eVa_Bieter

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Dokumentversion 1
Handbuch für Bieter
Benutzerhandbuch
eVergabe
Version 4.6
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Kein Teil der Dokumentation darf in irgendeiner Form ohne schriftliche Genehmigung der Healy Hudson GmbH
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Die Healy Hudson GmbH bemüht sich um eine vollständige und richtige Dokumentation, übernimmt aber keine Garantie für
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Die Informationen in dieser Dokumentation unterliegen ständigen Veränderungen, neuere Versionen dieser Dokumentation
können Sie bei der Healy Hudson GmbH erfragen.
Die meisten in dieser Dokumentation verwendeten Software- und Hardwarebezeichnungen sind eingetragene
Warenzeichen und sollten als solche behandelt werden.
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Handbuch für Bieter
eVergabe
Inhalt
Einleitung ...............................................................................................4
Ausschreibungsplattform eVergabe ..................................................................... 4
Online-Hilfe und Handbücher ...............................................................5
Einführung in die Thematik ..................................................................7
Der Angebotsprozess .......................................................................................... 7
Das elektronische Angebot .................................................................................. 8
Der elektronische Angebotsassistent im Überblick ................................. 9
Angebote erstellen ..............................................................................11
Anmeldung über Bieterlogin............................................................................... 11
Nebenangebote ................................................................................................. 13
Die Bearbeitung eines erstellten Angebots fortsetzen ........................................ 14
Angebote ablegen ............................................................................................. 14
Angebote bearbeiten ...........................................................................16
Informationen zum Angebot ............................................................................... 17
Anlagen einsehen bzw. hinzufügen ...................................................... 18
Formulare bearbeiten ........................................................................................ 19
Überblick zum Thema Angebotspreise .............................................................. 20
Lose auswählen................................................................................................. 21
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Seite i
Handbuch für Bieter
eVergabe
Inhalt
Leistungsverzeichnis bearbeiten ........................................................................ 22
Preise für Positionen eingeben ............................................................ 23
Produkteigenschaften .......................................................................... 25
Leistungsverzeichnisse ex- und importieren......................................... 25
Vermerke hinterlegen ........................................................................... 28
Rabatte vergeben .............................................................................................. 29
Kriterienkatalog bearbeiten ................................................................................ 31
Aufbau des Fragenkatalogs ................................................................. 31
Fragen beantworten ............................................................................. 32
Forum für Fragen und Antworten nutzen ........................................................... 33
Fragen in das Forum einstellen ............................................................ 33
Antworten im Forum lesen ................................................................... 35
Angebote abgeben ..............................................................................37
Angebote elektronisch abgeben ........................................................................ 37
Angebote signieren ............................................................................................ 37
Elektronisch mittels Signatursoftware signieren ................................... 38
Handschriftlich signieren mit Mantelbogenverfahren ............................ 42
Angebot zurückziehen und wiederaufnehmen ................................................... 43
Allgemeine Informationen zum Angebotsassistenten ...................... 45
Anmeldung ........................................................................................................ 45
Über Login-Daten anmelden ................................................................ 46
Über Signaturkarte anmelden .............................................................. 46
Passwort vergessen ............................................................................. 47
Schnittstelle Bekanntmachungsportal Deutsche eVergabe .................. 48
Der Arbeitsbereich ............................................................................................. 48
Übersicht.............................................................................................. 48
Menüzeile des Angebotsassistenten .................................................... 50
Arbeiten in der Baumstruktur................................................................ 52
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Seite ii
Handbuch für Bieter
eVergabe
Inhalt
Arbeiten mit Tabellen ........................................................................... 54
Formulare und Dateien ........................................................................ 59
Elektronische Signatur in eVergabe ................................................................... 60
Technische Spezifikation ................................................................................... 62
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Seite iii
Handbuch für Bieter
eVergabe
Einleitung
Dieses Handbuch richtet sich an Unternehmen (Lieferanten), die auf elektronischem Weg
Angebote für Vergabeverfahren abgeben möchten. Zur Erstellung und Bearbeitung von
elektronischen Angeboten stellt die Deutsche eVergabe Bietern den
Angebotsassistenten zur Verfügung. Die Dokumentation führt den Anwender Schritt für
Schritt durch den Angebotsassistenten. Dies beinhaltet u.a. die Bearbeitung der
Formulare zu den Vergabeunterlagen, des Leistungsverzeichnisses und die Bearbeitung
des Kriterienkatalogs bis hin zur endgültigen Abgabe des Angebots.
Detailliertere Beschreibungen und Informationen zur Bedienoberfläche der Anwendung
finden Sie im letzten Kapitel -Allgemeine Informationen zum Angebotsassistenten- des
Handbuchs.
Ausschreibungsplattform eVergabe
Deutsche eVergabe ist ein ganzheitliches System zur Abbildung aller Prozessschritte
eines Vergabeverfahrens. Die Hauptbestandteile sind das Bekanntmachungsportal
unter www.deutsche-evergabe.de und die Ausschreibungsplattform eVergabe.
Das Herz des Vergabesystems Deutsche eVergabe ist die Ausschreibungsplattform
eVergabe. Damit können einfache bis hoch komplexe elektronische Vergabeverfahren
komplett abgebildet werden. eVergabe unterstützt Vergabestellen bei der
rechtskonformen und effizienten Durchführung kompletter Vergabeverfahren.
Berücksichtigt werden dabei die unterschiedlichen Vergabeverfahren und die
zugehörigen gesetzlichen Normen, sowohl nach nationalem als auch nach EU-Recht.
Dabei wird die gesamte Prozesskette von der Vorbereitung, Erstellung und
Bekanntmachung eines Vergabeverfahrens, über die Angebotserstellung durch die Bieter
bis hin zur Angebotsauswertung und Zuschlagsentscheidung durch die jeweilige
Vergabestelle abgebildet.
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Seite 4
Handbuch für Bieter
eVergabe
Online-Hilfe und Handbücher
Die Dokumentation besteht aus Handbüchern und einer umfangreichen Online-Hilfe. Alle
Benutzerhandbücher können aus der Online-Hilfe aufgerufen und ausgedruckt werden.
Die Beschreibungen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen in den Handbüchern liefern die
grundlegenden Informationen die Sie brauchen, um bestimmte Aufgaben in eVergabe
auszuführen und sich im System zurechtzufinden. Weiterführende Informationen zu jeder
Seite der Applikation, wie z.B. detaillierte Hilfe zu den Eingabefeldern, finden Sie in der
Online-Hilfe der Anwendung.
Online Hilfe
Um detaillierte Informationen zu einer bestimmten Seite in eVergabe zu erhalten, klicken
Sie auf den Menüpunkt Hilfe der jeweiligen Seite.
Um die aktuelle Hilfeseite zu drucken, klicken Sie auf das Symbol
Seite.
oben rechts auf der
Das Inhaltsverzeichnis erreichen Sie über den Link Inhaltsverzeichnis anzeigen oben
auf der Hilfeseite.
Handbücher einsehen und ausdrucken
Für die unterschiedlichen Benutzer der Anwendung werden jeweils eigene Handbücher
bereit gestellt. Für Unternehmen, die Angebote auf Ausschreibungen einreichen, steht
das entsprechende Benutzerhandbuch zur Verfügung.
Handbuch
Erklärung
Handbuch für Bieter
Beschreibt, wie Bieter mit Hilfe des Angebotsassistenten
Angebote erstellen können.
Alle Benutzerhandbücher können als PDF-Dokument aufgerufen und gedruckt werden.
Um PDF-Dateien einzusehen bzw. zu drucken, muss der Adobe Acrobat Reader auf
Ihrem Computer installiert sein.
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Handbuch für Bieter
eVergabe
Ausschreibungsplattform eVergabe
Um in der Online-Hilfe die verfügbaren Handbücher anzuzeigen bzw. um die Handbücher
zu drucken, gehen Sie wie folgt vor:
1
Öffnen Sie die Online-Hilfe, indem Sie auf einer beliebigen Seite im System auf den
Menüpunkt Hilfe klicken.
2
Klicken Sie auf den Link Inhaltsverzeichnis anzeigen oben auf der Seite, um das
Inhaltsverzeichnis der Online-Hilfe anzuzeigen.
3
Klicken Sie im Inhaltsverzeichnis auf den Eintrag Handbücher und Online-Hilfe.
Eine Liste aller verfügbaren Handbücher wird angezeigt.
4
Klicken Sie auf den Namen des Handbuchs, das Sie öffnen bzw. drucken möchten.
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Handbuch für Bieter
eVergabe
Einführung in die Thematik
Jeder Angebotsprozess unterteilt sich -von der Entscheidung für ein Vergabeverfahren
bis hin zur Abgabe des Angebots- in verschiedene Phasen.
Der Angebotsprozess
Sie wurden von der Vergabestelle zu einem Vergabeverfahren eingeladen oder haben
sich über Bekanntmachungen in den entsprechenden Medien über Vergabeverfahren
informiert.
Oder Sie haben sich im Internet z.B. über das Bekanntmachungsportal der Deutschen
eVergabe über für Sie interessante Bekanntmachungen informiert und möchten nun an
Vergabeverfahren teilnehmen.
Unterlagen bezahlen
Abhängig von den Bedingungen der jeweiligen Vergabestelle ist der Zugang zu den
Vergabeunterlagen kostenpflichtig. Das gilt auch für elektronisch hinterlegte
Vergabeunterlagen auf Bekanntmachungsportalen im Internet. Das Einsehen der
Bekanntmachungsinformationen jedoch ist stets kostenfrei.
Unterlagen einsehen
Nach Abschluss des Bezahlprozesses erhalten Sie von Ihrer Vergabestelle die
Zugangsdaten für den von eVergabe bereitgestellten elektronischen
Angebotsassistenten, auf dem Ihnen die Vergabeunterlagen digitalisiert zur Verfügung
stehen.
Angebot erstellen
Erstellen Sie Ihr Angebot, indem Sie mit Hilfe des elektronischen Angebotsassistenten
die notwendigen Angebotsschritte bis zur Abgabe des Angebots bearbeiten.
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Seite 7
Handbuch für Bieter
eVergabe
Das elektronische Angebot
Angebot einreichen
Das Angebot wird elektronisch eingereicht. Das Angebot ist erst vollständig und gültig,
wenn es rechtsverbindlich unterschrieben wurde. eVergabe bietet folgende Möglichkeiten
zur rechtsverbindlichen Unterschrift:
Elektronische Signatur: Die elektronische Signatur erfolgt über eine entsprechende
Signaturprüfsoftware in Verbindung mit einer Signaturkarte und einem
Kartenlesegerät.
Mantelbogenverfahren: Es wird lediglich der Mantelbogen mit dem Hashwert des
Angebotes ausgedruckt und unterschrieben an die Vergabestelle geschickt.
Nach Ablauf der Fristen wird das Angebot durch die Vergabestelle zusammen mit den
anderen Angeboten bewertet und der Zuschlag bzw. die Absagen erteilt.
Das elektronische Angebot
Zum Erstellen und Bearbeiten elektronischer Angebote steht Ihnen eine nützliche
Software -der sogenannte Angebotsassistent- zur Verfügung. Hierfür benötigen Sie nichts
weiter als einen Internetbrowser (z.B. Microsoft Internet Explorer, ab Version 6).
Der Bieter wird bei seiner Angebotserstellung mit Hilfe des Assistenten sicher durch den
Prozess geführt. Bei der elektronischen Angebotsabgabe führt die Anwendung dann eine
Prüfung auf Vollständigkeit des Leistungsverzeichnisses, der Pflichtfelder in den
Formularen und der Kriterien durch. Wurde ein Angebot noch nicht vollständig bearbeitet,
weist die Anwendung den Benutzer auf die noch fehlenden Eingaben hin. Ein
unvollständiges Angebot kann nicht abgegeben werden.
Die Daten werden bei der Abgabe des Angebots verschlüsselt. Sie können erst nach
Verstreichen des Eröffnungstermins durch die Vergabestelle entschlüsselt werden.
Ein abgegebenes Angebot ist erst mit einer gültigen Unterschrift vollständig und
rechtsverbindlich. Ein Bieter hat über die Anwendung zwei Möglichkeiten sein Angebot
rechtsgültig zu unterschreiben: Zum Einen über eine elektronische Signatur. Hierfür stellt
die Anwendung das Gesamtangebot als Datei im PDF-Format bereit. Zum Anderen über
das aus der Steuererklärung bekannte Mantelbogenverfahren. Dazu steht ein
Unterschriftenblatt mit einer Zusammenfassung des Angebots, dem sogenannten
Mantelbogen, als PDF-Datei zur Verfügung. Dieser wird ausgedruckt, unterschrieben und
rechtzeitig per Post an die Vergabestelle gesendet.
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Handbuch für Bieter
eVergabe
Das elektronische Angebot
Angebote mit digitaler Signatur, mit Mantelbogenverfahren oder konventionell; der Bieter
entscheidet über die Abgabeart und gemäß seiner Infrastruktur. Da für die elektronische
Angebotsbearbeitung nur PC und Internet-Browser erforderlich sind, bieten sich
insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen erhöhte Wettbewerbschancen.
Der elektronische Angebotsassistent im Überblick
In diesem Kapitel erhalten Sie einen kurzen Überblick über den Aufbau und die
wichtigsten Funktionen im Assistenten.
Die Ansicht des Angebotsassistenten ist in mehrere Bereiche aufgeteilt.
Abb.: Die Fensterbereiche des Angebotsassistenten: Menüzeile, Assistent, Arbeitsbereich
Menüzeile
Über die Menüzeile können Sie sich u.a. durch den Angebotsprozess navigieren
(Schaltflächen Vor und Zurück). Abhängig vom Angebotsschritt in dem Sie sich
befinden, werden abweichende Schaltflächen angezeigt.
Im rechten Bereich der Menüzeile stehen Ihnen einige Sonderfunktionen zur Verfügung.
Sie erreichen u.a. die Online-Hilfe über die Schaltfläche Hilfe. In der Online-Hilfe finden
Sie Detailerklärungen zu Menüpunkten, Symbolen, Feldbeschreibungen etc. zur jeweils
aktuell angezeigten Seite.
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Seite 9
Handbuch für Bieter
eVergabe
Das elektronische Angebot
Über die Schaltfläche Feedback können Sie uns Ihre Kritik oder
Verbesserungsvorschläge zukommen lassen.
Assistent
Im Hauptteil der Ansicht befindet sich links der Assistent, über den Sie für die
Angebotserstellung durch die einzelnen Angebotsschritte navigieren.
Sie können in beliebiger Reihenfolge zwischen den Angebotsschritten des Assistenten
wechseln. Der Assistent ist so strukturiert, dass Sie bequem vom ersten bis zum letzten
Schritt den Prozess durchlaufen können, um zu einer unkomplizierten Angebotsabgabe
zu gelangen.
Über das kleine (blaue) Fenster im oberen Bereich erhalten Sie immer den aktuellen
Status zu Ihrem Angebot. Das Fenster zeigt außerdem eine Übersicht Ihrer
Angebotspreise.
Arbeitsbereich
Die Aufteilung bzw. der Inhalt des Hauptbereichs verändert sich in Abhängigkeit des
Angebotsschrittes, in dem Sie sich befinden. Hier laden Sie z.B. relevante Dokumente als
Anlagen hoch, füllen die Formulare der Verdingungsunterlagen aus und tragen Ihre
Angebotspreise ein.
Detaillierte Informationen zum Aufbau und Arbeiten der Fenster in eVergabe finden Sie
im Kapitel Allgemeine Informationen zum Angebotsassistenten (siehe Seite 45).
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Handbuch für Bieter
eVergabe
Angebote erstellen
Erfahren Sie in den nächsten Kapiteln, wie Sie Angebote zu Vergabeverfahren erstellen,
über den Angebotsassistenten bearbeiten und abgeben. Sie erhalten detaillierte
Beschreibungen zu den einzelnen Angebotsschritten - vom Einstieg in den Assistenten
bis hin zur endgültigen Abgabe Ihres Angebots.
Anmeldung über Bieterlogin
Sie haben von Ihrer Vergabestelle die nötigen Daten für den Einstieg in den
Angebotsassistenten erhalten. Rufen Sie Webseite des Angebotsassistenten auf und
melden Sie sich mit Ihren Benutzerdaten über das Anmeldefenster an.
Abb.: Anmeldung am Angebotsassistenten
Hinweis: Weitere Beschreibungen zum Thema Login und Signaturkartenlogin finden
Sie im Kapitel Allgemeine Informationen zum Angebotsassistenten (siehe Seite 45).
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Handbuch für Bieter
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Anmeldung über Bieterlogin
Sie befinden sich nach der Anmeldung am Angebotsassistenten immer auf der
Registerkarte Bekanntmachungen. Ihre Projekte finden Sie in dieser Übersicht, wenn
Sie für offene Verfahren Angebote abgeben wollen.
Werden Sie per E-Mail von Ihrer Vergabestelle zu beschränkten Verfahren eingeladen,
finden Sie Ihre Projekte bereits auf der Registerkarte Ihre Angebote.
Angebote für offene Verfahren erstellen
1
Geben Sie in die Adresszeile Ihres Browsers die Internetadresse für den
Angebotsassistenten der eVergabe ein.
2
Melden sich über das Anmelde-Fenster mit Ihren Benutzerdaten am System an.
Hinweis: Die Internetadresse für den Bieterzugang und die Benutzerdaten zur
Anmeldung erhalten Sie von Ihrer Vergabestelle.
3
Sie befinden sich nun in der Projektübersicht.
4
Markieren
Sie in der Übersicht auf dem Karteireiter Bekanntmachungen das
Projekt, für das Sie bieten möchten.
5
Klicken Sie auf den Menüpunkt Für Projekt bieten.
6
Der Angebotsassistent für das gewählte Projekt wird angezeigt.
Angebote für beschränkte Verfahren erstellen
1
Geben Sie in die Adresszeile Ihres Browsers die Internetadresse für den
Angebotsassistenten der eVergabe ein.
2
Melden sich über das Anmelde-Fenster mit Ihren Benutzerdaten am System an.
Hinweis: Die Internetadresse für den Bieterzugang und die Benutzerdaten zur
Anmeldung erhalten Sie von Ihrer Vergabestelle.
3
Klicken Sie in der Projektübersicht auf die Registerkarte Ihre Angebote.
4
Markieren
5
Klicken Sie auf den Menüpunkt Projekt bearbeiten.
Sie in der Übersicht das Projekt, für das Sie bieten möchten.
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Nebenangebote
Alternativ klicken Sie auf das Symbol
links neben der Ausschreibungsnummer
des gewählten Projekts um das Projekt zu bearbeiten.
6
Der Angebotsassistent für das gewählte Projekt wird angezeigt.
Nebenangebote
Neben den Hauptangeboten bietet Ihnen die Anwendung darüber hinaus die Möglichkeit,
Nebenangebote zu erstellen und abzugeben.
Folgende Möglichkeiten zum Anlegen von Nebenangeboten stehen zur Verfügung:
Nebenangebote als Kopie der Ausschreibung: Sie erstellen ein Nebenangebot als
Kopie des eigentlichen Projekts. Sie durchlaufen den üblichen Angebotsprozess und
bearbeiten u.a. das Leistungsverzeichnis entsprechend Ihrer Anforderungen für das
Nebenangebot.
Nebenangebote als Datei: Sie erstellen ein Nebenangebot als Datei. Sie bearbeiten
hierbei einen vereinfachten Prozess, bei dem der Focus auf das Einbinden einer
externen Datei liegt. Das bedeutet, Sie laden ein von Ihnen bearbeitetes Dokument,
welches die erforderlichen Angaben zum Nebenangebot enthält, als PDF oder WordDatei in die Anwendung.
Nebenangebote erstellen
Nebenangebote können nur erstellt werden, wenn es von der ausschreibenden Stelle
erlaubt wurde. Sie finden Projekte, für die Sie Nebenangebote erstellen dürfen,
ausschließlich in der Projektübersicht auf der Registerkarte Ihre Angebote.
Hinweis: Ein Projekt, welches sich auf der Registerkarte Bekanntmachungen
(offene Verfahren) befindet, muss mindestens einmal geöffnet worden sein, um
Nebenangebote erstellen zu können.
Sie sehen in der Projektübersicht in der Spalte Nebenangeb., ob Sie Nebenangebote
abgeben dürfen (gesetztes Häkchen).
1
Markieren
Sie in der Projektübersicht das Projekt bzw. Hauptangebot, für das Sie
ein Nebenangebot erstellen wollen.
2
Klicken Sie auf den Menüpunkt Optionen > Nebenangebot erstellen und bestätigen
Sie anschließend die Sicherheitsabfrage.
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eVergabe
Die Bearbeitung eines erstellten Angebots fortsetzen
3
Wählen Sie im nachfolgenden Popup-Fenster die Art des Nebenangebots aus. Das
Nebenangebot wird als neuer Eintrag mit dem Status Nebenangebot unbearbeitet
an erster Stelle in der Projektübersicht eingefügt.
 Nebenangebote als Kopie der Ausschreibung
 Sie bearbeiten das Nebenangebot genauso wie ein Hauptangebot, das heiß Sie
durchlaufen den gesamten Angebotsprozess mit Hilfe des Angebotsassistenten.
 Nebenangebote als Datei (z.B. PDF oder Word)
 Sie bearbeiten einen verkürzten Angebotsprozess und laden Ihr Nebenangebot
als Datei in die Anwendung.
Denken Sie daran, dass jedes Nebenangebot von rechtsgültig unterschrieben werden
muss. Sie können dazu die elektronische Signatur nutzen oder den Mantelbogen
ausdrucken, unterschreiben und an die Vergabestelle senden.
Hinweis: Im Kapitel Angebote bearbeiten erhalten Sie eine detaillierte Beschreibung
zu den einzelnen Arbeitsschritten des Angebotsprozesses.
Die Bearbeitung eines erstellten Angebots fortsetzen
Gegebenenfalls müssen Sie die Bearbeitung Ihres Angebots unterbrechen und zu einem
späteren Zeitpunkt fortsetzen. Sie können Ihre bisherigen Eingaben im
Angebotsassistenten immer über die entsprechende Schaltfläche in der Menüleiste
Speichern und anschließend den Assistenten über die Schaltfläche Home verlassen.
Möchten Sie die Bearbeitung zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufnehmen, finden Sie
die entsprechenden Angebote in der Projektübersicht immer auf der Registerkarte Ihre
Angebote. Es spielt hierbei keine Rolle ob es sich um Bekanntmachungen, also offene
Verfahren handelt.
Angebote ablegen
Um Ihre aktuellen Angebote übersichtlich zu halten, können Sie nicht benötigte Projekte
in eine Ablage verschieben. Angebote in der Ablage können wie gewohnt eingesehen
und bearbeitet werden.
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Angebote ablegen
Angebote in die Ablage verschieben
1
Markieren
Sie auf der Registerkarte Ihre Angebote das Angebot, das Sie in die
Ablage verschieben möchten.
2
Klicken Sie in der Menüzeile auf Optionen > In Ablage verschieben.
Das Angebot wird in die Übersicht der Registerkarte Ablage verschoben.
Angebote aus der Ablage verschieben
Ebenso können Angebote wieder aus der Ablage in die Projektübersicht verschoben
werden.
1
Markieren
Sie auf der Registerkarte Ablage das Angebot, das Sie zurück in die
Projektübersicht verschieben möchten.
2
Klicken Sie in der Menüzeile auf Optionen > Aus Ablage verschieben.
3
Das Angebot wird in die Übersicht der Registerkarte Ihre Angebote verschoben.
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eVergabe
Angebote bearbeiten
Bearbeiten Sie nun Ihr Angebot mit dem Angebotsassistenten. Sie füllen die
erforderlichen Formulare aus und geben Ihre Angebotspreise ein. Gewähren Sie ggf.
Rabatte und lesen Sie sich notwendige Anlagen Ihrer Vergabestelle durch (bzw. fügen
eigene Anlagen zum Angebot hinzu).
Nutzen Sie das Forum um mit Ihrer Vergabestelle zu kommunizieren. Sie können
während Ihrer Angebotsbearbeitung jederzeit Fragen an die Vergabestelle richten und bis
zur Angebotsabgabe auch deren Antworten abrufen. Antworten können sowohl privat an
Sie gerichtet, als auch für alle Bieter des Vergabeverfahrens öffentlich gemacht werden.
Nach dem Öffnen eines Projekts befinden Sie sich direkt im ersten Angebotsschritt des
Angebotsassistenten (Ausschreibende Stelle). Sie können wie folgt durch die
nachstehenden Schritte navigieren:
Klicken Sie in der Menüzeile auf Vor bzw. Zurück, um zum nächsten Angebotsschritt
bzw. zum vorhergehenden zu gelangen.
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eVergabe
Informationen zum Angebot
Klicken Sie im Hauptbereich der Seite links im Assistenten auf den Angebotsschritt,
den Sie bearbeiten möchten. Sollte der Assistent nicht angezeigt werden, klicken Sie
zunächst in der Menüzeile auf Assistent einblenden .
Abb.: Der erste Angebotsschritt eines Projekts im Angebotsassistenten
Hinweis: Beim Wechseln auf einen anderen Angebotsschritt werden Eingaben und
Änderungen automatisch gespeichert.
Informationen zum Angebot
Sie befinden sich zu Beginn der Angebotsbearbeitung im ersten Angebotsschritt
Ausschreibende Stelle. Hier erhalten Sie Informationen über Ihre Vergabestelle sowie
für Sie relevante Termine bzgl. der Angebotsabgabe.
Im zweiten Angebotsschritt Aufforderung zur Angebotsabgabe können Sie allgemeine
Informationen zum Vergabeverfahren einsehen. Dies beinhaltet einen groben Überblick
zum Verfahren, für Sie wichtige Termine zur Angebotsabgabe sowie die notwendigen
Kontaktdaten.
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Seite 17
Handbuch für Bieter
eVergabe
Informationen zum Angebot
Anlagen einsehen bzw. hinzufügen
Für das Vergabeverfahren können notwendige Anlagen von der Vergabestelle
hinzugefügt worden sein. Anlagen können z.B. Zeichnungen, Pläne oder sonstige
erläuternde Unterlagen zum Vergabeverfahren sein.
1
Öffnen Sie die Dateien, in dem Sie jeweils auf das PDF-Symbol in der Spalte Anlage
klicken.
2
Markieren
Sie das Kontrollkästchen in der Spalte Kenntnisnahme um zu
bestätigen, dass Sie den Inhalt der Anlagen gelesen haben.
Sind die Eingaben gespeichert, wird neben den Anlagen angezeigt, wer die Anlagen zu
welchem Zeitpunkt geöffnet hat und wer zu welchem Zeitpunkt die Einsicht der
Dokumente bestätigt hat.
Abb.: Dokumente im Bereich Anlagen einsehen
Eigene Anlagen hinzufügen
Neben dem Abrufen von Anlagen von der Vergabestelle können Sie selbst auch Dateien
zu Ihrem Angebot hinzufügen. Im unteren Bereich der Seite steht Ihnen ein UploadManager zur Verfügung.
1
Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen und wählen Sie die Dateien aus, die
Sie hinzufügen möchten.
2
Klicken Sie auf die Schaltfläche Hochladen um die Dateien hinzuzufügen.
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Handbuch für Bieter
eVergabe
Formulare bearbeiten
3
Ihre Anlagen werden in einer Tabelle aufgelistet. Sie können die Anlagen löschen, in
dem Sie auf das Symbol
vor dem Dateinamen klicken.
Formulare bearbeiten
Im Angebotsschritt Vertragsbedingungen/Formulare finden Sie die für das
Vergabeverfahren relevanten Vertragsbedingungen.
Die Unterlagen sind in der Gliederung durch verschiedenfarbige (PDF-) Symbole
gekennzeichnet. Blau gekennzeichnete Symbole stehen für rein informative Texte, das
heißt in diesen Formularen gibt es keine Eingabefelder und sind keine Eingaben
erforderlich.
Eingabeformulare sind rot mit Ausrufungszeichen gekennzeichnet. In diesen Formularen
gibt es Felder zum ausfüllen. Je nach Anforderung von der Vergabestelle können auch
Pflichtfelder enthalten sein, die Sie ausfüllen müssen.
Zum Bearbeiten der Formulare gehen Sie wie folgt vor:
1
Wählen Sie im linken Bereich der Seite das gewünschte Dokument aus der
Gliederung aus, in dem Sie auf dessen Titel klicken.
Im rechten Fenster erhalten Sie Detailinformationen zum Dokument, wie z.B. den
Status zum Bearbeitungsstand der Formulare.
2
Zum Öffnen des Dokuments klicken Sie im rechten Fenster auf den Dokumenttitel.
3
Füllen Sie die Formularfelder aus, falls erforderlich.
4
Klicken Sie auf Dokument speichern, rechts oben im Formular (rotes Feld). Sie
gelangen anschließend wieder zurück auf die Seite der Verdingungsunterlagen.
Hinweis: Verwenden Sie immer die Speichern-Funktion innerhalb des Formulars
um den Vorgang abzuschließen. Die Speichern-Funktion Ihres Dokument-Readers
(z.B. Adobe Acrobat Reader) führt dazu, dass Sie das Dokument auf Ihrem PC
speichern. Die Formulardaten werden hierbei aber nicht in den
Angebotsassistenten übertragen!
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Überblick zum Thema Angebotspreise
Status eines Formulars
Um den Bearbeitungsstand Ihrer Formulare im Überblick zu behalten, steht Ihnen in der
Menüzeile die Funktion Aktualisieren zur Verfügung. Klicken Sie auf die Schaltfläche um
sich den aktuellen Status zu den Formularen anzeigen zu lassen. Der Status wird in
einem Feld rechts oben im Detailfenster der Formulare angezeigt.
Abb.: Bearbeitungsstand der Formulare aktualisieren
Überblick zum Thema Angebotspreise
In diesem Bereich geht es konkret um Ihre Angebotspreise für die erforderlichen Produkt/Leistungspositionen.
Im Einzelnen heißt das:
Sie wählen -falls erforderlich- zunächst die gewünschten Lose aus, für die Sie bieten
möchten (Angebotsschritt Losauswahl).
Sie bearbeiten das Leistungsverzeichnis, das heißt erfassen Ihre Angebotspreise
(Angebotsschritt Produkte/Leistungen). Dafür gibt es folgende Möglichkeiten:
 Sie erfassen Preise für einzelne Produkt-/Leistungspositionen.
 Sie bearbeiten GAEB-Leistungsverzeichnisse (bspw. bei Bauausschreibungen).
Leistungsverzeichnisse können komplett über das GAEB Austauschformat
exportiert und mit einer externen Software wie z.B. ORCA oder California
bearbeitet werden. Anschließend können Sie Ihre Angebotspreise wieder in die
Anwendung importieren.
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Lose auswählen
 Sie bearbeiten Leistungsverzeichnisse in Microsoft Excel. Sie exportieren eine
Datei zur Bearbeitung nach Excel und importieren diese mit den Angebotspreisen
wieder in die Anwendung.
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Preisnachlässe auf Ihre Preise zu
vergeben.(Angebotsschritt Rabatt)
Lose auswählen
Die Losauswahl steht in Abhängigkeit mit der Bearbeitung der Leistungsverzeichnisse.
Wählen Sie aus, für welche Lose Sie bieten möchten. Gibt es im gewählten
Vergabeverfahren keine Lose, müssen Sie das komplette Leistungsverzeichnis
bearbeiten. Die Losauswahl ist dann bereits vorbelegt.
1
Klicken Sie auf den Angebotsschritt Losauswahl.
2
Wählen Sie in der Gliederung die Lose aus, für die Sie Angebote abgeben wollen. Sie
haben hierbei folgende Möglichkeiten:
 Wählen Sie Ihre Lose durch Markieren
des Kontrollkästchen neben dem
jeweiligen Los. Auf gleichem Weg wählen Sie gewählte Lose wieder ab.
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eVergabe
Leistungsverzeichnis bearbeiten
 Klicken Sie auf die Schaltfläche Alle Lose auswählen, um alle Lose auf einmal
zu markieren. Über die Schaltfläche Alle Lose abwählen können die
Markierungen ebenso wieder gelöscht werden.
Abb.: Lose auswählen
3
Navigieren Sie nach Ihrer Losauswahl zum Angebotsschritt Produkte/Leistungen.
Leistungsverzeichnis bearbeiten
Bearbeiten Sie nach der Losauswahl im Angebotsschritt Produkte/Leistungen das
Leistungsverzeichnis.
Im linken Fenster sind die Lose mit den dazugehörigen Produktpositionen in einer
Baumstruktur dargestellt. Rechts befindet sich der Bearbeitungsbereich zum jeweiligen
Produkt.
Einzelne Positionen können Sie folgendermaßen auswählen:
Wählen Sie in der Struktur im linken Fenster die gewünschten Positionen bzw. die
Gruppe durch Klicken auf den Titel aus. Rechts wird der Bearbeitungsbereich mit den
jeweiligen Einzelpositionen angezeigt.
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eVergabe
Leistungsverzeichnis bearbeiten
Wählen Sie links eine Gruppe aus. Im rechten Fenster werden alle Positionen der
Gruppe aufgelistet. Über die Tab-Taste auf Ihrer Tastatur können Sie bequem durch
die Positionen springen um diese auszuwählen.
Abb.: Produkte und Leistungen im Leistungsverzeichnis
Folgende Bearbeitungsmöglichkeiten stehen Ihnen in diesem Arbeitsschritt zur
Verfügung:
Preise für die Produkt-/Leistungspositionen eintragen
Mehrwertsteuersatz bearbeiten, für Einzelpositionen oder für alle Positionen
Produkteigenschaften eintragen
Leistungsverzeichnisse nach Excel oder nach GAEB exportieren und importieren
Vermerke zu Leistungsverzeichnissen hinterlegen
Preise für Positionen eingeben
1
Klicken Sie in der Baumstruktur auf den Namen der Gruppe (Los), für dessen
Positionen Sie Preise eintragen möchten. Alternativ können Sie auch einzelne
Positionen direkt in der Struktur auswählen.
Die Positionen bzw. deren Arbeitsbereich werden im rechten Fenster angezeigt.
2
Tragen Sie für jede Position den Preis in das Eingabefeld in der Spalte EP o. USt ein.
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Leistungsverzeichnis bearbeiten
Hinweis: Falls Sie im Leistungsverzeichnis keine Preise eingeben können, hat die
Vergabestelle eine Onlinebearbeitung ausgeschlossen!
Je nach Anzahl der Produkte, wird automatisch der errechnete Gesamtpreis in der
Spalte GP o. USt. angezeigt.
3
Korrigieren Sie ggf. den MwSt.-Satz.
Bei VOL-Verfahren kann dieser sowohl pro Position als auch einmal für das gesamte
Verzeichnis geändert werden. Bei VOB-Verfahren kann der Mehrwertsteuersatz nur
für das gesamte Leistungsverzeichnis verändert werden (siehe Abschnitt MwSt.-Satz
für alle Positionen setzen).
Abb.: Preis für eine Position mit Mehrwertsteuer
4
Speichern Sie Ihre Eingaben oder springen Sie zur nächsten Position.
Hinweis: Über den Menüpunkt Nächste Eingabe können Sie überprüfen, ob Sie
alle erforderlichen Felder im Leistungsverzeichnis ausgefüllt haben. Es wird immer
zur nächsten Position navigiert, in der Eingaben erforderlich sind.
MwSt.-Satz für alle Positionen setzen
Falls für alle Positionen derselbe MwSt.-Satz gelten soll, können Sie dies über eine
Funktion konfigurieren. Wählen Sie dazu in der Menüzeile Bearbeiten > MwSt.-Satz und
tragen Sie in das Popup-Fenster den gewünschten MwSt.-Satz ein.
Der erfasste MwSt.-Satz wird bei allen Positionen im Feld MwSt. in % eingetragen.
Bereits eingetragene MwSt.-Sätze einzelner Positionen werden dabei überschrieben.
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Handbuch für Bieter
eVergabe
Leistungsverzeichnis bearbeiten
Produkteigenschaften
Die Vergabestelle kann die aufgeführten Produkte mit zusätzlichen Spezifikationen
versehen haben. Diese Informationen werden im Bearbeitungsbereich der jeweiligen
Position unter Eigenschaften aufgeführt.
Sofern Eingaben erforderlich sind, tragen Sie die nötigen Angaben in die dafür
vorgesehenen Felder ein. Eigenschaften, die als Pflichtfeld gekennzeichnet sind,
müssen zur Abgabe des Angebots ausgefüllt werden.
Abb.: Produkt mit erforderlicher Spezifikation
Leistungsverzeichnisse ex- und importieren
Neben der Preiseingabe bei Einzelpositionen, können Leistungsverzeichnisse auch zur
Bearbeitung nach Microsoft Excel oder in ein GAEB-Bearbeitungsprogramm exportiert
werden.
Leistungsverzeichnisse nach Excel exportieren und importieren
Der Export nach Excel kann sinnvoll sein, um umfangreichere Leistungsverzeichnisse
offline (ohne aktive Verbindung zum Internet) zu bearbeiten. Die auf diese Weise
erstellten und ggf. abgestimmten Inhalte können Sie dann über die Import-Funktion in Ihr
Angebot einlesen.
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Handbuch für Bieter
eVergabe
Leistungsverzeichnis bearbeiten
Excel-Leistungsverzeichnisse exportieren und importieren Sie wie folgt:
1
Klicken Sie auf den Angebotsschritt Produkte/Leistungen.
2
Klicken Sie in der Menüzeile auf Bearbeiten > Excel Export bzw. Excel Import.
3
Speichern Sie die Excel-Datei auf Ihrem PC ab bzw. laden Sie die bearbeitete ExcelDatei in die Anwendung hoch.
Hinweis: Detaillierte Erläuterungen zum Aufbau des Excel-Leistungsverzeichnisses
finden Sie im Leitfaden Leistungsverzeichnis - Excel.
GAEB Leistungsverzeichnisse
Die Anwendung ermöglicht eine externe Bearbeitung von Leistungsverzeichnissen in
GAEB-Programmen. Das heißt, Sie können das Leistungsverzeichnis als GAEB-Datei
(D83 oder D84) aus Ihrem Projekt exportieren, um es mit einer dafür vorgesehenen AVASoftware zu bearbeiten. Anschließend laden Sie eine GAEB D84-Datei mit
Angebotspreisen wieder in die Anwendung.
Sie können aber auch die Preise direkt im Angebotsassistenten in die Positionen
eingeben, sofern die Vergabestelle eine Online-Bearbeitung zulässt.
GAEB D83/84-Dateien exportieren
Der Angebotsassistent bietet Ihnen die Möglichkeit Produkte und Leistungen in
verschiedenen Dateiformaten nach GAEB zu exportieren. Zum einen als D83-Datei, bei
der das Leistungsverzeichnis noch völlig ohne Preise nach GAEB exportiert wird. Sie
spielen das leere Verzeichnis in eine AVA-Software Ihrer Wahl ein und bearbeiten es
dann.
Zum anderen als D84-Angebotsdatei, wenn Sie bereits Preise ins Leistungsverzeichnis
über den Online-Viewer des Angebotsassistenten eingegeben haben. Sie können den
„Zwischenstand" des Leistungsverzeichnisses nach GAEB exportieren und ebenfalls in
einem AVA-Programm Ihrer Wahl weiterbearbeiten.
1
Klicken Sie auf den Angebotsschritt Produkte/Leistungen.
2
Wählen Sie ggf. die Lose aus, deren Positionen Sie nach GAEB exportieren wollen.
3
Klicken Sie in der Menüzeile auf Bearbeiten > GAEB Export.
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Handbuch für Bieter
eVergabe
Leistungsverzeichnis bearbeiten
4
Speichern Sie die GAEB-Datei in der gewünschten Dateiart (als D83 oder D84) auf
Ihrer Festplatte/Netzlaufwerk.
Abb.: Leistungsverzeichnis nach GAEB exportieren
GAEB D84-Datei importieren
1
Klicken Sie in der Menüzeile auf Bearbeiten > GAEB D84 Import.
2
Wählen Sie über die Schaltfläche Durchsuchen die gewünschte D84-Datei von Ihrer
Festplatte/Netzlaufwerk aus und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche
Hochladen.
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Handbuch für Bieter
eVergabe
Rabatte vergeben
Hinweis: Bearbeiten Sie die MwSt.-Sätze in Ihrem GAEB-Bearbeitungsprogramm.
Der MwSt.-Satz kann nach dem importieren einer GAEB-Datei online nicht mehr
bearbeitet werden!
Abb.: GAEB-Leistungsverzeichnis importieren
Vermerke hinterlegen
Zu den Losen im Leistungsverzeichnis können bei Bedarf Vermerke erfasst werden. Die
Lose sind hinter ihrem Titel mit der Bezeichnung [Vermerk] gekennzeichnet. Zu einzelnen
Positionen lassen sich keine Notizen hinterlegen.
1
Klicken Sie in Ihrem Leistungsverzeichnis auf das Los, für das Sie eine Notiz
hinterlegen möchten.
2
Klicken Sie in der Menüzeile auf Bearbeiten > Vermerk.
3
Tragen Sie Ihren Vermerk in das Textfeld ein und speichern Sie die Eingabe. Sie
werden automatisch wieder zum Leistungsverzeichnis zurückgeleitet.
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Handbuch für Bieter
eVergabe
Rabatte vergeben
Rabatte vergeben
Auf Ihre Angebotspreise können Sie Abschläge bzw. Aufschläge geben. Diese können
sowohl für das gesamte Leistungsverzeichnis als auch auf einzelne Lose vergeben
werden.
Auf Einzelpositionen in Losen können keine Rabatte gegeben werden, es sei denn das
Vergabeverfahren beinhaltet ein sogenanntes Auf- bzw. Abgebotsverfahren (siehe auch
Abschnitt Auf-/Abgebotsverfahren).
Rabatte werden in Prozent angegeben und können einen Wert von 0-100 enthalten.
Ab- bzw. Zuschläge vergeben Sie wie folgt:
1
Klicken Sie auf den Angebotsschritt Rabatt.
Hinweis: Beachten Sie, dass Rabatteingaben nur bearbeitet werden können, wenn
Sie vorab Lose gewählt und dazu entsprechend Angebotspreise eingegeben
haben.
2
Tragen Sie entweder für das gesamte Leistungsverzeichnis oder für das gewünschte
Los in der Spalte Ab- bzw. Aufschlag in % einen Wert ein. Wählen Sie durch
Klicken in das Plus/Minus-Feld aus, ob Sie einen Abschlag oder Zuschlag geben
möchten.
3
Klicken Sie abschließend auf den Menüpunkt Speichern oder navigieren Sie zum
gewünschten Angebotsschritt.
Der rabattierte Gesamtpreis wird nach dem Speichern links oben im Statusfenster,
angezeigt.
Abb.: Rabatt (Abschlag) auf Lose geben
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Handbuch für Bieter
eVergabe
Kriterienkatalog bearbeiten
Sonderfunktion Ab-/Zuschläge verrechnen
Die Anwendung erlaubt, dass Sie Rabatte auf Ihre Preise vergeben, die für die
Vergabestelle nicht sichtbar sind. Durch die Funktion Ab- bzw. Zuschlag verrechnen
wird der von Ihnen gegebene Rabatt direkt mit den Einzelpreis verrechnet.
Klicken Sie in der Menüzeile auf Ab- bzw. Zuschlag verrechnen, nachdem Sie alle Aboder Zuschläge erfasst haben.
Die Rabatte werden mit den Preisen direkt verrechnet ohne dass Ihr angegebener Rabatt
(über das Statusfenster) sichtbar wird ist.
Hinweis: Das Verrechnen des Ab- oder des Zuschlags ist endgültig und wirkt sich
direkt auf Ihren Angebotspreis aus. Die Ab- bzw. Zuschlagsverrechnung kann nicht
wieder rückgängig gemacht werden.
Rabatte und GAEB-Leistungsverzeichnisse
Bei Leistungsverzeichnissen im GAEB-Format ist die Rabattvergabe über eVergabe nicht
möglich, die Felder zur Rabatteingabe sind ausgegraut. Ebenso können keine
Rabattverrechnungen auf Preise durchgeführt werden.
Bearbeiten Sie mögliche Preisnachlässe in Ihrem GAEB-Bearbeitungsprogramm bevor
Sie die Datei in die Anwendung hochladen.
Auf-/Abgebotsverfahren
Nehmen Sie an einem Vergabeverfahren mit Auf- bzw. Abgebotsverfahren teil (z.B.
Ausschreibung für Bücher), gibt es zwei Möglichkeiten der Rabattvergabe auf
Angebotspreise. Es wird dabei unterschieden zwischen Auf- bzw. Abgebotsverfahren
und Auf- bzw. Abgebotsverfahren nur für Lose.
Bei dem Auf- bzw. Abgebotsverfahren geben Sie Ihre Rabatte direkt zu Ihren Preisen
im Arbeitsschritt Produkte/Leistungen ein. Das heißt, bei diesem Verfahren kann Rabatt
auf einzelne Positionen gegeben werden.
Bei Auf- bzw. Abgebotsverfahren nur für Lose können Sie nur Ab- oder Zuschläge auf
Lose vergeben. Die Eingaben werden im Arbeitsschritt Rabatt vorgenommen.
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Handbuch für Bieter
eVergabe
Kriterienkatalog bearbeiten
Kriterienkatalog bearbeiten
Im Angebotsschritt Kriterienkatalog müssen Sie die von der ausschreibenden Stelle
gestellten Fragen beantworten. Dabei werden zwei unterschiedliche
Bewertungsstrategien herangezogen, deren Ergebnis Einfluss auf die Gesamtbewertung
Ihres Angebots hat.
Die Fragen beziehen sich zum einen allgemein auf Ihre Eignung als Lieferant. Stuft Sie
die Vergabestelle anhand der definierten Eignungskriterien als ungeeignet ein, wird Ihr
Angebot nicht berücksichtigt.
Zum anderen wird über Zuschlagskriterien Ihre Leistung bewertet und dem
Angebotspreis gegenübergestellt. Dies führt zu der Gesamtbewertung Ihres Angebots.
Aufbau des Fragenkatalogs
Die Fragen sind in der Regel in Gruppen zusammengefasst. Generell bestehen immer
die Gruppen Eignungskriterien und Zuschlagskriterien. Die Vergabestelle kann unter
diese Hauptgruppen weitere, untergeordnete Gruppen mit Kriterien (Fragen) erstellen.
Die Fragen in der Gruppe Zuschlagskriterien hängen zusammen mit den Losen des
Leistungsverzeichnisses. Je nach dem welche Lose Sie vorab ausgewählt haben,
werden Ihnen auch nur die dazugehörigen Fragen bei den Zuschlagskriterien angezeigt.
Bei der Erstellung des Fragenkatalogs verwendet die Vergabestelle bestimmte
Fragetypen, die für die Berücksichtigung eines Angebots bedeutend sind:
Fragen, bei denen es keine Verpflichtung zur Beantwortung gibt und lediglich die
Gewichtung ausschlaggebend ist.
Pflichtfragen, ohne deren Beantwortung Sie das Angebot nicht abgeben können.
KO-Fragen, deren Beantwortung mit Nein zum automatischen Ausschluss Ihres
Angebots führt.
Die Vergabestelle kann für alle (außer KO-Fragen) Fragen eine Gewichtung festgelegen,
mit der die Frage in Ihre Beurteilung eingeht. Je höher die Gewichtung, desto
bedeutender das Kriterium.
Hinweis: Beantworten Sie nicht alle Fragen, kann dies zu einer schlechteren
Beurteilung Ihrer Leistung bzw. Ihres Angebots führen.
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Handbuch für Bieter
eVergabe
Forum für Fragen und Antworten nutzen
Fragen beantworten
1
Klicken Sie in Ihrem Projekt auf den Angebotsschritt Kriterienkatalog.
2
Klicken Sie links in der Baumstruktur auf den Namen der Gruppe, deren Fragen Sie
beantworten möchten.
Die Fragen der Gruppe werden im rechten Fenster angezeigt.
3
Beantworten Sie die Fragen. Je nachdem welche Bausteine die Vergabestelle für die
Fragen gewählt hat, können Ihnen folgende Antworttypen vorliegen:
 Eingabefelder: Antworten als ein- oder mehrzeilige Texte sowie als Zahlen.
 Antwort aus einer Auswahlliste auswählen.
 Frage über eine entsprechende Option beantworten. Es kann immer nur eine
Option gewählt werden.
 Frage durch Markieren
der entsprechenden Kontrollkästchen beantworten. Es
können mehrere Kontrollkästchen ausgewählt werden.
4
Klicken Sie abschließend auf den Menüpunkt Speichern.
Hinweis: Über den Menüpunkt Nächste Pflichtfrage können Sie durch sämtliche
Muss-Fragen navigieren. So vermeiden Sie, dass versehentlich Fragen
ausgelassen werden, die beantwortet werden müssen.
Abb.: Kriterienkatalog mit Fragen
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Handbuch für Bieter
eVergabe
Forum für Fragen und Antworten nutzen
Forum für Fragen und Antworten nutzen
Das Fragen- und Antwortforum bietet den Anwendern der eVergabe die Möglichkeit,
nach Veröffentlichung eines Vergabeverfahrens miteinander zu kommunizieren. Stellen
Bieter während Ihrer Angebotserstellung Fragen, erhält der Projektverantwortliche eine
Benachrichtigung per E-Mail. Solange die Fragen nicht beantwortet wurden, sind Sie nur
für den Bieter und die Vergabestelle sichtbar. Sobald der Verantwortliche die Fragen
beantwortet hat, erhalten die Bieter automatisch eine Benachrichtigung per E-Mail.
Hinweis: Bieter können das Fragen- und Antwortenforum nur nutzen, wenn die
Vergabestelle das Forum bei der Erstellung des Vergabeprojekts aktiviert hat.
Private und öffentliche Antworten auf Bieterfragen
Zu unterscheiden sind private und öffentliche Antworten auf Fragen von Bietern. Bei
privaten Antworten werden nur Sie als Fragesteller, per E-Mail benachrichtigt. Die
Antworten befinden sich außerdem in der Übersicht des Fragen- und Antwortenforums
Ihres Angebots.
Bei öffentlichen Antworten werden alle beteiligten Bieter per E-Mail benachrichtigt. Die
Antworten befinden sich neben der Übersicht im Fragen- und Antwortenforum auch in
einem öffentlichen Forumsbereich des Angebotsassistenten. Die hier gelisteten
Antworten sind für alle am Vergabeverfahren beteiligten Bieter sichtbar.
Abb.: Fragen und Antworten in der Forum-Übersicht
Fragen in das Forum einstellen
Sie erreichen das Fragen- und Antwortenforum in jedem Angebotsschritt des
Angebotsassistenten. Im Forum werden alle gesendeten (und noch nicht gesendeten)
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Handbuch für Bieter
eVergabe
Forum für Fragen und Antworten nutzen
und von der Vergabestelle beantworteten Fragen aufgelistet. Sie sehen u.a. auf einen
Blick, welchen Status Ihre Fragen haben.
Erstellen und bearbeiten Sie Fragen wie folgt:
1
Klicken Sie im betreffenden Angebotsschritt in der Menüzeile auf Fragen- und
Antwortforum und dann in der Forum-Übersicht auf den Menüpunkt Neu.
2
Tragen Sie im Bearbeitungsmodus zunächst eine aussagekräftige Information in das
Feld Betreff ein (Pflichtfeld). Wählen Sie ggf. eine passende Kategorie im
Auswahlfeld Kategorie aus.
3
Erstellen Sie Ihre Frage im Editor. Der Text kann im Editor ähnlich wie in Word (MS
Office Paket) formatiert werden.
4
Speichern Sie die Frage, falls Sie diese noch nicht versenden möchten.
5
Klicken Sie auf den Menüpunkt Nachricht senden, wenn die Nachricht gesendet
werden soll.
Abb.: Bearbeitungsmodus zur Erstellung einer Frage
6
Um zur Forum-Übersicht zurückzukehren, klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück.
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Handbuch für Bieter
eVergabe
Forum für Fragen und Antworten nutzen
Fragen bearbeiten
Solange Sie gespeicherte Fragen noch nicht versendet haben, können Sie diese immer
bearbeiten bzw. auch löschen. Noch nicht gesendete Nachrichten erkennen Sie in der
Nachrichtenübersicht am Bearbeiten-Symbol
.
Klicken Sie entweder auf das Bearbeiten-Symbol der entsprechenden Frage oder
markieren
Sie diese und klicken in der Menüzeile auf Bearbeiten. Die Bearbeitung
kann nun fortgesetzt oder die Frage versendet werden.
Hinweis: Beachten Sie, dass es für Fragen an die Vergabestelle ein Frist gibt. Das
Senden von Fragen ist nach Ablauf der Frist nicht mehr möglich!
Antworten im Forum lesen
Fragen von Bietern werden von der Vergabestelle öffentlich beantwortet. Die Antworten
sind im Forum für alle Bieter, die ein Angebot erstellen, sichtbar. Im Angebotsschritt
Öffentliche Antworten aus dem Forum des Angebotsassistenten sind die
entsprechenden Antworten aufgeführt.
Die Fragen mit den Antworten werden als PDF-Dokument zur Verfügung gestellt. Der
Empfang bzw. das Lesen der Dokumente muss vom Bieter durch Markieren
eines
Kontrollkästchen bestätigt werden.
Die öffentlichen Antworten stehen jedem Bieter ebenfalls in der Übersicht seines Fragenund Antwortenforums zur Verfügung.
Abb.: Öffentliche Antworten im Forum
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Handbuch für Bieter
eVergabe
Forum für Fragen und Antworten nutzen
Natürlich können Fragen auch nichtöffentlich beantwortet werden, wenn diese nicht für
die Öffentlichkeit bestimmt sind. In diesem Fall erhalten nur Sie eine Benachrichtigung
per E-Mail und können die Antwort ebenso in der Forum-Übersicht Ihres Angebots lesen.
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Handbuch für Bieter
eVergabe
Angebote abgeben
eVergabe ermöglicht Bietern die elektronische Angebotsabgabe. Bei der Abgabe über
den Angebotsassistenten wird das Angebot automatisch verschlüsselt. Ebenso wie bei
Angeboten in Papierform, ist das elektronische Angebot nur mit einer rechtsverbindlichen
Unterschrift rechtsgültig.
Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie Ihr Angebot elektronisch abgeben und welche
Möglichkeiten zur rechtsverbindlichen Signatur sie haben.
Angebote elektronisch abgeben
Sie haben alle Angebotsschritte im Angebotsassistenten bearbeitet und möchten das
Angebot jetzt auf elektronischem Weg abgeben.
1
Klicken Sie in Ihrem Projekt auf den Angebotsschritt Angebot abgeben.
2
Tragen Sie Ihren Benutzernamen in das Feld Angebotsersteller(in): und ggf. eine
Bemerkung in das Textfeld ein.
3
Zum Abgeben des Angebots klicken Sie in der Menüzeile auf Angebot abgeben.
Hinweis: Falls Sie im Verlauf der Angebotserstellung nicht alle Schritte, in denen
Pflichtangaben erforderlich sind, abgeschlossen haben, werden Sie an dieser Stelle
darauf hingewiesen. Die Angebotsabgabe ist nicht möglich, wenn nicht alle
Pflichtangaben erfolgt sind!
Angebote signieren
Nach erfolgreicher Angebotsabgabe wird der Angebotsschritt Angebot freigegeben. In
diesem Bereich signieren Sie Ihr Angebot.
eVergabe bietet dazu folgende Möglichkeiten an:
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Handbuch für Bieter
eVergabe
Angebote signieren
Elektronische Signatur: Die elektronische Signatur erfolgt über eine in der
Anwendung integrierte Signaturprüfsoftware sowie einer Signaturkarte und einem
Lesegerät.
Alternativ kann das Angebot mit einer Signatursoftware Ihrer Wahl -außerhalb der
eVergabe- elektronisch signiert werden.
Mantelbogenverfahren: Es wird lediglich der Mantelbogen mit dem Hashwert des
Angebotes ausgedruckt und unterschrieben per Post an die Vergabestelle geschickt.
Abb.: Elektronisch abgegebene Angebote signieren
Elektronisch mittels Signatursoftware signieren
eVergabe verfügt über eine integrierte Signierkomponente, die das Unterzeichnen von
Dokumenten mittels elektronischer Signatur ermöglicht. Sie ersetzt die handschriftliche
Unterschrift. Die Signatursoftware SecSigner® des Anbieters SecCommerce ist
zertifiziert und bestätigt durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik
(BSI). Sie erzeugt qualifizierte elektronische Signaturen und ermöglicht damit
rechtsverbindliche Vertragsabschlüsse (Ein Abdruck des Zertifikats finden Sie im
Unterkapitel Elektronische Signatur in eVergabe des letzten Kapitels im Dokument).
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Handbuch für Bieter
eVergabe
Angebote signieren
Um Angebote rechtskonform signieren zu können, muss der Anwender über eine
Signaturkarte und ein Kartenlesegerät verfügen.
Hinweis: Die qualifizierte elektronische Signatur ist der persönlichen, manuellen
Unterschrift gesetzlich gleichgestellt und garantiert somit die Rechtsverbindlichkeit
der unterzeichneten Willenserklärung.
Informationen zur elektronischen Signatur
Die Signierkomponente unterstützt eine Vielzahl marktgängiger Signaturkarten und
Kartenleser. Auf der Homepage des Anbieters www.seccommerce.de können Sie sich
über unterstützte Hardware sowie über die Signiersoftware SecSigner® informieren.
Übersichten über Anbieter für Signaturkarten sowie Lesegeräte finden Sie u.a. auch auf
der Homepage der www.bundesnetzagentur.de unter der Rubrik Sachgebiete >
qualifizierte elektronische Signatur.
Auf beiden Seiten finden Sie außerdem umfangreiche Informationen (z.B. über Tutorials)
und Rechtsgrundlagen rund um das Thema elektronische Signatur.
Angebot elektronisch mit SecSigner® signieren
1
Klicken Sie in Ihrem Angebot auf den Arbeitsschritt Angebot.
2
Klicken Sie auf das Symbol
3
Stellen Sie sicher, dass Ihr Kartenlesegerät mit Ihrem PC verbunden ist und halten
Sie Ihre Signaturkarte bereit bzw. schieben Sie die Karte in das Lesegerät.
4
Bestätigen Sie die Sicherheitshinweise mit Ja, damit auf Ihre Signaturkarte
zugegriffen werden kann.
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, um die Signierkomponente SecSigner® aufzurufen.
Seite 39
Handbuch für Bieter
eVergabe
Angebote signieren
5
Die Anwendung SecSigner® öffnet sich, mit der Sie Schritt für Schritt durch den
Signaturprozess geführt werden. Prüfen Sie das Angebot über den
Dokumentbetrachter und geben Sie Ihre persönliche PIN ein, damit die Signatur
rechtsgültig wird.
Abb.: Startfenster der Signiersoftware SecSigner®
Hinweis: Eine Anleitung zur SecSigner-Software finden Sie auf der Webseite von
SecCommerce
(https://www.seccommerce.de/de/produkte/webcontrust/secsigner/secsigner_downl
oad.html).
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Handbuch für Bieter
eVergabe
Angebote signieren
Nach Abschluss des Signierprozesses ist das Angebot vollständig und wird
rechtsverbindlich unterzeichnet auf der Plattform hinterlegt. Zusätzlich erhalten Sie eine
Quittung zum signierten Angebot.
Abb.: Das signierte Angebot mit Quittung (Symbole mit Siegel)
Die Angebotsdatei außerhalb von eVergabe signieren
Sie können natürlich auch einen anderen Anbieter zum elektronischen Signieren nutzen.
Falls Sie Ihr Angebot nicht über die integrierte Signaturkomponente in der Anwendung
unterzeichnen möchten, können Sie sich das Dokument im PDF-Format aus eVergabe
herunterladen.
1
Klicken Sie zum herunterladen der Angebotsdatei auf das Symbol
Angebot als
PDF-Datei für Ihre Unterlagen und speichern Sie das Dokument auf Ihrem PC ab.
2
Signieren Sie das Angebot mit Ihren vorhandenen Signaturkomponenten. Nach
erfolgter Signatur wird die Angebotsdatei wieder in die Anwendung geladen.
3
Klicken Sie im mittleren Bereich der Ansicht auf die Schaltfläche Durchsuchen… und
wählen Sie die signierte Angebotsdatei im entsprechenden Dateiformat (*.pk7,
*.pkcs7, *.p7m) von Ihrem PC aus.
4
Klicken Sie auf die Schaltflächen Hochladen. Ihre Signatur wird auf Gültigkeit hin
überprüft.
Nach erfolgreicher Prüfung der elektronischen Signatur gilt das Angebot als
vollständig und rechtsverbindlich und wird auf der Plattform hinterlegt.
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Handbuch für Bieter
eVergabe
Angebote signieren
Handschriftlich signieren mit Mantelbogenverfahren
Die Vergabesoftware unterstützt die Angebotsabgabe bzw. Rücknahme von Angeboten
mittels Mantelbogen. Der Prozess ist dabei identisch zum Verfahren mit digitaler
Signatur, jedoch wird bei der Angebotsabgabe bzw. Rücknahme ein Hashwert über das
Angebotsdokument bzw. das Angebotsrücknahme-Dokument gebildet und auf dem
Mantelbogen festgehalten. Dabei wird eine PDF-Gesamtdarstellung seines Angebots
generiert. Zusätzlich wird ein PDF-Mantelbogen erstellt, der zur eindeutigen Zuordnung
zum Angebot einen SHA1-Hashwert des Angebots enthält, sowie weitere eindeutige
Zuordnungsdaten (Vergabenummer, Angebotsnummer, Datum, Projektbezeichnung,
Bieterfirma etc.).
Der Bieter muss diesen Mantelbogen ausdrucken, die Übereinstimmung mit seinem
Angebot prüfen und handschriftlich signiert an die Vergabestelle übersenden. Hier wird
durch die mit dem Hashwert eindeutig feststellbare Zuordnung dann im Rahmen der
Öffnung die Rechtsverbindlichkeit der Unterschrift geprüft. Das Mantelbogenverfahren ist
vergleichbar mit dem ELSTER-Verfahren zur elektronischen Abgabe von
Steuererklärungen.
Abb.: Angebot über Mantelbogen signieren
Mantelbogenverfahren
1
Klicken Sie auf den Angebotsschritt Angebot um Ihr Angebot zu signieren.
2
Klicken Sie in der Ansicht auf das zweite Symbol
Mantelbogen als PDF-Datei
zum Versenden an die Vergabestelle, wenn Sie Ihr Angebot handschriftlich
unterschrieben abgeben wollen.
Der Mantelbogen wird als PDF-Dokument geöffnet.
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Handbuch für Bieter
eVergabe
Angebot zurückziehen und wiederaufnehmen
3
Drucken Sie den Mantelbogen aus, unterschreiben Sie ihn und schicken Sie den
Bogen rechtzeitig vor Ablauf der Frist an die Vergabestelle.
4
Klicken Sie auf den Menüpunkt Home, um zur Übersicht der Angebote
zurückzukehren.
Hinweis: Auch elektronisch eingereichte Angebote können beliebig oft bis zum
Erreichen der Angebotsfrist zurückgezogen und wieder eingereicht werden. Angebote
können erst nach dem Eröffnungstermin durch die Vergabestelle eingesehen werden.
Angebot zurückziehen und wiederaufnehmen
Bis zum Ende der Angebotsfrist kann der Bieter sein Angebot über den
Angebotsassistenten wieder zurückziehen um es ggf. noch einmal zu bearbeiten. Bei der
Neuabgabe des Angebots wird ein neuer Hashwert erstellt. Das Angebot muss wieder,
wie im vorangegangenen Kapitel beschrieben, rechtsverbindlich unterschrieben werden.
Angebot zurückziehen
1
Wählen Sie auf der Registerkarte Ihre Angebote das abgegebene Angebot, welches
Sie zurückziehen möchten und öffnen Sie es (Menüpunkt Projekt bearbeiten oder
über das Symbol
).
2
Klicken Sie auf den Angebotsschritt Angebot.
3
Klicken Sie in der Menüzeile auf Angebot zurückziehen.
In der Projektübersicht wird der Status des Angebots auf Angebot zurückgezogen
gesetzt.
Hinweis: Haben Sie das Angebot mit Hilfe des Mantelbogenverfahrens bereits bei
der Vergabestelle eingereicht, laden Sie sich zum Zurückziehen des Angebots die
PDF-Datei
Mantelbogen für das Zurückziehen des Angebots herunter.
Unterschreiben Sie den Bogen und senden Sie ihn an die Vergabestelle. Die Datei
befindet sich im Angebotsschritt Angebot im unteren Bereich der Ansicht.
Das Angebot wieder aufnehmen
Haben Sie ein abgegebenes Angebot zurückgezogen, können Sie es erneut bearbeiten
und abgeben.
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Seite 43
Handbuch für Bieter
eVergabe
Angebot zurückziehen und wiederaufnehmen
1
Markieren
Sie in der Projektübersicht auf der Registerkarte Ihre Angebote das
Angebot, das sie zurückgezogen haben.
2
Klicken Sie auf den Menüpunkt Optionen > Angebot wiederaufnehmen.
Das Projekt wird als Kopie mit dem Status Angebot unbearbeitet Ihrer
Projektübersicht hinzugefügt. Der Inhalt ist identisch zum Original-Angebot.
3
Überarbeiten Sie das neu hinzugefügte Angebot und wiederholen Sie die
Angebotsabgabe!
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Seite 44
Handbuch für Bieter
eVergabe
Allgemeine Informationen zum
Angebotsassistenten
Dieses Kapitel soll Ihnen helfen sich mit der Bedienoberfläche des Angebotsassistenten
vertraut zu machen. Sie finden vielfältige Informationen, um die grundlegenden
Funktionen der Anwendung zu verstehen und zu nutzen.
Anmeldung
Um sich an die eVergabe-Anwendung anzumelden, brauchen Sie die Web-Adresse
sowie Ihre Login-Daten bestehend aus Firmennamen, Login-Namen und Passwort. Diese
Informationen erhalten Sie von Ihrer Vergabestelle.
Hinweis: Überprüfen Sie bei der ersten Anmeldung Ihr Benutzerprofil und ändern Sie
Ihr Passwort.
Für die Anmeldung in eVergabe haben Sie folgende Möglichkeiten:
Anmeldung über die Login-Daten
Anmeldung über eine Signaturkarte
Damit Sie sich über Ihre Signaturkarte anmelden können, müssen folgende
Voraussetzungen erfüllt sein:
Die entsprechenden Informationen müssen in Ihren Stammdaten hinterlegt sein
Ein Signaturkartenleser muss erfolgreich an Ihrem Rechner angeschlossen sein
Ihr Browser muss ein aktuelles Java Runtime Environment unterstützen (z.B. von Sun
http://java.sun.com http://java.sun.com)
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Seite 45
Handbuch für Bieter
eVergabe
Anmeldung
Über Login-Daten anmelden
1
Starten Sie Ihren Internet-Browser, und geben Sie die eVergabe-Web-Adresse in die
Adresszeile des Browsers ein.
2
Tragen Sie Ihre Login-Daten in die Felder Firma, Login und Passwort ein. Das
Passwort wird zur Sicherheit mit Sternchen (*****) dargestellt.
Abb.: Anmeldung am Angebotsassistenten
3
In der Auswahlliste mit gewählter Sprache können Sie auswählen, in welcher
Sprache die Bedienoberfläche des Programms angezeigt werden soll. Die zur
Verfügung stehenden Sprachen sind mandantenabhängig.
4
Klicken Sie auf das Symbol
.
Die Projektübersicht wird angezeigt.
Wenn Ihr Login nicht erfolgreich war, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis.
Überprüfen Sie Ihre Eingaben und versuchen Sie erneut, sich anzumelden.
Über Signaturkarte anmelden
1
Starten Sie Ihren Internet-Browser, und geben Sie die eVergabe-Web-Adresse in die
Adresszeile des Browsers ein.
2
Klicken Sie im Anmeldefenster auf Signaturkartenlogin.
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Seite 46
Handbuch für Bieter
eVergabe
Anmeldung
Sie gelangen auf die Startseite der externen Signaturkartenlesesoftware der Firma
SecCommerce.
3
Folgen Sie dem Login-Vorgang der externen Signaturkartenlesesoftware.
Falls Ihre Signaturkartendaten bei mehreren Benutzern (unterschiedlicher
Vergabestellen) hinterlegt wurden, wird die Login-Übersicht angezeigt, auf der Ihnen
alle entsprechenden Benutzer angezeigt werden. Klicken Sie in diesem Fall auf das
Login-Symbol
bei der Vergabestelle, für die Sie gerade arbeiten wollen.
Andernfalls wird Ihnen direkt die Projektübersicht angezeigt.
Passwort vergessen
Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie ein neues Passwort anfordern.
Neues Passwort beantragen
1
Starten Sie Ihren Internet-Browser, und geben Sie die eVergabe-Web-Adresse in die
Adresszeile des Browsers ein.
Die Seite Bieterlogin wird angezeigt.
2
Klicken Sie auf den Link Passwort vergessen.
Die Seite Neues Passwort wird angezeigt.
3
Tragen Sie Ihre Email-Adresse oder Ihr Firmenkürzel und Ihr Login in die
entsprechenden Felder ein.
4
Klicken Sie auf Passwort Anfordern.
Bei erfolgreicher Anforderung erhalten Sie ein neues Passwort an Ihre im System
hinterlegte Email-Adresse zugeschickt.
Ein Hinweis zeigt Ihnen den Erfolg Ihrer Passwortanforderung an.
Hinweis: Falls Ihre Passwortanforderung nicht erfolgreich war, prüfen Sie Ihre
Angabe und versuchen Sie erneut, ein Passwort anzufordern. Ihre Email-Adresse
bzw. Ihr Firmenkürzel und Ihr Login müssen den im System hinterlegten Daten
entsprechen. Falls Sie kein Passwort anfordern können, wenden Sie sich an Ihre
Vergabestelle.
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Seite 47
Handbuch für Bieter
eVergabe
Der Arbeitsbereich
5
Loggen Sie sich nun mit Ihrem neuen Einmal-Passwort an und ändern Sie Ihr
Passwort.
Schnittstelle Bekanntmachungsportal Deutsche eVergabe
Falls Sie ein Bekanntmachungsportal, z.B. das der Deutschen eVergabe, als
Schnittstelle zur Anwendung (eVergabe Angebotsassistent) nutzen, benötigen Sie ggf.
keine gesonderten Anmeldedaten. Dies ist dann der Fall, wenn die Vergabestelle zum
einen ein Vergabeverfahren mit eVergabe erstellt hat und zum anderen die
Angebotserstellung auf elektronischem Weg erlaubt hat.
Sie gelangen nach der Auswahl eines Vergabeverfahrens auf dem
Bekanntmachungsportal direkt in die Projektübersicht des eVergabeAngebotsassistenten.
Weitere Informationen rund um die Nutzung des Bekanntmachungsportals (Registrierung,
Bekanntmachungen finden, an Vergabeverfahren teilnehmen etc.) der Deutschen
eVergabe erhalten Sie von Ihrer Vergabestelle bzw. auch über die Homepage
www.Deutsche-eVergabe.de.
Der Arbeitsbereich
Der Arbeitsbereich -oder auch die Fenster- der Anwendung ist je nach Arbeitsschritt in
unterschiedliche Bereiche aufgeteilt.
Übersicht
Titelzeile
Die Titelzeile wird immer angezeigt. Der Inhalt kann von Healy Hudson konfiguriert
werden. Über den Menüpunkt Vollbild (ein/aus) kann die Titelzeile ausgeblendet
werden.
Menüzeile
In der Menüzeile befinden sich die Menüpunkte, über die Sie die einzelnen Arbeitsschritte
bearbeiten oder zwischen einzelnen Bereichen des Vergabesystems wechseln können.
Abhängig vom Arbeitsschritt bzw. Bereich in dem Sie sich befinden, werden
unterschiedliche Menüpunkte angezeigt.
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Seite 48
Handbuch für Bieter
eVergabe
Der Arbeitsbereich
Hauptbereich
Die Aufteilung des Hauptbereichs des Browserfensters verändert sich in Abhängigkeit
des Arbeitsschrittes, in dem Sie sich befinden.
In einigen Arbeitsschritten wird nur der Arbeitsbereich mit Informationen oder
Eingabefeldern angezeigt. In anderen Arbeitsschritten kann der Hauptbereich wie folgt
unterteilt sein:
Hinweise
Abhängig von der Aktion, die Sie innerhalb der Anwendung ausgeführt haben,
werden Ihnen Hinweise über den Erfolg der Aktion angezeigt. Ggf. können Sie
zwischen unterschiedlichen Optionen für die Weiterarbeit wählen.
Durch Klick auf den Hinweis wird er ausgeblendet.
Baumstruktur
Im Fensterbereich Baumstruktur werden Einträge (z.B. die Gruppenstruktur der CPVKlassifizierung) in einer Baumstruktur angezeigt, die nach dem gleichen Prinzip wie
Microsoft Windows Explorer funktioniert.
Karteireiter
Einzelne Seiten der Anwendung sind in unterschiedliche Karteireiter aufgeteilt.
Klicken Sie auf den Namen eines Karteireiters, um diesen anzuzeigen.
Filter für die Tabelle
In diesem Teil des Fensters können Sie die Tabelle über den Filter durchsuchen.
Tabelle/Arbeitsbereich
Tabellen sind in eVergabe standardmäßig nach einer Tabellenspalte sortiert. Diese
Sortierung wird bei jedem Öffnen der Seite wieder hergestellt. Sie können die Tabelle
über den Filter durchsuchen oder die Anzeige verändern.
Auf Seiten ohne Tabelle, wird hier der Arbeitsbereich angezeigt.
Bei der Erfassung von Daten müssen als Pflichtfeld markierte Felder ausgefüllt
werden. Beim Speichern erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis, falls Mussfelder
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Handbuch für Bieter
eVergabe
Der Arbeitsbereich
nicht gefüllt wurden. Außerdem werden nicht ausgefüllte Mussfelder bzw. im falschen
Format ausgefüllte Felder mit einem Hinweis-Symbol markiert.
Fußzeile der Tabelle
Über die Fußzeile einer Tabelle ändern Sie die Anzahl der Einträge je Seite oder
blättern zwischen einzelnen Seiten der Tabelle.
Menüzeile des Angebotsassistenten
Die Menüzeile wird in jedem Fenster unterhalb der Titelzeile angezeigt.
In der Menüzeile befinden sich die Menüpunkte, über die Sie die einzelnen
Angebotsschritte bearbeiten oder zwischen einzelnen Bereichen des
Angebotsassistenten wechseln können. Abhängig vom Angebotsschritt bzw. Bereich in
dem Sie sich befinden, werden unterschiedliche Menüpunkte angezeigt.
Um die Funktion eines Menüpunkts auszuführen, klicken Sie auf den entsprechenden
Menüpunkt. Einige Menüpunkte (markiert durch einen Pfeil) enthalten Unterpunkte, die
angezeigt werden, sobald Sie auf den Menüpunkt klicken. Diese Unterpunkte können Sie
ausführen, indem Sie auf den entsprechenden Unterpunkt klicken.
Menüpunkte, die zum aktuellen Zeitpunkt nicht aktiv sind, werden ausgegraut angezeigt.
Menüpunkte des Angebotsassistenten
Hinweis: Beim Speichern, Klicken auf einen anderen Arbeitsschritt, Vor- oder
Zurückblättern werden die Daten automatisch gespeichert und auf Plausibilität und
Vollständigkeit geprüft. Ein Hinweis über das Ergebnis der Prüfung bzw. des
Speicherns wird angezeigt. Eventuell nicht ausgefüllte Pflichtfelder bzw. im falschen
Format ausgefüllte Felder werden mit einem Hinweis-Symbol markiert. Die Daten
können entweder sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt ergänzt oder korrigiert
werden.
Folgende Menüpunkte stehen auf den meisten Seiten zur Verfügung:
Menüpunkt
Beschreibung
Home
Die Seite Projektübersicht wird angezeigt.
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Handbuch für Bieter
eVergabe
Der Arbeitsbereich
Menüpunkt
Beschreibung
Assistent
einblenden
Der Fensterbereich Assistent und der Menüpunkt Assistent
ausblenden wird angezeigt.
Der Menüpunkt Assistent einblenden wird nicht mehr
angezeigt.
Assistent
ausblenden
Der Menüpunkt Assistent einblenden wird angezeigt.
Der Fensterbereich Assistent und der Menüpunkt Assistent
ausblenden werden nicht mehr angezeigt.
Zurück
Der Arbeitsschritt, der vor dem zurzeit bearbeiteten
Arbeitsschritt liegt, wird angezeigt.
Vor
Der Arbeitsschritt, der nach dem zurzeit bearbeiteten
Arbeitsschritt liegt, wird angezeigt.
Achtung: Verwenden Sie zur Navigation in eVergabe nur
die Menüpunkte der Anwendung. Wenn Sie über die
Browserschaltflächen navigieren, werden die
Informationen nicht zum Anwendungs-Server übertragen
und eVergabe zeigt ggf. eine falsche Seite an. Eventuell
gehen Daten verloren.
Speichern
Speichert Ihre Änderungen.
Hinweis: Sobald Sie auf einen anderen Angebotsschritt
oder eine andere Seite wechseln, wird automatisch
gespeichert. Über den Menüpunkt können Sie
Zwischenspeichern.
Aktualisieren
Formulare können durch den Bieter eingesehen bzw.
ausgefüllt werden. Damit eVergabe den korrekten
Bearbeitungsstatus dieser Dokumente erkennt, müssen Sie
auf den Menüpunkt Aktualisieren klicken.
Fragen- und
Antwortforum
Die Seite Fragen- und Antwortenforum wird angezeigt, auf
der Sie Ihre Fragen bzw. alle öffentlichen Antworten auf
Fragen anderer Bieter zur Ausschreibung einsehen können.
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Handbuch für Bieter
eVergabe
Der Arbeitsbereich
Menüpunkt
Beschreibung
Hinweis: Der Menüpunkt wird nur angezeigt, wenn das
Fragen- und Antwortforum von der ausschreibenden
Stelle erlaubt wurde.
Vollbild (ein/aus)
Blendet die Titel- und Fußzeile des Bildschirms ein bzw. aus.
Hilfe
Die kontextsensitive Online-Hilfe wird angezeigt.
Support/Hotline
Die Seite Support/Hotline wird angezeigt, der Sie Details zu
den Service-Leistungen der Healy Hudson GmbH entnehmen
können.
Arbeiten in der Baumstruktur
Im linken Fensterbereich wird die Gruppenstruktur der Einträge in einer Baumstruktur
angezeigt, die nach dem gleichen Prinzip wie der Microsoft Windows Explorer
funktioniert.
Klicken Sie auf die Plus-Schaltfläche , um einen Zweig der Baumstruktur zu öffnen und
auf die Minus-Schaltfläche
, um einen Zweig wieder zu schließen.
Im Tabellenbereich der Seite wird Ihnen der Inhalt des in der Baumstruktur markierten
Zweiges angezeigt. Bei übergeordneten Zweigen sind dies die untergeordneten Zweige,
beim untersten Zweig die eigentlichen Einträge.
Feldbeschreibung
Feldname
Plus-Schaltfläche
Beschreibung
Durch Klick auf die Plus-Schaltfläche
Zweig der Baumstruktur öffnen.
können Sie einen
Die Plus- Schaltfläche wird nur bei Zweigen angezeigt, die
untergeordnete Zweige enthalten.
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Handbuch für Bieter
eVergabe
Der Arbeitsbereich
Feldname
Minus-Schaltfläche
Beschreibung
Über die Minus-Schaltfläche
wieder schließen.
können Sie einen Zweig
Die Minus- Schaltfläche wird nur bei Zweigen angezeigt, die
untergeordnete Zweige enthalten.
Markiert die Wurzel der Baumstruktur, also den obersten
Eintrag.
Markiert einen Zweig der Baumstruktur bzw. eine Gruppe.
Los-Gruppe im Arbeitsschritt Leistungsverzeichnis bzw.
Produkte/Leistungen, bei der noch nicht alle Preise erfasst
wurden.
Los-Gruppe, bei der alle Preise erfasst wurden
(privates) Formular/PDF-Dokument, das keine
Eingabefelder beinhaltet
Im Tabellenbereich wird Ihnen außerdem der
Bearbeitungsstatus des Dokuments angezeigt.
Hinweis: Damit eine Bearbeitung des Dokuments
korrekt erkannt wird, müssen Sie auf den Menüpunkt
Aktualisieren klicken.
(privates) Formular/PDF-Dokument, das Eingabefelder
beinhaltet
Die Eingabefelder können über die Druckvorschau
ausgefüllt werden.
Im Tabellenbereich wird Ihnen außerdem der
Bearbeitungsstatus des Dokuments angezeigt.
Hinweis: Damit eine Bearbeitung des Dokuments
korrekt erkannt wird, müssen Sie auf den Menüpunkt
Aktualisieren klicken.
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Handbuch für Bieter
eVergabe
Der Arbeitsbereich
Feldname
Beschreibung
(public/öffentliches) Formular/PDF-Dokument, das MussEingabefelder beinhaltet, die noch nicht ausgefüllt sind
(public/öffentliches) Formular/PDF-Dokument, bei dem alle
Mussfelder ausgefüllt wurden.
Hinweis: Mussfelder sind im PDF-Dokument rot
unterstrichen.
Hinweis: Damit der Status korrekt angezeigt wird,
müssen Sie auf den Menüpunkt Aktualisieren zu
klicken.
(privater) Text, Frage, Produkt oder Leistung
Los-Produkt bzw. Leistung im Arbeitsschritt
Leistungsverzeichnis bzw. Produkte/Leistungen
Alternative Position bei den Produkten bzw. Leistungen im
Arbeitsschritt Leistungsverzeichnis bzw.
Produkte/Leistungen
Wenn Sie eine Tabelle durchsuchen, wird das
Suchergebnis unter dem Punkt
in der Baumstruktur
angezeigt.
Arbeiten mit Tabellen
Informationen werden in eVergabe an vielen Stellen in Tabellen gelistet, die Sie über den
Filter durchsuchen können.
Tabellenansicht verändern
Um Tabellen übersichtlich zu halten und die Zeit für das Laden der Daten zu begrenzen,
werden umfangreiche Tabellen in mehrere Seiten aufgeteilt.
Hinweis: Die Tabelleninhalte werden im jeweiligen Hilfethema beschrieben. Um eine
Beschreibung der Felder und Menüpunkte zu erhalten, klicken Sie auf den
Menüpunkt Hilfe.
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Handbuch für Bieter
eVergabe
Der Arbeitsbereich
Sortierung einer Tabelle ändern
Die Tabellen sind standardmäßig nach einer Tabellenspalte sortiert. I.d.R. wird der
aktuellste Eintrag oben in der Tabelle, der älteste Eintrag unten angezeigt. Diese
Sortierung wird bei jedem Öffnen der Seite wieder hergestellt.
Klicken Sie auf die Überschrift der Spalte, nach der Sie die Tabelle sortieren wollen.
eVergabe sortiert den Tabelleninhalt ab- bzw. aufsteigend nach dieser Spalte. Um die
Sortierrichtung zu ändern, klicken Sie noch einmal auf die Tabellenüberschrift.
Neben der Überschrift zeigt ein Pfeil die Sortierrichtung an:
Sortierung aufsteigend
Sortierung absteigend
Sie können eine Tabelle nur nach unterstrichenen Spaltenüberschriften sortieren.
Anzahl der angezeigten Zeilen ändern
Wählen Sie in der Auswahlliste die Anzahl der Einträge, die auf einer Seite angezeigt
werden sollen. Standardmäßig sind 10 Einträge je Seite eingestellt.
Nach der Auswahlliste wird Ihnen angezeigt, welche Einträge gerade in der Tabelle zu
sehen sind. Beispiel: Einträge 1 bis 10 von 44.
In einer Tabelle blättern
Rechts unten in der Fußzeile wird Ihnen angezeigt, wie viele Seiten die Tabelle enthält
Seite 1 von 5. (unter Berücksichtigung der gerade gewählten Anzahl Einträge je Seite).
Klicken Sie im Bereich Wechseln zu: 1 2 3 4 5 auf die Seitenzahl, auf die Sie wechseln
möchten. Die aktuelle Seitenzahl wird ohne Unterstrich angezeigt.
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Handbuch für Bieter
eVergabe
Der Arbeitsbereich
Tabellen durchsuchen
Sie können Informationen in Tabellen über den Filter durchsuchen. Der Filter wird immer
oberhalb der Tabelle angezeigt.
Durchsuchen einer Tabelle
1
Wählen Sie in der ersten Auswahlliste das Feld aus, nach dem Sie die Tabelle
durchsuchen möchten. Der Inhalt der Auswahlliste ist abhängig von der zu
durchsuchenden Tabelle.
2
Wählen Sie in der zweiten Auswahlliste den Vergleichsoperator aus (siehe
Vergleichsoperatoren).
3
Abhängig vom ausgewählten Feld können Sie den Suchbegriff:
 in das Suchfeld eintragen
 in der dritten Auswahlliste auswählen
4
Wenn Sie mehrere Felder durchsuchen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche
. Eine neue Filterzeile wird angezeigt. Wählen Sie auch für diese Zeile Feld,
Vergleichsoperator und Suchbegriff aus.
Die einzelnen Zeilen werden bei der Suche durch ein logisches UND verknüpft, d.h.
das Suchergebnis muss alle Einträge erfüllen.
5
Klicken Sie auf die Filter-Schaltfläche
.
Das Suchergebnis wird im Tabellenbereich angezeigt. Auf Seiten, die eine
Baumstruktur enthalten, wird in der Baumstruktur eine neue Gruppe
angelegt,
über die Sie wieder in das Suchergebnis wechseln können.
Klicken Sie auf die Schaltfläche
der Tabelle anzuzeigen.
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, um die Filtereinstellung zu löschen und alle Zeilen
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Handbuch für Bieter
eVergabe
Der Arbeitsbereich
Filterbeschreibung
Filterelement
Beschreibung
Durchsucht die Tabelle nach den eingetragenen
Filtereinstellungen.
Das Ergebnis der Suche wird im Tabellenbereich angezeigt.
Fügt eine neue Filterzeile ein.
Durch die Verwendung von mehreren Filterzeilen können
Sie unterschiedliche Felder durchsuchen.
Die einzelnen Zeilen werden bei der Suche durch ein
logisches UND verknüpft, d.h. das Suchergebnis muss alle
Einträge erfüllen.
Die Filtereinstellung wird gelöscht und alle Zeilen der
Tabelle angezeigt.
Vergleichsoperatoren
Abhängig vom ausgewählten Feld werden unterschiedliche Vergleichsoperatoren
angezeigt:
bei numerischen Feldern stehen die numerischen Vergleichsoperatoren zur
Verfügung
bei alphanumerischen Feldern stehen die alphanumerischen Vergleichsoperatoren
zur Verfügung
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Handbuch für Bieter
eVergabe
Der Arbeitsbereich
Vergleichsoperator
Beschreibung
=
Mit dem Operator = wird exakt nach der eingetragenen Zahl
bzw. dem eingetragenen Begriff gesucht. Ähnliche Begriffe
werden im Suchergebnis nicht angezeigt.
Beispiel:
Wenn Sie die Projektübersicht nach dem Begriff
"Reinigung" durchsuchen, werden nur Projekte angezeigt,
die Reinigung heißen. Projekte, die "Fensterreinigung",
"Reinigungszubehör" oder "Reinigung von 4 Gebäuden"
genannt wurden, werden nicht aufgelistet.
<>
Der Inhalt des zu durchsuchenden Feldes ist ungleich dem
Suchbegriff
<
Der Inhalt des zu durchsuchenden Feldes ist kleiner als
der Suchbegriff
>
Der Inhalt des zu durchsuchenden Feldes ist größer als der
Suchbegriff
<=
Der Inhalt des zu durchsuchenden Feldes ist kleiner oder
gleich dem Suchbegriff
>=
Der Inhalt der zu durchsuchenden Spalte ist größer oder
gleich dem Suchbegriff
Wie
Mit dem Operator Wie werden auch ähnliche Begriffe im
Suchergebnis angezeigt.
Beispiel:
Wenn Sie die Projektübersicht nach dem Begriff
"Reinigung" durchsuchen, listet Ihnen eVergabe auch
Projekte, die "Fensterreinigung", "Reinigungszubehör" oder
"Reinigung von 4 Gebäuden" genannt wurden, auf.
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Seite 58
Handbuch für Bieter
eVergabe
Der Arbeitsbereich
Formulare und Dateien
Formulare
Formulare dienen der Information der Bieter und enthalten Informationen, die in dieser
Form nicht in der Vergabesoftware erfasst werden können. Sie werden als angehängte
Dateien in eVergabe geladen und können zu Gruppen zusammengefasst werden
(Baumstruktur).
Formulare können Eingabefelder enthalten, die beim Einfügen des Dokuments in die
Ausschreibung automatisch gefüllt werden oder bei der Angebotserstellung durch den
Bieter/Bewerber ausgefüllt werden müssen.
Die Anwendung verwendet:
frei editierbare, wordähnliche Formulare: Sie können von berechtigten Benutzern
komfortabel im eigenen Formulareditor angepasst oder komplett neu erstellt und mit
entsprechenden Platzhaltern versehen werden. Diese Formulare können in einem
Vergabeverfahren um textliche Änderungen ergänzt werden. Die aus Word bekannte
Drag and Drop Funktionalität steht zur Verfügung. Außerdem können Sie auf
bestehende Textbausteinbibliotheken zurückgegriffen und in Ihre Texte integrieren.
Sämtliche Formulare lassen sich gebündelt oder einzeln jederzeit drucken.
(nicht frei editierbare) Formulare in PDF-Form: Sie sind nicht frei editierbar, sondern
werden durch den jeweils zuständigen Formularverantwortlichen auf die Plattform
geladen und bei Bedarf von einer übergeordneten Stelle an die darunterliegenden
vererbt. Die Formulare sind mit Platzhaltern versehen, die vom System automatisch
erkannt und zum Zeitpunkt, zu dem Sie in ein Projekt geladen werden, mit Inhalten
gefüllt (z.B. Vergabenummer, Vergabestellenadresse, Einreichungstermin) werden.
Dabei wird jedes gängige PDF Format von 1.4 bis 1.8 unterstützt.
intelligente Formulare: Sie können bei Bedarf direkt in ein Projekt geladen werden.
Dort werden die Platzhalter automatisch erkannt und mit den jeweiligen Inhalten des
Projekts gefüllt. Diese Aktion ist mit einem eigenständigen Recht versehen, so dass
die Vergabestelle das Recht explizit einer Rolle zuordnen kann.
In eVergabe werden Formulare wie folgt markiert:
Symbol
Erklärung
Formular, das keine Eingabefelder enthält
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Handbuch für Bieter
eVergabe
Elektronische Signatur in eVergabe
Symbol
Erklärung
Formular, das Eingabefelder enthält
Formular, dessen Mussfelder nicht ausgefüllt sind
Formular mit ausgefüllten Mussfeldern
Arbeiten mit angehängten Dateien
Die angehängten Dateien von Seiten der Vergabestelle werden den Bietern im
Angebotsassistenten explizit angezeigt. Außerdem wird vermerkt, ob eine Anlage
geladen (eingesehen) wurde bzw. die Lesebestätigung aktiviert wurde. Somit kann der
Einkäufer überprüfen, ob angehängte Dateien übermittelt und gelesen wurden. Welche
Dateitypen angehängt werden können, kann anhand einer White- bzw. einer Blacklist
explizit erlaubt bzw. verboten werden.
eVergabe bietet Ihnen an unterschiedlichen Stellen die Möglichkeit, Dateien, die extern
erstellt wurden, in die Anwendung einzubinden. Dadurch können Sie immer wieder auf
bereits erstellte Dokumente, Zeichnungen u.a. zurückgreifen.
Um den unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden, können Sie diese Dateien
an folgenden Stellen als angehängte Dateien einfügen:
im Angebotsschritt Anlagen: hier werden Dateien hinzugefügt, die an die
Vergabestelle im Vergabeverfahren weitergeleitet werden und für das gesamte
Vergabeverfahren relevant sind, z.B. Detailbeschreibungen oder Gesprächsnotizen.
Hinweis: Der eVergabe-Administrator kann über eine Black- bzw. White-List für
jeden Arbeitsschritt die Datei-Formate festlegen, die (nicht) angehängt werden
dürfen.
Elektronische Signatur in eVergabe
Im eVergabe Angebotsassistenten ist die Signatur-Komponente SecSigner® des
Spezialisten für Signaturanwendungskomponenten SecCommerce integriert.
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Handbuch für Bieter
eVergabe
Technische Spezifikation
„SecSigner® erzeugt qualifizierte elektronische Signaturen und ermöglicht damit
insbesondere im Rahmen von SecCommerce WebContrust rechtsverbindliche, […] zu
100% papierlose Vertragsabschlüsse.
Durch die Bestätigung nach Signaturgesetz und die Zertifizierung gemäß ITSEC E2/hoch
von SecSigner® durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI),
erfüllt SecSigner 2.0.0 die strengsten gesetzlichen Sicherheitsanforderungen an Produkte
für qualifizierte elektronische Signaturen." (SecCommerce Informationssysteme GmbH,
https://www.seccommerce.de/de/produkte/webcontrust/secsigner/secsigner.html)
Abb.: Abdruck des Zertifikats, ausgestellt durch das BSI
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Handbuch für Bieter
eVergabe
Technische Spezifikation
Technische Spezifikation
Healy Hudson nutzt das leistungsfähige .NET-Framework von Microsoft als
Entwicklungsplattform für Produkte und Lösungen im Umfeld der öffentlichen Vergabe.
Die Vergabesoftware eVergabe kann sowohl als Internet-Anwendung auf einem Server
der Healy Hudson GmbH betrieben werden, als auch als Intranet-Anwendung auf einem
Server des Kunden bzw. bei einem externen Dienstleister.
Die Fachanwendung selbst läuft auf einem Internetserver und wird vom Benutzer über
einen Internet-Browser aufgerufen. Dazu müssen Benutzer berechtigt sein, per http- oder
https-Protokoll (kundenabhängig) darauf zugreifen zu können.
Das System ist optimiert für den Internet Explorer Browser ab Version 5.5. Alternativ kann
auch Mozilla Firefox ab Version 2 als Webbrowser genutzt werden. Um die Anwendung
ohne Einschränkungen nutzen zu können, wird eine Bildschirmauflösung von mindestens
1024x768 Pixel empfohlen.
Achtung: Um eVergabe nutzen zu können, müssen Cookies (so genannte HTTPServer-Cookies), JavaScript und PopUp-Fenster vom Browser akzeptiert werden.
Entsprechende Blocker müssen deaktiviert werden.
Beim Anmelden an der Anwendung werden zwischen dem Internet-Browser des
Benutzers und dem eVergabe-Server Cookies ausgetauscht. Dies geschieht automatisch
durch Standardfunktionen des Internet-Browsers.
Um PDF-Dokumente öffnen und einsehen zu können, benötigen Sie den Adobe Acrobat
Reader, den Sie über http://www.adobe.com/ kostenlos direkt bei Adobe herunter laden
können.
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Thank you for your participation!

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