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TravelControl
Netzwerk–Version V6
Benutzerhandbuch
Impressum
 2008 SYSTEMICS Elektronik GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Änderungen vorbehalten. Alle Angaben zum Handbuch
erfolgen ohne Gewähr.
Dieses Handbuch darf ohne unsere vorherige schriftliche Genehmigung, auch auszugsweise, nicht reproduziert oder unter
Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden.
Ausnahme davon ist der Ausdruck des Handbuches im Zusammenhang mit der Verwendung des Programms.
SYSTEMICS Elektronik GmbH & Co. KG
Münchner Straße 11
D-85540 Haar
http://www.systemics.de
Hergestellt in Deutschland
Stand: Juli 2008
Bitte beachten Sie:
Der Hersteller haftet nicht für den Verlust von Daten (Vorsatz und Fahrlässigkeit ausgenommen). Lesen Sie deshalb dieses
Benutzerhandbuch aufmerksam durch und beachten Sie stets die Hinweise bei der Benutzung des Systems.
Durch defekte Hardware oder Systemfehler kann es zu Datenverlust kommen. Damit Sie in diesem Fall keine Fahrtdaten
verlieren, sollten Sie diese regelmäßig aus dem Fahrzeuggerät auslesen sowie regelmäßige Sicherungen der Datenbank auf
externen Datenträger anlegen.
2
Inhaltsverzeichnis
1
Einführung und wichtige Hinweise
5
2
Überblick zur Funktionalität von TravelControl business
6
3
Leistungsmerkmale und Arbeitsweise
3.1
Das TravelControl-Fahrzeuggerät
8
8
4
Einrichten des Systems
4.1
Die TravelControl-Software
4.2
Einrichten der Fahrzeug-, Ziel- und Personalgruppen
4.3
Anlegen eines neuen Fahrzeuges in der Datenbank
4.4
Fahrzeuggerät konfigurieren
4.5
Datenschutz durch Kennwort
10
10
15
16
18
23
5
Fahrtdaten verwalten
5.1
Fahrtdaten in die Datenbank übertragen
5.2
Fahrtziele zuordnen
5.3
Voreinstellungen für die automatische Zielzuordnung ändern
5.4
Eingabe von Fahrtzielen und Fahrtzwecken
5.5
Größe des Zielbereiches nachträglich optimieren
5.6
Fahrtdaten manuell bearbeiten
5.7
Automatische Arbeitswegerkennung
5.8
Chipkarte zur Fahreridentifikation erstellen
5.9
Fahrtdaten-Auslesen wiederholen
5.10 Report erstellen
5.11 Datenexport
5.12 Datensicherung
25
25
25
26
28
29
30
30
31
31
33
33
34
6
Fuhrparkmanagementfunktionen
6.1
Adressimport
6.2
Arbeitszeiterfassung und –auswertung / Einsatzbericht
6.3
Fahrtroutenaufzeichnung (Tracking)
6.4
Nachrichtenversand an Fahrer und Mitarbeiterhandys
6.5
Externe Signaleingänge
6.6
Fahrtkostenerfassung und Kraftstoffverbrauch
35
35
36
39
39
40
40
7
Datenübertragung per GSM
7.1
Statusmeldungen
7.2
Schaltbefehle senden
43
43
44
8
Dezentrale Verwaltung der Fahrtdaten
8.1
Definition von Unterstationen
8.2
Daten einer Unterstation exportieren
8.3
Daten von Unterstationen importieren
8.4
Daten von Unterstationen anzeigen und auswerten
46
46
47
47
48
9
Auswertung der Fahrtdaten
9.1
Fahrtenverwaltung
9.2
Fahrtdatenauswertung im Report
9.3
Statistische Fahrtdatenauswertung (optional)
9.4
Statistik
9.5
Selektive Fahrtdatenauswertung
49
49
50
51
51
51
10 Sonderfunktionen
10.1 Tachostand abgleichen
10.2 Inhalt einer Chipkarte anzeigen
10.3 Fahrzeugwechsel / Fahrzeug abmelden
10.4 Softwareinstallation auf einem anderen PC
10.5 Fahrzeuggerät in den Auslieferungszustand zurücksetzen
10.6 Fahrzeuggerät aus der Datenbank entfernen
54
54
55
55
56
56
57
11 Kontrollsignale
58
12 Technische Daten
12.1 Anschlussbelegung
59
59
3
4
1 Einführung und wichtige Hinweise
Dieses Kapitel gibt Ihnen wichtige einführende Hinweise zum TravelControl-System und zum
Benutzerhandbuch.
Die Bedienung von TravelControl ist sehr einfach und so konzipiert, dass Sie eventuelle Eingaben vor
bzw. nach einer Fahrt vornehmen können.
Hinweis: Bitte bedienen Sie TravelControl niemals während der Fahrt.
Lesen Sie dieses Benutzerhandbuch aufmerksam durch und beachten Sie besonders die
Hinweisfelder.
Symbolerklärungen und Hinweise
Hinweis auf ein zu öffnendes Menü
Hinweis auf eine zu betätigende Schaltfläche
Hinweis auf ein Eingabefeld
Hinweis auf eine mögliche Option
Verweis auf ein Kapitel mit ausführlichen Informationen und Erläuterungen
Hinweise zur Garantie
Bitte beschädigen Sie nicht die Etiketten auf der Rückseite des Fahrzeuggerätes. Andernfalls verlieren
Sie Ihren Garantieanspruch, da eine Öffnung des Gerätes nicht ausgeschlossen werden kann.
Bitte beachten Sie:
Der Hersteller haftet nicht für den Verlust von Daten (Vorsatz u. Fahrlässigkeit ausgenommen).
Lesen Sie deshalb das Handbuch aufmerksam durch und beachten Sie stets die Hinweise bei der
Nutzung des Systems. Je nachdem, welche Softwareversion Sie erworben haben, stehen Ihnen
unterschiedliche Funktionalitäten zur Verfügung. Nicht alle in diesem Benutzerhandbuch
beschriebenen Funktionen sind in jeder Version verfügbar.
Systemvoraussetzungen
Für die Verwendung der TravelControl-Datenbanksoftware gelten folgende minimale Hard- und
Softwarebedingungen:
PC mit 1GHz, mindestens 256 MB
mindestens 2 GB Festplattenplatz (8 GB bei Europakarte)
Grafikauflösung mindestens 1024 x 768
ein freier USB-Anschluß
ein freier serieller Anschluß (optional)
DVD-ROM Laufwerk, Drucker
Microsoft Windows 2000, XP
Für die Verwaltung einer größeren Anzahl an Fahrzeugen ist ein entsprechend besser ausgestatteter
Rechner notwendig. Bitte befragen Sie dazu Ihren TravelControl-Händler.
So stecken Sie die Chipkarte richtig
- am PC-Kartenleser: Kontakt der Chipkarte nach oben
- am Fahrzeuggerät: Kontakt der Chipkarte nach unten
Die Chipkarte muss für den Kommunikationsvorgang bis zum Anschlag in das Fahrzeuggerät bzw.
den PC-Kartenleser gesteckt werden. Warten Sie immer bis die Chipkartenkommunikation
abgeschlossen ist (Wechselblinken beendet). Wenn Sie die Chipkarte vorzeitig entnehmen, kann
diese beschädigt werden.
5
2 Überblick zur Funktionalität von
TravelControl business
Dieses Kapitel verschafft Ihnen einen Überblick über die Funktionalität von TravelControl
business.
Fahrtenbuch:
Vollautomatische Fahrtenbucherstellung inklusive der Fahrtzieldaten
Visualisierung der Fahrtziele in digitaler Karte
Unterscheidung von Geschäfts-, Privat- und Arbeitswegfahrten (insbesondere für steuerliche KfzAbrechnung)
Grafische Tages-, Wochen-, und Monatsübersicht der Kfz-Nutzung mit automatischer Unterscheidung
von Fahrten zum Kunden, zu den Firmenstandorten, Fahrerwohnorten und allgemeinen Zielen
Fahrzeugtracking (Aufzeichnung der Fahrspur)
Protokollierung der Fahrzeugnutzung (Km-Leistung, Fahrtzeiten, Standzeiten)
Erfassung und Auswertung der Auslastung von Fahrern und Fahrzeugen
Verwaltung von Poolfahrzeugen – Fahreridentifikation mittels Chipkarte
Bereitstellung von Abrechnungsdaten für Aufträge im Außendienst
Überwachung und Protokollierung der Überscheitung eines Geschwindigkeitslimits und einstellbares
Warnsignal bei Geschwindigkeitsüberschreitung
Fahrzeugortung:
Übermittlung der GPS-Fahrzeugposition per SMS
Anforderung der aktuellen Fahrzeugposition am PC
Automatische Fahrzeugpositions- und Fahrzeugstatusübermittlung - ausgelöst durch externe
Sensoren oder vorkonfigurierte Ereignisse.
Anschlussmöglichkeit einer Notruftaste zur Auslösung einer Notrufpositionsmeldung
Fernkonfiguration der Systemeinstellung über GSM
Fernschaltung eines Schaltausganges zur Ansteuerung eine externen Fahrzeugeinrichtung, z.B.
Warnblinkanlage, Zentralverriegelung, Sirene etc.
Fernunterbrechung der Anlasserfunktion
Verwaltungsfunktionen:
Verwaltung mehrere Depots in heterogenen Fuhrparks
Import und Geocodierung von Kundenadressen für die automatische Fahrtzielerkennung
6
Mobile Arbeitszeiterfassung von Fahrern und Mitarbeitern mit personalisierten Chipkarten
Integriertes Kommunikationsmodul mit Protokollierung für die Nachrichtenübermittlung per SMS von
der Zentrale zu Fahrer- bzw. Mitarbeiterhandys und umgekehrt.
Umfangreiche Auswertungsfilter für die selektive Fahrtdatenauswertung (Selektion nach Fahrzeiten,
Kundenzielen, Zeitbereichen etc.)
Kostenerfassungsmodul für Fahrzeugkosten wie Kraftstoff, Reparaturen, Inspektionen etc.
Überwachung des Kraftstoffverbrauches der Fahrzeuge
Datenexport für die Weiterverarbeitung in anderen Anwendungen
Besondere Vorteile von TravelControl
Schneller und unkomplizierter Einbau im Fahrzeug
Sofortige Betriebsbereitschaft – keine Eichungen, Datums- oder Uhrzeiteinstellungen
Einfache und sichere Handhabung – keine Bedienung im Fahrzeug notwendig
Äußerst geringer Bearbeitungsaufwand durch lernfähige Auswertsoftware
Weitestgehende Automatisierung der Datenerfassung und Datenauswertung
Flexibler Systemausbau
Geringe Betriebskosten
7
3 Leistungsmerkmale und Arbeitsweise
Dieses Kapitel erläutert die grundlegende Arbeitsweise des TravelControl-Systems.
TravelControl ist ein automatisches satellitengestütztes Fahrtdatenerfassungssystem. Die Basisdaten
einer Fahrt (Fahrttyp dienstlich) bestehen aus Datum und Uhrzeit zu Fahrtbeginn und Fahrtende, den
gefahrenen Kilometern, dem angefahrenen Fahrtziel und optional dem Fahrer. Im Fall einer Privatfahrt
speichert TravelControl nur Datum und gefahrene Kilometer.
Die Fahrtdaten werden mit Hilfe einer Chipkarte, per GSM-Netz oder per ShortRange-Funk in den PC
übertragen. Auf der Basis einer kundenspezifischen Zieldatenbank erstellt die TravelControl-Software
dann das Fahrtenbuch automatisch. Die maximale interne Speicherkapazität des Fahrzeuggerätes
beträgt etwa 2200 Fahrten - die Chipkarte speichert maximal etwa 250 Fahrten. Bei der Aufzeichnung
von zusätzlichen Daten, wie Trackingpunkte, Geschwindigkeitsüberschreitungen etc. verringert sich
die Anzahl der speicherbaren Fahrten entsprechend.
TravelControl verfügt über eine automatische Terminüberwachung und informiert Sie bei fälligen HUund AU-Terminen sowie anstehenden Inspektionen für jedes Fahrzeug. Außerdem stehen Ihnen
vielfältigste Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung, um TravelControl Ihren Bedürfnissen
anzupassen.
3.1
Das TravelControl-Fahrzeuggerät
Das TravelControl-Fahrzeuggerät schaltet sich mit der Kfz-Zündung automatisch ein und wieder aus.
Die gewünschten Funktionen des Fahrzeuggerätes werden durch die Gerätekonfiguration am PC
festgelegt.
Da das Gerät einen eigenen internen Speicher besitzt, muss die Chipkarte zum Aufzeichnen der
Fahrtdaten nicht im Gerät stecken. Die Chipkarte dient lediglich dazu, Daten zwischen Fahrzeuggerät
und PC zu übertragen sowie zur Fahreridentifikation.
Bild 1: Bedien- und Anzeigeelemente von TravelControl
Die linke zweifarbige LED „Betriebsbereitschaft“ (Bild 1) dient zur Kontrolle des GPS-Empfanges sowie
zur Anzeige, ob eine Fahrt aufgezeichnet wird.
• Blinken (rot oder grün):
• Leuchten (rot oder grün):
• rotes Blinken oder Leuchten:
• grünes Blinken oder Leuchten:
- GPS-Empfang eingeschränkt oder fehlerhaft
- GPS-Empfang vorhanden
- es wird noch keine Fahrt aufgezeichnet
- es wird eine gültige Fahrt aufgezeichnet
Geht das Blinken (rot oder grün) in Dauerleuchten über, hat das Gerät ausreichenden GPS-Empfang.
Wenn die Farbe der LED (blinkend oder leuchtend) von rot auf grün wechselt, wird ab sofort eine
Fahrt aufgezeichnet. Die LED sollte während einer Fahrt normalerweise grün dauerleuchten.
Taste „Privat“:
Der Tastendruck nach dem Einschalten der Zündung definiert eine Fahrt als Privatfahrt. Zur Kontrolle
leuchtet die LED „Privat“. Ein erneuter Tastendruck definiert die Fahrt wieder als Dienstfahrt – die LED
erlischt.
8
Taste „Weiter“:
Der Tastendruck nach dem Einschalten der Zündung blendet den davor gemachten Halt aus – dieser
wird nicht aufgezeichnet. Zur Kontrolle leuchtet die LED „Weiter“. Ein erneuter Tastendruck schaltet
die Funktion wieder aus – der Halt wird aufgezeichnet.
Hinweis: Das gleichzeitige Drücken (ca. 3 s) der Tasten „Privat“ und „Weiter“ startet die
Chipkartenkommunikation mit der gesteckten Chipkarte.
9
Einrichten des Systems
4 Einrichten des Systems
Dieses Kapitel gibt eine Kurzübersicht über die Einrichtung und Benutzung von TravelControl. Es
beschreibt die Installation und den Aufbau der Software bis hin zum Einstellen der
Konfigurationsparameter.
Kurzübersicht zur Einrichtung und Benutzung von TravelControl:
1. Chipkartenleser anschließen und Software installieren ( 4.1.1)
2. TravelControl Software starten ( 4.1.3)
3. Stammdaten in der Datenbank anlegen und Gruppierungen definieren
4. Fahrzeuge in die Datenbank eintragen und Gerätefunktionen konfigurieren( 4.3.1)
5. Fahrtdatenaufzeichnung für jedes Fahrzeug initialisieren ( 4.3.2)
6. Anfangskilometerstand in die Datenbank eintragen ( 4.3.3)
7. mit dem Fahrzeug Fahrten durchführen
8. Fahrtdaten in die Datenbank übertragen ( 0)
9. Fahrziele definieren und zuordnen ( 5.2 bzw. 5.4)
10. Report erstellen ( 5.10)
Hinweis: Das Fahrzeuggerät zeichnet erst Daten auf, nachdem es initialisiert und in der
TravelControl-Datenbank angemeldet wurde.
4.1
Die TravelControl-Software
4.1.1 Softwareinstallation
Die Software ist freigegeben für Windows XP. Beachten Sie, dass die digitale Straßenkarte
Deutschland ca. 2 GB Festplattenplatz benötigt. Wählen Sie deshalb als Installationsort ein Laufwerk
mit genügend Speicherplatz.
Hinweis: Beim ersten Start werden Sie aufgefordert, eine Stationsnummer und einen
Stationsnamen zu vergeben. Vergeben Sie die Nummern und Namen eindeutig und gut überlegt.
Diese können später nicht mehr geändert werden. Für eine Zentrale wird die Stationsnummer „0“
vergeben. Auch, wenn keine Unterstationen verwaltet werden sollen, wird eine „0“ eingetragen.
Unterstationen erhalten jeweils eine eindeutige 4-stellige Nummer mit eindeutigem Stationsnamen.
Weitere Informationen zur Arbeit mit Unterstationen bekommen Sie in 8. Lesen Sie unbedingt
dieses Kapitel vor der Installation der Software, wenn Sie mit Unterstationen arbeiten möchten.
10
Einrichten des Systems
Netzwerk Server-Installation unter Windows XP
Die Server-Installation darf nicht auf dem Datenserver erfolgen!
Installation:
1) Die TravelControl-Server DVD einlegen. Die Installation startet automatisch. Es werden
nacheinander 2 Installationen gestartet (Programm, MySQL).
2) Rechner neu starten
3) Im Programmordner (C:\Programme\Systemics\TravelControl-Server) die Datei
Serviceinstall.bat ausführen.
4) Im Verzeichnis C:\mysql\bin die Datei winmysqladmin.exe starten. Das Winmysql-Fenster
einfach wieder schließen.
5) Rechner neu starten.
Benutzer anlegen:
Für den Zugriff durch den TravelControl-Client muss wenigstens ein Benutzer angelegt werden.
1) Im Verzeichnis C:\Programme\Systemics\TravelControl-Server die Datei TcDbAdmin.exe
starten. Passwort = password
2) Auf „Benutzerverwaltung“ klicken.
3) Zum Anlegen eines neuen Benutzers auf „Neu“ klicken.
4) Benutzernamen eingeben und „Passwort eingeben“ anklicken.
5) Die Fenster jeweils mit „Weiter“ bestätigen.
6) Die Benutzerverwaltung schließen und anschließend den TcDbAdmin beenden.
Einstellung automatische Datensicherung:
1) Im Verzeichnis C:\Programme\Systemics\TravelControl-Server\Admin die Datei
TcDbAdmin.exe starten. Passwort = password
2) Auf „Sicherungskopie Info des Servers“ klicken.
3) Auf „Pfad ändern“ klicken und Verzeichnis auswählen.
4) Auf „Einstellungen“ klicken, Einstellungen vornehmen und mit „Weiter“ übernehmen.
- Die automatische Datensicherung sollte zu einer Uhrzeit vorgenommen werden, zu der keine
Aktivitäten am Server bzw. an den Clients zu erwarten sind (z.B. nachts zwischen 2 und 3 Uhr)
Netzwerk Client-Installation unter Windows XP
Installation:
1) Die TravelControl-Client DVD einlegen. Die Installation startet automatisch.
2) Rechner neu starten
3) Im Programmordner (C:\Programme\Systemics\TravelControl-Client) die Datei
travelcontrol.ini öffnen
4) IP-Adresse des TravelControl-Server-Rechners unter ConnectionParams und SocketParams
jeweils hinter HostName eintragen (z.B. HostName=192.168.0.10)
4.1.2 Eingabe der Lizenznummer
Zum Freischalten der TravelControl Software ist die Eingabe der Fahrzeuggeräte-Seriennummer
sowie der zugehörigen Lizenznummer erforderlich.
Dazu öffnet sich beim ersten Programmstart das Fenster zur Lizenznummerneingabe.
Dieses Fenster erreichen Sie später wieder über das Menü Verwaltungen/Lizenz/Bearbeiten.
1. Geben Sie die Seriennummer und die zugehörige Lizenznummer ein. Diese haben Sie von Ihrem
Händler zusammen mit der Software erhalten.
2. Tragen Sie den Namen Ihrer Firma in beide Zeilen identisch ein.
3. Bestätigen Sie Ihre Eingaben anschließend mit „Weiter“.
Hinweis: Die Software wird erst endgültig freigeschalten, wenn das Fahrzeuggerät, dessen
Seriennummer Sie in das Lizenzfenster eingegeben haben, in der Software angemeldet (initialisiert)
wurde. ( 4.3.2)
11
Einrichten des Systems
4.1.3 Das Hauptmenü
Zum Starten der Software klicken Sie in der Windows-Taskleiste auf Start und anschließend auf
Programme/Fahrtenbuch/TravelControl.
Mit dem Start von TravelControl öffnet sich die Menüleiste, die das Hauptmenü, die Arbeitsmenüs, die
Fahrzeugauswahl sowie die Schaltfläche zum Aufrufen der digitalen Karte enthält. Die Menüleiste ist
jederzeit sichtbar. Von hier aus rufen Sie alle Arbeitsmenüs und Funktionen von TravelControl auf.
Bild 2: TravelControl – Menüleiste
Die Größe und Anordnung der Arbeitsmenüs auf dem Bildschirm können Sie individuell anpassen. Die
Einstellung wird automatisch gespeichert.
Zum Aufrufen eines Arbeitsmenüs klicken Sie in der Menüleiste auf das betreffende Arbeitsmenü.
Hinweis: Zur Übernahme von Eingaben in Dialogfenstern klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
Möchten Sie ein Dialogfenster schließen, ohne die getätigten Eingaben zu übernehmen, klicken Sie
auf „Zurück“. Mit der Schaltfläche „Schließen“ werden Arbeitsmenüs geschlossen.
Im Hauptmenü stehen Ihnen folgende Menüs zur Verfügung: Datei, Verwaltungen, Anzeigemod, Hilfe
Kurzübersicht der Menüfunktionen im Hauptmenü:
Menü Datei
Funkmodem aktivieren:
- aktiviert die Verbindung zwischen PC und angeschlossenem GSM-Modem
- wenn der Haken gesetzt ist: Funktion aktiv
Daten der Unterstationen bearbeiten:
- Umschalten in den Modus zum Anzeigen der Fahrdaten aus Unterstationen
Einstellungen:
- Festlegen der Einstellungen für die automatische Zielzuordnung und die Größe der Fahrtziele
Daten überprüfen:
- Anzeige der eingetragenen HU- und AU-Termine sowie der Inspektionsintervalle bei Fälligkeit
- Überprüfung der Fahrtdaten auf Lücken
- Anzeige des Datums der letzten eingelesenen Fahrt für jedes Fahrzeuge
Sicherheitskopie der Datenbank anlegen:
12
Einrichten des Systems
- Anlegen einer Kopie der Datenbank zu Sicherungszwecken
Datenbank durch Sicherheitskopie ersetzen:
- Ersetzen der Datenbank durch die Sicherheitskopie
Virtuelle Chipkarte öffnen:
- ermöglicht das Einlesen von Fahrtdaten und das Versenden von Konfigurationsbefehlen über eine
Datei – ähnlich der Übertragung von Daten mit der Chipkarte. Diese Datei kann mittels
Datenübertragung (z.B. per E-Mail) von oder zu Unterstationen (Depots, einzelnen externen
Fahrzeugen) versendet werden. Diese Schnittstelle arbeitet mit dem Chipkarten- Schreib- und
Leseprogramm Chipfix zusammen.
Beenden:
- Beendet das Programm
Menü Verwaltungen
Fahrzeuge:
- Anlegen und Ändern von Fahrzeugdaten
Fahrten:
- Bearbeiten der Fahrten und Zuordnen der Fahrtziele
Ziele:
- Bearbeiten der Zieldaten
Tachostand:
- Abgleichen der Tachostände zwischen PC und Fahrzeug
Personal:
- Verwaltung der Personaldaten
- Definieren und Bearbeiten von Arbeitswegen
Kostenverwaltung:
- Übersicht über angefallene Fahrzeugkosten
Statusmeldungen:
- Fahrzeugortung – Anzeige der aktuellen Fahrzeugposition
- Anzeige der eingegangenen Statusmeldungen
- Abrufen von Statusinformationen
Adressen:
- Fahrtzielimport aus externer Datenbank
- manuelle Eingabe von Fahrtzielen
- Zuordnung der geografischen Koordinaten zu den Adressen
Arbeitszeit:
- Verwaltung der Mitarbeiter-Arbeitszeiten
Kostenstellen:
- Definieren und Bearbeiten der Kostenstellen
Nachrichten:
- Versand und Empfang von SMS-Nachrichten an bzw. von Fahrer- und Mitarbeiterhandys
Gruppen | Fahrzeuggruppen:
- Definieren, Bearbeiten und Löschen von Fahrzeuggruppen
Gruppen | Fahrzeugarten:
- Definieren, Bearbeiten und Löschen von Fahrzeugarten
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Einrichten des Systems
Gruppen | Zielgruppen:
- Definieren, Bearbeiten und Löschen von Fahrtzielgruppen
Gruppen | Personalgruppen:
- Definieren, Bearbeiten und Löschen von Personalgruppen
Statistik:
- Aufrufen der erweiterten statistischen und selektiven Fahrtdatenauswertung
Unterstation | Exportieren:
- Exportieren von bereits bearbeiteten Fahrtdaten, um diese in einer Zentrale auswerten zu können
Unterstation | Name der Unterstationen:
- Definieren und Bearbeiten von Unterstationen, um von diesen Fahrtdaten importieren zu können
Lizenz | Bearbeiten:
- Öffnen des Fensters mit den Lizenzinformationen / Erstellen der Notfalldiskette
Lizenz | Notfalldiskette lesen:
- Einlesen der Lizenzdaten von der Notfalldiskette
Lizenz | Löschen:
- Löschen der Lizenz und damit der Benutzungsrechte (erforderlich, wenn z.B. Lizenznummern falsch
eingegeben wurden)
Service | Fahrtdatenspeicher entfernen:
- Entfernen des initialisierten Fahrtdatenspeichers (TravelControl – Fahrzeuggerät) aus der Datenbank
Service | Konfiguration der Zentrale:
- Konfiguration der Fleet-Zentrale im Büro
Kennworteingabe:
- Schützen des Programms und der Fahrtdaten mit einem Kennwort
Menü Anzeigemod
Fahrzeugverwaltung:
- Voreinstellung für die Anzeige der Fahrzeuge (Alle Fahrzeuge/Eröffnete Fahrzeuge/Geschlossene
Fahrzeuge)
Fahrtenbuchverwaltung:
- Voreinstellung für die Anzeige der Fahrtdaten (Alle Fahrten/Fahrten nach Wahl)
Formularfarben:
- Menü zum Verändern der Farben der Programmfenster
(Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn alle Arbeitsmenüs und Dialogfenster geschlossen
sind.)
Fenster „Zielart auswählen“ immer anzeigen:
- Ab- bzw. Zuschalten der Anzeige „Zielart auswählen“ bei der Definition neuer Ziele (wenn bereits alle
Firmenstandort und Fahreradressen eingegeben worden sind)
Warnung bei der Umwandlung Dienstfahrt in Privatfahrt:
- Ab- bzw. Zuschalten des Warnhinweises bei der Umwandlung einer Dienst- in eine Privatfahrt
Menü Hilfe
Index:
- Aufrufen des Hilfeindex
14
Einrichten des Systems
Hilfe ständig anzeigen:
- es wird dauernd die Hilfe zum jeweils aktiven Fenster angezeigt
Hilfe zum aktiven Fenster:
- Aufrufen der Hilfe zum gerade aktiven Fenster
Info…:
- Anzeige von Programminformationen
4.2
Einrichten der Fahrzeug-, Ziel- und Personalgruppen
Die Gruppeneinrichtung sollte nach der Installation vorgenommen werden, um Fahrzeuge, Ziele und
auch das Personal in Gruppen einordnen zu können. Dies erleichtert die spätere Arbeit mit dem
Programm, da über diese definierten Gruppen ausgewählt werden kann.
Hinweis: Einige Felder sind noch gesperrt und werden erst freigegeben, wenn die Software mittels
Lizenznummer und passendem Fahrzeuggerät freigeschaltet wurde.
4.2.1 Fahrzeuggruppen
Einrichten
1. Gehen Sie in das Menü Verwaltungen/Gruppen und klicken Sie auf „Fahrzeuggruppen“.
2. Klicken Sie auf „Neu“.
3. Geben Sie in die neue Zeile einen Fahrzeuggruppennamen ein und geben Sie eine Zahl für
den Farbkode ein.
4. Klicken Sie zur Bestätigung der Eingaben auf „Übernehmen“.
Bearbeiten
1. Gehen Sie in das Menü Verwaltungen/Gruppen und klicken Sie auf „Fahrzeuggruppen“.
2. Klicken Sie auf die zu bearbeitende Fahrzeuggruppe und wählen Sie „Bearbeiten“.
3. Nehmen Sie die Änderungen vor.
4. Bestätigen Sie die Änderung mit „Übernehmen“.
Löschen
1. Gehen Sie in das Menü Verwaltungen/Gruppen und klicken Sie auf „Fahrzeuggruppen“.
2. Klicken Sie auf die Fahrzeuggruppe, die entfernt werden soll, und wählen Sie „löschen“.
4.2.2 Fahrzeugarten
Einrichten
1. Gehen Sie in das Menü Verwaltungen/Gruppen und klicken Sie auf „Fahrzeugarten“.
2. Klicken Sie auf „Neu“.
3. Geben Sie in die neue Zeile eine neue Fahrzeugart ein.
4. Klicken Sie zur Bestätigung der Eingaben auf „Übernehmen“.
Bearbeiten
1. Gehen Sie in das Menü Verwaltungen/Gruppen und klicken Sie auf „Fahrzeugarten“.
2. Klicken Sie auf die zu bearbeitende Fahrzeugart und wählen Sie „Bearbeiten“.
3. Nehmen Sie die Änderung vor.
4. Bestätigen Sie die Änderung mit „Übernehmen“.
Löschen
1. Gehen Sie in das Menü Verwaltungen/Gruppen und klicken Sie auf „Fahrzeugarten“.
2. Klicken Sie auf die Fahrzeugart, die entfernt werden soll, und wählen Sie „löschen“.
15
Einrichten des Systems
4.2.3 Zielgruppen
Einrichten
1. Gehen Sie in das Menü Verwaltungen/Gruppen und klicken Sie auf „Zielgruppen“.
2. Klicken Sie auf „Neu“.
3. Geben Sie in die neue Zeile einen neuen Zielgruppennamen ein.
4. Klicken Sie zur Bestätigung der Eingaben auf „Übernehmen“.
Bearbeiten
1. Gehen Sie in das Menü Verwaltungen/Gruppen und klicken Sie auf „Zielgruppen“.
2. Klicken Sie auf die zu bearbeitende Zielgruppe und wählen Sie „Bearbeiten“.
3. Nehmen Sie die Änderung vor.
4. Bestätigen Sie die Änderung mit „Übernehmen“.
Löschen
1. Gehen Sie in das Menü Verwaltungen/Gruppen und klicken Sie auf „Zielgruppen“.
2. Klicken Sie auf die Zielgruppe, die entfernt werden soll, und wählen Sie „löschen“.
4.2.4 Personalgruppen
Einrichten
1. Gehen Sie in das Menü Verwaltungen/Gruppen und klicken Sie auf „Personalgruppen“.
2. Klicken Sie auf „Neu“.
3. Geben Sie in die neue Zeile eine neue Personalgruppe ein.
4. Klicken Sie zur Bestätigung der Eingaben auf „Übernehmen“.
Bearbeiten
1. Gehen Sie in das Menü Verwaltungen/Gruppen und klicken Sie auf „Personalgruppen“.
2. Klicken Sie auf die zu bearbeitende Personalgruppe und wählen Sie „Bearbeiten“.
3. Nehmen Sie die Änderung vor.
4. Bestätigen Sie die Änderung mit „Übernehmen“.
Löschen
1. Gehen Sie in das Menü Verwaltungen/Gruppen und klicken Sie auf „Personalgruppen“.
2. Klicken Sie auf die Personalgruppe, die entfernt werden soll, und wählen Sie „löschen“.
4.3
Anlegen eines neuen Fahrzeuges in der Datenbank
4.3.1 Eintragen der Fahrzeugstammdaten in die TravelControl-Datenbank
1.
2.
3.
4.
5.
Wählen Sie das Arbeitsmenü „Fahrzeuge“.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neues Fahrzeug anlegen“.
Geben Sie unter „Stammdaten“ die entsprechenden Daten in die Eingabefelder ein (Bild 3).
In das Feld „Fahrzeug Nr.“ können Sie eine frei wählbare Nummer für das Fahrzeug eintragen.
Tragen Sie wichtige Termine und den km-Stand der nächsten Inspektion ein, dann wird
TravelControl Sie bei Fälligkeit informieren.
6. In den Feldern „Fz.-Art“ und „Fz.-Gruppe“ können Sie das Fahrzeug einer Fahrzeugart und einer
Fahrzeuggruppe zuordnen. Dies erleichtert später die Auswahl von Fahrzeugen.
7. Wählen Sie optional noch bis zu drei Symbole, die für das Fahrzeug zutreffend sind.
Symbole wählen Sie wie folgt aus:
(Symbole zur Auswahl finden Sie auf der DVD im Ordner Symbole. Kopieren Sie diese Dateien in
den Ordner TRAVELCONTROL_DB/DATA/BMP auf Ihrer Festplatte)
7a Wählen Sie das Symbol, welches Sie ändern möchten.
7b Klicken Sie auf „Symbol ändern“.
7c Wählen Sie aus dem Ordner TRAVELCONTROL_DB/DATA/BMP ein passendes Symbol aus.
8. Optional können Sie das Fahrzeug einer Kostenstelle zuordnen.
16
Einrichten des Systems
9. Wählen Sie aus, ob das TravelControl-Gerät ein TC1 oder TC2-Gerät ist. Bei TC2-Geräten ist dies
auf der Geräterückseite aufgedruckt. Andernfalls (ohne entsprechenden Aufdruck) handelt es sich
um ein TC1-Gerät, bei dem einige Funktionen nicht ausgewählt werden können. Diese Funktion
dient der Kompatibilität zu älteren Fahrzeuggeräten (TC1 – Geräte).
10. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit „Weiter“. Mit „Zurück“ verlassen Sie das Dialogfenster ohne die
Eingaben zu übernehmen.
Bild 3: Stammdaten
4.3.2 Fahrtdatenaufzeichnung initialisieren
Dieser Vorgang ist in der Regel nur einmal bei der Inbetriebnahme des Fahrzeuggerätes erforderlich.
Hinweis: Ein Fahrzeuggerät, welches nicht initialisiert ist, zeichnet keine Fahrtdaten auf. Fahrtdaten
werden erst aufgezeichnet, nachdem das Fahrzeuggerät initialisiert (in der Datenbank angemeldet)
ist. Mit einer Chipkarte können nicht gleichzeitig mehrere Fahrzeuge initialisiert werden.
Führen Sie folgende Schritte nach der Eingabe der Fahrzeugstammdaten durch:
1. Stecken Sie die Chipkarte in den Kartenleser am PC.
2. Gehen Sie ins Arbeitsmenü „Fahrzeuge“ und wählen das Fahrzeug aus.
3. Klicken Sie auf die Funktion „Fahrtdatenaufzeichnung initialisieren“. (Bild 4) Die
Initialisierungsdaten werden auf die Chipkarte übertragen.
2. Entnehmen Sie die Chipkarte erst, nachdem das Fenster „Die Chipkarte wird bearbeitet. Bitte
warten!“ geschlossen ist (die Chipkarte könnte sonst beschädigt werden).
3. Gehen Sie mit der Chipkarte zum Fahrzeug.
4. Schalten Sie die Zündung kurz ein, bis das Fahrzeuggerät einen Signalton abgibt. Die drei
Leuchtdioden signalisieren durch gleichzeitiges Blinken, dass das Gerät noch nicht initialisiert ist.
5. Drücken Sie die Taste „Weiter“. Das Blinken der Leuchtdioden verlischt.
6. Stecken Sie jetzt die Chipkarte (mit den goldenen Kontakten nach unten) fest in den Kartenschlitz.
Drücken Sie beide Bedientasten „Privat“ und „Weiter“ gleichzeitig für ca. 3s. Das wechselseitige
Blinken der Leuchtdioden „Privat“ und „Weiter“ zeigt die Kommunikation zwischen Fahrzeuggerät
und Chipkarte an. Während der Chipkartenkommunikation muss die Chipkarte unbedingt im
Fahrzeuggerät verbleiben. Vorzeitiges Herausziehen kann die Chipkarte beschädigen.
7. Nach Beendigung der Kartenkommunikation entnehmen Sie die Chipkarte.
8. Notieren Sie sich den Fahrzeugtachostand, damit Sie ihn in die Datenbank eintragen können.
9. Zur Kontrolle schalten Sie die Zündung kurz aus und wieder ein. Wenn die Initialisierung
erfolgreich war, blinkt bzw. leuchtet nur noch die linke Leuchtdiode.
17
Einrichten des Systems
10. Abschließend stecken Sie die Chipkarte wieder in den Chipkartenleser am PC. Im automatisch
erscheinenden Fenster „Chipkarte“ betätigen Sie die Funktion „Daten von der Chipkarte
übernehmen“.
Zur Kontrolle im Arbeitsmenü „Fahrzeuge“ (das richtige Fahrzeug muss ausgewählt sein):
- Die Funktion „Fahrtdatenaufzeichnung initialisieren“ ist jetzt grau dargestellt.
Bild 4: Arbeitsmenü „Fahrzeuge“
4.3.3 Anfangskilometerstand in die Datenbank eintragen
1. Prüfen Sie, ob das richtige Fahrzeug ausgewählt ist.
2. Klicken Sie im Arbeitsmenü „Tachostand“ auf die Funktion „Tachostand der letzten Fahrt
eintragen“.
3. Geben Sie den „Fahrzeugtachostand“ ein. Das Feld „Nicht aufgezeichnete Strecke vor dem
Tachostand“ lassen Sie leer.
4. Übernehmen Sie die Eingabe mit „Weiter“ bzw. verwerfen Sie diese mit „Zurück“.
Hinweis: Wenn Sie den Tachostand nicht eingeben, kann TravelControl den km-Stand nicht
berechnen. Die nachträgliche Eingabe des Tachostandes ist aber möglich.
4.4
Fahrzeuggerät konfigurieren
Wenn Sie Änderungen in den Einstellungen oder der Fahrerzuordnung für ein Fahrzeuggerät
vorgenommen haben, müssen Sie die neuen Parameter zum Fahrzeuggerät übertragen.
Übertragen der Parameter zum Fahrzeuggerät:
1. Stecken Sie die Chipkarte in den Chipkartenleser.
2. Markieren Sie im Menü „Fahrzeugverwaltung“ das Fahrzeug mit einem Mausklick.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Fahrtenbuchparameter übertragen“.
4. Lesen Sie die Chipkarte im Fahrzeuggerät ein.
Hinweis: Die Funktion „Fahrtenbuchparameter übertragen“ ist grau hinterlegt, wenn das ausgewählte
Fahrzeug noch nicht in der Datenbank angemeldet (initialisiert) ist. ( 4.3.2)
18
Einrichten des Systems
4.4.1 Konfigurationseinstellungen
1. Öffnen Sie das Arbeitsmenü „Fahrzeuge“.
2. Markieren Sie das entsprechende Fahrzeug durch einen Klick mit der linken Maustaste.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Fahrzeugdaten bearbeiten“.
4. Geben Sie unter „Einstellungen“ (Bild 5) die gewünschte Konfiguration ein oder übernehmen Sie
durch Anklicken der Funktion „Standardeinstellungen“ die Standardkonfiguration.
5. Speichern Sie Ihre Eingaben abschließend mit „Weiter“ bzw. verwerfen Sie Ihre Eingaben mit
„Zurück“.
Bild 5: Dialogfenster: Einstellungen
Hinweise für die richtige Auswahl der Einstellungen:
Pausenzeit (0 – 15 Minuten)
Zwischenhalte, die kürzer als die hier eingestellte Zeit sind, werden nicht aufgezeichnet.
Standzeit bis zum Abschalten (15 – 1275 Minuten)
Dieser Wert bestimmt die Zeit bis zum automatischen Abschalten des Gerätes nach Fahrtende
(Zündungsaus). In dieser Zeit können Sie z.B. Fahrten auslesen oder das Fahrzeug per GSM im
Stand orten.
Hinweis: Einstellung 1275min das Fahrzeuggerät schaltet nicht mehr ab!
Tracking aktivieren
Hiermit aktivieren Sie die Fahrtroutenaufzeichnung. Für diese Einstellungen lesen Sie auch 6.3.
Geschwindigkeitsüberschreitung
Wenn diese Option aktiviert ist, werden Überschreitungen der eingestellten Geschwindigkeit im
Fahrzeuggerät gespeichert und nach dem Auslesen im Menü Fahrten (Spalte Gü) angezeigt.
Signal bei Geschwindigkeitsüberschreitung
Ist diese Option aktiviert, wird bei jeder Geschwindigkeitsüberschreitung zusätzlich vom TravelControlFahrzeuggerät ein akustischer Warnton für den Fahrer abgegeben.
Diese Option ist nur anwählbar, wenn die Option „Geschwindigkeitsüberschreitung“ aktiviert ist.
19
Einrichten des Systems
Arbeitszeiterfassung aktivieren
Hiermit wird die Arbeitszeiterfassung im Fahrzeuggerät aktiviert. Lesen Sie dazu auch 6.2
Standzeit mit laufendem Motor
Wenn diese Option aktiviert ist, werden Standzeiten in denen die Zündung nicht ausgeschalten wurde
im Fahrzeuggerät gespeichert und nach dem Auslesen im Menü Fahrten (Spalte SmlM) angezeigt.
Taste „Weiter“ sperren
Wenn diese Option aktiviert ist, wird im Fahrzeuggerät die Taste „Weiter“ gesperrt. Es ist dann nicht
mehr möglich, Zwischenhalte auszublenden.
Taste „Privat“ sperren
Wenn diese Option aktiviert ist, wird im Fahrzeuggerät die Taste „Privat“ gesperrt. Fahrten können
nicht mehr im Fahrzeug als Privatfahrten definiert werden und müssen gegebenenfalls nachträglich
am PC in Privatfahrten umgewandelt werden.
Summer abschalten
Wenn diese Option aktiviert ist, wird der im Fahrzeuggerät integrierte akustische Signalgeber
abgeschaltet.
Fahrten ohne GPS speichern
Wenn diese Option aktiviert ist, werden auch Fahrten mit gestörtem GPS-Empfang mit Datum und
Uhrzeit jedoch ohne Fahrtziel-Koordinaten und ohne zurückgelegter Wegstrecke abgespeichert. Eine
Fahrt mit gestörtem GPS-Empfang muss länger als 5 Minuten dauern, andernfalls wird sie nicht als
Fahrt erkannt.
Fahrtbeginn 100m
Wenn diese Option aktiviert ist, wird die Entfernung (Luftlinie), die zurückgelegt werden muss, damit
eine Fahrt als Fahrt erkannt wird, von 300m auf 100m Luftlinie verkürzt. Diese Option aktivieren Sie,
wenn Sie häufig kurze Strecken (< 300m Luftlinie) zurücklegen. Andernfalls bringt diese Option keine
Vorteile. Wenn Probleme auftreten (es entstehen Fahrten, die nicht durchgeführt wurden), müssen Sie
diese Option wieder deaktivieren.
Anlasssperre aktivieren
Diese Option aktiviert die integrierte Anlassunterbrechung. Fahrzeuge können dann nur noch mit einer
personalisierten Chipkarte gestartet werden (Fahrerberechtigungskontrolle).
Hinweis: Die integrierte Anlasssperre ist keine von Versicherungen anerkannte Wegfahrsperre. Sie
ermöglicht lediglich eine Fahrerberechtigungskontrolle. Wenn der Stecker für die Stromversorgung
vom TravelControl-Fahrzeuggerät getrennt wird, ist die Anlassunterbrechung wirkungslos.
4.4.2 Fahrerzuordnung
Wenn ein Fahrzeug von mehreren Fahrern benutzt wird, kann zu jeder Fahrt der zugehörige Fahrer
erfasst und gespeichert werden. Im Fahrzeuggerät muss dann bei jeder Fahrt eine Fahrerchipkarte
(personalisierte Chipkarte) gesteckt werden. Wie die personalisierte Chipkarte zu erstellen ist lesen
Sie bitte in 5.8.
Wird das Fahrzeug nur von einem Fahrer benutzt und eher selten von anderen Fahrern, kann ein
Standardfahrer definiert werden, der dann jeder Fahrt zugeordnet wird. Bei der Benutzung durch
einen anderen Fahrer steckt dieser zu Fahrtbeginn seine personalisierte Chipkarte in das
Fahrzeuggerät und wird dadurch der entsprechenden Fahrt zugeordnet.
Wenn Sie keine Fahreridentifikation benötigen, brauchen Sie in der Fahrerzuordnung keine
Einstellungen vorzunehmen. Eine fahrerbezogene Auswertung im Report und auch die automatische
Arbeitswegerkennung ist dann jedoch nicht möglich.
20
Einrichten des Systems
1. Wählen Sie das Arbeitsmenü „Fahrzeuge“.
2. Markieren Sie das entsprechende Fahrzeug durch einen Klick mit der linken Maustaste.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Fahrzeugdaten bearbeiten“.
4. Öffnen Sie das Dialogfenster „Fahrerzuordnung“. (Bild 6)
Bild 6: Fahrerzuordnung
5. Wählen Sie im Dialogfenster die gewünschte Option oder übernehmen Sie durch Anklicken der
Funktion „Standardeinstellungen“ die Standardkonfiguration, die alle Optionen abwählt.
6. Speichern Sie Ihre Eingaben abschließend mit „Weiter“ bzw. verwerfen Sie Ihre Eingaben mit
„Zurück“.
Hinweise für die richtige Auswahl der Einstellungen:
1 Minute Dauerton zur Anforderung der Chipkarte
Wenn diese Option aktiviert ist, wird der Fahrer beim Einschalten der Zündung daran erinnert, die
Chipkarte zur Fahreridentifikation in das TravelControl-Fahrzeuggerät zu stecken. Dazu ertönt bis zum
Stecken der Chipkarte ein Dauerton von maximal 1 Minute.
Dauerton bis zum Stecken der Chipkarte
Wenn diese Option aktiviert ist, wird der Fahrer beim Einschalten der Zündung daran erinnert, die
Chipkarte zur Fahreridentifikation in das TravelControl-Fahrzeuggerät zu stecken. Dazu ertönt ein
Dauerton bis die Chipkarte gesteckt wird.
Ohne Chipkarte Standardfahrer zuordnen
Wenn diese Option aktiviert ist, wird den Fahrten, bei denen die Chipkarte nicht gesteckt wird, der
Standardfahrer zugeordnet. Klicken Sie auf „Standardfahrer auswählen“ und wählen Sie einen
Standardfahrer aus.
21
Einrichten des Systems
4.4.3 SMS-Konfiguration
Zum Senden von Daten über ein GSM-Modem muss das Fahrzeuggerät entsprechend konfiguriert
werden.
1. Wählen Sie das Arbeitsmenü „Fahrzeuge“.
2. Markieren Sie das zu konfigurierende Fahrzeug durch einen Klick mit der linken Maustaste.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Fahrzeugdaten bearbeiten“.
4. Öffnen Sie das Dialogfenster „SMS-Konfiguration“. (Bild 7)
5. Geben Sie in das Feld „PIN“ den vierstelligen PIN-Code der SIM-Karte ein. Der PIN-Code darf
nicht „0000“ sein. Gegebenenfalls ändern Sie den PIN-Code.
6. Bestätigen Sie den PIN-Code durch nochmalige Eingabe im Feld „PIN Bestätigung“.
7. Geben Sie die Rufnummer des SMS-Servicecenters des Netzanbieters/Providers in das Feld
„Servicecenter“ ein. (Bsp: 491722270000 für Vodafone)
8. Geben Sie die Rufnummer des Fahrzeugmodems in das Feld „Fahrzeug“ ein. (Bsp:
491721234567)
49 - Landeskennzahl Deutschland (ohne 00 / ohne +)
172 – Netzanbieter-/Providervorwahl (ohne 0)
1234567 - Rufnummer
Hinweis: Beachten Sie bitte, dass die hier eingetragenen Daten zur SIM-Karte passen müssen, die
sich im Modem des ausgewählten Fahrzeugs befindet. Andernfalls funktioniert die Datenübertragung
nicht und die SIM-Karte kann (bei falscher PIN) gesperrt werden.
Im Bereich „Statusmeldung senden:“ geben Sie vor, wann eine Fahrzeugposition (Statusmeldung)
automatisch gesendet werden soll:
Weg Äquidistanz (km) (1 bis 50)
Hier können Sie eine Wegstrecke (in km) vorgeben, nach der jeweils automatisch eine
Fahrzeugposition abgeschickt werden soll. Wenn in dieses Feld nichts eingetragen ist, ist diese
Funktion deaktiviert.
Zeit Äquidistanz (min) (2 bis 120)
Hier können Sie eine Zeit (in min) vorgeben, nach der jeweils eine Fahrzeugposition abgeschickt
werden soll. Wenn in dieses Feld nichts eingetragen ist, ist diese Funktion deaktiviert.
Zündung
Wenn diese Option aktiviert ist, wird jeweils beim Ein- und Ausschalten der Zündung die aktuelle
Fahrzeugposition versandt.
E1
Wenn diese Option aktiviert ist, wird jeweils beim Betätigen des externen Signaleinganges E1 eine
Statusmeldung versandt.
E3-E5
Wenn diese Option aktiviert ist, wird jeweils beim Betätigen des externen Signaleinganges E3, E4
oder E5 eine Statusmeldung versandt.
Fahrtdaten + Ereignisse
Wenn diese Option aktiviert ist, werden die Fahrtdaten und Ereignisse (Zündungs-Ein/Aus, Betätigen
der Signaleingänge, Trackingpunkte) automatisch per SMS an die Zentrale übertragen. Das Auslesen
per Chipkarte entfällt damit. Die Daten von 4 Fahrten bzw. 8 Ereignisse werden als Paket
zusammengefasst und in einer SMS versandt.
22
Einrichten des Systems
Bild 7: SMS-Konfiguration
Hinweis: Zur vollständigen Konfiguration der SMS-Datenübertragung lesen Sie bitte auch 1.
4.4.4 Statuseingänge
TravelControl kann den Zustand von fünf externen Statuseingängen (E1 – E5) erfassen.
1. Wählen Sie die Statuseingänge aus, die überwacht werden sollen und klicken Sie das
entsprechende Kästchen an.
2. Wählen Sie noch, ob nur das Einschalten des Statuseinganges (Eingang auf Masse) registriert
werden soll oder auch das Ausschalten (Eingang offen). Diese Einstellung wirkt sich auch auf das
Versenden von SMS-Statusmeldungen aus.
3. Geben Sie einen Namen für die ausgewählten Statuseingänge ein (z.B. Ladeklappe oder
Fahrertür).
4. Klicken Sie auf „Weiter“.
Lesen Sie dazu bitte auch 6.5
4.5
Datenschutz durch Kennwort
4.5.1 Kennwort einrichten
Sie können die TravelControl-Datenbank mit einem Kennwort vor dem Zugriff durch Unbefugte
schützen.
1. Klicken Sie im Menü „Verwaltungen“ auf die Funktion „Kennworteingabe“.
2. Geben Sie in das obere Eingabefeld ein Kennwort ein, das aus maximal 32 alphanumerischen
Zeichen bestehen darf.
3. Bestätigen Sie das Kennwort durch wiederholte Eingabe im unteren Feld.
4. Übernehmen Sie das Kennwort mit „Weiter“
23
Einrichten des Systems
Hinweis: Das Programm unterscheidet zwischen Groß- und Kleinschreibung. Deshalb geben Sie
das Kennwort bitte immer genau so ein, wie Sie es definiert haben. Notieren Sie Ihr Kennwort und
bewahren Sie es an einem sicheren Ort auf. Wenn Sie Ihr Kennwort vergessen sollten, haben Sie
keinen Zugriff mehr auf Ihre Fahrtdaten.
4.5.2 Kennwort ändern
1. Klicken Sie im Menü „Verwaltungen“ auf die Funktion „Kennworteingabe“.
2. Geben Sie in das obere Eingabefelder ein neues Kennwort ein, das aus maximal 32
alphanumerischen Zeichen bestehen darf.
3. Bestätigen Sie das neue Kennwort durch wiederholte Eingabe im unteren Feld.
4. Übernehmen Sie das neue Kennwort mit „Weiter“
4.5.3 Kennwort löschen
1. Klicken Sie im Menü „Verwaltungen“ auf die Funktion „Kennworteingabe“.
2. Lassen Sie beide Eingabefelder leer.
3. Mit einem Klick auf „Weiter“ ist TravelControl wieder ohne Kennwort zugänglich.
4.5.4 Vergessenes Kennwort löschen
Wenn Sie Ihr Kennwort vergessen haben, müssen Sie sich mit Ihrem Händler in Verbindung setzen,
um die Datenbank wieder freizuschalten.
Zum Löschen des Kennwortes gehen Sie wie folgt vor:
1. Im Dialogfenster für die Eingabe des Kennwortes (Bild 8) klicken Sie auf die Schaltfläche
„Vergessenes Kennwort löschen“.
2. Im folgenden Dialogfenster geben Sie die beiden von Ihrem Händler erhaltenen Nummern ein.
3. Klicken Sie anschließend auf „Weiter“.
Bild 8: Kennworteingabe
Hinweis: Wenn Sie das vergessene Kennwort gelöscht haben, ist Ihre Datenbank wieder frei
zugänglich. Definieren Sie deshalb ein neues Kennwort, wenn Sie TravelControl wieder schützen
möchten.
24
Fahrtdaten verwalten
5 Fahrtdaten verwalten
Dieses Kapitel beschreibt, wie die Fahrtdaten vom Fahrzeuggerät in die Datenbank übertragen
und die Fahrtziele zugeordnet werden, bis hin zum Erstellen des Fahrtdatenausdruckes und der
Datensicherung.
5.1
Fahrtdaten in die Datenbank übertragen
Die Chipkarte hat einen Speicherplatz für ca. 500 Fahrten. Mit einer Chipkarte können Sie
nacheinander die Fahrtdaten von mehreren Fahrzeugen auslesen. Beim Einlesen in den PC werden
diese dann automatisch den richtigen Fahrzeugen zugeordnet.
1. Wenn das Fahrzeuggerät abgeschaltet ist, aktivieren Sie es, indem Sie die Zündung einschalten.
2. Stecken Sie die Karte in das Fahrzeuggerät. Die beiden Leuchtdioden „Weiter“ und „Privat“
signalisieren durch das wechselseitige Blinken die Fahreridentifikation. Dabei werden noch keine
Daten übertragen.
3. Nach diesem Identifikationsvorgang (Blinken beendet) starten Sie das Auslesen der Fahrtdaten,
indem Sie die beiden Tasten „Weiter“ und „Privat“ gleichzeitig drücken und ca. 3s gedrückt halten.
Der Auslesevorgang wird wieder durch das wechselseitige Blinken der Leuchtdioden „Weiter“ und
„Privat“ signalisiert. Entnehmen Sie die Chipkarte erst, nachdem das Blinken beendet ist. Ihre
aktuellen Fahrtdaten befinden sich jetzt auf der Chipkarte.
4. Stecken Sie die Karte in den Kartenleser am PC. Das Fenster „Chipkarte“ erscheint automatisch.
5. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Schaltfläche „Daten aus der Chipkarte übernehmen“.
6. Die neu eingelesenen Fahrten werden an die bereits vorhandenen Fahrteinträge angehängt.
7. Prüfen Sie in der Menüleiste, ob das richtige Fahrzeug ausgewählt ist, sonst mit „Auswahl“
korrigieren.
8. Öffnen Sie das Arbeitsmenü „Fahrten“. Hier werden Ihnen alle eingelesenen Fahrten angezeigt.
Hinweis: Der erste Fahrteintrag ist immer ein Transport (Fahrttyp „T“), weil das Fahrzeuggerät zuerst
seine neuen Startkoordinaten am Einbauort ermittelt.
5.2
Fahrtziele zuordnen
TravelControl ist aufgrund der integrierten Zieldatenbank in der Lage, den Fahrten bereits bekannte
Ziele automatisch zuzuordnen.
Hinweis: Jedes Ziel, welches Sie das erste Mal angefahren haben, tragen Sie für eine spätere
automatische Zuordnung einmalig in die Zieldatenbank ein. ( 5.4). Bereits eingegebene Ziele
werden den Fahrten beim Verorten automatisch zugeordnet.
1. Öffnen Sie das Arbeitsmenü „Fahrten“ und markieren Sie die Fahrt, ab der die Zielzuordnung
(Verortung) beginnen soll.
2. Starten Sie die Zielzuordnung mit der Funktion „Fahrten verorten“. Bereits bekannte und
eindeutige Ziele werden damit automatisch ergänzt.
3. Die automatische Zielzuordnung hält an, wenn ein noch unbekanntes Fahrtziel erreicht wird bzw.
wenn die Zielzuordnung nicht eindeutig vorgenommen werden kann.
4. Bei unbekannten Zielen fehlen noch die Eintragungen für das Fahrtziel in der Datenbank.
Definieren Sie das noch unbekannte Fahrtziel, wie unter 5.4 beschrieben oder überspringen
Sie die Zeile, indem Sie die nachfolgende Fahrt markieren und erneut die Funktion „Fahrten
verorten“ anklicken.
5. Wenn die Zielzuordnung nicht eindeutig vorgenommen werden kann (mehrere Ziele befinden sich
im Zielbereich oder in der näheren Umgebung) erscheint automatisch ein Fenster in welchem Sie
ein bereits bekanntes Ziel auswählen bzw. mit der Funktion „Neues Ziel eingeben“ ein neues Ziel,
wie unter 5.4 beschrieben, eingeben. Bereits definierte Ziele werden in diesem Fenster mit
einem violetten Punkt dargestellt. Gelbe Punkte kennzeichnen Adressen, die importiert wurden,
jedoch noch nicht in die Zieledatenbank übernommen sind. (Bild 9)
25
Fahrtdaten verwalten
6. Betätigen Sie zum weiteren Ausfüllen der Fahrtdaten wieder die Funktion „Fahrten verorten“.
Der Vorgang wird bis zum Ende der Fahrteinträge fortgesetzt.
Bild 9: Ziel auswählen
5.3
Voreinstellungen für die automatische Zielzuordnung ändern
Sie können in TravelControl die Standardeinstellungen für die automatische Zielzuordnung Ihren
Bedürfnissen entsprechend anpassen. Rufen Sie dazu die Funktion „Einstellungen“ im Menü „Datei“
auf.
Hinweis: Änderungen, die Sie in diesem Fenster vornehmen, können die automatische Zielzuordnung
derart beeinflussen, dass TravelControl keine Ziele mehr automatisch zuordnet. Notfalls stellen Sie
die Standardeinstellungen (Bild 10) wieder her.
Folgende Werte können geändert werden:
Vorgabe für Zielbereich:
- definiert den Standardwert für die Größe des Zielbereiches
Umgebungsbereiche für die...
Fahrten:
- definiert die Größe der Umgebung eines allgemeinen Zieles
Arbeitsfahrten:
- definiert die Größe der Umgebung eines Standortes bzw. einer Fahreradresse
Positionsmeldungen:
- definiert die Größe der Umgebung eines Zieles bei Positionsmeldungen
Im Bereich „Zielfindung für die Fahrten“ bestimmen Sie, wie TravelControl bei der automatischen
Zielzuordnung verfahren soll, wenn:
26
Fahrtdaten verwalten
-
ein Ziel getroffen ist
mehrere Ziele getroffen sind
ein Ziel im Umgebungsbereich ist
mehrere Ziele im Umgebungsbereich sind
kein Ziel getroffen bzw. im Umgebungsbereich ist
Anhalten (Kontrolle):
- bei der Zielzuordnung bleibt das Programm bei der entsprechenden Fahrt stehen und erwartet
von Ihnen eine Auswahl bzw. eine Bestätigung für die Zuordnung des Zieles
- diese Auswahl hat oberste Priorität. Wenn Sie aktiviert ist, haben die Einstellungen im Bereich
„Übernehmen“ keine Auswirkungen auf die Zielzuordnung.
Ziel:
- das Ziel, welches getroffen ist bzw. in dessen Umgebungsbereich gehalten wurde, wird übernommen
Nächstgelegenes Ziel:
- das Ziel, das sich am nächsten zum Haltepunkt befindet, wird übernommen
- mit dem Aktivieren dieser Option hat die Option „Adresse aus der Karte“ keine Auswirkungen auf
die Zielzuordnung
„Adresse aus der Karte“:
- die Adresse (Straße und Ort) wird aus der digitalen Karte übernommen
Hinweis: Wenn mehrere Funktionen eines Bereiches aktiviert sind, hat immer die Option mit der
höheren Priorität Auswirkungen auf die Zielzuordnung.
Bild 10: Einstellungen
27
Fahrtdaten verwalten
5.4
Eingabe von Fahrtzielen und Fahrtzwecken
Wenn die automatische Zielzuordnung auf ein neues noch unbekanntes Ziel trifft, öffnet sich das
Dialogfenster „Zielart festlegen“ (Bild 11).
Hinweis: Dieses Fenster erscheint nicht, wenn Sie im Menü unter „Anzeigemod“ die Option „Fenster
‚Zielart auswählen’ immer anzeigen“ deaktiviert haben (kein Haken gesetzt).
Bild 11: Zielart festlegen
Fahrtziele werden in drei Kategorien eingeteilt:
• allgemeine Ziele
(Adressen allgemeiner Fahrtziele)
• Fahreradressen
(Adressen der Fahrer)
• Standortadressen
(Adressen Ihrer Firmenstandorte)
Wählen Sie die entsprechende Zielart aus. Je nachdem, um welche Zielart es sich handelt, wird Ihnen
ein anderes Dialogfenster angezeigt. Bild 12 zeigt das Eingabefenster für ein allgemeines Ziel.
Bild 12: Eingabe der Zieldaten
Geben Sie jetzt die Zieldaten für eine spätere automatische Zielzuordnung in die Datenbank ein.
Unterstützung bei der Identifikation des Zieles erhalten Sie durch die integrierte digitale Karte. Diese
wird von TravelControl automatisch geöffnet, kann aber auch durch ein Klick auf das Kartensymbol in
der Menüleiste manuell geöffnet werden. Das Fadenkreuz zeigt Ihnen Ihren Haltepunkt direkt in einem
28
Fahrtdaten verwalten
digitalen Stadtplan an (Bild 13). Bereits definierte Ziele erkennen Sie in der Karte anhand des
Rahmens, der den Zielbereich markiert. Wenn Sie innerhalb eines Zielbereiches halten, kann
TravelControl dieses Ziel automatisch zuordnen.
Bild 13: Darstellung des Fahrtzieles in der digitalen Karte
5.5
Größe des Zielbereiches nachträglich optimieren
Standardmäßig hat ein Zielbereich eine Größe von ca. 200m x 200m. Wenn Sie innerhalb dieses
Bereiches parken, wird Ihr Fahrtziel automatisch wieder erkannt und in Ihr Fahrtenbuch eingetragen.
Bei einem Fahrtziel mit großer Ausdehnung (großes Firmengelände, großflächiger Parkplatz) kann die
Standardgröße des Zielbereichs jedoch zu klein sein, so dass Ihr bereits definiertes Ziel nicht
automatisch eingetragen wird. Ebenso kann es vorkommen, dass mehrere Ziele dicht beieinander
liegen, und durch die Überschneidung der Zielbereiche eine automatische Zuordnung durch
TravelControl erschwert wird.
Für diese Fälle können Sie die Größe jedes Zielbereiches individuell anpassen.
Die Anpassung der Größe des Zielbereiches nehmen Sie wie folgt vor:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Öffnen Sie das Arbeitsmenü „Ziele“.
Markieren Sie in der Tabelle das Fahrtziel, dessen Größe Sie ändern möchten.
Klicken Sie auf die Funktion „Zieldaten bearbeiten“.
Das Fenster mit den Zieldaten sowie die digitale Karte öffnen sich.
In der digitalen Karte sehen Sie das Fahrtziel als violetten Rahmen. Dieser markiert den
Zielbereich.
Klicken Sie mit der linken Maustaste doppelt in diesen Zielbereich. Daraufhin erscheint ein
zusätzlicher schwarzer Rahmen um den Zielbereich mit schwarzen Kästchen am Rand.
Klicken Sie mit der linken Maustaste auf ein Kästchen und halten Sie die Taste gedrückt. Ziehen
Sie die Maus in eine Richtung. Damit verändern Sie die Größe des Ziels.
Ziehen Sie den Rahmen so weit, bis die neue Zielgröße erreicht ist.
Zum Übernehmen der neuen Größe klicken Sie auf den roten Haken in der Menüleiste.
Klicken Sie auf „Weiter“, um die Einstellungen zu übernehmen.
29
Fahrtdaten verwalten
5.6
Fahrtdaten manuell bearbeiten
Den Fahrttyp einer Dienst- oder Arbeitswegfahrt, aber auch die automatische Zielzuordnung können
Sie nachträglich manuell ändern.
1.
2.
3.
4.
Gehen Sie in das Arbeitsmenü „Fahrten“
Markieren Sie den entsprechenden Fahrteintrag.
Rufen Sie die Funktion „Fahrt bearbeiten“ auf.
Daraufhin wird ein Dialogfenster geöffnet, in welchem Sie die Zieleinträge zu dieser Fahrt ändern
können.
5. Im Feld „Fahrttyp“ wird Ihnen der Typ der Fahrt angezeigt. Hier können Sie nachträglich eine
Dienstfahrt in eine Arbeitswegfahrt oder eine Privatfahrt umwandeln. Klicken Sie einfach auf den
entsprechenden Fahrttyp. Es ist nicht möglich, aus einer Privatfahrt eine Dienstfahrt bzw.
Arbeitswegfahrt zu machen.
6. Möchten Sie der markierten Fahrt ein anderes bereits definiertes Ziel (das Ziel muss sich in der
Nähe befinden) zuordnen oder ein neues Ziel definieren, klicken Sie auf die Funktion „Zieleintrag
aus der Datenbank übernehmen“.
Hinweis: Zieleinträge, die über die Funktion „Fahrt bearbeiten“ eingegeben wurden, werden nicht in
Ihre Fahrtziel-Datenbank übernommen.
5.7
Automatische Arbeitswegerkennung
Wenn Sie von TravelControl Ihre Arbeitswegfahrten automatisch erkennen lassen wollen, müssen der
Firmenstandort, die Fahrer und die Adressen der Fahrer in der Datenbank eingegeben und in die
Arbeitswegverwaltung aufgenommen worden sein. Des Weiteren muss zu jeder Fahrt ein Fahrer
zugeordnet sein.
Den Fahrer einer Fahrt geben Sie entweder vor, indem Sie einen Standardfahrer definieren ( 4.4.2)
oder Sie benutzen personalisierte Chipkarten ( 5.8) mit denen sich jeder Fahrer im Fahrzeug zu
Beginn jeder Fahrt anmeldet. Den Firmenstandort sowie die Fahreradresse definieren Sie, nachdem
Sie diese Ziele jeweils erstmalig angefahren haben ( 5.4).
Hinweis: Eine Arbeitswegfahrt kann nur dann automatisch erkannt werden, wenn die Fahrt zwischen
einem Firmenstandort und der zum Fahrer dieser Fahrt gehörenden Fahreradresse durchgeführt wird
und beide Ziele in die Arbeitswegverwaltung aufgenommen sind.
Wenn die automatische Arbeitswegerkennung nicht funktioniert, überprüfen Sie bitte folgendes:
1. Ist im Arbeitsmenü „Fahrten“ dieser Fahrt ein Fahrer zugeordnet? Der Fahrer einer Fahrt wird
Ihnen über der Tabelle angezeigt, wenn Sie eine Fahrt markieren.
2. Ist der Firmenstandort in der Datenbank bereits als Ziel eingetragen und entsprechend als
Standortadresse definiert?
3. Ist die Fahreradresse dieses Fahrers in der Datenbank bereits als Ziel eingetragen und
entsprechend als Fahreradresse definiert? Gehen Sie zur Kontrolle in das Arbeitsmenü
„Arbeitsweg“.
4. Sind im Arbeitsmenü „Arbeitsweg“ zu diesem Fahrer Arbeitsfahrten eingetragen? Wählen Sie in
der oberen Tabelle den Fahrer aus und überprüfen die unterste Tabelle nach entsprechenden
Einträgen.
Möchten Sie nachträglich Arbeitswege definieren, gehen Sie bitte wie folgt vor:
1. Öffnen Sie das Arbeitsmenü „Arbeitsweg“.
2. Markieren Sie in der oberen Tabelle den Fahrer, für den der neue Arbeitsweg definiert werden
soll.
3. Markieren Sie in der mittleren Tabelle die Adresse des Fahrers, die einen Haltepunkt des
Arbeitsweges darstellt.
4. Klicken Sie mit der linken Maustaste in die untere Tabelle. Dadurch wird die Funktion „Neue
Arbeitsfahrt“ aktiv.
30
Fahrtdaten verwalten
5. Klicken Sie auf die Funktion „Neue Arbeitsfahrt“ und markieren Sie im neuen Fenster alle
Firmenstandorte, die mit der markierten Fahreradresse jeweils einen Arbeitsweg bilden sollen.
Möchten Sie mehrere Firmenstandorte markieren, halten Sie die Strg-Taste gedrückt, während
Sie mit der linken Maustaste die entsprechenden Adresszeilen anklicken.
6. Verlassen Sie das Fenster mit „Weiter“ und überprüfen Sie in der unteren Tabelle die Einträge auf
Vollständigkeit.
Hinweis: Sie können keine Arbeitswege definieren, wenn noch kein Firmenstandort eingetragen ist.
5.8
Chipkarte zur Fahreridentifikation erstellen
Mit Hilfe der Chipkarte können Sie den Fahrer einer Fahrt identifizieren. Dazu erstellen Sie eine
personalisierte Chipkarte. Auf dieser wird der Name des Fahrers gespeichert und beim Stecken der
Chipkarte zu Beginn einer Fahrt dieser Fahrt zugeordnet. Wahlweise können Sie die personalisierte
Chipkarte für das Auslesen von Fahrtdaten zulassen bzw. sperren.
Die personalisierte Chipkarte erstellen Sie wie folgt:
1. Chipkarte in den Kartenleser stecken. daraufhin öffnet sich automatisch das Dialogfenster
„Chipkarte“.
2. Unter „Inhalt der Chipkarte“ wird Ihnen der derzeitige Status der Chipkarte angezeigt.
3. Klicken Sie auf die Funktion „Personalisierung und Leseberechtigung ändern“.
4. Es öffnet sich ein Dialogfenster (Bild 14) in welchem Sie die Option „Chipkarte für den
ausgewählten Fahrer personalisieren“ aktivieren.
5. In der Tabelle wählen Sie den Fahrer aus, für den Sie die Chipkarte personalisieren wollen. Ist der
gewünschte Fahrer nicht in der Liste enthalten, klicken Sie auf die Funktion „Neuen Fahrer
eintragen“ und tragen im folgenden Dialogfenster die entsprechenden Daten ein.
6. Soll der ausgewählte Fahrer mit seiner personalisierten Chipkarte Fahrtdaten auslesen können,
aktivieren Sie noch die Option „Leseberechtigung für die Chipkarte einstellen“, andernfalls
deaktivieren Sie diese Option.
7. Ihre Eingaben übertragen Sie zur Chipkarte mit der Funktion „Weiter“. Mit „Zurück“ verlassen Sie
das Fenster – die Daten auf der Chipkarte bleiben dann unverändert.
Bild 14: Chipkarte personalisieren und Leseberechtigung
5.9
Fahrtdaten-Auslesen wiederholen
Der normale Fahrtdaten-Auslesevorgang mit der Chipkarte ist in der Regel nur einmal möglich.
Sollten jedoch ausgelesene Fahrtdaten einmal verloren gehen, weil die Chipkarte mit den Fahrtdaten
abhanden kommt oder ein Kartendefekt auftritt, dann führen Sie das Sicherheitsauslesen durch.
31
Fahrtdaten verwalten
In diesem Fall wird der gesamte Speicherinhalt des Fahrzeuggerätes ausgelesen und mittels
Chipkarte in den PC übertragen. Dazu sind 4 aufeinander folgende Auslesevorgänge notwendig. Die
fehlenden Daten fügt die Software automatisch in Ihren Datenbestand ein.
Für diesen Auslesevorgang muss das System eine „Abfrage zur Datensicherung“ auf eine Chipkarte
schreiben, mit der Sie den Auslesevorgang durchführen.
Hinweis: Werden durch TravelControl in Ihren Fahrtdaten keine Lücken gefunden, wird keine Abfrage
zur Datensicherung erstellt.
Eine Chipkarte mit der „Abfrage zur Datensicherung“ erstellen Sie wie folgt:
1. Stecken Sie die Chipkarte in den Kartenleser am PC.
2. Öffnen Sie das Arbeitsmenü „Fahrzeuge“ und markieren Sie in der Tabelle das betreffende
Fahrzeug.
3. Klicken Sie auf die Funktion „Abfrage zur Datensicherung erstellen“.
4. TravelControl überprüft Ihre Fahrtdaten auf Lücken. Werden keine Lücken entdeckt, führt
TravelControl diese Funktion nicht aus.
5. Gehen Sie zum Fahrzeug und stecken Sie die Chipkarte in das TravelControl Fahrzeuggerät.
Starten Sie die Chipkartenkommunikation durch gleichzeitiges Drücken der Tasten „Privat“ und
„Weiter“ für ca. 3s.
6. Nach Beendigung der Kartenkommunikation (Wechselblinken beendet) ziehen Sie die Chipkarte
wieder heraus.
7. Stecken Sie die Chipkarte wieder in den Chipkartenleser am PC und klicken auf die Funktion
„Daten aus der Chipkarte übernehmen“.
8. Bestätigen Sie die Abfrage „Soll jetzt eine Fortsetzungskarte erstellt werden?“ mit „Ja“. Danach
nehmen Sie die Chipkarte aus dem Kartenleser heraus und wiederholen die Punkte 5 bis 7
9. Der Auslesevorgang ist beendet, wenn nach dem Einlesen der Daten in den PC keine neue
Aufforderung zum Erstellen einer Fortsetzungskarte erfolgt. In der Regel sind 4 Auslesevorgänge
für die komplette Übertragung der Daten aus dem Fahrzeuggerät erforderlich.
Werden die fehlenden Fahrten durch das Sicherheitsauslesen nicht eingelesen, kann es sein, dass
TravelControl bei einer früheren Fahrt „hängt“. Dabei versucht das Programm immer wieder eine Fahrt
auszulesen, die bereits in den Fahrtdaten vorhanden ist.
In diesem Fall gehen Sie wie folgt vor:
1. Öffnen Sie das Menü „Anzeigemod“ und klicken auf „Sperre Sicherheitsauslesen“. Dadurch
wird ein Häkchen gesetzt.
2. Wählen Sie im Arbeitsmenü „Fahrzeuge“ das Fahrzeug aus.
3. Öffnen Sie die Verwaltung „Fahrten“ und klicken auf „Abfrage zur Datensicherung erstellen“.
4. Im folgenden Fenster klicken Sie auf „Nein“ um die angezeigte Fahrt für das
Sicherheitsauslesen zu sperren. Wenn Sie auf „Ja“ klicken, führen Sie das normale
Sicherheitsauslesen durch.
5. Die folgende Sicherheitsabfrage bestätigen Sie mit „Ja“.
6. Führen Sie das Sicherheitsauslesen laut Bildschirmanweisungen durch.
7. Nach Abschluß des Sicherheitsauslesens öffnen Sie das Menü „Anzeigemod“ und entfernen
das Häkchen vor „Sperre Sicherheitsauslesen“ mit einem Mausklick.
32
Fahrtdaten verwalten
5.10 Report erstellen
Zum Ausdrucken der Fahrtdaten gehen Sie in das Arbeitsmenü „Report“.
Vorgehensweise:
1. Wählen Sie das entsprechende Fahrzeug in „Auswahl“ in der Menüleiste aus.
2. Öffnen Sie das Arbeitsmenü „Report“.
3. Geben Sie bitte einen gültigen Zeitraum ein, dessen Fahrtdaten Sie ausdrucken wollen.
4. Wählen Sie den Datenbestand:
- „Aktuelle Daten“ sind alle Daten, die sich aktuell in der Datenbank befinden.
- „Ausgelagerte Daten“ sind alle Daten, die Sie zu einem früheren Zeitpunkt bereits ausgelagert
haben.
5. Bestimmen Sie noch die Art des Reportes. Hier stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur
Verfügung:
- „Fahrten“: listet alle Fahrten in einer Tabelle auf
- „Fahrten nach Fahrer“: die Fahrten werden nach Fahrern sortiert
- „Fahrleistung nach Fahrern“: listet die Fahrleistung nach Fahrer sortiert auf
- „Fahrleistung nach Fahrzeug“: listet die Fahrleistung nach Fahrzeugen sortiert auf
6. Klicken Sie auf die Funktion „Druckvorschau“, um sich eine Vorschau anzusehen.
7. Klicken Sie auf „Drucken“, um den Report auszudrucken.
5.11 Datenexport
TravelControl bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Daten im DBF- oder CSV-Format zu exportieren.
Damit stehen diese Daten für eine Verarbeitung in anderen Programmen (z.B. Excel, Access) zur
Verfügung.
1. Wählen Sie das entsprechende Fahrzeug aus.
2. Öffnen Sie das Arbeitsmenü „Report“ und geben einen Zeitraum ein, von dem Sie die Daten
exportieren möchten.
3. Wählen Sie den zu exportierenden Datenbestand – „aktuelle Daten“ oder „ausgelagerte Daten“.
4. Wählen Sie das zu verwendende Datenformat – „.DBF“ oder „.CSV“
5. Im Bereich Report muss die Option „Fahrten“ ausgewählt sein, andernfalls ist die Funktion
„Fahrtdaten exportieren“ inaktiv und kann nicht ausgeführt werden.
6. Klicken Sie auf die Funktion „Fahrtdaten exportieren“.
7. Sollte in diesem Ordner bereits eine Datei mit exportierten Daten existieren, haben Sie die
Möglichkeit diese Daten zu überschreiben, bzw. neue Fahrtdaten hinzuzufügen. Wählen Sie im
Dialogfenster eine Option.
8. Das erscheinende Dialogfenster zeigt Ihnen den Ordner, in welchem sich die exportierte Datei
befindet.
Pro Fahrt werden folgende Daten in das Exportfile geschrieben:
FzId:
LNr
AnfDatum
EndDatum
Typ
FahrerNr
ZielOrt
ZielName
Zweck
StartKm
EndKm
Strecke
Standzeit
BzGrad
LzGrad
ZielRNr
Bemerkung1
FahrzeugId in der Datenbank
Laufende Nummer der Fahrt
Datum/Uhrzeit für Fahrtbeginn
Datum/Uhrzeit für Fahrtende
Fahrttyp (Dienstfahrt, Arbeitsweg, Privatfahrt)
FahrerId in der Datenbank
Ort Fahrtziel
Name des Fahrtzieles
Fahrtzweck
Kilometerstand zu beginn der Fahrt
Kilometerstand am Ende der Fahrt
zurückgelegte Fahrstrecke
Standzeit am Fahrtziel
Geographische Breite Fahrtziel
Geographische Länge Fahrtziel
Nummer des Fahrtzieles in der Datenbank
Bemerkung zur Fahrt
33
Fahrtdaten verwalten
Bemerkung2
FhFamName
FhVorName
FhFDBNR
ZielPlz
FDBKDNR
ZielStr
Ansp
Ss
Sp
Dauer
Zart
KostenstelleZiel
KostenstelleFahrer
KostenstelleFz
FzNr
Kennz
SerNrFb
Bemerkung zur Fahrt
Name des Fahrers
Vorname des Fahrers
Personalnummer des Fahrers
Postleitzahl des Fahrtzieles
Kundennummer zum Fahrtziel
Straßenname Fahrtziel
Ansprechpartner Fahrtziel (steuerl. Anwendung)
Sondersignal zur Fahrt eingeschaltet
Gerät hatte vor der Fahrt Spannungsverlust
Dauer der Fahrt
Arzt des Fahrtzieles
Kostenstelle zum Fahrtziel
Kostenstelle des Fahrers
Kostenstelle Fahrzeug
Fahrzeugnummer
Fahrzeugkennzeichen
Seriennummer des Datenaufzeichnungsgerätes
Die Daten werden im CSV-Format oder im DBF-Format exportiert.
5.12 Datensicherung
5.12.1 Sicherheitskopie anlegen
Die Sicherheitskopie legen Sie am besten auf einem separaten Datenträger an.
Hinweis: Legen Sie regelmäßig Sicherungskopien an. Im Falle eines Verlustes oder einer
Beschädigung der Datenbankdateien verlieren Sie andernfalls alle Fahrtdaten und Fahrzeugdaten.
Manuelle Sicherheitskopie der Datenbank anlegen
1. TravelControl-Dienst beenden
2. TcDbAdmin starten
3. „Sicherungskopie erstellen“ anklicken
4. Sicherungsverzeichnis auswählen
5. Sicherung startet mit Klick auf OK
Automatische Datensicherung einrichten
1. TcDbAdmin starten
2. „Sicherungskopie Info des Servers“ anklicken
3. Sicherungspfad auswählen durch Klick auf „Pfad ändern“
4. Unter „Einstellungen“ die Häufigkeit, Zeitpunkt und Anzahl der Sicherungskopien vorgeben
5.12.2 Datenbank durch Sicherheitskopie ersetzen
Hinweis: Beachten Sie, dass durch diese Funktion Ihre aktuellen Daten durch die gesicherten
Daten ersetzt werden.
Sicherheitskopie laden:
1. TCService Dienst beenden
2. TcDbAdmin starten
3. „Sicherungskopie laden“ anklicken
4. Verzeichnis mit den gesicherten Daten auswählen
5. Rücksicherung startet mit Klick auf OK
34
Fuhrparkmanagementfunktionen
6 Fuhrparkmanagementfunktionen
6.1
Adressimport
TravelControl kann Adressen, die in einem Adressverwaltungsprogramm, z.B. Outlook, verwaltet
werden, importieren. Adressen können jedoch auch manuell eingegeben werden. Nach der
Zuordnung der geografischen Koordinaten zu diesen Adressen werden diese dann bei der
automatischen Zielzuordnung vorgeschlagen, wenn mit dem Fahrzeug im Zielbereich einer Adresse
gehalten wurde.
6.1.1 Neue Adressen per Hand eingeben
Zum Eingeben neuer Adressen per Hand gehen Sie wie folgt vor:
1. Klicken Sie im Arbeitsmenü „Adressen“ auf „Neuer Eintrag“.
2. Geben Sie im folgenden Eingabefenster die Adressdaten ein.
3. Klicken Sie auf die Funktion „Geokodieren“. Damit werden der Adresse die geografischen
Koordinaten zugeordnet.
4. Wenn die Adresse nicht eindeutig ist, öffnet sich ein Fenster mit einer Auswahl an Adressen,
die mit der eingegebenen Adresse weitestgehend übereinstimmt. Hier wählen Sie die
passende Adresse aus und klicken auf „Auswahl übernehmen“.
5. Schließen Sie das Fenster für die Adresseingabe mit einem Klick auf „Weiter“
6.1.2 Adresseintrag bearbeiten
Wenn Sie eine bereits vorhandene Adresse oder einen Adresseintrag bearbeiten wollen, gehen Sie
wie folgt vor:
1. Klicken Sie im Arbeitsmenü „Adressen“ auf „Eintrag bearbeiten“.
2. Ändern Sie im folgenden Eingabefenster die Adressdaten.
3. Wenn Sie Ort oder Straße geändert haben, klicken Sie auf „Geokodieren“. Damit werden der
geänderten Adresse die neuen geografischen Koordinaten zugeordnet.
4. Wenn die Adresse nicht eindeutig ist, öffnet sich ein Fenster mit einer Auswahl an Adressen,
die mit der eingegebenen Adresse weitestgehend übereinstimmt. Hier wählen Sie die
passende Adresse aus und klicken auf „Auswahl übernehmen“.
5. Schließen Sie das Fenster für die Adresseingabe mit einem Klick auf „Weiter“
6.1.3 Import von Adressen
Adressen, die mit einem Adressenverwaltungsprogramm (z.B. Outlook) verwaltet werden, können in
die TravelControl-Datenbank importiert werden.
Adressimport von Outlook-Kontakten
1. Klicken Sie im Arbeitsmenü „Adressen“ auf „Adressen importieren“.
2. Wählen Sie „Outlook-Kontakte“ als Quelle für den Import und klicken Sie auf „Weiter“
3. Nach dem Import wird in einem Fenster das Ergebnis angezeigt.
4. Wenn Adressen importiert werden sollten, die mit gleichem Namen bereits vorhanden sind,
werden Sie aufgefordert, diese zu überprüfen und zu entscheiden, wie mit diesen zu verfahren
ist. Die neue Adresse kann den vorhandenen Eintrag überschreiben, als neuer Eintrag
hinzugefügt werden bzw. nicht übernommen werden.
Adressimport aus einer Textdatei
1. Erstellen Sie mit Ihrem Adressverwaltungsprogramm eine Exportdatei im Textformat. Lesen
Sie dazu die Beschreibung ihres Adressverwaltungsprogramms. In dieser Textdatei müssen
alle Adresseinträge in einer tabellarischen Struktur vorliegen, in der die einzelnen Einträge in
den Spalten durch Leerzeichen bzw. Sonderzeichen voneinander abgegrenzt sind.
2. Klicken Sie im Arbeitsmenü „Adressen“ auf „Adressen importieren“.
3. Wählen Sie „Textdatei“ als Quelle für den Import und klicken Sie auf „Weiter“
4. Klicken Sie unter „Zu importierende Datei“ auf „Durchsuchen“, um die Importdatei
auszuwählen. Der Dateiinhalt wird anschließend angezeigt.
5. Wählen Sie gegebenenfalls die Datei mit den gespeicherten Importeinstellungen, wenn Sie
diese bereits zu einem früheren Zeitpunkt gespeichert haben.
35
Fuhrparkmanagementfunktionen
6. Klicken Sie auf „Weiter“.
7. Wählen Sie unter „Separators“, welches Zeichen vom Adressverwaltungsprogramm benutzt
wurde, um Spalten zu trennen. Wenn Sie dieses Zeichen nicht kennen, wählen Sie
nacheinander jedes Zeichen aus und prüfen, welches das gewünschte Ergebnis erzielt.
8. Wenn die erste Zeile die Feldnamen enthält z.B. Name, Straße, ... klicken Sie bitte auf die
Option „Erste Zeile enthält: Feldnamen“ und markieren sie damit.
9. Enthält die erste Zeile keine Feldnamen, erleichtern Sie sich die weiteren Einstellungen, wenn
Sie sich jetzt notieren, welche Daten in welcher Spalte enthalten sind. (z.B. Field1 Nachname, Field2 – Vorname, etc.)
10. Nach einem Klick auf „Weiter“ ordnen Sie die importierten Felder den zur Verfügung gestellten
Feldern zu. Klicken Sie dazu mit der linken Maustaste auf eine Feldbezeichnung und halten
die Maustaste gedrückt. Ziehen Sie nun die Feldbezeichnung nach rechts, bis das
entsprechende Importfeld markiert ist. Nach dem Loslassen der Maustaste erscheint die
Feldbezeichnung unter dem Importfeld.
11. Sie können die Einstellungen für den Import in einer Datei speichern, um diese zu einem
späteren Zeitpunkt wieder zu laden.
12. Nach einem Klick auf „Weiter“ wird die Statistik zum Import angezeigt. Wenn Adressen
importiert werden sollten, die mit gleichem Namen bereits vorhanden sind, werden Sie im
nächsten Fenster aufgefordert, diese zu überprüfen und zu entscheiden, wie mit diesen zu
verfahren ist. Die neue Adresse kann den vorhandenen Eintrag überschreiben, als neuer
Eintrag hinzugefügt werden bzw. nicht übernommen werden.
6.1.4 Automatische Geokodierung aller Adressen
Damit die in der Adressverwaltung vorhandenen Adressen für die automatische Zielzuordnung
verwendet werden können, benötigen Sie die geografischen Koordinaten. Dazu werden alle Adressen
geokodiert.
1. Markieren Sie im Arbeitsmenü „Adressen“ den ersten Adresseintrag.
2. Klicken Sie auf „Geokodieren“.
3. Zur Kontrolle der automatischen Geokodierung sollten Sie sich die Adresseinträge anzeigen
lassen, die nicht geokodiert wurden, weil der Eintrag nicht eindeutig war. Wählen Sie unter
„Zeige Einträge:“ die Option „nicht geokodiert“ und überprüfen Sie die noch angezeigten
Adressen hinsichtlich Schreibfehler oder fehlender Einträge.
4. Bearbeiten Sie die Adressen gegebenenfalls und führen Sie die Geokodierung für diese
Einträge manuell durch wie unter 6.1.2 beschrieben.
Hinweis: Die Geokodierung kann nur für Adressen erfolgen, für die die digitale Straßenkarte
vorhanden ist.
6.2
Arbeitszeiterfassung und –auswertung / Einsatzbericht
TravelControl business bietet die Funktion einer mobilen Arbeitszeiterfassung. Dazu melden sich
Mitfahrer mittels Mitarbeiterchipkarte bei Arbeitsbeginn am Fahrzeuggerät an und bei Arbeitsende
wieder ab.
6.2.1 Verwaltung von Fahrern und Mitarbeitern
1. Über die Programmleiste die Verwaltung „Personal“ öffnen.
2. Mit „Neu“ bzw. „Bearbeiten“ das Eingabefenster für die Personaldaten eines neuen bzw. des
ausgewählten Fahrers öffnen.
3. Daten des Fahrers / Mitarbeiters eingeben.
4. Mit „Weiter“ bestätigen.
Eingabefelder:
- Fahrer / Mitarbeiter: Entscheidung Fahrer / Mitarbeiter
- Gruppe: Zuordnung zu einer Personalgruppe
- Personaldaten entsprechend den Feldern eintragen
- Mobil: im Format 491721234567 eintragen
- Regelarbeitszeit von/bis: Uhrzeit Arbeitsbeginn/Arbeitsende (für Verwendung des Einsatzberichtes)
36
Fuhrparkmanagementfunktionen
- Dauer Arbeitszeit: tägliche Arbeitszeit (für Verwendung des Einsatzberichtes)
- Pausenzeit: tägliche Pausenzeit (für Verwendung des Einsatzberichtes)
- Kostenstelle: Zuordnung der Person einer Kostenstelle
Hinweis: Die Personalnummern müssen eindeutig vergeben werden und dürfen somit nicht doppelt
vorkommen. Ebenso ist darauf zu achten, das schon einmal verwendete Personalnummern nicht
„neu“ vergeben werden.
6.2.2 Gerätekonfiguration
5.
6.
7.
8.
Öffnen Sie die Fahrzeugverwaltung und markieren Sie das betreffende Fahrzeug.
Klicken Sie auf „Fahrzeugdaten bearbeiten“.
Im Register „Stammdaten“ muss hinter Fahrzeuggerät „TC2“ ausgewählt sein.
Im Register „Einstellungen“ klicken Sie in das Kästchen „Zeitstempel“ und setzen damit das
Kreuz.
9. Verlassen Sie das Fenster „Fahrzeugdaten bearbeiten“ mit „Weiter“
10. Stecken Sie die Chipkarte in den PC-Chipkartenleser und klicken in der Fahrzeugverwaltung
auf „Fahrtenbuchparameter übertragen“.
11. Lesen Sie die Chipkarte im Fahrzeuggerät ein.
6.2.3 Konfiguration der Mitarbeiterchipkarte
Eine Mitarbeiterchipkarte erstellen Sie wie folgt:
1. Stecken Sie eine Chipkarte in den PC-Chipkartenleser.
2. Im erscheinenden Chipkartenfenster klicken Sie auf „Personalisierung und Leseberechtigung
ändern“.
3. Die Funktion „Chipkarte für die ausgewählte Person personalisieren“ muss aktiviert sein,
andernfalls werden Ihnen keine Mitarbeiter angezeigt.
4. Markieren Sie im folgenden Fenster den Mitarbeiter, für den die Mitarbeiterkarte erstellt
werden soll, bzw. klicken Sie auf „Neue Person aufnehmen“ und geben die Personaldaten ein.
5. Setzen Sie durch einen Mausklick das Kreuz im Kästchen „Arbeitszeiterfassung für die
Chipkarte einstellen“.
6. Klicken Sie auf „Weiter“. Die Mitarbeiterchipkarte ist damit erstellt.
6.2.4 An- / Abmeldung am Fahrzeuggerät
Zum Anmelden bei Arbeitsbeginn und Abmelden bei Arbeitsende gehen Sie wie folgt vor:
1. Das Fahrzeuggerät muss in Betriebsbereitschaft sein (linke LED leuchtet oder blinkt) andernfalls Zündung einschalten.
2. Der Mitarbeiter steckt seine Karte in den Kartenschacht. Die LED „Privat“ und „Weiter“ blinken
zuerst wechselseitig (Karte wird gelesen) – anschließend gleichzeitig (Tastendruck wird
erwartet).
3. Sobald das Gerät gleichzeitig blinkt, hat der Mitarbeiter 30 Sekunden Zeit für die Eingabe:
- Arbeitsbeginn = Taste „Weiter“
- Arbeitsende = Taste „Privat“
4. Der Tastendruck wird mit einem Signalton bestätigt und das Blinken wird beendet.
Hinweis: An- und Abmeldung müssen für das reine Stempeln nicht am selben Fahrzeuggerät
vorgenommen werden. Bei Verwendung des Einsatzberichtes müssen An- und Abmeldung am
gleichen Fahrzeug vorgenommen werden.
Wird die Chipkarte zur Fahreridentifizierung gesteckt und es soll nicht gestempelt werden, so ist das
gleichzeitige Blinken der LED’s zu ignorieren.
6.2.5 Anzeigen der Arbeitszeiten
1. Klicken Sie in der Kopfleiste auf „Arbeitszeit“.
2. Wählen Sie hier den betreffenden Mitarbeiter aus (Standardauswahl ist „Alle“)
37
Fuhrparkmanagementfunktionen
Exportformat für Zeiterfassungsdaten TravelControl:
Die Exportierte Datei enthält eine Tabelle, das Dateiformat ist entsprechend dem CSV-Dateiformat in
Spalten aufgeteilt.
Die erste Zeile der Datei enthält den Tabellenkopf mit den Spaltennamen. Die Spalteninhalte sind
durch Strichpunkt (Semikolon) getrennt, Spalten die Space enthalten sind in Hochkommas (“)
eingeschlossen.
Die Reihenfolge der Spalten kann variieren - der Spaltenname identifiziert die Spalte.
Die verwendeten Spaltentypen sind:
I = 32Bit Integer
max. 10 Zeichen als dezimale Stellen.
S = Text
druckbare Zeichen
D = Datumsfeld Format: <Tag>.<Monat>.Jahr> (Trennzeichen ist Punkt)
(Format ist Abhängig von der Einstellung im Betriebssystem)
Z = Zeitfeld
Format: <Stunde>:<Minute>:<Sekunde> (Trennzeichen ist Doppelpunkt)
(Format ist Abhängig von der Einstellung im Betriebssystem)
Tag, Monat, Stunde, Minute, Sekunde können ein- oder zweistellig sein.
Jahr ist entweder zwei oder vierstellig.
DZ = Datum/Zeit
in einer Spalte <Datumsfeld> <Zeitfeld> (Trennzeichen ist Leerzeichen)
Die exportierten Spalten sind:
Spaltenname
RNr
Name
Vorname
PersonalNr
FzKK
FzKG
DatumK
DatumG
Dauer
sDauer
Feldtyp und Länge
I
S 32
S 32
S 32
S 12
S 12
DZ
DZ
I
S5
Kostenstelle
Status
S 32
I
Bedeutung
Zeilennummer des Eintrages
Name Mitarbeiter
Vorname Mitarbeiter
Personalnummer
Fahrzeugkennzeichen Kommen
Fahrzeugkennzeichen Gehen
Datum/Uhrzeit Kommen
Datum/Uhrzeit Gehen
Aufenthaltsdauer in Minuten
Aufenthaltsdauer in Form von
<Stunden>:<Minuten>
Kostenstelle des Mitarbeiters
0: wie automatisch gebucht
1: Kommen bearbeitet
2: Gehen bearbeitet
3: Kommen und Gehen bearbeitet
Ein Beispiel:
RNr;Name;VorName;FzKK;FzKG;PersonalNR;DatumK;DatumG;Dauer;sDauer;Kostenstelle;Status
74;Kuemmerle;Wolfgang;"UBE - A 33";"UBE - A 33";"A 56789043";"14.01.2004 17:40:00";"14.01.2004
18:33:00";53;00:53;A-1711;0
6.2.6
Verwendung des Einsatzberichtes
Der Einsatzbericht kann im Menü Arbeitszeit aufgerufen werden. Für die Erstellung des
Arbeitszeitberichtes müssen die Daten für Kommen und Gehen vollständig sein. Sollten Daten fehlen,
müssen sie händisch nachgetragen werden. Bei händischen Eingaben bzw. beim Stempeln an
verschiedenen Fahrzeugen ist die automatische Erstellung des Einsatzberichtes für die betreffenden
Tage nicht möglich, da hierzu die in den Fahrzeugen aufgezeichneten Fahrten relevant sind.
Für die automatische Erstellung des Einsatzberichtes sind folgende Voraussetzungen zu erfüllen:
38
Fuhrparkmanagementfunktionen
Zwischen der Anmeldung (Morgens) und der Abmeldung (Abends) dürfen keine Privatfahrten
durchgeführt werden. Eventuell die Privattaste per Software deaktivieren.
Die Anmeldung und die dazugehörende Abmeldung müssen an demselben Fahrzeug
vorgenommen werden. Bei einem Fahrzeugwechsel muss der Mitarbeiter sich am „alten“
Fahrzeug abmelden und am „neuen“ Fahrzeug wieder anmelden.
Arbeitspausen dürfen nicht gestempelt werden. Die Pausenzeit (Einstellung in der
Personalverwaltung) wird im Einsatzbericht automatisch berücksichtigt und ausgewiesen.
-
-
6.3
Fahrtroutenaufzeichnung (Tracking)
Mit TravelControl business kann die gefahrene Fahrtroute aufgezeichnet und am PC dargestellt
werden.
Hinweis: 500 Trackingpunkte können pro Fahrt gespeichert werden. Der Speicher im Fahrzeuggerät
wird dynamisch verwaltet. Neben 1000 Fahrten kann das TravelControl-Fahrzeuggerät noch ca. 2000
Einträge, wie Trackingpunkte, Arbeitszeit- oder Ereigniseinträge speichern.
Lesen Sie bei aktivierter Trackingfunktion das Fahrzeuggerät entsprechend öfter aus, um Datenverlust
zu vermeiden.
6.3.1 Gerätekonfiguration
Vergewissern Sie sich, dass das TravelControl-Fahrzeuggerät diese Funktion unterstützt.
1. Öffnen Sie die Fahrzeugverwaltung und markieren Sie das betreffende Fahrzeug.
2. Klicken Sie auf „Fahrzeugdaten bearbeiten“.
3. Im Register „Stammdaten“ muss hinter Fahrzeuggerät „TC2“ ausgewählt sein.
4. Im Register „Einstellungen“ klicken Sie in das Kästchen „Tracking aktivieren“ und setzen damit
das Kreuz.
5. Wählen Sie, ob die Trackingpunkte zeitabhängig (Zeitabstand) oder streckenabhängig
(Trackstrecke) aufgezeichnet werden sollen.
6. Geben Sie in die Felder die Daten für die Intervalle ein.
7. Verlassen Sie das Fenster „Fahrzeugdaten bearbeiten“ mit „Weiter“
8. Stecken Sie die Chipkarte in den PC-Chipkartenleser und klicken Sie in der
Fahrzeugverwaltung auf „Fahrtenbuchparameter übertragen“.
9. Lesen Sie die Chipkarte im Fahrzeuggerät ein.
Hinweis: Wählen Sie sinnvolle Tracking-Intervalle. EinTrackingpunkt aller 4 Minuten ist in der Regel
ausreichend. Bei einer streckenabhängigen Aufzeichnung wählt man je nach Fahrtaufkommen
unterschiedliche Streckenabstände. Wenn häufig innerstädtisch gefahren wird, ist 1 Trackingpunkt je
Kilometer ausreichend. Bei vielen Fahrten außerorts reicht sogar 1 Trackingpunkt aller 5 Kilometer.
6.3.2 Anzeigen der gefahrenen Fahrtroute
1. Öffnen Sie die Fahrtenverwaltung.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Fahrt. Fahrten, die Trackingpunkte
enthalten, sind gekennzeichnet durch die Anzahl der Trackingpunkte in der Spalte „Tr“.
3. Klicken Sie im Kontextmenü auf „Trackingpunkte zur Fahrt“
4. Eine Liste der aufgezeichneten Trackingpunkte wird angezeigt.
5. Zum Anzeigen der Fahrtroute klicken Sie auf „Route zeichnen“.
6.4
Nachrichtenversand an Fahrer und Mitarbeiterhandys
Mit Hilfe von TravelControl business können Sie schnell Nachrichten erstellen, aufs Fahrerhandy
senden und durch den Fahrer bestätigen lassen. Alle Nachrichten werden in der Datenbank archiviert.
Hinweis: Damit Nachrichten vom PC versand werden können, muss ein GSM-Modem angeschlossen
und konfiguriert werden.
39
Fuhrparkmanagementfunktionen
6.4.1 Konfiguration der Software
1. Gehen Sie in das Menü „Verwaltungen“ und klicken unter „Service“ auf „Konfiguration der
Zentrale“
2. Tragen Sie in die Felder die Daten der SIM-Karte ein.
3. Wählen Sie den COM-Port, an dem das GSM-Modem installiert ist.
4. Bestätigen Sie die Eingabe mit „Weiter“
Hinweis: Das Format der Telefonnummer für das Servicecenter und die Zentrale geben Sie wie folgt
ein: 4917212345678
49 – Landesvorwahl (ohne 0, ohne +)
172 – Vorwahl Netzbetreiber (ohne 0)
12345678 - Telefonnummer
6.4.2 Nachrichtenversand
1. Klicken Sie in der Kopfleiste auf „Nachrichten“.
2. Klicken Sie auf „Nachricht senden“.
3. Klicken Sie auf „Adressaten“ und wählen Sie den Empfänger für die Nachricht. Achten Sie
darauf, dass die Mobilfunknummer in den Personaldaten für diesen Empfänger eingetragen
ist.
4. Geben Sie Ihren Nachrichtentext in das untere Feld ein.
5. Klicken Sie zum Versand auf „Nachricht senden“
6.5
Externe Signaleingänge
Diese Funktion erlaubt Ihnen das Aufzeichnen der Zustände von 5 externen Schaltkontakten. Diese
Signale werden zu den Fahrten gehörend als Ereignispunkte aufgezeichnet.
6.5.1 Gerätekonfiguration
Vergewissern Sie sich, dass das TravelControl-Fahrzeuggerät diese Funktion unterstützt.
1. Öffnen Sie die Fahrzeugverwaltung und markieren Sie das betreffende Fahrzeug.
2. Klicken Sie auf „Fahrzeugdaten bearbeiten“.
3. Im Register „Stammdaten“ muss hinter Fahrzeuggerät „TC2“ ausgewählt sein.
4. Im Register „Statuseingänge“ klicken Sie in die Kästchen „E1“ bis „E5“ welche Sie aktivieren
möchten und setzen damit die entsprechenden Kreuze.
5. Bestimmen Sie noch, ob die Funktion „nur Einschalten aufzeichnen“ aktiviert werden soll.
Andernfalls wird jeweils das Ein- und Ausschalten des Signaleinganges aufgezeichnet.
6. Geben Sie noch eine beschreibende Bezeichnung für die Eingänge ein.
7. Verlassen Sie das Fenster „Fahrzeugdaten bearbeiten“ mit „Weiter“
8. Stecken Sie die Chipkarte in den PC-Chipkartenleser und klicken Sie in der
Fahrzeugverwaltung auf „Fahrtenbuchparameter übertragen“.
9. Lesen Sie die Chipkarte im Fahrzeuggerät ein.
6.5.2 Anzeigen der aufgezeichneten Ereignispunkte
1. Öffnen Sie die Fahrtenverwaltung.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Fahrt. Fahrten, die Ereignispunkte
enthalten, sind gekennzeichnet durch die Anzahl der Ereignispunkte in der Spalte „Ev“.
3. Klicken Sie im Kontextmenü auf „Ereignisse zur Fahrt“
4. Eine Liste der aufgezeichneten Ereignispunkte wird angezeigt.
6.6
Fahrtkostenerfassung und Kraftstoffverbrauch
Sie können in TravelControl alle anfallenden Fahrzeugkosten eintragen. So haben Sie die
Gesamtkosten für ein Fahrzeug sofort, auf Wunsch sogar nach Kostenarten gefiltert, im Überblick.
40
Fuhrparkmanagementfunktionen
Aus diesen realen Gesamtkosten berechnet TravelControl beim Ausdruck des Reportes den zu
versteuernden Privatanteil.
6.6.1 Eintragen der variablen Kosten zu bestimmten Fahrten
Variable Kosten (z.B. Tanken, Reparaturen, Inspektionen) werden bei den Fahrten eingetragen, bei
denen sie angefallen sind.
1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die betreffende Fahrt und anschließend auf „Kosten
zur Fahrt…“.
2. Um neue Kosten einzugeben, klicken Sie im Fenster für die Fahrtkostenerfassung auf „Neu“.
3. Wählen Sie eine Kostenart und geben Sie die Daten ein. Nur bei den Kostenarten Kraftstoff
und Motoröl kann die Menge (Liter) angegeben werden. Bei anderen Kostenarten ist dieses
Feld gesperrt. Wie Sie weitere Kostenarten definieren können, lesen Sie unten.
4. Die Eintragungen werden gespeichert mit „Übernehmen“.
5. Mit „Rückgängig verwerfen Sie die Eintragungen.
Hinweis: Weitere Kostenarten können Sie definieren, indem Sie die Datei „Kostenart.txt“ mit dem
Editor bearbeiten. Dazu entfernen Sie den Schreibschutz der Datei und öffnen diese mit einem
Doppelklick. Die beiden Kostenarten Kraftstoff (erste Stelle) und Motoröl (zweite Stelle) müssen an
der ersten und der zweiten Positionen stehen bleiben, weil die Eingabe einer Menge (Liter) nur für die
ersten beiden Kostenarten möglich ist und die Berechnung des Durchschnittverbrauches mit der
Menge der ersten Kostenart erfolgt.
6.6.2 Übersicht über eingetragene Kosten
Eine Übersicht über alle eingetragenen Kosten erhalten Sie über das Menü „Verwaltungen“ –
„Kostenübersicht“.
1. Geben Sie einen Zeitbereich vor, für den Sie die Kosten angezeigt bekommen möchten.
2. Möchten Sie nur die Kosten für eine Kostenart angezeigt bekommen, wählen Sie die
Kostenart aus. Andernfalls lassen Sie das Feld Kostenart leer. Mit der Schaltfläche „alle
Kosten“ können Sie die Auswahl einer Kostenart wieder aufheben.
3. Alle eingetragenen Kosten werden je nach Auswahl direkt angezeigt.
Mit „Drucken“ können Sie die Kostenübersicht ausdrucken.
Die Kostenberechnung bezieht sich immer auf den angegebenen Zeitbereich und die ausgewählte
Kostenart und erfolgt folgendermaßen:
Variable Kosten im Zeitbereich zur Kostenart:
- Summe aller Kosten
Variable Kosten / km:
- die Summe aller Kosten wird durch die gefahrenen Kilometer dividiert
Kraftstoffverbrauch im Zeitbereich:
- die Summe der Kraftstoffmengen wird durch die zwischen der ersten und letzten Betankung
gefahrenen Kilometer dividiert und mit 100 multipliziert
Kraftstoffverbrauch im letzten Betankungszeitraum:
- die Kraftstoffmenge der letzten Betankung wird durch die zwischen der letzten und vorletzten
Betankung gefahrenen Kilometer dividiert und mit 100 multipliziert
Hinweis: Die Berechnung für den Kraftstoffverbrauch kann nur sinnvoll erfolgen, wenn bei jeder
Betankung das Fahrzeug voll betankt wird. Wenn Sie weniger betanken, wird der Kraftstoffverbrauch
entsprechend verfälscht, also geringer ausfallen.
41
Fuhrparkmanagementfunktionen
42
Datenübertragung per GSM
7 Datenübertragung per GSM
TravelControl fleet verbindet die professionelle Fahrtdatenerfassung und –auswertung mit den
Vorteilen der Online-Positionserfassung.
Dazu müssen Sie die folgenden Einstellungen zur Konfiguration der Zentrale vornehmen:
1. Rufen Sie im Menü „Verwaltungen | Service“ die Funktion „Konfiguration der Zentrale“ auf.
2. Im Dialogfenster geben Sie in das Feld „PIN“ den vierstelligen PIN-Code der SIM-Karte ein. Dieser
darf nicht „0000“ sein. Gegebenenfalls ändern Sie den PIN-Code der SIM-Karte.
3. Bestätigen Sie den PIN-Code durch nochmalige Eingabe im Feld „PIN-Bestätigung“.
4. Geben Sie die Rufnummer des SMS-Servicecenters des Netzanbieters/Providers in das Feld
„Servicecenter“ ein. (Bsp: 491722270000 für D2)
5. Geben Sie die Rufnummer des Modems, das am PC angeschlossen ist, in das Feld „Zentrale“ ein.
(Bsp: 491727654321)
6. Geben Sie den COM-Port an, an dem das Modem angeschlossen ist.
7. Beenden Sie TravelControl und starten es anschließend neu.
49 – Landeskennzahl Deutschland (ohne 00; ohne +)
172 – Vorwahl des Netzanbieters (ohne 0)
7654321 - Rufnummer
Um das Funkmodem zu aktivieren bzw. deaktivieren, gehen Sie in das Menü „Datei“ und klicken auf
die Funktion „Funkmodem aktivieren“.
Hinweis: Zur vollständigen Konfiguration der SMS-Datenübertragung lesen Sie bitte auch 4.4.3.
7.1
Statusmeldungen
In der Verwaltung der Statusmeldungen zeigt Ihnen TravelControl alle bisher eingegangenen
Statusmeldungen zum ausgewählten Fahrzeug an. Hier können Sie die aktuellen Standorte Ihrer
Fahrzeuge abrufen und einsehen. Zum Ansehen der Fahrzeugposition in der digitalen Karte klicken
Sie auf das Kartensymbol in der TravelControl-Menüleiste.
Anzeige aktualisieren
Ein gesetztes Kreuz bedeutet, dass eingehende Positionsmeldungen sofort in die Tabelle
aufgenommen werden und die Markierung auf die aktuellste Position gesetzt wird. Dies kann stören,
wenn Sie gerade ältere Positionsmeldungen ansehen. Entfernen Sie dazu den Haken vor der Option.
Dann können Sie sich in der Tabelle bewegen, ohne dass die Anzeige ständig aktualisiert wird.
Letzte Position anzeigen
Wenn diese Option gesetzt wird, werden in der Tabelle die letzten Positionsmeldungen aller
Fahrzeuge angezeigt. Wenn die digitale Karte geöffnet ist, bekommen Sie die Fahrzeugposition des
markierten Fahrzeugs angezeigt. Sie können sich so einen schnellen Überblick verschaffen, wo sich
die Fahrzeuge gerade aufhalten.
Karte nicht positionieren
Wenn diese Option gesetzt ist, wird die Anzeige der digitalen Karte nicht mehr aktualisiert. Die Karte
zeigt nur noch die zuletzt ausgewählte Position an.
43
Datenübertragung per GSM
7.1.1 Status eines Fahrzeugs anfordern
Wenn Sie den aktuellen Status und die aktuelle Position eines Fahrzeugs abfragen möchten,
benutzen Sie die Funktion „Statusanforderung“. Bei einem Klick auf diese Funktion wird eine Abfrage
an das aktuell ausgewählte Fahrzeug gesendet. Dieses meldet daraufhin seinen aktuellen Status mit
Angabe der geografischen Koordinaten zurück.
Hinweis: Wenn das Fahrzeuggerät abgeschaltet ist, wird keine Statusmeldung gesendet. Die
Statusanforderung bleibt jedoch erhalten und wird beim Einschalten des Fahrzeuggerätes bearbeitet.
(Die Dauer der Aufbewahrung einer SMS ist begrenzt und von Ihrem gewählten Provider abhängig.)
7.1.2 Statusmeldungen ausdrucken
Die Tabelle mit den Statusmeldungen können Sie mit der Funktion „Drucken“ auf Ihrem Drucker
ausgeben.
7.1.3 Statusmeldungen anzeigen/ausblenden/löschen
Wenn die Liste der Statusmeldungen zu lang wird und dadurch die Übersichtlichkeit verloren geht,
können Sie mit Hilfe der Funktion „Meldungen anzeigen ab...“ ein Datum vorgeben, ab welchem die
Statusmeldungen angezeigt werden sollen.
Das Datum wird Ihnen direkt über der Liste angezeigt und bleibt auch nach dem Beenden des
Programms eingestellt. Wenn Sie wieder alle Meldungen angezeigt bekommen wollen, geben Sie ein
früheres Datum ein.
Wenn Sie Statusmeldungen löschen möchten, klicken Sie auf die Funktion „Meldungen löschen bis...“.
Geben Sie ein Datum ein, bis zu dem alle Statusmeldungen gelöscht werden sollen. Statusmeldungen
nach diesem Datum bleiben erhalten.
7.2
Schaltbefehle senden
7.2.1 Fahrzeug mittels Anlasssperre stilllegen
Bei unberechtigter Nutzung kann die Anlasssperre so aktiviert werden, dass das Fahrzeug sich auch
mit der Fahrerchipkarte nicht mehr starten lässt.
Zum Aktivieren der Anlasssperre gehen Sie wie folgt vor:
1. Im Fenster „Statusmeldungen“ aktivieren Sie die Option „Anlasssperre Ein“.
2. Übertragen Sie die Option mit dem Befehl „Statusanforderung“.
Zum Deaktivieren klicken Sie auf die Funktion „Anlasssperre Aus“ und übertragen den Befehl mit der
Funktion „Statusanforderung“.
Hinweis: Wenn Sie den Befehl „Anlasssperre Ein“ senden, lässt sich das Fahrzeug anschließend
auch mit der Fahrerchipkarte nicht mehr starten. Verwenden Sie diesen Befehl mit Bedacht!
Achtung: Wenn das TravelControl-Gerät von der Spannung getrennt wird, ist die Anlasssperre
deaktiviert!
44
Datenübertragung per GSM
7.2.2 Schaltausgang fern schalten
Das TravelControl-Gerät besitzt einen Schaltausgang, der von der Zentrale aus fern geschaltet
werden kann (z.B. Signal für Fahrer oder Warnblinkanlage ein- bzw. ausschalten).
Zum Schalten des Schaltausganges gehen Sie wie folgt vor:
1. Im Fenster „Statusmeldungen“ aktivieren Sie die Option „Schalter 1 Ein“.
2. Übertragen Sie die Option mit dem Befehl „Statusanforderung“.
Zum Ausschalten des Schaltausganges klicken Sie auf die Funktion „Schalter 1 Aus“ und übertragen
den Befehl mit der Funktion „Statusanforderung“.
45
Dezentrale Verwaltung der Fahrtdaten
8 Dezentrale Verwaltung der
Fahrtdaten
Damit Sie die Fahrtdaten der Fahrzeuge von Unterstationen (z.B. Filialen) auswerten können, bietet
Ihnen TravelControl die Möglichkeit der dezentralen Fahrtdatenverwaltung. Hierbei werden die
Fahrtdaten und Fahrtziele von jeder Unterstation selbst bearbeitet. Anschließend werden diese per
DFÜ, per E-Mail oder per Datenträger zur Zentrale übermittelt, wo sie anschließend ausgewertet
werden können. Die Bearbeitung dieser Daten ist in der Zentrale nicht möglich.
Für die dezentrale Fahrtdatenverwaltung benötigt die Zentrale die Softwareversion TravelControl
professional oder TravelControl fleet. Für die Unterstationen ist jeweils die Version TravelControl basic
ausreichend.
8.1
Definition von Unterstationen
Dieser Vorgang muss von der Zentrale durchgeführt werden, wenn sie Fahrtdaten aus Unterstationen
empfangen und auswerten möchte. Für Unterstationen gilt die folgende Definition nicht.
1. Klicken Sie im Menü „Verwaltungen|Unterstation“ auf die Funktion „Name der Unterstationen“
2. Klicken Sie auf „Neue Zeile“, geben eine Nummer und einen Namen für die Unterstation ein und
klicken auf „Aktualisieren“.
3. Um weitere Unterstationen einzugeben wiederholen Sie Punkt 2
4. Wenn die Eingabe abgeschlossen ist, verlassen Sie das Dialogfenster mit „Zurück“.
Hinweis: Der Name und die Nummer der Unterstation muss zwischen Zentrale und Unterstation
abgestimmt werden. Nur wenn diese Angaben bei der Zentrale und der jeweiligen Unterstation völlig
identisch sind, können in der Zentrale Fahrtdaten empfangen werden.
Bild 15: Unterstationsnamen festlegen
Zum Entfernen einer Unterstation klicken Sie auf den Namen der Unterstation und löschen diesen, so
dass das Feld „Name“ leer ist. Mit der Schaltfläche „Aktualisieren“ wird dann diese Unterstation
entfernt.
46
Dezentrale Verwaltung der Fahrtdaten
8.2
Daten einer Unterstation exportieren
Um Fahrtdaten in der Zentrale auswerten zu können, müssen diese von der Unterstation exportiert
werden.
Die folgenden Schritte gelten nur für Unterstationen:
1. Klicken Sie im Menü „Verwaltungen|Unterstation“ auf die Funktion „Exportieren“.
2. Beim erstmaligen Aufruf dieser Funktion geben Sie den Namen und die Nummer für Ihre
Unterstation ein. Möchten Sie den Namen oder die Nummer für Ihre Unterstation ändern, klicken
Sie auf die Funktion „Einstellung freigeben“.
3. Nach der Eingabe des Namens und der Nummer klicken Sie auf „Übernehmen“.
4. Abschließend geben Sie noch ein Datum ein. Alle Daten, die nach diesem Datum aufgezeichnet
wurden, werden exportiert.
5. Starten Sie den Datenexport mit „Weiter“.
Die Exportdatei (z.B. „München_20020926_155517.use“)befindet sich im Verzeichnis „Export“ im
TravelControl-Programmverzeichnis. Diese Exportdatei schicken Sie z.B. per E-Mail an die Zentrale.
Bild 16: Unterstation: Daten exportieren
8.3
Daten von Unterstationen importieren
Damit Sie Daten von Unterstationen importieren können, muss sich die Exportdatei der Unterstation
(z.B. München_20020926_155517.use) im Verzeichnis „Import“ im TravelControl-Verzeichnis
befinden. Kopieren Sie deshalb bitte die Exportdatei der Unterstation in dieses Verzeichnis.
1.
2.
3.
4.
Klicken Sie im Menü „Verwaltungen|Unterstation“ auf die Funktion „Importieren“.
Im obersten Ausschnitt erscheinen die Exportdateien der Unterstationen.
Klicken Sie auf die Funktion „Import durchführen“.
Alle erfolgreich importierten Daten werden im mittleren Ausschnitt angezeigt. Im unteren
Ausschnitt angezeigte Daten wurden aufgrund eines Fehlers nicht importiert.
5. Verlassen Sie das Fenster mit „Zurück“.
47
Dezentrale Verwaltung der Fahrtdaten
Bild 17: Unterstationsdaten importieren
8.4
Daten von Unterstationen anzeigen und auswerten
Um importierte Fahrtdaten von Unterstationen angezeigt zu bekommen, öffnen Sie das Menü „Datei“
und klicken auf die Funktion „Daten der Unterstationen bearbeiten“. Damit schaltet TravelControl in
den Anzeigemodus für Fahrtdaten der Unterstationen – erkennbar am Häkchen vor der Funktion. In
diesem Modus werden einige Arbeitsmenüs inaktiv dargestellt und können nicht mehr geöffnet
werden. Außerdem werden in den Arbeitsmenüs die noch aufrufbar sind, verschiedene Funktionen,
die ein Bearbeiten der Fahrtdaten ermöglichen, gesperrt. Diese sind dann ebenfalls grau hinterlegt
und können nicht aufgerufen werden. Sie haben lediglich die Möglichkeit, die Fahrtdaten anzusehen,
auszudrucken und zu exportieren, um diese dann in anderen Anwendungen weiter zu verwenden. Die
Fahrzeugauswahl in der Menüleiste zeigt Ihnen nun ebenfalls nur die Fahrzeuge der Unterstationen.
Den Anzeigemodus für Fahrtdaten der Unterstationen verlassen Sie wieder, indem Sie im Menü
„Datei“ nochmals auf die Funktion „Daten der Unterstation bearbeiten“ klicken. Das Häkchen vor der
Funktion wird gelöscht. Alle Arbeitsmenüs werden wieder aktiv dargestellt.
48
Auswertung der Fahrtdaten
9 Auswertung der Fahrtdaten
Dieses Kapitel beschreibt die Auswertmöglichkeiten der aufgezeichneten Fahrtdaten.
In TravelControl haben Sie folgende Möglichkeiten, Ihre aufgezeichneten Fahrtdaten auszuwerten:
1. in der Fahrtenverwaltung
2. im Report
3. in der Statistik (optional)
9.1
Fahrtenverwaltung
In der Fahrtenverwaltung werden Ihnen Ihre eingelesenen und bearbeiteten Fahrten angezeigt. Diese
Anzeige können Sie nach Ihren Wünschen anpassen.
9.1.1 Alte Fahrtdaten ausblenden
Alte Fahrtdaten, können für eine bessere Übersichtlichkeit ausgeblendet werden.
1. Auf „Fahrten anzeigen ab …“ klicken.
2. Ein Datum eingeben. Alle Fahrten vor dem Datum werden ausgeblendet.
3. Mit „Weiter“ bestätigen.
Diese Eingabe machen Sie rückgängig, indem Sie die Schritte wiederholen und ein früheres Datum
eingeben.
Hinweis: Wenn Sie ein Datum, das in der Zukunft liegt, eingeben, werden keine Fahrten mehr
angezeigt.
Die Vorgabe gilt für alle Fahrzeuge. Beim Beenden des Programms bleibt die Einstellung erhalten.
9.1.2 Fahrten filtern
Die Fahrtdaten können nach dem Inhalt einer Spalte gefiltert werden.
1. Auf „Filter nach Spalteninhalt“ klicken.
2. Das Filterformular ausfüllen und das Kreuz „Filter aktivieren“ setzen.
3. Auf „Weiter“ klicken.
Inhalt: Spalteninhalt, nach dem gefiltert wird
Feld: Spalte, in der nach dem Spalteninhalt gesucht wird
Ungleich:
- Kreuz gesetzt: alle Fahrten wo der Spalteninhalt nicht übereinstimmt werden aufgelistet
- Kreuz nicht gesetzt: alle Fahrten die mit dem Spalteninhalt übereinstimmen werden aufgelistet
Groß-/Kleinschreibung:
- Kreuz gesetzt: Groß-/Kleinschreibung ist relevant
- Kreuz nicht gesetzt: Groß-/Kleinschreibung ist nicht relevant
49
Auswertung der Fahrtdaten
9.2
Fahrtdatenauswertung im Report
Im Menü „Report und Export“ drucken Sie die Fahrtdaten aus oder exportieren die Daten im DBFoder CSV-Format.
1. Unter „Datum“ einen Zeitbereich für den Report bzw. den Datenexport eingeben.
2. Unter „Filter im Zeitbereich“ bei Bedarf den Fahrtenfilter einstellen und aktivieren.
3. Unter „Datenbestand“ auswählen, ob aktuelle Daten oder ausgelagerte Daten angezeigt
werden sollen.
4. Unter „Report“ die Art des Reportes auswählen.
5. Auf Vorschau und Drucken klicken.
Einstellungen für den Zeitbereichsfilter:
Filter aktivieren:
Häkchen setzen zum Aktivieren der Filtereinstellungen.
Uhrzeit:
Fahrten, die in diesem Zeitbereich beginnen, werden ausgewählt.
Ganze Tage im Report:
Diese Wochentage werden komplett ausgewählt. Hier hat der eingestellte
Zeitbereich keine Bedeutung mehr.
vollständig | darstellen: - die gewählten Wochentage werden ohne
Beachtung der Zeitbereicheinstellung komplett angezeigt
vollständig | auslassen: - die gewählten Wochentage werden ohne
Beachtung der Zeitbereicheinstellung komplett ausgelassen
Sondertage: -öffnet den Kalender zum direkten Auswählen von einzelnen
Tagen (ausgewählte Tage sind im Kalender fett dargestellt)
50
Auswertung der Fahrtdaten
9.3
Statistische Fahrtdatenauswertung (optional)
Dieses Kapitel beschreibt das Statistik-Modul. Dieses ist die optionale Erweiterung für
TravelControl professional und TravelControl fleet, mit der Sie Ihre Fahrtdaten umfangreich
auswerten können.
Nach einem Mausklick auf die Schaltfläche „Statistik“ wird die Statistik-Menüleiste geöffnet. Diese
ersetzt die TravelControl-Menüleiste, solange Sie mit dem Statistik-Modul arbeiten. Nach dem
Schließen des Statistik-Moduls, kehren Sie automatisch wieder zur TravelControl-Menüleiste zurück.
Möchten Sie Daten aus Unterstationen statistisch auswerten, setzen Sie das Häkchen vor
„Unterstationsdaten“.
Bild 18: Statistik-Menüleiste
Fahrzeugauswahl
1. Mit der linken Maustaste auf die Schaltfläche „Auswahl“ klicken.
2. Fahrzeug oder Fahrzeuggruppe auswählen und mit „Weiter“ bestätigen.
3. Die Auswahl der Fahrzeuge können Sie jederzeit wieder ändern.
9.4
Statistik
Die aufgezeichneten Fahrtdaten werden unterschieden in Fahrten zu: Kunden, Firmenstandorten,
Wohnung des Fahrers, Privatfahrten, Arbeitswegfahrten und sonstigen Zielen.
1. Wählen Sie die zu erstellende Statistik.
Kilometerleistung: - Überblick über die zurückgelegten Kilometer je Monat bzw. Kalendertag
Kilometerleistung nach Fahrzeug: - Überblick über die zurückgelegten Kilometer je Fahrzeug
Kilometerleistung nach Fahrer: - Überblick über die gefahrenen Kilometer je Fahrer
Fahrtzeiten nach Fahrer: - Überblick über die Fahrtzeiten je Fahrer
Standzeiten nach Fahrer: - Überblick über die Standzeiten je Fahrer
Fahrtanzahl nach Fahrer: - Überblick über die Fahrtanzahl je Fahrer
2. Wählen Sie aus, ob Sie einen Monatsbericht oder Jahresbericht erstellen möchten.
3. Geben Sie den Zeitraum (Jahr, Monat) an. Bei der Auswahl Jahresbericht ist die Einstellung für
den Monat nicht relevant.
4. Klicken Sie auf „Druckvorschau“, damit Sie eine Vorschau auf die Statistik erhalten.
5. Zum Ausdrucken der Statistik klicken Sie auf „Drucken“.
9.5
Selektive Fahrtdatenauswertung
51
Auswertung der Fahrtdaten
9.5.1 Grundeinstellungen
1. Geben Sie einen Datumsbereich vor.
2. Wählen Sie die zu berücksichtigenden Wochentage. Ein gesetztes Häkchen bedeutet
„ausgewählt“.
3. Möchten Sie die Fahrten eines bestimmten Fahrers angezeigt bekommen, wählen den
entsprechenden Fahrer aus, andernfalls lassen Sie die Einstellung auf „<alle>“.
4. Ebenso verfahren Sie mit der Kundennummer. Nach der Auswahl einer Kundennummer
werden nur noch Fahrten zum ausgewählten Kunden angezeigt.
9.5.2 Parametereinstellungen zur Fahrtenselektion
1. Unter „Parametereinstellungen zur Fahrtenselektion“ wählen Sie die Fahrttypen und die
Fahrtziele aus, nach denen die Fahrtdaten selektiert werden sollen.
2. Unter „Nur Fahrten mit:“ beschränken Sie die Fahrten auf Fahrten, bei denen Sondersignal 1
oder 2 betätigt wurden, Fahrten, bei denen kein GPS-Signal empfangen wurde sowie Fahrten,
bei denen die Versorgungsspannung unterbrochen war.
3. Mit einem Klick auf „Bereichsfiltereinstellungen“ öffnet sich ein Fenster, in dem Sie
Fahrtdatenbereiche voreinstellen. Folgende Fahrtdatenbereiche können voreingestellt
werden: Fahrzeiten, Standzeiten, Fahrstrecken, Tageszeit. Bestätigen Sie die Eingaben mit
einem Klick auf „Weiter“.
4. Aktivieren Sie den Bereichsfilter bei Bedarf.
Bild 19: Bereichsfiltereinstellungen
9.5.3 Grafische Fahrtenübersicht
1. Klicken Sie auf „Grafische Fahrtenübersicht“.
2. Wählen Sie folgende Anzeigemöglichkeiten:
- „Alle Fahrten“ – zeigt alle Fahrten unabhängig von den Filtereinstellungen an
- „Fahrten im Datumsbereich“ – zeigt alle Fahrten im eingestellten Datumsbereich an
- „Fahrten nach Filtereinstellungen“ – zeigt die Fahrten entsprechend den Filtereinstellungen
an
3. Klicken Sie auf „Grafik anzeigen“.
4. Wählen Sie den Zeitraum, der auf einer Seite angezeigt werden soll – 1 bis 4 Wochen.
5. Zoomen Sie in einen Ausschnitt der Grafik hinein, indem Sie bei gedrückter linker Maustaste
die Maus nach rechts unten bewegen. Dabei erscheint ein Rechteck, welches den zu
zoomenden Kartenausschnitt darstellt.
6. Zum Herauszoomen aus der Karte bewegen Sie die Maus mit gedrückter linker Maustaste
nach links oben.
7. Bewegen Sie den rechten Scrollbalken nach unten, um den nächsten Zeitraum anzusehen.
8. Mit der Funktion „Speichern“ können Sie die grafische Darstellung als Bitmap (*.bmp)
abspeichern.
9. Mit „Drucken“ erhalten Sie die Grafik als Ausdruck.
52
Auswertung der Fahrtdaten
Bild 20: Fahrten in Grafischer Übersicht
9.5.4 Drucken und Exportieren der selektierten Fahrtdaten
1. Im Fenster „Selektive Fahrtdatenauswertung“ klicken Sie auf „Report“
2. Wählen Sie, ob die Fahrtdaten nach „Fahrer“ oder nach „Kundennummer“ sortiert werden
sollen.
3. Klicken Sie auf „Druckvorschau“, um den Ausdruck auf dem Bildschirm anzusehen. Sie sehen
dann vorher, wie viele Seiten gedruckt werden und wie diese aussehen. Aus der
Druckvorschau heraus können Sie den Report direkt ausdrucken.
4. Zum Ausdruck ohne Vorschau klicken Sie auf „Drucken“.
5. Wenn Sie die Fahrtdaten als Datei abspeichern möchten, um diese mit einem anderen
Programm zu verarbeiten, klicken Sie auf „Export“. Die Daten werden im Text-Format (*.txt)
gespeichert.
53
Sonderfunktionen
10 Sonderfunktionen
10.1 Tachostand abgleichen
Die Kilometerstände Ihrer in der Datenbank eingetragenen Fahrzeuge werden im Arbeitsmenü
„Tachostand“ verwaltet.
TravelControl errechnet den Tachostand aus den aufgezeichneten GPS-Daten. Dagegen erfasst der
Fahrzeugtacho den Kilometerstand mit Hilfe der Radumdrehung. Hier handelt es sich also um zwei
verschiedene Meßsysteme, die jeweils eine eigene Fehlertoleranz besitzen. Die typische Abweichung
liegt bei etwa 3%.
Sie können den durch TravelControl ermittelten Kilometerstand an die Anzeige des Fahrzeugtachos
angleichen. Dazu geben Sie in größeren Fahrtabständen (> 1.000 km gefahrene Strecke) den
aktuellen Fahrzeugtachostand ein.
Wenn Sie den Tachostand korrigieren, wird die Differenz vom Programm automatisch gleichmäßig auf
alle Fahrten, die sich jeweils zwischen den Tachostandseingaben befinden, aufgeteilt. Das Verhältnis
zwischen Privat-, Dienst- und Arbeitswegfahrt wird somit nicht verändert. Die Tachostandskorrektur
wird vom System prozentual dokumentiert.
10.1.1 Aktuellen Tachostand eintragen
1. Lesen Sie bitte alle Fahrten aus dem TravelControl-Fahrzeuggerät aus und notieren sich dabei
gleich den aktuellen Tachostand im Fahrzeug.
2. Lesen Sie die Chipkarte mit den Fahrten in den PC ein und öffnen anschließend das Arbeitsmenü
Tachostand.
3. Klicken Sie auf die Funktion „Fahrzeugtachostand der letzten Fahrt eintragen“.
4. Geben Sie den aktuellen Fahrzeugtachostand in das neu erschienene Dialogfeld ein und
bestätigen Sie die Eingabe mit „Weiter“.
10.1.2 Tachostand einer zurückliegenden Fahrt eintragen
1.
2.
3.
4.
5.
Markieren Sie in der unteren Tabelle die Fahrt, deren Tachostand Sie eingeben wollen.
Klicken Sie auf die Funktion „Anfangskilometerstand der ausgewählten Fahrt eintragen“.
Tragen Sie den Fahrzeugtachostand entsprechend ein.
In das Feld „Nicht aufgezeichnete Strecke vor dem Fahrzeugtachostand“ geben Sie nichts ein.
Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit „Weiter“.
10.1.3 Tachostandeinträge bearbeiten / löschen
Alle eingegebenen Tachostände sind in der Tabelle „Tachostandeinträge“ aufgelistet. Diese Einträge
können Sie jederzeit bearbeiten bzw. löschen.
1. Markieren Sie in der Tabelle „Tachostandeinträge“ den entsprechenden Eintrag.
2. Klicken Sie auf „Eingetragenen Tachostand bearbeiten“ oder auf „Eingetragenen Tachostand
löschen“.
10.1.4 Tachostandkorrektur nach einer Aufzeichnungslücke (z. B. Servicefall)
Wenn Ihnen aufgrund einer Störung der Fahrtdatenaufzeichnung Fahrten fehlen, erhalten Sie unter
Umständen eine größere Kilometerstandsdifferenz.
Führen Sie deshalb eine Tachostandskorrektur durch:
1. Notieren Sie sich den aktuellen Fahrzeugtachostand nachdem der Fehler behoben wurde.
2. Klicken Sie im Arbeitsmenü „Tachostand“ auf die Funktion „Fahrzeugtachostand der letzten Fahrt
eintragen“. Geben Sie den aktuellen Tachostand ein.
54
Auswertung der Fahrtdaten
3. In das Feld „Nicht aufgezeichnete Strecke vor dem Fahrzeugtachostand“ tragen Sie die Strecke
ein, die Sie während der Störung (Aufzeichnungslücke) zurückgelegt haben.
Hinweis: Wenn Sie TravelControl aus steuerlichen Gründen einsetzen, müssen Sie die Fahrten der
Aufzeichnungslücke handschriftlich dokumentieren.
10.2 Inhalt einer Chipkarte anzeigen
Wenn Sie sich die Daten und Informationen auf einer Chipkarte ansehen möchten, stecken Sie die
Chipkarte in den Chipkartenleser am PC. Das Fenster „Chipkarte“ wird automatisch geöffnet und zeigt
Ihnen sofort den Inhalt der Chipkarte an (Bild 21):
- Informationen über einen eingetragenen Fahrer
- den Status der Leseberechtigung
- Informationen zu den gespeicherten Steuerbefehlen für das Fahrzeuggerät (Fahrtenbuch
initialisieren, Fahrtenbuch schließen etc.)
- Informationen zu den enthaltenen Fahrtdaten
Die Daten auf der Chipkarte werden nicht verändert, solange Sie keine der möglichen Funktionen
auswählen.
„Daten von der Chipkarte übernehmen“: Wenn Sie diese Funktion aufrufen, werden die Daten von der
Chipkarte in den Computer übernommen und auf der Chipkarte gelöscht.
„Personalisierung und Leseberechtigung ändern“: Wenn Sie diese Funktion aufrufen, können Sie eine
Chipkarte zur Fahreridentifikation erstellen bzw. die Leseberechtigung auf der Chipkarte ändern. (
5.8)
Bild 21: Chipkarte
10.3 Fahrzeugwechsel / Fahrzeug abmelden
Soll ein Fahrzeug aus dem System entfernt werden, dann ist die Fahrtdatenaufzeichnung für das
Fahrzeug zu beenden. Dazu wird das Fahrzeuggerät in der Datenbank abgemeldet. Vorher müssen
jedoch alle Fahrten aus dem Gerät ausgelesen werden.
Wenn die Fahrtdatenaufzeichnung im Gerät beendet wird, wird der Fahrtdatenspeicher im Gerät
gelöscht und in seinen Grundzustand gesetzt. Anschließend können Sie das Fahrtenbuch aus dem
betreffenden Fahrzeug ausbauen. Nach dem Einbau von TravelControl in ein neues Fahrzeug
müssen Sie das Gerät neu initialisieren. ( 4.3.2)
Zum Beenden der Fahrtdatenaufzeichnung gehen Sie wie folgt vor:
1. Lesen Sie das Fahrzeuggerät komplett aus und übertragen Sie die ausgelesenen Fahrtdaten in
die Datenbank ( 0).
2. Die Chipkarte lassen Sie im PC-Kartenleser stecken.
3. Öffnen Sie das Arbeitsmenü „Fahrzeuge“ und wählen Sie das entsprechende Fahrzeug aus.
4. Klicken Sie auf die Funktion „Fahrtdatenaufzeichnung beenden“.
55
Auswertung der Fahrtdaten
5. Gehen Sie mit der Chipkarte zum Fahrzeug und schalten die Zündung kurz ein.
6. Lesen Sie die Chipkarte im Fahrzeuggerät ein. Wenn keine neuen Fahrtdaten mehr im
7.
8.
Fahrzeuggerät gespeichert sind, wird die Fahrtdatenaufzeichnung bei diesem Gerät beendet.
(Kontrolle: Wenn Sie anschließend die Zündung aus- und wieder einschalten blinken alle drei
Leuchtdioden.)
Zum Abschluss stecken Sie die Chipkarte wieder in den Chipkartenleser am PC und betätigen die
Funktion „Daten von der Chipkarte übernehmen“.
Damit wurde die Fahrtdatenaufzeichnung für dieses Gerät/Fahrzeug beendet.
Waren im Fahrzeuggerät noch neue Fahrtdaten vorhanden, dann wird der Befehl nicht ausgeführt und
Sie müssen den kompletten Vorgang wiederholen.
Den alten Fahrzeugeintrag können Sie löschen, indem Sie im Arbeitsmenü „Fahrzeuge“ das
entsprechende Fahrzeug auswählen und anschließend die Funktion „Fahrzeugdaten löschen“
anklicken. Damit wird das Fahrzeug mit allen zugehörigen Daten (auch Fahrtdaten) gelöscht.
Hinweis: Bestätigen Sie die Sicherheitsabfragen nur, wenn Sie wirklich sicher sind, dass Sie das
Fahrzeug aus dem Datenbestand entfernen möchten. Der Löschbefehl kann nicht mehr rückgängig
gemacht werden! Alle Fahrten für dieses Fahrzeug werden ebenfalls gelöscht. Sie können für ein
gelöschtes Fahrzeug keinen Report mehr ausdrucken.
10.4 Softwareinstallation auf einem anderen PC
Sie möchten Ihre Fahrzeugdaten zukünftig auf einem anderen PC verwalten.
1. Legen Sie eine Sicherheitskopie der Datenbank auf einem externen Datenträger (z.B. Diskette,
Zip-Disk) an. ( 5.12)
2. Installieren Sie die Software auf dem anderen PC.
3. Starten Sie TravelControl und geben Sie die Lizenzdaten ein.
4. Öffnen Sie das Hauptmenü Datei und starten Sie die Funktion „Datenbank durch Sicherheitskopie
ersetzen“. Gehen Sie dabei vor wie in 5.12 beschrieben.
5. Beenden Sie das Programm und starten es erneut.
6. Überprüfen Sie, ob alle Fahrzeugdaten und Fahrten vorhanden sind.
7. Danach können Sie die Software auf dem alten PC löschen.
Hinweis: Verwalten Sie niemals ein Fahrzeuggerät gleichzeitig an zwei PC.
10.5 Fahrzeuggerät in den Auslieferungszustand zurücksetzen
Ist ein initialisiertes Fahrzeuggerät in der Datenbank nicht mehr vorhanden, dann können von diesem
Fahrzeuggerät keine Daten mehr ausgelesen werden. In diesem Fall müssen Sie die
Fahrtdatenaufzeichnung für dieses Gerät beenden – das Fahrzeuggerät in den Auslieferungszustand
zurücksetzen. Danach können Sie das Fahrzeug neu in die Datenbank eintragen und das
Fahrzeuggerät wieder initialisieren.
Hinweis: Alle im Fahrzeuggerät gespeicherten Fahrtdaten werden durch das Zurücksetzen
gelöscht. Das Gerät muss nach dem Zurücksetzen neu initialisiert werden, um wieder Fahrtdaten
aufzeichnen zu können. ( 4.3.2)
Führen Sie die folgenden Schritte nur durch, wenn Sie ganz sicher sind, dass das Fahrzeug nicht auf
einem anderen PC verwaltet wird:
1. Aktivieren Sie im Fahrzeug das Fahrzeuggerät, indem Sie die Zündung einschalten.
2. Stecken Sie die Chipkarte in das Fahrzeuggerät. Die beiden Leuchtdioden „Privat“ und „Weiter“
signalisieren den Identifikationsvorgang durch wechselseitiges Blinken.
3. Wenn das Blinken beendet ist, drücken Sie gleichzeitig die beiden Tasten „Privat“ und „Weiter“ für
ca. 3s. Die Chipkartenkommunikation wird durch das wechselseitige Blinken der Leuchtdioden
„Privat“ und „Weiter“ signalisiert. Entnehmen Sie die Karte erst, nachdem das Blinken beendet ist.
56
Auswertung der Fahrtdaten
4. Stecken Sie die Chipkarte in den PC-Kartenleser und klicken Sie auf die Funktion „Daten aus der
Chipkarte übernehmen“.
5. Wenn das Fahrzeuggerät nicht in der Datenbank vorhanden ist, wird ein Fenster eingeblendet.
Betätigen Sie in diesem Fenster die Funktion „Fahrzeuggerät schließen“. Der Befehl zum
Zwangsschließen wird auf die Chipkarte geschrieben.
6. Anschließend lesen Sie die Chipkarte wieder im Fahrzeuggerät ein.
7. Damit ist die Fahrtdatenaufzeichnung für dieses Fahrzeuggerät beendet. Nach dem erneuten
Einschalten der Zündung meldet sich das Fahrzeuggerät durch Blinken aller drei Leuchtdioden.
Das Fahrzeuggerät kann jetzt wieder neu initialisiert werden. ( 4.3.2)
10.6 Fahrzeuggerät aus der Datenbank entfernen
Bei einem technischen Defekt an Ihrem Fahrzeuggerät ist es möglich, dass Sie die
Fahrtdatenaufzeichnung nicht mehr regulär beenden können. Das heißt, Sie können das Gerät in der
Datenbank nicht mehr abmelden. Damit Sie jedoch für das ausgewählte Fahrzeug ein neues
Fahrzeuggerät initialisieren können, ist es unumgänglich, das alte Fahrzeuggerät aus der Datenbank
zu entfernen.
Gehen Sie dabei wie folgt vor:
1. Öffnen Sie das Menü „Verwaltungen“ und klicken Sie unter „Service“ auf die Funktion
„Fahrtdatenspeicher entfernen“.
2. Die folgende Abfrage, ob Sie den Vorgang abbrechen wollen, bestätigen Sie mit „Nein“.
Damit ist der Fahrtdatenspeicher aus der Datenbank entfernt. Anschließend können Sie das neue
Fahrzeuggerät in der Datenbank initialisieren.
Hinweis: Wenn Sie das Fahrzeuggerät aus der Datenbank entfernen, können Sie anschließend keine
Fahrten mehr aus diesem Gerät in die Datenbank einlesen. Gehen Sie deshalb mit diesem Befehl
sorgfältig um.
57
Kontrollsignale
11 Kontrollsignale
Problem
Ursache
Lösung
Nach dem Einschalten der
Zündung blinken alle 3 LED’s
synchron und es ertönt ein
längerer Signalton für ca. 2
Sekunden
Das Fahrzeuggerät ist noch nicht
initialisiert
Fahrzeuggerät initialisieren
(4.3.2)
Bei der Chipkartenkommunikation
blinken alle 3 LED’s synchron
Karten-Kommunikationsfehler
Taste „Weiter“ drücken und
Chipkarte prüfen, ob diese
richtig und fest steckt
Wechselseitiges Blinken der LED
„Privat“ und „Weiter“
kein Fehler – die gesteckte Chipkarte wird gelesen bzw. geschrieben
Nach dem Einschalten der
Zündung blinkt die linke LED und
ein kurzer Doppelsignalton ertönt
kein Fehler – Das Fahrtenbuch zeigt seine Betriebsbereitschaft an.
Das Blinken geht in ein Dauerleuchten über, sobald der GPSEmpfang ausreichend ist.
Langer Signalton nach dem
Einschalten der Zündung anstelle
der beiden kurzen Signaltöne
Der interne Speicher im
Fahrzeuggerät hat bereits 400 neue
Fahrten gespeichert.
Sie sollten jetzt Ihre Daten
auslesen.
Es ertönen drei kurze Signaltöne
nach dem Auslesen der Daten
Die Chipkarte ist voll, das
Fahrzeuggerät enthält aber noch
weitere Daten.
Fahrzeuggerät ein weiteres
Mal auslesen.
58
Technische Daten
12 Technische Daten
Betriebsspannung:
Stromaufnahme (Standby):
Stromaufnahme (Betrieb ohne Modem):
Stromaufnahme (Betrieb mit Modem):
Arbeitstemperaturbereich:
GPS-Anschluß:
Versorgungsspannung GPS-Antenne:
Anzahl Signaleingänge:
Anzahl Signalausgänge:
10V bis 40V
30µA
90mA (bei 12V)
290mA (bei 12V)
-40°C bis +85°C
SMB
5V
4 Stück
2 Stück (Anschluss über Relais mit Schutzdiode)
12.1 Anschlussbelegung
Anschlußbelegung
Dauerplus
12 / 24V
Anlasser
(KL 50)
Fahrzeuggerät TravelControl business
Eingang
18
Pin 6
...ab Serie 0710
Eingang
16
Zündung
Masse
Daten
14
RxD
Ausgang
12
+12V/24V
Eingang
10
17
Dauerplus
Daten
TxD
15
13
Eingang
Masse
11
E2
8
Schaltausgang 1
E1
Modem / PDA
Eingang
Ausgang
9
7
Steuerausgang
Ausgang
RTS
Schaltausgang 2
Pin 7
Modem / PDA Alarmeingang
Zündschloß
(KL50)
6
Anlasssperre
Eingang
4
E4
X
2
X
1
Nicht
beschalten!!!
5
Steuereingang
Eingang
CTS
E3
3
Nicht
beschalten!!!
Schaltkontakt
Dauerplus
12 / 24V
ACHTUNG!
An den Signaleingängen (E1-E4)
darf keine Spannung angelegt werden!!!
Schutzdiode
z.B. 1N4001
Schaltkontakt
Hinweis: An den Signaleingängen E1 bis E5 darf keine Spannung angelegt werden. Dies würde das
TravelControl-Gerät zerstören.
59
Index
Index
Fahrtdatenaufzeichnung
- initialisieren ............................................. 18
Fahrtenbuch ausdrucken .............................. 34
Fahrtkosten ................................................... 42
Fahrtroute ..................................................... 40
Fahrtziel ........................................................ 29
Fahrtziele
- zuordnen ................................................. 26
Fahrtzweck.................................................... 29
Fahrzeug
- in der Datenbank abmelden.................... 56
- in der Datenbank anmelden.................... 17
Fahrzeug stilllegen........................................ 45
Fahrzeuggerät................................................. 9
- aus Datenbank entfernen........................ 58
- Auslieferungszustand herstellen ............. 57
- Einstellungen........................................... 19
- konfigurieren ........................................... 19
Fahrzeuggruppen.......................................... 15
Fahrzeugposition .......................................... 45
Fahrzeugwechsel.......................................... 56
Fehlermeldungen .......................................... 59
Funkmodem aktivieren.................................. 44
A
Abfrage zur Datensicherung..........................32
Adressimport .................................................37
Anschlußbelegung.........................................60
Arbeitsweg
- Typ manuell ändern .................................31
Arbeitswegerkennung....................................31
Arbeitszeiterfassung ......................................38
ArcData..........................................................35
Auslieferungszustand herstellen ...................57
automatische Zielezuordnung .......................26
B
Beginn
- der Fahrtdatenaufzeichnung....................18
C
Chipkarte
- personalisieren ........................................32
G
Garantie .......................................................... 5
Gerätekonfiguration ...................................... 19
D
Daten
- sichern .....................................................35
- wieder herstellen......................................36
Datenexport ...................................................34
Datenschutz...................................................24
Datensicherheit..............................................24
Datensicherung .............................................35
Datenübertragung per SMS...........................44
Dienstfahrt
- in Privatfahrt ändern ................................31
H
Hinweise
- zu TravelControl........................................ 5
- zum Benutzerhandbuch ............................ 5
- zur Garantie .............................................. 5
I
Importieren
- Adressen ................................................. 37
Inhalt einer Chipkarte
- anzeigen.................................................. 56
Initialisieren
- des Fahrzeuggerätes .............................. 18
Installation
- Software .................................................. 11
E
Einführung .......................................................5
Einrichten.......................................................11
Einstellungen
- allgemein .................................................19
Export
- von Daten ................................................34
externe Eingänge ....................................24, 41
K
F
Kennwort
- ändern ..................................................... 25
- einrichten................................................. 24
- löschen .................................................... 25
Konfiguration
- allgemeine............................................... 19
- Fahrerzuordnung..................................... 21
SMS........................................................... 23
Fahreridentifikation ........................................32
Fahrerzuordnung ...........................................21
Fahrtdaten
- in die Datenbank übertragen ...................26
- manuell bearbeiten ..................................31
- verwalten .................................................26
dezentrale Verwaltung ...............................47
60
Index
Kontrollsignale ...............................................59
Korrektur
- des Tachostandes ...................................55
Kostenverwaltung ..........................................42
S
Schaltbefehle senden ................................... 45
Sicherheitsauslesen...................................... 32
Sicherheitskopie
- anlegen ................................................... 35
- verwenden............................................... 36
Signaleingänge ............................................. 41
SMS-Datenübertragung ................................ 44
SMS-Konfiguration........................................ 23
SMS-Nachricht aufs Fahrerhandy ................ 41
Softwareinstallation....................................... 11
- auf anderem PC ...................................... 57
Statuseingänge ............................................. 24
Statusmeldungen .......................................... 44
Summer ........................................................ 21
Symbole .......................................................... 5
Systemvoraussetzungen ................................ 5
L
Leistungsmerkmale .........................................9
Lizenznummer ...............................................12
M
Modem aktivieren ..........................................44
N
Nachrichtenversand.......................................41
neues Fahrzeug anlegen...............................17
T
O
Tachostand
- am Aufzeichnungsbeginn........................ 19
- korrigieren ............................................... 55
Technische Daten ......................................... 60
Tracking ........................................................ 40
Outlook-Kontakte
- importieren ...............................................37
P
U
Passwort
- ändern......................................................25
- einrichten .................................................24
- löschen.....................................................25
Pausenzeit .....................................................20
Personalgruppen ...........................................15
Pinbelegung...................................................60
Überblick ......................................................... 7
Unterstationen
Daten anzeigen und auswerten ................ 49
Datenimport/-export................................... 48
Definition ................................................... 47
Z
R
Zeiterfassung ................................................ 38
Zielbereich anpassen.................................... 30
Zielgruppen ................................................... 15
Zielzuordnung
- manuell ändern ....................................... 31
Report erstellen .............................................34
61
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