Benutzerhandbuch - Software24.com GmbH

Benutzerhandbuch - Software24.com GmbH
Benutzerhandbuch
Win-IMOS 7
Software24.com GmbH, Salzburger Str. 70, 83071 Stephanskirchen
INHALTSVERZEICHNIS
HAUPTFENSTER.................................................................................................... 4
Erste Schritte in Win-IMOS .........................................................................................................4
Hauptbildschirm ..........................................................................................................................5
Schnellsuche - Allgemein ...........................................................................................................6
Nachweise ..................................................................................................................................7
Dokumenten- und Nachweis Management Was ist das? ....................................................................... 7
Dokumenten- und Nachweis Management ............................................................................................ 7
Dokumenten- und Nachweis Management - Neu ................................................................................ 13
Dokumenten- und Nachweis Management - Umbenennen.................................................................. 15
Dokumenten- und Nachweis Management - Dateiordner wechseln .................................................... 15
Dokumenten- und Nachweis Management - in andere Ordner verschieben ........................................ 17
Dokumenten- und Nachweis Management - Nachweis als neuen Termin übernehmen ...................... 17
Dokumenten- und Nachweis Management - Neue Hauptgruppe anlegen ........................................... 18
Dokumenten- und Nachweis Management - Neuen Ordner in ausgewählter Hauptgruppe anlegen ... 18
Brief .......................................................................................................................................... 19
Textverarbeitung - Win-IMOS .............................................................................................................. 19
Textverarbeitung - Externe ................................................................................................................... 20
Textverarbeitung - Interne, Start .......................................................................................................... 22
Textverarbeitung - Interne, Neu/Bearbeiten ......................................................................................... 24
Textverarbeitung - Interne - Schalter Seriendruckfeld einfügen ........................................................... 32
Textverarbeitung - Dokumentvorlage speichern als ............................................................................. 33
Textverarbeitung - Interne - Automatische Archivierung ...................................................................... 35
Textverabeitung - Interne - Nachweis erstellen .................................................................................... 35
Termine .................................................................................................................................... 36
Terminliste ........................................................................................................................................... 36
Terminliste - Neu/Bearbeiten ............................................................................................................... 38
Terminliste - Termin als Nachweis ....................................................................................................... 39
REGISTER ANGEBOT/EXPOSÉ ............................................................................. 40
Hauptmenü - Register Angebot/Expose .................................................................................. 40
REGISTER OBJEKTE ........................................................................................... 45
Hauptmenü - Register Objekte ................................................................................................ 45
Objektdaten - Allgemein .......................................................................................................... 47
Objektdaten - Register Objekt ................................................................................................. 49
Objektdaten - Register Preis.................................................................................................... 49
Objektdaten - Register Preis - Daten Verkauf ......................................................................... 51
Objektdaten - Register Preis - Daten Vermietung ................................................................... 52
Objektdaten - Register Flächen/Kriterien ................................................................................ 54
Objektdaten - Register Texte ................................................................................................... 54
Objektdaten - Register Bilder/Dokumente ............................................................................... 56
Objektdaten - Register Internet................................................................................................ 57
Objektdaten - Register Eigentümer ......................................................................................... 58
Objektdaten - Register Kontakte.............................................................................................. 58
Objektdaten - Register Daten .................................................................................................. 60
Kriteriensuche - Objekt ............................................................................................................ 60
Import aus Fremddatenbanken................................................................................................ 61
Hauptmenü - Register Objekte - Liste der verkauften Objekte ................................................ 63
Register Objekte - Provisionen ................................................................................................ 65
Register Objekte - Provisionen - Provisionen .......................................................................... 66
Register Objekte - Provisionen - Provisionen - Neu/Bearbeiten ............................................. 67
Register Objekt - Statistik ........................................................................................................ 70
Register Objekte - Anzeigen .................................................................................................... 71
Achtung: Die Grafik wird erst nach Drücken des Schalters „Anzeigen" dargestellt!!! ............. 73
Register Objekte - Anzeigen - Neu/Bearbeiten ....................................................................... 73
Adresse - Karte anzeigen ........................................................................................................ 76
REGISTER INTERESSENT ..................................................................................... 77
Hauptmenü - Register Interessent ........................................................................................... 77
Interessentendaten - Allgemein ............................................................................................... 80
Interessentendaten - Register Interessent .............................................................................. 81
Interessentendaten - Register sucht Objekt ............................................................................ 81
Interessentendaten - Register Bemerkungen .......................................................................... 82
Interessentendaten - Register Sonstige Daten........................................................................ 82
Kriteriensuche - Interessent ..................................................................................................... 82
Kontakte aus Outlook importieren ........................................................................................... 83
vCard-Dateien importieren ....................................................................................................... 84
REGISTER KONTAKTE ......................................................................................... 85
Hauptmenü - Register Kontakte .............................................................................................. 85
Kontaktdaten - Allgemein......................................................................................................... 87
REGISTER INTERNET ........................................................................................... 89
Hauptmenü - Register Internet ................................................................................................ 89
Hauptmenü - Register Internet - Zugangsdaten ...................................................................... 90
REGISTER SONSTIGES ........................................................................................ 92
Hauptmenü - Register Sonstiges ............................................................................................. 92
Hauptmenü - Register Sonstiges - Kennwort ändern .............................................................. 95
Hauptmenü - Register Sonstiges - Lizenzdaten ...................................................................... 95
REGISTER HILFE................................................................................................. 96
Hauptmenü - Register Hilfe ..................................................................................................... 96
Besondere Hilfethemen ........................................................................................................... 97
Hinweise zu der Netzwerkinstallation ................................................................................................... 97
Internetfax - Was ist das? .................................................................................................................. 103
Netzwerk - Einstellung der Pfade ....................................................................................................... 104
TAPI - Telefonie ................................................................................................................................. 105
Voreinstellungen - Allgemein ............................................................................................................. 106
Voreinstellungen - Einstellungen ........................................................................................................ 107
Voreinstellungen - Listen.................................................................................................................... 112
Bericht auswählen - Fenster .............................................................................................................. 113
Bericht - Exportieren .......................................................................................................................... 114
Berichtsdesigner - Was ist das? ......................................................................................................... 116
Berichtsdesigner - Praxisbeispiel ....................................................................................................... 117
Fenster Bestellung ............................................................................................................................. 118
Fenster E-Mail senden ....................................................................................................................... 119
Fenster Fax senden ........................................................................................................................... 120
ANGEBOT UND EXPOSÉ - AUSWAHL .................................................................................... 121
LISTENEINSTELLUNG .............................................................................................................. 122
WEITERE PRODUKTE ........................................................................................ 122
Vertrieb .............................................................................................................................................. 124
Hauptfenster
Erste Schritte in Win-IMOS
1. Was ist Win-IMOS?
Win-IMOS - das Windows-Immobilien Makler Organisations System
erfüllt alle wichtigen Aufgaben im täglichen Maklerbetrieb und zeichnet sich darüber hinaus durch
einfachste Bedienung aus. Win-IMOS ist eine reine 32-Bit Version für Windows XP, Vista und Windows 7.
Besondere Merkmale des neuen Win-IMOS sind:
- einfachste Datenerfassung von beliebig vielen Objekten und Interessenten
- neue moderne und übersichtliche Oberfläche
- neue integrierte Textverarbeitung, die das Versenden der Dokumente per E-Mail oder Internetfax
ermöglicht.
- Zahlreiche integrierte Musteranschreiben und Musterdokumente
- mehrstufiges automatisches Suchsystem zum Auffinden passender Objekte und Interessenten
- automatische und manuelle Nachweisführung
- eingebauter Terminplaner
- vollautomatische Microsoft Word Schnittstelle zur Erstellung von Exposes
enorm
"Ausdrucksstark"
durch
vollkommen
frei
gestaltbare
Listen
Integrierte
Provisionsabrechnung
- Anzeigenverwaltung
- Internetmodul zur schnellen und einfachen Übertragung Ihrer Objekte in bis zu 16 Immobilienportalen
- auch als Netzwerkversion lieferbar
- und, und, und
2. Erster Start
Der Start von Win-IMOS wird durch das nachfolgende Kennwort geschützt
Klicken Sie diese Option, wenn Sie den Start von Win-IMOS durch ein Kennwort schützen wollen. Geben
Sie das Kennwort ein und wiederholen Sie sicherheitshalber die Eingabe. Das neue Kennwort wird
gespeichert.
Gleich nach dem Start fragt Win-IMOS das Kennwort ab. Wenn das Kennwort 3x falsch eingegeben
wurde, wird der Programmstart abgebrochen.
Falls Sie Ihr Kennwort vergessen haben und Sie sich als rechtmäßiger Besitzer von Win-IMOS
ausweisen können, kontaktieren Sie bitte unseren Vertrieb.
Der Kennwortschutz wird nicht mehr benötigt und soll deshalb aufgehoben werden
Wenn Sie es nicht für erforderlich halten den Programmstart durch ein Kennwort zu schützen, wählen Sie
diese Option. Die Abfrage des Kennwortes bei einem Programmstart entfällt.
Kennwort-Dialog
Beim Start von Win-IMOS werden Sie nach einem Kennwort gefragt. Wenn Sie noch kein Kennwort
vergeben haben oder das Programm gerade erst installiert haben, drücken Sie einfach die Return-Taste.
Um das Kennwort einzugeben, zu ändern oder zu löschen, wählen Sie den Register Sonstiges –
Kennwort. Durch die Eingabe eines Kennwortes ist es für Unbefugte nicht möglich Win-IMOS zu starten.
Hauptbildschirm
Die neue Oberfläche von Win-IMOS 7
Übersichtliche Aufteilung in Register:
1. Titelleiste mit Schaltflächen für die
Textverarbeitung,
Termine und
Nachweise
2. Register: Angebot/Expose, Objekte, Interessenten, Kontakte, Internet, Sonstiges und Hilfe. Eine
Unterteilung in Gruppen mit Titel und den darin enthaltenen Schaltflächen sorgen für die optimale
Übersicht.
3. Hauptfensterbereich, dessen Inhalt sich - je nach dem ausgewählten Register (siehe 2.) - verändert.
4. Statusleiste: hier sind Informationen (z.B. Objekt-/Interessentenanzahl, Programmversion etc.) und
Schaltflächen für
weitere Programmfunktionen zu finden.
Wir wünschen Ihnen viel Spaß und Erfolg beim Arbeiten mit Win-IMOS.
Ihr Win-IMOS Projektteam
P.S. Bei Fragen oder Anregungen, steht Ihnen unser Vertrieb jederzeit gerne zur Verfügung.
Schnellsuche - Allgemein
Die Schnellsuche dient zur Auswahl von Objekten, Interessenten oder Kontakten.
Über das Eingabefeld geben Sie den Suchbegriff (mindestens 3 Zeichen) ein.
Wenn Sie die Suche mit <Eingabe> oder <Tab> starten wird der Begriff in allen Feldern der
entsprechenden Datenbanktabelle gesucht.
Als Ergebnis erscheinen die wichtigsten Informationen zum Datensatz und in welchem Feld der
Suchbegriff gefunden wurde.
Schalter Alle Auswählen:
Alle Datensätze des Ergebnisses werden als Auswahl vorbelegt und an das vorherige Fenster
übergeben. Sie können auch nur ein Ergebnis anklicken, dann wird der gewählte Eintrag als Auswahl
vorbelegt und an das vorherige Fenster übergeben. Das Ergebnisfenster wird geschlossen.
Schalter Stop:
Das Fenster wird ohne Auswahl geschlossen.
Option: Ganze Wörter
Suche liefert nur Ergebnisse, die mit ganzen Wörtern in der Datenbank und dem Suchbegriff
übereinstimmen.
Nachweise
Dokumenten- und Nachweis Management Was ist das?
Unter Dokumenten- und Nachweismanagement versteht man das Archivieren jeglicher Art von
Korrespondenz. Für den Immobilienmakler bedeutet dies die Archivierung aller wichtigen Vorgänge mit
dessen Kontakten und Interessenten.
Durch mehrere Auswahlmöglichkeiten, wie z.B. die Suche nach dem Interessenten, ist eine schnelle
Übersicht des Schriftverkehrs von diesem Interessenten möglich.
Wenn Sie in der internen Textverarbeitung Serienbriefe schreiben oder E-Mails/Faxe versenden, haben
Sie immer die Möglichkeit einen Nachweis dafür anzulegen dem Sie auch ein Dokument zuordnen
können. Oder wenn Sie einen Besichtigungstermin haben, erstellen Sie einen Nachweis. Später können
Sie dann zusammen mit den anderen Nachweisen dem Eigentümer belegen, welche Aktivitäten Sie für
dieses Objekt durchgeführt haben.
Dokumenten- und Nachweis Management
In Win-IMOS können Sie auf ein integriertes Dokumenten- und Nachweismanagement zurückgreifen.
Dadurch haben Sie immer alle Ihre Dokumente und Nachweise unter Kontrolle.
Dokumenten- und Nachweismanagement - Was ist das?
Alle Listen und sonstige Auswertungen lassen sich sehr einfach automatisch archivieren. Wenn Sie sich
z.B. in der Druckvorschau der Liste aller verkauften Objekte befinden, klicken Sie den Schalter
Exportieren nach PDF, Excel usw. Wählen Sie z.B. das PDF-Format und speichern Sie die Liste unter
einem bestimmten Namen ab, z.B. „verkaufte Objekte 2009". Nachdem Sie das Dokument gespeichert
haben, erfolgt von Win-IMOS eine automatische Abfrage, ob ein Nachweis erstellt werden soll. Wenn Sie
auf "Ja" klicken wird automatisch ein neuer Nachweis erstellt und mit dem PDF-Dokument verknüpft.
Somit können Sie jederzeit frühere Listen einsehen.
Das Menü:
Gruppe Auswahl:
Schalter Zurück:
Speichert die Eingaben und verlässt das Dokumenten- und Nachweismanagement.
Schalter Drucken:
Dieser Schalter startet die Druckfunktion um die Nachweisliste zu drucken. Das Fenster Bericht drucken
öffnet sich
Gruppe Nachweis:
Schalter Bearbeiten:
Öffnet den markierten Nachweis aus der Liste zum Bearbeiten.
Schalter Neu: Erstellt einen neuen Nachweis.
Schalter Löschen:
Löscht wahlweise den markierten oder alle Nachweise unwiderruflich aus der Liste.
Schalter Wiedervorlage:
Mit dieser Funktion können Sie für einen Nachweis eine Wiedervorlage erstellen. Wählen Sie zuerst den
Nachweis in der Liste aus, den Sie als Wiedervorlage erstellen wollen. Klicken Sie anschließend auf den
Schalter Wiedervorlage. Bestätigen Sie die folgende Meldung mit "Ja". Die erste Wiedervorlage wird im
Betreff mit einer (1) gekennzeichnet. Erstellen Sie von diesem Nachweis mehrere Wiedervorlagen, wird
im Betreff die Anzahl pro Wiedervorlage angezeigt.
Schalter In die Terminliste:
Fügt eine Kopie des markierten Nachweises in die Terminliste.
Schalter In anderen Ordner:
Verschiebt den markierten Nachweis in ein anderes Archiv/Ordner.
Schalter Dokumente-Dateiordner:
Öffnet ein Fenster, das Ihnen eine Übersicht bietet, in welchen Ordnern auf Ihrem Rechner Dokumente
abgespeichert sind, die einem Nachweis zugeordnet sind. Sie können hier den Pfad für automatisch
erstellte Nachweise ändern oder den unten beschriebenen Nachweisordner verschieben und so an
einem anderen Ort abspeichern.
Löschen Sie keine Dokumente von Ihrer Festplatte die einem Nachweis zugeordnet sind. Die
Zuordnung würde gelöscht werden, da das Dokument nicht mehr existiert. Es wird empfohlen
alle Dokumente in dem zugewiesenen Nachweisordner abzulegen (dieser wird bei der Installation von
Win-IMOS automatisch unter <Eigene Dateien>\WinIMOS\Nachweise erstellt).
Gruppe Senden:
Schalter E-Mail:
Das Fenster Empfänger wird geöffnet. Sie können direkt aus dem Dokumenten- und
Nachweismanagement eine E-Mail versenden lassen, sofern Sie dem Nachweis einen Interessenten
zugeordnet haben.
Schalter Fax:
Das Fenster Empfänger wird geöffnet. Sie können direkt aus dem Dokumenten- und
Nachweismanagement ein Fax versenden lassen.
Gruppe Liste:
Schalter Datenexport:
Nach dem Klick auf die Schaltfläche "Datenexport" beginnt Win-IMOS selbstständig mit dem Export und
informiert Sie nach erfolgreicher Beendigung mit einer Meldung über den Speicherort der CSV-Datei, in
der die Nachweisliste gespeichert wurde. Diese CSV-Datei kann z.B. mit Microsoft Excel
weiterverarbeitet werden.
Gruppe Ansicht:
Auswahlfeld Gruppiert nach Datum:
Mit dieser Funktion können Sie die Nachweise nach Datum gruppieren lassen. Die Gruppierung nach
Datum erfolgt, sobald Sie den Haken gesetzt haben. Bei Entfernen des Hakens, wird die Gruppierung
aufgehoben.
Suchkriterien für Nachweise:
Interessent/Kontakt -> Schalter
/
:
Über den ersten Schalter können Sie Nachweise anzeigen lassen, die speziell einem Interessent oder
Kontakt zugeordnet sind. Ein Klick auf den zweiten Schalter setzt die Einschränkung zurück.
Objekt -> Schalter
/
:
Über den ersten Schalter können Sie Nachweise anzeigen lassen, die speziell einem Objekt zugeordnet
sind. Ein Klick auf den zweiten Schalter setzt die Einschränkung zurück.
Auswahl Zeitraum:
In diesem Auswahlfeld können Sie den anzuzeigenden Zeitraum einschränken. Hierzu stehen Ihnen
vordefinierte Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung. Je nach Auswahl stehen Ihnen 2 Datumsfelder zur
Verfügung, über die Sie den Zeitraum manuell angegeben können.
Bearbeiter:
Haben Sie den Nachweisen bestimmte Bearbeiter zugewiesen, können Sie über diese Option die Ansicht
einschränken.
Auswahlfeld Nur mit Dokument:
Ist diese Option aktiviert, werden nur Nachweise mit zugeordneten Dokumenten angezeigt. Nachweise
ohne Dokumente werden hierbei nicht berücksichtigt.
Auswahlfeld Nur Kosten:
Ist diese Option aktiviert, werden nur Nachweise mit entstandenen Kosten angezeigt. Nachweise ohne
eingetragenen Kosten werden hierbei nicht berücksichtigt.
Anzeige der Nachweise:
Links - Ordnerstruktur / Archiv:
Die Nachweise lassen sich im Archiv beliebig in Ordnern ablegen, vergleichbar mit dem
Windows-Explorer. Allerdings stellen diese Ordner keine Ordner auf Ihrer Festplatte dar, sondern sind
nur virtuell angelegt.
In unserem Beispiel sind Schriftverkehr und Verträge eine Hauptgruppe. Angebote, Expose, Kontakte
etc. nennen sich Ordner. Klicken Sie eine beliebige Hauptgruppe oder einen Ordner mit der rechten
Maustaste an, es öffnet sich ein neues Auswahlmenü. Den selben Effekt hat auch der Schalter
, der
sich über der Suchenfunktion befindet.
Mehrere Möglichkeiten stehen Ihnen dazu zur Verfügung:
Umbenennen
Mit dieser Funktion können Sie bereits angelegte Hauptgruppen oder Ordner umbenennen.
Neuen Ordner in dieser Hauptgruppe anlegen
Jeder Hauptgruppe können Sie beliebig viele Ordner zuordnen. Sie klicken die Hauptgruppe an, wo Sie
Ihren Ordner hinterlegen möchten. Das Fenster Neuen Ordner in ausgewählter Hauptgruppe anlegen
öffnet sich.
Neue Hauptgruppe anlegen
Es können beliebig viele Hauptgruppen angelegt werden.
Ordner löschen
Mit dieser Funktion können Sie bereits angelegte Ordner löschen. Klicken Sie in der Liste der
Dokumentenvorlagen den Ordner an den Sie löschen möchten.
Wenn einem Ordner ein Dokument hinterlegt ist, erscheint eine Abfrage ob dieser Ordner wirklich
gelöscht werden soll. (Alle darin gespeicherten Nachweise mit Dokumentenzuordnung werden dabei
ebenfalls gelöscht. Das Dokument selbst bleibt auf der Festplatte gespeichert.) Diese Meldung
bestätigen Sie dann mit ja oder nein. Wenn einem Ordner kein Dokument hinterlegt ist, wird der Ordner
ohne Abfrage gelöscht.
Hauptgruppe löschen
Löscht die gewählte Hauptgruppe inklusive Ordner und deren zugeordneten Dokumente.
Dokumente aus Ordner verschieben in...
Mit dieser Funktion können bereits angelegte Nachweise in andere Ordner verschoben werden. Die
zugeordneten Dokumente werden ebenfalls in den neu ausgewählten Ordner verschoben.
Mitte - Liste:
Diese Liste zeigt Ihnen alle Nachweise, die auf Grund Ihrer Auswahl (Suchkriterien für Nachweise)
passend sind. Angezeigt wird dabei das Datum, Betreff und die Aktivität des Nachweises.
Das weiße Feld unterhalb der Liste ermöglicht es Ihnen, Notizen zu den jeweiligen Nachweisen
hinzuzufügen. Klicken Sie einen Nachweis in der Liste an, schreiben Sie eine Notiz, diese wird zu dem
gewählten Nachweis gespeichert. Beim nächsten Mal, wenn Sie diesen Nachweis in der Liste anklicken,
sind Ihre Notizen wieder sichtbar.
Rechts - Vorschau:
Ist einem Nachweis ein Dokument zugeordnet, so können Sie in diesem Abschnitt die Vorschau des
Dokuments betrachten.
aktiviert die Vorschau im Dokumenten-/Nachweismanagement
Sollten Sie dem Nachweis ein Dokument zugeordnet haben, das in der Vorschau nicht angezeigt werden
kann, erscheinen Ihnen zusätzlich zu der Autovorschau die Symbole
und
. Mit dem Fernglas
können Sie versuchen das Dokument in der Vorschau anzuzeigen. Mit der zweiten Schaltfläche starten
Sie die Datei mit dem dafür zugeordnetem Standard-Programm.
Folgende Symbole unter der Vorschau sind nur sichtbar, wenn dem Nachweis ein Dokument zugeordnet
ist:
Mit dieser Funktion können Sie für einen Nachweis eine Wiedervorlage erstellen.
Wählen Sie zuerst den Nachweis aus, den Sie als Wiedervorlage erstellen wollen. Klicken Sie
anschließend auf den Schalter Wiedervorlage. Bestätigen Sie die folgende Meldung mit "Ja". Das
Fenster Dokument und Nachweis zur Bearbeitung wird geöffnet. Die erste Wiedervorlage wird im Betreff
mit einer (1) gekennzeichnet. Erstellen Sie von diesem Nachweis mehrere Wiedervorlagen, wird im
Betreff die Anzahl pro Wiedervorlage angezeigt.
Um das zugeordnete Dokument zu bearbeiten, klicken Sie auf den Schalter Bearbeiten.
Das Dokument wird geöffnet.
Mit diesem Schalter können Sie direkt aus der Dokumentenvorschau einen von Ihnen markierten Text
in die Zwischenablage kopieren. Diesen kopierten Text können Sie z.B. in ein Word Dokument
wieder einfügen oder aber auch in ein anderes bereits in Win-IMOS angelegten Dokument.
Mit dem Lupensymbol Plus und Minus können Sie den Zoomfaktor verändern. Klicken
Sie auf das Lupensymbol Plus, wird die Vorschau vergrößert, klicken Sie auf das Lupensymbol
Minus wird die Vorschau verkleinert.
Unten - Fußleiste:
Suche starten (F4 auf Ihrer Tastatur): Im linken unteren
Fensterbereich finden Sie eine Suchenfunktion. Klicken Sie dazu in das Feld "Suche starten" und geben
den Namen des Nachweises ein, den Sie suchen möchten. Klicken Sie anschließend auf die Lupe um die
Suche zu starten. Mit dem Schalter
Suchenfunktion.
, der nach Eingabe des Suchwortes erscheint, beenden Sie die
Diese Statusleiste zeigt Ihnen die Zuordnung des Nachweises zu Objekten und Interessenten an.
Desweiteren wird angegeben, in welchem Verzeichnis das zugewiesene Dokument gespeichert ist.
Dokumenten- und Nachweis Management - Neu
Mit Hilfe dieses Fensters erstellen Sie die Nachweise für Ihre Interessenten, Objekte und Kontakte.
Gruppe Bearbeiten:
Schalter Speichern:
Speichert die angegebenen Daten in die Datenbank.
Schalter Abbruch:
Über diesen Schalter verlassen Sie dieses Fenster ohne die geänderten Daten zu speichern.
Gruppe Ausgewähltes Dokument:
In dieser Gruppe wird Ihnen angezeigt ob Sie ein Dokument bereits hinzugefügt haben. Ihnen wird nicht
der gesamte Pfad zur Datei angezeigt, sondern lediglich der Dateiname. Je nachdem ob Sie eine Datei
zugeordnet haben oder nicht, können Sie folgende Aktionen ausführen:
- Sie wählen über den Windows-Explorer eine neue Datei aus, die dem Nachweis dann zugeordnet wird.
- Sie löschen die Zuordnung der Datei zu dem Nachweis (im Beispiel die Datei angebot-lang
kauf1_09-12-10_1807.doc).
- Sie schauen sich das zugewiesenen Dokument in der Vorschau an.
!Bitte Beachten!
Die Dateien die Sie den Nachweisen zuordnen werden nicht in der Datenbank abgespeichert. Wenn Sie
diese Dateien auf Ihrer Festplatte verschieben oder entfernen kann Win-IMOS diese Dokumente nicht
mehr zuordnen und anzeigen.
Weitere Hinweise für Kunden mit der Netzwerkversion finden Sie hier.
In der weiteren Anzeige dieses Fenster können Sie die spezifischen Daten zu diesem Nachweis
angeben.
Feld Datum:
Geben Sie über dieses Feld das Datum des Nachweises an. Bei einer Neuanlage wird das Tagesdatum
vorbelegt. Klicken Sie auf den nach unten gerichteten Pfeil um die Kalenderfunktion zu öffnen und das
Datum auszuwählen.
Feld Zeit:
Geben Sie nun das Datum des Nachweises an. Bei der Neuanlage wird hier die aktuelle Zeit vorbelegt,
welche Sie aber natürlich überschreiben können.
Feld Dauer in Min:
Geben Sie die voraussichtliche Dauer des Termins an.
Textfeld Betreff:
Geben Sie hier den Grund des Nachweises ein, z.B. Gutachten Objekt FO0001.
Auswahlbox Ordner:
Wählen Sie den Speicherort im Dokumenten-/Nachweismanagement aus, an dem dieser Nachweis
abgelegt werden soll.
Auswahlbox Aktivität:
Wählen Sie die entsprechende Aktivität, z.B. Telefonanruf aus der Liste aus. Die Vorgaben können Sie im
Register Sonstiges - Voreinstellungen - Register Listen ändern.
Auswahlbox Bearbeiter:
Hier können Sie den Bearbeiter festlegen. Die Vorgaben könne Sie im Register Sonstiges Voreinstellungen - Register Einstellungen ändern.
Textfeld Treffpunkt:
Geben Sie hier einen evtl. Treffpunkt an.
Textfeld Kosten:
Es können evtl. entstandene Kosten eingetragen werden.
Textfeld PKW-km:
Hier können Sie gefahrene Kilometer angeben.
Textfeld Bemerkung:
Dieses Feld steht zur freien Verfügung. Sie können dort alles Wichtige hinzu fügen.
Schalter
und
:
Über das Lupen-Symbol öffnet sich die Schnellsuche. Über diese geben Sie einen Suchbegriff ein. Je
nachdem ob Sie ein Objekt, Interessent oder Kontakt suchen, wird Ihnen dann die Liste der gefundenen
Datensätze angezeigt. Nachdem Sie einen Datensatz ausgewählt haben, wird dieser dem Nachweis
zugeordnet
Über das schwarze Kreuz-Symbol entfernen Sie den verweis zwischen dem Objekt, Interessent oder
Kontakt mit dem Nachweis.
Wenn Sie die Interessenten- oder Objektnummer bereits wissen, die Sie dem Nachweis zuordnen wollen,
können Sie diese in die jeweiligen Eingabefelder eintragen ohne vorher die Schnellsuche starten zu
müssen. Da Sie bei den Kontakten keine eigene Nummer vergeben könne, steht diese Funktion hier nicht
zur Verfügung.
Dokumenten- und Nachweis Management - Umbenennen
Auf der linken Seite haben Sie die Möglichkeit in der Baumansicht die Hauptgruppe oder den Ordner zu
wählen, den Sie umbenennen möchten.
Aktuell ausgewählt:
Hier wird angezeigt welche Hauptgruppe oder Ordner Sie ausgewählt haben, der umbenannt werden
soll.
Umbenennen in:
Hier tragen Sie den neuen Namen der Hauptgruppe oder des Ordners ein.
Anschließend klicken Sie auf den Schalter Umbenennen. Die Hauptgruppe oder der Ordner wurde in
der Liste der Dokumentenvorlage umbenannt.
Schalter Zurück
Wenn Sie zuvor den Schalter Umbenennen getätigt haben, speichert der Schalter Zurück die Eingaben
und schließt das Fenster. Sollten Sie den Schalter
Umbenennen nicht angeklickt haben, wird das Fenster ohne zu speichern geschlossen.
Dokumenten- und Nachweis Management - Dateiordner wechseln
Wenn Sie über das Dokumenten- und Nachweismanagement Nachweise mit zugewiesenen
Dokumenten erstellen, dann können die zugewiesenen Dokumente an unterschiedlichen Orten auf Ihrer
Festplatte liegen. Sollte aus bestimmten Gründen das Dokument auf der Festplatte fehlen, kann
Win-IMOS das Dokument im Nachweismanagement nicht mehr aufrufen. Daher ist es sinnvoll alle
Nachweise zentral in einem Ordner zu sichern. Das erleichtert ebenfalls das Sichern Ihrer Firmendaten.
Wenn Sie sich entscheiden Dokumente aus einem bestimmten Ordner in einen anderen zu verschieben,
müssen Sie erst die Dokumente suchen und in das neue Verzeichnis umkopieren. Die entsprechenden
Nachweise müssen nachbearbeiten und die Dokumente aus dem neuen Ordner den Nachweisen wieder
neu zugeordnet werden.
In diesen Schritten unterstützt Sie folgendes Fenster:
Es zeigt Ihnen an, in welchen unterschiedlichen Pfaden Ihre Dokumente liegen. Die Pfade auf dem
Screenshot sind Beispielpfade und weichen möglicherweise von denen auf Ihrem Rechner ab. Über
wenige Klicks können Sie die Dokumente verschieben und die Nachweise werden entsprechend
angepasst.
Das Fenster ist wie folgt aufgebaut:
Text: Der aktuell zugewiesene Ordner für automatisch generierte Dokumente (Nachweis
automatisch erstellen) ist
Hier wird Ihnen der Pfad angezeigt, in dem Win-IMOS Nachweise erzeugt. Dies ist z.B. dann der Fall,
wenn Sie in der internen Textverarbeitung einen Seriendruck durchführen und Nachweise erzeugen
lassen wollen. Dann werden die PDF-Dokumente in das angegebene Verzeichnis erstellt.
Über das Lupen-Symbol auf der rechten Seite können Sie diesen Pfad ändern.
Textfeld: Die den Nachweisen zugeordneten Dokumente befinden sich aktuell in folgenden
Ordnern
In diesem Textfeld werden Ihnen die unterschiedlichen Pfade angezeigt, in denen die Nachweise bzw.
deren Dokumente gespeichert sind.
Sobald Sie einen Eintrag markiert haben, wird dieser Pfad als Quelle übernommen.
Text: Quelle
Beinhaltet den ausgewählten Pfad aus dem Textfeld.
Text: Ziel
Wählen Sie über das rechte Lupen-Symbol das Verzeichnis aus, in dem die Dokumente von "Quelle"
verschoben werden sollen.
Schalter: Ausgewählten Ordner verschieben
Mit dieser Schaltfläche verschieben Sie die Dokumente von "Quelle" nach "Ziel". Desweiteren werden die
Nachweise, deren Dokumente in "Quelle" liegen, automatisch nachbearbeitet und der Pfad zum
Dokument auf das Ziel-Verzeichnis geändert.
Dokumenten- und Nachweis Management - in andere Ordner verschieben
Von Ordner:
Klicken Sie zuerst links in der Baumansicht auf den Ordner, dessen Dokumente Sie verschieben
möchten. Mit Klick auf "in andere Ordner verschieben" wird der Name des Ordners angezeigt.
In Ordner:
Klicken Sie links in der Baumansicht den Ordner an, in den die Dokumente des zuerst gewählten Ordners
verschoben werden sollen.
Anschließend klicken Sie auf den Schalter Verschieben. Das Fenster wird geschlossen. Die
Dokumente werden in den anderen Ordner verschoben.
Schalter Zurück
Die Eingaben werden nicht gespeichert und das Fenster wird geschlossen.
Dokumenten- und Nachweis Management - Nachweis als neuen Termin übernehmen
In diesem Fenster wählen Sie den Tag und die Uhrzeit aus, für die der Nachweis als Termin gespeichert
werden soll.
Schalter Speichern
Speichert den Termin in der Terminliste.
Schalter Abbruch
Die Eingaben werden nicht gespeichert und das Fenster wird geschlossen.
Fenster Datum und Zeit eingeben
In diesem Fenster können Sie das Datum und die Uhrzeit des Termins festlegen.
Dokumenten- und Nachweis Management - Neue Hauptgruppe anlegen
Neue Hauptgruppe:
Hier legen Sie eine neue Hauptgruppe an. Dazu klicken Sie in das vorgesehene Feld und tragen den
Namen der Hauptgruppe ein.
für eine Hauptgruppe: Angebot oder Schriftverkehr.
Neuer Ordner:
Hier bestimmen Sie einen Ordner, der der Hauptgruppe zugeordnet wird. Dazu klicken Sie in das
vorgesehene Feld und tragen den Namen des Ordners ein. Einer neuen Hauptgruppe muss mindestens
ein Ordner zugeordnet sein.
für einen Ordner: Angebot Mit Bildern oder Verträgen.
Anschließend klicken Sie auf den Schalter Anlegen. Das Fenster wird geschlossen. Win-IMOS legt eine
Hauptgruppe und einen neuen Ordner an. In einer Hauptgruppe können beliebig viele Ordner angelegt
werden.
Schalter Zurück
Die Eingaben werden nicht gespeichert und das Fenster wird geschlossen.
Dokumenten- und Nachweis Management - Neuen Ordner in ausgewählter Hauptgruppe anlegen
In Hauptgruppe:
In dieser Hauptgruppe wird der neu angelegte Ordner in der Liste der Dokumentenvorlage angezeigt.
Wenn Sie eine falsche Hauptgruppe ausgewählt haben, verlassen Sie das Fenster mit Zurück.
Neuer Ordner:
Geben Sie hier den Namen des Ordners ein.
für einen Ordner: Arbeitsvertrag oder Mietvertrag
Anschließend klicken Sie auf den Schalter Anlegen. Das Fenster wird geschlossen. Win-IMOS legt
einen Ordner in der ausgewählten Hauptgruppe an.
Schalter Zurück
Die Eingaben werden nicht gespeichert und das Fenster wird geschlossen.
Brief
Textverarbeitung - Win-IMOS
Win-IMOS bietet zwei Möglichkeiten der Textverarbeitung. Die Win-IMOS integrierte Textverarbeitung
und die Anbindung an externe Textverarbeitungsprogramme wie z.B. Microsoft Word.
Win-IMOS Textverarbeitung
Der Vorteil bei der integrierten Textverarbeitung von Win-IMOS ist die Serienbrieferstellung. Ohne
Verbinden der Datenquelle kann ein Serienbrief erstellt werden, bei anderen Programmen wie z.B. in
Microsoft Word ist es häufig notwendig die Datenquelle zu verbinden. Die Empfänger können direkt
ausgewählt werden. Die Dokumente, die Sie mit der Win-IMOS Textverarbeitung erstellen, werden
automatisch bei einer Datensicherung mit gesichert. Dies sind nur zwei Vorteile von vielen gegenüber
einer externen Textverarbeitung. Wie die Win-IMOS Textverarbeitung funktioniert und weitere Vorteile
finden Sie hier.
Externe Textverarbeitung (z.B. Microsoft Word) verwenden
Haben Sie eine externe Textverarbeitung (z.B. Microsoft Word) in den Voreinstellungen eingestellt, so
startet Win-IMOS über den Schalter links oben automatisch diese Textverarbeitungssoftware. Beim
Aufruf einer externen Textverarbeitung erscheint das "Textverarbeitung starten"-Fenster. Wenn Sie
einen Serienbrief erstellen wollen, wählen Sie "Seriendruckdatei". Anschließend öffnet sich das Fenster
Empfänger zur Erstellung einer Serienbriefdatei.
Dabei erstellt Win-IMOS die Datei SERIENBR.DOC die Sie über die Serienbrieffunktion Ihrer
Textverarbeitung einbinden müssen. Details zur Serienbrieffunktion Ihrer Textverarbeitung entnehmen
Sie direkt der Dokumentation oder der Onlinehilfe Ihrer Textverarbeitungssoftware. Die Datenquelle wird
automatisch dem Dokument zugewiesen, sobald Sie ein Dokument über Win-IMOS starten. Sollten Sie
die Serienbriefe manuell über den Explorer starten, kann es vorkommen, dass Sie nach dieser
Datenquelle gefragt werden. Die Datenquelle SERIENBR.DOC liegt in Eigene Dateien\Win-IMOS\Daten.
Die Voreinstellung mit welcher Textverbeitung Sie arbeiten möchten finden Sie hier.
Textverarbeitung - Externe
In Win-IMOS haben Sie die Möglichkeit Ihre Serienbriefe auch über eine externe Textverarbeitung zu
erstellen. In der Regel wird dies Microsoft Word sein. Bei Fragen zur Textverarbeitung verwenden Sie
bitte die dort integrierte Hilfe-Funktion. Diese können Sie durch Drücken der F1-Taste starten.
Bitte beachten Sie, dass durch die externe Textverarbeitung keine automatischen Nachweise mit
zugewiesenem Dokument, wie bei der internen Textverarbeitung erstellt werden können. Wenn Sie
Nachweise mit zugeordnetem Dokumenten erstellen wollen, müssen Sie dies manuell tun.
Wichtige Hinweise zur Datenquelle für die Serienbriefe
Wenn Sie die Serienbriefe über Microsoft Word erstellen und drucken wollen, verlangt Microsoft Word
nach einer Datenquelle (Steuerungsdatei). Diese Datei wird von Win-IMOS in das Verzeichnis \Eigene
Dateien\WinIMOS\Daten erzeugt und lautet serienbr.doc.
Wenn Sie ein Serienbriefdokument über Win-IMOS aus dem Auswahlfenster für Dokumente starten, wird
dem Dokument automatisch der Pfad zu der Datenquelle übergeben. Nur wenn Sie Dokumente über den
Explorer starten kann es vorkommen, das Sie nach der Datenquelle gefragt werden. Wenn dies der Fall
ist, müssen Sie dem Dokument einmalig den Pfad zu der Datenquelle angeben. Wie Sie ein Dokument
mit einer Datenquelle verbinden erfahren Sie in der Hilfe von Word. Verbinden Sie das Dokument mit der
Datenquelle serienbr.doc und speichern das Word Dokument. Dadurch wird auch der Pfad zur
Datenquelle gespeichert. Beim nächsten Start des Dokumentes können Sie sofort auf die
Seriendruckfelder zurückgreifen!
Bitte beachten Sie die Hinweise für Dokumente und Dateien im Netzwerk.
Hinweise zum Einfügen von Bildern in Microsoft Word - Serienbriefen
Sobald Sie in Ihren Serienbriefen Bilder von Objekten einfügen wollen, gilt es zu beachten, dass
Microsoft Word die Platzhalter für die Bilder nicht automatisch aktualisiert. Damit die Bilder aufgrund des
Pfades aus einem Seriendruckfeld angezeigt werden können, wird eine spezielle Funktion verwendet.
Diese Funktion muss manuell aktualisiert werden. Sollten Sie beim Öffnen Ihres Dokumentes keine
Bilder sehen, müssen Sie alle Seriendruckfelder aktualisieren. Dies können Sie entweder über Menü
Bearbeiten auf Alles markieren oder über die Tastenkombination [STRG] + [A] erreichen und drücken
dann die Taste [F9]. Damit sollten alle Felder, auch die Bilder, aktualisiert werden.
Schritte für das Einfügen von Bildern in Serienbriefen:
1. Das Serienbriefdokument starten und ggf. mit der Datenquelle verbunden werden.
2. Größe des Bildes festlegen
An der Stelle an der das Bild später erscheinen soll, muss eine Tabelle erstellt werden, 1 Zeile und 1
Spalte. In den Tabelleneigenschaften muss die bevorzugte Zeilenhöhe und die bevorzugte Zellenbreite
angegeben werden. In den Tabelleneigenschaften -> Register Tabelle -> Schaltfläche Optionen sollte die
Option "Automatische Größenänderung zulassen" deaktiviert sein. Die Größe sollte der gewünschten
Größe angepasst werden.
3. Eingabe der Feldfunktion
Um die Feldfunktionen Ein-/ Auszuschalten drücken Sie die Tastenkombination [Alt] + [F9]. Geben Sie
dann folgende Zeile als Zelleninhalt ein:
{ IF { MERGEFIELD O_Bild1}<>““ “{ INCLUDEPICTURE {MERGEFIELD “O_Bild1”} MERGEFORMAT
\d}“ “”}
Die Klammern {} müssen Sie mit [Strg] + [F9] einfügen.
4. Anzeige des Bildes
Blenden Sie nun die Feldfunktionen wieder aus ([Alt] + [F9])und klicken auf die Seriendruckvorschau
(Word 2002/2003 -> „<< abc >>“; Word 2007 -> Vorschauergebnisse anzeigen). Danach markieren Sie
den gesamten Text ([STRG] + [A]) und drücken die Taste [F9] um alle Felder zu aktualisieren. Nun sollte
das Bild des Objektes erscheinen.
Allgemeine Hinweise zu den Bildern in Serienbriefen:
In den Versionen von Microsoft Word 2002 und 2003 kommt es vor, dass die Feldfunktion zum Anzeigen
der Bilder beim Speichern umgeschrieben wird, im Gegensatz zu Microsoft Word 2000.
Dann wird der Teil {MERGEFIELD “O_Bild1“} in z.B. /../../demobilder/bild123.jpg umgeschrieben. Die
Folge ist, dass immer das gleiche Bild angezeigt wird.
Lösung:
Starten Sie das Microsoft Word. Klicken dort auf das Menü Extras – Optionen – Register Allgemein –
Schaltfläche Weboptionen – Register Dateien und deaktivieren dort die Option „Links beim Speichern
aktualisieren“. Dann wird die Funktion zum Aufrufen der Bilder nicht mehr von Microsoft Word verändert.
Textverarbeitung - Interne, Start
Sofern Sie die interne Textverarbeitung in den Voreinstellungen eingestellt haben, erscheint vor der
eigentlichen Textverarbeitung dieses Fenster. Hier können Sie alle Ihre hinterlegten Dokumente
verwalten.
Gruppe Auswahl:
Schalter Öffnen
Öffnet ein bereits bestehendes Dokument, dass Sie vorher aus der Liste der Dokumentenvorlage
ausgewählt haben.
Schalter Neu
Öffnet ein neues leeres Dokument, dass Sie beliebig als Brief oder Serienbrief gestalten können.
Schalter Löschen
Löscht das Dokument, dass Sie aus der Liste der Dokumentenvorlage ausgewählt haben. Beim Löschen
des Dokuments erfolgt eine Abfrage, ob dies wirklich gelöscht werden soll. Diese Meldung bestätigen Sie
mit ja oder nein.
Schalter Vorschau
Stellt das von Ihnen ausgewählte Dokument aus der Liste der Dokumentenvorlage im unteren rechten
Fensterbereich als Vorschau zur Verfügung. So können Sie sich schnell einen Überblick über das
Dokument verschaffen, dass Sie verfasst haben.
Wenn Sie keine Vorschau benötigen, klicken Sie erneut auf den Schalter Vorschau. Damit wird die
Vorschau ausgeblendet. Erneutes Einblenden des Dokuments erfolgt wieder mit einem Klick auf den
Schalter Vorschau.
Schalter Abbruch
Die Win-IMOS Textverarbeitung wird geschlossen.
Gruppe Dokument
Schalter Importieren
Mit dieser Funktion können Sie bereits bestehende Dokumente von Ihrer Festplatte in die Win-IMOS
Textverarbeitung importieren. Wählen Sie aus der Liste der Dokumentenvorlage eine Hauptgruppe aus,
in dem das Dokument hinterlegt werden soll. Klicken Sie nun auf den Schalter Importieren. Das Fenster
Öffnen wird geöffnet. Wählen Sie in diesem Fenster Ihr Dokument aus.
Wenn Sie Ihr Dokument ausgewählt haben und dieses Fenster mit Öffnen verlassen, öffnet sich das
Fenster Dokumentenvorlage speichern als....
Schalter Exportieren
Mit dieser Funktion können Dokumente, die Sie mit der Win-IMOS Textverarbeitung verfasst haben,
extern gespeichert werden, z.B. auf einen USB-Stick oder direkt auf der Festplatte. Wenn Sie auf den
Schalter Exportieren klicken, öffnet sich das Fenster Speichern unter. Bei "Speichern in:" stellen Sie den
Pfad ein, wohin das Dokument gespeichert und später wieder aufgerufen werden soll. Sie können den
bereits vorgegebenen Dateinamen verwenden oder auch ändern. Klicken Sie dazu in die Zeile
Dateiname und überschreiben Sie den bereits angezeigten Dateinamen. Sie haben ebenfalls die
Möglichkeit das Dokument unter einem anderen Dateityp zu speichern.
Schalter Eigenschaften
Öffnet das Fenster Dokumentenvorlage speichern als... Mit dieser Funktion können Sie bereits
bestehende Dokumente umbenennen.
Gruppe Ansicht Klickfeld "Gruppiert nach Datum"
Mit dieser Funktion können Sie die Dokumente nach Datum gruppieren lassen. Die Gruppierung nach
Datum erfolgt, sobald Sie den Haken gesetzt haben. Bei Entfernen des Hakens, wird die Gruppierung
aufgehoben.
Sie können die Liste auch nach der Bezeichnung oder nach dem Zusatz sortieren. Dazu klicken Sie
einfach einmal auf die Spaltenüberschrift.
Links - Ordnerstruktur / Ordner:
Die Dokumente lassen sich im Archiv beliebig in Ordnern ablegen, vergleichbar mit dem
Windows-Explorer. Allerdings stellen diese Ordner keine Ordner auf Ihrer Festplatte dar, sondern sind
nur virtuell angelegt.
In unserem Beispiel sind Angebot und AGB eine Hauptgruppe. Kurz, Lang, Eigentümer etc. nennen
sich Ordner. Klicken Sie eine beliebige Hauptgruppe oder einen Ordner mit der rechten Maustaste an, es
öffnet sich ein neues Auswahlmenü. Den selben Effekt hat auch der Schalter
, der sich über der
Suchenfunktion befindet.
Mehrere Möglichkeiten stehen Ihnen dazu zur Verfügung:
Umbenennen
Mit dieser Funktion können Sie bereits angelegte Hauptgruppen oder Ordner umbenennen.
Neuen Ordner in ausgewählter Hauptgruppe anlegen
Jeder Hauptgruppe können Sie beliebig viele Ordner zuordnen. Sie klicken die Hauptgruppe an, wo Sie
den neuen Ordner anlegen möchten. Das Fenster Neuen Ordner in ausgewählter Hauptgruppe anlegen
öffnet sich.
Neue Hauptgruppe anlegen
Es können beliebig viele neue Hauptgruppen angelegt werden.
Ordner löschen
Mit dieser Funktion können Sie bereits angelegte Ordner löschen. Klicken Sie in der Baumansicht den
Ordner an den Sie löschen möchten.
Wenn einem Ordner ein Dokument hinterlegt ist, erscheint eine Abfrage, ob dieser Ordner wirklich
gelöscht werden soll. Diese Meldung bestätigen Sie mit ja oder nein. Wenn einem Ordner kein Dokument
hinterlegt ist, wird der Ordner ohne Abfrage gelöscht.
Hauptgruppe löschen
Löscht die gewählte Hauptgruppe inklusive Ordner und deren zugeordneten Dokumente.
Dokumente aus Ordner verschieben in...
Mit dieser Funktion können bereits angelegte Ordner in andere Ordner verschoben werden. Die im
Ordner enthaltenen Dokumente werden ebenfalls in den neu ausgewählten Ordner verschoben.
Rechts - Oben - Liste:
Diese Liste zeigt alle Dokumente, die auf Grund Ihrer Auswahl in der Baumansicht passend sind.
Angezeigt wird dabei die Bezeichnung, der Zusatz und das Änderungsdatum des Dokumentes.
Rechts - Unten - Vorschau:
In diesem Abschnitt sehen Sie die Vorschau des ausgewählten Dokumentes. Mit den beiden
Lupen-Symbolen rechts unter der Vorschau, können Sie die Ansicht zoomen.
Unten - Fußleiste:
Suche starten (F4 auf Ihrer Tastatur): Im linken unteren
Fensterbereich finden Sie eine Suchenfunktion. Klicken Sie dazu in das Feld Suche starten und geben
den Namen des Dokumentes ein, das Sie suchen möchten. Klicken Sie anschließend auf die Lupe um
die Suche zu starten. Mit dem Schalter
die Suchfunktion.
Textverarbeitung - Interne, Neu/Bearbeiten
Navigation zu den Registerreitern:
, der nach Eingabe des Suchwortes erscheint beenden Sie
Start
Einfügen
Einstellungen
Unabhängig von den bestehenden Registern haben Sie unter den jeweiligen Menüs die Möglichkeit den
Seriendruck jederzeit zu starten.
Schalter Seriendruck:
Öffnet das Fenster Seriendruck wo Sie abschließend die Empfänger des Dokumentes angeben.
Schalter Seriendruckfeld einfügen:
Mit diesem Schalter wird im Dokument der Auswahlblock Seriendruckfelder im rechten Fensterbereich
geöffnet. In diesem Bereich finden Sie alle Seriendruckfelder die zur Verfügung stehen. Beschreibung
siehe hier.
Pfeiltasten:
Wenn Sie mehrere Empfänger ausgewählt haben, können Sie mit den Pfeiltasten zwischen den
Dokumenten der Empfänger navigieren. Die angegebene Zahl zeigt bei welchem Dokument an welcher
Stelle Sie sich gerade befinden. Beispiel: Sie schreiben einen Serienbrief an Herrn Meier, Herrn Müller
und an Herrn Huber. Die Zahl zwischen den Pfeilen zeigt die 3 an. Das bedeutet, dass der angezeigte
Brief des Dokuments an Herrn Müller gerichtet ist.
Schalter Empfänger:
Öffnet das Fenster Empfänger.
Schalter E-Mail und Fax:
Mit den beiden Schaltflächen können Sie wählen, ob Sie das erstellte Dokument per E-Mail oder Fax
versenden möchten.
Schalter PDF-Export:
Ermöglicht den Export des erstellten Dokuments in das PDF-Format. Klicken Sie auf den schwarzen Pfeil
rechts neben der Schaltfläche öffnet sich ein Auswahlmenü, das Ihnen erlaubt das Dokument auch als
.doc, .docx, .txt., .rtf oder HTML zu exportieren.
Register Start
Gruppe Dokument
Schalter Drucken
Druckt das ausgewählte Dokument über den eingestellten Standarddrucker. Über den nach unten
gerichteten Pfeil können Sie über das Druckmenü den Drucker vorbelegen oder das Dokument in der
Vorschau betrachten.
Schalter Speichern
Das Fenster Dokumentenvorlage speichern als ... wird geöffnet.
Schalter Neu
Öffnet ein neues leeres Dokument, das beliebig z.B. als Serienbrief gestaltet werden kann.
Schalter Öffnen
Öffnet das Fenster Dokumentenvorlage wählen. Aus diesem Fenster können Sie bereits bestehende
Dokumente öffnen und bearbeiten.
Gruppe Schrift und Farbe
Mit dieser Gruppe können Sie Ihren markierten Text über verschiedenste Funktion verändern. Folgende
Funktionen stehen zur Verfügung (von Links nach Rechts):
Schriftart:
Mit diesem Schalter wählen Sie die Schriftart Ihres Textes. Eine Auswahl der Schriftarten erhalten Sie,
wenn Sie auf den Pfeil des Auswahlfelds klicken.
Schriftgröße:
Mit diesem Schalter wählen Sie die Schriftgröße Ihres Dokuments aus. Eine Auswahl der Schriftgrößen
erhalten Sie, wenn Sie auf den Pfeil des Auswahlfelds klicken. Wenn Ihnen die vorgegebenen
Schriftgrößen nicht zusagen, klicken Sie einfach in das Feld der Schriftgröße und überschreiben die
Schriftgröße nach Ihrem Wunsch.
Schriftgröße erhöhen/verkleinern:
Markieren Sie zuerst den Text der vergrößert oder verkleinert werden soll. Klicken Sie anschließend auf
den entsprechenden Schalter. Der markierte Text wird um eine Schriftgröße verändert. Je öfter Sie auf
diesen Schalter klicken, umso größer bzw. kleiner wird die Schriftgröße.
Schalter Fett:
Mit diesem Schalter wird der von Ihnen markierte Text fett hervorgehoben.
Schalter Kursiv:
Mit diesem Schalter wird der von Ihnen markierte Text kursiv hervorgehoben.
Schalter Unterstrichen:
Mit diesem Schalter wird der von Ihnen markierte Text unterstrichen.
Schalter Durchgestrichen:
Mit diesem Schalter wird der von Ihnen markierte Text durchgestrichen.
Schalter Hochgestellt:
Mit diesem Schalter wird der von Ihnen markierte Text hochgestellt.
Schalter Tiefgestellt:
Mit diesem Schalter wird der von Ihnen markierte Text tiefgestellt.
Schalter Schriftfarbe:
Mit diesem Schalter wählen Sie die Schriftfarbe des Textes aus. Eine Auswahl der Schriftfarben erhalten
Sie, wenn Sie auf den Pfeil des Auswahlfelds klicken.
Schalter Texthintergrundfarbe:
Mit diesem Schalter wählen Sie die Texthintergrundfarbe des Textes aus. Eine Auswahl der
Texthintergrundfarbe erhalten Sie, wenn Sie auf den Pfeil des Auswahlfelds klicken.
Schalter Kontrollzeichen einblenden:
Wenn Sie auf diesen Schalter klicken, werden die Kontrollzeichen eingeblendet. Um diese wieder
auszublenden, klicken Sie erneut auf den Schalter Kontrollzeichen.
Wenn Sie am Text gleichzeitig z.B. Schriftgröße, Schriftart und Schriftfarbe verändern möchten,
klicken Sie am rechten Rand der Gruppenüberschrift "Schriftart & Farbe" auf das Symbol
. Es öffnet
sich ein Fenster mit mehreren Auswahlmöglichkeiten, wie Ihr Text formatiert werden kann.
Gruppe Absatz:
Über die Gruppe Absatz setzen Sie die Absatz-Formatierungen. Folgende Funktionen stehen zur
Verfügung (von Links nach Rechts):
Schalter Aufzählung:
Mit diesem Schalter können Sie eine Aufzählung einfügen. Eine Auswahl der Aufzählungsmöglichkeiten
erhalten Sie, wenn Sie auf den Pfeil des Auswahlfelds klicken. Um die Aufzählung zu beenden, klicken
Sie erneut auf diesen Schalter.
Schalter Nummerierung:
Mit diesem Schalter können Sie den Text nummerieren lassen. Eine Auswahl der
Nummerierungsmöglichkeiten erhalten Sie, wenn Sie auf den Pfeil des Auswahlfelds klicken. Um die
Nummerierung zu beenden, klicken Sie erneut auf diesen Schalter.
Schalter Einzug erhöhen/verkleinern:
Mit diesem Schalter wird der Einzug des Absatzes vergrößert bzw. verkleinert.
Schalter Ausrichtung:
Mit diesem Schalter richten Sie den markierten Text linksbündig, zentriert, rechtsbündig oder im
Blocksatz aus.
Schalter Zeilenabstand:
Mit diesem Schalter wählen Sie den Zeilenabstand des Textes aus. Eine Auswahl der Zeilenabstände
erhalten Sie, wenn Sie auf den Pfeil des Auswahlfelds klicken. Wenn der Text bereits verfasst ist, müssen
Sie den gesamten Text zuerst markieren, um den Zeilenabstand zu ändern.
Wenn Sie am Text gleichzeitig z.B. Ausrichtung und Zeilenabstand verändern möchten, klicken Sie
am rechten Rand der Gruppenüberschrift "Absatz" auf das Symbol
. Es öffnet sich ein Fenster mit
mehreren Auswahlmöglichkeiten, wie der Text formatiert werden kann.
Gruppe Zwischenablage:
Schalter Einfügen:
Mit diesem Schalter können Sie Texte aus der Zwischenablage einfügen. Um Texte aus der
Zwischenablage einfügen zu können, müssen Sie erst einen Text aus einem anderen Programm
markieren und kopieren.
Schalter Ausschneiden:
Mit diesem Schalter können Sie Texte ausschneiden. Um den Schalter zu aktivieren, muss der Text den
Sie ausschneiden möchten markiert sein.
Schalter Kopieren:
Mit diesem Schalter können Sie einen Text kopieren und diesen in ein anderes Dokument übernehmen.
Um den Schalter zu aktivieren, muss der Text den Sie kopieren wollen markiert sein.
Schalter Alles markieren:
Mit diesem Schalter markieren Sie den kompletten Text.
Gruppe Bearbeiten:
Schalter Suchen:
Mit diesem Schalter können Sie das geöffnete Dokument nach einem bestimmten Schlagwort
durchsuchen lassen.
Schalter Ersetzen:
Mit diesem Schalter können Sie einen Text oder eine Zahl durch einen anderen Text oder eine andere
Zahl ersetzen lassen. Dies ist sehr praktisch wenn Sie z.B. die Jahreszahl von 2008 auf 2009 ersetzen
möchten.
Schalter Löschen:
Mit diesem Schalter können Sie Texte löschen. Der Text den Sie löschen möchten muss zuerst markiert
werden.
Gruppe Rückgängig:
Über die beiden angezeigten Schaltflächen können Sie zuletzt durchgeführte Änderungen rückgängig
machen oder erneut durchführen.
Register Einfügen:
Gruppe Kopf & Fußzeilen:
Schalter Kopfzeile einfügen:
Der Schalter Kopfzeile einfügen fügt dem Dokument eine Kopfzeile hinzu. Eine Kopfzeile hat den Vorteil,
wenn das Dokument aus mehreren Seiten besteht, dass die Kopfzeile auf jeder Seite automatisch
angezeigt bzw. ausgedruckt wird. Wenn Sie etwas an der Kopfzeile ändern, wird diese Änderung
automatisch auch auf alle weiteren Seiten übertragen.
Auch wenn das Dokument aus mehreren Seiten besteht, können Sie zu jeder Seite eine andere Kopfzeile
erstellen. Sobald Sie auf den Schalter Kopfzeile einfügen klicken, erfolgt eine Meldung die Sie mit Ja oder
Nein bestätigen müssen. Folgen Sie dem entsprechend der Anweisung.
Schalter Fußzeile einfügen:
Mit diesem Schalter fügen Sie eine Fußzeile in das Dokument ein. Eine Fußzeile hat den Vorteil, wenn
das Dokument aus mehreren Seiten besteht, dass die Fußzeile auf jeder Seite automatisch angezeigt
bzw. ausgedruckt wird. Wenn Sie etwas an der Fußzeile ändern, wird die Änderung automatisch auch auf
alle weiteren Seiten übertragen.
Schalter Kopfzeile löschen:
Mit diesem Schalter wird die Kopfzeile gelöscht.
Schalter Fußzeile löschen:
Mit diesem Schalter wird die Fußzeile gelöscht.
Gruppe Text
Schalter Textfeld:
Mit diesem Schalter können Sie ein Textfeld einfügen. Klicken Sie mit der Maus im Dokument an die
Stelle, an der das Textfeld eingefügt werden soll. Anschließend klicken Sie auf den Schalter Textfeld.
Der Vorteil eines Textfeldes ist, dass es von der Größe beliebig verändert werden kann und mehrere
Textfelder auf einer Seite angeordnet werden können oder wenn Sie einen bestimmten Text
unterschiedlich ausrichten möchten.
Schalter Text aus Datei:
Mit diesem Schalter können Sie einen bereits fertigen Text in Ihr Dokument einfügen. Alle Texte die Sie
unter der Dateiendung .txt gespeichert haben, können hier eingefügt werden. Wenn Sie auf den Schalter
Text aus Datei klicken, öffnet sich ein Auswahlfenster. Hier stellen Sie den Pfad ein, wo Sie Ihre Textdatei
gespeichert haben.
Schalter Seitenumbruch:
Mit diesem Schalter bestimmen Sie, wann eine neue Seite beginnen soll. Die Win-IMOS
Textverarbeitung fügt am Ende der Seite automatisch einen Seitenwechsel ein. Sie können den
Seitenwechsel aber durch einen Seitenumbruch selbst bestimmen.
Klicken Sie an die Stelle ab der die neue Seite beginnen soll. Anschließend klicken Sie auf den Schalter
Seitenumbruch. Eine neue Seite wird angezeigt.
Gruppe Tabelle
Schalter Tabelle:
Mit diesem Schalter können Sie eine Tabelle in Ihr Dokument einfügen. Klicken Sie auf das Pfeilsymbol
unter dem Schalter Tabelle, es öffnet sich ein Auswahlmenü:
Untergruppe Tabelle:
Schalter Einfügen:
Mit diesem Schalter bestimmen Sie wie viele Spalten und Zeilen Ihre Tabelle haben soll.
Um alle Schalter in der Gruppe Tabelle benutzen zu können, muss mindestens eine Tabelle einfügt sein.
Schalter Löschen:
Mit diesem Schalter löschen Sie die Tabelle. Die Tabelle wird komplett gelöscht, auch wenn diese aus
mehreren Zeilen und Spalten besteht.
Schalter Eigenschaften:
Mit diesem Schalter können Sie die Tabelle formatieren. Es stehen mehrere Möglichkeiten zur Auswahl.
Z.B. ob ein Rahmen gesetzt werden soll oder die Größe der Tabelle.
Schalter Gitterlinien anzeigen:
Mit diesem Schalter können Sie Gitterlinien anzeigen lassen. Um die Anzeige der Gitterlinien zu
deaktivieren, klicken Sie erneut auf den Schalter Gitterlinien anzeigen.
Untergruppe Zeile
Schalter Einfügen (unten):
Mit diesem Schalter können Sie eine neue Zeile einfügen. Klicken Sie dazu in der Tabelle an die Stelle wo
eine neue Zeile eingefügt werden soll. Die Zeile wird unterhalb des Cursors eingefügt.
Schalter Einfügen (oben):
Mit diesem Schalter können Sie eine neue Zeile einfügen. Klicken Sie dazu in der Tabelle an die Stelle wo
eine neue Zeile eingefügt werden soll. Die Zeile wird oberhalb des Cursors eingefügt.
Schalter Löschen:
Mit diesem Schalter können Sie eine Zeile löschen. Klicken Sie dazu in der Tabelle in die Zeile, die
gelöscht werden soll und anschließend auf den Schalter Löschen. Die Zeile wird gelöscht.
Wenn Sie gleichzeitig mehrere Zeilen löschen möchten, markieren Sie die Zeilen mit der Maus und
gehen auf den Schalter Löschen. Alle von Ihnen markierten Zeilen werden gelöscht.
Untergruppe Spalte:
Schalter Einfügen (rechts):
Mit diesem Schalter können Sie eine neue Spalte einfügen. Klicken Sie dazu in der Tabelle an die Stelle
wo eine neue Spalte eingefügt werden soll. Die Spalte wird rechts vom Cursor eingefügt.
Schalter Einfügen (links):
Mit diesem Schalter können Sie eine neue Spalte einfügen. Klicken Sie dazu in der Tabelle an die Stelle
wo eine neue Spalte eingefügt werden soll. Die Spalte wird links vom Cursor eingefügt.
Schalter Löschen:
Mit diesem Schalter können Sie eine Spalte löschen. Klicken Sie dazu in der Tabelle in die Spalte die
gelöscht werden soll und anschließend auf den Schalter Löschen. Die Spalte wird gelöscht.
Wenn Sie gleichzeitig mehrere Spalten löschen möchten, markieren Sie die Spalten mit der Maus
und gehen auf den Schalter Löschen. Alle von Ihnen markierten Spalten werden gelöscht.
Gruppe Bilder und Objekte
Schalter Grafik:
Mit diesem Schalter können Sie eine Grafik in das Dokument einfügen. Dazu klicken Sie auf den Schalter
Grafik. Im Fenster Suchen geben Sie den Pfad an wo Ihre Grafik gespeichert ist.
Schalter Objekt (OLE):
Object Linking and Embedding (OLE, engl. Objekt-Verknüpfung und -Einbettung) ist ein von Microsoft
entwickeltes Objektsystem und Protokoll, das die Zusammenarbeit unterschiedlicher (OLE-fähiger)
Applikationen ermöglichen soll.
Zum Beispiel kann ein Bild, das mit einem Zeichenprogramm erstellt wurde, in ein Textdokument
eingebunden werden. Die Besonderheit ist dabei, dass dieses eingebettete Bild direkt aus dem
Textprogramm heraus per Doppelklick mit dem ursprünglichen Zeichenprogramm bearbeitet werden
kann. Dieses läuft dazu – erkennbar am geänderten Menüaufbau – als Rumpfprogramm innerhalb der
Dokument-Applikation. OLE-Objekte können entweder verlinkt (Object Linking) oder eingebettet
(Embedding) werden. Bei einer Verlinkung wird nur eine Referenz auf das eingebundene Objekt erstellt
und im Dokument gespeichert, während bei einer Einbettung eine Kopie des Objekts im Dokument
gespeichert wird. Diese Verlinkung bzw. Einbettung kann u.a. via Drag & Drop oder Copy & Paste erstellt
werden. Der Vorteil des Einbettens besteht darin, dass das Verbunddokument von den Quelldateien der
eingebundenen Objekte unabhängig ist. Allerdings benötigen durch Embedding erzeugte Dokumente
auch mehr Speicherplatz als die durch Object Linking erzeugten.
Schalter Hyperlink:
Mit diesem Schalter können Sie einen Link direkt auf eine Website einfügen. Wenn Sie auf diesen
Schalter klicken, öffnet sich das Fenster Neuer Link. Hier geben Sie den Text ein, der in Ihrem Dokument
erscheinen soll und anschließend die Linkadresse. Der Text wird automatisch unterstrichen und in eine
andere Schriftfarbe gewandelt. Die Schriftfarbe kann verändert werden, siehe Auswahlbox Schriftart &
Farbe.
Wenn Sie auf den Text klicken, werden Sie automatisch direkt mit der Internetseite verbunden. Der
Rechner muss dazu einen Internetzugang eingerichtet haben.
Gruppe Rückgängig:
Mit diesen Schaltern können Sie die letzte Bearbeitung rückgängig machen oder den ursprünglichen
Vorgang wiederherstellen.
Register Einstellungen:
Gruppe Einstellungen:
Schalter Seitenformat:
Mit diesem Schalter können Sie die Seitengröße und Ränder Ihres Dokuments einstellen.
Schalter Absatz:
Mit diesem Schalter können Sie einen Absatz in Ihrem Dokument formatieren. Es stehen mehrere
Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung wie z.B. den Absatz linksbündig, rechtsbündig, zentriert oder als
Blocksatz zu formatieren. Um den Absatz formatieren zu können, muss dieser markiert sein.
Schalter Tabulatoren:
Mit diesem Schalter können Sie in Ihrem Dokument Tabulatoren setzen. Durch klicken dieses Schalters
wird das Fenster Tabulatoren geöffnet. Hier können Sie die Tabulatorposition bestimmen, sowie die
Ausrichtung einstellen. Um alle gesetzten Tabulatoren aus Ihrem Dokument zu löschen, klicken Sie
erneut auf den Schalter Tabulatoren.
Gruppe Ansicht:
Schalter Lineal:
Mit diesem Schalter können Sie als Hilfsmittel das Lineal ein- oder ausschalten.
Textverarbeitung - Interne - Schalter Seriendruckfeld einfügen
Auf der rechten Seite vom Dokument öffnet sich ein Auswahlblock, in dem Sie alle zur Verfügung
stehenden Seriendruckfelder wählen können. Die Seriendruckfelder sind gruppiert nach:
Klickfeld O = Objekte
Klickfeld I = Interessenten
Klickfeld K = Kontakte
Klickfeld M = Maklerdaten
Schalter Einfügen
Mit dem Schalter Adressblock können Sie automatisch alle Seriendruckfelder für die Adresse in Ihr
Dokument einfügen lassen. Dies erspart Ihnen jedes Seriendruckfeld einzeln hinzuzufügen.
Das Klickfeld I erscheint nur, wenn Sie die Textverarbeitung aus der Interessentenliste starten. Das
Klickfeld K ist nur sichtbar, wenn Sie die Textverarbeitung aus der Kontakteliste starten. Die beiden
Klickfelder O und M dagegen sind immer zur Auswahl möglich.
Um den Adressblock für die Interessenten einfügen zu lassen, klicken Sie auf das Klickfeld I, für die
Kontakte klicken Sie auf K.
Um ein Seriendruckfeld einzufügen, klicken Sie an die Stelle Ihres Dokuments an der das
Seriendruckfeld erscheinen soll. Anschließend klicken Sie im rechten Fensterbereich das
Seriendruckfeld, dass Sie benötigen doppelt an, es wird in Ihr Dokument eingefügt.
Um Seriendruckfelder zu löschen, klicken Sie das gewünschte Feld mit der Maus an. Es öffnet sich das
Fenster
, hier können Sie löschen wählen.
Seriendruckfelder können nur durch Anklicken mit der Maus gelöscht werden, nicht durch markieren
und entfernen!
Damit Sie wissen, mit welchen Daten das Seriendruckfeld später befüllt wird, können Sie sich den Inhalt
direkt anzeigen lassen, in dem Sie das Seriendruckfeld anklicken.
Dokument ausgedruckt wird.
Der Inhalt zeigt an, was in Ihrem
Die Bedeutung der einzelnen Seriendruckfelder können Sie erfahren, wenn Sie ein Seriendruckfeld im
Auswahlblock auf der rechten Seite einmal anklicken. Am Ende des Auswahlblocks finden Sie eine kurze
Erklärung.
Textverarbeitung - Dokumentvorlage speichern als
Bezeichnung:
Der bereits vergebene Name des Dokuments wird angezeigt. Wenn das Dokument unter einem anderen
Namen erscheinen soll, überschreiben Sie die Bezeichnung mit dem neuen Namen.
Zusatz:
Hier haben Sie die Möglichkeit einen Zusatz zu diesem Dokument anzugeben.
Ordner:
Es werden alle Ordner angezeigt, die der Hauptgruppe zugeordnet sind. Wählen Sie den Ordner aus, in
dem das Dokument hinterlegt werden soll.
Schalter Speichern
Speichert das Dokument, das Sie dem Ordner zugeordnet haben.
Schalter Abbruch
Die Eingaben werden nicht gespeichert und das Fenster wird geschlossen.
Textverarbeitung - Interne - Automatische Archivierung
Mit der Win-IMOS Textverarbeitung können Sie automatisch eine Archivierung Ihres E-Mail- und
Faxverkehrs in Form eines Nachweises erstellen lassen. Somit haben Sie immer einen Überblick, an
welchen Interessenten oder Kontakte ein E-Mail oder Fax versendet wurde. Neben dem Datum und der
Uhrzeit wird auch der Anhang über diesen Nachweis angezeigt.
Wenn der Interessent oder Kontakt eine Frage zu einer bestimmten E-Mail oder zu einem bestimmten
Fax hat, können Sie anhand des Nachweises sofort erkennen, was Sie diesem wann geschickt haben.
Die Nachweise können nach Erstellung direkt aus dem Dokumenten- und Nachweismanagement
aufgerufen werden.
Ob ein automatischer Nachweis erzeugt werden soll, können Sie über das Klickfeld Nachweis
automatisch erzeugen bestimmen. Sobald dieses Feld angeklickt ist, wird automatisch von Win-IMOS ein
Nachweis für diese E-Mail oder für dieses Fax erstellt. Der Nachweis wird gleich in das von Ihnen
ausgewählte Archiv erzeugt. Das Archiv legen Sie direkt über das Dokumenten- und
Nachweismanagement an.
Das Klickfeld Nachweis automatisch erzeugen finden Sie in dem Fenster E-Mail und Fax.
Versenden Sie ein E-Mail oder ein Fax gleichzeitig an mehrere Empfänger, wird automatisch für
jeden dieser Empfänger ein eigener Nachweis erstellt. Dies ist eine erhebliche Zeitersparnis.
Textverabeitung - Interne - Nachweis erstellen
In diesem Fenster geben Sie die Informationen für die Nachweise ein, die automatisch erstellt werden
sollen.
Schalter Weiter
Speichert alle eingegebenen Daten und startet den Druckauftrag.
Schalter Abbruch
Das Fenster wird geschlossen ohne etwas gespeichert zu haben.
Auswahlfeld Datum
Das Datum, an dem der Nachweis erstellt wurde. Das Tagesdatum wird automatisch vorbelelgt.
Auswahlfeld Aktivität
Im Auswahlfeld Aktivität können Sie den Betreff des Nachweises eintragen, z.B. Mietvertrag.
Auswahlfeld Bemerkung
Es können Bemerkungen zum Nachweis hinzugefügt werden, z.B. Herr Meier hat zwei Katzen.
Auswahlfeld Ordner
Im Auswahlfeld Ordner geben Sie das Archiv an, in dem der Nachweis gespeichert werden soll. Den
Nachweis können Sie direkt über das Dokumenten- und Nachweismanagement öffnen.
Auswahlfeld Bearbeiter
Sie können dem Nachweis einen Bearbeiter zuordnen. Einen Bearbeiter können Sie im Register
Verwaltung - Schalter Voreinstellungen eingeben/ändern.
Klickfeld Dokument aus der Textverarbeitung an den Nachweis anhängen
Mit dieser Option können Sie steuern, ob das erzeugte Dokument aus der internen Textverarbeitung dem
Nachwies später angehängt werden soll oder ob der Nachweis keinem Dokument zugeordnet werden
soll.
Termine
Terminliste
Mit dem integrierten Terminplaner verwalten Sie alle anfallenden Termine. Ein besonderer Vorteil dabei
ist die Verbindung zur Interessenten-, Objekt- und Kontaktliste. So können Sie jedem Termin, falls
gewünscht, einen Interessenten, ein Objekt oder einen Kontakt zuweisen.
Das Fenster der Terminliste:
Schalter Zurück:
Speichert die Daten und schließt die Terminliste
Gruppe Termine:
Schalter Neu:
Öffnet das Fenster Termin, wo Sie einen neuen Termin anlegen können.
Schalter Bearbeiten:
Öffnet einen ausgewählten Termin, um die Daten des Termins zu bearbeiten.
Schalter Löschen:
Über das aufklappbare Auswahlmenü (Pfeil nach unten) kann entweder der markierte Termin oder alle
angezeigten Termine in der Liste gelöscht werden. Bevor Sie die Termine löschen können müssen Sie
eine Sicherheitsabfrage bestätigen.
Gruppe Daten:
Schalter Drucken:
Über die Druckfunktion können Sie die angezeigten Termine ausdrucken. Sie können vorgefertigte oder
selbsterstellte Berichte für den Druck auswählen.
Schalter Export:
Alle aufgelisteten Termine werden automatisch in das CSV-Format exportiert. Dieses Format kann von
anderen Anwendungen z.B. Microsoft, Lotus Organizer geöffnet und weiterverarbeitet werden. Die
exportierte Datei befindet sich in dem Ordner Eigene Dateien\WinIMOS\Daten.
Schalter Als Nachweis:
Speichert den gewählten Termin zusätzlich als Nachweis.
Gruppe der Suchoptionen:
Über weitere Optionen können Sie die Anzeige der Termine zusätzlich einschränken.
Schalter
/
bei Interessent und Kontakt:
Betätigen Sie den ersten Schalter, wird ein neues Fenster geöffnet wo Sie nach Interessenten oder
Kontakten suchen können. Wenn Sie einen Eintrag ausgewählt haben, wird die Auflistung in der
Terminliste entsprechend angepasst.
Wenn Sie den zweiten Schalter klicken, wird die Auswahl des Interessenten oder Kontaktes
zurückgesetzt und es werden wieder alle Termine für die Interessenten oder Kontakte angezeigt.
Schalter
/
bei Objekt:
Betätigen Sie den ersten Schalter, wird ein neues Fenster geöffnet wo Sie nach Objekten suchen
können. Wenn Sie einen Eintrag ausgewählt haben, wird die Auflistung in der Terminliste entsprechend
angepasst.
Wenn Sie den zweiten Schalter klicken, wird die Auswahl des Objektes zurückgesetzt und es werden
wieder alle Termine für die Objekte angezeigt.
Auswahl Zeitraum:
Über die Auswahl Zeitraum können Sie die Liste der Termine aufgrund eines Zeitrahmens weiter
eingrenzen.
Auswahl Bearbeiter:
Die Liste können Sie zusätzlich anhand der vorhandenen Bearbeiter eingrenzen. Diese legen Sie im
Hauptmenü - Register Sonstiges - Voreinstellungen - Bearbeiter an.
Auswahl Aktivität:
Jedem Termin können Sie eine gewisse Aktivität zuweisen. Diese können Sie ebenfalls in den
Voreinstellungen vorbelegen. Mit der Auswahl Aktivität können Sie eine bestimmte Aktivität wählen um
die Ergebnisse weiter einzuschränken.
Option nur Kosten:
Klicken Sie die Option Kosten an, wenn Sie nur die Termine anzeigen lassen wollen, wo Sie im Feld
"Kosten" einen Betrag eingetragen haben.
Schnellsuche
:
Wenn Sie hier einen Suchtext angeben (min. 3 Zeichen) wird zusätzlich der angegebene Text in der
Kurzbeschreibung und in der Beschreibung des Termines gesucht.
In der tabellarischen Ansicht unter den Suchoptionen werden die Termine, aufgrund der Suche
angezeigt. Die Spalten der Liste können Sie beliebig anordnen, dazu klicken Sie einfach auf die
Spaltenüberschrift und ziehen das Feld mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Position nach links
oder rechts. Auch die Liste der Termine kann beliebig sortiert werden,z.B. nach Datum, Objekt etc.
Hierzu klicken Sie einmal in die Spaltenüberschrift, nach der sortiert werden soll.
Mehr zum Thema Listeneinstellungen
finden Sie hier.
Terminliste - Neu/Bearbeiten
Dieses Fenster öffnet sich, wenn Sie einen neuen Termin erstellen oder bearbeiten wollen. Hier geben
Sie die eigentlichen Daten für den Termin an. Folgende Angaben können Sie für einen Termin speichern:
Auswahl Datum:
Geben Sie hier das Datum des Termins an. Über den Schalter mit dem Pfeil nach unten können Sie das
Datum aus einem Kalender auswählen.
Auswahl Zeit:
Geben Sie die Uhrzeit für den Termin an. Je nachdem ob Sie mit dem Cursor in Stunden oder Minuten
sind, können Sie über die Pfeile rechts die Werte erhöhen oder verringern.
Feld Dauer in Minuten:
Geben Sie hier die geschätzte Dauer ein.
Feld Text:
Hier können Sie eine Kurzbeschreibung zum Termin eingeben.
Auswahl Aktivität:
Die Aktivität bezieht sich auf die Art des Termins. Die Voreinstellungen für die Aktivitäten wie z.B.
„Objektbesichtigung", „Besuch Interessent" etc. können im Hauptmenü - Register Sonstiges Voreinstellungen vorbelegt werden.
Auswahl Bearbeiter:
Jedem Termin kann ein Bearbeiter zugeordnet werden. Die Bearbeiter können Sie ebenfalls über die
Voreinstellungen ändern.
Feld Treffpunkt:
Hier können Sie einen Treffpunkt eingeben.
Feld Kosten:
Hier können Sie evtl. entstandene Kosten eingeben. In der Terminliste können Sie mit dem Schalter "Nur
Kosten" selektieren, dass nur Termine angezeigt werden, die Kosten verursacht haben. Mit "Drucken"
können Sie einen Bericht "Tätigkeits- und Kostennachweis" drucken, in dem die Kosten summiert
werden.
Feld Pkw-Km:
Die gefahrenen Km können erfasst werden.
Feld Bemerkung:
Dies ist ein Textfeld, in dem ein beliebiger Text mit Hinweisen zum Termin eingegeben werden kann.
Haben Sie Microsoft Outlook als Terminplaner in den Voreinstellungen angelegt und Sie erstellen einen
neuen Termin, können Sie zusätzlich zu den oben genannten Eingaben auch festlegen, ob Microsoft
Outlook eine Erinnerung für Sie erzeugen soll. Dazu klicken Sie das entsprechende Klickfeld an und
wählen eine Zeit aus.
Schalter
/
bei Interessent, Objekt und Kontakt:
Die Termine können zum Einen einem Interessenten, einem Objekt oder einem Kontakt zugeordnet
werden. Die Zuordnung wird über den ersten Schalter mit der Lupe durchgeführt. Es öffnet sich eine
Suche, über die Sie gezielt nach den Datensätzen suchen können. Wenn Sie eine Auswahl getroffenen
haben, wird die entsprechende eindeutige Nummer in die Felder geschrieben.
Hat der zugewiesene Interessent eine Telefonnummer hinterlegt, können Sie ihn über den Schalter Tel.
anrufen. Dazu ist jedoch die TAPI-Telefonie vorausgesetzt.
Terminliste - Termin als Nachweis
In diesem Fenster wählen Sie den Ordner aus, in dem der Termin als Nachweis gespeichert werden soll.
Hier erscheinen alle Ordner die Sie bereits im Dokumenten- und Nachweismanagement angelegt haben.
Klickfeld Termin nach dem Kopieren löschen
Wenn dieses Klickfeld angeklickt ist, wird automatisch der Termin nach dem dieser als Nachweis
übernommen wurde, gelöscht.
Schalter Speichern
Der Termin als Nachweis wird gespeichert und kann über das Dokumenten- und Nachweismanagement
aufgerufen werden.
Schalter Abbruch
Das Fenster wird geschlossen ohne einen Nachweis angelegt zu haben.
Register Angebot/Exposé
Hauptmenü - Register Angebot/Expose
Das Register Angebot/Exposé:
Objektliste (links) und Interessentenliste (rechts) teilen sich den Registerreiter Angebot/Exposé, was
einen optimalen Überblick verschafft und ein effizientes Schreiben von Angeboten und Exposés
ermöglicht. In beiden Listen werden nur die Objekte und Interessenten angezeigt, die aktiv sind.
Gesperrte Objekte und Interessenten werden nicht angezeigt, auch wenn Sie über die verschiedenen
Objekte suchen.
Gruppe Objekte:
Schalter Angebot:
Wählen Sie zuerst in der Liste ein Objekt und einen oder mehrere Interessenten aus (die gewünschten
Zeilen anklicken, Mehrfachmarkierungen mit Strg-Taste gedrückt halten, die Markierungen sind durch
einen Pfeil am Anfang der Zeile sichtbar). Wenn Sie nun auf die Schaltfläche Angebot klicken, erscheint
ein Zwischenfenster, welches Ihnen Ihre Auswahl anzeigt. Sie können über das geöffnete Fenster
auswählen, ob Sie das Angebot Drucken, per E-Mail oder Internetfax versenden möchten. Bei diesen
Auswahlmöglichkeiten, startet die Textverarbeitung. Zusätzlich zu den eben genannten
Auswahlmöglichkeiten, können Sie die Angebote auch in Listenform (Berichtsdesigner) ausdrucken
lassen.
Schalter Exposé:
Wählen Sie zuerst in der Liste ein oder mehrere Objekte aus (die gewünschten Zeilen anklicken,
Mehrfachmarkierungen mit Strg-Taste gedrückt halten, die Markierungen sind durch einen Pfeil am
Anfang der Zeile sichtbar). Wenn Sie nun auf die Schaltfläche Exposé klicken, erscheint ein
Zwischenfenster, welches Ihnen Ihre Auswahl anzeigt. Sie können über das geöffnete Fenster
auswählen, ob Sie das Exposé Drucken, per E-Mail oder Internetfax versenden möchten. Bei diesen
Auswahlmöglichkeiten startet die Textverarbeitung. Zusätzlich zu den eben genannten
Auswahlmöglichkeiten, können Sie die Exposés auch in Listenform (Berichtsdesigner) ausdrucken
lassen.
Schalter Schnellsuche (für Objekte):
Sobald Sie auf Schnellsuche klicken öffnet sich die Volltextsuche (über alle Objektfelder) am unteren
linken Bildschirmrand. Geben Sie in das Suchfeld mindestens 3 Zeichen ein, um die Suche zu starten.
Nachdem die Suche beendet ist, können Sie über "Alle auswählen" die Suchergebnisse in die
Vorauswahl übernehmen.
Schalter Kriteriensuche (für Objekte):
Bei dieser speziellen Art der Suche können Sie nach bestimmten Kriterien suchen lassen. Die
Kriteriensuche umfasst die Angaben der Objektstammdaten, der Suchfelder, der Kriterien, der
Nebenflächen, der Infrastruktur und der sonstigen Angaben.
Wenn Sie bei der Kriteriensuche auf den nach unten gerichteten Pfeil klicken, können Sie ebenfalls die
Kriteriensuche starten. Allerdings werden die Suchkriterien des markierten Interessenten auf der rechten
Seite aus der Interessentenliste, in der Kriteriensuche vorbelegt.
Nachdem Sie die Suche gestartet haben, werden die Suchergebnisse in der Objektliste auf der linken
Seite angezeigt.
Schalter Alle zeigen:
Zeigt alle erfassten Objekte an, deren Kriterien der Gruppe "Auswahl" (z.B. Wohnen: Häuser; Miete)
entsprechen. Wenn bereits alle Objekte aus der Gruppe Auswahl gelistet sind, ist die Schaltfläche nicht
aktiv (grau hinterlegt).
Gruppe Interessenten:
Schalter Angebot:
Wählen Sie zuerst in der Liste einen Interessenten und ein oder mehrere Objekte aus (die gewünschten
Zeilen anklicken, Mehrfachmarkierungen mit Strg-Taste gedrückt halten, die Markierungen sind durch
einen Pfeil am Anfang der Zeile sichtbar). Wenn Sie nun auf die Schaltfläche Angebot klicken, erscheint
ein Zwischenfenster, welches Ihnen Ihre Auswahl anzeigt. Sie können über das geöffnete Fenster
auswählen, ob Sie das Angebot Drucken, per E-Mail oder Internetfax versenden möchten. Bei diesen
Auswahlmöglichkeiten startet die Textverarbeitung. Zusätzlich zu den eben genannten
Auswahlmöglichkeiten, können Sie die Angebote auch in Listenform (Berichtsdesigner) ausdrucken
lassen.
Schalter Schnellsuche (für Interessenten):
Sobald Sie auf Schnellsuche klicken öffnet sich die Volltextsuche (über alle Interessentenfelder) am
unteren linken Bildschirmrand. Geben Sie in das Suchfeld mindestens 3 Zeichen ein, um die Suche zu
starten. Nachdem die Suche beendet ist, können Sie über "Alle auswählen" die Suchergebnisse in die
Vorauswahl übernehmen.
Schalter Kriteriensuche
Bei dieser speziellen Art der Suche können Sie nach bestimmten Kriterien suchen lassen, die für einen
Interessenten in Frage kommen. Die Kriteriensuche umfasst die Angaben der Anforderungen, der
Suchfelder, der Kriterien, der Nebenflächen, der Infrastruktur und der sonstigen Angaben.
Wenn Sie bei der Kriteriensuche auf den nach unten gerichteten Pfeil klicken, können Sie ebenfalls die
Kriteriensuche starten. Wenn Sie vorher auf der linken Seite in der Objektliste ein Objekt markiert haben,
werden dessen Daten in den Feldern für die Kriteriensuche vorbelegt.
Nachdem Sie die Suche gestartet haben, werden die Suchergebnisse in der Interessentenliste auf der
rechten Seite angezeigt.
Schalter Alle zeigen:
Zeigt alle erfassten Interessenten an, deren Kriterien der Gruppe "Auswahl" (z.B. Wohnen: Häuser;
Miete) entsprechen. Wenn bereits alle Interessenten aus der Gruppe Auswahl gelistet sind, ist die
Schaltfläche nicht aktiv (grau hinterlegt).
Schalter Kontaktieren:
Über den nach unten gerichteten Pfeil können Sie den ausgewählten Interessenten auf verschiedene
Weise kontaktieren. Wenn Sie ein Systemtelefon angeschlossen bzw. die TAPI-Telefonie aktiviert haben,
können Sie über Ihr Telefon den Kunden aus Win-IMOS heraus anrufen. Desweiteren können Sie dem
Interessenten eine E-Mail schreiben. Dazu startet Win-IMOS Ihren Standard-E-Mail-Client und erzeugt
eine neue E-Mail. Ein Klick auf die Internetadresse startet Ihren Standard-Internet-Browser mit der
vorbelegten Adresse.
Gruppe Auswahl:
Schalter "Art der Immobilie" z.B. Wohnen:Häuser (Pfeil nach unten)
In dem geöffneten Menü können Sie die Art der gesuchten Immobilien auswählen, die in der Objekt- bzw.
Interessentenliste vorausgewählt werden sollen.
Mieten / Kaufen:
Zusätzlich zu der Art der Immobilie können Sie angeben, ob nach Miet- oder Kaufobjekte ausgewählt
werden soll.
Funktionsleiste über der Objektliste:
Über diese Leiste können Sie schnell auf verschiedene Funktionen zugreifen, ohne in das Register
Objekte wechseln zu müssen. Folgende Funktionen können Sie aufrufen:
- Objekt bearbeiten
Über diese Schaltfläche gelangen Sie zu dem Fenster der Objektdaten. Dort können Sie sämtliche
Informationen zu dem Objekt angeben/ändern und speichern.
- Objekt neu anlegen
Diese Schaltfläche legt ein neues Objekt an. Bevor Sie allerdings die Objektdaten eingeben können,
erscheint ein Zwischenfenster, in welches Sie die neue Objektnummer angeben müssen. In diesem
Zwischenfenster werden auf der rechten Seite die letzten 10 eingegebenen Objektnummern angezeigt.
Erst nach Eingabe einer eindeutigen noch nicht vorhandenen Objektnummer erscheint das Fenster für
die Objektdaten. Die Objektnummer kann aus Buchstaben und/oder Zahlen bestehen.
- Objekt kopieren
Nach einem Klick auf diese Schaltfläche erscheint ein Zwischenfenster und Sie werden aufgefordert eine
neue Objektnummer einzugeben. Auf der rechten Seite sehen Sie (nur zur Information) die zuletzt
eingegebenen Objekte. Danach wird das markierte Objekt aus der Liste kopiert und das Fenster für die
Objektdaten öffnet sich. Das Kopieren des Objektes beinhaltet nicht das Kopieren der bestehenden
Nachweise, Termine und zugeordnete Kontakte.
- Objekt löschen
Wenn Sie diese Schaltfläche anklicken folgt eine Frage, ob Sie das Objekt wirklich löschen möchten.
Wenn Sie dies mit "Ja" bestätigen, wird das markierte Objekt unwiderruflich aus dem Datenbestand
gelöscht. Die zugeordneten Eigentümer bzw. Kontakte werden nicht entfernt, lediglich die Verbindung
zwischen den Datensätzen. Desweiteren werden Termine und Nachweise gelöscht, die nur diesem
Objekt zugeordnet waren. Termine und Nachweise werden nicht gelöscht, wenn zusätzlich zu dem
Objekt noch ein Interessent oder Kontakt zugeordnet ist. In diesem Fall wird nur die Verbindung vom
Objekt zum Nachweis oder Termin entfernt.
- Objektadresse in der Karte anzeigen
Zeigt die Adresse des ausgewählten Objektes in einer Karte an. Weitere Informationen dazu hier.
- Alle Objekte markieren
Markiert alle aufgelisteten Objekte in der Liste.
- Keine Objekte markieren
Setzt alle Markierungen in der Liste zurück.
- Objektliste sortieren nach
Die Objektliste kann nach den, in der Auswahlbox aufgeführten Kriterien sortiert werden.
Funktionsleiste über der Interessentenliste:
Über diese Leiste können Sie schnell auf verschiedene Funktionen zugreifen, ohne in das Register
Interessenten wechseln zu müssen. Folgende Funktionen können Sie aufrufen:
- Interessent bearbeiten
Über diese Schaltfläche gelangen Sie zu dem Fenster der Interessentendaten. Dort können Sie
sämtliche Informationen zu dem Interessent angeben/ändern und speichern.
- Interessent neu anlegen
Diese Schaltfläche erzeugt einen neuen Interessenten. Bevor Sie allerdings die Interessentendaten
eingeben können, erscheint ein Zwischenfenster in welches Sie als erstes überprüfen können, ob der
Interessent bereits vorhanden ist. Wenn nicht, können Sie im Folgefenster die neue
Interessentennummer angeben. Auf der rechten Seite werden die letzten 10 eingegebenen
Interessentennummern angezeigt. Erst nach Eingabe einer eindeutigen noch nicht vorhandenen
Interessentennummer erscheint das Fenster für die Interessentendaten.
- Interessent kopieren
Nach einem Klick auf diese Schaltfläche erscheint ein Zwischenfenster und Sie werden aufgefordert eine
neue Interessentennummer einzugeben. Auf der rechten Seite sehen Sie (nur zur Information) die zuletzt
eingegeben Interessenten. Danach wird der markierte Interessent aus der Liste kopiert und das Fenster
für die Interessentendaten öffnet sich. Das Kopieren des Interessenten beinhaltet nicht das Kopieren der
bestehenden Nachweise und Termine.
- Interessent löschen
Wenn Sie diese Schaltfläche anklicken, folgt eine Frage, ob Sie den Interessenten wirklich löschen
möchten. Wenn Sie dies mit "Ja" bestätigen, wird der markierte Interessent unwiderruflich aus dem
Datenbestand gelöscht. Desweiteren werden Termine und Nachweise gelöscht, die nur diesem
Interessent zugeordnet waren. Termine und Nachweise werden nicht gelöscht, wenn zusätzlich zu dem
Interessent noch ein Objekt oder Kontakt zugeordnet ist, in diesem Fall wird ebenfalls nur die Verbindung
vom Interessent zum Nachweis oder Termin entfernt.
- Kontakte aus Outlook importieren
Dies erlaubt Ihnen die Kontakte, die Sie in Microsoft Outlook eingegeben haben in die Interessentenliste
zu importieren. Weiterführende Informationen finden sie hier.
- Interessentenadresse in der Karte anzeigen
Zeigt die Adresse des ausgewählten Interessenten in einer Karte an. Weitere Informationen dazu hier.
- Alle Interessenten markieren
Markiert alle aufgelisteten Interessenten in der Liste.
- Keine Interessenten markieren
Setzt alle Markierungen in der Liste zurück.
- Interessentenliste sortieren nach
Die Interessentenliste kann nach den, in der Auswahlbox aufgeführten Kriterien, sortiert werden.
Eingabefeld für die Schnellsuche:
Über das Eingabefeld auf der unteren linken Seite starten Sie die Schnellsuche für Objekte und
Interessenten. Diese durchsucht sämtliche Felder der Objekt- und Interessentenliste nach dem
Suchbegriff,
der mindestens 3 Zeichen lang sein muss. Die Ergebnisse werden in einem weißen Rahmen angezeigt,
indem Sie dann entweder alle Suchergebnisse in die Vorauswahl der Objekt- oder Interessentenliste
übernehmen können oder nur ein einzelnen Eintrag.
Register Objekte
Hauptmenü - Register Objekte
Das Register Objekte:
Dieses Register zeigt die Objektliste. Alle angelegten Objekte, auch die gesperrten werden angezeigt.
Sie können hier die Hauptaufgaben wie Objekte anlegen, löschen, kopieren und bearbeiten übersichtlich
erledigen.
Gruppe Objekt:
Schalter Neu:
Diese Schaltfläche erzeugt ein neues Objekt. Bevor Sie allerdings die Objektdaten eingeben können,
erscheint ein Zwischenfenster, in welches Sie die neue Objektnummer angeben müssen. In diesem
Zwischenfenster werden auf der rechten Seite die letzten 10 eingegebenen Objektnummern angezeigt.
Erst nach Eingabe einer eindeutigen noch nicht vorhandenen Objektnummer erscheint das Fenster für
die Objektdaten. Die Objektnummer kann aus Buchstaben und/oder Zahlen bestehen.
Schalter Bearbeiten:
Über diese Schaltfläche gelangen Sie zur Eingabemaske der Objektdaten. Dort können Sie sämtliche
Informationen zu dem Objekt angeben/ändern und speichern.
Schalter Löschen:
Wenn Sie diese Schaltfläche anklicken, wird das markierte Objekt unwiderruflich aus dem Datenbestand
gelöscht. Die zugeordneten Eigentümer bzw. Kontakte werden nicht entfernt, lediglich die Verbindung
zwischen den Datensätzen. Termine und Nachweise werden gelöscht, wenn sie nur diesem Objekt
zugeordnet waren. Termine und Nachweise werden nicht gelöscht, wenn zusätzlich zu dem Objekt noch
ein Interessent oder Kontakt zugeordnet ist, in diesem Fall wird nur die Verbindung vom Objekt zum
Nachweis oder Termin entfernt.
Schalter Kopieren:
Nach einem Klick auf diese Schaltfläche erscheint ein Zwischenfenster und Sie werden aufgefordert eine
neue, noch nicht vorhandene Objektnummer einzugeben. Auf der rechten Seite sehen Sie (nur zur
Information) die zuletzt eingegeben Objektnummern. Danach wird das markierte Objekt aus der Liste
kopiert und die Eingabemaske für die Objektdaten geöffnet. Das Kopieren des Objektes beinhaltet nicht
das Kopieren der bestehenden Nachweise, Termine und zugeordnete Kontakte.
Schalter Kriteriensuche:
Bei dieser speziellen Art der Suche können Sie nach bestimmten Kriterien suchen lassen. Die
Kriteriensuche umfasst die Angaben der Objektstammdaten, der Suchfelder, der Kriterien, der
Nebenflächen, der Infrastruktur und der sonstigen Angaben. Weitere Informationen finden Sie hier.
Schalter Alle zeigen:
Zeigt alle erfassten Objekte an, auch die gesperrten Objekte.
Gruppe Liste:
Schalter Drucken:
Sie können die angezeigte Objektliste entweder als Bericht drucken oder als Serienbrief. Wenn Sie die
Option "Bericht" wählen, können Sie über einen vorgefertigten oder selbst erstellten Bericht die
Objektliste ausdrucken. Weitere Informationen zum Berichtsdesigner finden Sie hier.
Wenn Sie die Option "Serienbrief" wählen, startet automatisch die Textverarbeitung und druckt die Liste
über ein vorgefertigtes Dokument.
Schalter Export:
Die Daten der Objekte werden in das CSV-Format gespeichert. Dieses Format erlaubt Ihnen die Datei
über z.B. Microsoft Excel, Lotus Organizer oder OpenOffice Math zu öffnen und weiter zu bearbeiten. Die
exportierte Datei wird automatisch in Ihren Eigenen Dateien -> WinIMOS -> Daten -> OBJEKTE.CSV
gespeichert.
Schalter Import:
Über diese Schaltfläche erhalten Sie die Möglichkeit externe Daten, die im TXT oder CSV-Format sind, in
die Liste der Objekte zu importieren. Informationen zu dem Import-Assistent erhalten Sie hier.
Schalter Verkaufte Objekte:
Diese Schaltfläche öffnet ein neues Fenster in dem Sie die verkauften Objekte ausdrucken können, die in
einem von Ihnen bestimmten Zeitraum liegen.
Gruppe Zusatzfunktionen:
Schalter Provisionsabrechnung:
Über die Provisionsabrechnung können Sie die einzelnen Objekte abrechnen, die Sie vermietet oder
verkauft haben. Fortführende Informationen finden Sie unter Provisionsabrechnung.
Schalter Statistik:
Die Statistiken ermöglichen es Ihnen verschiede Auswertungen Ihrer Daten anzuzeigen, z.B. Anzahl
neuer Objekte, Provisionen etc. Weitere Informationen finden Sie hier.
Schalter Neue Anzeige:
Mit dem aufklappbaren Menü können Sie bis zu 3 Anzeigen für das ausgewählte Objekte erstellen (siehe
Anzeige erstellen). Zusätzlich können Sie die Zeitung/Publikation auswählen bzw. neu erstellen, für die
Sie die Anzeige schalten möchten. Die Zeitungen/Publikationen werden als Kontakte in Win-IMOS
angelegt und können im Register Kontakte gegebenenfalls geändert, gelöscht oder neu erstellt werden.
Achten Sie bei der Neuanlage darauf, dass die richtige Kategorie eingestellt ist.
Schalter Anzeige bearbeiten:
In der Anzeigenverwaltung können Sie auf bereits erstellte oder archivierte Anzeigen zurückgreifen. Es
besteht weiterhin die Möglichkeit Anzeigen zu bearbeiten, zu löschen oder auch Neue zu erstellen.
Weiterführende Informationen finden Sie hier.
Funktionsleiste über der Objektliste:
- Objektadresse in der Karte anzeigen
Zeigt die Adresse des ausgewählten Objektes in einer Karte an. Weitere Informationen dazu hier.
- Objektliste sortieren nach
Die Objektliste kann nach den, in der Auswahlbox aufgeführten Kriterien sortiert werden.
Eingabefeld für die Schnellsuche:
Am unteren Ende links vom Fenster der Objektliste finden Sie das Eingabefeld für die Schnellsuche.
Klicken Sie mit der Maus in das weiße Eingabefeld oder betätigen Sie auf Ihrer Tastatur F4 und der
Cursor blinkt automatisch im Eingabefeld. Es öffnet sich darüber nun ein weißes Kästchen, in dem dann
die Ergebnisse angezeigt werden. Sie können ganze Wörter oder auch nur einen Teil eines Wortes
eingeben, die Ergebnisse werden im weißen Fenster aufgelistet, mit einem Hinweis in welchen Feldern
das Suchwort gefunden wurde. Die Suche läuft über alle Datenfelder der Objekte, dabei wird nicht
zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.
Sie möchten nach einem Objekt suchen, wissen jedoch nicht mehr die ganze
Objektnummer nur dass es irgendetwas mit ...830... zu tun hat. Geben Sie in das Suchfeld "830" ein und
im weißen Fenster erscheinen die Suchergebnisse: z.B. das Objekt mit der Nummer 778301 und ein
Objekt mit der PLZ 83022. Die Suche läuft über alle Datenfelder der Objektliste und liefert daher alle
Ergebnisse, die die Zahlen 830 beinhaltet. Bei Wörtern wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung
unterschieden.
Objektdaten - Allgemein
Dieses Eingabefenster dient zur Eingabe bzw. Bearbeitung sämtlicher Objektdaten. Die Daten des
Objektes sind in verschiedene Register eingeteilt und können durch einfaches Anklicken gewechselt
werden.
Menüleiste:
Schalter Speichern:
Speichert Objektdaten in die Datenbank. Wenn Sie ohne auf Speichern zu klicken das Fenster verlassen,
werden die Daten nicht gespeichert.
Schalter Abbruch:
Wenn Sie das Fenster mit Abbruch verlassen, werden die Daten, die Sie geändert haben nicht
gespeichert.
Schalter Drucken:
Sämtliche Objektdaten können Sie über vorgefertigte oder selbst erstellte Berichte (siehe
Berichtsdesigner) anzeigen und ausdrucken.
Schalter Termine:
Über diesen Schalter können Sie direkt in die Terminliste wechseln, dazu wird das Objekt als Kriterium
zum einschränken der Auswahl bereits vorbelegt.
Schalter Nachweise:
Wie bei der Terminliste können Sie die Nachweisliste ebenfalls direkt und mit eingeschränkter Auswahl
öffnen lassen.
Register der Objektdaten:
Objektdaten - Register Objekt, Objektdaten - Register Preis, Objektdaten - Register Flächen/Kriterien,
Objektdaten - Register Texte, Objektdaten - Register Bilder/Dokumente, Objektdaten - Register Internet,
Objektdaten - Register Eigentümer, Objektdaten - Register Kontakte, Objektdaten - Register Daten
Objektdaten - Register Objekt
In diesem Register werden sämtliche Daten erfasst, die direkt das Objekt betreffen, z.B. die Adresse, die
Kurzbeschreibung, die Objektart, die Infrastruktur, etc. Die Vorgaben für die Auswahlboxen Objektart und
Status können Sie nicht ändern, sie sind fest im Programm integriert. Andere Vorgaben wie Gebiet,
Kategorie, Bearbeiter, Land und Suchfelder können Sie über die Voreinstellungen definieren. Gehen Sie
dazu entweder über das Hauptmenü in das Register Sonstiges - Schalter Voreinstellungen oder klicken
Sie auf eines der blauen Zahnräder
.
Weitere Register der Objektdaten:
Objektdaten - Register Preis, Objektdaten - Register Flächen/Kriterien, Objektdaten - Register Texte,
Objektdaten - Register Bilder/Dokumente, Objektdaten - Register Internet, Objektdaten - Register
Eigentümer, Objektdaten - Register Kontakte, Objektdaten - Register Daten
Objektdaten - Register Preis
Dieses Register dient dazu je nach Art des Objektes, den Kaufpreis bzw. die Miete zu erfassen und die
Provision zu definieren. Es teilt sich in den Bereich für die Eingaben der Daten der Verkaufsobjekte und
für die Eingabe der Daten für Mietobjekte. Sie können ein Objekt entweder nur als Miet- oder Kaufobjekt
anlegen.
Bereich Verkaufsdaten:
Klickfeld Als Verkaufsobjekt führen:
Wenn Sie das Objekt verkaufen möchten, aktivieren Sie das Klickfeld "Als Verkaufsobjekt führen". Die
Eingabefelder für die Verkaufsdaten werden eingeblendet, die Eingabefelder für Mietobjekte im unteren
Bereich werden automatisch ausgeblendet.
Neben dem Kaufpreis gibt es die Möglichkeit, den Preis pro m² und die Nebenkosten einzugeben. Mit
dem Taschenrechner-Symbol neben der Angabe Preis/m² können Sie den m²-Preis automatisch
aufgrund der angegebenen Hauptfläche und dem Kaufpreis berechnen lassen.
Sofern Sie in den Voreinstellungen 2 Währungen eingestellt haben, erscheinen auch 2 Eingabefelder,
jeweils für Kaufpreis und Preis pro m². Mit dem eingeblendeten Taschenrechner neben dem Kaufpreis
können Sie dann die Umrechnung von der Währung 1 in 2 automatisch vornehmen.
Neben der Angabe für den Preis können Sie entscheiden, ob eine MwSt. angegeben werden muss. Nach
einem Klick auf das Klickfeld " Mwst. ausweisbar" erscheint eine Auswahlbox mit Mehrwertsteuersätzen,
dessen Werte Sie über die Voreinstellungen ändern können.
Schalter Verkaufen, Schalter
:
Die Daten für die verschiedenen Provisionen geben Sie in dem neu geöffneten Fenster Objektdaten Register Preis - Daten Verkauf an. Hier hinterlegen Sie das Datum des Verkaufs, den erzielten
Verkaufsbetrag und die Provision, die dann später in der Provisionsabrechnung vorbelegt bzw. die zu
Beginn zu den Immobilienportalen übertragen werden soll.
Bereich Vermietungsdaten:
Klickfeld Als Miet-/Pachtobjekt führen:
Wenn Sie das Objekt vermieten möchten, aktivieren Sie das Klickfeld "Als Miet-/Pachtobjekt führen". Die
Eingabefelder für die Mietdaten werden eingeblendet, die Eingabefelder für Verkaufsobjekte im oberen
Bereich werden automatisch ausgeblendet.
Neben dem Mietpreis haben Sie auch die Möglichkeit, die Miete pro m², die Nebenkosten und die Kaution
einzugeben. Mit dem Taschenrechner-Symbol neben der Angabe der Miete/m² können Sie den m²-Preis
automatisch aufgrund der angegebenen Hauptfläche und den Mietpreis berechnen lassen.
Sofern Sie in den Voreinstellungen 2 Währungen eingestellt haben, erscheinen auch 2 Eingabefelder
jeweils für die Miete und Miete pro m². Mit dem eingeblendeten Taschenrechner neben dem Mietpreis
können Sie dann die Umrechnung von der Währung 1 in 2 automatisch vornehmen.
Neben der Angabe für den Preis können Sie entscheiden, ob eine MwSt. angegeben werden muss. Nach
einem Klick auf das Klickfeld " Mwst. ausweisbar" erscheint eine Auswahlbox mit Mehrwertsteuersätzen,
dessen Werte Sie über die Voreinstellungen ändern können.
Schalter Vermieten, Schalter
:
Die Daten für die verschiedenen Provisionen geben Sie in dem neu geöffneten Fenster Objektdaten Register Preis - Daten Vermietung an. Hier hinterlegen Sie das Datum der Vermietung, die erzielte Miete
und die Provision, die dann später in der Provisionsabrechnung vorbelegt bzw. die zu Beginn zu den
Immobilienportalen übertragen werden soll.
Weitere Register der Objektdaten:
Objektdaten - Register Objekt, Objektdaten - Register Flächen/Kriterien, Objektdaten - Register Texte,
Objektdaten - Register Bilder/Dokumente, Objektdaten - Register Internet, Objektdaten - Register
Eigentümer, Objektdaten - Register Kontakte, Objektdaten - Register Daten
Objektdaten - Register Preis - Daten Verkauf
In diesem Fenster werden die Verkaufsdaten, die letztendlich Grundlage für die Provisionsberechnung
sind, eingegeben. Die Eingaben werden in 2 Register unterteilt:
Register Preis
Feld Preis lt. Angebot:
Es wird der Verkaufspreis ausgewiesen, den Sie in den Objektstammdaten hinterlegt haben. Das Feld ist
nicht aktiviert und der Betrag kann nur geändert werden, indem Sie in die Objektstammdaten zurück
gehen und dort die Änderung des Verkaufspreises vornehmen.
Feld Erzielter Preis:
In diesem Feld geben Sie den Betrag an, den Sie tatsächlich für das Objekt erzielt haben.
Sollten Sie in den Voreinstellungen (Hauptmenü - Register Sonstiges - Voreinstellungen - Währung) 2
Währungen angegeben haben, erhalten Sie für jede Währung ein Eingabefeld.
Feld Verkauft am:
Hier geben Sie das Datum des Verkaufes an.
Schalter Verkauf rückgängig machen:
Wenn Sie den Verkauf bereits getätigt haben, erscheint neben dem Verkaufsdatum eine Schaltfläche
"Verkauf rückgängig machen", die es Ihnen ermöglicht den Verkaufsvorgang ggf. zu stornieren.
Schalter
:
Über diesen Schalter wählen Sie den Interessenten, der das Objekt gekauft hat.
Register Courtage
Im Register Courtage erfassen Sie in der oberen Gruppe die Provision, die der Verkäufer und in der
Unteren die Provision, die der Käufer tragen muss.
Auswahlbox Berechnung:
Bietet die Möglichkeit zwischen verschiedenen Berechnungen auszuwählen. Allerdings können Sie die
Einträge nicht ändern, sie sind fest im Programm hinterlegt.
Feld Satz:
Je nach Berechnungsart geben Sie entweder einen Prozentwert oder einen Betrag an. Dieser wird später
in der Provisionsabrechnung berücksichtigt.
Optionen exkl./inkl. MwSt.:
Bei den Immobilienportalen wird der Provisionstext mit übergeben. Über diese Option ergänzen Sie die
Angabe, ob die Provision inklusiv oder ohne Mehrwertsteuer ist.
Schalter Zurück:
Über diesen Schalter gelangen Sie zurück zum vorherigen Fenster. Sollten Sie dieses Fenster aus den
Objektstammdaten gestartet und die Kaufdaten eingetragen haben, wird das Objekt automatisch auf den
Status "vermittelt" gesetzt.
Objektdaten - Register Preis - Daten Vermietung
In diesem Fenster werden die Vermietungsdaten, die letztendlich Grundlage
Provisionsberechnung sind, eingegeben. Die Eingaben werden in 2 Register unterteilt:
für
die
Register Preis
Feld Preis lt. Angebot:
Es wird der Mietpreis ausgewiesen, den Sie in den Objektstammdaten hinterlegt haben. Das Feld ist nicht
aktiviert und der Betrag kann nur geändert werden, indem Sie in die Objektstammdaten zurück gehen
und dort die Änderung des Mietpreises vornehmen.
Feld Erzielter Preis:
In diesem Feld geben Sie den Betrag an, den Sie tatsächlich für das Objekt erzielt haben.
Sollten Sie in den Voreinstellungen (Hauptmenü - Register Sonstiges - Voreinstellungen - Währung) 2
Währungen angegeben haben, erhalten Sie für jede Währung ein Eingabefeld.
Feld Vermietet am:
Hier geben Sie das Datum der Vermietung an.
Schalter Vermietung rückgängig machen:
Wenn Sie die Vermietung bereits getätigt haben, erscheint neben dem Mietdatum eine Schaltfläche
"Vermietung rückgängig machen", die es Ihnen ermöglicht den Mietvorgang ggf. zu stornieren.
Schalter
:
Über diesen Schalter wählen Sie den Interessenten, der das Objekt gemietet hat.
Register Courtage
Im Register Courtage erfassen Sie in der oberen Gruppe die Provision, die der Verkäufer und in der
Unteren die Provision, die der Mieter tragen muss.
Auswahlbox Berechnung:
Bietet die Möglichkeit zwischen verschiedenen Berechnungen auszuwählen. Allerdings können Sie die
Einträge nicht ändern, sie sind fest im Programm hinterlegt.
Feld Satz:
Je nach Berechnungsart geben Sie entweder einen Prozentwert oder einen Betrag an. Dieser wird später
in der Provisionsabrechnung berücksichtigt.
Optionen exkl./inkl. MwSt.:
Bei den Immobilienportalen wird der Provisionstext mit übergeben. Über diese Option ergänzen Sie die
Angabe, ob die Provision inklusiv oder ohne Mehrwertsteuer ist.
Schalter Zurück:
Über diesen Schalter gelangen Sie zurück zum vorherigen Fenster. Sollten Sie dieses Fenster aus den
Objektstammdaten gestartet und die Mietdaten eingetragen haben, wird das Objekt automatisch auf den
Status "vermittelt" gesetzt.
Objektdaten - Register Flächen/Kriterien
Über dieses Register geben Sie für das Objekt die Hauptfläche, die Nebenflächen und die Kriterien an.
In Win-IMOS können Sie für die Objekte bis zu 4 Nebenflächen und 8 Kriterien angeben. Bitte beachten
Sie, dass diese Angaben von der ausgewählten Objektart unter Register Objekt abhängig ist. Über das
-Symbol gelangen Sie in die Voreinstellungen, wo Sie für jede Objektart die passende Hauptfläche, die
Nebenflächen und die Kriterien betiteln können.
Diese Unterscheidung pro Objektart wurde durchgeführt, da z.B. für Wohnungen andere Flächen und
Kriterien maßgeblich sind als für z.B. Hallen- und Produktionsflächen.
Weitere Register der Objektdaten:
Objektdaten - Register Objekt, Objektdaten - Register Preis, Objektdaten - Register Texte, Objektdaten Register Bilder/Dokumente, Objektdaten - Register Internet, Objektdaten - Register Eigentümer,
Objektdaten - Register Kontakte, Objektdaten - Register Daten
Objektdaten - Register Texte
Das Register Texte:
In diesem Register können Sie verschiedene Texte eintragen, die Sie später z.B. in die Textverarbeitung
übernehmen oder zu den Immobilienportalen übertragen lassen können.
Bereich Symbolleiste (Beschreibung von Links nach Rechts):
Schalter Neu:
Setzt den Text zurück und Sie können Neuen eingeben.
Schalter Öffnen:
Über diesen Schalter können Sie Texte, die als Text-Datei (*.txt) vorliegen, öffnen und einfügen. Bitte
beachten Sie, dass Sie hier keine Dokumente zuweisen oder öffnen können. Dies können Sie im Register
Bilder/Dokumente oder über die Nachweise.
Schalter Speichern:
Wenn Sie die angelegten Texte separat auf Ihren Rechner speichern möchten, können Sie das über
diesen Schalter tun. Der Text wird als Text-Datei (*.txt) abgespeichert. Die .txt-Datei steht jedoch in
keinem Zusammenhang mit der Textverarbeitung bzw. der Serienbrieffunktion.
Schalter Drucken:
Ruft das Fenster für die Druckeinstellungen auf. Sobald Sie das Fenster mit OK verlassen, wird ein
Druckauftrag an Ihren Drucker versendet.
Schalter Ausschneiden:
Schneidet den markierten Text aus und legt ihn in die Zwischenablage.
Schalter Kopieren:
Kopiert den markierten Test und legt ihn in die Zwischenablage.
Schalter Einfügen:
Fügt den Inhalt der Zwischenablage an die Mausposition im Text ein.
Mit den Registern am unteren Rand des Fensters haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Textbausteine
zu definieren. Folgende Texte sind möglich:
 Beschreibung (extern)








Beschreibung (intern)
Preis
Lage
Ausstattung
Sonstiges
Anzeige 1
Anzeige 2
Anzeige 3
Bis auf die Textbausteine Beschreibung (intern), Anzeige 1, Anzeige 2 und Anzeige 3 werden alle Texte
(falls ein Inhalt vorhanden ist) an die Immobilienportale übertragen.
In den Textbausteinen Anzeige 1-3 werden die Texte eingetragen, die in der Anzeigenverwaltung von
Win-IMOS verwenden werden sollen. Nähere Informationen finden Sie unter der Anzeigenverwaltung.
Weitere Register der Objektdaten:
Objektdaten - Register Objekt, Objektdaten - Register Preis, Objektdaten - Register Flächen/Kriterien,
Objektdaten - Register Bilder/Dokumente, Objektdaten - Register Internet, Objektdaten - Register
Eigentümer, Objektdaten - Register Kontakte, Objektdaten - Register Daten
Objektdaten - Register Bilder/Dokumente
Das Register Bilder/Dokumente:
In diesem Register können Sie beliebig viele Bilder und Dateien dem Objekt zuordnen. Die Bilder und
Dokumente werden allerdings nicht in die Datenbank gespeichert. Win-IMOS speichert lediglich die
Pfade zu den Dateien in die Datenbank. Das bedeutet, dass Sie die zugewiesenen Dateien separat
speichern müssen. Wenn Sie die Dateien aus dem Zielpfad löschen oder verschieben, kann Win-IMOS
die Dateien nicht mehr finden.
Weitere Hinweise für Kunden mit der Netzwerkversion finden Sie hier.
Sobald Sie ein Bild zugewiesen haben, wird nach dem Speichern des Objektes aus dem ersten Bild ein
Vorschaubild erzeugt, welches dann in der Objektliste angezeigt wird.
Linke Seite:
Auf der linken Seite erhalten Sie eine Auflistung der zugeordneten Dateien zu dem Objekt. Angegeben
sind die Position in dieser Liste und der Titel des Bildes.
Schalter Hinzufügen:
Über diesen Schalter können Sie sämtliche Dateien dem Objekt zuordnen. Empfehlenswert sind hier
Bilder, Grundrisse als PDF-Dokument oder kleine Videos zum Objekt. Sonstige Dokumente können Sie
über einen Nachweis mit Zuordnung zu dem Objekt speichern. Nachdem Sie die Datei ausgewählt
haben, werden Sie gebeten einen Titel für das Bild anzugeben.
Schalter Löschen:
Über diesen Schalter entfernen Sie die Verknüpfung zwischen Objekt und Datei. Die Datei wird nicht
gelöscht.
Schalter Position erhöhen:
Erhöht die Position des markierten Eintrages. Dies ist wichtig in Bezug auf die Übertragung der Dateien in
die Immobilienportale.
Schalter Position verringern:
Verringert die Position des markierten Eintrages. Dies ist wichtig in Bezug auf die Übertragung der
Dateien in die Immobilienportale.
Rechte Seite:
Rechts neben der Auflistung der Dateien erscheint, wenn Sie ein Bild angeklickt haben, die Vorschau des
Bildes. Dieses Bild wird nicht in der Originalgröße angezeigt sondern passend für die Vorschau. Das Bild
selber wird nicht geändert.
Eingabefeld für den Titel:
Unter der Vorschau können Sie über ein Eingabefeld das Bild bzw. das Dokument betiteln. Dieser Titel
erscheint dann links in der Auflistung und auch in den Immobilienportalen.
Es folgt die Pfadangabe zu der Datei, die Sie dem Eintrag zugeordnet haben.
Klickfeld auf Immobilienportale übertragen erlaubt:
Über dieses Klickfeld können Sie bestimmen, ob die angegebene Datei später zu den Immobilienportalen
übertragen werden darf oder nicht.
Weitere Register der Objektdaten:
Objektdaten - Register Objekt, Objektdaten - Register Preis, Objektdaten - Register Flächen/Kriterien,
Objektdaten - Register Texte, Objektdaten - Register Internet, Objektdaten - Register Eigentümer,
Objektdaten - Register Kontakte, Objektdaten - Register Daten
Objektdaten - Register Internet
Mit Win-IMOS können Sie Ihre erfassten Objekte auf bis zu 16 Immobilienportale übertragen. 5 Dieser
Portale sind bereits vordefiniert, es stehen Ihnen somit noch 11 Portale zur freien Verfügung zu denen
Sie übertragen können. Weitere Informationen siehe Hauptmenü - Register Internet - Zugangsdaten.
Nachdem Sie die entsprechenden Klickfelder vor den Immobilienportalen angeklickt und das Objekt
gespeichert haben, taucht das Objekt im Hauptmenü - Register Internet auf und kann an die
Immobilienportale übertragen werden.
Klickfeld Adresse des Objektes im Immobilienportal anzeigen lassen:
Die Adresse des Objektes muss an die Immobilienportale übertragen werden, weil die Adresse zu den
Pflichtangaben gehört. Die Portale bieten allerdings die Möglichkeit im Online-Exposé die Adresse zu
unterdrücken. Nur wenn Sie diese Option aktiviert haben, wird die Adresse später auf der Internetseite
des Portales angezeigt werden.
Die Immobilienportale bieten eine Fülle an Informationen für die Übertragung an. Darum sind nicht alle
Daten, die Sie an die Portale übertragen können vordefiniert. Es gibt allerdings die Möglichkeit Win-IMOS
soweit zu konfigurieren, dass Sie spezielle Informationen an die Immobilienportale übertragen können.
Klicken Sie dazu auf den Schalter
.
Dieser Schalter öffnet ein PDF-Dokument, das eine Auflistung der Informationen enthält, die Sie an die
Immobilienportale übertragen können. Achten Sie bitte darauf, dass ImmobilienScout24 als Einzigstes
gegenüber den anderen Portalen eine eigene Spezifikation zur Übertragung hat und damit auch andere
Felder zur Verfügung stehen. Darum ist das Dokument in 2 Abschnitte unterteilt, einmal die Daten für
ImmobilienScout24 und einmal die Daten für die Portale, die den OpenImmo-Standard 1.2.2 verwenden.
Weitere Register der Objektdaten:
Objektdaten - Register Objekt, Objektdaten - Register Preis, Objektdaten - Register Flächen/Kriterien,
Objektdaten - Register Texte, Objektdaten - Register Bilder/Dokumente, Objektdaten - Register
Eigentümer, Objektdaten - Register Kontakte, Objektdaten - Register Daten
Objektdaten - Register Eigentümer
In diesem Register können Sie den Eigentümer des Objektes angeben. Dieser muss als Kontakt angelegt
sein, damit Sie ihn zuordnen können. Dadurch haben Sie den Vorteil den Eigentümer nur einmal
anzulegen, aber mehreren Objekten zuzuordnen ohne das Sie den Kontakt mehrmals anlegen müssen.
Schalter Eigentümer auswählen:
Diese Schaltfläche öffnet das Suchen-Fenster in dem Sie den Kontakt suchen können. Sollte die Person
nicht vorhanden sein, können Sie auf den Schalter "Neu eingeben" klicken.
Weitere Register der Objektdaten:
Objektdaten - Register Objekt, Objektdaten - Register Preis, Objektdaten - Register Flächen/Kriterien,
Objektdaten - Register Texte, Objektdaten - Register Bilder/Dokumente, Objektdaten - Register Internet,
Objektdaten - Register Kontakte, Objektdaten - Register Daten
Objektdaten - Register Kontakte
Wenn Sie dem Objekt weitere Kontakte außer dem Eigentümer zuordnen wollen, verwenden Sie den
Register Kontakte.
Schalter Hinzufügen:
Öffnet das Suchen-Fenster, über welches Sie bestehende Kontakte suchen und auswählen können. Der
Kontakt wird dem Objekt zugeordnet und erscheint in der Liste.
Schalter Entfernen:
Entfernt die Verbindung zwischen dem Kontakt und dem Objekt. Der Kontakt selber wird nicht aus dem
Datenbestand gelöscht.
Schalter Bearbeiten:
Mit dem Schalter Bearbeiten gelangen Sie in die Daten des Kontaktes um die Stammdaten zu
bearbeiten.
Schalter Neu:
Nach dem Klick auf die Schaltfläche Neu erscheint ein leeres Fenster für die Eingabe eines neuen
Kontaktes. Nachdem Sie die Daten gespeichert haben, wird der Kontakt dem Objekt zugeordnet.
Schalter Serienbrief:
Die Schaltfläche Serienbrief erstellt die Datenquelle für die aufgelisteten Kontakte, startet die
Textverarbeitung und ermöglicht den sofortigen Schriftverkehr von dieser Stelle aus ohne das Fenster
schließen zu müssen.
Weitere Register der Objektdaten:
Objektdaten - Register Objekt, Objektdaten - Register Preis, Objektdaten - Register Flächen/Kriterien,
Objektdaten - Register Texte, Objektdaten - Register Bilder/Dokumente, Objektdaten - Register Internet,
Objektdaten - Register Eigentümer, Objektdaten - Register Daten
Objektdaten - Register Daten
Über diesen Register können Sie, auf 60 Freifelder verteilt, zusätzliche Informationen für das Objekt
angeben. Diese Felder sind intern durch nummeriert und stehen Ihnen in der Textverarbeitung ebenfalls
zur Verfügung. Wie bei den Flächen und Kriterien werden die Freifelder pro Objektart angegeben.
Den Titel der Freifelder können Sie ganz nach Ihren Anforderungen individuell ändern, dazu klicken Sie
doppelt auf den Titel.
Achtung:
Die 60 Freifelder verteilen sich auf drei Register, die Sie am unteren Bildschirmrand wechseln können!
Weitere Register der Objektdaten:
Objektdaten - Register Objekt, Objektdaten - Register Preis, Objektdaten - Register Flächen/Kriterien,
Objektdaten - Register Texte, Objektdaten - Register Bilder/Dokumente, Objektdaten - Register Internet,
Objektdaten - Register Eigentümer, Objektdaten - Register Kontakte
Kriteriensuche - Objekt
Mit Hilfe dieses Fensters haben Sie die Möglichkeit, Ihre Objektsuche abhängig der
Interessentenkriterien einzuschränken bzw. anzupassen. Dabei werden nur die Kriterien in die Suche
aufgenommen, deren Häkchen vor dem Kriterium aktiviert sind.
Schalter Suchen:
Nachdem Sie Ihre Suchkriterien angegeben haben und auf diesen Schalter geklickt haben, wird die
Suche gestartet. Die Ergebnisse werden im Hauptfenster in der Liste der Objekte angezeigt.
Schalter Abbruch:
Schließt das Fenster ohne eine Suche zu starten.
Schalter Zurücksetzen:
Mit diesem Schalter setzen Sie die Häkchen sämtlicher Kriterien zurück.
Option "Bereits angebotene Objekte nicht mehr anbieten":
Ist diese Option aktiviert, werden nur die Objekte angezeigt, die diesem Interessenten noch nicht
angeboten wurden. Es wird überprüft ob ein Nachweis vorhanden ist der: dem Interessent zugeordnet,
dem Objekt und die "Aktivität" mit "Angebot" angegeben ist.
Diese Option befindet sich in der Gruppe "Anforderungen" aber auch nur dann, wenn Sie eine
Kriteriensuche über passende Objekte für einen Interessenten suchen.
Angenommen, Sie finden kein passendes Objekt für einen bestimmten Interessenten,
wollen ihm aber trotzdem eines anbieten, können Sie in den Suchoptionen einstellen, dass z.B. keine
Übereinstimmung zwischen Interessentgesuch und Objekt in den Feldern "Grundstücksfläche" und
"Etagen" gewünscht wird. Dazu klicken Sie einfach auf die entsprechenden Kästchen
"Grundstücksfläche" und "Etagen", so dass die Markierung entfernt wird. Es werden nun auch Objekte
selektiert, die nicht unbedingt genau mit den Interessentengesuch bezüglich der Etagenanzahl und der
Größe der Grundstücksfläche entsprechen.
Die Vorgaben für die Auswahlboxen Kategorie, Gebiet sowie die Suchfelder können Sie, wie auch die
Kriterien und die Nebenflächen über Hauptmenü - Register Sonstiges - Voreinstellungen - Listen
vornehmen.
Import aus Fremddatenbanken
In Win-IMOS können Sie über die Schaltfläche "Import" in den Registern Objekte, Interessenten und
Kontakte Daten aus einer externen Quelle in das Programm bzw. in die entsprechende Liste importieren.
Sobald Sie den Assistenten für den Datenimport gestartet haben, können Sie über die Schaltflächen
Zurück und Weiter auf die verschiedenen Schritte des Imports zugreifen. Diese Schritte lauten wie folgt:
1. Schritt: Willkommen im Experten für die Importierung der Datenbanken.
In diesem Schritt müssen Sie angeben, in welche der Tabellen Sie die Daten aus der externen
Datenquelle importieren wollen. Zur Auswahl stehen die Tabellen:
- Interessenten
- Objekte
- Kontakte
2. Schritt: Zieldatenbank löschen?
Legen Sie fest, ob der Inhalt der Ziel-Tabelle vor dem Import gelöscht werden soll oder der Inhalt der
externen Datenquelle zu den bestehenden Daten hinzugefügt werden sollen.
3. Schritt: Typ der Datenquelle:
Den Datenimport in Win-IMOS können Sie nur über Text- oder CSV-Dateien (Comma Separated Values
= Durch Komma getrennte Werte) durchführen. Die verschiedenen Datenbanken oder auch
Tabellenkalkulationen (z.B. Microsoft Excel) sollten mindestens eines dieser beiden Formate
unterstützen. Dabei wird ein Trennzeichen für die einzelnen Datenfelder (=Name, Vorname, Anschrift)
definiert und ein Trennzeichen, welches den Beginn der Daten des nächsten Datensatzes anzeigt. Diese
beiden Trennzeichen müssen Sie kennen, damit die Daten übernommen werden können.
Die Textdatei kann in jedem beliebigen Editor oder in jeder beliebigen Textverarbeitung geöffnet werden.
Eine Textdatei, deren Datenfelder durch einen Strichpunkt und die einzelnen Daten durch die
Eingabetaste (Return) getrennt sind, kann wie folgt aussehen:
"Name","Vorname","Strasse","PLZ","Ort"
„Meyer","Hans","Bahnweg 8","80000","München"
„Musterfrau","Birgit","Alte Mühle 1","80001","München"
In der ersten Zeile müssen die Spaltennamen angegeben werden, damit Sie später bei der Zuordnung
auch die korrekten Spalten verbinden. Die Anführungszeichen die jedes Datenfeld in diesem Beispiel
einschließt, sind nicht zwingend erforderlich. Diese werden beim Import automatisch entfernt.
4. Schritt: Datenbank auswählen:
In diesem Schritt müssen Sie die Datei auswählen dessen Daten Sie importieren wollen. Auf der rechten
Seite können Sie das Laufwerk und das Verzeichnis wählen, auf der linken Seite die Datei bzw. den
Dateityp. Nachdem Sie eine Datei markiert haben, können Sie auf Weiter klicken.
5. Schritt: Format der Textdatei:
In diesem Schritt müssen Sie angeben, welches Trennzeichen verwendet wird, um die Datenfelder zu
trennen. Je nach Auswahl ändert sich die Vorschau (maximal 30 Datensätze) im unteren Rand. Der
Import-Assistent geht davon aus, dass in Ihrer Datei die Datensätze mit "Enter" getrennt sind.
Die Felder in der Vorschau können auch abgeschnitten dargestellt werden. Sie werden später dann aber
korrekt in die Datenbank übernommen. Alle Windows-Programme verwenden die Windows ANSI
Umlaute. Wenn Sie Daten aus einem älteren Programm übernehmen wollen, dann wählen Sie die Option
„DOS ASCII Umlaute" aus, damit die Umlaute und Sonderzeichen richtig dargestellt werden.
6. Schritt: Felder zuordnen:
Jede Datenbank hat andere Bezeichnungen für die Datenfelder. So kann z.B. das Feld "Vorname" in
anderen Datenbanken auch „VNAME" oder bei englischen Programmen auch „First Name" oder
„FNAME" heißen. Da Win-IMOS nicht wissen kann, wie andere Programme Ihre Felder bezeichnen,
muss die Zuordnung teilweise manuell erfolgen.
Wie ordne ich Felder zu?
Auf dem Bildschirm sehen Sie drei Listen. Die linke Liste zeigt alle Datenfelder von Win-IMOS an. In der
rechten Liste befinden sich alle Felder der fremden Datenquelle. In der unteren Liste werden alle
Feldzuordnungen angezeigt.
In der fremden Datenbank gibt es beispielsweise ein Feld namens „First Name" (engl. für Vorname).
Klicken Sie in der linken Liste das Feld „Vorname" an und in rechten Liste das Feld „First Name". Klicken
Sie dann auf den Schalter Hinzufügen, um das Feldpaar in die untere Liste zu übernehmen. Auf diese
Weise können Sie alle Felder von Win-IMOS zuordnen. Wählen Sie immer die zwei zusammengehörigen
Felder aus der IMOS- und der Fremddatenbank aus und klicken den Schalter Hinzufügen. Wenn die
fremde Datenbank nicht so viele Felder wie Win-IMOS hat, bleiben in der linken Liste noch Felder übrig.
Diese werden einfach leer gelassen. Hat z.B. die Datenquelle kein Feld für „Funktion", dann bleibt bei
allen importierten Datensätzen dieses Feld leer.
Schalter Automatisch:
Diese Schaltfläche dient dazu, automatisch die Felder zu verbinden. Dies ist aber nur dann möglich,
wenn die Felder von Win-IMOS die gleichen Titel haben wie die aus der externen Datenquelle.
7. Schritt: Vorschau
Nachdem Sie die Felder der externen Datenquelle mit denen aus der Win-IMOS Datenbank verbunden
haben, erhalten Sie eine Vorschau der zu importierenden Daten. Hier können Sie überprüfen, ob die
Zuordnungen korrekt sind. Sollte dies nicht der Fall sein, können Sie über Zurück zu der Feldzuordnung
zurück kehren.
Es wurden noch keine Daten in Win-IMOS importiert!
8. Schritt: Datenübernahme
Sobald dieser Schritt aufgerufen wird, werden die selektierten Daten in die Ziel-Tabelle übernommen. Es
wird je nach Datenmenge ein Halbkreis angezeigt, um zu zeigen wie weit der Import voran geschritten ist.
Wenn der Import beendet ist, können Sie den Experten beenden. Die Daten stehen nun im Programm zur
Verfügung.
Hauptmenü - Register Objekte - Liste der verkauften Objekte
In der Liste der verkauften Objekte (lt.Makler-Bauverordnung für das Finanzamt) werden Ihre verkauften
Objekte aufgeführt.
Gruppe Funktion
Schalter Zurück:
Schließt das Fenster und kehrt zum Register Objekte zurück.
Schalter Drucken:
Druckt eine Übersicht aller verkauften Objekte, je nach ausgewähltem Zeitraum inkl. aller wichtigen
Objektdaten.
Gruppe Zeitraum
Über die Auswahlbox können Sie den Zeitraum bestimmen, den Sie anzeigen und auch ausdrucken
wollen.
Register Objekte - Provisionen
Über dieses Menü bzw. Fenster können Sie die Provisionsabrechnung für alle Ihre Objekte erstellen. In
der Liste erscheinen nur die Objekte, dessen Daten Sie für den Verkauf oder Vermietung eingetragen
haben. Siehe Objektdaten - Register Preis.
Gruppe Funktion:
Schalter Zurück:
Schließt das Fenster und kehrt zum Hauptfenster zurück.
Schalter Drucken:
Ermöglicht den Ausdruck einer Provisionsübersicht.
Schalter Provisionen:
Mit dem Schalter Provisionen öffnen Sie das Fenster für die Provisionen des markierten Objektes. Hier
können Sie die Provisionen ändern, hinzufügen oder löschen.
Schalter Abschluss rückgängig / Abschließen:
Dieser Schalter ist abhängig von der Anzeigeoption „Abgeschlossen" oder „Nicht Abgeschlossen". Wenn
„Abgeschlossen" markiert wurde, werden nur alle abgeschlossenen Provisionen angezeigt und der
Schalter „Abschluss rückgängig" eingeblendet. Wenn „Nicht Abgeschlossen" markiert ist, wird der
Schalter „Abschließen" angezeigt.
Gruppe der Optionen:
Auswahlbox Zeitraum:
Über diese Auswahl treffen Sie die Entscheidung, für welchen Zeitraum Sie die Daten anzeigen lassen
wollen.
Klickfeld Abgeschlossen/Nicht Abgeschlossen:
Je nach angeklickter Option werden die abgeschlossenen oder nicht abgeschlossenen Objekte
angezeigt. Abgeschlossen bedeutet, dass Sie sämtliche Provisionen zu dem Objekt eingegeben und die
Provisionsabrechnung gedruckt haben.
Auswahlbox Art:
Hier müssen Sie auswählen, ob Sie die Liste für vermietete oder verkaufte Objekte anzeigen lassen
wollen.
Auswahlbox Bearbeiter:
Zusätzlich wird als Einschränkung angeboten, die Liste anhand der zugewiesenen Bearbeiter zu
selektieren. Die Bearbeiter können Sie in den Voreinstellungen (Hauptmenü - Register Sonstiges Voreinstellungen) ändern.
Register Objekte - Provisionen - Provisionen
In diesem Fenster kommt es zur eigentlichen Provisionsabrechnung. Hier bekommen Sie eine Übersicht
auf bisher eingetragene Provisionen bzw. Positionen. Diese können Sie entweder löschen, bearbeiten,
hinzufügen oder auch ausdrucken.
Gruppe Funktion:
Schalter Zurück:
Schließt das Fenster und kehrt zur Auflistung der Objekte die abgeschlossen oder nicht abgeschlossen
sind zurück.
Schalter Bearbeiten:
Öffnet das Provisionsfenster zum Bearbeiten bereits bestehender Provisionen.
Schalter Löschen:
Löscht die ausgewählte Provision.
Schalter Liste drucken:
Druckt eine Liste aller erfassten Provisionen zu dem angegebenen Objekt aus.
Gruppe Finanzen:
Schalter Einnahme neu:
Öffnet das Provisionsfenster zur Eingabe von einer neuen Einnahme.
Schalter Ausgabe neu:
Öffnet das Provisionsfenster zur Eingabe von einer neuen Ausgabe.
Schalter Rechnung drucken:
Druckt eine Rechnung über die ausgewählte Provision.
Unter dem oben beschriebenen Menü sind nochmals wichtige Daten (Objektnummer, Objektart, Preis,
erzielter Preis, etc.) des vorher ausgewählten Objekts eingeblendet.
Eingabefeld Letzte Rechnungsnummer:
Dieses Eingabefeld enthält die letzte Rechnungsnummer, die Sie vergeben haben. Diese wird
automatisch hochgezählt, wenn Sie eine Rechnung drucken.
Register Objekte - Provisionen - Provisionen - Neu/Bearbeiten
In diesem Fenster können Sie die eigentliche Provision angeben. Alle Informationen die zur Berechnung
der Provision nötig sind, sind hier aufgelistet.
Schalter
Je nach Art der Provision und Einnahme oder Ausgabe wird über diesen Schalter der Zahlungspflichtige
ausgewählt. Dazu öffnet sich, wenn es nicht der Mieter oder Käufer ist, das Fenster für die Suche nach
den Kontakten.
Das Einnahmen- bzw. Ausgaben-Fenster besteht aus zwei Registern:
Register Berechnung:
Der Inhalt dieses Registers richtet sich nach der Art der im vorherigen Fenster ausgewählten Provision
(Einnahme oder Ausgabe). Im Feld „Buchung" finden Sie daher den Text "Einnahme" oder "Ausgabe".
1. Einnahme
Auswahlbox Art:
Je nachdem ob das ausgewählte Objekt ein Miet- oder Kaufobjekt ist, stehen hier die beiden
Provisionsarten Verkäufer-/Käufer Courtage zur Verfügung.
Auswahlbox Berechnung:
Die Berechnung richtet sich nach den Angaben, die Sie in den Objektstammdaten - Register Preis Daten Verkauf/Daten Vermietung angegeben haben. Diese werden automatisch hinterlegt und können in
diesem Fenster nicht geändert werden. Über den Schalter
gelangen Sie entweder in die
Verkaufsdaten oder zu den Daten der Vermietung wo Sie Änderungen vornehmen können.
Feld Satz:
Diese Angabe wird, wie die Berechnung, aus den Objektstammdaten automatisch vorbelegt und ist in
diesem Fenster nicht änderbar.
Feld MwSt:
Sie können wählen ob ohne, mit oder ausschließlich MwSt. gerechnet wird. Außerdem können Sie die
Höhe der Mehrwertsteuer auswählen. Die MwSt-Sätze bestimmen Sie im Register
Sonstiges–Voreinstellungen–MwSt.
Am Ende können Sie das Rechnungsdatum eintragen und markieren, ob die Rechnung bereits bezahlt
wurde oder nicht.
2. Ausgabe
Auswahlbox Art:
Wählen Sie hier die Art der Ausgabe aus. Die Vorgaben für die Auswahl können Sie nicht verändern,
diese sind fest im Programm eingebunden.
Auswahlbox Berechnung:
Hier ist auszuwählen, welche Berechnungsart Sie verwenden möchten. Die Vorgaben sind nicht
änderbar und fest im Programm eingebunden.
Feld Satz:
Geben Sie in diesem Eingabefeld an, in welcher Höhe die Ausgabe anhand der Berechnungsart
berechnet werden soll.
Feld MwSt:
Sie können wählen ob ohne, mit oder ausschließlich MwSt. gerechnet wird. Außerdem können Sie die
Höhe der Mehrwertsteuer auswählen. Die MwSt-Sätze bestimmen Sie im Register
Sonstiges–Voreinstellungen–MwSt.
Am Ende können Sie das Rechnungsdatum eintragen und markieren, ob die Rechnung bereits bezahlt
wurde oder nicht.
Register Text:
Dieses Register dient zum Vermerken von Informationen und Notizen, die für die Provisionsberechnung
wichtig sein könnten!
Register Objekt - Statistik
Über dieses Fenster können Sie verschiedene Statistiken aus Ihren Daten in Win-IMOS erstellen und
drucken.
Gruppe Funktion:
Schalter Zurück:
Über diesen Schalter gelangen Sie wieder zurück zu der Liste der Objekte.
Schalter Andere Statistik:
Über das aufklappbare Untermenü können Sie auf die verschiedenen Statistiken zugreifen. Zur
Verfügung stehen:
- Anzahl neuer Objekte
- Objektkategorien
- Zeitraum Verkauf/Vermietung
- Kaufpreise/Mieten pro Objekt
- Provisionen
- Objekte nach PLZ
- Anzahl neuer Interessenten
- Interessent sucht Objektkategorien
- Kaufpreise/Mieten pro Interessent
- Interessenten nach PLZ
Schalter Drucken:
Mit diesem Schalter drucken Sie die angezeigte Statistik ohne Vorschau direkt auf den
Standard-Drucker.
Gruppe Einstellungen:
Je nach Auswahl der Statistik stehen Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten zur Einstellung zur
Verfügung.
Auswahl Zeitraum:
Über die Auswahl Zeitraum stellen Sie das gewünschte Jahr ein, welches Sie auswerten möchten.
Auswahl Periode:
Entscheiden Sie über die Auswahl Periode, ob Sie die Statistik in Monaten oder im Quartal anzeigen
wollen.
Auswahl Art:
Selektieren Sie mit der Auswahlbox Art, ob Sie alle Objekte oder nur Miet- oder Kaufobjekte auswerten
möchten.
Auswahl Bearbeiter:
Schränken Sie zusätzlich die Anzeige anhand der Bearbeiter ein.
Auswahl Kategorie:
Mit dieser Auswahl geben Sie an, welche Objektart (z.B. Häuser, Wohnungen, Grundstücke, ...) Sie
speziell auswerten möchten.
Register Objekte - Anzeigen
(Schalter "Anzeigen bearbeiten")
Im Fenster Anzeigenverwaltung haben Sie die Möglichkeit komplette Zeitungsannoncen mit nur wenigen
Mausklicks zu bearbeiten, zu drucken und zu archivieren.
Hinweis: Wenn Sie neue Anzeigen erstellen möchten, wählen Sie im Register Objekte die Schaltfläche
"Neue Anzeige".
Das Menü:
Gruppe Funktion:
Schalter Zurück:
Speichert die Eingaben und schließt das Fenster.
Schalter Anzeigen drucken:
Druckt die ausgewählte, markierte Anzeige. Vor dem Druck kann zwischen mehreren Anzeigen-Stilen
gewählt werden, mit dem Berichtsdesigner können Sie die Anzeige individuell gestalten.
Gruppe Bearbeitung:
Schalter Neu:
Neue Anzeigen können in diesem Fenster nicht erstellt werden. Dazu wechseln Sie zurück in die Liste
der Objekte und wählen in der Gruppe "Zusatzfunktionen" den Schalter "Neue Anzeige". Nun können Sie
für das ausgewählte Objekt eine neue Anzeige erstellen.
Schalter Bearbeiten:
Öffnet das Fenster für die Eingabe bzw. die Änderung des Anzeigentextes. Der Anzeigenpreis und das
Datum der Erscheinung können Sie hier ebenfalls bearbeiten.
Schalter Löschen:
Löscht die in der Liste markierte Anzeige aus dem Datenbestand.
Gruppe Archiv:
Schalter Archivieren/Neue Anzeige:
Wenn Sie im Untermenü - Register Neue Anzeigen sind und eine Anzeige markiert haben, können Sie
diese archivieren um damit die Übersicht verbessern. Sobald Sie in das Register Archiv wechseln,
können Sie über diesen Schalter eine archivierte Anzeige als eine neue Anzeige umwandeln.
Das Untermenü besteht aus drei Registern:
Register neue Anzeigen:
Dieser Register ist beim Aufruf der Anzeigenverwaltung voreingestellt. Sämtliche neu geschaltete
Anzeigen werden hier angezeigt.
Die Auswahlbox „Zeitung/Publikation" enthält alle von Ihnen eingegebenen Zeitungen/Publikationen.
Wenn Sie eine Neue hinzufügen möchten, klicken Sie auf
, es
öffnet sich das Eingabefenster für Kontakte. Hier können Sie einen neuen Kontakt/Zeitung eintragen.
Wichtig ist, dass bei Kategorie "Anzeigen" angegeben ist,
damit dieser Kontakt auch hier zur Auswahl erscheint. Sollten Sie einen Kontakt vermissen, kontrollieren
Sie im Register Kontakte dessen Kategorieeintrag
auf "Anzeigen".
Register Archiv:
Mit Hilfe dieses Register können Sie statistische Angaben über Ihre Zeitungsanzeigen abfragen.
Auswahlbox Zeitung/Publikation:
Hier wählen Sie das entsprechende Medium aus.
Auswahlbox Statistik:
Sie haben die Möglichkeit einen bestimmten Zeitraum anzeigen zu lassen oder Sie wählen die Anzeige
einfach nach bestimmten Objekten aus. Hierbei haben Sie die Wahl zwischen Alle (Objekte) oder mit
dem Schalter
möchten.
können Sie ein bestimmtes Objekt auswählen, für das Sie die Anzeige(n) sehen
Nach Auswahl der Anzeigekriterien werden die gefundenen Annoncen aufgelistet.
Register Chart:
Im Register Chart werden alle geschalteten Anzeigen als Balkendiagramm grafisch dargestellt.
Auswahlbox Zeitung/Publikation:
Hier wählen Sie das anzuzeigende Medium aus. Wie im Register Neue Anzeigen - Zeitung/Publikation
beschränkt sich die Auswahl auf die eingetragenen Kontakte mit der Kategorie "Anzeigen".
Auswahlbox Chart:
Wählen Sie hier, ob Sie für ganze Jahre oder einzelne Monate das Diagramm anzeigen wollen.
Auswahl Jahr/Anzahl der Jahre:
In der ersten Auswahl geben Sie das Jahr ab wann Sie die Auswertung starten und in der zweiten
wieviele Jahre Sie auswerten möchten. Sie können maximal 5 Jahre auswerten.
Schalter Drucken:
Über diesen Schalter können Sie das angezeigte Diagramm ohne weitere Vorschau ausdrucken. Es wird
automatisch auf Ihren Standard-Drucker gedruckt.
Achtung: Die Grafik wird erst nach Drücken des Schalters „Anzeigen" dargestellt!!!
Register Objekte - Anzeigen - Neu/Bearbeiten
.
Dieses Fenster dient dazu, die Eingabe bzw. Anpassung von Anzeigentexten vorzunehmen. Bei einer
Neuanlage greift Win-IMOS auf die in den Objektstammdaten vordefinierten Textbausteine (Anzeige 1,
Anzeige 2 und Anzeige 3) zurück.
Gruppe Funktion:
Schalter Speichern:
Speichert die aktuellen Daten in die Datenbank und kehrt zum vorherigen Fenster zurück.
Schalter Abbruch:
Schließt das Fenster ohne die Daten zu speichern und kehrt ebenfalls zurück zum vorherigen Fenster.
Bereich Symbolleiste (Beschreibung von Links nach Rechts):
Schalter Neu:
Setzt den Text zurück und ein neuer Text kann eingeben werden.
Schalter Öffnen:
Über diesen Schalter können Sie Texte, die als Text-Datei (*.txt) oder Rich-Text-Format (*.rtf) vorliegen
öffnen und einfügen .
Schalter Speichern:
Wenn Sie die angelegten Texte separat auf Ihren Rechner speichern möchten, können Sie mit dem
Schalter Speichern den Text als Text-Datei (*.txt) oder Rich-Text-Format (*.rtf) abspeichern. Diese Datei
steht jedoch in keinem Zusammenhang mit der Textverarbeitung bzw. der Serienbrieffunktion.
Schalter Drucken:
Ruft das Fenster für die Druckeinstellungen auf. Sobald Sie das Fenster mit OK verlassen, wird ein
Druckauftrag an Ihren Drucker gesendet.
Schalter Ausschneiden:
Schneidet den markierten Text aus und legt ihn in die Zwischenablage.
Schalter Kopieren:
Kopiert den markierten Text und legt ihn in die Zwischenablage.
Schalter Einfügen:
Fügt den Inhalt der Zwischenablage an die Mausposition im Text ein.
Auswahlbox Schriftart:
Setzt für den markierten Text die Schriftart.
Auswahlbox Schriftgröße:
Setzt für den markierten Text die Schriftgröße.
Schalter Kursiv:
Setzt für den markierten Text kursiv.
Schalter Fett:
Setzt für den markierten Text fett.
Schalter Unterstrichen:
Unterstreicht den markierten Text.
Schalter Linksbündig:
Setzt den markierten Text linksbündig.
Schalter Zentriert:
Setzt den markierten Text zentriert.
Schalter Rechtsbündig:
Setzt den markierten Text rechtsbündig.
Schalter Gliederung:
Fügt an der angegebenen Position eine Gliederung (Punkte) ein.
Sonstige Einstellungen:
Über die Gruppe im unteren Teil des Fensters können Sie weitere Informationen zu den Anzeigen
eintragen. Dazu gehören das Datum und auch der Preis der Anzeige. Zusätzlich können Sie der Anzeige
einen Bearbeiter zuweisen, den Sie im System angegeben haben. (Hauptmenü - Register Sonstiges Voreinstellungen - Bearbeiter)
Option In die Statistik übernehmen:
Sie können die Anzeige in die Statistik aufnehmen, die Sie anschließend in der Anzeigenverwaltung im
Register Chart auswerten können.
Option Als Nachweis führen:
Haben Sie diese Option angeklickt und speichern die Anzeige, wird ein Nachweis für die Anzeige
erzeugt. Beim nächsten Öffnen der Anzeige ist dieses Klickfeld wieder deaktiviert. Aktivieren Sie diese
Option erneut und speichern die Anzeige, wird auch ein neuer Nachweis generiert.
Adresse - Karte anzeigen
Mit dieser Funktion können Sie direkt über das Internet die Adresse anzeigen lassen. Dazu wird der
Microsoft live search Kartendienst verwendet, siehe http://maps.live.de.
Voraussetzung für den Kartendienst aus Win-IMOS ist eine Internetanbindung auf dem Rechner wo
Win-IMOS installiert ist.
Erst mit einem Klick auf "Karte anzeigen" oder "Route anzeigen" wird im rechten Bereich die Karte
angezeigt. Mit dem Mausscrollrad können Sie den Zoomfaktor vergrößern oder verkleinern. Des weiteren
können Sie unterhalb der Karte (wenn Sie auf einen der beiden eben genannten Schaltflächen geklickt
haben) den Kartenausschnitt ausdrucken.
Straße
Hier geben Sie die Straße an, die Sie auf der Karte anzeigen lassen wollen oder die Ziel-Straße für die
Routenberechnung. Beim Start des Fensters wird automatisch die Straße des Objektes, Interessenten
oder Kontaktes vorbelegt, dessen Eintrag Sie im vorherigen Fenster ausgewählt haben.
PLZ Ort
Hier geben Sie die PLZ und den Ort an, den Sie auf der Karte anzeigen lassen wollen oder die Ziel-Daten
für die Routenberechnung. Beim Start des Fensters werden automatisch die Daten des Objektes,
Interessenten oder Kontaktes vorbelegt, dessen Eintrag Sie im vorherigen Fenster ausgewählt haben.
Schalter Anzeigen
Wenn Sie sich eine andere Adresse anzeigen lassen möchten, klicken Sie in das Feld Straße, PLZ Ort
und geben die neue Anschrift ein. Anschließend klicken Sie auf den Schalter "Anzeigen".
Route von
Straße
Hier geben Sie die Straße an, die Sie als Start-Straße für die Routenberechnung verwenden wollen. Beim
Start des Fensters wird automatisch die Straße aus den Makler-Stammdaten vorbelegt.
PLZ Ort
Hier geben Sie die PLZ und den Ort an, die Sie als Start-Daten für die Routenberechnung verwenden
wollen. Beim Start des Fensters wird automatisch die PLZ und der Ort aus den Makler-Stammdaten
vorbelegt.
Schalter Route anzeigen
Über diese Schaltfläche starten Sie die Routenberechnung auf Grund der angegebenen Anschriften. Das
Ergebnis wird Ihnen im rechten Bereich des Fensters angezeigt. Unter der angezeigten Karte können Sie
dann den Kartenausschnitt ausdrucken.
Register Interessent
Hauptmenü - Register Interessent
Das Register Interessenten:
Dieses Register zeigt die Interessentenliste. Sämtliche angelegte Interessenten, auch die gesperrten,
werden hier angezeigt. Sie können hier die Hauptaufgaben wie Interessenten anlegen, löschen, kopieren
und bearbeiten übersichtlich erledigen.
Gruppe Interessent:
Schalter Neu:
Diese Schaltfläche erzeugt einen neuen Interessenten. Bevor Sie allerdings die Interessentendaten
eingeben können, erscheint ein Fenster, in welches Sie als erstes überprüfen können, ob der Interessent
bereits vorhanden ist. Wenn nicht und Sie wählen "Neu anlegen", müssen Sie zuerst eine neue
Interessentennummer vergeben. In diesem Fenster werden auf der rechten Seite die letzten 10
eingegebenen Interessentennummern angezeigt. Erst nach Eingabe einer eindeutigen noch nicht
vorhandenen Interessentennummer folgt die Maske für die Interessentendaten.
Achtung: Das Vorgehen bei der Neuanlage eines Interessenten hängt von Ihren Voreinstellungen ab.
Win-IMOS startet bei jeder Neuanlage zuerst eine Suchfunktion. Dadurch wird verhindert, dass
Interessenten irrtümlicherweise zwei- oder mehrmals eingegeben werden. Diese Einstellung ist
standardmäßig aktiviert, kann jedoch im Register Sonstiges - Voreinstellungen - Register Einstellungen Ansicht/Termine deaktiviert werden und die Eingabe von Interessenten kann ohne vorherige Suche
vorgenommen werden.
Schalter Bearbeiten:
Über diese Schaltfläche gelangen Sie zur Eingabemaske der Interessentendaten. Dort können Sie
sämtliche Informationen zu dem markierten Interessenten angeben/ändern und speichern.
Schalter Löschen:
Wenn Sie diese Schaltfläche anklicken, wird der markierte Interessent und ihm zugeordnete Termine und
Nachweise aus dem Datenbestand unwiderruflich gelöscht. Termine und Nachweise werden nicht
gelöscht, wenn zusätzlich zu dem Interessent noch ein Objekt oder Kontakt zugeordnet ist, in diesem Fall
wird nur die Verbindung vom Interessent zum Nachweis oder Termin entfernt.
Schalter Kopieren:
Kopiert den markierten Interessenten. Zunächst erscheint das Zwischenfenster zur Eingabe der neuen
Interessentennummer. Auf der rechten Seite sehen Sie (nur zur Information) die zuletzt eingegebenen
Interessentennummern. Danach wird der markierte Interessent aus der Liste kopiert und das Fenster für
die Interessentendaten öffnet sich. Das Kopieren des Interessenten beinhaltet nicht das Kopieren der
bestehenden Nachweise und Termine.
Schalter Kriteriensuche:
Bei dieser speziellen Art der Suche können Sie nach bestimmten Kriterien suchen lassen. Die
Kriteriensuche umfasst die Angaben der Anforderungen, der Suchfelder, der Kriterien, der Nebenflächen,
der Infrastruktur und der sonstigen Angaben. Weitere Informationen finden Sie hier.
Schalter Alle zeigen:
Zeigt alle erfassten Interessenten, auch die Gesperrten.
Schalter Kontaktieren:
Über den nach unten gerichteten Pfeil können Sie den ausgewählten Interessenten auf verschiedene
Weise kontaktieren. Wenn Sie ein Systemtelefon angeschlossen bzw. die TAPI-Telefonie aktiviert haben,
können Sie über Ihr Telefon den Kunden aus Win-IMOS heraus anrufen. Sie können dem Interessenten
eine E-Mail schreiben, dazu startet Win-IMOS Ihren Standard-E-Mail-Client und erzeugt eine neue
E-Mail. Ein Klick auf die Internetadresse startet Ihren Standard-Internet-Browser mit der vorbelegten
Adresse.
Gruppe Sonstiges:
Schalter Drucken:
Sie können die angezeigte Interessentenliste entweder als Bericht drucken oder als Serienbrief. Wenn
Sie die Option "Bericht" wählen, können Sie über einen vorgefertigten oder selbst erstellten Bericht die
Interessentenliste ausdrucken. Weitere Informationen zum Berichtsdesigner finden Sie hier.
Wenn Sie die Option "Serienbrief" wählen, startet automatisch die Textverarbeitung und druckt dann die
Liste über ein vorgefertigtes Dokument.
Schalter Export:
Die Daten der Interessenten werden in das CSV-Format gespeichert. Dieses Format erlaubt Ihnen die
Datei über z.B. Microsoft Excel, Lotus Organizer oder OpenOffice Math zu öffnen und weiter zu
bearbeiten. Die exportierte Datei wird automatisch in Ihren Eigenen Dateien -> WinIMOS -> Daten ->
INTERESSENTEN.CSV gespeichert.
Schalter Import:
Über diese Schaltfläche erhalten Sie die Möglichkeit externe Daten, die im TXT oder CSV-Format sind, in
die Liste der Interessenten zu importieren. Informationen zu dem Import-Assistent erhalten Sie hier.
Schalter Als Kontakt:
Diese Schaltfläche bewirkt, dass die Daten des markierten Interessenten als Kontakt abgespeichert
werden. Der Interessent mit zugeordneten Terminen oder Nachweisen wird bei diesem Vorgang nicht
gelöscht, die Termine und Nachweise werden nicht mit kopiert.
Funktionsleiste über der Interessentenliste:
- Kontakte aus Outlook importieren
Dies erlaubt Ihnen, Kontakte aus Microsoft Outlook in die Interessentenliste von Win-IMOS zu
importieren. Weiterführende Informationen finden sie hier.
- Interessentenadresse in der Karte anzeigen
Zeigt die Adresse des ausgewählten Interessenten in einer Karte an. Weitere Informationen dazu hier.
- Interessentenliste sortieren nach
Die Interessentenliste kann nach den, in der Auswahlbox aufgeführten Kriterien sortiert werden.
Eingabefeld für die Schnellsuche:
Am unteren Ende links vom Fenster der Interessentenliste finden Sie das Eingabefeld für die
Schnellsuche.
Klicken Sie mit der Maus in das weiße Eingabefeld oder betätigen Sie auf Ihrer Tastatur F4 und der
Cursor blinkt automatisch im Eingabefeld. Es öffnet sich darüber nun ein weißes Kästchen, in dem dann
die Ergebnisse angezeigt werden. Sie können ganze Wörter oder auch nur Teile eines Wortes eingeben.
Die Ergebnisse werden im weißen Fenster aufgelistet, mit einem Hinweis in welchen Feldern das
Suchwort gefunden wurde. Die Suche läuft über alle Datenfelder der Interessenten, dabei wird nicht
zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.
Sie möchten nach einem Interessenten suchen, wissen jedoch nicht mehr den ganzen
Namen nur dass es irgendetwas mit ...heim... zu tun hat. Geben Sie in das Suchfeld "heim" ein und im
weißen Fenster erscheinen die Suchergebnisse: z.B. der Interessent namens Kielheim und alle
Interessenten die im Ort Kehlheim wohnen. Die Suche läuft über alle Datenfelder der Interessentendaten
und liefert daher alle Ergebnisse, die das Wort "heim" beinhaltet. Dabei wird nicht zwischen Groß- und
Kleinschreibung unterschieden.
Interessentendaten - Allgemein
Diese Maske dient zur Eingabe aller Interessentendaten. Dazu gehören neben den
personenspezifischen Daten wie Adresse, Telefon, Email etc. auch die Suchkriterien sowie sonstige
Daten.
Gruppe Funktion;
Schalter Speichern:
Speichert die Interessentendaten in die Datenbank. Wenn Sie ohne auf Speichern zu klicken das Fenster
verlassen, werden die Daten nicht gespeichert.
Schalter Abbruch:
Verwirft die bisherigen Eingaben und schließt das Fenster.
Schalter Drucken:
Sämtliche Interessentendaten können Sie über vorgefertigte oder selbst erstellte Berichte (siehe
Berichtsdesigner) anzeigen und ausdrucken lassen.
Gruppe Kommunikation:
Schalter Brief:
Öffnet die Textverarbeitung um ein Schriftstück für den Interessenten zu erstellen, die
Interessentendaten müssen nicht extra verlassen werden. Der Brief kann wahlweise gedruckt, als PDF
per E-Mail oder über ein Internetfax versendet werden.
Schalter Kontaktieren:
Wenn Sie die TAPI-Telefonie aktiviert haben (Hauptmenü Register - Sonstiges - Voreinstellungen Register Einstellungen - Sonstiges ), können Sie mit dieser Schaltfläche direkt mit dem Interessenten in
Verbindung treten. Sie können auch mit einem Klick auf die E-Mail-Adresse Ihren E-Mail-Client starten,
wo die E-Mail-Adresse automatisch vorbelegt wird und eine E-Mail verfasst werden kann. Durch einen
Klick auf die Internetadresse startet Ihr Internet-Browser und öffnet die angegebene Seite.
Gruppe Termine & Nachweise:
Schalter Dokumente/Nachw.:
Über diesen Schalter können Sie direkt in die Nachweisliste wechseln, dazu wird der Interessent als
Kriterium zur einschränkten Auswahl bereits vorbelegt.
Schalter Termine:
Wie bei der Nachweisliste können Sie die Terminliste ebenfalls direkt und mit Interessenten bezogener
Auswahl öffnen lassen.
Die Angaben zu dem Interessenten sind in die folgenden Register unterteilt:
- Interessent
- Sucht Objekt
- Bemerkungen
- Sonstige Daten
Interessentendaten - Register Interessent
In diesem Register werden alle personenspezifischen Daten zum Interessenten eingegeben. Dazu
gehören neben dem Namen und der Adresse auch Telefon- und Fax Nummer sowie die E-Mail-Adresse
(falls vorhanden).
Achtung: Die Auswahlboxen mit den Vorgaben, wie beispielsweise Anrede, Funktion oder Quelle etc.
können Sie im Register Sonstiges - Voreinstellungen - Register Listen individuell ändern bzw. vorgeben.
Interessentendaten - Register sucht Objekt
Alle Daten zur Objektsuche des Interessenten werden in diesem Register festgehalten. Dazu gehört
neben der Objektart und der Kategorie auch das Gebiet. Das Fenster ist zweigeteilt: Im oberen Teil
werden die allgemeinen Kriterien angegeben. Der untere Teil ist zur Spezifizierung gedacht und besteht
aus weiteren vier Registern:
Register Kriterien:
Der Inhalt dieses Register ist von der ausgewählten Objektart abhängig! Sie können sämtliche Kriterien
(maximal 8 pro Objektart) frei definieren. Diese Angaben können Sie in Hauptmenü - Register Sonstiges
- Voreinstellungen - Register Listen - Kriterien ändern bzw. hinzufügen oder löschen.
Register Nebenflächen:
Der Inhalt dieses Register ist von der ausgewählten Objektart abhängig! Sie können sämtliche
Nebenflächen (maximal 4 pro Objektart) frei definieren. Diese Angaben können Sie in Hauptmenü Register Sonstiges - Voreinstellungen - Register Listen - Nebenflächen ändern bzw. hinzufügen oder
löschen.
Register Infrastruktur / Kennzeichen:
In diesem Register können neben der Infrastruktur auch besondere Kennzeichen frei eingegeben
werden.
Register Suchfelder:
Sie können sämtliche Suchfelder frei definieren, es stehen Ihnen aber nur insgesamt 6 zur Verfügung.
Diese Angaben können Sie in Hauptmenü - Register Sonstiges - Voreinstellungen - Register Listen Suchfelder ändern oder löschen. Sie können hier sowohl den Titel des Suchfeldes aber auch die
Auflistung ändern.
Interessentendaten - Register Bemerkungen
Hier können Bemerkungen zum Interessenten eingegeben werden. Das obere Textfeld ist dabei für
externe Bemerkungen gedacht, während das Untere für Interne reserviert ist.
Interessentendaten - Register Sonstige Daten
In diesem Register können bis zu 20 freie Datenfelder definiert werden. Um ein Datenfeld zu definieren
klicken Sie einfach auf die Bezeichnung des Feldes (z.B. Datenfeld 5). Dadurch öffnet sich ein Fenster
indem Sie den Namen für das Feld eintragen können. Diese Informationen können Sie später im Bericht
oder im Serienbrief anzeigen lassen.
Kriteriensuche - Interessent
Mit Hilfe dieses Fensters haben Sie die Möglichkeit, Ihre Interessentensuche abhängig der
Objektkriterien einzuschränken bzw. anzupassen. Dabei werden nur die Kriterien in die Suche
aufgenommen, deren Häkchen vor dem Kriterium aktiviert sind.
Schalter Suchen:
Nachdem Sie Ihre Suchkriterien angegeben haben und auf diesen Schalter geklickt haben, wird die
Suche gestartet. Die Ergebnisse werden im Hauptfenster in der Liste der Interessenten angezeigt.
Schalter Abbruch:
Schließt das Fenster ohne eine Suche zu starten.
Schalter Zurücksetzen:
Mit diesem Schalter setzen Sie die Häkchen sämtlicher Kriterien zurück.
Option "Bestehende Angebote an Interessent nicht anzeigen":
Ist diese Option aktiviert, werden nur die Interessenten angezeigt, denen dieses Objekt noch nicht
angeboten wurde. Es wird überprüft ob ein Nachweis vorhanden ist der: dem Interessent zugeordnet,
dem Objekt und die "Aktivität" mit "Angebot" angegeben ist.
Diese Option befindet sich in der Gruppe "Anforderungen" aber auch nur dann, wenn Sie eine
Kriteriensuche über passende Interessenten für ein Objekt suchen.
Angenommen, Sie finden keinen passenden Interessenten für ein bestimmtes Objekt,
wollen es aber trotzdem anbieten, nun können Sie in den Suchoptionen einstellen, dass z.B. keine
Übereinstimmung zwischen Interessentgesuch und Objekt in den Feldern "Grundstücksfläche" und
"Etagen" gewünscht wird. Dazu klicken Sie einfach auf die entsprechenden Kästchen
"Grundstücksfläche" und "Etagen", so dass die Markierung entfernt wird. Es werden nun auch
Interessenten selektiert, deren Wünsche nicht unbedingt genau mit dem Objekt bezüglich der
Etagenanzahl und der Größe der Grundstücksflächen entsprechen.
Die Vorgaben für die Auswahlboxen Kategorie, Gebiet sowie die Suchfelder können Sie wie auch die
Kriterien und die Nebenflächen, über Hauptmenü - Register Sonstiges - Voreinstellungen - Listen
vornehmen.
Kontakte aus Outlook importieren
Wenn Sie Outlook zur Verwaltung Ihrer E-Mails und Kontakte verwenden, können Sie ganz einfach
Kontakte nach Win-IMOS übernehmen.
Um Kontakte aus Outlook zu übernehmen, klicken Sie auf das Symbol
im Register Angebot/Expose
(Toolbar im Bereich Interessenten), Register Interessent oder Register Kontakte.
Das Fenster "Kontakte aus Outlook importieren" wird aufgerufen, allerdings nur dann, wenn Sie auch
wirklich Microsoft Outlook installiert haben. Bitte beachten Sie, dass Kontakte nicht aus Outlook Express
gelesen werden können. Beim ersten Aufruf haben alle Kontakte den Status "Neu". Klicken Sie den
Schalter "Importieren", um den ausgewählten Kontakt nach Win-IMOS zu importieren. Nach dem Import
wechselt der Status auf "Importiert".
Wenn Sie dieses Fenster zu einem späteren Zeitpunkt aufrufen, hat die Statusanzeige folgende
Bedeutung:
Neu - Dieser Kontakt wurde seit dem letzten Import neu in Outlook hinzugefügt.
Nicht importiert - Dieser Kontakt war seit dem letzten Import in der Liste und wurde nicht importiert.
Importiert - Dieser Kontakt war seit dem letzten Import in der Liste und wurde bereits importiert.
Auswahl "Zeige Kategorie"
In Outlook können Sie in der Kontaktliste einen Kontakt mit der rechten Maustaste anklicken und
"Kategorien..." auswählen. Dem Kontakt können Sie dadurch eine oder mehrere Kategorien zuordnen
(z.B. Privat, Geschäftlich etc.). Sie können auch neue Kategorien anlegen. In "Zeige Kategorie" stehen
alle Kategorien zur Auswahl, die Sie in Outlook angelegt haben und diesen Kontakte zugeordnet haben.
Legen Sie eine Kategorie "Interessent" in Outlook an. Wenn Sie in Outlook einen neuen Interesenten
erfassen, weisen sie ihm diese Kategorie zu.
Die Kontaktdaten aus einer empfangenen E-Mail als neuen Kontakt anlegen:
Wenn Sie z.B. Objekte auf Internetportalen veröffentlichen, erhalten Sie Kontaktanfragen von
Interessenten per E-Mail. Wenn Sie eine E-Mail in Outlook doppelklicken können Sie die rechte
Maustaste auf der Absenderadresse klicken und "Zu Outlook-Kontakte hinzufügen" auswählen. Das
Kontakt-Daten Fenster wird geöffnet und Absendername und E-Mal werden vorbelegt. Sie können
weitere Daten aus der E-Mail (z.B. Anschrift, Telefon) ausschneiden und in die Kontaktdaten einfügen.
Speichern Sie den neuen Kontakt.
Wenn Sie jetzt in Win-IMOS "Kontakte aus Outlook importieren" aufrufen, können Sie den neuen Kontakt
in die Interessentenliste importieren!
vCard-Dateien importieren
Eine vCard ist eine „elektronische Visitenkarte“, die ein Benutzer mit einem Mausklick direkt in das
Adressbuch seines E-Mail-Programms oder PIMs übernehmen kann. vCards können in HTML-Seiten
eingebettet oder als Dateianhänge zu einer E-Mail verschickt werden. Mobiltelefone und PDAs
verwenden auch vCards, um Kontaktinformationen zu speichern und mit IrDA oder Bluetooth
auszutauschen. Die Erweiterung für vCard-Dateien ist in der Regel VCF.
Über dieses Fenster können Sie eine oder mehrere vCard-Dateien auswählen, die dann entweder in die
Liste der Interessenten oder der Kontakte übernommen werden soll.
Schalter Dateien einlesen:
Über diesen Schalter wählen Sie aus einem Verzeichnis eine oder mehrere vCard-Dateien (*.vcf) aus.
Nachdem Sie die Dateien geöffnet haben werden die Daten aus den Dateien in die Liste eingefügt.
Schalter Importieren:
Dieser Schalter startet den Import der aufgelisteten Daten in die Interessenten- oder Kontaktliste.
Wenn Sie Daten in die Interessentenliste importieren wollen, müssen Sie bei jedem Datensatz in
der ersten Spalte die Interessentennummer angeben. Bei den Kontakten ist die Spalte "Nr."
ausgeblendet, da die Datensätze eine interne Nummer zugewiesen bekommen.
Register Kontakte
Hauptmenü - Register Kontakte
Das Register Kontakte:
Dieses Register zeigt Ihnen alle angelegten Kontakte in Form der Kartenansicht an. Sie können hier die
Hauptaufgaben wie Kontakte anlegen, löschen, kopieren und bearbeiten übersichtlich erledigen.
Gruppe Kontakt:
Schalter Neu:
Diese Schaltfläche erzeugt einen neuen Kontakt und zeigt ein leeres Fenster für die Eingabe der
Kontaktdaten an.
Schalter Bearbeiten:
Über diese Schaltfläche gelangen Sie zu dem Fenster der Kontaktdaten für den markierten Kontakt. Dort
können Sie sämtliche Informationen zu dem Kontakt angeben/ändern und speichern.
Schalter Löschen:
Wenn Sie diese Schaltfläche anklicken, wird der markierte Kontakt aus dem Datenbestand gelöscht.
Termine und Nachweise, die nur diesem Kontakt zugeordnet sind werden ebenfalls gelöscht. Termine
und Nachweise werden nicht gelöscht, wenn zusätzlich zu dem Kontakt noch ein Objekt oder Interessent
zugeordnet ist. In diesem Fall wird nur die Verbindung vom Kontakt zum Nachweis oder Termin und dem
zugeordneten Objekt entfernt.
Schalter Kopieren:
Hierdurch kopieren Sie den markierten Kontakt und das Fenster für die Kontaktdaten öffnet sich. Das
Kopieren des Kontaktes beinhaltet nicht das Kopieren der bestehenden Nachweise und Termine.
Schalter Alle zeigen:
Zeigt alle erfassten Kontakte.
Schalter Kontaktieren:
Über den nach unten gerichteten Pfeil können Sie den ausgewählten Kontakt auf verschiedene Weise
kontaktieren. Wenn Sie ein Systemtelefon angeschlossen bzw. die TAPI-Telefonie aktiviert haben,
können Sie über Ihr Telefon den Kontakt aus Win-IMOS heraus anrufen. Sie können dem Kontakt auch
eine E-Mail schreiben, dazu startet Win-IMOS Ihren Standard-E-Mail-Client und erzeugt eine neue
E-Mail. Ein Klick auf die Internetadresse startet Ihren Standard-Internet-Browser mit der vorbelegten
Adresse.
Gruppe Sonstiges:
Schalter Drucken:
Die angezeigte Kontaktliste kann entweder als Bericht oder als Serienbrief gedruckt werden. Wenn Sie
die Option "Bericht" wählen, können Sie über einen vorgefertigten oder selbst erstellten Bericht die
Kontaktliste ausdrucken. Weitere Informationen zum Berichtsdesigner finden Sie hier.
Wenn Sie die Option "Serienbrief" wählen, startet automatisch die Textverarbeitung und druckt dann die
Liste über ein vorgefertigtes Dokument.
Schalter Export:
Die Daten der Kontakte werden in das CSV-Format gespeichert. Dieses Format erlaubt Ihnen die Datei
über z.B. Microsoft Excel, Lotus Organizer oder OpenOffice Math zu öffnen und weiter zu bearbeiten. Die
exportierte Datei wird automatisch in Ihren Eigenen Dateien -> WinIMOS -> Daten -> KONTAKTE.CSV
gespeichert.
Schalter Import:
Über diese Schaltfläche erhalten Sie die Möglichkeit externe Daten, die im TXT oder CSV-Format sind, in
die Liste der Kontakte zu importieren. Informationen zu dem Import-Assistenten erhalten Sie hier.
Schalter Als Interessent:
Diese Schaltfläche bewirkt, dass die Daten des markierten Kontaktes als Interessent abgespeichert
werden. Der Kontakt inkl. Termine und Nachweise wird bei diesem Vorgang nicht gelöscht, die Termine
und Nachweise werden jedoch nicht dem Interessenten hinzugefügt.
Funktionsleiste über der Kontaktliste:
- Kontakte aus Outlook importieren
Dies erlaubt Ihnen, Kontakte aus Microsoft Outlook in die Kontaktliste von Win-IMOS zu importieren.
Weiterführende Informationen finden sie hier.
- Kontaktadresse in der Karte anzeigen
Zeigt die Adresse des ausgewählten Kontaktes in einer Karte an. Weitere Informationen dazu hier.
- Kontaktliste sortieren nach
Die Kontaktliste kann nach den, in der Auswahlbox aufgeführten Kriterien sortiert werden.
Eingabefeld für die Schnellsuche:
Am unteren Ende links vom Fenster der Kontaktliste finden Sie das Eingabefeld für die Schnellsuche.
Klicken Sie mit der Maus in das weiße Eingabefeld oder betätigen Sie auf Ihrer Tastatur F4 und der
Cursor blinkt automatisch im Eingabefeld. Es öffnet sich darüber nun ein weißes Kästchen, in dem dann
die Ergebnisse angezeigt werden. Sie können ganze Wörter oder auch nur Teile eines Wortes eingeben.
Die Ergebnisse werden im weißen Fenster aufgelistet, mit einem Hinweis in welchen Feldern das
Suchwort gefunden wurde. Die Suche läuft über alle Datenfelder der Kontakte, dabei wird nicht zwischen
Groß- und Kleinschreibung unterschieden.
Sie möchten nach einem Kontakt suchen, wissen jedoch nicht mehr den ganzen Namen nur
dass er mit Feld... beginnt. Geben Sie in das Suchfeld "feld" ein und im weißen Fenster erscheinen die
Suchergebnisse: z.B. der Kontakt namens Feldmayer und alle Kontakte die im Ort Fürstenfeld wohnen.
Die Suche läuft über alle Datenfelder der Kontaktdaten und liefert daher alle Ergebnisse, die das Wort
"feld" beinhalten. Dabei wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.
Kontaktdaten - Allgemein
Diese Maske dient zur Eingabe aller Daten zu einem Kontakt. Dazu gehören neben den
personenspezifischen Daten wie Adresse, Telefon, E-Mail etc. auch die Notizen sowie sonstige Daten.
Zu den Kontakten zählen z.B. Kooperationspartner, Handwerker, Eigentümer etc.
Interessenten dürfen in diesem Fenster nicht angegeben werden. Wechseln Sie, wenn Sie Interessenten
eintragen wollen in die Liste der Interessenten.
Gruppe Funktion;
Schalter Speichern:
Speichert die Kontaktdaten in die Datenbank. Wenn Sie ohne auf Speichern zu klicken das Fenster
verlassen, werden die Daten nicht gespeichert.
Schalter Abbruch:
Verwirft die bisherigen Eingaben und schließt das Fenster.
Schalter Drucken:
Sämtliche Kontaktdaten können Sie über vorgefertigte oder selbst erstellte Berichte (siehe
Berichtsdesigner) anzeigen und ausdrucken lassen.
Gruppe Kommunikation:
Schalter Brief:
Öffnet die Textverarbeitung um ein Schriftstück für den Kontakt zu erstellen, die Kontaktdaten müssen
nicht extra verlassen werden. Der Brief kann wahlweise gedruckt, als PDF per E-Mail oder über ein
Internetfax versendet werden.
Schalter Kontaktieren:
Wenn Sie die TAPI-Telefonie aktiviert haben (Hauptmenü Register - Sonstiges - Voreinstellungen Register Einstellungen - Sonstiges ), können Sie mit dieser Schaltfläche direkt mit dem Kontakt in
Verbindung treten. Sie können mit einem Klick auf die E-Mail-Adresse Ihren E-Mail-Client starten, in
dessen die E-Mail-Adresse automatisch vorbelegt wird und eine E-Mail verfasst werden kann. Durch
einen Klick auf die Internetadresse startet Ihr Internet-Browser und öffnet die angegebene Seite.
Gruppe Termine & Nachweise:
Schalter Dokumente/Nachw.:
Über diesen Schalter können Sie direkt in die Nachweisliste wechseln, dazu wird der Kontakt als
Kriterium zur einschränkten Auswahl bereits vorbelegt.
Schalter Termine:
Wie bei der Nachweisliste können Sie die Terminliste ebenfalls direkt und mit Kontakt bezogener
Auswahl öffnen lassen.
Die Angaben zu dem Kontakt sind in die folgenden Register unterteilt:
Register Adresse:
In diesem Register werden allen personenspezifischen Daten zum Kontakt, wie beispielsweise Adresse,
Telefon und E-Mail (falls vorhanden) eingetragen.
Register Notizen:
In diesem Register können Sie freie Notizen zu jedem Kontakt eintragen.
Register Sonstige Daten:
In diesem Register können bis zu 20 freie Datenfelder definiert werden. Um ein Datenfeld zu definieren
klicken Sie einfach auf die Bezeichnung des Feldes (z.B. Datenfeld 5). Dadurch öffnet sich ein Fenster
indem Sie den Namen für das Feld eintragen können. Diese Informationen können Sie später im Bericht
oder im Serienbrief anzeigen lassen.
Register Internet
Hauptmenü - Register Internet
Das Register Internet:
Sobald Sie ein oder mehrere Objekte in den Objektdaten für die Immobilienportale aktiviert haben,
können Sie diese hier zu den jeweiligen Immobilienportalen übertragen. Auf der linken Seite des
Registers haben Sie die Immobilienportale aufgelistet. Win-IMOS bietet Ihnen die Möglichkeit Ihre
Objekte auf bis zu 16 unterschiedlichen Immobilienportalen zu übertragen. Die Portale RDM (Immonet),
ImmobilienScout24, Immopool, Immowelt und Immobilien.de sind feste Immobilienportale und können
nicht geändert werden. Die restlichen Portale können Sie individuell einrichten und Ihre Objekte zu
anderen Portalen übertragen.
Wenn Sie Ihre Objekte zu anderen Immobilienportalen übertragen wollen, muss das Portal den
OpenImmo Standard 1.2.2 unterstützen und die Übertragung der Daten per FTP ermöglichen.
Gruppe Internetportal:
Schalter Übertragen:
Sobald Sie auf diese Schaltfläche klicken, werden die Daten für die Übertragung im Hintergrund
vorbereitet und eine Verbindung mit dem FTP-Server aufgebaut. Die Objektdaten werden nach einer
Bestätigung übertragen.
Schalter Zugangsdaten:
Dieser Schalter öffnet das Fenster für die Zugangsdaten. Dort geben Sie Benutzername/Kennwort und je
nach Portal, die FTP-Zugangsdaten an. Hier erhalten Sie auch die Möglichkeit die Titel für die
Immobilienportale zu ändern. Weitere Informationen finden Sie hier.
Schalter Einstellungen:
Über diese Schaltfläche gelangen Sie in die Voreinstellungen des Programmes, um weitere
Einstellungen bezüglich der Übertragung vorzunehmen. Siehe Voreinstellungen - Register
Einstellungen.
Hauptmenü - Register Internet - Zugangsdaten
Wenn Sie Ihre Objekte zu den Immobilienportalen übertragen möchten, benötigen Sie die
FTP-Zugangsdaten des Immobilienportales. In der Regel erhalten Sie diese Zugangsdaten separat vom
Immobilienportal bei der Anmeldung. Sollten Sie keine FTP-Zugangsdaten erhalten haben, müssen Sie
beim jeweiligen Support des Immobilienportales nachfragen. Nur Immonet bildet in diesem Fall eine
Ausnahme. Siehe Hinweis weiter unten.
Mit Win-IMOS können Sie Ihre Objekte auf bis zu 16 verschiedenen Immobilienportale übertragen, wobei
5 dieser Portale fest vordefiniert sind und auch nicht verändert werden können.
Wenn Sie Ihre Objekte zu anderen Portalen übertragen wollen, muss das Portal den OpenImmo
Standard 1.2.2 unterstützen und die Übertragung der Daten per FTP ermöglichen.
In der Regel geben Sie in Win-IMOS folgende Daten zu den Immobilienportalen an:
- den Benutzer (Benutzername, Kundennummer)
- das Passwort
- die Adresse des Zielcomputers zu dem Sie übertragen wollen, dies kann eine IP-Adresse oder eine
Web-Adresse (z.B. ftp.ImmoFTP.de) sein
- der Port über den übertragen wird, Standard 21
Bei manchen Immobilienportalen müssen Sie zusätzlich zu dem Benutzer eine Anbieternummer
angeben. Sollten diese Angaben bei einem Ihrer Portale nicht notwendig sein, werden die
entsprechenden Felder leer gelassen. Welche Informationen Sie genau für die Übertragung benötigen
erfragen Sie beim jeweiligen Portalbetreiber.
Eine Ausnahme bezüglich der FTP-Zugangsdaten bildet das Immobilienportal Immonet. Wie bei
den anderen Portalen müssen Sie sich ebenfalls anmelden. Allerdings bekommen Sie keine
FTP-Zugangsdaten von Immonet. Die Firma Software24.com GmbH ist bei Immonet registriert und erhält
die Zugangsdaten. Dies bedeutet, dass Sie Ihre Objekte über unseren FTP-Zugang hochladen. Daher ist
es notwendig, dass Sie uns Ihre Anbieternummer und den Firmennamen vor der ersten Übertragung
mitteilen. Senden Sie eine E-Mail mit den Daten an: [email protected]
Wir leiten die E-Mail an Immonet mit Bitte um Freischaltung weiter. Anschließend werden Sie für die
Übertragung über unseren Zugang freigeschaltet und Ihre Objekte können übertragen werden.
Die Titel der nicht-vordefinierten Immobilienportale (freies Portal 1-11) können Sie über das Eingabefeld
"Name des Portales" angeben. Dieser Titel erscheint anschließend im Register Internet der Objektdaten
und im Hauptmenü - Register Internet.
Klickfeld nur geänderte Daten übertragen (Teilabgleich):
Vollabgleich (=deaktivierte Option) bedeutet: Objekte, die schon an das Immobilienportal übertragen
wurden bzw. im Immobilienportal aktiv sind, werden gelöscht und durch die Objekte ersetzt, welche bei
der nächsten Übertragung übermittelt werden.
Teilabgleich (=aktivierte Option) bedeutet: Die zu übertragenden Objekte, werden mit den Objekten
verglichen, welche bereits in den Immobilienportalen vorhanden sind. Ist das Objekt nicht vorhanden so
wird dieses dem Portal hinzugefügt. Ist das Objekt vorhanden, so werden die Daten dieses Objektes
aktualisiert. Ein Objekt wird nur dann gelöscht, wenn es explizit erlaubt ist. Dies ist der Fall, wenn Sie ein
Objekt bereits übertragen haben und in den Objektdaten das Häkchen vor dem betreffenden Portal
entfernen. Anschließend wird das Objekt in der Liste der zu übertragenden Objekte mit dem Status
„löschen“ aufgelistet. Bei der nächsten Übertragung wird das Objekt aus dem Angebot des
Immobilienportals gelöscht.
Register Sonstiges
Hauptmenü - Register Sonstiges
Das Register Sonstiges:
Über das Register Sonstiges können Sie Ihre Daten sichern und wiederherstellen. Hier werden auch die
Voreinstellungen des Programmes getätigt.
Gruppe Datenbank Einstellungen:
Schalter Kennwort:
Wenn Sie Ihre Daten vor neugierigen Blicken schützen wollen, können Sie ein Kennwort vergeben. Über
den Schalter Kennwort gelangen Sie direkt in das Fenster für das Kennwort. Hier können Sie das
Kennwort eingeben, ändern oder zurücksetzen. Gleich nach dem Start von Win-IMOS wird das Kennwort
abgefragt.
Wenn Sie Ihr Kennwort vergessen haben und Sie sich als rechtmäßiger Besitzer von Win-IMOS
ausweisen können, kontaktieren Sie unseren Vertrieb.
Schalter Datenbankreorganisation:
Diese Datenbank-Funktion dient dazu, die Datenbank zu reorganisieren. Wenn Sie im Lauf der Zeit sehr
viele Datensätze gelöscht, geändert, hinzugefügt und aufwendige Datenbankaufgaben durchgeführt
haben, vergrößert sich der interne Datenbank Zwischenspeicher. Die Datenbankreorganisation leert den
Zwischenspeicher, die Datenbank mit allen Tabellen und Feldern wird neu aufgebaut und die Indexe
werden neu erstellt.
Bevor Sie diese Schaltfläche betätigen, machen Sie unbedingt zur Sicherheit eine Datensicherung!
Schalter Netzwerkeinstellungen (nur sichtbar wenn Arbeitsplatzversion):
Über diesen Schalter können Sie Ihre Netzwerkeinstellungen überprüfen und gegebenenfalls
nachträglich ändern.
Gruppe Datenimport:
Schalter Aus früheren Versionen:
Über diesen Punkt können Sie die Daten aus der früheren Version 6 in die jetzige Programmversion
importieren. Gehen Sie bitte sicher, dass die frühere Version auf dem gleichen Rechner installiert ist, auf
dem auch Win-IMOS 7 installiert ist.
Win-IMOS sucht automatisch nach dem Pfad der früheren Version und zeigt Ihnen den Pfad in einer
Meldung an. Sollte der angegebene Pfad nicht korrekt sein, klicken Sie in der Meldung auf "Nein" um den
Pfad manuell anzugeben. Nachdem die Daten übernommen worden sind, erscheint eine Bestätigung,
nach der das Programm geschlossen wird.
Die Daten aus der Version 5 können nicht direkt in die neue Version übernommen werden. Sie benötigen
daher ein Zwischenupdate, das automatisch mit Beschreibung mitgeliefert wird. Fragen hierzu
beantwortet gerne unser Vertrieb.
Beachten Sie jedoch, dass diese Funktion nur für den erstmaligen Import Ihrer Daten aus der
Win-IMOS 6 gedacht ist. Wenn Sie Ihre laufende Datensicherung, z.B. nach einem Stromausfall wieder
einlesen wollen, benutzen Sie die Funktion Wiederherstellung (siehe unten) im Register Sonstiges.
Schalter Aus der Testversion:
Mit dieser Funktion können Sie Daten, die Sie in die Testversion von Win-IMOS eingegeben haben in die
Vollversion von Win-IMOS übernehmen. Dies erspart Ihnen die erneute Eingabe der Daten in Win-IMOS.
Es ist nur eine der zwei Datenimportmöglichkeiten umsetzbar, entweder Daten aus einer früheren
Version oder Daten aus der Testversion übernehmen. Beispiel: Sie arbeiten bereits mit Win-IMOS 6,
haben die Testversion von Win-IMOS 7 angefordert und Daten zum Testen eingetragen. Wenn Sie nun
die Vollversion von Win-IMOS 7 erwerben, müssen Sie sich entscheiden, ob Sie mit den Daten der
Testversion oder mit den Daten aus Win-IMOS 6 weiterarbeiten möchten.
Das Einlesen einer Datensicherung aus früheren Versionen (z.B. Win-IMOS 6) ist nicht möglich. Für den
Datenimport muss "Aus früheren Versionen" oder "Aus der Testversion" gewählt werden.
Sie testen Win-IMOS 7? Ein Datenimport aus früheren Versionen (z.B. Win-IMOS 6) in die Testversion ist
nicht möglich.
Gruppe Programmeinstellungen:
Schalter Voreinstellungen:
Wenn Sie auf diesen Schalter klicken, öffnet sich das Fenster für die Voreinstellungen des Programmes.
Siehe Voreinstellungen.
Schalter Makler-Stammdaten:
Über diesen Schalter gelangen Sie in das Eingabefenster, in dem Sie Ihre Makler-Stammdaten eingeben
und speichern können.
Register Datensicherung:
Sichert alle Win-IMOS Daten in komprimierter Form auf z.B. eine Festplatte oder einen USB-Stick. Bei
Bedarf können die gesicherten Daten im Register Sonstiges - Wiederherstellung auf Ihrem System
wieder eingelesen werden.
Wir empfehlen regelmäßig die Daten auf einem externen Speichermedium (z.B. USB-Stick) zu erstellen.
Im Falle eines Computerabsturzes (z.B. durch Virenbefall, Hardwareschaden etc.) können Sie die
gesicherten Daten jederzeit wiederherstellen.
Bitte beachten Sie, dass Sie nicht direkt auf eine CD oder DVD sichern können. Sie müssen die
Datensicherung erst auf der Festplatte erzeugen und dann können Sie die Sicherungsdatei über ein
Brennprogramm auf CD/DVD brennen.
Auswahlfeld Sichern auf:
Wählen Sie das Laufwerk über den Schalter Pfadauswahl
aus, auf dem Ihre Daten gesichert werden
sollen. Sie können dazu z.B. eine Festplatte oder einen USB-Stick auswählen.
Schalter Datensicherung starten:
Klicken Sie den Schalter Datensicherung starten, um mit der Sicherung zu beginnen. Nach Erstellung der
Datensicherung erhalten Sie ein Informationsfenster mit der Angabe des Verzeichnisses, Datum und
Uhrzeit der Datensicherung.
Register Wiederherstellung:
Liest die Win-IMOS Datensicherung wieder ein. Eine Wiederherstellung ist immer dann erforderlich,
wenn die aktuellen Win-IMOS Daten aus irgendeinem Grund (z.B. durch Virenbefall, Hardwareschaden
etc.) beschädigt wurden.
Eine Wiederherstellung direkt von CD oder DVD ist nicht möglich. Kopieren Sie die Datensicherung
zuerst auf die Festplatte und entfernen über die Datei-Eigenschaften den Schreibschutz. Erst dann ist es
möglich die Datensicherung wiederherzustellen.
Durch eine Wiederherstellung einer Datensicherung werden immer alle bestehenden Daten
überschrieben. Vergewissern Sie sich deshalb unbedingt, dass Sie die richtige Datensicherung
wiederherstellen.
Wiederherstellen aus Ordner:
Über den Schalter Pfadauswahl
möchten.
können Sie die Datensicherung auswählen, die Sie wiederherstellen
Schalter Wiederherstellung starten:
Klicken Sie den Schalter Wiederherstellung starten, um die Wiederherstellung zu starten. Nachdem die
Daten eingelesen wurden, müssen Sie das Programm neu starten.
Hauptmenü - Register Sonstiges - Kennwort ändern
Wenn Sie es wünschen, können Sie beim Start der Software ein Kennwort abfragen lassen. Nur nach
Eingabe des korrekten Passwortes wird die Software mit den Daten gestartet.
Klickfeld "Der Start von Win-IMOS wird durch das nachfolgende Kennwort geschützt":
In dem ersten Eingabefeld tragen Sie das neue Passwort ein. Um Schreibfehler zu verhindern, werden
Sie gebeten das neue Passwort in das zweite Eingabefeld erneut einzutragen. Sind beide Angaben
identisch und Sie klicken auf Speichern, wird das Passwort beim nächsten Start der Software abgefragt.
Wird das Passwort bei beim Start 3x falsch angegeben, wird der Programmstart abgebrochen!
Falls Sie Ihr Kennwort vergessen haben und Sie sich als rechtmäßiger Besitzer von Win-IMOS
ausweisen können z.B. durch Ihre Kundennummer oder der Rechnung, dann kontaktieren Sie bitte die
Software24.com GmbH.
Klickfeld "Der Kennwortschutz wird nicht mehr benötigt und soll deshalb aufgehoben werden":
Wenn Sie es nicht für erforderlich halten, den Programmstart durch ein Kennwort zu schützen, wählen
Sie diese Option. Die Abfrage des Kennwortes bei einem Programmstart entfällt.
Hauptmenü - Register Sonstiges - Lizenzdaten
Geben Sie in diesem Fenster Ihre Lizenzdaten ein um Win-IMOS freizuschalten. Die Lizenzdaten sind
auf Ihrer Rechnung oder auf der Lizenzkarte eingetragen.
Register Hilfe
Hauptmenü - Register Hilfe
Das Register Hilfe:
In der Gruppe Links finden Sie weitere zusätzliche Informationen zu Win-IMOS. Durch Anklicken der
folgenden Schalter, gelangen Sie direkt auf unsere Internetseite zu dem ausgewählten Bereich.
Im unteren Teil erhalten Sie eine Übersicht über Informationen zu Ihrer Installation. Zum einen die
Programmversion, in welchem Verzeichnis Ihr Win-IMOS installiert ist, wie der Pfad zu der Datenbank
lautet und den Pfad zu den Einstellungen in den Eigenen Dateien.
Gruppe Online-Hilfe:
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Startet diese HTML-Online-Hilfe.
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Besondere Hilfethemen
Hinweise zu der Netzwerkinstallation
Netzwerkinstallation von Win-IMOS
Die Netzwerkinstallation von Win-IMOS (Server- und Arbeitsplatzinstallation) läuft weitgehenst
automatisch ab. Ein Netzwerkadministrator ist nicht zwingend erforderlich. Grundvoraussetzung ist ein
vorhandenes funktionierendes Netzwerk. Wenn Sie die unten stehenden Installationsanweisungen
genau beachten, sollte die Installation problemlos funktionieren.
Win-IMOS als Netzwerkversion besteht aus zwei CD-ROM‘s:
"Win-IMOS – Immobilienmaklersoftware für Server“, nachfolgend CD-ROM 1 genannt
und
"Win-IMOS - Installation für Arbeitsplatzrechner“, nachfolgend CD-ROM 2 genannt.
1. Installation der Server-Version
CD-ROM 1 installieren Sie auf dem Server, d.h. auf dem Rechner, auf dem sich die gemeinsam genutzte
Datenbank von Win-IMOS befinden soll. Legen Sie die CD- ROM 1 ein, das Installationsprogramm startet
automatisch. (Sollte die Autostart-Option des CD-ROM Laufwerkes ausgeschaltet sein, starten Sie das
Setup-Programm von der CD-ROM manuell, z.B. im Windows-Explorer).
Sie können die Win-IMOS Serverversion in den vorgeschlagenen Ordner C:\Programme\Win-IMOS7
(Vista: C:\Win-IMOS7) installieren oder einen anderen Installationspfad auf einer lokalen Festplatte des
Server-PCs wählen. Wichtig ist, dass Sie sich den lnstallationspfad notieren, da Sie diesen später bei der
Installation der Arbeitsplatz-CD benötigen.
Nachdem die Win-IMOS Dateien installiert wurden, erhalten Sie ein Hinweisfenster, dass der
Firebird-SQL-Datenbankserver installiert werden muss. Der Firebird-SQL-Server ist erforderlich, damit
Win-IMOS auf die SQL-Datenbank zugreifen kann.
Bestätigen Sie mit OK, damit der Firebird-SQL-Datenbankserver installiert wird. Der Firebird-SQL-Server
startet als Dienst im Hintergrund.
1.1 Win-IMOS auf dem Server starten
Sie können nun die Win-IMOS Serverversion durch Doppelklick auf das Win-IMOS Icon auf dem
Desktop starten (wurde bei der Installation angelegt). Alternativ kann das Programm auch unter
Start-Programme-Win-IMOS gestartet werden.
Beim ersten Programmstart werden Sie nach der Produkt- und Lizenznummer gefragt. Diese finden Sie
auf der linken Innenseite Ihrer CD-Hülle. In der Titelleiste des Win-IMOS Hauptfensters steht nun
Win-IMOS (Server). Schliessen Sie jetzt Win-IMOS. Damit ist die Serverinstallation abgeschlossen.
Wichtig: Bitte Win-IMOS auf dem Server mindestens einmal starten und die Produkt- und Lizenznummer
eingeben, bevor Sie die Arbeitsplatzrechner installieren.
1.2 IP-Adresse des Server- PCs feststellen
Bevor Sie mit der Installation der Arbeitsplatzrechner mit CD-ROM 2 beginnen, müssen Sie noch die
IP-Adresse des Server-PCs feststellen und notieren. Diese wird später bei der Konfiguration des
Arbeitsplatz-PCs benötigt. Über die IP-Adresse erfolgt der Zugriff vom Arbeitsplatz auf die Win-IMOS
Datenbank auf dem Server-PC.
IP-Adresse – Was ist das?
Win-IMOS verwendet eine moderne Client/Server SQL-Datenbank, die für Netzwerkzugriffe hoch
optimiert ist. Von einem Arbeitsplatz-PC wird auf die Win-IMOS Datenbank über das TCP/IP-Protokoll
(Internetprotokoll) zugegriffen. Wie auch im Internet hat jeder PC in einem lokalen Netzwerk eine
IP-Adresse. Das ist bildlich gesagt die Hausnummer, über die die Netzwerknutzer auf diesen PC
zugreifen.
Wie ermittelt man die IP-Adresse des Win-IMOS Server PC?
Am Server-PC (auf dem CD-ROM 1 installiert wurde) klicken Sie auf Start-Ausführen (Windows XP) oder
Start-Alle Programme-Zubehör-Ausführen (Windows Vista/7) und geben cmd in das Eingabefeld
„Öffnen“ ein und mit „OK“ bestätigen.
Ein Fenster „Eingabeaufforderung“ wird geöffnet. Hier geben Sie den Befehl ipconfig ein und drücken
die Eingabetaste. Die IP-Adresse Ihres PC wird nun ausgegeben. Im Beispiel unten: IP-Adresse.....:
192.168.2.16 Notieren Sie bitte Ihre IP-Adresse. Unter Windows Vista heißt diese IPv4-Adresse.
2. Installation der Arbeitsplatzrechner
Auf jeden Arbeitsplatzrechner installieren Sie anschließend CD-ROM 2. Starten Sie dafür unter Windows
das Installationsprogramm „NETSETUP“ von der CD-ROM. Alle erforderlichen Dateien werden auf der
lokalen Festplatte des Arbeitsplatzrechners installiert. Ferner wird ein Symbol zum Starten von
Win-IMOS unter Start-Programme-Win-IMOS und auf dem Desktop angelegt.
Nach dem ersten Start von Win-IMOS auf dem Arbeitsplatzrechner wird das
Netzwerk-Verbindungsfenster eingeblendet, in dem Sie die IP-Adresse des Server-PC (siehe 1.2.)
eingeben und den Pfad, in den Win-IMOS auf dem Server-PC installiert wurde (siehe 1.).
Im Beispiel oben ist die IP-Adresse des Server-PC 192.168.2.16 und der Pfad zu Win-IMOS 7 auf dem
Server-PC c:\imos7.
Aus diesen Informationen "IP-Adresse + Pfad“ kann die Verbindung zur Win-IMOS Datenbank vom
Arbeitsplatz auf den Server-PC hergestellt werden.
Klicken Sie auf „Verbinden“. Wenn die Verbindungsdaten richtig sind, wird die Arbeitsplatzversion von
Win-IMOS gestartet. Die Verbindungsdaten werden selbstverständlich gespeichert und müssen nur dann
wieder neu eingegeben werden, wenn eine Verbindung zur Datenbank nicht möglich ist (weil der
Win-IMOS Ordner auf dem Server verschoben wurde oder der Systemadministrator die IP-Adresse
geändert hat).
Die aktuellen Verbindungsinformationen werden unter dem Register Sonstiges-Netzwerkeinstellungen
angezeigt. Damit ist die Netzwerkinstallation abgeschlossen.
Wiederholen Sie die Installation auf allen anderen Netzarbeitsplätzen und geben Sie beim 1. Start die
gültigen Verbindungsinformationen ein.
3. Wichtige Hinweise
Sie erhalten hier technische Informationen, falls es zu Problemen beim Betrieb von Win-IMOS im
Netzwerk kommt.
3.1 Überprüfen, ob der Firebird SQL-Server läuft
Der Firebird SQL-Server muss auf dem Server- und Arbeitsplatz-PC gestartet sein, damit der Zugriff auf
die Win-IMOS Datenbank möglich ist. Bei der Installation von CD-ROM 1 und 2 wird der Firebird
SQL-Server nach der Installation von Win-IMOS mit installiert. Er läuft als Dienst im Hintergrund. Sobald
Win-IMOS gestartet wird, wird automatisch auf den Dienst zugegriffen.
Sollte der Dienst nicht gestartet sein, erhalten Sie beim Start von Win-IMOS die Meldung „Unavailable
Database“ bzw. „Datenbank nicht vorhanden“.
Klicken Sie auf Start-Systemsteuerung. Falls die Kategorie-Ansicht eingestellt ist, wählen Sie „Zur
klassischen Ansicht wechseln“. In der Liste finden Sie den Eintrag "Firebird Server Manager“, mit einem
Doppelklick darauf öffnet das Firebird-Server-Control Fenster:
In der ersten Zeile wird angezeigt, ob der Firebird-Server läuft. Falls der Server nicht läuft („The Firebird
Server ist not running“) klicken Sie auf „Start“, um den Server zu starten.
Klickfeld „Use the Guardian“ sollte markiert sein. Im Bereich „Run“ sollte „as Service“ gewählt sein, damit
der Server als Dienst im Hintergrund läuft. Im Bereich „Start“ muss „Automatically“ ausgewählt sein,
damit der Firebird-Server nach jedem PC-Neustart automatisch als Dienst im Hintergrund läuft.
3.2. Der Firebird SQL-Server wurde deinstalliert
Falls in der Systemsteuerung kein Eintrag „Firebird Server Manager“ (siehe 3.1) vorhanden ist, wurde der
Firebird Server versehentlich deinstalliert. Sie können den Firebird Server neu installieren.
Sie finden das Firebird-Setup-Programm entweder im Installationsordner von Win-IMOS auf dem
Server-PC (z.B. c:\programme\imos7\firebird) oder auf der CD-ROM 1.
3.3 Die Firewall des Win-IMOS Server-PC konfigurieren
Angesichts von Virenprogrammen, Trojanern etc. sind PCs heutzutage durch eine Firewall geschützt.
Wenn auf Ihrem Win-IMOS Server-PC eine Firewall aktiv ist, muss diese so konfiguriert werden, dass
einem Win-IMOS Netzarbeitsplatz-PC der Zugriff auf die Win-IMOS SQL-Datenbank auf dem Server
erlaubt wird. Ansonsten erhalten Sie beim Start von Win-IMOS auf einem Netzarbeitsplatz-PC die
Fehlermeldung „Eine Verbindung zur Win-IMOS Datenbank konnte nicht hergestellt werden.
Netzwerkverbindung wurde verweigert.“.
Der Zugriff auf SQL-Datenbanken wird technisch über einen sogenannten Port (=Tor) ermöglicht. Der
Firebird SQL-Server ist auf Port 3050 eingestellt. Port 3050 muss somit in der Firewall freigegeben
werden, damit ein Zugriff auf die Datenbank erlaubt wird. Im Beispiel weiter unten wird gezeigt, wie der
Port 3050 in der Windows-Firewall (verfügbar ab Version Windows XP SP2) freigegeben wird. Wenn Sie
eine Firewall eines anderen Herstellers installiert haben, schauen Sie bitte in der Hilfe des Herstellers
nach, wie ein Port freigegeben wird.
Beispiel Windows-Firewall
Klicken Sie auf Start-Systemsteuerung und Windows-Firewall. (Unter Vista „Einstellung ändern“ wählen)
im Registerreiter „Allgemein“ ist normalerweise „Aktiv“ angeklickt. Das Klickfeld „Keine Ausnahmen
zulassen“ ist nicht angeklickt. (Falls „Inaktiv“ angeklickt ist, muss kein Port freigegeben werden, da die
Firewall nicht aktiv ist.)
Wechseln Sie in den Registerreiter „Ausnahmen“ und klicken Sie auf den Schalter „Port“ (Vista: „Port
hinzufügen…“). Im Eingabefeld „Name“ geben Sie firebird ein und unter Portnummer 3050. Das
Klickfeld TCP soll angeklickt sein. Beenden Sie mit „OK“. Firebird steht jetzt in der Liste der Ausnahmen.
Bitte starten Sie Ihren Rechner neu und danach lässt die Firewall eine Verbindung von einem
Netzarbeitsplatz-PC auf die Win-IMOS Datenbank auf dem Server zu.
Internetfax - Was ist das?
1. Wie funktioniert Internetfax?
Eine Faxlösung via Internet ersetzt das lokale Faxgerät beim Senden (und wenn gewünscht auch beim
Empfangen) von Faxen und ermöglicht den E-Mail zu Fax- Datentransfer. Mit Ihrer eigenen
E-Mail-Adresse können Sie somit Faxe (als Dokumentenanhang) über einen Internetfax Anbieter
versenden.
Zeitersparnis
Faxen Sie ein beliebiges personalisiertes Dokument aus der Textverarbeitung oder einen Bericht aus der
Druckvorschau an einen oder mehrere Interessenten/Kontakte mit wenigen Mausklicks. Der Ausdruck
auf Papier, der Gang zum Faxgerät, Wahl der Fax-Nr. etc. entfällt. Erstellen Sie einen automatischen
Dokumentennachweis. Bei Rückfragen finden Sie das Fax sehr schnell im Dokumentenmanagement und
können das Dokument zur Wiedervorlage verwenden.
Kostenersparnis
Reduzieren Sie die Papierverbrauchskosten!
2. Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein?
Sie benötigen eine E-Mail Adresse und eine Anmeldung bei einem der zahlreichen Internetfax Anbieter.
3. Wie finden Sie einen Internetfax Anbieter?
Einfach in Ihrer bevorzugten Suchmaschine (z.B. Google) nach dem Begriff „Fax online versenden“
suchen. Vergleichen Sie das Angebot (z.B. durchschnittlicher Versandkosten für eine
Seite innerhalb Deutschlands) der verschiedenen Anbieter. Bei den meisten Anbietern können Sie sich
online anmelden und ein Startguthaben einzahlen. Die Versandkosten werden pro Fax vom
Guthaben abgezogen, bis das Guthaben aufgebraucht ist. Das Guthaben kann durch eine neue
Einzahlung aufgeladen werden. Manche Anbieter bieten auch eine „Flatrate“, d.h. Sie bezahlen eine
monatliche
Pauschale und dürfen dafür eine maximale Anzahl von Faxen versenden. Schätzen Sie die Anzahl der
Faxe, die Sie monatlich versenden und wählen Sie den für Sie günstigsten Anbieter aus.
4.. Wie funktioniert das online Versenden von Faxen?
Wenn Sie sich für einen Anbieter entschieden haben, füllen Sie das Online-Formular des Anbieters aus.
Hier geben Sie die eigene E-Mail Adresse an. Über diese E-Mail Adresse (Absender)
senden Sie E-Mails an den Anbieter. Diese enthält die Fax-Nr. des Empfängers. Das an die E-Mail
angehängte Dokument wird an die Fax-Nr. des Empfängers gesendet, der Empfänger muss nicht beim
Online-Anbieter angemeldet sein. Das Fax kommt beim Empfänger in Papierformat an.
5. Klingt kompliziert? Ist es nicht, denn Win-IMOS erledigt alles automatisch für Sie!
Win-IMOS erstellt automatisch ein PDF-Dokument (z.B. ein Angebot in der Textverarbeitung, einen
beliebigen Bericht aus der Berichte-Vorschau), holt sich die Fax-Nummer aus den Stammdaten des
Interessenten oder der Kontaktadresse und sendet eine E-Mail mit dem PDF-Dokument als Anhang an
Ihren Fax Server Anbieter. Dieser sendet das PDF-Dokument als Fax an den Empfänger.
[email protected] (faxnummer des empfä[email protected])
Sie sind in der internen Textverarbeitung und haben ein Angebot an einen Interesseten Maier, Fax
089/2044610 geschrieben. Klicken Sie auf den Schalter "Fax". Win-IMOS generiert ein PDF-Dokument
und sendet eine E-Mail an die obenstehende Adresse. Sekunden später erhält der Interessent Maier das
Fax an seinem Fax-Gerät. Selbstverständlich können Sie auch die Seriendruck-Funktion verwenden, um
personlisierte Faxe an mehrere ausgewählte Interessenten/Kontakte zu versenden.
Unter E-Mail Konto konfigurieren müssen Sie unbedingt auch Ihr E-Mail-Konto einrichten, um
Faxe mit dem PC versenden zu können!
Netzwerk - Einstellung der Pfade
Hinweise für Netzwerkkunden – Korrekte Einstellung der Pfade
Dateien, die Sie den Objekten oder Nachweisen in Win-IMOS zuordnen werden nicht in der Datenbank
direkt gespeichert. Lediglich die Pfade zu den Dateien werden in einem Datenbankfeld eingetragen,
z.B.: C:\Dokumente\Objekt_997\Maklervertrag.pdf
Wenn das Programm im Netzwerk betrieben wird kann es zu folgendem Problem kommen:
Am Arbeitsplatz A wird ein Nachweis generiert und die Datei
C:\Dokumente\Objekt_997\Maklervertrag.pdf zugeordnet. Arbeitsplatz B möchte sich diesen Nachweis
anschauen und das Dokument dazu aufrufen. Dieser bekommt aber nur die Meldung „Das Dokument
wurde verschoben oder entfernt. Wählen Sie ein neues Dokument aus.“.
Die Ursache ist Folgende: Arbeitsplatz A hat das Dokument bei sich auf dem Rechner unter
C:\Dokumente\Objekt_997\Maklervertrag.pdf abgespeichert. Nun versucht Win-IMOS am Arbeitsplatz B
auch das Dokument unter C:\Dokumente\Objekt_997\ aufzurufen, was es aber nicht kann, da dieses
Dokument nicht hier, sondern bei Arbeitsplatz A vorhanden ist.
Das gleiche gilt ebenfalls für Dateien, die Sie den Objekten zugewiesen haben.
Lösung:
Als erstes müssen alle Dokumente und Bilder zentral auf einem Rechner abgelegt werden, auf dem alle
Arbeitsplätze über das Netzwerk Zugriff haben. z.B.: auf dem Server -> R:\Dokumente_Bilder
Als nächstes wird dieser Ordner im Netzwerk, mit Lese-/Schreibzugriff für alle beteiligten Arbeitsplätze,
freigegeben. Danach muss an allen Arbeitsplätzen, welche Win-IMOS installiert haben (einschließlich
Server) ein Netzlaufwerk mit gleichem Laufwerksbuchstaben erstellt werden (siehe Grafik). Starten Sie
dazu den Windows-Explorer oder öffnen den Arbeitsplatz und gehen auf Menü Extras – Netzlaufwerk
verbinden bzw. zuordnen .
Wichtig ist, dass überall der gleiche Laufwerksbuchstabe vergeben wird. Auch am Server (wenn dort
Win-IMOS installiert ist) muss dieses Netzlaufwerk erstellt werden.
Wenn Sie in Zukunft den Nachweisen oder Objekten Dateien zuweisen, müssen Sie stets das neue
Laufwerk (wie in diesem Beispiel, das R:\ Laufwerk) auswählen und die Dateien zuordnen. Damit ist
sichergestellt, egal welcher Arbeitsplatz Zugriff haben möchte, dass die Datei gefunden und auch
aufgerufen werden kann. Zum Anderen wird die Sicherung der Dateien vereinfacht.
(Abbildung: Erstellung eines Netzlaufwerkes)
TAPI - Telefonie
Dieses Fenster zeigt sich, wenn ein Anruf über Ihr Systemtelefon hereinkommt.
Im oberen Teil des kleinen Fensters sehen Sie, falls bekannt die Telefonnummer des Anrufers. Im Mittleren Teil
sehen Sie 2 Auswahlfelder. Im Linken, werden alle Interessenten gezeigt, die mit der anrufenden Nummer
identifiziert wurden. Auf der rechten Seite das Selbe mit den Kontakten. Wenn die Nummer bekannt ist und diese
einem Interessent oder Kontakt zugeordnet ist, wird der Name angezeigt. Wenn Sie auf den Namen klicken und auf
den Schalter „Datenblatt anzeigen", öffnet sich das passende Datenblatt des Interessenten oder Kontaktes.
Das Fenster „Einkommender Anruf" schließt sich automatisch nach Verbindungsunterbrechung.
Voreinstellungen - Allgemein
Das Fenster Voreinstellungen:
In diesem Fenster legen Sie über 2 Register verschiedene grundlegende Einstellungen für das
Programm fest. Klicken Sie auf das jeweilige Register um weitere Informationen über die einzelnen
Einstellungen zu bekommen:
- Register Einstellungen
- Register Listen
Voreinstellungen - Einstellungen
Einstellungen - Ansicht/Termine:
Gruppe Ansicht:
Klickfeld Kaufobjekt voreingestellt bei Neuanlage Objekt:
Legt fest, ob bei der Neuanlage eines Objektes im Register Preis das Klickfeld für Verkaufsobjekte
angeklickt ist. Wenn nicht, wird das Klickfeld für Mietobjekte aktiviert.
Klickfeld Interessenten vor Neuanlage suchen ob bereits vorhanden:
Wenn diese Option aktiviert ist, wird vor der Eingabe der neuen Interessentennummer ein Fenster
aufgerufen, in dem Sie suchen können ob der Interessent bereits vorhanden ist. Ist diese Option
deaktiviert, erscheint sofort das Fenster für die Eingabe der neuen Interessentennummer.
Gruppe Termine:
Hier können Sie wählen, ob Sie den Terminplaner von Win-IMOS verwenden möchten oder Microsoft
Outlook. Wenn Sie Microsoft Outlook wählen, werden neue Termine nicht in Win-IMOS sondern nur in
Microsoft Outlook gespeichert.
Bitte beachten Sie, dass Sie Microsoft Outlook installiert haben müssen und verwenden. Microsoft
Outlook Express oder Windows Mail können nicht verwendet werden. Da nur Microsoft Outlook eine
Fernsteuerung der Software zulässt.
Einstellungen - Textverarbeitung:
In Win-IMOS können Sie wahlweise die Win-IMOS Textverarbeitung oder eine externe Textverarbeitung
(z.B. MS-Word) verwenden.
Option Integrierte Textverarbeitung verwenden:
Bei Aufruf einer Textverarbeitungsfunktion im Programm wird automatisch die Win-IMOS
Textverarbeitung gestartet. Der Vorteil dabei ist, dass alle Serienbriefe direkt in der Win-IMOS
Textverarbeitung erstellt werden können ohne eine Datenquelle verbinden zu müssen. Alle Dokumente
werden zentral in der Datenbank von Win-IMOS abgelegt. Beim Durchführen der Datensicherung in
Win-IMOS, werden automatisch alle Dokumente gesichert und bei einer Wiederherstellung wieder
hergestellt.
Für Kunden, die im Netzwerk arbeiten besteht durch die Win-IMOS Textverarbeitung der Vorteil, dass die
Dokumente zentral am Server hinterlegt sind und alle Arbeitsplätze auf diese Dokumente zugreifen
können.
Bereits bestehende Dokumente z.B. aus Microsoft Word, können in die Win-IMOS Textverarbeitung
übernommen werden und müssen nicht nochmals neu geschrieben werden. Neben dem Serienbrief
können Sie auch ganz normale Briefe mit der Win-IMOS Textverarbeitung verfassen.
Option Microsoft Word als Textverarbeitung verwenden;
Klicken Sie dieses Feld an, wenn Sie mit Ihrer gewohnten Textverarbeitung arbeiten möchten. Um die
Verbindung zur Textverarbeitung herzustellen geben Sie hier den Installationspfad (siehe Beispiel) ein.
Wenn Sie auf das blaue "W" rechts neben dem Eingabefeld klicken, versucht Win-IMOS den Pfad
automatisch zu suchen. Sollte dies nicht gelingen, klicken Sie rechts auf den Auswahlbaum und suchen
den Pfad manuell.
Beispiel für MS-Word:
Hier könnte der Pfad z.B. C:\Programme\Microsoft Office\Office\WINWORD.EXE heißen.
Klickfeld Zeilenumbrüche bei Feldern wie Infrastruktur und Sonstige Kennzeichen zulassen:
Diese Einstellung hat zur Folge, dass die Texte die Sie in Infrastruktur und sonstige Kennzeichen
eingegeben haben mit Zeilenumbrüchen in den Briefen exportiert werden. Bei deaktivierter Option
werden alle Einträge der beiden Felder hintereinander geschrieben.
Einstellungen - Währung:
Dieses Register dient zur Einstellung der währungsspezifischen Optionen:
Klickfeld Zwei Währungen verwenden:
Sie haben die Möglichkeit neben der Haupt-Währung EUR auch noch eine Zweit-Währung,
beispielsweise $ zu führen.
Wenn diese Option angeklickt ist, können Sie in der zweiten Box Name der Währung den Namen für die
zweite Währung eintragen, Bsp. hier $. Bei Währung 1 muss immer die Haupt-Währung erfasst werden.
In der dritten Box Konvertierung kann der momentane Wechselkurs eingeben werden,so dass später
Kaufpreise usw. umgerechnet werden können.
Ist das Klickfeld nicht aktiv, so können Sie in Win-IMOS auch nur mit einer Währung, normalerweise wird
dies der EUR sein, rechnen. Die Einstellungs- bzw. Umrechnungsmöglichkeiten entfallen damit.
Einstellungen - MwSt.:
In dieser Einstellung können Sie bis zu acht verschiedene MwSt -Sätze vordefinieren. Mit der
Auswahlbox Voreingestellt legen Sie den Standardsatz, derzeit 19%, fest. Hierzu wählen Sie die
Satznummer, in der Sie den entsprechenden MwSt -Satz eingetragen haben in der Auswahlbox aus.
Einstellungen - Sonstiges:
Klickfeld "Objektart die beim Neuanlegen eines Objektes oder Interessenten voreingestellt
werden soll":
Hier können Sie eine bestimmte Objektart auswählen, die automatisch bei einer Neuanlage eines
Objekts oder Interessenten vorbelegt sein soll.
Eingabefeld Letzte Rechnungsnummer:
Hier können Sie Ihre letzte Rechnungsnummer erfassen, wenn Sie nun neue Rechnungen aus
Win-IMOS schreiben wird die Nummer automatisch hoch gezählt. Bsp. Sie tragen in diesem Feld die 46
ein, so erhält die nächste Rechnung automatisch die Nummer 47.
Auswahlbox Trennzeichen für CSV -Export:
Hiermit legen Sie fest, welches Trennzeichen Sie verwenden wollen, wenn Sie aus der Objekt-,
Interessenten- und Kontaktliste die Daten in das CSV-Format exportieren.
Klickfeld Bereits angebotene Objekte nicht mehr anbieten:
Beispiel: Sie schreiben an 5 Interessenten ein Angebot für das zur Suche passende Objekt 123, ein
halbes Jahr später ist der Interessent 1 und das Objekt 123 immer noch in Ihrer Datenbank registriert.
Schreiben Sie nun erneut ein Angebot an Interessenten, die ein Objekt wie Objekt 123 suchen, würden
Sie dem Interessenten 1 wieder ein Angebot schicken. Das können Sie mit der Option "Bereits
angebotene Objekte nicht mehr anbieten" verhindern.
Voraussetzung ist, dass Sie im ersten Durchlauf die Nachweise für dieses Angebot erzeugt haben.
Gruppe Telefonie:
Mit Win-IMOS haben Sie die Möglichkeit das am PC angeschlossene Telefon über die Software
anzusprechen. Das bedeutet, Sie können Anrufe aus der Software starten und es wird signalisiert wenn
ein Anruf reinkommt. Zusätzlich wird, wenn die Nummer bekannt ist, angezeigt welcher Interessent oder
Kontakt Sie gerade anrufen möchte.
Klickfeld Telefonie verwenden:
Aktivieren Sie die Option, wenn Sie Ihr Telefon über Win-IMOS ansprechen wollen. Es erscheinen die
weiteren Einstellungen zur TAPI-Telefonie.
Auswahlbox TAPI - Treiber:
Legen Sie fest welcher TAPI-Treiber verwendet werden soll um Ihr Systemtelefon anzusprechen und
damit zu telefonieren. Den TAPI-Treiber sollten Sie zu Ihrem Telefon erhalten haben und er muss vor der
Verwendung installiert werden.
Auswahlfeld Amtskennziffer:
Wenn Sie eine Amtskennziffer verwenden müssen, um nach draußen zu telefonieren, müssen Sie die
Option anklicken und die Kennziffer in das Eingabefeld eintragen. Deaktivieren Sie diese Option, falls Sie
keine Amtskennziffer benötigen. Lassen Sie auch das Eingabefeld nicht leer, wenn Sie die Option
aktiviert haben.
Einstellungen - Immobilienportale:
Auswahlbox Bilder mit max. Auflösung übertragen:
Mit dieser Auswahl bestimmen Sie, in welcher Auflösung die Bilder an die Immobilienportale übertragen
werden sollen. Die Auswahl ist notwendig, da die Immobilienportale maximale Größen für Bilder
bestimmt haben. Es reduziert auch die Dauer der Übertragung, je mehr Bilder Sie mit einem Mal
übertragen.
Auswahlbox FTP-Übertragungsart:
Um Daten per FTP (File Transfer Protocol) an das Immobilienportal zu übertragen, muss eine
Verbindung zu dem Server aufgebaut werden. Die Verbindung kennt die Arten Aktiv und Passiv.
Aktiv bedeutet, das Ihr Rechner die Verbindung zu dem Server aufbaut und die Übertragung etc. einleitet.
Passiv bedeutet, dass der Ziel-Server einen Port öffnet und Ihrem Rechner mitteilt, um dann die Daten zu
übertragen. Diese Technik wird eingesetzt, wenn der Server keine Verbindung zu Ihrem Rechner
aufbauen kann. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Ihr Rechner sich hinter einem Router befindet, der
die Adresse Ihres Rechners mittels NAT umschreibt oder wenn eine Firewall das Netzwerk des Rechners
vor Zugriffen von außen abschirmt. Daher wird diese Art als Standard angegeben.
Klickfeld Provisionstext ausblenden:
Für die Provisionen (siehe Objektdaten - Verkauf/Vermietung) gibt Win-IMOS bestimmte, nicht änderbare
Provisionstexte vor. z.B.: v. Netto-VK Preis bei einem Kaufobjekt. Wenn Sie die Texte nicht an die Portale
übertragen möchten, sondern nur die Prozentzahl oder der Betrag der Provision, können Sie diese
Option aktivieren.
Klickfeld Alle Objekte mit der Länderkennung DEU übertragen:
In den Dateien für die Übertragung an die Immobilienportale, müssen unter anderem die Länderkennung
übermitteln werden. Wenn Sie ausschließlich Objekte aus Deutschland anbieten, können Sie diese
Option aktivieren ohne die Ländereinstellung in den Objektdaten überprüfen zu müssen.
Einstellungen - E-Mail konfigurieren:
Damit Sie später über die interne Textverarbeitung E-Mails versenden können, müssen Sie ein
E-Mail-Konto in Win-IMOS konfigurieren. Eine der folgenden Einstellungen können Sie wählen:
Option E-Mails direkt versenden:
Unabhängig davon, ob Sie ein E-Mail-Konto bei einem freien E-Mail-Anbieter wie Web.De, T-Online.de,
Freenet.de , GMX.de etc. oder ein E-Mail-Konto bei der eigenen Internetseite haben, müssen Sie in
Win-IMOS die Zugangsdaten zum E-Mail-Server eingeben, damit E-Mails direkt aus Win-IMOS
versendet werden können.
Feld Ihre E-Mail-Adresse:
Geben Sie hier Ihre E-Mail-Adresse ein, die Sie verwenden möchten.
Feld Ihr E-Mail Server (SMTP):
Die Server-Adresse erfragen Sie entweder bei Ihrem E-Mail-Anbieter direkt oder suchen die Information
in einer Internet-Suchmaschine. Wenn Sie z.B. Kunde bei Web.de sind, heißt der Postausgangsserver
smtp.web.de. Einfach bei Google nach „web.de Postausgangsserver“ suchen und schon finden Sie das
gewünschte Ergebnis. Wenn Sie eine eigene Homepage besitzen, fragen Sie den Systemadministrator
nach Ihren E-Mail-Konto Zugangsdaten.
Feld Port:
Hier geben Sie den Port an. Der Standard-Port zum E-Mail versenden ist 25. Den für Sie richtigen Port
erfahren Sie in Verbindung mit dem Postausgangsserver.
Typ:
Standard: Es werden keine weiteren Daten benötigt
Simple Login:
In den Anfangszeiten des Internets konnten E-Mails ohne Anmeldung an den E-Mail-Server
versendet werden. Mittlerweile sollte jedes Postfach so konfiguriert sein, dass eine Anmeldung
erforderlich ist. Zur Anmeldung ist die Eingabe eines Benutzernamens (Benutzername oder E-Mail
Adresse Ihres E-Mail-Accounts) und Kennworts (Paßwort Ihres E-Mail-Accounts) erforderlich.
Geben Sie diese Daten ein, wenn Sie „Mit Anmeldung“ gewählt haben.
Schalter Test E-Mail versenden:
Klicken Sie auf den Schalter, nachdem Sie alle erforderlichen Zugangsdaten eingegeben haben. Eine
Test-E-Mail wird an Ihre E-Mail-Adresse (Eintrag im Feld "Ihre E-Mail-Adresse") gesendet. Sollten die
Zugangsdaten falsch sein, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Prüfen und korrigieren Sie die
Zugangsdaten.
Im Register - Sonstiges - Makler-Stammdaten muss ebenfalls Ihre E-Mail-Adresse (wie im oben
genannten Feld "Ihre E-Mail-Adresse") eingetragen werden, damit der Versand funktioniert. Falls Sie
Probleme mit der Eingabe der E-Mail-Konfigurationsdaten haben, fragen Sie am Besten Ihren
E-Mail-Anbieter bzw. lesen dessen Hilfeseite. In der Regel bietet jeder E-Mail-Anbieter die notwendigen
Informationen, um E-Mails aus anderen Programmen zu versenden.
Option E-Mails über MS Outlook versenden:
Ist auf Ihrem PC Microsoft Outlook installiert und ein E-Mail-Konto konfiguriert, werden E-Mails aus
Win-IMOS über Microsoft Outlook versendet. Ist das Feld grau hinterlegt, wurde die Microsoft Outlook
Installation auf Ihrem Rechner nicht gefunden. Bitte beachten Sie, dass über Microsoft Outlook Express
keine E-Mails aus Win-IMOS versendet werden können, da dieses Programm eine Fernsteuerung nicht
zulässt. Weitere Informationen finden Sie an dieser Stelle in Win-IMOS.
Einstellungen - Internetfax konfig.:
Die Konfiguration ist denkbar einfach, geben Sie die Adresse des Internet Fax Servers ein, für den Sie
sich entschieden haben. Diese und die Angaben für das E-Mail-Postfach reichen aus, um aus Win-IMOS
E-Mails und Faxe an ausgewählte Interessenten oder Kontakte zu senden. Weitere Informationen siehe
E-Mail und Internetfax.
Einstellungen - Bearbeiter:
Über diese Voreinstellungen können Sie die Bearbeiter angeben, die Sie benötigen um Objekten,
Nachweisen, Terminen oder Anzeigen Bearbeiter zuweisen zu können. Wenn Sie einem Objekt einen
Bearbeiter zugeordnet haben, können diese Daten im Serienbrief angezeigt werden. Die Angaben
werden auch zu den Immobilienportalen als Kontakt übermittelt.
Einstellungen - Nachweisdokumente:
Legen Sie hier den Pfad fest, in welchen die Nachweise automatisch von Win-IMOS gespeichert werden
sollen.
Voreinstellungen - Listen
Mit Hilfe dieses Registers können Sie die verschiedenen Auflistungen im Programm vordefinieren. Dazu
gehören:
- Anrede
- Briefanrede
- Titel
- Funktion
- Kategorie (Adressen)
- Land
- Quelle
- Gebiete
- Aktivität
- Kategorie (pro Objektart)
- Nebenflächen (pro Objektart)
- Kriterien (pro Objektart)
- Hauptfläche (pro Objektart)
- Suchfelder
Je nach Art der Auflistung können Sie über verschiedene Schaltflächen auf der rechten Seite Einträge
hinzufügen, entfernen oder umbenennen.
Bericht auswählen - Fenster
Wählen Sie zunächst im Auswahlfeld (Liste) den gewünschten Standard-Bericht (oder später selbst
erstellte Berichte) aus.
Gruppe Drucken:
Schalter Drucken:
Druckt ohne Nachfrage den gewählten Bericht auf den Standard-Drucker aus.
Schalter Vorschau:
Öffnet das Vorschaufenster indem das Berichtslayout kontrolliert und anschließend ausgedruckt werden
kann. Der Bericht kann über den Export-Schalter in verschiedene, gängige
Formate exportiert werden. Näheres dazu erfahren Sie unter Export von Berichten.
Schalter Abbruch:
Schließt das Fenster.
Gruppe Senden:
Schalter E-Mail:
Startet die Vorschau, über die Sie dann diesen Bericht per E-Mail versenden können.
Schalter Fax:
Startet die Vorschau, über die Sie dann diesen Bericht per Fax (siehe Internetfax konfigurieren)
versenden können.
Gruppe Berichtsdesigner:
Schalter Bericht:
Dient zur Neuanlage, Bearbeitung und Löschung von Berichten mit Hilfe des Berichtsdesigners. Der Pfeil
nach unten bei dem Schalter Bericht öffnet ein neues Auswahlmenü mit folgenden Möglichkeiten:
Menü Bearbeiten:
Der markierte Bericht kann mit dieser Funktion geändert werden.
Menü Neu:
Dient zur Neuanlage eines Berichts. Hierzu wird eine Kopie des vorhandenen Berichts erstellt, die dann
frei editiert und unter anderem Namen abgespeichert werden kann.
Menü Umbenennen:
Dient zum Umbenennen des markierten Berichtes.
Menü Löschen:
Löscht den markierten Bericht.
Bericht - Exportieren
In Win-IMOS haben Sie die Möglichkeit alle Listen, Berichte und Abrechnungen in verschiedene gängige
Formate zu exportieren und anschließend z.B. in Excel weiter zu verarbeiten.
Folgende Formate stehen Ihnen dabei zur Verfügung:
 QuickReport-Datei (.QRP)






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HTML Document (.htm)
Adobe Acrobat Document (.pdf)
Rich Text Format (.rtf)
Microsoft Excel Worksheet (.xls)
Text Document (.txt)
GIF Image File (.gif)
JPEG Image File (.jpg)
Bitmap File (.bmp)
Enhanced Metafile (.emf)
Windows Metafile (.wmf)
Wie gehen Sie beim Export von Dateien vor und was müssen Sie dabei beachten?
Möchten Sie z.B. ein Objekt Datenblatt exportieren, wählen Sie zuerst im Register Objekte das
Objekt aus und die Schaltfläche "Bearbeiten".
Im folgendem Fenster klicken Sie auf den Schalter Drucken. Es öffnet sich das Fenster Bericht
auswählen.
Klicken Sie im Fenster Bericht auswählen den Schalter Vorschau an, um in die Berichtsvorschau zu
gelangen.
In der Vorschau betätigen Sie den Schalter Exportieren um das Auswahlfenster (siehe Abbildung) zu
öffnen.
Im Auswahlfenster wählen Sie im Auswahlfeld "Speichern in:" den entsprechenden Pfad, indem die
exportierte Datei gespeichert werden soll.
Zuletzt vergeben Sie einen Dateinamen und wählen im Auswahlfeld Dateityp das Format, in das der
Bericht exportiert werden soll (siehe Abbildung).
Berichtsdesigner - Was ist das?
Der Berichtsdesigner ist ein Modul für Win-IMOS. Sie können damit alle in Win-IMOS eingebauten
Berichte (=Ausdrucke) nach Ihren Wünschen abändern bzw. komplett neue Berichte erstellen.
Der Berichtsdesigner steht Ihnen in vielen Fenstern mittels des Schalters BERICHT zur Verfügung. z.B.
Register Objekte – Drucken – Fenster Bericht auswählen – Schalter Bericht
Wozu dient der Berichtsdesigner?
Sie möchten Ihr Firmenlogo in den Kopf der Objektliste einbinden, eine Schriftart vergrößern
oder fett setzen, eine neue Spalte in einen Bericht einfügen, bestimmte Daten aus einem Bericht
entfernen oder neue Daten aufnehmen, Querformat statt Hochformat einstellen, um z.B. die
Spaltenbreiten zu vergrößern u.v.m.
Ein Praxisbeispiel – bitte hier klicken.
Der Berichtsdesigner ist ein umfassendes Werkzeug. Ähnlich wie z.B. in MS-Excel stehen
mathematische, logische oder statistische Funktionen für berechnete Felder zur Verfügung. Ein
Anwendungsbeispiel wäre das Einfügen eines neuen berechneten Feldes, das Ihnen aufgrund eines
Betrages die Provision ausrechnet.
Innerhalb des gestarteten Berichtsdesigners steht Ihnen per F1-Taste die umfangreiche eigene
Online-Hilfe des Berichtsdesigners zur Verfügung.
Für detailliertere Informationen wenden Sie sich an unseren Vertrieb. Oder besuchen Sie uns im Internet
unter http://www.software24.com.
Berichtsdesigner - Praxisbeispiel
Hier sehen Sie die Original Interessentenliste:
Nach Überarbeitung mit dem Berichtsdesigner könnte die Interessentenliste dann so aussehen:
Fenster Bestellung
Durch Aufruf dieser Funktion können Sie bei uns erhältliche Programmversionen schnell und einfach
direkt aus dem Programm heraus bestellen.
Im oberen Teil des Fenster geben Sie bitte Ihre Adresse an, wohin die Bestellung gesendet werden soll.
Wenn Sie das Bestellfax ausdrucken, wird die Adresse im Ausdruck vorbelegt.
Schalter Drucken:
Hier wird die Funktion aufgerufen, die den Bestellschein ausdruckt.
Schalter Zurück:
Sie kehren zurück zum vorherigen Fenster.
Der untere Teil ist in 2 Register unterteilt:
Register Win-IMOS Vollversion:
Hier wird Ihnen die Möglichkeit gegeben eine Auswahl zu treffen, welche Programmversion Sie bestellen
wollen. Desweiteren können Sie angeben, welche der vordefinierten Zahlungsarten Sie bevorzugen. Die
Vorauswahl können Sie über den Schalter Ändern aufrufen.
Auch müssen Sie angeben, woher Sie die Testversion von Win-IMOS bezogen haben. Dazu geben Sie
z.B. den Namen der Zeitschrift an. Wenn Sie die Testversion von uns erhalten haben, geben Sie bitte Ihre
Kundennummer an.
Register Win-IMOS Hotlineservice:
Für Immobilienmakler, die verstärkt Support und telefonische Beratung benötigen, bieten wir den
kostengünstigen Support- & Softwareservice zum Pauschalbetrag von 99,00 EUR für 6 Monate (somit
nur 16,50 EUR pro Monat) an.
Der Support- & Softwareservice beinhaltet:
 Telefonische Hotline über die Hotlineservicenummer 08031 / 30 44 925 (bei Anruf bitte
Kundennummer bereit halten).
 Halbjährliche Zusendung der neuesten Service-Datei (passend zu Ihrer erworbenen
Hauptversionsnummer)
Der Support- & Softwareservice verlängert sich automatisch um weitere 6 Monate, wenn Sie nicht vor
Ablauf kündigen. Die Kündigung muss mündlich, schriftlich, per Fax oder per Brief 4 Wochen vor Ablauf
erfolgen.
Wenn Sie Interesse am Support- & Softwareservice haben, rufen Sie das Register Hilfe - Schalter
Service auf.
Fenster E-Mail senden
Bevor Sie die E-Mails aus Win-IMOS heraus versenden, können Sie einen ergänzenden E-Mail-Text, den
Betreff und wenn gewünscht weitere Anhänge hinzufügen.
Schalter Senden:
Sendet die E-Mails aufgrund der angegebenen Daten.
Schalter Abbruch:
Schließt dieses Fenster ohne E-Mails zu versenden.
Auswahlbox Absender:
Als Absender wird die E-Mail-Adresse verwendet, die Sie in den Makler-Stammdaten (Hauptfenster
Register Sonstiges - Makler-Stammdaten) angegeben haben. Sollte kein Absender angezeigt werden,
prüfen Sie bitte die Angaben in den Makler-Stammdaten.
Auswahlbox Betreff:
Geben Sie hier den Betreff der E-Mail an.
Diese Funktionen stehen Ihnen in der folgenden Symbolleiste zur Verfügung (von links nach
rechts):
Schalter Vorlage:
Sollten Sie E-Mail-Texte haben, die Sie oft brauchen, können Sie diese einmal eingeben und als Vorlage
speichern. Wenn Sie auf den nach unten gerichteten Pfeil klicken erhalten Sie die Möglichkeit Vorlagen
zu speichern und zu entfernen. Die gespeicherten Vorlagen werden hier ebenfalls aufgelistet und Sie
können eine davon auswählen.
Schalter Platzhalter einfügen:
Die Platzhalter (ähnlich den Seriendruckfeldern) werden mit den richtigen Daten ersetzt, wenn die
E-Mails versendet werden. Als mögliche Platzhalter stehen Ihnen Briefanrede und Name zur Verfügung.
Schalter Löschen:
Löscht den markierten Platzhalter.
Schalter Einfügen:
Fügt einen Text aus der Zwischenablage an die Stelle der markierten Cursorposition ein.
Schalter Ausschneiden:
Schneidet einen markierten Text aus und legt diesen in die Zwischenablage.
Schalter Kopieren:
Der markierte Text wird in die Zwischenablage kopiert.
Schalter Alles markieren:
Markiert nur den gesamten Text der E-Mail.
Unter dem E-Mail-Text wird Ihnen in einer Auswahlbox der zu versendende Anhang angezeigt. Sollten
Sie weitere Anhänge zu der E-Mail hinzufügen wollen, klicken Sie auf der rechten Seite auf das
Klammer-Symbol mit dem grünen Plus. Wenn Sie einen Anhang entfernen wollen, klicken Sie auf das
Minus-Symbol.
Zur Kontrolle werden Ihnen in der Auflistung ganz unten im Fenster noch einmal alle Empfänger mit
E-Mail-Adresse angezeigt.
Fenster Fax senden
Schalter Senden:
Sendet das Internetfax aufgrund der angegebenen Daten an den Internetfax-Server, den Sie in den
Voreinstellungen angegeben haben.
Schalter Abbruch:
Schließt dieses Fenster ohne Faxe zu versenden.
Auswahlbox Absender:
Als Absender wird der Immobilienmakler verwendet, den Sie in den Makler-Stammdaten (Hauptfenster
Register Sonstiges - Makler-Stammdaten) angegeben haben. Sollte kein Absender angezeigt werden,
prüfen Sie bitte die Angaben in den Makler-Stammdaten.
Im unteren Bereich des Fensters wird Ihnen in einer Auswahlbox der zu versendende Anhang angezeigt.
Sollten Sie weitere Anhänge zu dem Internetfax hinzufügen wollen, klicken Sie auf der rechten Seite auf
das Klammer-Symbol mit dem grünen Plus. Wenn Sie einen Anhang entfernen wollen, klicken Sie auf
das Minus-Symbol.
Zur Kontrolle werden Ihnen in der Auflistung ganz unten im Fenster noch einmal alle Empfänger mit
dessen Faxnummer angezeigt.
Angebot und Exposé - Auswahl
Nachdem Sie im Hauptfenster die Auswahl bezüglich der Interessenten und/oder Objekte getroffen
haben, wird Ihnen in diesem Fenster die Auswahl gegeben, wie Sie das Angebot oder Exposé erstellen
möchten.
Unter der Symbolleiste wird entweder das Objekt (wenn Sie ein Objekt mehreren Interessenten anbieten
möchten) oder der Interessent (wenn Sie diesem mehrere Objekte anbieten wollen) mit den wichtigsten
Informationen noch einmal angezeigt.
Schalter Drucken, Schalter E-Mail, Schalter Fax:
Wenn Sie auf eine dieser Schaltflächen klicken, wird die Textverarbeitung gestartet.
Nur über die interne Textverarbeitung haben Sie dann die Möglichkeit die Angebote personalisiert an die
Interessenten per E-Mail oder Internetfax zu versenden.
Wenn Sie die externe Textverarbeitung gewählt haben, muss diese Textverarbeitung diese Funktionalität
durchführen.
Schalter Angebot in Listenform:
Sie können das Angebot auch mit dem Berichtsdesigner erstellen. Sie können entweder einen
vordefinierten Bericht verwenden oder einen Eigenen erstellen.
Schalter Abbruch:
Schließt dieses Fenster und kehrt zum Hauptfenster zurück.
Listeneinstellung
Manche Listen können Sie über vordefinierte Einstellungen anpassen. Über das Symbol
auf erweiterte Einstellungen zur Darstellung der Liste zugreifen.
können Sie
Mit Klick auf das Symbol öffnet sich folgendes Auswahlfenster:
Indikator anzeigen:
Setzt am Anfang der Zeile einen Markierungspfeil (Indikator).
Gitterlinien anzeigen:
Hebt senkrechte und waagrechte Linien der Tabelle hervor.
Spaltenbreite auf Fensterbreite anpassen:
Komprimiert die Spalten so, dass alle Spalten von der Breite in das Fenster von Win-IMOS passen. Bei
längerem Text in einer Spalte kann es bei dieser Einstellung vorkommen, dass Buchstaben
abgeschnitten werden.
Spaltenbreite an Inhalt anpassen:
Die Spaltenbreite wird optimal auf den Inhalt der Felder angepasst.
Gruppieren:
Dieser Auswahlpunkt bietet die Möglichkeit nach bestimmten Spalten zu gruppieren und zu sortieren.
Wenn Sie diesen Punkt wählen, erscheint oberhalb der Tabelle ein Kästchen, ziehen Sie hier einen
Spaltennamen nach dem gruppiert werden soll mit der Maus hinein.
Sortieren:
Ermöglicht die Sortierung des Tabelleninhaltes, klicken Sie hierzu auf die Spaltenüberschrift der Liste,
nach der sortiert werden soll.
Filtern:
Ermöglicht das Filtern der Daten. Klicken Sie auf den Pfeil in der Spaltenüberschrift, Sie können nun die
Daten auswählen, die sichtbar sein sollen.
Weitere Produkte
Die Software24.com GmbH bietet neben der Immobilienmakler-Software Win-IMOS noch eine
professionelle und flexible Branchenlösung für Hausverwalter an.
Win-CASA - Die moderne Hausverwaltungssoftware für Windows 2000/XP/Vista/Windows 7
Leistungsmerkmale von Win-CASA:
 Win-CASA Miet für Mietverwaltung
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Win-CASA WEG zur Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften
Win-CASA PRO für Miet & WEG-Verwaltung
Modular aufgebaut, Aufstieg auf größere Version jederzeit möglich
Taggenaue Nebenkostenabrechnung für aktuelle und früheren Mieter
Zahlreiche frei definierbare Umlageschlüssel und Zähler
Beliebige Anzahl frei definierbarer umlagefähiger Ein- und Ausgabekonten
Automatische Sollstellung der vereinbarten Zahlungen
Übersichtlicher Kontenrahmen: Sachkonten Ertrag und Kosten, Bestandskonten, Lieferanten
(Kreditoren) und Bewohner- und Eigentümerkonten (Debitoren)
 Komfortables Buchen von Einnahmen und Ausgaben (Bankbuchungen) oder nach den Regeln
der ordnungsgemäßen doppelten Buchführung (Finanzbuchhaltung)
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Lieferantenbuchhaltung
Assistent für Rücklagenbuchungen, Rücklastschriften, Offene Posten Lieferanten
Automatische Verbuchung der Zahlungseingänge nach Sollstellung
Führen mehrerer Bankkonten und Kassen je Haus, buchen mehrerer Häuser über eine Bank
Generierung von Lastschriften und Überweisungen per Formular oder Datei
Komfortables 3-stufiges Mahnwesen, inkl. automatisierter Ausdruck von Mahnschreiben mit der
Win-CASA Textverarbeitung oder mit Microsoft Word/Open Office
Vielzahl von Listen und Auswertungen: Übersicht Bankkonto, Journal, Kontoauszug, Offen
Postenliste, Buchungsübersicht nach Konto, Finanzstatus, Zahlungsübersicht, Kontenblatt,
Saldenliste, Einzelkontoauszug, Bankenliste, Adressliste, EUR/m² Liste, Zählerstandsliste u.v.m.
 Erstellen der Guthaben/Nachzahlungen aufgrund der NK-Abrechnung oder Hausgeldabrechnung
 Einzel- oder Sammelhausabrechnung als Einnahme-/Überschußrechnung (Win-CASA Miet und
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PRO)
WEG-Abrechnung und Wirtschaftsplan für Wohnungseigentümergemeinschaften (Win-CASA
WEG und PRO)
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Rücklagenabrechnung für Wohnungseigentümergemeinschaften (Win-CASA WEG und PRO)
Heizkostenabrechnung nach §9 er Heizkostenverordnung
Kautionsverwaltung
Online abgeholte Kontoauszüge mit dem optionalen Win-CASA Banking Modul automatisch
buchen
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Dokumenten- und Nachweismanagement mit Archivierungsfunktion
Kontakte-Verwaltung zur Lieferantenverwaltung
PDF – Export von Listen und Abrechnungen zum Betrachten mit Acrobat Reader
Frei gestaltbare Einzel- und Serienbriefe durch die Win-CASA Textverarbeitung oder Anbindung
an externe Textverarbeitung (z.B. Microsoft Word)
 Ausweisung der Ust. für gewerbliche Wohnungen
 Zukunftssicher durch den Support- & Softwareservice-Vertrag
 Individuelle Schulungen möglich
Zusatzmodule:
 Berichtsdesigner – zur freien Gestaltung von Listen und Abrechnungen
 DATEV-Export – zur Übergabe von Win-CASA Daten im DATEV Format an den Steuerberater
 CAEXIM – zum Export-Import von Heizkostenabrechnungsdaten externer Abrechner (Ista,
Brunata, Techem, Raab Karcher, Kalorimeta etc.)
 Banking Modul - Online abgeholte Kontoauszüge automatisch verbuchen lassen
 SE-Verwaltung - Sondereigentumsverwaltung
 Geräte- & betreutes Wohnen verwalten
Weitere Informationen finden Sie auf unserer Internetseite www.software24.com.
Vertrieb
Win-IMOS ist ein Produkt der Software24.com GmbH
Software24.com GmbH
Salzburger Strasse 70
D-83071 Stephanskirchen
Vertrieb: Tel. 08031 – 30 44 910
Hotline: Tel. 09001 / 555 66 0 (1,24 EUR/Min.)
Kostenlose Hotline: Tel. 08031 – 30 44 925 (nur für Kunden mit Support- & Softwarevertrag)
Fax: 08031 – 73 866
E-Mail: [email protected]
Besuchen Sie uns auch im Internet unter:
http://www.software24.com
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Thank you for your participation!

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