Datenabgleich Benutzerhandbuch Datenabgleich Produktinformationen Produkt Benutzerhandbuch Datenabgleich Artikelnummer Handbuchs des WDV.012-2 Abteilung Dokumentation Verfasser Daniel Hofmann Produkt Version 09.01-05-35ADO der 4. Generation Handbuch Version 2.00 Erstellungsdatum 17.09.13 An der Entwicklung beteiligte Mitarbeiter: Simon Scheler PRAXIS EDV- Betriebswirtschaft- u. Software Entwicklung AG Lange Str. 35 99869 Pferdingsleben (Thüringen) Tel.: +49 (0) 36258 - 566-0 Fax: +49 (0) 36258 - 566-40 E-mail: [email protected] www.praxis-edv.de Inhaltsverzeichnis Datenabgleich ............................................................................................. 1 Informationen zum Benutzerhandbuch .................................................... 5 Verwendete Symbole und Textmarkierungen ...................................... 5 Gültigkeit des Benutzerhandbuchs ....................................................... 6 Weitere Dokumente ................................................................................. 6 Einleitung ..................................................................................................... 8 Rechte und Einstellungen .......................................................................... 9 Rechte ...................................................................................................... 9 Grundeinstellungen .............................................................................. 10 Allgemeines ......................................................................................... 10 Registerkarte Globale Einstellungen ............................................ 11 Registerkarte Abgleichsschemata ................................................ 13 Registerkarte automatische Vorgänge ......................................... 17 Registerkarte Echtzeitabgleich ..................................................... 20 Einstellungen zum einfachen Abgleichsverfahren............................... 21 Einstellungen zum erweiterten Abgleichsverfahren ............................ 22 Datenversand lokal / LAN............................................................. 22 Datenversand per eMail ............................................................... 24 Datenzugriff über RAS-Einwählverbindung.................................. 26 Datenzugriff über FTP .................................................................. 27 Datenabgleich über externen Treiber........................................... 29 PxServices ............................................................................................. 29 Zugeordnete Formulare ........................................................................ 30 Datenabgleich in der Praxis..................................................................... 31 Was wird in der Standard-WDV alles übertragen? ............................ 31 Allgemeines ......................................................................................... 31 Besonderheiten beim Abgleich von Angeboten, Lfs, Reporten usw. .. 32 Abgleich bezüglich Rechnungsausgang ...................................... 32 Abgleich von Fahrzeugen / Eigenen Fahrzeuge .......................... 33 Abgleich von Angeboten oder Aufträgen ..................................... 33 Abgleich von Lieferscheinen ........................................................ 33 Abgleich von PDF-Dateien ........................................................... 34 Abgleich von Reporten ................................................................. 34 Abgleich von Anwenderdaten....................................................... 34 Abgleich von offenen Posten........................................................ 35 Abgleich des Kassenjournals bei BarkasseAbgleich von Anwenderdaten ............................................................................ 36 Übertragungsraten ............................................................................... 36 Ablauf des Datenabgleichs .................................................................. 37 Allgemeines ......................................................................................... 37 Datenabgleich Probleme beim Datenabgleich............................................................. 37 Datenabgleich einrichten ...................................................................... 39 Allgemeines ......................................................................................... 39 Abgleichsschema anlegen ................................................................... 41 Automatischen Abgleich festlegen....................................................... 45 Sperre des Datenabgleichs .................................................................. 47 Manueller Export ................................................................................... 47 Manueller Import.................................................................................... 48 Radladerkonsole - Abgleich über Kommandozeile starten .............. 51 Protokollierung der abgeglichenen Daten .......................................... 52 Datenfilter definieren............................................................................. 53 Index ........................................................................................................... 54 4 Informationen zum Benutzerhandbuch Willkommen bei der Praxis Hilfe! Zunächst einmal vielen Dank, dass Sie sich für dieses Produkt aus dem Hause PRAXIS EDV-Betriebswirtschaft- und Software-Entwicklung AG entschieden haben. Dies ist das Benutzerhandbuch für das Modul Datenabgleich. Dieses Handbuch richtet sich an alle, die Informationen zum Datenabgleich in der WDV 2012 benötigen. Mitunter wird in diesem Handbuch anstelle des Begriffs Datenabgleich bzw. Modul Datenabgleich der Begriff Replikation bzw. Modul Replikation verwendet. Grundlegende Kenntnisse im EDV-Bereich werden hierbei vorausgesetzt. Tipp Zusätzlich zum Handbuch gibt es die Möglichkeit, über unsere PRAXISAcademy gezielt Schulungen zu absolvieren. Die Schulungen helfen Ihnen dabei das komplette Potential eines Produktes kennenzulernen, so dass Sie dieses anschließend effizient und in optimaler Art und Weise einsetzen können. Bei einer Schulung kann natürlich auch auf spezifische Fragen und Problemstellungen Ihrerseits eingegangen werden. Bitte kontaktieren Sie zur Abstimmung Ihrer Schulung unsere Mitarbeiterin Frau Rebecca Kohler unter [email protected] oder rufen Sie sie einfach unter 036258-566-73 an. Lesehinweise zum Benutzerhandbuch Wie Sie mit diesem Benutzerhandbuch arbeiten, hängt ganz von Ihren Bedürfnissen ab. Zur Auswahl der gewünschten Informationen stehen Ihnen das Hauptinhaltsverzeichnis am Anfang des Benutzerhandbuchs zur Verfügung, sowie der Index im Anhang. Es ist grundsätzlich empfehlenswert sich zunächst mit den Grundlagen des Programms vertraut zu machen. Diese sind am Anfang des Handbuchs beschrieben. Neben der gedruckten Version des Handbuchs existiert außerdem eine Onlinehilfe, mit der Sie die Informationen des Benutzerhandbuchs kontextsensitiv aus der WDV 2012 abrufen können. Hinweis Die Onlinehilfe wird aktuell überarbeitet. Aufgrund dessen ist die Nutzung im Programm derzeit nicht im vollen Umfang möglich. Verwendete Symbole und Textmarkierungen Um Ihnen die Arbeit mit dem Programm zu erleichtern, werden in diesem Handbuch die folgenden Symbole eingesetzt: Tipp Ein Tipp liefert Ihnen wichtige Informationen, mit denen Sie das Programm noch effektiver einsetzen können. 5 Datenabgleich Hinweis Ein Hinweis warnt vor möglichen Einschränkungen oder Datenverlust beim Arbeiten mit dem Programm und zeigt, wie diese vermieden werden können. Um Ihnen die Arbeit mit dem Programm zu erleichtern, werden die folgenden Textmarkierungen eingesetzt: Beispiele werden gesondert durch einen blauen Hintergrund hervorgehoben Um eine Problematik oder Programmfunktion besser verdeutlichen zu können, werden an bestimmten Stellen Beispiele eingesetzt. Beispiele werden in einem blauen Kästchen beschrieben. Verweise auf andere Textabschnitte sind fett-kursiv gedruckt Menübezeichnungen, Bezeichnungen von Dialogfenstern, Befehle, Gruppen, Eingabeaufforderungen, Feldnamen und -einträge, Verzeichnisse und Dateinamen sind ebenfalls fett-kursiv dargestellt. Gültigkeit des Benutzerhandbuchs Das Handbuch enthält die Beschreibung des Datenabgleichs in der Form, welche zum Zeitpunkt der Herausgabe verfügbar ist. Die WDV 2012 wie auch die verschiedenen Module und firmApps werden ständig verbessert und weiterentwickelt. Änderungen werden Ihnen bis zur Veröffentlichung einer neuen Revision des Handbuchs als separate Dokumente zur Verfügung gestellt. Weitere Dokumente Neben diesem Benutzerhandbuch stehen noch weitere Dokumente zur Verfügung: Benutzerhandbuch WDV 2012 In diesem Dokument sind folgende Informationen enthalten: Beschreibung der WDV 2012 Beschreibung von Lizenzvereinbarungen Benutzerhandbuch Administrationsprogramm In diesem Dokument sind folgende Informationen enthalten: 6 Beschreibung des Administrationsprogramms zur WDV 2012 Beschreibung der Lizenzierung Beschreibung der Handhabung des Administrationsprogramms Benutzerhandbücher zu weiteren Modulen / firmApps Zu den meisten Modulen und firmApps existieren separate Benutzerhandbücher. In diesem Dokument sind folgende Informationen enthalten: Beschreibung des Moduls / firmApps, inklusive Einstellungen und Stammdaten Beschreibung der Funktionen des Moduls / firmApps Beschreibung der Handhabung des Moduls / firmApps Newsletter In diesem Dokument sind folgende Informationen enthalten: Beschreibung von Verbesserungen eines von Ihnen erworbenen WDV 2012 Moduls oder einer Komponente Beschreibung von Fehlerbehebungen eines von Ihnen erworbenen WDV 2012 Moduls oder einer Komponente Die letztgenannten Informationen finden Sie später auch im jeweiligen Benutzerhandbuch, sobald eine Revision des Handbuchs erscheint. Hinweis Welche Dokumente Ihnen noch zur Verfügung stehen, hängt davon ab, mit welchen Modulen, firmApps und Komponenten Sie die WDV 2012 erworben haben. Hinweis Sie haben die Möglichkeit, für den Einsatz unserer Softwareprodukte, Hardware (PC oder Server) aus dem Hause Bluechip zu erwerben, und bezüglich dieser Geräte einen Service-Vertrag über eine fest definierte Leistung mit der Firma Bluechip abzuschließen. Der Vertrag kann nur vor Auslieferung der Geräte von Bluechip an die Firma PRAXIS AG und nicht nachträglich abgeschlossen werden. Die Dauer dieses Vertrages beträgt in der Regel 36 oder 48 Monate. Die genaue inhaltliche Leistung des Vertrags wird in den Bluechip Servicevertragsbedingungen 03/2009 definiert und festgelegt. Dieses Dokument finden Sie im VIP-Kundenbereich unter www.praxis-edv.de. Die Firma PRAXIS AG tritt als Mittler und Koordinator auf und ist beim Bestellung sowie etwaigen Problemen mit den Geräten erster Ansprechpartner für den Kunden. 7 Datenabgleich Einleitung Das Modul Datenabgleich oder auch Modul Replikation stellt die Funktionalität zum Abgleichen von physisch getrennten Mandantendatenbanken, welche denselben Mandanten darstellen, zur Verfügung. Es besteht aus den Bereichen Einstellungen, Import und Export. Abgeglichen werden können u.a. stationäre Waage im Werk, Radlader (Radleder-Konsole) und Zentrale. Der Datenabgleich kann werksabhängig oder auch werksunabhängig durchgeführt werden. Im Datenabgleich ist durch eine Byte-Prüfung eine hohe Sicherheit integriert. Abgeglichen werden kann per E-Mail, über tragbare Speichermedien, Netzwerk- oder RAS-Pfade. Die Abgleichsdatei wird im temporären Verzeichnis erstellt und dann je nach Einrichtung am Stück oder blockweise ins Ziel kopiert, d.h. bei direkter Verwendung von RAS-Verbindungen entsteht kein Performanceverlust bei der Zusammenstellung der Daten. Was genau abgeglichen werden soll, kann über sogenannte Abgleichsschemas definiert werden. Auch die erstellten Archivdatein des Lieferscheins inklusive digitaler Unterschrift und den integrierten Prüfsigeln im Umfeld der Bauprodukten Verordnung können abgeglichen werden. 8 Rechte und Einstellungen Rechte Hinweis Um den Datenabgleich nutzen bzw. einrichten zu können, muss die zugehörige Lizenz freigeschaltet sowie die Nutzer-Rechte für dieses Modul vergeben sein. Wenn Ihnen ein Nutzer-Recht fehlt, wenden Sie sich ggf. an Ihren Administrator bzw. den zuständigen Mitarbeiter, der Ihnen die benötigten Rechte zuweisen kann. Im Administrationsprogramm der WDV können die Rechte für den Datenabgleich vergeben werden. Folgende Nutzer-Rechte sind für den Datenabgleich von Bedeutung: Recht Auswirkungen Replikationsmodul Generelles Recht auf das Modul Datenabgleich Definieren von Datenfilter-Einstellungen Recht auf den Menüpunkt Datenabgleich sowie alle Menü-Unterpunkte. Bei den Rechten sind jeweils die Ausprägungen Sehen, Bearbeiten, Hinzufügen und Löschen möglich. Hinweis Um mit dem Administrationsprogramm arbeiten zu können, müssen Sie über die benötigten Rechte verfügen. 9 Datenabgleich Grundeinstellungen Allgemeines Die Grundeinstellungen für den Datenabgleich erfolgen im Dialogfenster der WDV-Einstellungen. Hier werden auch die allgemeinen Grundeinstellungen für die WDV und alle weiteren Module festgelegt. Aufruf der Grundeinstellungen: 1. Wählen Sie in der Menüleiste Programm und dann den Menüpunkt Einstellungen. Es öffnet sich das Dialogfenster Einstellungen. 2. Klicken Sie im Dialogfenster Einstellungen auf die Schaltfläche Replikationsmodul . Abb. 1: Dialogfenster Einstellungen Es werden Ihnen rechts im Fenster die Registerkarten angezeigt, auf welchen Sie die Optionen für das Modul Datenabgleich festlegen können. Die Parameter der Registerkarten werden auf den folgenden Seiten erläutert. Bezüglich des automatischen Abgleichs werden beim Speichern der Abgleichsschemata die Anmeldedaten für Firma/Werk/Station in die Schemata des aktuellen Mandanten gesetzt. 10 Registerkarte Globale Einstellungen Abb. 2: Registerkarte globale Einstellungen Parameter Belegexport Beschreibung Fixierte Rechnungen und Barrechnungen nach Export sperren: Diese Option ist nur für das Modul Temporärer Rechnungsdruck von Bedeutung. Wenn Sie diesen Haken setzen, werden alle exportierten Barrechnungen und Rechnungen, die mit dem Modul Temporärer Rechnungsdruck fixiert wurden, auf den Status Rechnungsausgang und nicht bearbeitbar gesetzt. Exportierte Rechnungen werden dann zur Bearbeitung in der WDV gesperrt, so als hätte ein Rechnungsausgang stattgefunden. Wenn der Haken nicht gesetzt ist, werden Rechnungen durch den Export nicht verändert. Nur nicht gesperrte Rechnungen exportieren: Wenn Sie diesen Haken setzen, werden nur die noch nicht gesperrten (also auch noch nicht exportierten) Rechnungen exportiert. Lieferscheinexport Lieferschein nach Export als fakturiert kennzeichnen: Wenn Sie diesen Haken setzen, wird jeder Lieferschein, der exportiert wurde, auf den Status Fakturiert gesetzt. Dies geschieht dann, wenn man die Rechnungen in einem Fremdprogramm und nicht in der WDV 2012 erstellt. So sind die exportierten Lieferscheine an der Waage nicht mehr zu verändern. Nur nichtfakturierte Lieferscheine exportieren: Wenn Sie diesen Haken setzen, werden nur die Lieferscheine exportiert, die nicht den Status fakturiert haben. Bereits übernommene LS gelten als fakturiert und werden im Datenexport bei gesetzter Option nicht mehr übergeben. Es werden in so einem Fall nur noch Lieferscheine der Status "erfasst", "bearbeitet" und "gelöscht" übergeben. Lieferschein-Import Vorrang des Zeitstempels gegenüber dem Lieferscheinstatus: Wenn Sie diesen Haken setzen, wird beim Lieferscheinimport für den Zeitstempel ein Vorrang vor dem Lieferscheinstatus erzwungen. 11 Datenabgleich Parameter Beschreibung Webmodul- Dokumente nach Import extrahieren: Daten werden vor dem Datenabgleich komprimiert, um die zu übertragende Datenmenge zu reduzieren. Wenn Sie diesen Haken setzen, erfolgt beim Import eine Extraktion der Daten. Diese Einstellung hat nur Bedeutung beim Modul WEB. Dort legen Sie auch die Zielverzeichnisse fest. Beim Import von Daten auf Übergabedateien mit Anwenderdaten prüfen Wenn Sie diesen Haken setzen, wird beim Import geprüft, ob im Importpfad aktualisierte WDVAnwenderdaten liegen, die auf der Exportseite über das Programm DbAdmin mit ausgegeben wurden. Import daten Diese Option ist z.B. hilfreich, wenn bei mehreren Anwendern in verschiedenen Werken die Rechte geändert werden sollen. Sie brauchen dies dann nicht direkt in den einzelnen Werken tun, sondern können die Daten in den in der Zentrale vorhandenen Anwenderprofilen im DbAdmin tun. In die einzelnen Werke gelangen die Daten dann per Datenabgleich. Lokal/im LAN exportierte zusammengefasste Abgleichsdateien auf Integrität testen Mit dieser Option können Sie den, bezüglich des Exports, bei Zusammenfassung (SQXKomprimierung) der Abgleichsdateien und Speicherung lokal/im LAN stattfindenden Integritätstest festlegen. Zum Abschalten des Tests muss der Haken bei der Option entfernt werden. Der Integritätstest findet nach Speicherung der Daten am Zielort statt. Beim Integritätstest während des Datenexportes wird nun ein Fortschrittsbalken angezeigt. Der Nachteil ist, dass eine entsprechend schnelle Verbindung für den Test benötigt wird. Lieferschein-PDFDaten nach Abgleich aus Datenbank entfernen (PDF selbst bleiben erhalten) 12 Wenn Sie diese Option setzen, wird nach dem Export/Import die Tabelle mit den PDFLieferscheinen geleert. Default ist diese Option nicht gesetzt, die Tabelle wird somit nicht geleert. Damit ist ein wiederholter Export mit Übergabe der PDF-Daten möglich. Registerkarte Abgleichsschemata In diesem Register legen Sie fest, nach welchem Muster der Datenabgleich ablaufen soll und welche Daten im Einzelnen übertragen werden. Abb. 3: Registerkarte Abgleichschemata Parameter Combobox Schema Beschreibung In dieser Combobox können Sie ein Schema auswählen, um es zu bearbeiten. Falls hier noch kein Schema vorhanden ist, so können Sie dies über die Schaltfläche Neu anlegen. Mit dieser Schaltfläche können Sie ein neues Schema erstellen. Wenn bei Neuanlage eines automatischen Schemas ein Name angegeben wird, der bereits für einen anderen Mandanten verwendet wird, dann kann ausgewählt werden, ob dieses Schema in den aktuellen Mandanten verschoben werden soll. Wird die Verschiebung bestätigt, dann wird das Schema beim Speichern der Änderungen im alten Mandanten gelöscht und im neuen Mandanten neu angelegt. Mit dieser Schaltfläche können Sie ein neues Schema erstellen, indem Sie das aktuell geladene Schema auf einen neuen Namen kopieren. Zu exportierende Daten Wählen Sie hier die zu exportierenden Daten, durch Setzen der Haken an den gewünschten Stellen. Sie können den Export werksabhängig und werksunabhängig ausführen. Bei werksabhängigem Export muss dies für jedes Werk separat getan werden. Diese Einstellung gilt nur für den Export. Werksabhängig: Bei Wahl dieser Option, wird für jedes, zum Export ausgewähltes Werk eine eigene Abgleichsdatei mit dem Namen <Mandant><WerksNr>.wde erstellt, die nur Daten des Werks enthält. Diese Option muss mit der Einstellung der Gegenseite korrespondieren, d.h. ist auf der einen Seite werksabhängig eingestellt, muss 13 Datenabgleich dies auch auf der Gegenseite der Fall sein. Werksabhängige Daten sind: Lieferscheine Rohmaterialscheine Baustellen Artikel Entfernungstabelle Werke Stationen Preislisten Bei dem Werksabhängigen Datenabgleich werden im Bereich Werke/Stationen nur noch folgende Daten ausgegeben: Werke Das betroffene Werk selbst Firmen Die Firma des betroffenen Werkes Stationen Alle Stationen des betroffenen Werkes Werksunabhängig: Bei Wahl dieser Option, wird nur eine werksunabhängige Abgleichsdatei mit dem Namen <Mandant>.wde erstellt, die die Daten aller Werke enthält. Diese Option muss mit der Einstellung der Gegenseite korrespondieren. Wenn Sie in der Zentrale ein Abgleichsschema anlegen in dem Daten für mehrere Werke ausgegeben werden, so achten Sie darauf, dass Sie Stammdaten, welche werksunabhängig sind (Texte, Vertriebsgebiete etc.), nur in einem der enthaltenen Werke angehakt sind. Andernfalls werden diese Daten mehrfach ausgegeben. Abgleichsverfahren Einfaches Abgleichsverfahren: Einfaches Abgleichverfahren bedeutet, dass pro Werk eine Übergabedatei (<dbname> <werknr>.wde) und eine Statusdatei (disc.id) erzeugt werden. Die Ausgabe ist nur auf Speichermedium oder Festplatte möglich. Informationen zu diesem Abgleichsverfahren finden Sie auch im Abschnitt Einstellungen zum einfachen Abgleichsverfahren. Erweitertes Abgleichsverfahren: Beim erweiterten Abgleichsverfahren werden Datenbankname und Datum in die erstellte Datei integriert. Auf der einlesenden Seite wird anhand des Importprotokolls ermittelt, ob die Datei eingelesen werden kann. Die Übertragung ist hierbei auf mehrere Arten möglich. Informationen zu diesem Abgleichsverfahren finden Sie auch im Abschnitt Einstellungen zum erweiterten Abgleichsverfahren. - Mit dieser Schaltfläche können Sie den einfachen als auch erweiterten Datenabgleich konfigurieren, siehe unten. In der Combobox können Sie den Übertragungs- 14 weg für die Übergabedateien auswählen. Beachten Sie, dass der Übertragungsweg auf beiden Seiten des Abgleichs gleich eingestellt sein muss. Ein- / Ausgabedaten zusammenfassen: Aktivieren Sie diese Option, wenn die zu übertragenden Dateien (eine pro Werk) zu einer Datei pro Schema zusammengefasst sind. Die WDV komprimiert die Abgleichsdatei dann ins Archivformat SQX. In der SQX-Datei sind alle Dateien drin, es ist aus diesem Grund empfehlenswert ein Schema für jedes Werk anzulegen, um die Dateigröße gering zu halten. Diese Einstellung muss auf der Gegenseite identisch gesetzt sein. eMail-Mitteilung an: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie wollen, dass Informationen über den Verlauf des Abgleichs als E-Mail versandt werden. Im Feld rechts daneben können Sie den Empfänger der E-Mail eintragen. Bei dieser Option werden dann auch die beiden Optionen darunter freigeschaltet. Die vom Datenabgleich generierten Statusmails werden pro eMail-Adresse textlich zusammengefasst und in einer eMail versandt. Evtl. angehangene Dateien von allen Prozessen werden ebenfalls in derselben Mail zusammengefasst. Die Prozesse müssen dabei in einem Durchlauf erfolgen, d.h. es werden nur Mails von Schemen zusammengefasst, die in einem Durchlauf des Datenabgleichs ausgeführt werden. Die Angabe der eMailAdresse muss in allen zusammenzuführenden Schemen identisch sein. Achten Sie hierbei bitte auch auf Groß- und Kleinschreibung. Mitteilung nur bei Fehler: Wenn Sie diesen Haken setzen, werden E-Mail Benachrichtigungen nur bei fehlgeschlagenen Operationen versandt, d.h. wenn bei der Ausführung mindestens eines Schemas ein Fehler aufgetreten ist. Informationsmails bei Fehler werden dabei auch gesendet, wenn fehlerhafte oder keine Dateien vorliegen. Dateien bei Fehler anhängen: Wenn Sie diesen Haken setzen, werden für fehlerhafte Abgleiche die Übergabedateien als Anhang der Benachrichtigungsmail versandt. Letzter erfolgreicher Export In diesem Feld ist die vom System gespeicherte Zeit des letzten erfolgreichen Exports angegeben. Bei einem Export werden nur Daten exportiert, die nach dieser Zeit angelegt oder geändert wurden. Der Wert wird nach jedem erfolgreichen Export vom Programm automatisch aktualisiert. Sie können das Datum bei Bedarf verändern. Sollte ein Datenabgleich wiederholt werden müssen (z.B. Speichermedium defekt), dann setzen Sie das Datum einfach zurück und die Daten ab diesem Zeitpunkt werden nochmals ausgegeben. Tun Sie dies nur, wenn Sie die Daten erneut exportieren wollen. Option: Über den Haken vor dem Feld kann angeben kann, ob das Datum des letzten Exports zur Eingrenzung der zu exportierenden Daten heran- 15 Datenabgleich gezogen werden soll. D.h. es werden bei gesetzten Haken stets nur die Daten Exportiert, welche seit diesem Datum eine Änderung erfahren haben (auch wenn ein Datensatz nur gespeichert wird) oder neu angelegt worden sind. Ist der Haken nicht gesetzt, so werden immer alle Daten exportiert. Dies sollte jedoch vermieden werden, da die Datenbank mit der Zeit so viel zu groß wird. Archivpfad Geben Sie hier den absoluten oder relativen Pfad (auch UNC-Pfade sind möglich) an, unter dem die Abgleichsdaten archiviert werden. Die Dateien werden in Unterverzeichnissen (Import bzw. Export sowie Datum und Uhrzeit) archiviert. Wenn das Feld leer ist, so werden die Dateien nicht archiviert. Zu dem Zeitpunkt, wenn die Übergabedateien archiviert werden, werden im Archivpfad, Importpfad sowie Exportpfad des aktuellen Schemas Daten, die älter sind als das aktuelle Datum minus der eingestellte Wert "archivierte Dateien nach ... Tagen löschen" gelöscht. Wird der Datenabgleich per E-Mail durchgeführt, so ist es nicht unbedingt notwendig einen Archivpfad anzugeben, da die Datei hierbei mehr oder weniger auch im Mailprogramm archiviert wird. Archivierte Dateien nach … Tagen löschen Wenn Sie diesen Haken setzen, und im Feld rechts einen Wert eintragen, werden die Daten nach der angegebenen Anzahl von Tagen aus dem Archiv gelöscht. Es wird empfohlen dies zu tun, um ein Zulaufen des Archivs zu vermeiden. Export-Report Wenn Sie diesen Haken setzen, wird beim Export protokolliert und schriftlich ausgegeben, welche Daten durch den Export geändert und neu angelegt wurden. Im Feld rechts daneben ist der Report anzugeben, der als Exportprotokoll nach dem Datenexport ausgeführt werden soll. Beachten Sie unbedingt, dass ein Report spezifisch für ein Schema gilt. Stimmen Sie sich mit ihrem Systembetreuer ab, wenn Sie hier einen Report angeben oder bei dem angegebenen Report Exporteinstellungen ändern. Der Report arbeitet direkt auf der temporären Kopie der Abgleichsdatei und sollte nicht per Formulare überprüfen bearbeitet werden. Der Report hängt stark von der Definition der abzugleichenden Daten ab und kann u.U. nicht mehr funktionieren, wenn Daten aus der Exportdefinition entfernt wurden. Beim Abgleich per Mail wird der Report zusammen mit der Übergabedatei verschickt. Import-Report Wenn Sie diesen Haken setzen, wird beim Import protokolliert und schriftlich ausgegeben, welche Daten durch den Import geändert und neu angelegt wurden. Im Feld rechts daneben ist der Report anzugeben, der als Importprotokoll nach dem Datenimport ausgeführt werden soll. Beachten Sie unbedingt, dass ein Report spezifisch für ein Schema gilt. 16 Stimmen Sie sich mit ihrem Systembetreuer ab, wenn Sie hier einen Report angeben oder bei dem angegebenen Report Exporteinstellungen der Gegenseite ändern. Dieser Report arbeitet direkt auf der temporären Kopie der Abgleichsdatei und sollte nicht per Formulare überprüfen bearbeitet werden. Der Report hängt stark von der Exportdefinition der Gegenseite ab und kann u.U. nicht mehr funktionieren, wenn dort Daten aus der Exportdefinition entfernt wurden. Beim Abgleich per Mail wird der Report zusammen mit der Übergabedatei verschickt. Combobox beart Ausga- Wählen Sie in dieser Combobox wie der Report ausgegeben werden soll. Sie können den Report drucken, den Report senden und den Report drucken und senden lassen. Registerkarte automatische Vorgänge In diesem Register können Sie alle automatischen Abgleichvorgänge für diesen Mandanten konfigurieren. Die hier angegebenen Tasks werden auf diesem Rechner periodisch unter der aktuellen Anmeldung ausgeführt, wenn der Dienst PxServices registriert und gestartet ist, auch wenn niemand an diesem Rechner angemeldet ist. Die Angaben in diesem Register definieren quasi die Einträge in der PxServices. Hinweis Der PxServices muss beim automatischen Abgleich über ein WindowsBenutzerkonto laufen, welches über sämtliche Lese- und Schreibrechte verfügt. Der PxServices muss außerdem auf dem Rechner laufen, über welchen der Datenabgleich erfolgt, d.h. ohne PxServices kann kein automatischer Datenabgleich stattfinden. Abb. 4: Registerkarte automatische Vorgänge 17 Datenabgleich Parameter Beschreibung Automatischen Datenabgleich aktivieren (globale Einstellung) Der hier gesetzte Haken definiert den Status des Prozesses. Beim Speichern geänderter Einstellungen wird der Service gestartet. Combobox auswahl In der Menüliste stehen alle bereits definierten Tasks dieses Mandanten zur Verfügung. Wenn Sie einen Task wählen, werden die darunterliegenden Felder mit den zugehörigen Konfigurationsdaten gefüllt. Durch Klick auf die Schaltfläche wird ein neuer Task erzeugt, durch Klick auf die Schaltfläche wird der aktuell ausgewählte Task gelöscht. / Task- Auszuführende Schemen In dieser Liste können alle Datenabgleichschemata angehakt werden, die im Rahmen eines Tasks berücksichtigt werden sollen. Alle Schemata werden in einem Programmdurchlauf abgearbeitet, die weiteren Einstellungen gelten immer für die Gesamtheit der ausgewählten Schemata. Export / Import: Wenn Sie den Haken bei Export setzen, wird ein Export durchgeführt, bei Import ein Import. Wenn Sie den Haken sowohl bei Export, als auch Import setzen, wird beides durchgeführt. Nächste Durchführung: Definieren Sie hier den Startpunkt des Abgleichs. Zu diesem Zeitpunkt wird der Task erstmalig ausgeführt. Während der Abarbeitung wird dieser Wert vom Service zyklisch angepasst, so dass bei der Bearbeitung hier immer die Startzeit des nächsten Durchlaufs erscheint. durchführen mit Login: Geben Sie hier den Anwendernamen an, der zur Anmeldung verwendet werden soll. Dieser Anwender muss Rechte auf das Replikationsmodul besitzen, besitzt er diese Rechte nicht, so wird die Eingabe abgelehnt. Es wird empfohlen, hier einen Anwender zu wählen, der ausschließlich für den Datenabgleich verwendet wird, um mögliche Login -Konflikte während des Vorgangs zu vermeiden. Dem Anwender kann ein Passwort vergeben worden sein, das Programm ermittelt dieses automatisch und übergibt es während der Ausführung. Periodisch alle Tage / Stunden / Minuten wiederholen: Geben Sie hier das Zeitintervall zwischen den einzelnen Durchläufen an. Vor einer fälligen Ausführung eines Tasks wird der Wert aus nächste Durchführung um dieses Zeitintervall erhöht und abgespeichert, so dass die Prozesse periodisch innerhalb dieses Zyklus ausgeführt werden. Max. Import-Wartezeit … min: Hier können Sie angeben, wie lang das Programm nach einer Import-Datei suchen soll. Wenn innerhalb des angegebenen Zeitraumes keine Datei gefunden wird, wird der Import abgebrochen. 18 Parameter Beschreibung Zusätzliche Batchkommandos Hier können optional OS-Kommandos, wie in der Eingabeaufforderung, angegeben werden. Einzelne Kommandos werden durch Zeilenvorschub getrennt. Die Kommandos werden in der angegebenen Reihenfolge vor bzw. nach der Ausführung des Exports über den Kommandointerpreter ausgeführt. Die Ausgaben der jeweiligen Befehle werden in der Protokolldatei (PxServices.log) protokolliert. Priorität zesses Hier kann im Abgleichsschema definiert werden, welche Priorität der Abgleich-Prozess erhalten soll. Je nach Einstellung bekommt der Prozess mehr oder weniger Systemkapazität zugeteilt. des Pro- niedrig: Der Prozess startet mit einer Priorität unter der Standardpriorität. Dadurch beeinträchtig der Prozess andere Prozesse weniger, ist aber auch langsamer normal: Der Prozess startet mit der Standardpriorität. Diese Einstellung ist Standard und sollte auch hauptsächlich verwendet werden. hoch: Der Prozess startet mit einer Priorität über der Standardpriorität des Systems. Der Prozess ist dadurch schneller, könnte aber andere laufende Prozesse massiv behindern. Diese Einstellung sollte mit äußerster Vorsicht verwendet werden Die Priorität normal sollte standardmäßig verwendet werden. 19 Datenabgleich Registerkarte Echtzeitabgleich Hier können Sie den Abgleich zu einem Fremdprogramm regeln. Der angegebene Treiber sorgt dafür dass sofort nach der Änderung an einem Datensatz, sei es auf Seiten der WDV 2012 oder des Fremdprogramms, die Änderung in eine zugehörige Datei geschrieben wird, also in Echtzeit. Der genaue Ablauf hängt hierbei vom Fremdprogramm ab. Abb. 5: Registerkarte Echtzeitabgleich Parameter Beschreibung Echtzeitabgleich aktivieren Wenn Sie diesen Haken setzen, wird nach dem Speichern geänderter Einstellungen der Service gestartet. Abgleichstreiber Wählen Sie hier den Treiber, über den der Echtzeitdatenabgleich gesteuert wird. Zur Auswahl können Sie den Matchcode verwenden. Es stehen verschiedene Abgleichstreiber zur Verfügung. Mit der Schaltfläche öffnen Sie das Fenster, in welchem Sie den Treiber konfigurieren können. Hinweis Je nach Treiber sind unterschiedliche Angaben zum Abgleich zu machen. Um Fehler zu vermeiden, sollte dazu der PRAXIS-Support kontaktiert werden. 20 Einstellungen zum einfachen Abgleichsverfahren Die Konfigurationen für den einfachen Datenabgleich werden in einem separaten Fenster eingestellt. Der einfache Abgleich ermöglicht lediglich einen Datenabgleich auf Diskette bzw. Speichermedien. Aufruf: 1. Wählen Sie in den Einstellungen zum Modul Datenabgleich die Registerkarte Abgleichsschemata. 2. Wählen Sie das gewünschte Schema und anschließend die Option Einfaches Abgleichsverfahren. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche . Das Dialogfenster zum Konfigurieren wird aufgerufen. Abb. 6: Dialogfenster Einfachen Abgleich konfigurieren Parameter Beschreibung Exportpfad Geben Sie hier den absoluten oder relativen Pfad (auch UNC-Pfade, z.B. \\PDCPraxis\Netz sind möglich) an, in dem die Exportdateien abgelegt werden. Werden keine Wechseldatenträger, wie Disketten, verwendet, so muss dieser Pfad dem Importpfad der Gegenseite entsprechen. Importpfad Geben Sie hier den absoluten oder relativen Pfad (auch UNC-Pfade sind möglich) an, aus dem die Importdateien gelesen werden. Werden keine Wechseldatenträger, wie Disketten, verwendet, so muss dieser Pfad dem Exportpfad der Gegenseite entsprechen. Dateien nach erfolgreicher Übernahme löschen Wenn Sie diesen Haken setzen, werden die Dateien nach erfolgreicher Übernahme vom Ursprungsort gelöscht. Diese Option gilt nur für das gewählte Abgleichsschema. Ist die Einstellung im Schema gesetzt, werden nur die Dateien gelöscht, die erfolgreich importiert wurden. Nur die nicht erfolgreich importierten bleiben bestehen. Zusätzliche temaufrufe Befehl vor Dateizugriff: Es können hier Windows Kommandozeilenparameter angegeben werden. Sys- Befehl nach Dateizugriff: Es können hier Windows Kommandozeilenparameter angegeben werden. 21 Datenabgleich Einstellungen zum erweiterten Abgleichsverfahren Die Konfigurationen für einen erweiterten Datenabgleich werden in einem separaten Fenster eingestellt. Aufruf: 1. Wählen Sie in den Einstellungen zum Modul Datenabgleich die Registerkarte Abgleichsschemata. 2. Wählen Sie das gewünschte Schema und anschließend die Option Erweitertes Abgleichsverfahren. 3. Wählen Sie in der Combobox den gewünschten Übertragungsweg für die Übergabedateien. Folgende Übertragungswege stehen zur Verfügung: Datenversand lokal / LAN Datenversand per eMail Datenzugriff über RAS-Einwählverbindung Datenzugriff über FTP Datenabgleich über externen Treiber 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche zu konfigurieren. , um den Übertragungsweg Das Dialogfenster zum Konfigurieren wird aufgerufen. Welches Fenster geöffnet wird, hängt davon ab, welchen Übertragungsweg Sie für die Übergabedateien in der Combobox wählen. Im Folgenden werden die verschiedenen Möglichkeiten kurz erläutert. Datenversand lokal / LAN Bei diesem Abgleichsverfahren wird die Abgleichsdatei in ein Netzwerkverzeichnis oder alternativ einen UNC-Pfad geschrieben. Der PxServices muss beim automatischen Abgleich über lokal/LAN über ein WindowsBenutzerkonto laufen, welches über sämtliche Lese- und Schreibrechte für das gewünschte Netzwerkverzeichnis verfügt. Der PxServices muss außerdem auf dem Rechner laufen, über welchen der Datenabgleich erfolgt. Die Abgleichsdatei setzt sich aus dem Datum, der Uhrzeit und dem Mandantennamen zusammen (z.B. 20020530143331WDV-Mandant00.wde). Vor dem Einlesen auf der Gegenseite kontrolliert die WDV 2012 anhand des Dateinamen, ob diese bereits eingespielt wurde. Ist das der Fall, wird diese Datei nicht noch einmal eingelesen. Für diese Übergabeart sind Import- u. Exportpfad in den Einstellungen (Schaltfläche geben. ) anzu- Hinweis Beachten Sie, dass die Netzwerkverbindungen, insbesondere bei Verwendung von UNC-Pfaden, eine hohe Bandbreite zur Übertragung der Daten hin zum Speicherort bereitstellen müssen. Tipp Testen Sie die Geschwindigkeit bzw. die Übertragungsrate der verwendeten Netzwerkverbindungen vor dem Datenabgleich, indem Sie z.B. eine 5 MB große Testdatei im Windows Explorer kopieren. 22 Abb. 7: Dialogfenster Einfachen Abgleich konfigurieren Parameter Beschreibung Exportpfad Geben Sie hier den absoluten oder relativen Pfad (auch UNC-Pfade, z.B. \\PDCPraxis\Netz sind möglich) an, in dem die Exportdateien abgelegt werden. Werden keine Wechseldatenträger, wie Disketten, verwendet, so muss dieser Pfad dem Importpfad der Gegenseite entsprechen. Importpfad Geben Sie hier den absoluten oder relativen Pfad (auch UNC-Pfade sind möglich) an, aus dem die Importdateien gelesen werden. Werden keine Wechseldatenträger, wie Disketten, verwendet, so muss dieser Pfad dem Exportpfad der Gegenseite entsprechen. Dateien nach erfolgreicher Übernahme löschen Wenn Sie diesen Haken setzen, werden die Dateien nach erfolgreicher Übernahme vom Ursprungsort gelöscht. Diese Option gilt nur für das gewählte Abgleichsschema. Ist die Einstellung im Schema gesetzt, werden nur die Dateien gelöscht, die erfolgreich importiert wurden. Nur die nicht erfolgreich importierten bleiben bestehen. Zusätzliche temaufrufe Befehl vor Dateizugriff: Es können hier Windows Kommandozeilenparameter angegeben werden. Sys- Befehl nach Dateizugriff: Es können hier Windows Kommandozeilenparameter angegeben werden. 23 Datenabgleich Datenversand per eMail Es besteht die Möglichkeit den Datenabgleich z.B. per Mail durchzuführen. Die Abgleichsdatei wird hierbei an eine E-Mail gehängt und an eine in dem zugehörigen Abgleichsschema festgelegten Empfänger versendet. Der Mail wird automatisch ein Betreff gegeben, der Rechnername des sendenden Rechners ist hierbei in der Betreffzeile der Mail enthalten. Voraussetzung für diese Art des Datenversandes ist, dass eine gültige E-Mailadresse vorhanden ist. Es ist weiterhin empfehlenswert für jeden Standort sowie die Zentrale ein separates E-Mail-Konto für den Datenabgleich einzurichten. Tipp Die Möglichkeit des Datenabgleichs über automatisierten Datenversand per E-Mail, stellt aktuell die sicherste Variante zur Datenübertragung dar. Der Export erstellt die Datei in Abhängigkeit von den globalen E-MailEinstellungen. Der Datenabgleich kann also per MAPI oder SMTP erfolgen. Auf der Importseite muss Microsoft Outlook laufen (ggf. auch ein anderes MAPI-Programm). Hinweis Beachten Sie hinsichtlich auf der Importseite in jedem Fall, dass die Sicherheitseinstellungen von Outlook so konfiguriert sein müssen, dass die WDV 2012 als vertrauenswürdiges Programm erkannt wird. Hinweis Der Mandantenname und der Name der Datenbank müssen auf beiden Seiten des Datenabgleichs identisch sein. D.h. Schemaname und auch der E-Mail-Betreff, welcher letztlich automatisch in Outlook erzeugt wird, muss auf beiden Abgleichsseiten identisch sein. Hierbei gilt es auch Großund Kleinschreibung in jedem Falle zu beachten. Abb. 8: Dialogfenster eMail-Versand konfigurieren Parameter ExportEinstellungen Beschreibung Erfassen Sie hier die E-Mailadressen, die die Daten für den Abgleich erhalten soll. Über die Taste F4 können Sie Zeilen hinzufügen und über F3 Zeilen löschen. Optional können Sie weitere E-Mailadressen angeben. 24 Parameter ImportEinstellungen Beschreibung Zur Auswahl stehen hier folgende Optionen. Importierte E-Mails nicht verändern: Die E-Mail wird nicht als gelesen gekennzeichnet. Importierte E-Mails als gelesen kennzeichnen: Beim Import der E-Mail wird diese automatisch auf den Status gelesen gesetzt. Importierte E-Mail löschen: Die E-Mail wird nach dem Import automatisch gelöscht. Importierte E-Mails nach 10 Tagen löschen: EMails werden automatisch nach 10 Tagen gelöscht. Nur ungelesene EMails überprüfen Vor dem Import durchsucht das Programm Ihre EMails nach der passenden Datei. Wenn Sie diesen Haken setzen, legen Sie fest, dass nur Dateien berücksichtigt werden sollen, die den Status ungelesen besitzen. Filtern nach Betreff: Beginnen mit An dieser Stelle können Sie angeben, wie die EMail in der Betreffzeile beginnt. Diese Angabe bringt einen Geschwindigkeitsvorteil. Hierbei ist unbedingt Groß- und Kleinschreibung zu beachten. 25 Datenabgleich Datenzugriff über RAS-Einwählverbindung Mit Hilfe dieser Option haben Sie die Möglichkeit, den Datenabgleich über eine RAS-Verbindung durchzuführen. Es wird dabei über ein Einwahlverfahren eine Verbindung zu dem Netzwerk hergestellt auf dem sich die Abgleichsdatei befindet. Voraussetzung ist, dass der RAS-Dienst bei Ihnen installiert ist. In folgendem Dialogfenster können Sie die Verbindung konfigurieren und u.a. den Import- und. Exportpfad angeben. Dieses Verfahren kommt in der Regel nur im Standort / Werk zum Einsatz. Abb. 9: Dialogfenster RAS-Einwählverbindung konfigurieren Parameter Beschreibung Einwählverbindung Wählen Sie hier die Einwahlverbindung aus. Diese muss im Vorfeld bereits eingerichtet sein. Loginname Geben Sie hier den Loginnamen des Benutzers an, mit dem die Einwahl erfolgen soll. Passwort Geben Sie hier das zum Benutzer gehörende Passwort an. Befehl nach Einwahl Hier besteht die Möglichkeit, den Net use-Befehle einzugeben, beispielsweise um ein Laufwerk zu mappen. Es können auch Windows Kommandozeilenparameter angegeben werden. Befehl vor Abwahl Hier muss der zur Abwahl verwendete Net useBefehl angegeben werden. Dieser darf auf keinen Fall vergessen werden. Es können auch Windows Kommandozeilenparameter angegeben werden. Exportverzeichnis Geben Sie das Exportverzeichnis für die Abgleichsdatei an. Importpfadverzeichnis Geben Sie das Importverzeichnis für die Abgleichsdatei an. Über diese Schaltfläche können Sie die Einwahl ausprobieren. 26 Datenzugriff über FTP Mit Hilfe dieser Option haben Sie die Möglichkeit, den Datenabgleich über eine FTP Verbindung durchzuführen. Diese Art des Datenzugriffs funktioniert auch mit komprimierten Daten. Werden Abgleichsdateien auf dem FTP-Server gefunden, wird während der Übertragung auf dem lokalen Rechner eine entsprechende Statusmeldung angezeigt. Der große Nachteil des Datenabgleichs per FTP ist, dass man keine Sicherheit hat, ob die Abgleichsdatei korrekt auf der Gegenseite angekommen ist, denn FTP bietet keinerlei Kontrollmöglichkeit was das angeht. Die Übertragung der Daten erfolgt bei FTP in Datenböcken. Tritt während der Übertragung, z.B. aufgrund einer instabilen Internetverbindung ein Fehler auf, so ist die übertragene Datei komplett unbrauchbar. Ein solcher Fehler lässt sich im Nachhinein nur mit einem großen Aufwand wieder korrigieren. Hinweis Der FTP-Datenabgleich ist in erster Linie als eine Möglichkeit des Datenzugriffs für technische Anwender gedacht. In der EndanwenderUmgebung sollte dagegen nicht mit dem FTP-Datenabgleich gearbeitet werden! Im folgenden Fenster können Sie die Einstellungen des FTP-Servers konfigurieren und u.a. den Import- und Exportpfad angeben. Abb. 10: Dialogfenster FTP-Zugriff konfigurieren Parameter Beschreibung Lokal/LAN Wählen Sie diese Option, wenn sich der FTPServer in dem lokalen Netzwerk befindet. Einwählverbindung Wählen Sie diese Option wenn sich der FTPServer Wählen Sie hier die Einwahlverbindung aus. Diese muss im Vorfeld bereits erstellt sein. Loginname Geben Sie hier den Loginnamen des Benutzers an, mit dem die Einwahl erfolgen soll. 27 Datenabgleich Parameter Beschreibung Passwort Geben Sie hier das zum Benutzer gehörende Passwort an. Befehl nach Einwahl Hier besteht die Möglichkeit, net use-Befehle einzugeben, beispielsweise um ein Laufwerk zu mappen. Es können auch Windows Kommandozeilenparameter angegeben werden. Wird hier ein Systembefehl (z.B. ping) angegeben, so wird dieser nach der Einwahl (d.h. vor dem ersten FTP-Zugriff) ausgeführt. Adresse Geben Sie hier die IP-Adresse des FTP-Servers an. Loginname Geben Sie hier den Benutzer an, mit dem die Einwahl erfolgen soll. Passwort Geben Sie hier das zum Benutzer gehörende Passwort an. Port Geben Sie hier die zugehörigen FTP-Daten an. Exportverzeichnis Geben Sie das Exportverzeichnis für die Abgleichsdatei an. Importpfadverzeichnis Geben Sie das Importverzeichnis für die Abgleichsdatei an. Vorgehaltene Dateien Wenn die hier angegebene Zahl an Dateien überschritten wird, wird angefangen die Über diese Schaltfläche können Sie die Einwahl ausprobieren. 28 Datenabgleich über externen Treiber Hier kann ein Pxd-Treiber angegeben werden, der Daten an ein anderes System (z.B. externes Wiegeprogramm) übergeben kann. Ein externer Treiber ist immer eine individuelle Sache. Über die Schaltfläche wählen Sie den Treiber aus und können u.a. den Import- u. Exportpfad angeben. Abb. 11: Dialogfenster Übergabe an externen Treiber konfigurieren Parameter Externer Treiber Beschreibung Wählen Sie hier den Treiber aus. Zur Auswahl können Sie den Matchcode verwenden. Über die Schaltfläche können sie den Treiber konfigurieren. Bei Datenupdate werden die Replikatreiber mitüberprüft und ggf. angepasst. Der Export über externe Treiber erfolgt so, dass nur Daten exportiert werden, die im Replikationsschema und in den Treibereinstellungen angehakt sind. Exportverzeichnis Geben Sie das Exportverzeichnis für die Daten an. Importpfadverzeichnis Geben Sie das Importverzeichnis für die Daten an. PxServices Der PxServices wird beim automatischen Datenabgleich benötigt, er führt die notwendigen Befehle zum Abgleich aus. Für den automatischen Datenabgleich ist es deshalb nötig, dass der PxServices konfiguriert wurde und läuft. Die Angaben im Register automatische Vorgänge in den Grundeinstellungen zum Replikationsmodul definieren quasi die Einträge in der PxServices. Der PxServices muss beim automatischen Abgleich über lokal/LAN über ein Windows-Benutzerkonto laufen, welches über sämtliche Lese- und Schreibrechte für das gewünschte Netzwerkverzeichnis verfügt. Der PxServices muss außerdem auf dem Rechner laufen, über welchen der Datenabgleich erfolgt. 29 Datenabgleich Zugeordnete Formulare Im Administrationsprogramm der WDV finden Sie die Formularzuordnung zum Modul Datenabgleich. Weiterhin ist es möglich, bei jeden Export bzw. Import ein Report drucken zu lassen, siehe hierzu Abschnitt Registerkarte Abgleichsschemata. Hinweis Um mit dem Administrationsprogramm arbeiten zu können, müssen Sie über die benötigten Rechte verfügen. Hinweis In der WDV können auch die Formulare per Datenabgleich abgeglichen werden. Ist dies der Fall, so ist zu beachten, dass hier immer eine 1 zu 1 Ausgabe erfolgt. Das bedeutet, es werden auf der Exportseite alle dort in der WDV eingebundenen Reporte ausgegeben und auf der Gegen- also der Importseite alle dort vorhandenen Reporte ersetzt, bzw. überschrieben. Aufruf: Wählen Sie im Administrationsprogramm der WDV im Menü Einstellungen den Menüpunkt Formulare. Das Dialogfenster Reportverwaltung öffnet sich. Abb. 12: Dialogfenster Formulare In diesem Dialogfenster können Sie in Abhängigkeit vom gewählten Mandanten u.a. die Formularzuordnung für das Modul Datenabgleich einsehen und ggf. bearbeiten. Für das Modul Datenabgleich ist unter der Kategorie Fehlerprotokolle Fehlerformular Datenabgleich folgendes Formular gespeichert: 30 W29Std082a.rpt Datenabgleich in der Praxis In diesem Abschnitt werden Handlungen und Handlungsschritte beschrieben, die nötig sind, um einen Datenabgleich durchführen. Was wird in der Standard-WDV alles übertragen? Allgemeines Der Datenabgleich der WDV 2012 erzeugt auf der Export-Seite eine sogenannte wde-Datei im temporären Verzeichnis. Hinter der wde-Datei verbirgt sich eine Microsoft Access-Datenbank (mdb-Datei). Zur besseren Übertragbarkeit kann diese wde-Datei durch die WDV 2012 auch in eine wdxDatei (SQX Format) komprimiert werden. In der Datei sind alle Daten enthalten, welche im zugehörigen Datenabgleichsschema selektiert wurden und welche neuer sind als die zuletzt ausgegebenen Daten. Beim Datenabgleich Export wird eine erstellte Datei somit mit einem sekundengenauen Zeitstempel im Dateinamen versehen. Außerdem wird die Datenstandsversion der Datenbank integriert. Beim Import wird anhand des Dateinamens geprüft, ob diese Datei schon eingelesen wurde. Zur Überprüfung, ob eine Datei bereits eingelesen wurde wird zusätzlich der (eindeutige) Name des Schemas mit herangezogen. Damit können gleich benannte Dateien verschiedener Schemata eingelesen werden. Es werden die Daten importiert, welche auf der Gegenseite ausgegeben wurden. Hinweis Beachten Sie, dass beim Datenabgleich auch gelöschte Daten abgeglichen werden. D.h. wird auf der Waage z.B. ein KFZ gelöscht und ein Datenabgleich zur Zentrale hin durchgeführt, so wird das betroffene KFZ mit dem Datenabgleich auch in der Zentrale gelöscht. Es findet bezüglich der Löschung von Daten also keine Prüfung statt. Hinweis Finden vor einem Datenabgleich Änderungen an einem Datensatz auf beiden Seiten statt, so wird beim Abgleich immer der Datensatz beachtet mit dem aktuelleren Datum. Ausnahme bilden hier Lieferscheine und Belege, d.h. der Status eines ankommenden Lfs oder Beleges darf nicht "kleiner" sein als der des bereits vorhandenen. D.h. wird auf der Waage z.B. ein Lfs geändert, welcher in der Waage bereits auf dem Status fakturiert steht, so wird dieser Lfs nicht abgeglichen. 31 Datenabgleich Was im Einzelnen übertragen werden soll, wird im Abgleichsschema festgelegt, siehe folgende Beispielabbildung. Abb. 13: Beispiel zu den in einem Schema zum Export festgelegte Daten Es werden alle Daten abgeglichen, welche im Schema selektiert werden. Die Abgleichsschemata werden in den Grundeinstellungen zum Replikationsmodul im Register Abgleichsschemata eingerichtet. Informationen hierzu siehe Abschnitt Registerkarte Abgleichsschemata. Nicht abgeglichen werden können u.a.: GPS-Daten von Fahrzeugen Prüfsiegel und Grafiken Besonderheiten beim Abgleich von Angeboten, Lfs, Reporten usw. Im Folgenden ein paar kurze Anmerkungen zum Abgleich bei diversen Daten. Abgleich bezüglich Rechnungsausgang Beim Rechnungsausgang wird das Änderungsdatum der beteiligten Belege aktualisiert, so dass diese Belege im nächsten Datenabgleich enthalten sind. 32 Abgleich von Fahrzeugen / Eigenen Fahrzeuge Die Datenbereiche Fahrzeuge und Eigene Fahrzeuge dürfen nicht gemeinsam in einem Werkszweig eines Abgleichsschema angehakt werden. Wird versucht, eines der beiden Objekte anzuhaken, obwohl bereits das andere angehakt ist, erfolgt eine entsprechende Meldung. Der vorher angehakte Bereich wird abgehakt, der neue angehakt. Grund hierfür ist, dass auf der Waage zwar häufig KFZ angelegt werden dürfen, aber eigene Fahrzeuge grundsätzlich über die Verwaltung gepflegt werden. Weiteres zum Abgleich KFZ-bezogener Daten: Fahrzeugtypen (wird automatisch angehakt, wenn Fahrzeuge oder eigene Fahrzeuge selektiert werden; kann manuell abgehakt werden, wird nicht automatisch abgehakt, wenn Fahrzeuge/eigene Fahrzeuge abgehakt werden; werden beim Update automatisch gesetzt, wenn Fahrzeuge oder eigene Fahrzeuge im Schema angehakt sind) Fahrzeugeigenschaften (wird automatisch angehakt, wenn Fahrzeuge oder eigene Fahrzeuge selektiert werden; kann manuell abgehakt werden, wird nicht automatisch abgehakt, wenn Fahrzeuge/eigene Fahrzeuge abgehakt werden; werden beim Update automatisch gesetzt, wenn Fahrzeuge oder eigene Fahrzeuge im Schema angehakt sind) Containerstamm (wird automatisch angehakt, wenn Fahrzeuge oder eigene Fahrzeuge selektiert werden; kann manuell abgehakt werden, wird nicht automatisch abgehakt, wenn Fahrzeuge/eigene Fahrzeuge abgehakt werden; werden beim Update automatisch gesetzt, wenn Fahrzeuge oder eigene Fahrzeuge im Schema angehakt sind) Abgleich von Angeboten oder Aufträgen Wird ein Angebot oder Auftrag gespeichert, dann setzt das Programm ein Flag in der zugehörigen Baustelle und im zugehörigen Kunden. Dieses Flag wird beim Datenabgleich ausgewertet, so dass alle Kunden und Baustellen mit diesem Flag unabhängig von ihrem letzten Änderungsdatum exportiert werden. Nach dem Export wird das Flag zurückgesetzt. Beim Import der Abgleichsdatei werden die Flags nur übernommen, wenn es sich um einen Datensatz handelt, der noch nicht in der Zieldatenbank vorliegt. Dadurch werden neue Sätze durch einen weiteren Export aus dieser Datenbank weiter abgeglichen, bestehende Sätze gehen in einen weiterführenden Export nicht ein. In der Zieldatenbank bereits bestehende Sätze werden nur aktualisiert, wenn das vorliegende Änderungsdatum kleiner als das importierte Änderungsdatum ist, so dass ein, durch das Flag ausgelöster Export ggf. im Abgleichsziel getätigte Änderungen nicht überschreibt. Damit wird vermieden, dass durch fehlgeschlagene vorhergehende Datenabgleiche die Situation entsteht, dass ein Angebot oder Auftrag in der Datenbank vorliegt, für das die zugehörigen Verweisdaten fehlen. Angebote oder Aufträge mit werksunabhängigen Artikelzeilen werden nur dann exportiert, wenn der Artikel in mindestens einer werksunabhängigen Artikelzeile eine Werksausprägung für das zu exportierende Werk besitzt. Abgleich von Lieferscheinen Lieferscheine, welche auf Importseite mit gesetzter Rechnungsnummer und einem Statusflag "übernommen" ankommen, werden unabhängig vom Änderungsdatum immer vollständig importiert, wenn auf der Importseite noch keine Rechnungsinformationen vorhanden sind. 33 Datenabgleich Ist auf der Importseite wider Erwarten (durch einen ungünstigen Workflow im Gesamtunternehmen) dennoch eine Rechnungsnummer vorhanden, so wird der Import anhand des Änderungsdatums entschieden. Existieren also mehrere Datenabgleichsschemata mit Einbeziehung der Lieferscheine, so ist unbedingt als erstes der Export zur Zentrale durchzuführen wo die PDF dann gesammelt archiviert werden! Das Bereinigen der Lfs-Dokumente für den Datenabgleich findet erst statt, nachdem die Dateiausgabe an den Zielort erfolgreich abgeschlossen wurde. Bezüglich des Datenabgleichs bei archivierten Lieferscheinen, erfolgt das Verfahren so, dass die Entlastung der Datenbank um die für den Datenabgleich vorgehaltenen archivierten Lieferscheine erst erfolgt, wenn die Übertragung der Abgleichsdatei an das Exportziel erfolgreich abgeschlossen wurde. Abgleich von PDF-Dateien Der Abgleich von PDF-Dateien (Lieferscheine) und Unterschriften erfolgt so, dass diese in der Datenbanktabelle gespeicherten Dateien ebenfalls in das temporäre Verzeichnis übernommen werden, in dem die wde-Datei für den Datenabgleich erzeugt wird. D.h. auch diese Daten werden binär in die wde-Datei integriert und werden mit abgeglichen. Bezüglich der Erzeugung der Unterschriften und der in die PDF integrierten Grafiken gilt es zu beachten, dass diese von der Größe so klein wie möglich gehalten werden müssen. Inklusive der abzugleichenden PDF-Dateien, sollte eine Abgleichsdatei nicht größer wie 5 - 10 MB sein. Hinweis Die Verwendung von kritischen Grafikformaten, wie *.jpg, *.bmp und *.tiff sollte bei Lieferscheingrafiken vermieden werden! Da diese oft durch kopieren entstehen, sind sie ungenau, viel zu groß, verursachen lange Ladezeiten und sind nicht zu gebrauchen. Es müssen in jedem Fall ordentliche, vom Grafiker erstellte Grafiken sein, die als Basis für die Lieferscheingrafiken dienen, möglichst im *.png, *.psd, *.eps oder *.ai Format. Abgleich von Reporten Werden Reporte im Zuge des Datenabgleichs mit abgeglichen, so ist zu beachten, dass hier immer eine 1 zu 1 Ausgabe erfolgt. Das bedeutet, es werden auf der Exportseite alle dort in der WDV eingebundenen Reporte ausgegeben und auf der Gegen- also der Importseite alle dort vorhandenen Reporte ersetzt, bzw. überschrieben. Abgleich von Anwenderdaten Es können mit dem Datenabgleich auch Anwenderdaten abgeglichen werden. Das ist z.B. hilfreich, wenn bei mehreren Anwendern in verschiedenen Werken die Rechte geändert werden sollen. Sie brauchen dies dann nicht direkt in den einzelnen Werken tun, sondern können die Daten in den in der Zentrale vorhandenen Anwenderprofilen im DbAdmin tun. In die einzelnen Werke gelangen die Daten dann per Datenabgleich. Hierzu gibt es in den globalen Einstellungen zum Datenabgleich die Option Beim Import von Daten auf Übergabedateien mit Anwenderdaten prüfen. 34 Anwenderdaten löschen Abb. 14: Dialogfenster Anwenderdaten exportieren Im Fenster Anwenderdaten exportieren im Administratorprogramm DbAdmin gibt es eine Option gelöschte Anwender und Gruppen exportieren. Ist diese gesetzt, so wird ein Datumsfeld aktiv, in dem das Datum des letzten Exports mit gelöschten Daten vorgetragen ist. Das Datum kann geändert werden und grenzt den Export der gelöschten Datensätze ein (alle Sätze, die nach dem Datum gelöscht wurden). Ist kein Datum angegeben, so werden alle gelöschten Sätze exportiert. Auf der Gegenseite werden beim Einlesen durch den Datenabgleich alle als gelöscht exportierte Anwender und Anwendergruppen ebenfalls gelöscht, falls sie vorhanden sind. Abgleich von offenen Posten Der Abgleich von offenen Posten ist bezüglich der Kreditlimitprüfung auf der Waage relevant. Werden offene Posten abgeglichen, so ist zu beachten, dass hierbei immer alles ausgegeben und auf der Gegen- also der Importseite alle vorhandene Daten überschrieben werden. Hierbei sind auch die folgenden Optionen im Stammdatenmodul zu beachten: Firmenspezifische Kreditlimits übersteuern globale Kreditlimits: Wenn Sie diesen Haken setzen, dürfen in der Angebots/Auftragserstellung, der Lfs-Erfassung oder der Fakturation nur Kunden verwendet werden, die eine Firmenfreigabe für die betreffende Firma haben, für die der Beleg erstellt wird. Liegt keine Firmenfreigabe vor, können keine Bewegungsdaten für dieses Konto innerhalb der Firma erfasst werden. Bei Spediteuren wird die Firmenfreigabe nicht bei der Lfs-Erfassung sondern erst bei der Erstellung der Spediteursgutschrift geprüft. Die Firmenfreigabe legen Sie in den Personenkonten im Register Firmenspez. Daten fest. Wenn die Option nicht gesetzt, so sind alle Personenkonten in allen Firmen verwendbar. Bei OP-Berechnung Fakt-OP’s berücksichtigen, die durch den Datenabgleich importiert wurden: Wenn Sie diesen Haken setzen, werden bei der Berechnung offener Posten, die Werte aus dem Datenimport berücksichtigt. 35 Datenabgleich Abgleich des Kassenjournals bei BarkasseAbgleich von Anwenderdaten Zum Abgleich von Kassenjournals muss das Kassenmodul lizenziert sein. Zum Abgleich Werk Zentrale muss dann Im Abgleichsschema der Punkt Kassenjournal angehakt sein. Von der Zentral zum Werk sind wiederum die Kassenartikel zu übergeben. Übertragungsraten Damit der Abgleich reibungslos funktioniert, gerade auch was den Abgleich von archivierten PDF-Lieferscheinen inklusive digitaler Unterschrift und den integrierten Prüfsigeln betrifft, sollte mindestens eine Datenrate, wie sie z.B. DSL 1000 / UMTS / LTE bieten, für die Übertragung bereitgestellt werden. Werden beim Datenabgleich generell keine PDF-Lieferscheine mit übertragen, kann der Datenabgleich mit einer geringeren Übertragungsrate erfolgen. Tipp Generell ist es für den Datenabgleich umso besser, je höher die zur Verfügung stehende Bandbreite bzw. Datenrate ist. 36 Ablauf des Datenabgleichs Allgemeines In diesem Abschnitt soll kurz darauf eingegangen werden, wie der Ablauf bei den einzelnen Datenabgleichsvarianten aussieht. Datenzugriff lokal/LAN Die Abgleichsdatei wird hierbei vom Quell in das Zielverzeichnis kopiert. Datenversand per eMail Die Abgleichsdatei wird hierbei per E-Mail übertragen. Datenzugriff über RAS-Einwählverbindung Die Abgleichsdatei wird hierbei über eine Einwahlverbindung vom Quell in das Zielverzeichnis kopiert. Datenzugriff über FTP Die Abgleichsdatei wird hierbei über Windows API blockweise auf FTP geschrieben. Datenabgleich über externen Treiber Eine Schnittstelle wandelt die Abgleichsdatei um, meist in eine Textdatei. Wenn die optionale Bestätigungsmail verwendet wird, so wird diese im Exportfall nach dem erfolgreichen Export versendet. Probleme beim Datenabgleich Mittunter können beim Datenabgleich Fehler auftreten. Ist dies der Fall, wird nach dem Abgleich ein Fehlerprotokoll angezeigt. Drucken Sie dieses Fehlerprotokoll mittels der Schaltfläche ma Praxis zu. aus und faxen Sie es der Fir- Hinweis Der Mandantendatenbankname (z.B. Demo-Mandant) muss bei allen, am Datenabgleich beteiligten Mandanten, den gleichen Namen haben, da sonst der Datenimport fehlschlägt. Tipp Richten Sie den Datenabgleich so ein, dass bei auftretenden Fehlern automatisch eine E-Mail an den zuständigen Administrator gesendet wird. Festgelegt werden kann dies in den Einstellungen (Programm Einstellungen Datenabgleich Register Abgleichsschemata) zum Datenabgleich im Feld eMail-Mitteilung an. 37 Datenabgleich Unversehrtheit der abgeglichenen Daten Eine Unversehrtheit der Datei lässt sich am leichtesten bei Verwendung des Abgleichs per lokal / LAN oder per E-Mail garantieren. Bei der Übertragung per E-Mail erhält man einen Hinweis durch seinen Provider, wenn etwas bei der Übertragung schief gegangen sein sollte. Bei der Übertragung lokal / LAN kann die Option Lokal/im LAN exportierte zusammengefasste Abgleichsdateien auf Integrität testen hilfreich sein. Mit dieser Option können Sie den, bezüglich des Exports, bei Zusammenfassung (SQX-Komprimierung) der Abgleichsdateien und Speicherung lokal/im LAN stattfindenden Integritätstest festlegen. Zum Abschalten des Tests muss der Haken bei der Option entfernt werden. Der Integritätstest findet nach Speicherung der Daten am Zielort statt. Beim Integritätstest während des Datenexportes wird nun ein Fortschrittsbalken angezeigt. Der Nachteil ist, dass eine entsprechend schnelle Verbindung für den Test benötigt wird. Null-Byte Dateien Null-Byte Dateien entstehen in erster Linie beim Datenabgleich über FTP. Der große Nachteil des Datenabgleichs per FTP ist, dass man keine Sicherheit hat, ob die Abgleichsdatei korrekt auf der Gegenseite angekommen ist, denn FTP bietet keinerlei Kontrollmöglichkeit was das angeht. Die Übertragung der Daten erfolgt bei FTP in Datenböcken. Tritt während der Übertragung, z.B. aufgrund einer instabilen Internetverbindung ein Fehler auf, so ist die übertragene Datei komplett unbrauchbar. Wenn die Übertragung der Datei abreist, bleibt die Dateigröße dementsprechend klein oder gar bei 0 Byte stehen. Ein Fehler bei der FTP-Übertragung lässt sich im Nachhinein nur mit einem großen Aufwand wieder korrigieren. So kann in der WDV 2012 ggf. das Datum des letzten erfolgreichen Exports zurückgesetzt werden oder die Datei anhand des Archivpfades erneut übertragen 38 Datenabgleich einrichten Allgemeines Wie Sie den Datenabgleich am Besten einrichten, hängt natürlich von der technischen Konstellation in Ihrem Unternehmen ab. Grundsätzlich ist es so, dass für jede Stelle (also Werke und Zentrale) an welcher Daten ausgegeben werden sollen, ein Abgleichschemata angelegt werden sollte, in dem die Daten angehakt sind, welche ausgegeben werden sollen, also im Werk z.B. die Lieferscheine, Rohmaterialscheine etc. und in der Zentrale die Stammdaten etc.. Der Mandantendatenbankname muss bei allen, am Datenabgleich beteiligten Mandanten, die gleiche Bezeichnung haben, da sonst der Datenimport fehlschlägt. Hinweis Wir empfehlen generell den Abgleich per lokal / LAN oder per E-Mail einzurichten, da hier die Übertragung am unproblematischsten erfolgen kann. Wenn Ihr Netzwerk eine ordentliche Bandbreite bereithält, wie es bei synchronen DSL der Fall ist, kann z.B. ein Abgleich per LAN stattfinden. Auf etwaig auftretende Fehler wird bei der Übertragung per LAN durch das Betriebssystem hingewiesen. Tipp Testen Sie die Geschwindigkeit bzw. die Übertragungsrate der verwendeten Netzwerkverbindungen vor dem Datenabgleich, indem Sie z.B. eine 5 MB große Testdatei im Windows Explorer vom Quell- in das Zielverzeichnis kopieren. Steht lediglich asynchrones DSL zur Verfügung so ist ein Datenabgleich per E-Mail zu bevorzugen. Hierbei ist zusätzlich der Vorteil, dass die übertragene Datei in jedem Fall auch noch einmal im E-Mailprogramm archiviert wird und zusätzlich eine Information durch den Provider erfolgt, falls die Übertragung fehlerhaft war. Die nachfolgende Abbildung zeigt schematisch die möglichen technischen Konstellationen beim Datenabgleich. 39 Datenabgleich Abb. 15: Schematische Darstellung der Abgleichsverfahren 40 Abgleichsschema anlegen Über das Abgleichsschema legen Sie fest, nach welchem Muster der Datenabgleich ablaufen soll und welche Daten im Einzelnen übertragen werden. So richten Sie ein Abgleichsschema für den Datenabgleich ein: 1. Rufen Sie die Einstellungen des Replikationsmoduls in der Menüleiste über Programm Einstellungen Schaltfläche Replikationsmodul auf. Abb. 16: Dialogfenster Einstellungen Es werden Ihnen rechts im Fenster die Registerkarten angezeigt, auf welchen Sie die Optionen für das Modul Datenabgleich festlegen können. 2. Legen Sie zunächst die globalen Einstellungen für den Abgleich im gleichnamigen Register fest. 3. Wechseln Sie in das Register Abgleichsschemata. 4. Legen Sie das gewünschte Schema über die Schaltfläche Neu an. 41 Datenabgleich Alternativ können Sie auch ein bereits vorhandenes Schema über die Combobox auswählen und dieses kopieren oder anpassen. Hinweis Wenn Sie den Datenabgleich zwischen Werk und Zentrale per E-Mail abwickeln möchten, ist es wichtig, dass die Schemata im Werk und Zentrale identisch bezeichnet sind. Bei allen anderen Verfahren müssen die Namen nicht zwangsläufig identisch sein. 5. Wählen Sie das gewünschte Abgleichsverfahren aus. Zur Auswahl stehen: Einfaches Abgleichsverfahren Das einfache Abgleichsverfahren ist bei den heute vorherrschenden technologischen Konstellationen eher zu vernachlässigen. Erweitertes Abgleichsverfahren Datenzugriff lokal/LAN Die Abgleichsdatei wird hierbei vom Quell in das Zielverzeichnis kopiert. Datenversand per eMail Die Abgleichsdatei wird hierbei per E-Mail übertragen. Datenzugriff über RAS-Einwählverbindung Die Abgleichsdatei wird hierbei über eine Einwahlverbindung vom Quell in das Zielverzeichnis kopiert. Datenzugriff über FTP Die Abgleichsdatei wird hierbei über Windows API blockweise auf FTP geschrieben. Datenabgleich über externen Treiber Eine Schnittstelle wandelt die Abgleichsdatei um, meist in eine Textdatei. Hinweis Wir empfehlen generell den Abgleich per lokal / LAN oder per E-Mail einzurichten, da hier die Übertragung am unproblematischsten erfolgen kann. Detaillierte Informationen zu den verschiedenen Abgleichsverfahren und was Sie diesbezüglich einstellen müssen, finden Sie im Abschnitt Grundeinstellungen. 6. Legen Sie die weiteren Optionen zum gewählten Abgleichsverfahren fest. 42 Ein- / Ausgabedaten zusammenfassen: Aktivieren Sie diese Option, wenn die zu übertragenden Dateien (eine pro Werk) zu einer Datei pro Schema zusammengefasst sind. Die WDV komprimiert die Abgleichsdatei dann ins Archivformat WDX. In der WDX-Datei sind alle Dateien drin, es ist aus diesem Grund empfehlenswert ein Schema für jedes Werk anzulegen, um die Dateigröße gering zu halten. Diese Einstellung muss auf der Gegenseite identisch gesetzt sein. eMail-Mitteilung an: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie wollen, dass Informationen über den Verlauf des Abgleichs als E-Mail versandt werden. Im Feld rechts daneben können Sie den Empfänger der E-Mail eintragen. Bei dieser Option werden dann auch die beiden Optionen darunter freigeschaltet. Die vom Datenabgleich generierten Statusmails werden pro eMail-Adresse textlich zusammengefasst und in einer eMail versandt. Evtl. angehangene Dateien von allen Prozessen werden ebenfalls in derselben Mail zusammengefasst. Die Prozesse müssen dabei in einem Durchlauf erfolgen, d.h. es werden nur Mails von Schemata zusammengefasst, die in einem Durchlauf des Datenabgleichs ausgeführt werden. Die Angabe der eMail-Adresse muss in allen zusammenzuführenden Schemen identisch sein. Achten Sie hierbei bitte auch auf Groß- und Kleinschreibung. Es wird empfohlen die Einstellung eMail-Mitteilung an zu setzen. Sobald ein Abgleich erfolgreich durchgeführt wurde, wird die Bestätigungsmail gesendet. Mitteilung nur bei Fehler: Wenn Sie diesen Haken setzen, werden E-Mail Benachrichtigungen nur bei fehlgeschlagenen Operationen versandt, d.h. wenn bei der Ausführung mindestens eines Schemas ein Fehler aufgetreten ist. Informationsmails bei Fehler werden dabei auch gesendet, wenn fehlerhafte oder keine Dateien vorliegen. Dateien bei Fehler anhängen: Wenn Sie diesen Haken setzen, werden für fehlerhafte Abgleiche die Übergabedateien als Anhang der Benachrichtigungsmail versandt. 7. Wählen Sie in der Liste zu exportierende Daten die Daten, die Sie ausgeben möchten. Die Haken legen immer fest, welche Daten exportiert werden, mit dem späteren Import auf der Gegenseite hat dies nichts zu tun. Hinweis Wenn Sie in der Zentrale ein Abgleichsschema anlegen in dem Daten für mehrere Werke ausgegeben werden, so achten Sie darauf, dass Sie Stammdaten, welche werksunabhängig sind (Texte, Vertriebsgebiete etc.), nur in einem der enthaltenen Werke angehakt sind. Andernfalls werden diese Daten mehrfach ausgegeben. In der Zentrale sind dies z.B. die Stammdaten, z.B. die Kunden usw.. Im Werk sind in den häufigsten Fällen folgende Daten für den Abgleich anzuhaken: Fahrzeuge oder eigene Fahrzeuge Lieferscheine Rohmaterialscheine Kunden Baustellen 8. Legen Sie im Feld Archivpfad nun ggf. noch eine Archivierung für die abzugleichenden Daten fest. 43 Datenabgleich Geben Sie den absoluten oder relativen Pfad an, unter dem die Abgleichsdaten archiviert werden. Die Dateien werden in Unterverzeichnissen (Import bzw. Export sowie Datum und Uhrzeit) archiviert. Wenn das Feld leer ist, so werden die Dateien nicht archiviert. Zu dem Zeitpunkt, wenn die Übergabedateien archiviert werden, werden im Archivpfad, Importpfad sowie Exportpfad des aktuellen Schemas Daten, die älter sind als das aktuelle Datum minus der eingestellte Wert "archivierte Dateien nach ... Tagen löschen" gelöscht. Tipp Wird der Datenabgleich per E-Mail durchgeführt, so ist es nicht unbedingt notwendig einen Archivpfad anzugeben, da die Datei hierbei mehr oder weniger auch im Mailprogramm archiviert wird. Hinweis Es ist weiterhin empfehlenswert archivierte Dateien über die Option archivierte Dateien nach ... Tagen löschen bereinigen zu lassen. 9. Optional kann noch angegeben werden, dass zum Export (Feld Export-Report) und/oder Import (Feld Import-Report) ein Report ausgegeben werden soll. Es wird dann jeweils protokolliert und schriftlich ausgegeben, welche Daten durch den Export/Import geändert und neu angelegt wurden. Die Ausgabeart kann explizit in der gleichnamigen Combobox ausgegeben werden. 10. Speichern Sie das erstellte Abgleichsschema über die Schaltfläche Speichern ab. Sie haben ein Abgleichsschemata für den Datenabgleich festgelegt. Die Schemata können Sie manuell durchführen oder Sie können einen automatischen Datenabgleich einrichten, siehe hierzu Abschnitt Automatischen Abgleich festlegen. 44 Automatischen Abgleich festlegen Neben dem manuellen Abgleich, dessen Durchführung in den Abschnitten Manueller Export und Manueller Import beschrieben wird, besteht auch die Möglichkeit einen automatischen Abgleich durchzuführen. Für den automatischen Datenabgleich ist es nötig, dass der PxServices konfiguriert wurde und läuft. Der PxServices muss beim automatischen Abgleich über ein Windows-Benutzerkonto laufen, welches über sämtliche Lese- und Schreibrechte verfügt. Der PxServices muss außerdem auf dem Rechner laufen, über welchen der Datenabgleich erfolgt, d.h. ohne PxServices kann kein automatischer Datenabgleich stattfinden. So richten Sie den automatischen Abgleich ein: Ausgangspunkt: Die globalen Einstellungen für den Abgleich sowie die benötigten Abgleichsschemata wurden festgelegt. 1. Rufen Sie die Einstellungen des Replikationsmoduls in der Menüleiste über Programm Einstellungen Schaltfläche Replikationsmodul auf. 2. Wechseln Sie in das Register automatische Vorgänge. In diesem Register können Sie alle automatischen Abgleichvorgänge für diesen Mandanten konfigurieren. Die hier angegebenen Tasks werden auf diesem Rechner periodisch unter der aktuellen Anmeldung ausgeführt, wenn der Dienst PxServices registriert und gestartet ist, auch wenn niemand an diesem Rechner angemeldet ist. 3. Setzen Sie den Haken bei der Option automatischen Datenabgleich aktivieren (globale Einstellung). In der Combobox darunter stehen alle bereits definierten Tasks dieses Mandanten zur Verfügung. Wenn Sie einen Task wählen, werden die darunterliegenden Felder mit den zugehörigen Konfigurationsdaten gefüllt. 4. Legen Sie in der Combobox durch Klick auf die Schaltfläche neuen Abgleichs-Task an. Über die Schaltfläche werden. einen kann der aktuell ausgewählte Task gelöscht 5. Legen Sie die Schemen fest, welche im Rahmen des automatischen Abgleichs ausgeführt werden sollen. Dies tun Sie indem Sie den Haken vor dem gewünschten Schema setzen. 45 Datenabgleich Alle Schemata werden später in einem Programmdurchlauf abgearbeitet, die weiteren Einstellungen gelten immer für die Gesamtheit der ausgewählten Schemata. 6. Legen Sie fest, ob der automatische Datenabgleich einen Export und/oder Import durchführen soll. Wenn Sie den Haken bei Export setzen, wird ein Export durchgeführt, bei Import ein Import. Wenn Sie den Haken sowohl bei Export, als auch Import setzen, wird beides durchgeführt. 7. Legen Sie die weiteren Einstellungen zum automatischen Datenabgleich fest. Nächste Durchführung: Definieren Sie hier den Startpunkt des Abgleichs. Zu diesem Zeitpunkt wird der Task erstmalig ausgeführt. Während der Abarbeitung wird dieser Wert vom Service zyklisch angepasst, so dass bei der Bearbeitung hier immer die Startzeit des nächsten Durchlaufs erscheint. durchführen mit Login: Geben Sie hier den Anwendernamen an, der zur Anmeldung verwendet werden soll. Dieser Anwender muss Rechte auf das Replikationsmodul besitzen, besitzt er diese Rechte nicht, so wird die Eingabe abgelehnt. Es wird empfohlen, hier einen Anwender zu wählen, der ausschließlich für den Datenabgleich verwendet wird, um mögliche Login -Konflikte während des Vorgangs zu vermeiden. Dem Anwender kann ein Passwort vergeben worden sein, das Programm ermittelt dieses automatisch und übergibt es während der Ausführung. Periodisch alle Tage / Stunden / Minuten wiederholen: Geben Sie hier das Zeitintervall zwischen den einzelnen Durchläufen an. Vor einer fälligen Ausführung eines Tasks wird der Wert aus nächste Durchführung um dieses Zeitintervall erhöht und abgespeichert, so dass die Prozesse periodisch innerhalb dieses Zyklus ausgeführt werden. Max. Import-Wartezeit … min: Hier können Sie angeben, wie lang das Programm nach einer Import-Datei suchen soll. Wenn innerhalb des angegebenen Zeitraumes keine Datei gefunden wird, wird der Import abgebrochen. 8. Optional können noch Batchkommandos und eine Priorität für den automatischen Datenabgleich festgelegt werden. Priorität des Prozesses: Je nach Einstellung bekommt der Prozess mehr oder weniger Systemkapazität zugeteilt. 9. Speichern Sie das erstellte Abgleichsschema über die Schaltfläche Speichern ab. Bezüglich des automatischen Abgleichs werden beim Speichern der Abgleichsschemata die Anmeldedaten für Firma/Werk/Station in die Schemata des aktuellen Mandanten gesetzt. Sie haben den automatischen Abgleich eingerichtet. 46 Sperre des Datenabgleichs Es gibt eine Modulsperre für den Datenabgleich. Wird ein Im- oder Export auf einem Rechner ausgeführt, so wird die Ausführung eines weiteren Datenabgleichsvorgangs auf jedem Rechner, der auf derselben Mandantendatenbank arbeitet, unterbunden. Der Anwender erhält eine entsprechende Meldung mit Angabe des blockierenden Anwenders, Rechnernamens und der Startzeit des anderen Vorgangs. Über den Menüpunkt Programm Administration Datenabgleich entsperren (Berechtigungsstufe Administration) kann die Modulsperre entfernt werden. Sollte eine Sperre auf eine nicht mehr laufende Instanz vorliegen (durch Programmabbruch o.ä.), so wird die Sperre ignoriert. Manueller Export Wenn Sie nicht mit einem automatischen Datenabgleich arbeiten, können Sie den Export auch manuell durchführen, die Daten also per Knopfdruck ausgeben. Im Modul werden nur Daten exportiert, die seit dem letzten erfolgreichen Export geändert wurden. Die Einstellungen zum Export können dabei an die spezifischen Konstellationen anpasst werden. Beim Datenexport werden die Ländereinstellungen des Windows-Benutzers berücksichtigt. So führen Sie einen manuellen Datenexport durch: 1. Drücken Sie im WDV Grundbild die Schaltfläche Datenabgleich . Es wird ein Kontextmenü angezeigt. 2. Wählen Sie im angezeigten Kontextmenü den Eintrag Daten ausgeben. Das Dialogfenster Datenabgleich - Export wird geöffnet und das Register Schemen angezeigt. Abb. 17: Register Schemen 3. Wählen Sie ein oder mehrere Schemata für den Abgleich aus. Setzten Sie dazu Haken bei den gewünschten Schemata. Die Schemata können Sie unter Programm Einstellungen Replikationsmodul definieren. Das Programm erzeugt nur die Dateien dieser Schemata. Der Exportpfad / die E-Mailadresse des ausgewählten Schemas kann im Eingabefeld in der Spalte Exportpfad ggf. verändert werden. Vorgetragen ist hier der Wert aus den Einstellungen. 47 Datenabgleich 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter . Das Register weitere Optionen wird angezeigt. Abb. 18: Registerkarte weitere Optionen 5. Legen Sie den Zeitpunkt für den Datenabgleich fest. Wird bei verzögert um ... Uhr eine Zeit angegeben, so wartet das Programm bis zu diesem Zeitpunkt und startet dann den Abgleich. 6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Start starten. , um den Datenabgleich zu Das Programm wechselt in das Register Ausführung und zeigt dort den Fortschritt an. Solange die Abgleichszeit nicht erreicht ist, kann hier abgebrochen werden. Nach dem Export wird u.U. das Protokoll automatisch gedruckt. Manueller Import Wenn Sie nicht mit einem automatischen Datenabgleich arbeiten, können Sie den Import auch manuell durchführen, die Daten also per Knopfdruck importieren. Es werden nur Daten importiert, wenn sie in ihrem Änderungsdatum älter sind als die Sätze der Zieldatenbank. Änderungen an Sätzen, die zum selben oder einem späteren Zeitpunkt in der Zieldatenbank geändert und somit gespeichert wurden, gehen verloren. Vor dem Import von Lieferscheinen erfolgt eine Prüfung auf Lieferscheinnummern, die bereits mit anderen Werks- bzw. Stationskennzeichen im System vorliegen. Sollten solche Nummern vorliegen, so werden diese in Form einer Liste zusammengestellt. Die Liste wird auf dem Bildschirm ausgedruckt oder, wenn im Datenabgleichsschema Datenversand per eMail eingestellt wurde, an die vom System versandte Statusmail angehängt. So führen Sie einen manuellen Datenimport durch: 1. Drücken Sie im WDV Grundbild die Schaltfläche Datenabgleich . Es wird ein Kontextmenü angezeigt. 2. Wählen Sie im angezeigten Kontextmenü den Eintrag Daten einlesen. Das Dialogfenster Datenabgleich - Import wird geöffnet und das Register Schemen angezeigt. 48 Abb. 19: Register Schemen 3. Wählen Sie ein oder mehrere Schemata für den Abgleich aus. Setzten Sie dazu Haken bei den gewünschten Schemata. Die Schemata können Sie unter Programm Einstellungen Replikationsmodul definieren. Das Programm erzeugt nur die Dateien dieser Schemata. Der Importpfad / die E-Mailadresse des ausgewählten Schemas kann im Eingabefeld in der Spalte Importpfad verändert werden. Vorgetragen ist hier der Wert aus den Einstellungen. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter . Das Register weitere Optionen wird angezeigt. Abb. 20: Registerkarte weitere Optionen 5. Legen Sie den Zeitpunkt für den Datenabgleich fest. Wird bei verzögert um ... Uhr eine Zeit angegeben, so wartet das Programm bis zu diesem Zeitpunkt und startet dann den Abgleich. Die Option Vorgang in Intervallen von .. wiederholen bewirkt, dass der Import kontinuierlich im angegebenen Zeitintervall wiederholt wird. Dazu muss jedoch die Instanz des Programms ständig laufen. Die Option maximal … Minuten auf Importdateien warten verhindert, dass der Import bei nicht eingehenden Dateien unendlich lang sucht. Sie müssen dafür einen Zeitwert eintragen, nach dessen Ablauf der Vorgang beendet werden soll, auch wenn keine Dateien gefunden wurden. Die Eingabe des Timeouts wird nutzerbezogen abgespeichert und beim nächsten Start des Assistenten wieder hergestellt. Wird ein Datenabgleich Import ausgeführt und hierfür ein Timeout eingestellt, so werden alle gewählten Schemata solange durchlaufen, bis sie jeweils erfolgreich ausgeführt wurden. Unter der Konstellation, dass keine Importe vorhanden sind, führt dies bei Schemata mit DFÜVerbindung zu folgendem Ablauf: Start des Schema Aufbau DFÜ 49 Datenabgleich Prüfung auf Daten Abbau DFÜ und wieder von vorn bis Timeout erreicht ist. Dies führt u. U. dazu, dass bis zum Erreichen des Timeout immer wieder ggfs. Kosten verursachende DFÜ-Verbindungen aufgebaut werden. Um diese Situation zu entschärfen kann ein Timeout von 0 Minuten eingestellt werden. Dabei wird jedes Schema genau einmal durchlaufen und dann der Vorgang unabhängig vom Erfolg beendet. 6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Start starten. , um den Datenabgleich zu Das Programm wechselt in das Register Ausführung und zeigt dort den Fortschritt an. Solange kein Import läuft, kann hier abgebrochen werden. Sobald das Programm nach dem Start eine Datei eines der gewählten Schemata findet, wird sie importiert. Nach dem Import wird u.U. das Protokoll automatisch gedruckt; dabei wechselt das Programm nur bei aufgetretenen Fehlern auf die dritte Seite, welche die Fehler anzeigt. Bei erfolgreichem Import kann manuell auf die Seite gewechselt werden. Von dort aus können die Meldungen des Abgleichs auch gedruckt werden. 50 Radladerkonsole - Abgleich über Kommandozeile starten An der Radladerkonsole XR4309 besteht die Möglichkeit den Datenabgleich über eine Batch-Datei mit Kommandozeilenparametern zu starten. Als Austauschmedien kommen USB-Stick oder Abgleich per UMTS in Frage. Der Datenabgleich über einen Kommandozeilenparameter kann automatisch gestartet werden. So richten Sie einen Abgleich mit einer Kommandozeile ein: Ausgangspunkt: Es muss eine Batch-Datei erstellt werden. 1. Geben Sie in eine Text-Datei (z.B. im Editor) den auszuführenden Text an, die allgemeine Aufrufform lautet Laufwerk:\Path\WdvClient.exe Optionsfeld. 2. Geben Sie die notwendigen Optionsfelder in der Datei an. Folgende Optionsfelder sind möglich: Optionen (bzw Schalter) sind als / Optionskommando = Parameter anzugeben (Leerzeichen optional) Standard Schalter: /Daten=<Datenpfad> übersteuert Datenpfad aus INI, auch Pfade relativ zu App.Pfad möglich /Reports=<Reportpfad> übersteuert Reportpfad aus INI, auch Pfade relativ zu App.Pfad möglich /R=1 werden unterdrückt) Autorun (autom. Anmeldung, Fehlerfenster /R=0 angegeben kein Autorun /V=0 nicht sichtbar, erfordert Autorun (/R=1) // ist Standart wenn Kommandos angegeben /V=1 sichtbar obwohl Autorun (/R=1) angegeben /U=Username erfordert Autorun (/R=1) /M=Mandantenname dert Autorun (/R=1) freundlicher Name des Mandanten, erfor- // ist Standart wenn nichts WDV Standard Schalter: /F:Firmennummer Firmensnummer muss angegeben werden, wenn mit Firmen gearbeitet wird, erfordert Autorun (/R=1) /W:Werksnummer angegeben werden, Werksnummer muss bei Autorun (/R=1) /S:Stationsnummer angegeben werden Stationsnummer muss bei Autorun (/R=1) WDV Ausführungskommandos /Cmd:Kommando Parameterliste in der Parameterliste dürfen Namen von Standardschaltern nicht verwendet werden, erfordert Autorun (/R=1) Folgende Ausführungskommandos sind in der WDV implementiert: 51 Datenabgleich Kommando Parameterliste /Cmd:ImportZeiterfassung Beschreibung startet den Import der Daten der Zeiterfassungsgeräte /Cmd:DatenabgleichImport /Sch:<Schemaname>, <Schemaname>,.. /T:timeout(min) startet den Import aller angegeben Abgleichsschemata /Cmd:DatenabgleichExport /Sch:<Schemaname>, <Schemaname>,... /T:timeout(min) startet den Export aller angegeben Abgleichsschemata /Cmd:RadladerErfassung öffnet das Fenster zur Erfassung für Radlader LFS- /Cmd:AutoLfsErfassung Öffnet das Fenster zur selbstständigen Erfassung von Lfs durch Fahrer 3. Speichern Sie die Datei als .BAT ab und legen Sie diese auf den Desktop des Radladers ab. Beim Start der Datei wird die Kommandozeile ausgeführt und der Abgleich gestartet. Beispiel für den Inhalt einer Batch-Datei zum Import / Export c:\programme\praxis\wdv32\wdvclient.exe /R=1 /F= /M=Schulung /U=a /W:0 /S:2 /Cmd:DatenabgleichExport /Sch:Abgleich /T:1 c:\programme\praxis\wdv32\wdvclient.exe /R=1 /F= /M=Schulung /U=a /W:0 /S:2 /Cmd:DatenabgleichImport /Sch:Abgleich /T:1 Protokollierung der abgeglichenen Daten Die vom Datenabgleich durchgeführten Änderungen können automatisch per Report protokolliert werden. Die Einstellung hierzu erfolgt im Abgleichsschema, siehe Abschnitt, siehe Abschnitt Grundeinstellungen. Abb. 21: Protokollierung der abgeglichenen Daten Der Report arbeitet direkt auf der temporären Version der WDE-Datei und ist abhängig vom Exportschema. Die Erstellung eines solchen Reports kann direkt auf einer Exportdatei des Kunden erfolgen. Für einen solchen Report ist jedoch eine Formularanpassung an den Kunden notwendig, da alle abzugleichenden Daten festgelegt sein müssen und sich nicht ändern dürfen. Andernfalls würde der Report nicht mehr funktionieren. 52 Datenfilter definieren In diesem Dialogfenster können Sie Daten definieren, welche vom Datenabgleich ausgeschlossen werden. Werden in einem Schema z.B. Kunden mit abgeglichen, so können sie hier gezielt einzelne Kunden vom Datenabgleich ausschließen. So definieren Sie Filter für den Datenabgleich: 1. Drücken Sie im WDV Grundbild die Schaltfläche Datenabgleich . Es wird ein Kontextmenü angezeigt. 2. Wählen Sie im angezeigten Kontextmenü den Eintrag Datenfilter definieren. Das Dialogfenster Replica Stammdatenfilter wird geöffnet. Hier können Sie Filter definieren. Abb. 22: Dialogfenster Replica Stammdatenfilter 3. Wählen Sie in der Combobox Exportfilter für Schema das Schema, für welches der Filter gelten soll. 4. Hinterlegen Sie in der Tabelle die Datensätze, die zum Filtern verwendet werden sollen. Zur Auswahl können Sie den verwenden. Bei dem hier verwendeten Matchcode handelt es sich um einen Mehrfachmatchcode, d.h. zur Auswahl eines Datensatzes im Matchcodefenster muss der Haken in der ersten Spalte gesetzt werden. Über diesen Haken können auch mehrere Datensätze gleichzeitig gewählt werden. 5. Klicken sie auf die Schaltfläche OK . Sie haben Filter für den Datenabgleich festgelegt. 53 Datenabgleich Index Abgleichsschema 41 Einstellungen 9 Angebot 33 E-Mail 24 Anwenderdaten 34, 36 Erweitertes 22 Gelöschte 35 Auftrag 33 Automatischer Datenabgleich 45 Daten 31 Datenabgleich 31 Abgleich mit Kommandozeile 51 54 Abgleichsverfahren Externer Treiber 29 Fahrzeuge 33 Formulare 30 Formularzuordnungen 30 FTP 27 Globale Einstellungen 41 Ablauf 37 Grundeinstellungen 10 Bandbreite 36 Lieferscheine 33 Datenfilter definieren 53 Manueller Export 47 Einrichten 39 Manueller Import 48 Entsperren 47 Null-Byte Dateien 38 Manueller Export 47 Offene Posten 35 Manueller Import 48 PDF 34 Probleme 37 Protokollierung 52 Übertragungsraten 36 PxServices 29 Datenfilter definieren 53 RAS-Einwählverbindung 26 Datenunversehrtheit 38 Rechnungen 32 Datenversand lokal / LAN 22 Rechte 9 Eigene Fahrzeuge 33 Reporte 34 Einfaches Abgleichsverfahren 21 Sperre 47 PRAXIS PRAXIS Branchen-Software EDV- Betriebswirtschaft- und Software Entwicklung AG Schweiz GmbH Lange Straße 35 Andreas Mettel 99869 Pferdingsleben (Thüringen) Station Straße 80 CH 8623 Wetzikon Tel.: +49 (0) 36258 - 566 - 0 Kunden aus A, CH Fax: +49 (0) 36258 - 566 - 40 Mobile +41(0) 79 751 43 24 [email protected] www.praxis-edv.de www.wdv20xx.org www.praxis-academy.de www.mybsm.eu WDV.012-2
* Your assessment is very important for improving the work of artificial intelligence, which forms the content of this project
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