger« wird angezeigt.

• Suchen Sie den Großempfänger, indem Sie entweder seinen Namen ins Feld

»Firma« eintragen oder in der Tabelle blättern.

• Aktivieren Sie alle Kontrollkästchen in »Übernehmen«.

• Klicken Sie »Übernehmen« an.

Symbole

Jeder Adresse kann ein grafisches Symbol zugeordnet werden. Dadurch lassen sich Adressen in der Tabellenansicht schneller erkennen.

Haben Sie zum Beispiel Ihren Adressen im Feld »Kundentyp« die Begriffe „Händler“, „Privat“ und „Firma“ vergeben, kann Adress PLUS zu jeder Adresse ein entsprechendes Symbol in der Tabelle anzeigen. So erkennen Sie sofort den Typ der

Adresse, ohne in die Adressmaske hineinsehen zu müssen.

Wir liefern einige Symbole mit, die Sie nach Belieben verändern und ergänzen können:

• Die Symbole stehen in jeder Adressdatenbank getrennt zur Verfügung.

• Wenn Sie Ihren Adressen Symbole zuordnen wollen, kann der Systemverwalter einem Adressfeld die Liste der Symbole zuweisen. Das kann ein Adressfeld, in dem bereits Merkmale wie „Kunde“, „Händler“, „Interessent“ stehen, oder auch ein bisher leeres Feld sein.

• Steht in dem Adressfeld der Name eines Symbols, so wird dieser Adresse das gleichnamige Symbol zugeordnet.

• In diesem Adressfeld sind die Tasten F3 und F8 sowie der Listenpfeil genauso auf die Auswahlliste der Symbole anwendbar wie in anderen Feldern auf andere Auswahllisten. Mit der Taste F8 öffnen Sie die Liste der Symbole.

• Neue Symbole können angelegt und bestehende Symbole verändert werden.

Einem markierten Symbol kann ein neuer Name gegeben werden. »Übernehmen« ordnet der aktuellen Adresse das markierte Symbol zu.

62

• Die Symbole werden in der Tabellenansicht als zusätzliche Spalte ganz links dargestellt:

• In der Adressmaske sehen Sie das Symbol der Adresse ganz links in der oberen Statuszeile (unter der Symbolleiste):

Symbol zuweisen

• Doppelklicken Sie auf das Symbolfeld in der Statusleiste.

• Klicken Sie im Feld »Symbol« auf den Listenpfeil.

Symbolname bekannt

• Wenn Sie den Namen des Symbols kennen, tragen Sie ihn direkt ein.

• Das Symbol erscheint in der linken oberen Ecke der Adressmaske.

Symbolname nicht bekannt

• Klicken Sie im Feld »Symbol« auf den Listenpfeil.

• Betätigen Sie die Taste F8.

Der Dialog »Symbole« wird angezeigt:

63

• Wählen Sie das gewünschte Symbol in der Liste.

• Klicken Sie »Übernehmen« an.

Der Dialog wird geschlossen. Das Symbol erscheint in der linken oberen Ecke der

Adressmaske.

Symbol aus Adresse entfernen

• Bringen Sie den Cursor ins Feld »Symbol« der Adressmaske.

• Löschen Sie den gesamten Feldinhalt.

• Beim nächsten Öffnen der Adresse ist das Symbol verschwunden.

Neues Symbol erstellen oder vorhandenes bearbeiten

• Wählen Sie »Extras: Auswahllisten: Symbole«.

Der Dialog »Symbole« wird angezeigt.

• Klicken Sie »Neu« oder »Bearbeiten« an.

64

Der Dialog »Schaltflächen-Editor« wird angezeigt.

Dialog

Arbe itsfläche Werkze uge

Die Werkzeuge des Dialoges

Farbstift

Füllfa rbe

R ückgängig

Wiede rholen

Arbeitsfläche scrollen

Farb en auswählen und defini eren

Farbe festlegen

L inie zeichnen

Kopiere n

Einfügen

Rechteck zeichnen

Kreis/Ellipse zeich nen

Löschen

Dat ei import ieren

Symbol ansich t Aktive

Fa rbe

Durchsichtig zeichne n

• Wählen Sie eine Farbe. Oder nehmen Sie die Farbe direkt aus dem Bild mit der

Farbpipette "Farbe festlegen" auf.

• Klicken Sie ein Werkzeug an.

• Zeichnen Sie damit auf der Arbeitsfläche.

• Ist Ihr Symbol fertig, schließen Sie den Dialog mit »OK«.

Sie gelangen zurück zum Dialog »Symbole«.

• Geben Sie dem Symbol einen Namen und übernehmen Sie es in die Adresse.

• Das Symbol wird gespeichert.

Adressen bearbeiten

Mit den Befehlen des Menüs »Bearbeiten« stehen Ihnen die wichtigsten Funktionen zum Verändern einzelner oder mehrerer Adressen zur Verfügung. Viele Befehle können sich auswirken auf

• die aktuelle Adresse

• alle recherchierten Adressen

• alle Adressen

Adress PLUS erfragt bei jedem Befehl, auf welche Adressen er sich auswirken soll. Besteht eine Recherche und ist sie eingeschaltet, schlägt es vor, alle recherchierten Adressen zu bearbeiten.

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Adresse kopieren

Der Befehl »Bearbeiten: Adresse kopieren« kopiert die aktuelle Adresse in die

Zwischenablage. Von dort aus kann die kopierte Adresse beliebig oft mit dem Befehl »Bearbeiten: Adresse einfügen« wieder eingefügt werden, solange die Zwischenablage nicht mit anderen kopierten Inhalten überschrieben wird.

Adresse einfügen

1.

Der Befehl »Bearbeiten: Adresse einfügen« fügt eine kopierte Adress PLUS-

Adresse aus der Zwischenablage ein. Das Einfügen kann beliebig oft wiederholt werden. Wahrscheinlich erhalten Sie beim Einfügen eine Dublettenmeldung.

2.

Dieser Befehl kann auch dazu verwendet werden, Adressdaten aus einer anderen

Anwendung – etwa Outlook oder einer Textverarbeitung – per Zwischenablage nach Adress PLUS zu übernehmen.

• Dazu kopieren Sie den Text in der anderen Anwendung.

• Erteilen Sie in Adress PLUS den Befehl »Bearbeiten: Adresse einfügen«.

• Der Dialog »Text als Adresse übernehmen« wird geöffnet.

Im linken Teil des Dialoges sehen Sie den Adresstext, den Sie aus der Zwischenablage übernehmen wollen. Sie können auch in diesen Bereich klicken und den

Text mit der Tastatur hinzufügen oder verändern.

66

Im rechten Teil des Dialoges werden Ihnen die wichtigsten Adressfelder angezeigt. Mit der Schaltfläche »Zeile hinzufügen« können Sie eine weitere Zeile in diesen Bereich aufnehmen und mit einem Feld belegen.

Wahrscheinlich macht das Programm Ihnen bereits einen Vorschlag für eine Feldzuordnung. Sonst nehmen Sie die Zuordnung des Textes zu Feldern manuell vor:

• Klicken Sie rechts das Feld an, in das Sie aus dem linken Bereich Text übernehmen wollen.

• Markieren Sie links den zu übernehmenden Text.

• Mit Klick auf die Schaltfläche >> in der Mitte wird der Text nach rechts als Wert in das gewählte Adressfeld übernommen.

• Sie können Text im Adressfeld ebenfalls mit der Tastatur ergänzen oder verändern.

• Durch Klick auf »Übernehmen« wird die Adresse in die Datenbank eingefügt.

Adresse duplizieren

Der Befehl »Bearbeiten: Duplizieren« ist eine Kombination der Befehle »Adresse kopieren« und »Adresse einfügen«.

Beim Duplizieren wird die aktuelle Adresse kopiert, eine neue Adresse wird angelegt, und die kopierten Daten werden eingefügt. Angezeigt wird dann die Adressmaske.

Bei eingeschalteter Dublettenkontrolle erfolgt eine Warnmeldung. Bei Duplizieren werden die Stichwörter mitkopiert.

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Adresseigenschaften bearbeiten

Mit dem Befehl »Bearbeiten: Adresseigenschaften« legen Sie fest, welche Benutzer eine Adresse überhaupt sehen dürfen, wer also Besitzer einer Adresse ist.

Sinn ist es, bestimmte Adressen vor bestimmten Benutzern oder Benutzergruppen zu verbergen. So können etwa Außendienstler in der zentralen Datenbank ihrer

Firma Adressen führen, die anderen Außendienstlern verborgen bleiben, und die

Adressen des Chefs sind nur für ihn oder einen ausgewählten Personenkreis zugänglich, nicht aber für jeden, der mit Adress PLUS auf den Adressbestand der

Firma zugreifen kann.

Voraussetzung ist,

• dass die Benutzerverwaltung aktiv ist und die Benutzer Gruppen zugeteilt sind,

• und dass unter »Datei: Einstellungen: Datenbank« Privat- bzw. Gruppenadressen zugelassen wurden.

Es ist zwischen folgenden Adressarten zu unterscheiden:

• Öffentliche Adressen sind allen Benutzern zugänglich sind. D.h., alle Benutzer und der Systemverwalter können sie sehen und bearbeiten.

• Gruppenadressen sind Adressen, die nur den Mitgliedern einer Benutzergruppe zugänglich sind. D.h., nur Mitglieder dieser Gruppe können solche Adressen sehen und bearbeiten.

• Private Adressen sind Adressen, die nur für den Eigentümer zugänglich sind.

Jeder Benutzer sollte aber daran denken, dass der Systemverwalter sich Zugang zu Privatadressen verschaffen kann.

• Selbstverständlich können – die nötigen Rechte vorausgesetzt – auch Adressen für andere angelegt werden, indem man einfach eine andere Person als Besitzer einträgt.

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Als Benutzer dürfen Sie nur einzeln die Ihnen zugewiesenen Adressen ändern.

Das globale Bearbeiten einer ganzen Gruppe recherchierter Adressen ist dem

Systemverwalter vorbehalten.

Adressen zusammenführen

Gelegentlich wird eine Adresse in Ihrem Bestand unter mehreren, voneinander abweichenden Einträgen geführt. Dies geschieht etwa, wenn ein Supportmitarbeiter bei einem Anruf die entsprechende Adresse nicht sogleich findet, sondern die

Daten erneut erfasst und einen Telefonkontakt dazu einträgt.

Sie müssen in diesem Fall aber nicht alle alten Adressen löschen und mühsam eine komplett neue erfassen, sondern können Daten aus den alten Adressen in einer einzigen Adresse zusammenfassen. Sie können hierbei mindestens zwei bis zu maximal zehn Adressen in einem Arbeitsschritt vereinen.

Sie können Adressen nur dann zusammenführen, wenn Sie dazu berechtigt sind,

Adressen zu löschen.

Beim Zusammenführen werden auf Wunsch auch Kontakte, Bemerkungen, Stichwörter und Zusatzdaten in die neue Adresse übernommen. Diese Funktion dient also auch dazu, Kontakte usw., die versehentlich auf mehrere Adressen verteilt wurden, in einer Adresse zusammenfassen.

Welche Adressen können zusammengeführt werden?

Hauptadresse mit

Hauptadresse(n)

Die Zieladresse ist eine Hauptadresse mit oder ohne Nebenadressen. Die anderen Hauptadressen dürfen keine

Nebenadressen haben.

Nebenadresse mit

Nebenadresse(n)

Hauptadresse mit

Nebenadresse(n)

Sämtliche beteiligten Nebenadressen gehören zur selben

Hauptadresse.

Die Zieladresse ist eine Hauptadresse. Die anderen Adressen sind zu dieser Hauptadresse gehörige Nebenadressen.

So geht’s

• Recherchieren Sie die betreffenden Adressen.

• Erteilen Sie den Befehl »Bearbeiten: Adressen zusammenführen«,

• oder klicken Sie in der Symbolleiste »Adressen zusammenführen« die Schaltfläche an.

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In dieser Dialogbox bestimmen Sie, welche Informationen wo zusammengeführt werden sollen. Sie können die Größe der Dialogbox durch Ziehen mit der Maus in der unteren rechten Ecke anpassen.

Adressen konfigurieren

Als Adresse 1, Adresse 2 usw. finden sich jene Adressen, die Sie zusammenführen wollen. Sie stellen jetzt die Adressdaten so zusammen, wie sie später in einer

Adresse zusammengefasst werden sollen.

• Bestimmen Sie zuerst die Zieladresse. Die Zieladresse ist jene Adresse, in welcher die Daten gesammelt werden sollen. (Adress PLUS bietet Ihnen die älteste

Adresse als Ziel an.)

• Klicken Sie den Spaltenkopf der Zieladresse doppelt an. Der Spaltenkopf wird blau unterlegt und die Adresse als

»Zieladresse« gekennzeichnet.

• Wollen Sie nur Kontakte etc. übernehmen, müssen Sie in den Adressfeldern nichts einstellen.

• Sie möchten auch einzelne Adressinformationen aus einer der Quelladressen in die Zieladresse übernehmen? Dann klicken Sie Felder, die übernommen werden sollen, in der jeweiligen Adresse doppelt an, so dass sie blau markiert werden.

• Oder klicken Sie ein Feld mit der rechten Maustaste an, und erteilen Sie den entsprechenden Befehl aus dem Kontextmenü.

70

• Wollen Sie einen Wert aus 2 oder mehr Adressen in die neue Adresse übernehmen, also z. B. zwei E-Mail-Adressen beibehalten, benutzen Sie das Kontextmenü.

Klicken Sie die nicht markierte Adresse mit der rechten Maustaste an:

Lassen Sie den Wert in ein leeres Adressfeld übernehmen:

Wählen Sie nun das Feld aus, in das der zusätzliche Eintrag geschrieben werden soll:

• Die blaue Markierung gibt Ihnen eine Übersicht darüber, welche Daten in der

Zieladresse zusammengefasst werden. In der folgenden Abbildung werden Adressdaten aus beiden Adressen in der Zieladresse zusammengeführt.

71

Weitere Einstellungen

Diese Einstellungen treffen Sie unabhängig von der Konfiguration der Adressdaten im oberen Teil der Dialogbox.

Leere Felder der Zieladresse

Sind in der Zieladresse Felder nicht mit Daten befüllt, werden mit dieser Option die jeweils jüngsten Daten aus den anderen Adressen übernommen.

Unterdatensätze....... Mit dieser Funktion übertragen Sie Unterdaten in die Zieladresse.

Bemerkungen werden dabei im Bemerkungsfeld unten an den bestehenden Text angehängt und mit dem Datum der

Zusammenführung gekennzeichnet.

Dokumente und Bilder werden mit den Zusatzdatentabellen

übernommen.

Mandanten werden nur übernommen, falls es für die Zieladresse nicht schon einen Mandanten mit demselben Kürzel gibt.

Adressverknüpfungen werden ebenfalls übernommen und eventuell entstehende Verweise einer Adresse auf sich selbst entfernt.

Klicken Sie »OK« an, wenn Sie alle Einstellungen getroffen haben.

Die Zieladresse wird beibehalten und zusätzlich zu den schon vorhandenen mit den gewählten Daten und Zusatzdaten befüllt. Die anderen Adressen werden gelöscht.

Bisher-Liste

Mit der so genannten „Bisher-Liste“ lassen sich die zuletzt bearbeiteten Adressen schnell wiederfinden.

• Erteilen Sie den Befehl »Bearbeiten: Bisher«,

• oder klicken Sie die Schaltfläche an.

Die zuletzt bearbeiteten Adressen erscheinen im Dialog »Bisher-Liste«.

Jedes Mal, wenn Sie eine Datenbank schließen, wird die Bisher-Liste geleert. Sie können in dieser Liste also immer nur die Adressen abrufen, die Sie seit dem letzten Start von Adress PLUS oder seit dem letzten Datenbankwechsel bearbeitet haben.

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Gehe zu ................... Damit kehren Sie ins Programm zurück, und die ausgewählte

Adresse wird dort zum Bearbeiten angeboten.

Entfernen / Alle Entfernen

Mit diesen Schaltflächen entfernen Sie Adressen aus der

Bisher-Liste. Die Adressen selbst bleiben aber bestehen.

Alle recherchieren

Durch Klick auf diese Schaltfläche recherchieren Sie die Adressen aus dieser Liste. Besteht bereits eine Recherche, wird diese vorher aufgehoben.

Feldinhalte ersetzen

Mit dem Befehl »Bearbeiten: Feldinhalte ersetzen« werden schon vorhandene

Feldinhalte verändert:

• Alle Felder mit beliebigem Inhalt sollen geändert werden.

• Nur Felder mit bestimmtem Inhalt sollen geändert werden.

Mit dieser Suchen-und-Ersetzen-Funktion kann zum Beispiel im Feld »Anrede« in allen Adressen der Text „Herrn“ gesucht und in „Herr“ geändert werden.

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Feldinhalte in allen (recherchierten) Adressen, Kontakten und Zusatzdaten ersetzen oder löschen

• Falls Sie nur bestimmten Adressen einen neuen Feldinhalt zuweisen wollen, recherchieren Sie zuerst die betroffenen Adressen.

• Wählen Sie »Bearbeiten: Feldinhalte ersetzen«.

Tabelle ..................... Wählen Sie die Datentabelle aus, in der Sie etwas ändern wollen. Ihnen stehen neben der Adresstabelle auch sämtliche Zusatzdatentabellen zur Verfügung.

Zu änderndes Feld... Bestimmen Sie das Feld, dessen Inhalt Sie ersetzen möchten.

Filter ......................... Ihnen werden hier sämtliche für die Tabelle vorhandenen Filter angeboten. Dazu zählen neben den Systemfiltern auch solche Filter, die Ihr Systemverwalter definiert hat.

Adressauswahl......... Suchen Sie aus, in welchen Adressen der Feldinhalt ersetzt werden soll.

Feldinhalte überschreiben

Hiermit wird der neue Feldinhalt in allen Adressen ins Feld eingefügt und der bisherige Feldinhalt komplett gelöscht.

Feldinhalte suchen und ersetzen

74

• Aktivieren Sie »nur Felder mit genau altem Feldinhalt suchen und ersetzen«, um den Inhalt des gewählten Felds nur dann zu ändern, wenn das Feld exakt den »alten Feldinhalt« hat.

• Mit »nur Feldteile mit altem Feldinhalt suchen und Teile ersetzen« können Sie einen Bestandteil eines bestehenden Feldinhalts ändern. Tragen Sie den Feldteil, der ersetzt werden soll, ins Feld »Alter Feldinhalt« ein. In allen betroffenen Feldern wird der »alte Feldinhalt« durch den

»neuen Feldinhalt« ersetzt. Der Rest des Feldinhalts bleibt unverändert.

Neuer Feldinhalt....... Entweder tippen Sie hier den neuen Inhalt ein, oder Sie

übernehmen einen Inhalt aus der links stehenden Liste der

Auswahlfelder.

• Lassen Sie das Feld »Neuer Feldinhalt« leer, werden die bisherigen Feldinhalte

gelöscht.

• Lassen Sie das Feld »Alter Feldinhalt« leer, erhalten alle leeren Felder den neuen Feldinhalt.

• Sie können auch "Einkauf" durch "Einkauf <Branche>" ersetzen, um so einen

Inhalt zu erweitern. Hierbei ist <Branche> der Platzhalter für die eigentliche

Branche.

Schließen Sie den Dialog mit »OK«.

Werden Feldinhalte gelöscht, erscheint eine Warnmeldung.

Der Dialog »Feldinhalte ändern« wird angezeigt; hier entscheiden Sie, ob Sie die

Änderungen einzeln oder gesamthaft bestätigen oder den Vorgang abbrechen wollen:

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Feldinhalte ergänzen

Erteilen Sie den Befehl »Bearbeiten: Feldinhalte ergänzen«.

Tabelle ..................... Wählen Sie die Datentabelle aus, in der Sie etwas ändern wollen. Ihnen stehen neben der Adresstabelle auch sämtliche Zusatzdatentabellen zur Verfügung.

Zu änderndes Feld... Bestimmen Sie das Feld, dessen Inhalt Sie ersetzen möchten.

Filter ......................... Ihnen werden hier sämtliche für die Tabelle vorhandenen Filter angeboten. Dazu zählen neben den Systemfiltern auch solche Filter, die Ihr Systemverwalter definiert hat.

Sie können eine der unter »Feldinhalt ändern« aufgeführten Ergänzungen wählen.

Leerzeichen entfernen

Diese Funktion geht Ihnen bei der Adresskosmetik zur Hand.

• Erteilen Sie den Befehl »Bearbeiten: Leerzeichen entfernen«.

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In dieser Dialogbox bestimmen Sie, in welchen Feldern welche Leerzeichen entfernt werden sollen.

Tabelle ..................... Wählen Sie, in welcher Datentabelle Sie nach Leerzeichen suchen wollen. Neben den Adressdaten stehen hier sämtliche Zuatzdatentabellen zur Auswahl. Sie können die Leerzeichen pro Arbeitsgang nur aus einer Datentabelle und nicht aus der gesamten Datenbank entfernen.

Felder....................... Wählen Sie die Felder aus, die bereinigt werden sollen. Die

Schaltflächen »Keine« und »Alle« helfen Ihnen bei der Auswahl.

Alle Adressen / Recherchierte Adressen

Sie können alle oder nur die zuvor recherchierten Adressen bereinigen.

Leerzeichen vorn / hinten entfernen

Mit diesen Optionen entfernen Sie Leerzeichen, die vor bzw. hinter dem Eintrag im entsprechenden Feld stehen.

Doppelte Leerzeichen durch einfache ersetzen

Diese Funktion ersetzt zwei oder mehr aufeinander folgende

Leerzeichen durch ein einzelnes Leerzeichen.

Bestätigen Sie mit »OK«, werden die entsprechenden Felder nach Leerzeichen durchsucht. Ihnen wird gemeldet, wie viele Leerzeichen gefunden wurden. Sie können dann entscheiden, ob Sie die Leerzeichen endgültig entfernen wollen oder nicht.

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Suchen

Dieses Kapitel beschreibt jene Funktionen, mit denen Sie bestimmte Adressen finden können: Suche, Recherche, Sortierung.

Suchen..................... Mit »Bearbeiten: Adresse suchen« finden Sie immer eine Adresse, die dem angegebenen Suchbegriff entspricht. Abhängig von der verwendeten Suchfunktion können Sie anschlie-

ßend die nächste gefundene Adresse anzeigen lassen.

Recherchieren.......... Die meisten Befehle des Menüs »Recherche« suchen ebenfalls nach Adressen, zeigen aber alle gefundenen Adressen in der Tabelle an. Die Recherche filtert die Adressen nach einem oder mehreren Kriterien. Sie kann auch mehrfach kombiniert werden.

Sortieren .................. Mit der Sortierung beeinflussen Sie die Anzeige Ihrer Tabelle sowie die Reihenfolge der Adressen beim Blättern und Drucken.

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Suchen

Adresse suchen

»Bearbeiten: Adresse suchen«

oder schnelle Eingabe mehrerer Buchstaben in die Tabelle

oder F4

oder S

TRG

+S

Suchmethode bestimmen

Suchbegriff eintragen

Suchfeld(er) auswählen

Suchen / Weitersuchen

Mit den Suchfunktionen finden Sie einzelne Adressen. Wollen Sie aus Ihrem Adressbestand hingegen bestimmte Adressgruppen etwa für ein Mailing herausfiltern, greifen Sie zu den Recherchefunktionen.

• Wählen Sie die Tabellenansicht.

• Tippen Sie in schneller Folge die ersten beiden Zeichen des Suchbegriffs ein.

Der Dialog »Suchen« erscheint:

Suchbegriff............... Die beiden Zeichen, die die Dialogbox aufriefen, sind bereits eingetragen. Sie können diesen Suchbegriff ergänzen.

Optionen .................. Bestimmen Sie mit den Optionsfeldern die Suchmethode.

Suchbereich ............. Legen Sie das Feld beziehungsweise die Felder fest, in denen gesucht werden soll.

Mehrere Felder markieren Sie mit gedrückter S

TRG

-Taste, dies ist bei »Suche in beliebigen Feldern«, »Volltextsuche« und »Phonetische Suche« möglich.

Bestätigen Sie mit »Suchen«.

Ihre Adressen werden jetzt durchsucht.

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• Wenn Sie »Suche in beliebigen Feldern« oder »Volltextsuche« gewählt haben, bleibt der Dialog geöffnet, und Sie können mit »Weitersuchen« zum nächsten

Treffer springen.

Ihnen stehen folgende Suchmethoden zur Verfügung:

• Schnelle Suche in einem Sortierfeld. Der zu suchende Begriff muss mit der Eingabe beginnen: »Müller«.

• Suche in beliebigen Feldern (der Adressmaske). Es werden auch Teile des

Feldinhalts gefunden: »Müller« im Feld »Eduard Müller AG«.

• Volltextsuche: Die Suche wird auch in den Bemerkungen, Kontakten, Zusatzdaten und Stichwörtern durchgeführt. Es werden Teile des Feldinhalts gesucht.

• Suche nach Telefonnummern. Ein eingehender Anruf wird simuliert.

• Phonetische Suche: Diese Suche findet außer dem eigentlichen Suchbegriff auch lautverwandte Begriffe, also »Maier«, »Meyer« und »Meier«. Es wird nur nach dem gesamten Feldinhalt gesucht.

• Ist während eines Suchvorganges eine Recherche eingeschaltet, wird stillschweigend nur in den recherchierten Adressen gesucht.

Recherchieren

Recherchieren

Rechercheart im Menü »Recherche« auswählen

Ggf. bestehende Recherche »löschen«, eingrenzen oder »erweitern«

Suchbegriffe eintragen

Recherchieren

Recherche aus-/einschalten

Recherche aufheben

Recherche rückgängig machen / wiederherstellen

Mit Recherche-Funktionen werden Adressen, die bestimmte Kriterien erfüllen, ausgewählt. Danach können diese Adressen in vielfältiger Art weiterbearbeitet – zum Beispiel gedruckt, exportiert oder gespeichert – werden.

Recherchierte Adressen werden in der Tabellenansicht farblich hervorgehoben

(Sie können die Farbe der recherchierten Adressen jederzeit in den Benutzereinstellungen ändern):

80

In der Adressmaske enthalten recherchierte Adressen in der oberen Statuszeile einen entsprechenden Vermerk.

In der Statuszeile unten rechts sehen Sie, wie viele Adressen momentan recherchiert sind:

Anzahl recherchierter

Adressen in der Datenbank

Sortierung in der

Adresstabelle

Gesamtzahl der

Adressen in der Datenbank

Recherchestatus

81

Informativ für Sie ist der Recherchestatus:

Recherche Es werden nur die recherchierten Adressen angezeigt. Die Recherche wurde mit dem Befehl »Recherche: Einschalten« aktiviert.

(Recherche) Es werden (farblich hervorgehobene) recherchierte sowie alle nicht recherchierten Adressen angezeigt (oder es sind gar keine

Adressen recherchiert, dann ist die Anzahl gefundener Adressen 0). Die Recherche ist also ausgeschaltet.

Nur recherchierte oder alle Adressen gemeinsam anzeigen

In der Tabellenansicht können Sie also entweder alle oder nur die recherchierten

Adressen anzeigen.

• Erteilen Sie den Befehl »Recherche: Recherche einschalten« ( ). – Es werden nur noch recherchierte Adressen angezeigt.

• Erteilen Sie den Befehl »Recherche: Recherche ausschalten« ( ). – Es werden alle Adressen – unrecherchierte sowie recherchierte – angezeigt.

Recherche-Arten in Adress PLUS

Recherche Beschreibung

Rückgängig Macht den letzten Rechercheschritt ungeschehen. Dabei recherchierte Adressen werden wieder aus der Recherche genommen. Diese Funktion ist vor allem bei mehrstufigen Recherchen praktisch.

Wiederherstellen Stellt die rückgängig gemachte Recherche wieder her.

Recherchieren Sucht in jedem Feld der Eingabemaske, auch mit Platzhaltern. Mehrfacheingaben werden bei der Recherche addiert.

Schnell

Stichwörter

Volltext

Kontakte

Recherchiert eine Von-bis-Angabe. Sortierfelder werden besonders schnell recherchiert.

Findet Adressen, die eines oder mehrere bestimmte Stichwörter in einer UND- bzw. ODER-Bedingung enthalten. Sehr schnelle Recherche.

Findet Texte oder Textteile in allen Datenbank-Feldern.

Findet alle Adressen mit bestimmten Kontakten.

82

Recherche Beschreibung

Zusatzdaten

SQL-Direkt

Adressverknüpfungen

Adresse recherchieren, F5 hängt sind.

Findet alle Adressen mit bestimmten Inhalten in den Zusatzdaten (hier Versicherung, oder Service).

Direkte Eingabe einer SQL WHERE-Klausel für komplexe

Recherchen in den Adressen.

Recherchiert alle Adressen mit einer oder mehreren bestimmten Verknüpfungen.

Recherchiert die aktuelle Adresse manuell.

Adressgruppen Recherchiert Adressen mit bestimmten Besitzern sowie Palm-

Adressen und Adressen, die zu einem bestimmten Mandanten gehören.

Dubletten

Hierarchie

Recherchiert alle Dubletten zur manuellen Nachbearbeitung, je nach Dateieinstellungen auch phonetisch möglich.

Findet alle Haupt- und/oder Nebenadressen.

Einschalten

Ausschalten

Aufheben

Umkehren

Es werden nur die recherchierten Adressen angezeigt.

Es werden sowohl die recherchierten als auch die nicht recherchierten Adressen angezeigt.

Entrecherchiert alle Adressen und löscht dabei unwiderruflich die Recherchierung sämtlicher Adressen. Dieser Befehl muss von Ihnen bestätigt werden.

Recherchiert alle bisher nicht recherchierten Adressen und entrecherchiert die bisher recherchierten.

Gespeicherte Recherchen

Hinterlegen Sie komplexere Recherchevorgänge. Sie können sie dann jederzeit wiederholen.

Aufzeichnung beenden

Beendet das Erfassen einer gespeicherten Recherche.

Alle Recherche-Arten können in beliebiger Reihenfolge nacheinander ausgeführt und so miteinander kombiniert werden. Damit lassen sich beliebige UND- sowie

ODER- bzw. NICHT-Verknüpfungen erreichen. Solche mehrstufigen Recherchen werden auch als »Gespeicherte Recherchen« abgelegt.

83

Alle Adressen finden, die ein bestimmtes Kriterium erfüllen

• Klicken Sie die Schaltfläche an,

• oder betätigen Sie Strg+R,

• oder erteilen Sie den Befehl »Recherche: Recherchieren«.

Es öffnet sich eine leere Adressmaske (die Recherchemaske). Außerdem erscheint eine verschiebbare Dialogbox mit den beiden Schaltflächen »Ausführen« und »Abbrechen«.

• Tragen Sie ins Feld, in dem Sie nach einem bestimmten Inhalt suchen wollen, den Suchbegriff ein (im Beispiel eine 7 im Feld »Postleitzahl«). Tragen Sie in die Recherchemaske mehrere Suchbegriffe in mehrere Felder ein, werden nur jene Adressen recherchiert, die alle Suchbegriffe enthalten.

• Klicken Sie »Ausführen« an.

84

Besteht bereits eine Recherche, öffnet sich der Dialog »Recherche«.

• Aktivieren Sie die Option »Bestehende Recherche vorher aufheben«, wenn Sie eine komplett neue Recherche anlegen wollen.

• »Zu bestehender Recherche hinzufügen« erweitert Ihr bisheriges Rechercheergebnis um die jetzt gefundenen Adressen (ODER-Bedingung).

• »Recherche in bestehender Recherche« schränkt Ihr bisheriges Rechercheergebnis auf Adressen ein, die zusätzlich zum bisherigen auch das neue Kriterium erfüllen (UND-Bedingung).

• »Aus bestehender Recherche entfernen« löscht die neu recherchierten Adressen aus der bisherigen Recherche (NICHT-Bedingung).

• »Auswahl speichern« – Hiermit geben Sie nur an, dass die oben gewählte Option in Zukunft beim Öffnen dieser Dialogbox jeweils markiert sein soll.

• Schließen Sie den Dialog mit »OK«.

Die Recherche wird durchgeführt. Alle Adressen, die den Suchbegriff enthalten, werden in der Tabelle angezeigt. Außerdem werden sie farbig markiert.

85

Das Ergebnis wird in dieser Form dargestellt:

Gefunden wurden alle Adressen aus dem Postleitzahlengebiet 7. Wie Sie sehen, ist keine vollständige Eingabe des Suchbegriffs notwendig. Adress PLUS ergänzt den Suchbegriff am Ende automatisch mit einem Joker (*). Außerdem stehen weitere Platzhalter zur Verfügung.

86

Platzhalter in der Recherchemaske

In der Recherchemaske sind folgende Platzhalter einsetzbar:

* Der Stern wird als Joker gebraucht.

- wird einem Recherchebegriff ein Minuszeichen vorangestellt, sucht

Adress PLUS die Adressen, die den Begriff nicht enthalten.

=

>

>=

< findet alle Adressen, deren Eingabe im Recherchefeld genau dem vorgegebenen Eintrag entspricht. findet alle Adressen, deren Eingabe im Recherchefeld größer als der vorgegebene Eintrag ist. findet alle Adressen, deren Eingabe im Recherchefeld größer oder

gleich dem vorgegebenen Eintrag ist. findet alle Adressen, deren Eingabe im Recherchefeld kleiner als der vorgegebene Eintrag ist.

<=

()

? findet alle Adressen, deren Eingabe im Recherchefeld kleiner oder

gleich dem vorgegebenen Eintrag ist.

[Klammer auf, Klammer zu] findet alle Adressen, deren Recherchefeld leer ist. ist ein Platzhalter für ein einzelnes beliebiges Zeichen. PLZ : ???? findet alle vierstelligen Postleitzahlen.

Beispiele:

*mann

*möbel*

-() findet Hausmann, Spielmann, Eduard Zimmermann... findet Gartenmöbel Müller, Möbelhaus Maier, Schulzes Möbel

[Minus Klammer auf, Klammer zu] findet Adressen, deren Feld nicht leer ist.

*.10.*

*.*.2005 findet alle Termine im Oktober (in einem Datumsfeld) findet alle Termine im Jahr 2005 (in einem Datumsfeld)

<1.1.2006 findet alle Termine vor dem 1.1.2006 (in einem Datumsfeld)

87

Einen Feldinhalt in allen Adressen recherchieren

Mit dieser Recherche finden Sie alle Adressen, die in einem bestimmten Feld den gleichen Inhalt haben wie die aktuelle Adresse.

• Wechseln Sie zur Adressmaske.

• Markieren Sie den zu findenden Teil des Feldinhalts.

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Feld, in dem recherchiert werden soll.

• Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl »Recherche«.

Der Dialog »Recherche« wird angezeigt:

Der Begriff enthält den Recherchebegriff.

• Bei Bedarf ändern Sie den Begriff und die Suchmethode.

• Starten Sie die Recherche mit OK.

Die Recherche wird durchgeführt. Das Ergebnis wird in der Tabelle angezeigt.

Schnelle Recherche

Diese verdankt ihre besondere Geschwindigkeit dem Rückgriff auf eine schon bestehende Sortierreihenfolge. Innerhalb dieser Recherche können Von-bis-

Eingaben gesucht werden. Sie können in jedem Feld eine Von-Bis-Eingabe recherchieren.

• Klicken Sie die Schaltfläche an,

• oder erteilen Sie den Befehl »Recherche: Schnell«.

88

• Lassen Sie die Von-Angabe leer, wird ab dem ersten Eintrag (A oder 0) recherchiert. Lassen Sie die Bis-Angabe leer, wird bis zum Ende des Alphabets bzw. bis zur höchsten Zahl recherchiert.

• Mit der Option »Alle Felder anzeigen« können Sie auch in anderen Feldern suchen. Das verlangsamt die Recherche allerdings u. U. erheblich.

Stichwörter recherchieren

Eine Stichwort-Recherche findet jene Adressen, die das gesuchte Stichwort bzw. die gewünschte Kombination von Stichwörtern enthalten.

• Klicken Sie die Schaltfläche an,

• oder rufen Sie mit der rechten Maustaste im Stichwortfeld den Befehl »Recherche« aus dem Kontextmenü auf,

• oder erteilen Sie den Befehl »Recherche: Stichwörter«.

Fügen Sie durch Doppelklick bzw. den Einfachpfeil das bzw. die gewünschten

Stichwörter in die rechte Liste der ausgewählten Stichwörter ein.

Die »Bedingung« trägt bei Angabe von mehr als einem Stichwort:

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• Und – Herausgefiltert werden Adressen, denen ALLE ausgewählten Stichwörter zugeordnet sind.

• Oder – Herausgefiltert werden Adressen, denen mindestens EINS der ausgewählten Stichwörter zugeordnet ist.

• Alle ohne Stichwörter – Filtert alle Stichwörter heraus, denen keines der angegebenen Stichwörter zugeordnet ist.

Eine Stichwortrecherche ist sehr schnell. Selbst bei sehr großen Datenbeständen ist die Zeit nur abhängig von der Anzahl der Treffer, nicht von der Anzahl der Adressen.

Volltext-Recherche

Mit der Volltext-Recherche werden Texte oder Teile daraus in allen Feldern gesucht. Dies kann bei umfangreichen Datenbanken unter Umständen einige Zeit in

Anspruch nehmen.

• Klicken Sie die Schaltfläche an,

• oder erteilen Sie den Befehl »Recherche: Volltext«.

Den tatsächlichen Suchumfang legen Sie bei jeder Volltext-Recherche erneut fest.

In den Zusatzdaten werden alle Zusatzdatentabellen durchsucht, die in Ihrer Datenbank vorhanden sind, hier: Versicherungen und Service.

Kontakte recherchieren

• Erteilen Sie den Befehl »Recherche: Kontakte«,

• oder klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Kontakthistorie und erteilen den Befehl »Recherche« aus dem Kontextmenü.

Adress PLUS recherchiert alle Adressen, die mindestens einen Kontakt mit den hier angegebenen Daten haben.

Lassen Sie die Felder dieses Dialogs leer, werden alle Adressen recherchiert, die

über mindestens einen Kontakt verfügen.

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Zusätzlich zu anderen Merkmalen können Sie über den Bereich Projekt gezielt nach Kontakten forschen, die einem bestimmten Mandanten und Projekt zugeordnet wurden. Klicken Sie dazu die Schaltfläche für Mandanten & Projekte an.

Die Tabelle »Kontakthistorie« enthält jetzt nur die Kontakte, die Ihrer Bedingung entsprechen. Schalten Sie den Filter »Letzte Recherche« aus, werden hier alle

Kontakte angezeigt. Die Adressen bleiben weiterhin recherchiert, und die Recherche ist eingeschaltet. Die Recherche der Adressen deaktivieren Sie mit »Recherche aus«.

Dokumente recherchieren

• Erteilen Sie den Befehl »Recherche: Dokumente«.

Diese Rechercheart findet Adressen, denen Dokumente mit dem Befehl »Einfügen: Dokumente« zugewiesen wurden.

Dokumente, die Kontakten angehängt wurden, lassen sich mit diesem Befehl hingegen nicht recherchieren.

• Geben Sie unter »Erfasst von« das Zeichen, nicht den Namen des Benutzers ein.

• Bei »Dateiname« und »Text in Beschreibung« können Sie wieder mit den Jokern * und ? arbeiten: *.DOC findet alle Word-Dokumente.

Lassen Sie alle Felder leer, werden alle Adressen recherchiert, denen ein Dokument manuell zugewiesen wurde.

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Zusatzdaten recherchieren

• Erteilen Sie den Befehl »Recherche: Zusatzdaten«.

Wählen Sie zuerst die Zusatzdaten, in denen Sie recherchieren wollen.

In Ansichten wie »Vertrieb« und »Versicherung« erfolgt die Recherche in der jeweiligen Registerkarte. In den anderen Ansichten wird ein gesondertes Fenster geöffnet.

• Tragen Sie Ihre Recherchekriterien ein.

• Klicken Sie auf »Ausführen«.

Besteht bereits eine Recherche, werden Sie wie immer gefragt, wie damit verfahren werden soll.

Die Recherche wird durchgeführt. Alle Adressen, die den Suchbegriff enthalten, werden in der Tabelle angezeigt.

Bei leerer Zusatzdaten-Recherchemaske werden alle Adressen recherchiert, die

überhaupt irgendwelche Zusatzdaten enthalten.

Die Liste der Zusatzdaten wird auf die gefundenen Datensätze eingeschränkt.

Schalten Sie den Filter »Letzte Recherche« aus, so werden wieder alle Zusatzdaten angezeigt. Die Anzahl gefundener Adressen bleibt gleich. Die Recherche der

Adressen schalten Sie mit »Recherche ein/aus« wieder aus.

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Adressverknüpfungen recherchieren

Mit Adressverknüpfungen legen Sie geschäftliche Beziehungen zwischen verschiedenen Adressen fest. Also etwa »X ist Partner von Y« oder »Y ist Lieferant von Z« usw. Sie können Adressen recherchieren, die in einer bestimmten Weise mit anderen verknüpft sind.

• Mit dem Befehl »Recherche: Adressverknüpfungen« rufen Sie eine Auswahl auf.

• In diesem Fall suchen Sie nach Adressen, die mit anderen im Verhältnis Essenslieferant stehen. Wenn X Essenslieferant von Y ist, ist X Start der Verknüpfung und Y Ziel der Verknüpfung.

• Mit den abgebildeten Einstellungen suchen Sie also nach jemandem, der andere mit Essen beliefert.

• Wollten Sie nach Adressen suchen, die sich mit Essen beliefern lassen, hätten

Sie bei sonst unveränderten Einstellungen »Ziel-Adresse der Verknüpfung recherchieren« angeklickt.

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Adressgruppen recherchieren

Sie können auch bestimmte Adressarten sowie Adressen mit einem bestimmten

Besitzer recherchieren.

• Erteilen Sie den Befehl »Recherche: Adressgruppen«.

• Als Privat-Adressen gelten jene Adressen, die als privat gekennzeichnet und bei denen Sie als Eigentümer eingetragen sind.

• Gruppen-Adressen: In der Liste sehen Sie alle Gruppen, denen Sie als Benutzer oder Verwalter angehören. Sie können Adressen, die als Gruppenadressen für Ihre Gruppen angelegt wurden, recherchieren.

• Palm-Adressen: Recherchieren Sie alle Adressen, die mit dem Palm abgeglichen wurden. Sie werden daran erkannt, dass Sie im Feld »IstPalm« den Wert

„Wahr“ haben.

• Mit Mandanten recherchieren Sie alle Adressen, die in der Mandanten- und

Projektverwaltung als Mandanten angelegt sind.

Dubletten recherchieren

Das Programm recherchiert alle Adressen, die doppelt vorhanden sind. Dazu werden die unter »Datei: Einstellungen« zur Dublettenkontrolle festgelegten Felder der Adressmaske verglichen.

• Erteilen Sie den Befehl »Recherche: Dubletten«.

Die Adressen werden immer paarweise recherchiert. Danach stehen diese Dubletten zur manuellen Weiterbearbeitung zur Verfügung.

Diese Recherche funktioniert nur, wenn die Dublettenkontrolle eingeschaltet ist.

Mehr über Dubletten erfahren Sie im

Systemverwalter-Handbuch.

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Hierarchie recherchieren

• Erteilen Sie den Befehl »Recherche: Hierarchie«.

Ist die hierarchische Adressverwaltung eingeschaltet, findet diese Recherche folgendes:

Alle Hauptadressen...........Findet die Anzahl der Hauptadressen in der Datenbank.

Alle Nebenadressen..........Alle Hauptadressen werden ausgeblendet.

Alle Nebenadressen und alle Hauptadressen, für die keine ...

Ist die richtige Recherche etwa für eine Weihnachtskarte an alle Ansprechpartner in Firmen sowie an Firmen, für die kein Ansprechpartner vorliegt.

Sie setzen diese Recherche also für Haupt- und Nebenadressen ein.

SQL-Recherche

• Erteilen Sie den Befehl »Recherche: SQL-Direkt«,

• oder klicken Sie in der Symbolleiste »Recherche 1« die Schaltfläche

an.

In diesem Dialog können Sie komplexe Abfragen direkt als SQL-Statement formulieren. Sie müssen für die Abfrage nach Adressen nur die WHERE-Klausel (ohne

WHERE) eintragen; alle weiteren Klauseln werden automatisch ergänzt. Für die

Untertabellen wie Kontakte, Zusatzdaten oder Dokumente werden die zugehörigen Befehle WHERE, SELECT, FROM benötigt.

Diese Recherche erfordert SQL-Kenntnisse.

• Geben Sie der Recherche zuerst den

Namen, unter dem sie gespeichert werden soll.

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Diese Recherche findet alle Adressen, die in Stuttgart ansässig sind und einen Telefonkontakt haben.

Die Feldnamen werden in CRM PLUS unter zwei Bezeichnungen geführt: dem eigentlichen Datenbanknamen »CITY0« und dem für die Benutzer sichtbaren Namen »Ort«. Dieser zweite Name muss in geschweifte Klammern gesetzt werden.

Beispiele:

Die folgenden Beispiele recherchieren alle Adressen, für die ein Ort, aber keine

Postleitzahl eingetragen ist.

Feldnamen der aktuellen Ansicht

{Ort,CITY0} <> ' ' AND {PLZ,ZIP0} = ' '

Feldnamen der Datenbank

CITY0 <> ' ' AND ZIP0 = ' '

In diesem Fall werden die Datenbank-Feldnamen verwendet. Somit ist keine spezielle Kennzeichnung notwendig.

Feldtypen

{,CITY0} <> ' ' AND {,ZIP0} = ' '

Bei Verwendung der Feldtypen müssen die Feldnamen nicht nur in geschweifte

Klammern gesetzt werden, sondern es muss auch noch ein Komma vorangestellt werden.

Adress PLUS ergänzt all diese Beispiele zum vollständigen SQL-Statement, bevor es die Abfrage durchführt:

SELECT * FROM ADRESSEN WHERE

((CITY0 <> ' ') AND (ZIP0 = ' '))

Dabei wurden auch die benutzerspezifischen Feldnamen durch die entsprechenden Datenbank-Feldnamen ersetzt.

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Die Groß-/Kleinschreibung der Feldnamen spielt in diesem Fall keine

Rolle.

Weitere Beispiele:

• Alle Adressen im PLZ-Gebiet 80000 bis 82000:

{PLZ,ZIP0} BETWEEN '80000' AND '82000'

• Alle GmbHs im PLZ-Gebiet 80000 bis 82000:

{Firma,COMPANY1} LIKE '*GmbH*' AND {PLZ,ZIP0} BETWEEN '80000' and

'82000'

Alle Adressen in Stuttgart, die einen telefonischen Kontakt haben:

{Ort,CITY0} = 'Stuttgart' AND id IN (SELECT superid FROM contacts WHERE

{Art,ART} = 'T')

Adressen recherchieren, die mehrere Kriterien erfüllen

Sie recherchieren alle Adressen, die gleichzeitig mehrere Kriterien erfüllen, indem

Sie mehrere Recherchen hintereinander über die Datenbank laufen lassen (UND-

Recherche).

Dabei wird eine Recherche durchgeführt, in die darauf eine zweite Recherche aufgenommen wird.

So können Sie zum Beispiel alle Adressen recherchieren, deren Postleitzahl mit

„7“ beginnt und denen das Stichwort »Mailing 1/2004« zugewiesen ist und für die

Sie nach dem 1.1.03 einen telefonischen Kontakt erfasst haben.

• Heben Sie alle eventuell bestehenden Recherchen auf.

• Recherchieren Sie alle Adressen nach dem ersten Kriterium (PLZ 7).

• Alle Adressen, die das erste Kriterium erfüllen, werden recherchiert.

• Recherchieren Sie in der bestehenden Recherche nach dem zweiten Kriterium

(Stichwort »Mailing 1/2004«).

Der Dialog »Recherche« wird geöffnet.

97

• Klicken Sie »Recherche in bestehender Recherche« an.

• Bestätigen Sie mit »OK«.

• Führen Sie alle weiteren Rechercheschritte durch, indem Sie im Dialog »Recherche« immer die Option »Recherche in bestehender Recherche« verwenden.

Adressen recherchieren, die eines von mehreren Kriterien erfüllen

Sie recherchieren alle Adressen, die eines von mehreren Kriterien erfüllen, indem

Sie mehrere Recherchen hintereinander durchführen (ODER-Recherche).

So können Sie zum Beispiel alle Adressen recherchieren, deren Postleitzahl mit 5 oder 7 oder 9 beginnt.

• Recherchieren Sie alle Adressen nach dem ersten Kriterium (PLZ 5).

• Recherchieren Sie alle Adressen nach dem zweiten Kriterium (PLZ 7).

Der Dialog »Recherche« wird angezeigt.

• Wählen Sie »Zu bestehender Recherche hinzufügen«.

• Führen Sie den dritten Schritt (PLZ 9) wie den zweiten durch.

Adressen aus bestehender Recherche entfernen

Sie entfernen aus einer Recherche eine Teilmenge (NICHT-Bedingung).

So können Sie zum Beispiel alle Adressen recherchieren, die im PLZ-Gebiet 7, aber nicht in Stuttgart selbst ansässig sind.

• Recherchieren Sie alle Adressen nach dem ersten Kriterium (PLZ 7).

• Recherchieren Sie alle Adressen nach dem zweiten Kriterium (Ort = Stuttgart).

Der Dialog »Recherche« wird angezeigt.

• Wählen Sie »Aus bestehender Recherche entfernen«.

Recherche umkehren

Manchmal ist es einfacher, alle Adressen zu recherchieren, die Sie nicht benötigen. Danach kehren Sie die Recherche einfach um, um die gewünschten Adressen zu recherchieren.

• Recherchieren Sie jene Adressen, die Sie nicht benötigen.

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• Erteilen Sie den Befehl »Recherche: Umkehren«.

Die recherchierten Adressen werden aus der Recherche entfernt, und alle bisher nicht recherchierten Adressen werden recherchiert.

Ein Beispiel: Ihre Firma zieht um, und Sie wollen all Ihre Kunden darüber informieren. Recherchieren Sie alle Adressen, die E-Mail haben, und senden Sie diesen per E-Mail die neue Adresse.

Dann kehren Sie die Recherche um und schicken allen, die nicht über E-Mail verfügen, einen Serienbrief.

Adressen zu einer Recherche hinzufügen oder daraus entfernen

• Wollen Sie Adressen zu einer Recherche hinzufügen, müssen Sie erst mal die

Recherche ausschalten. Sonst sehen Sie ja nur recherchierte Adressen. Erteilen Sie also den Befehl »Bearbeiten: Recherche ausschalten«, oder klicken Sie

an.

• Wenn Sie Adressen aus einer Recherche entfernen wollen, kann der gegenteilige Befehl »Bearbeiten: Recherche einschalten« nützlich sein. Sie können auch wieder anklicken.

• Wechseln Sie in die Adresstabelle.

Nun haben Sie eine ganze Reihe von Möglichkeiten, einzelne Adressen zur Recherche hinzuzufügen oder daraus zu entfernen. Die folgenden Befehle wirken in beide Richtungen. Das heißt, nicht recherchierte Adressen werden damit recherchiert und recherchierte Adressen aus der Recherche entfernt. Entsprechend ändert sich jeweils die Anzeigefarbe der gewählten Adresse.

• Halten Sie die Umschalt-Taste gedrückt, und markieren Sie die fragliche Adresse.

Oder

• Markieren Sie die gewünschte Adresse.

• Klicken Sie nun die Schaltfläche an

• oder erteilen Sie den Befehl »Recherche: Adresse recherchieren«

• oder betätigen Sie F5.

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Recherche rückgängig machen

Hiermit machen Sie den letzten Rechercheschritt ungeschehen. Dabei recherchierte Adressen werden wieder aus der Recherche genommen. Diese Funktion ist vor allem bei mehrstufigen Recherchen praktisch.

Recherche wiederherstellen

Hiermit stellen Sie einen rückgängig gemachten Rechercheschritt wieder her.

Recherche aufheben

Benötigen Sie eine Recherche nicht mehr, können Sie diese aufheben. Dabei werden die recherchierten Adressen selbst natürlich nicht verändert, sondern nur von recherchiert auf nicht recherchiert gesetzt. Danach ist keine Adresse mehr recherchiert. Nach dem Aufheben steht die Funktion »Recherche rückgängig/wiederherstellen« nicht mehr zur Verfügung. Erst eine erneute Recherche kann wieder rückgängig gemacht werden.

• Klicken Sie die Schaltfläche an,

• oder erteilen Sie den Befehl »Recherche: Aufheben«.

• Sie müssen den Vorgang bestätigen

Recherchierte Adressen löschen

Diese Funktion steht nicht zur Verfügung, wenn gruppenfremde Adressen in den

Dateieinstellungen nur zum Lesen freigegeben wurden (

Systemhandbuch).

Der Befehl »Bearbeiten: Recherchierte Adressen löschen« löscht nach einer Bestätigung alle recherchierten Adressen.

Mit diesem Befehl gelöschte Adressen können nicht wiederhergestellt werden.

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Gespeicherte Recherchen

Sie können komplexe Recherchen aus verschiedenen Einzel-Recherchen aufbauen. Dabei können Sie eine Recherche zu einer bestehenden Recherche hinzufügen, davon abziehen, oder in einer bestehenden Recherche recherchieren.

Solche aus mehreren Recherchen bestehenden Vorgänge können Sie als »Gespeicherte Recherchen« ablegen und bei Bedarf wie ein Makro ausführen. Sie können auch direkt vom Willkommensbildschirm aus aufgerufen werden.

• Gespeicherte Recherchen werden ausschließlich über den Menü-Befehl »Recherche: Gespeicherte Recherchen« aufgerufen.

• Mit »Ausführen« lassen Sie eine gespeicherte Recherche über Ihren Adressbestand laufen.

• Mit »Bearbeiten« können die Inhalte einer gespeicherten Recherche beliebig geändert werden. Die Rechercheschritte selbst bleiben aber in der Reihenfolge erhalten. Sie müssen die einzelnen Schritte ggf. bestätigen.

• Mit »Neu« legen Sie eine neu zu speichernde Recherche an. Geben Sie im nächsten Schritt den Namen der entsprechenden Recherche und eventuell eine Beschreibung ein.

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• Bestätigen Sie mit »OK«.

• Die Rechercheaufzeichnung beginnt:

• Jetzt führen Sie nacheinander alle gewünschten Rechercheschritte einzeln aus, um die gewünschte Recherche zusammenzustellen.

• Zum Abschluss klicken Sie auf »Aufzeichnung beenden«.

Die Befehle »Recherche: Zusatzdaten«, »SQL-Direkt«, »Adresse recherchieren« und »Dubletten« können für eine gespeicherte Recherche nicht verwendet werden.

Sortieren

Adress PLUS kann einen Datenbestand mehrfach sortieren, um Ihnen die Daten in der jeweils gewünschten Struktur anzuzeigen.

Die einfachste Art der Sortierung ist der Klick in den Kopf einer Spalte. Damit wird nach dieser Spalte sortiert, und der auf- oder absteigende Pfeil sagt Ihnen, in welcher Richtung dies geschieht.

Ein Klick auf einen Spaltenkopf z. B. bei Vorname oder

Telefon bewirkt nichts, da diese Felder nicht sortiert werden können. Die Sortierung auf ein Feld kann der Systemverwalter einrichten.

Richtiggehend mehrstufige Sortierreihenfolgen hingegen werden vom Systemverwalter unter »Ansicht: Sortierung« abgelegt. Er stellt sie unter »Datei: Einstellungen« zusammen:

Für jede Datenbank lassen sich mehrere Sortierreihenfolgen gleichzeitig verwalten. Jede dieser Sortierungen darf maximal fünfstufig sein. Damit können Sie zum

Beispiel innerhalb einer Sortierung nach Namen weiter nach Vornamen sortieren.

Die Datums-Sortierung richtet sich bei Feldern vom Typ Datum nach dem Kalen-

102

derdatum und bei Feldern vom Typ Geburtstag nach Monat und Tag unabhängig vom Jahr.

Beispiele:

• Firma + Name + Vorname

• Name + Firma + Ort

• PLZ + Ort

• DatumErfasst (Datum)

• Geburtstag (Geburtstagsreihenfolge)

Diese Sortierreihenfolgen sind für alle Benutzer einer Datenbank gleich. Jede Datenbank hat ihre eigenen Sortierungen.

Die Umlaute der deutschen Sprache werden so einsortiert, als wären keine Umlaute vorhanden. So erscheint also zum Beispiel Ä wie A und Ü wie U.

Adress PLUS merkt sich für jeden Benutzer immer die zuletzt eingestellte Sortierreihenfolge. Wenn Sie diese wechseln möchten, wählen Sie aus dem Menü »Ansicht: Sortieren« eine andere Sortierreihenfolge aus.

Adress PLUS verwendet sowohl für die Tabellenanzeige, die Blätterfolge in der

Eingabemaske und alle Druckvorgänge die eingestellte Sortierreihenfolge. Bevor

Sie Daten drucken sollten Sie sich vergewissern, dass die Reihenfolge Ihren

Wünschen entspricht.

Beim Exportieren von Adressen können Sie für jeden Exportvorgang eine eigene

Sortierung einstellen.

Die beiden Befehle »Bearbeiten: Adresse suchen« und »Recherche: Schnell« verwenden eine der eingestellten Sortierreihenfolgen.

103

Formate

Das zentrale Element zur Ausgabe von Drucksachen jeglicher Art sind Druckformate. Unter einem Druckformat stellen Sie sich am besten eine Art Layoutvorlage vor. Also etwas Analoges zu den Dokumentvorlagen von MS Word. Eine solche

Vorlage bestimmt,

• wie Informationen aus Adress PLUS auf dem Papier (oder PDF oder was auch immer) angeordnet sind,

• wie sie formatiert sind, also in welcher Schrift, Schriftgröße und Farbe sie gedruckt werden,

• und welche Filter verwendet werden sollen

Solche Formate werden zentral im Menü »Format« verwaltet.

Da es sich dabei um sehr unterschiedliche Arten von Formaten handelt, gibt es verschiedene Werkzeuge, mit denen Formate erstellt werden, je nach Ausgabetyp.

• Für Etiketten, Karteikarten und Adresslisten ist ein eigener Format-Editor integriert. Kennen Sie sich bereits ein wenig mit Reportgeneratoren aus, werden Sie ihn mühelos bedienen können. Er greift gelegentlich auf den bereits vertrauten

Adress PLUS-Editor für Formate zurück.

• Einzel- und Mehrfachbriefformate werden im leicht überarbeiteten bisherigen

Editor gestaltet.

• Serienbriefe benutzen Dokumentvorlagen (.DOT) von MS Word.

• Datenübergabeformate für den Im- und Export von Daten werden in eigenen

Dialogen zusammengestellt. Diese werden im Kapitel »Datenaustausch« ab

Seite 270 beschrieben.

104

Formate können auf drei Ebenen gespeichert und verfügbar gemacht werden:

Systemformate sind für alle Benutzer verfügbar

Gruppenformate sind für alle Mitglieder der entsprechenden Benutzergruppe verfügbar

Benutzerformate werden für jeden Benutzer separat gespeichert und stehen anderen Benutzern nicht zur Verfügung

Falls Sie ohne die Benutzerverwaltung arbeiten, werden alle Änderungen auf den

Benutzer Gast gespeichert.

Als Benutzer können Sie also alle Systemformate, die Formate aller Gruppen, denen Sie angehören, sowie Ihre eigenen Benutzerformate verwenden. Wenn Sie aber ein neues Format anlegen, können Sie es nur in Ihrem eigenen Benutzerbereich speichern, es sei denn, Sie verfügen über Rechte als Gruppen- oder Systemverwalter. Wie Sie Formate von einem Bereich in einen anderen kopieren können, erfahren Sie unter „Formate verwalten“ ab Seite 171.

105

Der Format-Editor für Adresslisten, Etiketten und Karteikarten

Mit diesem Format-Editor gestalten Sie eigene Ausgabeformate für Etiketten, Karteikarten und Adresslisten.

Dieser Editor wird Ihnen vertraut vorkommen, wenn Sie bereits mit marktgängigen

Report-Generatoren gearbeitet haben.

Formate für Briefe werden in einem anderen Editor erstellt. Dieser Editor wird in einem eigenen Abschnitt dieses Handbuches beschrieben.

Rechte

Sind Sie als einfacher Benutzer angemeldet, können Sie – je nach Zugriffsrechten

– Formate meistens nur in Ihrem eigenen Benutzerbereich speichern.

Als Gruppenverwalter können Sie außerdem noch Gruppenformate im jeweiligen

Gruppenbereich anlegen und bearbeiten.

Formate im Systembereich dürfen nur Systemverwalter anlegen und bearbeiten.

Systemformate können aber von allen Benutzern für ihre Adresslisten, Etiketten und Karteikarten eingesetzt werden.

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Überblick

Formate werden aus einzelnen Elementen auf der Arbeitsfläche des Editors zusammengestellt. Zu den verfügbaren Elementen zählen Felder der Datenbank und

Formeln ebenso wie Beschriftungen oder Graphiken.

Dieser Format-Editor verfügt über drei Registerkarten:

• Im Designer gestalten Sie das eigentliche Format auf einer Arbeitsfläche. Links außen sehen Sie die Elementauswahl, rechts daneben eine Werkzeugleiste.

Oben findet sich eine Symbolleiste mit wichtigen Befehlen. Die eigentliche Arbeitsfläche ist eine schematische Darstellung des Formates, das dort aus verschiedenen Elementen zusammengesetzt wird.

• In der Vorschau sehen Sie, wie sich das Format im derzeitigen Zustand im

Druck ausnehmen wird.

• Im Layout legen Sie einen Drucker, das Papierformat, diverse Ränder, Abstände usw. fest.

Der Format-Editor ist für die drei Arten von Formaten analog aufgebaut, lediglich die Registerkarte »Layout« weist je nach Formattyp nennenswerte funktionale Unterschiede auf.

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Start

Recherchieren Sie ggf. vor dem Start des Format-Editors jene Adressen, mit denen Sie Ihr neues Format später in der Vorschau des Format-Editors ausprobieren wollen. Wählen Sie auch eine geeignete Sortierreihenfolge, denn diese wird – je nach Formateinstellungen – vom Format-Editor übernommen.

Sie öffnen den Format-Editor

• mit einem der Befehle »Format: Etiketten«, »Format: Karteikarten« oder »Format: Adressliste«

• und bei der Ausgabe von Etiketten, Karteikarten oder Adresslisten über die

Schaltflächen zum Bearbeiten von Formaten.

Formate verwalten

Mit der Symbolleiste »Standard« des Format-Editors verwalten Sie Ihre Formate.

Wollen Sie ein vorhandenes Format bearbeiten, legen Sie es durch Klick auf die

Schaltfläche »Öffnen« auf die Arbeitsfläche.

Mit »Formate aus dem Internet« gelangen Sie in unseren Internetauftritt, wo wir

Ihnen weitere fertige Formate zum Download anbieten.

Ein neues, leeres Format anlegen

Wollen Sie ein völlig neues, leeres Format anlegen,

• klicken Sie die Schaltfläche »Neu« der Symbolleiste an.

• Geben Sie in Abhängigkeit von Ihren Rechten an, in welchem Bereich und unter welchem Namen das Format angelegt werden soll.

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• Sie erhalten eine leere Arbeitsfläche, die im Fall einer Adressliste in die drei Bereiche »Seitenkopf«, »Detail« und »Seitenfuß« gegliedert ist. Sie können später weitere Bereiche hinzufügen. (Etiketten und Karteikarten verfügen nur über den

Bereich »Detail«.)

Ein vorhandenes Format als Vorlage für ein neues verwenden

Wollen Sie ein bestehendes Format als Vorlage für ein neues Format verwenden, so dass das bestehende Format unverändert bleibt,

• Klicken Sie die Schaltfläche

an.

• Aktivieren Sie die Option »Daten aus dem aktuellen Format übernehmen«.

Änderungen speichern

Anders als in Adress PLUS sonst üblich, müssen Sie Änderungen an

Formaten eigens speichern – diese Änderungen werden also nicht etwa automatisch gespeichert, wenn Sie ein anderes Format öffnen. Sie werden beim Verlassen gefragt, ob Sie Änderungen speichern wollen.

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Der Designer

Im Designer legen Sie fest, was (Feldinhalte, Formeln, Beschriftungen, Graphiken usw.) im gedruckten Dokument enthalten sein und welche logischen und graphischen Eigenschaften es haben soll.

Elemente einfügen

Der Format-Editor orientiert sich an »Elementen«.

• Elemente ziehen Sie bei gedrückter linker Maustaste aus der Elementauswahl links in den entsprechenden Bereich der Arbeitsfläche. Lassen Sie die Maustaste los, wird das

Element auf der Arbeitsfläche abgelegt. Ziehen Sie ein Adressfeld auf die Arbeitsfläche, wird automatisch ein Beschriftungsfeld angelegt – dieses können Sie auch wieder löschen. Bei Adresslisten wird eine Beschriftung im Seitenkopf, bei Karteikarten direkt neben dem Adressfeld eingefügt.

• Die Elemente können Sie auch in der Elementauswahl anklicken und mit der Maus auf der Arbeitsfläche als Rahmen aufziehen, der ihre Größe angibt. Der Mauszeiger wird über der Arbeitsfläche zu einem Kreuz, wenn etwas aufgezogen werden kann. Fügen Sie ein Adressfeld nach diesem Verfahren in die Arbeitsfläche ein, wird keine automatische Beschriftung angelegt.

• Das Element lässt sich auf der Arbeitsfläche jederzeit verschieben, inhaltlich bearbeiten, löschen und durch Greifen an den Kanten verkleinern und vergrößern.

• Auf der eigentlichen Arbeitsfläche bearbeiten Sie die Elemente, indem Sie die

Elemente markieren, zum Beispiel durch Anklicken, und dann Befehle aus den

Werkzeugleisten einsetzen oder durch Doppelklick. Der Doppelklick öffnet je nach Elementtyp ein Bearbeitungsfenster für die Objekteigenschaften.

• Über Werkzeugleisten steuern Sie u. a. die Ausrichtung von Elementen und die optischen Eigenschaften von Texten.

110

Elementarten Beispiel

Datenbankfelder erkennen Sie an spitzen Klammern.

Benutzerattribute sind in Dollar-Zeichen eingeschlossen.

Parametern ist ein Paragraphenzeichen vorangestellt. Parameter erlauben Benutzereingaben.

Unterberichte haben eckige Klammern (wie Formeln) und werden in normalem Schriftschnitt dargestellt. Sie bearbeiten sie in einem eigenen Editor.

<Abteilung>

$Nachname$

§Parameter

[Versicherungen]

Spezialfelder übernehmen Sie aus der Elementauswahl links.

Ihnen stehen nur die hier angebotenen Felder zur Verfügung,

Sie können keine eigenen definieren.

{DatumZeit}

Eine Formel erkennen Sie an eckigen Klammern und kursiver

Schrift. Sie bearbeiten sie im Formeleditor.

[Ansprechpartner]

Außerdem stehen Ihnen Beschriftungen, die Funktion zum

Einfügen von Bildern sowie verschiedene Linientypen zur

Verfügung.

Elemente auswählen

• Klicken Sie ein einzelnes Element an, wird es mit einem so genannten Selektionsrahmen versehen. Damit ist es ausgewählt, und Sie können es bearbeiten.

• Um Ausrichtungsfunktionen aus der Menüleiste auf Elemente anwenden zu können, müssen Sie mehrere Elemente auswählen. Dazu klicken Sie sie nacheinander bei gedrückter Strg-Taste an. Alle ausgewählten Elemente erhalten einen Selektionsrahmen.

111

Bereiche

Hier ein Beispiel, wie Elemente auf der Arbeitsfläche aussehen:

Sie sehen in der Abbildung verschiedene Elemente, verteilt auf die Bereiche Seitenkopf, Detail und Seitenfuß.

• Im Seitenkopf finden sich in diesem Beispiel Beschriftungen und Linien, die die

Adressliste als Tabelle gliedern werden. Diese Elemente werden jeweils oben auf jeder Seite des späteren Ausdrucks wiederholt.

• Im Detailbereich sehen Sie in diesem Beispiel ein Symbol und Formeln, die definieren, welche Daten aus der Datenbank in die Adressliste übernommen werden sollen. Solche Formeln geben etwa an, was angezeigt werden soll, wenn ein Feld leer ist. Detailbereiche können aber natürlich auch andere Objektarten aufnehmen.

• Im Seitenfuß gibt es eine Beschriftung, ein Spezialfeld, das das aktuelle Datum ausgibt, sowie ein Benutzerattribut. Diese Elemente werden jeweils unten auf jeder Seite des späteren Ausdrucks wiederholt.

Das Format gliedert sich also in verschiedene Bereiche, die durch graue Balken voneinander abgetrennt werden. Bereiche enthalten die einzelnen Elemente des jeweiligen Formates. Es gibt zwei prinzipiell verschiedene Arten von Bereichen:

• Den Detailbereich sowie

• drei verschiedene Kopf- und Fußbereiche für Berichte, Gruppen und Seiten.

Etiketten und Karteikarten bestehen nur aus einem Detailbereich und haben keine Kopf- und Fußbereiche.

Adresslisten verfügen zusätzlich zum Detailbereich über Kopf- und Fußbereiche.

112

Detailbereich

Der Detailbereich enthält alle Elemente, die sich pro Adresse ändern. Sie legen im

Detailbereich etwa fest, welche Einträge pro einzelner Adresse erfasst und für jede Adresse wiederholt werden sollen. Dazu ziehen Sie in den Detailbereich Datenbankfelder und fügen Graphiken etc. ein.

• In einer Adressliste stellen Sie im Detailbereich zusammen, welche Daten zu jeder einzelnen Adresse in der Liste erfasst werden sollen. Sie tragen nur einmal das Datenschema ein, es wird dann automatisch für alle auszuwertenden

Adressen wiederholt:

In der fertigen Adressliste nimmt sich dieser Detailbereich so aus:

113

Karteikarten bestehen nur aus einem Detailbereich. Sie bieten aber viel ausführlichere Informationen zu einzelnen Adressen und verzeichnen oft auch Kontakte und Bemerkungen, so dass jede Adresse eine ganze Seite oder sogar mehr Platz beansprucht.

Dies ist die gesamte Definition einer Karteikarte, wie sie sich etwa ein Außendienstmitarbeiter vor einem Kundenbesuch ausdruckt.

Ein Ausschnitt aus dem gedruckten Dokument:

114

Etiketten bestehen ebenfalls nur aus einem Detailbereich und haben keinerlei

Kopf- und Fußbereiche.

Über die Größe und Abstände der einzelnen Etiketten auf dem Ausgabebogen bestimmt das Layout (Seite 140).

Kopf- und Fußbereiche (nur in Adresslisten)

Kopf- und Fußbereiche funktionieren analog zu Textverarbeitungsprogrammen, bei denen Sie bestimmte Dinge, die sich auf jeder Seite wiederholen sollen (Seitenzahlen, Datum etc.), in Kopf- und Fußzeilen platzieren.

Sie können pro Adresslisten-Format nur einen einzigen Detailbereich anlegen.

Sie sehen hier die Bereiche »Seitenkopf«, »Detail« und »Seitenfuß«.

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Kopf- und Fußbereichs-Typen

Solche Bereiche treten immer paarweise als Kopf- und Fußbereich auf.

Seitenkopf

Seitenfuß

Elemente, die in diesen Bereichen untergebracht werden, werden unten bzw. oben auf jeder einzelnen Seite der Adressliste gedruckt. Typische Elemente für diese Bereiche sind etwa Seitenzahlen.

Diese Bereiche können in einem Format ein einziges Mal angelegt werden.

Berichtskopf

Berichtsfuß

Elemente, die in diesen Bereichen untergebracht werden, werden nur einmal am Anfang bzw. am Ende des gesamten Berichtes gedruckt. Typische Elemente für diese Bereiche sind etwa eine

Überschrift auf der ersten Seite oder ein Copyright-Hinweis auf der letzten Seite.

Diese Bereiche können in einem Format ein einziges Mal angelegt werden.

Gruppenkopf

Gruppenfuß

Für den Druck kann es nötig werden, z. B. Zwischensummen

über einzelne Felder zu berechnen oder Adressen nach bestimmten Kriterien wie etwa Postleitzahlen, Außendienstmitarbeitern,

Umsätzen, Betriebsgrößen etc. in Gruppen zusammenzufassen.

Zu diesem Zweck werden zwischen Seitenkopf/-fuß und Detailbereich Gruppenbereiche eingefügt.

Diese Bereiche können in einem Format mehrfach angelegt werden.

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Neuen Bereich anlegen

Um neue Kopf-/Fuß-Bereiche einzufügen, klicken Sie in das Format und betätigen die rechte Maustaste. Es erscheint ein Kontextmenü, in dem Ihnen die für dieses

Format zulässigen Bereiche zum Einfügen angeboten werden.

Durch Klick auf die Kästchen bzw. im Bereichsbalken klappen Sie einen Bereich zum Bearbeiten auf bzw. schließen ihn wieder.

Sie sehen, dass Kopf- und Fußbereiche immer paarweise auftreten.

Bereiche löschen

Nur Kopf- und Fußbereiche lassen sich löschen, der Detailbereich ist für alle Formattypen unerlässlich.

117

Seien Sie mit dem Löschen von Bereichen vorsichtig! Klicken Sie einen

Bereich an, wird dieser markiert. Das erkennen Sie daran, dass der graue Bereichsbalken blau unterlegt wird. Betätigen Sie die Taste Entf, werden ohne Vorwarnung sowohl der angeklickte Bereich mit all seinen

Elementen als auch ein eventuelles Gegenstück entfernt! Löschen Sie

einen Kopf, wird also auch der Fuß entfernt und umgekehrt. Sollte Ihnen eine solche Löschung einmal versehentlich unterlaufen, können Sie nur

• sofort den Befehl »Rückgängig machen« aus der Werkzeugleiste links erteilen

• oder den Format-Editor durch Klick auf den Schließknopf oben rechts beenden und auf die Frage »Möchten Sie die Änderungen speichern« mit »Nein« antworten. In diesem Fall gehen alle Änderungen seit dem letzten Speichern verloren.

Bereiche bearbeiten

Wollen Sie einen Bereich verändern,

• klicken Sie den Bereichsbalken doppelt an oder

• klicken den Bereichsbalken einmal an (er wird blau markiert) und klicken dann die Eigenschafts-Schaltfläche in der oberen Werkzeugleiste an.

Folgender Dialog wird geöffnet:

Die hier abgebildeten Einstellungen sind die einzig verfügbaren für alle

Bereiche außer für Gruppenköpfe.

Zu Besonderheiten von Gruppenköpfen vgl. den nächsten Abschnitt.

• Weisen Sie dem Bereich eine Höhe zu. Ob die Höhe hier in cm oder Zoll angegeben wird, legen Sie in der Registerkarte »Layout« unter »Einheit« fest.

Sie können die Höhe jederzeit auch auf der

Arbeitsfläche direkt ändern, indem Sie den

Bereich mit der Maus vergrößern oder verkleinern. Dazu ziehen Sie bei gedrückter

Maustaste oben oder unten am Bereichsbalken.

• Schalten Sie die Option »Bereich darf im Ausdruck höher werden« ein, dehnt sich der Bereich im Bedarfsfall senkrecht so aus, dass alle darin platzierten

118

Elemente in der Vorschau und im Ausdruck sichtbar werden. Schalten Sie diese

Option aus, erhält der Bereich im Druck zwangsweise die angegebene Höhe, auch wenn dadurch Elemente evtl. abgeschnitten oder überhaupt nicht angezeigt werden. Diese Option kann also evtl. auch dazu führen, dass ein Bereich, in dem etwa Kontakte platziert sind, sich über mehrere Seiten ausdehnt.

Gruppenkopf und -fuß

Der Bereich

»Gruppenkopf« verfügt im Eigenschaftsdialog über eine zusätzliche Einstellmöglichkeit, das

Gruppierfeld.

Die Idee dabei ist, Daten im Ausdruck zu Gruppen zusammenzufassen – also beispielsweise Adressen in einer Liste nach Postleitzahlen

(oder Vertriebsmitarbeitern oder

Umsätzen etc.) geordnet auszugeben.

• Angenommen, Sie wollen ein Adressliste nach Postleitzahlen gruppieren.

• Recherchieren Sie am besten zuerst genügend Adressen, damit sich die Gruppierung nach Postleitzahlen in der Vorschau später auch auswirkt.

• Öffnen Sie den Format-Editor mit dem Befehl »Format: Adressliste«.

• Wir arbeiten in diesem Beispiel mit einem neuen Format mit der Vorlage »System: Standard«. Öffnen Sie also das Format »System: Standard«.

• Klicken Sie in der Symbolleiste das Symbol an. Tragen

Sie den Namen des neuen Formates ein und übernehmen Sie das Standard-Format als Vorlage (»Daten aus dem aktuellen

Format übernehmen«).

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• Legen Sie nun Gruppenkopf und

-fuß an.

• Klicken Sie mit der rechten

Maustaste in einen Bereichsbalken. Erteilen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl »Bereich einfügen: Gruppenkopf/-fuß«.

• Es ist gleichgültig, in welchen der Bereichsbalken Sie dafür klicken, die Reihenfolge der Bereiche untereinander ist fix.

• Ziehen Sie aus der Elementauswahl das Feld »PLZ« in den

Gruppenkopf. Dies ist das Feld, nach dem gruppiert werden soll.

• Verringern Sie die Höhe des

Gruppenkopfes so, dass nur noch die PLZ zu sehen ist.

• Klicken Sie das Feld »PLZ« doppelt an. Weisen Sie ihm beispielsweise den Schriftschnitt fett-kursiv zu.

• Klicken Sie mit der rechten

Maustaste den Bereichsbalken

»Gruppenkopf1« an. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Menüpunkt »Eigenschaften«.

• Wählen Sie »PLZ« als Gruppierfeld. Die Liste wird nach diesem

Feld sortiert.

• Geben Sie in den Bereichseigenschaften nichts an, wird so sortiert, wie es gerade für die zugrunde liegende Datenbank eingestellt ist. Ziehen Sie auf der Arbeitsfläche das Feld »PLZ« nicht in den Gruppenkopf, wird zwar nach PLZs sortiert, die PLZs werden aber in der Liste nicht eigens angezeigt.

120

Sortierung in Vorschau und Ausgabe

Die Gruppierung des Format-Editors übersteuert immer die Sortierung der Adressen in der Datenbank. Innerhalb der Gruppierung des Format-

Editors wird dann aber nach der Sortierung der Adressen in der Datenbank sortiert.

Geben Sie im Format keine Gruppierung an, werden die Adressen nach der Sortierung in der Datenbank angeordnet.

• Mit den abgebildeten Einstellungen (hier ein Auszug)

• ergibt sich eine Liste mit diesem Aufbau:

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Einzelne Bereiche ausblenden

Sie müssen Bereiche immer paarweise anlegen, also Kopf und Fuß gemeinsam. Eventuell benötigen Sie aber nur den Kopf oder den

Fuß. Dann blenden Sie den nicht benötigten

Bereich einfach aus, indem Sie ihm die Höhe 0 zuweisen. Enthält der Bereich Objekte, werden diese mit ausgeblendet – Sie müssen dann aber

»Dieser Bereich darf im Ausdruck höher werden« ausschalten, sonst werden diese Objekte doch mit ausgedruckt.

Auf der Arbeitsfläche wird der fragliche Bereich zwar weiterhin angezeigt, in Vorschau und Ausdruck ist er aber nicht mehr zu sehen.

Nur für Fachleute: Die Registerkarte Experte

Die Registerkarte »Experte

« steuert weitere Eigenschaften. Sie enthält je nach

Objekttyp andere Einstellmöglichkeiten.

Benutzen Sie diese Registerkarte bitte nur, wenn Sie über einschlägiges Fachwissen verfügen! Wir übernehmen für die richtige Funktion dieser Registerkarte keinerlei Garantie.

Sie verändern hier Eigenschaften des Bereiches wie den Namen, die Hintergrundfarbe, die Zahl der Spalten sowie die Spaltenabstände.

Die Optionen »CanGrow« und »CanShrink« geben an, ob der Bereich je nach Ausdehnung der in ihm enthaltenen Elemente wachsen oder schrumpfen darf (True) oder nicht (False). Beide sind aber durch die Option »Darf im Ausdruck höher werden« auf der Registerkarte »Eigenschaften« abgedeckt.

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Die Arbeit mit Elementen

Elemente selektieren

Einzelnes Element

• Mit einem Einfachklick selektieren Sie ein einzelnes Element. Das Element wird markiert.

Mehrere Elemente

1.

Sie können Objekte über das Lineal am oberen Rand der Arbeitsfläche auswählen.

• Klicken Sie einen Bereich (z. B. den Detailbereich) an, in dem Objekte ausgewählt werden sollen.

• Klicken Sie mit der Maus ins Lineal. Der Cursor verwandelt sich in einen Pfeil.

• Halten Sie die Maustaste weiterhin gedrückt.

• Ziehen Sie sie im Lineal nach rechts oder links.

• Lassen Sie die Maustaste los.

Der Linealteil unter der Maus wird blau. Sämtliche Elemente, die ganz oder teilweise in diesen blauen Bereich des Lineals hineinragen, werden ausgewählt.

123

2.

Sie wollen mehrere Elemente selektieren, um sie etwa gegeneinander auszurichten?

• Dazu halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken die Elemente nacheinander an.

Das zuletzt markierte Objekt erkennen Sie daran, dass seine Greifpunkte im Selektionsrahmen blau werden. Dies ist für Ausrichtungsbefehle wichtig, weil die anderen Objekte immer am zuletzt ausgewählten Objekt ausgerichtet werden!

Element(e) löschen

• Wollen Sie eines oder mehrere Elemente löschen, selektieren Sie es oder sie und betätigen die Taste Entf.

Element(e) verkleinern/vergrößern

• Sie verändern Größe und Seitenverhältnis selektierter Elemente mit der Maus durch Klicken und Ziehen an einem der Zugpunkte.

Element(e) verschieben

• Selektieren Sie ein Element.

• Verschieben Sie es bei gedrückter linker Maustaste.

• Lassen Sie die Maustaste los, wird das Element an der neuen Position auf der

Arbeitsfläche abgelegt.

Werkzeugleisten

Die Werkzeugleisten (links und oberhalb der Arbeitsfläche) arbeiten kontextsensitiv. Ihnen werden also nur jene Werkzeuge angeboten, die für die Arbeitssituation auf der Arbeitsfläche gerade zur Verfügung stehen. Was Ihnen in den Werkzeugleisten angeboten wird, hängt also davon ab, welches Element des Formates Sie auf der Arbeitsfläche gerade angeklickt haben.

Werkzeugleiste oberhalb der Arbeitsfläche

Eine aus Textverarbeitungen bekannte Formatierungsleiste wird bei Elementen mit Texteigenschaften aktiv. Dazu zählen Felder, Spezialfelder, Benutzerattribute

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und Beschriftungen. Bei Formeln wird die Schrift im Formel-Editor festgelegt, da eine Formel aus verschiedenen Schriften bestehen kann.

• Selektieren oder markieren Sie das entsprechende Element.

• Sie können auch Textattribute mehrerer Elemente auf einmal bearbeiten, sofern die gewählten Elemente Felder, Spezialfelder, Benutzerattribute oder Beschriftungen sind. Es darf also keine Formel, Linie oder Bild mit ausgewählt sein.

• Stellen Sie dann hier die Schriftattribute ein:

Sie bestimmen auf diese Weise Schriftart, Schriftschnitt und die Ausrichtung des

Textes.

Das Symbol ganz rechts öffnet die Dialogbox für Elementeigenschaften (s. u.), in der Sie die Schrifteigenschaften ebenfalls festlegen können.

Werkzeugleiste links der Arbeitsfläche

Aktionen rückgängig machen

Sie machen die letzte(n) Veränderung(en) rückgängig.

Elemente in den Vorder- oder Hintergrund rücken

Durch Vordergrund- bzw. Hintergrund-Operationen legen Sie etwa Text über ein

Hintergrundbild.

Sie stellen ein Element in den Vordergrund.

• Selektieren Sie das Element.

• Klicken Sie diese Schaltfläche an.

Das Element (erkennbar an den blauen Greifpunkten) wird in den Vordergrund gestellt, so dass es vor allen anderen Elementen, die sich an derselben Position befinden, zu liegen kommt.

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Sie stellen ein Element in den Hintergrund (das geschieht analog zum Inden-Vordergrund-Stellen).

Eine Linie wird hinter den mit einem farbigen Hintergrund versehenen Text gestellt

Elemente aneinander ausrichten

Ausrichtungsbefehle bewirken, dass die Position eines oder mehrere Objekte sich an der Position eines anderen Objektes orientiert. So lassen sich Objekte etwa exakt am linken Arbeitsflächenrand positionieren.

Für alle Ausrichtungsbefehle gilt:

• Selektieren Sie mindestens zwei Objekte.

• Selektieren Sie das Objekt, an dem das/die andere(n) Objekt(e) ausgerichtet werden sollen, als letztes. An diesem Objekt werden die anderen Objekte ausgerichtet.

Welches Objekt zuletzt selektiert wurde, erkennen Sie an den blauen Greifpunkten.

Sie richten Elemente linksbündig aus. Dieser Befehl arbeitet auch mit Elementen aus verschiedenen Bereichen, Sie können damit also auch Elemente aus Kopf- und Fußbereichen aneinander ausrichten.

Sie haben mehrere Elemente selektiert und richten sie mittig am zuletzt selektierten Element aus. Dieser Befehl arbeitet auch mit Elementen aus verschiedenen Bereichen.

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Sie haben mehrere Elemente selektiert und richten sie rechts am zuletzt selektierten Element aus. Dieser Befehl arbeitet auch mit Elementen aus verschiedenen Bereichen.

Sie haben mehrere Elemente selektiert und richten sie oben am zuletzt selektierten Element aus. Dieser Befehl arbeitet nicht mit Elementen aus verschiedenen Bereichen.

Sie haben mehrere Elemente selektiert und zentrieren Sie gegenüber dem zuletzt selektierten Element. Dieser Befehl arbeitet nicht mit Elementen aus verschiedenen Bereichen.

Sie haben mehrere Elemente selektiert und richten sie unten am zuletzt selektierten Element aus. Dieser Befehl arbeitet nicht mit Elementen aus verschiedenen Bereichen.

Größenanpassung

Sie können die Größe von Objekten an die Größe anderer Objekte anpassen.

• Selektieren Sie die betreffenden Objekte. Selektieren Sie dabei das Objekt, an dem sich die anderen Objekte orientieren sollen, zuletzt.

Sie gleichen die Höhe und Breite aller selektierten Elemente dem zuletzt selektierten Element an. Dieser Befehl arbeitet auch mit Elementen aus verschiedenen Bereichen.

Sie gleichen die Höhe aller selektierten Elemente dem zuletzt selektierten

Element an. Dieser Befehl arbeitet auch mit Elementen aus verschiedenen

Bereichen.

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Sie gleichen die Breite aller selektierten Elemente dem zuletzt selektierten

Element an. Dieser Befehl arbeitet auch mit Elementen aus verschiedenen

Bereichen.

Abstände zwischen Elementen anpassen

Sie können Abstände zwischen Elementen entfernen lassen, so dass diese Elemente direkt neben- oder untereinander platziert werden.

• Selektieren Sie zumindest zwei Elemente. Das zuletzt selektierte Element behält seine Position, das/die andere/n Element/e werden an das zuletzt selektierte herangerückt.

Sie entfernen den senkrechten Abstand zwischen Elementen, so dass diese direkt untereinander zu liegen kommen.

Sie entfernen den waagerechten Abstand zwischen Elementen, so dass diese direkt nebeneinander zu liegen kommen.

Elemente anpassen

Elemente, die außerhalb des Arbeitsbereichs liegen, werden in den Arbeitsbereich geschoben. Zu kleine Elemente, die unsichtbar sind, werden sichtbar gemacht. Die Höhe von Feldelementen, Benutzerattributen, Spezialfeldern und Beschriftungen wird an die Schrifthöhe angepasst. Bei Beschriftungen wird auch noch die Breite des Elements an die Breite des

Textes angepasst. Die Höhe von Bereichen wird an die enthaltenen Elemente angepasst.

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Elemente vor Veränderungen schützen

Hiermit schützen Sie den Arbeitsbereich gegen versehentliches Verschieben. Sie können Elemente aber weiterhin durch Ausrichtungsbefehle oder die Einstellungen in ihren Eigenschaften verschieben und verändern.

Diese Sperre lässt sich jederzeit wieder aufheben.

Elementeigenschaften bearbeiten

Um ein Element zu bearbeiten,

• klicken Sie es mit der rechten Maustaste an

• und erteilen aus dem Kontextmenü den Befehl »Eigenschaften«.

• Sie erhalten je nach Elementart eine Dialogbox, in der Sie die Eigenschaften des Elementes festlegen.

Haben Sie versehentlich mehrere Elemente selektiert, werden nur die Eigenschaften des zuerst selektierten Elementes geändert. Der Name des selektierten Elements wird in der Titelzeile des Dialogs »Eigenschaften« angezeigt.

Zum Bearbeiten stehen für die meisten Elemente 2 Registerkarten zur Verfügung, wobei die erste Registerkarte die gängigsten Einstellungen enthält, während die

Registerkarte »Experte« viele weitere Einstellungen enthält. Den Expertenmodus sollten Sie nur einsetzen, wenn Sie im Umgang mit Reportgeneratoren geübt sind.

Die Registerkarte »Experte« ist englischsprachig und wird hier nicht beschrieben.

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Felder, Beschriftung

Feld-Elemente werden im Designer in spitzen Klammern angezeigt: z. B. <Firma>.

Name ....................... Der in der Titelleiste angezeigte Name wird vom Programm vergeben und kann nicht geändert werden.

Darf im Ausdruck größer werden [nur für Felder]

Sorgt dafür, dass auf jeden Fall der gesamte Feldinhalt dargestellt wird, auch wenn er mehr Platz als die unten eingestellte Größe dieses Elementes einnimmt und eventuell andere Elemente überlappt.

Schrift....................... Die Einstellungen für Schriftart, -ausrichtung und Texthintergrundfarbe werden über die vertrauten Windows-

Dialogboxen vorgenommen. Die Schriftattribute lassen sich auch direkt über die Formatierungsleiste ändern.

Position .................... Abstände von links und oben gegenüber dem Bereich, in dem das Element liegt. Die Position lässt sich auch direkt auf der Arbeitsfläche mit der Maus ändern

Größe....................... Breite, Höhe. Die Größe lässt sich auch direkt auf der Arbeitsfläche mit der Maus ändern.

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Beschriftung

Beschriftungen erscheinen im Designer als einfacher Text.

Name ....................... Der in der Titelleiste angezeigte Name wird vom Programm vergeben und kann nicht geändert werden.

Text .......................... Tragen Sie hier den eigentlichen Beschriftungstext ein.

Schrift....................... Die Einstellungen für Schriftart, -ausrichtung und hintergrundfarbe werden über die vertrauten Windows-

Dialogboxen vorgenommen. Die Schriftattribute lassen sich auch direkt über die Formatierungsleiste ändern.

Position .................... Abstände von links und oben gegenüber dem Bereich, in dem das Element liegt. Die Position lässt sich auch direkt auf der Arbeitsfläche mit der Maus ändern.

Größe....................... Breite, Höhe. Die Größe lässt sich auch direkt auf der Arbeitsfläche mit der Maus ändern.

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Linien

Um eine Linie einzufügen, klicken Sie in der Elementauswahl auf eine der Linienarten. Der Cursor wird zu einem Kreuz, und Sie können die Linie zeichnen. Sie können sie später jederzeit wieder selektieren und an ihren Greifpunkten verändern.

Name ....................... Der in der Titelleiste angezeigte Name wird vom Programm vergeben und kann nicht geändert werden.

Anfang / Ende der Linie

Die Angaben verstehen sich gegenüber dem Bereich, in dem die Linie liegt. Senkrechte Linien über mehrere Bereiche

(siehe übernächste Option) ignorieren diese Einstellung!

Linienstil ................... Die unter Windows üblichen Einstellungen.

Die senkrechte Linie soll im Ausdruck ...

Mit diesen Optionen können Sie senkrechte Linien über mehrere Bereiche ausdehnen. Für waagerechte Linien gibt es keine vergleichbaren Einstellmöglichkeiten.

Wie angegeben platziert werden

In diesem Fall wird die Linie exakt an der von Ihnen definierten Stelle mit der von Ihnen angegebenen Länge untergebracht und auch nicht über den Bereich, in dem sie liegt, hinaus ausgedehnt. Verändert sich die Größe des

Bereiches, ändert sich die Länge der Linie also nicht.

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Die folgenden Einstellungen bewirken, dass sich senkrechte Linien automatisch so ausdehnen, dass sie bestimmte Bereiche des Blattes immer ausfüllen. Diese Funktionen dienen z. B. dazu, Spalten in Listen durch Linien voneinander abzuheben.

Beachten Sie, dass die automatische Anpassung der Linien nur nach unten, nicht nach oben stattfindet! Das obere Ende der Linie liegt also auch im Ausdruck an exakt jener Position, die in den Linieneigenschaften eingestellt ist. Die Linie wird aber nach unten in der angegebenen Weise ohne einen unteren Rand verlängert, egal wo die Linie platziert ist, wie lang sie im Designer ist usf.

Mit dem Bereich mitwachsen

In diesem Fall passt sich die Linie automatisch Größenänderungen des Bereichs an. Dies geschieht aber nur nach unten.

Die ganze Seite ausfüllen

Die Linie erstreckt sich durch alle Bereiche über das gesamte Blatt bis zum in der Registerkarte »Layout« definierten Rand. Auch dies gilt nur nach unten, ein Abstand nach oben hingegen wird beibehalten.

Die ganze Seite ausfüllen, aber nicht die Fußzeile

Die Linie erstreckt sich durch alle Bereiche über das gesamte Blatt bis an den oberen Rand der Fußzeile. Auch dies gilt nur nach unten, ein Abstand nach oben hingegen wird beibehalten.

Die ganze Seite ausfüllen, aber nicht die Kopf- und Fußzeile

Damit bleiben Kopf- und Fußzeile frei, die Linie füllt aber den Rest des Blattes komplett nach unten. Ein Abstand der Linie nach oben wird beibehalten.

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Bilder

Name ....................... Der in der Titelleiste angezeigte Name wird vom Programm vergeben und kann nicht geändert werden.

Bild ........................... Mit »Ändern« bestimmen Sie den Pfad zur Bilddatei. Zulässige Dateitypen sind bmp, gif, jpg, jpeg, png, ico, emf, wmf.

Position .................... Abstände von links und oben gegenüber dem Bereich, in dem das Element liegt. Die Position lässt sich auch direkt auf der Arbeitsfläche mit der Maus ändern.

Größe....................... Breite, Höhe. Die Größe lässt sich auch direkt auf der Arbeitsfläche mit der Maus ändern.

Formeln

Beim Konvertieren alter Formate in das neue Format können die alten

Formeln nicht einfach übernommen werden, weil der neue Formel-

Editor einen geringeren Funktionsumfang hat als der alte Formel-Editor.

Überprüfen Sie also alle konvertierten Formate in diesem neuen Format-Editor!

Formeln stehen in der Elementauswahl zur Verfügung und werden wie Datenbankfelder und Spezialfelder in den Arbeitsbereich gezogen. Formeln können neu angelegt, editiert und gelöscht werden. Jede Formel hat einen einmaligen Namen und steht mit ihrem Namen in der Elementauswahl. Im Designer wird der Name der zum Bearbeiten geladenen Formel angezeigt. Die Formel selber wird im Formel-Editor wiedergegeben und kann dort bearbeitet werden.

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Formeln sind im Designer an eckigen Klammern und kursiver Schrift zu erkennen:

[Ansprechpartner]

In der Elementauswahl stehen Ihnen folgende Formeln zur Verfügung.

Ziehen Sie eine solche Formel auf die Arbeitsfläche des Designers, und bearbeiten Sie sie anschließend.

Zum Bearbeiten klicken Sie die Formel im Designer doppelt an. Die Formel wird in einem eigenen Editor geöffnet.

Systemverwalter können neue Formeln hinzufügen und alte Formeln löschen. Sie finden die Formeln als XML-Dateien im Verzeichnis System\Macros. Die Formeln werden in der Elementauswahl in der Reihenfolge der Dateien (Sortierung auf

Name) angezeigt. Sie löschen eine Formel dauerhaft aus der Elementauswahl, indem Sie die entsprechende Datei löschen. Im Eigenschaften-Dialog für Formeln haben Sie die Möglichkeit, Ihre angepassten oder selbst erstellten Formeln als Datei zu speichern, so dass sie in der Elementauswahl zur Verfügung stehen. Klicken

Sie dazu auf das Disketten-Symbol im Formel-Editor. Das Disketten-Symbol wird nur im Systemverwalter-Modus eingeblendet.

Es gibt einen Feld- und einen Befehlsvorrat sowie eine Arbeitsfläche. Felder und

Befehle werden mit Drag&Drop in die Arbeitsfläche gezogen oder per Doppelklick

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an der Position der Einfügemarke im Arbeitsbereiche eingefügt. Felder und Befehle können aber auch direkt als Text eingegeben werden. Formel-Befehle werden wie bisher blau angezeigt und Datenbank-Felder innerhalb einer Bedingung grün, freier Text hingegen wird in der Farbe und Schrift ausgedruckt, die der Benutzer im Formel-Editor einstellt.

Der Formel-Editor kennt die abgebildeten Befehle.

Den Wenn-Befehl bearbeiten Sie durch Doppelklick auf <Wenn> in einem eigenen

Fenster.

Sie können ein Feld mit einem anderen Feld vergleichen oder mit einem festen

Wert, den Sie bei „Vergleichen mit“ eingeben. Wenn Sie einen Vergleichstext eingeben, der einem Feldnamen entspricht (z.B.: „Feld2“), wird das als Vergleich gegen das entsprechende Feld interpretiert („<Feld2>“). D.h. im Formel-Editor wird der Text mit spitzen Klammern gezeigt (<Wenn><Land><Nicht

Gleich><Feld2><Dann> …). Wenn Sie tatsächlich gegen den Text „Feld2“ vergleichen möchten, können Sie die spitzen Klammern im Formel-Editor entfernen.

Das kleine blaue Rechteck in der Werkzeugleiste zeigt Ihnen, auf welches Eingabefeld sich die Formatierungswerkzeuge in der Werkzeugleiste beziehen – oben

(„Dann soll …“ oder unten („Sonst soll …“).

Positionierung

Name ....................... Der in der Titelleiste angezeigte Name wird vom Programm vergeben und kann nicht geändert werden.

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Schrift....................... Bei Formlen kann hier die Textausrichtung eingestellt werden.

Position .................... Abstände von links und oben gegenüber dem Bereich, in dem das Element liegt. Die Position lässt sich auch direkt auf der Arbeitsfläche mit der Maus ändern

Größe....................... Breite, Höhe. Die Größe lässt sich auch direkt auf der Arbeitsfläche mit der Maus ändern.

Unterberichte

Unterberichte geben Daten wieder, die ihrerseits aus zahlreichen Datensätzen bestehen können – ein Beispiel sind etwa die Kontakte zu einer Adresse oder die

Service-Daten aus einer Zusatztabelle. Sie wählen aus, welche und wie viele dieser Datensätze in das Dokument einfließen sollen. Ein Unterbericht kann einen weiteren Unterbericht enthalten.

Bei Daten für Unterberichte handelt es sich

• einerseits um die in Ihrem System angelegten Zusatzdatentabellen (in den Unterberichten am Namen zu erkennen, in der

Abbildung »Versicherungen«, »Service«, »Vertriebsprojekte«,

»TÜV-Abwicklung«),

• andererseits um Kontakte, Dokumente, Adressverknüpfungen und Stichwörter.

Sie ziehen einen Unterbericht auf die Arbeitsfläche in einen Bereich (meist dürfte es sich um den Detailbereich handeln) und bearbeiten ihn anschließend.

Neben den bereits vertrauten graphischen Eigenschaften sowie den Möglichkeiten, sie an anderen Objekten auszurichten etc. gibt es für Unterberichte zwei zusätzliche Bearbeitungsmöglichkeiten:

• Den Editor für Unterberichte, in dem Sie festlegen, welche Daten aus dem zur

Verfügung stehenden Datenvorrat ins Format aufgenommen werden sollen.

• Die Dialogbox mit den Unterberichts-Eigenschaften. Hier können Sie u. a. festlegen, wie viele Datensätze wiedergegeben werden sollen.

Einen Unterbericht zusammenstellen

Sie stellen den Unterbericht in einem Editor zusammen, der über eine abgespeckte Version der vertrauten Arbeitsfläche verfügt.

Sie öffnen diesen Editor

137

• entweder durch Doppelklick auf den Unterbericht auf der Arbeitsfläche

• oder indem Sie den Unterbericht auf der Arbeitsfläche mit der rechten Maustaste anklicken und im Kontextmenü den Befehl »Unterbericht bearbeiten« erteilen.

Sie verfahren hier wie gewohnt und ziehen Elemente aus der Auswahl links auf die Arbeitsfläche, ehe Sie sie dort bearbeiten. Diese Elemente bilden dann den

Unterbericht.

• Danach kehren Sie durch Klick auf den Schließknopf oben rechts auf die Hauptarbeitsfläche zurück. Hier treffen Sie weitere Einstellungen für den Unterbericht.

Umfang des Unterberichtes

Wie viele Kontakte tatsächlich in der Vorschau angezeigt und später ausgedruckt werden, ist von einer Einstellung in den Eigenschaften für [Kontakte] abhängig.

• Klicken Sie auf der Arbeitsfläche das Element [Kontakte] mit der rechten Maustaste an.

• Erteilen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl »Eigenschaften«.

• Die entscheidenden Einstellungen verteilen sich über zwei Registerkarten.

138

1. Auswahl der Unterdatensätze

Diese Registerkarte ist je nachdem, mit welcher Art von Daten

Sie es zu tun haben, anders benannt. Sie filtern hier jene Einträge der Unterdatensätze heraus, die Sie ausdrucken wollen.

Die Benutzer können diese Einstellungen im Druck-Dialog bei

„Filter“ für einen einzelnen Ausdruck ändern.

2. Größe

Eine fundamentale Einstellung ist die Option unten in der Registerkarte »Unterbericht«.

Diese Einstellung sorgt dafür, dass tatsächlich alle ausgewählten Datensätze ausgedruckt werden, egal ob der dafür im Format eigentlich zugewiesene Platz ausreicht oder nicht. Zugleich sorgt diese Option dafür, dass der Unterbericht nur dann angezeigt wird, wenn Daten vorhanden sind. Damit wird verhindert, dass Lücken im Bericht entstehen, wenn im

Unterbericht keine Daten vorhanden sind.

3. Ausdruck auch über mehrere Seiten

Achten Sie darauf, dass auch bei dem Bereich, der den Unterbericht enthält, eingestellt ist, dass er größer werden darf.

Aktivieren Sie im Bereich, der den Unterbericht enthält, die Option »Dieser Bereich darf im Ausdruck höher werden«.

Layout

In der Registerkarte »Layout« treffen Sie Einstellungen, die den Druck betreffen: etwa jene für Seitenränder oder die Abstände zwischen einzelnen Etiketten auf ei-

139

nem Druckbogen. Diese Einstellungen werden auch von der Vorschau des Format-Editors verwendet. Je nach Formatart differieren die Einstellungen.

Etiketten

Drucker .................... Mit welchem Drucker später tatsächlich gedruckt wird, wird von dieser Einstellung nicht beeinflusst. Der im Layout angegebene Drucker ist »nur« der Drucker, der den Benutzern

vorgeschlagen wird. Der Drucker für den tatsächlichen Druck wird später auf jedem einzelnen Rechner von den Benutzern individuell festgelegt.

Papierformat ............ Wählen Sie hier das Papierformat. Dieses Format wird auch für die Vorschau im Format-Editor verwendet.

Ausrichtung .............. Wählen Sie zwischen Hoch- und Querformat.

Einheit ...................... Sie können Einheiten cm oder Zoll [= Inch] wählen. Diese

Einheit wird nicht nur hier in der Registerkarte »Layout« verwendet, sondern im gesamten Format-Editor.

Layoutvorlage .......... Wir liefern Ihnen eine Auswahl vordefinierter Formate für gängige Etikettengrößen führender Hersteller mit. Diese

Formate wählen Sie aus der Auswahlliste aus.

Weitere vorgefertigte Formate können Sie am oberen Bildschirmrand über die Schaltfläche »Formate aus dem Inter-

140

net« herunterladen.

Klicken Sie die Option »Benutzerdefiniert« an, wenn Sie eigene Etikettenformate definieren wollen. Diese Funktion ist etwa dann praktisch, wenn Sie eigene Adressaufkleber für

Briefe auf selbstklebendes Papier ausgeben möchten, oder wenn Sie mit fertigen Etiketten arbeiten, für die wir keine

Formate mitliefern, so dass Sie sie ausmessen und die Werte manuell erfassen müssen.

Etiketten ................... Diese Ausrichtungsoption sorgt dafür, dass die Zeile, in der der Ort steht, immer einen festen Abstand vom oberen Rand des Etiketts hat, egal, wie viele Zeilen davor stehen.

Schalten Sie diese Option aus, wird der Text des Etiketts am oberen Rand des Detailbereichs ausgerichtet.

Rand usw. ............... Im benutzerdefinierten Layout für Etiketten werden die Anzahl der Etiketten neben- und untereinander sowie alle dazwischen liegenden Abstände angegeben.

Um einen Etikettenbogen auszumessen, gehen Sie so vor:

• Öffnen Sie das Format, dessen Layout Sie festlegen wollen.

• Wählen Sie die Registerkarte »Layout«:

141

• Wählen Sie die Einheit (cm oder Zoll), in der Sie die Maße eintragen wollen. Beachten Sie in diesem Zusammenhang bitte die Hinweise auf Seite 145.

• Messen Sie den Abstand zwischen dem oberen Seitenrand und dem oberen Rand des ersten Etiketts. Tragen

Sie den gemessenen Wert ins Feld »Rand oben« ein.

• Messen Sie den Abstand zwischen dem linken Seitenrand und dem linken Rand des ersten Etiketts. Tragen Sie den gemessenen Wert ins Feld »Rand links« ein.

• Messen Sie den horizontalen Abstand zwischen zwei nebeneinander liegenden Etiketten. Tragen Sie den gemessenen Wert ins horizontal zwischen den Etiketten platzierte Feld »Abstand zwischen Etiketten« ein.

• Messen Sie den vertikalen Abstand zwischen zwei übereinander liegenden Etiketten. Tragen Sie den gemessenen Wert ins vertikal zwischen den Etiketten platzierte

Feld »Abstand zwischen Etiketten« ein.

• Messen Sie die Breite eines Etiketts. Tragen Sie den gemessenen Wert ins Feld »Etikettenbreite« ein.

• Messen Sie die Höhe eines Etiketts. Tragen Sie den gemessenen Wert ins Feld »Etikettenhöhe« ein.

• Tragen Sie ins Feld »Anzahl Etiketten nebeneinander« ein, in wie viele Spalten der Etikettenbogen aufgeteilt ist.

142

• Tragen Sie ins Feld »Anzahl Etiketten übereinander« ein, in wie viele Zeilen der Etikettenbogen aufgeteilt ist.

• Um die Einstellungen zu prüfen, klicken Sie die »Vorschau« an.

Endlosetiketten ausmessen

Drucken Sie Ihre Adressen auf Endlos-Etiketten, geben Sie im Dialog »Layout« folgende Einstellungen an:

• Öffnen Sie mit »Format: Etiketten« das Format, mit dem

Sie Endlosetiketten bedrucken wollen.

• Wählen Sie die Registerkarte »Layout«.

• Wählen Sie die »Einheit« (cm oder Zoll), in der Sie die

Maße eintragen wollen.

• Tragen Sie ins Feld »Rand oben« den Wert 0 ein.

• Messen Sie den Abstand zwischen dem linken Seitenrand und dem linken Rand des ersten Etiketts. Tragen Sie den gemessenen Wert ins Feld »Rand links« ein.

• Bei einem Trägerband mit mehreren Etiketten nebeneinander tragen Sie die »Anzahl Etiketten nebeneinander« ein und messen den horizontalen Abstand zwischen zwei nebeneinander liegenden Etiketten. Tragen Sie den gemessenen Wert ins horizontal zwischen den Etiketten platzierte Feld »Abstand zwischen Etiketten« ein.

• Tragen Sie ins vertikal zwischen den Etiketten platzierte

Feld »Abstand zwischen Etiketten« der Wert 0 ein.

• Messen Sie die Breite eines Etiketts. Tragen Sie den gemessenen Wert ins Feld »Etikettenbreite« ein.

• Messen Sie die Höhe eines Etiketts. Tragen Sie den gemessenen Wert ins Feld »Etikettenhöhe« ein.

• Tragen Sie ins Feld »Anzahl Etiketten untereinander« den

Wert 1 ein.

• Um die Einstellungen zu prüfen, klicken Sie »Vorschau« an.

• Klicken Sie »Schließen«, um den Dialog zu schließen.

143

Alle Einstellungen werden im gewählten Format gespeichert, wenn Sie dies bestätigen.

• Bei den Druckereinstellungen wählen Sie das Papierformat A4 aus.

Die Maßeinheit Zoll

Etliche Drucksachen werden im Zollformat hergestellt. Ihre

Maße in cm sind daher wahrscheinlich etwas ungenau. Da auch die kleinste Ungenauigkeit in der Länge nach einigen hundert Etiketten immer stärker sichtbar wird, sollten Sie zur

Kontrolle die erfassten Zentimetermaße in Zoll umschalten, dort runden und wieder in cm zurückschalten. Hier die Umrechnungsformeln:

[Zoll] = [cm] / 2,54

[cm] = [Zoll] * 2,54

Die üblichsten Maße im Zollformat sind nicht etwa Zehntel

Zoll, sondern halbe, Viertel und Achtel Zoll. Gerundete Werte sind deshalb zum Beispiel 0,5 oder 0,75 oder 0,375, nicht aber 0,3 oder 0,4.

Karteikarten

144

Drucker .................... Mit welchem Drucker später tatsächlich gedruckt wird, wird von dieser Einstellung nicht beeinflusst. Der im Layout angegebene Drucker ist »nur« der Drucker, der den Benutzern

vorgeschlagen wird. Der Drucker für den tatsächlichen Druck wird später auf jedem einzelnen Rechner von den Benutzern individuell festgelegt.

Papierformat ............ Wählen Sie hier das Papierformat. Dieses Format wird auch für die Vorschau im Format-Editor verwendet.

Ausrichtung .............. Wählen Sie zwischen Hoch- und Querformat.

Einheit ...................... Sie können Einheiten cm oder Zoll [= Inch] wählen. Diese

Einheit wird nicht nur hier in der Registerkarte »Layout« verwendet, sondern im gesamten Format-Editor.

Layoutvorlage .......... Wir liefern von uns aus keine solchen Vorlagen mit. Sie können hier aber von anderen Anbietern gefertigte Layoutvorlagen auswählen.

Rand usw. ............... Diese Einstellungen sind dieselben wie für benutzerdefinierte

Etiketten (siehe Seite 141).

Adresslisten

Drucker .................... Mit welchem Drucker später tatsächlich gedruckt wird, wird von dieser Einstellung nicht beeinflusst. Der im Layout angegebene Drucker ist »nur« der Drucker, der den Benutzern

145

vorgeschlagen wird. Der Drucker für den tatsächlichen Druck wird später auf jedem einzelnen Rechner von den Benutzern individuell festgelegt.

Papierformat ............ Wählen Sie hier das Papierformat. Dieses Format wird auch für die Vorschau im Format-Editor verwendet.

Ausrichtung .............. Wählen Sie zwischen Hoch- und Querformat.

Einheit ...................... Sie können Einheiten cm oder Zoll [= Inch] wählen. Diese

Einheit wird nicht nur hier in der Registerkarte »Layout« verwendet, sondern im gesamten Format-Editor.

Seitenwechsel.......... Sie können an bestimmen Stellen Ihres Dokumentes einen automatischen Seitenwechsel erzwingen.

Neuer Anfangsbuchstabe

Die Seite wird gewechselt, wenn ein neuer Anfangsbuchstabe beginnt. In einer Adressliste, in der Adressen nach Firmennamen aufgeführt sind, wird auf einer neuen Seite fortgefahren, wenn der Anfangsbuchstabe der Firmennamen wechselt. Zwischen den mit A beginnenden Firmennamen und den mit B beginnenden wird also die Seite gewechselt.

Neues Wort ........ In einer Liste, in der Adressen z. B. nach Stichwörtern geordnet sind, wird für jedes neue Stichwort eine neue Seite angelegt. Das geht natürlich auch mit beliebigen anderen

Worten wie Ortsnamen, Vornamen usw.

Neuer Feldinhalt

Dasselbe wie der Wechsel bei einem neuen Wort, allerdings für beliebige (auch numerische) Feldinhalte. Damit lassen sich Seitenwechsel auch in nach Postleitzahlen, Betriebs- oder Umsatzgrößen usw. geordneten Listen vornehmen.

Rand [oben usw.] ..... Dies ist die Einstellung für die Seitenränder. Tippen Sie die

Werte direkt in die entsprechenden Eingabefelder des gelben

Bereichs ein.

Vorschau

Die Vorschau stellt einige Seiten recherchierter Adressen so dar, wie das ausgedruckte Dokument später aussehen wird. Ist keine Adresse recherchiert, wird nur die aktuelle Adresse über mehrere Seiten wiederholt ausgegeben.

• Mit »Drucken« öffnen Sie den üblichen Windows-Druckdialog und starten die

Ausgabe.

146

• Mit Klick auf die Schaltfläche »Exportieren« geben Sie den Ausdruck im Format

HTML, PDF, RTF, TXT oder XLS zur Weiterverarbeitung in anderen Programmen aus.

• Kopieren Sie die Liste in die Zwischenablage, können Sie sie an anderer Stelle wieder einfügen.

• Suchen Sie einen Eintrag in Ihren Listen, um evtl. eine bestimmte Adresse zu prüfen.

Mit den verschiedenen Lupen können Sie die Ausschnittsvergrößerung ändern.

Format-Editor für Einzel- und Mehrfachbriefe

Erteilen Sie den Befehl »Format: Einzelbrief« bzw. »Format: Mehrfachbrief«.

Wollen Sie die folgenden Abschnitte am PC nachvollziehen, verwenden Sie dazu den Befehl »Format: Einzelbrief«.

Einige Formate verfügen über spezielle zusätzliche Optionen wie etwa »StampIt« für Briefformate. »STAMPIT verwenden« erlaubt es Ihnen als bei der Deutschen

Post registriertem StampIt-User, die Frankierung des Briefes direkt über den Postage-Point im Internet vorzunehmen. Sie steht für Einzelbriefe zur Verfügung.

»Makros« wiederum sind nur Systemverwaltern zugänglich.

147

Bestehendes Format auswählen

Bereich..................... Unter »Bereich« werden der Systembereich, alle Gruppenbereiche sowie Ihr eigener Benutzerbereich (Ihr Benutzername) aufgelistet. Wählen Sie hier zuerst den gewünschten Bereich aus. Änderungen an Formaten dürfen Sie nur in jenen Bereichen speichern, in denen Sie Schreibrecht besitzen.

Formatname............. Sie wählen ein Format dieses Bereichs aus.

Neues Format erstellen

• Wählen Sie »Neu«.

Der Dialog »Neues Format« wird angezeigt:

• Wählen Sie den Bereich, in dem das neue Format gespeichert werden soll. Es stehen Ihnen nur die Bereiche zur Verfügung, für die Sie Schreibrecht besitzen.

• Tragen Sie in »Name« den Namen für das neue Format ein.

• Mit »Einstellungen aus dem aktuellen Format übernehmen« benutzen Sie das geladene Format als Vorlage. Wollen Sie ein gänzlich neues Format erstellen, klicken Sie diese Option nicht an.

Formate bearbeiten

So öffnen Sie ein Format:

• Wählen Sie im Menü »Format:« das entsprechende Format.

Der Dialog »Format ...« wird angezeigt.

• Angezeigt wird das zuletzt verwendete Format.

• Wählen Sie den Bereich, in dem das Format gespeichert ist und dann das gewünschte Format, oder legen Sie ein neues Format an.

In den Format-Dialogen stellen Sie im großen Fenster der Registerkarte »Format«

Ihre Formate zusammen. Übernehmen Sie die gewünschten Elemente aus den

Listen links per Doppelklick oder tippen Sie diese ein.

148

• Setzen Sie zuerst den Cursor an die gewünschte Stelle des Formates, und klicken Sie dann in der Liste »Felder« das einzufügende Element doppelt an.

• Manche Elemente können Sie auf der Formatfläche auch durch Doppelklick bearbeiten.

• Mit »Test« öffnen Sie eine Vorschau.

• Speichern Sie das Format mit »OK«.

Das Formatfeld

In den Formatfeldern gilt folgende Syntax:

<Firma> .................... Feldnamen werden in grüner Farbe und in spitzen Klammern

<> dargestellt.

<Zeile> ..................... Formatbausteine sind in blauer Farbe und in spitzen Klammern geschrieben. Dazu gehören auch die Automation-

Befehle.

<#AnAdresse> ......... Makros werden vom Systemverwalter gemanagt. Sie beinhalten z. B. die normierte Anschrift für den Briefkopf. Sie sind orange geschrieben und durch <#> gekennzeichnet.

<$Nachname> ......... Die Benutzerattribute übernehmen Daten des angemeldeten

Benutzers aus den Benutzerattributen. Sie können diese Attribute mit dem Befehl »Extras: Systemeinstellungen: Benutzerverwaltung: Attribute« einsehen. Ändern lassen sie sich nur im Active Directory, wenn dies eingeschaltet ist. Benutzerattribute werden in Magenta geschrieben und durch <$> kenntlich gemacht. Diese Attribute eignen sich etwa für Absenderangaben.

Leerzeichen ............. Zwischen den einzelnen Einfügepositionen wie zum Beispiel

»<Vorname>« und »<Name>« muss ein Leerzeichen gesetzt werden, wenn diese Felder später beim Drucken nicht direkt nacheinander gedruckt werden sollen. Adress PLUS hat einen automatischen Leerzeichenausgleich, so dass bei nicht existentem Titel nicht 2 Leerzeichen nebeneinander gedruckt werden.

Text .......................... Konstante Texte, die auf jedem Etikett ausgedruckt werden sollen, werden ohne Begrenzungszeichen eingegeben. Konstante Texte eignen sich zum Beispiel für die eigene Adresse oder für den Bindestrich zwischen »Land« und »PLZ«.

149

Formatbausteine

Baustein

<Tab>

<Absatz>

<Zeile>

<DatumZeit>

<Befehl>

<Druckformat>

<Wenn>

Bedeutung

Erzeugt einen Tabulatorvorschub zur angegebenen Tabulatormarke

Erzeugt einen Absatzwechsel

Erzeugt einen Zeilenvorschub

Fügt das aktuelle Datum ein und kann formatiert werden

Übergibt einen Befehl ans gewählte Textprogramm

Wählt im verwendeten Textprogramm eine Formatvorlage

(Absatzformat)

Beginnt eine Wenn-Dann-Bedingung

<Sonst> Fügt eine Alternative ein, falls die Wenn-Dann-Bedingung nicht erfüllt ist

Beendet eine Wenn-Dann-Bedingung <Ende Wenn>

<Bereich Anfang> Beginnt einen Bereich für Untertabellen, der mehrfach wiederholt wird

<Bereich Ende> Beendet einen solchen Bereich

<Bem> Fügt einen Kommentar ein, der nicht gedruckt wird.

Makros Fügt eine vom Systemverwalter eingetragene Formel ein, beispielsweise die normierte Anschrift für den Briefkopf.

Benutzerattribute Fügt Angaben aus der Active Directory-Benutzerverwaltung ein

Automation-

Befehle

Befehle zur Fernsteuerung beispielsweise von MS Word

Anmerkung zu MS Word

• Die Befehle, die Sie aus Adress PLUS an MS Word schicken, dürfen keine Named Parameters enthalten.

• Konstanten, die Sie in MS Word Makros verwenden, müssen in Adress PLUS durch die entsprechende Zahl ersetzt werden.

150

Funktionen für MS Word im Detail

Zum Definieren eines Einzelbriefes empfehlen wir die Verwendung von Dokumentvorlagen in Ihrem Textprogramm.

Einige Formatierungen können trotzdem von Adress PLUS aus notwendig sein, darum folgen jetzt einige solche Befehle.

Sie fügen Befehle, Felder usw. ins Format ein,

• indem Sie den Cursor an die entsprechende Stelle des Formates setzen

• und das eingefügte Formatobjekt doppelt anklicken.

Druckschriften festlegen

Sie müssen über die beiden Befehle »<Druckformat>« und »<Befehl>« Ihr Textprogramm veranlassen, die richtige Schrift zu verwenden.

Zum Beispiel weisen Sie mit folgendem Befehl MS Word an, die Schriftart »Impact

14Pt, kursiv, nicht fett« zu verwenden:

<Befehl Selection.Font.Name = “Impact“>

<Befehl Selection.Font.Size = 14>

<Befehl Selection.Font.Italic = 1>

<Befehl Selection.Font.Bold = 0>

Schriftfarbe wählen

Bei den Formaten für Einzel- und Mehrfachbrief stehen die Schriftarten nicht zur

Verfügung. Hier müssen Sie über die beiden Befehle »<Druckformat>« und »<Befehl>« Ihr Textprogramm veranlassen, die richtige Schriftfarbe zu verwenden.

Zum Beispiel weisen Sie mit folgendem Befehl MS Word an, die aktuelle Schriftart in Türkis zu verwenden:

<Befehl Selection.Font.ColorIndex = 3>

Zeilenabstand einstellen

Bei den Formaten für Einzel- und Mehrfachbrief stehen die Schriftarten nicht zur

Verfügung. Hier müssen Sie über die beiden Befehle »<Druckformat>« und »<Befehl>« Ihr Textprogramm veranlassen, den richtigen Zeilenabstand zu verwenden.

Zum Beispiel weisen Sie mit folgendem Befehl MS Word an, den Zeilenabstand auf genau 13 Punkte zu setzen:

<Befehl Selection.ParagraphFormat.

LineSpacingRule = 4: Selection.

ParagraphFormat.LineSpacing = 13>

151

Absatzwechsel

Das Übergabefeld »<Absatz>« bewirkt beim Drucken einen Absatzumbruch. Absätze beenden eine Formatvorlage.

Zeilenschaltung

Der Formatbaustein »<Zeile>« bewirkt beim Drucken einen Zeilenumbruch. Das

Format des Absatzes wird nicht geändert.

Aktuelles Datum

Der Baustein »<DatumZeit>« fügt beim Drucken das Tagesdatum ein.

Der Dialog »Datumsformat« wird angezeigt:

• Legen Sie fest, in welchem Format das Datum gedruckt werden soll.

• Schließen Sie den Dialog mit »OK«. Das Datumsfeld wird ins Formatfeld eingetragen.

Der Befehl »<Befehl>«

Mit »<Befehl>« werden dem Textprogramm keine Daten, sondern Befehle geschickt, die das Programm fernsteuern. Es ist damit nicht nur möglich, die übertragenen Adressdaten in die gewünschte Schriftart und -größe zu bringen, sondern zum Beispiel auch, bei der Adressübergabe zuerst eine neue Datei anzulegen, dann die Adresse einzufügen, das Dokument zu drucken, dann unter einem bestimmten Namen zu speichern und zum Schluss wieder zu schließen.

Abhängig vom verwendeten Textprogramm erfolgt die Übergabe der Befehle mit unterschiedlichen Methoden, von denen wir die Automation empfehlen:

• Automation

• DDE

• Tastatursimulation

152

In Adress PLUS erkennen Sie nach folgendem Muster, mit welcher Methode die verschiedenen Textprogramme angesteuert werden müssen:

• Alle Programme, die mit „Automation“ enden, werden über Automation gesteuert, zum Beispiel »Microsoft Word 2000 (Automation)«.

• Alle Programme, die mit „DDE“ enden, werden über DDE gesteuert.

Die folgenden Abschnitte behandeln die verschiedenen Methoden im Einzelnen.

Automation

Die Automation-Schnittstelle stellt dem Benutzer ein vollständiges Objektmodell zur Verfügung, mit dem sich beinahe alle Einstellungsmöglichkeiten des Textprogramms von außen beeinflussen lassen.

Zur Zeit werden verschiedene Office-Programme über Automation unterstützt. In den Formaten müssen Sie folgende Punkte beachten:

• Die Befehle, die Sie aus Adress PLUS an MS Word schicken, dürfen keine Named Parameters enthalten.

• Konstanten, die Sie in MS Word-Makros verwenden, müssen in Adress PLUS durch die entsprechende Zahl ersetzt werden.

Tastatursimulation

Mit »<Befehl>« können diesen Programmen beliebige Tastatureingaben geschickt werden, die sich dann genauso auswirken wie das Betätigen der entsprechenden

Taste; beispielsweise bewirkt »<Befehl{Strg}f>«, also S

TRG

+F im WordPad das

Umschalten in fette Schrift.

Dabei haben alle Tasten, die nicht darstellbar sind, einen Namen, der in geschweiften Klammern angegeben werden muss. Soll eine Taste mehrmals hintereinander gedrückt werden, können Sie die Anzahl Wiederholungen direkt hinter dem Namen eintragen. Beispielsweise erzeugt {Tab 3} drei aufeinanderfolgende

Tabulatorzeichen.

In einem einzigen Befehlsfeld können Sie so viele Tasten angeben, wie Sie wollen. Eine solche Kombination kann beispielsweise so aussehen:

<BEFEHL {Alt}dd{Eingabe}>

Wenn Sie dieses Beispiel mit WordPad verwenden, wird das aktuelle Dokument gedruckt.

153

Dies sind die Namen der nicht darstellbaren Tasten:

Bereich Taste

Umschalten Umschalt

Name

{Umschalt}

Alt {Alt}

Steuerung der

Rollen Fest

Pfeil nach oben

{Rollen Fest}

{Auf}

Einfügemarke Pfeil {Ab}

Bild nach oben

Bild nach unten

{Bild Auf}

{Bild Ab}

Ende {Ende}

Rücktaste {Zurück}, {BS}, oder {Bksp}

Andere Einfügen {Einfg}

Entfernen

Escape

{Löschen}, {Entf} oder {Del}

{Escape} oder {Esc}

Eingabe {Eingabe} oder {Enter}

Druck {Druck}

Funktionstasten {F1}, {F2}, {F3}...

Druckformat

Dieses Übergabefeld kann eigentlich auch mit »<Befehl>« an das Textprogramm geschickt werden, jedoch wird es so häufig benutzt, dass wir dafür ein eigenes

Feld eingerichtet haben.

Druckformate müssen mit dem Befehl »<Absatz>« abgeschlossen werden; erst danach können Sie den Befehl für einen weiteren Absatz verwenden. (Wenn Sie den Befehl »<Druckformat>« im gleichen Absatz mehrmals verwenden, wird der

Absatz mit dem Format des letzten Befehls formatiert.)

Nach diesem Befehl müssen Sie den Namen der in Word definierten Formatvorlage eingeben. Bis zum nächsten Befehl <Druckformat> erfolgt die Ausgabe in diesem Absatzformat.

<Druckformat Standard> ... <Absatz>

....

154

<Druckformat Überschrift1> ... <Absatz>

Bedingung

Sie arbeiten mit diesen logischen Verknüpfungen, um Ausgaben nur dann vorzunehmen, wenn eine bestimmte Bedingung erfüllt ist.

Wenn – Dann – Sonst

Damit können Sie zum Beispiel eine länderabhängige Formatierung festlegen oder den Inhalt eines Ersatzfelds drucken, wenn das gewöhnlich verwendete Feld leer ist.

<Wenn> <Firma> <Ist Nicht Leer>

<Dann><Firma>

<Sonst><Vorname> <Name>

<Ende Wenn>

Mit der Wenn-Bedingung können Sie den Inhalt eines Feldes mit unterschiedlichen Vergleichs-Operatoren mit dem Inhalt eines anderen Feldes oder einem festen Text vergleichen und abhängig vom Ergebnis für die aktuelle Adresse Formate für den »Dann«- und den »Sonst«-Zweig angeben.

Die Syntax für die Wenn-Bedingung sieht so aus:

<Wenn> Bedingung

<Dann> Dann-Zweig

[<Sonst> Sonst-Zweig]

<Ende Wenn>

Hinter »<Wenn>« wird eine Bedingung formuliert. Ist diese Bedingung wahr, wird alles nach dem Befehl »<Dann>« gedruckt, ist sie falsch, wird alles nach

»<Sonst>« gedruckt.

• Der Dann-Zweig muss eingetragen werden. Er erfolgt unmittelbar auf die

»<Wenn>«-Bedingung; diese wird also mit »<Dann>« abgeschlossen.

• Der Dann-Zweig wird mit »<Sonst>«, also mit dem Beginn des Sonst-Zweigs abgeschlossen.

• Der Sonst-Zweig kann, muss aber nicht eingetragen werden. Wenn er fehlt, wird der Dann-Zweig mit »<Ende Wenn>« abgeschlossen.

• Der Sonst-Zweig wird immer mit »<Ende Wenn>« abgeschlossen.

• Die Formate in den Dann- und Sonst-Zweigen sind genau die gleichen wie in allen Formatfeldern.

• Die Wenn-Bedingungen können beliebig tief verschachtelt werden, das heißt,

Sie können im Dann- und/oder im Sonst-Zweig weitere Wenn-Bedingungen festlegen.

155

Bedingungen

Adress PLUS stellt Ihnen folgende Bedingungen zur Verfügung:

• GLEICH

• UNGLEICH

• verschiedene Größer- und Kleiner-Vergleiche

• IST LEER

• IST NICHT LEER

Damit können Sie zum Beispiel folgende Bedingung formulieren:

<Wenn> <Firma> <IST LEER> <Dann> <Anrede> <Sonst> <Firma>

In diesem Beispiel wird der Firmenname und bei dessen Fehlen die Anrede ausgegeben. Diese Bedingung wird beispielsweise oft in der obersten Etikettenzeile verwendet.

Alle Vergleiche außer <IST LEER> und <IST NICHT LEER> vergleichen das ausgewählte Adressfeld mit einem anderen Feld oder mit einem festen Text. Wenn

Sie mit einem anderen Adressfeld vergleichen wollen, dann wählen Sie dieses aus dem Kombinationsfeld »Vergleichen mit« aus. Wenn Sie mit einem festen Text vergleichen wollen, dann geben Sie diesen Text einfach in »Vergleichen mit« ein.

Der Vergleich berücksichtigt keine Groß-/Kleinschreibung.

156

Bedingungen einfügen oder bearbeiten

• Doppelklicken Sie in der Feldliste »Wenn«.

• Oder klicken Sei das »Wenn« auf der Arbeitsfläche doppelt an, wenn Sie es bearbeiten wollen.

Der Dialog »Wenn-Feld einfügen/bearbeiten« wird angezeigt:

• Legen Sie in den Feldern »Feld«, »Vergleich« und »Vergleich mit« die Bedingung fest, die geprüft werden soll.

• Tragen Sie ins Formatfeld »Dann soll ausgegeben werden« alle Felder, Befehle und Texte ein, die gedruckt werden sollen, wenn die Bedingung erfüllt – also wahr – ist.

• Auf Wunsch tragen Sie ins Formatfeld »Sonst soll ausgegeben werden« alle

Felder, Befehle und Texte ein, die gedruckt werden sollen, wenn die Bedingung oben nicht erfüllt – also falsch – ist.

• Schließen Sie den Dialog mit »OK«. Die Bedingung wird ins Formatfeld eingetragen.

157

Benutzerattribute

Aus der Systemverwaltung und der Benutzerverwaltung evtl. mit Active Directory werden die Attribute des angemeldeten Benutzers an Word übergeben.

158

Bereiche

Bereiche werden verwendet, um die Teile des Formats zusammenzufassen, die mehrfach durchlaufen werden. Dies ist notwendig, um mehrere Kontakte, Dokumente, Zusatzdatensätze oder Stichwörter zu einer Adresse zu drucken.

Um zum Beispiel auf einer Karteikarte neben der Adresse auch die Kontakte zu drucken, kann ein Format zum Beispiel so aussehen:

<Firma1>; <Anrede> <Vorname> <Name> <Zeile>

<Bereich Anfang>

<Kontakte.DatumErfasst> - Wer: <Kontakte.PersonErfasst> - Wie:

<Kontakte.Art> <Zeile>

<Umbruch ein> <Kontakte.Bemerkung 1,> <Umbruch aus>

<Bereich Ende>

Dieses Beispiel druckt zuerst Firmenname und Ansprechpartner und anschließend in einer sich wiederholenden Schleife alle Kontakte, wobei zuerst angegeben wird, wann, von wem und wie der Kontakte erfasst wurde, und dann die ganze Bemerkung gedruckt wird.

»<Umbruch ein>« und »<Umbruch aus>« werden für »Bemerkung« und »Kontakte.Bemerkung« für den Zeilenumbruch benötigt.

Kommentare

Wenn Sie in Ihren Formaten Kommentare einfügen wollen, verwenden Sie dazu den Befehl »<Bem>«. Diese Kommentare dienen nur Ihnen zur Erinnerung und werden nicht gedruckt.

Adress PLUS-Felder drucken

Wenn Sie den Inhalt eines Adress PLUS-Feldes ausdrucken wollen, müssen Sie den entsprechenden Feldnamen aus der Liste »Felder« ins Format übernehmen.

Das tun Sie, indem Sie entweder den Feldnamen doppelklicken oder ihn direkt

über die Tastatur eingeben, zum Beispiel »<Firma2>«

Bemerkungen drucken

• Doppelklicken Sie nun in der Feldliste »Bemerkung«.

Der Dialog »Memofeld einfügen« wird angezeigt.

159

• Legen Sie den Umfang der Bemerkungszeilen fest, die gedruckt werden sollen.

• Schließen Sie den Dialog mit »OK«. Die gewählten Bemerkungszeilen werden ins Formatfeld übertragen.

Zum Beispiel: <Bemerkung 1,>

Damit wird nur eine Zeile gedruckt. Wollen Sie alle Zeilen drucken, lautet die Syntax folgendermaßen:

<Umbruch ein> <Bemerkung 1,> <Zeile> <Umbruch aus>

Stichwörter drucken

• Öffnen Sie mit »Format: Einzelbrief« oder »Format: Mehrfachbrief« das Format, in dem Sie Stichwörter drucken wollen.

• Setzen Sie den Cursor im Formatfeld an die Stelle, an der die Stichwörter eingefügt werden sollen.

• Doppelklicken Sie zuerst in der »Befehlsliste« den Befehl »<Bereich Anfang>«.

• Doppelklicken Sie nun in der Feldliste »Stichwörter: Stichwort«.

• Fügen Sie den befehl <Zeile> ein, wenn jede Stichwort in eine eigene Zeile ausgegeben werden soll.

• Doppelklicken Sie zum Schluss in der »Feldliste« den Befehl »<Bereich Ende>«.

Kontakte drucken

• Doppelklicken Sie in der »Befehlsliste« den Befehl »<Bereich Anfang>«.

• Doppelklicken Sie nun in der Feldliste »Kontakte« alle Felder, die Sie drucken wollen. schließen Sie mit <Zeile> ab.

• Doppelklicken Sie zum Schluss in der »Befehlsliste« den Befehl »<Bereich Ende>«.

Um zusätzlich den Umfang der Kontakte festzulegen, die gedruckt werden sollen, gehen Sie so vor:

• Klicken Sie die Schaltfläche »Kontakte« unten rechts an.

160

Der Dialog »Kontakt-Datensätze auswählen« wird angezeigt:

Wollen Sie einen bestimmten Kontakt aus der

Kontakthistorie drucken, geben Sie als Anzahl 1 an. Danach klicken Sie auf den zu druckenden

Kontakt und dann auf »Einzelbrief«.

Damit kann beispielsweise eine Gesprächsnotiz ausgegeben werden.

• Bestimmen Sie hier entweder den Zeitraum oder die Anzahl der Kontakte, die gedruckt werden sollen und übernehmen Sie alle Kontakte oder nur Ihre eigenen.

Dokumente drucken

• Doppelklicken Sie in der »Befehlsliste« den Befehl »<Bereich Anfang>«.

• Doppelklicken Sie nun in der »Feldliste Dokumente« alle Felder, die Sie drucken wollen. Schließen Sie mit <Zeile> ab.

• Doppelklicken Sie zum Schluss in der »Befehlsliste« den Befehl »<Bereich Ende>«.

Zusatzdaten drucken

• Doppelklicken Sie in der »Befehlsliste« den Befehl »<Bereich Anfang>«.

• Doppelklicken Sie nun in der Feldliste »Zusatzdaten« alle Felder, die Sie drucken wollen. Schließen Sie mit <Zeile> ab.

• Doppelklicken Sie zum Schluss in der »Befehlsliste« den Befehl »<Bereich Ende>«.

Um zusätzlich den Umfang der Zusatzdaten festzulegen, die gedruckt werden sollen, gehen Sie so vor:

• Klicken Sie die Schaltfläche »Zusatzdaten« unten rechts an.

161

Der Dialog »Zusatzdaten auswählen« wird angezeigt:

Wenn Sie einen bestimmten Zusatzdatensatz an

Word übergeben möchten, geben Sie hier bei Anzahl 1 an. Danach klicken Sie den zu druckenden

Datensatz in der Tabelle der Zusatzdaten an und wählen »Einzelbrief«.

Spezielle Felder

In den Übergabeformaten stehen Ihnen spezielle Felder zur Verfügung, die Sie in der Eingabemaske nicht ausfüllen können, sondern die Adress PLUS selbständig verwaltet:

»Id«

»Erfasst«

Dieses Feld enthält die Adress PLUS-interne Datensatznummer. Sie ist für jede Adresse eindeutig.

In diesem Feld steht das Datum, an dem die Adresse erfasst wurde, Name: DatumErfasst.

»PersonErf«

»Geändert«

Dieses Feld enthält das Kurzzeichen des Benutzers, der die Adresse erfasst hat. PersonErfasst.

In diesem Feld steht das Datum, an dem die letzte Änderung an der Adresse vorgenommen wurde. DatumGeändert.

»PersonGeändert« Dieses Feld enthält das Kurzzeichen des Benutzers, der die letzte Änderung vorgenommen hat.

»ZustellStrasse«

»ZustellPlz«

»ZustellOrt«

Dieses Feld enthält die Zustellstraße.

Dieses Feld enthält die Zustellpostleitzahl.

Dieses Feld enthält den Zustellort.

Die Zustellfelder werden von Adress PLUS gemäß der Postnorm gefüllt:

• Sind die Felder »GEPlz« und »GEOrt« ausgefüllt, werden sie übernommen.

• Sind »GEPlz« und »GEOrt« leer, wird die Postfachadresse verwendet.

• Fehlen auch die Postfachangaben, wird die Hausadresse in die Zustellfelder

übernommen.

Indem Sie diese Felder anstelle der 'gewöhnlichen' Felder verwenden, können Sie sich viele Wenn-Dann-Bedingungen in den Formaten sparen.

162

Freie Texte

Freie Texte, wie „Mit freundlichen Grüßen“ können an beliebiger Stelle im Format erscheinen und werden ohne Änderung in den Brief übernommen.

Überschüssige Leerzeilen und Leerzeichen

Die Option »Leerzeilen bei der Ausgabe entfernen« bewirkt folgendes:

• Leerzeilen, die unbeabsichtigt in der Adresse entstehen, werden von Adress

PLUS automatisch erkannt und entfernt: Sind alle Felder in einer Zeile leer und außer Leerzeichen keine freien Texte enthalten, wird die Zeilenschaltung unterdrückt und statt dessen die ganze Adresse um eine Zeile nach oben (!) gerückt.

Unerwünschte Leerzeilen werden auf diese Art vermieden. Geben Sie dagegen absichtlich eine Leerzeile mit »<Zeile>« ein, zum Beispiel zwischen »Strasse« und »Ort«, bleibt diese auf jeden Fall stehen: Befindet sich in einer Zeile des

Übergabeformats einzig eine »<Zeile>«, so wird sie nicht unterdrückt.

• Ähnlich werden überflüssige Leerzeichen behandelt. Ist ein Feld leer, werden auch alle nachfolgenden Leerzeichen bis zum nächsten Feld oder freien Text weggelassen.

Automation-Befehle für MS Word und MS Excel

Hier eine Übersicht über Automation-Befehle für MS Word und MS Excel.

MS Word

Dateibefehle

Befehl

<Befehl Documents.add "Normal.dot">

<Befehl Documents.add "Fax.dot">

Anmerkungen

Neues Dokument anlegen, das auf der Dokumentvorlage

NORMAL.DOT bzw. FAX.DOT basiert. Die gewünschte

Dokumentvorlage muss sich im Vorlagenverzeichnis von

MS Word befinden.

Sie legen das Vorlagenverzeichnis in MS Word mit dem

Befehl »Extras: Optionen: Speicherort für Dateien: Benutzervorlagen bzw. Arbeitsgruppenvorlagen« fest.

<Befehl Documents.add "N:\Team\Brief.dot"> Neues Dokument, das auf der Dokumentvorlage

BRIEF.DOT basiert, anlegen. Diese Dokumentvorlage kann in einem beliebigen Verzeichnis (hier N:\TEAM\) gespeichert werden. Geben Sie den exakten Pfad der

Dokumentvorlage ein.

163

Befehl

<Befehl Documents.close nosave>

<Befehl Documents.close nosave>

<Befehl Documents.add "Brief.dot">

Anmerkungen

Leeres, beim Start von MS Word automatisch angelegtes

Dokument wieder schließen.

Dieser Befehl sollte gleich am Beginn des Formates aufgerufen werden.

Anschließend kann der Befehl zum Neuanlegen einer

Datei mit der gewünschten Dokumentvorlage (etwa

BRIEF.DOT) erteilt werden.

Positionierungen

Befehl

<Befehl Selection.GoTo -1,,, "Textmarke">

<Befehl Selection.GoTo -1,,, "Empfänger">

<Befehl Selection.GoTo -1,,, "Datum">

<Befehl Selection.HomeKey 6>

<Befehl Selection.EndKey 6>

<Befehl Selection.HomeKey 5>

<Befehl Selection.EndKey 5>

<Befehl Selection.MoveDown 5,1>

<Befehl Selection.MoveDown 5,12>

<Befehl Selection.MoveUp 5,1>

<Befehl Selection.MoveLeft 1,1>

<Befehl Selection.MoveLeft 1,13>

<Befehl Selection.MoveRight 1,1>

<Befehl Selection.MoveRight 12,1>

<Befehl Selection.MoveLeft 12,1>

<Befehl Selection.Find.Execute "Name">

Anmerkungen

Textmarke anspringen. Der erste Parameter ist –1 (minus eins), dann folgen 3 Kommata, ein Leerzeichen und die

Textmarke in Anführungszeichen.

Dokument-Anfang anspringen.

Die Zahl 6 ist fix und steht für das Dokument.

Dokument-Ende anspringen.

Zeilenanfang anspringen.

Die Zahl 5 ist fix und steht für die aktuelle Zeile.

Zeilenende anspringen.

Cursor um 1 Zeile bzw. 12 Zeilen nach unten bewegen.

Die erste Zahl 5 ist fix, die zweite Zahl gibt die Anzahl der

Zeilen an.

Cursor um 1 Zeile nach oben bewegen.

Die erste Zahl 5 ist fix, die zweite Zahl gibt die Anzahl der

Zeilen an.

Cursor um 1 Zeichen bzw. 13 Zeichen nach links bewegen.

Die erste Zahl 1 ist fix, die zweite Zahl gibt die Anzahl der

Zeichen an.

Cursor um 1 Zeichen nach rechts bewegen.

Die erste Zahl 1 ist fix, die zweite Zahl gibt die Anzahl der

Zeichen an.

Den Cursor z.B. in einer Tabelle zur nächsten Zelle nach rechts bzw. links bewegen.

Die erste Zahl 12 ist fix, die zweite Zahl gibt die Anzahl der

Zellen an.

Zeichenfolge "Name" bzw. "cobra" im aktuellen Dokument

164

Befehl

<Befehl Selection.Find.Execute "cobra">

Anmerkungen

suchen.

Formatierungen

Befehl

<Befehl ActiveWindow.View.Type = 3>

1 = Normal

2 = Gliederungsmodus

3 = Layout

4 = Seitenansicht

<Befehl Selection.ParagraphFormat.TabStops.Add 450,2>

<Befehl Selection.ParagraphFormat.SpaceBefore = 73.7>

<Befehl Selection.ParagraphFormat.LeftIndent=255>

Anmerkungen

Bildschirmdarstellung einrichten.

Tabulator z.B. für das Datum, in diesem Beispiel 450 Punkte rechtsbündig.

Abstand vor der Adresse (in Punkt), falls er nicht in der Dokumentvorlage mit dem Befehl »Datei: Seite einrichten« festgelegt wurde.

Linker Einzug bei 255 Punkten. Damit wird die Adresse rechts auf der Seite platziert (wie etwa in der Schweiz üblich).

Absatzausrichtung bestimmen. <Befehl Selection.ParagraphFormat.Alignment = 0>

0 = Linksbündig

1 = Zentriert

2 = Rechtsbündig

3 = Blocksatz

<Befehl Selection.Font.Bold =1>

<Befehl Selection.Font.Bold =0>

<Befehl Selection.Font.Italic =1>

<Befehl Selection.Font.Italic =0>

<Befehl Selection.Font.Underline=1>

<Befehl Selection.Font.Underline=0>

<Befehl Selection.Font.AllCaps=1>

<Befehl Selection.Font.AllCaps=0>

<Befehl Selection.Font.Size=10>

<Befehl Selection.Font.Spacing=2>

Fettschrift ein- (1) oder ausschalten (0).

Kursivdruck ein- (1) oder ausschalten (0).

Unterstreichung ein- (1) oder ausschalten (0).

Großschreibung ein- (1) oder ausschalten (0).

Schriftgröße festlegen, hier 10 Punkte.

Gesperrter Druck, hier 2 Punkte.

165

Einfügungen bzw. Löschungen

Befehl

<DatumZeit %d. %B %Y>

<Befehl Selection.Delete>

<Befehl Selection.InsertBreak 7>

<Befehl Selection.TypeText "Hier ist der Text">

Anmerkungen

Aktuelles Datum einfügen.

Das Datumsformat bestimmen Sie in Adress PLUS, hier 10. Oktober 2003.

Zeichen rechts vom Cursor oder den markierten

Text löschen.

Seitenwechsel einfügen, die Zahl 7 ist fix.

Den in Anführungszeichen geschriebenen Text einfügen.

<Befehl Selection.InlineShapes.AddPicture

"LW:\Pfad\name.bmp" ,0,-1>

<Befehl Selection.InlineShapes.AddPicture

"N:\Grafiken\Unterschrift.bmp" ,0,-1>

Graphik im Format Bitmap *.bmp einfügen. Andere Grafikformate sind zulässig.

Eine Unterschriften-Graphik (von N:\GRAFIKEN) in ein Dokument (etwa ein Fax) einfügen.

<Befehl Selection.Range.InsertAutoText> In MS Word lassen sich AutoText-Felder definieren – ähnlich den Textbausteinen in Adress PLUS. Ist in Adress PLUS ein Feldinhalt als

Abkürzung eingetragen (etwa „Abt“ für „Abteilung“), und ist diese Abkürzung in MS Word als

AutoText definiert, dann wird die Abkürzung bei der Übergabe in MS Word ausgeschrieben.

<Geschenk><Befehl Selection.Range.InsertAutoText> Inhalt des Feldes <Geschenk> (oder eines anderen Feldes) an MS Word übergeben und durch die AutoText-Funktion automatisch ausschreiben.

Z.B. „Kal“ wird automatisch zu „Kalender“.

166

Befehl Anmerkungen

<Befehl ActiveDocument.BuiltInDocumentProperties("Title") = "Titel des Dokuments">

<Befehl ActiveDocument.BuiltInDocumentProperties("Author") = "Mein Name">

mögliche Felder:

-

-

-

- Company

-

Subject

- Title

Titel des Dokuments in die Eigenschaften schreiben – siehe »Datei: Eigenschaften« in MS Word.

<Befehl ActiveDocument.BuiltInDocumentProperties("Title") = "@<Firma>">

Feldinhalt von <Firma> in den Titel der Eigenschaften schreiben.

<Befehl Selection.Fields.Add Server.Selection.Range, -

1, "Author">

mögliche Felder:

-

-

-

CreateDate

-

<Befehl Selection.Fields.Add Server.Selection.Range, -

1, "CreateDate \@ ""d. MMMM yyyy""">

Befehl »Einfügen: Feld: Dokumentinformationen:

Author« ausführen.

<Befehl Selection.Fields.Add Server.Selection.Range, -

1, "CreateDate \@ dd-MM-yyyy">

Erstellungsdatum des Dokuments im angegebenen Format, hier etwa 9. Oktober 2003, einfügen.

Das Format muss in doppelte Anführungszeichen gesetzt werden, da es Leerzeichen enthält!

Bei diesem Format 20-10-2003 müssen keine Anführungszeichen gesetzt werden.

167

Makros in MS Word

Befehl Anmerkungen

<Befehl Application.Run "Makroname">

Das Makro könnte so aussehen:

Makro mit dem Namen "Makroname“ starten.

Um ein Makro aufrufen zu können, müssen Sie es zuerst in

MS Word erzeugen. Diesen Makroschritt können Sie unter

MS Word auch aufzeichnen lassen.

Sub Makro1

Makro1 Makro

Documents.Add Template:= “C:\cobra.dot“,

NewTemplate ActiveDocument.Unprotect

End Sub

Andere Variante:

sub makro

Active.Document.Protect Password:=””,

NoReset:=False, Type:=_wsAllowOnlyFormFields

End Sub

Dieses Makro hebt den Schreibschutz des Dokuments auf.

Fragen Sie beim Überprüfen der Makros die

Parameter ab. Manchmal werden keine Werte, sondern True = Wahr und False = Falsch ausgegeben:

True = -1

False = 0

Siehe auch: Graphik einfügen

168

MS Excel

Für MS Excel wählen Sie als Textprogramm Microsoft Excel (Automation) bzw.

Microsoft Excel (Automation II).

Befehl

<Befehl Workbooks.add

"C:\Vorlagen\Muster.xlt">

<Befehl Workbooks.open

"C:\Unterverzeichnis\Datei.xls">

<Befehl Worksheets

("Arbeitsblattname").Select>

<Befehl Range ("C10").Select>

<Befehl Range ("B3").Select>

<Befehl Selection.Font.Bold=True>

<Befehl Selection.Font.Bold=False>

<Befehl Selection.Font.Italic=True>

<Befehl Selection.Font.Italic=False>

<Befehl Selection.Font.Underline=True>

<Befehl Selection.Font.Underline=False>

<Befehl Selection.Font.Name="Arial">

<Befehl Selection.Font.Size=12>

<Befehl Application.Run "Makroname">

Anmerkungen

Neue Datei mit einer Vorlage öffnen. Der Pfad muss angegeben werden.

Eine bestimmte Datei öffnen. Der Pfad muss angegeben werden.

Zu einem bestimmten Arbeitsblatt in der Datei.xls wechseln.

Zelle C10 anwählen.

Zeile B3 ansteuern und die Feldinhalte liefern.

Fettdruck ein- (True) oder ausschalten (False).

Kursivdruck ein- (True) oder ausschalten (False).

Unterstreichung ein- (True) oder ausschalten (False).

Schriftart wählen.

Schriftgröße wählen.

Ein Makro starten.

Zwischenablage

Bisher nicht erwähnte Windows-Programme, die mit Texten umgehen können, können Adressen übernehmen, und zwar über die Windows-Zwischenablage. Dazu stellen Sie im Einzelbriefformat als Textprogramm »Zwischenablage« ein. Mit

»Ausgabe: Einzelbrief« schicken Sie dann die aktuelle Adresse an die Zwischenablage.

Mit »Einfügen« übernehmen Sie die Adresse anschließend in nahezu jedes Windows-Programm. Die Übergabefelder haben für die Zwischenablage folgende Bedeutungen:

169

Befehl

<Zeile>

<Absatz>

<Befehl>

<Druckformat>

Anmerkungen

Erzeugt einen Zeilenvorschub (wie E

INGABETASTE

).

Erzeugt einen Zeilenvorschub (wie <Zeile>). keine Funktion. keine Funktion.

Da die beiden Übergabeformate »<Befehl>« und »<Druckformat>« nicht zur Verfügung stehen, können nur wenige Formatierungen wie beispielsweise Tabulatoren benützt werden; ein Umstellen der Schriftart oder des Zeilenabstands ist nicht möglich.

Formate verwalten

Formate kopieren

»Format: Verwaltung«

Quellbereich und -format auswählen

Zielbereich auswählen

Jeder Benutzer kann System- oder Gruppenformate, die er im entsprechenden

Bereich zwar bearbeiten, nicht aber speichern darf, in seinen eigenen Benutzerbereich kopieren. System- und Gruppenverwalter sind auch berechtigt, Formate aus verschiedenen Benutzerbereichen in den Systembereich oder die Gruppenbereiche zu kopieren.

170

Formate anderen Benutzern zur Verfügung stellen

• Wählen Sie »Format: Verwaltung«.

Der Dialog »Format-Verwaltung« wird angezeigt:

• Wählen Sie den »Formattyp« des Formats, das Sie kopieren wollen.

• Wählen Sie in der Liste »Quellbereich« den Bereich, in dem sich das Format befindet, das Sie kopieren wollen.

• Markieren Sie mit Strg und Klick in der Liste »Quellformate« alle Formate, die

Sie kopieren wollen.

• Wählen Sie in der Liste »Zielbereich« den Bereich, in den Sie die Formate kopieren wollen. Sie sehen nur Bereiche, in denen Sie Schreibrecht besitzen.

Als Benutzer können Sie nur in Ihren eigenen »Benutzerbereich« kopieren.

Als Gruppenverwalter können Sie in die Bereiche aller Gruppen kopieren, für die

Sie als Verwalter berechtigt sind. Als Systemverwalter können Sie in alle vorhandenen Bereiche kopieren.

• Die Formate werden kopiert. Für jedes Format, das im Zielbereich bereits besteht, wird der Dialog »Format kopieren« angezeigt:

• Entscheiden Sie, ob das kopierte Format im Zielbereich unter einem neuen

Namen gespeichert oder das bestehende Format überschrieben werden soll.

• Schließen Sie den Dialog mit »Beenden«.

171

Inhalte zwischen verschiedenen Formaten austauschen

Formate werden unter einem Namen gespeichert. Es kommt aber oft vor, dass Sie etwas aus einem Einfachbrief- in ein Mehrfachbriefformat oder aus einem Etikett in einen Brief übernehmen wollen.

In diesem Fall kopieren Sie den zu übernehmenden Text aus dem einen Format ins andere.

• Wechseln Sie ins Quellformat.

• Markieren Sie dort, was Sie übernehmen wollen.

• Betätigen Sie Strg+C, um zu kopieren.

• Wechseln Sie ins Zielformat.

• Setzen Sie den Cursor an jene Stelle, an welcher der Befehlstext eingefügt werden soll.

• Betätigen Sie Strg+V, wird der Inhalt der Zwischenablage ins Format übernommen.

• Eine andere Möglichkeit hat der Systemverwalter. Er kann Makros definieren und speichern, die als eine Art Textbaustein für Formate dienen. Als Beispiel liefern wir das Makro »AnAdresse« mit.

Formate löschen

• Wählen Sie Formattyp und Quellbereich aus.

• Markieren Sie das überflüssige Format.

• Klicken Sie die Schaltfläche »Löschen« an.

172

Drucken

Mit Adress PLUS können Sie Ihre Adressdaten in verschiedenen Formen ausdrucken:

• als Adressetiketten

• als Karteikarten

• als Adresslisten

Sie drucken mit den beschriebenen Formaten.

Adress PLUS benutzt die Windows-Druckerverwaltung.

173

Drucken

Drucken

»Ausgabe:...«

Format auswählen

Druckeinstellungen überprüfen

Etiketten, Karteikarten und Adresslisten drucken

Erteilen Sie den Befehl »Ausgabe: Etikett / Karteikarten / Adresslisten«, und wählen Sie aus dem Untermenü die entsprechende Option.

Da die Einstellmöglichkeiten für den Druck dieser drei Dokumentarten praktisch identisch sind, mag der Etikettendruck als Beispiel dienen. Der Druck von Karteikarten und Adresslisten funktioniert analog.

Drucker .................... Wollen Sie einen anderen Drucker als den oben angezeigten

Standarddrucker verwenden, klicken Sie die Schaltfläche

»Eigenschaften« an.

Bereich / Name ........ Sie sehen das zuletzt verwendete Druckformat. Wählen Sie bei Bedarf ein anderes Format.

174

Bearbeiten................ Über diese Schaltfläche gelangen Sie in die Dialogbox

»Format Etiketten«, in der Sie das Äußere der Etiketten ändern können.

Parameter ................ Dies sind Platzhalter, die im Format hinterlegt sind. Sie können an dieser Stelle etwas eingeben. Klicken Sie dazu in das

Feld »Text«. Ist ein solcher Parameter rot hinterlegt, ist er eingabepflichtig.

Druckbereich............ Geben Sie hier an, welche Adressen überhaupt ausgedruckt werden sollen. Für »Alle« und »Alle recherchierten« können

Sie den Ausdruck auf eine bestimmte Anzahl an Seiten oder

Adressen beschränken. Beim Probedruck wird 1 Seite Adressen ab der gerade aktiven Adresse so auf den Bildschirm oder Drucker ausgegeben, wie sie später im Druck aussehen wird. Ist gerade die letzte Adresse aktiv, wird natürlich nur sie für den Probedruck verwendet und nur ein einzelnes Etikett ausgegeben.

Kopien...................... Geben Sie an, wie viele Exemplare Sie ausgeben wollen.

Zu Beginn ... freilassen:

Haben Sie auf dem ersten Etikettenbogen bereits Etiketten verbraucht, tragen Sie hier ein, wie viele Etiketten fehlen.

Das Programm bedruckt dann automatisch nur die anderen

Etiketten.

Seitenansicht ........... Über diese Schaltfläche öffnen Sie eine Vorschau.

Filter ......................... (nur für Karteikarten und Adresslisten)

Sie können die Kontakthistorie des jeweiligen Adresse mit ausgeben. Sie spezifizieren dann näher, welche Kontakte bzw. Zusatzdaten Sie auswählen wollen:

175

Als Filter geben Sie einen der Filter an, die Sie von Der Kontakthistorie her kennen.

Mit »OK« kehren Sie in den Druckdialog zurück.

Bestätigen Sie im Druckdialog den Druck mit »OK«, hält eine Fortschrittsanzeige

Sie auf dem Laufenden.

Briefe drucken

Briefe werden nicht direkt aus Adress PLUS gedruckt, sondern an ein Textprogramm übergeben und dann aus diesem gedruckt. Beschrieben wird dieses Verfahren auf den nächsten Seiten.

Schließen Sie alle anderen eventuell in Ihrem Textprogramm geöffneten Dokumente, bevor Sie einen Brief erstellen!

Einzelbriefe

Einzelbrief

Adresse auswählen

»Ausgabe: Einzelbrief (aktuelles Format) oder (Auswahl)«

Brief schreiben

Eine der häufigsten Tätigkeiten im Büroalltag ist das Erstellen von Briefen, die nur für einen einzigen Empfänger geschrieben werden. Sie wählen am Bildschirm aus einer Tabelle die gewünschte Adresse aus, und ein Mausklick genügt, um diese

Adresse nach Ihren Wünschen formatiert und mit Datum, Betreff und Grußformel versehen in das (Text)-Programm Ihrer Wahl zu übergeben.

Adress PLUS kann eine einzelne Adresse direkt an eine Textverarbeitung übergeben, so dass dort sofort ein Brief geschrieben werden kann. Es kann die Textverarbeitung dabei fernsteuern: die Adresse ist bereits formatiert, der Briefkopf ist fertig gestaltet.

Adress PLUS unterstützt eine ganze Liste von Programmen. Alle nicht unterstützten Programme können wie erwähnt auch über die Zwischenablage mit Adressen versorgt werden.

Für die Übergabe von Adressen an Textprogramme werden mit dem Befehl »Format: Einzelbrief« so genannte „Übergabeformate“ eingerichtet. Siehe Kapitel

„Formate“.

176

Einzelbrief verfassen

Wählen Sie die Empfängeradresse aus. Erteilen Sie dann einen der folgenden Befehle:

»Ausgabe: Einzelbrief (aktuelles Format)«

Strg+U

Klicken Sie eines dieser Symbole in der Symbolleiste »Briefe 2« an, wenn Sie diesen bereits

Formate zugewiesen haben.

»Ausgabe: Einzelbrief (Auswahl)«.

Oder wählen Sie das gewünschte Format in der

Symbolleiste »Briefe 'schnell'« aus der Liste aus.

Die Adresse wird im entsprechenden Format an das eingestellte Textprogramm

übergeben.

Einzelbriefsymbole belegen

Sie können bis zu fünf Formate je einem Symbol der Symbolleiste »Briefe 2« zuweisen, um schneller darauf zuzugreifen.

• Betätigen Sie die Tasten Strg+T.

Der Dialog »Einzelbrief ‚schnell’« wird angezeigt.

• Wählen Sie links einen Bereich.

• Sie sehen alle in diesem Bereich verfügbaren Formate.

177

• Klicken Sie rechts eine nicht belegte Position an.

• Durch Klick auf die Schaltfläche

übernehmen Sie das links ausgewählte

Format in die Auswahl rechts. Mit der Schaltfläche entfernen Sie Formate wieder aus der Belegung. Die Reihenfolge der Formate können Sie mit den

Pfeilen und ändern.

• Die ersten fünf Formate belegen die ersten fünf Symbole der Symbolleiste Briefe 2.

Klicken Sie ein Symbol an, dem Sie ein Format zugewiesen haben, wird die aktuelle Adresse ans eingestellte Textprogramm übergeben.

Einzelbrief verfassen und dabei das Format auswählen

Wählen Sie »Ausgabe: Einzelbrief (Auswahl)«.

Der Dialog »Einzelbrief -> Textprogramm« wird angezeigt:

• Wählen Sie zuerst den »Bereich« und dann das gewünschte »Format«.

• Schließen Sie den Dialog mit »OK«.

Die Adresse wird ans Textprogramm übergeben.

Bei eingeschalteter Dokumentenverwaltung werden Sie gebeten, den Betreff des

Schreibens in die Kontakthistorie aufzunehmen. Adress PLUS speichert Ihr Dokument automatisch. Aus dem Kontakt kann jederzeit das zugehörige Dokument wieder geöffnet werden.

Fehler bei der Adressübergabe

Erhält Adress PLUS nicht innerhalb weniger Sekunden vom Textprogramm die

Meldung, dass alle Befehle richtig ausgeführt werden konnten, erscheint eine Fehlermeldung: „Mit dem Programm kann keine Kommunikation aufgebaut werden“.

In diesem Fall gehen Sie so vor:

• Schalten Sie zum Textprogramm um. Wird auch dort eine Fehlermeldung angezeigt? – In vielen Fällen kann Ihnen diese Meldung bereits weiterhelfen.

178

• Prüfen Sie, ob im Format selbst das richtige Textprogramm in der richtigen Version eingestellt ist!

• Speichern Sie das Übergabeformat unter einem anderen Namen, damit Sie alle folgenden Tests mit einer Kopie durchführen können. Nun entfernen Sie aus diesem Format einen Befehl oder ein Feld nach dem anderen und testen das

Format jedes Mal wieder, bis Sie die Ursache gefunden haben.

Mehrfachbriefe

Neben Einzel- und Serienbrief gibt es den so genannten „Mehrfachbrief“. Er erlaubt es Ihnen, kleinere bis mittlere Mengen personalisierter Briefe zu drucken.

Kenntnisse der Serienbrieffunktion Ihres Textprogramms werden dazu nicht benötigt.

Für Mehrfachbriefe können mit dem Befehl »Format: Mehrfachbrief« so genannte

„Übergabeformate“ eingerichtet werden. Siehe Kapitel „Formate“.

Mehrfachbrief verfassen

• Verfassen Sie zuerst Ihren Mehrfachbrief im Textprogramm. Setzen Sie dabei keine Adresse ein.

• Speichern Sie diesen Mehrfachbrief.

• Wechseln Sie zu Adress PLUS.

• Fassen Sie alle Empfänger des Mehrfachbriefs in einer Recherche zusammen.

• Wählen Sie »Ausgabe: Mehrfachbrief«.

179

Ihr Textprogramm wird in den Vordergrund gestellt und der Dialog »Mehrfachbrief« angezeigt:

Die erste Adresse wird in Ihren Mehrfachbrief eingesetzt.

• Klicken Sie »Alle recherchierten Adressen« an.

• Überprüfen Sie nun das Layout mehrerer verschiedener Adressen, indem Sie mit Hilfe der Schaltflächen <<, <, > und >> weitere Adressen in den Brief einsetzen.

• Entdecken Sie Fehler, ändern oder wechseln Sie das Übergabeformat über die

Schaltfläche »Format«.

• Sobald Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, klicken Sie auf »Drucken«.

Das Programm setzt nun eine Adresse nach der anderen in den Brief ein und druckt ihn. Wurden alle Briefe gedruckt, wird der ursprüngliche Brief ohne Adresse wiederhergestellt.

Um einen einzelnen Testbrief zu drucken, können Sie im »Druckbereich« die Option »Aktuelle Adresse« wählen.

Sobald Sie den Befehl »Ausgabe: Mehrfachbrief« aufgerufen haben, sollten Sie an

Ihrem Brief im Textprogramm keine Änderungen mehr anbringen, da sich diese weder auf die folgenden Adressen auswirken noch gespeichert werden.

180

Serienbriefe

Zum Serienmail-Assistenten siehe S. 201 ff.

Per Serienbrief-Assistent

Der Serienbrief-Assistent erstellt Serienbriefe und Mails mit MS Word bzw. MS

Outlook. Er benutzt dazu Word-Dokumentvorlagen (*.DOT) ebenso wie Word-

Dokumente (*.DOC). Erstere müssen Sie mit der Serienbrieffunktion von Word erstellen. Wir liefern bereits einige Formate mit, die Sie in der Formatverwaltung finden.

Sie starten den Serienbrief-Assistenten

• mit dem Befehl »Ausgabe: Serienbrief-Assistent«

• oder durch Klick auf dieses Symbol .

Der Serienbrief-Assistent öffnet sich. Er funktioniert für Briefe wie Mails gleich.

Serienbrief-Format ... Wählen Sie den Bereich und das Format aus.

Ausgabe als ............. Entscheiden Sie sich für Brief oder Mail. Für eine Mail geben

Sie hier den Betreff ein. Sie können die Mail zuerst noch in

MS Word betrachten und ggf. bearbeiten oder sofort an Outlook ausgeben.

181

Sie wählen hier eine Word-Dokumentvorlage oder ein regelrechtes Word-

Dokument aus, welche als Serienbriefe formatiert sind.

Geben Sie an, welche Adressen die Aussendung erhalten sollen. Legen Sie bei

Bedarf zu allen Adressen einen Kontakt an.

Mit »Fertigstellen« beginnt die Ausgabe an MS Word und ggf. an MS Outlook.

Per Datenexport

Adress PLUS kann Adressen so exportieren, dass die meisten Textprogramme damit Serienbriefe drucken können. Obwohl die Exportformate für verschiedene

Textprogramme unterschiedlich sind, ist die grundsätzliche Vorgehensweise doch immer gleich.

Ein Serienbrief besteht aus zwei Zutaten:

• Datenquelle: Das ist die Adressliste, die – in diesem Fall – mit Hilfe von

Adress PLUS automatisch erzeugt wird. Sie haben vor dem Export äußerst genaue Recherchemöglichkeiten.

182

• Hauptdokument: Dieser Text – der eigentliche Brief – wird mit dem Textprogramm erstellt und beim Ausdruck der Serienbriefe mit der Datenquelle verknüpft.

Beim Seriendruck werden die beiden Dateien so kombiniert, dass ein Seriendruckdokument entsteht. Dieses wird gedruckt oder vermailt.

Wenn Sie in einem Textprogramm einen Serienbrief verfassen, müssen Sie dazu eine Datenquelle angeben, in der die Empfängeradressen stehen. Weiteres zu

Exportformaten finden Sie unter „Datenaustausch“ (ab Seite 270).

• Fassen Sie alle Empfänger des Serienbriefs in einer Recherche zusammen.

• Erteilen Sie den Befehl »Datei: Datenaustausch: Exportieren«.

• Wählen Sie das Exportformat.

Der Dialog »Export« erscheint.

Bereich / Name ....... Hier wird das zuletzt verwendete Exportformat angezeigt.

Wählen Sie bei Bedarf ein anderes Format oder bearbeiten

Sie das bestehende Format über die Schaltfläche »Format«.

Dateiname................ Das Ziel, in das die Adressen exportiert werden, ist im gewählten Exportformat gespeichert. Sie können hier mit der kleinen Schaltfläche »[...]« eine andere Datei wählen.

183

Tabellen ................... Unterstützt der Exportdateityp Tabellen, müssen Sie hier eine Tabelle auswählen oder eintragen, z. B. Excel.

Sortierung ................ Gibt an, nach welchem Feld und in welche Richtung die Adressen angeordnet werden.

Bereich..................... Aktivieren Sie das Optionsfeld »Alle recherchierten«, um nur die recherchierten Adressen zu exportieren.

• Bestätigen Sie mit »Exportieren«.

Die Adressen werden in die angegebene Datei exportiert.

• Verknüpfen Sie nun im Textprogramm Ihren Serienbrief mit dieser Exportdatei.

• Ist die Dokumentenverwaltung eingeschaltet, können Sie das Dokument auch direkt in Adress PLUS mit einem MS Word-Serienbriefdokument verknüpfen und in der Dokumentenverwaltung hinterlegen:

• Geben Sie das zu verwendende Serienbriefdokument (eine DOC- oder eine

DOT-Datei) an. Bestimmen Sie, ob und wie das Dokument in die Dokumentenverwaltung aufgenommen wird.

Statistiken

Sie können sich keine eigenen Statistiken definieren, dies übernimmt Ihr Systemverwalter für Sie.

• Erteilen Sie den Befehl »Berichte: Statistiken«.

184

Übersicht

Links wählen Sie aus, welche Statistik Sie sich anzeigen lassen wollen. Die Statistiken sind nach Kategorien geordnet.

Auf der Arbeitsfläche rechts werden Ihnen die Daten – gegebenenfalls gruppiert und sortiert – angezeigt.

Sortieren und Gruppieren

• Sie können die Reihenfolge der Spalten ändern, indem Sie den Spaltenkopf mit der linken Maustaste an eine andere Position verschieben.

• Wollen Sie die Sortierung ändern, klicken Sie in einen Spaltenkopf

. An dem kleinen Pfeil im Spaltenkopf sehen Sie, dass nach dieser Spalte sortiert wird. Außerdem gibt die Richtung, in welche der Pfeil weist, an, ob auf- oder absteigend sortiert wird.

• Um zu gruppieren, ziehen Sie wie abgebildet den Spaltenkopf nach oben in die freie Fläche. Sie können auch nach mehreren Kriterien gruppieren.

185

Rechts oben findet sich eine Werkzeugleiste mit weiteren Funktionen:

Sie frischen die Daten auf.

Sie exportieren die Belege in eine Datei. Ihnen stehen verschiedene Dateiformate zur Verfügung.

Sie machen alle Änderungen an Ihrer Ansicht – etwa Gruppierungen – rückgängig und kehren zur Standardansicht zurück.

Sie drucken die Belege in der aktuellen Sortierung und Gruppierung aus. Es erscheint eine Druckvorschau mit einigen weiteren Bearbeitungsmöglichkeiten.

Daten filtern

Sowohl Belege als auch Auswertungen können Sie auf verschiedene Weisen filtern.

He nachdem, was Ihnen Ihr Systemverwalter erlaubt, kann es sein, dass Sie sich für einen bestimmten Adressbereich entscheiden können.

• Wählen Sie aus der Liste den gewünschten Bereich aus.

Außerdem kennt jede Spalte spezielle Filter.

• Fahren Sie mit der Maus auf einen Spaltenkopf, erscheint ein kleines Filtersymbol.

186

Klicken Sie das Filtersymbol mit der linken Maustaste an. Damit öffnen Sie die Liste der für diese Spalte verfügbaren Filter.

Welche Filter Ihnen hier angeboten werden, hängt vom Inhalt der Spalte ab.

Drei Einträge enthalten alle Filterlisten:

Angepasst ................ Diese Option öffnet ein Fenster, in dem Sie sich einen eigenen Filter definieren können.

Geben Sie hier Ihre Filterkriterien an.

Leerfelder................. Sie filtern alle Datensätze heraus, die in dieser Spalte keinen

Eintrag haben.

Keine Leerfelder....... Sie filtern alle Datensätze heraus, die in dieser Spalte einen

Inhalt haben.

Weitere Optionen

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen Spaltenkopf. Es öffnet sich ein

Kontextmenü.

• Die drei obersten Optionen regeln die Sortierung in dieser

Spalte.

• »Gruppierfeld« blendet den Gruppierungsbereich über der

Tabelle ein und aus.

• Die »optimale Spaltenbreite« ändert die Darstellung dieser einen Spalte so, dass alle Inhalte in der Spalte komplett sichtbar werden.

• »Filter entfernen« löscht alle eventuell vorhandenen Filter für diese Spalte.

187

• »Filter bearbeiten« öffnet ein Fenster zur Definition eigener Filterkriterien.

Klicken Sie in den roten Eintrag, öffnet sich die Liste aller logischen Verknüpfungen. Außerdem können Sie hier weitere Bedingungen anlegen und den

Filter auch wieder löschen.

Ein Klick auf das +-Symbol legt eine weitere Bedingung für den Filter an.

Ein Klick auf das x-Symbol entfernt eine einzelne Bedingung wieder aus dem

Filter.

Ein Klick auf den blauen Eintrag öffnet eine Liste aller verfügbaren Bedingungen.

Ein Klick auf den grünen Eintrag öffnet die Liste aller Vergleichsoptionen.

Ein Klick auf den grauen Eintrag ermöglicht Ihnen die Eingabe eines Wertes, sei es nun ein Datum, ein Text oder ein Zahlenwert.

• Die Option »Optimale Breite (alle Spalten)« legt die Spaltenbreite sämtlicher

Tabellenspalten so fest, dass der Inhalt möglichst gut lesbar wird.

Statistik ausgeben

Sie drucken die Belege in der aktuellen Sortierung und Gruppierung aus. Es erscheint eine Druckvorschau mit einigen weiteren Bearbeitungsmöglichkeiten.

In der Druckvorschau sehen Sie das Dokument, wie es später ausgedruckt wird.

Sie steuern die Vorschau über die Symbolleiste am oberen Fensterrand.

Druckeinstellungen

Direktdruck

Vorschau verschieben

Lupe Vergrößern

Mehrere Seiten anzeigen

Bericht vermailen

Seitenlayout

Verkleinern

Kopf- und

Fußzeilen

Zoomfaktor einstellen

Vor- und zurückblättern

Bericht exportieren

Vorschau schließen

Einige dieser Funktionen im Überblick:

• In den Druckeinstellungen finden Sie den Dialog für die Auswahl und Einrichtung des Druckers.

188

• Per »Direktdruck« drucken Sie sofort aus der Vorschau mit dem Standarddrucker.

• Das »Seitenlayout« bestimmt über Papierformat und Seitenränder.

• Im rechten Teil versenden und exportieren Sie die Statistik.

189

E-Mail / Internet

Haben Sie mit Ihren Adressen eine E-Mail-Adresse gespeichert, kann Adress PLUS Ihr Mailprogramm direkt starten und die E-Mail-Adresse einsetzen.

Auch kann es eine Internetadresse direkt aufrufen.

Mit welchem Programm Sie arbeiten, müssen Sie über den Befehl »Extras: Benutzereinstellungen: E-Mail« in den Benutzereinstellungen hinterlegen (siehe Seite

341) – sofern der Systemverwalter nichts anderes vorgegeben hat.

Voraussetzungen

Für den erfolgreichen Einsatz der beiden Befehle »E-Mail schreiben« und »Browsen« müssen auf Ihrem Computer die entsprechenden Programme installiert und richtig konfiguriert sein. Insbesondere muss Ihr Browser selbständig eine Verbindung zum Internet herstellen können, oder Sie müssen die Verbindung zum Internet herstellen, bevor Sie den Befehl »Browsen« verwenden können. cobra kann Mail-Adressen direkt an gängige E-Mail-Clients übergeben.

190

Im Internet browsen

Internet-Feld

Der Systemverwalter kann in Ihre Ansicht Internet-Felder einbinden. Sie erkennen solche Felder an einem Symbol am rechten Feldrand.

• Klicken Sie dieses Symbol an, wird Ihr Browser geöffnet und zur entsprechenden Internet-Adresse gewechselt.

Kontextmenü

Um eine Adresse im Internet zu besuchen:

• Wechseln Sie zur Adressmaske.

• Sie können in beliebigen Feldern Internet-Adressen markieren und per rechter

Maustaste über das Kontextmenü mit dem Befehl »Browsen« zu dieser Adresse wechseln.

Eine E-Mail senden

E-Mail-Feld

Der Systemverwalter kann in Ihre Ansicht E-Mail-Felder einbinden. Sie erkennen solche Felder an einem Symbol am rechten Feldrand.

• Klicken Sie dieses Symbol an, wird das E-Mail-Programm geöffnet und Ihnen eine leere Mail mit der Adresse als Empfänger angeboten.

Kontextmenü

So verschicken Sie eine E-Mail direkt aus Adress PLUS:

• Wechseln Sie zur Adressmaske.

• Sie können in beliebigen Feldern E-Mail-Adressen markieren und über den

Kontextmenü-Befehl »E-Mail schreiben« ins E-Mail-Programm wechseln.

191

Mehrere E-Mails versenden

Sie können auch mehrere Mails auf einen Schlag versenden. Recherchieren Sie in der Tabellenansicht die Adressen, die eine E-Mail erhalten sollen.

• Erteilen Sie den Befehl »Ausgabe: E-Mail versenden«,

• oder klicken Sie das Symbol an.

• Wählen Sie, ob Sie diese Mail an die aktuelle Adresse oder an alle recherchierten Adressen senden wollen.

• Bestimmen Sie für recherchierte Adressen, ob die Adressen in die Zeile An:,

Cc: oder Bcc: der Mail geschrieben werden sollen. – Schicken Sie an mehrere

Empfänger eine Mail und wollen die Adressen verbergen, gehen Sie auf Ihre eigene Adresse, stellen als »Art: Bcc« ein und setzen das Häkchen bei »Aktuelle Adresse in das "An"-Feld«. Damit wird Ihre Adresse in das An-Feld geschrieben und die anderen Empfänger bleiben unsichtbar.

• Geben Sie das »E-Mail-Datenbankfeld« an, in dem in Adress PLUS die E-Mail-

Adressen abgelegt sind.

• Lassen Sie die Adressen »auf Korrektheit überprüfen«, wird die Syntax der Einträge im E-Mail-Datenbankfeld geprüft. Damit ist aber nicht garantiert, dass es die Adressen auch tatsächlich gibt, sondern nur, dass sie syntaktisch den E-

Mail-Konventionen entsprechen. Damit werden eventuelle irrige Texteinträge als Adressen ausgeschieden.

• Ist die Dokumentenverwaltung eingeschaltet, werden Sie nach dem Versand an mehrere Adressen gefragt, ob Sie den E-Mail-Ausgang bei den Adressen als

Kontakt hinterlegen möchten. Mit »Ja« können Sie den Betreff erfassen. Einzelne E-Mails werden hingegen automatisch als Kontakt hinterlegt.

Weitere Austauschmöglichkeiten mit Outlook werden ab Seite 304 beschrieben.

192

Adressen als vCards austauschen vCard an Outlook übergeben

Adressen lassen sich als vCards vermailen. Das hat für den Empfänger der Mail den unschätzbaren Vorteil, diese Adressen sofort in die Adressverwaltung seines

Outlook einfügen zu können. Der Systemverwalter bestimmt in den Dateieinstellungen, welche Informationen die vCards enthalten sollen.

• Gehen Sie in der Adresstabelle zu jener Adresse, die sie als vCard vermailen wollen.

• Erteilen Sie den Befehl »Ausgabe: vCard versenden«.

Oder

• Klicken Sie die Adresse mit der rechten Maustaste an.

• Gehen Sie im Kontextmenü auf »vCard«.

• Sie erhalten dieses Submenü:

»An E-Mail anhängen«: In Outlook wird eine neue Mail mit der Adresse als vCard-Anhang erstellt.

»Kopieren« Sie die Adresse, können Sie sie in Outlook oder anderen Programmen als vcf-Datei einfügen.

Mit »Einfügen« übernehmen Sie eine vCard als eigene Adresse nach Adress PLUS.

»Aus vcf-Datei einfügen« öffnet den Explorer, damit

Sie nach einer solchen Datei auf Ihrer Festplatte suchen können.

Mit »Speichern unter« legen Sie die Adresse als vcf-

Datei auf Ihrer Festplatte ab.

193

Adress PLUS unterstützt vCards in beiden Richtungen.

vCard nach Adress PLUS herüberziehen

Ziehen Sie eine vCard aus einer anderen Anwendung – etwa Outlook – einfach nach Adress PLUS. In Adress PLUS entsteht eine neue Adresse. Sie werden bei

Unklarheiten gebeten, die Informationen einzelnen Feldern zuzuordnen.

Sie können jede Adresse, die Sie in einem anderen Programm markieren können, auch direkt nach Adress PLUS ziehen. Sie können hier dann auch die einzelnen

Felder zuordnen, falls nicht alles erkannt wurde.

Ist die Hierarchie eingeschaltet, müssen Sie entscheiden, ob es sich um eine

Haupt- oder Nebenadresse handelt bzw. welcher Gruppe die neue Adresse angehören soll.

194

Adress PLUS als MAPI-Adressbuch für E-

Mails

Zusätzlich zu den eben beschriebenen Möglichkeiten können Sie Adress PLUS auch gleich komplett als Adressbuch in Ihr E-Mail-Programm einbinden. Dazu richten Sie ein MAPI-Adressbuch ein und wählen es im E-Mail-Programm aus.

Ein neues Adressbuch für E-Mail einrichten

• Erteilen Sie in Adress PLUS den Befehl »Kommunikation: Windows-

Adressbücher einstellen«.

• Klicken Sie »Hinzufügen« an.

195

• Geben Sie einen Namen für Ihr Adressbuch ein.

• Legen Sie fest, wie Adressen angezeigt werden sollen.

• Wählen Sie eine »Sortierung« für die Anzeige im Adressbuch.

• Wählen Sie den passenden »Adresstyp« für E-Mail- oder Fax-Programm:

Programm Adresstyp

Outlook oder Exchange SMTP

Normales Fax FAX

Microsoft-Fax MSFAX

RVS-Fax RVSFAX

Wenn Sie ein anderes E-Mail- oder Fax-Programm verwenden, so schauen Sie in der Dokumentation dieses Programms nach, welchen MAPI-Adresstyp es unterstützt, und tragen Sie diesen Typ hier ein.

• Wählen Sie das Feld, das Ihre E-Mail-Daten enthält. Sie können auch ein Alternativfeld angeben, das verwendet wird, wenn das E-Mail-Feld leer ist.

Richten Sie ein Fax-Adressbuch ein, so wählen Sie hier natürlich Fax-Felder aus.

• Beenden Sie jetzt Adress PLUS.

Adressbuch unter Microsoft Outlook einbinden

Die Konfiguration verläuft je nach Outlook-Version unterschiedlich.

Ältere Versionen

• Wählen Sie unter Outlook den Befehl »Extras: Dienste« oder »Extras: E-Mail-

Konten«.

• Wählen Sie als Dienst »cobra Adressbuch« aus.

• Klicken Sie auf »OK«.

196

Outlook 2003

Erteilen Sie den Befehl »Extras: E-Mail-Konten«.

Wählen Sie hier »Ein neues Verzeichnis oder Adressbuch hinzufügen«.

Entscheiden Sie sich hier für »Zusätzliche Adressbücher«.

197

Hier sehen Sie den Typ cobra Adressbuch.

Nächster Schritt

Der nächste Schritt sieht in allen Outlook-Versionen etwa so aus:

• Geben Sie die Adress PLUS-Datenbank an, die Sie in diesem Adressbuch verwenden wollen. Ist Adress PLUS aktiv, wird ohnehin die dort geladene Datenbank verwendet. Die hier angegebene Datenbank wird nur dann aufgerufen, wenn Adress PLUS gerade nicht aktiv ist und eigens gestartet werden muss.

• Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein, wenn Sie in Adress PLUS die Benutzerverwaltung eingeschaltet haben.

• Schließen Sie die beiden Dialoge mit »OK«.

• Bevor Sie das Adressbuch in Outlook verwenden können, müssen Sie Outlook beenden und neu starten.

198

cobra Adressbuch als Standard-Adressbuch

• Wählen Sie in Outlook den Befehl »Extras: Dienste«, und klicken Sie auf die

Registerkarte »Adressierung«.

• In Outlook 2003 finden Sie diese Einstellung unter »Extras: Adressbuch«.

• Wählen Sie unter »Diese Adressliste zuerst anzeigen« Ihr zuvor eingerichtetes

Adressbuch.

Adresse für eine E-Mail auswählen

• Schreiben Sie eine neue E-Mail, öffnen Sie das Adressbuch unter Outlook.

• Wenn Ihr cobra-Adressbuch noch nicht angezeigt wird, stellen Sie es unter

»Namen anzeigen aus« ein.

• Übernehmen Sie die Adresse.

• Schreiben Sie eine neue Adresse und klicken auf

, so wird ebenfalls das Adressbuch geöffnet. Sie können mehrere Adressen in das Feld An:, Cc: oder Bcc: übernehmen.

199

• Existiert in Adress PLUS eine Recherche und ist diese eingeschaltet, werden

Ihnen hier im Adressbuch auch nur die recherchierten Adressen angezeigt.

Verwenden der Symbolleiste unter Outlook

Adress PLUS installiert eine kleine Symbolleiste in Outlook. Dazu müssen Sie in den Benutzereinstellungen Outlook als ihr E-Mail-Programm angeben.

Diese Symbole erleichtern die Zusammenarbeit zwischen Outlook und Adress PLUS erheblich.

E-Mail in

Adress PLUS zuordnen

E-Mail-Adresse in Adress PLUS suchen

E-Mail der aktuellen Adresse in Adress PLUS zuordnen

• Klicken Sie nach dem Öffnen einer empfangenen E-Mail direkt auf oder , so wird diese E-Mail in Ihre Adress PLUS-Datenbank als Kontakt an den Absender gehängt.

• Wird die Adresse nicht gefunden, öffnet sich ein Dialog.

Serien-E-Mail versenden

Mit dem Serienmail-Assistenten

Sie können Serien-E-Mails aus Adress PLUS versenden, und zwar

• entweder unter Verwendung von Outlook

• oder direkt über einen E-Mail-Provider per SMTP.

Diese Mails werden im HTML-Format verfasst. Sie können personalisiert werden, d. h. es können Informationen aus der Datenbank über Platzhalter in die Mail

übernommen werden, etwa Name oder Wohnort des Empfängers.

Recherchieren Sie zunächst die Empfängeradressen der Serienmail.

Recherchieren Sie nur dann keine Adressen, wenn sämtliche Adressen in der Datenbank eine E-Mail erhalten sollen.

200

Der Assistent

Schritt 1 – Mailauswahl

• Erteilen Sie den Befehl »Ausgabe: Serienmail-Assistent«.

• Entscheiden Sie, ob Sie eine bereits vorhandene oder eine neue Mailvorlage benutzen wollen. Mit »Bestehende Serienmail als Vorlage laden« öffnen Sie eine vorhandene Mail. Mit der Schaltfläche rufen Sie die Mailverwaltung auf.

• Mit »Weiter« gelangen Sie zum nächsten Schritt.

Schritt 2 – Prüfen und bearbeiten

• Durch Klick auf »Bearbeiten« können Sie die Mail ändern. Der Serienmail-

Editor öffnet sich. Er besteht aus mehreren Registerkarten, in denen Sie die

Mail gestalten. In »Normal« und »HTML« editieren Sie die Mail, in der »Vorschau« überprüfen Sie sie und als »Anlagen« verwalten Sie Grafiken und andere Dateianhänge.

201

• Den Betreff können Sie ebenso wie den Mailtext personalisieren. Zum Personalisieren stehen Ihnen in der Dialogbox die Felder der Datenbank zur Verfügung.

• Klicken Sie ein Feld an.

• Oder suchen Sie ein Feld, indem Sie den Feldnamen ins Feld »Suche« eintippen.

• Betätigen Sie die Schaltfläche »Feld einfügen«.

• Das Feld wird an der Cursorposition in den Mailtext oder den Betreff aufgenommen. Sie erkennen solche Felder an den geschweiften Klammern. Das sieht etwa so aus: Mail an {Vorname} {Nachname}

• Sie können Text und andere Elemente aus der Zwischenablage in die Mail einfügen. Außerdem steht Ihnen eine Werkzeugleiste zur Verfügung:

202

• Mit der Schaltfläche »Link« fügen Sie einen direkten Link zu einer Internet-

Adresse in die Mail ein. Tragen Sie die Internetadresse und den Text, auf dem der Link liegen soll, ein.

• Analog verläuft das Einfügen von Bildern. Sie haben dabei die beiden Möglichkeiten, entweder ein lokales Bild oder eines aus dem Internet zu verwenden

• Verwenden Sie nach Möglichkeit ein Bild aus dem Internet, das kann beim

Massenversand von Mails den Internettraffic erheblich vermindern.

• Sie können Ihre Arbeit jederzeit in der Vorschau

überprüfen, die Ihnen die Mail so zeigt, wie sie später im Versand aussehen wird. Mit den Pfeilknöpfen prüfen Sie die Mail mit den zum Versand ausgewählten Adressdatensätzen.

• Speichern Sie die Mail für eine spätere Verwendung mit der Schaltfläche »Speichern als«.

• Bestätigen Sie mit »OK«, um Änderungen an der Mail für das aktuelle Mailing zu übernehmen.

203

• Nach einem Klick auf »Weiter« gelangen Sie zu den Ausgabe-Optionen.

Schritt 3 – Ausgabe einrichten

• Im »Bereich« wählen Sie die Mailempfänger aus.

• Sie können in jeder ausgewählten Adresse einen Kontakt hinterlegen lassen.

Geben Sie den Kontakttext in die Zeile ein. Wollen Sie den Kontakt noch weiter editieren, klicken Sie »Bearbeiten« an. Damit rufen Sie den vertrauten Kontakt-

Dialog auf.

• Unter »Mailkonto« bestimmen Sie, ob Sie die Serienmails über Outlook oder ein vom Systemverwalter eingerichtetes SMTP-Konto verschicken.

Schritt 4 – Welche E-Mail-Adresse soll benutzt werden?

• Enthält eine Datenbank mehrere E-Mail-Felder [etwa eines für dienstliche und eines für private Adressen], müssen Sie angeben, in welchem dieser Felder sich die gewünschten E-Mail-Adressen befindet.

204

Schritt 5 – Stichwörter vergeben

• Abschließend können Sie den Adressen Stichwörter zuweisen. So finden Sie beispielsweise später mit einer Stichwortrecherche die Datensätze mit ungültigen E-Mail-Adressen. Ihnen werden von Ihrem Systemverwalter definierte

Stichworte vorgeschlagen.

• Klicken Sie an, welche Adressen überhaupt ein Stichwort erhalten sollen. Sie können die vorgeschlagenen Stichworte manuell bearbeiten.

Schritt 6 – E-Mails versenden

• Mit Klick auf »Versand starten« beginnt der Assistent, die Mails zu verschicken.

• Während des Versands können sie weiterarbeiten. Ein Symbol in der Windows-

Taskleiste zeigt Ihnen an, dass der Assistent tatsächlich arbeitet.

205

• Er erscheint ein Fenster, in dem Sie über den Erfolg der Aktion informiert werden und Adressen recherchieren können.

• Haben Sie die Mails über Outlook versandt, liegen sie – je nachdem, wie Ihr

Outlook konfiguriert ist – vielleicht noch im Postausgang von Outlook. In diesem

Fall müssen Sie in Outlook noch den Befehl »Senden/Empfangen« erteilen.

Mit dem Serienbrief-Assistenten von Adress PLUS

Siehe hierzu Seite 182.

206

Dokumente verwalten

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Dokumente einer Adresse zuzuweisen:

Beispiel:

• Eine Versicherungspolice weisen Sie der Adresse manuell im Fenster »Dokumente« zu.

• Den Schriftverkehr mit der Versicherung weisen Sie bei aktivierter Dokumentenverwaltung – ebenfalls manuell – im Fenster »Kontakte« dem jeweiligen

Kontakt zu.

• Mit aktivierter Dokumentenverwaltung lässt sich dieser Vorgang auch automatisieren.

Dokumente werden also entweder einer Adresse oder nur einem einzelnen Kontakt dieser Adresse zugewiesen.

207

Manuell

Die Liste der Dokumente zur aktuellen Adresse öffnen Sie mit

• der Schaltfläche »Dokumente«,

• der Taste F6

• oder dem Befehl »Ansicht: Dokumente«.

Das Dokument-Fenster ist in Tabelle und Eingabemaske aufgeteilt. Die einzelnen

Dokumente werden in der Eingabemaske erfasst und geändert:

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Einer Adresse ein Dokument zuweisen

Schaltfläche »Neu«

• Klicken Sie »Neu« an. Der Dialog »Datei öffnen« wird angezeigt.

• Markieren Sie das Dokument, das der Adresse zugewiesen werden soll.

• Schließen Sie den Dialog »Datei öffnen« mit »OK«.

• Tragen Sie in der Registerkarte »Bearbeiten« eine Beschreibung für das neue

Dokument ein.

Drag & Drop

• Klicken Sie auf die Schaltfläche »Explorer«.

• Suchen Sie das gewünschte Dokument.

• Verkleinern oder verschieben Sie den Windows Explorer so, dass Sie zusätzlich auch das Adress PLUS-Dokument-Fenster sehen.

• Ziehen Sie eines oder mehrere Dokumente oder einen kompletten Ordner mit der Maus in die Dokument-Dialogbox.

• Sobald Sie die Maustaste loslassen, wird das/die Dokument/e oder der Ordner der aktuellen Adresse zugewiesen.

• Tragen Sie eine Beschreibung für das neue Dokument oder den Ordner ein.

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Zwischenablage

• Wenn Sie das Dokument, das Sie der Adresse zuweisen wollen, gerade bearbeiten, kopieren Sie einen beliebigen Teil des Dokuments in die Zwischenablage.

• Klicken Sie im Dialog »Dokumente« die Schaltfläche »Einfügen« an.

• Das gesamte Dokument wird der aktuellen Adresse zugewiesen.

• Tragen Sie eine Beschreibung für das Dokument ein.

Die Zwischenablage wird nur von OLE-fähigen Anwendungen unterstützt.

Dokument öffnen

• Wählen Sie in der Liste das Dokument, welches Sie öffnen möchten.

• Klicken Sie »Öffnen« an.

Die für das Dokument notwendige Anwendung wird gestartet und das Dokument geladen.

Dokumentbeschreibung ändern

• Wählen Sie in der Liste das Dokument, dessen Beschreibung Sie ändern möchten.

• Klicken Sie die Registerkarte »Bearbeiten« an.

• Bringen Sie im Feld »Beschreibung« die gewünschten Änderungen an.

Die Dokumentenbeschreibung wird gespeichert, sobald Sie zurück in die Tabelle wechseln oder das Fenster »Dokumente« schließen.

Verknüpfung entfernen

• Wählen Sie in der Liste jenes Dokument aus, dessen Verknüpfung Sie löschen möchten.

• Klicken Sie die Schaltfläche »Löschen« an.

Gelöscht wird nur der Verweis in Adress PLUS, nicht aber das Dokument; die Datei selbst bleibt also erhalten. Sie müssen sie im Zweifelsfall manuell im Windows

Explorer löschen.

210

Dokumentenverwaltung

Voreinstellungen

Unter »Extras: Systemeinstellungen: Dokumentenverwaltung« wird die Dokumentenverwaltung vom Systemverwalter konfiguriert. Sie müssen auch als Benutzer etwas darüber wissen.

Unterstützung aktivieren

Hier schaltet der Systemverwalter die Dokumentenverwaltung ein und aus.

Aktivieren für ............ Mit Klick auf diese Schaltfläche öffnet sich eine Dialogbox zur Auswahl der Dokumentarten, die von der Dokumentenverwaltung erfasst werden sollen:

Dokumentenverwaltung aktivieren für

Hier wird einzeln festgelegt, welche Arten von Dokumenten von der Dokumentenverwaltung wie erfasst werden sollen.

211

immer – Es wird automatisch ein Kontakt angelegt, bei Bemerkung ist kein Hinweis auf den Inhalt des Schreibens erkennbar. Das Dokument wird als Verknüpfung gespeichert.

Das ist für Einzelbriefe und Mehrfachbriefe nicht empfehlenswert, da der Betreff des Schreibens nicht erkennbar ist. Die Kundenhistorie wäre unvollständig.

Für E-Mails ist das aber die richtige Einstellung, da der

Betreff und der gesamte E-Mail-Text in den Bemerkungen gespeichert wird.

Anhänge werden in einen neuen Ordner in die Ablagestruktur eingetragen. immer mit Bemerkung – Es wird automatisch ein Kontakt angelegt, es kann die Kontaktart geändert werden und es muss der Betreff des Schreibens erfasst werden. Für

Einzelbriefe und Mehrfachbriefe für eine vollständige

Kundenhistorie empfehlenswert. jeweils nachfragen – Bei dieser Dokumentenart wird nachgefragt, ob Speichern oder Nicht Speichern gewählt werden soll. Es obliegt den Mitarbeitern, das Speichern jeweils durchzuführen. Es ist nicht garantiert, dass die

Kundenhistorie vollständig ist. nie – Die Dokumentenverwaltung ist für diese Dokumentenart deaktiviert. Einstellbar für E-Mails, wenn nicht MS

Outlook oder Tobit David (ab 09/2003) eingesetzt wird.

Dialog für neuen Kontakt anzeigen

Wird ein Dokument zugeordnet, kann jeweils automatisch auch das Kontaktfenster angezeigt werden, um den Dokumentenversand als Kontakt zu dokumentieren.

Beim Verfassen von Einzel-, Mehrfach- und Serienbriefen sowie von einzelnen E-Mails wird Ihnen ein Kontaktfenster angeboten, in das Sie einen Bemerkungstext eingeben.

Ist der Dialog zum Anzeigen neuer Kontakte aktiviert, erscheint der bekannte komplette Kontaktdialog, damit

Sie einzelne Änderungen bei jeder Adresse vornehmen können.

212

Stammverzeichnis.... Das Stammverzeichnis ist der zentrale Ablageort für alle Dateien, die von cobra aus erzeugt werden. Der nachfolgende

Dateiname legt die eigentliche Ordnerstruktur fest.

Alle Benutzer müssen Vollzugriff auf diesen Ordner haben, also schreiben, lesen, löschen und neue Ordner anlegen dürfen.

Im Stammverzeichnis wird die Datei: DocMan.db abgelegt, das ist eine MS Access Datenbank, in der sämtliche Einträge und Verknüpfungen für die Dokumentenverwaltung abgelegt werden.

Beschreibung Beispiel

zentraler Public-Ordner C:\Programme\cobra\PLUS\Dokument\

K:\Korrespondenz\

UNC-Pfad z.B. für Abteilungen mit getrennten Ordnern für die

Ablage

\\Korrespondenz entspricht z.B.:

LW:\Ordner\Ordner2\...\Korrespondenz\

Datenbankname hinzufügen

Sie können direkt als erstes Unterverzeichnis im Dokumentenpfad den Namen der Datenbank anlegen lassen. Sollten

Sie mehrere Datenbanken verwalten, empfiehlt es sich, den

Datenbanknamen einzufügen.

Bei 8.3.-Dateinamen alle Trennzeichen auf "\" setzen

Diese Einstellung müssen Sie wählen, wenn Ihr System lange Dateinamen nicht unterstützt.

Beispiel .................... Hier sehen Sie, wie sich der Pfad für Dokumente mit den momentanen Einstellungen ausnimmt.

Dateiname................ Hier legen Sie die Ergänzungen des Stammverzeichnis-

Namens fest.

Neu / Ändern............ Klicken Sie die Schaltfläche »Neu« oder »Ändern« an, um ein neues Element in den Dateinamen aufzunehmen oder ein vorhandenes zu bearbeiten:

213

Unter »Feld« geben Sie an, aus welchen Feldern sich der

Dateiname für Dokumente zusammensetzen soll. Sie können mehrere Felder nacheinander bestimmen. Geben Sie etwa zuerst den Benutzernamen und dann den Firmennamen an, lassen sich Dokumente in einer übersichtlichen Verzeichnisstruktur auf der Festplatte ablegen. Wie sich Ihre jeweiligen

Einstellungen auf den Speicherort der Dokumente auswirkt, sehen Sie in der Anzeige "Beispiel" unten links.

Als »Länge« tragen Sie ein, wie lang der jeweilige Eintrag sein soll. Hat das Feld mehr Zeichen, wird der Eintrag abgeschnitten. Diese Angabe ist vor allem dann von Bedeutung, wenn Ihr Dateisystem Datei- und Pfadnamen auf 8 Zeichen begrenzt.

Das »Trennzeichen« wird hinter das jeweils ausgewählte

Feld gestellt. Mit dem Trennzeichen "\" legen Sie jeweils ein neues Unterverzeichnis an.

Löschen ................... Mit »Löschen« entfernen Sie Einträge aus dem Dateinamen.

Nach oben / Nach unten

Sie verschieben ausgewählte Einträge innerhalb der Liste.

Beispiele

Der Dateiname wird aus allen Feldern der Adressen und folgenden Feldern zusammengestellt: Aktuelles Datum (YYYY-MM-TT), Gruppe, Benutzer und Projekt.

Mehrfachnennungen der Felder sind möglich (Beispiel siehe unten).

Die Länge bestimmt die maximale Auswahl Zeichen für diesen Ordner oder Teil des Dateinamens. Ist ein angegebenes Feld leer, wird der Feldname in Klammern in der definierten Länge dargestellt, Beispiel: (Firma).

Die voreingestellten Trennzeichen sind: _, -, \, " " (Leerzeichen), _Autor= und

NULL. Eigene Zeichenkombinationen sind möglich. Der Backslash erzeugt einen

Ordner.

Dateien am gleichen Tag an die gleiche Person in der gleichen Firma werden automatisch nummeriert, z.B. ..._Autor=Petra.doc, _Autor=Petra_1.doc,

..._Autor=Petra_2.doc

Die Erweiterung des Dateinamens ergibt sich aus der verwendeten Anwendung, z.B. .doc oder .xls.

Mehrfachbriefe und Serienbriefe werden im entsprechenden Ordner mit dem Aktuellen Datum und Benutzer gespeichert.

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Vorschlag (Standardvorbelegung)

Feldname Länge

Trennzeichen Beispiel

Aktuelles Datum 10 _ 2003-08-30_

K:\Korrespondenz\Universität Heinric\2003-08-30_Bergerhausen_Autor=Petra.doc

K:\Korrespondenz\Universität Heinric\2003-08-30_Wollner_Autor=Petra.xls

Gruppenverwaltung

Zu einer Ablagestruktur bei Einsatz der Rechteverwaltung muss die Gruppe hinzugefügt werden. Der Kontakt kann öffentlich sein, das verknüpfte Dokument kann aber nicht eingesehen werden.

Auf der Betriebssystemebene müssen entsprechende Zugriffsrechte für die Benutzer und deren Gruppenzugehörigkeit festgelegt werden. Die Zeichen, nicht die

Namen werden verwendet. Gehören Benutzer mehreren Gruppen an, dann muss eine Auswahl getroffen werden. Die Gruppen werden alphabetisch sortiert, also ist die erste angezeigte Gruppe im Alphabet oben, legen Sie so den Ordner fest, der

Standard für diesen Benutzer sein soll. Das kann durch eine entsprechende Vergabe von Gruppenbezeichnungen (Zeichen) gesteuert werden.

Feldname Länge Beispiel zeichen

Gruppe

Firma

10

20

\

\

V\ oder 1_Market\ oder 3_GL\

Adam Opel KG\

Aktuelles Datum 10 _ 2003-08-30_

Name 20 Oertmann-Fabian_Autor=

Benutzer 10 NULL Ha oder Udo oder PB4711

K:\Korrespondenz\V\Adam Opel KG\2003-08-30_Oertmann-Fabian_Autor=Ha.doc

K:\Korrespondenz\V\Adam Opel KG\2003-08-30_Oertmann-Fabian_Autor=Ha_1.doc

K:\Korrespondenz\1_Market\Möbel Neun\2003-08-28_Kaiser_Autor=PB4711.doc

Variationen

Zusätzlich zu den oben genannten Beispielen können beliebige Kombinationen eingerichtet werden.

215

1. Alphabet

Fügen Sie zur besseren Übersicht in die Ordnerstruktur das Alphabet des ersten

Feldes ein, hier »Firma«.

Firma

Aktuelles Datum

20

10

\

_

Adam Opel KG\

2003-08-30_

K:\Korrespondenz\A\Anton Meier KG\2003-08-29_Hinz_Autor=Ha.doc

K:\Korrespondenz\B\Bauunternehmung Schwa\2003-08-28_Faller_Autor=Br.doc

2. Datenbank mit großen Firmen und vielen Filialen in diversen Städten

Feldname

Länge Trennzeichen

Firma

20 _ Adam Opel KG_

Ort

Aktuelles Datum

Name

Benutzer

15 \

10 _

20 _Autor=

10 NULL

Rüsselsheim\ oder Bochum\

2003-08-30_

Oertmann-Fabian_Autor=

Ha

K:\Korrespondenz\Adam Opel KG_Rüsselsheim\2003-08-29_Hinz_Autor=Ha.doc

K:\Korrespondenz\Adam Opel KG_Bochum\2003-08-28_Faller_Autor=Ha.doc

3. Datenbank überwiegend mit Privatpersonen ohne Firmenangabe

Aktuelles Datum 10 _Autor= 2003-08-30_Autor=

K:\Korrespondenz\Kraus_Hannes_Konstanz\2003-08-30_Autor=Petra.doc

K:\Korrespondenz\Müller_Klaus_Berlin\2003-08-28_Autor=Oliver.doc

K:\Korrespondenz\Schwarz_Nora_Frankfurt\2003-08-26_Autor=Michael.doc

4. Datenbank mit Kundennummer

Achtung, auch Interessenten, Partner, Lieferanten, Mitarbeiter etc. müssen in dieser Datenbank eine Kundennummer zugewiesen bekommen.

Kundennummer 6 \ 654321

216

Aktuelles Datum 10 _ 2003-08-30_

K:\Korrespondenz\654321\2003-08-30_Mai_Autor=Petra.doc

5. Soll in die Ablagestruktur die Jahreszahl eingefügt werden soll, verwenden Sie das Feld »Aktuelles Datum«.

Jahr: Aktuelles Datum

Aktuelles Datum

4 \

10 _

2003

2003-08-30_

K:\Korrespondenz\2003\2003-08-30_Bergerhausen_Autor=Petra.xls

6. Projektordner für Ablage und spätere einfache Archivierung aller zugehörigen

Dokumente

Projekt 6 Hotlin\

Aktuelles Datum 10 _ 2003-08-30_

K:\Korrespondenz\Hotlin\Universität Heinric\2003-08-30_Bergerhausen_Autor=Petra.doc

Schreiben eines Dokumentes aus Adress PLUS heraus

Verfassen Sie ein Dokument wie beispielsweise einen Brief in Adress PLUS, kann je nachdem, welche Voreinstellungen getroffen wurden, die Dokumentenablage entweder vollautomatisch oder nach folgender Rückfrage erfolgen:

• Sie sehen hier, wo das Dokument abgelegt werden wird, und können eine Bemerkung zum Dokument hinterlegen.

217

Wie Sie E-Mails Kontakten zuordnen, erfahren Sie ab Seite Fehler! Textmarke

nicht definiert..

218

Telefonie, Telefax

Dieses Kapitel beschreibt, wie Sie cobra zum Telefonieren und Faxen und für andere Kommunikationsaufgaben verwenden können.

Mit cobra stehen Ihnen folgende Leistungen im Bereich der Kommunikation zur

Verfügung:

Telefonieren ............. cobra kann die Telefonnummer der aktuellen Adresse automatisch wählen.

Eingehende Anrufe .. cobra erkennt bei eingehenden Anrufen eine eventuell übermittelte Telefonnummer und sucht sie sofort in der aktuellen

Datenbank.

Terminmanager........ Der Terminmanager kann Teilnehmer nach vorgegebenen

Terminen für Sie anrufen. Die Telefonate können bei ihrer

Fälligkeit verschoben und nach Erledigung als Kontakte aufgenommen werden. Diese Möglichkeit wird ab Seite 229 beschrieben.

Telefax ..................... In Zusammenarbeit mit einer Textverarbeitung kann cobra für Sie die Telefaxnummer und den Firmennamen der aktuellen Adresse an ein beliebiges Telefaxprogramm übergeben.

Telefonieren

Eine Adresse anrufen

So telefonieren Sie mit cobra:

Gehen Sie zur Adresse, die Sie anrufen möchten.

• Erteilen Sie den Befehl »Kommunikation: Telefonnummer wählen«,

219

• oder klicken Sie mit der rechten Maustaste in ein Telefonfeld und erteilen Sie im

Kontextmenü den Befehl »Wählen«,

• oder klicken Sie das Telefonsymbol neben dem Telefonfeld an,

• oder klicken Sie das Symbol in der Symbolleiste »Kommunikation« an.

Die entsprechende Nummer wird gewählt. In der Windows-Taskleiste klappt aus dem Telefonie-Symbol ein Fenster mit mehreren Registerkarten auf. Dort wird

Ihnen in der Registerkarte »Anruf« die Adresse des Angerufenen angezeigt.

Über die Symbole in der Adresszeile können Sie folgende Funktionen aufrufen:

Sie wechseln in cobra zur gerade angegebenen Adresse. Das erleichtert es

Ihnen etwa, einen Bemerkungstext zu hinterlegen oder Adressdaten zu ändern.

Sie legen einen Kontakt an, um das Telefonat zu dokumentieren.

Sie werden angerufen

Wenn Sie angerufen werden, öffnet sich dasselbe Fenster, und die Adresse des

Anrufers wird Ihnen angezeigt – sofern sie in der Datenbank gefunden wurde. Ansonsten steht dort »Unbekannt«.

Ein- und ausgehende Anrufe verwalten

Am unteren Rand des Dialoges finden sich Symbole, mit denen Sie den Anruf abbrechen, weiterleiten usw. können. Symbole, die im aktuellen Zusammenhang nicht benötigt werden, sind jeweils unzugänglich.

Sie nehmen einen Anruf an.

220

Sie legen auf. Lassen Sie Telefonate automatisch als Kontakte erfassen, öffnet sich das Fenster für Kontakte.

Sie leiten den Anruf weiter. Das Telefonverzeichnis mit den Weiterleitungsnummern wird geöffnet. Dort suchen Sie die entsprechende Telefonnummer aus. Während Sie das Gespräch weiterleiten, wird Ihnen durch ein blaues

Symbol angezeigt, wer in der Warteschlange steht.

Sie legen eine neue Adresse an.

Erlaubt Ihre Telefonanlage, mehrere Anrufe gleichzeitig entgegenzunehmen, werden Ihnen diese Anrufe hier aufgelistet.

Sie sehen hier, mit welchem Anrufer sie momentan verbunden sind. Dieser ist durch »Aktuell« gekennzeichnet.

• Um den Gesprächspartner zu wechseln, legen Sie zuerst auf. Das bestehende

Gespräch wird getrennt.

• Die Verbindung zum nächsten Anrufer wird automatisch hergestellt.

Wahlwiederholung

Haben Sie jemanden vergeblich anzurufen versucht, wird dessen Adresse automatisch in die Registerkarte »Wahlwiederholung« übernommen. Damit werden Sie an diesen Anruf erinnert und können den Anruf direkt wiederholen.

Sie wählen die entsprechende Telefonnummer.

Sie lassen sich die Adresse in cobra anzeigen.

Sie erfassen einen Kontakt.

Sie löschen den Eintrag aus der Liste.

Sie suchen mit der Suchfunktion der Telefonie nach der Adresse zur Telefonnummer.

221

Anrufe in Abwesenheit

Werden Sie angerufen, nehmen aber nicht ab, wird der Anruf in dieser Liste vermerkt. Konnte der Anrufer nicht identifiziert werden, etwa weil er seine Telefonnummer unterdrückt oder in cobra nicht vorhanden ist, steht hier »Unbekannt«.

Sie wählen die entsprechende Telefonnummer.

Sie lassen sich die Adresse in cobra anzeigen.

Sie erfassen einen Kontakt.

Sie löschen den Eintrag aus der Liste.

Suchen

In der Registerkarte »Suche« können Sie eine Telefonnummer eingeben. Klicken

Sie dann das grüne Häkchen an, wird die Adresse zur Nummer gesucht.

Das Telefonsymbol links zeigt, wie groß die Übereinstimmung der jeweiligen Adresse mit dem Suchbegriff ist. Ein grünes Telefon steht für eine komplette, ein gelbes für eine teilweise Übereinstimmung mit der gesuchten Nummer.

Sie wählen die entsprechende Telefonnummer.

Sie lassen sich die Adresse in cobra anzeigen.

Sie erfassen einen Kontakt.

222

Mit Skype telefonieren

Hat Ihr Systemverwalter ein Skype-Feld in die Ansicht aufgenommen, können Sie direkt aus cobra heraus über Skype telefonieren. Voraussetzung dafür ist natürlich eine funktionierende Skype-Installation.

• Klicken Sie dazu das Symbol rechts des Feldes an.

Telefaxen

So versenden Sie ein Fax:

• Wählen Sie die Adresse aus.

• Verfassen Sie einen Brief mit einem Textprogramm.

• Drucken Sie den Brief auf Brief auf einen Fax-Druckertreiber.

• Die Faxnummer wird von Adress PLUS eingetragen.

• Schicken Sie das Fax ab.

Adress PLUS kann für Sie die Telefaxnummer und den Firmennamen der aktuellen Adresse an ein Telefaxprogramm übergeben. Die nötigen Voreinstellungen dazu treffen Sie unter »Extras: Benutzereinstellungen: Fax« oder unter »Kommunikation: Telefaxeinstellungen« (siehe Seite 342).

Weitere Faxprogramme können über den »Lernmodus« von Adress PLUS eingebunden werden.

Voraussetzungen

Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein:

• Ein »Telefax« mit einem entsprechenden »Telefaxprogramm« muss installiert sein.

• Das Windows-Textprogramm muss seine Ausdrucke direkt ans Faxprogramm weiterleiten können. Dazu ist ein spezieller Druckertreiber des Faxprogramms notwendig. (Die meisten Faxprogramme richten bei ihrer Installation einen solchen Treiber ein.)

223

• Adress PLUS muss geöffnet sein, wenn das Textprogramm das Dokument an den Fax-Druckertreiber ausgibt.

• In dem Moment, in dem das Telefaxprogramm seinen Dialog zur Eingabe der

Telefaxnummer und weiterer Angaben des Empfängers öffnet, setzt Adress PLUS die Werte aus der aktuellen Adresse ein.

Festlegen der Faxfelder

Um die Felder zu bestimmen, die Sie in Ihrer Datenbank tatsächlich für Faxnummern verwenden, gehen Sie so vor:

• Wählen Sie den Befehl »Datei: Einstellungen«.

• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen »Faxfeld« für alle Felder, welche Telefaxnummern enthalten.

Eine detailliertere Beschreibung der Feldeinstellungen finden Sie im Systemverwalter-Handbuch.

224

Übergabe der Faxnummer an ein unterstütztes Faxprogramm aktivieren

• Wählen Sie »Kommunikation: Telefaxeinstellungen«.

Der Dialog »Fax-Einstellungen« wird angezeigt.

• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen »Automatische Übergabe der Faxnummer« an die Faxsoftware.

• Wählen Sie in der Liste »Faxfeld« eines der verfügbaren Faxfelder der Adress PLUS-Datenbank aus.

• Wählen Sie in der Liste »Faxsoftware« Ihr Faxprogramm aus. Ist Ihr Programm hier nicht aufgeführt, können Sie es mit der Schaltfläche »Lernmodus« einrichten.

• Klicken Sie »OK«, um den Dialog zu schließen.

Übergabe der Faxnummer an ein nicht unterstütztes Faxprogramm einrichten

• Wählen Sie »Kommunikation: Telefaxeinstellungen«.

Der Dialog »Fax Einstellungen« wird angezeigt.

• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen »Automatische Übergabe der Faxnummer« an die Faxsoftware.

• Wenn Ihr Faxprogramm in der Liste »Faxsoftware« nicht aufgeführt ist, klicken

Sie »Lernmodus«.

Sie befinden sich damit im Dialog »Fax-Programm Lernmodus für simulierte Tastatureingaben«:

225

• Schalten Sie in Ihre Textverarbeitung um. Wählen Sie mit dem Befehl »Datei:

Druckereinrichtung« Ihre Faxsoftware aus. Starten Sie mit dem Befehl »Datei:

Drucken« die Faxsoftware. Der Dialog Ihrer Faxsoftware wird angezeigt, und der Lernmodus-Dialog bleibt gleichzeitig im Vordergrund.

• Tragen Sie ins Feld »FAX-Programm-Titel« genau(!) das ein, was Ihr Faxprogramm in der Titelleiste anzeigt.

• Tragen Sie ins Feld »FAX-Nr. Eingabefeld« die Tastenkombination ein, mit der

Sie den Cursor ins Feld für die Faxnummer bringen. Dies erreichen Sie gewöhnlich über eine Zugriffstaste (zum Beispiel Alt-N) oder mehrfaches Betätigen der Tabulator-Taste. Damit Adress PLUS in diesem Feld die Alt- und die

Tabulator-Taste erkennt, tragen Sie diese in geschweiften Klammern ein:

Tabulator {Tab}

Umschalt {Umschalt}

Für das »FAX-Nr. Eingabefeld« müssen Sie bei Verwendung der Tabulator-Taste die notwendige Anzahl {Tab} direkt nach dem Öffnen des Faxdialogs ermitteln, ohne dass Sie den Cursor vorher mit der Maus irgendwo positionieren.

• Tragen Sie ins Feld »Firma Eingabefeld« die Tastenkombination ein, mit der

Sie den Cursor ins Feld für die Firma bringen.

Hinweis: Für das »Firma Eingabefeld« müssen Sie bei Verwendung der Tabulator-Taste die notwendige Anzahl {Tab} ausgehend vom Faxnummernfeld ermitteln.

• Klicken Sie zweimal »OK«, um die Dialoge »Fax Lernmodus und »Fax Einstellungen« zu schließen.

• Der erste Lernvorgang ist nun abgeschlossen. Sollte Adress PLUS beim Versenden des nächsten Fax die Faxnummer und den Firmennamen nicht automatisch in das Fenster des Faxprogramms eintragen, versuchen Sie es mit dem

»Lernmodus für direkte Übergabe«. Wählen Sie dazu erneut den Befehl

»Kommunikation: Telefaxeinstellungen«. Wählen Sie dort die Schaltfläche

»Fax-Lernmodus« und im Fenster »Lernmodus für direkte Übergabe« die

Schaltfläche »Anderer Lernmodus«. Sie befinden sich nun im »Lernmodus für direkte Übergabe«:

226

• Geben Sie den Namen Ihres Fax-Programms ein.

• Schalten Sie wiederum in Ihre Textverarbeitung um. Wie Sie sehen, bleibt das

Fax-Lernfenster von Adress PLUS auf dem Bildschirm bestehen. Wählen Sie mit dem Befehl »Datei: Druckereinrichtung« Ihre Faxsoftware aus. Starten Sie mit dem Befehl »Datei: Drucken« die Faxsoftware.

• Sobald der Dialog zur Eingabe des Faxempfängers angezeigt wird, setzen Sie den Cursor in das Feld des Faxprogramms, in das die Faxnummer eingegeben werden soll. Klicken Sie auf die Schaltfläche »Fax-Fenster setzen« im Fax-

Lernfenster von Adress PLUS. Wiederholen Sie diesen Schritt für das Feld

»Firma«.

• Klicken Sie zweimal »OK«, um die Dialoge »Fax Lernmodus« und »Fax Einstellungen« zu schließen.

Fax verschicken

• Starten Sie Adress PLUS und suchen Sie die Adresse, an die das Fax geschickt werden soll. Sie können die Adresse entweder in der Tabellenansicht auswählen oder in der Adressmaske anzeigen.

• Wechseln Sie zur gewünschten Anwendung und verfassen Sie Ihr Dokument.

• Drucken Sie das Dokument auf den Druckertreiber Ihres Faxprogramms.

• Sobald das Faxprogramm seinen Dialog anzeigt, in dem Sie die Faxnummer auswählen oder eintragen, füllt Adress PLUS die entsprechenden Felder aus.

• Haben Sie versehentlich eine falsche Adresse ausgewählt, wechseln Sie zu Adress PLUS, wählen die richtige Adresse und wechseln zurück zum Dialog des

Faxprogramms. Die Faxnummer wird erneut übernommen.

• Klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche, um das Fax abzuschicken.

227

Termine planen

Mit dem Terminmanager lassen Sie sich rechtzeitig an Besprechungstermine, Anrufe und weitere Aufgaben erinnern. Zudem bietet Ihnen der Terminmanager einige weitere komfortable Funktionen – so gestattet er Ihnen, Termine für andere Mitarbeiter zu erfassen oder für Telefonate oder Besprechungen einen Stellvertreter zu ernennen, falls Sie verhindert sein sollten. Natürlich werden Ihre Termine durch die ausgefeilte Rechtevergabe vor unbefugten Augen so gut geschützt, dass Sie dem Terminmanager getrost auch Ihre privaten Angelegenheiten anvertrauen können.

Der Terminmanager unterscheidet zweierlei Typen von Einträgen: Termine und

Aufgaben. Der Unterschied zwischen beiden liegt darin, dass ein Termin – etwa eine Besprechung – einen bestimmten Zeitraum mit Anfangs- und Endzeitpunkt einnimmt, während eine Aufgabe keinen klar definierten Zeitraum im Terminkalender beansprucht. Dementsprechend werden Termine und Aufgaben getrennt dargestellt: die Termine als Kalendereinträge, die Aufgaben als Liste. Was Sie als

Aufgabe und was als Termin erfassen wollen, liegt ganz bei Ihnen.

228

Terminmanager einschalten

Sie starten den Terminmanager

• In Adress PLUS mit dem Befehl »Kommunikation: Terminmanager«.

• Im Windows-Startmenü: Über die Adress PLUS-Programmgruppe.

• Zusammen mit Adress PLUS mit diesen Befehlen unter »Extras: Benutzereinstellungen«.

Ist der Terminmanager gestartet, erscheint ein Symbol in der Taskleiste von Windows (auf den meisten Rechnern also in der rechten unteren Bildschirmecke).

229

Klicken Sie dieses Symbol doppelt an, öffnet sich der Terminmanager.

Klicken Sie dieses Symbol mit der rechten Maustaste an, erteilen

Sie über ein Kontextmenü Befehle.

Der Terminmanager ist ein vom eigentlichen Adress PLUS unabhängiges Programm. Sie können ihn, auch wenn Adress PLUS selbst geschlossen ist, über das

Startmenü starten und im Hintergrund laufen lassen.

Wir empfehlen Ihnen, den Terminmanager automatisch beim Hochfahren von

Windows mit starten zu lassen, um ja keinen Termin zu verpassen. Dazu legen

Sie im Autostart-Ordner von Windows eine Verknüpfung an, und zwar in Ihrer Adress PLUS-Installation in das Verzeichnis \PROGRAMM. Ziel der Verknüpfung ist die Datei COBRATM.EXE. Somit werden Sie unweigerlich an alle Termine erinnert, so lange Ihr Rechner läuft.

Erinnerungsfunktion ein-/ausschalten

Erteilen Sie im Terminmanager den Befehl »Erinnerung: an/aus«.

Stört Sie die Erinnerungsfunktion, schalten Sie sie einfach aus. Sie werden dann an keinerlei Termine und Aufgaben mehr erinnert, bis Sie

• entweder die Erinnerungsfunktion wieder einschalten

• oder den Terminmanager neu starten.

230

Voreinstellungen

Der Terminmanager hat ein eigenes Menü für die erforderlichen Voreinstellungen.

Dieses Menü öffnen Sie im Terminmanager selbst mit dem Befehl »Extras: Benutzereinstellungen«.

Zugriffsrecht auf Termine

Direkt im Terminmanager stellen Sie die Zugriffsrechte ein, die Sie anderen Benutzern auf Ihren Kalender gewähren wollen.

Kalender freigeben... Aktivieren Sie diese Option, wenn andere Benutzer Ihre Einträge lesen und evtl. verändern sollen. Schalten Sie diese

Option wieder aus, sind Ihre Termine und Aufgaben nur noch für Sie selbst sicht- und bearbeitbar.

Vorrat Gruppen/Benutzer

Der Terminmanager greift zur Rechteverwaltung auf die in

Adress PLUS selbst angelegten Benutzer und Gruppen zurück. Diese werden hier vollständig angezeigt.

Zugriff erlaubt........... Um einem Benutzer oder einer Gruppe (und damit allen Mitgliedern dieser Gruppe) Leserechte auf Ihren Kalender zu gewähren, fügen Sie die Gruppe in dieser Spalte hinzu. Soll ein Benutzer oder eine Gruppe auch Schreibrechte erhalten, also Ihre Termine/Aufgaben ändern und neue für Sie erfassen dürfen, klicken Sie zusätzlich das Häkchen neben dem

Benutzernamen an.

Kennzeichnen Sie später einen Termin als „privat“, wird er den Benutzern, denen

Sie Zugriff auf Ihre Termine einräumen, trotzdem angezeigt – Sie sehen allerdings

231

nur, dass Sie dort einen Privattermin haben, können diesen aber nicht öffnen und erkennen keinen Text.

Benutzer, die Schreibrechte erhalten, können für Sie Privattermine erfassen, diese nach dem Erfassen aber nicht mehr lesen und bearbeiten.

Allgemeine Einstellungen

Erfassung................. Zeit für ... Nachbearbeitung: Wenn Sie eine Recherche durchführen und anschließend alle recherchierten Adressen in den Terminmanager aufnehmen – etwa für eine Telefonaktion – möchten Sie wahrscheinlich nicht alle Adressen gleichzeitig kontaktieren. Beim Erfassen von Einträgen berücksichtigt der Terminmanager automatisch das hier eingegebene Intervall zwischen den Einträgen.

Aufräumen ............... Erledigte Termine und Aufgaben benötigen Sie gemeinhin nicht mehr in Ihrer Datenbank. Hier können Sie angeben, nach wie vielen Tagen ältere Einträge automatisch gelöscht werden sollen.

Kernzeit.................... Die Kernzeit dient der optischen Hervorhebung Ihrer Arbeitszeit im Terminmanager. Der Terminmanager ist aber auch außerhalb dieser Zeit aktiv, sofern er gestartet ist.

Zeiteinheit ................ Geben Sie an, in welche Zeitabschnitte die Terminanzeige optisch unterteilt werden soll.

Bei Erinnerung ......... Aktivieren Sie »Automatisch einen Kontakt erstellen«, wird jedes Mal, wenn Sie einen Termin mit Bezug zu einer Adresse als erledigt schließen, automatisch ein neuer Kontakt angelegt.

232

Standard-Schaltfläche ist

Werden Sie an einen Kontakt erinnert, können Sie mit der

Return-Taste die hier ausgewählte Schaltfläche betätigen.

Outlook: Einträge synchron halten

Mit dieser Option werden Termineinträge und -änderungen in cobra Adress PLUS zeitgleich nach Outlook übernommen.

Vertretung ................ Für den Fall, dass Sie gerade nicht an Ihrem Arbeitsplatz sind, wenn ein Termin ansteht, können Sie hier bestimmen, an welchen Kollegen dieser Termin weitergeleitet werden soll.

Wählen Sie aus der Liste eine Gruppe oder einen Benutzer aus. Entscheiden Sie sich für eine Gruppe, verteilt das Programm den Termin per Zufallsgenerator an ein Gruppenmitglied.

Als »Zeit für Terminbearbeitung« legen Sie fest, wie lange das System nach Fälligkeit des Termins mit dem Weiterleiten an Ihren Stellvertreter wartet.

Darstellung

Im dritten Register stellen Sie ein, wie die Elemente Ihres Terminmanagers aussehen sollen.

Wichtige Jahrestage

Hinterlegen Sie wichtige Jahrestage, auf die Sie durch einen Eintrag im Kopf des jeweiligen Tages aufmerksam gemacht werden wollen.

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Einträge haben folgende Syntax:

08.06.2007;Erwin Schulhoffs 111. Geburtstag

Soll der Termin jedes Jahr an diesem Tag angezeigt werden, setzen Sie das Datum auf das Jahr 1900.

Die allgemeinen Feiertage pflegt der Systemverwalter in den Systemeinstellungen, diese Funktion ist also nur als Ergänzung individuell bedeutsamer Termine gedacht.

Termine und Aufgaben erfassen

Sie können Termine und Aufgaben ohne Bezug zu einer Adresse erfassen. Also etwa, wenn Sie sich notieren, dass Sie morgen eine Besprechung mit Ihrer Abteilung im Konferenzraum haben werden.

Sie können Termine und Aufgaben aber auch auf Adressen beziehen. Dies ist etwa dann der Fall, wenn Sie eine Telefonaktion für einen ausgewählten Kundenkreis vorbereiten oder sich daran erinnern lassen müssen, dass Sie einen Lieferanten besuchen wollen.

Termine oder Aufgaben ohne Bezug zu einer Adresse erfassen Sie

• In Adress PLUS mit dem Befehl »Kommunikation: Terminmanager«.

• Im Terminmanager mit »Bearbeiten: Neuer Termin / Neue Aufgabe« – oder mit

Klick der rechten Maustaste auf das Terminmanager-Icon in der Taskleiste und dann »Neuer Termin« oder »Neue Aufgabe«.

Solche Einträge werden etwa angelegt, wenn es sich um Konferenzen, Messebesuche etc. handelt. Auch Privattermine wie die Geburtstagsfeier eines Verwandten dürften im allgemeinen diesem Termintyp angehören.

234

Typ ........................... Geben Sie hier an, ob es sich um einen eigentlichen Termin oder eine Aufgabe handelt. Ein Termin hat im Unterschied zur Aufgabe einen Endzeitpunkt (der im Feld »Bis« erfasst wird).

Adress PLUS-Adresse

Hier wird angezeigt, zu welcher in Adress PLUS verwalteten

Adresse (siehe nächsten Abschnitt) dieser Termin erfasst wurde.

Verbinden................. Wollen Sie den Termin nachträglich mit einer Adresse verknüpfen, gehen Sie in Adress PLUS zur Adresse und klicken hier im Terminmanager die Schaltfläche »Verbinden« an.

Damit wird die aktuelle Adresse mit diesem Termin verknüpft.

Betreff, Mit, Ort......... Tragen Sie hier die Details des Termins ein.

Notiz......................... Tragen Sie hier weiteren Text zur Erläuterung ein.

Ganztägig................. Damit wird automatisch der gesamte Tag belegt. Sie können aber trotzdem an diesem Tag noch weitere Termine erfassen, etwa wenn Sie als ganztägigen Termin die Teilnahme an einer Messe eintragen und zwischendurch als Einzeltermine bestimmte Verabredungen, die Sie für die Messe getroffen haben, eintragen.

Serie......................... Sie können sich Serientermine anlegen. Typische Beispiele für Serientermine sind etwas ein Geburtstag, der ja jedes

Jahr am selben Tag stattfindet, oder eine montägliche inter-

235

ne Besprechung. Klicken Sie die Schaltfläche »...« für die

Serie an, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Serienintervalle definieren.

Zeit .......... Geben Sie den Zeitraum an, den der Termin beansprucht.

Muster ..... In welchem Intervall findet der Termin statt?

Dauer ...... Über welchen Zeitraum wollen Sie sich an den

Termin erinnern lassen? Geben Sie „Kein Enddatum“ an, wird der Termin für die nächsten zwei

Jahre angelegt. Die Begrenzung auf 2 Jahre geschieht, um Speicherplatz auf Ihrem System zu sparen – der Termin wird automatisch fortgeschrieben, Sie müssen ihn also nicht nach 2 Jahren erneut anlegen.

Zeit, Von-Bis ............ Geben Sie an, an welchem Tag und um wie viel Uhr der

Termin beginnt bzw. die Aufgabe ansteht. Klicken Sie auf den Listenknopf neben den Von-Bis-Feldern, öffnet sich ein

Kalender.

Erinnerung ............... Wollen Sie den Termin nicht nur im Terminmanager sehen, sondern sich eigens durch eine Meldung daran erinnern lassen, wählen Sie hier aus, wie lange vorher diese Erinnerung erfolgen soll.

Kalender................... Hier geben Sie an, für wen Sie diesen Termin angelegt haben, in wessen Kalendern er also auftauchen soll. Sie können mehrere Einträge markieren.

236

Erinnerung gilt für

Handelt es sich bei einem Kalender um einen Gruppenkalender, klicken Sie an, ob nur ein vom Zufallsgenerator bestimmtes Gruppenmitglied oder alle Gruppenmitglieder an diesen Termin erinnert werden sollen. Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn Sie die Erinnerungsfunktion aktiviert haben.

Kommunikation

Ist der Termin mit einer Adresse verbunden, dann werden hier die entsprechenden Daten automatisch eingetragen. Ist er es nicht, können Sie diese manuell eingeben. Mit den

Schaltflächen »Anrufen« und »e-mailen« kommunizieren Sie dann direkt aus dem Termin heraus, falls Sie mit Telefonie bzw. Internet verbunden sind.

Privat........................ Als privat gekennzeichnete Termine kann nur jener Benutzer einsehen, für den dieser Termin angelegt wurde – alle anderen Benutzer mit Leserechten sehen zwar, dass dort ein Privattermin anliegt, können diesen aber nicht öffnen und auch den Text des Termins nicht lesen. Es ist aber, wenn die

Schreibrechte entsprechend vergeben wurden, durchaus möglich, Privattermine auch für andere Benutzer anzulegen.

Mit Vertretung .......... Klicken Sie diese Option an, wenn Sie für diesen Termin einen Stellvertreter bestimmen wollen.

Vertreter ................... Geben Sie an, an wen dieser Termin weitergeleitet werden soll, falls Sie selbst ihn nicht in der voreingestellten Bearbeitungszeit als erledigt bestätigen. Wählen Sie eine Gruppe oder einen einzelnen Kollegen aus der Liste. Entscheiden

Sie sich für eine Gruppe, wird der Termin an ein zufällig ermitteltes Gruppenmitglied weitergereicht.

Status....................... Hier können Sie angeben, wie weit der Bearbeitungsprozess für diesen Termin fortgeschritten ist. Sie können sich Einträge in den Listen später nach Status sortieren lassen.

Priorität..................... Stellen Sie die Wichtigkeit des Termins ein. Welche Wichtigkeit ein Termin hat, wird später in Kalender und Aufgaben-

übersicht farbig wiedergegeben.

Kategorie.................. Klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten rechts neben der Auswahlliste, öffnet sich ein Dialog, in dem Sie

Kategorien definieren.

237

So lassen sich etwa alle Aufgaben, die zu einem bestimmten

Projekt gehören, entsprechend zuordnen. Eine Kategorienliste lässt sich auch über den Menüpunkt »Extras: Kategorien« anlegen.

Um festzulegen, zu welchen Adressen Sie einen Termin erstellen wollen, können

Sie eine einzelne Adresse in der Tabellenansicht oder der Adressmaske auswählen oder eine Recherche über mehrere Adressen durchführen.

Dann erteilen Sie die Befehle

• »Kommunikation: Termin zu Adresse aufnehmen« (für die aktive Einzeladresse) oder

• »Kommunikation: Recherche aufnehmen« (für eine oder mehrere recherchierte

Adressen).

Damit ist festgelegt, für welche Adresse(n) Sie diesen Eintrag erfassen wollen, und der Terminmanager öffnet sich.

238

Anders als bei Terminen ohne Bezug zu einer Adresse werden bei einer Recherche die Adresse und die Kommunikationsverbindungen angezeigt.

Aufnehmen............... Mit dieser Schaltfläche wird die aktuelle Adresse als Termin/Aufgabe aufgenommen.

Nicht aufnehmen...... Mit dieser Schaltfläche wird die aktuelle Adresse übersprungen.

Alle weiteren aufnehmen

Mit dieser Schaltfläche werden alle folgenden Adressen einschließlich der aktuellen Adresse als Termin/Aufgabe eingetragen. cobra-Adresse – Verbinden

Wollen Sie später die Verknüpfung zu einer Adresse ändern, gehen Sie in Adress PLUS zur Adresse und klicken hier im

Terminmanager die Schaltfläche »Verbinden« an. Damit wird die aktuelle Adresse mit diesem Termin verknüpft und die alte Verknüpfung aufgehoben.

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Eintrag für andere erfassen

• Besitzer eines Termins legen Sie im Fenster »Neu« im Abschnitt »Kalender« fest.

Hier werden Ihnen jene Benutzer und Gruppen angezeigt, die Ihnen Schreibrechte für ihren eigenen Kalender gegeben haben. Klicken Sie jene/n Kollege/n bzw.

Gruppe/n an, für die der Termin oder die Aufgabe angelegt werden sollen. In deren Kalender oder Aufgabenübersicht entsteht dann ein Eintrag.

Einzelne Benutzer

Geben Sie an, wer Besitzer dieses Termins sein soll. Sie können auch mehrere

Benutzer ankreuzen, werden dafür aber im allgemeinen eher einen Gruppentermin

(siehe nächster Absatz) anlegen.

Der Termin wird in dem/in den Kalender/n des/der hier ausgewählten Benutzer/s angelegt und kann nur dort geändert oder gelöscht werden.

Gruppen

Sie können Termine aber nicht nur einzelnen Benutzern zuweisen, sondern auch

Termine für ganze Gruppen erfassen.

Dieser Termin soll für alle Mitglieder der Gruppen „Entwicklung Hardware“, „Entwicklung Software“ und »Marketing Zentrale« gelten. Diese Festlegung treffen Sie im Bereich »Kalender« der Termin-/Aufgabenerfassung.

Geben Sie hier die Gruppen an, deren Mitglieder an diesen Termin erinnert werden sollen. Zusätzlich können Sie den Termin natürlich auch eventuell hier aufgelisteten Einzelpersonen zuweisen.

Erinnert werden nur Gruppenmitglieder, die zu jenem Zeitpunkt, zu dem Sie den

Termin anlegen, zur Gruppe gehören. Für Mitglieder, die erst später Gruppenmitglieder werden, gilt dieser Termin nicht!

Dieser Termin wird jetzt sowohl im Kalender der ausgewählten Gruppen als auch in den Kalendern aller Gruppenmitglieder angelegt.

240

Tragen Sie einen Termin in verschiedene Kalender ein, wird für diesen Termin jeweils ein eigener Eintrag in jedem dieser Kalender angelegt. Wollen Sie diesen

Termin ändern, müssen Sie das in jedem Kalender separat tun.

Besitzer des Termins ändern

Ein Termin lässt sich einem anderen Benutzer oder einer anderen Gruppe zuweisen, wobei auch Neuzuweisungen von einer Einzelperson zu einer Gruppe oder von einer Gruppe zu einer Einzelperson möglich sind. Dazu klicken Sie den Termin im Kalender des bisherigen Besitzers doppelt an und klicken im Bereich »Kalender« der Termin-Dialogbox einen oder mehrere andere Besitzer an.

Der Termin wird für den bisherigen Besitzer gelöscht und beim neuen Besitzer eingetragen. Sie können als neuen Besitzer wie erwähnt entweder eine Einzelperson oder eine Gruppe angeben.

Termine und Aufgaben importieren

Mit dem Befehl »Datei: Import« importieren Sie Termindaten aus den Versionen 8 und 9 von Adress PLUS.

Übernehmen als....... In diesen Versionen wurde noch nicht zwischen Aufgaben und Terminen unterschieden. Entscheiden Sie hier, welchen

Typ die importierten Daten annehmen sollen.

Vorbelegung............. Sie können den Terminen eine Priorität sowie eine Kategorie zuweisen. Existiert die Kategorie noch nicht, wird Sie angelegt.

241

Geben Sie an, wo sich die Datei SYSTEM.DB der älteren Version befindet.

Bestätigen Sie mit »Import«. Die Daten werden übernommen.

Termine und Aufgaben mit Outlook abgleichen

Eine andere komfortable Möglichkeit, diesen Abgleich vorzunehmen, bietet der umfassende Outlook-Abgleich (siehe Seite 314 ff.). Er kann auch zeitgesteuert erfolgen und übernimmt zusätzlich weitere Daten nach Outlook.

Sie können Termine und Aufgaben an Outlook übergeben und aus Outlook importieren. Erteilen Sie dazu im Terminmanager den Befehl »Datei: Abgleich: mit Outlook«.

Richtung................... Sie können Daten in beiden Richtungen übergeben, und dies auch auf einmal. Wählen Sie hier die Richtung aus.

Auswahl ................... Geben Sie an, ob Sie nur Termine oder nur Aufgaben oder beides übergeben wollen. Bei einer Übergabe an Outlook werden Termine dort in den Kalender übernommen und Aufgaben als Aufgaben angelegt.

Zeitraum................... Wählen Sie hier, in welchem Zeitraum die zu übernehmenden und zu übergebenden Termine und Aufgaben liegen sollen. Wählen Sie »unbegrenzt« werden auch alle Einträge, die in der Vergangenheit liegen, mit übernommen, was zu einer

Flut an Erinnerungen führen kann.

242

Durch Klick auf die Schaltfläche »Start« beginnt der Abgleich. Sie sehen anschlie-

ßend, wie viele Einträge ausgetauscht wurden.

Aus Adress PLUS übernommene Termine und Aufgaben erkennen Sie in Outlook an einem nachgestellten „(A+)“.

In den Terminmanager übernommene Termine und Aufgaben werden dort analog durch ein nachgestelltes „(O)“ gekennzeichnet.

Beim Abgleich mit Outlook wird eine Dublettenprüfung vorgenommen, damit ist es ausgeschlossen, dass Termine mehrfach angelegt werden. Sie können also beliebig oft mit Outlook abgleichen.

Beim Abgleich mit Outlook wird auch geprüft, ob ein Termin verschoben wurde.

Diese Prüfung geschieht durch interne Kennzahlen, es ist also gleichgültig, ob Sie vielleicht etwas am Text eines Termins verändert haben. Es wird beim Abgleich jeweils nur die neueste Version eines Termins beibehalten.

Gelöschte Termine hingegen müssen Sie im Zweifelsfall in beiden Programmen manuell löschen, sonst werden sie beim Abgleich neu angelegt.

Termin/Aufgabe löschen

Wollen Sie eine Aufgabe oder einen Termin löschen, geschieht dies

• direkt aus Kalender oder Aufgabenübersicht mit der rechten Maustaste

• oder ebendort mit der Taste E

NTF

,

• oder nachdem Sie den Termin oder die Aufgabe geöffnet haben über die

Schaltfläche »Löschen«.

Lassen sich Termine nicht löschen, handelt es sich um Termine anderer Benutzer, die Sie nur lesen, aber nicht verändern dürfen.

243

Sich im Terminmanager bewegen

Der Terminmanager kennt verschiedene Darstellungsformen für Termine und Aufgaben. Je nachdem, welche Daten Sie sich für welchen Zeitraum anzeigen lassen,

ändert sich das Äußere des Terminmanagers. Im gesamten Terminmanager öffnen Sie Termine und Aufgaben – wo nicht anders vermerkt – durch Doppelklick.

Sie sehen die Termine und Aufgaben eines Tages. Die Termine sind nach Uhrzeit aufsteigend geordnet, die Aufgaben können Sie selbst sortieren oder auch gruppieren.

Sie sehen die Termine einer Woche. Zusätzlich können Sie sich

über die Schaltfläche die Aufgabenliste einblenden.

Sie sehen die Termine und Aufgaben eines Monats, geordnet nach

Wochen. Am linken Rand werden die Kalenderwochen gezählt.

Sie sehen die Termine und Aufgaben eines gesamten Jahres.

Durch Doppelklick auf einen Eintrag gelangen Sie in die entsprechende Tagesansicht zurück.

Diese Übersicht ähnelt der Monatsübersicht, allerdings können Sie sich darin mit dem Rollbalken bewegen.

In der Liste werden Termine und Aufgaben als gleichberechtigte

Einträge in einer Liste dargestellt.

Sie sortieren die Einträge durch Klick auf den entsprechenden Spaltenkopf.

Sie gruppieren die Einträge, indem Sie einen Spaltenkopf in das dunkelgraue Gruppierfeld ziehen. Zum Entgruppieren verschieben

Sie den Spaltentitel von dort weg.

Hiermit drucken Sie die gerade angezeigten Daten aus. In manchen

Übersichten müssen Sie sich entscheiden, ob Sie Termine oder

Aufgaben ausgeben wollen.

Mit dieser Schaltfläche kehren Sie in den meisten Übersichten zum heutigen Tage zurück.

Damit gehen Sie um die jeweilige Einheit vor oder zurück: in der

Monatsansicht also etwa um einen Monat.

Hier sehen Sie, welchem Benutzer der angezeigte Kalender gehört.

Sie können hier die Kalender aller Benutzer, für die Sie Schreib- und/oder Leserechte besitzen, aufrufen.

244

Stellen Sie ein, für welches Datum Einträge angezeigt werden sollen.

Mit diesen Schaltflächen blenden Sie in der Wochenübersicht Aufgaben ein und wieder aus.

Kalender

Übersicht

Der Kalender zeigt Termine.

An der Farbe links der einzelnen Einträge erkennen Sie die Dringlichkeit des Termins. Durch Doppelklick öffnen Sie einen Termin und können ihn bearbeiten oder löschen.

245

Mit der rechten Maustaste öffnen Sie ein kontextabhängiges Menü, das Ihnen die jeweils verfügbaren Bearbeitungsfunktionen für Kalender und Termine zugänglich macht. Dort übergeben Sie auch einen einzelnen Termin an Outlook.

Symbole

Folgende Symbole finden sich in den Kalendereinträgen selbst:

An diesem Symbol erkennen Sie, dass an diesen Termin erinnert werden soll.

Dieses Symbol kennzeichnet private Termine, die auch von solchen Kollegen, denen Sie Lese- und oder Schreibrecht auf Ihren Kalender eingeräumt haben, nicht gesehen, geändert oder gelöscht werden können.

Dies ist ein Serientermin.

246

Für mehrere Benutzer

Eine besondere Variante des Kalenders ist die Anzeige der Termine für mehrere

Personen, die Sie mit dem Befehl »Extras: Gruppenplanung« aufrufen. So erkennen Sie auf einen Blick, wann eine ganze Gruppe von Benutzern noch frei hat.

Angezeigt werden Ihnen alle für Sie freigegebenen Kalender. Links klicken Sie mit den Häkchen an, wessen Termine Sie sehen wollen.

Aufgabenübersicht

Die Aufgabenübersicht öffnen Sie im Kalender mit der Schaltfläche schließen Sie mit der Schaltfläche

und

. Sie erlaubt es Ihnen, Aufgaben ganz verschieden zu sortieren und zu gruppieren.

247

Die Bearbeitungsmöglichkeiten im Kontextmenü:

Neu .......................... Mit der rechten Maustaste rufen Sie ein Kontextmenü mit den wichtigsten Funktionen wie »Neu[e Aufgabe]« auf. Sie können neue Aufgaben aber auch mit dem Befehl »Bearbeiten: Neue Aufgabe« erfassen.

Bearbeiten................ Mit diesem Befehl öffnen Sie eine Aufgabe zum Bearbeiten.

Steht der Befehl nicht zur Verfügung, hat der Besitzer dieser

Aufgabe Ihnen keine Schreibrechte auf seinen Kalender gewährt.

Löschen ................... Mit diesem Befehl oder der Taste E

NTF löschen Sie eine Aufgabe. Steht der Befehl nicht zur Verfügung, hat der Besitzer dieser Aufgabe Ihnen keine Schreibrechte auf seinen Kalender gewährt.

Senden an Outlook .. Übernimmt die Aufgabe nach Outlook.

Spaltenauswahl........ Geben Sie an, welche Informationen Sie sehen wollen.

Exportieren in MS Excel-Datei

Hiermit exportieren Sie sämtliche Aufgaben in eine MS Excel-Datei.

Weitere Möglichkeiten:

Sortieren

Um Aufgaben zu sortieren, klicken Sie in einen Spaltenkopf. Die Aufgaben werden dann nach diesem Kriterium auf- oder absteigend sortiert. In der obigen Abbildung wurde absteigend nach Datum sortiert.

248

Gruppieren

Sie können aus den Spalten auch Gruppen machen. Dazu ziehen Sie einen Spaltenkopf in den dunkelgrauen Bereich über der eigentlichen Aufgabenliste.

In diesem Beispiel wird nach Datum gruppiert. Sie können einzelne Gruppen öffnen und schließen und durch einen Klick in das Gruppierfeld die Sortierung von ab- in aufsteigend und umgekehrt umschalten.

Um die Gruppierung aufzuheben, ziehen Sie das Gruppierfeld einfach aus dem dunkelgrauen Bereich hinaus. Damit verschwindet es.

Erinnerung

Ist der Zeitpunkt erreicht, zu dem der Termin oder die Aufgabe ansteht, werden

Sie daran erinnert,

• falls der Terminmanager läuft und

• die Erinnerungsfunktion eingeschaltet ist.

Haben Sie einen Stellvertreter für eine Aufgabe ernannt, wird die Aufgabe automatisch an diesen weitergereicht, sowie die in den Voreinstellungen angegebene Zeit verstrichen ist.

Aufgabe ohne Adresse

249

Dies ist eine einfache Erinnerung an etwas, das Sie nicht vergessen wollten.

Noch mal erinnern.... Wollen Sie diese Aufgabe erst später erledigen, klicken Sie diese Option an und wählen aus der Liste, wann Sie sich wieder erinnern lassen wollen.

Aufgabe öffnen......... Wollen Sie die weiteren Details der Aufgabe – etwa hinterlegte Notizen – einsehen, klicken Sie diese Schaltfläche an.

Sie können dann die Aufgabe auch komplett bearbeiten.

OK............................ Wollen Sie die Aufgabe als erledigt abhaken, klicken Sie

»OK« an.

Termin mit Adresse

Dieser Eintrag wurde zu einer Adresse erfasst. Er kann natürlich auch Teil einer

Telefonaktion sein oder Sie daran erinnern, dass Sie etwas per E-Mail erledigen wollten.

Termin öffnen........... Sie öffnen das Terminfenster, sehen so alle Einzelheiten des

Termins und können den Termin gegebenenfalls bearbeiten.

Gehe zu Adresse ..... Sie wechseln nach Adress PLUS selbst, die entsprechende

Adresse ist markiert.

Kontakt anlegen ....... Haben Sie diesen Termin erledigt, können Sie ihn automatisch in die Kontaktverwaltung eintragen. Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn der Eintrag sich 1. auf eine

Adresse bezieht und 2. die automatische Kontaktanlage in den Voreinstellungen ausgeschaltet ist.

Anrufen .................... Arbeiten Sie mit der Telefonie, wird nach Klick auf diese

Schaltfläche automatisch die angegebene Telefonnummer gewählt (siehe das Kapitel über die Telefonie).

E-Mail senden .......... Es wird eine neue E-Mail geöffnet, in der die E-Mail-Adresse bereits eingetragen ist.

250

Schließen ................. Der Termin ist erledigt. Haben Sie in den Voreinstellungen bestimmt, dass automatisch ein Kontakt angelegt werden soll, geschieht dies bei adressbezogenen Terminen jetzt.

Dass ein Termin erledigt ist, heißt nicht, dass sein Status auf

»Erledigt« gesetzt würde. Es heißt aber, dass an diesen

Termin nicht mehr erinnert werden wird und dass der Termin automatisch gelöscht werden wird, falls Sie dies in den Voreinstellungen so festgelegt haben. Lassen Sie nicht automatisch löschen, werden alle Einträge als „tote“ Einträge in Ihrem Terminmanager weitergeführt.

Nochmals erinnern... Sie werden nach der angegebenen Zeitspanne erneut erinnert. In den Voreinstellungen (siehe Seite 233) haben Sie festgelegt, ob »Schließen« oder »Nochmals erinnern« mit der Return-Taste betätigt werden kann.

Termine mit Outlook verwalten

Sie können statt unseres eigenen Terminmanagers auch Outlook zur Terminverwaltung nutzen. Das kann Ihr Systemverwalter in den Systemeinstellungen festlegen.

• Erteilen Sie den Befehl »Kommunikation: Terminmanager«, wird Outlook geöffnet.

• Erteilen Sie den Befehl »Kommunikation: Termin zu Adresse aufnehmen«, wird ein neuer Termin in Outlook geöffnet und die aktuelle Adresse eingetragen.

• Erteilen Sie den Befehl »Kommunikation: Aufgabe zu Adresse aufnehmen«, wird eine neue Aufgabe in Outlook geöffnet und die aktuelle Adresse eingetragen.

• Der Befehl »Kommunikation: Recherche aufnehmen« steht für Outlook nicht zur

Verfügung.

251

252

Kampagnen-Management

Mit dem Kampagnen-Management planen Sie Marketing- und sonstige Arbeitsabläufe sowohl mit Ihren Adressen als auch mit Ihren Mitarbeitern. Es bildet einen

Workflow ab. Kampagnen gehören jeweils zu einer bestimmten Datenbank.

Sie können das Kampagnen-Management zur Planung jeder Arbeit, die aus mehreren Schritten besteht, einsetzen. Im Prinzip zeigt das Kampagnen-Management

Ihnen und Ihren Kollegen jederzeit, was Sie in welcher Reihenfolge und zu welchem Zeitpunkt zu tun haben.

Es gliedert sich in drei Bereiche:

• Planung

• Durchführung

• Auswertung

1. besteht eine Kampagne also aus einem vordefinierten Workflow. Dieser gibt einzelne Arbeitsschritte an. Er ist nach dem Muster Wenn

→ Dann aufgebaut. In unserem Kampagnen-Management heißt dieses Schema Aktivität

→ Reaktion →

Folgeaktivität. Im Workflow sind auch Verantwortlichkeiten sowie ein Zeitplan für die einzelnen Mitarbeiter oder Ihre Benutzergruppen hinterlegt.

253

2. werden diesem Workflow Adressen zugewiesen. Es kann sich dabei etwa um

Adressen von Interessenten handeln, die angerufen werden wollen. Oder um

Empfänger eines Mailings. Oder Teilnehmer an einem Preisausschreiben ... oder

... oder ...

3. wird der Workflow in Einzelaktivitäten zerlegt. Damit wird klar, welcher Mitarbeiter was mit welcher Adresse zu tun hat. Dabei kann es sich um Mitarbeiter verschiedenster Abteilungen handeln. Jeder erledigt seine Aufgabe und schiebt die

Adresse in die nächste Bearbeitungsstufe weiter. Welche das ist hängt davon ab, welche Reaktion die vorhergehende Aktivität erfahren hat.

Die Kampagne ist für eine Adresse beendet, wenn sie bei einer Schlussaktivität ohne Folgeaktivitäten angekommen ist.

Eine Kampagne planen

• Zum Planen – nicht aber zum späteren Abarbeiten der Kampagne – benötigen

Sie Systemverwalter-Rechte.

Ist noch keine Benutzerverwaltung eingerichtet, sind Sie als Gast angemeldet.

Dann können Sie den Befehl »Extras: Systemeinstellungen« erteilen (die Option

»Im Systemverwaltermodus bleiben« muss aktiv bleiben). Das hat denselben Effekt.

Die Planung ist der komplexere Teil der Arbeit mit dem Kampagnen-Management.

Im allgemeinen hat nur eine Person damit zu tun. Sie sollten aber kurz dabei verweilen, damit Sie prinzipiell verstehen, worum es überhaupt geht.

Die folgende Kampagne beschreibt, was firmenintern zu tun ist, wenn ein Kunde im Marketing einer Software-Firma anruft und Infomaterial oder eine Demoversion oder eine Vollversion einer Software bestellt.

Lernen Sie das Kampagnen-Management einfach anhand einer kleinen Übung kennen und verfolgen Sie einige Schritte direkt am Bildschirm nach.

Wir empfehlen Ihnen, sich komplexere Kampagnen erst auf dem Papier zu skizzieren.

Los geht's ...

• Erteilen Sie den Befehl »Kampagnen: Verwalten: Planen«.

254

Es öffnet sich ein leerer Kampagnen-Editor.

• Tragen Sie den Namen der Kampagne ein.

Am Anfang einer neuen Kampagne steht immer die leere Aktivität »Start«.

• Klicken Sie das grün umrandete Kästchen »Start« doppelt an, um es zu bearbeiten.

Der Start ist eine Aktivität. Hier legen Sie deren Einzelheiten fest.

Geben Sie dieser Aktivität beispielsweise den Namen »Warten«.

Es ist der Zustand, in dem Sie vor dem Anruf des Kunden verharren.

Auch »Art« und »Aufgabenbeschreibung« können Sie beliebig festlegen.

Bearbeiter kann ein einzelner Benutzer oder eine ganze Gruppe sein. Hier entscheiden Sie, wem die jeweilige Aktivität zugeteilt wird.

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Adresse aus Kampagne entfernen erlauben

Diese Option bewirkt, dass Bearbeiter Adressen, deren Weiterverfolgung Ihnen nutzlos zu sein scheint, aus der Kampagne löschen dürfen.

Automatisches Entfernen der Adresse

Diese Option steht ausschließlich für Schlussaktivitäten zur

Verfügung und ist sonst unzugänglich. Schlussaktivitäten sind Aktivitäten, die am Ende einer Kampagne stehen, weil keinerlei mögliche Reaktionen für sie eingetragen sind. Wird in einem solchen Fall diese Option aktiviert, werden Adresse aus der Kampagne entfernt, sowie sie den letzten Schritt erreicht haben.

Variablenrechte ... Haben Sie einer Kampagne Variablen zugewiesen, können

Sie hier für jede einzelne Aktivität bestimmen, wie sich diese

Variablen verhalten sollen. So können Sie Variablen für bestimmte Schritte ganz ausblenden oder für Eingaben ganz sperren.

• Klicken Sie in der Spalte »Berechtigung« ein

Feld an.

• Das Feld verwandelt sich in eine Auswahlliste.

• Suchen Sie den für diese Aktivität gewünschten Wert aus. Ihnen stehen folgende Werte zur Verfügung:

Eingabepflichtig ... Das Variablenfeld muss ausgefüllt werden, sonst kann der Bearbeiter diesen

Arbeitsschritt nicht abschließen.

Nicht sichtbar....... Blendet die Variable in diesem Schritt ganz aus.

Schreibgeschützt . Zeigt den Standardwert oder den in einem früheren Schritt eingetragenen

Wert an, erlaubt aber keine Änderung daran.

256

Von zentraler Bedeutung ist der Bereich »Reaktionen«. Hier werden die entscheidenden Informationen aufgelistet, die den Workflow bestimmen:

1. Reaktion: Was tut der Kunde?

2. Folgeaktivität: Was tun wir, wenn der Kunde etwas tut?

Nach dieser Logik Reaktion

Folgeaktivität verläuft das gesamte Kampagnen-

Management. Selbstverständlich können Sie damit nicht nur Kundenbeziehungen abbilden, sondern sämtliche Arbeitsabläufe, die sich in eine Art Aktions-Reaktions-

Schema bringen lassen.

***

Eine erste Kundenreaktion ist hier die Anforderung von Infomaterial.

• Tippen Sie unter den »Reaktions-Details« ins Listenfeld »Name« »Kunde bestellt Infomaterial« ein.

• Eventuell eingetragene Kosten werden jeder Folgeaktivität zugeordnet, damit

Sie jederzeit die bisher aufgelaufenen Gesamtkosten einer Kampagne prüfen können.

• Klicken Sie »Neu« neben »Folgeaktivität« an. Geben Sie der Folgeaktivität den

Namen »Versand Infomaterial«. Es kann auch eine andere Kampagne als Folgeaktivität verwendet werden.

• Legen Sie unter »Ausführen am« fest, wann die Folgeaktivität stattfinden muss, in diesem Fall sofort. Hiermit entscheiden Sie, wie viel Zeit Ihre Mitarbeiter haben, diese Aufgabe zu erledigen.

• Den einzelnen Reaktionen können Vorgänge zugeordnet werden. Diese werden automatisch der Adresse zugewiesen, wenn eine solche Aktion erfolgt. Mögliche Vorgänge sind das Hinzufügen eines Stichwortes oder Kontaktes. So lässt sich diese Adresse später einfach recherchieren.

257

***

Als »Vorgänge der Reaktion« stehen Ihnen einige vordefinierte automatische Ereignisse zur Verfügung.

• Vergeben Sie einen »Namen«.

• Es gibt vier Arten von Vorgängen:

Stichwort hinzufügen

Wird die Reaktion ausgeführt, wird der betreffenden Adresse automatisch ein Stichwort zugewiesen (in diesem

Fall könnte das beispielsweise »Interessent« sein).

Stichwort entfernen Wird die Reaktion ausgeführt, wird aus der betreffenden

Adresse automatisch ein Stichwort gelöscht. Das macht

Sinn, wenn jemand etwa als Interessent geführt wird und nun Ware bestellt – Also kann man das Stichwort »Interessent« löschen und statt dessen das Stichwort »Kunde« eintragen.

Feldinhalt ändern . Damit lassen sich bestimmte Inhalte in bestimmte Felder der Datenbank schreiben.

Kontakte anlegen. Sie können automatisch einen Kontakt erfassen lassen. Ist es ein Schritt der Kampagne, einen Kunden anzurufen, entsteht der Kontakt automatisch.

***

• Bestätigen Sie mit OK.

Die Kampagne hat sich verändert.

258

• Die Aktivität »Start« wurde in »Warten« umbenannt und hat einen Verantwortlichen erhalten: <Marketing>.

• Der nach unten gehende Pfeil ist die Reaktion des Kunden. Klicken Sie das

Kästchen »Warten« an, erscheint am Pfeil auch die Benennung der Reaktion

»Kunde bestellt Infomaterial«.

• Das untere Kästchen zeigt eine Folgeaktivität an: den Versand von Infomaterial.

Damit ist ein erster kleiner Workflow definiert: Wir nehmen den Hörer ab – Kunde bestellt einen Prospekt – Wir schicken den Prospekt.

***

Es gibt zwei weitere Reaktionen mit entsprechenden Folgeaktivitäten:

Reaktion: Kunde bestellt Demo – Folgeaktivität: Versand Demoversion

und

Reaktion: Kunde bestellt Produkt – Folgeaktivität: Versand Produkt.

Diese beiden werden analog zur ersten Reaktion erfasst.

Das wirkt sich im Editor so aus:

259

***

Klicken Sie jetzt die Aktivität »Versand Infomaterial« doppelt an.

Weisen Sie dieser zwei mögliche Reaktionen zu:

Reaktion 1: Der Kunde reagiert nicht.

Dann wird er nach 1 Woche als Folgeaktivität angerufen.

Reaktion 2: Der Kunde reagiert und bestellt das Produkt. Dann wird ihm als Folgeaktivität das Produkt sofort zugeschickt. Diese Folgeaktivität

»Versand Produkt« hatten Sie bereits im ersten Schritt definiert, darum können Sie sie jetzt aus der Liste Folgeaktivität auswählen.

Im Editor ergibt sich nebenstehendes

Bild.

Nachdem Ihnen das Prinzip klar geworden ist, können Sie jetzt die Kampagne durch einige weitere Schritte abschließen.

260

Dann ergibt sich für eine ähnliche Kampagne am Ende folgendes Bild:

Variablen

Im Kampagnen-Editor können Sie der Kampagne eigens Variablen zuweisen. Variablen sind Eingabefelder, die Sie bei den einzelnen Aktivitäten wiederfinden. So werden Sie daran erinnert, bestimmte Eingaben vorzunehmen. Klicken Sie im

Kampagnen-Editor die Schaltfläche »Variablen zuweisen « an.

Mit den Schaltflächen und übernehmen Sie diese Variablen in die Kampagne bzw. entfernen sie wieder daraus.

261

Die Variablen werden durch eine Kategorie und einen Namen in einer Baumstruktur dargestellt.

Da die Mitarbeiter während der Kampagne hier Daten erfassen sollen, gibt es 3 Typen von Eingaben:

• Ja/Nein

• Datum

• Text.

Eine Kampagne aktivieren

Damit Sie einer Kampagne Adressen zuweisen können, muss sie aktiviert werden.

Klicken Sie die Kampagne und dann »Aktivieren« an.

Verlassen Sie dieses Fenster mit »Beenden«.

Sie können beliebig viele Kampagnen laufen lassen. Ist keine

Adresse mehr in einer Kampagne, kann sie als beendet gelten und angehalten werden.

Kampagnen müssen aber nicht beendet werden, sie können fortlaufend mit Adressen bestückt werden. Es können auch fortlaufend Statistiken darüber erstellt werden.

Eine Kampagne durchführen

Hierbei hilft Ihnen auch die Symbolleiste:

Aktivitätenliste

Letzte

Aktivität

Adresse in

Kampagne aufnehmen

Aktivitäten der Adresse Kampagnen-

Recherche

262

Adressen zuweisen

Planen Sie eine Marketingkampagne, bei der Sie Interessenten von sich aus ansprechen, werden Sie die Adressen, die Sie der Kampagne zuweisen, zuerst recherchieren und dann zuweisen.

Handelt es sich bei der Kampagne wie im Beispiel darum, dass Interessenten auf

Sie zukommen, um Informationen anzufordern, werden Sie die Kundenadressen nach jedem einzelnen Anruf einzeln in die Kampagne aufnehmen.

Dazu klicken Sie in der Symbolleiste »Kampagne« auf das Symbol

»Adresse zur Kampagne hinzufügen«.

Bestätigen Sie mit »Hinzufügen«.

Außerdem können Sie einen Startzeitpunkt für die Kampagne bestimmen.

• Klicken Sie nun das Symbol »Aktivitäten der Adresse« links daneben an.

• Die Aktivitätenliste erscheint, und die Adresse ist auf die Startaktivität »Warten« gesetzt.

263

Folgeaktivitäten zuweisen

• Klicken Sie die Aktivität »Warten« doppelt an. Bearbeiten Sie sie, indem Sie den nächsten Schritt festlegen. In diesem Fall hat der Kunde eine Demoversion bestellt. Das klicken Sie an. Da dieser Versand sofort erfolgen soll, erscheint er augenblicklich in der Aktivitätenliste der dafür zuständigen Mitarbeiter.

Mit den Schaltflächen oben rechts können Sie direkt mit der Adresse in Kontakt treten.

Anrufen ........Diese Möglichkeit ist nur dann von

Interesse, wenn Sie die Telefonie von Adress PLUS nutzen. Ist die

Telefonie nicht eingerichtet, werden im rechts abgebildeten Dialog keinerlei Telefonnummern angezeigt, auch wenn sie in der Adresse eingetragen sind.

Ihnen werden alle in der Adresse hinterlegten Telefonnummern zur

Auswahl angeboten. Wählen Sie eine aus, und bestätigen Sie mit

»OK«. Diese Nummer wird gewählt.

E-Mail ..........Der Dialog »E-Mail versenden« erscheint, siehe Seite 193.

Brief .............Der Dialog »Einzelbrief -> Textprogramm« erscheint, siehe Seite

179.

Termin .........Der Terminmanager öffnet sich, und Sie können einen Termin erfassen.

264

• Bestätigen Sie mit OK.

Dem Softwareversand werden automatisch die neuen Adressen zugewiesen. Regelmäßig schaut jeder Mitarbeiter in seine Aktivitätenliste

Softwareversand muss die Demoversion versenden.

. Der

Zwei Stunden später ist das Bestellte verschickt.

Es wurde notiert, dass in einer Woche beim Interessenten nachgefasst werden soll.

265

• Über die Schaltflächen rechts können Sie mit der betreffenden Adresse jederzeit in Kontakt treten.

• Klicken Sie die Reaktion der Gegenseite an.

Über die Reaktion »Andere« gehen Sie direkt in die Kampagnen-Planung zurück und können dort noch während des Kontaktes eine weitere Folgeaktivität aussuchen, falls die Gegenseite andere Wünsche als erwartet äußert.

Mit der Option »Folgeaktivität mir zuordnen« können Sie bei Aktivitäten, die Gruppen zugewiesen sind, deren Mitglied sie sind, sicherstellen, dass die Folgeaktivität

Ihnen zugewiesen wird. Dies ist sinnvoll, wenn es sich beispielsweise um einen

Ihnen vertrauten Kunden handelt.

Haben Sie Variablen definiert, werden Ihnen diese in einer eigenen Registerkarte angeboten.

• Sie wählen Ihre Angaben in den Variablen-Auswahllisten aus. Ist ein Variable eingabepflichtig, muss dort etwas ausgewählt werden. Es kann sein, dass für jede Aktivität andere Variablen definiert sind oder dass Variablen schreibgeschützt dargestellt werden, so dass Sie sie nur lesen, aber nicht ändern können.

In der Registerkarte »Verlauf« schließlich werden die einzelnen Schritte, welche die Adresse in der Kampagne bisher durchlaufen hat, aufgelistet.

In der Kampagne recherchieren

Sie können Adressen recherchieren, denen in einer bestimmten Kampagne eine bestimmte Aktivität zugeordnet wurde.

266

***

Jede Adresse bleibt so lange in einer Kampagne aktiv, bis eine Schlussaktivität erreicht wurde. Mit dieser wird die Adresse aus der Kampagne entfernt. Natürlich kann die Adresse nun in eine andere Kampagne aufgenommen werden, z. B. eine

Kampagne, die den Kunden regelmäßig über neue Produktentwicklungen und

Versionsstände informiert. Eine Adresse kann gleichzeitig beliebig vielen Kampagnen angehören.

Eine Kampagne auswerten

Erteilen Sie den Befehl »Kampagnen: Verwalten: Auswerten«.

Kampagne: Geben Sie die auszuwertende

Kampagne an.

Art der Auswertung: Ihnen stehen verschiedene Statistiken zur Verfügung. Die Tabellenstatistik mit Excel-Export erstellt eine

Datentabelle über alle Aktivitäten der Kampagne. Diese Tabelle wird dann exportiert und kann in Excel statistisch ausgewertet werden.

Auswertungsgrenzen: Diese helfen Ihnen, sehr exakte Fragen an die Statistik zu stellen.

267

Diese Auswertung liefert etwa einen Überblick über die Reaktionskosten und listet die Zahl der zugehörigen Adressen auf.

268

Mandanten und Projekte

Mit der Anlage von Mandanten und Projekten lassen sich Kundenbeziehungen gezielt unter Kostengesichtspunkten auswerten.

In einem "Projekt" fassen Sie Kosten und Tätigkeiten zusammen, die für einen bestimmten Kunden aufgewendet werden. Jeder Kontakt kann einem solchen Projekt zugeordnet und nach zeitlicher Dauer und Kostengesichtspunkten erfasst werden. Diese Daten lassen sich dann auswerten und spiegeln den Verlauf sowie die Kosten des fraglichen Projektes wider.

Ein "Mandant" ist der Auftraggeber eines Projektes. Ihm werden die Projektdaten letztlich zugeordnet. Jedes Projekt gehört zu einem Mandanten, und jeder Mandant kann natürlich beliebig viele verschiedene Projekte in Auftrag gegeben haben. Ein Call Center, in dem Kunden anrufen, wird zu jedem Projekt eine eigene

Telefonnummer schalten und kann die über diese Nummer eingehenden Anrufe als Projektkosten erfassen und auswerten.

Unter »Datei: Einstellungen: Datenbank« muss die Mandanten- und Projektverwaltung eingeschaltet werden. Dies ist Aufgabe des Systemverwalters.

In unserem Beispiel hat die Firma Direktmarketing Schneider einem Call Center einen Auftrag erteilt, der als Projekt ausgewertet werden soll.

269

Mandanten anlegen

Direktmarketing Schneider muss zuerst einmal als Auftraggeber erfasst werden.

• Markieren Sie die Adresse des Mandanten in der Tabellenansicht oder der Bearbeitungsmaske, und erteilen Sie den Befehl »Extras: Mandant/Projekt: Bearbeiten«.

• Klicken Sie die Schaltfläche »Als Mandant einfügen« an, um die Adresse zum

Mandanten zu machen.

• Weisen Sie dem Mandanten ein Kürzel zu. Dieses Kürzel wird bei Telefonie und

Dokumentenverwaltung benutzt. Es darf maximal 6 Zeichen haben und kann nachträglich nicht mehr geändert werden.

• Diese Firma befindet sich jetzt in der Dialogbox »Mandanten/Projekte verwalten« unter den Mandanten.

• Mit »Mandant löschen« können Sie einen Mandanten wieder entfernen.

• Mit »Adresse anzeigen« erscheint im Hintergrund in Adress PLUS die komplette Adresse des hier jeweils ausgewählten Mandanten.

270

Projekt anlegen

Das Projekt fasst alle kostenrelevanten Informationen zusammen, die Sie später auswerten wollen. Alle Anrufe, Briefe, persönlichen Gespräche usw., die mit einem bestimmten Auftrag dieses Mandanten zusammenhängen, werden in diesem Projekt zusammengeführt und ausgewertet. Markieren Sie im Dialog »Mandanten/Projekte verwalten« den Mandanten Direktmarketing Schneider, und klicken

Sie dann »Projekt einfügen« an.

• Tragen Sie den Namen und die erforderlichen Daten für das Projekt ein. Sie können jedem Projekt eine Telefonnummer zuordnen. Diese Telefonnummer dient dazu, eingehende Anrufe, welche über diese Nummer geführt werden, automatisch diesem Projekt zuzuordnen. Eventuelle abgehende Anrufe können dem Projekt über die Kontakterfassung manuell hinzugefügt werden.

• Das »Kürzel« kennzeichnet dieses Projekt. Dieses Kürzel wird für Telefonie und

Dokumentenverwaltung benutzt. Es darf maximal 6 Zeichen haben und kann nachträglich nicht mehr geändert werden.

• Die unten angegebenen Kostenwerte werden später für Auswertungen benützt.

Mit »feste Kosten« lässt sich ein Betrag festlegen, der automatisch für jeden

Kontakt zusätzlich zu Arbeitszeit und Telefonkosten berechnet wird.

Ändern Sie die Kostenwerte während eines laufenden Projektes, wird diese Änderung nur für künftige Kontakte berücksichtigt, die bisher schon erfassten Projekteinträge bleiben aber unverändert bestehen!

Entsteht jetzt ein Kontakt zu einem Anrufer, oder rufen Sie jemanden im Zusammenhang mit diesem Projekt an, wird der Kontakt zur späteren Auswertung erfasst oder kann von Ihnen manuell als Kontakt in das Projekt eingebunden werden.

Sie können Projektdaten beim Erfassen von Kontakten angeben (siehe Seite 38).

271

Auswertungen

Über den Befehl »Extras: Mandant/Projekt: Auswerten« werten Sie Ihre Projekte aus.

Sie können sich für die Auswertung verschiedener Projekte unterschiedliche Auswertungsformate definieren. Diese Formate werden wie alle anderen Formate auch in Bereichen hinterlegt.

Seitenansicht ........... Über diese Schaltfläche öffnen Sie eine Vorschau des ausgewählten Formates.

Bearbeiten................ Verändern Sie das ausgewählte Format.

Neu .......................... Erstellen Sie ein neues Format. In diesem Fall öffnet sich der nachfolgend beschriebene Assistent.

Geben Sie hier den Namen und Bereich des neuen Formates an.

272

Im Format stellen Sie zusammen, welche Daten Sie wie auswerten wollen. Sie können die Auswertung nach bestimmten Kriterien einschränken und nur bestimmte Daten auswerten oder Summen über mehrere Daten bilden.

Unter »Neue Seite bei« legen Sie fest, wo jeweils ein Seitenwechsel stattfinden soll: pro Mandant, pro Projekt oder pro Adresse.

Unter »Arbeitszeit« bestimmen Sie, ob nur die reine Arbeitszeit oder statt dessen oder zusätzlich auch die Telefonzeit ausgewertet wird.

Das Layout bestimmt über das Äußere Ihrer Auswertung. Als Drucker wird jener

Drucker verwendet, welcher unter »Datei: Standarddrucker einrichten« ausgewählt wurde. Die Papiergröße wurde ebenfalls dort festgelegt. Sie bestimmen hier die

Seitenränder. Die Schaltfläche »Seitenansicht« führt Sie in die Vorschau, wo Sie

Ihre aktuellen Einstellungen jederzeit überprüfen können.

273

In diesem Fenster werden Ihre Einstellungen zur Kontrolle aufgelistet. Mit »Fertigstellen« legen Sie das Format an.

Überprüfen Sie das Format dann über die Seitenansicht, oder lassen Sie es gleich ausdrucken.

274

Datenaustausch

In diesem Kapitel informieren wir Sie über den Austausch von Daten mit anderen

Datenbanken sowie anderen Programmen – und damit verwandte Themen.

Wenn Sie bestimmte Adressen einer Adress PLUS-Datenbank getrennt weiter bearbeiten möchten, können Sie diese in eine neue Datenbank speichern.

Datenbestände, die in unterschiedlichen Adress PLUS-Datenbanken vorliegen, können zusammengeführt oder gegeneinander abgeglichen werden.

Außerdem kann Adress PLUS Adressen aus anderen Anwendungen übernehmen oder so speichern, dass sie mit anderen Anwendungen weiter bearbeitet werden können (Import und Export von Daten).

Der Datenabgleich zwischen verschiedenen Adress PLUS-Datenbanken und das

Zusammenführen von Adress PLUS-Datenbanken sind gemeinhin Aufgabe des

Systemverwalters und werden darum im Systemverwalter-Handbuch beschrieben.

Mit anderen Adress PLUS-Datenbanken

Der Datenaustausch zwischen verschiedenen Adress PLUS-Datenbanken eröffnet

Möglichkeiten zur Teamarbeit und zur Um- und Neugruppierung von Adressbeständen.

Alle oder nur die recherchierten Adressen können in eine andere Datenbank gespeichert werden. Diese Datenbank kann dann getrennt weiterbearbeitet oder als Datensicherung abgelegt werden.

Recherchieren Sie zuerst die gewünschten Adressen, falls Sie nicht alle Adressen der Datenbank in einer andere Datenbank speichern wollen.

Schritt 1

Wählen Sie »Datei: Speichern unter«. Der Datensicherungsassistent öffnet sich.

275

Sie werden begrüßt.

Im Assistenten bewegen Sie sich mit den Schaltflächen »Weiter« und »Zurück«.

Manche dieser Einstellungen werden Ihnen schon von der Datenübernahme aus

älteren Programmversionen bekannt sein.

Schritt 2

Wählen Sie aus, ob Sie in eine SQL- oder eine Access-Datenbank speichern wollen. Mit Adress PLUS können Sie beide Dateiformate bearbeiten.

Sie geben an, wohin die Daten gesichert werden sollen. Tragen Sie Namen und

Pfad einer vorhandenen Datenbank ein, oder geben Sie den Namen einer neuen

Datenbank an.

• Sichern Sie in eine vorhandene Datenbank, wird diese Datenbank überschrieben. Dabei gehen dort bisher schon gespeicherte Daten verloren.

• Sichern Sie in eine neue Datenbank, wird diese automatisch angelegt.

276

Schritt 3

Geben Sie an, welche Daten Sie kopieren wollen.

Schritt 4

Klicken Sie »Fertig stellen« an. Die Daten werden kopiert.

277

Synchronisieren

Die Synchronisation dient mobilen Benutzern zum Datenabgleich zwischen Ihrem

Laptop und einer zentralen Datenbank. Näheres findet sich im Systemhandbuch.

Die Synchronisation führen Sie jeweils, wenn Sie online sind, von Ihrem Laptop aus durch.

• Erteilen Sie den Befehl »Datei: Mobile Benutzer: Synchronisieren«.

• Klicken Sie an, was Sie synchronisieren wollen. Sie haben hier nur auf solche

Daten Zugriff, für die der Systemverwalter Ihnen das Recht zu synchronisieren gegeben hat.

• Mit »Synchronisieren« beginnt der Datenaustausch.

Damit ist die Synchronisation abgeschlossen.

278

Austausch mit anderen Programmen

Wenn Sie Ihre Adressen bisher mit anderen Programmen bearbeitet haben und diese nun in Adress PLUS übernehmen wollen, steht Ihnen der Befehl »Datei: Datenaustausch: Importieren« für die gängigsten Datenformate zur Verfügung. Auch wenn Sie Adressdaten von einer anderen Stelle erhalten, die nicht bereits im Adress PLUS-Format vorliegen, verwenden Sie diesen Befehl.

Wollen Sie dagegen Ihre Adressdaten aus Adress PLUS in ein anderes Programm

übernehmen, verwenden Sie den Befehl »Datei: Datenaustausch: Exportieren«.

Dieser Befehl ist auch für die Erstellung von Serienbriefen erforderlich, da die meisten Textverarbeitungsprogramme sogenannte »Steuerdateien für die Serienbrieffunktion« in ihrem eigenen Dateiformat verlangen.

Diese Formate werden wie andere Formate auch als System-, Gruppen- oder Benutzerformate gespeichert.

Importieren

Daten importieren

Datei: Datenaustausch: Importieren

Format auswählen oder zuordnen

Für den Import von Daten werden so genannte „Importformate“ definiert, in denen alle Importeinstellungen wie Verzeichnis, Name und Format der Quelldatei sowie die Feldzuweisung gespeichert werden. Es können beliebig viele Importformate erstellt und gespeichert werden.

Für den eigentlichen Datenimport muss dann nur noch ein bestehendes Format ausgewählt werden; weitere Einstellungen sind dann meist nicht mehr notwendig.

Diese Vorgehensweise vereinfacht den Import vor allem dann, wenn Sie oft Daten aus der gleichen Quelle importieren, also wenn Sie zum Beispiel wöchentlich neue

Adressen zum Importieren erhalten und mit der neuen Datei immer die alte überschreiben.

279

Adressen importieren

• Wählen Sie »Datei: Datenaustausch: Importieren«.

Die Formatauswahl öffnet sich.

Der Dialog »Import« wird angezeigt.

• In »Bereich« und »Name« wird das zuletzt verwendete Importformat angezeigt.

Wählen Sie bei Bedarf ein anderes Format.

• Die Quelle, aus der die Adressen importiert werden, ist im gewählten Importformat gespeichert. Auf Wunsch können Sie aber mit der kleinen Schaltfläche

[...] hinter »Dateiname« eine andere Datei wählen.

• Falls der »Importdateityp« Tabellen unterstützt, müssen Sie in der Liste »Tabelle« eine Tabelle auswählen.

• Bevor Sie eine große Anzahl von Adressen importieren, sollten Sie prüfen, ob die importierten Daten auch wie gewünscht gespeichert werden. Für diesen

Test genügt es, einige wenige Adressen zu importieren. Aktivieren Sie dazu das

Kontrollkästchen »Die ersten ... Datensätze importieren« und tragen Sie ins dazugehörende Feld ein, wie viele Adressen importiert werden sollen.

• Aktivieren Sie stets das Kontrollkästchen »Die importierten Datensätze recherchieren«. Im Falle eines Fehlers können so die importieren Datensätze einfach wieder gelöscht werden. Vergessen Sie nicht, die bestehende Recherche vorher zu löschen!

280

Um Fehler beim Import zu vermeiden, wird dringend empfohlen, mit neuen Importformaten zuerst eine neue Datenbank anzulegen und die Daten dort zu importieren. Danach können Sie den Import in die eigentliche Datenbank starten.

Beim Importieren sollten Sie die importierten Datensätze immer sofort recherchieren, um sie im Falle eines Fehlers wieder löschen zu können. Vergessen Sie nicht, die bestehende Recherche vorher zu löschen!

• Um weitere Importeinstellungen vorzunehmen, klicken Sie »Format«. Der Dialog »Format Import« wird angezeigt.

• Schließen Sie den Dialog mit »Importieren«. Die Daten werden importiert.

• Während des Imports wird eine Fortschrittsanzeige eingeblendet, auf der Sie eine Schaltfläche »Abbrechen« sehen.

• Wenn Sie »Abbrechen« anklicken, wird der Import sofort beendet. Die bereits verarbeiteten Adressen bleiben jedoch in der Adress PLUS-Datenbank gespeichert.

• Ist die Dublettenkontrolle eingeschaltet, werden Dubletten während des Imports erkannt und der Dialog »Dublette« zur Bearbeitung angezeigt.

Dublettenkontrolle beim Import

Ist die Dublettenkontrolle eingeschaltet, werden Dubletten während des Importierens erkannt und zur Bearbeitung angezeigt. Welche Felder zum Ermitteln von Adressen herangezogen werden, stellen Sie unter »Datei: Einstellungen: Dubletten« ein. Dort schalten Sie auch die phonetische Suche aus und ein.

Wird eine Dublette gefunden, erscheint der Dubletten-Dialog (siehe Seite 26):

Importierte Daten wieder löschen

Wenn Sie Daten importiert haben, die Sie nicht wünschen, oder wenn die importierten Daten falsch angezeigt werden, weil zum Beispiel der falsche Zeichensatz eingestellt war, können Sie diese Daten sofort wieder löschen.

281

Achten Sie beim Import immer darauf, die importierten Adressen gleichzeitig zu recherchieren. Löschen Sie dabei auch die eventuell bestehende Recherche.

(Siehe »Adressen importieren) «.

Adressen löschen, die beim Importieren recherchiert wurden

• Wählen Sie »Bearbeiten: Recherchierte Adressen löschen«.

Importierte Adressen recherchieren und löschen

• Wählen Sie »Recherche: Recherchieren«.

• Tragen Sie ins Feld »Erfaßt« das aktuelle Datum ein.

• Tragen Sie ins Feld »Erfaßt von« Ihren Benutzernamen ein.

• Klicken Sie »OK«.

• Wählen Sie »Recherche: Einschalten«.

• Falls Sie seit dem letzten Öffnen der aktuellen Datenbank vor dem Import bereits andere neue Adresse in die Datenbank aufgenommen haben, entfernen

Sie diese Adressen aus der Recherche, indem Sie die Umschalttaste gedrückt halten und die Adressen anklicken.

• Wenn die Recherche nur noch aus den zuvor importierten Adressen besteht, wählen Sie »Bearbeiten: Recherchierte Adressen löschen«.

Importeinstellungen und Importformat definieren

Für den Import von Adressen können mit dem Befehl »Format: Import« sogenannte »Importformate« eingerichtet werden. Die Beschreibung zum Umgang mit For-

maten finden Sie im Kapitel »Formate«.

• Wählen Sie »Format: Import«.

282

Der Dialog »Format Import« erscheint.

• Angezeigt wird das zuletzt verwendete Importformat mit all seinen Einstellungen.

• Alle Änderungen, die Sie in diesem Dialog anbringen, beziehen sich immer auf das in »Bereich« und »Name« gewählte Format.

• Wählen Sie zuerst den Bereich, in dem das Format gespeichert ist und dann das gewünschte Format, oder legen Sie zuerst durch Klick auf »Neu« ein neues

Format an.

Dateiformat und Importziel

• Bestimmen Sie in der Liste »Dateityp« das Dateiformat, in dem die importierten

Adressen gespeichert werden sollen. Zur Verfügung stehen alle unterstützten

Dateiformate. Wenn Sie als Dateityp »Text« auswählen, beachten Sie bitte die erweiterten Einstellungsmöglichkeiten der Schaltfläche »Optionen« in den folgenden Abschnitten.

• Legen Sie in »Dateiname« fest, wo und unter welchem Namen die zu importierenden Daten gespeichert sind.

• Bei Dateiformaten, die Tabellen enthalten, müssen Sie nun in der Liste »Tabelle« die Tabelle auswählen, welche die Daten enthält.

283

Importfelder

• Als nächstes nehmen Sie die Auswahl der Felder vor, die importiert werden sollen. In der Liste »Verfügbar« sehen Sie die Tabelle »Adressen« der cobra-

Datenbank mit den dazugehörenden Feldern, in welche die Daten importiert werden können.

• Klicken Sie auf das '+'-Zeichen vor dem Tabellennamen, um die einzelnen Felder der Tabelle zu sehen.

• Wählen Sie »Gleiche Felder verbinden«. Damit werden alle Importfelder miteinander verknüpft, die sowohl in der cobra-Datenbank als auch in den Importdaten gleich heißen.

• Wählen Sie ein noch nicht zugewiesenes Feld in der Liste »cobra / Import« und markieren Sie in der Liste »Verfügbar« das Feld, in das die Daten importiert werden sollen.

• Klicken Sie »Verbinden«. Das in »Verfügbar« gewählte Feld wird in der linken

Spalte der Liste »cobra / Import« angezeigt.

• Wiederholen Sie die letzten beiden Schritte für alle weiteren Felder, die importiert werden sollen.

• Um ein irrtümlich gewähltes Feld nicht zu importieren, markieren Sie es in der

Liste »cobra / Import« und klicken »Lösen«.

Das Feld »Stichwörter« kann mit mehreren Feldern der Importdatei verknüpft werden. Entsprechend werden dann mehrere neue Stichwörter angelegt.

Einstellungen speichern

• Klicken Sie »Schließen«, um den Dialog zu schließen.

• Alle Einstellungen werden im gewählten Format gespeichert.

Einstellungen speichern und Import starten

• Klicken Sie »Importieren«, um den Dialog zu schließen.

• Nach einer Rückfrage werden alle Einstellungen im gewählten Format gespeichert.

• Der Dialog »Import« wird angezeigt.

284

Textdateien importieren

• Wählen Sie »Format: Import«.

Der Dialog »Format Import« wird angezeigt.

• Wählen Sie das Format, dessen Einstellungen Sie festlegen wollen.

• Wählen Sie in der Liste »Dateityp« den Eintrag »Textdateien« und geben Sie in

»Dateiname« den Namen der Importdatei an.

• Klicken Sie die »Optionen« an.

Der Dialog »Einstellungen für den Import von Textdateien« wird angezeigt:

• Bestimmen Sie nun, ob die Felder der Importdatei durch ein »Feldtrennzeichen« getrennt sind oder eine »feste Feldbreite« besitzen. Beim Import von Dateien mit fester Feldbreite beachten Sie bitte den nächsten Abschnitt.

• Geben Sie den »Zeichensatz« der Importdatei an.

• Wählen Sie das »Feldtrennzeichen« aus, oder tragen Sie es ein.

• Schließen Sie den Dialog »Einstellungen für den Import von »Textdateien« mit

»OK«.

• Nun sehen Sie in der rechten Spalte der Liste »Adress PLUS / Import« den ersten Datensatz und können die Felder wie oben beschrieben verbinden.

• Schließen Sie den Dialog »Format Import« mit »Schließen«. Die Änderungen werden gespeichert.

285

Import von Zusatzdaten

Zusatzdaten importieren

Datei: Datenaustausch: Importieren Zusatzdaten

Format auswählen oder zuordnen

Der Import von Zusatzdaten wird nach den gleichen Vorgehensweisen wie der Adressenimport durchgeführt.

Datenformat für Zusatzdaten

Beim Import von Zusatzdaten muss jeder importierte Datensatz einer bereits gespeicherten Adresse zugewiesen werden können. Dazu muss die Datensätze neben den eigentlichen Zusatzdatenfeldern auch immer mindestens ein Feld der zugehörigen Adresse enthalten, anhand dessen Adress PLUS beim Import die Zuweisung vornehmen kann. Beim Erstellen von Formaten für den Zusatzdatenimport bestimmen Sie, welche Daten zur Identifizierung der Adresse dienen und welche Felder in den Zusatzdaten gespeichert werden.

Importeinstellungen für Zusatzdaten festlegen und speichern

Die Formate für den Import von Zusatzdaten sind identisch mit den Importformaten für Adressen. Der einzige Unterschied besteht in der Definition der Schlüsselfelder:

286

Auf der Registerkarte »Schlüsselfelder« müssen Sie mindestens ein Feld festlegen, an dem Adress PLUS die Adresse erkennt, welcher der gesamte Zusatzdatensatz zugewiesen werden soll.

Anschließend können Sie wie vom Adressenimport gewohnt die restlichen Felder den Zusatzdatenfeldern zuweisen:

Exportieren

Adress PLUS kann die Daten einer Datenbank ganz oder teilweise so abspeichern, dass diese Daten mit anderen Anwendungsprogrammen weiter verarbeitet werden können.

So können zum Beispiel Serienbriefe mit einer Textverarbeitung vorbereitet werden, Adressdaten können an ein Fakturierungsprogramm oder an ein Programm für Desktop Publishing weitergegeben werden.

Zum Erstellen von Serienbriefen finden Sie im Kapitel „Briefe“ (ab Seite 182) einen eigenen Abschnitt, in dem die Einbindung der Adressen ins Textprogramm beschrieben wird.

Falls Sie nicht alle Adressen exportieren wollen, recherchieren Sie die gewünschten Adressen vor dem Erteilen des Export-Befehls mit einem der »Recherche«-

Befehle.

287

Daten exportieren

Adressen recherchieren

»Datei: Datenaustausch: Exportieren«

Format auswählen oder definieren

Adressen exportieren

• Legen Sie eine Recherche mit den gewünschten Adressen an.

• Wählen Sie »Datei: Datenaustausch: Exportieren«.

Der Dialog »Export« wird angezeigt:

• In »Bereich« und »Name« wird das zuletzt verwendete Exportformat angezeigt.

Wählen Sie bei Bedarf ein anderes Format.

• Das Ziel, in das die Adressen exportiert werden, ist im gewählten Exportformat gespeichert. Auf Wunsch können Sie aber mit der kleinen Schaltfläche »[...}« hinter »Dateiname« eine andere Datei wählen.

• Falls der Exportdateityp Tabellen unterstützt, können Sie in der Liste »Tabelle« eine Tabelle auswählen oder eintragen.

• Stellen Sie sicher, dass in »Bereich« das Optionsfeld »alle recherchierten« aktiviert ist.

288

• Bevor Sie eine große Anzahl von Adressen exportieren, sollten Sie vor dem eigentlichen Export prüfen, ob sich die exportierten Daten auch wie gewünscht weiterverarbeiten lassen. Für diesen Test genügt es, einige wenige Adressen zu exportieren. Aktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen »Die ersten ... Datensätze exportieren« und tragen Sie ins dazugehörende Feld ein, wie viele Adressen exportiert werden sollen.

• Um weitere Exporteinstellungen vorzunehmen, klicken Sie »Format«. Der Dialog »Format Export« wird angezeigt.

• Schließen Sie den Dialog mit »Exportieren«. Die Daten werden exportiert.

• Wenn Sie »Abbrechen« anklicken, wird der Export sofort abgebrochen. Die bereits verarbeiteten Adressen bleiben jedoch in der Exportdatei bestehen.

Exporteinstellungen festlegen und speichern

Für den Export von Adressen können mit dem Befehl »Format: Export« sogenannte »Exportformate« eingerichtet werden. Die Beschreibung zum Umgang mit Formaten finden Sie im Kapitel „Formate“.

• Wählen Sie »Format: Export«.

Der Dialog »Format Export« wird angezeigt:

• Angezeigt wird das zuletzt verwendete Exportformat mit allen seinen Einstellungen.

• Alle Änderungen, die Sie in diesem Dialog anbringen, beziehen sich immer auf das in »Bereich« und »Name« gewählte Format.

289

• Wählen Sie also zuerst den Bereich, in dem das Format gespeichert ist und dann das gewünschte Format, oder legen Sie zuerst ein neues Format an.

Dateiformat und Exportziel

• Bestimmen Sie in der Liste »Dateityp« das Dateiformat, in dem die exportierten

Adressen gespeichert werden sollen. Zur Verfügung stehen alle unterstützten

Dateiformate.

Wenn Sie als Dateityp »Text« auswählen, beachten Sie bitte die erweiterten

Einstellungsmöglichkeiten der Schaltfläche »Optionen« in den folgenden Abschnitten.

• Legen Sie in »Dateiname« fest, wo und unter welchem Namen die exportierten

Adressen gespeichert werden sollen.

• Bei Dateiformaten, die Tabellen enthalten, müssen Sie nun in der Liste »Tabelle« eine bestehende Tabelle auswählen oder eine neue eintragen.

Exportfelder

• Als nächstes nehmen Sie die Auswahl der Felder vor, die exportiert werden sollen. In der Liste »Verfügbar« sehen Sie alle Tabellen der Adress PLUS-

Datenbank, die exportiert werden können. Neben den eigentlichen Adressen werden hier auch die Kontakte, Bemerkungen, Stichwörter und Zusatzdaten angezeigt.

• Klicken Sie auf das '+'-Zeichen vor dem Tabellennamen, um die einzelnen Felder einer Tabelle zu sehen.

• Wählen Sie das erste Feld, das exportiert werden soll, und klicken Sie »Einfügen«. Das Feld wird in der Liste »Ausgewählt« angezeigt und markiert. In »Verfügbar« wird das Feld grau; Sie können es nicht nochmals einfügen.

• Wiederholen Sie den letzten Schritt für alle weiteren Felder, die exportiert werden sollen.

• Um alle Felder einer Tabelle auszuwählen, markieren Sie den Tabellennamen und klicken »Einfügen«. Alle Felder dieser Tabelle werden in der Liste »Ausgewählt« angezeigt.

• Um alle Felder der ganzen Datenbank auszuwählen, klicken Sie »Alle einfügen«.

• Um ein irrtümlich gewähltes Feld nicht zu exportieren, markieren Sie es in der

Liste »Ausgewählt« und klicken »Entfernen«.

• Um alle ausgewählten Felder zu entfernen, klicken Sie »Alle entfernen«.

290

Einstellungen für Kontakte, Bemerkungen, Stichwörter und Zusatzdaten

• Sobald in der Liste »Ausgewählt« ein Kontakt-, Bemerkungs- oder Zusatzdatenfeld oder ein Stichwort markiert ist, wird die Schaltfläche »Einstellungen« verfügbar.

• Mit dieser Schaltfläche nehmen Sie im Dialog »... exportieren« erweiterte Exporteinstellungen für die entsprechende Tabelle vor. Weitere Informationen dazu finden Sie im folgenden Abschnitt »Untertabellen exportieren«.

Einstellungen speichern

• Klicken Sie »Schließen«, um den Dialog zu schließen.

• Alle Einstellungen werden im gewählten Format gespeichert.

Einstellungen speichern und Export starten

• Klicken Sie »Exportieren«, um den Dialog zu schließen.

• Nach einer Rückfrage werden alle Einstellungen im gewählten Format gespeichert.

• Der Dialog »Export« wird angezeigt.

Export in Textdateien

• Wählen Sie »Format: Export«.

Der Dialog »Format Export« wird angezeigt.

• Wählen Sie das Format für den Export.

• Klicken Sie »Optionen«. Diese Schaltfläche steht nur zur Verfügung, wenn das gewählte Format die Adressen im Textformat exportiert.

Der Dialog »Einstellungen für Export Textdateien« wird angezeigt:

• Wählen Sie in der Liste »Feldtrennzeichen« das gewünschte Zeichen oder tragen Sie ein anderes Zeichen ein.

291

• Wählen Sie im Bereich »Zeichensatz« entweder »ANSI« oder »ASCII«.

• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen »Feldnamen in erster Zeile«.

• Schließen Sie die beiden Dialoge »Einstellungen für Export Textdateien« mit

»OK« und »Format Export« mit »Schließen«. Die Änderungen werden gespeichert.

Untertabellen exportieren

Alle zusätzlichen Daten, die Sie in Untertabellen zu den Adressen speichern (Kontakte, Dokumente, Stichwörter, Zusatzdaten) können ebenfalls exportiert werden.

Für jede dieser Tabellen sind erweiterte Einstellungen zur Auswahl des Exportumfangs möglich.

• Wählen Sie »Format: Export«.

Der Dialog »Format Export« wird angezeigt.

• Angezeigt wird das zuletzt verwendete Exportformat mit allen seinen Einstellungen.

• Markieren Sie in der Liste »Ausgewählt« ein Kontakt-, Dokumenten- oder Zusatzdatenfeld oder ein Stichwort, um für die entsprechende Tabelle Einstellungen vorzunehmen.

• Klicken Sie »Einstellungen«.

Der Dialog »... exportieren« erscheint.

• Aktivieren Sie das Optionsfeld »Alle«, um alle Datensätze der entsprechenden

Tabelle zu exportieren. Wenn Sie die ersten Datensätze weglassen wollen, tragen Sie ins Feld »ab« ein, ab welchem Datensatz exportiert werden soll. Eine 5 heißt etwa, dass mit dem 5. Datensatz begonnen wird.

• Aktivieren Sie das Optionsfeld »Genau«, um eine bestimmte Anzahl von Datensätzen zu exportieren. Wenn dazu nicht beim ersten Datensatz begonnen werden soll, tragen Sie ins Feld »ab« ein, welcher Datensatz als erster exportiert werden soll.

• Aktivieren Sie das Optionsfeld »Die letzten ... Datensätze«, um eine bestimmte

Anzahl von Datensätzen, gezählt vom letzten Datensatz, zu exportieren. Tragen

Sie ins dazwischenliegende Feld ein, wie viele Datensätze exportiert werden sollen. Die vorderen Datensätze enthalten gewöhnlich die älteren, die hinteren die neueren Informationen.

• Schließen Sie die beiden Dialoge »... exportieren« mit »OK« und »Format Export« mit »Schließen«. Die Änderungen werden gespeichert.

292

Für jedes Feld der Untertabelle wird beim Export eine eigene Spalte erzeugt, womit die für das Format zulässige Anzahl an Spalten schnell überschritten werden kann, so dass es zu einer Fehlermeldung kommt.

Die hier vorgenommenen Einstellungen beziehen sich immer auf die gesamte Tabelle und nicht auf ein einzelnes Feld. Zum Beispiel sind die bei »Kontakt.Datum« vorgenommenen Einstellungen auch für »Kontakt.Art« gültig und umgekehrt.

Die vorgenommenen Einstellungen beziehen sich natürlich nur auf die Felder der entsprechenden Tabelle, die im Dialog »Format Export« in der Liste »Ausgewählt« aufgeführt sind, die Sie also als Exportfelder festgelegt haben.

Telefon-CDs

Adress PLUS kann Adressen und Telefonnummern direkt auf den gängigsten Telefon-CDs nachschlagen und in die aktuelle Adresse übernehmen oder als neue

Adresse speichern.

Die dabei verfügbaren Funktionen sind vor allem abhängig vom Leistungsumfang der eingesetzten Telefon-CD.

Telefon-CD einrichten

Bevor Sie Ihre Telefon-CD von Adress PLUS aus verwenden können, müssen Sie

Adress PLUS mitteilen, welche CD Sie besitzen.

Wählen Sie »Extras: Telefon-CD: Einstellungen«:

• Die Liste CD-Info-Programm zeigt alle unterstützten Telefon-CDs an. Wählen

Sie hier Ihre Telefon-CD aus.

• Tragen Sie die vollständige Befehlszeile ein, bestehend aus Laufwerk, Verzeichnis und Programmname. Dazu klicken Sie die Schaltfläche »[...]« an. Sie erhalten dann einen weiteren Dialog zur einfachen Auswahl dieser Angaben.

293

• Im darunter liegenden Feld sehen Sie Einzelheiten zu den unterstützten Eigenschaften der gewählten Telefon-CD. Beachten Sie auch die Anwendungshinweise!

Felder zuweisen

Wenn Sie eine Adresse von einer Telefon-CD übernehmen, werden die Feldinhalte (Firma, Name, Telefonnummer und so weiter) in die entsprechenden Felder der

Adress PLUS-Datenbank übernommen. Wenn Sie in Ihrer Adress PLUS-

Datenbank die Felder jedoch anders verwenden oder sogar gelöscht haben, können nicht alle Angaben richtig übernommen werden. In diesem Fall können Sie die

Felder selber richtig zuweisen:

• Wählen Sie im Dialog »Einstellungen Tele-CD Programm« die Schaltfläche

»Felder«:

• Im rechten Listenfeld sehen Sie die Felder, die von Ihrer Telefon-CD übernommen werden können.

• Mit »Standard« zeigt Adress PLUS die Standardzuweisungen.

• Um eine Zuweisung aufzuheben, markieren Sie diese und klicken »Lösen«.

• Sie erstellen eine neue Zuweisung, indem Sie rechts das Feld Ihrer Telefon-CD und links das entsprechende Adress PLUS-Feld markieren und »Verbinden« klicken.

• Schließen Sie die beiden Dialoge mit »OK«.

Wechseln Sie zu Ihrer Telefon-CD, sehen Sie dort eine kleine Symbolleiste:

Die Funktion dieser Symbole wird etwas weiter unten beschrieben.

294

Adresse auf Telefon-CD suchen

Sie können die aktuelle Adresse auf Ihrer Telefon-CD suchen.

Dabei sucht Adress PLUS die Adresse immer mit allen verfügbaren Feldern, um ein möglichst genaues Suchergebnis zu erreichen.

Während in den Adress PLUS-Datenbanken meistens zwischen Firmen- und Namensfeld unterschieden wird, machen die Telefon-CDs hier keinen Unterschied und speichern alles – bei Firmen den Firmennamen, bei Privatpersonen den Namen – in ein Feld.

Für die Suche einer Adresse auf einer Telefon-CD müssen Sie deshalb die Arbeitsweise von Adress PLUS beachten:

• Ist in der aktuellen Adresse nur eines der beiden Felder – also entweder »Firma« oder »Name« – ausgefüllt, wird dieses Feld automatisch zur Suche verwendet.

• Sind beide Felder ausgefüllt, wird grundsätzlich nach »Firma gesucht.

Und so starten Sie die Suche:

• Wählen Sie »Einfügen: Adresse aus CD« oder »Extras: Telefon-CD: Datensatz suchen«.

• Die Telefon-CD-Anwendung wird gestartet, falls sie noch nicht läuft.

Die aktuelle Adresse wird gesucht und angezeigt.

Telefonnummer auf Telefon-CD suchen

Adress PLUS kann diese Leistung nur dann zur Verfügung stellen, wenn Ihre Telefon-CD die Suche nach Telefonnummern auch unterstützt. Wenn Sie auf der Telefon-CD eine Telefonnummer suchen wollen, deren Adresse Sie bereits in Adress PLUS eingetragen haben, setzen Sie zuerst den Cursor ins Telefonfeld mit der Nummer, nach der gesucht werden soll.

• Wenn die Auswertung eines eingehenden Anrufs eine Telefonnummer anzeigt, die in Ihrer Adress PLUS-Datenbank nicht gefunden werden kann, wählen Sie im Dialog »Sie werden angerufen« den Befehl »Bearbeiten: Adresse aufnehmen«. Sie erhalten eine neue Adresse, in die bereits die Telefonnummer eingetragen ist.

• Wählen Sie »Extras: Telefon-CD: Datensatz suchen«.

• Die Telefon-CD-Anwendung wird gestartet, falls sie noch nicht läuft.

• Die aktuelle Adresse wird gesucht und angezeigt.

295

Adresse von Telefon-CD übernehmen

• Suchen Sie die gewünschte Adresse auf Ihrer Telefon-CD.

Klicken Sie dieses Symbol in der Symbolleiste »Telefon-CD« an.

Die Adresse wird als neue Adresse in Ihre Adress PLUS-Datenbank eingetragen.

Um mit der hier gefundenen Adresse die aktuelle Adresse in Adress PLUS zu überschreiben, klicken Sie dieses Symbol an.

Feldzuweisung einmalig oder dauernd ändern

• Suchen Sie die gewünschte Adresse auf Ihrer Telefon-CD.

Klicken Sie dieses Symbol in der Symbolleiste »Telefon-CD« an.

Die Feldzuweisung öffnet sich.

• Im rechten Listenfeld sehen Sie die gewählte Adresse. Ordnen Sie den einzelnen Feldinhalten die gewünschten Adress PLUS-Felder mit Hilfe der Schaltfläche »Verbinden« zu.

• Um die vorgenommene Feldzuweisung für spätere Verwendung zu speichern,

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen »Zuordnung speichern«.

• Klicken Sie »Übernehmen«, um die Adresse in Ihre Adress PLUS-Datenbank zu übertragen.

Die Adresse wird als neue Adresse in Ihre Adress PLUS-Datenbank eingetragen.

Um mit der hier gefundenen Adresse die aktuelle Adresse in Adress PLUS zu überschreiben, klicken Sie dieses Symbol an.

• Sie erhalten den gleichen Dialog wie oben.

296

E-Mails einer Adresse zuordnen I (aus cobra)

Diese Funktion steht bisher für Microsoft Outlook (ab Version 2000), Lotus Notes und Groupwise zur Verfügung und arbeitet auch mit der cobra-Dokumentenverwaltung und der Dokumentenverwaltung ELO zusammen (für ELO benötigen Sie den ELO-Connector von id-netsolutions). Sie können diese Funktion aber auch ohne eine Dokumentenverwaltung benutzen.

Dabei werden E-Mails direkt aus dem E-Mail-Programm übernommen und einer

Adresse als Kontakt und MSG-Datei zugeordnet. Arbeiten Sie mit einer Dokumentenverwaltung, werden die E-Mails einschließlich aller anhängenden Dateien als

MSG-Datei auf Ihrer Festplatte gespeichert und dem Kontakt angehängt.

In dieser Beschreibung verwenden wir Outlook als Beispiel.

Auswahl und Einstellungen

• Erteilen Sie den Befehl »Ausgabe: E-Mails zuordnen«,

• oder klicken Sie die Schaltfläche der Symbolleiste »Kommunikation 1« an.

E-Mail-Ordner .......... Wählen Sie den E-Mail-Ordner Ihrer E-Mail-Software, in dem die zuzuordnenden E-Mails abgelegt sind. Hierbei kann es sich ebenso um einen Posteingangs- wie um einen Postausgangs-Ordner handeln, Sie können E-Mails aus allen Ordnern zuordnen, sogar aus dem Papierkorb.

297

Alle markieren .......... Durch Klick auf diese Schaltfläche markieren Sie alle angezeigten E-Mails.

Keine markieren....... Hiermit heben Sie die Markierung von E-Mails wieder auf.

Einstellungen E-Mail-Übernahme

E-Mails nach dem Übernehmen löschen

Mit dieser Option werden die E-Mails aus Ihrem E-Mail-

Programm gelöscht, sowie sie in cobra als Dokumente vorliegen. Nicht zugeordnete E-Mails werden nicht gelöscht.

E-Mail als msg-Datei speichern

Diese Option ist nur dann zugänglich, wenn die Dokumentenverwaltung von eingeschaltet ist. Ist die Dokumentenverwaltung für E-Mails ausgeschaltet, ist diese

Option automatisch deaktiviert.

Standardmäßig werden alle Anlagen übernommen, falls

Sie eine MSG-Datei anlegen lassen. Lassen Sie keine

MSG-Datei erzeugen, werden keinerlei Anlagen nach

übernommen. Mit der Schaltfläche »Anlagen« erhalten

Sie einen Überblick, welche Dateien an der markierten

E-Mail hängen.

E-Mails den Adressen manuell zuordnen

Zu jeder E-Mail erscheint ein Fenster, in dem Sie die

Adresse auswählen, der Sie die Mail zuordnen möchten.

Schalten Sie diese Option aus, versucht das Programm, die Mails automatisch zuzuordnen. Gelingt dies nicht, weil dieselbe E-Mail-Adresse mehreren Einträgen in der Datenbank zugewiesen, müssen Sie unklare Ad-

298

ressen manuell zuweisen. Wurde gar keine passende

Adresse gefunden, können Sie die Mail einer neuen Adresse zuweisen.

Adressen nach dem Zuordnen recherchieren

Sie können alle Adressen, denen eine Mail zugeordnet wurde, recherchieren lassen. cobra-Kontaktart

Ihre E-Mails werden in cobra den Adressen als Kontakte zugeordnet. Bestimmen Sie hier, unter welcher Kontaktart die

Kontakte eingetragen werden sollen.

Mailauswahl ............. In der Auswahl rechts sehen Sie die E-Mails des gewählten

Postfaches.

In der Spalte »Anlagen« erkennen Sie, ob eine Mail Anlagen enthält oder nicht.

Markieren Sie eine Adresse. Klicken Sie die Schaltfläche

»Anlagen« an, wird Ihnen angezeigt, welche Anlagen an der

Mail hängen.

Zuordnen.................. Klicken Sie diese Schaltfläche an, beginnt die Zuordnung.

299

Die Zuordnung

Automatisch

Beim automatischen Zuordnen sucht das Programm in der aktiven Datenbank nach Adressen, in denen die E-Mail-Adresse der jeweiligen Mail eingetragen ist.

• Ordnen Sie eingegangene Mails zu, wird nach den Absenderadressen gesucht.

• Ordnen Sie von Ihnen verschickte Mails zu, wird nach den Empfängeradressen gesucht.

Wird die E-Mail-Adresse in der cobra-Datenbank gefunden,

• werden die E-Mail der Adresse als Kontakt zugeordnet

• und die Anlagen je nach der Konfiguration des Vorganges als Dokumente in die

Dokumentenverwaltung aufgenommen und dem Kontakt zugewiesen.

Kann eine Mail nicht zugeordnet werden, erhalten Sie eine Meldung und müssen die Mail manuell zuordnen.

Manuell

Bei der manuellen Zuordnung suchen Sie nach Adressen, denen die Mail sinnvoll zugewiesen werden könnte, und legen gegebenenfalls neue Adressen an.

Hierbei gelangen Sie in ein Fenster, das Ihnen beim Auffinden der zuzuordnenden

Adresse hilft.

Sie können selbst festlegen, welche Spalten in dieser

Dialogbox angezeigt werden sollen.

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen

Spaltenkopf.

• Wählen Sie in der Dialogbox jene Adressfelder aus, die in der manuellen Zuordnung angezeigt werden sollen,

300

Suchbegriff............... Ihnen wird die E-Mail-Adresse vorgeschlagen. Sie können aber auch jede beliebige andere Zeichenfolge eingeben oder aus dem angezeigten E-Mail-Text kopieren.

• Zum Übernehmen von Text aus der E-Mail markieren Sie den Text, der Suchbegriff werden soll. Dann kopieren Sie ihn mit der Tastenkombination Strg+C und fügen ihn mit

Strg+V in das Suchfeld ein.

• Oder Sie klicken den markierten Text mit der rechten

Maustaste an. Damit öffnet sich ein Kontextmenü mit den entsprechenden Funktionen.

Suchen in ................. Bestimmen Sie, in welchem Feld der Adresse nach dem

Suchbegriff geforscht werden soll.

Suchen..................... Durch Klick auf die Schaltfläche »Suchen« rechts neben dem

Feld mit dem Suchbegriff beginnt die Suche.

Werden eine oder mehrere passende Adressen gefunden, werden Sie allesamt angezeigt.

• Sie markieren in diesem Fall die gewünschte Adresse und klicken die Schaltfläche »E-Mail zuordnen« an

.

• Ist die Suche erfolglos, legen Sie über die Schaltfläche »Adresse neu« eine neue Adresse für diese E-Mail an. Diese Adresse füllen Sie später mit weiteren

Daten, sowie die Zuordnung der Mails erledigt ist.

301

Ein E-Mail-Kontakt mit angehängtem Dokument sieht dann (abhängig von den

Einstellungen der cobra-Dokumentenverwaltung) z. B. so aus:

Erstellt ...................... Hier sehen Sie nicht das Datum, an dem der Kontakt angelegt wurde, sondern jenes, an dem Sie die E-Mail erhalten oder versandt haben.

Bemerkung............... Hier steht der eigentliche E-Mail-Text.

Dokument................. Klicken Sie die in der Abbildung markierte Schaltfläche »Dokument« an, öffnet sich der Dokumentenbereich. In diesem

Beispiel ist die E-Mail als MSG-Datei hinterlegt. Klicken Sie den Link zur Datei an, wird diese mit sämtlichen Dateianhängen in Ihrem E-Mail-Programm geöffnet.

Sie können diesen Kontakt jederzeit weiter bearbeiten.

302

E-Mails einer Adresse zuordnen II (aus Outlook)

• Geben Sie in cobra unter »Extras: Benutzereinstellungen« Outlook als Ihr E-

Mail-Programm an.

• Klicken Sie dort auch die Option »E-Mail-Anlagen als Dokument speichern« an, wenn Sie E-Mail-Anhänge als Dokumente zusammen mit den E-Mails in cobra abspeichern möchten. Klicken Sie diese Option nicht an, werden nur die E-

Mails, nicht aber diesen angehängte Dateien nach cobra übernommen.

• Außerdem kann Ihr Systemverwalter über die Einstellungen für die Dokumentenverwaltung Einfluss darauf nehmen, wie Mails in Ihrem System gespeichert werden, wo sie abgelegt werden usw.

Über eine Symbolleiste in Outlook können Sie Mails direkt den Adressen in cobra zuordnen.

Einstellungen

cobra-Datenbank ..... Wählen Sie hier aus, ob Sie die Outlook-Mails der jeweils gerade geöffneten oder immer einer bestimmten Datenbank zuordnen wollen.

E-Mail nach dem Zuordnen löschen

Die E-Mail wird in Outlook in den Ordner

»Gelöschte Objek-

303

te« verschoben, nachdem sie einer cobra-Adresse zugeordnet wurde.

E-Mail als MSG-Datei in die Dokumentenverwaltung aufnehmen

Diese Option bewirkt nur etwas, wenn Ihr Systemverwalter die Dokumentenverwaltung eingeschaltet hat.

Ist diese Option ausgeschaltet, werden E-Mails in cobra als

Kontakte hinterlegt, in denen der eigentliche E-Mail-Text im

Bemerkungsfeld des Kontaktes steht.

Ist diese Option eingeschaltet, werden die E-Mails in cobra als Kontakte hinterlegt, denen die eigentliche E-Mail als Dokument im Format MSG angehängt ist.

E-Mail in cobra automatisch zuordnen

Mit dieser Option wird bei der Zuordnung in der cobra-

Datenbank nach der Absender- bzw. Empfängeradresse gesucht. Wird diese gefunden, wird die E-Mail ohne weitere

Rückfragen dieser Adresse zugeordnet. Eine Abfrage erscheint nur, wenn die Adresse nicht gefunden werden kann oder es Dubletten gibt.

Adressen nach dem Zuordnen recherchieren

Adressen, denen eine E-Mail zugeordnet wird, werden automatisch recherchiert, damit Sie die Zuordnung anschließend noch einmal überprüfen können.

Anzahl erfolgreich zugeordneter Mails anzeigen

Ihnen wird ein Kurzprotokoll angezeigt, das die Suche nach

Problemen bei der Zuordnung erleichtert.

304

E-Mail zuordnen

• Markieren Sie eine oder mehrere E-Mails.

• Klicken Sie die Schaltfläche an.

• Sie werden gefragt, ob es sich dabei um eine ein- oder eine ausgehende Mail handelt und welcher Adresse die Mail zugeordnet werden soll – der Absender- oder der Empfängeradresse oder beiden. Die anderen hier vorgeschlagenen

Optionen sind die aus den Einstellungen. Sie können sie für diese Mail ändern.

• Der weitere Ablauf der Zuordnung erfolgt analog dem bei der Zuordnung aus cobra ab Seite 301 beschriebenen Verfahren.

E-Mail zuordnen (der aktuellen Adresse)

• Markieren Sie eine oder mehrere E-Mails.

• Klicken Sie die Schaltfläche an.

• Sie ordnen die E-Mail(s) mit den aktuellen Einstellungen jener Adresse zu, auf der in der Adresstabelle von cobra gerade der Cursor steht. Die E-Mail(s) wird bzw. werden dort als Kontakt des Typs »EE« (E-Mail-Eingang) hinterlegt. Sie können sie anschließend bearbeiten.

Adresse suchen

• Markieren Sie eine E-Mail.

• Klicken Sie die Schaltfläche an.

• In der Datenbank wird jetzt nach der Absenderadresse dieser E-Mail gesucht.

305

• Wird die Absender-E-Mail-Adresse gefunden, wird ihr die Mail automatisch zugeordnet.

• Wird die Absender-E-Mail-Adresse nicht gefunden, erfolgt die Zuordnung analog dem bei der Zuordnung aus cobra ab Seite 301 beschriebenen Verfahren.

cobra Outlook-Abgleich

Diese Funktion ruft den aus cobra bekannten Outlook-Abgleich auf.

Outlook-Termine mit der cobra-Datenbank verbinden

Ist Ihr System entsprechend eingerichtet und das Outlook-Add-In installiert, können Sie Termine, die in Outlook gepflegt werden, mit der cobra-Datenbank verknüpfen.

Im Fenster zum Erfassen von Terminen und Aufgaben befindet sich eine neue

Symbolleiste.

Sie können diese Symbolleiste zu den anderen Symbolleisten oberhalb der Arbeitsfläche verschieben.

306

Sie können in den neuen Termin über die entsprechende Schaltfläche »Mit Adresse verbinden« die Daten der aktuellen Adresse aus cobra einlesen lassen.

Haben Sie den Termin mit einer Adresse verknüpft, werden auch die anderen

Schaltflächen aktiv.

Gehe zur Adresse .... Sie wechseln nach cobra, und die verbundene Adresse ist aktiv.

Anrufen .................... Sofern die Telefonie eingerichtet ist, wird die in der Adresse hinterlegte Telefonnummer angerufen. Sind dort mehrere Telefonnummern eingetragen, erscheint eine Auswahl.

Kontakt erstellen ...... Sie wechseln nach cobra und sehen dort den Dialog zur

Neuanlage eines Kontaktes.

307

Inhalt übergeben (an cobra)

Mit dieser Funktion werden Inhalte von Mails erkannt und für die Zuordnung zu cobra-Daten genutzt. Von besonderem Nutzen ist diese Funktion beispielsweise, wenn Sie

• Daten aus Ihrem Webshop erhalten

• oder eine Kollegin Ihnen Rechnungsdaten zumailt.

Ein Beispiel:

Diese Inhalte werden automatisch erkannt und an bestimmte Felder der aktuellen cobra-Datenbanken übergeben.

308

Einstellungen

• Klicken Sie die Schaltfläche »Inhalt übergeben« an. Wählen Sie dann »Einstellungen«.

• Legen Sie zuerst ein neues Format für diesen Datenaustausch an, oder wählen

Sie ein vorhandenes Format.

• Klicken Sie dann links die Schaltfläche »Bearbeiten« an.

309

Hierbei handelt es sich um den zentralen Arbeitsschritt. Hier legen Sie fest, welche

Inhalte der Mail in welche Felder der cobra-Datenbank geschrieben werden sollen.

Bezeichner ............... Der Bezeichner meint einen Eintrag in der Mail, also etwa

»Kundennummer« oder »Vorname«. cobra-Tabelle ........... Wählen Sie hier die cobra-Datentabelle aus, in der einem

Feld Daten zugewiesen werden soll. Ihnen werden alle auf dem System vorhandenen Tabellen zur Auswahl angeboten, also auch Kontakt- und Zusatztabellen. cobra-Feld................ Wählen Sie hier ein Feld aus der zuvor angegebenen Datentabelle aus. In dieses Feld wird der Inhalt, der hinter dem

Bezeichner steht, geschrieben.

Identitätsfeld............. Ist diese Funktion aktiv, wird beim Abgleich überprüft, ob bereits identische Feldinhalte vorhanden sind. Diese werden dann abgeglichen und Dubletten so vermieden. Schalten Sie diese Funktion aus, entstehen evtl. Dubletten.

Die Identitätsfelder versuchen zu ermitteln, ob in cobra bereits ein Datensatz vorhanden ist, dem die Inhalte der E-Mail zugeordnet werden können.

Wird in cobra kein entsprechender Datensatz gefunden, wird auf jeden Fall ein neuer angelegt, auch wenn Sie die nächste

Option »Überschreiben« nicht aktivieren.

310

Überschreiben.......... Dieses Feld ist nur für cobra-Datensätze von Bedeutung, die bereits einen Inhalt haben. Ist diese Option aktiv, wird der cobra-Inhalt dieses Feldes durch den zugeordneten E-Mail-

Inhalt ersetzt. Dies geschieht für alle Datensätze, die durch die Suchfelder als in der E-Mail und in cobra identisch erkannt wurden.

Ist diese Option nicht aktiv, ist das cobra-Feld schreibgeschützt, es werden also keine aktuellen Inhalte in dieses Feld

übernommen. Dies gilt nicht, wenn ein neuer Datensatz angelegt wird, sondern für bereits vorhandene Datensätze.

Muss-Feld ................ Ein neuer Datensatz wird nur dann angelegt und ein vorhandener Datensatz nur dann überschrieben, wenn dieses Feld

überhaupt einen Inhalt enthält. Ist dieses Feld leer, wird die

Mail als fehlerhaft erkannt.

Trennzeichen ........... Das Trennzeichen gibt an, durch welches Satzzeichen in der

Mail der Bezeichner vom Inhalt getrennt wird. In unserem

Beispiel fungiert der Doppelpunkt das Trennzeichen, es kann aber auch jedes beliebige andere Trennzeichen aus Ihrem

Webshop gewählt werden.

Für den Mailimport muss immer mindestens ein Feld aus der cobra-

Tabelle »Adresse« vorhanden sein, das als »Suchfeld« gekennzeichnet wird. cobra muss intern diese Daten in Bezug zu einer Adresse setzen.

311

Hier sehen Sie noch einmal Ihre Suchkriterien in einer Vorschau.

Standarddaten ......... Die Vorschau wird mit von uns hinterlegten Daten angezeigt.

Aktuelle E-Mail-Daten

Die Vorschau wird mit Daten aus der gerade markierten E-

Mail angezeigt.

Standardaktion für erfolgreich importierte Mails

Geben Sie hier an, was mit Mails geschehen soll, die erfolgreich an cobra übergeben wurden. Sie können sie in Outlook belassen oder löschen. Sie können sie aber auch in einen bestimmten Outlook-Ordner verschieben; wählen Sie den

Ordner über die Schaltfläche aus.

Adresse zur Kampagne hinzufügen

Soll die Adresse in eine Kampagne aufgenommen werden, wählen Sie hier die zutreffende Kampagne aus.

Stichwortvergabe ..... Legen Sie in den entsprechenden Adressen ein Stichwort an, können Sie sie später leicht recherchieren.

Standardaktion für E-Mails, die nicht importiert werden konnten

Geben Sie hier an, was mit Mails geschehen soll, die nicht an cobra übergeben werden konnten. Sie können sie in Outlook belassen oder löschen. Sie können sie aber auch in einen bestimmten Outlook-Ordner verschieben; wählen Sie den Ordner über die Schaltfläche aus.

312

Mailübergabe

• Markieren Sie in Outlook sämtliche E-Mails, die Sie an cobra übergeben wollen.

Klicken Sie die Schaltfläche »Inhalt übergeben« an, sehen Sie oben die verfügbaren Übergabeformate, unten die »Einstellungen«.

• Klicken Sie das gewünschte Format an.

Die Mailinhalte werden jetzt wie im Format festgelegt an cobra übergeben.

Abgleich mit Outlook

• Erteilen Sie den Befehl »Datei: Datenaustausch: Outlook-Abgleich«.

• Befinden Sie sich in Outlook, können Sie diesen Abgleich auch direkt über das

Addin aus Outlook heraus starten.

Hier können Sie:

• entweder ein vorhandenes Format auswählen und nach Klick auf »Ausführen« einen Abgleich mit diesem Format vornehmen.

• oder ein vorhandenes Format bearbeiten bzw. ein neues Format erstellen. Dazu klicken Sie »Bearbeiten« bzw. »Neu« an.

• das Format »zurücksetzen«. Haben Sie mit diesem Format bereits abgeglichen, hat sich das System viele Informationen gemerkt. Um mit diesem Format so

313

abzugleichen, als sei es noch nie benutzt worden, wählen Sie diese Schaltfläche.

Gleichen Sie auch Telefonnummern ab, achten Sie bitte darauf, dass diese Telefonnummern nicht irrigerweise Buchstaben enthalten. Andernfalls funktioniert später der Wählvorgang mit einer solchen Nummer nicht.

• Wählen Sie aus, in welchem »Bereich« das Format gespeichert werden soll. Ihnen werden nur solche Bereiche angeboten, auf die Sie tatsächlich ein Schreibrecht haben.

• Geben Sie den »Namen« des Formates ein.

• Unter »Daten der Synchronisation« bestimmen Sie, welche Daten überhaupt miteinander abgeglichen werden sollen.

314

• Es ist möglich, den Abgleich zu einem bestimmten Zeitpunkt automatisch beginnen zu lassen. Mit der »Ausführungszeit« legen Sie den Zeitpunkt fest, zu dem der Abgleich starten soll.

• Die »Ausführungsbedingungen« erlauben es, den Abgleich regelmäßig in bestimmten Intervallen zu wiederholen.

• Sie können sich ein Protokoll des Abgleichs erstellen lassen.

315

Adressen

• Mit der »Synchronisationsrichtung« bestimmen Sie, in welchem der beiden

Programme Daten geändert werden sollen. Pflegen Sie Ihre Daten vor allem in cobra, klicken Sie »Nach Outlook exportieren« an. In diesem Fall findet eine reine Datenübergabe an Outlook statt.

• Entscheiden Sie sich dafür, Daten »Mit Outlook synchron zu halten«, werden die Datenbestände dauernd miteinander abgeglichen. Löschungen werden auf beiden Seiten nicht berücksichtigt.

• Der »Konfliktlöser« legt fest, was geschieht, wenn eine Adresse sowohl in Outlook als auch in cobra verändert wurde. Ist ein Programm das führende System, wird dessen Version der Adresse in das andere Programm übernommen und die dortige Adresse überschrieben. Sie können aber auch die jeweils neuere

Adresse ermitteln und die ältere überschreiben lassen.

316

• Bestimmen Sie, mit welcher cobra-Datenbank der Abgleich durchgeführt werden soll.

• Wählen Sie aus, welche cobra-Adressen in den Abgleich einbezogen werden sollen. Sie können die Adressen folgendermaßen einschränken:

• Mit dem »Stichwort-Filter« können Sie Adressen auswählen, die ein bestimmtes Stichwort haben. Sie suchen das Stichwort aus der Auswahlliste aus.

317

• Als »Adressfilter« können Sie eine oder mehrere Bedingungen definieren.

Klicken Sie auf das Symbol an, um eine weitere Bedingung zu definieren.

• Klicken Sie in den roten Eintrag, öffnet sich die Liste aller logischen Verknüpfungen. Außerdem können Sie hier weitere Bedingungen anlegen und den Filter auch wieder löschen.

• Ein Klick auf das +-Symbol legt eine weitere Bedingung für den Filter an.

• Ein Klick auf das x-Symbol entfernt eine einzelne Bedingung wieder aus dem Filter.

• Ein Klick auf den blauen Eintrag öffnet eine Liste aller verfügbaren Bedingungen.

• Ein Klick auf den grünen Eintrag öffnet die Liste aller Vergleichsoptionen.

• Ein Klick auf den grauen Eintrag ermöglicht Ihnen die Eingabe eines Wertes, sei es nun ein Datum, ein Text oder ein Zahlenwert.

• Mit »SQL-Direkt« können Sie einen eigenen Filter definieren. Dazu sind

SQL-Kenntnisse erforderlich.

• Geben Sie Outlook-Ordner an, in dem Sie Ihre Kontakte verwalten. Mit diesem

Ordner wird dann abgeglichen. Wir empfehlen Ihnen, für die cobra-Daten einen

»neuen Ordner« anzulegen.

Die folgenden beiden Optionen gibt es nur dann, wenn Sie als Synchronisations-Richtung »Nach Outlook exportieren« angegeben haben:

318

• Mit »Kontaktordner vor dem Exportieren leeren« löschen Sie sämtliche Kontakte aus diesem Outlook-Ordner. Eventuell in diesem Outlook-Ordner vorhandene Kontakte gehen damit unwiderruflich verloren! Danach exportieren

Sie die Kontaktdaten aus cobra in den jetzt leeren Outlook-Ordner.

• Standardmäßig werden immer nur die Änderungen seit dem letzten Abgleich

übertragen. Mit „immer alle Adressen exportieren“ werden nicht nur die Änderungen, sondern sämtliche Adressen komplett übertragen.

• Hier nehmen Sie die Feldzuordnung vor. Sie geben dabei an, welches Feld von

Outlook mit welchem Feld in cobra verknüpft werden soll.

• Anhand der Suchfelder wird überprüft, ob diese Daten bereits als Kontakt in

Outlook oder als Adresse in cobra vorhanden sind. Ein Kontakt wird dann als vorhanden erkannt, wenn er in sämtlichen hier ausgewählten Suchfeldern übereinstimmt.

319

• Den Stichwörtern in cobra entsprechen in Outlook – grob gesagt – die Kategorien. »Eine Kategorie ist ein Schlüsselwort oder eine Phrase zum Verwalten von

Elementen, um Elemente auf einfache Weise zu suchen, zu sortieren, zu filtern oder zu gruppieren.«. Sie können die cobra-Stichworte beim Abgleich automatisch in Outlook-Kategorien umwandeln lassen.

Termine / Aufgaben

• Mit der »Synchronisationsrichtung« bestimmen Sie, in welchem der beiden

Programme Daten geändert werden sollen. Pflegen Sie Ihre Daten vor allem in

320

cobra, klicken Sie »Nach Outlook exportieren« an. In diesem Fall findet eine reine Datenübergabe an Outlook statt.

• Entscheiden Sie sich dafür, Daten »Mit Outlook synchron zu halten«, werden die Datenbestände dauernd miteinander abgeglichen.

• Der »Konfliktlöser« legt fest, was geschieht, wenn ein Eintrag sowohl in Outlook als auch in cobra verändert wurde. Ist ein Programm das führende System, wird dessen Version in das andere Programm übernommen und die dortige Version

überschrieben. Sie können aber auch den jeweils neueren Eintrag ermitteln und den älteren überschreiben lassen.

• Geben Sie an, in welchen cobra-Terminkalendern Sie jene Termine und Aufgaben verwalten, die mit Outlook abgeglichen werden sollen.

Die folgenden beiden Optionen gibt es nur dann, wenn Sie als Synchronisations-Richtung »Nach Outlook exportieren« angegeben haben:

• Mit »Kalender vor dem Exportieren leeren« löschen Sie sämtliche Einträge aus diesem Outlook-Ordner. Eventuell in diesem Outlook-Ordner vorhandene

Termine und Aufgaben gehen damit unwiderruflich verloren! Danach exportieren Sie die Daten aus cobra in den jetzt leeren Outlook-Ordner.

• Standardmäßig werden immer nur die Änderungen seit dem letzten Abgleich

übertragen. Mit „immer alle Termine exportieren“ werden nicht nur die Änderungen, sondern sämtliche Termine komplett übertragen.

321

• Geben Sie an, wo Sie in Outlook Ihre dortigen Termine verwalten. Für Aufgaben wählen Sie hier den Outlook-Aufgabenordner aus.

• Geben Sie hier an, aus welchem Zeitraum Termine abgeglichen werden sollen.

• Serientermine werden nicht synchronisiert.

322

• Im cobra Terminmanager können Sie Ihren Terminen und Aufgaben Kategorien zuweisen. Sie können diese Kategorien hier auch nach Outlook übernehmen.

• Zum Speichern des Formates klicken Sie auf »OK«.

Eventuell erscheint nun noch die folgende Abfrage:

Geben Sie Ihr Passwort ein. Dies wird nur benötigt, wenn Sie zu einer bestimmten

Zeit einen automatischen Abgleich geplant haben.

323

Warenwirtschaftsanbindung

Diese Schnittstelle hat die Aufgabe, Adressinformationen aus bestimmten Warenwirtschaftssystemen zu übernehmen, diese in cobra darzustellen, auszuwerten und regelmäßig miteinander abzugleichen. Außerdem finden Sie hier eine Übersicht über die zu den Adressen gehörigen Buchungsvorgänge und können diese statistisch auswerten.

Die übernommenen Adressen stehen Ihnen – und das ist der große Vorteil dieser

Schnittstelle – wie in cobra selbst erfasste Adressen für die Akquise zur Verfügung, Sie können an diese Adressen Briefe, Mails und Faxe versenden und die

Telefonnummern für die Telefonie verwenden.

Voraussetzung dafür, dass Sie Adressdaten aus einer Warenwirtschaft einsehen können, ist, dass Ihr Systemverwalter die Warenwirtschafts-Schnittstelle für das entsprechende Fremdprodukt eingerichtet hat. Er legt auch fest, welche Namen etwa die Registerkarten tragen.

Wenn Sie mit der Warenwirtschafts-Schnittstelle zu arbeiten beginnen, hat Ihr

Systemverwalter die Daten aus dem Warenwirtschaftsprogramm bereits nach cobra übernommen und Ihr cobra-System so eingerichtet, dass es eigene Registerkarten für die warenwirtschaftlichen Informationen enthält. Die Adressdaten aus der Warenwirtschaft erscheinen wie ganz "normale" Adressen auch in cobra unter

Ihren anderen Adressen.

Klicken Sie jetzt die Registerkarte mit den Daten aus der Warenwirtschaft an (es kann sein, dass Ihr Systemverwalter sie anders als in dieser Abbildung beschriftet hat).

Die Registerkarte bietet Ihnen eine Übersicht über alle aus der Warenwirtschaft

übernommenen Daten. In diesen Registern werden die Informationen detailliert dargestellt und in Grafiken statistisch aufbereitet. Ruft ein Kunde Sie an, wissen

Sie etwa sofort, was er zuletzt bei Ihnen bestellt hat.

324

Register »Belege«

Übersicht

Links wählen Sie aus, welche Belege bzw. Auswertung Sie sich anzeigen lassen wollen.

In der obersten Zeile wird Ihnen jene Adresse angezeigt, deren Daten Sie gerade einsehen.

In den Feldern darunter werden Ihnen dann die zur ausgewählten Adresse erfassten Belege einzeln angezeigt, etwa nach Belegarten geordnet. Wichtig ist die

Spalte »Belegart«. Hier sehen Sie, um was für einen Beleg es sich überhaupt handelt. So steht das O für ein Angebot und das R für eine Rechnung.

In der unteren Liste werden die Belegpositionen des jeweils ausgewählten Beleges dargestellt.

Sortieren und Gruppieren

• Wollen Sie die Sortierung ändern, klicken Sie in einen Spaltenkopf

.

An dem kleinen Pfeil im Spaltenkopf sehen Sie, dass nach dieser Spalte sortiert wird. Außerdem gibt die Richtung, in welche der Pfeil weist, an, ob auf- oder absteigend sortiert wird.

325

• Um zu gruppieren, ziehen Sie wie abgebildet den Spaltenkopf nach oben in die freie Fläche. Sie können auch nach mehreren Kriterien gruppieren.

Rechts oben findet sich eine Werkzeugleiste mit weiteren Funktionen:

Sie frischen die Daten auf.

Sie exportieren die Belege in eine Datei. Ihnen stehen verschiedene Dateiformate zur Verfügung.

Sie machen alle Änderungen an Ihrer Ansicht – etwa Gruppierungen – rückgängig und kehren zur von uns mitgelieferten Standardansicht zurück.

Sie drucken die Belege in der aktuellen Sortierung und Gruppierung aus. Es erscheint eine Druckvorschau mit einigen weiteren Bearbeitungsmöglichkeiten.

Daten filtern

Sowohl Belege als auch Auswertungen können Sie auf verschiedene Weisen filtern.

Eine Möglichkeit, die angezeigten Daten einzuschränken, ist es, sich nur Daten aus einem bestimmten Zeitraum anzeigen zu lassen. Ist diese Möglichkeit gegeben, erscheint oben links die Auswahl »Zeitraum«.

• Wählen Sie aus der Liste den gewünschten Zeitraum aus.

Außerdem kennt jede Spalte spezielle Filter.

326

• Fahren Sie mit der Maus auf einen Spaltenkopf, erscheint ein kleines Filtersymbol.

Klicken Sie das Filtersymbol mit der linken Maustaste an. Damit

öffnen Sie die Liste der für diese Spalte verfügbaren Filter.

Welche Filter Ihnen hier angeboten werden, hängt vom Inhalt der Spalte ab. Im abgebildeten Beispiel handelt es sich um

Preise.

Drei Einträge enthalten alle Filterlisten:

Angepasst ................ Diese Option öffnet ein Fenster, in dem Sie sich einen eigenen Filter definieren können.

Geben Sie hier die Filterkriterien an.

Leerfelder................. Sie filtern alle Datensätze heraus, die in dieser Spalte keinen

Eintrag haben.

Keine Leerfelder....... Sie filtern alle Datensätze heraus, die in dieser Spalte einen

Inhalt haben.

Weitere Optionen

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen Spaltenkopf. Es öffnet sich ein

Kontextmenü.

• Die drei Optionen oben regeln die Sortierung in dieser

Spalte.

• »Nach dieser Spalte gruppieren« : Die Daten werden nach dieser Spalte gruppiert.

• »Gruppierfeld« blendet den Gruppierungsbereich über der

Tabelle ein und aus.

327

• »Spaltenauswahl« erlaubt es Ihnen, selbst festzulegen, welche Spalten in der Übersicht überhaupt angezeigt werden sollen. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie sämtliche verfügbaren Spalten sehen.

• Um eine neue Spalte in eine Tabelle aufzunehmen, ziehen Sie sie mit der Maus aus diesem Fenster an die Stelle der Tabelle, an der die Spalte angezeigt werden soll.

• Um eine Spalte aus Ihrer Übersicht wieder zu entfernen,

öffnen Sie ebenfalls dieses Fenster und ziehen den Spaltenkopf zurück in dieses Fenster.

• Die »optimale Spaltenbreite« ändert die Darstellung dieser einen Spalte so, dass alle Inhalte in der Spalte komplett sichtbar werden.

• »Filter entfernen« löscht alle eventuell vorhandenen Filter für diese Spalte.

• »Filter bearbeiten« öffnet ein Fenster zur Definition eigener Filterkriterien.

Klicken Sie in den roten Eintrag, öffnet sich die Liste aller logischen Verknüpfungen. Außerdem können Sie hier weitere Bedingungen anlegen und den

Filter auch wieder löschen.

Ein Klick auf das +-Symbol legt eine weitere Bedingung für den Filter an.

Ein Klick auf das x-Symbol entfernt eine einzelne Bedingung wieder aus dem

Filter.

Ein Klick auf den blauen Eintrag öffnet eine Liste aller verfügbaren Bedingungen.

Ein Klick auf den grünen Eintrag öffnet die Liste aller Vergleichsoptionen.

Ein Klick auf den grauen Eintrag ermöglicht Ihnen die Eingabe eines Wertes, sei es nun ein Datum, ein Text oder ein Zahlenwert.

• Die Option »Optimale Breite (alle Spalten)« legt die Spaltenbreite sämtlicher

Tabellenspalten so fest, dass der Inhalt möglichst gut lesbar wird.

328

Auswertungen

Links sehen Sie eine Liste der verfügbaren Auswertungen. Diese werden Ihnen von Ihrem Systemverwalter zur Verfügung gestellt.

InfoZoom-Export

Sie können Daten direkt aus Adress PLUS ins Format von InfoZoom ausgeben.

Damit wird es möglich, diese Daten mit InfoZoom graphisch aufzubereiten und eingehend zu analysieren.

Wir liefern Ihnen den kostenlosen InfoZoom Viewer mit, mit dem Sie einfache Visualisierungen vornehmen können. InfoZoom-Programmversionen mit einem professionellen Funktionsumfang erhalten Sie im Softwarehandel.

Den InfoZoom Viewer können Sie aus dem Setup von Adress PLUS installieren.

• - Rufen Sie von der Installations-CD das Setup auf.

• - Klicken Sie auf »Extras«.

• - Wählen Sie »InfoZoom Viewer«.

329

• - Bestätigen Sie mit »Installieren«.

Exportieren

• Recherchieren Sie gegebenenfalls zuerst jene Adressen, deren Daten Sie exportieren wollen.

• Erteilen Sie den Befehl »Ausgabe: InfoZoom-Export«.

Export mit vorhandenem Format

In diesem Dialog verwalten Sie einerseits die Exportformate, andererseits starten

Sie von hier aus auch den Export der Daten.

• Wollen Sie nur Daten der recherchierten Adressen exportieren, aktivieren Sie die Option »Nur die Recherche exportieren«.

• Wollen Sie mit einem vorhandenen Format exportieren, wählen Sie es aus der

Liste der Formate aus.

• Betätigen Sie dann die Schaltfläche »Exportieren«.

• Bestimmen Sie den Pfad und Dateinamen, unter dem der Export gespeichert werden soll. InfoZoom-Dateien haben die Extension *.FOX.

• Die gespeicherte FOX-Datei können sie dann mit einem der InfoZoom-Produkte

öffnen, visualisieren und analysieren.

330

Exportformate definieren

In einem Exportformat legen Sie fest, welche Daten in welcher Reihenfolge aus Ihrer Adress PLUS-Datenbank exportiert werden.

• Um ein Format zu definieren, klicken Sie im abgebildeten Dialog »Neues Format« oder »Format bearbeiten« an. Beide Funktionen arbeiten gleich.

• Tragen Sie ins oberste Feld den Namen des Formates ein.

In den »Format-Eigenschaften« wählen Sie aus, welche Daten exportiert werden sollen. Sie können Adressdaten und/oder Daten aus einer weiteren Tabelle exportieren. Mit einem Klick auf »Felder auswählen« öffnen Sie eine Datenauswahl.

Diese Auswahl ist für Adressdaten und weitere Tabellen gleich gestaltet.

Sie sehen hier als »verfügbare Felder« alle für die gewählte Datenart in der Datenbank hinterlegten Felder.

• Klicken Sie ein Feld links an. Übernehmen Sie es durch Klick auf die Schaltfläche »Hinzufügen« in die rechte Liste der zu exportierenden Felder.

• Die Reihenfolge der zu exportierenden Felder bestimmen Sie, indem Sie ein

Feld im rechten Fenster anklicken und es mit den Schaltflächen »Nach oben« und »Nach unten« verschieben.

331

• Haben Sie alle zu exportierenden Felder in die Auswahl übernommen, verlassen Sie diesen Dialog durch Klick auf »OK«.

Jetzt steht Ihnen dieses Format in der Liste der Formate zum Export zur Verfügung.

Format löschen

Wollen Sie ein Format entfernen, wählen Sie es aus der Liste der Formate aus.

• Betätigen Sie dann die Schaltfläche »Format löschen«.

332

Einstellungen

In diesem Kapitel werden Einstellungen beschrieben, mit denen Sie Ihren Arbeitsplatz nach Ihren Wünschen einrichten können.

Die Darstellungsform von Adress PLUS kann für jeden Benutzer individuell angepasst werden:

• Aus einer Liste können verschiedene Ansichten ausgewählt und an individuelle

Bedürfnisse angepasst werden. Dabei kann man in den Tabellen die Spaltenreihenfolge und -breite festlegen und in den Masken die Feldnamen ändern sowie Felder hinzufügen oder entfernen.

• Mit dem Befehl »Extras: Benutzereinstellungen« lässt sich etwa der Standard-

Ländercode auswählen. Außerdem bestimmen Sie hier Einzelheiten des E-

Mail-Versandes und legen vor allem fest, mit welchem Textprogramm Adress PLUS beim Erstellen von Briefen zusammenarbeiten soll. Zudem erfolgt hier die Kennworteinstellung, und Sie treffen Vorgaben für die Kontakterfassung.

333

Ansichten auswählen

Sie haben zwei Möglichkeiten, eine andere Ansicht anzuzeigen:

• In der Symbolleiste oder

• mit dem Befehl »Ansicht: Ansicht wählen«

Ansicht in der Symbolleiste auswählen

• Stellen Sie sicher, dass die Symbolleiste »Ansichten« angezeigt wird. Das geschieht entweder mit dem Befehl »Extras: Symbolleisten anpassen« oder indem

Sie mit der rechten Maustaste eine beliebige Symbolleiste anklicken.

• Wählen Sie aus der Liste der Ansichten in der Symbolleiste

die gewünschte Ansicht.

Ansicht im Menü auswählen

Wählen Sie den Befehl »Ansicht: Ansicht wählen«. Der Dialog »Ansicht wählen« wird angezeigt:

• Wählen Sie den »Bereich«, in welchem die gewünschte Ansicht gespeichert ist.

Sie haben die Auswahl zwischen dem Systembereich, Ihrem persönlichen Bereich sowie den Bereichen aller Gruppen, denen Sie angehören.

• Wählen Sie in »Name« die Ansicht, die Sie anzeigen wollen.

• Schließen Sie den Dialog mit »OK«.

334

Ansichten bearbeiten

Größe der Ansichtsrahmen ändern

In vielen Ansichten finden Sie auf einer Registerkarte mehrere Rahmen. Abhängig von den Einstellungen in der Ansicht kann die Größe der einzelnen Rahmen ge-

ändert werden.

• Bringen Sie den Mauszeiger auf den Begrenzungsbalken zwischen zwei Rahmen.

Sie erhalten diesen Mauszeiger:

• Betätigen Sie die linke Maustaste und ziehen Sie den Begrenzungsbalken bei gedrückter Taste auf die gewünschte neue Position.

Schriftarten & Farben einstellen

• Erteilen Sie den Befehl »Extras: Benutzereinstellungen«, und wechseln Sie in die Registerkarte »Darstellung«.

• Ändern Sie die Farben und Schriftarten für einzelne Elemente der Ansicht.

• Bestätigen Sie mit »OK«.

335

Tabellenformat bearbeiten

Spaltenbreiten der Tabellenansicht ändern

• Führen Sie den Mauszeiger auf den Tabellenkopf und dort auf die Spaltenlinie rechts der Spalte, deren Breite Sie ändern wollen.

Sie erhalten diesen Mauszeiger:

• Betätigen Sie die linke Maustaste, und ziehen Sie bei gedrückter Taste die

Spaltenlinie auf die gewünschte Breite.

• Lassen Sie die Maustaste los.

• Um die Spaltenbreite optimal einzustellen, doppelklicken Sie im Tabellenkopf auf die rechte Spaltenlinie der betroffenen Spalte.

Diese Einstellungen werden automatisch gespeichert und beim nächsten Öffnen wieder geladen.

Spaltenreihenfolge der Tabellenansicht ändern

Um eine Spalte der Tabelle an eine andere Stelle zu verschieben, gehen Sie so vor:

• Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Spaltenkopf, und halten Sie die

Maustaste gedrückt.

• Ziehen Sie den Spaltenkopf an jene Position der Tabelle, an welcher Sie die

Spalte in Zukunft sehen wollen.

• Zwei Pfeile erscheinen.

• Lassen Sie die Maustaste wieder los.

Die Spalte wird an der neuen Position in der Tabelle eingefügt. Die neue Einstellung wird automatisch gespeichert.

336

Adressmaskenformat

Welche Felder die Datenbank hat, legt der Systemverwalter unter »Datei: Einstellungen« fest. Das Layout der Adressmaske wird ebenfalls vom Systemverwalter, und zwar im Ansichteneditor bestimmt.

Weitere Einstellungen

• Erteilen Sie den Befehl »Extras: Benutzereinstellungen«

Sie können hier Einstellungen vornehmen, die nur für jenen Benutzernamen gelten, unter dem Sie sich gerade angemeldet haben. Wenn Sie ohne Benutzernamen arbeiten, gelten diese Einstellungen für den Benutzer »Gast«.

Die im Folgenden nicht eigens erwähnten Einstellungen wurden in diesem Dokument bereits früher beschrieben.

Standard-Ländercode

Im Programm sind die Postleitzahlen mehrerer Länder hinterlegt. Beim Erfassen von Adressen können Sie diese PLZ-Datenbank jederzeit abrufen beziehungsweise die PLZ oder den Ort automatisch eintragen lassen.

Da mehrere Länder hinterlegt sind, wird auch Ihre Eingabe im Feld »Land« berücksichtigt. Sie werden jedoch bei Adressen des Landes, in dem Sie sich selber befinden, ins Feld »Land« nichts eintragen. Damit Adress PLUS in diesem Fall trotzdem die richtige PLZ ermittelt, müssen Sie festlegen, welches Land verwendet werden soll, wenn Sie ins Feld »Land« nichts eintragen. Wählen Sie dieses

Land aus dieser Liste aus.

337

Alle aufgerufenen Adressen in Bisher-Liste aufnehmen

Mit dieser Option werden nicht nur Adressen, an denen Sie etwas geändert haben, sondern auch Adressen, die Sie nur angeschaut haben, in der Bisher-Liste aufgeführt.

PLZ-Automatik

Hiermit legen Sie fest, ob das Programm automatisch zu einer Postleitzahl den Ort eintragen soll oder nicht – wenn es zwischen einer Postleitzahl und einem Ort eine eindeutige Zuordnung gibt.

Terminmanager mit cobra starten

Damit wird bei jedem Start von Adress PLUS der Terminmanager automatisch mitgestartet.

Terminmanager mit cobra schließen

Damit wird der Terminmanager mit Adress PLUS auch wieder geschlossen, obwohl er separat von Adress PLUS laufen kann. Geschlossen erinnert er auch nicht mehr an Termine.

Kontakt-Einstellungen

Ausgehende Anrufe als Kontakt erfassen

Wenn Sie Adress PLUS die Nummern Ihrer Telefongespräche wählen lassen, können Sie mit dem Kontrollkästchen »Telefonkontakte registrieren« des Dialog

»Optionen« festlegen, ob immer bei Gesprächsbeginn automatisch ein neuer Kontakte zur aktuellen Adresse (also zur gewählten Nummer) angelegt werden soll.

Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, können Sie bei Gesprächsbeginn sofort mit dem Erfassen der Gesprächsnotiz starten.

Voreinstellung der Gruppe/des Typs für neue Kontakte

Diese Werte werden Ihnen dann jeweils beim Neuanlegen eines Kontaktes vorgeschlagen, Sie können sie aber in jedem einzelnen Fall ändern.

338

Kennwort ändern

• Klicken Sie in den »Optionen« die Schaltfläche »Kennwort« an.

Der Dialog »Kennwort ändern« wird angezeigt:

• Tragen Sie Ihr altes Kennwort ins Feld »Altes Kennwort« ein.

• Tragen Sie das neue Kennwort ins Feld »Neues Kennwort« ein.

• Geben Sie das neue Kennwort ein zweites Mal ins Feld »Kontrolle« ein.

• Um das Kennwort zu löschen, lassen Sie die beiden Felder »Neues Kennwort« und »Kontrolle« leer.

• Schließen Sie die beiden Dialoge »Kennwort ändern« und »Einstellungen« mit

»OK«.

Verwenden Sie als Kennwort auf keinen Fall das Systemverwalter-Kennwort! Es kann sonst zur Kollision verschiedener Zugriffsrechte kommen.

Darstellung

In dieser Registerkarte verändern Sie das optische Erscheinungsbild des Programmes. Durch Klick auf »Standard« versetzen sie es in den Lieferzustand zurück.

339

Textprogramm

• Wählen Sie in der Liste »Textprogramm« die Anwendung, die Sie als Standard-

Textprogramm festlegen wollen.

• Tragen Sie falls nötig die vollständige Befehlszeile ein, bestehend aus Laufwerk, Verzeichnis und dem Programmnamen. Dazu können Sie die Schaltfläche »Durchsuchen« anklicken (ist diese Schaltfläche nicht aktiv, müssen Sie in die Befehlszeile auch nichts eingeben). Sie erhalten dann einen weiteren Dialog zur einfachen Auswahl dieser Angaben. Haben Sie in der Liste »Textprogramm« eine Anwendung auswählen, die über die Automation-Schnittstelle angesprochen wird, steht dieses Feld nicht zur Verfügung. Adress PLUS ermittelt dann selbsttätig alle Einstellungen Ihres Textprogramms über die Registrierdatenbank.

• Haben Sie MS Word als Textprogramm eingestellt, werden Sie gefragt, ob Sie in diesem Programm Adress PLUS-Symbole installieren wollen.

E-Mail-Versand

Hier legen Sie fest, mit welchem E-Mail Programm Adress PLUS seine Mails verschicken soll.

Wahl des E-Mail-Programms gemäß Administrator-Vorgabe

Mit dieser Einstellung wird auf Ihrem PC automatisch die

Einstellung übernommen, die der Systemverwalter in »Extras: Systemeinstellungen« als Standard für alle Benutzer in

Ihrem Netzwerk festgelegt hat.

340

Automatisches Erkennen Ihres Standard-E-Mail-Programms

Diese Einstellung bewirkt, dass alle Mails einfach über Ihr gewohntes E-Mail Programm geschickt werden.

E-Mail-Anlagen als Dokument speichern

Mit dieser Option werden nach Adress PLUS übernommene

E-Mail-Anhänge (Attachments) als Dokument hinterlegt.

Faxversand

Automatische Übergabe ...

Mit dieser Funktion wird die Faxnummer direkt aus Adress PLUS ans Faxprogramm übergeben und muss dort nicht manuell eingetragen werden.

Faxfeld ..................... Geben Sie an, in welchem Feld Ihrer Datenbank sich die

Faynummer findet. Angeboten werden Ihnen hier alle Felder, die unter »Datei: Einstellungen« als Faxfelder gekennzeichnet wurden.

Faxsoftware ............. Wählen Sie aus, mit welchem Programm Sie faxen.

Lernmodus ............... Wird im Kapitel über den Faxversand beschrieben.

341

Mit Symbolleisten arbeiten

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Symbolleiste.

• Wählen Sie im Kontextmenü die Symbolleiste, die Sie anzeigen oder verbergen möchten. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie diese durch Anklicken.

Symbolleiste verschieben

• Klicken Sie mit der Maus auf den Rand der Symbolleiste, die Sie verschieben möchten. Achten Sie darauf, nicht versehentlich eine Schaltfläche zu betätigen.

• Halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Symbolleiste an eine beliebige Stelle auf dem Bildschirm.

• Immer wenn Sie eine Symbolleiste in die Nähe eines Adress PLUS-

Fensterrands – egal ob oben, unten, rechts oder links – bringen, wird sie automatisch an den Rand angebunden, wenn Sie die Maustaste loslassen.

• Wenn Sie die Symbolleiste an einer anderen Stelle loslassen, erscheint sie als kleines Fenster.

Symbolleiste neu belegen / Neue Symbolleiste anlegen

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Symbolleisten-Bereich.

Im Kontextmenü erteilen Sie nun den Befehl »Anpassen«.

Sie sehen hier die vorhandenen Symbolleisten. Durch Klick auf »Neu« legen Sie eine neue Symbolleiste an.

342

Aus der Registerkarte »Kommandos« können Sie neue Symbolleisten mit Funktionen belegen und bereits vorhandene Symbolleisten mit weiteren Funktionen versehen.

Stellen Sie links eine Kategorie ein, und ziehen Sie dann den entsprechenden Befehl aus der Kommandoliste rechts ganz einfach mit der Maus auf die Symbolleiste. Ein kleiner Balken hilft Ihnen dabei, die gewünschte Position für diese Funktion zu finden.

343

Menüs und Symbolleisten umgestalten

Sie bestimmen hier das Verhalten von Menüs und Symbolleisten.

Persönliche Einstellungen zurücksetzen

Mit diesem Befehl löschen Sie alle persönlichen Menüs und

Änderungen an der Symbolleistenbelegung. Dieser Befehl kann nicht rückgängig gemacht werden!

344

Startparameter

Der Befehlszeile, die Adress PLUS startet, können einige Parameter mitgegeben werden, die den Start von Adress PLUS vereinfachen und beschleunigen.

Verknüpfung zu Adress PLUS bearbeiten

So erhalten Sie die Befehlszeile, in der Sie die Datenbank eintragen, die beim

Start direkt geöffnet werden soll:

Klicken Sie die Verknüpfung zu Adress PLUS, über die Sie das Programm starten

(sei es auf dem Desktop oder im Windows-Startmenü) mit der rechten Maustaste an, und wählen Sie »Eigenschaften«.

In diesem Dialog enthält das Feld »Ziel« die Befehlszeile von Adress PLUS.

Übersicht über die Startparameter

Befehlszeilen-Parameter

Datenbank................ Um eine Datenbank beim Start automatisch zu öffnen, tragen

Sie deren vollen Pfad und Namen einfach hinter dem Befehl für ADRESSPLUS.EXE ein. Geben Sie auch noch den Pfad zur Datenbank in das Feld »Ausführen in« ein.

Benutzername.......... Mit dem Parameter »/N=<name>« wird der Benutzername bereits in der Befehlszeile angegeben. Er wird dann im Dialog »Anmelden« angezeigt. (Wird auch noch das »Kenn-

345

wort« auf der Befehlszeile angegeben, wird der Dialog »Anmelden« überhaupt nicht angezeigt.) Der Benutzername kann auf zwei Arten angegeben werden:

/N=BenutzernameohneLeerzeichen

/N=„Benutzername mit Leerzeichen“

Wenn Ihr Benutzername also Leerzeichen enthält, müssen

Sie die Angabe in Anführungszeichen einfassen.

Netzwerkname ......... Soll der Login-Name des Netzwerks als Benutzername verwendet werden, müssen Sie folgenden 'Benutzernamen' eintragen:

/N=%Loginname%

Adress PLUS wird so veranlasst, die Anmeldung aufgrund des benutzten Netzwerknamens vorzunehmen. (Die Eingabe muss genau wie angegeben erfolgen.)

Kennwort.................. Mit dem Parameter »/P=<kennwort>« wird das Kennwort in der Befehlszeile angegeben. Es gibt zwei Möglichkeiten:

/P=KennwortohneLeerzeichen

/P=„Kennwort mit Leerzeichen“

Wenn Ihr Kennwort also Leerzeichen enthält, müssen Sie die

Angabe in Anführungszeichen einfassen.

Die Verwendung des Kennworts in der Befehlszeile ist nur sinnvoll, wenn niemand außer Ihnen Ihre Befehlszeile einsehen kann.

Symbolleiste............. Mit dem Parameter »/Toolbar« werden alle gespeicherten

Einstellungen der Symbolleiste umgangen und die Adress PLUS-Standardwerte wieder verwendet.

Verwenden Sie diese Option ein einziges Mal, wenn Sie alle

Symbolleisten verborgen oder außerhalb des Bildschirmbereichs verschoben haben. Sie sehen nun alle Symbolleisten wieder an den ursprünglichen Positionen.

Dieser Parameter kann auch immer verwendet werden, um sicherzustellen, dass bei jedem Start die Standardeinstellungen wiederhergestellt werden.

Startgrafik................. Mit dem Parameter »/NoSplash« unterdrücken Sie beim

Start die Adress PLUS-Grafik.

Letzte Datei.............. Mit dem Parameter »/OpenLastFile« wird die zuletzt geöffnete Datenbank bei Start von Adress PLUS automatisch geöffnet. Sie brauchen diesen Parameter aber nicht anzugeben, da es sich hierbei um die Standardeinstellung des Programms handelt.

Mit diesem Parameter wird gleichzeitig auch der Dialog »Datei öffnen« unterdrückt.

346

Letzte Datei nicht öffnen

Mit dem Parameter »/NoOpenLastFile« wird die Standardeinstellung des Programms, beim Neustart jeweils die zuletzt geöffnete Datenbank mitzustarten, unterdrückt. Statt dessen wird das Programm ohne irgendeine Datenbank geöffnet.

Dialog nicht öffnen ... Mit dem Parameter »/NoFileOpen« unterdrücken Sie die Anzeige des Dialogs »Datei öffnen« beim Start von Adress PLUS.

Ein Beispiel:

C:\PROGRAMME\COBRA\PLUS2009\PROGRAMM\ADRESSPLUS.EXE

D:\DATEN\KUNDEN.ADR /N=„Bernd Schlegel“ /P=„so oder so“

Das Beispiel startet Adress PLUS, meldet den Benutzer Bernd Schlegel sofort an und öffnet die Datenbank KUNDEN.ADR.

Unter Windows NT müssen Sie eine Befehlszeile (nicht aber die zugehörigen Parameter) in Anführungszeichen („“) setzen, wenn diese auch nur ein einziges

Leerzeichen enthält.

„D:\Adress PLUS\adressplus.exe“ /OpenLastFile

347

Verzeichnisse

Menüs

Der Systemverwalter kann den Zugriff auf Befehle sperren oder diese ganz aus den Menüs entfernen. Ihre Menüs können also etwas anders aussehen und funktionieren als hier beschrieben.

Menü »Datei«

Neu .......................... Legt eine neue Adress PLUS-Datenbank an.

Öffnen ...................... Öffnet eine Adress PLUS-Datenbank zum Bearbeiten.

Schließen ................. Schließt die zum Bearbeiten geöffnete Adress PLUS-

Datenbank.

Speichern unter........ Speichert sämtliche oder nur die recherchierten Adressen in einer neuen Datenbank ab.

Als Vorlage speichern

Legt eine Vorlage für das Erstellen neuer Datenbanken an.

Dabei entsteht eine FDB-Datei, die keinerlei Adressdaten, aber die Struktur Ihrer Datenbank wie Adressfelder, Zusatzdatenfelder und deren Eigenschaften enthält. Sie wird im cobra-Verzeichnis im Ordner »System/Vorlagen« gespeichert.

348

Löschen ................... Löscht eine komplette Adress PLUS-Datenbank. Eine Datenbank kann erst gelöscht werden, wenn sie bei keinem anderen Benutzer mehr geöffnet ist bzw. Sie das Recht dazu haben.

................................. Bitte verwenden Sie diesen Befehl nur, wenn Sie ganz sicher sind, dass Sie die Datei tatsächlich löschen möchten.

Einstellungen ........... Trifft die Einstellungen für die geöffnete Datenbank bezüglich

• Datenbank

• Adressfelder

• Zusatzdaten

• Kontakte

• Sortierungen

• Filter

• Hierarchie

• Dubletten

• Zugriffsrechte

• vCards (Visitenkarten)

Eine Beschreibung dieses Befehls finden Sie im Systemverwalter-Handbuch.

Drucken: Etiketten.... Druckt die Adressen der geladenen Datenbank als Etiketten aus.

Drucken: Karteikarten

Druckt die Adressen der geladenen Datenbank als Karteikarten aus.

Drucken: Adressliste

Druckt die Adressen der geladenen Datenbank als Adressliste aus.

Datenaustausch: Abgleichen

Gleicht zwei (Adress PLUS-, Outlook-) Datenbanken miteinander ab.

Datenaustausch: Zusammenführen

Übernimmt eine Adress PLUS-Datenbank komplett in eine andere Adress PLUS-Datenbank.

Datenaustausch: Outlook-Abgleich

Sie gleichen Adress-, Aufgaben und Termindaten mit Outlook ab.

349

Datenaustausch: Exportieren

Exportiert die Daten einer Datenbank ganz oder teilweise so, dass sie mit anderen Anwendungsprogrammen weiterverarbeitet werden können.

Datenaustausch: Importieren

Importiert Adressen aus einer Datei in eine cobra-

Datenbank.

Datenaustausch: Importieren Zusatzdaten

Importiert Zusatzdaten aus einer Datei in eine cobra-

Datenbank.

Reorganisieren......... Reorganisiert eine Datenbank und baut alle Sortierreihenfolgen automatisch wieder neu auf. Eine Beschreibung dieses

Befehls finden Sie im Systemverwalter-Handbuch.

Wenden Sie diesen Befehl von Zeit zu Zeit auf Ihre Datenbanken an, um die korrekte Anlage der Datenbank und ihrer Sortierreihenfolgen überprüfen und neu aufbauen zu lassen.

Datensicherung: Adressdatei sichern

Legt eine Sicherungskopie Ihrer Adressdaten an. Eine Be-

schreibung dieses Befehls finden Sie im Systemverwalter-

Handbuch.

Datensicherung: Adressdatei wiederherstellen

Liest eine Sicherungskopie Ihrer Adressdaten wieder ein. Ei-

ne Beschreibung dieses Befehls finden Sie im Systemver-

walter-Handbuch.

Mobile Benutzer: Synchronisieren

Gleicht die Datenbanken eines mobilen Benutzers mit der auf dem Server geöffneten Adress PLUS-Datenbank ab.

Mobile Benutzer: Einrichten

Sie legen Benutzer an, die Datenbanken auf mobilen Geräten mit Adress PLUS im Netz abgleichen dürfen.

Beenden................... Beendet Adress PLUS.

Adress PLUS speichert alle Änderungen an einer geöffneten Datenbank automatisch und ohne Rückfrage. Daher können Sie Adress PLUS jederzeit beenden, ohne zuerst speichern zu müssen.

Menü »Bearbeiten«

Adresse wiederherstellen

Stellt die zuletzt gelöschte Adresse wieder her.

350

Änderungen verwerfen

Macht die letzte Änderung rückgängig.

Adresse neu............. Legt eine neue, leere Haupt- oder Nebenadresse in der gerade geöffneten Datenbank an.

Adresse löschen ...... Löscht die aktuelle Adresse.

Recherchierte Adressen löschen

Löscht alle recherchierten Adressen. Dieser Befehl steht nicht zur Verfügung, wenn unter »Datei: Einstellungen: Datenbank« die Option »Gruppenfremde Adressen schreibgeschützt darstellen« eingeschaltet ist.

Adresse kopieren ..... Kopiert die in der Adresstabelle markierte Adresse in die

Windows-Zwischenablage.

Adresse einfügen ..... Fügt eine Adresse aus der Windows-Zwischenablage in die

Adress PLUS-Datenbank ein.

Adresse duplizieren . Legt eine Kopie der aktuellen Adresse in der geöffneten Datenbank als Haupt- oder Nebenadresse an. Sie erhalten eine

Dublettenwarnung.

Adresse verknüpfen . Legt eine Beziehung (Ist Lieferant, Ist Tochtergesellschaft etc.) zu einer anderen Adresse fest.

Adresse mit Recherche verknüpfen

Legt eine Beziehung zu einer oder mehreren recherchierten

Adressen fest.

Adresseigenschaften

Weist eine Adresse einer anderen Gruppe und/oder einem anderen Benutzer zu.

Adressen zusammenführen

Macht aus mehreren recherchierten Adressen eine einzige

Adresse.

Ausschneiden .......... Schneidet einen Feldinhalt aus und übernimmt ihn in die

Zwischenablage.

Kopieren................... Kopiert den markierten Inhalt eines Feldes in die Zwischenablage.

Einfügen................... Fügt den Inhalt der Zwischenablage in ein Feld ein.

Rückgängig .............. Macht das letzte Ausschneiden oder Einfügen rückgängig.

351

Adresse suchen ....... Sucht nach Adressen, die eine bestimmte Zeichenfolge enthalten.

Bisher....................... Öffnet eine Liste der zuletzt bearbeiteten Adressen.

Feldinhalte ersetzen. Überschreibt Inhalte in ausgewählten Feldern.

Feldinhalte ergänzen

Fügt ausgewählten Feldern zusätzliche Inhalte hinzu.

Leerzeichen entfernen

Entfernt Leerzeichen aus ausgewählten Adressfeldern und dient so der Adresskosmetik.

Hierarchie bilden ...... Bildet aus mindestens zwei recherchierten Adressen eine

Adresshierarchie. Danach gibt es eine Hauptadresse und mindestens eine Nebenadresse.

Adressfamilie erzeugen

Macht eine Hauptadresse zur Nebenadresse und legt eine dazugehörige Hauptadresse neu an.

Menü »Ansicht«

Aufgabenbereich...... Blendet eine verschiebbare Leiste mit häufig benutzten

Funktionen von Adress PLUS ein bzw. aus.

Willkommensbildschirm

Blendet den Willkommensbildschirm ein und aus.

Bemerkung............... Öffnet ein Fenster mit dem Bemerkungstext zum aktuellen

Datensatz.

Nebenadressen........ Ruft eine Übersicht über die Nebenadressen der aktuellen

Hauptadresse auf.

Kontakte................... Ruft eine Kontaktübersicht zur aktuellen Adresse auf.

Zusatzdaten ............. Ruft eine Zusatzdaten-Übersicht zur aktuellen Adresse auf.

Dokumente............... Ruft eine Liste von Dokumenten auf, die der aktuellen Adresse manuell (also nicht über die automatische Dokumentenverwaltung) zugewiesen wurden.

Stichwörter ............... Ruft den Stichwortdialog auf.

Adressverknüpfungen

Zeigt sämtliche Verknüpfungen der aktuellen Adresse mit anderen Adressen.

352

Ansicht wählen......... Zeigt eine Liste aller verfügbaren Ansichten zur Auswahl.

Ansicht bearbeiten ... Öffnet die aktuelle Ansicht zum Bearbeiten im Ansichteneditor. Eine Beschreibung des Ansichteneditors finden Sie im

Systemverwalter-Handbuch.

Ansicht erstellen....... Öffnet den Ansichteneditor, ein eigenes Programm, mit dem sich die Oberfläche von Adress PLUS individuell gestalten lässt.

Ansicht aktualisieren

Frischt die Ansicht auf. Dies ist vor allem dann nötig, wenn sie im Ansichteneditor bearbeitet wurde.

Sortierung ................ Legt fest, wie Informationen in der Adresstabelle sortiert werden.

Menü »Einfügen«

Postleitzahl............... Ruft den Dialog zum Bearbeiten der Postleitzahlen auf.

Ort ............................ Auswahl, Veränderung und Hinzufügen von Ortsnamen und zugehörigen Postleitzahlen.

Großempfänger........ Ruft den Dialog zur Auswahl eines Großempfängers auf.

Textbaustein ............ Übernimmt einen Textbaustein in das gewünschte Eintragsfeld. Zuvor muss das entsprechende Kürzel eingegeben werden, sonst wird der Dialog »Textbausteine« angezeigt.

Textauswahl zu Feld

Ruft die hinterlegte Auswahlliste zu einem Datenfeld in der

Eintragsmaske auf.

Verknüpfungen: Adressverknüpfungen

Zeigt die vorhandenen Adressverknüpfungen zur aktuellen

Adresse an. Sie können solche Verknüpfungen hier auch bearbeiten, löschen und recherchieren.

Verknüpfungen: Adresse verknüpfen

Nimmt eine Adressverknüpfung vor.

Verknüpfungen: Adresse mit Recherche verknüpfen

Verknüpft eine Adresse mit einer oder mehreren recherchierten Adressen.

Verknüpfungen: Verknüpfungen verwalten

Legt Verknüpfungsarten fest.

353

Dokumente: Bearbeiten

Zeigt die manuell (nicht mit der automatischen Dokumentenverwaltung) verknüpften Dokumente zur aktuellen Adresse.

Dokumente: Löschen

Löst die Verknüpfung zum gewählten Dokument. Das Dokument wird nicht gelöscht.

Dokumente: Neu ...... Erstellt eine neue Dokumentenverknüpfung in der aktuellen

Adresse.

Kontakte: Bearbeiten

Zeigt die Kontakte zur aktuellen Adresse.

Kontakte: Löschen ... Löscht den markierten Kontakt aus der aktuellen Adresse.

Kontakte: Neu .......... Legt einen neuen Kontakt zur aktuellen oder allen recherchierten Adressen an.

Kontakte: Dokument öffnen

Öffnet ein einem Kontakt zugeordnetes Dokument direkt hier aus dem Menü.

Kontakte: Gleiche Kontakte löschen

Entfernt einen bestimmten Kontakt von sämtlichen Adressen.

Stichwörter: Bearbeiten

Öffnet die Stichwortliste zur aktuellen Adresse.

Stichwörter: Löschen

Löscht das gewählte Stichwort bei der aktuellen Adresse.

Stichwörter: Neu ...... Weist der aktuellen Adresse ein neues Stichwort zu.

Stichwörter: Ersetzen

Ersetzt oder löscht ein bestehendes Stichwort bei allen oder allen recherchierten Adressen.

Stichwörter: Ergänzen

Ergänzt ein Stichwort bei allen oder allen recherchierten Adressen.

Stichwörter: Vorrat ... Öffnet den Stichwort-Vorrat.

Der nachfolgende Menüpunkt »Zusatzdaten« kann auch anders heißen, etwa

»Versicherungen«, »Service« usw.

Zusatzdaten: Bearbeiten

Öffnet die Zusatzdaten zur aktuellen Adresse.

354

Zusatzdaten: Löschen

Löscht den gewählten Zusatzdatensatz bei der aktuellen Adresse.

Zusatzdaten: Neu..... Legt zur aktuellen Adresse einen neuen Zusatzdatensatz an.

Zusatzdaten: Recherchierte Adressen

Ordnet recherchierten Adressen Zusatzdaten zu.

Zusatzdaten: Gleiche Datensätze löschen

Entfernt einen bestimmten Zusatzdatensatz von allen Adressen.

Menü »Format«

Format: Etiketten...... Legt das Papierformat und den Inhalt zum Druck von Adressetiketten fest.

Format: Karteikarten

Legt das Papierformat und den Inhalt zum Drucken von Karteikarten fest.

Format: Adressliste .. Legt das Papierformat und den Inhalt zum Drucken von Adresslisten fest.

Format: Einzelbrief... Stellt die Datenfelder und das Textprogramm zum Schreiben von Einzelbriefen ein.

Format: Briefe schnell

Legt Einzelbriefformate auf Schaltflächen der Symbolleiste

»Briefe 2« und bestimmt die Auswahl der Einzelbriefformate.

Format: Mehrfachbrief

Stellt die Datenfelder und das Textprogramm zum Schreiben von Mehrfachbriefen ein.

Format: Serienmail... Trifft die Einstellungen für den Versand von Serienmails.

Format: Import ......... Legt das Format für den Datenimport fest.

Format: Import Zusatzdaten

Legt das Format für den Import von Zusatzdaten fest.

Format: Export ......... Legt das Format für den Export von Daten aus Adress PLUS fest.

Format: Verwaltung.. Öffnet den Dialog zum Kopieren und Löschen von Formaten zwischen verschiedenen Bereichen.

355

Menü »Ausgabe«

Etiketten ................... Druckt Etiketten und bietet dabei die Auswahl u.a. von Filter,

Format und Drucker an.

Karteikarten.............. Druckt Karteikarten und bietet dabei die Auswahl u.a. von Filter, Format und Drucker an.

Adressliste ............... Druckt eine Adressliste und bietet dabei die Auswahl u.a. von

Filter, Format und Drucker an.

Einzelbrief (aktuelles Format)

Erstellt einen Einzelbrief mit dem aktuellen Format.

Einzelbrief (Auswahl)Erstellt einen Einzelbrief, wobei das zu verwendende Format gewählt werden kann.

Mehrfachbrief ........... Erstellt einen Mehrfachbrief.

Serienbrief................ Schreibt einen Serienbrief oder eine Serienmail mit MS

Word.

E-Mail versenden ..... Verschickt eine E-Mail an eine oder mehrere Adressen.

E-Mails zuordnen ..... Übernimmt eingegangene E-Mails und ordnet sie den Absendern zu.

Serienmail ................ Verschickt Serienmails an eine in Adress PLUS recherchierte

Empfängergruppe.

Serienmail-Einstellungen

Serienmails gestalten und den Versand konfigurieren. vCard versenden (nur mit Outlook)

Verschickt die aktuelle Adresse via E-Mail als vCard.

Export....................... Exportiert die Daten einer Datenbank ganz oder teilweise so, dass sie mit anderen Anwendungsprogrammen weiterverarbeitet werden können.

Menü »Recherche«

Rückgängig .............. Macht den letzten Rechercheschritt (beispielsweise einer mehrstufigen Recherche) ungeschehen. Die betreffenden

Adressen werden wieder aus der Recherche genommen.

Wiederherstellen ...... Stellt den rückgängig gemachten Rechercheschritt wieder her.

356

Recherchieren.......... Findet alle Datensätze, die den eingegebenen Recherchekriterien genügen. Zur Eingabe der Recherchekriterien wird die

Adressmaske eingeblendet, es kann in praktisch jedem Adressfeld recherchiert werden.

Recherchieren abbrechen

Beendet den Recherche-Vorgang.

Schnell ..................... Filtert alle Adressen mit einer Von-bis-Angabe Bei Sortierfeldern ist diese Recherche besonders schnell.

Stichwörter ............... Recherchiert Adressen aufgrund der eingetragenen Stichwörter.

Volltext ..................... Recherche in allen Feldern der Bearbeitungsmaske und in allen zusätzlichen Daten (Bemerkungen, Kontakten, Zusatzdaten, Dokumenten, Stichwörtern).

Kontakte................... Recherche in der Kontaktliste einer Adress PLUS-

Datenbank.

Dokumente............... Recherche nach zugeordneten Dokumenten.

Zusatzdaten ............. Recherche in der Liste der Zusatzdaten einer Adress PLUS-

Datenbank.

SQL-Direkt ............... Eingabe der WHERE-Klausel einer direkten SQL-Abfrage.

Adressverknüpfungen

Recherchiert Adressen, die in einer bestimmten Art mit anderen verknüpft sind.

Adresse recherchieren

Fügt die aktuelle Adresse zur Recherche hinzu oder löscht sie heraus. Auf diese Art kann beim Durchsehen der Adressen in der Eintragsmaske eine Adresse manuell recherchiert werden, ohne den Eintrag zu verlassen. Recherchierte Datensätze werden in der Adresstabelle in einer anderen Farbe dargestellt. Die Recherche wird aktiv, wenn in der Adresstabelle der Befehl »Recherche: Einschalten« erteilt wird.

Adressgruppen......... Recherchiert Privat-, Gruppen- und Mandantenadressen.

Dubletten.................. Findet alle Adressen, die gemäß den Dubletten-

Einstellungen als solche erkannt werden sollen.

Hierarchie................. Recherchiert Adressen aufgrund ihrer Organisation als

Haupt- und Nebenadressen.

357

Einschalten .............. Schaltet eine bestehende, aber ausgeschaltete Recherche ein. Damit werden nur noch die recherchierten Datensätze angezeigt und alle anderen ausgeblendet.

Ausschalten ............. Schaltet eine eingeschaltete Recherche aus. Jetzt werden wieder sämtliche Datensätze angezeigt. Die recherchierten

Datensätze werden dabei in einer anderen Farbe dargestellt.

Aufheben.................. Löscht die aktuelle Recherche, jedoch keine Adressdaten.

Damit werden wieder sämtliche Datensätze angezeigt und keine Adresse ist mehr recherchiert.

Umkehren ................ Kehrt eine bestehende Recherche um. Dabei werden die bisher nicht recherchierten Adressen recherchiert und die bisher recherchierten werden entrecherchiert.

Gespeicherte Recherchen

Legt eine Recherche an, die aus vielen einzelnen Arbeitsgängen bestehen und jederzeit wieder aufgerufen werden kann – also ähnlich einem Makro.

Aufzeichnung beenden

Beendet das Aufzeichnen einzelner Recherchevorgänge für

Gespeicherte Recherchen.

Menü »Kampagnen«

Aktivitäten ................ Zeigt die hängigen Aktivitäten an.

Letzte Aktivität.......... Ruft den letzten Arbeitsschritt wieder auf.

Aktivitäten der Adresse

Zeigt die zur aktiven Adresse anstehenden Aktivitäten.

Adressen hinzufügen/entfernen

Verändert den einer Kampagne zugewiesenen Adressbestand.

In Kampagne recherchieren

Recherchiert bestimmte Aktivitäten in einer Kampagne.

Verwalten: Planen.... Definiert den Workflow einer Kampagne.

Verwalten: Auswerten

Statistische Auswertung von Kampagnen zur Laufzeit oder nach deren Beenden.

358

Menü »Berichte«

Statistiken ................ Sie wählen zwischen verschiedenen von Ihrem Systemverwalter angelegten statistischen Auswertungen.

Statistik neu ............. Systemverwalter gestalten hier eigene Statistiken. Eine Be-

schreibung dieses Befehls finden Sie im Systemverwalter-

Handbuch.

InfoZoom-Export ...... Exportiert Daten zur genaueren Analyse nach InfoZoom.

Menü »Kommunikation«

Telefonnummer wählen

Wählt die ausgewählte Nummer über eine angeschlossene

Telefonanlage.

Terminmanager........ Öffnet den Terminmanager.

Termin zu Adresse aufnehmen

Erfasst im Terminmanager einen auf die aktuelle Adresse bezogenen Termin.

Aufgabe zu Adresse aufnehmen

Erfasst im Terminmanager eine auf die aktuelle Adresse bezogene Aufgabe.

Recherche aufnehmen

Erfasst im Terminmanager einen Termin oder eine Aufgabe zu allen recherchierten Adressen.

Anrufe in Abwesenheit

Listet die Anrufe auf, die Sie nicht entgegennehmen konnten.

Telefoneinstellungen

Verbindet Adress PLUS mit einer Telefonanlage.

Telefaxeinstellungen

Bestimmt die verwendete Fax-Software.

Windows-Adressbücher einstellen

Macht cobra per MAPI-Schnittstelle zum Adressbuch für ein

E-Mail-Programm wie beispielsweise Outlook.

359

Menü »Extras«

Warenwirtschaft: Datenübernahme

Führt einen Abgleich der Warenwirtschafts- und Adress

PLUS-Adressen durch. Eine Beschreibung dieses Befehls

finden Sie im Systemverwalter-Handbuch.

Warenwirtschaft: Statistik Recherche

Erstellt Warenwirtschafts-Statistiken für recherchierte Adressen.

Mandant/Projekt: Bearbeiten

Legt Mandanten und Projekte an.

Mandant/Projekt: Auswerten

Wertet Ihre mandanten- und projektspezifischen Daten aus.

Warenwirtschaft einrichten

Verbindet verschiedene Warenwirtschaftssysteme mit cobra, so dass z.

B. Belegdaten angezeigt und Adressdaten übernommen werden können.

Auswahllisten ........... Ruft den Dialog auf, in dem Sie Auswahllisten anlegen, bearbeiten und löschen.

Benutzereinstellungen

Ruft den Dialog auf, in dem Sie einige eigene Einstellungen treffen und Ihr Kennwort für die Anmeldung ändern können.

Systemeinstellungen

Öffnet den Dialog für Systemeinstellungen. Hierzu wird üblicherweise ein Systemkennwort abgefragt. Eine Beschrei-

bung dieses Befehls finden Sie im Systemverwalter-

Handbuch.

Anpassen ................. Regelt das Aussehen von Menüs und Symbolleisten.

Porto-Optimierung D Stellt Massensendungen für die Deutsche Post so zusammen, dass sie möglichst wenig Porto kosten.

Module ..................... Hier werden installierte Zusatzmodule angezeigt.

Menü »?«

Inhalt und Index ....... Öffnet die Online-Hilfe.

Benutzerhandbuch... Öffnet das im PDF-Format vorliegende ausführliche Benutzerhandbuch in Ihrem PDF-Programm.

360

cobra im Web........... Ruft den cobra-Internetauftritt in Ihrem Browser auf.

Info ........................... Liefert Informationen über Ihre Adress PLUS-Installation und unsere Kontaktdaten.

Datenübernahme ..... Führt Sie zum Download unseres Datenübernahme-

Assistenten aus dem Internet. Damit übernehmen Sie Daten aus älteren cobra-Versionen nach Adress PLUS.

Einrichtungsassistent

Trifft einige Grundeinstellungen etwa für die Zusammenarbeit mit E-Mail-Programmen oder zur Telefonieanbindung.

361

Symbolleisten

Diese Liste enthält die Symbole der gebräuchlichsten Symbolleisten. Sie können

Symbolleisten ein- und ausblenden und verändern.

Standard

Legt eine neue Datenbank an.

Öffnet eine bestehende Datenbank.

Speichert die aktuelle Datenbank oder alle recherchierten Adressen sowie die Systemdateien unter einem anderen Namen.

Bearbeiten

Schaltet den Willkommensbildschirm ein bzw. aus.

Schaltet aus der Adressmaske in die Adresstabelle um.

Schaltet aus der Adresstabelle in die Adressmaske um.

Legt eine neue Adresse an.

Dupliziert die aktuelle Adresse.

Löscht die aktuelle Adresse.

Legt einen neuen Kontakt an.

Sucht einen bestimmten Begriff in einem Feld.

Zeigt die bisher bearbeiteten Adressen an.

Verknüpft Adressen miteinander.

362

Einfügen

Fügt die Postleitzahl zum eingetragenen Ort ein.

Sucht die aktuelle Adresse auf Ihrer Telefon-CD.

Ergänzt den eingetragenen Textbaustein.

Sucht nach den Großempfängerdaten zur aktuellen Adresse und trägt sie ein, wenn sie gefunden werden.

Formate

Richtet Karteikartenformate ein.

Richtet Adresslistenformate ein.

Richtet Mehrfachbriefformate ein.

Briefe 'schnell'

Belegt die fünf Format-Schaltflächen der Symbolleiste Briefe 2 . Außerdem können Sie hier Einzelbriefformate auch direkt auswählen.

Übergibt ausgewählte Adressen nacheinander an ein Textprogramm und druckt den Brief mit jeder Adresse.

Startet den Dialog des Serienbrief-Assistenten.

Startet das in den Benutzereinstellungen eingestellte Textprogramm.

Sendet eine E-Mail an die aktuelle oder an alle recherchierten Adressen.

363

Briefe 1

Übergibt einen Einzelbrief mit dem aktuellen Format an das Textprogramm.

Übergibt ausgewählte Adressen nacheinander an ein Textprogramm und druckt den Brief mit jeder Adresse.

Startet den Dialog zum Export von Steuerdateien für Serienbriefe.

Startet das in den Benutzereinstellungen eingestellte Textprogramm.

Sendet eine E-Mail an die aktuelle oder an alle recherchierten Adressen.

Weitere Befehle finden Sie in der Symbolleiste »Briefe 2«.

Briefe 2

Diese Schaltflächen senden die aktuelle Adresse mit dem ihnen in der

Symbolleiste Briefe ‚schnell’ jeweils hinterlegten Einzelbriefformat an das

Textprogramm.

Übergibt die aktuelle Adresse an ein Textprogramm. Vorher kann ein Einzelbriefformat ausgewählt werden.

Übergibt ausgewählte Adressen nacheinander als Mehrfachbrief an ein

Textprogramm und druckt den Brief mit jeder Adresse.

Exportiert die ausgewählten Adressen für einen Serienbrief.

Startet den Serienbrief-Assistenten.

Startet das Standard-Textprogramm.

Sendet eine E-Mail an die aktuelle oder an alle recherchierten Adressen.

Die Symbolleiste »Briefe 1« ist die einfachere Variante dieser Symbolleiste.

364

Ausgabe

Druckt Etiketten mit dem aktuellen Format.

Druckt eine Adressliste mit dem aktuellen Format.

Druckt Karteikarten mit dem aktuellen Format.

Druckt einen Einzelbrief mit dem aktuellen Format.

Druckt einen Einzelbrief und fragt dabei nach dem gewünschten Format.

Druckt einen Mehrfachbrief mit dem aktuellen Format.

Verschickt eine E-Mail an die aktuelle oder an alle recherchierten Adressen.

Ordnet E-Mails den entsprechenden Adressen in Adress PLUS zu.

Druckt eine Kontakthistorie zur aktuellen Adresse aus.

Recherche 1

Fügt die aktuelle Adresse zur Recherche hinzu oder löscht eine schon recherchierte Adresse aus der Recherche.

Recherchiert nach einem oder mehreren Stichwörtern.

Recherchiert nach einer von-bis-Angabe.

Führt eine SQL-Recherche durch.

Schaltet die aktuelle Recherche ein beziehungsweise aus.

Weitere Befehle finden Sie in der Symbolleiste »Recherche 2«.

Recherche 2

Fügt die aktuelle Adresse zur Recherche hinzu oder löscht eine schon recherchierte Adresse aus der Recherche.

365

Recherchiert in der Adressmaske.

Recherchiert nach einem oder mehreren Stichwörtern.

Recherchiert nach einer von-bis-Angabe.

Recherchiert in allen Daten.

Schaltet die aktuelle Recherche ein beziehungsweise aus. Es werden also entweder nur die recherchierten oder alle Adressen (recherchierte wie unrecherchierte) angezeigt.

Hebt die aktuelle Recherche auf – damit ist keine Adresse mehr recherchiert.

Die Symbolleiste »Recherche 1« ist die einfachere Variante dieser Symbolleiste.

Kommunikation 1

Wählt die Telefonnummer der aktuellen Adresse.

Legt einen neuen Termin im Terminmanager an.

Übernimmt E-Mails aus dem Posteingang Ihre Mail-Programms.

Weitere Befehle finden Sie in der Symbolleiste »Kommunikation 2«.

Kommunikation 2

Wählt die Telefonnummer der aktuellen Adresse.

Legt einen neuen Termin im Terminmanager an.

Übergibt recherchierte Adressen an den Terminmanager.

Legt eine neue Aufgabe im Terminmanager an.

Die Symbolleiste »Kommunikation 1« ist die einfachere Variante dieser Symbolleiste.

366

Ansichten

Bietet alle verfügbaren Ansichten zur Auswahl an.

Verknüpfungen

Stellt eine Verknüpfung zwischen zwei Adressen her.

Verknüpft recherchierte Adressen mit einer anderen Adresse.

Zeigt die Verknüpfungen der aktuellen Adresse an.

Recherchiert die mit einer Adresse verknüpften Adressen.

Kampagne

Öffnet die Aktivitätenliste, die sich auf bestimmte Zeiträume und Bearbeiter einstellen lässt.

Zeigt die letzte Aktivität.

Zeigt die Aktivitäten zur aktuellen Adresse.

Nimmt aktuelle oder recherchierte Adressen in eine Kampagne auf oder entfernt sie daraus.

Recherchiert in einer Kampagne eine bestimmte Aktivität.

Synchronisieren

Startet die Synchronisation zwischen einer Server- und einer mobilen Datenbank.

367

Tastaturbelegung

Taste

!

S+!

"

S+l

S+"

§

S+§

$

S+$

%

S+%

&

/

S+/

(

)

=

S+=

?

`

S+1

Tabelle Adressmaske

Hilfe Hilfe

Aufgabenbereich öffnen / schließen

Adresse löschen

Aufgabenbereich öffnen / schließen

Adresse löschen

Willkommensbildschirm aufrufen / schließen

(keine)

Willkommensbildschirm aufrufen / schließen

Adressverknüpfungen anzeigen

Kürzel durch Textbaustein ersetzen

Adressverknüpfungen anzeigen

Suchen Suchen

Datenbank schließen

Adresse recherchieren

Ansicht aktualisieren

Datenbank schließen

Adresse recherchieren

Ansicht aktualisieren

Dokumente anzeigen

Nebenadressen anzeigen

Dokumente anzeigen

Nebenadressen anzeigen

Adresse aus der Zwischenablage einfügen

(keine)

Adresse aus der Zwischenablage einfügen

Auswahlliste zum Feld öffnen

Stichwörter anzeigen Stichwörter anzeigen

Bemerkungen anzeigen Bemerkungen anzeigen

SQL-Direkt-Recherche SQL-Direkt-Recherche

Zusatzdaten anzeigen

Kontakte anzeigen

Aufgabe zur Adresse aufnehmen

Zusatzdaten anzeigen

Kontakte anzeigen

Aufgabe zur Adresse aufnehmen

368

Taste Tabelle Adressmaske

S+a

S+A+a

Recherche aufheben

S+A+b

Einzelbriefformat anlegen / bearbeiten

S+c

Recherche aufheben

Einzelbriefformat anlegen / bearbeiten

S+A+c

Kontakte recherchieren

S+d

Telefonnummer wählen

S+A+d

Dubletten recherchieren

S+e

Etiketten drucken kopieren

Kontakte recherchieren

Telefonnummer wählen

Dubletten recherchieren

Etiketten drucken

S+A+e

(keine) Eurozeichen

S+f

Adresse verknüpfen

S+A+f

Leerzeichen entfernen

Adresse verknüpfen

Leerzeichen entfernen

S+g

Großempfänger-Verzeichnis Großempfänger-Verzeichnis

S+A+g

Adresseigenschaften ändern Adresseigenschaften ändern

S+h /

S+1

Termin / Aufgabe zur

Adresse aufnehmen

Termin / Aufgabe zur

Adresse aufnehmen

S+A+h

Schnellrecherche Schnellrecherche

S+i

S+j

Bisher-Liste öffnen

S+A+i

Importformat anlegen / bearbeiten

Neuen Kontakt anlegen

S+A+j

Recherche ein / aus

S+k

Karteikarten drucken

Bisher-Liste öffnen

Importformat anlegen / bearbeiten

Neuen Kontakt anlegen

Recherche ein / aus

Karteikarten drucken

S+A+k

Karteikartenformat anlegen / bearbeiten

S+l

Adresse löschen

Karteikartenformat anlegen / bearbeiten

Adresse löschen

S+A+l

Stichwortrecherche Stichwortrecherche

369

Taste Tabelle Adressmaske

S+m

Adressen zusammenführen Adressen zusammenführen

S+n

Neue Adresse anlegen

S+A+n

E-Mail versenden

S+o

Datenbank öffnen

Neue Adresse anlegen

E-Mail versenden

Datenbank öffnen

S+A+o

E-Mails zuordnen

S+p

Postleitzahlen-Verzeichnis öffnen

E-Mails zuordnen

Postleitzahlen-Verzeichnis

öffnen

S+A+p

Etikettenformat anlegen / bearbeiten

S+Q

Daten exportieren

Etikettenformat anlegen / bearbeiten

Daten exportieren

S+A+q

Recherche rückgängig machen

Recherche rückgängig machen

S+H+A

+ q

Recherche wiederherstellen Recherche wiederherstellen

S+r

S+s

Recherche beginnen Recherche beginnen

Suchen Suchen

S+A+s

Mobile Benutzer synchronisieren

Mobile Benutzer synchronisieren

S+t

Einzelbriefsymbole belegen Einzelbriefsymbole belegen

S+A+t

Volltextrecherche durchführen Volltextrecherche

S+u

Einzelbrief mit aktuellem Format

S+A+u

Dokumente recherchieren

S+v

(keine)

Einzelbrief mit aktuellem Format

Dokumente recherchieren

S+A+v

S+w vCard versenden

Adresslisten drucken

S+A+w

Adresslistenformat anlegen / bearbeiten

Zwischenablage in aktuelles

Feld einfügen vCard versenden

Adresslisten drucken

Adresslistenformat anlegen / bearbeiten

370

Taste Tabelle Adressmaske

S+x

(keine)

S+A+x

Exportformat anlegen / bearbeiten

S+y

Systemeinstellungen vornehmen

S+A+y

Zusatzdaten recherchieren

Feldinhalt ausschneiden und in die Zwischenablage bringen

Exportformat anlegen / bearbeiten

Systemeinstellungen vornehmen

Zusatzdaten recherchieren

S+z

V

(keine) Rückgängig innerhalb des

Feldes

S+A+z

Format für den

Zusatzdatenimport anlegen / bearbeiten

Y

Blättert um eine Adresse nach oben

Format für den

Zusatzdatenimport anlegen / bearbeiten

Den Cursor ein Feld nach oben setzen

Blättert um eine Adresse nach unten

Den Cursor ein Feld nach unten setzen

W / I

Rollt ggf. nach rechts / links Den Cursor um ein Zeichen nach rechts / links verschieben

O

Rollt die Adressanzeige um eine Seite nach oben

Zur vorhergehenden Adresse wechseln

U

Rollt die Adressanzeige um eine Seite nach unten

Zur nächsten Adresse wechseln

1 Zeichen tippen

Blättert in der Spalte, nach der sortiert wird, zum ersten

Eintrag, der so beginnt

(keine)

2 Zeichen schnell tippen

Öffnet den Dialog »Suchen«. (keine)

Nur im Terminmanager

YVIW

In der Übersicht zum nächsten / vorherigen Feld springen

371

P:

A+$

%

S+j

S+l

S+m

S+p

S+t

S+u

S+w

OU

In der Übersicht nach oben / unten springen

In der Monatsübersicht zum selben Tag des nächsten / letzten

Monats springen

In der Monatsübersicht zum selben Tag des nächsten / letzten

Jahres springen

Terminmanager ausblenden

Ansicht aktualisieren

Jahresübersicht öffnen

Liste öffnen

Monatsübersicht öffnen

Terminübersicht drucken (nicht für Jahresübersicht)

Tagesübersicht öffnen

Übersicht öffnen

Wochenübersicht öffnen

372

Stichwortverzeichnis

*

<Absatz>...................................... 150

<ABSATZ>................................... 152

<Befehl>............................... 150, 152

<Bem> ......................................... 150

<DatumZeit> ................................ 150

<Druckformat> ............................. 150

<Tab>........................................... 150

<Zeile> ......................................... 150

8.3.-Dateinamen .......................... 213

A

Abgleich

Outlook ..................................... 242

Absatz .......................................... 152

Adressbuch .................................. 199

Adresse

Aufnehmen ............................... 240

Aus Text ..................................... 24

Aus Zwischenablage .................. 66

Besitzer....................................... 68

Ändern..................................... 68

Bild.............................................. 29

Bisher bearbeitet ........................ 72

Duplizieren.................................. 67

Eigenschaften............................. 68

Einfügen ..................................... 66

Feldinhalt ersetzen ..................... 73

Finden................................... 78, 80

Gruppen- .............................. 68, 94

Heute bearbeitet ......................... 72

Hierarchie .................................... 31

Kopieren ...................................... 66

Löschen.......................27, 100, 351

Recherchierte........................... 28

Mandant ...................................... 94

Öffentlich ..................................... 68

Palm ............................................ 94

Privat .....................................68, 94

Recherche ................................... 94

Recherchieren .......................80, 99

Recherchiert .............................. 100

Schreibgeschützt......................... 28

Suchen ..................................78, 80

Suchen ........................................ 79

Verknüpfen .................................. 50

Wiederherstellen ......................... 27

Zusammenführen ........................ 69

Adressfamilie .................................. 35

Adressliste

Bemerkungen ............................ 159

Dokumente ................................ 161

Drucken ..................................... 174

Format ....................................... 106

Formatbaustein ......................... 150

Kontakt ...................................... 160

Stichwörter ................................ 160

Zusatzdaten .............................. 161

Adressmaske.................................. 14

Bearbeiten ................................. 337

Adressverknüpfung......................... 50

Recherche ................................... 93

Aktuelles Datum ........................... 152

373

Änderung

Rückgängig................................. 27

Anlage

E-Mail ....................................... 298

Anmeldung....................................... 7

Anrede

Kürzel ......................................... 58

Anreden

Auswahlliste................................ 58

Ansicht

Auswählen ................................ 334

Dokumente ............................... 208

Kontakt ....................................... 36

Stichwörter.................................. 46

Zusatzdaten................................ 44

Ansichten ....................................... 21

Ansichtsrahmen ........................... 335

Arbeitskosten ................................. 40

Arbeitszeit ...................................... 40

Attachment................................... 298

Aufgabe

Erfassen ................................... 234

Löschen .................................... 243

Aufgabenbereich............................ 17

Ausblenden................................. 17

Aufgabenübersicht ....................... 247

Aufheben

Recherche ................................ 100

Auswahlliste ................................... 51

Anzeigen..................................... 56

Bearbeiten .................................. 53

Neu ............................................. 55

Automation........................... 153, 163

B

Bausteine (Formate) .................... 149

Bearbeiten

Adresse duplizieren .................... 67

Adresse einfügen........................ 66

Adresse kopieren........................ 66

Bisher ......................................... 72

Einzelbrief................................. 176

Hierarchie bilden......................... 35

Menü........................................... 65

Bearbeitungsansicht ...................... 14

Bedingung.................................... 155

Beenden......................................... 22

Befehl ........................................... 152

Automation ................................ 163

Befehlsübersicht ........................... 348

Belege .......................................... 325

Bemerkung ..................................... 30

Drucken ..................................... 159

Bemerkungen

In andere Adresse übernehmen.. 69

Benutzer ....................................... 240

Kennwort ................................... 339

Mobil.......................................... 278

Benutzereinstellungen .................. 337

Allgemein .................................... 37

Fax ............................................ 341

Benutzerverwaltung........................ 22

Bereich .................................150, 159

Bild............................................28, 29

Laden .......................................... 29

Löschen....................................... 29

Bilder

Adresse ....................................... 28

Bisher-Liste.............................72, 338

Browsen........................................ 191

C

CD

Einrichten .................................. 293

Suchen ...................................... 295

D

Darstellung ................................... 339

Datei

Öffnen ......................................... 12

Datenabgleich............................... 275

Datenaustausch....................275, 279

Datenbank

Öffnen ......................................... 12

Datenpflege

Leerzeichen entfernen ................ 76

Datensatznummer ........................ 162

Datum ........................................... 152

Schnelle Eingabe ........................ 57

Desktop ........................................ 345

Dokument

Bearbeiten ................................. 210

Drucken ..................................... 161

Kontakt ...................................... 212

374

Löschen .................................... 210

Neu ........................................... 209

Öffnen....................................... 210

Recherche .................................. 91

Verwaltung................................ 207

Ein/Aus .................................. 211

Zuordnen .................................... 39

Dokumente

Exportieren ............................... 292

Dokumentenverwaltung

E-Mail-Anhang.......................... 298

Drag & Drop ........................... 24, 209

Drucken........................................ 174

Adresslisten .............................. 174

Etiketten.................................... 174

Fax............................................ 223

Karteikarten .............................. 174

Druckformat ................................. 154

Dubletten........................................ 25

Importieren ............................... 281

Recherche .................................. 94

Duplizieren

Adresse ...................................... 67

E

Eigenschaften beim Start............. 345

Einfügen......................................... 66

Postleitzahlen ............................. 59

Einstellungen ................................... 7

Benutzer ................................... 337

Benutzerspezifische ................. 333

E-Mail ....................................... 340

Faxprogramm ........................... 341

Schriftart ................................... 335

Einzelbrief .................................... 176

Auswahl .................................... 178

Format ...................................... 147

Schnell...................................... 177

Symbole.................................... 177

Verfassen ................................. 177

E-Mail............... 9, 191, 192, 195, 199

Dateianhang ............................. 298

Einstellen .................................. 340

Personalisieren......................... 202

Serienmail................................. 200

Zuordnen .......................... 297, 303

Endlos-Etiketten........................... 143

Erfaßt............................................ 162

Erinnerung ............................230, 249

Ersetzen

Feldinhalt..................................... 73

Etiketten

Bemerkungen ............................ 159

Dokumente ................................ 161

Drucken ..................................... 174

Endlos- ...................................... 143

Format ....................................... 106

Formatbaustein ......................... 150

Kontakt ...................................... 160

Stichwörter ................................ 160

Zusatzdaten .............................. 161

Exchange...................................... 196

Experte ......................................... 122

Export ........................................... 287

Textdateien ............................... 291

F

F10 ................................................. 30

F11 ................................................. 44

F12 ................................................. 36

F3 .......................................51, 56, 60

F4 ................................................... 79

F7 ................................................... 31

F8 .............................................56, 60

F9 ................................................... 46

Fax................................................ 223

Einstellen................................... 341

Lernmodus ................................ 225

Nummer übergeben .................. 225

Versenden ................................. 227

FAX............................................... 196

Feld

Bemerkungs- ............................... 28

Bild .............................................. 29

Bild- ............................................. 28

Dokumenten-............................... 28

Fax ............................................ 224

Fax- ........................................... 224

Formate ..................................... 149

Kontakt- ....................................... 28

Nebenadressen-.......................... 28

Spezielles .................................. 162

Stichwörter- ................................. 29

Tabellen- ..................................... 28

375

Feldinhalt

Ergänzen .................................... 76

Ersetzen ..................................... 73

Löschen ................................ 73, 75

Recherchieren ............................ 88

Fester Textbaustein ....................... 57

Fixkosten........................................ 40

Folgeaktivität................................ 264

Format

Adressliste ................................ 106

Auswählen ................................ 148

Baustein............................ 149, 150

Bearbeiten ................................ 148

Benutzerattribut ........................ 111

Berichtskopf & -fuß ................... 115

Datenbankfeld .......................... 111

Designer ................................... 110

Detailbereich............................. 113

Etiketten.................................... 106

Export ....................................... 289

Felder

Austauschen ......................... 172

Feldname.................................. 149

Formel ...................................... 111

Fußbereich ............................... 115

Gruppenkopf & -fuß .................. 115

Import ............................... 280, 282

Karteikarte ................................ 106

Kopfbereich .............................. 115

Parameter................................. 111

Schriftart ................................... 151

Schriftfarbe ............................... 151

Seitenkopf & -fuß...................... 115

Spezialfeld ................................ 111

Syntax....................................... 149

Unterbericht .............................. 111

Verwaltung................................ 170

Zoll ............................................ 144

Formatbaustein ............................ 150

Formatbausteine .......................... 149

Bedingung ................................ 155

Datum ....................................... 152

Zeilenschaltung ........................ 152

G

Geändert ...................................... 162

GEOrt............................................. 61

GEPLZ............................................ 61

Gesamtkosten ................................ 40

GLEICH ........................................ 156

Graphik ........................................... 29

Großempfänger

Adresse .................................61, 62

Ort ............................................... 60

Postleitzahl .................................. 60

Groupwise ..............................12, 297

Gruppe....................................22, 240

Kontakt ........................................ 37

Terminmanager ......................... 247

Gruppenplanung........................... 247

H

Hauptadresse .....................31, 32, 33

Heute ............................................ 152

Hierarchie ....................................... 31

Erkennen ..................................... 32

Nachträglich bilden...................... 34

Recherche ................................... 95

I

Import ...................................241, 280

Dublettenkontrolle ..................... 281

Format anlegen ......................... 282

Textdateien ............................... 285

Zusatzdaten .............................. 286

Importfelder .................................. 284

InfoZoom

Export ........................................ 329

Interne Nummer............................ 162

Internet ......................................... 191

ISTLEER....................................... 156

ISTNICHTLEER............................ 156

J

Jahrestage.................................... 233

K

Kalender ....................................... 245

Kampagne

Adressen ................................... 263

Aktivieren .................................. 262

Aktivität...................................... 255

Aktivität bearbeiten.................... 265

376

Auswerten................................. 267

Durchführen.............................. 262

Folgeaktivität ............................ 255

Planen ...................................... 254

Reaktion ................................... 257

Recherche ................................ 266

Variablen .................................. 261

Variablenrechte ................ 253, 256

Vorgang .................................... 258

Kampagnen-Management ........... 253

Karteikarte

Bemerkungen ........................... 159

Dokumente ............................... 161

Drucken .................................... 174

Format ...................................... 106

Formatbausteine....................... 150

Kontakt ..................................... 160

Stichwörter................................ 160

Zusatzdaten.............................. 161

Kennwort.......................................... 7

Benutzer ................................... 339

Kommunikation ............................ 219

Telefax ...................................... 223

Kontakt................................... 36, 217

Art ............................................... 38

Bearbeiten .................................. 42

Bemerkung ................................. 90

Benutzer ..................................... 38

Details......................................... 44

Dokument ................................. 212

Drucken .................................... 160

Erstellt......................................... 38

Exportieren ............................... 292

Filter............................................ 41

Für andere .................................. 39

Gruppe.................................. 37, 39

Historie ....................................... 41

Neu ............................................. 37

Öffentlich .................................... 39

Privat .......................................... 39

Projekt ........................................ 40

Recherche .................................. 90

Telefon...................................... 338

Typ.............................................. 37

Übernehmen............................... 42

Voreinstellungen................. 37, 338

Kontakte

In andere Adresse übernehmen . 69

Kontextmenü .................................. 20

Kopieren ......................................... 66

Kürzel

Anreden....................................... 58

Textbaustein................................ 56

Kurzzeichen...................................... 7

L

Land........................................59, 337

Leerzeichen .................................. 163

Entfernen..................................... 76

Leerzeilen ..................................... 163

Löschen

Feldinhalt..................................... 73

Recherchierte Adresse........28, 100

Lotus Notes ............................11, 297

M

Mailkonto ...................................... 204

MailTo........................................... 340

Mandant..................................40, 269

Auswerten ................................. 272

Neu............................................ 270

Manuelle Recherche....................... 99

MAPI............................................. 195

Mehrfachbrief................................ 179

Format ....................................... 147

Verfassen .................................. 179

Meine Aufgaben ............................. 17

Menü

? [Info] ....................................... 360

Ansicht ...................................... 352

Ausgabe .................................... 356

Bearbeiten ...........................65, 350

Datei .......................................... 348

Einfügen .................................... 353

Extras ........................................ 360

Format ....................................... 355

Kampagnen ............................... 358

Kommunikation ......................... 359

Kontext- ....................................... 20

Recherche ................................. 356

Menüleiste ...................................... 20

Mobiler Benutzer .......................... 278

MS Excel ..............................163, 169

MS Word....................................... 163

MSFAX ......................................... 196

377

N

Nebenadresse.................... 31, 32, 33

Nicht druckbare Tasten................ 153

Nummer (interne)......................... 162

O

ODER............................................. 98

OLE.............................................. 210

Optionen ...................................... 333

Ordnen ......................................... 102

Ort .................................................. 59

Ortsname ....................................... 58

Outlook8, 11, 193, 196, 200, 297, 303

Abgleich.................................... 242

Adressbuch............................... 199

P

Personalisieren

E-Mail ....................................... 202

PersonErfasst ................................ 38

PersonErfaßt................................ 162

PersonGeändert........................... 162

Platzhalter

Recherche .................................. 87

PLZ ................................................ 59

PLZ-Automatik ............................. 338

Postfach

Suchen ....................................... 59

Postleitzahl..................................... 58

Automatisch ergänzen................ 60

Suchen ....................................... 59

Postleitzahlen

Land.......................................... 337

PPZ ................................................ 59

Privat............................................ 246

Programm

Beenden ..................................... 22

Projekt.................................... 40, 269

Auswerten................................. 272

Kontakt ....................................... 40

Neu ........................................... 271

R

Recherche................................ 78, 80

Abbrechen .................................. 84

Adresse ....................................... 99

Löschen ................................. 100

Adresse löschen.......................... 28

Adressen entfernen..................... 98

Adressgruppen............................ 94

Adressverknüpfung ..................... 93

Arten............................................ 82

Aufheben ................................... 100

Aufnehmen ................................ 240

Ausschalten................................. 82

Bestehende ...........................85, 97

Dokument .................................... 91

Dubletten ..................................... 94

Einschalten.................................. 82

Feldinhalt..................................... 88

Feldinhalt ersetzen...................... 73

Gespeicherte ............................. 101

Gruppenadresse ......................... 94

Hauptadresse.............................. 95

Hierarchie .................................... 95

In Recherche ............................... 97

Joker ........................................... 86

Kontakt ........................................ 90

Manuell........................................ 99

Maske.......................................... 84

Mehrstufige ............................... 101

Nebenadresse............................. 95

ODER-Verknüpfung .................... 98

Palm-Adresse.............................. 94

Platzhalter ................................... 87

Privatadresse .............................. 94

Recherchieren ............................. 84

Rückgängig ............................... 100

Schnell ........................................ 88

SQL-Direkt .................................. 95

Starten......................................... 84

Stichwort ..................................... 89

Umkehren.................................... 98

UND-Verknüpfung....................... 97

Volltext ........................................ 90

Wiederherstellen ....................... 100

Zu bestehender Recherche hinzufügen ............................... 98

Zusatzdaten ..........................90, 92

Recherchierte Adressen löschen.. 351

Registerkarte

Experte ...................................... 122

Reservierter Textbaustein .............. 57

378

Rückgängig .................................... 27

RVSFAX....................................... 196

S

Schließen ....................................... 22

Schlüsselfelder............................. 286

Schnell

Suchen ....................................... 79

Schnellrecherche ........................... 88

Schriftart....................................... 335

Formate .................................... 151

Tabelle...................................... 335

Schriftfarbe

Formate .................................... 151

Sendkeys ..................................... 153

Serienbrief.................................... 181

Seriendruck.................................. 183

Serienmail .................................... 181

Assistent ................................... 200

Bearbeiten ................................ 201

Mailkonto .................................. 204

Stichwörtert............................... 205

Serientext..................................... 183

Shortcut

Desktop .................................... 345

Shortcuts...................................... 368

Sicherheitssystem...................... 6, 22

Skype ........................................... 223

SMTP ................................... 196, 204

Sortierung .............................. 78, 102

Geänderte Adressen .................. 25

Neue Adressen........................... 25

Umlaute .................................... 103

Speichern....................................... 21

SQL-Direkt

Recherche .................................. 95

Stammverzeichnis

Dokument ................................. 213

StampIt......................................... 147

Standard-Ländercode .................. 337

Start ................................................. 6

Parameter................................. 345

Steuerdatei................................... 182

Stichwort ........................................ 46

Entfernen .................................... 49

Hinzufügen ................................. 47

Neu ............................................. 47

Recherche ................................... 89

Umbenennen............................... 47

Vorrat .......................................... 47

Zuweisen ..................................... 48

Stichwörter

Drucken ..................................... 160

Exportieren ................................ 292

In andere Adresse übernehmen.. 69

Serienmail ................................. 205

Strg-B ............................................. 31

Strg-C ........................................... 172

Strg-G ............................................. 61

Strg-L.............................................. 27

Strg-M............................................. 30

Strg-P ............................................. 60

Strg-S ............................................. 79

Strg-V ........................................... 172

Suche .................................78, 79, 80

Auf Telefon-CD ......................... 295

In beliebigen Feldern................... 80

Phonetisch .................................. 80

Schnell ........................................ 80

Telefonnummer ........................... 80

Volltext ........................................ 80

Symbol

Bearbeiten ................................... 64

Entfernen..................................... 64

Neu.............................................. 64

Tabellenansicht ........................... 62

Zeichnen ..................................... 64

Zuweisen ..................................... 63

Symbole

Einzelbriefe ............................... 177

Übersicht ................................... 362

Symbolleiste

Ändern....................................... 342

Ansichten .................................. 367

Anzeigen ................................... 342

Ausgabe .................................... 365

Bearbeiten ...........................18, 362

Briefe 1 ...................................... 364

Briefe 2 ...................................... 364

Briefe 'schnell' ........................... 363

Einfügen .................................... 363

Formate ..................................... 363

Kampagne ................................. 367

Kommunikation 1 ...................... 366

Kommunikation 2 ...................... 366

379

Outlook ..................................... 200

Recherche 1 ............................. 365

Recherche 2 ............................. 365

Standard ................................... 362

Synchronisieren........................ 367

Verbergen................................. 342

Verknüpfungen ......................... 367

Verschieben........................ 19, 342

Symbolleisten................................. 18

Anzeigen..................................... 18

Synchronisation ........................... 278

SYSTEM.DB ................................ 241

Systemeinstellungen

Dokumentenverwaltung............ 211

T

Tabelle

Spalte ....................................... 336

Tabellenansicht.............................. 13

Symbol........................................ 62

Tagesdatum ................................. 152

Tastaturbelegung ......................... 368

Tastatureingaben

Übergabeformate...................... 153

Tasten

Nicht druckbar .......................... 153

Tastenkombination......................... 20

Telefax ......................................... 223

Telefon

Kontakt ....................................... 37

Wählen ..................................... 219

Telefon-CD

Einrichten.................................. 293

Suchen ..................................... 295

Telefonie ........................................ 10

Kontakt ..................................... 338

Telefonieren ................................. 219

Telefonnummer

Suchen ....................................... 80

Telefonvorwahl............................... 57

Telefonzeit ..................................... 40

Termin

Erfassen ................................... 234

Löschen .................................... 243

Privat ........................................ 246

Terminkalender freigeben ............ 231

Terminmanager........................ 8, 228

Adresse ..................................... 240

Allgemeine Einstellungen.......... 232

Aufgabe vs. Termin ................... 228 aufräumen ................................. 232

Beenden .................................... 338

Einschalten................................ 229

Erinnerung ein/aus .................... 230

Farben ....................................... 233

Kernzeit ..................................... 232

Kontakt ...................................... 232

Recherche ................................. 240

Starten....................................... 338

Stellvertreter .............................. 233

Zugriffsrechte ............................ 231

Terminplaner .................................... 8

Text

Als Adresse übernehmen......24, 66

Textbaustein ................................... 56

Einfügen ...................................... 56

Fest ............................................. 57

Kürzel .......................................... 56

Suchen ........................................ 56

Textprogramm .............................. 340

Problem ..................................... 178

U

Übergabefelder

Absatz ....................................... 152

Druckformat............................... 154

Übergabeformat............................ 162

Übergabeformate

Tastatureingaben ...................... 153

Umlaute ........................................ 103

UND................................................ 97

UNGLEICH ................................... 156

V

Variable ...................siehe Kampagne vCard ............................................ 193

VCF-Datei..................................... 193

Vergleiche (>, <, >=, <=)............... 156

Verknüpfung ................................... 50

Adress- ........................................ 50

Verknüpfungen

Recherchen ................................. 97

Version 8 ...................................... 241

Version 9 ...................................... 241

380

Verwalter........................................ 22

Verwaltung

Format ...................................... 170

Verzeichnisse............................... 348

Volltextsuche.................................. 80

Vorwahl

Auswählen .................................. 57

W

Wenn-Dann-Bedingung ............... 155

Wiederherstellen ............................ 27

Willkommensbildschirm ................. 15

Z

Zeilenabstand .............................. 152

Zeilenschaltung............................ 152

Zieladresse .................................... 70

Zugriffsrechte ............................. 6, 22

Format-Editor ............................ 106

Zusammenführen ........................... 69

Zusatzdaten.................................... 44

Anzeigen ..................................... 45

Bearbeiten .............................42, 45

Drucken ..................................... 161

Exportieren ................................ 292

Import ........................................ 286

In andere Adresse übernehmen.. 69

Löschen....................................... 46

Neu.............................................. 46

Recherche ................................... 92

Übernehmen ............................... 42

Zustellort....................................... 162

Zustell-PLZ ................................... 162

Zustellstraße................................. 162

Zwischenablage........24, 66, 169, 210

381

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