Benutzerhandbuch

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FileMaker

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Pro 12

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© 2007-2012 FileMaker, Inc. Alle Rechte vorbehalten.

FileMaker, Inc.

5201 Patrick Henry Drive

Santa Clara, California 95054, USA

FileMaker und Bento sind Marken von FileMaker, Inc., eingetragen in den USA und anderen Ländern. Das Dateiordner-

Logo und das Bento-Logo sind Marken von FileMaker, Inc. Alle anderen Marken sind Eigentum der jeweiligen Besitzer.

Die FileMaker-Dokumentation ist urheberrechtlich geschützt. Sie dürfen diese Dokumentation ohne schriftliche

Genehmigung von FileMaker weder vervielfältigen noch verteilen. Diese Dokumentation darf ausschließlich mit einer gültigen, lizenzierten Kopie der FileMaker-Software verwendet werden.

Alle in den Beispielen erwähnten Personen, Firmen, E-Mail-Adressen und URLs sind rein fiktiv und jegliche Ähnlichkeit mit bestehenden Personen, Firmen, E-Mail-Adressen und URLs ist rein zufällig. Die Danksagungen und Urheberrechtshinweise finden Sie im entsprechenden Dokument, das mit der Software geliefert wurde. Die Erwähnung von Produkten und URLs

Dritter dient nur zur Information und stellt keine Empfehlung dar. FileMaker, Inc. übernimmt keine Verantwortung für die

Leistung dieser Produkte.

Weitere Informationen finden Sie auf unserer Website unter www.filemaker.de.

Edition: 01

Inhalt

Kapitel 1

Einführung in FileMaker Pro

Über dieses Handbuch

Verwenden der FileMaker Pro-Dokumentation

Speicherort der PDF-Dokumentation

Online-Hilfe

Vorlagen, Beispiele und weitere Informationen

Empfohlene Literatur

FileMaker Pro-Übersicht

Erstellen einfacher oder komplexer Datenbanken

Verwenden von Layouts, um Daten darzustellen, einzugeben und zu drucken

Suchen und Ersetzen von Daten

Schützen von Datenbanken

Automatisieren von Aufgaben mithilfe von Scripts

Gemeinsame Nutzung und Austausch von Daten

Speichern und Senden von Daten in anderen Formaten

Kapitel 2

Verwenden von Datenbanken

Felder und Datensätze einer Datenbank

Öffnen von Dateien

Öffnen von mehreren Fenstern pro Datei

Schließen von Fenstern und Dateien

Sichern von Dateien

Was FileMaker Pro nicht speichert

Die Modi

Verwenden der Statussymbolleiste

Anzeigen von Datensätzen

Auswählen des aktiven Datensatzes

Navigieren in Datensätzen

Hinzufügen und Duplizieren von Datensätzen

Hinzufügen und Duplizieren von Bezugsdatensätzen

Löschen von Datensätzen

Eingeben von Daten

Auswählen eines Felds

Eingeben und Ändern von Felddaten

Arbeiten mit Daten in der Tabellenansicht

Anzeigen von Daten in der Tabellenansicht

Arbeiten mit Datensätzen in der Tabellenansicht

Suchen nach Datensätzen

Durchführen von Schnellsuchen im Blätternmodus

Durchführen von Suchabfragen im Suchenmodus

Suchen nach Text und Zeichen

Suchen nach Zahlen, Datum, Uhrzeit und Zeitstempeln

Suchen nach Wertbereichen

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Suchen nach Daten in Bezugsfeldern

Suchen nach leeren oder nicht leeren Feldern

Suchen nach doppelten Werten

Verwenden mehrerer Suchkriterien

Suchen nach Datensätzen, die der Abfrage nicht entsprechen

Anzeigen, Wiederholen oder Ändern der letzten Suchabfrage

Speichern von Suchabfragen

Löschen und Wiederherstellen von Suchabfragen

Ausblenden und Einblenden von Datensätzen in einer Ergebnismenge

Suchen und Ersetzen von Daten

Sortieren von Datensätzen

Seitenansicht und Druck von Datenbanken

Seitenansicht der Daten in einem Layout

Drucken von Datensätzen

Drucken von Etiketten und Umschlägen

Drucken von Scripts

Drucken von Tabellen- und Feldinformationen

Drucken des Beziehungsdiagramms

Automatisieren von Aufgaben mithilfe von Scripts

Sicherungskopien von Datenbankdateien

Festlegen der Einstellungen

Kapitel 3

Erstellen von Datenbanken

Planen einer Datenbank

Anlegen einer FileMaker Pro-Datei

Anlegen einer Datei mit einer Starter-Lösung

Erstellen einer leeren Datei

Benennen von Feldern

Auswählen eines Feldtyps

Erstellen und Ändern von Feldern

Erstellen und Ändern von Feldern im Dialogfeld „Datenbank verwalten“

So erstellen und ändern Sie Felder in der Tabellenansicht:

Erstellen von Formelfeldern

Erstellen von Statistikfeldern

Verwenden von Ergänzungsfeldern

Festlegen von Feldoptionen

Definieren von automatischer Dateneingabe

Definieren der Feldüberprüfung

Optionen zur Indizierung und Speicherung

Erstellen von Datenbanktabellen

Erstellen von Layouts und Berichten

Erläuterung von Layouttypen

Arbeiten mit Layout-Präsentationsstilen

Einrichten eines Layouts für den Druck von Datensätzen in Spalten

Einrichten von Spalten in einem Layout

Ändern der Spaltenbreite

Arbeiten mit Objekten in einem Layout

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Verwenden des Inspektors zum Formatieren von Objekten

Verwenden des Inspektors zum Positionieren von Objekten

Verwenden von Werkzeugen zur präzisen Positionierung von Objekten

Auswählen von Objekten

Arbeiten mit Feldern in einem Layout

Platzieren und Entfernen von Feldern in einem Layout

Einrichten von Markierungsfeldern und anderen Steuerelementen in einem Layout

Festlegen der Position von Bezugsfeldern

Erläuterung von Platzhaltern

Formatieren von Felddaten in einem Layout

Gestatten oder Verhindern der Dateneingabe in Felder

Arbeiten mit Bereichen in einem Layout

Erläuterung von Layoutbereichstypen

Erstellen und Bearbeiten von Diagrammen

Erstellen eines Diagramms

Bearbeiten eines Diagramms

Kapitel 4

Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien

Beziehungen

Terminologie für relationale Datenbanken

Erläuterung des Beziehungsdiagramms

Erläuterung von Abgleichsfeldern für Beziehungen

Typen von Beziehungen

Planen einer relationalen Datenbank

Arbeiten mit dem Beziehungsdiagramm

Erstellen von Beziehungen

Ändern von Beziehungen

Statistikberechnung für Daten in Ausschnitten

Filtern von Datensätzen in Ausschnitten

Erläuterung von Referenzen

Erstellen von Referenzen

Bearbeiten von Referenzen

Kapitel 5

Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten

Gemeinsame Benutzung von Datenbanken in einem Netzwerk

Aktivieren der gemeinsamen Benutzung und Bereitstellen von Dateien

Öffnen von gemeinsam benutzten Dateien als Client

Entferntes Öffnen gemeinsam genutzter Datenbanken unter Verwendung eines URLs

Schließen einer bereitgestellten Datei

Importieren und Exportieren von Daten

Speichern und Senden von Daten in anderen Formaten

Senden von E-Mail-Nachrichten basierend auf Datensatzdaten

Unterstützte Dateiformate für Import und Export

Einrichten von wiederkehrenden Importen

ODBC und JDBC

Methoden für das Importieren von Daten in eine bestehende Datei

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Hinzufügen von Datensätzen

Aktualisieren bestehender Datensätze

Aktualisierung passender Datensätze

Der Importvorgang

Konvertieren einer Datendatei in eine neue FileMaker Pro-Datei

Der Exportvorgang

Arbeiten mit externen Datenquellen

Veröffentlichen von Datenbanken im Web

Kapitel 6

Schützen von Datenbanken

Schützen von Datenbanken mithilfe von Konten und Berechtigungen

Konten, Berechtigungen und erweiterte Zugriffsrechte

Die vordefinierten Konten

Die vordefinierten Berechtigungen

Planen der Sicherheit für eine Datei

Schützen einer Datei mit Passwort

Erstellen von Konten und Berechtigungen

Anzeigen von Konten und Berechtigungen

Erstellen von Konten

Erstellen von Konten, die über einen externen Server authentifiziert werden

Erstellen von Berechtigungen

Informationen über das Aktivieren des Zugriffs auf Datensatzebene

Anzeigen der erweiterten Zugriffsrechte

Autorisieren des Zugriffs auf Dateien

Sicherheitsmaßnahmen

Verbessern der physischen Sicherheit

Verbessern der Betriebssystemsicherheit

Herstellen von Netzwerksicherheit

Sichern von Datenbanken und anderen wichtigen Dateien

Installieren, Ausführen und Aktualisieren von Antivirus-Software

Kapitel 7

Konvertieren von Datenbanken aus FileMaker Pro 11 und früheren Versionen

Konvertierungsübersicht

Beheben grundlegender Konvertierungsprobleme

Index

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Kapitel 1

Einführung in FileMaker Pro

FileMaker Pro

®

Pro ist die führende Workgroup-Datenbanksoftware zur schnellen Erstellung und

Freigabe von Lösungen für die Anforderungen Ihres Unternehmens. Leistungsstarke Funktionen,

Unterstützung verschiedener Plattformen und eine mühelos zu bedienende Benutzeroberfläche machen FileMaker Pro unentbehrlich für jeden, der den Überblick über Mitarbeiter, Projekte und andere Daten behalten und sie verwalten muss.

Über dieses Handbuch

Dieses Benutzerhandbuch enthält eine Einführung in die Funktionen von FileMaker Pro und gibt schrittweise Anleitungen für die gängigsten FileMaker Pro-Aufgaben. Detaillierte Informationen zu fortgeschritteneren Produktfunktionen finden Sie in der FileMaker Pro Hilfe.

Verwenden der FileMaker Pro-Dokumentation

Die FileMaker Pro-Dokumentation gibt Ihnen einen Lernpfad an die Hand, um produktiv zu werden, liefert Installationsanleitungen, eine Online-Hilfe u. v. m.

Die folgenden Handbücher sind enthalten:

1

FileMaker Pro Benutzerhandbuch (dieses Handbuch): enthält wichtige Konzepte und grundlegende Vorgehensweisen.

1

Handbuch Installation und neue Funktionen für FileMaker Pro und FileMaker Pro Advanced: enthält Installationshinweise und eine Liste neuer Funktionen der aktuellen Version.

1

FileMaker Pro Lehrgang: enthält schrittweise Lektionen, die Ihnen die Erstellung und

Verwendung von FileMaker Pro-Datenbanken erläutern.

1

Handbuch FileMaker Instant Web Publishing: beschreibt, wie FileMaker Pro-Datenbanken für

Webbrowser-Benutzer über ein Intranet oder das Internet zugänglich gemacht werden.

1

FileMaker ODBC- und JDBC-Handbuch: beschreibt, wie Sie FileMaker-Software als ODBC-

Client-Anwendung und als Datenquelle für ODBC- und JDBC-Anwendungen verwenden können.

Speicherort der PDF-Dokumentation

So greifen Sie auf die PDFs der FileMaker-Dokumentation zu:

1

Wählen Sie in FileMaker Pro

Hilfe

>

Produktdokumentation

.

1

Weitere Dokumentation finden Sie unter www.filemaker.de/support/product/documentation.html.

Kapitel 1 | Einführung in FileMaker Pro 8

Online-Hilfe

Die FileMaker Pro Hilfe liefert umfassende schrittweise Anleitungen zu den FileMaker Pro-

Funktionen. Sie können die Hilfe über das Hilfe-Menü in FileMaker Pro öffnen.

Für den Zugang zur Hilfe gibt es drei Möglichkeiten:

1

Blättern Sie durch das Inhaltsverzeichnis der Hilfe, um thematisch vorzugehen.

1

Suchen Sie nach bestimmten Themen, indem Sie Stichwörter eingeben.

1

Rufen Sie Informationen zum aktuell angezeigten Dialogfeld ab, indem Sie F1 (Windows)

 oder

2

-? (Mac OS) drücken.

Vorlagen, Beispiele und weitere Informationen

FileMaker Pro wird mit Datenbankvorlagen (Starter-Lösungen) geliefert, so dass Sie sofort zu arbeiten beginnen können. Starter-Lösungen nutzen die neuen FileMaker Pro-Funktionen optimal und helfen Ihnen, die für Ihren Bedarf effektivste Datenbanklösung zu erstellen. Wenn Sie beginnen, eine Datenbank zu erstellen, sehen Sie sich die Liste der Vorlagen an, um zu prüfen, ob eine der vorhandenen Vorlagen Ihren Anforderungen entspricht.

Der Ordner „Deutsche Extras“ enthält Referenzen und Beispiele, um Sie bei bestimmten

Funktionen wie XML zu unterstützen.

Weitere Informationen, Tipps und Anregungen finden Sie auf der Website unter

 http://www.filemaker.de.

Empfohlene Literatur

Hier sind einige Vorschläge für die Verwendung der Dokumentation, um Sie beim Erlernen bestimmter Vorgänge in FileMaker Pro zu unterstützen.

Benutzertyp

Daten eingebende Person

Inhaber kleiner Unternehmen oder Pädagogen, die eine grundlegende Datenbank erstellen und sie nach und nach erweitern

Datenbankadministrator

Empfohlene Literatur

Kapitel 2, „Verwenden von Datenbanken“, in diesem Handbuch

Kapitel 3, „Erstellen von Datenbanken“, in diesem Handbuch. Weitere

Informationen zum Hinzufügen von Funktionen finden Sie in der Hilfe.

Neue FileMaker Pro-Benutzer

Benutzer, die von einer früheren

Version aktualisieren

1

Alle Kapitel in diesem Handbuch

1

Die Hilfe für Informationen zu fortgeschrittenen Themen

1

FileMaker Instant Publishing Handbuch

1

FileMaker ODBC- und JDBC-Handbuch

1

Handbuch Installation und neue Funktionen für FileMaker Pro und

FileMaker Pro Advanced:

1

FileMaker Pro Lehrgang

1

Alle Kapitel in diesem Handbuch

1

Handbuch Installation und neue Funktionen für FileMaker Pro und

FileMaker Pro Advanced:

1

Kapitel 7, „Konvertieren von Datenbanken aus FileMaker Pro 11 und früheren

Versionen“, in diesem Handbuch

Hinweis

Wenn Ihre Datenbank mit FileMaker Pro Advanced entwickelt wurde, werden eventuell angepasste Menüs oder QuickInfos für Layoutobjekte angezeigt. Einen Überblick über diese

Funktionen finden Sie in der Hilfe.

Kapitel 1 | Einführung in FileMaker Pro

FileMaker Pro-Übersicht

Hier finden Sie eine Übersicht zu den Möglichkeiten von FileMaker Pro.

Erstellen einfacher oder komplexer Datenbanken

Mit FileMaker Pro können Sie einfache Datenbanken, die aus nur einer Datenbanktabelle wie einer Adressliste bestehen, oder komplexe Datenbanken mit Beziehungen und mehreren

Datenbanktabellen erstellen. Beispielsweise können Sie eine komplexe Datenbank erstellen, die zwei Tabellen auf der Basis eines gemeinsamen Werts, wie z. B. einer Seriennummer oder einer

Kennziffer, verbindet.

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Eine Adresslistendatenbank, bestehend aus einer Tabelle

Eine Datenbank bestehend aus mehreren Tabellen mit einem

Ausschnitt, um Datensätze aus einer Bezugstabelle anzuzeigen

Sie können Ihre Datenbanken als einzelne Tabelle in einer Datei, mit mehreren Tabellen in einer

Datei oder mit mehreren Tabellen in mehreren Dateien organisieren.

FileMaker Pro wird mit Datenbankvorlagen (Starter-Lösungen) für Geschäfts-, Schul- und

Privatzwecke geliefert. Die Vorlagen lassen sich schnell an Ihre eigenen Anforderungen anpassen.

Weitere Informationen zur Erstellung von Datenbanken finden Sie unter Kapitel 3, „Erstellen von

Datenbanken“.

Verwenden von Layouts, um Daten darzustellen, einzugeben und zu drucken

FileMaker Pro-Layouts legen das Erscheinungsbild der Daten fest, wenn sie angezeigt, gedruckt, zu einem Bericht zusammengefasst, gesucht und eingegeben werden. Layouts speichern keine

Daten – sie zeigen sie nur an.

Sie können für eine Datenbank mehrere Layouts erstellen, wobei die Daten unterschiedlich dargestellt werden. Sie können z. B. für eine Datenbankdatei ein Layout für Dateneingabe, ein zweites für Statistikberichte, ein drittes für Etikettendruck, ein viertes für die Veröffentlichung einer

Datenbank auf dem Web etc. erstellen. Sie können ein Layout ändern, ohne Ihre Daten oder andere Layouts für die Datei zu beeinflussen. Wenn Sie die Daten in einem Feld ändern, werden die Daten in diesem Feld in allen Layouts der Datenbank entsprechend geändert.

Kapitel 1 | Einführung in FileMaker Pro 10

In einem Layout können Sie Felder und Feldbeschriftungen auswählen, anordnen und verändern,

Berichte erstellen, Tasten hinzufügen, um Scripts auszuführen, Grafik und Text hinzufügen und

Druckoptionen angeben.

Nicht alle Informationen müssen in Ihrer FileMaker Pro-Datenbank gespeichert werden.

Sie können zum Beispiel einen Web Viewer hinzufügen, um eine Web-Seite in einem Layout anzuzeigen. Es gibt einige Einschränkungen für die Anzeige von Web-Inhalten in FileMaker Pro.

Wählen Sie verschiedene Layouttypen im Assistenten für neue Layouts/neue Berichte. Diese

Layouttypen eignen sich für verschiedene Zwecke, z. B. zum Anzeigen eines Eingabebildschirms oder zum Drucken von Umsatzberichten oder Formatieren von Daten als Adressetiketten. Sie können jedes Layout mithilfe der Designwerkzeuge, die im Layoutmodus verfügbar sind, weiter anpassen.

Steffen Williams

Trautweinstr. 17

80666 München

Juanita Alvarez

Michelle Cannon

Andre Common

Marie Durand

Jean Durand

William Johnson

John Lee

Patrick Murphy

Le Nguyen

Kentaro Ogawa

Mary Smith

John Smith

Sophie Tang

Steve Williams

Betty Wilson

Kontakte

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Liebe Sophie, wir freuen uns, dass Sie bei uns bestellt haben. Wir wissen dies zu schätzen und werden Ihnen gern zu Diensten sein.

Sollten Sie noch Fragen haben, rufen Sie uns einfach an – wir stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

John Lee

Die gleichen Daten lassen sich mithilfe mehrerer Layouts unterschiedlich anordnen.

Weitere Informationen zum Erstellen von Layouts finden Sie unter „Erstellen von Layouts und

Berichten“ auf Seite 81.

Suchen und Ersetzen von Daten

Funktionen für das Suchen, Sortieren und Ersetzen von Daten ermöglichen Ihnen, Ihre Daten auf viele Arten und Weisen zu manipulieren.

Sie können Datensätze finden, die Ihren Kriterien entsprechen, z. B. Datensätze, die an einem bestimmten Datum eingegeben wurden oder Adressen in einer bestimmten Stadt enthalten.

Sie können ein weiteres Fenster öffnen, um verschiedene Suchabfragen in denselben Daten auszuführen.

Sie können Datensätze neu anordnen, um sie in einer bestimmten Folge anzuzeigen oder auszudrucken. Sie können Felder beispielsweise alphabetisch, numerisch, datumsabhängig oder benutzerdefiniert sortieren.

Kapitel 1 | Einführung in FileMaker Pro

Kundendatensätze, nach Nachname sortiert

11

Sie können Daten über mehrere Felder hinweg suchen und ersetzen, ganz ähnlich, wie Sie in den meisten Textverarbeitungsprogrammen Daten suchen und ersetzen. Sie können auch eine

Ergebnismenge von Datensätzen als einen Snapshot-Link speichern und den Link an eine andere

Person senden.

Weitere Informationen zum Suchen, Sortieren und Ersetzen von Daten finden Sie unter „Suchen

nach Datensätzen“ auf Seite 33, „Sortieren von Datensätzen“ auf Seite 48, und „Suchen und

Ersetzen von Daten“ auf Seite 47.

Schützen von Datenbanken

Sie können einschränken, was Benutzer in einer Datenbankdatei sehen und machen können, indem Sie Konten und Berechtigungen definieren. Konten authentifizieren Benutzer, die versuchen, eine geschützte Datei zu öffnen. Jedes Konto gibt einen Kontonamen und

(in der Regel) ein Passwort an. Benutzer, die keine gültigen Kontoinformationen angeben können, können eine geschützte Datei nicht öffnen. Berechtigungen geben eine Zugriffsstufe auf eine

Datenbankdatei an. Jedem Konto wird eine Berechtigung zugewiesen, die die Zugriffsstufe für

Personen festlegt, die eine Datei mit diesem Konto öffnen.

Erweiterte Zugriffsrechte bestimmen die Optionen zur gemeinsamen Datenbenutzung, die eine

Berechtigung erlaubt, z. B. ob Benutzer eine gemeinsam benutzte Datei öffnen oder eine

Datenbank in einem Webbrowser anzeigen können.

Sie können eine Datei noch weiter schützen, indem Sie andere FileMaker Pro-Dateien autorisieren, Verweise auf das Schema (Tabellen, Layouts, Scripts und Wertelisten) in dieser

Datei zu erstellen.

Weitere Informationen über FileMaker Pro-Datenbanksicherheit finden Sie unter Kapitel 6,

„Schützen von Datenbanken“.

Automatisieren von Aufgaben mithilfe von Scripts

Scripts können einfache Aufgaben wie das Festlegen einer Seitenausrichtung oder komplexe

Aufgaben wie das Vorbereiten eines kundenspezifischen Serienbriefs erledigen.

Sie könnten zum Beispiel ein Script definieren, um ein Dankschreiben an alle Kunden in Ihrer

Datenbank zu verfassen, die in der letzten Woche einen Artikel gekauft haben. Das Script generiert einen maßgeschneiderten Brief für jeden Kunden. Dann wechselt das Script in die

Seitenansicht und pausiert, damit Sie sehen können, wie der Brief in gedruckter Form aussehen wird. Sie lösen den gesamten Vorgang aus, indem Sie im Layout auf eine Taste klicken.

Kapitel 1 | Einführung in FileMaker Pro 12

Sie erstellen Scripts, indem Sie aus einer Liste von FileMaker Pro-Scriptschritten wählen,

Optionen angeben und die Schritte in der korrekten Reihenfolge für die Aufgabe anordnen.

FileMaker Pro erleichtert die Verwaltung und Pflege von Scripts, auch bei komplexen

Datenbanken. Sie können Scripts aus unterschiedlichen Datenbanken gleichzeitig anzeigen,

bearbeiten und verwalten. Weitere Informationen zu Scripts finden Sie unter „Automatisieren von

Aufgaben mithilfe von Scripts“ auf Seite 55.

Sie können auch Script-Trigger einrichten, um anzugeben, dass Scripts bei Eintreten bestimmter

Ereignisse ausgeführt werden. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

Gemeinsame Nutzung und Austausch von Daten

FileMaker Pro hat den Vorteil, dass Sie Ihre Daten mit anderen Benutzern gemeinsam nutzen können. Sie können Ihre Daten mit anderen FileMaker Pro- oder FileMaker Go-Benutzern in einem Netzwerk gemeinsam nutzen, die Web Publishing-Funktionen für die Nutzung von Daten

über das Web verwenden oder Daten aus einer anderen Datei importieren oder exportieren.

Zusätzlich können Sie ODBC (Open Database Connectivity) und JDBC (Java Database

Connectivity) verwenden, um FileMaker Pro-Dateien mit ODBC- und JDBC-fähigen Anwendungen gemeinsam zu nutzen, oder Sie greifen auf Daten von externen Datenquellen zu.

Wenn Ihr Computer an ein Netzwerk angeschlossen ist, können Sie und andere FileMaker Pro- oder FileMaker Go-Benutzer unter Windows und Mac OS gleichzeitig dieselbe FileMaker Pro-

Datenbank verwenden. FileMaker Pro-Netzwerk-Sharing unterstützt die gemeinsame Nutzung von Dateien durch bis zu neun Benutzer gleichzeitig.

Hinweis

Wenn Sie Dateien mit mehr als neun Benutzern gleichzeitig gemeinsam nutzen möchten, empfiehlt FileMaker die Verwendung von FileMaker Server.

Sie können eine FileMaker Pro-Datei so einrichten, dass aus einer anderen Anwendung

(z. B. aus Microsoft Excel) importierte Daten automatisch aktualisiert werden. Wiederkehrender

Import wird automatisch ausgeführt, wenn Sie das erste Mal das Layout anzeigen, das die Daten aus der externen Datei enthält. Später können Sie ein Script ausführen, um die Daten zu

aktualisieren. Weitere Informationen über wiederkehrenden Import finden Sie unter „Einrichten von wiederkehrenden Importen“ auf Seite 136.

Sie können rasch und einfach FileMaker Pro-Layouts als Web-Seiten veröffentlichen und damit jedem Benutzer mit einem Webbrowser in Ihrem Intranet (oder im Internet) den Zugriff auf Ihre

FileMaker Pro-Datenbanken erlauben. Durch die Verwendung von FileMaker Pro-Konten und -

Berechtigungen sowie anderen Schutzfunktionen können Sie für die Sicherheit Ihrer

Webdatenbanken sorgen.

Weitere Informationen zur gemeinsamen Benutzung von Datenbanken finden Sie unter

Kapitel 5, „Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten“.

Speichern und Senden von Daten in anderen Formaten

Mit FileMaker Pro können Sie Daten in verschiedenen Dateiformaten wie Microsoft Excel-

Arbeitsblättern und Adobe PDF-Dateien speichern, so dass Sie die Dateien Benutzern schicken können, die FileMaker Pro nicht besitzen. Sie können die Dateien automatisch per E-Mail versenden, nachdem Sie sie gespeichert haben. Weitere Informationen finden Sie unter

„Speichern und Senden von Daten in anderen Formaten“ auf Seite 135.

Kapitel 2

Verwenden von Datenbanken

Dieses Kapitel erläutert die folgenden Grundlagen:

1

Dateien öffnen, schließen und speichern

1

Datensätze in einer Datenbank erstellen

1

Daten in Feldern hinzufügen und bearbeiten

1

Datensätze nach verschiedenen Kriterien suchen

1

Datensätze aus der Ergebnismenge ausschließen

1

Daten suchen und ersetzen

1

Daten sortieren

1

Daten, Scripts, Tabellen- und Feldinformationen und das Beziehungsdiagramm drucken

1

Scripts verwenden

Umfassende Informationen und schrittweise Anleitungen zur Verwendung von FileMaker Pro finden Sie in der Hilfe.

Hinweis

Bei einigen Prozeduren wird ein Kontextmenü verwendet. Um ein Kontextmenü anzuzeigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste bzw. klicken Sie bei gedrückter Control-Taste auf ein Objekt oder in einen Bereich, um eine Liste mit Befehlen zu sehen. Sie können die

Systemsteuerung (Windows) bzw. Systemeinstellungen (Mac OS) verwenden, um Ihre Maus,

Ihr Trackpad oder Ihr Eingabegerät zu konfigurieren. Zum Beispiel können Sie eine sekundäre

Taste an einer Maus einrichten.

Felder und Datensätze einer Datenbank

Eine Datenbank ist eine Sammlung von Informationen oder Daten, die Sie nach Bedarf organisieren, aktualisieren, sortieren, durchsuchen und drucken können. Im Gegensatz zu einem elektronischen Arbeitsblatt, das eingesetzt wird, um in den Zellen einer rechteckigen Tabelle gespeicherte Daten zu tabulieren und zu berechnen, ist eine Datenbank eine Ansammlung von

Wissen, die durch ein Schema zusammengehalten wird, das sowohl die Informationen in den einzelnen Datensätzen der Datenbank als auch die Beziehungen zwischen Feldern und Tabellen beschreibt.

Bestimmte Aufgaben eignen sich für die eine oder andere dieser wichtigen Produktivitätswerkzeuge besser. Arbeitsblätter empfehlen sich für Aufgaben wie das Führen eines Hauptbuchs, in dem

Daten aufgezeichnet und berechnet werden müssen, aber nicht in verschiedenen Formaten präsentiert oder analysiert werden müssen. Datenbanken eignen sich am besten für Aufgaben wie die Inventarkontrolle, bei der der Verbrauch und die Verluste nachverfolgt werden müssen und

über einen bestimmten Zeitraum Berichte über den Inventarstatus erstellt werden müssen. Eine

Inventardatenbank kann Inventardaten auf viele verschiedene Arten sortieren und auswerten,

Sie können Daten nach Art des Eintrags, nach Umsatzzahlen, nach Monatsverbrauch usw. analysieren.

Kapitel 2 | Verwenden von Datenbanken 14

Ihr Adressbuch oder Ihr Aktenschrank ist im Prinzip eine einfache Datenbank. Im Adressbuch und im Aktenschrank speichern Sie ähnliche Informationen und organisieren sie so, dass sie leicht aufzufinden sind. Bei einem Aktenschrank müssen Sie festlegen, wie Sie Ihre Daten sortieren,

 z. B. alphabetisch nach Nachname oder Region. Wenn Sie Kontakte und Adressen in FileMaker Pro speichern, können Sie die Daten auf verschiedene Weise organisieren. Sie können die Daten nach Land, Ort, Nachname oder nach allen drei Kategorien sortieren.

B C

Datensätze

Michelle

Rosenstr. 6

St. Gallen

(717) 555-0011

Roth

CH

7015

Felder

Ihr Adressbuch funktioniert wie eine Datenbank.

Ein Rechnungssystem ist ein Beispiel für eine komplexere Datenbank mit mehreren

Bezugstabellen, mehreren Layouts und Formelfeldern.

Sie können sich auch einen Teil Ihrer Daten anzeigen lassen, z. B. nur die Rechnungen in einem bestimmten Monat. Eine Datenbank ist nicht einfach ein Datenspeicher – mit einer Datenbank können Sie Daten organisieren und Informationen analysieren, um ihre Bedeutung zu verstehen.

Felder bilden die Grundlage einer Tabelle. Hier werden die Informationen gespeichert, berechnet und angezeigt, die Sie in einen Datensatz eingeben. Jede Informationseinheit in einem Datensatz – z. B.

Name, Kundennummer und Telefonnummer – wird in einem Feld gespeichert.

Eine Datenbanktabelle enthält ein oder mehrere Felder, die ähnliche Informationen zu einem bestimmten Gegenstand oder einer Aktivität enthalten. Beispiel: Die Felder in einem Datensatz in der Tabelle „Kunden“ enthalten die Adressinformationen eines Kunden. Tabellen definieren auch die Organisation von Datensätzen auf der Basis dieser Tabelle.

Eine Datenbank kann aus einer Datei mit einer Tabelle bestehen, die z. B. die Namen, Adressen,

Telefon- und Faxnummern all Ihrer Kunden enthält. Eine Datenbank kann auch aus mehreren Dateien bestehen, von denen jede eine oder mehrere Tabellen enthält, die in ihrer Gesamtheit alle

Informationen zu einem bestimmten Themenkreis enthalten (manchmal auch als Datenbanksystem bezeichnet). Aufgrund der relationalen Eigenschaften von FileMaker Pro können Sie Dateien und

Tabellen verknüpfen und auf diese Weise eine relationale Datenbank erzeugen.

Beispiel: In einer Tabelle sind alle Kunden gespeichert, die einen bestimmten Artikel gekauft haben. In einer Bezugstabelle ist der Rechnungsbetrag vermerkt.

Kapitel 2 | Verwenden von Datenbanken 15

Kundentabellle

Kunden-ID 002

Name Anna Kühn

Telefon 818-555-1234

Artikeltabelle

Produkt-ID FB3

Produkt

Preis

Baguette

3,95

Lager 34

Rechnungstabelle

Kunden-ID 002

Kundenname Anna Kühn

Telefon 818-555-1234

Rechnungsnr.

12345

Produkt-ID Produkt

FB3 Baguette

FB14 Croissants

Preis

3,95

9,95

Um Daten in eine Datenbanktabelle einzugeben, erstellen Sie einen neuen Datensatz und geben

Werte in die Felder ein, die zu diesem Datensatz gehören. Sie können Werte in ein Feld schreiben, aus einer anderen Anwendung importieren oder auf verschiedene andere Arten eintragen.

Mit FileMaker Pro können Sie auch auf Daten zugreifen und sie anzeigen, die in anderen als

FileMaker Pro-Dateien gespeichert sind. Wenn Sie zum Beispiel auf in einer SQL-Datenbank gespeicherte Daten zugreifen, können Sie Informationen aus der externen Datenbank anzeigen und mit den Daten in Ihrer FileMaker Pro-Datei arbeiten.

Öffnen von Dateien

So öffnen Sie eine Datei, wenn FileMaker Pro nicht läuft

Wählen Sie eine der folgenden Methoden:

1

Doppelklicken Sie auf die FileMaker Pro-Datei.

1

Ziehen Sie die Datei auf das FileMaker Pro-Programmsymbol.

1

Doppelklicken Sie auf das FileMaker Pro-Programmsymbol und wählen Sie die Datei, die Sie

öffnen möchten. Zum Direktstart-Fenster erhalten Sie unter „So öffnen Sie eine Datei über das

Fenster ,FileMaker-Direktstart‘“ unten weitere Informationen.

So öffnen Sie eine Datei, wenn FileMaker Pro bereits aktiv ist

1. Wählen Sie

Datei

(Windows) bzw.

Ablage

(Mac OS) >

Öffnen

.

Tipp

Sie können auch

Datei

(Windows) bzw.

Ablage

(Mac OS) >

Letzte öffnen

oder

Favoriten öffnen

wählen.

2. Wählen Sie im Dialogfeld „Datei öffnen“ den Dateinamen aus und klicken Sie auf

Öffnen

.

3. Wenn Sie zur Eingabe eines Kontonamens und Passworts aufgefordert werden, geben Sie sie in das Dialogfeld „Passwort“ ein und klicken auf

OK

.

Kapitel 2 | Verwenden von Datenbanken 16

So öffnen Sie eine Datei über das Fenster „FileMaker-Direktstart“:

1. Um das Direktstart-Fenster anzuzeigen, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

1

Starten Sie FileMaker Pro.

1

Wenn FileMaker Pro läuft oder wenn Sie FileMaker Pro starten und das Fenster „FileMaker-

Direktstart“ nicht angezeigt wird, wählen Sie

Hilfe

>

Fenster „Direktstart“

.

Fenster „FileMaker-Direktstart“ (Mac OS)

2. Wenn das Fenster „FileMaker-Direktstart“ angezeigt wird, führen Sie einen der folgenden

Schritte aus:

Aktion

Klicken Sie auf

Letzte Dateien

in dem Feld in der Mitte des

Direktstart-Fensters.

Ziel

Anzeige einer Liste der FileMaker Pro-Dateien, die Sie kürzlich geöffnet haben. Wenn keine kürzlich geöffneten Dateien aufgeführt werden, wählen

Sie

Bearbeiten

>

Einstellungen

(Windows) bzw.

FileMaker Pro

>

Einstellungen

(Mac OS), wählen

Zuletzt geöffnete Dateien zeigen

, geben einen Wert zwischen 1 und 30 für die Anzahl der in der Liste anzuzeigenden

Dateien an und klicken auf

OK

. (Um die Liste der zuletzt geöffneten Dateien zu löschen, wählen Sie

Datei

(Windows) bzw.

Ablage

> (Mac OS) >

Letzte

öffnen

>

Letzte Dateien löschen

.)

Anzeige einer Liste der FileMaker Pro-Dateien, die Sie als Favoriten markiert haben.

Klicken Sie auf

Favoriten-

Dateien

in dem Feld in der

Mitte des Direktstart-Fensters.

Klicken Sie auf den Hostnamen oder die IP-Adresse eines

Remote-Computers.

Anzeige einer Liste der FileMaker Pro-Dateien, die auf einem Remote-

Computer gespeichert sind.

Klicken Sie auf

Durchsuchen

.

Auffinden der lokale(n) oder Remote-Dateien, die Sie öffnen möchten.

3. Doppelklicken Sie auf eine Datei, um sie zu öffnen.

Das Fenster „FileMaker-Direktstart“ dient als zentraler Ort, von dem aus Sie mehrere Aufgaben auf vielfältige Weise erledigen können. Zusätzlich zum Öffnen einer Datei können Sie:

1

Eine neue leere FileMaker Pro-Datei entwerfen und erstellen. Weitere Informationen finden

Sie unter „Anlegen einer FileMaker Pro-Datei“ auf Seite 62.

Kapitel 2 | Verwenden von Datenbanken 17

1

Eine Datei, die bereits Daten enthält, aus einem anderen Format (z. B. Microsoft Excel)

konvertieren. Weitere Informationen finden Sie unter „Konvertieren einer Datendatei in eine neue FileMaker Pro-Datei“ auf Seite 140.

1

Dateien mit den leeren, vordefinierten Layouts in einer Starter-Lösung der FileMaker, Inc.

erstellen. Siehe „Anlegen einer FileMaker Pro-Datei“ auf Seite 62.

Weitere Informationen über die Verwendung des FileMaker-Direktstarts finden Sie in der

FileMaker Server Hilfe.

So öffnen Sie eine Datei, die gemeinsam im Netzwerk benutzt wird

1. Wählen Sie

Datei

(Windows) bzw.

Ablage

(Mac OS) >

Remote öffnen

.

2. Wählen Sie im Dialogfeld „Remote-Datei öffnen“ die Option

Anzeigen

, um eine Liste der Hosts zu sehen.

Auswahl

Host-Favoriten

Lokale Hosts

Hosts nach LDAP

Für

Hosts, die Sie zuvor als Favoriten hinzugefügt haben

FileMaker Pro-Hosts in Ihrem TCP/IP-Teilnetz

FileMaker Pro-Hosts, die über den angegebenen LDAP-Server zur

Verfügung stehen

3. Um die an einem Host verfügbaren Dateien zu sehen, wählen Sie den Host aus. Wählen Sie aus der Liste

Verfügbare Dateien

die zu öffnende Datei.

Oder geben Sie unter

Netzwerk-Dateipfad

den Netzwerkpfad ein

(z. B. fmnet:/Host-IP-Adresse/Dateiname).

4. Klicken Sie auf

Öffnen

.

Abhängig von der Konfiguration des FileMaker Netzwerk-Sharing auf dem Host müssen

Sie möglicherweise den Kontonamen, das Passwort und den Domänennamen (nur Windows) eingeben.

Kapitel 2 | Verwenden von Datenbanken 18

Beachten Sie folgende Punkte:

1

Wenn

Zuletzt geöffnete Dateien zeigen

in den Einstellungen unter

Allgemein

ausgewählt ist, werden Dateien, auf die Sie vor Kurzem zugegriffen haben, im Menü

Datei

(Windows) bzw.

Ablage

(Mac OS) in der Liste

Letzte öffnen

und in der Liste

Letzte Dateien

im Fenster

„FileMaker-Direktstart“ angezeigt. Informationen zum Hinzufügen von lokalen oder Remote-

Dateien zur Liste

Favoritendateien

im Fenster „FileMaker-Direktstart“ finden Sie in der Hilfe.

1

Informationen zum Öffnen und zur gemeinsamen Benutzung einer Datei finden Sie unter

„Aktivieren der gemeinsamen Benutzung und Bereitstellen von Dateien“ auf Seite 130.

1

FileMaker Pro-Dateien, die unter Windows erstellt wurden, können unter Mac OS geöffnet werden und umgekehrt. Wenn Sie Dateien auf eine andere Plattform verlagern wollen, sollten

Sie die Erweiterung .fmp12 an den Dateinamen anhängen. Wenn Sie Dateinamenerweiterungen hinzufügen oder entfernen, müssen Sie die FileMaker-Datenquellen für Bezugsdateien und

Dateien mit externen Scripts neu angeben.

1

Sie können einen Standardkontonamen und ein Standardpasswort für eine Datei im Register

„Öffnen“ des Dialogfelds „Dateioptionen“ festlegen. Dann werden Benutzer mit einem bestimmten Konto und Passwort automatisch angemeldet, wenn sie die Datenbank öffnen.

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

Kapitel 2 | Verwenden von Datenbanken 19

Öffnen von mehreren Fenstern pro Datei

Sie können mehr als ein Fenster pro Datei öffnen. Auf diese Weise können Sie dasselbe Layout in separaten Fenstern anzeigen oder verschiedene Layouts in derselben Datei ansehen. Sie können

Such- und Sortiervorgänge unabhängig voneinander in den verschiedenen Fenstern ausführen.

Um ein weiteres Fenster zu öffnen, wählen Sie

Fenster

>

Neues Fenster

. Ein weiteres Fenster wird geöffnet. Anfangs zeigt das Fenster dasselbe Layout, dieselbe Sortierfolge und dieselbe

Ergebnismenge wie das zuvor aktive Fenster.

Das ursprüngliche

Datenbankfenster im

Blätternmodus, in dem Sie die Datensätze durchsuchen können

Ein zweites Fenster im

Suchenmodus, in dem

Sie eine andere Suche in derselben Ergebnismenge ausführen können

Um ein anderes Layout in dem neuen Fenster anzuzeigen, wählen Sie ein Layout aus dem

Layout-Einblendmenü in der Layoutleiste aus oder wählen

Ansicht

>

Gehe zu Layout

.

Informationen zum Suchen nach Datensätzen finden Sie unter „Suchen nach Datensätzen“ auf

Seite 33. Informationen zum Sortieren von Datensätzen finden Sie unter „Sortieren von

Datensätzen“ auf Seite 48. Informationen zum Öffnen mehrerer Fenster finden Sie in der Hilfe.

Kapitel 2 | Verwenden von Datenbanken 20

Schließen von Fenstern und Dateien

Sie können FileMaker Pro-Fenster und -Dateien wie in den meisten Windows- und Mac OS-

Programmen schließen.

Um ein Fenster zu schließen, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

1

Windows: Doppelklicken Sie auf das Dokumentsymbol in der linken oberen Ecke des

Dokumentfensters.

1

Windows: Klicken Sie in das Schließfeld in der rechten oberen Ecke des Dokumentfensters.

1

Mac OS: Klicken Sie auf die rote Schaltfläche zum Schließen (linke obere Ecke des

Dokumentfensters).

1

Wählen Sie

Datei

>

Schließen

.

Verwenden Sie die obigen Prozeduren, um alle geöffneten Fenster für eine Datei und damit auch die Datei zu schließen.

Hinweis

Selbst wenn Sie eine Datei schließen, kann diese als verdeckte Datei geöffnet bleiben, wenn das Fenster einer anderen Datei Daten aus dieser Datei anzeigt. (Ein anderes Fenster kann z. B. Bezugsdaten aus der Datei anzeigen, die Sie schließen wollten.) FileMaker Pro schließt die

Datei, wenn Sie alle abhängigen Fenster schließen.

Sichern von Dateien

FileMaker Pro speichert automatisch alle Änderungen, die Sie an Ihren Daten durchführen, daher fehlt der Befehl „Speichern“. Wenn Sie mehr Kontrolle darüber wünschen, wann Datensatzdaten gespeichert werden, können Sie die Option

Datensatzänderungen automatisch speichern

für jedes Layout deaktivieren. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

Sie können eine Kopie einer Datei als Sicherung oder einen Clone Ihrer Datei ohne Daten speichern. Informationen zum Speichern einer Kopie Ihrer Datei in einem anderen als dem

FileMaker-Format finden Sie unter „Speichern und Senden von Daten in anderen Formaten“ auf

Seite 135.

Wichtig

Legen Sie in jedem Fall eine Dateikopie an, bevor Sie umfangreiche Änderungen durchführen. Daten lassen sich nicht wiederherstellen, nachdem Sie ein Feld im Dialogfeld

„Datenbank verwalten“ gelöscht oder Datensätze mit dem Befehl

Datensatz löschen

oder

Alle löschen

entfernt haben.

Eine Dateikopie sichern:

1. Aktivieren Sie die gewünschte Datei und wählen Sie

Datei

>

Kopie speichern unter

(Windows) bzw.

Ablage

>

Kopie speichern unter

(Mac OS).

2. Legen Sie fest, in welchem Ordner die Dateikopie auf der Festplatte gespeichert werden soll.

3. Geben Sie in das Feld

Dateiname

(Windows) bzw.

Name

(Mac OS) einen Dateinamen ein.

4. Wählen Sie in der Liste

Dateityp

die Option

FileMaker-Dateien

(nur Windows).

Kapitel 2 | Verwenden von Datenbanken 21

5. Wählen Sie in der Liste

Dateityp

(Windows) bzw.

Typ

(Mac OS) eine der folgenden Optionen:

Auswahl

Kopie dieser Datei

Komprimierte Kopie

(kleiner)

Clone (ohne Datensätze)

Konvertieren einer eigenständigen Kopie

(einzelnen Datei)

Ziel

Duplizieren der gesamten Datei, einschließlich Tabellen, Felddefinitionen,

Layouts, Scripts, Papierformatoptionen und Daten. Wählen Sie diese Option, bevor Sie umfangreiche Änderungen an der Datei vornehmen.

Komprimieren des gesamten Dateiinhalts, sodass die Datei weniger Speicherplatz beansprucht. Eine komprimierte Kopie ist empfehlenswert, wenn Sie an einer großen Anzahl von Datensätzen häufig Änderungen durchführen.

Speichern der Tabellen, Felddefinitionen, Layouts, Scripts und Papierformatoptionen einer Datei, ohne die Daten zu speichern. Wählen Sie diese Option, wenn Sie eine

Vorlage der Dateischemata erstellen wollen.

Erstellen Sie eine Kopie der aktuellen Datei mit allen Containerdaten, die extern gespeichert (sowohl offener als auch sicherer Speicher) und in den

Containerfeldern der Datei eingebettet sind.

Hinweis

Um eine Kopie einer Datei anzulegen, die extern gespeicherte Containerdaten enthält, wählen Sie

Eigenständige Kopie

. Die Optionen

Kopie der aktuellen Datei

und

Komprimierte Kopie

kopieren keine extern gespeicherten Daten. Wenn Sie eine dieser beiden Optionen verwenden möchten, müssen Sie die Daten zuvor in die Containerfelder einbetten. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

6. Klicken Sie auf

Speichern

.

Was FileMaker Pro nicht speichert

FileMaker Pro speichert keine Änderungen am Status einer Datei, wenn dies Ihre einzigen

Änderungen in der geöffneten Datei sind. Die folgenden Änderungen werden zum Beispiel nicht gespeichert:

1

Anzeigen eines anderen Datensatzes oder Layouts

1

Sortieren von Datensätzen oder Ändern einer Sortierung

1

Durchführen von Suchvorgängen wie „Suchen“, „Alle Datensätze anzeigen“ oder „Datensatz ausschließen“ oder das Ändern einer Suchabfrage

1

Ändern von Position und Größe von Fenstern oder Öffnen eines neuen Fensters

1

Ein-/Ausblenden der Statussymbolleiste

1

Ändern der Linealanzeige

1

Ändern der Maßeinheit

Wenn Sie z. B. eine Datei öffnen, Datensätze sortieren und dann die Datei schließen, speichert

FileMaker Pro die Sortierfolge nicht in der Datei. Wenn Sie jedoch eine Datei öffnen, einen neuen

Datensatz hinzufügen, die Datensätze sortieren und dann die Datei schließen, speichert

FileMaker Pro die Sortierfolge und den neuen Datensatz mit der Datei.

Weitere Informationen zum Speichern von Dateien finden Sie in der Hilfe.

Kapitel 2 | Verwenden von Datenbanken 22

Die Modi

FileMaker Pro stellt Ihnen für Ihre Arbeit den Blätternmodus, Suchenmodus, Layoutmodus und

Seitenansichtsmodus zur Verfügung. Sie können einen Modus aus dem Menü „Ansicht“ oder dem

Modus-Einblendmenü unten im Dokumentfenster wählen.

Modus-Einblendmenü

Modus

Blätternmodus

Suchenmodus

Ziel

Mit Daten in einer Datei arbeiten. Sie können Datensätze hinzufügen, anzeigen, ändern, sortieren, ausschließen (ausblenden) und löschen. Im Blätternmodus werden Sie den

Großteil Ihrer Aufgaben erledigen, z. B. Daten eingeben.

Nach Datensätzen suchen, die bestimmten Kriterien entsprechen. Anschließend können Sie mit diesen Datensätzen, der so genannten Ergebnismenge, arbeiten. Wenn FileMaker Pro die gewünschten Datensätze gefunden hat, wird wieder der Blätternmodus aktiviert und Sie können die Daten bearbeiten.

Layoutmodus Die Darstellung der Informationen am Bildschirm oder in gedruckten Berichten, auf Etiketten und in Formularen festlegen. Sie entwerfen Layouts für bestimmte Aufgabenbereiche, z. B. je ein Layout für Datenerfassung, Rechnungen oder Umschläge. Sie können ein bestehendes Layout ändern oder ein neues Layout erstellen.

Seitenansichtsmodus Vor der Druckausgabe ansehen, wie Daten in Formularen oder Berichten wirken werden.

Die Seitenansicht ist besonders nützlich für die Anzeige von Layouts mit mehreren Spalten

(wie Adressetiketten) und Berichten mit Zwischen- und Gesamtergebnissen.

Verwenden der Statussymbolleiste

Die Statussymbolleiste bietet schnellen Zugriff auf viele FileMaker Pro-Menübefehle. Sie enthält in allen Modi Navigationssteuerungen, anpassbare Schaltflächen und eine Layoutleiste für die

Arbeit mit Layouts. Im Layoutmodus enthält sie Layoutwerkzeuge. Halten Sie den Mauszeiger

über ein Symbol, um seine Beschreibung anzuzeigen. Sie können die Modi auch durch Klicken auf die Schaltflächen in der Statussymbolleiste wechseln. Die Schaltflächen in der Statussymbolleiste variieren abhängig vom aktuellen Modus.

Statussymbolleiste

Layoutleiste

Formatierungsleiste

Im Layoutmodus können Sie auch den Inspektor verwenden, um Objekte auf einem Layout zu

formatieren und zu bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie unter „Verwenden des

Inspektors zum Formatieren von Objekten“ auf Seite 90.

Weitere Informationen über das Verwenden der Statussymbolleiste finden Sie in der Hilfe.

Kapitel 2 | Verwenden von Datenbanken 23

Anzeigen von Datensätzen

FileMaker Pro stellt für jedes Layout drei Ansichten zur Verfügung: Formular, Liste und Tabelle.

Wenn Sie zu einer anderen Ansicht umschalten, ändert sich temporär die Art und Weise, in der

Datensätze angezeigt oder gedruckt werden.

Anzeige von Datensätzen

Einzeln

In einer Liste

In einer Tabelle mit dem

Erscheinungsbild einer

Tabellenkalkulation

Vorgehensweise im Blätternmodus oder Suchenmodus

Wählen Sie

Ansicht

>

Als Formular anzeigen

oder klicken Sie auf

Formularansicht

in der Layoutleiste.

Wählen Sie

Ansicht

>

Als Liste anzeigen

oder klicken Sie auf

Listenansicht

in der Layoutleiste.

Wählen Sie

Ansicht

>

Als Tabelle anzeigen

oder klicken Sie auf

Tabellenansicht

in der Layoutleiste. Jede Reihe zeigt einen Datensatz und jede Spalte ein Feld.

Weitere Informationen über die Bearbeitung von Daten in einer Tabelle, die einem

Arbeitsblatt in einer Tabellenkalkulation gleicht, finden Sie unter „Arbeiten mit Daten in der Tabellenansicht“ auf Seite 31.

Kapitel 2 | Verwenden von Datenbanken

Die folgende Abbildung zeigt das gleiche Layout in drei verschiedenen Ansichten.

Formularansicht

24

Feldbeschriftungen Einzelner Datensatz

Listenansicht

Feldbeschriftungen

Einzelner Datensatz

Tabellenansicht

Aktiver Datensatz

Feldbeschriftungen

Eine Zeile ist

 ein Datensatz.

Kapitel 2 | Verwenden von Datenbanken 25

Auswählen des aktiven Datensatzes

Im Blätternmodus enthält eine Tabelle jeweils einen aktiven (ausgewählten) Datensatz für jedes

Fenster. Weitere Informationen zum Arbeiten mit mehreren Fenstern finden Sie unter „Öffnen von mehreren Fenstern pro Datei“ auf Seite 19.

In dieser Ansicht

Formularansicht

Listenansicht

Tabellenansicht

Ist der aktive Datensatz:

Der Datensatz, der angezeigt wird.

Der Datensatz, der mit einem durchgehenden Balken an der linken Seite markiert ist.

Wenn Sie einen anderen Datensatz bearbeiten wollen, klicken Sie in den Datensatz,

 um ihn zu aktivieren.

Der Datensatz, der links im Datensatzrand hervorgehoben ist.

Aktueller

Datensatz in der

Listenansicht

Für die Auswahl eines Bezugsdatensatzes in einem Ausschnitt wählen Sie die Ausschnittreihe aus (klicken Sie hierzu an beliebiger Stelle in der Reihe, jedoch außerhalb der Felder).

Ausschnitt

In die Ausschnittreihe klicken, um einen

Bezugsdatensatz auszuwählen.

Weitere Informationen zu Bezugsdatensätzen finden Sie unter Kapitel 4, „Arbeiten mit

Bezugstabellen und -dateien“.

Kapitel 2 | Verwenden von Datenbanken 26

Navigieren in Datensätzen

Um von einem Datensatz zu einem anderen zu wechseln, verwenden Sie das Buch in der

Statussymbolleiste.

Buch

Aktuelle

Datensatznummer Anzahl der Datensätze in der Tabelle

Suchbegriffe für eine

Schnellsuche eingeben

Schieberegler

Ziel

Zum nächsten Datensatz in der aktuellen Tabelle wechseln

Zum vorherigen Datensatz in der aktuellen Tabelle wechseln

Zu einem bestimmten Datensatz wechseln

Durch die Datensätze blättern

Durch Datensätze in Listen- oder

Tabellenansicht

Zu einem Datensatz mit einem eindeutigen, bekannten Wert blättern

Aktion

Klicken Sie auf die rechte Seite des Buchs oder wählen Sie

Datensätze

>

Gehe zu Datensatz

>

Nächste(r/s)

.

Klicken Sie auf die linke Seite des Buchs oder wählen Sie

Datensätze

>

Gehe zu Datensatz

>

Vorherige(r/s)

.

1

Klicken Sie auf die Nummer des aktuellen Datensatzes, geben Sie die gewünschte Datensatznummer ein und drücken Sie die Eingabetaste

(Windows) bzw. den Zeilenschalter (Mac OS).

1

Drücken Sie die Taste Esc, geben Sie die Datensatznummer ein und drücken

Sie die Eingabetaste oder den Zeilenschalter.

1

Wählen Sie

Datensätze

>

Gehe zu Datensatz

>

Gehe zu

und geben Sie die

Nummer des Datensatzes an.

Ziehen Sie den Schieberegler nach links oder rechts, um zurück- oder weiterzublättern.

Verwenden Sie die Bildlaufleiste bzw. den Rollbalken am rechten Fensterrand.

Weitere Informationen finden Sie unter „Suchen nach Datensätzen“ auf

Seite 33.

Sie können auch mithilfe des Mausrads durch Datensätze blättern. Weitere Informationen zum

Anzeigen von Datensätzen finden Sie in der Hilfe.

Kapitel 2 | Verwenden von Datenbanken 27

Hinzufügen und Duplizieren von Datensätzen

FileMaker Pro fügt jeden neuen oder duplizierten Datensatz am Ende der aktuellen Tabelle hinzu.

Im Blätternmodus sehen Sie den neuen Datensatz nach dem aktuellen Datensatz bzw. nach dem letzten Datensatz der Ergebnismenge (die Datensätze, die durch eine Suchabfrage aktiviert wurden).

1

Wenn die Datensätze sortiert sind, wird der neue Datensatz standardmäßig an der richtigen

Position in der Sortierfolge angezeigt, wenn Sie den Datensatz speichern. Informationen zum

Ändern dieser Einstellungen finden Sie in der Hilfe.)

1

Wird keine Sortierung durchgeführt, erscheint der neue Datensatz nach dem letzten Datensatz

der Ergebnismenge. Weitere Informationen finden Sie unter „Sortieren von Datensätzen“ auf

Seite 48.

Ziel

Einen neuen, leeren Datensatz hinzufügen

Einen neuen Datensatz erstellen, der die gleichen oder ähnliche Daten enthält wie ein bestehender Datensatz

Bezugsdatensätze hinzufügen oder duplizieren

Aktion im Blätternmodus

Klicken Sie im Blätternmodus auf

Neuer Datensatz

in der Statussymbolleiste.

Sie sehen einen leeren Datensatz, in dem ein Feld umrandet ist.

Wählen Sie den zu duplizierenden Datensatz aus. Wählen Sie dann

Datensätze

>

Datensatz duplizieren

.

Weitere Informationen finden Sie unter „Hinzufügen und Duplizieren von

Bezugsdatensätzen“ auf Seite 28.

Hinweis

Wenn eine Datei gesperrt oder schreibgeschützt ist oder wenn Sie nicht berechtigt sind,

Datensätze zu erstellen, fügt FileMaker Pro keine neuen Datensätze hinzu und dupliziert keine

Datensätze.

Wenn für das Feld automatische Dateneingabe definiert ist, erscheinen diese Werte im neuen

Datensatz. Weitere Informationen finden Sie unter „Definieren von automatischer Dateneingabe“ auf Seite 75.

Informationen zur Eingabe oder Änderung von Werten im neuen Datensatz finden Sie unter

„Eingeben und Ändern von Felddaten“ auf Seite 30.

Kapitel 2 | Verwenden von Datenbanken 28

Hinzufügen und Duplizieren von Bezugsdatensätzen

Wenn Sie mit Datensätzen in Bezugstabellen arbeiten, können Sie neue Datensätze in die

Bezugstabelle aufnehmen, während Sie Daten in einen Datensatz der aktuellen Tabelle eingeben.

Hinweis

Sie können nur dann Bezugsdatensätze aus der aktuellen Tabelle hinzufügen, wenn die

Erstellung von Bezugsdatensätzen in der Beziehung definiert ist. Wenn sich eine Bezugstabelle in einer gesperrten oder schreibgeschützten Datei befindet oder wenn Sie nicht berechtigt sind,

Datensätze zu erstellen, fügt FileMaker Pro keine neuen Datensätze hinzu und dupliziert keine

Datensätze. Weitere Informationen finden Sie unter „Erstellen von Beziehungen“ auf Seite 122.

Ziel

Einen Datensatz in der aktuellen

Tabelle erstellen

Aufnehmen eines neuen

Datensatzes in eine

Bezugstabelle

Einen Datensatz duplizieren, der

Bezugsdaten anzeigt

Duplizieren eines

Bezugsdatensatzes in einem

Ausschnitt

1

Aktion im Blätternmodus

Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf

Neuer Datensatz

.

Wenn sich das Bezugsfeld in einem Ausschnitt befindet, geben Sie in das

Feld in der letzten (leeren) Ausschnittreihe Daten ein und bestätigen Sie den

Datensatz (indem Sie z. B. außerhalb des Datensatzes klicken oder einen anderen Datensatz auswählen).

1

Wenn sich das Bezugsfeld nicht in einem Ausschnitt befindet, geben Sie Daten in das Feld ein und bestätigen Sie den Datensatz (indem Sie z. B. außerhalb des

Datensatzes klicken oder einen anderen Datensatz auswählen).

Vergewissern Sie sich, dass im Ausschnitt kein Datensatz ausgewählt ist, und wählen Sie dann

Datensätze

>

Datensatz duplizieren

.

Hinweis

Datensätze in Bezugstabellen werden nicht dupliziert.

Wählen Sie den Datensatz im Ausschnitt aus und wählen Sie dann

Datensätze

>

Datensatz duplizieren

.

Ausschnitt, der

Bezugsdatensätze aus der Tabelle „Artikel“ zeigt.

Geben Sie Daten in der letzten Reihe des

Ausschnitts ein, um der

Tabelle „Artikel“ einen

Bezugsdatensatz hinzuzufügen.

Weitere Informationen zum Hinzufügen und Duplizieren von Datensätzen finden Sie in der Hilfe.

Kapitel 2 | Verwenden von Datenbanken 29

Löschen von Datensätzen

Wenn Sie einen Datensatz löschen, werden alle Daten in den Feldern dieses Datensatzes

dauerhaft gelöscht.

Wichtig

Sie können gelöschte Daten weder laden noch den Löschvorgang rückgängig machen.

Legen Sie daher vor dem Löschen eine Sicherungskopie Ihrer Datei an.

Wenn bei der Bearbeitung einer relationalen Datenbank im Dialogfeld „Beziehung ändern“ die

Option „Bei Löschen eines Datensatzes dieser Datei auch die Bezugsdatensätze löschen“ aktiviert ist, löscht FileMaker Pro alle Bezugsdatensätze, wenn Sie einen Datensatz löschen.

Zu löschende

Datensätze

Einzelner Datensatz

Einzelner

Bezugsdatensatz

Eine Gruppe von

Datensätzen

Alle Datensätze in einer

Datenbank

Aktion im Blätternmodus

Wählen Sie den zu löschenden Datensatz aus. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf

Datensatz löschen

und dann auf

Löschen

.

Wählen Sie in der aktuellen Tabelle eine Ausschnittreihe aus, indem Sie innerhalb der

Reihe, aber außerhalb der Felder klicken. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf

Datensatz löschen

und dann auf

Löschen

.

Hinweis

Zum Löschen von Bezugsdatensätzen muss im Dialogfeld

„Ausschnitteinstellungen“ die Option

Löschen von Datensätzen zulassen

aktiviert sein.

Vergewissern Sie sich, dass Sie alle aufgerufenen Datensätze löschen wollen.

(Siehe „Suchen nach Datensätzen“ auf Seite 33.) Wählen Sie

Datensätze

>

Gefundene

Datensätze löschen

und klicken Sie dann auf

Löschen

.

Klicken Sie auf

Alle zeigen

in der Statussymbolleiste oder wählen Sie

Datensätze

>

Alle

Datensätez anzeigen

. Wählen Sie dann

Datensätze

>

Alle Datensätze löschen

.

Eingeben von Daten

Hinweis

Wenn eine Datei gesperrt oder schreibgeschützt ist oder wenn Sie zum Ändern von bestimmten Datensätzen oder Feldern nicht berechtigt sind, können Sie Daten eventuell nicht ändern.

Auswählen eines Felds

Ziel

Ein Feld auswählen

Den Inhalt eines Felds auswählen

Wechseln Sie in das nächste

Feld in der Tabulatorfolge.

Aktion im Blättern- oder Suchenmodus

Klicken Sie in das Feld.

Wählen Sie das Feld aus und wählen Sie dann

Bearbeiten

>

Alle auswählen

.

Wechseln Sie in das vorherige

Feld in der Tabulatorfolge.

Zu Werten in einer Werteliste wechseln

Drücken Sie die Tabulatortaste.

Hinweis

Um den Zeilenschalter oder die Eingabetaste für den Wechsel in das nächste Feld festzulegen, wählen Sie im Layoutmodus die Felder aus. Klicken

Sie auf die Schaltfläche

Inspektor

in der Layoutleiste und klicken Sie dann auf

Daten

. Wählen Sie im Bereich „Verhalten“ unter

Gehe zu nächstem Objekt mit

die Tasten, die Sie zum Verlassen von Feldern verwenden wollen.

Tasten und Registersteuerelemente können in die Tabulatorfolge aufgenommen werden. Felder auf Registerfeldern, die sich nicht im Vordergrund befinden, werden ausgelassen.

Drücken Sie Umschalt-Tab (oder Umschalt-Zeilenschalter oder Umschalt-

Eingabe, falls aktiviert).

Drücken Sie die Pfeiltasten.

Kapitel 2 | Verwenden von Datenbanken 30

Eingeben und Ändern von Felddaten

Sie können so viele Daten eingeben oder importieren, bis die Grenze für den Feldtyp erreicht ist.

Es wird jedoch nur der Teil angezeigt oder gedruckt, der innerhalb der Feldbegrenzung Platz findet.

Hinweis

Informationen dazu, wie FileMaker Pro Systemformate verwendet, um Datums- und

Zeitwerte sowie Zahlen anzuzeigen und zu sortieren, finden Sie in der Hilfe.

Ziel

Eingabe in ein Textfeld

Eingabe in ein Zahlenfeld

Eingabe in ein Datumsfeld

Klicken Sie im Blätternmodus in das Feld und führen Sie folgende Aktion aus:

Geben Sie den Text ein (bis zu 1 Milliarde Zeichen).

Hinweis

In einem Feld, das für automatisches Ausfüllen formatiert wurde, werden Vorschläge angezeigt, die von Ihrer Eingabe abhängen.

Geben Sie die Werte ein (von 10

400

bis 10

-400

).

Geben Sie in das Feld ein Datum pro Zeile ein. Geben Sie Tag, Monat und Jahr als Zahlen ein (z. B. 03.03.2014) und verwenden Sie als Trennzeichen ein nicht numerisches Zeichen, z. B. Punkt (.) oder Schrägstrich (/).

Hinweis

Sie können keinen : (Doppelpunkt) als Datumstrennzeichen verwenden.

Wichtig

Zweistellig eingegebene Jahreszahlen wandelt FileMaker Pro mit der in der Hilfe beschriebenen Konvertierungsmethode in vierstellige Jahresangaben um. Um Fehlinterpretationen bei der Konvertierung zu vermeiden, geben Sie immer vierstellige Jahreszahlen ein.

Wählen Sie

Einfügen

>

Datum

.

Wählen Sie das Datum aus dem Einblendkalender aus, falls verfügbar.

Eingabe des aktuellen Datums in ein Datums-, Zahlen- oder

Textfeld

Eingabe in ein Zeitfeld

Eingabe der aktuellen Uhrzeit in ein Zeit-, Zahlen- oder Textfeld

Eingabe in ein Zeitstempelfeld

Eingabe der Uhrzeit (oder Zeitdauer) als:

1

Stunden

1

Stunden und Minuten

1

Stunden, Minuten und Sekunden

1

Stunden, Minuten, Sekunden und Sekundenbruchteile

Wählen Sie als Trennzeichen ein nichtnumerisches Zeichen wie einen :

(Doppelpunkt).

Trennen Sie Sekundenbruchteile durch einen . (Punkt).

Sie können die Tageszeit entweder im 24-Stunden- oder im 12-Stunden-Format

(im angelsächsischen Sprachraum: mit oder ohne AM und PM) eingeben.

(AM bezeichnet eine Zeit vor 12 Uhr Mittag.)

Wählen Sie

Einfügen

>

Zeit

.

Eingabe des aktuellen Datums in ein Zeit- oder Zeitstempelfeld

Geben Sie das Datum und die Uhrzeit ein (z. B. 10.10.2014 15:15:05). Geben Sie

Tag, Monat und vierstelliges Jahr als Zahlen ein und verwenden Sie als

Trennzeichen ein nicht numerisches Zeichen, z. B. Punkt (.) oder Schrägstrich (/).

Hinweis

Sie können keinen : (Doppelpunkt) als Datumstrennzeichen verwenden.

Geben Sie dann die Uhrzeit ein als:

1

Stunden und Minuten

1

Stunden, Minuten und Sekunden

1

Stunden, Minuten, Sekunden und Sekundenbruchteile

1

Geben Sie AM oder PM ein, wenn die Zeit nicht im 24-Stunden-Format angegeben wird.

Wählen Sie als Trennzeichen ein nichtnumerisches Zeichen wie einen :

(Doppelpunkt).

Wählen Sie

Einfügen

>

Zeit

.

Wählen Sie das Datum aus dem Einblendkalender aus, falls verfügbar.

Kapitel 2 | Verwenden von Datenbanken 31

Ziel

Einfügen eines

Tabulatorzeichens in ein Feld

Löschen von Daten aus

 einem Feld

Einfügen einer Audio-, Video-,

Bild-, PDF- oder anderen Art von Datei in ein Containerfeld

Eingabe von Daten in

Wertelisten (die als

Auswahlfelder, Optionsfelder,

Markierungsfelder, Listen oder

Menüs formatiert sind)

Bearbeiten, Formatieren oder

Prüfen der Rechtschreibung eines Texts in einem Feld oder

Bearbeiten von Wörterbüchern

Klicken Sie im Blätternmodus in das Feld und führen Sie folgende Aktion aus:

Klicken Sie an die Stelle, an der Sie den Tabulator einfügen wollen. Drücken Sie

Strg+Tabulator (Windows) bzw. Option-Tabulator (Mac OS).

Wählen Sie die Daten aus und drücken Sie die Rück- oder Löschtaste.

Informationen finden Sie in der Hilfe.

Weitere Informationen finden Sie unter „Einrichten von Markierungsfeldern und anderen Steuerelementen in einem Layout“ auf Seite 98.

Informationen finden Sie in der Hilfe.

Arbeiten mit Daten in der Tabellenansicht

Sie können mit Daten in der Tabellensicht arbeiten, um rasch Felddefinitionen zu erstellen und zu

ändern, Datensätze hinzuzufügen, zu ändern und zu löschen, Datensätze zu sortieren, dynamische Berichte zu erzeugen und Diagramme zu erstellen. FileMaker Pro zeigt jeden

Datensatz in einer separaten Zeile und jedes Feld in einer separaten Spalte an.

Spaltenüberschriften.

Jede Spalte zeigt ein Feld des aktuellen Layouts.

Aktiver

Datensatz

Datensatzrand

Klicken Sie zum Arbeiten mit Daten in der Tabellenansicht auf

Tabellenansicht

in der

Layoutleiste, wenn Sie im Blätternmodus arbeiten. Sie können auch in der Tabellenansicht

arbeiten, wenn Sie eine neue Datenbank erstellen (siehe „Anlegen einer FileMaker Pro-Datei“ auf

Seite 62).

Kapitel 2 | Verwenden von Datenbanken 32

Anzeigen von Daten in der Tabellenansicht

Sie können die Anzeigeeinstellungen in der Tabellenansicht ändern.

Ziel

Spalten neu sortieren

Größe einer Spalte ändern

Eine bestimmte

Spaltenbreite festlegen

Hintergrundfarbe ändern

Aktion

Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift und ziehen Sie sie an die neue Position.

Bewegen Sie den Zeiger auf den Rand der Spaltenüberschrift. Wenn der Zeiger die

Form eines Doppelpfeils ( ) annimmt, ziehen Sie sie auf die gewünschte Größe.

Wählen Sie eine oder mehrere Spalten aus, klicken Sie dann mit der rechten

Maustaste und wählen Sie

Tabellenansicht

>

Spaltenbreite setzen

aus dem

Kontextmenü. Geben Sie im Dialogfeld die gewünschte Spaltenbreite ein, wählen

Sie Werte aus der Liste und klicken Sie dann auf

OK

.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den linken oder rechten Rand eines

Datensatzes und wählen Sie

Bereichsfarbe

aus dem Kontextmenü. Die Farbe der

Zeile für das Hinzufügen neuer Datensätze und der Spalte für das Hinzufügen neuer

Felder ist etwas dunkler als die Haupthintergrundfarbe.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den linken oder rechten Rand eines

Datensatzes und wählen Sie dann eine Farbe aus dem Kontextmenü

Alternativfarbe

.

Wechselnde

Hintergrundfarbe für alternierende Datensätze anzeigen

Standard-

Anzeigeeinstellungen wiederherstellen

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in eine Spaltenüberschrift und wählen

Sie

Tabellenansicht

>

Zurücksetzen

aus dem Kontextmenü.

Hinweis

Das Zurücksetzen der Tabellenansicht löscht keine Felder und Datensätze.

Arbeiten mit Datensätzen in der Tabellenansicht

Wenn die Tabellenansicht aktiviert ist, zeigt FileMaker Pro Daten in Zeilen und Spalten an.

Jede Reihe zeigt einen Datensatz und jede Spalte ein Feld.

Ziel

Neuen Datensatz hinzufügen

Datensatz duplizieren

Datensatz löschen

Daten in einem Datensatz kopieren

Aktion im Blätternmodus

Klicken Sie auf

+

im linken Rand unten in der Tabelle. Eine neue Zeile wird am Ende der Tabelle hinzugefügt, wenn die Datensätze nicht sortiert sind oder wenn

Datensätze in bestehender Sortierfolge behalten

im

Dialogfeld „Datensätze sortieren“ deaktiviert ist.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den linken oder rechten Rand des

Datensatzes, den Sie duplizieren möchten, und wählen Sie dann

Datensatz duplizieren

aus dem Kontextmenü.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den linken oder rechten Rand des

Datensatzes, den Sie löschen möchten, und wählen Sie dann

Datensatz löschen

aus dem Kontextmenü.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den linken oder rechten Rand des

Datensatzes, den Sie kopieren möchten, und wählen Sie dann

Datensatz kopieren

aus dem Kontextmenü. Sie können die kopierten, durch

Tabulatoren getrennten Daten in ein Feld oder in Microsoft Excel einfügen.

Kapitel 2 | Verwenden von Datenbanken 33

Ziel

Sortieren von Datensätzen nach einem oder mehreren Feldern

Dynamischen Bericht erstellen

Erstellen eines Schnelldiagramms

Speichern Sie die Daten als Microsoft

Excel-Datei oder Adobe PDF-Datei oder speichern Sie die aktuelle

Ergebnismenge der Datensätze als einen Snapshot-Link.

E-Mail-Nachrichten basierend auf

Datensatzdaten senden

Aktion im Blätternmodus

Wählen Sie eine Spaltenüberschrift aus und klicken Sie optional bei gedrückter Umschalttaste auf weitere Überschriften. Halten Sie die rechte

Maustaste gedrückt und wählen Sie

Aufsteigend sortieren

oder

Absteigend sortieren

. In den Spaltenüberschriften wird ein Sortiersymbol eingeblendet, das die Sortiereinstellung anzeigt (aufsteigend oder absteigend). Wenn Sie mehrere Spalten ausgewählt haben, wird die

Sortierfolge durch die Reihenfolge der Auswahl bestimmt.

Sie können auch

Nach Werteliste sortieren

und dann eine Werteliste aus dem Untermenü wählen.

Weitere Informationen finden Sie unter „Sortieren von Datensätzen“ auf

Seite 48.

Informationen finden Sie in der Hilfe. Beispielsweise können Sie einen

Kurzbericht erstellen, um Ihre Daten nach einem Feld zu gruppieren,

Zwischensummen für ein Feld anzuzeigen oder Zwischensummen für eine

Gruppe von Daten zu erstellen.

Informationen finden Sie in der Hilfe. Sie können z. B. schnell ein Diagramm aus einer Tabellenansicht auf der Basis der Daten im aktuellen Feld erstellen.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den linken oder rechten Rand

 und wählen Sie dann eine Option aus dem Kontextmenü

Datensätze speichern/senden unter

.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den linken oder rechten Rand des

Datensatzes und wählen Sie

E-Mail senden

aus dem Kontextmenü.

Weitere Informationen zum Arbeiten mit Daten in der Tabellenansicht finden Sie in der Hilfe.

Suchen nach Datensätzen

Um bestimmte Datensätze in der Datenbank zu finden, können Sie:

1

Eine Schnellsuche im Blätternmodus durchführen (siehe „Durchführen von Schnellsuchen im

Blätternmodus“ auf Seite 33)

1

Eine Suchabfrage im Suchenmodus ausführen (siehe „Durchführen von Suchabfragen im

Suchenmodus“ auf Seite 35)

Durchführen von Schnellsuchen im Blätternmodus

Wenn ein Layout für die Schnellsuche im Blätternmodus aktiviert ist, können Sie mithilfe

 des Suchfelds im Blätternmodus in mehreren Feldern im Layout nach Daten suchen.

Die Schnellsuche ist hilfreich, wenn sich die gesuchten Daten in mehreren Feldern befinden können oder wenn Sie nicht wissen, welches Feld die Daten enthält.

Standardmäßig sind Layouts für die Schnellsuche aktiviert und alle für die Schnellsuche unterstützten Felder (einschließlich Platzhalter) werden in der Suche berücksichtigt.

Die Schnellsuche berücksichtigt keine Statistik-, Container- oder Variablenfelder.

Hinweis

Schnellsuchen sind eine einfache Möglichkeit, nach Daten zu suchen, können jedoch abhängig vom Typ der Daten in der Datenbank langsam ablaufen. Beispielsweise können ungespeicherte Formeln, Bezugsdaten oder Remote-Daten im Vergleich zu lokalen oder gespeicherten Daten die Verarbeitung verlangsamen.

Kapitel 2 | Verwenden von Datenbanken 34

So führen Sie eine Schnellsuche durch:

1. Geben Sie im Blätternmodus ein oder mehrere Wörter in das Suchtextfeld in der oberen rechten Ecke der Statussymbolleiste ein.

2. Drücken Sie die Eingabetaste (Windows) bzw. den Zeilenschalter (Mac OS).

Die Suche umfasst alle Felder im Layout, die für die Schnellsuche aktiviert sind. Ihre Suchabfrage gibt eine Ergebnismenge von Datensätzen zurück. Der hellgrüne Bereich des Kreisdiagramms

in der Statussymbolleiste zeigt den Anteil an den Datensätzen insgesamt an.

Beachten Sie folgende Punkte:

1

Der einzige Operator, den die Schnellsuche unterstützt, ist der Operator Phrase abgleichen, doppelte Anführungszeichen (" ").

1

Wenn Sie mehrere Wörter in das Suchfeld eingeben, sucht FileMaker Pro nach Datensätzen, die alle eingegebenen Wörter enthalten.

So zeigen Sie auf eine Liste der letzten Schnellsuchvorgänge an:

1. Klicken Sie im Blätternmodus auf den Abwärtspfeil im Suchfeld.

2. Sie haben folgende Möglichkeiten:

1

Wählen Sie einen Suchbegriff aus der Suchverlaufsliste, um eine Schnellsuche nach dem

Begriff durchzuführen.

1

Wählen Sie

Letzte Suchen löschen

, um den Suchverlauf zu entfernen.

Hinweis

Die Liste der Schnellsuchen ist nur verfügbar, bis Sie die Datei schließen.

So konfigurieren und aktivieren Sie die Schnellsuche:

Wenn das ausgewählte Layout im Layoutmodus die Schnellsuchsymbole für die unterstützten

Felder nicht anzeigt, führen Sie die folgenden Schritte aus.

1. Wählen Sie im Layoutmodus

Ansicht

>

Einblenden

>

Schnellsuche

.

Ein kleines Symbol neben jedem Feld gibt an, ob das Feld für die Schnellsuche aktiviert wurde.

Wenn neben einem Feld kein Symbol für die Schnellsuche angezeigt wird, kann das Feld nicht durchsucht werden, da es nicht für die Schnellsuche unterstützt wird oder so eingestellt wurde, dass es in der Schnellsuche nicht berücksichtigt wird. Ein graues Symbol gibt an, dass das

Layout für die Schnellsuche deaktiviert ist. Ein grünes Symbol gibt an, dass das Feld nicht durchsucht werden kann. Ein gelbes Symbol gibt an, dass das Feld durchsuchbar ist, aber die Suche länger dauern kann als für Felder mit dem grünen Symbol.

2. Wählen Sie ein oder mehrere Felder aus.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche

Inspektor

in der Layoutleiste und klicken Sie dann auf

Daten

.

4. Wählen Sie im Bereich „Verhalten“ die Option

Feld in Schnellsuche einschließen

.

5. Um die Schnellsuche zu aktivieren, klicken Sie auf die Schaltfläche

Layouteinstellung

in der Layoutleiste. Wählen Sie im Dialogfeld „Layouteinstellung“

Schnellsuche aktivieren

und klicken Sie dann auf

OK

.

Weitere Informationen über die Schnellsuche finden Sie in der Hilfe.

Kapitel 2 | Verwenden von Datenbanken 35

Durchführen von Suchabfragen im Suchenmodus

Wenn Sie eine Suche im Suchenmodus ausführen, geben Sie Suchkriterien (den gesuchten Wert bzw. die gesuchten Werte) in die Felder einer Suchabfrage ein, die aussieht wie ein leerer Datensatz.

FileMaker Pro durchsucht alle Datensätze in der Tabelle und vergleicht die angegebenen Kriterien mit den Daten in der Tabelle.

Datensätze, die die Suchkriterien erfüllen, werden im Blätternmodus angezeigt. Die gefundenen

Datensätze, die so genannte Ergebnismenge, sind eine Untermenge der vorhandenen

Datensätze. Datensätze, die nicht übereinstimmen, werden ausgelassen. Sie können diese

Ergebnismenge im Suchenmodus einschränken oder erweitern.

Sie können nur die Datensätze in der Ergebnismenge bearbeiten. Sie können diese Datensätze z. B. anzeigen, ändern, auswerten, sortieren, drucken, löschen, exportieren oder Daten in ihnen ersetzen. Sie können auch ein neues Fenster öffnen, um verschiedene Suchabfragen in denselben

Daten auszuführen.

Sie können die Ergebnismenge von Datensätzen speichern und als Snapshot-Link per E-Mail senden. (Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.)

In Statistikfeldern, Containerfeldern oder Feldern, die mit der globalen Speicheroption definiert wurden, können Sie keine Suche durchführen.

Hinweis

Im Suchenmodus zeigt ein kleines Symbol ein Feld an, in dem gesucht werden kann.

So definieren Sie eine Suchabfrage:

1. Wählen Sie im Suchenmodus aus dem Layout-Einblendmenü ein Layout, das die Felder enthält, die die Daten enthalten, nach denen Sie suchen möchten.

Sie können bei Bedarf auch in ein anderes Layout wechseln und Suchkriterien in mehreren

Layouts eingeben.

2. Wählen Sie in der Suchabfrage ein Text-, Zahlen-, Datums-, Zeit-, Zeitstempel- oder Formelfeld aus und geben Sie einen Wert in das Feld ein.

Kapitel 2 | Verwenden von Datenbanken 36

Sie können die Liste

Operatoren einfügen:

in der Layoutleiste verwenden, um Sie bei der

Eingabe der Kriterien zu unterstützen. Sie können auf

Ausschließen

klicken, um Datensätze auszuschließen, die bestimmten Kriterien entsprechen.

Geben Sie Suchkriterien in Felder ein.

Ein Symbol zeigt an, dass Sie in dem

Feld suchen können.

Ein Layout wählen, das alle erforderlichen

Felder für die

Suchabfrage enthält.

Klicken Sie, um die Operatoren anzuzeigen.

3. Klicken Sie auf

Ergebnismenge suchen

.

Ihre Suchabfrage gibt eine Ergebnismenge von Datensätzen zurück. Der hellgrüne Bereich des

Kreisdiagramms in der Statussymbolleiste zeigt den Anteil an den Datensätzen insgesamt an.

Sie können während oder nach einer Suchabfrage eine oder mehrere der folgenden Aktionen ausführen:

Ziel

Einen Vorgang vor seiner Beendigung abbrechen und die vorherige Ergebnismenge beibehalten

Aktion

Drücken Sie Esc (Windows) bzw.

2-Punkt (Mac OS).

Suchkriterien nach Ausführung der Suchabfrage

ändern oder detaillierter ausarbeiten

Weitere Informationen finden Sie unter „Anzeigen, Wiederholen oder Ändern der letzten Suchabfrage“ auf Seite 46.

Eine bestehende Ergebnismenge einschränken

Weitere Informationen finden Sie unter „Einschränken einer

Ergebnismenge“ auf Seite 43.

Eine bestehende Ergebnismenge erweitern

Weitere Informationen finden Sie unter „Erweitern einer

Ergebnismenge“ auf Seite 44.

Erneut alle Datensätze anzeigen Wählen Sie im Blätternmodus

Datensätze

>

Alle Datensätze anzeigen

.

Wählen Sie im Suchenmodus

Abfragen

>

Alle Datensätze anzeigen

.

Sie können eine Suchabfrage auch durchführen, ohne zuvor den

Befehl

Alle Datensätze anzeigen

zu wählen. FileMaker Pro durchsucht immer alle Datensätze in den angegebenen Tabellen, es sei denn, die bestehende Ergebnismenge wurde eingeengt.

Ein weiteres Fenster öffnen, um verschiedene

Suchabfragen in denselben Daten auszuführen

Wählen Sie

Fenster

>

Neues Fenster

.

Kapitel 2 | Verwenden von Datenbanken 37

Suchen nach Text und Zeichen

Suchen Sie nach Text in Textfeldern oder in Formelfeldern mit dem Ergebnistyp Text.

Sofern Sie nicht nach Wortkombinationen und exakten Übereinstimmungen suchen, kann das gefundene Feld nicht nur den angegebenen Text, sondern weitere Werte in beliebiger Reihenfolge enthalten. Wenn Sie z. B. Hotel in das Feld „Unterkunft“ eingeben, findet FileMaker Pro

Datensätze für

Hotel

,

Wellness Hotel

und

Hotel mit Restaurant

.

Suche

Wörter, die mit bestimmten Zeichen beginnen (für Felder in einer beliebigen Sprache außer Japanisch)

Wörter, die mit japanischen Hiragana-,

Katakana- oder Kanji-Zeichen beginnen

Eine Phrase oder Sequenz von

Zeichen, die übereinstimmen, wenn sie die ersten Zeichen in einem Wort sind (Phrase abgleichen vom

Wortbeginn)

Wörter mit einem oder mehreren unbekannten oder variablen Zeichen

(jedes einzelne Zeichen)

Ungültige Zeichen in einem Textfeld

Ziffern in einem Textfeld

(jede einzelne Ziffer)

Wörter, die keine oder mehrere unbekannte Zeichen enthalten

(null oder mehr Zeichen)

Operatoren oder sonstige nicht alphanumerische Zeichen, z. B.

Interpunktions- oder Leerzeichen

Ein Zeichen mit besonderer

Bedeutung, z. B. das Suchensymbol, das FileMaker Pro erkennt: @, *, #, ?,

!, =, <, >, " (nächstes Zeichen ignorieren)

Eingabe in das Feld

Die Zeichen

Die Zeichen zwischen = und *

Exakte Zeichenfolge einschließlich Leerzeichen und

Interpunktion in doppelten

Anführungszeichen (").

Geben Sie das Jokerzeichen (@) für jedes unbekannte Zeichen ein.

Beispiele

Chris Schmidt findet

Chris

Schmidt, Chris Schmidtmer

und

Schmidt Christiane

.

=小田* findet 小田, 小田山 und 小田川

Jonas und Fischer,

Einrichtungshaus findet

Jonas und Fischer, Einrichtungshaus

, aber nicht

Fischer und Jonas,

Einrichtungshaus

.

„, Ltd.“ findet alle Firmennamen mit

, Ltd.

“, Firmennamen ohne Komma vor Ltd. werden jedoch ignoriert.

„Spring“ findet

Springville

,

 aber nicht

ColdSpring Harbor

oder

HotSpring

[email protected] findet

Berg

und

Burg

.

@ang findet

Lang

und

Fang

, aber nicht

Drang

.

?

Ein #-Zeichen für jede Ziffer

Geben Sie das Jokerzeichen * für die unbekannten Zeichen ein.

Ungültige Zeichen werden als

Leerzeichen angezeigt.

Hinweis

Um nach dem Zeichen ?

(Fragezeichen) zu suchen, suchen

Sie nach „?“.

# findet

3

, aber nicht

30

## findet

30

, aber nicht

3

oder

300

#3 findet

53

und

43

, aber nicht

3

Mei*er findet

Meisner

und

Meitinger

.

J*r findet

Jr.

und

Junior

.

*phan* findet

Phan

und

Stephanie

.

Exakte Zeichenfolge einschließlich Leerzeichen und

Interpunktion in doppelten

Anführungszeichen (").

„@“ findet @ (oder z. B. eine E-Mail-

Adresse).

„,“ findet Datensätze, die ein

Komma enthalten.

„ “ findet drei Leerzeichen in einer Reihe.

\ gefolgt von dem Sonderzeichen

\"Hans\" findet

„Hans“

Hans\@abc.net findet die E-Mail-

Adresse

[email protected]

.

Kapitel 2 | Verwenden von Datenbanken 38

Suche

Wörter mit Akzentzeichen

Teile einer Phrase, eine Wort- oder

Zeichenfolge (Phrase abgleichen, beliebiger Beginn)

Eingabe in das Feld

Exakte Zeichenfolge einschließlich Leerzeichen und

Interpunktion in doppelten

Anführungszeichen (").

Zeichen, Interpunktion und

Leerzeichen zwischen doppelten

Anführungszeichen ("); verwenden Sie einen *, um den

Text in der Mitte einer längeren

Zeichenfolge zu suchen.

== (zwei Gleichheitszeichen) für einen Feldinhaltsabgleich

Beispiele

"òpera" findet

òpera

, aber nicht

opera

.

(òpera ohne Anführungszeichen findet sowohl

òpera

als auch

opera

)

*„sen & Phillips“ findet

& Phillips

und

Hansen

Paulsen & Phillips

.

Exakte Übereinstimmung mit dem angegebenen Text (ganzes Feld abgleichen)

Exakte Übereinstimmung mit den angegebenen ganzen Wörtern

(nur ganzes Wort abgleichen)

=

Wörter, die japanische Hiragana-,

Katakana- und Kanji-Zeichen enthalten (nur japanisch indizierte

Felder)

Kana-Zeichen in einem japanisch indizierten Feld ohne Unterscheidung zwischen Hiragana/Katakana, Kana stimmhaft/halbstimmhaft/stimmlos,

Kana klein/normal und Kana

Stimmhaft/Stimmlos-Iterationsmarken

Wertbereiche

Text wie eingegeben, mit Beachtung der Groß-/Kleinschreibung

Die Zeichen

~ (Tilde) und das Zeichen für eine ungefähre Suche

Weitere Informationen finden Sie

unter „Suchen nach

Wertbereichen“ auf Seite 40.

Wählen Sie Unicode als

Standardsprache für die

Indizierung des Felds.

Hinweis

Dadurch ändert sich die Sortierfolge der Datensätze.

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

==Johann findet

Johann

, aber nicht

Johann Schmidt

.

==Johann Schmidt findet

Johann

Schmidt

, aber nicht

Schmidt

,

Johann

oder

Johann Schmidtmer

.

=Markt findet

Markt

,

Markt

Dienstleistungen

und

Aktueller

Markt - Analyse

, aber nicht

Marktanalyse

oder

Supermarkt

.

=Chris =Schmidt findet

Chris Schmidt

oder

Schmidt Chris

, aber nicht

Chris

oder

Christoph

Schmidtner

.

京都 findet 京都 , 東京都 und 京都府

~ は findet は , ば , ぱ , ハ , バ und パ karl findet

karl

, aber nicht

Karl

.

Hinweis

Bei der Suche nach Text, der Groß-/Kleinschreibung unterscheidet (z. B. findet fred als Ergebnis

fred

, aber nicht

Fred)

, ändern Sie die Standardsprache für die Indizierung des Felds zu Unicode. Dadurch ändert sich die Sortierfolge der Datensätze. Weitere Informationen finden

Sie in der Hilfe.

Kapitel 2 | Verwenden von Datenbanken 39

Suchen nach Zahlen, Datum, Uhrzeit und Zeitstempeln

Bei der Eingabe von Kriterien in eine Suchabfrage müssen Zahlen, Datumswerte, Zeitwerte und

Zeitstempel in die entsprechenden Feldtypen eingegeben werden (oder in ein Formelfeld, das ein

Zahlen-, Datums- oder Zeitergebnis liefert), um sicherzustellen, dass korrekte Werte gefunden

werden. Weitere Informationen finden Sie unter „Auswählen eines Feldtyps“ auf Seite 65.

Wichtig

Um Fehlinterpretationen bei Datumsformaten zu vermeiden, sollten Sie immer vierstellige Jahreszahlen verwenden. Weitere Informationen finden Sie im Hilfethema

„Konvertierung von Datumsangaben mit zweistelligen Jahreszahlen“.

Suche

Eine Zahl in einem Zahlenfeld bzw. in einem Formelfeld mit dem

Ergebnistyp Zahl

Einen Booleschen Wert in einem

Zahlenfeld bzw. in einem Formelfeld mit dem Ergebnistyp Boolescher Wert

Ein Datum in einem Datumsfeld bzw. in einem Formelfeld mit dem

Ergebnistyp Datum

Eingabe in das Feld

Die Zahl

1 für die Suche nach Werten des

Typs Wahr

0 für die Suche nach Werten des

Typs Falsch

Das Datum als Ziffern, die durch ein gültiges Datumstrennzeichen getrennt sind (wie ein Punkt oder ein Bindestrich)

// Das heutige Datum in einem

Datumsfeld bzw. in einem Formelfeld mit Ergebnistyp Datum

Eine Uhrzeit in einem Zeitfeld bzw.

 in einem Formelfeld mit dem

Ergebnistyp Zeit

Zeitstempel in einem Zeitstempelfeld bzw. in einem Formelfeld mit dem

Ergebnistyp Zeitstempel

Die Uhrzeit als Ziffern, die durch

Doppelpunkte getrennt sind

Das Datum in Ziffern, die durch ein gültiges Datumstrennzeichen getrennt sind, dann die Uhrzeit in

Ziffern, durch Doppelpunkte getrennt

?

Ungültige Datumsangaben, Uhrzeiten,

Zeitstempel bzw. ungültige berechnete

Datums- oder Zeitergebnisse

Ungültige Daten (Felder ohne Ziffern) in einem Zahlen- bzw. Formelfeld mit dem Ergebnistyp Zahl

Datumswerte an einem bestimmten

Wochentag in einem Datums- oder

Zeitstempelfeld

?

Der Wochentag

Hinweis

Vollständige oder kurze

Tagesnamen (z. B. Freitag oder Fr) sind beide in

Wochentag-Suchen zulässig.

Beispiele

0,50 findet

0,5

,

0,50

, und

50 %

.

1 findet

1

0 findet

0

03.03.2014 findet

03.03.2014

,

03.

März 2014

und

03.03.14

.

// findet

04. April 2014

(wenn dies das Tagesdatum ist).

12:53:09 findet

12:53:09

.

03.03.2014 12:53:09 findet

03.03.2014 12:53:09

.

? findet

Nächsten Dienstag

oder

33.2.2014

in einem Datumsfeld oder

Mitternacht

in einem Zeitfeld.

? findet

zwölf

, aber nicht

12

oder

zwölf30

Dienstag findet alle Datumswerte, die auf einen Dienstag fallen.

=Do findet alle Datumswerte, die auf einen Donnerstag fallen.

Kapitel 2 | Verwenden von Datenbanken 40

Suche

Alle gültigen Werte für eine Datums- oder Zeitkomponente in einem

Datums-, Zeit- oder Zeitstempelfeld

Wertbereiche

Eingabe in das Feld

* oder geben Sie die Komponente nicht an, während Sie die anderen zu suchenden Komponenten angeben

Beispiele

3.3.* findet den 3. Tag im März eines beliebigen Jahres.

*:15 findet Zeiten, die jeweils 

15 Minuten nach einer vollen Stunde liegen.

1.1.* 19:00 findet Zeitstempel mit

19.00 Uhr als Uhrzeit am 1. Januar eines jeden Jahres.

Hinweis

Wenn das Jahr nicht angegeben wird, wird das laufende

Jahr angenommen. 3.3 findet den 3.

Tag im März des laufenden Jahres.

Weitere Informationen finden Sie

im nächsten Abschnitt, „Suchen nach Wertbereichen“.

Suchen nach Wertbereichen

Für ein Suchergebnis:

Kleiner als der eingegebene Wert

Kleiner oder gleich dem eingegebenen Wert

Größer als der eingegebene Wert

Größer oder gleich dem eingegebenen Wert

Innerhalb eines angegebenen Bereichs. Ein Bereich unterscheidet sich je nach Datentyp:

1

Zahlen: kleinste bis größte

1

Datums- und Zeitangaben: früheste bis späteste

1

Text: erstes bis letztes Wort, basierend auf der

Indexreihenfolge der Wörter (nicht der Sortierfolge)

Verwenden Sie diesen

Operator:

<

<= oder

>

>=

 oder

 (Mac OS)

 (Mac OS)

.. oder ... (zwei oder drei

Punkte)

Beispiele

<40

<9/7/2014

<M

<=95129

05:00:00

<=M

>95129

>9/7/2014

>M

>=100

>=9/7/2014

8:00

M

12:30...17:30

1/1/2014..6/6/2015

A...M

Für die Datumsanzeige

Im Juni 2014

Von Juli 2014 bis Oktober 2015

An einem Freitag

Vom 10. bis 16. Oktober oder November 2014

(wenn das Datumsformat TT.MM.JJJJ ist)

Eingabe in das Feld

6/2014

7/2014...10/2015

=Freitag

{10..11}/{10..16}/2014

Kapitel 2 | Verwenden von Datenbanken

Für die Datumsanzeige

Zwischen dem 1. März 1868 und 1912 im Jahr des japanischen Kaisers der Ära Meiji

Zwischen dem 1. März 1930 und 1940 im Jahr des japanischen Kaisers der Ära Meiji

Für die Zeitanzeige

In der Stunde nach 15:00 Uhr ohne 16:00 Uhr

Zwischen 8:00 Uhr und 21:00 Uhr

Am Morgen

Eine der Zeiten 16:30, 17:30, 18:30 Uhr

Eingabe in das Feld

3.m*.1

S{5..15}+12+31

Eingabe in das Feld

15:00:00

8:00..21:00

AM

{16..18}:30

41

Für die Zeitstempelanzeige

Heute in der Stunde nach 15:00 Uhr

In der Stunde nach 19:00 Uhr im Mai 2014

An einem Montag im Jahr 2015

Zwischen dem 10. und 16. November 2015 und nach 15:00

Uhr, aber vor 18:00 Uhr (wenn das Datumsformat

TT.MM.JJJJ ist)

Eingabe in das Feld

// 15

5.2014 19

=Mo 2015

{10..16}.11.2015 {15..17}

Suchen nach Daten in Bezugsfeldern

Sie können Suchkriterien in die Bezugsfelder eines Ausschnitts oder direkt in das Layout eingeben.

Wenn Sie eine Suche in einem Bezugsfeld durchführen, zeigt FileMaker Pro alle Datensätze an, die einen Bezugsdatensatz haben, der die angegebenen Kriterien erfüllt. Beispiel: Ihre Rechnungsdatei zeigt Positionen als Bezugsdatensätze in einem Ausschnitt. Um alle Rechnungen mit der Angabe

„Computer“ zu finden, geben Sie Computer in das Feld „Artikel“ im Ausschnitt ein. Informationen

zu Bezugsfeldern finden Sie unter Kapitel 4, „Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien“.

Kapitel 2 | Verwenden von Datenbanken

Suchabfragen

Rechnungsnr.

Name

Artikelnr. Aufgabe

Computer

Datensätze in Tabelle

Rechnungsnr.

Name

E154

Alvarez

Artikelnr. Aufgabe

I100

I202

I153

I229

I448

Computer

Schreibtisch

Lampe

Bücherregeal

Stuhl

Rechnungsnr.

E154

Name Tang

Artikelnr. Aufgabe

I202

I443

I153

I288

I100

Schreibtisch

Langer Tisch

Lampe

Runder Tisch

Computer

Rechnungsnr.

E152

Name Durand

Artikelnr. Aufgabe

I384

I554

I288

I100

I448

Drehstuhl

Registerfelder

Runder Tisch

Computer

Stuhl

Informationen zum Ausschließen von Bezugsdatensätzen finden Sie unter „Suchen nach

Datensätzen, die der Abfrage nicht entsprechen“ auf Seite 44.

Suchen nach leeren oder nicht leeren Feldern

Für die Suche

Nicht leeren Feldern (Feldern, die Daten enthalten)

Leeren Feldern

Eingabe in das Feld

*

=

42

Kapitel 2 | Verwenden von Datenbanken 43

Suchen nach doppelten Werten

Sie können alle Datensätze finden, für die eines oder mehrere Felder doppelte Werte enthalten.

Beispiel: Sie wollen alle nicht eindeutigen Datensätze überprüfen und entscheiden, welche dieser

Datensätze Sie behalten und welche Sie löschen wollen.

Um alle doppelten Datensätze zu suchen, geben Sie im Suchenmodus ! in das Feld ein.

Verwenden mehrerer Suchkriterien

Sie können Ihre Suche eingrenzen oder erweitern, indem Sie eine Reihe von Suchkriterien angeben.

Logische UND-Suche

Zum Eingrenzen der Suche geben Sie alle gewünschten Kriterien in die Felder ein und klicken dann auf

Suchen

.

Einschränken einer Ergebnismenge

Sie können das Suchergebnis schrittweise eingrenzen und nach spezifischeren Details in Ihrer

Datenbank suchen.

So können Sie beispielsweise zuerst nach allen Mitarbeitern der Vertriebsabteilung suchen und anschließend die Suche auf alle im Vertrieb beschäftigten Mitarbeiter namens Alvarez beschränken.

1. Führen Sie eine Suche nach allen Mitarbeitern der Vertriebsabteilung durch.

FileMaker Pro zeigt die Ergebnismenge im Blätternmodus an.

2. Klicken Sie auf

Suchen

und geben Sie die Kriterien ein, mit denen die Suche eingeschränkt werden soll (d. h., geben Sie in das Feld

Nachname

den Namen Alvarez ein).

3. Wählen Sie

Abfragen

>

Ergebnismenge einschränken

.

Die Ergebnismenge enthält jetzt die Daten aller Mitarbeiter der Verkaufsabteilung, die Alvarez heißen.

Hinweis

Um die Ergebnismenge im Blätternmodus schnell einzuschränken, verwenden Sie das

Kontextmenü. Klicken Sie in das Feld (oder wählen Sie einen bestimmten Wert im Feld aus) und klicken Sie dann mit der rechten Maustaste und wählen Sie

Ergebnismenge einschränken

.

Logische ODER-Suche

Um Ihre Suchabfrage zu erweitern, geben Sie Suchkriterien in der ersten Suchabfrage ein.

Klicken Sie auf

Neuer Auftrag

. Geben Sie dann Kriterien in der zweiten Suchabfrage ein.

Fügen Sie für jedes Kriterium eine neue Abfrage hinzu und klicken Sie dann auf

Suchen

.

Sie können im Suchenmodus über den Befehl

Gehe zu Abfrage

im Menü

Abfragen

oder über das Buchsymbol zwischen verschiedenen Suchabfragen wechseln.

Beispiele:

1

Um die Datensätze der Kunden aus New York und Paris aufzurufen, geben Sie in der ersten

Suchabfrage New York in das Feld

Ort

und in der zweiten Suchabfrage Paris in das Feld

Ort

ein.

Kapitel 2 | Verwenden von Datenbanken 44

1

Um die Datensätze der Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern und mehr als 100 Millionen

Euro Firmenkapital aufzurufen, geben Sie in der ersten Suchabfrage >100 in das Feld

Anzahl der Mitarbeiter

ein. Anschließend geben Sie in der zweiten Suchabfrage >100.000.000 in das Feld

Kapitalausstattung

ein.

1

Um die Datensätze der Schüler in der 6. Klasse, die am Algebra-Leistungskurs teilnehmen, und der Schüler der 7. Klasse, die am Geometrie-Leistungskurs teilnehmen, anzuzeigen, geben Sie in der ersten Suchabfrage 6 in das Feld

Klasse

und Algebra in das Feld

Leistungskurs

ein.

Anschließend geben Sie in der zweiten Suchabfrage 7 in das Feld

Klasse

und Geometrie in das Feld

Leistungskurs

ein.

Erweitern einer Ergebnismenge

Sie können eine Ergebnismenge erweitern und Ihre Suchabfrage so ausdehnen, dass sie zusätzliche gültige Datensätze findet, ohne wieder ganz von vorne zu beginnen.

So können Sie beispielsweise zuerst nach Kunden in München suchen und die Suche anschließend auf Kunden in Hong Kong erweitern.

1. Führen Sie eine Suche durch, um Kunden in New York zu finden.

FileMaker Pro zeigt die Ergebnismenge im Blätternmodus an.

2. Klicken Sie auf

Suchen

und geben Sie die Kriterien ein, mit denen die Suche erweitert werden soll (d. h., geben Sie in das Feld

Stadt

den Wert Hong Kong ein).

3. Wählen Sie

Abfragen

>

Ergebnismenge erweitern

.

Die Ergebnismenge enthält nun Kunden in München und Hong Kong.

Hinweis

Um die Ergebnismenge im Blätternmodus schnell zu erweitern, verwenden Sie das

Kontextmenü. Klicken Sie in das Feld (oder wählen Sie einen bestimmten Wert im Feld aus) und klicken Sie dann mit der rechten Maustaste und wählen Sie

Ergebnismenge erweitern

.

Datensätze, die einer Kriteriengruppe entsprechen und gleichzeitig eine andere nicht erfüllen

Informationen zum Eingrenzen Ihrer Suche durch Ausschließen von Datensätzen, die bestimmte

Kriterien erfüllen (Beispiel: Alle Hersteller im Staat New York ausschließlich der Hersteller in New

York City suchen), finden Sie unter „Gleichzeitiges Suchen und Ausschließen von Datensätzen“ auf Seite 45.

Suchen nach Datensätzen, die der Abfrage nicht entsprechen

Sie können Datensätze ausschließen, wenn Sie eine Suchabfrage durchführen. Anders gesagt:

Sie können Informationen in Ihrer Datenbank finden, die „ungleich“ Ihren angegebenen Kriterien sind. Beispiel: Sie wollen alle Rechnungen anzeigen, außer denen der letzten 30 Tage.

Kapitel 2 | Verwenden von Datenbanken

Suchen nach Datensätzen, die den Suchkriterien nicht entsprechen

1. Geben Sie im Suchenmodus die Kriterien für den Ausschluss ein.

2. Klicken Sie auf

Ausschließen

in der Layoutleiste.

45

Klicken Sie auf „Ausschließen“, um Datensätze auszuschließen, die der Abfrage entsprechen.

3. Klicken Sie auf

Ergebnismenge suchen

.

Gleichzeitiges Suchen und Ausschließen von Datensätzen

Beispiel: Sie wollen alle Hersteller in Deutschland außer den Herstellern in Stuttgart anzeigen.

1. Geben Sie im Suchenmodus die Kriterien für die Datensätze ein, die angezeigt werden sollen

(geben Sie Deutschland in das Feld „Land“ ein).

2. Klicken Sie auf

Neuer Auftrag

.

3. Geben Sie dann die Kriterien für die Datensätze ein, die ausgeschlossen werden sollen (geben

Sie Stuttgart in das Feld „Ort“ ein).

4. Klicken Sie auf

Ausblenden.

5. Klicken Sie auf

Ergebnismenge suchen

.

Beachten Sie folgende Punkte:

1

Sie können mehrere Suchabfragen mit Ausschlusskriterien erstellen.

1

FileMaker Pro bearbeitet die Abfragen in der Reihenfolge ihrer Erstellung. Beispiel:

Eine Kundendatenbank mit Kunden aus den USA und Frankreich:

1

Wenn die erste Suchabfrage alle Kunden aus Paris findet und die zweite Suchabfrage alle

Kunden aus den USA ausschließt, werden alle Datensätze der Kunden aus Paris, nicht jedoch die Datensätze der Kunden aus Paris, Texas, oder aus einem anderen Ort in den

USA angezeigt.

1

Wenn die Abfragen vertauscht werden (die erste Abfrage schließt alle Kunden aus den USA aus, die zweite findet alle Kunden aus Paris), werden alle Kunden aus Frankreich und aus

Paris, Texas, aufgerufen, es werden jedoch keine anderen Kunden aus den USA angezeigt.

1

Um einen Bezugsdatensatz in einer Ausschnittreihe (oder in einer Gruppe von Bezugsdatensätzen) auszuschließen, müssen Sie die Beziehung oder den Wert in mindestens einem Abgleichsfeld so ändern, dass der Datensatz kein Bezugsdatensatz mehr ist. Informationen zu

Bezugsfeldern finden Sie unter Kapitel 4, „Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien“.

Kapitel 2 | Verwenden von Datenbanken 46

1

Sie können ein weiteres Fenster öffnen, um verschiedene Suchabfragen in denselben Daten

auszuführen. Weitere Informationen finden Sie unter „Öffnen von mehreren Fenstern pro Datei“ auf Seite 19.

1

Wenn Sie nach der Durchführung einer Suche Datensätze aus der Ergebnismenge

ausschließen wollen, siehe „Ausblenden und Einblenden von Datensätzen in einer

Ergebnismenge“ auf Seite 46.

Anzeigen, Wiederholen oder Ändern der letzten Suchabfrage

Um die zuletzt verwendeten Suchkriterien anzuzeigen, wählen Sie

Datensätze

>

Letzte Suche

ändern

. Um wieder in die Ergebnismenge zu wechseln, schalten Sie einfach in den Blätternmodus.

Zum Wiederholen einer Suchabfrage klicken Sie auf

Suchen

. Sie können die Suchkriterien auch

ändern, indem Sie auf

Suchen

klicken.

Speichern von Suchabfragen

Wenn Sie eine komplexe Suchabfrage haben, die Sie regelmäßig verwenden möchten, können

Sie die Abfrage speichern und später bei Bedarf abrufen. Sie können Suchabfragen speichern und abrufen, ohne in den Suchenmodus wechseln zu müssen. FileMaker Pro speichert die letzten fünf Suchen, die Sie durchgeführt haben, automatisch, so dass Sie erneut darauf zugreifen können. Wenn eine Suche gespeichert wurde, steht die gespeicherte Suche auch allen Clients im

Netzwerk zur Verfügung, die sich mit dem gleichen Konto anmelden. Weitere Informationen zum

Speichern von Suchabfragen finden Sie in der Hilfe.

Löschen und Wiederherstellen von Suchabfragen

Um eine Suchabfrage zu löschen, wechseln Sie in die betreffende Suchabfrage und klicken dann auf

Abfrage löschen

.

Um den ursprünglichen Zustand einer Suchabfrage wiederherzustellen, wählen Sie

Abfragen

>

Abfrage wiederherstellen

. Abfragen werden z. B. bestätigt, wenn Sie außerhalb der Felder klicken, in ein anderes Layout oder eine andere Abfrage wechseln oder eine Suche durchführen.

Ausblenden und Einblenden von Datensätzen in einer Ergebnismenge

Alle Datensätze, die nicht in der Ergebnismenge enthalten sind, wurden ausgeschlossen oder ausgeblendet. Sie können aus der Ergebnismenge weitere Datensätze ausschließen, ohne eine neue Suchabfrage durchzuführen.

Wichtig

Ausgeschlossene Datensätze werden temporär aus der Ergebnismenge entfernt. Sie werden jedoch nicht aus der Datenbank gelöscht.

Ziel

Einen bestimmten Datensatz ausschließen

Eine Gruppe von Datensätzen ausschließen

Aktion

Zeigen Sie den auszuschließenden Datensatz an oder wählen Sie ihn aus und wählen Sie dann

Ausschließen

in der Layoutleiste.

Zeigen Sie den ersten Datensatz in einer fortlaufenden Reihe von Datensätzen an und wählen Sie dann

Datensätze

>

Mehrere ausschließen

. Geben Sie im

Dialogfeld „Mehrere ausschließen“ die Anzahl der auszuschließenden Datensätze an und klicken Sie dann auf

Ausschließen

.

Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf

Alle zeigen

.

Ausgeschlossene Datensätze erneut anzeigen

Wieder alle Datensätze in der

Datenbank anzeigen

Wählen Sie

Datensätze

(Blätternmodus) oder

Alle Datensätze anzeigen

.

Abfragen

(Suchenmodus) >

Kapitel 2 | Verwenden von Datenbanken 47

Suchen und Ersetzen von Daten

Wie in einem Textverarbeitungsprogramm können Sie Daten in mehreren Feldern (einschließlich

Bezugsfeldern) eines Datensatzes oder einer Suchabfrage, in einer Ergebnismenge aus

Datensätzen oder Suchabfragen oder in Textobjekten in einem Layout suchen und ersetzen.

Sie können in jedem Feldtyp außer Containerfeldern und Feldern, die nicht bearbeitet werden können, nach Daten suchen.

Wenn Sie dem Layout ein Registersteuerelement hinzugefügt haben, sucht FileMaker Pro nur

Daten im vordersten Registerfeld und ersetzt sie, wenn Sie im Blättern- oder Suchenmodus suchen und ersetzen. Im Layoutmodus sucht und ersetzt FileMaker Pro Daten in allen

Registerfeldern.

1. Wählen Sie im Blättern-, Suchen- oder Layoutmodus

Bearbeiten

>

Suchen/Ersetzen

>

Suchen/Ersetzen.

2. Geben Sie Ihren Suchbegriff in das Feld

Suchen nach

ein. Geben Sie die Daten, durch die der

Suchbegriff ersetzt werden soll, in das Feld

Ersetzen durch

ein.

Daten in Feldern, die als Einblendmenüs, Optionsfelder oder Kontrollkästchen formatiert sind, können nicht ersetzt werden. Diese Felder werden gezählt und nach Abschluss des Vorgangs

Alles ersetzen

als übersprungene Felder angezeigt.

3. Legen Sie die Suchoptionen fest.

Auswählen

Eine Option aus der Liste

Richtung

Groß-/Kleinschreibung

Ziel

Festlegen der Suchrichtung:

Vorwärts

,

Rückwärts

oder

Gesamt

.

Nur ganzes Wort suchen

Eine Option unter

Suchen in (Datensätze)

Eine Option unter

Suchen in (Felder)

Einschränken der Suche auf Vorkommen, deren Groß- und Kleinschreibung den im Feld

Suchen nach

eingegebenen Daten entspricht.

Hinweis

In Dateien, die japanische Daten enthalten, findet ein Suchvorgang mit deaktivierter Option

Groß-/Kleinschreibung

nicht gleichzeitig die entsprechenden

Zeichen in halber und in voller Breite. Um Zeichen in beiden Breiten zu suchen und zu ersetzen, führen Sie separate Suchvorgänge für Zeichen in halber und

Zeichen in voller Breite durch.

Suche nur nach den Vorkommen, die vollständige Wörter oder durch Leerzeichen und/oder Interpunktionszeichen begrenzt sind.

Im Blätternmodus: Durchsuchen aller Datensätze des aktuellen Layouts oder nur des aktuellen Datensatzes.

Im Suchenmodus: Durchsuchen aller Suchabfragen des aktuellen Layouts oder nur der aktuellen Suchabfrage.

Hinweis

Im Layoutmodus durchsucht FileMaker Pro lediglich das aktuelle Layout.

Im Blättern- und im Suchenmodus: durchsucht alle Felder des aktuellen Layouts oder nur des aktuellen Felds.

Kapitel 2 | Verwenden von Datenbanken 48

4. Klicken Sie auf eine der folgenden Schaltflächen, um die gewünschte Suchen/Ersetzen-

Operation auszuführen.

Klicken Sie auf

Weitersuchen

Ersetzen & Suchen

Ersetzen

Alles ersetzen

Ziel

Sucht nach dem nächsten Vorkommen der unter

Suchen nach

festgelegten Daten

Wenn Daten markiert sind, die den Angaben unter

Suchen nach

entsprechen: Daten aus dem Feld

Suchen nach

durch Daten aus dem Feld

Ersetzen durch

ersetzen und nach dem nächsten Auftreten suchen

Wenn keine Daten markiert sind, die den Angaben unter

Suchen nach

entsprechen:

Suchen nach dem ersten Vorkommen der unter

Suchen nach

festgelegten Daten

Ersetzt die Daten aus dem Feld

Suchen nach

durch die Daten aus dem Feld

Ersetzen durch

.

Ersetzt jedes Vorkommen der Daten aus dem Feld

Suchen nach

durch die Daten aus dem Feld

Ersetzen durch

.

Nach Abschluss des Vorgangs

Alles ersetzen

wird die Anzahl der gefundenen

Vorkommen in einer Übersicht angezeigt.

Weitere Informationen zum Suchen und Ersetzen von Daten finden Sie in der Hilfe.

Sortieren von Datensätzen

FileMaker Pro speichert Datensätze in der Reihenfolge, in der Sie in die Datei eingefügt werden.

Durch eine Sortierung können Sie Datensätze temporär neu anordnen, aktualisieren und ausdrucken.

Um Datensätze zu sortieren, wählen Sie die Felder aus, nach denen sortiert werden soll.

Die Datensätze werden zuerst nach dem Inhalt des ersten Sortierfelds geordnet. Haben zwei

Datensätze den gleichen Wert im ersten Sortierfeld, werden sie nach dem Inhalt des zweiten

Sortierfelds geordnet usw. Sie können Datensätze in aufsteigender, absteigender oder spezieller

Reihenfolge sortieren.

Standardmäßig bleiben die Datensätze sortiert, bis Sie eine Suche durchführen oder Datensätze nach anderen Kriterien sortieren. Wenn Sie in einer sortierten Ergebnismenge einen Datensatz hinzufügen oder ändern, wird der neue Datensatz an der richtigen Position in der Sortierfolge angezeigt, wenn Sie den Datensatz speichern. Informationen über das Wählen einer Option zur

Sortierung neuer und geänderter Datensätze finden Sie in der Hilfe.

Sortieren von Datensätzen in der aktuellen Ergebnismenge:

1. Klicken Sie im Blätternmodus auf

Sortieren

in der Statussymbolleiste.

Hinweis

Wie Sie Datensätze in der Tabellenansicht im Blättermodus sortieren können,

erfahren Sie unter „Arbeiten mit Datensätzen in der Tabellenansicht“ auf Seite 32.

2. Wählen Sie im Dialogfeld „Sortieren“ die zu sortierenden Felder in der gewünschten

Sortierfolge aus und aktivieren Sie Sortieroptionen.

Um ein Sortierfeld, das im aktuellen Layout sichtbar ist, unabhängig von der Tabelle, die es enthält, auszuwählen, wählen Sie

Aktuelles Layout (Layoutname)

aus der Tabellenliste aus und doppelklicken auf ein Feld in der Liste.

Kapitel 2 | Verwenden von Datenbanken 49

Um ein Sortierfeld, das in der Tabelle des aktuellen Layouts enthalten ist, unabhängig davon,

 ob es sich im aktuellen Layout befindet oder nicht, auszuwählen, wählen Sie

Aktuelle Tabelle

(Tabellenname)

aus der Tabellenliste aus und doppelklicken auf ein Feld in der Liste.

Informationen zu Sortieroptionen finden Sie in der Hilfe.

3. Klicken Sie auf

Sortieren

.

Wenn Sie die Sortierung vorzeitig abbrechen wollen, drücken Sie Esc (Windows) oder

2

-Punkt

(Mac OS).

Hinweis

Sie können die Datensätze nach einem bestimmten Feld sortieren, ohne das Dialogfeld

„Sortieren“ zu öffnen. Verwenden Sie dazu das Kontextmenü des gewünschten Feldes.

Informationen dazu, wie FileMaker Pro Systemformate verwendet, um Datums- und Zeitwerte sowie Zahlen anzuzeigen und zu sortieren, finden Sie in der Hilfe.

Seitenansicht und Druck von Datenbanken

Mit FileMaker Pro können Sie Folgendes drucken:

1

alle Datensätze in der Datenbank, einen Teil der Datensätze oder nur den aktuellen Datensatz,

1

einen leeren Datensatz, um ein Papierformular zu erstellen,

1

definitionen von Scripts, Feldern, Tabellen und Beziehungen, um die Struktur der Datenbank

 zu sehen

1

als PDF-Datei gespeicherte Daten

FileMaker Pro druckt Datensätze im aktuellen Layout. Sie können Layouts anlegen, um dieselben

Daten auf unterschiedliche Weise zu drucken. Sie können beispielsweise Datensätze einzeln,

 in einer Liste oder einem komplex sortierten Bericht mit Gesamtsummen, Kopf- und Fußbereich drucken. Sie können auch Layouts für Adressetiketten oder Umschläge definieren.

Mit dem Assistenten „Neues Layout/neuer Bericht“ (im Layoutmodus) ist es ganz einfach, solche

Layouts und Berichte zu erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter „Erstellen von Layouts und Berichten“ auf Seite 81.

Name

Anita Anders

Michael Braun

Andrea Breitner

Marie Durand

Jean Durand

Wilhelm John

Telefonnummer

408-555-1234

213-555-2345

714-555-3456

619-555-4567

408-555-5678

408-555-6789

Kontakte

Name

Anita Anders

Telefonnummer

408-555-1234

Kontakte

Name Telefonnummer

Kontakte

Alle aufgerufenen

Datensätze

Aktueller Datensatz

Leerer Datensatz

Telefonliste drucken

Gehe zu Layout [Kontakte]

Sortieren [Sortierfolge: Nachname (Aufsteigend) ]

[Suchfolge übernehmen, Ohne Dialogfeld]

Seitenansichtsmodus aktivieren

[Pause]

Drucken

[Ohne Dialogfeld]

Blätternmodus aktivieren

Feldname

Formel/Eingabeoptionen

Vorname

Nachname

Adresse 1

Text

Text

Text

Feldtyp

Script

Tabellen- und

Felddefinitionen

Beziehungsdiagramm

Sie können Daten im aktuellen Layout oder Informationen zur Struktur der

Datenbank drucken.

Sie können Seitenränder steuern, Leerräume unterdrücken und bestimmte Objekte vom Druck ausschließen.

Kapitel 2 | Verwenden von Datenbanken 50

Seitenansicht der Daten in einem Layout

Wenn Sie in die Seitenansicht wechseln, sehen Sie das Layout so, wie es auf der gedruckten

Seite erscheint. In der Seitenansicht können Sie keine Informationen in Felder eingeben oder bearbeiten.

In der Seitenansicht sehen Sie:

1

die Anzahl der Datensätze, die auf eine gedruckte Seite passen

1

wie die gewählten Einstellungen Seitenumbrüche beeinflussen

1

bereiche für Zwischenergebnisse mit berechneten Statistikfeldern

1

variable Informationen, die FileMaker Pro liefert, z. B. Seitennummern, aktuelles Datum usw.

1

die definierten Seitenränder

1

wie Felder mit Angleichungsoptionen Leerräume unterdrücken

1

in Spalten angeordnete Datensätze, wenn das Layout auf Druckausgabe von Listen eingestellt ist

1

das vorderste Registerfeld, wenn die Seite Registersteuerelemente enthält

Um eine Seitenansicht der Daten in einem Layout anzuzeigen, folgen Sie den gleichen vorbereitenden Schritten wie beim Drucken, einschließlich der Angabe eines Druckers und der

Druckoptionen sowie der Überprüfung, ob die Ergebnismenge die gewünschte ist (siehe Schritte

1 bis 4 im nächsten Abschnitt, „Drucken von Datensätzen“). Wechseln Sie dann in den

Vorschaumodus.

Drucken von Datensätzen

Sie können Informationen aus Ihrer Datenbank drucken oder einen leeren Datensatz ausgeben, um ein leeres „Formular“ zu erhalten.

So drucken Sie Datensätze:

1. Wenn Sie über mehrere Drucker verfügen, geben Sie den gewünschten Drucker an.

2. Überprüfen Sie Druckoptionen, indem Sie

Datei

>

Drucker einrichten

(Windows) bzw.

Ablage

>

Seite einrichten

(Mac OS) wählen, und klicken Sie dann auf

OK

.

Im

Seitenansichtsmodus

können Sie auch auf

Drucker einrichten

(Windows) oder

Papierformat

(Mac OS) in der Statussymbolleiste klicken.

Informationen zu Druckeroptionen finden Sie in Ihrer Drucker- und Systemdokumentation.

3. Wechseln Sie in das Layout, das Sie verwenden wollen.

4. Stellen Sie sicher, dass die aufgerufenen Datensätze die gewünschten sind, indem Sie

1

im Suchenmodus mithilfe der Befehle im Menü

Datensätze

die Ergebnismenge ändern.

1

die Datensätze sortieren.

5. Wechseln Sie in den Seitenansichtsmodus, um genau zu sehen, wie Ihr Papierausdruck aussehen wird.

Einige Elemente, wie angleichende Objekte, Datensätze in Spalten und variable Informationen wie Seitennummern erscheinen nur in der Seitenansicht korrekt. Wenn ein Datensatz

Registersteuerelemente enthält, wird nur das im Vordergrund befindliche Registerfeld gedruckt.

6. Wählen Sie

Datei

(Windows) bzw.

Ablage

(Mac OS) >

Drucken

.

Kapitel 2 | Verwenden von Datenbanken 51

7. Wählen Sie im Dialogfeld für

Drucker

eine Option (Windows) bzw. wählen Sie

FileMaker Pro

aus dem Einblendmenü (Mac OS).

Für das Drucken von:

Alle Datensätze (oder nur Datensätze in der

Ergebnismenge)

Nur den Datensatz, der im Blätternmodus ausgewählt ist

Einen leeren Datensatz mit dem aktuellen

Layout (für die Ausgabe eines leeren

Formulars)

Auswahl

Alle aufgerufenen Datensätze

Aktueller Datensatz

Leeren Datensatz

und wählen Sie dann eine Formatoption.

Die zu druckenden

Daten wählen

Klicken Sie auf die Optionen, um die

Seitenausrichtung (Hoch- oder

Querformat), die Skalierung und andere Druckoptionen zu ändern.

Dialogfeld „Drucken“ (Windows)

„FileMaker“ aus der Liste wählen

Die zu druckenden Daten wählen

Dialogfeld „Drucken“ (Mac OS)

8. Wählen Sie den zu druckenden Bereich, die Anzahl der Kopien und andere Druckeinstellungen und klicken Sie auf

OK

(Windows) bzw.

Drucken

(Mac OS).

Drucken von Etiketten und Umschlägen

Sie können Layouts für die Formatierung und den Druck von Etiketten und Umschlägen erstellen.

Das Bedrucken von Umschlägen gleicht dem Bedrucken von Etiketten.

Sie verwenden den Assistenten für neue Layouts/neue Berichte, um ein Etikettenlayout zu erstellen, das Daten aus den gewählten Feldern enthält und auf verschiedenen Formaten

(zum Beispiel Avery 4014) vorgefertigter Etiketten ausgedruckt werden kann. FileMaker Pro stellt die Abmessungen für zahlreiche Standardetikettenarten und ihre Codes bereit. Wenn der gewünschte Etikettentyp nicht verfügbar ist, können Sie spezielle Etikettenmaße angeben.

Kapitel 2 | Verwenden von Datenbanken 52

Etikettenlayouts verwenden Platzhalter für die Anzeige und den Druck, Sie können keine Daten in Platzhalter eingeben. Platzhalter passen sich in ihrer Größe den Daten an, damit diese in das

Feld passen, und belegen bei leeren Feldern praktisch keinen Platz.

Für die Erstellung und den Druck von Etiketten gibt es drei allgemeine Schritte:

1. Erstellen eines Etikettenlayouts

2. Einrichten der Platzhalter

3. Drucken der Etiketten

Tipp

Wenn Sie Hilfe bei der Verwendung des Assistenten für neue Layouts/neue Berichte benötigen, klicken Sie auf

Hilfe

in einem der Fenster.

Erstellen eines Etikettenlayouts

1. Öffnen Sie die Datei, die die auf den Etiketten zu druckenden Daten enthält.

2. Suchen Sie die Datensätze, die die auf den Etiketten zu druckenden Daten enthalten.

3. Wählen Sie

Datei

(Windows) bzw.

Ablage

(Mac OS) >

Verwalten

>

Layouts

.

4. Geben Sie im Assistenten für neue Layouts/neue Berichte für

Layoutname

einen Namen für das Layout ein.

Damit der Layoutname in Menüs für die Auswahl von Layouts angezeigt wird, wählen

Sie

In Layout-Menüs aufnehmen

.

5. Klicken Sie für

Wählen Sie einen Layouttyp

auf

Etiketten

(für Daten, die von oben nach unten horizontal gelesen werden). Oder klicken Sie auf

Vertikale Etiketten

(für Daten, die von rechts nach links vertikal gelesen werden). Klicken Sie dann auf

Weiter

.

Klicken Sie für ein Umschlaglayout auf

Umschlag

und fahren Sie fort mit „Auswählen und

Formatieren der Platzhalter“.

6. Geben Sie die Abmessungen Ihrer Versandetiketten an.

1

Um ein vordefiniertes Maß basierend auf gängigen Etikettentypen anzugeben, wählen

Sie aus der Liste

Etikettenmaße für

die Bezeichnung, die Ihren Etiketten entspricht.

(Diese Informationen entnehmen Sie der Verpackung Ihrer Etiketten.) FileMaker Pro erstellt ein Etikettenlayout, das die Abmessungen der von Ihnen gewählten Etiketten verwendet.

1

Um benutzerdefinierte Abmessungen anzugeben, wählen Sie

Spezialmaße

und geben

Sie Werte für

Etiketten nebeneinander

,

Breite

und

Höhe

ein. Messen Sie die nicht benutzten Ränder auf dem Etikettenträger. Aktivieren Sie dann die Option

Feste

Seitenränder

und geben Sie Werte für

Oben

,

Unten

,

Links

und

Rechts

ein.

7. Klicken Sie auf

Weiter

.

Kapitel 2 | Verwenden von Datenbanken 53

Auswählen und Formatieren der Platzhalter

1. Doppelklicken Sie im nächsten Fenster in der Liste

Verfügbare Felder

auf das erste Feld, dessen Daten auf den Etiketten erscheinen sollen.

<<Feldname>>

wird im Bereich „Etiketteninhalt“ angezeigt. Spitze Klammern zeigen an, dass es sich um einen Platzhalter handelt. Die Felddaten werden auf den Etiketten angezeigt und gedruckt.

Um Felder aus Bezugstabellen anzugeben, wählen Sie die Tabelle aus

Verfügbare Felder

.

2. Wählen Sie weiter Felder aus, die auf den Etiketten erscheinen sollen.

Geben Sie Interpunktion, Leerzeichen und Zeilenumbrüche (um einen Platzhalter in die nächste Zeile zu setzen) an, die auf den Etiketten erscheinen sollen.

3. Klicken Sie auf

Weiter

.

Seitenansicht und Druck der Etiketten

1. Im nächsten Fenster:

1

Um anzuzeigen, wie die Daten auf den Etiketten erscheinen, bevor Sie sie drucken, wählen

Sie

Im Seitenansichtsmodus anzeigen

und klicken auf

Fertigstellen

.

1

Um die Etiketten zu bearbeiten, wählen Sie

Im Layoutmodus anzeigen

und klicken auf

Fertigstellen

.

2. Um Etiketten aus dem Blättern-, Layout- oder Seitenansichtsmodus zu drucken, legen Sie die

Etikettenbögen den Anweisungen entsprechend, die mit den Etikettenbögen und dem Drucker kamen, in den Drucker ein. Wählen Sie dann

Datei

(Windows) bzw.

Ablage

(Mac OS) >

Drucken

, wählen Sie den Drucker und etwaige zusätzliche Optionen aus und klicken Sie dann auf

Drucken

.

Beachten Sie folgende Punkte:

1

Um Optionen zu wählen, wie Etiketten auf der Seite gedruckt werden sollen, wählen Sie

Layouts

>

Layouteinstellung

und klicken auf das Register

Drucken

. Wählen Sie dann die

Anzahl der Spalten (Etiketten) von links und in der Richtung, in der Sie die Etiketten drucken möchten, und legen Sie bei Bedarf Seitenränder fest.

1

Eventuell müssen Sie die Druckereinstellungen anpassen, damit die Etiketten richtig gedruckt werden. Wählen Sie

Datei

>

Drucker einrichten

(Windows) bzw.

Ablage

>

Papierformat

(Mac OS).

1

Bei einigen Etiketten wird ggf. nicht die gleiche Anzahl an Zeilen bedruckt wie bei anderen.

Das ist der Fall, weil keine Daten in einem Feld vorhanden sind. FileMaker Pro schließt dann die Lücke.

Weitere Informationen zur Erstellung eines Layouts für Etiketten oder Umschläge, der Auswahl von

Optionen für Druck und Layouteinstellung und zusätzliche Überlegungen bei der Erstellung eines

Etiketten- oder Umschlaglayouts finden Sie in der Hilfe.

Kapitel 2 | Verwenden von Datenbanken 54

Drucken von Scripts

Sie können eine Liste aller Scriptschritte in einem oder mehreren Scripts in der Datei drucken.

1. Wählen Sie

Script

>

Scripts verwalten

oder wählen Sie

Datei

(Windows) bzw.

Ablage

(Mac OS) >

Verwalten

>

Scripts

.

2. Wählen Sie im Dialogfeld „Scripts verwalten“ das Script aus, das Sie drucken wollen.

Um mehrere benachbarte Scripts in der Liste auszuwählen, halten Sie die Umschalttaste gedrückt, während Sie auf die Scripts klicken. Um mehrere nicht benachbarte Scripts auszuwählen, halten Sie die Strg-Taste (Windows) bzw.

2

(Mac OS) gedrückt, während Sie auf die Scripts klicken.

3. Klicken Sie auf unten im Dialogfeld.

4. Klicken Sie auf

OK

(Windows) bzw.

Drucken

(Mac OS).

Die ausgewählten Scriptschritte und Optionen werden gedruckt.

Drucken von Tabellen- und Feldinformationen

Sie können Sie Tabellen- oder Feldinformationen drucken.

1. Wählen Sie

Datei

(Windows) bzw.

Ablage

(Mac OS) >

Definieren

>

Datenbank

und klicken

Sie auf das Register

Tabellen

bzw.

Felder

.

2. Wählen Sie die Tabelle(n) bzw. das(die) Feld(er) aus, die Sie drucken wollen:

Um mehrere benachbarte Tabellen oder Felder in der Liste auszuwählen, halten Sie die

Umschalttaste gedrückt, während Sie auf die Tabellen bzw. Felder klicken. Um mehrere nicht benachbarte Tabellen oder Felder auszuwählen, halten Sie die Strg-Taste (Windows) bzw.

2

(Mac OS) gedrückt, während Sie auf die Tabellen bzw. Felder klicken.

3. Klicken Sie auf

Drucken

.

4. Klicken Sie auf

OK

(Windows) bzw.

Drucken

(Mac OS).

Die Feldnamen, Feldtypen und Formeln oder Dateneingabeoptionen werden für jede ausgewählte

Tabelle gedruckt.

Drucken des Beziehungsdiagramms

Sie können eine grafische Darstellung Ihrer Datenbank drucken, indem Sie das

Beziehungsdiagramm ausgeben.

1. Wählen Sie

Datei

(Windows) bzw.

Ablage

(Mac OS) >

Verwalten

>

Datenbank

und klicken

Sie dann auf das Register

Beziehungen

.

2. Klicken Sie auf , um die Seitenumbrüche im Beziehungsdiagramm anzuzeigen.

3. Klicken Sie auf

(Mac OS) zu öffnen.

, um das Dialogfeld „Druckereinrichtung“ (Windows) bzw. „Papierformat“

4. Klicken Sie auf

Drucken

.

Kapitel 2 | Verwenden von Datenbanken 55

5. Wählen Sie im Dialogfeld „Druckoptionen“ die gewünschte Option.

1

Wählen Sie

Diagramm auf mehreren Seiten drucken

, um das Diagramm auf mehr als einer Seite auszugeben.

1

Wählen Sie

Diagramm auf einer Seite drucken

, um die Größe des Diagramms so einzustellen, dass es auf eine Seite passt.

6. Klicken Sie auf

Weiter

.

7. Klicken Sie auf

OK

(Windows) bzw.

Drucken

(Mac OS).

Weitere Informationen zur Seitenansicht und zum Drucken von Datenbanken finden Sie in der Hilfe.

Automatisieren von Aufgaben mithilfe von Scripts

Scripts können einfache Aufgaben wie das Festlegen einer Seitenausrichtung oder komplexe

Aufgaben wie das Vorbereiten eines kundenspezifischen Serienbriefs erledigen. Scripts können bedingte Entscheidungen treffen (durch Wenn-Sonst-Anweisungen) und wiederholte Aufgaben erledigen (durch Schleifen-Anweisungen).

Sie erstellen im Dialogfeld „Scripts bearbeiten“ Scripts, indem Sie aus einer Liste von

FileMaker Pro-Scriptschritten wählen, Optionen angeben und die Schritte in der korrekten

Reihenfolge für die Aufgabe anordnen.

Verwenden Sie Scripts, um Aufgaben wie die folgenden zu automatisieren:

1

Wechsel in ein anderes Layout oder in einen anderen Modus,

1

Suchen, Sortieren und Drucken von Datensätzen,

1

Importieren von Daten aus derselben Quelle.

FileMaker Pro erleichtert Ihnen die Verwaltung von Scripts. Sie können ein Standardscript anzeigen, das als Vorlage bei der Erstellung Ihrer eigenen Scripts verwendet werden kann. Sie können mehrere Scripts gleichzeitig öffnen, um sie zu vergleichen. Sie können ganze Scripts zwischen

Dateien kopieren und einfügen. Sie können Scriptschritte von einem Script in ein anderes Script in der gleichen Datei oder in ein Script in einer anderen Datei kopieren und einfügen. Sie können

Gruppen Scripts zuordnen, um das Auffinden von Scripts eines bestimmten Typs zu erleichtern.

(Zum Beispiel können Sie eine ganze Gruppe von Scripts in eine andere Datei kopieren oder eine ganze Gruppe von Scripts löschen.) Und Sie können Scripts so anlegen, dass sie ausgeführt werden, wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt (zum Beispiel wenn ein Benutzer ein Feld betritt, eine

Taste drückt oder der Datenbank einen neuen Datensatz hinzufügt).

Vorgehensweisen für die Erstellung und Verwaltung von Scripts und ein Überblick über alle

FileMaker Pro-Scriptschritte (alphabetisch oder nach Kategorie sortiert) sind in der Hilfe verfügbar.

Zusätzlich können Sie Script-Trigger einrichten, um anzugeben, dass Scripts bei Eintreten bestimmter Ereignisse ausgeführt werden. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

Kapitel 2 | Verwenden von Datenbanken 56

Sicherungskopien von Datenbankdateien

Es wird dringend empfohlen, jedes auf einem Computer gespeicherte Dokument regelmäßig zu sichern. Es ist einfacher, eine gesicherte Datenbank wiederherzustellen als sie neu zu erstellen.

Die Häufigkeit der Sicherung hängt von der Datenmenge ab, die Sie Ihrer Datenbank hinzufügen, und davon, wie aufwändig eine Neuerstellung Ihrer Dateien im Falle einer Beschädigung wäre.

Die Sicherungskopien sehr wichtiger Dateien sollten routinemäßig an einem anderen Ort aufbewahrt werden.

Empfehlungen zu Dateisicherungen finden Sie unter „Sichern von Datenbanken und anderen wichtigen Dateien“ auf Seite 159. Ein Beispiel für ein Sicherungsscript finden Sie in der Hilfe.

Festlegen der Einstellungen

Sie können das Erscheinungsbild und das Verhalten von FileMaker Pro an Ihre Arbeitsweise anpassen, indem Sie Standardeinstellungen, so genannte Voreinstellungen, ändern.

Voreinstellungen beeinflussen das Verhalten des Programms und sind nicht dateispezifisch.

Einstellungen im Dialogfeld „Dateioptionen“ beeinflussen das Standardlayout, Start- und Ende-

Scripts, Anmeldeinformationen und die Rechtschreibung für die aktuelle Datei.

Programm-Voreinstellungen festlegen:

1. Windows: Wählen Sie

Bearbeiten

>

Einstellungen

.

Mac OS: Wählen Sie

FileMaker Pro

>

Einstellungen

.

2. Klicken Sie im Dialogfeld „Einstellungen“ auf ein Register und legen Sie die gewünschten

Optionen fest.

So legen Sie Datei-Voreinstellungen fest:

1. Wählen Sie

Datei

(Windows) bzw.

Ablage

(Mac OS) >

Dateioptionen

.

2. Klicken Sie im Dialogfeld „Dateioptionen“ auf ein Register und legen Sie die gewünschten

Optionen fest.

Weitere Informationen zum Festlegen von Programm- und Datei-Voreinstellungen finden Sie in der Hilfe.

Kapitel 3

Erstellen von Datenbanken

Dieses Kapitel erläutert die folgenden Grundlagen:

1

Planen einer Datenbank

1

Definieren und Ändern von Feldern

1

Definieren von Tabellen

1

Erstellen von Layouts

1

Arbeiten mit Feldern, Objekten und Bereichen in einem Layout

Hinweis

Umfassende Informationen und schrittweise Anleitungen zur Verwendung von

FileMaker Pro finden Sie in der Hilfe.

Planen einer Datenbank

Eine sorgfältige Planung Ihrer Datenbank fördert konsistente Dateneingabe und -abruf und verringert die Anzahl doppelter Daten in den Datenbanktabellen. Relationale Datenbanktabellen arbeiten zusammen und gewährleisten, dass die korrekten Daten zur Verfügung stehen, wenn

Sie sie brauchen. Sie sollten eine Datenbank zunächst auf Papier planen.

Die Planung einer Datenbank umfasst die folgenden Schritte:

1. Legen Sie den Zweck Ihrer Datenbank fest oder das Problem, das Sie lösen wollen. Beispiel:

„ein Verzeichnis meiner Kunden führen“, „mein Inventar verwalten“ oder „meine Studenten bewerten“.

Wenn weitere Personen mit der Datenbank arbeiten werden, beziehen Sie sie in die Planung ein.

2. Überlegen Sie, welche Daten Sie in Ihrer Datenbank speichern wollen. In der Regel können die

Informationen grob kategorisiert werden. Die exakte Identifizierung dieser Kategorien ist entscheidend beim Design einer effizienten Datenbank, da Sie verschiedene Typen und

Mengen von Daten in jeder Kategorie speichern. Beispielsweise enthält eine Datenbank zur

Verfolgung des Umsatzes Kategorien wie „Kunden“, „Produkte“ und „Rechnungen“. Eine

Datenbank, die Noten von Studenten erfasst, besitzt Kategorien wie „Studenten“, „Seminare“ und „Arbeiten“.

3. Nachdem Sie die groben Kategorien bestimmt haben, überlegen Sie, wie diese Kategorien zueinander in Beziehung stehen. Hierfür können Sie den Zusammenhang zwischen den

Kategorien mit einfachen Sätzen beschreiben, z. B. „Kunden bestellen Produkte“ und

„Rechnungen zeichnen Kundenbestellungen auf“. Jedes dieser Paare deutet eine Beziehung zwischen den Daten in einer Kategorie und den Daten in der anderen Kategorie an.

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken 58

4. Nachdem Sie Ihre Informationskategorien identifiziert haben, können Sie Ihre Datenbank organisieren.

In der Datenbankterminologie werden diese Kategorien als Tabellen bezeichnet. Mithilfe von

Tabellen werden Daten gruppiert, die ein gemeinsames Element enthalten oder einen gemeinsamen Zweck erfüllen. Sie könnten z. B. eine Tabelle für Namen und Adressen verwenden, während Sie in einer anderen Tabelle Transaktionsdetails wie Kaufdatum,

Artikelnummer, Stückpreis usw. speichern.

Datenbanken sind typischerweise auf eine von drei Arten organisiert:

1

Eine einzelne Tabelle in einer einzelnen Datei. Verwenden Sie eine einzelne Tabelle, wenn

Sie Daten nur in einer Kategorie führen wollen, z. B. Namen und Adressen.

1

Mehrere Tabellen in einer einzelnen Datei. Verwenden Sie mehrere Tabellen, wenn Ihre

Daten komplexer sind, z. B. Studenten, Seminare und Noten.

1

Mehrere Tabellen in mehreren Dateien. Verwenden Sie mehrere Dateien, wenn Sie dieselben Daten in mehreren verschiedenen Datenbanklösungen verwenden müssen.

Sie können z. B. Ihre Umsatzsteuersätze und Versandinformationen in einer separaten

Datei speichern, wenn Sie diese Informationen in mehreren Lösungen nutzen wollen.

Hinweis

Verwenden Sie Beziehungen, um Daten gemeinsam mit Tabellen in derselben Datei oder mit Tabellen in externen Dateien zu nutzen. Andere Datenbankelemente, wie z. B. Scripts und Zugriffsrechte, werden auf Dateiebene gespeichert, daher erzielen einige komplexe

Lösungen Vorteile aus der Nutzung mehrerer Dateien.

5. Legen Sie die Datenbanktabellen und die enthaltenen Daten fest und bestimmen Sie, welche

Felder Sie dafür brauchen.

Tipp

Um die Suche und Sortierung von Datensätzen zu erleichtern, erstellen Sie je ein Feld für Vorname, Nachname, Anrede (z. B. Frau oder Dr.) und die Bestandteile der Anschrift

(Straße, Postleitzahl, Stadt). Indem Sie Ihre Daten bei der Dateneingabe in mehrere Felder aufteilen, erleichtern Sie die spätere Generierung von Berichten. Wenn Sie z. B. separate

Felder für Transaktionsdetails verwenden, z. B. Datum, Artikelnummer, Menge und Stückpreis für jede Transaktion, ist es einfacher, statistische Auswertungen und Zwischenergebnisberichte am

Ende der Woche, des Monats oder des Jahres zu generieren.

6. Entscheiden Sie, welche Felder gemeinsame Daten für die Tabellen enthalten sollen.

Eine Bäckerei könnte beispielsweise folgende Tabellen verwenden: eine Tabelle „Kunden“, die

Kundeninformationen speichert, eine Tabelle „Produkte“, die Produktinformationen speichert, und eine Tabelle „Rechnungen“, die Rechnungsinformationen speichert.

Jede Tabelle dient nur einem Zweck und alle Felder in einer Tabelle beschreiben nur diesen Zweck.

Beispiel: Die Felder in einem Datensatz in der Kundentabelle enthalten alle Informationen zu einem

Kunden. Aus demselben Grund könnten Sie jedem Kunden eine eindeutige Nummer zuordnen.

Sie geben eine Kundennummer erst dann an, wenn Sie einen neuen Kunden hinzufügen, d. h., die Existenz einer Kundennummer bestimmt die Existenz eines Datensatzes. Eine Kundentabelle kann auch Felder für Name, Adresse und Telefonnummer des Kunden enthalten.

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken 59

Eine Produkttabelle kann Felder für eine Produktnummer, Stückpreis für jedes Produkt und

Lagerbestand enthalten. Eine Positionentabelle kann Felder für Produkt- und Rechnungsnummer,

Name, Stückpreis, Anzahl und Gesamtpreis jedes verkauften Produkts enthalten. Eine

Rechnungstabelle könnte Felder für Rechnungsnummer, Bestelldatum und Verkäufer enthalten.

Kunden-ID

Kundenname

Adresse

Land

Telefon

Bestelldatum

Vertriebsbeauftragter

Region

Kundentabellle

Kunden-ID

Rechnungsnr.

Rechnungsnr.

Bestelldatum

Produkt-ID

Stückpreis

Zwischensumme

Menge

Rabatt

Erweiterter Preis

Region

Vertriebsbeauftragter

Rechnungstabelle

Artikelbezeichnung

Gesamt

Gesamt auf Lager

Bestelldatum

Positionentabelle

Artikeltabelle

Produkt-ID

Artikelbezeichnung

Stückpreis

Lager

Kategorie

Rabatt

Gesamt auf Lager

7. Um die Abgleichsfelder für jede Tabelle zu bestimmen, kreisen Sie diese in Ihrem Plan ein.

Weitere Informationen finden Sie unter „Erläuterung von Abgleichsfeldern für Beziehungen“ auf

Seite 116.

Kunden-ID

Kundenname

Adresse

Land

Telefon

Bestelldatum

Vertriebsbeauftragter

Region

Kundentabellle

Kunden-ID

Rechnungsnr.

Rechnungsnr.

Produkt-ID

Bestelldatum

Stückpreis

Zwischensumme

Menge

Rabatt

Erweiterter Preis

Region

Vertriebsbeauftragter

Rechnungstabelle

Artikelbezeichnung

Gesamt

Gesamt auf Lager

Bestelldatum

Positionentabelle

Artikeltabelle

Produkt-ID

Artikelbezeichnung

Stückpreis

Lager

Kategorie

Rabatt

Gesamt auf Lager

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken 60

8. Entscheiden Sie für jede Tabelle, in welchen Feldern Sie Daten speichern und in welchen

Feldern Sie Daten aus anderen (Bezugs-)Tabellen anzeigen wollen.

Basierend auf dem Zweck einer Datei können Sie sehen, wo Daten gespeichert werden und wo sie aus einer Bezugstabelle stammen sollen. Im Unterschied zu Abgleichsfeldern sollten alle anderen Felder nur einmal in Ihrer Datenbank vorkommen. Streichen Sie jedes

Vorkommen von Feldern durch, die nicht zum Thema der Tabelle gehören.

Kunden-ID

Kundenname

Adresse

Land

Telefon

Bestelldatum

Vertriebsbeauftragt

Region

Kundentabellle

Kunden-ID

Rechnungsnr.

Rechnungsnr.

Produkt-ID

Bestelldatum

Stückpreis

Zwischensumme

Menge

Rabatt

Erweiterter Preis

Region

Vertriebsbeauftragter

Rechnungstabelle

Artikelbezeichnung

Gesamt

Gesamt auf Lager

Bestelldatum

Positionentabelle

Produkt-ID

Artikelbezeichnung

Stückpreis

Lager

Kategorie

Rabatt

Gesamt auf Lager

Artikeltabelle

9. Definieren Sie die Beziehungen zwischen den Tabellen. Zeichnen Sie in Ihrem Plan eine Linie von jedem Abgleichsfeld in einer Tabelle zum entsprechenden Abgleichsfeld in der

Bezugstabelle.

Eine Beziehung zwischen Tabellen ist dadurch gekennzeichnet, dass ihre Abgleichsfelder

übereinstimmende Daten enthalten.

Kunden-ID

Kundenname

Adresse

Land

Telefon

Bestelldatum

Vertriebsbeauftragt

Region

Kundentabellle

Kunden-ID

Rechnungsnr.

Rechnungsnr.

Bestelldatum

Produkt-ID

Stückpreis

Zwischensumme

Menge

Rabatt

Region

Vertriebsbeauftragter

Rechnungstabelle

Erweiterter Preis

Artikelbezeichnung

Gesamt

Gesamt auf Lager

Bestelldatum

Positionentabelle

Produkt-ID

Artikelbezeichnung

Stückpreis

Lager

Kategorie

Rabatt

Gesamt auf Lager

Artikeltabelle

Beziehungen ermöglichen auch, dass Sie Ihre Daten zur Lösung komplexer Abfragen gruppieren. Mithilfe von Beziehungen können Sie z. B. den aktuellen Lagerbestand,

Umsatzprognosen und andere Aufgaben bestimmen, bei denen Daten über mehrere Tabellen hinweg berücksichtigt werden müssen. Weitere Informationen zu Beziehungen finden Sie in

Kapitel 4, „Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien“.

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken 61

10. Wenn Ihre Datenbank auch von anderen Anwendern genutzt wird, sollten Sie die Art des

Zugriffs festlegen.

Weitere Informationen zur gemeinsamen Nutzung von Datenbanken finden Sie unter

„Gemeinsame Benutzung von Datenbanken in einem Netzwerk“ auf Seite 129.

11. Wenn Sie die Datenbank für andere Personen entwickeln, zeigen Sie ihnen Ihren Plan auf

Papier und bitten Sie sie, den Plan zu prüfen und Änderungen vorzuschlagen.

12. Überlegen Sie, welche Personen die Datenbank verwenden und ob der Zugriff beschränkt werden muss. Weisen Sie die erforderlichen Zugriffsrechte zu, wenn Sie die Datenbank erstellen.

Weitere Informationen zu Konten und Berechtigungen finden Sie in Kapitel 6, „Schützen von

Datenbanken“.

13. Stellen Sie fest, welche Layouts Sie benötigen, und reservieren Sie für jedes Aufgabengebiet ein eigenes Layout.

Erstellen Sie z. B. separate Layouts für den Druck von Etiketten und Briefumschlägen.

Weitere Informationen zum Erstellen von Layouts finden Sie unter „Erstellen von Layouts und

Berichten“ auf Seite 81.

14. Erstellen Sie ein Formular wie das nachfolgend gezeigte, um die benötigten Dateien und

Tabellen sowie die Felder für jede Tabelle aufzulisten. Listen Sie auch die Formulare und

Berichte auf, die Sie aus jeder Tabelle generieren werden.

Beispiel für Datenbank-Design-Formular

Projektname

Zweck dieser Datenbank

Dateiname für diese Datenbank

Tabellenname

Feldname Feldtyp Kommentare

Tabellenname

Feldname Feldtyp Kommentare

Layouts

Name Zweck Bildschirm Druck Web

15. Erstellen Sie Ihre Datenbank.

16. Wenn Sie die Datenbank für andere Personen entwickelt haben, bitten Sie einige Personen, die Datenbank zu testen. Korrigieren Sie dann etwaige gefundene Probleme, bevor Sie die

Datenbank allen zur Verfügung stellen.

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken 62

Anlegen einer FileMaker Pro-Datei

Sie können eine Datei mithilfe einer FileMaker Pro-Starter-Lösung oder einer Vorlage erstellen – einer vordefinierten Datenbankdatei, die Sie an Ihre Anforderungen anpassen können.

Sie können die Datenbankdatei auch ohne eine Vorlage erstellen.

Sie können eine Datei auch anlegen, indem Sie eine Kopie einer bestehenden FileMaker Pro-

Datei erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter „Sichern von Dateien“ auf Seite 20.

Anlegen einer Datei mit einer Starter-Lösung

1. Wählen Sie

Datei

(Windows) bzw.

Ablage

(Mac OS) >

Neu von Starter-Lösung

.

Sie können auch das Fenster „FileMaker-Direktstart“ zum Erstellen von Dateien verwenden.

Wählen Sie

Hilfe

>

Direktstart

und klicken Sie auf

Starter-Lösung verwenden

.

2. Wählen Sie

Alle Lösungen

, um eine Liste mit allen verfügbaren Lösungsdateien anzuzeigen, oder wählen Sie eine Lösungskategorie, um die Auswahlliste zu begrenzen.

Wenn das Fenster „FileMaker-Direktstart“ angezeigt wird, aber keine FileMaker Pro-Starter-

Lösungen angezeigt werden, wurden die Starter-Lösungen nicht installiert. Weitere

Informationen finden Sie in der Hilfe.

3. Wählen Sie eine Lösung aus der Liste (Windows) bzw. den Vorschaubildern (Mac OS) und klicken Sie auf

Wählen

.

4. Geben Sie einen Namen für die Datei ein (wählen Sie bei Bedarf einen anderen Ordner) und klicken Sie auf

Speichern

.

Windows: Wählen Sie für

Dateityp

die Einstellung

FileMaker Pro-Dateien

.

FileMaker Pro erstellt die Datei auf Ihrer Platte und öffnet die Datei. Sie können die Felder und

Layouts in Starter-Lösungen ändern. Weitere Informationen finden Sie in den restlichen

Abschnitten in diesem Kapitel.

Erstellen einer leeren Datei

1. Wählen Sie in FileMaker Pro

Datei

>

Neue Datenbank

(Windows) bzw.

Ablage

>

Neue

Datenbank

(Mac OS).

Sie können auch das Fenster „FileMaker-Direktstart“ zum Erstellen einer leeren Datei verwenden. Wählen Sie

Hilfe

>

Direktstart

und klicken Sie auf

Neue Datenbank erstellen

.

2. Geben Sie einen Namen für die Datei ein (wählen Sie bei Bedarf einen anderen Ordner) und klicken Sie auf

Speichern

.

Windows: Wählen Sie für

Dateityp

die Einstellung

FileMaker Pro-Dateien

.

FileMaker Pro erstellt die Datei in der Tabellenansicht und zeigt eine leere Datenbank in einer

Tabelle an, die dem Arbeitsblatt einer Tabellenkalkulation gleicht.

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken 63

Feldnamen durch Eingabe in

Spaltenüberschriften erstellen

Daten zu Datensätzen durch Eingabe in

Zeilen hinzufügen

3. Um das erste Feld zu definieren, klicken Sie in der ersten Spaltenüberschrift auf

Feld erstellen

.

Standardmäßig erstellt FileMaker Pro ein Textfeld. Wenn Sie den Feldtyp ändern möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Spaltenüberschrift (oder klicken Sie auf den Pfeil am rechten Rand der Spaltenüberschrift), wählen Sie

Feld

>

Feldtyp

und wählen Sie dann

einen anderen Feldtyp aus. Weitere Informationen finden Sie unter „Auswählen eines Feldtyps“ auf Seite 65.

Wenn Sie keine Spaltenüberschriften zum Erstellen von Feldern in der Tabellenansicht auswählen können, prüfen Sie, ob die Option

Mit Spaltenüberschriften

im Dialogfeld

„Eigenschaft der Tabellenansicht“ ausgewählt ist. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

4. Geben Sie einen Namen für die Tabelle ein.

Weitere Informationen über das Benennen von Feldern finden Sie unter „Benennen von

Feldern“ auf Seite 64.

5. Um weitere Felder zu erstellen, klicken Sie auf

+

in der Spaltenüberschrift.

Nach der letzten Spalte in der Tabelle wird eine neue Spalte angefügt.

6. Um den ersten Datensatz hinzuzufügen, klicken Sie unter die erste Spaltenüberschrift oder auf

+

im rechten Rand der Tabelle.

7. Geben Sie die Daten für Ihren Datensatz ein.

Informationen zu Aufgaben wie Löschen, Duplizieren und Sortieren von Datensätzen finden

Sie unter „Arbeiten mit Datensätzen in der Tabellenansicht“ auf Seite 28.

8. Fügen Sie Ihrer Datenbank weitere Datensätze und Felder hinzu.

FileMaker Pro speichert Änderungen an Ihren Daten, während Sie arbeiten. Um zu sehen, wie

Ihre Daten in anderen Ansichten wirken, klicken Sie auf die Schaltfläche

Formularansicht

oder auf die Schaltfläche

Listenansicht

in der Layoutleiste.

9. Sie können Feldoptionen wie Validierung oder Indizierung beim Definieren eines Felds oder zu

einem späteren Zeitpunkt festlegen. Weitere Informationen finden Sie unter „Festlegen von

Feldoptionen“ auf Seite 74.

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken 64

Die vorherigen Schritte erstellen eine einfache Datei mit einer Tabelle. In der Tabellenansicht können Sie nur Felder in lokalen Dateien erstellen und ändern. Jedoch können Sie einfache und komplexe Dateien erstellen, indem Sie

Datei

(Windows) bzw.

Ablage

(Mac OS) >

Verwalten

>

Datenbank

wählen und im Dialogfeld „Datenbank verwalten“ arbeiten. Weitere Informationen finden

Sie unter „Erstellen und Ändern von Feldern im Dialogfeld „Datenbank verwalten““ auf Seite 67.

Beachten Sie folgende Punkte:

1

Standardmäßig wird beim Wählen von

Datei

bzw.

Ablage

(Mac OS) >

Neue Datenbank

eine leere Datenbank in der Tabellenansicht angezeigt. Wenn Sie die Standardeinstellung ändern und das Dialogfeld „Datenbank verwalten“ bei jedem Erstellen einer neuen Datenbank öffnen möchten, wählen Sie

Bearbeiten

>

Einstellungen

(Windows) bzw.

FileMaker Pro

>

Einstellungen

(Mac OS). Klicken Sie im Dialogfeld „Einstellungen“ auf das Register

Allgemein

und wählen Sie dann

Verwenden Sie für die Erstellung von Dateien das

Dialogfeld „Datenbank verwalten“

. (Beachten Sie, dass diese Option ungültig ist, wenn Sie eine Datenbank über das Schnellstart-Fenster erstellen. Beim Erstellen einer Datenbank mit dem Schnellstart-Fenster ist „Tabellenansicht“ der Standard.)

1

Sie können verhindern, dass neue Felder, die Sie erstellen, automatisch in das aktuelle Layout gesetzt werden, indem Sie

Neu definierte Felder in akt. Layout aufnehmen

im Dialogfeld

„Einstellungen“ aktivieren. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

1

Bereiten Sie mithilfe der FileMaker Pro-Präsentationsstile ein Layout oder einen Bericht optisch wirkungsvoll auf und verleihen Sie allen Layouts eine einheitliche Wirkung. Weitere

Informationen finden Sie unter „Arbeiten mit Layout-Präsentationsstilen“ auf Seite 86.

1

Sie können die Breite eines Layouts ändern, um mehr (oder weniger) Objekte unterzubringen.

Indem Sie ein Layout verbreitern, können Sie den Rand des Layouts sehen, ohne die

Fenstergröße zu ändern. Um die Breite eines Layouts zu ändern, ziehen Sie die graue Linie am rechten Layoutrand.

Benennen von Feldern

Beachten Sie beim Benennen von Feldern die folgenden Richtlinien:

1

Feldnamen müssen eindeutig sein. Ein Feldname kann bis zu 100 Zeichen lang sein.

1

Verwenden Sie aussagekräftige Namen, die einen Rückschluss auf den Inhalt des Felds zulassen. Vermeiden Sie Abkürzungen, Akronyme oder Wörter, die Verwirrung stiften könnten.

1

Verwenden Sie keine der folgenden Symbole und Wörter im Feldnamen:

1

, (Komma) + – * / ^ & =

 > < ( ) [ ] } " ; (Semikolon) : (Doppelpunkt) :: (Beziehungsanzeige)

$ (Variablenanzeige)

1

UND, ODER, XODER, NICHT oder der Name einer FileMaker Pro-Funktion

1

Wenn Sie ein Feld in einer Berechnungsformel verwenden wollen, darf der Feldname nicht mit einem Leerzeichen, einem Punkt (.) oder einer Ziffer beginnen.

1

Verwenden Sie den Unterstrich (_) anstelle eines Leerzeichens, um die Beschränkungen bei

ODBC (Open Database Connectivity) oder JDBC (Java Database Connectivity), Export, Web

Publishing und anderen Operationen zu umgehen.

1

Wenn Sie Daten mit einem anderen Programm austauschen, müssen Sie wissen, welche

Einschränkungen bei der Feldbenennung zu beachten sind.

1

Wenn Sie FileMaker Pro-Daten über ODBC oder JDBC austauschen, dürfen die Feldnamen keine SQL-Schlüsselwörter enthalten.

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken 65

Auswählen eines Feldtyps

Wenn Sie ein Feld definieren, wählen Sie einen Feldtyp auf der Basis der Informationsart, die das

Feld enthalten wird. Der Feldtyp bestimmt die Art der Daten, die eingegeben werden können, und die Operationen, die FileMaker Pro mit den Daten ausführen kann. Wenn FileMaker Pro eine

Aufgabe durchführt, z. B. Datensätze sortieren oder Berechnungen durchführen, ist der Feldtyp entscheidend für die Interpretation der Daten.

Aktivieren Sie diesen

Feldtyp

Text

Zahl

Datum

Zeit

Zeitstempel

Containerfelder

Für folgende Felddaten

Pro Feldwiederholung bis zu 1 Milliarde an Buchstaben, Symbolen und/oder Zahlen als Text, beschränkt nur durch den verfügbaren Arbeitsspeicher und Festplattenplatz. Indiziert normalerweise auf der Basis der ersten 100 Zeichen jedes Worts oder Werts. Textfelder können

Absatzende-Zeichen enthalten.

Werte bis zu 800 Ziffern oder andere Zeichen. Gleiches gilt für negative Werte. Zahlenfelder können auch Boolesche Werte (0 oder 1) enthalten, um z. B. „wahr“, „falsch“, „ja“ oder „nein“ anzugeben. Zahlenfelder können keine Absatzende-Zeichen enthalten.

Nur Datumswerte. Verwendet den Gregorianischen Kalender mit dem Bereich

1.1.0001...31.12.4000. Die Reihenfolge von Tag, Monat und Jahr hängt von den

Systemeinstellungen ab, mit denen die Datei erstellt wird.

Nur Zeitwerte. Ein Zeitfeld kann den Stunden-, Minuten- und Sekundenteil einer Zeitangabe enthalten. Ein Zeitfeld kann eine negative Zeitdauer enthalten, z. B. -08:40:00.

Datumswerte und Uhrzeiten, die auf einen festen Punkt im Kalender verweisen. Beispiel:

25.10.2014 2:39:46.

Eine Datei eines beliebigen Typs, z. B. eine Bild-, PDF- oder Multimedia-Datei. Sie können

Speicher- und Anzeigeoptionen für das Feld einrichten. Sie können in Formel- und

Statistikfeldern auf ein Containerfeld verweisen. Datensätze lassen sich nicht nach

Containerfeldern durchsuchen oder sortieren. Sie können jedoch Textfelder definieren und

Containerobjekte darin beschreiben oder identifizieren. Auf der Basis dieser Beschreibung oder

ID können dann Datensätze durchsucht oder sortiert werden. Dateien in Containerfeldern können eingebettet, als Referenz oder extern gespeichert werden.

Formel

Ein Formelfeld speichert das Ergebnis einer Berechnung, die mit Daten im aktuellen Datensatz oder mit Daten in Bezugsdatensätzen durchgeführt wurde. Die Formel kann Werte jedes

Feldtyps berechnen. Als Ergebnistyp ist Folgendes möglich: Text, Zahl, Datum, Uhrzeit,

Zeitstempel oder Container.

Datenbankbericht

Der Wert eines Statistikfelds wird dadurch erzeugt, dass FileMaker Pro den Wert eines Felds in mehreren Datensätzen derselben Tabelle analysiert.

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken 66

Verkäufer

David Michaels

David Michaels

David Michaels

David Michaels

Sophie Tang

Sophie Tang

Sophie Tang

Artikel

FB3

FB4

FB1

FB5

FB6

FB7

FB2

1

1

2

3

Umsatzbericht

Menge Summe

32,25 €

17,50 €

19,90 €

52,50 €

Gesamt

93,85 €

2

5

2

39,00 €

77,50 €

45,00 €

Endsumme

Gesamt

161,00 €

225,35 €

Bäckerei-Favorit Vertraulich Juni 2014

Das Ergebnis eines Statistikfelds wird dadurch erzeugt, dass der

Wert eines Felds in mehreren

Datensätzen analysiert wird.

Das Ergebnis eines Formelfelds wird dadurch erzeugt, dass Werte im aktuellen Datensatz oder in Bezugsdatensätzen berechnet werden.

Beachten Sie folgende Punkte:

1

Jeder Feldtyp, ausgenommen ein Statistikfeld, kann einen Variablenwert enthalten. Weitere

Informationen finden Sie unter „Optionen zur Indizierung und Speicherung“ auf Seite 78.

1

Verwenden Sie ausschließlich Datumsfelder (keine Text- oder Zahlenfelder) zum Speichern von Datumsangaben. Um Fehlinterpretationen bei Datumsformaten zu vermeiden, sollten Sie immer vierstellige Jahreszahlen verwenden.

1

Verwenden Sie Textfelder und keine Zahlenfelder für Postleitzahlen, Telefonnummern und andere Werte mit Nullen am Anfang oder Zeichen wie Bindestriche oder Klammern.

1

Datensätze lassen sich zwar nicht nach Containerfeldern durchsuchen oder sortieren, aber Sie können ein Textfeld definieren und das Containerobjekt darin beschreiben oder kennzeichnen.

Auf der Basis dieser Beschreibung kann eine Suche oder Sortierung durchgeführt werden.

1

Informationen zur Änderung der Darstellung der Daten in Text-, Zahlen-, Datums-, Zeit- und

Zeitstempelfeldern finden Sie unter „Formatieren von Felddaten in einem Layout“ auf

Seite 100.

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken 67

Erstellen und Ändern von Feldern

Sie definieren ein Feld, indem Sie einen Feldnamen eingeben und einen Feldtyp wählen.

Anschließend wählen Sie die Feldoptionen. Damit legen Sie fest, wie die Daten in einem Feld interpretiert, eingegeben, berechnet, gespeichert und dargestellt werden. Die Gesamtheit der

Feldeigenschaften wird als Felddefinition bezeichnet.

Produkt-ID FB11

Artikelbezeichnung Focaccia

Kategorie Brot

Geschmack Standard

Gewürz

Stückpreis 6,95 €

Rabatt 1,39 €

Diese Felder speichern Text.

Dieses Feld speichert mehrere Werte.

Dieses Feld speichert nur Zahlen.

Dieses Feld berechnet einen Wert basierend auf einem anderen Wert im Datensatz

(„Rabatt“ ist 20 % von „Stückpreis“).

Informationen zum Einstellen von Optionen für Feldformate, die das Erscheinungsbild von Daten

in einem Layout steuern, finden Sie unter „Formatieren von Felddaten in einem Layout“ auf

Seite 100.

Erstellen und Ändern von Feldern im Dialogfeld „Datenbank verwalten“

Wichtig

Eine Änderung des Feldtyps kann bewirken, dass Daten unwiderruflich gelöscht werden.

1. Wählen Sie bei geöffneter Datenbank

Datei

(Windows) bzw.

Ablage

(Mac OS) >

Verwalten

>

Datenbank

.

2. Klicken Sie im Dialogfeld „Datenbank verwalten“ auf das Register

Felder

.

Hier klicken, um nach

Feldname oder Feldtyp zu sortieren

Feldnamen und Definitionen

Hier einen Namen für ein neues Feld eingeben

Hier die Art der

Feldauflistung für das Dialogfeld wählen

Nach Eingabe des Feldnamens und Auswahl des Feldtyps auf „Erstellen“ klicken

Hier einen Feldtyp wählen

3. Wenn Ihre Datei mehrere Tabellen enthält, wählen Sie die gewünschte Tabelle aus der Liste

Tabellen

.

Sie sehen Tabellen aus der aktuellen Datei und etwaigen externen Bezugsdateien.

4. Geben Sie in

Feldname

einen Namen für das Feld ein.

Um den Namen eines Felds zu ändern, können Sie auch das Feld in der Liste auswählen und einen neuen Namen in das Feld

Feldname

eingeben.

Weitere Informationen finden Sie unter „Benennen von Feldern“ auf Seite 64.

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken 68

5. Wählen Sie unter

Typ

einen Feldtyp.

Weitere Informationen finden Sie unter „Auswählen eines Feldtyps“ auf Seite 65.

Sie können eine Beschreibung des Felds in das Feld

Kommentar

eingeben.

Weitere Informationen über das Erstellen von Formelfeldern finden Sie unter „Erstellen von

Formelfeldern“ auf Seite 69. Weitere Informationen über das Erstellen von Statistikfeldern

finden Sie unter „Erstellen von Statistikfeldern“ auf Seite 72. Weitere Informationen über das

Erstellen von Containerfeldern finden Sie in der Hilfe.

6. Klicken Sie auf

Erstellen

, wenn Sie ein neues Feld erstellen. Wenn Sie das Feld ändern, klicken Sie auf

Ändern

.

7. Um Felder zu löschen, wählen Sie eines oder mehrere zu löschende Felder aus und klicken Sie auf

Löschen

und klicken Sie dann noch einmal auf

Löschen

.

Wichtig

Sie sollten sich vor dem Löschen eines Felds vergewissern, dass Sie die enthaltenen

Daten nicht mehr benötigen.

8. Um Optionen für das Feld zu definieren, klicken Sie auf

Optionen

.

Weitere Informationen finden Sie unter „Festlegen von Feldoptionen“ auf Seite 74.

Ziel Aktion im Dialogfeld „Optionen für Feld“

Automatische Eingabe in das Feld Klicken Sie auf das Register

Automatische Eingabe

, wählen Sie

Optionen aus und klicken Sie dann auf

OK

. Weitere Informationen finden

Sie unter „Definieren von automatischer Dateneingabe“ auf Seite 75.

Sicherstellen, dass das Feld korrekte Werte enthält

Definieren des Felds als

Wiederholfeld

Optionen zur Indizierung des Felds aktivieren

Festlegen, dass das Feld einen

Wert für alle Datensätze in der

Datei verwendet

Klicken Sie auf das Register

Überprüfung

, wählen Sie die Optionen aus und klicken Sie dann auf

OK

. Weitere Informationen finden Sie unter

„Definieren der Feldüberprüfung“ auf Seite 76.

Wichtig

Um Verwechslungen bei der Verwendung von Datumsformaten in FileMaker Pro zu vermeiden, legen Sie Optionen zur Überprüfung des

Felds fest. Damit stellen Sie sicher, dass nur vierstellige Jahreszahlen eingegeben werden.

Klicken Sie auf das Register

Speicher

und aktivieren Sie die Option

Wiederholfeld mit maximal

.

Geben Sie die Anzahl der Wiederholungen

(bis zu 1000) ein und klicken Sie auf

OK

. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

Klicken Sie auf das Register

Speicher

, aktivieren Sie die Optionen und klicken Sie dann auf

OK

.

Klicken Sie auf das Register

Speicher

, aktivieren Sie

Globale

Speicherung verwenden

und klicken Sie dann auf

OK

.

Verknüpfen des übergeordneten

Datumsfelds und des untergeordneten Furigana-Felds,

 so dass bei der Eingabe von Kanji-

Zeichen in das übergeordnete Feld die entsprechende Schreibung im untergeordneten Furigana-Feld erscheint.

Klicken Sie auf das Register

Furigana

, aktivieren Sie

Furigana-Feld verwenden

, das Furigana-Feld und das Kana-Eingabeformat und klicken

Sie dann auf

OK

.

Hinweis

Diese Option ist für Textfelder verfügbar und wenn Ihr

Betriebssystem für die Unterstützung von japanischer Texteingabe konfiguriert ist.

9. Definieren oder ändern Sie weitere Felder oder klicken Sie auf

OK

.

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken 69

So erstellen und ändern Sie Felder in der Tabellenansicht:

Wichtig

Eine Änderung des Feldtyps kann bewirken, dass Daten unwiderruflich gelöscht werden.

1. Klicken Sie bei geöffneter Datenbank im Blätternmodus auf die Schaltfläche

Tabellenansicht

in der Layoutleiste.

2. Erstellen Sie neue Felder oder ändern Sie vorhandene Felder.

Ziel

Feld erstellen

Feldnamen ändern

Feldtyp wählen

Feldoptionen festlegen

Feld löschen

Weitere Felder anzeigen oder

Felder ausblenden

Aktion in der Tabellanansicht

Um das erste Feld zu erstellen, klicken Sie in der ersten Spaltenüberschrift auf

Feld erstellen

. Um weitere Felder zu erstellen, klicken Sie auf

+

in der

Spaltenüberschrift oder klicken Sie in den rechten Rand.

Doppelklicken Sie auf die Spaltenüberschrift für das Feld, das Sie umbenennen möchten, und geben Sie dann den neuen Namen ein. Weitere Informationen

finden Sie unter „Benennen von Feldern“ auf Seite 64.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Spaltenüberschrift und wählen

Sie dann

Feld

>

Feldtyp

und wählen Sie einen Feldtyp aus. Weitere

Informationen zu Feldtypen finden Sie unter „Auswählen eines Feldtyps“ auf

Seite 65.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Spaltenüberschrift und wählen

Sie dann

Feld

>

Feldoptionen

. Weitere Informationen finden Sie unter

„Festlegen von Feldoptionen“ auf Seite 74.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Spaltenüberschrift und wählen

Sie dann

Feld

>

Feld löschen

.

Wichtig

Sie sollten sich vor dem Löschen eines Felds vergewissern, dass

Sie die enthaltenen Daten nicht mehr benötigen.

Klicken Sie in der Layoutleiste auf

Ändern

und verwenden Sie die Optionen im Dialogfeld „Tabellenansicht ändern“. Oder klicken Sie mit der rechten

Maustaste in eine Spaltenüberschrift und wählen Sie

Feld

>

Feld ausblenden

, um das ausgewählte Feld auszublenden.

Zur Anzeige eines ausgeblendeten Felds in der Tabellenansicht klicken Sie mit der rechten Maustaste auf

+

in der Spaltenüberschrift und wählen Sie dann ein Feld aus der Liste der bestehenden Felder.

Informationen zum Arbeiten mit Datensätzen in der Tabellenansicht (z. B. Hinzufügen, Löschen und

Sortieren von Datensätzen) finden Sie unter „Arbeiten mit Datensätzen in der Tabellenansicht“ auf

Seite 32. Informationen zum Anzeigen von Daten in der Tabellenansicht (z. B. Umstellen von Spalten und Festlegen der Spaltenbreite) finden Sie unter „Anzeigen von Daten in der Tabellenansicht“ auf

Seite 32.

Erstellen von Formelfeldern

1. Folgen Sie zur Erstellung eines Formelfelds den Schritten 1 bis 5 unter „Erstellen und Ändern von Feldern im Dialogfeld „Datenbank verwalten““ auf Seite 67.

2. Wählen Sie

Formel

als Typ des Felds, und klicken Sie dann auf

Erstellen

.

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken 70

3. Wählen Sie im Dialogfeld „Formel angeben“ bei Bedarf für

Diese Formel evaluieren im

Kontext von

eine Tabelle aus der Liste.

Das Festlegen eines Kontexts für eine Formel ist nur erforderlich, wenn Sie ein Formelfeld in einer

Quelltabelle anlegen, die mehrmals im Beziehungsdiagramm vorkommt. Die Quelltabelle ist

 die Tabelle, die im Register

Tabellen

des Dialogfelds „Datenbank verwalten“ definiert ist.

Die getroffene Auswahl kann das Ergebnis der Formel beeinflussen, insbesondere wenn Ihre

Formel Felder in Bezugstabellen verwendet.

4. Erstellen Sie eine Formel für die gewünschte Berechnung.

Klicken Sie im Formeleingabefeld an die Stelle, an der der Feldverweis erscheinen soll, und führen Sie dann die folgenden Schritte durch: Sie können die Formel auch direkt in das Feld schreiben.

Hinzufügen

Einen Feldverweis

Einen arithmetischen Operator oder Textoperator

Aktion

Doppelklicken Sie auf einen Feldnamen in der Liste der Feldnamen.

Um die Feldnamen aus einer anderen Tabelle zu sehen, wählen Sie eine

Tabelle aus der Tabellenliste.

Klicken Sie im Tastenblock im Dialogfeld auf einen Operator.

(Anführungszeichen und Klammern werden paarweise in die Formel kopiert, wobei sich die Einfügemarke zwischen den Anführungszeichen/Klammern befindet.)

Wählen Sie den Operator aus der Liste

Operatoren

.

Einen Vergleichs- oder logischen Operator oder einen

Exponenten

Eine Konstante

Funktion

Geben Sie den Wert ein. Eine Konstante kann Text, Zahl, Datum oder Zeit sein. Verwenden Sie Datumskonstanten mit den Funktionen „Datum“ und

„LiesAlsDatum“, Zeitkonstanten mit den Funktionen „Zeit“ und „LiesAlsZeit“ und Zeitstempelkonstanten mit den Funktionen „ZeitStempel“ und

„LiesAlsZeitstempel“.

Textkonstanten können maximal 29998 Zeichen umfassen.

Doppelklicken Sie in der Funktionenliste auf eine Funktion (eine vordefinierte, benannte Formel, die eine spezielle Berechnung durchführt und einen eindeutigen einzelnen Wert liefert). Ersetzen Sie im Formeleingabefeld den

Platzhalter durch den gewünschten Wert bzw. Ausdruck.

Vorgehensweisen für die Arbeit mit Formeln und ein Überblick über alle FileMaker Pro-

Funktionen (alphabetisch oder nach Kategorie sortiert) sind in der Hilfe verfügbar.

5. Wählen Sie Optionen zur Berechnung des Felds.

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken 71

Hier die Tabelle wählen, in der die

Formel berechnet wird

Wählen Sie hier arithmetische Operatoren und Textoperatoren

Wählen Sie hier Vergleichsoperatoren und logische Operatoren

Wählen Sie hier die Art der Funktionsauflistung

Hier eine Tabelle aus der Liste wählen

Wählen Sie hier Feldverweise

Wählen Sie hier

Funktionen.

Formeleingabefeld

Einen Ergebnistyp für die Formel auswählen

Nur berechnen, wenn mindestens ein Feld in der Formel einen Wert enthält

Klicken, um die Online-Hilfe für das

Definieren von Formeln anzuzeigen

Das berechnete Feld als

Wiederholfeld definieren

Ergebnisspeicherun

Ziel

Den Feldtyp für das Ergebnis festlegen

Ein berechnetes Feld als

Wiederholfeld definieren

Berechnung verhindern, auch wenn alle verwendeten Felder leer sind

Aktion

Wählen Sie einen Datentyp aus dem Einblendmenü

Ergebnistyp <Wert>

.

Wählen Sie den korrekten Ergebnistyp für das gewünschte Ergebnis. Weitere

Informationen finden Sie unter „Auswählen eines Feldtyps“ auf Seite 65.

Aktivieren Sie

Anzahl der Wiederholungen

und geben Sie die gewünschte

Anzahl ein.

Aktivieren Sie die Option

Nicht auswerten, wenn verwendete Felder

leer sind

.

Wenn diese Option aktiviert ist, berechnet FileMaker Pro eine Formel nicht, falls alle von der Formel verwendeten Felder leer sind.

6. Um Optionen für Indizierung und globale Speicherung des Felds zu wählen, klicken Sie auf

Speicheroptionen

, aktivieren Sie die gewünschten Optionen im Dialogfeld „Speicheroptionen“ und klicken Sie dann auf

OK

.

7. Klicken Sie auf

OK

, um das Dialogfeld „Formel angeben“ zu schließen.

8. Definieren Sie weitere Felder oder klicken Sie auf

OK

.

Hinweis

Wenn Ihre FileMaker Pro-Datei auf Daten von externen ODBC-Datenquellen zugreift, können Sie Ergänzungsfelder hinzufügen, um Formeln anzugeben, die externe Daten verwenden.

Weitere Informationen finden Sie unter „Verwenden von Ergänzungsfeldern“ auf Seite 74.

Weitere Informationen zum Erstellen oder Ändern von Formelfeldern oder Verwenden von

Kontext in Formeln finden Sie in der Hilfe.

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken 72

Erstellen von Statistikfeldern

Verwenden Sie ein Statistikfeld, um Werte wie Zwischensummen, Mittelwerte oder Endsummen

über mehrere Datensätze hinweg zu berechnen. Beispiel: Ein Statistikfeld in einem Bericht zeigt den Gesamtumsatz aus allen Umsatzzahlen des Monats Mai.

Mithilfe des Assistenten für neue Layouts/neue Berichte können Sie einen Bericht mit gruppierten

Daten (Werte in einem Statistikfeld) erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter „Erstellen von Layouts und Berichten“ auf Seite 81.

Tipp

Sie können die Tabellenansicht im Blätternmodus verwenden, um einen dynamischen

Bericht zu erstellen, der Daten nach einem Feld gruppiert, Zwischensummen für ein Feld anzeigt oder Zwischensummen für eine Gruppe von Daten erstellt. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

Der Wert in einem Auswertungsfeld ist abhängig von der Position des Auswertungsfelds im

Layout, von der Anzahl der aufgerufenen Datensätze, vom Sortierstatus der Datensätze und dem gewählten Bearbeitungsmodus.

Wenn Sie ein Layout mit einem Statistikfeld ändern wollen, sollten Sie mit Layoutbereichen

vertraut sein, um unerwünschte Ergebnisse zu vermeiden (siehe „Arbeiten mit Bereichen in einem

Layout“ auf Seite 106).

1. Folgen Sie zur Erstellung eines Statistikfelds den Schritten 1 bis 5 unter „Erstellen und Ändern von Feldern im Dialogfeld „Datenbank verwalten““ auf Seite 67.

2. Wählen Sie

Statistik

als Typ des Felds und klicken Sie dann auf

Erstellen

.

3. Legen Sie im Dialogfeld „Optionen für Statistikfeld“ den gewünschten Auswertungstyp fest und wählen Sie dann das Feld, das ausgewertet werden soll.

Wählen Sie

Summe von

Mittelwert von

Anzahl von

Um in einem Feld Werte zu gefundenen Datensätzen zusammenzufassen

Berechnung der Summe aller Werte in dem Feld

Berechnung des Mittelwerts aller Werte in dem Feld

Zählung der Datensätze, die einen Wert für das betreffende Feld enthalten. Wenn ein Feld beispielsweise 100 Werte enthält (einen Wert pro Datensatz), lautet das

Ergebnis der Zählung „100“.

Minimum

Maximum

Suche nach der niedrigsten Zahl oder dem frühesten Datum, der frühesten Uhrzeit bzw. dem frühesten Zeitstempel für ein Feld

Suche nach der höchsten Zahl oder dem spätesten Datum, der spätesten Uhrzeit bzw. dem spätesten Zeitstempel für ein Feld

Standardabweichung von

Bestimmung, wie sehr sich die Werte in einem Feld voneinander unterscheiden.

Mit dieser Option wird die Standardabweichung vom Mittelwert der für ein Feld vorhandenen Werte berechnet. (Die Formel ist nach n-1 gewichtet, in Anlehnung an die Berechnung der Standardabweichung in der Statistik.)

Anteil an Endsumme von

Ermittelt das Verhältnis des Feldwerts zur Endsumme aller Werte in diesem Feld.

Sie können z. B. den Anteil der einzelnen Verkäufer an den Gesamtverkaufszahlen ermitteln.

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken 73

Hier einen

Auswertungstyp

Hier eine Option für den

Auswertungstyp wählen

Hier das Feld wählen, das die Statistik berechnen soll

Die Summe oder die

Anzahl neu beginnen

Hier eine Option für das Auswerten von Wiederholungen wählen

4. Wählen Sie eine für den Auswertungstyp anwendbare Statistikoption.

Welche Optionen zur Verfügung stehen, hängt vom gewählten Auswertungstyp ab.

Auswertungstyp

Summe von

Mittelwert von

Anzahl von

Auswählen

Laufende Summe

Gewichteter Mittelwert

. Wählen Sie in der Feldliste das Feld aus, das den

Gewichtungsfaktor enthält.

Laufende Anzahl

Standardabweichung von

Nach Gesamtheit

Anteil an Endsumme von

Laufend

. Wählen Sie in der Feldliste ein Feld für die Zwischenergebnisse.

(Zurück im Blätternmodus sortieren

Sie die Datensätze nach diesem

Feld, um den Wert korrekt zu berechnen.)

Ziel

Den kumulativen Wert für den aktuellen

Datensatz und alle vorhergehenden

Datensätze anzeigen. Um die laufende

Summe für jede sortierte Gruppe neu zu beginnen, wählen Sie auch

Ergebnis für jede sortierte Gruppe neu beginnen

. Wählen Sie dann aus der Feldliste das Feld aus, von dem aus die Sortierung neu begonnen wird.

Den Mittelwert für ein Feld festlegen, wobei eine Gewichtung nach dem Wert in einem anderen Feld erfolgt

Den kumulativen Wert für den aktuellen

Datensatz und alle vorhergehenden

Datensätze anzeigen. Um die laufende

Anzahl für jede sortierte Gruppe neu zu beginnen, wählen Sie auch

Ergebnis für jede sortierte Gruppe neu beginnen

. Wählen Sie dann aus der Feldliste das Feld aus, von dem aus die Sortierung neu begonnen wird.

Berechnet die Standardabweichung von

 einer Gesamtheit, wobei die Formel nach

n gewichtet ist.

Definiert, nach welcher Gruppe sortiert wird.

5. Wählen Sie ggf. eine Option für die Auswertung eines Wiederholfelds.

Auswählen Ziel

Alle zusammen

Berechnen eines einzigen Ergebniswerts für alle Wiederholungen des Felds

Einzeln

Berechnen eines Ergebniswerts für jede Wiederholung

6. Klicken Sie auf

OK

.

7. Definieren Sie weitere Felder oder klicken Sie auf

OK

.

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken 74

Beachten Sie folgende Punkte:

1

Wenn Sie im Assistenten für neue Layouts/neue Berichte einen Bericht erstellen, werden

Felder, die sich in Statistikbereichen befinden, im Bereich-spezifischen Stil angezeigt, nicht im

Standard-Präsentationsstil.

1

Wenn Sie einem Statistikbereich ein Feld mithilfe des Feldwerkzeugs hinzugefügt haben und der Text schlecht zu erkennen ist, kopieren Sie den gewünschten Stil mithilfe des Inspektors oder der Formatübertragung von einem anderen Feld.

1

Wenn Ihre FileMaker Pro-Datei auf Daten von externen ODBC-Datenquellen zugreift, können

Sie Ergänzungsfelder hinzufügen, um Statistikfelder anzugeben, die externe Daten verwenden. Weitere Informationen finden Sie im folgenden Abschnitt.

Verwenden von Ergänzungsfeldern

Wenn Ihre FileMaker Pro-Datei auf Daten von externen ODBC-Datenquellen zugreift, können Sie

Ergänzungsfelder verwenden, um ungespeicherte Formel- und Statistikergebnisse anzugeben, die ODBC-Daten verwenden. Da Sie FileMaker Pro nicht verwenden können, um das Schema einer externen ODBC-Datenbank zu ändern, sind Ergänzungsfelder die einzigen Felder, die Sie externen Tabellen hinzufügen können.

Weitere Informationen zum interaktiven Zugriff und der Arbeit mit SQL-Daten finden Sie unter

„Arbeiten mit externen Datenquellen“ auf Seite 141. Weitere Informationen über das Verwenden von

Ergänzungsfeldern finden Sie in der Hilfe.

Festlegen von Feldoptionen

Sie können Feldoptionen beim Definieren eines Felds oder zu einem späteren Zeitpunkt festlegen. Sie können Optionen festlegen für:

1

Eingabe von Standarddaten in ein Feld

1

Überprüfung der Daten anhand festgelegter Kriterien

1

Definieren eines Felds als Wiederholfeld

1

Erstellen eines Index

1

Externes Speichern von Containerdaten

1

Speichern eines Variablenwerts

1

Furigana-Felder (nur Felder für japanische Sprache)

Mithilfe von Feldoptionen können Sie die Genauigkeit und Konsistenz Ihrer Daten sicherstellen.

Beispiel: Wenn Sie

Frnkreich

anstatt

Frankreich

in das Feld „Land“ eingeben und anschließend nach Datensätzen mit dem Wert „Frankreich“ suchen, findet FileMaker Pro den Datensatz nicht.

Um sicherzustellen, dass alle Ländernamen korrekt eingegeben werden, definieren Sie eine

Werteliste mit den betreffenden Ländernamen und aktivieren dann die Überprüfungsoption

Aus Werteliste

für das Feld. Der Wert, den Sie in das Feld eingeben, muss mit einem Wert in der

Werteliste übereinstimmen.

Sie können Feldoptionen festlegen, während Sie in der Tabellen-, Formular- oder Listenansicht arbeiten.

Informationen zu Wertelisten finden Sie unter „Einrichten von Markierungsfeldern und anderen

Steuerelementen in einem Layout“ auf Seite 98. Informationen zur Definition von Optionen für

Statistikfelder finden Sie unter „Erstellen von Statistikfeldern“ auf Seite 72. Informationen zur

Definition von Speicheroptionen für Containerfelder finden Sie in der Hilfe.

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken 75

Definieren von automatischer Dateneingabe

So legen Sie fest, dass in jedem Datensatz automatisch ein Standardwert in ein Feld eingegeben wird:

1. Führen Sie bei geöffneter Datenbank einen der folgenden Schritte aus:

1

Wenn Sie in der Tabellenansicht arbeiten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den

Feldnamen und wählen Sie dann

Feld >Feldoptionen

. Fahren Sie mit Schritt 5 fort.

1

Wählen Sie

Datei

(Windows) bzw.

Ablage

(Mac OS) >

Verwalten

>

Datenbank

.

2. Klicken Sie im Dialogfeld „Datenbank verwalten“ auf das Register

Felder

.

3. Wenn Ihre Datei mehrere Tabellen enthält, wählen Sie die gewünschte Tabelle aus der Liste

Tabellen

.

4. Doppelklicken Sie in der Feldliste auf ein Feld, das Sie definieren möchten.

5. Klicken Sie im Dialogfeld „Optionen für Feld“ auf das Register

Automatische Eingabe

und aktivieren Sie die gewünschten Optionen. (Welche Optionen verfügbar sind, hängt vom jeweiligen Feldtyp ab.)

Ziel Aktion

Datum, Uhrzeit, Zeitstempel, Benutzername oder Kontoname eingeben, wenn ein

Datensatz geändert oder erstellt wird

Aktivieren Sie

Erstellung

oder

Änderung

und wählen Sie dann eine Option aus der Liste.

Jedem Datensatz eine eindeutige, fortlaufende Nummer zuweisen

Wert aus vorherigem Datensatz eingeben

Aktivieren Sie

Fortlaufende Nummer

. Aktivieren Sie

Bei

Erstellung

, um die Nummer zuzuweisen, wenn ein Datensatz erstellt wird. Aktivieren Sie

Bei Bestätigung

, um die Nummer zuzuweisen, wenn ein Datensatz bestätigt wird. Geben Sie dann in das Feld

Nächster Wert

einen Anfangswert (z. B. 1001) und in das Feld „Intervall“ einen Intervallwert ein.

Wählen Sie

Wert aus zuletzt besuchtem Datensatz

.

Ihre Daten einfügen

Das Ergebnis einer Berechnung in das Feld eintragen

Einen Wert aus einem Feld in derselben oder einer anderen Tabelle oder Datei eingeben

Aktivieren Sie

Daten

und geben Sie die gewünschten

Informationen ein (max. 255 Zeichen).

Aktivieren Sie

Berechneter Wert

und definieren Sie die Formel im Dialogfeld „Formel angeben“. Klicken Sie dann auf

OK

.

Weitere Informationen zum Dialogfeld „Formel angeben“ finden

Sie unter „Erstellen von Formelfeldern“ auf Seite 69.

Aktivieren Sie

Vorhandenen Feldwert nicht ersetzen

(falls vorhanden)

, damit keine bereits vorhandenen Daten

überschrieben werden.

Aktivieren Sie

Referenzwert

und klicken Sie dann auf

OK

.

Weitere Informationen finden Sie unter „Erstellen von

Referenzen“ auf Seite 127.

Änderung eines automatisch eingegebenen

Werts durch Benutzer verhindern

Automatische Eingabe deaktivieren

Aktivieren Sie

Keine Veränderung des Werts bei der

Dateneingabe

.

Deaktivieren Sie alle Kontrollkästchen.

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken

Klicken Sie auf

Automatische

Eingabe

.

Wählen Sie

Optionen für die

Eingabe von

Standardwerten in das Feld aus.

76

6. Klicken Sie auf

OK

, um das Dialogfeld „Optionen für Feld“ zu schließen, oder klicken Sie auf ein anderes Register, um weitere Feldoptionen festzulegen.

Definieren der Feldüberprüfung

Durch die Auswahl von Überprüfungsoptionen stellen Sie sicher, dass nur korrekte Daten in ein

Feld eingegeben werden. Bei Eingabe fehlerhafter Daten zeigt FileMaker Pro eine Meldung an.

Wichtig

Um Verwechslungen bei der Verwendung von Datumsformaten in FileMaker Pro zu vermeiden, legen Sie Optionen zur Überprüfung des Datumsfelds fest. Damit stellen Sie sicher, dass nur vierstellige Jahreszahlen eingegeben werden.

1. Führen Sie mit bei geöffneter Datenbank einen der folgenden Schritte aus:

1

Wenn Sie in der Tabellenansicht arbeiten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den

Feldnamen und wählen Sie dann

Feldoptionen

. Fahren Sie mit Schritt 5 fort.

1

Wählen Sie

Datei

(Windows) bzw.

Ablage

(Mac OS) >

Verwalten

>

Datenbank

.

2. Klicken Sie im Dialogfeld „Datenbank verwalten“ auf das Register

Felder

.

3. Wenn Ihre Datei mehrere Tabellen enthält, wählen Sie die gewünschte Tabelle aus der Liste

Tabellen

.

4. Doppelklicken Sie in der Feldliste auf ein Feld, das Sie definieren möchten.

5. Klicken Sie im Dialogfeld „Optionen für Feld“ auf das Register

Überprüfung

.

6. Legen Sie fest, wie FileMaker Pro auf ungültige Werte reagiert.

Wählen Sie unter

Daten in diesem Feld überprüfen

die Option

Immer

für ständige

Feldüberprüfung oder

Nur bei der Dateneingabe

, um die Überprüfung nur dann durchzuführen, wenn Daten eingegeben werden. Deaktivieren Sie

Benutzer darf

Überprüfung bei Dateneingabe umgehen

, wenn Sie Benutzer daran hindern wollen, ungültige Daten einzugeben.

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken 77

7. Aktivieren Sie Überprüfungsoptionen für das Feld.

Ziel

Dieses Feld muss eine Zahl enthalten

Auswählen

Feldtyp

und wählen Sie dann

Nur numerisch

aus der

Liste.

Strenger Datentyp

und wählen Sie dann

Vierstellige

Jahreszahl

aus der Liste.

Das Feld muss ein Datum enthalten, wobei Tag und

Monat als Ziffern dargestellt und eine vierstellige

Jahreszahl angezeigt wird (z. B. 12.05.2014)

Das Feld muss eine Uhrzeit enthalten, wobei für Stunde und Minuten numerische Werte zwischen 00:00 und

23:59 angegeben werden (die Angabe der Sekunden ist optional).

Das Feld darf nicht leer sein.

Das Feld darf keinen Wert duplizieren, der sich in anderen Datensätzen in diesem Feld befindet.

Das Feld stimmt mit einem anderen Wert im selben

Feld eines anderen Datensatzes überein.

Der Wert muss sich in der angegebenen Werteliste befinden.

Das Feld liegt in einem bestimmten Bereich von

Buchstaben, Zahlen, Datumswerten oder

Zeitangaben.

Der Wert muss mit dem Ergebnis einer Berechnung

übereinstimmen.

Strenger Datentyp

und wählen Sie dann

Uhrzeit

aus der Liste.

Nicht leer

Eindeutiger Wert

Vorhandener Wert

Aus Werteliste

und wählen Sie dann eine bestehende

Werteliste aus oder definieren Sie eine neue.

Im Bereich von/bis

und geben Sie den oberen und unteren Grenzwert ein.

Der Inhalt des Felds darf die angegebene Anzahl an

Zeichen nicht überschreiten.

Der Inhalt des Felds darf die angegebene Dateigröße nicht überschreiten (für Containerfeld)

Überprüfung durch Berechnung

und geben Sie eine

Formel in das Dialogfeld „Formel angeben“ ein.

Aktivieren oder deaktivieren Sie

Nur berechnen bei

Feldänderung

. Klicken Sie dann auf

OK

.

Das Ergebnis muss ein Boolescher Wert sein – wahr oder falsch. Das Ergebnis ist wahr, wenn das Ergebnis eine beliebige Zahl außer Null ist, jedes andere Ergebnis

(null, keine Daten, nicht nummerische Daten) ist falsch.

Weitere Informationen zum Dialogfeld „Formel angeben“

finden Sie unter „Erstellen von Formelfeldern“ auf

Seite 69.

Maximale Anzahl von Zeichen

und geben Sie dann die maximal erlaubte Anzahl ein.

Maximale Anzahl an Kilobyte

und geben Sie die

Anzahl der Kilobytes ein. Diese Einstellung begrenzt die Größe einer Datei, die in einem Containerfeld eingebettet oder extern gespeichert ist. Diese

Einstellung hat keine Wirkung auf Dateien, die als

Verweis in einem Containerfeld gespeichert sind.

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken

Überprüfung

wählen.

Optionen zur

Überprüfung des

Felds festlegen.

78

Diese Option erscheint nur für

Containerfelder.

8. Um eine spezielle Meldung anzuzeigen, wenn Daten nicht den Überprüfungsanforderungen entsprechen, aktivieren Sie

Eigene Meldung zeigen, wenn Überprüfung fehlerhaft

und geben Sie bis zu 255 Zeichen ein.

9. Klicken Sie auf

OK

, um das Dialogfeld „Optionen für Feld“ zu schließen, oder klicken Sie auf ein anderes Register, um weitere Feldoptionen festzulegen.

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

Optionen zur Indizierung und Speicherung

FileMaker Pro stellt Optionen zur Indizierung von Feldern und zur Speicherung von berechneten

Ergebnissen zur Verfügung. Sie können:

1

Einen neuen Index erstellen. Ein Index enthält eine Liste der Werte eines Felds. Ein Index kann

Suchabfragen erheblich beschleunigen. FileMaker Pro benötigt für die Indizierung jedoch zusätzlichen Speicherplatz auf der Festplatte. Sie können Text-, Zahlen-, Datums-, Zeit- und

Zeitstempelfelder indizieren. Sie können auch Formelfelder indizieren, wenn das Feld den

Ergebnistyp Text, Zahl, Datum, Zeit oder Zeitstempel liefert.

1

Das Ergebnis eines Formelfelds in Ihrer Datenbank speichern oder FileMaker Pro anweisen, die Berechnung der Formel nur bei Bedarf auszuführen (nicht gespeichertes Ergebnis). Durch die Speicherung von Ergebnissen sparen Sie zwar Zeit, Sie benötigen jedoch zusätzlichen

Speicherplatz auf der Festplatte. Sie können Speicheroptionen für Text-, Zahlen-, Datums-,

Zeit-, Zeitstempel- und Formelfelder festlegen.

1

Ein beliebiges Feld (außer einem Statistikfeld) so einstellen, dass es einen einzigen Wert für alle Datensätze in einer Datei verwendet, wenn Sie

Globale Speicherung verwenden

im

Register

Speicher

des Dialogfelds „Optionen für Feld“ aktivieren. Felder, für die globale

Speicherung definiert ist, werden auch als Variablenfelder bezeichnet.

1

Sie speichern Daten für ein Containerfeld an einem Speicherort außerhalb der Datei, z. B.

 in einem anderen Ordner oder Verzeichnis auf dem lokalen oder einem Hostcomputer.

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken

.

Auf

Speicher

klicken

Speicheroption für das Feld wählen

Speicheroptionen für alle Feldtypen mit Ausnahme von Containerfeldern

.

Die Optionen im Register „Speicher“ ändern sich für ein Containerfeld.

79

Speicheroptionen für ein

Containerfeld wählen

Speicheroptionen für Containerfelder

Weitere Informationen zum Festlegen von Feldoptionen finden Sie in der Hilfe.

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken 80

Erstellen von Datenbanktabellen

Verwenden Sie Datenbanktabellen, um Ihre Daten zu organisieren und nach einem gemeinsamen

Merkmal oder Prinzip zu gruppieren. Ihre Datenbank kann so viele Tabellen enthalten, wie Sie für die Organisation Ihrer Daten benötigen.

FileMaker Pro speichert nicht nur die Daten in Tabellen, sondern verwendet Tabellen auch, um

Beziehungen im Beziehungsdiagramm zu beschreiben und den Kontext für Layouts und einige

Berechnungen zu erstellen. In FileMaker Pro ist der Kontext der Ausgangspunkt, an dem Formeln und Scripts beginnen und von dem aus eine Beziehung im Beziehungsdiagramm berechnet wird.

Beim Anlegen einer neuen Datei erstellt FileMaker Pro automatisch die erste Tabelle und das erste Layout. Die Tabelle und das Layout erhalten denselben Namen wie die Datei.

Sie erstellen zusätzliche Tabellen im Dialogfeld „Datenbank verwalten“.

1. Wählen Sie bei geöffneter Datenbank

Datei

(Windows) bzw.

Ablage

(Mac OS) >

Verwalten

>

Datenbank

.

2. Klicken Sie im Dialogfeld „Datenbank verwalten“ auf das Register

Tabellen

.

Einen Namen für die Tabelle eingeben

3. Geben Sie im Dialogfeld

Tabellenname

einen Namen für die Tabelle ein und klicken Sie auf

Erstellen

.

Die Tabelle kann umbenannt oder gelöscht werden. Tabellen, die Sie einer Datei hinzufügen, werden automatisch im Beziehungsdiagramm angezeigt.

4. Fahren Sie mit dem Definieren von Tabellen fort oder klicken Sie auf das Register

Felder

, um

Felder zu definieren.

Weitere Informationen zu Beziehungen, Tabellen und dem Beziehungsdiagramm finden Sie in

Kapitel 4, „Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien“.

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken 81

Erstellen von Layouts und Berichten

FileMaker Pro-Layouts legen das Erscheinungsbild der Daten fest, wenn sie angezeigt, gedruckt, zu einem Bericht zusammengefasst, gesucht und eingegeben werden. Layouts speichern keine

Daten – sie zeigen sie nur an. Layouts werden gelegentlich Berichte genannt, insbesondere in gedruckter Form.

Sie können beliebig viele Layouts für eine Datei anlegen (z. B. Layouts für Dateneingabe,

Statistiken oder Drucken von Adressetiketten). Sie können ein Layout ändern, ohne Ihre Daten oder andere Layouts für die Datei zu beeinflussen. Layouts können bestimmte Felder enthalten und andere ausschließen. Wenn Sie die Daten in einem Feld ändern (im Blätternmodus), werden die Änderungen in diesem Feld für den gleichen Datensatz in allen Layouts der Datei reflektiert.

Einblendmenü „Layout“

Layouttext: Wird für

Überschriften,

Spaltentitel, Feldnamen,

Anweisungen und

Serienbriefe verwendet.

Felder: Dienen der

Eingabe und Anzeige von Daten.

Bereiche: Kopf- und

Fußbereiche,

Datenbereich und

Bereiche für Zwischen- oder Gesamtergebnis verwenden, um ein Layout in zweckgebundene

Bereiche zu gliedern.

Einblendmenü „Modus“

Schaltflächen: Verwenden, um

Aufgaben zu automatisieren.

Beim Erstellen einer Datenbankdatei (ohne eine FileMaker Pro-Vorlage) legt FileMaker Pro automatisch ein Standardlayout für die erste Tabelle in der Datei und für jede neu hinzugefügte

Tabelle an, die Felder enthält.

Registersteuerelemente eignen sich hervorragend, um Daten zu organisieren. In einer

Personaldatenbank könnten Sie z. B. Registerfelder für das Mitarbeiterfoto, die

Stellenbeschreibung und die Finanzdaten erstellen. Um ein Registersteuerelement zu erstellen, wählen Sie im Layoutmodus

Einfügen

>

Registersteuerelement

oder klicken auf das

Registersteuerelement-Werkzeug. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

Registersteuerelement-Werkzeug

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken 82

Klicken, um anderes Registerfeld anzuzeigen

Registersteuerelement

Sie erstellen zusätzliche Layouts, indem Sie in den Layoutmodus wechseln und den Assistenten für neue Layouts/neue Berichte verwenden, der Sie abhängig von den gewählten Optionen durch den Vorgang führt. Die Layouttypen eignen sich für verschiedene Zwecke, z. B. zum Anzeigen eines Eingabebildschirms oder zum Drucken von Umsatzberichten oder Adressetiketten. Sie können jedes Layout mithilfe der Designwerkzeuge, die im Layoutmodus verfügbar sind, weiter anpassen.

Wichtig

FileMaker Pro berücksichtigt den ausgewählten Drucker sowie die Druckoptionen und das Seitenformat bei der Berechnung von Rändern und anderen Abmessungen im Layout.

Drucker und Druckoptionen hängen vom verwendeten Drucker und der Systemsoftware ab.

Weitere Informationen finden Sie in Ihrer Drucker- und Systemdokumentation

.

Beachten Sie folgende Punkte:

1

Gewöhnlich ist es einfacher, die gewünschten Felder für ein Layout zu erstellen, bevor Sie den

Assistenten für neue Layouts/neue Berichte starten (siehe „Erstellen und Ändern von Feldern“ auf Seite 67). Jedoch können Sie auch Felder im Assistenten für neue Layouts/neue Berichte

erstellen.

1

Wenn Sie das neue Layout in Querformat oder einem speziellen Papierformat drucken wollen, wählen Sie als Erstes im Blättern- oder Layoutmodus

Datei

>

Drucker einrichten

(Windows) bzw.

Ablage

>

Papierformat

(Mac OS). Bestätigen Sie dann die Ausrichtung und die

Papiereinstellungen und klicken Sie auf

OK.

Geänderte Einstellungen für „Drucker einrichten“ und „Papierformat“ beeinflussen alle übrigen Layouts in der aktuellen Datei, d. h., Sie müssen diese Einstellungen eventuell später ändern, um andere Layouts korrekt zu drucken.

1

Sie können die Layouts und Layoutordner in Ihrer Datenbank bequem mithilfe des Dialogfelds

„Layouts verwalten“ verwalten. Beispielsweise können Sie Layouts und Ordner hinzufügen, löschen und duplizieren, mehrere Layouts öffnen und die Reihenfolge ändern, in der Layouts und Ordner im Layout-Einblendmenü angezeigt werden. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken 83

So erstellen Sie ein Layout:

1. Wählen Sie im Blätternmodus

Datei

(Windows) bzw.

Ablage

(Mac OS) >

Verwalten

>

Layouts

und klicken Sie auf

Neu

. Klicken Sie im Layoutmodus auf

Neues Layout/Neuer Bericht

in der

Statussymbolleiste.

Sie sehen den Assistenten für neue Layouts/neue Berichte, eine Serie von Fenstern, die Ihnen bei der Erstellung des im ersten Fenster gewählten Layouttyps helfen.

2. Wenn die Datei mehrere Tabellen enthält, wählen Sie die Tabelle aus, deren Datensätze in diesem Layout angezeigt werden sollen, und geben Sie dem Layout einen Namen.

3. Folgen Sie den Anweisungen am Bildschirm, um den im ersten Fenster gewählten Layouttyp zu erstellen.

Eine Beschreibung der einzelnen Layouttypen, die Sie mit dem Assistenten erstellen können,

finden Sie unter „Erläuterung von Layouttypen“.

4. Wenn Sie die Serie von Fenstern ausgefüllt haben, klicken Sie auf

Fertig stellen

.

Sie können das neue Layout sofort verwenden oder es mithilfe der Werkzeuge und Befehle im

Layoutmodus weiter bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie unter „Arbeiten mit Objekten in

einem Layout“ auf Seite 89 und „Arbeiten mit Feldern in einem Layout“ auf Seite 95.

Erläuterung von Layouttypen

Die folgenden Abschnitte beschreiben jedes Layout, das Sie mit dem Assistenten für neue

Layouts/neue Berichte erstellen können.

Standardformular

Ein Standardlayout eignet sich gut für Dateneingabe und Blättern am Bildschirm. Es enthält die ausgewählten Felder in je einer Zeile und in der angegebenen Reihenfolge, mit Feldnamen links neben den Feldern. Im Blätternmodus sehen Sie jeweils einen Datensatz oder ein Formular

(außer Sie haben von der Formularansicht umgeschaltet).

Feldbeschriftungen

Definierte Felder in derselben

Reihenfolge wie in der Tabelle

„Kunden“ im Dialogfeld

„Datenbank verwalten“

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken 84

Tabellenansicht

Eine Tabellenansicht enthält die von Ihnen ausgewählten Felder in einem Gitter in der angegebenen Reihenfolge von links nach rechts. Feldnamen sind die Spaltenüberschriften.

Wenn Sie den Layouttyp Tabellenansicht wählen, wird das Layout automatisch mit der

Tabellensicht als Standardansicht für die Anzeige des Layouts im Blätternmodus erstellt.

Die Tabellenansicht ist eine von drei verfügbaren Ansichten für Layouts in FileMaker Pro. Die anderen sind Formular- und Listenansicht. Die Tabellenansicht bietet eine Ansicht Ihrer Daten im

Format einer Tabellenkalkulation, in der Sie im Blätternmodus rasch Felder neu anordnen,

Datensätze hinzufügen oder löschen oder Felder definieren können. Sie können z. B. Spalten

(Felder) umstellen und ihre Größe ändern – einfach per Mausklick (falls diese Optionen eingestellt

sind). Weitere Informationen über die Tabellenansicht finden Sie unter „Arbeiten mit Daten in der

Tabellenansicht“ auf Seite 31.

Sie können auch Statistikdaten in der Tabellenansicht anzeigen, wo Sie Ihre Daten nach einer oder mehreren Spalten (Feldern) gruppieren und Zwischensummen für jede Gruppe von

Gesamtsummen für die Tabelle prüfen können. Diese Statistikergebnisse werden in Echtzeit neu berechnet und aktualisiert, wenn Sie Datenwerte in der Tabellenansicht ändern. Sie können auch

Diagramme direkt in der Tabellenansicht erstellen. Weitere Informationen zur Erstellung von dynamischen Berichten und Schnelldiagrammen finden Sie in der Hilfe.

Listenansicht

Ein Layout des Typs Listenansicht enthält die ausgewählten Felder in der angegebenen

Reihenfolge von links nach rechts, mit Feldnamen als Spaltentiteln. Dieses Layout eignet sich ideal für die Anzeige oder Druckausgabe mehrerer Datensätze in Reihen (eine Liste von

Datensätzen). Sind es viele Felder, reichen die Spalten über den rechten Seitenrand des Layouts hinaus. Um dies zu vermeiden, können Sie Spalten auf die Seitenbreite beschränken.

Im Assistenten können Sie:

1

Kopf- und Fußbereiche mit statischem Text (wie dem Firmennamen), dynamischem Text

(wie Seitennummern oder aktuellem Datum) oder einer Grafik (wie Ihrem Firmenlogo) hinzufügen.

1

Die Datensätze sortieren.

1

Informationen in einem Script speichern, um den Bericht wiederholt zu generieren

(z. B. Wechsel in das Berichtlayout, Sortieren der Daten und Pausieren, damit Sie den Bericht in der Seitenansicht überprüfen können).

Sie können nach Beendigung des Assistenten beliebige Optionen ändern.

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken 85

Bericht

In einem Berichtlayout können Sie einen Bericht mit gruppierten Daten und optionalen End- und

Zwischensummen einrichten. Sie können beispielsweise Umsatzdaten nach Region gruppieren, dann den Umsatz für jede Region als Zwischenergebnisse berechnen und eine Endsumme hinzufügen. Wie in der Listenansicht können Sie Kopf- und Fußbereiche hinzufügen und

Informationen in einem Script speichern.

Weitere Informationen über Berichtlayouts finden Sie in der Hilfe.

Leeres Layout

Verwenden Sie ein leeres Layout als Ausgangspunkt für ein Layout, das Sie komplett neu erstellen, z. B. ein komplexes Dateneingabe-Fenster. Sie platzieren alle gewünschten Felder und anderen Objekte im Layoutmodus auf das Layout.

Weitere Informationen zum Erstellen von Layouts und Berichten finden Sie in der Hilfe.

Etiketten

Verwenden Sie ein Etikettenlayout, um Felder für den Druck auf einem der vordefinierten

Standard-Etikettenformate anzuordnen. (FileMaker Pro stellt die Maße einer großen Anzahl

 von Standardetikettentypen zur Auswahl.) Wenn der gewünschte Etikettentyp nicht verfügbar ist, können Sie spezielle Etikettenmaße angeben.

Im Layout „Vertikale Etiketten“ werden asiatische Zeichen und Zeichen voller Breite so gedreht, dass Etiketten vertikal verwendet werden können. Informationen zu vertikalem Schreiben finden

Sie unter „Formatieren von Feldern und Text für vertikales Schreiben“ auf Seite 105.

Etiketten im Layout-Modus

Etiketten in der Seitenansicht

Weitere Informationen zum Erstellen eines Etikettenlayouts und zum Drucken von Etiketten finden

Sie unter „Drucken von Etiketten und Umschlägen“ auf Seite 51.

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken 86

Vertikale Etiketten

Ein vertikales Etikettenlayout ist wie das normale Etikettenlayout, jedoch sind asiatische Zeichen und Zeichen voller Breite so gedreht, dass Etiketten vertikal verwendet werden können. Weitere

Informationen zum vertikalen Schreibformat finden Sie unter „Formatieren von Feldern und Text für vertikales Schreiben“ auf Seite 105.

Umschlag

Verwenden Sie ein Umschlaglayout, um die gewählten Felder für den Druck auf einem

Standardumschlag anzuordnen.

Weitere Informationen zum Erstellen eines Umschlaglayouts und zum Drucken von Umschlägen

finden Sie unter „Drucken von Etiketten und Umschlägen“ auf Seite 51.

Arbeiten mit Layout-Präsentationsstilen

Bereiten Sie mithilfe der FileMaker Pro-Präsentationsstile ein Layout oder einen Bericht optisch wirkungsvoll auf und verleihen Sie allen Layouts eine einheitliche Wirkung. Ein Präsentationsstil beeinflusst die Merkmale des Layouts einschließlich Hintergrundfarbe, Feldgrenzen und Füllung sowie Textattribute in und außerhalb von Feldern. Ein Präsentationsstil steuert nicht die

Platzierung oder das Verhalten von Feldern oder Objekten. Sie können einem neuen Layout im

„Assistenten für neue Layouts/neue Berichte“ einen Präsentationsstil zuweisen und den

Präsentationsstil eines bestehenden Layouts im Layout-Modus ändern.

So ändern Sie das Design eines Layouts:

1. Zeigen Sie das Design an, das Sie ändern möchten.

2. Wählen Sie im Layout-Modus

Layouts

>

Design ändern

.

3. Wählen Sie Designs in der Liste

Layout-Designs

aus, um eine Vorschau jedes Designs anzuzeigen.

4. Klicken Sie auf

OK

, um dem aktuellen Layout das ausgewählte Design zuzuweisen.

Beachten Sie folgende Punkte:

1

Wenn Sie das Design eines Layouts ändern, wendet FileMaker Pro auf alle Objekte im Layout die Attribute des neuen Designs mit Ausnahme der folgenden an:

1

Schrift und Schriftgröße aus dem Originallayout oder -design bleiben unverändert.

1

Tasten, die vor FileMaker Pro 12 erstellt wurden, behalten ihre ursprüngliche Formatierung.

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken 87

1

Möglicherweise müssen Sie die Größe von Layoutbereichen und Objekten nach dem Zuweisen eines Designs ändern, damit das Layout korrekt angezeigt wird.

1

Wenn das Layout ähnlich wie Layouts wirken soll, die mit älteren Versionen als

FileMaker Pro 12 erstellt wurden, wählen Sie unter

Basis

das Design

Klassisch

.

1

Wenn Sie ein Layout erstellen, das mit FileMaker Go verwendet werden soll, wählen Sie eines der Touch-Designs.

1

Wenn Sie ein Layout erstellen, das mit Instant Web Publishing verwendet werden soll, wählen

Sie das Design

Klassisch

. In Instant Web Publishing wird nur das Design „Klassisch“ unterstützt.

Einige FileMaker Pro-Funktionen können möglicherweise in Datenbanken, die im Web veröffentlicht sind, nicht angezeigt werden. Weitere Informationen finden Sie im Handbuch FileMaker Instant Web

Publishing und in der FileMaker Knowledge Base (unter http://filemaker-de.custhelp.com/).

1

Sie können spezielle Stile festlegen, nachdem Sie ein Design geändert haben. Wenn Sie jedoch das Design erneut ändern, gehen die speziellen Stile verloren.

Einrichten eines Layouts für den Druck von Datensätzen in Spalten

Sie können ein Layout einrichten, das Datensätze in Spalten druckt bzw. in der Seitenansicht anzeigt, z. B. ein Namens- oder Adressenverzeichnis. Im Unterschied zu einer Listenansicht ordnet ein Liste/Bericht-Layout Felder in Spalten an.

Wenn Sie Datensätze für die Druckausgabe in Spalten einrichten, werden alle Feldwerte

(und -namen, falls angegeben) für einen Datensatz zusammen in einem Block gedruckt (ähnlich einem Etikett). Danach werden die Werte für den nächsten Datensatz als Block gedruckt usw.

Sie können mehrere Spalten im Layoutmodus und in der Seitenansicht sowie im gedruckten

Dokument sehen (nicht im Blättern- oder Suchenmodus).

Sie können wählen, ob Sie Spalten horizontal oder vertikal auf der Seite anordnen.

3

4

1

2

7

8

5

6

5

7

1

3

2

4

6

8

Von oben Von links

Einrichten von Spalten in einem Layout

1. Wählen Sie einen Drucker und Druck- oder Papierformat-Optionen.

FileMaker Pro berücksichtigt den ausgewählten Drucker sowie die Druckoptionen und das

Seitenformat bei der Berechnung von Rändern und anderen Abmessungen im Layout.

2. Erstellen Sie im Layout-Modus ein anderes Layout oder wählen Sie ein Layout aus dem

Layout-Einblendmenü.

Am einfachsten beginnen Sie mit einem leeren Layout oder einem Layout, dessen

Datenbereich keine Objekte enthält.

3. Wählen Sie

Layouts

>

Layouteinstellung

.

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken 88

4. Klicken Sie im Dialogfeld „Layouteinrichtung“ auf das Register

Drucken

, aktivieren Sie

In

<Wert> Spalten drucken

, aktivieren Sie Optionen für die Spalten und klicken Sie auf

OK

.

Ziel

Die Spaltenanzahl festlegen

Die Datensätze in Reihen (von links nach rechts) anordnen

Die Datensätze in Spalten (von oben nach unten) anordnen

Aktion

Geben Sie für

In <

Wert

> Spalten drucken

eine Zahl zwischen 1 und 99 ein.

Aktivieren Sie

Von links nach rechts

.

Verwenden Sie diese Option für Etiketten, um die geringste

Anzahl von Reihen zu verwenden und weniger Etiketten zu verbrauchen.

Aktivieren Sie

Von oben nach unten

.

Verwenden Sie diese Option für Verzeichnisse, die Sie spaltenweise von oben nach unten lesen.

5. Das Layout zeigt die Spalten mit vertikalen Linien an.

6. Platzieren oder ordnen Sie Felder und andere Layoutobjekte so, dass sie in der Beispielspalte links sichtbar sind.

Verwenden Sie Platzhalter oder Felder bzw. Objekte, die angeglichen werden, damit mehr

Daten in die Spalte passen. Mit jeder dieser beiden Funktionen können Felder in den grauen

Bereich der zweiten Spalte reichen und werden Leerräume in den Feldern in der Seitenansicht oder beim Drucken unterdrückt.

Beispielspalte

Spaltenbreiten manuell

ändern durch Ziehen

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken 89

Ändern der Spaltenbreite

Die anfängliche Breite jeder Spalte wird auf der Basis des Papierformats, der Ausrichtung und der eingestellten Ränder berechnet. Um die Breite von Spalten zu ändern, führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

Ziel

Die Spaltenbreiten interaktiv anpassen

Die Spaltenbreiten präzise abmessen und anpassen

Aktion

Ziehen Sie die linke Spaltenbegrenzung (die vertikale gepunktete Linie an der rechten Kante der Beispielspalte) an eine andere Position. Wenn Sie die Spalte verbreitern, sehen Sie einen grauen Bereich, der einen nicht bedruckten

„Bundsteg“ darstellt.

Klicken Sie auf die Schaltfläche

Inspektor

in der Layoutleiste. Klicken Sie auf

Position

. Positionieren Sie den Zeiger auf der rechten Spaltenbegrenzung und halten Sie die Maustaste gedrückt (ohne dabei die Spaltenbreite zu verschieben) und lesen Sie den Wert der

Spaltenbreite

im Bereich „Größe“ ab.

Wenn Sie die Spaltenanzahl ändern, passt FileMaker Pro die Breite der Spalten an die Breite des definierten Papierformats an, ohne die festen Ränder einzubeziehen. Sie müssen evtl. Felder neu ausrichten, damit sie in die Beispielspalte passen.

Weitere Informationen zum Einrichten eines Layouts für den Druck von Datensätzen finden Sie in der Hilfe.

Arbeiten mit Objekten in einem Layout

Ein Objekt ist ein einzelnes Element – ein Feld, ein Textobjekt, ein Graphikobjekt (z. B. eine Ellipse oder ein importiertes Bild), eine Taste, ein Ausschnitt (für die Anzeige von Reihen zusammengehöriger Datensätze), ein Registersteuerelement, ein Diagramm oder ein Web-

Viewer – dessen Größe Sie ändern und das Sie auswählen, verlagern, löschen, kopieren, formatieren und auf andere Weise ändern können. Platzieren Sie Objekte in ein Layout, um dessen Gestaltung optisch zu verbessern.

Für jeden Objekttyp, mit dem Sie arbeiten, verwenden Sie bestimmte Werkzeuge aus der

Statussymbolleiste.

Statussymbolleiste im Layoutmodus (Windows)

Statussymbolleiste im Layoutmodus (Mac OS)

Hinweis

Wenn die Statussymbolleiste oben im Dokumentfenster nicht sichtbar ist, ist die

Statussymbolleiste evtl. ausgeblendet. Stellen Sie sicher, dass Sie sich im Layoutmodus befinden, und klicken Sie dann auf die Statussymbolleisten-Steuerung unten links im Dokumentfenster

(oder wählen Sie

Ansicht

>

Statussymbolleiste

).

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken 90

Verwenden des Inspektors zum Formatieren von Objekten

Im Layoutmodus können Sie mithilfe des Inspektors die Einstellungen für Objekte anzeigen und bearbeiten. Jede Registerkarte betrifft einen anderen Aspekt der Formatierung. Halten Sie den

Mauszeiger auf den Optionen der Register, um eine Beschreibung der Funktion zu sehen.

So öffnen Sie den Inspektor:

1

Klicken Sie auf die Schaltfläche

Inspektor

in der Layoutleiste.

1

Wählen Sie

Ansicht

>

Inspektor

.

Auf die Register klicken,

 um verschiedene Aspekte eines Objekts zu formatieren

Einstellungen für die Position eines Objekts im Layout eingeben

Verankern Sie das Objekt oben, unten, links oder rechts am Fenster

(im Blättern- oder Suchenmodus) oder links oder rechts

(im Seitenansichtsmodus oder beim Drucken).

Einstellungen für die relative

Position eines Objekts und zur

Größenänderung eines Objekts auswählen

Einstellungen für Drucken und

Seitenansicht von Objekten festlegen

Einstellungen für die Arbeit mit dem Raster wählen

Sie können mehrere Inspektorfenster öffnen, um bequemer an einem Layout arbeiten.

Beispielsweise können Sie das Register „Daten“ eines Inspektorfensters und das Register

„Darstellung“ eines anderen Inspektorfensters anzeigen, damit Sie auf die Optionen in beiden

Registern direkt zugreifen können. Um ein weiteres Inspektor-Fenster zu öffnen, wählen

Sie

Ansicht

>

Neuer Inspektor

.

Weitere Informationen über das Verwenden des Inspektors finden Sie in der Hilfe.

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken 91

Verwenden des Inspektors zum Positionieren von Objekten

Verwenden Sie den Inspektor, um Objekte in einem Layout präzise zu positionieren oder ihre

Größe exakt zu ändern. Sie können auch Objekte so einstellen, dass Sie automatisch in der

Größe verändert oder horizontal oder vertikal bewegt werden, wenn das FileMaker Pro-Fenster in der Größe geändert wird: Horizontale Einstellungen gelten auch für den Seitenansichtsmodus und das Drucken, wenn die Seitengröße breiter ist als die Größe des Layouts, das angezeigt bzw. gedruckt wird.

Wenn Layoutobjekte für die Größenänderung eingestellt sind, behalten sie einen konstanten

Abstand von dem Objekt, an dem sie verankert sind. So können Objekte verschoben, erweitert oder zusammengezogen werden, wenn das FileMaker Pro-Fenster in der Größe geändert wird.

Ankerpunkte sind entweder die Layoutränder oder die Ränder des umgebenden Objekts.

Standardmäßig sind Objekte sowohl oben als auch links am Layout bzw. der Seite verankert.

Präzises Positionieren und Verändern der Größe von Objekten

1. Wählen Sie im Layoutmodus eines oder mehrere Objekte aus.

Weitere Informationen finden Sie unter „Auswählen von Objekten“ auf Seite 94.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche

Inspektor

in der Layoutleiste und klicken Sie dann auf

Position

.

3. Geben Sie im Bereich „Position“ einen neuen Wert in eines der Felder ein.

4. Geben Sie einen neuen Wert in eines der folgenden Felder ein.

Feld

Name

Links

Oben

Rechts

Unten

Breite

Höhe

Zeigt an:

Der Name des ausgewählten Objekts (optional). Sie können Objekten und gruppierten

Objekten Namen zuordnen.

Einige Scriptschritte und Funktionen nutzen diese Namen, um anzugeben, welches Objekt zu verwenden ist. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

Abstand von der linken Auswahlkante zur linken Layoutkante.

Abstand von der oberen Auswahlkante zur oberen Layoutkante.

Abstand von der rechten Auswahlkante zur linken Layoutkante.

Abstand von der unteren Auswahlkante zur oberen Layoutkante.

Breite des Objekts.

Höhe des Objekts.

Wenn Sie keinen Wert eingeben können, ist das Feld für das ausgewählte Objekt nicht geeignet (z. B. hat eine horizontale Gerade keine Höhe) oder die Auswahl ist geschützt.

5. Drücken Sie die Eingabetaste oder die Tabulatortaste oder klicken Sie außerhalb des

Inspektors, um die Änderung anzuwenden.

Hinweis

Um die Breite von Spalten zu ändern, führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

1

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Lineal und wählen Sie dann eine Maßeinheit aus dem Kontextmenü.

1

Klicken Sie in die obere rechte Ecke des Dokuments, an der das horizontale und das vertikale Lineal aufeinandertreffen.

1

Klicken Sie im „Inspektor“ auf die Maßeinheit, die neben vielen Optionen angezeigt wird.

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken 92

Größenänderung und Bewegen von Objekten auf dem Layout

Wenn Layoutobjekte für die Größenänderung eingestellt sind, behalten sie einen konstanten

Abstand von dem Objekt, an dem sie verankert sind. So können Objekte verschoben, erweitert oder zusammengezogen werden, wenn das FileMaker Pro-Fenster in der Größe geändert wird.

Ankerpunkte sind entweder die Layoutränder oder die Ränder des umgebenden Objekts.

Standardmäßig sind Objekte sowohl oben als auch links am Layout bzw. der Seite verankert.

So können Objekte in der Größe verändert oder bewegt werden, wenn das FileMaker Pro-Fenster in der Größe geändert wird:

1. Wählen Sie im Layoutmodus eines oder mehrere Objekte im Layout aus.

Weitere Informationen finden Sie unter „Auswählen von Objekten“ auf Seite 94.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche

Inspektor

in der Layoutleiste und klicken Sie dann auf

Position

.

3. Wählen Sie im Bereich „Automatische Größe“ die Linie aus, die die Seite des Objekts anzeigt, das Sie mit dem Layout oder dem umgebenden Objekt verankern wollen.

Linie für die linke Seite des Objekts auswählen, die Sie verankern möchten

Hinweis

Objekte, die sich in umgebenden Objekten in Layouts befinden (wie Felder, die sich in

Registerfeldern oder Ausschnitten befinden), übernehmen nicht die Größenänderungseinstellungen von ihrem umgebenden Objekt.

Wichtig

Mehrere seitlich positionierte oder vertikal gestapelte und an den Rändern links und rechts oder oben und unten verankerte Objekte bewegen bzw. verändern sich relativ zum Rand des Fensters bzw. des umgebenden Objekts, nicht relativ zueinander. Daher behalten nebeneinander liegende Objekte nicht den relativen Abstand untereinander und können sich

überlagern, wenn das Fenster in der Größe geändert wird.

Weitere Informationen zum Einstellen von Objekten für die Größenänderung finden Sie in der Hilfe.

Verwenden von Werkzeugen zur präzisen Positionierung von Objekten

FileMaker Pro bietet mehrere Werkzeuge, um die Größe von Objekten im Layoutmodus präzise einzustellen, sie umzuformen, zu positionieren und auszurichten:

Lineale

Bei eingeblendeten Linealen wird ein horizontales und ein vertikales Lineal am Rand des Layouts angezeigt. Führungslinien auf jedem Lineal verfolgen die Position des Zeigers, während Sie ihn im Layout bewegen.

1

Um die Lineale anzuzeigen, wählen Sie im Layout-Modus

Ansicht

>

Lineale

.

1

Um die Lineale auszublenden, wählen Sie erneut

Ansicht

>

Lineale

.

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken 93

Gitternetz

Durch Einblenden des Gitternetzes wird eine Serie von nichtdruckenden, sich schneidenden horizontalen und vertikalen Linien angezeigt. Das Gitternetz richtet Objekte aus, die Sie erstellen, bewegen oder positionieren oder deren Größe Sie ändern. Das „Einrasten“ von Objekten am

Gitternetz unterstützt Sie bei der präziseren Erstellung und Bearbeitung von Objekten.

Die Gitternetzlinien passen sich der jeweiligen Maßeinheit an.

So blenden Sie das Gitternetz ein oder aus:

1

Klicken Sie im Inspektor auf das Register

Position

. Aktivieren oder deaktivieren Sie im Bereich

„Gitter“ die Option

Gitternetz einblenden

.

1

Wählen Sie

Ansicht

>

Gitter

>

Gitternetz einblenden

. Um das Gitternetz auszublenden, wählen Sie erneut

Gitternetz einblenden

.

Hilfslinien

Hilfslinien unterstützen Sie bei der Ausrichtung von Objekten im selben Layout und über mehrere

Layouts hinweg.

Ziel

Vertikale Hilfslinie erstellen

Aktion

Ziehen Sie aus dem vertikalen Lineal nach unten. (Wenn das Lineal nicht angezeigt ist, wählen Sie

Ansicht

>

Lineale

.)

Horizontale Hilfslinie erstellen Ziehen Sie aus dem horizontalen Lineal nach unten. (Wenn das Lineal nicht angezeigt ist, wählen Sie

Ansicht

>

Lineale

.)

Hilfslinie verschieben Ziehen Sie die Hilfslinie an die neue Position.

Wenn eine Hilfslinie fixiert ist, müssen Sie die Fixierung aufheben, bevor Sie die

Linie bewegen können.

Hilfslinien in anderen Layouts verwenden, die Sie erstellen oder bearbeiten

Hilfslinie sperren

Hilfslinie entfernen

Hilfslinien ein/ausblenden

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Hilfslinie und wählen Sie dann

Hilfslinie auf allen Layouts verwenden

. Eine in allen Layouts verwendete

Hilfslinie wird farblich von einer Hilfslinie unterschieden, die nur im aktuellen

Layout benutzt wird.

Um eine in allen Layouts verwendete Hilfslinie nur im aktuellen Layout zu verwenden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Hilfslinie und wählen

Sie erneut

Hilfslinie auf allen Layouts verwenden

.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Hilfslinie und wählen Sie dann

Hilfslinie sperren

. Eine gesperrte Hilfslinie weist eine andere Farbe als eine ungesperrte Hilfslinie auf.

Um eine Hilfslinie zu entsperren, wählen Sie erneut

Hilfslinie sperren

.

Ziehen Sie eine horizontale Hilfslinie zurück in das horizontale Lineal bzw. eine vertikale Hilfslinie zurück in das vertikale Lineal.

Oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Hilfslinie und wählen Sie dann

Hilfslinie entfernen

.

Um Hilfslinien einzublenden, wählen Sie

Ansicht

>

Hilfslinien

>

Hilfslinien einblenden

. Um Hilfslinien auszublenden, wählen Sie erneut

Hilfslinien einblenden

.

Den „Einrast“-Effekt aktivieren/deaktivieren

Wählen Sie

Ansicht

>

Hilfslinien

>

An Hilfslinien ausrichten

. Um ihn zu deaktivieren, wählen Sie erneut

An Hilfslinien ausrichten

.

Objekte richten sich an Hilfslinien aus, selbst wenn die Hilfslinien ausgeblendet sind.

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken 94

Dynamische Hilfslinien

Wenn Sie Objekte in einem Layout bewegen oder positionieren oder ihre Größe ändern, erscheinen dynamische Hilfslinien neben oder auf den Objekten, damit Sie sie präziser erstellen und bearbeiten können. Dynamische Hilfslinien rasten bei der Bewegung, Größenänderung bzw. Positionierung ebenfalls an den oberen und unteren Begrenzungen und den Mittelpunkten von Objekten ein.

Dynamische Hilfslinien

So verwenden Sie dynamische Hilfslinien:

1

Um dynamische Hilfslinien zu aktivieren, wählen Sie im Layoutmodus

Ansicht

>

Dynamische

Hilfslinien

.

1

Um dynamische Hilfslinien zu deaktivieren, wählen Sie im Layoutmodus erneut

Ansicht

>

Dynamische Hilfslinien

.

Bildschirmschablonen

Sie können Hilfslinien einblenden, die Ihnen bei der optimalen Gestaltung von Layouts für iPad, iPhone und gängige Desktop-Auflösungen helfen. Sie können auch Bildschirmschablonen mit speziellen Maßen erstellen.

Um eine Bildschirmschablone anzuzeigen, klicken Sie auf den Pfeil auf

Bildschirmschablone

Wählen Sie dann in der Layoutleiste eine Größe aus der Dropdown-Liste. Sie können mehrere Bildschirmschablonen gleichzeitig im selben Layout öffnen. Um eine

Bildschirmschablone zu erstellen, wählen Sie

Eigene Größe

aus dem Menü.

Lineale

Hilfslinien

Bildschirmschablone

Auswählen von Objekten

Um mit einem Objekt in einem Layout zu arbeiten, müssen Sie es zunächst im Layoutmodus auswählen. Das ausgewählte Objekt ist von kleinen Quadraten, sogenannten Aktivpunkten, umgeben.

Aktivpunkte umgeben ein ausgewähltes

Objekt

Hinweis

Wenn die Aktivpunkte eines Objekts als angezeigt werden, ist das Objekt geschützt.

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken 95

Um ein Objekt auszuwählen, klicken Sie auf den Auswahlpfeil in der Statussymbolleiste.

Der Zeiger nimmt die Form eines Pfeils an. Führen Sie dann eine der folgenden Aktionen aus.

Auswählen:

Ein Objekt

Mehrere Objekte gleichzeitig

Vorgehensweise im Layoutmodus:

Klicken Sie mit dem Auswahlpfeil auf das Objekt. (Falls das Objekt transparent ist, klicken

Sie auf seine Begrenzung.)

Ziehen Sie mit dem Auswahlpfeil einen Auswahlrahmen auf, der die Objekte vollständig einschließt. (Wenn Sie während des Ziehens Strg (Windows) oder 2 (Mac OS) gedrückt halten, muss der Auswahlrahmen die Objekte nicht vollständig umgeben.)

Oder halten Sie die Umschalttaste gedrückt, während Sie auf jedes Objekt einzeln klicken.

Alle Objekte im Layout Wählen Sie

Bearbeiten

>

Alles auswählen

.

Alle Objekte desselben

Typs (z. B. sämtliche

Textobjekte oder

Rechtecke)

Klicken Sie auf das Werkzeug für den auszuwählenden Objekttyp, und wählen Sie dann

Bearbeiten

>

Alles auswählen

. Diese Methode wählt keine Schaltflächen aus.

Oder klicken Sie mit dem Auswahlpfeil auf ein Feld, halten Sie dann Umschalt (Windows) bzw. Option (Mac OS) gedrückt und wählen Sie

Bearbeiten

>

Alles auswählen

(Windows) bzw.

Gleiches auswählen

(Mac OS).

Alle Felder

Ein Ausschnitt

Klicken Sie mit dem Auswahlpfeil auf ein Feld, halten Sie dann Umschalt (Windows) bzw.

Option (Mac OS) gedrückt und wählen Sie

Bearbeiten

>

Alles auswählen

(Windows) bzw.

Gleiches auswählen

(Mac OS).

Klicken Sie mit dem Auswahlpfeil auf die Begrenzung eines Ausschnitts oder einen anderen Bereich innerhalb des Ausschnitts, der kein Feld oder Objekt enthält.

Weitere Informationen zur Erstellung und der Arbeit mit Registersteuerelementen finden

Sie in der Hilfe.

Registersteuerelemente,

Registerfelder und

Objekte in

Registerfeldern

Deaktivieren ausgewählter Objekte

Klicken Sie in einen leeren Bereich des Layouts oder auf ein beliebiges Werkzeug in der

Statussymbolleiste. Oder halten Sie die Umschalttaste gedrückt, während Sie auf ausgewählte Objekte klicken.

Weitere Informationen zum Arbeiten mit Objekten in einem Layout finden Sie in der Hilfe.

Arbeiten mit Feldern in einem Layout

Nachdem Sie ein Layout erstellt haben, können Sie Felder hinzufügen, unerwünschte Felder entfernen, die Einstellungen für in die Felder eingegebene Daten bestimmen und das Format festlegen, in dem die Daten angezeigt werden sollen.

Felder in einem Layout sind Objekte, die Sie auswählen, verlagern, skalieren und umformen können. Im Layoutmodus zeigt jedes Feld seinen Feldnamen formatiert mit Attributen für Schrift,

Größe, Stil, Ausrichtung, Zeilenabstand und Farbe an. Alle Felder mit Ausnahme von Containerfeldern zeigen anhand von Grundlinien an, wo die Daten im Blätternmodus erscheinen, und helfen Ihnen damit, die Felder miteinander auszurichten.

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken 96

Feldbeschriftung

Felder zeigen

Feldnamen an.

Grundlinie

Hinweis

Ein Feld, das nicht in einem Layout erscheint, existiert dennoch in der Datenbank und seine Daten lassen sich für Berechnungen und Auswertungen verwenden.

Platzieren und Entfernen von Feldern in einem Layout

Sie können ein Feld an beliebiger Stelle und beliebig oft in einem Layout platzieren. (Sie können

nur Felder platzieren, die definiert wurden. Weitere Informationen finden Sie unter „Erstellen und

Ändern von Feldern“ auf Seite 67.)

Sie erzielen unterschiedliche Ergebnisse, wenn Sie dasselbe Feld an unterschiedliche Positionen im Layout platzieren. Beispiel:

1

Fügen Sie dasselbe Statistikfeld einem Bereich für Zwischenergebnisse hinzu, um Summen für jede Gruppe sortierter Datensätze zu berechnen, und einem Bereich für Gesamtergebnis,

 um Summen für alle Datensätze in einer Tabelle zu erhalten.

1

Fügen Sie einem Kopf- oder Fußbereich ein Feld hinzu, um Daten vom ersten oder letzten

Datensatz auf der Seite als Kopf- bzw. Fußzeile zu wiederholen. (Fügen Sie z. B. das Feld

„Nachname“ in den Kopfbereich eines Verzeichnisses ein.)

1

Fügen Sie dasselbe Bezugsfeld direkt in ein Layout ein, um den Wert des Felds im ersten

Bezugsdatensatz zu sehen, oder in einen Ausschnitt, um Werte mehrerer Bezugsdatensätze zu sehen. (Ein Ausschnitt ist ein Layoutobjekt, das Datensätze aus Bezugstabellen anzeigt.)

Feld in einem Layout platzieren

1. Wählen Sie im Layoutmodus das Layout, an dem Sie arbeiten wollen, aus dem Layout-

Einblendmenü.

2. Sie haben folgende Möglichkeiten:

1

Ziehen Sie ein Feld vom

Feldwerkzeug

in der Statussymbolleiste an die gewünschte

Position im Layout. Während Sie das Feld in das Layout ziehen, sehen Sie eine Begrenzung und Grundlinien, die Ihnen die Ausrichtung des Felds mit anderen Objekten im Layout erleichtern. Lassen Sie die Maustaste los, wenn sich das Feld an der gewünschten Position befindet.

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken 97

1

Um ein Feld hinzuzufügen und seine Größe zu ändern, klicken Sie auf das

Feld/Steuerelement

-

Werkzeug

in der Statussymbolleiste aus. Ziehen Sie das

Fadenkreuz, um das Feld zu zeichnen.

1

Wenn Sie Felddaten als Einblendliste, Einblendmenü, Markierungs- oder Optionsfelder oder

Einblendkalender anzeigen wollen, klicken Sie auf den Pfeil neben dem

Feld/Steuerelement

-

Werkzeug

(Windows) bzw. klicken Sie auf das

Feld/Steuerelement

-

Werkzeug

(Mac OS) und wählen Sie dann den Typ des Felds bzw. der Steuerung aus, die dem Layout hinzugefügt werden soll. Ziehen Sie das Fadenkreuz, um das Feld zu zeichnen. Wie eine

Werteliste für das Feld erstellt wird, erfahren Sie unter „Einrichten von Markierungsfeldern und anderen Steuerelementen in einem Layout“ auf Seite 98.

Hinweis

Wenn Sie ein Bezugsfeld in einen Ausschnitt setzen, positionieren Sie es in der ersten Zeile des Ausschnitts. Stellen Sie sicher, dass jedes Feld im Ausschnitt aus derselben

Bezugstabelle stammt, für die der Ausschnitt zur Anzeige von Datensätzen eingerichtet ist.

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

3. Wählen Sie im Dialogfeld „Feld angeben“ das zu platzierende Feld.

Um ein Feld aus einer anderen Tabelle zu platzieren, die Tabelle wählen

Das hinzuzufügende

Feld wählen

Aktivieren, um den

Feldnamen als

Feldbeschriftung zu verwenden

Klicken, um das Dialogfeld

„Datenbank verwalten“ zu öffnen

Sie können ein Feld in einer anderen Tabelle wählen, indem Sie die Tabelle aus der

Tabellenliste über der Feldliste wählen. Wählen Sie dann ein Feld aus der Feldliste. Sie können auch in der Tabellenliste

Datenbank verwalten

wählen oder auf klicken, um eine

Beziehung oder Tabelle anzulegen (siehe „Erstellen von Beziehungen“ auf Seite 122).

4. Wählen Sie

Feldbeschriftung erstellen

, um den Feldnamen als Text in das Layout aufzunehmen.

5. Klicken Sie auf

OK

.

Der Feldname wird im Layout im entsprechenden Feld angezeigt, es sei denn, Sie haben die

Anzeige von Beispieldaten aus dem aktuellen Datensatz aktiviert (

Ansicht

>

Einblenden

>

Beispieldaten

). Felder aus Bezugstabellen werden als

::Feldname

(mit zwei vorangestellten

Doppelpunkten) angezeigt.

Ersetzen eines Felds durch ein anderes Feld

Doppelklicken Sie im Layoutmodus auf das Feld, wählen Sie dann im Dialogfeld „Feld angeben“ einen anderen Feldnamen aus und klicken Sie auf

OK

.

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken 98

Entfernen eines Felds aus einem Layout

Klicken Sie im Layout-Modus auf das Feld, um es auszuwählen, und drücken Sie dann die

Rück- oder Löschtaste oder wählen Sie

Bearbeiten

>

Löschen

. Durch Entfernen eines Felds

 aus einem Layout werden das Feld und seine Daten nicht aus Ihrer Datenbank gelöscht.

Einrichten von Markierungsfeldern und anderen Steuerelementen in einem

Layout

Sie können Felder so formatieren, dass sie Werte als Einblendlisten, Einblendmenüs,

Markierungsfelder, Optionsfelder oder Einblendkalender anzeigen. Sie können Felder auch so einstellen, dass sie durch das Vorschlagen möglicher Werte bei der Dateneingabe in das Feld automatisch ausgefüllt werden. Alle diese Optionen helfen bei der Dateneingabe.

So stellen Sie ein Feld ein, um ein Einblendmenü, Markierungsfelder oder andere Steuerelemente anzuzeigen:

1. Wählen Sie das Feld im Layout-Modus aus:

1

Wenn sich das Feld noch nicht auf dem Layout befindet, siehe „Platzieren und Entfernen von

Feldern in einem Layout“ auf Seite 96.

1

Wenn das Feld noch nicht definiert wurde, wählen Sie

Datei

(Windows) bzw.

Ablage

(Mac OS) >

Datenbank verwalten

, um ein neues Feld zu definieren.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche

Inspektor

in der Layoutleiste und klicken Sie dann auf

Daten

.

3. Wählen Sie im Bereich „Feld“ den gewünschten

Steuerelementstil

:

1

Bearbeitungsfeld

1

Einblendliste

1

Einblendmenü

1

Markierungsfelder

1

Optionsfelder

1

Einblendkalender

Verwenden Sie z. B. Optionsfelder, um eine Werteliste häufig verwendeter Text-, Zahlen-,

Datums- oder Zeitwerte anzuzeigen. Bei der Dateneingabe können Benutzer aus den definierten Werten wählen, anstatt die Daten selbst eingeben zu müssen.

Land

Bei der Dateneingabe aus einer Werteliste wählen

Mit dem Feld „Land“ verknüpfte Werteliste

Wenn Sie die verschiedenen Steuerelementstile wählen, passen sich die Optionen im

Inspektor entsprechend an.

4. Wählen Sie die gewünschte Werteliste aus der Liste

Werte von

.

Um eine Werteliste zu erstellen, klicken Sie auf das Symbol neben der Liste

Werte von

.

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken 99

5. Wählen Sie bei Bedarf Optionen aus der Werteliste.

Falls Sie für

Steuerelementstil

die Option

Einblendliste

gewählt haben, können Sie

Mit Pfeil, um Liste ein- bzw. auszublenden

aktivieren, wenn das Feld als Kombinationsfeld formatiert werden soll. Ein Pfeilsteuerelement wird im Feld angezeigt. Benutzer klicken auf den Pfeil oder drücken Esc, um die Einblendliste ein- oder auszublenden.

Um Benutzern die Eingabe von Werten zu erlauben, die nicht in der Werteliste definiert sind, aktivieren Sie

„Bearbeitung der Werteliste zulassen“ oder „Eingabe anderer Werte zulassen“

.

Um Felder so einzustellen, dass sie mögliche Entsprechungen vorschlagen, während der

Benutzer tippt, wählen Sie

Über zuvor eingegebene Werte automatisch ausfüllen

oder

Über Werteliste automatisch ausfüllen

.

6. Um Daten aus einem anderen Feld anzuzeigen, klicken Sie auf das Symbol neben

Daten anzeigen von

.

Wählen Sie im Dialogfeld „Feld angeben“ das Feld, dessen Daten angezeigt werden sollen.

Wählen Sie

Feldbeschriftung erstellen

, um den Feldnamen als Text in das Layout aufzunehmen. Klicken Sie auf

OK

.

7. Speichern Sie das Layout.

Weitere Informationen zum Erstellen von Wertelisten und Festlegen von Optionen für den

Steuerelementstil finden Sie in der Hilfe.

Festlegen der Position von Bezugsfeldern

Sie können Bezugsfelder direkt in Layouts oder in Ausschnitte platzieren.

1

Direkt in Layouts: Platzieren Sie Bezugsfelder direkt in ein Layout, um Daten aus dem ersten

Bezugsdatensatz anzuzeigen, selbst wenn mehrere Bezugsdatensätze die Kriterien der

Beziehung erfüllen. (Welcher Bezugsdatensatz als Erster angezeigt wird, hängt davon ab, ob

die Beziehung eine Sortierfolge festlegt.) Weitere Informationen finden Sie unter „Erstellen von

Beziehungen“ auf Seite 122.

1

In Ausschnitten: Sie können Bezugsfelder in einen Ausschnitt in einem Layout platzieren,

 um Daten aus allen Bezugsdatensätzen anzuzeigen, die die Kriterien der Beziehung erfüllen.

Beispiele für das Platzieren von Bezugsfeldern in Ausschnitten finden Sie in der Hilfe.

Hinweis

Bevor Sie Ihrem Layout ein Bezugsfeld hinzufügen, machen Sie sich bitte vertraut mit

den Konzepten in Kapitel 4, „Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien“.

Erläuterung von Platzhaltern

Verwenden Sie Platzhalter, um Felddaten und Text in Dokumenten wie Serienbriefen, Etiketten,

Briefumschlägen oder Verträgen zu kombinieren. Sie können Platzhalter in Textblöcken erstellen, um statischen Text und Felddaten zusammen zu verwenden.

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken 100

Platzhalter passen sich der jeweiligen Textmenge im Feld für jeden Datensatz an. Beispiel:

1

Wenn sich z. B. der Platzhalter <<Vorname>> zwischen dem Text „Lieber“ und einem Komma befindet (in anderen Worten

Lieber <<Vorname>>,

), zeigt FileMaker Pro

Lieber Frank,

wenn das Feld „Vorname“ den Namen

Frank

enthält.

1

Wenn der Platzhalter sich in einer eigenen Zeile befindet (z. B. ein leeres Feld für

„Adresszeile 2“ in einem Etikett), entfernt FileMaker Pro die Leerzeile aus dem Textblock.

FileMaker Pro verwendet Platzhalter beim Erstellen von Etiketten- und Briefumschlaglayouts.

Hinweis

Sie können auch eine Platzhaltervariable verwenden, um Daten anzuzeigen. Weitere

Informationen finden Sie in der Hilfe.

Formatieren von Felddaten in einem Layout

Steuern Sie mithilfe der FileMaker Pro-Feldformate das Erscheinungsbild von Daten in einem

Layout. Die Formate, die Sie festlegen, ändern nicht die Daten, wie sie in der Datenbank gespeichert sind. Sie können bei jedem Platzieren eines Felds im Layout andere Formate angeben (gleichgültig, ob es im selben oder einem anderen Layout ist). Wenn Sie z. B.

–5123

in ein Zahlenfeld eingeben, können Sie es an einer Stelle als

–€5.123,00

formatieren und an einer anderen Stelle als

<5123>

.

Hinweis

Wenn Sie keine Formate festlegen, zeigt FileMaker Pro Zahlen und Datums- und

Zeitangaben basierend auf den Systemformaten an, die in den Ländereinstellungen in der

Systemsteuerung (Windows) bzw. im Bereich „Landeseinstellungen“ der Systemeinstellungen

(Mac OS) beim Anlegen der Datei eingestellt waren.

Festlegen von Textformaten für Felder

Im Layoutmodus können Sie eine Reihe von Textattributen für jedes Feld einstellen. Alle Zeichen in dieser Instanz des Felds (einschließlich aller Wiederholungen in Wiederholfeldern) weisen dieselben Schrift-, Größen-, Stil-, Farb-, Zeilenabstands-, Tabulator- und Absatzeinstellungen auf.

Hinweis

Sie können Zeichen in Textfeldern im Blätternmodus formatieren (z. B. ein Wort zur

Hervorhebung kursiv oder unterstrichen darstellen). Im Gegensatz zu Formaten, die im

Layoutmodus festgelegt wurden, wird diese Formatierung mit den Daten gespeichert und Sie sehen sie in jedem Layout, das dieses Feld enthält.

1. Wählen Sie im Layoutmodus ein oder mehrere Felder aus.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche

Inspektor

in der Layoutleiste und klicken Sie dann auf

Darstellung

.

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken 101

3. Wählen Sie die gewünschten Formate aus.

Verwenden Sie den Bereich „Text“, um Stil, Größe, Schriftart oder Farbe des Texts zu formatieren oder den Text hervorgehoben, fett, kursiv oder unterstrichen darzustellen.

Verwenden Sie den Bereich „Absatz“, um Absatzausrichtung, -einzüge und Zeilenabstand für

Felder festzulegen. Verwenden Sie den Abschnitt „Tabulatoren“, um Tabulatorstopps zu setzen und auszurichten und ein Füllzeichen zu erstellen, das die Breite des Tabulators füllt.

Text hervorheben

Schrift, Textgröße, -stil und -farbe angeben

Vertikale und horizontale

Ausrichtung,

Zeilenabstand und

Absatzeinzüge festlegen

Tabulatorposition und ausrichtung festlegen

Geben Sie ein

Füllzeichen für den

Abstand bis zum

Tabulator ein.

4. Drücken Sie die Eingabetaste oder die Tabulatortaste oder klicken Sie außerhalb des

Inspektors, um die Änderung anzuwenden.

Weitere Informationen zum Festlegen von Textformaten für Felder finden Sie in der Hilfe.

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken 102

Festlegen von Formaten für Felder, die Zahlen enthalten

Sie können steuern, wie FileMaker Pro die Werte in Zahlenfeldern, in Formelfeldern mit

Zahlenergebnis und in Statistikfeldern anzeigt.

1. Wählen Sie im Layoutmodus eines oder mehrere Felder aus, die numerische Werte anzeigen.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche

Inspektor

in der Layoutleiste und klicken Sie dann auf

Daten

.

3. Klicken Sie im Bereich „Datenformatierung“ auf

Zahl

.

4. Wählen Sie das gewünschte Zahlenformat aus der Liste

Format

und wählen Sie dann zusätzliche Formate für das Zahlenfeld.

Die angezeigten Optionen hängen vom ausgewählten Format ab.

Optionen für Boolesche Werte oder Dezimalzahlen, Währung und Prozent aktivieren

Optionen für

Währung und negative Werte einstellen

Optionen für die Anzeige verschiedener japanischer

Zahlentypen festlegen

5. Drücken Sie die Eingabetaste oder die Tabulatortaste oder klicken Sie außerhalb des

Inspektors, um die Änderung anzuwenden.

Weitere Informationen zum Festlegen von Formaten für Felder, die Zahlen enthalten, finden Sie in der Hilfe.

Festlegen von Formaten für Datumsfelder

Sie können steuern, wie FileMaker Pro die Werte in Zahlenfeldern und in Formelfeldern mit

Zahlenergebnis anzeigt.

Wichtig

Unabhängig von der Formatierung eines Datumsfelds im Layoutmodus zeigt FileMaker Pro das Datum mit einer vierstelligen Jahreszahl, wenn Sie in das Feld klicken oder es per Tabulatortaste aktivieren. Es wird empfohlen, dass Sie Datumswerte immer mit vierstelligen Jahreszahlen eingeben.

Zweistellig eingegebene Jahreszahlen werden in vierstellige Jahresangaben konvertiert. Weitere

Informationen finden Sie unter „Konvertierung von Datumsangaben mit zweistelligen Jahreszahlen“ in der Hilfe.

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken 103

1. Wählen Sie im Layoutmodus eines oder mehrere Datumsfelder oder Formelfelder mit

Datumsergebnis aus.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche

Inspektor

in der Layoutleiste und klicken Sie dann auf

Daten

.

3. Klicken Sie im Bereich „Datenformatierung“ auf

Datum

.

4. Wählen Sie das gewünschte Datumsformat aus der Liste

Format

und wählen Sie dann zusätzliche Formate für das Datumsfeld.

Wählen Sie

Optionen für Tag,

Monat, Jahr und

Trennzeichen.

Optionen für die Anzeige von japanischen

Datumsangaben wählen

5. Drücken Sie die Eingabetaste oder die Tabulatortaste oder klicken Sie außerhalb des

Inspektors, um die Änderung anzuwenden.

Weitere Informationen zum Festlegen von Formaten für Datumsfelder finden Sie in der Hilfe.

Festlegen von Formaten für Zeitfelder

Sie können steuern, wie FileMaker Pro Zeitangaben in Feldern anzeigt.

1. Wählen Sie im Layoutmodus ein oder mehrere Zeitfelder oder Formelfelder mit Zeitergebnis aus.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche

Inspektor

in der Layoutleiste und klicken Sie dann auf

Daten

.

3. Klicken Sie im Bereich „Datenformatierung“ auf

Zeit

.

4. Wählen Sie das gewünschte Zeitformat aus der Liste

Format

und wählen Sie dann zusätzliche

Formate für das Zeitfeld.

Wenn Sie die Sekundenkomponente so formatieren wollen, dass Sekundenbruchteile angezeigt werden, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort. Wenn Sie die Sekundenkomponenten nicht formatieren möchten, fahren Sie mit Schritt 6 fort.

5. Klicken Sie auf

Zahl

im Datenformatierungsbereich und aktivieren Sie dann die gewünschten Formatierungsoptionen.

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken 104

Nur zwei Optionen beeinflussen die Anzeige der Sekundenkomponente:

Feste Anzahl an

Dezimalstellen

und

Dezimalzeichen

(rechts neben

Trennzeichen

). Die übrigen Optionen haben keine Wirkung.

Wählen Sie, ob

Zeitwerte wie eingegeben, in einem vordefinierten Format oder in einem von Ihnen festgelegten Format erscheinen sollen.

Optionen für die Anzeige von japanischen

Zeitangaben wählen

6. Drücken Sie die Eingabetaste oder die Tabulatortaste oder klicken Sie außerhalb des

Inspektors, um die Änderung anzuwenden.

Weitere Informationen zum Festlegen von Formaten für Zeitfelder finden Sie in der Hilfe.

Festlegen von Formaten für Zeitstempelfelder

Sie können steuern, wie FileMaker Pro Zeitstempelwerte in Feldern anzeigt. Sie formatieren ein

Zeitstempelfeld, indem Sie seine drei Komponenten separat formatieren: Datum, Uhrzeit (ohne

Sekundenangabe) und Sekunden (einschließlich Sekundenbruchteile).

1. Wählen Sie im Layoutmodus ein oder mehrere Zeitstempelfelder oder Formelfelder mit

Zeitstempelergebnis aus.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche

Inspektor

in der Layoutleiste und klicken Sie dann auf

Daten

.

3. Um die Datumskomponente zu formatieren, klicken Sie im Bereich „Datenformatierung“ auf

Datum

und aktivieren Sie dann die gewünschten Formatoptionen.

4. Um die Zeitkomponente (ohne Sekundenangabe) zu formatieren, klicken Sie im Bereich

„Datenformatierung“ auf

Zeit

und aktivieren Sie dann die gewünschten Formatoptionen.

5. Um die Komponente für Sekunden und Sekundenbruchteile zu formatieren, klicken Sie im

Bereich „Datenformatierung“ auf

Zahl

und aktivieren Sie dann die gewünschten

Formatoptionen.

Nur zwei Optionen beeinflussen die Anzeige der Sekundenkomponente:

Feste Anzahl an

Dezimalstellen

und

Dezimalzeichen

(rechts neben

Trennzeichen

). Die übrigen Optionen haben keine Wirkung.

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken 105

6. Drücken Sie die Eingabetaste oder die Tabulatortaste oder klicken Sie außerhalb des

Inspektors, um die Änderung anzuwenden.

Hinweis

Sie müssen Formate für die Datums- und die Zeitkomponenten angeben, bevor die

Formatierung angewendet wird. Wenn Sie

Wie eingegeben

für

Datum

oder

Zeit

aktivieren, werden Daten im Zeitstempel-Feld so angezeigt, wie sie eingegeben wurden.

Weitere Informationen zum Festlegen von Formaten für Zeitstempelfelder finden Sie in der Hilfe.

Festlegen von Formaten für Containerfelder

Sie können steuern, wie FileMaker Pro Bilder und Dateisymbole in Containerfeldern anzeigt.

Hinweis

Die folgenden Anleitungen gelten auch für das Formatieren von Grafikobjekten, die Sie direkt in ein Layout einfügen.

1. Wählen Sie im Layoutmodus ein oder mehrere Containerfelder oder eingefügte Grafiken aus.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche

Inspektor

in der Layoutleiste und klicken Sie dann auf

Daten

.

3. Klicken Sie im Bereich „Datenformatierung“ auf

Grafik

und wählen Sie dann die gewünschten Formate aus.

Wählen Sie, wie die Grafik in den Rahmen eingefügt werden soll.

Horizontale Ausrichtung der Grafik im Feld wählen

Vertikale Ausrichtung der Grafik im Feld wählen

Anzeige von Fotos und interaktiven Medien wählen

Weitere Informationen zum Festlegen von Formaten für Containerfelder finden Sie in der Hilfe.

Formatieren von Feldern und Text für vertikales Schreiben

Wenn Ihr Betriebssystem für die Unterstützung japanischer Texteingabe konfiguriert ist, können

Sie Feld- und Textobjekte so formatieren, dass sie japanischen Text in vertikaler Schreibweise anzeigen. In der vertikalen Schreibweise werden Zeichen von oben nach unten angezeigt und gelesen und die Textspalten verlaufen von rechts nach links. Dies ist nützlich beim Drucken von

Adressen auf Etiketten.

Wenn Sie eines oder mehrere Felder auswählen und dann

Format

>

Ausrichtung

>

Seitlich

(nur asiatischer Text)

wählen, werden die Zeichen im Feld um 90 Grad gegen den Uhrzeigersinn gedreht. Das Feld selbst wird nicht gedreht. Um die ausgewählten Felder zu drehen, wählen Sie

Anordnen

>

Drehen

.

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken 106

Abhängig davon, wie der Text gedruckt werden soll, sollten Sie die Seitenausrichtung des Layouts

ändern. Wählen Sie hierfür

Datei

>

Drucker einrichten

(Windows) bzw.

Ablage

>

Papierformat

(Mac OS) und ändern Sie die Ausrichtung in

Hochformat

oder

Querformat

.

Weitere Informationen über das Formatieren von Feldern und Text für Schreiben in vertikaler

Richtung finden Sie in der Hilfe.

Gestatten oder Verhindern der Dateneingabe in Felder

Sie können die Eingabe in ein Feld erlauben oder verhindern. Sie können z. B. die Eingabe in ein

Feld beschränken, das eine fortlaufende Nummer enthält, damit das Feld nicht geändert werden kann. Sie können separate Eingabeoptionen für den Blättern- und den Suchenmodus festlegen, wodurch Sie auch fortlaufende Nummern finden können, selbst wenn sie sich nicht eingeben lassen.

Wenn Sie die Eingabe in ein Feld gestatten, können Sie auch steuern, ob der gesamte Feldinhalt ausgewählt wird, wenn Sie im Blättern- oder Suchenmodus per Klick oder Tabulatortaste in das

Feld wechseln. Anderenfalls platziert FileMaker Pro die Einfügemarke hinter das letzte Zeichen in dem Feld.

1. Wählen Sie im Layoutmodus ein oder mehrere Felder aus.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche

Inspektor

in der Layoutleiste und klicken Sie dann auf

Daten

.

3. Wählen Sie im Bereich „Verhalten“ für

Feldeingabe

die folgenden Optionen:

Ziel

Die Eingabe in ein Feld im Blätternmodus verhindern

Die Eingabe in ein Feld im Suchenmodus verhindern

Den gesamten Feldinhalt auswählen, wenn das Feld aktiviert wird

Aktion

Deaktivieren Sie den

Blätternmodus

.

Deaktivieren Sie den

Suchenmodus

.

Wählen Sie

Bei Aktivierung gesamten Feldinhalt auswählen

.

Weitere Informationen zum Arbeiten mit Feldern in einem Layout finden Sie in der Hilfe.

Arbeiten mit Bereichen in einem Layout

FileMaker Pro-Layouts sind in Layoutbereiche gegliedert, d. h. Abschnitte im Layout, die bestimmen, wie Daten in einem Feld behandelt und angezeigt werden. Mithilfe von Bereichen können Sie steuern, wie FileMaker Pro Daten druckt, z. B.:

1

einmal für jeden Datensatz,

1

nur am Beginn jeder Seite,

1

nur vor oder nach Gruppen sortierter Datensätze (z. B. um Teilsummen für jede

Datensatzgruppe anzuzeigen).

Jedes Layout muss mindestens einen Bereich enthalten. Layoutbereiche können Felder, Ausschnitte,

Tasten, Text, Diagramme und andere Objekte enthalten. Im Layoutmodus markieren graue horizontale

Linien die Trennung zwischen Layoutbereichen (Bereichsgrenzen) und der Bereichsname erscheint am linken Rand des Layouts oder direkt im Bereich über der Bereichsgrenze.

Bereichen werden Stile zugewiesen, die durch das Design des Layouts definiert sind. Mithilfe des

Inspektors können Sie Bereichsstile anpassen.

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken 107

Der Assistent für neue Layouts/neue Berichte erstellt auf der Basis der gewählten Optionen automatisch die geeigneten Layoutbereiche. Sie können Layoutbereiche nach Beenden des

Assistenten wie erforderlich hinzufügen, ändern oder löschen. (Informationen hierzu finden Sie

unter „Erstellen von Layouts und Berichten“ auf Seite 81.)

Kopfbereich

Datenbereich

Zwischenergebnis

Nachgestelltes

Gesamtergebnis

Fußbereich

Eine Teilauswertung unter dem Datenteil summiert Daten für jede Datensatzgruppe, sortiert nach dem Schlüsselfeld (Verkäufer).

Nachgestelltes Gesamtergebnis

Verkäufer

David Michaels

David Michaels

David Michaels

David Michaels

Sophie Tang

Sophie Tang

Sophie Tang

Artikel

FB3

FB4

FB1

FB5

FB6

FB7

FB2

Umsatzbericht

Menge

1

1

2

3

Gesamt

Summe

32,25 €

17,50 €

19,90 €

52,50 €

93,85 €

2

5

2

Gesamt

39,00 €

77,50 €

45,00 €

161,00 €

Endsumme 225,35 €

Fußbereich

Bäckerei-Favorit Vertraulich Juni 2014

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken 108

Erläuterung von Layoutbereichstypen

Die folgende Tabelle beschreibt die Layoutbereichstypen.

Layoutbereich Beschreibung

Kopf 1. Seite Erscheint nur einmal am Beginn des ersten Fensters bzw. der ersten Seite und ersetzt den normalen

Kopfbereich (falls einer festgelegt ist). Kann in Berichten verwendet werden, um eine separate

Titelseite zu drucken. Ein Layout kann nur einen Kopf 1. Seite enthalten.

Kopfbereich Erscheint am Beginn jedes Fensters bzw. jeder Seite (außer Sie haben einen Kopf 1. Seite festgelegt, der den Kopfbereich auf der ersten Seite ersetzt). Verwendet für Titel oder

Spaltenüberschriften (in Listenberichten). Ein Layout kann nur einen Kopfbereich enthalten.

Datenbereich Jedes Objekt, das Sie dem Datenbereich hinzufügen, einschließlich Felder, Textobjekte und

Grafiken, erscheint einmal für jeden aufgerufenen Datensatz. Ein Layout kann nur einen

Datenbereich enthalten.

Fußbereich Erscheint am unteren Rand jedes Fensters bzw. jeder Seite (außer Sie fügen einen Fuß 1. Seite hinzu). Ein Layout kann nur einen Fußbereich enthalten.

Fuß 1. Seite Erscheint nur einmal am unteren Rand des ersten Fensters bzw. der ersten Seite und ersetzt den normalen Fußbereich (falls einer festgelegt ist). Ein Layout kann nur einen Fuß 1. Seite enthalten.

Um Statistikdaten in ein Layout aufzunehmen (z. B. Teilsummen, Gesamtsummen, Mittelwerte,

Anzahl usw.), platzieren Sie Statistikfelder in Layoutbereiche für Zwischen- oder Gesamtergebnisse

(weitere Informationen finden Sie unter „Erstellen von Statistikfeldern“ auf Seite 72). Mögliche

Statistikbereiche sind Bereiche für Gesamtergebnis und Bereiche für Zwischenergebnisse.

1

Ein Bereich für Gesamtergebnis enthält in der Regel ein oder mehrere Statistikfelder, die

Auswertungsinformationen (wie Summen) über alle aufgerufenen Datensätze anzeigen.

1

Ein Bereich für Zwischenergebnisse enthält in der Regel eines oder mehrere Statistikfelder,

 die Zwischenergebnisdaten (wie Teilsummen) über eine Untergruppe von Datensätzen anzeigen. Die Datensätze werden gruppiert (sortiert) nach Werten in einem anderen Feld,

 dem Gruppierfeld. Immer wenn sich der Wert des Gruppierfelds ändert, fügt FileMaker Pro den

Bereich für Zwischenergebnisse ein. Bereiche für Zwischenergebnisse werden in der Tabellen- und Listenansicht angezeigt, wenn nach Gruppierfeldern sortiert wurde, und werden dynamisch aktualisiert, wenn Sie die Daten in der Datei ändern.

Weitere Informationen zum Arbeiten mit Layoutbereichen finden Sie in der Hilfe.

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken 109

Erstellen und Bearbeiten von Diagrammen

Sie können in FileMaker Pro verschiedene Arten von Diagrammen erstellen, um Daten grafisch zu vergleichen. Bevor Sie ein Diagramm erstellen, überlegen Sie, was Sie beim Datenvergleich betonen möchten, und wählen Sie dann den FileMaker Pro-Diagrammtyp, der den Vergleich deutlich zeigt.

Verwenden

Säulendiagramm (vertikal) oder Säulendiagramm

(horizontal)

Ziel

Vergleich von Steigerungen und Verringerungen, höchstem mit niedrigstem Wert,

Anzahlen oder Häufigkeiten. Zeigen beispielsweise den Monatsumsatz für mehrere

Produkte.

Gestapeltes

Säulendiagramm

(vertikal) oder gestapeltes

Balkendiagramm

(horizontal)

Vergleich eines Teils mit dem Ganzen. Beispielsweise Vergleich der Jahresumsatzzahlen

über mehrere Jahre.

Positiv/Negativ-

Säulendiagramm

Vergleich von positiven und negativen Werten. Beispielsweise Vergleich von

Einnahmen mit Verlusten.

Kreisdiagramm

Liniendiagramm

Vergleich von Prozentwerten einzelner Teile mit dem Ganzen. Beispielsweise zur

Anzeige des prozentualen Anteils jedes verkauften Produkts innerhalb des

Gesamtumsatzes.

Anzeige von Daten, die sich stetig mit der Zeit ändern, wie historische Finanzdaten.

Flächendiagramm

Streuungsdiagramm

Blasendiagramm

Vergleich von Datentrends im Verlauf der Zeit mit Betonung von Höchst- und

Tiefstwerten und der Bewegung zwischen den Datenpunkten. Zeigen beispielsweise den Gesamtumsatz oder Mittelwerte.

Zeichnet X- und Y-Koordinaten als individuelle Werte, um Korrelationsmuster aufzudecken. Beispielsweise Vergleich von geplanter mit tatsächlicher Wartezeit in einem Callcenter.

Vergleich einzelner Datenpunkte hinsichtlich ihrer Größe. Beispielsweise Vergleich des

Marktanteils durch Darstellung der Anzahl verkaufter Produkte, Umsatzzahlen pro

Produkt und prozentualer Anteil am Gesamtumsatz für jeden Datenpunkt.

Erstellen eines Diagramms

Die folgenden Schritte beschreiben die Erstellung eines Schnelldiagramms, das FileMaker Pro auf der Grundlage der im Blätternmodus ausgewählten Felder für Sie einrichtet. Wenn Sie ein

Schnelldiagramm erstellen, richtet FileMaker Pro das Diagramm auf der Grundlage der ausgewählten Felder, des Feldtyps, der Inhalte des aktiven Felds und der Sortierfolge ein, die Sie angegeben haben.

Hinweis

Sie können Diagramme auch im Layoutmodus erstellen. Weitere Informationen zum

Erstellen von Diagrammen im Layoutmodus finden Sie in der Hilfe.

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken 110

Das folgende Beispiel beschreibt, wie Sie ein Diagramm zum Zählen und Vergleich der Kunden in jeder Firma erstellen, die über ein Konto bei Ihrem Unternehmen verfügt.

1. Öffnen Sie die Datei, in der Sie das Diagramm hinzufügen möchten, und wechseln Sie in die

Tabellenansicht.

2. Sortieren Sie die Spalte mit den Daten, die Sie betonen möchten.

Um beispielsweise die Firmen Ihrer Kunden zu betonen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spalte

Firma

und wählen Sie

Aufsteigend sortieren

.

3. Wählen Sie die Spalte mit den Daten, die Sie vergleichen möchten.

Um beispielsweise die Anzahl der Kunden in jeder Firma zu vergleichen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spalte

Nachname

und wählen Sie

Diagramm

>

Diagramm von

Nachname nach Firma

.

Das Dialogfeld „Diagrammeinstellung“ wird mit einer Vorschau des Säulendiagramms geöffnet, das die Anzahl der Kunden in jeder Firma zeigt.

Diagrammtyp und

Datenserie angeben

Vorschau wird aktualisiert, während Sie Einstellungen im Diagramm-Inspektor

ändern

Erscheinungsbild des

Diagramms ändern

Datensätze für das

Diagramm angeben

Diagrammvorschau

Kapitel 3 | Erstellen von Datenbanken 111

4. Sie können Einstellungen im Diagramminspektor rechts wählen, um das Diagramm zu ändern, und das Ergebnis Ihrer Änderungen im Dialogfeld „Diagrammeinstellung“ prüfen.

Ziel

Titel zu Diagramm hinzufügen

Diagrammtyp wählen und Datenserie angeben

Datenbeschriftungen ändern, Marken ein-/ausblenden und Markenskala festlegen (falls zutreffend) sowie

Daten formatieren

Farbschema, Legende oder Schriften im

Diagramm ändern

Geben Sie den Datentyp für das Diagramm an

(Datensätze in der Ergebnismenge, getrennte

Datensätze oder Bezugsdatensätze)

Aktion

Geben Sie in den angezeigten

Diagramm

-Optionen für

Titel

den Diagrammtitel ein oder ändern Sie ihn oder klicken Sie auf um einen Titel anzugeben. Beispiel:

„Konten nach Firma“.

Wählen Sie für

Typ

einen Diagrammtyp. Wählen Sie beispielsweise

Kreis

.

Wählen Sie zusätzliche Optionen aus. Wählen Sie beispielsweise

Legende anzeigen

,

Werte auf Diagramm anzeigen

und

Prozentwerte

.

Klicken Sie auf

Stile

und nehmen Sie dann die gewünschten Änderungen vor. Wählen Sie beispielsweise

Schattiert – 3D

für den Diagrammstil,

Erde

für das

Farbschema und

Arial Black

für die Schrifteinstellungen.

Klicken Sie auf

Datenquelle

und wählen Sie dann eine

Datenquelle. Wählen Sie beispielsweise

Aktuelle

Ergebnismenge

.

Weitere Informationen zu diesen und anderen Optionen für Diagramme finden Sie in der Hilfe.

5. Klicken Sie auf

Als Layout speichern

und dann auf

Layout verlassen

.

Diagramm in einem Layout im Blätternmodus

Bearbeiten eines Diagramms

1. Wählen Sie das Layout, das das Diagramm enthält, aus dem Layout-Einblendmenü.

2. Wechseln Sie in den Layoutmodus und doppelklicken Sie auf das Diagramm.

3. Ändern Sie dann im Dialogfeld „Diagrammeinstellung“ Einstellungen im Diagramminspektor.

4. Klicken Sie auf

Fertig

, um das Dialogfeld „Diagrammeinstellung“ zu schließen.

5. Klicken Sie auf

Layout speichern

und dann auf

Layout verlassen

.

Weitere Informationen über das Erstellen und Bearbeiten von Diagrammen finden Sie in der Hilfe.

Kapitel 4

Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien

Dieses Kapitel erläutert die folgenden Grundlagen:

1

Planen einer relationalen Datenbank

1

Erstellen und Bearbeiten von Beziehungen

1

Erstellen und Bearbeiten von Referenzen

FileMaker Pro verwendet Bezugstabellen als Basis für relationale Datenbanken und Referenzen.

Relationale Datenbanken erlauben Ihnen, dynamisch mit Daten aus anderen Tabellen zu arbeiten, sodass Sie Daten an einer Stelle ändern können und Ihre Änderungen an allen Stellen reflektiert werden, an denen die Bezugsdaten auftauchen. Mithilfe von Referenzen können Sie

Daten aus einer Tabelle kopieren und in eine andere einfügen. Nachdem die Referenzdaten eingefügt wurden, ändern sie sich nicht mehr, es sei denn, Sie bearbeiten sie oder weisen

FileMaker Pro an, die Referenz zu wiederholen.

Verwenden Sie relationale Datenbanken, um

1

Die aktuellste Version der Daten aus einer anderen (oder der aktuellen) Tabelle zu sehen und zu bearbeiten. Zeigen Sie z. B. Daten in Bezugsfeldern an, wenn Sie den aktuellen Preis eines

Artikels aus einer Bezugstabelle benötigen. Wenn sich Daten in den Bezugsdatensätzen

ändern, sehen Sie diese Änderungen auch in der aktuellen Tabelle.

1

Daten effizient und flexibel zu erfassen und zu verwalten. Anstatt mehrere Datenbanktabellen mit doppelten Werten zu erstellen, speichern Sie Werte nur einmal und verwenden Sie

Beziehungen, um diese Werte zur Verfügung zu stellen. Sie können dann Daten an nur einer

Stelle ändern und vermeiden damit doppelte Daten und fördern konsistente Datenhaltung.

1

Speicherplatz zu sparen, da Daten nur an einer Stelle gespeichert sind.

Verwenden Sie Referenzen, um Daten aus einer Bezugstabelle zu kopieren und die Kopie unverändert zu lassen, selbst wenn sich Bezugsdaten ändern. Verwenden Sie z. B. eine

Referenz, um den aktuellen Preis eines Produkts zum Zeitpunkt des Kaufs in eine

Rechnungstabelle zu kopieren. Selbst wenn sich der Preis in der Bezugstabelle ändert, bleibt der

Preis in der Rechnungstabelle gleich.

FileMaker Pro kann auch auf Daten zugreifen, die in anderen FileMaker Pro-Dateien und externen ODBC-Datenquellen gespeichert sind, so dass Sie Daten, die in Ihrer FileMaker Pro-

Datei gespeichert sind, mit Daten aus diesen externen Quellen kombinieren können. Sie können mit Daten in SQL-Datenbanken arbeiten, die Informationen über ODBC bereitstellen. Sie können auch Ergänzungsfelder in FileMaker Pro verwenden, um Berechnungs- und Statistikvorgänge mit in ODBC-Datenquellen gespeicherten Daten durchzuführen. Weitere Informationen über die

Verwendung von FileMaker Pro mit externen Datenquellen finden Sie unter „Arbeiten mit externen

Datenquellen“ auf Seite 141.

Hinweis

Umfassende Informationen und schrittweise Anleitungen zur Verwendung von

FileMaker Pro finden Sie in der Hilfe.

Kapitel 4 | Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien 113

Beziehungen

Eine Beziehung ist eine leistungsstarke Methode zur Organisation Ihrer Daten. Mit einer Beziehung können Sie Daten in einer oder mehreren Tabellen auf der Basis gemeinsamer Feldwerte, verschiedener Feldwerte oder eines Vergleichs von Werten in zwei oder mehr Feldern verknüpfen.

Nachdem Sie eine Beziehung definiert haben, können Sie Daten aus der Bezugstabelle wie folgt anzeigen:

1

Entwickeln Sie eine relationale Datenbank, die aus einer oder mehreren Tabellen besteht, die in ihrer Gesamtheit alle Daten enthalten, die Sie für Ihre Arbeit benötigen. Jede Information wird nur in jeweils einer Tabelle gespeichert, steht aber jeder Bezugstabelle für Zugriff und Anzeige zur Verfügung. Sie können jedes Auftreten Ihrer Bezugsdaten ändern und die Änderungen werden an allen Stellen reflektiert, an denen diese Bezugsdaten benutzt werden.

1

Definieren Sie eine Referenz, um Daten aus einer Bezugstabelle in ein Feld in der Zieltabelle zu kopieren. Die kopierten Daten werden jetzt an zwei Stellen gespeichert, als hätten Sie sie mit den Befehlen „Kopieren“ und „Einfügen“ in ein Zielfeld übertragen. Die Referenzdaten sind zum Zeitpunkt des Kopierens aktuell, bleiben aber dann so lange statisch, bis die Referenz wiederholt oder erneut ausgelöst wird.

Aktuelle Tabelle

Kunden-ID

Nachname

12

Tang

Bezugstabelle

Kunden-ID

Nachname

12

Tang

In relationalen Datenbanken werden Daten aus der Bezugstabelle nur in der aktuellen Tabelle angezeigt,

nicht kopiert.

Aktuelle Tabelle

Kunden-ID

Nachname

12

Tang

Bezugstabelle

Kunden-ID

Nachname

12

Tang

Referenzen kopieren Daten aus der Bezugstabelle in die aktuelle Tabelle.

Kapitel 4 | Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien 114

Eine Bäckerei könnte beispielsweise folgende Tabellen verwenden: eine Tabelle „Produkte“, die

Informationen zu Bäckereiprodukten und deren aktuelle Preise speichert, eine Tabelle „Kunden“, die Kundeninformationen wie Kundennamen und Kontaktdaten speichert, eine Tabelle „Rechnungen“, die einen Datensatz für jede Bestellung führt, und eine Tabelle „Positionen“, die Verkaufsdaten für jede Rechnungsposition einschließlich des verkauften Produkts und des Preises speichert, zu dem es verkauft wurde. Da Rechnungen eine Mischung aus dynamischen und statischen Daten sind, verwenden Sie sowohl relationale Datenbanken als auch Referenzen für die Anzeige Ihrer Daten.

Datensätze aus der Tabelle „Positionen“ werden dynamisch in einem Ausschnitt im Layout

„Rechnungen“ angezeigt, aber der aktuelle Preis jeder Position wird über eine Referenz eingegeben. Damit bleibt die Rechnung historisch korrekt, auch wenn sich der Preis zu einem späteren Zeitpunkt ändert.

Artikeltabelle

Produkt-ID

Artikelbezeichnung

FB7

Obstkuchen

Bäckerei Nr. Speicherort

B20 France

B46 Italien

Versand von

Paris

Rom

Rechnungstabelle

Rechnungsnr.

Datum

003

16.10.2012

Kunden-ID

Nachname

3

Williams

Produkt-ID Artikelbezeichnung

Stückpreis in €

FB7 Obstkuchen 15,50€

FB2 Schokoladenkuchen 22,50€

Gesamt 38,00€

Kundentabellle

Kunden-ID

Nachname

Telefon

3

Williams

408-555-3456

Produkt-ID

Artikelbezeichnung

FB7

FB2

Obstkuchen

Schokoladenkuchen

Datensätze aus der

Tabelle „Positionen“ in einem Ausschnitt

Sie legen eine relationale Datenbank an, indem Sie eine Beziehung zwischen zwei Feldern, so genannten

Abgleichsfeldern, definieren. Diese Felder können sich in verschiedenen Tabellen oder in derselben

Tabelle (Self-Join) befinden. Sie können auf Bezugsdaten zugreifen, wenn der Wert im Bezugsfeld auf der einen Seite der Beziehung gemäß den festgelegten Kriterien erfolgreich mit einem Wert im

Abgleichsfeld auf der anderen Seite der Beziehung abgeglichen wird.

Nachdem Sie eine Beziehung erstellt haben, können Sie Felder aus der Bezugstabelle verwenden, als wären es Felder in der aktuellen Tabelle: zur Anzeige von Datensätzen in einem Layout, als Teil einer Formel, in einem Script, als Abgleichsfeld für eine andere Beziehung usw. Sie können in jedem

Modus mit den Daten in den Bezugsfeldern arbeiten (falls Sie Zugriffsrechte haben), während Sie mit Datensätzen in der aktuellen Tabelle arbeiten.

Wenn Sie Bezugsdaten in einem Ausschnitt anzeigen, werden Werte aus allen Bezugsdatensätzen angezeigt. Wenn sich das Bezugsfeld nicht in einem Ausschnitt befindet, wird der Wert aus dem ersten Bezugsdatensatz angezeigt.

Weitere Informationen über Beziehungen finden Sie in der Hilfe.

Kapitel 4 | Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien 115

Terminologie für relationale Datenbanken

Bevor Sie beginnen, mit relationalen Datenbanken und Referenzen zu arbeiten, sollten Sie mit den nachstehenden Begriffen vertraut sein. Diese Begriffe werden in den folgenden Abschnitten erläutert.

Begriff

Aktuelle Tabelle

Externe Tabelle

Referenzzielfeld

(nur für Referenzen)

Referenzquellfeld

(nur für Referenzen)

Abgleichsfeld

Beschreibung

In relationalen Datenbanken die Tabelle, in der Sie momentan arbeiten.

Für Referenzen die Tabelle, in die die Daten kopiert werden.

Eine Tabelle außerhalb der aktuellen Datei, in einer anderen Datei.

Das Feld in einer Tabelle, in das Sie Daten bei einer Referenz kopieren wollen.

Das Feld in der Bezugstabelle, das die Daten enthält, die Sie bei einer Referenz kopieren wollen.

Ein Feld in der aktuellen Tabelle und ein Feld in einer Bezugstabelle, deren Werte für den

Zugriff auf übereinstimmende Datensätze verwendet werden. (Ein Abgleichsfeld wird gelegentlich auch als Schlüsselfeld bezeichnet.) Für jede Beziehung wählen Sie in jeder

Tabelle eines oder mehrere Abgleichsfelder.

Für relationale Datenbanken müssen Werte in Abgleichsfeldern übereinstimmen, damit eine

Beziehung zwischen den Dateien möglich ist. Weitere Informationen finden Sie unter

„Erläuterung von Abgleichsfeldern für Beziehungen“ auf Seite 116.

Für Referenzen müssen Werte in Abgleichsfeldern nicht gleich sein, um zu passen.

Bezugsfeld

Bezugsdatensatz

Bezugstabelle aus Bezugsfeldern in Reihen angezeigt, wobei jeder Datensatz eine eigene Reihe einnimmt.

Ein Feld, das sich auf ein Feld in einer anderen Tabelle bezieht (oder auf ein anderes Feld in derselben Tabelle). Wenn eine Beziehung zwischen zwei Tabellen (sogar über eine andere

Tabelle) definiert wurde, kann auf Daten in Feldern der einen Tabelle von der anderen Tabelle aus zugegriffen werden.

Datensatz in der Bezugstabelle, dessen Abgleichsfeld (entsprechend der verwendeten

Beziehung) einen Wert enthält, der zu dem Wert im Abgleichsfeld einer anderen Tabelle passt.

In relationalen Datenbanken die Tabelle, die die Daten enthält, auf die Sie zugreifen und mit denen Sie in der aktuellen Tabelle arbeiten wollen.

Für Referenzen die Tabelle, die die zu kopierenden Daten enthält.

Eine Tabelle kann sich auf sich selbst beziehen. (Dies ist ein so genannter Self-Join.)

Relationale

Operatoren

Beziehung

Im Beziehungsdiagramm die Symbole, die die Vergleichskriterien zwischen einem oder mehreren Felderpaaren in zwei Tabellen definieren. Hierzu gehören: gleich (=), ungleich (

), größer als (>), größer oder gleich (

), kleiner als (<), kleiner oder gleich () und alle Zeilen oder kartesisches Produkt (X).

Beziehungen geben Zugriff auf Daten von einer Tabelle auf eine andere. Beziehungen können einen Datensatz in einer Tabelle mit einem Datensatz in einer anderen Tabelle, einen

Datensatz mit vielen anderen Datensätzen oder alle Datensätze in einer Tabelle mit allen

Datensätzen in einer anderen Tabelle verknüpfen, abhängig von den Kriterien, die Sie bei der

Definition der Beziehung im Beziehungsdiagramm angeben. (Eine Beziehung wird gelegentlich auch als Verknüpfung oder Verknüpfungsausdruck bezeichnet.)

Beziehungsdiagramm Im Register „Beziehungen“ des Dialogfelds „Datenbank verwalten“ sehen Sie die Instanzen von Tabellen sowohl in der aktuellen Datei als auch von externen Datenbank-Bezugsdateien.

In diesem Beziehungsdiagramm verknüpfen Sie Tabellen und ändern Beziehungen zwischen

Feldern in verschiedenen Tabellen.

Wenn Sie eine neue Tabelle erstellen, erscheint eine visuelle Repräsentation, oder Instanz, der

Tabelle im Beziehungsdiagramm. Sie können beliebig viele Instanzen (mit eindeutigen Namen) derselben Tabelle angeben, um im Diagramm mit komplexen Beziehungen zu arbeiten.

Quelldatei

Quelltabelle

Die Datei, aus der Sie dem Beziehungsdiagramm eine Tabelle hinzufügen.

Die Tabelle, auf der eine oder mehrere Tabellen im Beziehungsdiagramm basieren. Die

Quelltabelle ist die Tabelle, die im Register „Tabellen“ des Dialogfelds „Datenbank verwalten“ definiert ist.

Kapitel 4 | Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien 116

Erläuterung des Beziehungsdiagramms

Sie arbeiten im Beziehungsdiagramm mit Tabellen, um mit ihrer Hilfe die Ansicht Ihrer Daten im

Layout zu organisieren. Tabellen, die im Beziehungsdiagramm angezeigt werden, finden Sie in der aktuellen FileMaker Pro-Datei, in einer externen FileMaker Pro-Datei oder in einer externen

ODBC-Datenquelle.

Jede Instanz (oder jedes Auftreten) einer Tabelle im Beziehungsdiagramm repräsentiert eine separate Sicht auf Ihre Daten. Wenn Sie zwei Tabellen verknüpfen, verbinden Sie zwei bestehende Ansichten zu einer dritten Ansicht. Beim Hinzufügen von Tabellen zu Ihren

Beziehungen stellt jede Folgetabelle eine zusätzliche Gruppe von Kriterien dar, die erfüllt sein müssen, bevor der Zugriff auf Bezugsdaten in dieser Beziehung möglich ist.

Sie können eine Beziehung zwischen zwei beliebigen Tabellen im Beziehungsdiagramm erstellen, aber die Beziehung darf nicht zirkulär sein, d. h. keinen geschlossenen Kreis zwischen Tabellen bilden. Jede Reihe von Beziehungen muss eine Anfangs- und eine Endtabelle besitzen und diese

Tabellen müssen unterschiedliche Tabellen sein.

Da jede Beziehung eine zusätzliche Gruppe von Kriterien darstellt, müssen Sie Ihren Kontext im

Beziehungsdiagramm berücksichtigen. Der Kontext ist der Punkt im Diagramm, an dem die

Beziehung ausgewertet wird. Da das Diagramm nie einen Kreis ergibt, bietet jeder Punkt im

Diagramm eine andere Perspektive Ihrer Daten.

FileMaker Pro lässt keine kreisförmigen Verbindungen im Beziehungsdiagramm zu, daher veranlasst jeder Versuch einer zirkulären Beziehung FileMaker Pro, eine neue, eindeutig benannte Instanz einer Tabelle zu generieren. Eine neue Instanz erlaubt Ihnen wie jede andere

Instanz im Diagramm das Fortsetzen Ihrer neuen Beziehung.

Weitere Informationen über das Beziehungsdiagramm finden Sie in der Hilfe.

Erläuterung von Abgleichsfeldern für Beziehungen

Wenn Sie eine Beziehung zwischen Tabellen erstellen, wählen Sie eines oder mehrere Felder in jeder Tabelle als Abgleichsfelder aus. Abgleichsfelder haben normalerweise gemeinsame Werte.

In einer typischen Beziehung ist ein Datensatz in der einen Tabelle mit Datensätzen in einer anderen Tabelle verbunden, die einen gemeinsamen Abgleichsfeldwert haben.

Die Tabelle „Kunden“ und die Tabelle „Rechnung“ können z. B. jeweils das Feld „Kundennummer“ verwenden, um jeden Kunden und Kauf eindeutig zu identifizieren. Wenn beide Tabellen über

„Kundennummer“ als Abgleichsfeld verbunden sind, kann ein Datensatz in der Tabelle „Kunden“ einen Ausschnitt anzeigen, der jede Rechnung mit passender Kundennummer auflistet, und in der

Tabelle „Rechnungen“ kann jede Rechnung mit derselben Kundennummer konsistente

Kundendaten anzeigen.

Die in einer Beziehung verwendeten Abgleichsfelder können verschiedene Namen haben.

Ein Abgleichsfeld kann einen beliebigen Feldtyp außer „Container“ oder „Statistik“ haben.

Typen von Beziehungen

Wenn Sie zwei Tabellen über eine Beziehung verknüpfen, legen Sie Kriterien fest, anhand deren

FileMaker Pro auf Bezugsdatensätze zugreift oder sie anzeigt.

Ihre Kriterien können einfach sein, z. B. der Abgleich eines Felds in Tabelle A mit einem Feld in

Tabelle B. Eine komplexere Beziehungsdefinition liefert in der Regel eine begrenztere Gruppe von

Bezugsdatensätzen. Beispiele komplexer Beziehungen umfassen mehrere Abgleichsfelder auf einer oder beiden Seiten der Beziehung oder den Vergleich von Abgleichsfeldern mithilfe relationaler „Ungleichheits“-Operatoren oder mithilfe berechneter Abgleichsfelder.

Kapitel 4 | Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien 117

Beziehungen mit einem einzelnen Kriterium

In einer Beziehung mit einem Kriterium werden Daten in einem Feld mit Daten in einem anderen

Feld verglichen.

Beispielsweise bezieht sich ein Datensatz in jeder Tabelle auf einen beliebigen Datensatz in der anderen Tabelle, wenn die Werte in TextfeldA und TextfeldB gleich sind.

Abgleichsfeld Abgleichsfeld

Verwenden Sie eine Beziehung mit einem einzelnen Kriterium, wenn sich zwei Tabellen auf der Basis eines gemeinsamen Werts, wie z. B. einer Seriennummer oder einer Kennziffer, aufeinander beziehen sollen. Beispielsweise enthält eine Datenbank zwei Tabellen: „Kunden“ mit Namen und Adressen und

„Kontakte“ zum Speichern von Telefonnummern für verschiedene Bereiche (z. B. Geschäftlich, Privat,

Telefax usw.) sowie E-Mail-Adressen. Die Daten werden auf zwei Tabellen verteilt, da ein einzelner

Kontakt mehrere Telefonnummern und E-Mail-Adressen haben kann.

Die Tabellen enthalten die folgenden Felder:

Tabelle

Kunden

Feldname

Kunden-ID

Kontakte

Vorname

Nachname

Adresse1

Ort

Status

Land

Telefon

Telefon Typ

E-Mailadresse

E-Mail Typ

Kunden-ID

Kommentar

Zahlenfeld, automatische Eingabe von fortlaufende Nummer.

Das ist das Abgleichsfeld in der Tabelle „Kontakte“.

Textfeld

Textfeld

Textfeld

Textfeld

Textfeld

Textfeld

Textfeld

Textfeld

Textfeld

Textfeld

Zahlenfeld, das Abgleichsfeld für die Tabelle „Kontakte“

Kapitel 4 | Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien 118

Das Feld „Kunden-ID“ ist das Abgleichsfeld der Beziehung zwischen den beiden Tabellen. In der

Tabelle „Kunden“ ist das Feld „Kunden-ID“ auf die automatische Eingabe einer fortlaufenden

Nummer eingestellt, damit jeder Datensatz in der Tabelle „Kunden“ eine eindeutige Kennnummer besitzt. In der Tabelle „Kontakte“ ist die Kundennummer ein einfaches Zahlenfeld.

Abgleichsfeld

Abgleichsfeld

Da die Beziehung so definiert ist, dass sie die Erstellung von Bezugsdatensätzen in der Tabelle

„Kontakte“ erlaubt, wird die Kundennummer aus dem Kunden-Datensatz automatisch in das Feld

„Kunden-ID“ der Tabelle „Kontakte“ in jedem neuen Bezugsdatensatz eingefügt. Damit ist es möglich, dass sich viele Datensätze in der Tabelle „Kontakte“ auf einen einzelnen Datensatz in der

Tabelle „Kunden“ beziehen.

Sie können der Tabelle „Kontakte“ dann im Kunden-Layout einen Ausschnitt hinzufügen. Wenn

Sie in der Tabelle „Kunden“ eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse in eine leere Ausschnittzeile eingeben, erstellt FileMaker Pro einen Bezugsdatensatz für diese Telefonnumer bzw. E-Mail-Adresse in Tabelle „Kontakte“.

Beziehungen mit mehreren Kriterien

In einer Beziehung mit mehreren Kriterien wird die Anzahl der Abgleichsfelder erhöht, womit sich die Kriterien vermehren, die FileMaker Pro beurteilt, bevor Bezugsdatensätze erfolgreich verknüpft werden. In einer Beziehung mit mehreren Kriterien vergleicht FileMaker Pro die Werte jedes Abgleichsfelds auf beiden Seiten der Beziehung in der Reihenfolge, in der die Felder angezeigt werden. Dies ist ein sogenannter UND-Vergleich. Für einen erfolgreichen Vergleich muss jedes Abgleichsfeld einen entsprechenden Wert in der anderen Tabelle finden.

Abgleichsfeld Abgleichsfeld

In dieser Beziehung sind sowohl TextfeldA als auch ZahlfeldA Abgleichsfelder für TabelleB. Ein

Datensatz in TabelleA mit dem TextfeldA-Wert Blau und dem ZahlfeldA-Wert 123 entspricht nur den Datensätzen in TabelleB, in denen sowohl TextfeldB als auch ZahlfeldB die Werte Blau bzw.

123 enthält. Wenn TextfeldA und TextfeldB übereinstimmende Werte haben, aber ZahlfeldA und

ZahlfeldB nicht, liefert die Beziehung keine Bezugsdatensätze.

Kapitel 4 | Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien

Felder anpassen

119

Verwenden Sie eine Beziehung mit mehreren Kriterien, wenn sich zwei Tabellen auf der Basis mehrerer gemeinsamer Werte, wie z. B. einer Kundennummer und eines Datums, aufeinander beziehen sollen.

Beispielsweise enthält die Datenbank „Ausrüstungsverleih“ drei Tabellen: „Ausrüstung“, eine statische Tabelle, die den verleihbaren Ausrüstungsbestand speichert; die Tabelle „Kunden“, die

Namen und Adressen von Kunden speichert, sowie die Tabelle „Positionen“, die einen Datensatz für jeden Verleihvorgang, einschließlich Ausrüstungsnummer, Kundennummer und Eventdatum speichert. Diese Datenbank soll den Verleih von Ausrüstungen verfolgen und alle

Ausleihvorgänge pro ausgewähltem Kunden und ausgewähltem Datum anzeigen.

Felder anpassen

In dieser Beziehung sind sowohl „Kunden-ID“ als auch „Eventdatum“ Abgleichsfelder für die Tabelle

„Catering-Positionen“. Ein Datensatz in der Tabelle „Kunden“ mit einem Wert von 1.000 im Feld

„Kunden-ID“ und dem Wert „10.10.2014“ im Feld „Eventdatum“ passt nur zu den Datensätzen in der

Tabelle „Catering-Positionen“, in denen die Werte von beiden Feldern „Kunden-ID“ und „Eventdatum“

Werte von 1.000 und 10.10.2014 haben. Wenn die Felder „Kunden-ID“ in beiden Tabellen

übereinstimmende Werte haben, aber die Felder „Eventdatum“ nicht, werden keine

Bezugsdatensätze zurückgegeben.

Die Datenbank verwendet zwar drei Tabellen, aber die Beziehung mit mehreren Kriterien besteht zwischen den Tabellen „Kunden“ und „Catering-Positionen“. Diese Tabellen enthalten die folgenden Felder:

Tabelle

Kunden

Feldname

Kunden-ID

Catering-Positionen

Eventdatum

Kunden-ID

Eventdatum

Equipment-ID

Kommentar

Zahlenfeld, automatische Eingabe von fortlaufende Nummer. Eines der Abgleichsfelder für die Tabelle „Catering-Positionen“.

Datumsfeld; das andere Abgleichsfeld für die Tabelle „Catering-

Positionen“

Zahlenfeld, eines der Abgleichsfelder für die Tabelle „Kunden“

Datumsfeld; das andere Abgleichsfeld für die Tabelle „Kunden“

Zahlenfeld

Da die Beziehung so definiert ist, dass sie die Erstellung von Bezugsdatensätzen in der Tabelle

„Catering-Positionen“ erlaubt, können Benutzer Ausleihdaten in eine leere Ausschnittreihe eingeben und FileMaker Pro erstellt dann automatisch einen Bezugsdatensatz für diesen Verleihvorgang.

Auswählen, um die Erstellung von

Bezugsdatensätzen in der Tabelle

„Catering-Positionen“ zu erlauben

Kapitel 4 | Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien 120

Beziehungen, die Vergleichsoperatoren verwenden

In einer vergleichenden Beziehung verwenden Sie einen oder mehrere der folgenden Operatoren, um Werte von Abgleichsfeldern in den beiden Bezugstabellen zu vergleichen. Die Beziehung gibt

Bezugsdatensätze zurück, wenn der Vergleich den festgelegten Kriterien gemäß erfolgreich ist.

 x

>

<

Relationaler

Operator

=

Vergleicht diese Datensätze.

Werte im Abgleichsfeld sind gleich.

Werte im Abgleichsfeld sind ungleich.

Werte im linken Abgleichsfeld sind kleiner als Werte im rechten Abgleichsfeld.

Werte im linken Abgleichsfeld sind kleiner oder gleich den Werten im rechten Abgleichsfeld.

Werte im linken Abgleichsfeld sind größer als Werte im rechten Abgleichsfeld.

Werte im linken Abgleichsfeld sind größer oder gleich den Werten im rechten Abgleichsfeld.

Alle Datensätze in der linken Tabelle werden mit allen Datensätzen in der rechten Tabelle verglichen, unabhängig von den Werten in den Abgleichsfeldern.

Abgleichsfeld

Abgleichsfeld

Relationaler Operator „Größer als“

In diesem Beispiel sind die Felder „Werbungsdatum“ in der Tabelle „Werbung“ und der Tabelle

„Kunden“ die Abgleichsfelder. Wenn z. B. ein Datensatz in der Tabelle „Werbung" den

Werbungsdatumswert 11.12.2014 hat, beziehen sich alle Datensätze in der Tabelle „Kunden“ mit einem Werbungsdatumswert von 10.12.2014 oder früher darauf. Wenn in der Tabelle „Kunden“ ein Datensatz den Wert 11.12.2014 hat, beziehen sich alle Datensätze in der Tabelle „Werbung“ mit einem Werbungsdatumswert von 12.12.2014 oder später darauf.

Beziehungen, die einen Bereich von Datensätzen zurückgeben

Eine Beziehung, die einen Bereich von Datensätzen zurückgibt, gleicht einer Beziehung mit mehreren Kriterien, mit der Ausnahme, dass Sie Vergleichsoperatoren verwenden, um

Datensätze zu finden, die größer als eines Ihrer Kriterien und kleiner als Ihr anderes Kriterium sind. Diese Art der Beziehung wird im Allgemeinen verwendet, um Datensätze zurückzugeben, die innerhalb eines Bereichs von Datumsangaben oder Seriennummern liegen.

Nehmen Sie z. B. an, Sie wollen von Tabelle E aus alle Datensätze in Tabelle F sehen, deren

Werte in Datumsfeld F größer als Startdatum E und kleiner als Enddatum E sind.

Kapitel 4 | Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien 121

Felder anpassen

Abgleichsfeld

Gibt an, dass mehrere verschiedene relationale

Operatoren in dieser Beziehung verwendet werden.

Diese Beziehung verwendet die relationalen Operatoren „größer als“ und „kleiner als“.

Die Beziehung gibt diejenigen Datensätze von Tabelle F zurück, deren Datum in Datumsfeld F später ist als Startdatum E und früher als Enddatum E.

Beispiel:

Wenn Felder

Startdatum E

Enddatum E

folgende Werte enthalten:

01/11/2014

01/12/2014

Gibt Tabelle F diese Bezugsdatensätze zurück:

14/11/2014

27/11/2014

Weiteres Beispiel:

Wenn Felder

Startdatum E

Enddatum E

folgende Werte enthalten:

01/12/2014

01/01/2015

Gibt Tabelle F diese Bezugsdatensätze zurück:

02/12/2014

15/12/2014

17/12/2014

26/12/2014

Self-Join-Beziehungen

Ein Self-Join ist eine Beziehung, in der beide Abgleichsfelder in derselben Tabelle definiert sind.

Definieren Sie einen Self-Join, um Beziehungen zwischen Datensätzen innerhalb derselben

Tabelle aufzubauen. Verwenden Sie z. B. einen Self-Join, um in einem Ausschnitt eines Layouts eine Untergruppe von Daten in der aktuellen Tabelle anzuzeigen, wie etwa alle Angestellten für jeden Manager.

Kapitel 4 | Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien 122

Wenn Sie eine Self-Join-Beziehung im Beziehungsdiagramm definieren, generiert FileMaker Pro eine zweite Instanz der Tabelle, auf die Sie den Self-Join basieren. FileMaker Pro verhindert damit, dass das Beziehungsdiagramm eine zirkuläre Beziehung bildet, wodurch die Beziehung nicht mehr berechnet werden könnte.

Abgleichsfeld

Abgleichsfeld

Self-Join-Beziehung

Diese Beziehung gibt Bezugsdatensätze in Tabelle G zurück, wenn Textfeld G1 denselben Wert wie Textfeld G2 enthält.

Weitere Informationen über die Beziehungstypen finden Sie in der Hilfe.

Planen einer relationalen Datenbank

Informationen über das Planen einer relationalen Datenbank finden Sie unter „Planen einer

Datenbank“ auf Seite 57.

Arbeiten mit dem Beziehungsdiagramm

Verwenden Sie das Beziehungsdiagramm, um die Beziehungen in Ihrer Datenbankdatei zu erstellen, zu ändern und anzuzeigen. Im Beziehungsdiagramm können Sie Tabellen und

Beziehungen duplizieren, Tabellen in der Größe ändern und ausrichten und Textnotizen hinzufügen. Sie können Tabellen hervorheben, die mit der ausgewählten Tabelle über eine

1-entfernt-Beziehung verbunden sind, sowie Tabellen, die über die gleiche Quelltabelle wie die aktuell ausgewählte Tabelle verfügen. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

Standardmäßig zeigt das Beziehungsdiagramm alle Tabellen in Ihrer aktuellen Datenbankdatei.

Sie können dem Diagramm Tabellen aus anderen FileMaker Pro-Dateien oder externen ODBC-

Datenquellen oder mehrere Instanzen derselben Tabelle hinzufügen. Sie können auch über die

Schaltflächen am unteren Rand des Diagramms Tabellen aus dem Diagramm entfernen.

Hinweis

Wenn die Tabelle aus einer externen ODBC-Datenquelle stammt, wird der Name der

Tabelle im Beziehungsdiagramm kursiv dargestellt. Um Informationen über externe Datenquellen anzuzeigen, bewegen Sie den Zeiger über den Pfeil links vom Tabellennamen.

Erstellen von Beziehungen

So erstellen Sie eine Beziehung:

1. Wählen Sie bei geöffneter Datenbank

Datei

(Windows) bzw.

Ablage

(Mac OS) >

Verwalten

>

Datenbank

.

2. Klicken Sie im Dialogfeld „Datenbank verwalten“ auf das Register

Beziehungen

.

3. Suchen Sie im Beziehungsdiagramm die beiden Tabellen, die Sie für diese Beziehung verwenden wollen.

Sie können sich an beliebiger Stelle im Diagramm befinden, müssen aber vorhanden sein, damit die Beziehung erstellt werden kann. Für Self-Join-Beziehungen wählen Sie die

Einzeltabelle; FileMaker Pro erstellt dann die zweite Tabelleninstanz für Sie.

Kapitel 4 | Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien 123

4. Klicken Sie auf ein Feld in einer der Tabellen und ziehen Sie es auf das entsprechende

Abgleichsfeld in der anderen Tabelle.

Oder klicken Sie auf

Beziehung zu erstellen.

um das Dialogfeld „Beziehung bearbeiten“ zu öffnen und eine

5. Wiederholen Sie Schritt 4 für jedes Abgleichsfeld, das Sie in dieser Beziehung verwenden wollen.

Weitere Informationen über Abgleichsfelder finden Sie unter „Erläuterung von Abgleichsfeldern für Beziehungen“ auf Seite 116.

6. Klicken Sie auf

OK

, um die Änderungen zu speichern und das Beziehungsdiagramm zu schließen.

Positionieren Sie den Zeiger auf das Pfeilsymbol, um die

Namen der Quelltabelle und der Quelldatei anzuzeigen.

Abgleichsfelder werden in ihren Tabellen kursiv dargestellt.

Ausgewählte Objekte löschen

Tabelle hinzufügen

Eine Beziehung erstellen

Ausgewählte Objekte duplizieren

Ein ausgewähltes

Objekt bearbeiten

Ändern Sie die

Ausrichtung ausgewählter Objekte.

Das Beziehungsdiagramm

Einmal klicken, um alles außer den Abgleichsfeldern auszublenden. Noch einmal klicken, um alles außer dem

Tabellennamen auszublenden.

Erneut klicken, um die Tabelle wieder in ihrer ursprünglichen

Größe herzustellen.

Hier klicken, um eine

Textnotiz ein- bzw. auszublenden.

Ändern Sie die Farbe ausgewählter Objekte.

Fügt dem Diagramm eine

Textnotiz hinzu.

Vergrößert bzw. verkleinert die Darstellung des

Beziehungsdiagramms.

Zeigt das Dialogfeld „Drucker einrichten“ (Windows) bzw.

„Papierformat“ (Mac OS) an.

Seitenumbrüche anzeigen

Zeigen Sie 1-entfernte Tabellen oder

Tabellen mit der gleichen Quelle an.

Ändern von Beziehungen

Nach der Erstellung einer Beziehung können Sie Abgleichsfelder hinzufügen oder ändern, relationale Operatoren ändern und Optionen für das Erstellen, Löschen und Sortieren von

Bezugsdatensätzen festlegen.

So ändern Sie eine Beziehung:

1. Wählen Sie bei geöffneter Datenbank

Datei

(Windows) bzw.

Ablage

(Mac OS) >

Verwalten

>

Datenbank

.

2. Klicken Sie im Dialogfeld „Datenbank verwalten“ auf das Register

Beziehungen

.

3. Suchen Sie im Beziehungsdiagramm die zu bearbeitende Beziehung und doppelklicken Sie auf die Verbindungslinie zwischen den Bezugstabellen, um das Dialogfeld „Beziehung ändern“ zu

öffnen.

Kapitel 4 | Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien

Oder Sie wählen die Beziehung im Beziehungsdiagramm aus und klicken auf

Dialogfeld „Beziehung bearbeiten“ zu öffnen.

124

um das

Den relationalen

Operator wählen

Optionen für die Tabellen in der Beziehung aktivieren

4. Bearbeiten Sie die Tabellen und Abgleichsfelder für die Beziehung.

Ziel

Ein Abgleichsfeld ändern

Ein Abgleichsfeld hinzufügen

Den relationalen Operator

ändern

Ein Paar von

Beziehungskriterien duplizieren

Ein Paar von

Beziehungskriterien löschen

Aktion

Wählen Sie das neue Abgleichsfeld aus und klicken Sie auf

Ändern

.

Wählen Sie das neue Abgleichsfeld aus und klicken Sie auf

Hinzufügen

.

Wählen Sie einen neuen Operator aus der Liste und klicken Sie auf

Ändern

.

Weitere Informationen finden Sie unter „Beziehungen, die Vergleichsoperatoren verwenden“ auf Seite 120.

Wählen Sie das Kriterienpaar aus der Liste im mittleren Bereich des Dialogfelds und klicken Sie auf

Duplizieren

.

Wählen Sie das Kriterienpaar aus der Liste im mittleren Bereich des Dialogfelds und klicken Sie auf

Löschen

.

Kapitel 4 | Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien 125

5. Aktivieren Sie Optionen für die Beziehung.

Ziel Auswählen

Einen Bezugsdatensatz (zur Bezugstabelle) immer hinzufügen, wenn Sie Daten in ein

Bezugsfeld eines Datensatzes in der aktuellen Tabelle eingeben (Weitere

Informationen hierzu finden Sie unter

„Hinzufügen und Duplizieren von

Datensätzen“ auf Seite 27.)

Datensatzerstellung in dieser Tabelle mit dieser Beziehung zulassen.

Wenn diese Option aktiviert ist, bewirkt die Eingabe von Daten in ein Bezugsfeld, für das kein entsprechender Bezugsdatensatz existiert, dass ein Bezugsdatensatz auf der Basis des

Abgleichsfelds in der aktuellen Tabelle erstellt wird.

Die entsprechenden Datensätze

(in der Bezugstabelle) immer löschen, wenn Sie einen zugehörigen Datensatz in der aktuellen Tabelle löschen. (Weitere

Informationen hierzu finden Sie unter

„Löschen von Datensätzen“ auf Seite 29.)

Bezugsdatensätze in dieser Tabelle löschen, wenn ein

Datensatz in der anderen Tabelle gelöscht wird.

Diese Option löscht Bezugsdatensätze auch dann, wenn sie im aktuellen Layout nicht angezeigt werden.

Bezugsdatensätze sortieren

Sortieren.

Doppelklicken Sie dann in der linken Liste im Dialogfeld

„Sortieren“ auf die zu sortierenden Felder. Um die Sortierfolge der

Felder zu ändern, ziehen Sie die Felder in der rechten Liste an die gewünschte Position. Aktivieren Sie weitere Optionen und klicken

Sie dann auf

OK

.

Durch die Aktivierung dieser Option wird die Sortierfolge in der

Bezugsdatei nicht beeinflusst.

6. Klicken Sie auf

OK

.

Weitere Informationen über das Erstellen und Bearbeiten von Beziehungen finden Sie in der Hilfe.

Statistikberechnung für Daten in Ausschnitten

Sie können Daten statistisch auswerten, die sich in einem Bezugsfeld in einem Ausschnitt befinden. Der Ausschnitt kann Datensätze aus einer Bezugstabelle oder aus derselben Tabelle

(Self-Join) enthalten.

So werten Sie Daten in einem Ausschnitt statistisch aus:

1. Erstellen Sie ein Formelfeld in der Tabelle, in der die Gesamtsumme angezeigt werden soll.

2. Definieren Sie für das Feld eine Formel, die eine Statistikfunktion für die gewünschte

Berechnung enthält.

Wenn z. B. die Tabelle „Rechnungen“ aktiv ist und Sie die Summe der Bezugswerte

 im Feld „Preis“ der Tabelle „Positionen“ ermitteln wollen, verwenden Sie die Formel

Summe(Positionen::Preis).

3. Platzieren Sie das Formelfeld in ein Layout der Tabelle, in der es definiert wurde.

Weitere Informationen finden Sie unter „Platzieren und Entfernen von Feldern in einem Layout“ auf Seite 96.

Filtern von Datensätzen in Ausschnitten

Durch Filtern von Ausschnitt-Datensätzen können Sie unterschiedliche Sets von Datensätzen in einem Ausschnitt anzeigen.

Kapitel 4 | Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien 126

1. Doppelklicken Sie auf den Ausschnitt.

2. Wählen Sie im Dialogfeld „Ausschnitteinstellungen“ die Option

Ausschnittdatensätze filtern

.

3. Definieren Sie im Dialogfeld „Formel angeben“ eine Formel, die bestimmt, welche

Ausschnittdatensätze angezeigt werden.

Beispiel: Wenn Sie beim Arbeiten in einem Rechnungslayout in einem Ausschnitt, der

Produktdatensätze aus der Tabelle „Produkte“ enthält, nur die Produkte mit einer Menge größer als eins anzeigen möchten, verwenden Sie die Formel Wenn (Produkte::Menge < 1; 0; 1).

4. Klicken Sie auf

OK

.

Wichtig

Die Ergebnisse von Statistikfeldern, Formeln und Suchabfragen beruhen auf dem vollständigen Set von Bezugsdatensätzen, nicht nur den Datensätzen in einem Ausschnitt, die gefiltert wurden. Beispiel: Wenn ein Ausschnitt eine gefilterte Untergruppe von Datensätzen anzeigt und ein Statistikfeld des Typs

Summe von

außerhalb des Ausschnitts diese Datensätze auswertet, addiert das Statistikfeld alle Bezugsdatensätze, nicht nur die angezeigten Datensätze.

Weitere Informationen über das Filtern von Datensätzen in Ausschnitten finden Sie in der Hilfe.

Erläuterung von Referenzen

Eine Referenz kopiert Daten aus einer anderen Tabelle in ein Feld in der aktuellen Tabelle.

Die kopierten Daten werden Teil der aktuellen Tabelle (und verbleiben auch in der Tabelle, aus der sie kopiert wurden). Die Daten, die in die aktuelle Tabelle kopiert wurden, ändern sich nicht automatisch, wenn sich die Daten in der anderen Tabelle ändern. Eine Aktualisierung erfolgt nur dann, wenn sich das Abgleichsfeld in der aktuellen Tabelle ändert.

Um für eine Referenz eine Verbindung zwischen Tabellen zu definieren, erstellen Sie eine

Beziehung. Dann definieren Sie eine Referenz, um Daten aus einem Feld in der Bezugstabelle in ein Feld in der aktuellen Tabelle zu kopieren.

Wenn Sie einen Wert in das Abgleichsfeld der aktuellen Tabelle eingeben, greift FileMaker Pro anhand der Beziehung auf den ersten Datensatz in der Bezugstabelle zu, dessen Abgleichsfeld einen passenden Wert enthält. Anschließend kopiert FileMaker Pro den Wert aus dem

Referenzquellfeld in das Referenzzielfeld, wo der Wert gespeichert wird.

Die Daten, die in das Referenzzielfeld kopiert wurden, können Sie bearbeiten, ersetzen oder löschen wie beliebige andere Daten (da der Referenzwert zur aktuellen Tabelle gehört).

Sie können auch Daten in der aktuellen Tabelle aktualisieren, wenn sich die Daten in der

Bezugstabelle geändert haben.

Aktuelle Tabelle

Kunden-ID

Name

C200

Schmidt

Referenzzielfeld

Datensätze in Bezugstabelle

Beziehung

Ort

Kunden-ID C235

Kunden-ID

Kunden-ID

Name

Telefon

Name

Ort

42.83.91.04

555-3849

Paris

Telefon

Ort

555-1234

Vancouver

New York

Referenzquellfeld

Kapitel 4 | Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien 127

Erstellen von Referenzen

So definieren Sie eine Referenz:

1. Definieren Sie eine Beziehung für die Referenz zwischen dem Abgleichsfeld der aktuellen

Tabelle und dem Abgleichsfeld der Bezugstabelle. Weitere Informationen finden Sie unter

„Erstellen von Beziehungen“ auf Seite 122.

2. Wählen Sie bei geöffneter Datenbank

Datei

(Windows) bzw.

Ablage

(Mac OS) >

Verwalten

>

Datenbank

.

3. Klicken Sie im Dialogfeld „Datenbank verwalten“ auf das Register

Felder

.

4. Wenn Ihre Datenbank mehrere Tabellen enthält, wählen Sie die gewünschte Tabelle aus der

Liste

Tabellen

.

5. Wählen Sie ein Text-, Zahlen-, Datums-, Zeit-, Zeitstempel- oder Containerfeld aus der Liste bestehender Felder oder definieren Sie ein neues.

6. Klicken Sie auf

Optionen

(oder doppelklicken Sie auf den Feldnamen).

7. Klicken Sie im Dialogfeld „Optionen für Feld“ auf das Register

Automatische Eingabe

und aktivieren Sie dann

Referenzwert

.

8. Wählen Sie im Dialogfeld „Referenz für Feld“ die Tabelle, mit der die Referenz beginnt, und die

Tabelle, aus der der Wert kopiert wird.

Auswählen

Beginnend mit Tabelle

Referenz aus Bezugstabelle

Zum Festlegen von:

Die Tabelle, die der Referenz im Beziehungsdiagramm als

Ausgangspunkt dient.

Die Bezugstabelle, in der die Bezugsdaten nachgeschlagen werden.

9. Wählen Sie das Feld aus, aus dem der Referenzwert kopiert werden soll.

10. Aktivieren Sie Optionen für die Referenz.

Ziel Aktion

Die Maßnahme festlegen, wenn die

Werte in den Abgleichsfeldern nicht identisch sind

Aktivieren Sie unter

Bei fehlender Übereinstimmung

Wert ein, der stattdessen verwendet werden soll.

eine Option, um keinen Wert zu kopieren oder den nächstniedrigeren oder nächsthöheren

Wert aus dem Referenzquellfeld zu kopieren, oder geben Sie einen festen

Leeren Feldinhalt von der Übernahme aus dem Referenzquellfeld der

Referenz in das Referenzzielfeld ausschließen

Aktivieren Sie

Leeren Feldinhalt nicht kopieren

. (Deaktivieren Sie die

Option, um die Übernahme solcher Daten zuzulassen.)

Kapitel 4 | Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien 128

Referenzquellfeld wählen

Ausgangspunkt der

Referenz wählen

Bezugstabelle für die Referenz wählen

Eine Option für ungleiche Daten in

Abgleichsfeldern wählen

Aktivieren, damit keine leeren Daten kopiert werden

11. Klicken Sie auf

OK

.

12. Wiederholen Sie die Schritte 5 bis11 für jedes weitere Feld, für das Sie eine Referenz definieren wollen.

Bearbeiten von Referenzen

So bearbeiten Sie eine Referenz:

1. Wählen Sie bei geöffneter Datenbank

Datei

(Windows) bzw.

Ablage

(Mac OS) >

Verwalten

>

Datenbank

.

2. Klicken Sie auf das Register

Felder

.

3. Wenn Ihre Datenbank mehrere Tabellen enthält, wählen Sie die gewünschte Tabelle aus der

Liste

Tabellen

.

4. Doppelklicken Sie auf das Referenzzielfeld.

5. Klicken Sie im Dialogfeld „Optionen für Feld“ auf das Register

Automatische Eingabe

.

6. Stellen Sie sicher, dass

Referenzwert

aktiviert ist, und klicken Sie auf

Angeben

.

Um die Verwendung einer Referenz zu beenden oder auszusetzen, deaktivieren Sie

Referenzwert

.

7. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.

8. Klicken Sie auf

OK

.

Weitere Informationen über das Erstellen und Bearbeiten von Referenzen finden Sie in der Hilfe.

Kapitel 5

Gemeinsame Benutzung und Austausch von

Daten

Dieses Kapitel erläutert die Grundlagen der gemeinsamen Benutzung von FileMaker Pro-Datenbanken:

1

FileMaker Netzwerk-Sharing: Sie können FileMaker Pro-Datenbanken gemeinsam benutzen, wodurch mehrere FileMaker Pro- und FileMaker Go-Benutzer gleichzeitig auf dieselbe

Datenbank zugreifen und sie verwenden können.

1

Importieren und Exportieren von Daten: Sie können Informationen zwischen FileMaker Pro und anderen Programmen austauschen, indem Sie Daten importieren und exportieren.

Beispielsweise können Sie Daten importieren, die sich in einer anderen Datenbank oder einer

Tabellenkalkulation befinden, oder Adressdaten exportieren, um personalisierte Serienbriefe mit einer Textverarbeitung zu erstellen.

1

Wiederkehrender Import: Sie können eine FileMaker Pro-Datei so einrichten, dass aus einer anderen Anwendung (z. B. aus Microsoft Excel) importierte Daten automatisch aktualisiert werden.

1

Zugriff auf Daten von externen Datenquellen: Sie können auf Daten zugreifen, die in anderen FileMaker Pro-Dateien und in externen SQL-Datenbanken gespeichert sind, die

ODBC für die gemeinsame Nutzung von Daten verwenden. So können Sie mit Daten arbeiten, die in externen Datenbanken gespeichert sind, und können externe Daten mit Informationen kombinieren, die in Ihrer Datei gespeichert sind. Wenn Sie auf Daten von einer ODBC-

Datenbank zugreifen, können Sie Ergänzungsfelder in Ihrer FileMaker Pro-Datei verwenden, um Berechnungen und Statistikauswertungen der Daten durchzuführen, ohne das Schema der externen Datei zu ändern.

1

Instant Web Publishing: Sie können rasch und einfach FileMaker Pro-Layouts als Web-

Seiten veröffentlichen und damit jedem Benutzer mit einem Webbrowser in Ihrem Intranet

(oder im Internet) den Zugriff auf Ihre FileMaker Pro-Datenbanken erlauben.

Hinweis

Umfassende Informationen und schrittweise Anleitungen zur Verwendung von

FileMaker Pro finden Sie in der Hilfe. Informationen zum Veröffentlichen von Datenbanken im

Web finden Sie im Handbuch FileMaker Pro Web Publishing.

Gemeinsame Benutzung von Datenbanken in einem Netzwerk

Wenn Ihr Computer an ein Netzwerk angeschlossen ist, können Sie und andere FileMaker Pro- und FileMaker Go-Benutzer unter Windows und Mac OS gleichzeitig dieselbe Datenbankdatei gleichzeitig verwenden.

FileMaker Pro Netzwerk-Sharing unterstützt das Sharing von Dateien für bis zu 9 gleichzeitige

Benutzer (ohne den Host und Instant Web Publishing-Verbindungen). FileMaker Go-Clients sind in der Beschränkung auf 9 Benutzer inbegriffen. Wenn Sie mehr Benutzer sowie Web-Publishing-

Technologien wie XML unterstützen möchten, wird der Einsatz von FileMaker Server empfohlen, der größeren Netzwerkdurchsatz und höhere Kapazität bietet.

Kapitel 5 | Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten 130

Wichtig

Ihre FileMaker Pro-Lizenzvereinbarung erlaubt die gleichzeitige Nutzung des

Programms in einem Netzwerk nur dann, wenn Sie eine Lizenz für jeden einzelnen Computer erworben haben, auf dem FileMaker Pro installiert ist oder ausgeführt wird. Dieselbe Software-

Lizenz darf nicht auf verschiedenen Computern gemeinsam benutzt werden. Die vollständigen

Bedingungen können Sie der Softwarelizenz entnehmen.

Der erste Benutzer, der eine gemeinsam benutzte Datei öffnet, ist der Host. Jeder Benutzer,

 der im Anschluss daran eine gemeinsam benutzte Datei öffnet, ist ein Client.

Der Host öffnet die Datei.

Clients bauen Verbindungen zur gemeinsam benutzten Datei auf.

Wenn eine gemeinsam benutzte Datei geöffnet ist, können Host und Clients auf dieselben Informationen zugreifen und alle Änderungen an der Datei werden im Fenster jedes Benutzers angezeigt.

Alle Änderungen, die einer der Benutzer an den Daten vornimmt, werden in der gemeinsamen

Datei gespeichert. Eine gemeinsam benutzte Datei wird auf der Platte gespeichert, auf der sich die Datei befindet.

Sortierfolgen, Suchabfragen, Importfeldfolge, Exportfeldfolge und Druckereinrichtungen sind spezifisch für die einzelnen Benutzer.

Aktivieren der gemeinsamen Benutzung und Bereitstellen von Dateien

Da viele FileMaker Pro-Befehle auf dem Host-Rechner verarbeitet werden, erzielen Sie den höchsten

Durchsatz, wenn Sie Ihren schnellsten Computer als Host für gemeinsam benutzte Dateien einsetzen.

Die Datei, die Sie als Host bereitstellen, muss sich auf der Festplatte Ihres Computers befinden. Sie können nicht Host einer Datei sein, die sich auf einem entfernten Computer oder Server im Netzwerk befindet, da dies die Datensicherheit und die Leistung beeinträchtigen kann.

So aktivieren Sie File Sharing für alle geöffneten Dateien im Netzwerk:

1. Öffnen Sie die FileMaker Pro-Datei(en), die Sie gemeinsam benutzen wollen.

Hinweis

Um den Sharing-Status einer Datei zu aktivieren oder zu ändern, müssen Sie

 sie mit einem Konto öffnen, das über die entsprechenden Berechtigungen verfügt. Weitere

Informationen finden Sie unter „Konten, Berechtigungen und erweiterte Zugriffsrechte“ auf

Seite 145.

2. Wählen Sie

Datei

(Windows) bzw.

Ablage

(Mac OS) >

Sharing

>

FileMaker-Netzwerk

.

Kapitel 5 | Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten 131

3. Klicken Sie im Dialogfeld „FileMaker-Netzwerkeinstellungen“ unter

Netzwerk-Sharing

auf

Ein

.

Das Feld

TCP/IP-Adresse

enthält die TCP/IP-Adresse Ihres Systems.

Hier klicken, um

FileMaker-Netzwerk-

Sharing zu aktivieren

Stufe des

Netzwerkzugriffs für die ausgewählte(n)

Datei(en) wählen

4. Wählen Sie die Datei(en), die Sie bereitstellen wollen, aus der Liste

Aktuell geöffnete Dateien

.

5. Legen Sie die Stufe des Netzwerkzugriffs für die ausgewählte(n) Datei(en) fest.

Ziel

Zugriff für alle FileMaker Pro- und FileMaker

Go-Benutzer in Ihrem Netzwerk ermöglichen

Netzwerkzugriff der Benutzer abhängig von ihrer

Berechtigung beschränken

Auswählen

Alle Benutzer

Jeglichen Zugriff über FileMaker-

Netzwerkfunktionen verhindern

Benutzer nach Berechtigungen angeben und dann auf

Angeben klicken.

Wählen Sie im Dialogfeld „Benutzer nach Berechtigungen angeben“ die Berechtigungen, für die Sie Netzwerkzugriff erlauben wollen.

Keine Benutzer

6. Klicken Sie auf

OK

.

Die geöffneten Dateien sind nun bereitgestellt.

Wichtig

Sie müssen Ihre gemeinsam benutzten Dateien geöffnet lassen, damit sie Clients zur

Verfügung stehen.

Hinweis

Damit Dateien auf CD-ROMs gemeinsam benutzt werden können, müssen Sie Sharing aktivieren, bevor Sie die Datei auf die CD kopieren.

Öffnen von gemeinsam benutzten Dateien als Client

FileMaker Pro-Datenbanken, die über TCP/IP gemeinsam genutzt werden, können mithilfe der

Liste lokaler Hosts, der IP-Adresse des Hosts oder seines DNS-Namens (sofern definiert) remote geöffnet werden.

Kapitel 5 | Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten 132

So öffnen Sie eine gemeinsam genutzte Datenbank als Client:

1. Wählen Sie

Datei

(Windows) bzw.

Ablage

(Mac OS) >

Remote öffnen

.

2. Wählen Sie im Dialogfeld „Remote-Datei öffnen“ die Option

Anzeigen

, um eine Liste der Hosts zu sehen.

Auswahl

Host-Favoriten

Lokale Hosts

Hosts nach LDAP

Für

Hosts, die Sie zuvor als Favoriten hinzugefügt haben

FileMaker Pro-Hosts in Ihrem TCP/IP-Teilnetz

FileMaker Pro-Hosts, die über den angegebenen LDAP-Server zur

Verfügung stehen

3. Um die an einem Host verfügbaren Dateien zu sehen, wählen Sie den Host aus. Wählen Sie aus der Liste

Verfügbare Dateien

die zu öffnende Datei.

Tipp

Um die Liste der verfügbaren Dateien einzuschränken, geben Sie einige Zeichen in das

Textfeld

Filter

ein. Nur Dateinamen, die die eingegebenen Zeichen enthalten, werden dann in der Liste angezeigt.

Geben Sie in

Netzwerk-Dateipfad

den Netzwerkpfad ein, z. B.:

Für IPv4: fmnet:/<Host-IP-Adresse>/<Dateiname>

Für IPv6: fmnet:/[<Host-IPv6-Adresse>]/<Dateiname>

4. Klicken Sie auf

Öffnen

.

Abhängig von der Konfiguration des File Sharing auf dem Host müssen Sie möglicherweise den Kontonamen, das Passwort und den Domänennamen (nur Windows) eingeben.

Wenn das Netzwerk überlastet ist, erscheint die Datei möglicherweise nicht. Um das Netzwerk für eine längere Zeitdauer zu überprüfen, halten Sie die Strg- (Windows) bzw. Optionstaste

(Mac OS) gedrückt, während Sie auf ein Element klicken.

Weitere Informationen zum Kennzeichnen von Remote-Dateien als Favoriten und den Zugriff auf Favoritendateien finden Sie in der Hilfe.

Beschränkungen beim Ändern gemeinsam benutzter Dateien

Es ist zwar möglich, dass mehrere Benutzer dieselbe gemeinsame Datei gleichzeitig ändern, jedoch unterliegen die Arten gleichzeitig zulässiger Änderungen einigen Beschränkungen.

Die folgende Tabelle beschreibt die Arten von Änderungen, die an gemeinsam benutzten Dateien möglich bzw. nicht möglich sind.

Datenbankänderung

Daten in Layouts und

Datensätzen

Daten in Datensätzen aus externen ODBC-

Datenquellen

Beschränkung

Zwei Personen können nicht gleichzeitig denselben Datensatz bearbeiten.

Zwei Personen können gleichzeitig denselben Datensatz bearbeiten.

Wenn zwei Benutzer den gleichen Datensatz gleichzeitig bearbeiten, zeigt

FileMaker Pro eine Warnung an, wenn einer der Benutzer versucht, die Änderungen zu bestätigen. Die Warnung gibt einem Benutzer die Möglichkeit, die Änderungen zu bestätigen (und etwaige Änderungen des anderen Benutzers zu überschreiben), zum Datensatz zurückzukehren, ohne die Änderungen zu bestätigen, oder den

Datensatz wieder in den Zustand zu versetzen, als die Bearbeitung begann.

Kapitel 5 | Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten 133

Datenbankänderung

Layouts und

Layoutelemente

Wertelisten

Scripts

Beschränkung

Zwei Personen können nicht gleichzeitig dasselbe Layout ändern.

Zwei Personen können nicht gleichzeitig dieselbe Werteliste ändern oder definieren.

Eine Person kann eine Werteliste bearbeiten, während eine andere Person sie im

Blättern- oder Suchenmodus verwendet.

Zwei Personen können nicht gleichzeitig dasselbe Script ändern oder definieren.

Eine Person kann ein Script bearbeiten, während eine andere Person es verwendet.

Zwei Personen können nicht gleichzeitig eines dieser Elemente ändern.

Tabellen, Felder,

Beziehungen

(Datenbankschema)

Datenquellen

Konten und Zugriffsrechte

Zwei Personen können nicht gleichzeitig dieselbe Datenquelle ändern oder definieren.

Eine Person kann einen Datenquellverweis bearbeiten, während eine andere

Person die externe Datei verwendet.

Zwei Personen können nicht gleichzeitig Konten und Zugriffsrechte ändern oder definieren.

Eine Person kann ein Konto oder Zugriffsrechte erstellen oder ändern, während eine andere Person es bzw. sie verwendet.

Entferntes Öffnen gemeinsam genutzter Datenbanken unter Verwendung eines URLs

Das Installationsprogramm von FileMaker Pro registriert FMP als Internet-Protokoll. Dadurch können Sie eine gemeinsam genutzte Datenbank mithilfe eines URLs öffnen. Sie können in der gemeinsam genutzten Datei auch ein Script mithilfe eines URL ausführen.

Clients können einen Browser verwenden, um auf bereitgestellte Datenbanken zuzugreifen, indem Sie den URL der bereitgestellten Datei auf dem Host-Rechner in den Adressbereich des

Browsers eingeben.

So identifizieren Sie den URL für die bereitgestellte Datenbank auf dem Host-Rechner und senden sie an einen Client-Benutzer:

1. Wählen Sie in der bereitgestellten Datei auf dem Host-Rechner

Datei

(Windows) bzw.

Ablage

(Mac OS) >

Senden

>

Link an Datenbank

.

FileMaker Pro öffnet eine E-Mail-Nachricht in Ihrer Standard-E-Mail-Anwendung, die den URL für die aktuelle Datenbank sowie die Anforderungen für Client-Verbindungen enthält.

2. Adressieren Sie die E-Mail-Nachricht an den Client-Benutzer und versenden Sie die Nachricht.

Um eine bereitgestellte Datenbank auf einem Client-Rechner über einen URL zu öffnen, wählen

Sie eine der folgenden Optionen:

1

Wenn Sie eine E-Mail-Nachricht mit einem URL des Host-Rechners erhalten haben, klicken Sie auf den Link, der den Ort der bereitgestellten Datenbank angibt. Wenn Ihre E-Mail-Anwendung aktive Links nicht unterstützt, starten Sie einen Webbrowser auf dem vorgesehenen Client-

Rechner, kopieren den URL aus der E-Mail-Nachricht in den Adressbereich Ihres Browsers und drücken dann die Eingabetaste (Windows) bzw. den Zeilenschalter (Mac OS).

Kapitel 5 | Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten 134

1

Wenn Sie den URL der bereitgestellten Datenbank auf anderem Weg erhalten haben, starten

Sie einen Webbrowser auf dem vorgesehenen Client-Rechner, geben den URL des Host-

Rechners in den Adressbereich Ihres Browsers unter Verwendung des folgenden Formats ein und drücken dann die Eingabetaste (Windows) bzw. den Zeilenschalter (Mac OS).

[<][URL:]FMP://[[konto:[email protected]]netzadresse]/datenbankname[>]

Optionale Parameter sind durch eckige Klammern ([ ]) gekennzeichnet. Wenn Leerzeichen in einem Link erforderlich sind, wird jedes Leerzeichen durch %20 ersetzt. Versuchen Sie es mit einem Pluszeichen (+), wenn %20 nicht funktioniert.

Beispiele

FMP:///Mein%20Adressbuch

FMP://192.168.10.0/Mein+Adressbuch.fmp12

FMP://Benutzer1:[email protected]/Dateiname.fmp12

FMP://192.168.10.0/Kunden.fmp12?script=KundenAuflisten

Schließen einer bereitgestellten Datei

Bevor ein Host eine gemeinsam genutzte Datei schließen kann, müssen alle Clients die Datei schließen. FileMaker Pro gibt Ihnen die Möglichkeit, Clients im Netzwerk aufzufordern, die gemeinsam genutzte Datei zu schließen, wenn Sie eine der folgenden Aktionen ausführen: die

Datei schließen, die Sharing-Voraussetzungen für die Datei ändern, FileMaker Pro beenden oder eine Aufgabe ausführen, für die alle Clients die Datei schließen müssen. Wenn ein Client nicht innerhalb von 30 Sekunden auf Ihre Aufforderung zum Schließen einer gemeinsam benutzten

Datei reagiert, versucht FileMaker Pro, die gemeinsam benutzte Datei auf dem Rechner des

Clients zu schließen.

So schließen Sie eine bereitgestellte Datei:

1. Wählen Sie auf dem Computer, der die Datei bereitstellt,

Datei

>

Schließen

(Windows) bzw.

Ablage

>

Schließen

(Mac OS).

2. Falls noch Clients die gemeinsam benutzte Datei geöffnet haben, sehen Sie in einem

Dialogfeld eine Liste dieser Clients. Klicken Sie auf

Anfrage

, um diese Clients in einer Meldung aufzufordern, die Datei zu schließen.

3. Clients sehen ein Dialogfeld, das sie zum Schließen der Datei auffordert.

Wenn FileMaker Pro

Clients klicken auf

Abbrechen

.

Wartet darauf, dass diese Clients die Datei schließen.

Clients klicken auf

Jetzt schließen

.

Schließt die gemeinsam genutzte Datei auf dem Computer des Clients.

Clients führen keine Aktion durch.

Versucht, die Datei nach 30 Sekunden zu schließen, falls ein sicheres

Schließen möglich ist.

Weitere Informationen zu gemeinsamer Dateibenutzung in einem Netzwerk finden Sie in der Hilfe.

Kapitel 5 | Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten 135

Importieren und Exportieren von Daten

Sie können Informationen zwischen FileMaker Pro und anderen Anwendungen austauschen, indem Sie Daten importieren und exportieren. Sie können:

1

Daten in eine bestehende FileMaker Pro-Datei importieren, entweder in eine neue oder eine bestehende Tabelle

1

Daten aus anderen Programmen in neue FileMaker Pro-Dateien umwandeln

1

Daten zur Verwendung in anderen Programmen exportieren.

Speichern und Senden von Daten in anderen Formaten

Sie können FileMaker Pro-Daten als Microsoft Excel-Arbeitsblatt oder als PDF-Datei speichern.

So können Sie Ihre Datensätze an Benutzer weitergeben, die nicht über FileMaker Pro verfügen.

Mit FileMaker Pro können Sie das Excel-Arbeitsblatt bzw. die PDF-Datei per E-Mail versenden, wenn Sie sie speichern. Sie können zudem Scripts erstellen, um Datensätze als Excel- oder PDF zu speichern.

Um Dateien als Excel speichern zu können, benötigen Sie das Zugriffsrecht „Exportieren“.

Um Dateien als PDF speichern zu können, benötigen Sie das Zugriffsrecht „Drucken“.

Hinweis

Die gespeicherte Datei enthält nur Felder, die sich im Layout befinden, wenn Sie die

Speicherung durchführen. Wenn Sie andere Felder (z. B. Felder in Registerfeldern, die sich nicht im Vordergrund befinden) aufnehmen wollen, verwenden Sie den Befehl

Datensätze exportieren

anstelle von

Datensätze speichern/senden unter

.

Senden von E-Mail-Nachrichten basierend auf Datensatzdaten

Sie können FileMaker Pro verwenden, um eine oder mehrere Nachrichten an einen oder mehrere

Empfänger zu versenden. E-Mails können über Ihre Standard-E-Mail-Anwendung oder direkt über

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol, ein Protokoll für Versand und Empfang von E-Mails) versendet werden. Sie können Werte eingeben oder Werte aus Feldern oder Berechnungen verwenden. Sie können ferner Scripts erstellen, um E-Mails zu senden.

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

Unterstützte Dateiformate für Import und Export

Jedes Programm speichert seine Datendateien in einem eigenen Dateityp oder Dateiformat.

Die meisten Programme tauschen auch Informationen in bestimmten anderen Formaten aus.

FileMaker Pro kann Dateien in folgenden Formaten importieren und/oder exportieren: Microsoft

Excel (.xls, .xlsx), tabulatorgetrennter Text (.tab, .txt), kommagetrennte Werte (.csv, .txt),

FileMaker Pro 12 (.fmp12), Serienbriefsteuerdatei (.mer), HTML-Tabelle (.htm) und XML (.xml).

Sie können auch Bento-Daten in FileMaker Pro importieren. Wenn Sie Daten mit einem anderen

Programm austauschen, prüfen Sie die Dokumentation, die mit dem Programm geliefert wurde, um ein gemeinsames zwischengeschaltetes Dateiformat zu bestimmen, das sowohl

FileMaker Pro als auch das andere Programm unterstützt.

Die meisten Dateiformate unterstützen nur die Datenkonvertierung und importieren oder exportieren keine Formatierung wie Schrift, Größe, Stil und Farbe.

Informationen über Dateiformate und die Versionen, die FileMaker Pro importieren und/oder exportieren kann, sowie das Importieren aus Quellen wie XML oder Bento (Mac OS) finden Sie in der Hilfe.

Hinweis

Export an .xls erfordert Rosetta, das auf einigen Versionen von Mac OS X nicht verfügbar ist.

Kapitel 5 | Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten 136

Einrichten von wiederkehrenden Importen

Sie können eine FileMaker Pro-Datei so einrichten, dass aus einer anderen Anwendung (z. B. aus

Microsoft Excel) importierte Daten automatisch aktualisiert werden. Ein wiederkehrender Import wird automatisch ausgeführt, wenn Sie das erste Mal das Layout anzeigen, das die Daten aus der externen Datei enthält. Später können Sie ein Script ausführen, um die Daten zu aktualisieren.

Beachten Sie folgende Punkte:

1

Daten, die über wiederkehrenden Import importiert werden, sind in FileMaker Pro schreibgeschützt.

1

Wenn Sie wiederkehrende Importe einrichten, erstellt FileMaker Pro eine neue Tabelle für die importierten Daten und ein neues Layout zur Anzeige der Daten. Sie können das Layout später nach Wunsch im Layoutmodus Ihren Anforderungen anpassen.

1

Für das Einrichten von wiederkehrenden Importen müssen Sie eine Datei mit einem Konto

öffnen, das über die Berechtigung „Voller Zugriff“ verfügt. Informationen über Berechtigungen

finden Sie unter „Erstellen von Konten“ auf Seite 152.

So richten Sie wiederkehrende Importe ein:

1. Erstellen Sie eine neue Datei oder öffnen Sie die Datei, in der Sie wiederkehrende Importe

einrichten möchten. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter „Anlegen einer

FileMaker Pro-Datei“ auf Seite 62 und „Öffnen von Dateien“ auf Seite 15.

2. Wählen Sie im Blätternmodus

Datei

(Windows) bzw.

Ablage

(Mac OS) >

Datensätze importieren

>

Datei

.

3. Wählen Sie für

Dateityp

(Windows) bzw.

Format

(Mac OS) den Dateityp, den Sie importieren möchten. Suchen Sie dann die Datei, die die zu importierenden Daten enthält, und wählen Sie sie aus.

4. Wählen Sie

Als automatischen wiederkehrenden Import einstellen

und klicken Sie auf

Öffnen

.

Der Pfad der ausgewählten Datei erscheint im Dialogfeld „Einstellung wiederkehrender Import“.

5. Um keine Spaltennamen zu importieren, aktivieren Sie

Ersten Datensatz nicht importieren

(enthält Feldnamen)

.

6. Akzeptieren Sie den Standard-Layoutnamen oder geben Sie einen neuen Namen für das

Layout ein, das FileMaker Pro erstellt, um die importierten Daten anzuzeigen.

7. Akzeptieren Sie den Standard-Scriptnamen oder geben Sie einen neuen Namen für das Script ein, mit dem Sie Daten manuell aktualisieren können.

8. Klicken Sie auf

OK

.

9. Wenn Sie Daten aus einer Excel-Datei importieren, können Sie Daten nach Arbeitsblatt oder benanntem Bereich importieren.

Ziel

Daten nach Arbeitsblatt importieren

Daten nach benanntem Bereich, einem Arbeitsblatt oder benanntem Bereich pro Layout importieren

Aktion

Wählen Sie

Arbeitsblätter anzeigen

, wählen Sie das zu importierende Arbeitsblatt aus und klicken Sie auf

Weiter

.

Wählen Sie

Benannte Bereiche anzeigen

, wählen Sie den zu importierenden benannten Bereich aus und klicken Sie auf

Weiter

.

Kapitel 5 | Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten 137

10. Das neue Layout wird im Blätternmodus in der Tabellenansicht angezeigt. Sie können Daten aktualisieren, der Datei einen leeren Datensatz hinzufügen oder dem Layout ein neues Feld hinzufügen.

Ziel

Daten aktualisieren

Der Datei einen leeren Datensatz hinzufügen

(wird als leere Zeile am Ende der Tabelle angezeigt)

Dem Layout ein neues Feld hinzufügen (wird als leere Spalte rechts in der Tabelle angezeigt)

Aktion

Klicken Sie auf die Script-Taste oben im neuen Layout.

Klicken Sie auf

+

im Ende der Tabelle.

Klicken Sie auf

+

in der Tabellenüberschrift.

Weitere Informationen zum Einstellen von wiederkehrenden Importen finden Sie in der Hilfe.

ODBC und JDBC

Sie können FileMaker Pro-Daten mit ODBC- und JDBC-fähigen Programmen austauschen.

Sie können z. B. FileMaker Pro-Daten in Microsoft Excel grafisch darstellen.

Was wollen Sie erledigen?

FileMaker Pro als Datenquelle verwenden/FileMaker Pro-Daten gemeinsam nutzen

FileMaker Pro als ODBC-Client verwenden/auf ODBC-Daten zugreifen

Wie wollen Sie vorgehen?

1

SQL-Queries

1

JDBC

Interaktiv über das Beziehungsdiagramm

Siehe

FileMaker ODBC- und JDBC-

Handbuch

„Arbeiten mit externen

Datenquellen“ auf Seite 141

 und Hilfe

Hilfe

1

Einmalig statisch per ODBC-Import

(oder

Datei

(Windows) bzw.

Ablage

(Mac OS) >

Öffnen

)

1

Datensätze importieren (Scriptschritt)

1

SQL Query ausführen (Scriptschritt)

Methoden für das Importieren von Daten in eine bestehende Datei

Wenn Sie Daten in eine bestehende Datei importieren, können Sie:

1

Einer bestehenden Tabelle neue Datensätze hinzufügen.

1

Eine neue Tabelle aus importierten Daten erstellen.

1

Vorhandene Datensätze in einer bestehenden Tabelle aktualisieren.

1

Übereinstimmende Datensätze in einer bestehenden Tabelle aktualisieren.

Wichtig

Die beiden Importoptionen, die vorhandene und passende Datensätze aktualisieren,

überschreiben während des Importvorgangs vorhandene Daten und können nicht rückgängig gemacht werden. Wählen Sie

Datei

(Windows) bzw.

Ablage

(Mac OS) >

Kopie speichern unter

, um eine Sicherungskopie der Datei zu erstellen, bevor Sie einen Import durchführen, der Datensätze aktualisiert.

Die Datei, aus der Sie Daten importieren, ist die Quelle. Die Datei, in die Sie Daten importieren, ist das Ziel.

Kapitel 5 | Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten 138

Hinzufügen von Datensätzen

Wenn Sie Datensätze hinzufügen, importieren Sie alle Datensätze aus der Quelldatei in die

Zieldatei oder Tabelle. In der Zieldatei wird ein neuer Datensatz für jeden importierbaren

Datensatz der Quelldatei erstellt.

Aktualisieren bestehender Datensätze

Mit dieser Option ersetzen Sie Daten in Ihrer Datei durch Daten aus der Quelldatei. Für jedes Feld, in das Sie importieren, überschreiben Daten aus dem ersten importierbaren Datensatz (oder der ersten Datenreihe) der Quelldatei die Daten im ersten Datensatz in der Zieldatei. Daten aus dem zweiten importierbaren Datensatz (oder der zweiten Datenreihe) der Quelldatei überschreiben die

Daten im zweiten Datensatz in der Zieldatei usw. Beim Ersetzen überprüft oder vergleicht

FileMaker Pro die Daten in den Dateien nicht.

Sie können wählen, ob die Daten auf Feldbasis ersetzt werden.

Datensätze in der Zieldatei werden durch die gleiche Anzahl an Datensätzen aus der Quelldatei ersetzt. Sind in der Quelldatei mehr importierbare Datensätze vorhanden, werden die Daten aus den zusätzlichen Datensätzen nicht importiert, wenn Sie nicht die Option

Verbleibende Daten als neue Datensätze hinzufügen

aktivieren. Wenn die Zieldatei mehr Datensätze als die Quelldatei enthält, werden die Daten in den zusätzlichen Datensätzen der Zieldatei nicht ersetzt.

Aktualisierung passender Datensätze

Sie können passende Datensätze und Felder in Ihrer Zieldatei mit Daten aus einer anderen Datei aktualisieren. Beispielsweise könnte sich eine Kopie einer Datenbank auf dem Desktop-, eine zweite Kopie auf dem Laptop-Computer befinden. Falls Sie unterwegs Änderungen vornehmen, können Sie die Kopie an Ihrem Arbeitsplatz entsprechend aktualisieren.

Sie können in der Quelldatei und in der Zieldatei die Datensätze für die Aktualisierung festlegen, indem

Sie in jeder Datei ein oder mehrere Abgleichsfelder wählen. Wenn Daten in den Abgleichsfeldern eines

Datensatzes in der Zieldatei mit denen eines Datensatzes in der Quelldatei übereinstimmen, wird der

Datensatz in der Zieldatei durch die Daten aus der Quelldatei aktualisiert.

Abgleichsfelder müssen jede Einheit in Ihrer Datenbank eindeutig identifizieren. In einer Datenbank mit Personendaten könnten Sie beispielsweise ein Abgleichsfeld wie die

Mitarbeiternummer

oder mehrere Abgleichsfelder wie

Nachname

,

Vorname

und

Telefonnummer

verwenden.

Nachname

allein könnte mehr als eine Person bezeichnen, ist also als einziges Abgleichsfeld weniger geeignet.

Außerdem geben Sie die zu importierenden Felder an. Der Inhalt aller für den Import gewählten

Felder in allen passenden Datensätzen überschreibt Daten in der Zieldatei, selbst wenn das Feld in der Quelldatei leer ist.

Wenn die Zieldatei eine Ergebnismenge aufweist, werden nur die Datensätze der Ergebnismenge aktualisiert. (Wenn die Quelldatei eine FileMaker Pro-Datei ist, können Sie auch nur die

Datensätze einer Ergebnismenge importieren.)

Das folgende Beispiel zeigt, wie ein Datensatz in einer Zieldatei aussieht, bevor und nachdem er durch einen passenden Datensatz in einer Quelldatei aktualisiert wurde.

Kapitel 5 | Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten 139

Vor der Aktualisierung passender Datensätze Nach der Aktualisierung

Quelldatei

123-456-7890

Johann

Q

Schmidt

Auffahrtsallee 431

Neustadt

Deutschland

–>

=

–>

–>

–>

–>

Zieldatei

123-456-7890

Johann

Schmidt

Hauptstr. 123

Irgendstadt

Deutschland

3/3/2015

408-555-6789

Zieldatei

123-456-7890

Johann

Q

Schmidt

Auffahrtsallee 431

Neustadt

Deutschland

3/3/2015

(Mac OS) oder = (Windows) gibt ein Abgleichsfeld an

(Mac OS) oder -> (Windows) gibt an, dass das Feld importiert werden soll

– gibt an, dass das Feld nicht importiert wird

Der Importvorgang

Die grundlegenden Schritte beim Importieren von Datensätzen:

1. Legen Sie eine Sicherheitskopie der Zieldatei an, in die Sie Daten importieren.

2. Wenn die Quelldatei eine FileMaker Pro-Datei ist, führen Sie eine Suche durch, damit die

Ergebnismenge im aktuellen Fenster nur die Datensätze enthält, die Sie importieren wollen.

3. Öffnen Sie die Zieldatei und – falls diese mehrere Tabellen hat – wählen Sie ein Layout, das

Datensätze aus der Tabelle enthält, in die Sie Daten importieren wollen.

Das Layout muss nicht alle Felder der Tabelle anzeigen. Sie können die zu importierenden

Felder im Dialogfeld „Zuordnung der Importfelder“ angeben.

4. Wenn Sie bestehende oder passende Datensätze aktualisieren, darf die Ergebnismenge in der

Zieldatei nur die Datensätze enthalten, die Sie ändern oder aktualisieren wollen.

5. Wählen Sie

Datei

>

Datensätze importieren

>

Datei

(Windows) bzw.

Ablage

>

Datensätze importieren

>

Datei

(Mac OS) und wählen Sie den Namen der Datei, aus der Sie Daten importieren wollen (die Quelldatei).

6. Wählen Sie im Dialogfeld „Zuordnung der Importfelder“ bei Bedarf eine Tabelle aus der Liste

Quelle

aus.

7. Übernehmen Sie die in der Einblendliste

Ziel

gezeigte Tabelle oder wählen Sie

Neue Tabelle

, um eine Tabelle mit dem gleichen Schema wie die Quelltabelle zu erstellen.

8. Wählen Sie den gewünschten Importtyp. Weitere Informationen finden Sie unter „Methoden für das Importieren von Daten in eine bestehende Datei“ auf Seite 137.

9. Ordnen Sie die Felder der Quelldatei den Feldern der Zieldatei zu.

Kapitel 5 | Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten

Wählen Sie eine Tabelle, aus der importiert werden soll.

Felder in der

Quelldatei

gibt Abgleichsfelder an

Pfeile zeigen, dass Daten in die

Felder rechts importiert werden.

Importieren in die aktuelle oder neue

Tabelle

Felder in der

Zieldatei

140

Hier eine Importaktion wählen

Konvertieren einer Datendatei in eine neue FileMaker Pro-Datei

Sie können eine Datendatei aus einem anderen Programm in eine neue FileMaker Pro-Datei konvertieren. Die konvertierte Datei enthält:

1

Die Daten aus der Datei oder Quelle, die Sie konvertieren.

1

Zwei Layouts für die Anzeige der Daten.

1

Konvertierte Feldnamen, wenn sie in der Datei oder Quelle, die Sie konvertieren, zur Verfügung stehen. Ansonsten werden Standardfeldnamen verwendet: f1, f2, f3 usw.

1

Konvertierte Feldnamen, wenn sie in der Datei oder Quelle, die Sie konvertieren, zur Verfügung stehen. Ansonsten sind alle Felder Textfelder.

So importieren Sie Daten in eine neue Datei:

1. Sichern Sie im Quellprogramm die zu importierenden Daten in einem Dateityp, den

FileMaker Pro unterstützt. Weitere Informationen finden Sie unter „Unterstützte Dateiformate für Import und Export“ auf Seite 135.

2. Wählen Sie

Datei

(Windows) bzw.

Ablage

(Mac OS) >

Öffnen

.

3. Wählen Sie im Dialogfeld „Öffnen“ unter

Dateityp

(Windows) bzw.

Format

(Mac OS) den

Dateityp, wählen Sie die zu konvertierende Datei und klicken Sie auf

Öffnen

.

4. Wenn das Dialogfeld „Option für erste Zeile“ angezeigt wird, wählen Sie, ob die erste Datenreihe

Feldnamen oder den ersten Datensatz enthält, und klicken Sie dann auf

OK

.

5. Wenn Sie ein Microsoft Excel-Arbeitsblatt konvertieren und das Dialogfeld „Excel-Daten angeben“ geöffnet wird, wählen Sie ein Arbeitsblatt oder einen benannten Bereich aus der

Arbeitsmappendatei und klicken auf

OK

.

6. Geben Sie im nächsten Dialogfenster einen Namen für die neue Datei ein, wählen Sie einen

Speicherort und klicken Sie auf

Speichern

.

FileMaker Pro konvertiert die Daten in eine FileMaker Pro-Datei und zeigt die Datei an.

Weitere Informationen zum Importieren von Daten finden Sie in der Hilfe.

Kapitel 5 | Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten 141

Der Exportvorgang

Sie können FileMaker Pro-Daten in eine neue Datei exportieren und sie dann in einem anderen

Programm öffnen.

Die grundlegenden Schritte beim Exportieren von Datensätzen:

1. Öffnen Sie die FileMaker Pro-Datei und rufen Sie ein Layout auf, das die Datensätze anzeigt, die Sie exportieren wollen.

2. Suchen und sortieren Sie die zu exportierenden Datensätze. Weitere Informationen finden

Sie unter „Suchen nach Datensätzen“ auf Seite 33 und „Sortieren von Datensätzen“ auf

Seite 48.

3. Wählen Sie

Datei

(Windows) bzw.

Ablage

(Mac OS) >

Datensätze exportieren

.

4. Geben Sie im Dialogfeld „Datensätze zu Datei exportieren“ einen Namen ein und wählen

Sie einen Speicherort und einen Dateityp für die exportierte Datei.

5. Wählen Sie im Dialogfeld „Exportfeldfolge angeben“, wie FileMaker Pro die Daten exportieren soll.

Für den Export von

Ein Feld im aktuellen Layout

Ein Feld in der Tabelle des aktuellen Layouts

Auswahl

Aktuelles Layout (Layoutname)

aus der Tabellenliste, doppelklicken Sie dann auf ein Feld in der Liste.

Aktuelle Tabelle (Tabellenname)

aus der Tabellenliste, doppelklicken Sie dann auf ein Feld in der Liste.

6. Wählen Sie, falls erforderlich, den gewünschten Zeichensatz für die exportierte Datei.

7. Wählen Sie, ob die Formatierung des aktuellen Layouts auf die exportierten Daten angewendet wird.

Um Bezugsfelder zu exportieren, die Bezugstabelle aus der Liste wählen.

Felder aus dieser

Liste wählen.

FileMaker Pro exportiert diese Felder.

Wählen, ob die Formatierung

übernommen werden soll.

Weitere Informationen zum Exportieren von Daten finden Sie in der Hilfe.

Arbeiten mit externen Datenquellen

Sie können in einer FileMaker Pro-Datei Datenquellen definieren, um auf Daten zuzugreifen von:

1

anderen FileMaker Pro-Dateien.

1

SQL-Datenbanken, die ODBC für die gemeinsame Nutzung von Informationen verwenden.

Wenn Sie Datenquellen in FileMaker Pro-Dateien definieren, werden aktuelle Daten aus externen

Datenbanken in Ihren Dateien angezeigt. Sie können FileMaker Pro verwenden, um Daten in externen

Dateien hinzuzufügen, zu bearbeiten, zu löschen, zu suchen und zu sortieren.

Kapitel 5 | Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten 142

Die folgenden Vorgehensweisen bieten einen Überblick, wie Sie auf Daten in externen

FileMaker Pro-Dateien oder externen ODBC-Datenquellen zugreifen. Detaillierte Informationen zum Zugriff auf externe Datenquellen finden Sie in der Hilfe.

Arbeiten mit externen FileMaker Pro-Dateien

So richten Sie eine Datei ein, um auf Daten aus einer anderen FileMaker Pro-Datei zuzugreifen:

1

Fügen Sie dem Beziehungsdiagramm in der aktuellen FileMaker Pro-Datei Tabellen aus anderen FileMaker Pro-Datenquellen hinzu.

1

Fügen Sie den Layouts Felder hinzu, um Daten aus der anderen FileMaker Pro-Datei anzuzeigen.

Arbeiten mit ODBC-Datenquellen

So richten Sie eine Datei für den Zugriff auf Daten in unterstützten ODBC-Datenquellen ein:

1

Installieren und konfigurieren Sie einen ODBC-Treiber für die externen Datenquellen, auf die

Sie zugreifen wollen.

1

Definieren Sie auf dem Computer, der die aktuelle FileMaker Pro-Datei bereitstellt, einen

System-DSN (Data Source Name) für jede ODBC-Datenquelle, auf die Sie zugreifen wollen.

1

Legen Sie Optionen für die ODBC-Datenquellen fest, auf die Sie zugreifen wollen (zum

Beispiel, ob Benutzer nach einem Benutzernamen und einem Passwort gefragt werden).

1

Fügen Sie dem Beziehungsdiagramm in der aktuellen FileMaker Pro-Datei eine oder mehrere

Tabellen aus der ODBC-Datenquelle hinzu.

1

Fügen Sie den Layouts in der FileMaker Pro-Datei Felder hinzu, um externe Daten anzuzeigen.

1

Fügen Sie externen Tabellen und Layouts optional Ergänzungsfelder hinzu, um Formel- und

Statistikergebnisse basierend auf Daten anzuzeigen, die in externen ODBC-Datenquellen gespeichert sind.

Veröffentlichen von Datenbanken im Web

Mit FileMaker Pro können Sie Ihre Datenbanken mithilfe von Instant Web Publishing in einem

Webbrowser veröffentlichen und Benutzern erlauben, Daten in der Datenbank zu suchen, anzusehen und zu ändern.

Durch die Verwendung von Instant Web Publishing mit FileMaker Pro-Konten und -

Berechtigungen können Sie für die Sicherheit Ihrer Webdatenbanken sorgen.

Hinweis

FileMaker Pro Instant Web Publishing unterstützt die gemeinsame Nutzung von Dateien durch bis zu fünf gleichzeitige Benutzer. Verwenden Sie FileMaker Server Advanced, um Dateien für mehr als fünf Web-Benutzer gleichzeitig bereitzustellen.

Um mit einer veröffentlichten FileMaker Pro-Datenbank zu arbeiten, benötigen Benutzer Folgendes:

1

Webbrowser-Software

1

Zugang zum Internet oder zu einem Intranet. Für den Zugang zum Internet wird ein Internet-

Anbieter (ISP - Internet Service Provider) benötigt. FileMaker erstellt kein Internetkonto.

1

Einen Host-Computer mit ständigem Zugang zum Internet oder Intranet über TCP/IP.

1

Die IP-Adresse (Internet Protocol) des Computers, der der Host Ihrer Datenbankdateien ist.

Kapitel 5 | Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten 143

Sie können Ihre Datenbanken als Web-Seiten in einem lokalen Netzwerk oder Intranet oder für

Benutzer im Web veröffentlichen. Sie müssen Ihre Datenbank nicht ändern oder zusätzliche

Software verwenden.

Hinweis

Web Viewer, die einen URL basierend auf Felddaten berechnen und eine Web-Seite direkt in einem FileMaker Pro-Layout anzeigen, funktionieren in Dateien, die per Instant Web

Publishing veröffentlicht werden. Es gibt jedoch einige Punkte, die bei der Konzeption zu beachten sind, bevor Sie Web Viewer in veröffentlichte Dateien aufnehmen sollten. Weitere

Informationen finden Sie im Handbuch FileMaker Instant Web Publishing. Wählen

Sie

Hilfe

>

Produktdokumentation > FileMaker Instant Web Publishing Handbuch

.

Gemeinsam benutzte FileMaker Pro-Datenbank in einem Webbrowser

Kapitel 6

Schützen von Datenbanken

Dieses Kapitel beschreibt die Grundlagen, wie die Möglichkeiten von Benutzern in einer

FileMaker Pro-Datei beschränkt werden. Folgende Themen werden behandelt:

1

Planen der Sicherheit für eine Datei

1

Anzeigen und Erstellen von Konten und Passwörtern

1

Anzeigen und Erstellen von Berechtigungen

1

Anzeigen der erweiterten Zugriffsrechte

1

Autorisieren anderer Dateien, auf Ihre Dateien zuzugreifen

1

Maßnahmen zum Schutz Ihrer Datenbanklösung, Ihres Betriebssystems, Ihres Netzwerks und

Ihrer Hardware

1

Sichern von Datenbanken und anderen Dateien

1

Installieren, Ausführen und Aktualisieren von Antivirus-Software

Hinweis

Umfassende Informationen und schrittweise Anleitungen zur Verwendung von

FileMaker Pro finden Sie in der Hilfe.

Ihr Betriebssystem enthält zwar Funktionen zur Dateisicherheit, aber Sie sollten die

FileMaker Pro-Zugriffsrechte als grundlegende Methode verwenden, um den Zugriff auf Ihre

Datenbankdateien und deren Sicherheit zu steuern.

Informationen über die Konvertierung von Sicherheitseinstellungen aus älteren Datenbanken in die

aktuelle FileMaker Pro-Version finden Sie unter „Konvertieren von Datenbanken aus

FileMaker Pro 11 und früheren Versionen“ auf Seite 162 und in der Hilfe.

Schützen von Datenbanken mithilfe von Konten und Berechtigungen

Sie können beschränken, welche Daten Benutzer in einer Datenbankdatei sehen und welche

Aktionen sie ausführen können. Sie können Folgendes einschränken:

1

Datenzugriff. Setzen Sie bestimmte Datensätze oder Felder aus einzelnen Tabellen auf

„Nur Lesen“ oder blenden Sie sie komplett aus.

1

Layoutzugriff. Verhindern Sie, dass Benutzer Layouts im Layoutmodus ändern.

1

Zugriff auf Wertelisten und Scripts. Verhindern Sie, dass Benutzer auf Wertelisten und

Scripts zugreifen und sie ändern sowie Scripts ausführen.

1

Zugriff auf File Sharing. Aktivieren Sie File Sharing über das FileMaker-Netzwerk, Web

Publishing und ODBC/JDBC nur für einzelne Benutzer.

1

Datenausgabe. Benutzer werden daran gehindert, Daten auszudrucken oder zu exportieren.

1

Menüzugriff. Stellen Sie nur eine eingeschränkte Auswahl von Menübefehlen zur Verfügung.

Kapitel 6 | Schützen von Datenbanken 145

Sie beschränken die Aktionen von Benutzern in einer Datei, indem Sie beim Öffnen einer Datei die Eingabe eines Kontonamens und Passworts verlangen. Der eingegebene Kontoname und das

Passwort bestimmen, welche Berechtigungen verwendet werden und ihre Aktionsmöglichkeiten in einer Datei beschränken. Weitere Informationen über Konten und Berechtigungen finden Sie im folgenden Abschnitt.

Sie können Berechtigungen in einer gemeinsam benutzten Datei definieren, während Clients die

Datei benutzen. Alle Berechtigungsänderungen, die den aktuellen Client betreffen, werden erst wirksam, wenn der Client die Datei schließt und erneut öffnet.

Die Zugriffsrechte, die Sie festlegen, betreffen nur eine einzelne Datei und alle Datenbanktabellen in dieser Datei. Wenn Ihre Datenbanklösung aus mehreren Dateien besteht, die Sie schützen wollen, sollten Sie alle diese Dateien zu einer einzigen, aus mehreren Tabellen bestehenden Datei kombinieren. Dann können Sie Zugriffsrechte für nur eine Datei definieren, um den Zugriff auf die gesamte Datenbanklösung zu steuern. Wenn Sie die Dateien nicht in einer Datei zusammenfassen wollen, sollten Sie Zugriffsrechte in jeder Datei definieren, die zu schützende Elemente enthält.

Wichtig

Wenn Sie eine Beziehung in einer Datei erstellen, die auf eine Tabelle in einer anderen Datei verweist, können Sie die Zugriffsrechte für die Bezugstabelle nicht in die erste Datei übernehmen.

Die in der anderen Datei definierten Zugriffsrechte steuern den Zugriff auf diese Tabelle.

Konten, Berechtigungen und erweiterte Zugriffsrechte

Dieser Abschnitt beschreibt FileMaker Pro-Konten, -Berechtigungen und erweiterte Zugriffsrechte

Weitere Informationen über gemeinsame Datenbenutzung finden Sie unter Kapitel 5,

„Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten“.

Konten

Konten authentifizieren Benutzer, die versuchen, eine geschützte Datei zu öffnen. Jedes Konto gibt einen Kontonamen und in der Regel ein Passwort an. Benutzer, die keine gültigen

Kontoinformationen angeben können, können eine geschützte Datei nicht öffnen.

Jede Datenbankdatei enthält zwei vordefinierte Konten: Admin und Gast. Weitere Informationen

finden Sie unter „Die vordefinierten Konten“ auf Seite 147.

Sie können je nach Bedarf ein Konto für jede einzelne Person erstellen, die auf eine Datei zugreift, oder eine kleine Anzahl von Konten für größere Personengruppen definieren, z. B. je ein Konto für die Abteilung „Marketing“ und die Abteilung „Vertrieb“.

1

Erstellen Sie Konten für Einzelpersonen, wenn es erforderlich ist, die Identität bestimmter

Benutzer zu überprüfen, und wenn Sie den Zugriff auf individueller Ebene steuern wollen.

1

Erstellen Sie gemeinsame Konten, wenn Sie weniger Konten führen wollen und der Zugriff von

Einzelpersonen auf die Datenbankdatei nicht verwaltet werden muss.

Wenn Sie Dateien auf FileMaker Server bereitstellen, können Sie externe Server-Konten definieren, die Authentifizierungsdaten von einem Authentifizierungsserver, wie z. B. Apple

OpenDirectory oder Windows Domain, beziehen. Weitere Informationen finden Sie unter

„Erstellen von Konten, die über einen externen Server authentifiziert werden“ auf Seite 153.

Kapitel 6 | Schützen von Datenbanken 146

Berechtigungen

Berechtigungen geben eine Zugriffsstufe auf eine Datenbankdatei an. Jede Datenbankdatei enthält drei vordefinierte Berechtigungen für häufig verwendete Zugriffstufen: Voller Zugriff,

Nur Dateneingabe, Nur Lesezugriff. Wenn Sie eine Berechtigung definieren, stehen für die

Beschränkung des Datenbankzugriffs viele Optionen zur Verfügung: z. B. welche Layouts angezeigt werden, welche Menüs verfügbar sind und ob das Drucken erlaubt ist. Berechtigungen können auch den Zugriff auf Datensätze oder Felder bestimmter Tabellen in einer Datei beschränken. Jedem Konto wird eine Berechtigung zugewiesen, die die Zugriffsstufe für

Personen festlegt, die eine Datei mit diesem Konto öffnen.

Sie können so viele Berechtigungen erstellen, wie zur Definition der verschiedenen Zugriffstypen erforderlich sind, die Sie für die Datei zulassen wollen. Weitere Informationen über Berechtigungen

finden Sie unter „Die vordefinierten Berechtigungen“ auf Seite 147.

Erweiterte Zugriffsrechte

Erweiterte Zugriffsrechte bestimmen die Optionen zur gemeinsamen Datenbenutzung, die eine

Berechtigung erlaubt, z. B. ob Benutzer eine gemeinsam benutzte Datei öffnen oder eine

Datenbank in einem Webbrowser anzeigen können.

Die folgende Tabelle listet die standardmäßig verfügbaren erweiterten Zugriffsrechte auf.

(FileMaker und andere Entwickler können zusätzliche erweiterte Zugriffsrechte definieren, um den

Zugriff für andere Softwareprodukte zu verwalten, die für den Einsatz mit FileMaker Pro oder

FileMaker Server konzipiert sind.)

Schlüsselwort

fmiwp fmxdbc fmapp Zugriff über FileMaker-

Netzwerk und Server-seitiges

Scripting fmreauthenticate10 Erneute Autorisierung nach

Ablauf der angegebenen

Minuten im Ruhezustand -

 nur Go fmxml fmphp

Erweitertes Zugriffsrecht

Zugriff über Instant Web

Publishing

Zugriff über ODBC/JDBC

Zugriff über XML Web

Publishing - nur FMS

Zugriff über PHP Web

Publishing - nur FMS

Berechtigung erlaubt

Zugriff auf eine Datenbankdatei von einem Webbrowser

über Instant Web Publishing.

Zugriff auf eine Datenbankdatei von einem anderen

Programm über ODBC oder JDBC.

Öffnen einer gemeinsam im Netzwerk benutzten Datei

(eine von FileMaker Pro oder von FileMaker Server bereitgestellte Datei).

Zugriff auf eine Datei in FileMaker Go, ohne sich nach dem

Ruhezustand oder der Verwendung einer anderen App neu anmelden zu müssen. Die Standardzeit beträgt 10 Minuten; die maximale Dauer beträgt 10080 Minuten (eine Woche)

(nur FileMaker Go).

Zugriff auf eine Datenbankdatei von einem Webbrowser oder einer anderen Anwendung über XML Web Publishing

(nur FileMaker Server).

Zugriff auf eine Datenbankdatei von einem Webbrowser oder einer anderen Anwendung über PHP Web Publishing

(nur FileMaker Server).

Wenn ein Benutzer mit einer der obigen Methoden versucht, eine geschützte Datei zu öffnen oder darauf zuzugreifen, wird er aufgefordert, Kontoinformationen einzugeben. Wenn die Berechtigung für das Konto das vom Benutzer angeforderte erweiterte Zugriffsrecht nicht erlaubt, wird dem

Benutzer Fehlermeldung mitgeteilt, dass er nicht auf die Datei zugreifen kann.

Alle erweiterten Zugriffsrechte mit Ausnahme von fmreauthenticate10 sind standardmäßig deaktiviert, auch in der Berechtigung für vollen Zugriff.

Kapitel 6 | Schützen von Datenbanken 147

Durch die Aktivierung von erweiterten Zugriffsrechten wird nur bestimmten Berechtigungen ermöglicht, auf gemeinsame Daten zuzugreifen. Um tatsächlich auf die gemeinsamen Daten zuzugreifen, müssen Sie auch Sharing für die gewünschte Zugriffsart einrichten. Weitere

Informationen über erweiterte Zugriffsrechte finden Sie unter „Anzeigen der erweiterten

Zugriffsrechte“ auf Seite 155.

Beachten Sie folgende Punkte:

1

Wenn Sie eine FileMaker Pro-Datenbank bereitstellen, muss die Datenbank das erweiterte

Zugriffsrecht „fmapp“ umfassen. Wenn Sie den Assistenten für den Datenbank-Upload verwenden, um eine Datenbank auf FileMaker Server hochzuladen und keine gemeinsame

Nutzung aktiviert ist, fügt der Datenbank-Server den Berechtigungen für vollen Zugriff automatisch die erweiterten Zugriffsrechte fmapp hinzu.

1

Schlüsselwörter für erweiterte Zugriffsrechte, die mit „fm“ beginnen, sind von FileMaker reserviert.

Die vordefinierten Konten

Jede Datenbankdatei enthält zwei vordefinierte Konten: Admin und Gast.

Admin-Konto

Das Admin-Konto verfügt über die Berechtigung für vollen Zugriff, die den Zugriff auf sämtlichen

Inhalt der Datei gestattet. Dem Admin-Konto wird kein Passwort zugewiesen. In Dateien, für die keine Zugriffsrechte eingerichtet sind, werden die Dateioptionen so eingestellt, dass für die

Anmeldung bei der Datei automatisch das Admin-Konto verwendet wird.

Das Admin-Konto ist vollständig editierbar. Sie können das Konto umbenennen, ihm ein Passwort zuweisen oder es deaktivieren. Sie können das Admin-Konto sogar löschen, jedoch müssen Sie mindestens einem anderen aktiven Konto die Berechtigung „Voller Zugriff“ zuweisen.

Wichtig

Vergessen Sie nicht den Kontonamen und das Passwort, das der Berechtigung für vollen Zugriff zugewiesen ist. Am besten notieren Sie diese Daten und bewahren sie an einem sicheren Ort auf. Falls Sie diesen Kontonamen und das Passwort verlieren oder vergessen, können Sie eventuell nicht mehr auf die Datei zugreifen.

Gastkonto

Das Gastkonto gestattet Benutzern das Öffnen einer Datei, ohne Kontoinformationen anzugeben.

Dem Gastkonto wird kein Passwort zugewiesen. Standardmäßig erhält das Gastkonto den Nur-

Lese-Zugriff, aber Sie können ihm eine beliebige andere Berechtigung zuweisen.

Zu Beginn ist das Gastkonto inaktiv, d. h., die Option „Gast“ im Passwort-Dialogfeld ist deaktiviert und Benutzer können Dateien nicht als Gast öffnen. Sie können das Gastkonto aktivieren, um den

Gastzugriff zu ermöglichen.

Das Gastkonto ist nicht vollständig editierbar. Sie können das Gastkonto nicht löschen, seinen

Kontonamen nicht ändern und ihm kein Passwort zuweisen.

Die vordefinierten Berechtigungen

Jede Datenbankdatei enthält drei vordefinierte Berechtigungen.

1

Voller Zugriff: Gestattet Zugriff auf und Änderung von allen Elementen in der Datei.

1

Nur Dateneingabe: Gestattet nur die Anzeige und Eingabe von Daten.

1

Nur Lesezugriff: Gestattet die Anzeige, aber nicht das Ändern von Daten.

Kapitel 6 | Schützen von Datenbanken 148

Sie können diese drei vordefinierten Berechtigungen nicht ändern oder löschen, Sie können aber erweiterte Zugriffsrechte für sie aktivieren oder deaktivieren. Sie können sie unverändert verwenden oder sie duplizieren und dann die Kopie ändern.

Die folgende Tabelle fasst die Eigenschaften dieser Berechtigungen zusammen.

Zugriffsrecht

Datensätze (in allen Tabellen)

Berechtigungen

„Voller Zugriff“

Erstellen, bearbeiten, löschen

Alle änderbar Layouts

Wertelisten

Scripts

Erweiterte Zugriffsrechte

Alle änderbar

Alle änderbar und ausführbar

Alle deaktiviert außer fmreauthenticate10

Aktiviert Drucken

Exportieren

Erweiterte Zugriffsrechte verwalten

Aktiviert

Aktiviert

Datenüberprüfungswarnungen umgehen Aktiviert

Benutzer von FileMaker Server trennen, wenn im Leerlauf

Deaktiviert

Passwortänderung erlauben Aktiviert

Passwort ändern nach Anzahl von Tagen Deaktiviert

Mindestlänge des Passworts Deaktiviert

Verfügbare Menübefehle Alle

Berechtigungen

„Nur Dateneingabe“

Erstellen, bearbeiten, löschen

Nur anzeigbar

Nur anzeigbar

Alle nur ausführbar

Alle deaktiviert außer fmreauthenticate10

Aktiviert

Aktiviert

Deaktiviert

Deaktiviert

Aktiviert

Aktiviert

Deaktiviert

Deaktiviert

Alle

Berechtigungen

„Nur Lesezugriff“

Nur anzeigbar

Nur anzeigbar

Nur anzeigbar

Alle nur ausführbar

Alle deaktiviert außer fmreauthenticate10

Aktiviert

Aktiviert

Deaktiviert

Deaktiviert

Aktiviert

Aktiviert

Deaktiviert

Deaktiviert

Alle

Sie benötigen die Berechtigung „Drucken“, um Datensätze als PDF-Datei zu speichern.

Sie benötigen die Berechtigung „Exportieren“, um Datensätze als Microsoft Excel-Arbeitsblatt zu exportieren. Weitere Informationen über das Speichern von Datensätzen als PDF- oder

Excel-Dateien finden Sie unter „Speichern und Senden von Daten in anderen Formaten“ auf

Seite 135.

Hinweis

Die Berechtigung für vollen Zugriff ist die einzige, die den Zugriff auf die Dialogfelder

„Datenbank verwalten“ und „Externe Datenquellen verwalten“ ermöglicht, um Felder, Tabellen,

Beziehungen und Datenquellen zu ändern. Es ist auch die einzige Berechtigung, die das Ändern von

Konten und Zugriffsrechten erlaubt. Da Sie diese Zugriffsrechte in keiner anderen Berechtigung aktivieren können, muss jeder Benutzer, der Definitionen oder Zugriffsrechte in der Datenbank ändern will, die Datei mit einem Konto öffnen, das über die Berechtigung für vollen Zugriff verfügt.

Mindestens einem aktiven, von FileMaker authentifizierten Konto in jeder Datei muss die

Berechtigung für vollen Zugriff zugewiesen werden. Eine Fehlermeldung wird angezeigt, wenn Sie

Konten so bearbeiten, dass kein aktives Konto mehr über die Berechtigung für vollen Zugriff verfügt.

Kapitel 6 | Schützen von Datenbanken 149

Planen der Sicherheit für eine Datei

Eine neue FileMaker Pro-Datei ist ursprünglich nicht geschützt. Beim Öffnen der Datei wird der

Benutzer automatisch mit dem Admin-Konto angemeldet, dem die Berechtigung für vollen Zugriff zugewiesen ist.

1

Wenn Sie einfach andere Personen daran hindern wollen, eine Datenbankdatei auf Ihrem

Computer zu öffnen, können Sie die Datei mit einem Passwort schützen. Weitere Informationen

finden Sie unter „Schützen einer Datei mit Passwort“ auf Seite 150.

1

Wenn Sie eine Datenbankdatei mit anderen gemeinsam benutzen müssen und einzelnen

Benutzern verschiedene Stufen des Dateizugriffs erlauben müssen, sollten Sie die Sicherheit für die Datei planen. Ziehen Sie in Erwägung, die Arten von Benutzern und ihre Berechtigungen aufzulisten:

Marketing

Ja

Vertrieb

Ja

Personalwesen

Ja

Rechtswesen

Ja

Gäste

Ja

Datensätze anzeigen

Datensätze erstellen

Datensätze bearbeiten

Manager

Ja

Ja

Ja

Datensätze löschen

Ja

Scripts ändern

Ja

Scripts ausführen

Ja

Wertelisten

ändern

Ja

Menüs

Alle

Ja

Ja

Ja

Ja

Eingeschränkt* Nein

Ja

Nein

Ja

Nein

Ja

Ja

Eingeschränkt* Eingeschränkt* Ja

Ja

Ja

Nein

Nur Bearbeiten Nur Bearbeiten Alle

Nein

Nein

Nein

Nein

Ja

Nein

Minimum

Nein

Nein

Nein

Nein

Nein

Nein

Minimum

* Sie können für manche Funktionen einen eingeschränkten Zugriff festlegen (z. B. für das

Löschen von Datensätzen), indem Sie datensatzweise Berechtigungen verwenden. Weitere

Informationen zu datensatzweisen Berechtigungen finden Sie in der Hilfe.

Sie können eine Datei zusätzlich schützen, indem Sie eine Autorisierung von jeder Datei verlangen, die versucht, auf die Tabellen, Layouts, Wertelisten und Scripts in Ihrer Datei zuzugreifen. Weitere

Informationen finden Sie unter „Autorisieren des Zugriffs auf Dateien“ auf Seite 156.

So planen Sie die Sicherheit für eine gemeinsam benutzte Datei:

1. Bestimmen Sie die Berechtigungen, die Sie für die Datei benötigen.

Listen Sie die Bereiche der Datei wie bestimmte Tabellen, Felder, Datensätze, Layouts, Wertelisten und Scripts auf, die Sie schützen möchten. Planen Sie die Anzahl an Berechtigungen, die Sie benötigen, um die verschiedenen erforderlichen Dateizugriffsstufen umzusetzen.

2. Bestimmen Sie, ob Sie getrennte Konten für jeden Benutzer oder Gruppenkonten benötigen, die sich mehrere Benutzer teilen können.

3. Legen Sie fest, ob Sie ein Gastkonto aktivieren sollten, das es Benutzern ermöglicht, die Datei ohne die Angabe von Kontoinformationen zu öffnen.

4. Erstellen Sie die Berechtigungen, die Sie für die Datei benötigen.

Kapitel 6 | Schützen von Datenbanken 150

5. Ermitteln Sie, ob Sie erweiterte Zugriffsrechte für bestimmte Berechtigungen benötigen.

Aktivieren Sie erweiterte Zugriffsrechte nur bei Bedarf.

6. Erstellen Sie die benötigten Konten in der Datei und weisen Sie jedem Konto die geeigneten

Berechtigungen zu.

Weitere Informationen finden Sie im folgenden Abschnitt. Wenn Sie das Gastkonto verwenden, weisen Sie diesem ebenfalls eine Berechtigung zu. Deaktivieren Sie andernfalls das Gastkonto.

7. Öffnen Sie die Datei mit verschiedenen Konten und testen Sie die dafür definierte Berechtigung.

Stellen Sie sicher, dass die Beschränkungen wie geplant funktionieren, und nehmen Sie etwaige erforderliche Korrekturen an den Berechtigungen vor.

8. Beschränken Sie optional den Zugriff anderer Dateien auf das Schema Ihrer Datei über die

Registerkarte „Dateizugriff“. Weitere Informationen finden Sie unter „Autorisieren des Zugriffs auf Dateien“ auf Seite 156.

Schützen einer Datei mit Passwort

Wenn Sie einfach andere Personen daran hindern wollen, eine nicht gemeinsam benutzte

Datenbankdatei auf Ihrem Computer zu öffnen, können Sie die Datei mit einem Passwort schützen.

Nach dem Schützen einer Datei durch ein Passwort werden Sie bei jedem Öffnen der Datei aufgefordert, einen Kontonamen und ein Passwort einzugeben. Personen, die diese

Kontoinformationen nicht kennen, können auch die Datei nicht öffnen.

So schützen Sie eine Datei mit Passwort:

1. Nehmen Sie die folgenden Änderungen an den Konten in der Datei vor:

1

Bearbeiten Sie das Konto „Admin“ so, dass es einen anderen Kontonamen und ein Passwort besitzt und die Berechtigung für vollen Zugriff verwendet.

1

Stellen Sie sicher, dass das Konto „Gast“ inaktiv ist.

1

Löschen oder deaktivieren Sie etwaige andere Konten in der Datei.

2. Bearbeiten Sie bei Bedarf die Berechtigung „Voller Zugriff“, um die erweiterten Zugriffsrechte hinzuzufügen, die Sie benötigen.

Aktivieren Sie erweiterte Zugriffsrechte nur bei Bedarf.

Tipps zum Erstellen von sicheren Passwörtern

1

Sichere Passwörter sind normalerweise mindestens acht Zeichen lang und enthalten mindestens eine Ziffer.

1

Wenn Ihre Datei über Web Publishing gemeinsam benutzt wird, dürfen Kontonamen und

Passwörter nur Zeichen aus dem Zeichensatz ISO Latin-1 (mit Ausnahme von Doppelpunkten) verwenden. Um Zeichen zu vermeiden, die im Web falsch interpretiert werden könnten, sollten

Sie Kontonamen und Passwörter ggf. auf alphabetische und numerische Zeichen beschränken.

Weitere Informationen über den Schutz von FileMaker Pro-Datenbanken finden Sie in der Hilfe.

Kapitel 6 | Schützen von Datenbanken 151

Erstellen von Konten und Berechtigungen

Konten geben Kontonamen und (in der Regel) Passwörter für eine Datei an. Wenn ein Benutzer eine

Datei öffnet, die Konten enthält, wird er in einem Dialogfeld zur Eingabe von Kontoinformationen aufgefordert. Wenn ein Benutzer eine Datei mit einem korrekten Kontonamen und Passwort

öffnet, bestimmt die zugewiesene Berechtigung die Aktionen, die der Benutzer in der Datei ausführen kann.

Berechtigungen legen Stufen des Zugriffs auf eine Datenbank fest, z. B. welche Layouts angezeigt werden, welche Menüs verfügbar sind und ob das Drucken erlaubt ist.

Damit Sie Konten und Berechtigungen für eine Datei erstellen und verwalten können, müssen Sie die Datei mit einem Konto öffnen, das über die Berechtigung „Voller Zugriff“ verfügt.

Sie können Konten und Berechtigungen in einer gemeinsam benutzten Datei erstellen und

ändern, während Clients die Datei verwenden. Die vorgenommenen Änderungen des Kontos werden sofort wirksam. Jedoch unterbrechen die Änderungen keine aktuellen Clients. Wenn Sie z. B. das Passwort für ein Konto ändern, das gerade von einem oder mehreren Clients benutzt wird, wird deren FileMaker Pro-Nutzung nicht unterbrochen. Beim nächsten Öffnen der Datei müssen sie jedoch das neue Passwort eingeben.

Sie können so viele Konten einrichten, wie Sie benötigen. Sie können getrennte Konten für jeden

Benutzer oder eine kleinere Anzahl von Konten anlegen, die sich mehrere Benutzer teilen.

Anzeigen von Konten und Berechtigungen

Das Dialogfeld „Sicherheit verwalten“ zeigt eine Liste aller Konten und Berechtigungen für eine Datei.

So zeigen Sie die Berechtigungen für eine Datei an:

1. Öffnen Sie die Datenbankdatei.

2. Wählen Sie

Datei

(Windows) bzw.

Ablage

(Mac OS) >

Verwalten

>

Sicherheit

.

Das Register „Konten“ listet die Konten auf, die für diese Datei definiert sind.

Kapitel 6 | Schützen von Datenbanken

3. Klicken Sie im Dialogfeld „Sicherheit verwalten“ auf

Berechtigungen

.

Sie sehen die Berechtigungen, die für diese Datei definiert sind.

152

Erstellen von Konten

Sie können ein Konto für jede einzelne Person erstellen, die auf eine Datei zugreift, oder eine kleine

Anzahl von Konten für größere Personengruppen definieren, z. B. je ein Konto für die Abteilung

„Marketing“ und die Abteilung „Vertrieb“. Sie müssen jedem neuen Konto eine Berechtigung zuweisen.

So erstellen Sie ein Konto:

1. Wählen Sie

Datei

(Windows) bzw.

Ablage

(Mac OS) >

Verwalten

>

Sicherheit

.

2. Klicken Sie im Register

Konten

auf

Neu

.

3. Wählen Sie im Dialogfeld „Konto bearbeiten“ für

Konto wird authentifiziert über

die Option

FileMaker

.

Informationen über Konten, die von einem externen Server verwaltet werden, finden Sie unter

„Erstellen von Konten, die über einen externen Server authentifiziert werden“ auf Seite 153.

Kapitel 6 | Schützen von Datenbanken 153

4. Geben Sie einen Kontonamen und ein Passwort für das Konto ein.

Tipp

Wenn Sie Konten für einzelne Benutzer anlegen wollen, sollten Sie jeden Kontonamen auf der Basis des Benutzernamens festlegen, der im Dialogfeld „Einstellungen“ definiert ist.

Dieser Benutzername ist der angezeigte Standardkontoname im Dialogfeld, das den Benutzer zur Eingabe eines Kontonamens und eines Passworts auffordert. Der Benutzer muss den

Kontonamen nicht noch einmal eingeben, wenn er dem Benutzernamen entspricht.

5. Um Kontobenutzer zu zwingen, beim ersten Anmelden ein neues Passwort festzulegen, aktivieren Sie

Benutzer muss Passwort bei nächster Anmeldung ändern

.

In den meisten Fällen sollte ein Konto, das mehrere Benutzer gemeinsam verwenden, bei der ersten Anmeldung keine Passwortänderung verlangen. Stattdessen sollten Sie ein Passwort festlegen und es allen Benutzern mitteilen, die es benötigen. Auch sollte die Berechtigung für ein gemeinsames Konto keine Passwortänderungen erlauben, da sonst ein Benutzer das

Passwort ändern und alle anderen Benutzer „aussperren“ könnte.

6. Wählen Sie für

Kontostatus

, ob das Konto aktiv oder inaktiv sein soll.

Sie sollten das Konto z. B. inaktiv lassen, bis Sie die Definition seiner Berechtigung abgeschlossen haben. Mit einem inaktiven Kontonamen und Passwort können Benutzer eine Datenbank nicht

öffnen.

7. Wählen Sie für

Berechtigung

die gewünschte Berechtigung für dieses Konto.

Sie können sich für eine bestehende Berechtigung entscheiden oder

Neue Berechtigungen

wählen, um eine neue Berechtigung zu definieren. Weitere Informationen finden Sie unter

„Erstellen von Berechtigungen“ auf Seite 154.

8. Geben Sie in

Beschreibung

eine Beschreibung des Kontos ein (optional).

9. Klicken Sie auf

OK

.

10. Klicken Sie im Dialogfeld „Sicherheit verwalten“ auf

OK

.

11. Geben Sie in das anschließend geöffnete Dialogfeld einen Kontonamen und ein Passwort ein, für das die Berechtigung „Voller Zugriff“ aktiviert ist, und klicken Sie dann auf

OK

.

Erstellen von Konten, die über einen externen Server authentifiziert werden

Wenn Sie FileMaker Pro-Datenbankdateien mit FileMaker Server bereitstellen und Ihr

Unternehmen zentral verwaltete Authentifizierung für Benutzer und Gruppen wie z. B. Apple

OpenDirectory oder eine Windows-Domäne verwendet, können Sie Konten einrichten, die

Benutzer auf der Basis Ihres Authentifizierungsservers authentifizieren. Damit können Sie den

Zugriff auf Datenbanken mit Ihrem bestehenden Authentifizierungsserver steuern, ohne eine unabhängige Liste mit Konten in jeder FileMaker Pro-Datenbankdatei zu führen.

Hinweis

Nur durch FileMaker Server bereitgestellte Datenbankdateien können Benutzer über einen Authentifizierungsserver authentifizieren. Gemeinsam durch FileMaker Pro benutzte

Datenbankdateien können nicht über einen Authentifizierungsserver authentifiziert werden.

Wichtig

Wenn eine Datenbankdatei eines oder mehrere externe Server-Konten enthält, verwenden Sie unbedingt Sicherheitseinstellungen des Betriebssystems, um direkten Zugriff auf die Datei zu beschränken. Andernfalls kann eventuell ein unbefugter Benutzer die Datei auf ein anderes System verschieben, das Ihre Authentifizierungsserver-Umgebung repliziert, und Zugriff auf die Datei erlangen. Weitere Informationen finden Sie in der FileMaker Server-Dokumentation.

Kapitel 6 | Schützen von Datenbanken 154

So erstellen Sie ein Konto, das über einen externen Server authentifiziert wird:

1. Wählen Sie

Datei

(Windows) bzw.

Ablage

(Mac OS) >

Verwalten

>

Sicherheit

.

2. Klicken Sie im Register

Konten

auf

Neu

.

3. Wählen Sie im Dialogfeld „Konto bearbeiten“ für

Konto wird authentifiziert über

die Option

Externer Server

.

4. Geben Sie in

Gruppenname

den Namen einer Gruppe ein, die auf einem externen

Authentifizierungsserver definiert ist.

5. Wählen Sie für

Kontostatus

, ob das Konto aktiv oder inaktiv sein soll.

6. Wählen Sie für

Berechtigung

die gewünschte Berechtigung für dieses Konto.

Die Berechtigung, die einem Konto zugewiesen ist, bestimmt die Aktionen, die extern authentifizierte Gruppenmitglieder in der Datenbankdatei ausführen können. Sie können sich für eine bestehende Berechtigung entscheiden oder

Neue Berechtigungen

wählen, um eine neue Berechtigung zu definieren. Weitere Informationen finden Sie im folgenden Abschnitt.

7. Geben Sie in

Beschreibung

eine Beschreibung des Kontos ein (optional).

8. Klicken Sie auf

OK

.

9. Klicken Sie im Dialogfeld „Sicherheit verwalten“ auf

OK

.

10. Geben Sie in das anschließend geöffnete Dialogfeld einen Kontonamen und ein Passwort ein, für das die Berechtigung „Voller Zugriff“ aktiviert ist, und klicken Sie dann auf

OK

.

Erstellen von Berechtigungen

Sie können jede Berechtigung einem oder mehreren Konten zuweisen.

So erstellen Sie Berechtigungen:

1. Folgen Sie den obigen Schritten, um die Berechtigungen für eine Datei anzuzeigen.

2. Klicken Sie auf

Neu

.

Das Dialogfeld „Berechtigungen bearbeiten“ wird geöffnet. Standardmäßig ist für jede

Berechtigungsoption die am stärksten eingeschränkte Einstellung festgelegt.

3. Geben Sie einen Namen und eine optionale Beschreibung für die Berechtigung ein.

Kapitel 6 | Schützen von Datenbanken 155

4. Definieren Sie die Zugriffsrechte für die Berechtigung.

5. Klicken Sie auf

OK

.

Nachdem Sie die gewünschten Berechtigungen definiert haben, müssen Sie Konten erstellen oder bearbeiten, damit sie die geeigneten Berechtigungen verwenden. Weitere Informationen

finden Sie unter „Erstellen von Konten“ auf Seite 152.

Weitere Informationen über das Erstellen von Konten und Berechtigungen finden Sie in der Hilfe.

Informationen über das Aktivieren des Zugriffs auf Datensatzebene

Sie können individuelle Beschränkungen des Datensatzzugriffs für jede Tabelle festlegen.

Die Berechtigung kann z. B. Folgendes einschränken:

1

Anzeige, Bearbeiten, Erstellen oder Löschen aller oder bestimmter Datensätze in einer Tabelle.

1

Zugriff auf oder Änderung von bestimmten Feldern in jeder Tabelle.

Sie können Datensatz-Zugriffsrechte nur für Tabellen festlegen, die in der aktuellen Datei definiert sind. Wenn die Datei Beziehungen zu Tabellen in anderen Dateien enthält, die Sie schützen wollen, müssen Sie Konten und Berechtigungen in den anderen Dateien definieren, um deren

Tabellen zu schützen.

Weitere Informationen über die Verwendung des Dialogfelds „Berechtigungen bearbeiten“ finden

Sie in der Hilfe.

Anzeigen der erweiterten Zugriffsrechte

Erweiterte Zugriffsrechte bestimmen die Optionen der gemeinsamen Datennutzung, die durch eine Berechtigung gestattet werden. Wenn die Datei z. B. gemeinsam benutzt wird, bestimmt das erweiterte Zugriffsrecht „Zugriff ber FileMaker-Netzwerk“, ob die Berechtigung das Öffnen einer gemeinsam benutzten Datei als Client gestattet. Das erweiterte Zugriffsrecht „Zugriff über Instant

Web Publishing“ bestimmt, ob die Berechtigung den Zugriff auf die Datenbank aus einem

Webbrowser erlaubt.

Es gibt sechs standardmäßige erweiterte Zugriffsrechte. Weitere Informationen über diese finden

Sie unter „Konten, Berechtigungen und erweiterte Zugriffsrechte“ auf Seite 145.

Sie können erweiterte Zugriffsrechte im Dialogfeld „Sicherheit verwalten“ anzeigen und jedes erweiterte Zugriffsrecht für ausgewählte Berechtigungen aktivieren. Alle erweiterten Zugriffsrechte mit

Ausnahme von fmreauthenticate10 sind standardmäßig deaktiviert, auch in der Berechtigung für vollen Zugriff.

Es kann erforderlich sein, ein erweitertes Zugriffsrecht zu löschen, wenn es nicht mehr benötigt wird.

So zeigen Sie die erweiterten Zugriffsrechte an:

1. Öffnen Sie die Datenbankdatei.

2. Wählen Sie

Datei

(Windows) bzw.

Ablage

(Mac OS) >

Verwalten

>

Sicherheit

.

3. Klicken Sie im Dialogfeld „Sicherheit verwalten“ auf

Erweiterte Zugriffsrechte

.

Kapitel 6 | Schützen von Datenbanken 156

Weitere Informationen über erweiterte Zugriffsrechte finden Sie in der Hilfe.

Autorisieren des Zugriffs auf Dateien

Als Teil Ihres umfassenden Sicherheitsplans können Sie steuern, ob andere FileMaker Pro-

Dateien auf das Schema in einer Datei (samt deren Tabellen, Layouts, Scripts und Wertelisten)

 in Ihrer abgesicherten Lösung zugreifen dürfen. Wenn der Schutz aktiviert ist, erfordert jegliche

Verwendung der geschützten Datei durch eine FileMaker-Datenquelle eine entsprechende

Autorisierung. Daher müssen Sie in einer Mehrdateienlösung die anderen Dateien autorisieren.

Beispielsweise wird durch den aktivierten Schutz ein Benutzer mit einem Konto in Ihrer Datei daran gehindert, eine andere Datei zu erstellen, die Tabellen aus Ihrer Datei, aber nicht dieselbe

Geschäftslogik (z. B. dieselben Script-Trigger) verwendet. Die Verwendung dieser alternativen

Datei kann Ihre beabsichtigte Geschäftslogik umgehen (obwohl der Zugriff auf Datensatzebene immer noch erzwungen würde). Wenn Sie diese Option aktivieren, wird auch verhindert, dass nicht autorisierte Dateien über den Scriptschritt „Datei öffnen“ eine geschützte Datei öffnen.

Hinweis

Sie müssen über die Berechtigungen zu vollständigem Zugriff für jede Datei verfügen, die Sie schützen möchten, und für jede Datei, die Sie autorisieren möchten.

So autorisieren Sie den Zugriff auf eine Datei:

1. Öffnen Sie die Datei, die Sie schützen möchten.

2. Wählen Sie

Datei

(Windows) bzw.

Ablage

(Mac OS) >

Verwalten

>

Sicherheit

und klicken Sie auf das Register

Dateizugriff

.

Kapitel 6 | Schützen von Datenbanken 157

3. Um diese Datei vor unerwünschtem Zugriff durch andere Dateien zu schützen, aktivieren Sie

Für Erstellung von Verweisen auf diese Datei volle Zugriffsrechte verlangen

.

4. Wenn zum aktuellen Zeitpunkt Dateien geöffnet sind, die auf die geschützte Datei verweisen, werden Sie für jede Datei in einer Warnmeldung gefragt, ob Sie diese Datei autorisieren möchten. Klicken Sie auf

Ja

.

5. Wenn Sie zusätzliche Dateien autorisieren möchten, die derzeit nicht geöffnet sind, klicken Sie auf

Autorisieren

. Wählen Sie im Dialogfeld „Datei öffnen“ eine zu autorisierende Datei (lokal oder remote) aus und klicken Sie auf

Öffnen

.

Sie werden aufgefordert, den Namen und das Passwort eines Kontos einzugeben, das über alle Zugriffsrechte verfügt.

6. Klicken Sie auf

OK

.

Weitere Informationen zum Autorisieren des Zugriffs auf Dateien finden Sie in der Hilfe.

Sicherheitsmaßnahmen

Vergewissern Sie sich, dass die Datenbankdateien, die Host-Computer, die Arbeitsplatzrechner und die Netzwerke, die auf sie zugreifen, sicher vor Diebstahl und Beschädigung sind. Um Ihre Daten und

Ihre Ausstattung zu schützen, sollten Sie die folgenden fünf wichtigen Sicherheitsvorkehrungen implementieren:

1

Physische Sicherheit verbessern

1

Betriebssystemsicherheit verbessern

1

Netzwerksicherheit herstellen

1

Datenbanken und andere wichtige Dateien sichern

1

Installieren, Ausführen und Aktualisieren von Antivirus-Software

Weitere Informationen zur sicheren Gestaltung von FileMaker Pro-Dateien finden Sie unter http://www.filemaker.de/support/security.hmtl.

Verbessern der physischen Sicherheit

Bewerten Sie Ihre Computer, um sicherzustellen, dass sie physisch sicher sind.

1

Der Host-Computer sollte ein eigener Rechner sein, der an einem Tisch oder unbeweglichen

Gegenstand mit einem Schloss befestigt ist. Sichern Sie den Computer so, dass seine

Festplatte nicht entfernt werden kann. Schränken Sie den Zugang zu dem Computer ein, indem

Sie ihn in einem abgeschlossenen Raum aufstellen.

1

Sichern Sie die Client-Workstations, die auf eine Datenbank zugreifen. Befestigen Sie die

Computer mit Schlössern und schränken Sie den Zugang ein, indem Sie einen Bildschirmschoner verwenden, der ein Kennwort erfordert.

1

Stellen Sie die physische Sicherheit von Sicherungskopien der auf Wechseldatenträgern wie

Bändern und CDs gespeicherten Dateien sicher.

Kapitel 6 | Schützen von Datenbanken 158

Verbessern der Betriebssystemsicherheit

Setzen Sie die Sicherheitsfunktionen Ihres Betriebssystems ein, um den Zugriff auf wichtige

Daten einzuschränken. Der Netzwerkadministrator sollte nur den Personen Zugriff gewähren, die befugt sind, das System bzw. die FileMaker-Datenbanken zu verwalten und zu warten. Zusätzlich zu beachten:

1

Benutzerkennungen und Kennwörter des Systems sollten protokolliert werden.

1

Der Zugriff auf die Anwendung FileMaker Pro sowie Dateiverzeichnisse, Server und

Web-Seiten sollte eingeschränkt werden.

1

Die Einstellungen für Remote-Zugriffe wie File Sharing und FTP sollten überprüft werden.

1

Der Zugriff für das Hinauf- und Herunterladen von Dateien sollte eingeschränkt werden.

1

Stellen Sie sicher, dass alle Benutzer die neueste und sicherste Version der Betriebssystem-

Software verwenden.

1

Um Vorgänge zu rationalisieren, können Sie die externe Authentifizierung aktivieren, die

Benutzerkonten verwendet, die in der Windows-Domänenauthentifizierung oder im Apple

Open Directory konfiguriert wurden. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

1

Legen Sie FileMaker Pro-Dateien nicht auf Datei-Servern ab, um sie freizugeben. Verwenden

Sie die integrierte Netzwerkfunktion von FileMaker Pro und FileMaker Server. So können die

Dateien nicht unerlaubt kopiert und Datensatzsperren oder potenzielle Dateibeschädigungen bei ungeeigneten Freigabemethoden ausgeschlossen werden.

Herstellen von Netzwerksicherheit

In einem Intranet oder dem Internet freigegebene Datenbanken verwenden das TCP/IP-Protokoll.

Sie können das TCP/IP-Protokoll auch für die Freigabe von Datenbanken im Peer-to-Peer-Betrieb oder über FileMaker Server verwenden. Auch wenn sich TCP/IP gut für den Datentransport und den Zugriff auf Daten durch Clients eignet, galt bei seiner Entwicklung das Hauptaugenmerk nicht der Sicherheit. Ohne Vorsichtsmaßnahmen kann das Protokoll unbefugten Zugriff auf Ihren Host-

Computer, die Server-Software, Datenbanken und eventuell andere Client-Rechner in Ihrem internen Netzwerk ermöglichen. TCP/IP bietet keinen umfassenden Datenschutz. Daher ist es wichtig, ungebetenen Besuchern den Weg durch Einrichtungen wie Firewalls und SSL-

Datenverschlüsselung zu versperren.

1

In den meisten Fällen wird eine Firewall verwendet, die ein Netzwerk in zwei unterschiedliche

Bereiche aufteilt, einen öffentlichen Bereich („außerhalb der Firewall“) und einen privaten

Bereich („innerhalb der Firewall“ bzw. „hinter der Firewall“). Benutzer, die sich außerhalb der

Firewall befinden, haben nur auf die TCP/IP- oder Hardware-Adressen Zugriff, die Sie freigeben. Dies ermöglicht es Ihnen, sich auf die Sicherheit der nach außen freigegebenen

Server zu konzentrieren, während die Computer hinter der Firewall weniger

Sicherheitsvorkehrungen benötigen.

1

Der Einsatz von Wireless-Netzwerkeinrichtungen wie Apple AirPort Extreme und anderen

802.11n-Netzwerkkarten und -Basisstationen kann zu Sicherheitsproblemen führen. Da diese

Geräte die Netzwerkdaten auch über die Grenzen Ihres Firmengebäudes hinaus übertragen können, sollten die drahtlos übertragenen Netzwerksignale unbedingt verschlüsselt werden.

Verwenden Sie stets die maximal verfügbare Stufe der Signalverschlüsselung.

Kapitel 6 | Schützen von Datenbanken 159

Sichern von Datenbanken und anderen wichtigen Dateien

Entwickeln Sie Pläne zur Wiederherstellung von Daten einschließlich alternativer Sites und Systeme, um geschäftsrelevante Informationsdienste zu betreiben. Eine aktuelle Sicherungskopie kann

Situationen retten, in denen ein Benutzer die Administratorkontoinformation für eine Datei verliert oder Daten durch einen Benutzerfehler (oder manchmal auch mangelhaftes Datenbankdesign) gelöscht oder fehlerhaft geändert wurden.

Beachten Sie folgende Punkte:

1

Stellen Sie Datenbanken mit FileMaker Server bereit und sorgen Sie für automatisierte

Sicherungen nach einem regelmäßigen Zeitplan.

Verwenden Sie keine Sicherungssoftware anderer Anbieter für FileMaker Pro-Datenbanken.

Erstellen Sie zunächst mit FileMaker Server eine Sicherungskopie Ihrer Datenbank und führen

Sie dann die Software eines anderen Anbieters für diese Kopie aus. Sicherungssoftware kann geöffnete, bereitgestellte Datenbanken beschädigen.

Erstellen Sie beispielsweise lokale Sicherungskopien von Dateien wochentags um 6:00, 9:00,

12:00, 15:00, 18:00 und 23:30 Uhr. Führen Sie um Mitternacht eine inkrementelle Sicherung des gesamten Systems auf das Unternehmenssicherungssystem durch. Führen Sie schließlich

Freitag um Mitternacht eine vollständige Systemsicherung durch. Kopieren Sie die Sicherungsbänder und bewahren Sie sie an einem anderen Ort auf. Wenn dann der Server aus einem beliebigen

Grund ausfällt (außer bei einem katastrophalen Ausfall mehrerer Laufwerke), kann die neueste

Sicherungskopie der Datendateien verwendet werden, d. h., es sind maximal Daten von drei

Stunden verloren gegangen. Bei einem katastrophalen Laufwerksausfall kann das Band des vorherigen Abends verwendet und der Verlust damit auf einen Tag minimiert werden. Natürlich können diese Verfahren auf Ihre spezielle Situation und Datenanforderungen zugeschnitten werden.

1

Stellen Sie sicher, dass Sicherungskopien nicht beschädigt oder unzugänglich sind. Prüfen

Sie ihre ordnungsgemäße Funktionsweise, bevor Sie sie brauchen. Kontrollieren Sie Ihr

Festplattenlaufwerk und Ihre Sicherungsdateien regelmäßig mithilfe von Diagnosewerkzeugen.

1

Stellen Sie sicher, dass Sie ein vollständiges Dateiset aus Ihren Sicherungskopien wiederherstellen können.

1

Exportieren Sie die Daten regelmäßig als Sicherheit bei Dateibeschädigung.

1

Schützen Sie auch die Sicherungsmedien. Bewahren Sie Sicherungskopien an einem separaten und feuersicheren Ort auf.

1

Berufen Sie Sicherungsadministratoren, die Dateien abrufen können, falls der

Netzwerkadministrator nicht greifbar ist.

1

Sehen Sie eine redundante Stromversorgung vor. Bei einer Unterbrechung der Stromzufuhr sollte eine unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV) mindestens 15 Minuten lang aktiv sein, damit Sie alle Dateien sicher schließen können. Wenn die Stromzufuhr nicht rechtzeitig wiederhergestellt werden kann, sollten Sie den Einsatz eines Generators für die Stromversorgung der Server in

Erwägung ziehen. Berücksichtigen Sie auch Stromquellen für Router und Firewalls. Ist die

Kommunikation problematisch, wenn Ihr Internetzugang 48 Stunden oder länger unterbrochen ist?

1

Überlegen Sie, wie Sie Ihre Dienstleistungen weiterhin zur Verfügung stellen können, wenn ein

Eindringling Ihren Datenbankserver beschädigt und dieser Server nicht in seinen vorherigen

Zustand gebracht werden kann.

1

Beurteilen Sie weitere mögliche Situationen und entwickeln Sie einen Plan, um auf jeden einzelnen Fall zu reagieren.

Kapitel 6 | Schützen von Datenbanken 160

Zusätzlich sollten Netzwerkadministratoren das Risiko für Datensysteme und geschäftsrelevante

Funktionen bewerten. Bedenken Sie zum Beispiel:

1

Diebstahl von Daten oder geistigem Eigentum.

1

Störung, Diebstahl oder Beschädigung der Netzwerkinfrastruktur wie Server, Netzwerke,

Datenspeicher oder Sicherungsspeicher. Schaden kann durch geknackte Passwörter oder andere Arten der Sabotage und Zerstörung entstehen. Die meisten Vorfälle haben ihren

Ursprung innerhalb des Unternehmens.

1

Störung oder Beschädigung der Unternehmensinfrastruktur durch Feuer, Umweltgefahren oder biologische Bedrohungen, Überschwemmungen usw.

1

Störung oder Beschädigung der öffentlichen Infrastruktur einschließlich Stromversorgung,

Telekommunikation (Sprache und Daten), Transportnetz (Straßen, Busse, Züge) durch

Umwelt- oder Wetterbedingungen wie Tornados oder Überschwemmungen.

FileMaker Pro bietet zwei Mechanismen zur Behandlung von beschädigten Datenbanken:

Konsistenzprüfungen und Dateiwiederherstellung. Eine Konsistenzprüfung erfolgt bei Bedarf automatisch, wenn die Datei geöffnet wird. Sie können die Konsistenz einer Datei auch prüfen lassen, wenn Sie den Verdacht haben, dass die Datei beschädigt ist. Sie können FileMaker Pro zudem versuchen lassen, eine beschädigte Datei wiederherzustellen. Weitere Informationen zum

Prüfen der Dateikonsistenz und zur Wiederherstellung von Dateien finden Sie in der Hilfe.

Wichtig

Verwenden Sie bei einem Serverausfall, z. B. einem unerwarteten Stromausfall,

Festplattenfehler oder Softwarefehler, die Sicherungsdateien. Jeder Systemfehler, der die korrekte Beendigung von FileMaker Server verhindert, kann zu beschädigten Dateien führen, wenn Cache-Daten nicht auf Platte geschrieben und die Dateien nicht korrekt geschlossen wurden. Selbst wenn die Dateien wieder geöffnet werden, sollten Sie eine Konsistenzprüfung oder Wiederherstellung (durch FileMaker Pro oder Sie initiiert) durchführen, da die Datei eine nicht offensichtliche Beschädigung enthalten könnte. Eine Dateiwiederherstellung kann nicht garantieren, dass Probleme behoben wurden.

Installieren, Ausführen und Aktualisieren von Antivirus-Software

Da die meisten Computer über einen Internetzugang verfügen, sind sie gefährdet, z. B. durch

Viren, die über E-Mail-Anhänge übertragen werden. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter regelmäßig Software zur Virenprüfung ausführen und die typischen Warnsignale für Viren kennen.

Mitarbeiter sollten alle Dateien überprüfen, bevor sie sie auf ihren Computer kopieren oder herunterladen. Außerdem sollten sie niemals unverlangte Anhänge öffnen, selbst wenn diese von einer ihnen bekannten Person stammen.

Zwar ist Antivirus-Software für den Schutz Ihrer Systeme und Daten von essenzieller Bedeutung, bei der Art der Verwendung auf Computern, die FileMaker Pro-Datenbanken bereitstellen, sind jedoch einige Dinge zu beachten.

Antivirus-Programme sperren gelegentlich Bytes innerhalb einer Datei, während sie auf Viren prüfen. Diese Sperren können dazu führen, dass das Betriebssystem einen Fehler meldet, wenn

FileMaker Pro oder FileMaker Server versuchen, Daten in die Datei zu schreiben. So kann die

Datei eventuell als beschädigt gekennzeichnet und geschlossen werden.

Kapitel 6 | Schützen von Datenbanken 161

Dies gilt auch für Dateien, die FileMaker Server als Sicherungsziele verwendet. Wenn die

Sicherungsdatei von Antivirus-Software geprüft wird, während ein Sicherungszeitplan aktiv ist, könnte die Zieldatei gesperrt sein. Das könnte dazu führen, dass der Sicherungsvorgang fehlschlägt und dass Daten verloren gehen. Die gleiche Datenverlustproblematik gilt, wenn eine geöffnete, nicht bereitgestellte FileMaker Pro-Datenbankdatei von Antivirus-Software geprüft wird.

Wenn Antivirus-Software auf Computern ausgeführt wird, die FileMaker Pro-Datenbanken bereitstellen, beachten Sie folgende Empfehlungen:

1

Führen Sie Virenschutzprogramme nicht an geöffneten, bereitgestellten Datenbanken aus.

Schließen Sie die Datenbanken, bevor Sie das Virenschutzprogramm ausführen.

1

Wenn Sie Ihren Computer auf Viren prüfen, durchsuchen Sie weder den Datenbankordner noch etwaige Unterordner oder andere Ordner, die Dateien enthalten, die aktiv Dateien über

FileMaker Server oder FileMaker Pro bereitstellen. Stellen Sie Ihre Antivirus-Software stattdessen so ein, dass der Zielordner Ihrer Datenbanksicherung geprüft wird, und stellen

Sie sicher, dass der Zeitplan der Antivirus-Software nicht mit dem Sicherungszeitplan Ihres

FileMaker Server kollidiert. Warten Sie, bis die Datenbanken vollständig gesichert sind, bevor

Sie sie prüfen.

Kapitel 7

Konvertieren von Datenbanken aus

FileMaker Pro 11 und früheren Versionen

Sie müssen in FileMaker Pro 11 und früheren Versionen erstellte Dateien in das

FileMaker Pro 12-Format konvertieren, damit Sie sie mit FileMaker Pro 12 verwenden können.

Wenn Sie eine Datei konvertieren, legt FileMaker Pro eine Datei mit dem Namen „Konvertierung.log“ an, damit Sie den Konvertierungsstatus und etwaige Probleme prüfen können, die möglicherweise während des Konvertierungsvorgangs aufgetreten sind.

Beachten Sie folgende Punkte:

1

Sie können nur Dateien, die in FileMaker Pro Version 7.x, 8.x, 9.x, 10.x oder 11.x erstellt wurden, in das FileMaker Pro 12-Format konvertieren. Zur Konvertierung von Dateien vor

FileMaker Pro 7 verwenden Sie die neueste Testversion von FileMaker Pro 11, die Sie von http://www.filemaker.com/downloads herunterladen können.

1

Manuelle Korrekturen können erforderlich werden. Eventuell müssen Sie Elemente in der konvertierten Datei korrigieren, die nicht richtig konvertiert wurden. In einigen Fällen müssen

Sie Elemente in der Originaldatei korrigieren und dann die Datei erneut konvertieren. Nachdem

Sie eine Datei konvertiert haben, sollten Sie die Datei Konvertierung.log auf Elemente prüfen, die korrigiert werden müssen.

1

Sie sollten die konvertierte Datei testen. Die Datei Konvertierung.log zeigt nicht zwingend alle

Elemente in der Datei an, die korrigiert werden müssen. Bevor Sie beginnen, eine konvertierte

Datenbanklösung einzusetzen, sollten Sie sie sorgfältig testen, um sicherzustellen, dass alle

Bereiche und Funktionen richtig konvertiert wurden. Stellen Sie z. B. sicher, dass alle Scripts wie erwartet funktionieren und dass die Konten und Berechtigungen die erforderliche

Dateisicherheit gewährleisten.

Hinweis

Umfassende Informationen und schrittweise Anleitungen zur Konvertierung von

FileMaker Pro finden Sie in der Hilfe.

Konvertierungsübersicht

Wenn Sie Dateien konvertieren, behält FileMaker Pro 12 den Inhalt Ihrer Originaldateien bei und erstellt neue konvertierte Dateien in FileMaker Pro 12-Format. Der Inhalt der Originaldateien wird nicht geändert und Sie können sie in einer früheren FileMaker Pro-Version öffnen, mit der sie erstellt wurden. Die konvertierten Dateien können nur in FileMaker Pro 12 geöffnet werden. Bevor

Sie eine FileMaker Pro-Datenbank konvertieren, sollten Sie die Konvertierung sorgfältig planen.

Sie können einzelne Dateien oder mehrere Dateien gleichzeitig konvertieren.

1

Konvertieren Sie Einzeldateien für eigenständige Datenbankdateien, die keine Bezugsdaten aus anderen Dateien anzeigen.

Kapitel 7 | Konvertieren von Datenbanken aus FileMaker Pro 11 und früheren Versionen 163

1

Konvertieren Sie gleichzeitig mehrere Dateien, um alle Dateien in einer relationalen

Datenbank zu konvertieren. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die zu konvertierenden

Dateien auszuwählen: Sie können die Dateien (oder einen Ordner mit Dateien) auf das

FileMaker Pro 12-Anwendungssymbol ziehen oder Sie wählen mehrere Dateien im

FileMaker Pro-Dialogfeld „Öffnen“ aus.

Hinweis

Bei der Konvertierung von mehreren Dateien aus separaten Ordnern werden alle konvertierten Dateien im selben Ordner angelegt. Die Positionen der ursprünglichen Dateien bleiben nicht erhalten. Konvertieren Sie zur Vereinfachung des Vorgangs alle Dateien einer aus mehreren Dateien bestehenden relationalen Datenbank gleichzeitig. Nach der Konvertierung können Sie jeden Dateiensatz in ein Duplikat Ihrer ursprünglichen Dateistruktur verschieben.

Weitere Informationen über das Konvertieren von einzelnen und mehreren Dateien finden Sie in der Hilfe.

Beheben grundlegender Konvertierungsprobleme

Hier finden Sie einige Vorschläge für die Behebung von Problemen, die während einer

Konvertierung auftreten können.

FileMaker Pro 12 kann eine Datei nicht öffnen

Wenn die Datei, die Sie konvertieren möchten, in einer früheren Version von FileMaker Pro geöffnet ist (beispielsweise ist die Datei Inventar.fp7 in FileMaker Pro 11 geöffnet), schließen

Sie die Datei in der früheren Version.

Die Datei wurde nicht richtig konvertiert.

1

Wenn Sie eine Kopie einer Datei konvertieren, stellen Sie sicher, dass die Originaldatei vor dem

Kopieren geschlossen wurde. Andernfalls wird die Kopie nicht richtig konvertiert.

1

Prüfen Sie die Datei Konvertierung.log in dem Ordner mit der Datenbank, die Sie konvertieren wollten.

1

Versuchen Sie zunächst, die Datei mit einer früheren Version von FileMaker Pro wiederherzustellen, und konvertieren Sie die Datei dann erneut.

Eine Meldung zur Konsistenzprüfung oder automatischen Wiederherstellung wurde bei dem

Versuch angezeigt, die Originaldatei mit dieser FileMaker Pro-Version zu öffnen.

Versuchen Sie, die Originaldatei mit Ihrer Version von FileMaker Pro wiederherzustellen. Öffnen

Sie dann die wiederhergestellte Datei mit der gleichen Version, schließen Sie die Datei und versuchen Sie, sie mit FileMaker Pro 12 zu konvertieren.

Die konvertierte Datei akzeptiert das Passwort nicht

Passwörter in FileMaker Pro unterscheiden Groß-/Kleinschreibung. Stellen Sie sicher, dass

Sie Ihr Passwort genau so eingeben, wie es in der früheren FileMaker Pro-Version erstellt wurde.

Wenn Sie weder der Eigentümer der Datei noch der Datenbankadministrator sind, wenden Sie sich für die Passwortinformationen an den Datenbankadministrator.

Ein Snapshot-Link lässt sich nicht öffnen

Sie können einen Snapshot-Link, der in FileMaker Pro 11 erstellt wurde, nicht öffnen. Sie müssen die Datenbank, in der die Datensätze gefunden wurden, konvertieren und dann den Snapshot-

Link erneut erstellen.

Index

Symbole

– 64

^ 64

_ 64

, 64

; 64

: 64

:: 64

! 43

? 39

... 40

" 64

,

70

" " 34

,

37

,

38

( 64

,

70

) 64

,

70

[ 64

] 64

} 64

@ 37

* 37

,

42

,

64

/ 64

// 39

& 64

# 37

+ 64

< 40

,

64

<= 40

= 38

,

42

,

64

== 38

> 40

,

64

>= 40

~ 38

$ 64

 40

,

 64

64

Ä

Absätze, formatieren 101

Admin-Konto 147

,

149

Adobe PDF, Daten speichern als 135

Adressetiketten 85

Aktiver Datensatz 25

Aktualisieren bestehender Daten beim Importieren 138

Aktuell

Datum, Formatierung 102

Zeit, Formatierung 103

Ändern

Beziehungen 123

Daten in Feldern 30

Einstellungen 56

Referenzen 128

Suchabfragen 46

Ändern von Feldern in der Tabellenansicht 69

Anführungszeichen in einer Suche 37

,

38

Angepasste Menüs, FileMaker Pro Advanced 8

Anhalten, Referenzen 128

Anteil an Endsumme für Statistikfelder 72

Antivirus-Software und Datenbank-Management 160

Anzahl für Statistikfelder 72

Anzeigen

Berechtigungen 152

Datensätze als Formulare, Listen oder Tabellen 23

Druckbereich 50

Erweiterte Zugriffsrechte 155

Konten 151

Seitenumbrüche und Seitennummern im

Seitenansichtsmodus 50

Apple OpenDirectory 153

Arbeitsgruppen, gemeinsame Dateinutzung 142

Arithmetische Operatoren 70

Asiatischer Text

drehen 105

Drucken 106

Eingabe 68

,

105

Attribute, Text 100

Ausblenden von Datensätzen 46

Ausrichten

Containerfelder an Text 105

Objekte an anderen Objekten 90

Text in Absätzen 101

Ausschließen

Bezugsdatensätze 41

,

45

Datensätze 44

Felder beim Drucken 100

Ausschnitte

Siehe auch Relationale Datenbanken

auswählen 95

Beschreibung 115

,

118

Bezugsdatensätze ausschließen 45

Bezugsdatensätze platzieren 99

Datensätze auswählen 25

Datensätze filtern in 125

Datensätze hinzufügen 28

Datensätze löschen 29

Statistikberechnung für Daten in 125

Auswählen

Datensätze 25

Felder 29

,

95

Objekte 95

Auswahlfelder, Felder anzeigen als 98

Auswahlpfeil 95

Authentifizierung 145

Apple OpenDirectory 153

über externen Server 153

Windows-Domäne 153

Automatische Eingabe 75

Automatisches Ausfüllen 98

Automatisieren von Aufgaben. Siehe Scripts

Autorisieren von Dateien 11

,

156

B

Balkendiagramme

Beschreibung 109

Benennen

Datenbanken 62

Felder 67

Tabellen 80

Berechnungen

Bezugsfelder

Feldverweise auf 70

Statistikberechnung für Daten 125

Formatierung 102

Formeln

Siehe auch Formelfelder

Berechtigungen

Anzeigen 151

Beschreibung 145

definieren 154

Nur Dateneingabe 147

Nur Lesezugriff 147

Voller Zugriff 147

,

156

vordefiniert 147

Bereich für Gesamtergebnis: siehe auch Zwischenergebnisse

Bereiche. Siehe Layoutbereiche

Berichte

Siehe auch Liste; Bericht; Layouts; Zwischenergebnisse

Datensätze in Spalten 87

Erstellen 81

mit gruppierten Daten

Drucken 50

Erstellen 85

Vorschau 50

Berichtlayout

Beschreibung 85 mit gruppierten Daten 85

Beschränken des Zugriffs. Siehe Konten; Berechtigungen

Beziehen von Daten aus anderen Dateien.

Siehe Datenaustausch

Beziehungen

Siehe auch Relationale Datenbanken

Ändern 123

Beschreibung 115

einzelnes Kriterium 117

Erstellen 122

mehrere Kriterien 118

planen 60

Self-Join 121

Typen 116

Vergleichs- 120 zurückgegebener Datensatzbereich 120

Beziehungsdiagramm 115

Beschreibung 116

Erstellen von Beziehungen 123

Notizen in 123

Bezugsdateien, Zugriff beschränken 61

Bezugsdatensätze

Siehe auch Datensätze; Relationale Datenbanken

Beschreibung 115

Duplizieren 28

Hinzufügen 28

,

125

in Ausschnitte platzieren 99 in Ausschnitten anzeigen 99

Kopieren 28

Löschen 29

,

125

Sortieren 125

Statistikberechnung für Daten 125

suchen und ausschließen 41

Bezugsfelder

Siehe auch Felder; Relationale Datenbanken

Beschreibung 115

Formeln 70

in Layouts 97

planen 60

Statistikberechnung für Daten 125

Bezugstabellen

Beschreibung 115

planen 57

Bildschirmschablonen, im Layout-Modus 94

Blasendiagramme 109

Blättern in Datensätzen 23

Blätternmodus

Beschreibung 22

Diagramme erstellen im 109

Suchen von Daten in 33

Boolesche Werte

Beschreibung 39

,

65

,

77

Formatierung 102

suchen 39

Briefumschlag

Siehe auch Layouts

Briefumschlaglayout

Beschreibung 86

Browser, Web

mit veröffentlichter Datenbank arbeiten in 142

URL öffnen 142

C

Clients

Ausführen von Aufgaben 132

Beschränkungen, im Web 142

Beschreibung 130

Speichern von Dateien 130

Clones (Dateien) 21

Containerfelder

Siehe auch Felder.

an Text ausrichten 105

Beschreibung 65

Dateien einfügen in 31

Formatierung 105

Speichern von Inhalten in einer einzelnen Dateikopie 21

Speicheroptionen für 74

165

D

Dateien

Autorisieren des Zugriffs auf geschützte Dateien 11

Berechtigungen 145

,

156

Beschreibung 14

Clone 21

Duplizieren 21

Erstellen 62

exportieren in 141

gemeinsame Nutzung

im Web 142

Sicherheitsplanung 149

Konten 145

Konvertieren 162

Kopieren 20

Öffnen 15

planen 57

plattformübergreifend öffnen 18

Remote 17

Schließen 20

Schützen 144

Sicherungskopien erstellen 56

speichern 20

Speichern als eigenständige Kopien 21

Vorlagen, Beschreibung 62

Zugriff autorisieren für 156

Dateiformate, Import/Export 135

Dateinamenerweiterung, fmp12 18

Dateioptionen 56

Dateipfade 132

Dateiverweise siehe Datenquellen.

Daten

als Formular, Liste, Tabelle anzeigen 23

Anzeigen von Kalendern 98

automatisch eingeben 27

,

75

Berechtigungen für die gemeinsame Nutzung 146

Beschreibung 13

Daten eingeben 30

Diagrammerstellung 109

eingeben 30

exportieren 135

Formatierung 90

,

102

Importieren 135

in der Tabellenansicht anzeigen 32

suchen 39

Suchen nach heute 39

überprüfen 77

ungültig 39

vierstellige Jahreszahlen 77

Datumswerte

Siehe auch Datumsfelder

Daten in Diagrammen

Bearbeiten von Diagrammen im Layoutmodus 111

Beschreibung 109

Erstellen von Diagrammen im Layoutmodus 109

Schnelldiagramme 109

Datenaustausch

exportieren 135

,

141

Importieren 135 mit anderen Programmen 135

relationale Datenbanken 112

Datenbanken

Benennen 62

Beschreibung 13

Drucken 50

Einstellung für Erstellen einer neuen 64

Erstellen 62

im Web veröffentlichen 142

planen 57

Schützen 144

Datenbanken, relational. Siehe Relationale Datenbanken

Datenbankschutz. Siehe Konten; Berechtigungen

Datenbereich, Beschreibung 108

Dateneingabe 30

,

74

78

Datenquellen

Beheben von FileMaker-Verweisen 18

Beschreibung 141

Datensätze

abgleichen 138

active 25

als Formular, Liste, Tabelle anzeigen 23

ausblenden 46

ausschließen 45

auswählen 25

Beschreibung 15

,

16

Bezugsdatensätze löschen 29

Blättern

einzeln 23 in einer Liste 23

Blättern durch 26

Duplizieren 27

,

32

exportieren 141

gesperrte 132

Hinzufügen 27

,

32

,

137

in Ausschnitten filtern 125

in der Tabellenansicht 32

in Spalten drucken 87

Kopieren 27

,

32

Löschen 32

neue in der Tabellenansicht hinzufügen 62

Sortieren 38

,

48

Bezugsdatensätze 125

in der Tabellenansicht 33

sortierte Bezugsdatensätze anzeigen 125

suchen 33

Datensätze schützen 132

Datentyp 77

Datentypen

Siehe Feldtypen und Formelergebnisse 71

Datumsfelder

Beschreibung 65

vierstellige Jahreszahlen 30

,

77

Werte eingeben und bearbeiten 30

166

167

Definieren

Siehe auch Hinzufügen; Platzieren

Berechtigungen 154

Datenbanken 67

Felder 67

Formelfelder 69

Konten 152

Passwörter 150

Referenzen 127

Statistikfelder 72

Tabellen 80

Wertelisten 98

Dezimalzahlen 102

Diagramme

Im Blätternmodus erstellen 109

Dialogfeld „Datenbank verwalten“, Felder erstellen und

ändern in 67

Direktstart-Fenster, Beschreibung 16

Dokument-Voreinstellungen 56

Doppelte Datensätze, suchen 43

Druckbereich, anzeigen 50

Drucken

Asiatischer Text 106

Beschreibung 49

Datensätze 50

Datensätze in Spalten 87

Einrichten 51

Etiketten 51

Informationen zu Datenbank 54

leere Datensätze 51

Scripts 54

Umschläge 51

Vorschau 50

Duplizieren

Bezugsdatensätze 28

Dateien 21

Datensätze 27

,

32

Dynamische Berichte, in der Tabellenansicht erstellen 33

,

72

Dynamische Hilfslinien, im Layout-Modus 94

E

Eigenständige Dateikopien 21

Einblendkalender 98

Einblendlisten, Felder anzeigen als 98

Einblendmenüs, Felder anzeigen als 98

Einfügen von Dateien in Containerfelder 31

Eingabe mittels des Beginns von Werten 98

Eingeben von Daten

Automatisch 75

Furigana 68

in Felder eingeben 30

Einstellungen

Anwendung 56

Beschreibung 56 file 56

Einstellungen Siehe Voreinstellungen

Einzelseiten-Layout. Siehe Tabellenansicht

Elemente. Siehe Objekte

E-Mail

Senden aus FileMaker Pro 135

Senden über SMTP 135

Ergänzungsfelder 74

Ergebnismenge

Beschreibung 22

,

35

Speichern und Senden als Snapshot-Link 11

,

35

zwischen aufgerufenen und ausgeschlossenen Datensätzen umschalten 46

Erstellen. Siehe Hinzufügen; Definieren

Erweiterte Zugriffsrechte

Anzeigen 155

Beschreibung 145

Etiketten

Bereich 106

Feld 97

Vertikal 85

Etiketten (Versand) drucken 51

Etikettenlayout erstellen 51

Excel-Format

Importieren und Exportieren an 135

Speichern von Daten als 135

Exportieren

Siehe auch Datenaustausch

Beschreibung 135

Dateiformate 135

Formatierung 141

Externe Datenquellen 141

externes Server-Konto 145

,

153

F

Falsch (Ergebnis) 39

,

65

,

77

,

102

Favoritendateien 18

Feld/Steuerelement-Werkzeug 97

Feldberechtigungen. Siehe Konten; Berechtigungen

Feldbeschriftungen 97

Felddefinitionen

erstellen und ändern 67

Kopieren 21

Löschen 68

Felder

anzeigen 9

,

81

aus einem Layout entfernen 98 aus einem Layout löschen 98

auswählen 29

,

95

Benennen 67

Beschreibung 14

Dateneingabe beschränken 106

definieren 67

Definition löschen 68

einem Layout hinzufügen 96

Eingabeoptionen 74

,

98

eingeben 30

erstellen und ändern 67

Formatieren von Daten 100

Formatierung 100

Furigana in 68

gespeicherte und nicht gespeicherte Ergebnisse 78

Global 78

in der Tabellenansicht aus- oder einblenden 69

in der Tabellenansicht erstellen 63

,

69 in der Tabellenansicht hinzufügen 69

in Dialogfeld „Datenbank verwalten“ erstellen 67

in Layout platzieren 96

Indizierung 78

leere oder nicht leere Felder, suchen 42

maximale Zeichenanzahl in 30

Optionen 68

Platzhalter 99

Typen 65

Überprüfungsoptionen 76

Felder anpassen

Siehe auch Felder

bei Importaktualisierung 138

Beschreibung 115

,

116

Felder auf Layout ziehen und ablegen 96

Feldinhaltsübereinstimmung 38

Feldnamen 64

Feldtypen

Beschreibung 65

und Formelergebnisse 71

Feldverhalten 29

,

106

Feldwerkzeug 96

Feldwerte

Änderung untersagen 75 automatisch eingeben 75

Beschreibung 15

Daten suchen und ersetzen 47

eingeben und bearbeiten 30

Löschen 31

FileMaker Go

Berechtigungen für 154

Erweiterte Zugriffsrechte für 146

Gestalten von Layouts für die Verwendung von

Bildschirmschablonen 94

Layout-Designs für 87

und gemeinsame Dateienbenutzung 129

FileMaker Pro

Dateiformat 135

Hinweise zur Dokumentation 7

Produktübersicht 9

FileMaker Pro Advanced 8

FileMaker Pro-Format 135

FileMaker Server

Berechtigungen für 146

,

155

Beschreibung 153

empfohlene Verwendung 129

,

142

Filtern von Datensätzen in Ausschnitten 125

Fixierte Objekte 94

Flächendiagramme

Beschreibung 109

fmp12-Dateinamenerweiterung 18

Formatierung

Absätze 101

Daten exportieren 141

Daten importieren 135

Datum 102

Formeln 102

Grafiken 105

Layoutobjekte 90

Text 100

Zahlen 102

Zeit 103

Zeitstempel 104

Formbriefe 99

Formelfelder 69

Beschreibung 65

Erstellen 69

Formeln 69

gespeicherte und nicht gespeicherte Ergebnisse 78

Formular

Siehe auch Layouts

Datensätze anzeigen als 23

Standardlayout 83

Formularansicht, Beschreibung 23

Fotos, in Containerfeldern 65

Füllzeichen, für Absätze festlegen 101

Funktionen 70

Furigana-Feldoption 68

Fußbereiche, Beschreibung 108

G

Gastkonto 147

Gemeinsam benutzte Dateien

Siehe auch Netzwerke

Berechtigungen 149

Clients 130

Einrichten von Berechtigungen für 146

Einschränkungen 129

Host 130

im Web 142 in Arbeitsgruppen 142

Konten 149

Öffnen 17

speichern 130

Gemeinsame Dateibenutzung, aktivieren 130

Gesamtergebnisse, Beschreibung 108

Gespeicherte Ergebnisse 78

Gestapelte Balkendiagramme 109

Gestapelte Säulendiagramme 109

Gitternetz, im Layoutmodus 93

Globale Speicheroptionen 78

Grafiken, Felder formatieren für 105

Grafikfelder. Siehe Containerfelder

Grenzwerte

Feldnamen 64

Zeichen in Feldern 30

Gruppen. Siehe Konten; Berechtigungen

Gruppierfelder 108

168

H

Hervorheben von Text 101

Heutiges Datum, suchen 39

Hilfslinien, im Layout-Modus 93

Hinzufügen

Siehe auch Definieren; Platzieren

Bezugsdatensätze 28

,

125

Datensätze 27

Felder 67

neue Suchabfragen 43

Tabellen 80

Hinzufügen von Feldern

im Dialogfeld „Datenbank verwalten“ 67

in der Tabellenansicht 69

Horizontale Diagramme 109

Host

Ausführen von Aufgaben 132

Beschreibung 130

Datenbank im Web 142

FileMaker Server 129

Speichern von Dateien 130

HTML-Tabellenformat 135

I

Importieren 135

141

Beschreibung 135

bestehende Datensätze aktualisieren 137 in bestehende Dateien 137

In neue Tabellen 137 neue Datensätze hinzufügen 137

,

138 passende Datensätze aktualisieren 138

Quelldatei oder -tabelle 137

,

139

unterstützte Dateiformate 135

Wiederkehrende Importe, Beschreibung 136

Zieldatei 137

Indizierung

Felder 78

Textfeldbeschränkungen 39

Inspektor

Beschreibung 89

Formatierung

Felddaten 100

Layoutobjekte 90

Layoutobjekte positionieren 91

mehrere Dateien öffnen 90

Öffnen 90

Instant Web Publishing

Berechtigungen für 154

Beschreibung 129

,

142

Dateien gemeinsam benutzen 142

Intranet

Siehe auch Web gemeinsam benutzte Dateien in 142

IP-Adressen, beschränken 142

J

Jahreszahlen

vierstellig in Datumsfeldern 30

,

77

vierstellig in Zeitstempelfeldern 30

JDBC

Berechtigungen für 146

,

154

Überlegungen zu Feldnamen 64

Jokerzeichen in Suchabfragen 37

K

Kalender, in Feldern anzeigen 98

Kombinationsfeld 99

Kombinationsfelder, Felder anzeigen als 98

Kommagetrenntes Textformat 135

Komprimierte Dateikopien 21

Konten

Admin-Konto 147

Anzeigen 151

Beschreibung 145

definieren 152

Einrichten von wiederkehrenden Importen 136

externes Server-Konto 145

,

153

Gastkonto 147

Passwörter 150

vordefiniert 147

Kontextmenü, Wählen aus 13

Konvertieren von Dateien 162

Kopf/Fuß 1. Seite, Beschreibung 108

Kopfbereiche, Beschreibung 108

Kopieren

Bezugsdatensätze 28

Dateien 20

Datensätze 27

Felddefinitionen 21

Scripts 21

Kreisdiagramme

Beschreibung 109

Kreisdiagrammsymbol in der Statussymbolleiste 36

Kurzsuchen

Aktivieren 34

ausführen 33

Beschreibung 33

Konfigurieren 34

Symbole in Feldern 34

Schnellsuchen

Siehe auch Datensätze suchen

L

Layoutbereiche

Auswertung 108

Bereiche für Zwischenergebnisse 108

Beschreibung 108

Datenbereich 108

Feldbeschriftungen 97

Fußbereich 108

Kopf/Fuß 1. Seite 108

Kopfbereich 108

169

Layout-Einblendmenü 19

,

81

Layoutleiste 19

,

22

Layoutmodus

Diagramme erstellen im 109

Layoutmodus, Beschreibung 22

Layoutobjekte. Siehe Objekte

Layoutordner, verwalten 82

Layout-Präsentationsstile 64

,

86

Ändern 86

Layouts

Ändern des Designs 86

Bericht 85

Beschreibung 9

,

81

Breite ändern 64

Diagramme 109

Drucken 50

Erstellen 81

Etiketten 85

Felder

anzeigen 9

,

81

auswählen 95

entfernen 98

in Layout ziehen 96

Platzhalter 88

platzieren 96

Platzieren von Bezugsfeldern 99

Felder hinzufügen 96

Formularansicht 23

Formularlayout 83

Layouts und Layoutordner verwalten 82

Leer 85

Listenansicht 84

Maßeinheit 91

Modus-Einblendmenü 22

Registerfelder in 81

Spalten

Breite ändern 89

Einrichten 87

Standardformular 83

Tabellenansicht 84

Themen 64

,

86

Typen 83

Umschlag 86

Vertikale Etiketten 86

vertikale Etiketten 85

Werkzeuge 89

Layouts und Layoutordner verwalten 82

Leere Datensätze, drucken 51

Leere oder nicht leere Felder 42

Leeres Layout

Siehe auch Layouts

Beschreibung 85

Letzte Dateien 18

Lineale ein- und ausblenden 92

Liniendiagramme

Beschreibung 109

Liste, Datensätze anzeigen als 23

Listenansicht

Siehe auch Listenlayout

Beschreibung 84

170

Listenansicht, Beschreibung 23

Logik

ODER-Suche 43

UND-Suche 43

Löschen

Bezugsdatensätze 29

,

125

Daten 31

Felddefinitionen 68

Felder aus einem Layout 98

Suchabfragen 46

M

Makros. Siehe Scripts

Markierungsfelder, Felder anzeigen als 98

Maßeinheit, ändern 91

Maus, Konfigurieren in den Systemeinstellungen (Mac OS) 13

Maximale Zeichenanzahl in Feldern 30

Maximum für Statistikfelder 72

Microsoft Excel-Format

Importieren und Exportieren 135

Speichern von Daten als 135

Minimum für Statistikfelder 72

Mittelwert für Statistikfelder 72

Modus-Einblendmenü 22

,

81

Multimediadateien 65

N

Netzwerke

FileMaker Server 129

plattformübergreifend 12

,

129

Netzwerksicherheitsrichtlinien 158

Neues Layout/neuer Bericht, Beschreibung 82

Nicht autorisierte Anwender. Siehe Konten; Berechtigungen

Nicht freigegebene Dateien 150

Nicht gespeicherte Ergebnisse 78

Nur Dateneingabe (Berechtigung), Beschreibung 147

Nur Lesezugriff (Berechtigung), Beschreibung 147

Ö

Objekte, Layout

an anderen Objekten ausrichten 90

auswählen 95

,

92

Beschreibung 89

Einstellen der Optionen für die automatische

Größenänderung 92

Formatierung 90

gesperrte 94

Positionieren 91

ODBC

FileMaker als Datenquelle

Berechtigungen für 146

,

154

Überlegungen zu Feldnamen 64

Übersicht 136

,

137

Verwenden von FileMaker als Client

Beschreibung 141

Ergänzungsfelder 74

Verwenden von FileMaker Pro als Datenquelle

ODER-Suche 43

Öffnen

Dateien 15

mehrere Fenster 19

Operatoren

arithmetische 70

in Suchabfragen 36

relational 115

,

40

,

120

,

124

Vergleich 70

Operatorenliste 36

Optionen, Datei 56

P

Passende Datensätze, aktualisieren 138

Passwörter

Bezugsdateien, planen 61

Dateien schützen mit 150 definieren 150

PDF, Daten speichern als 135

PDF-Dokumentation 7

Planen

Dateisicherheit 149

Datenbanken 57 relationale Datenbanken 57

Platzhalter

Beschreibung 52

in Layout platzieren 99

Positiv/Negativ-Säulendiagramme 109

Primärschlüssel. Siehe Abgleichsfelder

Programm-Voreinstellungen 56

R

Ränder, im Seitenansichtsmodus anzeigen 50

Rechte. Siehe Konten; Berechtigungen

Referenzen

Ändern 128 anhalten oder aussetzen 128

Beschreibung 112

definieren 127

Referenzquellfeld 115

Referenzzielfeld 115

Register

In Felder einfügen 31

Position und Ausrichtung festlegen 101

Registerfelder in Layouts 81

Registersteuerelemente

Beschreibung 81

In Tabulatorfolge aufgenommen 29

Relationale Datenbanken

Abgleichsfelder

Beschreibung 115

planen 116

Ausschnitte 115

Beschreibung 14

,

112

Bezugstabellen

Beschreibung 115

planen 57

171

planen 57

,

122

Terminologie 115

Relationale Operatoren 115

,

120

,

124

S

40

,

64

Säulendiagramme 109

Schaltflächen, in Tabulatorfolge aufgenommen 29

Schieberegler, zum Blättern durch Datensätze 26

Schließen von Fenstern und Dateien 20

Schlüsselfelder. Siehe Abgleichsfelder

Schnelldiagramme erstellen 33

,

109

Schützen von Dateien. Siehe Konten; Autorisieren von Dateien;

Berechtigungen

Scripts

ausführen 55

Beschreibung 11

,

55

Drucken 54

Kopieren 21

Script-Trigger 55

Vorschau, drucken Siehe Drucken

Seitenansicht für Spalten 87

Seitenansichtsmodus, Beschreibung 22

,

50

Seitenausrichtung beim Druck 51

Seitennummern

im Seitenansichtsmodus anzeigen 50

in Layoutbereichen 84

Seitenränder, im Seitenansichtsmodus anzeigen 50

Seitenumbrüche, im Seitenansichtsmodus anzeigen 50

Sekundäre Dateien. Siehe Relationale Datenbanken

Self-Joins

Beschreibung 121

Statistikberechnung für Daten in Ausschnitten 125

Serienbrief, Platzhalter verwenden 99

Serienbrief-Format 135

Server. Siehe Host; FileMaker Server

Sicherheit, Datei

Betriebssystemrichtlinien 158

Netzwerkrichtlinien 158

planen 149

,

157

Sicherungen

Richtlinien für 159

Scripts für Dateien 56

Und Antivirus-Software 160

Simple Mail Transfer Protocol (SMTP),

E-Mail senden über 135

Snapshot-Links, Ergebnismenge speichern und senden 11

,

35

Sortieren

Bezugsdatensätze 125

Datensätze 38

,

48

Datensätze in der Tabellenansicht 33

Sounddateien 65

Spalten

Breite ändern 89

Breite in Tabellen ändern 32

Datensätze drucken in 87

Speichern

Als Excel- und PDF-Format 135

Dateien 20

Daten automatisch speichern 20

Ergebnismenge als Snapshot-Link 11

gemeinsam benutzte Dateien 130

Speicheroptionen für Containerfelder_ 74

Sperren, gemeinsam benutzte Datensätze 132

Standardabweichung für Statistikfelder 72

Standard-Layout

Siehe auch Layouts

Standardlayout

Beschreibung 83

Starter-Lösungen siehe Vorlagen

Statistikberechnung für Daten in Bezugsfeldern 125

Statistikfelder

Anteil an Endsumme von 72

Anzahl von 72

Beschreibung 65

,

72

Erstellen 72 in der Tabellenansicht definieren 72

in Layouts 108

Maximum 72

Minimum 72

Mittelwert von 72

Optionen für 73

Standardabweichung von 72

Summe von 72

Statussymbolleiste 22

,

89

Steuerelementstile 98

Streuungsdiagramme 109

Suchabfragen

Siehe auch Datensätze suchen

Bearbeiten 46

Beschreibung 35

Kriterien für die Eingrenzung 43

,

44

Löschen 46

mehrere 43

,

44

neue hinzufügen 43

Operatoren 36

,

40

Reihenfolge 45

Suchen und Ausschließen kombinieren 45

wiederherstellen 46 wiederholen 46

Suche nach Textliteralen 38

Suchen nach Datensätzen

Siehe auch Suchabfragen, Kurzsuchen

Aktuelles Systemdatum 39

alle Datensätze 36 alle Datensätze anzeigen 36

Beschreibung 33

Bezugsfelder und Bezugsdatensätze 41

Boolesche Werte 39

Datensätze ausschließen 44

,

45

doppelte Datensätze 43

exakte Übereinstimmung 38

Kurzsuchen im Blätternmodus 33

leere oder nicht leere Felder 42

logische ODER-Suche 43

172

logische UND-Suche 43 mehrere Kriterien 43 neue Abfrage hinzufügen 43

Reihenfolge der Abfragen 45

Speichern und Senden als Snapshot-Link 11

Symbole 37

,

35

Textteil oder variabler Text 37

ungültige Werte 39

Wertbereiche 40

Suchen und Ersetzen von Feldwerten 47

Suchen. Siehe Datensätze suchen

Suchenmodus, Beschreibung 22

Summe für Statistikfelder 72

Symbole

suchen 37

Und Feldnamen 64

Symbole, in Feldern für Schnellsuche 34

Systemeinstellungen, Maus konfigurieren (Mac OS) 13

Systemübergreifend, File Sharing 18

T

Tabellen

Benennen 80

Beschreibung 14

Datensätze anzeigen als 23

definieren 80

Importieren von Daten in neue 137

Tabellenauftreten 116

Tabellenansicht

Siehe auch Tabellenformat; Tabellenansicht

Arbeiten mit Datensätzen 32

Beschreibung 84

Daten anzeigen 32

Datenbanken erstellen in 62

Datensätze hinzufügen 32

Datensätze löschen 32

Datensätze zu neuer Datei hinzufügen 62

Definieren eines Statistikfelds 72

Duplizieren von Datensätzen 32

dynamische Berichte erstellen 33

,

72

E-Mail-Nachrichten basierend auf Datensatzdaten senden 33

Erstellen von Schnelldiagrammen 33

Felder aus- oder einblenden 69

Felder erstellen 63

Felder erstellen und ändern in 69

Kopieren von Datensätzen 32

Sortieren von Datensätzen 33

Spaltenreihenfolge und -größe ändern 32

Standard beim Erstellen einer neuen Datenbank ändern 64

Tabellenansicht, Beschreibung 23

Tabellenformat

Siehe auch Tabellenlayout; Tabellenansicht.

Beschreibung 23

Datensätze anzeigen als 23

Tabulatorfolge 29

Tabulatorgetrenntes Textformat 135

Teilsummen. Siehe Bereiche für Zwischenergebnisse;

Statistikfelder

Text

Siehe auch Felder.

asiatischen Text drehen 105

Attribute 100

auswählen 95

Felder 65

Formatierung 100

hervorheben 101

Literale 37

suchen 38

Text unter Beachtung der Groß-/Kleinschreibung suchen 38

Textfelder

Beschreibung 65

Werte eingeben und bearbeiten 30

Textnotizen, im Beziehungsdiagramm 123

Themen, Layout 64

,

86

Ändern 86

Times

Formatierung 103

suchen 39 ungültig 39

Trigger, Script 55

Ü

Überprüfen von Feldwerten 76

Überprüfung des Jahres 76

,

77

Umschläge drucken 51

UND-Suche 43

Ungültige Werte suchen 39

Unterformulare. Siehe Ausschnitte

Unterstrich 64

URLs, öffnen 142

V

Variablen, Symbole für 64

Verbinden von Feldern. Siehe Abgleichsfelder

Vergleichsoperatoren 70

Verknüpfungsausdrücke. Siehe Beziehungen

Verlagern

Feld zu Feld 29

In Datensätzen 26

Veröffentlichen von Datenbanken im Web 142

Verschlüsselung. Siehe Konten; Berechtigungen

Vertikale Diagramme 109

Vertikale Schrift 105

Vertikales Etikettenlayout, Beschreibung 86

Vierstellige Jahreszahlen

in Datumsfeldern 30

,

77

in Zeitstempelfelder 30

Virtuelle Ergebnisse 78

Voller Zugriff (Berechtigung), Beschreibung 147

,

156

Vorlagen

Beschreibung 62

Dateien erstellen 62

W

Wahr (Ergebnis) 39

,

65

,

77

,

102

Währung, Formatierung 102

Web-

Host von Datenbanken 142

Überlegungen zu Feldnamen 64

Web Viewer 10

,

143

Werkzeuge

Auswahlwerkzeug 95

Feld/Steuerelement-Werkzeug 97

Feldwerkzeug 96

Statussymbolleiste 22

Wertbereiche suchen 40

Werte

Siehe auch Feldwerte doppelte Werte suchen 43

exakte Übereinstimmung suchen 38

Wertelisten

Beschreibung 98

definieren 74

in gemeinsam benutzten Dateien 133

Sortieren nach 33

Wiederherstellen von Suchabfragen 46

Wiederholen von Suchabfragen 46

Wiederkehrende Importe

Beschreibung 136

Konto für Einrichten von 136

Windows

mehrere Dateien öffnen 19

Schließen 20

Windows-Domäne 153

World Wide Web. Siehe Web

X

XML

Berechtigungen für 146

,

154

Importieren und Exportieren an 135

XML Format 135

Z

Zahlen

Formatierung 102

ungültig 39

Zahlenfelder

Siehe auch Felder.

Beschreibung 65

Formatierung 102

suchen 39

Werte eingeben und bearbeiten 30

Zeichen

Maximum in Feldern 30

nicht zulässig in Feldnamen 64

Zeichenketten, Text Siehe Text, Literal

Zeiger auf Dateien. Siehe Beziehungen

Zeigewerkzeug siehe Auswahlpfeil

173

Zeitfelder

Beschreibung 65

Werte eingeben und bearbeiten 30

Zeitstempel, Formatierung 104

Zeitstempelfelder

Beschreibung 65

vierstellige Jahreszahlen 30

Werte eingeben und bearbeiten 30

Zugriff über FileMaker-Netzwerk 130

,

155

Zugriffsrechte. Siehe Konten; Berechtigungen

Zwischenergebnisse

Siehe auch Berichte; Statistikfelder

Bereiche, Beschreibung 108

Berichte erstellen 85

Drucken 50

174

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