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FileMaker

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Pro 11

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© 2007-2010 FileMaker, Inc. Alle Rechte vorbehalten.

FileMaker, Inc. 

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FileMaker und Bento sind Marken von FileMaker, Inc., eingetragen in den USA und anderen Ländern. Das Dateiordner-Logo und das Bento-Logo sind Marken von FileMaker, Inc.

Die FileMaker-Dokumentation ist urheberrechtlich geschützt. Sie dürfen diese Dokumentation ohne schriftliche Genehmigung von FileMaker weder vervielfältigen noch verteilen. Diese Dokumentation darf ausschließlich mit einer gültigen, lizenzierten

Kopie der FileMaker-Software verwendet werden.

Alle in den Beispielen erwähnten Personen, Firmen, E-Mail-Adressen und URLs sind rein fiktiv und jegliche Ähnlichkeit mit bestehenden Personen, Firmen, E-Mail-Adressen und URLs ist rein zufällig. Die Danksagungen und Urheberrechtshinweise finden

Sie im entsprechenden Dokument, das mit der Software geliefert wurde. Die Erwähnung von Produkten und URLs Dritter dient nur zur Information und stellt keine Empfehlung dar. FileMaker, Inc. übernimmt keine Verantwortung für die Leistung dieser Produkte.

Weitere Informationen finden Sie auf unserer Website unter www.filemaker.de.

Edition: 01

Inhalt

Kapitel 1

Einführung in FileMaker Pro

Über dieses Handbuch

Verwenden der FileMaker Pro-Dokumentation

Speicherort der PDF-Dokumentation

Online-Hilfe

Vorlagen, Beispiele und weitere Informationen

Empfohlene Literatur

FileMaker Pro-Übersicht

Erstellen einfacher oder komplexer Datenbanken

Verwenden von Layouts, um Daten darzustellen, einzugeben und zu drucken

Suchen und Ersetzen von Daten

Schützen von Datenbanken

Automatisieren von Aufgaben mithilfe von Scripts

Gemeinsame Nutzung und Austausch von Daten

Speichern und Senden von Daten in anderen Formaten

Kapitel 2

Verwenden von Datenbanken

Felder und Datensätze einer Datenbank

Öffnen von Dateien

Öffnen von mehreren Fenstern pro Datei

Schließen von Fenstern und Dateien

Sichern von Dateien

Wann speichert FileMaker Pro eine Datei?

Die Modi

Verwenden der Statussymbolleiste

Anzeigen von Datensätzen

Auswählen des aktiven Datensatzes

Navigieren in Datensätzen

Hinzufügen und Duplizieren von Datensätzen

Hinzufügen und Duplizieren von Bezugsdatensätzen

Löschen von Datensätzen

Eingeben von Daten

Auswählen eines Felds

Eingeben und Ändern von Felddaten

Arbeiten mit Daten in der Tabellenansicht

Anzeigen von Daten in der Tabellenansicht

Arbeiten mit Datensätzen in der Tabellenansicht

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4 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Suchen nach Datensätzen

Durchführen von Schnellsuchen im Blätternmodus

Durchführen von Suchabfragen im Suchenmodus

Suchen nach Text und Zeichen

Suchen nach Zahlen, Datum, Uhrzeit und Zeitstempeln

Suchen nach Wertbereichen

Suchen nach Daten in Bezugsfeldern

Suchen nach leeren oder nicht-leeren Feldern

Suchen nach doppelten Werten

Verwenden mehrerer Suchkriterien

Suchen nach Datensätzen, die der Abfrage nicht entsprechen

Anzeigen, Wiederholen oder Ändern der letzten Suchabfrage

Speichern von Suchabfragen

Löschen und Wiederherstellen von Suchabfragen

Ausblenden und Einblenden von Datensätzen in einer Ergebnismenge

Suchen und Ersetzen von Daten

Sortieren von Datensätzen

Seitenansicht und Druck von Datenbanken

Seitenansicht der Daten in einem Layout

Drucken von Datensätzen

Drucken von Etiketten und Umschlägen

Drucken von Scripts

Drucken von Tabellen- und Feldinformationen

Drucken des Beziehungsdiagramms

Automatisieren von Aufgaben mithilfe von Scripts

Sicherungskopien von Datenbankdateien

Festlegen der Einstellungen

Kapitel 3

Erstellen von Datenbanken

Planen einer Datenbank

Anlegen einer FileMaker Pro-Datei

Anlegen einer Datei mit einer Starter-Lösung

Erstellen einer leeren Datei

Benennen von Feldern

Auswählen eines Feldtyps

Erstellen und Ändern von Feldern

Erstellen und Ändern von Feldern im Dialogfeld „Datenbank verwalten“

So erstellen und ändern Sie Felder in der Tabellenansicht:

Erstellen von Formelfeldern

Erstellen von Statistikfeldern

Verwenden von Ergänzungsfeldern

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Festlegen von Feldoptionen

Definieren von automatischer Dateneingabe

Definieren der Feldüberprüfung

Optionen zur Speicherung und Indizierung

Erstellen von Datenbanktabellen

Erstellen von Layouts und Berichten

Erläuterung von Layouttypen

Einrichten eines Layouts für den Druck von Datensätzen in Spalten

Einrichten von Spalten in einem Layout

Ändern der Spaltenbreite

Arbeiten mit Objekten in einem Layout

Verwenden des Inspektors zum Formatieren von Objekten

Verwenden des Inspektors zum Positionieren von Objekten

Auswählen von Objekten

Arbeiten mit Feldern in einem Layout

Platzieren und Entfernen von Feldern in einem Layout

Einrichten von Markierungsfeldern und anderen Steuerelementen in einem Layout

Festlegen der Position von Bezugsfeldern

Erläuterung von Platzhaltern

Formatieren von Felddaten in einem Layout

Gestatten oder Verhindern der Dateneingabe in Felder

Arbeiten mit Bereichen in einem Layout

Erläuterung von Layoutbereichtypen

Anzeigen von Daten im Diagrammen

Erstellen eines Diagramms

Kapitel 4

Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien

Beziehungen

Terminologie für relationale Datenbanken

Erläuterung des Beziehungsdiagramms

Erläuterung von Abgleichsfeldern für Beziehungen

Typen von Beziehungen

Planen einer relationalen Datenbank

Arbeiten mit dem Beziehungsdiagramm

Erstellen von Beziehungen

Ändern von Beziehungen

Statistikberechnung für Daten in Ausschnitten

Filtern von Datensätzen in Ausschnitten

Erläuterung von Referenzen

Erstellen von Referenzen

Bearbeiten von Referenzen

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Inhalt 5

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6 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Kapitel 5

Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten

Gemeinsame Benutzung von Datenbanken in einem Netzwerk

Aktivieren der gemeinsamen Benutzung und Bereitstellen von Dateien

Öffnen von gemeinsam benutzten Dateien als Client

Entferntes Öffnen gemeinsam genutzter Datenbanken unter Verwendung eines URLs

Schließen einer bereitgestellten Datei

Importieren und Exportieren von Daten

Speichern und Senden von Daten in anderen Formaten

Senden von E-Mail-Nachrichten basierend auf Datensatzdaten

Unterstützte Dateiformate für Import und Export

Einrichten von wiederkehrenden Importen

ODBC und JDBC

Methoden für das Importieren von Daten in eine bestehende Datei

Hinzufügen von Datensätzen

Aktualisieren bestehender Datensätze

Aktualisierung passender Datensätze

Der Importvorgang

Konvertieren einer Datendatei in eine neue FileMaker Pro-Datei

Der Exportvorgang

Arbeiten mit externen Datenquellen

Veröffentlichen von Datenbanken im Web

Kapitel 6

Schützen von Datenbanken

Schützen von Datenbanken mithilfe von Konten und Berechtigungen

Konten, Berechtigungen und erweiterte Zugriffsrechte

Die vordefinierten Konten

Die vordefinierten Berechtigungen

Planen der Sicherheit für eine Datei

Schützen einer Datei mit Passwort

Erstellen von Konten und Berechtigungen

Anzeigen von Konten und Berechtigungen

Erstellen von Konten

Erstellen von Konten, die über einen externen Server authentifiziert werden

Erstellen von Berechtigungen

Informationen über das Aktivieren des Zugriffs auf Datensatzebene

Anzeigen der erweiterten Zugriffsrechte

Autorisieren des Zugriffs auf Dateien

Sicherheitsmaßnahmen

Verbessern der physischen Sicherheit

Verbessern der Betriebssystemsicherheit

Herstellen von Netzwerksicherheit

Sichern von Datenbanken und anderen wichtigen Dateien

Installieren, Ausführen und Aktualisieren von Antivirus-Software

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Inhalt 7

Kapitel 7

Konvertieren von Datenbanken aus FileMaker Pro 6 und früheren Versionen

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Konvertierungsübersicht

Beheben grundlegender Konvertierungsprobleme

Konvertieren von Passwörtern

Änderungen bei der Programmunterstützung in FileMaker Pro 11

Unterstützung von QuickTime

Unterstützung von Plugins anderer Hersteller

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155

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Index

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8 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Kapitel 1

Einführung in FileMaker Pro

FileMaker Pro

®

Pro ist die führende Workgroup-Datenbanksoftware zur schnellen Erstellung und Freigabe von

Lösungen für die Anforderungen Ihres Unternehmens. Leistungsstarke Funktionen, Unterstützung verschiedener

Plattformen und eine mühelos zu bedienende Benutzeroberfläche machen FileMaker Pro unentbehrlich für jeden, der den Überblick über Mitarbeiter, Projekte und andere Daten behalten und sie verwalten muss.

Über dieses Handbuch

Dieses Benutzerhandbuch enthält eine Einführung in die Funktionen von FileMaker Pro und gibt schrittweise Anleitungen für die gängigsten FileMaker Pro-Aufgaben. Detaillierte Informationen zu fortgeschritteneren Produktfunktionen finden Sie in der FileMaker Pro Hilfe.

Informationen zum Senden von Feedback zu diesem Handbuch finden Sie unter www.filemaker.com/ company/documentation_feedback.html.

Verwenden der FileMaker Pro-Dokumentation

Die FileMaker Pro-Dokumentation gibt Ihnen einen Lernpfad an die Hand, um produktiv zu werden, liefert

Installationsanleitungen, eine Online-Hilfe u. v. m.

Die folgenden Handbücher sind enthalten:

1

FileMaker Pro Benutzerhandbuch (dieses Handbuch): enthält wichtige Konzepte und grundlegende

Vorgehensweisen.

1

Handbuch Installation und neue Funktionen für FileMaker Pro und FileMaker Pro Advanced: enthält

Installationshinweise und eine Liste neuer Funktionen der aktuellen Version.

1

FileMaker Pro Lehrgang: enthält schrittweise Lektionen, die Ihnen die Erstellung und Verwendung von FileMaker Pro-Datenbanken erläutern.

1

Handbuch FileMaker Instant Web Publishing: beschreibt, wie FileMaker Pro-Datenbanken für

Webbrowser-Benutzer über ein Intranet oder das Internet zugänglich gemacht werden.

1

FileMaker ODBC- und JDBC-Handbuch: beschreibt, wie Sie FileMaker-Software als ODBC-Client-

Anwendung und als Datenquelle für ODBC- und JDBC-Anwendungen verwenden können.

Speicherort der PDF-Dokumentation

So greifen Sie auf die PDFs der FileMaker-Dokumentation zu:

1

Wählen Sie in FileMaker Pro Hilfe > Produktdokumentation.

1

Weitere Dokumentation finden Sie unter www.filemaker.de/support/product/documentation.html.

Die meisten PDF-Handbücher befinden sich in dem Ordner, in dem FileMaker Pro installiert wurde.

Wenn Sie FileMaker Pro am Standardspeicherort installiert haben, befinden sich die PDF-Handbücher hier:

1

Windows: C:\Programme\FileMaker\FileMaker Pro\Deutsch Extras\Elektronische Dokumentation

1

Mac OS: Macintosh HD/Programme/FileMaker Pro/Deutsch Extras/Elektronische Dokumentation

10 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Online-Hilfe

Die FileMaker Pro Hilfe liefert umfassende schrittweise Anleitungen zu den FileMaker Pro-Funktionen.

Sie können die Hilfe über das Hilfe-Menü in FileMaker Pro öffnen.

Für den Zugang zur Hilfe gibt es drei Möglichkeiten:

1

Blättern Sie durch das Inhaltsverzeichnis der Hilfe, um thematisch vorzugehen.

1

Suchen Sie nach bestimmten Themen, indem Sie Stichwörter eingeben.

1

Rufen Sie Informationen zum aktuell angezeigten Dialogfeld ab, indem Sie F1 (Windows) oder

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-?

(Mac OS) drücken.

Vorlagen, Beispiele und weitere Informationen

FileMaker Pro wird mit Datenbankvorlagen (Starter-Lösungen) geliefert, so dass Sie sofort zu arbeiten beginnen können. Starter-Lösungen nutzen die neuen FileMaker Pro-Funktionen optimal und helfen Ihnen, die für Ihren Bedarf effektivste Datenbanklösung zu erstellen. Wenn Sie beginnen, eine Datenbank zu erstellen, sehen Sie sich die Liste der Vorlagen an, um zu prüfen, ob eine der vorhandenen Vorlagen Ihren

Anforderungen entspricht.

Der Ordner „Deutsche Extras“ enthält Referenzen und Beispiele, um Sie bei bestimmten Funktionen wie XML zu unterstützen.

Weitere Informationen, Tipps und Anregungen finden Sie auf der Website unter www.filemaker.de.

Empfohlene Literatur

Hier sind einige Vorschläge für die Verwendung der Dokumentation, um Sie beim Erlernen bestimmter

Vorgänge in FileMaker Pro zu unterstützen.

Benutzertyp

Daten eingebende Person

Empfohlene Literatur

Kapitel 2, „Verwenden von Datenbanken“, in diesem Handbuch

Inhaber kleiner Unternehmen oder

Pädagogen, die eine grundlegende

Datenbank erstellen und sie nach und nach erweitern

Kapitel 3, „Erstellen von Datenbanken“, in diesem Handbuch Für das Hinzufügen von

Funktionen die Hilfe

Datenbankadministrator

Neue FileMaker Pro-Benutzer

Benutzer, die von einer früheren

Version aktualisieren

1

Alle Kapitel in diesem Handbuch

1

Die Hilfe für Informationen zu fortgeschrittenen Themen

1

FileMaker Instant Publishing Handbuch

1

FileMaker ODBC- und JDBC-Handbuch

1

Handbuch Installation und neue Funktionen für FileMaker Pro und FileMaker Pro Advanced:

1

FileMaker Pro Lehrgang

1

Alle Kapitel in diesem Handbuch

1

Handbuch Installation und neue Funktionen für FileMaker Pro und FileMaker Pro Advance

1

Kapitel 7, „Konvertieren von Datenbanken von FileMaker Pro 6 und früher“, in diesem Handbuch

Hinweis

Wenn Ihre Datenbank mit FileMaker Pro Advanced entwickelt wurde, werden eventuell angepasste

Menüs oder QuickInfos für Layoutobjekte angezeigt. Einen Überblick über diese Funktionen finden Sie in der

Hilfe.

Kapitel 1

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Einführung in FileMaker Pro 11

FileMaker Pro-Übersicht

Hier finden Sie eine Übersicht zu den Möglichkeiten von FileMaker Pro.

Erstellen einfacher oder komplexer Datenbanken

Mit FileMaker Pro können Sie einfache Datenbanken, die aus nur einer Datenbanktabelle wie einer

Adressliste bestehen, oder komplexe Datenbanken mit Beziehungen und mehreren Datenbanktabellen erstellen. Beispielsweise können Sie eine komplexe Datenbank erstellen, die zwei Tabellen auf der Basis eines gemeinsamen Werts, wie z. B. einer Seriennummer oder einer Kennziffer, verbindet.

Eine Adresslistendatenbank, bestehend aus einer Tabelle

Eine Datenbank bestehend aus mehreren

Tabellen mit einem Ausschnitt, um Datensätze aus einer Bezugstabelle anzuzeigen

Sie können Ihre Datenbanken als einzelne Tabelle in einer Datei, mit mehreren Tabellen in einer Datei oder mit mehreren Tabellen in mehreren Dateien organisieren.

FileMaker Pro wird mit Datenbankvorlagen (Starter-Lösungen) für Geschäfts-, Schul- und Privatzwecke geliefert. Die Vorlagen lassen sich schnell an Ihre eigenen Anforderungen anpassen.

Weitere Informationen zur Erstellung von Datenbanken finden Sie unter Kapitel 3, „Erstellen von Datenbanken“.

Verwenden von Layouts, um Daten darzustellen, einzugeben und zu drucken

FileMaker Pro-Layouts legen das Erscheinungsbild der Daten fest, wenn sie angezeigt, gedruckt, zu einem

Bericht zusammengefasst, gesucht und eingegeben werden. Layouts speichern keine Daten – sie zeigen sie nur an.

Sie können für eine Datenbank mehrere Layouts erstellen, wobei die Daten unterschiedlich dargestellt werden. Sie können z. B. für eine Datenbankdatei ein Layout für Dateneingabe, ein zweites für

Statistikberichte, ein drittes für Etikettendruck, ein viertes für die Veröffentlichung einer Datenbank auf dem

Web etc. erstellen. Sie können ein Layout ändern, ohne Ihre Daten oder andere Layouts für die Datei zu beeinflussen. Wenn Sie die Daten in einem Feld ändern, werden die Daten in diesem Feld in allen Layouts der Datenbank entsprechend geändert.

In einem Layout können Sie Felder und Feldbeschriftungen auswählen, anordnen und verändern, Berichte erstellen, Tasten hinzufügen, um Scripts auszuführen, Grafik und Text hinzufügen und Druckoptionen angeben.

Nicht alle Informationen müssen in Ihrer FileMaker Pro-Datenbank gespeichert werden. Sie können zum

Beispiel einen Web Viewer hinzufügen, um eine Web-Seite in einem Layout anzuzeigen. Es gibt einige

Einschränkungen für die Anzeige von Web-Inhalten in FileMaker Pro.

12 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Wählen Sie verschiedene Layouttypen im Assistenten „Neues Layout/Neuer Bericht“. Diese Layouttypen eignen sich für verschiedene Zwecke, z. B. zum Anzeigen eines Eingabebildschirms oder zum Drucken von

Umsatzberichten oder Formatieren von Daten als Adressetiketten. Sie können jedes Layout mithilfe der

Designwerkzeuge, die im Layoutmodus verfügbar sind, weiter anpassen.

Steffen Williams

Trautweinstr. 17

80666 München

Anita Anders

Michael Braun

Andre Common

Marie Durand

Jean Durand

Wilhelm John

Johann Leer

Patrick Murr

Le Nguyen

Kentaro Ogawa

Maria Schmid

Johann Schmid

Sophie Tang

Jakob Henning

Bettina Wilhelm

Telefonliste

555-1234

555-1234

555-1234

555-1234

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555-1234

555-1234

555-1234

Liebe Sophie, wir freuen uns, dass Sie die Reise bei uns gebucht haben. Wir wissen dies zu schätzen und werden Ihnen gern zu Diensten sein.

Sollten Sie noch Fragen haben, rufen Sie uns einfach an – wir stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

John Lee

Die gleichen Daten lassen sich mithilfe mehrerer Layouts unterschiedlich anordnen.

Weitere Informationen zum Erstellen von Layouts finden Sie unter „Erstellen von Layouts und Berichten“ auf Seite 76.

Suchen und Ersetzen von Daten

Funktionen für das Suchen, Sortieren und Ersetzen von Daten ermöglichen Ihnen, Ihre Daten auf viele Arten und Weisen zu manipulieren.

Sie können Datensätze finden, die Ihren Kriterien entsprechen, z. B. Datensätze, die an einem bestimmten

Datum eingegeben wurden oder Adressen in einer bestimmten Stadt enthalten. Sie können ein weiteres

Fenster öffnen, um verschiedene Suchabfragen in denselben Daten auszuführen.

Sie können Datensätze neu anordnen, um sie in einer bestimmten Folge anzuzeigen oder auszudrucken. Sie können Felder beispielsweise alphabetisch, numerisch, datumsabhängig oder benutzerdefiniert sortieren.

Sie können Daten über mehrere Felder hinweg suchen und ersetzen, ganz ähnlich, wie Sie in den meisten

Textverarbeitungsprogrammen Daten suchen und ersetzen. Sie können auch eine Ergebnismenge von

Datensätzen als einen Snapshot-Link speichern und den Link an eine andere Person senden.

Weitere Informationen zum Suchen, Sortieren und Ersetzen von Daten finden Sie unter „Suchen nach

Datensätzen“ auf Seite 32, „Sortieren von Datensätzen“ auf Seite 45 und „Suchen und Ersetzen von Daten“ auf Seite 44.

Kapitel 1

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Einführung in FileMaker Pro 13

Schützen von Datenbanken

Sie können einschränken, was Benutzer in einer Datenbankdatei sehen und machen können, indem Sie

Konten und Berechtigungen definieren. Konten authentifizieren Benutzer, die versuchen, eine geschützte

Datei zu öffnen. Jedes Konto gibt einen Kontonamen und (in der Regel) ein Passwort an. Benutzer, die keine gültigen Kontoinformationen angeben können, können eine geschützte Datei nicht öffnen. Berechtigungen geben eine Zugriffsstufe auf eine Datenbankdatei an. Jedem Konto wird eine Berechtigung zugewiesen, die die Zugriffsstufe für Personen festlegt, die eine Datei mit diesem Konto öffnen.

Erweiterte Zugriffsrechte bestimmen die Optionen zur gemeinsamen Datenbenutzung, die eine

Berechtigung erlaubt, z. B. ob Benutzer eine gemeinsam benutzte Datei öffnen oder eine Datenbank in einem Webbrowser anzeigen können.

Sie können eine Datei noch weiter schützen, indem Sie andere FileMaker Pro-Dateien autorisieren,

Verweise auf das Schema (Tabellen, Layouts, Scripts und Wertelisten) in dieser Datei zu erstellen, und indem Sie FileMaker Pro-Versionen vor Version 11 daran hindern, die Datei zu öffnen.

Weitere Informationen über FileMaker Pro-Datenbanksicherheit finden Sie unter Kapitel 6, „Schützen von

Datenbanken“.

Automatisieren von Aufgaben mithilfe von Scripts

Scripts können einfache Aufgaben wie das Festlegen einer Seitenausrichtung oder komplexe Aufgaben wie das Vorbereiten eines kundenspezifischen Serienbriefs erledigen.

Sie könnten zum Beispiel ein Script definieren, um ein Dankschreiben an alle Kunden in Ihrer Datenbank zu verfassen, die in der letzten Woche einen Artikel gekauft haben. Das Script generiert einen maßgeschneiderten Brief für jeden Kunden. Dann wechselt das Script in die Seitenansicht und pausiert, damit Sie sehen können, wie der Brief in gedruckter Form aussehen wird. Sie lösen den gesamten Vorgang aus, indem Sie im Layout auf eine Taste klicken.

Sie erstellen Scripts, indem Sie aus einer Liste von FileMaker Pro-Scriptschritten wählen, Optionen angeben und die Schritte in der korrekten Reihenfolge für die Aufgabe anordnen. FileMaker Pro erleichtert die Verwaltung und Pflege von Scripts, auch bei komplexen Datenbanken. Sie können Scripts aus unterschiedlichen Datenbanken gleichzeitig anzeigen, bearbeiten und verwalten. Weitere Informationen zu

Scripts finden Sie unter „Automatisieren von Aufgaben mithilfe von Scripts“ auf Seite 52.

Gemeinsame Nutzung und Austausch von Daten

FileMaker Pro hat den Vorteil, dass Sie Ihre Daten mit anderen Benutzern gemeinsam nutzen können. Sie können Ihre Daten mit anderen FileMaker Pro-Benutzern in einem Netzwerk gemeinsam nutzen, die Web

Publishing-Funktionen für die Nutzung von Daten über das Web verwenden oder Daten aus einer anderen

Datei importieren oder exportieren. Zusätzlich können Sie ODBC (Open Database Connectivity) und JDBC

(Java Database Connectivity) verwenden, um FileMaker Pro-Dateien mit ODBC- und JDBC-fähigen

Anwendungen gemeinsam zu nutzen, oder Sie greifen auf Daten von externen Datenquellen zu.

Wenn Ihr Computer an ein Netzwerk angeschlossen ist, können Sie und andere FileMaker Pro-Benutzer unter Windows und Mac OS gleichzeitig dieselbe FileMaker Pro-Datenbank verwenden. FileMaker Pro-

Netzwerk-Sharing unterstützt die gemeinsame Nutzung von Dateien durch bis zu neun Benutzer gleichzeitig.

Hinweis

Wenn Sie Dateien mit mehr als neun Benutzern gleichzeitig gemeinsam nutzen möchten, empfiehlt FileMaker die Verwendung von FileMaker Server.

14 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Sie können eine FileMaker Pro-Datei so einrichten, dass aus einer anderen Anwendung (z. B. aus Microsoft

Excel) importierte Daten automatisch aktualisiert werden. Wiederkehrender Import wird automatisch ausgeführt, wenn Sie das erste Mal das Layout anzeigen, das die Daten aus der externen Datei enthält.

Weitere Informationen über wiederkehrenden Import finden Sie unter „Einrichten von wiederkehrenden

Importen“ auf Seite 127.

Sie können rasch und einfach FileMaker Pro-Layouts als Web-Seiten veröffentlichen und damit jedem

Benutzer mit einem Webbrowser in Ihrem Intranet (oder im Internet) den Zugriff auf Ihre FileMaker Pro-

Datenbanken erlauben. Durch die Verwendung von FileMaker Pro-Konten und -Berechtigungen sowie anderen Schutzfunktionen können Sie für die Sicherheit Ihrer Webdatenbanken sorgen.

Weitere Informationen zur gemeinsamen Benutzung von Datenbanken finden Sie unter Kapitel 5,

„Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten“.

Speichern und Senden von Daten in anderen Formaten

Mit FileMaker Pro können Sie Daten in verschiedenen Dateiformaten wie Microsoft Excel-Arbeitsblättern und Adobe PDF-Dateien speichern, so dass Sie die Dateien Benutzern schicken können, die FileMaker Pro nicht besitzen. Sie können die Dateien automatisch per E-Mail versenden, nachdem Sie sie gespeichert haben.

Weitere Informationen finden Sie unter „Speichern und Senden von Daten in anderen Formaten“ auf Seite 126.

Kapitel 2

Verwenden von Datenbanken

Dieses Kapitel erläutert die folgenden Grundlagen:

1

Dateien öffnen, schließen und speichern,

1

Datensätze in einer Datenbank erstellen,

1

Daten in Feldern hinzufügen und bearbeiten,

1

Datensätze nach verschiedenen Kriterien suchen,

1

Datensätze aus der Ergebnismenge ausschließen,

1

Daten suchen und ersetzen,

1

Daten sortieren,

1

Daten, Scripts, Tabellen- und Feldinformationen und das Beziehungsdiagramm drucken,

1

Scripts verwenden.

Umfassende Informationen und schrittweise Anleitungen zur Verwendung von FileMaker Pro finden

Sie in der Hilfe.

Hinweis

Bei einigen Prozeduren wird ein Kontextmenü verwendet. Um ein Kontextmenü anzuzeigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Objekt oder in einen Bereich, um eine Liste mit Befehlen zu sehen. Wenn die Maus Ihres Mac-Computers nicht über mehrere Tasten verfügt, halten Sie die Control-

Taste gedrückt, während Sie klicken, um das Kontextmenü anzuzeigen. (Auf dem Mac können Sie Ihre

Mauskonfiguration in den Systemeinstellungen ändern.)

Felder und Datensätze einer Datenbank

Eine Datenbank ist eine Sammlung von Informationen oder Daten, die Sie nach Bedarf organisieren, aktualisieren, sortieren, durchsuchen und drucken können. Im Gegensatz zu einem elektronischen

Arbeitsblatt, das eingesetzt wird, um in den Zellen einer rechteckigen Tabelle gespeicherte Daten zu tabulieren und zu berechnen, ist eine Datenbank eine Ansammlung von Wissen, die durch ein Schema zusammengehalten wird, das sowohl die Informationen in den einzelnen Datensätzen der Datenbank als auch die Beziehungen zwischen Feldern und Tabellen beschreibt.

Bestimmte Aufgaben eignen sich für die eine oder andere dieser wichtigen Produktivitätswerkzeuge besser.

Arbeitsblätter empfehlen sich für Aufgaben wie das Führen eines Hauptbuchs, in dem Daten aufgezeichnet und berechnet werden müssen, aber nicht in verschiedenen Formaten präsentiert oder analysiert werden müssen. Datenbanken eignen sich am besten für Aufgaben wie die Inventarkontrolle, bei der der Verbrauch und die Verluste nachverfolgt werden müssen und über einen bestimmten Zeitraum Berichte über den

Inventarstatus erstellt werden müssen. Eine Inventardatenbank kann Inventardaten auf viele verschiedene

Arten sortieren und auswerten, Sie können Daten nach Art des Eintrags, nach Umsatzzahlen, nach

Monatsverbrauch usw. analysieren.

16 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Ihr Adressbuch oder Ihr Aktenschrank ist im Prinzip eine einfache Datenbank. Im Adressbuch und im

Aktenschrank speichern Sie ähnliche Informationen und organisieren sie so, dass sie leicht aufzufinden sind.

Bei einem Aktenschrank müssen Sie festlegen, wie Sie Ihre Daten sortieren, z. B. alphabetisch nach

Nachname oder Region. Wenn Sie Kontakte und Adressen in FileMaker Pro speichern, können Sie die

Daten auf verschiedene Weise organisieren. Sie können die Daten nach Land, Ort, Nachname oder nach allen drei Kategorien sortieren.

B C

Datensätze

Michelle

Rosenstr. 6

St. Gallen

(717) 555-0011

Roth

CH

7015

Felder

Ihr Adressbuch funktioniert wie eine Datenbank.

Ein Rechnungssystem ist ein Beispiel für eine komplexere Datenbank mit mehreren Bezugstabellen, mehreren Layouts und Formelfeldern.

Sie können sich auch einen Teil Ihrer Daten anzeigen lassen, z. B. nur die Rechnungen in einem bestimmten

Monat. Eine Datenbank ist nicht einfach ein Datenspeicher – mit einer Datenbank können Sie Daten organisieren und Informationen analysieren, um ihre Bedeutung zu verstehen.

Felder bilden die Grundlage einer Tabelle. Hier werden die Informationen gespeichert, berechnet und angezeigt, die Sie in einen Datensatz eingeben. Jede Informationseinheit in einem Datensatz – z. B. Name,

Kundennummer und Telefonnummer – wird in einem Feld gespeichert.

Eine Datenbank tabelle enthält einen oder mehrere Datensätze. Jeder Datensatz besteht aus Feldern, die

ähnliche Informationen zu einem bestimmten Gegenstand oder einer Aktivität enthalten. Beispiel: Die

Felder in einem Datensatz in der Tabelle „Kunden“ enthalten die Adressinformationen eines Kunden.

Eine Datenbank kann aus einer Datei mit einer Tabelle bestehen, die z. B. die Namen, Adressen, Telefon- und Faxnummern all Ihrer Kunden enthält. Eine Datenbank kann auch aus mehreren Dateien bestehen, von denen jede eine oder mehrere Tabellen enthält, die in ihrer Gesamtheit alle Informationen zu einem bestimmten Themenkreis enthalten (manchmal auch als Datenbanksystem bezeichnet). Aufgrund der relationalen Eigenschaften von FileMaker Pro können Sie Dateien und Tabellen verknüpfen und auf diese

Weise eine relationale Datenbank erzeugen.

Beispiel: In einer Tabelle sind alle Kunden gespeichert, die einen bestimmten Artikel gekauft haben. In einer

Bezugstabelle ist der Rechnungsbetrag vermerkt.

Kapitel 2

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Verwenden von Datenbanken 17

Kundentabelle

Kundennr.

002

Name

Telefon

Anna Kühn

818-555-1234

Artikeltabelle

Artikelnr.

Produkt

Preis

Lager

ET3

Reisetasche

€29,00

34

Rechnungstabelle

Kundennr.

Name

002

Anna Kühn

Telefon 818-555-1234

Rechnungsnr.

12345

Art.

ID

Produkt

ET3 Reisetasche

ET4 Reiseführer

Preis

€29

€32

Um Daten in eine Datenbanktabelle einzugeben, erstellen Sie einen neuen Datensatz und geben Werte in die

Felder ein, die zu diesem Datensatz gehören. Sie können Werte in ein Feld schreiben, aus einer anderen

Anwendung importieren oder auf verschiedene andere Arten eintragen.

Mit FileMaker Pro können Sie auch auf Daten zugreifen und sie anzeigen, die in anderen als FileMaker Pro-

Dateien gespeichert sind. Wenn Sie zum Beispiel auf in einer SQL-Datenbank gespeicherte Daten zugreifen, können Sie Informationen aus der externen Datenbank anzeigen und mit den Daten in Ihrer

FileMaker Pro-Datei arbeiten.

Öffnen von Dateien

So öffnen Sie eine Datei, wenn FileMaker Pro nicht läuft

Wählen Sie eine der folgenden Methoden:

1

Doppelklicken Sie auf die FileMaker Pro-Datei.

1

Ziehen Sie die Datei auf das FileMaker Pro-Programmsymbol.

1

Doppelklicken Sie auf das FileMaker Pro-Programmsymbol und wählen Sie die Datei, die Sie öffnen möchten. Zum Direktstart-Fenster erhalten Sie unter „So öffnen Sie eine Datei über das Fenster

„FileMaker-Direktstart“ unten weitere Informationen.

So öffnen Sie eine Datei, wenn FileMaker Pro bereits aktiv ist

1. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Öffnen.

Tipp

Sie können auch Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Letzte öffnen oder Favoriten öffnen wählen.

2. Wählen Sie im Dialogfeld „Datei öffnen“ den Dateinamen aus und klicken Sie auf Öffnen.

3. Wenn Sie zur Eingabe eines Kontonamens und Passworts aufgefordert werden, geben Sie sie in das

Dialogfeld „Passwort“ ein und klicken auf OK.

18 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

So öffnen Sie eine Datei über das Fenster „FileMaker-Direktstart“:

1. Um das Direktstart-Fenster anzuzeigen, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

1

Starten Sie FileMaker Pro.

1

Wenn FileMaker Pro läuft oder wenn Sie FileMaker Pro starten und das Fenster „FileMaker-

Direktstart“ nicht angezeigt wird, wählen Sie Hilfe > Fenster „Direktstart“.

Fenster „FileMaker-Direktstart“ (Mac OS)

2. Wenn das Fenster „FileMaker-Direktstart“ angezeigt wird, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

Aktion Ziel

Klicken Sie auf Letzte Dateien in dem Feld in der Mitte des

Direktstart-Fensters.

Anzeige einer Liste der FileMaker Pro-Dateien, die Sie kürzlich geöffnet haben. Wenn keine kürzlich geöffneten Dateien aufgeführt werden, wählen Sie Bearbeiten > Einstellungen

(Windows) bzw. FileMaker Pro > Einstellungen (Mac OS), wählen Zuletzt geöffnete Dateien zeigen, geben einen Wert zwischen 1 und 30 für die Anzahl der in der Liste anzuzeigenden

Dateien an und klicken auf OK. (Um die Liste der zuletzt geöffneten Dateien zu löschen, wählen

Sie Datei (Windows) bzw. Ablage > (Mac OS) > Letzte öffnen > Letzte Dateien löschen.)

Klicken Sie auf Favoriten-

Dateien in dem Feld in der Mitte des Direktstart-Fensters.

Anzeige einer Liste der FileMaker Pro-Dateien, die Sie als Favoriten markiert haben.

Klicken Sie auf den Hostnamen oder die IP-Adresse eines

Remote-Computers.

Anzeige einer Liste der FileMaker Pro-Dateien, die auf einem Remote-Computer gespeichert sind.

Klicken Sie auf Durchsuchen.

Auffinden der lokale(n) oder Remote-Dateien, die Sie öffnen möchten.

3. Doppelklicken Sie auf eine Datei, um sie zu öffnen.

Das Fenster „FileMaker-Direktstart“ dient als zentraler Ort, von dem aus Sie mehrere Aufgaben auf vielfältige Weise erledigen können. Zusätzlich zum Öffnen einer Datei können Sie:

1

Eine neue leere FileMaker Pro-Datei entwickeln und erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter

„Anlegen einer FileMaker Pro-Datei“ auf Seite 59.

Kapitel 2

|

Verwenden von Datenbanken 19

1

Eine Datei, die bereits Daten enthält, aus einem anderen Format (z. B. Microsoft Excel) konvertieren.

Weitere Informationen finden Sie unter „Konvertieren einer Datendatei in eine neue FileMaker Pro-

Datei“ auf Seite 131.

1

Dateien mit den in einer Starter-Lösung der FileMaker, Inc. leeren, vordefinierten Layouts erstellen.

Weitere Informationen finden Sie unter „Anlegen einer FileMaker Pro-Datei“ auf Seite 59.

Weitere Informationen über die Verwendung des FileMaker-Direktstarts finden Sie in der FileMaker Server

Hilfe.

So öffnen Sie eine Datei, die gemeinsam im Netzwerk benutzt wird

1. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Remote öffnen.

2. Wählen Sie im Dialogfeld „Remote-Datei öffnen“ die Option Anzeigen, um eine Liste der Hosts zu sehen.

Auswahl

Host-Favoriten

Lokale Hosts

Hosts nach LDAP

Für

Hosts, die Sie zuvor als Favoriten hinzugefügt haben

FileMaker Pro-Hosts in Ihrem TCP/IP-Teilnetz

FileMaker Pro-Hosts, die über den angegebenen LDAP-Server zur Verfügung stehen

3. Um die an einem Host verfügbaren Dateien zu sehen, wählen Sie den Host aus. Wählen Sie aus der Liste

Verfügbare Dateien die zu öffnende Datei.

Oder geben Sie unter Netzwerk-Dateipfad den Netzwerkpfad ein (z. B. fmnet:/Host-IP-Adresse/

Dateiname

).

4. Klicken Sie auf Öffnen.

Abhängig von der Konfiguration des FileMaker Netzwerk-Sharing auf dem Host müssen Sie möglicherweise den Kontonamen, das Passwort und den Domänennamen (nur Windows) eingeben.

Beachten Sie folgende Punkte:

1

Wenn Zuletzt geöffnete Dateien zeigen in den Einstellungen unter Allgemein ausgewählt ist, werden

Dateien, auf die Sie vor Kurzem zugegriffen haben, im Menü Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) in der Liste Letzte öffnen und in der Liste Letzte Dateien im Fenster „FileMaker-Direktstart“ angezeigt.

Informationen zum Hinzufügen von lokalen oder Remote-Dateien zur Liste Favoritendateien im Fenster

„FileMaker-Direktstart“ finden Sie in der Hilfe.

1

Informationen zum Öffnen und zur gemeinsamen Benutzung einer Datei finden Sie unter „Aktivieren der gemeinsamen Benutzung und Bereitstellen von Dateien“ auf Seite 122.

1

FileMaker Pro-Dateien, die unter Windows erstellt wurden, können unter Mac OS geöffnet werden und umgekehrt. Wenn Sie Dateien auf eine andere Plattform verlagern wollen, sollten Sie die Erweiterung .fp7 an den Dateinamen anhängen. Wenn Sie Dateinamenerweiterungen hinzufügen oder entfernen, müssen Sie die FileMaker-Datenquellen für Bezugsdateien und Dateien mit externen Scripts neu angeben.

1

Sie können einen Standardkontonamen und ein Standardpasswort für eine Datei im Register „Öffnen/

Schließen“ des Dialogfelds „Dateioptionen“ festlegen. Dann werden Benutzer mit einem bestimmten

Konto und Passwort automatisch angemeldet, wenn sie die Datenbank öffnen. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

20 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Öffnen von mehreren Fenstern pro Datei

Sie können mehr als ein Fenster pro Datei öffnen. Auf diese Weise können Sie dasselbe Layout in separaten

Fenstern anzeigen oder verschiedene Layouts in derselben Datei ansehen. Sie können Such- und

Sortiervorgänge unabhängig voneinander in den verschiedenen Fenstern ausführen.

Um ein weiteres Fenster zu öffnen, wählen Sie Fenster > Neues Fenster. Ein weiteres Fenster wird geöffnet.

Anfangs zeigt das Fenster dasselbe Layout, dieselbe Sortierfolge und dieselbe Ergebnismenge wie das zuvor aktive Fenster.

Das ursprüngliche

Datenbankfenster, in dem Sie die Datensätze durchsuchen können

Ein zweites Fenster, in dem Sie eine andere

Suche in derselben

Ergebnismenge ausführen können

Um ein anderes Layout in dem neuen Fenster anzuzeigen, wählen Sie ein Layout aus dem Layout-

Einblendmenü in der Layoutleiste aus oder wählen Ansicht > Gehe zu Layout. Informationen zum Suchen

nach Datensätzen finden Sie unter „Suchen nach Datensätzen“ auf Seite 32. Informationen zum Sortieren

von Datensätzen finden Sie unter „Sortieren von Datensätzen“ auf Seite 45. Informationen zum Öffnen

mehrerer Fenster finden Sie in der Hilfe.

Schließen von Fenstern und Dateien

Sie können FileMaker Pro-Fenster und -Dateien wie in den meisten Windows- und Mac OS-Programmen schließen.

Um ein Fenster zu schließen, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

1

Windows: Doppelklicken Sie auf das Dokumentsymbol in der linken oberen Ecke des Dokumentfensters.

1

Windows: Klicken Sie in das Schließfeld in der rechten oberen Ecke des Dokumentfensters.

1

Mac OS: Klicken Sie auf die rote Schaltfläche zum Schließen (linke obere Ecke des Dokumentfensters).

1

Wählen Sie Datei > Schließen.

Verwenden Sie die obigen Prozeduren, um alle geöffneten Fenster für eine Datei und damit auch die Datei zu schließen.

Hinweis

Selbst wenn Sie eine Datei schließen, kann diese als verdeckte Datei geöffnet bleiben, wenn das Fenster einer anderen Datei Daten aus dieser Datei anzeigt. (Ein anderes Fenster kann z. B. Bezugsdaten aus der Datei anzeigen, die Sie schließen wollten.) FileMaker Pro schließt die Datei, wenn Sie alle abhängigen Fenster schließen.

Kapitel 2

|

Verwenden von Datenbanken 21

Sichern von Dateien

FileMaker Pro speichert automatisch alle Änderungen, die Sie an Ihren Daten durchführen, daher fehlt der Befehl „Speichern“. Wenn Sie mehr Kontrolle darüber wünschen, wann Datensatzdaten gespeichert werden, können Sie die Option Datensatzänderungen automatisch speichern für jedes Layout deaktivieren.

Weitere Informationen finden Sie in der FileMaker Pro Hilfe.

Sie können eine Kopie einer Datei als Sicherung oder einen Clone Ihrer Datei ohne Daten speichern.

Informationen zum Speichern einer Kopie Ihrer Datei in einem anderen als dem FileMaker-Format finden

Sie unter „Speichern und Senden von Daten in anderen Formaten“ auf Seite 126.

Einige kleinere Änderungen an Dateien werden nicht immer mit der Datei gespeichert. Einzelheiten finden

Sie im nächsten Abschnitt, „Wann speichert FileMaker Pro eine Datei?”.

Wichtig

Legen Sie in jedem Fall eine Dateikopie an, bevor Sie umfangreiche Änderungen durchführen. Daten lassen sich nicht wiederherstellen, nachdem Sie ein Feld im Dialogfeld „Datenbank verwalten“ gelöscht oder Datensätze mit dem Befehl Datensatz löschen oder Alle löschen entfernt haben.

Eine Dateikopie sichern:

1. Aktivieren Sie die gewünschte Datei und wählen Sie Datei > Kopie speichern unter (Windows) bzw.

Ablage > Kopie speichern unter (Mac OS).

2. Legen Sie fest, in welchem Ordner die Dateikopie auf der Festplatte gespeichert werden soll.

3. Geben Sie in das Feld Dateiname (Windows) bzw. Name (Mac OS) einen Dateinamen ein.

4. Wählen Sie in der Liste Dateityp die Option FileMaker-Dateien (nur Windows).

5. Wählen Sie in der Liste Dateityp (Windows) bzw. Typ (Mac OS) eine der folgenden Optionen:

Auswahl

Kopie dieser Datei

Komprimierte Kopie (kleiner)

Clone (ohne Datensätze)

Ziel

Duplizieren der gesamten Datei, einschließlich Tabellen, Felddefinitionen, Layouts, Scripts,

Papierformatoptionen und Daten. Wählen Sie diese Option, bevor Sie umfangreiche

Änderungen an der Datei vornehmen.

Komprimieren des gesamten Dateiinhalts, sodass die Datei weniger Speicherplatz beansprucht. Eine komprimierte Kopie ist empfehlenswert, wenn Sie an einer großen

Anzahl von Datensätzen häufig Änderungen durchführen.

Speichern der Tabellen, Felddefinitionen, Layouts, Scripts und Papierformatoptionen einer

Datei, ohne die Daten zu speichern. Wählen Sie diese Option, wenn Sie eine Vorlage der

Dateischemata erstellen wollen.

6. Klicken Sie auf Speichern.

Wann speichert FileMaker Pro eine Datei?

FileMaker Pro speichert eine Datei, wenn Sie einen Vorgang wie das Ändern von Daten ausführen.

Die folgenden Aktionen verursachen kein Speichern der Datei:

1

Anzeige eines anderen Datensatzes oder Layouts (außer, Datensatz oder Layout wurden geändert)

1

Sortieren von Datensätzen oder Ändern einer Sortierung

1

Durchführen von Suchvorgängen wie „Suchen“, „Alle Datensätze anzeigen“ oder „Datensatz ausschließen“ oder das Ändern einer Suchabfrage

22 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

1

Ändern von Position und Größe von Fenstern oder Aus-/Einblenden der Statussymbolleiste

1

Ändern der Standardeinstellungen für Layoutobjekte

1

Ändern der Linealanzeige

Wenn Sie eine der obigen Aktionen ohne einen Vorgang ausführen, der eine Speicherung auslöst (z. B. das Ändern von Daten), wird die Änderung beim Schließen der Datei nicht gespeichert. FileMaker Pro betrachtet die obigen Aktionen als geringfügige Änderungen, die nur gespeichert werden, wenn auch signifikantere Änderungen an der Datei erfolgt sind.

Wenn Sie z. B. eine Datei öffnen, eine Suche ausführen und dann die Datei schließen, speichert

FileMaker Pro die Ergebnismenge nicht in der Datei. Wenn Sie jedoch eine Datei öffnen, einen neuen

Datensatz hinzufügen, eine Suche ausführen und dann die Datei schließen, speichert FileMaker Pro die

Ergebnismenge und den neuen Datensatz mit der Datei.

Weitere Informationen zum Speichern von Dateien finden Sie in der Hilfe.

Die Modi

FileMaker Pro stellt Ihnen für Ihre Arbeit den Blätternmodus, Suchenmodus, Layoutmodus und

Seitenansichtsmodus zur Verfügung. Sie können einen Modus aus dem Menü „Ansicht“ oder dem Modus-

Einblendmenü unten im Dokumentfenster wählen.

Modus-Einblendmenü

Verwenden Sie diesen Modus:

Blätternmodus

Suchenmodus

Ziel

Mit Daten in einer Datei arbeiten. Sie können Datensätze hinzufügen, anzeigen, ändern, sortieren, ausschließen (ausblenden) und löschen. Im Blätternmodus werden Sie den Großteil Ihrer Aufgaben erledigen, z. B. Daten eingeben.

Nach Datensätzen suchen, die bestimmten Kriterien entsprechen. Anschließend können Sie mit diesen

Datensätzen, der so genannten Ergebnismenge, arbeiten. Wenn FileMaker Pro die gewünschten

Datensätze gefunden hat, wird wieder der Blätternmodus aktiviert und Sie können die Daten bearbeiten.

Layoutmodus Die Darstellung der Informationen am Bildschirm oder in gedruckten Berichten, auf Etiketten und in

Formularen festlegen. Sie entwerfen Layouts für bestimmte Aufgabenbereiche, z. B. je ein Layout für

Datenerfassung, Rechnungen oder Umschläge. Sie können ein bestehendes Layout ändern oder ein neues

Layout erstellen.

Seitenansichtsmodus Vor der Druckausgabe ansehen, wie Daten in Formularen oder Berichten wirken werden. Die Seitenansicht ist besonders nützlich für die Anzeige von Layouts mit mehreren Spalten (wie Adressetiketten) und

Berichten mit Zwischen- und Gesamtergebnissen.

Kapitel 2

|

Verwenden von Datenbanken 23

Verwenden der Statussymbolleiste

Die Statussymbolleiste bietet schnellen Zugriff auf viele FileMaker Pro-Menübefehle. Sie enthält in allen

Modi Navigationssteuerungen, anpassbare Schaltflächen und eine Layoutleiste für die Arbeit mit Layouts.

Im Layoutmodus enthält sie Layoutwerkzeuge. Halten Sie den Mauszeiger über ein Symbol, um seine

Beschreibung anzuzeigen. Sie können die Modi auch durch Klicken auf die Schaltflächen in der

Statussymbolleiste wechseln. Die Schaltflächen in der Statussymbolleiste variieren abhängig vom aktuellen

Modus.

Statussymbolleiste

Layoutleiste

Formatierungsleiste

Im Layoutmodus können Sie auch den Inspektor verwenden, um Objekte auf einem Layout zu formatieren

und zu bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie unter „Verwenden des Inspektors zum Formatieren von

Objekten“ auf Seite 84.

Weitere Informationen über das Verwenden der Statussymbolleiste finden Sie in der Hilfe.

Anzeigen von Datensätzen

FileMaker Pro stellt für jedes Layout drei Ansichten zur Verfügung: Formular, Liste und Tabelle. Wenn Sie zu einer anderen Ansicht umschalten, ändert sich temporär die Art und Weise, in der Datensätze angezeigt oder gedruckt werden.

So zeigen Sie Datensätze an:

Einzeln

In einer Liste

In einer Tabelle mit dem

Erscheinungsbild einer

Tabellenkalkulation

Vorgehensweise im Blätternmodus oder Suchenmodus

Wählen Sie Ansicht > Als Formular anzeigen oder klicken Sie auf Formularansicht in der Layoutleiste.

Wählen Sie Ansicht > Als Liste anzeigen oder klicken Sie auf Listenansicht in der

Layoutleiste.

Wählen Sie Ansicht > Als Tabelle anzeigen oder klicken Sie auf Tabellenansicht in der Layoutleiste. Weitere Informationen über die Bearbeitung von Daten in einer Tabelle,

die einem Arbeitsblatt in einer Tabellenkalkulation gleicht, finden Sie unter „Arbeiten mit

Daten in der Tabellenansicht“ auf Seite 30.

24 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Die folgende Abbildung zeigt das gleiche Layout in drei verschiedenen Ansichten.

Formularansicht

Feldbeschriftungen

Einzelner

Datensatz

Listenansicht

Feldbeschriftungen

Einzelner Datensatz

Tabellenansicht

Feldbeschriftungen

Eine Zeile ist

 ein Datensatz.

Auswählen des aktiven Datensatzes

Im Blätternmodus enthält eine Tabelle jeweils einen aktiven (ausgewählten) Datensatz für jedes Fenster.

Weitere Informationen zum Arbeiten mit mehreren Fenstern finden Sie unter „Öffnen von mehreren

Fenstern pro Datei“ auf Seite 20.

In dieser Ansicht

Formularansicht

Listenansicht

Tabellenansicht

Ist der aktive Datensatz:

Der Datensatz, der angezeigt wird.

Der Datensatz, der mit einem durchgehenden Balken an der linken Seite markiert ist. Wenn

Sie einen anderen Datensatz bearbeiten wollen, klicken Sie in den Datensatz, um ihn zu aktivieren.

Der Datensatz, der mit einem Pfeil an der linken Seite markiert ist.

Kapitel 2

|

Verwenden von Datenbanken 25

Aktueller

Datensatz in der

Listenansicht

Für die Auswahl eines Bezugsdatensatzes in einem Ausschnitt wählen Sie die Ausschnittreihe aus (klicken Sie hierzu an beliebiger Stelle in der Reihe, jedoch außerhalb der Felder).

Ausschnitt

In die Ausschnittreihe klicken, um einen Bezugsdatensatz auszuwählen.

Weitere Informationen zu Bezugsdatensätzen finden Sie unter Kapitel 4, „Arbeiten mit

Bezugstabellen und -dateien“.

Navigieren in Datensätzen

Um von einem Datensatz zu einem anderen zu wechseln, verwenden Sie das Buch in der Statussymbolleiste.

Buch

Aktuelle

Datensatznummer

Anzahl der Datensätze in der Tabelle

Suchbegriffe für eine Schnellsuche

Schieberegler

Um:

Zum nächsten Datensatz in der aktuellen Tabelle wechseln

Zum vorherigen Datensatz in der aktuellen Tabelle wechseln

Aktion

Klicken Sie auf die rechte Seite des Buchs oder wählen Sie Datensätze >

Gehe zu Datensatz > Nächste(r/s).

Klicken Sie auf die linke Seite des Buchs oder wählen Sie Datensätze >

Gehe zu Datensatz > Vorherige(r/s).

26 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Um:

Zu einem bestimmten Datensatz wechseln

Durch die Datensätze blättern

Durch Datensätze in Listen- oder 

Tabellenansicht blättern

Zu einem Datensatz mit einem eindeutigen, bekannten Wert blättern

Aktion

1

Klicken Sie auf die Nummer des aktuellen Datensatzes, geben Sie die gewünschte

Datensatznummer ein und drücken Sie die Eingabetaste (Windows) bzw. den

Zeilenschalter (Mac OS).

1

Drücken Sie die Taste Esc, geben Sie die Datensatznummer ein und drücken Sie die

Eingabetaste oder den Zeilenschalter.

1

Wählen Sie Datensätze > Gehe zu Datensatz > Gehe zu und geben Sie die Nummer des

Datensatzes an.

Ziehen Sie den Schieberegler nach links oder rechts, um zurück- oder weiterzublättern.

Verwenden Sie die Bildlaufleiste bzw. den Rollbalken am rechten Fensterrand.

Weitere Informationen finden Sie unter „Suchen nach Datensätzen“ auf Seite 32.

Sie können auch mithilfe des Mausrads durch Datensätze blättern. Weitere Informationen zum Anzeigen von Datensätzen finden Sie in der Hilfe.

Hinzufügen und Duplizieren von Datensätzen

FileMaker Pro fügt jeden neuen oder duplizierten Datensatz am Ende der aktuellen Tabelle hinzu.

Im Blätternmodus sehen Sie den neuen Datensatz nach dem aktuellen Datensatz bzw. nach dem letzten

Datensatz der Ergebnismenge (die Datensätze, die durch eine Suchabfrage aktiviert wurden).

1

Wenn die Datensätze sortiert sind, wird der neue Datensatz an der richtigen Position in der Sortierfolge angezeigt, wenn Sie den Datensatz speichern. In der Tabellenansicht wird eine neue Zeile an die letzte

Zeile der Sortierkategorie des aktuell ausgewählten Datensatzes gefügt. Weitere Informationen zum

Arbeiten in der Tabellenansicht finden Sie unter „Arbeiten mit Datensätzen in der Tabellenansicht“ auf

Seite 31.

1

Wird keine Sortierung durchgeführt, erscheint der neue Datensatz nach dem letzten Datensatz der

Ergebnismenge. Weitere Informationen finden Sie unter „Sortieren von Datensätzen“ auf Seite 45.

Ziel Aktion im Blätternmodus

Einen neuen, leeren Datensatz hinzufügen Klicken Sie im Blätternmodus auf Neuer Datensatz in der Statussymbolleiste.

Sie sehen einen leeren Datensatz, in dem ein Feld umrandet ist.

Einen neuen Datensatz erstellen, der die gleichen oder ähnliche Daten enthält wie ein bestehender Datensatz

Bezugsdatensätze hinzufügen oder duplizieren

Wählen Sie den zu duplizierenden Datensatz aus. Wählen Sie dann Datensätze >

Datensatz duplizieren.

Weitere Informationen finden Sie unter „Hinzufügen und Duplizieren von

Bezugsdatensätzen“ auf Seite 27.

Hinweis

Wenn eine Datei gesperrt oder schreibgeschützt ist oder wenn Sie nicht berechtigt sind, Datensätze zu erstellen, fügt FileMaker Pro keine neuen Datensätze hinzu und dupliziert keine Datensätze.

Wenn für das Feld automatische Dateneingabe definiert ist, erscheinen diese Werte im neuen Datensatz.

Weitere Informationen finden Sie unter „Definieren von automatischer Dateneingabe“ auf Seite 71.

Informationen zur Eingabe oder Änderung von Werten im neuen Datensatz finden Sie unter „Eingeben und

Ändern von Felddaten“ auf Seite 29.

Kapitel 2

|

Verwenden von Datenbanken 27

Hinzufügen und Duplizieren von Bezugsdatensätzen

Wenn Sie mit Datensätzen in Bezugstabellen arbeiten, können Sie neue Datensätze in die Bezugstabelle aufnehmen, während Sie Daten in einen Datensatz der aktuellen Tabelle eingeben.

Hinweis

Sie können nur dann Bezugsdatensätze aus der aktuellen Tabelle hinzufügen, wenn die Erstellung von Bezugsdatensätzen in der Beziehung definiert ist. Wenn sich eine Bezugstabelle in einer gesperrten oder schreibgeschützten Datei befindet oder wenn Sie nicht berechtigt sind, Datensätze zu erstellen, fügt

FileMaker Pro keine neuen Datensätze hinzu und dupliziert keine Datensätze. Weitere Informationen

finden Sie unter „Erstellen von Beziehungen“ auf Seite 114.

Ziel

Einen Datensatz in der aktuellen

Tabelle erstellen

Aufnehmen eines neuen Datensatzes in eine Bezugstabelle

Aktion im Blätternmodus

Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Neuer Datensatz.

1

Wenn sich das Bezugsfeld in einem Ausschnitt befindet, geben Sie in das Feld in der letzten

(leeren) Ausschnittreihe Daten ein und drücken Sie die Eingabetaste.

1

Wenn sich das Bezugsfeld nicht in einem Ausschnitt befindet, geben Sie Daten in das

Feld ein und drücken Sie die Eingabetaste.

Einen Datensatz duplizieren, der

Bezugsdaten anzeigt

Vergewissern Sie sich, dass im Ausschnitt kein Datensatz ausgewählt ist, und wählen Sie dann Datensätze > Datensatz duplizieren.

Duplizieren eines Bezugsdatensatzes in einem Ausschnitt

Wählen Sie den Datensatz im Ausschnitt aus und wählen Sie dann Datensätze >

Datensatz duplizieren.

Ausschnitt, der

Bezugsdatensätze aus der Tabelle

„Artikel“ zeigt.

Geben Sie Daten in der letzten Reihe des Ausschnitts ein, um der Tabelle „Artikel“ einen Bezugsdatensatz hinzuzufügen.

Weitere Informationen zum Hinzufügen und Duplizieren von Datensätzen finden Sie in der Hilfe.

Löschen von Datensätzen

Wenn Sie einen Datensatz löschen, werden alle Daten in den Feldern dieses Datensatzes dauerhaft gelöscht.

Wichtig

Sie können gelöschte Daten weder laden noch den Löschvorgang rückgängig machen. Legen Sie daher vor dem Löschen eine Sicherungskopie Ihrer Datei an.

28 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Wenn bei der Bearbeitung einer relationalen Datenbank im Dialogfeld „Beziehung ändern“ die Option

„Bei Löschen eines Datensatzes dieser Datei auch die Bezugsdatensätze löschen“ aktiviert ist, löscht

FileMaker Pro alle Bezugsdatensätze, wenn Sie einen Datensatz löschen.

Zu löschende

Datensätze

Einzelner Datensatz

Aktion im Blätternmodus

Wählen Sie den zu löschenden Datensatz aus. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf

Datensatz löschen und dann auf Löschen.

Einzelner Bezugsdatensatz Wählen Sie in der aktuellen Tabelle eine Ausschnittreihe aus, indem Sie innerhalb der Reihe, aber außerhalb der Felder klicken. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Datensatz löschen und dann auf Löschen.

Hinweis

Zum Löschen von Bezugsdatensätzen muss im Dialogfeld „Ausschnitteinstellungen“ die

Option Löschen von Datensätzen zulassen aktiviert sein.

Eine Gruppe von

Datensätzen

Alle Datensätze in einer

Datenbank

Vergewissern Sie sich, dass Sie alle aufgerufenen Datensätze löschen wollen. (Siehe „Suchen nach

Datensätzen“ auf Seite 32.) Wählen Sie Datensätze > Gefundene Datensätze löschen und klicken

Sie dann auf Löschen.

Klicken Sie auf Alle zeigen in der Statussymbolleiste oder wählen Sie Datensätze > Alle Datensätez anzeigen. Wählen Sie dann Datensätze > Alle Datensätze löschen.

Eingeben von Daten

Hinweis

Wenn eine Datei gesperrt oder schreibgeschützt ist oder wenn Sie zum Ändern von bestimmten

Datensätzen oder Feldern nicht berechtigt sind, können Sie Daten eventuell nicht ändern.

Auswählen eines Felds

Ziel

Ein Feld auswählen

Den Inhalt eines Felds auswählen

Aktion im Blättern- oder Suchenmodus

Klicken Sie in das Feld.

Wählen Sie das Feld aus und wählen Sie dann Bearbeiten > Alle auswählen.

Wechseln Sie in das nächste Feld in der

Tabulatorfolge.

Drücken Sie die Tabulatortaste.

Hinweis

Um den Zeilenschalter oder die Eingabetaste für den Wechsel in das nächste

Feld festzulegen, wählen Sie im Layoutmodus die Felder aus. Klicken Sie auf Inspektor

in der Layoutleiste und klicken Sie dann auf Daten. Wählen Sie im Bereich

„Verhalten“ unter Gehe zu nächstem Objekt mit die Tasten, die Sie zum Verlassen von

Feldern verwenden wollen.

Tasten und Registersteuerelemente können in die Tabulatorfolge aufgenommen werden. Felder auf Registerfeldern, die sich nicht im Vordergrund befinden, werden ausgelassen.

Wechseln Sie in das vorherige Feld in der

Tabulatorfolge.

Drücken Sie Umschalt-Tab (oder Umschalt-Zeilenschalter oder Umschalt-Eingabe, falls aktiviert).

Zu Werten in einer Werteliste wechseln Drücken Sie die Pfeiltasten.

Kapitel 2

|

Verwenden von Datenbanken 29

Eingeben und Ändern von Felddaten

Sie können so viele Daten eingeben oder importieren, bis die Grenze für den Feldtyp erreicht ist. Es wird jedoch nur der Teil angezeigt oder gedruckt, der innerhalb der Feldbegrenzung Platz findet.

Hinweis

Informationen dazu, wie FileMaker Pro Systemformate verwendet, um Datums- und Zeitwerte sowie Zahlen anzuzeigen und zu sortieren, finden Sie in der Hilfe.

Ziel

Eingabe in ein Textfeld

Eingabe in ein Zahlenfeld

Eingabe in ein Datumsfeld

Eingabe des aktuellen Datums in ein

Datums-, Zahlen- oder Textfeld

Eingabe in ein Zeitfeld

Klicken Sie im Blätternmodus in das Feld und führen Sie folgende Aktion aus:

Geben Sie den Text ein (bis zu 1 Milliarde Zeichen).

Hinweis

In einem Feld, das für automatisches Ausfüllen formatiert wurde, werden

Vorschläge angezeigt, die von Ihrer Eingabe abhängen.

Geben Sie die Werte ein (von 10

400

bis 10

-400

).

Geben Sie in das Feld ein Datum pro Zeile ein. Geben Sie Tag, Monat und Jahr als Zahlen ein (z. B. 03.03.2010) und verwenden Sie als Trennzeichen ein nicht numerisches Zeichen, z. B. Punkt (.) oder Schrägstrich (/).

Hinweis

Sie können keinen : (Doppelpunkt) als Datumstrennzeichen verwenden.

Wichtig

Zweistellig eingegebene Jahreszahlen wandelt FileMaker Pro mit der in der

Hilfe beschriebenen Konvertierungsmethode in vierstellige Jahresangaben um. Um

Fehlinterpretationen bei der Konvertierung zu vermeiden, geben Sie immer vierstellige

Jahreszahlen ein.

Wählen Sie Einfügen > Datum.

Wählen Sie das Datum aus dem Einblendkalender aus, falls verfügbar.

Eingabe der Uhrzeit (oder Zeitdauer) als:

1

Stunden

1

Stunden und Minuten

1

Stunden, Minuten und Sekunden

1

Stunden, Minuten, Sekunden und Sekundenbruchteile

Wählen Sie als Trennzeichen ein nichtnumerisches Zeichen wie einen : (Doppelpunkt).

Trennen Sie Sekundenbruchteile durch einen. (Punkt).

Sie können die Tageszeit entweder im 24-Stunden- oder im 12-Stunden-Format (im angelsächsischen Sprachraum: mit oder ohne AM und PM) eingeben. (AM bezeichnet eine Zeit vor 12 Uhr Mittag.)

Wählen Sie Einfügen > Zeit.

Eingabe der aktuellen Uhrzeit in ein

Zeit-, Zahlen- oder Textfeld

Eingabe in ein Zeitstempelfeld

Eingabe des aktuellen Datums in ein

Zeit- oder Zeitstempelfeld

Einfügen eines Tabulatorzeichens in ein Feld

Geben Sie das Datum und die Uhrzeit ein (z. B. 15.10.2010 15:15:05). Geben Sie Tag,

Monat und vierstelliges Jahr als Zahlen ein und verwenden Sie als Trennzeichen ein nicht numerisches Zeichen, z. B. Punkt (.) oder Schrägstrich (/).

Hinweis

Sie können keinen : (Doppelpunkt) als Datumstrennzeichen verwenden.

Geben Sie dann die Uhrzeit ein als:

1

Stunden und Minuten

1

Stunden, Minuten und Sekunden

1

Stunden, Minuten, Sekunden und Sekundenbruchteile

1

Geben Sie AM oder PM ein, wenn die Zeit nicht im 24-Stunden-Format angegeben wird.

Wählen Sie als Trennzeichen ein nichtnumerisches Zeichen wie einen: (Doppelpunkt).

Wählen Sie Einfügen > Zeit.

Wählen Sie das Datum aus dem Einblendkalender aus, falls verfügbar.

Klicken Sie an die Stelle, an der Sie den Tabulator einfügen wollen. Drücken Sie

Strg+Tabulator (Windows) bzw. Option-Tabulator (Mac OS).

30 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Ziel

Löschen von Daten aus einem Feld

Klicken Sie im Blätternmodus in das Feld und führen Sie folgende Aktion aus:

Wählen Sie die Daten aus und drücken Sie die Rück- oder Löschtaste.

Eingabe von Daten in ein Medienfeld Informationen finden Sie in der Hilfe.

Datei in ein Medienfeld einfügen Informationen finden Sie in der Hilfe.

Eingabe von Daten in Wertelisten

(die als Auswahlfelder, Optionsfelder,

Markierungsfelder, Listen oder Menüs formatiert sind)

Weitere Informationen finden Sie unter „Einrichten von Markierungsfeldern und anderen

Steuerelementen in einem Layout“ auf Seite 89.

Bearbeiten, Formatieren oder Prüfen der Rechtschreibung eines Texts in einem Feld oder Bearbeiten von

Wörterbüchern

Informationen finden Sie in der Hilfe.

Arbeiten mit Daten in der Tabellenansicht

Sie können mit Daten in der Tabellensicht arbeiten, um rasch Felddefinitionen zu erstellen und zu ändern,

Datensätze hinzuzufügen, zu ändern und zu löschen, Datensätze zu sortieren und dynamische Berichte zu erstellen. FileMaker Pro zeigt jeden Datensatz in einer separaten Zeile und jedes Feld in einer separaten

Spalte an.

Spaltenüberschriften.

Jede Spalte zeigt ein Feld des aktuellen Layouts.

Aktiver

Datensatz

Klicken Sie zum Arbeiten mit Daten in der Tabellenansicht auf Tabellenansicht in der Layoutleiste, wenn Sie im Blätternmodus arbeiten. Sie können auch in der Tabellenansicht arbeiten, wenn Sie eine neue

Datenbank erstellen (siehe „Anlegen einer FileMaker Pro-Datei“ auf Seite 59).

Anzeigen von Daten in der Tabellenansicht

Sie können die Anzeigeeinstellungen in der Tabellenansicht ändern.

Ziel

Spalten neu sortieren

Größe einer Spalte ändern

Eine bestimmte Spaltenbreite festlegen

Hintergrundfarbe ändern

Aktion

Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift und ziehen Sie sie an die neue Position.

Bewegen Sie den Zeiger auf den Rand der Spaltenüberschrift. Wenn der Zeiger die Form eines

Doppelpfeils ( ) annimmt, ziehen Sie sie auf die gewünschte Größe.

Wählen Sie eine oder mehrere Spalten aus, klicken Sie dann mit der rechten Maustaste und wählen Sie Spaltenbreite setzen aus dem Kontextmenü. Geben Sie im Dialogfeld die gewünschte Spaltenbreite ein, wählen Sie Werte aus der Liste und klicken Sie dann auf OK.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den linken oder rechten Rand eines Datensatzes und wählen Sie dann eine Farbe aus dem Kontextmenü Bereichsfarbe. Die Farbe der Zeile für das

Hinzufügen neuer Datensätze und der Spalte für das Hinzufügen neuer Felder ist etwas dunkler als die Haupthintergrundfarbe.

Kapitel 2

|

Verwenden von Datenbanken 31

Ziel

Wechselnde Hintergrundfarbe für alternierende Datensätze anzeigen

Standard-Anzeigeeinstellungen wiederherstellen

Aktion

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den linken oder rechten Rand eines Datensatzes und wählen Sie dann eine Farbe aus dem Kontextmenü Alternativfarbe.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in eine Spaltenüberschrift und wählen Sie

Tabellenansicht zurücksetzen aus dem Kontextmenü.

Hinweis

Das Zurücksetzen der Tabellenansicht löscht keine Felder und Datensätze.

Arbeiten mit Datensätzen in der Tabellenansicht

Wenn die Tabellenansicht aktiviert ist, zeigt FileMaker Pro Daten in Zeilen und Spalten an. Jede Reihe zeigt einen Datensatz und jede Spalte ein Feld.

Ziel

Neuen Datensatz hinzufügen

Datensatz duplizieren

Datensatz löschen

Daten in einem Datensatz kopieren

Datensätze sortieren

Dynamischen Bericht erstellen

Aktion im Blätternmodus

Klicken Sie auf + im linken Rand der Tabelle.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den linken oder rechten Rand des

Datensatzes, den Sie duplizieren möchten, und wählen Sie dann Datensatz duplizieren aus dem Kontextmenü.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den linken oder rechten Rand des

Datensatzes, den Sie löschen möchten, und wählen Sie dann Datensatz löschen aus dem Kontextmenü.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den linken oder rechten Rand des

Datensatzes, den Sie kopieren möchten, und wählen Sie dann Datensatz kopieren aus dem Kontextmenü. Sie können die kopierten, durch Tabulatoren getrennten

Daten in ein Feld oder in Microsoft Excel einfügen.

1

Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift (ein Feld), um die Sortierfolge zu ändern.

(Im Dialogfeld „Eigenschaften der Tabellenansicht“ muss die Option Daten bei

Auswahl der Spalte sortieren aktiviert sein.)

1

Wählen Sie eine oder mehrere Spalten (Felder) aus, klicken Sie dann mit der rechten Maustaste und wählen Sie eine Sortierfolge aus dem Kontextmenü. Wenn

Sie mehrere Spalten auswählen, wird die Sortierfolge durch die Reihenfolge der

Spalten (von links nach rechts) bestimmt. (Sie können auch Nach Werteliste sortieren und dann eine Werteliste aus dem Untermenü wählen.)

1

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den linken oder rechten Rand einer

Spalte und wählen Sie Datensätze sortieren. Weitere Informationen finden Sie

unter „Sortieren von Datensätzen“ auf Seite 45.

Informationen finden Sie in der Hilfe. Beispielsweise können Sie einen Kurzbericht erstellen, um Ihre Daten nach einem Feld zu gruppieren, Zwischensummen für ein

Feld anzuzeigen oder Zwischensummen für eine Gruppe von Daten zu erstellen.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den linken oder rechten Rand und wählen

Sie dann eine Option aus dem Kontextmenü Datensätze speichern/senden unter.

Speichern Sie die Daten als Microsoft

Excel-Datei oder Adobe PDF-Datei oder speichern Sie die aktuelle Ergebnismenge der Datensätze als einen Snapshot-Link.

E-Mail-Nachrichten basierend auf

Datensatzdaten senden

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den linken oder rechten Rand des

Datensatzes und wählen Sie E-Mail senden aus dem Kontextmenü.

Weitere Informationen zum Arbeiten mit Daten in der Tabellenansicht finden Sie in der Hilfe.

32 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Suchen nach Datensätzen

Um bestimmte Datensätze in der Datenbank zu finden, können Sie:

1

Eine Schnellsuche im Blätternmodus durchführen (siehe „Durchführen von Schnellsuchen im

Blätternmodus“ auf Seite 32)

1

Eine Suchabfrage im Suchenmodus ausführen (siehe „Durchführen von Suchabfragen im Suchenmodus“ auf Seite 33)

Durchführen von Schnellsuchen im Blätternmodus

Wenn ein Layout für die Schnellsuche im Blätternmodus aktiviert ist, können Sie mithilfe des Suchfelds im

Blätternmodus in mehreren Feldern im Layout nach Daten suchen. Die Schnellsuche ist hilfreich, wenn sich die gesuchten Daten in mehreren Feldern befinden können oder wenn Sie nicht wissen, welches Feld die

Daten enthält.

Standardmäßig sind Layouts für die Schnellsuche aktiviert und alle für die Schnellsuche unterstützten

Felder (einschließlich Platzhalter) werden in der Suche berücksichtigt. Die Schnellsuche berücksichtigt keine Statistik-, Medien- oder Variablenfelder.

Hinweis

Schnellsuchen sind eine einfache Möglichkeit, nach Daten zu suchen, können jedoch abhängig vom Typ der Daten in der Datenbank langsam ablaufen. Beispielsweise können ungespeicherte Formeln,

Bezugsdaten oder Remote-Daten im Vergleich zu lokalen oder gespeicherten Daten die Verarbeitung verlangsamen.

So führen Sie eine Schnellsuche durch:

1. Geben Sie im Blätternmodus ein oder mehrere Wörter in das Suchtextfeld in der oberen rechten Ecke der

Statussymbolleiste ein.

2. Drücken Sie die Eingabetaste (Windows) bzw. den Zeilenschalter (Mac OS).

Die Suche umfasst alle Felder im Layout, die für die Schnellsuche aktiviert sind. Ihre Suchabfrage gibt eine Ergebnismenge von Datensätzen zurück. Der hellgrüne Bereich des Kreisdiagramms in der

Statussymbolleiste zeigt den Anteil an den Datensätzen insgesamt an.

Beachten Sie folgende Punkte:

1

Der einzige Operator, den die Schnellsuche unterstützt, ist der Operator Phrase abgleichen, doppelte

Anführungszeichen (" ").

1

Wenn Sie mehrere Wörter in das Suchfeld eingeben, sucht FileMaker Pro nach Datensätzen, die alle eingegebenen Wörter enthalten.

So zeigen Sie auf eine Liste der letzten Schnellsuchvorgänge an:

1. Klicken Sie im Blätternmodus auf den Abwärtspfeil im Suchfeld.

Kapitel 2

|

Verwenden von Datenbanken 33

2. Sie haben folgende Möglichkeiten:

1

Wählen Sie einen Suchbegriff aus der Suchverlaufsliste, um eine Schnellsuche nach dem Begriff durchzuführen.

1

Wählen Sie Letzte Suchen löschen, um den Suchverlauf zu entfernen.

Hinweis

Die Liste der Schnellsuchen ist nur verfügbar, bis Sie die Datei schließen.

So konfigurieren und aktivieren Sie die Schnellsuche:

Wenn das ausgewählte Layout im Layoutmodus die Schnellsuchsymbole für die unterstützten Felder nicht anzeigt, führen Sie die folgenden Schritte aus.

1. Wählen Sie im Layoutmodus Ansicht > Einblenden > Schnellsuche.

Ein kleines Symbol neben jedem Feld gibt an, ob das Feld für die Schnellsuche aktiviert wurde. Wenn neben einem Feld kein Symbol für die Schnellsuche ist, kann das Feld nicht durchsucht werden, da es nicht für die

Schnellsuche unterstützt wird oder so eingestellt wurde, dass es in der Schnellsuche nicht berücksichtigt wird.

Ein graues Symbol gibt an, dass das Layout für die Schnellsuche deaktiviert ist. Ein grünes Symbol gibt an, dass das Feld nicht durchsucht werden kann. Ein gelbes Symbol gibt an, dass das Feld durchsuchbar ist, aber die Suche länger dauern kann als für Felder mit dem grünen Symbol.

2. Wählen Sie ein oder mehrere Felder aus.

3. Klicken Sie auf Inspektor in der Layoutleiste und klicken Sie dann auf Daten.

4. Wählen Sie im Bereich „Verhalten“ die Option Feld in Schnellsuche einschließen.

5. Um die Schnellsuche zu aktivieren, klicken Sie auf Layouteinstellung in der Layoutleiste. Wählen

Sie im Dialogfeld „Layouteinstellung“ Schnellsuche aktivieren und klicken Sie dann auf OK.

Weitere Informationen über die Schnellsuche finden Sie in der Hilfe.

Durchführen von Suchabfragen im Suchenmodus

Wenn Sie eine Suche im Suchenmodus ausführen, geben Sie Suchkriterien (den gesuchten Wert bzw. die gesuchten Werte) in die Felder einer Suchabfrage ein, die aussieht wie ein leerer Datensatz. FileMaker Pro durchsucht alle Datensätze in der Tabelle und vergleicht die angegebenen Kriterien mit den Daten in der

Tabelle.

Datensätze, die die Suchkriterien erfüllen, werden im Blätternmodus angezeigt. Die gefundenen Datensätze, die so genannte Ergebnismenge, sind eine Untermenge der vorhandenen Datensätze. Datensätze, die nicht

übereinstimmen, werden ausgelassen. Sie können diese Ergebnismenge im Suchenmodus einschränken oder erweitern.

Sie können nur die Datensätze in der Ergebnismenge bearbeiten. Sie können diese Datensätze z. B. anzeigen, ändern, auswerten, sortieren, drucken, löschen, exportieren oder Daten in ihnen ersetzen. Sie können auch ein neues Fenster öffnen, um verschiedene Suchabfragen in denselben Daten auszuführen.

Sie können die Ergebnismenge von Datensätzen speichern und als Snapshot-Link per E-Mail senden.

(Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.)

In Statistikfeldern, Medienfeldern oder Feldern, die mit der globalen Speicheroption definiert wurden, können

Sie keine Suche durchführen.

34 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

So definieren Sie eine Suchabfrage:

1. Wählen Sie im Suchenmodus aus dem Layout-Einblendmenü ein Layout, das die Felder enthält, die die

Daten enthalten, nach denen Sie suchen möchten.

Sie können bei Bedarf auch in ein anderes Layout wechseln und Suchkriterien in mehreren Layouts eingeben.

2. Wählen Sie in der Suchabfrage ein Text-, Zahlen-, Datums-, Zeit-, Zeitstempel- oder Formelfeld aus und geben Sie einen Wert in das Feld ein.

Sie können die Liste Operatoren einfügen: in der Layoutleiste verwenden, um Sie bei der Eingabe der

Kriterien zu unterstützen. Sie können auf Ausschließen klicken, um Datensätze auszuschließen, die bestimmten Kriterien entsprechen.

Geben Sie Suchkriterien in

Felder ein.

Ein Symbol zeigt an, dass Sie in dem Feld suchen können.

Ein Layout wählen, das alle erforderlichen

Felder für die

Suchabfrage enthält

Klicken Sie, um die

Operatoren anzuzeigen.

3. Klicken Sie auf Ergebnismenge suchen.

Ihre Suchabfrage gibt eine Ergebnismenge von Datensätzen zurück. Der hellgrüne Bereich des

Kreisdiagramms in der Statussymbolleiste zeigt den Anteil an den Datensätzen insgesamt an.

Kapitel 2

|

Verwenden von Datenbanken 35

Sie können während oder nach einer Suchabfrage eine oder mehrere der folgenden Aktionen ausführen:

Ziel

Einen Vorgang vor seiner Beendigung abbrechen und die vorherige Ergebnismenge beibehalten

Aktion

Drücken Sie Esc (Windows) bzw.

2-Punkt (Mac OS).

Suchkriterien nach Ausführung der Suchabfrage

ändern oder detaillierter ausarbeiten

Eine bestehende Ergebnismenge einschränken

Weitere Informationen finden Sie unter „Anzeigen, Wiederholen oder

Ändern der letzten Suchabfrage“ auf Seite 43.

Weitere Informationen finden Sie unter „Einschränken einer Ergebnismenge“ auf

Seite 41.

Eine bestehende Ergebnismenge erweitern

Erneut alle Datensätze anzeigen

Ein weiteres Fenster öffnen, um verschiedene

Suchabfragen in denselben Daten auszuführen

Weitere Informationen finden Sie unter „Erweitern einer Ergebnismenge“ auf

Seite 42.

Wählen Sie im Blätternmodus Datensätze > Alle Datensätze anzeigen.

Wählen Sie im Suchenmodus Abfragen > Alle Datensätze anzeigen.

Sie können eine Suchabfrage auch durchführen, ohne zuvor den Befehl Alle

Datensätze anzeigen zu wählen. FileMaker Pro durchsucht immer alle

Datensätze in den angegebenen Tabellen, es sei denn, die bestehende

Ergebnismenge wurde eingeengt.

Wählen Sie Fenster > Neues Fenster.

Suchen nach Text und Zeichen

Suchen Sie nach Text in Textfeldern oder in Formelfeldern mit dem Ergebnistyp Text.

Sofern Sie nicht nach Wortkombinationen und exakten Übereinstimmungen suchen, kann das gefundene

Feld nicht nur den angegebenen Text, sondern weitere Werte in beliebiger Reihenfolge enthalten. Wenn Sie z. B.

Hotel

in das Feld „Unterkunft“ eingeben, findet FileMaker Pro Datensätze für Hotel, Wellness Hotel und Hotel mit Restaurant.

Suche nach:

Wörter, die mit bestimmten Zeichen beginnen (für Felder in einer beliebigen

Sprache außer Japanisch)

Wörter, die mit japanischen Hiragana-,

Katakana- oder Kanji-Zeichen beginnen

Eine Phrase oder Sequenz von Zeichen, die

übereinstimmen, wenn sie die ersten

Zeichen in einem Wort sind (Phrase abgleichen vom Wortbeginn)

Eingabe in das Feld

Die Zeichen

Die Zeichen zwischen = und *

Exakte Zeichenfolge einschließlich

Leerzeichen und Interpunktion in doppelten Anführungszeichen (

).

Wörter mit einem oder mehreren unbekannten oder variablen Zeichen (jedes einzelne Zeichen)

Geben Sie das Jokerzeichen (@) für jedes unbekannte Zeichen ein.

Beispiele

Chris Schmidt

findet Chris Schmidt,

Chris Schmidtmer und Schmidt Christiane.

= 小田 * findet 小田 , 小田山 und 小田川

Jonas und Fischer,

Einrichtungshaus

findet Jonas und

Fischer, Einrichtungshaus, aber nicht

Fischer und Jonas, Einrichtungshaus.

"

, Ltd.

" findet alle Firmennamen mit

", Ltd.", Firmennamen ohne Komma vor

Ltd. werden jedoch ignoriert.

"

Spring

" findet Springville, aber nicht

ColdSpring Harbor oder HotSpring

[email protected]

findet Berg und Burg.

@ang

findet Lang und Fang, aber nicht

Drang.

36 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Suche nach:

Ungültige Zeichen in einem Textfeld

Eingabe in das Feld

?

Beispiele

Ungültige Zeichen werden als Leerzeichen angezeigt.

Hinweis

Um nach dem Zeichen ?

(Fragezeichen) zu suchen, suchen Sie nach

"?".

Ziffern in einem Textfeld (jede einzelne

Ziffer)

Ein #-Zeichen für jede Ziffer

#

findet 3, aber nicht 30.

##

findet 30, aber nicht 3 oder 300.

#3

findet 53 und 43, aber nicht 3.

Wörter, die keine oder mehrere unbekannte

Zeichen enthalten (null oder mehr Zeichen)

Geben Sie das Jokerzeichen * für die unbekannten Zeichen ein.

Mei*er findet Meisner und Meitinger.

J*r findet Jr. und Junior.

*phan* findet Phan und Stephanie.

Operatoren oder sonstige nicht alphanumerische Zeichen, z. B.

Interpunktions- oder Leerzeichen

Exakte Zeichenfolge einschließlich

Leerzeichen und Interpunktion in doppelten Anführungszeichen (").

Ein Zeichen mit besonderer Bedeutung, z.

B. das Suchensymbol, das FileMaker Pro erkennt: @, *, #, ?, !, =, <, >, " (nächstes

Zeichen ignorieren)

\ gefolgt von dem Sonderzeichen

Wörter mit Akzentzeichen

Teile einer Phrase, eine Wort- oder

Zeichenfolge (Phrase abgleichen, beliebiger Beginn)

Exakte Zeichenfolge einschließlich

Leerzeichen und Interpunktion in doppelten Anführungszeichen (").

"@" findet @ (oder z. B. eine E-Mail-

Adresse).

","findet Datensätze, die ein Komma enthalten.

" " findet drei Leerzeichen in einer Reihe.

\

"

Hans\

" findet "Hans"

Hans\@abc.net

findet die E-Mail-

Adresse [email protected]

"

òpera

" findet òpera , aber nicht opera.

(

òpera

ohne Anführungszeichen findet

òpera und opera).

Zeichen, Interpunktion und

Leerzeichen zwischen doppelten

Anführungszeichen ("); verwenden

Sie einen *, um den Text in der Mitte einer längeren Zeichenfolge zu suchen.

*

" sen & Phillips

" findet Hansen &

Phillips und Paulsen & Phillips.

Exakte Übereinstimmung mit dem angegebenen Text (ganzes Feld abgleichen)

Exakte Übereinstimmung mit den angegebenen ganzen Wörtern (nur ganzes

Wort abgleichen)

== (zwei Gleichheitszeichen) für einen Feldinhaltsabgleich

=

Die Zeichen

==Johann

findet Johann, aber nicht

Johann Schmidt.

==Johann Schmidt

findet Johann

Schmidt, aber nicht Schmidt, Johann oder

Johann Schmidtmer.

=Markt

findet Markt, Markt

Dienstleistungen und Aktueller Markt -

Analyse, aber nicht Marktanalyse oder

Supermarkt.

=Chris =Schmidt

findet Chris Schmidt oder Schmidt Chris, aber nicht Chris oder

Christoph Schmidtner.

京都 findet 京都 , 東京都 und 京都府 .

Wörter, die japanische Hiragana-,

Katakana- und Kanji-Zeichen enthalten

(nur japanisch indizierte Felder)

Kana-Zeichen in einem japanisch indizierten Feld ohne Unterscheidung zwischen Hiragana/Katakana, Kana stimmhaft/halbstimmhaft/stimmlos, Kana klein/normal und Kana Stimmhaft/

Stimmlos-Iterationsmarken

~ (Tilde) und das Zeichen für eine ungefähre Suche

~ は findet は , ば , ぱ , ハ , バ und パ .

Kapitel 2

|

Verwenden von Datenbanken 37

Suche nach:

Wertbereiche

Text wie eingegeben, mit Beachtung der

Groß-/Kleinschreibung

Eingabe in das Feld

Weitere Informationen finden Sie

unter „Suchen nach Wertbereichen“ auf Seite 39.

Beispiele

Wählen Sie Unicode als

Standardsprache für die Indizierung des Felds.

Hinweis

Dadurch ändert sich die

Sortierfolge der Datensätze. Weitere

Informationen finden Sie in der Hilfe.

karl

findet karl, aber nicht Karl.

Hinweis

Bei der Suche nach Text, der Groß-/Kleinschreibung unterscheidet (z. B. findet fred als Ergebnis fred aber nicht Fred), ändern Sie die Standardsprache für die Indizierung des Felds zu Unicode. Dadurch

ändert sich die Sortierfolge der Datensätze. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

Suchen nach Zahlen, Datum, Uhrzeit und Zeitstempeln

Zahlen-, Datums-, Zeit- und Zeitstempelwerte müssen in die entsprechenden Feldtypen eingegeben werden

(oder in ein Formelfeld, das ein Zahlen-, Datums- oder Zeitergebnis liefert), um sicherzustellen, dass

korrekte Werte gefunden werden. Weitere Informationen finden Sie unter „Auswählen eines Feldtyps“ auf

Seite 62.

Wichtig

Um Fehlinterpretationen bei Datumsformaten zu vermeiden, sollten Sie immer vierstellige

Jahreszahlen verwenden. Weitere Informationen finden Sie im Hilfethema „Konvertierung von

Datumsangaben mit zweistelligen Jahreszahlen“.

Suche nach:

Eine Zahl in einem Zahlenfeld bzw. in einem Formelfeld mit dem Ergebnistyp

Zahl

Einen Booleschen Wert in einem

Zahlenfeld bzw. in einem Formelfeld mit dem Ergebnistyp Boolescher Wert

Eingabe in das Feld

Die Zahl

Beispiele

0,50

findet 0,5, 0,50 ¬ und €0,50.

1 für die Suche nach Werten des Typs

„Wahr“

0

für die Suche nach Werten des Typs

„Falsch“

1 findet 1.

0

findet 0.

Ein Datum in einem Datumsfeld bzw. in einem Formelfeld mit dem Ergebnistyp

Datum

Das heutige Datum in einem Datumsfeld bzw. in einem Formelfeld mit Ergebnistyp

Datum

//

Das Datum als Ziffern, die durch ein gültiges Datumstrennzeichen getrennt sind (wie ein Punkt oder ein

Bindestrich)

3.3.2010

findet 03.03.2010, March 3, 2019 und 3-3-2010.

//

findet April 4, 2010(wenn 04.04.2010 das aktuelle Datum ist).

Eine Uhrzeit in einem Zeitfeld bzw. in einem Formelfeld mit dem Ergebnistyp Zeit

Die Uhrzeit als Ziffern, die durch

Doppelpunkte getrennt sind

12:53:09

findet 12:53:09.

Zeitstempel in einem Zeitstempelfeld bzw. in einem Formelfeld mit dem Ergebnistyp

Zeitstempel

Das Datum in Ziffern, die durch ein gültiges Datumstrennzeichen getrennt sind, dann die Uhrzeit in Ziffern, durch

Doppelpunkte getrennt

3.3.2010 12:53:09

findet 3.3.2010

12:53:09.

Ungültige Datumsangaben, Uhrzeiten,

Zeitstempel bzw. ungültige berechnete

Datums- oder Zeitergebnisse

?

?

findet:

Nächsten Dienstag oder 33.2.2005 in einem

Datumsfeld oder Mitternacht in einem

Zeitfeld.

38 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Suche nach:

Ungültige Daten (Felder ohne Ziffern) in einem Zahlen- bzw. Formelfeld mit dem

Ergebnistyp Zahl

Eingabe in das Feld

?

Beispiele

? findet: zwölf, aber nicht 12 oder zwölf30.

Datumswerte an einem bestimmten

Wochentag in einem Datums- oder

Zeitstempelfeld

Alle gültigen Werte für eine Datums- oder

Zeitkomponente in einem Datums-, Zeit- oder Zeitstempelfeld

Der Wochentag

Hinweis

Vollständige oder kurze

Tagesnamen (z. B.

Freitag

oder

Fr

) sind beide in Wochentag-Suchen zulässig.

Dienstag

findet alle Datumswerte, die auf einen Dienstag fallen.

=Do

findet alle Datumswerte, die auf einen

Donnerstag fallen.

*

oder geben Sie die Komponente nicht an, während Sie die anderen zu suchenden Komponenten angeben

3.3.*

findet den 3. Tag im März eines jeden Jahres.

*:15

findet alle Zeiten mit 15 Minuten nach einer vollen Stunde.

1.1.* 19:00

findet Zeitstempel mit

19.00 Uhr als Uhrzeit am 1. Januar eines jeden Jahres.

Hinweis

Wenn das Jahr nicht angegeben wird, wird das laufende Jahr angenommen.

3/3

findet den 3. Tag im März des aktuellen

Jahres.

Wertbereiche Weitere Informationen finden Sie im

nächsten Abschnitt, „Suchen nach

Wertbereichen”

Kapitel 2

|

Verwenden von Datenbanken 39

Suchen nach Wertbereichen

Für ein Suchergebnis:

Kleiner als der eingegebene Wert

Kleiner oder gleich dem eingegebenen Wert

Größer als der eingegebene Wert

Größer oder gleich dem eingegebenen Wert

Innerhalb eines angegebenen Bereichs. Ein Bereich unterscheidet sich je nach Datentyp:

1

Zahlen: kleinste bis größte

1

Datums- und Zeitangaben: früheste bis späteste

1

Text: erstes bis letztes Wort, basierend auf der Indexreihenfolge der Wörter (nicht der Sortierfolge)

Verwenden Sie diesen

Operator:

<

<= oder  (Mac OS)

>

>= oder  (Mac OS)

.. oder ... (zwei oder drei

Punkte)

Beispiele

<40

<9/7/2010

<M

<=95129

05:00:00

<=M

>95129

>9/7/2010

>M

>=100

>=9/7/2010

8:00

M

12:30...17:30

1/1/2010..6/6/2010

A...M

Für die Datumsanzeige

Im Juni 2010

Von Juli 2010 bis Oktober 2011

An einem Freitag

Vom 10. bis 16. Oktober oder November 2010 

(wenn das Datumsformat TT.MM.JJJJ ist)

Zwischen dem 1. März 1868 und 1912 im Jahr des japanischen

Kaisers der Ära Meiji

Zwischen dem 1. März 1930 und 1940 im Jahr des japanischen

Kaisers der Ära Meiji

Eingabe in das Feld

6/2010

7/2010...10/2011

=Freitag

{10..11}/{10..16}/2010

3.m*.1

S{5..15}+12+31

Für die Zeitanzeige

In der Stunde nach 15:00 Uhr ohne 16:00 Uhr

Zwischen 8:00 Uhr und 21:00 Uhr

Am Morgen

Eine der Zeiten 16:30, 17:30, 18:30 Uhr

Für die Zeitstempelanzeige

Heute in der Stunde nach 15:00 Uhr

In der Stunde nach 19:00 Uhr im Mai 2010

Eingabe in das Feld

15:00:00 Uhr

8:00..21:00

AM

{16..18}:30

Eingabe in das Feld

// 15

5.2010 19

40 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Für die Zeitstempelanzeige

An einem Montag im Jahr 2010

Eingabe in das Feld

=Mo 2010

Zwischen dem 10. und 16. November 2010 und nach 15:00 Uhr, aber vor 18:00 Uhr (wenn das Datumsformat TT.MM.JJJJ ist)

{10..16}.11.2010 {15..17}

Suchen nach Daten in Bezugsfeldern

Sie können Suchkriterien in die Bezugsfelder eines Ausschnitts oder direkt in das Layout eingeben.

Wenn Sie eine Suche in einem Bezugsfeld durchführen, zeigt FileMaker Pro alle Datensätze an, die einen

Bezugsdatensatz haben, der die angegebenen Kriterien erfüllt. Beispiel: Ihre Rechnungsdatei zeigt

Positionen als Bezugsdatensätze in einem Ausschnitt. Um alle Rechnungen mit der Angabe „Computer“ zu finden, geben Sie

Computer

in das Feld „Artikel“ im Ausschnitt ein. Informationen zu Bezugsfeldern finden

Sie unter Kapitel 4, „Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien“.

Suchabfragen

Rechnungsnr.

Name

Artikelnr. Aufgabe

Computer

Datensätze in Tabelle

Rechnungsnr.

E154

Name Alvarez

Artikelnr. Aufgabe

I100

I202

I153

I229

I448

Computer

Schreibtisch

Rechnungsnr.

Name

E154

Tang

Lampe

Bücherregeal

Artikelnr. Aufgabe

Stuhl

I202 Schreibtisch

I443 Langer Tisch

I153

I288

I100

Lampe

Runder Tisch

Computer

Rechnungsnr.

E152

Name Durand

Artikelnr. Aufgabe

I384

I554

I288

I100

I448

Drehstuhl

Registerfelder

Runder Tisch

Computer

Stuhl

Informationen zum Ausschließen von Bezugsdatensätzen finden Sie unter „Suchen nach Datensätzen, die der

Abfrage nicht entsprechen“ auf Seite 42.

Suchen nach leeren oder nicht-leeren Feldern

Für die Suche nach:

Nicht leeren Feldern (Feldern, die Daten enthalten)

Leeren Feldern

Eingabe in das Feld

*

=

Suchen nach doppelten Werten

Sie können alle Datensätze finden, für die eines oder mehrere Felder doppelte Werte enthalten. Beispiel: Sie wollen alle nicht eindeutigen Datensätze überprüfen und entscheiden, welche dieser Datensätze Sie behalten und welche Sie löschen wollen.

Kapitel 2

|

Verwenden von Datenbanken 41

Um alle doppelten Datensätze zu suchen, geben Sie im Suchenmodus ! in das Feld ein.

Verwenden mehrerer Suchkriterien

Sie können Ihre Suche eingrenzen oder erweitern, indem Sie eine Reihe von Suchkriterien angeben.

Logische UND-Suche

Zum Eingrenzen der Suche geben Sie alle gewünschten Kriterien in die Felder ein und klicken dann auf

Suchen.

Einschränken einer Ergebnismenge

Sie können das Suchergebnis schrittweise eingrenzen und nach spezifischeren Details in Ihrer Datenbank suchen.

So können Sie beispielsweise zuerst nach allen Mitarbeitern der Vertriebsabteilung suchen und anschließend die Suche auf alle im Vertrieb beschäftigten Mitarbeiter namens Alvarez beschränken.

1. Führen Sie eine Suche nach allen Mitarbeitern der Vertriebsabteilung durch.

FileMaker Pro zeigt die Ergebnismenge im Blätternmodus an.

2. Klicken Sie auf Suchen und geben Sie die Kriterien ein, mit denen die Suche eingeschränkt werden soll

(d. h., geben Sie in das Feld Nachname den Namen

Alvarez

ein).

3. Wählen Sie Abfragen > Ergebnismenge einschränken.

Die Ergebnismenge enthält jetzt die Daten aller Mitarbeiter der Verkaufsabteilung, die Alvarez heißen.

Hinweis

Um die Ergebnismenge im Blätternmodus schnell einzuschränken, verwenden Sie das

Kontextmenü. Klicken Sie in das Feld (oder wählen Sie einen bestimmten Wert im Feld aus) und klicken

Sie dann mit der rechten Maustaste und wählen Sie Ergebnismenge einschränken.

Logische ODER-Suche

Um Ihre Suchabfrage zu erweitern, geben Sie Suchkriterien in der ersten Suchabfrage ein. Klicken Sie auf

Neuer Auftrag. Geben Sie dann Kriterien in der zweiten Suchabfrage ein. Fügen Sie für jedes Kriterium eine neue Abfrage hinzu und klicken Sie dann auf Suchen.

Sie können im Suchenmodus über den Befehl Gehe zu Abfrage im Menü Abfragen oder über das

Buchsymbol zwischen verschiedenen Suchabfragen wechseln.

Beispiele:

1

Um die Datensätze der Kunden aus New York und Paris aufzurufen, geben Sie in der ersten Suchabfrage

New York

in das Feld Ort und in der zweiten Suchabfrage

Paris

in das Feld Ort ein.

1

Um die Datensätze der Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern und mehr als 100 Millionen Euro

Firmenkapital aufzurufen, geben Sie in der ersten Suchabfrage

>100

in das Feld Anzahl der Mitarbeiter ein.

Anschließend geben Sie in der zweiten Suchabfrage

>100.000.000

in das Feld Kapitalausstattung ein.

1

Um die Datensätze der Schüler in der 6. Klasse, die am Algebra-Leistungskurs teilnehmen, und der

Schüler der 7. Klasse, die am Geometrie-Leistungskurs teilnehmen, anzuzeigen, geben Sie in der ersten

Suchabfrage

6

in das Feld Klasse und

Algebra

in das Feld Leistungskurs ein. Anschließend geben Sie in der zweiten Suchabfrage

7

in das Feld Klasse und

Geometrie

in das Feld Leistungskurs ein.

42 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Erweitern einer Ergebnismenge

Sie können eine Ergebnismenge erweitern und Ihre Suchabfrage so ausdehnen, dass sie zusätzliche gültige

Datensätze findet, ohne wieder ganz von vorne zu beginnen.

So können Sie beispielsweise zuerst nach Kunden in München suchen und die Suche anschließend auf

Kunden in Hong Kong erweitern.

1. Führen Sie eine Suche durch, um Kunden in New York zu finden.

FileMaker Pro zeigt die Ergebnismenge im Blätternmodus an.

2. Klicken Sie auf Suchen und geben Sie die Kriterien ein, mit denen die Suche erweitert werden soll

(d. h. geben Sie in das Feld Stadt den Wert

Hong Kong

ein).

3. Wählen Sie Abfragen > Ergebnismenge erweitern.

Die Ergebnismenge enthält nun Kunden in München und Hong Kong.

Hinweis

Um die Ergebnismenge im Blätternmodus schnell zu erweitern, verwenden Sie das Kontextmenü.

Klicken Sie in das Feld (oder wählen Sie einen bestimmten Wert im Feld aus) und klicken Sie dann mit der rechten Maustaste und wählen Sie Ergebnismenge erweitern.

Datensätze, die einer Kriteriengruppe entsprechen und gleichzeitig eine andere nicht erfüllen

Informationen zum Eingrenzen Ihrer Suche durch Ausschließen von Datensätzen, die bestimmte Kriterien erfüllen (Beispiel: Alle Hersteller im Staat New York ausschließlich der Hersteller in New York City

suchen), finden Sie unter „Gleichzeitiges Suchen und Ausschließen von Datensätzen“ auf Seite 43.

Suchen nach Datensätzen, die der Abfrage nicht entsprechen

Sie können Datensätze ausschließen, wenn Sie eine Suchabfrage durchführen. Anders gesagt: Sie können

Informationen in Ihrer Datenbank finden, die „ungleich“ Ihren angegebenen Kriterien sind. Beispiel: Sie wollen alle Rechnungen anzeigen, außer denen der letzten 30 Tage.

Suchen nach Datensätzen, die den Suchkriterien nicht entsprechen

1. Geben Sie im Suchenmodus die Kriterien für den Ausschluss ein.

2. Klicken Sie auf Ausschließen in der Layoutleiste.

Klicken Sie auf „Ausschließen“, um Datensätze auszuschließen, die der Abfrage entsprechen.

3. Klicken Sie auf Ergebnismenge suchen.

Kapitel 2

|

Verwenden von Datenbanken 43

Gleichzeitiges Suchen und Ausschließen von Datensätzen

Beispiel: Sie wollen alle Hersteller in Deutschland außer den Herstellern in Stuttgart anzeigen.

1. Geben Sie im Suchenmodus die Kriterien für die Datensätze ein, die angezeigt werden sollen (geben Sie

Deutschland

in das Feld „Land“ ein).

2. Klicken Sie auf Neuer Auftrag.

3. Geben Sie dann die Kriterien für die Datensätze ein, die ausgeschlossen werden sollen (geben Sie

Stuttgart

in das Feld „Ort“ ein).

4. Klicken Sie auf Ausblenden.

5. Klicken Sie auf Ergebnismenge suchen.

Beachten Sie folgende Punkte:

1

Sie können mehrere Suchabfragen mit Ausschlusskriterien erstellen.

1

FileMaker Pro bearbeitet die Abfragen in der Reihenfolge ihrer Erstellung. Beispiel: Eine

Kundendatenbank mit Kunden aus den USA und Frankreich:

1

Wenn die erste Suchabfrage alle Kunden aus Paris findet und die zweite Suchabfrage alle Kunden aus den USA ausschließt, werden alle Datensätze der Kunden aus Paris, nicht jedoch die Datensätze der

Kunden aus Paris, Texas, oder aus einem anderen Ort in den USA angezeigt.

1

Wenn die Abfragen vertauscht werden (die erste Abfrage schließt alle Kunden aus den USA aus, die zweite findet alle Kunden aus Paris), werden alle Kunden aus Paris, Frankreich, und aus Paris, Texas, aufgerufen, es werden jedoch keine anderen Kunden aus den USA angezeigt.

1

Um einen Bezugsdatensatz in einer Ausschnittreihe (oder in einer Gruppe von Bezugsdatensätzen) auszuschließen, müssen Sie die Beziehung oder den Wert in mindestens einem Abgleichsfeld so ändern, dass der Datensatz kein Bezugsdatensatz mehr ist. Informationen zu Bezugsfeldern finden Sie unter

Kapitel 4, „Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien“.

1

Sie können ein weiteres Fenster öffnen, um verschiedene Suchabfragen in denselben Daten auszuführen.

Weitere Informationen finden Sie unter „Öffnen von mehreren Fenstern pro Datei“ auf Seite 20.

1

Wenn Sie nach der Durchführung einer Suche Datensätze aus der Ergebnismenge ausschließen wollen,

siehe „Ausblenden und Einblenden von Datensätzen in einer Ergebnismenge“ auf Seite 44.

Anzeigen, Wiederholen oder Ändern der letzten Suchabfrage

Um die zuletzt verwendeten Suchkriterien anzuzeigen, wählen Sie Datensätze > Suche ändern. Um wieder in die

Ergebnismenge zu wechseln, schalten Sie einfach in den Blätternmodus. Zum Wiederholen einer Suchabfrage klicken Sie auf Suchen. Sie können die Suchkriterien auch ändern, indem Sie auf Suchen klicken.

Speichern von Suchabfragen

Wenn Sie eine komplexe Suchabfrage haben, die Sie regelmäßig verwenden möchten, können Sie die

Abfrage speichern und später bei Bedarf abrufen. Sie können Suchabfragen speichern und abrufen, ohne in den Suchenmodus wechseln zu müssen. FileMaker Pro speichert die letzten fünf Suchen, die Sie durchgeführt haben, automatisch, so dass Sie erneut darauf zugreifen können. Wenn eine Suche gespeichert wurde, steht die gespeicherte Suche auch allen Clients im Netzwerk zur Verfügung, die sich mit dem gleichen Konto anmelden. Weitere Informationen zum Speichern von Suchabfragen finden Sie in der Hilfe.

44 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Löschen und Wiederherstellen von Suchabfragen

Um eine Suchabfrage zu löschen, wechseln Sie in die betreffende Suchabfrage und klicken dann auf

Abfrage löschen.

Um den ursprünglichen Zustand einer Suchabfrage wiederherzustellen, wählen Sie Abfragen > Abfrage wiederherstellen. Abfragen werden z. B. bestätigt, wenn Sie außerhalb der Felder klicken, in ein anderes

Layout oder eine andere Abfrage wechseln oder eine Suche durchführen.

Ausblenden und Einblenden von Datensätzen in einer Ergebnismenge

Alle Datensätze, die nicht in der Ergebnismenge enthalten sind, wurden ausgeschlossen oder ausgeblendet.

Sie können aus der Ergebnismenge weitere Datensätze ausschließen, ohne eine neue Suchabfrage durchzuführen.

Wichtig

Ausgeschlossene Datensätze werden temporär aus der Ergebnismenge entfernt. Sie werden jedoch nicht aus der Datenbank gelöscht.

Ziel

Einen bestimmten Datensatz ausschließen

Aktion

Zeigen Sie den auszuschließenden Datensatz an oder wählen Sie ihn aus und wählen Sie dann Ausschließen in der Layoutleiste.

Eine Gruppe von Datensätzen ausschließen

Zeigen Sie den ersten Datensatz in einer fortlaufenden Reihe von Datensätzen an und wählen

Sie dann Datensätze > Mehrere ausschließen. Geben Sie im Dialogfeld „Mehrere ausschließen“ die Anzahl der auszuschließenden Datensätze an und klicken Sie dann auf

Ausschließen.

Ausgeschlossene Datensätze erneut anzeigen

Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Alle zeigen.

Wieder alle Datensätze in der

Datenbank anzeigen

Wählen Sie Datensätze (Blätternmodus) oder Abfragen (Suchenmodus) > Alle Datensätze anzeigen.

Suchen und Ersetzen von Daten

Wie in einem Textverarbeitungsprogramm können Sie Daten in mehreren Feldern (einschließlich

Bezugsfeldern) eines Datensatzes oder einer Suchabfrage, in einer Ergebnismenge aus Datensätzen oder

Suchabfragen oder in Textobjekten in einem Layout suchen und ersetzen. Sie können in jedem Feldtyp außer Medienfeldern und Feldern, die nicht bearbeitet werden können, nach Daten suchen.

Wenn Sie dem Layout ein Registersteuerelement hinzugefügt haben, sucht FileMaker Pro nur Daten im vordersten Registerfeld und ersetzt sie, wenn Sie im Blättern- oder Suchenmodus suchen und ersetzen.

Im Layoutmodus sucht und ersetzt FileMaker Pro Daten in allen Registerfeldern.

1. Wählen Sie im Blättern-, Suchen- oder Layoutmodus Bearbeiten > Suchen/Ersetzen > Suchen/Ersetzen.

2. Geben Sie Ihren Suchbegriff in das Feld Suchen nach ein. Geben Sie die Daten, durch die der Suchbegriff ersetzt werden soll, in das Feld Ersetzen durch ein.

Daten in Feldern, die als Einblendmenüs, Optionsfelder oder Kontrollkästchen formatiert sind, können nicht ersetzt werden. Diese Felder werden gezählt und nach Abschluss des Vorgangs Alles ersetzen als

übersprungene Felder angezeigt.

Kapitel 2

|

Verwenden von Datenbanken 45

3. Legen Sie die Suchoptionen fest.

Auswählen

Eine Option aus der Liste

Richtung

Groß-/Kleinschreibung

Ziel

Festlegen der Suchrichtung: Vorwärts, Rückwärts oder Gesamt.

Nur ganzes Wort suchen

Eine Option unter Suchen in

(Datensätze)

Eine Option unter Suchen in

(Felder)

Einschränken der Suche auf Vorkommen, deren Groß- und Kleinschreibung den im Feld

Suchen nach eingegebenen Daten entspricht.

Hinweis

In Dateien, die japanische Daten enthalten, findet ein Suchvorgang mit deaktivierter Option Groß-/Kleinschreibung nicht gleichzeitig die entsprechenden Zeichen in halber und in voller Breite. Um Zeichen in beiden Breiten zu suchen und zu ersetzen, führen Sie separate Suchvorgänge für Zeichen in halber und Zeichen in voller Breite durch.

Suche nur nach den Vorkommen, die vollständige Wörter oder durch Leerzeichen und/oder

Interpunktionszeichen begrenzt sind.

Im Blätternmodus: Durchsuchen aller Datensätze des aktuellen Layouts oder nur des aktuellen Datensatzes.

Im Suchenmodus: Durchsuchen aller Suchabfragen des aktuellen Layouts oder nur der aktuellen

Suchabfrage.

Hinweis

Im Layoutmodus durchsucht FileMaker Pro lediglich das aktuelle Layout.

Im Blättern- und im Suchenmodus: durchsucht alle Felder des aktuellen Layouts oder nur des aktuellen Felds.

4. Klicken Sie auf eine der folgenden Schaltflächen, um die gewünschte Suchen/Ersetzen-Operation auszuführen.

Klicken Sie auf

Weitersuchen

Ersetzen & Suchen

Ersetzen

Alles ersetzen

Ziel

Sucht nach dem nächsten Vorkommen der unter Suchen nach festgelegten Daten

Wenn Daten markiert sind, die den Angaben unter Suchen nach entsprechen: Daten aus dem Feld

Suchen nach durch Daten aus dem Feld Ersetzen durch ersetzen und nach dem nächsten

Auftreten suchen

Wenn keine Daten markiert sind, die den Angaben unter Suchen nach entsprechen: Suchen nach dem ersten Vorkommen der unter Suchen nach festgelegten Daten

Ersetzt die Daten aus dem Feld Suchen nach durch die Daten aus dem Feld Ersetzen durch.

Ersetzt jedes Vorkommen der Daten aus dem Feld Suchen nach durch die Daten aus dem Feld

Ersetzen durch.

Nach Abschluss des Vorgangs Alles ersetzen wird die Anzahl der gefundenen Vorkommen in einer Übersicht angezeigt.

Weitere Informationen zum Suchen und Ersetzen von Daten finden Sie in der Hilfe.

Sortieren von Datensätzen

FileMaker Pro speichert Datensätze in der Reihenfolge, in der Sie in die Datei eingefügt werden. Durch eine

Sortierung können Sie Datensätze temporär neu anordnen, aktualisieren und ausdrucken.

Um Datensätze zu sortieren, wählen Sie die Felder aus, nach denen sortiert werden soll. Die Datensätze werden zuerst nach dem Inhalt des ersten Sortierfelds geordnet. Haben zwei Datensätze den gleichen Wert im ersten

Sortierfeld, werden sie nach dem Inhalt des zweiten Sortierfelds geordnet usw. Sie können Datensätze in aufsteigender, absteigender oder spezieller Reihenfolge sortieren.

46 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Die Datensätze bleiben sortiert, bis erneut nach Datensätzen gesucht wird bzw. bis neue Datensätze hinzugefügt oder sortiert werden. Wenn Sie einer sortierten Ergebnismenge einen neuen Datensatz hinzufügen, wird der neue Datensatz an der richtigen Position in der Sortierfolge angezeigt, wenn Sie den

Datensatz speichern.

Sortieren von Datensätzen in der aktuellen Ergebnismenge:

1. Klicken Sie im Blätternmodus auf Sortieren in der Statussymbolleiste.

Hinweis

Wie Sie Datensätze in der Tabellenansicht im Blättermodus sortieren können, erfahren Sie unter

„Arbeiten mit Datensätzen in der Tabellenansicht“ auf Seite 31.

2. Wählen Sie im Dialogfeld „Sortieren“ die zu sortierenden Felder in der gewünschten Sortierfolge aus und aktivieren Sie Sortieroptionen.

Um ein Sortierfeld, das im aktuellen Layout sichtbar ist, unabhängig von der Tabelle, die es enthält, auszuwählen, wählen Sie Aktuelles Layout (Layoutname) aus der Tabellenliste aus und doppelklicken auf ein Feld in der Liste.

Um ein Sortierfeld, das in der Tabelle des aktuellen Layouts enthalten ist, unabhängig davon, ob es sich im aktuellen Layout befindet oder nicht, auszuwählen, wählen Sie Aktuelle Tabelle (Tabellenname) aus der Tabellenliste aus und doppelklicken auf ein Feld in der Liste.

Informationen zu Sortieroptionen finden Sie in der Hilfe.

3. Klicken Sie auf Sortieren.

Wenn Sie die Sortierung vorzeitig abbrechen wollen, drücken Sie Esc (Windows) oder

2

-Punkt (Mac OS).

Hinweis

Sie können die Datensätze nach einem bestimmten Feld sortieren, ohne das Dialogfeld „Sortieren“ zu

öffnen. Verwenden Sie dazu das Kontextmenü des gewünschten Feldes.

Informationen dazu, wie FileMaker Pro Systemformate verwendet, um Datums- und Zeitwerte sowie

Zahlen anzuzeigen und zu sortieren, finden Sie in der Hilfe.

Seitenansicht und Druck von Datenbanken

Mit FileMaker Pro können Sie Folgendes drucken:

1

alle Datensätze in der Datenbank, einen Teil der Datensätze oder nur den aktuellen Datensatz,

1

einen leeren Datensatz, um ein Papierformular zu erstellen,

1

Definitionen von Scripts, Feldern, Tabellen und Beziehungen, um die Struktur der Datenbank zu sehen.

1

als PDF-Datei gespeicherte Daten

FileMaker Pro druckt Datensätze im aktuellen Layout. Sie können Layouts anlegen, um dieselben Daten auf unterschiedliche Weise zu drucken. Sie können beispielsweise Datensätze einzeln, in einer Liste oder einem komplex sortierten Bericht mit Gesamtsummen, Kopf- und Fußbereich drucken. Sie können auch Layouts für Adressetiketten oder Umschläge definieren.

Mit dem Assistenten „Neues Layout/Neuer Bericht“ (im Layoutmodus) ist es ganz einfach, solche Layouts

und Berichte zu erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter „Erstellen von Layouts und Berichten“ auf Seite 76.

Kapitel 2

|

Verwenden von Datenbanken 47

Name

Anita Anders

Michael Braun

Andrea Breitner

Marie Durand

Jean Durand

Wilhelm John

Telefonliste

Telefonnummer

408-555-1234

213-555-2345

714-555-3456

619-555-4567

408-555-5678

408-555-6789

Name

Anita Anders

Telefonliste

Telefonnummer

408-555-1234

Name

Telefonliste

Telefonnummer

Alle aufgerufenen

Datensätze

Aktueller Datensatz

Leerer Datensatz

Telefonliste drucken

Gehe zu Layout [Telefonliste]

Sortieren [Sortierfolge: Nachname (Aufsteigend) ]

[Suchfolge übernehmen, Ohne Dialogfeld]

Seitenansichtsmodus aktivieren

[Pause]

Drucken

[Ohne Dialogfeld]

Blätternmodus aktivieren

Feldname

Vorname

Nachname

Adresse 1

Adresse 2

Ort

Land

PLZ

Tel.

Feldtyp

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Zahl

Text

Formel/Eingabeoptionen

Script

Tabellen- und

Felddefinitionen

Beziehungsdiagramm

Sie können Daten im aktuellen Layout oder Informationen zur Struktur der Datenbank drucken.

Sie können Seitenränder steuern, Leerräume unterdrücken und bestimmte Objekte vom Druck ausschließen.

Seitenansicht der Daten in einem Layout

Wenn Sie in die Seitenansicht wechseln, sehen Sie das Layout so, wie es auf der gedruckten Seite erscheint.

In der Seitenansicht können Sie keine Informationen in Felder eingeben oder bearbeiten.

In der Seitenansicht sehen Sie:

1

die Anzahl der Datensätze, die auf eine gedruckte Seite passen,

1

wie die gewählten Einstellungen Seitenumbrüche beeinflussen,

1

Bereiche für Zwischenergebnisse mit berechneten Statistikfeldern,

1

variable Informationen, die FileMaker Pro liefert, z. B. Seitennummern, aktuelles Datum usw.,

1

die definierten Seitenränder,

1

wie Felder mit Angleichungsoptionen Leerräume unterdrücken,

1

in Spalten angeordnete Datensätze, wenn das Layout auf Druckausgabe von Listen eingestellt ist.

1

das vorderste Registerfeld, wenn die Seite Registersteuerelemente enthält

Um eine Seitenansicht der Daten in einem Layout anzuzeigen, folgen Sie den gleichen vorbereitenden

Schritten wie beim Drucken, einschließlich der Angabe eines Druckers und der Druckoptionen sowie der

Überprüfung, ob die Ergebnismenge die gewünschte ist (siehe Schritte 1 bis 4 im nächsten Abschnitt,

„Drucken von Datensätzen”). Wechseln Sie dann in den Vorschaumodus.

Drucken von Datensätzen

Sie können Informationen aus Ihrer Datenbank drucken oder einen leeren Datensatz ausgeben, um ein leeres

„Formular“ zu erhalten.

So drucken Sie Datensätze:

1. Wenn Sie über mehrere Drucker verfügen, geben Sie den gewünschten Drucker an.

48 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

2. Überprüfen Sie Druckoptionen, indem Sie Datei > Drucker einrichten (Windows) bzw. Ablage > Seite einrichten (Mac OS) wählen, und klicken Sie dann auf OK.

Im Seitenansichtsmodus können Sie auch auf Drucker einrichten (Windows) oder Papierformat

(Mac OS) in der Statussymbolleiste klicken.

Informationen zu Druckeroptionen finden Sie in Ihrer Drucker- und Systemdokumentation.

3. Wechseln Sie in das Layout, das Sie verwenden wollen.

4. Stellen Sie sicher, dass die aufgerufenen Datensätze die gewünschten sind, indem Sie

1

im Suchenmodus mithilfe der Befehle im Menü Datensätze die Ergebnismenge ändern

1

die Datensätze sortieren

5. Wechseln Sie in den Seitenansichtsmodus, um genau zu sehen, wie Ihr Papierausdruck aussehen wird.

Einige Elemente, wie angleichende Objekte, Datensätze in Spalten und variable Informationen wie

Seitennummern erscheinen nur in der Seitenansicht korrekt. Wenn ein Datensatz Registersteuerelemente enthält, wird nur das im Vordergrund befindliche Registerfeld gedruckt.

6. Wählen Sie Datei > Drucken (Windows) bzw. Ablage > Drucken (Mac OS).

7. Wählen Sie im Dialogfeld für Drucker eine Option (Windows) bzw. wählen Sie FileMaker Pro aus dem

Einblendmenü (Mac OS).

Für das Drucken von:

Alle Datensätze (oder nur Datensätze in der

Ergebnismenge)

Nur den Datensatz, der im Blätternmodus ausgewählt ist

Einen leeren Datensatz mit dem aktuellen Layout

(für die Ausgabe eines leeren Formulars)

Auswahl

Alle aufgerufenen Datensätze

Aktueller Datensatz

Leeren Datensatz und wählen Sie dann eine Formatoption.

Klicken Sie auf die Optionen, um die Seitenausrichtung (Hoch- oder

Querformat), die Skalierung und andere Druckoptionen zu ändern.

Die zu druckenden

Daten wählen

Aktivieren, um vor dem

Druck verknüpfte OLE-

Objekte zu aktualisieren

Dialogfeld „Drucken“ (Windows)

„FileMaker Pro“ aus der Liste wählen

Kapitel 2

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Verwenden von Datenbanken 49

Die zu druckenden Daten wählen

Dialogfeld „Drucken“ (Mac OS)

8. Wählen Sie den zu druckenden Bereich, die Anzahl der Kopien und andere Druckeinstellungen und klicken

Sie auf OK (Windows) bzw. Drucken (Mac OS).

Drucken von Etiketten und Umschlägen

Sie können Layouts für die Formatierung und den Druck von Etiketten und Umschlägen erstellen.

Das Bedrucken von Umschlägen gleicht dem Bedrucken von Etiketten.

Sie verwenden den Assistenten für neues Layout, um ein Etikettenlayout zu erstellen, das Daten aus den gewählten Feldern enthält und auf verschiedenen Formaten (zum Beispiel Avery 4014) vorgefertigter

Etiketten ausgedruckt werden kann. FileMaker Pro stellt die Abmessungen für zahlreiche

Standardetikettenarten und ihre Codes bereit. Wenn der gewünschte Etikettentyp nicht verfügbar ist, können

Sie spezielle Etikettenmaße angeben.

Etikettenlayouts verwenden Platzhalter für die Anzeige und den Druck, Sie können keine Daten in

Platzhalter eingeben. Platzhalter passen sich in ihrer Größe den Daten an, damit diese in das Feld passen, und belegen bei leeren Feldern praktisch keinen Platz.

Für die Erstellung und den Druck von Etiketten gibt es drei allgemeine Schritte:

1. Erstellen eines Etikettenlayouts

2. Einrichten der Platzhalter

3. Drucken der Etiketten

Tipp

Wenn Sie Hilfe bei der Verwendung des Assistenten für neues Layout benötigen, klicken Sie auf Hilfe in einem der Fenster.

Erstellen eines Etikettenlayouts

1. Öffnen Sie die Datei, die die auf den Etiketten zu druckenden Daten enthält.

2. Suchen Sie die Datensätze, die die auf den Etiketten zu druckenden Daten enthalten.

3. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Layouts.

50 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

4. Geben Sie im Assistenten für neues Layout für Layoutname einen Namen für das Layout ein.

Damit der Layoutname in Menüs für die Auswahl von Layouts angezeigt wird, wählen Sie In Layout-

Menüs aufnehmen.

5. Klicken Sie für Wählen Sie einen Layouttyp auf Etiketten (für Daten, die von oben nach unten horizontal gelesen werden). Oder klicken Sie auf Vertikale Etiketten (für Daten, die von rechts nach links vertikal gelesen werden). Klicken Sie dann auf Weiter.

Klicken Sie für ein Umschlaglayout auf Umschlag und fahren Sie fort mit „Auswählen und Formatieren der Platzhalter”.

6. Geben Sie die Abmessungen Ihrer Versandetiketten an.

1

Um ein vordefiniertes Maß basierend auf gängigen Etikettentypen anzugeben, wählen Sie aus der Liste

Etikettenmaße für die Bezeichnung, die Ihren Etiketten entspricht. (Diese Informationen entnehmen Sie der Verpackung Ihrer Etiketten.) FileMaker Pro erstellt ein Etikettenlayout, das die Abmessungen der von

Ihnen gewählten Etiketten verwendet.

1

Um benutzerdefinierte Abmessungen anzugeben, wählen Sie Spezialmaße und geben Sie Werte für

Etiketten nebeneinander, Breite und Höhe ein. Messen Sie die nicht benutzten Ränder auf dem

Etikettenträger. Aktivieren Sie dann die Option Feste Seitenränder und geben Sie Werte für Oben,

Unten, Links und Rechts ein.

7. Klicken Sie auf Weiter.

Auswählen und Formatieren der Platzhalter

1. Doppelklicken Sie im nächsten Fenster in der Liste Verfügbare Felder auf das erste Feld, dessen Daten auf den Etiketten erscheinen sollen.

<<Feldname>>

wird im Bereich „Etiketteninhalt“ angezeigt. Spitze Klammern zeigen an, dass es sich um einen Platzhalter handelt. Die Felddaten werden auf den Etiketten angezeigt und gedruckt.

Um Felder aus Bezugstabellen anzugeben, wählen Sie die Tabelle aus Verfügbare Felder.

2. Wählen Sie weiter Felder aus, die auf den Etiketten erscheinen sollen.

Geben Sie Interpunktion, Leerzeichen und Zeilenumbrüche (um einen Platzhalter in die nächste Zeile zu setzen) an, die auf den Etiketten erscheinen sollen.

3. Klicken Sie auf Weiter.

Seitenansicht und Druck der Etiketten

1. Im nächsten Fenster:

1

Um anzuzeigen, wie die Daten auf den Etiketten erscheinen, bevor Sie sie drucken, wählen Sie Im

Seitenansichtsmodus anzeigen und klicken auf Fertigstellen.

1

Um die Etiketten zu bearbeiten, wählen Sie Im Layoutmodus anzeigen und klicken auf Fertigstellen.

2. Um Etiketten aus dem Blättern-, Layout- oder Seitenansichtsmodus zu drucken, legen Sie die

Etikettenbögen den Anweisungen entsprechend, die mit den Etikettenbögen und dem Drucker kamen, in den Drucker ein. Wählen Sie dann Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Drucken, wählen Sie den

Drucker und etwaige zusätzliche Optionen aus und klicken Sie dann auf Drucken.

Kapitel 2

|

Verwenden von Datenbanken 51

Beachten Sie folgende Punkte:

1

Um Optionen zu wählen, wie Etiketten auf der Seite gedruckt werden sollen, wählen Sie Layouts >

Layouteinstellung und klicken auf das Register Drucken. Wählen Sie dann die Anzahl der Spalten

(Etiketten) von links und in der Richtung, in der Sie die Etiketten drucken möchten, und legen Sie bei

Bedarf Seitenränder fest.

1

Eventuell müssen Sie die Druckereinstellungen anpassen, damit die Etiketten richtig gedruckt werden.

Wählen Sie Datei > Drucker einrichten (Windows) bzw. Ablage > Papierformat (Mac OS).

1

Bei einigen Etiketten wird ggf. nicht die gleiche Anzahl an Zeilen bedruckt wie bei anderen. Das ist der

Fall, weil keine Daten in einem Feld vorhanden sind. FileMaker Pro schließt dann die Lücke.

Weitere Informationen zur Erstellung eines Layouts für Etiketten oder Umschläge, der Auswahl von Optionen für Druck und Layouteinstellung und zusätzliche Überlegungen bei der Erstellung eines Etiketten- oder

Umschlaglayouts finden Sie in der FileMaker Pro Hilfe.

Drucken von Scripts

Sie können eine Liste aller Scriptschritte in einem oder mehreren Scripts in der Datei drucken.

1. Wählen Sie Script > Scripts verwalten oder wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) >

Verwalten > Scripts.

2. Wählen Sie im Dialogfeld „Scripts verwalten“ das Script aus, das Sie drucken wollen.

Um mehrere benachbarte Scripts in der Liste auszuwählen, halten Sie die Umschalttaste gedrückt, während Sie auf die Scripts klicken. Um mehrere nicht benachbarte Scripts auszuwählen, halten Sie die

Strg-Taste (Windows) bzw.

2

(Mac OS) gedrückt, während Sie auf die Scripts klicken.

3. Klicken Sie auf unten im Dialogfeld.

4. Klicken Sie auf OK (Windows) bzw. Drucken (Mac OS).

Die ausgewählten Scriptschritte und Optionen werden gedruckt.

Drucken von Tabellen- und Feldinformationen

Sie können Sie Tabellen- oder Feldinformationen drucken.

1. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Definieren > Datenbank und klicken Sie auf das

Register Tabellen bzw. Felder.

2. Wählen Sie die Tabelle(n) bzw. das(die) Feld(er) aus, die Sie drucken wollen:

Um mehrere benachbarte Tabellen oder Felder in der Liste auszuwählen, halten Sie die Umschalttaste gedrückt, während Sie auf die Tabellen bzw. Felder klicken. Um mehrere nicht benachbarte Tabellen oder Felder auszuwählen, halten Sie die Strg-Taste (Windows) bzw.

2

(Mac OS) gedrückt, während Sie auf die Tabellen bzw. Felder klicken.

3. Klicken Sie auf Drucken.

4. Klicken Sie auf OK (Windows) bzw. Drucken (Mac OS).

Die Feldnamen, Feldtypen und Formeln oder Dateneingabeoptionen werden für jede ausgewählte

Tabelle gedruckt.

52 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Drucken des Beziehungsdiagramms

Sie können eine grafische Darstellung Ihrer Datenbank drucken, indem Sie das Beziehungsdiagramm ausgeben.

1. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Datenbank und klicken Sie dann auf das

Register Beziehungen.

2. Klicken Sie auf , um die Seitenumbrüche im Beziehungsdiagramm anzuzeigen.

3. Klicken Sie auf

, um das Dialogfeld „Druckereinrichtung“ (Windows) bzw. „Papierformat“ (Mac OS) zu öffnen.

4. Klicken Sie auf Drucken.

5. Wählen Sie im Dialogfeld „Druckoptionen“ die gewünschte Option.

1

Wählen Sie Diagramm auf mehreren Seiten drucken, um das Diagramm auf mehr als einer Seite auszugeben.

1

Wählen Sie Diagramm auf einer Seite drucken, um die Größe des Diagramms so einzustellen, dass es auf eine Seite passt.

6. Klicken Sie auf Weiter.

7. Klicken Sie auf OK (Windows) bzw. Drucken (Mac OS).

Weitere Informationen zur Seitenansicht und zum Drucken von Datenbanken finden Sie in der Hilfe.

Automatisieren von Aufgaben mithilfe von Scripts

Scripts können einfache Aufgaben wie das Festlegen einer Seitenausrichtung oder komplexe Aufgaben wie das Vorbereiten eines kundenspezifischen Serienbriefs erledigen. Scripts können bedingte Entscheidungen treffen

(durch Wenn-Sonst-Anweisungen) und wiederholte Aufgaben erledigen (durch Schleifen-Anweisungen).

Sie erstellen im Dialogfeld „Scripts bearbeiten“ Scripts, indem Sie aus einer Liste von FileMaker Pro-

Scriptschritten wählen, Optionen angeben und die Schritte in der korrekten Reihenfolge für die Aufgabe anordnen.

Verwenden Sie Scripts, um Aufgaben wie die folgenden zu automatisieren:

1

Wechsel in ein anderes Layout oder in einen anderen Modus

1

Suchen, Sortieren und Drucken von Datensätzen

1

Importieren von Daten aus derselben Quelle

FileMaker Pro erleichtert Ihnen die Verwaltung von Scripts. Sie können ein Standardscript anzeigen, das als Vorlage bei der Erstellung Ihrer eigenen Scripts verwendet werden kann. Sie können mehrere Scripts gleichzeitig öffnen, um sie zu vergleichen. Sie können ganze Scripts zwischen Dateien kopieren und einfügen. Sie können Scriptschritte von einem Script in ein anderes Script in der gleichen Datei oder in ein Script in einer anderen Datei kopieren und einfügen. Sie können Gruppen Scripts zuordnen, um das

Auffinden von Scripts eines bestimmten Typs zu erleichtern. (Zum Beispiel können Sie eine ganze Gruppe von Scripts in eine andere Datei kopieren oder eine ganze Gruppe von Scripts löschen.) Und Sie können

Scripts so anlegen, dass sie ausgeführt werden, wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt (zum Beispiel wenn ein Benutzer ein Feld betritt, eine Taste drückt oder der Datenbank einen neuen Datensatz hinzufügt).

Vorgehensweisen für die Erstellung und Verwaltung von Scripts und ein Überblick über alle FileMaker Pro-

Scriptschritte (alphabetisch oder nach Kategorie sortiert) sind in der Hilfe verfügbar.

Kapitel 2

|

Verwenden von Datenbanken 53

Sicherungskopien von Datenbankdateien

Jedes auf einem Computer gespeicherte Dokument muss regelmäßig gesichert werden. Es ist einfacher, eine gesicherte Datenbank wiederherzustellen als sie neu zu erstellen. Die Häufigkeit der Sicherung hängt von der Datenmenge ab, die Sie Ihrer Datenbank hinzufügen, und davon, wie aufwändig eine Neuerstellung

Ihrer Dateien im Falle einer Beschädigung wäre.

Die Sicherungskopien sehr wichtiger Dateien sollten routinemäßig an einem anderen Ort aufbewahrt werden.

Empfehlungen zu Dateisicherungen finden Sie unter „Sichern von Datenbanken und anderen wichtigen

Dateien“ auf Seite 149. Ein Beispiel für ein Sicherungsscript finden Sie in der Hilfe.

Festlegen der Einstellungen

Sie können das Erscheinungsbild und das Verhalten von FileMaker Pro an Ihre Arbeitsweise anpassen, indem Sie Standardeinstellungen, so genannte Voreinstellungen, ändern. Voreinstellungen beeinflussen das

Verhalten des Programms und sind nicht dateispezifisch.

Einstellungen im Dialogfeld „Dateioptionen“ beeinflussen das Standardlayout, Start- und Ende-Scripts,

Anmeldeinformationen und die Rechtschreibung für die aktuelle Datei.

Programm-Voreinstellungen festlegen:

1. Windows: Wählen Sie Bearbeiten > Einstellungen.

Mac OS: Wählen Sie FileMaker Pro > Einstellungen.

2. Klicken Sie im Dialogfeld „Einstellungen“ auf ein Register und legen Sie die gewünschten Optionen fest.

So legen Sie Datei-Voreinstellungen fest:

1. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Dateioptionen.

2. Klicken Sie im Dialogfeld „Dateioptionen“ auf ein Register und legen Sie die gewünschten Optionen fest.

Weitere Informationen zum Festlegen von Programm- und Datei-Voreinstellungen finden Sie in der Hilfe.

54 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Kapitel 3

Erstellen von Datenbanken

Dieses Kapitel erläutert die folgenden Grundlagen:

1

Planen einer Datenbank

1

Definieren und Ändern von Feldern

1

Definieren von Tabellen

1

Erstellen von Layouts

1

Arbeiten mit Feldern, Objekten und Bereichen in einem Layout

Hinweis

Umfassende Informationen und schrittweise Anleitungen zur Verwendung von FileMaker Pro finden Sie in der Hilfe.

Planen einer Datenbank

Eine sorgfältige Planung Ihrer Datenbank fördert konsistente Dateneingabe und -abruf und verringert die Anzahl doppelter Daten in den Datenbanktabellen. Relationale Datenbanktabellen arbeiten zusammen und gewährleisten, dass die korrekten Daten zur Verfügung stehen, wenn Sie sie brauchen. Sie sollten eine

Datenbank zunächst auf Papier planen.

Die Planung einer Datenbank umfasst die folgenden Schritte:

1. Legen Sie den Zweck Ihrer Datenbank fest oder das Problem, das Sie lösen wollen. Beispiel: „ein

Verzeichnis meiner Kunden führen“, „mein Inventar verwalten“ oder „meine Studenten bewerten“.

Wenn weitere Personen mit der Datenbank arbeiten werden, beziehen Sie sie in die Planung ein.

2. Überlegen Sie, welche Daten Sie in Ihrer Datenbank speichern wollen. In der Regel können die

Informationen grob kategorisiert werden. Die exakte Identifizierung dieser Kategorien ist entscheidend beim

Design einer effizienten Datenbank, da Sie verschiedene Typen und Mengen von Daten in jeder Kategorie speichern. Beispielsweise enthält eine Datenbank zur Verfolgung des Umsatzes Kategorien wie „Produkte“,

„Rechnungen“ und „Kunden“. Eine Datenbank, die Noten von Studenten erfasst, besitzt Kategorien wie

„Studenten“, „Seminare“ und „Arbeiten“.

3. Sobald Sie die groben Kategorien bestimmt haben, überlegen Sie, wie diese Kategorien zueinander in

Beziehung stehen. Hierfür können Sie den Zusammenhang zwischen den Kategorien mit einfachen

Sätzen beschreiben, z. B. „Dozenten halten Seminare“, „Studenten belegen Seminare“ und „Studenten schreiben Arbeiten“. Jedes dieser Paare deutet eine Beziehung zwischen den Daten in einer Kategorie und den Daten in der anderen Kategorie an.

4. Sobald Sie Ihre Informationskategorien identifiziert haben, können Sie Ihre Datenbank organisieren.

In der Datenbankterminologie werden diese Kategorien als Tabellen bezeichnet. Mithilfe von Tabellen werden Daten gruppiert, die ein gemeinsames Element enthalten oder einen gemeinsamen Zweck erfüllen. Sie könnten z. B. eine Tabelle für Namen und Adressen verwenden, während Sie in einer anderen Tabelle Transaktionsdetails wie Kaufdatum, Artikelnummer, Stückpreis usw. speichern.

56 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Datenbanken sind typischerweise auf eine von drei Arten organisiert:

1

Eine einzelne Tabelle in einer einzelnen Datei. Verwenden Sie eine einzelne Tabelle, wenn Sie Daten nur in einer Kategorie führen wollen, z. B. Namen und Adressen.

1

Mehrere Tabellen in einer einzelnen Datei. Verwenden Sie mehrere Tabellen, wenn Ihre Daten komplexer sind, z. B. Studenten, Seminare und Noten.

1

Mehrere Tabellen in mehreren Dateien. Verwenden Sie mehrere Dateien, wenn Sie dieselben Daten in mehreren verschiedenen Datenbanklösungen verwenden müssen. Sie können z. B. Ihre

Umsatzsteuersätze und Versandinformationen in einer separaten Datei speichern, wenn Sie diese

Informationen in mehreren Lösungen nutzen wollen.

Hinweis

Verwenden Sie Beziehungen, um Daten gemeinsam mit Tabellen in derselben Datei oder mit

Tabellen in externen Dateien zu nutzen. Andere Datenbankelemente, wie z. B. Scripts und Zugriffsrechte, werden auf Dateiebene gespeichert, daher erzielen einige komplexe Lösungen Vorteile aus der Nutzung mehrerer Dateien.

5. Legen Sie die Datenbanktabellen und die enthaltenen Daten fest und bestimmen Sie, welche Felder Sie dafür brauchen.

Tipp

Um die Suche und Sortierung von Datensätzen zu erleichtern, erstellen Sie je ein Feld für Vorname,

Nachname, Anrede (z. B. Frau oder Dr.) und die Bestandteile der Anschrift (Straße, Postleitzahl, Stadt).

Indem Sie Ihre Daten bei der Dateneingabe in mehrere Felder aufteilen, erleichtern Sie die spätere

Generierung von Berichten. Wenn Sie z. B. separate Felder für Transaktionsdetails verwenden, z. B.

Datum, Artikelnummer, Menge und Stückpreis für jede Transaktion, ist es einfacher, statistische

Auswertungen und Zwischenergebnisberichte am Ende der Woche, des Monats oder des Jahres zu generieren.

6. Entscheiden Sie, welche Felder gemeinsame Daten für die Tabellen enthalten sollen.

Ein Reisebüro könnte beispielsweise folgende Tabellen verwenden: eine Kundentabelle, die

Kundendaten speichert; eine Routentabelle, die Routeninformationen speichert; und eine Reisetabelle, die die Reisen und ihre aktuellen Preise speichert.

Eine Kundentabelle kann Felder für eine Kundennummer sowie Name, Adresse und Telefonnummer des

Kunden enthalten. Eine Routentabelle könnte Felder für eine Routenkennung, Abfahrtsort und Zielort enthalten. Die Tabelle „Reisen“ könnte Felder für eine Reisekennung und einen Reisenamen enthalten.

Kundennr.

Name

Straße

Ort

Postleitzahl

Telefon

Reisekennung:

Reisename:

Kundentabelle

Strecke

Von

Nach

Routentabelle

Reisekennung:

Reisename:

Strecke

Von

Nach

Reisetabelle

Kapitel 3

|

Erstellen von Datenbanken 57

7. Um die Abgleichsfelder für jede Tabelle zu bestimmen, kreisen Sie diese in Ihrem Plan ein.

Weitere Informationen finden Sie unter „Erläuterung von Abgleichsfeldern für Beziehungen“ auf

Seite 109.

Kundennr.

Name

Straße

Ort

Postleitzahl

Telefon

Reisekennung:

Reisename:

Kundentabelle

Strecke

Von

Nach

Routentabelle

Reisekennung:

Reisename:

Strecke

Von

Nach

Reisetabelle

In der Tabelle „Kunden“ sollten Sie z. B. jedem Kunden eine eindeutige Nummer zuordnen. Sie geben eine

Kundennummer erst dann an, wenn Sie einen neuen Kunden hinzufügen, d. h., die Existenz einer

Kundennummer bestimmt die Existenz eines Datensatzes.

8. Entscheiden Sie für jede Tabelle, in welchen Feldern Sie Daten speichern und in welchen Feldern Sie

Daten aus anderen (Bezugs-)Tabellen anzeigen wollen.

Jede Tabelle dient nur einem Zweck und alle Felder in einer Tabelle beschreiben nur diesen Zweck.

Beispiel: Die Felder in einem Datensatz in der Kundentabelle enthalten alle Informationen zu einem

Kunden.

Kundennr.

Name

Straße

Ort

Postleitzahl

Telefon

Reisekennung:

Reisename:

Kundentabelle

Strecke

Von

Nach

Routentabelle

Reisekennung:

Reisename:

Strecke

Von

Nach

Reisetabelle

Basierend auf dem Zweck einer Datei können Sie sehen, wo Daten gespeichert werden und wo sie aus einer Bezugstabelle stammen sollen. Im Unterschied zu Abgleichsfeldern sollten alle anderen Felder nur einmal in Ihrer Datenbank vorkommen. Streichen Sie jedes Vorkommen von Feldern durch, die nicht zum Thema der Tabelle gehören.

58 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

9. Definieren Sie die Beziehungen zwischen den Tabellen. Zeichnen Sie in Ihrem Plan eine Linie von jedem

Abgleichsfeld in einer Tabelle zum entsprechenden Abgleichsfeld in der Bezugstabelle.

Eine Beziehung zwischen Tabellen ist dadurch gekennzeichnet, dass ihre Abgleichsfelder

übereinstimmende Daten enthalten.

Kundennr.

Name

Straße

Ort

Postleitzahl

Telefon

Reisekennung:

Reisename:

Kundentabelle

Strecke

Von

Nach

Reisekennung:

Reisename:

Strecke

Von

Nach

Routentabelle

Reisetabelle

Beziehungen ermöglichen auch, dass Sie Ihre Daten zur Lösung komplexer Abfragen gruppieren.

Mithilfe von Beziehungen können Sie z. B. den aktuellen Lagerbestand, Umsatzprognosen und andere

Aufgaben bestimmen, bei denen Daten über mehrere Tabellen hinweg berücksichtigt werden müssen.

Weitere Informationen zu Beziehungen finden Sie in Kapitel 4, „Arbeiten mit Bezugstabellen und dateien“.

10. Wenn Ihre Datenbank auch von anderen Anwendern genutzt wird, sollten Sie die Art des Zugriffs festlegen.

Weitere Informationen zur gemeinsamen Nutzung von Datenbanken finden Sie unter „Gemeinsame

Benutzung von Datenbanken in einem Netzwerk“ auf Seite 121.

11. Wenn Sie die Datenbank für andere Personen entwickeln, zeigen Sie ihnen Ihren Plan auf Papier und bitten Sie sie, den Plan zu prüfen und Änderungen vorzuschlagen.

12. Überlegen Sie, welche Personen die Datenbank verwenden und ob der Zugriff beschränkt werden muss.

Weisen Sie die erforderlichen Zugriffsrechte zu, wenn Sie die Datenbank erstellen.

Weitere Informationen zu Konten und Berechtigungen finden Sie in Kapitel 6, „Schützen von

Datenbanken“.

13. Stellen Sie fest, welche Layouts Sie benötigen, und reservieren Sie für jedes Aufgabengebiet ein eigenes

Layout.

Erstellen Sie z. B. separate Layouts für den Druck von Etiketten und Briefumschlägen.

Weitere Informationen zum Erstellen von Layouts finden Sie unter „Erstellen von Layouts und

Berichten“ auf Seite 76.

14. Erstellen Sie ein Formular wie das nachfolgend gezeigte, um die benötigten Dateien und Tabellen sowie die Felder für jede Tabelle aufzulisten. Listen Sie auch die Formulare und Berichte auf, die Sie aus jeder

Tabelle generieren werden.

Beispiel für Datenbank-Design-Formular

Projektname

Zweck dieser Datenbank

Dateiname für diese Datenbank

Tabellenname

Feldname Feldtyp Kommentare

Tabellenname

Feldname Feldtyp Kommentare

Layouts

Name Zweck Bildschirm Druck Web

Kapitel 3

|

Erstellen von Datenbanken 59

15. Erstellen Sie Ihre Datenbank.

16. Wenn Sie die Datenbank für andere Personen entwickelt haben, bitten Sie einige Personen, die

Datenbank zu testen. Korrigieren Sie dann etwaige gefundene Probleme, bevor Sie die Datenbank allen zur Verfügung stellen.

Anlegen einer FileMaker Pro-Datei

Sie können eine Datei mithilfe einer FileMaker Pro-Starter-Lösung oder einer Vorlage erstellen – einer vordefinierten Datenbankdatei, die Sie an Ihre Anforderungen anpassen können. Sie können die

Datenbankdatei auch ohne eine Vorlage erstellen.

Sie können eine Datei auch anlegen, indem Sie eine Kopie einer bestehenden FileMaker Pro-Datei erstellen.

Weitere Informationen finden Sie unter „Sichern von Dateien“ auf Seite 21.

Anlegen einer Datei mit einer Starter-Lösung

1. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Neu von Starter-Lösung.

Sie können auch das Fenster „FileMaker-Direktstart“ zum Erstellen von Dateien verwenden. Wählen Sie

Hilfe > Direktstart und klicken Sie auf Starter-Lösung verwenden.

2. Wählen Sie Alle Lösungen, um eine Liste mit allen verfügbaren Lösungsdateien anzuzeigen, oder wählen

Sie eine Lösungskategorie, um die Auswahlliste zu begrenzen.

Wenn das Fenster „FileMaker-Direktstart“ angezeigt wird, aber keine FileMaker Pro-Starter-Lösungen angezeigt werden, wurden die Starter-Lösungen nicht installiert. Weitere Informationen finden Sie in der

Hilfe.

3. Wählen Sie eine Lösung aus der Liste (Windows) bzw. den Vorschaubildern (Mac OS) und klicken Sie auf Wählen.

60 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

4. Geben Sie einen Namen für die Datei ein (wählen Sie bei Bedarf einen anderen Ordner) und klicken Sie auf Speichern.

Windows: Wählen Sie für Dateityp die Einstellung FileMaker Pro-Dateien.

FileMaker Pro erstellt die Datei auf Ihrer Platte und öffnet die Datei. Sie können die Felder und Layouts in Starter-Lösungen ändern. Weitere Informationen finden Sie in den restlichen Abschnitten in diesem

Kapitel.

Erstellen einer leeren Datei

1. Wählen Sie in FileMaker Pro Datei > Neue Datenbank (Windows) bzw. Ablage > Neue Datenbank (Mac OS).

Sie können auch das Fenster „FileMaker-Direktstart“ zum Erstellen einer leeren Datei verwenden.

Wählen Sie Hilfe > Direktstart und klicken Sie auf Neue Datenbank erstellen.

2. Geben Sie einen Namen für die Datei ein (wählen Sie bei Bedarf einen anderen Ordner) und klicken Sie auf Speichern.

Windows: Wählen Sie für Dateityp die Einstellung FileMaker Pro-Dateien.

FileMaker Pro erstellt die Datei in der Tabellenansicht und zeigt eine leere Datenbank in einer Tabelle an, die dem Arbeitsblatt einer Tabellenkalkulation gleicht.

Feldnamen durch Eingabe in

Spaltenüberschriften erstellen

Daten zu

Datensätzen durch

Eingabe in Zeilen hinzufügen

3. Um das erste Feld zu definieren, klicken Sie in der ersten Spaltenüberschrift auf Feld erstellen.

Standardmäßig erstellt FileMaker Pro ein Textfeld. Wenn Sie den Feldtyp ändern möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Spaltenüberschrift (oder klicken Sie auf den Pfeil am rechten Rand der

Spaltenüberschrift) und wählen Sie einen anderen Feldtyp aus. Weitere Informationen finden Sie unter

„Auswählen eines Feldtyps“ auf Seite 62.

Wenn Sie keine Spaltenüberschriften zum Erstellen von Feldern in der Tabellenansicht auswählen können, prüfen Sie, ob die Option Mit Spaltenüberschriften im Dialogfeld „Eigenschaft der

Tabellenansicht“ ausgewählt ist. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

4. Geben Sie einen Namen für die Tabelle ein.

Weitere Informationen über das Benennen von Feldern finden Sie unter „Benennen von Feldern“ auf

Seite 62.

Kapitel 3

|

Erstellen von Datenbanken 61

5. Um weitere Felder zu erstellen, klicken Sie auf + in der Spaltenüberschrift oder klicken Sie in den rechten

Rand.

Nach der letzten Spalte in der Tabelle wird eine neue Spalte angefügt.

6. Um den ersten Datensatz hinzuzufügen, klicken Sie unter die erste Spaltenüberschrift oder auf + im rechten Rand der Tabelle.

7. Geben Sie die Daten für Ihren Datensatz ein.

Informationen zu Aufgaben wie Löschen, Duplizieren und Sortieren von Datensätzen finden Sie unter

„Arbeiten mit Datensätzen in der Tabellenansicht“ auf Seite 28.

8. Fügen Sie Ihrer Datenbank weitere Datensätze und Felder hinzu.

FileMaker Pro speichert Änderungen an Ihren Daten, während Sie arbeiten. Um zu sehen, wie Ihre Daten in anderen Ansichten wirken, klicken Sie auf Formularansicht oder Listenansicht in der

Layoutleiste.

9. Sie können Feldoptionen wie Validierung oder Indizierung beim Definieren eines Felds oder zu einem

späteren Zeitpunkt festlegen. Weitere Informationen finden Sie unter „Festlegen von Feldoptionen“ auf

Seite 70.

Die vorherigen Schritte erstellen eine einfache Datei mit einer Tabelle. In der Tabellenansicht können Sie nur Felder in lokalen Dateien erstellen und ändern. Jedoch können Sie einfache und komplexe Dateien erstellen, indem Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Datenbank wählen und im

Dialogfeld „Datenbank verwalten“ arbeiten. Weitere Informationen finden Sie unter „Erstellen und Ändern von Feldern im Dialogfeld „Datenbank verwalten““ auf Seite 64.

Beachten Sie folgende Punkte:

1

Standardmäßig wird beim Wählen von Datei bzw. Ablage (Mac OS) > Neue Datenbank eine leere

Datenbank in der Tabellenansicht angezeigt. Wenn Sie die Standardeinstellung ändern und das

Dialogfeld „Datenbank verwalten“ bei jedem Erstellen einer neuen Datenbank öffnen möchten, wählen

Sie Bearbeiten > Einstellungen (Windows) bzw. FileMaker Pro > Einstellungen (Mac OS). Klicken Sie im Dialogfeld „Einstellungen“ auf das Register Allgemein und wählen Sie dann Verwenden Sie für die

Erstellung von Dateien das Dialogfeld „Datenbank verwalten“. (Beachten Sie, dass diese Option ungültig ist, wenn Sie eine Datenbank über das Schnellstart-Fenster erstellen. Beim Erstellen einer Datenbank mit dem Schnellstart-Fenster ist „Tabellenansicht“ der Standard.)

1

Um zu verhindern, dass Datensätze nach einem Feld sortiert werden, wenn Sie in der Tabellenansicht in die Spaltenüberschrift klicken, deaktivieren Sie Daten bei Auswahl der Spalte sortieren im Dialogfeld

„Eigenschaften der Tabellenansicht“. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

1

Sie können verhindern, dass neue Felder, die Sie erstellen, automatisch in das aktuelle Layout gesetzt werden, indem Sie Neu definierte Felder in akt. Layout aufnehmen im Dialogfeld „Einstellungen“ aktivieren. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

62 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Benennen von Feldern

Beachten Sie beim Benennen von Feldern die folgenden Richtlinien:

1

Feldnamen müssen eindeutig sein. Ein Feldname kann bis zu 100 Zeichen lang sein.

1

Verwenden Sie aussagekräftige Namen, die einen Rückschluss auf den Inhalt des Felds zulassen.

Vermeiden Sie Abkürzungen, Akronyme oder Wörter, die Verwirrung stiften könnten.

1

Verwenden Sie keine der folgenden Symbole und Wörter im Feldnamen:

1

, (Komma) + – * / ^ & = > < ( ) [ ] } „ ; (Semikolon) : (Doppelpunkt) :: (Beziehungsanzeige) $

(Variablenanzeige)

1

UND, ODER, XODER, NICHT oder der Name einer FileMaker Pro-Funktion

1

Wenn Sie ein Feld in einer Berechnungsformel verwenden wollen, darf der Feldname nicht mit einem

Leerzeichen, einem Punkt (.) oder einer Ziffer beginnen.

1

Verwenden Sie den Unterstrich (_) anstelle eines Leerzeichens, um die Beschränkungen bei ODBC

(Open Database Connectivity) oder JDBC (Java Database Connectivity), Export, Web Publishing und anderen Operationen zu umgehen.

1

Wenn Sie Daten mit einem anderen Programm austauschen, müssen Sie wissen, welche Einschränkungen bei der Feldbenennung zu beachten sind.

1

Wenn Sie FileMaker Pro-Daten über ODBC oder JDBC austauschen, dürfen die Feldnamen keine SQL-

Schlüsselwörter enthalten.

Auswählen eines Feldtyps

Wenn Sie ein Feld definieren, wählen Sie einen Feldtyp auf der Basis der Informationsart, die das Feld enthalten wird. Der Feldtyp bestimmt die Art der Daten, die eingegeben werden können, und die

Operationen, die FileMaker Pro mit den Daten ausführen kann. Wenn FileMaker Pro eine Aufgabe durchführt, z. B. Datensätze sortieren oder Berechnungen durchführen, ist der Feldtyp entscheidend für die Interpretation der Daten.

Aktivieren Sie diesen Feldtyp

Text

Zahl

Für folgende Felddaten

Pro Feldwiederholung bis zu 1 Milliarde an Buchstaben, Symbolen und/oder Zahlen als Text, beschränkt nur durch den verfügbaren Arbeitsspeicher und Festplattenplatz. Indiziert normalerweise auf der Basis der ersten 100 Zeichen jedes Worts oder Werts. Textfelder können Absatzende-Zeichen enthalten.

Werte bis zu 800 Ziffern oder andere Zeichen. Gleiches gilt für negative Werte. Zahlenfelder können auch

Boolesche Werte (0 oder 1) enthalten, um z. B. „wahr“, „falsch“, „ja“ oder „nein“ anzugeben.

Zahlenfelder können keine Absatzende-Zeichen enthalten.

Datum

Zeit

Zeitstempel

Medienfelder

Nur Datumswerte. Verwendet den Gregorianischen Kalender mit dem Bereich 1.1.0001...31.12.4000.

Die Reihenfolge von Tag, Monat und Jahr hängt von den Systemeinstellungen ab, mit denen die Datei erstellt wird.

Nur Zeitwerte. Ein Zeitfeld kann den Stunden-, Minuten- und Sekundenteil einer Zeitangabe enthalten.

Ein Zeitfeld kann eine negative Zeitdauer enthalten, z. B. -08:40:00.

Datumswerte und Uhrzeiten, die auf einen festen Punkt im Kalender verweisen. Beispiel: 25.10.2010

2:39:46.

1

Grafiken, Filme, Fotos, Bitmaps und Töne bis zu 4 GB pro Feld

1

Dokumente einschließlich Microsoft Word- oder Excel-Dateien, PDF-Dateien usw.

1

Multimedia-Dateitypen, die von QuickTime 7,5 unterstützt werden

1

Software

Kapitel 3

|

Erstellen von Datenbanken 63

Aktivieren Sie diesen Feldtyp

Formel

Statistik

Für folgende Felddaten

Ein Formelfeld speichert das Ergebnis einer Berechnung, die mit Daten im aktuellen Datensatz oder mit

Daten in Bezugsdatensätzen durchgeführt wurde. Die Formel kann Werte jedes Feldtyps berechnen. Als

Ergebnistyp ist Folgendes möglich: Text, Zahl, Datum, Uhrzeit, Zeitstempel oder Medien.

Der Wert eines Statistikfelds wird dadurch erzeugt, dass FileMaker Pro den Wert eines Felds in mehreren

Datensätzen derselben Tabelle analysiert.

Vertreter

David Michaels

David Michaels

David Michaels

David Michaels

Umsatzbericht

Artikel

ET3

ET4

ET1

ET5

Menge

1

1

2

3

Summe

29,95 ¬

32,25 ¬

73,90 ¬

98,85 ¬

Sophie Tang

Sophie Tang

Sophie Tang

Sophie Tang

ET6

ETz

ET2

Gesamt

234,95 ¬

2

5

2

64,50 ¬

12,50 ¬

25,00 ¬

Endsumme

Gesamt

102,00 ¬

336,95 ¬

Das Ergebnis eines

Statistikfelds wird dadurch erzeugt, dass der Wert eines

Felds in mehreren

Datensätzen analysiert wird.

Das Ergebnis eines Formelfelds wird dadurch erzeugt, dass Werte im aktuellen Datensatz oder in Bezugsdatensätzen berechnet werden.

Beachten Sie folgende Punkte:

1

Jeder Feldtyp, ausgenommen ein Statistikfeld, kann einen Variablenwert enthalten. Weitere

Informationen finden Sie unter „Optionen zur Speicherung und Indizierung“ auf Seite 74.

1

Verwenden Sie ausschließlich Datumsfelder (keine Text- oder Zahlenfelder) zum Speichern von

Datumsangaben. Um Fehlinterpretationen bei Datumsformaten zu vermeiden, sollten Sie immer vierstellige

Jahreszahlen verwenden.

1

Verwenden Sie Textfelder und keine Zahlenfelder für Postleitzahlen, Telefonnummern und andere Werte mit Nullen am Anfang oder Zeichen wie Bindestriche oder Klammern.

1

Datensätze lassen sich zwar nicht nach Medienfeldern durchsuchen oder sortieren, aber Sie können ein

Textfeld definieren und das Medienobjekt darin beschreiben oder kennzeichnen. Auf der Basis dieser

Beschreibung kann eine Suche oder Sortierung durchgeführt werden.

1

Informationen zur Änderung der Darstellung der Daten in Text-, Zahlen-, Datums-, Zeit- und

Zeitstempelfeldern finden Sie unter „Formatieren von Felddaten in einem Layout“ auf Seite 91.

64 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Erstellen und Ändern von Feldern

Sie definieren ein Feld, indem Sie einen Feldnamen eingeben und einen Feldtyp wählen. Anschließend wählen Sie die Feldoptionen. Damit legen Sie fest, wie die Daten in einem Feld interpretiert, eingegeben, berechnet, gespeichert und dargestellt werden. Die Gesamtheit der Feldeigenschaften wird als Felddefinition bezeichnet.

Produkt-ID

Artikelbezeichnung Jacke

Kategorie

Farben

ET14

Kleidung

Blau

Schwarz

Stückpreis

Rabatt

€52,50

€5,25

Diese Felder speichern Text.

Dieses Feld speichert mehrere Werte.

Dieses Feld speichert nur Zahlen.

Dieses Feld berechnet einen Wert basierend auf einem anderen Wert im Datensatz

(„Rabatt“ ist 10 % von „Stückpreis“.)

Informationen zum Einstellen von Optionen für Feldformate, die das Erscheinungsbild von Daten in einem

Layout steuern, finden Sie unter „Formatieren von Felddaten in einem Layout“ auf Seite 91.

Erstellen und Ändern von Feldern im Dialogfeld „Datenbank verwalten“

Wichtig

Eine Änderung des Feldtyps kann bewirken, dass Daten unwiderruflich gelöscht werden.

1. Wählen Sie bei geöffneter Datenbank Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Datenbank.

2. Klicken Sie im Dialogfeld „Datenbank verwalten“ auf das Register Felder.

Hier klicken, um nach Feldname oder Feldtyp zu sortieren

Feldnamen und Definitionen

Hier die Art der

Feldauflistung für das Dialogfeld wählen

Hier einen

Namen für ein neues Feld eingeben

Nach Eingabe des Feldnamens und

Auswahl des Feldtyps auf

„Erstellen“ klicken

Hier einen Feldtyp wählen

3. Wenn Ihre Datei mehrere Tabellen enthält, wählen Sie die gewünschte Tabelle aus der Liste Tabellen.

Sie sehen Tabellen aus der aktuellen Datei und etwaigen externen Bezugsdateien.

4. Geben Sie in Feldname einen Namen für das Feld ein.

Um den Namen eines Felds zu ändern, können Sie auch das Feld in der Liste auswählen und einen neuen

Namen in das Feld Feldname eingeben.

Weitere Informationen finden Sie unter „Benennen von Feldern“ auf Seite 62.

Kapitel 3

|

Erstellen von Datenbanken 65

5. Wählen Sie unter Typ einen Feldtyp.

Weitere Informationen finden Sie unter „Auswählen eines Feldtyps“ auf Seite 62.

Sie können eine Beschreibung des Felds in das Feld Kommentar eingeben.

Weitere Informationen über das Erstellen von Formelfeldern finden Sie unter „Erstellen von

Formelfeldern“ auf Seite 66. Weitere Informationen über das Erstellen von Statistikfeldern finden

Sie unter „Erstellen von Statistikfeldern“ auf Seite 68.

6. Klicken Sie auf Erstellen, wenn Sie ein neues Feld erstellen. Wenn Sie das Feld ändern, klicken Sie auf

Ändern.

7. Um Felder zu löschen, wählen Sie eines oder mehrere zu löschende Felder aus und klicken Sie auf

Löschen und klicken Sie dann noch einmal auf Löschen.

Wichtig

Sie sollten sich vor dem Löschen eines Felds vergewissern, dass Sie die enthaltenen Daten nicht mehr benötigen.

8. Um Optionen für das Feld zu definieren, klicken Sie auf Optionen.

Weitere Informationen finden Sie unter „Festlegen von Feldoptionen“ auf Seite 70.

Ziel

Automatische Eingabe in das Feld

Aktion im Dialogfeld „Optionen für Feld“

Klicken Sie auf das Register Automatische Eingabe, wählen Sie Optionen aus und

klicken Sie dann auf OK. Weitere Informationen finden Sie unter „Definieren von automatischer Dateneingabe“ auf Seite 71.

Sicherstellen, dass das Feld korrekte

Werte enthält

Klicken Sie auf das Register Überprüfung, wählen Sie die Optionen aus und klicken Sie

dann auf OK. Weitere Informationen finden Sie unter „Definieren der Feldüberprüfung“ auf Seite 72.

Wichtig

Um Verwechslungen bei der Verwendung von Datumsformaten in

FileMaker Pro zu vermeiden, legen Sie Optionen zur Überprüfung des Felds fest.

Damit stellen Sie sicher, dass nur vierstellige Jahreszahlen eingegeben werden.

Definieren des Felds als

Wiederholfeld

Klicken Sie auf das Register Speicher und aktivieren Sie die Option Wiederholfeld mit maximal. Geben Sie die Anzahl der Wiederholungen (bis zu 1000) ein und klicken Sie auf OK. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

Optionen zur Indizierung des Felds aktivieren

Klicken Sie auf das Register Speicher, aktivieren Sie die Optionen und klicken Sie dann auf OK.

Festlegen, dass das Feld einen Wert für alle Datensätze in der Datei verwendet

Klicken Sie auf das Register Speicher, aktivieren Sie Globale Speicherung verwenden und klicken Sie dann auf OK.

Verknüpfen des übergeordneten

Datumsfelds und des untergeordneten

Furigana-Felds, so dass bei der Eingabe von Kanji-Zeichen in das

übergeordnete Feld die entsprechende

Schreibung im untergeordneten

Furigana-Feld erscheint.

Klicken Sie auf das Register Furigana, aktivieren Sie Furigana-Feld verwenden, das

Furigana-Feld und das Kana-Eingabeformat und klicken Sie dann auf OK.

Hinweis

Diese Option ist für Textfelder verfügbar und wenn Ihr Betriebssystem für die

Unterstützung von japanischer Texteingabe konfiguriert ist.

9. Definieren oder ändern Sie weitere Felder oder klicken Sie auf OK.

66 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

So erstellen und ändern Sie Felder in der Tabellenansicht:

Wichtig

Eine Änderung des Feldtyps kann bewirken, dass Daten unwiderruflich gelöscht werden.

1. Klicken Sie bei geöffneter Datenbank im Blätternmodus auf Tabellenansicht

in der Layoutleiste.

2. Erstellen Sie neue Felder oder ändern Sie vorhandene Felder.

Ziel

Feld erstellen

Feldnamen ändern

Feldtyp wählen

Feldoptionen festlegen

Aktion in der Tabellanansicht

Um das erste Feld zu erstellen, klicken Sie in der ersten Spaltenüberschrift auf Feld erstellen. Um weitere Felder zu erstellen, klicken Sie auf + in der Spaltenüberschrift oder klicken Sie in den rechten Rand.

Doppelklicken Sie auf die Spaltenüberschrift für das Feld, das Sie umbenennen möchten, und geben Sie dann den neuen Namen ein. Weitere Informationen finden Sie

unter „Benennen von Feldern“ auf Seite 62.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Spaltenüberschrift und wählen Sie dann eine Option für Feldtyp. Weitere Informationen zu Feldtypen finden Sie unter

„Auswählen eines Feldtyps“ auf Seite 62.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Spaltenüberschrift und wählen Sie dann

Feldoptionen. Weitere Informationen finden Sie unter „Festlegen von Feldoptionen“ auf Seite 70.

Feld löschen

Weitere Felder anzeigen oder Felder ausblenden

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Spaltenüberschrift und wählen Sie dann

Feld löschen.

Wichtig

Sie sollten sich vor dem Löschen eines Felds vergewissern, dass Sie die enthaltenen Daten nicht mehr benötigen.

Klicken Sie in der Layoutleiste auf Ändern und verwenden Sie die Optionen im

Dialogfeld „Tabellenansicht ändern“. Oder klicken Sie mit der rechten Maustaste in eine Spaltenüberschrift und wählen Sie Feld ausblenden, um das ausgewählte Feld auszublenden.

Zur Anzeige eines vorhandenen Felds in der Tabellenansicht klicken Sie mit der rechten Maustaste auf + in der Spaltenüberschrift und wählen Sie dann ein Feld aus der Liste der bestehenden Felder.

Informationen zum Arbeiten mit Datensätzen in der Tabellenansicht (z. B. Hinzufügen, Löschen und Sortieren

von Datensätzen) finden Sie unter „Arbeiten mit Datensätzen in der Tabellenansicht“ auf Seite 31.

Informationen zum Anzeigen von Daten in der Tabellenansicht (z. B. Umstellen von Spalten und Festlegen

der Spaltenbreite) finden Sie unter „Anzeigen von Daten in der Tabellenansicht“ auf Seite 30.

Erstellen von Formelfeldern

1. Folgen Sie zur Erstellung eines Formelfelds den Schritten 1 bis 5 unter „Erstellen und Ändern von

Feldern im Dialogfeld „Datenbank verwalten““ auf Seite 64.

2. Wählen Sie Formel als Typ des Felds, und klicken Sie dann auf Erstellen.

3. Wählen Sie im Dialogfeld „Formel angeben“ bei Bedarf für Diese Formel evaluieren im Kontext von eine

Tabelle aus der Liste.

Das Festlegen eines Kontexts für eine Formel ist nur erforderlich, wenn Sie ein Formelfeld in einer

Quelltabelle anlegen, die mehrmals im Beziehungsdiagramm vorkommt. Die Quelltabelle ist die

Tabelle, die im Register Tabellen des Dialogfelds „Datenbank verwalten“ definiert ist. Die getroffene

Auswahl kann das Ergebnis der Formel beeinflussen, insbesondere wenn Ihre Formel Felder in

Bezugstabellen verwendet.

Kapitel 3

|

Erstellen von Datenbanken 67

4. Erstellen Sie eine Formel für die gewünschte Berechnung.

Klicken Sie im Formeleingabefeld an die Stelle, an der der Feldverweis erscheinen soll, und führen Sie dann die folgenden Schritte durch: Sie können die Formel auch direkt in das Feld schreiben.

Hinzufügen

Einen Feldverweis

Einen arithmetischen Operator oder

Textoperator

Aktion

Doppelklicken Sie auf einen Feldnamen in der Liste der Feldnamen.

Um die Feldnamen aus einer anderen Tabelle zu sehen, wählen Sie eine Tabelle aus der

Tabellenliste.

Klicken Sie im Tastenblock im Dialogfeld auf einen Operator. (Anführungszeichen und

Klammern werden paarweise in die Formel kopiert, wobei sich die Einfügemarke zwischen den Anführungszeichen/Klammern befindet.)

Wählen Sie den Operator aus der Liste Operatoren.

Einen Vergleichs- oder logischen

Operator oder einen Exponenten

Eine Konstante

Funktion

Geben Sie den Wert ein. Eine Konstante kann Text, Zahl, Datum oder Zeit sein.

Verwenden Sie Datumskonstanten mit den Funktionen „Datum“ und „LiesAlsDatum“,

Zeitkonstanten mit den Funktionen „Zeit“ und „LiesAlsZeit“ und Zeitstempelkonstanten mit den Funktionen „ZeitStempel“ und „LiesAlsZeitstempel“.

Textkonstanten können maximal 29998 Zeichen umfassen.

Doppelklicken Sie in der Funktionenliste auf eine Funktion (eine vordefinierte, benannte Formel, die eine spezielle Berechnung durchführt und einen eindeutigen einzelnen Wert liefert). Ersetzen Sie im Formeleingabefeld den Platzhalter durch den gewünschten Wert bzw. Ausdruck.

Vorgehensweisen für die Arbeit mit Formeln und ein Überblick über alle FileMaker Pro-Funktionen

(alphabetisch oder nach Kategorie sortiert) sind in der Hilfe verfügbar.

5. Wählen Sie Optionen zur Berechnung des Felds.

Hier die Tabelle wählen, in der die

Formel berechnet wird

Wählen Sie hier arithmetische

Operatoren und Textoperatoren

Wählen Sie hier Vergleichsoperatoren und logische Operatoren

Wählen Sie hier die Art der Funktionsauflistung

Hier eine Tabelle aus der Liste wählen

Wählen Sie hier

Feldverweise Wählen Sie hier

Funktionen.

Formeleingabefeld

Einen Ergebnistyp für die Formel auswählen

Hier Optionen für Indizierung und Ergebnisspeicherung auswählen

Klicken, um die Online-

Hilfe für das Definieren von Formeln anzuzeigen

Nur berechnen, wenn mindestens ein Feld in der

Formel einen Wert enthält.

Das berechnete Feld als

Wiederholfeld definieren

68 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Ziel

Den Feldtyp für das Ergebnis festlegen

Aktion

Wählen Sie einen Datentyp aus dem Einblendmenü Ergebnistyp <Wert>. Wählen Sie den korrekten Ergebnistyp für das gewünschte Ergebnis. Weitere Informationen finden

Sie unter „Auswählen eines Feldtyps“ auf Seite 62.

Aktivieren Sie Anzahl der Wiederholungen und geben Sie die gewünschte Anzahl ein.

Ein berechnetes Feld als

Wiederholfeld definieren

Berechnung verhindern, auch wenn alle verwendeten Felder leer sind

Aktivieren Sie die Option Nicht auswerten, wenn verwendete Felder leer sind.

Wenn diese Option aktiviert ist, berechnet FileMaker Pro eine Formel nicht, falls alle von der Formel verwendeten Felder leer sind.

6. Um Optionen für Indizierung und globale Speicherung des Felds zu wählen, klicken Sie auf

Speicheroptionen, aktivieren Sie die gewünschten Optionen im Dialogfeld „Speicheroptionen“ und klicken Sie dann auf OK.

7. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld „Formel angeben“ zu schließen.

8. Definieren Sie weitere Felder oder klicken Sie auf OK.

Hinweis

Wenn Ihre FileMaker Pro-Datei auf Daten von externen ODBC-Datenquellen zugreift, können Sie

Ergänzungsfelder hinzufügen, um Formeln anzugeben, die externe Daten verwenden. Weitere Informationen

finden Sie unter „Verwenden von Ergänzungsfeldern“ auf Seite 70.

Weitere Informationen zum Erstellen oder Ändern von Formelfeldern oder Verwenden von Kontext in Formeln finden Sie in der Hilfe.

Erstellen von Statistikfeldern

Verwenden Sie ein Statistikfeld, um Werte wie Zwischensummen, Mittelwerte oder Endsummen über mehrere Datensätze hinweg zu berechnen. Beispiel: Ein Statistikfeld in einem Bericht zeigt den

Gesamtumsatz aus allen Umsatzzahlen des Monats Mai.

Mithilfe des Assistenten für neues Layout können Sie einen Bericht mit gruppierten Daten (Werte in einem

Statistikfeld) erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter „Erstellen von Layouts und Berichten“ auf

Seite 76.

Tipp

Sie können die Tabellenansicht im Blätternmodus verwenden, um einen dynamischen Bericht zu erstellen, der Daten nach einem Feld gruppiert, Zwischensummen für ein Feld anzeigt oder Zwischensummen für eine Gruppe von Daten erstellt. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

Der Wert in einem Auswertungsfeld ist abhängig von der Position des Auswertungsfelds im Layout, von der

Anzahl der aufgerufenen Datensätze, vom Sortierstatus der Datensätze und dem gewählten

Bearbeitungsmodus.

Wenn Sie ein Layout mit einem Statistikfeld ändern wollen, sollten Sie mit Layoutbereichen vertraut sein,

um unerwünschte Ergebnisse zu vermeiden (siehe „Arbeiten mit Bereichen in einem Layout“ auf Seite 98).

1. Folgen Sie zur Erstellung eines Statistikfelds den Schritten 1 bis 5 unter „Erstellen und Ändern von

Feldern im Dialogfeld „Datenbank verwalten““ auf Seite 64.

2. Wählen Sie Statistik als Typ des Felds und klicken Sie dann auf Erstellen.

Kapitel 3

|

Erstellen von Datenbanken 69

3. Legen Sie im Dialogfeld „Optionen für Statistikfeld“ den gewünschten Auswertungstyp fest und wählen

Sie dann das Feld, das ausgewertet werden soll.

Wählen Sie

Summe von

Mittelwert von

Anzahl von

Minimum

Maximum

Standardabweichung von

Anteil an Endsumme von

Um in einem Feld Werte zu gefundenen Datensätzen zusammenzufassen

Berechnung der Summe aller Werte in dem Feld

Berechnung des Mittelwerts aller Werte in dem Feld

Zählung der Datensätze, die einen Wert für das betreffende Feld enthalten. Wenn ein Feld beispielsweise 100 Werte enthält (einen Wert pro Datensatz), lautet das Ergebnis der

Zählung „100“.

Suche nach der niedrigsten Zahl oder dem frühesten Datum, der frühesten Uhrzeit bzw. dem frühesten Zeitstempel für ein Feld

Suche nach der höchsten Zahl oder dem spätesten Datum, der spätesten Uhrzeit bzw. dem spätesten Zeitstempel für ein Feld

Bestimmung, wie sehr sich die Werte in einem Feld voneinander unterscheiden. Mit dieser

Option wird die Standardabweichung vom Mittelwert der für ein Feld vorhandenen Werte berechnet. (Die Formel ist nach n-1 gewichtet, in Anlehnung an die Berechnung der

Standardabweichung in der Statistik.)

Ermittelt das Verhältnis des Feldwerts zur Endsumme aller Werte in diesem Feld. Sie können z. B. den Anteil der einzelnen Verkäufer an den Gesamtverkaufszahlen ermitteln.

Hier einen

Auswertungstyp

Hier eine Option für den

Auswertungstyp wählen

Die Summe oder die

Anzahl neu beginnen

Hier das Feld wählen, das die Statistik berechnen soll

Hier eine Option für das Auswerten von

Wiederholungen wählen

4. Wählen Sie eine für den Auswertungstyp anwendbare Statistikoption.

Welche Optionen zur Verfügung stehen, hängt vom gewählten Auswertungstyp ab.

Auswertungstyp

Summe von

Mittelwert von

Anzahl von

Auswählen

Laufende Summe

Ziel

Den kumulativen Wert für den aktuellen Datensatz und alle vorhergehenden Datensätze anzeigen. Um die laufende

Summe für jede sortierte Gruppe neu zu beginnen, wählen Sie auch Ergebnis für jede sortierte Gruppe neu beginnen. Wählen

Sie dann aus der Feldliste das Feld aus, von dem aus die

Sortierung neu begonnen wird.

Gewichteter Mittelwert. Wählen

Sie in der Feldliste das Feld aus, das den Gewichtungsfaktor enthält.

Den Mittelwert für ein Feld festlegen, wobei eine Gewichtung nach dem Wert in einem anderen Feld erfolgt

Laufende Anzahl Den kumulativen Wert für den aktuellen Datensatz und alle vorhergehenden Datensätze anzeigen. Um die laufende

Anzahl für jede sortierte Gruppe neu zu beginnen, wählen Sie auch Ergebnis für jede sortierte Gruppe neu beginnen. Wählen

Sie dann aus der Feldliste das Feld aus, von dem aus die

Sortierung neu begonnen wird.

70 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Auswertungstyp Auswählen

Standardabweichung von Nach Gesamtheit

Anteil an Endsumme von Laufend. Wählen Sie in der

Feldliste ein Feld für die

Zwischenergebnisse. (Zurück im

Blätternmodus sortieren Sie die

Datensätze nach diesem Feld, um den Wert korrekt zu berechnen.)

Ziel

Berechnet die Standardabweichung von einer Gesamtheit, wobei die Formel nach n gewichtet ist.

Definiert, nach welcher Gruppe sortiert wird.

5. Wählen Sie ggf. eine Option für die Auswertung eines Wiederholfelds.

Auswählen

Alle zusammen

Einzeln

Ziel

Berechnen eines einzigen Ergebniswerts für alle Wiederholungen des Felds

Berechnen eines Ergebniswerts für jede Wiederholung

6. Klicken Sie auf OK.

7. Definieren Sie weitere Felder oder klicken Sie auf OK.

Hinweis

Wenn Ihre FileMaker Pro-Datei auf Daten von externen ODBC-Datenquellen zugreift, können Sie

Ergänzungsfelder hinzufügen, um Statistikfelder anzugeben, die externe Daten verwenden. Weitere

Informationen finden Sie im folgenden Abschnitt.

Verwenden von Ergänzungsfeldern

Wenn Ihre FileMaker Pro-Datei auf Daten von externen ODBC-Datenquellen zugreift, können Sie

Ergänzungsfelder verwenden, um ungespeicherte Formel- und Statistikergebnisse anzugeben, die ODBC-

Daten verwenden. Da Sie FileMaker Pro nicht verwenden können, um das Schema einer externen ODBC-

Datenbank zu ändern, sind Ergänzungsfelder die einzigen Felder, die Sie externen Tabellen hinzufügen können.

Weitere Informationen zum interaktiven Zugriff und der Arbeit mit SQL-Daten finden Sie unter „Arbeiten mit externen Datenquellen“ auf Seite 133. Weitere Informationen zur Verwendung von Ergänzungsfeldern

finden Sie in der Hilfe.

Festlegen von Feldoptionen

Sie können Feldoptionen beim Definieren eines Felds oder zu einem späteren Zeitpunkt festlegen.

Sie können Optionen festlegen für:

1

Eingabe von Standarddaten in ein Feld

1

Überprüfung der Daten anhand festgelegter Kriterien

1

Definieren eines Felds als Wiederholfeld

1

Erstellen eines Index

1

Speichern eines Variablenwerts

1

Furigana-Felder (nur Felder für japanische Sprache)

Kapitel 3

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Erstellen von Datenbanken 71

Mithilfe von Feldoptionen können Sie die Genauigkeit und Konsistenz Ihrer Daten sicherstellen. Beispiel:

Wenn Sie Frnkreich anstatt Frankreich in das Feld „Land“ eingeben und anschließend nach Datensätzen mit dem Wert „Frankreich“ suchen, findet FileMaker Pro den Datensatz nicht. Um sicherzustellen, dass alle

Ländernamen korrekt eingegeben werden, definieren Sie eine Werteliste mit den betreffenden Ländernamen und aktivieren dann die Überprüfungsoption Aus Werteliste für das Feld. Der Wert, den Sie in das Feld eingeben, muss mit einem Wert in der Werteliste übereinstimmen.

Sie können Feldoptionen festlegen, während Sie in der Tabellen-, Formular- oder Listenansicht arbeiten.

Informationen zu Wertelisten finden Sie unter „Einrichten von Markierungsfeldern und anderen

Steuerelementen in einem Layout“ auf Seite 89. Informationen zur Definition von Optionen für

Statistikfelder finden Sie unter „Erstellen von Statistikfeldern“ auf Seite 68.

Definieren von automatischer Dateneingabe

So legen Sie fest, dass in jedem Datensatz automatisch ein Standardwert in ein Feld eingegeben wird:

1. Führen Sie bei geöffneter Datenbank einen der folgenden Schritte aus:

1

Wenn Sie in der Tabellenansicht arbeiten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Feldnamen und wählen Sie dann Feldoptionen. Fahren Sie mit Schritt 5 fort.

1

Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Datenbank.

2. Klicken Sie im Dialogfeld „Datenbank verwalten“ auf das Register Felder.

3. Wenn Ihre Datei mehrere Tabellen enthält, wählen Sie die gewünschte Tabelle aus der Liste Tabellen.

4. Doppelklicken Sie in der Feldliste auf ein Feld, das Sie definieren möchten.

5. Klicken Sie im Dialogfeld „Optionen für Feld“ auf das Register Automatische Eingabe und aktivieren

Sie die gewünschten Optionen. (Welche Optionen verfügbar sind, hängt vom jeweiligen Feldtyp ab.)

Ziel Aktion

Datum, Uhrzeit, Zeitstempel, Benutzername oder

Kontoname eingeben, wenn ein Datensatz geändert oder erstellt wird

Aktivieren Sie Erstellung oder Änderung und wählen Sie dann eine Option aus der Liste.

Jedem Datensatz eine eindeutige, fortlaufende

Nummer zuweisen

Wert aus vorherigem Datensatz eingeben

Ihre Daten einfügen

Aktivieren Sie Fortlaufende Nummer. Aktivieren Sie Bei Erstellung, um die

Nummer zuzuweisen, wenn ein Datensatz erstellt wird. Aktivieren Sie Bei

Bestätigung, um die Nummer zuzuweisen, wenn ein Datensatz bestätigt wird. Geben Sie dann in das Feld Nächster Wert einen Anfangswert (z. B.

1001) und in das Feld „Intervall“ einen Intervallwert ein.

Wählen Sie Wert aus zuletzt besuchtem Datensatz.

Das Ergebnis einer Berechnung in das Feld eintragen

Einen Wert aus einem Feld in derselben oder einer anderen Tabelle oder Datei eingeben

Aktivieren Sie Daten und geben Sie die gewünschten Informationen ein

(max. 255 Zeichen).

Aktivieren Sie Berechneter Wert und definieren Sie die Formel im

Dialogfeld „Formel angeben“. Klicken Sie dann auf OK. Weitere

Informationen zum Dialogfeld „Formel angeben“ finden Sie unter

„Erstellen von Formelfeldern“ auf Seite 66.

Aktivieren Sie Vorhandenen Feldwert nicht ersetzen (falls vorhanden), damit keine bereits vorhandenen Daten überschrieben werden.

Aktivieren Sie Referenzwert und klicken Sie dann auf OK. Weitere

Informationen finden Sie unter „Erstellen von Referenzen“ auf Seite 118.

72 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Ziel Aktion

Änderung eines automatisch eingegebenen Werts durch Benutzer verhindern

Aktivieren Sie Keine Veränderung des Werts bei der Dateneingabe.

Automatische Eingabe deaktivieren Deaktivieren Sie alle Kontrollkästchen.

Klicken Sie auf

Automatische

Eingabe.

Wählen Sie

Optionen für die

Eingabe von

Standardwerten in das Feld aus.

6. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld „Optionen für Feld“ zu schließen, oder klicken Sie auf ein anderes

Register, um weitere Feldoptionen festzulegen.

Definieren der Feldüberprüfung

Durch die Auswahl von Überprüfungsoptionen stellen Sie sicher, dass nur korrekte Daten in ein Feld eingegeben werden. Bei Eingabe fehlerhafter Daten zeigt FileMaker Pro eine Meldung an.

Wichtig

Um Verwechslungen bei der Verwendung von Datumsformaten in FileMaker Pro zu vermeiden, legen Sie Optionen zur Überprüfung des Datumsfelds fest. Damit stellen Sie sicher, dass nur vierstellige

Jahreszahlen eingegeben werden.

1. Führen Sie mit bei geöffneter Datenbank einen der folgenden Schritte aus:

1

Wenn Sie in der Tabellenansicht arbeiten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Feldnamen und wählen Sie dann Feldoptionen. Fahren Sie mit Schritt 5 fort.

1

Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Datenbank.

2. Klicken Sie im Dialogfeld „Datenbank verwalten“ auf das Register Felder.

3. Wenn Ihre Datei mehrere Tabellen enthält, wählen Sie die gewünschte Tabelle aus der Liste Tabellen.

4. Doppelklicken Sie in der Feldliste auf ein Feld, das Sie definieren möchten.

5. Klicken Sie im Dialogfeld „Optionen für Feld“ auf das Register Überprüfung.

Kapitel 3

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Erstellen von Datenbanken 73

6. Legen Sie fest, wie FileMaker Pro auf ungültige Werte reagiert.

Wählen Sie unter Daten in diesem Feld überprüfen die Option Immer für ständige Feldüberprüfung oder

Nur bei der Dateneingabe, um die Überprüfung nur dann durchzuführen, wenn Daten eingegeben werden. Deaktivieren Sie Benutzer darf Überprüfung bei Dateneingabe umgehen, wenn Sie Benutzer daran hindern wollen, ungültige Daten einzugeben.

7. Aktivieren Sie Überprüfungsoptionen für das Feld.

Ziel

Dieses Feld muss eine Zahl enthalten

Auswählen

Feldtyp und wählen Sie dann Nur numerisch aus der Liste.

Das Feld muss ein Datum enthalten, wobei Tag und Monat als

Ziffern dargestellt und eine vierstellige Jahreszahl angezeigt wird (z. B. 12.05.2010)

Strenger Datentyp und wählen Sie dann Vierstellige

Jahreszahl aus der Liste.

Das Feld muss eine Uhrzeit enthalten, wobei für Stunde und

Minuten numerische Werte zwischen 00:00 und 23:59 angegeben werden (die Angabe der Sekunden ist optional).

Das Feld darf nicht leer sein.

Strenger Datentyp und wählen Sie dann Uhrzeit aus der Liste.

Nicht leer

Eindeutiger Wert

Das Feld darf keinen Wert duplizieren, der sich in anderen

Datensätzen in diesem Feld befindet.

Das Feld stimmt mit einem anderen Wert im selben Feld eines anderen Datensatzes überein.

Vorhandener Wert

Der Wert muss sich in der angegebenen Werteliste befinden.

Aus Werteliste und wählen Sie dann eine bestehende

Werteliste aus oder definieren Sie eine neue.

Das Feld liegt in einem bestimmten Bereich von Buchstaben,

Zahlen, Datumswerten oder Zeitangaben.

Im Bereich von/bis und geben Sie den oberen und unteren

Grenzwert ein.

Der Wert muss mit dem Ergebnis einer Berechnung

übereinstimmen.

Überprüfung durch Berechnung und geben Sie eine Formel in das Dialogfeld „Formel angeben“ ein. Aktivieren oder deaktivieren Sie Nur berechnen bei Feldänderung. Klicken

Sie dann auf OK.

Das Ergebnis muss ein Boolescher Wert sein – wahr oder falsch. Das Ergebnis ist wahr, wenn das Ergebnis eine beliebige Zahl außer Null ist, jedes andere Ergebnis (null, keine Daten, nicht nummerische Daten) ist falsch.

Weitere Informationen zum Dialogfeld „Formel angeben“

finden Sie unter „Erstellen von Formelfeldern“ auf Seite 66.

Der Inhalt des Felds darf die angegebene Anzahl an Zeichen nicht überschreiten.

Maximale Anzahl von Zeichen und geben Sie dann die maximal erlaubte Anzahl ein.

74 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

„Überprüfung“ wählen.

Optionen zur

Überprüfung des

Felds festlegen.

8. Um eine spezielle Meldung anzuzeigen, wenn Daten nicht den Überprüfungsanforderungen entsprechen, aktivieren Sie Eigene Meldung zeigen, wenn Überprüfung fehlerhaft und geben Sie bis zu 255 Zeichen ein.

9. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld „Optionen für Feld“ zu schließen, oder klicken Sie auf ein anderes

Register, um weitere Feldoptionen festzulegen.

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

Optionen zur Speicherung und Indizierung

FileMaker Pro stellt Optionen zur Indizierung von Feldern und zur Speicherung von berechneten

Ergebnissen zur Verfügung. Sie können:

1

Einen neuen Index erstellen. Ein Index enthält eine Liste der Werte eines Felds. Ein Index kann Suchabfragen erheblich beschleunigen. FileMaker Pro benötigt für die Indizierung jedoch zusätzlichen Speicherplatz auf der

Festplatte. Sie können Text-, Zahlen-, Datums-, Zeit- und Zeitstempelfelder indizieren. Sie können auch

Formelfelder indizieren, wenn das Feld den Ergebnistyp Text, Zahl, Datum, Zeit oder Zeitstempel liefert.

1

Das Ergebnis eines Formelfelds in Ihrer Datenbank speichern oder FileMaker Pro anweisen, die

Berechnung der Formel nur bei Bedarf auszuführen (nicht gespeichertes Ergebnis). Durch die

Speicherung von Ergebnissen sparen Sie zwar Zeit, Sie benötigen jedoch zusätzlichen Speicherplatz auf der Festplatte. Sie können Speicheroptionen für Text-, Zahlen-, Datums-, Zeit-, Zeitstempel- und

Formelfelder festlegen.

1

Ein beliebiges Feld (außer einem Statistikfeld) so einstellen, dass es einen einzigen Wert für alle

Datensätze in einer Datei verwendet, wenn Sie Globale Speicherung verwenden im Register Speicher des Dialogfelds „Optionen für Feld“ aktivieren. Felder, für die globale Speicherung definiert ist, werden auch als Variablenfelder bezeichnet.

Kapitel 3

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Erstellen von Datenbanken 75

.

Auf „Speicher“ klicken

Speicheroption für das Feld wählen

Weitere Informationen zum Festlegen von Feldoptionen finden Sie in der Hilfe.

Erstellen von Datenbanktabellen

Verwenden Sie Datenbanktabellen, um Ihre Daten zu organisieren und nach einem gemeinsamen Merkmal oder Prinzip zu gruppieren. Ihre Datenbank kann so viele Tabellen enthalten, wie Sie für die Organisation

Ihrer Daten benötigen.

FileMaker Pro speichert nicht nur die Daten in Tabellen, sondern verwendet Tabellen auch, um Beziehungen im Beziehungsdiagramm zu beschreiben und den Kontext für Layouts und einige Berechnungen zu erstellen.

In FileMaker Pro ist der Kontext der Ausgangspunkt, an dem Formeln und Scripts beginnen und von dem aus eine Beziehung im Beziehungsdiagramm berechnet wird.

Beim Anlegen einer neuen Datei erstellt FileMaker Pro automatisch die erste Tabelle und das erste Layout.

Die Tabelle und das Layout erhalten denselben Namen wie die Datei.

Sie erstellen zusätzliche Tabellen im Dialogfeld „Datenbank verwalten“.

1. Wählen Sie bei geöffneter Datenbank Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Datenbank.

2. Klicken Sie im Dialogfeld „Datenbank verwalten“ auf das Register Tabellen.

Einen Namen für die Tabelle eingeben

76 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

3. Geben Sie im Dialogfeld Tabellenname einen Namen für die Tabelle ein und klicken Sie auf Erstellen.

Die Tabelle kann umbenannt oder gelöscht werden. Tabellen, die Sie einer Datei hinzufügen, werden automatisch im Beziehungsdiagramm angezeigt.

4. Fahren Sie mit dem Definieren von Tabellen fort oder klicken Sie auf das Register Felder, um Felder zu definieren.

Weitere Informationen zu Beziehungen, Tabellen und dem Beziehungsdiagramm finden Sie in Kapitel 4,

„Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien“.

Erstellen von Layouts und Berichten

FileMaker Pro-Layouts legen das Erscheinungsbild der Daten fest, wenn sie angezeigt, gedruckt, zu einem

Bericht zusammengefasst, gesucht und eingegeben werden. Layouts speichern keine Daten – sie zeigen sie nur an. Layouts werden gelegentlich Berichte genannt, insbesondere in gedruckter Form.

Sie können beliebig viele Layouts für eine Datei anlegen (z. B. Layouts für Dateneingabe, Statistiken oder

Drucken von Adressetiketten). Sie können ein Layout ändern, ohne Ihre Daten oder andere Layouts für die

Datei zu beeinflussen. Layouts können bestimmte Felder enthalten und andere ausschließen. Wenn Sie die

Daten in einem Feld ändern (im Blätternmodus), werden die Änderungen in diesem Feld für den gleichen

Datensatz in allen Layouts der Datei reflektiert.

Einblendmenü „Layout“ Schaltflächen: Verwenden, um Aufgaben zu automatisieren.

Bereiche: Kopf- und

Fußbereiche,

Datenbereich und

Bereiche für Zwischen- oder Gesamtergebnis verwenden, um ein

Layout in zweckgebundene

Bereiche zu gliedern.

Felder: Dienen der

Eingabe und Anzeige von Daten.

Layouttext: Wird für

Überschriften,

Spaltentitel, Feldnamen,

Anweisungen und

Serienbriefe verwendet.

Einblendmenü „Modus“

Beim Erstellen einer Datenbankdatei (ohne eine FileMaker Pro-Vorlage) legt FileMaker Pro automatisch ein Standardlayout für die erste Tabelle in der Datei und für jede neu hinzugefügte Tabelle an, die Felder enthält.

Kapitel 3

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Erstellen von Datenbanken 77

Registersteuerelemente eignen sich hervorragend, um Daten zu organisieren. In einer Personaldatenbank könnten Sie z. B. Registerfelder für das Mitarbeiterfoto, die Stellenbeschreibung und die Finanzdaten erstellen.

Um ein Registersteuerelement zu erstellen, wählen Sie im Layoutmodus Einfügen > Registersteuerelement oder klicken auf das Registersteuerelement-Werkzeug. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

Registersteuerelement-Werkzeug

Klicken Sie, um zu einem anderen

Registerfeld zu wechseln.

Registersteuerelement

Sie erstellen zusätzliche Layouts, indem Sie in den Layoutmodus wechseln und den Assistenten für neues

Layout verwenden, der Sie abhängig von den gewählten Optionen durch den Vorgang führt. Die Layouttypen eignen sich für verschiedene Zwecke, z. B. zum Anzeigen eines Eingabebildschirms oder zum Drucken von

Umsatzberichten oder Adressetiketten. Sie können jedes Layout mithilfe der Designwerkzeuge, die im

Layoutmodus verfügbar sind, weiter anpassen.

Wichtig

FileMaker Pro berücksichtigt den ausgewählten Drucker sowie die Druckoptionen und das

Seitenformat bei der Berechnung von Rändern und anderen Abmessungen im Layout. Drucker und

Druckoptionen hängen vom verwendeten Drucker und der Systemsoftware ab. Weitere Informationen finden Sie in Ihrer Drucker- und Systemdokumentation

.

Beachten Sie folgende Punkte:

1

Gewöhnlich ist es einfacher, die gewünschten Felder für ein Layout zu erstellen, bevor Sie den

Assistenten für neues Layout starten (siehe „Erstellen und Ändern von Feldern“ auf Seite 64). Jedoch

können Sie auch Felder im Assistenten für neues Layout erstellen.

1

Wenn Sie das neue Layout in Querformat oder einem speziellen Papierformat drucken wollen, wählen

Sie als Erstes im Blättern- oder Layoutmodus Datei > Drucker einrichten (Windows) bzw.

Ablage > Papierformat (Mac OS). Bestätigen Sie dann die Ausrichtung und die Papiereinstellungen und klicken Sie auf OK. Geänderte Einstellungen für „Drucker einrichten“ und „Papierformat“ beeinflussen alle übrigen Layouts in der aktuellen Datei, d. h., Sie müssen diese Einstellungen eventuell später ändern, um andere Layouts korrekt zu drucken.

1

Sie können die Layouts und Layoutordner in Ihrer Datenbank bequem mithilfe des Dialogfelds „Layouts verwalten“ verwalten. Beispielsweise können Sie Layouts und Ordner hinzufügen, löschen und duplizieren, mehrere Layouts öffnen und die Reihenfolge ändern, in der Layouts und Ordner im Layout-

Einblendmenü angezeigt werden. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

78 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

So erstellen Sie ein Layout:

1. Wählen Sie im Blätternmodus Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Layouts und klicken Sie auf Neu. Klicken Sie im Layoutmodus auf Neues Layout/Neuer Bericht in der

Statussymbolleiste.

Sie sehen den Assistenten für neues Layout, eine Serie von Fenstern, die Ihnen bei der Erstellung des im ersten Fenster gewählten Layouttyps helfen.

2. Wenn die Datei mehrere Tabellen enthält, wählen Sie die Tabelle aus, deren Datensätze in diesem Layout angezeigt werden sollen, und geben Sie dem Layout einen Namen.

3. Folgen Sie den Anweisungen am Bildschirm, um den im ersten Fenster gewählten Layouttyp zu erstellen.

Eine Beschreibung der einzelnen Layouttypen, die Sie mit dem Assistenten erstellen können, finden Sie

im nächsten Abschnitt, „Erläuterung von Layouttypen“.

4. Wenn Sie die Serie von Fenstern ausgefüllt haben, klicken Sie auf Fertig stellen.

Sie können das neue Layout sofort verwenden oder es mithilfe der Werkzeuge und Befehle im Layoutmodus

weiter bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie unter „Arbeiten mit Objekten in einem Layout“ auf

Seite 83 und „Arbeiten mit Feldern in einem Layout“ auf Seite 87.

Erläuterung von Layouttypen

Die folgenden Abschnitte beschreiben jedes Layout, das Sie mit dem Assistenten für neues Layout erstellen können.

Standardformular

Ein Standardlayout eignet sich gut für Dateneingabe und Blättern am Bildschirm. Es enthält die ausgewählten

Felder in je einer Zeile und in der angegebenen Reihenfolge, mit Feldnamen links neben den Feldern.

Im Blätternmodus sehen Sie jeweils einen Datensatz oder ein Formular (außer Sie haben von der

Formularansicht umgeschaltet).

Feldbeschriftungen Definierte Felder in derselben Reihenfolge wie in der Tabelle „Kunden“ im

Dialogfeld „Datenbank verwalten“

Kapitel 3

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Erstellen von Datenbanken 79

Tabellenansicht

Eine Tabellenansicht enthält die von Ihnen ausgewählten Felder in einem Gitter in der angegebenen

Reihenfolge von links nach rechts. Feldnamen sind die Spaltenüberschriften.

Wenn Sie den Layouttyp Tabellenansicht wählen, wird das Layout automatisch mit der Tabellensicht als

Standardansicht für die Anzeige des Layouts im Blätternmodus erstellt. Die Tabellenansicht ist eine von drei verfügbaren Ansichten für Layouts in FileMaker Pro. Die anderen sind Formular- und Listenansicht.

Die Tabellenansicht bietet eine Ansicht Ihrer Daten im Format einer Tabellenkalkulation, in der Sie im

Blätternmodus rasch Felder neu anordnen, Datensätze hinzufügen oder löschen oder Felder definieren können. Sie können z. B. Spalten (Felder) umstellen, ihre Größe ändern oder sie sortieren – einfach per

Mausklick (falls diese Optionen eingestellt sind). Weitere Informationen über die Tabellenansicht finden

Sie unter „Arbeiten mit Daten in der Tabellenansicht“ auf Seite 30.

Sie können auch Statistikdaten in der Tabellenansicht anzeigen, wo Sie Ihre Daten nach einer oder mehreren

Spalten (Feldern) gruppieren und Zwischensummen für jede Gruppe von Gesamtsummen für die Tabelle prüfen können. Diese Statistikergebnisse werden in Echtzeit neu berechnet und aktualisiert, wenn Sie

Datenwerte in der Tabellenansicht ändern. Weitere Informationen zur Erstellung dynamischer Berichte finden Sie in der Hilfe.

Listenansicht

Ein Layout des Typs Listenansicht enthält die ausgewählten Felder in der angegebenen Reihenfolge von links nach rechts, mit Feldnamen als Spaltentiteln. Dieses Layout eignet sich ideal für die Anzeige oder

Druckausgabe mehrerer Datensätze in Reihen (eine Liste von Datensätzen). Sind es viele Felder, reichen die

Spalten über den rechten Seitenrand des Layouts hinaus. Um dies zu vermeiden, können Sie Spalten auf die

Seitenbreite beschränken.

Im Assistenten können Sie:

1

Kopf- und Fußbereiche mit statischem Text (wie dem Firmennamen), dynamischem Text (wie

Seitennummern oder aktuellem Datum) oder einer Grafik (wie Ihrem Firmenlogo) hinzufügen

1

die Datensätze sortieren

1

Informationen in einem Script speichern, um den Bericht wiederholt zu generieren (z. B. Wechsel in das

Berichtlayout, Sortieren der Daten und Pausieren, damit Sie den Bericht in der Seitenansicht überprüfen können)

Sie können nach Beendigung des Assistenten beliebige Optionen ändern.

80 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Bericht

In einem Berichtlayout können Sie einen Bericht mit gruppierten Daten und optionalen End- und

Zwischensummen einrichten. Sie können beispielsweise Umsatzdaten nach Region gruppieren, dann den

Umsatz für jede Region als Zwischenergebnisse berechnen und eine Endsumme hinzufügen. Wie in der

Listenansicht können Sie Kopf- und Fußbereiche hinzufügen und Informationen in einem Script speichern.

Weitere Informationen über Berichtlayouts finden Sie in der Hilfe.

Leeres Layout

Verwenden Sie ein leeres Layout als Ausgangspunkt für ein Layout, das Sie komplett neu erstellen, z. B. ein komplexes Dateneingabe-Fenster. Sie platzieren alle gewünschten Felder und anderen Objekte im

Layoutmodus auf das Layout.

Weitere Informationen zum Erstellen von Layouts und Berichten finden Sie in der Hilfe.

Etiketten

Verwenden Sie ein Etikettenlayout, um Felder für den Druck auf einem der vordefinierten Standard-

Etikettenformate anzuordnen. (FileMaker Pro stellt die Maße einer großen Anzahl von Standardetikettentypen zur Auswahl.) Wenn der gewünschte Etikettentyp nicht verfügbar ist, können Sie spezielle Etikettenmaße angeben.

Im Layout „Vertikale Etiketten“ werden asiatische Zeichen und Zeichen voller Breite so gedreht, dass Etiketten

vertikal verwendet werden können. Informationen zu vertikalem Schreiben finden Sie unter „Formatieren von

Feldern und Text für vertikales Schreiben“ auf Seite 97.

Weitere Informationen zum Erstellen eines Etikettenlayouts und zum Drucken von Etiketten finden Sie

unter „Drucken von Etiketten und Umschlägen“ auf Seite 49.

Vertikale Etiketten

Ein vertikales Etikettenlayout ist wie das normale Etikettenlayout, jedoch sind asiatische Zeichen und

Zeichen voller Breite so gedreht, dass Etiketten vertikal verwendet werden können. Weitere Informationen

zum vertikalen Schreibformat finden Sie unter „Formatieren von Feldern und Text für vertikales Schreiben“ auf Seite 97.

Kapitel 3

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Erstellen von Datenbanken 81

Umschlag

Verwenden Sie ein Umschlaglayout, um die gewählten Felder für den Druck auf einem Standardumschlag anzuordnen.

Weitere Informationen zum Erstellen eines Umschlaglayouts und zum Drucken von Umschlägen finden Sie

unter „Drucken von Etiketten und Umschlägen“ auf Seite 49.

Einrichten eines Layouts für den Druck von Datensätzen in Spalten

Sie können ein Layout einrichten, das Datensätze in Spalten druckt bzw. in der Seitenansicht anzeigt, z. B. ein Namens- oder Adressenverzeichnis. Im Unterschied zu einer Listenansicht ordnet ein Liste/Bericht-

Layout Felder in Spalten an.

Wenn Sie Datensätze für die Druckausgabe in Spalten einrichten, werden alle Feldwerte (und -namen, falls angegeben) für einen Datensatz zusammen in einem Block gedruckt (ähnlich einem Etikett). Danach werden die Werte für den nächsten Datensatz als Block gedruckt usw. Sie können mehrere Spalten im

Layoutmodus und in der Seitenansicht sowie im gedruckten Dokument sehen (nicht im Blättern- oder

Suchenmodus).

Sie können wählen, ob Sie Spalten horizontal oder vertikal auf der Seite anordnen.

3

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1

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5

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5

7

1

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4

6

8

Von oben Von links

Einrichten von Spalten in einem Layout

1. Wählen Sie einen Drucker und Druck- oder Papierformat-Optionen.

FileMaker Pro berücksichtigt den ausgewählten Drucker sowie die Druckoptionen und das Seitenformat bei der Berechnung von Rändern und anderen Abmessungen im Layout.

82 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

2. Erstellen Sie im Layout-Modus ein anderes Layout oder wählen Sie ein Layout aus dem Layout-

Einblendmenü.

Am einfachsten beginnen Sie mit einem leeren Layout oder einem Layout, dessen Datenbereich keine

Objekte enthält.

3. Wählen Sie Layouts > Layouteinstellung.

4. Klicken Sie im Dialogfeld „Layouteinrichtung“ auf das Register Drucken, aktivieren Sie In <Wert>

Spalten drucken, aktivieren Sie Optionen für die Spalten und klicken Sie auf OK.

Ziel

Die Spaltenanzahl festlegen

Aktion

Geben Sie für In <Wert> Spalten drucken eine Zahl zwischen

1 und 99 ein.

Die Datensätze in Reihen (von links nach rechts) anordnen Aktivieren Sie Von links nach rechts.

Verwenden Sie diese Option für Etiketten, um die geringste Anzahl von Reihen zu verwenden und weniger Etiketten zu verbrauchen.

Die Datensätze in Spalten (von oben nach unten) anordnen Aktivieren Sie Von oben nach unten.

Verwenden Sie diese Option für Verzeichnisse, die Sie spaltenweise von oben nach unten lesen.

5. Das Layout zeigt die Spalten mit vertikalen Linien an.

6. Platzieren oder ordnen Sie Felder und andere Layoutobjekte so, dass sie in der Beispielspalte links sichtbar sind.

Verwenden Sie Platzhalter oder Felder bzw. Objekte, die angeglichen werden, damit mehr Daten in die Spalte passen. Mit jeder dieser beiden Funktionen können Felder in den grauen Bereich der zweiten Spalte reichen und werden Leerräume in den Feldern in der Seitenansicht oder beim Drucken unterdrückt.

Beispielspalte

Spaltenbreiten manuell

ändern durch Ziehen

Kapitel 3

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Erstellen von Datenbanken 83

Ändern der Spaltenbreite

Die anfängliche Breite jeder Spalte wird auf der Basis des Papierformats, der Ausrichtung und der eingestellten Ränder berechnet. Um die Breite von Spalten zu ändern, führen Sie eine der folgenden

Aktionen aus:

Ziel Aktion

Die Spaltenbreiten interaktiv anpassen Ziehen Sie die linke Spaltenbegrenzung (die vertikale gepunktete Linie an der rechten

Kante der Beispielspalte) an eine andere Position. Wenn Sie die Spalte verbreitern, sehen

Sie einen grauen Bereich, der einen nicht bedruckten „Bundsteg“ darstellt.

Die Spaltenbreiten präzise abmessen und anpassen

Klicken Sie auf Inspektor in der Layoutleiste. Klicken Sie auf Position. Positionieren

Sie den Zeiger auf der rechten Spaltenbegrenzung und halten Sie die Maustaste gedrückt

(ohne dabei die Spaltenbreite zu verschieben) und lesen Sie den Wert der Spaltenbreite im Bereich „Größe“ ab.

Wenn Sie die Spaltenanzahl ändern, passt FileMaker Pro die Breite der Spalten an die Breite des definierten

Papierformats an, ohne die festen Ränder einzubeziehen. Sie müssen evtl. Felder neu ausrichten, damit sie in die Beispielspalte passen.

Weitere Informationen zum Einrichten eines Layouts für den Druck von Datensätzen finden Sie in der Hilfe.

Arbeiten mit Objekten in einem Layout

Ein Objekt ist ein einzelnes Element – ein Feld, ein Textobjekt, ein Graphikobjekt (z. B. eine Ellipse oder ein importiertes Bild), eine Taste, ein Ausschnitt (für die Anzeige von Reihen zusammengehöriger

Datensätze), ein Registersteuerelement, ein Diagramm oder ein Web-Viewer – dessen Größe Sie ändern und das Sie auswählen, verlagern, löschen, kopieren, formatieren und auf andere Weise ändern können.

Platzieren Sie Objekte in ein Layout, um dessen Gestaltung optisch zu verbessern.

Für jeden Objekttyp, mit dem Sie arbeiten, verwenden Sie bestimmte Werkzeuge aus der Statussymbolleiste.

Statussymbolleiste im Layoutmodus (Windows)

Statussymbolleiste im Layoutmodus (Mac OS)

Hinweis

Wenn die Statussymbolleiste oben im Dokumentfenster nicht sichtbar ist, ist die

Statussymbolleiste evtl. ausgeblendet. Stellen Sie sicher, dass Sie sich im Layoutmodus befinden, und klicken Sie dann auf die Statussymbolleisten-Steuerung unten links im Dokumentfenster (oder wählen

Sie Ansicht > Statussymbolleiste).

84 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Verwenden des Inspektors zum Formatieren von Objekten

Im Layoutmodus können Sie mithilfe des Inspektors die Einstellungen für Objekte anzeigen und bearbeiten.

Jede Registerkarte betrifft einen anderen Aspekt der Formatierung. Halten Sie den Mauszeiger auf den

Optionen der Register, um eine Beschreibung der Funktion zu sehen.

So öffnen Sie den Inspektor:

1

Klicken Sie auf Inspektor in der Layoutleiste.

1

Wählen Sie Ansicht > Inspektor.

Auf die Register klicken, um verschiedene Aspekte eines

Objekts zu formatieren

Einstellungen für die Position eines Objekts im Layout eingeben

Verankern Sie das Objekt oben, unten, links oder rechts am

Fenster (im Blättern- oder

Suchenmodus) oder links oder rechts (im Seitenansichtsmodus oder beim Drucken).

Einstellungen für die relative

Position eines Objekts und zur

Größenänderung eines

Objekts auswählen

Einstellungen für

Drucken und

Seitenansicht von

Objekten festlegen

Sie können mehrere Inspektorfenster öffnen, um bequemer an einem Layout arbeiten. Beispielsweise können Sie das Register „Daten“ eines Inspektorfensters und das Register „Darstellung“ eines anderen

Inspektorfensters anzeigen, damit Sie auf die Optionen in beiden Registern direkt zugreifen können.

Um ein weiteres Inspektor-Fenster zu öffnen, wählen Sie Ansicht > Neuer Inspektor.

Weitere Informationen über das Verwenden des Inspektors finden Sie in der Hilfe.

Verwenden des Inspektors zum Positionieren von Objekten

Verwenden Sie den Inspektor, um Objekte in einem Layout präzise zu positionieren oder ihre Größe exakt zu

ändern. Sie können auch Objekte so einstellen, dass Sie automatisch in der Größe verändert oder horizontal oder vertikal bewegt werden, wenn das FileMaker Pro-Fenster in der Größe geändert wird: Horizontale

Einstellungen gelten auch für den Seitenansichtsmodus und das Drucken, wenn die Seitengröße breiter ist als die Größe des Layouts, das angezeigt bzw. gedruckt wird.

Kapitel 3

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Erstellen von Datenbanken 85

Wenn Layoutobjekte für die Größenänderung eingestellt sind, behalten sie einen konstanten Abstand zu dem Objekt bei, an dem sie verankert sind. So können Objekte verschoben, erweitert oder zusammengezogen werden, wenn das FileMaker Pro-Fenster in der Größe geändert wird.

Ankerpunkte sind entweder die Layoutränder oder die Ränder des umgebenden Objekts. Standardmäßig sind Objekte sowohl oben als auch links am Layout bzw. der Seite verankert.

Präzises Positionieren und Verändern der Größe von Objekten

1. Wählen Sie im Layoutmodus ein oder mehrere Objekte aus.

Weitere Informationen finden Sie unter „Auswählen von Objekten“ auf Seite 86.

2. Klicken Sie auf Inspektor

in der Layoutleiste und klicken Sie dann auf Position.

3. Geben Sie im Bereich „Position“ einen neuen Wert in eines der Felder ein.

Hinweis

Um die Maßeinheit zu ändern, wählen Sie Layouts > Linealeinstellung. Wählen Sie im Dialogfeld „Linealeinstellung“ eine Maßeinheit für Einheit und klicken Sie auf OK.

4. Geben Sie einen neuen Wert in eines der folgenden Felder ein.

Feld

Name

Linksbündig

Oben

Rechtsbündig

Unten

Breite

Höhe

Zeigt an:

Der Name des ausgewählten Objekts (optional). Sie können Objekten und gruppierten Objekten

Namen zuordnen.

Einige Scriptschritte und Funktionen nutzen diese Namen, um anzugeben, welches Objekt zu verwenden ist. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

Abstand von der linken Auswahlkante zur linken Layoutkante.

Abstand von der oberen Auswahlkante zur oberen Layoutkante.

Abstand von der rechten Auswahlkante zur linken Layoutkante.

Abstand von der unteren Auswahlkante zur oberen Layoutkante.

Breite des Objekts.

Höhe des Objekts.

Wenn Sie keinen Wert eingeben können, ist das Feld für das ausgewählte Objekt nicht geeignet

(z. B. hat eine horizontale Gerade keine Höhe) oder die Auswahl ist geschützt.

5. Drücken Sie die Eingabetaste oder die Tabulatortaste oder klicken Sie außerhalb des Inspektors, um die

Änderung anzuwenden.

Größenänderung und Bewegen von Objekten auf dem Layout

Wenn Layoutobjekte für die Größenänderung eingestellt sind, behalten sie einen konstanten Abstand von dem Objekt, an dem sie verankert sind. So können Objekte verschoben, erweitert oder zusammengezogen werden, wenn das FileMaker Pro-Fenster in der Größe geändert wird.

Ankerpunkte sind entweder die Layoutränder oder die Ränder des umgebenden Objekts. Standardmäßig sind Objekte sowohl oben als auch links am Layout bzw. der Seite verankert.

86 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

So können Objekte in der Größe verändert oder bewegt werden, wenn das FileMaker Pro-Fenster in der

Größe geändert wird:

1. Wählen Sie im Layoutmodus ein oder mehrere Objekte im Layout aus.

Weitere Informationen finden Sie unter „Auswählen von Objekten“ auf Seite 86.

2. Klicken Sie auf Inspektor in der Layoutleiste und klicken Sie dann auf Position.

3. Wählen Sie im Bereich „Automatische Größe“ die Linie aus, die die Seite des Objekts anzeigt, das Sie mit dem Layout oder dem umgebenden Objekt verankern wollen.

Linie für die linke Seite des Objekts auswählen, die Sie verankern möchten

Hinweis

Objekte, die sich in umgebenden Objekten in Layouts befinden (wie Felder, die sich in

Registerfeldern oder Ausschnitten befinden), übernehmen nicht die Größenänderungseinstellungen von ihrem umgebenden Objekt.

Wichtig

Mehrere seitlich positionierte oder vertikal gestapelte und an den Rändern links und rechts oder oben und unten verankerte Objekte bewegen bzw. verändern sich relativ zum Rand des Fensters bzw. des umgebenden Objekts, nicht relativ zueinander. Daher behalten nebeneinander liegende Objekte nicht den relativen Abstand untereinander und können sich überlagern, wenn das Fenster in der Größe geändert wird.

Weitere Informationen zum Einstellen von Objekten für die Größenänderung finden Sie in der Hilfe.

Auswählen von Objekten

Um mit einem Objekt in einem Layout zu arbeiten, müssen Sie es zunächst im Layoutmodus auswählen.

Die Ecken des ausgewählten Objekts weisen kleine schwarze Quadrate, sogenannte Aktivpunkte, auf.

Aktivpunkte erscheinen an den Ecken eines ausgewählten Objekts.

Hinweis

Wenn die Aktivpunkte eines Objekts grau statt schwarz sind, ist das Objekt fixiert.

Um ein Objekt auszuwählen, klicken Sie auf den Auswahlpfeil

Objekt bei

in der Statussymbolleiste.

Der Zeiger nimmt die Form eines Pfeils an. Führen Sie dann eine der folgenden Aktionen aus.

Auswählen:

Ein Objekt

Mehrere Objekte gleichzeitig

Alle Objekte im Layout

Vorgehensweise im Layoutmodus:

Klicken Sie mit dem Auswahlpfeil auf das Objekt. (Falls das Objekt transparent ist, klicken Sie auf seine Begrenzung.)

Ziehen Sie mit dem Auswahlpfeil einen Auswahlrahmen auf, der die Objekte vollständig einschließt.

(Wenn Sie während des Ziehens Strg (Windows) oder

2 (Mac OS) gedrückt halten, muss der

Auswahlrahmen die Objekte nicht vollständig umgeben.)

Oder halten Sie die Umschalttaste gedrückt, während Sie auf jedes Objekt einzeln klicken.

Wählen Sie Bearbeiten > Alles auswählen.

Kapitel 3

|

Erstellen von Datenbanken 87

Auswählen: Vorgehensweise im Layoutmodus:

Alle Objekte desselben Typs

(z. B. sämtliche Textobjekte oder Rechtecke)

Klicken Sie auf das Werkzeug für den auszuwählenden Objekttyp, und wählen Sie dann

Bearbeiten > Alles auswählen. Diese Methode wählt keine Schaltflächen aus.

Oder klicken Sie mit dem Auswahlpfeil auf ein Feld, halten Sie dann Umschalt (Windows) bzw.

Option (Mac OS) gedrückt und wählen Sie Bearbeiten > Alles auswählen (Windows) bzw. Gleiches auswählen (Mac OS).

Alle Felder

Ein Ausschnitt

Klicken Sie mit dem Auswahlpfeil auf ein Feld, halten Sie dann Umschalt (Windows) bzw. Option

(Mac OS) gedrückt und wählen Sie Bearbeiten > Alles auswählen (Windows) bzw. Gleiches auswählen (Mac OS).

Klicken Sie mit dem Auswahlpfeil auf die Begrenzung eines Ausschnitts oder einen anderen Bereich innerhalb des Ausschnitts, der kein Feld oder Objekt enthält.

Registersteuerelemente,

Registerfelder und Objekte in Registerfeldern

Weitere Informationen zur Erstellung und der Arbeit mit Registersteuerelementen finden Sie in der

Hilfe.

Deaktivieren ausgewählter

Objekte

Klicken Sie in einen leeren Bereich des Layouts oder auf ein beliebiges Werkzeug in der

Statussymbolleiste. Oder halten Sie die Umschalttaste gedrückt, während Sie auf ausgewählte Objekte klicken.

Weitere Informationen zum Arbeiten mit Objekten in einem Layout finden Sie in der Hilfe.

Arbeiten mit Feldern in einem Layout

Nachdem Sie ein Layout erstellt haben, können Sie Felder hinzufügen, unerwünschte Felder entfernen, die

Einstellungen für in die Felder eingegebene Daten bestimmen und das Format festlegen, in dem die Daten angezeigt werden sollen.

Felder in einem Layout sind Objekte, die Sie auswählen, verlagern, skalieren und umformen können. Im

Layoutmodus zeigt jedes Feld seinen Feldnamen formatiert mit Attributen für Schrift, Größe, Stil, Ausrichtung,

Zeilenabstand und Farbe an. Alle Felder mit Ausnahme von Medienfeldern zeigen anhand von Grundlinien an, wo die Daten im Blätternmodus erscheinen, und helfen Ihnen damit, die Felder miteinander auszurichten.

Feldbeschriftung

Felder zeigen

Feldnamen an.

Grundlinie

Beachten Sie folgende Punkte:

1

Ein Feld, das nicht in einem Layout erscheint, existiert dennoch in der Datenbank und seine Daten lassen sich für Berechnungen und Auswertungen verwenden.

1

Um Standardformatierung, -erscheinungsbild und -verhalten eines Felds festzulegen, wählen Sie die

Optionen, ohne dass ein Feld ausgewählt ist. FileMaker Pro weist diese Standards allen Feldern zu, die

später hinzugefügt werden (siehe „Formatieren von Felddaten in einem Layout“ auf Seite 91, „Gestatten oder Verhindern der Dateneingabe in Felder“ auf Seite 98 und die Hilfe). Sie können auch Optionen für

jedes einzelne Feld festlegen.

88 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Platzieren und Entfernen von Feldern in einem Layout

Sie können ein Feld an beliebiger Stelle und beliebig oft in einem Layout platzieren. (Sie können nur Felder

platzieren, die definiert wurden. Weitere Informationen finden Sie unter „Erstellen und Ändern von Feldern“ auf Seite 64.)

Sie erzielen unterschiedliche Ergebnisse, wenn Sie dasselbe Feld an unterschiedliche Positionen im Layout platzieren. Beispiel:

1

Fügen Sie dasselbe Statistikfeld einem Bereich für Zwischenergebnisse hinzu, um Summen für jede

Gruppe sortierter Datensätze zu berechnen, und einem Bereich für Gesamtergebnis, um Summen für alle

Datensätze in einer Tabelle zu erhalten.

1

Fügen Sie einem Kopf- oder Fußbereich ein Feld hinzu, um Daten vom ersten oder letzten Datensatz auf der Seite als Kopf- bzw. Fußzeile zu wiederholen. (Fügen Sie z. B. das Feld „Nachname“ in den

Kopfbereich eines Verzeichnisses ein.)

1

Fügen Sie dasselbe Bezugsfeld direkt in ein Layout ein, um den Wert des Felds im ersten Bezugsdatensatz zu sehen, oder in einen Ausschnitt, um Werte mehrerer Bezugsdatensätze zu sehen. (Ein Ausschnitt ist ein

Layoutobjekt, das Datensätze aus Bezugstabellen anzeigt.)

Feld in einem Layout platzieren

1. Wählen Sie im Layoutmodus das Layout, an dem Sie arbeiten wollen, aus dem Layout-Einblendmenü.

2. Sie haben folgende Möglichkeiten:

1

Ziehen Sie ein Feld vom Feldwerkzeug in der Statussymbolleiste an die gewünschte Position im

Layout. Während Sie das Feld in das Layout ziehen, sehen Sie eine Begrenzung und Grundlinien, die

Ihnen die Ausrichtung des Felds mit anderen Objekten im Layout erleichtern. Lassen Sie die

Maustaste los, wenn sich das Feld an der gewünschten Position befindet.

Feldwerkzeug

Begrenzungs- und Grundlinien des Felds erscheinen, wenn Sie es in das Layout ziehen.

1

Um ein Feld hinzuzufügen und seine Größe zu ändern, klicken Sie auf das Feld/Steuerelement-

Werkzeug

in der Statussymbolleiste aus. Ziehen Sie das Fadenkreuz, um das Feld zu zeichnen.

1

Wenn Sie Felddaten als Einblendliste, Einblendmenü, Markierungs- oder Optionsfelder oder

Einblendkalender anzeigen wollen, klicken Sie auf den Pfeil neben dem Feld/Steuerelement-

Werkzeug

(Windows) bzw. klicken Sie auf das Feld/Steuerelement-Werkzeug (Mac OS) und wählen Sie dann den Typ des Felds bzw. der Steuerung aus, die dem Layout hinzugefügt werden soll.

Ziehen Sie das Fadenkreuz, um das Feld zu zeichnen. Wie eine Werteliste für das Feld erstellt wird,

erfahren Sie unter „Einrichten von Markierungsfeldern und anderen Steuerelementen in einem Layout“ auf Seite 89.

Hinweis

Wenn Sie ein Bezugsfeld in einen Ausschnitt setzen, positionieren Sie es in der ersten Zeile des

Ausschnitts. Stellen Sie sicher, dass jedes Feld im Ausschnitt aus derselben Bezugstabelle stammt, für die der Ausschnitt zur Anzeige von Datensätzen eingerichtet ist. Weitere Informationen finden Sie in der

Hilfe.

3. Wählen Sie im Dialogfeld „Feld angeben“ das zu platzierende Feld.

Kapitel 3

|

Erstellen von Datenbanken 89

Um ein Feld aus einer anderen Tabelle zu platzieren, die Tabelle wählen

Das hinzuzufügende

Feld wählen

Aktivieren, um den

Feldnamen als

Feldbeschriftung zu verwenden

Sie können ein Feld in einer anderen Tabelle wählen, indem Sie die Tabelle aus der Tabellenliste über der Feldliste wählen. Wählen Sie dann ein Feld aus der Feldliste. Oder wählen Sie Datenbank verwalten

in der Tabellenliste, um eine Beziehung oder eine Tabelle anzulegen (siehe „Erstellen von Beziehungen“ auf Seite 114).

4. Wählen Sie Feldbeschriftung erstellen, um den Feldnamen als Text in das Layout aufzunehmen.

5. Klicken Sie auf OK.

Der Feldname wird im Layout im entsprechenden Feld angezeigt, es sei denn, Sie haben die Anzeige von

Beispieldaten aus dem aktuellen Datensatz aktiviert (Ansicht > Einblenden > Beispieldaten). Felder aus

Bezugstabellen werden als ::Feldname (mit zwei vorangestellten Doppelpunkten) angezeigt.

Ersetzen eines Felds durch ein anderes Feld

Doppelklicken Sie im Layoutmodus auf das Feld, wählen Sie dann im Dialogfeld „Feld angeben“ einen anderen

Feldnamen aus und klicken Sie auf OK.

Entfernen eines Felds aus einem Layout

Klicken Sie im Layout-Modus auf das Feld, um es auszuwählen, und drücken Sie dann die Rück- oder

Löschtaste oder wählen Sie Bearbeiten > Löschen. Durch Entfernen eines Felds aus einem Layout werden das Feld und seine Daten nicht aus Ihrer Datenbank gelöscht.

Einrichten von Markierungsfeldern und anderen Steuerelementen in einem Layout

Sie können Felder so formatieren, dass sie Werte als Einblendlisten, Einblendmenüs, Markierungsfelder,

Optionsfelder oder Einblendkalender anzeigen. Sie können Felder auch so einstellen, dass sie durch das

Vorschlagen möglicher Werte bei der Dateneingabe in das Feld automatisch ausgefüllt werden. Alle diese

Optionen helfen bei der Dateneingabe.

So stellen Sie ein Feld ein, um ein Einblendmenü, Markierungsfelder oder andere Steuerelemente anzuzeigen:

1. Wählen Sie das Feld im Layout-Modus aus:

1

Wenn sich das Feld noch nicht auf dem Layout befindet, siehe „Platzieren und Entfernen von Feldern in einem Layout“ auf Seite 88.

1

Wenn das Feld noch nicht definiert wurde, wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) >

Datenbank verwalten, um ein neues Feld zu definieren.

2. Klicken Sie auf Inspektor

in der Layoutleiste und klicken Sie dann auf Daten.

90 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

3. Wählen Sie im Bereich „Feld“ den gewünschten Steuerelementstil:

1

Bearbeitungsfeld

1

Einblendliste

1

Einblendmenü

1

Markierungsfelder

1

Optionsfelder

1

Einblendkalender

Verwenden Sie z. B. Optionsfelder, um eine Werteliste häufig verwendeter Text-, Zahlen-, Datums- oder

Zeitwerte anzuzeigen. Bei der Dateneingabe können Benutzer aus den definierten Werten wählen, anstatt die Daten selbst eingeben zu müssen.

Land

Bei der Dateneingabe aus einer Werteliste wählen

Mit dem Feld „Land“ verknüpfte Werteliste

Wenn Sie die verschiedenen Steuerelementstile wählen, passen sich die Optionen im Inspektor entsprechend an.

4. Wählen Sie die gewünschte Werteliste aus der Liste Werte von.

Wie Sie eine Werteliste erstellen, erfahren Sie in der Hilfe.

5. Wenn Sie in Schritt 2 für Steuerelementstil die Option Einblendliste gewählt haben, können Sie die

Darstellung der Liste formatieren, indem Sie Mit Pfeil, um Liste ein- bzw. auszublenden aktivieren.

Ein Pfeilsteuerelement wird im Feld angezeigt. Benutzer klicken auf den Pfeil oder drücken Esc, um die

Einblendliste ein- oder auszublenden.

6. Um Benutzern die Eingabe von Werten zu erlauben, die nicht in der Werteliste definiert sind, aktivieren

Sie Bearbeitung der Werteliste zulassen.

Diese Option ist nicht verfügbar, wenn Sie Markierungsfelder oder Optionsfelder ausgewählt haben oder wenn die in Schritt 4 ausgewählte Werteliste Werte aus einem Feld verwendet.

7. Um das Feld zu wählen, aus dem die Daten angezeigt werden sollen, klicken Sie auf das Symbol neben

Daten anzeigen von.

8. Wählen Sie im Dialogfeld „Feld angeben“ das Feld, dessen Daten angezeigt werden sollen.

Wählen Sie Feldbeschriftung erstellen, um den Feldnamen als Text in das Layout aufzunehmen.

9. Drücken Sie die Eingabetaste oder die Tabulatortaste oder klicken Sie außerhalb des Inspektors, um die Änderung anzuwenden.

10. Um Felder so einzustellen, dass sie mögliche Entsprechungen vorschlagen, während der Benutzer tippt, wählen Sie Über Werteliste automatisch ausfüllen oder Über zuvor eingegebene Werte automatisch ausfüllen.

Hinweis

Das automatische Ausfüllen funktioniert nur für Textfelder.

11. Klicken Sie auf OK.

Kapitel 3

|

Erstellen von Datenbanken 91

Weitere Informationen zur Definition von Wertelisten und der Verwendung des automatischen Ausfüllens finden Sie in der Hilfe.

Festlegen der Position von Bezugsfeldern

Sie können Bezugsfelder direkt in Layouts oder in Ausschnitte platzieren.

1

Direkt in Layouts:

Platzieren Sie Bezugsfelder direkt in ein Layout, um Daten aus dem ersten

Bezugsdatensatz anzuzeigen, selbst wenn mehrere Bezugsdatensätze die Kriterien der Beziehung erfüllen. (Welcher Bezugsdatensatz als Erster angezeigt wird, hängt davon ab, ob die Beziehung eine

Sortierfolge festlegt.) Weitere Informationen finden Sie unter „Erstellen von Beziehungen“ auf Seite 114.

1

In Ausschnitten:

Sie können Bezugsfelder in einen Ausschnitt in einem Layout platzieren, um Daten aus allen Bezugsdatensätzen anzuzeigen, die die Kriterien der Beziehung erfüllen. Beispiele für das

Platzieren von Bezugsfeldern in Ausschnitten finden Sie in der Hilfe.

Hinweis

Bevor Sie Ihrem Layout ein Bezugsfeld hinzufügen, machen Sie sich bitte vertraut mit den

Konzepten in Kapitel 4, „Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien“.

Erläuterung von Platzhaltern

Verwenden Sie Platzhalter, um Felddaten und Text in Dokumenten wie Serienbriefen, Etiketten,

Briefumschlägen oder Verträgen zu kombinieren. Sie können Platzhalter in Textblöcken erstellen, um statischen Text und Felddaten zusammen zu verwenden.

Platzhalter passen sich der jeweiligen Textmenge im Feld für jeden Datensatz an. Beispiel:

1

Wenn sich z. B. der Platzhalter <<Vorname>> zwischen dem Text „Lieber“ und einem Komma befindet

(in anderen Worten Lieber <<Vorname>>,), zeigt FileMaker Pro Lieber Frank, wenn das Feld „Vorname“ den Namen

Frank

enthält.

1

Wenn der Platzhalter sich in einer eigenen Zeile befindet (z. B. ein leeres Feld für „Adresszeile 2“ in einem Etikett), entfernt FileMaker Pro die Leerzeile aus dem Textblock.

FileMaker Pro verwendet Platzhalter beim Erstellen von Etiketten- und Briefumschlaglayouts.

Hinweis

Sie können auch eine Platzhaltervariable verwenden, um Daten anzuzeigen. Weitere

Informationen finden Sie in der Hilfe.

Formatieren von Felddaten in einem Layout

Steuern Sie mithilfe der FileMaker Pro-Feldformate das Erscheinungsbild von Daten in einem Layout. Die

Formate, die Sie festlegen, ändern nicht die Daten, wie sie in der Datenbank gespeichert sind. Sie können bei jedem Platzieren eines Felds im Layout andere Formate angeben (gleichgültig, ob es im selben oder einem anderen Layout ist). Wenn Sie z. B.

–5123

in ein Zahlenfeld eingeben, können Sie es an einer Stelle als –€5.123,00 formatieren und an einer anderen Stelle als <5123>.

92 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

FileMaker Pro weist Feldformate in folgender Rangfolge zu:

1

Wenn Sie keine Formate festlegen, zeigt FileMaker Pro Zahlen und Datums- und Zeitangaben basierend auf den Systemformaten an, die in den Ländereinstellungen in der Systemsteuerung (Windows) bzw. im

Bereich „Landeseinstellungen“ der Systemeinstellungen (Mac OS) beim Anlegen der Datei eingestellt waren.

1

In FileMaker Pro können Sie Anzeigeformate für Text-, Zahlen-, Datums-, Zeit-, Zeitstempel- oder

Medienfelder festlegen, wenn keine Objekte ausgewählt sind. FileMaker Pro weist diese Standardformate allen Feldern zu, die Sie später in Layouts platzieren. Für Zahlen-, Datums-, Zeit- und Zeitstempelfelder

überschreiben diese Anzeigeformate die Systemformate.

Festlegen von Textformaten für Felder

Im Layoutmodus können Sie eine Reihe von Textattributen für jedes Feld einstellen. Alle Zeichen in dieser

Instanz des Felds (einschließlich aller Wiederholungen in Wiederholfeldern) weisen dieselben Schrift-,

Größen-, Stil-, Farb-, Zeilenabstands-, Tabulator- und Absatzeinstellungen auf.

Hinweis

Sie können Zeichen in Textfeldern im Blätternmodus formatieren (z. B. ein Wort zur

Hervorhebung kursiv oder unterstrichen darstellen). Im Gegensatz zu Formaten, die im Layoutmodus festgelegt wurden, wird diese Formatierung mit den Daten gespeichert und Sie sehen sie in jedem Layout, das dieses Feld enthält.

1. Wählen Sie im Layoutmodus ein oder mehrere Felder aus.

Oder beginnen Sie ohne ausgewählte Felder, falls Sie Textformate für Felder festlegen wollen, die Sie später hinzufügen.

2. Klicken Sie auf Inspektor

in der Layoutleiste und klicken Sie dann auf Darstellung.

3. Wählen Sie die gewünschten Formate aus.

Verwenden Sie den Bereich „Text“, um Stil, Größe, Schriftart oder Farbe des Texts zu formatieren oder den Text hervorgehoben, fett, kursiv oder unterstrichen darzustellen. Verwenden Sie den Bereich

„Absatz“, um Absatzausrichtung, -einzüge und Zeilenabstand für Felder festzulegen. Verwenden Sie den

Abschnitt „Tabulatoren“, um Tabulatorstopps zu setzen und auszurichten und ein Füllzeichen zu erstellen, das die Breite des Tabulators füllt.

Text hevorheben

Kapitel 3

|

Erstellen von Datenbanken 93

Schrift, Textgröße, -stil und -farbe angeben

Vertikale und horizontale

Ausrichtung,

Zeilenabstand und

Absatzeinzüge festlegen

Tabulatorposition und

-ausrichtung festlegen

Geben Sie ein

Füllzeichen für den

Abstand bis zum

Tabulator ein.

4. Drücken Sie die Eingabetaste oder die Tabulatortaste oder klicken Sie außerhalb des Inspektors, um die

Änderung anzuwenden.

Weitere Informationen zum Festlegen von Textformaten für Felder finden Sie in der Hilfe.

Festlegen von Formaten für Felder, die Zahlen enthalten

Sie können steuern, wie FileMaker Pro die Werte in Zahlenfeldern, in Formelfeldern mit Zahlenergebnis und in Statistikfeldern anzeigt.

1. Wählen Sie im Layoutmodus eines oder mehrere Felder aus, die numerische Werte anzeigen.

2. Klicken Sie auf Inspektor in der Layoutleiste und klicken Sie dann auf Daten.

3. Klicken Sie im Bereich „Datenformatierung“ auf Zahl .

4. Wählen Sie das gewünschte Zahlenformat aus der Liste Format und wählen Sie dann zusätzliche Formate für das Zahlenfeld.

Die angezeigten Optionen hängen vom ausgewählten Format ab.

94 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Optionen für Boolesche

Werte oder Dezimalzahlen,

Währung und Prozent aktivieren

Optionen für

Währung und negative Werte einstellen

Optionen für die Anzeige verschiedener japanischer

Zahlentypen festlegen

5. Drücken Sie die Eingabetaste oder die Tabulatortaste oder klicken Sie außerhalb des Inspektors, um die

Änderung anzuwenden.

Weitere Informationen zum Festlegen von Formaten für Felder, die Zahlen enthalten, finden Sie in der Hilfe.

Festlegen von Formaten für Datumsfelder

Sie können steuern, wie FileMaker Pro die Werte in Zahlenfeldern und in Formelfeldern mit Zahlenergebnis anzeigt.

Wichtig

Unabhängig von der Formatierung eines Datumsfelds im Layoutmodus zeigt FileMaker Pro das

Datum mit einer vierstelligen Jahreszahl, wenn Sie in das Feld klicken oder es per Tabulatortaste aktivieren.

Es wird empfohlen, dass Sie Datumswerte immer mit vierstelligen Jahreszahlen eingeben. Zweistellig eingegebene Jahreszahlen werden in vierstellige Jahresangaben konvertiert. Weitere Informationen finden

Sie unter „Konvertierung von Datumsangaben mit zweistelligen Jahreszahlen“ in der Hilfe.

1. Wählen Sie im Layoutmodus eines oder mehrere Datumsfelder oder Formelfelder mit Datumsergebnis aus.

2. Klicken Sie auf Inspektor

in der Layoutleiste und klicken Sie dann auf Daten.

3. Klicken Sie im Bereich „Datenformatierung“ auf Datum

.

4. Wählen Sie das gewünschte Datumsformat aus der Liste Format und wählen Sie dann zusätzliche Formate für das Datumsfeld.

Kapitel 3

|

Erstellen von Datenbanken 95

Optionen für die

Anzeige von japanischen

Datumsangaben wählen

Wählen Sie

Optionen für Tag,

Monat, Jahr und

Trennzeichen.

5. Drücken Sie die Eingabetaste oder die Tabulatortaste oder klicken Sie außerhalb des Inspektors, um die

Änderung anzuwenden.

Weitere Informationen zum Festlegen von Formaten für Datumsfelder finden Sie in der Hilfe.

Festlegen von Formaten für Zeitfelder

Sie können steuern, wie FileMaker Pro Zeitangaben in Feldern anzeigt.

1. Wählen Sie im Layoutmodus ein oder mehrere Zeitfelder oder Formelfelder mit Zeitergebnis aus.

2. Klicken Sie auf Inspektor

in der Layoutleiste und klicken Sie dann auf Daten.

3. Klicken Sie im Bereich „Datenformatierung“ auf Zeit

.

4. Wählen Sie das gewünschte Zeitformat aus der Liste Format und wählen Sie dann zusätzliche Formate für das Zeitfeld.

Wenn Sie die Sekundenkomponente so formatieren wollen, dass Sekundenbruchteile angezeigt werden, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort. Wenn Sie die Sekundenkomponenten nicht formatieren möchten, fahren Sie mit Schritt 6 fort.

5. Klicken Sie auf Zahl

im Datenformatierungsbereich und aktivieren Sie dann die gewünschten

Formatierungsoptionen.

Nur zwei Optionen beeinflussen die Anzeige der Sekundenkomponente: Feste Anzahl an Dezimalstellen und Dezimalzeichen (rechts neben Trennzeichen). Die übrigen Optionen haben keine Wirkung.

96 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Wählen Sie, ob Zeitwerte wie eingegeben, in einem vordefinierten Format oder in einem von Ihnen festgelegten Format erscheinen sollen.

Optionen für die

Anzeige von japanischen

Zeitangaben wählen

6. Drücken Sie die Eingabetaste oder die Tabulatortaste oder klicken Sie außerhalb des Inspektors, um die

Änderung anzuwenden.

Weitere Informationen zum Festlegen von Formaten für Zeitfelder finden Sie in der Hilfe.

Festlegen von Formaten für Zeitstempelfelder

Sie können steuern, wie FileMaker Pro Zeitstempelwerte in Feldern anzeigt. Sie formatieren ein

Zeitstempelfeld, indem Sie seine drei Komponenten separat formatieren: Datum, Uhrzeit (ohne

Sekundenangabe) und Sekunden (einschließlich Sekundenbruchteile).

1. Wählen Sie im Layoutmodus ein oder mehrere Zeitstempelfelder oder Formelfelder mit

Zeitstempelergebnis aus.

2. Klicken Sie aufInspektor in der Layoutleiste und klicken Sie dann auf Daten.

3. Um die Datumskomponente zu formatieren, klicken Sie im Bereich „Datenformatierung“ auf

Datum und aktivieren Sie dann die gewünschten Formatoptionen.

4. Um die Zeitkomponente (ohne Sekundenangabe) zu formatieren, klicken Sie im Bereich

„Datenformatierung“ auf Zeit und aktivieren Sie dann die gewünschten Formatoptionen.

5. Um die Komponente für Sekunden und Sekundenbruchteile zu formatieren, klicken Sie im Bereich

„Datenformatierung“ auf Zahl und aktivieren Sie dann die gewünschten Formatoptionen.

Nur zwei Optionen beeinflussen die Anzeige der Sekundenkomponente: Feste Anzahl an Dezimalstellen und Dezimalzeichen (rechts neben Trennzeichen). Die übrigen Optionen haben keine Wirkung.

6. Drücken Sie die Eingabetaste oder die Tabulatortaste oder klicken Sie außerhalb des Inspektors, um die

Änderung anzuwenden.

Hinweis

Sie müssen Formate für die Datums- und die Zeitkomponenten angeben, bevor die Formatierung angewendet wird. Wenn Sie Wie eingegeben für Datum oder Zeit aktivieren, werden Daten im Zeitstempel-

Feld so angezeigt, wie sie eingegeben wurden.

Kapitel 3

|

Erstellen von Datenbanken 97

Weitere Informationen zum Festlegen von Formaten für Zeitstempelfelder finden Sie in der Hilfe.

Festlegen von Formaten für Medienfelder

Sie können steuern, wie FileMaker Pro Bilder und Dateisymbole in Medienfeldern anzeigt.

Hinweis

Die folgenden Anleitungen gelten auch für das Formatieren von Grafikobjekten, die Sie direkt in ein Layout einfügen.

1. Wählen Sie im Layoutmodus ein oder mehrere Medienfelder oder eingefügte Grafiken aus.

2. Klicken Sie auf Inspektor

in der Layoutleiste und klicken Sie dann auf Daten.

3. Klicken Sie im Bereich „Datenformatierung“ auf Grafik

und wählen Sie dann die gewünschten

Formate aus.

Wählen Sie, wie die Grafik in den

Rahmen eingefügt werden soll.

Horizontale Ausrichtung der

Grafik im Feld wählen

Vertikale Ausrichtung der

Grafik im Feld wählen

Weitere Informationen zum Festlegen von Formaten für Medienfelder finden Sie in der Hilfe.

Formatieren von Feldern und Text für vertikales Schreiben

Wenn Ihr Betriebssystem für die Unterstützung japanischer Texteingabe konfiguriert ist, können Sie Feld- und Textobjekte so formatieren, dass sie japanischen Text in vertikaler Schreibweise anzeigen. In der vertikalen Schreibweise werden Zeichen von oben nach unten angezeigt und gelesen und die Textspalten verlaufen von rechts nach links. Dies ist nützlich beim Drucken von Adressen auf Etiketten.

Wenn Sie eines oder mehrere Felder auswählen und dann Format > Ausrichtung > Seitlich (nur asiatischer

Text) wählen, werden die Zeichen im Feld um 90 Grad gegen den Uhrzeigersinn gedreht. Das Feld selbst wird nicht gedreht. Um die ausgewählten Felder zu drehen, wählen Sie Anordnen > Drehen.

Abhängig davon, wie der Text gedruckt werden soll, sollten Sie die Seitenausrichtung des Layouts ändern.

Wählen Sie hierfür Datei > Drucker einrichten (Windows) bzw. Ablage > Papierformat (Mac OS) und

ändern Sie die Ausrichtung in Hochformat oder Querformat.

Weitere Informationen über das Formatieren von Feldern und Text für Schreiben in vertikaler Richtung finden Sie in der Hilfe.

98 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Gestatten oder Verhindern der Dateneingabe in Felder

Sie können die Eingabe in ein Feld erlauben oder verhindern. Sie können z. B. die Eingabe in ein Feld beschränken, das eine fortlaufende Nummer enthält, damit das Feld nicht geändert werden kann. Sie können separate Eingabeoptionen für den Blättern- und den Suchenmodus festlegen, wodurch Sie auch fortlaufende

Nummern finden können, selbst wenn sie sich nicht eingeben lassen.

Wenn Sie die Eingabe in ein Feld gestatten, können Sie auch steuern, ob der gesamte Feldinhalt ausgewählt wird, wenn Sie im Blättern- oder Suchenmodus per Klick oder Tabulatortaste in das Feld wechseln.

Anderenfalls platziert FileMaker Pro die Einfügemarke hinter das letzte Zeichen in dem Feld.

1. Wählen Sie im Layoutmodus ein oder mehrere Felder aus.

2. Klicken Sie aufInspektor

in der Layoutleiste und klicken Sie dann auf Daten.

3. Wählen Sie im Bereich „Verhalten“ für Feldeingabe die folgenden Optionen:

Ziel

Die Eingabe in ein Feld im Blätternmodus verhindern

Die Eingabe in ein Feld im Suchenmodus verhindern

Den gesamten Feldinhalt auswählen, wenn das Feld aktiviert wird

Aktion

Deaktivieren Sie den Blätternmodus.

Deaktivieren Sie den Suchenmodus.

Wählen Sie Bei Aktivierung gesamten Feldinhalt auswählen.

Weitere Informationen zum Arbeiten mit Feldern in einem Layout finden Sie in der Hilfe.

Arbeiten mit Bereichen in einem Layout

FileMaker Pro-Layouts sind in Layoutbereiche gegliedert, d. h. Abschnitte im Layout, die bestimmen, wie Daten in einem Feld behandelt und angezeigt werden. Mithilfe von Bereichen können Sie steuern, wie FileMaker Pro Daten druckt, z. B.:

1

einmal für jeden Datensatz

1

nur am Beginn jeder Seite

1

nur vor oder nach Gruppen sortierter Datensätze (z. B. um Teilsummen für jede Datensatzgruppe anzuzeigen)

Jedes Layout muss mindestens einen Bereich enthalten. Layoutbereiche können Felder, Ausschnitte, Tasten,

Text und andere Objekte enthalten. Im Layoutmodus markieren gepunktete horizontale Linien die Trennung zwischen Layoutbereichen und der Bereichsname erscheint am linken Rand der unteren Trennlinie.

Kapitel 3

|

Erstellen von Datenbanken 99

Der Assistent für neues Layout erstellt auf der Basis der gewählten Optionen automatisch die geeigneten

Layoutbereiche. Sie können Layoutbereiche nach Beenden des Assistenten wie erforderlich hinzufügen,

ändern oder löschen. (Informationen hierzu finden Sie unter „Erstellen von Layouts und Berichten“ auf

Seite 76.)

Kopfbereich

Datenbereich

Zwischenergebnis

Nachgestelltes

Gesamtergebnis

Fußbereich

Eine Teilauswertung unter dem

Datenbereich summiert Daten für jede

Datensatzgruppe, sortiert nach dem

Gruppierfeld (Vertreter).

Nachgestelltes Gesamtergebnis

Vertreter

David Michaels

David Michaels

David Michaels

David Michaels

Umsatzbericht

Artikelnr.

ET3

ET4

ET1

ET5

Menge

1

1

2

3

Summe

29,95 ¬

32,25 ¬

73,90 ¬

98,85 ¬

Sophie Tang

Sophie Tang

Sophie Tang

ET6

ETz

ET2

Gesamt

234,95 ¬

2

5

2

64,50 ¬

12,50 ¬

25,00 ¬

Endsumme

Gesamt

102,00 ¬

336,95 ¬

Fußbereich

Weltweit Reisen Vertraulich Juni 2009

Erläuterung von Layoutbereichtypen

Die folgende Tabelle beschreibt die Layoutbereichstypen.

Layoutbereich Beschreibung

Kopf 1. Seite Erscheint nur einmal am Beginn des ersten Fensters bzw. der ersten Seite und ersetzt den normalen Kopfbereich

(falls einer festgelegt ist). Kann in Berichten verwendet werden, um eine separate Titelseite zu drucken.

Ein Layout kann nur einen Kopf 1. Seite enthalten.

Kopfbereich

Datenbereich

Fußbereich

Fuß 1. Seite

Erscheint am Beginn jedes Fensters bzw. jeder Seite (außer Sie haben einen Kopf 1. Seite festgelegt, der den

Kopfbereich auf der ersten Seite ersetzt). Verwendet für Titel oder Spaltenüberschriften (in Listenberichten).

Ein Layout kann nur einen Kopfbereich enthalten.

Jedes Objekt, das Sie dem Datenbereich hinzufügen, einschließlich Felder, Textobjekte und Grafiken, erscheint einmal für jeden aufgerufenen Datensatz. Ein Layout kann nur einen Datenbereich enthalten.

Erscheint am unteren Rand jedes Fensters bzw. jeder Seite (außer Sie fügen einen Fuß 1. Seite hinzu). Ein Layout kann nur einen Fußbereich enthalten.

Erscheint nur einmal am unteren Rand des ersten Fensters bzw. der ersten Seite und ersetzt den normalen

Fußbereich (falls einer festgelegt ist). Ein Layout kann nur einen Fuß 1. Seite enthalten.

100 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Um Statistikdaten in ein Layout aufzunehmen (z. B. Teilsummen, Gesamtsummen, Mittelwerte, Anzahl usw.), platzieren Sie Statistikfelder in Layoutbereiche für Zwischen- oder Gesamtergebnisse (weitere

Informationen finden Sie unter „Erstellen von Statistikfeldern“ auf Seite 68). Mögliche Statistikbereiche

sind Bereiche für Gesamtergebnis und Bereiche für Zwischenergebnisse.

1

Ein Bereich für Gesamtergebnis enthält in der Regel ein oder mehrere Statistikfelder, die

Auswertungsinformationen (wie Summen) über alle aufgerufenen Datensätze anzeigen.

1

Ein Bereich für Zwischenergebnisse enthält in der Regel eines oder mehrere Statistikfelder, die

Zwischenergebnisdaten (wie Teilsummen) über eine Untergruppe von Datensätzen anzeigen. Die Datensätze werden gruppiert (sortiert) nach Werten in einem anderen Feld, dem Gruppierfeld. Immer wenn sich der Wert des Gruppierfelds ändert, fügt FileMaker Pro den Bereich für Zwischenergebnisse ein. Bereiche für

Zwischenergebnisse werden in der Tabellen- und Listenansicht angezeigt, wenn nach Gruppierfeldern sortiert wurde, und werden dynamisch aktualisiert, wenn Sie die Daten in der Datei ändern.

Weitere Informationen zum Arbeiten mit Layoutbereichen finden Sie in der Hilfe.

Anzeigen von Daten im Diagrammen

Sie können Balken-, Linien-, Flächen- und Kreisdiagramme erstellen, um Daten in FileMaker Pro grafisch zu vergleichen.

Bevor Sie ein Diagramm erstellen, überlegen Sie, was Sie beim Datenvergleich betonen möchten, und wählen Sie dann den Diagrammtyp, der den Vergleich deutlich zeigt.

1

Balkendiagramme eignen sich besonders zum Vergleich von Steigerungen und Verringerungen, Höchst- und Niedrigstwerten, Anzahlen oder Häufigkeiten. Sie können vertikale oder horizontale

Balkendiagramme erstellen.

1

Liniendiagramme eignen sich am besten zur Anzeige von Daten, die sich stetig mit der Zeit ändern, z. B. historische Finanzdaten.

1

Flächendiagramme werden häufig verwendet, um statistische Daten wie Umsätze und Mittelwerte im Verlauf der Zeit zu vergleichen.

1

Kreisdiagramme eignen sich gut zur Anzeige des Marktanteils oder proportionalen Unterschieds, werden aber selten für statistische Analysen verwendet, bei denen Vergleiche präzise sein müssen.

Beispiel für ein Kreisdiagramm

Kapitel 3

|

Erstellen von Datenbanken 101

Erstellen eines Diagramms

1. Öffnen Sie das Layout, dem Sie das Diagramm hinzufügen möchten.

2. Klicken Sie im Layoutmodus auf das Diagrammwerkzeug

in der Layoutleiste.

3. Klicken Sie in das Layout und ziehen Sie ein Rechteck an die Stelle, an der Sie das Diagramm wünschen.

Wichtig

Sie können ein Diagramm in jedem Layoutbereich erstellen, jedoch werden die Daten auf der

Basis des Layoutbereichs berechnet, in dem sich das Diagramm befindet.

Einen Diagrammtyp wählen

Titel eingeben

Feldnamen für die Datenserie eingeben, die im

Diagramm erscheinen soll

Quelle der Daten für das

Diagramm angeben

Hier

Änderungen prüfen

Klicken, um das

Diagramm zu formatieren

4. Wählen Sie im Dialogfeld „Diagrammeinstellung“ für Diagrammtyp den Diagrammtyp, den Sie erstellen möchten. Balken, Horizontale Balken, Linien, Fläche oder Kreis.

5. Geben Sie in Diagrammtitel einen Titel für das Diagramm ein (z. B. Börsenwert der ABC AG).

Oder klicken Sie auf , um einen Titel anzugeben.

Nachdem Sie einen Titel eingegeben haben, erscheint dieser von Anführungszeichen umgeben.

Wenn Sie ein Feld oder eine Formel angeben, sehen Sie den voll qualifizierten Feldnamen im Textfeld

Diagrammtitel und Daten aus diesem Feld in Ihrer Datenbank werden rechts in der Diagrammvorschau gezeigt.

6. Sie haben folgende Möglichkeiten:

1

Balken-, Linien- oder Flächendiagramme: Geben Sie für Horizontale (X) Achse den voll qualifizierten

Namen des Felds ein, das der darzustellenden Datenserie im Diagramm entspricht (z. B. Tabelle

1::Monat

) oder klicken Sie auf den , um eine Datenserie für die X-Achse anzugeben.

Hinweis

Für horizontale Balkendiagramme ist die horizontale Achse die Y-Achse und die vertikale

Achse die X-Achse.

1

Kreisdiagramme: Geben Sie für Beschriftungsdaten den voll qualifizierten Namen des Felds ein, das der darzustellenden Datenserie entspricht (z. B. Tabelle 1::Firma). Oder klicken Sie auf , um eine

Datenserie für die Beschriftungsdaten anzugeben.

102 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

7. Sie haben folgende Möglichkeiten:

1

Balken-, Linien- oder Flächendiagramme: Geben Sie für Vertikale (Y) Achse den voll qualifizierten

Namen des Felds ein, das der darzustellenden Datenserie entspricht (z. B. Tabelle 1::Preis).

Oder klicken Sie auf , um eine Datenserie anzugeben.

1

Kreisdiagramme: Geben Sie für Wertedaten den voll qualifizierten Namen des Felds ein, das dem darzustellenden Datenset entspricht (z. B. Tabelle 1::Firma Anzahl). Oder klicken Sie auf , um eine Datenserie anzugeben.

Hinweis

Wenn Sie für Kreisdiagramme mehrere Datenserien als Wertedaten eingeben, wird nur der erste Eintrag berechnet, alle anderen werden ignoriert.

8. Geben Sie für Daten verwenden aus die Quelle der Daten für dieses Diagramm an: Aktuelle Ergebnismenge,

Aktueller Datensatz (getrennte Daten) oder Bezugsdatensätze.

Ein Beispiel für die Darstellung von Statistikdaten finden Sie in der Hilfe.

9. Um die Anzeigemerkmale Ihres Diagramms zu ändern, klicken Sie auf Diagramm formatieren.

Einen Aspekt des zu formatierenden

Diagramms wählen

Formatoptionen wählen

Hier

Änderungen prüfen

10. Nehmen Sie im Dialogfeld „Diagramm formatieren“ die gewünschten Änderungen vor und klicken Sie auf OK.

11. Klicken Sie auf Layout speichern und dann auf Layout verlassen, um in den Blätternmodus zu wechseln und Ihr Diagramm anzusehen.

Kapitel 3

|

Erstellen von Datenbanken 103

Diagrammtitel

Vertikale (Y) Achse -

Daten

Horizontale (X) Achse

- Daten

Beispiel für ein Liniendiagramm

Hinweis

FileMaker Pro zeigt im Layoutmodus nur ein Platzhalterbild Ihres Diagramms. Sie müssen in den

Blättern- oder Seitenansichtsmodus wechseln, um das tatsächliche Diagramm zu sehen. Dieses Diagramm wird auch im Suchenmodus korrekt angezeigt.

Weitere Informationen über die Darstellung von Daten in Diagrammen finden Sie in der Hilfe.

104 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Kapitel 4

Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien

Dieses Kapitel erläutert die folgenden Grundlagen:

1

Planen einer relationalen Datenbank

1

Erstellen und Bearbeiten von Beziehungen

1

Erstellen und Bearbeiten von Referenzen

FileMaker Pro verwendet Bezugstabellen als Basis für relationale Datenbanken und Referenzen.

Relationale Datenbanken erlauben Ihnen, dynamisch mit Daten aus anderen Tabellen zu arbeiten, sodass Sie

Daten an einer Stelle ändern können und Ihre Änderungen an allen Stellen reflektiert werden, an denen die

Bezugsdaten auftauchen. Mithilfe von Referenzen können Sie Daten aus einer Tabelle kopieren und in eine andere einfügen. Nachdem die Referenzdaten eingefügt wurden, ändern sie sich nicht mehr, es sei denn, Sie bearbeiten sie oder weisen FileMaker Pro an, die Referenz zu wiederholen.

Verwenden Sie relationale Datenbanken, um

1

Die aktuellste Version der Daten aus einer anderen (oder der aktuellen) Tabelle zu sehen und zu bearbeiten. Zeigen Sie z. B. Daten in Bezugsfeldern an, wenn Sie den aktuellen Preis eines Artikels aus einer Bezugstabelle benötigen. Wenn sich Daten in den Bezugsdatensätzen ändern, sehen Sie diese

Änderungen auch in der aktuellen Tabelle.

1

Daten effizient und flexibel zu erfassen und zu verwalten. Anstatt mehrere Datenbanktabellen mit doppelten Werten zu erstellen, speichern Sie Werte nur einmal und verwenden Sie Beziehungen, um diese Werte zur Verfügung zu stellen. Sie können dann Daten an nur einer Stelle ändern und vermeiden damit doppelte Daten und fördern konsistente Datenhaltung.

1

Speicherplatz zu sparen, da Daten nur an einer Stelle gespeichert sind.

Verwenden Sie Referenzen, um Daten aus einer Bezugstabelle zu kopieren und die Kopie unverändert zu lassen, selbst wenn sich Bezugsdaten ändern. Verwenden Sie z. B. eine Referenz, um den aktuellen Preis eines Produkts zum Zeitpunkt des Kaufs in eine Rechnungstabelle zu kopieren. Selbst wenn sich der Preis in der Bezugstabelle ändert, bleibt der Preis in der Rechnungstabelle gleich.

FileMaker Pro kann auch auf Daten zugreifen, die in anderen FileMaker Pro-Dateien und externen ODBC-

Datenquellen gespeichert sind, so dass Sie Daten, die in Ihrer FileMaker Pro-Datei gespeichert sind, mit

Daten aus diesen externen Quellen kombinieren können. Sie können mit Daten in SQL-Datenbanken arbeiten, die Informationen über ODBC bereitstellen. Sie können auch Ergänzungsfelder in FileMaker Pro verwenden, um Berechnungs- und Statistikvorgänge mit in ODBC-Datenquellen gespeicherten Daten durchzuführen. Weitere Informationen über die Verwendung von FileMaker Pro mit externen Datenquellen

finden Sie unter „Arbeiten mit externen Datenquellen“ auf Seite 133.

Hinweis

Umfassende Informationen und schrittweise Anleitungen zur Verwendung von FileMaker Pro finden

Sie in der Hilfe.

106 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Beziehungen

Eine Beziehung ist eine leistungsstarke Methode zur Organisation Ihrer Daten. Mit einer Beziehung können Sie

Daten in einer oder mehreren Tabellen auf der Basis gemeinsamer Feldwerte, verschiedener Feldwerte oder eines

Vergleichs von Werten in zwei oder mehr Feldern verknüpfen.

Nachdem Sie eine Beziehung definiert haben, können Sie Daten aus der Bezugstabelle wie folgt anzeigen:

1

Entwickeln Sie eine relationale Datenbank, die aus einer oder mehreren Tabellen besteht, die in ihrer

Gesamtheit alle Daten enthalten, die Sie für Ihre Arbeit benötigen. Jede Information wird nur in jeweils einer Tabelle gespeichert, steht aber jeder Bezugstabelle für Zugriff und Anzeige zur Verfügung. Sie können jedes Auftreten Ihrer Bezugsdaten ändern und die Änderungen werden an allen Stellen reflektiert, an denen diese Bezugsdaten benutzt werden.

1

Definieren Sie eine Referenz, um Daten aus einer Bezugstabelle in ein Feld in der Zieltabelle zu kopieren.

Die kopierten Daten werden jetzt an zwei Stellen gespeichert, als hätten Sie sie mit den Befehlen „Kopieren“ und „Einfügen“ in ein Zielfeld übertragen. Die Referenzdaten sind zum Zeitpunkt des Kopierens aktuell, bleiben aber dann so lange statisch, bis die Referenz wiederholt oder erneut ausgelöst wird.

Aktuelle Tabelle

Kundennr.

Strecke

R20

München-

Bezugstabelle

Kundennr.

Strecke

R20

München-

In relationalen Datenbanken werden Daten aus der

Bezugstabelle nur in der aktuellen Tabelle angezeigt,

nicht kopiert.

Aktuelle Tabelle

Kundennr.

Strecke

R20

München-

Bezugstabelle

Kundennr.

Strecke

R20

München-

Referenzen kopieren Daten aus der Bezugstabelle in die

Ein Reisebüro könnte beispielsweise folgende Tabellen verwenden: die Tabelle „Reisen“, die die Produkte

(Reisen) und ihre aktuellen Preise speichert; die Tabelle „Kunden“, die Kundeninformationen speichert; die

Tabelle „Rechnungen“, die einen Datensatz für jede Rechnung enthält, und die Tabelle „Positionen“, die

Verkaufsdaten für jede Rechnungsposition einschließlich der verkauften Reise und des Preises speichert, zu dem sie verkauft wurde. Da Rechnungen eine Mischung aus dynamischen und statischen Daten sind, verwenden Sie sowohl relationale Datenbanken als auch Referenzen für die Anzeige Ihrer Daten. Datensätze aus der Tabelle „Positionen“ werden dynamisch in einem Ausschnitt im Layout „Rechnungen“ angezeigt, aber der aktuelle Preis jeder Position wird über eine Referenz eingegeben. Damit bleibt die Rechnung historisch korrekt, auch wenn sich der Preis zu einem späteren Zeitpunkt ändert.

Kapitel 4

|

Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien 107

Reisetabelle

Reisekennun

Reisename:

R10

München-Rom

Strecke

Nr.

Von

R200 bayern

R42 Paris

Nach

Paris

Rom

Kundentabelle

Kundennr.

Name

Telefon

C100

Williams

408-555-3456

Reisekenn Reisename:

R10

R20

München-

Rom-London

Rechnungstabelle

Rechnungsnr.

Datum

Kundennr.

Name

A-200-61

16.10.10

C100

Williams

Reise

Nr.

Reisename: Preis

R10 München550.00

R20 Rom-London 700.00

Summe 1,250.00

Datensätze aus der

Tabelle „Positionen“ in einem Ausschnitt

Sie legen eine relationale Datenbank an, indem Sie eine Beziehung zwischen zwei Feldern, so genannten

Abgleichsfeldern, definieren. Diese Felder können sich in verschiedenen Tabellen oder in derselben Tabelle

(Self-Join) befinden. Sie können auf Bezugsdaten zugreifen, wenn der Wert im Bezugsfeld auf der einen Seite der Beziehung gemäß den festgelegten Kriterien erfolgreich mit einem Wert im Abgleichsfeld auf der anderen

Seite der Beziehung abgeglichen wird.

Nachdem Sie eine Beziehung erstellt haben, können Sie Felder aus der Bezugstabelle verwenden, als wären es Felder in der aktuellen Tabelle: zur Anzeige von Datensätzen in einem Layout, als Teil einer Formel, in einem Script, als Abgleichsfeld für eine andere Beziehung usw. Sie können in jedem Modus mit den Daten in den Bezugsfeldern arbeiten (falls Sie Zugriffsrechte haben), während Sie mit Datensätzen in der aktuellen

Tabelle arbeiten.

Wenn Sie Bezugsdaten in einem Ausschnitt anzeigen, werden Werte aus allen Bezugsdatensätzen angezeigt.

Wenn sich das Bezugsfeld nicht in einem Ausschnitt befindet, wird der Wert aus dem ersten Bezugsdatensatz angezeigt.

Weitere Informationen über Beziehungen finden Sie in der Hilfe.

Terminologie für relationale Datenbanken

Bevor Sie beginnen, mit relationalen Datenbanken und Referenzen zu arbeiten, sollten Sie mit den nachstehenden Begriffen vertraut sein. Diese Begriffe werden in den folgenden Abschnitten erläutert.

Begriff

Aktuelle Tabelle

Externe Tabelle

Referenzzielfeld

(nur für Referenzen)

Referenzquellfeld

(nur für Referenzen)

Beschreibung

In relationalen Datenbanken die Tabelle, in der Sie momentan arbeiten.

Für Referenzen die Tabelle, in die die Daten kopiert werden.

Eine Tabelle außerhalb der aktuellen Datei, in einer anderen Datei.

Das Feld in einer Tabelle, in das Sie Daten bei einer Referenz kopieren wollen

Das Feld in der Bezugstabelle, das die Daten enthält, die Sie bei einer Referenz kopieren wollen

108 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Begriff

Abgleichsfeld

Ausschnitt

Bezugsfeld

Bezugsdatensatz

Bezugstabelle

Beschreibung

Ein Feld in der aktuellen Tabelle und ein Feld in einer Bezugstabelle, deren Werte für den Zugriff auf

übereinstimmende Datensätze verwendet werden. (Ein Abgleichsfeld wird gelegentlich auch als

Schlüsselfeld bezeichnet.) Für jede Beziehung wählen Sie in jeder Tabelle eines oder mehrere

Abgleichsfelder.

Für relationale Datenbanken müssen Werte in Abgleichsfeldern übereinstimmen, damit eine Beziehung

zwischen den Dateien möglich ist. Weitere Informationen finden Sie unter „Erläuterung von

Abgleichsfeldern für Beziehungen“ auf Seite 109.

Für Referenzen müssen Werte in Abgleichsfeldern nicht gleich sein, um zu passen.

Ein Layoutobjekt, das Datensätze aus Bezugstabellen anzeigt. In Ausschnitten werden Daten aus

Bezugsfeldern in Reihen angezeigt, wobei jeder Datensatz eine eigene Reihe einnimmt.

Ein Feld, das sich auf ein Feld in einer anderen Tabelle bezieht (oder auf ein anderes Feld in derselben

Tabelle). Wenn eine Beziehung zwischen zwei Tabellen (sogar über eine andere Tabelle) definiert wurde, kann auf Daten in Feldern der einen Tabelle von der anderen Tabelle aus zugegriffen werden.

Datensatz in der Bezugstabelle, dessen Abgleichsfeld (entsprechend der verwendeten Beziehung) einen

Wert enthält, der zu dem Wert im Abgleichsfeld einer anderen Tabelle passt.

In relationalen Datenbanken die Tabelle, die die Daten enthält, auf die Sie zugreifen und mit denen Sie in der aktuellen Tabelle arbeiten wollen.

Für Referenzen die Tabelle, die die zu kopierenden Daten enthält.

Eine Tabelle kann sich auf sich selbst beziehen. (Dies ist ein so genannter Self-Join.)

Relationale Operatoren Im Beziehungsdiagramm die Symbole, die die Vergleichskriterien zwischen einem oder mehreren

Felderpaaren in zwei Tabellen definieren. Hierzu gehören: gleich (=), ungleich (), größer als (>), größer oder gleich (), kleiner als (<), kleiner oder gleich () und alle Zeilen oder kartesisches Produkt (X).

Beziehung Beziehungen geben Zugriff auf Daten von einer Tabelle auf eine andere. Beziehungen können einen Datensatz in einer Tabelle mit einem Datensatz in einer anderen Tabelle, einen Datensatz mit vielen anderen Datensätzen oder alle Datensätze in einer Tabelle mit allen Datensätzen in einer anderen Tabelle verknüpfen, abhängig von den Kriterien, die Sie bei der Definition der Beziehung im Beziehungsdiagramm angeben. (Eine Beziehung wird gelegentlich auch als Verknüpfung oder Verknüpfungsausdruck bezeichnet.)

Beziehungsdiagramm Im Register „Beziehungen“ des Dialogfelds „Datenbank verwalten“ sehen Sie die Instanzen von

Tabellen sowohl in der aktuellen Datei als auch von externen Datenbank-Bezugsdateien. In diesem

Beziehungsdiagramm verknüpfen Sie Tabellen und ändern Beziehungen zwischen Feldern in verschiedenen Tabellen.

Wenn Sie eine neue Tabelle erstellen, erscheint eine visuelle Repräsentation, oder Instanz, der Tabelle im

Beziehungsdiagramm. Sie können beliebig viele Instanzen (mit eindeutigen Namen) derselben Tabelle angeben, um im Diagramm mit komplexen Beziehungen zu arbeiten.

Quelldatei Die Datei, aus der Sie dem Beziehungsdiagramm eine Tabelle hinzufügen.

Quelltabelle Die Tabelle, auf der eine oder mehrere Tabellen im Beziehungsdiagramm basieren. Die Quelltabelle ist die Tabelle, die im Register „Tabellen“ des Dialogfelds „Datenbank verwalten“ definiert ist.

Erläuterung des Beziehungsdiagramms

Sie arbeiten im Beziehungsdiagramm mit Tabellen, um mit ihrer Hilfe die Ansicht Ihrer Daten im Layout zu organisieren. Tabellen, die im Beziehungsdiagramm angezeigt werden, finden Sie in der aktuellen

FileMaker Pro-Datei, in einer externen FileMaker Pro-Datei oder in einer externen ODBC-Datenquelle.

Jede Instanz (oder jedes Auftreten) einer Tabelle im Beziehungsdiagramm repräsentiert eine separate Sicht auf Ihre Daten. Wenn Sie zwei Tabellen verknüpfen, verbinden Sie zwei bestehende Ansichten zu einer dritten Ansicht. Beim Hinzufügen von Tabellen zu Ihren Beziehungen stellt jede Folgetabelle eine zusätzliche Gruppe von Kriterien dar, die erfüllt sein müssen, bevor der Zugriff auf Bezugsdaten in dieser

Beziehung möglich ist.

Kapitel 4

|

Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien 109

Sie können eine Beziehung zwischen zwei beliebigen Tabellen im Beziehungsdiagramm erstellen, aber die

Beziehung darf nicht zirkulär sein, d. h. keinen geschlossenen Kreis zwischen Tabellen bilden. Jede Reihe von Beziehungen muss eine Anfangs- und eine Endtabelle besitzen und diese Tabellen müssen unterschiedliche Tabellen sein.

Da jede Beziehung eine zusätzliche Gruppe von Kriterien darstellt, müssen Sie Ihren Kontext im

Beziehungsdiagramm berücksichtigen. Der Kontext ist der Punkt im Diagramm, an dem die Beziehung ausgewertet wird. Da das Diagramm nie einen Kreis ergibt, bietet jeder Punkt im Diagramm eine andere

Perspektive Ihrer Daten.

FileMaker Pro lässt keine kreisförmigen Verbindungen im Beziehungsdiagramm zu, daher veranlasst jeder

Versuch einer zirkulären Beziehung FileMaker Pro, eine neue, eindeutig benannte Instanz einer Tabelle zu generieren. Eine neue Instanz erlaubt Ihnen wie jede andere Instanz im Diagramm das Fortsetzen Ihrer neuen Beziehung.

Weitere Informationen über das Beziehungsdiagramm finden Sie in der Hilfe.

Erläuterung von Abgleichsfeldern für Beziehungen

Wenn Sie eine Beziehung zwischen Tabellen erstellen, wählen Sie eines oder mehrere Felder in jeder

Tabelle als Abgleichsfelder aus. Abgleichsfelder haben normalerweise gemeinsame Werte. In einer typischen Beziehung ist ein Datensatz in der einen Tabelle mit Datensätzen in einer anderen Tabelle verbunden, die einen gemeinsamen Abgleichsfeldwert haben.

Die Tabelle „Kunden“ und die Tabelle „Rechnung“ können z. B. jeweils das Feld „Kundennummer“ verwenden, um jeden Kunden und Kauf eindeutig zu identifizieren. Wenn beide Tabellen über

„Kundennummer“ als Abgleichsfeld verbunden sind, kann ein Datensatz in der Tabelle „Kunden“ einen

Ausschnitt anzeigen, der jede Rechnung mit passender Kundennummer auflistet, und in der Tabelle

„Rechnungen“ kann jede Rechnung mit derselben Kundennummer konsistente Kundendaten anzeigen.

Die in einer Beziehung verwendeten Abgleichsfelder können verschiedene Namen haben.

Ein Abgleichsfeld kann einen beliebigen Feldtyp außer „Medien“ oder „Statistik“ haben.

Typen von Beziehungen

Wenn Sie zwei Tabellen über eine Beziehung verknüpfen, legen Sie Kriterien fest, anhand deren

FileMaker Pro auf Bezugsdatensätze zugreift oder sie anzeigt.

Ihre Kriterien können einfach sein, z. B. der Abgleich eines Felds in Tabelle A mit einem Feld in Tabelle B.

Eine komplexere Beziehungsdefinition liefert in der Regel eine begrenztere Gruppe von Bezugsdatensätzen.

Beispiele komplexer Beziehungen umfassen mehrere Abgleichsfelder auf einer oder beiden Seiten der

Beziehung oder den Vergleich von Abgleichsfeldern mithilfe relationaler „Ungleichheits“-Operatoren oder mithilfe berechneter Abgleichsfelder.

110 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Beziehungen mit einem einzelnen Kriterium

In einer Beziehung mit einem Kriterium werden Daten in einem Feld mit Daten in einem anderen Feld verglichen.

Beispielsweise bezieht sich ein Datensatz in jeder Tabelle auf einen beliebigen Datensatz in der anderen

Tabelle, wenn die Werte im Feld „Kundennr.“ der Tabelle „Kunden“ und im Feld „Kundennr.“ der Tabelle

„Telefonnummern“ identisch sind.

Abgleichsfeld Abgleichsfeld

Verwenden Sie eine Beziehung mit einem einzelnen Kriterium, wenn sich zwei Tabellen auf der Basis eines gemeinsamen Werts, wie z. B. einer Seriennummer oder einer Kennziffer, aufeinander beziehen sollen.

Beispielsweise enthält die Datenbank „Kunden“ zwei Tabellen: „Kunden“ mit Namen und Adressen und

„Telefonnummern“ zum Speichern von Telefonnummern für verschiedene Bereiche, z. B. Geschäftlich, Privat,

Telefax usw. Die Daten werden auf zwei Tabellen verteilt, da ein einzelner Kunde mehrere Telefonnummern haben kann.

Die Tabellen enthalten die folgenden Felder:

Tabelle

Kunden

Feldname

Kundennr.

Telefonnummern

Vorname

Nachname

Adresse1

Adresse2

Ort

Bundesland

Telefon

Telefonnummerntyp

Kundennr.

Kommentar

Zahlenfeld, automatisch eingegebene fortlaufende Nummer.

Abgleichsfeld für die Tabelle „Kunden“

Textfeld

Textfeld

Textfeld

Textfeld

Textfeld

Textfeld

Textfeld

Textfeld

Zahlenfeld. Abgleichsfeld für die Tabelle „Telefonnummern“

Das Feld „Kundennr.“ ist das Abgleichsfeld der Beziehung zwischen den beiden Tabellen. In der Tabelle

„Kunden“ ist das Feld „Kundennr.“ auf die automatische Eingabe einer fortlaufenden Nummer eingestellt, damit jeder Datensatz in der Tabelle „Kunden“ eine eindeutige Kennnummer besitzt. In der Tabelle

„Telefonnummern“ ist die Kundennummer ein einfaches Zahlenfeld.

Da die Beziehung so definiert ist, dass sie die Erstellung von Bezugsdatensätzen in der Tabelle

„Telefonnummern“ erlaubt, wird die Kundennummer aus dem Kunden-Datensatz automatisch in das Feld

„Kundennr.“ der Tabelle „Telefonnummern“ in jedem neuen Bezugsdatensatz eingefügt. Damit ist es möglich, dass sich viele Datensätze in der Tabelle „Telefonnummern“ auf einen einzelnen Datensatz in der

Tabelle „Kunden“ beziehen.

Benutzer können eine Telefonnummer in eine leere Ausschnittreihe eingeben und FileMaker Pro erstellt dann automatisch für diese Telefonnummer einen Bezugsdatensatz.

Kapitel 4

|

Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien 111

Beziehungen mit mehreren Kriterien

In einer Beziehung mit mehreren Kriterien wird die Anzahl der Abgleichsfelder erhöht, womit sich die

Kriterien vermehren, die FileMaker Pro beurteilt, bevor Bezugsdatensätze erfolgreich verknüpft werden. In einer Beziehung mit mehreren Kriterien vergleicht FileMaker Pro die Werte jedes Abgleichsfelds auf beiden

Seiten der Beziehung in der Reihenfolge, in der die Felder angezeigt werden. Dies ist ein so genannter

UND-Vergleich. Für einen erfolgreichen Vergleich muss jedes Abgleichsfeld einen entsprechenden Wert in der anderen Tabelle finden.

Verwenden Sie eine Beziehung mit mehreren Kriterien, wenn zwei Tabellen auf der Basis mehrerer gemeinsamer Werte, wie z. B. einer Kundennummer und eines Datums, miteinander verknüpft sein sollen.

Felder anpassen

Felder anpassen

In dieser Beziehung sind sowohl „Kundennr.“ als auch „Verleihdatum“ Abgleichsfelder für die Tabelle

„Positionen“. Ein Datensatz in der Tabelle „Kunden“ mit einem Wert von 1.000 im Feld „Kundennr.“ und dem Wert „10.10.2010“ im Feld „Verleihdatum“ passt nur zu den Datensätzen in der Tabelle „Positionen“, in denen die Werte von beiden Feldern „Kundennr.“ und „Verleihdatum“ Werte von 1.000 und 10.10.2010 haben. Wenn die Felder „Kundennr.“ in beiden Tabellen übereinstimmende Werte haben, aber die Felder

„Verleihdatum“ nicht, werden keine Bezugsdatensätze zurückgegeben.

Beispielsweise enthält die Datenbank „Ausrüstungsverleih“ drei Tabellen: „Ausrüstung“, eine statische Tabelle, die den verleihbaren Ausrüstungsbestand speichert; die Tabelle „Kunden“, die Namen und Adressen von

Kunden speichert, sowie die Tabelle „Positionen“, die einen Datensatz für jeden Verleihvorgang, einschließlich

Ausrüstungsnummer, Kundennummer und Verleihdatum speichert. Diese Datenbank soll den Verleih von

Reiseausrüstung verfolgen und alle Ausleihvorgänge pro ausgewähltem Kunden und ausgewähltem Datum anzeigen.

Die Datenbank verwendet zwar drei Tabellen, aber die Beziehung mit mehreren Kriterien besteht zwischen den Tabellen „Kunden“ und „Positionen“. Diese Tabellen enthalten die folgenden Felder:

Tabelle

Kunden

Feldname

Kundennr.

Positionen

Verleihdatum

Kundennr.

Verleihdatum

Ausrüstungsnr.

Kommentar

Zahlenfeld, automatisch eingegebene fortlaufende Nummer. Eines der

Abgleichsfelder für die Tabelle „Positionen“

Datumsfeld. Das andere Abgleichsfeld für die Tabelle „Positionen“

Zahlenfeld. Eines der Abgleichsfelder für die Tabelle „Kunden“

Datumsfeld. Das andere Abgleichsfeld für die Tabelle „Kunden“

Zahlenfeld

Da die Beziehung so definiert ist, dass sie die Erstellung von Bezugsdatensätzen in der Tabelle „Positionen“ erlaubt, können Benutzer Ausleihdaten in eine leere Ausschnittreihe eingeben und FileMaker Pro erstellt dann automatisch einen Bezugsdatensatz für diesen Verleihvorgang.

Auswählen, um die Erstellung von

Bezugsdatensätzen in der Tabelle

„Positionen“ zu erlauben

112 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Beziehungen, die Vergleichsoperatoren verwenden

In einer vergleichenden Beziehung verwenden Sie einen oder mehrere der folgenden Operatoren, um Werte von Abgleichsfeldern in den beiden Bezugstabellen zu vergleichen. Die Beziehung gibt Bezugsdatensätze zurück, wenn der Vergleich den festgelegten Kriterien gemäß erfolgreich ist.

>

<

 x

=

Relationaler

Operator Vergleicht diese Datensätze.

Werte im Abgleichsfeld sind gleich.

Werte im Abgleichsfeld sind ungleich.

Werte im linken Abgleichsfeld sind kleiner als Werte im rechten Abgleichsfeld.

Werte im linken Abgleichsfeld sind kleiner oder gleich den Werten im rechten Abgleichsfeld.

Werte im linken Abgleichsfeld sind größer als Werte im rechten Abgleichsfeld.

Werte im linken Abgleichsfeld sind größer oder gleich den Werten im rechten Abgleichsfeld.

Alle Datensätze in der linken Tabelle werden mit allen Datensätzen in der rechten Tabelle verglichen, unabhängig von den Werten in den Abgleichsfeldern.

Abgleichsfeld Abgleichsfeld

Relationaler Operator „Größer als“

In diesem Beispiel sind die Felder „Reisedatum“ in der Tabelle „Reisen“ und der Tabelle „Kunden“ die

Abgleichsfelder. Wenn z. B. ein Datensatz in der Tabelle „Reisen“ in „Reisedatum“ den Wert 11.12.2010 hat, beziehen sich alle Datensätze in der Tabelle „Kunden“ mit einem Reisedatum-Wert von 10.12.2010 oder früher darauf. Wenn ein Datensatz in der Tabelle „Kunden“ den Wert 11.12.2010 hat, werden alle

Datensätze in der Tabelle „Reisen“ mit Werten für das Reisedatum ab dem 12.12.2010 darauf bezogen.

Beziehungen, die einen Bereich von Datensätzen zurückgeben

Eine Beziehung, die einen Bereich von Datensätzen zurückgibt, gleicht einer Beziehung mit mehreren Kriterien, mit der Ausnahme, dass Sie Vergleichsoperatoren verwenden, um Datensätze zu finden, die größer als eines Ihrer

Kriterien und kleiner als Ihr anderes Kriterium sind. Diese Art der Beziehung wird im Allgemeinen verwendet, um Datensätze zurückzugeben, die innerhalb eines Bereichs von Datumsangaben oder Seriennummern liegen.

Nehmen Sie z. B. an, Sie wollen von Tabelle E aus alle Datensätze in Tabelle F sehen, deren Werte in

Datumsfeld F größer als Startdatum E und kleiner als Enddatum E sind.

Abgleichsfeld

Felder anpassen

Gibt an, dass mehrere verschiedene relationale

Operatoren in dieser

Beziehung verwendet werden.

Diese Beziehung verwendet die relationalen Operatoren „größer als“ und

„kleiner als“.

Die Beziehung gibt diejenigen Datensätze von Tabelle F zurück, deren Datum in Datumsfeld F später ist als

Startdatum E und früher als Enddatum E.

Kapitel 4

|

Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien 113

Beispiel:

Wenn Felder

Startdatum E

Enddatum E

folgende Werte enthalten:

01.11.2010

01.12.2010

Weiteres Beispiel:

Wenn Felder

Startdatum E

Enddatum E

folgende Werte enthalten:

01.12.2010

01.01.2011

Gibt Tabelle F diese Bezugsdatensätze zurück:

14.11.2010

27.11.2010

Gibt Tabelle F diese Bezugsdatensätze zurück:

02.12.2010

15.12.2010

26.12.2010

Self-Join-Beziehungen

Ein Self-Join ist eine Beziehung, in der beide Abgleichsfelder in derselben Tabelle definiert sind. Definieren Sie einen Self-Join, um Beziehungen zwischen Datensätzen innerhalb derselben Tabelle aufzubauen. Verwenden Sie z. B. einen Self-Join, um in einem Ausschnitt eines Layouts eine Untergruppe von Daten in der aktuellen Tabelle anzuzeigen, wie etwa alle Angestellten für jeden Manager.

Wenn Sie eine Self-Join-Beziehung im Beziehungsdiagramm definieren, generiert FileMaker Pro eine zweite Instanz der Tabelle, auf die Sie den Self-Join basieren. FileMaker Pro verhindert damit, dass das

Beziehungsdiagramm eine zirkuläre Beziehung bildet, wodurch die Beziehung nicht mehr berechnet werden könnte.

Abgleichsfeld Abgleichsfeld

Self-Join-Beziehung

Diese Beziehung gibt Bezugsdatensätze in Tabelle G zurück, wenn Textfeld G1 denselben Wert wie Textfeld

G2 enthält.

Weitere Informationen über die Beziehungstypen finden Sie in der Hilfe.

Planen einer relationalen Datenbank

Informationen über das Planen einer relationalen Datenbank finden Sie unter „Planen einer Datenbank“ auf

Seite 55.

Arbeiten mit dem Beziehungsdiagramm

Verwenden Sie das Beziehungsdiagramm, um die Beziehungen in Ihrer Datenbankdatei zu erstellen, zu ändern und anzuzeigen. Im Beziehungsdiagramm können Sie Tabellen und Beziehungen duplizieren, Tabellen in der

Größe ändern und ausrichten und Textnotizen hinzufügen. Sie können Tabellen hervorheben, die mit der ausgewählten Tabelle über eine 1-entfernt-Beziehung verbunden sind, sowie Tabellen, die über die gleiche

Quelltabelle wie die aktuell ausgewählte Tabelle verfügen. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

114 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Standardmäßig zeigt das Beziehungsdiagramm alle Tabellen in Ihrer aktuellen Datenbankdatei. Sie können dem Diagramm Tabellen aus anderen FileMaker Pro-Dateien oder externen ODBC-Datenquellen oder mehrere Instanzen derselben Tabelle hinzufügen. Sie können auch über die Schaltflächen am unteren Rand des Diagramms Tabellen aus dem Diagramm entfernen.

Hinweis

Wenn die Tabelle aus einer externen ODBC-Datenquelle stammt, wird der Name der Tabelle im

Beziehungsdiagramm kursiv dargestellt. Um Informationen über externe Datenquellen anzuzeigen, bewegen Sie den Zeiger über den Pfeil links vom Tabellennamen.

Erstellen von Beziehungen

So erstellen Sie eine Beziehung:

1. Wählen Sie bei geöffneter Datenbank Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Datenbank.

2. Klicken Sie im Dialogfeld „Datenbank verwalten“ auf das Register Beziehungen.

3. Suchen Sie im Beziehungsdiagramm die beiden Tabellen, die Sie für diese Beziehung verwenden wollen.

Sie können sich an beliebiger Stelle im Diagramm befinden, müssen aber vorhanden sein, damit die

Beziehung erstellt werden kann. Für Self-Join-Beziehungen wählen Sie die Einzeltabelle; FileMaker Pro erstellt dann die zweite Tabelleninstanz für Sie.

4. Klicken Sie auf ein Feld in einer der Tabellen und ziehen Sie es auf das entsprechende Abgleichsfeld in der anderen Tabelle.

Oder klicken Sie auf um das Dialogfeld „Beziehung bearbeiten“ zu öffnen und eine Beziehung zu erstellen.

5. Wiederholen Sie Schritt 4 für jedes Abgleichsfeld, das Sie in dieser Beziehung verwenden wollen.

Weitere Informationen über Abgleichsfelder finden Sie unter „Erläuterung von Abgleichsfeldern für

Beziehungen“ auf Seite 109.

6. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern und das Beziehungsdiagramm zu schließen.

Kapitel 4

|

Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien 115

Positionieren Sie den

Zeiger auf das

Pfeilsymbol, um die

Namen der

Quelltabelle und der

Quelldatei anzuzeigen.

Einmal klicken, um alles außer den Abgleichsfeldern auszublenden. Noch einmal klicken, um alles außer dem

Tabellennamen auszublenden.

Erneut klicken, um die Tabelle wieder in ihrer ursprünglichen

Größe herzustellen.

Hier klicken, um eine Textnotiz ein- bzw. auszublenden.

Abgleichsfelder werden in ihren

Tabellen kursiv dargestellt.

Ausgewählte Objekte löschen

Tabelle hinzufügen

Ändern Sie die Farbe ausgewählter Objekte.

Fügt dem Diagramm eine Textnotiz hinzu.

Vergrößert bzw. verkleinert die

Darstellung des

Beziehungsdiagramms.

Zeigt das Dialogfeld „Drucker einrichten“ (Windows) bzw.

„Papierformat“ (Mac OS) an.

Eine Beziehung erstellen

Ausgewählte Objekte duplizieren

Ein ausgewähltes Objekt bearbeiten

Ändern Sie die

Ausrichtung ausgewählter Objekte.

Das Beziehungsdiagramm

Seitenumbrüche anzeigen

Zeigen Sie 1-entfernte Tabellen oder Tabellen mit der gleichen

Quelle an.

Ändern von Beziehungen

Nach der Erstellung einer Beziehung können Sie Abgleichsfelder hinzufügen oder ändern, relationale

Operatoren ändern und Optionen für das Erstellen, Löschen und Sortieren von Bezugsdatensätzen festlegen.

So ändern Sie eine Beziehung:

1. Wählen Sie bei geöffneter Datenbank Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Datenbank.

2. Klicken Sie im Dialogfeld „Datenbank verwalten“ auf das Register Beziehungen.

3. Suchen Sie im Beziehungsdiagramm die zu bearbeitende Beziehung und doppelklicken Sie auf die

Verbindungslinie zwischen den Bezugstabellen, um das Dialogfeld „Beziehung ändern“ zu öffnen.

Oder Sie wählen die Beziehung im Beziehungsdiagramm aus und klicken auf um das Dialogfeld

„Beziehung bearbeiten“ zu öffnen.

Den relationalen

Operator wählen

Optionen für die Tabellen in der

Beziehung aktivieren

116 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

4. Bearbeiten Sie die Tabellen und Abgleichsfelder für die Beziehung.

Ziel

Ein Abgleichsfeld ändern

Ein Abgleichsfeld hinzufügen

Aktion

Wählen Sie das neue Abgleichsfeld aus und klicken Sie auf Ändern.

Wählen Sie das neue Abgleichsfeld aus und klicken Sie auf Hinzufügen.

Den relationalen Operator ändern Wählen Sie einen neuen Operator aus der Liste und klicken Sie auf Ändern.

Weitere Informationen finden Sie unter „Beziehungen, die Vergleichsoperatoren verwenden“ auf Seite 112.

Ein Paar von Beziehungskriterien duplizieren

Wählen Sie das Kriterienpaar aus der Liste im unteren Bereich des Dialogfelds und klicken

Sie auf Duplizieren.

Ein Paar von Beziehungskriterien löschen

Wählen Sie das Kriterienpaar aus der Liste im unteren Bereich des Dialogfelds und klicken

Sie auf Löschen.

5. Aktivieren Sie Optionen für die Beziehung.

Ziel

Einen Bezugsdatensatz (zur Bezugstabelle) immer hinzufügen, wenn Sie Daten in ein Bezugsfeld eines

Datensatzes in der aktuellen Tabelle eingeben

(Weitere Informationen hierzu finden Sie unter

„Hinzufügen und Duplizieren von Datensätzen“ auf

Seite 26.)

Auswählen

Datensatzerstellung in dieser Tabelle mit dieser Beziehung zulassen.

Wenn diese Option aktiviert ist, bewirkt die Eingabe von Daten in ein

Bezugsfeld, für das kein entsprechender Bezugsdatensatz existiert, dass ein Bezugsdatensatz auf der Basis des Abgleichsfelds in der aktuellen

Tabelle erstellt wird.

Die entsprechenden Datensätze (in der

Bezugstabelle) immer löschen, wenn Sie einen zugehörigen Datensatz in der aktuellen Tabelle löschen. (Weitere Informationen hierzu finden Sie

unter „Löschen von Datensätzen“ auf Seite 27.)

Bezugsdatensätze in dieser Tabelle löschen, wenn ein Datensatz in der anderen Tabelle gelöscht wird.

Diese Option löscht Bezugsdatensätze auch dann, wenn sie im aktuellen

Layout nicht angezeigt werden.

Bezugsdatensätze sortieren

Sortieren. Doppelklicken Sie dann in der linken Liste im Dialogfeld

„Sortieren“ auf die zu sortierenden Felder. Um die Sortierfolge der

Felder zu ändern, ziehen Sie die Felder in der rechten Liste an die gewünschte Position. Aktivieren Sie weitere Optionen und klicken Sie dann auf OK.

Durch die Aktivierung dieser Option wird die Sortierfolge in der

Bezugsdatei nicht beeinflusst.

6. Klicken Sie auf OK.

Weitere Informationen über das Erstellen und Bearbeiten von Beziehungen finden Sie in der Hilfe.

Statistikberechnung für Daten in Ausschnitten

Sie können Daten statistisch auswerten, die sich in einem Bezugsfeld in einem Ausschnitt befinden. Der

Ausschnitt kann Datensätze aus einer Bezugstabelle oder aus derselben Tabelle (Self-Join) enthalten.

So werten Sie Daten in einem Ausschnitt statistisch aus:

1. Erstellen Sie ein Formelfeld in der Tabelle, in der die Gesamtsumme angezeigt werden soll.

2. Definieren Sie für das Feld eine Formel, die eine Statistikfunktion für die gewünschte Berechnung enthält.

Wenn z. B. die Tabelle „Rechnungen“ aktiv ist und Sie die Summe der Bezugswerte im Feld „Preis“ der

Tabelle „Positionen“ ermitteln wollen, verwenden Sie die Formel Summe(Positionen::Preis).

Kapitel 4

|

Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien 117

3. Platzieren Sie das Formelfeld in ein Layout der Tabelle, in der es definiert wurde.

Weitere Informationen finden Sie unter „Platzieren und Entfernen von Feldern in einem Layout“ auf

Seite 88.

Filtern von Datensätzen in Ausschnitten

Durch Filtern von Ausschnitt-Datensätzen können Sie unterschiedliche Sets von Datensätzen in einem

Ausschnitt anzeigen.

1. Doppelklicken Sie auf den Ausschnitt.

2. Wählen Sie im Dialogfeld „Ausschnitteinstellungen“ die Option Ausschnittdatensätze filtern.

3. Definieren Sie im Dialogfeld „Formel angeben“ eine Formel, die bestimmt, welche Ausschnittdatensätze angezeigt werden.

Beispiel: Wenn Sie in einem Rechnungslayout in einem Ausschnitt, der Produktdatensätze aus der

Tabelle „Produkte“ enthält, nur die Produkte mit einer Menge größer als eins anzeigen möchten, verwenden Sie die Formel Wenn (Produkte::Menge <1; 0; 1).

4. Klicken Sie auf OK.

Wichtig

Die Ergebnisse von Statistikfeldern, Formeln und Suchabfragen beruhen auf dem vollständigen

Set von Bezugsdatensätzen, nicht nur den Datensätzen in einem Ausschnitt, die gefiltert wurden. Beispiel:

Wenn ein Ausschnitt eine gefilterte Untergruppe von Datensätzen anzeigt und ein Statistikfeld des Typs

Summe von außerhalb des Ausschnitts diese Datensätze auswertet, addiert das Statistikfeld alle

Bezugsdatensätze, nicht nur die angezeigten Datensätze.

Weitere Informationen über das Filtern von Datensätzen in Ausschnitten finden Sie in der Hilfe.

Erläuterung von Referenzen

Eine Referenz kopiert Daten aus einer anderen Tabelle in ein Feld in der aktuellen Tabelle. Die kopierten

Daten werden Teil der aktuellen Tabelle (und verbleiben auch in der Tabelle, aus der sie kopiert wurden).

Die Daten, die in die aktuelle Tabelle kopiert wurden, ändern sich nicht automatisch, wenn sich die Daten in der anderen Tabelle ändern. Eine Aktualisierung erfolgt nur dann, wenn sich das Abgleichsfeld in der aktuellen Tabelle ändert.

Um für eine Referenz eine Verbindung zwischen Tabellen zu definieren, erstellen Sie eine Beziehung. Dann definieren Sie eine Referenz, um Daten aus einem Feld in der Bezugstabelle in ein Feld in der aktuellen

Tabelle zu kopieren.

Wenn Sie einen Wert in das Abgleichsfeld der aktuellen Tabelle eingeben, greift FileMaker Pro anhand der

Beziehung auf den ersten Datensatz in der Bezugstabelle zu, dessen Abgleichsfeld einen passenden Wert enthält. Anschließend kopiert FileMaker Pro den Wert aus dem Referenzquellfeld in das Referenzzielfeld, wo der Wert gespeichert wird.

Die Daten, die in das Referenzzielfeld kopiert wurden, können Sie bearbeiten, ersetzen oder löschen wie beliebige andere Daten (da der Referenzwert zur aktuellen Tabelle gehört). Sie können auch Daten in der aktuellen Tabelle aktualisieren, wenn sich die Daten in der Bezugstabelle geändert haben.

118 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Aktuelle Tabelle

Kundennr.

Name

C200

Schmidt

Datensätze in Bezugstabelle

Beziehung

Ort

Kundennr.

C235

Kundennr.

Kundennr.

Name

Telefon

Name

Ort

42.83.91.04

555-3849

Paris

Telefon

Ort

555-1234

Vancouver

München

Referenzzielfeld Referenzquellfeld

Erstellen von Referenzen

So definieren Sie eine Referenz:

1. Definieren Sie eine Beziehung für die Referenz zwischen dem Abgleichsfeld der aktuellen Tabelle und

dem Abgleichsfeld der Bezugstabelle. Weitere Informationen finden Sie unter „Erstellen von

Beziehungen“ auf Seite 114.

2. Wählen Sie bei geöffneter Datenbank Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Datenbank.

3. Klicken Sie im Dialogfeld „Datenbank verwalten“ auf das Register Felder.

4. Wenn Ihre Datenbank mehrere Tabellen enthält, wählen Sie die gewünschte Tabelle aus der Liste Tabellen.

5. Wählen Sie ein Text-, Zahlen-, Datums-, Zeit-, Zeitstempel- oder Medienfeld aus der Liste bestehender

Felder oder definieren Sie ein neues.

6. Klicken Sie auf Optionen (oder doppelklicken Sie auf den Feldnamen).

7. Klicken Sie im Dialogfeld „Optionen für Feld“ auf das Register Automatische Eingabe und aktivieren

Sie dann Referenzwert.

8. Wählen Sie im Dialogfeld „Referenz für Feld“ die Tabelle, mit der die Referenz beginnt, und die Tabelle, aus der der Wert kopiert wird.

Auswählen

Beginnend mit Tabelle

Zum Festlegen von:

Die Tabelle, die der Referenz im Beziehungsdiagramm als Ausgangspunkt dient.

Referenz aus Bezugstabelle Die Bezugstabelle, in der die Bezugsdaten nachgeschlagen werden

9. Wählen Sie das Feld aus, aus dem der Referenzwert kopiert werden soll.

10. Aktivieren Sie Optionen für die Referenz.

Ziel Aktion

Die Maßnahme festlegen, wenn die Werte in den

Abgleichsfeldern nicht identisch sind

Aktivieren Sie unter Bei fehlender Übereinstimmung eine Option, um keinen Wert zu kopieren oder den nächstniedrigeren oder nächsthöheren

Wert aus dem Referenzquellfeld zu kopieren, oder geben Sie einen festen

Wert ein, der stattdessen verwendet werden soll.

Leeren Feldinhalt von der Übernahme aus dem

Referenzquellfeld der Referenz in das

Referenzzielfeld ausschließen

Aktivieren Sie Leeren Feldinhalt nicht kopieren. (Deaktivieren Sie die

Option, um die Übernahme solcher Daten zuzulassen.)

Kapitel 4

|

Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien 119

Referenzquellfeld wählen

Ausgangspunkt der

Referenz wählen

Bezugstabelle für die

Referenz wählen

Eine Option für ungleiche Daten in

Abgleichsfeldern wählen

Aktivieren, damit keine leeren

Daten kopiert werden

11. Klicken Sie auf OK.

12. Wiederholen Sie die Schritte 5-11 für jedes weitere Feld, für das Sie eine Referenz definieren wollen.

Bearbeiten von Referenzen

So bearbeiten Sie eine Referenz:

1. Wählen Sie bei geöffneter Datenbank Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Datenbank.

2. Klicken Sie auf das Register Felder.

3. Wenn Ihre Datenbank mehrere Tabellen enthält, wählen Sie die gewünschte Tabelle aus der Liste Tabellen.

4. Doppelklicken Sie auf das Referenzzielfeld.

5. Klicken Sie im Dialogfeld „Optionen für Feld“ auf das Register Automatische Eingabe.

6. Stellen Sie sicher, dass Referenzwert aktiviert ist, und klicken Sie auf Angeben.

Um die Verwendung einer Referenz zu beenden oder auszusetzen, deaktivieren Sie Referenzwert.

7. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.

8. Klicken Sie auf OK.

Weitere Informationen über das Erstellen und Bearbeiten von Referenzen finden Sie in der Hilfe.

120 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Kapitel 5

Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten

Dieses Kapitel erläutert die Grundlagen der gemeinsamen Benutzung von FileMaker Pro-Datenbanken:

1

FileMaker Netzwerk-Sharing

: Sie können FileMaker Pro-Datenbanken gemeinsam benutzen, wodurch mehrere FileMaker Pro-Benutzer gleichzeitig auf dieselbe Datenbank zugreifen und sie verwenden können.

1

Importieren und Exportieren von Daten

: Sie können Informationen zwischen FileMaker Pro und anderen Programmen austauschen, indem Sie Daten importieren und exportieren. Beispielsweise können

Sie Daten importieren, die sich in einer anderen Datenbank oder einer Tabellenkalkulation befinden, oder

Adressdaten exportieren, um personalisierte Serienbriefe mit einer Textverarbeitung zu erstellen.

1

Wiederkehrender Import:

Sie können eine FileMaker Pro-Datei so einrichten, dass aus einer anderen

Anwendung (z. B. aus Microsoft Excel) importierte Daten automatisch aktualisiert werden.

1

Zugriff auf Daten von externen Datenquellen

: Sie können auf Daten zugreifen, die in anderen

FileMaker Pro-Dateien und in externen SQL-Datenbanken gespeichert sind, die ODBC für die gemeinsame

Nutzung von Daten verwenden. So können Sie mit Daten arbeiten, die in externen Datenbanken gespeichert sind, und können externe Daten mit Informationen kombinieren, die in Ihrer Datei gespeichert sind. Wenn

Sie auf Daten von einer ODBC-Datenbank zugreifen, können Sie Ergänzungsfelder in Ihrer FileMaker Pro-

Datei verwenden, um Berechnungen und Statistikauswertungen der Daten durchzuführen, ohne das Schema der externen Datei zu ändern.

1

Instant Web Publishing

: Sie können rasch und einfach FileMaker Pro-Layouts als Web-Seiten veröffentlichen und damit jedem Benutzer mit einem Webbrowser in Ihrem Intranet (oder im Internet) den

Zugriff auf Ihre FileMaker Pro-Datenbanken erlauben.

Hinweis

Umfassende Informationen und schrittweise Anleitungen zur Verwendung von FileMaker Pro finden Sie in der Hilfe. Informationen zum Veröffentlichen von Datenbanken im Web finden Sie im

Handbuch FileMaker Pro Web Publishing.

Gemeinsame Benutzung von Datenbanken in einem Netzwerk

Wenn Ihr Computer an ein Netzwerk angeschlossen ist, können Sie und andere FileMaker Pro-Benutzer unter Windows und Mac OS gleichzeitig dieselbe Datenbankdatei verwenden.

FileMaker Pro Netzwerk-Sharing unterstützt das Sharing von Dateien für bis zu 9 gleichzeitige Benutzer

(ohne den Host und Instant Web Publishing-Verbindungen). Wenn Sie Dateien mit mehr als 9 gleichzeitigen

Benutzern im Netzwerk verwenden müssen, wird der Einsatz von FileMaker Server empfohlen, der größeren Netzwerkdurchsatz und höhere Kapazität bietet.

Wichtig

Ihre FileMaker Pro-Lizenzvereinbarung erlaubt die gleichzeitige Nutzung des Programms in einem

Netzwerk nur dann, wenn Sie eine Lizenz für jeden einzelnen Computer erworben haben, auf dem FileMaker Pro installiert ist oder ausgeführt wird. Dieselbe Software-Lizenz darf nicht auf verschiedenen Computern gemeinsam benutzt werden. Die vollständigen Bedingungen können Sie der Softwarelizenz entnehmen.

Der erste Benutzer, der eine gemeinsam benutzte Datei öffnet, ist der Host. Jeder Benutzer, der im

Anschluss daran eine gemeinsam benutzte Datei öffnet, ist ein Client.

122 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Der Host öffnet die

Datei.

Clients bauen Verbindungen zur gemeinsam benutzten Datei auf.

Wenn eine gemeinsam benutzte Datei geöffnet ist, können Host und Clients auf dieselben Informationen zugreifen und alle Änderungen an der Datei werden im Fenster jedes Benutzers angezeigt.

Alle Änderungen, die einer der Benutzer an den Daten vornimmt, werden in der gemeinsamen Datei gespeichert. Eine gemeinsam benutzte Datei wird auf der Platte gespeichert, auf der sich die Datei befindet.

Sortierfolgen, Suchabfragen, Importfeldfolge, Exportfeldfolge und Druckereinrichtungen sind spezifisch für die einzelnen Benutzer.

Aktivieren der gemeinsamen Benutzung und Bereitstellen von Dateien

Da viele FileMaker Pro-Befehle auf dem Host-Rechner verarbeitet werden, erzielen Sie den höchsten

Durchsatz, wenn Sie Ihren schnellsten Computer als Host für gemeinsam benutzte Dateien einsetzen. Die

Datei, die Sie als Host bereitstellen, muss sich auf der Festplatte Ihres Computers befinden. Sie können nicht

Host einer Datei sein, die sich auf einem entfernten Computer oder Server im Netzwerk befindet, da dies die Datensicherheit und die Leistung beeinträchtigen kann.

So aktivieren Sie File Sharing für alle geöffneten Dateien im Netzwerk:

1. Öffnen Sie die FileMaker Pro-Datei(en), die Sie gemeinsam benutzen wollen.

Hinweis

Um den Sharing-Status einer Datei zu aktivieren oder zu ändern, müssen Sie sie mit einem

Konto öffnen, das über die entsprechenden Berechtigungen verfügt. Weitere Informationen finden Sie

unter „Konten, Berechtigungen und erweiterte Zugriffsrechte“ auf Seite 136.

2. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Sharing > FileMaker-Netzwerk.

3. Klicken Sie im Dialogfeld „FileMaker-Netzwerkeinstellungen“ unter Netzwerk-Sharing auf Ein.

Das Feld TCP/IP-Adresse enthält die TCP/IP-Adresse Ihres Systems.

Kapitel 5

|

Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten 123

Hier klicken, um FileMaker-Netzwerk-

Sharing zu aktivieren

Stufe des Netzwerkzugriffs für die ausgewählte(n) Datei(en) wählen

4. Wählen Sie die Datei(en), die Sie bereitstellen wollen, aus der Liste Aktuell geöffnete Dateien.

5. Legen Sie die Stufe des Netzwerkzugriffs für die ausgewählte(n) Datei(en) fest.

Ziel Auswählen

Zugriff für alle FileMaker Pro-Benutzer in Ihrem

Netzwerk ermöglichen

Alle Benutzer

Netzwerkzugriff der Benutzer abhängig von ihrer

Berechtigung beschränken

Benutzer nach Berechtigungen angeben und dann auf Angeben klicken.

Wählen Sie im Dialogfeld „Benutzer nach Berechtigungen angeben“ die

Berechtigungen, für die Sie Netzwerkzugriff erlauben wollen.

Jeglichen Zugriff über FileMaker-

Netzwerkfunktionen verhindern

Keine Benutzer

6. Klicken Sie auf OK.

Die geöffneten Dateien sind nun bereitgestellt.

Wichtig

Sie müssen Ihre gemeinsam benutzten Dateien geöffnet lassen, damit sie Clients zur Verfügung stehen.

Hinweis

Damit Dateien auf CD-ROMs gemeinsam benutzt werden können, müssen Sie Sharing aktivieren, bevor Sie die Datei auf die CD kopieren.

Öffnen von gemeinsam benutzten Dateien als Client

FileMaker Pro-Datenbanken, die über TCP/IP gemeinsam genutzt werden, können mithilfe der Liste lokaler

Hosts, der IP-Adresse des Hosts oder seines DNS-Namens (sofern definiert) remote geöffnet werden.

So öffnen Sie eine gemeinsam genutzte Datenbank als Client:

1. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Remote öffnen.

124 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

2. Wählen Sie im Dialogfeld „Remote-Datei öffnen“ die Option Anzeigen, um eine Liste der Hosts zu sehen.

Auswahl

Host-Favoriten

Lokale Hosts

Hosts nach LDAP

Für

Hosts, die Sie zuvor als Favoriten hinzugefügt haben

FileMaker Pro-Hosts in Ihrem TCP/IP-Teilnetz

FileMaker Pro-Hosts, die über den angegebenen LDAP-Server zur

Verfügung stehen

3. Um die an einem Host verfügbaren Dateien zu sehen, wählen Sie den Host aus. Wählen Sie aus der Liste

Verfügbare Dateien die zu öffnende Datei.

Tipp

Um die Liste der verfügbaren Dateien einzuschränken, geben Sie einige Zeichen in das Textfeld

Filter ein. Nur Dateinamen, die die eingegebenen Zeichen enthalten, werden dann in der Liste angezeigt.

Geben Sie in Netzwerk-Dateipfad den Netzwerkpfad ein, z. B.:

Für IPv4: fmnet:/<Host-IP-Adresse>/<Dateiname>

Für IPv6: fmnet:/[<Host-IPv6-Adresse>]/<Dateiname>

4. Klicken Sie auf Öffnen.

Abhängig von der Konfiguration des File Sharing auf dem Host müssen Sie möglicherweise den

Kontonamen, das Passwort und den Domänennamen (nur Windows) eingeben.

Wenn das Netzwerk überlastet ist, erscheint die Datei möglicherweise nicht. Um das Netzwerk für eine längere Zeitdauer zu überprüfen, halten Sie die Strg- (Windows) bzw. Optionstaste (Mac OS) gedrückt, während Sie auf ein Element klicken.

Weitere Informationen zum Kennzeichnen von Remote-Dateien als Favoriten und den Zugriff auf

Favoritendateien finden Sie in der Hilfe.

Beschränkungen beim Ändern gemeinsam benutzter Dateien

Es ist zwar möglich, dass mehrere Benutzer dieselbe gemeinsame Datei gleichzeitig ändern, jedoch unterliegen die Arten gleichzeitig zulässiger Änderungen einigen Beschränkungen. Die folgende Tabelle beschreibt die Arten von Änderungen, die an gemeinsam benutzten Dateien möglich bzw. nicht möglich sind.

Datenbankänderung

Daten in Layouts und

Datensätzen

Daten in Datensätzen aus externen ODBC-Datenquellen

Beschränkung

Zwei Personen können nicht gleichzeitig denselben Datensatz bearbeiten.

Layouts und Layoutelemente

Wertelisten

Scripts

Zwei Personen können gleichzeitig denselben Datensatz bearbeiten.

Wenn zwei Benutzer den gleichen Datensatz gleichzeitig bearbeiten, zeigt FileMaker Pro eine Warnung an, wenn einer der Benutzer versucht, die Änderungen zu bestätigen. Die Warnung gibt einem Benutzer die Möglichkeit, die Änderungen zu bestätigen (und etwaige Änderungen des anderen Benutzers zu

überschreiben), zum Datensatz zurückzukehren, ohne die Änderungen zu bestätigen, oder den Datensatz wieder in den Zustand zu versetzen, als die Bearbeitung begann.

Zwei Personen können nicht gleichzeitig dasselbe Layout ändern.

Zwei Personen können nicht gleichzeitig dieselbe Werteliste ändern oder definieren.

Eine Person kann eine Werteliste bearbeiten, während eine andere Person sie im Blättern- oder

Suchenmodus verwendet.

Zwei Personen können nicht gleichzeitig dasselbe Script ändern oder definieren.

Eine Person kann ein Script bearbeiten, während eine andere Person es verwendet.

Kapitel 5

|

Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten 125

Datenbankänderung

Tabellen, Felder, Beziehungen

(Datenbankschema)

Datenquellen

Beschränkung

Zwei Personen können nicht gleichzeitig eines dieser Elemente ändern.

Konten und Zugriffsrechte

Zwei Personen können nicht gleichzeitig dieselbe Datenquelle ändern oder definieren.

Eine Person kann einen Datenquellverweis bearbeiten, während eine andere Person die externe

Datei verwendet.

Zwei Personen können nicht gleichzeitig Konten und Zugriffsrechte ändern oder definieren.

Eine Person kann ein Konto oder Zugriffsrechte erstellen oder ändern, während eine andere

Person es bzw. sie verwendet.

Entferntes Öffnen gemeinsam genutzter Datenbanken unter Verwendung eines URLs

Das Installationsprogramm von FileMaker Pro registriert FMP7 als Internet-Protokoll. Dadurch können

Sie eine gemeinsam genutzte Datenbank mithilfe eines URLs öffnen.

Clients können einen Browser verwenden, um auf bereitgestellte Datenbanken zuzugreifen, indem Sie den

URL der bereitgestellten Datei auf dem Host-Rechner in den Adressbereich des Browsers eingeben.

So identifizieren Sie den URL für die bereitgestellte Datenbank auf dem Host-Rechner und senden sie an einen Client-Benutzer:

1. Wählen Sie in der bereitgestellten Datei auf dem Host-Rechner Datei (Windows) bzw.

Ablage (Mac OS) > Senden > Link an Datenbank.

FileMaker Pro öffnet eine E-Mail-Nachricht in Ihrer Standard-E-Mail-Anwendung, die den URL für die aktuelle Datenbank sowie die Anforderungen für Client-Verbindungen enthält.

2. Adressieren Sie die E-Mail-Nachricht an den Client-Benutzer und versenden Sie die Nachricht.

Um eine bereitgestellte Datenbank auf einem Client-Rechner über einen URL zu öffnen, wählen Sie eine der folgenden Optionen:

1

Wenn Sie eine E-Mail-Nachricht mit einem URL des Host-Rechners erhalten haben, klicken Sie auf den

Link, der den Ort der bereitgestellten Datenbank angibt. Wenn Ihre E-Mail-Anwendung aktive Links nicht unterstützt, starten Sie einen Webbrowser auf dem vorgesehenen Client-Rechner, kopieren den

URL aus der E-Mail-Nachricht in den Adressbereich Ihres Browsers und drücken dann die Eingabetaste

(Windows) bzw. den Zeilenschalter (Mac OS).

1

Wenn Sie den URL der bereitgestellten Datenbank auf anderem Weg erhalten haben, starten Sie einen

Webbrowser auf dem vorgesehenen Client-Rechner, geben den URL des Host-Rechners in den

Adressbereich Ihres Browsers unter Verwendung des folgenden Formats ein und drücken dann die

Eingabetaste (Windows) bzw. den Zeilenschalter (Mac OS).

[<][URL:]FMP7://[[konto:[email protected]]netzadresse]/datenbankname[>]

Optionale Parameter sind durch eckige Klammern ([ ]) gekennzeichnet. Da URLs keine Leerzeichen enthalten können, werden diese in Datenbanknamen durch Pluszeichen (+) ersetzt.

Beispiele

FMP7://Mein+Adressbuch.fp7

FMP7://192.168.10.0/Mein+Adressbuch.fp7

FMP7://Benutzer1:[email protected]/Dateiname.fp7

126 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Schließen einer bereitgestellten Datei

Bevor ein Host eine gemeinsam genutzte Datei schließen kann, müssen alle Clients die Datei schließen.

FileMaker Pro gibt Ihnen die Möglichkeit, Clients im Netzwerk aufzufordern, die gemeinsam genutzte

Datei zu schließen, wenn Sie eine der folgenden Aktionen ausführen: die Datei schließen, die Sharing-

Voraussetzungen für die Datei ändern, FileMaker Pro beenden oder eine Aufgabe ausführen, für die alle

Clients die Datei schließen müssen. Wenn ein Client nicht innerhalb von 30 Sekunden auf Ihre Aufforderung zum Schließen einer gemeinsam benutzten Datei reagiert, versucht FileMaker Pro, die gemeinsam benutzte

Datei auf dem Rechner des Clients zu schließen.

So schließen Sie eine bereitgestellte Datei:

1. Wählen Sie auf dem Computer, der die Datei bereitstellt, Datei > Schließen (Windows) bzw. Ablage >

Schließen (Mac OS).

2. Falls noch Clients die gemeinsam benutzte Datei geöffnet haben, sehen Sie in einem Dialogfeld eine

Liste dieser Clients. Klicken Sie auf Anfrage, um diese Clients in einer Meldung aufzufordern, die Datei zu schließen.

3. Clients sehen ein Dialogfeld, das sie zum Schließen der Datei auffordert.

Wenn

Clients klicken auf Abbrechen.

FileMaker Pro

Wartet darauf, dass diese Clients die Datei schließen.

Clients klicken auf Jetzt schließen.

Schließt die gemeinsam genutzte Datei auf dem Computer des Clients.

Clients führen keine Aktion durch.

Versucht, die Datei nach 30 Sekunden zu schließen, falls ein sicheres Schließen möglich ist.

Weitere Informationen zu gemeinsamer Dateibenutzung in einem Netzwerk finden Sie in der Hilfe.

Importieren und Exportieren von Daten

Sie können Informationen zwischen FileMaker Pro und anderen Anwendungen austauschen, indem Sie

Daten importieren und exportieren. Sie können:

1

Daten in eine bestehende FileMaker Pro-Datei importieren, entweder in eine neue oder eine bestehende

Tabelle

1

Daten aus anderen Programmen in neue FileMaker Pro-Dateien umwandeln

1

Daten zur Verwendung in anderen Programmen exportieren.

Speichern und Senden von Daten in anderen Formaten

Sie können FileMaker Pro-Daten als Microsoft Excel- oder Excel 2007/2008-Arbeitsblatt oder als PDF-

Datei speichern. So können Sie Ihre Datensätze an Benutzer weitergeben, die nicht über FileMaker Pro verfügen.

Mit FileMaker Pro können Sie das Excel-Arbeitsblatt bzw. die PDF-Datei per E-Mail versenden, wenn Sie sie speichern. Sie können zudem Scripts erstellen, um Datensätze als Excel- oder PDF zu speichern.

Kapitel 5

|

Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten 127

Um Dateien als Excel speichern zu können, benötigen Sie das Zugriffsrecht „Exportieren“. Um Dateien als

PDF speichern zu können, benötigen Sie das Zugriffsrecht „Drucken“.

Hinweis

Die gespeicherte Datei enthält nur Felder, die sich im Layout befinden, wenn Sie die Speicherung durchführen. Wenn Sie andere Felder (z. B. Felder in Registerfeldern, die sich nicht im Vordergrund befinden) aufnehmen wollen, verwenden Sie den Befehl Datensätze exportieren anstelle von Datensätze speichern/senden unter.

Senden von E-Mail-Nachrichten basierend auf Datensatzdaten

Sie können FileMaker Pro verwenden, um eine oder mehrere Nachrichten an einen oder mehrere Empfänger zu versenden. E-Mails können über Ihre Standard-E-Mail-Anwendung oder direkt über SMTP (Simple Mail

Transfer Protocol, ein Protokoll für Versand und Empfang von E-Mails) versendet werden. Sie können

Werte eingeben oder Werte aus Feldern oder Berechnungen verwenden. Sie können ferner Scripts erstellen, um E-Mails zu senden.

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

Unterstützte Dateiformate für Import und Export

Jedes Programm speichert seine Datendateien in einem eigenen Dateityp oder Dateiformat. Die meisten

Programme tauschen auch Informationen in bestimmten anderen Formaten aus.

FileMaker Pro kann Dateien in folgenden Formaten importieren und/oder exportieren: Microsoft Excel

(.xls, .xlsx), tabulatorgetrennter Text (.tab, .txt), kommagetrennte Werte (.csv, .txt), FileMaker Pro 7 (.fp7),

Serienbriefsteuerdatei (.mer), HTML-Tabelle (.htm) und XML (.xml). Wenn Sie Daten mit einem anderen

Programm austauschen, prüfen Sie die Dokumentation, die mit dem Programm geliefert wurde, um ein gemeinsames zwischengeschaltetes Dateiformat zu bestimmen, das sowohl FileMaker Pro als auch das andere Programm unterstützt.

Die meisten Dateiformate unterstützen nur die Datenkonvertierung und importieren oder exportieren keine

Formatierung wie Schrift, Größe, Stil und Farbe.

Informationen zu Dateiformaten und den Versionen, die FileMaker Pro importieren und/oder exportieren kann, sowie zum Importieren aus Quellen wie XML, einer Digitalkamera (Mac OS) oder Bento (Mac OS) finden Sie in der Hilfe.

Einrichten von wiederkehrenden Importen

Sie können eine FileMaker Pro-Datei so einrichten, dass aus einer anderen Anwendung (z. B. aus Microsoft

Excel) importierte Daten automatisch aktualisiert werden. Ein wiederkehrender Import wird automatisch ausgeführt, Wenn Sie das erste Mal das Layout anzeigen, das die Daten aus der externen Datei enthält.

Später können Sie ein Script ausführen, um die Daten zu aktualisieren.

Beachten Sie folgende Punkte:

1

Daten, die über wiederkehrenden Import importiert werden, sind in FileMaker Pro schreibgeschützt.

1

Wenn Sie wiederkehrende Importe einrichten, erstellt FileMaker Pro eine neue Tabelle für die importierten Daten und ein neues Layout zur Anzeige der Daten. Sie können das Layout später nach

Wunsch im Layoutmodus Ihren Anforderungen anpassen.

1

Für das Einrichten von wiederkehrenden Importen müssen Sie eine Datei mit einem Konto öffnen, das

über die Berechtigung „Voller Zugriff“ verfügt. Informationen über Berechtigungen finden Sie unter

„Erstellen von Konten“ auf Seite 142.

128 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

So richten Sie wiederkehrende Importe ein:

1. Erstellen Sie eine neue Datei oder öffnen Sie die Datei, in der Sie wiederkehrende Importe einrichten

möchten. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter „Anlegen einer FileMaker Pro-Datei“ auf

Seite 59 und „Öffnen von Dateien“ auf Seite 17.

2. Wählen Sie im Blätternmodus Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Datensätze importieren > Datei.

3. Wählen Sie für Dateityp (Windows) bzw. Format (Mac OS) den Dateityp, den Sie importieren möchten.

Suchen Sie dann die Datei, die die zu importierenden Daten enthält, und wählen Sie sie aus.

4. Wählen Sie Als automatischen wiederkehrenden Import einstellen und klicken Sie auf Öffnen.

Der Pfad der ausgewählten Datei erscheint im Dialogfeld „Einstellung wiederkehrender Import“.

5. Um keine Spaltennamen zu importieren, aktivieren Sie Ersten Datensatz nicht importieren

(enthält Feldnamen).

6. Akzeptieren Sie den Standard-Layoutnamen oder geben Sie einen neuen Namen für das Layout ein, das FileMaker Pro erstellt, um die importierten Daten anzuzeigen.

7. Akzeptieren Sie den Standard-Scriptnamen oder geben Sie einen neuen Namen für das Script ein, mit dem Sie Daten manuell aktualisieren können.

8. Klicken Sie auf OK.

9. Wenn Sie Daten aus einer Excel-Datei importieren, können Sie Daten nach Arbeitsblatt oder benanntem

Bereich importieren.

Ziel

Daten nach Arbeitsblatt importieren

Aktion

Wählen Sie Arbeitsblätter anzeigen, wählen Sie das zu importierende Arbeitsblatt aus und klicken Sie auf Weiter.

Daten nach benanntem Bereich, einem Arbeitsblatt oder benanntem Bereich pro Layout importieren

Wählen Sie Benannte Bereiche anzeigen, wählen Sie den zu importierenden benannten Bereich aus und klicken Sie auf Weiter.

10. Das neue Layout wird im Blätternmodus in der Tabellenansicht angezeigt. Sie können Daten aktualisieren, der Datei einen leeren Datensatz hinzufügen oder dem Layout ein neues Feld hinzufügen.

Ziel

Daten aktualisieren

Der Datei einen leeren Datensatz hinzufügen (wird als leere Zeile am Ende der Tabelle angezeigt)

Dem Layout ein neues Feld hinzufügen (wird als leere

Spalte rechts in der Tabelle angezeigt)

Aktion

Klicken Sie auf die Script-Taste oben im neuen Layout.

Klicken Sie auf + im Ende der Tabelle.

Klicken Sie auf + in der Tabellenüberschrift.

Weitere Informationen zum Einstellen von wiederkehrenden Importen finden Sie in der Hilfe.

Kapitel 5

|

Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten 129

ODBC und JDBC

Sie können FileMaker Pro-Daten mit ODBC- und JDBC-fähigen Programmen austauschen. Sie können z.

B. FileMaker Pro-Daten in Microsoft Excel grafisch darstellen.

Was wollen Sie erledigen?

FileMaker Pro als Datenquelle verwenden/FileMaker Pro-Daten gemeinsam nutzen

Wie wollen Sie vorgehen?

1

SQL-Queries

1

JDBC

FileMaker Pro als ODBC-Client verwenden/auf ODBC-Daten zugreifen

Interaktiv über das Beziehungsdiagramm

1

Einmalig statisch per ODBC-Import (oder

Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) >

Öffnen)

1

Datensätze importieren (Scriptschritt)

1

SQL Query ausführen (Scriptschritt)

Siehe

FileMaker ODBC- und JDBC-Handbuch

„Arbeiten mit externen Datenquellen“ auf

Seite 133 und FileMaker Pro Hilfe

FileMaker Pro Hilfe

Methoden für das Importieren von Daten in eine bestehende Datei

Wenn Sie Daten in eine bestehende Datei importieren, können Sie:

1

einer bestehenden Tabelle neue Datensätze hinzufügen

1

eine neue Tabelle aus importierten Daten erstellen

1

vorhandene Datensätze in einer bestehenden Tabelle aktualisieren

1

übereinstimmende Datensätze in einer bestehenden Tabelle aktualisieren

Wichtig

Die beiden Importoptionen, die vorhandene und passende Datensätze aktualisieren, überschreiben während des Importvorgangs vorhandene Daten und können nicht rückgängig gemacht werden. Wählen Sie

Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Kopie speichern unter, um eine Sicherungskopie der Datei zu erstellen, bevor Sie einen Import durchführen, der Datensätze aktualisiert.

Die Datei, aus der Sie Daten importieren, ist die Quelle. Die Datei, in die Sie Daten importieren, ist das Ziel.

Hinzufügen von Datensätzen

Wenn Sie Datensätze hinzufügen, importieren Sie alle Datensätze aus der Quelldatei in die Zieldatei oder

Tabelle. In der Zieldatei wird ein neuer Datensatz für jeden importierbaren Datensatz der Quelldatei erstellt.

Aktualisieren bestehender Datensätze

Mit dieser Option ersetzen Sie Daten in Ihrer Datei durch Daten aus der Quelldatei. Für jedes Feld, in das

Sie importieren, überschreiben Daten aus dem ersten importierbaren Datensatz (oder der ersten Datenreihe) der Quelldatei die Daten im ersten Datensatz in der Zieldatei. Daten aus dem zweiten importierbaren

Datensatz (oder der zweiten Datenreihe) der Quelldatei überschreiben die Daten im zweiten Datensatz in der Zieldatei usw. Beim Ersetzen überprüft oder vergleicht FileMaker Pro die Daten in den Dateien nicht.

Sie können wählen, ob die Daten auf Feldbasis ersetzt werden.

Datensätze in der Zieldatei werden durch die gleiche Anzahl an Datensätzen aus der Quelldatei ersetzt. Sind in der Quelldatei mehr importierbare Datensätze vorhanden, werden die Daten aus den zusätzlichen Datensätzen nicht importiert, wenn Sie nicht die Option Verbleibende Daten als neue Datensätze hinzufügen aktivieren. Wenn die Zieldatei mehr Datensätze als die Quelldatei enthält, werden die Daten in den zusätzlichen Datensätzen der

Zieldatei nicht ersetzt.

130 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Aktualisierung passender Datensätze

Sie können passende Datensätze und Felder in Ihrer Zieldatei mit Daten aus einer anderen Datei aktualisieren. Beispielsweise könnte sich eine Kopie einer Datenbank auf dem Desktop-, eine zweite Kopie auf dem Laptop-Computer befinden. Falls Sie unterwegs Änderungen vornehmen, können Sie die Kopie an

Ihrem Arbeitsplatz entsprechend aktualisieren.

Sie können in der Quelldatei und in der Zieldatei die Datensätze für die Aktualisierung festlegen, indem Sie in jeder Datei ein oder mehrere Abgleichsfelder wählen. Wenn Daten in den Abgleichsfeldern eines Datensatzes in der Zieldatei mit denen eines Datensatzes in der Quelldatei übereinstimmen, wird der Datensatz in der Zieldatei durch die Daten aus der Quelldatei aktualisiert.

Abgleichsfelder müssen jede Einheit in Ihrer Datenbank eindeutig identifizieren. In einer Datenbank mit

Personendaten könnten Sie beispielsweise ein Abgleichsfeld wie die Mitarbeiternummer oder mehrere

Abgleichsfelder wie Nachname, Vorname und Telefonnummer verwenden. Nachname allein könnte mehr als eine Person bezeichnen, ist also als einziges Abgleichsfeld weniger geeignet.

Außerdem geben Sie die zu importierenden Felder an. Der Inhalt aller für den Import gewählten Felder in allen passenden Datensätzen überschreibt Daten in der Zieldatei, selbst wenn das Feld in der Quelldatei leer ist.

Wenn die Zieldatei eine Ergebnismenge aufweist, werden nur die Datensätze der Ergebnismenge aktualisiert. (Wenn die Quelldatei eine FileMaker Pro-Datei ist, können Sie auch nur die Datensätze einer

Ergebnismenge importieren.)

Das folgende Beispiel zeigt, wie ein Datensatz in einer Zieldatei aussieht, bevor und nachdem er durch einen passenden Datensatz in einer Quelldatei aktualisiert wurde.

Vor der Aktualisierung passender

Datensätze

Quelldatei Zieldatei

123-456-7890

Johann

Q

Schmidt

Auffahrtsallee

Neustadt

Deutschland

=

–>

–>

–>

–>

–>

123-456-7890

Johann

Schmidt

Hauptstr. 123

Irgendstadt

Deutschland

03.03.1960

408-555-6789

= gibt ein Abgleichsfeld an

–> gibt an, dass das Feld importiert wird

– gibt an, dass das Feld nicht importiert wird

Nach der

Aktualisierung

Zieldatei

123-456-7890

Johann

Q

Schmidt

Auffahrtsallee

Neustadt

Deutschland

03.03.1960

Der Importvorgang

Die grundlegenden Schritte beim Importieren von Datensätzen:

1. Legen Sie eine Sicherheitskopie der Zieldatei an, in die Sie Daten importieren.

2. Wenn die Quelldatei eine FileMaker Pro-Datei ist, führen Sie eine Suche durch, damit die

Ergebnismenge im aktuellen Fenster nur die Datensätze enthält, die Sie importieren wollen.

3. Öffnen Sie die Zieldatei und – falls diese mehrere Tabellen hat – wählen Sie ein Layout, das Datensätze aus der Tabelle enthält, in die Sie Daten importieren wollen.

4. Wenn Sie bestehende oder passende Datensätze aktualisieren, darf die Ergebnismenge in der Zieldatei nur die Datensätze enthalten, die Sie ändern oder aktualisieren wollen.

Kapitel 5

|

Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten 131

5. Wählen Sie Datei > Datensätze importieren > Datei (Windows) bzw. Ablage > Datensätze importieren >

Datei (Mac OS) und wählen Sie den Namen der Datei, aus der Sie Daten importieren wollen (die

Quelldatei).

6. Wählen Sie im Dialogfeld „Zuordnung der Importfelder“ bei Bedarf eine Tabelle aus der Liste Quelle aus.

7. Übernehmen Sie die in der Einblendliste Ziel gezeigte Tabelle oder wählen Sie Neue Tabelle, um eine

Tabelle mit dem gleichen Schema wie die Quelltabelle zu erstellen.

8. Wählen Sie den gewünschten Importtyp. Weitere Informationen finden Sie unter „Methoden für das

Importieren von Daten in eine bestehende Datei“ auf Seite 129.

9. Ordnen Sie die Felder der Quelldatei den Feldern der Zieldatei zu.

= gibt Abgleichsfelder an

Wählen Sie eine Tabelle, aus der importiert werden soll.

Pfeile zeigen, dass Daten in die Felder rechts importiert werden.

Importieren in die aktuelle oder neue

Tabelle

Felder in der

Quelldatei

Felder in der

Zieldatei

Hier eine Importaktion wählen

Konvertieren einer Datendatei in eine neue FileMaker Pro-Datei

Sie können eine Datendatei aus einem anderen Programm in eine neue FileMaker Pro-Datei konvertieren.

Die konvertierte Datei enthält:

1

die Daten aus der Datei oder Quelle, die Sie konvertieren.

1

zwei Layouts für die Anzeige der Daten.

1

konvertierte Feldnamen, wenn sie in der Datei oder Quelle, die Sie konvertieren, zur Verfügung stehen.

Ansonsten werden Standardfeldnamen verwendet: f1, f2, f3 usw.

1

konvertierte Feldnamen, wenn sie in der Datei oder Quelle, die Sie konvertieren, zur Verfügung stehen.

Ansonsten sind alle Felder Textfelder.

So importieren Sie Daten in eine neue Datei:

1. Sichern Sie im Quellprogramm die zu importierenden Daten in einem Dateityp, den FileMaker Pro

unterstützt. Weitere Informationen finden Sie unter „Unterstützte Dateiformate für Import und Export“ auf Seite 127.

2. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Öffnen.

3. Wählen Sie im Dialogfeld „Öffnen“ unter Dateityp (Windows) bzw. Format (Mac OS) den Dateityp, wählen Sie die zu konvertierende Datei und klicken Sie auf Öffnen.

132 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

4. Wenn das Dialogfeld „Option für erste Zeile“ angezeigt wird, wählen Sie, ob die erste Datenreihe Feldnamen oder den ersten Datensatz enthält, und klicken Sie dann auf OK.

5. Wenn Sie ein Microsoft Excel-Arbeitsblatt konvertieren und das Dialogfeld „Excel-Daten angeben“ geöffnet wird, wählen Sie ein Arbeitsblatt oder einen benannten Bereich aus der Arbeitsmappendatei und klicken auf OK.

6. Geben Sie im nächsten Dialogfenster einen Namen für die neue Datei ein, wählen Sie einen Speicherort und klicken Sie auf Speichern.

FileMaker Pro konvertiert die Daten in eine FileMaker Pro-Datei und zeigt die Datei an.

Weitere Informationen zum Importieren von Daten finden Sie in der Hilfe.

Der Exportvorgang

Sie können FileMaker Pro-Daten in eine neue Datei exportieren und sie dann in einem anderen Programm

öffnen.

Die grundlegenden Schritte beim Exportieren von Datensätzen:

1. Öffnen Sie die FileMaker Pro-Datei und rufen Sie ein Layout auf, das die Datensätze anzeigt, die Sie exportieren wollen.

2. Suchen und sortieren Sie die zu exportierenden Datensätze. Weitere Informationen finden Sie unter

„Suchen nach Datensätzen“ auf Seite 32 und „Sortieren von Datensätzen“ auf Seite 45.

3. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS)> Datensätze exportieren.

4. Geben Sie im Dialogfeld „Datensätze zu Datei exportieren“ einen Namen ein und wählen Sie einen

Speicherort und einen Dateityp für die exportierte Datei.

5. Wählen Sie im Dialogfeld „Exportfeldfolge angeben“, wie FileMaker Pro die Daten exportieren soll.

Für den Export von

Ein Feld im aktuellen Layout

Auswahl

Aktuelles Layout (Layoutname) aus der Tabellenliste, doppelklicken Sie dann auf ein

Feld in der Liste.

Ein Feld in der Tabelle des aktuellen

Layouts

Aktuelle Tabelle (Tabellenname) aus der Tabellenliste, doppelklicken Sie dann auf ein

Feld in der Liste.

6. Wählen Sie, falls erforderlich, den gewünschten Zeichensatz für die exportierte Datei.

7. Wählen Sie, ob die Formatierung des aktuellen Layouts auf die exportierten Daten angewendet wird.

Kapitel 5

|

Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten 133

Um Bezugsfelder zu exportieren, die

Bezugstabelle aus der Liste wählen.

Felder aus dieser

Liste wählen.

FileMaker Pro exportiert diese

Felder.

Wählen, ob die Formatierung

übernommen werden soll.

Weitere Informationen zum Exportieren von Daten finden Sie in der Hilfe.

Arbeiten mit externen Datenquellen

Sie können in einer FileMaker Pro-Datei Datenquellen definieren, um auf Daten zuzugreifen von:

1

anderen FileMaker Pro-Dateien

1

SQL-Datenbanken, die ODBC für die gemeinsame Nutzung von Informationen verwenden

Wenn Sie Datenquellen in FileMaker Pro-Dateien definieren, werden aktuelle Daten aus externen

Datenbanken in Ihren Dateien angezeigt. Sie können FileMaker Pro verwenden, um Daten in externen

Dateien hinzuzufügen, zu bearbeiten, zu löschen, zu suchen und zu sortieren.

Die folgenden Vorgehensweisen bieten einen Überblick, wie Sie auf Daten in externen FileMaker Pro-

Dateien oder externen ODBC-Datenquellen zugreifen. Detaillierte Informationen zum Zugriff auf externe

Datenquellen finden Sie in der Hilfe.

Arbeiten mit externen FileMaker Pro-Dateien

So richten Sie eine Datei ein, um auf Daten aus einer anderen FileMaker Pro-Datei zuzugreifen:

1

Fügen Sie dem Beziehungsdiagramm in der aktuellen FileMaker Pro-Datei Tabellen aus anderen

FileMaker Pro-Datenquellen hinzu.

1

Fügen Sie den Layouts Felder hinzu, um Daten aus der anderen FileMaker Pro-Datei anzuzeigen.

Arbeiten mit ODBC-Datenquellen

So richten Sie eine Datei für den Zugriff auf Daten in unterstützten ODBC-Datenquellen ein:

1

Installieren und konfigurieren Sie einen ODBC-Treiber für die externen Datenquellen, auf die Sie zugreifen wollen.

1

Definieren Sie auf dem Computer, der die aktuelle FileMaker Pro-Datei bereitstellt, einen System-DSN

(Data Source Name) für jede ODBC-Datenquelle, auf die Sie zugreifen wollen.

1

Legen Sie Optionen für die ODBC-Datenquellen fest, auf die Sie zugreifen wollen (zum Beispiel, ob

Benutzer nach einem Benutzernamen und einem Passwort gefragt werden).

1

Fügen Sie dem Beziehungsdiagramm in der aktuellen FileMaker Pro-Datei eine oder mehrere Tabellen aus der ODBC-Datenquelle hinzu.

1

Fügen Sie den Layouts in der FileMaker Pro-Datei Felder hinzu, um externe Daten anzuzeigen.

1

Fügen Sie externen Tabellen und Layouts optional Ergänzungsfelder hinzu, um Formel- und

Statistikergebnisse basierend auf Daten anzuzeigen, die in externen ODBC-Datenquellen gespeichert sind.

134 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Veröffentlichen von Datenbanken im Web

Mit FileMaker Pro können Sie Ihre Datenbanken mithilfe von Instant Web Publishing in einem Webbrowser veröffentlichen und Benutzern erlauben, Daten in der Datenbank zu suchen, anzusehen und zu ändern.

Durch die Verwendung von Instant Web Publishing mit FileMaker Pro-Konten und -Berechtigungen können

Sie für die Sicherheit Ihrer Webdatenbanken sorgen.

Hinweis

FileMaker Pro Instant Web Publishing unterstützt die gemeinsame Nutzung von Dateien durch bis zu fünf gleichzeitige Benutzer. Verwenden Sie FileMaker Server Advanced, um Dateien für mehr als fünf

Web-Benutzer gleichzeitig bereitzustellen.

Um mit einer veröffentlichten FileMaker Pro-Datenbank zu arbeiten, benötigen Benutzer Folgendes:

1

Webbrowser-Software

1

Zugang zum Internet oder zu einem Intranet. Für den Zugang zum Internet wird ein Internet-Anbieter

(ISP - Internet Service Provider) benötigt. FileMaker erstellt kein Internetkonto.

1

Einen Host-Computer mit ständigem Zugang zum Internet oder Intranet über TCP/IP.

1

Die IP-Adresse (Internet Protocol) des Computers, der der Host Ihrer Datenbankdateien ist.

Sie können Ihre Datenbanken als Web-Seiten in einem lokalen Netzwerk oder Intranet oder für Benutzer im

Web veröffentlichen. Sie müssen Ihre Datenbank nicht ändern oder zusätzliche Software verwenden.

Hinweis

Web Viewer, die einen URL basierend auf Felddaten berechnen und eine Web-Seite direkt in einem FileMaker Pro-Layout anzeigen, funktionieren in Dateien, die per Instant Web Publishing veröffentlicht werden. Es gibt jedoch einige Punkte, die bei der Konzeption zu beachten sind, bevor Sie Web

Viewer in veröffentlichte Dateien aufnehmen sollten. Weitere Informationen finden Sie im Handbuch

FileMaker Instant Web Publishing. Wählen Sie Hilfe > Produktdokumentation > FileMaker Instant Web

Publishing Handbuch.

Gemeinsam benutzte FileMaker Pro-Datenbank in einem Webbrowser

Kapitel 6

Schützen von Datenbanken

Dieses Kapitel beschreibt die Grundlagen, wie die Möglichkeiten von Benutzern in einer FileMaker Pro-

Datei beschränkt werden. Folgende Themen werden behandelt:

1

Planen der Sicherheit für eine Datei

1

Anzeigen und Erstellen von Konten und Passwörtern

1

Anzeigen und Erstellen von Berechtigungen

1

Anzeigen der erweiterten Zugriffsrechte

1

Verhindern, dass FileMaker Pro-Versionen vor Version 11 eine Datei öffnen

1

Autorisieren anderer Dateien, auf Ihre Dateien zuzugreifen

1

Maßnahmen zum Schutz Ihrer Datenbanklösung, Ihres Betriebssystems, Ihres Netzwerks und Ihrer

Hardware

1

Sichern von Datenbanken und anderen Dateien

1

Installieren, Ausführen und Aktualisieren von Antivirus-Software

Hinweis

Umfassende Informationen und schrittweise Anleitungen zur Verwendung von FileMaker Pro finden Sie in der Hilfe.

Ihr Betriebssystem enthält zwar Funktionen zur Dateisicherheit, aber Sie sollten die FileMaker Pro-

Zugriffsrechte als grundlegende Methode verwenden, um den Zugriff auf Ihre Datenbankdateien und deren

Sicherheit zu steuern.

Informationen über die Konvertierung von Sicherheitseinstellungen aus älteren Datenbanken in die aktuelle

FileMaker Pro-Version finden Sie unter „Konvertieren von Datenbanken aus FileMaker Pro 6 und früheren

Versionen“ auf Seite 153 und in der FileMaker Pro Hilfe.

Schützen von Datenbanken mithilfe von Konten und Berechtigungen

Sie können beschränken, welche Daten Benutzer in einer Datenbankdatei sehen und welche Aktionen sie ausführen können. Sie können Folgendes einschränken:

1

Datenzugriff.

Setzen Sie bestimmte Datensätze oder Felder aus einzelnen Tabellen auf „Nur Lesen“ oder blenden Sie sie komplett aus.

1

Layoutzugriff.

Verhindern Sie, dass Benutzer Layouts im Layoutmodus ändern.

1

Zugriff auf Wertelisten und Scripts.

Verhindern Sie, dass Benutzer auf Wertelisten und Scripts zugreifen und sie ändern sowie Scripts ausführen.

1

Zugriff auf File Sharing.

Aktivieren Sie File Sharing über das FileMaker-Netzwerk, Web Publishing und ODBC/JDBC nur für einzelne Benutzer.

1

Datenausgabe.

Benutzer werden daran gehindert, Daten auszudrucken oder zu exportieren.

1

Menüzugriff.

Stellen Sie nur eine eingeschränkte Auswahl von Menübefehlen zur Verfügung.

136 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Sie beschränken die Aktionen von Benutzern in einer Datei, indem Sie beim Öffnen einer Datei die Eingabe eines Kontonamens und Passworts verlangen. Der eingegebene Kontoname und das Passwort bestimmen, welche Berechtigungen verwendet werden und ihre Aktionsmöglichkeiten in einer Datei beschränken.

Weitere Informationen über Konten und Berechtigungen finden Sie im folgenden Abschnitt.

Sie können Berechtigungen in einer gemeinsam benutzten Datei definieren, während Clients die Datei benutzen. Alle Berechtigungsänderungen, die den aktuellen Client betreffen, werden erst wirksam, wenn der Client die Datei schließt und erneut öffnet.

Die Zugriffsrechte, die Sie festlegen, betreffen nur eine einzelne Datei und alle Datenbanktabellen in dieser

Datei. Wenn Ihre Datenbanklösung aus mehreren Dateien besteht, die Sie schützen wollen, sollten Sie alle diese Dateien zu einer einzigen, aus mehreren Tabellen bestehenden Datei kombinieren. Dann können Sie

Zugriffsrechte für nur eine Datei definieren, um den Zugriff auf die gesamte Datenbanklösung zu steuern.

Wenn Sie die Dateien nicht in einer Datei zusammenfassen wollen, sollten Sie Zugriffsrechte in jeder Datei definieren, die zu schützende Elemente enthält.

Wichtig

Wenn Sie eine Beziehung in einer Datei erstellen, die auf eine Tabelle in einer anderen Datei verweist, können Sie die Zugriffsrechte für die Bezugstabelle nicht in die erste Datei übernehmen.

Die in der anderen Datei definierten Zugriffsrechte steuern den Zugriff auf diese Tabelle.

Konten, Berechtigungen und erweiterte Zugriffsrechte

Dieser Abschnitt beschreibt FileMaker Pro-Konten, -Berechtigungen und erweiterte Zugriffsrechte

Weitere Informationen über gemeinsame Datenbenutzung finden Sie unter Kapitel 5, „Gemeinsame

Benutzung und Austausch von Daten“.

Konten

Konten authentifizieren Benutzer, die versuchen, eine geschützte Datei zu öffnen. Jedes Konto gibt einen

Kontonamen und in der Regel ein Passwort an. Benutzer, die keine gültigen Kontoinformationen angeben können, können eine geschützte Datei nicht öffnen.

Jede Datenbankdatei enthält zwei vordefinierte Konten: Admin und Gast. Weitere Informationen finden Sie

unter „Die vordefinierten Konten“ auf Seite 137.

Sie können je nach Bedarf ein Konto für jede einzelne Person erstellen, die auf eine Datei zugreift, oder eine kleine Anzahl von Konten für größere Personengruppen definieren, z. B. je ein Konto für die Abteilung

„Marketing“ und die Abteilung „Vertrieb“.

1

Erstellen Sie Konten für Einzelpersonen, wenn es erforderlich ist, die Identität bestimmter Benutzer zu überprüfen, und wenn Sie den Zugriff auf individueller Ebene steuern wollen.

1

Erstellen Sie gemeinsame Konten, wenn Sie weniger Konten führen wollen und der Zugriff von

Einzelpersonen auf die Datenbankdatei nicht verwaltet werden muss.

Wenn Sie Dateien auf FileMaker Server bereitstellen, können Sie externe Server-Konten definieren, die

Authentifizierungsdaten von einem Authentifizierungsserver, wie z. B. Apple OpenDirectory oder Windows

Domain, beziehen. Weitere Informationen finden Sie unter „Erstellen von Konten, die über einen externen

Server authentifiziert werden“ auf Seite 144.

Kapitel 6

|

Schützen von Datenbanken 137

Berechtigungen

Berechtigungen geben eine Zugriffsstufe auf eine Datenbankdatei an. Jede Datenbankdatei enthält drei vordefinierte Berechtigungen für häufig verwendete Zugriffstufen: Voller Zugriff, Nur Dateneingabe, Nur

Lesezugriff. Wenn Sie eine Berechtigung definieren, stehen für die Beschränkung des Datenbankzugriffs viele Optionen zur Verfügung: z. B. welche Layouts angezeigt werden, welche Menüs verfügbar sind und ob das Drucken erlaubt ist. Berechtigungen können auch den Zugriff auf Datensätze oder Felder bestimmter

Tabellen in einer Datei beschränken. Jedem Konto wird eine Berechtigung zugewiesen, die die Zugriffsstufe für Personen festlegt, die eine Datei mit diesem Konto öffnen.

Sie können so viele Berechtigungen erstellen, wie zur Definition der verschiedenen Zugriffstypen erforderlich sind, die Sie für die Datei zulassen wollen. Weitere Informationen über Berechtigungen finden

Sie unter „Die vordefinierten Berechtigungen“ auf Seite 138.

Erweiterte Zugriffsrechte

Erweiterte Zugriffsrechte bestimmen die Optionen zur gemeinsamen Datenbenutzung, die eine Berechtigung erlaubt, z. B. ob Benutzer eine gemeinsam benutzte Datei öffnen oder eine Datenbank in einem Webbrowser anzeigen können.

Die folgende Tabelle listet die standardmäßig verfügbaren erweiterten Zugriffsrechte auf. (FileMaker und andere

Entwickler können zusätzliche erweiterte Zugriffsrechte definieren, um den Zugriff für andere Softwareprodukte zu verwalten, die für den Einsatz mit FileMaker Pro oder FileMaker Server konzipiert sind.)

Erweitertes Zugriffsrecht

Zugriff über FileMaker-Netzwerk

Berechtigung erlaubt

Öffnen einer gemeinsam im Netzwerk benutzten Datei (eine von FileMaker Pro oder von

FileMaker Server bereitgestellte Datei)

Zugriff auf eine Datenbankdatei von einem anderen Programm über ODBC oder JDBC Zugriff über ODBC/JDBC

Zugriff über Instant Web Publishing Zugriff auf eine Datenbankdatei von einem Webbrowser über Instant Web Publishing

Zugriff über FileMaker Mobile Zugriff auf eine Datenbankdatei mit FileMaker Mobile-Software

Zugriff über XML Web Publishing Zugriff auf eine Datenbankdatei von einem Webbrowser oder einer anderen Anwendung

über XML Web Publishing (nur FileMaker Server)

Zugriff über XSLT Web Publishing Zugriff auf eine Datenbankdatei von einem Webbrowser oder einer anderen Anwendung

über XSLT Web Publishing (nur FileMaker Server)

Zugriff über PHP Web Publishing Zugriff auf eine Datenbankdatei von einem Webbrowser oder einer anderen Anwendung

über PHP Web Publishing (nur FileMaker Server)

Wenn ein Benutzer mit einer der obigen Methoden versucht, eine geschützte Datei zu öffnen oder darauf zuzugreifen, wird er aufgefordert, Kontoinformationen einzugeben. Wenn die Berechtigung für das Konto das vom Benutzer angeforderte erweiterte Zugriffsrecht nicht erlaubt, teilt dem Benutzer eine Fehlermeldung mit, dass er nicht auf die Datei zugreifen kann.

Alle erweiterten Zugriffsrechte für eine Datei sind standardmäßig deaktiviert, auch in der Berechtigung für vollen Zugriff.

Durch die Aktivierung von erweiterten Zugriffsrechten wird nur bestimmten Berechtigungen ermöglicht, auf gemeinsame Daten zuzugreifen. Um tatsächlich auf die gemeinsamen Daten zuzugreifen, müssen Sie auch Sharing für die gewünschte Zugriffsart einrichten. Weitere Informationen über erweiterte Zugriffsrechte finden Sie unter

„Anzeigen der erweiterten Zugriffsrechte“ auf Seite 146.

Die vordefinierten Konten

Jede Datenbankdatei enthält zwei vordefinierte Konten: Admin und Gast.

138 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Admin-Konto

Das Admin-Konto verfügt über die Berechtigung für vollen Zugriff, die den Zugriff auf sämtlichen Inhalt der Datei gestattet. Dem Admin-Konto wird kein Passwort zugewiesen. In Dateien, für die keine

Zugriffsrechte eingerichtet sind, werden die Dateioptionen so eingestellt, dass für die Anmeldung bei der

Datei automatisch das Admin-Konto verwendet wird.

Das Admin-Konto ist vollständig editierbar. Sie können das Konto umbenennen, ihm ein Passwort zuweisen oder es deaktivieren. Sie können das Admin-Konto sogar löschen, jedoch müssen Sie mindestens einem anderen aktiven Konto die Berechtigung „Voller Zugriff“ zuweisen.

Wichtig

Vergessen Sie nicht den Kontonamen und das Passwort, das der Berechtigung für vollen Zugriff zugewiesen ist. Am besten notieren Sie diese Daten und bewahren sie an einem sicheren Ort auf. Falls Sie diesen Kontonamen und das Passwort verlieren oder vergessen, können Sie eventuell nicht mehr auf die

Datei zugreifen.

Gastkonto

Das Gastkonto gestattet Benutzern das Öffnen einer Datei, ohne Kontoinformationen anzugeben. Dem

Gastkonto wird kein Passwort zugewiesen. Standardmäßig erhält das Gastkonto den Nur-Lese-Zugriff, aber

Sie können ihm eine beliebige andere Berechtigung zuweisen.

Zu Beginn ist das Gastkonto inaktiv, d. h., die Option „Gast“ im Passwort-Dialogfeld ist deaktiviert und

Benutzer können Dateien nicht als Gast öffnen. Sie können das Gastkonto aktivieren, um den Gastzugriff zu ermöglichen.

Das Gastkonto ist nicht vollständig editierbar. Sie können das Gastkonto nicht löschen, seinen Kontonamen nicht ändern und ihm kein Passwort zuweisen.

Die vordefinierten Berechtigungen

Jede Datenbankdatei enthält drei vordefinierte Berechtigungen.

1

Voller Zugriff: Gestattet Zugriff auf und Änderung von allen Elementen in der Datei

1

Nur Dateneingabe: Gestattet nur die Anzeige und Eingabe von Daten

1

Nur Lesezugriff: Gestattet die Anzeige, aber nicht das Ändern von Daten

Sie können diese drei vordefinierten Berechtigungen nicht ändern oder löschen, Sie können aber erweiterte

Zugriffsrechte für sie aktivieren oder deaktivieren. Sie können sie unverändert verwenden oder sie duplizieren und dann die Kopie ändern.

Die folgende Tabelle fasst die Eigenschaften dieser Berechtigungen zusammen.

Zugriffsrecht

Datensätze (in allen Tabellen)

Layouts

Wertelisten

Scripts

Erweiterte Zugriffsrechte

Drucken

Berechtigungen

Voller Zugriff Nur Dateneingabe Nur Lesezugriff

Erstellen, bearbeiten, löschen Erstellen, bearbeiten, löschen Nur anzeigbar

Alle änderbar Nur anzeigbar Nur anzeigbar

Alle änderbar Nur anzeigbar

Alle änderbar und ausführbar Alle nur ausführbar

Nur anzeigbar

Alle nur ausführbar

Alle deaktiviert

Aktiviert

Alle deaktiviert

Aktiviert

Alle deaktiviert

Aktiviert

Kapitel 6

|

Schützen von Datenbanken 139

Zugriffsrecht

Exportieren

Berechtigungen

Voller Zugriff

Aktiviert

Erweiterte Zugriffsrechte verwalten Aktiviert

Datenüberprüfungswarnungen umgehen Aktiviert

Benutzer von FileMaker Server trennen, wenn im Leerlauf

Deaktiviert

Passwortänderung erlauben Aktiviert

Passwort ändern nach Anzahl von Tagen Deaktiviert

Mindestlänge des Passworts Deaktiviert

Verfügbare Menübefehle Alle

Nur Dateneingabe

Aktiviert

Deaktiviert

Deaktiviert

Aktiviert

Aktiviert

Deaktiviert

Deaktiviert

Alle

Nur Lesezugriff

Aktiviert

Deaktiviert

Deaktiviert

Aktiviert

Aktiviert

Deaktiviert

Deaktiviert

Alle

Sie benötigen die Berechtigung „Drucken“, um Datensätze als PDF-Datei zu speichern. Sie benötigen die

Berechtigung „Exportieren“, um Datensätze als Microsoft Excel- oder Excel 2007/2008-Arbeitsblatt zu exportieren. Weitere Informationen über das Speichern von Datensätzen als PDF- oder Excel-Dateien

finden Sie unter „Speichern und Senden von Daten in anderen Formaten“ auf Seite 126.

Hinweis

Die Berechtigung für vollen Zugriff ist die einzige, die den Zugriff auf die Dialogfelder

„Datenbank verwalten“ und „Externe Datenquellen verwalten“ ermöglicht, um Felder, Tabellen,

Beziehungen und Datenquellen zu ändern. Es ist auch die einzige Berechtigung, die das Ändern von Konten und Zugriffsrechten erlaubt. Da Sie diese Zugriffsrechte in keiner anderen Berechtigung aktivieren können, muss jeder Benutzer, der Definitionen oder Zugriffsrechte in der Datenbank ändern will, die Datei mit einem Konto öffnen, das über die Berechtigung für vollen Zugriff verfügt.

Mindestens einem aktiven, von FileMaker authentifizierten Konto in jeder Datei muss die Berechtigung für vollen Zugriff zugewiesen werden. Eine Fehlermeldung wird angezeigt, wenn Sie Konten so bearbeiten, dass kein aktives Konto mehr über die Berechtigung für vollen Zugriff verfügt.

Planen der Sicherheit für eine Datei

Eine neue FileMaker Pro-Datei ist ursprünglich nicht geschützt. Beim Öffnen der Datei wird der Benutzer automatisch mit dem Admin-Konto angemeldet, dem die Berechtigung für vollen Zugriff zugewiesen ist.

1

Wenn Sie einfach andere Personen daran hindern wollen, eine Datenbankdatei auf Ihrem Computer zu

öffnen, können Sie die Datei mit einem Passwort schützen. Weitere Informationen finden Sie unter

„Schützen einer Datei mit Passwort“ auf Seite 141.

1

Wenn Sie eine Datenbankdatei mit anderen gemeinsam benutzen müssen und einzelnen Benutzern verschiedene Stufen des Dateizugriffs erlauben müssen, sollten Sie die Sicherheit für die Datei planen.

Ziehen Sie in Erwägung, die Arten von Benutzern und ihre Berechtigungen aufzulisten:

Marketing

Ja

Vertrieb

Ja

Personalwesen Rechtswesen Gäste

Ja Ja Ja

Datensätze anzeigen

Datensätze erstellen

Datensätze bearbeiten

Manager

Ja

Ja

Ja

Datensätze löschen Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Eingeschränkt* Eingeschränkt* Ja

Nein

Nein

Nein

Nein

Nein

Nein

140 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Manager

Scripts ändern

Ja

Scripts ausführen

Ja

Wertelisten ändern

Ja

Menüs

Alle

Marketing Vertrieb

Eingeschränkt* Nein

Ja

Nein

Ja

Nein

Personalwesen Rechtswesen

Ja

Ja

Nein

Nur Bearbeiten Nur Bearbeiten Alle

Nein

Ja

Nein

Minimum

Gäste

Nein

Nein

Nein

Minimum

* Sie können für manche Funktionen einen eingeschränkten Zugriff festlegen (z. B. für das Löschen von Datensätzen), indem Sie datensatzweise Berechtigungen verwenden. Weitere Informationen zu datensatzweisen Berechtigungen finden Sie in der FileMaker Pro Hilfe.

Sie können eine Datei zusätzlich schützen, indem Sie eine Autorisierung von jeder Datei verlangen, die versucht, auf die Tabellen, Layouts, Wertelisten und Scripts in Ihrer Datei zuzugreifen. Weitere

Informationen finden Sie unter „Autorisieren des Zugriffs auf Dateien“ auf Seite 146.

So planen Sie die Sicherheit für eine gemeinsam benutzte Datei:

1. Bestimmen Sie die Berechtigungen, die Sie für die Datei benötigen.

Listen Sie die Bereiche der Datei wie bestimmte Tabellen, Felder, Datensätze, Layouts, Wertelisten und

Scripts auf, die Sie schützen möchten. Planen Sie die Anzahl an Berechtigungen, die Sie benötigen, um die verschiedenen erforderlichen Dateizugriffsstufen umzusetzen.

2. Bestimmen Sie, ob Sie getrennte Konten für jeden Benutzer oder Gruppenkonten benötigen, die sich mehrere

Benutzer teilen können.

3. Legen Sie fest, ob Sie ein Gastkonto aktivieren sollten, das es Benutzern ermöglicht, die Datei ohne die

Angabe von Kontoinformationen zu öffnen.

4. Erstellen Sie die Berechtigungen, die Sie für die Datei benötigen.

5. Ermitteln Sie, ob Sie erweiterte Zugriffsrechte für bestimmte Berechtigungen benötigen.

Aktivieren Sie erweiterte Zugriffsrechte nur bei Bedarf.

6. Erstellen Sie die benötigten Konten in der Datei und weisen Sie jedem Konto die geeigneten

Berechtigungen zu.

Weitere Informationen finden Sie im folgenden Abschnitt. Wenn Sie das Gastkonto verwenden, weisen

Sie diesem ebenfalls eine Berechtigung zu. Deaktivieren Sie andernfalls das Gastkonto.

7. Öffnen Sie die Datei mit verschiedenen Konten und testen Sie die dafür definierte Berechtigung. Stellen

Sie sicher, dass die Beschränkungen wie geplant funktionieren, und nehmen Sie etwaige erforderliche

Korrekturen an den Berechtigungen vor.

8. Beschränken Sie optional den Zugriff anderer Dateien auf das Schema Ihrer Datei über die Registerkarte

„Dateizugriff“. Weitere Informationen finden Sie unter „Autorisieren des Zugriffs auf Dateien“ auf

Seite 146.

Kapitel 6

|

Schützen von Datenbanken 141

Schützen einer Datei mit Passwort

Wenn Sie einfach andere Personen daran hindern wollen, eine nicht gemeinsam benutzte Datenbankdatei auf Ihrem Computer zu öffnen, können Sie die Datei mit einem Passwort schützen.

Nach dem Schützen einer Datei durch ein Passwort werden Sie bei jedem Öffnen der Datei aufgefordert, einen Kontonamen und ein Passwort einzugeben. Personen, die diese Kontoinformationen nicht kennen, können auch die Datei nicht öffnen.

So schützen Sie eine Datei mit Passwort:

1. Nehmen Sie die folgenden Änderungen an den Konten in der Datei vor:

1

Bearbeiten Sie das Konto „Admin“ so, dass es einen anderen Kontonamen und ein Passwort besitzt und die Berechtigung für vollen Zugriff verwendet.

1

Stellen Sie sicher, dass das Konto „Gast“ inaktiv ist.

1

Löschen oder deaktivieren Sie etwaige andere Konten in der Datei.

2. Bearbeiten Sie bei Bedarf die Berechtigung „Voller Zugriff“, um die erweiterten Zugriffsrechte hinzuzufügen, die Sie benötigen.

Aktivieren Sie erweiterte Zugriffsrechte nur bei Bedarf.

Tipps zum Erstellen von sicheren Passwörtern

1

Sichere Passwörter sind normalerweise mindestens acht Zeichen lang und enthalten mindestens eine Ziffer.

1

Wenn Ihre Datei über Web Publishing gemeinsam benutzt wird, dürfen Kontonamen und Passwörter nur

Zeichen aus dem Zeichensatz ISO Latin-1 (mit Ausnahme von Doppelpunkten) verwenden. Um Zeichen zu vermeiden, die im Web falsch interpretiert werden könnten, sollten Sie Kontonamen und Passwörter ggf. auf alphabetische und numerische Zeichen beschränken.

Weitere Informationen über den Schutz von FileMaker Pro-Datenbanken finden Sie in der Hilfe.

Erstellen von Konten und Berechtigungen

Konten geben Kontonamen und (in der Regel) Passwörter für eine Datei an. Wenn ein Benutzer eine Datei öffnet, die Konten enthält, wird er in einem Dialogfeld zur Eingabe von Kontoinformationen aufgefordert. Wenn ein

Benutzer eine Datei mit einem korrekten Kontonamen und Passwort öffnet, bestimmt die zugewiesene

Berechtigung die Aktionen, die der Benutzer in der Datei ausführen kann.

Berechtigungen legen Stufen des Zugriffs auf eine Datenbank fest, z. B. welche Layouts angezeigt werden, welche Menüs verfügbar sind und ob das Drucken erlaubt ist.

Damit Sie Konten und Berechtigungen für eine Datei erstellen und verwalten können, müssen Sie die Datei mit einem Konto öffnen, das über die Berechtigung „Voller Zugriff“ verfügt.

Sie können Konten und Berechtigungen in einer gemeinsam benutzten Datei erstellen und ändern, während

Clients die Datei verwenden. (In FileMaker Pro 6 und früher mussten alle Clients die gemeinsam benutzte

Datei schließen, bevor Sie Passwörter und Gruppen ändern konnten.) Die vorgenommenen Änderungen des

Kontos werden sofort wirksam. Jedoch unterbrechen die Änderungen keine aktuellen Clients. Wenn Sie z.

B. das Passwort für ein Konto ändern, das gerade von einem oder mehreren Clients benutzt wird, wird deren

FileMaker Pro-Nutzung nicht unterbrochen. Beim nächsten Öffnen der Datei müssen sie jedoch das neue

Passwort eingeben.

Sie können so viele Konten einrichten, wie Sie benötigen. Sie können getrennte Konten für jeden Benutzer oder eine kleinere Anzahl von Konten anlegen, die sich mehrere Benutzer teilen.

142 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Anzeigen von Konten und Berechtigungen

Das Dialogfeld „Sicherheit verwalten“ zeigt eine Liste aller Konten und Berechtigungen für eine Datei.

So zeigen Sie die Berechtigungen für eine Datei an:

1. Öffnen Sie die Datenbankdatei.

2. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Sicherheit.

Das Register „Konten“ listet die Konten auf, die für diese Datei definiert sind.

3. Klicken Sie im Dialogfeld „Sicherheit verwalten“ auf Berechtigungen.

Sie sehen die Berechtigungen, die für diese Datei definiert sind.

Erstellen von Konten

Sie können ein Konto für jede einzelne Person erstellen, die auf eine Datei zugreift, oder eine kleine Anzahl von Konten für größere Personengruppen definieren, z. B. je ein Konto für die Abteilung „Marketing“ und die Abteilung „Vertrieb“. Sie müssen jedem neuen Konto eine Berechtigung zuweisen.

So erstellen Sie ein Konto:

1. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Sicherheit.

2. Klicken Sie im Register Konten auf Neu.

3. Wählen Sie im Dialogfeld „Konto bearbeiten“ für Konto wird authentifiziert über die Option FileMaker.

Kapitel 6

|

Schützen von Datenbanken 143

Informationen über Konten, die von einem externen Server verwaltet werden, finden Sie unter „Erstellen von Konten, die über einen externen Server authentifiziert werden“ auf Seite 144.

4. Geben Sie einen Kontonamen und ein Passwort für das Konto ein.

Tipp

Wenn Sie Konten für einzelne Benutzer anlegen wollen, sollten Sie jeden Kontonamen auf der

Basis des Benutzernamens festlegen, der im Dialogfeld „Einstellungen“ definiert ist. Dieser Benutzername ist der angezeigte Standardkontoname im Dialogfeld, das den Benutzer zur Eingabe eines Kontonamens und eines Passworts auffordert. Der Benutzer muss den Kontonamen nicht noch einmal eingeben, wenn er dem Benutzernamen entspricht.

5. Um Kontobenutzer zu zwingen, beim ersten Anmelden ein neues Passwort festzulegen, aktivieren Sie

Benutzer muss Passwort bei nächster Anmeldung ändern.

In den meisten Fällen sollte ein Konto, das mehrere Benutzer gemeinsam verwenden, bei der ersten

Anmeldung keine Passwortänderung verlangen. Stattdessen sollten Sie ein Passwort festlegen und es allen Benutzern mitteilen, die es benötigen. Auch sollte die Berechtigung für ein gemeinsames Konto keine Passwortänderungen erlauben, da sonst ein Benutzer das Passwort ändern und alle anderen

Benutzer „aussperren“ könnte.

6. Wählen Sie für Kontostatus, ob das Konto aktiv oder inaktiv sein soll.

Sie sollten das Konto z. B. inaktiv lassen, bis Sie die Definition seiner Berechtigung abgeschlossen haben. Mit einem inaktiven Kontonamen und Passwort können Benutzer eine Datenbank nicht öffnen.

7. Wählen Sie für Berechtigung die gewünschte Berechtigung für dieses Konto.

Sie können sich für eine bestehende Berechtigung entscheiden oder Neue Berechtigungen wählen,

um eine neue Berechtigung zu definieren. Weitere Informationen finden Sie unter „Erstellen von

Berechtigungen“ auf Seite 145.

8. Geben Sie in Beschreibung eine Beschreibung des Kontos ein (optional).

9. Klicken Sie auf OK.

10. Klicken Sie im Dialogfeld „Sicherheit verwalten“ auf OK.

11. Geben Sie in das anschließend geöffnete Dialogfeld einen Kontonamen und ein Passwort ein, für das die Berechtigung „Voller Zugriff“ aktiviert ist, und klicken Sie dann auf OK.

144 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Erstellen von Konten, die über einen externen Server authentifiziert werden

Wenn Sie FileMaker Pro-Datenbankdateien mit FileMaker Server bereitstellen und Ihr Unternehmen zentral verwaltete Authentifizierung für Benutzer und Gruppen wie z. B. Apple OpenDirectory oder eine

Windows-Domäne verwendet, können Sie Konten einrichten, die Benutzer auf der Basis Ihres

Authentifizierungsservers authentifizieren. Damit können Sie den Zugriff auf Datenbanken mit Ihrem bestehenden Authentifizierungsserver steuern, ohne eine unabhängige Liste mit Konten in jeder

FileMaker Pro-Datenbankdatei zu führen.

Hinweis

Nur durch FileMaker Server bereitgestellte Datenbankdateien können Benutzer über einen

Authentifizierungsserver authentifizieren. Gemeinsam durch FileMaker Pro benutzte Datenbankdateien können nicht über einen Authentifizierungsserver authentifiziert werden.

Wichtig

Wenn eine Datenbankdatei eines oder mehrere externe Server-Konten enthält, verwenden Sie unbedingt Sicherheitseinstellungen des Betriebssystems, um direkten Zugriff auf die Datei zu beschränken.

Andernfalls kann eventuell ein unbefugter Benutzer die Datei auf ein anderes System verschieben, das Ihre

Authentifizierungsserver-Umgebung repliziert, und Zugriff auf die Datei erlangen. Weitere Informationen finden Sie in der FileMaker Server-Dokumentation.

So erstellen Sie ein Konto, das über einen externen Server authentifiziert wird:

1. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Sicherheit.

2. Klicken Sie im Register Konten auf Neu.

3. Wählen Sie im Dialogfeld „Konto bearbeiten“ für Konto wird authentifiziert über die Option

Externer Server.

4. Geben Sie in Gruppenname den Namen einer Gruppe ein, die auf einem externen

Authentifizierungsserver definiert ist.

5. Wählen Sie für Kontostatus, ob das Konto aktiv oder inaktiv sein soll.

6. Wählen Sie für Berechtigung die gewünschte Berechtigung für dieses Konto.

Die Berechtigung, die einem Konto zugewiesen ist, bestimmt die Aktionen, die extern authentifizierte

Gruppenmitglieder in der Datenbankdatei ausführen können. Sie können sich für eine bestehende

Berechtigung entscheiden oder Neue Berechtigungen wählen, um eine neue Berechtigung zu definieren.

Weitere Informationen finden Sie im folgenden Abschnitt.

7. Geben Sie in Beschreibung eine Beschreibung des Kontos ein (optional).

8. Klicken Sie auf OK.

9. Klicken Sie im Dialogfeld „Sicherheit verwalten“ auf OK.

10. Geben Sie in das anschließend geöffnete Dialogfeld einen Kontonamen und ein Passwort ein, für das die Berechtigung „Voller Zugriff“ aktiviert ist, und klicken Sie dann auf OK.

Kapitel 6

|

Schützen von Datenbanken 145

Erstellen von Berechtigungen

Sie können jede Berechtigung einem oder mehreren Konten zuweisen.

So erstellen Sie Berechtigungen:

1. Folgen Sie den obigen Schritten, um die Berechtigungen für eine Datei anzuzeigen.

2. Klicken Sie auf Neu.

Das Dialogfeld „Berechtigungen bearbeiten“ wird geöffnet. Standardmäßig ist für jede

Berechtigungsoption die am stärksten eingeschränkte Einstellung festgelegt.

3. Geben Sie einen Namen und eine optionale Beschreibung für die Berechtigung ein.

4. Definieren Sie die Zugriffsrechte für die Berechtigung.

5. Klicken Sie auf OK.

Nachdem Sie die gewünschten Berechtigungen definiert haben, müssen Sie Konten erstellen oder bearbeiten, damit sie die geeigneten Berechtigungen verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter

„Erstellen von Konten“ auf Seite 142.

Weitere Informationen über das Erstellen von Konten und Berechtigungen finden Sie in der Hilfe.

Informationen über das Aktivieren des Zugriffs auf Datensatzebene

Sie können individuelle Beschränkungen des Datensatzzugriffs für jede Tabelle festlegen.

Die Berechtigung kann z. B. Folgendes einschränken:

1

Anzeige, Bearbeiten, Erstellen oder Löschen aller oder bestimmter Datensätze in einer Tabelle.

1

Zugriff auf oder Änderung von bestimmten Feldern in jeder Tabelle.

Sie können Datensatz-Zugriffsrechte nur für Tabellen festlegen, die in der aktuellen Datei definiert sind.

Wenn die Datei Beziehungen zu Tabellen in anderen Dateien enthält, die Sie schützen wollen, müssen

Sie Konten und Berechtigungen in den anderen Dateien definieren, um deren Tabellen zu schützen.

Weitere Informationen über die Verwendung des Dialogfelds „Berechtigungen bearbeiten“ finden Sie in der Hilfe.

146 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Anzeigen der erweiterten Zugriffsrechte

Erweiterte Zugriffsrechte bestimmen die Optionen der gemeinsamen Datennutzung, die durch eine

Berechtigung gestattet werden. Wenn die Datei z. B. gemeinsam benutzt wird, bestimmt das erweiterte

Zugriffsrecht „Zugriff über FileMaker-Netzwerk“, ob die Berechtigung das Öffnen einer gemeinsam benutzten Datei als Client gestattet. Das erweiterte Zugriffsrecht „Zugriff über Instant Web Publishing“ bestimmt, ob die Berechtigung den Zugriff auf die Datenbank aus einem Webbrowser erlaubt.

Es gibt sechs standardmäßige erweiterte Zugriffsrechte. Weitere Informationen über diese finden Sie unter

„Konten, Berechtigungen und erweiterte Zugriffsrechte“ auf Seite 136.

Sie können erweiterte Zugriffsrechte im Dialogfeld „Sicherheit verwalten“ anzeigen und jedes erweiterte

Zugriffsrecht für ausgewählte Berechtigungen aktivieren. Alle erweiterten Zugriffsrechte sind standardmäßig deaktiviert, auch in der Berechtigung „Voller Zugriff“.

Es kann erforderlich sein, ein erweitertes Zugriffsrecht zu löschen, wenn es nicht mehr benötigt wird.

So zeigen Sie die erweiterten Zugriffsrechte an:

1. Öffnen Sie die Datenbankdatei.

2. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Sicherheit.

3. Klicken Sie im Dialogfeld „Sicherheit verwalten“ auf Erweiterte Zugriffsrechte.

Weitere Informationen über erweiterte Zugriffsrechte finden Sie in der Hilfe.

Autorisieren des Zugriffs auf Dateien

Als Teil Ihres umfassenden Sicherheitsplans können Sie steuern, ob andere FileMaker Pro-Dateien auf das

Schema in einer Datei (samt deren Tabellen, Layouts, Scripts und Wertelisten) in Ihrer abgesicherten

Lösung zugreifen dürfen. Wenn der Schutz aktiviert ist, erfordert jegliche Verwendung der geschützten

Datei durch eine FileMaker-Datenquelle eine entsprechende Autorisierung. Daher müssen Sie in einer

Mehrdateienlösung die anderen Dateien autorisieren.

Für diesen Schutz muss durch eine Änderung des Dateiformats verhindert werden, dass FileMaker Pro-

Versionen vor Version 11 die Datei öffnen können. (Dies kann allerdings rückgängig gemacht werden, wenn diese Option deaktiviert ist.) Sie können die Option aktivieren, selbst wenn Sie keine Autorisierung benötigen.

Kapitel 6

|

Schützen von Datenbanken 147

Beispielsweise wird durch den aktivierten Schutz ein Benutzer mit einem Konto in Ihrer Datei daran gehindert, eine andere Datei zu erstellen, die Tabellen aus Ihrer Datei, aber nicht dieselbe Geschäftslogik (z.

B. dieselben Script-Trigger) verwendet. Die Verwendung dieser alternativen Datei kann Ihre beabsichtigte

Geschäftslogik umgehen (obwohl der Zugriff auf Datensatzebene immer noch erzwungen würde). Wenn Sie diese Option aktivieren, wird auch verhindert, dass nicht autorisierte Dateien über den Scriptschritt „Datei

öffnen“ eine geschützte Datei öffnen.

Hinweis

Sie müssen über die Berechtigungen zu vollständigem Zugriff für jede Datei verfügen, die Sie schützen möchten, und für jede Datei, die Sie autorisieren möchten.

So autorisieren Sie den Zugriff auf eine Datei:

1. Öffnen Sie die Datei, die Sie schützen möchten.

2. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Sicherheit und klicken Sie auf das

Register Dateizugriff.

3. Aktivieren Sie Öffnen mit früheren Versionen (vor FileMaker 11) verhindern und klicken Sie dann in der

Bestätigungsmeldung auf Ja.

Wenn andere Benutzer diese Datei geöffnet haben, werden sie in einer Meldung aufgefordert, die Datei sofort zu schließen.

4. Um diese Datei vor unerwünschtem Zugriff durch andere Dateien zu schützen, aktivieren Sie

Für Erstellung von Verweisen auf diese Datei volle Zugriffsrechte verlangen.

5. Wenn zum aktuellen Zeitpunkt Dateien geöffnet sind, die auf die geschützte Datei verweisen, werden Sie für jede Datei in einer Warnmeldung gefragt, ob Sie diese Datei autorisieren möchten. Klicken Sie auf Ja.

6. Wenn Sie zusätzliche Dateien autorisieren möchten, die derzeit nicht geöffnet sind, klicken Sie auf

Autorisieren. Wählen Sie im Dialogfeld „Datei öffnen“ eine zu autorisierende Datei (lokal oder remote) aus und klicken Sie auf Öffnen.

Sie werden aufgefordert, den Namen und das Passwort eines Kontos einzugeben, das über alle

Zugriffsrechte verfügt.

7. Klicken Sie auf OK.

Weitere Informationen zum Autorisieren des Zugriffs auf Dateien finden Sie in der Hilfe.

148 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Sicherheitsmaßnahmen

Vergewissern Sie sich, dass die Datenbankdateien, die Host-Computer, die Arbeitsplatzrechner und die

Netzwerke, die auf sie zugreifen, sicher vor Diebstahl und Beschädigung sind. Um Ihre Daten und Ihre

Ausstattung zu schützen, sollten Sie die folgenden fünf wichtigen Sicherheitsvorkehrungen implementieren:

1

Physische Sicherheit verbessern

1

Betriebssystemsicherheit verbessern

1

Netzwerksicherheit herstellen

1

Datenbanken und andere wichtige Dateien sichern

1

Installieren, Ausführen und Aktualisieren von Antivirus-Software

Weitere Informationen zur sicheren Gestaltung von FileMaker Pro-Dateien finden Sie unter  http://www.filemaker.de/support/security.hmtl.

Verbessern der physischen Sicherheit

Bewerten Sie Ihre Computer, um sicherzustellen, dass sie physisch sicher sind.

1

Der Host-Computer sollte ein eigener Rechner sein, der an einem Tisch oder unbeweglichen Gegenstand mit einem Schloss befestigt ist. Sichern Sie den Computer so, dass seine Festplatte nicht entfernt werden kann. Schränken Sie den Zugang zu dem Computer ein, indem Sie ihn in einem abgeschlossenen Raum aufstellen.

1

Sichern Sie die Client-Workstations, die auf eine Datenbank zugreifen. Befestigen Sie die Computer mit

Schlössern und schränken Sie den Zugang ein, indem Sie einen Bildschirmschoner verwenden, der ein

Kennwort erfordert.

1

Stellen Sie die physische Sicherheit von Sicherungskopien der auf Wechseldatenträgern wie Bändern und CDs gespeicherten Dateien sicher.

Verbessern der Betriebssystemsicherheit

Setzen Sie die Sicherheitsfunktionen Ihres Betriebssystems ein, um den Zugriff auf wichtige Daten einzuschränken. Der Netzwerkadministrator sollte nur den Personen Zugriff gewähren, die befugt sind, das System bzw. die FileMaker-Datenbanken zu verwalten und zu warten. Zusätzlich zu beachten:

1

Benutzerkennungen und Kennwörter des Systems sollten protokolliert werden.

1

Der Zugriff auf die Anwendung FileMaker Pro sowie Dateiverzeichnisse, Server und Web-Seiten sollte eingeschränkt werden.

1

Die Einstellungen für Remote-Zugriffe wie File Sharing und FTP sollten überprüft werden.

1

Der Zugriff für das Hinauf- und Herunterladen von Dateien sollte eingeschränkt werden.

1

Stellen Sie sicher, dass alle Benutzer die neueste und sicherste Version der Betriebssystem-Software verwenden.

Kapitel 6

|

Schützen von Datenbanken 149

1

Um Vorgänge zu rationalisieren, können Sie die externe Authentifizierung aktivieren, die

Benutzerkonten verwendet, die in der Windows-Domänenauthentifizierung oder im Apple Open

Directory konfiguriert wurden. Weitere Informationen finden Sie in der FileMaker Pro Hilfe.

1

Legen Sie FileMaker Pro-Dateien nicht auf Datei-Servern ab, um sie freizugeben. Verwenden Sie die integrierte Netzwerkfunktion von FileMaker Pro und FileMaker Server. So können die Dateien nicht unerlaubt kopiert und Datensatzsperren oder potenzielle Dateibeschädigungen bei ungeeigneten

Freigabemethoden ausgeschlossen werden.

Herstellen von Netzwerksicherheit

In einem Intranet oder dem Internet freigegebene Datenbanken verwenden das TCP/IP-Protokoll. Sie können das TCP/IP-Protokoll auch für die Freigabe von Datenbanken im Peer-to-Peer-Betrieb oder über

FileMaker Server verwenden. Auch wenn sich TCP/IP gut für den Datentransport und den Zugriff auf Daten durch Clients eignet, galt bei seiner Entwicklung das Hauptaugenmerk nicht der Sicherheit. Ohne

Vorsichtsmaßnahmen kann das Protokoll unbefugten Zugriff auf Ihren Host-Computer, die Server-

Software, Datenbanken und eventuell andere Client-Rechner in Ihrem internen Netzwerk ermöglichen.

TCP/IP bietet keinen umfassenden Datenschutz. Daher ist es wichtig, ungebetenen Besuchern den Weg durch Einrichtungen wie Firewalls und SSL-Datenverschlüsselung zu versperren.

1

In den meisten Fällen wird eine Firewall verwendet, die ein Netzwerk in zwei unterschiedliche Bereiche aufteilt, einen öffentlichen Bereich („außerhalb der Firewall“) und einen privaten Bereich („innerhalb der

Firewall“ bzw. „hinter der Firewall“). Benutzer, die sich außerhalb der Firewall befinden, haben nur auf die TCP/IP- oder Hardware-Adressen Zugriff, die Sie freigeben. Dies ermöglicht es Ihnen, sich auf die

Sicherheit der nach außen freigegebenen Server zu konzentrieren, während die Computer hinter der

Firewall weniger Sicherheitsvorkehrungen benötigen.

1

Der Einsatz von Wireless-Netzwerkeinrichtungen wie Apple AirPort und anderen 802.11b-

Netzwerkkarten und -Basisstationen kann zu Sicherheitsproblemen führen. Da diese Geräte die

Netzwerkdaten auch über die Grenzen Ihres Firmengebäudes hinaus übertragen können, sollten die drahtlos übertragenen Netzwerksignale unbedingt verschlüsselt werden. Verwenden Sie stets die maximal verfügbare Stufe der Signalverschlüsselung.

Sichern von Datenbanken und anderen wichtigen Dateien

Entwickeln Sie Pläne zur Wiederherstellung von Daten einschließlich alternativer Sites und Systeme, um geschäftsrelevante Informationsdienste zu betreiben. Eine aktuelle Sicherungskopie kann Situationen retten, in denen ein Benutzer die Administratorkontoinformation für eine Datei verliert oder Daten durch einen Benutzerfehler (oder manchmal auch mangelhaftes Datenbankdesign) gelöscht oder fehlerhaft geändert wurden.

Beachten Sie folgende Punkte:

1

Stellen Sie Datenbanken mit FileMaker Server bereit und sorgen Sie für automatisierte Sicherungen nach einem regelmäßigen Zeitplan.

Verwenden Sie keine Sicherungssoftware anderer Anbieter für FileMaker Pro-Datenbanken. Erstellen

Sie zunächst mit FileMaker Server eine Sicherungskopie Ihrer Datenbank und führen Sie dann die

Software eines anderen Anbieters für diese Kopie aus. Sicherungssoftware kann geöffnete, bereitgestellte Datenbanken beschädigen.

150 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Erstellen Sie beispielsweise lokale Sicherungskopien von Dateien wochentags um 6:00, 9:00, 12:00,

15:00, 18:00 und 23:30 Uhr. Führen Sie um Mitternacht eine inkrementelle Sicherung des gesamten

Systems auf das Unternehmenssicherungssystem durch. Führen Sie schließlich Freitag um Mitternacht eine vollständige Systemsicherung durch. Kopieren Sie die Sicherungsbänder und bewahren Sie sie an einem anderen Ort auf. Wenn dann der Server aus einem beliebigen Grund ausfällt (außer bei einem katastrophalen Ausfall mehrerer Laufwerke), kann die neueste Sicherungskopie der Datendateien verwendet werden, d. h., es sind maximal Daten von drei Stunden verloren gegangen. Bei einem katastrophalen Laufwerksausfall kann das Band des vorherigen Abends verwendet und der Verlust damit auf einen Tag minimiert werden. Natürlich können diese Verfahren auf Ihre spezielle Situation und

Datenanforderungen zugeschnitten werden.

1

Stellen Sie sicher, dass Sicherungskopien nicht beschädigt oder unzugänglich sind. Prüfen Sie ihre ordnungsgemäße Funktionsweise, bevor Sie sie brauchen. Kontrollieren Sie Ihr Festplattenlaufwerk und

Ihre Sicherungsdateien regelmäßig mithilfe von Diagnosewerkzeugen.

1

Stellen Sie sicher, dass Sie ein vollständiges Dateiset aus Ihren Sicherungskopien wiederherstellen können.

1

Exportieren Sie die Daten regelmäßig als Sicherheit bei Dateibeschädigung.

1

Schützen Sie auch die Sicherungsmedien. Bewahren Sie Sicherungskopien an einem separaten und feuersicheren Ort auf.

1

Berufen Sie Sicherungsadministratoren, die Dateien abrufen können, falls der Netzwerkadministrator nicht greifbar ist.

1

Sehen Sie eine redundante Stromversorgung vor. Bei einer Unterbrechung der Stromzufuhr sollte eine unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV) mindestens 15 Minuten lang aktiv sein, damit Sie alle

Dateien sicher schließen können. Wenn die Stromzufuhr nicht rechtzeitig wiederhergestellt werden kann, sollten Sie den Einsatz eines Generators für die Stromversorgung der Server in Erwägung ziehen.

Berücksichtigen Sie auch Stromquellen für Router und Firewalls. Ist die Kommunikation problematisch, wenn Ihr Internet-Zugang 48 Stunden oder länger unterbrochen ist?

1

Überlegen Sie, wie Sie Ihre Dienstleistungen weiterhin zur Verfügung stellen können, wenn ein

Eindringling Ihren Datenbankserver beschädigt und dieser Server nicht in seinen vorherigen Zustand gebracht werden kann.

1

Beurteilen Sie weitere mögliche Situationen und entwickeln Sie einen Plan, um auf jeden einzelnen

Fall zu reagieren.

Zusätzlich sollten Netzwerkadministratoren das Risiko für Datensysteme und geschäftsrelevante

Funktionen bewerten. Bedenken Sie zum Beispiel:

1

Diebstahl von Daten oder geistigem Eigentum.

1

Störung, Diebstahl oder Beschädigung der Netzwerkinfrastruktur wie Server, Netzwerke, Datenspeicher oder Sicherungsspeicher. Schaden kann durch geknackte Passwörter oder andere Arten der Sabotage und

Zerstörung entstehen. Die meisten Vorfälle haben ihren Ursprung innerhalb des Unternehmens.

1

Störung oder Beschädigung der Unternehmensinfrastruktur durch Feuer, Umweltgefahren oder biologische Bedrohungen, Überschwemmungen usw.

1

Störung oder Beschädigung der öffentlichen Infrastruktur einschließlich Stromversorgung,

Telekommunikation (Sprache und Daten), Transportnetz (Straßen, Busse, Züge) durch Umwelt- oder

Wetterbedingungen wie Tornados oder Überschwemmungen.

Kapitel 6

|

Schützen von Datenbanken 151

FileMaker Pro bietet zwei Mechanismen zur Behandlung von beschädigten Datenbanken: Konsistenzprüfungen und Dateiwiederherstellung. Eine Konsistenzprüfung erfolgt bei Bedarf automatisch, wenn die Datei geöffnet wird. Sie können die Konsistenz einer Datei auch prüfen lassen, wenn Sie den Verdacht haben, dass die Datei beschädigt ist. Sie können FileMaker Pro zudem versuchen lassen, eine beschädigte Datei wiederherzustellen. Weitere Informationen zum Prüfen der Dateikonsistenz und zur Wiederherstellung von Dateien finden Sie in der Hilfe.

Wichtig

Verwenden Sie bei einem Serverausfall, z. B. einem unerwarteten Stromausfall, Festplattenfehler oder Softwarefehler, die Sicherungsdateien. Jeder Systemfehler, der die korrekte Beendigung von

FileMaker Server verhindert, kann zu beschädigten Dateien führen, wenn Cache-Daten nicht auf Platte geschrieben und die Dateien nicht korrekt geschlossen wurden. Selbst wenn die Dateien wieder geöffnet werden, sollten Sie eine Konsistenzprüfung oder Wiederherstellung (durch FileMaker Pro oder Sie initiiert) durchführen, da die Datei eine nicht offensichtliche Beschädigung enthalten könnte. Eine Dateiwiederherstellung kann nicht garantieren, dass Probleme behoben wurden.

Installieren, Ausführen und Aktualisieren von Antivirus-Software

Da die meisten Computer über einen Internet-Zugang verfügen, sind sie durch Viren gefährdet, die durch

E-Mail-Anhänge übertragen werden. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter regelmäßig Software zur

Virenprüfung ausführen und die typischen Warnsignale für Viren kennen. Mitarbeiter sollten alle Dateien

überprüfen, bevor sie sie auf ihren Computer kopieren oder herunterladen. Außerdem sollten sie niemals unverlangte Anhänge öffnen, selbst wenn diese von einer ihnen bekannten Person stammen.

Zwar ist Antivirus-Software für den Schutz Ihrer Systeme und Daten von essenzieller Bedeutung, bei der

Art der Verwendung auf Computern, die FileMaker Pro-Datenbanken bereitstellen, sind jedoch einige

Dinge zu beachten.

Antivirus-Programme sperren gelegentlich Bytes innerhalb einer Datei, während sie auf Viren prüfen. Diese

Sperren können dazu führen, dass das Betriebssystem einen Fehler meldet, wenn FileMaker Pro oder

FileMaker Server versuchen, Daten in die Datei zu schreiben. So kann die Datei eventuell als beschädigt gekennzeichnet und geschlossen werden.

Dies gilt auch für Dateien, die FileMaker Server als Sicherungsziele verwendet. Wenn die Sicherungsdatei von Antivirus-Software geprüft wird, während ein Sicherungszeitplan aktiv ist, könnte die Zieldatei gesperrt sein. Das könnte dazu führen, dass der Sicherungsvorgang fehlschlägt und dass Daten verloren gehen. Die gleiche Datenverlustproblematik gilt, wenn eine geöffnete, nicht bereitgestellte FileMaker Pro-

Datenbankdatei von Antivirus-Software geprüft wird.

Wenn Antivirus-Software auf Computern ausgeführt wird, die FileMaker Pro-Datenbanken bereitstellen, beachten Sie folgende Empfehlungen:

1

Führen Sie Virenschutzprogramme nicht an geöffneten, bereitgestellten Datenbanken aus. Schließen Sie die Datenbanken, bevor Sie das Virenschutzprogramm ausführen.

1

Wenn Sie Ihren Computer auf Viren prüfen, durchsuchen Sie weder den Datenbankordner noch etwaige

Unterordner oder andere Ordner, die Dateien enthalten, die aktiv Dateien über FileMaker Server oder

FileMaker Pro bereitstellen. Stellen Sie Ihre Antivirus-Software stattdessen so ein, dass der Zielordner

Ihrer Datenbanksicherung geprüft wird, und stellen Sie sicher, dass der Zeitplan der Antivirus-Software nicht mit dem Sicherungszeitplan Ihres FileMaker Server kollidiert. Warten Sie, bis die Datenbanken vollständig gesichert sind, bevor Sie sie prüfen.

152 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Kapitel 7

Konvertieren von Datenbanken aus

FileMaker Pro 6 und früheren Versionen

Da FileMaker Pro 7, 8.x, 9, 10 und 11 das gleiche Dateiformat verwenden, kann FileMaker Pro 11 Dateien der FileMaker Pro-Versionen 7, 8.x, 9 und 10 öffnen, ohne sie zu konvertieren. Sie können sogar

FileMaker Pro 11-Dateien mit FileMaker Pro 7, 8.x, 9 oder 10 verwenden (außer für eine geschützte Datei; siehe unten). Neue Funktionen funktionieren jedoch eventuell nicht wie erwartet, wenn Sie die Datei in einer früheren Version öffnen.

Beispiel:

1

Diagrammerstellung:

Wenn Sie eine Datei öffnen, die ein Diagramm in einer FileMaker Pro-Version vor Version 11 enthält, wird anstelle eines Diagramms ein Rahmen mit einem X angezeigt und über das

Diagrammlayoutobjekt stehen keine Informationen zur Verfügung.

1

Dateien, deren Schema vor Zugriff geschützt ist:

Sie können mit einer Datei, die in einer

FileMaker Pro-Version vor Version 11 geöffnet wurde, nicht auf eine Datei zugreifen, die vor dem

Zugriff anderer Dateien auf ihre Tabellen, Layouts, Scripts und Wertelisten geschützt ist.

FileMaker empfiehlt, nach dem Erstellen oder Öffnen einer Datei in FileMaker Pro 11 keine Änderungen am Datenbank-Design mit einer früheren Version von FileMaker Pro vorzunehmen. Dies gilt insbesondere für Funktionen, die in FileMaker Pro 11 geändert wurden.

Hinweis

Umfassende Informationen und schrittweise Anleitungen zur Verwendung von FileMaker Pro finden Sie in der Hilfe.

Konvertierungsübersicht

Wenn Ihre Datenbanklösung relativ einfach ist, sollten Sie in der Lage sein, die Dateien zu konvertieren, die Datei Konvertierung.log zu prüfen, Ihre konvertierten Dateien zu testen und Sie dann einzusetzen.

Beispielsweise werden einfache Dateien, die mithilfe der Vorlagen Ihrer früheren Version von

FileMaker Pro erstellt wurden, präzise konvertiert, ohne dass anschließend viele manuelle Berichtigungen erforderlich werden.

Wenn Sie eine relationale Datenbank mit mehreren Dateien, die mit eigenen Funktionen wie eigenen Scripts erstellt wurde, oder eine Datenbank, die geschäftskritisch ist, konvertieren, sollten Sie die Konvertierung sorgfältig planen.

FileMaker Pro 11 kann Dateien konvertieren, die mit den Versionen 3.x, 4.x, 5.x und 6.x erstellt wurden.

Wenn Sie Dateien besitzen, die mit FileMaker Pro, Version 2.x oder früher erstellt wurden, müssen Sie sie zunächst in eines der oben angegebenen unterstützten Formate konvertieren. Dann können Sie die Dateien zu FileMaker Pro 11 konvertieren. Weitere Informationen finden Sie unter „Konvertieren von

FileMaker Pro 1.x- und 2.x-Datenbanken“ in der Hilfe.

Wenn Sie Dateien konvertieren, behält FileMaker Pro 11 den Inhalt Ihrer Originaldateien bei und erstellt neue konvertierte Dateien in FileMaker Pro 11-Format. Der Inhalt der Originaldateien wird nicht geändert und Sie können sie in der früheren FileMaker Pro-Version öffnen, mit der sie erstellt wurden. Die konvertierten Dateien können nur in FileMaker Pro 7, 8.x, 9, 10 und 11 geöffnet werden.

154 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Sie können einzelne Dateien oder mehrere Dateien gleichzeitig konvertieren.

1

Verwenden Sie die Einzeldateikonvertierung für eigenständige Datenbankdateien, die keine Bezugsdaten aus anderen Dateien anzeigen. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

1

Verwenden Sie die Mehrfachdateikonvertierung, um alle Dateien in einer relationalen Datenbank zu konvertieren. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe.

Beheben grundlegender Konvertierungsprobleme

Hier finden Sie einige Vorschläge für die Behebung von Problemen, die während einer Konvertierung auftreten können.

Die Datei wurde nicht richtig konvertiert.

1

Wenn Sie eine Kopie einer Datei konvertieren, stellen Sie sicher, dass die Originaldatei vor dem Kopieren geschlossen wurde. Andernfalls wird die Kopie nicht richtig konvertiert.

1

Prüfen Sie die Datei Konvertierung.log in dem Ordner mit der Datenbank, die Sie konvertieren wollten. Weitere

Informationen finden Sie in der Hilfe.

1

Versuchen Sie zunächst, die Datei mit einer früheren Version von FileMaker Pro wiederherzustellen, und konvertieren Sie die Datei dann erneut.

Eine Meldung zur Konsistenzprüfung oder automatischen Wiederherstellung wurde bei dem Versuch angezeigt, die Originaldatei mit der früheren FileMaker Pro-Version zu öffnen.

Versuchen Sie, die Originaldatei mit der früheren Version von FileMaker Pro wiederherzustellen. Öffnen Sie dann die wiederhergestellte Datei mit der gleichen Version von FileMaker Pro, schließen Sie die Datei und versuchen Sie, sie mit FileMaker Pro 11 zu konvertieren.

Konvertieren von Passwörtern

Bei der Konvertierung werden Passwörter zu Konten in FileMaker Pro 11 konvertiert. Es gibt zwei gängige

Probleme bei der Passwortkonvertierung:

1

Für jedes konvertierte Konto werden anfänglich sowohl der Kontoname als auch das Passwort in der konvertierten Datei auf das Passwort aus der Originaldatei gesetzt, sodass für jemanden mit vollen

Zugriffsrechten alle Passwörter sichtbar sind. Aus Sicherheitsgründen sollten Sie entweder jeden

Kontonamen so ändern, dass er nicht mehr dem Passwort entspricht, oder jedes Passwort so ändern, dass es nicht mehr dem Kontonamen entspricht. (Sie können auch für jedes Konto festlegen, dass das Passwort durch den Benutzer geändert werden muss, wenn er sich das nächste Mal anmeldet.)

1

Passwörter in den FileMaker Pro-Versionen 7, 8.x, 9, 10 und 11 unterscheiden Groß-/Kleinschreibung.

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Passwort genau so eingeben, wie es in der früheren FileMaker Pro-

Version erstellt wurde. Wenn Sie der Eigentümer der Originaldatei oder der Datenbankadministrator sind, öffnen Sie die Originaldatei mit einer früheren FileMaker Pro-Version und schlagen Sie das

Passwort im Dialogfeld „Passwörter definieren“ nach. Wenn Sie weder der Eigentümer der Datei noch der Datenbankadministrator sind, wenden Sie sich für die Passwortinformationen an den

Datenbankadministrator.

Kapitel 7

|

Konvertieren von Datenbanken aus FileMaker Pro 6 und früheren Versionen 155

Änderungen bei der Programmunterstützung in FileMaker Pro 11

Wenn Sie eine frühere Version von FileMaker Pro verwenden, beachten Sie die folgenden Informationen

über die FileMaker Pro 11-Unterstützung für QuickTime und Plugin-Anwendungen anderer Hersteller

(nur Mac OS).

Unterstützung von QuickTime

Sie werden bei der Arbeit mit QuickTime in FileMaker Pro 11 die folgenden Unterschiede feststellen:

1

Sie können QuickTime-Filme zwischen Medienfeldern ziehen und ablegen, jedoch nicht auf den

Desktop. Beim Ziehen eines QuickTime-Films sehen Sie den Umriss, aber nicht das Filmposter.

1

Windows: Bei der Größenänderung eines Fensters, in dem ein QuickTime-Film läuft, wird die Anzeige des Films kurz unterbrochen, bis Sie die Fenstergröße endgültig eingestellt haben.

Weitere Informationen über die Verwendung von QuickTime mit FileMaker Pro finden Sie in der Hilfe.

Unterstützung von Plugins anderer Hersteller

FileMaker Pro 11 für Mac OS unterstützt nur Mach-O-Plugins von anderen Herstellern. CFM-Plugins

(CFM = Code Fragment Manager) von anderen Herstellern werden nicht mehr unterstützt.

156 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

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Absätze, formatieren

93

Admin-Konto

137

,

139

Adobe PDF, Daten speichern als

126

Adressetiketten

80

Aktiver Datensatz

24

Index

Aktualisieren bestehender Daten beim

Importieren

129

Aktualisieren von Dateien 153

Aktuell

Datum, Formatierung 94

Zeit, Formatierung

95

Ändern

Beziehungen

115

Daten in Feldern

29

Einstellungen 53

Referenzen

119

Suchabfragen

43

Ändern von Feldern in der Tabellenansicht

66

Anführungszeichen in einer Suche

35

,

36

Angepasste Menüs, FileMaker Pro Advanced

10

Anhalten, Referenzen

119

Anteil an Endsumme für Statistikfelder

69

Antivirus-Software und Datenbank-

Management

151

Anzahl für Statistikfelder

69

Anzeigen

Berechtigungen

142

Datensätze als Formulare, Listen oder

Tabellen

23

Druckbereich

47

Erweiterte Zugriffsrechte 146

Konten

142

Seitenumbrüche und Seitennummern im

Seitenansichtsmodus

47

Apple OpenDirectory

144

Arbeitsgruppen, gemeinsame Dateinutzung

134

Arithmetische Operatoren

67

Asiatischer Text drehen

97

drucken

97

Eingabe

65

,

97

Assistent für neues Layout, Beschreibung

77

Attribute, Text

92

Ausblenden von Datensätzen

44

Ausrichten

Medienfelder an Text 97

Objekte an anderen Objekten 84

Text in Absätzen

93

158 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Ausschließen

Bezugsdatensätze

40 ,

43

Datensätze

42

Felder beim Drucken

91

Ausschnitte

Siehe auch Relationale Datenbanken

auswählen

87

Beschreibung 108

Bezugsdatensätze ausschließen

43

Bezugsdatensätze platzieren

91

Datensätze auswählen 25

Datensätze filtern in

117

Datensätze hinzufügen

27

Datensätze löschen

28

Statistikberechnung für Daten in 116

Auswählen

Datensätze

24

Felder

28

,

87

Objekte

87

Auswahlfelder, Felder anzeigen als

90

Auswahlpfeil

86

Authentifizierung

136

Apple OpenDirectory

144

über externen Server 144

Windows-Domäne

144

Automatische Eingabe

71

Automatisches Ausfüllen

89

Automatisieren von Aufgaben. Siehe Scripts

Autorisieren von Dateien

13

,

146

B

Balkendiagramme

Beschreibung 100

Erstellen

101

Benennen

Datenbanken

60

Felder

64

Tabellen

76

Berechnungen

Bezugsfelder

Feldverweise auf

67

Statistikberechnung für Daten

116

Formatierung

93

Formeln

Siehe auch Formelfelder

Berechtigungen

Anzeigen 142

Beschreibung 136

definieren

145

Nur Dateneingabe

138

Nur Lesezugriff

138

Voller Zugriff

138

,

147

vordefiniert

138

Bereich für Gesamtergebnis: siehe auch

Zwischenergebnisse

Bereiche. Siehe Layoutbereiche

Berichte

Siehe auch Liste; Bericht; Layouts;

Zwischenergebnisse

Datensätze in Spalten

81

Erstellen

76

mit gruppierten Daten drucken

47

Erstellen

80

Vorschau

47

Berichtlayout

Beschreibung

80

mit gruppierten Daten

80

Beschränken des Zugriffs. Siehe Konten;

Berechtigungen

Beziehen von Daten aus anderen Dateien. Siehe

Datenaustausch

Beziehungen

Siehe auch Relationale Datenbanken

Ändern 115

Beschreibung

108

einzelnes Kriterium

110

Erstellen

114

mehrere Kriterien 111

planen

58

Self-Join

113

Typen

109

Vergleichs- 112

zurückgegebener Datensatzbereich

112

Beziehungsdiagramm

108

Beschreibung

108

Erstellen von Beziehungen

114

Notizen in

115

Bezugsdateien, Zugriff beschränken

58

Bezugsdatensätze

Siehe auch Datensätze; Relationale Datenbanken

Beschreibung 108

Duplizieren

27

Hinzufügen

27

,

116

in Ausschnitte platzieren 91 in Ausschnitten anzeigen 91

Kopieren

27

Löschen

27

,

116

Sortieren

116

Statistikberechnung für Daten

116

suchen und ausschließen

40

Bezugsfelder

Siehe auch Felder; Relationale Datenbanken

Beschreibung 108

Formeln 67

in Layouts

89

planen

57

Statistikberechnung für Daten

116

Bezugstabellen

Beschreibung 108

planen

55

Blättern in Datensätzen

23

Blätternmodus

Beschreibung

22

Suchen von Daten in 32

Boolesche Werte

Beschreibung 37

, 62

, 73

Formatierung

94

suchen

37

Briefumschlag

Siehe auch Layouts

Briefumschlaglayout

Beschreibung 81

Browser, Web mit veröffentlichter Datenbank arbeiten in

134

URL öffnen

134

C

CFM-Plugin-Unterstützung 155

Clients

Ausführen von Aufgaben

124

Beschränkungen, im Web

134

Beschreibung

121

Speichern von Dateien 122

Clones (Dateien)

21

D

Dateien

Autorisieren des Zugriffs auf geschützte

|

Index 159

Dateien

13

,

146

Berechtigungen

136

Beschreibung 16

Clone

21

Duplizieren

21

Erstellen

59 ,

60

exportieren in

132

gemeinsame Nutzung

im Web

134

Sicherheitsplanung

140

Konten 136

Konvertieren

153

Kopieren

21

Öffnen 17

planen

55

plattformübergreifend öffnen

19

Remote

19

Schließen

20

Schützen

135

Sicherungskopien erstellen

53

speichern

21

Vorlagen, Beschreibung

59

Zugriff autorisieren für

146

Dateiformate, Import/Export

127

Dateinamenerweiterung, fp7

19

Dateioptionen 53

Dateipfade

124

Dateiverweise siehe Datenquellen.

Daten

als Formular, Liste, Tabelle anzeigen

23

Anzeigen von Kalendern

89

automatisch eingeben

26 ,

71

Berechtigungen für die gemeinsame

Nutzung

137

Beschreibung

15

Daten eingeben 29

Diagrammerstellung 100

eingeben

29

exportieren

126

Formatierung

84

,

94

Importieren 126

in der Tabellenansicht anzeigen

30

suchen

37

Suchen nach heute

37

überprüfen 73

ungültig

37

vierstellige Jahreszahlen

73

Datumswerte

Siehe auch Datumsfelder

160 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Daten in Diagrammen

Beschreibung 100

Diagramme erstellen 101

Datenaustausch exportieren

126

,

132

Importieren

126

mit anderen Programmen

127

relationale Datenbanken 105

Datenbanken

Benennen

60

Beschreibung

15

drucken

47

Einstellung für Erstellen einer neuen

61

Erstellen

59

im Web veröffentlichen

134

planen

55

Schützen

135

Datenbanken, relational. Siehe Relationale

Datenbanken

Datenbankschutz. Siehe Konten; Berechtigungen

Datenbereich, Beschreibung

99

Dateneingabe

29

,

70

74

Datenquellen

Beheben von FileMaker-Verweisen

19

Beschreibung

133

Datensätze

abgleichen 130

aktiv 24

als Formular, Liste, Tabelle anzeigen

23

ausblenden

44

ausschließen 42

auswählen 24

Beschreibung

17

,

18

Bezugsdatensätze löschen

28

Blättern

einzeln 23 in einer Liste

23

Blättern durch

25

Duplizieren 26

, 31

exportieren

132

gesperrte

124

Hinzufügen

26

,

31

,

129

in Ausschnitten filtern

117

in der Tabellenansicht

31

in Spalten drucken

81

Kopieren

26

,

31

Löschen

31

neue in der Tabellenansicht hinzufügen 60

Sortieren

37

,

46

Bezugsdatensätze

116

in der Tabellenansicht

31

sortierte Bezugsdatensätze anzeigen 116

suchen

32

Datensätze schützen

124

Datentyp

73

Datentypen

Siehe Feldtypen und Formelergebnisse 68

Datumsfelder

Beschreibung 62

vierstellige Jahreszahlen

29

,

73

Werte eingeben und bearbeiten

29

Definieren

Siehe auch Hinzufügen; Platzieren

Berechtigungen

145

Datenbanken

64

Felder

64

Formelfelder

66

Konten 142

Passwörter

141

Referenzen

118

Statistikfelder 68

Tabellen

75

Wertelisten

90

Dezimalzahlen

93

Dialogfeld "Datenbank verwalten", Felder erstellen

und ändern in

64

Direktstart-Fenster, Beschreibung

18

Dokument-Voreinstellungen

53

Doppelte Datensätze, suchen

40

Druckbereich, anzeigen

47

Drucken

Asiatischer Text

97

Beschreibung 46

Datensätze

47

Datensätze in Spalten

81

Einrichten 48

Etiketten

49

Informationen zu Datenbank

51

leere Datensätze

48

Scripts

51

Umschläge

49

Vorschau

47

Duplizieren

Bezugsdatensätze

27

Dateien

21

Datensätze

26 ,

31

Dynamische Berichte, in der Tabellenansicht erstellen

31

,

68

E

Einblendkalender

89

Einblendlisten, Felder anzeigen als

90

Einblendmenüs, Felder anzeigen als

90

Eingabe mittels des Beginns von Werten

89

Eingeben von Daten

Automatisch 71

Furigana

65

in Felder eingeben

29

Einstellungen

Anwendung

53

Beschreibung 53

Datei

53

Einstellungen Siehe Voreinstellungen

Einzelseiten-Layout. Siehe Tabellenansicht

Elektronische Dokumentation 9

Elemente. Siehe Objekte

E-Mail

Senden aus FileMaker Pro

127

Senden über SMTP

127

Ergänzungsfelder

70

Ergebnismenge

Beschreibung

22

,

33

Speichern und Senden als Snapshot-Link

12 ,

33

zwischen aufgerufenen und ausgeschlossenen

|

Index 161

Datensätzen umschalten

44

Erstellen. Siehe Hinzufügen; Definieren

Erweiterte Zugriffsrechte

Anzeigen 146

Beschreibung 136

Etiketten

Bereich

98

Feld

89

Vertikal 80

Etiketten (Versand) drucken

49

Etikettenlayout erstellen 49

Excel-Format

Importieren und Exportieren an

127

Speichern von Daten als

126

Exportieren

Siehe auch Datenaustausch

Beschreibung 126

Dateiformate

127

Formatierung

132

Externe Datenquellen

133

externes Server-Konto

136

,

144

F

Falsch (Ergebnis)

37

,

62

,

73

,

94

Favoritendateien

19

Feld/Steuerelement-Werkzeug

88

Feldberechtigungen. Siehe Konten; Berechtigungen

Feldbeschriftungen

89

Felddefinitionen erstellen und ändern

64

Kopieren 21

Löschen

65

Felder anzeigen

11

,

76

aus einem Layout entfernen

89

aus einem Layout löschen

89

auswählen

28

,

87

Benennen

64

Beschreibung 16

Dateneingabe beschränken 98

definieren

64

Definition löschen

65

einem Layout hinzufügen

88

Eingabeoptionen

70 ,

89

eingeben

29

erstellen und ändern

64

Formatieren von Daten

91

Formatierung

91

Furigana in

65

gespeicherte und nicht gespeicherte

162 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Ergebnisse

74

Global

74

in der Tabellenansicht aus- oder einblenden

66

in der Tabellenansicht erstellen

60

,

66

in der Tabellenansicht hinzufügen

66

in Dialogfeld "Datenbank verwalten" erstellen

64

in Layout platzieren

88

Indizierung

74

leere oder nicht leere Felder, suchen

40

maximale Zeichenanzahl in

29

Optionen 65

Platzhalter

91

Typen

62

Überprüfungsoptionen 72

Felder anpassen

Siehe auch Felder

bei Importaktualisierung

130

Beschreibung

108

,

109

Felder auf Layout ziehen und ablegen

88

Felder hinzufügen in der Tabellenansicht

66

Feldinhaltsübereinstimmung

36

Feldnamen

62

Feldtypen

Beschreibung 62

und Formelergebnisse

68

Feldverhalten

28

,

98

Feldwerkzeug

88

Feldwerte

Änderung untersagen

72

automatisch eingeben

71

Beschreibung 17

Daten suchen und ersetzen

44

eingeben und bearbeiten

29

Löschen 30

FileMaker Mobile, Berechtigungen für

137

, 145

FileMaker Pro

Dateiformat

127

Hinweise zur Dokumentation

9

Produktübersicht

11

Versionen

153

FileMaker Pro Advanced

10

FileMaker Pro-Format

127

FileMaker Server

Berechtigungen für

137

, 146

Beschreibung

144

empfohlene Verwendung

121

,

134

Filtern von Datensätzen in Ausschnitten

117

Fixierte Objekte

86

Flächendiagramme

Beschreibung 100

Erstellen

101

Formatierung

Absätze

93

Daten exportieren

132

Daten importieren

127

Datum

94

Formeln

93

Grafiken

97

Layoutobjekte

84

Text

92

Zahlen

93

Zeit

95

Zeitstempel 96

Formbriefe

91

Formelfelder

66

Beschreibung 63

Erstellen

66

Formeln

66

gespeicherte und nicht gespeicherte

Ergebnisse

74

Formular

Siehe auch Layouts

Datensätze anzeigen als

23

Standardlayout 78

Formularansicht, Beschreibung

23

Fotos, in Medienfeldern

62

fp7-Dateinamenerweiterung 19

Füllzeichen, für Absätze festlegen

93

Funktionen

67

Furigana-Feldoption 65

Fußbereiche, Beschreibung

99

G

Gastkonto

137

Gemeinsam benutzte Dateien

Siehe auch Netzwerke

Berechtigungen

140

Clients

121

Einrichten von Berechtigungen für

137

Einschränkungen

121

Host

121

im Web

134

in Arbeitsgruppen

134

Konten

140

Öffnen

19

speichern 122

Gemeinsame Dateibenutzung, aktivieren

122

Gesamtergebnisse, Beschreibung

100

Gespeicherte Ergebnisse

74

Globale Speicheroptionen

74

Grafiken, Felder formatieren für

97

Grafikfelder. Siehe Medienfelder

Grenzwerte

Feldnamen

62

Zeichen in Feldern

29

Gruppen. Siehe Konten; Berechtigungen

Gruppierfelder 100

H

Hervorheben von Text

93

Heutiges Datum, suchen

37

Hinzufügen

Siehe auch Definieren; Platzieren

Bezugsdatensätze

27 ,

116

Datensätze

26

Felder

64

neue Suchabfragen

41

Tabellen

75

Horizontale Balkendiagramme

Beschreibung 100

Erstellen

101

Host

Ausführen von Aufgaben

124

Beschreibung

121

Datenbank im Web 134

FileMaker Server

121

Speichern von Dateien

122

HTML-Tabellenformat

127

I

Importieren

126

133

Beschreibung 126

bestehende Datensätze aktualisieren

129

in bestehende Dateien

129

In neue Tabellen

129 neue Datensätze hinzufügen 129

passende Datensätze aktualisieren

130

Quelldatei oder -tabelle

129

,

131

unterstützte Dateiformate 127

Wiederkehrende Importe, Beschreibung 127

Zieldatei

129

Indizierung

Felder

74

Textfeldbeschränkungen 37

|

Index 163

Inspektor

Beschreibung 83

Formatierung

Felddaten

91

Layoutobjekte

84

Layoutobjekte positionieren

84 mehrere Dateien öffnen 84

Öffnen

84

Instant Web Publishing

Berechtigungen für

145

Beschreibung 121 ,

134

Dateien gemeinsam benutzen 134

Intranet

Siehe auch Web

gemeinsam benutzte Dateien in

134

IP-Adressen, beschränken

134

J

Jahreszahlen vierstellig in Datumsfeldern

29 ,

73

vierstellig in Zeitstempelfeldern

29

JDBC

Berechtigungen für

137

,

145

Überlegungen zu Feldnamen

62

Jokerzeichen in Suchabfragen

35 ,

36

K

Kalender, in Feldern anzeigen

89

Kombinationsfelder, Felder anzeigen als 90

Kommagetrenntes Textformat 127

Komprimierte Dateikopien 21

Konten

Admin-Konto

137

Anzeigen

142

Beschreibung 136

definieren

142

Einrichten von wiederkehrenden Importen

127

externes Server-Konto

136

,

144

Gastkonto

137

Passwörter

141

vordefiniert

137

Kontextmenü, Wählen aus

15

Kopf/Fuß 1. Seite, Beschreibung

99

Kopfbereiche, Beschreibung

99

Kopieren

Bezugsdatensätze

27

Dateien

21

Datensätze

26

Felddefinitionen

21

Scripts

21

164 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Kreisdiagramme

Beispiel 100

Beschreibung 100

Erstellen

101

Kreisdiagrammsymbol in der Statussymbolleiste

34

Kurzsuchen

Aktivieren

33

ausführen

32

Beschreibung 32

Konfigurieren

33

Schnellsuchen

Siehe auch Datensätze suchen

L

Layoutbereiche

Auswertung

100

Bereiche für Zwischenergebnisse

100

Beschreibung

99

Datenbereich

99

Feldbeschriftungen 89

Fußbereich

99

Kopf/Fuß 1. Seite

99

Kopfbereich

99

Layout-Einblendmenü

20

, 76

Layoutleiste

20 ,

23

Layoutmodus, Beschreibung

22

Layoutobjekte. Siehe Objekte

Layoutordner, verwalten 77

Layouts

Bericht 80

Beschreibung 11

, 76

Diagramme

100

drucken

47

Erstellen

76

Etiketten

80

Felder anzeigen

11

,

76

auswählen

87

entfernen 89

in Layout ziehen

88

Platzhalter

82

platzieren

88

Platzieren von Bezugsfeldern 91

Felder hinzufügen

88

Formularansicht

23

Formularlayout

78

Layouts und Layoutordner verwalten

77

Leer

80

Listenansicht

79

Modus-Einblendmenü

22

Registerfelder in 77

Spalten

Breite ändern

83

Einrichten 81

Standardformular

78

Tabellenansicht

79

Typen

78

Umschlag

81

Vertikale Etiketten 80

vertikale Etiketten

80

Werkzeuge

83

Layouts und Layoutordner verwalten

77

Leere Datensätze, drucken

48

Leere oder nicht leere Felder

40

Leeres Layout

Siehe auch Layouts

Beschreibung 80

Letzte Dateien 19

Liniendiagramme

Beispiel

103

Beschreibung

100

Erstellen

101

Liste, Datensätze anzeigen als

23

Listenansicht

Siehe auch Listenlayout

Listenansicht,

Beschreibung

79

Listenansicht, Beschreibung

23

Logik

ODER-Suche 41

UND-Suche

41

Löschen

Bezugsdatensätze

27

,

116

Daten

30

Felddefinitionen

65

Felder aus einem Layout 89

Suchabfragen

44

M

Mach-O-Plugin-Unterstützung

155

Makros. Siehe Scripts

Markierungsfelder, Felder anzeigen als

90

Maus, Konfigurieren in den Systemeinstellungen

(Mac OS)

15

Maximale Zeichenanzahl in Feldern

29

Maximum für Statistikfelder 69

Medienfelder

Siehe auch Felder.

an Text ausrichten

97

Beschreibung

62

Formatierung

97

Microsoft Excel-Format

Importieren und Exportieren 127

Speichern von Daten als

126

Minimum für Statistikfelder

69

Mittelwert für Statistikfelder

69

Modus-Einblendmenü

22

,

76

Multimediadateien

62

N

Netzwerke

FileMaker Server 121

plattformübergreifend

13 ,

121

Netzwerksicherheitsrichtlinien 149

Nicht autorisierte Anwender. Siehe Konten;

Berechtigungen

Nicht freigegebene Dateien

141

Nicht gespeicherte Ergebnisse

74

Nur Dateneingabe (Berechtigung),

Beschreibung

138

Nur Lesezugriff (Berechtigung), Beschreibung

138

|

Index 165

O

Objekte, Layout an anderen Objekten ausrichten

84

auswählen 86

, 87

Beschreibung

83

Einstellen der Optionen für die automatische

Größenänderung

85

Formatierung

84

gesperrte

86

Positionieren

84

ODBC

FileMaker als Datenquelle

Berechtigungen für

137

, 145

Überlegungen zu Feldnamen

62

Übersicht

128

,

129

Verwenden von FileMaker als Client

Beschreibung 133

Ergänzungsfelder

70

Verwenden von FileMaker Pro als Datenquelle

ODER-Suche

41

Öffnen

Dateien

17

mehrere Fenster

20

Operatoren arithmetische

67

in Suchabfragen

34

,

39

relational 108 ,

112

, 116

Vergleich

67

Operatorenliste

34

Optionen, Datei 53

P

Passende Datensätze, aktualisieren

130

Passwörter

Bezugsdateien, planen

58

Dateien schützen mit

141

definieren

141

Fehlerbehebung

154

PDF, Daten speichern als

126

PDF-Dokumentation

9

Planen

Dateisicherheit

139

Datenbanken

55 relationale Datenbanken 55

Platzhalter

Beschreibung

49

in Layout platzieren

91

Primärschlüssel. Siehe Abgleichsfelder

Programm-Voreinstellungen

53

166 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Q

QuickTime, mit FileMaker Pro 11 verwenden

155

R

Ränder, im Seitenansichtsmodus anzeigen

47

Rechte. Siehe Konten; Berechtigungen

Referenzen

Ändern

119 anhalten oder aussetzen

119

Beschreibung

105

definieren

118

Referenzquellfeld

107

Referenzzielfeld

107

Registerfelder in Layouts

77

Registersteuerelemente

Beschreibung

77

In Tabulatorfolge aufgenommen

28

Relationale Datenbanken

Abgleichsfelder

Beschreibung

108

planen

109

Ausschnitte 108

Beschreibung 16

, 105

Bezugstabellen

Beschreibung

108

planen

55

planen

55 ,

113

Terminologie

107

Relationale Operatoren

108

,

112

,

116

S

Schaltflächen, in Tabulatorfolge aufgenommen

28

Schieberegler, zum Blättern durch Datensätze

25

Schließen von Fenstern und Dateien

20

Schlüsselfelder. Siehe Abgleichsfelder

Schützen von Dateien. Siehe Konten; Autorisieren

von Dateien; Berechtigungen

Scripts ausführen

52

Beschreibung

13

,

52

drucken

51

Kopieren

21

Vorschau, drucken Siehe Drucken

Seitenansicht für Spalten

81

Seitenansichtsmodus, Beschreibung

22

,

47

Seitenausrichtung beim Druck 48

Seitennummern

im Seitenansichtsmodus anzeigen 47

in Layoutbereichen

79

Seitenränder, im Seitenansichtsmodus anzeigen

47

Seitenumbrüche, im Seitenansichtsmodus

anzeigen 47

Sekundäre Dateien. Siehe Relationale Datenbanken

Self-Joins

Beschreibung 113

Statistikberechnung für Daten in

Ausschnitten

116

Serienbrief, Platzhalter verwenden

91

Serienbrief-Format

127

Server. Siehe Host; FileMaker Server

Sicherheit, Datei

Betriebssystemrichtlinien

148

Netzwerkrichtlinien

149

planen

139

,

148

Sicherungen

Richtlinien für

149

Scripts für Dateien

53

Und Antivirus-Software

151

Simple Mail Transfer Protocol (SMTP), E-Mail senden über

127

Snapshot-Links, Ergebnismenge speichern und senden

12

,

33

Sortieren

Bezugsdatensätze

116

Datensätze

37 ,

46

Datensätze in der Tabellenansicht

31

Sounddateien

62

Spalten

Breite ändern

83

Breite in Tabellen ändern

30

Datensätze drucken in

81

Speichern

Als Excel- und PDF-Format

126

Dateien

21

Daten automatisch speichern

21

Ergebnismenge als Snapshot-Link 12

gemeinsam benutzte Dateien

122

Sperren, gemeinsam benutzte Datensätze

124

Standardabweichung für Statistikfelder

69

Standard-Layout

Siehe auch Layouts

Standardlayout

Beschreibung 78

Starter-Lösungen siehe Vorlagen

Statistikberechnung für Daten in Bezugsfeldern

116

Statistikfelder

Anteil an Endsumme von 69

Anzahl von

69

Beschreibung

63

,

68

Erstellen

68

in der Tabellenansicht definieren

68

in Layouts

100

Maximum

69

Minimum

69

Mittelwert von

69

Optionen für

69

Standardabweichung von

69

Summe von

69

Statussymbolleiste

23

,

83

Steuerelementstile

90

Suchabfragen

Siehe auch Datensätze suchen

Bearbeiten 44

Beschreibung

33

Kriterien für die Eingrenzung

41

,

42

Löschen 44

mehrere 41

, 42

neue hinzufügen

41

Operatoren

34

,

39

Reihenfolge

43

Suchen und Ausschließen kombinieren 43

wiederherstellen

44

wiederholen

43

Suche nach Textliteralen

36

Suchen nach Datensätzen

Siehe auch Suchabfragen, Kurzsuchen

Aktuelles Systemdatum

37

alle Datensätze

35 alle Datensätze anzeigen

35

Beschreibung 32

Bezugsfelder und Bezugsdatensätze 40

Boolesche Werte

37

Datensätze ausschließen

42

,

43

doppelte Datensätze 40

exakte Übereinstimmung

36

Kurzsuchen im Blätternmodus

32

leere oder nicht leere Felder

40

logische ODER-Suche

41 logische UND-Suche 41 mehrere Kriterien

41

neue Abfrage hinzufügen

41

Reihenfolge der Abfragen 43

Speichern und Senden als Snapshot-Link

12 ,

33

Symbole

36

Textteil oder variabler Text

35

ungültige Werte

37

Wertbereiche

39

|

Index 167

Suchen und Ersetzen von Feldwerten

44

Suchen. Siehe Datensätze suchen

Suchenmodus, Beschreibung

22

Summe für Statistikfelder

69

Symbole suchen

36

Und Feldnamen

62

Systemeinstellungen, Maus konfigurieren

(Mac OS)

15

Systemübergreifend, File Sharing

19

T

Tabellen

Benennen

76

Beschreibung 16

Datensätze anzeigen als

23

definieren

75

Importieren von Daten in neue 129

Tabellenauftreten

108

Tabellenansicht

Siehe auch Tabellenformat; Tabellenansicht

Arbeiten mit Datensätzen

31

Beschreibung

79

Daten anzeigen 30

Datenbanken erstellen in

60

Datensätze hinzufügen

31

Datensätze löschen

31

Datensätze zu neuer Datei hinzufügen 60

Definieren eines Statistikfelds

68

Duplizieren von Datensätzen

31

dynamische Berichte erstellen

31 ,

68

E-Mail-Nachrichten basierend auf Datensatzdaten senden

31

Felder aus- oder einblenden

66

Felder erstellen

60

Felder erstellen und ändern in

66

Kopieren von Datensätzen

31

Sortieren von Datensätzen

31

Spaltenreihenfolge und -größe ändern 30

Standard beim Erstellen einer neuen Datenbank

ändern

61

Tabellenansicht, Beschreibung

23

Tabellenformat

Siehe auch Tabellenlayout; Tabellenansicht.

Beschreibung 23

Datensätze anzeigen als 23

Tabulatoren

In Felder einfügen

29

Position und Ausrichtung festlegen

93

Tabulatorfolge

28

168 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

Tabulatorgetrenntes Textformat

127

Teilsummen. Siehe Bereiche für

Zwischenergebnisse; Statistikfelder

Text

Siehe auch Felder.

asiatischen Text drehen

97

Attribute

92

auswählen 86

Felder 62

Formatierung

92

hervorheben

93

Literale

35

suchen

36

Text unter Beachtung der Groß-/Kleinschreibung suchen

37

Textfelder

Beschreibung

62

Werte eingeben und bearbeiten 29

Textnotizen, im Beziehungsdiagramm

115

U

Überprüfen von Feldwerten

72

Überprüfung des Jahres 72

, 73

Umschläge drucken 49

UND-Suche

41

Ungültige Werte suchen

37

Unterformulare. Siehe Ausschnitte

Unterstrich

62

URLs, öffnen 134

V

Variablen, Symbole für

62

Verbinden von Feldern. Siehe Abgleichsfelder

Vergleichsoperatoren

67

Verknüpfungsausdrücke. Siehe Beziehungen

Verlagern

Feld zu Feld

28

In Datensätzen

25

Veröffentlichen, Datenbanken im Web

134

Verschlüsselung. Siehe Konten; Berechtigungen

Vertikale Schrift 97

Vertikales Etikettenlayout, Beschreibung

80

Vierstellige Jahreszahlen in Datumsfeldern

29 ,

73

in Zeitstempelfelder

29

Virtuelle Ergebnisse

74

Voller Zugriff (Berechtigung), Beschreibung

138

,

147

Vorlagen

Beschreibung 59

Dateien erstellen 59

W

Wahr (Ergebnis)

37

,

62

,

73

,

94

Währung, Formatierung

93

Web-

Host von Datenbanken

134

Überlegungen zu Feldnamen

62

Web Viewer

11

,

134

Werkzeuge

Auswahlwerkzeug 86

Feld/Steuerelement-Werkzeug

88

Feldwerkzeug

88

Statussymbolleiste

23

Wertbereiche suchen

39

Werte

Siehe auch Feldwerte doppelte Werte suchen

40

exakte Übereinstimmung suchen

36

Wertelisten

Beschreibung

90

definieren

71

in gemeinsam benutzten Dateien

124

Wiederherstellen von Suchabfragen

44

Wiederholen von Suchabfragen

43

Wiederkehrende Importe

Beschreibung

127

Konto für Einrichten von

127

Windows

mehrere Dateien öffnen 20

Schließen

20

Windows-Domäne

144

World Wide Web. Siehe Web

X

XML

Berechtigungen für

137

,

145

Importieren und Exportieren an

127

XML Format 127

XSLT, Berechtigungen für 137 ,

145

Z

Zahlen

Formatierung

93

ungültig 37

Zahlenfelder

Siehe auch Felder.

Beschreibung 62

Formatierung

93

suchen

37

Werte eingeben und bearbeiten 29

Zeichen

Maximum in Feldern

29

nicht zulässig in Feldnamen

62

Zeichenketten, Text Siehe Text, Literal

Zeiger auf Dateien. Siehe Beziehungen

Zeigewerkzeug siehe Auswahlpfeil

Zeitangaben

Formatierung

95

suchen

37 ungültig 37

Zeitfelder

Beschreibung

62

Werte eingeben und bearbeiten

29

Zeitstempel, Formatierung

96

Zeitstempelfelder

Beschreibung

62

vierstellige Jahreszahlen 29

Werte eingeben und bearbeiten

29

Zugriff über FileMaker-Netzwerk

122

,

146

Zugriffsrechte. Siehe Konten; Berechtigungen

Zwischenergebnisse

Siehe auch Berichte; Statistikfelder

Bereiche, Beschreibung 100

Berichte erstellen 80

drucken

47

|

Index 169

170 FileMaker Pro Benutzerhandbuch

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