eVergabe für Bieter

eVergabe für Bieter
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eVergabe für Bieter
Benutzerhandbuch
eVergabe
Version 4.8
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können Sie bei der Healy Hudson GmbH erfragen.
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Warenzeichen und sollten als solche behandelt werden.
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Inhalt
Einleitung ...............................................................................................7
Ausschreibungsplattform eVergabe ..................................................................... 7
Informationen zur Hilfe .........................................................................8
Einführung in die Thematik ................................................................ 10
Der Angebotsprozess ........................................................................................ 10
Das elektronische Angebot ................................................................................ 11
Der elektronische Angebotsassistent im Überblick ............................... 12
Angebote erstellen ..............................................................................14
Anmeldung über Bieterlogin............................................................................... 14
Angebote für offene Verfahren erstellen ............................................................ 15
Angebote für beschränkte Verfahren erstellen ................................................... 15
Haupt- und Nebenangebote............................................................................... 16
Weitere Hauptangebote erstellen ......................................................... 16
Nebenangebote erstellen ..................................................................... 17
Die Bearbeitung eines erstellten Angebots fortsetzen ........................................ 18
Angebote ablegen ............................................................................................. 18
Angebote bearbeiten ...........................................................................20
Informationen zum Angebot ............................................................................... 21
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Inhalt
Anlagen einsehen bzw. hinzufügen ...................................................... 22
Formulare bearbeiten ........................................................................................ 23
Überblick zum Thema Angebotspreise .............................................................. 24
Lose auswählen................................................................................................. 25
Leistungsverzeichnis bearbeiten ........................................................................ 26
Preise für Positionen eingeben ............................................................ 27
Staffelpreise erfassen .......................................................................... 29
Leistungseigenschaften ausfüllen ........................................................ 29
Leistungsverzeichnisse ex- und importieren......................................... 30
Vermerke hinterlegen ........................................................................... 33
Rabatte vergeben .............................................................................................. 34
Kriterienkatalog bearbeiten ................................................................................ 36
Aufbau des Fragenkatalogs ................................................................. 36
Fragen beantworten ............................................................................. 37
Forum für Fragen und Antworten ....................................................................... 38
Fragen in das Forum einstellen ............................................................ 38
Antworten im Forum lesen ................................................................... 40
Angebote abgeben ..............................................................................42
Angebote elektronisch abgeben ........................................................................ 42
Angebote signieren ............................................................................................ 43
Elektronisch mittels Signatursoftware signieren ................................... 43
Handschriftlich signieren mit Mantelbogenverfahren ............................ 46
Angebot zurückziehen und wieder aufnehmen .................................................. 47
Angebotsbearbeitung und -abgabe: Sonderfälle .............................. 49
Bieten bei Auktionen .......................................................................................... 49
Gebote abgeben .................................................................................. 49
Angebotsabgabe beim Wettbewerblichen Dialog ............................................... 51
Allgemeine Informationen zum Wettbewerblichen Dialog ..................... 51
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Inhalt
Mögliche Dialogabläufe ........................................................................ 53
Am Dialog teilnehmen .......................................................................... 54
Angebotsabgabe nach einem Korrekturzyklus ................................................... 58
Anhang: Beispiele zu Rabattverfahren ..............................................60
Rabattart Standardverfahren ............................................................................. 60
Beispiel für die Rabattvergabe in einem Vergabeprojekt nach VOL
(Standardverfahren) ............................................................................. 60
Beispiel für die Rabattvergabe in einem Vergabeprojekt nach VOB
(Standardverfahren) ............................................................................. 62
Rabattart Auf- und Abgebotsverfahren .............................................................. 63
Beispiel für die Rabattvergabe in einem Vergabeprojekt nach VOL
(Auf-/Abgebotsverfahren) ..................................................................... 64
Rabattart Auf- und Abgebotsverfahren nur für Lose ........................................... 65
Beispiel für die Rabattvergabe in einem Vergabeprojekt nach VOL
(Auf-/Abgebotsverfahren nur für Lose) ................................................. 65
Allgemeine Informationen zum Angebotsassistenten ...................... 67
Anmeldung ........................................................................................................ 67
Über Login-Daten anmelden ................................................................ 67
Über Signaturkarte anmelden .............................................................. 68
Passwort vergessen ............................................................................. 69
Schnittstelle Bekanntmachungsportal Deutsche eVergabe .................. 70
Der Arbeitsbereich ............................................................................................. 70
Übersicht.............................................................................................. 70
Menüzeile des Angebotsassistenten .................................................... 72
Arbeiten in der Baumstruktur................................................................ 74
Arbeiten mit Tabellen ........................................................................... 77
Formulare und Dateien ........................................................................ 81
Elektronische Signatur in eVergabe ................................................................... 82
Technische Spezifikation ................................................................................... 83
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Inhalt
Glossar .................................................................................................85
Index .....................................................................................................93
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Einleitung
Dieses Handbuch richtet sich an Unternehmen (Lieferanten), die auf elektronischem Weg
Angebote für Vergabeverfahren abgeben möchten. Zur Erstellung und Bearbeitung von
elektronischen Angeboten stellt die Deutsche eVergabe Bietern den
Angebotsassistenten zur Verfügung. Die Dokumentation führt den Anwender Schritt für
Schritt durch den Angebotsassistenten. Dies beinhaltet u.a. die Bearbeitung der
Formulare zu den Vergabeunterlagen, des Leistungsverzeichnisses und die Bearbeitung
des Kriterienkatalogs bis hin zur endgültigen Abgabe des Angebots.
Detailliertere Beschreibungen und Informationen zur Bedienoberfläche der Anwendung
finden Sie unter Allgemeine Informationen zum Angebotsassistenten (siehe Seite 67) des
Handbuchs.
Ausschreibungsplattform eVergabe
Deutsche eVergabe ist ein ganzheitliches System zur Abbildung aller Prozessschritte
eines Vergabeverfahrens. Die Hauptbestandteile sind das Bekanntmachungsportal
unter www.deutsche-evergabe.de und die Ausschreibungsplattform eVergabe.
Das Herz des Vergabesystems Deutsche eVergabe ist die Ausschreibungsplattform
eVergabe. Damit können einfache bis hoch komplexe elektronische Vergabeverfahren
komplett abgebildet werden. eVergabe unterstützt Vergabestellen bei der
rechtskonformen und effizienten Durchführung kompletter Vergabeverfahren.
Berücksichtigt werden dabei die unterschiedlichen Vergabeverfahren und die
zugehörigen gesetzlichen Normen, sowohl nach nationalem als auch nach EU-Recht.
Dabei wird die gesamte Prozesskette von der Vorbereitung, Erstellung und
Bekanntmachung eines Vergabeverfahrens, über die Angebotserstellung durch die Bieter
bis hin zur Angebotsauswertung und Zuschlagsentscheidung durch die jeweilige
Vergabestelle abgebildet.
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Informationen zur Hilfe
Die Dokumentation besteht aus Handbüchern und einer umfangreichen Online-Hilfe. Alle
Benutzerhandbücher können aus der Online-Hilfe aufgerufen und ausgedruckt werden.
Die Beschreibungen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen in den Handbüchern liefern die
grundlegenden Informationen die Sie brauchen, um bestimmte Aufgaben in eVergabe
auszuführen und sich im System zurechtzufinden. Weiterführende Informationen zu jeder
Seite der Applikation, wie z.B. detaillierte Hilfe zu den Eingabefeldern, finden Sie in der
Online-Hilfe der Anwendung.
Online-Hilfe
Um detaillierte Informationen zu einer bestimmten Seite in eVergabe zu erhalten, klicken
Sie auf den Menüpunkt Hilfe der jeweiligen Seite.
Um die aktuelle Hilfeseite zu drucken, klicken Sie auf das Symbol
Seite.
oben rechts auf der
Das Inhaltsverzeichnis erreichen Sie über den Link Inhaltsverzeichnis anzeigen oben
auf der Hilfeseite.
Handbücher einsehen und ausdrucken
Für die unterschiedlichen Benutzer der Anwendung werden jeweils eigene Handbücher
bereit gestellt. Für Unternehmen, die Angebote auf Ausschreibungen einreichen, steht
das entsprechende Benutzerhandbuch zur Verfügung.
Handbuch
Erklärung
Handbuch für Bieter
Beschreibt, wie Bieter mit Hilfe des Angebotsassistenten
Angebote erstellen können.
Alle Benutzerhandbücher können als PDF-Dokument aufgerufen und gedruckt werden.
Zum einsehen bzw. drucken, muss der Adobe Acrobat Reader auf Ihrem Computer
installiert sein.
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Ausschreibungsplattform eVergabe
Um die verfügbaren Handbücher anzuzeigen bzw. um die Handbücher zu drucken,
gehen Sie wie folgt vor:
1
Öffnen Sie die Online-Hilfe, indem Sie auf einer beliebigen Seite im System auf den
Menüpunkt Hilfe klicken.
2
Klicken Sie auf den Link Inhaltsverzeichnis anzeigen oben auf der Seite, um das
Inhaltsverzeichnis der Online-Hilfe anzuzeigen.
3
Klicken Sie im Inhaltsverzeichnis auf den Eintrag Handbücher und Online-Hilfe.
Eine Liste aller verfügbaren Handbücher wird angezeigt.
4
Klicken Sie auf den Namen des Handbuchs, das Sie öffnen bzw. drucken möchten.
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Einführung in die Thematik
Jeder Angebotsprozess unterteilt sich -von der Entscheidung für ein Vergabeverfahren
bis hin zur Abgabe des Angebots- in verschiedene Phasen.
Der Angebotsprozess
Sie wurden von der Vergabestelle zu einem Vergabeverfahren eingeladen oder haben
sich über Bekanntmachungen in den entsprechenden Medien über Vergabeverfahren
informiert.
Oder Sie haben sich im Internet z.B. über das Bekanntmachungsportal der Deutschen
eVergabe über für Sie interessante Bekanntmachungen informiert und möchten nun an
Vergabeverfahren teilnehmen.
Unterlagen bezahlen
Abhängig von den Bedingungen der jeweiligen Vergabestelle ist der Zugang zu den
Vergabeunterlagen kostenpflichtig. Das gilt auch für elektronisch hinterlegte
Vergabeunterlagen auf Bekanntmachungsportalen im Internet. Das Einsehen der
Bekanntmachungsinformationen jedoch ist stets kostenfrei.
Unterlagen einsehen
Nach Abschluss des Bezahlprozesses erhalten Sie von Ihrer Vergabestelle die
Zugangsdaten für den von eVergabe bereitgestellten elektronischen
Angebotsassistenten, auf dem Ihnen die Vergabeunterlagen digitalisiert zur Verfügung
stehen.
Angebot erstellen
Erstellen Sie Ihr Angebot, indem Sie mit Hilfe des elektronischen Angebotsassistenten
die notwendigen Angebotsschritte bis zur Abgabe des Angebots bearbeiten.
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Das elektronische Angebot
Angebot einreichen
Das Angebot wird elektronisch eingereicht. Das Angebot ist erst vollständig und gültig,
wenn es rechtsverbindlich unterschrieben wurde. eVergabe bietet folgende Möglichkeiten
zur rechtsverbindlichen Unterschrift:

Elektronische Signatur: Die elektronische Signatur erfolgt über eine entsprechende
Signaturprüfsoftware in Verbindung mit einer Signaturkarte und einem
Kartenlesegerät.

Mantelbogenverfahren: Es wird lediglich der Mantelbogen mit dem Hashwert des
Angebotes ausgedruckt und unterschrieben an die Vergabestelle geschickt.
Nach Ablauf der Fristen wird das Angebot durch die Vergabestelle zusammen mit den
anderen Angeboten bewertet und der Zuschlag bzw. die Absagen erteilt.
Das elektronische Angebot
Zum Erstellen und Bearbeiten elektronischer Angebote steht Ihnen eine nützliche
Software -der sogenannte Angebotsassistent- zur Verfügung. Hierfür benötigen Sie nichts
weiter als einen Internetbrowser (z.B. Microsoft Internet Explorer, ab Version 6).
Der Bieter wird bei seiner Angebotserstellung mit Hilfe des Assistenten sicher durch den
Prozess geführt. Bei der elektronischen Angebotsabgabe führt die Anwendung dann eine
Prüfung auf Vollständigkeit des Leistungsverzeichnisses, der Pflichtfelder in den
Formularen und der Kriterien durch. Wurde ein Angebot noch nicht vollständig bearbeitet,
weist die Anwendung den Benutzer auf die noch fehlenden Eingaben hin. Ein
unvollständiges Angebot kann nicht abgegeben werden.
Die Daten werden bei der Abgabe des Angebots verschlüsselt. Sie können erst nach
Verstreichen des Eröffnungstermins durch die Vergabestelle entschlüsselt werden.
Ein abgegebenes Angebot ist erst mit einer gültigen Unterschrift vollständig und
rechtsverbindlich. Ein Bieter hat über die Anwendung zwei Möglichkeiten sein Angebot
rechtsgültig zu unterschreiben: Zum Einen über eine elektronische Signatur. Hierfür stellt
die Anwendung das Gesamtangebot als Datei im PDF-Format bereit. Zum Anderen über
das aus der Steuererklärung bekannte Mantelbogenverfahren. Dazu steht ein
Unterschriftenblatt mit einer Zusammenfassung des Angebots, dem sogenannten
Mantelbogen, als PDF-Datei zur Verfügung. Dieser wird ausgedruckt, unterschrieben und
rechtzeitig per Post an die Vergabestelle gesendet.
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Das elektronische Angebot
Angebote mit digitaler Signatur, mit Mantelbogenverfahren oder konventionell; der Bieter
entscheidet über die Abgabeart und gemäß seiner Infrastruktur. Da für die elektronische
Angebotsbearbeitung nur PC und Internet-Browser erforderlich sind, bieten sich
insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen erhöhte Wettbewerbschancen.
Der elektronische Angebotsassistent im Überblick
In diesem Kapitel erhalten Sie einen kurzen Überblick über den Aufbau und die
wichtigsten Funktionen im Assistenten.
Die Ansicht des Angebotsassistenten ist in mehrere Bereiche aufgeteilt.
Abb.: Die Fensterbereiche des Angebotsassistenten: Menüzeile, Assistent, Arbeitsbereich
Menüzeile
Über die Menüzeile (1) können Sie sich u.a. durch den Angebotsprozess navigieren
(Schaltflächen Vor und Zurück). Abhängig vom Angebotsschritt in dem Sie sich
befinden, werden abweichende Schaltflächen angezeigt.
Im rechten Bereich der Menüzeile stehen Ihnen einige Sonderfunktionen zur Verfügung.
Sie erreichen u.a. die Online-Hilfe über die Schaltfläche Hilfe. In der Online-Hilfe finden
Sie Detailerklärungen zu Menüpunkten, Symbolen, Feldbeschreibungen etc. zur jeweils
aktuell angezeigten Seite.
Über die Schaltfläche Feedback können Sie uns Ihre Kritik oder
Verbesserungsvorschläge zukommen lassen.
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Das elektronische Angebot
Assistent
Im Hauptteil der Ansicht befindet sich links der Assistent (2), über den Sie für die
Angebotserstellung durch die einzelnen Angebotsschritte navigieren.
Sie können in beliebiger Reihenfolge zwischen den Angebotsschritten des Assistenten
wechseln. Der Assistent ist so strukturiert, dass Sie bequem vom ersten bis zum letzten
Schritt den Prozess durchlaufen können, um zu einer unkomplizierten Angebotsabgabe
zu gelangen.
Über das kleine (blaue) Fenster im oberen Bereich erhalten Sie immer den aktuellen
Status zu Ihrem Angebot. Das Fenster zeigt außerdem eine Übersicht Ihrer
Angebotspreise.
Arbeitsbereich
Die Aufteilung bzw. der Inhalt des Arbeitsbereichs (3) verändert sich in Abhängigkeit des
Angebotsschrittes, in dem Sie sich befinden. Hier laden Sie z.B. relevante Dokumente als
Anlagen hoch, füllen die Formulare der Verdingungsunterlagen aus und tragen Ihre
Angebotspreise ein.
Detaillierte Informationen zum Aufbau und Arbeiten der Fenster in eVergabe finden Sie
im Kapitel Allgemeine Informationen zum Angebotsassistenten (siehe Seite 67).
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Angebote erstellen
Erfahren Sie in den nächsten Kapiteln, wie Sie Angebote zu Vergabeverfahren erstellen,
über den Angebotsassistenten bearbeiten und abgeben. Sie erhalten detaillierte
Beschreibungen zu den einzelnen Angebotsschritten - vom Einstieg in den Assistenten
bis hin zur endgültigen Abgabe Ihres Angebots.
Anmeldung über Bieterlogin
Sie haben von Ihrer Vergabestelle die nötigen Daten für den Einstieg in den
Angebotsassistenten erhalten. Rufen Sie die Webseite des Angebotsassistenten auf und
melden Sie sich mit Ihren Benutzerdaten über das Anmeldefenster an.
Abb.: Anmeldung am Angebotsassistenten
Hinweis: Weitere Beschreibungen zum Thema Login und Signaturkartenlogin finden
Sie im Kapitel Allgemeine Informationen zum Angebotsassistenten (siehe Seite 67).
Sie befinden sich nach der Anmeldung am Angebotsassistenten immer auf der
Registerkarte Bekanntmachungen. Ihre Projekte finden Sie in dieser Übersicht, wenn
Sie für offene Verfahren Angebote abgeben wollen.
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eVergabe
Angebote für offene Verfahren erstellen
Werden Sie per E-Mail von Ihrer Vergabestelle zu beschränkten Verfahren eingeladen,
finden Sie Ihre Projekte bereits auf der Registerkarte Ihre aktuellen Verfahren.
Angebote für offene Verfahren erstellen
1
Geben Sie in die Adresszeile Ihres Browsers die Internetadresse für den
Angebotsassistenten der eVergabe ein.
2
Melden sich über das Anmelde-Fenster mit Ihren Benutzerdaten am System an.
Hinweis: Die Internetadresse für den Bieterzugang und die Benutzerdaten zur
Anmeldung erhalten Sie von Ihrer Vergabestelle.
Sie befinden sich nun in der Projektliste.
3
Markieren
Sie auf der Registerkarte Bekanntmachungen das Projekt, für das Sie
bieten möchten.
4
Klicken Sie auf den Menüpunkt Angebot erstellen.
Der Angebotsassistent für das gewählte Projekt wird angezeigt.
Angebote für beschränkte Verfahren erstellen
1
Geben Sie in die Adresszeile Ihres Browsers die Internetadresse für den
Angebotsassistenten der eVergabe ein.
2
Melden sich über das Anmelde-Fenster mit Ihren Benutzerdaten am System an.
Hinweis: Die Internetadresse für den Bieterzugang und die Benutzerdaten zur
Anmeldung erhalten Sie von Ihrer Vergabestelle.
3
Klicken Sie auf die Registerkarte Ihre aktuellen Verfahren.
4
Markieren
5
Klicken Sie auf den Menüpunkt Projekt bearbeiten.
Sie in der Projektliste das Projekt, für das Sie bieten möchten.
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eVergabe
Haupt- und Nebenangebote
Alternativ klicken Sie auf das Symbol links neben der Ausschreibungsnummer
des gewählten Projekts, um das Projekt zu bearbeiten.
Der Angebotsassistent für das gewählte Projekt wird angezeigt.
Haupt- und Nebenangebote
Bei der Abgabe von Angeboten wird zwischen Haupt- und Nebenangeboten
unterschieden.
Es handelt sich bei einem Angebot um ein Hauptangebot, insofern der Bieter erkennbar
ein der geforderten Leistung gleichwertiges Produkt anbieten will.
Dagegen sind Nebenangebote von der Leistungsanforderung abweichende Vorschläge
des Bieters, die anstelle des oder zusätzlich zum Hauptangebot eingereicht werden. So
sind bedingte Preisnachlässe und Skonti immer Nebenangebote.
eVergabe bietet Ihnen die Möglichkeit, sowohl mehrere Hauptangebote als auch
Nebenangebote zu einer Ausschreibung zu erstellen.
Weitere Hauptangebote erstellen
Sie können zu einem Vergabeverfahren mehrere Hauptangebote abgeben.
1
Klicken Sie auf die Registerkarte Ihre aktuellen Verfahren.
2
Markieren
Sie in der Projektliste das Projekt, für das Sie ein weiteres
Hauptangebot abgeben möchten.
3
Klicken Sie auf den Menüpunkt weiteres Hauptangebot erstellen.
Zu dem gewählten Hauptangebot wird in der Projektliste eine Kopie als weiteres
Hauptangebot mit dem Status Angebot unbearbeitet erstellt.
4
Klicken Sie auf den Menüpunkt Projekt bearbeiten.
Alternativ klicken Sie auf das Symbol links neben der Ausschreibungsnummer
des gewählten Projekts, um das Projekt zu bearbeiten.
Der Angebotsassistent für das gewählte Projekt wird angezeigt.
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eVergabe
Haupt- und Nebenangebote
Nebenangebote erstellen
Nebenangebote können nur erstellt werden, wenn es von der ausschreibenden Stelle
erlaubt wurde. Sie sehen in der Projektliste in der Spalte Nebenangeb., ob Sie
Nebenangebote abgeben dürfen (gesetztes Häkchen).
Folgende Möglichkeiten zum Anlegen von Nebenangeboten stehen zur Verfügung:

Nebenangebote als Kopie der Ausschreibung: Sie erstellen ein Nebenangebot als
Kopie des eigentlichen Projekts. Sie durchlaufen den üblichen Angebotsprozess und
bearbeiten u.a. das Leistungsverzeichnis entsprechend Ihrer Anforderungen für das
Nebenangebot.

Nebenangebote als Datei: Sie erstellen ein Nebenangebot als Datei. Sie bearbeiten
hierbei einen vereinfachten Prozess, bei dem der Fokus auf das Einbinden einer
externen Datei liegt. Das bedeutet, Sie laden ein von Ihnen bearbeitetes Dokument,
welches die erforderlichen Angaben zum Nebenangebot enthält, als PDF oder WordDatei in die Anwendung.
Sie finden Projekte, für die Sie Nebenangebote erstellen dürfen, ausschließlich in der
Projektliste auf der Registerkarte Ihre aktuellen Verfahren.
Hinweis: Ein Projekt, welches sich auf der Registerkarte Bekanntmachungen
(offene Verfahren) befindet, muss mindestens einmal geöffnet worden sein, um
Nebenangebote erstellen zu können.
1
Markieren
Sie in der Projektliste das Projekt bzw. Hauptangebot, für das Sie ein
Nebenangebot erstellen wollen.
2
Klicken Sie auf den Menüpunkt Optionen > Nebenangebot erstellen und bestätigen
Sie anschließend die Sicherheitsabfrage.
3
Wählen Sie im nachfolgenden Popup-Fenster die Art des Nebenangebots aus. Das
Nebenangebot wird als neuer Eintrag mit dem Status Nebenangebot unbearbeitet
an erster Stelle in der Projektliste eingefügt.
 Nebenangebote als Kopie der Ausschreibung
 Sie bearbeiten das Nebenangebot genauso wie ein Hauptangebot, das heiß Sie
durchlaufen den gesamten Angebotsprozess mit Hilfe des Angebotsassistenten.
 Nebenangebote als Datei (z.B. PDF oder Word)
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Die Bearbeitung eines erstellten Angebots fortsetzen
 Sie bearbeiten einen verkürzten Angebotsprozess und laden Ihr Nebenangebot
als Datei in die Anwendung.
Denken Sie daran, dass jedes Nebenangebot rechtsgültig unterschrieben werden muss.
Sie können dazu die elektronische Signatur nutzen oder den Mantelbogen ausdrucken,
unterschreiben und an die Vergabestelle senden.
Hinweis: Unter Angebote bearbeiten erhalten Sie eine detaillierte Beschreibung zu
den einzelnen Arbeitsschritten des Angebotsprozesses.
Die Bearbeitung eines erstellten Angebots fortsetzen
Gegebenenfalls müssen Sie die Bearbeitung Ihres Angebots unterbrechen und zu einem
späteren Zeitpunkt fortsetzen. Sie können Ihre bisherigen Eingaben im
Angebotsassistenten immer über den Menüpunkt Speichern abspeichern und
anschließend den Assistenten über den Menüpunkt Home verlassen.
Möchten Sie die Bearbeitung zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufnehmen, finden Sie
die entsprechenden Angebote in der Projektliste immer auf der Registerkarte Ihre
aktuellen Verfahren. Es spielt hierbei keine Rolle ob es sich um Bekanntmachungen,
also offene Verfahren handelt.
Angebote ablegen
Um Ihre aktuellen Angebote übersichtlich zu halten, können Sie nicht benötigte Projekte
in eine Ablage verschieben. Angebote in der Ablage können wie gewohnt eingesehen
und bearbeitet werden.
Angebote in die Ablage verschieben
1
Markieren
Sie auf der Registerkarte Ihre aktuellen Verfahren das Angebot, das
Sie in die Ablage verschieben möchten.
2
Klicken Sie auf den Menüpunkt Optionen > In Ablage verschieben.
Das Angebot wird in die Übersicht der Registerkarte Ablage verschoben.
Angebote aus der Ablage verschieben
Ebenso können Angebote wieder aus der Ablage in die Projektliste verschoben werden.
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Angebote ablegen
1
Markieren
Sie auf der Registerkarte Ablage das Angebot, das Sie zurück auf die
Registerkarte Ihre aktuellen Verfahren verschieben möchten.
2
Klicken Sie auf den Menüpunkt Optionen > Aus Ablage verschieben.
Das Angebot wird in die Übersicht der Registerkarte Ihre aktuellen Verfahren
verschoben.
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eVergabe
Angebote bearbeiten
Bearbeiten Sie nun Ihr Angebot mit dem Angebotsassistenten. Sie füllen die
erforderlichen Formulare aus und geben Ihre Angebotspreise ein. Gewähren Sie ggf.
Rabatte und lesen Sie sich notwendige Anlagen Ihrer Vergabestelle durch (bzw. fügen
eigene Anlagen zum Angebot hinzu).
Nutzen Sie das Forum um mit Ihrer Vergabestelle zu kommunizieren. Sie können
während Ihrer Angebotsbearbeitung jederzeit Fragen an die Vergabestelle richten und bis
zur Angebotsabgabe auch deren Antworten abrufen. Antworten können sowohl privat an
Sie gerichtet, als auch für alle Bieter des Vergabeverfahrens öffentlich gemacht werden.
Nach dem Öffnen eines Projekts befinden Sie sich direkt im ersten Angebotsschritt des
Angebotsassistenten (Ausschreibende Stelle). Sie können wie folgt durch die
nachstehenden Schritte navigieren:

Klicken Sie in der Menüzeile auf Vor bzw. Zurück, um zum nächsten Angebotsschritt
bzw. zum vorhergehenden zu gelangen.
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eVergabe
Informationen zum Angebot

Klicken Sie im Hauptbereich der Seite links im Assistenten auf den Angebotsschritt,
den Sie bearbeiten möchten. Sollte der Assistent nicht angezeigt werden, klicken Sie
zunächst in der Menüzeile auf Assistent einblenden
.
Abb.: Der erste Angebotsschritt eines Projekts im Angebotsassistenten
Hinweis: Beim Wechseln auf einen anderen Angebotsschritt werden Eingaben und
Änderungen automatisch gespeichert.
Informationen zum Angebot
Sie befinden sich zu Beginn der Angebotsbearbeitung im ersten Angebotsschritt
Ausschreibende Stelle. Hier erhalten Sie Informationen über Ihre Vergabestelle sowie
für Sie relevante Termine bzgl. der Angebotsabgabe.
Im zweiten Angebotsschritt Aufforderung zur Angebotsabgabe können Sie allgemeine
Informationen zum Vergabeverfahren einsehen. Dies beinhaltet einen groben Überblick
zum Verfahren, für Sie wichtige Termine zur Angebotsabgabe sowie die notwendigen
Kontaktdaten.
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eVergabe
Informationen zum Angebot
Anlagen einsehen bzw. hinzufügen
Für das Vergabeverfahren können notwendige Anlagen von der Vergabestelle
hinzugefügt worden sein. Anlagen können z.B. Zeichnungen, Pläne oder sonstige
erläuternde Unterlagen zum Vergabeverfahren sein.
1
Öffnen Sie die Dateien, in dem Sie jeweils auf das PDF-Symbol in der Spalte Anlage
klicken.
2
Markieren
Sie die Spalte Kenntnisnahme um zu bestätigen, dass Sie den Inhalt
der Anlagen gelesen haben.
Sind die Eingaben gespeichert, wird neben den Anlagen angezeigt, wer die Anlagen zu
welchem Zeitpunkt geöffnet hat und wer zu welchem Zeitpunkt die Einsicht der
Dokumente bestätigt hat.
Abb.: Dokumente im Bereich Anlagen einsehen
Eigene Anlagen hinzufügen
Neben dem Abrufen von Anlagen von der Vergabestelle können Sie selbst auch Dateien
zu Ihrem Angebot hinzufügen. Im unteren Bereich der Seite steht Ihnen ein UploadManager zur Verfügung.
1
Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen und wählen Sie die Dateien aus, die
Sie hinzufügen möchten.
2
Klicken Sie auf die Schaltfläche Hochladen um die Dateien hinzuzufügen.
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eVergabe
Formulare bearbeiten
Ihre Anlagen werden in einer Tabelle aufgelistet. Sie können die Anlagen löschen, in
dem Sie auf das Symbol
vor dem Dateinamen klicken.
Formulare bearbeiten
Im Angebotsschritt Vertragsbedingungen/Formulare finden Sie die für das
Vergabeverfahren relevanten Vertragsbedingungen.
Die Unterlagen sind in der Gliederung durch verschiedenfarbige (PDF-) Symbole
gekennzeichnet. Blau gekennzeichnete Symbole stehen für rein informative Texte, das
heißt in diesen Formularen gibt es keine Eingabefelder und sind keine Eingaben
erforderlich.
Eingabeformulare sind rot mit Ausrufungszeichen gekennzeichnet. In diesen Formularen
gibt es Felder zum ausfüllen. Je nach Anforderung von der Vergabestelle können auch
Pflichtfelder enthalten sein, die Sie ausfüllen müssen.
Zum Bearbeiten der Formulare gehen Sie wie folgt vor:
1
Wählen Sie im linken Bereich der Seite das gewünschte Dokument aus der
Gliederung aus, in dem Sie auf dessen Titel klicken.
Im rechten Fenster erhalten Sie Detailinformationen zum Dokument, wie z.B. den
Status zum Bearbeitungsstand der Formulare.
2
Zum Öffnen des Dokuments klicken Sie im rechten Fenster auf den Dokumenttitel.
3
Füllen Sie die Formularfelder aus, falls erforderlich.
4
Klicken Sie auf Dokument speichern, rechts oben im Formular (rotes Feld). Sie
gelangen anschließend wieder zurück auf die Seite der Verdingungsunterlagen.
Hinweis: Verwenden Sie immer die Speichern-Funktion innerhalb des Formulars
um den Vorgang abzuschließen. Die Speichern-Funktion Ihres Dokument-Readers
(z.B. Adobe Acrobat Reader) führt dazu, dass Sie das Dokument auf Ihrem PC
speichern. Die Formulardaten werden hierbei aber nicht in den
Angebotsassistenten übertragen!
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Überblick zum Thema Angebotspreise
Status eines Formulars
Um den Bearbeitungsstand Ihrer Formulare im Überblick zu behalten, steht Ihnen in der
Menüzeile die Funktion Aktualisieren zur Verfügung. Klicken Sie auf die Schaltfläche um
sich den aktuellen Status zu den Formularen anzeigen zu lassen. Der Status wird in
einem Feld rechts oben im Detailfenster der Formulare angezeigt.
Abb.: Bearbeitungsstand der Formulare aktualisieren
Überblick zum Thema Angebotspreise
In diesem Bereich geht es konkret um Ihre Angebotspreise für die erforderlichen Produkt/Leistungspositionen.
Im Einzelnen heißt das:

Sie wählen -falls erforderlich- zunächst die gewünschten Lose aus, für die Sie bieten
möchten (Angebotsschritt Losauswahl).

Sie bearbeiten das Leistungsverzeichnis, das heißt erfassen Ihre Angebotspreise
(Angebotsschritt Produkte/Leistungen). Dafür gibt es folgende Möglichkeiten:
 Sie erfassen Preise für einzelne Produkt-/Leistungspositionen.
 Sie bearbeiten GAEB-Leistungsverzeichnisse (z. B. bei Bauausschreibungen).
Leistungsverzeichnisse können komplett über das GAEB Austauschformat
exportiert und mit einer externen Software wie z. B. ORCA oder California
bearbeitet werden. Anschließend können Sie Ihre Angebotspreise wieder in die
Anwendung importieren.
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Lose auswählen
 Sie bearbeiten Leistungsverzeichnisse in Microsoft Excel. Sie exportieren eine
Datei zur Bearbeitung nach Excel und importieren diese mit den Angebotspreisen
wieder in die Anwendung.

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Preisnachlässe auf Ihre Preise zu
vergeben.(Angebotsschritt Rabatt)
Lose auswählen
Die Losauswahl steht in Abhängigkeit mit der Bearbeitung der Leistungsverzeichnisse.
Wählen Sie aus, für welche Lose Sie bieten möchten. Gibt es im gewählten
Vergabeverfahren keine Lose, müssen Sie das komplette Leistungsverzeichnis
bearbeiten. Die Losauswahl ist dann bereits vorbelegt.
Hinweis: Beachten Sie, dass die Losauswahl beschränkt sein kann. Je nach
Vorgabe durch die Vergabestelle kann es möglich sein, dass Sie Lose frei wählen
dürfen, nur ein Los wählen dürfen oder alle Lose wählen müssen. Entsprechende
Hinweismeldungen werden auf der Seite angezeigt.
1
Klicken Sie auf den Angebotsschritt Losauswahl.
2
Wählen Sie in der Gliederung die Lose aus, für die Sie Angebote abgeben wollen. Sie
haben hierbei folgende Möglichkeiten:
 Wählen Sie Ihre Lose durch markieren
neben dem jeweiligen Los. Auf
gleichem Weg wählen Sie gewählte Lose wieder ab.
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Leistungsverzeichnis bearbeiten
 Klicken Sie auf die Schaltfläche Alle Lose auswählen, um alle Lose auf einmal
zu markieren. Über die Schaltfläche Alle Lose abwählen können die
Markierungen ebenso wieder gelöscht werden.
Abb.: Lose auswählen
3
Navigieren Sie nach Ihrer Losauswahl zum Angebotsschritt Produkte/Leistungen.
Leistungsverzeichnis bearbeiten
Bearbeiten Sie nach der Losauswahl im Angebotsschritt Produkte/Leistungen das
Leistungsverzeichnis.
Im linken Fenster sind die Lose mit den dazugehörigen Produktpositionen in einer
Baumstruktur dargestellt. Rechts befindet sich der Bearbeitungsbereich zum jeweiligen
Produkt.
Einzelne Positionen können Sie folgendermaßen auswählen:

Wählen Sie in der Struktur im linken Fenster die gewünschten Positionen bzw. die
Gruppe durch Klicken auf den Titel aus. Rechts wird der Bearbeitungsbereich mit den
jeweiligen Einzelpositionen angezeigt.
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Leistungsverzeichnis bearbeiten

Wählen Sie links eine Gruppe aus. Im rechten Fenster werden alle Positionen der
Gruppe aufgelistet. Über die Tab-Taste auf Ihrer Tastatur können Sie bequem durch
die Positionen springen um diese auszuwählen.
Abb.: Produkte und Leistungen im Leistungsverzeichnis
Folgende Bearbeitungsmöglichkeiten stehen Ihnen in diesem Arbeitsschritt zur
Verfügung:

Preise für die Produkt-/Leistungspositionen eintragen

Mehrwertsteuersatz bearbeiten, für Einzelpositionen oder für alle Positionen

ggf. ein Lieferdatum bei einer Rahmenvereinbarung hinterlegen

Produkteigenschaften eintragen

Leistungsverzeichnisse nach Excel oder nach GAEB exportieren und importieren

Vermerke zu Leistungsverzeichnissen hinterlegen
Preise für Positionen eingeben
Geben Sie hier Angebotspreise ein, bearbeiten Sie ggf. die Mehrwertsteuer und tragen
Sie eine geplante Lieferzeit ein, falls das Angebot für eine Rahmenvereinbarung gilt.
1
Klicken Sie in der Baumstruktur auf den Namen der Gruppe (Los), für dessen
Positionen Sie Preise eintragen möchten. Alternativ können Sie auch einzelne
Positionen direkt in der Struktur auswählen.
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Leistungsverzeichnis bearbeiten
Die Positionen bzw. deren Arbeitsbereich werden im rechten Fenster angezeigt.
2
Tragen Sie für jede Position den Preis in das Eingabefeld in der Spalte EP o. USt ein.
Hinweis: Falls Sie im Leistungsverzeichnis keine Preise eingeben können, hat die
Vergabestelle eine Onlinebearbeitung ausgeschlossen.
Je nach Anzahl der Produkte, wird automatisch der errechnete Gesamtpreis in der
Spalte GP o. USt. angezeigt.
3
Korrigieren Sie ggf. den MwSt.-Satz.
Bei VOL-Verfahren kann dieser sowohl pro Position als auch einmal für das gesamte
Verzeichnis geändert werden. Bei VOB-Verfahren kann der Mehrwertsteuersatz nur
für das gesamte Leistungsverzeichnis verändert werden (siehe Abschnitt MwSt.-Satz
für alle Positionen setzen).
Abb.: Preis für eine Position mit Mehrwertsteuer
4
Speichern Sie Ihre Eingaben oder springen Sie zur nächsten Position.
Hinweis: Über den Menüpunkt Nächste Eingabe können Sie überprüfen, ob Sie
alle erforderlichen Felder im Leistungsverzeichnis ausgefüllt haben. Es wird immer
zur nächsten Position navigiert, in der Eingaben erforderlich sind.
MwSt.-Satz für alle Positionen setzen
Falls für alle Positionen derselbe MwSt.-Satz gelten soll, können Sie dies über eine
Funktion konfigurieren. Wählen Sie dazu in der Menüzeile Bearbeiten > MwSt.-Satz und
tragen Sie in das Popup-Fenster den gewünschten MwSt.-Satz ein.
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Leistungsverzeichnis bearbeiten
Der erfasste MwSt.-Satz wird bei allen Positionen im Feld MwSt. in % eingetragen.
Bereits eingetragene MwSt.-Sätze einzelner Positionen werden dabei überschrieben.
Lieferadressen einsehen und Planliefertermine hinterlegen
Generell kann die Vergabestelle für jede Position eine Lieferadresse sowie einen
Liefertermin angeben, um deutlich zu machen, welche Leistungen wann wohin geliefert
werden sollen. Die Daten werden Ihnen dann bei Ihrer Angebotsbearbeitung in den
betreffenden Positionen im Bereich Lieferadresse/-termin angezeigt.
Erstellen Sie ein Angebot zu einer Rahmenvereinbarung, werden Sie im oben genannten
Bereich dazu aufgefordert eine geplante Lieferzeit anzugeben. Das heißt, Sie müssen in
das Feld Planlieferzeit in Tagen einen Zeitraum eintragen. In diesem Feld werden nur
ganze Zahlen akzeptiert.
Hat die Vergabestelle bereits einen festen Liefertermin vorgegeben, müssen Sie keine
Angabe zu einer geplanten Lieferzeit machen.
Hinweis: Bei Bauausschreibungen bzw. GAEB-Leistungsverzeichnissen gibt es
diese Felder nicht.
Staffelpreise erfassen
Die Erfassung von Staffelpreisen erfolgt grundsätzlich analog zur Erfassung regulärer
Positionspreise. Sie erfassen jedoch nicht nur einen Preis je Position, sondern einen
Preis je vorgegebener Staffelmenge.
Der Gesamtpreis einer Position (und damit der Gesamtpreis des Angebots) berechnet
sich aus der potentiellen Abnahmemenge und dem eingetragenen Staffelpreis für die
Staffeln, die als relevant für die Preisberechnung
markiert sind.
Leistungseigenschaften ausfüllen
Die Vergabestelle kann die aufgeführten Produkte mit zusätzlichen Spezifikationen
versehen haben. Diese Informationen werden im Bearbeitungsbereich der jeweiligen
Position unter Eigenschaften aufgeführt.
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Leistungsverzeichnis bearbeiten
Sofern Eingaben erforderlich sind, tragen Sie die nötigen Angaben in die dafür
vorgesehenen Felder ein. Eigenschaften, die als Pflichtfeld gekennzeichnet sind,
müssen zur Abgabe des Angebots ausgefüllt werden.
Abb.: Produkt mit erforderlicher Spezifikation
Leistungsverzeichnisse ex- und importieren
Neben der Preiseingabe bei Einzelpositionen, können Leistungsverzeichnisse auch zur
Bearbeitung nach Microsoft Excel oder in ein GAEB-Bearbeitungsprogramm exportiert
werden.
Leistungsverzeichnisse nach Excel exportieren und importieren
Der Export nach Excel kann sinnvoll sein, um umfangreichere Leistungsverzeichnisse
offline (ohne aktive Verbindung zum Internet) zu bearbeiten. Die auf diese Weise
erstellten und ggf. abgestimmten Inhalte können Sie dann über die Import-Funktion in Ihr
Angebot einlesen.
Excel-Leistungsverzeichnisse exportieren und importieren Sie wie folgt:
1
Klicken Sie auf den Angebotsschritt Produkte/Leistungen.
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Leistungsverzeichnis bearbeiten
2
Klicken Sie in der Menüzeile auf Bearbeiten > Excel Export bzw. Excel Import.
3
Speichern Sie die Excel-Datei auf Ihrem PC ab bzw. laden Sie die bearbeitete ExcelDatei in die Anwendung hoch.
Hinweis: Detaillierte Beschreibungen zum Aufbau des ExcelLeistungsverzeichnisses finden Sie im Leitfaden Leistungsverzeichnis - Excel.
GAEB Leistungsverzeichnisse
Die Anwendung ermöglicht eine externe Bearbeitung von Leistungsverzeichnissen in
GAEB-Programmen. Das heißt, Sie können das Leistungsverzeichnis als GAEB-Datei
(D83 oder D84) aus Ihrem Projekt exportieren, um es mit einer dafür vorgesehenen AVASoftware zu bearbeiten. Anschließend laden Sie eine GAEB D84-Datei mit
Angebotspreisen wieder in die Anwendung.
Sie können aber auch die Preise direkt im Angebotsassistenten in die Positionen
eingeben, sofern die Vergabestelle eine Online-Bearbeitung zulässt.
GAEB D83/84-Dateien exportieren
Der Angebotsassistent bietet Ihnen die Möglichkeit Produkte und Leistungen in
verschiedenen Dateiformaten nach GAEB zu exportieren. Zum einen als D83-Datei, bei
der das Leistungsverzeichnis noch völlig ohne Preise nach GAEB exportiert wird. Sie
spielen das leere Verzeichnis in eine AVA-Software Ihrer Wahl ein und bearbeiten es
dann.
Zum anderen als D84-Angebotsdatei, wenn Sie bereits Preise ins Leistungsverzeichnis
über den Online-Viewer des Angebotsassistenten eingegeben haben. Sie können den
„Zwischenstand" des Leistungsverzeichnisses nach GAEB exportieren und ebenfalls in
einem AVA-Programm Ihrer Wahl weiterbearbeiten.
1
Klicken Sie auf den Angebotsschritt Produkte/Leistungen.
2
Wählen Sie ggf. die Lose aus, deren Positionen Sie nach GAEB exportieren wollen.
3
Klicken Sie in der Menüzeile auf Bearbeiten > GAEB Export.
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Leistungsverzeichnis bearbeiten
4
Speichern Sie die GAEB-Datei in der gewünschten Dateiart (als D83 oder D84) auf
Ihrer Festplatte/Netzlaufwerk.
Abb.: Leistungsverzeichnis nach GAEB exportieren
GAEB D84-Datei importieren
1
Klicken Sie in der Menüzeile auf Bearbeiten > GAEB D84 Import.
2
Wählen Sie über die Schaltfläche Durchsuchen die gewünschte D84-Datei von Ihrer
Festplatte/Netzlaufwerk aus und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche
Hochladen.
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Rabatte vergeben
Hinweis: Bearbeiten Sie die MwSt.-Sätze in Ihrem GAEB-Bearbeitungsprogramm.
Der MwSt.-Satz kann nach dem importieren einer GAEB-Datei online nicht mehr
bearbeitet werden!
Abb.: GAEB-Leistungsverzeichnis importieren
Vermerke hinterlegen
Zu den Losen im Leistungsverzeichnis können bei Bedarf Vermerke erfasst werden. Die
Lose sind hinter ihrem Titel mit der Bezeichnung [Vermerk] gekennzeichnet. Zu
einzelnen Positionen lassen sich keine Notizen hinterlegen.
1
Klicken Sie in Ihrem Leistungsverzeichnis auf das Los, für das Sie eine Notiz
hinterlegen möchten.
2
Klicken Sie in der Menüzeile auf Bearbeiten > Vermerk.
3
Tragen Sie Ihren Vermerk in das Textfeld ein und speichern Sie die Eingabe. Sie
werden automatisch wieder zum Leistungsverzeichnis zurückgeleitet.
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Rabatte vergeben
Rabatte vergeben
Auf Ihre Angebotspreise können Sie Abschläge bzw. Aufschläge geben. Diese können
sowohl für das gesamte Leistungsverzeichnis als auch auf einzelne Lose vergeben
werden.
Auf Einzelpositionen in Losen können keine Rabatte gegeben werden, es sei denn das
Vergabeverfahren beinhaltet ein sogenanntes Auf- bzw. Abgebotsverfahren (siehe auch
Abschnitt Auf-/Abgebotsverfahren).
Rabatte werden in Prozent angegeben und können einen Wert von 0-100 enthalten.
Ab- bzw. Aufschläge vergeben Sie wie folgt:
1
Klicken Sie auf den Angebotsschritt Rabatt.
Hinweis: Beachten Sie, dass Rabatteingaben nur bearbeitet werden können, wenn
Sie vorab Lose gewählt und dazu entsprechend Angebotspreise eingegeben
haben.
2
Tragen Sie entweder für das gesamte Leistungsverzeichnis oder für das gewünschte
Los in der Spalte Ab- bzw. Aufschlag in % einen Wert ein. Wählen Sie durch
Klicken in das Plus/Minus-Feld aus, ob Sie einen Abschlag oder Zuschlag geben
möchten.
3
Klicken Sie abschließend auf den Menüpunkt Speichern oder navigieren Sie zum
gewünschten Angebotsschritt.
Der rabattierte Gesamtpreis wird nach dem Speichern links oben im Statusfenster,
angezeigt.
Abb.: Rabatt (Abschlag) auf Lose geben
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Kriterienkatalog bearbeiten
Sonderfunktion Ab-/Aufschläge verrechnen
Die Anwendung erlaubt, dass Sie Rabatte auf Ihre Preise vergeben, die für die
Vergabestelle nicht sichtbar sind. Durch die Funktion Ab- bzw. Aufschlag verrechnen
wird der von Ihnen gegebene Rabatt direkt mit dem Einzelpreis verrechnet.
Klicken Sie in der Menüzeile auf Ab- bzw. Aufschlag verrechnen, nachdem Sie alle Aboder Zuschläge erfasst haben.
Die Rabatte werden mit den Preisen direkt verrechnet, ohne dass Ihr angegebener
Rabatt (über das Statusfenster) sichtbar wird ist.
Hinweis: Das Verrechnen des Ab- oder des Aufschlags ist endgültig und wirkt sich
direkt auf Ihren Angebotspreis aus. Die Ab- bzw. Aufschlagsverrechnung kann nicht
wieder rückgängig gemacht werden.
Rabatte und GAEB-Leistungsverzeichnisse
Bei Leistungsverzeichnissen im GAEB-Format ist die Rabattvergabe über eVergabe nicht
möglich, die Felder zur Rabatteingabe sind ausgegraut. Ebenso können keine
Rabattverrechnungen auf Preise durchgeführt werden.
Bearbeiten Sie mögliche Preisnachlässe in Ihrem GAEB-Bearbeitungsprogramm bevor
Sie die Datei in die Anwendung hochladen.
Auf-/Abgebotsverfahren
Nehmen Sie an einem Vergabeverfahren mit Auf- bzw. Abgebotsverfahren teil (z.B.
Ausschreibung für Bücher), gibt es zwei Möglichkeiten der Rabattvergabe auf
Angebotspreise. Es wird dabei unterschieden zwischen Auf- bzw. Abgebotsverfahren
und Auf- bzw. Abgebotsverfahren nur für Lose.
Bei dem Auf- bzw. Abgebotsverfahren geben Sie Ihre Rabatte direkt zu Ihren Preisen
im Arbeitsschritt Produkte/Leistungen ein. Das heißt, bei diesem Verfahren kann Rabatt
auf einzelne Positionen gegeben werden.
Bei Auf- bzw. Abgebotsverfahren nur für Lose können Sie nur Ab- oder Zuschläge auf
Lose vergeben. Die Eingaben werden im Arbeitsschritt Rabatt vorgenommen.
Hinweis: Einige Beispiele zu den verschiedenen Rabattverfahren, finden Sie im
Anhang dieses Handbuchs.
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Kriterienkatalog bearbeiten
Kriterienkatalog bearbeiten
Im Angebotsschritt Kriterienkatalog müssen Sie die von der ausschreibenden Stelle
gestellten Fragen beantworten. Dabei werden zwei unterschiedliche
Bewertungsstrategien herangezogen, deren Ergebnis Einfluss auf die Gesamtbewertung
Ihres Angebots hat.
Die Fragen beziehen sich zum einen allgemein auf Ihre Eignung als Lieferant. Stuft Sie
die Vergabestelle anhand der definierten Eignungskriterien als ungeeignet ein, wird Ihr
Angebot nicht berücksichtigt.
Zum anderen wird über Zuschlagskriterien Ihre Leistung bewertet und dem
Angebotspreis gegenübergestellt. Dies führt zu der Gesamtbewertung Ihres Angebots.
Aufbau des Fragenkatalogs
Die Fragen sind in der Regel in Gruppen zusammengefasst. Generell bestehen immer
die Gruppen Eignungskriterien und Zuschlagskriterien. Die Vergabestelle kann unter
diese Hauptgruppen weitere, untergeordnete Gruppen mit Kriterien (Fragen) erstellen.
Die Fragen in der Gruppe Zuschlagskriterien hängen zusammen mit den Losen des
Leistungsverzeichnisses. Je nach dem welche Lose Sie vorab ausgewählt haben,
werden Ihnen auch nur die dazugehörigen Fragen bei den Zuschlagskriterien angezeigt.
Bei der Erstellung des Fragenkatalogs verwendet die Vergabestelle bestimmte
Fragetypen, die für die Berücksichtigung eines Angebots bedeutend sind:

Fragen, bei denen es keine Verpflichtung zur Beantwortung gibt und lediglich die
Gewichtung ausschlaggebend ist.

Pflichtfragen, ohne deren Beantwortung Sie das Angebot nicht abgeben können.

KO-Fragen, deren Beantwortung mit Nein zum automatischen Ausschluss Ihres
Angebots führt.
Die Vergabestelle kann für alle (außer KO-Fragen) Fragen eine Gewichtung festgelegen,
mit der die Frage in Ihre Beurteilung eingeht. Je höher die Gewichtung, desto
bedeutender das Kriterium.
Hinweis: Beantworten Sie nicht alle Fragen, kann dies zu einer schlechteren
Beurteilung Ihrer Leistung bzw. Ihres Angebots führen.
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Forum für Fragen und Antworten
Fragen beantworten
1
Klicken Sie in Ihrem Projekt auf den Angebotsschritt Kriterienkatalog.
2
Klicken Sie links in der Baumstruktur auf den Namen der Gruppe, deren Fragen Sie
beantworten möchten.
Die Fragen der Gruppe werden im rechten Fenster angezeigt.
3
Beantworten Sie die Fragen. Je nachdem welche Bausteine die Vergabestelle für die
Fragen gewählt hat, können Ihnen folgende Antworttypen vorliegen:
 Eingabefelder: Antworten als ein- oder mehrzeilige Texte sowie als Zahlen.
 Antwort aus einer Auswahlliste auswählen.
 Frage über eine entsprechende Option beantworten. Es kann immer nur eine
Option gewählt werden.
 Frage durch Markieren der entsprechenden Kontrollkästchen beantworten. Es
können mehrere Kontrollkästchen ausgewählt werden.
4
Klicken Sie abschließend auf den Menüpunkt Speichern.
Hinweis: Über den Menüpunkt Nächste Pflichtfrage können Sie durch sämtliche
Muss-Fragen navigieren. So vermeiden Sie, dass versehentlich Fragen
ausgelassen werden, die beantwortet werden müssen.
Abb.: Kriterienkatalog mit Fragen
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Forum für Fragen und Antworten
Forum für Fragen und Antworten
Das Fragen- und Antwortforum bietet den Anwendern der eVergabe die Möglichkeit,
nach Veröffentlichung eines Vergabeverfahrens miteinander zu kommunizieren. Stellen
Bieter während Ihrer Angebotserstellung Fragen, erhält der Projektverantwortliche eine
Benachrichtigung per E-Mail. Solange die Fragen nicht beantwortet wurden, sind Sie nur
für den Bieter und die Vergabestelle sichtbar. Sobald der Verantwortliche die Fragen
beantwortet hat, erhalten die Bieter automatisch eine Benachrichtigung per E-Mail.
Hinweis: Bieter können das Fragen- und Antwortenforum nur nutzen, wenn die
Vergabestelle das Forum bei der Erstellung des Vergabeprojekts aktiviert hat.
Private und öffentliche Antworten auf Bieterfragen
Zu unterscheiden sind private und öffentliche Antworten auf Fragen von Bietern. Bei
privaten Antworten werden nur Sie als Fragesteller, per E-Mail benachrichtigt. Die
Antworten befinden sich außerdem in der Übersicht des Fragen- und Antwortenforums
Ihres Angebots.
Bei öffentlichen Antworten werden alle beteiligten Bieter per E-Mail benachrichtigt. Die
Antworten befinden sich neben der Übersicht im Fragen- und Antwortenforum auch in
einem öffentlichen Forumsbereich des Angebotsassistenten. Die hier gelisteten
Antworten sind für alle am Vergabeverfahren beteiligten Bieter sichtbar.
Abb.: Fragen und Antworten in der Forum-Übersicht
Fragen in das Forum einstellen
Sie erreichen das Fragen- und Antwortenforum in jedem Angebotsschritt des
Angebotsassistenten. Im Forum werden alle gesendeten (und noch nicht gesendeten)
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Forum für Fragen und Antworten
und von der Vergabestelle beantworteten Fragen aufgelistet. Sie sehen u.a. auf einen
Blick, welchen Status Ihre Fragen haben.
Erstellen und bearbeiten Sie Fragen wie folgt:
1
Klicken Sie im betreffenden Angebotsschritt in der Menüzeile auf Fragen- und
Antwortforum und dann in der Forum-Übersicht auf den Menüpunkt Neu.
2
Tragen Sie im Bearbeitungsmodus zunächst eine aussagekräftige Information in das
Feld Betreff ein (Pflichtfeld). Wählen Sie ggf. eine passende Kategorie im
Auswahlfeld Kategorie aus.
3
Erstellen Sie Ihre Frage im Editor. Der Text kann im Editor ähnlich wie in Word (MS
Office Paket) formatiert werden.
4
Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern, falls Sie diese noch nicht versenden
möchten.
Klicken Sie auf den Menüpunkt Nachricht senden, wenn die Nachricht gesendet
werden soll.
Abb.: Bearbeitungsmodus zur Erstellung einer Frage
5
Um zur Forum-Übersicht zurückzukehren, klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück.
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Forum für Fragen und Antworten
Fragen bearbeiten
Solange Sie gespeicherte Fragen noch nicht versendet haben, können Sie diese immer
bearbeiten bzw. auch löschen. Noch nicht gesendete Nachrichten erkennen Sie in der
Nachrichtenübersicht am Symbol Bearbeiten.
Klicken Sie entweder auf das Bearbeiten-Symbol der entsprechenden Frage oder
markieren
Sie diese und klicken in der Menüzeile auf Bearbeiten. Die Bearbeitung
kann nun fortgesetzt oder die Frage versendet werden.
Hinweis: Beachten Sie, dass es für Fragen an die Vergabestelle ein Frist gibt. Das
Senden von Fragen ist nach Ablauf der Frist nicht mehr möglich!
Antworten im Forum lesen
Fragen von Bietern werden von der Vergabestelle öffentlich beantwortet. Die Antworten
sind im Forum für alle Bieter, die ein Angebot erstellen, sichtbar. Im Angebotsschritt
Öffentliche Antworten aus dem Forum des Angebotsassistenten sind die
entsprechenden Antworten aufgeführt.
Die Fragen mit den Antworten werden als PDF-Dokument zur Verfügung gestellt. Der
Empfang bzw. das Lesen der Dokumente muss vom Bieter durch Markieren
des
Kontrollkästchens bestätigt werden.
Die öffentlichen Antworten stehen jedem Bieter ebenfalls in der Übersicht seines Fragenund Antwortenforums zur Verfügung.
Abb.: Öffentliche Antworten im Forum
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Forum für Fragen und Antworten
Natürlich können Fragen auch nichtöffentlich beantwortet werden, wenn diese nicht für
die Öffentlichkeit bestimmt sind. In diesem Fall erhalten nur Sie eine Benachrichtigung
per E-Mail und können die Antwort ebenso in der Forum-Übersicht Ihres Angebots lesen.
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Seite 41
Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Angebote elektronisch abgeben
Angebote abgeben
eVergabe ermöglicht Bietern die elektronische Angebotsabgabe. Bei der Abgabe über
den Angebotsassistenten wird das Angebot automatisch verschlüsselt. Ebenso wie bei
Angeboten in Papierform, ist das elektronische Angebot nur mit einer rechtsverbindlichen
Unterschrift rechtsgültig.
Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie Ihr Angebot elektronisch abgeben und welche
Möglichkeiten zur rechtsverbindlichen Signatur sie haben.
Angebote elektronisch abgeben
Sie haben alle Angebotsschritte im Angebotsassistenten bearbeitet und möchten das
Angebot jetzt auf elektronischem Weg abgeben.
1
Klicken Sie in Ihrem Projekt auf den Angebotsschritt Angebot abgeben.
2
Tragen Sie Ihren Benutzernamen in das Feld Angebotsersteller(in): und ggf. eine
Bemerkung in das Textfeld ein.
3
Zum Abgeben des Angebots klicken Sie in der Menüzeile auf Angebot abgeben.
Hinweis: Falls Sie im Verlauf der Angebotserstellung nicht alle Schritte, in denen
Pflichtangaben erforderlich sind, abgeschlossen haben, werden Sie an dieser Stelle
darauf hingewiesen. Die Angebotsabgabe ist nicht möglich, wenn nicht alle
Pflichtangaben erfolgt sind!
Abgeben unvollständiger Angebote
Wenn Sie bei der Angebotserstellung nicht alle erforderlichen Angaben gemacht haben
und zum Beispiel Angaben zu Preisen oder Kriterien fehlen, bekommen Sie darüber eine
Hinweismeldung. Falls die jeweilige Vergabestelle unvollständige Angebote akzeptiert,
können Sie das Angebot trotz der fehlenden Angaben abgeben und diese ggf.
nachreichen. Allerdings könnte das Fehlen wesentlicher Angaben zum Ausschluss Ihres
Angebots führen.
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Angebote signieren
Angebote signieren
Nach erfolgreicher Angebotsabgabe wird der Angebotsschritt Angebot freigegeben. In
diesem Bereich signieren Sie Ihr Angebot. eVergabe bietet dazu folgende Möglichkeiten
an:

Elektronische Signatur: Die elektronische Signatur erfolgt über eine in der
Anwendung integrierte Signaturprüfsoftware sowie einer Signaturkarte und einem
Lesegerät.

Alternativ kann das Angebot mit einer Signatursoftware Ihrer Wahl -außerhalb der
eVergabe- elektronisch signiert werden.
Achtung: Informieren Sie sich bei Ihrer Vergabestelle, welche Form der
elektronischen Signatur zugelassen ist!

Mantelbogenverfahren: Es wird lediglich der Mantelbogen mit dem Hashwert des
Angebotes ausgedruckt und unterschrieben per Post an die Vergabestelle geschickt.
Elektronisch mittels Signatursoftware signieren
eVergabe verfügt über eine integrierte Signierkomponente, die das Unterzeichnen von
Dokumenten mittels elektronischer Signatur ermöglicht. Sie ersetzt die handschriftliche
Unterschrift. Die Signatursoftware SecSigner® des Anbieters SecCommerce ist
zertifiziert und bestätigt durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik
(BSI). Sie erzeugt qualifizierte elektronische Signaturen und ermöglicht damit
rechtsverbindliche Vertragsabschlüsse (Ein Abdruck des Zertifikats finden Sie unter
Elektronische Signatur in eVergabe).
Um Angebote rechtskonform signieren zu können, muss der Anwender über eine
Signaturkarte und ein Kartenlesegerät verfügen.
Hinweis: Die qualifizierte elektronische Signatur ist der persönlichen, manuellen
Unterschrift gesetzlich gleichgestellt und garantiert somit die Rechtsverbindlichkeit
der unterzeichneten Willenserklärung.
Informationen zur elektronischen Signatur
Die Signierkomponente unterstützt eine Vielzahl marktgängiger Signaturkarten und
Kartenleser. Auf der Homepage des Anbieters www.seccommerce.de können Sie sich
über unterstützte Hardware sowie über die Signiersoftware SecSigner® informieren.
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Seite 43
Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Angebote signieren
Übersichten über Anbieter für Signaturkarten sowie Lesegeräte finden Sie u.a. auch auf
der Homepage der www.bundesnetzagentur.de unter der Rubrik Sachgebiete >
qualifizierte elektronische Signatur.
Auf beiden Seiten finden Sie außerdem umfangreiche Informationen (z.B. über Tutorials)
und Rechtsgrundlagen rund um das Thema elektronische Signatur.
Angebot elektronisch mit SecSigner® signieren
1
Klicken Sie in Ihrem Angebot auf den Arbeitsschritt Angebot.
2
Klicken Sie auf das Symbol
3
Stellen Sie sicher, dass Ihr Kartenlesegerät mit Ihrem PC verbunden ist und halten
Sie Ihre Signaturkarte bereit bzw. schieben Sie die Karte in das Lesegerät.
4
Bestätigen Sie die Sicherheitshinweise mit Ja, damit auf Ihre Signaturkarte
zugegriffen werden kann.
5
Die Anwendung SecSigner® öffnet sich, mit der Sie Schritt für Schritt durch den
Signaturprozess geführt werden. Prüfen Sie das Angebot über den
Dokumentbetrachter und geben Sie Ihre persönliche PIN ein, damit die Signatur
rechtsgültig wird.
, um die Signierkomponente SecSigner® aufzurufen.
Abb.: Startfenster der Signiersoftware SecSigner®
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Angebote signieren
Hinweis: Eine Anleitung zur SecSigner-Software finden Sie auf der Webseite von
SecCommerce(https://www.seccommerce.de/de/produkte/webcontrust/secsigner/se
csigner_download.html)
Nach Abschluss des Signierprozesses ist das Angebot vollständig und wird
rechtsverbindlich unterzeichnet auf der Plattform hinterlegt. Zusätzlich erhalten Sie eine
Quittung zum signierten Angebot.
Zum Einsehen einer Quittung benötigen Sie eine entsprechende Signaturprüfsoftware,
wie z.B. digiSeal der Firma ASENSYS oder OPENLiMiT® von CC Sign.
Abb.: Das signierte Angebot mit Quittung (Symbole mit Siegel)
Die Angebotsdatei außerhalb von eVergabe signieren
Sie können natürlich auch einen anderen Anbieter zum elektronischen Signieren nutzen.
Falls Sie Ihr Angebot nicht über die integrierte Signaturkomponente in der Anwendung
unterzeichnen möchten, können Sie sich das Dokument im PDF-Format aus eVergabe
herunterladen.
Achtung: Informieren Sie sich bei Ihrer Vergabestelle, welche Form der
elektronischen Signatur zugelassen ist!
1
Klicken Sie zum herunterladen der Angebotsdatei auf das Symbol
Angebot als
PDF-Datei für Ihre Unterlagen und speichern Sie das Dokument auf Ihrem PC ab.
2
Signieren Sie das Angebot mit Ihren vorhandenen Signaturkomponenten. Nach
erfolgter Signatur wird die Angebotsdatei wieder in die Anwendung geladen.
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Angebote signieren
3
Klicken Sie im mittleren Bereich der Ansicht auf die Schaltfläche Durchsuchen… und
wählen Sie die signierte Angebotsdatei im entsprechenden Dateiformat (*.pk7,
*.pkcs7, *.p7m) von Ihrem PC aus.
4
Klicken Sie auf die Schaltflächen Hochladen. Ihre Signatur wird auf Gültigkeit hin
überprüft.
Nach erfolgreicher Prüfung der elektronischen Signatur gilt das Angebot als
vollständig und rechtsverbindlich und wird auf der Plattform hinterlegt.
Handschriftlich signieren mit Mantelbogenverfahren
Die Vergabesoftware unterstützt die Angebotsabgabe bzw. Rücknahme von Angeboten
mittels Mantelbogen. Der Prozess ist dabei identisch zum Verfahren mit digitaler
Signatur, jedoch wird bei der Angebotsabgabe bzw. Rücknahme ein Hashwert über das
Angebotsdokument bzw. das Angebotsrücknahme-Dokument gebildet und auf dem
Mantelbogen festgehalten. Dabei wird eine PDF-Gesamtdarstellung seines Angebots
generiert. Zusätzlich wird ein PDF-Mantelbogen erstellt, der zur eindeutigen Zuordnung
zum Angebot einen SHA1-Hashwert des Angebots enthält, sowie weitere eindeutige
Zuordnungsdaten (Vergabenummer, Angebotsnummer, Datum, Projektbezeichnung,
Bieterfirma etc.).
Der Bieter muss diesen Mantelbogen ausdrucken, die Übereinstimmung mit seinem
Angebot prüfen und handschriftlich signiert an die Vergabestelle übersenden. Hier wird
durch die mit dem Hashwert eindeutig feststellbare Zuordnung dann im Rahmen der
Öffnung die Rechtsverbindlichkeit der Unterschrift geprüft. Das Mantelbogenverfahren ist
vergleichbar mit dem ELSTER-Verfahren zur elektronischen Abgabe von
Steuererklärungen.
Abb.: Angebot über Mantelbogen signieren
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Angebot zurückziehen und wieder aufnehmen
Mantelbogenverfahren
1
Klicken Sie auf den Angebotsschritt Angebot um Ihr Angebot zu signieren.
2
Klicken Sie in der Ansicht auf das zweite Symbol
Mantelbogen als PDF-Datei
zum Versenden an die Vergabestelle, wenn Sie Ihr Angebot handschriftlich
unterschrieben abgeben wollen.
Der Mantelbogen wird als PDF-Dokument geöffnet.
3
Drucken Sie den Mantelbogen aus, unterschreiben Sie ihn und schicken Sie den
Bogen rechtzeitig vor Ablauf der Frist an die Vergabestelle.
4
Klicken Sie auf den Menüpunkt Home, um zur Übersicht der Angebote
zurückzukehren.
Hinweis: Auch elektronisch eingereichte Angebote können beliebig oft bis zum
Erreichen der Angebotsfrist zurückgezogen und wieder eingereicht werden. Angebote
können erst nach dem Eröffnungstermin durch die Vergabestelle eingesehen werden.
Angebot zurückziehen und wieder aufnehmen
Bis zum Ende der Angebotsfrist kann der Bieter sein Angebot über den
Angebotsassistenten wieder zurückziehen um es ggf. noch einmal zu bearbeiten. Bei der
Neuabgabe des Angebots wird ein neuer Hashwert erstellt. Das Angebot muss wieder,
wie im vorangegangenen Kapitel beschrieben, rechtsverbindlich unterschrieben werden.
Angebot zurückziehen
1
Wählen Sie auf der Registerkarte Ihre aktuellen Verfahren das abgegebene
Angebot, welches Sie zurückziehen möchten und öffnen Sie es (Menüpunkt Projekt
bearbeiten oder über das Symbol ).
2
Klicken Sie auf den Angebotsschritt Angebot.
3
Klicken Sie auf den Menüpunkt Angebot zurückziehen.
In der Projektliste wird der Status des Angebots auf Angebot zurückgezogen
gesetzt.
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Angebot zurückziehen und wieder aufnehmen
Hinweis: Haben Sie das Angebot mit Hilfe des Mantelbogenverfahrens bereits bei
der Vergabestelle eingereicht, laden Sie sich zum Zurückziehen des Angebots die
PDF-Datei
Mantelbogen für das Zurückziehen des Angebots herunter.
Unterschreiben Sie den Bogen und senden Sie ihn an die Vergabestelle. Die Datei
befindet sich im Angebotsschritt Angebot im unteren Bereich der Ansicht.
Das Angebot wieder aufnehmen
Haben Sie ein abgegebenes Angebot zurückgezogen, können Sie es erneut bearbeiten
und abgeben.
1
Markieren
Sie in der Projektliste auf der Registerkarte Ihre aktuellen Verfahren
das Angebot, das sie zurückgezogen haben.
2
Klicken Sie auf den Menüpunkt Optionen > Angebot wiederaufnehmen.
Das Projekt wird als Kopie mit dem Status Angebot unbearbeitet Ihrer Projektliste
hinzugefügt. Der Inhalt ist identisch zum Original-Angebot.
3
Überarbeiten Sie das neu hinzugefügte Angebot und wiederholen Sie die
Angebotsabgabe!
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Angebotsbearbeitung und -abgabe:
Sonderfälle
In den vorangegangenen Kapiteln wurde der "Standardverlauf" einer Angebotsabgabe
erläutert. Dieser trifft sicherlich für über 90% aller Fälle zu. Es gibt jedoch einige
Besonderheiten der Angebotsbearbeitung bzw. -abgabe, auf die in den folgenden
Kapiteln eingegangen werden soll. Das betrifft Vergabeverfahren mit den Vergabearten
Auktion und Wettbewerblicher Dialog.
Als weitere Besonderheit wird der Umgang mit Angeboten, nachdem durch die
Vergabestelle ein Korrekturzyklus durchgeführt wurde, erläutert.
Bieten bei Auktionen
Im Folgenden wird die Vorgehensweise zum Bieten bei Auktionen (Angebotsschritt
Gebote abgeben) beschrieben. Eine Beschreibung der anderen Angebotsschritte, die
ebenfalls im Auktionsprozess zu bearbeiten sind, finden Sie im Kapitel Angebote
bearbeiten in diesem Handbuch.
Projekte zum Auktionieren befinden sich auf der Angebotsübersicht des
Angebotsassistenten auf der Registerkarte Ihre aktuellen Verfahren. Die Projekte sind
in der Spalte Art als Auktion gekennzeichnet.
Zum Bearbeiten des Projekts klicken Sie entweder ganz links auf
Bearbeiten oder
markieren
Sie das Projekt und klicken Sie auf den Menüpunkt Projekt bearbeiten.
Gebote abgeben
Über den Angebotsschritt Gebot abgeben nehmen Sie an der Auktion teil, indem Sie
Preise eingeben. Sie können so lange Preise eingeben, bis die Auktion beendet ist.
1
Klicken Sie auf den Angebotsschritt Gebot abgeben.
2
Klicken Sie links in der Baumstruktur auf das Los, auf das Sie bieten möchten und
tragen Sie im rechten Bereich Ihre Angebotspreise in der Spalte Preis ein.
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Bieten bei Auktionen
3
Klicken Sie nach der Eingabe Ihrer Preise auf den Menüpunkt Gebot abgeben.
Abb.: Gebote während einer Auktion abgeben
Achtung: Beachten Sie, dass Sie nach Beendigung einer Auktion im Angebotsschritt
Angebot abgeben Ihr Angebot final abgeben müssen. Ihr Angebot kann sonst nicht
berücksichtigt werden!
Bietermonitor
Über den Bietermonitor im linken Bereich der Ansicht können Sie, solange die Auktion
läuft, verfolgen welchen Rang Sie aktuell haben. Außerdem werden das beste Angebot
und das schlechteste Angebot der Auktion angezeigt (Diese Angaben sind abhängig von
den Voreinstellungen Ihrer Vergabestelle).
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Angebotsabgabe beim Wettbewerblichen Dialog
Über den Link neben der Anzeige Ihr aktueller Rang: werden in einem Popup-Fenster
weitere Informationen wie ein Gebotsprotokoll und die Rangliste angezeigt. Sie haben
hier die Möglichkeit Nachrichten an andere Teilnehmer zu senden und erhaltene
Nachrichten einzusehen.
Übersicht der Gebote im Gebotsprotokoll
Angebotsabgabe beim Wettbewerblichen Dialog
Im Folgenden erhalten Sie Informationen zur Angebotsabgabe für ein Projekt mit der
Vergabeart Wettbewerblicher Dialog.
Allgemeine Informationen zum Wettbewerblichen Dialog
Der Wettbewerbliche Dialog ist eine Vergabeart, die in eVergabe für die Vergabe- und
Vertragsordnungen VOL und VOB angeboten wird. Das Vergabeverfahren besteht aus
drei Phasen:
1
Teilnahmewettbewerb
2
Wettbewerblicher Dialog
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Angebotsabgabe beim Wettbewerblichen Dialog
3
Ausschreibung
Abb.: Phasen der Vergabeart Wettbewerblicher Dialog
In der Projektphase Teilnahmewettbewerb wird eine unbeschränkte Anzahl von
Unternehmen öffentlich dazu aufgefordert Teilnahmeanträge zu stellen.
Auf die Auswahl geeigneter Bewerber folgt die Phase Wettbewerblicher Dialog. Ziel
dieses Dialogs ist es, projektspezifische Probleme mit Hilfe der Fachkenntnis der
Bewerberfirmen zu beseitigen bzw. die Bedürfnisse und Anforderungen des
Auftraggebers mit den Möglichkeiten der Unternehmen abzustimmen.
Nach Erarbeitung einer oder mehrerer Lösungen werden dann in der Projektphase
Ausschreibung die Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert.
Besonderheiten
Das Besondere an diesem Verfahren ist, dass die Vergabestelle bereits vor der
eigentlichen Ausschreibung mit den Bewerbern eventuelle Leistungen bzw. Lösungen
bespricht. Dies ist erforderlich, wenn es sich um besonders komplexe
Leistungsverzeichnisse handelt oder Leistungen ausgeschrieben werden sollen, die ein
sehr spezielles Know-How voraussetzen.
Beispiel
Ein Fußballverein möchte ein neues Stadion bauen und demnächst dieses Bauvorhaben
ausschreiben. Da es sich dabei um ein komplexes Projekt handelt, wählt er das
Vergabeverfahren Wettbewerblicher Dialog. Die Bieter können dabei ihre Entwürfe an
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Angebotsabgabe beim Wettbewerblichen Dialog
die Bedürfnisse des Vereins anpassen. Die Bieter mit den besten Lösungsvorschlägen
werden letztendlich zur Ausschreibung eingeladen. Auch bei anderen städtebaulichen
Großprojekten ist diese Vergabeart von großem Nutzen.
Mögliche Dialogabläufe
Die Vergabestelle kann zwischen zwei Arten wählen, den Dialog durchzuführen:
Abwicklung des Dialogs in mehreren Dialogrunden
Wenn die Vergabestelle sich dazu entscheidet, den Dialog in mehreren Dialogrunden
abzuwickeln, bedeutet das, dass Sie bevor die Vergabestelle neue Unterlagen für den
Dialog hochlädt, jeweils per E-Mail zu einer neuen Dialogrunde eingeladen werden. Erst
dann können Sie die Unterlagen einsehen und Ihren Dialogbeitrag abgeben. Von Runde
zu Runde kann die Vergabestelle entscheiden welche Bewerberfirmen sie mit in die
nächste Runde nehmen will. Auf diese Weise durchlaufen Sie mehrere Dialogrunden, bis
Sie, falls Ihr Angebot der Vergabestelle zusagt, zur Projektphase Ausschreibung
eingeladen werden.
Im Angebotsassistenten wird jede Dialogrunde als neues unbearbeitetes Angebot mit
identischer Ausschreibungsnummer und neuer Angebotsnummer angezeigt.
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Angebotsabgabe beim Wettbewerblichen Dialog
Abwicklung des Dialogs in einer Dialogrunde
Wenn die Vergabestelle sich dazu entscheidet, den Dialog in nur einer Dialogrunde
abzuwickeln, wird ab der ersten Einladung zum Dialog der Einladungsprozess umgangen
und die Vergabestelle sowie auch Sie als Bewerber können jederzeit Unterlagen
hochladen. Sie können sich so lange mit der Vergabestelle austauschen bis diese
entscheidet, welche Bewerber an der Ausschreibung teilnehmen.
Abb.: Mögliche Alternativen im Dialogprozess
Am Dialog teilnehmen
Wenn Sie im Anschluss an einen Teilnahmewettbewerb zu einem Vergabeverfahren mit
der Vergabeart Wettbewerblicher Dialog eingeladen werden, erhalten Sie diese
Einladung per E-Mail.
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Angebotsabgabe beim Wettbewerblichen Dialog
In der Angebotsübersicht wird Ihnen in der Registerkarte Ihre aktuellen Verfahren das
Vergabeverfahren als neues Projekt mit derselben Ausschreibungsnummer wie der
Teilnahmewettbewerb und neuer Angebotsnummer angezeigt.
Abb.: Übersicht nach Einladung zu einem Wettbewerblichen Dialog
Zum Bearbeiten des Projekts klicken Sie entweder auf Bearbeiten oder markieren
Sie das Projekt und klicken Sie auf den Menüpunkt Projekt bearbeiten.
Der Arbeitsschritt Dialog
Wenn Sie ein Projekt der Vergabeart Wettbewerblicher Dialog zur Bearbeitung öffnen,
werden im Angebotsassistenten die Angebotsschritte Ausschreibende Stelle,
Aufforderung zur Angebotsabgabe, Dialog und Öffentliche Antworten aus dem
Forum angezeigt.
Abb.: Angebotsassistent beim Wettbewerblichen Dialog
Im Folgenden erhalten Sie Informationen, die sich auf den Angebotsschritt Dialog
beziehen. Eine Beschreibung der anderen Angebotsschritte, die ebenfalls im
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Angebotsabgabe beim Wettbewerblichen Dialog
Angebotsprozess zu bearbeiten sind, finden Sie unter Angebote bearbeiten in diesem
Handbuch.
Im Angebotsschritt Dialog werden Ihnen die Unterlagen angezeigt, die von der
Vergabestelle für den Dialog hochgeladen wurden. Sie können in diesem
Angebotsschritt, analog zum Angebotsschritt Anlagen, einerseits diese Dokumente
öffnen und andererseits selbst Dokumente hochladen, die Sie der Vergabestelle zur
Verfügung stellen möchten. Anlagen können z.B. Zeichnungen, Pläne oder sonstige
erläuternde Unterlagen zum Vergabeverfahren sein.
Anlagen einsehen
1
Öffnen Sie die Dateien, in dem Sie jeweils auf das PDF-Symbol in der Spalte Anlage
klicken.
2
Markieren
Sie das Kontrollkästchen in der Spalte Kenntnisnahme um zu
bestätigen, dass Sie den Inhalt der Anlagen gelesen haben.
Sind die Eingaben gespeichert, wird neben den Anlagen angezeigt, wer die Anlagen zu
welchem Zeitpunkt geöffnet hat und wer zu welchem Zeitpunkt die Einsicht der
Dokumente bestätigt hat.
Eigene Anlagen hinzufügen
Neben dem Abrufen von Anlagen von der Vergabestelle können Sie selbst auch Dateien
als Dialogbeitrag hinzufügen. Im unteren Bereich der Seite steht Ihnen ein UploadManager zur Verfügung.
1
Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen und wählen Sie die Dateien aus, die
Sie hinzufügen möchten.
2
Klicken Sie auf die Schaltfläche Hochladen um die Dateien hinzuzufügen.
3
Ihre Anlagen werden in einer Tabelle aufgelistet. Sie können die Anlagen löschen, in
dem Sie auf das Symbol
vor dem Dateinamen klicken.
Dialogbeitrag versenden
Sobald Sie alle Dokumente der Vergabestelle eingesehen und Ihre eigenen Dokumente
hochgeladen haben, können Sie den Dialogbeitrag absenden. Klicken Sie dazu auf den
Menüpunkt Dialog abgeben. Das Projekt erhält in der Angebotsübersicht den Status
Angebot abgegeben.
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Angebotsabgabe beim Wettbewerblichen Dialog
Dialog wiederaufnehmen
Solange die Dialogrunde noch nicht abgeschlossen ist, können Sie der Vergabestelle
noch weitere Dokumente zukommen lassen.
1
Klicken Sie auf den Menüpunkt Dialog wiederaufnehmen.
2
Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen und wählen Sie die Dateien aus, die
Sie hinzufügen möchten.
3
Klicken Sie auf die Schaltfläche Hochladen um die Dateien hinzuzufügen.
Ihre Anlagen werden in einer Tabelle aufgelistet. Sie können die Anlagen löschen, in
dem Sie auf das Symbol
vor dem Dateinamen klicken.
4
Klicken Sie auf den Menüpunkt Dialog abgeben.
Weiterer Verlauf des Dialogs
Der Dokumentenaustausch geht entweder in eine neue Runde über oder wird, je
nachdem welchen Weg die Vergabestelle wählt, in derselben Runde fortgesetzt. Falls
eine neue Runde eingeleitet wird, erhalten Sie dazu eine Einladung. In der Registerkarte
Angebote Ihrer Angebotsübersicht erscheint dann ein neues Projekt mit der gleichen
Ausschreibungsnummer und einer neuen Auftragsnummer.
Falls sich die Vergabestelle dazu entscheidet, Sie vom weiteren Verlauf des Dialogs bzw.
der Ausschreibung auszuschließen, erhalten Sie ein Absageschreiben.
Der Dialog ist beendet, sobald Sie entweder ein Absageschreiben erhalten oder von der
Vergabestelle zur Projektphase Ausschreibung eingeladen werden. Auch die
Ausschreibung hat dieselbe Ausschreibungsnummer wie das Ursprungsprojekt und
taucht mit einer neuen Angebotsnummer in ihre Angebotsübersicht auf.
Abb.: Angebotsübersicht nach Einladung zur Ausschreibung
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Angebotsabgabe nach einem Korrekturzyklus
Wie Sie ein Angebot zu einer Ausschreibung abgeben, erfahren Sie unter Angebote
abgeben in diesem Handbuch.
Angebotsabgabe nach einem Korrekturzyklus
Die Vergabestelle kann ein bereits veröffentlichtes Vergabeverfahren korrigieren, z. B.
wenn sich nachträglich Termine ändern oder wegen unvorhergesehenen Gegebenheiten
wie z.B. Änderungen im Leistungsverzeichnis.
In diesem Fall wird die Vergabestelle einen (ggf. auch mehrere) Korrekturzyklus einleiten.
Korrekturzyklen müssen eingeleitet werden, wenn nach Veröffentlichung bzw.
Bekanntmachung eines Vergabeverfahrens Änderungen an den Terminen oder am Inhalt
vorgenommen werden müssen.
Hieraus ergeben sich für Sie als Bieter folgende Unterscheidungen:
Korrekturzyklus aufgrund von Terminänderungen
Die Vergabestelle leitet einen Korrekturzyklus ein um nachträglich Änderungen an den
Terminen vorzunehmen. Sobald diese die Änderungen durchgeführt hat, werden Sie per
E-Mail darüber informiert.
Bei öffentlichen Verfahren werden Sie informiert, sobald Sie das Projekt zur
Angebotsbearbeitung mindestens einmal geöffnet haben (Status Empfang bestätigt in
der Projektliste). Bei Einladungsverfahren werden Sie generell informiert, unabhängig
davon ob Sie bereits mit der Bearbeitung des Angebotes begonnen haben.
Vollständiger Korrekturzyklus aufgrund inhaltlicher Änderungen
Die Vergabestelle leitet einen vollständigen Korrekturzyklus ein um z.B. zwingende
Änderungen am Leistungsverzeichnis vorzunehmen. Sie werden zunächst über die
Einleitung des Korrekturzyklus per E-Mail benachrichtigt. Erstellen Sie zu diesem
Zeitpunkt Ihr Angebot oder haben Sie bereits ein Angebot abgegeben, verliert dieses Ihre
Gültigkeit und sollte nicht weiter bearbeitet werden.
Sobald die Vergabestelle die Änderungen durchgeführt hat, werden Sie wiederum per EMail über die Beendigung der Korrektur informiert. Das Verfahren wird noch einmal neu
veröffentlicht.
Sie finden das neue sowie das sich im Korrekturzyklus befindliche Projekt mit der
gleichen Projektnummer (Spalte Auschr. Nr.) in der Projektliste auf der Registerkarte
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Angebotsabgabe nach einem Korrekturzyklus
Ihre aktuellen Verfahren. Das Projekt im Korrekturzyklus ist mit einem Schloss
markiert, was Ihnen anzeigt, dass Sie das Projekt nicht weiter bearbeiten können.
Abb.: Projekt im Korrekturzyklus und neues Projekt in der Projektliste
Sie dürfen dann Angebote nur noch für das neue Verfahren bearbeiten und abgeben.
Einige Daten, die Sie bereits bei der ersten Angebotserstellung eingetragen haben,
werden auch in das neue Angebot übernommen (importierte Anlagen, Fragen und
Antworten aus dem Forum). Im Leistungsverzeichnis erhalten Sie ggf. eine Information
darüber, dass die Struktur sich geändert hat.
Wie Sie ein Angebot zu einem Vergabeverfahren bearbeiten und abgeben, erfahren Sie
unter Angebote bearbeiten und Angebote abgeben in diesem Handbuch.
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Anhang: Beispiele zu Rabattverfahren
In der Anwendung steht Rabatt als Oberbegriff für Abschläge bzw. für Zuschläge. Das
heißt, beides ist dem Bieter letztlich bei der Angebotserstellung möglich. Bei den
Beschreibungen wird daher weitestgehend der Begriff Rabatt verwendet.
Zu beachten sind Unterschiede bei der Vergabe- und Vertragsordnung. Für Verfahren
nach VOL gelten zum Teil andere Regeln bzgl. der Rabattvergabe als nach VOB. Bei der
Beschreibung wird grundsätzlich von einem VOL-Verfahren ausgegangen.
Abweichungen in VOB-Verfahren werden entsprechend angeführt.
Folgende Rabatt-Funktionen stehen Ihnen bei der Bearbeitung eines Vergabeverfahrens
zur Verfügung:

Standardverfahren: Es kann Rabatt auf das gesamte Angebot (dies gilt nicht für
VOB-Verfahren) sowie auf Lose gegeben werden.

Auf- und Abgebotsverfahren: Es kann Rabatt auf Einzelpositionen gegeben werden
(im Leistungsverzeichnis).

Auf- und Abgebotsverfahren nur für Lose: Rabatt kann nur auf Lose sowie das
gesamte Angebot gegeben werden.
Rabattart Standardverfahren
In einem Vergabeverfahren wurde die Rabattart Standard gewählt. Der Bieter bepreist
sein Angebot und kann auf die Preise Rabatte vergeben.
Beispiel für die Rabattvergabe in einem Vergabeprojekt nach VOL
(Standardverfahren)
Von der Vergabestelle wird ein Leistungsverzeichnis (LV) mit drei Losen erstellt:

Los 1 (Unterhaltsreinigung Schule) enthält eine Position, die wiederum auch ein Los
ist
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Rabattart Standardverfahren

Los 2 (Gleisbett) enthält 2 Untergruppen mit jeweils einer Position

Los 3 (Dach) enthält eine Position
Abb.: Leistungsverzeichnis (Angebotsschritt Produkte/Leistungen) mit Losen
Rabattvergabe im Angebotsassistenten
Bei der gewählten Rabattart Standard kann der Bieter:

Rabatt auf das gesamte Leistungsverzeichnis vergeben

Rabatt (Ab- bzw. Zuschläge) auf die Lose vergeben

Rabatt auf Untergruppen in Losen vergeben
Die Bearbeitung erfolgt im Angebotsschritt Rabatt.
Wie oben erwähnt enthält das Beispiel-LV ein Los, welches eine Position enthält, die
ebenfalls ein Los ist. Auf diese Position kann daher auch Rabatt gewährt werden (siehe
erste Markierung im Bild unten).
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Rabattart Standardverfahren
Da ein Vergabeverfahren mit der Vergabe- und Vertragsordnung VOL erstellt wurde,
kann der Bieter auch Rabatte auf Gruppen in einem Los vergeben (siehe zweite
Markierung im Bild unten).
Abb.: Rabatte auf Lose, Position als Los und Gruppen in einem Los ist möglich. Ebenso ist Rabatt auf
Gesamtangebot möglich
Beispiel für die Rabattvergabe in einem Vergabeprojekt nach VOB
(Standardverfahren)
Von der Vergabestelle wird ein Leistungsverzeichnis (LV) mit drei Losen erstellt:

Los 1 (Unterhaltsreinigung Schule) enthält eine Position, die wiederum auch ein Los
ist (Raumgruppe A)

Los 2 (Gleisbett) enthält 2 Untergruppen mit jeweils einer Position

Los 3 (Dach) enthält eine Position
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Rabattart Auf- und Abgebotsverfahren
Abb.: Leistungsverzeichnis (Angebotsschritt Produkte/Leistungen) mit Losen
Rabattvergabe im Angebotsassistenten
Bei der gewählten Rabattart Standard kann der Bieter nun Rabatt auf die Lose
vergeben. Die Eingabe erfolgt im Angebotsschritt Rabatt.
Bei VOB-Verfahren ist es nicht möglich, Rabatt auf das gesamte Angebot zu vergeben.
Ebenso kann kein Rabatt auf eventuelle Untergruppen in Losen gewährt werden.
Abb.: AS Rabatt: Rabatte auf Lose
Rabattart Auf- und Abgebotsverfahren
In einem Vergabeverfahren wurde die Rabattart Auf- und Abgebotsverfahren gewählt.
Diese Art des Rabattverfahrens findet man z. B. bei Buchausschreibungen (Stichwort:
Buchpreisbindung).
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Rabattart Auf- und Abgebotsverfahren nur für Lose
Die Preise werden hierbei von der Vergabestelle angegeben. Der Bieter kann auf die
geforderten Einzelpreise jeweils Rabatt gewähren.
Beispiel für die Rabattvergabe in einem Vergabeprojekt nach VOL (Auf/Abgebotsverfahren)
Von der Vergabestelle wird ein Leistungsverzeichnis (LV) mit drei Losen erstellt:

Los 1 (Kleinteile) enthält Positionen, die wiederum auch Lose sind

Los 2 (Werkzeuge) enthält zwei Positionen

Los 3 (Werkzeuge 2) enthält zwei Untergruppen mit jeweils einer Position
Für jede Position wurde ein entsprechender Preis vorgegeben.
Abb.: Leistungsverzeichnis (Angebotsschritt Produkte/Leistungen) mit Losen, Eingabe des Rabatts auf die
Position
Rabattvergabe im Angebotsassistenten
Bei der gewählten Rabattart Auf- und Abgebotsverfahren kann der Bieter nun Rabatte
auf jede Position im Leistungsverzeichnis vergeben. Die Eingabe erfolgt im
Angebotsschritt Produkte/Leistungen.
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Rabattart Auf- und Abgebotsverfahren nur für Lose
Rabattart Auf- und Abgebotsverfahren nur für Lose
In einem Vergabeverfahren wurde die Rabattart Auf- und Abgebotsverfahren nur für
Lose gewählt. Die Preise werden hierbei bereits von der Vergabestelle angegeben. Der
Bieter kann Rabatt auf die von ihm gewählten Lose gewähren.
Beispiel für die Rabattvergabe in einem Vergabeprojekt nach VOL (Auf/Abgebotsverfahren nur für Lose)
Von der Vergabestelle wird ein Leistungsverzeichnis (LV) mit drei Losen erstellt:

Los 1 (Kleinteile) enthält Positionen, die wiederum auch Lose sind

Los 2 (Werkzeuge) enthält zwei Positionen

Los 3 (Werkzeuge 2) enthält zwei Untergruppen mit jeweils einer Position
Für jede Position wurde ein entsprechender Preis vorgegeben.
Abb.: Leistungsverzeichnis (Angebotsschritt Produkte/Leistungen) mit Losen, Eingabe des Rabatts auf Positionen
ist nicht möglich
Rabattvergabe im Angebotsassistenten
Bei der gewählten Rabattart Auf- und Abgebotsverfahren nur für Lose kann der Bieter:

Rabatt auf das gesamte Leistungsverzeichnis vergeben

Rabatt (Ab- bzw. Zuschläge) für alle Lose vergeben

Rabatt auf Gruppen in Losen vergeben
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Rabattart Auf- und Abgebotsverfahren nur für Lose
Die Eingabe erfolgt im Angebotsschritt Rabatt.
Das Beispiel-LV enthält ein Los, welches Positionen enthält, die ebenfalls Lose sind. Auf
diese Positionen kann daher auch Rabatt gewährt werden.
Da ein Vergabeverfahren mit der Vergabe- und Vertragsordnung VOL erstellt wurde,
kann der Bieter auch Rabatte auf Gruppen in einem Los vergeben.
Abb.: Rabatte auf Lose, Positionen als Lose und Gruppen in einem Los ist möglich. Ebenso ist Rabatt auf
Gesamtangebot möglich
Nach der Rabatteingabe und dem Speichern der Angaben werden die jeweiligen Preise
in der Übersicht angezeigt. Auch im Leistungsverzeichnis werden nun entsprechend
Preise mit Rabatt angezeigt.
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Seite 66
Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Allgemeine Informationen zum
Angebotsassistenten
Dieses Kapitel soll Ihnen helfen sich mit der Bedienoberfläche des Angebotsassistenten
vertraut zu machen. Sie finden vielfältige Informationen, um die grundlegenden
Funktionen der Anwendung zu verstehen und zu nutzen.
Anmeldung
Um sich an eVergabe anzumelden, brauchen Sie die Web-Adresse der eVergabeAnwendung sowie Ihre Login-Daten bestehend aus Firmennamen, Login-Namen und
Passwort. Diese Informationen erhalten Sie von Ihrer Vergabestelle.
Hinweis: Überprüfen Sie bei der ersten Anmeldung Ihr Benutzerprofil und ändern Sie
Ihr Passwort.
Für die Anmeldung in eVergabe haben Sie folgende Möglichkeiten:

Anmeldung über die Login-Daten

Anmeldung über eine Signaturkarte
Damit Sie sich über Ihre Signaturkarte anmelden können, müssen folgende
Voraussetzungen erfüllt sein:

Die entsprechenden Informationen müssen in Ihren Stammdaten hinterlegt sein.

Ein Signaturkartenleser muss erfolgreich an Ihrem Rechner angeschlossen sein.

Ihr Browser muss ein aktuelles Java Runtime Environment unterstützen (z.B. von Sun
http://java.sun.com http://java.sun.com).
Über Login-Daten anmelden
1
Starten Sie Ihren Internet-Browser, und geben Sie die eVergabe-Web-Adresse in die
Adresszeile des Browsers ein.
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Seite 67
Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Anmeldung
2
Tragen Sie Ihre Login-Daten in die Felder Firma, Login und Passwort ein. Das
Passwort wird zur Sicherheit mit Sternchen (*****) dargestellt.
Abb.: Anmeldung am Angebotsassistenten
3
In der Auswahlliste mit gewählter Sprache können Sie auswählen, in welcher
Sprache die Bedienoberfläche des Programms angezeigt werden soll. Die zur
Verfügung stehenden Sprachen sind mandantenabhängig.
4
Klicken Sie auf das Symbol
.
Die Projektübersicht wird angezeigt.
Wenn Ihr Login nicht erfolgreich war, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis.
Überprüfen Sie Ihre Eingaben und versuchen Sie erneut, sich anzumelden.
Über Signaturkarte anmelden
1
Starten Sie Ihren Internet-Browser, und geben Sie die eVergabe-Web-Adresse in die
Adresszeile des Browsers ein.
2
Klicken Sie im Anmeldefenster auf Signaturkartenlogin.
Sie gelangen auf die Startseite der externen Signaturkartenlesesoftware der Firma
SecCommerce.
3
Folgen Sie dem Login-Vorgang der externen Signaturkartenlesesoftware.
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Seite 68
Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Anmeldung
Falls Ihre Signaturkartendaten bei mehreren Benutzern (unterschiedlicher
Vergabestellen) hinterlegt wurden, wird die Login-Übersicht angezeigt, auf der Ihnen
alle entsprechenden Benutzer angezeigt werden. Klicken Sie in diesem Fall auf das
Login-Symbol
bei der Vergabestelle, für die Sie gerade arbeiten wollen.
Andernfalls wird Ihnen direkt die Projektübersicht angezeigt.
Passwort vergessen
Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie ein neues Passwort anfordern.
Neues Passwort beantragen
1
Starten Sie Ihren Internet-Browser, und geben Sie die eVergabe-Web-Adresse in die
Adresszeile des Browsers ein.
Die Seite Bieterlogin wird angezeigt.
2
Klicken Sie auf den Link Passwort vergessen.
Die Seite Neues Passwort wird angezeigt.
3
Tragen Sie Ihre E-Mail-Adresse oder Ihr Firmenkürzel und Ihr Login in die
entsprechenden Felder ein.
4
Klicken Sie auf Passwort Anfordern.
Bei erfolgreicher Anforderung erhalten Sie ein neues Passwort an Ihre im System
hinterlegte E-Mail-Adresse zugeschickt.
Ein Hinweis zeigt Ihnen den Erfolg Ihrer Passwortanforderung an.
Hinweis: Falls Ihre Passwortanforderung nicht erfolgreich war, prüfen Sie Ihre
Angabe und versuchen Sie erneut, ein Passwort anzufordern. Ihre E-Mail-Adresse
bzw. Ihr Firmenkürzel und Ihr Login müssen den im System hinterlegten Daten
entsprechen. Falls Sie kein Passwort anfordern können, wenden Sie sich an Ihre
Vergabestelle.
5
Loggen Sie sich nun mit Ihrem neuen Einmal-Passwort an und ändern Sie Ihr
Passwort.
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Seite 69
Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Der Arbeitsbereich
Schnittstelle Bekanntmachungsportal Deutsche eVergabe
Falls Sie ein Bekanntmachungsportal, z.B. das der Deutschen eVergabe, als
Schnittstelle zur Anwendung (eVergabe Angebotsassistent) nutzen, benötigen Sie ggf.
keine gesonderten Anmeldedaten. Dies ist dann der Fall, wenn die Vergabestelle zum
einen ein Vergabeverfahren mit eVergabe erstellt hat und zum anderen die
Angebotserstellung auf elektronischem Weg erlaubt hat.
Sie gelangen nach der Auswahl eines Vergabeverfahrens auf dem
Bekanntmachungsportal direkt in die Projektübersicht der eVergabe-Anwendung.
Weitere Informationen rund um die Nutzung des Bekanntmachungsportals (Registrierung,
Bekanntmachungen finden, an Vergabeverfahren teilnehmen etc.) der Deutschen
eVergabe erhalten Sie von Ihrer Vergabestelle bzw. auch über die Homepage
www.Deutsche-eVergabe.de.
Der Arbeitsbereich
Der Arbeitsbereich -oder auch die Fenster- der Anwendung ist je nach Arbeitsschritt in
unterschiedliche Bereiche aufgeteilt.
Übersicht
Titelzeile
Die Titelzeile wird immer angezeigt. Der Inhalt kann von Healy Hudson konfiguriert
werden. Über den Menüpunkt Vollbild (ein/aus) kann die Titelzeile ausgeblendet
werden.
Menüzeile
In der Menüzeile befinden sich die Menüpunkte, über die Sie die einzelnen Arbeitsschritte
bearbeiten oder zwischen einzelnen Bereichen des Vergabesystems wechseln können.
Abhängig vom Arbeitsschritt bzw. Bereich in dem Sie sich befinden, werden
unterschiedliche Menüpunkte angezeigt.
Hauptbereich
Die Aufteilung des Hauptbereichs des Browserfensters verändert sich in Abhängigkeit
des Arbeitsschrittes, in dem Sie sich befinden.
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Seite 70
Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Der Arbeitsbereich
In einigen Arbeitsschritten wird nur der Arbeitsbereich mit Informationen oder
Eingabefeldern angezeigt. In anderen Arbeitsschritten kann der Hauptbereich wie folgt
unterteilt sein:

Hinweise
Abhängig von der Aktion, die Sie innerhalb der Anwendung ausgeführt haben,
werden Ihnen Hinweise über den Erfolg der Aktion angezeigt. Ggf. können Sie
zwischen unterschiedlichen Optionen für die Weiterarbeit wählen.
Durch Klick auf den Hinweis wird er ausgeblendet.

Baumstruktur
Im Fensterbereich Baumstruktur werden Einträge (z.B. die Gruppenstruktur der CPVKlassifizierung) in einer Baumstruktur angezeigt, die nach dem gleichen Prinzip wie
Microsoft Windows Explorer funktioniert.

Registerkarte
Einzelne Seiten der Anwendung sind in unterschiedliche Registerkarten aufgeteilt.
Klicken Sie auf den Namen einer Registerkarte, um diese anzuzeigen.

Filter für die Tabelle
In diesem Teil des Fensters können Sie die Tabelle über den Filter durchsuchen.

Tabelle/Arbeitsbereich
Tabellen sind in eVergabe standardmäßig nach einer Tabellenspalte sortiert. Diese
Sortierung wird bei jedem Öffnen der Seite wieder hergestellt. Sie können die Tabelle
über den Filter durchsuchen oder die Anzeige verändern.
Auf Seiten ohne Tabelle, wird hier der Arbeitsbereich angezeigt.
Bei der Erfassung von Daten müssen als Pflichtfeld markierte Felder ausgefüllt
werden. Beim Speichern erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis, falls Mussfelder
nicht gefüllt wurden. Außerdem werden nicht ausgefüllte Mussfelder bzw. im falschen
Format ausgefüllte Felder mit einem Hinweis-Symbol markiert.

Fußzeile der Tabelle
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Seite 71
Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Der Arbeitsbereich
Über die Fußzeile einer Tabelle ändern Sie die Anzahl der Einträge je Seite oder
blättern zwischen einzelnen Seiten der Tabelle.
Menüzeile des Angebotsassistenten
Die Menüzeile wird in jedem Fenster unterhalb der Titelzeile angezeigt.
In der Menüzeile befinden sich die Menüpunkte, über die Sie die einzelnen
Angebotsschritte bearbeiten oder zwischen einzelnen Bereichen des
Angebotsassistenten wechseln können. Abhängig vom Angebotsschritt bzw. Bereich in
dem Sie sich befinden, werden unterschiedliche Menüpunkte angezeigt.
Um die Funktion eines Menüpunkts auszuführen, klicken Sie auf den entsprechenden
Menüpunkt. Einige Menüpunkte (markiert durch einen Pfeil) enthalten Unterpunkte, die
angezeigt werden, sobald Sie auf den Menüpunkt klicken. Diese Unterpunkte können Sie
ausführen, indem Sie auf den entsprechenden Unterpunkt klicken.
Menüpunkte, die zum aktuellen Zeitpunkt nicht aktiv sind, werden ausgegraut angezeigt.
Menüpunkte des Angebotsassistenten
Hinweis: Beim Speichern, Klicken auf einen anderen Arbeitsschritt, Vor- oder
Zurückblättern werden die Daten automatisch gespeichert und auf Plausibilität und
Vollständigkeit geprüft. Ein Hinweis über das Ergebnis der Prüfung bzw. des
Speicherns wird angezeigt. Eventuell nicht ausgefüllte Pflichtfelder bzw. im falschen
Format ausgefüllte Felder werden mit einem Hinweis-Symbol markiert. Die Daten
können entweder sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt ergänzt oder korrigiert
werden.
Folgende Menüpunkte stehen auf den meisten Seiten zur Verfügung:
Menüpunkt
Beschreibung
Home
Die Seite Projektübersicht wird angezeigt.
Assistent
einblenden
Der Fensterbereich Assistent und der Menüpunkt Assistent
ausblenden wird angezeigt.
Der Menüpunkt Assistent einblenden wird nicht mehr
angezeigt.
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Der Arbeitsbereich
Menüpunkt
Beschreibung
Assistent
ausblenden
Der Menüpunkt Assistent einblenden wird angezeigt.
Der Fensterbereich Assistent und der Menüpunkt Assistent
ausblenden werden nicht mehr angezeigt.
Zurück
Der Arbeitsschritt, der vor dem zurzeit bearbeiteten
Arbeitsschritt liegt, wird angezeigt.
Vor
Der Arbeitsschritt, der nach dem zurzeit bearbeiteten
Arbeitsschritt liegt, wird angezeigt.
Achtung: Verwenden Sie zur Navigation in eVergabe nur
die Menüpunkte der Anwendung. Wenn Sie über die
Browserschaltflächen navigieren, werden die
Informationen nicht zum Anwendungs-Server übertragen
und eVergabe zeigt ggf. eine falsche Seite an. Eventuell
gehen Daten verloren.
Speichern
Speichert Ihre Änderungen.
Hinweis: Sobald Sie auf einen anderen Angebotsschritt
oder eine andere Seite wechseln, wird automatisch
gespeichert. Über den Menüpunkt können Sie
Zwischenspeichern.
Aktualisieren
Formulare können durch den Bieter eingesehen bzw.
ausgefüllt werden. Damit eVergabe den korrekten
Bearbeitungsstatus dieser Dokumente erkennt, müssen Sie
auf den Menüpunkt Aktualisieren klicken.
Fragen- und
Antwortforum
Die Seite Fragen- und Antwortenforum wird angezeigt, auf
der Sie Ihre Fragen bzw. alle öffentlichen Antworten auf
Fragen anderer Bieter zur Ausschreibung einsehen können.
Hinweis: Der Menüpunkt wird nur angezeigt, wenn das
Fragen- und Antwortforum von der ausschreibenden
Stelle erlaubt wurde.
Vollbild (ein/aus)
Blendet die Titel- und Fußzeile des Bildschirms ein bzw. aus.
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Der Arbeitsbereich
Menüpunkt
Beschreibung
Hilfe
Die kontextsensitive Online-Hilfe wird angezeigt.
Support/Hotline
Die Seite Support/Hotline wird angezeigt, der Sie Details zu
den Service-Leistungen der Healy Hudson GmbH entnehmen
können.
Arbeiten in der Baumstruktur
Im linken Fensterbereich wird die Gruppenstruktur der Einträge in einer Baumstruktur
angezeigt, die nach dem gleichen Prinzip wie der Microsoft Windows Explorer
funktioniert.
Klicken Sie auf die Plus-Schaltfläche , um einen Zweig der Baumstruktur zu öffnen und
auf die Minus-Schaltfläche
, um einen Zweig wieder zu schließen.
Im Tabellenbereich der Seite wird Ihnen der Inhalt des in der Baumstruktur markierten
Zweiges angezeigt. Bei übergeordneten Zweigen sind dies die untergeordneten Zweige,
beim untersten Zweig die eigentlichen Einträge.
Feldbeschreibung
Feldname
Plus-Schaltfläche
Beschreibung
Durch Klick auf die Plus-Schaltfläche
Zweig der Baumstruktur öffnen.
können Sie einen
Die Plus- Schaltfläche wird nur bei Zweigen angezeigt, die
untergeordnete Zweige enthalten.
Minus-Schaltfläche
Über die Minus-Schaltfläche
wieder schließen.
können Sie einen Zweig
Die Minus- Schaltfläche wird nur bei Zweigen angezeigt, die
untergeordnete Zweige enthalten.
Markiert die Wurzel der Baumstruktur, also den obersten
Eintrag.
Markiert einen Zweig der Baumstruktur bzw. eine Gruppe.
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Der Arbeitsbereich
Feldname
Beschreibung
Los-Gruppe im Arbeitsschritt Leistungsverzeichnis bzw.
Produkte/Leistungen, bei der noch nicht alle Preise erfasst
wurden.
Los-Gruppe, bei der alle Preise erfasst wurden
(privates) Formular/PDF-Dokument, das keine
Eingabefelder beinhaltet
Im Tabellenbereich wird Ihnen außerdem der
Bearbeitungsstatus des Dokuments angezeigt.
Hinweis: Damit eine Bearbeitung des Dokuments
korrekt erkannt wird, müssen Sie auf den Menüpunkt
Aktualisieren klicken.
Neu [keine Felder
vorhanden]
Das Dokument wurde noch nicht eingesehen.
Betrachtet [keine
Felder vorhanden]
Das Dokument wurde eingesehen und die Schaltfläche
Dokument speichern geklickt.
(privates) Formular/PDF-Dokument, das Eingabefelder
beinhaltet
Die Eingabefelder können über die Druckvorschau
ausgefüllt werden.
Im Tabellenbereich wird Ihnen außerdem der
Bearbeitungsstatus des Dokuments angezeigt.
Hinweis: Damit eine Bearbeitung des Dokuments
korrekt erkannt wird, müssen Sie auf den Menüpunkt
Aktualisieren klicken.
(public/öffentliches) Formular/PDF-Dokument, das
Pflichtfelder beinhaltet, die noch nicht ausgefüllt sind
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Der Arbeitsbereich
Feldname
Beschreibung
(public/öffentliches) Formular/PDF-Dokument, bei dem alle
Pflichtfelder ausgefüllt wurden.
Hinweis: Pflichtfelder sind im PDF-Dokument rot
unterstrichen.
Hinweis: Damit der Status korrekt angezeigt wird,
müssen Sie auf den Menüpunkt Aktualisieren zu
klicken.
Neu [keine Felder
vorhanden]
Das Dokument wurde noch nicht eingesehen.
Betrachtet [Feldname Das Dokument wurde eingesehen und die Schaltfläche
Dokument speichern geklickt.
erkannt]
Betrachtet [Alles
ausgefüllt]
Alle Pflichtfelder des Dokuments wurden ausgefüllt und die
Schaltfläche Dokument speichern geklickt.
Hinweis: Damit der Status korrekt angezeigt wird,
müssen Sie auf den Menüpunkt Aktualisieren zu
klicken.
(privater) Text, Frage, Produkt oder Leistung
Los-Produkt bzw. Leistung im Arbeitsschritt
Leistungsverzeichnis bzw. Produkte/Leistungen
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Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Der Arbeitsbereich
Feldname
Beschreibung
Alternative Position bei den Produkten bzw. Leistungen im
Arbeitsschritt Leistungsverzeichnis bzw.
Produkte/Leistungen
Wenn Sie eine Tabelle durchsuchen, wird das
Suchergebnis unter dem Punkt
in der Baumstruktur
angezeigt.
Arbeiten mit Tabellen
Informationen werden in eVergabe an vielen Stellen in Tabellen gelistet, die Sie über den
Filter durchsuchen können.
Tabellenansicht verändern
Um Tabellen übersichtlich zu halten und die Zeit für das Laden der Daten zu begrenzen,
werden umfangreiche Tabellen in mehrere Seiten aufgeteilt.
Hinweis: Die Tabelleninhalte werden im jeweiligen Hilfethema beschrieben. Um eine
Beschreibung der Felder und Menüpunkte zu erhalten, klicken Sie auf den
Menüpunkt Hilfe.
Sortierung einer Tabelle ändern
Die Tabellen sind standardmäßig nach einer Tabellenspalte sortiert. I.d.R. wird der
aktuellste Eintrag oben in der Tabelle, der älteste Eintrag unten angezeigt. Diese
Sortierung wird bei jedem Öffnen der Seite wieder hergestellt.
Klicken Sie auf die Überschrift der Spalte, nach der Sie die Tabelle sortieren wollen.
eVergabe sortiert den Tabelleninhalt ab- bzw. aufsteigend nach dieser Spalte. Um die
Sortierrichtung zu ändern, klicken Sie noch einmal auf die Tabellenüberschrift.
Neben der Überschrift zeigt ein Pfeil die Sortierrichtung an:

Sortierung aufsteigend

Sortierung absteigend
Sie können eine Tabelle nur nach unterstrichenen Spaltenüberschriften sortieren.
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Seite 77
Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Der Arbeitsbereich
Anzahl der angezeigten Zeilen ändern
Wählen Sie in der Auswahlliste die Anzahl der Einträge, die auf einer Seite angezeigt
werden sollen. Standardmäßig sind 10 Einträge je Seite eingestellt.
Nach der Auswahlliste wird Ihnen angezeigt, welche Einträge gerade in der Tabelle zu
sehen sind. Beispiel: Einträge 1 bis 10 von 44.
In einer Tabelle blättern
Rechts unten in der Fußzeile wird Ihnen angezeigt, wie viele Seiten die Tabelle enthält
Seite 1 von 5. (unter Berücksichtigung der gerade gewählten Anzahl Einträge je Seite).
Klicken Sie im Bereich Wechseln zu: 1 2 3 4 5 auf die Seitenzahl, auf die Sie wechseln
möchten. Die aktuelle Seitenzahl wird ohne Unterstrich angezeigt.
Tabellen durchsuchen
Sie können Informationen in Tabellen über den Filter durchsuchen. Der Filter wird immer
oberhalb der Tabelle angezeigt.
Durchsuchen einer Tabelle:
1
Wählen Sie in der ersten Auswahlliste das Feld aus, nach dem Sie die Tabelle
durchsuchen möchten. Der Inhalt der Auswahlliste ist abhängig von der zu
durchsuchenden Tabelle.
2
Wählen Sie in der zweiten Auswahlliste den Vergleichsoperator aus (siehe
Vergleichsoperatoren).
3
Abhängig vom ausgewählten Feld können Sie den Suchbegriff:
 in das Suchfeld eintragen
 in der dritten Auswahlliste auswählen
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Seite 78
Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Der Arbeitsbereich
4
Wenn Sie mehrere Felder durchsuchen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche
Eine neue Filterzeile wird angezeigt. Wählen Sie auch für diese Zeile Feld,
Vergleichsoperator und Suchbegriff aus.
.
Die einzelnen Zeilen werden bei der Suche durch ein logisches UND verknüpft, d.h.
das Suchergebnis muss alle Einträge erfüllen.
5
Klicken Sie auf die Filter-Schaltfläche
.
Das Suchergebnis wird im Tabellenbereich angezeigt. Auf Seiten, die eine
Baumstruktur enthalten, wird in der Baumstruktur eine neue Gruppe
angelegt,
über die Sie wieder in das Suchergebnis wechseln können.
Klicken Sie auf die Schaltfläche
der Tabelle anzuzeigen.
, um die Filtereinstellung zu löschen und alle Zeilen
Filterbeschreibung
Filterelement
Beschreibung
Durchsucht die Tabelle nach den eingetragenen
Filtereinstellungen.
Das Ergebnis der Suche wird im Tabellenbereich angezeigt.
Fügt eine neue Filterzeile ein.
Durch die Verwendung von mehreren Filterzeilen können
Sie unterschiedliche Felder durchsuchen.
Die einzelnen Zeilen werden bei der Suche durch ein
logisches UND verknüpft, d.h. das Suchergebnis muss alle
Einträge erfüllen.
Die Filtereinstellung wird gelöscht und alle Zeilen der
Tabelle angezeigt.
Vergleichsoperatoren
Abhängig vom ausgewählten Feld werden unterschiedliche Vergleichsoperatoren
angezeigt:

bei numerischen Feldern stehen die numerischen Vergleichsoperatoren zur
Verfügung
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Seite 79
Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Der Arbeitsbereich

bei alphanumerischen Feldern stehen die alphanumerischen Vergleichsoperatoren
zur Verfügung
Vergleichsoperator
Beschreibung
=
Mit dem Operator = wird exakt nach der eingetragenen Zahl
bzw. dem eingetragenen Begriff gesucht. Ähnliche Begriffe
werden im Suchergebnis nicht angezeigt.
Beispiel:
Wenn Sie die Projektübersicht nach dem Begriff
"Reinigung" durchsuchen, werden nur Projekte angezeigt,
die Reinigung heißen. Projekte, die "Fensterreinigung",
"Reinigungszubehör" oder "Reinigung von 4 Gebäuden"
genannt wurden, werden nicht aufgelistet.
<>
Der Inhalt des zu durchsuchenden Feldes ist ungleich dem
Suchbegriff
<
Der Inhalt des zu durchsuchenden Feldes ist kleiner als
der Suchbegriff
>
Der Inhalt des zu durchsuchenden Feldes ist größer als der
Suchbegriff
<=
Der Inhalt des zu durchsuchenden Feldes ist kleiner oder
gleich dem Suchbegriff
>=
Der Inhalt der zu durchsuchenden Spalte ist größer oder
gleich dem Suchbegriff
Wie
Mit dem Operator Wie werden auch ähnliche Begriffe im
Suchergebnis angezeigt.
Beispiel:
Wenn Sie die Projektübersicht nach dem Begriff
"Reinigung" durchsuchen, listet Ihnen eVergabe auch
Projekte, die "Fensterreinigung", "Reinigungszubehör" oder
"Reinigung von 4 Gebäuden" genannt wurden, auf.
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Seite 80
Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Der Arbeitsbereich
Formulare und Dateien
Formulare
Formulare dienen der Information der Bieter und enthalten Informationen, die in dieser
Form nicht in der Vergabesoftware erfasst werden können. Sie werden als angehängte
Dateien in eVergabe geladen und können zu Gruppen zusammengefasst werden
(Baumstruktur).
Formulare können Eingabefelder enthalten, die beim Einfügen des Dokuments in die
Ausschreibung automatisch gefüllt werden oder bei der Angebotserstellung durch den
Bieter/Bewerber ausgefüllt werden müssen.
Die Anwendung verwendet:

frei editierbare, wordähnliche Formulare: Sie können von berechtigten Benutzern
komfortabel im eigenen Formulareditor angepasst oder komplett neu erstellt und mit
entsprechenden Platzhaltern versehen werden. Diese Formulare können in einem
Vergabeverfahren um textliche Änderungen ergänzt werden. Die aus Word bekannte
Drag and Drop Funktionalität steht zur Verfügung. Außerdem können Sie auf
bestehende Textbausteinbibliotheken zurückgegriffen und in Ihre Texte integrieren.
Sämtliche Formulare lassen sich gebündelt oder einzeln jederzeit drucken.

(nicht frei editierbare) Formulare in PDF-Form: Sie sind nicht frei editierbar, sondern
werden durch den jeweils zuständigen Formularverantwortlichen auf die Plattform
geladen und bei Bedarf von einer übergeordneten Stelle an die darunterliegenden
vererbt. Die Formulare sind mit Platzhaltern versehen, die vom System automatisch
erkannt und zum Zeitpunkt, zu dem Sie in ein Projekt geladen werden, mit Inhalten
gefüllt (z.B. Vergabenummer, Vergabestellenadresse, Einreichungstermin) werden.
Dabei wird jedes gängige PDF Format von 1.4 bis 1.8 unterstützt.

intelligente Formulare: Sie können bei Bedarf direkt in ein Projekt geladen werden.
Dort werden die Platzhalter automatisch erkannt und mit den jeweiligen Inhalten des
Projekts gefüllt. Diese Aktion ist mit einem eigenständigen Recht versehen, so dass
die Vergabestelle das Recht explizit einer Rolle zuordnen kann.
In eVergabe werden Formulare wie folgt markiert:
Symbol
Erklärung
Formular, das keine Eingabefelder enthält
Formular, das Eingabefelder enthält
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Seite 81
Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Elektronische Signatur in eVergabe
Symbol
Erklärung
Formular, dessen Mussfelder nicht ausgefüllt sind
Formular mit ausgefüllten Mussfeldern
Arbeiten mit angehängten Dateien
Die angehängten Dateien von Seiten der Vergabestelle werden den Bietern im
Angebotsassistenten explizit angezeigt. Außerdem wird vermerkt, ob eine Anlage
geladen (eingesehen) wurde bzw. die Lesebestätigung aktiviert wurde. Somit kann der
Einkäufer überprüfen, ob angehängte Dateien übermittelt und gelesen wurden. Welche
Dateitypen angehängt werden können, kann anhand einer White- bzw. einer Blacklist
explizit erlaubt bzw. verboten werden.
eVergabe bietet Ihnen an unterschiedlichen Stellen die Möglichkeit, Dateien, die extern
erstellt wurden, in die Anwendung einzubinden. Dadurch können Sie immer wieder auf
bereits erstellte Dokumente, Zeichnungen u.a. zurückgreifen.
Um den unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden, können Sie diese Dateien
an folgenden Stellen als angehängte Dateien einfügen:

im Angebotsschritt Anlagen: hier werden Dateien hinzugefügt, die an die
Vergabestelle im Vergabeverfahren weitergeleitet werden und für das gesamte
Vergabeverfahren relevant sind, z.B. Detailbeschreibungen oder Gesprächsnotizen.
Hinweis: Der eVergabe-Administrator kann über eine Black- bzw. White-List für jeden
Arbeitsschritt die Datei-Formate festlegen, die (nicht) angehängt werden dürfen.
Elektronische Signatur in eVergabe
Im eVergabe Angebotsassistenten ist die Signatur-Komponente des Spezialisten für
Signaturanwendungskomponenten SecCommerce SecSigner® integriert.
SecSigner® erzeugt qualifizierte elektronische Signaturen und ermöglicht damit
insbesondere im Rahmen von SecCommerce WebContrust rechtsverbindliche, […] zu
100% papierlose Vertragsabschlüsse.
Durch die Bestätigung nach Signaturgesetz und die Zertifizierung gemäß ITSEC E2/hoch
von SecSigner® durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI),
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Seite 82
Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Technische Spezifikation
erfüllt SecSigner 2.0.0 die strengsten gesetzlichen Sicherheitsanforderungen an Produkte
für qualifizierte elektronische Signaturen." (SecCommerce Informationssysteme GmbH,
https://www.seccommerce.de/de/produkte/webcontrust/secsigner/secsigner.html)
Abb.: Abdruck des Zertifikats, ausgestellt durch das BSI
Technische Spezifikation
Healy Hudson nutzt das leistungsfähige .NET-Framework von Microsoft als
Entwicklungsplattform für Produkte und Lösungen im Umfeld der öffentlichen Vergabe.
Die Vergabesoftware eVergabe kann sowohl als Internet-Anwendung auf einem Server
der Healy Hudson GmbH betrieben werden, als auch als Intranet-Anwendung auf einem
Server des Kunden bzw. bei einem externen Dienstleister.
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Seite 83
Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Technische Spezifikation
Die Fachanwendung selbst läuft auf einem Internetserver und wird vom Benutzer über
einen Internet-Browser aufgerufen. Dazu müssen Benutzer berechtigt sein, per http- oder
https-Protokoll (kundenabhängig) darauf zugreifen zu können.
Das System ist optimiert für den Internet Explorer Browser ab Version 5.5. Alternativ kann
auch Mozilla Firefox ab Version 2 als Webbrowser genutzt werden. Um die Anwendung
ohne Einschränkungen nutzen zu können, wird eine Bildschirmauflösung von mindestens
1024x768 Pixel empfohlen.
Achtung: Um eVergabe nutzen zu können, müssen Cookies (so genannte HTTPServer-Cookies), JavaScript und PopUp-Fenster vom Browser akzeptiert werden.
Entsprechende Blocker müssen deaktiviert werden.
Beim Anmelden an der Anwendung werden zwischen dem Internet-Browser des
Benutzers und dem eVergabe-Server Cookies ausgetauscht. Dies geschieht automatisch
durch Standardfunktionen des Internet-Browsers.
Um PDF-Dokumente öffnen und einsehen zu können, benötigen Sie den Adobe Acrobat
Reader, den Sie über http://www.adobe.com/ kostenlos direkt bei Adobe herunter laden
können.
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Seite 84
Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Glossar
Administratoren
Administratoren sind für die Pflege des
Systems verantwortlich. Sie können neue
Benutzer anlegen, deren Rechte pflegen etc.
(siehe hierzu Dokumentation der WebAdmin).
Ausnahmetatbestand
Öffentliche Auftraggeber sind bei
Vergabeverfahren immer verpflichtet,
Öffentliche Ausschreibungen bzw. Offene
Verfahren durchzuführen. Nur bei Vorliegen
eines der in §§ 3 und 3a VOL/A bzw. VOB/A
aufgeführten Ausnahmetatbestände kann eine
andere Vergabeart gewählt werden. Diese
Ausnahmetatbestände werden in der
Vergabeakte dokumentiert.
Auswertung
Gegenüberstellung aller in einer
Vorausschreibung oder Ausschreibung
abgegebenen Antworten und Angebote. Die
Auswertung dient zur automatischen
Ermittlung des geeignetsten und
wirtschaftlichsten Lieferanten. Mit Hilfe der
Auswertung lassen sich Preis- und
Leistungsunterschiede der potenziellen
Lieferanten einfach und schnell identifizieren.
AVA-Software
AVA steht für Ausschreiben - Vergeben Abrechnen. Eine AVA-Software ist somit eine
Bauausschreibungssoftware, die den
vollständigen Zyklus eines Vergabeverfahrens
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www.deutsche-evergabe.de
umfasst. Sie kann zur Erstellung der GaebDatei verwendet werden.
Benutzergruppe
Eine Gruppe ist eine Sammlung von Rechten,
die an die zugeordneten Benutzer
weitergegeben wird. Die Verwendung von
Gruppen vereinfacht die Administration der
Funktionsrechte in der Benutzerverwaltung.
Benutzername
Name, mit dem sich ein Benutzer in eVergabe
anmeldet. Der Administrator legt diesen
Benutzernamen zusammen mit der Firma und
dem Kennwort bei der Registrierung des
Benutzers fest. Dieser Name (zusammen mit
der Firma) ist eindeutig, das heißt, es gibt ihn
nur ein einziges Mal in eVergabe.
Benutzerrolle
Eine Benutzerrolle legt den maximal möglichen
Umfang der Tätigkeiten fest, zu denen ein
Benutzer mit dieser Rolle innerhalb von
eVergabe berechtigt ist.
Folgende Benutzerrollen sind vordefiniert:
Einkäufer, Genehmiger und Administrator.
Neben diesen Standardrollen gibt es noch die
Spezialrollen Eigentümer und Stellvertreter.
Die Benutzerrollen sind firmenspezifisch
anpassbar. Der Umfang der Zugriffsrechte, die
mit einer Benutzerrolle verknüpft sind, ist
Seite 85
Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Technische Spezifikation
ebenfalls abhängig von der firmenspezifischen
Konfiguration von eVergabe.
Diese Cookies enthalten keinerlei
personenbezogenen Daten des Benutzers.
Besteller
CPV
Besteller sind die Einkaufsverantwortlichen für
ausgewählte Bedarfsgruppen (z. B. für eine
bestimmte Abteilung). Sie können über
eVergabe Vergabeverfahren starten und
abwickeln.
Common Procurement Vocabulary Gemeinsames Vokabular Für Öffentliche
Aufträge.
Bieterauswahl
Die Bieterauswahl legt alle Firmen fest, die zur
Teilnahme an einem Teilnamewettbewerb oder
einem Vergabeverfahren aufgefordert werden.
Bieterfirma
Firma, die in eVergabe als Lieferant registriert
ist und in dieser Rolle zur Teilnahme an einem
Teilnamewettbewerb oder einem
Vergabeverfahren aufgefordert werden kann.
BMI
Bundesministerium des Inneren
BVB
Besondere Vertragsbedingungen für die
Beschaffung von DV-Leistungen einschließlich der 2002 nach der
Modernisierung des Schuldrechts geschaffene
Vertragsdeckblättern. Sie müssen Bestandteil
der Vertragsbedingungen sein.
Die BVB werden sukzessive durch EVB-ITVertragstypen ersetzt.
Cookies
Cookies enthalten verschlüsselte
Zeichenfolgen, die die Identifizierung des
Browsers am Server sicherstellen sollen.
© Healy Hudson GmbH
Der CPV dient dem Zweck, dass bei EUweiten Vergabeverfahren alle beteiligten
Personen trotz unterschiedlicher Sprachen
vom selben Produkt sprechen. Er wird
permanent durch die EU gepflegt.
Dem Hauptteil des CPV liegt eine
Baumstruktur zugrunde mit einem Code aus
maximal 9 Ziffern, dem jeweils eine
Beschreibung des Auftragsgegenstandes
(Leistung, Lieferung) zugeordnet ist. Die ersten
beiden Stellen des Codes sind die Abteilung,
die dritte Ziffer die Gruppe, die vierte die
Klasse und die fünfte die Kategorie. Die letzten
drei Ziffern dienen der weiteren
Differenzierung innerhalb einer Kategorie. Die
neunte Ziffer dient der Überprüfung. Der
Zusatzteil des CPV wird in eVergabe nicht
verwendet.
Der CPV-Katalog kann im Internet unter
http://simap.europa.eu/ abgerufen werden.
Einkäufer
Einkäufer haben übergreifende Rechte. Sie
können z. B. alle Bestellungen einsehen. Der
Umfang der Zugriffsrechte eines Einkäufers
ergibt sich aus der firmenspezifischen
Konfiguration von eVergabe.
Einkäufer sind eine vordefinierte Benutzerrolle
in eVergabe.
Seite 86
Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Technische Spezifikation
Einkäuferfirma
Fragenkatalog
Firma, die Vergabeverfahren über eVergabe
abwickelt.
Ein Fragenkatalog basiert auf der
Bewertungsstruktur, die von der Einkäuferfirma
für einen Teilnahmewettbewerb oder ein
Vergabeverfahren definiert und veröffentlicht
wurde.
siehe Kunde/Kundenfirma
E-Mail
Mitteilung, die einen Lieferanten über die
Veröffentlichung, den Fortgang oder die
Beendigung eines Vergabeverfahrens
informiert. Durch die Bereitstellung
vorgefertigter E-Mails für die unterschiedlichen
Projektsituationen ermöglicht eVergabe eine
weitgehend automatische Abwicklung des
erforderlichen Schriftverkehrs zwischen den
Einkäufer- und den Lieferantenfirmen.
E-Mail-Empfänger
Ein Mitarbeiter, der E-Mail-Empfänger ist, wird
automatisch per E-Mail über Vergabeverfahren
informiert, die ihn betreffen. Im Rahmen der
Lieferantenauswahl für ein Vergabeverfahren
können für jede Lieferantenfirma mehrere EMail-Empfänger definiert werden. Lediglich der
Ansprechpartner der Lieferantenfirma hat
jedoch Zugriff auf das Vergabeverfahren und
kann Aufgaben an andere Mitarbeiter
delegieren.
E-Mail-Adressen werden in der Administration
beim jeweiligen Benutzer hinterlegt (siehe
Dokumentation zur WebAdmin).
EVB-IT
Ergänzende Vertragsbedingungen für die
Beschaffung von IT-Leistungen - müssen
Bestandteil der Vertragsbedingungen beim
Vergabeverfahren von IT-Leistungen sein.
Er listet die vom Einkäufer definierten und als
öffentlich gekennzeichneten
Bewertungskriterien in Form von Fragen und
Eingabeformularen auf. Lieferanten müssen
den Fragenkatalog ausfüllen und abgeben, um
bei einem Teilnahmewettbewerb oder einem
Vergabeverfahren berücksichtigt zu werden.
GAEB
Die Regelwerke des GAEB (Gemeinsamer
Ausschuss Elektronik im Bauwesen) schaffen
einheitliche Bedingungen für alle Partner im
Bauwesen. In der Veröffentlichung
Regelungen für den Datenaustausch
Leistungsverzeichnis werden
Datenaustauschrichtlinien für
Leistungsverzeichnisse zwischen
ausschreibendem Unternehmen und Bieter
bzw. Bewerber festgelegt.
Folgende Phasen wurden festgelegt:
81 - Leistungsverzeichnisübergabe
82 - Kostenanschlagsübergabe
83 - Angebotsanforderung
84 - Angebotsabfrage
85 -Nebenangebot
86 - Zuschlags-/Auftragserteilung.
eVergabe unterstützt GAEB 90.
© Healy Hudson GmbH
Seite 87
Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Technische Spezifikation
Gewichtung
KBSt
Eigenschaft eines Kriteriums. Die Gewichtung
legt fest, welche Bedeutung ein Kriterium
innerhalb der gesamten Bewertungsstruktur
hat. Die Gewichtung wird in Prozent
angegeben und bei der automatischen
Auswertung aller Lieferantenantworten
berücksichtigt.
Koordinierungs- und Beratungsstelle der
Bundesregierung für Informationstechnik in der
Bundesverwaltung
KMU
Kleine und Mittelständige Unternehmen
KO-Kriterium
Siehe auch KO-Kriterium (siehe Seite 88).
GWB
Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen
HTML-Datei
Spezielle, von Internet-Browsern
interpretierbare Dateien.
Vergabetexte und Textblöcke müssen in
eVergabe immer als HTML-Dateien vorliegen,
Detailbeschreibungen können dagegen als
HTML-Dateien oder als freier Text vorliegen.
HTML-Dateien können nicht direkt in eVergabe
bearbeitet werden, sondern müssen mit einem
geeigneten Editor erstellt und anschließend
importiert werden.
INKA
Interministerieller Ausschuss zur
Koordinierung der Datenverarbeitung in der
Bundesverwaltung
Kategorien
Kategorien dienen zur Klassifizierung von
Objekten nach Branchen oder anderen firmenoder projektspezifischen Aspekten. Die
Kategorisierung von Objekten ermöglicht eine
schnelle und projektorientierte
Lieferantenauswahl sowie einen gezielten
Zugriff auf archivierte Vorlagen zur Erstellung
der Vergabeunterlagen.
© Healy Hudson GmbH
Ein KO-Kriterium ist ein wesentliches Kriterium
für die Bewertung potenzieller Lieferanten.
Eine Einkäuferfirma definiert ein Kriterium
dann als KO-Kriterium, wenn sie grundsätzlich
nur Lieferantenfirmen berücksichtigen möchte,
die dieses Kriterium erfüllen.
Kostenfaktor
Bestandteil einer Produktstruktur. Jeder
Kostenfaktor beschreibt eine ausgeschriebene
Dienstleistung oder ein ausgeschriebenes
Produkt. Die Definition des Kostenfaktors
liefert den potenziellen Lieferanten alle zur
Angebotsabgabe erforderlichen Informationen.
In eVergabe können alternative
Kostenfaktoren definiert werden.
Kostenfaktoren können auch als optional
gekennzeichnet sein.
Kundenfirma
Entspricht einem Mandanten, der
Vergabeverfahren startet und Produkte oder
Dienstleistungen beziehen möchte.
Lieferantenfirma
Firma, die in eVergabe als Lieferant registriert
ist und in dieser Rolle zur Abgabe eines
Angebots im Rahmen eines
Teilnahmewettbewerbs oder einem
Vergabeverfahren aufgefordert werden kann.
Seite 88
Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Technische Spezifikation
Mandant
Mandant ist ein Überbegriff für Lieferant und
Kunde.
Ein Mandant ist ein eigenständiger Bereich, für
den z.B. Vergabeverfahren erstellt werden
sollen. Daher kann ein Mandant eine
juristische Person sein oder eine
untergeordnete Organisationseinheit.
Je Mandant können eigene
Systemeinstellungen vorgenommen werden
(z.B. eigene Rollen, ERP-Anbindung,
Vorlagen).
Benutzer eines Mandanten können nur die
Vergabeverfahren des eigenen Mandanten
einsehen.
Beispiel:
Hauptmandant ist die Stadt Hauptstadt.
Untergeordnete Mandanten wären dann z.B.
das Einwohnermeldeamt, die
Entsorgungsbetriebe, die Feuerwehr, das Amt
für Jugend und Familie, das Rechts- und
Ordnungsamt.
Für das Bauamt würden weitere
untergeordnete Mandanten angelegt: das
Hochbauamt, das Tiefbauamt, das Grünamt.
Mantelbogen
Der Mantelbogen dient der vereinfachten
Einreichung eines Angebots. Er erlaubt, die
Angebotsdaten in digitaler Form zu bearbeiten
und elektronisch einzureichen, ersetzt aber die
digitale Signatur durch eine Unterschrift unter
dem Mantelbogen, der per Post vom
Lieferanten an die ausschreibende Stelle
geschickt wird.
© Healy Hudson GmbH
Der Mantelbogen enthält alle wichtigen
Informationen eines Vergabeverfahrens. Nach
der Angebotsabgabe wird mittels eines HashKeys eine Ziffern- und Zahlenfolge ermittelt,
die den Mantelbogen eindeutig dem
elektronischen Angebot zuordnet und so die
Unversehrtheit des Angebots verifiziert. Sollte
das Angebot später noch einmal bearbeitet
werden, so verändert sich automatisch der
Hash-Key des Angebots und ein neuer
Mantelbogen mit dem neuen Hash-Key muss
erstellt werden. Der Lieferant kann so die
Änderung seines digitalen Angebots
bestätigen.
Das Verfahren wird auch bei der
elektronischen Steuererklärung Elster.
Mussfelder
Mit
markierte Felder sind Pflichtfelder,
d. h., diese Felder müssen ausgefüllt werden,
bevor Sie die Seite verlassen können. Beim
Speichern erhalten Sie einen entsprechenden
Hinweis, falls Pflichtfelder nicht gefüllt wurden.
Außerdem werden nicht ausgefüllte
Pflichtfelder bzw. im falschen Format
ausgefüllte Felder mit einem Hinweis-Symbol
markiert.
Passwort
Codewort, mit dem sich Benutzer in eVergabe
anmelden. Jeder Benutzer hat ein eigenes
Passwort. Dieses sollte keinesfalls öffentlich
gemacht werden. Hat ein Benutzer sein
Kennwort vergessen, kann der Administrator
von eVergabe ein neues Passwort für diesen
Benutzer festlegen.
Projektverantwortlicher
Projektersteller/-eigentümer
Seite 89
Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Technische Spezifikation
RFI - Request for Information
RFI ist eine Informationsausschreibung, in der
die Lieferanten die Möglichkeiten haben,
Alternativen vorzuschlagen und weitere
Informationen (andere Verpackungseinheiten,
Ersatzartikel usw.) zu den ausgeschriebenen
Artikeln abzugeben.
Zielsetzung ist es, Informationen über
Anbieter, deren Produkte und Dienstleistungen
einzuholen (Marktübersicht und Vorauswahl).
Zielsetzung ist die Aufforderung zur
rechtsverbindlichen Angebotsabgabe für das
vordefinierte, nun detaillierte Lösungsszenario;
in dieser Stufe werden Leistungen, Preise,
Liefertermine sowie Rechte und Pflichten der
Vertragspartner festgelegt.
Ziel eines RFQ ist der definitive Entscheid für
einen Partner aufgrund der gesammelten
Daten.
siehe auch Vergabeverfahren
Hierzu erfolgt eine kurze Anfrage bei ca. 7-10
Anbietern, ob diese an einem qualitativen
Vergabeverfahren teilnehmen wollen. Eine
Informationsanfrage ist weniger formal und mit
geringem Aufwand zu realisieren. Sie
unterliegt nicht den vergaberechtlichen
Vorgaben zur Dokumentation und bzgl. der
Fristen.
Signatur
RFP - Request for Proposal
TimeOut
Bei einer RFP werden vier bis sieben Anbieter
aufgefordert, offene Fragen zu beantworten
und Lösungsvorschläge zu präsentieren. Ziel
ist es, die ausgeschriebenen Produkte oder
Dienstleistungen detailliert zu spezifizieren und
zwischen mehreren Lösungsmöglichkeiten die
Optimale auszuwählen. Dabei wird konkretes
Lösungswissen aus dem Markt bezogen, das
eigene Lösungsszenario überprüft bzw.
angepasst, alternative Lösungsideen
kennengelernt und beurteilt sowie mögliche
Partner und deren Arbeitsweise
kennengelernt.
Da Sie über eVergabe weitreichende
Aufgaben ausführen können, ist ein TimeOut
eingebaut. D.h. wenn Sie 10 Minuten nicht am
System gearbeitet haben, wird Ihr Zugang
automatisch gesperrt, Sie müssen sich erneut
anmelden. Zum Zeitpunkt des TimeOut nicht
gespeicherte Änderungen gehen verloren.
RFQ - Request for Quote
RFQ ist das eigentliche Vergabeverfahren bei
dem der Lieferant nur den Preis zu den
ausgeschriebenen Artikeln abgeben kann.
© Healy Hudson GmbH
Über die Signatur erfolgt die eindeutige
Identifikation eines Benutzers. Für das
Erstellen einer digitalen Signatur benötigen Sie
eine entsprechende Signaturprüfsoftware, wie
z.B. digiSeal der Firma ASENSYS oder
OPENLiMiT® vom CC Sign.
Verdingungsordnung
Die Verdingungsordnung trifft nähere
Bestimmungen über das bei der Vergabe
öffentlicher Aufträge einzuhaltende Verfahren
sowie über die Zuständigkeit und das
Verfahren bei der Durchführung von
Nachprüfungsverfahren für öffentliche
Aufträge, deren geschätzte Auftragswert die in
§ 2 VOL/A bzw. VOB/A geregelten Beträge
ohne Umsatzsteuer erreichen oder
übersteigen (Schwellenwerte).
Seite 90
Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Technische Spezifikation
Vergabetexte
Vergabetexte sind Bestandteil eines
Teilnahmewettbewerbs und eines
Vergabeverfahrens. Sie setzen sich aus
einzelnen Textbausteinen zusammen, die
durch eine festzulegende Textgliederung
strukturiert sind. In den Vergabetexten stellt
der Einkäufer für Lieferanten Informationen
über sein Unternehmen zusammen. Das
können z.B. eine Firmendarstellung mit
Ansprechpartnern, eine Darstellung der
Produktanforderungen und des geplanten
Bestellvolumens oder Angebotsbestimmungen
wie Fristen, Termine oder Liefergebiete sein.
Eine Bearbeitung der Vergabetexte durch
Lieferanten ist nicht möglich.
Vergabeverfahren
Ein Vergabeverfahren dient zur Bereitstellung
von Informationen durch die Einkäuferfirma
und zur Einholung von Informationen und
konkreten Angeboten bei verschiedenen
Lieferanten. Ziel eines Vergabeverfahrens ist
die Vergabe eines Auftrags für
Dienstleistungen oder Produkte an den
geeignetsten Lieferanten.
Siehe auch RFQ - Request for Quote
Vertreter
Bestimmte Aufgaben eines Bestellers können
in dessen Abwesenheit durch seinen Vertreter
übernommen werden. Damit ist sichergestellt,
dass Bestellungen bzw. Vergabeverfahren
stets fristgerecht abgewickelt werden können.
VgV
Vergabeverordnung - Verordnung über die
Vergabe von öffentlichen Aufträgen - regelt
insbesondere die Schwellenwerte sowie die
© Healy Hudson GmbH
Vorinformationspflicht der nicht
berücksichtigten Bieter
VOB
Verdingungsordnung für Bauleistungen
VOF
Verdingungsordnung für freiberufliche
Leistungen
VOL
Verdingungsordnung für Leistungen
Vorgesetzte
Um die Genehmigungsverfahren des
Bestellprozesses abbilden zu können, muss
jedem Besteller ein Vorgesetzter zugeordnet
werden.
Vorinformation
Vorinformationen sind unverbindliche
Ankündigungen beabsichtigter
Vergabeverfahren. Vorinformationen sollen
gemäß § 17a Nr. 3 VOL/A bzw. VOB/A zu
Beginn eines Haushaltsjahres für alle in den
nächsten zwölf Monaten geplanten Aufträge
mit einem Auftragsvolumen von mehr als
750.000 EUR erfolgen. In den
Vergabeverfahren, die später tatsächlich
umgesetzt werden, können die in der VOL/A
bzw. VOB/A festgelegten Fristen gemäß § 18a
Nr. 1 Abs. 2 VOL/A bzw. VOB/A verkürzt
werden.
Webadresse
Adresse, über die eVergabe aufgerufen wird.
Diese Adresse wird neuen Benutzern von
eVergabe vom Administrator mitgeteilt.
Seite 91
Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Technische Spezifikation
WiBe 4.0
Empfehlung zur Durchführung von
Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen in der
Bundesverwaltung, insbesondere beim
Einsatz der IT, Version 4.0, 2004 - abrufbar
unter www.kbst.bund.de
http://www.kbst.bund.de/cln_011/nn_836802/C
ontent/Wirtschaft__u__Recht/Ufab/ufab__node
.html__nnn=true.
WiBe 4.0 ist das standardisierte Vorgehen der
KBSt zur Ermittlung der Wirtschaftlichkeit, die
in die Haushaltsplanung übernommen wird.
Die Wirtschaftlichkeitsberechnung erfolgt in
vier Schritten:

bei Erstellung des Grobkonzepts

als Zwischen-Kalkulation bei Erstellung
des Feinkonzepts

als Freigabe-Kalkulation bei Einführung
der IT-Maßnahme

als Erfolgskontrolle
Zugriffsrecht
Eine bestimmte für ein Objekt eingeräumte
Berechtigung. Für jede Tätigkeit wird in
eVergabe ein bestimmtes Zugriffsrecht
vorausgesetzt.
ZVB
Zusätzliche Vertragsbedingungen der
ausschreibenden Stelle
© Healy Hudson GmbH
Seite 92
Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Index
A
B
Abgeben unvollständiger Angebote ...................... 42
Administratoren ..................................................... 85
Allgemeine Informationen zum
Angebotsassistenten...................................... 67
Allgemeine Informationen zum
Wettbewerblichen Dialog ............................... 51
Am Dialog teilnehmen ........................................... 54
Angebot zurückziehen und wieder aufnehmen ..... 47
Angebote abgeben................................................ 42
Angebote ablegen ................................................. 18
Angebote bearbeiten ............................................. 20
Angebote elektronisch abgeben ............................ 42
Angebote erstellen ................................................ 14
Angebote für beschränkte Verfahren erstellen ...... 15
Angebote für offene Verfahren erstellen ............... 15
Angebote signieren ............................................... 43
Angebotsabgabe beim Wettbewerblichen Dialog.. 51
Angebotsabgabe nach einem Korrekturzyklus ...... 58
Angebotsbearbeitung und -abgabe
Sonderfälle ..................................................... 49
Anhang
Beispiele zu Rabattverfahren ......................... 60
Anlagen einsehen bzw. hinzufügen ...................... 22
Anmeldung ............................................................ 67
Anmeldung über Bieterlogin .................................. 14
Antworten im Forum lesen .................................... 40
Arbeiten in der Baumstruktur ................................ 74
Arbeiten mit angehängten Dateien........................ 82
Arbeiten mit Tabellen ............................................ 77
Aufbau des Fragenkatalogs .................................. 36
Ausnahmetatbestand ............................................ 85
Ausschreibungsplattform eVergabe ........................ 7
Auswertung ........................................................... 85
AVA-Software ....................................................... 85
Beispiel für die Rabattvergabe in einem
Vergabeprojekt nach VOB
(Standardverfahren)....................................... 62
Beispiel für die Rabattvergabe in einem
Vergabeprojekt nach VOL (Auf/Abgebotsverfahren nur für Lose) .................. 65
Beispiel für die Rabattvergabe in einem
Vergabeprojekt nach VOL (Auf/Abgebotsverfahren) ...................................... 64
Beispiel für die Rabattvergabe in einem
Vergabeprojekt nach VOL
(Standardverfahren)....................................... 60
Benutzergruppe .................................................... 85
Benutzername ...................................................... 85
Benutzerrolle......................................................... 85
Besteller ................................................................ 86
Bieten bei Auktionen ............................................. 49
Bieterauswahl ....................................................... 86
Bieterfirma ............................................................ 86
BMI 86
BVB ...................................................................... 86
© Deutsche eVergabe - Eine Marke der Healy Hudson GmbH
www.deutsche-evergabe.de
C
Cookies ................................................................. 86
CPV ...................................................................... 86
D
Das elektronische Angebot ................................... 11
Der Angebotsprozess ........................................... 10
Der Arbeitsbereich ................................................ 70
Der Arbeitsschritt Dialog ....................................... 55
Der elektronische Angebotsassistent im
Überblick........................................................ 12
Dialog wiederaufnehmen ...................................... 57
Die Bearbeitung eines erstellten Angebots
fortsetzen ....................................................... 18
Seite 93
Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Index
E
L
Einführung in die Thematik ................................... 10
Einkäufer ............................................................... 86
Einkäuferfirma ....................................................... 87
Einleitung ................................................................ 7
Elektronisch mittels Signatursoftware signieren .... 43
Elektronische Signatur in eVergabe ...................... 82
E-Mail .................................................................... 87
E-Mail-Empfänger ................................................. 87
EVB-IT .................................................................. 87
Leistungseigenschaften ausfüllen ......................... 29
Leistungsverzeichnis bearbeiten ........................... 26
Leistungsverzeichnisse ex- und importieren ......... 30
Lieferantenfirma .................................................... 88
Lose auswählen .................................................... 25
F
Formulare.............................................................. 81
Formulare bearbeiten ............................................ 23
Formulare und Dateien ......................................... 81
Forum für Fragen und Antworten .......................... 38
Fragen beantworten .............................................. 37
Fragen in das Forum einstellen ............................. 38
Fragenkatalog ....................................................... 87
G
GAEB .................................................................... 87
Gebote abgeben ................................................... 49
Gewichtung ........................................................... 88
GWB ..................................................................... 88
H
Handschriftlich signieren mit
Mantelbogenverfahren ................................... 46
Haupt- und Nebenangebote .................................. 16
HTML-Datei........................................................... 88
I
Informationen zum Angebot .................................. 21
Informationen zur Hilfe ............................................ 8
INKA ..................................................................... 88
K
Kategorien............................................................. 88
KBSt ...................................................................... 88
KMU ...................................................................... 88
KO-Kriterium ......................................................... 88
Kostenfaktor .......................................................... 88
Kriterienkatalog bearbeiten ................................... 36
Kundenfirma.......................................................... 88
© Healy Hudson GmbH
M
Mandant ................................................................ 89
Mantelbogen ......................................................... 89
Menüzeile des Angebotsassistenten .................... 72
Mögliche Dialogabläufe ........................................ 53
Mussfelder ............................................................ 89
N
Nebenangebote erstellen ...................................... 17
P
Passwort ............................................................... 89
Passwort vergessen ............................................. 69
Preise für Positionen eingeben ............................. 27
Projektverantwortlicher ......................................... 89
R
Rabattart Auf- und Abgebotsverfahren ................. 63
Rabattart Auf- und Abgebotsverfahren nur für
Lose ............................................................... 65
Rabattart Standardverfahren ................................ 60
Rabatte vergeben ................................................. 34
RFI - Request for Information ............................... 90
RFP - Request for Proposal .................................. 90
RFQ - Request for Quote ...................................... 90
S
Schnittstelle Bekanntmachungsportal Deutsche
eVergabe ....................................................... 70
Signatur ................................................................ 90
Staffelpreise erfassen ........................................... 29
T
Tabellen durchsuchen .......................................... 78
Tabellenansicht verändern.................................... 77
Technische Spezifikation ...................................... 83
TimeOut ................................................................ 90
Seite 94
Benutzerhandbuch eVergabe für Bieter
eVergabe
Index
U
Über Login-Daten anmelden ................................. 67
Über Signaturkarte anmelden ............................... 68
Überblick zum Thema Angebotspreise ................. 24
Übersicht ............................................................... 70
V
Verdingungsordnung ............................................. 90
Vergabetexte......................................................... 91
Vergabeverfahren ................................................. 91
Vermerke hinterlegen ............................................ 33
Vertreter ................................................................ 91
VgV 91
VOB ...................................................................... 91
VOF ...................................................................... 91
VOL ....................................................................... 91
Vorgesetzte ........................................................... 91
Vorinformation....................................................... 91
W
Webadresse .......................................................... 91
Weitere Hauptangebote erstellen .......................... 16
Weiterer Verlauf des Dialogs ................................ 57
WiBe 4.0 ............................................................... 92
Z
Zugriffsrecht .......................................................... 92
ZVB 92
© Healy Hudson GmbH
Seite 95
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