Benutzerhandbuch

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B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

ESS

Enterprise Solution Server

Release 6/1

Benutzerhandbuch

Benutzerhandbuch 1

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Inhaltsangabe

1. VORWORT.................................................................................................................... 9

2. EINFÜHRUNG............................................................................................................. 10

3. ALLGEMEINE INFORMATIONEN............................................................................. 16

3.1. Grundlegende Arbeitsweise.............................................................................. 16

3.2. Verbindungsaufbau............................................................................................ 17

3.3. Anmeldung.......................................................................................................... 18

3.4. Tastaturunterstützung........................................................................................ 19

3.5. Beschreibung der Masken................................................................................. 21

3.5.1. Maskenaufbau................................................................................................ 21

3.5.2. Beschreibung der Buttons.............................................................................. 22

3.5.3. Beschreibung der Feldtypen.......................................................................... 29

3.5.3.1. Statuszeile................................................................................................. 29

3.5.3.2. Schnellsuchfelder...................................................................................... 29

3.5.3.3. Referenzfelder........................................................................................... 30

3.5.3.4. Blau umrahmte Felder............................................................................... 30

3.5.3.5. Textfelder mit Pulldown-Funktion ............................................................. 30

3.5.3.6. Feldverknüpfung........................................................................................ 31

3.5.3.7. Auswahlfelder mit rotem Dreieck.............................................................. 31

3.5.3.8. Datumfelder............................................................................................... 31

3.5.3.9. Submasken............................................................................................... 32

3.5.3.10. Bild-Felder............................................................................................... 33

3.5.4. Feldhilfe.......................................................................................................... 33

3.6.Maskenwechsel.................................................................................................... 34

3.6.1. Verknüpft mit dem aktuellen Datensatz......................................................... 34

3.6.2. Ohne Bezug zum aktuellen Datensatz........................................................... 35

4. SPEZIELLE MASKEN................................................................................................ 36

4.1. Übersichtsmaske................................................................................................ 36

4.1.1. Spalten in Submasken und Übersichten bestimmen..................................... 37

4.2. Abgrenzungsmaske............................................................................................ 38

4.2.1. Suche nach Datensätzen............................................................................... 38

4.2.1.1. Die Suche mittels Suchmaske.................................................................. 38

4.2.1.2. Die Suche mittels Schnellsuche................................................................ 40

4.3. Ordnungsmaske................................................................................................. 42

4.3.1. Datensätze in der Übersicht sortieren............................................................ 43

4.4. Import- /Exporteinstellungsmaske.................................................................... 44

4.4.1. Import- /Exporteinstellungen vornehmen....................................................... 44

4.5. Import- /Exportmaske......................................................................................... 45

4.5.1. Importieren/ Exportieren von Daten .............................................................. 45

4.6. Maskeneinstellungen / Edit-Modus................................................................... 47

4.7. Notizen................................................................................................................. 48

4.7.1. Kopieren von Notizen..................................................................................... 48

4.8. Zusatztexte.......................................................................................................... 49

4.9. Druckeinstellungsmaske................................................................................... 52

4.9.1. Exportieren eines Druckdokuments als Tabellendokument........................... 53

4.9.2. Wählen einer abweichenden Empfänger-Adresse im Druckauftrag..............54

4.9.3. Druckhistorie.................................................................................................. 55

Release 6/1 Benutzerhandbuch 2

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4.9.4. Druckkonfiguration......................................................................................... 55

5. STAMMDATEN........................................................................................................... 57

5.1. Systemmaske Mandanteninfo........................................................................... 57

5.2. Benutzereinstellungen....................................................................................... 59

5.3. Adressen............................................................................................................. 63

5.3.1. Anlegen einer neuen Adresse........................................................................ 64

5.3.2. Zuordnen einer Personenadresse zu einer Firmenadresse.......................... 65

5.3.3. Zuordnen einer Lieferadresse zu einer Firmenadresse................................. 65

5.3.4. Sperren einer Adresse .................................................................................. 65

5.3.5. Suchen einer gesperrten Adresse................................................................. 66

5.3.6. Kopieren einer Adresse.................................................................................. 66

5.3.7. Postleitzahlen................................................................................................. 66

5.3.8. Länder............................................................................................................ 66

5.4. Buchhaltungsstammdaten................................................................................. 67

5.4.1. Einstellungen Buchhaltung ........................................................................... 67

5.4.2. Debitoren........................................................................................................ 71

5.4.2.1. Anlegen eines neuen Debitors.................................................................. 76

5.4.2.2. Zuordnen von Preislisten........................................................................... 76

5.4.2.3. Zuordnen von Standard-Nebenkosten ..................................................... 78

5.4.2.4. Anlegen einer Debitoren-Bankverbindung................................................ 79

5.4.3. Kreditoren....................................................................................................... 80

5.4.3.1. Anlegen eines neuen Kreditors................................................................. 83

5.4.3.2. Anlegen einer Kreditoren-Bankverbindung............................................... 84

5.4.4. Kontenrahmen................................................................................................ 85

5.4.5. Steuersätze.................................................................................................... 87

5.4.6. Zahlungsziele................................................................................................. 89

5.4.6.1. Anlegen eines Zahlungsziels.................................................................... 90

5.4.7. Kontenzuordnung........................................................................................... 90

5.5. Kostenstammdaten............................................................................................ 91

5.5.1. Kostenarten.................................................................................................... 91

5.5.1.1. Kostenartengruppe.................................................................................... 92

5.5.2. Kostenstellen.................................................................................................. 93

5.5.3. Kostenartenbudget......................................................................................... 94

5.5.3.1. Budgetierung von Kostenarten.................................................................. 94

5.5.4. Kostenträger................................................................................................... 94

5.6. Lagerstammdaten............................................................................................... 95

5.6.1. Artikel............................................................................................................. 95

5.6.2. Tätigkeiten.................................................................................................... 103

5.6.3. Ressourcen.................................................................................................. 104

5.6.4. Lagerorte...................................................................................................... 105

5.6.5. Lieferanteninformationen............................................................................. 107

5.6.6. Versandarten................................................................................................ 108

5.6.7. Administrative Lagereinstellungen............................................................... 109

5.7. Sonstige Stammdaten...................................................................................... 111

5.7.1. Rabatte......................................................................................................... 111

5.7.1.1. Rechnungsrabatt .................................................................................... 111

5.7.1.2. Positionsrabatt......................................................................................... 113

5.7.1.3. Rabattstaffel ........................................................................................... 113

5.7.2. Preislisten..................................................................................................... 118

5.7.2.1. Preislistenzuordnung............................................................................... 118

5.7.2.2. Anlegen einer neuen Preisliste............................................................... 118

5.7.2.3. Beschreibung der Maske Preisliste / Preislistenposition......................... 119

5.7.2.4. Anlegen von mengenbezogenen Einzelpreisen...................................... 120

Release 6/1 Benutzerhandbuch 3

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5.7.2.5. Anlegen von basispreisbezogenen Zuschlägen .................................... 121

5.7.3. Preisliste Administration............................................................................... 123

5.7.3.1. Kopieren einer Preisliste......................................................................... 124

5.7.3.2. Aktualisieren einer Preisliste................................................................... 124

5.7.4. Textbausteine............................................................................................... 125

5.7.4.1. Erfassen von Textbausteinen.................................................................. 125

5.7.5. Administrative Einstellungen........................................................................ 126

6. ARTIKELVERWALTUNG......................................................................................... 127

6.1. Artikel-Einheiten............................................................................................... 127

6.1.1. Anlegen einer neuen Umrechnungseinheit.................................................. 127

6.1.2. Anlegen einer neuen Basiseinheit............................................................... 128

6.2. Stückliste .......................................................................................................... 129

6.2.1. Anlegen einer neuen Stückliste .................................................................. 130

6.2.1.1. Erfassen von Artikeln.............................................................................. 130

6.2.1.2. Erfassen von Tätigkeiten......................................................................... 131

6.2.1.3. Erfassen einer Stückliste als Komponente.............................................. 132

6.2.2. Anlegen einer Stückliste aus einer kopierten Vorlage................................. 132

6.2.3. Definieren und Anlegen eines neuen Artikels aus der Stückliste ...............133

6.2.4. Ändern von Stücklistenpositionen in allen zugehörigen Stücklisten............134

6.2.4.1. Austausch eines Artikels ........................................................................ 135

6.2.4.2. Ändern von Feldinhalten eines Artikels .................................................. 135

6.3. Kalkulation über Preisschema ....................................................................... 136

6.3.1. Berechnungsbasis der Herstellungskosten.................................................. 136

6.3.2. Verkaufskalkulation...................................................................................... 137

6.3.2.1. Anlegen eines Preisschemas.................................................................. 137

6.3.3. Hierarchie der Preisschemata...................................................................... 139

6.3.4. Zuordnung von Preisschemata.................................................................... 140

6.3.4.1. Zentrale Schema-Zuordnung.................................................................. 140

6.3.5. Erstellen einer Preisliste mit Preisschema................................................... 141

6.3.5.1. Festlegen von dynamischen Preisen über ein Preisschema.................. 141

6.3.5.2. Kombination von fixem Preis und Preisschema...................................... 142

6.3.6. Erstellen einer Stückliste mit Preisschema.................................................. 142

6.4. Kalkulation über Stücklisten .......................................................................... 144

6.4.1. Kalkulation in der Stücklistenposition........................................................... 144

6.5. Seriennummernverwaltung............................................................................. 145

6.5.1. Artikel mit Seriennummer ............................................................................ 145

6.5.1.1. Seriennummernverwaltung..................................................................... 145

6.5.2. Seriennummern-Artikel mit Komponenten................................................... 145

6.5.2.1. Einkauf von Seriennummern-Artikeln mit Komponenten........................ 146

6.5.2.2. Seriennummernerfassung....................................................................... 147

7. LAGERVERWALTUNG............................................................................................ 148

7.1. Datanorm........................................................................................................... 148

7.2. Artikelpostenzugänge / Artikepostenabgänge.............................................. 148

7.3. Nebenkosten..................................................................................................... 150

7.3.1. Nebenkosten-Zuordnung vorbereiten.......................................................... 151

7.3.1.1. Lagerzugänge finden............................................................................... 152

7.3.1.2. Kosten verteilen....................................................................................... 153

7.3.1.3. Nebenkosten buchen.............................................................................. 154

7.3.2. Nebenkostenzuordnung bearbeiten............................................................. 154

7.3.3. Nebenkosten-Verteilung.............................................................................. 155

7.4.Wareneingang ................................................................................................... 157

7.4.1. Maske Wareneingang ................................................................................. 157

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7.4.2. Erfassen einer Warenannahme für eine Bestellung....................................158

7.4.3. Erfassen einer Warenannahme für eine Rücklieferung...............................158

7.4.4. Erfassen einen Warenannahme ohne ESS-Beleg....................................... 160

7.4.5. Wareneingang buchen................................................................................. 161

7.5. manuelle Lagerbewegung ............................................................................... 162

7.5.1. Umlagerung.................................................................................................. 162

7.5.1.1. Artikel umlagern...................................................................................... 163

7.5.1.2. Verpackung eines Warenbestandes ändern (Umverpacken)................. 163

7.5.2. Lagerzugang ............................................................................................... 164

7.5.3. Lagerabgang ............................................................................................... 165

7.6. Bestandsauskunft............................................................................................. 166

7.7. Reservieren....................................................................................................... 168

7.7.1. reservierbarer Bestand................................................................................. 168

7.7.2. Reservieren eines Belegs............................................................................ 169

7.8. Bedarfsermittlung............................................................................................. 170

7.8.1. Bedarfsermittlung vorbereiten...................................................................... 170

7.8.2. Bestellvorschläge erzeugen......................................................................... 171

7.8.3. Bestellvorschläge bearbeiten....................................................................... 173

7.8.4. Produktionsvorschläge erzeugen................................................................. 175

7.8.5. Produktionsvorschläge bearbeiten............................................................... 176

7.8.6. gespeicherte Bestell- und Produktionsvorschläge....................................... 177

7.9. Kommissionierung von Artikeln..................................................................... 178

7.9.1. Kommissionslauf vorbereiten....................................................................... 178

7.9.2. Kommissionslauf bearbeiten........................................................................ 179

7.9.2.1. Kommission abschließen........................................................................ 180

7.9.2.2. Artikel einzeln umbuchen........................................................................ 181

7.9.3. Kommission zurücksetzen........................................................................... 181

7.9.4. Lieferscheine erstellen................................................................................. 182

7.9.4.1. über alle kommissionierten Aufträge....................................................... 182

7.9.4.2. für einzelne kommissionierte Aufträge.................................................... 183

7.9.5. Lieferscheine drucken.................................................................................. 183

7.10. Inventur............................................................................................................ 184

7.10.1. Inventur vorbereiten................................................................................... 184

7.10.2. Inventur erfassen....................................................................................... 185

7.10.3. Inventur buchen......................................................................................... 186

7.10.4. Drucken einer Inventurzählliste.................................................................. 187

7.10.5. Durchführen einer Inventur........................................................................ 187

7.10.6. Zurücksetzen einer Inventur ..................................................................... 187

7.11. Artikelauswertungen...................................................................................... 188

8. PRODUKTION ......................................................................................................... 189

8.1. Betriebsauftrag................................................................................................. 189

8.1.1. Anlegen eines Betriebsauftrags................................................................... 190

8.1.2. Freigabe eines Produktionsauftrags............................................................ 191

8.2. Produktionsauftrag........................................................................................... 192

8.2.1. Prüfen der Produktionsfähigkeit des Artikels............................................... 194

8.2.2. Reservieren der Produktionskomponenten.................................................. 194

8.2.3. Umbuchen der Produktionskomponenten.................................................... 194

8.2.4. Produktionspositionen.................................................................................. 195

8.2.5. Artikel produzieren....................................................................................... 196

9. WIEDERVORLAGE.................................................................................................. 197

9.1. Maskenzuordnungen vorgeben...................................................................... 197

9.2. Kategorien......................................................................................................... 199

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9.3. Gruppen und Gruppentypen .......................................................................... 200

9.4. Maske Wiedervorlagen und Termine............................................................. 202

9.4.1. Feldbeschreibungen..................................................................................... 202

9.4.2. Wiedervorlagen............................................................................................ 204

9.4.3. Termine........................................................................................................ 204

9.4.4. Wiedervorlage/Termin zuweisen.................................................................. 204

9.4.5. Nachricht ohne Datensatz-Anhang versenden............................................ 204

9.4.6. Nachricht mit Datensatz-Anhang versenden...............................................205

9.4.7. Verknüpfte Wiedervorlagen und Termine.................................................... 205

9.4.8. Kalenderdarstellung..................................................................................... 206

9.4.9. Übersichtsmaske Wiedervorlagen und Termine ....................................... 207

10. ZEITERFASSUNG.................................................................................................. 210

10.1. Stammdaten verwalten................................................................................... 210

10.1.1. Erfassen des Arbeitszeitstammes.............................................................. 210

10.1.2. Feiertage pflegen....................................................................................... 212

10.1.3. Tätigkeiten zur Zeiterfassung verwalten.................................................... 213

10.1.4. Stundenerfassung Gesamt........................................................................ 214

10.1.5. Ermitteln fehlender Arbeitszeiten............................................................... 214

10.2. Urlaubsverwaltung......................................................................................... 215

10.2.1. Erfassen des Jahresurlaubsanspruchs...................................................... 215

10.2.2. Urlaubstage beantragen............................................................................ 217

10.2.3. Urlaubstage buchen................................................................................... 217

10.2.4. Urlaubsplanung gesamt............................................................................. 217

10.3. Zeiterfassung Mitarbeiter .............................................................................. 218

10.3.1. Stundenerfassung...................................................................................... 218

10.3.2. Urlaubsplanung.......................................................................................... 219

10.3.3. Übersicht Stundenerfassung...................................................................... 220

10.4. Auswertungen Zeiterfassung........................................................................ 220

11. BEREICH EINKAUF............................................................................................... 222

11.1. Einkaufstypen................................................................................................. 222

11.2. Nebenkosten................................................................................................... 222

11.3. Anzahlungen .................................................................................................. 222

11.4. Anfrage............................................................................................................ 223

11.4.1. Anfrage- bzw. Bestelltyp............................................................................ 225

11.4.2. Anlegen einer Anfrage .............................................................................. 226

11.4.3. Feldbeschreibungen der Maske Anfragepositionen ................................. 227

11.4.4. Anlegen einer Anfrageposition .................................................................. 229

11.4.5. Freigeben einer Anfrage ........................................................................... 229

11.5. Bestellung....................................................................................................... 230

11.5.1. Feldbeschreibungen der Maske Bestellung .............................................. 230

11.5.2. Anlegen einer Bestellung .......................................................................... 232

11.5.3. Feldbeschreibungen der Maske Bestellposition .......................................233

11.5.4. Anlegen einer Bestellposition .................................................................... 236

11.6. EK-Lieferung................................................................................................... 237

11.6.1. über die Maske Wareneingang.................................................................. 237

11.6.2. aus der Maske Bestellung.......................................................................... 237

11.6.3. EK-Rücklieferung....................................................................................... 237

11.7. EK-Rechnung.................................................................................................. 239

11.7.1. Bezugskosten erfassen.............................................................................. 239

11.7.1.1. über die Maske Nebenkosten .............................................................. 239

11.7.1.2. über das Feld Versandart / Kosten ......................................................239

11.7.2. Erstellen einer EK-Rechnung..................................................................... 241

Release 6/1 Benutzerhandbuch 6

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11.7.3. Erstellen einer Anzahlung.......................................................................... 241

11.7.4. Gutschrift einer EK-Rechnung .................................................................. 241

11.7.5. Teilgutschrift einer EK-Rechnung.............................................................. 242

11.8. EK Sammelrechnung ..................................................................................... 243

11.8.1. Übernehmen aller angezeigten Bestellungen............................................ 244

11.8.2. Übernehmen einer gesamten Bestellung .................................................. 244

11.8.3. Übernehmen einzelner Bestellpositionen..................................................245

11.8.4. Löschen der übernommenen Positionen................................................... 245

11.8.5. Löschen einer einzelnen übernommenen Position ................................... 245

11.8.6. Suchen einer 'erledigten' Rechnung.......................................................... 246

11.9. Liefermahnung................................................................................................ 247

11.9.1. Liefermahntexte......................................................................................... 247

11.9.2. Liefermahnung vorbereiten........................................................................ 247

11.9.3. Liefermahnungen bearbeiten..................................................................... 249

11.9.4. Liefermahnung drucken............................................................................. 249

12.BEREICH VERKAUF............................................................................................... 251

12.1. Verkaufstypen................................................................................................. 251

12.2. Nebenkosten................................................................................................... 251

12.2.1. Standardwerte anlegen.............................................................................. 252

12.2.2. Anlegen von Versand-/Transportkosten....................................................253

12.2.2.1. Aufschlagsart fix.................................................................................... 253

12.2.2.2.Aufschlagsart gestaffelt.......................................................................... 254

12.2.3. Anlegen einer Versandversicherung.......................................................... 256

12.2.4. Anlegen von Verpackungskosten.............................................................. 257

12.2.5. Anlegen von Zusatzkosten......................................................................... 258

12.2.6. Anlegen von Nebenkosten-Standardwerten beim Debitor......................... 258

12.3. Angebot........................................................................................................... 260

12.3.1. Angebots- bzw. Auftragstyp....................................................................... 265

12.3.2. Anlegen eines Angebots .......................................................................... 266

12.3.3. Anlegen einer Angebotsposition................................................................ 268

12.3.4. Erstellen eines Auftrags aus einem Angebot ............................................ 269

12.4. Auftrag............................................................................................................. 270

12.4.1. Anlegen eines Auftrags ........................................................................... 270

12.4.2. Feldbeschreibungen der Maske Auftragspositionen ................................. 271

12.4.3. Anlegen einer Auftragsposition.................................................................. 274

12.4.3.1. Kunden-Artikelnummer aus dem Angebot/Auftrag anlegen.................. 274

12.4.3.2. Anlegen eines Betriebs- oder Produktionsauftrags aus dem

Kundenauftrag...................................................................................................... 277

12.4.4. Anlegen eines Auftrags für eine Gutschrift................................................278

12.5. Lieferung erstellen.......................................................................................... 280

12.5.1. aus der Maske Aufträge............................................................................. 280

12.5.2. aus der Maske Kommissionslauf............................................................... 280

12.6. Erstellen einer Rücklieferung........................................................................ 280

12.6.1. aus der Maske Wareneingang .................................................................. 280

12.6.2. aus der Maske Aufträge............................................................................. 281

12.6.3. Stornieren eines VK-Lieferbelegs.............................................................. 281

12.7. VK-Sammellieferung....................................................................................... 282

12.8. Rechnung erstellen........................................................................................ 285

12.8.1. ...aus einem Auftrag .................................................................................. 285

12.8.2. ...aus einem Lieferschein .......................................................................... 285

12.8.3. Maske Rechnungen................................................................................... 286

12.8.4. Erstellen einer Rechnung über den Lieferschein....................................... 288

12.8.5. Erstellen einer Rechnung aus dem Auftrag............................................... 288

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12.8.6. Erstellen einer Teilrechnung...................................................................... 289

12.9. Gutschrift einer VK-Rechnung...................................................................... 290

12.9.1. Gesamtrechnungs-Gutschrift..................................................................... 290

12.9.2. Erstellen einer Gutschrift für eine erledigte Rechnung ............................. 290

12.9.3. Gutschrift eines Teilbetrags....................................................................... 290

12.9.4. Gutschrift der Nebenkosten....................................................................... 292

12.10. Erzeugen einer Sammelrechnung .............................................................. 294

12.10.1. Übernehmen aller angezeigten Aufträge................................................. 295

12.10.2. Übernehmen eines gesamten Auftrags .................................................295

12.10.3. Übernehmen einzelner Auftragspositionen.............................................. 296

12.10.4. Löschen der übernommenen Positionen................................................. 296

12.10.5. Löschen einer einzelnen übernommenen Position ................................. 296

12.11. Anzahlungen................................................................................................ 297

12.11.1. Definieren einer Anzahlung ..................................................................... 297

12.11.2. Erstellen einer Anzahlungsrechnung....................................................... 299

12.11.3. Erstellen einer Schlußrechnung............................................................... 299

12.12. Drucksprache................................................................................................ 300

12.13. Rechnungen in ausländischer Währung.................................................... 301

12.14. Kassenverkauf.............................................................................................. 301

12.14.1. Kontenvorgaben in den Mandanteneinstellungen................................... 302

12.14.2. Vorgabe von Zahlungsarten..................................................................... 302

12.14.3. Ablauf des Kassenverkaufs..................................................................... 303

12.14.3.1. Kassenverkauf mit Zahlung ................................................................ 303

12.14.3.2. Automatische Buchungen bei Zahlung...............................................304

12.14.4. Kassenverkauf mit Anzahlung ................................................................ 304

12.14.4.1. Automatische Buchungen bei Anzahlung...........................................305

12.14.5. Kassenverkauf für Restzahlung............................................................... 305

12.14.5.1.Automatische Buchungen bei Restzahlung.........................................306

12.15. Auswertungen Verkauf................................................................................. 307

12.15.1. Offene Rechnungen................................................................................. 307

12.15.2. Offene Posten Debitoren......................................................................... 308

12.15.3. Kontennachweis Debitoren...................................................................... 308

12.15.4. Offene Aufträge........................................................................................ 308

12.15.5. Umsatzübersicht...................................................................................... 308

13. BEREICH BUCHHALTUNG................................................................................... 309

13.1. Direktbuchen auf Konten............................................................................... 309

13.1.1. Maske Buchungserfassung........................................................................ 309

13.1.1.1. Standardbuchung.................................................................................. 309

13.1.1.2. Stapelbuchung...................................................................................... 310

13.1.1.3. Splittbuchung......................................................................................... 310

13.1.1.4. Rechnung ausgleichen.......................................................................... 314

13.1.1.5. Erzeugen offener Posten...................................................................... 315

13.2. Stornieren einer Buchung.............................................................................. 319

13.3. Suchen einer 'erledigten' Buchung............................................................... 320

13.4. Kontenposten.................................................................................................. 320

13.5. Auswertungen................................................................................................. 321

Release 6/1 Benutzerhandbuch 8

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

1. Vorwort

Über dieses Handbuch

Diese Handbuch soll eine Einführung in die Bedienung und Funktionalität des Enterprise

Solution Servers darstellen.

Es soll das Erfassen von Stammdaten und deren Bedeutung, sowie die Bearbeitung von

Geschäftsvorfälle mit dem Enterprise Solution Server beschreiben.

Konventionen

In diesem Handbuch benutzen wir folgende typographische Konventionen:

K

APITÄLCHEN

Diese Schriftart wird für Maskennamen und Konfigurationsparameter verwendet.

Kursivschrift

Wird für Datei- und Feldnamen verwendet, deren Text sich ändern kann, sowie für

Aktionen

'Feldinhalte'

Feldinhalte werden in ' ' dargestellt

<ESSUSER>

bezeichnet den Linux-Benutzer, unter dessen Berechtigung der Enterprise- Solution

Server läuft.

<ESSHOME> bezeichnet das Heirnatverzeichniss des < ESSUSER> ' s

Release 6/1 Benutzerhandbuch 9

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

2. Einführung

Der Enterprise Solution Server (ESS) ist ein betriebswirtschaftliches Standardprogramm auf Basis von LINUX, das auf die Bedürfnisse moderner, netzwerkorientierter

Unternehmen zugeschnitten ist. Die Zielsetzung bei der Entwicklung des ESS war, ein flexibles Werkzeug zu schaffen, das bereits einen Großteil der Standardanforderungen heutiger Unternehmen abdeckt, das sich aber zusätzlich an die noch offenen firmenspezifische Bedingungen anpassen lässt und für zukünftige Weiterentwicklungen entsprechenden Spielraum zur Verfügung stellt. Es wurde besonders darauf Wert gelegt, ein einheitliches, intuitives, sprach- und währungsunabhängiges Maskenkonzept zu erarbeiten, das den modernen Anforderungen einer graphischen Benutzeroberfläche gerecht wird und durch Verwendung von JAVA plattformunabhängig verfügbar ist. Die dadurch automatisch gewonnene Internet- /Intranetoperabilität machen ESS zu einem modernen und zukunftsorientierten Softwarepaket. Aufgrund seiner Flexibilität ist ESS daher für den langfristigen Einsatz in jeder Unternehmensart und -größe besonders gut geeignet.

Das Konzept des ESS basiert auf einer 3-Schichten-Architektur mit einer leistungsfähigen SQL-Datenbank, einem performanten Applikationsserver und der plattformunabhängigen Benutzeroberfläche im WEB-Browser. Der Vorteil dieses

Konzepts liegt auf der einen Seite in dem minimalen Installations und Pflegeaufwand, da als einzige Voraussetzung ein JAVA-fähiger WEB-Browser als Front-End zur Verfügung stehen muss. Solche WEB-Browser (z.B. Netscape Communicator oder MS Internet

Explorer) gehören inzwischen zum Standardlieferumfang der gängigsten

Betriebssysteme (Linux, MacOS, Win95/98/NT/2000/ ... ). Auf der anderen Seite bietet sich dadurch die Möglichkeit Multimedia-Daten in die Anwendung einzubinden oder die

Applikation in eine evtl. schon vorhandene Intranet- oder WWW-Infrastruktur zu integrieren.

Durch die generelle Verfügbarkeit des Anwendungsquellcodes und der Möglichkeit die

Entwicklungswerkzeuge zu lizensieren, lassen sich firmenspezifische Masken- und

Programmanpassungen nicht nur von autorisierten Systemhäusern vornehmen. Mit der speziellen 4GL-Programmiersprache lassen sich zusätzlich, beliebige firmenspezifische

Auswertungen und Dokumente datenbankunabhängig sowohl in PostScript als auch in

PDF (Portable Document Format) erzeugen. Diese können dann entweder lokal ausgedruckt oder direkt an einen Netzwerkdrucker geschickt werden. Zusätzlich können solche Dokumente auch automatisch per Fax oder Email versendet werden oder über ein im WEB-Browser konfiguriertes Plug-In-Modul (z.B. Acrobat) clientseitig weiterverarbeitet oder ebenfalls gedruckt werden.

Der Zugang zum System erfolgt über einen dreistufigen Zugangs-Mechanismus des

HTTP-Servers. Die Übertragung der Daten erfolgt bei der JAVA-Verbindung generell verschlüsselt.

Die Funktionalität der Anwendung umfasst standardmäßig folgende Bereiche:

1. Basisfunktionalität:

Keine Clientinstallation notwendig. Die Anwendung läuft als Applet (ca. 200KB) in den

gängigsten WEB-Browsern auf allen Plattformen (Voraussetzung ist ein JAVA-fähiger

WEB-Browser)

Durch die offene Struktur können Fremdapplikationen mit dem System Daten auf einfache Weise austauschen (PERL-Modul)

Durchgängige Funktionstastenunterstützung

Release 6/1 Benutzerhandbuch 10

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Einheitliches Layout und einheitliche Bedienbarkeit aller Masken (gleiche Menuleiste mit gleichen Funktionen an derselben Stelle)

Alle Felder einer Maske lassen sich für Suchfunktionen nutzen (z.B. alle Adressen, aus dem Postleitzahlenbereich 8 , die auch eine Emailadresse haben)

Firmenspezifische Konfigurationsmöglichkeit für Schnellsuchmechanismus (z.B. kann eine Rechnungsadresse in der Auftragsmaske mit "M%,%er,%dorf" gesucht werden, eine Liste zeigt dann alle Adressen, deren Firmenbezeichnung mit "M" anfängt, dessen Ansprechpartner mit "er" aufhört und aus einem Ort stammt der mit "dorf" endet)

Benutzerspezifische Darstellung von Listen und Übersichten unter Verwendung der

Suchfunktion

Umschaltbare Darstellung aller Masken zwischen Listenansicht und Detailansicht. Alle

Funktionen der Oberfläche lassen sich auch als Batchjob automatisiert ausführen

(z.B. automatisierter Abgleich der Währungsumrechnungskurse)

Die meisten Datensätze kann man mit Zusatztexten und/oder beliebig vielen Notizen verknüpfen (Buttonfarbe ändert sich).

Verknüpfte Masken lassen sich per Maus-Klick erreichen (Only-One -Click-Away).

Falls nicht vorhanden können Daten in diesem Moment angelegt und übernommen werden, man muss die Maske nicht erst verlassen um in die Stammdatenverwaltung zu wechseln.

Es lassen sich beliebig viele Benutzer verwalten

Benutzer- und Gruppenberechtigungsmechanismus bis auf Feld- und Funktionsebene

Maskendarstellung in unterschiedlichen Sprachen und Währungen nach

Benutzereinstellung

Ein Benutzer kann einem Kunden oder Lieferanten zugeordnet sein, und sieht somit nur entsprechende Datensätze

Startmaske kann benutzerspezifisch konfiguriert werden

Jeder Benutzer kann bis zu zwei zusätzliche lizenzfreie Sessions öffnen

Konfigurierbarer Timeout zum automatischen Logout (Lizenz soll freigegeben werden wenn ein Benutzer eine bestimmte Zeit nichts getan hat)

Unterschiedliche Farbdarstellung für Datensätze in Listenansicht je nach Status

(erfasst, in Arbeit, erledigt)

Benutzereingaben werden erst nach Benutzeraktivierung als Datensatz gespeichert

(nicht nach jeder Feldbestätigung)

Alle Stammdaten lassen sich per Import/Export-Schnittstelle einfach ein- bzw. auslesen

Alle Dokumente lassen sich per Benutzereinstellung an unterschiedliche

Ausgabemedien (jeweils mit oder ohne Briefkopf/ Firmenlogo) versenden:

+ als Preview auf dem Arbeitsplatz/Monitor

+ direkt auf einen im Netz angeschlossenen Drucker

+ per Email an die in der Dokumentenadresse hinterlegten Emailadresse

+ per Fax an die in der Dokumentenadresse hinterlegeten Faxnummer

+ zur Weiterverarbeitung an z.B. ein Dokumentenmanagementsystem

2. Basisfunktionalität Buchhaltung

Der modifizier- und erweiterbarere Kontenrahmen lässt sich bei der Installation auf

SKR03 oder SKR04 voreinstellen. Alle Buchungen werden mit entsprechenden

Verknüpfungn zum Ursprungsbeleg abgelegt und lassen sich damit sehr elegant nachvollziehen. Umsatzsteuer und Vorsteuercodes lassen sich mit entsprechenden

Kontenverknüpfungen hinterlegen. Dabei wird zwischen steuerpfl. Inlands-, steuerfl.

EU-, steuerfreien EU- und Auslandgeschäften unterschieden. Beim Erfassen von

Buchungsbelegen lassen sich unterschiedlichen Nummernkreise für z.B. Bank, Kasse,

Gehalt, ... auswählen. Konten lassen sich über Kostenarten gruppieren und mit entsprechenden Budgets belegen. Buchungs- belege können in beliebigen

Release 6/1 Benutzerhandbuch 11

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Währungen erfasst werden und werden dann mit den hinterlegten Währungsfaktoren automatisch umgerechnet. Alle Buchungsbelege lassen sich einfach duplizieren und somit als Buchungsvorlage verwenden. Bei allen Belegen, die Buchungen in der

Finanzbuchhaltung auslösen (Buchungserfassung, Auftrag, Bestellung, ...) können entspr. budgetierbare Kostenstellen und Kostenträger hinterlegt werden. Aus den erfassten Buchung- belegen lassen sich entspr. Dateien für den elektronischen

Zahlungsverkehr (DTAUS-Inland) erstellen. Ein Zahlungsvorschlagsmechanismus unterstützt den Sachbearbeiter bei dem Erstellen von zusammengefassten Zahlungen und dem Drucken eines Zahlungsavis. Mit dem 4 stufiges Mahnwesen können sowohl

Mahngebühren als auch Verzugszinsen berechnet und verwaltet werden, wobei diese erst bei entspr. Zahlungseingang automatisch auf die hinterlegten Konten gebucht werden. Da alle relevanten Buchungen mit entsprechenden Steuerinformationen gekennzeichnet werden, lässt sich aus dem System monatlich oder vierteljährlich einen OFD-zertifizierte Umsatzsteuervoranmeldung generieren, die direkt an das zuständige Finanzamt gesendet werden kann. Mit dem Durchführen von

Monatsabschlüssen lassen sich entsprechende Kennzahlen in Form einer Monats-

Bilanz/Monats-GuV speichern. Die Zeiträume werden jedoch durch das Verbuchen eines Monatsabschlusses nicht gesperrt, so daß auch außerplanmäßlige Buchungen sich noch korrekt einbuchen lassen. Erst beim Durchführen eines Jahresabschlussen und dem Erzeugen einer Jahresabschlußbilanz bzw. einer Jahres-GuV wird der abgschlossene Zeitraum für weitere Buchungen gesperrt. Zur Übergabe der Stamm- und Buchungsdaten an z.B. den Steuerberater steht eine DATEV-Schnittstelle zu

Verfügung. Eine konfigurier- und parametrisierbare Kosten- und Ertragsauswertung

(BWA) kann aber auch zu jedem Zeitpunkt und für jeden Zeitraum auch bezogen auf eine oder mehrere Kostenstellen aus dem System erzeugt werden. Wie bei der

Kosten- und Ertragsauswertung lassen sich zu jedem Zeitpunkt und für beliebige

Zeiträume entsprechende Auswertungen wie z.B. Kontenblatt, Saldenliste,

Rechnungsausgangs-/-eingangsbuch oder offene Posten (Debitoren/Kreditoren) erzeugen.

3. Basisfunktionalität Kostenstellen/Kostenträger

Mit der Kostenstellen- und Kostenträgerverwaltung können Budgets auf Kostenstellen und Kostenträgern verwaltet werden. Durch die Angabe entspr. Kostenstellen bzw.

Kostenträgern in Bestellungen und Aufträgen werden beim Buchen der jeweiligen

Rechnung entsprechende Kostenstellen und Kostenträgerbuchungen vorgenommen bzw. schon beim Erfassen der Bestell- position entsprechende Budgetprüfungen vorgenommen.

4. Basisfunktionalität Adressverwaltung

Adressen lassen sich mit enstp. Adresskennzeichen (z.B. Branchencodes) verwalten.

Zu jeder Adresse können beliebig viele Kontaktdatensätze hinterlegt werden. In einem

Kontaktdatensatz kann eine Verknüpfung zu einem beliebigen Dokument (z.B. Word-

Dokument, AutoCad-Zeichnung, Exel-Tabelle, Textdatei, ... - durch Auslösen des

Links wird automatisch die entspr. Anwendung gestartet) hinterlegt sein. Mit einer

Adresse können beliebig viele weitere Adressen verknüpft sein (Ansprechpartner,

Liefer-, Rechnungsadresse, zuständiger Vertriebspartner, ...). Es existieren entspr.

Verknüpfungen zur Kunden-, Lieferanten-, Angebots-, Auftrags- und

Bestellverwaltung, sowie zum Wiedervorlage- und Terminmechanismus.

5. Basisfunktionalität Kundenverwaltung

Bei der Kundenverwaltung können unter pro Kunde offene-Posten-Limits,

Finanzbuchhaltungsinformationen, Fakturierungswährung, Zahlungsziel und

Release 6/1 Benutzerhandbuch 12

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Zahlungsart verwaltet werden. Über die Verknüpfung mit der Adressverwaltung lassen sich beliebig viele Adressen mit unterschiedlichem Kennzeichen pro Kunden hinterlegen (als Vorschlagswerte lassen sich Auftrags-, Rechnungs- und

Lieferadresse direkt zuordnen). Es gibt die Möglichkeit artikelgruppen- und kundengruppenbezogene Mengenrabattstaffeln sowie Preis- und Sonderpreis- listen mit Währungszuordnung, Gültigkeitszeitraum und Mengenstaffel zu verwalten. Für jeden Kunden lassen sich Textbausteine für Angebot, Auftrag, Lieferschein und

Rechnung hinterlegen. Es existieren entspr. Verknüpfungen zu den jeweiligen

Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen, Rechnungen, Kontakten, Rabattstaffeln und

Bankinformationen. Als parametriesierbare Kundenauswertungen stehen z.B.

Umsatzauswertung, offene Posten, Kontennachweis oder offene Aufträge zur

Verfügung.

6. Basisfunktionalität Angebots- und Auftragswesen

Angebote können in beliebigen Währungen unter Berücksichtigung entspr. Preislisten,

Preiszuordnungen, Rechnungs- und Mengenrabatten erfasst werden. Kopf und

Fußtexte lassen sich pro Kunde/Artikel/Tätigkeit hinterlegen und in dem Angebot entsp. modifizieren. Aus einem Angebot lässt sich per Maus-Klick ein Auftrag erstellen, der dann per Maus-Klick eine Lieferung, Teillieferung, Rechnungs- oder

Teilrechnungsstellung auslöst. Das Angebot ist mit den daraus erzeugten Aufträgen und ggf. mit dem Wiedervorlage- und Terminmechanismus verknüpft. Aufträge sind mit dem jeweiligen Angebot, ggf. verknüpften Bestellungen, gebuchten Liefer- und

Rücklieferungen sowie Rechnungen und Gutschriften verknüpft. An jedem Auftrag bzw, an jeder Auftragsposition lassen sich Werte für Kostenstelle und Kostenträger hinterlegen, um enstprechende Auswertungen (z.B. Profitcenter- bzw.

Kostenstellenauswertung) zu ermöglichen. In den jeweiligen Masken können firmenspezifische Dokumente wie Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein oder

Rechnung angezeigt, gedruckt oder versendet werden.

7. Basisfunktionalität Lieferantenverwaltung

Bei der Lieferantenverwaltung können pro Lieferant offene-Posten-Limits,

Finanzbuchhaltungsinformationen, Fakturierungswährung, Zahlungsziel und

Zahlungsart verwaltet werden. Über die Verknüpfung mit der Adressverwaltung lassen sich beliebig viele Adressen mit unterschiedlichem Kennzeichen an dem Lieferanten hinterlegen (als Vorschlagswerte lassen sich Bestell-, Rechnungs- und Lieferadresse direkt zuordnen). Es gibt die Möglichkeit artikelgruppen- und lieferantengruppenbezogene Mengenrabattstaffeln sowie Preis- und Sonderpreislisten mit Währungszuordnung, Gültigkeitszeitraum und Mengenstaffel zu verwalten. Für jeden Lieferanten lassen sich Textbausteine für Anfrage, Bestellung,

Einkaufslieferschein und Einkaufsrechnung hinterlegen. Es existieren Verknüpfungen zu den jeweiligen Anfragen, Bestellungen, Lieferscheinen, Rechnungen, Kontakten,

Rabattstaffeln und Bankinformationen.

Als parametriesierbare

Lieferantenauswertungen stehen z.B. Umsatzauswertung, offene Posten,

Kontennachweis oder offene Bestellungen zur Verfügung.

8. Basisfunktionalität Anfrage- und Bestellwesen

Anfragen können in beliebigen Währungen unter Berücksichtigung von Preislisten,

Preiszuordnungen, Rechnungs- und Mengenrabatten erfasst werden. Kopf und

Fußtexte lassen sich pro Lieferant/Artikel/Tätigkeit hinterlegen und in der Anfrage modifizieren. Aus einer Anfrage lässt sich per Maus-Klick eine Bestellung erstellen, die dann per Maus-Klick eine Eingangs-, Eingangsteillieferung, Eingangs- oder

Eingangsteilrechnung auslöst. Die Anfrage ist mit den daraus erzeugten Bestellungen

Release 6/1 Benutzerhandbuch 13

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

und ggf. mit dem Wiedervorlage- und Terminmechanismus verknüpft. Bestellungen sind mit derjeweiligen Anfrage, gebuchten Liefer- und Rücklieferungen sowie

Rechnungen und Gutschriften verknüpft. An jeder Bestellung bzw, an jeder

Bestellposition lassen sich Werte für Kostenstelle und Kostenträger hinterlegen, um enstprechende Auswertungen (z.B. Profitcenter- bzw. Kostenstellenauswertung) zu ermöglichen. Die ggf. hinterlegten Budgets der Kostenstelle oder Kostenträger, potentiell auch in Kombination mit einer Kostenart, werden beim Anlegen der

Bestellung entsprechend geprüft. In den jeweiligen Masken können firmenspezifische

Dokumente wie Anfrage, Bestellung, Eingangslieferschein oder Eingangsrechnung angezeigt, gedruckt oder versendet werden.

9. Basisfunktionalität Artikel- und Lagerverwaltung

Die Artikel- und Lagerverwaltung ist vollständig in die Bereiche Einkauf, Verkauf und

Finanzbuchhaltung integriert. Beim Buchen von Eingangs- oder Ausgangslieferungen werden dabei die entsprechenden Lagerbuchungen automatisch vorgenommen.

Gegebenenfalls werden beim Buchen der Lagerbewegungen auch automatisch entsprechende Buchungen in der Finanzbuchhaltung vorgenommen, so dass in der

Finanzbuchhaltung entsprechende Bestands- und Bestandveränderungskonten mitgeführt werden können. Unabhängig davon kann man zu jedem Zeitpunkt eine parametrisierbare Inventur durchführen, bei der die jeweiligen Lager- und

Artikelbestände als Sollbestand vorgeschlagen und als Istbestand eingebucht und ggf. neu bewertet werden können (permantente Inventur). Beim Buchen von

Lagerbewegungen kann zusätzlich ein Lagerort (chaotische Lagerverwaltung) und ein artikelspezifisches Merkmal (Chargenverwaltung) mitgeführt werden. Die Warenzu- und -abgänge werden mit entsprechenden Verknüpfungen zu den jeweiligen

Ursprungsdokumenten (Lieferschein, Lagerbeleg, Inventurbuchung, ...) hinterlegt.

Durch den Zusammenhang zwischen Warenabgang und Warenzugang lässt sich der

Warenfluss durchs Lager genau nachvollziehen. Über einen Preis- und

Sonderpreislisten- mechanismus lassen sich Kunden- und/oder Lieferantenspezifische

Preise in unterschiedlichen Währungen und Mengenstaffeln hinterlegen. Daneben lassen sich auch kunden-/lieferantenabhängige Informationen wie

Lieferanten-/Kundenartikelnummer und - bezeichnung, direkte Preiszuordnung,

Lieferzeit, abweichende Verpackungseinheit, ... hinterlegen. Über Artikel- rabattgruppen lassen sich beliebige Mengenrabattstaffeln für die jeweiligen

Lieferanten-/Kundenrabattgruppen einrichten. Neben der Möglichkeit Artikel entsprechend zu gruppieren, kann man an einem Artikel unter anderem zusätzliche freidefinierbare Kennzeichen, eine Bilddatei (wird im Artikelstammblatt und in der

Angebots, Auftrags, Anfrage und Bestellposition angezeigt), und eine Verknüpfung zu einem Fremdanwendungsdokument (Word, AutoCAD, Film, PDF, ... - die Anwendung wird bei Doppelklick auf den Feldtitel automatisch gestartet) hinterlegen. Unter

Berücksichtigung des Lagerbestandes, eines Mindestlager- bestandes und des noch offene Bestell- und Auftragsbestandes lassen sich vom System entsprechende parametrisiebare Bestellvorschläge generieren. Es existieren entspr. Verknüpfungen zu Stücklisten, Seriennummern, Artikelproduktion/-zerlegung, Zugang- und

Abgangsposten, Lieferanten-/ Kundeninformation und zu Artikelauswertungen. Als parametrisierbare Auswertungen stehen z.B. Artikelumsatz, Deckungsbeitrag,

Artikelbewegung zur Verfügung.

10.Basisfunktionalität Seriennummernverwaltung

Beim Buchen von Artikelbewegungen kann kennzeichengesteuert die Erfassung einer oder mehrerer Seriennummern erzwungen werden (mehrere Seriennummern pro

Auftragsposition/Lieferscheinposition). Jede Seriennummernbuchung ist nach der

Release 6/1 Benutzerhandbuch 14

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Warenbuchung mit der entsprechenden Artikelbewegung und damit mit dem dazugehörigen Ursprungsbeleg verknüpft.

11.Basisfunktionalität Stücklisten und Produktion

Eine Stückliste kann sowohl aus Artikeln, als auch aus Tätigkeiten, ggf. auch in

Verbindung mit entsprechenden Ressourcen (Artikel, Mitarbeiter, Fremdadresse) bestehen. Diese Stücklistenpositionen können mit entsprechenden Kennzeichen zur

Drucksteuerung oder Fixmengenberechnung belegt werden. Eine Stückliste kann an einem oder mehreren Artikeln hinterlegt werden und wird dadurch automatisch in eine

Angebots- oder Auftragspositionen übernommen, kann dort nochmals überschrieben werden und liegt dann als Verknüpfung zu der jeweiligen Stückliste vor. Durch eine

Verknüpfung aus der Angebot- bzw. Auftragsposition in einen Betriebsauftrag kann dort die Stückliste entfaltet und unabhängig von der ursprünglichen Stückliste modifiziert oder erweitert werden. Daraus ergibt sich eine angebots- bzw. auftragsspezifische Kalkulation sowohl des Herstellungs- als auch des

Verkaufspreises, der ggf. in das Angebot bzw. in den Auftrag übernommen werden kann. Bezogen auf einen solchen Betriebsauftrag können eine oder mehrere

Fertigmeldungen angelegt werden, in denen der entsprechende Material- und

Ressourcenverbrauch als Soll- und Istwert vorgeschlagen wird bzw. erfasst werden kann (Vor-/Nachkalkulation). Beim Verbuchen der Fertigmeldung werden dann die enstprechenden Artikelbuchungen vorgenommen. In den jeweiligen Masken können firmenspezifische Dokumente wie Betriebsauftrags oder Fertigmeldung angezeigt, gedruckt oder versendet werden.

12.Basisfunktionalität Zeiterfassung

Mit der Zeiterfassungsmaske können Benutzer des Systems Arbeitszeiten erfassen oder über eine Stempeluhr erfasste Daten einlesen, und diese im Vergleich mit einem vorgegebenen Muster auswerten.

Sonder- oder Fehltage können im Voraus erfasst werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 15

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3. Allgemeine Informationen

3.1. Grundlegende Arbeitsweise

Generell werden Datensätze nur bei Betätigung eines Datenbank-Buttons (Einfügen,

Ändern, Löschen) modifiziert. Das bedeutet, dass neue Datensätze grundsätzlich mit dem Einfüge-Button hinzugefügt werden müssen, Änderungen von vorhandenen

Datensätzen generell mit dem Ändern-Button bestätigt werden müssen und Entfernen vorhandener Datensätze generell mit dem Lösch-Button erfolgen muss. Diese

Vorgehensweise hat den Vorteil, dass man sehr leicht bestehende Datensätze duplizieren kann, indem man nach dem Modifizieren der betreffenden Felder einfach den

Einfüge-Button betätigt. Zum Anderen werden keine unbeabsichtigten Änderungen an

Datensätzen vorgenommen, solange diese nicht mit einem Datenbank-Button bestätigt wurden. Mit den Datenbank-Buttons werden bis auf wenige Ausnahmen generell nur

Änderungen in der betreffenden Maske vorgenommen.

Die Datenbankstruktur des ESS basiert auf dem Prinzip der referentiellen Integrität. Das bedeutet, dass Datensätze nicht gelöscht werden können, solange sie in anderen

Datensätzen referenziert werden. Zum Beispiel müssen zunächst alle Auftragspositionen eines Auftrags gelöscht werden bevor ein Auftrag selbst gelöscht werden kann -das

Löschen eines Kunden, der einmal eine Rechnung erhalten hat ist nicht mehr möglich, da gebuchte Rechnungen generell nicht mehr gelöscht werden können, der Kunde aber in der Rechnung referenziert wird. Umgehen kann man diesen Effekt durch das Erstellen spezieller Funktionsformulare, die die gewünschten Änderungen/Löschungen in der richtigen Reihenfolge vornehmen.

Ein zweiter Aspekt der referentiellen Integrität betrifft das Ändern von Datensätzen.

Beispielsweise werden Adressen im ESS generell als Referenzen verwendet. Dabei ist zu beachten, dass Änderungen in einem Adressdatensatz Auswirkungen auf z.B. existierende Rechnungen oder Lieferscheine haben und die Rechnungs- oder

Lieferscheindokumente nun ebenfalls diesen modifizierten Adressdatensatz verwenden.

Möchte man diesen Effekt vermeiden, so muss man den ursprünglichen Datensatz duplizieren und dann für eine weitere Verwendung sperren (Löschen ist nicht möglich, da der Datensatz ja referenziert wird). Den duplizierten Datensatz kann man dann entsprechend modifizieren und dem Kunden oder Lieferanten neu zuweisen, so dass bei zukünftigen Aktivitäten nur noch diese neue Adresse verwendet wird.

Zudem gibt es beim Arbeiten mit ESS generell keine Abfragen, ob eine Aktion tatsächlich durchgeführt werden soll (Datensatz wirklich löschen ?). Gegebenenfalls werden

Warnungen und Hinweise in der Meldungszeile angezeigt, diese führen aber nicht zum

Abbruch einer potentiellen Datenbanktransaktion und damit nicht zu einer Unterbrechung des Arbeitsflusses. Nur bei fehlerhaften Eingaben erfolgt in der Meldezeile eine

Fehlermeldung und die betreffende Datenbanktransaktion wird zurückgesetzt. Über die

Benutzereinstellungen kann man einstellen, dass solche Meldungen und/oder (nur)

Fehlermeldungen in einem separaten Meldungsfenster bestätigt werden müssen - diese

Einstellung ist sicherlich während der Einarbeitungsphase zu empfehlen.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 16

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3.2. Verbindungsaufbau

Für das Arbeiten mit ESS ist ein JAVA-fähiger WEB-Browser notwendig.

Getestete Browser:

Netscape größer/gleich 6.0

InternetExplorer größer/gleich 5.0

Mozilla größer/gleich 1.0

Der Verbindungsaufbau erfolgt als Aufruf einer URL in der Form

http://<Rechnername>/ess/<ESSUSER>

Release 6/1 Benutzerhandbuch 17

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3.3. Anmeldung

Das Anmelden am ESS erfolgt immer mit Benutzernamen und Passwort. Falls noch kein

Passwort vergeben wurde, gelangen Sie zur Maske P

ASSWORT ÄNDERN

, indem Sie ohne

Angabe eines Passworts zwei mal auf den Button Enter drücken.

Initial gibt es lediglich den Benutzer 'root'. Jeder weitere Benutzer kann nur ein Passwort vergeben, wenn er vorher vom Benutzer 'root' als Benutzer angelegt wurde.

Auf der Maske P

ASSWORT ÄNDERN

muss ein Passwort vergeben werden, da sonst kein

Zugriff auf den ESS möglich ist.

Ein Passwort muss mindestens 5 Zeichen lang sein und sollte Sonderzeichen und

Zahlen enthalten.

!

Aufgrund des Benutzernamens erfolgt die Vergabe von Masken- und

Feldberechtigungen. Auch wird die Einstiegsmarke d.h. die Maske , die nach dem

Anmelden am ESS als erste erscheint, durch den Benutzernamen festgelegt.

Der Benutzer 'root' hat generell Zugriff auf alle Masken und Maskenfelder.

Hinweis:

Der Benutzer 'root' kann sich bereits initial mit seinem rechnereigenen root-

Passwort anmelden. Dieses wird automatisch vom System erkannt.

Weitere Einzelheiten zu Benutzereinstellungen und Rechte-Vergabe sind in der

Dokumentation für den Systemverwalter nachzulesen.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 18

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3.4. Tastaturunterstützung

RETURN

Die RETURN-Taste setzt im Eingabebereich einer Maske den Focus auf das nächste Eingabefeld. Wurde der Inhalt des Feldes geändert, erfolgt jetzt ein

Überprüfen des neuen Inhaltes. Eine Überprüfung beinhaltet u.a.:

Datentypprüfung

Datenkonvertierung (z.B. Datums-, Währungsfelder)

Referenzkontrolle

Wenn sich der Focus in der Menüleiste befindet, wird die entsprechende

Buttonaktion, wie z.B. Sprung zur Auswahlmaske, Datensatz einfügen,

..., ausgelöst.

Auf einer Übersichtsmaske wird der markierte Datensatz in die vorherige Maske

übernommen (siehe Datensatz Übernehmen), sofern diese Aktion aktiviert ist.

D.h. auf einer Übersichtsmaske hat die RETURN-Taste die gleiche Funktionalität wie die Taste CTRL-F4.

TAB, SHIFT-TAB

Die 'TAB'Taste setzt den Focus im Eingabebereich und in der Menüleiste auf das nächste bzw. vorherige Feld. Es finden die gleichen Überprüfungen des Feldes wie bei der 'RETURN'-Taste statt.

LEFT, RIGHT, UP, DOWN (Cursorsteuerung)

Die Tasten der Cursorsteuerung besitzen auf verschiedenen Feldtypen einer

Maske unterschiedliche Funktionen. Auf einem Textfeld kann mit LEFT bzw.

RIGHT die Eingabeposition auf dem Feld verändert werden. Ist das Feld als

Textauswahlfeld gekennzeichnet, kann zusätzlich mit der DOWN-Taste diese

Auswahl aktiviert werden. Ebenso werden auch alle anderen AuswahIfelder mit der DOWN-Taste aktiviert. Ist die Auswahl geöffnet, kann innerhalb dieser

Auswahl mit UP und DOWN positioniert werden.

Auf einer Textarea, also mehrzeiligen Eingabefeldern, können alle Cursortasten zur Positionierung der Eingabe verwendet werden.

Auf einer Übersicht kann mit den UP-und DOWN-Tasten die Markierung eines

Datensatzes verändert werden. Mit der LEFT und RIGHT-Taste kann die

Übersicht auf die jeweilige Seite verschoben werden, falls die Übersicht nicht komplett auf die Seite passt.

CTRL-LEFT, CTRL-RIGHT, CTRL-UP, CTRL-DOWN

Diese Tasten setzen den Focus auf das entsprechend nächste Feld im

Eingabebereich einer Maske. So können Sie wahlfrei den Focus auf ein

Maskenfeld setzen. Es finden die gleichen Überprüfungen des Feldes wie bei der

RETURN-Taste statt.

werden

Diese Tastaturunterstützung kann in den B

ENUTZEREINSTELLUNGEN

geändert

Release 6/1 Benutzerhandbuch 19

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

SPACE

Die SPACE-Taste aktiviert bzw. deaktiviert Radio- und Boolbuttons. Auf der

Abgrenzungsmaske können die einzelnen Optionen eines Auswahlmenüs aktiviert bzw. deaktiviert werden.

CTRL-TAB, CTRL-SHIFT-TAB

aktiviert den nächsten bzw. vorherigen Fokusbereich (Fokusbereiche sind

Menüleiste, Datenbereich und Fehlerleiste).

FKEY(n) bzw <ACCELLERATOR>FKEY(n)

Die Funktionstasten (F1 - F12) 1ösen entsprechende Menüleistenaktionen aus, die angezeigt werden, sobald Sie mit der Maus den entsprechenden Button

Fokussierung. Der 'ACCELLERATOR' kann benutzerabhängig eingestellt werden.

CTRL-?

Die Tastenkombination CTRL-? aktiviert die Feldhilfe des aktuellen Feldes. Dazu wird ein neues Browserfenster geöffnet und auf die Hilfe zum aktuellen Feld positioniert.

CTRL-r

Die Tastenkombination CTRL-r schaltet den Edit-Modus ein.

Sie aktiviert ein Raster auf dem Fenster. Das Raster ist sinnvoll für Veränderungen der Positionen von Maskenfeldern bzw. beim Entwickeln oder Erweitern von bestehenden Masken.

CTRL-u

Die Tastenkombination CTRL-u aktiviert den Sprung zur Auswahlmaske des aktuellen Feldes und entspricht dem Drücken des Auswahl-Buttons. Das funktioniert natürlich nur dann, wenn das Feld als Auswahlfeld gekennzeichnet ist (schwarzer oder roter Keil am rechten Feldrand).

CTRL-c

Die Tastenkombination CTRL-c kopiert markierten Text eines Feldes in einen

Puffer.

CTRL-v

Die Tastenkombination CTRL-v fügt kopierten Text an der Cursorposition ein.

CTRL-w

Die Tastenkombination CTRL-w öffnet eine zweite Instanz um parallel in verschiedenen Masken arbeiten zu können. Es können bis zu 3 Instanzen gleichzeitig mit einer Lizenz geöffnet werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 20

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

3.5. Beschreibung der Masken

3.5.1. Maskenaufbau

Der Maskenkopf

Im Maskenkopf (oben rot eingerahmt) befinden sich:

Menübuttons

Datumsanzeige, aktuelle Währungsanzeige,

Uhrzeit,

Kalenderwoche,

Statuszeile die Buttons Maskenauswahl und Formularauswahl

Schnellsuchfeld

Der Maskenfuß

Im Maskenfuß befindet sich die Meldezeile. Hier werden Erfolgsmeldungen bzw.

Fehlermeldungen ausgegeben.

Register / Frames

Um die Vielzahl an Informationen in den einzelnen Masken thematisch zu sortiern und sie dadurch übersichtlicher zu halten, sind die Masken in mehrere Register , sowie die Register in mehrere Frames eingeteilt.

Durch Anklicken eines Registers wird dieses im Vordergrund dargestellt.

Dabei verändert sich die Farbe des Register-Namens und wird heller, um das aktive

Register zu markieren.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 21

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

3.5.2. Beschreibung der Buttons

Der Inhalt der Menüleiste ist je nach Maskentyp unterschiedlich und kann je nach Maske und Maskenberechtigung aktive Buttons und inaktive Buttons enthalten.

Die Anordnung in 4er-Blocks entspricht der der Funktionstasten auf üblichen Tastaturen.

Die ersten zwölf Buttons entsprechen dabei den Tasten F1 bis F12, die nächsten zwölf

Buttons entsprechen den Tasten CTRL-F1 bis CTRL-F12.

In den unterschiedlichen Maskentypen haben die jeweiligen Buttons folgende Funktionen und können über die in Klammern angegebenen Funktionstasten-Kombinationen mit der

Tastatur aktiviert werden:

Datensatzmasken

Datensatz einfügen (F1)

Fügt einen neuen Datensatz in die Datenbank ein. Der Datensatz wird so, wie er auf der Maske zu sehen ist, in die Datenbank eingefügt. Dabei ist zu beachten, dass der eindeutige Wert der Maske (z.B. Adressnummer auf der Maske

A

DRESSE ) mit einer eindeutigen Nummer gefüllt ist, oder dass das Feld geleert wurde, damit eine Nummer aus dem Nummernkreis vergeben werden kann.

Meldungen Datensatz bereits vorhanden.

Ursache Der eindeutige Wert der Maske existiert schon in der

Datenbank. Ändern Sie diesen Wert oder leeren Sie das

Feld, um einen Nummernkreiseintrag zu erhalten.

Datensatz ändern (F2)

Schreibt den geänderten Datensatz in die Datenbank zurück. Beachten Sie bitte, dass Datensätze in Ihrem Referenzwert nicht geändert werden können.

Datensatz löschen (F3)

Löscht den aktuellen Datensatz. Datensätze, die referenziert werden, können nicht gelöscht werden.

Maske zurücksetzen (F4)

Es werden alle Felder der Maske geleert und mit ihren Vorgabewerten belegt.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 22

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Erster Datensatz (F5)

Positionierung auf ersten Datensatz innerhalb der Abgrenzung.

Vorheriger Datensatz (F6)

B1ättern zum vorherigen Datensatz innerhalb der Abgrenzung.

Nächster Datensatz (F7)

B1ättern zum nächsten Datensatz innerhalb der Abgrenzung.

Letzter Datensatz (F8)

Positionierung auf letzten Datensatz innerhalb der Abgrenzung.

Zusatztext (F9)

Wechsel zur Maske

Z

USATZTEXT

.

Die Farbe des Button wechselt von Rot auf

Grün, wenn ein Zusatztext für den Datensatz existiert.

Notizen (F10)

Wechsel zur Maske

N

OTIZEN

.

Die Farbe des Button wechselt von Rot auf Grün, wenn mindestens eine Notiz für den Datensatz existiert.

Die Belegung der Tasten F11 und F12 ändert sich in Abhängigkeit des Maskentyps.

Maskenhilfe (CTRL-F1)

Öffnet das Online-Hilfe-Fenster. Es wird ein neues Browserfenster geöffnet und die verfügbare Hilfe zu der Maske angezeigt.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 23

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Hauptmenü (CTRL-F2)

Rücksprung zum Hauptmenü bzw. Einstiegsrnaske. Sie gelangen zu der Maske, auf der Sie nach der Anmeldung am Enterprise Solution Server stehen.

Zurück (CTRL-F3, ESC)

Verlassen der Maske ohne Daten zu übernehmen, nicht bestätigte Änderungen sind hinfällig.

Datensatz übernehmen (CTRL-F4)

übernimmt Daten der aktuellen Maske in die vorherige Maske der

Maskenhierarchie.

Übersicht (CTRL-F5)

Wechselt in die Übersichtsmaske, in der die Datensätze tabellarisch dargestellt werden.

Detail (CTRL-F6)

Wechselt in die Detailmaske/Datensatzmaske.

Abgrenzungen (CTRL-F7)

Wechselt in die Abgrenzungsmaske, in der die Kriterien für eine Abgrenzung eingegeben werden können.(Suchkriterien)

Sortierung (CTRL-F8)

Wechselt in die Ordnungsmaske, in der die Ordnungskriterien für die aktuelle

Abgrenzung eingegeben werden können. Diese Ordnung ist nur temporär und wird beim Verlassen der Maske wieder zurückgesetzt.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 24

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Import/Export Reihenfolge festlegen (CTRL-F9)

Wechselt in die Maske, auf der die Reihenfolge der Felder für den Import/Export von

Datensätzen eingestellt werden kann. Diese Reihenfolge ist nur temporär und wird beim Verlassen der Maske wieder zurückgesetzt.

Übersichtsreihenfolge (CTRL-F10)

Wechselt in die Maske, auf der die Reihenfolge der Felder für die Übersicht eingestellt werden kann. Diese Festlegung ist benutzerabhängig und wird in der

Datenbank verwaltet.

Kalenderdarstellung ( CTRL-F11)

Termine und Wiedervorlagen können in Kalenderform dargestellt werden

Gantdiagrammdarstellung (

CTRL-F12)

Termine und Wiedervorlagen können in Gantdiagrammform dargestellt werden

Maskenauswahl ( CTRL-M)

Öffnet das Maskenauswahl Pulldown. Von hier aus können Sie in die angezeigten Masken wechseln. Blau umrahmte Felder (Zwangsfelder) und

Referenzwertfelder ( z.B. Adressnummer auf der Maske

A

DRESSE ) müssen dabei ausgefüllt sein.

Funktionsauswahl

(CTRL-F)

Öffnet das Formularauswahl Pulldown. Es werden alle verfügbaren Funktions- und Druckformulare angezeigt. Auf der Maske Druckeinstellungen werden nur die verfügbaren Druckformulare angezeigt .

Ansicht

Release 6/1 Benutzerhandbuch 25

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Öffnet das Ansichts-Pulldown. Es werden alle möglichen Masken-Ansichten angezeigt. In den Benutzereinstellungen ist eine Ansicht für den jeweiligen

Benutzer voreingestellt, die durch Anklicken hier geändert werden kann.

Maskenpfadangabe:schreibt in der Menüzeile über den Buttons den aktuellen

ESS-Pfad.

Maskenbaum:

Aktionen: zeigt links neben der Maske eine Masken-Baumstruktur an, die den aktuellen ESS-Standpunkt angibt.

zeigt unter dem Maskenbaum die aus der aktuellen

Maske möglichen Aktionen, wie unter Formularauswahl.

Fenstergröße:

Edit-Modus: an kann Fenster-Größen verändern gibt dem Administrator die Möglichkeit auf der

Oberfläche Feldänderungen wie Position, Bezeichnung,

Größe, etc. vorzunehmen

Programm

Hier kann die laufende ESS-Sitzung beendet werden.

Nun folgt eine Beschreibung der Buttons, deren Funktion sich auf den unterschiedlichen

Maskentypen ändert.

Abgrenzungsmaske

Abgrenzung setzen (F11)

Startet die Abgrenzung mit den angegebenen Kriterien. Hierbei wird die genaue

Schreibweise des Suchkriteriums berücksichtigt.

Abgrenzen ohne Berücksichtigung von Groß- bzw. Kleinschreibung (F12)

Startet die Abgrenzung mit den angegebenen Kriterien ohne Groß- bzw.

Kleinschreibung zu berücksichtigen.

Ordnungsmaske

Ordnung starten (F11)

Setzt die Ordnung mit den angegebenen Sortierkriterien. Die angezeigten

Datensätze werden temporär in der angebenen Ordnung sortiert. Diese Ordnung ist nach dem Verlassen der Maske hinfällig.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 26

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Import /Export-Reihenfolgemaske

Reihenfolge setzen (F11)

Setzt die angegebene Import/Export Reihenfolge der Felder. Diese Reihenfolge ist nur temporär und ist nach dem Verlassen der Maske hinfällig.

Übersichtsreihenfolgemaske

Reihenfolge setzen (F11)

Setzt die angegebene Übersichts-Reihenfolge der Felder. Diese Reihenfolge ist benutzerabhängig und wird in der Datenbank gespeichert.

Übersichtsmaske

Erste Seite (F5)

Sprung auf die erste Seite der Übersicht.

Vorherige Seite (F6)

Vorherige Seite der Übersicht.

Nächste Seite (F7)

Nächste Seite der Übersicht.

Letzte Seite (F8)

Sprung auf die letzte Seite der Übersicht.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 27

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Passwortmaske

Passwort setzen (F11)

Neues Passwort aktivieren. Ihr angegebenes Passwort (mindestens fünf Zeichen lang) wird geprüft und verschlüsselt in die Datenbank eingetragen. Der Benutzer kann sich ab sofort mit dem neuen Passwort anmelden.

Import- /Exportmaske

Datenimport (CTRL-F11)

Importiert die Datensätze aus der angegebenen Datei. Das Format der

Importdatei wird geprüft. Bitte beachten Sie, dass die Zwangsfelder auf der

Maske in der Importdatei vorhanden sind. Die Reihenfolge der Spalten wird im

Vorspann der Importdatei festgelegt.

Datenexport (CTRL-F12)

Exportiert die jeweils abgegrenzten Datensätze in die angegebene Datei. Falls

Sie keine Exportreihenfolge festgelegt haben, werden die einzelnen Spalten der

Datensätze in einer beliebigen Reihenfolge exportiert. Die Auswahl ASCII mit

Header schreibt in die Exportdatei noch einen Vorspann mit Angabe der Tabelle und der Spalten.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 28

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

3.5.3. Beschreibung der Feldtypen

3.5.3.1. Statuszeile

Die Statuszeile gibt Auskunft über Anzahlen von Datensätzen der jeweiligen Maske.

Die erste Zahl sagt aus, auf dem wievielten Datensatz aus der in der Abgrenzung befindliche Datensatzanzahl der Anwender sich befindet.

Die Mittlere Zahl gibt die in der Abgrenzung befindliche Datensatzanzahl an.

Die letzte Zahl sagt aus, wie viele Datensätze es insgesamt zu dieser Maske im System gibt.

Das Beispiel der obigen Abbildung bedeutet also: der Anwender befindet sich auf dem 11ten Datensatz von 1000 abgegrenzten Datensätzen aus insgesamt 1111 vorhandenen Datensätzen.

3.5.3.2. Schnellsuchfelder

Einem Suchfeld können vom Administrator über den Editmodus oder der Systemmaske

F

ELDPOSITIONEN

sogenannte Abgrenzungsposition zugeordnet werden. Ein Feld mit der

Abgenzungsposition 1 würde demnach als erstes Suchkriterium betrachtet, ein Feld mit der Abgrenzungsposition 2 als zweites Suchkriterium, und so weiter. Die festgelegten

Suchkriterien werden als Tool-Tip des Schnellsuchfeldes analog der anderen Tool-Tips angezeigt.

Bei der Eingabe eines oder mehrerer Suchwerte gelten die folgenden Regeln:

Eine Eingabe in Kleinbuchstaben findet bei der Suche sowohl groß- als auch kleingeschriebene Muster (Ignore-Case)

Eine Eingabe mit Groß- und Kleinbuchstaben findet nur die exakt gleich geschriebenen Einträge (Case-Sensitive).

Die Zeichen '%', '*', ',' und ';' sind Sonderzeichen, sie können nicht escaped werden.

'*' und '%' gilt als Wildcard-Zeichen für eine beliebige Zeichenfolge.

',' gilt als Abtrennung zwischen den jeweiligen Abgrenzungspositionen bzw.

Suchkriterien - es wird hierbei immer mit einer UND-Verknüfung der jeweiligen

Suchkriterien gesucht.

Ist in dem Suchwert keine Abtrennung (',') enthalten und der Suchwert wird mit einem

';' abgeschlossen führt das bei der Suche zu einer ODER-Verknüpfung der jeweiligen

Suchkriterien.

Ist in dem Suchwert weder ',' noch ';' enthalten bestimmt die Benutzereinstellung

UND-Suche bevorzugen ob bei der Suche mit einer UND-Verknüpfung oder einer

ODER-Verknüpfung der Suchkriterien gesucht wird.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 29

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Beispiel:

In der Maske 'Adressen' sind die Abgrenzungspositionen auf die Felder Firma1 (1),

Name (2) und Ort (3) festgelegt worden.

Suchwert: ",schmi*t,"

Ergebnis: Alle Datensätze, die im Feld Name mit 'schmi' anfangen und mit 't' aufhören.

Groß- oder Kleinbuchstaben spielen keine Rolle.

Suchwert: ",schmi*t,Berlin"

Ergebnis: Alle Datensätze, die im Feld Name mit 'schmi' anfangen und mit 't' aufhören und die im Feld Ort den Wert 'Berlin' haben.

Groß- oder Kleinbuchstaben spielen nur für das Feld Name keine Rolle. In dem Feld Ort wird Case-Sensitiv gesucht.

Suchwert: "schmi*t" (UND-Suche bevorzugen ist gesetzt)

Ergebnis: Alle Datensätze, die im Feld Firma1 mit 'schmi' anfangen und mit 't' aufhören.

Groß- oder Kleinbuchstaben spielen keine Rolle.

Suchwert: "schmi*t" (UND-Suche bevorzugen ist nicht gesetzt)

Ergebnis: Alle Datensätze, die in den Feldern Firma1, Name oder Ort mit 'schmi' anfangen und mit 't' aufhören.

Groß- oder Kleinbuchstaben spielen keine Rolle.

Das eingestellte Suchkriterium gilt für alle Felder, die per Feldverknüpfung auf die entsprechende Tabelle zeigen, auch in anderen Masken, d.h. das entsprechende

Referenzfeld kann ebenfalls als Schnellsuchfeld genutzt werden.

3.5.3.3. Referenzfelder

Sie müssen eindeutige Nummern oder Bezeichnungen haben und referenzieren den jeweiligen Datensatz im System;

(ohne Vorgabe wird beim Speichern automatisch eine fortlaufende Nummer aus dem hinterlegten Nummernkreis vergeben)

3.5.3.4. Blau umrahmte Felder

Ein Datensatz kann erst gespeichert werden, wenn mindestens alle blau umrandeten

Felder ausgefüllt sind.

3.5.3.5. Textfelder mit Pulldown-Funktion

Sie sind mit einem schwarzen Dreieck auf der rechten Seite gekennzeichnet. Durch

Anklicken öffnet sich eine Auswahl und es kann ein Kriterium gewählt werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 30

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

3.5.3.6. Feldverknüpfung

Es ist mit drei schwarzen Punkten auf der rechten Seite gekennzeichnet.

Diesem Feld sind Datensätze hinterlegt, die durch Klicken auf die Punkte eingesehen werden können.

Hinweis:

Ist das Feld leer, so führt die Feldverknüpfung auf die tabellarische Übersicht der hinterlegten Datensätze.

Beispiel: ein leeres Feld Kreditor führt zur Kreditoren-Übersicht.

Ist das Feld gefüllt, so führt die Feldverknüpfung auf die Detailmaske des angegebenen Datensatzes.

Beispiel: steht eine Kreditornummer im Feld, führt die Feldverknüpfung zur

Detailansicht des Kreditor-Stammdatensatzes.

3.5.3.7. Auswahlfelder mit rotem Dreieck

Sie besitzen die Funktion eines Pulldowns. Mit einem Klick in das Eingabefeld bzw. durch Eingabe der DOWN-Taste wird ein Auswahlmenü aufgeklappt.

Diese Einträge entsprechen einer Zusammenfassung der Einträge in der dem Feld hinterlegten Übersichts-Tabelle. Es werden jedoch nur maximal 25 Einträge angezeigt.

Befinden sich mehr als 25 Einträge in der Auswahlmaske, wird die Pulldown-Funktion deaktiviert.

Bei nicht vollständiger Eingabe des Textes, wird der erste Eintrag aus dem

Auswahlmenü angezeigt, der mit der Eingabe übereinstimmt.

Wird keine Übereinstimmung zwischen Eingabe und Auswahl festgestellt, wird das

Eingabefeld geleert.

3.5.3.8. Datumfelder

Release 6/1 Benutzerhandbuch 31

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Beim Doppel-Klick in ein Datumfeld klappt ein Kalender auf, in dem das gewünschte

Datum per Mausklick ausgewählt werden kann.

Das Feld kann aber auch manuell beschrieben werden.

Hierfür gilt eine besondere Eingabesyntax. Es kann das Datum 'normal' eingegeben werden "12.05.1997", sowie vom aktuellem Datum ausgehend tage-, wochen-, monats- oder jahresweise gerechnet werden.

Zusätzliche Syntaxelemente :

"t|T|d|D" für Tage,

"w|W" für Wochen

"j|J|y|Y" für Jahre erlaubt.

Mit vorangestelltem "+" oder "-" Zeichen wird vorwärts oder rückwärts gerechnet. Bei dieser Form der Datumseingabe sind Tage voreingestellt und müssen nicht angegeben werden.

Beispiel:

Die Eingabe '0' bedeutet immer das aktuelle Datum.

Die Eingabe "+3" oder "+3t" bedeutet aktuelles Datum plus 3 Tage.

Die Eingabe "-5w" bedeutet aktuelles Datum minus 5 Wochen.

Alternativ können auch Bestandteile des Datums ausgelassen werden. Sie werden vom System automatisch ausgehend vom aktuellen Datum ergänzt.

3.5.3.9. Submasken

Submasken zeigen Verknüpfungen mit dem eigentlichen Datensatz an. Die einzelnen verknüpften Datensätze werden hier in tabellarischer Form angezeigt.

Aus dem Titel der Submaske ist zu ersehen, aus welcher Maske diese Einträge stammen.

Z. B. in der Maske A

UFTRAG erscheint die Submaske mit dem Titel A

UFTRAGS

-

P

OSITIONEN

, d.h., es werden alle Auftragspositionen zur aktuellen Auftragsnummer angezeigt. Die angezeigten Einträge beziehen sich immer auf die eindeutige Nummer der Maske, z.B. auf der Maske A

UFTRAG

die Auftragsnummer.

Ggf. werden die einzelnen Elemente auch farbig dargestellt, womit der Status einer

Position z.B. als erfasst, in Arbeit oder erledigt gekennzeichnet wird.

Es gibt zwei Möglichkeiten die Daten einer Submaske zu editieren:

1. durch Anklicken der linken, grauen Spalte des gewünschten Datensatzes mit der rechten Maus-Taste wird der Editiermodus eingeschaltet.

Daraufhin wird farblich markiert, welche Felder nicht schreibbar (grau hinterlegte

Felder), und welche änderbar sind .

Es ist nun möglich, direkt in die Felder der Submaske zu schreiben.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 32

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Ein weiterer Klick auf die rechte Maustaste zeigt an, welche Datenbankaktionen für den Datensatz vorgenommen werden können.

Bei entsprechender Einstellung in den Benutzereinstellungen wird die Änderung bei

Verlassen der Zeile automatisch gespeichert.

Achtung: bei Verwendung der Entertaste im Editmodus erfolgt ein Wechsel in die

Detailansicht des Datensatzes!

2. Durch Doppelklick auf eine Position der Submaske oder über Maskenauswahl kann direkt in die Detailansicht der entsprechende Maske und auf den entsprechenden

Datensatz gewechselt werden, um den Datensatz zu editieren.

3.5.3.10. Bild-Felder

Um Bild-Dateien zu verschiedenen Objekten (z.B. Artikel) zu hinterlegen, gibt es 3

Möglichkeiten:

Im Feld Multimedia kann eine URL oder der absolute Pfad zu einem Dokument hinterlegt werden; durch Doppelklick auf den Feldnamen wird dann direkt aus der Anwendung die entsprechende Internetseite bzw. das Dokument in einem eigenen Browser geöffnet.

Das Feld Zeichnung ist ein reines Textfeld, in dem der Dateiname einer Zeichnung hinterlegt werden kann, die z.B. eventuell einem Angebot beigelegt werden soll.

Über das Feld Artikelbild kann auf der Maske eine Bilddatei abgebildet werden.

Hierfür muss im Verzeichnis <images> im home-Verzeichnis des jeweiligen ESS-

Benutzers eine Datei im gif- oder jpg-Format hinterlegt sein.

Steht der Name der Bilddatei in dem Feld, so wird das Bild (nach Speichern bzw.

Ändern) unterhalb des Feldes abgebildet.

3.5.4. Feldhilfe

Zu jedem Feld gibt es ein Tooltip, das erscheint, wenn der Cursor das Feld berührt.

Das Tooltip gibt eine kurze Erklärung zu dem Feld und ist vom Administrator im Edit-

Modus änderbar.

Die Beschreibung eines Feldes ist per Tastatureingabe mit 'CTRI-?' zu erreichen. In der

Beschreibung befinden sich technische Informationen zu dem jeweiligen Feld wie

Feldtyp, Datenbankinformationen, Feldname, Titelnummer, evtl. Verknüpfung.

Als Hilfetext ist eine Beschreibung der Funktion des Feldes angegeben.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 33

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3.6.Maskenwechsel

Um einen Maskenwechsel vorzunehmen gibt es im ESS mehrere Möglichkeiten.

Zum Einen kann ein Maskenwechsel verknüpft erfolgen, um z.B. weitere Informationen zu dem aktuellen Datensatz zu erhalten, oder die Informationen des aktuellen

Datensatzes mit in eine andere Maske zu nehmen.

Es gibt aber auch die Möglichkeit in eine andere Maske zu wechseln, ohne Bezug zu dem aktuellen Datensatz.

3.6.1. Verknüpft mit dem aktuellen Datensatz

a) Über den Maskenbaum bzw Maskenauswahl:

Die blau markierte

Maske im Maskenbaum ist die, auf der der

Anwender sich aktuell befindet.

Alle unterhalb liegenden

Masken (im Bild bis einschließlich Notizen) können verknüpft erreicht werden.

Dieselbe Auswahl ist unter dem Button

Maskenauswahl

gegeben.

Ein Wechsel außerhalb dieses Bereiches im Maskenbaum ermöglicht einen Maskenwechsel ohne Verknüpfung!

b) Über eine Feldverknüpfung:

Durch Anklicken der Feldverknüpfung eines Feldes gelangt man direkt in den angegebenen Datensatz oder, bei einem leeren Feld, in die Übersicht aller Datensätze dieser Maske.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 34

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3.6.2. Ohne Bezug zum aktuellen Datensatz

a) Über den Maskenbaum, außerhalb der Verknüpfung b) Durch direktes Aufrufen einer Maske über die Tastenkombination 'Strg g'

Dabei poppt ein Fenster auf, in dem der gewünschte Maskenname angegeben werden kann.

Nach Bestätigen des Buttons OK oder der Enter-Taste erfolgt ein Wechsel in die angegebene Maske.

c) Die Tastenkombination 'Strg n' öffnet beim Wechsel in die angegebene Maske

gleichzeitig ein neues Fenster.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 35

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4. Spezielle Masken

4.1. Übersichtsmaske

Übersichten über alle zu der Maske erfassten Datensätze erhält man aus jeder Maske durch aktivieren des Buttons 'Übersicht' oder 'CTRL-F5'.

In den Übersichtsmasken werden die Datensätze innerhalb der Abgrenzung in

Tabellenform dargestellt. Diese Darstellung ist benutzerabhängig und kann jederzeit auf der Maske

Ü

BERSICHT DEFINIEREN geändert werden. Um alle Informationen zu dem markiertem Datensatz im Detail zu erhalten, wechseln Sie auf die Datensatzmaske.

Hierzu gibt es folgende Möglichkeiten:

Doppelklicken mit der rechten Maustaste auf den markierten Datensatz

Drücken der Tastenkombination CTRL-RETURN

Drücken des Menübuttons 'Detail' oder CTRL-F6

Sie können den markierten Datensatz auch in die vorherige Maske übernehmen (sofern eine Datensatzübernahme erlaubt ist). Dabei werden die relevanten Felder in die entsprechenden Felder der vorherige Maske kopiert. Für die Übernahme eines

Datensatzes gibt es folgende Möglichkeiten:

Doppelklicken mit der linken Maustaste auf den markierten Datensatz

Drücken der Taste RETURN

Drücken des Menüleistenknopfs 'Datensatz übernehmen' mit CTRL-F4

Die Datensätze können nach Einschalten des Editiermodus auch direkt in der Übersicht editiert werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 36

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4.1.1. Spalten in Submasken und Übersichten bestimmen

Die Bestimmung der Reihenfolge der Spalten (Felder) kann in der Übersichtsmaske oder der Detailansicht des Datensatzes durch Ziehen der Felder in die gewünschten

Positionen erfolgen, oder durch Festlegen einer Reihenfolge in der entsprechenden

Ü

BERSICHTSORDNUNGS

-M

ASKE

.

Durch Drücken des Buttons 'Übersicht definieren' oder der Tastenkombination CTRL-F10 gelangt man in die entsprechende Ü

BERSICHTSORDNUNGS

-M

ASKE

.

Die Einstellung erfolgt durch Angabe der Reihenfolge als Nummer, ausgehend von der

Zahl '0' im entsprechenden Feld, unabhängig vom Register.

Die Beispieleinträge für die Maske A

DRESSE

bewirken, dass das Feld Adressnummer in der Übersicht als erste Spalte und das Feld Firma1 als zweite Spalte etc. dargestellt wird.

Die zweite Zahl hinter dem Semikolon bestimmt die Spaltenbreite und muss nicht zwingend angegeben werden.

Überall wo diese Tabelle in der Übersicht oder als Submaske dargestellt wird, werden die

Felder in der angegebenen Reihenfolge und Anzeigegröße dargestellt.

Diese Einstellungen werden auch beim Listendruck (F

ORMULARAUSWAHL

->

L

ISTENDRUCK

) verwendet.

Die hier eingestellten Reihenfolgen werden benutzerabhängig in der Datenbank gespeichert und bleiben so auch nach Verlassen der Maske bestehen.

Beispiel:

Die Übersicht der Adressmaske soll nur 4 Spalten anzeigen: Adressnummer,

Firma1, Name, Ort.

Vorgehen:

Wechsel aus der Maske A

DRESSEN

über den Button Übersicht definieren in die Maske

A

DRESSEN

BERSICHTSORDNUNG

Leeren der Maske über den Button Leeren oder F4.

Eintrag im Feld Adressnr : '0'

Eintrag im Feld Firma 1: '1'

Eintrag im Feld Name: '2'

Eintrag im Feld Ort: '3'

Auslösen der Sortierung durch Drücken des Buttons go

Release 6/1 Benutzerhandbuch 37

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4.2. Abgrenzungsmaske

In der Abgrenzungsmaske, die über den Button CTRL-F7 (Taschenlampe) erreicht wird, kann ein Selektionskriterium für die einzelnen Felder der Datensatzmaske angegeben werden. Durch Bestätigung der Eingabe mit den Menübuttons Go und go wird auf die

Datensatzmaske zurückgekehrt und es werden nur noch Datensätze angezeigt, die dem angegebenen Abgrenzungskriterium entsprechen. Die Eingabeform ist von dem jeweiligen Feldtyp abhängig und erfolgt für Textfelder in der Form regulärer SQL-

Ausdrücke, für numerische, Datums- und Zeitfelder in der Form numerischer Ausdrücke.

Das Abgrenzungskriterium wird erst bei Verlassen der Datensatzmaske zurückgesetzt.

4.2.1. Suche nach Datensätzen

Eine Suche wird im ESS auch als Abgrenzung bezeichnet.

Im ESS sind 2 wesentliche Mechanismen zur Suche von Datensätzen implementiert.

Die Suche mittels einer Suchmaske

Die Suche mittels Schnellsuche

Am Beispiel Adressmaske soll nach ein oder mehreren Adressen anhand von folgenden

Kriterien gesucht werden:

Kennz.1

Telefonnummer

Name

Adressnummer

4.2.1.1. Die Suche mittels Suchmaske

Mit dem Button 'Suchen' bzw. <CTRL-F7> erfolgt ein Wechsel in die Suchmaske.

Hier kann nach dem Inhalt jedes einzelnen Feldes der Maske gesucht werden.

Geben Sie das Suchkriterium in das entsprechende Feld Kenn.1 ein.(Zum Beispiel soll hier nach allem Datensätzen mit dem Kennzeichen 'Kunde' gesucht werden)

Aktivieren sie die Suche mit <F11> oder <F12> (<Go> oder <go>)

Release 6/1 Benutzerhandbuch 38

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Beide Suchen werden zum gleichen Ergebnis führen.

Die Unterscheidung zwischen <F11> und <F12> bezieht sich auf die Beachtung von

Groß- und Kleinschreibung.

Die Suche mit F11 erfolgt case-sensitive, d.h. Sie unterscheidet Groß und

Kleinschreibung.

Die Suche mit F12 erfolgt nicht case-sensitive, d.h. Sie unterscheidet nicht nach Groß und Kleinschreibung.

Eine Suche kann mit Wildcards versehen werden.

Als Wildcard ist das Zeichen % oder * implementiert.

Obige Suche nach 'ku%' mithilfe F12 begrenzt die Datenmenge auf alle Adresssätze, die in Kenn.1 ein Kennzeichen definiert haben, das mit 'ku' ( klein- oder großgeschrieben) beginnt.

Achtung:

Die Abgrenzungssyntax entspricht der Syntax für SQL-Ausdrücke (siehe entsprechendes

Datenbankhandbuch) mit folgender Erweiterung:

'$' entspricht dem aktuellen Feld- bzw. Tabellenspaltennamen

Bei der Eingabe von SQL-Ausdrücken ist darauf zu achten, dass die Textbegrenzer korrekt gesetzt sind. Textbegrenzer sind einfache Hochkommas.

Beispiel für ein Textfeld:

Eingabe

Steuersatz 16%:

$ like 'Steuersatz 16%'

$ is not null

$ is null

%steuer%

$ !~ '^[0-9]'

Ergebnis findet alle Datensätze mit dem Inhalt 'Steuersatz 16% findet alle Datensätze die mit 'Steuersatz 16' beginnen also z.B. auch 'Steuersatz 16,5%.

findet alle Datensätze, die einen Eintrag in diesem Feld haben findet alle Datensätze, die keinen Eintrag in diesem Feld haben findet alle Datensätze, die den Wortteil 'steuer' enthalten, z.B. Umsatzsteuer und Vorsteuer findet alle Einträge, die nicht numerisch sind

Beispiel für ein Datumsfeld:

Eingabe

24.06

Ergebnis findet alle Datensätze mit dem Datum '24.06.'.des aktuellen Jahres findet alle Datensätze mit dem Datum kleiner/gleich $ <= 24.06

dem '24.06.'des aktuellen Jahres.

$ >31.12.2003 AND $ <01.02.2004 findet alle Datensätze vom 01.01.2004 bis

31.01.2004

Release 6/1 Benutzerhandbuch 39

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Beispiel für ein Auswahlfeld:

Beim Klicken auf das

Auswahlfeld erscheint die

Auswahl.

Klicken Sie einen Eintrag an und bestätigen Sie mit der Return-

Taste.

Daraufhin werden, nach Drücken der go-Taste, alle Datensätze mit diesem Eintrag angezeigt.

Beispiel für ein Kennzeichen:

Um nach allen 'erledigten' Buchungen zu suchen muss das Kennzeichen Erledigt angeklickt werden. Nach Drücken der go-Taste werden alle erledigten Buchungen des

Erfassers angezeigt. Um auch die erledigten Buchungen aller anderen Erfasser zu sehen, muss zusätzlich das Feld Erfasser geleert werden.

4.2.1.2. Die Suche mittels Schnellsuche

Die Suche nach Namen innerhalb der Adressmaske (im Suchfeld) kann analog erfolgen, bietet aber eine Erweiterung.

Verwenden Sie zur Schnellsuche das Such-Feld.

Hier sind Suchmöglichkeiten nach Matchcodes in der Maske A

DRESSEN

vorgegeben, die im Tooltip angegeben werden. Diese Matchcodes können vom Systemadministrator bestimmt werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 40

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Suche nach Firma1

Suche nach Namen

Beide Werte werden getrennt von einem ',' in der Reihenfolge Adressnummer, Name eingegeben.

Eine Suche nach dem Namen 'Meier' wird z.B. wie folgt eingegeben:

,Meier oder

,Mei%

Wird nach dem zweiten Parameter gesucht, muss zuvor ein ',' eingegeben werden.

Die Suche nach der Firma wird wie folgt eingegeben.

Penta% oder

Pentaprise

Die Suche wird jeweils mit <Return> gestartet.

Wird kein Datensatz nach den angegebenen Suchkriterien gefunden, erscheint eine leere Maske mit der Meldung : <Kein Datensatz innerhalb der Abgrenzung>

Die Möglichkeiten der Suche sind systemweit identisch, d.h. nach den vorgegebenen Matchcodes in der Adressmaske kann systemweit auch in den einzelnen Adress-Feldern gesucht werden.

Der Administrator kann für das System die gewünschten Abgrenzungskriterien setzen.

Bei erfolgreicher Suche wird in der Statuszeile im Kopfbereich jeweils angezeigt, welche

Datenmenge gefunden wurde.

Obige Abbildung bedeutet:

Sie befinden sich auf dem ersten Datensatz von 113 Datensätzen, die selektiert wurden.

Insgesamt auf dem System sind 9607 Datensätze zu dieser Maske gespeichert.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 41

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4.3. Ordnungsmaske

Die Sortier-Reihenfolge der Datensätze kann aus der Übersichtsmaske oder der

Detailansicht eines Datensatzes erfolgen.

Durch Drücken des Buttons Sortieren oder der Tastenkombination CTRL-F8 gelangt man in die Ordnungsmaske.

In der Ordnungsmaske (erreichbar über den Button 'sortieren' oder CTRL-F8) kann ein

Ordnungskriterium für die Datensätze innerhalb der Abgrenzung angegeben werden d.h. die Datensätzen werden entsprechend sortiert. Die Eingabe erfolgt in den jeweiligen

Feldern durch Zuweisung von Ordnungszahlen (negative Zahlen bedeuten umgekehrte

Sortierung).

Das Ordnungskriterium wird erst bei Verlassen der Datensatzmaske mit den

Menübuttons 'Zurück' oder 'Hauptmenü' zurückgesetzt.

Numerische Felder werden numerisch geordnet, Textfelder werden alphanumerisch geordnet. Die alphanumerische Ordnung der Datensätze ist abhängig von der

Datenbank, insbesondere bei Umlauten.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 42

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4.3.1. Datensätze in der Übersicht sortieren

Die Sortier-Reihenfolge der Datensätze kann aus der Übersichtsmaske oder der

Detailansicht erfolgen.

Beispiel:

Für einen Listendruck soll die Maske K

ONTENRAHMEN

nur mit 6 Spalten in der

Übersicht definiert werden. Die Spalten sollen Kontonummer, Bezeichnung,

Kostenart, Bilanzgruppe positiv, Bilanzgruppe negativ und GuV-Gruppe enthalten.

Vorgehen:

Wechsel aus der Maske K

ONTENRAHMEN

über den Button Übersicht in die Maske

K

ONTENRAHMEN

Ü

BERSICHT

.

Leeren der Maske

Füllen der Felder, die in der Übersicht angezeigt werden sollen, mit den Zahlen ihrer

Reihenfolge ausgehend von '0':

Kontonummer: '0'

Bezeichnung: '1'

Kostenart:

'2'

Bilanzgruppe pos: '3'

Bilanzgruppe neg: '4'

GuV-Gruppe: '5'

Aktivieren der Einstellungen über den Button GO

Die Übersicht der Maske besteht jetzt nur noch aus 6 Spalten in der vorgegebenen

Reihenfolge.

Nach Ausführen des Listendrucks kann die Einstellung gegebenenfalls wieder zurückgenommen werden:

Wechsel aus der Maske K

ONTENRAHMEN

über den Button Übersicht in die Maske

K

ONTENRAHMEN

Ü

BERSICHT

.

Leeren der Maske

Aktivieren der Einstellungen über den Button GO

So werden automatisch wieder alle Felder in der ursprünglichen Reihenfolge angezeigt.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 43

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4.4. Import- /Exporteinstellungsmaske

In der Import-/Exporteinstellungsmaske kann ein Feldreihenfolgekriterium für eine zu importierende bzw. zu exportierende Datei angegeben werden. Jedes zu exportierende

Feld erhält eine Nummer, die der Spaltennummer in der Exportdatei entspricht.

Wird beim Importieren als Formatangabe jedoch ASCII mit Header verwendet, so wird die Importfeldzuordnung durch den Header definiert und die Importeinstellungen werden ignoriert.

Bitte beachten Sie, dass die Zwangsfelder auf der Maske in der Importdatei vorhanden und ausgefüllt sind. Des weiteren sollten Sie genaue Kenntnis über die Verknüpfungen der zu importierenden Tabelle besitzen, damit die referenzielle Integrität gewahrt bleibt.

4.4.1. Import- /Exporteinstellungen vornehmen

Beispiel:

Die Daten der Felder Kontonummer und Bezeichnung aus dem Kontenrahmen sollen exportiert werden.

Vorgehen:

Wechsel aus der Maske Kontenrahmen über den Button Import/Export in die Maske

K

ONTENRAHMEN

I

MPORT

/E

XPORT

Eintragen der Nummer '1' in das Feld, das als erste Spalte exportiert werden soll.

Eintragen der Nummer '2' in das Feld, das als zweite Spalte exportiert werden soll.

....

Drücken des Buttons Go

Damit wurde die Import-/Exporstreihenfolge definiert und im nächsten Schritt kann in die

Maske I

MPORT

/E

XPORT

gewechselt und der Import oder Export vorgenommen werden.

Werden keine Einstellungen vor dem Import bzw. Export vorgenommen, so werden alle

Feldinhalte im- /exportiert.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 44

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4.5. Import- /Exportmaske

In allen Stammdatenmasken besteht die Möglichkeit, Datensätze zu im- oder exportieren. (Über Maskenauswahl -> I

MPORT

/E

XPORT

) Außerdem gibt es beim Import zusätzlich die Möglichkeit, vorhandene Datensätze zu aktualisieren, indem man in der

Importdatei die Headeroption "SELCOLS:" angibt. Dadurch werden die

Abgrenzungsspalten definiert, die für das Ändern der jeweiligen Datensätze verwendet werden.

Im Datenbereich der Importdatei müssen dann sowohl Werte für die Abgrenzungsspalten als auch Werte für die neuen Spaltenwerte angegeben werden.

ACHTUNG: Beim Aktualisieren werden keine neuen Datensätze angelegt.

4.5.1. Importieren/ Exportieren von Daten

Beispiel Export:

Daten, deren Reihenfolge vorher, wie unter 4.4.1 beschrieben, bestimmt wurde, sollen in eine Datei 'Kontenexport' exportiert werden.

Vorgehen:

Wechsel aus der Maske K

ONTENRAHMEN

in die Maske I

MPORT

/E

XPORT

Angabe des Dateinamens mit Pfad, in die die Daten exportiert werden sollen im Feld

Dateiname

Angabe eines Feldtrenners zwischen den einzelnen Spalten im gleichnamigen Feld

Wählen des Formats ASCII oder ASSCI mit Header (in der Regel ASCII mit Header)

Ausführen des Datenexports über den Button EX

Release 6/1 Benutzerhandbuch 45

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Beispiel Import:

Daten des Kontenrahmens in einem ESS-lesbaren Format (excel oder csv) sollen in den ESS eingelesen werden.

Vorgehen:

Wechsel aus der Maske K

ONTENRAHMEN

in die Maske I

MPORT

/E

XPORT

Angabe des Dateinamens mit Pfad, aus der die Daten importiert werden sollen im

Feld Dateiname

Angabe eines Dateinamens für eine Logdatei, in der der Import kontrolliert werden kann. Diese Datei übernimmt die Daten der Importdatei und kommentiert alle tatsächlich importierten Daten aus.

Angabe des Feldtrenners, der in der Importdatei verwendet wird.

Angabe des Formats, das in der Importdatei verwendet wird.

Ausführen des Datenimports über den Button IM

Release 6/1 Benutzerhandbuch 46

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4.6. Maskeneinstellungen / Edit-Modus

Im Menüpunkt Ansicht gibt es die Möglichkeit einen Edit-Modus ein- bzw. auszuschalten.

Im aktivierten Edit-Modus können die Position, Bezeichnung und die Anzeigegröße eines

Feldes geändert werden. Ebenso kann die maximale Berechtigung auf ein Feld heruntergesetzt werden. Eine höhere Berechtigung kann nicht eingestellt werden.

Um eine Feldänderung vornehmen zu können muss mit der rechten Maustaste in das gewünschte Feld geklickt werden. Daraufhin erscheint eine Maske mit den Felddaten, in der die Änderungen vorgenommen werden können.

Die Maskeneinstellungen können von jedem Benutzer gelesen, aber nur vom Benutzer

'root' geändert werden. Über die Maskeneinstellungen ist es möglich Eigenschaften von

Feldern und Masken zu modifizieren. Beispielsweise können über diese Einstellungen

Maskentitel, Feldpositionen, Feldtitel oder Feldberechtigungen an firmenspezifische

Anforderungen angepasst werden. Eine wichtige Einstellung für das komfortable

Abgrenzen aus Feldern mit einer Verknüpfung zu anderen Masken ist die

Abgrenzungsposition.

Es bietet sich an, beim Erfassen der Stammdaten gleich entsprechende Anpassungen an den Maskenfeldern und -titeln vorzunehmen und sinnvolle Abgrenzungspositionen festzulegen, da dadurch das Arbeiten mit dem System erheblich komfortabler wird.

Beispielsweise kann auf Adressen dadurch nicht mehr nur über die Adressnurmner, sondern auch über Firmennamen oder Ansprechpartner komfortabel zugegriffen werden

(siehe auch 'Handbuch Administration').

Release 6/1 Benutzerhandbuch 47

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Nach vorgenommenen Änderungen müssen die Buttons Anwenden und Speichern gedrückt werden. Durch Drücken des Buttons Zurücksetzen werden die Änderungen wieder ungültig.

Über den Menübutton Ansicht kann der Edit-Modus wieder ausgeschaltet werden.

4.7. Notizen

In allen Masken mit einer Datenbank besteht die Möglichkeit über den Button Notizen oder die Taste 'F10' in eine Notizmaske zu wechseln, um an dem aktuellen Datensatz interne Notizen in einem Textfeld anbringen zu können.

Es können beliebig viele Notizen zu einem Datensatz erfasst werden.

Zusätzlich kann über das Kennzeichen Anzeigen eingestellt werden, dass die Notiz beim

Betreten des zugehörigen Datensatzes in einem Fenster aufpoppt.

4.7.1. Kopieren von Notizen

Notizen können beim Anlegen eines Datensatzes übergeben (kopiert) werden, und zwar in der Weise, dass die Notiz beim Anlegen des Datensatzes aufpoppt.

Welche Notizen wohin kopiert werden muss kundenspezifisch festgelegt und entsprechend z.B. über Trigger installiert werden.

Beispiel:

Im Debitorendatensatz ist eine Notiz hinterlegt. Beim Anlegen eines Auftrags für diesen Debitor poppt die Notiz auf und wird dann auch beim Auftrag hinterlegt.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 48

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Wird die Notiz mit dem Button OK geschlossen, so bleibt die Einstellung Anzeige bestehen und die Notiz wird beim nächsten Betreten des Datensatzes wieder Aufpoppen.

Wird die Notiz mit dem Button nicht mehr anzeigen geschlossen, so wird sie nur an den

Datensatz kopiert und ist über den Button Notiz einsehbar, poppt aber nicht mehr auf.

In jedem Fall wird die Notiz an den Datensatz kopiert.

Um die Aufpopp-Funktion in der Notiz (wieder) zu aktivieren muss das Kennzeichen

Anzeigen gesetzt werden.

4.8. Zusatztexte

In vielen datenbankrelevanten Masken besteht die Möglichkeit den aktuellen Datensatz mit einem Zusatztext zu versehen. Dieser kann beim Druck von Dokumenten wie z.B.

Lieferschein und Rechnung verwendet werden.

Zum Erfassen eines Zusatztextes wechselt man entweder über den Button Zusatztext in die Maske

Z

USATZTEXTE oder drückt die Taste 'F9'.

Es können mehrere Zusatztexte zu einem Datensatz hinterlegt werden, die durch

Blättern oder über den Button Übersicht einsichtig sind.

Über die Spracheinstellung wird vom System der zum Druck passende Text gewählt.

Außerdem können in den Masken

D

EBITOREN

bzw. K

REDITOREN Standardtexte für

Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen angegeben werden, die dann als

Zusatztext beim Anlegen der jeweiligen Datensätzen automatisch verwendet werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 49

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Feldbeschreibungen:

Sprache: Drucksprache des Druckdokuments. Wird zum Beispiel ein englischsprachiges Dokument gedruckt, so verwendet das System nur

Kopieren:

Druck.KZ:

Zusatztexte mit einer Spracheinstellung 'GB'.

steuert die Mitnahme des Zusatztextes in nachfolgende Formulare (z.B. von Auftrag in Rechnung) steuert den Druck des Zusatztextes im jeweiligen Druckdokument.

Texttyp: Standard, Einkauf, Verkauf, Produktion. Gibt die Bereiche vor, in die der

Zusatztext kopiert wird. So kann beispielsweise ein Artikel-Zusatztext nur in die Produktionsdokumente, aber nicht in den Auftrag/ Rechnung

übernommen werden.

Mit der Einstellung Standard wird der Text generell in den nachfolgenden

Datensatz übernommen.

Formular: genaue Vorgabe des Dokuments, in dem der Zusatztext gedruckt werden soll.

Bezeichnung: dieses Feld wird für fremdsprachige Bezeichnungen benutzt (zum

Beispiel Artikelbezeichnungen in fremdsprachigen Dokumenten)

Textbaustein: dem Feld sind alle Textbaustein-Datensätze hinterlegt. Durch Wahl eines

Textbausteins wird dessen Text im Textfeld Kopf- bzw. Fußtext eingetragen.

Formular: zum Formatieren des Textes muss das entsprechende Aktionsformular gewählt werden.

Kopftext:

Fußtext: der hier hinterlegte Text wird als Kopftext ausgegeben der hier hinterlegte Text wird als Fußtext ausgegeben

Bei der Wahl eines Textbaustein-Datensatzes wird der dort hinterlegte Text in das große

Textfeld übernommen. Es kann aber auch ein freier Text eingetragen werden.

Je nachdem, wo der Text eingetragen ist, wird er als Kopf oder Fußtext des Dokumentes

übernommen.

Soll der Text formatiert werden, so muss im Feld Formular das Aktionsformular angegeben werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 50

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Nun kann durch rechten Mausklick im Textfeld der Editiermodus eingeschaltet werden.

Diese Einstellung bewirkt, dass der Text in der im Textfeld vorgegebenen Formatierung gedruckt wird.

Um Schriftart, Größe oder Farbe des Textes zu ändern, muss der entsprechende Text markiert und dann die Formatierung (rechter Mausklick) dafür eingestellt werden.

Nach Fertigstellen des Zusatztextes muss er mit F1 gespeichert werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 51

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4.9. Druckeinstellungsmaske

Die Druckeinstellungsmaske ist aus jeder Maske erreichbar, aus der Druckdokumente erstellt werden können.

In der Druckeinstellungsmaske lassen sich Parameter angeben, die beim Ausführen eines Druckformulars verwendet werden sollen. Die Parameter können druckerabhängig gespeichert werden, so dass sie als Standardparameter für einen bestimmten Drucker verwendet werden.

Druckbefehl:

Systemkommando zum Drucken z.B. 'Plp' (das Druckkommando 'Ipr' ist voreingestellt) .

Drucksprache:

Landeskennzeichen zur Steuerung der Darstellung von Fließkommazahlen,

Währungen, Datumsausgaben und Textzuordnungen.

Ausgabe:

Ausgabeart der Druckausgabe.

Mit der Einstellung Bildschirm wird das erzeugte Druckdokument an den WEB-

Browser gesendet. Es muss im WEB-Browser ein Helper aktiviert und konfiguriert werden, um Dokumente vom Mime-Type application/postscript bzw. application/pdf lokal anzuzeigen oder zu drucken.

Mit der Einstellung Drucker wird das angegebene Druckkommando mit dem erzeugten Druckdokument serverseitig ausgeführt.

Mit der Einstellung Mail wird das erzeugte Druckdokument per Mail an die im Feld

E-Mail angegebenen Mailadresse mit dem Subjekt im Feld Mailsubject versendet.

Der Mailtext steht direkt in der Mail, und das Dokument wird als PostScript- bzw.

PDF-Attachment an die Mail angehängt.

Mit der Einstellung Fax wird das Dokument mit der Faxnummer aus dem Feld

Faxnummer gesendet. Faxe können nur als Post Script-Dokument versendet werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 52

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Mit der Einstellung Sichern kann ein Verzeichnis-Pfad zu einem eigens angelegten

Ordner in dem gleichnamigen Feld eingetragen werden, um Druckdokumente zu sichern. Das Dokument muss einen Dateinamen im Feld Datei erhalten.

Es werden automatisch nur die für die gewählte Ausgabe relevanten Felder schreibbar.

Randeinstellungen:

Hier können Druckerspezifische Randeinstellungen vorgenommen werden, z.B. für

Querdrucke. Für Standard-Drucke sollten hier keine Eintragungen sein.

Logos:

Hier kann eingestellt werden, ob ein Firmenlogo gedruckt werden soll. (Beim

Faxversand z.B. wird ein Firmenlogo gedruckt, beim Ausdruck auf einem Drucker wird in der Regel auf Firmenpapier gedruckt, also kein Firmenlogo zum Drucken.)

Eine entsprechende Bild-Datei muss im Verzeichnis 'images' des Moduls ESS hinterlegt sein, deren Name im Feld Logo eingetragen wird.

4.9.1. Exportieren eines Druckdokuments als Tabellendokument

Über die Einstellungen in der Maske D

RUCKEINSTELLUNGEN

kann ein Druckdokument im

XLS-Format als Tabellendokument exportiert werden.

Sinnvoll ist ein solcher Export nur bei Dokumentendarstellungen, die auch tabellentauglich sind, wie z.B. Auswertungen oder Listen.

Rechnungen, Bestellungen etc. machen in tabellarischer Form wenig Sinn.

Das Format des Druckdokuments wird in der Maske D

RUCKEINSTELLUNGEN

festgelegt, welche über den Maskenbaum bzw. die Maskenauswahl aus jeder Maske erreichbar ist, die die Möglichkeit zum Drucken eines Dokumentes gibt.

Im Feld Ausgabe muss die Einstellung 'Sichern' gewählt werden, wenn das Dokument in eine Datei gesichert werden soll, und zwar im Format eines

Tabellendokuments.

Es kann aber auch eine Ausgabe auf den Bilschirm oder Drucker erfolgen.

Im Feld Format muss die Einstellung 'XLS' gewählt werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 53

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Im Feld Ordner wird defaultmäßig das Verzeichnis 'tmp' zur Ablage des Dokuments vorgeschlagen.

Ein Datei-Name muss vom Anwender noch angegeben werden.

Über eine der möglichen Druck-Aktionen kann nun eine Datei in Tabellenformat erzeugt werden, die im angegebenen Ordner mit der angegebenen Datei-Bezeichnung gespeichert wird.

Bei aktiviertem Kennzeichen Abgrenzung drucken, wird nicht nur der aktive Datensatz, sondern alle in der Abgrenzung befindlichen Datensätze gedruckt.

4.9.2. Wählen einer abweichenden Empfänger-Adresse im

Druckauftrag

Die Empfängeradresse eines Druckformulars ist standardmäßig immer die im Adressfeld der Maske angegebene Adresse und wird automatisch in das Feld Adresse der

D

RUCKEINSTELLUNGEN

übernommen.

Soll diese Empfängeradresse für einen Druck geändert werden, so kann dies in der

Maske D

RUCKEINSTELLUNGEN

erfolgen.

Beispiel:

Ein Auftrag soll zusätzlich als e-mail-Anhang an einen anderen Empfänger gesendet werden.

Vorgehen:

Nachdem das Dokument standardmäßig gedruckt wurde, wechseln in die Maske

D

RUCKEINSTELLUNGEN

.

Das Feld Ausgabe auf Mail einstellen. Das Feld Format muss auf PDF eingestellt sein.

Im Feld Adresse steht bereits die Auftragsadresse. Um eine andere

Adressnummer zu suchen, muss das Feld zunächst geleert werden.

Suchen nach der Adresse lt. den vorgegebenen Suchkriterien. Kann z.B. nach dem Feld Firma1 der Adresse gesucht werden, so findet das System auch alle zugeordneten Personenadressen und zeigt sie als Tabelle an.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 54

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Mit Doppelklick kann die gewünschte Adresse in die Maske

D

RUCKEINSTELLUNGEN

übernommen werden. Dabei werden auch die Haupt-

Kommunikationsdaten wie E-mail-Adresse, Fax- oder Telefonnummer

übernommen.

Eventuell einen Betreff im Feld Mailsubject und/ oder einen Mailtext eintragen.

Druck-Aktion aus der Maske D

RUCKEINSTELLUNGEN

ausführen.

Zurück in die Maske A

UFTRÄGE

4.9.3. Druckhistorie

Eine Übersicht über alle Druckvorgänge zu einem Datensatz, unabhängig von der Art der

Ausgabe, erhält man in der Maske D

RUCKHISTORIE

, die aus der Maske

D

RUCKEINSTELLUNGEN

über den Maskenbaum erreichbar ist.

4.9.4. Druckkonfiguration

In der Maske D

RUCKKONFIGURATION

können Druckformate und die Anzahl an Kopien vorgegeben werden, die beim Ausführen des Druckformulars erzeugt werden sollen.

So kann zum Beispiel konfiguriert werden, dass beim Ausführen der Aktion Auftrag

drucken gleichzeitig das Dokument mit 2 Kopien an den Drucker geschickt und auf dem

Bildschirm angezeigt wird. Auch ein gleichzeitiges Verschicken per Fax oder Mail, ein gleichzeitiges Verschicken als Kopie an eine bestimmte Person, eine besondere Druck-

Konfiguration für einen bestimmten Kunden und ähnliches kann eingestellt werden.

Voraussetzung für Fax- oder Email-Versand ist allerdings, dass in der Beleg-Adresse eine Fax- und Email-Adresse hinterlegt ist.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 55

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Feldbeschreibungen:

Maske: Maske für die die Konfiguration gilt.

Kundennummer: Nummer des Debitors/Kreditors, für den die Konfiguration gilt. Falls hier kein Eintrag ist, gilt die Konfiguration für alle

Kunden/Lieferanten.

Formscript:

Formular:

Drucker:

Adressnummer:

Aktion, für das die Konfiguration gilt

Druckformular, für das die Konfiguration gilt

Druckmedium, auf das die Konfiguration zugreifen soll. Hier können beliebig viele Drucker, Fax, Email etc. hinterlegt werden.

Adressnummer, an die das Dokument immer geschickt werden soll. Hier kann z.B. die Adresse eines Abteilungsleiters angegeben werden, der immer eine Kopie erhalten soll.

Anzahl an Kopien die mit der Konfiguration gedruckt werden soll.

Anzahl Kopien:

Lfd.Nr:

Laufende Nummer der Konfiguration

von Seite...bis Seite: Anzahl der Druckseiten

Benutzer:

Gruppe:

Benutzer-ID des angemeldeten Benutzers.

Gruppen-ID des angemeldeten Benutzers.

Arbeitsplatz:

Mailsubjekt:

Arbeitsplatz des angemeldeten Benutzers.

Mailbetreff und Mailtext, der ausgegeben werden soll.

Hinweis:

Die Maske D

RUCKKONFIGURATION

kann auch über die Druckeinstellung der einzelnen

Belege (Auftrag, Bestellung, Rechnung,...) betreten werden, wobei gleichzeitig eine

Abgrenzung auf den jeweiligen Beleg erfolgt.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 56

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5. Stammdaten

!!! ACHTUNG !!!

Bei der Installation werden bereits Standardstammdaten in die Datenbank eingefügt.

Diese müssen überprüft und ggf. angepasst werden. Besonderes Augenmerk bei der

Überprüfung sollte dem Kontenrahmen, den Buchungsgruppen und den Steuersätzen gewidmet werden. Es wurde zwar versucht einen möglichst konsistenten Kontenrahmen mit allen notwendigen Verknüpfungen vorzubereiten, eine Garantie für eine allgemeingültige Verwendbarkeit kann an dieser Stelle jedoch nicht gegeben werden.

Genaue Details sollten in jedem Falle mit einem Steuerberater abgesprochen werden.

Generell sollte man sich, bevor man damit beginnt, Datensätze aus bestehenden

Datenbeständen zu übernehmen oder neue Stammdaten anzulegen, sehr sorgfältig

überlegen wie die Daten allgemein und in Bezug auf die Buchhaltung strukturiert sein sollen. Eine wohl überlegte Struktur z.B. der Artikelstammdaten und der dazugehörigen

Buchungsgruppen ermöglicht ggf. später deutlich effizientere und aussagekräftiger

Auswertungen und Statistiken.

5.1. Systemmaske Mandanteninfo

In der Maske M

ANDANTENINFO

werden die speziellen Mandanteninfomationen und die

Mandanten-Bankverbindungen gepflegt. Sie können unter anderem für Druckdokumente verwendet werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 57

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Feldbeschreibungen:

Die Angaben von Handelsregister, Geschäftsführer und Gerichtsstand können auf den

Geschäftsdokumenten ausgedruckt werden.

Textbaustein: ein hier hinterlegter Textbaustein kann auf sämtlichen Druckdokumenten gedruckt werden und ist für temporäre Aktionen oder ähnliches vorgesehen.

Amtsholung:

Fernamt:

Auslandsamt:

Hier werden entsprechende Einstellungen bzgl. dem Telefonwahlverfahren für den Faxversand vorgenommen.

Die Kennungen sind standardmäßig für Deutschland eingestellt.

Faktor: Hier ist der aktuelle Währungsfaktor zur Umrechnung von interner

Währung in Landeswährung eingetragen.

Nachkommastellen:

Einstellung für die Nachkommastellen bei Float-Werten.

Aufschlag: Der Aufschlag in Prozent für den Fixkostenanteil auf den

Deckungsbeitrag einer Auftragsposition kann hier hinterlegt werden.

Die Angaben betreffen die Felder Deckungsbeitrag in den Masken

Auftrag und Angebot.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 58

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5.2. Benutzereinstellungen

In der Maske B

ENUTZEREINSTELLUNGEN

im Menü S

ONSTIGES

sind die spezifischen

Einstellungen für die einzelnen ESS-Anwender hinterlegt. Sie werden in der Regel vom

Administrator verwaltet, der Benutzer hat aber auch die Möglichkeit, hier einige individuelle Einstellungen für sich selbst zu speichern.

Feldbeschreibungen:

Name: Name des Benutzers

UID:

Gültigkeit:

User-ID des Benutzers

Um die Gültigkeit des Passworts zeitlich zu beschränken, kann in diesem Feld eine Passwort-Verfallszeit festgelegt werden, nach der der Benutzer ein neues Passwort vergeben muss;

Passwort:

Sprache:

Die Gültigkeit wird in Tagen angegeben und bezieht sich auf das

Datum der letzten Passwortänderung.

Beim Anmelden wird vom Benutzer (oder vom Administrator) ein Passwort vergeben und in diesem Feld verschlüsselt dargestellt;

Hier wird die Spracheinstellung der Masken für den Benutzer gewählt.

Alle Texte werden in der gewählten Sprache angezeigt.

Gleichzeitig werden alle Währungs- und Datumsfelder in das entsprechende Format konvertiert.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 59

Meldungen:

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

die gewählte Einstellung betrifft Fehlermeldungen oder

Datenbankmeldungen während des Arbeitens mit dem ESS.

Bei der Einstellung kein Fenster werden alle Meldungen in der

Statuszeile der Maske angezeigt.

Bei der Einstellung nur Fehler werden Fehlermeldungen in einem separaten Fenster mit Bestätigungsaufforderung angezeigt.

Bei der Einstellung Fehler und Hinweise werden alle Meldungen in einem separaten Fenster mit Bestätigungsaufforderung angezeigt.

Fontname

Fonttyp

diese drei Felder sind für die Schrifteinstellung der Masken zuständig.

Größe

Startmaske:

Debitor/Kreditor:

Für den Benutzer kann eine Maske festgelegt werden, auf der er sich beim Start des ESS befindet.

Wird das Feld nicht ausgefüllt, so ist die Startmaske immer das

Hauptmenü 'H

OMEPAGE

'

Falls der Benutzer als Debitor oder Kreditor geführt wird, kann der entsprechende Kundentyp und die Kundennummer eingetragen werden.

Adresse: Die Adresse des Benutzers wird in der Maske A

DRESSEN

angelegt;

Bei Angabe der entsprechenden Adressnummer werden die

Adressdaten im rechten Adressblock automatisch ausgefüllt;

Pfeiltaste

Funktionen

Felder zur Einstellung der Tastenkombination für die jeweilige

Abbruch einer Akt.

Funktion.

Feldhilfe

Maskenwechsel:

Focus-Tab-Modifier: Modifier für die Tabulator-Taste, um zwischen dem Maskenbaum und den Formularen zu wechseln.

Benutzerlog:

Autom.Ändern:

Autom.Editieren: bei aktiviertem Kennzeichen werden alle Aktionen des Benutzers auf dem ESS in einer Benutzer-Logdatei gespeichert, die im tmp-

Verzeichnis abgelegt ist. bei aktiviertem Kennzeichen werden Änderungen, die im

Editmodus in Tabellen vorgenommen werden, beim Verlassen des

Datensatzes automatisch gespeichert.

bei aktiviertem Kennzeichen kann in Listen und Submasken direkt editiert werden.

UND-Suche bevorzugen: über das Kennzeichen kann zwischen einer UND- und einer

ODER-Suche im Schnellsuchfeld gewählt werden. (siehe auch

Kapitel 3.5.3.2 Schnellsuchfelder)

Erfasst

In Arbeit

Erledigt:

Maskenpfadang.:

Tooltips:

Farbauswahl für die Darstellung des jeweiligen Positions-Status.

Die Position wird in der Submaske in der gewählten Farbe dargestellt. Durch Doppelklicken in das Feld öffnet sich ein

Fenster mit Farbauswahl.

Eine Pfadangabe der Masken wird in diesem Feld eingeschaltet.

Sie erscheint in der Titelzeile.

Beim Berühren der Maskenfelder mit der Maus werden Hilfetexte zum Feld angezeigt.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 60

Löschwarnung:

Hor.Teilung:

Vert.Teilung:

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

bei aktiviertem Kennzeichen wird eine Fehlermeldung ausgegeben, falls eine geänderter Datensatz ohne vorherige

Speicherung verlassen wird.

Einteilung des horizontalen Bereichs von Maskenbaum und

Aktionen in Prozent

Einteilung des vertikalen Bereichs von Maskenbaum und Aktionen in Prozent

Ausgabe:

Format:

Drucker:

Ordner:

Geburtstag:

Kurzzeichen:

Abteilung:

Release 6/1

Auswahl der Einstellung für die Ausgabe der Druckformulare.

Diese Einstellung kann bei Bedarf in den einzelnen Masken über das Makenauswahlmenü in der Maske D

RUCKEINSTELLUNGEN

für eine jeweilige Session geändert werden.

Auswahl des Formats für die Ausgabe der Druckformulare;

Das Format muss passend zur Ausgabe gewählt werden.

Das Feld ist mit der Maske D

RUCKER

verknüpft und übernimmt den Namen des Standarddruckers.

Die hier festgelegte Einstellung kann bei Bedarf in den einzelnen

Masken über das Makenauswahlmenü in der Maske D

RUCK

-

EINSTELLUNGEN

für eine Session geändert werden.

Angabe eines Ordners in dem Sicherungen der Druckdateien gespeichert werden sollen;

Geburtsdatum des Mitarbeiters.

Kurzzeichen des Mitarbeiters, zu Verwendung in Druckdokumenten

Abteilung des Mitarbeiters.

Benutzerhandbuch 61

Bild:

Idletime:

Keepalive:

Datenmenge:

Fehlerton:

Zeitwahl:

Webshop:

Startmodus:

Druckdialog:

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Bilddatei des Mitarbeiters. Bei einem Eintrag wird das Bild unterhalb des Feldes angezeigt.

Zeit in Sekunden, die der ESS ohne Bearbeitung wartet, bevor er sich selbsttätig ausschaltet.

Zeitraum in Sekunden, in dem der ESS sich beim Server bestätigt, damit die ISDN-Verbindung nicht abreißt.

maximale Datenmenge, die in einer Abgrenzung dargestellt werden soll.

Standardmäßig ist ein akustischer Fehlerton installiert, der aber durch Leeren des Feldes ausgeschaltet werden kann .

betrifft die Vorauswahl für die Unterteilung im Pull-Down aller

Zeitfelder im System.

Zusätzlich besteht aber die Möglichkeit manuelle Einträge in die

Zeitfelder vorzunehmen.

Vorgesehene Anbindung an einen externen Webshop.

Einstellung der Appletgröße beim Start

Einstellung, ob beim Druckanstoß ein Dialog mit den

Druckeinstellungen aufpoppt

Im Register 'Sonstiges' können Schrift- und Randeigenschaften für die Masken/-

Felddarstellungen eingestellt werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 62

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

5.3. Adressen

Grundsätzliches:

Eine Adresse wird im gesamten System durch ihre Nummer (Adressnummer) referenziert. Sie ist ein eigenständiger Datensatz und muss grundsätzlich getrennt von einem Debitor oder Kreditor gesehen werden.

Das ist vielleicht verständlicher, wenn man sich bewusst macht, dass ein Kunde mehrere

Adressen zugeordnet haben kann, wie z.B. eine Liefer- und/ oder Rechnungsadresse, die sich von der eigentlichen Kundenadresse unterscheidet.

Das Verständnis für die Eigenständigkeit der Adresse ist deshalb so wichtig, weil ein

Ändern des Adressdatensatzes diese Änderung im gesamten System bewirkt!

Das heißt, wird eine Adresse geändert, die bereits in einem Angebot oder einer

Rechnung verwendet wurde, so wird zwangsweise auch dort die Änderung wirksam!

Deshalb sollte eine einmal verwendete Adresse nicht mehr geändert werden!!

(Abgesehen von Rechtschreib- oder Formfehlern)

Um dies zu erschweren, wird für bereits verwendete Adressen automatisch ein

Kennzeichen gesetzt über das die relevanten Felder nicht mehr schreibbar werden. Der

(autorisierte) Benutzer kann dieses Kennzeichen zwar manuell deaktivieren, um dennoch

Änderungen vorzunehmen, muss sich aber bewusst sein, dass er eine bereits verwendete Adresse abändert, und diese Änderung dann systemweit für diesen

Adressdatensatz gilt!

Bei Adressänderungen (Umzug der Firma oder ähnliches) sollte deshalb die Adresse neu angelegt und die alte Adresse gesperrt werden.

Konsequenterweise sollte die neue Adresse dann gegebenenfalls auch dem entsprechenden Debitor oder Kreditor zugeordnet werden.

Die ausführliche Feld- und Funktionalitätsbeschreibungen der Adressmaske und des

CRM-Moduls finden Sie in der Dokumentation CRM.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 63

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

5.3.1. Anlegen einer neuen Adresse

Um eine neue Adresse anzulegen, muss die Maske zunächst geleert werden. (Button

'Leeren', F4)

Das Feld Adressnr. muss nicht beschrieben werden. Hier wird, wenn nichts eingetragen ist, vom System automatisch, abhängig vom Adresstyp, eine Nummer aus dem hinterlegten Nummernkreis vergeben.

Der Adresstyp (Firmen-/ Personenadresse) steht defaultmäßig auf 'Firmenadresse' und muss gegebenenfalls umgestellt werden.

Nun können die einzelnen Adressfelder ausgefüllt werden.

Speichern der neuen Adresse mit F1.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 64

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5.3.2. Zuordnen einer Personenadresse zu einer Firmenadresse

Um Adressdaten von Mitarbeitern oder Ansprechpartnern einer Firmenadresse zuzuordnen kann folgendermaßen vorgegangen werden:

Suchen der Firmenadresse, der die Personenadresse zugeordnet werden soll.

Wechsel über den Maskenbaum oder durch Doppelklick in die Submaske P

ERSONEN

/

F

IRMANADRESSE DER

P

ERSON

Die Firmenadresse wurde automatisch übernommen. Die übrigen Felder mit Angaben zur Person, Telefonnummer, etc. können beschrieben werden.

Speichern des Datensatzes mit F1.

Um weitere Datensätze zuzuordnen, kann die Maske geleert und neu beschrieben werden.

Diese Personenadresse ist ein eigener Datensatz, der der Firmenadresse zugeordnet wurde. Deshalb ist er aus der Firmenadresse in der Submaske immer einsehbar, um z.B. auf einen Blick Namen und Telefonnummern von Mitarbeitern verfügbar zu haben.

Beim Suchen nach der Firmenadresse werden immer auch diese zugeordneten

Datensätze gefunden.

5.3.3. Zuordnen einer Lieferadresse zu einer Firmenadresse

Eine Lieferadresse kann als zusätzliche Adresse einer Firmenadresse verwaltet werden.

Um die Zuordnung zur Firmenadresse vorzunehmen kann folgendermaßen vorgegangen werden:

Suchen der Firmenadresse, der die Lieferadresse zugeordnet werden soll.

Wechsel in das Register 'Verknüpfungen'.

Wechsel über den Maskenbaum oder durch Doppelklick in die Submaske

ZUSÄTZLICHE

A

DRESSEN

Die Firmenadresse wurde automatisch übernommen. Diese Daten können entsprechend abgeändert werden.

Speichern des Datensatzes mit F1.

Diese Lieferadresse ist ein eigener Datensatz, der der Firmenadresse zugeordnet wurde.

Deshalb ist er aus der Firmenadresse in der Submaske

ZUSÄTZLICHE

A

DRESSEN

immer einsehbar.

Beim Suchen nach der Firmenadresse werden immer auch diese Datensätze gefunden, sofern der Firmenname nicht geändert wurde.

5.3.4. Sperren einer Adresse

Eine gesperrte Adresse kann nicht mehr verwendet werden, um sie Kunden oder

Lieferanten bzw. Angeboten oder Aufträgen etc. zuzuordnen.

Sie verschwindet aus der Adressübersicht (ist nicht mehr sichtbar), kann aber explizit wieder gesucht werden.

Auswirkungen auf Datensätze, die diese Adresse verwendet haben (z.B.

Rechnungen) hat dies nicht! Hier steht noch immer die entsprechende Adressnummer und ihre Inhalte.

Um eine bestimmte Adresse zu sperren muss auf dem entsprechenden Datensatz das

Kennzeichen Gesperrt gesetzt werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 65

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Dabei wird das Feld Sperrgrund automatisch schreibbar und der Anwender muss hier einen Text angeben.

Ändern des Datensatzes mit F2.

5.3.5. Suchen einer gesperrten Adresse

Um eine gesperrte Adresse zu finden muss man zunächst in irgendeinen

Adressdatensatz in der Maske A

DRESSEN

gehen.

Wechsel über den Button 'Taschenlampe' (CTRL F7) in die Abgrenzungsmaske.

Setzen des Kennzeichens Gesperrt.

Aktivieren der Suche durch Drücken des Buttons 'go' (F12).

Daraufhin werden alle gesperrten Adressdatensätze angezeigt.

5.3.6. Kopieren einer Adresse

Beim Umzug einer Firma ändert sich oft nur die Straße oder ein anderes Detail, viele

Adressangaben bleiben gleich. Hier kann die Eingabe der neuen Adresse erleichtert werden, wenn die alte Adresse kopiert und einzelne Details abgeändert werden.

Dazu kann folgendermaßen vorgegangen werden:

Suchen des Adressdatensatzes, der kopiert werden soll.

Leeren des Feldes Adressnr. (Referenznummer der Adresse)

Speichern mit F1. -> neuer Datensatz (Kopie) mit eigener Nummer wurde erzeugt.

Änderungen einzelner Felder vornehmen

Speichern mit F2.

Hinweis: Hierbei werden nicht die zugeordneten Adressen (Personenadressen, zusätzliche Adressen) kopiert. In den gewünschten Adressen kann aber durch

Aktualisieren der Hauptadresse die Zuordnung wieder hergestellt werden.

Achtung:

Wird nach Änderung der Adressnummer mit F2 anstatt mit F1 gespeichert, so wird die vorherige Adresse überschrieben!!

5.3.7. Postleitzahlen

In der Tabelle Postleitzahlen wird der Ort und dessen Vorwahl zu einer Postleitzahl gesondert gespeichert. So wird bei der Eingabe einer schon gespeicherten Postleitzahl, der Ort und die Vorwahl automatisch gefüllt.

Bei Eingabe einer unbekannten Postleitzahl wird diese mit dem Ortsnamen und der

Ortsvorwahl in die Postleitzahlentabelle eingetragen und steht somit für die nächsten

Eingaben zur Verfügung.

5.3.8. Länder

Das Erfassen von Länderstammdaten hat über die Systemmaske L

ÄNDER

zu erfolgen.

Hier werden auch die Telefon-Vorwahlen und die Steuerberechnung des Landes verwaltet..

Es wird zwischen Steuerberechnung Inland, Europa und Ausland unterschieden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 66

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

5.4. Buchhaltungsstammdaten

5.4.1. Einstellungen Buchhaltung

Im Menü Stammdaten / Stammdaten Buchhaltung gibt es die Konfigurationsmaske

E

INSTELLUNGEN

B

UCHHALTUNG

.

In dieser Maske werden systemweite Buchhaltungsvorgaben festgelegt.

Bevor kontenmäßige Buchungen erstellt werden, sollten diese

Einstellungen überprüft und ggf. aktualisiert werden.

Feldbeschreibungen:

Wirtschaftsjahr: Datumsangabe über den Beginn des Wirtschaftsjahres. Nach einem erfolgten Jahresabschluß wird automatisch das Jahresabschlußdatum als

Sperrdatum für Buchungen, die vor diesem Zeitpunkt liegen, vergeben.

Ein Jahresabschluß ist nur innerhalb des hier bestimmten

Wirtschaftsjahres möglich

Buchungszeitraum: Datumsangabe über den erlaubten Buchungszeitraum zum

Wirtschaftsjahr. Buchungen sind grundsätzlich nur im angegebenen

Wirtschaftsjahr erlaubt, außer der Buchungszeitraum wird in diesen

Feldern erweitert.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 67

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Im Bereich Datev-Informationen können die entsprechenden Nummern und Einträge für einen Datev-Export hinterlegt werden.

Anzahlung:

Hier können Zwischen-Konten hinterlegt werden, die für offene Anzahlungen verwendet werden, wenn die Umsatzsteuer und der Erlös der Anzahlung erst bei Begleichung der

Anzahlung ausgewiesen werden sollen.

Steuerinformation:

Kred.Finanzamt: Das Finanzamt muss als Kreditor angelegt sein, damit Offene Posten

StID:

verwaltet werden können.

Steuernummer des Mandanten

Ust-ID.Nr.:

Umsatzsteuernummer des Mandanten.

Die Angaben werden für Steuerdokumente benötigt und können als Vorgabe für

Geschäftsdokumenten verwendet werden.

Rechnungseinstellungen:

Rechnungen: Bei der Einstellung Lieferschein kann eine Verkaufsrechnung erst nach

Erstellung eines Lieferscheinen erzeugt werden.

Bei der Einstellung Auftrag kann eine Rechnung über einen bestehenden

Lieferschein oder über einen Auftrag erstellt werden.

Rechnungserstellung: Auswahl, ob eine Rechnung mit oder ohne Null-Mengen in den

Positionen generierbar sein soll. Standardmäßig werden keine Positionen mit Null-Mengen erzeugt.

Skt.runden: Über die Einstellung wird der skontierte Zahlbetrag abgerundet. Die

Einstellung gilt nur für Zahlungsausgänge.

Karrenztage: Einstellung der maximalen Überschreitung der Skontofähigkeit einer

Rechnung in Tagen.

Storno ausbuchen: bei aktiviertem Kennzeichen werden stornierte Rechnungen automatisch gegen die Stornorechnung ausgebucht.

Überbuchen -Kennzeichen: bei aktiviertem Kennzeichen wird eine Rechnungserstellung erlaubt, auch wenn die angegebene zu berechnende Menge die bestellte

Anzahl übersteigt.

Kasseneinstellungen:

Preisliste: Angabe einer Preislistennummer für den Kassenverkauf zur

Sonderpreis:

Preisfindung von Artikeln und Ressourcen über Preislisten.

Angabe einer Sonderpreislistennummer für den Kassenverkauf zur Preisfindung von Artikeln und Ressourcen über

Sonderpreislisten.

Norm.Rabatt/ Sond.Rabatt: Kenzeichen, ob zusätzlicher Rabatt auf die Preise aus der

Rabattgrp: jeweiligenPreisliste erlaubt ist.

Angabe einer Rabattgruppennummer zur Gewährung von

Mengenrabatt für den Kassenverkauf.

DTAUS-Einstellungen:

min. DTAUS-Betrag: minimaler DTAUS-Betrag pro Kunde, der eine Erfassung in einem

DTAUS-Lauf erlaubt.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 68

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Register Mandanteneinstellungen:

Konten:

Bankkonto:

Für Zahlungsein- und –ausgänge wird das hier eingetragene Konto für den Zahlungsbeleg vorgeschlagen. Es kann vom Anwender aber gegebenenfalls geändert werden.

Rabattkonto: Angabe eines Kontos, auf das gewährte Rabatte gebucht werden sollen.

Kassenerl.: Angabe einer Kontonummer für Erlöse aus Kassenverkäufen, wenn kein

Debitorkonto bebucht werden soll.

Anzahl.Kto.: Angabe einer Kontonummer für Anzahlungen bei Kassenverkäufen.

Anzahl.Skt.: Angabe einer Steuerkontonummer für Anzahlungen bei Kassenverkäufen.

Anzahl.Stnr.: Angabe des Steuersatzes für Anzahlungen bei Kassenverkäufen.

Steuersatz St.Frei.:Angabe eines Steuersatzes für steuerfreie Inlandsgeschäfte

(benötigen z.B. Ärzte und Rechtsanwälte...). Die hier gemachte Angabe

überschreibt den normalen Steuersatz aus der Artikel-Buchungsgruppe, sofern das Steuer-Kennzeichen in Auftrag oder Bestellung deaktiviert wurde und der Kunde durch seine Adresse als Inlandskunde gekennzeichnet ist. Ohne diese Angaben erfolgen falsche Buchungen!

Splittkonto:

Gegenkonto für Splittbuchungen;

Konto OP:

Kontenzuordnung, die eine Erfassung offener Posten in der Maske

B

UCHUNGSERFASSUNG

ermöglicht. Sie wird in der zu erzeugenden

Rechnungsposition als Einkaufs- bzw. Verkaufstyp verwendet.

G.u.V.Konto:Angabe einer Kontonummer auf die der Saldo aus der Gewinn- und

Verlust-Rechnung gebucht wird (z.B. 9999).

G.u.V.Kto VJ: Angabe einer Kontonummer auf die der Saldo aus der Gewinn- und

Verlust-Rechnung des Vorjahres gebucht wird (z.B. 9998).

Währungskto.: Währungsdifferenzkonto. Wird für Buchungen in Fremdwährung verlangt.

Anfallende Währungsdifferenzen werden automatisch auf dieses Konto gebucht.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 69

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Bruttopreise für:

Artikel:

diese Kennzeichen-Felder legen fest wie Preise in den jeweiligen

Tätigkeiten: Belegen interpretiert werden.

Einkauf:

Verkauf:

Kasse:

Standardmäßig werden Preise als Nettopreise verstanden.

Durch aktivieren der Felder werden sie in den angegebenen

Bereichen als Bruttopreise interpretiert.

Abschlüsse:

Jahres KZ: das Kennzeichen gibt Auskunft darüber, ob der zugehörige

UST.KZ:

Abschluss noch bearbeitet wird. Links daneben steht das Datum

Monats.KZ: des letzten jeweiligen Abschlusses.

Buchungszeitraum: die Einstellung definiert, ob nach einem abgeschlossenen

Monatsabschluss noch Buchungen vor dessen Abschlussdatum erlaubt sind.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 70

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

5.4.2. Debitoren

In der Maske Deb

ITOREN

werden Kunden mit einer eindeutigen Nummer verwaltet.

Hier werden alle relevanten Daten, wie Zahlungsmodalitäten, Buchungsgruppen,

Steuerpflicht, Lieferbedingungen, Rechnungs- und Lieferadressen, etc. für den Kunden gespeichert und dienen als Vorlage (jederzeit dort änderbar!) für Angebote und Aufträge.

Feldbeschreibungen Register 'Debitoren':

Debitor: Referenznummer des Kunden.

Gesperrt: bei aktiviertem Kennzeichen handelt es sich um einen gesperrten

Kreditor. Er kann nicht mehr für Anfragen oder Bestellungen verwendet werden und ist in der Debitorenübersicht nicht mehr aufgeführt. Es kann aber explizit nach ihm gesucht werden.

Kundennummer: Die Kundennummer des Mandanten beim Debitor

Steuernummer: Steuernummer des Debitors, die für Gutschriften benötigt wird.

Adresse (rechts oben): Adressnummer des Debitors.

Adresse (Bereich Rechnungsinformationen): Rechnungs-Adressnummer des Debitors.

Zahlungsziel: Zahlungsziel, das für diesen Debitor verwendet werden soll.

Zahlungsart:

Limit:

Zahlungsart, die für diesen Debitor verwendet werden soll. Wird für automatischen Zahlungsverkehr (DTAUS) benötigt.

Geldbetrag, der für offene Posten nicht überschritten werden darf. Ist das nachfolgende Kennzeichen aktiviert, so wird das Limit beim

Release 6/1 Benutzerhandbuch 71

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Anlegen einer Auftragsposition überprüft, und bei Überschreiten erfolgt eine Fehlermeldung.

Steuerpflicht: Kennzeichen, ob der Debitor steuerpflichtig ist. Dieses Kennzeichen wird für inländische und europäische Kunden automatisch gesetzt.

Debitoren, mit denen generell steuerfreie EG-Geschäfte geführt

Währung:

Rabatt: werden, sollten dieses Kennzeichen deaktiviert haben.

Währung, die für Angebote und Aufträge bei diesem Debitor verwendet wird.

Standard Rechnungsrabatt für diesen Debitor.

Datevkonto: Konto, das für das Forderungs- bzw. Verbindlichkeitskonto für den

Datev-Export verwendet werden soll.

Preisschema: Zur Kalkulation der Verkaufspreise kann ein Preisschema hinterlegt werden, das Materialgemeinkosten als prozentualen Aufschlag

übernimmt.

Adresse (Lieferinformationen):Lieferadresse des Debitors.

Lieferbed.: Lieferbedingungen des Debitors.

Teillieferung:

Offen:

Umsatz:

Aktiviert = Teillieferung für Aufträge ist erlaubt

Deaktiviert = Aufträge dürfen nur gesamt geliefert werden.

aktueller offener Rechnungsbetrag des Debitors.

aktueller Umsatz des Debitors

Textbausteine: hier kann ein Textbaustein für das jeweilige Dokument hinterlegt werden, der immer zusätzlich zum Standardtext für diesen Kunden gedruckt werden soll.

Debitorgruppe: Zuordnungsmöglichkeit zu einer debitorspezifischen Gruppierung

Buch.Gruppe: Schnittstelle zur Buchhaltung. Hier ist das Forderungskonto hinterlegt, das beim Erstellen einer Rechnung für diesen Debitor, verwendet wird

Rabattgruppe: Zuordnungsmöglichkeit zu einer Artikel-/Kundenspezifischen

Mengenrabattierung

Preislistengruppe: Zuordnungsmöglichkeit zu einer definierten Preislistengruppe, in der beliebig viele Preislisten zugeordnet sein können. Die einzelnen über die Gruppe zugeordneten Preislisten werden im Register

Preisermittlung aufgelistet. Hier können manuell noch zusätzliche

Preislisten für den Kunden ergänzt werden.

Nebenkostengruppe: Zuordnungsmöglichkeit zu einer definierten Nebenkostengruppe, in der beliebig viele Nebenkosten zugeordnet sein können, die dem

Debitor für jeden Auftrag vorgeschlagen werden. Die einzelnen über die

Gruppe zugeordneten Nebenkosten werden im Register Preisermittlung aufgelistet. Hier können manuell noch zusätzliche Nebenkosten für den

Kunden ergänzt werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 72

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Register 'Erweitert':

Sonderbesteuerung:Eine hier hinterlegte Sonderbesteuerung überschreibt die normale

Besteuerung bei Rechnungserstellungen für diesen Debitor (z.B.

Behindertenwerkstätten haben grundsätzlich eine Besteuerung von

7%)

Bruttodokumente:Bei aktiviertem Kennzeichen werden nur Bruttopreise in Rechnungen ausgewiesen.

Mahnkennzeichen: Aktiviert = Debitor wird in Mahnläufen berücksichtigt

Deaktiviert = Debitor wird in Mahnläufen nicht berücksichtigt

Konsignationslager:Nummer des Konsignationslagers bei diesem Debitor. Das Lager wird bei einer Lieferung des Auftragstyps Konsignation automatisch berücksichtigt und die gelieferte Ware wird nicht ab- sondern auf dieses

Verband Nr:

Verband:

Lager umgebucht.

Nummer des Verbands, dem der Debitor angehört

Aktiviert = Der Debitor ist selbst ein Verband

MitgliedsNr.: Verbands-Mitgliedsnummer des Debitors

Preisberechnung: die gewählte Einstellung bestimmt, welche Preislisten für die

Preisfindung verwendet werden, die des Debitors oder die des

Verbands. (muss nur für Verbandsmitglieder angegeben werden)

OP-Träger: Je nach Einstellung werden die Offenen Posten dem Debitor oder

Verband angelastet.

Vertriebsbeauftragter: Vertriebsbeauftragter, der für Aufträge dieses Debitors provisionsberechtigt ist.

Der hier angegebene VB wird in Druckdokumenten ausgegeben, sofern das Druckkennzeichen gesetzt ist.

Vertriebsbeauftragtengruppe: sind mehrere Vertriebsbeauftragte provisionsberechtigt, so können sie hier in einer Gruppe hinterlegt werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 73

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Provisionsdebitorgruppe: Provisionssatz einer Debitorgruppe, den der VB für Aufträge dieses Kunden erhält.

Zugang einrichten: Aktiviert = dem Kunden darf ein Zugang zum System eingerichtet werden.

Druckkennzeichen: Aktiviert = der VB wird auf Druckdokumenten ausgegeben

Register 'Preisermittlung':

Im Register 'Preisermittlung' werden die Preislisten aufgelistet, bzw. können dort als

Zuordnung angelegt werden, die für die Preisfindung des Kunden verwendet werden sollen. In der linken Submaske können die manuellen Zuordnungen für den Kunden erfasst werden, in der rechten Submaske werden die über die Preislistengruppe zugeordneten Preislisten angezeigt.

Die Preislisten haben für die Preisfindung folgende Hierarchie:

1. manuell zugeordnete Preislisten, nach Zuordnungsposition aufsteigend

2. über Preislistengruppe zugeordnete Preislisten, nach Zuordnungsposition aufsteigend

In den unteren Submasken werden Standardnebenkosten für den Kunden angezeigt, bzw. können dort zugeordnet werden. Diese Kosten werden in Aufträgen für den Kunden automatisch vorgeschlagen (siehe Kapitel Nebenkosten).

In der linken Submaske können die manuellen Zuordnungen für den Kunden erfasst werden, in der rechten Submaske werden die über die Nebenkostengruppe zugeordneten Nebenkosten angezeigt.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 74

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Register 'Verbindungen':

Im Register 'Verbindungen' werden in der oberen Submaske die Bankdaten des Debitors als einzelne Datensätze aufgelistet.

Durch Doppelklick in die Submaske gelangt man in die Maske D

EBITORENBANKEN

, wo die

Bankdaten angelegt und verwaltet werden.

Die untere Submaske zeigt alle zugeordneten Adressen (Personenadressen,

Lieferadressen...) der Debitoradresse an.

Register 'Faktura':

Im Register 'Faktura' sind alle Verkaufsrechnungen bzw. fakturierten Artikel des Debitors aufgelistet und können mit einem Doppelklick in den entsprechenden Datensatz eingesehen werden.

Die Eintragungen erfolgen automatisch und können nicht manuell vorgenommen werden.

Register 'Statistik':

Im Register 'Statistik' der Maske Deb

ITOREN

wird beim Betreten der Maske standardmäßig die Verkaufs-Summe aller Artikel bezogen auf den Kunden im aktuellen

Jahr graphisch dargestellt.

Eine graphische Darstellung kann hier für den Einkaufsumsatz oder die Einkaufsmenge erfolgen.

Dies wird im Feld Anzeige bestimmt.

Über das Feld Artikel kann die Anzeige für einen bestimmten Artikel eingegrenzt werden.

Die Darstellungsform kann über das Feld Diagrammtyp gewählt werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 75

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

5.4.2.1. Anlegen eines neuen Debitors

Um einen neuen Debitor anzulegen, muss die Maske zunächst mit 'F4' oder dem

Menübutton Leeren geleert werden.

Die blau umrandeten Felder müssen zwingend ausgefüllt werden, damit der

Datensatz gespeichert werden kann.

Im Feld Debitor wird, wenn nichts anderes angegeben wird, beim Speichern des

Datensatzes automatisch eine eindeutige Nummer aus dem Nummernkreislauf vergeben. Diese dient als Referenz für z.B. Angebote, Aufträge, Lieferungen und

Rechnungen.

Beim Anklicken des Feldes Buchungsgruppe erscheint eine Auswahl der angelegten

Buchungsgruppen-Datensätzen, aus denen der entsprechende ausgewählt werden muss.

Im Feld Adresse muss die Adressnummer des Kunden angegeben oder über den eingestellten Matchcode gesucht werden.

Falls bereits die Adresse des Kunden angelegt ist, muss sie nur in den Datensatz

übernommen werden.

Andernfalls muss die Adresse neu angelegt und mit dem Button zurück mit Daten oder Ctrl-F4 in die Maske D

EBITOREN

übernommen werden.

Rechnungs- und Lieferadresse wie oben beschrieben angeben

Dem Feld Zahlungsziel sind verschiedene Datensätze hinterlegt, aus den einer ausgewählt und in das Feld übernommen werden muss.

Im Feld Währung ist defaultmäßig Euro angegeben. Soll mit dem Debitor immer in einer anderen Währung verrechnet werden, so kann das hier abgeändert werden.

Bei nicht inländischen Kunden überprüfen der Steuerpflicht.

Speichern des Datensatzes mit F1.

Weitere Angaben sind optional und müssen dann immer mit F2 bestätigt werden, damit sie sicher gespeichert sind.

Achtung:

Beim Anlegen eines neuen Debitors kann eine Debitornummer vorgegeben werden, sofern sie im System nur einmal vorkommt.

Ein neuer Debitor muss unbedingt mit F1 gespeichert werden! Beim Speichern mit F2

wird der aktuelle Debitor überschrieben !

Wird die Maske oder zumindest das Referenz-Feld Debitor vorher geleert, ist ein versehentliches Überschreiben nicht möglich.

5.4.2.2. Zuordnen von Preislisten

Preislisten können über die Zuordnung einer Preislistengruppe im gleichnamigen Feld des ersten Registers, oder manuell im Register 'Preisermittlung' in der Submaske

P

REISLISTENZUORDNUNG

vorgenommen werden.

Mit Doppelklick in die Submaske gelangt man in die Detailansicht der

Preislistenzuordnung und kann hier Preislisten für den Kunden neu zuordnen oder vorhandene Zuordnungen ändern oder löschen.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 76

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Auswählen der gewünschten Preisliste im gleichnamigen Feld

Speichern mit F1

-> die Zuordnungsposition wird im Feld Position hochgezählt

-> die einzelnen Preislistenpositionen werden in der Submaske aufgelistet

Release 6/1 Benutzerhandbuch 77

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Hinweis:

Eine Hierarchie der Preislisten ist über die Zuordnungsposition gegeben. Das heißt, das

System durchsucht erst die Preisliste der Position 1 nach einem geeigneten Preis, dann die der Position 2 und so weiter, bis ein Artikelpreis gefunden wurde.

Um eine Preisliste hierarchisch hoch zu stufen, kann das Feld Position manuell geändert und gespeichert werden. Alle nachfolgenden Positionen werden dann automatisch angepasst.

zurück in die Maske D

EBITOR

-> in der Submaske werden die zugeordneten Preislisten angezeigt.

5.4.2.3. Zuordnen von Standard-Nebenkosten

Nebenkosten können über die Zuordnung einer Nebenkostengruppe im gleichnamigen

Feld des ersten Registers, oder manuell im Register 'Preisermittlung' in der Submaske

N

EBENKOSTEN

vorgenommen werden.

Mit Doppelklick in die Submaske gelangt man in die Detailansicht der

Nebenkostenzuordnung und kann diese für den Kunden neu zuordnen oder vorhandene

Zuordnungen ändern oder löschen.

Auswählen der Nebenkosten im gleichnamigen Feld

Speichern mit F1 zurück in die Maske D

EBITOR

-> in der Submaske werden die zugeordneten Preislisten angezeigt.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 78

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

5.4.2.4. Anlegen einer Debitoren-Bankverbindung

Um eine Bankverbindung des Debitors anzulegen, muss über den Maskenbaum oder im

Register 'Debitorenbanken' durch Doppelklick in die Submaske, in die Maske

D

EBITORENBANKEN

gewechselt werden.

Eingabe der Bankleitzahl im Feld BLZ. Dabei wird automatisch der Name der Bank

übernommen, denn dem Feld sind alle Bankleitzahlen in Deutschland hinterlegt.

Eingabe der Kontonummer im Feld Konto.

Eingabe der weiteren Informationen nach Belieben.

Speichern mit F1.

Die gespeicherten Daten sind nun im Kreditor-Datensatz im entsprechenden Register einsehbar.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 79

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

5.4.3. Kreditoren

In der Maske K

REDITOREN

werden Lieferanten mit einer eindeutigen Nummer verwaltet.

Hier werden alle relevanten Daten, wie Zahlungsmodalitäten, Buchungsgruppen,

Steuerpflicht, Lieferbedingungen, Rechnungs- und Lieferadressen, etc. für den

Kreditoren gespeichert und dienen als Vorlage für z.B. Anfragen und Bestellungen bei diesem Kreditor.

Register 'Kreditoren':

Kreditor:

Gesperrt:

Referenznummer des Kreditors.

bei aktiviertem Kennzeichen handelt es sich um einen gesperrten

Kreditor. Er kann nicht mehr für Anfragen oder Bestellungen verwendet werden und ist in der Kreditorenübersicht nicht mehr aufgeführt. Es kann aber explizit nach ihm gesucht werden.

Kundennummer: Die Kundennummer des Mandanten beim Kreditor

Steuernummer: Steuernummer des Kreditors.

Adresse: Adressnummer des Kreditors.

Rech.Adresse: Rechnungs-Adressnummer des Kreditors.

Zahlungsziel: Zahlungsziel, das für diesen Kreditor verwendet werden soll.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 80

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Zahlungsart:

Limit:

Zahlungsart, die für diesen Kreditor verwendet werden soll. Wird für automatischen Zahlungsverkehr (DTAUS) benötigt.

Geldbetrag, der für offene Posten nicht überschritten werden darf. Ist das nachfolgende Kennzeichen aktiviert, so wird das Limit beim

Anlegen einer Auftragsposition überprüft, und bei Überschreiten erfolgt eine Fehlermeldung.

Steuerpflicht: Kennzeichen, ob der Kreditor steuerpflichtig ist. Dieses Kennzeichen wird für inländische und europäische Kreditoren automatisch gesetzt.

Kreditoren, mit denen generell steuerfreie EG-Geschäfte geführt

Währung: werden, sollten dieses Kennzeichen deaktiviert haben.

Währung, die für Anfragen und Bestellungen bei diesem Kreditor verwendet wird.

Rabatt:

Preisliste:

Datevkonto:

Standard Rechnungsrabatt bei diesem Kreditor.

Preisliste, die für die Preisfindung für diesen Kreditor verwendet wird. (siehe auch Kapitel Preisfindung)

Konto, das für das Forderungs- bzw. Verbindlichkeitskonto für den

Datev-Export verwendet werden soll.

Preisschema: Zur Kalkulation der Verkaufspreise kann ein Preisschema hinterlegt werden, das Materialgemeinkosten als prozentualen oder festen

Aufschlag übernimmt.

Lief.Adresse: Lieferadresse des Kreditors.

Lieferbed.: Lieferbedingungen bei diesem Kreditor.

Kennzeichen: frei zu vergebende Kennzeichen, z.B. für Auswertungszwecke

Offen:

Umsatz: aktueller offener Rechnungsbetrag des Kreditors.

aktueller Umsatz des Kreditors

Textbausteine: hier kann ein Textbaustein für das jeweilige Dokument hinterlegt werden, der immer zusätzlich zum Standardtext für diesen Kreditor gedruckt werden soll.

Kreditorgruppe: der Kreditor kann einer definierten Gruppe zugeordnet werden.

Buch.Grp.: Buchungsgruppe als Schnittstelle zur Buchhaltung. Hier ist das

Verbindlichkeitskonto hinterlegt, das beim Erstellen einer Rechnung für diesen Kreditor, verwendet wird

Rabattgruppe: Zuordnungsmöglichkeit zu einer artikel-/lieferantenspezifischen

Mengenrabattierung

Release 6/1 Benutzerhandbuch 81

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Register 'Erweitert':

Sonderbesteuerung:Eine hier hinterlegte Sonderbesteuerung überschreibt die normale

Besteuerung bei Rechnungserstellungen für diesen Debitor (z.B.

Behindertenwerkstätten haben grundsätzlich eine Besteuerung von

7%)

Bruttodokumente:Bei aktiviertem Kennzeichen werden nur Bruttopreise in Rechnungen ausgewiesen.

Konsignationslager:Nummer des Konsignationslagers bei diesem Kreditor.

Verbandnummer: Nummer des Verbands, dem der Kreditor angehört

Verband:

MitgliedsNr.:

Aktiviert = der Kreditor ist selbst ein Verband

Verbands-Mitgliedsnummer des Kreditors

Preisberechnung: die gewählte Einstellung bestimmt, welche Preislisten für die

OP-Träger:

Preisfindung verwendet werden, die des Kreditors oder die des

Verbands. (muss nur für Verbandsmitglieder angegeben werden)

Je nach Einstellung werden die Offenen Posten dem Kreditor oder

Verband angelastet.

Register 'Verbindungen':

Im Register 'Verbindungen' werden in der oberen Submaske die Bankdaten des

Kreditors als einzelne Datensätze aufgelistet.

Durch Doppelklick in die Submaske gelangt man in die Maske K

REDITORENBANKEN

, wo die Bankdaten angelegt und verwaltet werden.

Die untere Submaske zeigt alle zugeordneten Adressen der Kreditoradresse an.

Register 'Faktura':

Im Register 'Faktura' sind alle Einkaufsrechnungen bzw. fakturierten Artikel des Kreditors aufgelistet und können mit einem Doppelklick in den entsprechenden Datensatz eingesehen werden.

Die Eintragungen erfolgen automatisch und können nicht manuell vorgenommen werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 82

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Register 'Statistik':

Im Register 'Statistik' der Maske K

REDITOREN

wird beim Betreten der Maske standardmäßig die Einkaufs-Summe aller Artikel bezogen auf den Kreditor im aktuellen

Jahr graphisch dargestellt.

Eine graphische Darstellung kann hier für den Einkaufsumsatz oder die Einkaufsmenge erfolgen.

Dies wird im Feld Anzeige bestimmt.

Über das Feld Artikel kann die Anzeige für einen bestimmten Artikel eingegrenzt werden.

Die Darstelllungsform kann über das Feld Diagrammtyp gewählt werden.

5.4.3.1. Anlegen eines neuen Kreditors

Um einen neuen Kreditor anzulegen, muss die Maske zunächst mit 'F4' oder dem

Menübutton Leeren geleert werden.

Die blau umrandeten Felder müssen zwingend ausgefüllt werden, damit der

Datensatz gespeichert werden kann.

Im Feld Kreditor wird, wenn nichts anderes angegeben wird, beim Speichern des

Datensatzes automatisch eine eindeutige Nummer aus dem Nummernkreislauf vergeben. Diese dient als Referenz für z.B. Anfragen, Bestellungen, Lieferungen und

Rechnungen.

Beim Anklicken des Feldes Buchungsgruppe erscheint eine Auswahl der angelegten

Buchungsgruppen-Datensätzen, aus denen der entsprechende ausgewählt werden muss.

Im Feld Adresse muss die Adressnummer des Lieferanten angegeben oder gesucht werden.

Falls bereits die Adresse des Lieferanten angelegt ist, muss sie nur in den Datensatz

übernommen werden.

Andernfalls muss die Adresse neu angelegt und mit dem Button zurück mit Daten oder Ctrl-F4 in die Maske K

REDITOREN

übernommen werden.

Dem Feld Zahlungsziel sind verschiedene Datensätze hinterlegt, aus den einer ausgewählt und in das Feld übernommen werden muss.

Im Feld Währung ist defaultmäßig Euro angegeben. Soll mit dem Kreditor in einer anderen Währung verrechnet werden, so kann das hier abgeändert werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 83

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Rechnungs- und Lieferadresse müssen hinterlegt werden.

Speichern des Datensatzes mit F1.

Weitere Angaben sind optional und müssen dann mit F2 bestätigt werden, damit sie sicher gespeichert sind.

Achtung:

Beim Anlegen eines neuen Kreditors kann eine Kreditornummer manuell vorgegeben werden, sofern sie im System nur einmal vorkommt.

Beim Anlegen der Kreditornummer muss unbedingt mit F1 gespeichert werden! Beim

Speichern mit F2 wird der aktuelle Kreditor überschrieben !!

Wird die Maske oder zumindest das Referenz-Feld Kreditor vorher geleert, ist ein versehentliches Überschreiben nicht möglich.

5.4.3.2. Anlegen einer Kreditoren-Bankverbindung

Um eine Bankverbindung des Kreditors anzulegen, muss über den Maskenbaum oder im

Register 'Verbindungen' durch Doppelklick in die Submaske, in die Maske

K

REDITORENBANKEN

gewechselt werden.

Eingabe der Bankleitzahl im Feld BLZ. Dabei wird automatisch der Name der Bank

übernommen, denn dem Feld sind alle Bankleitzahlen in Deutschland hinterlegt.

Eingabe der Kontonummer im Feld Konto.

Eingabe der weiteren Informationen nach Belieben.

Speichern mit F1.

Die gespeicherten Daten sind nun im Kreditor-Datensatz im entsprechenden Register einsehbar.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 84

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

5.4.4. Kontenrahmen

Für jedes Konto muss eine eindeutige Kontonummer vergeben sein. Die Kontonummer darf nur aus Zahlen bestehen.

Bei der Installation des ESS wird festgelegt, welcher Kontenrahmen (SKR-03 oder SKR-

04) verwendet werden soll.

Die Konten aus dem Kontenrahmen können in der Maske K

ONTENRAHMEN

bearbeitet oder ergänzt werden.

Feldbeschreibungen:

Kontonummer/ Bezeichnung:

Kontonummer bzw. Bezeichnung aus dem hinterlegten Kontenrahmen;

Kontoart: gruppiert die Konten nach den DATEV- Kontenrahmen SKR-03 und SKR-04.Die passende Kontoart kann aus der Auflistung ausgewählt werden. Bei Konten aus dem Kontenrahmen wird die Kontoart automatisch übernommen.

Verrechnung: dieses Feld ist nur beschreibbar für Konten der Kontoart Finanzkonto! Hier kann die Nummer eines Verrechnungskontos eingetragen werden, das entweder schon besteht, oder neu angelegt wird. Konten, die ein Verrechnungskonto besitzen können ihre Buchungsbeträge als komplette Beträge (nicht aufgesplittet in Skonto,

Release 6/1 Benutzerhandbuch 85

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Vorsteuer, Nettobetrag etc.) ausgeben. Das bewirkt eine bessere Übersicht auf dem Kontenblatt ( Auswertungen Buchhaltung, Kontenauswertungen 1).

Summenkonto: hier kann die Nummer eines Summenkontos angegeben werden. Dies kann ein bestehendes Konto, oder eine neu angelegtes sein. Alle Konten, die dieses

Summenkonto angegeben haben können darin ihre Salden als zusätzliche

Auswertung aufsummieren. Es dient also als eine Art Sammelkonto!

Summenkonto-Kennzeichen: nur auf dem Summenkonto selbst muss das

Summenkonten-Kennzeichen aktiviert sein! Dadurch ist es als Summenkonto definiert und kann nicht mehr direkt bebucht werden.

Kontogruppe: hier besteht die Möglichkeit Kontengruppen anzulegen. Hinter diesem Feld steht eine Datenbank, die für kundenspezifische Auswertungen angepasst werden kann.

Kostenart: die Kostenart stellt eine Gruppierung zur Verwendung in der

Kosten-/Leistungsrechnung dar. Eine Zuordnung der Konten steht zur freien

Verfügung. Des weiteren kann hier ein Budget vergeben werden, das durch die

Aktivierung des "OK"-Feldes überprüft wird. Ist das Budget überschritten, so erhält man bei einer Bestellung eine Fehlermeldung!

Datevkonto:

Datevkonformes Buchungskonto, das für den Datev-Export verwendet wird.

Bilanzgruppen: diese Felder sind nur für Konten bestimmt, die für die Bilanz relevant sind. Eine richtige Zuordnung der Konten ist Voraussetzung für eine fehlerfreie Bilanz!

Positiv/Negativ:

die Felder beziehen sich auf den Saldo des Kontos und weisen ihm einen Platz in der Bilanz zu. Hier findet eine Gruppierung nach Aktiva- und Passiva-Konten statt.

Aus einer Auflistung kann der Datensatz übernommen werden, dem das Konto zugeordnet werden soll

GuV Gruppen.: hier findet eine Zuordnung der Konten zu bestimmten Gruppen für die Gewinn und

Verlustrechnung statt. Auch hier kann der Datensatz aus einer Liste übernommen werden, dem das Konto zugeordnet werden soll.

Kontokorrent: die Aktivierung des Kontokorrent-Feldes bewirkt eine Änderung in der

Buchungserfassung. Der dort angezeigte Saldo bezieht sich dann auf das aktuelle

Kreditoren-/Debitoren-Konto. Ist dieses Feld nicht gesetzt, wird bei der

Buchungserfassung nur der auf das Buchungsdatum bezogene Saldo angezeigt.

Steuer KZ: das Umsatzsteuer-Kennzeichen bewirkt eine Änderung in der Buchungserfassung.

Dieses Kennzeichen muss gesetzt sein, wenn in der Buchungserfassung der

Steuersatz eingegeben werden soll. Ohne Steuerkennzeichen im Kontenplan wird kein Umsatzsteuersatz angenommen.

Währungskonto: Kennzeichen für ein Währungskonto. Ein so gekennzeichnetes Konto darf nur in der nachfolgend angegebenen Währung bebeucht werden.

Währung:

Währung, in der das Konto ausschließlich bebucht werden darf.

Saldo:

Kontensaldo in Währung

Datum: das Feld dient zum Abfragen des Saldos bezogen auf das eingegebene Datum.

Ohne Eingabe eines Datums wird der aktuellen Saldo angezeigt.

KST-Pflicht:

Kennzeichen für ein Konto, für das beim Bebuchen zwingend eine Kostenstelle angegeben werden muss.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 86

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KST:

Kostenstelle, die automatisch für manuelle Buchungen auf dem Konto vorgeschlagen wird.

Das Anpassen des Kontenrahmens und Einrichten eigener Konten ist ausführlich im

ESS-Handbuch 'Finanzbuchhaltung' beschrieben.

5.4.5. Steuersätze

Steuersätze werden zur Berechnung und Kontierung der jeweiligen Steuerbeträge in

Eingangs- und Ausgangsrechnungen verwendet. Hier ist zu beachten, dass u.U. eigene

Steuersätze definiert werden müssen, um andere Umsatzsteuerzuordungen zu gewährleisten (z.B. für land- und forstwirtschaftliche Betriebe).

Der ESS hält die Steuersätze isoliert vom Kontenrahmen.

Diese Unabhängigkeit macht eine EG-weite Nutzung der Software möglich, denn sie ermöglicht eine separate Zuordnung von Steuersätzen zu Konten. Die Verknüpfung findet in den Buchungsgruppen im Feld Steuernummer statt.

Standardmäßig sind mehrere Steuersätze vorgegeben, die beliebig erweitert werden können.

Ebenso wie in den Buchungsgruppen werden hier Unterscheidungen gemacht zwischen steuerpflichtigen Inlandsgeschäften, steuerpflichtigen und steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen und Erwerben und Ausfuhrlieferungen, und es werden die jeweils zu bebuchenden Konten für Vor-/Umsatzsteuer, Skonto und Rabatt angelegt.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 87

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Feldbeschreibungen:

Nur Steuer:

Auswahl zwischen einer normalen Steuerbuchung oder einer reinen Nur-

Steuer-Buchung, wie z.B. im Fall einer Einfuhr-Umsatzsteuer, bei der der gesamte Betrag als Steuer ausgewiesen werden muss.

VoSt.Konto:

Vorsteuerkonto des jeweiligen Geschäftsfalles

UmSt.Konto: Umsatzsteuerkonto des jeweiligen Geschäftsfalles

UstB.Kennz.: Umsatzsteuer-Bemessungs-Kennzeichen bestimmen den Platz auf dem

Umsatzsteuer-Formular, auf dem die Daten des jeweiligen Kontos stehen sollen.

Skontokto.: Konten für Skontobuchungen im Einkauf oder Verkauf des jeweiligen

Geschäftsfalles

Ust.G-Kto: Umsatzsteuer-Gegenkonto für Buchungen nach $13b (steuerfreie

Inlandsbuchung, Steuer trägt Leistungsempfänger). Der Steuerbetrag wird im Falle einer steuerfreien Inlandsbuchung im Verkauf als Buchung

Vorsteuerkonto gegen Umsatzsteuer-Gegenkonto gebucht, und in der

Umsatzsteuer-Voranmeldung als Ausweisung gegenüber dem

Finanzamt aufgeführt.

VoSt.G-Kto: Vorsteuer-Gegenkonto für steuerfreie innergemeinschaftliche Buchungen.

Im vorliegenden Fall wird der Steuerbetrag als Buchung Vorsteuerkonto gegen Umsatzsteuer-Gegenkonto gebucht, und in der Umsatzsteuer-

Voranmeldung als Ausweisung gegenüber dem Finanzamt aufgeführt.

Für Aussergemeinschaftliche Geschäfte werden nur Nettobuchungen durchgeführt.

Deshalb kann diesen nur Umsatzsteuerkennzahlen und Skontokonten zugeordnet werden. Die genauen Einstellungen der Umsatzsteuerkennzahlen finden Sie in der

Maske

U

MSATZSTEUERGRUPPEN

.

Hier finden Sie auch die genaue Bezeichnung der

Umsatzsteuerkennzahlen und deren Position auf der Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Des weiteren sind Rabatt-Konten und -Gegenkonten im zweiten Register angelegt, um eventuelle Rabatte zu buchen.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 88

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5.4.6. Zahlungsziele

Zahlungsziele werden zur Berechnung von Fälligkeiten und Skontofähigkeit einer

Rechnung verwendet.

Bei Zahlungen innerhalb der Skontofrist, wird automatisch der Skontobetrag ermittelt und vom Rechnungsbetrag abgezogen.

Feldbeschreibungen:

Zahlungsziel:Referenznummer des Zahlungsziels; kann auch ein sprechendes Kürzel sein.

Bezeichnung: Bezeichnung des Zahlungsziels;

Bez.drucken: abhängig von diesem Kennzeichen wird der Text aus dem Feld

Bezeichung für Druckformulare verwendet, oder es wird ein Text mit Inhalt aus den Feldern Netto, Skonto und Satz zusammengebaut.

Netto:

Skonto 1:

Anzahl der Tage, die angibt ab welchem Tag nach dem Rechnungsdatum die Nettozahlung ohne Skontoabzüge fällig ist.

Anzahl der Tage, die angibt ab welchem Tag nach dem Rechnungsdatum

Skonto gewährt wird;

Satz 1:

Skonto 2:

Satz 2:

Prozentsatz, der für Skonto 1 gewährt wird; wie Skonto 1, wobei

Skonto 2

die kürzere Skontofrist ist;

Prozentsatz, der für Skonto 1 gewährt wird;

Mahnung: Die Felder Mahnungen 1-4 beinhalten die Mahntage und beziehen sich immer auf das Vorgängerdokument. Es kann erst 'Mahnung 1-Tage' nach

Ablauf der Nettofrist eine Mahnung erzeugt werden.

Ebenso kann erst 'Mahnung 2-Tage' nach Erstellung der ersten Mahnung

Kosten:

V.zinsen:

Mahnkto: die zweite Mahnung erstellt werden. Dabei werden die angegebenen

Kosten und Verzugszinsen in Prozent aufsummiert.

Mahnbetrag

Betrag für Verzugszinsen;

Konto, auf das Mahnkosten bei Zahlungsein-/ausgang gebucht werden sollen.

Diese Kosten werden beim Buchen des Zahlungsein-/ausgangs erst automatisch als Buchung vorgeschlagen, wenn tatsächlich eine

'Überzahlung' einer bereits angemahnten Rechnung erfolgt.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 89

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Mahntext: Für die verschiedenen Mahnstufen können Textbausteine in den Feldern

Mahntext

1-4 hinterlegt werden.

Zinsaufwände:Konto, auf das Verzugszinsen bei Zahlungsein-/ausgang gebucht werden sollen.

Diese Kosten werden beim Buchen des Zahlungsein-/ausgangs erst automatisch als Buchung vorgeschlagen, wenn tatsächlich eine

'Überzahlung' einer bereits angemahnten Rechnung erfolgt.

5.4.6.1. Anlegen eines Zahlungsziels

Suchen eines ähnlichen Zahlungsziels in der Maske Z

AHLUNGSZIELE

Ändern des Eintrags im Feld Zahlungsziel. Entweder ein sprechendes Kürzel für das neue Zahlungsziel angeben oder das Feld leerlassen, um beim Speichern vom

System eine Nummer vergeben zu lassen.

Ändern des Eintrags im Feld Bezeichnung

Im Feld Netto die Anzahl in Tagen, innerhalb der eine Nettozahlung erfolgen muss, eintragen (siehe auch Beispiel unten) bzw. den Eintrag ändern gegebenenfalls Skontotage und Skontosätze ändern oder eintragen gegebenenfalls Mahntage und Mahnkosten ändern oder eintragen gegebenenfalls Mahntexte ändern oder eintragen

Speichern mit F1

5.4.7. Kontenzuordnung

Kontenzuordnungen können alternativ zu Artikeln oder Tätigkeiten als Einkaufs- bzw.

Verkaufstyp in Bestellungen oder Aufträgen verwendet werden.

Bei einer Lieferung werden jedoch keinerlei Lagerbuchungen vorgenommen (Beispiel:

Einkauf von Büromaterial, Verbrauchsartikeln, Anzahlungen,...)

Beim Buchen einer Rechnung werden die Konten aus der Buchungsgruppe. verwendet, die jeweils eine entsprechende Zuordnung haben müssen.

Eine weitergehende Beschreibung der Anwendung von Kontenzuordnungen finden Sie im ESS-Handbuch 'Finanzbuchhaltung'.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 90

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5.5. Kostenstammdaten

5.5.1. Kostenarten

Kostenarten dienen der Zuordnung und Zusammenfassung einzelner Konten für eine

Kosten-/Leistungsrechnung.

Sie können budgetiert werden. Eine Überprüfung auf Überschreiten des Budgets erfolgt bei gesetztem OK-Kennzeichen in einer Bestellung.

Im Feld Saldo wird die Summe der Kosten aller Rechnungen mit dieser Kostenart angezeigt. Der Kostenartensaldo wird immer nur beim Erzeugen einer

Eingangsrechnung erhöht und kann nur über die Aktion 'Saldo zurücksetzen' gelöscht werden.

Das Feld Bestätigt zeigt die Summe der Kosten aller Bestellungen oder Umbuchungen mit dieser Kostenart an.

In einer Kosten-Ertrags-Auswertung werden für einen bestimmten Zeitraum Kosten und

Erlöse einander gegenübergestellt, um so einen Überschuß- oder Fehlbetrag für diesen

Zeitraum zu ermitteln.

Über Kostenarten, die Konten zugeordnet sind, werden Werte berechnet und ausgegeben.

In der Tabelle Kostenartengruppe ist die Struktur der Auswertung definiert, dh. welche, und auf welche Art berechnete Werte in welcher Zeile ausgegeben werden.

Die Auswertung kann unter B

UCHHALTUNG

-> A

USWERTUNGEN

B

UCHHALTUNG

->

K

OSTENAUSWERTUNGEN

gedruckt werden.

Standardmäßig sind bereits 38 Kostenarten definiert und entsprechende Kostenartengruppen zugeordnet.

Nach Belieben kann noch ein Budget für die einzelnen Kostenarten festgelegt werden.

Im Feld Saldo werden die bereits aufgelaufenen Netto-Kosten für diese Kostenart angezeigt. Dabei werden alle Konten berücksichtigt, denen diese Kostenart zugeordnet ist.

Im Feld Bestätigt wird der Netto-Bestellwert angezeigt.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 91

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5.5.1.1. Kostenartengruppe

Die Struktur der kurzfristige Erfolgsrechnung wird in der Tabelle K

OSTENARTENGRUPPE definiert.

Hier werden die einzelnen Zeilen der Auswertung, ähnlich wie in einer Excel- bzw. XLS-

Tabelle, definiert.

Gruppe:

Zeile:

Summe:

Negativ:

Formel:

Referenznummer der Kostenartengruppe.

gibt an, in welcher Zeile der KEA-Auswertung diese Kostenartengruppe gedruckt wird.

bei aktiviertem Kennzeichen muss eine Formel im gleichnamigen Feld für die Berechnung der Ausgabe angegeben werden.

Zeilensumme wird negativ ausgegeben.

Obiges Beispiel: Formel '= 1-2' bedeutet, dass in der Zeile 3 der

Auswertung die Differenz der Angaben aus der ersten und zweiten Zeile der Auswertung berechnet und ausgegeben wird.

Hierfür wird das Zeichen '=' erwartet, gefolgt von einer Summe oder

Differenz verschiedener Zeilen.

Bezeichnung: die Eingabe in diesem Feld wird in der Zeile 3 der Auswertung als Kosten- bzw. Erlösart gedruckt.

Kostentyp: Auswahl zwischen Personalkosten, Umsatz, Gesamtkosten oder ohne

Zuordnung möglich.

Je nach Einstellung wird die betreffenden Zeile als Bezugspunkt für die

Berechnung der anteiligen Prozente in den anderen Zeilen verwendet.

Obiges Beispiel: Zeile 3, Umsatzerlöse, hat den Kostentyp Umsatz zugeordnet,d.h. der hier ermittelte Wert entspricht 100% des Umsatzes, der Umsatz-Prozentwert der anderen Zeilen wird nun auf Basis dieses

Wertes berechnet.

Verständlicher werden diese Definitionen in der Tabellen-Übersicht, die über den Button

Übersicht eingestellt werden kann, dargestellt.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 92

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In den Feldern der Spalte 'Formel', die keinen Eintrag haben, werden in der Auswertung die ermittelten Salden der Konten angezeigt, die eine Kostenart mit dieser

Kostenartengruppe zugeordnet haben.

Beispiel:

die Kostenart 'KFZ-Kosten' ist den Konten 'Fahrzeugkosten', 'KFZ-Versicherung' und 'KFZ-Reparaturen' zugeordnet.

In der Zeile 25, hinter der Kostenart KFZ-Kosten, wird in der Auswertung die

Salden-Summe der oben genannten Konten gedruckt werden.

Die einzelnen Konten und ihre Salden werden unter der Zeile aufgelistet.

In den Feldern der Spalte 'Formel' mit Eintrag werden je nach Formel die Summen oder

Differenzen der angegebenen Zeilen-Werte berechnet und angegeben.

Beispiel:

die Zeile 1 (Umsatz) hat den Wert 10.000,00, die Zeile 2 (Skontoaufwand) hat den Wert 2.000,00;

Wenn die Formel in der Zeile 3 (Umsatzerlöse) '1-2' lautet, so wird in der Zeile 3 der Auswertung der Wert 8.000,00 gedruckt werden.

5.5.2. Kostenstellen

Ausgehend von Einkaufs- bzw. Verkaufspositionen wird die Kostenstelleninformation beim Buchen von Eingangs- bzw. Ausgangsrechnungen in die jeweilig erzeugten

Kontenposten übernommen. Es kann wie bei den Kostenarten eine Budget-

Überwachung aktiviert werden, wobei beim Freigeben einer Bestellung der aktuelle

Kostenstellensaldo mit dem zugeteilten Budget verglichen wird. Der Kostenstellensaldo

Release 6/1 Benutzerhandbuch 93

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

wird immer nur beim Erzeugen einer Eingangsrechnung erhöht und kann nur über das

Funktionsformular 'Saldo zurücksetzen' gelöscht werden.

5.5.3. Kostenartenbudget

In der Maske K

OSTENARTENBUDGET

werden Kostenart und Kostenstelle einander zugeordnet und können in dieser Zuordnung ebenfalls budgetiert werden.

Hier kann eine Kostenstelle ihr Budget auf mehrere Kostenarten verteilen und umgekehrt.

5.5.3.1. Budgetierung von Kostenarten

Der Eintrag Feld Budget bestimmt das Gesamtbudget für die Kostenart.

Durch Aktivieren des nachfolgenden OK-Feldes, sorgt man für eine Überprüfung dieses

Budgets, das heißt, ist OK aktiviert, so erhält man bei Überschreitung des Budgets eine

Fehlermeldung.

Beispiel:

die Kostenart KFZ-Kosten hat ein Budget von 10.000,00 Euro.

In der Maske B

UCHUNGSERFASSUNG

wird das Konto 'KFZ-Versicherung' bebucht. Dieses

Konto hat die Kostenart KFZ-Kosten zugeordnet.

Bei der Prüfung des Budgets wird die Summe aller Kontensalden mit dieser Kostenart berücksichtigt.

Wird das Budget mit der Buchung auf das Konto 'KFZ-Versicherung' überschritten, so erfolgt eine Fehlermeldung.

In der Submaske kann das K

OSTENARTENBUDGET

kann das Budget auf verschiedene

Kostenstellen oder Kostenträger aufgeteilt werden.

5.5.4. Kostenträger

Ausgehend von Einkaufs- bzw. Verkaufspositionen wird die verursachende

Kostenträgerinformation beim Buchen von Eingangs- bzw. Ausgangsrechnungen in die jeweilig erzeugten Kontenposten übernommen. Es kann eine Budget Überwachung aktiviert werden, wobei beim Freigeben einer Bestellung der aktuelle Kostenstellensaldo mit dem zugeteilten Budget verglichen wird. Der Kostenträgersaldo wird immer nur beim

Erzeugen einer Eingangsrechnung erhöht und kann nur über das Funktionsformular

'Saldo zurücksetzen' gelöscht werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 94

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5.6. Lagerstammdaten

5.6.1. Artikel

Artikelstammdaten werden unter dem Menüpunkt L

AGER

in der Maske A

RTIKEL

verwaltet.

Die Maske ist thematisch in verschiedene Register eingeteilt.

Register Bestand:

Im ersten Register Bestand sollen die wichtigsten Artikelinformationen ersichtlich sein.

EZ.Preis:

Einzelpreis oder Verkaufspreis des Artikels

HEK-Preis: Herstellkosten- bzw. Einkaufspreis des Artikels

Eine Differenzierung zwischen Einkaufs- und Verkaufspreis für Aufträge bzw.

Bestellungen kann über Preislisteneinträge geschehen. Preislisten können im Debitoren- und Kreditoren-Stammsatz hinterlegt werden.

Die Preisfindung erfolgt nach folgender Rangordnung:

1. Artikelpreis aus dem Eintrag der Maske Sonder-Info (letzter EK-/VK-Preis), sofern diese Einträge in der Maske E

INSTELLUNGEN

S

ONSTIGES

aktiviert sind.

2. Artikelpreis aus einer Preisliste des Debitors;

3. Artikelpreis aus dem Artikelstammdatensatz;

Die Kennzeichnung, ob der Artikelpreis Brutto oder Netto verstanden wird, ist über die

M

ANDANTENEINSTELLUNGEN gesetzt .

Preiseinheit: Preiseinheit des Artikels. (Siehe VPE)

Release 6/1 Benutzerhandbuch 95

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Rabattgruppe: der Artikel kann einer Rabattgruppe, zur Verwendung in einer

Rabattstaffel, zugeordnet werden.

Rabatt: Kennzeichen, das eine generelle Rabattierbarkeit des Artikels definiert.

Verpackung: Verpackungspreis je Artikel. Er wird im Verkauf zusätzlich zum Einzelpreis berechnet, wenn eine Nebenkostenzuordnung vom Typ Verpackung zugeordnet ist..

Preisschema: Zur Kalkulation des Artikel-Verkaufspreises kann ein Preisschema hinterlegt werden, das Materialgemeinkosten als prozentualen oder festen

Aufschlag übernimmt.

HEK-Bezug: für die Kalkulation in Stücklisten kann zur Berechnung der Herstellkosten ein Bezugspreis definiert werden. Mögliche Werte sind: letzter EK, durchschnittlicher Lagerwert, manueller Wert oder Stücklistenpreis.

Einheit:

VPE:

Basiseinheit des Artikels (Masseinheit). Auf die hier angegebene Einheit bezieht sich die Verpackungs- und Preiseinheit. eine abweichende Verpackungseinheit kann, unter Berücksichtigung eines

Umrechnungsfaktors im Feld Faktor, zugeordnet werden.

Verpackungseinheiten bzw. Preiseinheiten werden mit Umrechnungsfaktor in einer eigenen Tabelle verwaltet und können hier aus der hinterlegten

Übersicht ausgewählt oder über die Feldverknüpfung neu angelegt werden.

Lager:

steuert die Lagerbuchungen. Ist dieses Kennzeichen nicht gesetzt, so wird keinerlei Lagerbuchung für diesen Artikel vorgenommen, d.h. es werden keine Artikelpostenzu- und -abgänge erzeugt. Dies kann sinnvoll sein für

Artikel, die nicht bestandsmäßig geführt werden sollen, da sie zum

Beispiel immer vorrätig sind.

Negativ: ermöglicht eine negative Lagerführung. Ist dieses Kennzeichen gesetzt, so kann für den Artikel ohne Bestand ein negativer Wert gebucht werden.

Sollbestand: Bestand, auf den bei Erreichen des Mindestbestands über

Bestellvorschläge aufgefüllt werden soll.

Mindestbestand: Lagermindestbestand für den Artikel. Der Eintrag wird beim Erstellen von Bestellvorschlägen berücksichtigt.

In der Submaske B

ESTANDSAUSKUNFT

wird eine Übersicht über den Lagerbestand pro

Verpackungseinheit angezeigt, sowie die Anzahl an Reservierungen und an erfassten

Artikeln in Einkaufs- und Verkaufsbelegen bzw. Produktionen.

Hinweis:

Geht man mit Doppelklick auf die Submaske B

ESTANDSAUSKUNFT

in die

Detailansicht des einzelnen Bestandsdatensatzes, so ist in dessen Submaske noch die Information über die Stellplatzverteilung des Artikels einsichtig.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 96

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Register Artikel:

Art.Gruppe: Gruppierung des Artikels

Prv.Art.Grp:

Provisionsartikelgruppe, der der Artikel zugeordnet ist. Legt fest, mit welchem Prozentsatz der Artikel provisioniert wird.

Kennzeichen 1-3: frei zu vergebende Gruppierungen für den Artikel.

Auftrag:

aktiviert eine Lagerbestands- und Bestellmengenprüfung bei der

Auftragserfassung. Das deaktivierte Kennzeichen Auftrag ermöglicht die

Serie:

Freigabe eines Auftrags auch ohne Lagerhaltung des Artikels.

Für jeden zu buchenden Artikel mit diesem Kennzeichen muss eine eindeutige Seriennummer vergeben werden, und er kann nur mit dieser wieder aus dem Lager gebucht werden. Diese Seriennummern werden in der Maske

S

ERIENUMMERN verwaltet. Von hier aus kann die ganze Historie

Druck:

WEB-KZ:

des Artikels nachverfolgt werden steuert den Druck von Artikeln auf Produktionsaufträgen.

wird für Artikel gesetzt,die von WEB-Kunden gesehen werden dürfen.

Komponenten: wird für Seriennummern-Artikel aktiviert, denen Komponenten zugeordnet

Provision:

Gesperrt: sind.

Kennzeichen für einen provisionierbaren Artikel da ein einmal verwendeter Artikel nicht mehr gelöscht werden kann, besteht die Möglichkeit, ihn zu Sperren. Das aktivierte Kennzeichen bewirkt, dass der Artikel nicht mehr auf der Bestell- oder Auftragsmaske ausgewählt werden kann( Er erscheint nicht mehr in der Artikelübersicht).

Release 6/1 Benutzerhandbuch 97

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Ein gesperrter Artikel kann nur über die Abgrenzungsmaske gesucht und wieder aktiviert werden.

Infomaske:

dient zur individuell näheren Definition des Artikels. Ist im Artikelstamm eine Infomaske definiert, so erzwingt das die näheren Angaben zu dem Artikel bei jeder

Warenbewegung. (siehe auch nachfolgendes Kapitel Infomaske)

Unter dem Begriff Infomaske stehen standardmäßig 2 Möglichkeiten der

Informationsverwaltung zu einer Artikelnummer zur Verfügung:

Merkmal:

Die Maske Merkmal ist zur Verwaltung bestimmter Eigenschaften (Größe, Farbe,...) gedacht. Sie besteht im einzelnen aus einer eindeutigen Nummer und einem freien Text, die vorgegeben werden müssen.

Merkmale können für einen Artikel vordefiniert oder aber beim Wareneingang jeweils erfasst werden.

In der Lagerführung wird der entsprechende Artikelzugang immer in Zusammenhang mit seinem Merkmal gesehen.

Variante:

Die Maske Variante ist zur Verwaltung beliebig vieler vordefinierter Attribute zu einem

Artikel gedacht.

Beispiel: Attribut 1, 2, 3 und 4 gibt es mit den Werten a,b,c,d und e.

In der Variante 00001 wird das Attribut 1 mit den Werten a und e, sowie das Attribut 4 mit dem Wert b definiert.

Hier können z.B. verschiedene Ausführungen zu einem Artikel definiert werden.

In der Lagerführung wird der entsprechende Artikelzugang immer in Zusammenhang mit seiner Variante gesehen.

Lieferanten Lot: Für Artikel mit aktiviertem Kennzeichen Lieferanten Lot muss bei der

Warenannahme eine Lotnummer erfasst werden.

Das Kennzeichen kann nur für Artikel mit Infomaske gesetzt werden.

Für Artikel mit einer

Barcodenummer kann die BC-

Nummer und der

BC-Typ gespeichert werden.

Falls es sich um

einen Stücklisten-

Artikel handelt, so wird seine

Stückliste als

Produktionsinfo hinterlegt.

Prod.: Kennzeichen für einen Produktions-Artikel

Release 6/1 Benutzerhandbuch 98

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

pro Auftrag: Kennzeichen für Produktionsvorschläge in einer Bedarfsermittlung. Sollen

Produktionsvorschläge für diesen Artikel immer pro Auftrag erfolgen, so muss das

Kennzeichen gesetzt sein.

Register Sonder-Info:

In der Submaske S

ONDER

-I

NFO

werden artikelspezifische Informationen wie Lieferzeit,

Mindestabnahmemenge, Preis, Artikelbezeichnung und Artikelnummer der Lieferanten oder Kunden angezeigt.

Diese Einträge können entweder manuell gepflegt werden, oder per Konfiguration in der

Maske M

ANDANT

, automatisch bei jedem Artikelpostenzu- oder abgang erzeugt werden.

(siehe Handbuch Administration Kapitel Einstellungen Sonstiges)

Register Faktura:

Im Register Faktura findet sich in den Submasken eine Übersicht über alle erstellten

Verkaufs- bzw. Einkaufsrechnungen zu dem Artikel, so dass eine schnelle Information

über die letzten Belege, Preise und Kontokorrenten des Artikels gegeben ist.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 99

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Register Sonstiges:

Abmessung und Gewicht haben informativen Charakter für den Versand. Sie werden bei

Lieferungen verwendet und können auf den Lieferscheinen ausgedruckt werden.

Buch.Grp:

Buchungsgruppe des Artikels. Hier sind die Buchhaltungskonten hinterlegt, die bei automatischen Buchungen im Einkauf oder Verkauf verwendet werden. Die Buchungsgruppen müssen von einem autorisierten Buchhalter angelegt werden. Eine einmal vergebene

Buchungsgruppe sollte nicht mehr geändert werden.

Steuer:

KST.:

Warennr.:

Land:

Zoll:

Steuersatz, der bei automatischen Buchungen im Einkauf oder Verkauf verwendet wird. Er ist in der Buchungsgruppe hinterlegt und wird hier angezeigt.

Kostenstelle des Artikels

Warennummer, die für Intrastatmeldungen benötigt wird.

Die 8-stellige Warennummer ist im Warenverzeichnis für die

Außenhandelsstatistik vorgegeben.

Herkunftsland des Artikels. Wird für Intrastatmeldungen verwendet.

Zollfaktor für Exportgeschäfte

Release 6/1 Benutzerhandbuch 100

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Register Reservierungen:

In der Submaske R

ESERVIERUNGEN

werden pro Verpackung die Reservierungen des

Artikels aufgelistet.

Register Statistik:

In der Maske A

RTIKEL

im

Register 'Statistik' werden beim Betreten der Maske standardmäßig die VK-Umsätze im aktuellen Jahr graphisch dargestellt.

Für die Darstellung stehen verschiedene

Diagrammarten zur Verfügung, die im Feld Diagrammtyp ausgewählt werden können.

Je nach Wahl des Diagrammtyps verändert sich die

Darstellung.

Im Feld Intervall kann eine monats- oder quartalsweiseDarstellung eingestellt werden.

Ein Umschalten der Anzeige auf verschiedene Auswertungen ist im Feld Anzeige möglich.

Dabei kann eine Vergleichsanzeige für das Vorjahr und/ oder das Vorvorjahr, jeweils in einer anderen Farbe, angezeigt werden.

Eine Darstellung als Tortendiagramm ist allerdings nur für das aktuelle Jahr möglich.

Außerdem werden als Information verschiedene Daten zur

Release 6/1 Benutzerhandbuch 101

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Verfügung gestellt.

Sie beziehen sich immer auf das aktuelle Jahr.

Der durchschnittliche EK- bzw. VK-Preis wird aus aus allen

Eingangs- bzw. Verkaufsrechnungspositionen folgendermaßen ermittelt:

Nettowert / (Menge * Faktor)

Der Lagerdurchschnittswert des Artikels resultiert aus den Durchschnittswerten der

Artikelposten, die pro Stellplatz je Artikelzugang folgendermaßen berechnet werden:

(aktueller Restwert + Gesamtwert neuer Zugang ) / "neuer" Restbestand

Über die Felder Debitor und Kreditor kann die Anzeige auf bestimmte Kunden oder

Lieferanten eingegrenzt werden.

Wird zum Beispiel ein Debitor eingetragen, so beziehen sich alle den Verkauf betreffenden Angaben, sowie die graphische Darstellung auf diesen Kunden. Das Feld

Menge VK gibt dann z.B. die an diesen Kunden verkaufte Menge des Artikels im aktuellen Jahr an, das Feld Letzter VK den letzten Verkaufspreis des Artikels für diesen Kunden, usw.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 102

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

5.6.2. Tätigkeiten

Auf Tätigkeiten kann aus den Bereichen Einkauf, Verkauf und Auftragszeiterfassung zurückgegriffen werden. Jeder Tätigkeit muss eine Buchungsgruppe zugeordnet sein, damit ein Zusammenspiel zwischen Einkauf bzw. Verkauf und Finanzbuchhaltung gewährleistet ist.

Beim Einfügen einer neuem Tätigkeit wird automatisch eine Nummer im Feld Tätigkeit vergeben.

Im Feld Ressource kann der Tätigkeit ein Artikel, Benutzer oder eine Adresse zugeordnet werden.

Je nach Wahl ist das angrenzende Feld mit der zugehörigen Übersicht verknüpft, aus der ein Datensatz gewählt, oder neu angelegt werden kann.

Verkaufs- und Einkaufspreise, sowie ein HEK-Bezug für die Kalkulation in Stücklisten können, wie bei einem Artikel hinterlegt werden. Ebenso eine Buchungsgruppe und

Kostenstelle.

Ist das Kennzeichen nicht ber. gesetzt, dann wird diese Tätigkeit in einer

Stundenerfassung nicht berechnet.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 103

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Register 'Zeiten':

Im Feld Stückzeit kann eine Zeitangabe für die Produktion eines Produktionsartikels in der hinterlegten Einheit (erstes Register) der Tätigkeit angegeben werden.

Die Rüstzeit ist eine Zeit, die nur einmal pro angegebenem Rüstzeitbezug

(Betriebsauftrag, Produktionsauftrag oder Anzahl der Produktionsartikel) berechnet wird.

Bei der Angabe pro Anzahl als Rüstzeitbezug muss im Feld Anzahl ein Eintrag erfolgen.

Außerdem kann eine Werkzeugnummer für die Tätigkeit hinterlegt werden und eine

Anzahl an benötigten Mitarbeitern und Lohnscheinen für die Erstellung von Arbeitsplänen in der Produktion.

5.6.3. Ressourcen

Auf Ressourcen kann im Zusammenhang mit Tätigkeiten aus den Bereichen Einkauf,

Verkauf und Auftragszeiterfassung zurückgegriffen werden.

Eine Ressource kann ein Artikel, ein Benutzer oder eine Adresse sein.

Jeder Ressource muss eine Ressourcenbuchungsgruppe zugeordnet sein, damit ein

Zusammenspiel zwischen Einkauf bzw. Verkauf und Finanzbuchhaltung gewährleistet ist.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 104

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5.6.4. Lagerorte

Über das Menü Stammdaten/ Stammdaten Lager gelangt man auf die Maske

L

AGERORTE

, in der die einzelne Lagerstellplätze definiert werden.

Jeder Lagerort hat im gleichnamigen Feld eine eindeutige Nummer oder Namen, und kann eine Bezeichnung haben. Im Feld Adresse steht die Adressnummer des Lagerorts.

Die zugehörige Adresse wird unterhalb des Feldes abgebildet.

Über Kennzeichen wird der Stellplatz bestimmten Lagerkategorien zugeordnet.

Inventurlager: das Kennzeichen steuert die Berücksichtigung des Lagerorts in einer

Inventur.

Konsignationslager: Lagerorte mit diesem Kennzeichen dienen der Lagerung konsignierter Artikel. Beim Ausbuchen von Ware für einen Kunden mit hinterlegtem Konsignationslager, kann automatisch eine Umbuchung auf dieses Lager erfolgen, wenn im Auftrag ein entsprechender Auftragstyp hinterlegt ist.

Sperrlager: Artikel, die auf einem so gekennzeichneten Lagerort liegen, können nicht für Aufträge reserviert oder geliefert werden. Sie werden in der

Bestandsauskunft nicht berücksichtigt.

Für eine Inventur wird der Lagerort aber verwendet, wenn zusätzlich das Kennzeichen

Inventurlager aktiviert ist.

Ein Lagertyp für den Stellplatz kann im nachfolgenden Auswahlfeld gewählt werden.

Folgende Lagertypen sind standardmäßig wählbar:

Wareneingang

Kommissionen

Produktion

Zoll

QA

Reklamation

Defekt

Release 6/1 Benutzerhandbuch 105

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Im Register 'Bestand' wird der Lagerbestand pro Artikel-Verpackung und/oder -Merkmal auf dem Lagerort angezeigt.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 106

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5.6.5. Lieferanteninformationen

Lieferanteninformationen werden unter anderem für die Zuordnung von Artikeln zu

Kunden- bzw. Lieferanten-Artikelnummern im artikelbezogenen Ein- bzw. Verkauf verwendet.

Beim Erstellen von BestelIvorschIägen wird auf die entsprechende Lieferanteninformationen zur Ermittlung von Bestellmengen und Lieferzeit zurückgegriffen.

Die Lieferanteninformationen werden in der Maske S

ONDER

-I

NFO

verwaltet.

Über Konfiguration in der Maske E

INSTELLUNGEN

S

ONSTIGES

kann festgelegt werden, dass bei jedem Wareneingang und Warenausgang automatisch ein Eintrag in dieser

Tabelle erfolgt, wodurch auch immer der letzte Lieferantenpreis mitgeführt und in

Belegen vorgeschlagen werden kann..

Feldbeschreibungen:

Kreditor:

Artikel:

Kunde oder Lieferant

Artikelnummer des Mandanten

Infomaske: Merkmalsnummer des Artikels

Bezeich: Kunden-/ Lieferantenbezeichnung des Artikels

Best.Nr.:

Menge:

Kunden-7 Lieferanten-Artikelnummer

Mindestmenge für Bestellung

L.Zeit:

EZ.Preis:

Lieferzeit des Lieferanten für den Artikel

Rechnungspreis des Artikels

In der Submaske werden kundenbezogen alle Artikel aufgezeigt, die von diesem

Lieferanten bezogen wurden.

Im Register 'Erweitert' werden in der Submaske artikelbezogen alle Lieferanten und

Kunden, die diesen Artikel geliefert oder bezogen haben, aufgelistet.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 107

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

5.6.6. Versandarten

In den Versandarten befinden sich die buchhaltungsrelevanten Informationen, auf die beim Erstellen einer Eingangs- bzw. Ausgangsrechnung zugegriffen wird.

Die Maske Versandarten kann alternativ zur Verwendung der Nebenkostenzuordnungen verwendet werden. Hierbei ist es nicht möglich Standard-Vorgaben für Versandkosten beim Kunden zu hinterlegen, sondern es muss jeweils im Auftrag eine Versandart vergeben werden.

Das Kennzeichen Provision legt fest, ob gegebenenfalls eine Provisionsberechnung einschließlich bzw. ausschließlich der Versandkosten erfolgen soll.

Die Einstellung des Auswahlfeldes Kostentyp lbestimmt was auf den Druck-Dokumenten abgebildet wird.

Handelt es sich bei der Versandart um einen Posten, der immer, oder meistens mit dem selben Preis veranschlagt wird, so empfiehlt es sich, diesen als Vorgabe im Feld Preis zu hinterlegen. Er wird dann bei der Wahl dieser Versandart in einer B

ESTELLUNG

oder einem A

UFTRAG

vorgeschlagen, kann aber im jeweiligen Dokument geändert werden.

Auch das Kennzeichen Brutto, das bestimmt, ob der Preis als Brutto- oder Nettopreis behandelt wird, ist an dieser Stelle eine Vorgabe, die im jeweiligen Dokument geändert werden kann.

In der Buchungsgruppe, die von der Buchhaltung vorgegeben werden muss, sind die

Konten hinterlegt, die bei Erstellen einer Rechnung in Einkauf und Verkauf bebucht werden. Auch der zu verwendende Steuersatz ist hier hinterlegt.

Dem Feld Versicherung können Versandversicherungs-Datensätze hinterlegt werden.

Hier können gestaffelte Versicherungs-Beträge zu einem bestimmten Warenwert gespeichert werden. Auch der Versandversicherung muss eine Buchungsgruppe zugeordnet sein.

Durch Zuordnen eines Versicherung zu der Versandart, wird bei Verwendung derselben auch der Versicherungsaufschlag mit berücksichtigt.

Bei einer Bestellung bzw. einem Auftrag kann im Register `Nebenkosten` im Bereich

Versandinformationen eine Versandart gewählt und mit einem Preis versehen werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 108

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Beim Erzeugen einer Rechnung wird diese berücksichtigt und automatisch das zum

Geschäftsfall passende, in der zugehörigen Versandart-Buchungsgruppe hinterlegte,

Konto bebucht.

5.6.7.

Administrative Lagereinstellungen

Im Menü Stammdaten / Stammdaten Lager gibt es eine Konfigurationsmaske

E

INSTELLUNGEN

L

AGER

.

Hier können grundsätzliche, systemweite Einstellungen für Lagerbuchungen vorgenommen werden.

Artikelverpackungen:

Einstellung, ob bei Lagerabgängen Verpackungen berücksichtigt oder ignoriert werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 109

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Beispiel:

ignorieren: Es sollen 3 Stück eines Artikels ausgebucht werden.->

Das System erlaubt auch das Ausbuchen von 0,3 10er-

Kartons.

berücksichtigen: Das System gibt beim Ausbuchen (Lieferung erzeugen) eine Fehlermeldung aus, wenn die Verpackung nicht

übereinstimmt,so dass gegebenenfalls erst Ware

Lieferschein:

umgebucht oder der Beleg angepasst werden muss.

Einstellung, ob Lieferscheine auch mit Null-Mengen oder nur ohne Null-Mengen erzeugt werden dürfen.

Überbuchen EK-Lieferschein:

bei aktiviertem Kennzeichen dürfen Lieferscheinpositionen auch erzeugt werden, wenn die Liefermenge größer als die Bestellmenge ist.

Überbuchen VK-Lieferschein:

bei aktiviertem Kennzeichen dürfen Lieferscheinpositionen auch erzeugt werden, wenn die Liefermenge größer als die Auftragsmenge ist.

Überproduktion:

bei aktiviertem Kennzeichen dürfen im Produktionsauftrag größere Mengen produziert werden, als in der SOLLMenge angegeben.

Kommissionslager:

Default-Lagerort für die Kommission, mit Lagertyp „Kommission“. der Vorschlag kann natürlich für einzelne Kommissionen geändert werden.

Komission/Reservierung:

Hier kann eine Schriftfarbe für den Bearbeitungsstatus von Lagerbuchungen in

Übersichten vorgegeben werden. (Beispiel: gebuchte Kommissionsdatensätze werden in der hier angegebenen Farbe angezeigt)

Annahmelager: Default-Lagerort für die Warenannahme.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 110

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

5.7. Sonstige Stammdaten

5.7.1. Rabatte

5.7.1.1. Rechnungsrabatt

Um einem Kunden oder Kreditoren einen generellen Rechnungsrabatt auf alle Artikel zu gewähren, kann in seiner Stamm-Maske ein Rabattsatz in Prozent hinterlegt werden.

Über das Kennzeichen Rabattfähig kann konfiguriert werden, ob Rabatte auch auf

Preislistenpreise gewährt werden sollen.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 111

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Rabattfindung im Auftrag:

Der in den Stammdaten hinterlegte Rabattsatz wird beim Anlegen eines Angebots oder

Auftrags für den Kunden automatisch übernommen und später bei der Preisberechnung berücksichtigt.

Der automatisch übernommene Rabattsatz kann jederzeit manuell überschrieben werden.

Die Werte im Bereich Beträge (Netto, Nebenkosten, Gesamt, Brutto) werden dabei automatisch neu berechnet.

Im Nettobetrag des Angebots oder Auftrags sind bereits alle Rabatte berücksichtigt.

Der Rechnungsrabatt wird auch bei der Preisberechnung der einzelnen Positionen angezeigt.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 112

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

5.7.1.2. Positionsrabatt

Für jede Angebots- oder Auftragsposition kann ein Positionsrabatt gewährt werden.

Beim Eintragen eines Rabattsatzes in Prozent wird der Rabattbetrag im Feld Rabatt berechnet und gleichzeitig im Nettobetrag berücksichtigt.

Hinweis:

Der Rabattbetrag in der Angebots-/ Auftragsposition beinhaltet immer auch einen Rechnungsrabatt, falls ein solcher eingetragen ist.

Das heißt, zusätzlich zu einem Rechnungsrabatt können Positionsrabatte gewährt werden und umgekehrt.

5.7.1.3. Rabattstaffel

Eine Möglichkeit Kunden Rabatte artikelbezogen zu gewähren ist über Rabattstaffeln gegeben.

In einer Rabattstaffel werden Debitoren- oder Kreditorenrabattgruppen mit

Artikelrabattgruppen kombiniert.

Artikelrabattgruppen:

Artikel werden einer Rabattgruppe zugeordnet, der für eine bestimmte Menge ein definierter Rabatt gewährt wird.

Debitoren bzw. Kreditorenrabattgruppen:

Debitoren bzw. Kreditoren werden Rabattgruppen zugeordnet, denen eine definierte Rabattstaffel zugrunde liegt.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 113

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Definieren von Debitorenrabattgruppen:

Über die Feldverknüpfung im Feld Rabattgruppe der Maske D

EBITOREN

...

...gelangt man in die Maske D

EBITORENRABATTGRUPPEN

.

Im Feld Gruppe wird nach dem Einfügen durch den 'Einfüge'-Button automatisch eine eindeutige Nummer vergeben, wenn nicht vom Benutzer eine ('sprechende' Nummer) vorgegeben wird.

Eine Bezeichnung kann nach Belieben vergeben werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 114

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Definieren von Artikelrabattgruppen:

Über die Feldverknüpfung im Feld Rabattgruppe der Maske A

RTIKEL

...

......gelangt man in die Maske

RABATTGRUPPEN

.

Im Feld Gruppe wird nach dem Einfügen durch den 'Einfüge'-Button automatisch eine eindeutige Nummer vergeben, wenn nicht vom Benutzer eine ('sprechende' Nummer) vorgegeben wird.

Eine Bezeichnung kann nach Belieben vergeben werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 115

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Definieren einer Rabattstaffel:

Für diese Rabattgruppen kann nun eine R

ABATTSTAFFEL

angelegt werden.

Die Rabattstaffel setzt sich zusammen aus der Kombination einer Artikelrabattgruppe und einer Kreditoren- oder Debitorenrabattgruppe.

Dieser Kombination wird ein Rabattsatz für eine bestimmte Menge zugeordnet.

Durch Doppelklick in die Submaske R

ABATTSTAFFEL

aus einer R

ABATTGRUPPE

wechselt man in die gleichnamige Maske.

Je nachdem, ob man aus der Artikel- oder Debitorenrabattgruppe die Maske betritt, erfolgt eine Abgrenzung auf diese Rabattgruppe.

Da der Zugang in diesem Fall aus der Kreditorenrabattgruppe war, erfolgt eine

Abgrenzung auf diese Rabattgruppe (das Feld ist nicht schreibbar), so dass ihr eine oder mehrere Artikelrabattgruppen zugeordnet werden können.

In den Submasken werden auf der einen Seite alle Artikel angezeigt, denen die angegebenen Artikelrabattgruppe zugeordnet ist, auf der anderen Seite alle Kreditoren , die die Debitorenrabattgruppe zugeordnet haben.

Vorgehen:

Für die Rabattstaffel muss eine Menge und ein Rabattsatz in Prozent, der ab dieser

Menge gelten soll, angegeben werden.

Es empfiehlt sich auch eine sprechende Nummer für die Rabattstaffel zu vergeben.

Artikelgruppe, für die die Rabattstaffel gelten soll, eintragen

-> alle Artikel, denen diese Rabattgruppe zugeordnet sind, werden in der Submaske eingetragen.

Speichern mit F1

Nach Speichern des Datensatzes ist die Rabattstaffel für diese Kombination festgeschrieben, das heißt zum Beispiel im Fall der oberen Abbildung, dass dem Kunden

<DEB-00001> ab einer Bestellung von 100 Stück des Artikels <ARTI-00001> ein automatischen Rabatt von 5% gewährt wird.

Dieser, in der Rabattstaffel hinterlegte Rabatt, wird bei Angebots- oder Auftragserstellung automatisch vom System vorgeschlagen.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 116

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Preisfindung im Beleg:

Die Preisstaffel wird bei der Preisfindung im Angebot oder Auftrag für Debitoren, bzw. in

Anfrage oder Bestellung für Kreditoren immer berücksichtigt.

Der gefundene Rabattsatz wird in das Feld Autom. (automatisch gefundener Rabatt) der

Position geschrieben und entsprechend als Rabatt- und Nettobetrag berechnet.

Hinweis:

Ein automatischer Rabatt wird von einem Positionsrabatt übersteuert, das heißt er verliert seine Gültigkeit, sobald ein Positionsrabatt eingetragen wird!

Release 6/1 Benutzerhandbuch 117

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

5.7.2. Preislisten

Für Debitoren und Kreditoren können beliebig viele Preislisten zugeordnet werden.

Bei der Preisfindung werden die erfassten Listen nach einem geeigneten Preis durchsucht.

Wird in keiner Preisliste ein Preis gefunden, so wird der Einzelpreis aus dem Artikel-

Stamm verwendet.

5.7.2.1. Preislistenzuordnung

Die einzelnen Preislistenzuordnungen werden in der Maske Debitor bzw. Kreditor hinterlegt.

Dem Feld Preisliste sind alle vorhandenen Preislisten hinterlegt.

Die Auswahl öffnet sich durch Klicken in die Mitte des Feldes.

Um die Preislisten detailliert einzusehen, muss nach Zuordnung der Preisliste über den roten Pfeil gewechselt werden, wo die einzelnen Preislistenpositionen in der Submaske aufgelistet sind.

Die einzelnen Positionen der Preisliste sind gültigkeitsbezogen farblich dargestellt.

Über die Systemfarben ist erkennbar, ob eine Position abgelaufen (rot), gerade aktiv

(blau) oder noch nicht gültig (grün) ist. Die Einstellung der Farben ist benutzerabhängig und kann in der Maske B

ENUTZEREINSTELLUNGEN

definiert werden.

5.7.2.2. Anlegen einer neuen Preisliste

Auf die Maske P

REISLISTE

gelangt man aus dem Menü S

TAMMDATEN

S

ONSTIGES

über den

Button Preislisten.

Preislistenpreise sind immer mengenabhängig und können auf verschiedene Arten festgelegt werden:

1. Es werden manuell fixe Einzelpreise für Artikel festgelegt.

2. Es wird eine Basispreis für einen Artikel mit einem Mengenbezug festgelegt und auf diesen Basispreis für mehrere andere Mengenwerte prozentuale oder feste Beträge als Abzüge bzw. Zuschläge bestimmt.

3. Die Preisberechnung eines Artikels wird einem Preisschema zugeordnet.

In diesem Fall wird ein Einzelpreis für diesen Artikel im Angebot, Auftrag, Anfrage oder Bestellung dynamisch nach der Vorlage des Preisschemas berechnet.

Die Beschreibung der Preisschema-Thematik entnehmen Sie bitte der ESS-

Dokumentation Preisschema.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 118

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

5.7.2.3. Beschreibung der Maske Preisliste / Preislistenposition

Um eine Preisliste anzulegen, muss zunächst eine eindeutige Nummer für den

Preislistenkopf vergeben werden, bevor man die einzelnen Positionen dazu anlegen kann.

Dies erreicht man, indem man die zunächst leere Maske speichert (Button 'Einfügen' bzw. F1).

Dabei wird, falls keine andere Eingabe gemacht wird, automatisch eine Nummer im Feld

Preisliste vergeben.

Nun kann durch Doppelklick in die Submaske, oder über den Maskenbaum in die Maske

P

REISLISTENPOSITION

gewechselt werden.

Feldbeschreibungen:

Preisliste: zeigt die Preislistennummer, für die die Positionen angelegt werden, an

Gültig von....bis: Gültigkeitsdauer der Preilistenposition;

Typ:

Verkaufs- bzw. Einkaufstyp. Kann Artikel, Tätigkeit oder Konto sein;

Release 6/1 Benutzerhandbuch 119

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Meldeablauf: bei aktiviertem Kennzeichen erfolgt eine Meldung, sollte bei Auftragserfassung der Zeitraum der Preisliste überschritten sein.

EZ-Preis: Einzelpreis des Artikels bezogen auf die Preiseinheit; es kann entweder manuell ein fixer Einzelpreis für die Preisliste festgelegt werden, oder eine Berechnung über ein Preisschema, die dynamisch im Auftrag/

Angebot erfolgt;

Preiseinheit:

Artikeleinheit bezogen auf den Preis;

Währung: Währung bezogen auf den Preis. Wird ein Preis in einer anderen

Währung, als in der Preisliste für einen Auftrag o.ä. verwendet, so erfolgt automatisch eine Umrechnung in die Auftragswährung.

ab Menge:

Menge, ab der der Preislistenpreis gilt;

VPE:

Artikelverpackungseinheit bezogen auf die Menge;

Brutto:

Basiskz: legt fest, ob der EZ.Preis als Bruttopreis verwendet wird; legt fest, ob der EZ.Preis mengenabhängig als Basispreis verwendet wird; wird für den Artikel eine andere Menge eingegeben, so kann ein

Aufschlag bzw. Abschlag, prozentual oder als Betrag, auf den Basispreis festgelegt werden.

Preisschema: Hier kann ein Preisschema, nach dem für den Artikel dynamisch ein

Preis berechnet werden soll, gewählt oder gegebenenfalls auch neu angelegt werden.

5.7.2.4. Anlegen von mengenbezogenen Einzelpreisen

Festlegen eines Gültigkeitsdatums für die Position in den Feldern Gültig von und

Gültig bis.

Wählen des Positionstyps Artikel, Tätigkeit oder Konto, für den ein Preis bestimmt werden soll.

Eingabe der Artikelnummer (Nummer je nach Typ)

Eingabe eines fixen Preislistenpreises für den gewählten Artikel im Feld EZ-Preis

Release 6/1 Benutzerhandbuch 120

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Dabei wird automatisch das Feld Preisschema nicht mehr schreibbar, da für die selbe

Menge eines Artikels nicht gleichzeitig ein fixer Preis und eine dynamische Berechnung

über eine Preisschema möglich sind.

Als Währung wird defaultmäßig die Mandantenwährung eingetragen, hier kann aber jederzeit eine andere Währung vergeben werden, um z.B. Preislisten in

Fremdwährungen zu definieren.

Angabe einer Menge, ab der der eingetragene Preis gelten soll, im Feld ab Menge

Nach Speichern mit F1 ist die neue Preislistenposition der Preisliste zugefügt und wird im

Register 'Preisliste' abgebildet.

Hinweis:

Ändern sich für die neue zu erzeugende Position nur wenige Feldeinträge, so muss nicht zwangsweise die ganze Maske geleert werden.

Um z.B. für den selben Artikel einen neuen Preis ab einer anderen Menge festzulegen kann, nachdem nur die Einträge in den 2 relevanten Feldern geändert wurden, mit F1 oder dem Button 'Einfügen' erneut gespeichert und somit schnell eine weitere Position erzeugt werden.

5.7.2.5. Anlegen von basispreisbezogenen Zuschlägen

Für Artikel können mengenabhängige Staffelpreise bezogen auf einen Basispreis festgelegt werden.

Beispiel:

Ein Artikel hat ab der Menge '1' einen Einzelpreis von 100 Euro. Dieser Preis soll als Basispreis festgelegt werden.

Ab der Menge '50' soll vom Basispreis (EZ = 100) 2 Prozent abgezogen werden

(daraus folgt ein EZ-Preis von 98 Euro).

Ab der Menge '100' soll vom Basispreis 5 Prozent abgezogen werden (daraus folgt ein EZ-Preis von 95 Euro).

Zunächst muss eine Preislistenposition mit dem Basispreis angelegt werden:

Festlegen eines Gültigkeitsdatums für die Position in den Feldern Gültig von und

Gültig bis.

Wählen des Positionstyps Artikel, Tätigkeit oder Konto, für den ein Preis bestimmt werden soll.

Eingabe der Artikelnummer (Nummer je nach Typ)

Eingabe eines fixen Preislistenpreises für den gewählten Artikel im Feld EZ-Preis

Zusätzlich muss das

Kennzeichen Basis aktiviert werden.

Speichern mit F1.

Dabei wird das Basiskennzeichen nicht mehr schreibbar, und der Einzelpreis in einem neuen Feld Basispreis angezeigt.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 121

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Ändern des Eintrags im Feld ab Menge (z.B. auf '50')

Es verändern sich die Eingabemöglichkeiten der Maske, um auf den Basispreis einen

Aufschlag oder Abzug als Betrag oder prozentual bestimmen zu können.

Der Basispreis wird im gleichnamigen Feld angezeigt.

Eintrag im Feld Aufschlag oder Prozent.

Daraufhin wird im Feld Vk.preis der neue mengenbezogene Einzelpreis berechnet. Um einen Preis- Abzug zu erhalten kann jeweils ein negativer Wert eingetragen werden.

Speichern des Datensatzes mit F1

Es wurde eine weitere Position in der Preisliste erzeugt, die in der Submaske im Register

'Preisliste' angezeigt wird.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 122

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

5.7.3. Preisliste Administration

Um Preislisten zu kopieren und /oder zu aktulisieren kann die Maske P

REISLISTE

A

DMINISTRATION

dienen, die im Menü S

TAMMDATEN

L

AGER

zu finden ist.

Feldbeschreibungen:

Preisliste: Preisliste, die geändert werden soll, oder als Vorlage für eine neue

Preisliste dient, die durch kopieren erzeugt wird.

Bezeichnung: Bezeichnung der neuen, kopierten Preisliste

Gültig von ...bis: neue Gültigkeit für die Anpassung der vorhandenen oder die neue

Artikel:

Preisliste bei Angabe eines Artikels gelten die Feldinhalte nur für die Aktualisierung

Prozent: des genannten Artikels in der Preisliste

Preisaufschlag in Prozent für die Anpassung der vorhandenen oder die neue Preisliste

Aufschlag : Preisaufschlag in Euro für die Anpassung der vorhandenen oder die neue Preisliste

Release 6/1 Benutzerhandbuch 123

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

5.7.3.1. Kopieren einer Preisliste

wählen der Preisliste, die als Kopiervorlage dient, im Feld Preisliste

Bezeichnung der neuen Preisliste im gleichnamigen Feld eintragen optional eine (von der Vorlage) abweichende Gültigkeit der neuen Preisliste in den Feldern Gültig von und Gültig bis eintragen optional einen Preisaufschlag in einem Feld Aufschlag bestimmen

Aktion Preisliste kopieren ausführen

Die neue Preislistennummer steht jetzt im Feld Preisliste und in der Submaske werden die zugehörigen neuen Preislistenpositionen angezeigt.

Hinweis:

ein negativer Aufschlag führt zu einer entsprechenden Preisminderung

5.7.3.2. Aktualisieren einer Preisliste

wählen der zu ändernden Preisliste im Feld Preisliste gewünschte Änderung(en) in den Feldern Gültigkeit, Artikel, EZPreis, Menge oder

Aufschlag eintragen, um die Gültigkeit oder die Preise der Preisliste bzw. des angegebenen Artikels in der Preisliste anzupassen

Aktion Preisliste aktualisieren ausführen

Die Preislistenpositionen in der Submaske zeigen die aktualisierten Werte.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 124

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

5.7.4. Textbausteine

Textbausteine dienen zur Ergänzung des Standardtextes in Druckformularen.

Sie werden in die Zusatztexte der zugeordneten Masken übernommen oder können dort zugeordnet werden.

Unter S

TAMMDATEN

S

ONSTIGES

oder über die Feldverknüpfung des Feldes Textbaustein in den einzelnen Masken gelangt man auf die Maske T

EXTBAUSTEINE

, um einzelne

Vorgaben anzulegen.

Es können z.B. in den Debitor- bzw. Kreditormasken Textbausteine für Angebot/ Anfrage,

Auftrag/ Bestellung, Lieferung und Rechnung hinterlegt werden, die bei der Erstellung des jeweiligen Dokuments für diesen Debitor/ Kreditor zusätzlich zum Standardtext gedruckt werden.

5.7.4.1. Erfassen von Textbausteinen

In der Maske T

EXTBAUSTEINE

können neue Texte in verschiedenen Sprachen definiert werden, auf die aus Zusatztexten und anderen Masken zugegriffen werden kann.

Maske T

EXTBAUSTEINE

leeren im Feld Baustein kann ein Titel oder eine Kurzbezeichnung für den Textbaustein vergeben werden. Bleibt das Feld leer, so wird beim Speichern eine Nummer aus dem hinterlegten Nummernkreis vergeben.

Speichern mit F1

Doppelklick in die Submaske

Wählen der Drucksprache, für die der Text verwendet werden soll, im Feld Sprache

Eintragen des Textes im Textfeld.

Speichern mit F1

Release 6/1 Benutzerhandbuch 125

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Um den Text in einer weiteren Sprache zu definieren, muss die Maske wieder geleert und der Vorgang wiederholt werden:

Wählen der Drucksprache, für die der Text verwendet werden soll, im Feld Sprache

Eintragen des Textes in der entsprechenden Sprache

Speichern mit F1

5.7.5. Administrative Einstellungen

Im Menü Stammdaten / Stammdaten Sonstiges gibt es eine Konfigurationsmaske

E

INSTELLUNGEN

S

ONSTIGES

.

Hier können die automatischen Eintragungen in der Maske EK-/VK-I

NFO

definiert werden

EK Lieferanteneintrag: bei aktiviertem Kennzeichen erfolgt bei jeder Rechnungsstellung im Einkauf ein Eintrag in der Maske EK-/VK-I

NFO

VK Lieferanteneintrag:bei aktiviertem Kennzeichen erfolgt bei jeder Rechnungsstellung im Verkauf ein Eintrag in der Maske EK-/VK-I

NFO

Preisaktualisierung: bei aktiviertem Kennzeichen wird auch der aktuell berechnete Preis des in der Maske EK-/VK-I

NFO

eingetragen und kann in derBelegerfassung

Artikels bei dem zugeordneten Kontokorrent als l(etzter verwendeter)

Preis vorgeschlagen werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 126

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6. Artikelverwaltung

6.1. Artikel-Einheiten

Für einen Artikel können mehrere Einheiten verwaltet werden:

Einheit: Basiseinheit des Artikels

Preiseinheit: Einheit, die zur Bestimmung des Preises verwendet wird

VPE: Verpackungseinheit, die zu Lagerbuchungen verwendet wird

Hinter den Feldern Preiseinheit und VPE befindet sich jeweils ein nicht schreibbares

Feld, in dem der Umrechnungsfaktor der Einheit bezogen auf die Basiseinheit angezeigt wird.

Beispiel:

Ein Artikel hat die Basiseinheit 'Stück' und die Preiseinheit 'Karton' mit dem

Faktor '20'.

In diesem Fall wird der Einzelpreis des Artikels für einen Karton mit 20

Einzelstück verstanden.

Ist auch die Verpackungseinheit 'Karton', so werden bei jeder Lagerbuchung die

Menge an Kartons mal 20 als Artikel-Einzelstücke gebucht, sofern diese

Verpackungseinheit im jeweiligen Beleg angegeben ist.

Der Preiseinheit und der Verpackungseinheit liegt dieselbe Tabelle E

INHEITEN

zugrunde, und erst durch die Zuordnung zum jeweiligen Feld wird die Einheit zu einer Preis- oder

Verpackungseinheit.

6.1.1. Anlegen einer neuen Umrechnungseinheit

Wechsel über das Feld Preiseinheit oder VPE in die Maske E

INHEITEN

Anklicken des Feldes Verpackung

Wählen der gewünschten Verpackung aus dem hinterlegten Datensätzen

Eintragen des Umrechnungsfaktors im Feld Faktor

Speichern mit F1

Release 6/1 Benutzerhandbuch 127

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

In dieser Maske erfolgt eine Zuordnung von 2 Einheiten, von denen eine als

Verpackungseinheit festgelegt wird, mit einem definierten Umrechnungsfaktor.

Die neue Einheit kann nun zum Beispiel in der Maske A

RTIKEL

zugeordnet werden.

6.1.2. Anlegen einer neuen Basiseinheit

Wechsel über das Feld Einheit in der Maske A

RTIKEL

oder

Wechsel über das Feld Verpackung in der Maske E

INHEITEN

Leeren der Maske M

ASSEINHEITEN

Eintragen der neuen Einheit

Speichern mit F1

Gegebenenfalls zurücknehmen der neuen Maske in den vorherigen Datensatz über den Button 'zurück mit Daten'

Release 6/1 Benutzerhandbuch 128

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

6.2. Stückliste

Ein Produktionsartikel muss aus mehreren Komponenten bestehen, die in einer

Stückliste hinterlegt sind.

Über die Stückliste erfolgt das Kalkulieren von Artikeln, da hier Halb- und Rohware-

Artikel, Arbeits- und Maschinenzeiten sowie Rüstzeiten, die zur Produktion des Artikels benötigt werden, definiert werden.

Ein in einer Stückliste neu definierter und kalkulierter Artikel kann direkt aus dieser in die

Stammdaten geschrieben und dort neu angelegt werden. Weitere Details des Artikels können dann noch nachgetragen werden.

Feldbeschreibungen der Maske S

TÜCKLISTE

:

Stückliste: eindeutige Nummer der Stückliste;

Bezeichnung: hier kann eine sprechende Bezeichnung für die Stückliste bzw. den

Produktionsartikel eingetragen werden.

Datum: Datum, zu dem die Stückliste erstellt wurde;

Bearbeiter: Mitarbeiter, der die Stückliste angelegt hat.

Artikel: Ein Artikel kann direkt aus der Stückliste als Stammsatz angelegt werden, indem eine eindeutige Bezeichnung oder Nummer in dieses Feld geschrieben und anschließend die Aktion Artikel erstellen ausgeführt wird

(nachdem die Stückliste angelegt und eine Kalkulation durchgeführt wurde!) .

In der Maske A

RTIKEL

wird dann ein entsprechender Artikel mit allen

Losgröße:

HK.Preis: bekannten Informationen und den kalkulierten Preisen angelegt.

Losgröße, mit der der Artikel kalkuliert wurde.

kalkulierter Herstellkostenpreis des Artikels (Summe der Herstellkosten

VK.Preis: aus den Positionen) in diesem Feld werden die Verkaufspreise der einzelnen

Stücklistenpositionen addiert;

Materialanteil: Materialanteil des Artikels als Betrag

Material prz:: Materialanteil des Artikels in Prozent

Release 6/1 Benutzerhandbuch 129

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Lohnanteil: Lohnanteil des Artikels als Betrag

Lohnanteil Prz:Lohnanteil des Artikels in Prozent

In der Submaske werden die einzelnen Stücklistenkomponenten aufgelistet.

Rechts daneben steht ein Textfeld für Notizen zu der Stückliste zur Verfügung.

6.2.1. Anlegen einer neuen Stückliste

Über das Menü P

RODUKTION

gelangt man in die Make S

TÜCKLISTE

. Hier muss zunächst ein Stücklistenkopf angelegt werden, dem anschließend die einzelnen Komponenten zugeordnet werden.

Eintrag einer eindeutigen Nummer im Feld Stückliste. Bleibt das Feld leer, so wird beim Speichern des Datensatzes automatisch eine Nummer vom System vergeben.

Speichern mit F1

Danach können in der Submaske S

TÜCKLISTENPOSITIONEN

die einzelnen Komponenten der Stückliste bestimmt werden.

Wechsel in die Maske S

TÜCKLISTEN

-P

OSITION

durch Doppelklick in die Submaske

Erfassen der einzelnen Positionen

Speichern mit F1

Zurück in Maske S

TÜCKLISTEN

6.2.1.1. Erfassen von Artikeln

Eine Stücklistenposition kann ein Artikel, eine Tätigkeit oder selbst eine Stückliste sein.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 130

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Je nach gewähltem Typ kann sie auch eine Ressource haben, die ein Benutzer, eine

Adresse oder ein Artikel sein kann.

Über die Feldverknüpfung des angrenzenden Feldes (blauer Rahmen) kann der gewünschte Artikel in die Maske geholt werden.

Mit Angabe der

Menge und des

Preises erfolgt eine

Berechnung des

Gesamtpreises für eine Position im

Feld HK-Gesamt.

Über das Feld

HEK-Bezug kann der HK-Preis beeinflusst werden.

Nach Speichern der Position wird sie in der Submaske aufgelistet und es kann eine weitere Stücklistenposition erfasst werden.

Typ Artikel wählen

Artikelnummer in angrenzendes Feld schreiben oder über die Feldverknüpfung aus der hinterlegten Tabelle in die Maske holen benötigte Menge für die Produktion eines Artikels der Stückliste im Feld Menge eintragen

Speichern mit F1

Leeren der Maske

Erfassen weiterer Stücklisten-Komponenten

6.2.1.2. Erfassen von Tätigkeiten

Beim Erfassen einer Tätigkeit kann im Feld Ressource gewählt werden zwischen Artikel,

Benutzer, Adresse oder Kapazitätsstelle.

Die in der Tätigkeit zugeordnete Ressource wird automatisch übernommen.

Für Tätigkeiten werden im Register 'Zeiten' weitere Informationen angezeigt.

Hier werden die Stück- und Rüstzeit der Tätigkeit angezeigt, mit Angabe eines Rüstzeitbezugs.

Diese Angaben werden aus dem

Tätigkeitsstamm übernommen und können für die Stücklistenposition gegebenenfalls geändert werden.

Leeren der Maske

Typ Tätigkeiten wählen

Nummer der Tätigkeit in angrenzendes Feld schreiben oder über die Feldverknüpfung aus der hinterlegten Tabelle in die Maske holen benötigte Menge für die Produktion eines Artikels der Stückliste im Feld Menge eintragen

Speichern mit F1

Leeren der Maske

Erfassen weiterer Stücklisten-Komponenten

Release 6/1 Benutzerhandbuch 131

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

6.2.1.3. Erfassen einer Stückliste als Komponente

Beim Erfassen einer

Stückliste erfolgt keine

Aufschlüsselung der

Stückliste in der Submaske.

Sie wird einfach als

Stücklistenposition eingetragen.

Typ Stückliste wählen

Nummer der Stückliste in angrenzendes Feld schreiben oder über die

Feldverknüpfung aus der hinterlegten Tabelle in die Maske holen benötigte Menge für die Produktion eines Artikels der Stückliste im Feld Menge eintragen

Speichern mit F1

Leeren der Maske

Erfassen weiterer Stücklisten-Komponenten

Über den Button zurück gelangt man wieder in die Maske S

TÜCKLISTE

.

Beim Einfügen der Positionen erfolgt in der Maske S

TÜCKLISTE

eine Aufsummierung der

Preise, sowie eine Berechnung des Lohnanteils und des Materialanteils in Prozent und als Betrag.

Im Register 'Artikel/Stücklisten' werden nur die Stücklistenpositionen aufgelistet, die keine Tätigkeiten sind.

Im Register 'Arbeitsplanorganisation' werden nur die Stücklistenpositionen Tätigkeiten aufgelistet.

Über Aktionen können eine Stückliste und eine

Kalkulation gedruckt werden.

Über die Aktion Stückliste kopieren wird eine identische Stückliste mit einer neuen

Stücklistennummer generiert.

6.2.2. Anlegen einer Stückliste aus einer kopierten Vorlage

Um das Anlegen einer neuen Stückliste zu erleichtern, kann eine ähnliche Stückliste kopiert und anschließend die einzelnen Stücklistenpositionen geändert, ergänzt oder auch gelöscht werden.

Suchen einer ähnlichen Stückliste als Kopie-Vorlage

Ausführen der Aktion Stückliste kopieren

Dabei wird vom System eine Stücklistennummer aus dem hinterlegten Nummernkreislauf vergeben. Diese Referenznummer kann aber jederzeit geändert werden.

Doppelklick in die Submaske S

TÜCKLISTENPOSITIONEN

Ändern, ergänzen oder löschen der entsprechenden Positionen

Release 6/1 Benutzerhandbuch 132

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

speichern der Änderungen mit F2, speichern neuer Einträge mit F1

Zurück in Maske Stücklisten

Eventuell Eingabe einer Bezeichnung für die Stückliste bzw. den daraus zu erstellenden Artikel im Feld Bezeich.

Eventuell ändern der Stücklistennummer im Feld Stückliste

Nach Änderung bzw. Ergänzung des Stücklistenkopfes speichern mit F2

6.2.3. Definieren und Anlegen eines neuen Artikels aus der

Stückliste

Ein neuer Produktionsartikel wird in der Regel über eine Stückliste kalkuliert oder zumindest definiert.

Deshalb stellt ESS die Möglichkeit, direkt aus einer Stückliste einen entsprechenden

Artikel in den Artikelstammdaten anzulegen.

Eine vom Anwender vorgegebene Artikelnummer, Artikelbezeichnung,

Stücklistennummer und Einheit werden über eine Aktion in der Maske A

RTIKEL gespeichert.

Über die Feldverknüpfung des Feldes Artikel kann dann aus der Stückliste direkt in den neu generierten Artikel gewechselt werden, um weitere Angaben im Artikelstammm zu ergänzen.

Vorgehensweise:

Suchen der Stückliste, aus der der Artikel erstellt werden soll

Eingabe einer Bezeichnung für den neu zu erstellenden Artikel im Feld Bezeich.

Eingabe einer Referenznummer für den neu zu erstellenden Artikel

Eingabe einer Einheit für den Artikel im angrenzenden Feld

Ausführen der Aktion Artikel erstellen

Release 6/1 Benutzerhandbuch 133

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

6.2.4. Ändern von Stücklistenpositionen in allen zugehörigen

Stücklisten

Für den Fall, dass ein Artikel ausläuft und durch einen neuen Artikel ersetzt wird muss diese Änderung in allen Stücklistenpositionen, in denen dieser Artikel vorkommt, nachgezogen werden.

Ebenso müssen Preisänderungen für Rohware, Artikelbezeichnungen,

Mengenänderungen, kurz Änderungen in jedem einzelnen Feld einer Stücklistenposition generell in allen betroffenen Stücklisten vorgenommen werden können.

Um den Anwender diese Arbeit zu erleichtern, gibt es eine Maske, die die angegebenen

Änderungen eines Artikels oder ebenso einer Tätigkeit über eine Aktion in allen zugehörigen Stücklisten vornimmt.

Die Maske S

TÜCKLISTENPOSITIONEN ÄNDERN

befindet sich im Menü P

RODUKTION

.

Hier kann ein Artikel- bzw Tätikkeitenaustausch generell für alle Stücklistenpositionen, in denen der Artikel/ die Tätigkeit vorkommt, vorgenommen werden.

Es ist aber auch möglich einzelne Felder der Stücklistenpositionen, wie z.B. Mengen,

Preise oder Kostenstellen, für diesen Artikel generell in allen Stücklisten zu ändern.

Über das Kennzeichen Einfach /Detail kann die Eingabemöglichkeit der Maske beeinflußt werden: bei aktiviertem Kennzeichen können lediglich die alte und die neue Artikelnummer eingegeben werden, um die alte Artikelnummer in allen Stücklistenpositionen durch die neue zu ersetzen.

Bei nicht aktiviertem Kennzeichen können auch alle anderen zugehörigen Felder der

Stücklistenposition angepasst werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 134

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Im Feld Anzahl Faktor kann ein Mengen-Faktor angegeben werden, mit dem die alte

Menge für den neuen oder auch denselben Artikel multipliziert werden soll.

Achtung:

Bei Angabe eines Faktors '0,00' wird die neue Menge der Stücklistenposition nicht unverändert, sondern '0,00' sein! Deshalb steht defaultmäßig im Feld Anzahl Faktor der

Wert '1,00'. Er verändert den bestehenden Mengen-Wert der Stücklistenposition nicht.

Beispiel:

Der alte Artikel ist mit der Menge '0,5' angegeben.

Der neue Artikel muss aber mit der Menge '1' verwendet werden.

Um das zu erreichen, muss im Feld Anzahl Faktor der Eintrag '2' stehen.

Im Feld Typ kann der Stücklistenpositionstyp Artikel, Tätigkeit oder

Stückliste gewählt werden.

Je nach Wahl ist das angrenzende Feld mit der entsprechenden Übersicht verknüpft und es kann die entsprechende Nummer gewählt oder eingetragen werden.

Im Bereich 'alt' steht der alte Artikel (bzw. Tätigkeit), der durch den angegebenen Artikel

(bzw. Tätigkeit) im Bereich 'neu' ersetzt werden soll.

Sollen nur einzelne Feldwerte in den Stücklisten geändert werden, so muss in beiden

Bereichen dieselbe Artikel- (Tätigkeits-)nummer stehen.

Nachdem die gewünschten Änderungen in den entsprechenden Feldern eingetragen wurden, können durch Anklicken der Aktion Positionen ändern die Änderungen in allen

betroffenen Stücklistenpositionen vorgenommen werden.

6.2.4.1. Austausch eines Artikels

Um einen Artikel, der in einer oder mehreren Stücklisten vorkommt, durch einen anderen zu ersetzen, muss in der Maske S

TÜCKLISTENPOSITIONEN ÄNDERN

folgendermaßen vorgegangen werden:

Angabe der Artikelnummer, die ersetzt werden soll im Feld Artikel im Bereich 'alt'.

Angabe der Artikelnummer, durch die der alte Artikel ersetzt werden soll, im Feld

Artikel im Bereich 'neu'.

Müssen noch weitere Feldinhalte der Stücklistenpositionen geändert werden, so muss das Kennzeichen Einfach/Detail deaktiviert werden, um weiter Eingaben zu ermöglichen.

Ausführen der Aktion Positionen ändern

6.2.4.2. Ändern von Feldinhalten eines Artikels

Um einzelne Feldinhalte der betroffenen Stücklistenpositionen zu ändern, muss das

Kennzeichen Einfach/Detail deaktiviert werden.

Deaktivieren des Kennzeichens Einfach/Detail

Angabe der Artikelnummer, im Feld Artikel im Bereich 'alt'.

Angabe derselben Artikelnummer im Feld Artikel im Bereich 'neu'. (Sofern kein anderer Artikel verwendet werden soll)

Release 6/1 Benutzerhandbuch 135

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Ändern der entsprechenden Felder auf die Werte, die zukünftig in den

Stücklistenpositionen stehen sollen.

Ausführen der Aktion Positionen ändern

6.3. Kalkulation über Preisschema

Über die Zuweisung von Preisschemata kann die Berechnung von Verkaufspreisen beeinflusst werden.

Darüber lassen sich Aufschläge zu Basispreisen, wie dem durchschnittliche Lagerwert, dem letzte Einkaufspreis oder dem Preis aus dem Artikelstamm, festlegen.

Zusätzlich kann ein Gemeinkostenaufschlag entweder prozentual oder als absoluter

Betrag, der währungsabhängig sein kann, definiert werden, sowie ein prozentualer

Gewinnaufschlag.

Einzelne Schemata können z.B für Projekte, Kunden/ Lieferanten oder Artikel hinterlegt werden.

Über eine hierarchische Ordnung wird festgelegt, welches Preisschema letztendlich verwendet wird.

Dadurch lassen sich unterschiedliche Preisberechnungen realisieren, die dynamisch in

Aufträgen, Bestellungen etc. ausgeführt werden.

6.3.1. Berechnungsbasis der Herstellungskosten

Herstellungskosten für Artikel oder Tätigkeiten können fix in den Stammdaten hinterlegt werden; Für Produktionsartikel kann zusätzlich für die Berechnung der

Herstellungskosten ein Bezugspreis definiert werden.

Mögliche Werte sind: letzter EK, durchschnittlicher Lagerwert, manueller Wert oder

Summe der Positionen einer zugewiesenen Stückliste.

Hier kann der Bezug für die

Berechnung der

Herstellungskosten gewählt werden.

In Zusammenhang mit einem Preisschema wird so ein VK-Preis berechnet, der auch bei der

Preisfindung in Angebot und Auftrag berücksichtigt wird.

Die Einstellungen für den HEK-Kosten-Bezug werden auch beim Zusammenstellen einer

Stückliste automatisch übernommen, können dort jedoch geändert werden.

Die Kalkulation des Verkaufspreises eines Produktionsartikels kann in einer Stückliste vorgenommen werden, indem die einzelnen Stücklistenkomponenten, ausgehend von einem HEK-Bezug, mit Hilfe eines Preisschemas kalkuliert werden.

Eine Kalkulation mit einem HEK-Bezug 'letzter Einkaufspreis' oder 'durchschnittlicher

Lagerwert' ist immer dynamisch und verändert sich entsprechend der aktuellen HEK-

Werte in der Stückliste, solange bis die Werte für die Stückliste gespeichert sind.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 136

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Der so ermittelte Verkaufspreis wird aus der Stückliste in den Artikelstamm in das Feld

EZ.Preis übernommen.

Die Werte EZ-Preis und HEK-Preis im Artikelstamm werden nicht überschrieben.

6.3.2. Verkaufskalkulation

Eine Verkaufskalkulation kann über Preisschemata vorgenommen werden.

Unterschiedliche Preisschemata können Projekten, einzelnen Preislistenpositionen,

Kunden oder Lieferanten, Artikeln und Stücklistenpositionen zugeordnet werden, und so einen Einzelpreis ,je nach HEK-Bezug auch dynamisch, berechnen.

6.3.2.1. Anlegen eines Preisschemas

Auf die Maske P

REISSCHEMA

gelangt man aus jeder Maske, in der ein Preisschema hinterlegt werden kann

P

ROJEKTCONTROLLING

P

REISLISTE

D

EBITOREN

/K

REDITOREN

A

RTIKEL

/T

ÄTIGKEIT

/K

ONTO

S

TÜCKLISTE

über die Feldverknüpfung dieses Feldes, oder aus dem Menü S

TAMMDATEN

S

ONSTIGES

über den Button Preisschema.

In dieser Maske können Preisberechnungs-Schemata angelegt werden, die Projekten,

Preislisten, Kunden oder Lieferanten, Artikeln oder anderen Verkaufstypen, sowie

Stücklisten zugewiesen werden können.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 137

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Mit einem Schema lassen sich Aufschläge zu einem Basispreis (Bezugspreis) festlegen.

Deshalb muss zunächst der Bezugspreis festgelegt werden.

Mögliche Basispreise sind:

letzter EK-Preis (wird aus den EK-Rechnungen ermittelt), durchschnittlicher Lagerwert (wird aus den Artikelpostenzugängen ermittelt) oder Artikelpreis (aus den Artikelstammdaten).

Danach muss festgelegt werden, ob für dieses

Schema ein Gemeinkostenaufschag als

Prozentangabe oder als fester Betrag mit einer

Währungszuordnung der Berechnung zugrunde liegen, oder ob eventuell gar kein

Gemeinkostenaufschlag erfolgen soll.

Je nach Wahl verändern sich die Eingabemöglichkeiten der Maske.

Bei Wahl 'in Prozent' muss das darunter liegende Feld Gem.Kst.inProz. ausgefüllt werden.

Bei Wahl 'absolut' muss die Tabelle Gem.Kst.absolut beschrieben werden.

Dazu muss durch Doppelklick in die Tabelle gewechselt werden. (geht erst nachdem der

Datensatz gespeichert wurde!)

Hier können Aufschlagbeträge in verschiedenen Währungen hinterlegt werden. Die einzelnen Positionen werden in der rechten Tabelle E

RFASSTE

A

UFSCHLÄGE

zur

Information des Anwenders aufgelistet.

Je nach Ländereinstellung des Debitors/ Kreditors, für den das Preisschema verwendet wird, findet der Aufschlag in der zugehörigen Währung Verwendung.

Nach Speichern der absoluten Gemeinkostenaufschläge kann man über den Button

'zurück mit Daten' (Ctrl F4) wieder in die Maske P

REISSCHEMA

zurückgehen, in der die absoluten Aufschläge in der Tabelle aufgelistet sind.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 138

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Auch ein Gewinnaufschlag in Prozent kann im gleichnamigen Feld der Preisberechnung zugefügt werden.

Nach Speichern des Datensatzes wird im Feld Belegnummer eine eindeutige Nummer für das Preisschema vergeben. Eine sprechendere Bezeichnung kann im Feld

Bezeichnung eingegeben werden.

Auf diese Weise können verschiedene Preisschemata, denen unterschiedliche

Preisberechnungen zugrunde liegen, angelegt werden.

Über die jeweilige Zuweisung kann die Berechnung von Verkaufspreisen beeinflusst werden.

6.3.3. Hierarchie der Preisschemata

Bei der Preisfindung im Angebot, Auftrag, Anfrage oder Bestellung können mehrere

Preisschemata vorliegen.

Beispiel:

zugewiesen ist.

ein Auftrag wird für einen Debitoren erstellt, dem das Preisschema 01

In der Auftragsposition wird ein Artikel gewählt dem das Preisschema 02 zugewiesen ist. Zusätzlich wird die Auftragsposition einem Projekt mit dem Preisschema 03 zugeordnet.

Um entscheiden zu können, welches Preisschema letztendlich verwendet werden soll, gibt es eine Hierarchie innerhalb der Zuweisungen, die folgendermaßen aussieht: höchste Priorität: Preisliste des Projekts

Preisschema des Projekts

Preisliste allgemein

Preisschema Debitoren / Debitorengruppen

Preisschema Kreditoren / Kreditorengruppen

Preisschema Konten / Kontengruppen

Preisschema Tätigkeiten / Tätigkeitengruppen

Preisschema Artikel / Artikelgruppen niedrigste Priorität: Preisschema Stücklisten

Für die Preisfindung wird das höchst priorisierte Preisschema vorgeschlagen und als

Berechnungsgrundlage verwendet.

In oben beschriebenem Beispiel würde also in der Auftragsposition automatisch das

Preisschema 03 als Berechnungsgrundlage verwendet, sobald die Auftragsposition dem

Projekt zugewiesen wird.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 139

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Allerdings kann der Vorschlag vom Anwender in letzter Instanz trotzdem noch mit einem anderen Schema überschrieben werden!

6.3.4. Zuordnung von Preisschemata

Preisschemata können hinterlegt werden bei:

Stücklisten

Artikeln / Artikelgruppen

Tätigkeiten / Tätigkeitengruppen

Konten / Kontengruppen (Einkaufs-/Verkaufstypen)

Kreditoren / Kreditorengruppen

Debitoren / Debitorengruppen

Preislisten

Projekten

Hinweis:

Beim Zuordnen eines Preisschemas zu Artikeln, Tätigkeiten, Konten und

Preislisten ändern sich noch nicht automatisch die angegebenen EZ-Preise.

An dieser Stelle erfolgt noch keine Berechnung, da diese dynamisch im jeweiligen Beleg (eventuell Zeitpunkt abhängig mit verschiedenen

Basispreisen), wie z.B. Auftrag, Angebot oder Stückliste nach der oben angegebenen Hierarchie berechnet wird.

6.3.4.1. Zentrale Schema-Zuordnung

Um eine Zuordnung von Preisschemata zu erleichtern, gibt es die Maske S

CHEMA

-

Z

UORDNUNG

, die ebenfalls im Menü S

TAMMDATEN

S

ONSTIGES

zu finden ist.

Hier können aus einer zentralen Maske die einzelnen Datensätze einander zugeordnet werden.

Kunden, Lieferanten oder Projekten können, bezogen auf einzelne Artikel, Tätigkeiten oder

Konten Preisschemata zugeordnet werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 140

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Über entsprechende Gruppierungen können schnell ganze Zielgruppen zugeordnet werden.

6.3.5. Erstellen einer Preisliste mit Preisschema

Auf die Maske P

REISLISTE

gelangt man aus der Maske D

EBITOREN

/K

REDITOREN

über die

Feldverknüpfung dieses Feldes, oder im Menü S

TAMMDATEN

S

ONSTIGES

über den Button

Preislistenkopf.

Preislistenpreise sind immer mengen abhängig und können auf verschiedene Arten festgelegt werden:

1. Es werden manuell fixe Einzelpreise für Artikel festgelegt.

2. Es wird eine Basispreis für einen Artikel mit einem Mengenbezug festgelegt und auf diesen Basispreis für mehrere andere Mengenwerte prozentuale oder feste Beträge als Abzüge bzw. Zuschläge bestimmt.

In diesem Fall wird ein Einzelpreis für diesen Artikel im Angebot, Auftrag, Anfrage oder Bestellung abhängig von der Menge aus der Preisliste vorgeschlagen.

3. Die Preisberechnung eines Artikels wird einem Preisschema zugeordnet.

In diesem Fall wird ein Einzelpreis für diesen Artikel im Angebot, Auftrag, Anfrage oder Bestellung dynamisch nach der Vorlage des Preisschemas berechnet.

6.3.5.1. Festlegen von dynamischen Preisen über ein Preisschema

Für Artikel können mengen abhängig dynamische Preise über die Zuweisung eines

Preisschemas festgelegt werden.

Beispiel:

Ein Artikel soll ab der Menge '1' mit dem Preisschema 02 dynamisch berechnet werden.

Dem Preisschema ist ein Gemeinkosten-Aufschlag von 5%, sowie ein

Gewinnzuschlag von 10% auf den letzten Einkaufspreis des Artikels hinterlegt.

Nachdem der Artikeldatensatz in die Maske geholt wurde muss über die Feldauswahl des Feldes Preisschema der gewünschte Datensatz gewählt werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 141

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Mit Speichern des Datensatzes wird gemäß den Maskeneinträgen eine neue Position in der Preisliste erzeugt.

Ein Einzelpreis wird an dieser Stelle in der Preisliste nicht angezeigt, da der Preis in Anfrage, Bestellung, Angebot und Auftrag jeweils dynamisch berechnet wird,

denn zu verschiedenen Zeitpunkten können der Berechnung verschiedene 'letzte

Einkaufs-Preise' zugrunde liegen.

In einem weiteren Positionsdatensatz könnte dem Artikel ab einer anderen Menge ein anderes Preisschema zur Berechnung zugeordnet werden.

6.3.5.2. Kombination von fixem Preis und Preisschema

Ein Artikel kann für verschiedene Mengenangaben mit verschiedenen Schemata berechnet werden, oder auch die Möglichkeiten kombinieren.

Beispiel:

Ein Artikel kostet ab der Menge '1' 5 Euro (fixer, manueller Preislistenpreis).

Ab der Menge '100' soll er dynamisch über ein Preisschema berechnet werden.

Zunächst muss ein fixer Preis für den Artikel gespeichert werden.

Dann wird das Feld EZ.Preis geleert und das Feld ab Menge mit dem neuen Wert '100' gefüllt.

Nachdem über die Feldauswahl des Feldes Preisschema ein Datensatz gewählt wurde, kann die neue Position gespeichert werden.

Der Preis für diesen Artikel wird nun in Anfrage, Bestellung, Angebot und Auftrag (sofern die Preisliste zugrunde liegt) ab der Menge '100' jeweils dynamisch, nach den Vorgaben aus dem gewählten Preisschema, berechnet. Alle Artikelmengen unter '100' werden mit dem vorgegebenen fixen Einzelpreis aus der Preisliste berechnet.

6.3.6. Erstellen einer Stückliste mit Preisschema

Über das Erstellen einer Stückliste für einen Produktionsartikel kann eine

Verkaufskalkulation für den Artikel vorgenommen werden.

Über die Feldverknüpfung des Feldes Stückliste im Register 'Sonstiges' des Artikels gelangt man in die Stücklisten-Übersicht. In der Detailansicht eines Datensatzes muss nun eine neue

Release 6/1 Benutzerhandbuch 142

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Stückliste angelegt werden.

Der Verkaufspreis in der Stücklistenposition wird zunächst aus dem Stammdatensatz

übernommen, kann aber über den Eintrag eines Preisschemas im gleichnamigen Feld neu berechnet werden.

Über das Preisschema kann eine Verkaufskalkulation für jede Stücklistenposition einzeln gesteuert werden. In ihm ist ein Gemeinkosten- sowie Gewinnaufschlag auf einen definierten Bezugspreis hinterlegt, mit dem der Verkaufspreis dynamisch berechnet wird.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 143

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6.4. Kalkulation über Stücklisten

Bei einer Kalkulation über die Stücklisten erfolgen die Berechnungen standardmäßig

über die Aufsummierung der einzelnen Positions-Herstellkosten, wobei ein Bezug für den

Einzelpreisvorschlag (letzter EK-Wert, durchschn. Lagerwert, manueller Wert aus der

Stammmaske oder, für Produktionsartikel, der kalkulierte HEK-Preis aus der Stückliste) vorgegeben werden kann.

Individuell kann noch eine Berücksichtigung von Stückzeiten, Rüstzeiten, Anzahl von

Mitarbeitern und mehr für die Kalkulation im Programm angepasst werden.

Die Komponenten zur Berechnung der Arbeitskalkulation finden sich in der Stammmaske

T

ÄTIGKEITEN

.

Die Komponenten zur Berechnung der Materialkalkulation finden sich im Artikelstamm.

Der manuelle Herstellkostenpreis ist im Feld HEK.Preis hinterlegt.

Durch Zuordnung eines Preisschemas im gleichnamigen Feld kann ein

Materialgemeinkosten-Aufschlag und/oder Gewinnaufschlag in Prozent für den Roh-

Artikel hinterlegt werden, der automatisch in die Stückliste übernommen wird.

Dieser Aufschlag wirkt sich auf die Berechnung des Verkaufspreises aus.

6.4.1. Kalkulation in der Stücklistenposition

Das Preisschema wird in der Stückliste mitgeführt und der berechnete

Herstellkostenpreis wird in den Feldern HK-Preis als Einzelpreis, und HK-Gesamt auf die angegebene Menge bezogen, angezeigt.

Die Summe der Einträge im Feld VK-Gesamt aller Positionen wird im Stücklistenkopf berechnet. Sie ergibt den Verkaufspreis des Artikels.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 144

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6.5. Seriennummernverwaltung

6.5.1. Artikel mit Seriennummer

Um für einen Artikel eine Seriennummer anlegen zu können, muss in der Maske A

RTIKEL das Kennzeichen Serie aktiviert sein.

Ein Seriennummern-Artikel kann über eine Lieferung oder durch Buchen eines

Artikelzugangs auf der Maske A

RTIKELZUGÄNGE

ins Lager gebucht werden. Dabei wird immer die Angabe einer Seriennummer verlangt. Diese ist daraufhin mit dem Artikel verknüpft und er kann weiterhin auch nur mit dieser Nummer um- oder ausgebucht werden.

6.5.1.1. Seriennummernverwaltung

In der Maske S

ERIENNUMMERN

(erreichbar aus dem Artikel über den Maskenbaum) werden die Seriennummern der einzelnen Artikel gespeichert und gegebenenfalls ihre

Komponenten aufgezeigt.

Über die Felder Artikelpostenzu- und -abgang werden die Lagerbewegungen der

Nummern dokumentiert und können so jederzeit recherchiert werden.

Auch die zugehörigen Belege werden gespeichert und können über Feldverknüpfungen schnell eingesehen werden.

6.5.2. Seriennummern-Artikel mit Komponenten

ESS bietet die Möglichkeit für Seriennummern-Artikel einzelne Komponenten zu verwalten.

Komponenten für ein Gerät oder einen Artikel können nur beim Einkauf und nur für

Geräte/ Artikel mit Seriennummer erfasst werden.

Voraussetzung dafür ist, dass alle Artikel (Gerät und Komponenten) im Artikelstamm angelegt sein müssen.

Das Kennzeichen Komponenten wird nur bei Artikeln mit gesetzten

Seriennummernkennzeichen aktiv, und muss für das Gerät gesetzt werden, welches

Komponenten enthält.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 145

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Zur Arbeitserleichterung kann für das Gerät (den Artikel) eine Stückliste hinterlegt werden, deren Inhalt die einzelnen Komponenten widerspiegelt. Diese Komponenten müssen jedoch als Artikel im Artikelstamm eingetragen sein.

6.5.2.1. Einkauf von Seriennummern-Artikeln mit Komponenten

Beim Einkauf eines Artikels werden im Verlauf der Seriennummernerfassung auch die

Komponenten des Artikels erfasst.

Beispiel:

Ein Seriennummern-Artikel 'PC' mit den Komponenten (Seriennummern-Artikel)

'Mainboard' und (Seriennummern-Artikel) 'Grafikkarte' soll über einen Einkauf ins Lager gebucht werden.

Alle Artikel müssen in den Artikel-Stammdaten angelegt sein!

In der Maske B

ESTELLPOSITIONEN

wird nun der Artikel 'PC' für den gewünschten Lagerort erfasst.

Für den Seriennummern-Artikel wird bei Lieferung eine Erfassung der Seriennummer verlangt.

Hierfür muss in die Maske S

ERIENNUMMERNERFASSUNG

gewechselt werden. (über

Maskenauswahl bzw. Maskenbaum)

Release 6/1 Benutzerhandbuch 146

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

6.5.2.2. Seriennummernerfassung

Nach dem Erfassen der Seriennummern werden, bei vorhandener Stückliste, gleich die

Komponenten des Artikels angezeigt.

Außerdem werden die bereits erfassten Seriennummern und die bereits als Artikelzugang gebuchten Seriennummern des Artikels angezeigt.

Für die einzelnen Komponenten können jetzt noch Seriennummern oder ein Merkmal angegeben werden.

Dies geschieht am schnellsten in der Submaske K

OMPONENTEN

selbst:

Nach Doppelklick in die Submaske kann die Seriennummer und/ oder das Merkmal der

Komponente eingetragen werden.

Anschließend muss die Seriennummer zu der Komponente gespeichert werden.

In der Submaske sind alle Komponenten des Artikels aufgelistet und können über die

Buttons F5 bis F8 durchgeblättert werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 147

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Wenn alle Seriennummern und Komponenten erfasst sind, kann die Bestellung durch die

Aktion Lieferung erstellen in der Maske B

ESTELLUNGEN

in das Lager eingebucht werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 148

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

7. Lagerverwaltung

7.1. Datanorm

Die Maske Datanorm dient zum Einlesen von Artikeln oder Katalogen in das ESS-

System.

Als Datanorm-Ordner muss das Verzeichnis angegeben werden indem die

Standardschnittstelle Datanorm abgelegt ist.

Für die eingelesenen Artikel muss auch eine Buchungsgruppe angegeben werden, da im

ESS nur über Buchungsgruppen Buchungen im EK und VK ausgefü 275

12.8. Rechnung erstellenhrt werden.

7.2. Artikelpostenzugänge / Artikepostenabgänge

Alle Warenbewegungsdaten im Enterprise Solution Server lassen sich auf zwei wesentliche Tabellen zurückführen:

A

RTIKELPOSTENZUGÄNGE

und A

RTIKELPOSTENABGÄNGE

.

Feldbeschreibungen:

Artikel: gebuchter Artikel

Restbestand: bezieht sich auf den Wert in Feld Menge. Hier wird immer der aktuelle

Restbestand aus diesem Artijkelpostenzugang angezeigt. Der Restbestand aller Artikelpostenzugänge als Summe ist der aktuelle Lagerbestand.

Datum: Datum zu dem die Ware zugebucht wurde

Lfd.Nr.

laufende Nummer des Artikelpostenzugangs

Menge: Buchungsmenge

Lagerort: Lagerort, auf den die Ware gebucht wurde

VP Anzahl:Verpackungsanzahl der Buchungsmenge

Release 6/1 Benutzerhandbuch 149

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EZPreis: Einzel-Preis des Artikels

Gesamt: Gesamtwert der eingebuchten Ware

Faktor: Einheitenfaktor

Durchschn.: durchschnittlicher Lagerwert des Artikels zum Zeitpunkt der Zubuchung

Bewertet: Bewertete Menge des Zugangs

Belegnummer: Ursprungsbeleg des Zugangs

Position: Positionsnummer des Ursprungsbelegs

KTR:

KST: betroffener Kostenträger betroffene Kostenstelle

Prod.ref.: (betrifft Demontage) laufende Nummer des Artikelpostenabgangs des demontierten Artikels

Projektnr.: Nummer des betroffenen Projekts

Kreditor: betrifft Konsignationsbuchungen. Kreditor- /Debitornummer zu dem

Konsignationslager

Komm.Menge: Menge aus dem Artikelpostenzugang, die momentan in einer

Kommission erfasst und noch nicht auf den Kommissionsstellplatz gebucht sind.

Das nebenstehende Kennzeichen zeigt an, ob der Artikelposten für Bewegungen gesperrt ist, da er z.B. für eine Kommission erfasst ist.

Artikelpostenzugänge erfolgen immer zu einem definierten Einzelwert, der in der

Bestellposition, Zubuchungsmaske etc. vorgegeben ist.

Aus dem Einzelwert und der Anzahl der Zubuchung wird ein Gesamtwert ermittelt.

Außerdem wird bei jedem Artikelpostenzugang der Artikel-Durchschnittswert über alle

Lagerorte neu berechnet. Das heißt, nur der letzte Durchschnittswert ist der aktuell richtige. Durchschnittswerte in „älteren“ Artikelpostenzugängen können bereits veraltet sein.

Artikelpostenabgänge erfolgen immer mit dem aktuellen Artikel-Durchschnittswert.

Jede Warenbewegung wird über diese Tabellen abgebildet und ist über sie jederzeit nachvollziehbar.

Ein Artikelpostenzugang wie auch Artikelpostenabgang kann resultieren aus:

VK-Lieferungen

Artikelzugänge/-abgänge

EK-Lieferungen

Inventur

Kassenverkauf

Produktion

Demontage

Lagerumbuchung

Lagerabgang

Lagerbewegung

Release 6/1 Benutzerhandbuch 150

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7.3. Nebenkosten

Im Menü W

ARENWIRTSCHAFT

gelangt man über den Button Nebenkostenerfassung in das gleichnamige Menü.

Hier können einem oder mehreren Lagerzugängen Nebenkosten wie Transportkosten,

Zollkosten, Lagerkosten, etc. zugeordnet werden, die entweder direkt dem Warenwert aufgeschlagen oder in einem eigenen Feld Nebenkosten in der Lagerverwaltung mitgeführt werden.

In der ersten Maske N

EBENKOSTEN

-Z

UORDNUNG VORBEREITEN

werden die Lagerzugänge zu den angegebenen Wareneingangs- oder Lieferscheinnummern zusammengesucht und in der Submaske N

EBENKOSTEN

-Z

UORDNUNG BEARBEITEN

aufgelistet. Dann kann per

Mausklick ein definierter Betrag auf die Lagerzugänge verteilt werden.

In der zweiten Maske N

EBENKOSTEN

-Z

UORDNUNG BEARBEITEN

können die Vorschläge verändert oder auch einzelne Datensätze gelöscht werden.

Nach Ausführen der Aktion Nebenkosten buchen wird die Nebenkostenverteilung in der gleichnamigen dritten Maske gespeichert und die Lagerzugänge werden, wie in der

Verteilung angegeben, aktualisiert, damit die Nebenkosten direkt am Artikel mitgeführt werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 151

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

7.3.1. N

EBENKOSTEN

-Z

UORDNUNG VORBEREITEN

Feldbeschreibungen:

Zugangsart: Auswahlfeld, um den/ die zugehörigen Eingangslieferungen zu finden. Es kann, je nach Einstellung, im nachfolgenden Feld auf die Tabelle

Wareneingang oder EK-Lieferscheine zugegriffen und ein Datensatz

Artikel: eingetragen werden.

Um zusätzlich auf einen einzelnen Artikel eines Lagerzugangs abzugrenzen, kann eine Artikelnummer angegeben werden.

Kostentyp: Auswahlfeld für die Umlage der Kosten.

Für den Kostentyp Nebenkosten werden di9e Kosten in einem seperaten

Feld im Lagerzugang gespeichert.

Für den Kostentyp Warenwert wird der Einzel- und Gesamtpreis des

Lagerzugangs erhöht.

Bezeichnung: interne Bezeichnung der Nebenkosten.

Kosten: Kosten, die auf die selektierten Lagerzugängen umgelegt werden sollen.

Rechnung: Rechnungsbelegnummer der Kosten.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 152

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

7.3.1.1. Lagerzugänge finden

In der Submaske NK-Z

UORDNUNG BEARBEITEN

werden über die Aktion Lagerzugang

finden alle Artikelpostenzugänge zu dem angegebenen Wareneingangsbelege/ EK-

Lieferschein aufgelistet.

Gibt es zusätzlich einen Eintrag im Feld Artikel, so werden nur die entsprechenden

Artikelpostenzugänge mit dem angegeben Artikel gefunden.

Hinweis:

Es können mehrere verschiedene Wareneingangsbelege/ EK-Lieferscheine hintereinander selektiert und die zugehörigen Lagerzugänge in die Submaske eingetragen werden, indem die Belege nacheinander eingetragen und die Aktion

Lagerzugang finden ausgelöst wird.

So können Kosten, die mehrere Wareneingänge betreffen, gleichzeitig auf alle

Lagerzugänge verteilt werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 153

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

7.3.1.2. Kosten verteilen

Über eine weitere Aktion Kosten verteilen kann der Betrag aus dem Feld Kosten automatisch auf die Gesamt-Mengen der Datensätze in der Submaske als Vorschlag umgeschlagen werden.

Die selbe Aktion für den Kostentyp Warenwert ausgeführt liefert unten abgebildete

Zuordnung auf die Einzelpreise.

Um manuelle Änderungen an der automatischen Kostenverteilung vorzunehmen, muss in die einzelnen Datensätze der Submaske gewechselt werden. Dieser Vorgang ist in

Kapitel 7.3.2 beschrieben.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 154

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

7.3.1.3. Nebenkosten buchen

Über die Aktion Nebenkosten buchen werden die erfassten Daten in der Maske

N

EBENKOSTEN

-V

ERTEILUNG

gespeichert.

Außerdem erfolgt eine Aktualisierung der jeweiligen Artikelpostenzugänge und eine

Berechnung eines durchschnittlichen Nebenkostenwertes für den einzelnen Artikel.

Diese Vorgänge sind noch im Kapitel 7.3.3 genauer ausgeführt.

7.3.2. Nebenkostenzuordnung bearbeiten

Um die automatische Kostenverteilung für einzelne Lagerzugänge zu verändern, oder auch um generell die Verteilung manuell vorzunehmen, kann mit Doppelklick in die

Submaske NK-Z

UORDNUNG BEARBEITEN

gewechselt werden.

Feldbeschreibungen:

Bereich NK-Zuordnung bearbeiten:

Der Mitarbeiter und das Datum der Erfassung sind hier gespeichert.

Es ist möglich, dass mehrere Mitarbeiter gleichzeitig Nebenkosten erfassen.

Dabei kann aber jeder immer nur seine eigenen Datensätze sehen, bearbeiten und buchen.

originalen Lagerzugang geschrieben werden sollen.

Bereich Artikelpostenzugänge:

In diesem Frame sind die Daten des gewählten Artikelpostenzugangs abgebildet

(mit der Erweiterung der Seriennummer, die hier gegebenenfalls mit angezeigt wird).

Über das Feld Lfd.Nr. kann man in den Originaldatensatz9 gelangen.

Bereich neue Nebenkosten:

Hier werden die Kosten eingetragen, die über die Aktion Nebenkosten buchen in den originalen Lagerzugang geschrieben werden sollen.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 155

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Die Einträge EZ.Preis und Nebenkosten im Bereich neue Nebenkosten können hier vor dem Buchen geändert werden.

Auch das Löschen einzelner Datensätze ist möglich. Eventuell muss danach die

Verteilung der Kosten für die verbleibenden Datensätze erneut vorgenommen werden.

7.3.3. Nebenkosten-Verteilung

Über die Aktion Nebenkosten buchen wird ein neuer Datensatz in der Maske

N

EBENKOSTEN

-V

ERTEILUNG

mit einer eigenen Belegnummer angelegt.

9

In der Submaske sind die einzelnen Daten der Nebenkosten-Bearbeitung gespeichert, also die Werte des Lagerzugangs vor der Nebenkosten-Buchung im Bereich

Artikelpostenzugänge und die erfassten Zubuchungen im Bereich neue Nebenkosten.

9

Release 6/1 Benutzerhandbuch 156

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Außerdem erfolgt eine Aktualisierung des jeweiligen Artikelpostenzugangs. Die Daten aus dem Bereich neue Nebenkosten der Maske NK-Z

UORDNUNG BEARBEITEN

werden in den Artikelpostenzugang übernommen.

Im Register Nebenkosten der Maske A

RTIKELPOSTENZUGANG

sind als Ursprung der

Nebenkosten die Daten aus den Nebenkostenverteilungen aufgelistet und so immer nachvollziehbar.

In der Maske B

ESTANDSAUSKUNFT

, die z.B. in der Maske A

RTIKEL

einsehbar ist, wird das

Feld durchschnittliche Nebenkosten für den jeweiligen Artikel aktualisiert.

Hinweis:

Nebenkosten, die auf einen Artikelpostenzugang gebucht werden, von dem bereits Abbuchungen erfolgt sind, „vererbt“ diese Nebenkosten anteilsmäßig auch rückwirkend auf die zugehörigen Artikelpostenabgänge.

Wird bei einer Produktion ein Artikelpostenzugang mit Nebenkosten verbraucht, so werden dessen Nebenkosten auf den produzierten Artikel in dessen

Artikelpostenzugang weitergegeben.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 157

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

7.4.Wareneingang

7.4.1. Maske Wareneingang

Wird Ware geliefert, die auf verschiedene Lagerorte verteilt werden soll, so kann sie in der Maske W

ARENEINGANG

erfasst und der Lagerzugang gebucht werden.

Es ist dabei auch möglich einen Warenbeleg zu erfassen und zu buchen, dem keine

Bestellung im System zugrunde liegt, auch wenn das natürlich in der Regel der Fall sein wird.

Wareneingänge ohne explizite Lagerortführung können besser per Lieferscheinerstellung aus der Maske B

ESTELLUNGEN

gebucht werden.

Hinweis:

Zum Erfassen eines Wareneingangsbelegs muss ein Wareneingangslager in der

Maske E

INSTELLUNGEN

L

AGER

definiert sein. Dieses Lager wird zunächst für das

Einbuchen der Ware vorgeschlagen.

W

ARENWIRTSCHAFT

-> W

ARENEINGANG

oder B

ESTELLUNG

-> W

ARENEINGANG

Feldbeschreibungen:

Wareneingang:

Referenznummer des Wareneingangs. Die Nummer wird beim

Datum:

Speichern automatisch vergeben.

Datum und Uhrzeit der Warenannahme. Die Felder werden

Sachbearbeiter:

Erledigt: automatisch mit den aktuellen Werten gefüllt, können aber vom

Sachbearbeiter manuell geändert werden.

angemeldeter ESS-Benutzer, der den Beleg erfasst.

Kennzeichen, ob der Wareneingang gebucht wurde.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 158

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Adresse:

Bestellung:

Lieferantenadresse. Bei Eingabe eines Kreditors oder einer

Bestellung wird hier automatisch die zugehörige Adresse eingetragen.

Ein Warenannahmebeleg kann auch ohne Angabe eines Kreditors oder einer Bestellung angelegt werden, wenn mindestens eine

Adresse angegeben ist.

Bestellnummer zu der Warenannahme. Dem Feld ist die Tabelle

B

ESTELLUNGEN

hinterlegt. Es werden alle noch nicht vollständig gelieferten Bestellungen angezeigt. Das Feld kann durch Auswahl aus der Tabelle oder durch Eintragen der Bestellnummer gefüllt werden. Dabei werden die Felder Kreditor und Adresse automatisch übernommen.

Kreditor: Lieferantennummer zu der Warenannahme. Dem Feld ist die

Tabelle K

REDITOREN

hinterlegt. Es kann durch Auswahl aus der

Tabelle oder durch Eintragen der Kreditornummer gefüllt werden.

Dabei wird das Feld Adresse automatisch gefüllt.

Lieferbelegnummer: Lieferbelegnummer des Lieferanten

Annahmelager: Lagerort, auf den die Ware bei Warenannahme gebucht wird. Ein

Default-Lagerort muss in der Maske E

INSTELLUNGEN

L

AGER vorgegeben sein.

Textfeld: freies Textfeld für Vermerke zu der Warenannahme.

Hinweis:

Der Lagerort „Warenannahme“ wird defaultmäßig in die Einbuchungspositionen

übergeben, es kann dort aber ein beliebiger anderer Lagerort eingetragen werden, auf den die Ware gebucht wird, oder die Ware muss über einen zweiten Schritt per

Umbuchung auf die einzelnen Lagerorte verteilt werden.

7.4.2. Erfassen einer Warenannahme für eine Bestellung

Eingeben der Bestellnummer

-> Kreditornummer und Adresse werden automatisch gefüllt.

Eingeben der Lieferbelegnummer

Speichern mit F1

-> eine Warenannahmenummer wird automatisch vergeben

-> die Bestellpositionen werden automatisch in der Submaske L

AGERBEWEGUNG als Einlagerungsvorschlag aufgelistet

Entspricht die tatsächliche Lieferung den Bestellvorgaben, kann die Einlagerung gleich gebucht werden.

Um Änderungen an den Zulagerungsdaten vorzunehmen oder eine Lieferanten-

Lotnummer zu erfassen, muss in die Submaske gewechselt und die Änderung eingetragen und gespeichert werden, bevor die Aktion Einlagerung buchen ausgeführt wird.

7.4.3. Erfassen einer Warenannahme für eine Rücklieferung

das Auswahlfeld Bestellung anklicken und VK-Lieferung wählen

Lieferscheinnummer der Verkaufslieferung eingeben oder aus der hinterlegten

Tabelle holen

Eingeben der Lieferbelegnummer

Speichern mit F1

Release 6/1 Benutzerhandbuch 159

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

-> eine Warenannahmenummer wird automatisch vergeben

-> die Bestellpositionen werden automatisch in der Submaske L

AGERBEWEGUNG als Einlagerungsvorschlag aufgelistet

Entspricht die tatsächliche Lieferung den Vorgaben, kann die Einlagerung gleich gebucht werden.

Um Änderungen an den Zulagerungsdaten vorzunehmen, muss in die Submaske gewechselt und die Änderung eingetragen und gespeichert werden, bevor die

Aktion Einlagerung buchen ausgeführt wird.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 160

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

7.4.4. Erfassen einen Warenannahme ohne ESS-Beleg

Eingeben der Adressnummer oder der Kreditornummer

Eingeben der Lieferbelegnummer

Speichern mit F1

-> eine Warenannahmenummer wird automatisch vergeben

Doppelklick in die Submaske Lagerbewegungen

Release 6/1 Benutzerhandbuch 161

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Erfassen der einzubuchenden Artikeldaten im Bereich Zugang.

Angeben eines Buchungsgrundes im Textfeld im Bereich Grund.

Speichern des Datensatzes

Wiederholen des Vorgangs bis alle Artikel erfasst sind

7.4.5. Wareneingang buchen

Maske W

ARENEINGANG

:

Über die Aktion Wareneingang buchen werden entsprechend der Auflistung in der

Submaske L

AGERBEWEGUNG

alle Lagerbuchungen vorgenommen.

Der Wareneingangsbeleg wird auf erledigt gesetzt.

Maske L

AGERBEWEGUNG

:

Es ist auch möglich die Datensätze aus der Submaske einzeln zu buchen.

Hierzu muss in der Maske L

AGERBEWEGUNG

die Aktion Artikel buchen ausgeführt werden.

Dabei wird der aktuelle Zulagerungs-Datensatz auf erledigt gesetzt und die

Lagerbuchungen vorgenommen.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 162

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

7.5. manuelle Lagerbewegung

7.5.1. Umlagerung

Umlagerungen erfolgen in der Maske L

AGERBEWEGUNG

im ersten Register.

Feldbeschreibungen:

Belegnummer: Beim Speichern eines Datensatzes wird automatisch eine eindeutige

Nummer aus dem hinterlegten Nummernkreis vergeben, mit der die

Erledigt:

Buchung referenziert wird.

Kennzeichen für eine erfolgte Buchung. Erledigte Buchungen werden in der Maske ausgeblendet, können aber über die erweiterte Suchfunktion

Erfasser:

jederzeit wieder angezeigt werden.

der Erfasser der Buchung wird automatisch eingetragen.

Buchungsdatum:Datum der Buchung. Dieses Datum wird in den Artikelpostenzugang bzw. -abgang übernommen.

Belegdatum: Datum der Belegerfassung

Unter Umbuchung versteht man einerseits das Abbuchen von Ware in einem bestimmten

Zustand oder von einem bestimmten Lagerort, andererseits das Zubuchen von Ware in einem bestimmten Zustand oder auf einen bestimmten Lagerort.

Dabei wird sich in der Regel der Lagerort ändern, das kann aber auch die Verpackung, oder die Menge sein.

Deshalb ist die Maske in zwei Bereiche aufgeteilt: links die Erfassung des

Warenabgangs und rechts die des Zugangs.

Nach diesen Vorgaben erfolgt die Warenbuchung.

Wertmäßig wird eine Umbuchung immer zum aktuellen durchschnittlichen Lagerwert des

Artikels (unabhängig vom Lagerort) vorgenommen.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 163

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

7.5.1.1. Artikel umlagern

Erfassen der abzubuchenden Artikeldaten im Bereich Abgang.

➢ dabei werden automatisch die Werte in den Bereich Zugang übernommen, können aber überschrieben werden.

Erfassen des Lagerortes, von dem abgebucht und des Lagerortes, auf den umgelagert werden soll.

Speichern des Datensatzes

Ausführen der Aktion Artikel buchen

Hinweis:

Das Feld Menge/Basiseinheit berechnet sich automatisch aus den Werten

Verpackungsanzahl * Verpackungsfaktor, wenn es leer ist. Wird also der Wert eines

Faktors geändert und das Feld Menge/Basiseinheit geleert, so berechnet es sich neu.

7.5.1.2. Verpackung eines Warenbestandes ändern (Umverpacken)

Ebenso wie ein Stellplatz kann auch die Verpackung eines Warenbestandes geändert werden, also z.B. eine Verpackung aufgelöst oder auch einzelne Artikel verpackt , sowie eine Verpackung geändert werden.

Erfassen der abzubuchenden Artikeldaten im Bereich Abgang.

Ändern der Verpackungsanzahl, Verpackung und Menge im Bereich Zugang

Speichern des Datensatzes

Ausführen der Aktion Artikel buchen

Release 6/1 Benutzerhandbuch 164

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

7.5.2. Lagerzugang

Lagerzugänge erfolgen in der Maske L

AGERBEWEGUNG

im zweiten Register.

Erfassen der einzubuchenden Artikeldaten im Bereich Zugang.

➢ gibt es bereits Artikelpostenzugänge für den Artikel auf dem angegebenen

Lager, so wird der Stellplatz-Durchschnittspreis des Artikels im Feld EZ.Preis automatisch als Einzel-Einbuchungswert vorgeschlagen.

Erfassen des Lagerortes, auf den zugebucht werden soll.

Angeben eines Buchungsgrundes im Textfeld im Bereich Grund.

Speichern des Datensatzes

Ausführen der Aktion Artikel buchen

Release 6/1 Benutzerhandbuch 165

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

7.5.3. Lagerabgang

Lagerabgänge erfolgen in der Maske L

AGERBEWEGUNG

im dritten Register.

Erfassen der abzubuchenden Artikeldaten im Bereich Abgang.

Erfassen des Lagerortes, von dem abgebucht werden soll.

Angeben eines Buchungsgrundes im Textfeld im Bereich Grund.

Speichern des Datensatzes

Ausführen der Aktion Artikel buchen

Wertmäßig wird eine Abbuchung immer zum aktuellen durchschnittlichen Lagerwert des

Artikels (unabhängig vom Lagerort) vorgenommen.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 166

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

7.6. Bestandsauskunft

Eine Bestandsauskunft über einen oder mehrere Artikel erhält man auf der Maske

B

ESTANDSAUSKUNFT

im Menü W

ARENWIRTSCHAFT

.

Im Feld Artikel kann eine Artikelnummer oder ein Artikelnummernbereich als

Selektionskriterium eingetragen werden. Über den Button Aktualisieren wird die

Bestandsauskunft in der Submaske entsprechend aktualisiert.

(Bei einem Eintrag ARTI_000% erhält man z.B. den Bestand aller Artikel, die mit ARTI-

000 beginnen angezeigt.)

Bleibt das Feld Artikel beim Aktualisieren leer, so wird der Bestand aller Artikel angezeigt.

In der Submaske B

ESTANDSAUSKUNFT

wird eine Übersicht über den Lagerbestand pro

Verpackungseinheit angezeigt, sowie die Anzahl an Reservierungen und an erfassten

Artikeln in Einkaufs- und Verkaufsbelegen bzw. Produktionen.

Geht man mit Doppelklick auf die Submaske B

ESTANDSAUSKUNFT

in die Detailansicht des einzelnen Bestandsdatensatzes, so kann die Anzahl an Artikeln (mit diesem Merkmal und dieser Verpackung), die in Belegen erfasst ist, und damit der erwartete Zu- und

Abgang eingesehen werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 167

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Feldbeschreibungen:

Die Werte sind immer bezogen auf den Artikel mit dem angegebenen Merkmal/Variante und der angegebenen Verpackung.

Lagerbestand: aktueller körperlicher Bestand auf allen Lagerorten

VP Anzahl: Anzahl an Verpackungseinheiten des Lagerbestands

Faktor: Verpackungsfaktor

reservierte Menge: Anzahl an reservierten Artikeln (ohne Stellplatzbezug)

Angebote: Anzahl an in Angeboten erfassten Artikeln

Aufträge: Anzahl an in Aufträgen erfassten Artikeln

Prod.positionen: Anzahl an als Produktionskomponenten erfassten Artikeln

Demontage: Anzahl an in Demontageaufträgen erfassten Artikeln

Best.Vorschläge: Anzahl an in Bestellvorschlägen erfassten Artikeln

Bestellungen: Anzahl an in Bestellungen erfassten Artikeln

Prod.aufträge: Anzahl an in Produktionsaufträg5en erfassten Artikeln

Demontagepos.: Anzahl an in Demontagepositionen erfassten Artikeln

Verfügbar: verfügbarer Bestand , der sich nach folgender Formel berechnet:

Lagerbestand–Auftrag–Produktionspos–Demontage+Bestellung+Produktion+Demontagepos

Lagerdurchs.: durchschnittlicher Lagerwert

Letzter EK: letzter Einkaufspreis

D-Nebenkst: durchschnittlicher Wert an Nebenkosten

Die Submaske A

RTIKELPOSTEN

gibt zusätzlich Informationen über die Stellplatzverteilung des Artikels .

Release 6/1 Benutzerhandbuch 168

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7.7. Reservieren

Reservierungen werden immer für Belege vorgenommen und können deshalb aus dem einzelnen Beleg per Mausklick auf eine Aktion automatisch erzeugt werden.

7.7.1. reservierbarer Bestand

Reservierungen können auf verschiedene Bestände zugreifen, berücksichtigen aber keine Bestände auf Sperrlagern:

Beleg

Auftragsposition

Produktionsauftrag

Demontageposition

reservierbar

Lagerbestand

Bestellposition

Produktionsauftrag

Demontageposition

Lagerbestand

Bestellposition

Auftragsposition

Bei einer Reservierung wird immer in einer bestimmten Reihenfolge reservierbarer

Bestand ermittelt.

Beispiel: für eine Auftragsposition soll eine Reservierung angelegt werden:

1. gibt es einen Lagerbestand des Artikels mit der angegebenen Verpackung?

2. gibt es eine offene Bestellposition des Artikels mit der angegebenen Verpackung?

3. gibt es einen offenen Produktionsbestand des Artikels mit der angegebenen

Verpackung?

4. gibt es eine offene Demontageposition des Artikels mit der angegebenen

Verpackung?

5. gibt es einen Lagerbestand des Artikels mit einer anderen Verpackung?

6. gibt es eine offene Bestellposition des Artikels mit einer anderen Verpackung?

7. gibt es einen offenen Produktionsbestand des Artikels mit einer anderen

Verpackung?

8. gibt es eine offene Demontageposition des Artikels mit einer anderen

Verpackung?

Hinweis:

Reservierungen sind auch in „nicht passender“ Verpackung möglich, da potenziell ein Umverpacken bis zur Lieferung erfolgen kann.

Das letztendliche Abbuchen der Ware muss aber in der angegebenen

Verpackung erfolgen. Ist das zum Zeitpunkt der Lieferscheinerstellung nicht möglich, erfolgt eine Fehlermeldung, sowie ein Abbruch des Vorgangs. Dann muss entweder die Ware im System umverpackt oder der Beleg geändert werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 169

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

7.7.2. Reservieren eines Belegs

Das Reservieren oder auch Löschen einer vorhandenen Reservierung erfolgt im jeweiligen

Beleg per Mausklick auf die entsprechende

Aktion.

Dabei wird ein Reservierungsdatensatz angelegt, der im Register Reservierungen angezeigt wird.

Durch Doppelklick auf den Reservierungs-Datensatz gelangt man in eine Detailansicht, die die einzelnen Bestandsreservierungen anzeigt (pro Beleg ein Datensatz). Ist das Feld

Ursprung leer, so handelt es sich um einen Lagerbestand.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 170

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

7.8. Bedarfsermittlung

Das Menü Bedarfsermittlung wird über den Menüpunkt Warenwirtschaft erreicht und enthält Masken, über die Bestellvorschläge in 3 Schritten erzeugt werden.

B

EDARFSERMITTLUNG VORBEREITEN

B

ESTELLVORSCHLAG

/ P

RODUKTIONSVORSCHLAG

B

EDARFSERMITTLUNG

In eine Bedarfsermittlung wird nach Einkaufs- und Produktionsartikeln unterschieden.

Artikel ohne Produktionskennzeichen werden im ersten Register über die Aktion

Bestellvorschlag erzeugen berücksichtigt.

Artikel, die mit dem Kennzeichen Produktion versehen sind, werden über eine eigene

Aktion im zweiten Register separat als Produktionsvorschlag ausgewiesen.

Bestellungen werden nur dann automatisch erstellt werden, wenn ein Lieferant für den

Artikel hinterlegt ist!

Auch Artikel mit einer Mindestbestandsmenge Null werden im Bestellvorschlag berücksichtigt.

Sollen Artikel im Bestellvorschlag niemals berücksichtigt werden, so kann als

Mindestbestandsmenge '-1' eingegeben werden.

Die zu bestellende Menge wird folgendermaßen ermittelt:

Menge bestellte und noch nicht gelieferte Artikel

+ Menge bereits vorgeschlagen und noch nicht bestellt

+ Menge noch zu produzierende Artikel

+ Menge Artikel im Lager

Menge beauftragte und noch nicht gelieferte Artikel

-

= benötigte Menge

+ Sollbestand

= zu bestellende Menge

7.8.1. Bedarfsermittlung vorbereiten

Auf dieser Maske werden die Auswahlkriterien für die Bedarfsermittlung festgelegt.

Im Feld Lieferdatum steht defaultmäßig das aktuelle Datum, es kann aber überschrieben werden.Es können Artikelnummern und Artikelgruppen für die Auswahl der Artikel, durch

Eingabe der jeweiligen Nummern angegeben werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 171

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Register Zusätze:

Hier können zusätzliche Kriterien für den Bestellvorschlag angegeben werden:

Für die Auswahl des Lieferanten kann zwischen den Kriterien 'Standard', 'Preis' oder

'Lieferzeit' unterschieden werden.

Standard => der erste Eintrag aus der Liste Lieferanten wird verwendet

Preis

=> der billigste Lieferant wird ausgewählt

Lieferzeit => der Lieferant mit der kürzesten Lieferzeit wird verwendet

Außerdem kann ein maximaler Einzelpreis für die Artikel als Selektionskriterium angegeben werden.

Ohne Angaben in den Selektionsfeldern werden alle Artikelstammdaten in den

Bestellvorschlag einbezogen.

Die Felder Kostenstelle, Kostenträger und Einkäufer sind als Vorgabewerte für die

Bestellungen vorgesehen.

7.8.2. Bestellvorschläge erzeugen

Nachdem die Auswahl getroffen ist, werden im ersten Register

über die Aktion Bestellvorschlag erzeugen die Daten pro

Auftragsposition in die (Sub-) Maske B

ESTELLVORSCHLÄGE

BEARBEITEN

geschrieben.

Mit der Aktion Bestellvorschläge löschen werden diese

Einträge wieder gelöscht.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 172

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Die Einträge in der Maske B

ESTELLVORSCHLÄGE BEARBEITEN

erfolgen je Artikel und Beleg.

Beim Erzeugen der Bestellungen werden sie aber letztlich in einer Bestellung pro

Lieferant über die Gesamtmenge an benötigten Artikeln zusammengefasst.

Mit einem Doppelklick in die Submaske oder über den Maskenbaum gelangt man in die jeweilige Maske B

ESTELLVORSCHLÄGE BEARBEITEN

.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 173

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

7.8.3. Bestellvorschläge bearbeiten

Auf dieser Maske können die automatisch erzeugten Werte angepasst werden.

Im Feld Lieferant wird die Nummer des Lieferanten angezeigt, den das System ermittelt hat.

In der Submaske L

IEFERANTEN

werden alle dem System bekannten Lieferanten dieses

Artikels angezeigt; so wird dem Anwender eine Auswahl an möglichen Lieferanten präsentiert.

Das aus den Lieferanteninformationen (Sonder-Info) berechnete Lieferdatum wird im gleichnamigen Feld angezeigt.

Außerdem kann man in der Submaske

ERFASSTE

P

OSITIONEN

alle Artikel sehen, die bei dem aktuell angezeigten Lieferanten bestellt werden.

Über die Aktion 'Bedarfsermittlung drucken' wird ein Dokument mit den aktuellen Werten des Bestellvorschlags erzeugt.

Die Aktion 'Bestellung erstellen' erstellt pro Lieferant alle notwendigen Bestellungen und speichert den Bestellvorschlag in der Maske B

EDARFSERMITTLUNG

ab.

Über den Maskenbaum gelangt man in diese Maske.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 174

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Release 6/1 Benutzerhandbuch 175

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

7.8.4. Produktionsvorschläge erzeugen

Über die Aktion Produktionsvorschlag erzeugen im zweiten Register werden aus den

Materialbelegen alle Produktionsartikel zusammengesucht und in die Submaske geschrieben.

Abhängig vom Kennzeichen pro Auftrag im Artikelstamm wird pro Artikel oder pro Auftrag ein Datensatz angelegt.

Durch Doppelklick in die Submaske gelangt man in die Detailansicht der einzelnen

Datensätze.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 176

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

7.8.5. Produktionsvorschläge bearbeiten

Über die Aktion Produktion anlegen wird abhängig vom Kennzeichen Betriebsauftrag ein

Betriebs- oder Produktionsauftrag angelegt.

Diese Aktion betrifft alle Datensätze des Produktionsvorschlags!

Abhängig vom Kennzeichen pro Auftrag im Artikelstamm wird ein oder mehrere

Produktionsaufträge angelegt.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 177

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

7.8.6. gespeicherte Bestell- und Produktionsvorschläge

In der Maske B

EDARFSERMITTLUNG sind alle jemals erzeugten Bestell-/

Produktionsvorschläge mit einer eindeutigen Nummer gespeichert und immer nachvollziehbar.

In der Submaske B

EDARFSERMITTLUNG

sind die automatisch erzeugten Bestellungen/

Produktionsaufträge pro Lieferant aufgelistet.

Über die Aktion Bestellung drucken werden die erzeugten Bestellungen gedruckt.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 178

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7.9. Kommissionierung von Artikeln

Unter Kommissionierung versteht man das Zusammenstellen und Versandfertigmachen einzelner Aufträge.

Eine Kommissionierung von Artikeln erfolgt über einen Kommissionslauf.

Die zugehörigen Masken finden sich über das Menü W

ARENWIRTSCHAFT

-> Button

K

OMMISSION

Der Kommissionslauf wird in drei Schritten durchgeführt:

Kommissionslauf vorbereiten

Kommissionslauf bearbeiten

Kommissionslauf

Beim Vorbereiten des Kommissionslaufs werden auftragsbezogen alle noch nicht kommissionierten, für die Kommission freigegebenen Artikel erfasst, deren Lieferdatum kleiner oder gleich dem Kommissionsdatum ist, und dabei die Stellplätze angezeigt, denen die Artikel entnommen werden können.

Nicht erfasst werden Artikel, die keinen Lagerbestand haben.

Über die Aktion Kommission abschließen werden die Artikel auf den

Kommissionsstellplatz gebucht.

Dabei werden in die zugehörigen Auftragspositionen die kommissionierten Mengen eingetragen, sowie die Artikel in dieser Menge zur Lieferung freigegeben.

Artikel, die auf den Kommissionsstellplatz gebucht sind, werden für den Verkauf nicht mehr als Bestand angezeigt, sofern der Kommissionsstellplatz als Sperrlager gekennzeichnet ist.

7.9.1. Kommissionslauf vorbereiten

Über die Felder Auftragsnr., von, .. bis kann für den Kommissionslauf eine Selektion vorgenommen werden.

Ohne Eintrag in diesen Feldern werden

über die Aktion Kommission vorbereiten

Release 6/1 Benutzerhandbuch 179

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

zum angegebenen Lieferdatum alle bis zu diesem Lieferdatum offenen

Kommissionsartikel erfasst und in der Submaske pro Auftrag aufgelistet.

Über die Aktion Kommission zurücksetzen kann die Erfassung für alle zum Lieferdatum erfassten und noch nicht bearbeiteten Kommissionen wieder rückgängig gemacht werden.

Durch Doppelklick in die Submaske oder über den Maskenbaum erfolgt ein Wechsel in die nächste Maske K

OMMISSIONSLAUF BEARBEITEN

.

7.9.2. Kommissionslauf bearbeiten

Jede Kommission erfolgt auftragsbezogen.

Feldbeschreibungen:

Kommission: Kommissionsnummer. Wird automatisch beim Vorbereiten der

Kommission pro Auftrag vergeben.

Datum:

Auftrag:

Debitor:

Datum, zu dem die Kommission angelegt wurde.

Nummer des Auftrags, für den die Kommission erstellt wurde.

Nummer des Kunden, für den der Auftrag erstellt wurde. Die

Debitoradresse wird im Adressbereich angezeigt.

Bearbeitung: Status der Bearbeitung der Auftragskommission:

Erfasst: die Kommission wurde nur erfasst und es ist noch keine Umbuchung oder Lieferscheinerstellung erfolgt.

in Arbeit: es wurde bereits ein Umbuchung auf den Kommissionsstellplatz für alle

zugeordneten Artikel in der Submaske vorgenommen. Die Ware liegt auf

dem Kommissionsstellplatz, aber es wurde noch kein Lieferschein erstellt.

Erledigt: Es wurde bereits ein Lieferschein für die Kommission erstellt. Die Ware ist ausgebucht.

Sachbearbeiter: ESS-Benutzer, der die Kommission angelegt hat.

gedruckt: Kennzeichen über den Druckstatus der Kommissionsliste. Ist die

Kommission bereits in einer Kommissionsliste gedruckt worden, so wird das Kennzeichen automatisch aktiviert.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 180

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Um sie erneut drucken zu können, muss das Kennzeichen erst deaktiviert werden. So soll vermieden werden, dass Ware versehentlich mehrfach kommissioniert wird.

Lieferdatum: Lieferdatum der Auftragskommission.

Komm.lager: Kommissionsstellplatz, auf den der Kommissionsauftrag umgebucht werden soll.

Ein Default-Stellplatz ist vom Administrator vorgegeben, er kann aber für einzelne

Aufträge geändert werden.

Zur Auswahl stehen alle Lagerorte, die als Kommissionsstellplatz gekennzeichnet sind.

Zu einer Kommissions- bzw. Auftragsnummer kann es mehrere Einträge in der

Submaske L

AGERBEWEGUNG

geben.

Hier sind die einzelnen Lagerbuchungen aufgelistet, die je Auftragsposition vorzunehmen sind, also welche Mengen eines Artikels von welchem Stellplatz auf den

Kommissionsstellplatz umgebucht werden müssen.

7.9.2.1. Kommission abschließen

Über die Aktion Kommission abschließen werden alle Umbuchungen, wie in der

Submaske vorgegeben für alle aufgelisteten Kommissionspositionen vorgenommen.

Es ist immer möglich Änderungen der vorgeschlagenen Umbuchungen vorzunehmen oder auch einzelne Buchungen wieder zurückzusetzen.

Dazu muss vor dem Abschließen der Kommission in die jeweilige Kommissionsposition gewechselt und die Änderung gespeichert werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 181

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

7.9.2.2. Artikel einzeln umbuchen

Um Artikel einzeln umzubuchen, muss in die jeweilige Kommissionsposition gewechselt werden.

Hier können die Änderungen, wie aus der Maske Lagerbewegung bekannt (siehe Kapitel

Umlagerung), eingetragen und gespeichert werden.

Eine Umbuchung kann auch einzeln vorgenommen werden, indem die Aktion Artikel

buchen pro Kommissionsposition ausgelöst wird.

Über die Aktion Buchung stornieren kann diese einzelne Buchung auch wieder zurückgesetzt werden.

7.9.3. Kommission zurücksetzen

Um eine gesamte Kommission wieder aus dem Kommissionslauf zu löschen kann in der

Maske K

OMMISSION BEARBEITEN

die Aktion Kommission zurücksetzen ausgeführt werden.

Daraufhin werden alle zugehörigen Kommissionspositionen und der Kommissionskopf gelöscht. Der Auftrag wird gleichzeitig wieder für die Kommission freigegeben.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 182

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

7.9.4. Lieferscheine erstellen

Aus der Maske L

IEFERSCHEINE VORBEREITEN

können für alle kommissionierten Aufträge

Lieferscheine erstellt werden, oder aber für jeden kommissionierten Auftrag einzeln aus der Maske K

OMMISSION BEARBEITEN

.

7.9.4.1. über alle kommissionierten Aufträge

In der Submaske der Maske L

IEFERSCHEINE VORBEREITEN

sind alle kommissionierten

Aufträge (Status des Kommissionsauftrags ist „in Arbeit“) aufgelistet.

Im Feld Lieferdatum kann das Lieferscheindatum vorgegeben werden. Es ist defaultmäßig das aktuelle Datum vorgeschlagen.

Über die Aktion Lieferscheine erstellen werden für alle aufgelisteten Aufträge die

Lieferscheine generiert.

Dabei werden entsprechende Lieferscheindatensätze generiert und die zugehörigen Lagerausbuchungen (für Konsignationslager entsprechend

Umbuchungen) vorgenommen.

Die bearbeiteten Datensätze werden aus der Submaske gelöscht.

Der zugehörige Kommissionsdatensatz wird jeweils auf den Status „Erledigt“ gesetzt.

Die zugehörigen Auftragspositionen ändern jeweils ihren Status und der Wert im

Feld geliefert wird entsprechend der Liefermenge erhöht.

In der Maske VK-Lieferungen können die Lieferscheindatensätze eingesehen werden. Eventuell können hier auch noch vor dem Druck Zusatztexte ergänzt werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 183

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

7.9.4.2. für einzelne kommissionierte Aufträge

Es kann aber auch für jeden Auftrag einzeln der Lieferschein generiert werden, indem in den gewünschten Datensatz in der Submaske gewechselt ...

...und dort die Aktion Lieferscheine erstellen für den angezeigten Auftrag ausgeführt wird.

Dabei wird für den zugehörigen Auftrag der Lieferscheine generiert und die entsprechenden Lagerausbuchungen vorgenommen.

Der zugehörige Kommissionsdatensatz wird auf den Status „Erledigt“ gesetzt.

Die zugehörigen Auftragspositionen ändern ihren Status und der Wert im Feld

geliefert wird entsprechend der Liefermenge erhöht.

über den Maskenbaum kann in die Maske VK-L

IEFERUNGEN

mit Abgrenzung auf die Kommissionsnummer gewechselt werden. Hier können zum Beispiel vor dem

Druck noch Zusatztexte ergänzt werden.

7.9.5. Lieferscheine drucken

Aus der Maske L

IEFERSCHEINE VORBEREITEN

können für alle erstellten Lieferscheine die

Druckdokumente generiert werden.

Aktion Lieferscheine drucken ausführen

Dabei wird für jeden aus den Kommissionsdatensätzen erzeugten Lieferschein ein Druck angestoßen.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 184

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

7.10. Inventur

Inventur bedeutet die bestand- und wertmäßige Erfassung von Artikeln und erfolgt mit dem ESS in drei Stufen .

Im Menü A

USWERTUNGEN

L

AGER

befinden sich die Masken zum Durchführen einer Inventur.

7.10.1. Inventur vorbereiten

Das Vorbereiten der Inventur erfolgt unter dem Lagermenüpunkt Auswertungen über die

Maske

I

NVENTUR VORBEREITEN .

Im Feld Stichtag muss das aktuelle Datum eingetragen werden, da eine Inventur momentan nur zum aktuellen Zeitpunkt korrekt möglich ist.

Außerdem kann der Umfang der Inventur durch Angaben von Artikel- oder

Stellplatzbereichen eingeschränkt werden.

Hinweis:

Im ESS können Artikel auch „ohne Lagerort“ lagertechnisch verwaltet werden. Der

„leere“ Lagerort wird immer mitgeführt und kann so auch einen Bestand haben.

Deshalb wird ohne Angaben in den Feldern von Lager .... bis Lager nur der

Artikelbestand für den „leere“ Lagerort angezeigt.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 185

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Entsprechend den angegebenen Kriterien werden die

Sollwerte von Lagerbestand und -wert der jeweiligen

Artikel ermittelt und können über die Aktion

Lagerübersicht in einer Liste ausgedruckt werden.

Über die Aktion Inventur vorbereiten werden die ermittelten

Artikel pro Merkmal/Variante und Verpackung auf dem

Lagerort mit ihren Lagerdurchschnitts-Werten in der

Submaske abgebildet und sie kann über die Aktion

Inventur zurücksetzen wieder geleert werden.

Der Lagerbestand wird pro Artikel, Merkmal/ Variante und Verpackung ermittelt.

Die betreffenden Artikel sind jetzt für die Dauer der Inventur für weitere Lagerbuchungen gesperrt.

Durch Doppelklick in die Submaske oder über den Maskenbaum gelangt man in die

Maske I

NVENTUR ERFASSEN

, um die einzelnen Datensätze zu bearbeiten.

7.10.2. Inventur erfassen

Die Sollwerte des Artikels auf dem angegebenen Stellplatz werden angezeigt.

Die Ist-Werte, der durchschnittliche Lagerwert sowie der Gesamt-Lagerwert können vor dem Buchen der Inventur noch geändert werden, um den Wert des Artikelbestandes zu

ändern bzw. zu korrigieren.

Achtung:

Der durchschnittlichen Lagerwert kann nur geändert werden, wenn die Inventur ohne Abgrenzung auf Lagerorte vorbereitet wurde, da dieser Wert immer für den

Artikel auf allen Lagerorten gilt und beim Buchen der Inventur gegebenenfalls korrigiert wird.

In der Submaske S

ERIENNUMMERNERFASSUNG

I

NVENTUR

werden für Seriennummernartikel die einzelnen Seriennummern des Bestands aufgelistet und können hier vor dem Buchen auch geändert oder ergänzt werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 186

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Im Register 'Inventur Artikelposten' werden die einzelnen Artikelpostenzugänge aufgelistet, die aufsummiert den Gesamtbestand des Artikels mit dem angegebenen

Merkmal/ Variante und der angegebenen Verpackung ergibt und so zu dem im ersten

Register angezeigten Datensatz führt.

Der Druck einer Inventurliste gibt eine Übersicht über die erfasste Inventur in gedruckter Form.

Über die Aktion Inventurzählliste kann eine Liste gedruckt werden, die zum Zählen der Ist-Bestände im Lager ausgegeben werden kann.

Nachdem die einzelnen Datensätze gegebenenfalls korrigiert wurden, kann über die Aktion Inventur buchen die

Inventur abgeschlossen werden.

7.10.3. Inventur buchen

Das Buchen der Inventur erfolgt aus der Maske

I

NVENTUR ERFASSEN

über die Aktion

Inventur buchen oder Artikel buchen.

Über die Aktion Inventur buchen werden alle Einträge der Inventurerfassungstabelle gebucht, die Aktion Artikel buchen bucht nur den Artikelbestand des aktuellen

Datensatzes.

Für jedes Inventurdatum wird beim Buchen eine neue Inventurnummer vergeben und ein neuer Eintrag in der Maske

I

NVENTUR

erzeugt.

Intern wird eine Inventurbuchung folgendermaßen vorgenommen:

Release 6/1 Benutzerhandbuch 187

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

es erfolgte ein Artikelpostenzugang bzw. ein Artikelpostenabgang über die

Differenz der angegebenen Soll- und Ist-Menge. Bewertet werden die Artikel mit dem angegebenen durchschnittlichen Lagerwert. für Artikel, die sich nur in der Bewertung und nicht in der Bestandsmenge ändern wird kein Artikelpostenzu- oder -abgang erzeugt, sondern das Feld

durchschnittlichen Lagerwert der entsprechenden Artikelpostenzugänge mit

Restbestand wird korrigiert.

Das heißt, dass nur für tatsächliche Bestandsänderungen Artikelbuchungen und gegebenenfalls die entsprechenden Kontenbuchungen gebucht werden.

Die während der Inventur gesperrten Artikel sind für Lagerbuchungen wieder freigegeben.

7.10.4. Drucken einer Inventurzählliste

Maske I

NVENTUR VORBEREITEN

Eventuell Begrenzen der Inventur auf bestimmte Artikel oder Stellplätze, durch ausfüllen der Felder von Artikel.....bis Artikel oder von Stellplatz.....bis Stellplatz

Ausführen der Aktion Inventur vorbereiten

Wechsel in die Maske I

NVENTUR BEARBEITEN

Ausführen der Aktion Inventurzählliste

7.10.5. Durchführen einer Inventur

Maske I

NVENTUR VORBEREITEN

Eventuell Begrenzen der Inventur auf bestimmte Artikel oder Stellplätze, durch ausfüllen der Felder von Artikel.....bis Artikel oder von Stellplatz.....bis Stellplatz

Ausführen der Aktion Inventur vorbereiten

Wechsel in die Maske I

NVENTUR BEARBEITEN

Eintragen der tatsächlichen Bestandsmengen aus der Inventurzählliste und gegebenenfalls Anpassen der durchschnittlichen Lagerwerte

Speichern mit F2

Blättern in den nächsten Datensatz und wiederholen des Vorgangs bis alle Bestände erfasst/ korrigiert sind.

Ausführen der Aktion Inventur buchen

7.10.6. Zurücksetzen einer Inventur

Eine vorbereitete Inventur kann in der Maske I

NVENTUR ERFASSEN

über eine Aktion zurückgesetzt werden.

Dabei werden die für die Inventur gesperrten Artikel wieder freigegeben und alle

Datensätze aus der Maske I

NVENTUR ERFASSEN

gelöscht.

Maske I

NVENTUR ERFASSEN

Ausführen der Aktion Inventur zurücksetzen

Release 6/1 Benutzerhandbuch 188

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

7.11. Artikelauswertungen

Auswertungen im Bereich Warenwirtschaft können unter dem Menüpunkt

Auswertungen

Lager

über die Maske

A

RTIKELAUSWERTUNGEN durchgeführt werden.

Die in der Maske angegebenen Selektionskriterien steuern die entsprechenden

Druckformulare, ...

... die unter Aktionen aufgerufen werden können.

Eine Lagerübersicht, gegebenenfalls mit verschiedenen Selektionskriterien Lagerorte und/oder Artikel betreffend, kann in der Maske I

NVENTUR VORBEREITEN

ausgedruckt werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 189

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8. Produktion

8.1. Betriebsauftrag

Es wird unterschieden nach Betriebsauftrag und Produktionsauftrag.

Ein Betriebsauftrag kann in mehrere Produktionsaufträge unterteilt werden, indem bestimmte Teilmengen über die Aktion freigeben in mehrere Produktionsaufträge

übergeben werden.

Feldbeschreibungen:

Betriebsauftrag: Nummer des Betriebsauftrags

Bezeichnung: Bezeichnung/Name des Bertriebsauftrags

Artikel: Artikelnummer der zu produzierenden Ware

Bezeichnung: Bezeichnung des Artikels

SollMenge: Gesamtmenge des Betriebsauftrags

Verpackung: Verpackung der zu produzierenden Artikel

Release 6/1 Benutzerhandbuch 190

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Lagerort:

Stückliste:

Lagerort, der in den Produktionsauftrag übergeben wird (in der Regel ein

Produktionsstellplatz, von dem die Produktionskomponenten abgebucht und auf den die produzierte Ware zugebucht wird.

Stückliste des Artikels. Beim Eintragen des Artikels wird automatisch die im Artikelstamm hinterlegte Stückliste vorgeschlagen.

Typ: wird in den Produktionsauftrag übergeben und hat Einfluss auf die

Lagerbuchung beim Produzieren. Ist der Typ Änderung zugeordnet, so erfolgt beim Produzieren kein Artikelpostenzugang.

Bearbeitung: Status des Betriebsauftrags

Fertigungsmenge: (Teil-)Menge, die in einen Produktionsauftrag gegeben werden soll.

Freigabe: freigegebene Menge, die bereits in zugehörigen Produktionsaufträgen erfasst ist.

Bearbeiter: Erfasser des Betriebsauftrags

Geplanter Start: Plandatum und Uhrzeit für den Beginn des Betriebsauftrags

Geplantes Ende: Plandatum und Uhrzeit für das Ende des Betriebsauftrags

Kundennr.:

Angebot:

Auftrag:

Kundennummer des zugeordneten Angebots oder Auftrags zugeordnete Angebotsnummer und -Position zugeordnete Auftragsnummer und -Position

Lieferdatum: Lieferdatum für die produzierte Ware

Freigabe: nur bei aktiviertem Kennzeichen kann ein Produktionsauftrag über die

Projektnr.:

Aktion Betriebsauftrag freigeben erzeugt werden.

zugeordnete Projektnummer

8.1.1. Anlegen eines Betriebsauftrags

Betriebsaufträge werden entweder vom Auftragserfasser aus der A

UFTRAGSPOSITION angelegt (über die Feldverknüpfung des Feldes Betriebsauftrag) oder direkt in der Maske

B

ETRIEBSAUFTRAG

.

Leeren der Maske B

ETRIEBSAUFTRAG

Eingabe der Artikelnummer des zu produzierenden Artikels

Eingabe der Produktionsmenge im Feld SollMenge eventuell Eingabe des Stellplatzes, auf dem der Artikel produziert wird (kann auch erst im Produktionsauftrag angegeben werden)

Speichern mit F1

-> Die Stücklistenkomponenten werden in der Submaske entfaltet

Release 6/1 Benutzerhandbuch 191

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8.1.2. Freigabe eines Produktionsauftrags

Um aus dem Betriebsauftrag einen Produktionsaufträge generieren zu können, muss das

Kennzeichen Freigabe gesetzt werden.

Nach Angabe der Menge, die für einen Produktionsauftrag freigegeben werden soll, im

Feld FertigungsMenge, kann über die Aktion Betriebsauftrag freigeben ein

Produktionsauftrag für den Artikel über die angegebene (Teil-)Menge erzeugt werden.

Über den Maskenbaum gelangt man in diesen zugehörigen Produktionsauftrag.

Vorgehen:

Eintragen der Menge, über die ein Produktionsauftrag erstellt werden soll

Setzen des Kennzeichens Freigabe

Ausführen der Aktion Betriebsauftrag freigeben

Release 6/1 Benutzerhandbuch 192

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8.2. Produktionsauftrag

In der Maske P

RODUKTIONSAUFTRAG

können Artikel über die Aktion Artikel produzieren eingebucht werden. Dabei werden die verbrauchten Mengen (ISTMenge) an

Produktionskomponenten, die als Positionen in der Submaske aufgelistet sind, abgebucht.

Beim Einfügen des Produktionsauftrags wird die zugeordnete Stückliste in den

Produktionspositionen entfaltet, wobei die Mengen an Komponenten gemäß der

Produktionsmenge berechnet werden.

Feldbeschreibungen:

Prod.Nr.:

Nummer des Produktionsauftrags

Betr.Auftrag:

Nummer des zugehörigen Betriebsauftrags

Artikel: Artikelnummer des zu produzierenden Artikels

SN: Kennzeichen für einen Artikel mit Seriennummer.

SOLLMenge: Gesamtmenge des Produktionsauftrags

Lagerort: Stellplatz auf den die produzierte Menge gebucht werden soll, und von dem die zu verbrauchende Ware abgebucht wird.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 193

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Vor dem Produzieren muss gewährleistet sein, dass genügend

Produktionskomponenten auf dem angegebenen Stellplatz liegen.

Stückliste:

Stückliste, in der die Produktionskomponenten vorgegeben sind. Die

Stückliste wird aus dem Artikelstamm übernommen.

Seriennummer: Für Seriennummernartikel kann hier pro Produktion eine Seriennummer

Prod.Dat:

Fert.Dat:

erfasst und somit zugeteilt werden.

Seriennummernartikel können immer nur einzeln produziert werden.

Datum und Uhrzeit, zu der der Produktionsauftrag angelegt wurde

Datum und Uhrzeit, zu der die Aktion Artikel produzieren ausgeführt wird.

Kundennummer: Kundennummer zu dem Produktionsauftrag. Wird gegebenenfalls aus dem zugeordneten Auftrag übernommen.

Auftrag: Auftrag, für den produziert wird.

Lieferdatum: Lieferdatum des zugeordneten Auftrags oder des Produktionsauftrags

Erledigt: Kennzeichen für eine abgeschlossene Produktion

Bearbeiter: Erfasser des Produktionsauftrags

Projektnr.: Nummer des zugehörigen Projekts

Prod.vorschlag: Nummer des Produktionsvorschlags aus dem der Produktionsauftrag aus einer Bedarfsermittlung erzeugt wurde.

Typ: Produktionstyp Änderung oder Neuanfertigung. Ist der Typ Änderung zugeordnet, so erfolgt beim Produzieren kein Artikelpostenzugang auf den angegebenen Stellplatz.

Bearbeitung: Status des Produktionsauftrags

ISTMenge: Menge, die mit der nachfolgenden Aktion Artikel produzieren eingebucht werden soll. Dabei werden die entsprechenden ISTMengen der Positionen abgebucht, die entweder mit F2 (Ändern) auf dem Produktionsauftrag automatisch neu berechnet werden, oder manuell eingetragen werden müssen.

Ausschuss: Ausschussmenge des Produktionsauftrags. Diese Menge muss manuell eingetragen werden und dient nur zur Information.

produziert: bereits produzierte und eingebuchte Menge

Im zweiten Register Erweitert erfolgt aus den Informationen der Stückliste und den

Mengenangaben des Produktionsauftrags eine Kostenkalkulation für Herstellung und

Verkauf.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 194

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Der hier angegebene Produktionspreis wird als Einzelwert des Artikels in den

Artikelpostenzugang für die Lagerbewertung übergeben. Dies geschieht bei der Aktion

Artikel produzieren.

Das Feld Prod.Preis wird zunächst aus der zugeordneten Stückliste übernommen, da dies dem ursprünglich kalkulierten Wert entspricht, kann aber gegebenenfalls manuell geändert werden, um eine abweichende Lagerbewertung für die aktuelle Produktion zu erhalten.

8.2.1. Prüfen der Produktionsfähigkeit des Artikels

Sobald ein Produktionsauftrag erfasst ist, sind seine Komponenten als Bedarf in einer

Bedarfsermittlung als Bestellvorschlag ermittelbar.

Maske Bestellvorschlag vorbereiten / Register Bestellbedarf

Angabe der Produktionsnummer, für die der Bestellbedarf ermittelt werden soll

Aktion Bestellvorschlag erzeugen

Die weitere Bearbeitung ist im Kapitel Bedarfsermittlung beschrieben.

Achtung: Betriebsaufträge werden bei der Bedarfsermittlung nicht berücksichtigt.

8.2.2. Reservieren der Produktionskomponenten

Über die Aktion Reservierung anlegen werden die benötigten Mengen an

Produktionskomponenten für den Produktionsauftrag reserviert. Dabei wird der jeweilige

Wert im Feld SOLLMenge der Produktionspositionen als Mengenangabe verwendet.

Achtung: Für Reservierungen werden Sperrlagerbestände nicht berücksichtigt. Deshalb ist eine Reservierung für Produktionen nur sinnvoll, wenn die Ware noch nicht auf dem

Produktionsstellplatz liegt.

Aktion Reservierung anlegen ausführen im Register Reservierungen sind die einzelnen Reservierungsdatensätze aufgelistet

8.2.3. Umbuchen der Produktionskomponenten

Über die Aktion Umbuchungen anlegen werden automatisch Umbuchungsvorschläge für alle benötigten Produktionskomponenten, unabhängig von den Beständen auf dem

Produktionsstellplatz angelegt, und in der Submaske L

AGERBEWEGUNGEN

des Registers

Umbuchungen aufgelistet.

Aktion Umbuchungen anlegen ausführen im Register Umbuchungen sind die einzelnen Umbuchungsdatensätze aufgelistet

Um Änderungen an den Umbuchungsvorschlägen vorzunehmen:

-> in den jeweiligen Datensatz mit Doppelklick in die Submaske wechseln.

-> Änderung vornehmen

-> speichern mit F2

-> zurück in die Maske P

RODUKTIONSAUFTRAG

Aktion Umbuchungen ausführen, um alle Umbuchungsvorschläge zu buchen

Es ist auch möglich Lagerbuchungen manuell in der Maske U

MBUCHUNGEN

anzulegen und zu buchen.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 195

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Wechsel in Register Umbuchungen

Doppelklick in die (eventuell leere) Submaske U

MBUCHUNGEN

Eintragen der Artikeldaten, Mengen und Lagerorte

Aktion Artikel buchen ausführen, um die Umbuchungen einzeln zu buchen

oder

zurück in die Maske P

RODUKTIONSAUFTRAG

Aktion Umbuchungen ausführen, um alle Umbuchungsvorschläge zu buchen

Hinweis:

Ware, die auf einem Sperrlager liegt, wird in der Bestandsauskunft nicht berücksichtigt und kann daher für den Verkauf nicht verwendet werden.

Das Umbuchen der Ware auf den Produktionsstellplatz stellt aber nicht wirklich sicher, dass letztendlich genügend Ware für die Produktion vorhanden ist, da diese Ware potentiell auch von anderen Produktionen verbraucht werden kann.

8.2.4. Produktionspositionen

Die benötigten Produktionskomponenten sind in der Submaske P

RODUKTIONSPOSITIONEN aufgelistet und können dort manuell geändert, ergänzt oder gelöscht werden.

Feldbeschreibungen:

SOLLMenge: Gesamtmenge an Artikeln, die für die Produktion benötigt werden, so wie sie sich aus der Stückliste und der Produktionsmenge errechnet

ISTMenge: Menge an Artikeln, die für die aktuelle Produktionsmenge (abhängig vom

Feld ISTMenge im Produktionskopf) tatsächlich benötigt wird. Die hier angegebene Menge wird beim Produzieren als verbrauchte Menge abgebucht.

Ausschuss: Information über den Ausschuss an Artikeln für die Produktionsposition

verbraucht: bereits verbrauchte Menge

Release 6/1 Benutzerhandbuch 196

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Register Erweitert:

Feldbeschreibungen:

Dokument:

URL zu einer Internetseite, die per Doppelklick auf den Feldnamen

KST:

KTR:

HK.Preis:

aufgerufen werden kann.

Kostenstelle der Position

Kostenträger der Position

Einzelpreis (Einkaufswert bzw. Herstellkostenwert) des Artikels.

HK-Gesamt:

kalkulierte Gesamtherstellkosten der Position (HK_Preis * SOLLMenge)

VK.Preis:

Verkaufspreis des Artikels.

Projektnr.: Nummer des Projekts, dem die Position zugeordnet ist

Preisschema: Nummer des Preisschemas, das zur Berechnung der Herstellkosten verwendet wird.

Fixmengenkennzeichen: Kennzeichen für mengenunabhängige Kosten, wie z.B.

Drucken:

Rüstzeit

Kennzeichen für Druck des Positionsartikels auf Dokumenten

Die Felder im Frame reale Lagerwerte werden erst beim Produzieren mit den tatsächlichen Lagerwerten gefüllt. So erhält man nach der Produktion eine

Gegenüberstellung der kalkulierten Werte im Feld HK-Gesamt und der tatsächlichen

Lagerwerte im Feld LW Gesamt.

durch.LW: realer durchschnittlicher Lagerwert (Einzelwert) der abgebuchten Position

LW Gesamt: realer Gesamtlagerwert der abgebuchten Positionsartikel

8.2.5. Artikel produzieren

Über die Aktion Artikel produzieren wird der produzierte Artikel in der angegebenen

ISTMenge und mit dem Einzelwert des Feldes Prod.Preis auf den angegebenen

Stellplatz eingebucht und kann ins Lager eingelagert werden.

Die einzelnen Produktionskomponenten, die in der Submaske aufgelistet sind, werden dabei in der angegebenen Menge vom angegebenen Stellplatz abgebucht.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 197

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9. Wiedervorlage

Das Modul Wiedervorlage und Termine wurde entwickelt, um die systeminterne

Kommunikation der ESS-Anwender zu unterstützen.

Es ermöglicht dem Anwender des ESS, sich selbst oder anderen Benutzern/

Benutzergruppen Wiedervorlagen oder Termine zu erstellen, und eventuell auch einen bestimmten Datensatz beizufügen.

Die Termine/ Wiedervorlagen können in einer Maske als Übersicht angezeigt und in der jeweiligen Detailansicht eingesehen und bearbeitet werden.

Dabei kann jeder Benutzer nur seine eigenen Wiedervorlagen/ Termine bzw. die von ihm an andere versandten sehen.

Über einen Aktionsbutton können Termine und Wiedervorlagen auch in einer

Kalenderdarstellung, wahlweise in einer Tages-, Wochen- oder Monatsansicht dargestellt werden.

9.1. Maskenzuordnungen vorgeben

Die einzelnen Zugangsmasken für das Modul 'Wiedervorlage und Termine' erreicht man

über den Button S

ONSTIGES

und W

IEDERVORLAGEN UND

T

ERMINE

.

Das Programm ESS benutzt für Maskennamen Abkürzungen, z.B. 'ADR' für A

DRESSEN oder 'BSTK' für B

ESTELLUNGEN

.

Diese Abkürzungen kann man in der Online - Hilfe einsehen. (Online - Hilfe starten, am

Anfang einer 'Hilfe zur Maske' kann man unter 'Maskenname' die jeweilige Abkürzung finden).

Für den Anwender der W

IEDERVORLAGE UND

T

ERMINE

ist es jedoch einfacher sogenannte

'sprechende Namen' für die verschiedenen Masken zur Verfügung zu haben. Diese

'sprechenden Namen' müssen vom Systemadministrator eingepflegt werden. Dies geschieht in der Maske W

IEDERVORLAGE

-M

ASKENNAME

.

Zuerst wird über das Feld Tabellenname eine Maske ausgewählt.

Beispiel: 'ADR'

Dann kann ein neuer, 'sprechender' Name im Feld Maskenname vergeben werden.

Beispiel: 'Adresse'

Mit F1 abspeichern.

Mit F4 Leeren der Maske, um einen neuen Maskennamen zuordnen zu können.

Dieser Vorgang wird für jede Maske, die in 'Wiedervorlage und Termine' benutzt wird, wiederholt.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 198

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Alle hier zugeordneten Maskennamen werden in der Maske W

IEDERVORLAGE UND

T

ERMINE

im Feld Maske als Auswahl angezeigt.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 199

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9.2. Kategorien

Eine Kategorie ist ein Schlüsselwort oder ein Satz zum Verwalten von Elementen, um

Datensätze auf einfache Weise zu suchen, zu sortieren oder zu gruppieren.

Verwenden Sie Kategorien, um verschiedene Elementtypen zu verwalten, die zwar miteinander verwandt, aber in unterschiedlichen Ordnern gespeichert sind. Verwalten Sie beispielsweise alle Besprechungen, indem Sie eine Kategorie mit der Bezeichnung

"Besprechung" erstellen und den entsprechenden Wiedervorlagen oder Terminen zuordnen.

In der Maske K

ATEGORIEN

stellt ESS eine Liste mit allgemeinen Kategorien bereit.

Sie können dieser Liste Ihre eigenen Kategorien hinzufügen, indem Sie über die

Feldverknüpfung (rotes Dreieck rechts im Feld) in die Detailansicht der Kategorie wechseln.

Nach Leeren der Maske kann eine neue Kategorie angelegt werden.

Im Feld Farbe kann eine farbliche Darstellung der Kategorie in der Kalenderdarstellung eingestellt werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 200

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9.3. Gruppen und Gruppentypen

Eine Gruppe (persönliche Verteilerliste) ist eine Zusammenstellung von Benutzern, die eine Wiedervorlage oder einen Termin von einem Ersteller einer Wiedervorlage oder

Termins erhalten. Sie stellt ein einfaches Instrument zum Senden von Nachrichten an eine Gruppe von Personen dar.

Beispiel:

Gruppennr. 'Marketingteam'

Gruppentyp 'Besprechungen'

Wenn beispielsweise häufig Nachrichten an das Marketingteam gesendet werden, empfiehlt es sich in der Maske G

RUPPEN

eine Verteilerliste mit dem Namen

'Marketingteam' anzulegen.

Gruppentypen können nach belieben zusätzlich angelegt werden.

Anlegen einer neuen Benutzergruppe:

Einstellen des

Feldes senden auf

Gruppen

Wechsel über das

Feld an in die Maske

G

RUPPEN

Release 6/1 Benutzerhandbuch 201

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Eintragen einer Gruppennummer und Bezeichnung

eventuell wählen eines Gruppentyp-Datensatzes

Einfügen mit F1

Über das Feld Teilnehmer, dem die ESS-Benutzer-Übersicht hinterlegt ist, können nacheinander die Mitarbeiter gewählt werden, die dieser Gruppe zugeordnet werden sollen.

Benutzer, der der Gruppe zugeordnet werden soll, im Feld Teilnehmer eintragen

Speichern mit F1

Dabei wird der Benutzer in der Submaske G

RUPPENZUGEHÖRIGKEIT

gespeichert.

Diese Submaske enthält also die Namen aller Mitglieder des Marketingteams. Eine

Nachricht, die an diese Verteilerliste gesendet wird, geht an alle in dieser Liste genannten Empfänger.

Eine Liste aller Gruppen ist in der Maske W

IEDERVORLAGEN UND

T

ERMINE

dem Feld an hinterlegt, sobald im Feld senden die Auswahl Gruppen getroffen wurde.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 202

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

9.4. Maske Wiedervorlagen und Termine

Wiedervorlagen oder Termine kann man an einen einzelnen Benutzer (an sich selbst oder an einzelne Personen) oder an Gruppen (Verteilerliste) versenden.

9.4.1. Feldbeschreibungen

Typ:

An:

Kopie:

hier wird festgelegt, ob es sich um eine Wiedervorlage oder einen Termin handelt. Entsprechend werden die Datumsfelder aktiviert oder deaktiviert.

hier wird entweder ein einzelner Benutzer oder eine Gruppe

(Verteilerliste) abgespeichert.

Soll die Nachricht für jeden Benutzer oder Gruppe (Verteilerliste) als ein eigener Datensatz versendet werden, so muss in diesem Feld die Option

'einzeln' gewählt werden. Das hat den Vorteil, dass jeder Benutzer einen eigenen Datensatz bekommt, und diesen selbstständig löschen oder bearbeiten kann.

Soll die Nachricht für jeden Benutzer oder Gruppe als ein gemeinsamer

Datensatz versendet werden, so ist hier die Option 'gemeinsam' zu wählen. Das hat den Vorteil, dass für diese Nachricht nur ein Datensatz insgesamt angelegt wird. Löscht ein Benutzer diese Nachricht, so wird sie für alle anderen Benutzer auch gelöscht.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 203

Von:

Adresse:

Aktivität:

Priorität:

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

zeigt den Benutzer an, der diese Wiedervorlage oder den Termin angelegt hat. Dieses Feld wird automatisch gefüllt und kann nicht editiert werden.

wird automatisch gefüllt, wenn man über Maskenauswahl aus einer anderen Maske kommt. Dort muss ein Adressfeld vorhanden sein.

dies ist ein reines Informationsfeld. Hier kann aus einer Liste von

Aktivitäten ausgewählt werden. Diese Aktivitäten müssen einmalig, in der

Maske A

KTIVITÄTEN

, angelegt werden.

Die Datensätze können mit Icons verknüpft werden, die in der

Kalenderdarstellung angezeigt werden. Dazu muss im Feld Artikelbild der

Bild-Dateiname des gewünschten Icons geschrieben werden. Diese Datei muss im Verzeichnis des Mandanten im Verzeichnis 'images' abgelegt sein.

Der Datensatz kann einer Prioritätsstufe zugeordnet werden. Die ungelesenen Wiedervorlagen werden immer nach Priorität als Summe oberhalb jeder Maske angezeigt.

Serie:

Maske:

Wert:

Durch einen Mausklick auf die jeweilige Prio gelangt man aus jeder Maske direkt in die jeweiligen Wiedervorlagen.

siehe Serien zeigt den Belegtyp (Verknüpfung zu einem Beleg) an. Hier kann auch ein

Belegtyp, also eine Maske, aus der hinterlegten Tabelle gewählt werden.

zeigt eine entsprechende, eindeutige Belegnummer an, die zu dem

Belegtyp passt.

Status:

zeigt den jeweilige Bearbeitungsstatus an:

Erfasst, In Arbeit oder Erledigt und muss manuell gesetzt werden.

Akzeptanz: steht zunächst immer auf 'ungelesen'. Sobald der Empfänger diese

Wiedervorlage /Termin ansieht verändert sich das Feld automatisch auf

'gelesen'.

Damit kann vom Absender im Register an 'andere Benutzer' bzw. in der ob

Mail:

Storno:

Submaske V

ERKNÜPFTE

W

IEDERVORLAGEN UND

T

ERMINE

gesehen werden, seine Nachricht bereits vom Empfänger gelesen wurde.

Die Einstellungen 'abgelehnt' und 'bestätigt' können vom Empfänger manuell gesetzt werden.

In Verbindung mit der Mail-Einstellung 'initial' oder 'detail' wird automatisch nach einer Akzeptanzänderung des Empfängers eine email an den Ersteller der Wiedervorlage/ Termin versendet.

Mail: 'initial' : bereits beim Versenden der Wiedervorlage/ Termin wird ein Mail an den Ersteller der Wiedervorlage versandt mit einer

Information über den Betreff. Ebenso, wenn die Wiedervorlage/ Termin storniert wird.

Mail 'detail': bei Akzeptanzänderung (Einsehen der Wiedervorlage durch den Benutzer = Akzeptanz gelesen) und /oder Statusänderung wird zusätzlich ein Mail versandt.

wird nach der Aktion stornieren automatisch gesetzt und sorgt dafür, dass der Datensatz in der Übersicht nicht mehr sichtbar ist.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 204

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

9.4.2. Wiedervorlagen

Wiedervorlagen sind Erinnerungen und Zeitpunkt bezogen.

Das Feld Typ zeigt die Auswahl 'Wiedervorlage'.

Die Felder Termin von und Zeit von sind aktiviert.

Die Felder Termin bis und Zeit bis sind deaktiviert.

9.4.3. Termine

Termine sind geplante Aktivitäten. Termine können als einzelner Tag oder als Zeitraum

(von - bis) definiert werden.

Das Feld Typ zeigt die Auswahl 'Termine'.

Die Felder Termin von und Zeit von sind aktiviert.

Die Felder Termin bis und Zeit bis sind aktiviert.

9.4.4. Wiedervorlage/Termin zuweisen

Beim Einfügen des Datensatzes werden die erstellten Wiedervorlagen oder Termine automatisch gespeichert, d.h. es wird eine eindeutige Nummer im Feld Vorlagennummer vergeben, die Vorlage ist aber noch nicht versendet und somit auch noch nicht sichtbar für den Empfänger.

Erst nach bewusstem Auslösen der

Aktion Wiedervorlage /

Termin zuweise wird die Vorlage an den oder die Empfänger gesandt.

Eine Wiedervorlage/ Termin an einen Benutzer ist auch nach dem Versenden noch änderbar. Da sie sich nicht mehr in der Abgrenzung befindet, muss sie gegebenenfalls erst gesucht werden.

Eine Wiedervorlage/ Termin an eine Gruppe ist nur änderbar, solange sie nur gespeichert und noch nicht versandt wurde. Beim Speichern wird ein sogenannter

Master-Datensatz erzeugt, der in der Submaske des Registers 'Verknüpfte

Wiedervorlagen/Termine' abgebildet ist.

Nach dem Versenden werden für jedes Gruppenmitglied einzelne Datensätze erzeugt und können nun nicht mehr geändert werden.

9.4.5. Nachricht ohne Datensatz-Anhang versenden

Leeren der Maske

Eintragen zum Beispiel der Mandantenadresse im Feld Adresse

Kopie einzeln oder gemeinsam einstellen, falls die Nachricht an eine Benutzergruppe gesendet werden soll

Feld senden auf Benutzer oder Gruppen einstellen

Release 6/1 Benutzerhandbuch 205

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

entsprechende Auswahl im Feld an treffen

Typ Wiedervorlage oder Termin wählen

eventuell Zeitraum eintragen

Betreff und/ oder Text eintragen

Speichern mit F1

Aktion Wiedervorlage/Termin zuweisen ausführen

9.4.6. Nachricht mit Datensatz-Anhang versenden

Das Anhängen eines Datensatzes an eine Wiedervorlage erfolgt in den Feldern Maske und Wert.

Sobald das Feld Maske einen Eintrag hat, wird das nachfolgende Feld Wert schreibbar und ist mit der im Feld Maske gewählten Übersicht verknüpft.

Beispiel:

Im Feld Maske wird der Eintrag 'Auftrag' gewählt. Daraufhin ist dem Feld Wert die

Auftragsübersicht hinterlegt und es kann ein bestimmter Auftragsdatensatz geholt werden.

Beim Wechsel in die Maske Wiedervorlage aus einem aktiven Datensatz, zum Beispiel aus dem Auftrag 'ATRK-00001', werden diese Felder automatisch gefüllt und somit als

Datensatz der Wiedervorlage angehängt.

Der Empfänger der Wiedervorlage kann den angehängten Datensatz mit einem Klick einsehen und gegebenenfalls weiter bearbeiten, wenn er über die Feldverknüpfung des

Feldes Wert geht.

9.4.7. Verknüpfte Wiedervorlagen und Termine

In diesem Register werden alle Wiedervorlagen/ Termine angezeigt, die mit derselben verknüpft sind.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 206

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Beispiel:

Eine Wiedervorlage oder Termin wird für eine Gruppe erzeugt und versendet.

In der Submaske werden die Datensätze, die an die einzelnen

Gruppenmitglieder versandt wurden informativ abgebildet.

9.4.8. Kalenderdarstellung

Über den Aktionsbutton kann eine Darstellung der Wiedervorlagen/ Termine in

Kalenderform erfolgen.

Hier kann eine Ansicht über einen Tag, eine Kalenderwoche, eine Arbeitswoche oder einen Monat, und jeweils in einer Aufteilung von Arbeitsstunden oder von 24 Stunden eingestellt werden.

Außerdem kann durch Anklicken der Kalender im rechten Teil der Maske ein Tag oder eine Woche bestimmt werden, für die eine Darstellung gewünscht wird.

Die Kalenderdarstellung kann über den Button 'Detail' (Ctrl.F6) wieder verlassen werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 207

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

9.4.9. Übersichtsmaske Wiedervorlagen und Termine

Diese Maske erreicht man aus dem H

OME

-M

ENÜ

über den Button Wiedervorlagen und

Termine.

Register 'Wiedervorlagen und Termine':

Auswahl:

Datum:

Freigabe: hier kann eine Auswahl getroffen werden, ob nur (eigene)

Wiedervorlangen, (eigene) Termine oder beides angezeigt werden soll.

hier trifft man eine Datumsauswahl: Wiedervorlagen und Termine 'bis' heute (aktuelles Datum), oder von 'heute', oder 'alle', oder alle 'erledigten'

Wiedervorlagen und Termine.

bei aktiviertem Kennzeichen werden alle versendeten Wiedervorlagen und

Termine angezeigt.

Bei deaktiviertem Kennzeichen werden nur die noch nicht freigegebenen

(versendeten) Wiedervorlagen und Termine angezeigt.

Durch Anklicken des Buttons 'Aktualisieren' wird die getroffene Auswahl bestätigt und angezeigt.

Register 'an andere Benutzer':

Die Anzeige kann auf Benutzer oder Benutzergruppen selektiert werden, indem ein Typ

(Benutzer oder Benutzergruppe) und eventuell zusätzlich ein Empfänger angegeben wird.

Die Anzeige in der Submaske gibt generell eine Übersicht über die vom Benutzer erzeugten Wiedervorlagen und Termine an andere Benutzer oder Benutzergruppen, und zusätzlich eine Selektion nach den Angaben in den Feldern Typ und Empfänger.

In der Übersicht kann der Anwender bereits sehen, welchen Wert das Feld Akzeptanz hat, d.h. ob der Empfänger die Wiedervorlage bereits gelesen hat.

Durch Anklicken des Buttons 'Aktualisieren' wird die getroffene Auswahl bestätigt und angezeigt.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 208

Register 'Tag':

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Auswahl:

Grob:

Freigabe:

Tag: hier kann eine Auswahl getroffen werden, ob nur (eigene)

Wiedervorlangen, (eigene) Termine oder beides angezeigt werden soll.

bei aktiviertem Kennzeichen werden auch die grob-geplanten

Wiedervorlangen/ Termine angezeigt.

Bei deaktiviertem Kennzeichen werden nur die fein-geplanten

Wiedervorlangen/ Termine angezeigt. bei aktiviertem Kennzeichen werden alle versendeten Wiedervorlagen und

Termine angezeigt.

Bei deaktiviertem Kennzeichen werden nur die noch nicht freigegebenen

(versendeten) Wiedervorlagen und Termine angezeigt.

das Feld ist defaultmäßig mit dem aktuellen Datum gefüllt. Hier kann ein

Datum eingetragen werden, um die eigenen Wiedervorlangen/ Termine für diesen Tag angezeigt zu bekommen.

Durch Anklicken des Buttons 'Aktualisieren' wird die getroffene Auswahl bestätigt und angezeigt.

Register 'Woche':

Das Register entspricht dem Register 'Tag', mit einem Bezug auf eine gewählte Woche.

Woche:

Zeitraum: hier kann eine Kalenderwoche durch Anklicken der Buttons vor bzw. nach dem Feld gewählt werden.

Entsprechend der Wochenangabe verändern sich die Angaben in diesem

Feld, das den Zeitraum dieser Kalenderwoche angibt.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 209

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Register 'Monat':

Das Register entspricht dem Register 'Woche', mit einem Bezug auf ein gewähltes

Monat.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 210

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

10. Zeiterfassung

10.1. Stammdaten verwalten

Über die Menübuttons S

TAMMDATEN

/S

TAMMDATEN

S

ONSTIGES

/Z

EITERFASSUNG

S

TAMM gelangt man zum Menü, welches für alle Verwaltungsaufgaben gedacht ist, die im

Zusammenhang mit Lohnbuchhaltung und Auswertungen der Stunden stehen.

Die Urlaubsplanung und -verwaltung wird getrennt gehalten von der

Arbeitszeitverwaltung und -erfassung

10.1.1. Erfassen des Arbeitszeitstammes

In der Maske A

RBEITSZEITSTAMM

werden die Informationen zu Regelarbeitszeiten und

Tarifen für einen Mitarbeiter eingegeben, nach denen die späteren Lohnberechnungen ausgerichtet sind.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 211

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Feldbeschreibungen:

Regelarbeitszeiten: Anzahl der Stunden an Regelarbeitszeit pro Wochentag

Arbeitstag-Feiertag nicht regulär:

Faktor pro Tag der für nicht reguläre Arbeitstage zur Berechnung der bezahlten Arbeitszeit verwendet wird.

Überstunden: Kennzeichen, ob Überstunden im h

Voraus abgefeiert werden

Regelarbeitszeit pro Tag: dürfen.

Grundtarif:

Überstunden 1:

Überstunden 2:

Arbeitszeiten, die außerhalb dieser Zeitspanne liegen, werden als

Nachtstunden verrechnet.

Grundtarif pro Stunde Regelarbeitszeit

Überstundentarif 1 pro Stunde als Betrag

Überstundentarif 2 pro Stunde als Betrag

Nachtstunden:Nachtstundentarif pro Stunde als Betrag

Sonntag 1:

Sonntag 2:

1. Sonntagstarif pro Stunde als Betrag

2. Sonntagstarif pro Stunde als Betrag

Feiertag 1:

Feiertag 2:

1. Feiertagstarif pro Stunde als Betrag

2. Feiertagstarif pro Stunde als Betrag

Prozent: Zuschläge in Prozent.

max.Überstunden: maximale Anzahl an Überstunden pro Woche für

Überstundentarif1

max.So 1:

max.Fei 1:

Zuschlag:

Priorität: maximale Anzahl an Überstunden pro Woche für Sonntag 1 maximale Anzahl an Überstunden pro Woche für Feiertag 1

Kennzeichen, ob der angegebene Tarifzuschlag in Prozent, trotz abgefeierter Überstunden, berechnet wird.

Die Angabe der Priorität regelt die Reihenfolge des Abfeierns

Anlegen eines neuen Zeitstamms:

Auswählen eines Mitarbeiters, für den der Arbeitszeitstamm angelegt werden soll, aus der hinterlegten Benutzer-Tabelle.

Eintragen der Anzahl der Wochenstunden von Montag bis Samstag im Bereich

'Regelarbeitszeiten';

Angabe eines Faktors, mit dem die Arbeitszeitvergütung eines nicht gesetzlichen

Feiertags berechnet werden soll im Feld regulär-Feier.

Ausfüllen des Feldes Grundtarif mit dem Stundenlohn des Mitarbeiters

Im Feld KSt. kann einem Mitarbeiter eine Kostenstelle zugewiesen werden

Die Felder max Überstd., max So 1 und max Fei 1 müssen gefüllt werden. Sie geben die Anzahl der maximalen Überstunden je Woche bzw. je Monat an, ab deren

Überschreitung ein höherer Tarif bezahlt wird.

Beispiel: ein Mitarbeiter arbeitet 8 Überstunden in einer Woche.

Hat das Feld max Überstd. den Eintrag '6' , so wird der Mitarbeiter am Ende des Monats wie folgt bezahlt:

6 Stunden 25% Zuschlag

2 Stunden 50% Zuschlag

Dasselbe gilt für die Felder max So 1 und max Fei 1.

Beispiel: ein Mitarbeiter arbeitet an einem Feiertag 11 Stunden und das Feld max

Fei1 hat den Eintrag '10', so wird er folgendermaßen bezahlt:

10 Feiertagsstunden 100% Zuschlag1

1 Feiertagsstunde 125% Zuschlag

In den grau hinterlegten Feldern Überstunden1 bis Feiertag2 wird die Vergütung der tatsächlichen Überstunden bzw. Feiertagstunden des Mitarbeiters angezeigt.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 212

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Das Feld regulär-Feier. hat bereits einen Default-Eintrag, der aber geändert werden kann. Er gibt den Berechnungsfaktor pro Tag der Vergütung nicht-regulärer Feiertage, wie z.B.

Weihnachten oder Silvester an.

h

Das Kennzeichen Überstunden bestimmt, ob Monats-Überstunden im Voraus ab gefeiert werden dürfen.

Falls für weitere Mitarbeiter die selben Arbeitsstamm-Informationen gelten, so kann ein neuer Datensatz am schnellsten folgendermaßen angelegt werden:

Leeren des Feldes Nummer

Wählen eines anderen Mitarbeiters

Einfügen des Datensatzes mit F1 oder dem Einfüge-Button;

Auf diese Weise müssen nicht jedes mal alle Felder von neuem gefüllt werden.

10.1.2. Feiertage pflegen

Zum Jahresbeginn müssen die Feiertage in die Stammdaten eingepflegt werden.

Dies geschieht in der Maske F

EIERTAGE

.

Es müssen alle

Feiertage des aktuellen Jahres nacheinander im

Feld Datum eingegeben werden.

Nach dem Einfügen wird der Feiertag in der Submaske aufgelistet.

Das Feld regulär-

Feier. muss für Feiertage aktiviert werden, die speziell zu berechnen sind, wie z.B.

Weihnachten als nicht gesetzlichen Feiertag. In der Maske A

RBEITSZEITSTAMM

ist im gleichnamigen Feld hinterlegt, mit welchem Faktor die Arbeitszeit für diesen Feiertag berechnet wird.

Das System erkennt anschließend automatisch wann ein Feiertag ist und berechnet die entsprechenden Tarife. h

Release 6/1 Benutzerhandbuch 213

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

10.1.3. Tätigkeiten zur Zeiterfassung verwalten

In der Maske T

ÄTIGKEITEN

sind einzelne Felder ausschlaggebend für die Zeiterfassung.

Feldbeschreibungen (für aktivierte Kennzeichen):

nicht ber.:

Urlaub: die Tätigkeit wird nicht bei den Überstundenzuschlägen berücksichtigt

Tätigkeit wird als Urlaub behandelt und von der Regelarbeitszeit entsprechend abgezogen. (kann als Konsequenz auch das

Kennzeichen nicht berechnen aktiviert haben)

Reisezeit:

abfeiern:

Faktor: die Tätigkeit wird nicht bei den Überstundenzuschlägen berücksichtigt und in Auswertungen in einer eigenen Spalte ausgegeben nur Tätigkeiten mit aktiviertem Kennzeichen abfeiern können bei der

Stundenerfassung unter 'Abfeiern' erfasst werden.

Wird für Auswertungen verwendet.

Faktor der für die Tätigkeit zur Berechnung des Stundensatzes verwendet wird. (zum Beispiel wird für Bereitschaftsdienst ein niedrigerer Faktor verwendet, als für 'normale' Arbeitsstunden)

Release 6/1 Benutzerhandbuch 214

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

10.1.4. Stundenerfassung Gesamt

Die Maske S

TUNDENERFASSUNG GESAMT

gibt eine Übersicht über alle erfassten

Arbeitsstunden eines Mitarbeiters innerhalb eines Zeitraumes.

Dies kann als erster grober Überblick über die Monatsauswertung dienen.

Dabei werden auch die abgefeierten Überstunden angezeigt.

Durch Doppelklick in die Submaske gelangt man in die Maske S

TUNDENERFASSUNG

und kann die vom Mitarbeiter angelegten Angaben einsehen.

Hier können von einem Sachbearbeiter gegebenenfalls auch Änderungen vorgenommen werden.

10.1.5. Ermitteln fehlender Arbeitszeiten

Um fehlende Arbeitszeiten eines Mitarbeiters zu

ermitteln kann in der Maske

FEHLENDE

Z

EITEN

über eine Aktion nach fehlenden Zeiten für einen angegebenen Mitarbeiter gesucht werden.

In der Submaske können diese Datensätze bearbeitet werden, indem sie über eine

Aktion als abgefeierte Überstunden eingetragen werden können.

Hierzu muss mit Doppelklick in die Submaske in die Maske Z

EITEN BEARBEITEN gewechselt, und die Aktion ausgeführt werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 215

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

10.2. Urlaubsverwaltung

10.2.1. Erfassen des Jahresurlaubsanspruchs

Maske U

RLAUBSPLANUNG

-S

ACHBEARBEITER

:

Bevor der Mitarbeiter mit dem Erfassen der Stunden beginnen kann, muss der

Urlaubsanspruch vorgegeben sein. Im Zeiterfassungsstamm befindet sich die Maske

U

RLAUBSPLANUNG

-S

ACHBEARBEITER

.

In dieser Maske wird sowohl der gesamte Urlaubsanspruch des Mitarbeiters, als auch seine einzelnen Urlaubstage verwaltet.

Eine Unterscheidung wird durch die Auswahl des

Feldes Typ getroffen.

Zunächst muss der Urlaubsanspruch des Mitarbeiters für ein definiertes Jahr angelegt werden.

Bei Wahl des Typs Urlaubsanspruch ändern sich automatisch die Eingabemöglichkeiten der Maske.

Es ist auch Möglich mehrere Datensätze mit Urlaubsanspruch für einen Mitarbeiter anzulegen. Die einzelnen Angaben werden dann als Summe betrachtet.

Nun muss noch die Abteilungsleitung und die Geschäftsleitung den Urlaubsanspruch genehmigen. (siehe nachfolgendes Kapitel 1.4.4)

Erst wenn beide Kennzeichen gesetzt sind kann über die Aktion 'Jahresurlaub setzen' der Urlaubsanspruch freigegeben werden, und es wird automatisch das Kennzeichen

gebucht gesetzt.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 216

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Jahresurlaube genehmigen:

Maske U

RLAUBSPLANUNG

-S

ACHBEARBEITER

:

Alle noch nicht genehmigten Urlaubsplanungen befinden sich in der Abgrenzung und können über die Navigationsbuttons durchgeblättert oder in der Übersicht ausgewählt werden.

Gegebenenfalls können die Anträge geändert werden, bevor sie durch Setzen der Haken in den Feldern Genehmigung Abteilungsleitung und Genehmigung Geschäftsleitung. und anschließendem Ändern des Datensatzes (mit F2) genehmigt werden.

Jahresurlaube setzen:

Maske U

RLAUBSPLANUNG

-S

ACHBEARBEITER

:

Nachdem der Jahresurlaub genehmigt wurde muss er noch explizit freigegeben werden.

Dies geschieht über die Aktion 'Jahresurlaub setzen'.

Dabei wird automatisch das Kennzeichen gebucht gesetzt, und der Datensatz wird in die

Submaske Urlaubsposten geschrieben.

Nun kann der Mitarbeiter von seinem Jahresurlaub einzelne Urlaubstage beantragen.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 217

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

10.2.2. Urlaubstage beantragen

Maske U

RLAUBSPLANUNG

-S

ACHBEARBEITER

:

Um einen neuen Urlaubsanspruch einzugeben muss die Maske zunächst geleert werden.

Nach Eintrag des Mitarbeiters erscheinen dessen gebuchte Urlaubsposten in der

Submaske, so dass auf einen Blick eine Übersicht über seinen Gesamturlaub, sowie den

Resturlaub und andere Daten gegeben ist.

Im Feld Typ muss nun 'Urlaub' gewählt werden, sowie im Feld Jahr die Jahreszahl, in der

Urlaub beantragt wird.

Nach Speichern des Datensatzes muss der Urlaub noch genehmigt werden.

Erst wenn beide Kennzeichen gesetzt sind kann über die Aktion 'Urlaub buchen' der genommene Urlaub gebucht werden, und es wird automatisch das gleichnamige

Kennzeichen gesetzt.

10.2.3. Urlaubstage buchen

Nachdem der Mitarbeiter im Urlaub war, muss der Datensatz gebucht werden.

Über die Aktion 'Urlaub verbuchen' wird der Datensatz in der Maske Urlaubsposten eingetragen und der

Resturlaub des Mitarbeiters neu berechnet.

Erst jetzt erscheinen alle Informationen zu diesem Datensatz auch in den

Auswertungen.

10.2.4.

Urlaubsplanung gesamt

In der Maske U

RLAUBSPLANUNG GESAMT

kann eine Übersicht über Urlaubsplanungen bestimmter Mitarbeiter aufgelistet werden.

In der Submaske werden zunächst sämtliche (noch nicht gebuchten) Urlaubsanträge aller Mitarbeiter angezeigt.

Durch Wahl eines bestimmten Mitarbeiters im gleichnamigen Feld und anschließendes aktualisieren, kann die Anzeige in der Submaske auf diesen gewählten Mitarbeiter beschränkt werden.

Weitere Selektionsmöglichkeiten sind über die Kennzeichen gegeben.

Beispiel: um alle genehmigten, aber noch nicht gebuchten Urlaubsplanungen angezeigt zu bekommen, muss nur das Kennzeichen gebucht deaktiviert sein und anschließend der Button aktualisieren gedrückt werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 218

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

10.3. Zeiterfassung Mitarbeiter

10.3.1. Stundenerfassung

Aus dem Hauptmenü gelangt man über den Button Z

EITERFASSUNG

in das

Zeiterfassungsmenü der Mitarbeiter.

Werden nähere Informationen zu einem Arbeitsverhältnis benötigt, so kann der

Mitarbeiter seine Daten zu Regelarbeitszeiten und Tarifen, sowie Urlaubsinformationen in der Maske A

RBEITSZEITSTAMM

einsehen.

Er kann sich auch ein Arbeitszeit-Stammblatt drucken, allerdings ist es ihm nicht erlaubt,

Änderungen in der Maske vorzunehmen.

Über die Maske M

ONATSERFASSUNG

beginnt die Stundenerfassung.

Nach Wahl des Monats im gleichnamigen Feld werden alle gespeicherten Zeitdaten des angemeldeten Mitarbeiters für diesen Monat angezeigt und Monatssummen berechnet.

Im Bereich Eingabe werden für jeden Tag des Monats die einzelnen erfassten Stunden angezeigt.

Um eine neue Stundenerfassung vornehmen zu können, muss über die Feldverknüpfung des gewünschten Datums in die Maske S

TUNDENERFASSUNG

gewechselt werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 219

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

In der Maske S

TUNDENERFASSUNG

kann der Mitarbeiter seine Arbeitsstunden eintragen.

Projekt, das in der angegebenen Zeit bearbeitet wurde, angeben oder aus der hinterlegten Tabelle holen

Tätigkeit, die in der angegebenen Zeit ausgeführt wurde, angeben oder aus der hinterlegten Tabelle holen

-> die in der Tätigkeit hinterlegte Kostenstelle wird automatisch im Feld KST eingetragen, kann aber manuell geändert werden.

Zeiten von...bis eintragen

-> im Feld Stunden wird die Anzahl an Arbeitsstunden angezeigt eventuell Pause in Stunden eintragen

-> der Wert wird bei der Berechnung im Feld Stunden berücksichtigt

Feldbeschreibung:

Gesamtstunden:

regulär:

Überstunden1:

Überstunden2:

Nacht: alle Stunden, die in die S

TUNDENERFASSUNG

eingegeben wurden

Stunden, die laut Arbeitsvertrag tariflich geleistet wurden

Überstunden ergeben sich aus den ersten x geleisteten

Überstunden je Woche. X wird im Arbeitszeitstamm durch die

Buchhaltung festgelegt. alle geleisteten Überstunden je Woche größer x

Stunden, die nach Nachttarif bezahlt werden.

Die Felder Sonntag1 und Feiertag1 entsprechen den Überstunden1, nur gilt der Eintrag für Sonntags- und Feiertagsstunden je Monat.

Die Sonntags- und Feiertagsstunden2 sind alle geleisteten Stunden an diesen Tagen größer dem Eintrag in Überstunden2.

10.3.2. Urlaubsplanung

Release 6/1 Benutzerhandbuch 220

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

In der Maske U

RLAUBSPLANUNG

kann der Urlaub beantragt werden.

Damit der Urlaub geplant werden kann, trägt man das Jahr und die Anzahl der

Urlaubstage ein. Außerdem müssen die Felder vom -bis ausgefüllt und danach der

Datensatz eingefügt werden.

Befinden sich mehrere ungebuchte Anträge in der Maske, so kann man die Datensätze mit Hilfe der Navigierbuttons durchblättern.

Sind die Haken gesetzt, so ist der Urlaub genehmigt.

10.3.3. Übersicht Stundenerfassung

Die Maske

S

TUNDENERFASSSUNG GESAMT

dient der Übersicht des Mitarbeiters über seine eingetragenen Arbeitsstunden.

Nach Belieben können Zeiträume ausgewählt werden, um sich die geleisteten Stunden anzeigen zu lassen. Die einzelnen Posten der Zeiterfassung für den angegebenen

Zeitraum werden in der Submaske aufgelistet.

10.4. Auswertungen Zeiterfassung

Release 6/1 Benutzerhandbuch 221

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Über die Menübuttons S

TAMMDATEN

-> S

TAMMDATEN

S

ONSTIGES

-> Z

EITERFASSUNG

S

TAMM

gelangt man in die Maske A

USWERTUNGEN

, in der spezielle Auswertungen zur

Zeiterfassung gedruckt werden können.

In der Maske können Selektionskriterien für Auswertungen vorgegeben werden, die in den folgenden Unterpunkten für die einzelnen Auswertungen beschrieben werden.

Die Felder, die im Zusammenhang mit der gewünschten Auswertung wenig Sinn machen,müssen nicht beachtet werden.

Beim Ausführen der Auswertung erfolgt ein Hinweis, wenn benötigte Felder nicht ausgefüllt sind.

Über Formularauswahl bzw. unter Aktionen erhält man verschiedene Auswertungen, die

Informationen zu Projekt, Tätigkeit, Stunden und Urlaub eines Mitarbeiters geben

Release 6/1 Benutzerhandbuch 222

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

11. Bereich Einkauf

11.1. Einkaufstypen

Grundsätzlich kann in Anfrage- und Bestellpositionen als Einkaufstyp zwischen Artikel,

Tätigkeit und Konto gewählt werden. Je nach gewähltem Typ verändern sich die

Eingabemöglichkeiten der Maske.

1. Artikel:

Wenn man diesen Einkaufstyp wählt, so ist das anschließende Feld mit der A

RTIKEL

-

Ü

BERSICHT

verknüpft.

Im Feld Infomaske können Merkmale oder Varianten für den Artikel hinterlegt sein.

Diese Informationen werden aus den Artikel-Stammdaten übernommen, ebenso wie die Bezeichnung, der EZ-Preis, die Verpackungs-Einheit und die Preiseinheit. Die zugehörigen Umrechnungsfaktoren stehen in den anschließenden Feldern.

2. Tätigkeiten:

Ebenso ist es möglich eine Tätigkeit als Verkaufstyp zu wählen.

Dabei wird das Feld Ressource aktiviert, um der Tätigkeit gegebenenfalls noch einen

Artikel, einen Benutzer oder eine Adresse zuordnen zu können.

3. Konten:

Konten sind selbst definierte Verkaufstypen, die einer Buchungsgruppe zugeordnet sind. Bei Erstellung einer Lieferung erfolgt keine Lagerbuchung. Deshalb eignet sich dieser Verkaufstyp gut für Aufwandskonten, Anzahlungen und ähnliches.

11.2. Nebenkosten

siehe Kapitel Nebenkosten im Bereich Verkauf

11.3. Anzahlungen

siehe Kapitel Anzahlungen im Bereich Verkauf

Release 6/1 Benutzerhandbuch 223

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

11.4. Anfrage

Als Vorstufe zu einer Bestellung kann eine Anfrage erstellt werden, aus der später über eine Aktion eine identische Bestellung generiert werden kann. Das Anlegen einer

Anfrage entspricht genau dem Anlegen eines Auftrags.

Über die Button Ein

KAUF

-> A

NFRAGE

gelangt man auf die Maske A

NFRAGE

.

Feldbeschreibungen:

Anfrage:

Kreditor:

Datum:

Anfragetyp:

Referenznummer der Anfrage

Kreditornummer des Lieferanten, an den die Anfrage erfolgt.

Erfassungsdatum der Anfrage

über den Anfragetyp (später Bestelltyp) kann eine Liefer- und

Zahlungsziel:

Währung:

Rech.Rab.:

Berechnungsberechtigung für die nachfolgende Bestellung festgelegt werden.

das Zahlungsziel wird zunächst aus den Kreditor-Stammdaten

übernommen, kann aber für die Anfrage bzw. für die nachfolgende

Bestellung geändert werden.

Währung, in der die Anfrage berechnet werden soll.

Rabattsatz in Prozent für den Gesamtbetrag der Anfrage.

Kommission:

Kundenrefer:

Anfrage-Kommission

Kundenreferenznummer der Anfrage.

Ansprechpartner:Ansprechpartner beim Lieferanten für die Anfrage

Sachbearbeiter: Erfasser der Anfrage

Im Bereich Beträge werden alle Beträge (Netto, Rabatt, Steuer, Brutto) aus den Anfrage-

Positionen aufsummiert angezeigt.

In der Submaske werden die Anfrage-Positionen aufgelistet.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 224

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Register 'Erweitert':

Im Bereich Rechnungsinformationen steht die Rechnungsadresse.

Rechnungsdatum: ein Rechnungsdatum kann in der Regel in der Anfrage noch nicht angegeben werden und bleibt deshalb leer.

Rechnungsbeleg:siehe Rechnungsdatum

Steuerpflicht:

wird aus den Kreditoren-Stammdaten übernommen und steuert die

Steuerberechnung der Anfrage bzw. später der Bestellung.

Im Bereich Lieferinformationen steht die Lieferadresse.

Lieferdatum:

Datum der tatsächlichen Lieferung. (Kann hier in der Regel noch nicht angegeben werden)

Lieferbeleg:

Lieferzeit:

Lieferbelegnummer (Kann hier noch nicht angegeben werden) vereinbarte Lieferzeit für die gesamte Anfrage /Bestellung. Hier kann ein Text wie '15KW' für 15. Kalenderwoche, oder '14 Tage' stehen. Das

Feld ist ein Textfeld und dient nur zur Information.

Lieferbedingung: wird aus den Kreditoren-Stammdaten vorgeschlagen

Bereich Sonstige Informationen

Anlagen:

Textfeld für die Angabe von Anlagen, die mit versendet werden sollen.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 225

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Dokument:

durch Angabe einer URL kann eine Internetseite in der Anfrage hinterlegt werden, die durch Anklicken des Feldes geöffnet werden kann.

Steuerberechnung: Art der Steuerberechnung. Wird defaultmäßig nach dem Land der

Lieferadresse gesetzt und als Vorgabe in die Bestellung übernommen.

Lademeter:

Lademeter als Angabe für die gesamte Anfrage.

Versandbeleg:

kann erst nach Erhalt der bestellten Ware angegeben werden, deshalb

BVH:

keine Relevanz in der Anfrage.

Bauvorhaben, dem die Anfrage zugeordnet werden kann

Frachtz.:

Bestellung:

Adresse des Frachtzahlers. Kann aus der hinterlegten Adresstabelle gewählt werden.

hier kann eine Bestellnummer vergeben werden, die bei Freigabe der

B.Datum:

BS-KZ:

Anfrage als Referenznummer übernommen wird. Bleibt das Feld leer, so wird vom System automatisch eine Bestellnummer aus dem

Nummernkreis vergeben.

hier kann ein Bestelldatum angegeben werden, das beim Freigeben der Bestellung übernommen wird.

Ein gesetztes Bestellkennzeichen sagt aus, dass aus der Anfrage bereits eine Bestellung generiert wurde. Folglich ist sie für weitere

Bestellfreigaben gesperrt. Sie kann aber über eine Aktion kopiert, d.h. mit neuer Anfragenummer identisch erzeugt werden.

Projektnummer: Durch Angabe einer Projektnummer kann die Anfrage einem Projekt zugeordnet werden.

Verbandnummer: wird aus dem Kreditoren-Stammsatz übernommen, wenn der Kreditor

OP-Träger: einem Verband zugeordnet ist.

Vorgabe aus dem Kreditor. Je nach Einstellung werden die zukünftigen

Offenen Posten dem Kreditor oder Verband angelastet.

Preisberechnung: Vorgabe aus dem Kreditor. Die gewählte Einstellung bestimmt, welche

Preislisten für die Preisfindung verwendet werden, die des Kreditors oder die des Verbands.

Register 'Nebenkostenzuordnung':

Sind beim Kreditor feste Bezugskosten hinterlegt, so werden Sie beim Anlegen einer

Anfrage (bzw. Bestellung) automatisch in die Submaske des Registers

'Nebenkostenzuordnung' geschrieben.

Der Betrag der einzelnen Nebenkosten kann erst später, aus der Bestellung, vor

Erstellen der Rechnung, angegeben werden und ist an dieser Stelle in der Regel noch nicht relevant.

11.4.1. Anfrage- bzw. Bestelltyp

Über das Feld Anfragetyp kann die Berechtigung einer Berechnung oder Lieferung der

Anfrage bzw. Bestellung, sowie eine Kennzeichnung für eine Konsignationslager-

Buchung gesteuert werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 226

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Im Feld Nachfolger kann ein Angebotsstyp festgelegt werden, der bei einer Kopie des

Angebots eingefügt werden soll.

Das Kennzeichen Berechnung und Lieferung legt fest, ob aus dem zugehörigen

Auftrag eine Rechnung oder Lieferung erzeugt werden kann.

Bei aktiviertem Kennzeichen Konsignation erfolgt bei einer Lieferung automatisch ein

Lagerzugang auf das beim Kreditor hinterlegte Konsignationslager.

Bei einer Ausprägung 'Muster' verändern sich die Eingabemöglichkeiten der Maske.

Das Feld Nachfolger ist nun ein Zwangsfeld und muss die Angabe eines

Auftragstyps im Fall einer

Auftrags- bzw. Angebotskopie beinhalten.

Dieser Auftragstyp ist für

Musterangebote bzw.

-Aufträge vorgesehen, die nie berechnet oder geliefert, sondern als Vorlage benutzt und kopiert werden sollen. Deshalb sind die Felder Berechnung und Lieferung nun nicht mehr aktivierbar.

11.4.2. Anlegen einer Anfrage

Um eine neue Anfrage anzulegen, muss die Maske zunächst über den Button 'Leeren'

(F4) geleert werden.

Im Feld Kreditor muss die Kreditornummer des Lieferanten, an den die Anfrage geht, eingetragen werden.

Es ist auch möglich nach den Suchkriterien in diesem Feld die Kreditornummer zu suchen.

Speichern mit F1

Füllen weiterer Felder oder Ändern der aus dem Kreditoren-Stammsatz

übernommenen Daten nach Bedarf.

Speichern mit F2

Release 6/1 Benutzerhandbuch 227

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

11.4.3. Feldbeschreibungen der Maske Anfragepositionen

Der Wechsel in die Maske A

NGEBOTSPOSITIONEN

erfolgt über die Maskenauswahl oder

Doppelklick in die Submaske.

EK Typ:

Artikel:

Bezeich:

Menge:

Verpackung:

EZ-Preis:

Preiseinheit:

Brutto:

Position:

KD.BsNr:

Rabattsatz:

AR:

Lieferdat:

Gewicht:

Termin:

Grundsätzlich kann als Einkaufstyp zwischen Artikel, Tätigkeit und

Konto gewählt werden.

Artikelnummer

Bezeichnung des Artikels

Menge des Artikels, die angefragt/bestellt werden soll

Verpackungseinheit

Einzelpreis des Artikels (Einkaufspreis aus Preisliste des Kreditors oder aus dem Artikelstamm)

Preiseinhit des Artikels

Soll der Einzelpreis als Bruttopreis verwendet werden, so muss das

Kennzeichen Brutto angeklickt werden.

Positionsnummer der Anfrage/ Bestellung

Bestellnummer des Artikels beim Lieferanten. Diese Nummer wird angezeigt, wenn sie in der Tabelle L

IEFERANTEN

gepflegt ist.

abweichender Positionsrabattsatz. Ist dieses Feld leer, so gilt gegebenenfalls der automatische Rabattsatz. Ein Eintrag in diesem

Feld überschreibt den automatischen Rabattsatz.

Automatisch gefundener Positionsmengenrabattsatz aus einer

Rabattstaffel (hinterlegt in Feld Rabattstaffel in Kreditor bzw. Artikel) vereinbartes Lieferdatum für die Position (Datumsangabe)

Gewicht des Artikels in kg (Einzelgewicht) vereinbarter Liefertermin der Position als Textangabe (z.B. 15.KW)

Release 6/1 Benutzerhandbuch 228

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Stellplatz:

Netto:

Rabatt:

Steuer:

Stellplatz auf den die Ware bei Lieferung zunächst eingebucht werden soll. (Stellplatz Wareneingang!)

Nettopreis der Position (Menge x EZ-Preis abzüglich Rabatt)

Rabatt-Betrag der Position

Steuerbetrag der Position

Brutto: Bruttobetrag der Position

Nebenkosten: Nebenkosten der Position

Basis Pr.:

Durch.EK:

Basispreis des Artikels (vom System zuerst gefundener Preis) durchschnittlicher Einkaufspreis des Artikels

Preisliste: Preisliste, die bei der Preisfindung verwendet wurde

In der Submaske im rechten Bereich der Maske werden alle bereits erfassten Positionen aufgezeigt. Diese Maske ist nicht editierbar und dient nur der Information des

Anwenders. Um die Positionen zu wechseln muss durch betätigen der Buttons F5 - F8 geblättert werden.

Register 'Erweitert':

St.satz:

Steuersatz des Artikels (ist im Artikelstamm hinterlegt)

Buchungsgruppe:Buchungsgruppe des Artikels (ist im Artikelstamm hinterlegt)

Garantie:

Garantie des Artikels (ist im Artikelstamm hinterlegt)

Kd.Posit:

Barcode:

Bestellpositionsnummer beim Lieferanten

Barcodenummer des Artikels (ist im Artikelstamm hinterlegt)

Freigabe:

aktiviert = Freigabe der Position für eine Bestellung ist möglich deaktiviert = Position wird bei Freigabe der Anfrage nicht in Bestellung

übernommen

Kostenträger der Position KTR:

KST:

Provision:

Projektnr.:

Kostenstelle der Position

Provisionssatz, der bezogen auf den zugeordneten

Vertriebsbeauftragten, für diese Position fällig ist.

Nummer des Projekts, dem diese Position zugeordnet ist.

Im rechten Bereich der Maske wird das Artikelbild, sofern es in den Artikelstammdaten hinterlegt ist, abgebildet.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 229

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

11.4.4. Anlegen einer Anfrageposition

Eintragen der Artikelnummer im Feld Artikel (oder Suchen gemäß der Suchkriterien nach der Artikelnummer)

Menge, die angefragt/ bestellt werden soll eintragen

EZ-Preis eintragen (oder ändern, falls der automatisch ermittelte Preis nicht verwendet werden soll)

Einfügen mit F1

Dabei ändert sich die Positionsnummer auf '1', nach dem nächsten Einfügen auf '2' etc.

Der selbe Datensatz kann auch mehrmals eingefügt werden und bekommt dann immer eine neue Positionsnummer. weitere Felder nach Bedarf füllen

Einfügen mit F2

Nachdem alle Anfrage-Positionen eingefügt wurden wechselt man mit dem Button

'zurück 'in die Maske A

NFRAGEN

.

In der Submaske sind jetzt die einzelnen Positionen aufgeführt.

Der Gesamt- Netto- und -Brutto-Betrag wurde in den entsprechenden Feldern automatisch berechnet.

11.4.5. Freigeben einer Anfrage

Um aus einer Anfrage eine Bestellung zu generieren, muss in der Maske A

NFRAGEN

auf die Aktion Bestellung freigeben geklickt werden.

Dabei werden alle Daten automatisch in eine neu generierte Bestellung übernommen, und auf der Anfrage wird das Bestellkennzeichen deaktiviert, damit nicht unbeabsichtigt eine zweite Bestellung aus der Anfrage erstellt werden kann.

Nun kann man über M

ASKENAUSWAHL

-

> B

ESTELLUNGEN

in diese neu generierte Maske wechseln.

Hinweis:

Natürlich ist es auch möglich eine Bestellung direkt in der gleichnamigen Maske anzulegen, wenn keine Anfrage benötigt wird.

Die Vorgehensweise ist die selbe wie beim Erstellen einer Anfrage.

Nachträglich hat man die Möglichkeit, Änderungen oder Ergänzungen in der

Bestellung vorzunehmen.

So können z.B. noch weitere Positionen zugefügt werden oder vorhandene

Positionen gelöscht werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 230

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

11.5. Bestellung

Die Maske B

ESTELLUNG

findet man im Menü E

INKAUF

.

11.5.1. Feldbeschreibungen der Maske Bestellung

Bestellung:

Kreditor:

Datum:

Bearbeitung:

Referenznummer der Bestellung

Kreditornummer des Lieferanten, an den die Bestellung geht.

Erfassungsdatum der Bestellung

Bearbeitungsstatus der Bestellung: Erfasst, in Arbeit (es wurde schon eine Lieferung oder Rechnung erstellt) oder Erledigt (alle Positionen wurden geliefert und berechnet)

Bestelltyp:

Zahlungsziel:

Währung:

Rabattsatz.:

Angebot:

über den Bestelltyp kann eine Liefer- und Berechnungsberechtigung für die Bestellung festgelegt werden.

das Zahlungsziel wird zunächst aus den Kreditor-Stammdaten

übernommen, kann aber für die Anfrage bzw. für die nachfolgende

Bestellung geändert werden.

Währung, in der die Anfrage berechnet werden soll.

Rabattsatz in Prozent für den Gesamtbetrag der Anfrage.

Angebotsnummer des Lieferanten für diese Bestellung

AG.Datum:

Kommission:

zugehöriges Angebotsdatum

Bestell-Kommission

Kundenrefer:

Kundenreferenznummer der Bestellung.

Ansprechpartner:Ansprechpartner beim Lieferanten für die Bestellung

Sachbearbeiter: Erfasser der Bestellung

Im Bereich Beträge werden alle Beträge (Netto, Rabatt, Steuer, Brutto) aus den Bestell-

Positionen aufsummiert angezeigt.

In der Submaske werden die Bestell-Positionen aufgelistet.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 231

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Register 'Erweitert':

Im Bereich Rechnungsinformationen steht die Rechnungsadresse.

Rechnungsdatum: vor Erstellen einer Rechnung aus dieser Bestellung kann hier ein

Rechnungsdatum angegeben werden. Ist das Feld leer, so wird beim

Erstellen der Rechnung das Rechnungsdatum in einem Pop-Up-

Fenster abgefragt.

Rechnungsbeleg:Rechnungsbelegnummer der Lieferantenrechnung. Ist das Feld leer, so wird beim Erstellen der Rechnung die Belegnummer in einem Pop-

Up-Fenster abgefragt.

Buchungsdatum: Datum zu dem die Rechnung gebucht wird. Bleibt das Feld leer, so

R.Netto:

R.Brutto:

Steuerpflicht:

wird das aktuelle Datum verwendet.

Rechnungs-Nettobetrag

Rechnungs-Bruttobetrag wird aus den Kreditorenstammdaten übernommen und steuert die

Steuerberechnung der Bestellung.

Im Bereich Lieferinformationen steht die Lieferadresse.

Lieferdatum:

Datum des zugehörigen Lieferscheins. Vor Erstellen einer Lieferung aus dieser Bestellung kann hier ein Lieferdatum angegeben werden. Ist das Feld leer, so wird beim Erstellen der Lieferung das Datum in einem

Pop-Up-Fenster abgefragt.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 232

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

L.Beleg: Lieferbelegnummer de Lieferantenlieferscheins. Ist das Feld leer, so wird beim Erstellen der Lieferung die Belegnummer in einem Pop-Up-

Fenster abgefragt.

Buchungsdatum:Datum, zu dem die Lieferung gebucht wird. Bleibt das Feld leer, so wird das aktuelle Datum verwendet.

Lieferzeit: vereinbarte Lieferzeit für die gesamte Bestellung. Hier kann ein Text wie '15KW' für 15. Kalenderwoche, oder '14 Tage' stehen.

Sped.Termin: Speditions-Liefertermin

Lieferbed.: Lieferbedingung

Anlagen:

Dokument:

Textfeld für die Angabe von Anlagen, die mit versendet werden sollen. durch Angabe einer URL kann eine Internetseite in der Bestellung hinterlegt werden, die durch Anklicken des Feldnamens geöffnet werden kann.

Steuerberechnung: Art der Steuerberechnung. Wird defaultmäßig nach dem Land der

Lieferadresse gesetzt und als Vorgabe in die Bestellung

übernommen.Art der Steuerberechnung. Wird defaultmäßig nach dem

Land der Lieferadresse gesetzt und als Vorgabe in die Bestellung

übernommen.

Lademeter:

Lademeter als Angabe für die gesamte Bestellung.

Versandbeleg:

Versandbelegnummer

BVH:

Frachtz.:

Bestellwert:

Bauvorhaben, dem die Bestellung zugeordnet werden kann

Adresse des Frachtzahlers. Kann aus der hinterlegten Adresstabelle gewählt werden.

Gesamt-Nettobetrag der Bestellung.

Anfrage:

BS-Nr.:

Anfragenummer, aus der die Bestellung erstellt wurde.

Nummer des Bestellvorschlags, aus dem die Bestellung erstellt wurde.

Projektnummer: Durch Angabe einer Projektnummer kann die Bestellung einem Projekt

Art: zugeordnet werden.

Art des Geschäfts

Verbandnummer: wird aus dem Kreditoren-Stammsatz übernommen, wenn der Kreditor einem Verband zugeordnet ist.

OP-Träger: Vorgabe aus dem Kreditor. Je nach Einstellung werden die zukünftigen

Offenen Posten dem Kreditor oder Verband angelastet.

Preisberechnung: Vorgabe aus dem Kreditor. Die gewählte Einstellung bestimmt, welche

Preislisten für die Preisfindung verwendet werden, die des Verbands oder die des Kreditors.

Register 'Nebenkostenzuordnung':

Sind beim Kreditor feste Bezugskosten hinterlegt, so werden Sie beim Anlegen einer

Bestellung automatisch in die Submaske des Registers 'Nebenkostenzuordnung' geschrieben.

Der Betrag der einzelnen Nebenkosten kann vor Erstellen der Rechnung angegeben werden.

11.5.2. Anlegen einer Bestellung

Um eine neue Bestellung anzulegen, muss die Maske zunächst über den Button

'Leeren' (F4) geleert werden.

Im Feld Kreditor muss die Kreditornummer des Lieferanten eingetragen werden.

Es ist auch möglich, gemäß den Suchkriterien in diesem Feld die Kreditornummer zu suchen.

Speichern mit F1

Release 6/1 Benutzerhandbuch 233

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Füllen weiterer Felder oder Ändern der aus dem Kreditoren-Stammsatz

übernommenen Daten nach Bedarf.

Speichern mit F2

Um die einzelnen Auftragspositionen anzulegen muss mit Doppelklick in die Submaske oder über den Maskenbaum in die Maske B

ESTELLPOSITIONEN

gewechselt werden.

11.5.3. Feldbeschreibungen der Maske Bestellposition

EK Typ:

Artikel:

Bezeich:

Menge:

Verpackung:

EZ-Preis:

Preiseinheit:

Brutto:

Position:

Grundsätzlich kann als Einkaufstyp zwischen Artikel, Tätigkeit und Konto gewählt werden.

Artikelnummer

Bezeichnung des Artikels

Menge des Artikels, die bestellt wird

Verpackungseinheit

Einzelpreis des Artikels (Einkaufspreis aus Preisliste des Kreditors oder aus dem Artikelstamm)

Preiseinheit des Artikels

Soll der Einzelpreis als Bruttopreis verwendet werden, so muss das

Kennzeichen Brutto angeklickt werden.

Positionsnummer der Bestellung

Release 6/1 Benutzerhandbuch 234

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

KD.BsNr:

Rabattsatz:

AR:

Lieferdat:

Gewicht:

Bestätigt:

Stellplatz:

Bestellnummer des Artikels beim Lieferanten. Diese Nummer wird angezeigt und auch gedruckt, wenn sie in der Tabelle L

IEFERANTEN gepflegt ist.

abweichender Positionsmengenrabattsatz. Ist dieses Feld leer, so gilt gegebenenfalls der automatische Rabattsatz. Ein Eintrag in diesem

Feld überschreibt den automatischen Rabattsatz.

Positionsmengenrabattsatz aus einer Rabattstaffel (hinterlegt in Feld

Rabattstaffel in Kreditor bzw. Artikel) vereinbartes Lieferdatum für die Position (Datumsangabe)

Gewicht des Artikels in kg (Einzelgewicht) bestätigter Liefertermin der Position als Datumsangabe

Stellplatz auf den die Ware bei Lieferung eingebucht werden soll.

Netto:

Rabatt:

Steuer:

Brutto:

Nebenkosten: Nebenkosten der Position

Basis Pr.: Basispreis des Artikels (vom System zuerst gefundener Preis)

Durch.EK:

Preisliste: durchschnittlicher Einkaufspreis des Artikels

Preisliste, die bei der Preisfindung verwendet wurde

Bearbeitung:

Nettopreis der Position (Menge x EZ-Preis abzüglich Rabatt)

Rabattbetrag der Position

Steuerbetrag der Position

Bruttobetrag der Position

zu liefern:

Bearbeitungsstatus der Position. Erfasst, in Arbeit (es wurde schon etwas geliefert oder berechnet) oder Erledigt (die gesamte Menge an

Artikeln wurde geliefert und berechnet)

(noch) zu liefernde Menge der Position

geliefert:

freigegeben: bereits gelieferte Menge der Position zur Lieferung (Einlagerung) freigegebene Menge der Position

zu berechnen: (noch) zu berechnende Menge der Position

berechnet: bereits berechnete Menge der Position

In der Submaske im rechten unteren Bereich der Maske werden alle bereits erfassten

Positionen aufgezeigt. Diese Maske ist nicht editierbar und dient nur der Information des

Anwenders. Um die Positionen zu wechseln muss durch betätigen der Buttons F5 - F8 geblättert werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 235

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Register 'Erweitert':

St.satz:

Buch.Grp:

Garantie:

Kd.Posit:

Barcode:

KST-Pflicht:

Steuersatz des Artikels (ist im Artikelstamm hinterlegt)

Buchungsgruppe des Artikels (ist im Artikelstamm hinterlegt)

Garantie des Artikels (ist im Artikelstamm hinterlegt)

Bestellpositionsnummer beim Lieferanten

Barcodenummer des Artikels (ist im Artikelstamm hinterlegt)

Kennzeichen, ob die Angabe einer Kostenstelle verpflichtend ist. Das

Kennzeichen (und gegebenenfalls auch die Kostenstelle) wird als

KTR:

KST:

Provision:

Vorgabe aus dem zu verwendenden Konto übernommen.

Kostenträger der Position

Kostenstelle der Position

Provisionssatz, der, bezogen auf den zugeordneten

Vertriebsbeauftragten, für diese Position fällig ist.

Liefermahnung: Kennzeichen, ob die Bestellposition in einer Liefermahnung erfasst ist.

Projektnr.:

Sam.Nr:

Nummer des Projekts, dem diese Position zugeordnet ist.

Sammellieferscheinnummer, die dieser Bestellung zugeordnet wurde.

Sam:Nr: Sammel-Rechnungsnummer, die dieser Bestellung zugeordnet wurde.

Im rechten Bereich der Maske wird das Artikelbild, sofern es in den Artikelstammdaten hinterlegt ist, abgebildet.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 236

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

11.5.4. Anlegen einer Bestellposition

Eintragen der Artikelnummer im Feld Artikel (oder Suchen gemäß der Suchkriterien nach der Artikelnummer)

Menge, die bestellt werden soll, eintragen

EZ-Preis eintragen (oder ändern), falls er nicht (richtig) hinterlegt ist.

Stellplatz eintragen

->Das System benötigt die Angabe eines Stellplatzes, auf den die bestellte Ware bei

Anlieferung gebucht werden kann.

Einfügen mit F1

Dabei ändert sich die Positionsnummer auf '1', nach dem nächsten Einfügen auf '2' etc.

Der selbe Datensatz kann auch mehrmals eingefügt werden und bekommt dann immer eine neue Positionsnummer. weitere Felder nach Bedarf füllen

Einfügen mit F2

Vorgang wiederholen, bis alle Bestellpositionen erfasst wurden

Zurück in die Maske B

ESTELLUNG

In der Maske B

ESTELLUNG

sind die erfassten Positionen in der Submaske aufgelistet.

Ein Bestell-Dokument kann über die Aktion Bestellung

drucken generiert werden.

Je nach Vorgabe in der Maske D

RUCKEINSTELLUNGEN

wird das Dokument auf dem Bildschirm angezeigt, an einen

Drucker geschickt oder gleich als Fax oder email versendet.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 237

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

11.6. EK-Lieferung

Artikel können über die Maske W

ARENEINGANG

oder über den Bestellbeleg eingebucht werden.

Wareneingang:

Wareneingang als interner Lieferbeleg

Lagerort für die Zubuchung kann angegeben werden

Bestellung:

EK-Lieferschein als interner Lieferbeleg

Die Ware kann nur ohne Lagerort eingebucht werden (Bestand auf dem Lagerort

„ leer“)

11.6.1. über die Maske Wareneingang

siehe Kapitel „Wareneingang“

11.6.2. aus der Maske Bestellung

Um aus der Bestellung eine Wareneingangsbuchung zu erstellen muss die Aktion

Lieferung erstellen angeklickt werden.

Nach Angabe einer Belegnummer und des Lieferdatums (wird über ein Fenster abgefragt) wird automatisch ein Lieferbeleg in der Maske EK-L

IEFERUNGEN

erstellt und die Lagerbuchungen vorgenommen.

Dabei werden die Felder zu liefern der Bestellpositionen für die Liefermengen verwendet.

Eine Lagerbuchung wird für Artikel mit aktiviertem Kennzeichen Lager vorgenommen und kann in der Maske Artikelpostenzugang nachvollzogen werden.

Hinweis:

Beim Erstellen einer Lieferung wird immer das Feld zu liefern aller

Bestellpositionen ausgewertet. Soll nur eine von mehreren Positionen geliefert werden, so muss sichergestellt sein, dass alle anderen Positionen in diesem

Feld den Eintrag 0,00 haben, bevor die Aktion Lieferung erstellen ausgeführt wird!

11.6.3. EK-Rücklieferung

Soll Ware einer Bestellung wieder zurückgeliefert werden, so kann das Ausbuchen der

Ware, sowie das Erstellen eines Rücklieferscheins aus der zugehörigen Bestellung über eine Aktion erfolgen.

Vorgehensweise:

Suchen der entsprechenden Bestellung

Release 6/1 Benutzerhandbuch 238

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Wechsel in die B

ESTELLPOSITION

, für die eine Rücklieferung erfolgen soll

Ändern des Feldes Bearbeitung auf in Arbeit die rückzuliefernde Menge muss als negative Zahl in das Feld zu liefern geschrieben werden.

Speichern mit F2

Zurück in die Maske B

ESTELLUNGEN

Anklicken der Aktion Lieferung erstellen

Überprüfen des erstellten Rücklieferscheins in der Maske VK-L

IEFERUNGEN

(!)

Hinweis:

Beim Erstellen einer Lieferung wird immer das Feld zu liefern aller

Bestellpositionen ausgewertet. Soll nur eine von mehreren Positionen geliefert werden (positiv oder negativ), so muss sichergestellt sein, dass alle anderen

Positionen in diesem Feld den Eintrag 0,00 haben, bevor die Aktion Lieferung

erstellen ausgeführt wird!

Mit Erstellen des Rücklieferscheins wurden die Artikel in der angegebenen Menge automatisch ausgebucht.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 239

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

11.7. EK-Rechnung

11.7.1. Bezugskosten erfassen

Um vor Erstellen einer Rechnung Bezugskosten zu erfassen, gibt es zwei Möglichkeiten:

11.7.1.1. über die Maske N

EBENKOSTEN

Über die Maske Nebenkosten können mehrere verschiedene Bezugskosten zu einer

Bestellung erfasst werden. Außerdem besteht die Möglichkeit feste Bezugskosten bereits beim Kreditor zu hinterlegen, so dass sie in jeder Bestellung für diesen Lieferanten automatisch vorbelegt werden.

Falls beim im Kreditor-Stammdatensatz bereits Nebenkosten hinterlegt sind, wird bereits ein Datensatz angelegt sein und es muss nur noch der genaue Betrag eingetragen werden.

Ansonsten muss erst ein Datensatz für Bezugsnebenkosten aus der hinterlegten Tabelle gewählt und anschließend der Betrag angegeben werden.

Vorgehensweise:

Wechsel in die Maske N

EBENKOSTEN

(Doppelklick in die Submaske im Register

'Nebenkostenzuordnung' oder Anklicken der Maske N

EBENKOSTEN

im Maskenbaum)

Klicken in das Feld Nebenkosten und Wählen eines Datensatzes, sofern das Feld leer oder ein falscher Datensatz angegeben ist.

Eintragen der Kosten im Feld Betrag

Speichern mit F1

Zurück in die Maske B

ESTELLUNGEN

Der angegebene Betrag ist nun im Feld Nebenkosten im Bereich Beträge aufgeführt und wird auf den Nettobetrag aufgeschlagen.

11.7.1.2. über das Feld Versandart / Kosten

Gibt es nur einen Eintrag für Bezugskosten, so kann dies auch im Register

'Nebenkosten' eingetragen werden:

Vorgehensweise:

Wechsel in das Register 'Nebenkosten'

Klicken in das Feld Versandart und Wählen eines Datensatzes

Release 6/1 Benutzerhandbuch 240

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Eintragen der Bezugskosten im Feld Kosten

Speichern mit F2

Der angegebene Betrag ist nun im Feld Nebenkosten im Bereich Beträge aufgeführt und wird auf den Nettobetrag aufgeschlagen.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 241

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

11.7.2. Erstellen einer EK-Rechnung

Eine Rechnung kann aus der B

ESTELLUNG

über die Aktion Rechnung erstellen erzeugt werden. Dabei werden automatisch die offenen-Posten-Buchungen erzeugt und ein

Rechnungsdatensatz angelegt. Die Rechnung kann in der Maske EK-R

ECHNUNGEN eingesehen werden.

Vor Erstellen der Rechnung muss die Bestellung zunächst mit der

Lieferantenrechnung verglichen werden.

Eventuell müssen Nebenkosten eingetragen werden.

Anklicken der Aktion Rechnung erstellen

Überprüfen der erstellten Rechnung nach Wechsel in die Maske EK-R

ECHNUNGEN

11.7.3. Erstellen einer Anzahlung

Um eine Anzahlungsrechnung erstellen zu können, müssen zunächst die

Anzahlungskonditionen definiert werden. Dies geschieht in der Maske A

NZAHLUNG

.

Anschließend kann die Aktion Anzahlung erstellen ausgeführt werden, wobei eine

Anzahlungsrechnung nach den definierten Vorgaben generiert wird.

Es ist möglich für eine Bestellung mehrere Anzahlungsrechnugen zu erstellen. Allerdings muss auf eine oder mehrere Anzahlungen immer die Aktion Schlussrechnung erstellen folgen, um die Rechnungsstellungen zu beenden.

Die Aktion Rechnung erstellen, ausgeführt nach einer Anzahlungsrechnung wird eine

Fehlermeldung provozieren.

Vorgehensweise:

Wechsel über den Maskenbaum in die Maske A

NZAHLUNG

Angabe eines Anzahlungsbetrages im Feld Betrag oder eines Prozentsatzes vom

Gesamtbetrag als Anzahlung im Feld Prozent.

Über das Kennzeichen Brutto wird der Betrag als Brutto- oder Netto-

Rechnungsendbetrag definiert.

Wählen des Datensatzes Anzahlung im Feld Konto

Speichern mit F1

Zurück in die Maske Bestellung

Anklicken der Aktion Anzahlung erstellen

Überprüfen der Anzahlungsrechnung in der Maske EK-R

ECHNUNGEN

Es können beliebig viele Anzahlungen zu einer Bestellung erstellt werden.

Über den verbleibenden Betrag kann aus der Maske B

ESTELLUNGEN

später eine

Schlussrechnung erstellt werden, in der die Anzahlung automatisch berücksichtigt wird.

11.7.4. Gutschrift einer EK-Rechnung

In der Maske EK-R

ECHNUNGEN

kann die Aktion Rechnung gutschreiben ausgeführt werden.

Dabei wird eine Storno-Rechnung erzeugt und sämtliche Buchungen, die beim Erzeugen der ersten Rechnung vorgenommen wurden, werden wieder zurückgebucht.

Vorgehensweise:

Suchen nach der gutzuschreibenden Rechnung in der Maske EK-R

ECHNUNGEN

Release 6/1 Benutzerhandbuch 242

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Anklicken der Aktion Rechnung gutschreiben

11.7.5. Teilgutschrift einer EK-Rechnung

Soll nicht die gesamte Rechnung sondern nur ein Teil derselben gutgeschrieben werden, so kann in der zugehörigen Bestellung die gutzuschreibende Menge als negative Zahl in das Feld zu berechnen der entsprechenden Position geschrieben werden.

Anschließend wird die Aktion Rechnung erstellen ausgeführt und dabei eine

Rechnungsgutschrift für diese eine Position über die angegebene zu berechnende

Menge generiert.

Die entsprechenden Buchhaltungs-Buchungen werden automatisch vorgenommen.

Vorgehensweise:

Suchen der entsprechenden B

ESTELLUNG

Wechsel in die B

ESTELLPOSITION

, für die eine Gutschrift erfolgen soll

Ändern des Feldes Bearbeitung auf in Arbeit die gutzuschreibende Menge muss als negative Zahl in das Feld zu berechnen geschrieben werden.

Speichern mit F2

Zurück in die Maske B

ESTELLUNGEN

Anklicken der Aktion Rechnung erstellen

Überprüfen der erstellten Rechnung in der Maske EK-R

ECHNUNGEN

Hinweis:

Beim Erstellen einer Rechnung wird immer das Feld zu berechnen aller

Bestellpositionen ausgewertet. Soll nur eine von mehreren Positionen berechnet werden (positiv oder negativ), so muss sichergestellt sein, dass alle anderen

Positionen in diesem Feld den Eintrag 0,00 haben, bevor die Aktion Rechnung

erstellen ausgeführt wird!

Release 6/1 Benutzerhandbuch 243

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

11.8. EK Sammelrechnung

Um eine Rechnung aus mehreren verschiedenen Bestellungen erzeugen zu können gibt es die Maske S

AMMELRECHNUNG

, die im Menü E

INKAUF

zu finden ist.

Mit Angabe einer Kreditornummer im Feld Kreditor werden alle für diesen Kreditor erfassten und noch nicht berechneten Bestellpositionen in der Submaske B

ESTELL

-

P

OSITIONEN

aufgelistet.

Feldbeschreibungen:

Datum: Erfassungsdatum der Sammelrechnung

Erledigt: Kennzeichen, ob aus dem Datensatz bereits eine Rechnung erstellt wurde

Adresse (rechts oben):Kreditorenadresse

Adresse (Bereich Rechnungsinformationen): Rechnungsadresse

Rechnungsdatum: hier kann ein Rechnungsdatum eingetragen werden. Bleibt das Feld leer, so wird es beim Erstellen der Rechnung in einem Pop-Up-Fenster

Rechnung:

abgefragt.

hier kann eine Rechnungsnummer angegeben werden, die abweichend vom Nummernkreis der EK-Rechnungen verwendet werden soll.

Buchungsdatum: Rechnungs-Buchungsdatum. Bleibt das Feld leer, so wird als

Buchungsdatum das Rechnungsdatum übernommen.

Steuerpflicht: Kennzeichen, ob Steuer berechnet wird

Steuerberechnung: zu verwendende Steuerberechnung beim Buchen der Rechnung

Sachbearbeiter: Erfasser der Sammelrechnung

Zahlungsziel: Zahlungsziel, das für die Sammelrechnung gelten soll

Release 6/1 Benutzerhandbuch 244

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Währung:

Rabattsatz:

Währung der Rechnung

Prozentsatz, der als Rechnungsrabatt gewährt werden soll.

Bestellung: hier kann die Nummer der Bestellung eingetragen werden, deren

Positionen in die Sammelrechnung übernommen werden sollen.

Lieferbedingung: Lieferbedingung der Bestellung

Rechnungsbeleg:Rechnungsbelegnummer der Lieferantenrechnung.

In den Feldern Netto, Nebenkosten, Gesamt und Brutto werden die Preise für alle als

Rechnungspositionen ausgewählten Datensätze aufsummiert, also die

Gesamtrechnungspreise in Netto und Brutto angezeigt.

Vorgehensweise:

Eingabe der Kreditornummer im Feld Kreditor

Speichern mit F1

Eingabe des Rechnungsdatums

Eingabe der Rechnungsbelegnummer im Feld R.Beleg

Speichern mit F2

Übernehmen der einzelnen Bestellungen oder Bestellpositionen (siehe Unterkapitel)

Gegebenenfalls Eintragen der Bezugskosten in der Maske N

EBENKOSTEN

Überprüfen der Rechnungsbeträge in der Maske S

AMMELRECHNUNG

Auslösen der Aktion Rechnung erstellen

11.8.1. Übernehmen aller angezeigten Bestellungen

Sollen alle in der Submaske angezeigten Bestellungen des Kreditors in die

Sammelrechnung übernommen werden, so kann die Aktion Alle Positionen übernehmen angeklickt werden.

Daraufhin verschwinden diese Datensätze aus der Submaske A

UFTRÄGE

und werden in die Submaske S

AMMELRECHNUNG

im Register 'Positionen' übernommen.

Hier können nach Bedarf noch Änderungen, wie Preis oder Menge, an den Datensätzen vorgenommen werden. (Doppelklick in den Datensatz -> Änderung -> F2 -> zurück)

11.8.2. Übernehmen einer gesamten Bestellung

Soll eine einzelne Bestellung mit allen zugehörigen Positionen aus den vorgeschlagenen

Datensätzen übernommen werden, so muss die Bestellnummer im Feld Bestellung eingetragen und anschließend die Aktion Auftragspositionen übernehmen angeklickt werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 245

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Alle Positionen der angegebenen Bestellung verschwinden aus der Auswahl und werden im Register 'Positionen' in die Submaske S

AMMELRECHNUNG

geschrieben.

Hier können nach Bedarf noch Änderungen, wie Preis oder Menge, an den Datensätzen vorgenommen werden. (Doppelklick in den Datensatz -> Änderung -> F2 -> zurück)

Das Feld Bestellung hat sich wieder geleert, so dass sofort die nächste Bestellnummer eingetragen werden.

11.8.3. Übernehmen einzelner Bestellpositionen

Um eine einzelne Bestellposition in die Sammelrechnung zu übernehmen, muss mit Doppelklick in den entsprechenden Datensatz gewechselt und dort

F2 (Ändern) gedrückt werden.

Zurück in die Maske S

AMMELRECHNUNG

Das bewirkt, dass der gewählte Datensatz aus der Auswahl verschwindet und im

Register 'Positionen' in die Submaske S

AMMELRECHNUNG

geschrieben wird.

11.8.4. Löschen der übernommenen Positionen

Um die übernommenen Bestellpositionen wieder aus der Maske S

AMMELRECHNUNG

zu nehmen, kann die Aktion alle Positionen löschen ausgeführt werden.

Nach Aktivieren dieser Aktion wird der ursprüngliche Zustand wieder hergestellt, d.h. es werden alle Positionen aus der Submaske S

AMMELRECHNUNG

gelöscht und wieder in die

Maske B

ESTELLPOSITIONEN

geschrieben.

11.8.5. Löschen einer einzelnen übernommenen Position

Um eine einzelne übernommenen Bestellpositionen wieder aus der Maske

S

AMMELRECHNUNG

zu nehmen, muss mit Doppelklick in diese Position gewechselt werden.

Im Register 'Erweitert muss das Feld Sammelrechnungsnummer geleert und diese

Einstellung mit F2 gespeichert werden.

Daraufhin wird diese Position aus der Submaske S

AMMELRECHNUNG

gelöscht und wieder in die Maske B

ESTELLPOSITIONEN

geschrieben.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 246

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

11.8.6. Suchen einer 'erledigten' Rechnung

Da unter EK-Rechnungen nur die offenen Rechnungen aufgezeigt werden, müssen

'erledigte' Rechnung über die Suchfunktion gesucht werden.

Um in die Such-Abgrenzung zu gelangen muss der Button Suchen gedrückt werden.

In der A

BGRENZUNGS

-Maske besteht die Möglichkeit über jedes beliebige Feld nach der

Rechnung zu suchen.

Um die Datensätze aller erledigten Rechnungen sehen zu können, muss in das Feld

Erledigt durch Anklicken ein Häkchen geschrieben werden.

Nach Drücken des Buttons 'Go' oder 'go' erfolgt ein Wechsel in die Maske EK-

R

ECHNUNGEN

.

Über den Button 'Übersicht' gelangt man in die EK-R

ECHNUNGEN

BERSICHT

, wo alle erledigten Rechnungen in einer Tabelle stehen.

Jetzt kann die gesuchte Rechnung markiert und über den Button 'Detail' in die Maske

EK-R

ECHNUNGEN

geholt werden.

Wenn die Rechnungsnummer der gesuchten Rechnung bekannt ist, kann das Suchen noch einfacher vorgenommen werden:

In das Feld R

ECHNUNG

der A

BGRENZUNGS

-Maske wird zusätzlich die Rechnungsnummer geschrieben.

Nach Drücken des Buttons 'Go' erfolgt ein Wechsel direkt in den gesuchten Datensatz.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 247

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

11.9. Liefermahnung

Über einen Liefermahnlauf können vom System nach vorgegebenen Kriterien fällige EK-

Lieferungen aufgelistet und bearbeitet werden. Für alle gespeicherten Liefermahnungen können Mahndokumente mit einem vorgegebenen Mahntext erzeugt werden.

Das Menü Liefermahnlauf erreicht man über den gleichnamigen Button im Menü Einkauf.

11.9.1. Liefermahntexte

In der Maske L

IEFERMAHNUNGSTEXTE

können Textbausteine für die Mahndokumente vorgegeben werden.

Eine Zuordnung ist pro Lieferant möglich oder ohne Eintrag im Feld Kreditor für alle

Lieferanten.

Je Mahnstufe kann ein Kopf- und Fußtext hinterlegt werden. Dazwischen erfolgt die

Auflistung der Mahnpositionen.

11.9.2. Liefermahnung vorbereiten

In der Maske L

IEFERMAHNUNGEN VORBEREITEN

können Kriterien für die Mahnvorschläge eingetragen werden.

Die Felder von ... bis beziehen sich auf das Erfassungsdatum der Bestellungen.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 248

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Über die Aktion Liefermahnung vorbereiten werden die zu mahnenden Positionen in die

Submaske eingetragen. Gleichzeitig wird in der zugehörigen Bestellposition das

Kennzeichen Liefermahnung (im Register 'Erweitert') gesetzt, um sie als gemahnte

Position zu kennzeichnen.

Ohne weitere Selektionsangaben werden alle offenen Bestellpositionen nach folgenden

Kriterien ermittelt und aufgelistet:

– offene Bestellposition mit Lieferdatum kleiner heute

Kennzeichen Liefermahnung ist deaktiviert

(erste Mahnung)

oder

– offene Bestellposition mit Lieferdatum kleiner heute

Kennzeichen Liefermahnung ist aktiviert

Bestellposition ist bereits in einem nicht erledigtem Liefermahnlauf erfasst

(nachfolgende Mahnung)

Ein zeitlicher Abstand zwischen Mahnungen ist nicht definiert, so dass eine angemahnte

Bestellposition theoretisch bereits am nächsten Tag erneut erfasst werden kann.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 249

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

11.9.3. Liefermahnungen bearbeiten

In der Maske L

IEFERMAHNUNG BEARBEITEN

sind pro Bestellung die Lieferpositionen aufgelistet.

Hier können vor dem Speichern der Mahnungen noch Änderungen vorgenommen, oder einzelne Bestellungen aus dem Mahnlauf gelöscht werden.

Um eine einzelne Bestellposition aus dem Mahnlauf zu nehmen, muss mit Doppelklick auf den entsprechenden Datensatz in der Submaske gewechselt und der Datensatz gelöscht werden.

Über die Aktion Liefermahnlauf speichern werden die Mahndatensätze in der Maske

Liefermahnung mit einer eindeutigen Mahnlaufnummer gespeichert.

11.9.4. Liefermahnung drucken

Die gespeicherten Mahndatensätze sind in der Maske L

IEFERMAHNUNG

aufgelistet.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 250

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Über die Aktion Liefermahnung drucken werden pro Kreditor die jeweiligen

Mahndokumente gedruckt. Hierzu werden die in der Maske L

IEFERMAHNUNGSTEXTE hinterlegten Textbausteine verwendet.

Über die Felder von Kreditor, bis Kreditor oder Kreditor kann der Druck auf bestimmte

Lieferanten beschränkt werden.

In den einzelnen Positionen der Liefermahnung wird automatisch das Kennzeichen

Erledigt gesetzt, sobald eine Lieferung dafür erfolgt oder die Position in einem neuen

Liefermahnlauf erfasst wird.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 251

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

12.Bereich Verkauf

12.1. Verkaufstypen

Grundsätzlich kann in Angebots- und Auftragspositionen als Verkaufstyp zwischen

Artikel, Tätigkeit und Konto gewählt werden. Je nach gewähltem Typ verändern sich

Eingabemöglichkeiten der Maske.

4. Artikel:

Wenn man diesen Verkaufstyp wählt, so ist das anschließende Feld mit der A

RTIKEL

-

Ü

BERSICHT

verknüpft.

Im Feld Infomaske können Merkmale oder Varianten für den Artikel hinterlegt sein.

Diese Informationen werden aus den Artikel-Stammdaten übernommen, ebenso wie die Bezeichnung, der EZ-Preis, die Verpackungs-Einheit und die Preiseinheit. Die zugehörigen Umrechnungsfaktoren werden in den anschließenden Feldern angezeigt.

5. Tätigkeiten:

Ebenso ist es möglich eine Tätigkeit als Verkaufstyp zu wählen.

Dabei wird das Feld Ressource aktiviert, um der Tätigkeit gegebenenfalls noch einen

Artikel, einen Benutzer oder eine Adresse zuordnen zu können.

6. Konten:

Konten sind selbst definierte Verkaufstypen, die einer Buchungsgruppe zugeordnet sind. Bei Erstellung einer Lieferung erfolgt keine Lagerbuchung. Deshalb eignet sich dieser Verkaufstyp gut für Aufwandskonten, Anzahlungen und ähnliches.

12.2. Nebenkosten

Nebenkosten werden in einer eigenen Tabelle verwaltet, um eine Kostenarten-

Aufsplittung für den Versand zu ermöglichen.

Über eine Nebenkostenzuordnung kann eine Kostenverteilung an Versand/ Transport,

Versicherung, Verpackung und (eventuell mehrere) Zusatzkosten erfolgen.

Im Verkauf kann die Berechnung der einzelnen Kosten mit fixen Preisen oder mit prozentualem Aufschlag auf den Netto-Auftragswert oder das Gesamtgewicht festgelegt werden.

Die Gesamtwerte der Nebenkosten werden wiederum auf die Auftragspositionen umgerechnet und dort angezeigt.

In der Rechnung werden für die einzelnen Nebenkosten automatisch eigene Positionen erzeugt.

Über ein Kennzeichen im Artikelstamm kann außerdem festgelegt werden, dass für jede

Auftragsposition die Verpackung als zusätzliche Rechnungsposition ergänzt wird.

Nebenkosten können manuell in der Maske A

UFTRÄGE

hinzugefügt werden, oder sie werden beim Anlegen des Auftrags mit Standardwerten gefüllt.

Sollen für einen bestimmten Kunden jedoch andere Nebenkosten gelten, so werden diese beim Debitor im Register 'Nebenkostenzuordnung' hinterlegt. Hierbei gilt, dass diese Zusatzkosten immer die Standardwerte überschreiben.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 252

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Bei allen anderen Nebenkosten gilt, dass nur die entsprechenden Kosten des Standards

überschrieben werden, alle anderen bleiben bestehen.

Im Artikelstamm kann bereits ein Wert für Verpackungskosten hinterlegt werden. Dieser wird beim Anlegen einer Auftragsposition übernommen, und es kann mit der Option

Summe Artikel

bestimmt werden, ob für die Verpackungskosten das

Berechnungsschema gilt, oder ob sich diese als Summe der Verpackungskosten aus dem Artikelstamm ergeben.

12.2.1. Standardwerte anlegen

Im Menü S

TAMMDATEN

L

AGER

ist die Maske

NEBENKOSTEN

zu finden.

Hier können Standardwerte für Nebenkosten bestimmt werden.

Zunächst muss die Kostenart gewählt werden,

für die eine Berechnung erfolgen soll.

Je nach Wahl können sich die

Eingabemöglichkeiten der Maske ändern.

Außerdem muss für die Bezugskosten eine Buchungsgruppe angegeben sein. Hier sind die Konten und der Steuersatz hinterlegt, die Einkauf- und Verkauf betreffend, bei einer

Rechnungsstellung für die Kostenart bebucht werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 253

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

12.2.2. Anlegen von Versand-/Transportkosten

Kostenart Versand-/Transportkosten durch Anklicken im Auswahlfeld festlegen

Feld Buchungsgruppe anklicken und die gewünschte Buchungsgruppe wählen

Aufschlagsart fix oder gestaffelt wählen je nach Aufschlagsart den fixen Betrag oder die Aufschlagsstaffel eintragen

Speichern mit F1.

Durch Aktivieren des Feldes Brutto wird der definierte Bezugskosten-Betrag als

Bruttobetrag verstanden.

Mit dem Feld 0-Pos.-Übernahme (Null-Position-Übernahme) wird gesteuert, ob der

Posten auch auf dem Auftrag oder der Rechnung erscheint, wenn sich ein Betrag von

0,00 Euro ergibt.

Der Datensatz wird beim Anlegen eines Auftrags oder einer Anfrage automatisch als

Standard übernommen, wenn das Kennzeichen als Standard verwenden gesetzt ist.

Für die Berechnung des Betrags können verschiedene Modi gewählt werden:

12.2.2.1. Aufschlagsart fix

Bei Wahl eines fixen Aufschlags kann dieser als absoluter Betrag oder als prozentualer Aufschlag zum Nettoauftragswert festgelegt werden.

Beispiel:

1. Aufschlagsart fix, Aufschlag absolut 10,00;

Für den Auftrag werden unabhängig vom Auftragswert Nebenkosten in Höhe von

10,00 Euro berechnet.

2. Aufschlagsart fix, Aufschlag prozentual 10,00;

Für den Auftrag werden 10 Prozent vom Nettoauftragswert als Nebenkosten berechnet.

Vorgehensweise:

Aufschlagsart fix wählen

Aufschlag absolut oder prozentual wählen

Wert eintragen

Speichern

Release 6/1 Benutzerhandbuch 254

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

12.2.2.2.Aufschlagsart gestaffelt

Bei Wahl einer gestaffelten Aufschlagsart verändern sich die Eingabemöglichkeiten der

Maske.

Es erscheint eine Submaske S

TAFFELUNG

in der die einzelnen Staffelungen definiert werden können.

Hinweis:

Eine Staffelung kann erst eingegeben werden, wenn der Nebenkosten-

Datensatz eingefügt (F1) wurde.

Durch Doppelklick in die Submaske oder über den Maskenbaum gelangt man in die

Maske S

TAFFELUNG

.

Staffelungen beziehen sich auf den

Nettoauftragswert

oder das Gesamtgewicht der Lieferung ...

... ebenfalls als absoluter Betrag

oder als prozentualer Aufschlag auf

den Nettowarenwert.

Beispiel für eine Staffelung:

1. 10,00 Euro Aufschlag bis zu einem Warenwert von 500,00 Euro.

2. 20,00 Euro Aufschlag bis zu einem Warenwert von 1.000,00 Euro.

3. 2 % Aufschlag bis zu einem Warenwert von 5.000,00 Euro.

Um diese Staffelung einzugeben, muss die Aufschlagsart gewählt werden und in das nachfolgende Feld der Aufschlagsbetrag entsprechend in Euro oder Prozent geschrieben werden.

Für den Staffelbezug muss die entsprechende Einstellung gewählt werden und in das nachfolgende Feld entsprechend entweder der Betrag oder das Gesamtgewicht geschrieben werden, bis zu dem der angegebene Aufschlag berechnet werden soll.

Vorgehensweise:

Aufschlag absolut oder prozentual wählen

Aufschlagswert im angrenzenden Feld eingeben

bis Warenwert oder bis Gesamtgewicht wählen

Wert im angrenzenden Feld eingeben

Release 6/1 Benutzerhandbuch 255

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Speichern mit F1.

Neue Staffelung wie oben beschrieben eingeben

Nach Speichern der Staffelung wird der Datensatz in der Submaske abgebildet.

Über den Button zurück gelangt man wieder in die Maske B

EZUGSNEBENKOSTEN

, wo die zugeordneten

Staffelungen nun auch ersichtlich sind.

Hinweis:

Der Eintrag im Feld Beschreibung wird später in der Rechnungsposition als

Bezeichnung gedruckt.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 256

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

12.2.3. Anlegen einer Versandversicherung

Kostenart Versandversicherung durch Anklicken im Auswahlfeld festlegen

Feld Buchungsgruppe anklicken und die gewünschte Buchungsgruppe wählen

Aufschlagsart fix oder gestaffelt wählen je nach Aufschlagsart den fixen Betrag oder die Aufschlagsstaffel eintragen

Speichern mit F1.

Durch Aktivieren des Feldes Brutto wird der definierte Bezugskosten-Betrag als

Bruttobetrag verstanden.

Mit dem Feld 0-Pos.-Übernahme (Null-Position-Übernahme) wird gesteuert, ob der

Posten auch auf dem Auftrag oder der Rechnung erscheint, wenn sich ein Betrag von

0,00 Euro ergibt.

Der Datensatz wird beim Anlegen eines Auftrags oder einer Anfrage automatisch als

Standard übernommen, wenn das Kennzeichen als Standard verwenden gesetzt ist.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 257

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

12.2.4. Anlegen von Verpackungskosten

Für die Nebenkostenart Verpackungskosten steht eine weitere Option zur Verfügung:

Defaultmäßig erscheint das aktivierte Kennzeichen Summe Artikel.

Diese Einstellung bestimmt, dass die Verpackungskosten, die beim jeweiligen

Artikel hinterlegt sind als Nebenkosten verwendet und für den Auftrag aufsummiert werden.

Bei einer Rechnungserstellung wird dann je eine eigene Rechnungspositionen für

Verpackungskosten des Artikels erzeugt.

Wird das Kennzeichen deaktiviert, so kann die Berechnung der Verpackungskosten, wie andere Nebenkosten angelegt werden:

Kostenart Versandversicherung durch Anklicken im Auswahlfeld festlegen

Feld Buchungsgruppe anklicken und die gewünschte Buchungsgruppe wählen

Aufschlagsart fix oder gestaffelt wählen je nach Aufschlagsart den fixen Betrag oder die Aufschlagsstaffel eintragen

Speichern mit F1.

Durch Aktivieren des Feldes Brutto wird der definierte Bezugskosten-Betrag als

Bruttobetrag verstanden.

Mit dem Feld 0-Pos.-Übernahme (Null-Position-Übernahme) wird gesteuert, ob der

Posten auch auf dem Auftrag oder der Rechnung erscheint, wenn sich ein Betrag von

0,00 Euro ergibt.

Der Datensatz wird beim Anlegen eines Auftrags oder einer Anfrage automatisch als

Standard übernommen, wenn das Kennzeichen als Standard verwenden gesetzt ist.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 258

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

12.2.5. Anlegen von Zusatzkosten

Zusatzkosten können, im Gegensatz zu den anderen Kostenarten, je Auftrag mehrmals zugefügt werden.

Sie kann auf die selbe Art wie z.B. die Kostenart Versand-/ Transportkosten angelegt werden.

Kostenart Versandversicherung durch Anklicken im Auswahlfeld festlegen

Feld Buchungsgruppe anklicken und die gewünschte Buchungsgruppe wählen

Aufschlagsart fix oder gestaffelt wählen je nach Aufschlagsart den fixen Betrag oder die Aufschlagsstaffel eintragen

Speichern mit F1.

Durch Aktivieren des Feldes Brutto wird der definierte Bezugskosten-Betrag als

Bruttobetrag verstanden.

Mit dem Feld 0-Pos.-Übernahme (Null-Position-Übernahme) wird gesteuert, ob der

Posten auch auf dem Auftrag oder der Rechnung erscheint, wenn sich ein Betrag von

0,00 Euro ergibt.

Der Datensatz wird beim Anlegen eines Auftrags oder einer Anfrage automatisch als

Standard übernommen, wenn das Kennzeichen als Standard verwenden gesetzt ist.

12.2.6. Anlegen von Nebenkosten-Standardwerten beim Debitor

Standardwerte für Nebenkostenberechnungen können in den Stammdaten des Kunden im Register 'Nebenkostenzuordnung' hinterlegt werden.

Diese werden dann in einen zugehörigen Auftrag oder Angebot übernommen und

überschreiben gegebenenfalls vorhandene Standardwerte (Nebenkosten-Datenätze mit

Kennzeichen Standard).

Dies gilt auch für einzelne Kostenarten der Nebenkosten.

Beispiel:

Standardnebenkosten für alle Kostenarten sind vorgegeben.

Beim Kreditor ist nur die Kostenart Transport als spezielle

Nebenkostenzuordnung hinterlegt.

Bei einem Auftrag für diesen Kunden überschreibt nun die

Nebenkostenzuordnung mit der Kostenart Transport aus dem Kunden-

Stammdatensatz die Standard-Vorgabe für die Nebenkosten Transport.

Alle anderen Standard-Zuordnungen bleiben erhalten, können aber auftragsbezogen geändert oder gelöscht werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 259

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Zuordnen von Nebenkosten:

Wechsel in das Register 'Nebenkostenzuordnung' durch Doppelklick in die Submaske oder über den Maskenbaum gelangt man in die

Maske N

EBENKOSTENZUORDNUNG

.

In dieser Maske werden die einzelnen Nebenkostenarten für den Kunden angelegt und gespeichert.

Anklicken des Feldes Nebenkosten wählen des gewünschten Nebenkosten-Datensatzes

Muss eine Nebenkostenberechnung neu angelegt werden, so wechselt man über die

Feldverknüpfung (rotes Dreieck) des Feldes Nebenkosten in die Maske

B

EZUGSNEBENKOSTEN

, wo der neue Datensatz angelegt und mit dem Button zurück mit

Daten übernommen werden kann.

Speicher mit F1 eventuell leeren der Maske weitere Nebenkostenzuordnungen speichern zurück in die Maske D

EBITOREN

Die gespeicherten Datensätze werden in der Maske D

EBITOREN

im Register

'Nebenkosten-zuordnungen' angezeigt.

Beispiel für eine Nebenkostenzuordnung im Kunden-Stammdatensatz

Release 6/1 Benutzerhandbuch 260

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

12.3. Angebot

Als Vorstufe zum Auftrag kann ein Angebot erstellt werden, aus dem später über eine

Aktion ein identischer Auftrag generiert werden kann. Das Anlegen einer Anfrage entspricht genau dem Anlegen eines Auftrags.

Über die Button V

ERKAUF

-> A

NGEBOTE

gelangt man auf die Maske A

NGEBOTE

.

Feldbeschreibungen:

Angebot: Referenznummer des Angebots

Debitor: Debitornummer des Kunden, an den das Angebot erfolgt.

Datum:

Gültig bis:

Erfassungsdatum des Angebots

Gültigkeit des Angebots. Dieses Datum wird bei der Freigabe, also vor

Erstellen eines Auftrags aus dem Angebot, überprüft

Angebotstyp:

Zahlungsziel:

Währung:

über den Angebotstyp (später Auftragstyp) kann eine Liefer- und

Berechnungsberechtigung für den nachfolgenden Auftrag festgelegt werden.

das Zahlungsziel wird zunächst aus den Debitor-Stammdaten

übernommen, kann aber für das Angebot bzw. für den nachfolgenden

Auftrag geändert werden.

Währung, in der das Angebot berechnet werden soll.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 261

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Faktor:

Rabattsatz.:

Umrechnungsfaktor, der für das Angebot verwendet werden soll.

Rechnungsrabatt in Prozent

AnfrageNr.:

Anfragenummer des Kunden

Anfrage Dat.: Anfragedatum des Kunden

Kommission:

Anfrage-Kommission

Kundenrefer:

Kundenreferenznummer des Angebots

Ansprechpartner:Ansprechpartner beim Kunden für das Angebot

Sachbearbeiter: Erfasser des Angebots

Im Bereich Beträge werden alle Beträge (Netto, Rabatt, Steuer, Brutto) aus den

Angebotspositionen aufsummiert angezeigt.

In der Submaske werden die einzelnen Angebots-Positionen aufgelistet.

Register 'Erweitert':

Rech.Adresse: Rechnungsadresse

Datum: ein Rechnungsdatum kann in der Regel im Angebot noch nicht angegeben werden und bleibt deshalb leer.

Steuerpflicht:

wird aus den Debitoren-Stammdaten übernommen und steuert die

Steuerberechnung des Angebots bzw. später des Auftrags.

Lief.Adresse:

Lieferdatum:

Lieferadresse

Datum der tatsächlichen Lieferung. (Kann hier in der Regel noch nicht angegeben werden)

Release 6/1 Benutzerhandbuch 262

Lieferzeit:

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

vereinbarte Lieferzeit für den gesamte Auftrag/ Angebot. Hier kann ein

Text wie '15KW' für 15. Kalenderwoche, oder '14 Tage' stehen. Das

Feld ist ein Textfeld und dient nur zur Information.

Versandinformationen können anstatt Nebenkostenzuordnungen im gleichnamigen

Register verwendet werden.

Anlagen:

Dokument:

Textfeld für die Angabe von Anlagen, die mitversendet werden sollen. durch Angabe einer URL kann eine Internetseite in der Anfrage hinterlegt werden, die durch Anklicken des Feldes geöffnet werden kann.

Lademeter als Angabe für die gesamte Anfrage.

Lademeter:

Versandbeleg:

kann erst nach Erhalt der bestellten Ware angegeben werden, deshalb keine Relevanz in der Anfrage.

BVH:

Frachtz.:

Bauvorhaben, dem die Anfrage zugeordnet werden kann

Adresse des Frachtzahlers. Kann aus der hinterlegten Adresstabelle

Auftrag:

AT.Datum:

AT-KZ: gewählt werden.

hier kann eine Auftragsnummer vergeben werden, die bei Freigabe der

Anfrage als Referenznummer übernommen wird. Bleibt das Feld leer, so wird vom System automatisch eine Auftragsnummer aus dem hinterlegten Nummernkreis vergeben.

hier kann ein Auftragsdatum angegeben werden, das beim Freigeben des Auftrags übernommen wird.

Ein gesetztes Auftragskennzeichen sagt aus, dass aus dem Angebot bereits ein Auftrag generiert wurde. Folglich ist es für weitere

Freigaben gesperrt. Es kann aber über eine Aktion kopiert, d.h. mit neuer Angebotsnummer identisch erzeugt werden.

Projektnummer: Durch Angabe einer Projektnummer kann das Angebot einem Projekt zugeordnet werden.

Verbandnummer: Nummer des Verbands, dem der Kunde zugeordnet ist.

OP-Träger:

Einstellung für die Rechnungsstellung bei Verbandskunden

Preisberechnung: Einstellung für die Preisfindung bei Verbandskunden

VB: Nummer des provisionsberechtigten Vertriebsbeauftragten

VB Gruppe: Nummer der provisionsberechtigten Vertriebsbeauftragtengruppe

Release 6/1 Benutzerhandbuch 263

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Register CRM:

Im Register 'CRM' können spezielle Informationen für das Modul CRM hinterlegt werden, die in der Dokumentation CRM nachzulesen sind.

Register 'Verteiler':

Das Register 'Verteiler' enthält die Submaske V

ERTEILER

, über die das Angebot in die

Wiedervorlage gegeben werden kann.

Durch Doppelklick in die Submaske gelangt man in die Maske V

ERTEILER

, um die

Wiedervorlagen vorzubereiten

Feldbeschreibungen:

senden: Auswahl, ob die Verteilung an einen einzelnen Benutzer oder eine

Kopie:

Benutzergruppe erfolgen soll; bestimmt, ob die Wiedervorlage für die Gruppe 1mal oder für jedes

an:

Gruppenmitglied einzeln erzeugt wird.

Je nachdem, ob an eine Gruppe oder einen einzelnen verteilt werden soll, kann aus der hinterlegten Gruppen-Tabelle bzw.

Benutzer-Tabelle ein Datensatz gewählt werden;

Name/Bez.:

Termin:

Anweisung:

Name des Benutzers / Bezeichnung der Gruppe;

Datumsangabe, zu dem die im Feld ToDo eingetragene Aktion stattfinden soll.

Im anschließenden Feld kann noch festgelegt werden, ob diese

Datum genau auf den Tag, die Woche, das Monat oder das Jahr bezogen sein soll.

freies Textfeld als Information für den Empfänger;

Hier kann z.B das Angebot einmal mit der Aufforderung einer Auftragsfreistellung an eine bestimmte Benutzergruppe oder Person geschickt werden, und gleichzeitig an eine andere zur Kenntnisnahme.

Nachdem beide Datensätze eingegeben wurden kann mit dem 'Zurück'-Button wieder in die Maske A

NGEBOTE

gewechselt werden, wo die Einträge nun in der Submaske aufgelistet sind.

Über die Aktion Angebot verteilen werden nach den Vorgaben Wiedervorlagen versendet, denen das Angebot als Datensatz angehängt ist.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 264

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Register 'Nebenkostenzuordnung':

Sind Standard-Bezugskosten hinterlegt, so werden Sie beim Anlegen eines Angebots automatisch in die Submaske des Registers 'Nebenkostenzuordnung' geschrieben.

Sollten bei dem Kunden, für den das Angebot angelegt wurde, abweichende

Nebenkostenzuordnungen hinterlegt sein, so überschreiben diese die jeweilige Standard-

Vorgabe.

Der Betrag der einzelnen Nebenkosten kann erst berechnet werden, nachdem alle

Auftragspositionen eingegeben sind.

Die Nebenkostenzuordnung kann an dieser Stelle beliebig verändert oder ergänzt werden.

Hierzu muss zunächst in die Submaske N

EBENKOSTEN

gewechselt werden.

Dann kann ein anderer Nebenkosten-Datensatz aus der hinterlegten Auswahl gewählt werden und diese andere Berechnung dann entweder durch Speichern (mit F1) neu zugefügt oder durch Ändern (mit F2) der vorherige Datensatz überschrieben werden.

Außerdem können einzelne Zuordnungen gelöscht werden.

Um eine ganz neue Nebenkostenberechnung zuzuordnen, muss diese erst neu angelegt werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 265

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

12.3.1. Angebots- bzw. Auftragstyp

Über das Feld Angebotstyp kann die Berechtigung einer Berechnung oder Lieferung des

Angebots bzw. Auftrags, sowie eine Kennzeichnung für eine Konsignationslager-

Buchung gesteuert werden.

Im Feld Nachfolger kann ein Angebotsstyp festgelegt werden, der bei einer Kopie des

Angebots eingefügt werden soll.

Die Kennzeichen Berechnung und Lieferung legen fest, ob aus dem zugehörigen

Auftrag eine Rechnung oder Lieferung erzeugt werden kann.

Bei aktiviertem Kennzeichen Konsignation erfolgt bei einer Lieferung automatisch ein

Lagerzugang auf das beim Debitor hinterlegte Konsignationslager.

Das heißt eine Lieferung bewirkt zunächst einen Artikelpostenabgang über die

Kommission und zusätzlich einen Artikelpostenzugang auf das beim Debitor hinterlegte Konsignationslager.

Es erfolgt also eine interne Umbuchung des Artikels!

Bei einer Ausprägung 'Muster' verändern sich die Eingabemöglichkeiten der Maske.

Das Feld Nachfolger ist nun ein Zwangsfeld und muss die Angabe eines

Auftragstyps im Fall einer

Auftrags- bzw. Angebotskopie beinhalten.

Dieser Auftragstyp ist für

Musterangebote bzw.

-Aufträge vorgesehen, die nie berechnet oder geliefert, sondern als Vorlage benutzt und kopiert werden sollen. Deshalb sind die Felder Berechnung und Lieferung nun nicht mehr aktivierbar.

Bei Aktivierung des Kennzeichens Wiedervorlage erscheinen neue Eingabefelder, um eine Wiedervorlage an einen Benutzer, eine Benutzergruppe oder sich selbst erstellen zu können.

Beim Speichern des Auftrags wird die hier definierte Wiedervorlage automatisch versendet. Dies gilt für jeden Auftrag, dem dieser Auftragstyp zugeordnet ist.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 266

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

12.3.2. Anlegen eines Angebots

Um ein neues Angebot anzulegen, muss die Maske zunächst über den Button

'Leeren' (F4) geleert werden.

Im Feld Debitor muss die Debitornummer des Kunden, für den das Angebot erstellt wird, eingetragen werden.

Es ist auch möglich nach den Suchkriterien in diesem Feld die Debitornummer zu suchen.

-> die Vorgaben aus dem Stammdatensatz des Debitors werden in das Angebot

übernommen

Speichern mit F1

Füllen weiterer Felder oder Ändern der aus dem Debitoren-Stammsatz

übernommenen Daten nach Bedarf.

Speichern mit F2

Wechseln in die Maske A

NGEBOTSPOSITIONEN

, um die Positionen zu dem Angebot zu erfassen

Der Wechsel in die Maske A

NGEBOTSPOSITIONEN

erfolgt über die Maskenauswahl oder

Doppelklick in die Submaske.

Feldbeschreibungen:

VK Typ:

Grundsätzlich kann als Verkaufstyp zwischen Artikel, Tätigkeit und

Artikel:

Konto gewählt werden.

Artikelnummer

Bezeich:

Menge:

Verpackung:

Bezeichnung des Artikels

Menge des Artikels, über die ein Angebot /Auftrag erstellt werden soll

Verpackungseinheit

Release 6/1 Benutzerhandbuch 267

EZ-Preis:

Preiseinheit:

Brutto:

Position:

KD.BsNr:

Rabattsatz:

Autom.:

Lieferdat:

Gewicht:

Bestätigt:

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

ermittelter Einzelpreis des Artikels (aus Sonderpreisliste oder Preisliste des Debitors, oder aus dem Artikelstamm)

Preiseinheit des Artikels

Soll der Einzelpreis als Bruttopreis verwendet werden, so muss das

Kennzeichen Brutto angeklickt werden.

Positionsnummer des Angebots/ Auftrags

Kunden-Bestellnummer des Artikels. Diese Nummer wird angezeigt, wenn sie in der Tabelle S

ONDER

-I

NFO

gepflegt ist.

Positionsrabattsatz. Dieser Rabattsatz überschreibt einen automatisch gefundenen Rabattsatz aus der Rabattstaffel.

automatisch ermittelter Rabattsatz aus einer Rabattstaffel.

Lieferdatum für die Position

Einzelgewicht des Artikels in kg bestätigter Liefertermin der Position als Textangabe (z.B. 15.KW)

Netto:

Basis Pr.:

Deckung:

Nettopreis der Position (Menge x EZ-Preis abzüglich Rabatt)

Rabatt:

Steuer:

Rabattbetrag der Position

Steuerbetrag der Position

Brutto: Bruttobetrag der Position

Nebenkosten: Nebenkosten der Position

Basispreis des Artikels (vom System zuerst gefundener Preis)

Deckungsbeitrag der Position. Der Deckungsbeitrag eines Artikels berechnet sich nach folgender Formel:

Verkaufspreis – (durchschn. Lagerwert * Aufschlag)

Preisliste:

Der Aufschlagswert ist in der Maske M

ANDANT

hinterlegt.

Preisliste, die bei der Preisfindung verwendet wurde

In der Submaske im rechten Bereich der Maske werden alle bereits erfassten Positionen aufgezeigt.

Um die Positionen zu wechseln muss durch Betätigen der Buttons F5 - F8 geblättert werden.

Register 'Erweitert':

Steuersatz:

Buch.Grp:

Release 6/1

Steuersatz des Artikels

Buchungsgruppe des Artikels

Benutzerhandbuch 268

Garantie:

Kd.Posit:

Barcode:

Projektnr.:

KTR:

KST:

KST-Pflicht:

Freigabe:

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Garantie des Artikels

Bestellpositionsnummer beim Lieferanten

Barcodenummer des Artikels

Nummer des Projekts, dem diese Position zugeordnet ist.

Kostenträger der Position

Kostenstelle der Position

Kennzeichen, das im verwendeten Konto der Buchungsgruppe hinterlegt ist. Bei aktiviertem Kennzeichen kann eine Buchung nur erfolgen, wenn eine Kostenstelle zugeordnet ist.

aktiviert = Freigabe der Position für einen Auftrag ist möglich deaktiviert = Position wird bei Freigabe der Anfrage nicht in Bestellung

übernommen

Prod.Nr.:

Stückliste:

Produktionsnummer, des Produktionsauftrags, der zur Produktion des

Artikels angelegt wurde.

Stückliste des Artikels

Im rechten Bereich der Maske wird das Artikelbild, sofern es in den Artikelstammdaten hinterlegt ist, abgebildet.

12.3.3. Anlegen einer Angebotsposition

wählen des Verkaufstyps Artikel, Tätigkeit oder Konto

Eintragen der entsprechenden Nummer im nachfolgenden Feld (oder Suchen gemäß der Suchkriterien)

Menge eintragen

EZ-Preis eintragen (oder ändern), falls der ermittelte Preis nicht verwendet werden soll.

Einfügen mit F1

Dabei ändert sich die Positionsnummer auf '1', nach dem nächsten Einfügen auf '2' etc.

Der selbe Datensatz kann auch mehrmals eingefügt werden und bekommt dann immer eine neue Positionsnummer. weitere Felder nach Bedarf füllen

Speichern mit F2

Nachdem alle Angebots-Positionen eingefügt wurden wechselt man mit dem Button

'zurück 'in die Maske A

NGEBOT

.

In der Submaske sind jetzt die einzelnen Positionen aufgeführt.

Der Gesamt- Netto- und Brutto-Betrag des Angebots wurde in den entsprechenden

Feldern automatisch berechnet.

Über die Aktion Angebot drucken kann das Angebot gedruckt und/ oder versendet werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 269

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

12.3.4. Erstellen eines Auftrags aus einem Angebot

Um aus einem Angebot einen Auftrag zu generieren, muss in der Maske A

NGEBOT

auf die Aktion Auftrag freigeben geklickt werden.

Dabei werden alle Daten automatisch in einen neu generierten Auftrag übernommen, und auf der Anfrage wird das Freigabekennzeichen im Register 'Erweitert' aktiviert, damit nicht unbeabsichtigt ein zweiter Auftrag aus dem Angebot erstellt werden kann.

Über M

ASKENAUSWAHL

-

> A

UFTRÄGE

kann man in diese neu generierte Maske wechseln.

Hier können gegebenenfalls Änderungen oder Ergänzungen vorgenommen werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 270

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

12.4. Auftrag

Wird kein Angebot benötigt, so kann der Auftrag direkt in der Maske A

UFTRÄGE

angelegt werden.

Die Vorgehensweise ist die selbe, wie in beim Erstellen eines Angebots.

Aus dem Angebot wurden alle Angaben übernommen, man hat aber die Möglichkeit

Änderungen oder Ergänzungen zu machen.

Z.B. können noch weitere Positionen zugefügt werden oder vorhandene Positionen gelöscht werden.

Dazu muss man in die Maske A

UFTRAGS

-P

OSITIONEN

wechseln.

Dabei gelangt man immer auf einen Positions-Datensatz und kann dann über die Buttons in die weiteren Positionen, vor oder zurück, blättern.

12.4.1. Anlegen eines Auftrags

Um einen neuen Auftrag anzulegen, muss die Maske zunächst über den Button

'Leeren' (F4) geleert werden.

Im Feld Debitor muss die Debitornummer des Kunden, für den der Auftrag erfasst werden soll, eingetragen werden.

Es ist auch möglich nach den Suchkriterien in diesem Feld die Debitornummer zu suchen.

Speichern mit F1

Füllen weiterer Felder oder Ändern der aus dem Debitoren-Stammsatz

übernommenen Daten nach Bedarf.

Eventuell ändern oder Ergänzen von Nebenkostenzuordnungen

Speichern mit F2

Wechseln in die Maske A

UFTRAGSPOSITIONEN

, um die Positionen zu erfassen

Release 6/1 Benutzerhandbuch 271

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

12.4.2. Feldbeschreibungen der Maske Auftragspositionen

Der Wechsel in die Maske A

UFTRAGSPOSITIONEN

erfolgt über die Maskenauswahl oder

Doppelklick in die Submaske.

VK Typ:

Artikel:

Bezeich:

Menge:

Verpackung:

EZ-Preis:

Preiseinheit:

Brutto:

Grundsätzlich kann als Verkaufstyp zwischen Artikel, Tätigkeit und

Konto gewählt werden.

Artikelnummer

Bezeichnung des Artikels

Menge an Artikeln

Verpackungseinheit ermittelter Einzelpreis des Artikels

Preiseinhit des Artikels

Soll der Einzelpreis als Bruttopreis verwendet werden, so muss das

Kennzeichen Brutto angeklickt werden.

Positionsnummer des Auftrags

Kunden-Bestellnummer des Artikels. Diese Nummer wird angezeigt,

Position:

KD.BsNr:

Rabattsatz:

AR: wenn sie in der Tabelle S

ONDER

-I

NFO

gepflegt ist.

Positionsrabattsatz. Er überschreibt den automatisch ermittelten Wert aus der Rabattstaffel.

Positionsmengenrabattsatz aus einer Rabattstaffel

Lieferdat: vereinbartes Lieferdatum für die Position. Wird für Kommissionen berücksichtigt.

Kommissionierung: Einstellung, ob die Position für eine Kommission freigegeben oder gesperrt ist.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 272

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Bestätigt:

Netto:

Rabatt:

Steuer:

Brutto:

Verpackung: bestätigter Liefertermin der Position als Textangabe (z.B. 15.KW)

Nettopreis der Position (Menge x EZ-Preis abzüglich Rabatt)

Rabattbetrag der Position

Steuerbetrag der Position

Bruttobetrag der Position

Artikelnebenkosten der Position. Ist im Auftragskopf ein Nebenkostendatensatz des Typs Verpackungskosten mit aktiviertem Kennzeichen

Summe Artikel hinterlegt, so wird der beim Artikel hinterlegte

Verpackungspreis pro Artikel erhoben.

Nebenkosten: Nebenkosten der Position

Basis Pr.: Basispreis des Artikels (vom System zuerst gefundener Preis)

Deckung: Deckungsbeitrag der Position

Preisliste: Preisliste, die bei der Preisfindung verwendet wurde

Preisschema: Zur Kalkulation des Preises kann ein Preisschema hinterlegt werden,

Bearbeitung: das Materialgemeinkosten als prozentualen Aufschlag übernimmt.

Bearbeitungsstatus der Position

zu liefern:

geliefert: noch zu liefernde Menge bereits gelieferte Menge

zu berechnen:

noch zu berechnende Menge

berechnet: bereits berechnete Menge

In der Submaske im rechten Bereich der Maske werden alle bereits erfassten Positionen aufgezeigt.

Register 'Erweitert':

Release 6/1 Benutzerhandbuch 273

Steuersatz:

Buch.Grp:

Garantie:

Kd.Posit:

Barcode:

Freigabe:

KTR:

KST:

Projektnr.:

Prod.Nr.:

Betr.Auftrag:

Stückliste:

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Steuersatz des Artikels

Buchungsgruppe des Artikels

Garantie des Artikels

Bestellpositionsnummer beim Lieferanten

Barcodenummer des Artikels aktiviert = Freigabe der Position für einen Auftrag ist möglich deaktiviert = Position wird bei Freigabe der Anfrage nicht in Bestellung

übernommen

Kostenträger der Position

Kostenstelle der Position

Nummer des Projekts, dem diese Position zugeordnet ist.

Produktionsnummer, des Produktionsauftrags, der zur Produktion des

Artikels angelegt wurde.

Nummer des Betriebsauftrags, der zur Produktion des Artikels angelegt wurde.

Stückliste des Artikels

Im rechten Bereich der Maske wird das Artikelbild, sofern es in den Artikelstammdaten hinterlegt ist, abgebildet.

Register 'Provision':

Im Register Provision wird die vom System ermittelte Provision automatisch als

Datensatz angelegt. (siehe auch Handbuch 'Provision')

Durch Doppelklick in die Submaske gelangt man in die Detailansicht des

Provisionsdatensatzes. Hier können manuelle Änderungen vorgenommen, neue

Datensätze manuell angelegt oder Provisionen gelöscht werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 274

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

12.4.3. Anlegen einer Auftragsposition

Eintragen der Artikelnummer im Feld Artikel (oder Suchen gemäß der Suchkriterien nach der Artikelnummer)

Menge eintragen

EZ-Preis eintragen (oder gegebenenfalls ändern)

Einfügen mit F1

Dabei ändert sich die Positionsnummer auf '1', nach dem nächsten Einfügen auf '2' etc.

Der selbe Datensatz kann auch mehrmals eingefügt werden und bekommt dann immer eine neue Positionsnummer. weitere Felder nach Bedarf füllen

Einfügen mit F2

Nachdem alle Positionen eingefügt wurden wechselt man mit dem Button 'zurück 'in die

Maske A

UFTRÄGE

.

In der Submaske sind jetzt die einzelnen Positionen aufgeführt.

Der Gesamt- Netto- und Brutto-Betrag wurde in den entsprechenden Feldern automatisch berechnet.

12.4.3.1. Kunden-Artikelnummer aus dem Angebot/Auftrag anlegen

Die Kunden-Artikelnummer wird, nachdem eine Artikelnummer gewählt wurde, automatisch im Feld KDBsNr angezeigt.

Wird hier nichts angezeigt, so liegt es daran, dass diese Kundenartikelnummer noch nicht angelegt wurde. Ein Eintrag in der dem Feld hinterlegten Tabelle muss also noch vorgenommen werden.

Wichtig:

Der Eintrag der Kundenartikelnummer muss vor Speichern der Auftragsposition erfolgen!

Bei einem Wechsel über die Feldverknüpfung des Feldes oder durch Klicken in die

Mitte des Feldes erhält man eine Übersicht aller Artikel, die dieser Kunde bereits bezogen hat.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 275

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Release 6/1 Benutzerhandbuch 276

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

a) der Artikel ist bereits eingetragen, aber ohne Kundenartikelnummer:

Wechsel in die Detailansicht des gewünschten Artikels der Maske S

ONDER

I

NFO

Eintragen der Artikel-Bestellnummer im Feld Best.nr.

Speichern mit F2 zurück mit Daten in die Auftragsposition

b) der Artikel ist noch nicht in der Tabelle eingetragen

Wechsel in die Detailansicht des gewünschten Artikels der Maske S

ONDER

I

NFO

Leeren der Maske L

IEFERANTEN

Dabei bleibt die Debitornummer stehen. In der Submaske werden alle Artikel aufgelistet, die der Kunde bereits bezogen hat.

Eingabe der Artikelnummer im Feld Artikel

Eingabe der Kundenartikelnummer

Speichern mit F1 zurück mit Daten in die Auftragsposition

Release 6/1 Benutzerhandbuch 277

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

12.4.3.2. Anlegen eines Betriebs- oder Produktionsauftrags aus dem

Kundenauftrag

Muss der Artikel produziert werden, so kann aus der Auftragsposition direkt ein

Produktions- oder Betriebsauftrag angelegt werden.

Nachfolgend wird das Anlegen eines Betriebsauftrags beschrieben. Für das Anlegen eines Produktionsauftrags gilt das selbe Vorgehen.

Im Register 'Erweitert' muss über die Feldverknüpfung des Feldes

Betr.Auftrag in die Maske

B

ETRIEBSAUFTRAG

gewechselt werden.

Dabei werden alle Informationen aus der A

UFTRAGPOSITION

automatisch übernommen.

Der Betriebsauftrag muss nur noch mit F1 gespeichert werden. Das Lieferdatum kann nachträglich von dem zuständigen Sachbearbeiter korrigiert werden. Dieses 'neue'

Lieferdatum wird dann automatisch auch in der Auftragsposition geändert.

Über den Button 'zurück mit Daten' wird die Betriebsauftragsnummer in den

Kundenauftrag zurückgeschrieben und muss hier noch mit F2 (Ändern!) gespeichert

werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 278

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

12.4.4. Anlegen eines Auftrags für eine Gutschrift

Für eine Gutschrift kann zunächst, wie gewohnt, ein Auftragskopf für den Kunden angelegt werden.

Es sollte ein Auftragstyp 'ohne Lieferung' gewählt werden, da für die Gutschrift ja kein

Lieferschein erstellt wird und er deshalb nach Erstellen der Rechnung (bzw. Gutschrift) bereits als erledigter Auftrag gelten soll.

Achtung:

Dabei können auch Nebenkosten-Standardwerte angelegt werden, die gegebenenfalls im Register 'Nebenkostenzuordnung' gelöscht werden müssen, wenn sie nicht zusätzlich gutgeschrieben werden sollen.

In der Auftragsposition kann z.B. der Artikel 'Gutschrift' oder ein entsprechender

Verkaufstyp Konto gewählt werden. Dazu muss der Betrag negativ eingetragen werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 279

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Für eine Warenrücklieferung ist es auch möglich einen Artikel mit negativer Menge und positivem Einzelpreis anzulegen.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 280

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

12.5. Lieferung erstellen

12.5.1. aus der Maske Aufträge

Ein Lieferschein kann direkt aus der Maske A

UFTRÄGE

erstellt werden, wenn keine

Kommission erfolgen soll.

gewünschten Auftrag suchen

Aktion Lieferung erstellen auslösen

-> das System fragt nach dem Lieferscheindatum

-> das Feld zu liefern der Auftragspositionen wird als Grundlage für die Liefermenge verwendet.

Aktion Lieferschein drucken

Ein Lieferschein kann nur erstellt werden, wenn zum angegebenen Lieferdatum genug

Ware (Menge zu liefern) verfügbar ist oder der zu liefernde Artikel kein Lager-

Kennzeichen im Artikelstamm gesetzt hat.

12.5.2. aus der Maske Kommissionslauf

Nach Durchführen der Kommission muss der Lieferschein aus der Maske L

IEFERSCHEINE

ERSTELLEN

generiert werden (siehe auch Kapitel Kommission).

gewünschten Auftragsnummer im Feld Auftrag eintragen eventuell Lieferdatum ändern

Aktion Lieferscheine erzeugen ausführen

Wechsel über den Maskenbaum in die Maske VK-L

IEFERUNGEN

Aktion Lieferung drucken ausführen

12.6. Erstellen einer Rücklieferung

12.6.1. aus der Maske Wareneingang

Die Rücklieferung einer Ware wird in der Maske W

ARENEINGANG

eingebucht und hat als

Beleg den Lieferschein des Verkaufs zugeordnet (siehe auch Kapitel Wareneingang).

das Auswahlfeld Bestellung anklicken und VK-Lieferung wählen

Lieferscheinnummer der Verkaufslieferung eingeben oder aus der hinterlegten

Tabelle holen

Eingeben der Lieferbelegnummer

Speichern mit F1

-> eine Warenannahmenummer wird automatisch vergeben

->

die Lieferscheinpositionen werden automatisch in der Submaske

L

AGERBEWEGUNG

als Einlagerungsvorschlag aufgelistet

Entspricht die tatsächliche Lieferung den Vorgaben, kann die Einlagerung gleich gebucht werden.

Um Änderungen an den Zulagerungsdaten vorzunehmen, muss in die Submaske gewechselt und die Änderung eingetragen und gespeichert werden, bevor die

Aktion Einlagerung buchen ausgeführt wird.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 281

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

12.6.2. aus der Maske Aufträge

Muss Ware wieder zurückgeliefert werden, so kann das Ausbuchen der Ware, sowie das

Erstellen eines Rücklieferscheins auch aus dem zugehörigen Auftrag über eine Aktion erfolgen.

Das empfiehlt sich, wenn nur Teile einer Lieferung rückgeliefert werden und die Ware nicht auf einen bestimmten Stellplatz gebucht werden soll..

Vorgehensweise:

Suchen des entsprechenden Auftrags

Wechsel in die A

UFTRAGSPOSITION

, für die eine Rücklieferung erfolgen soll

Ändern des Feldes Bearbeitung auf in Arbeit die rückzuliefernde Menge muss als negative Zahl in das Feld zu liefern geschrieben werden.

Speichern mit F2

Zurück in die Maske A

UFTRÄGE

Anklicken der Aktion Rücklieferung erstellen

Überprüfen des erstellten Rücklieferscheins in der Maske VK-L

IEFERUNGEN

.

Hinweis:

Beim Erstellen einer Lieferung wird immer das Feld zu liefern aller Positionen ausgewertet. Soll nur eine von mehreren Positionen geliefert werden (positiv oder negativ), so muss sichergestellt sein, dass alle anderen Positionen in diesem Feld den Eintrag 0,00 haben, bevor die Aktion Rücklieferung erstellen ausgeführt wird!

Mit Erstellen des Rücklieferscheins wurden die Artikel in der angegebenen Menge ohne

Lagerort eingebucht.

12.6.3. Stornieren eines VK-Lieferbelegs

Um eine Rückbuchung für eine gesamte Lieferung vorzunehmen, kann in der Maske VK-

L

IEFERUNGEN

die Aktion Lieferung stornieren ausgeführt werden.

Dabei werden alle Lager- und Warenbuchungen zurückgebucht und ein Storno-

Datensatz in der Maske VK-L

IEFERUNGEN

angelegt.

Der Auftrag wird entsprechend angepasst, das heißt, die Felder zu liefern und geliefert der Position werden aktualisiert, ebenso der Status des Auftrags.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 282

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

12.7. VK-Sammellieferung

Um eine Sammellieferung für einen Debitor zu erstellen, gibt es die Maske

S

AMMELLIEFERUNG

im Menü Verkauf.

Hinweis:

In dieser Maske werden keine Auftragspositionen berücksichtigt, die kommissioniert wurden! Kommissionierte Aufträge können keinen

Sammellieferschein erzeugen.

Mit der Wahl einer Debitornummer werden alle für diesen Debitor erfassten und noch nicht gelieferten Auftragspositionen in der Submaske A

UFTRAGS

-P

OSITIONEN

aufgelistet.

Das Feld Datum gibt das Erfassungsdatum der Sammellieferung an.

Im Feld Lieferdatum muss vor Erstellung einer Sammellieferung ein Datum eingetragen werden.

Die Auftrags-Adresse wird aus dem Auftrag als Lieferadresse übernommen.

Eine Versandart, sowie ein Versandbeleg können mitgeführt werden.

Im Feld Lieferschein kann eine Lieferscheinnummer angegeben werden. Falls es keine anderen Angaben gibt, wird für den zu erzeugenden Lieferschein eine Nummer aus dem

Lieferscheinnummern-Kreislauf verwendet.

Sind im Feld Buchungsdatum keine anderen Angaben, so wird als Buchungsdatum das

Lieferdatum übernommen.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 283

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Über das Feld Auftrag können einzelne Aufträge zu dem Kunden (in der hinterlegten

Auftragsübersicht sind nur die Aufträge des angegebenen Debitors aufgelistet) ausgewählt werden, um nur die Positionen dieses Auftrags in die Sammellieferung zu

übernehmen. (siehe Auftragspositionen übernehmen)

Nach Einfügen des Datensatzes mit 'F1' wird eine Sammellieferungsnummer vergeben, die nun auch in den erfassten Auftragspositionen festgeschrieben ist.

Im Register 'Positionen' befinden sich zwei Submasken.

Die Submaske A

UFTRAGSPOSITIONEN

entspricht der Submaske in Register

'Sammellieferung' und enthält zunächst alle offenen Auftragspositionen des gewählten

Debitors.

In der Submaske S

AMMELLIEFERUNG

werden alle Auftragspositionen abgebildet, die letztendlich für eine Sammellieferung übernommen werden.

Um zu entscheiden, welche Positionen in der Sammellieferung verwendet werden sollen, gibt es mehrere Aktions-Möglichkeiten:

Alle Positionen übernehmen: wenn diese Formular angeklickt wird, werden alle vorgeschlagenen

Auftragspositionen aus der Submaske A

UFTRAGSPOSITIONEN

in die Submaske

S

AMMELLIEFERUNG

übernommen.

(im Register 'Positionen')

Release 6/1 Benutzerhandbuch 284

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

1. Auftragspositionen übernehmen: dieses Formular bewirkt, dass nur die Positionen übernommen werden, die zu dem im

Feld Auftrag ausgewählten Datensatz gehören.

Nachdem die Positionen übernommen wurden, leert sich das Feld Auftrag wieder, so dass potentiell noch weitere Aufträge ausgewählt werden können.

2. Übernehmen einzelner Datensätze aus der Submaske A

UFTRAGSPOSITIONEN

:

Um einen ausgewählten Datensatz zu übernehmen kann durch Doppelklick auf diesen

Datensatz (in der Submaske A

UFTRAGSPOSITIONEN

) in die Maske der zugehörigen

Auftragsposition gewechselt werden.

Hier ist das Feld Sammellieferung im Register 'Erweitert' mit der entsprechenden

Sammellieferungs-Nummer gefüllt und in der Meldezeile bekommt der Anwender folgende Anweisung:

' Um diese Position in den Sammellieferschein aufzunehmen, bitte <ändern> drücken'

Nachdem in dieser Maske 'F2' gedrückt wurde kann man mit 'Ctrl-F3' wieder in die

Maske S

AMMELLIEFERUNG

zurückgehen und hat nun den selektierten Datensatz in die

Submaske S

AMMELLIEFERUNG

geschrieben.

3. Alle Positionen löschen: nach Aktivieren diese Formulars wird der ursprüngliche Zustand wieder hergestellt, d.h. es werden alle Positionen aus der Submaske S

AMMELLIEFERUNG

gelöscht und wieder in die Submaske A

UFTRAGSPOSITIONEN

geschrieben.

4. Löschen einzelner Positionen aus der Maske S

AMMELLIEFERUNGEN

:

Um einen ausgewählten Datensatz zu löschen, kann durch Doppelklick auf diesen

Datensatz in die Maske der zugehörigen Auftragsposition gewechselt werden.

Hier ist das Feld Sammellieferung mit der entsprechenden Sammellieferungs-Nummer gefüllt.

Dieses Feld muss geleert und der Datensatz mit 'F2' geändert werden.

Nachdem man mit 'Ctrl-F3' wieder in die Maske S

AMMELLIEFERUNG

zurückgegangen ist, kann man sehen, dass der selektierte Datensatz aus der Submaske

S

AMMELLIEFERUNGEN

gelöscht und wieder in die Maske A

UFTRAGSPOSITIONEN geschrieben wurde.

Um für die ausgewählten Positionen eine Sammellieferung zu erstellen, muss die Aktion

'Lieferung erstellen' ausgelöst werden.

Der erzeugte Lieferschein kann über Maskenauswahl -> VK-L

IEFERUNGEN

eingesehen werden.

Das Drucken eines Sammellieferscheins kann ebenfalls aus dieser Maske erfolgen

Release 6/1 Benutzerhandbuch 285

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

12.8. Rechnung erstellen

Rechnungen können aus einem Auftrag oder aus einem Lieferschein per Aktion erzeugt werden.

12.8.1. ...aus einem Auftrag

Beim Erzeugen einer Rechnung aus dem Auftrag wird das Feld zu berechnen aller

Auftragspositionen ausgelesen und entsprechend dieser Angaben eine Rechnung erstellt.

Vorgehen:

Maske A

UFTRÄGE

Auftrag, für den eine Rechnung erstellt werden soll, suchen eventuell Rechnungsadresse im Register 'Erweitert' prüfen

Aktion Rechnung erstellen auslösen

Hinweis:

Im Register 'Erweitert' gibt es zwei Datumsfelder im Bereich Rechnung.

Das Feld Rechnungsdatum wird immer beim Erstellen einer Rechnung vom

System abgefragten, falls noch kein Eintrag vorhanden ist. Es wird als

Rechnungsdatum in die zu erzeugende Rechnung übernommen.

Das Buchungsdatum wird als internes Rechnungs-Buchungsdatum in die

K

ONTENPOSTEN

übernommen. Falls hier kein Eintrag vorhanden ist, wird das

Rechnungsdatum auch als internes Rechnungs-Buchungsdatum in die

K

ONTENPOSTEN

übernommen.

Über den Maskenbaum gelangt man in die Maske VK-R

ECHNUNGEN

,um den

Rechnungsdatensatz einzusehen und zu drucken.

12.8.2. ...aus einem Lieferschein

Beim Erzeugen einer Rechnung aus dem Lieferschein wird die Rechnung nur auf diesen bezogen.

Vorgehen:

Maske VK-L

IEFERUNGEN

Lieferschein, für den eine Rechnung erstellt werden soll, suchen

Aktion Rechnung erstellen auslösen

Über den Maskenbaum gelangt man in die Maske VK-R

ECHNUNGEN

,um den

Rechnungsdatensatz einzusehen und zu drucken.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 286

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

12.8.3. Maske Rechnungen

Feldbeschreibungen:

Rechnung: Rechnungsnummer

Debitor: Kundennummer der Rechnung

Rechnungsdat: Rechnungsdatum

Aufträge: Belegtyp, aus dem die Rechnung erstellt wurde. Kann ein Auftrag oder offener Posten sein.

Status: Status der Rechnung: aktiv oder storniert

Auftragstyp: Auftragstyp des zugeordneten Auftrags

Adresse:

A

UFTRAGS

/

Rechnungsadresse. Wird aus dem Feld Rechnungsadresse des

Register 'erweitert' übernommen.

Zahlungsziel: Zahlungsziel der Rechnung

Rabattsatz: Rabattsatz, der der Rechnung zugrunde liegt.

Zahlungsdat: Datum der Zahlungsbuchung für die Rechnung

Erledigt: Kennzeichen für eine erledigte (ausgeglichene Rechnung)

Mahnungen: Anzahl der erfassten Mahnungen zu der Rechnung (Mahnstufe)

Netto: Nettobetrag der Rechnung

Nebenkosten: Nebenkostenbetrag der Rechnung

Gesamt:

Offen:

Endbetrag der Rechnung offener Rechnungsbetrag

Release 6/1 Benutzerhandbuch 287

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Register 'Erweitert'

Feldbeschreibungen:

Forderung: verwendetes Forderungskonto des Debitors

Fällig: berechnetes Fälligkeitsdatum der Rechnung lt. Zahlungsziel und

Rechnungsdatum

Zahlungsart: Zahlungsart die für DTAUS verwendet wird

Skt.Fällig:

berechnetes Datum, bis zu dem Skonto gewährt wird.

St.pflicht: Steuerpflicht

Fällig ab:

Provision:

Datum, über das sich das Zahlungsziel berechnet

Provisionskennzeichen. Bei gesetztem Kennzeichen wurde die Rechnung in einem Provisionslauf erfasst.

Zahlbetrag: Zahlbetrag, der für einen Debitorenzahllauf vorgegeben werden kann.

Skonto: Skontobetrag, der für einen Debitorenzahllauf vorgegeben werden kann.

Mahnbetrag: Mahnbetrag, der für einen Debitorenzahllauf vorgegeben werden kann.

Währ.diff.: Währungsdifferenzbetrag, der für einen Debitorenzahllauf vorgegeben werden kann.

Sperre Zahllauf: defaultmäßig ist eine Rechnung nicht für Zahlläufe gesperrt (keine). Sie kann aber explizit einmalig oder immer für einen Zahllauf gesperrt

Zahlart:

Mahnung: werden.

definiert den vorgegebenen Zahlbetrag dieser Rechnung als Netto oder

Skonto-Zahlung, falls er abweichend vom Zahlungsziel behandelt werden soll.

Kennzeichen, ob eine Rechnung im Mahnlauf berücksichtigt werden soll.

Defaultmäßig ist das Kennzeichen gesetzt.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 288

Erfasst:

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Kennzeichen, ob eine Rechnung in einem Zahllauf erfasst ist.

ZM Status:

Status der Rechnung in Bezug auf Zusammenfassende Meldungen

ZM: Kennzeichen Zusammenfassende Meldungen. Bei gesetztem

Kennzeichen wurde die Rechnung für eine ZM erfasst.

ZM berechnet:berechneter Betrag, der für eine zusammenfassende Meldung vorgeschlagen wird.

ZM gemeldet:Betrag, der in einer ZM gemeldet wurde.

Bestellung: Bestellnummer des Kunden (wird aus Auftrag übernommen)

Verbandnummer:Nummer des Verbands, dem der Auftrag zugeordnet wurde.

12.8.4. Erstellen einer Rechnung über den Lieferschein

Gibt es zu einem Auftrag mehrere Lieferscheine, so kann pro Lieferschein eine

Rechnung direkt aus demselben erstellt werden.

Suchen des entsprechenden Auftrags, über den eine Rechnung erstellt werden soll.

Wechsel über den Maskenbaum in den entsprechenden, zugehörigen Lieferschein

(Vorsicht: können potentiell mehrere sein!)

Ausführen der Aktion Rechnung erstellen.

In die neu generierte Rechnung kann über den Maskenbaum gewechselt werden, um sie einzusehen und zu drucken.

Beim Erstellen der Rechnung wurden vom System folgende offene-Posten-Buchungen vorgenommen:

Forderungen aus L.u.L.

Forderungen aus L.u.L.

an Erlöse an Umsatzsteuer (gegebenenfalls)

Falls noch Transportkosten entstanden sind, so erscheint der Versand als zusätzlicher

Posten in der Submaske VK-P

OSITIONEN

und folgende Buchung wird automatisch zugefügt:

Forderungen aus L.u.L. an Versandkonto

Forderungen aus L.u.L. an Umsatzsteuer

Diese Buchungen können in der Maske K

ONTENPOSTEN

(aus der R

ECHNUNG

über

M

ASKENAUSWAHL

) nachvollzogen werden.

12.8.5. Erstellen einer Rechnung aus dem Auftrag

Um eine Rechnung aus dem Auftrag zu erstellen muss die Aktion Rechnung erstellen ausgelöst werden.

Dabei wird das Feld zu berechnen jeder Auftragsposition ausgelesen und über diese

Menge des angegebenen Artikels eine Rechnung erstellt.

Suchen des Auftrags, über den eine Rechnung erstellt werden soll.

Wechsel in Register 'Nebenkostenzuordnung'

Überprüfen der Beträge im ersten Register

Auslösen der Aktion Rechnung erstellen

Auslösen der Aktion Rechnung drucken

Release 6/1 Benutzerhandbuch 289

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

12.8.6. Erstellen einer Teilrechnung

Beim Erstellen einer Rechnung wird immer das Feld zu berechnen aller

Auftragspositionen ausgelesen.

Um eine Teilrechnung zu erzeugen, muss deshalb zunächst in der A

UFTRAGSPOSITION der Eintrag im Feld zu berechnen auf die gewünschte zu berechnende Menge geändert werden.

Nach Ändern der Position mit F2 kann aus der Maske A

UFTRÄGE

die Aktion Rechnung

erstellen ausgeführt werden.

Dabei wird ein Rechnungsdatensatz erzeugt und die üblichen Rechnungs-Buchungen ausgeführt.

Suchen des gewünschten Auftrags, zu dem eine Teilrechnung erstellt werden soll.

Wechsel in die A

UFTRAGSPOSITION

Ändern des Feldes zu berechnen auf den zu berechnenden Mengen-Wert.

Beispiel: von der Gesamtmenge 100 soll nur die Teilmenge 50 berechnet werden.

Dazu muss der Wert im Feld zu berechnen auf 50 geändert und mit F2 gespeichert werden.

Achtung:

sollen weitere Positionen (noch) nicht berechnet werden muss deren Wert im

Feld zu berechnen 0,00 sein, sonst werden diese Positionen in der Rechnung berücksichtigt!!!

Speichern mit F2

Zurück in die Maske A

UFTRÄGE

Ausführen der Aktion Rechnung erstellen.

Nachdem die Rechnung erstellt wurde, haben sich in der Auftragsposition die Angaben in den Feldern zu berechnen und berechnet wieder entsprechend angepasst, so dass bei einer weiteren Rechnungserstellung automatisch die Restmenge berechnet wird.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 290

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

12.9. Gutschrift einer VK-Rechnung

12.9.1. Gesamtrechnungs-Gutschrift

Eine Rechnungsgutschrift wird in der Maske VK-Rechnungen über die Aktion Rechnung

gutschreiben erstellt.

Suchen der Rechnung, die gutgeschrieben werden soll

Ausführen der Aktion Rechnung gutschreiben

Daraufhin erscheint eine Meldung des Systems:

'Rechnung < Rechnungsnummer -S > wurde erstellt'

Wobei '-S' für Storno steht. Es wurde also eine Storno-Rechnung erstellt.

Gleichzeitig wurden alle Rechnungsbuchungen wieder rückgängig gemacht, so dass die gutgeschriebene Rechnung nicht mehr als offener Posten geführt wird.

12.9.2. Erstellen einer Gutschrift für eine erledigte Rechnung

Für eine bereits bezahlte, und somit erledigte Rechnung kann grundsätzliche keine

Gutschrift mehr erzeugt werden.

Um eine Gutschrift zu erhalten und zu buchen, muss deshalb ein negativer Auftrag angelegt werden, aus dem dann eine Gutschriftsrechnung erstellt wird.

Auftragskopf anlegen

Auftragstyp ohne Lieferung wählen

Speichern mit F1

Wechsel in Auftragspositionen

Artikel 'Gutschrift' wählen oder die Artikelnummer des Artikels eintragen, der gutgeschrieben wird.

Menge oder Preis negativ (!) eingeben

Speichern mit F1

Zurück in Auftragskopf

Gegebenenfalls Nebenkosten im Register 'Nebenkosten' löschen, damit sie nicht berechnet werden.

Ausführen der Aktion Rechnung erstellen

Wechsel über Maskenbaum in die Maske VK-R

ECHNUNGEN drucken der Gutschrift (Aktion Rechnung drucken)

12.9.3. Gutschrift eines Teilbetrags

Um einen Teilbetrag einer Rechnung gutzuschreiben, muss aus der Rechnung zunächst in den zugehörigen Auftrag gewechselt werden.

Das geht am schnellsten über die Feldverknüpfung des

Feldes Aufträge.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 291

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Hier muss zunächst der

Status des Auftrags von

Erledigt

auf

in Arbeit

gesetzt werden, damit er sich wieder bearbeiten lässt.

Nun kann in die A

UFTRAGSPOSITION

(Submaske) gewechselt werden, um einzustellen, was gutgeschrieben werden soll.

Auch der Status der Position muss auf in Arbeit gesetzt werden, damit die Position schreibbar wird.

Soll z.B. eine ganze Position gutgeschrieben werden, so muss im Feld zu berechnen die

Gesamtmenge als negativer Betrag eingetragen werden. Bei einer Teilmengen-Gutschrift muss entsprechend die gutzuschreibende Menge als negativer Betrag in das Feld zu

berechnen geschrieben werden.

Es können nötigenfalls auch mehrere Positionen bearbeitet werden. Jede Änderung muss mit F2 (Ändern) bestätigt werden.

Release 6/1

Nachdem in den Auftragskopf zurückgegangen wurde, kann über die Aktion Rechnung erstellen eine Rechnung mit negativem Betrag für die angegebenen Mengen erstellt werden.

Sie ist in der Maske VK-R

ECHNUNGEN

(über den

Maskenbaum erreichbar) gespeichert, und kann von dort auch gedruckt werden.

Benutzerhandbuch 292

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Suchen der VK-Rechnung, für die eine Teilgutschrift erstellt werden soll.

Wechsel über die Feldverknüpfung des Feldes Aufträge in den zugehörigen Auftrag.

Ändern des Status auf 'in Arbeit'

Wechsel in die entsprechende Auftragsposition

Ändern des Status auf 'in Arbeit'

Ändern des Wertes im Feld zu berechnen auf einen negativen (!) Wert

Speichern mit F2 gegebenenfalls weitere Positionen ändern (Blättern über die Buttons)

Zurück in die Maske A

UFTRÄGE

Ausführen der Aktion Rechnung erstellen

12.9.4. Gutschrift der Nebenkosten

Um nur die Nebenkosten einer Rechnung gutzuschreiben, muss wieder aus der

Rechnung zunächst in den zugehörigen Auftrag gewechselt werden.

Das geht am schnellsten über die

Feldverknüpfung des Feldes

Aufträge.

Hier muss zunächst der

Status des Auftrags von

Erledigt

auf

in Arbeit

gesetzt werden, damit er sich wieder bearbeiten lässt.

Nun kann im Register 'Erweitert' der gutzuschreibende Betrag als negativer Wert im Feld

Betrag eingetragen werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 293

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Nach Speichern der Änderung mit F2 wird der negative Betrag im Register 'Aufträge' im Feld Nebenkosten angezeigt.

Nun kann wieder die Aktion Rechnung erstellen angeklickt werden, wobei eine

Rechnungsgutschrift über den angegebenen Betrag generiert wird.

Sie ist als VK-R

ECHNUNG

gespeichert und über den Maskenbaum einsehbar.

Suchen der VK-Rechnung, für die eine Nebenkostengutschrift erstellt werden soll.

Wechsel über die Feldverknüpfung des Feldes Aufträge in den zugehörigen Auftrag.

Ändern des Status auf in Arbeit

Wechsel in Register 'Erweitert'

Eintragen des gutzuschreibenden Betrags als negativen Betrag

Speichern mit F2

Ausführen der Aktion Rechnung erstellen

Wechsel über den Maskenbaum in die neu erstellte Rechnung

Drucken der Rechnung

Release 6/1 Benutzerhandbuch 294

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

12.10. Erzeugen einer Sammelrechnung

Um eine Rechnung aus mehreren verschiedenen Aufträgen erzeugen zu können kann die Maske S

AMMELRECHNUNG

, die im Menü V

ERKAUF

zu finden ist, verwendet werden.

Mit Angabe einer Debitornummer im Feld Debitor werden alle für diesen Kunden erfassten und noch nicht berechneten Auftragspositionen in der Submaske A

UFTRAGS

-

P

OSITIONEN

aufgelistet.

Feldbeschreibungen:

Datum: Erfassungsdatum der Sammelrechnung

Erledigt:

Verband Nr:

Kennzeichen, ob aus dem Datensatz bereits eine Rechnung erstellt wurde

Ist hier ein Verband zugeordnet, so geht die Sammelrechnung an den

Verband und nicht an den Kunden.

Adresse (rechts oben):Kreditorenadresse

Adresse (Bereich Rechnungsinformationen): Rechnungsadresse

Rechnungsdatum: hier kann ein Rechnungsdatum eingetragen werden. Bleibt das Feld

Rechnung:

leer, so wird es beim Erstellen der Rechnung in einem Pop-Up-Fenster abgefragt.

hier kann eine Rechnungsnummer angegeben werden, die abweichend vom Nummernkreis der EK-Rechnungen verwendet werden soll.

Buchungsdatum: Rechnungs-Buchungsdatum. Bleibt das Feld leer, so wird als

Buchungsdatum das Rechnungsdatum übernommen.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 295

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Steuerpflicht: Kennzeichen, ob Steuer berechnet wird

Steuerberechnung: die automatisch gefundene Steuerberechnung nach Inland, EG oder

Ausland kann hier manuell geändert werden.

Sachbearbeiter: Erfasser der Sammelrechnung

Zahlungsziel: Zahlungsziel, das für die Sammelrechnung gelten soll

Währung:

Rabattsatz:

Währung der Rechnung

Prozentsatz, der als Rechnungsrabatt gewährt werden soll.

Auftrag: Auftragsnummer, zur Übernahme der Positionen.

Lieferbedingung: Lieferbedingung

In den Feldern Netto, Nebenkosten, Gesamt und Brutto werden die Preise für alle als

Rechnungspositionen ausgewählten Datensätze aufsummiert, also der

Gesamtrechnungspreis in Netto und Brutto angezeigt.

Vorgehensweise:

Eingabe der Debitornummer im Feld Debitor

Speichern mit F1

Eingabe des Rechnungsdatums

Speichern mit F2

Übernehmen des einzelnen Auftrags oder der Auftragspositionen (siehe Unterkapitel)

Gegebenenfalls Eintragen der Bezugskosten in der Maske N

EBENKOSTEN

Überprüfen der Rechnungsbeträge in der Maske S

AMMELRECHNUNG

Auslösen der Aktion Rechnung erstellen

12.10.1. Übernehmen aller angezeigten Aufträge

Sollen alle in der Submaske angezeigten Aufträge des Debitors in die Sammelrechnung

übernommen werden, so kann die Aktion Alle Positionen übernehmen angeklickt werden.

Daraufhin verschwinden diese Datensätze aus der Submaske A

UFTRÄGE

und werden in die Submaske S

AMMELRECHNUNG

im Register 'Positionen' übernommen.

Hier können nach Bedarf noch Änderungen, wie Preis oder Menge, an den Datensätzen vorgenommen werden. (Doppelklick in den Datensatz -> Änderung -> F2 -> zurück)

12.10.2. Übernehmen eines gesamten Auftrags

Soll ein einzelner Auftrag mit allen zugehörigen Positionen aus den vorgeschlagenen

Datensätzen übernommen werden, so muss die Auftragsnummer im Feld Auftrag eingetragen und anschließend die Aktion Auftragspositionen übernehmen angeklickt werden.

Alle Positionen des angegebenen Auftrags verschwinden aus der Auswahl und werden im Register 'Positionen' in die Submaske S

AMMELRECHNUNG

geschrieben.

Hier können nach Bedarf noch Änderungen, wie Preis oder Menge, an den Datensätzen vorgenommen werden. (Doppelklick in den Datensatz -> Änderung -> F2 -> zurück)

Das Feld Auftrag hat sich wieder geleert, so dass gegebenenfalls eine nächste

Auftragsnummer eingetragen werden kann.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 296

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

12.10.3. Übernehmen einzelner Auftragspositionen

Um eine einzelne Auftragsposition in die Sammelrechnung zu übernehmen, muss mit Doppelklick in den entsprechenden Datensatz gewechselt und dort

F2 (Ändern) gedrückt werden.

Zurück in die Maske S

AMMELRECHNUNG

Das bewirkt, dass der gewählte Datensatz aus der Auswahl verschwindet und im

Register 'Positionen' in die Submaske S

AMMELRECHNUNG

geschrieben wird.

12.10.4. Löschen der übernommenen Positionen

Um die übernommenen Auftragspositionen wieder aus der Maske S

AMMELRECHNUNG

zu nehmen, kann die Aktion alle Positionen löschen ausgeführt werden.

Nach Aktivieren dieser Aktion wird der ursprüngliche Zustand wieder hergestellt, d.h. es werden alle Positionen aus der Submaske S

AMMELRECHNUNG

gelöscht und wieder in die

Maske A

UFTRAGSPOSITIONEN

geschrieben.

12.10.5. Löschen einer einzelnen übernommenen Position

Um eine einzelne übernommenen Auftragspositionen wieder aus der Maske

S

AMMELRECHNUNG

zu nehmen, muss mit Doppelklick in diese Position gewechselt werden.

Im Register 'Erweitert' muss das Feld Sammelrechnungsnummer geleert und diese

Einstellung mit F2 gespeichert werden.

Daraufhin wird diese Position aus der Submaske S

AMMELRECHNUNG

gelöscht und wieder in die Maske A

UFTRAGSOSITIONEN

geschrieben.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 297

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

12.11. Anzahlungen

Anzahlungen können im ESS beim Erstellen der VK-Anzahlungsrechnung auf ein in der

Maske E

INSTELLUNGEN

B

UCHHALTUNG

definiertes Zwischenkonto gebucht werden, damit der Anzahlungsbetrag nicht in der Umsatzsteuervoranmeldung aufgeführt wird. Dazu muss in der Maske Anzahlung im entsprechenden Datensatz die Einstellung

Steuerausweis bei Zahlung gesetzt sein.

Beim Buchen der Schlussrechnung wird zusätzlich der Anzahlungsbetrag vom in der

Anzahlungsbuchungsgruppe definierten Konto (z.B. „erhaltene versteuerte

Anzahlungen“) an das Forderungskonto des Debitors gebucht.

Erst bei Zahlung der Anzahlung erfolgt die Buchung Bank an Forderungen.

Für Anzahlungen im Einkauf können keine Zwischenkonten in der Maske E

INSTELLUNGEN

B

UCHHALTUNG

verwendet werden.

12.11.1. Definieren einer Anzahlung

Voraussetzungen:

(siehe auch Handbuch Finanzbuchhaltung)

Um eine Anzahlung buchen zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Anzahlungszwischenkonten müssen in der Maske E

INSTELLUNGEN

B

UCHHALTUNG definiert sein

2. ein Verkaufstyps bzw. Einkaufstyps Anzahlung mit einer Buchungsgruppe

Anzahlung muss angelegt sein

Grundlage für eine Anzahlung ist immer ein Auftrag oder eine Bestellung.

Aus dem entsprechenden Beleg kann über den Maskenbaum verknüpft in die

Maske Anzahlungen gewechselt werden, ...

... um die Anzahlung zu definieren.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 298

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Feldbeschreibungen:

Anzahl.nr.: Referenznummer der Anzahlung

Debitor: Kundennummer zu der Anzahlung

Beleg: Beleg zu der Anzahlung

Datum:

Art:

Datum der Erstellung der Anzahlung

Anzahlung oder Schlußrechnung

aktiviert: nur für aktivierte Anzahlungen kann eine Rechnung erstellt werden

Bezeichnung: Text, der zu der Position in der Anzahlungsrechnung gedruckt wird

Betrag:

Prozent:

Anzahlungsbetrag

Prozentsatz des Auftragswerts, über den der Anzahlungsbetrag berechnet wird. Es kann entweder ein Betrag oder ein Prozentsatz eingetragen werden.

Brutto:

Konto:

Kennzeichen, ob der Anzahlungsbetrag als Brutto- oder Nettowert verstanden wird.

Verkaufstyp Anzahlung

Buch.Grp.: Buchungsgruppe der Anzahlung

Bearbeitung: Bearbeitungsstatus der Anzahlung

Steuersatz: Steuersatz, der für die Anzahlung, sofern sie steuerpflichtig ist, verwendet werden soll

Rechnungsdatum: Rechnungsdatum der Anzahlung

Buchungsdatum: Buchungsdatum der Anzahlung

KST: Kostenstelle, die für die Anzahlung bebucht werden soll.

KTR: Kostenträger der Anzahlung

Steuerausweis: Einstellung, ob die Anzahlung gleich beim Erstellen der

Anzahlungsrechnung oder erst nach deren Zahlung in der

Umsatzsteuervoranmeldung berücksichtigt werden soll.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 299

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Schlussrechnung: Kennzeichen, ob zu der Anzahlung schon eine Schlussrechnung erstellt wurde

berechnet:

Kennzeichen, ob zu der Anzahlung schon eine Rechnung erstellt wurde

Rechnung: Nummer der erstellten Rechnung zu der Anzahlung

Projektnr:

Nummer des zugeordneten Projekts

12.11.2. Erstellen einer Anzahlungsrechnung

Für die definierte Anzahlung kann entweder aus der Maske A

NZAHLUNGEN

oder aus der

Maske A

UFTRÄGE

eine Anzahlungsrechnung erstellt werden.

Hierzu muss die Aktion Anzahlung erstellen ausgeführt werden.

Über den Maskenbaum gelangt man aus dem Auftrag in die erzeugte

Anzahlungsrechnung.

12.11.3. Erstellen einer Schlußrechnung

Ein Auftrag, für den es bereits eine oder mehrere Anzahlungsrechnung(en) gibt, kann nur mit der Aktion Schlussrechnung erstellen abgeschlossen werden.

Über den Maskenbaum gelangt man aus dem Auftrag auch in die erzeugte

Schlussrechnung.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 300

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

12.12. Drucksprache

Die Einstellung der Sprache zur Verwendung in Druckdokumenten ist im Adress-

Stammsatz hinterlegt.

Die aktuelle Einstellung auf dem Datensatz bestimmt die Drucksprache.

Um die Drucksprache für ein Dokument zu ändern, muss in den zugehörigen

Adressdatensatz gewechselt, und die gewünschte Spracheinstellung gewählt werden.

Nach Bestätigen der Einstellung mit F2 (Ändern) kann aus dem zu druckenden

Datensatz das Dokument erzeugt werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 301

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

12.13. Rechnungen in ausländischer Währung

Die Währung, die in Aufträgen und Rechnungen verwendet werden soll ist beim Debitor hinterlegt, kann aber auch explizit für einzelne Aufträge gewählt werden.

Mit Wahl der Währung wird der hinterlegte Umrechnungsfaktor im Feld Faktor angezeigt.

Gleichzeitig werden alle Beträge in der gewählten Währung angezeigt.

Wird eine Debitor mit fremdländischer Währung für einen Auftrag erfasst, so wird die

Währung automatisch übernommen.

Vor jeder Buchung mit fremdländischer Währung wird der aktuelle Umrechnungsfaktor

über ein Pop-Up-Fenster aktuell abgefragt.

12.14. Kassenverkauf

Das Erfassen einer Barzahlung kann in der Maske

K

ASSENVERKAUF

erfolgen

.

Die Maske K

ASSE

dient zur Abwicklung eines Ladenverkaufs, wobei beliebige

Zahlungsarten und Anzahlungen möglich sind.

Mit der Kundennummer werden automatisch alle Debitor-Einstellungen wie

Rabattgruppen, Rechnungrabatte etc. übernommen und bei der Preisfindung berücksichtigt.

Für Anzahlungen werden Konten verwendet, die in den Mandanteneinstellungen hinterlegt sind.

Beim Verkauf von Artikeln mit Lagerhaltung wird der Lagerbestand überprüft.

Beim Buchen des Kassenbelegs werden dann, wie beim Erstellen einer Rechnung, zum einen die Artikel aus dem Lager gebucht, zum anderen entsprechende Buchhaltungs-

Konten bebucht.

Anschließend wird der Kassenbeleg als erledigt gekennzeichnet.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 302

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

12.14.1. Kontenvorgaben in den Mandanteneinstellungen

In der Maske M

ANDANT

sind im Register 'Mandanteneinstellungen' vier Felder vorgesehen, die ausschließlich Anzahlungen im Kassenverkauf betreffen.

Feldbeschreibungen:

Kassenerl.: Konto zur Verwendung als Kassenerlöskonto bei Anzahlungen ohne

Kontokorrent.

Anzahl.Skt.: Konto, auf das bei Anzahlungen die Steuer gebucht werden soll.

Anzahl.Kto: Konto für Kassen-Anzahlungen.

Anzahl.Stnr: Steuersatz für Anzahlungen.

Das aktivierte Kennzeichen Kasse legt fest, dass Preisangaben im Kassenverkauf als

Bruttopreise verstanden werden.

12.14.2. Vorgabe von Zahlungsarten

Beim Zahlungsvorgang in der Maske K

ASSENVERKAUF

wird die Angabe einer Zahlungsart erwartet.

Ein Datensatz Z

AHLUNGSART

gibt ein Konto, das bei der Zahlung bebucht werden soll, vor.

Auf diese Weise können potentiell mehrere Kassenkonten über die Angabe der

Zahlungsart angesprochen werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 303

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

12.14.3. Ablauf des Kassenverkaufs

12.14.3.1. Kassenverkauf mit Zahlung

Eintragen einer Kundennummer im Feld Debitor (oder aus der hinterlegten

Tabelle auswählen)

Hinweis:

Um Kassenverkäufe auch für nicht im System verwaltete Kunden erfassen zu können, kann das Feld auch leer bleiben. Die Angabe einer Adresse ist allerdings obligatorisch.

Eine andere Möglichkeit wäre es, einen Datensatz Laufkundschaft mit einer entsprechenden Adresse anzulegen und diesen im Kassenverkauf zu verwenden.

Artikelnummer eintragen oder aus der hinterlegten Tabelle wählen.

-> Dabei werden die Felder Preis, Bezeich., Einheit und Verpackungseinheit automatisch gefüllt, können aber gegebenenfalls noch geändert werden.

Ebenso wird das Feld Brutto bereits berechnet.

Speichern mit F1.

-> Dabei wird eine Kassenverkaufsposition automatisch ausgefüllt.

Gegebenenfalls wiederholen des Vorgangs für weitere Artikel.

-> Es können somit im Verlauf mehrere Positionen angelegt werden.

Sind alle Positionen eingegeben, kann im Feld gegeben der vom Kunden zur

Bezahlung ausgehändigte Betrag eingegeben werden.

-> Dabei wird eventuelles Wechselgeld im Feld Zurück sofort berechnet und das

Feld Zahlungsart muss nun spätestens angegeben sein.

Durch die Aktion Buchen und Drucken des Belegs wird der Vorgang abgeschlossen, wobei beide Vorgänge einzeln oder gleichzeitig vorgenommen werden können.

Der erledigte Datensatz verschwindet aus der Abgrenzung, kann aber explizit wieder gesucht werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 304

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12.14.3.2. Automatische Buchungen bei Zahlung

Beim Buchen der Zahlung werden automatisch die unten abgebildeten Buchungen vorgenommen, die in der Maske K

ONTENPOSTEN

gespeichert sind.

Die erste Buchung zeigt die Lagerbuchung Bestandsveränderung an Bestand.

Danach folgen die Buchungen Kasse an Erlöse und Kasse an Steuer, wobei das Steuer- und Erlöskonto in der Artikelbuchungsgruppe hinterlegt ist, das Kassenkonto aus der

Zahlungsart verwendet wird.

12.14.4. Kassenverkauf mit Anzahlung

Ein Kassenverkauf mit Anzahlung wird zunächst wie unter 4.1 beschrieben erfasst.

Anstatt im Feld Gegeben muss der Anzahlungsbetrag im Register 'Erweitert' im Feld

Anzahlung eingetragen werden.

Durch die Aktion Kassenbeleg buchen wird die Anzahlung in der Maske K

ONTENPOSTEN gebucht. Gleichzeitig wird auf dem Kassenverkaufs-Datensatz das Kennzeichen

Angezahlt gesetzt.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 305

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

12.14.4.1. Automatische Buchungen bei Anzahlung

Beim Buchen der Anzahlung werden automatisch die unten abgebildeten Buchungen vorgenommen, die in der Maske K

ONTENPOSTEN

gespeichert sind.

Als Gegenkonto zum Kassenkonto aus der Tabelle Zahlungsart wird das in den

Mandanteneinstellungen im Feld Anzahlungskonto (Anzahl.Kto.) hinterlegte Konto verwendet (hier 1710).

Als Gegenkonto zur Umsatzsteuer aus der Artikelbuchungsgruppe wird das in den

Mandanteneinstellungen im Feld Anzahlung Steuerkonto (Anzahl.Skt.) hinterlegte Konto verwendet (hier 0985).

12.14.5. Kassenverkauf für Restzahlung

Um eine Restzahlung vornehmen zu können muss der Anzahlungs-Datensatz erst gesucht werden.

Dazu muss in der Abgrenzungs-Maske (erreichbar über den Button das

Kennzeichen Angezahlt gesetzt und gegebenenfalls noch andere

Suchkriterien eingegeben werden. Nach Aktivieren der Suche mit dem Button go werden alle gefundenen Datensätze angezeigt.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 306

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Für die Restzahlung muss nun im entsprechende Datensatz im Feld Gegeben der

Zahlbetrag eingegeben werden. Dabei wird ein eventueller Rückzahlungsbetrag unter

Berücksichtigung der Anzahlung berechnet.

Nach Ausführen der Aktion Kassenbeleg buchen wird die Anzahlung sowie der

Artikelpostenabgang in der Maske K

ONTENPOSTEN

gebucht.

Sobald der Rechnungsbetrag ausgeglichen ist, wird das Kennzeichen Erledigt gesetzt.

12.14.5.1.Automatische Buchungen bei Restzahlung

Beim Buchen der Restzahlung werden automatisch die unten abgebildeten Buchungen vorgenommen, die in der Maske K

ONTENPOSTEN

gespeichert sind.

Die Anzahlungsbuchungen werden zurückgebucht

Dann wird der Gesamtbetrag wie eine normale Kassen-Zahlung (siehe oben Buch.Ref.

33) und der Artikelpostenzugang (siehe oben Buch.Ref. 34) gebucht.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 307

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

12.15. Auswertungen Verkauf

Auswertungen für den Verkauf finden sich im Menü Verkauf unter Auswertungen

Verkauf.

In der Maske D

EBITORENAUSWERTUNGEN

gibt es verschiedene Aktionen, um

Auswertungen zu drucken.

Über die Maskenfelder können die Auswertungen definiert werden.

Durch Datumsangaben kann der Auswertungszeitraum bestimmt werden, durch Angabe eines Debitors oder einer Debitorgruppe kann die Auswertung auf einen Kunden bzw. eine Kundengruppe beschränkt werden.

Ohne irgendwelche Angaben werden die Auswertungen unbegrenzt gedruckt.

12.15.1. Offene Rechnungen

Offene Rechnungen können in der Maske D

EBITOREN

im Register 'VK-Rechnungen' als

Übersicht eingesehen werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 308

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Einen entsprechenden Auswertungsdruck erhält man in der Maske

D

EBITORENAUSWERTUNGEN

.

eventuell Angaben für selektierten Druck in den Feldern von Datum bis Artikel

Ausführen der Aktion offene Rechnungen

12.15.2. Offene Posten Debitoren

Einen Auswertungsdruck über alle offenen Posten eines oder aller Debitoren erhält man in der Maske D

EBITORENAUSWERTUNGEN

.

eventuell Angaben für selektierten Druck in den Feldern von Datum bis Artikel

Ausführen der Aktion offene Posten Debitoren

12.15.3. Kontennachweis Debitoren

Einen Auswertungsdruck über den Kontennachweis eines oder aller Debitoren erhält man in der Maske D

EBITORENAUSWERTUNGEN

.

eventuell Angaben für selektierten Druck in den Feldern von Datum bis Artikel

Ausführen der Aktion Kontennachweis Debitoren

12.15.4. Offene Aufträge

Einen Auswertungsdruck über offene Aufträge eines oder aller Debitoren erhält man in der Maske D

EBITORENAUSWERTUNGEN

.

eventuell Angaben für selektierten Druck in den Feldern von Datum bis Artikel

Ausführen der Aktion offene Aufträge

12.15.5. Umsatzübersicht

Eine Umsatzübersicht über den Gesamtumsatz eines Debitoren kann in der Maske

D

EBITOREN

des entsprechenden Kunden imFeld Umsatz eingesehen oder als

Auswertung gedruckt werden.

Einen Auswertungsdruck über den Umsatz eines oder aller Debitoren erhält man in der

Maske D

EBITORENAUSWERTUNGEN

.

eventuell Angaben für selektierten Druck in den Feldern von Datum bis Artikel

Ausführen der Aktion Umsatzübersicht

Release 6/1 Benutzerhandbuch 309

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

13. Bereich Buchhaltung

Hinweis:

Für den Bereich Finanzbuchhaltung gibt es ein eigenes Handbuch, das bei der ESS-

Installation automatisch mit ausgeliefert wird.

Deshalb wird an dieser Stelle nur auf die wichtigsten Bereiche hingewiesen. Die vollständige Beschreibung aller Buchhaltungsthemen des ESS können im Handbuch

Finanzbuchhaltung nachgelesen werden.

13.1. Direktbuchen auf Konten

13.1.1. Maske Buchungserfassung

Manuelle Buchungen werden in der Maske B

UCHUNGSERFASSUNG

vorgenommen. Sie kann aus dem Menü B

UCHHALTUNG

erreicht werden.

Durch Anklicken des Auswahlfeldes, das auf Standardbuchung eingestellt ist, kann die

Buchungsart gewählt werden die vorgenommen werden soll.

13.1.1.1. Standardbuchung

Bei einer Standardbuchung muss der Betrag, die zu buchenden Konten und ein

Belegtext angegeben werden, dann kann der Buchungsdatensatz eingefügt werden.

Dabei ist er noch nicht gebucht (!) sondern erst gespeichert.

Über die Aktion Beleg buchen kann jeder Buchungsdatensatz einzeln gebucht werden.

Hinweis:

Der zu buchende Steuersatz der Konten ist im Kontenrahmen hinterlegt.

Ist dort kein Kennzeichen Steuer gesetzt, so kann das Konto auch nicht mit

Steuer bebucht werden.

Über die Feldverknüpfung des Kontos gelangt man mit einem Klick in den entsprechenden Datensatz und kann gegebenenfalls eine Änderung vornehmen.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 310

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

13.1.1.2. Stapelbuchung

Es können auch erst beliebig viele Buchungsdatensätze gespeichert und dann über eine

Aktion alle Belege buchen der gesamte Buchungsstapel (des Erfassers!) gebucht werden.

Der angezeigte Kontensaldo passt sich den gespeicherten Buchungen an, auch wenn sie noch nicht tatsächlich gebucht sind...

...und sagt somit aus, welcher Saldo auf dem Konto bestünde, würden die erfassten

Datensätze gebucht.

Alle erfassten und noch nicht gebuchten Datensätze können auch über den Button

Übersicht als Tabelle angezeigt werden.

13.1.1.3. Splittbuchung

Splittbuchungen dienen zur Erfassung von aufgeteilten Buchungen, bei denen jeweils nur das Soll- oder das Habenkonto bekannt ist.

Da in der ESS-Buchhaltung immer nur Buchungssätze mit Soll- und Habenkonto erlaubt sind, muss ein Gegenkonto für Splittbuchungen angelegt und in den E

INSTELLUNGEN

B

UCHHALTUNG

im Feld Splittkonto hinterlegt sein.

Bei einer Splittbuchung wird automatisch dieses Konto als Gegenkonto verwendet.

Ohne dieses Konto sind keine Splittbuchungen möglich!

Beispielbuchung:

Gehälter EUR 5.000,00

Verbindl. Sozialvers. EUR 2.044,32 an Bank EUR 2.955,68

Das Erfassen der Splittbuchung erfolgt in der Maske B

UCHUNGSERFASSUNG

.

Unter Ordner kann man die Buchung einem bestimmten Belegnummernkreis zuordnen.

Im Feld Buchungstext kann man einen internen Vermerk für die vorgenommene Buchung hinterlegen, vergleichbar mit dem Belegtext. Beide Texte erscheinen in den

Kontenposten und Kontoauszügen.

Nur der Auswahlpunkt Splittbuchung im Feld Belegart der Buchungserfassung ermöglicht die Erfassung und Verarbeitung von Splittbuchungen.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 311

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Dabei ändert sich die Submaske B

UCHUNGSPOSTEN

in die Submaske S

PLITTBUCHUNGEN

.

Außerdem werden automatisch die Soll- und Haben-Felder nicht mehr schreibbar, da als

Gegenkonto, wie oben beschrieben, das im Mandanten hinterlegte Splitbuchungs-Konto verwendet wird.

Nun muss im Feld Betrag der Gesamtbetrag, der aufgesplittet werden soll, und ein

Belegtext eingetragen werden.

Beim Einfügen des Datensatzes wird eine neue Beleg- bzw. Buchungsnummer vergeben.

Danach kann durch Doppelklick in die Submaske S

PLITTBUCHUNGEN

in die gleichnamige

Maske gewechselt werden, um die einzelnen Buchungen einzugeben.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 312

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Maske S

PLITTBUCHUNGEN

:

Automatisch wird der noch zu buchende Betrag angezeigt.

Nun muss die Buchung erfasst werden.

Für vorliegendes Beispiel muss das Nettogehalt von 2.955,68 Euro im Sollkonto gebucht werden.

Dabei wird das Habenkonto nicht mehr schreibbar, da als Gegenkonto automatisch das

Splittbuchungs-Konto verwendet wird.

Nach Einfügen des Datensatzes wird der Buchungsvorschlag in der Submaske

B

UCHUNGSPOSTEN

angezeigt und der zu verbuchende Restwert in den Feldern Sollbetrag und Habenbetrag angezeigt.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 313

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Nach Leeren der Maske mit F4 kann die zweite Buchung vorgenommen werden: ebenfalls im Sollkonto müssen die gesetzlichen Sozialabgaben von 2.044,32 Euro erfasst werden.

Nach Einfügen des Datensatzes wird auch der zweite Buchungsvorschlag in der

Submaske B

UCHUNGSPOSTEN

angezeigt und es bleibt kein zu verbuchender Restwert im

Sollbetrag.

Aber erst wenn der Soll- und Habenbetrag 0,00 Euro betragen können diese Buchungen in die Buchhaltung überführt werden.

Deshalb muss als letzte Buchung noch das Splittbuchungs-Konto gegengebucht werden.

Dies kann potentiell in beliebig vielen Schritten (Einzelbuchungen) erfolgen.

Für vorliegendes Beispiel wird es gegen das Bankkonto, von dem die Beträge abgebucht werden sollen, gebucht.

Hierzu muss die Maske zunächst wieder geleert werden. Dann wird im Feld Habenkonto das gewünschte Bankkonto eingetragen. Das Feld Sollkonto wird dabei nicht schreibbar.

Nach Erfassen des Betrages und des Belegtextes kann der Datensatz eingefügt werden.

Nun ist die Splittbuchung in Soll- und Habenbetrag auf dem Wert 0,00 und kann in die

Buchungserfassung übernommen werden, indem über den Button `Zurück` bzw. CTRL-

F3 in die Maske B

UCHUNGSERFASSUNG

gewechselt wird.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 314

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Buchen der Splittbuchung

In der Submaske S

PLITTBUCHUNGEN

sind die erfasssten Datensätze als Buchungs-

Vorschlag aufgelistet.

Sie können nun wie gewohnt durch

Anklicken der Aktion Beleg buchen gebucht werden.

In der Maske K

ONTENPOSTEN

kann jede Buchung einzeln nachvollzogen werden.

13.1.1.4. Rechnung ausgleichen

Wählt der Anwender in der

B

UCHUNGSERFASSUNG

die Belegart 'Rechnung ausgleichen', und als Kontokorrent `Kreditor`, so

ist das nachfolgende Feld mit der Tabelle 'offene EK-

Rechnungen' verknüpft, und er kann über die Feldverknüpfung die gewünschte

Rechnung auswählen und den Datensatz in die B

UCHUNGSERFASSUNG

holen. Alle relevanten Daten werden angezeigt und auch der zu zahlende Betrag wird vom System vorgeschlagen.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 315

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Anhand des Rechnungs-Zahlungsziels wird für jede Rechnung dieses Kreditors das

Datum berechnet an dem die Rechnung mit oder ohne Skonto-Abzug bezahlt werden muss.

ESS schlägt selbständig den zu zahlenden Betrag vor, und bucht automatisch zusätzlich die Skonto-Konten, die in der Steuermaske der Artikelbuchungsgruppe angelegt sind, wenn das Kennzeichen Skonto gesetzt ist.

Nun muss nur noch das Habenkonto (Bankkonto) eingetragen werden, sowie der

Buchungsbetrag und ein Belegtext, der später im Kontenblatt gedruckt wird.

Nach Speichern der Erfassung wird automatisch vom System ein Buchungsvorschlag in die Buchungsposten-Tabelle geschrieben und muss nur noch überprüft werden.

Um den Beleg letztendlich zu buchen, muss die Aktion Beleg buchen ausgeführt werden.

13.1.1.5. Erzeugen offener Posten

Offene Posten können durch Erzeugen von Rechnungen aus einer Bestellung oder einem Auftrag (Einkauf oder Verkauf) ins System gebucht werden.

Um eine schnellere Erfassung offener Posten zu ermöglichen, kann auch in der Maske

B

UCHUNGSERFASSUNG

ein offener Posten für einen Kreditor oder Debitor erfasst werden.

Dies empfiehlt sich:

1. Beim Start des ESS als neuem System, um z.B. eine Bilanz zu übernehmen.

2. für Rechnungen, bei denen nicht einzelne Artikel bebucht werden müssen oder eine

Rechnungsposition im Detail nachvollziehbar sein muss (z.B. Telefonkosten).

Voraussetzung

Um einen offenen Posten über die B

UCHUNGSERFASSUNG

erzeugen zu können muss in der Maske E

INSTELLUNGEN

B

UCHHALTUNG

ein Konto im Feld Konto OP hinterlegt sein.

Hierbei handelt es sich nicht um ein Konto aus dem Kontenrahmen, sondern um eine

`Kontenzuordnung`, die dazu dienen soll, in der zu erzeugenden Rechnungsposition als Einkaufs- bzw. Verkaufstyp verwendet zu werden.

In der Maske B

UCHUNGSERFASSUNG

muss gegebenenfalls das Datum angepasst werden.

Das Auswahlfeld für die Buchungsart ist defaultmäßig

auf Standardbuchung eingestellt.

Durch Anklicken des Feldes öffnet sich die Auswahl

und es kann die Buchungsart Offenen Posten

erzeugen gewählt werden.

Dabei verändert sich die Maske und es erscheint unter dem Feld Offenen

Posten erzeugen ein weiteres Auswahlfeld für einen Kontokorrent.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 316

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Da für unser Beispiel ein offener Posten im Verkauf erzeugt werden soll, muss hier

Debitoren gewählt werden.

Das nachfolgende Feld ist nun mit der D

EBITOREN

BERSICHT

verknüpft.

Durch Klicken auf das schwarze Dreieck gelangt man in die tabellarische Auflistung aller

Debitoren und kann durch Doppelklick auf den gewünschten Datensatz die

Debitorennummer des Debitors, für den ein offener Posten erzeugt werden soll, in die

Maske übernehmen.

Im Feld Betrag muss der Bruttobetrag des offenen Postens eingetragen werden.

Im Feld Währung muss die gewünschte Währung, in der die Rechnung erzeugt werden soll, angegeben werden. Das anschließende Feld zeigt automatisch den aktuell hinterlegten Umrechnungsfaktor der Währung an, und kann gegebenenfalls an dieser

Stelle (nur für diese Rechnung) geändert werden.

Um den Datensatz speichern zu können, muss noch ein Belegtext angegeben werden.

Nach Speichern mit F1 wird vom System automatisch eine Belegnummer im Feld

Buch.Nr. vergeben.

Neben dem Feld Offenenen Posten erzeugen erscheint ein neues Feld mit derselben

Nummer, die nun auch die Rechnungsnummer des offenen Postens referenziert.

Nun kann für die zu erzeugende Rechnung über den angegebenen Betrag, eine oder mehrere Positionen erzeugt werden.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 317

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Hierzu muss in die Submaske S

PLITTBUCHUNGEN

gewechselt werden.

Durch Doppelklick in die Submaske oder über den Maskenbaum gelangt man in die

Maske S

PLITTBUCHUNGEN

.

Handelt es sich bei dem Kontokorrent um einen Debitoren, wie im vorliegenden

Beispiel, so wird als Sollkonto automatisch das in der Debitorenbuchungsgruppe hinterlegte Forderungskonto verwendet. (nicht sichtbar in der Maskenoberfläche)

Das Habenkonto muss vom Anwender angegeben werden, und entspricht in der Regel einem Erlöskonto.

Um nur eine Rechnungsposition über den Gesamtbetrag zu erzeugen muss im Feld

Splittbetrag der gesamte Rechnungsbetrag eingetragen werden.

Der Belegtextes wird später in der Rechnungsposition abgebildet. Nun kann der

Datensatz gespeichert werden.

Dabei wird automatisch eine Positionsnummer vergeben, und ein Buchungsvorschlag in der Submaske Buchungsposten abgebildet. Gleichzeitig wird der angegebene

Splittbetrag von dem Vorgegebenen Gesamtbetrag im Soll und im Haben abgezogen.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 318

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Sobald Soll- und Habenbetrag auf dem Wert 0,00 sind, kann wieder über den Button

`Zurück` bzw. CTRL-F3 in die Maske B

UCHUNGSERFASSUNG

gewechselt werden, um den offenen Posten letztendlich zu buchen und dabei eine offene Rechnung zu erzeugen.

Sollen mehrere Positionen zu der offenen-Posten-Rechnung erzeugt werden, so können in der Maske S

PLITTBUCHUNGEN

beliebig viele Beträge (gegebenenfalls auf verschiedene

Konten), die aufsummiert die angegebene Gesamtsumme ergeben müssen, hintereinander gespeichert werden.

Hinweis:

Das vom Anwender angegebene Konto bestimmt die Steuerbuchung und den

Steuersatz!

Handelt es sich bei der Buchung um einen offenen Posten, der aus einer Bilanz in das

System übernommen werden soll (beim Start des ESS als neues System), so kann man Konten ohne Steuersatz verwenden, bzw. für diese Buchung den Steuersatz im

Konto ändern, da für diese offenen Posten in der Regel bereits eine Umsatzsteuer-

Voranmeldung erfolgt ist.

Allerdings kann für Rechnungen, in denen kein Steuersatz angesprochen wird, später keine Skonto-Buchung erfolgen, da die Skonto-Konten im Steuersatz hinterlegt sind.

Außerdem müssen dann eventuell zusätzlich die Steuerkonten manuell bebucht werden.

In der Maske B

UCHUNGSERFASSUNG

wird nun über die Aktion Beleg buchen eine offene

Rechnung erzeugt.

Über die Feldverknüpfung (schwarzes Dreieck) des markierten Feldes kann man direkt in diese offene Rechnung gelangen.

In der Submaske VK-P

OSITIONEN

werden die einzelnen Buchungen, die in der Maske

Splittbuchungen vorgenommen wurden, als Positionen aufgelistet, die als Verkaufstyp das im Mandanten hinterlegte Konto `offene Posten` haben. Der zu jeder Buchung gespeicherte Belegtext wurde als Bezeichnung für die Position übernommen.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 319

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

13.2. Stornieren einer Buchung

Um eine Buchung zu stornieren, muss der gebuchte (und damit erledigte) Datensatz erst mit Hilfe der Abgrenzungsmaske gesucht werden:

Wechsel in Abgrenzungsmaske

setzen des Kennzeichens erledigt

Angabe einer Buchungsnummer oder Rechnungsnummer oder einer anderen

Angabe, um die Suche einzugrenzen

eventuell Leeren des Feldes Erfasser

Drücken des Funktionsbuttons go

Über die Aktion Beleg stornieren werden alle Buchungen rückgängig gemacht und ein zweiter Beleg mit der Belegnummer-Erweiterung '-S' erzeugt.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 320

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13.3. Suchen einer 'erledigten' Buchung

Um in die Such-Abgrenzung zu gelangen muss der Button 'Suchen' oder CTRL-F7 gedrückt werden.

In der Abgrenzungsmaske besteht die Möglichkeit über jedes Feld nach der Buchung zu suchen.

Um die Datensätze aller mit erledigt gekennzeichneten Buchungen sehen zu können, muss in das Feld Erledigt durch Doppelklick ein Prozentzeichen (%) geschrieben werden.

Nach Drücken des Buttons go erfolgt ein Wechsel zurück in die Maske

B

UCHUNGSERFASSUNG

.

In der Übersicht sind nun alle erledigten Buchungen aufgelistet.

13.4. Kontenposten

Die zentrale Buchhaltungsmaske ist die Maske Kontenposten. Hier werden sämtliche

Buchungen gespeichert und sind jederzeit nachvollziehbar.

Release 6/1 Benutzerhandbuch 321

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

13.5. Auswertungen

Auswertungen zu den unterschiedlichen Bereichen können unter dem Menüpunkt

Auswertungen durchgeführt werden.

Die in den jeweiligen Masken angegebenen Werte steuern die entsprechenden

Auswertungsformulare.

K

ONTENAUSWERTUNGEN

:

Kontoauszug

Saldenliste

Summen- und Saldenliste

Buchungsjournal

Belegerfassungsjournal offene Posten Debitoren offenen Posten Kreditor

D

EBITORENAUSWERTUNGEN

:

Offene Posten Debitoren

Kontennachweis Debitoren

Offene Aufträge

Umsatzübersicht

Summen- und Saldenliste Debitor

Debitor-Artikelumsatz fällige Rechnungen

K

REDITORENAUSWERTUNGEN

:

Offene Posten Kreditoren

Kontennachweis Kreditoren

Offene Bestellungen

Umsatzübersicht

Summen- und Saldenliste Kreditoren

Lieferant-Lieferung fällige Rechnungen

K

OSTENAUSWERTUNGEN

:

KEA-Auswertung

Kostenpostennachweis kurzfristige Erfolgsrechnung

Release 6/1 Benutzerhandbuch 322

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Stichwortverzeichnis

A

Abgrenzungsmaske............................................................................................... 26, 311

Adressänderungen........................................................................................................ 62

Anfrage........................................................................................................................ 215

Anfragetyp................................................................................................................... 217

Angebot....................................................................................................................... 252

Angebotsstyp............................................................................................................... 257

Angebotstyp................................................................................................................. 257

Anmeldung............................................................................................................... 18, 24

Ansicht........................................................................................................................... 25

Anzahlung.................................................................................................................... 233

Artikelpostenabgang.................................................................................................... 148

Artikelpostenzugang.................................................................................................... 148

Auswertungen.............................................................................................................. 298

Auswertungen Einkauf/ Verkauf.................................................................................. 312

B

Bestellmengenprüfung................................................................................................... 96

Bestellung.................................................................................................................... 222

Betriebsauftrag.................................................................................................... 181, 268

Bezugskosten.............................................................................................................. 231

Bild-Felder..................................................................................................................... 33

Bruttodokumente........................................................................................................... 81

Buttons........................................................................................................................... 22

D

Datensätze im-/exportieren............................................................................................ 45

Datensätze sortieren...................................................................................................... 42

Debitoren....................................................................................................................... 70

Deckungsbeitrag.......................................................................................................... 259

Druckeinstellungen........................................................................................................ 52

Drucksprache............................................................................................................... 291

E

Edit-Modus............................................................................................................... 26, 47

Editiermodus.................................................................................................................. 51

F

Feldhilfe......................................................................................................................... 33

Funktionsauswahl.......................................................................................................... 25

G

G.u.V.Konto .................................................................................................................. 68

Gesperrt......................................................................................................................... 79

Gutschrift............................................................................................................. 233, 269

I

Import /Export-Reihenfolgemaske................................................................................. 27

Import- /Exportmaske.................................................................................................... 28

Inventur................................................................................................................ 176, 179

Inventurliste................................................................................................................. 178

Inventurzählliste......................................................................................................... 178f.

K

Kalkulation................................................................................................................... 143

Kassenverkauf..................................................................................................... 292, 294

Kategorie..................................................................................................................... 191

Kommissionierung....................................................................................................... 170

Kommissionslauf.......................................................................................................... 170

Release 6/1 Benutzerhandbuch 323

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Komponenten.............................................................................................................. 144

Konsignationslager.................................................................................................. 72, 81

Kontennachweis.......................................................................................................... 299

Kontenrahmen............................................................................................................... 84

Kostenarten................................................................................................................... 90

Kostenartenbudget........................................................................................................ 93

Kostenstellen................................................................................................................. 92

Kostenträger.................................................................................................................. 93

Kunden-Artikelnummer................................................................................................ 266

Kundennummer....................................................................................................... 70, 79

L

Lagerbestand............................................................................................................... 177

Lagerübersicht..................................................................................................... 177, 180

Länder............................................................................................................................ 65

Lieferadresse................................................................................................................. 64

Lieferanten............................................................................................................ 11ff., 16

Lieferbeleg................................................................................................................... 224

Lieferdatum.................................................................................................................. 223

Lohnscheinen.............................................................................................................. 103

M

Mahnkennzeichen.......................................................................................................... 72

Mahntext........................................................................................................................ 88

Maskenauswahl............................................................................................................. 25

Maskenhilfe.................................................................................................................... 23

Materialgemeinkosten.................................................................................................. 143

MitgliedsNr............................................................................................................... 72, 81

N

Nebenkosten........................................................................................................ 243, 250

Nebenkostenzuordnung............................................................................................... 256

Notizen........................................................................................................................... 48

O offene Aufträge............................................................................................................ 299 offenen Posten............................................................................................................. 299

Ordnungskriterium......................................................................................................... 42

Ordnungsmaske............................................................................................................ 26

P

Passwort........................................................................................................................ 58

Passwortänderung......................................................................................................... 58

Passwortmaske............................................................................................................. 28

Personenadresse........................................................................................................... 64

Postleitzahlen................................................................................................................ 65

Preisberechnung...................................................................................................... 72, 81

Preisfindung................................................................................................................... 94

Preisliste...................................................................................................................... 259

Produktion.................................................................................................................... 181

Produktionsauftrag............................................................................................. 181, 183f.

Provision...................................................................................................................... 265

Provisionsartikelgruppe................................................................................................. 96

R

Rechnung.................................................................................................................... 276

Rechnungsbeleg.......................................................................................................... 223

Rechnungsdatum......................................................................................................... 223

Ressourcen............................................................................................................ 15, 103

S

Sammelrechnung................................................................................................. 235, 285

Release 6/1 Benutzerhandbuch 324

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Seriennummer....................................................................................................... 14, 144

Seriennummern............................................................................................................. 14

Seriennummernerfassung........................................................................................... 145

Sonder-Info.................................................................................................................. 106

Sprache....................................................................................................................... 291

Staffelung..................................................................................................................... 246

Standardnebenkosten.................................................................................................. 250

Statuszeile..................................................................................................................... 29

Steuernummer......................................................................................................... 70, 79

Steuersätze.................................................................................................................... 86

Stückliste..................................................................................................................... 128

Stücklisten-Artikel........................................................................................................ 128

Stücklistenpositionen................................................................................................... 133

Stundenerfassung................................................................................................ 206, 210

Summenkonto................................................................................................................ 85

T

Tastaturunterstützung.................................................................................................... 19

Tätigkeit......................................................................................................................... 15

Tätigkeiten........................................................................................................... 89, 102f.

Teilgutschrift................................................................................................................ 234

Termine........................................................................................................................ 189

Text formatieren............................................................................................................. 50

Textbausteine.............................................................................................................. 124

Tooltip............................................................................................................................ 33

Transportkosten........................................................................................................... 245

U

Übersichten.................................................................................................................... 36

Übersichtsmaske........................................................................................................... 27

Übersichtsreihenfolgemaske......................................................................................... 27

Überstunden................................................................................................................ 203

Umrechnungsfaktor..................................................................................................... 292

Umsatzübersicht.......................................................................................................... 299

Urlaubsplanung............................................................................................................ 207

V

Verband ........................................................................................................................ 72

Verbandnummer............................................................................................................ 81

Verbindungsaufbau........................................................................................................ 17

Verkaufstyp............................................................................................................ 89, 258

Verpackungseinheit....................................................................................................... 95

Verpackungskosten............................................................................................. 244, 249

Versandarten............................................................................................................... 107

Versandversicherung................................................................................................... 248

Verzugszinsen............................................................................................................... 88

W

Währung...................................................................................................................... 292

Wiedervorlage.............................................................................................................. 189

Z

Zahlungsart.............................................................................................................. 70, 80

Zahlungsziele................................................................................................................. 88

Zeiten........................................................................................................................... 103

Zeiterfassung............................................................................................................... 202

Zeitstamm.................................................................................................................... 203

Zusatzkosten............................................................................................................... 250

Zusatztext...................................................................................................................... 49

Release 6/1 Benutzerhandbuch 325

B etriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB

Kontenzuordnung......................................................................................................... 89

Lieferanten.................................................................................................................. 106

Release 6/1 Benutzerhandbuch 326

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