Benutzerhandbuch SilverDAT myClaimPRO

Benutzerhandbuch SilverDAT myClaimPRO
SilverDAT myClaim
erstellt durch
Deutsche Automobil Treuhand GmbH
Version 4.1
22. März 2014
Deutsche Automobil Treuhand GmbH • Hellmuth-Hirth-Straße 1 • 73760 Ostfildern
Benutzerhandbuch DAT
Inhaltsverzeichnis
1
ALLGEMEIN .................................................................................................................................................... 3
2
VORAUSSETZUNG SILVERDATII.................................................................................................................. 3
2.1
BASIS-EINSTELLUNG IN DER SILVERDATII .................................................................................................... 3
2.2
ERFASSUNG DER VERSICHERUNGSRELEVANTEN DATEN IM AKTENZEICHEN .................................................... 4
2.3
SCHADENSFALL AN SILVERDAT MYCLAIM SENDEN ....................................................................................... 5
2.3.1
Technische Voraussetzungen für den Versand ................................................................................. 5
2.3.2
Fachliche Voraussetzungen je Aktenzeichen für den Versand .......................................................... 6
2.3.3
Versenden des Aktenzeichens .......................................................................................................... 6
2.3.4
Versandmaske ................................................................................................................................... 7
3
START DES SILVERDAT MYCLAIM .............................................................................................................. 9
3.1
SYSTEMVORAUSSETZUNG SILVERDAT MYCLAIM .......................................................................................... 9
3.2
AUFRUF SILVERDAT MYCLAIM AUS DER SILVERDATII .................................................................................. 9
3.3
START ÜBER DIE INTERNETSEITE DER DAT, WWW .DAT.DE ......................................................................... 10
3.3.1
Login über www.dat.de .................................................................................................................... 10
4
SILVERDAT MYCLAIM: ALLGEMEINE FUNKTIONSBESCHREIBUNG .................................................... 11
4.1
GENERELLE FUNKTIONEN IN DEN HEADERN ................................................................................................ 12
4.2
VORGANGSÜBERSICHT .............................................................................................................................. 14
4.3
BENUTZEREINSTELLUNGEN ........................................................................................................................ 15
4.3.1
Wechsel in die Benutzereinstellungen ............................................................................................. 16
4.3.2
Automatisches Löschen von Vorgängen ......................................................................................... 17
4.4
FILTER UND SUCHFUNKTIONEN .................................................................................................................. 17
4.4.1
Filter ................................................................................................................................................. 17
4.4.2
Suchfunktion .................................................................................................................................... 17
4.5
VORGANGSDETAILS ................................................................................................................................... 18
4.5.1
Zusammenfassung der Kalkulation.................................................................................................. 18
4.5.2
Anhänge ........................................................................................................................................... 18
4.5.2.1
Hochgeladene Anhänge veröffentlichen ......................................................................................................20
4.5.3
Schadensdetails ............................................................................................................................... 21
4.5.4
Historie ............................................................................................................................................. 21
4.6
STATUS, STATUSÄNDERUNGEN UND MÖGLICHKEITEN IN DEN EINZELNEN STATUS ......................................... 23
4.6.1
Status in SilverDAT myClaim ........................................................................................................... 23
4.6.2
Wie wird ein Status geändert? ......................................................................................................... 24
4.6.3
Mögliche Werkstattabläufe............................................................................................................... 24
4.6.3.1
4.6.3.2
4.6.3.3
4.6.3.4
4.6.4
Werkstatt übermittelt Schadenfall ................................................................................................................24
„Technische Freigabe erteilt“ .......................................................................................................................24
„Gutachter erforderlich“ ...............................................................................................................................25
„Nicht Prüfbar“ .............................................................................................................................................25
Abschließen von Vorgängen ............................................................................................................ 25
5
ANHANG ........................................................................................................................................................ 26
6
ANSPRECHPARTNER .................................................................................................................................. 26
DAT Deutsche Automobil Treuhand GmbH
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Benutzerhandbuch DAT
1 Allgemein
Dieses Dokument beschreibt die Funktionsweise und Benutzung des SilverDAT myClaim, welches
zum Mai 2014 den DAT-Net-Webservice ablöst. Dabei behalten einige Button, Felder und Menüpunkte
ihre alten Bezeichnungen, haben aber geänderte Funktionen hinterlegt. Die Grundfunktionen des DATNet bleiben dabei vorerst im Hintergrund bestehen, werden aber mit der Zeit ersetzt. Eine Kurzanleitung zur Nutzung des SilverDAT myClaim für Werkstätten finden Sie in der FI-Hilfe unter dem Stichwort „DAT-Net-Webservice-Kurzanleitung“.
Das professionelle Kalkulationsprogramm SilverDAT II - FI ermöglicht einen vielfältigen Einsatz dank
Kombination von Karosserie, Lack und Mechanik. Alle gängigen Marken und ihre Untermodelle sind
abrufbar. Pro Haupttyp ist eine modell-spezifische Grafik hinterlegt und ermöglicht so ein einfaches
Erfassen der richtigen Teile. SilverDAT II basiert auf Original-Herstellerdaten, Verbundarbeiten werden
automatisch berücksichtigt.
SilverDAT II ist eine versicherungskonforme Kalkulationsbasis. Heute ist es mehr denn je wichtig einen
Schaden in eigener Regie zu kalkulieren, um gegenüber Dritten den Aufwand auch detailliert darstellen
zu können. Durch Anklicken eines Teils auf der Grafik werden automatisch Teile-Nummer, Teilepreis
und Arbeitszeit erfasst. Ebenfalls automatisch wird jedem lackfähigen Teil die entsprechende Lackstufe zugeteilt und mitkalkuliert.
Mit SilverDAT myClaim besteht die Möglichkeit, Kostenvoranschläge mit Bildanhängen über den GDV
(Gesamtverband der Deutschen Versicherungen) direkt und automatisch an betreffende Versicherungen zu senden. Das verwendete Format entspricht den GDV-Vorgaben und ermöglicht damit eine
schnelle und effiziente Bearbeitung bei den Versicherungen. Optional besteht die Möglichkeit den Kostenvoranschlag mit Anhängen auch über einen normalen E-Mail-Weg zu versenden
2 Voraussetzung SilverDATII
Voraussetzung für die Nutzung des DAT-NET und des SilverDAT myClaim ist eine SilverDATIIInstallation, über die die Werkstatt die Schadensfälle zur Versicherung sendet.
Im Punkt 2.1 „Basiseinstellungen“ sind die notwendigen Schritte für die erste Einrichtung beschrieben.
Dazu benötigen Sie ihre Zugangsdaten für SilverDAT myClaim und bei einer Neuinstallation von SilverDATII auch die Zugangsdaten für SilverDATII. Diese bekommen sie vom Vertrieb der DAT über
vertri[email protected], sofern Sie die ihnen übersandten Zugangsdaten nicht mehr haben sollten. Für die
Einrichtung von SilverDATII benutzen Sie bitte das SilverDATII Handbuch.
2.1 Basiseinstellung in der SilverDATII
Der Versand über SilverDAT myClaim ist für die SilverDATII -FI standardmäßig freigeschaltet. Eine
zusätzliche Freigabe des SilverDAT myClaim muss in der Fahrzeuginstandsetzung der SilverDATII
nicht erfolgen.
In der Benutzerverwaltung von SilverDATII sind darüber hinaus noch folgende Einträge vorzunehmen:
•
•
Setzen des Hakens bei „Benutzer verwendet SilverDAT myClaim“
Eingabe der Zugangsdaten für SilverDAT myClaim
Dies ist pro Nutzer in der Benutzerverwaltung zu erledigen, bevor der Versand genutzt werden kann.
Sollten Sie hierbei Probleme haben wenden Sie sich bitte an unseren Kundendienst unter [email protected]
Die folgende Grafik zeigt die Stelle, wo die Daten beim Benutzer in der Benutzerverwaltung zu ändern
sind.
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Bild1: Eingabe der Zugangsdaten in der Benutzerverwaltung von SilverDAT II
2.2 Erfassung der versicherungsrelevanten Daten im Aktenzeichen
Zusätzlich zu den Fahrzeug- und Schadensdaten sind die versicherungsrelevanten Daten auf der
Maske DAT-NET zu erfassen.
Bild2: Notwendige Dateneingabe zum versenden von Aktenzeichen an eine Versicherung
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Beschreibung der zu erfassenden Daten zum Aktenzeichen in der SilverDATII
Versicherung (Pflicht)
Die gewünschte Versicherung muss in der Combo-Box ausgewählt werden. Die Versicherung muss sich am Verfahren
blauen Haken vor
"DAT-NET" beteiligen (ersichtlich an dem
der Bezeichnung der Versicherung)
Versicherungsnummer (Pflicht)
Eingabe der Versicherungsnummer
Schadensnummer:
Eingabe der Schadensnummer
Schadenstag (Pflicht):
Eingabe des Schadenstages
Amtl. Kennzeichen(Pflicht):
Eingabe des amtlichen Kennzeichens
Abtretungserklärung (Pflicht):
Eingabe liegt unterschrieben vor Ja / Nein
Voraussichtliche
In Tagen:
Angabe der Reparaturdauer in Tagen
Versicherungsnehmer:
Angaben zum Versicherungsnehmer bei Kaskoschäden
VN /Gegner:
Angaben zum Gegner
Autohaus:
Angaben zum reparierenden Autohau
Vorsteuerabzugsberechtigt:
Auswahl wenn vorsteuerabzugsberechtigt
RKÜB drucken/ RKÜB Vorschau:
Hier können Sie eine Reparaturkostenübernahme ausdrucken.
Auf dem Ausdruck sind schon diverse Information eingetragen, die anhand der bereits ausgefüllten Felder in der Maske
DAT-NET übernommen werden
Reparaturdauer
2.3 Schadensfall an SilverDAT myClaim senden
2.3.1 Technische Voraussetzungen für den Versand
Voraussetzungen zum Versenden des Schadensfalls:
•
Aktenzeichen muß, wie in 2.2 beschrieben, korrekt erfasst sein
•
Aktenzeichen in der Hauptmaske FI muss kalkuliert sein, eventuelle Bilder zugeordnet sein.
Der Versand funktioniert auch ohne die Auswahl einer Versicherung (kein Versicherungsfall). In diesem Fall erfolgt der Versand an eine durch den Anwender eingegebene E-Mail-Adresse. Die Gegenstelle kann den Kostenvoranschlag im HTML Format ansehen.
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2.3.2 Fachliche Voraussetzungen je Aktenzeichen für den Versand
Folgende Voraussetzungen müssen gegeben sein, damit ein Aktenzeichen als Schadensfall
gesendet und von der Versicherung/dem Dienstleister bearbeitet werden kann:
•
•
•
•
•
•
•
Aktenzeichen muss kalkuliert sein, sonst kann es nicht versendet werden.
Versicherung aus der Liste muss gewählt sein
Schadensart = Schadenssparte
Schadenstag
Amtliches Kennzeichen
Abtretungserklärung unterschrieben vorliegend Ja/Nein
Halter/Kunde Vorsteuerabzugsberechtigt Ja/Nein
Sind diese Voraussetzungen nicht erfüllt, zeigt die SilverDATII folgenden Hinweis.
Die entsprechenden Daten müssen in dem Aktenzeichen in der SilverDATII nachgepflegt
werden.
2.3.3 Versenden des Aktenzeichens
Markieren Sie in der Hauptmaske der SDII-FI ein zu versendendes Aktenzeichen, dann lösen Sie im Menüpunkt „Verwalten“ – „Senden“- „DAT-NET“ den Sendevorgang aus. Daraufhin öffnet sich die SDII: Versand – Maske.
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Bild3: Zweiter Weg zum Login in SilverDAT myClaim
2.3.4 Versandmaske
Bild4: Maske vor dem versenden an SilverDAT myClaim
Sind Bilder in der Kalkulation enthalten, werden diese immer mitversendet, es sei denn Sie wählen
diese jetzt hier in der Versand Maske ab.
Zusätzlich können über „Datei anhängen“ weitere Dateien mit den Endungen *.pdf; *.doc; *.xls; *.tif;
*.jpg und *.txt anhängt werden.
Größenbeschränkung des Versandes:
Für jede Versicherung gelten unterschiedliche Größenbeschränkungen im Bezug auf das übertragene
Datenvolumen der E-Mail-Anhänge. Diese Beschränkung legt jede Versicherung individuell fest. Eine
E-Mail, die ungepackt größer als 4 bis 16 MB ist, wird nicht versendet. Welche Dateigröße genau das
gewählte Versicherungsunternehmen empfangen kann, erfahren Sie von der jeweiligen Versicherung
selbst.
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Bild 5: Exportmaske von SilverDAT II
Nur wenn die Versicherung explizit über einen bestimmten Dienstleister abwickelt, darf die Auswahl
<kein Dienstleister> verändert werden.
In dem Feld „Kommentar an die Versicherung“ haben Sie noch die Möglichkeit einen Freitext einzugeben. Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf OK.
Dieser Aufruf erzeugt einen Datensatz, der verschlüsselt an die Versicherung geschickt wird.
Bild 6: Transfermaske zu SilverDAT myClaim nach dem Beenden des Exports aus SilverDAT II
Der Vorgang kann nun im SilverDAT myClaim weiter bearbeitet werden.
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3 Start des SilverDAT myClaim
Die Schadensfälle werden im SilverDAT myClaim weiterbearbeitet. Das SilverDAT myClaim
kann aus der SilverDATII oder über die Internetseite der DAT gestartet werden.
3.1 Systemvoraussetzung SilverDAT myClaim
Das SilverDAT myClaim unterstützt die Browser-Versionen Internet Explorer 8-11, Mozilla 26-28 oder
Chrom 30-33.
3.2 Aufruf SilverDAT myClaim aus der SilverDATII
Das SilverDAT myClaim kann aus der SilverDATII gestartet werden.
Dies ist entweder ohne selektiertes Aktenzeichen mit klick auf die Schaltfläche „Webservice“
oder mit selektiertem Aktenzeichen über dieselbe Schaltfläche möglich. Alternativ zur Schaltfläche „Webservice“ kann auch durch einen Rechtsklick auf ein markiertes Aktenzeichen ein
Menü aufgerufen werden, über welches das SilverDAT myClaim gestartet werden kann.
Ebenfalls können Sie das SilverDAT myClaim über die Schaltfläche Verwalten / DAT – Net
Webservice starten. Mit dem Start des SilverDAT myClaim gelangen Sie direkt in die Weboberfläche. Dazu später mehr.
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3.3 Start über die Internetseite der DAT, www.DAT.de
3.3.1 Login über www.dat.de
Für den Start über die Internetseite der DAT (www.dat.de) wird ein Kunden-Login benötigt. Außerdem
benötigen Sie das Nutzungsrecht für das SilverDAT myClaim. Falls nicht bekannt oder vorhanden,
bitten wir Sie, unseren Kundendienst zu kontaktieren – per E-Mail unter [email protected] oder
telefonisch unter 0711-4503-140.
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4 SilverDAT myClaim: Allgemeine Funktionsbeschreibung
Im SilverDAT myClaim finden ab Mai 2014 alle weiteren Bearbeitungen eines Vorgangs /
Aktenzeichens, ähnlich der Bearbeitung im DAT-NET-Webservice, statt. Dabei können die
Vorgänge / Aktenzeichen aus den verschiedenen Produkten der DAT kommen (SDII, calculatePro, MB-Glas, calculate Glas, autoglas Plus usw.).
Neben der Tatsache, dass das SilverDAT myClaim die Vorgänge / Aktenzeichen aus verschiedenen Produkten der DAT in einer Oberfläche darstellt, ist das SilverDAT myClaim
auch Netz – Fähig. Dies bedeutet, dass neben dem Open Netz (Ersatz für den DAT-NETWebservice) auch weitere Netze hinzukommen können. Dabei ist ein Netz eine Auftragsabwicklung, die entweder für eine Schadenabwicklung, zur besseren Schadensteuerung, zur
Reparaturbeauftragung, zur Filialsteuerung /-kontrolle usw. eingesetzt werden kann.
Die Bearbeitung kann dabei auf zwei ebenen stattfinden, zum einen direkt in der Vorgangsübersicht oder in den Vorgangsdetails.
Folgende Ansichten (oder Masken) stehen zur Verfügung:
• Vorgangsübersicht
o
alle Vorgänge auf einen Blick
o
Anzeige des Status und Änderung des Status
o
Filtern der Vorgänge
o
Ansicht des GDV-Versand Protokolls inkl. der Anhänge
• Vorgangsdetails
o
Stammdaten
o
Dokumente (Rubriken Rechnung und sonstige Dokumente)
o
Verlauf
o
Kostenvoranschlagdetails
o
Dokumente hochladen und versenden
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4.1 Generelle Funktionen in den Headern
Der SilverDAT myClaim Header ist wie folgt aufgebaut (von Oben nach unten und von links nach
rechts)
1. Blau hinterlegter Bereich
a. Logo der DAT
b. Logo des SilverDAT myClaim, bei Individualisierungen von Netzen Logo des Netzinhabers, z.B. eines Autohauses, einer Versicherung oder eines Herstellers
c. Version des SilverDAT myClaim
2. Weiß hinterlegter schmaler Bereich
a. Name SilverDAT myClaim
b. Menüverzeichnis, Auswahlmöglichkeiten: Inbox und Verwaltung
c. Sprachauswahl
d. Name des Benutzers
e. Abmeldebutton
Der Header der Vorgangsübersicht bietet folgende Möglichkeiten
1. Grau hinterlegter Bereich
a. Name des Ausgewählten Ordners „alle Aufträge“ (Einstellungen auf der linken Seite,
hierzu gleich mehr)
b. Die zwei Fenster sind zur Vollansicht und verkleinerten Ansicht gedacht
c. Die Pfeile verbergen und öffnen die Ansicht der Vorgangsübersicht
2. Weiß hinterlegter Bereich
a. „Neunen Auftrag eröffnen“ diese Funktion hat hier keine Verwendung
b. „Liste aktualisieren“ aktualisiert die Anzeige
c. „Alle Filter entfernen“ entfernt alle gewählten Filtereinstellungen
d. „Erweiterter Filter“ erlaubt die Einrichtung eines Filters (Menüpunkt 4.5 Filter und Suchfunktionen)
e. „zu suchender Typ“ erlaubt die Freitextsuche (4.5 Filter und Suchfunktionen)
f.
„Trichter – Symbol: hier ohne Funktion
g. Tabelle - Symbol erlaubt die Auswahl der angezeigten Tabellenspalten der Vorgangsübersicht
h. Anzeige der gesamten Vorgänge in 50ger Blocks. Hiermit kann man schneller zu weiter zurückliegenden Vorgängen springen.
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Diese Beiden Menüboxen erlauben a) die Einrichtung
der Vorgangsübersicht (Inbox) und b) die direkte Auswahl der 5 zuletzt bearbeiteten Fälle (direkte Verlinkung
in die Vorgangsdetails).
Im Falle der Inbox gibt es noch folgende Erläuterungen
der Funktionen:
•
„Alle Aufträge“ öffnet den Inbox-Ordner „Alle
Aufträge“, in dem alle Aufträge aus allen Netzen angezeigt werden, mit Ausnahme der geschlossenen.
•
„myClaim“ ist hier einer der individuellen Ordner, der dafür genutzt wird alle Aufträge anzuzeigen die aus dem SilverDAT II kommen.
•
„Neuer Ordner…“ und Seite mit + Symbol:
Erlaubt die Einrichtung individueller Ordner, in
dem man den Namen des Ordners eingibt und
dann auf das Plus Symbol klickt.
ACHTUNG: Alle Vorgänge / Aktenzeichen die Sie in
den Individuellen Ordnern haben möchte müssen manuell dort hinein gezogen werden. Dies geklickt, dieses hält und dann über den gewünschten Ordner
schieht, indem man auf das Symbol
zieht. Das Symbol ist zur Navigation der Vorgänge / Aktenzeichen in der Inbox gedacht.
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4.2 Vorgangsübersicht
Datenfeld
Adresse
Aktenzeichen
Auftragstypen
Dienstleister
Erfasst
Fahrzeug
Fahrzeughalter
Firma
Flotte
GDV Datensatz
Geändert
Gesamtsumme
Kennzeichen
Netzwerktyp
Ordnungsnummer
Quellsystem
Status
Versicherungsgesellschaft
Vertragsart
VIN
!
€
Hersteller
Sachverständiger
Bedeutung
Anzeige der Adressdaten des Kunden
Anzeige des Aktenzeichens / Vorgangs aus dem Quellsystem
Anzeige des Auftragstyps
Anzeige des gewählten oder automatisch hinzugefügten Dienstleisters der Versicherung
Anzeige des Datums der Erfassung / Hochladung des Vorgangs / Aktenzeichens
Anzeige des kalkulierten Fahrzeuges
Name des Fahrzeughalters im Aktenzeichen / Vorgang
Anzeige der Firma (falls Kunde = Firma) aus dem Aktenzeichen / Vorgang
Anzeige der Flottenzugehörigkeit, falls vorhanden
Link zum GDV Datensatz. Mit Klick auf den Link kann dieser angezeigt
werden
Anzeige des letzten Änderungsdatums
Gesamtsumme der Kalkulation
Kennzeichen des kalkulierten Fahrzeuges
Typ des Netzes in dem das Aktenzeichen / der Vorgang / der Claim
kalkuliert oder hochgeladen wurde
Anzeige der Ordnungsnummer (Zusammensetzung aus Aktenzeichen,
Datum der Anlage im Quellsystem und einer willkürlichen Zahl)
Anzeige der Applikation aus der der Vorgang / das Aktenzeichen
kommt (z.B. SilverDAT II oder MB-Glas …)
Status des Vorgangs / Aktenzeichens (s. Status)
Anzeige der gewählten Versicherung (Achtung, dieses Feld wird erst
mit Versand an die Versicherung gefüllt)
Anzeige der Vertragsart
Anzeige der Fahrgestellnummer des kalkulierten Fahrzeuges
Anzeige des Regelstatus, sofern eine Regel hinterlegt und verwendet
wird (Farbe Grau, Grün, Gelb oder Rot inkl. Textanzeige, sobald der
Mauszeiger über der Fahne ist)
Währungsanzeige
Hier besteht die Möglichkeit einen Hersteller oder Sachverständigen
einem Vorgang / Claim / Aktenzeichen zu zuordnen. Diese Funktion
ist aber in diesem Fall ohne Bedeutung und steht nur in anderen
Netzen zur Verfügung
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Mit einem Klick auf ein verlinktes Datenfeld kann man sich entweder mehr Informationen anzeigen
lassen, Partner beauftrage (hier nicht möglich, gilt nur bei anderen Netzen) oder den Status eines Aktenzeichens / Vorgangs / Claims ändern. Es gibt dabei folgende Verlinkungen:
Link
GDV
Name der
Versicherung
Inhalt
Zeigt den Inhalt des GDV Datensatzes entschlüsselt an
Zeigt die Versicherungsinformationen an (Adresse usw.)
Status
ermöglicht die Statusänderung, wie z.B. von Kalkuliert auf Versendet
oder auf Geschlossen
Fahne
Öffnet die Regeleinstellungen, sofern erlaubt bzw. zeigt den Status der
Regelausführung an
Mit einem Klick auf ein nicht verlinktes Datenfeld gelangt man in die Vorgangsübersicht.
4.3 Benutzereinstellungen
Die Benutzereinstellungen erlauben es folgende Einstellungen im Bereich Verwaltung / Benutzereinstellungen vorzunehmen:
•
Im TAB „SD II Verbindung“ können folgende Punkte aktiviert oder deaktiviert werden:
o
„Dialog nach erfolgreichem Kalkulationsupload anzeigen“
Deaktiviert: Nach Versand kann in der SDII weitergearbeitet werden
Aktiviert: Nach Versand öffnet sich eine Dialogbox, die abfragt, ob man sich
den Vorgang / das Aktenzeichen in SilverDAT myClaim anschauen möchte
oder nicht. Bejaht man dies, so wird SilverDAT myClaim in der Vorgangsübersicht des Vorgangs / Aktenzeichens geöffnet. Verneint man dies, so kann man
in SDII / der Applikation weiter arbeiten.
o
„Veröffentliche hochgeladene Kalkulationen sofort“
Aktiviert: versendet einen Vorgang / ein Aktenzeichen sofort über den GDV an
die Versicherung
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Deaktiviert: schickt den Vorgang / das Aktenzeichen an SilverDAT myClaim.
Der Vorgang erhält dort den Status kalkuliert und verweilt dort, bis dieser weiter bearbeitet wird. Zum jetzigen Zeitpunkt stellt diese Möglichkeit einen direkten Versand an eine Versicherung da. Dies bedeutet, dass kein Versand über
den GDV erzeugt wird, was in Deutschland heute noch nicht unterstützt wird.
D.h. wenn das Feld deaktiviert wird, kann der Vorgang nur an die Versicherung gelangen, wenn das Feld aktiviert wird und anschließend der Vorgang /
das Aktenzeichen noch einmal aus dem Quellsystem versandt wird.
•
Im TAB „Aufträge archivieren“ können z. Zeit keine Einstellungen vorgenommen werden. Dieser TAB dient der reinen Information, dass eine Archivierung von Vorgängen vorgenommen
wird, wenn diese 2 Monate nicht mehr bearbeitet werden.
•
Im TAB „Allgemeine Einstellungen“ können Änderungen in der Claim Bearbeitung vorgenommen werden, die aber hier keine Auswirkungen haben, da keine Auftragseröffnung oder Kalkulation in myClaim vorgenommen werden kann.
Alle Einstellungen müssen über den Speicher-Button oben Rechts bestätigt werden. Dies kann nach
Änderung der Einstellungen in allen verfügbaren TABs geschehen. Wechselt man den TAB vor Sicherung, so werden die Änderungen beibehalten. Bitte denken Sie nur dran, vor verlassen des Menüpunktes Benutzereinstellungen die Sicherung vorzunehmen.
4.3.1 Wechsel in die Benutzereinstellungen
Bewegen Sie den Mauszeiger über den Menüpunkt Inbox und es öffnet sich ein Drop-Down-Menü.
Hier wählen Sie den Punkt Verwaltung aus. Es öffnet sich auf der linken Seite eine Box mit der
Überschrift „Admin Menü“ in der sich der Unterpunkt Benutzereinstellungen verbirgt. Diesen bitte mit
einem Linksklick ankilcken und die Benutzereinstellungen öffnen sich Rechts vom Admin Menüs.
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Bild 7: Die Benutzereinstellungen im SilverDAT myClaim
4.3.2 Automatisches Löschen von Vorgängen
Entgegen dem DAT-NET-Webservice gibt es im SilverDAT myClaim keine Möglichkeit Vorgänge /
Aktenzeichen / Claims automatisch zu löschen. In den Benutzereinstellungen ist hinterlegt, dass
Claims lediglich archiviert werden, wenn diese 2 Monate nicht mehr bearbeitet werden.
Darüber hinaus ist es möglich einen Claim über die Statusänderung manuell zu löschen, in dem man
den Status auf „Geschlossen“ setzt. Alle geschlossenen Claims können über die Filterfunktion „anzeigen der als Geschlossen gekennzeichneten Claims“ wieder angezeigt werden. Es ist nur möglich geschlossene Claims über den Filter wieder anzuzeigen.
4.4 Filter und Suchfunktionen
4.4.1 Filter
Die Vorgänge können in der Vorgangsübersicht nach bestimmten Kriterien gefiltert werden.
Die Filtereinstellungen erfolgen dabei nach dem Status „Geschlossen“, nach den Status je Netzwerktyp und nach den Auftragstypen. Der Filter kann unter dem Link „Erweiterter Filter“ in der rechten oberen Ecke der Vorgangsübersicht eingestellt werden. Sobald dieser eingestellt ist wird dieser aktiviert.
Eine Deaktivierung bzw. Löschung des Filters erfolgt über den Punkt „Alle Filter entfernen“, der erst
erscheint, wenn ein Filter eingerichtet wurde. Um die Filterauswahl zu schließen klicken Sie einfach auf
„Erweiterter Filter“, um die Filterauswahl zu schließen und gleichzeitig zu deaktivieren klicken Sie auf
„Alle Filter entfernen“.
4.4.2 Suchfunktion
Im Menüpunkt „Zu suchender Typ…“ ist eine Freitextsuche möglich, die den eingegebenen Text mit
den Inhalten in den angezeigten Tabellenspalten abgleicht und nur diesen anzeigt.
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4.5 Vorgangsdetails
4.5.1 Zusammenfassung der Kalkulation
In der Zusammenfassung der Kalkulation werden die wichtigsten Daten zur Kalkulation auf einen Blick
angezeigt (steht ab August 2014 zur Verfügung). Dazu gehören die einzelnen Kalkulationswerte, wie
Arbeitsaufwand, Lackierung usw. aber auch die gewählte Lackiermethode, die Sprache, die
Auftragsnummer, das Erstellungsdatum, das Änderungsdatum usw.
Über die Funktion Kalkulationsdetails anzeigen kann man sich alle Werte, die in der Applikation
ausgewählt wurden, inkl. Stundenverrechnungssätze, Ersatzteilen, Arbeitswerten usw. anzeigen
lassen.
Über Download kann man sich die GDV Datensatz Anhänge in einer ZIP Datei herunterladen. Die
Druck Funktion erlaubt das ausdrucken der Kalkulation.
4.5.2 Anhänge
In dieser Box können die in der Applikation bereits angehängten Anhänge noch einmal angeschaut
werden und zusätzliche Anhänge, wie Rechnungen, Bilder usw. hinzugefügt werden.
Es stehen hierzu 4 Boxen zur Verfügung:
• Versicherungsunterlagen
• Rechnungen
• Wartungs-/Reparaturunterlagen
• Andere /sonstige Dokumente
Haben Sie ein Dokument in einer der Boxen hochgeladen, so müssen Sie dieses noch veröffentlichen.
Durch das veröffentlichen wird das Dokument an die Versicherung versandt und anderen Nutzern zur
Verfügung gestellt.
Bitte beachten Sie aber, dass die Anhänge nicht zu Groß sein dürfen. Für die Gesamtgröße des Anhangs sprechen Sie bitte mit der Versicherung, der Sie den Datensatz zuschicken wollen, denn jede
Versicherung hat eine unterschiedliche Beschränkung ihres Postfachs.
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Folgende Links stehen in den Anhang - Boxen zur Verfügung:
•
Datei hochladen:
Über diesen Link können Sie eine weitere Datei hochladen und an die Versicherung mit dem
Button veröffentlichen übermitteln. Dazu einfach den Link betätige, den Dateipfad auswählen
(oder Ordner) in dem sich die Datei befindet die Sie hochladen möchten, die Datei auswählen
und den Button „Öffnen“ anklicken.
Mit dem Button Abbrechen können Sie den Vorgang beenden.
•
Alle herunterladen:
Mit dieser Funktion können Sie alle Dateien, die sich in einer Box befinden, auf ihren Rechner
herunterladen und dort archivieren und bearbeiten. Dazu einfach den Link anklicken, den Menüpunkt „Save File“ wählen. Die Datei / Dateien werden nun im Ordner „User“/Downloads als
zip Datei gesichert. Alternativ können Sie sich die Dateien auch anzeigen lassen. Dazu einfach
„Open with“ auswählen und anschließend das Programm, mit dem die Datei / die Dateien geöffnet werden sollen, auswählen.
•
Download:
Dieser Link erlaubt den Download einer Datei. Die vorgehensweise entspricht der unter dem
Menüpunkt „Alle herunterladen“
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4.5.2.1 Hochgeladene Anhänge veröffentlichen
Diese Ansicht erscheint, wenn
• Der Claim / Vorgang im richtigen Status ist und
• die Versicherung einen Versand von zusätzlichen Dokumenten erlaubt.
Mit „Anhänge verwerfen“ werden die angefügten Anhänge wieder entfernt. Dies bezieht sich nur auf
die zuvor im SilverDAT myClaim angefügten Dateien, nicht auf die, die vor Versand an die
Versicherung angefügt wurden.
Mit „Anhänge veröffentlichen“ werden die angefügten Anhänge, wie eine Rechnung, Bilder oder
sonstige Dokumente, an die Versicherung übermittelt.
Was in welchem Status möglich ist, erfahren Sie im Punkt 4.6 Status, Statusänderungen und
Möglichkeiten in den einzelnen Status.
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4.5.3 Schadensdetails
Die Schadendetails geben alle Informationen zum kalkulierten Fahrzeug, dem Auftrag und dem
Aktenzeichen wieder. Darüber hinaus wird via Link die Versicherung angezeigt, an die der Vorgang
versendet werden soll / versandt wurde. Klickt man auf diesen Link, so öffnen sich die Kontaktdaten
der Verischerung.
Ein weiterer Link ist mit dem Vorgangsstatus verknüpft und erlaubt, wie bereits in der
Vorgangsübersicht beschrieben, das Ändern des Status des Vorgangs. Ist der Vorgang z.B. Kalkuliert,
so hat er den Status Kalkuliert. Mit klick auf den Link Kalkuliert kann dieser Status nun umgesetzt
werden, z.B. auf Versendet. Mehr dazu im Punkt 4.6 Status, Statusänderungen und Möglichkeiten in
den einzelnen Status.
4.5.4 Historie
Die Historie erlaubt es dem Nutzer die wichtigsten
Aktivitäten die in einem Vorgang stattgefunden
haben nachzuvollziehen. Dazu zählen Statusänderungen, das Hochladen von Daten aus der jeweiligen Quell-Applikation, die Antwort der Versicherung und die Information ob ein Versand erfolgreich beim GDV angekommen ist.
Darüber hinaus kann man in der Historie erkennen, wer eine Aktion durchgeführt hat, an welchem
Tag und zu welcher Uhrzeit die Aktion durchgeführt wurde. Mit einem Klick z.B. auf den Benutzernamen werden die Kontaktdaten des Benut-
zers, so wie Sie in der Kundennummer beim Benutzer hinterlegt sind, angezeigt. Klickt man auf den
Link GDV, so öffnet sich der entschlüsselte GDVDatensatz zum entsprechenden Vorgang.
Erscheint in der Historie ein blauer Kreis mit einem
i, so ist dies der Info-Button. Der Info-Button zeigt
an, dass es eine Antwort der Versicherung, an die
man den GDV Datensatz geschickt hat, gibt. Wenn
man den Info-Button betätigt, erscheint diese Information sofort in der Historie (siehe Beispiel links).
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4.5.5 Anzeige des Kostenvoranschlags im GDV
Wenn Sie, wie oben beschrieben, den GDV-Datensatz aufgerufen haben, können Sie sich
hier alle Daten aus dem Aktenzeichen anzeigen lassen, die an die Versicherung übermittelt
werden. Dazu zählen auch alle Anhänge (Bilder, Kalkulation usw.). Die einzelnen Anhänge
können Sie mit klick auf den Link „Datei öffnen…“ aufrufen und speichern oder ausdrucken.
Bild 8: GDV-Datensatz
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4.6 Status, Statusänderungen und Möglichkeiten in den einzelnen
Status
4.6.1 Status in SilverDAT myClaim
Die möglichen Status in SilverDAT myClaim sind die folgenden:
•
= Kalkuliert
•
= Versendet
•
= Freigegeben
•
= Geschlossen
•
= Angehalten
•
= Abgelehnt
•
= Fehler
Kalkuliert:
Hier ist es möglich den Status auf Versendet zu setzen. Allerdings hat dieser Vorgang z. Zeit noch
keine Funktion, da die Versicherungsunternehmen die Datensätze nur über den GDV erhalten und ein
Versand von Vorgängen in Form eines GDV – Datensatzes z. Zeit, durch die Statusänderung, nicht
erfolgt. Diese Art des Versandes ist der zweiten Funktion des SilverDAT myClaim vorbehalten, die
einen Versand von Datensätzen auf direktem Weg zwischen SilverDAT myClaim und den Versicherungsunternehmen erlaubt.
Versendet:
Zeigt an, dass ein Vorgang / Aktenzeichen an die Versicherung versandt wurde (Ausnahme ist der
oben beschriebene Fall). In diesem Status kann man sich die Unterlagen anschauen und den Vorgang
auf Geschlossen setzen, falls sich der Schadenfall erledigt hat. Dazu einfach auf den Link klicken und
den gewünschten Status auswählen.
Geschlossen:
Dieser Status wird gesetzt um einen Vorgang aus der Inbox zu entfernen. Gelöscht ist der Vorgang
dann aber noch nicht. Dieser kann über die Funktionen im Filter wieder aufgerufen werden und angesehen werden (s. auch 4.4.1 Filter). Setzt man einen Vorgang auf den Status Geschlossen, so bleibt
dieser noch so lange sichtbar, bis die Anzeige aktualisiert wird. Ist ein Vorgang erst einmal Geschlossen, so sind keine weiteren Aktionen mehr möglich.
Freigegeben:
Diesen Status setzt die Versicherung und er wird hier angezeigt. Ist ein Vorgang Freigegeben, so kann
man hier nun zusätzliche Dokumente hochladen, wie z.B. weitere Bilder, Rechnungen, Gutachten,
Abtretungserklärungen, usw. Durch den Button „Anhänge veröffentlichen“ werden diese Dokumente
dann der Versicherung übermittelt.
Angehalten:
Diesen Status kann die Versicherung setzen, wenn ihr Informationen fehlen, Rückfragen nötig sind
oder ein Gutachter beauftragt wird. In erster Linie ist dieser Status rein Informativ und die Werkstatt
muss auf eine Entscheidung des Versicherungsunternehmens oder des Gutachters warten.
Fehler (anzeige in der Historie: „Nicht Prüfbar“):
Dieser Status zeigt an, dass ein Bearbeitungsfehler vorliegt. Das Versicherungsunternehmen wird in
diesem Fall einen Prüfbericht mitgeben, in dem die Fehler aufgeführt sind und nach denen die Änderungen oder Ergänzungen in der Kalkulation vorgenommen werden müssen.
DAT Deutsche Automobil Treuhand GmbH
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Benutzerhandbuch DAT
4.6.2 Wie wird ein Status geändert?
Die Status in SilverDAT myClaim werden als Link angezeigt. Klickt man mit der linken Maustaste auf
den Link, so öffnet sich ein Auswahlmenü, welches einem die möglichen weiteren Status anzeigt und
eine Auswahl eines Folgestatus erlaubt. Wählt man nun einen Folgestatus aus und bestätigt die Auswahl ändert sich damit der Status des Vorgangs.
Sollte einmal kein Folgestatus zur Auswahl stehen, dann besteht entweder kein Recht einen Folgestatus zu setzen (z.B. Freigabe eines Aktenzeichens nach Versandt an die Versicherung, Status = Versendet, nur die Versicherung kann den Status nun verändern) oder es wurde kein Folgestatus definiert. Sollten Sie einmal nicht weiterkommen, so kontaktieren Sie bitte unseren Kundendienst unter
[email protected] .
4.6.3 Mögliche Werkstattabläufe
Statusänderungen in SilverDAT myClaim erfolgen entweder automatisch oder durch klick auf den als
Link eingerichteten Status. Klickt man auf einen Status öffnen sich automatisch die Möglichkeiten die
man im weiteren Verlauf hat. Allerdings sollte man trotzdem vor dem Ausführen einer Aktion sich dieser bewusst sein, da in den meisten Fällen getätigte Aktion nicht mehr korrigiert werden können.
Im Unterschied zum DAT – NET – Webservice werden die in SilverDAT myClaim eingestellten Aktenzeichen nicht als „in Prüfung“ angezeigt, sondern als „Versendet“ oder als „Kalkuliert“. Daraus ergeben
sich nun folgende mögliche Abläufe:
•
Werkstatt übermittelt Schadenfall
•
Bearbeitung der Versicherung mit dem Ergebnis
o
„Werkstatt übermittelt Schadenfall“ = Status „Versendet“
o
„Technische Freigabe erteilt“ = Status „Freigegeben“
o
„Abgelehnt“ = Status „Abgelehnt“
o
„Gutachter erforderlich“ = Status „Angehalten“
o
„Nicht Prüfbar“ = Status „Fehler“
4.6.3.1 Werkstatt übermittelt Schadenfall
Die Werkstatt kalkuliert in SDII einen Schadenfall und hat alle relevanten Informationen eingetragen.
Danach schickt Sie den Fall an die Versicherung.
•
•
•
Ist die Funktion „veröffentliche hochgeladene Kalkulation sofort“ aktiv, so wird das Aktenzeichen als „Versendet“ (
) eingestellt.
Ist die Funktion inaktiv, so wird das Aktenzeichen als „Kalkuliert“ (
) eingestellt.
Im Status „Verdendet“ wird die Versicherung automatisch über den Schadenfall informiert und
prüft diesen.
4.6.3.2 „Technische Freigabe erteilt“
Der Vorgang hat den Status „Freigegeben“ (
).
Das Versicherungsunternehmen hat die Freigabe für den Schadenfall erteilt und die Werkstatt kann
die Instandsetzung durchführen. Die Werkstatt kann nun folgende Aktionen durchführen:
Aktion
alter Status
neuer Status
KVA erneut absenden (aus SDII)
Freigegeben
Versendet (
Dokumente hochladen
Freigegeben
Vorgang abschließen / beenden
Freigegeben
DAT Deutsche Automobil Treuhand GmbH
Geschlossen (
)
)
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Benutzerhandbuch DAT
4.6.3.3 „Abgelehnt“
Der Vorgang hat den Status „Abgelehnt“ (
).
Das Versicherungsunternehmen hat den Vorgang abgelehnt und sendet ein Prüfprotokoll oder eine
Information mit. Die Werkstatt kann nun folgende Aktionen durchführen:
Aktion
alter Status
neuer Status
Erneut kalkulieren (aus SDII)
Abgelehnt
Kalkuliert (
Vorgang abbrechen / beenden
Freigegeben
Geschlossen (
)
)
4.6.3.4 „Gutachter erforderlich“
Der Vorgang hat den Status „Angehalten“ (
)
Das Versicherungsunternehmen entscheidet, dass der Schadenfall von einem Gutachter beurteilt werden muss. Die Werkstatt wartet auf eine Entscheidung des Gutachters. Der Gutachter gibt die Freigabe für die Bearbeitung des Schadenfalles. Die Werkstatt gibt den Schadenfall über den Statuswechsel
) frei. Die Werkstatt kann folgende Aktionen durchvon „Angehalten“ nach „Freigegeben“ (
führen:
Aktion
alter Status
neuer Status
KVA erneut absenden (aus SDII)
Freigegeben
Versendet
Statusänderung
Angehalten
Freigegeben
Vorgang beenden
Angehalten
Geschlossen
4.6.3.5 „Nicht Prüfbar“
Der Vorgang hat den Status „Fehler“ (
)
Das Versicherungsunternehmen meldet „Vorgang kann nicht bearbeitet werden“. Das Versicherungsunternehmen hängt einen Prüfbericht an den Vorgang, der Hinweise für die weitere Vorgehensweise
der Werkstatt enthält. Daraufhin erstellt die Werkstatt einen neuen Kostenvoranschlag in der SDII und
sendet den Vorgang wieder über SilverDAT myClaim an das Versicherungsunternehmen. Die Werkstatt kann in diesem Status folgende Aktionen durchführen:
Aktion
alter Status
neuer Status
KVA erneut absenden (aus SDII)
Fehler
Versendet
Vorgang beenden
Fehler
Geschlossen
4.6.4 Abschließen von Vorgängen
Wenn die Werkstatt die Instandsetzung durchgeführt, die relevanten Dokumente und die Rechnung
hochgeladen hat, schließt die Werkstatt den Vorgang ab.
•
„Geschlossen“ (
)
Abgeschlossen
Damit ist die Bearbeitung aus Sicht der Werkstatt abgeschlossen.
Sollte ein geschlossener Vorgang noch einmal benötigt werden, so gehen Sie bitte in den Filter und
wählen Sie „geschlossene Vorgänge anzeigen“ aus. Damit werden alle geschlossenen Vorgänge angezeigt. Mit der Suchfunktion können Sie dann den gewünschten Vorgang finden, oder Sie nutzen die
Ordnungsfunktion in der entsprechenden Spalte um manuell zu suchen.
DAT Deutsche Automobil Treuhand GmbH
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Benutzerhandbuch DAT
5 Anhang
Tabelle 1: Statusschema mit Status, Aktion und Folgestatus
- DL/VU meldet „technische Freigabe erteilt“ (P_FR) #nicht möglich#
- DL/VU meldet „Gutachter erforderlich“ (P_GA) #nicht möglich#
- DL/VU meldet „nicht prüfbar“ (P_NP) #nicht möglich#
- Benutzeraktion „KVA absenden“ aus SDII (AKT_KVA) Prüfung
- Benutzeraktion „Vorgang freigeben“ (AKT_FR) #nicht möglich#
- Benutzeraktion „Rechnungsabschluss melden“ (AKT_RNG) #nicht möglich#
- Benutzeraktion „Vorgang beenden“ (AKT_END) #nicht möglich#
- Benutzeraktion „Dokument hochladen“ (AKT_UP) #nicht möglich#
Prüfung DL/VU meldet „technische Freigabe erteilt“ (P_FR) Freigegeben
Prüfung DL/VU meldet „Gutachter erforderlich“ (P_GA) Angehalten
Prüfung DL/VU meldet „nicht prüfbar“ (P_NP) Fehler
Prüfung Benutzeraktion „KVA absenden“ aus SDII (AKT_KVA) Prüfung
Prüfung Benutzeraktion „Vorgang freigeben“ (AKT_FR) #nicht möglich#
Prüfung Benutzeraktion „Rechnungsabschluss melden“ (AKT_RNG) #nicht möglich#
Prüfung Benutzeraktion „Vorgang beenden“ (AKT_END) Abgeschlossen
Prüfung Benutzeraktion „Dokument hochladen“ (AKT_UP) #nicht möglich#
Fehler DL/VU meldet „technische Freigabe erteilt“ (P_FR) Freigegeben
Fehler DL/VU meldet „Gutachter erforderlich“ (P_GA) Angehalten
Fehler DL/VU meldet „nicht prüfbar“ (P_NP) Fehler
Fehler Benutzeraktion „KVA absenden“ aus SDII (AKT_KVA) Prüfung
Fehler Benutzeraktion „Vorgang freigeben“ (AKT_FR) #nicht möglich#
Fehler Benutzeraktion „Rechnungsabschluss melden“ (AKT_RNG) #nicht möglich#
Fehler Benutzeraktion „Vorgang beenden“ (AKT_END) Abgeschlossen
Fehler Benutzeraktion „Dokument hochladen“ (AKT_UP) #nicht möglich#
Angehalten DL/VU meldet „technische Freigabe erteilt“ (P_FR) Freigegeben
Angehalten DL/VU meldet „Gutachter erforderlich“ (P_GA) Angehalten
Angehalten DL/VU meldet „nicht prüfbar“ (P_NP) Fehler
Angehalten Benutzeraktion „KVA absenden“ aus SDII (AKT_KVA) Prüfung
Angehalten Benutzeraktion „Vorgang freigeben“ (AKT_FR) Freigegeben
Angehalten Benutzeraktion „Rechnungsabschluss melden“ (AKT_RNG) #nicht möglich#
Angehalten Benutzeraktion „Vorgang beenden“ (AKT_END) Abgeschlossen
Angehalten Benutzeraktion „Dokument hochladen“ (AKT_UP) #nicht möglich#
Freigegeben DL/VU meldet „technische Freigabe erteilt“ (P_FR) Freigegeben
Freigegeben DL/VU meldet „Gutachter erforderlich“ (P_GA) Angehalten
Freigegeben DL/VU meldet „nicht prüfbar“ (P_NP) Fehler
Freigegeben Benutzeraktion „KVA absenden“ aus SDII (AKT_KVA) Prüfung
Freigegeben Benutzeraktion „Vorgang freigeben“ (AKT_FR) Freigegeben
Freigegeben Benutzeraktion „Rechnungsabschluss melden“ (AKT_RNG) Abgeschlossen
Freigegeben Benutzeraktion „Vorgang beenden“ (AKT_END) Abgeschlossen
Freigegeben Benutzeraktion „Dokument hochladen“ (AKT_UP) Freigegeben
Abgeschlossen DL/VU meldet „technische Freigabe erteilt“ (P_FR) Fehler
Abgeschlossen DL/VU meldet „Gutachter erforderlich“ (P_GA) Fehler
Abgeschlossen DL/VU meldet „nicht prüfbar“ (P_NP) Fehler
Abgeschlossen Benutzeraktion „KVA absenden“ aus SDII (AKT_KVA) Prüfung
Abgeschlossen Benutzeraktion „Vorgang freigeben“ (AKT_FR) #nicht möglich#
Abgeschlossen Benutzeraktion „Rechnungsabschluss melden“ (AKT_RNG) #nicht möglich#
Abgeschlossen Benutzeraktion „Vorgang beenden“ (AKT_END) #nicht möglich#
Abgeschlossen Benutzeraktion „Dokument hochladen“ (AKT_UP) #nicht möglich#
6 Ansprechpartner
Deutsche Automobil Treuhand GmbH
Hellmuth-Hirth-Str. 1
D-73760 Ostfildern
Kundendienst
Telefon (0711) 45 03-130
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