GLS Vereinsmeister - VR-Bank Schwalm-Eder

GLS Vereinsmeister - VR-Bank Schwalm-Eder
Vereinsmeister
Die Vereinsverwaltung für MS-Windows TM
BENUTZERHANDBUCH
Version 5.6
© 1996-2000
GLS Software & Systeme
Gerold Lübben
Holunderstraße 12
26670 Uplengen-Remels
Alle Rechte vorbehalten.
GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
INHALTSVERZEICHNIS
VORWORT......................................................................................... 5
INSTALLATION ................................................................................ 6
BEDIENUNG UND AUFBAU ............................................................ 9
BESCHREIBUNG DER SYMBOLE UND FUNKTIONSTASTEN ....................... 9
ERSTE SCHRITTE / PROGRAMMEINSTELLUNGEN ..................................10
Parameter.....................................................................................10
Weitere Vorbereitungen ................................................................11
Zusammenfassung.........................................................................11
ERFASSUNG DER STAMMDATEN ..........................................................12
OFFENE POSTEN ................................................................................15
BEITRAGSABRECHNUNG .....................................................................17
MITGLIEDER-SELEKTION ...................................................................22
DATENEXPORT ..................................................................................24
FINANZBUCHHALTUNG.......................................................................25
KORRESPONDENZ ..............................................................................29
Erstellen einer Steuerdatei für Serienbriefe ..................................29
Drucken von Serienbriefen über die Serienbrieffunktion. ..............29
ARBEITEN IM NETZWERK ...................................................................31
BESCHREIBUNG DER PROGRAMMTEILE ................................33
HAUPTMENÜ .....................................................................................33
SYSTEMPROGRAMME .........................................................................35
Login/Mandantenwahl ..................................................................35
Dateiservice .................................................................................36
Systeminfo ....................................................................................37
Druckerauswahl............................................................................37
Über den Vereinsmeister...............................................................37
Einstellungen................................................................................37
Berichte / Etiketten .......................................................................38
Tools ............................................................................................45
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GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Vereinsdaten / Parameter .............................................................51
Mandanten verwalten ...................................................................54
Benutzerstamm .............................................................................55
STAMMDATENPROGRAMME ................................................................56
Mitgliederstamm...........................................................................56
Familien .......................................................................................63
Spartenstamm ...............................................................................64
Gruppen .......................................................................................65
Bankenstamm ...............................................................................66
Externe Adressen..........................................................................67
Anlagen/Geräte ............................................................................68
Belegtexte.....................................................................................70
Brieftexte......................................................................................71
VERARBEITUNGSPROGRAMME ............................................................72
Beitragsabrechnung......................................................................72
Offene Posten ...............................................................................74
Spendeneingänge..........................................................................76
Terminkalender ............................................................................78
Selektion / Schnelländerung..........................................................79
Beitragsstaffeln.............................................................................81
LISTEN UND AUSWERTUNGEN ............................................................83
Mitgliederarchiv...........................................................................83
Beitragsvorschau..........................................................................84
Mitgliederstatistik.........................................................................85
Statistik Sparten............................................................................86
Statistik Verein .............................................................................87
Serienbriefe drucken.....................................................................88
Mahnungen...................................................................................89
Mitgliederliste ..............................................................................90
Bankenstammliste .........................................................................91
Spartenliste...................................................................................92
Gruppenliste.................................................................................92
Kontenplan ...................................................................................93
Anlagen/Geräte drucken ...............................................................93
Adressetiketten .............................................................................94
Terminplan drucken......................................................................96
Offene Posten drucken..................................................................96
Überweisungsträger......................................................................97
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GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Spendenbescheinigungen ..............................................................98
FINANZBUCHHALTUNG.......................................................................99
Kontenstamm................................................................................99
Steuersätze .................................................................................101
Buchungserfassung .....................................................................103
Dialogbuchen .............................................................................105
Buchungsjournal.........................................................................107
Kontenjournal.............................................................................108
Gewinn- und Verlustrechnung.....................................................108
Abschluß.....................................................................................109
ANHANG..........................................................................................110
Probleme und Fehlermeldungen .................................................110
Systeminformationen...................................................................114
Nachwort ....................................................................................116
INDEX ..............................................................................................117
Internet:
eMail:
http://www.vereinsmeister.de
[email protected]
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GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Vorwort
Herzlichen Glückwunsch zum Kauf des GLS-Vereinsmeisters!
Mit unserem Produkt haben Sie eine Software erworben, die Ihnen als
„Verwalter“ eines Vereines das Leben leichter machen soll. Die
Vereinsverwaltung wurde als Hilfsmittel für Kassenwarte, Schriftführer
und andere Vorstandsmitglieder entwickelt. Sie soll bewußt nicht die
Funktionalität
moderner
Textverarbeitungsprogramme
und
Tabellenkalkulationen ersetzen, sondern bietet eine Vielzahl von
Funktionen, die man „mal eben schnell“ auf Knopfdruck braucht aber
meistens in anderen Programmen viel Zeit beanspruchen. So können Sie
als Kassenwart - eine gute Pflege der Stammdaten vorausgesetzt - die
komplette Beitragsabrechnung in wenigen Minuten erledigen, was bei
einem durchschnittlichen Verein mit sagen wir mal 1000 Mitgliedern
manuell oft Stunden dauert. Sie bekommen per Mausklick sofort einen
Überblick über die Finanzsituation des Vereines und können sich eine
brauchbare Belegbuchhaltung mit Gewinn- und Verlustrechnung
anlegen.
Die Vereinsverwaltung wurde komplett nach MicrosoftTM Standards
erstellt. Dadurch können Sie alle enthaltenen Datenbanken mit den
Office-Produkten von Microsoft lesen. Durch die integrierte
Selektionsfunktion können Sie sich Mitgliedergruppen erstellen und als
Serienbrief-Steuerdatei z.B. für WinWord verwenden.
Alles in allem erhebt die Vereinsverwaltung für sich nicht den Anspruch
eines umfassenden „Universalprogrammes“ jedoch sollte sie für Sie in
kürzester Zeit ein unentbehrliches Hilfsmittel werden. Gerne würden wir
von Ihren Erfahrungen hören und Ihre Anregungen entgegennehmen,
damit wir zukünftige Releases nach Ihren Wünschen erweitern können.
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GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Installation
Die Installation der Vereinsverwaltung gestaltet sich - wie man es von
anderen Windows-Produkten kennt - insgesamt sehr einfach und soll
hier nur in Stichpunkten erläutert werden. Sollten Sie bei der Installation
auf technische Probleme stoßen, möchten wir Sie auf den Anhang
verweisen, in dem wir uns bekannte Probleme erläutert haben.
1. Bitte legen Sie die erste Diskette (Disk 1/3) in das
Diskettenlaufwerk.
2. Unter Windows 3.1x: Wählen sie im Programm-Manager den
Menüpunkt „Ausführen“
Unter Windows 95 wählen Sie im Start-Menü den Punkt „Ausführen“
3. Geben Sie im Dialogfeld den Namen des Installationsprogrammes
wie folgt an : A:\SETUP
Klicken Sie auf OK
4. Folgen Sie den Anweisungen am Bildschirm
Bitte beachten Sie folgende Hinweise:
Hardware:
IBM-PC oder Kompatibel mindestens 80486-DX/33
Speicher: mindestens 16 MByte RAM
Festplatte: Mindestens 12 MB frei, je nach Größe des
Vereines auch mehr - Es sollten nach Installation der
Software niemals weniger als 5 MByte auf der
Festplatte frei sein, da die Software bei bestimmten
Auswertungen mit Temporärdateien arbeitet!
Betriebssytem:
Windows 3.1x oder Windows 95/98.
Die Einstellung für „FILES“ in der Datei
„CONFIG.SYS“ sollte mindestens 70 betragen !
Für optimale Geschwindigkeit verwenden Sie
das Programm „Smartdrive“.
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GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Änderung der Einstellungen in der Datei „CONFIG.SYS“:
Die Einstellung für „Files“ regelt die maximale Anzahl offener Dateien
im Betriebssystem. Da die Datenbank mit vielen Datenbanktabellen und
temporären Dateien arbeitet, muß die Einstellung mindestens 70
betragen. Eine Erhöhung dieser Einstellung ist zwingend notwendig,
kostet aber geringfügigen Arbeitsspeicherplatz. Wenn Sie trotz
Erhöhung der Einstellung noch Probleme haben, erhöhen Sie die
Einstellung noch weiter. Die maximale Größe beträgt 254.
1. Wechseln Sie in den DOS-Modus bzw. öffnen Sie eine „DOSEingabeaufforderung“.
2. Starten Sie den Editor mit dem Befehl:
„edit c:\config.sys“
3. Suchen Sie im Editorfenster nach dem Eintrag für FILES.
Ist kein entsprechender Eintrag vorhanden, fügen Sie eine Zeile an.
4. Ändern Sie den Eintrag in „FILES=70“
5. Speichern Sie die Datei ab.
6. Starten Sie Ihren Computer neu.
Netzwerk:
Das Programm wurde mit NovellTM-Netzwerken der
Version 3.12 und 4.1 ausführlich getestet. Weiterhin
wurden Tests mit Windows NT ab Version 3.51
durchgeführt. In diesen Netzwerken lief das Programm
einwandfrei. Über eine Lauffähigkeit mit anderen
Netzwerk-Produkten kann keine Aussage gemacht
werden.
Hinweis: Zur Verwendung im Netzwerk muß unsere Netzwerkversion
verwendet werden. Mit der Einzelplatzversion ist die sichere Funktion
im Netz nicht gewährleistet. Lesen Sie dazu auch den Abschnitt weiter
unten im Handbuch.
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GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Eingabe der Seriennummer:
Die Lizensierung erfolgt über eine Seriennummer und einen zugehörigen
Aktivierungsschlüssel. Beides finden Sie auf einem Farbigen Zettel im
Handbuch. Beim ersten Start des Programmes werden Sie nach diesen
Informationen gefragt. Achten Sie auf eine fehlerfreie Eingabe. Die
Seriennummer für Einzelplatzlizenzen berechtigt Sie zur Nutzung der
Vereinsverwaltung auf einem Computer.
Aktualisierung der Seriennummer
Wenn Ihr Verein über die lizensierte Größe wächst, können Sie bei uns
gegen Aufpreis eine neue Seriennummer anfordern. Im
Programmbereich „System/Einstellungen/Tools“ kann die neue
Seriennummer eingegeben werden.
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Benutzerhandbuch
Bedienung und Aufbau
Beschreibung der Symbole und Funktionstasten
[ESC]
Eine Maske zurück / Programm verlassen
[F2]
Eingabefelder löschen / Neueingabe
[F1]
Online-Hilfe aufrufen
[Bild↓]
Nächster Datensatz
[Bild↑]
Vorheriger Datensatz
[F4]
OK, Aktion annehmen
[F4]
Daten speichern
[F8]
Nächstes Fenster
[F6]
Datensatz löschen
[F10]
Suchfunktion aufrufen
[F9]
Drucken
[F8]
Seitenansicht (bei Druckprogrammen)
[F12]
Sonderfunktionen aktivieren
[F11]
Datensatz in Selektionsmenge stellen
[F12]
Adresse ins Clipboard
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GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Erste Schritte / Programmeinstellungen
Parameter
Nach der Installation des Programmes müssen zunächst
bestimmte Daten über den Verein und Parameter zur Steuerung
des Programmes angelegt werden. Dies geschieht üblicherweise
nur einmal nach Installation des Programmes und ändert sich
selten. Jedoch sind diese Schritte für einen sicheren Ablauf des
Programmes unerläßlich.
Rufen Sie das Programm Vereinsdaten/Parameter im Hautmenü
unter [System / Einstellungen] auf.
Tragen Sie die Adresse des Vereines sowie die vollständige
Bankverbindung (auch den Namen der Bank) des Vereines ein !
Sollten Sie mit mehreren Mandanten arbeiten, so tun Sie das bitte
bei jedem Mandanten.
Stellen Sie den gewünschten Formulartyp für Beitragsrechnungen
ein. Es stehen mehrere Formulare zur Verfügung.
Wenn Sie mit der Netzwerk-/Mehrplatzversion arbeiten, können
Sie
den
Punkt
Berechtigungen
aktivieren.
Bei
der
Einzelplatzversion ist das nicht möglich.
ACHTUNG:
Lesen Sie vor Aktivierung der Berechtigungen den
entsprechenden Abschnitt weiter unten im
Handbuch!
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Benutzerhandbuch
Weitere Vorbereitungen
Bevor man sich an die Erfassung der Mitglieder macht, sollte man
sich über eine sinnvolle Sparten- und Beitragsstruktur Gedanken
machen. Je nach Verein gibt es dazu verschiedene Möglichkeiten:
1. Eine Sparte, ein Beitragsgefüge
Wenn ein Verein nur eine Sparte hat (z.B. Modellflug) so kann man diese
erfassen und für diese Sparte bis zu 10 Beitragsstufen hinterlegen.
Oftmals gibt es einen Beitrag für aktive Erwachsene, einen für
Jugendliche und einen Beitrag für passive Mitglieder.
2. Mehrere Sparten mit eigenen Beiträgen
Wenn ein Verein mehrere Sparten hat, die jeweils einzeln abgerechnet
werden, so erfaßt man zunächst alle Sparten mit den jeweiligen
Beitragsstufen. Jedem Mitglied können dann die Sparten zugeordnet
werden, denen es angehört. Der zu zahlende Beitrag ergibt sich pro
Mitglied aus der Summe aller Spartenbeiträge.
3. Mehrere Sparten, ein Beitragsschema
In den meisten Sportvereinen gibt es ein Beitragsschema, egal welchen
Sparten man als Mitglied angehört. In diesem Fall erfaßt man eine
grundlegende Sparte mit allen Beiträgen und dann die einzelnen Sparten
ohne Beiträge. Der zu zahlende Beitrag ergibt sich aus der Hauptsparte
und wird durch die Mitgliedschaft in den eigentlichen Sparten nicht
beeinflußt.
Zusammenfassung
Nach Installation und vor dem ersten Beitragseinzug muß also folgendes
beachtet werden:
1. Systemumgebung richtig einstellen (Config.sys)
2. Vereinsdaten und Parameter einstellen
3. Sparten und Beiträge erfassen
4. Mitglieder eingeben
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Benutzerhandbuch
Erfassung der Stammdaten
Sparten
Die Beitragsabrechnung ermittelt die Höhe der Beiträge aus den
Beitragsstufen der Sparten, denen ein Mitglied angehört. Es ist
daher unerläßlich, mindestens eine Sparte anzulegen. Pro Sparte
können Sie bis zu 10 Beitragsstufen hinterlegen. Wenn sich die
Beiträge eines Vereines zum Beispiel nach Altersgruppen
festsetzen, so könnte man die Stufe 1 für den Beitrag der
Erwachsenen, die Stufe 2 für Jugendliche und die dritte Stufe für
Passive nehmen. Pro Mitglied kann dann angegeben werden, in
welcher Sparte welche Beitragsstufe für das Mitglied gültig ist.
Wenn die Sparten für die Beitragsermittlung nicht entscheidend
sind (ein Beitragsschema für alle Sparten), aber die Mitglieder
nach Sparten getrennt verwaltet werden sollen, so erfaßt man am
besten eine grundlegende Sparte mit den Beitragssätzen und alle
anderen (so gesehen kostenlosen) Sparten ohne Beiträge. Ein
Beitrag kann durchaus auch NULL sein, denn wo nichts zu
bezahlen ist, da kann das Programm natürlich auch nichts
einziehen.
Familien
In vielen Vereinen werden alle Beiträge von Familienangehörigen
über ein einziges Konto (im folgenden Familienvorstand genannt)
eingezogen. Im Programm „Familien“ kann man Mitglieder zu
Familien zusammenfassen. Gilt für die gesamte Familie nur ein
Beitrag (sog. Familienmitgliedschaft) so kann man entweder die
anderen Familienangehörigen auf nicht beitragspflichtig setzten
oder man weist den anderen Angehörigen einen Beitrag von NullDM zu. Sind jedoch normale Beitragssätze zu entrichten, die nur
über ein gemeinsames Konto eingezogen werden sollen, so
erfassen Sie die Mitglieder mit Ihren Beitragssätzen ganz normal
und fassen Sie als Familie unter der Mitgliedsnummer des
zahlenden Mitglieds zusammen. Es ist ausreichend, wenn beim
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Familienoberhaupt
hinterlegt ist.
(als
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Kontoinhaber)
die
Bankverbindung
Bedienung der Stammdatenprogramme
Die Funktionen Erfassen, Ändern und Löschen sind in den
Stammdatenprogrammen nicht als Einzelfunktionen ausgelegt,
sondern sinnvollerweise zusammengefaßt. Wir wollen diese
Funktionalität einmal am Beispiel Mitgliederstamm deutlich
machen. Da jeder Datensatz ein eindeutiges Schlüsselkriterium
braucht, steht der Cursor nach dem Aufrufen eines Programmes
normalerweise im Schlüsselfeld, in diesem Fall auf dem Feld
Mitgliedsnummer. Wird an dieser Stelle eine noch nicht existente
Nummer eingegeben, so wechselt das Programm in den
Erfassungsmodus. Erst nach Vergabe einer Mitgliedsnummer
können die Daten des Mitglieds erfaßt werden. Ist die
eingegebene Nummer bereits in der Datenbank vorhanden, so
wird der Datensatz des Mitglieds angezeigt und das Programm
wechselt in den Änderungsmodus. Natürlich kann nur ein
existierender Datensatz auch gelöscht werden, d.h. man muß den
Datensatz zunächst im Änderungsmodus aufrufen und kann Ihn
dann über die Löschfunktion (Taste F6 oder Mausklick auf den
kleinen Mülleimer) entfernen. Da man natürlich nicht alle
Mitgliedsnummern im Kopf haben kann, ist eine Suchfunktion
(F10) eingebaut, über die ein Datensatz aufgrund eines
Suchbegriffes identifiziert werden kann.
Datensätze
suchen
Wenn man den Schlüssel eines Datensatzes nicht weiß (z.B. die
Mitgliedsnummer), so kann man den betreffenden Datensatz
aufgrund anderer Kriterien suchen lassen. Dazu gibt es die
integrierte Suchfunktion (F10). In Stammdatenprogrammen, in
denen üblicherweise nicht viele Datensätze erfaßt werden,
(Sparten, Konten) wird bei Aufruf der Suchfunktion eine
alphabetische Liste aller eingegebenen Sätze angezeigt. Im
Mitgliederstamm ist diese Funktion ein wenig komplexer
ausgelegt. Wird hier die Suchfunktion aufgerufen, erscheint ein
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Fenster in dem man seine Eingrenzung macht. Dabei gilt der
Grundsatz: Je weniger man eingibt, desto mehr findet das
Programm. Wird beispielsweise das Suchwort „MÜLLER“
eingegeben und es gibt nur ein Mitglied namens Müller, so wird
der betreffende Datensatz direkt aufgerufen und das System
wechselt in den Änderungsmodus. Gibt es aber mehrere, so zeigt
das Programm eine Liste mit Treffern, aus welcher der
gewünschte Datensatz per Doppelklick oder „Enter“ ausgewählt
werden kann. Wenn der Cursor sich auf einem Feld befindet,
welches zu einer Referenztabelle gehört (z.B. Bankleitzahl), dann
wird die Suchfunktion für die Referenztabelle aktiviert.
Wird als Suchbegriff nur „M“ eingegeben, so sucht das Programm
alle mit „M“ beginnenden Mitglieder. Wird dem Suchbegriff oder
dem Namen ein Stern (*) vorangestellt, so sucht das Programm
alle Namen, in denen das Suchkriterium vorkommt.
Bsp: Eingabe „*ler“ - Gefunden wird „Müller, Horstler, Allermann ...
Komplexe Suche
Zusätzlich zur einfachen Suche nach Suchbegriff, Name und Ort
kann man auch die komplexe Suche verwenden, um einen
Datensatz nach anderen Kriterien auszusuchen. Dies kann zum
Beispiel das Geburts- oder Eintrittsdatum sein oder auch alle
Mitglieder einer bestimmten Sparte. Nach Aufruf der komplexen
Suche wird ein Fenster mit allen zur Verfügung stehenden
Auswahlkriterien geöffnet. Die gewünschten Kriterien werden
durch Einschalten des kleinen Kontrollkästchens neben den
Kriterien ausgewählt und können dann bearbeitet werden. Nicht
eingeschaltete Suchkriterien werden ignoriert. Auch hier gilt der
Grundsatz: Je weniger eingegrenzt wird, desto mehr findet das
Programm.
Nach Eingrenzung kann das Ergebnis entweder in eine
Auswahlliste gestellt werden, oder in die Selektionsmenge, von wo
aus mit den ausgewählten Datensätzen weitergearbeitet werden
kann.
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Offene Posten
Im Programm Offene Posten können für jedes Mitglied Zahlungen
verwaltet werden, die außerhalb der Beiträge auftreten. Solche
Zahlungen können z.B. eine Aufnahmegebühr, der Eigenanteil für
eine Vereinsfeier, Zahlungen für Ausrüstungsgegenstände oder
ähnliche, sich nicht wiederholende Zahlungen sein. Damit solche
Zahlungen berechnet und überwacht werden können, gibt es das
Programm „Offene Posten“. Ein OP ist eine noch nicht
ausgeglichene Zahlung, deshalb werden die Beiträge von
Mitgliedern, die ihre Beiträge nicht per Bankeinzug bezahlen, auch
als OPs behandelt. Da das Geld beim Bankeinzug üblicherweise
sofort auf dem Konto ist, braucht in dem Fall kein OP gebildet zu
werden. Erst wenn beim Einzug eine Buchung nicht durchgeführt
werden konnte (z.B mangels Deckung oder wegen Widerspruch)
ist es sinnvoll einen OP dafür zu erfassen.
Um die OPs für ein Mitglied zu verwalten, wird nach dem Aufruf
des
Programmes
die
Mitgliedsnummer
eingegeben.
Selbstverständlich gibt es hierfür auch eine Suchfunktion (F10).
Wenn man einen bestimmten OP sucht, aber das betreffende
Mitglied nicht weiß, kann man sich auch alle OPs anzeigen lassen.
Offene Posten hinzufügen
Wird für das Mitglied ein OP hinzugefügt, so muß
ein
Buchungstext, der Betrag und die Form der Abrechnung
angegeben werden. Der Buchungstext erscheint auf dem
Kontoauszug bzw. auf der Rechnung des Mitglieds. Als
Abrechnungsform stehen zwei Möglichkeiten zur Auswahl:
1. Gesammelt mit Beitrag. In diesem Fall wird beim Bankeinzug
der OP mit dem Beitrag verrechnet. Die Summe wird vom
Konto abgezogen, als Buchungstext erscheint nur der bei der
Beitragsabrechnung angegebene Text. Wenn über einen OP
ein Teil des Beitrages gutgeschrieben werden soll (z.B. weil
das Mitglied mitten in einem Abrechnungszeitraum eingetreten
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ist) so ist ein negativer OP zu erfassen. Da Disketten für
Lastschriften keine Gutschriften enthalten dürfen, darf der
negative Betrag die Höhe des fälligen Beitrages nicht
überschreiten. In diesem Fall werden negative OPs bei der
Beitragsabrechnung ausgelassen.
2. Einzelberechnung. Soll eine Zahlung unabhängig vom Beitrag
berechnet bzw. abgebucht werden, so ist bei der Erfassung des
OPs die Berechnungsform „Einzelberechnung“ anzugeben. In
diesem Fall kann ein OP unabhängig vom Beitrag behandelt
werden. Der eingegebene Buchungstext würde auch als Text
auf dem Kontoauszug des Mitgliedes bzw. auf der Rechnung
erscheinen. Einzel-OPs können nicht negativ eingegeben
werden.
Zahlung erfassen
Mit dieser Funktion kann eine Zahlung zu einem Offenen Posten
erfaßt werden. Zu jedem OP wird nur die jeweils letzte Zahlung
(bei Teilzahlungen) und der noch offene Betrag gespeichert. Wenn
der offene Betrag null ist, gilt der OP als vollständig bezahlt.
Zahlungen für offene Posten können auch über die
Finanzbuchhaltung direkt gebucht werden.
OP löschen
Auch bezahlte OPs werden in der Datenbank zum Nachweis und
zur Übersicht weiterhin gespeichert. Mit der Funktion OP löschen
können sie aus der Datenbank entfernt werden.
OP anzeigen
Zeigt die Details eines OPs an.
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Beitragsabrechnung
Die
Beitragsabrechnung
bildet
das
Kernstück
der
Vereinsverwaltung und ist entsprechend komplex ausgelegt.
Dennoch ist die Bedienung der Beitragsabrechnung sehr einfach,
wenn man einige Grundregeln beachtet.
Ermittlung des Beitrages
Der Jahresbeitrag ergibt sich aus den Spartenbeiträgen der
Sparten, denen ein Mitglied angehört. Dieser ermittelte Beitrag
wird auf den im Mitgliederstamm hinterlegten Einzugszeitraum
umgerechnet. Bei einem Mitglied, das quartalsweise zahlt, wird
dieser Beitrag beispielsweise durch vier geteilt.
Beispiel:
Ein Mitglied gehört den Sparten „Tennis“ und „Karate“ an. Der
Jahresbeitrag für Tennis beträgt 240,- DM, der Beitrag für Karate beträgt
180,- DM. Der Jahresbeitrag des Mitglieds beträgt also 420,- DM. Wenn
der Einzugszeitraum des Mitglieds auf „monatlich“ gestellt ist, wird bei
jedem Einzug DM 35,- (420 / 12) fällig. Würde das Mitglied quartalsweise
zahlen, würden bei jedem Einzug DM 105,- abgebucht werden.
Aufbau und Bedienung
Im Hauptfenster der Beitragsabrechnung gibt es einige
Eingabefelder, die man vor Aufruf der gewünschten
Abrechnungsform (Bankeinzug oder Rechnung) sorgfältig
ausfüllen sollte.
Eingrenzung
Zunächst besteht die Möglichkeit, die Abrechnung auf einen
Bereich von Mitgliedern oder bestimmte Sparten zu begrenzen.
Man kann einen Bereich von-bis Mitgliedsnummer bzw. von-bis
Sparte angeben oder die Mitglieder aus der aktuellen
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Selektionsmenge (s. Selektion) nehmen. Üblicherweise wird man
jedoch für alle Mitglieder und Sparten einziehen. Die Beiträge von
Familienangehörigen werden auch dann eingezogen, wenn die
Mitgliedsnummer des Familienoberhaupts in die MitgliederEingrenzung fällt, die Nummer des Familienangehörigen aber
nicht.
Zeitraum
Auf der rechten Seite des Hauptfensters wird angegeben, für
welche Zeiträume die Abrechnung erfolgen soll. Es werden nur
Mitglieder berücksichtigt, die aufgrund ihrer Kennzeichnung für
den Abrechnungszeitraum in diese Angabe passen. Wählt man
z.B. nur den Zeitraum „Quartal“, so werden alle Jahres-, Monats-,
und Halbjahreszahler ausgelassen. Selbstverständlich kann man
auch für mehrere Zeiträume gleichzeitig einziehen, denn wenn die
halbjährlichen Zahler dran sind, sind die Quartals- und
Monatszahler meistens auch fällig.
Beiträge und Offene Posten
Mit diesen Kontrollfeldern kann man entscheiden, welche
Zahlungen mit der folgenden Abrechnung eingezogen werden
sollen. Wenn das Kontrollfeld für Beiträge eingeschaltet ist,
werden Mitgliedsbeiträge eingezogen bzw. berechnet, wenn das
Kontrollfeld für Offene Posten eingeschaltet ist, werden Offene
Posten eingezogen. Jedes Kontrollfeld kann auch für sich allein
eingeschaltet werden. Wenn beispielsweise unabhängig von einer
Beitragszahlung auch die Anteile für eine Vereinsfeier eingezogen
werden sollen, so aktiviert man nur den Schalter für offene
Posten. Die Auswahl für den Abrechnungszeitraum ist auch gültig,
wenn das Kontrollfeld für Beiträge ausgeschaltet ist!
Bei der Erfassung von offenen Posten kann angegeben werden,
ob ein OP mit dem Beitrag verrechnet werden soll
(Sammelbuchung) oder ob er als eigenständiger OP gebucht
werden soll. Im zweiten Fall hat ein solcher OP einen eigenen
Buchungstext, der auch auf dem Kontoauszug des Mitglieds
erscheint.
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GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Achtung: Obwohl es oftmals üblich ist, dürfen über den
normalen Bankeinzug nur dann beitragsfremde Zahlungen
eingezogen werden, wenn das Mitglied ausdrücklich (durch
Einzugsgenehmigung) einem solchen Verfahren zugestimmt
hat!
Bankeinzug
n Vorgehensweise
Für den beleglosen Datenträgeraustausch mit Banken gibt es
Rechtsvorschriften und Verordnungen, nach denen Sie sich bitte
bei Ihrer Bank erkundigen, bevor Sie das erste Mal eine Diskette
abgeben. Beim Beitragseinzug per Diskette wird eine Datei an die
Bank gegeben, die alle Buchungen in maschinenlesbarer Form
enthält. Diese Datei sollten zumindest in Deutschland alle Banken
einlesen können. Zusätzlich wird ein Begleitzettel abgegeben, auf
dem wichtige Kontrolldaten vermerkt sind. Denken Sie bitte daran,
diesen Zettel zu unterschreiben und auf der Diskette den Namen
und die Kontonummer des Kontoinhabers (also des Vereins) zu
vermerken.
n Programmablauf
Bei Aktivierung des Bankeinzuges wird ein Auswahlfenster für die
einzelnen Funktionen des Bankeinzugs geöffnet. Beim
Bankeinzug werden alle Mitglieder innerhalb der Eingrenzung
durchlaufen, deren Zahlungsart „Bankeinzug“ ist und die nach der
aktuellen Auswahl für den Abrechnungszeitraum dran sind. Es ist
ein zweckgebundener Buchungstext (max. 3 Zeilen) einzugeben.
Dieser Text erscheint üblicherweise auf dem Kontoauszug des
Mitglieds
neben
dem
Buchungsbetrag.
Nach
der
Datenaufbereitung können Sie die Datei auf Diskette kopieren
lassen und einen Begleitzettel drucken. Damit ist die Diskette
fertig und kann zur Bank gegeben werden. Zur Kontrolle der
durchgeführten Buchungen können Sie ein Protokoll drucken.
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Beitragsrechnungen
Während beim Bankeinzug das Geld normalerweise sofort auf
dem Konto ist und man über Rückläufer benachrichtigt wird, sollte
bei der Abrechnung per Beitragsrechnung eine genauere Kontrolle
für den Zahlungseingang durchgeführt werden. Daher ist die
Methodik in diesem Fall anders als beim Bankeinzug.
Zunächst werden für die Mitglieder innerhalb der Eingrenzung, die
keinen Bankeinzug haben, offene Posten in Höhe des fälligen
Beitrags generiert. Familienangehörige, deren Familienoberhaupt
per Bankeinzug zahlt, werden dabei ebenfalls ausgelassen. Diese
Beitrags-OPs werden als normale offene Posten behandelt und
können bei Zahlungseingang ausgebucht werden. Diese Auflösung
geschieht entweder durch Erfassung einer Zahlung im Programm
„Offene Posten“ oder durch Buchung in der Finanzbuchhaltung mit
Verweis auf den Beitrags-OP.
Aus diesen OPs können im zweiten Schritt Rechnungen generiert
werden, die in einer gesonderten Datenbank abgestellt werden.
Die generierten Rechnungsdaten können per Datenexport in ein
anderes Format abgestellt werden und können somit z.B. als
Serienbriefdatei
für
eigene
Beitragsrechnungen
dienen.
Selbstverständlich steht für den Rechnungsdruck auch ein
Protokoll zur Verfügung, welches ausgedruckt und abgeheftet
werden kann.
Druck von Rechnungen
Der integrierte Rechnungsdruck bereitet die Rechnungsdatei
druckfertig auf. Für die individuelle Gestaltung stehen mehrere
Layouts zur Verfügung, die im Programm Vereinsdaten/Parameter
eingestellt werden können. Auf dem Rechnungsformular erscheint
neben der Adresse des Mitglieds und den fälligen Zahlungen ein
freier Text, der im Programm Belegtexte durch Platzhalter
individuell eingegeben werden kann. Der Belegtext gliedert sich in
einen Kopf- und einen Fußbereich. Zwischen diesen Bereichen
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Benutzerhandbuch
werden die einzelnen Beiträge und offenen Posten gedruckt und
summiert.
Aufbau der Rechnung (Schema)
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Benutzerhandbuch
Mitglieder-Selektion
Eine weitere wichtige Funktion der Vereinsverwaltung ist die
Mitglieder-Selektion. Ein Kassenwart oder Schriftführer muß sich
oftmals eine Gruppe von Mitgliedern zusammenstellen, die er z.B.
anschreiben möchte oder die man - aus welchen Gründen auch
immer - zusammen auf einer Liste braucht. In den meisten Fällen
haben diese Mitglieder irgend etwas gemeinsam, zum Beispiel alle
sind aktiv oder sind in einer bestimmten Sparte. Die
Selektionsmenge bleibt solange erhalten, wie das Programm läuft
und wird bei Verlassen der Vereinsverwaltung gelöscht.
Wenn eine Selektionsmenge erstellt wurde, steht sie in den
Mitgliederlisten und in der Beitragsabrechnung als Datengrundlage
zur Verfügung.
Mitglied hinzufügen
Fügt ein Mitglied der Selektionsmenge hinzu. Jedes Mitglied kann
nur einmal in diesem Datenpool stehen. Es gibt mehrere
Möglichkeiten, ein Mitglied auszuwählen:
1. Die Mitgliedsnummer wird direkt eingegeben
2. Das Suchwort des Mitglieds wird direkt eingegeben. Bei
mehreren Treffern wird eine Auswahlliste angezeigt.
3. Das Mitglied kann über die Suchfunktion gesucht werden
Mitglied löschen
Löscht ein Mitglied aus der Selektionsmenge (nicht aus dem
Mitgliederstamm)
Neue Selektion
Löscht die bestehende Selektionsmenge.
Datenexport
Ermöglicht die Übergabe der selektierten Daten an ein anderes
Programm. Hierzu stehen verschiedene Übergabeformate zur
Verfügung. HINWEIS: Exportieren Sie immer in ein anderes
Verzeichnis, niemals in den Bereich der Vereinsverwaltung!
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GLS Vereinsmeister
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Selektionsarchiv
Es besteht die Möglichkeit, eine Selektionsmenge auf Dauer zu
archivieren. Während eine gerade aktuelle Selektionsmenge nur
zur Laufzeit des Programmes zur Verfügung steht und beim
Verlassen des Programmes gelöscht wird, kann die
Selektionsmenge im Archiv dauerhaft gespeichert werden und bei
Bedarf wieder aufgerufen werden. Beachten Sie bitte, daß eine
archivierte Selektionsmenge nicht den aktuellen Mitgliederstamm
wiederspiegeln muß. Gelöschte Mitglieder können noch einen
Verweis auf das Selektionsarchiv haben, jedoch bei Reaktivierung
der Selektionsmenge zur Verfügung stehen. Im Selektionsarchiv
werden nur Verweise auf die Mitgliedsnummern gespeichert.
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Datenexport
Durch die integrierte Datenexport-Funktion können Sie sehr leicht
den Inhalt der Datenbank anderen Programmen zugänglich
machen. Hierfür stehen diverse Formate zur Auswahl (ASCII,
Excel, DBF, etc.). Für die Durchführung eines Datenexports gibt
es zwei Möglichkeiten:
1. Datenexport von Mitgliedern durch die Mitglieder-Selektion
2. Export durch das Programm Dateiservice
Während Sie in der Mitgliederselektion Mitgliedsdaten gezielt
auswählen können, wird im Dateiservice der gesamte Inhalt der
gewählten Tabelle in ein anderes Format gestellt.
HINWEIS: Wählen Sie als Zielbereich für einen Datenexport möglichst
nicht den Bereich der Vereinsverwaltung oder deren Datenbankbereich.
Beispiel für Datenexport als Serienbriefdatei für Winword
Wenn ein Teil des Mitgliederstammes als Grundlage für einen
Serienbrief zum Beispiel mit Microsoft WinwordTM dienen soll,
können Sie wie folgt vorgehen:
1. Stellen Sie die gewünschten Mitglieder in eine Selektionsmenge.
2. Rufen Sie im Selektions-Programm die Funktion „Datenexport“ auf
3.
4.
5.
6.
und exportieren Sie die Daten im Format „FoxPro / DBF“ in ein
eigenes Verzeichnis.
Starten Sie Winword
Wählen Sie die Funktion „Extras/Seriendruck“ auf und erstellen Sie
ein Hauptdokument.
Öffnen Sie als Datenquelle die erstellte Export-Datei. Geben Sie als
Datenformat „FoxPro 2.x“ an.
Fügen Sie die benötigten Datenfelder in Ihr Dokument ein.
Seite 24
GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Finanzbuchhaltung
Die integrierte Finanzbuchhaltung lehnt sich in seiner
Funktionsweise an die „schulische“ Buchführung an. Es gibt
mehrere Konten, die nach Kontenklassen unterschieden werden.
Diese Konten haben nicht direkt etwas mit den Girokonten der
Banken zu tun, erfüllen aber einen ähnlichen Zweck, nämlich die
zweckbestimmte Verwaltung von Geldflüssen.
In der klassischen Buchhaltung gibt es das Prinzip der doppelten
Buchführung auf dessen Basis auch die integrierte Fibu arbeitet.
Dieses Grundprinzip kann man am besten so erklären:
„Zu jeder Buchung gibt es eine Gegenbuchung“
Im Bezug auf Banken würde das heißen, daß eine Geldbewegung
auf einem Konto eine umgekehrte Geldbewegung auf einem
anderen Konto zur Folge haben muß. Die integrierte Fibu macht
diese Doppelbuchung automatisch.
Ein anderes Grundprinzip der Buchführung lautet:
„Keine Buchung ohne Beleg“
Buchen Sie also nicht wahllos zwischen den Konten hin- und her,
sondern buchen Sie nur auf Basis eines Beleges. Ein solcher
Beleg kann eine Eingangsrechnung, das Protokoll der
Beitragsabrechnung oder ein Kontoauszug sein. Gemeint ist also
ein Beleg, der den Geldfluß nachweist. Obwohl sie Belege
mehrerer Kalenderjahre buchen können, ist ein Buchen in zwei
Geschäftsjahren in der aktuellen Version der Fibu nicht
vorgesehen.
Bevor Sie mit dem Buchen anfangen, müssen Sie zunächst Ihren
Kontenplan anlegen. Jedem Konto muß eine Kontenklasse
zugewiesen sein. Folgende Kontenklassen sind verfügbar:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Finanzkonten (also Kasse, Bank etc.)
Kostenkonten (z.B. Versicherungen)
Ertragskonten (z.B. Beiträge)
Steuerkonten (für Vereine, die Vor- und Umsatzsteuern ausweisen müssen)
Forderungen (z.B. Beitragsforderungen)
Verbindlichkeiten (noch zu zahlende Rechnungen)
Neutrale Konten
Seite 25
GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Um das Arbeiten mit der integrierten Fibu zu erleichtern, möchten
wir im Folgenden einige Beispiele aufführen.
Beispiele für Buchungen
Angenommen wird folgender Kontenplan:
1000
1200
1400
1500
1550
3000
4000
4800
4850
4900
8000
8100
8500
8550
8600
8900
Kasse
Girokonto
Forderungen
Steuern 7%
= Steuerschlüssel 1
Steuern 15%
= Steuerschlüssel 2
Wareneinkäufe
Versicherungen
Porto
Büromaterial
Sonstige Einzelkosten
Beiträge
Spenden
Einnahmen aus Warenverkäufen 7%
= St-Schlüssel 1
Einnahmen aus Warenverkäufen 15% = St-Schlüssel 2
Zinserträge
Sonstige Einnahmen
1. Kauf von Briefumschlägen für DM 8,- bar.
Konto
4850 Büromaterial
1000 Kasse
Text
Umschläge
Umschläge
Betrag-Soll
Betrag-Haben
8,8,-
Bei der Buchung wird das Konto für Büromaterial erhöht und das Konto für Kasse
vermindert.
2. Barabhebung von der Bank DM 200,Konto
1000 Kasse
1200 Bank
Text
Umbuchung
Umbuchung
Betrag-Soll
200,-
Betrag-Haben
200,-
Seite 26
GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
3. Spende auf das Bankkonto DM 100,Konto
1200 Bank
8100 Spenden
Text
Spende
Spende
Betrag-Soll
100,-
Betrag-Haben
100,-
4. Einzug von Beiträgen, gesamt DM 1600,Konto
1200 Bank
8000 Beiträge
Text
Beiträge 01/96
Beiträge 01/96
Betrag-Soll
1600,-
Betrag-Haben
1600,-
5. Rücklauf eines Beitrages mangels Deckung DM 45,Konto
1400 Forderungen
1200 Bank
Text
Betrag-Soll
Rücklauf M.Schmidt
45,Rücklauf M.Schmidt
Betrag-Haben
45,-
Anmerkung: Bei der Einreichung von Lastschriften per Diskette wird zunächst der volle
Betrag dem Konto gutgeschrieben und dann die Rückläufer wieder abgezogen.
6. Nachzahlung des Rückläufers bar und Auflösen der Forderung.
Konto
1000 Kasse
1400 Forderungen
Text
Nachzahlung
Nachzahlung
Betrag-Soll
45,-
Betrag-Haben
45,-
7. Zahlen einer Versicherungs-Rechnung DM 200,Konto
4800 Versicherungen
1200 Bank
Text
Versicherung
Versicherung
Betrag-Soll
200,-
Betrag-Haben
200,-
Seite 27
GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
8. Einkauf für eine Veranstaltung mit Vorsteuer 7%
Betrag brutto 535,00 DM
Konto
3200 Wareneinkauf
1500 Steuern
1000 Kasse
Text
Getränke
Getränke
Getränke
Betrag-Soll
500,35,-
Betrag-Haben
535,-
Anmerkung: Die Fibu bucht grundsätzlich mit Bruttobeträgen. Wenn einem Konto ein
Steuerschlüssel und im Programm Steuersätze dem entsprechenden Steuerschlüssel ein
Steuerkonto zugewiesen wurde, so macht die Fibu die Steuerbuchung automatisch.
9. Verkauf von Getränken auf einer Veranstaltung
Einnahmen brutto 1284,- DM
Konto
1000 Kasse
8500 Einnahmen 7%
1500 Steuern 7%
Text
Einnahmen
Einnahmen
Einnahmen
Betrag-Soll
1284,-
Betrag-Haben
1200,84,-
Anmerkung: In unserem Beispiel wird mit nur einem Konto pro Steuersatz gearbeitet. Die
zu zahlende Umsatzsteuer bzw. zu fordernde Vorsteuer ergibt sich aus dem Saldo. Man
kann natürlich auch mit eigenen Steuerkonten für Vor- und Umsatzsteuer arbeiten.
Nach den Buchungen Nr. 9 und Nr. 10 beträgt der Saldo auf dem
Steuerkonto DM 49,- im Haben. Es sind also in diesem Fall
Steuern an das Finanzamt zu zahlen.
10. Zahlung von Umsatzsteuer an das Finanzamt DM 49,Konto
1500 Steuern
1200 Bank
Text
Zahlung an FA
Zahlung an FA
Betrag-Soll
49,-
Text
Zinsen 01/97
Zinsen 01/97
Betrag-Soll
12,-
Betrag-Haben
49,-
11. Zinserträge DM 12,Konto
1200
8600
Bank
Zinserträge
Betrag-Haben
12,-
Seite 28
GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Korrespondenz
Briefe und Rundschreiben gehören zu den wichtigsten
Informationsorganen für die Mitglieder eines Vereines. Der
Vereinsmeister unterstützt Sie auf verschiedene Arten bei der
Erstellung eines Serienbriefes. Zum einen können Sie mit einer
bestehenden Textverarbeitung (z.B. Word für Windows) einen
Serienbrieftext erstellen und die Mitgliederadressen aus der
Vereinsverwaltung als Steuerdatei verwenden. Da selten alle
Mitglieder angeschrieben werden, bietet es sich in diesem Fall an,
eine Selektion zu erstellen und die entsprechenden Daten per
Datenexport einem externen Programm zur Verfügung zu stellen.
Die andere Möglichkeit ist, die integrierte Serienbrieffunktion aus
der Vereinsverwaltung zu verwenden.
Erstellen einer Steuerdatei für Serienbriefe
1. Stellen Sie die entsprechenden Mitglieder in eine
Selektionsmenge. Dies kann manuell oder per komplexer
Suche erfolgen.
2. Exportieren Sie die Daten aus der Selektionsmenge in ein
anderes Dateiformat (für Word eignet sich das DBF-Format).
3. Starten Sie Ihre Textverarbeitung (z.B. Word) und erstellen Sie
einen Serienbrief. Wählen Sie Ihre Export-Datei als
Datenquelle und „FoxPro/DBF“ als Dateiformat für die
Steuerdatei. (Anmerk.: für Word müssen die ODBC-Treiber
installiert sein)
4. Fügen Sie die Datenfelder in Ihren Serienbrief an gewünschter
Stelle ein.
5. Fertig, jetzt kann der Brief gedruckt werden.
Drucken von Serienbriefen über die
Serienbrieffunktion.
Die
integrierte
Serienbrieffunktion
besteht
aus
zwei
Programmteilen: Zum einen der Erfassung des Textrahmens (im
Seite 29
GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Bereich Stammdaten/Brieftexte) und zum anderen dem
eigentlichen Druckprogramm (Listen+Auswertungen/Serienbriefe).
Brieftexte
In diesem Programmteil können Sie beliebige Texte erfassen und
speichern. Vergeben Sie zur Erfassung einen beliebigen
Textnamen (z.B.: „EINLADUNG“) und schreiben Sie Ihren Text. Im
Brieftext nehmen Sie durch Platzhalter Bezug auf Daten aus dem
Mitgliederstamm. Diese Platzhalter werden beim Druck für jedes
Mitglied individuell ersetzt. Wenn Sie beispielsweise den
Platzhalter %ANREDE% verwenden, wird für jeden Brief dieser
Platzhalter durch den Eintrag für „Anrede“ im Mitgliederstamm
ersetzt. Da Beitragsrechnungen im Wesentlichen auch nur
Serienbriefe sind, ist auch hier der Mechanismus der gleiche.
Serienbriefe drucken
Mit diesem Programm können Serienbriefe aufgrund eines
vordefinierten Brieftextes gedruckt werden. Wählen Sie hierzu den
betreffenden Bereich an Mitgliedern aus (von-bis Mitglied) oder
definieren Sie eine Selektionsmenge. Anschließend tragen Sie
den Namen des vorher erfaßten Brieftextes ein.
Da durch die verwendeten Platzhalter und verschiedenen
Schriftarten und Druckertreiber der tatsächlich gedruckte
Serienbrief evtl. anders aussehen kann als er erfaßt wurde,
können Sie sich die aufbereiteten Serienbriefe vor dem Druck
noch einmal in der Seitenvorschau ansehen. Damit ist der
Serienbrief fertig.
Anmerkung: Das Layout des Briefes wird über den
Parameterstamm (Vereinsdaten/Parameter) gesteuert. Wenn Ihr
Verein eigenes Briefpapier verwendet, wählen Sie das Layout
„Ohne Briefkopf“.
Seite 30
GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Arbeiten im Netzwerk
Die
Netzwerkversion
des
Vereinsmeisters
hat
einige
Besonderheiten, die in diesem Abschnitt näher erläutert werden
sollen. Das Programm wurde auf den Netzwerk-Betriebssystemen
TM
Novell Netware
(ab Version 3.12) und Windows NT (ab Version
3.51) getestet. Es sollte auch in anderen Netzwerken lauffähig
sein, jedoch kann von uns hierzu keine Aussage gemacht werden.
Installation auf dem Server
Zur Installation auf dem Server gehen Sie im Prinzip genauso vor, wie bei
der Installation auf einem Einzelplatzsystem. Legen Sie auf dem Server
ein Verzeichnis für die Anwendung an und installieren Sie die Anwendung
in diesem Verzeichnis. Sorgen Sie dafür, daß alle Benutzer, die mit der
Vereinsverwaltung arbeiten sollen auch vollen Zugriff (Lese- und
Schreibzugriff) auf dieses Verzeichnis haben.
Installation der Workstations
Auf den Workstations legen Sie unter Windows eine Verknüpfung zum
Programm „Verein.exe“ im Verzeichnis der Vereinsverwaltung an. Stellen
Sie sicher, daß der Eintrag für FILES in der Datei „Config.sys“
mindestens den Wert 70 hat. In Novell NetwareTM ist u.U. zusätzlich der
Eintrag für „file handles“ auf einen angemessenen Wert (z.B. auch 70)
einzustellen. Dieser Eintrag befindet sich je nach Netware-Version in der
Datei „net.cfg“ oder „shell.cfg“. Die Vereinsverwaltung arbeitet mit
Temporärdateien, die aus Geschwindigkeitsgründen auf den
Workstations verwaltet werden. Die Ablage dieser Dateien richtet sich
nach der Einstellung der Umgebungsvariable „SET TEMP“. Da diese
Dateien je nach Mitgliederanzahl des Vereines eine beachtliche Größe
erreichen können, ist für genügend Platz auf den lokalen Festplatten der
Workstations zu sorgen. Der verfügbare Plattenplatz auf den
Workstations sollte 15 MB nicht unterschreiten. Bei großen Vereinen
(über 3000 Mitglieder) kann auch 15 MB zuwenig sein.
Einrichten von Benutzern
Im Programmbereich „Einstellungen“ gibt es das Programm
„Benutzerstamm“. Legen Sie unbedingt zunächst einen Benutzer
Seite 31
GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
als Systemadministrator an und versehen Sie diesen mit einem
Paßwort. Dieser Benutzer erhält die Berechtigungen zu allen
Programmteilen. Bei der Anlage der weiteren Benutzer können Sie
den Zugriff auf bestimmte Programmteile beschränken, indem Sie
im Punkt „Berechtigungen“ den Zugang für bestimmte
Programmteile erlauben („[X]“) oder sperren („[ ]“). Sorgen Sie
dafür, daß der Systemverwalter alle Programme aufrufen darf!
Generelles zum Umgang mit dem Programm
Schalten Sie niemals den Rechner bzw. die Workstation aus,
während der „Vereinsmeister“ noch aktiv ist. Verlassen Sie das
Programm komplett vor dem Ausschalten. Sollte der Rechner sich
„aufgehangen“ haben, so drücken Sie die Tastenkombination
„STRG-ALT-ENTF“, um einen Warmstart herbeizuführen. Wenn
der Rechner einfach so ausgeschaltet wird, besteht die Gefahr,
daß Datenbanken zerstört werden. In diesem Fall müssen Sie die
Datensicherung zurücklesen.
Denken Sie an eine regelmäßige Datensicherung !
Eine zerstörte Datenbank läßt sich durch nichts reparieren. In
einem solchen Fall hilft Ihnen nur das Zurücklesen der letzten
Datensicherung.
Seite 32
GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Beschreibung der Programmteile
Hauptmenü
Nach dem Start des Programmes wird der Haupt-Bildschirm mit
dem Hauptmenü angezeigt. Das Hauptmenü besteht aus zwei
unterschiedlichen Bedienungselementen: Dem eigentlichen Menü,
in dem alle Programmfunktionen aufrufbar sind und den
Programm-Buttons,
mit
denen
man
die
wichtigsten
Programmfunktionen direkt aufrufen kann.
Seite 33
GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Programm-Buttons
Die Programm-Buttons befinden sich auf dem Haupt-Bildschirm
auf der rechten Seite. Hiermit lassen sich die wichtigsten
Programme direkt per Mausklick aufrufen (Mitgliederstamm,
Familien, Beitragsabrechnung, Selektion etc.).
Hauptmenü
Das Hauptmenü gliedert sich in fünf Bereiche, jeder Bereich
enthält die Menüeinträge für die einzelnen Programme. Im Bereich
System befinden sich Programme und Daten, die der Steuerung
des Programmes dienen und eine Vielzahl nützlicher Funktionen
(wie Druckerwahl, Dateiservice etc.) enthalten.
Verlassen
Verläßt die Vereinsverwaltung
Selektion
Zeigt den Inhalt der aktuellen Mitglieder-Selektion in einem
Tabellenfenster an.
Seite 34
GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Systemprogramme
Login/Mandantenwahl
Wird mit mehreren Mandanten gearbeitet, so kann mit diesem
Programmpunkt der Mandant gewechselt werden. Dazu wählt man
den betreffenden Mandanten in der Liste aus und bestätigt die
Auswahl durch Klicken auf den kleinen Haken oder F4.
Bei
der
Netzwerkversion
wird
zusätzlich
noch
die
Benutzernummer und das Paßwort abgefragt. Benutzer und
Berechtigungen kann man im Programm Benutzerstamm
hinterlegen. Dieses Programm ist nur in der Mehrplatzversion
anwählbar.
Seite 35
GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Dateiservice
Im Programm Dateiservice kann man Datenbanken reorganisieren
oder den Inhalt der Datenbanken in ein anderes Format
exportieren. Dazu wählt man die betreffende Datenbank aus der
Liste aus und klickt auf die gewünschte Programmfunktion.
Reorganisieren
Wenn in einer Tabelle einer Datenbank oft gelöscht und
angelegt wird, so nimmt die Größe und Fragmentierung
Tabelle im Laufe der Zeit zu. Dadurch kann die AblaufSuchgeschwindigkeit beeinflußt werden. Sie sollten deshalb
Zeit zu Zeit die Datenbank reorganisieren.
neu
der
und
von
Alles reorganisieren
Durch Anwahl dieser Option werden alle Datenbanktabellen
reorganisiert. Dieser Vorgang kann je nach Rechnerleistung einige
Zeit dauern. Während dieses Laufes sollte in einer Netzwerkumgebung kein anderer Benutzer in der Vereinsverwaltung
arbeiten.
HINWEIS: Führen Sie vor jeder Reorganisation eine
Datensicherung durch !
Datenexport
Durch Datenexport kann man den Inhalt von Datenbanken in ein
für andere Programme lesbares Format ausgeben. Dies kann zum
Beispiel zum Erstellen eines Serienbriefes mit einem
Textverarbeitungsprogramm hilfreich sein. Markieren Sie die
gewünschte Tabelle und starten Sie den Datenexport durch
Anklicken des Export-Buttons. Wählen Sie das gewünschte
Format und das Zielverzeichnis und klicken Sie auf „Start“.
ACHTUNG: Exportieren Sie keine Daten in das Programm- oder
Datenbankverzeichnis der Vereinsverwaltung!
Seite 36
GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Systeminfo
Dieses Programm zeigt bestimmte Informationen über Ihren
Rechner an. Aufgelistet werden z.B. freier Plattenplatz,
Druckerstatus und Nummer des Netzwerk-Rechners.
Druckerauswahl
Dieser Programmpunkt ruft die Systembox
einstellungen auf. Hier können Sie den
Druckertreiber und Papiertyp einstellen.
für Druckergewünschten
Über den Vereinsmeister
Zeigt Informationen über Lizenz, Seriennummer und Programmversion an.
Einstellungen
Ruft das Untermenü für Programmeinstellungen auf. Hier kann
man die Programme für die Einstellung der Vereinsdaten, die
Mandantenverwaltung und die Verwaltung der Belegtexte
aufrufen. In der Mehrplatzversion kann man hier auch die
Benutzer verwalten.
Seite 37
GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Berichte / Etiketten
Mit diesem Programmteil können die Layouts der Etiketten sowie
die Mitgliederlisten individuell gestaltet werden. Es können auch
neue Berichte erstellt werden.
Berichte
Als Bericht bezeichnen wir die gedruckte Ausgabe mehrerer
Datensätze in einer Liste. Der Berichtsdesigner ermöglicht die
Festlegung des Inhaltes sowie des Layouts, also die verwendeten
Schriftarten und -größen eines Berichtes.
Etiketten
Der Etikettendesigner ermöglicht die Erstellung von Laser- und
Inkjetetiketten. Die Bedienung ist nahezu identisch mit dem
Berichtsdesigner, deshalb gelten beinahe alle Anweisungen für
beide Designer. Ein Etikett kann man auch als mehrspaltigen
Bericht ansehen.
Aufruf
Den Berichts- und Etikettendesigner können Sie im Hauptmenü
unter „System/Einstellungen/Berichte und Etiketten“ finden. Nach
dem Aufruf können Sie sich entscheiden, ob Sie Berichte oder
Etiketten bearbeiten möchten.
Berichts-/Etikettenauswahl
Im Auswahlfenster können Sie die Namen der bereits definierten
Berichte sehen. Am Anfang sind keine benutzerdefinierten
Berichte enthalten. Es besteht die Möglichkeit, einen neuen
Bericht zu erfassen, einen bestehenden Bericht zu ändern oder
einen Bericht zu löschen.
Neuer Bericht
Für einen neuen Bericht müssen Sie einen passenden Namen
vergeben. Dieser Name entspricht nicht dem Dateinamen des
Berichtes auf der Festplatte, sondern erscheint in der
Druckauswahl unter den fest definierten Berichten. Die Verwaltung
der Dateinamen auf der Festplatte übernimmt der Vereinsmeister
Seite 38
GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
automatisch. Bei der Erzeugung eines neuen Berichtes werden
einige Datenfelder sowie die Überschrift im Stil der fest im
Lieferumfang enthaltenen Listen erzeugt. Die festen Berichte sind
nicht änderbar.
Bericht ändern / löschen
Um einen Bericht zu ändern oder zu löschen markieren Sie den
Bericht im Auswahlfenster (der Name ist dann unterlegt).
Anschließend klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche zum
Löschen oder Ändern.
Der Berichtsdesigner
Nach dem Aufruf des Berichtsdesigners sehen Sie eine
Erfassungsmaske mit dem vordefinierten oder bereits bearbeiteten
Bericht. Hier können Sie Berichtsobjekte hinzufügen, löschen oder
ändern.
Der Bericht besteht aus drei Hauptteilen: Dem Kopfbereich, dem
Hauptteil und dem Fuß. Im Kopfbereich befinden sich der Titel des
Berichtes, das Tagesdatum sowie die Überschriften der
gedruckten Datenfelder. Im Fußbereich kann die Seitenzahl
gedruckt werden.
Berichtsobjekte
Ein Bericht baut sich aus mehreren Objekten auf. Neben
grafischen Objekten wie Linien, Kurven und Bildern gibt es
Textobjekte und Variablenobjekte. Textobjekte enthalten
Konstanten wie z.B. die Überschrift bzw. einen Feldführungstext.
Variablenobjekte werden bei der Aufbereitung des Berichtes durch
den Inhalt der Datenfelder des gerade gedruckten Datensatzes
ersetzt. Zum Beispiel ist die Konstante „Datum“ ein Textobjekt,
welches sich auf jeder Seite wiederholt, während das
Variablenobjekt „Mitgliedsnummer“ bei jedem Datensatz einen
anderen Wert erhält.
Seite 39
GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Der Berichtsdesigner
Designschaltflächen
Mit den Designschaltflächen können die Objekte eines Berichtes
erstellt bzw. bearbeitet werden.
Objekte markieren/bewegen
Textobjekte erstellen oder bearbeiten
Variablenobjekte erstellen oder bearbeiten
Linien zeichnen
Grafik einfügen
Seite 40
GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Umgang mit Objekten
Zum Erstellen eines Textobjektes wählen Sie zunächst die
Schaltfläche für Textobjekte. Klicken Sie anschließend mit der
Maus an die Stelle des Berichtes, an dem die Textkonstante
später erscheinen soll. Dort erscheint jetzt ein Cursor und Sie
können den gewünschten Text eintippen. Wenn Sie mit der Maus
anschließend in eine beliebige Stelle des Berichtes klicken, wird
der Editiermodus verlassen und das Objekt bleibt dort bestehen.
Wenn Sie das Objekt verschieben möchten, wechseln Sie
zunächst in den Bearbeitungsmodus für Objekte (die Schaltfläche
mit dem Pfeil). In diesem Modus können Sie Objekte verschieben,
indem Sie mit der Maus auf das Objekt klicken, die Maustaste
festhalten, das Objekt verschieben und anschließend loslassen.
Wenn Sie nur einmal kurz auf das Objekt klicken, wird das Objekt
für die Bearbeitung gewählt. Sie können dann im Menü „Objekt“
die Schriftart oder die Farbe wechseln. Wenn Sie die Beschriftung
eines Textobjektes wieder ändern wollen, wechseln Sie in den
Modus für Textobjekte (die Schaltfläche mit dem „A“) und klicken
Sie einmal auf das gewünschte Objekt. Das Objekt kann solange
bearbeitet werden, bis Sie mit der Maus an eine andere Stelle
klicken. Wenn Sie im Modus für Objektbewegung einen
Doppelklick auf das Objekt durchführen, können Sie die
Eigenschaften des Objektes (z.B. relative Positionierung) ändern.
Eigenschaften für Variablenobjekte
Durch einen Doppelklick auf ein Variablenobjekt können Sie
dessen Eigenschaften einstellen. Das Wichtigste an einem
Variablenobjekt ist seine Kopplung mit einem Feld aus einer Datei.
Die Mitgliederdatenbank hat mehrere Felder, deren Namen einen
eindeutigen Schluß auf den Inhalt des Datenfeldes zulassen.
Diese Kopplung wird durch die Schaltfläche „Ausdruck“ im
Eigenschaftsfenster hergestellt. Im Fenster für Ausdrücke finden
Sie unten eine Auflistung der für die Liste verwendbaren Felder.
Mit der Schaltfläche „Format“ kann ein Druckformat (z.B.
linksbündig“) für das Datenfeld festgelegt werden.
Seite 41
GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Berechnungen
Sie können Berechnungen von Datenfeldern durchführen lassen.
Dazu kreieren Sie ein Variablenobjekt und geben unter
„Berechnung“ die gewünschte Berechnung (z.B. Summe) für das
Objekt an. Sie sollten berechnete Objekte nur im Berichtsfuß
verwenden.
Grafiken
Sie können zu einem Bericht eine Grafik (z.B. das Vereinswappen)
hinzufügen. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche für Grafiken und
wählen den gewünschten Platz in Ihrem Bericht. Grafiken müssen
das Format „BMP“ oder „ICO“ haben.
Berichtslänge
Sie können die Länge eines Berichtes sowie die Höhe des Kopf-,
Fuß-, und Hauptbereiches (Detail) durch Klicken und Ziehen der
Schaltflächen auf dem linken Lineal ändern. Während sich die
Länge eines Berichtes nach dem im Drucker eingelegten Papiers
richtet, wird bei Etiketten mit dieser Funktion die Höhe eines
Etikettes eingestellt. Im Menü „Bericht/Seitenlayout“ können Sie
die Skalierung des Lineals in Zoll oder Zentimeter wählen.
Berichtsmenü
Das Berichtsmenü hat drei Menügruppen über die Sie
verschiedene Einstellungen des Berichtes vornehmen können.
Datei
In diesem Menü können Sie den Bericht speichern, die letzten
Änderungen rückgängig machen oder den Bericht ohne
Änderungen schließen. Wenn Sie einen geänderten Bericht
schließen, werden Sie zur Sicherheit gefragt, ob Sie den Bericht
nicht doch speichern möchten.
Objekt
In diesem Menü können Sie das Layout des gerade gewähten
Objektes ändern.
Seite 42
GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Bericht
In diesem Menü werden Einstellungen gemacht, die den ganzen
Bericht betreffen. Sie können zum Beispiel das Seitenlayout (einoder mehrspaltig), die Einstellungen für Lineal und Raster ändern
oder Datengruppierungen (siehe unten) vornehmen. Die
Einstellungen „Umgebung“, „Variablen“ und „Standardbericht“ sind
in dieser Version ohne Funktion. Durch die Einstellungen „Kopf
und Fuß“ können Sie angeben, ob der Bericht neben dem
Seitenkopf und -fuß noch einen Berichtskopf und -fuß haben soll,
welcher nur am Anfang bzw. am Ende des Berichtes erscheint.
Gruppierung
Mit dem Berichtsdesigner können Sie Datensätze nach
bestimmten Kriterien gruppieren. Beim Wechsel eines
Gruppierkriteriums kann z.B. eine neue Seite angefangen werden.
Wichtig dabei ist, daß Sie beim Druck die Liste auch nach diesem
Kriterium sortieren lassen, da sich das Kriterium sonst mehrfach
ändern kann. Wenn Sie z.B. eine Gruppe für Postleitzahlen
erfassen, muß auch nach Postleitzahl sortiert werden.
Eine Gruppe besteht aus einem Kopf-, einem Fuß- und einem
Detailbereich. Im Detailbereich werden die Variablenobjekte
erfaßt. Im Kopf- bzw. Fußbereich werden Gruppentitel bzw.
Gruppensummen angegeben.
Erfassen einer Gruppe
Wenn Sie eine Gruppe für das Datenfeld „Postleitzahl“ erfassen
möchten, wählen Sie zunächst aus dem Menü „Bericht“ den Punkt
„Datengruppierung“. Anschließen geben Sie bei der Auswahl „Neu“
das Datenfeld „PLZ“ an. Weiterhin können Sie bestimmen, was bei
einem Gruppenwechsel geschehen soll (z.B. eine neue Seite
beginnen). Wenn Sie im Fuß jeder Gruppe die Anzahl der
Mitglieder der jeweiligen Postleitzahl drucken möchten, erfassen
Sie im Bereich „Gruppenfuß“ ein Variablenobjekt und verbinden es
mit dem Datenfeld „PLZ“. Wählen Sie unter „Berechnung“ den
Punkt „Anzahl“. Unter dem Eintrag „Zurück“ können Sie wählen,
wie weit zurück diese Berechnung erfolgen soll. Standardmäßig
wird hier der Gruppenname angegeben, was in unserem Fall auch
richtig ist.
Seite 43
GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Befehle und Funktionen
In den Eigenschaften eines Variablenobjektes haben wir bisher
unter dem Eintrag „Ausdruck“ nur den Namen des Datenfeldes
angegeben. Man kann aber auch bestimmte Funktionen in
Verbindung mit Datenfeldern angeben. Dies ist dann nützlich,
wenn das Datenfeld abgeschnitten werden soll, oder das Objekt
nur unter bestimmten Bedingungen gedruckt werden soll. Manche
Funktionen können auch mit dem Schlüsselwort „NOT“ ins
negative gekehrt werden. Wichtig ist dabei, daß die Funktionen
nur mit bestimmten Datentypen arbeiten können. Folgende
Datentypen sind möglich: String / Zeichen (C), Numerisch,
Logisch, Memo und Datum. Im Ausdruck „nur drucken, wenn
Ausdruck wahr ist“ dürfen nur Funktionen mit logischem
Rückgabewert verwendet werden.
Empty(<Datenfeld>) / not empty(<Datenfeld>)
Fragt ab, ob ein Datenfeld leer ist. Bsp.: „not empty(PLZ)“
Datenfeld: alle
Rückgabe: logisch
Alltrim(<Datenfeld>)
Trennt überflüssige Leerzeichen ab. Bsp.: alltrim(name_1)
Datenfeld: String / Zeichen
Rückgabe: String / Zeichen
Date()
Gibt das Tagesdatum zurück.
Rückgabe: Datum
Dreh_name(<Datenfeld>)
Dreht Namensfelder anhand eines evtl. enthaltenen Kommas.
Bsp.: dreh_name(name_1)
Datenfeld: String / Zeichen
Rückgabe: String / Zeichen
Round(<Datenfeld>,<NK>)
Rundet
ein
Datenfeld
Nachkommastellen ab.
Datenfeld: Numerisch
auf
eine
bestimmte
Anzahl
Rückgabe: Numerisch
Seite 44
GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Tools
In diesem Programm sind Hilfsfunktionen untergebracht.
Datenübernahme aus Fox-Verein
Benutzer der Vereinsverwaltung „FOX-VEREIN“ ab Version 4
können ihre Daten in den aktuellen Mandanten übernehmen
lassen. Rufen Sie dazu die Funktion für den Datenimport aus FoxVerein auf und geben Sie das Datenverzeichnis von Fox-Verein
(z.B. c:\f-verein\dateien) an. ACHTUNG: Das funktioniert zur Zeit
nur mit FOX-VEREIN ab Version 4.x !
Datenübernahme aus VeWa 2
Wenn Sie bisher Vewa 2 von Grün-Software eingesetzt haben,
können Sie mit diesem Tool die Mitgliederdaten daraus
übernehmen. Dazu gibt es diverse Einstellungen. Sie können
entscheiden, ob nur neue Mitglieder übernommen werden sollen,
wie Namen abgestellt werden sollen, und wie das Programm mit
ausgetretenen Mitgliedern verfahren soll. Beiträge können
entweder als individuelle Beiträge abgestellt werden oder das
Programm versucht einen Abgleich mit der Sparte Nummer 1 (die
dann vorher mit den entsprechenden Beitragsstufen erfaßt werden
muß). Dabei werden die Mitglieder bei einer Übereinstimmung der
Beiträge der entsprechenden Beitragsstufe zugeordnet. Ansonsten
werden keine Zuordnungen gemacht.
Datenübernahme aus dBase (DBF)
Dieses Tool ermöglicht die Übernahme von Adressen aus einer
beliebigen dBase (III+ oder IV) Datei. Dies ist beim ersten Einsatz
der Vereinsverwaltung sinnvoll und sollte nicht im laufenden
Betrieb der Vereinsverwaltung wiederholt werden! Beitragsdaten
können nicht übernommen werden, die Mitglieder können aber
grundsätzlich in Sparte 1 und Stufe 1 eingetragen werden
(vorausgesetzt, Sie legen diese Sparte vor der Übernahme an).
Dann brauchen Sie nur noch die Mitglieder anpassen, die nicht zu
dieser Sparte bzw. Beitragsstufe gehören. Auch beim Zeitraum
Seite 45
GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
hier können Sie den meistgenutzten Wert vorgeben und nur die
abweichenden später manuell anpassen.
Die DBF-Datei kann auch mit Excel erzeugt werden, jedoch ist
darauf zu achten, daß die Spaltenüberschriften bei Excel (diese
geben die Feldnamen in der DBF-Datei an) keine Sonderzeichen
oder Umlaute enthalten.
Programmablauf
Zunächst werden Sie aufgefordert, die Quell-Datenbank zu öffnen.
Die Mitgliederdatenbank des „Vereinsmeisters“ (Ziel) wird
automatisch geöffnet.
Anschließend müssen Sie angeben, welches Feld in der
Quelldatenbank in welches Feld der Zieldatenbank übertragen
werden soll. In der Quelldatenbank muß die Mitgliedsnummer
eindeutig vorliegen. Ist keine Mitgliedsnummer in der
Quelldatenbank vorhanden, wählen Sie „nicht übernehmen“. Bei
der Übernahme wird dann eine eindeutige Mitgliedsnummer
generiert. Die Funktion „Mitglieder vorher löschen“ löscht alle
Mitglieder in der Vereinsverwaltung vor der Übernahme und darf
nur angewendet werden, wenn eine vorhergehende Übernahme
nicht in Ordnung war.
Liegt die DBF-Datei im MS-Dos Format vor (so speichert z.B.
auch Excel DBF-Dateien), dann schalten Sie die Konvertierung für
Umlaute ein. Zeichenketten mit Codepage 850 (DOS) werden
dann in Codepage 1252 (Windows/ANSI) konvertiert.
Sollten Sie in Ihrer Datei keine getrennten Felder für Vorname und
Name haben, geben Sie das gemeinsame Feld bei „Nachname“
an. Wenn Sie keine getrennten Felder für Postleitzahl und Ort
haben, geben Sie nur das Feld für Ort an. Das Programm versucht
dann eine Trennung automatisch durchzuführen.
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GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Wenn in der Quelldatei ein Merkmal für das Geschlecht vorliegt,
sollten Sie angeben, wie das Programm das Merkmal auswerten
soll (z.B. „0“ oder „1“ bzw. „M“ oder „W“). Geben Sie das Merkmal
für „weiblich“ an. Alle abweichenden Datensätze werden
automatisch männlich.
HINWEIS: Gehen Sie mit diesem Tool gewissenhaft um.
Unsachgemäße Bedienung kann zu Datenverlust führen !
Datenübernahme aus OMI
Mit diesem Tool können Daten aus der Vereinsverwaltung „OMI“
von Orgarevi übernommen werden. Dazu muß mittels der
Programmfunktion „Export Daten“ im Programm „OMI“ eine
Export-Datei erzeugt werden. Die Export-Datei hat die Endung
„DES“. Nach Aufruf der Import-Funktion im „Vereinsmeister“
werden Sie zunächst aufgefordert, die Postion der DES-Datei von
OMI anzugeben. Wenn das Programm die Datei als gültig
eingestuft hat, bekommen Sie ein Auswahlfenster.
HINWEIS:
Das Programm „OMI“ speichert Familienmitglieder unter der
gleichen Mitgliedsnummer wie das Familienoberhaupt, nur mit
einem numerischen Zusatz (z.B. 15.03). Da dies im
„Vereinsmeister“ nicht zulässig ist, werden die Zusätze an die
Mitgliedsnummern angehängt, also aus Mitgliedsnr. „123.01“ wird
„12301“.
Übernahmedatei
Zeigt den Namen der DES-Datei zur Kontrolle an. Die
Übernahmedatei kann in OMI mit der Toolbox erzeugt werden.
Nur neue Mitglieder übernehmen
Bei einer wiederholten Übernahme oder bei einem Parallellauf
kann dieser Schalter ausgeschaltet werden. Dann übernimmt das
Programm nur Mitglieder, deren Mitgliedsnummern noch nicht
vorhanden sind.
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GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Familien anlegen
Wenn dieser Schalter aktiviert ist, werden Familienmitglieder in
der Familien-Tabelle eingetragen.
Beiträge mit Sparten vergleichen
Während im „Vereinsmeister“ die Beiträge spartenorientiert sind,
werden die Beiträge in „OMI“ frei vergeben. Wenn ihre Beiträge
bereits in OMI abhängig von den Sparten waren, kann das
Programm eine automatische Zuordnung versuchen. Dazu gibt es
zwei Möglichkeiten:
a) Legen Sie vor der Datenübernahme die Sparten im
„Vereinsmeister“ mit den gleichen Bezeichnungen wie in OMI
und den jeweiligen Beiträgen an. Also z.B. „FU“ für Fußball,
„TE“ für Tennis etc. Sie können die Bezeichnungen nach der
Übernahme wieder ändern. Das Programm sucht nun aufgrund
der Bezeichnungen die passenden Sparten und vergleicht die
Beitragssätze. Bei einer Übereinstimmung wird das Mitglied
dieser Sparte und diesem Beitragssatz zugeordnet.
b) Legen Sie nur eine Sparte im „Vereinsmeister“ mit allen
wichtigen Beitragssätzen an. Das Programm nimmt die
Beitragszuordnung unabhängig von der Sparte in OMI vor.
Gelöschte Mitglieder ins Archiv stellen
Bei OMI werden ausgetretene Mitglieder weiterhin im
Mitgliederstamm gehalten. Beim Vereinsmeister gibt es hierfür ein
eigenes Archiv. Wählen Sie diesen Schalter, wenn das
Übernahmeprogramm die ausgetretenen Mitglieder automatisch
ins Archiv stellen soll (empfohlene Einstellung).
Beiträge basieren auf...
Im „Vereinsmeister“ basieren alle Beitragsangaben auf Basis
„Jahr“. Wenn in OMI die Beitragsangaben abweichen, sollten Sie
die Bemessungsgrundlage von OMI hier angeben. Die Beiträge
werden bei der Übernahme entsprechend auf Jahresbeiträge
umgerechnet.
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GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Zahlweisen
Während bei OMI die Zahlungsarten über Kennziffern gesteuert
werden, haben wir ein eigenes Verfahren. Tragen Sie hier die
Kennziffern der entsprechenden Zahlungsarten aus OMI ein, das
Übernahmeprogramm erkennt daraus die nötigen Einstellungen
für den Vereinsmeister.
Alle Mitglieder vorher löschen
Wenn Sie diesen Schalter einschalten, werden alle Mitglieder vor
der Übernahme gelöscht.
Datenübernahme aus Verein 2000 / Win
Mit diesem Tool können Daten aus der Windows-Version von
Verein 2000 übernommen werden.
Nach dem Start werden Sie aufgefordert, die Export-Datei von
Verein 2000 / Win auszuwählen. Diese heißt üblicherweise
„EXPORT.TXT“ und liegt im Verzeichnis von Verein 2000. Bitte
beachten Sie bei der Erstellung der Export-Datei folgende
Hinweise:
Erstellung einer Export-Datei aus Verein 2000
Der Import von Daten aus V2000 funktioniert nur, wenn die
Export-Datei mit folgenden Einstellungen erstellt wurde:
Dateiendung:
*.TXT oder *.DAT
Feldseparator:
* (=Stern)
Feldeinrahmung:
keine
Zeichnsatz:
ANSI
Unbedingt max. Feldlänge und Feldnamen einschalten !!!
Bei der Feldauswahl sind alle Datenfelder anzugeben.
Vorbereitung der Übernahme im Vereinsmeister
Vor der Übernahme von Daten aus „Verein 2000 / Win“ sind die
Sparten im Spartenstamm mit den gleichen Namen wie in V2000
anzulegen. Tragen Sie unbedingt auch die Bezeichnungen der
Beitragsstufen identisch ein. Da V2000 keine Spartennummer und
Stufen exportiert, wird die Zuordnung über gleichnamige
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GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Bezeichnungen vorgenommen. Ist keine Zuordnung zur einer
Stufe möglich, wird das Mitglied in Stufe 10 eingetragen. Dadurch
können diese Mitglieder über die Selektion leicht identifiziert
werden. Kann die Sparte nicht ermittelt werden, erfolgt kein
Eintrag.
Übernahme starten
Stellen Sie die gewünschten Optionen ein. Da V2000 auch
ausgetretene Mitglieder im Mitgliederstamm läßt, können Sie hier
wählen, ob ausgetretene Mitglieder im Vereinsmeister ins Archiv
gestellt werden sollen oder noch im Mitgliederstamm verbleiben
sollen. Denken Sie dann jedoch vor dem ersten Beitragseinzug an
eine Löschung der ausgetretenen Mitglieder! Weiterhin kann die
gewünschte Folge von Vor- und Nachnamen gewählt werden. Die
eigentliche Übernahme erfolgt automatisch.
TIP: Drucken Sie nach der Übernahme eine Mitgliederliste in
beiden Programmen und vergleichen Sie, welche Mitglieder evtl.
nicht richtig übernommen werden konnten.
Sonstige Tools
Neue Lizenznummer
Durch Aufrufen dieser Funktion kann eine neue Lizenznummer
eingegeben werden. Wenn die aktuelle Lizenz nicht mehr
ausreicht (maximale Mitgliederanzahl), kann durch Anforderung
einer neuen Seriennummer ohne Neuinstallation aufgerüstet
werden.
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GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Vereinsdaten / Parameter
In diesem Programm werden die Daten des Vereins sowie die
Bankverbindung und die Parameter für die Steuerung des
Programmes hinterlegt. Dies geschieht üblicherweise pro Mandant
nur einmal.
Adresse
Hier wird die Anschrift des Vereines erfaßt. Der Name des
Vereines erscheint im Kopf aller Druckausgaben und wird als
Name
des
Kontoinhabers
beim
Bankeinzug
in
die
Schnittstellendatei gestellt.
Bankverbindung
Kontonummer, Bankleitzahl und Name der Bank, bei welcher der
Verein sein Konto hat. Auf dieses Konto werden beim Bankeinzug
die Beiträge gebucht.
Formulartyp
Gewünschtes Formular für den Druck von Beitragsrechnungen. Es
stehen verschiedene Layouts zur Auswahl.
Währung
Hier wird angegeben, ob die Vereinsverwaltung in DM oder EURO
geführt werden soll. Die Umstellung kann nur erfolgen, wenn die
Buchhaltung abgeschlossen ist und keine Offenen Posten mehr im
System sind. Wenn von DM in EUR umgestellt wird, werden die
Beiträge, die OPs und der Fibu-Bereich in der gewählten Währung
geführt. Ab dem Tag der Umstellung kann nur noch in der
gewählten Währung abgerechnet werden! Vor der Umstellung
müssen alle OPs ausgebucht werden und der Jahresabschluß in
der Fibu gefahren werden. Dabei sind auch die Mitglieder-Konten
zu löschen.
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GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
EURO-Kurs
Gibt den Kurs von DM auf EUR an. Muß normalerweise nie
geändert werden.
Berechtigungen
In der Mehrplatzversion kann angegeben werden, ob mit
Berechtigungen gearbeitet werden soll. In diesem Fall kann man
bestimmte Programmteile für einzelne Benutzer freigeben oder
sperren. In der Einzelplatzversion kann das Feld nicht aktiviert
werden.
[Einstellungen...]
Verzweigt auf eine Folgeseite des Parameterstammes. Hier
können folgende, den Mitgliederstamm betreffende Einstellungen
vorgenommen werden:
Freie Felder
Im Mitgliederstamm stehen sechs freie Felder zur Verfügung.
Diese Felder sind nicht mit Verarbeitungsroutinen gekoppelt. Im
Parameterstamm können die Beschreibungen der Felder hinterlegt
werden. Beispiele für die Verwendung der Felder sind z.B.
Ausweisnummer,
Geburtsort,
Erzielte
Abzeichen,
Frequenznummern etc.
Länge des Suchbegriffes
Hier kann die gewünschte Länge des Suchbegriffes im
Mitgliederstamm eingestellt werden. Möglich sind Einstellungen
zwischen 5 und 20 Zeichen.
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GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Mitglieder-Konten
Wenn dieser Schalter aktiviert ist, wird für jedes Mitglied eine
Historie aller Zahlungen geführt. Im Mitgliederstamm gibt es eine
Folgeseite, auf welcher diese Historie eingesehen werden kann.
Gefüllt wird das Konto aus der Beitragsabrechnung (beim
Abschluß des Bankeinzuges), bei der Erfassung einer Zahlung im
Programm „Offene Posten“ und beim Ausbuchen eines OPs in der
FiBu.
Austritte in Wiedervorlage
Bei Aktivierung dieses Schalters werden Mitglieder, die
gleichen Monat austreten in die Wiedervorlage gestellt. Da
Vereinsverwaltung
bei
Programmstart
den
Inhalt
Wiedervorlage prüfen muß, kann der Start des Programmes
großen Vereinen geringfügig verlangsamt werden.
im
die
der
bei
[Belege...]
Verzweigt auf eine Folgeseite des Parameterstammes. Auf dieser
Seite können die Titel von verschiedenen Belegen beeinflußt
werden. Zum Beispiel kann die Bezeichnung der Rechnung auf
einen eigenen Begriff (z.B. „Beitragsrechnung“ etc.) geändert
werden. Wenn die Felder frei sind, werden Default-Bezeichnungen
für die Belege verwendet.
Auf Rechnungen Sparten ausweisen
Wird dieser Schalter aktiviert, werden die Beiträge auf
Beitragsrechnungen detailliert - also mit den einzelnen Sparten ausgewiesen. Bitte beachten Sie, daß die Rechnungen dadurch
länger werden und weniger Platz für Texte verfügbar ist. Auf
Formularen mit angehängten Überweisungsträgern steht diese
Funktion nicht zur Verfügung.
Seite 53
GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Mandanten verwalten
In der
Standard-Version der Vereinsverwaltung besteht die
Möglichkeit, mit mehreren Mandanten zu arbeiten. D.h. das
Programm verwaltet die Daten von bis zu 99 Vereinen völlig
getrennt voneinander. Diese Funktion kann aber auch anderweitig
sinnvoll sein. Man kann sich zum Beispiel einen Testmandanten
einrichten, in dem man gefahrlos bestimmte Dinge ausprobieren
kann. Durch die Möglichkeit einen Mandanten zu kopieren kann
man die Datenbestände sichern oder man legt sich ein Archiv für
verschiedene Geschäftsjahre an. Wird mit mehreren Mandanten
gearbeitet, blendet das System beim Start die Mandantenwahl ein,
wo der gewünschte Mandant ausgewählt werden muß. Der
aktuelle Mandant wird in der Titelzeile angezeigt. Wahlweise
können Mandanten mit einem Kennwort geschützt werden.
Mandant anlegen
Durch Aufrufen dieser Funktion kann man einen neuen Mandanten
anlegen. Das Programm fragt nach der Mandantennummer, die
der neue Mandant haben soll, dann wird für den Zielmandanten
eine leere Datenbank angelegt. Denken Sie vor Benutzung des
Mandanten an die Einstellung der Vereinsdaten und Parameter.
Mandant kopieren
Kopiert die Daten des gewählten Mandanten auf eine andere
Mandantennummer. Dies kann z.B. zur Datensicherung oder zur
Archivierung sinnvoll sein.
Mandant löschen
Löscht einen bestehenden Mandanten.
Achtung: Die Datenbank des Mandanten darf (in der
Mehrplatzversion) weder auf einem anderen Arbeitsplatz noch auf
einem anderen Task ein weiteres Mal geöffnet sein. Mandant Nr. 1
kann nicht gelöscht werden.
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GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Benutzerstamm
In einer Netzwerkumgebung können (bei Einsatz der
Mehrplatzversion) verschiedene Benutzer für das Programm
hinterlegt werden. Jeder Benutzer erhält eine Benutzernummer
und
ein
individuelles
Paßwort.
Weiterhin
kann
der
Systemverwalter für jeden Benutzer angeben, welche Programme
er benutzen darf und welche nicht.
Benutzernummer
Nummer des Benutzers. Die Nummer ist für jeden Benutzer
eindeutig und wird beim Programmstart abgefragt.
Name
Vollständiger Name des Benutzers
Paßwort
Bei Aufruf dieser Funktion kann das Paßwort des Benutzers
eingegeben werden. Die Eingabe muß zwecks Überprüfung
doppelt erfolgen.
Berechtigungen
Hier können die Berechtigungen des Benutzers hinterlegt werden.
Es wird eine Liste mit den verfügbaren Programmen angezeigt.
Ein „X“ hinter dem Programmnamen zeigt an, wenn ein Benutzer
für das Programm berechtigt ist.
HINWEIS
Achten Sie bei der Vergabe von Berechtigungen darauf, daß
zumindest ein Benutzer als Systemverwalter alle Programme
aufrufen darf !
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GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Stammdatenprogramme
Mitgliederstamm
Der
Mitgliederstamm
ist
sicher
das
meistgenutzte
Stammdatenprogramm. Hier werden die persönlichen Daten aller
Mitglieder erfaßt. Das Programm hat mehrere Bildschirmseiten mit
Eingabefeldern. Auf der ersten Seite sind die Adressdaten
hinterlegt. Die folgenden Seiten können durch die Buttons am
unteren Bildschirmrand direkt aufgerufen werden. Hier sind die
anderen Daten wir Sparten, Gruppen und Infofelder hinterlegt.
Seite 56
GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Mitgliedsnummer
In diesem Feld wird die Mitgliedsnummer erfaßt. Wenn eine
eingegebene Mitgliedsnummer bereits existiert, wird der
betreffende Datensatz angezeigt und das System wechselt in den
Änderungsmodus. Die Mitgliedsnummer ist IMMER eindeutig.
Name 1
Hier wird der erste Name des Mitglieds eingegeben.
Die Eingabe kann in der Form
Vorname Nachname
oder
Nachname, Vorname (sinnvoller für eine Sortierung)
erfolgen. Bei der zweiten Form wird der Name auf Etiketten und
Rechnungen anhand des Kommas automatisch zurechtgerückt.
Name 2
Zweites Namensfeld des Mitglieds.
Straße/Postfach
Straße oder Postfach der Mitglieds-Adresse
Postleitzahl
Postleitzahl des Mitglieds (5-stellig)
Ort
Wohnort des Mitglieds
PLZ-Postfach
Postfächer haben meist eine eigene Postleitzahl.
Suchbegriff
Dieser Suchbegriff sollte logisch aufgebaut sein.
Über dieses Suchkriterium läßt sich ein Mitglied oft einfacher
finden als über seine Mitgliedsnummer. In den meisten Fällen wird
ein Teil des Nachnamens als Suchbegriff verwendet. Über die im
Programm eingebaute Suchfunktion kann ein Mitglied anhand
dieses Suchbegriffes identifiziert werden. Der Suchbegriff muß
nicht eindeutig sein, wenn das Programm bei der Suche mehrere
gleiche Begriffe in der Datenbank findet, so zeigt es alle an.
Seite 57
GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Telefon privat
Private Telefonnummer des Mitglieds
Telefon geschäftlich
Alternative (oder geschäftliche) Telefonnummer, über die das
Mitglied erreichbar ist
Fax
Telefaxnummer des Mitglieds - falls vorhanden
Geschlecht
Geschlecht des Mitglieds
Titel/Anrede
Wird auf Belegen über der Adresse gedruckt. Z.B. „Herrn“ oder
„Frau Dr.“.
Geburtsdatum
Geburtsdatum des Mitglieds
Ist für statistische Auswertungen interessant.
Eintrittsdatum
Datum des Eintritts in den Verein.
Austrittsdatum
Datum des voraussichtlichen Austritts aus dem Verein. Kann als
Gedächtnisstütze vorerfaßt werden. Wird ein gelöschtes Mitglied
ins Archiv gestellt, dann wird das Austrittsdatum entweder aus
diesem Feld übernommen oder das Tagesdatum wird als
Austrittsdatum ins Archiv gestellt. (s.u.)
Information
Allgemeine Informationen zum Mitglied. Hier kann theoretisch der
gesamte Lebenslauf und andere Informationen zum Mitglied
hinterlegt werden. Die maximale Datenfeldlänge beträgt 64 Kbyte.
Seite 58
GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Status
Status des Mitglieds
Mögliche Eingaben: Aktiv, Passiv
Selektionsfeld
In diesem Feld kann man ein Kürzel hinterlegen, über das in der
„komplexen Suche“ zugegriffen werden kann.
Mögliche Einträge sind zum Beispiel:
VOR = Vorstandsmitglied
FA = Festausschuß
Briefanrede
Üblicherweise verwendete Anrede in Briefen. Kann per Platzhalter
auch im Rechnungsdruck und bei Serienbriefen verwendet
werden.
Beitragspflichtig
Ein nicht aktiviertes Feld heißt, daß keine Beträge für das Mitglied
erhoben werden. Standardmäßig sind alle Mitglieder beitragspflichtig.
Bankeinzug
Wenn dieses Feld aktiviert ist, werden die Beiträge des Mitglieds
per Bankeinzug (Datenträgeraustausch) eingezogen. Ist das Feld
aktiviert, müssen Kontonummer und Bankleitzahl des Mitglieds
hinterlegt sein !
Kontonummer
Kontonummer des Mitglieds.
Bei Bankeinzug MUSS dieses Feld mit der richtigen Kontonummer
gefüllt sein. Von diesem Konto werden die Beiträge eingezogen,
wenn das Mitglied Bankeinzug hat. Bei Rechnungszahlern kann
das Feld leer bleiben.
Seite 59
GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Bankleitzahl
Bankleitzahl des Kreditinstitutes, bei dem das Konto des Mitglieds
geführt wird. Die Bank sollte im Bankenstamm erfaßt sein. Wird
die Bank bei der Eingabe einer Bankleitzahl nicht gefunden, so ist
eine Kurzerfassung der Bank möglich. Durch Aufruf der
Suchfunktion (F10) auf diesem Feld kann nach einer bereits
erfaßten Bank gesucht werden.
Kontoinhaber
Hier kann ein abweichender Kontoinhaber eingetragen werden.
Wird das Feld leer gelassen, nimmt das Programm als
Kontoinhaber den Eintrag im Feld „Name 1“.
Zeitraum Zahlung
Fälligkeitszeitraum der Mitgliedsbeiträge
Mögliche Einträge:
Jahr
voller Beitrag wird 1x jährlich eingezogen
Halbjahr halber Beitrag wird 2x jährlich eingezogen
Quartal beim Bankeinzug erfolgt Teilung durch 4
Monat
beim Bankeinzug erfolgt Teilung durch 12
Spartenzugehörigkeit
In dieser Liste wird angezeigt, welche Sparten und Beiträge dem
Mitglied zugeordnet wurden. Aufgrund dieser Einträge wird der
Jahresbeitrag bestimmt.
Sparte hinzufügen/löschen
Mit diesen Schaltflächen kann das Mitglied weiteren Sparten
zugeordnet werden oder die Zuordnung zu bestimmten Sparten
kann aufgehoben werden.
Individuellen Beitrag hinzufügen
Mit dieser Schaltfläche kann dem Mitglied ein individueller Beitrag
zugeordnet werden. Dies ist sinnvoll, wenn eine gesonderte
Beitragsvereinbarung besteht, die nicht in der Beitragsstruktur der
Sparten abgebildet werden kann. Beachten Sie, daß diese
Beiträge nicht automatisch angepaßt werden können, wenn die
Spartenbeiträge sich erhöhen.
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GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Gruppen
Zusätzlich zu den Sparten kann ein Mitglied auch einer Gruppe
zugeordnet werden. Dadurch ist zum Beispiel das Bilden von
Mannschaften, Seniorengruppen etc. möglich. Die Gruppen haben
keinen Einfluß auf den Beitrag.
Konto
Alle Zahlungen eines Mitglieds, egal ob Beiträge oder sonstige
Zahlungen werden auf einem Mitgliedskonto gespeichert. Diese
Zahlungen können auf einer Folgeseite des Mitgliederstammes
eingesehen werden. Das Konto wird nur dann geführt, wenn der
Parameter
„Mitglieder-Konten“
im
Programm
Vereinsdaten/Parameter eingeschaltet ist. Für die Zahlungen des
Mitgliedes kann ein Kontoauszug gedruckt werden.
Freie Felder
Im Mitgliederstamm gibt es zusätzliche freie Felder, die beliebig
verwendet werden können. Auf einige kann in der „Komplexen
Suche“ zugegriffen werden. Die Beschreibung der freien Felder
erfolgt im Parameterstamm (System / Einstellungen /
Vereinsdaten/Parameter).
Wiedervorlage
Hier kann ein Datum und ein Text zur Wiedervorlage angegeben
werden. Das Datum wird beim Programmstart geprüft und kann im
Hauptmenü unter „Wiedervorlage“ eingesehen werden.
Ausgetretene Mitglieder
Wenn Mitglieder austreten, kann man das Austrittsdatum im
Mitgliederstamm eingeben. Dieses Datum wird in der
Beitragsabrechnung nicht berücksichtigt, weil Mitglieder z.T. auch
innerhalb eines Abrechnungszeitraumes austreten und dem
Programm nicht bekannt sein kann, welchen Anteil an Beiträgen
und OPs das Mitglied evtl. noch zu zahlen hat. Weiterhin ist es
dem Anwender überlassen, ob er fällige Beiträge vor, im oder nach
dem jeweiligen Abrechnungszeitraum einzieht.
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GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Aus diesem Grund muß ein Mitglied dann manuell gelöscht
werden, wenn alle Beiträge berechnet sind und keine Zahlungen
mehr offen sind.
Tools / Zusatzfunktionen
Im Mitgliederstamm stehen einige Zusatzfunktionen zur
Verfügung, die durch Klick auf den Tool-Button oder F12
aufzurufen sind.
Adresse ins Clipboard
Überträgt die Adresse des gerade gewählten Mitgliedes ins
Windows-Clipboard. Damit kann die Adresse durch Aufruf der
Programmfunktion „Einfügen“ in einem anderen Programm (z.B.
Textverarbeitung) weiter verwendet werden.
Freie Mitgliedsnummer finden
Sucht ach Angabe eines Startwertes nach der nächst freien
Mitgliedsnummer. Hilfreich, wenn die Nummern ausgetretener
Mitglieder neu vergeben werden sollen.
Mitglied kopieren
Kopiert des gewählte Mitglied auf eine andere Mitgliedsnummer.
Wenn z.B. Familienangehörige eines Mitglieds erfaßt werden,
kann man das Oberhaupt kopieren und bspw. Nur den Vornamen
ändern. Wahlweise können die Sparten und Gruppen mitkopiert
werden.
Seite 62
GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Familien
Oftmals werden die Beiträge von Mitgliedern, die zu einer Familie
gehören, über ein Konto abgerechnet. Im Programm Familien
kann man Mitglieder zu Familien zusammenfassen. In diesem Fall
werden alle Beiträge der Angehörigen über das Konto des
Familienoberhaupts abgerechnet. Dies gilt auch für Offene
Posten.
Mitgliedsnummer
Hier wird die Mitgliedsnummer des Familienvorstandes erfaßt. Die
Mitgliedsnummer muß im Mitgliederstamm vorhanden sein.
Hinzufügen/Löschen
Ermöglicht es, ein Vereinsmitglied zu einer Familie hinzuzufügen
oder zu löschen. Beim Hinzufügen wird nach der Mitgliedsnummer
des Familienangehörigen gefragt. Diese wird auf verschiedene
Arten geprüft. Im Auswahlfenster für Angehörige gibt es mehrere
Arten, ein Mitglied auszuwählen.
1. Die Mitgliedsnummer wird direkt eingegeben
2. Das Suchwort des Mitglieds wird direkt eingegeben. Bei
mehreren Treffern wird eine Auswahlliste angezeigt.
3. Das Mitglied kann über die Suchfunktion gesucht werden
Seite 63
GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Spartenstamm
Spartennummer
Die Spartennummer ist das eindeutige Schlüsselfeld über das eine
Sparte identifiziert wird. Wird eine Spartennummer eingegeben,
die nicht existiert, wechselt das System in den Erfassungsmodus
und die Daten der neuen Sparte können eingegeben werden. Ist
die Nummer bereits existent, werden die Daten angezeigt und
können verändert werden.
Bezeichnung
Bezeichnung der Sparte.
Beitragsstufen 1 - 10
Hier kann der Beitrag der jeweiligen Beitragsstufe in DM hinterlegt
werden. Bis zu 10 Beitragsstufen pro Sparte sind möglich. Bei der
Beitragsabrechnung
wird
der
Jahresbeitrag
je
nach
Abrechnungszeitraum geteilt. D.h. wenn ein Mitglied z.B.
quartalsweise zahlt, wird der hier hinterlegte Beitrag bei der
Beitragsabrechnung durch 4 geteilt.
Bemerkung
Hier kann zu jeder Beitragsstufe noch eine kurze Bemerkung
erfaßt werden.
Seite 64
GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Gruppen
In diesem Programm können Mitgliedergruppen erfaßt werden.
Diese Gruppen haben keinen Einfluß auf die Ermittlung von
Beiträgen. Viele Vereine haben außer den Sparten eine weitere
Gruppierung wie Seniorengruppen, Mannschaften etc. Auch wenn
die Gruppen keinen Einfluß auf die Errechnung von Beiträgen
haben, kann man jedoch in der Beitragsabrechnung bestimmen,
daß Beträge nur für eine bestimmte Gruppe eingezogen werden
sollen. Damit kann man z.B. auch bestimmte Einzugszeiträume
mit Hilfe von Mitgliedsgruppen steuern.
Gruppennummer
Die Gruppennummer ist das eindeutige Identifikationskriterium
einer Gruppe. Sie umfaßt den Wertebereich zwischen 1 und 999.
Bezeichnung
Bezeichnung der Gruppe
Info
Bemerkungen / andere Informationen zur Gruppe. Es kann ein
beliebiger Langtext erfaßt werden.
Seite 65
GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Bankenstamm
Im Bankenstamm werden die Informationen über die Banken von
Mitgliedern hinterlegt. Anhand der eingegebenen Bankleitzahl ist
eine Überprüfung der Eingaben bei der Anlage von Mitgliedern
möglich.
Bankleitzahl
Identifiziert eine Bank weltweit eindeutig.
Name 1
Der Name der Bank.
Zu jeder hinterlegten Bankleitzahl sollte zumindest auch der
Name und der Ort hinterlegt werden.
Ort
Der Sitz des Kreditinstitutes.
Suchbegriff
Dieser alternative Suchbegriff ermöglicht die schnelle Suche einer
Bank, ohne die Bankleitzahl wissen zu müssen.
Seite 66
GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Externe Adressen
Im Programm "Externe Adressen" können Adressen von Personen
oder Firmen hinterlegt werden, mit denen der Verein in Beziehung
steht, die aber keine Mitglieder sind. Zum Beispiel von
Geschäftspartnern oder von Trainern anderer Vereine.
Nummer
Das Datenfeld "Nummer" dient zur eindeutigen Identifikation eines
Geschäftspartners. Wird eine bisher unbekannte Nummer
eingegeben, so wechselt das Programm in den Erfassungsmodus
und die weiteren Adressdaten können eingegeben werden. Bei
Eingabe einer existenten Nummer wechselt das Programm in den
Änderungsmodus.
Name, Straße, Plz, Ort
Adresse des Geschäftspartners.
Information
Hier können allgemeine Informationen zur jeweiligen Adresse
hinterlegt werden. Das Feld kann (beinahe) beliebig lang sein.
Seite 67
GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Anlagen/Geräte
In diesem Programm können von Verein angeschaffte Geräte oder
Anlagen verwaltet werden. Es können Informationen über
Bestand, Anschaffungskosten und Abschreibungen eingegeben
werden.
Anlage-Nummer
Die Anlage-Nummer ist das eindeutige Identifikationskriterium
einer Anlage bzw. eines Gerätes.
Bezeichnung
Bezeichnung der Anlage (3 Zeilen).
Kaufdatum
Datum, an dem die Anlage erworben wurde.
Kaufpreis
Ursprünglicher Kaufpreis der Anlage.
Lieferant
Lieferant/Hersteller bei dem die Anlage erworben wurde.
Bestand
Derzeitiger (Lager-)Bestand der Anlage.
Käufer
Die Person, die die Anlage im Auftrag des Vereins gekauft hat.
Verantwortlicher
Die Person, die für den Zustand der Anlage verantwortlich ist oder
die sie momentan besitzt (bei Leihgütern).
AfA-Modus
Modus der Abschreibung - nur Information.
Mögliche Eingaben: linear, degressiv.
Seite 68
GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
AfA-Betrag
Betrag der jährlichen Abschreibung.
AfA-Ende
Zeitpunkt, an dem die Abschreibung für die Anlage voraussichtlich
endet.
Aktueller Wert
Aktueller Wiederverkaufswert oder aktueller Bestandswert.
Laufende Pflegekosten
Pflegekosten für die Anlage.
Info
Weitere Informationen zur Anlage.
Seite 69
GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Belegtexte
In diesem Programm kann der Text für den Rechnungsdruck oder
den Druck von Mahnungen hinterlegt werden. Der Text für
Beitragsrechnungen bzw. Mahnungen besteht aus einem Kopfund einem Fußbereich. Zwischen diesen Bereichen werden die
einzelnen Beitragspositionen und OPs angedruckt. Der Text kann
durch Angabe von Platzhaltern für jedes Mitglied individuell
gehalten
werden.
Platzhalter
werden
zwischen
zwei
Prozentzeichen angegeben. Die Titel der einzelnen Belege können
im Parameterstamm (Vereinsdaten/Parameter) festgelegt werden.
Folgende Platzhalter stehen zur Verfügung:
%ANREDE%
%NAME1%
%NAME2%
%STRASSE%
%PLZ%
%ORT%
%MGLNR%
%DATUM%
%VNAME%
%VKONTO%
%VBLZ%
%VBANK%
= Briefanrede aus dem Mitgliederstamm
= Erster Name des Mitglieds
= Zweiter Name des Mitglieds
= Straße des Mitglieds
= Postleitzahl des Mitglieds
= Ort des Mitglieds
= Mitgliedsnummer
= Tagesdatum
= Name des Vereins
= Kontonummer des Vereins
= Bankleitzahl des Vereins
= Bankname des Vereins
Die Platzhalter werden beim Belegdruck jeweils für den aktuellen
Beleg ersetzt.
Beispiel:
Text
Liebe%ANREDE%
Briefanrede im Mitgliederstamm
r Heinz
kann ersetzt werden durch „Lieber Heinz“
Seite 70
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Benutzerhandbuch
Brieftexte
Mit dem Programm „Brieftexte“ können die Rahmentexte für
Serienbriefe erfaßt werden. Jeder Brief erhält als eindeutiges
Schlüsselkriterium einen Textnamen (z.B. „EINLADUNG“). Über
diesen
Namen
kann
im
zugehörigen
Druckprogramm
(Serienbriefe) wieder referenziert werden. Unter diesem Namen
wird der Text in die Datenbank aufgenommen, deshalb muß er
zwingend vergeben werden.
Betreff
Der Betreff des Briefes. Er wird auf dem Formular über der Anrede
gedruckt.
Anrede
Persönliche Briefanrede. Hier können auch Platzhalter verwendet
werden (z.B. Briefanrede aus dem Mitgliederstamm).
Text
Hier wird der eigentliche Brieftext erfaßt. Auch hier können
natürlich Platzhalter verwendet werden. Beachten Sie bei der
Erfassung, daß durch die Ersetzung der Platzhalter und
verschiedene Schriftarten Druckertreiber der Ausdruck geringfügig
anders aussehen kann, als der Brieftext bei der Erfassung. Im
Druck finden Zeilenumbrüche z.T. automatisch statt. Eine Liste
der gültigen Platzhalter finden Sie in der Programmbeschreibung
vom Programm „Belegtexte “.
Seite 71
GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Verarbeitungsprogramme
Beitragsabrechnung
Von Mitglied
Hier wird eingetragen, ab welchem Mitglied Beiträge eingezogen
werden sollen. Die Beiträge von Familienangehörigen werden
auch dann eingezogen, wenn die Mitgliedsnummer des
Familienoberhaupts in die Mitglieder-Eingrenzung fällt, die
Nummer des Familienangehörigen aber nicht.
Bis Mitglied
Hier wird die Mitgliedsnummer eingetragen, an welcher die
Beitragsabrechnung endet.
Von Sparte
Wenn nur für bestimmte Sparten der Beitrag eingezogen werden
soll, kann hier die Nummer der Sparte eingetragen werden, mit
welcher begonnen werden soll.
Bis Sparte
Hier wird die Nummer der Sparte eingetragen, bei welcher der
Beitragseinzug enden soll.
Gruppe
Wird hier ein anderer Wert als 0 (Null) eingegeben, so werden
Beiträge und Ops nur für eine bestimmte Gruppe eingezogen.
Aus Selektionsmenge
Wenn nur für ganz bestimmte Mitglieder Beiträge eingezogen
werden sollen, kann man diese in die Selektionsmenge
aufnehmen und durch Aktivierung dieses Schalters übernehmen.
Beiträge (J/N)
Wenn dieses Feld eingeschaltet ist, werden Beiträge eingezogen.
Wenn es deaktiviert ist, werden nur Offene Posten berücksichtigt.
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Offene Posten (J/N)
Wenn dieses Feld
eingezogen.
aktiviert
Benutzerhandbuch
ist,
werden
unbezahlte
OPs
ACHTUNG:
Obwohl über die Offenen Posten auch Gutschriften erfaßt werden
können, die dann mit dem Beitrag verrechnet werden, darf die Summe
von Beitrag und OPs nicht kleiner als Null sein ! Über die Diskette für
Lastschriften dürfen keine Gutschriften eingereicht werden.
HINWEIS:
Um über den Bankeinzug außer dem Beitrag auch andere Zahlungen
einzuziehen muß das Mitglied eine gesonderte Einzugsermächtigung
erteilen !
Zeitraum
Hier kann angegeben werden, für welchen Zeitraum Beiträge
berechnet werden sollen.
Beispiel:
Wenn nur das Kästchen "Monat" eingeschaltet ist, werden nur
Beiträge gezogen für Mitglieder die monatlich zahlen.
Mehrfachauswahl ist möglich.
Bankeinzug / Rechnungen
Hier wird die gewünschte Form der Abrechnung gewählt. Bei
Auswahl von "Bankeinzug" wird das Auswahlfenster der
Funktionen für Bankeinzug geöffnet. Beim Einzug werden dann
nur Mitglieder mit Bankeinzug berücksichtigt.
Abschluß
Der Bankeinzug kann abgeschlossen werden. In diesem Fall
werden die eingezogenen Beiträge auf den Mitgliedskonten (s.
Mitgliederstamm)
als
Zahlungseingang
gespeichert.
Bei
Mitgliedern ohne Bankeinzug erfolgt die Buchung über das
Programm „offene Posten“ oder beim Ausbuchen eines OPs über
die Fibu.
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Benutzerhandbuch
Offene Posten
In diesem Programm besteht die Möglichkeit, offene Posten zu
verwalten. Die erfaßten OPs werden dann über die
Beitragsabrechnung an das Mitglied berechnet und können über
die Finanzbuchhaltung ausgebucht werden. Über die OPs können
auch Beträge gutgeschrieben werden (z.B. wenn ein
Quartalszahler mitten im Quartal eingetreten ist und die
Beitragsdifferenz gutgeschrieben werden soll) allerdings NUR bis
zur Höhe des jeweils fälligen Beitrags, NICHT darüber hinaus!
Ergibt die Summe der OPs und des fälligen Beitrags einen Wert
kleiner als Null, so wird das Mitglied bei der Beitragsabrechnung
ausgelassen !!!
Mitgliedsnummer
Hier wird die Mitgliedsnummer eingegeben, dessen Offene Posten
bearbeitet werden sollen. Nach der Eingabe werden alle OPs für
das Mitglied angezeigt.
Alle OPs anzeigen
Bei Aktivierung dieses Buttons
vorhandenen OPs aufgelistet.
werden
alle
im
System
Bearbeitungs-Buttons
n OP hinzufügen
Öffnet das Erfassungsfenster für Offene Posten
n Zahlung erfassen
Hier kann eine Zahlung erfaßt werden, der offene Betrag wird
ganz oder teilweise getilgt
n OP anzeigen
Zeigt den gewählten OP im Detail an
n OP löschen
Löscht einen offenen Posten
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Benutzerhandbuch
ANMERKUNGEN
OPs hinzufügen:
Bei der Erfassung eines Offenen Postens kann entschieden
werden, ob ein OP mit dem Beitrag verrechnet werden soll oder
ob er als eigenständiger OP im System verwaltet wird.
OPs bei Bankeinzug
Bei Mitgliedern mit Bankeinzug ist es möglich, den OP auf diesem
Wege auszugleichen. In den meisten Vereinen ist das so üblich.
Beachten Sie aber bitte, daß dafür in den meisten Fällen eine
gesonderte Einzugsgenehmigung erteilt werden muß!
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Benutzerhandbuch
Spendeneingänge
Eingehende Spenden sowohl von Mitgliedern als auch von
anderen Personen können in diesem Programm erfaßt und
verwaltet werden. Die erfaßten Daten dienen als Grundlage für die
Spendenbescheinigungen. In diesem Programm können sowohl
Geldspenden als auch Sachspenden bearbeitet werden. Der
Ausdruck der Spendenbescheinigungen sowie deren Inhalte
entsprechen den Anforderungen der zum 1. Januar 2000 in Kraft
getretenen Regelungen des Spendengesetzes nach der EStDV.
Welche textuellen Inhalte die Spendenbescheinigung für Ihren
Verein haben muß erfahren Sie bei Ihrem Finanzamt. Die Texte
sind so zu wählen, das eine DIN A4 Seite nicht überschritten wird.
Hauptprogramm
In der Eingangsmaske des Programmes können Sie die bisher
erfaßten Spendeneingänge ersehen. Weiterhin besteht die
Möglichkeit die Anzeige zu sortieren oder zu filtern (F10). Beim
Filter können Sie z.B. nur Sachspenden oder alle Spenden eines
bestimmten Betrag filtern. Weiterhin können Sie wählen, ob eine
Spende geändert werden soll, eine neue Geld- oder Sachspende
erfaßt,
eine
Spende
geändert,
gelöscht
oder
eine
Spendenbescheinigung gedruckt werden soll. Bevor Sie eine
Spende erfassen, sollten Sie die Einstellungen überprüfen.
Einstellungen
In diesem Programmteil werden die Einstellungen für die
verschiedenen Textblöcke auf der Spendenbescheinigung
vorgenommen. Eine Spendenbescheinigung gliedert sich in
verschiedene Bereiche wie Kopf- und Fußbereiche. Für
Sachspenden besteht weiterhin die Möglichkeit, einen Text bereits
bei der Erfassung vorblenden zu lassen. In den Texten müssen
Sie nicht nur Ihr zuständiges Finanzamt und das Datum des letzen
Freistellungsbescheides aufnehmen, auch der Grund Ihrer
Gemeinützigkeit (Zweck) ist erforderlich.
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Benutzerhandbuch
In den Texten stehen folgende Platzhalter zur Verfügung, welche
beim Druck automatisch mit Inhalten aus der Spendendatei ersetzt
werden (achten Sie auf die Großschreibung):
Name 1
Name 2 (Zusatz)
Straße
Plz
Ort
Land
Telefon
Betrag
Betrag in Worten
Währung
Spendendatum
Tagesdatum
Buchungstext 1
Buchungstext 2
Buchungstext 3
%NAME1%
%NAME2%
%STRASSE%
%PLZ%
%ORT%
%LAND%
%TELEFON%
%BETRAG%
%INWORTEN%
%WAEHRUNG%
%SPDATUM%
%DATUM%
%BUCHTEXT1%
%BUCHTEXT2%
%BUCHTEXT3%
Spenden erfassen
Bei der Erfassung wird zwischen Geld- und Sachspenden
unterscheiden. Im wesentlich unterscheiden sich beide Arten
dadurch, daß bei der Sachspende auch die Beschreibung der
Sache einzutragen ist. In der Erfassungsmaske können Sie die
Mitgliedsnummer direkt eingeben oder durch die Suchfunktion
suchen lassen. Hier kann auch in den externen Adressen gesucht
werden. Wird keine Mitgliedsnummer eingegeben, geht das
Programm davon aus, daß es sich um eine externe Spende
handelt. Sie können bei externen Spenden die Adresse des
Spenders manuell eingeben.
Spendenbescheinigungen drucken
Neben dem Stapeldruck für Spendenbescheinigungen, welchen
Sie unter „Listen und Auswertungen finden“ kann auch eine
einzelne Spende gewählt und eine Spendenbescheinigung für die
Spende gedruckt werden. Markieren Sie eine Spende in der
Übersicht und klicken Sie auf das Druckersymbol.
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Benutzerhandbuch
Terminkalender
Der Terminkalender dient dazu, wichtige Termine und
Veranstaltungen zu erfassen und zu verwalten. Gemeint sind
Veranstaltungen wie Meisterschaften, Freundschaftsspiele,
Vereinsfeiern etc.
Datum
Das Datum ist der Primärschlüssel eines Termins. Es ist pro Tag
nur eine Veranstaltung möglich.
Headline
Die Headline ist die Überschrift eines Termins. Hier wird eine
Schlagzeile erfaßt, um den Termin mit einem Wort zu erkennen.
Text
Hier kann ein beliebiger Langtext erfaßt werden. Eintragungen
könnten z.B. Abfahrtsort, Trikotfarbe oder Gebühren sein.
Termin kopieren/verschieben
Wenn sich ein Termin wiederholt oder verschoben wird, kann er
über diese Buttons kopiert oder verschoben werden. Das
Programm fragt nach dem neuen Datum und verschiebt/kopiert
den Termin bei Bestätigung mit "OK".
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Benutzerhandbuch
Selektion / Schnelländerung
Mit diesem Programm können Mitglieder temporär in einer
Selektionsmenge
zusammengefaßt
werden.
Mit
dieser
Selektionsmenge können dann z.B. Listen gedruckt oder Beiträge
eingezogen werden. Weiterhin ist es z.B. zum Druck von
Serienbriefen möglich, die selektierten Mitglieder in ein anderes
Datenformat zu exportieren.
Mitglied hinzufügen
Fügt ein Mitglied der Selektionsmenge hinzu. Jedes Mitglied kann
nur einmal in diesem Datenpool stehen. Es gibt mehrere
Möglichkeiten, ein Mitglied auszuwählen:
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GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
1. Die Mitgliedsnummer wird direkt eingegeben.
2. Das Suchwort des Mitglieds wird direkt eingegeben. Bei
mehreren Treffern wird eine Auswahlliste angezeigt.
3. Das Mitglied kann über die Suchfunktion gesucht werden.
Mitglied löschen
Löscht ein Mitglied aus der Selektionsmenge (nicht aus dem
Mitgliederstamm).
Neue Selektion
Löscht die bestehende Selektionsmenge.
Datenexport
Ermöglicht die Übergabe der selektierten Daten an ein anderes
Programm. Hierzu stehen verschiedene Übergabeformate zur
Verfügung. HINWEIS: Exportieren Sie immer in ein anderes
Verzeichnis, niemals in den Bereich der Vereinsverwaltung!
Archiv
Während eine aktuelle Selektionsmenge nur für die Dauer der
Laufzeit des Programmes existiert, kann eine Selektionsmenge
auch dauerhaft archiviert und reaktiviert werden. Dazu werden die
Mitgliedsnummern der selektierten Mitglieder in eine ArchivDatenbank gestellt.
Schnelländerung
Mit der Schnelländerung können Sie in einem Lauf Datenfelder
von allen selektierten Mitgliedern ändern. Weiterhin können Sie
auch Mitglieder in eine Sparte oder Gruppe eintragen lassen. Dazu
wählen Sie in der Schnelländerung das betreffende Datenfeld und
den neuen Wert.
ACHTUNG: Die Änderung lassen sich nicht rückgängig machen.
Arbeiten Sie vorsichtig mit dieser mächtigen Programmfunktion.
Unsachgemäßer Umgang kann zu Datenverlusten oder
fehlerhaften Daten führen!
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Benutzerhandbuch
Beitragsstaffeln
Unter einer „Beitragsstaffel“ verstehen wir die altersabhängige
Zuordnung von Beitragsstufen. Wenn Ihr Verein die Beiträge nach
Alter des Mitglieds abstuft, können Sie die Altersstufen in diesem
Programm hinterlegen. Wenn Sie nicht alle altersbedingten
Veränderungen manuell vornehmen möchten, kann das
Programm dies für Sie übernehmen. Wichtig für die einwandfreie
Funktion dieses Programmteils ist die Angabe aller Geburtsdaten
im Mitgliederstamm.
Funktionen
In der Hauptmaske des Programmes können Sie
a) Die Beitragsstaffeln pflegen und
b) Die Beiträge aufgrund der hinterlegten Staffeln neu berechnen
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Benutzerhandbuch
Pflege der Beitragsstaffeln
Die 10 Zeilen, die den maximal 10 Beitragsstufen einer Sparte
entsprechen, nehmen die Informationen für Ihre Beitragsstruktur
auf.
Von - Bis Alter
Hier tragen Sie ein, für welche Altersgruppe die zugeordnete Stufe
gelten soll.
Status
Mit diesem Auswahlfeld können Sie die Beitragsstufe zusätzlich
auf den Status des Mitglieds (aktiv/passiv) beschränken. So ist es
z.B. möglich, aktiven Erwachsenen eine andere Beitragsstufe zu
geben als den (passiven) Fördermitgliedern. Die Auswahl
„Ignorieren“ übergeht den Status des Mitgliedes und trägt die
gewählte Stufe in jedem Fall ein.
Stufe
Hier können Sie die Beitragsstufe auswählen, die der Altersgruppe
zugeordnet werden soll.
Beiträge neu verteilen
Wenn Sie diese Funktion starten, werden alle Mitglieder, die im
gewählten Monat des Stichtages ein passendes Alter hatten oder
erreichen, in die gewählten Stufen eingetragen. Wenn sich Stufen
in ihrer Staffel überschneiden, gilt die jeweils letzte Eintragung.
Wenn Sie den Schalter „Nur Simulation“ einschalten, werden die
Beiträge zwar neu berechnet, die Daten werden jedoch nicht
verändert. Wenn während der Berechnung Änderungen
festgestellt wurden, können Sie ein Protokoll drucken.
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Benutzerhandbuch
Listen und Auswertungen
Allgemeines
Mit den Programmen aus dem Bereich „Listen und Auswertungen“
kann man bestimmte Dinge aus der Vereinsverwaltung zu Papier
bringen. In den meisten Programmen ist neben dem Ausdruck
auch einen Seitenvorschau möglich.
[F8]
Seitenansicht
[F9]
Drucken
Mitgliederarchiv
In das Mitgliederarchiv können gelöschte Mitglieder gestellt
werden. Damit kann man auch zu einem späteren Zeitpunkt noch
feststellen, wer mal im Verein war. Auch wenn ein ausgetretenes
Mitlied später wieder eintritt, kann es einfach aus dem Archiv
reaktiviert werden. Lediglich die Sparten und Beiträge müssen
dann wieder eingetragen werden.
Mitgliedsnummer
Hier kann die frühere Mitgliedsnummer eingegeben werden. Ist ein
Mitglied unter dieser Nummer im Archiv, werden dessen Daten
angezeigt. Sind mehrere Mitglieder unter der gleichen Nummer im
Archiv (weil die Mitgliedsnummer zwischenzeitlich neu vergeben
wurde), wird nur das Erste gefundene angezeigt.
Information
Allgemeines Informationsfeld.
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GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Beitragsvorschau
Dieses Programm errechnet aufgrund der eingetragenen
Mitglieder und Sparten das voraussichtliche Beitragsaufkommen
über das Jahr gesehen. Je nach Größe des Vereins und
Rechnerleistung kann das Programm dafür einige Zeit in Anspruch
nehmen.
Mitglieder ohne Bankeinzug
Für die Berechnung werden nur Mitglieder mit Bankeinzug
berücksichtigt.
Mitglieder mit Bankeinzug
Berücksichtigt für die Berechnung Mitglieder mit Bankeinzug. Ist
das Kästchen ausgeschaltet, werden nur Rechnungszahler
berücksichtigt.
Berechnung starten
Startet die Berechnung der Beitragsübersicht.
Seite 84
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Benutzerhandbuch
Mitgliederstatistik
Die Mitgliederstatistik stellt bestimmte Informationen über die
Struktur der Mitglieder tabellarisch dar.
Basis
Hier wird bestimmt, auf welcher Basis die Jahreserrechnungen
erfolgen sollen.
Lebensalter
-Altersberechnungen beziehen sich auf das momentane Alter der
Mitglieder
Eintrittsdatum
-Berechnungen beziehen sich auf Mitgliedsjahre
Gruppen
Es besteht die Möglichkeit bis zu 5 Gruppen anzugeben. Für jede
Gruppe wird die Anzahl der Mitglieder errechnet. Wenn sich
Altersgruppen überschneiden, kann ein Mitglied natürlich in
mehreren Gruppen vorkommen.
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Benutzerhandbuch
Statistik Sparten
Die Spartenstatistik zeigt Informationen über die Struktur von
Mitgliedschaften in bestimmten Sparten
Von Sparte
Sparte, bei der die Berechnung beginnen soll.
Bis Sparte
Spartennummer, bei der die Berechnung enden soll.
Detaillierte Ausgabe
Durch Aktivierung dieses Feldes wird eine detaillierte Ausgabe der
Statistik erstellt. Die Berechnung dauert je nach Anzahl Mitglieder
und Rechnerleistung etwas länger.
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Benutzerhandbuch
Statistik Verein
Mit der Vereinsstatistik können Sie sich einen genauen Überblick
über die Struktur Ihres Vereines verschaffen. Die Mitglieder
werden
aufgeschlüsselt
nach
Geschlecht,
Alter
und
Spartenzugehörigkeit. Am Ende werden Gesamtsummen
angedruckt. Die Altersgruppen sind frei definierbar. Beachten Sie
bei der Definition, daß Mitgliedsgruppen sich zwar überschneiden
dürfen, eine Überschneidung allerdings Auswirkungen auf die
Gesamtsummen haben kann.
Hinweis:
Diese Statistik entspricht in ihrer Form der Meldung, die
Sportvereine an den Sportbund abliefern müssen.
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Benutzerhandbuch
Serienbriefe drucken
Mit diesem Programm können Serienbriefe für den Druck
aufbereitet werden. Als Datenbasis dient der Mitgliederstamm oder
eine aktuelle Selektionsmenge. Die Rahmentexte werden im
Programm (Stammdaten/Brieftexte) erfaßt. Beim Druck werden im
Text enthaltene Platzhalter ersetzt. Gedruckt wird ein Brief pro
Mitglied.
Von - Bis Mitglied
Hier wird der Nummernbereich der zu druckenden Mitglieder
festgelegt.
Aus Selektion
Alternativ zur Bestimmung des Druckbereiches über die
Mitgliedsnummer kann auch eine zuvor erstellte Selektionsmenge
als Datenbasis dienen.
Textname
Hier wird der Name des Textes eingetragen, der als Rahmentext
des Serienbriefes dienen soll. Eine Auswahl ist über die
Suchfunktion (F10) erhältlich.
Brief-Kennzeichen im Mitgliederstamm ignorieren
Im Mitgliederstamm kann unter „Zusätze“ eine Kennung gesetzt
werden, ob für das Mitglied Briefe gedruckt werden sollen. Durch
Setzten dieses Schalters kann die Kennung ignoriert werden und
es werden für alle Mitglieder Briefe gedruckt.
Sortierfolge
Hier kann die Sortierfolge des Druckes bestimmt werden.
Seite 88
GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Mahnungen
Mit diesem Programm können nicht bezahlte OPs angemahnt
werden. Dazu stehen mehrere Mahnstufen mit dazugehörigen
Mahntexten zur Verfügung. Die jeweiligen Mahntexte werden im
Programm „Belegtexte“ hinterlegt.
Von - Bis Mitglied
Hier kann der gewünschte Mitgliederbereich eingegeben werden,
wenn nur für bestimmte Mitglieder Mahnungen gedruckt werden
sollen.
Aus Selektionsmenge
Wird dieser Button eingeschaltet, werden nur Mahnungen für
Mitglieder gedruckt, die in der Selektionsmenge enthalten sind.
Mahnstufe
Hier kann die gewünschte Mahnstufe ausgewählt werden. Jede
Mahnstufe hat einen eigenen Mahntext.
Von - Bis Fälligkeitsdatum
Hier kann der gewünschte Fälligkeitszeitraum eingegeben werden.
Es werden nur Mahnungen für OPs gedruckt, die in diesem
Zeitraum fällig waren.
Seite 89
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Benutzerhandbuch
Mitgliederliste
Dieses Programm ermöglicht den Ausdruck von Mitgliederlisten in
verschiedener Form.
Von Mitglied
Im Feld "Von Mitglied" wird die Mitgliedsnummer für den Beginn
des Ausdrucks eingetragen.
Bis Mitglied
Im Feld "Bis Mitglied" wird die Mitgliedsnummer eingetragen, an
welcher der Ausdruck enden soll.
Selektion
Wenn dieses Schaltfeld eingeschaltet ist, werden die Basisdaten
für die Mitgliederlisten aus der aktuellen Selektionsmenge geholt.
Eine Sortierung der Ausgabe ist nur nach Mitgliedsnummer und
Name möglich.
Listenform
Hier wird die gewünschte Listenform ausgewählt. Es stehen
mehrere Formen zur Auswahl:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Stammblätter (ein- und mehrspaltig)
Telefonliste
Adressen und Sparten
Kurzinformationen
Beitragsliste
Geburtstagsliste
Schnelle Feldauswahl
Hier kann der Anwender selbst den Inhalt der Liste aufgrund
der Felder im Mitgliederstamm bestimmen. Die Liste enthält
jedoch pro Mitglied maximal eine Zeile.
8. Eigene Listen (Werden mit dem Berichtsdesigner erstellt)
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Benutzerhandbuch
Sortierung
Hier wird die Sortierfolge für den Ausdruck gewählt. Wenn nicht
aus dem Mitgliederstamm, sondern aus der aktuellen
Selektionsmenge gedruckt wird, stehen evtl. nicht alle
Sortiermöglichkeiten zur Verfügung.
Absteigend
Ermöglicht die Sortierung in absteigender Reihenfolge
Bankenstammliste
Ausdruck aller erfaßten Banken.
Von/Bis Bankleitzahl
Gibt an, bei welcher BLZ der Ausdruck beginnen bzw. enden soll.
Sortierung
Hier wird die Sortierfolge für den Ausdruck gewählt. Eine
Sortierung ist möglich nach Bankleitzahl oder Name der Bank.
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Benutzerhandbuch
Spartenliste
Ausdruck aller erfaßten Sparten mit Beitragsstufen bzw. mit den
Mitgliedern einer jeweiligen Sparte
Von Sparte Nr
Gibt an, bei welcher Spartennummer der Ausdruck beginnen soll.
Bis Sparte Nr.
Hier wird angegeben, bei welcher Spartennummer der Ausdruck
enden soll.
Listenform
1. Spartenliste mit Beitragsstufen
2. Spartenliste mit zugehörigen Mitgliedern
Anmerkung: Bei dieser Liste ist nur eine Sortierung nach
Spartennummer möglich.
Sortierung
Hier wird angegeben, welche Sortierfolge für die Spartenliste
gewünscht wird.
Gruppenliste
Mit diesem Programm können die Mitgliedergruppen gedruckt
werden. Die möglichen Eingrenzungen entsprechen der
„Spartenliste“
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Benutzerhandbuch
Kontenplan
Im Kontenplan werden alle erfaßten Konten ausgedruckt. Auf
Wunsch werden entweder nur die Kontonummern mit
Kontenklasse oder mit Summen und Salden gedruckt.
Von/Bis Konto
Gibt an, bei welcher Konto-Nr. der Ausdruck beginnt bzw. endet.
Mit Summen und Salden
Bei Aktivierung dieses Schalters werden zusätzlich die aktuellen
Summen und Salden der Konten angedruckt.
Anlagen/Geräte drucken
Mit diesem Programm können die erfaßten Anlagen und Geräte in
Form einer Bestandsliste gedruckt werden.
Von / Bis Anlage
Gibt an, bei welcher Anlage-Nr. der Ausdruck beginnen und enden
soll.
Sortierung
Es besteht die Möglichkeit, die Liste entweder sortiert nach
Anlage-Nummer oder nach Bezeichnung der Anlage drucken zu
lassen
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GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Adressetiketten
Mit diesem Programm können Adressetiketten aus dem
Mitgliederstamm gedruckt werden. Zur Auswahl stehen zwei
Etikettenformen:
Für Laser-/Tintenstrahlsrucker oder für Nadeldrucker.
Von Mitglied
Hier wird die Mitgliedsnummer eingetragen, bei welcher der Druck
beginnen soll.
Bis Mitglied
Hier wird die Mitgliedsnummer eingetragen, bei welcher der Druck
enden soll.
Aus Selektionsmenge
Anstatt eine Eingrenzung über Mitgliedsnummern vorzunehmen,
kann mit Aktivierung dieses Schalters der Druck aus der
Selektionsmenge gewählt werden. D.h. für alle in der
Selektionsmenge enthaltenen Mitglieder wird ein Aufkleber
gedruckt.
Kennung im Mitgliederstamm ignorieren
Im Mitgliederstamm kann unter „Zusätze“ eine Kennung gesetzt
werden, ob für das Mitglied Etiketten gedruckt werden sollen.
Insbesondere bei Familien wird oft nur ein Etikett für das
Familienoberhaupt gedruckt. Durch Setzten dieses Schalters kann
die Kennung ignoriert werden und es werden für alle Mitglieder
Etiketten gedruckt.
Sortierung
Hier wird bestimmt, in welcher Reihenfolge die
Etiketten beim Druck sortiert werden sollen.
Auswahlmöglichkeiten sind z.B.:
- Mitgliedsnummer, Name 1, Suchbegriff, Ort
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Benutzerhandbuch
Etiketten für Laser-/Tintenstahldrucker
Druckränder beachten
Bei bestimmten Druckern ist es nicht möglich, eine Seite bis ganz
oben zu bedrucken. Folge wäre, daß die erste Etikettenreihe nicht
vollständig bedruckt werden kann. Wird diese Funktion
eingeschaltet, versucht das Programm den Druckbeginn optimal
abzuwägen - auch wenn das bedeutet, daß eine Etikettenreihe des
Blattes leer bleiben muß. Um dies zu vermeiden sollte man in den
Druckereinstellungen den Wert für den rechten Rand auf einen
möglichst kleinen Wert einstellen. Wenn dies nicht den
gewünschten Erfolg bringen sollte, versuchen Sie es mit den
Einstellungen für Nadeldrucker bzw. Endlosetiketten, was auch auf
einem Laser- oder Tintenstrahldrucker gut funktionieren kann.
Auswahlliste Etikettentyp
Hier wird der gewünschte Etikettentyp ausgewählt. Angegeben ist
jeweils der Etikettenhersteller, die Bestellnummer beim Hersteller
sowie die Maße des Etiketts in Zoll bzw. in Zentimetern und die
Anzahl der Spalten pro Blatt.
Etiketten für Nadeldrucker (endlos)
Die Einstellungen für Matrixdrucker werden in Druckzeilen bzw.
Druckspalten angegeben.
Höhe
Breite
linker Rand
Anzahl Spalten
Abstand von oben
Höhe des Etiketts in Zeilen
Breite des Etiketts in Zeichen
linker Rand in Zeichen
Anzahl Spalten (Etiketten nebeneinander)
Rand von oben in Zeilen
Eigenes Layout
Hier können Etiketten ausgewählt
Etikettendesigner erstellt wurden.
werden,
die
mit
dem
Seite 95
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Benutzerhandbuch
Terminplan drucken
Von Datum
Ab welchem Datum Termine gedruckt werden sollen.
Bis Datum
Bis zu welchem Datum Termine gedruckt werden sollen.
Listenform
Es stehen zwei Listen zur Auswahl.
In der einen Liste werden die Termine und Beschreibungen
untereinander angedruckt, in der anderen nebeneinander.
Offene Posten drucken
Von/Bis Mitglied
Gibt an, bei welcher Mitgliedsnummer der Ausdruck beginnen
bzw. enden soll.
Bis OP-Datum
Gibt an, bis zu welchem OP-Datum gedruckt werden soll.
Listenform
Es stehen folgende Auswahlen zu Verfügung:
- Unbezahlte OPs
- Bezahlte OPs
- Bezahlte und unbezahlte (=alle) OPs
Seite 96
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Benutzerhandbuch
Überweisungsträger
Mit dem Programm "Überweisungsträger" können Ü-Träger nach
gängigen Standards gedruckt werden. Zunächst werden alle Daten
zu den Ü-Trägern erfaßt, anschließend werden die erfaßten ÜTräger gesammelt gedruckt. Beim Verlassen des Programmes
wird der Datenpool bereinigt.
Formulartyp
Es stehen drei Formulartypen zur Auswahl. Da Laser- und
Tintenstrahldrucker keine Durchschläge können, gibt es hierzu
spezielle Ü-Träger, die zweifach bedruckt werden.
Anmerkung:
Wird bei der Erfassung auf dem Feld „Empfänger“ die Taste F10
(Suchen) gedrückt, so können die Felder mit Daten aus dem
Mitgliederstamm vorbesetzt werden.
Seite 97
GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Spendenbescheinigungen
Mit diesem Programm können Spendenbescheinigungen nach
bestimmten Kriterien gesammelt gedruckt werden. Diese Funktion
ist hilfreich, wenn Spendenbescheinigungen nicht sofort sondern
am Jahresende gesammelt an die Spender verschickt werden
sollen.
Zu druckende Spendenbestätigungen können ausgewählt werden
nach Spendendatum, Spendenbetrag und Art der Spende (Geld
oder Sachspende).
Mit diesem Programm kann auch eine Liste der Spenden gedruckt
werden.
Druckkennzeichen
Spenden werden beim Druck markiert und können normalerweise
nicht noch einmal gedruckt werden. Über die Druckkennzeichen
kann der Druck jedoch wiederholt werden, wenn beim ersten
Ausdruck z.B. durch einen Papierstau etwas schiefgegangen ist.
Seite 98
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Benutzerhandbuch
Finanzbuchhaltung
Kontenstamm
Konto-Nummer
Kontonummer des Kontos in der Finanzbuchhaltung.
Die Konto-Nr. sollte an einen Kontenrahmen (z.B. IKR) angelehnt
sein. Sie ist maximal 5-stellig(numerisch).
Üblicherweise verwendete Kontonummern sind z.B.
1000 - Kasse
8000 - Beiträge etc.
Die Vergabe
freigestellt.
von
Nummern
ist
jedoch
jedem
Anwender
Bezeichnung
Bezeichnung des Kontos.
Kontenart
Dieses Datenfeld klassifiziert das Konto. Aufgrund dieser
Klassifizierung werden beim Fibu-Abschluß bestimmte Aktionen
getätigt. Folgende Kontenarten sind möglich:
Kontenklasse
1. Finanzkonten
2. Kosten/Aufwendungen
3. Erträge
4. Steuern
5. Forderungen
6. Verbindlichkeiten
Abschluß
mit Vortag
kein Vortrag
kein Vortrag
mit Vortrag
mit Vortrag
mit Vortrag
Seite 99
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Benutzerhandbuch
Steuerschlüssel
Wird einem Konto ein Steuerschlüssel zugewiesen, wird bei der
Buchung aufgrund des bei diesem Schlüssel hinterlegten
Steuersatzes eine Buchung auf das dort hinterlegte Steuerkonto
durchgeführt. Soll einem Konto kein Steuerschlüssel zugewiesen
werden, erhält dieses Feld den Wert 0 (Null)
Buchungen anzeigen
Bei Auswahl dieses Buttons werden alle bisherigen Buchungen für
dieses Konto aus dem Buchungsjournal angezeigt.
Seite 100
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Benutzerhandbuch
Steuersätze
Hier werden die derzeit geltenden Steuersätze und die
zugehörigen Steuerkonten erfaßt. Es sind maximal 10 Steuersätze
möglich. Mit Steuerschlüsseln müssen nur Vereine arbeiten, die
gegenüber dem Finanzamt steuerpflichtig sind.
Steuersatz
Enthält den Steuersatz (in Prozent), welcher dem jeweiligen
Steuerschlüssel entspricht.
Konto
Enthält das Fibu-Konto, auf das der Steueranteil einer Buchung
gebucht wird.
Beispiel:
Angenommen, ein steuerpflichtiger Verein muß über die im
wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb angefallenen Steuern Auskunft
geben.
Wir nehmen folgenden Auszug aus dem Kontenplan an:
1000
1200
1500
3000
8000
8500
Kasse
Bank
Steuern 15%
Wareneinkäufe wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb 15% Steuer
Beiträge
Erträge aus wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb 15% Steuer
Steuersatz 1
Konto
Konto
15%
3000
8500
Konto 1500
Steuerschlüssel 1
Steuerschlüssel 1
Seite 101
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Benutzerhandbuch
Einkauf von Waren für DM 1284,. incl. 15% MwSt
Buchung in der Finanzbuchhaltung:
Konto:
Gegenkonto
Rechnungsnr:
Buchungstext:
Betrag:
3000
Wareneinkauf
1200
Bank
01-97-500
Wareneinkauf
1380,- DM
Die daraus resultierende automatische Buchung sieht wie folgt aus:
Konto
3000
1500
1200
Wareneinkauf
Steuern
Bank
Soll
DM 1200,DM 180,-
Haben
DM 1380,-
Die integrierte Finanzbuchhaltung macht also automatisch anhand
des Steuerschlüssels eine Buchung auf das Steuerkonto, sobald
ein Konto mit Steuerschlüssel berührt wird.
Seite 102
GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Buchungserfassung
Mit diesem Programmteil können Buchungen in der
Finanzbuchhaltung vorerfaßt werden. Im Gegensatz zum
Programm „Dialogbuchung“ werden hier die Buchungen zunächst
nur gespeichert und können nachträglich geändert oder gelöscht
werden. Die Buchungen werden erst durch die Programmfunktion
„Verarbeiten“ auf die Konten gebucht. Die Buchung erfolgt in der
aktuellen Währung des Programmes. Es ist möglich, die
Programmteile „Buchungserfassung“ und „Dialogbuchen“ parallel
zu verwenden, in diesem Fall werden jedoch bei der Verarbeitung
neue Buchungsnummern vergeben.
Neue Buchung, Buchung ändern, Buchung löschen
Mit diesen Auswahlen kann entschieden werden, ob eine neue
Buchung erfaßt werden soll, oder ob eine bestehende Buchung
geändert oder gelöscht werden soll.
Seite 103
GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Verarbeitung
Durch diese Funktion werden die gespeicherten Buchungen
verarbeitet. Dabei werden die Buchungen ins Buchungs- und
Kontenjournal geschrieben und der Saldo auf den Konten
angepaßt. Nach Aufrufen dieser Funktion können keine
Buchungen mehr geändert oder gelöscht werden. Die verarbeitung
kann zu einem beliebigen Zeitpunkt erfolgen, muß aber spätestens
vor dem Jahresabschluß erfolgen.
Buchung erfassen
In diesem Programmteil werden Konto, Gegenkonto, Betrag und
Buchungstext eingegeben. Bei der Eingabe eines Kontos wird
dessen Bezeichnung und vorläufiger Saldo angezeigt. Der Saldo
wird aufgrund des aktuellen Kontensaldos und der noch
ausstehenden Buchungen vorausberechnet. Der tatsächliche
Saldo wird erst nach der „Verarbeitung“ auf die Konten
geschrieben. Da diese Buchungen nicht zeitnah erfolgen, ist das
Ausbuchen von offenen Posten in diesem Programmteil nicht
möglich. Nähere Details über die Buchführung finden sie in der
Beschreibung zum Programmteil „Dialogbuchen“.
Seite 104
GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Dialogbuchen
Im Gegensatz zur Buchungserfassung werden in diesem
Programm die Buchungen direkt auf den Konten durchgeführt. Da
die Buchung mit diesem Programm zeitnah erfolgt, können hier
auch offene Posten ausgebucht werden.
Belegnummer
Die Belegnummer ist das eindeutige Identifikationskriterium für die
laufende Buchung. Im Mehrplatzbetrieb ist die zuerst angezeigte
Buchungsnummer von vorläufigem Charakter und wird erst beim
Auslösen der Buchung endgültig vom System festgelegt.
Konto
Auf diesem Konto wird der eingegebene Buchungsbetrag im SOLL
gebucht.
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Gegenkonto
Auf diesem Konto wird der eingegebene Buchungsbetrag im
HABEN gebucht.
Buchungsdatum
Hier wird das Buchungs- bzw. Belegdatum
Vorgeschlagen wird das Tagesdatum.
eingetragen.
Rechnungsnummer
Die Rechnungsnummer ist frei zu vergeben.
Hier
trägt
man
meistens
die
Belegnummer,
die
Rechnungsnummer oder die Nummer des gebuchten
Kontoauszugs ein.
Buchungstext
Freier Hinweistext für die Buchung.
Bruttobetrag
Buchungsbetrag inklusive Umsatz- oder Vorsteuer.
Wenn für eines der Konten ein Steuerschlüssel hinterlegt wurde,
wird die Steuer automatisch errechnet und auf das Steuerkonto
gebucht.
Offene Posten
Durch Aktivierung dieses Buttons können Offene Posten von
Mitgliedern ausgewählt werden. Diese werden beim Buchen
aufgelöst (d.h. die Zahlung wird wie im Programm „offene Posten“
erfaßt).
Buchung starten
Bei Betätigung dieses Buttons wird die Buchung ausgelöst.
Danach sind an dem betreffenden Vorgang keine Änderungen
mehr möglich.
Währungsrechner (Taschenrechnersymbol)
Der Währungsrechner ist ein Hilfsmittel, um von DM in EUR oder
umgekehrt umzurechnen. Hilfreich, wenn man einen Beleg in einer
anderen Währung buchen muß als die, in der Fibu geführt wird.
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Benutzerhandbuch
Buchungsjournal
Im Buchungsjournal werden alle laufenden Buchungen
protokolliert.
Jede
Buchung
wird
chronologisch
nach
Belegnummer aufgelistet. Das Buchungsjournal ist neben dem
Kontenjournal die wichtigste Liste der Finanzbuchhaltung. Das
Buchungsjournal muß vor dem Abschluß mindestens einmal
vollständig ausgedruckt worden sein!
Von/Bis Belegnummer
Belegnummer, bei welcher der Ausdruck beginnen bzw. enden
soll.
Buchungsdatum (Von-Bis)
Bei Aktivierung dieses Schalters können auch gezielt die
Buchungen eines bestimmten Zeitraumes ausgedruckt werden.
Die anderen Eingrenzungen behalten ihre Gültigkeit.
Druckwiederholung
Der Ausdruck des Buchungsjournals erfolgt fortlaufend.
Ausgedruckte Buchungen werden als gedruckt markiert. So kann
man das Buchungsjournal jederzeit drucken und erhält immer nur
die bisher noch nicht gedruckten Buchungen. Möchte man
dennoch noch einmal einen Ausdruck bereits gedruckter
Buchungen machen, schaltet man diesen Schalter ein. Es werden
dann nur bereits gedruckte Buchungen gedruckt.
Druck-Kennung ignorieren
Wird dieser Schalter gesetzt, werden alle Buchungen unabhängig
von Druckstatus ausgedruckt. In der Liste sind dann sowohl
ungedruckte, als auch alte Buchungen enthalten.
Löschen nach Druck
Löscht das Buchungsjournal nach dem Ausdruck. Eine solche
Löschung ist nicht nötig, spart aber Festplattenplatz. Ein weiterer
Ausdruck ist nach der Löschung nicht mehr möglich.
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Kontenjournal
Das Kontenjournal ist neben dem Buchungsjournal eine wichtige
Liste der Finanzbuchhaltung. Im Kontenjournal werden alle
Bewegungen der einzelnen Konten aufgelistet. Ein Ausdruck ist
sortiert nach Kontonummer oder Kontenklasse möglich.
Von Kontonummer
Kontonummer, bei welcher der Ausdruck beginnen soll.
Bis Kontonummer
Kontonummer, bei welcher der Ausdruck enden soll.
Gewinn- und Verlustrechnung
In der Gewinn- und Verlustrechnung werden die Salden aller
Kosten- und Ertragskonten gegenübergestellt. Das Ergebnis des
Vereines wird so auf einen Blick sichtbar.
In der G.u.V. werden nur die Salden der Kosten- und
Ertragskonten ausgedruckt. Ist die Gesamtsumme der Salden
positiv, hat der Verein Gewinn gemacht, eine negative Summe
deutet auf einen Verlust hin.
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Benutzerhandbuch
Abschluß
Mit dem Programm "Jahresabschluß" werden alle Konten der
Finanzbuchhaltung
abgeschlossen.
Alle
Buchungen
des
Buchungs- und Kontenjournals werden gelöscht, die Salden und
Vorträge der Kosten- und Ertragskonten werden auf NULL gesetzt
und die Salden der übrigen Konten werden in den Vortrag gestellt.
Weiterhin werden die Buchungen auf den Mitgliedskonten
(Zusatzseite im Mitgliederstamm) gelöscht.
Hinweis:
Vor dem Start muß das Kontenjournal vollständig ausgedruckt
worden sein.
Im Netzwerkbetrieb darf während des Abschlusses kein
anderer Benutzer in der Vereinsverwaltung arbeiten.
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Benutzerhandbuch
Anhang
Probleme und Fehlermeldungen
„Zu viele Dateien geöffnet“
Die Vereinsverwaltung kann nicht alle Datenbanken öffnen.
Der Grund hierfür ist meist eine zu kleine Einstellung für den Eintrag „Files“ in
der Datei „CONFIG.SYS“. Dieser Eintrag gibt an, wieviel Dateien maximal
geöffnet sein dürfen. Der Parameter gilt für alle Programme gleichzeitig. Wenn
also zur gleichen Zeit noch andere Programm laufen (Multitasking), dann
erhöhen Sie den Parameter auf einen angemessenen Wert. Der Wert für die
Vereinsverwaltung allein beträgt 70.
„Keine Tabelle/DBF“
Dies ist ein kritischer Fehler und deutet darauf hin, daß Teile der Datenbank
durch einen Systemabsturz o.ä. zerstört wurden. Lesen Sie Ihre Datensicherung
zurück!
„Dateiende erreicht“
Hier wurde der Dateizeiger hinter das Ende der Datenbank gesetzt. Eventuell ist
die Datenbank leicht beschädigt. Verlassen Sie den betreffenden Programmteil
und führen Sie eine Reorganisation durch. Dieses Problem tritt auch auf
langsamen Rechnern auf, wenn zu schnell geblättert wurde.
„Operand / Typ stimmt nicht überein“
Hier ist der Inhalt der Datenbank nicht in Ordnung. Meistens tritt dieses
Problem auf, wenn mit Fremdprogrammen versucht wurde, in die Datenbank zu
schreiben.
„Tabelle nicht indiziert“
oder
„Index stimmt nicht mit Tabelle überein“
Hier ist ein Teil des Datenbankindexes durch eine Systemproblem zerstört
worden. Versuchen Sie eine Reorganisation oder lesen Sie Ihre Datensicherung
zurück.
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GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
„Datensatz durch anderen Benutzer gesperrt“
Diese Meldung tritt normalerweise nur im Netzwerkbetrieb auf und meint, daß
ein Datensatz sich zur Zeit durch einen anderen Benutzer in Bearbeitung
befindet. Machen Sie den betreffenden Benutzer ausfindig oder warten Sie, bis
der Datensatz freigegeben wird.
„Datei wird durch einen anderen Benutzer benutzt“
Diese Meldung kann im Netzwerkbetrieb auftreten. Wenn ein Benutzer eine
Reorganisation der Datenbank vornimmt oder den Jahresabschluß gestartet hat,
ohne daß die anderen Benutzer das Programm verlassen haben, kann es zu einer
solchen Fehlermeldung kommen. Verlassen Sie das Programm und warten Sie,
bis die entsprechende Aktion beendet wurde.
„Nicht genügend Speicherplatz“
Der Speicherplatz auf der Festplatte ist nicht ausreichend für die gewählte
Aktion. Bedenken Sie, daß das System neben dem Platz für die Datenbank noch
dynamisch Plattenplatz für bestimmte Aktionen (Beitragsabrechnung, Abschluß
oder Selektionsmenge) benötigt. Der freie Festplattenplatz sollte im laufenden
Betrieb nicht unter 8 MByte sinken !
„Kein Speicherplatz im Umgebungsbereich“
Das Programm hat im sogenannten „Environment-Bereich“ nicht genügend
Speicherplatz. Versuchen Sie, in der Datei „Config.sys“ die folgende
Programmzeile aufzunehmen:
SHELL=C:\COMMAND.COM /E:1024
Dieses Problem sollte nur in einer DOS/Windows 3.1 Umgebung auftreten.
Sollte das Problem nicht behoben sein, versuchen Sie den Wert hinter „/E“ auf
2048 oder mehr zu erhöhen.
„Position liegt außerhalb des Bildschirms“
Sie verwenden eine Grafikauflösung und/oder eine Schriftgröße, die der
Vereinsverwaltung nicht genügend Platz in den Programmfenstern läßt.
Wechseln Sie in eine höhere Auflösung oder verwenden Sie kleinere
Systemschriftarten.
„Datei „FOXTOOLS“ nicht vorhanden“
Auf einigen Windows-NT Systemen legt das Setup-Programm die Verknüpfung
zum Programm mit den falschen Berechtigungen an. Löschen Sie die
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Verknüpfung zu „verein.exe“ und legen Sie diese neu an. Eine andere
Möglichkeit ist, daß der Eintrag für des Programm- bzw. Arbeitsverzeichnis in
der Verknüpfung falsch ist. Tragen Sie in der Verknüpfung (Rechte Maustaste,
Eigenschaften) das Verzeichnis der Anwendung ein (z.B. „C:\VMEISTER“).
Achten Sie darauf, daß das Arbeitsverzeichnis nicht mit einem Backslash („\“)
enden darf.
Probleme mit Grafikkarten
Mit einigen Grafikkarten treten Probleme bei der Seitenvorschau auf.
Verwenden Sie möglichst nur die neusten Treiber der Hersteller oder verwenden
Sie von Microsoft freigegebene Treiber.
Probleme im Netzwerk
Sollten Probleme beim gemeinsamen Zugriff in einem Netzwerk entstehen,
versuchen Sie folgende Problemlösungen:
n Weisen Sie Dateien mit der Erweiterung .EXE, .OVL, .ESL den
schreibgeschützten Zugriff zu (attrib +r).
n Stellen Sie sicher, daß die aktuellste Netzwerk-Patch- bzw. Treibersoftware verwendet wird.
n Geben Sie bei einem Netzwerk unter Novell NetWare an der MSDOS-Eingabeaufforderung die Anweisung NDIR ein, um zu prüfen,
ob die Datei einen gültigen Besitzer hat. Weisen Sie der Datei bei der
Besitzerangabe "NA" einen gültigen Besitzer zu.
n Prüfen Sie in der Datei CONFIG.SYS die Anweisung FILES:
FILES = 70
n Prüfen Sie in der Datei NET.CFG oder SHELL.CFG die Anweisung
FILE HANDLES:
FILE HANDLES = 70
n Verzichten Sie auf die Verwendung des Programmes „Share.exe“.
Wenn andere Anwendungen Share benötigen, prüfen Sie den
Parameter „/F“ bei Share. (SHARE.EXE /F:5120 /L:500)
Probleme mit der Anwendungsgeschwindigkeit.
Das Programm braucht für optimales Arbeiten mindestens 8MB Arbeitsspeicher
und einen Prozessor vom Typ „80486-DX“. Je mehr Speicher Sie in Ihrem
System haben, desto schneller wird die Anwendung. Die optimale
Arbeitsgeschwindigkeit erhalten Sie erst auf höheren Prozessoren und durch
Einsatz des Programmes „Smartdrive“ mit einem Cache-Speicher von
mindestens 2MB (unter Win 3.1x) oder durch Einsatz von Windows 95.
Seite 112
GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Probleme mit verschiedenen Druckern
Bei einigen Druckern (insbesondere GDI-Druckern wie z.B. Okipage 4W) kann
es in der Druckausgabe zu Verschiebungen kommen. Dies hängt mit der
Druckersteuerung über das Windows-GDI zusammen, worauf wir keinen Einfluß
haben. Versuchen Sie, die Randeinstellungen des Druckers zu verändern und
verwenden Sie ausschließlich die neuesten Treiber des Herstellers. Als
Übergangslösung können Sie die Listen im DIN-A4 Querformat ausdrucken.
Schriftarten
Zum einwandfreien Betrieb werden bestimmte Schriftarten benötigt. Ist eine der
Schriftarten nicht vorhanden, sucht das System sich aus den vorhandenen eine
ähnliche Schrift als Ersatz. Dadurch kann es zu Problemen in der Anzeige
kommen, indem zum Beispiel Zeilen verrutschen oder Felder verschoben
werden. Folgende Schriftarten werden verwendet und gehören zum
Lieferumfang von Windows. Fehlt eine Schrift in Ihrem System, so installieren
Sie diese bitte nach.
Verwendete Schriften:
Arial
Times New Roman
MS Sans Serif
Courier New
Fixedsys (System/GDI)
Wenn Umlaute in den Schriftarten fehlen oder seltsame Zeichen erscheinen, gibt
es defekte Schriftarten im Fonts-Ordner von Windows. Suchen Sie die defekte
Schriftart und ersetzten Sie diese durch eine fehlerfreie Datei. Es kann sich auch
um eine andere als die oben genannten Schriften handeln, die diesen Effekt
auslöst!
Seite 113
GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
Systeminformationen
Verzeichnisstruktur
C:
↑
Laufwerksbuchstabe
C:\VMEISTER
↑ Programmverzeichnis
C:\VMEISTER\DATA
↑ Verzeichnis der Datenbank - Tabellen
Aufbau der Datenbank - Tabellen
01MITGL0.DBF Mitgliederstamm
01---------------MITGL0-----.???
Mandantennummer
Name der Tabelle
Tabellenendung / - Typ
Systemverhalten
Der „Vereinsmeister“ wurde mit der relationalen Datenbank „FoxPro“
entwickelt, die als eine der schnellsten Datenbanken der Welt gilt.
Obwohl man mit der Vereinsverwaltung bereits auf einem 386er
Prozessor mit 8 MByte Arbeitsspeicher sehr gut arbeiten kann, entfaltet
sich die volle Leistungsfähigkeit der Datenbank erst auf höheren
Prozessoren und mit mehr Arbeitsspeicher. Wie auch andere
Datenbanken so arbeitet auch FoxPro mit temporären Dateien, welche
die Zwischenergebnisse von Datenbankabfragen aufnehmen. Je nach
Größe des Vereines und Komplexität der Abfrage können diese Dateien
mehrere MByte groß werden. Sorgen Sie also dafür, daß beim Betrieb
der Vereinsverwaltung immer genügend freier Festplattenplatz verfügbar
ist.
Obwohl das verwendete Datenbankformat dem von dBase sehr ähnlich
ist, hat FoxPro gewisse Eigenheiten in seiner Tabellenstruktur, die andere
Seite 114
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Benutzerhandbuch
Programme nicht kennen. Verändern Sie deshalb niemals den Inhalt der
Datenbank mit Fremdprogrammen, auch wenn es zunächst den Anschein
hat, diese Produkte könnten mit den Tabellen umgehen. Eine zerstörte
Datenbank muß sich nicht immer sofort bemerkbar machen, sondern
meist dann, wenn man es am wenigsten erwartet.
Datensicherung
Bitte denken Sie an eine regelmäßige Datensicherung! Zerstörte
Datenbanken sind in den wenigsten Fällen durch Hilfsprogramme (DiskDoctor etc.) wiederherstellbar. Obwohl es in den meisten Fällen
ausreicht, den Datenbankbereich (..\DATA) zu sichern, sollten Sie auch
von Zeit zu Zeit (insbesondere vor und nach Updates) den gesamten
Programmbereich sichern.
Programmerweiterungen
Der Vereinsmeister wird ständig weiterentwickelt und überarbeitet.
Updates erscheinen ca. 1-2mal pro Jahr. Um das Programm optimal zu
pflegen, sind wir auf die Mithilfe unserer Anwender angewiesen. Wenn
Sie also Anregungen haben, scheuen Sie sich nicht, diese an uns
weiterzugeben. Wir führen auf besonderen Wunsch auch individuelle
Programmanpassungen durch. Erfragen Sie unser Angebot !
Bitte beachten Sie auch unsere Internet-Seite
http://www.vereinsmeister.de
Hier stellen wir regelmäßig Neuerungen und Updates vor.
Seite 115
GLS Vereinsmeister
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Nachwort
Für die tatkräftige Unterstützung bei der Entstehung des Programmes
und beim Test in einer realistischen Umgebung möchte ich folgenden
Personen danken:
Nicole Brands (die mich mit Kaffee und Streicheleinheiten versorgte)
Heiko Giesmann (der mit gigantischen Ideen aufwartete und
unermüdlich Ermutigungen aussprach)
Carsten Janssen (der die Fertigstellung nicht abwarten konnte)
Warenzeichen und Urheberrechte
Microsoft, Windows, Windows 95, Windows NT, Excel, Foxpro, Office
und Winword sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft
Corporation.
Novell Netware ist ein Warenzeichen der Novell Inc. Andere
angesprochene Produkte sind Warenzeichen der jeweiligen Hersteller.
GLS Vereinsmeister unterliegt den Urheberrechtsbestimmungen der
Bundesrepublik Deutschland. Kein unerlaubtes kopieren, reproduzieren,
Reverse-Engeneering oder ähnliches Verändern oder weiteres
Verwenden (auch nicht in Teilen) des Programmcodes oder des
Handbuches außer durch ausdrückliche Genehmigung des Autors.
Das Programm wurde nach bestem Wissen und Gewissen entwickelt
und getestet. Der Autor übernimmt in keiner Weise Haftung für
Schäden, die bei der Benutzung des Programmes auftreten.
Alle Rechte vorbehalten.
Seite 116
GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
INDEX
A
Abrechnungszeitraum 18, 19
Adresse 67
AfA 68
Altersgruppe 12, 82
Anlagen 68
Anrede 58
Arbeitsspeicher 114
Archiv 58
Aufnahmegebühr 15
Ausgetretene Mitglieder 61
Austritt 53, 58
B
Bankeinzug 19, 59
Bankenstamm 66
Bankleitzahl 60, 66
Beiträge 18, 64, 72
Beitragsabrechnung 64, 72
Beitragsermittlung 17
beitragspflichtig 59
Beitragsrechnungen 20
Beitragsstaffel 81
Beitragsstruktur 11
Beitragsstufen 12, 64
Benutzernummer 55
Berichte 38
Berichtsobjekte 39
Bestand 68
Betriebssytem 6
Bezeichnung 64, 68
Briefanrede 59
Buchungsdatum 107
Buchungstext 19
C
CONFIG.SYS 6
D
Dateiservice 24
Datenexport 29
Datenimport 45
Datensätze suchen 13
Datensicherung 54, 115
Datenträgeraustausch 19
Detailierte Ausgabe 86
Diskette 19
Diskettenlaufwerk 6
Drucker 113
Druckertreiber 37
E
Eintrittsdatum 58
Einzugsermächtigung 73
Erfahrungen 5
Etiketten 38, 94
Externe Adressen 67
F
Fälligkeitsdatum 89
Familie 18, 63, 72
Familienoberhaupt 63
Familienvorstand 12
Files 110
FILES 6
Finanzbuchhaltung 20, 25
FOXTOOLS 111
Freie Felder 61
Freie Mitgliedsnummer 62
G
Geburtsdatum 58
Geräte 68
Geschlecht 58
Gruppen 61
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Gruppennummer 65
Gruppierung 43
Gutschriften 16, 73
H
Hardware 6
I
Info 69
Information 58, 67
Installation 6
J
Jahresbeitrag 64
K
Kaufdatum 68
Käufer 68
Kaufpreis 68
komplexe Suche 59
Komplexe Suche 14
Kontenklassen 25
Konto 60
Kontoinhaber 60
Kontonummer 59
Benutzerhandbuch
N
Name 57, 66
Netzwerk 7, 31, 112
Novell 7
O
offene Posten 20
Offene Posten 72
Office 5
OMI 47
Ort 57
P
Parameter 10
Paßwort 55
Pflegekosten 69
Plattenplatz 37
Platzhalter 30
Programm-Buttons 34
Programmeinstellungen 37
R
Rechnungen 73
Rechnungsnummer 106
S
L
Lieferant 68
Listenform 90
Lizenz 37
M
Mahnstufe 89
Mandant 54
Microsoft 5
Mitglied 72
Mitglieder-Konten 53
Mitgliedsnummer 57, 63
Sammelbuchung 18
Schnelländerung 80
Schriftarten 113
Selektion 29
Selektionsarchiv 23
Selektionsfeld 59
Selektionsmenge 72, 88
Serienbriefe 24, 88
Serienbrief-Steuerdatei 5
Seriennummer 8, 50
Server 31
Sortierung 91
Sparte 12, 72
Sparte hinzufügen 60
Seite 118
GLS Vereinsmeister
Spartenbeiträge 11
Spartennummer 64
Spartenstamm 64
Spartenzugehörigkeit 60
Spenden 76
Spendenbescheinigung 76
Sportbund 87
Status 59
Steuersatz 101
Steuerschlüssel 101
Suchbegriff 57, 66
Suchfunktion 13, 57, 60
T
Text 70
U
Urheberrechte 116
Benutzerhandbuch
V
Verantwortlicher 68
Verein 2000 49
Vereinsstatistik 87
Vorname 57
W
Währung 51
Warenzeichen 116
Wiedervorlage 61
Windows 95 6
Windows NT 7
Winword 24
wirtschaftlicher
Geschäftsbetrieb 101
Workstations 31
Z
Zeitraum 18, 60, 73
Seite 119
GLS Vereinsmeister
Benutzerhandbuch
IHRE MEINUNG IST UNS WICHTIG !
Wir arbeiten ständig an der Verbesserung unserer Produkte.
Dabei sind wir allerdings auf die Vorschläge unserer
Anwender angewiesen. Schreiben Sie uns, wie Sie mit unserer
Software zufrieden sind, was Ihnen gefällt und was man Ihrer
Meinung nach verbessern könnte. Denn nur wenn wir wissen,
was unsere Kunden von uns erwarten, können wir in
zukünftigen Versionen die Wünsche berücksichtigen. Der
folgende Fragenkatalog kann Sie dabei unterstützen.
(1) Wie haben Sie von unserem Produkt erfahren ?
(2) Konnten Sie das Produkt problemlos installieren ?
(3) Wie kommen Sie mit der Bedienung zurecht ?
(4) Ist das Handbuch in Ordnung (Gliederung, Informationsgehalt) ?
(5) Wie stark nutzen Sie (in Sunden pro Tag) unser Produkt ?
(6) Was ist an der Software/dem Handbuch zu verbessern ?
(7) Welche zusätzlichen Funktionen möchten Sie gern haben ?
(8) Ist das Preis-Leistungsverhältnis in Ordnung ?
(9) Würden Sie das Produkt weiterempfehlen ?
Seite 120
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Thank you for your participation!

* Your assessment is very important for improving the work of artificial intelligence, which forms the content of this project

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