HANDBUCH FÜR DIE PROGRAMME

HANDBUCH FÜR DIE PROGRAMME

HANDBUCH FÜR DIE PROGRAMME

Q Buchhaltung easy

Q Buchhaltung classic

Q Buchhaltung profi

Q Faktura easy

Q Faktura classic

Q Faktura profi

Q Lohn

1

Programm Version 2005 ab Windows 98, NT, 2000, XP oder höher

Handbuch Version 07.2004

© 2004-2005 by Q3 Software AG, Winterthur, alle Rechte vorbehalten.

Dieses Benutzerhandbuch darf ohne ausdrückliche Genehmigung der Q3 Software AG in keiner Form ganz oder in Auszügen reproduziert oder vervielfältigt werden.

Microsoft Outlook, Microsoft Word, Microsoft Excel und Windows sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation.

Q Buchhaltung, Q Faktura, Q Lohn, Q Haushalt, Q Verein, Q Adress sind Marken der Q3 Software AG. Alle anderen Marken sind

Eigentum der jeweiligen Markeninhaber.

Alle in Beispielen verwendeten Namen von Produkten, Vorgängen, Personen und Ereignissen sind frei erfunden. Jede

Ähnlichkeit mit bestehenden Firmen, Organisationen, Produkten, Namen oder Ereignissen ist rein zufällig.

© 2004–2005 Q3 Software AG. Alle Rechte vorbehalten.

2

INHALTSVERZEICHNIS

Q Buchhaltung easy ________________________________________________________4

Einführung _____________________________________________________________4

Installation ____________________________________________________________10

Bedienungskonzept ______________________________________________________12

Grundkurs _____________________________________________________________15

Anhang _______________________________________________________________30

Q Buchhaltung classic und profi______________________________________________31

Einführung ____________________________________________________________33

Installation ____________________________________________________________39

Bedienungskonzept ______________________________________________________41

Grundkurs _____________________________________________________________45

Anhang _______________________________________________________________69

Q Faktura easy, classic, profi ________________________________________________71

Einführung ____________________________________________________________73

Installation ____________________________________________________________79

Bedienungskonzept ______________________________________________________81

Grundkurs _____________________________________________________________87

Anhang ______________________________________________________________113

Q Lohn ________________________________________________________________118

Einführung ___________________________________________________________119

Installation ___________________________________________________________123

Bedienungskonzept _____________________________________________________125

Grundkurs ____________________________________________________________127

Anhang ______________________________________________________________140

Tastaturtabelle __________________________________________________________141

3

Q BUCHHALTUNG EASY

Einführung _______________________________________________________________4

Über Q Buchhaltung ______________________________________________________5

Über dieses Handbuch_____________________________________________________5

Grundlegende Bedienungselemente __________________________________________6

Das Programmfenster _____________________________________________________7

Die Menüleiste __________________________________________________________7

Die Symbolleiste _________________________________________________________8

Das Arbeitsfenster________________________________________________________8

Das Dialogfenster ________________________________________________________9

Installation______________________________________________________________10

Q Buchhaltung installieren ________________________________________________10

Erster Programmstart ____________________________________________________10

Lizenzierung ___________________________________________________________11

Investitionsschutz _______________________________________________________11

Q Buchhaltung deinstallieren ______________________________________________11

Bedienungskonzept _______________________________________________________12

Warum Q Buchhaltung easy _______________________________________________12

Vorgehen _____________________________________________________________12

Kontentabelle __________________________________________________________13

Buchen _______________________________________________________________13

Journal _______________________________________________________________13

Mehrwertsteuer/Steuerschlüssel ____________________________________________13

Budget _______________________________________________________________14

Grafiken ______________________________________________________________14

Abschluss _____________________________________________________________14

Grundkurs ______________________________________________________________15

Lektion 1 Programm-Hilfe _______________________________________________15

Lektion 2 Vorbereitungen________________________________________________16

Lektion 3 Kontentabelle_________________________________________________16

Lektion 4 Buchen______________________________________________________18

Lektion 5 Übersicht Konten ______________________________________________21

Lektion 6 Wiederkehrende Buchung________________________________________23

Lektion 7 Grafik erstellen________________________________________________24

Lektion 8 Daten sichern _________________________________________________25

Lektion 9 Mehrwertsteuer _______________________________________________26

Lektion 10 Neuanfang __________________________________________________29

Fehler! Textmarke nicht definiert.Fehler! Textmarke nicht definiert.

4

ÜBER Q BUCHHALTUNG

Einführung

Buchhaltungssoftware der Firma Q3 Software AG hat Tradition. In den vergangenen zehn

Jahren haben sich über 20’000 Kunden für eine Q Software Buchhaltung entschieden.

Warum? Hochwertige Qualität, eine einfache, gradlinige Bedienung und die optimale

Ausrichtung auf Schweizerische Bedürfnisse - das sind Eigenschaften, die in vielen

Anwendungsbereichen unmittelbar überzeugen.

Mit der Version 2005 hat die Q3 Software AG eine neue Generation ihrer

Buchhaltungssoftware vorgestellt. Der Kunde erhält die legendäre Qualität unter Einsatz der aktuellsten Technologien. Unser Angebot umfasst drei Buchhaltungsprogramme, vom einfachen Kassenbuch für private Anwender, Vereine und Kleinbetriebe bis zur professionellen Finanzbuchhaltung für anspruchsvolle Firmen. Haben Sie sich für

Q Buchhaltung easy entscheiden, so bleibt Ihnen jederzeit die Möglichkeit - natürlich ohne Datenverlust - auf die höhere Stufe von Q Buchhaltung classic oder Q Buchhaltung profi zu wechseln.

Über dieses Handbuch

Dieses Handbuch soll Ihnen helfen, schnell und ohne Kopfzerbrechen den Einstieg in das

Programm Q Buchhaltung easy zu finden. Für Detail-Informationen steht Ihnen im

Programm eine umfassende Programm-Hilfe zur Verfügung.

Wie Sie mit diesem Handbuch arbeiten

Dieses Handbuch ist in verschiedene, voneinander unabhängige Kapitel unterteilt:

Kapitel 1 Einführung

Kapitel 2 Installation

Kapitel 3 Bedienungskonzept

Kapitel 4 Grundkurs

Kapitel 5 Anhang

Sie lesen gerade darin …

Erstinstallation und Lizenzierung

Wie Sie mit Q Buchhaltung arbeiten

Mit Übungen Q Buchhaltung spielerisch kennen lernen

Technische Informationen

Wir empfehlen Ihnen, Kapitel 3 gleich nach dieser Einführung durchzulesen. Der

Grundkurs in Kapitel 4 ist für geübte Anwender und Anwenderinnen nicht unbedingt ein

Muss. Oft bringt allein die „trockene“ Lektüre dieses Kapitels ohne Nachvollziehen am

Computer ausreichend Verständnis.

U

Ganz gleich, in welchem Kapitel Sie gerade lesen: Wenn Sie auf eine Unklarheit stossen oder Ihnen ein Begriff fremd ist, so suchen Sie in der Programm-Hilfe nach einem entsprechenden Stichwort.

Häufig finden Sie Hinweise auf die Programm-Hilfe (mit

æ

gekennzeichnet) direkt im Text dieses

Handbuchs.

5

Verschiedene Schriftmerkmale helfen Ihnen, dieses Handbuch besser zu verstehen:

Tasten, die Sie tippen müssen,

sind mit eigenen Symbolen gestaltet. a bedeutet z.B. die „A“-Taste, die Kombination

C+a weist Sie an, die C -Taste zu halten, während Sie die a -Taste tippen.

Nützliche Hinweise

U

gekennzeichnet und zwischen zwei Linien gesetzt.

Menü- und Schaltflächenbefehle

sind kursiv gesetzt: Beispiel: Datei+Neu, Installation Ok

U

Wenn ein Ausdruck ein „+“ enthält, weist er auf einen Menübefehl hin. Links vom „+“ steht der Name

des Menüs, rechts der Menüpunkt (z.B. weisst Bearbeiten+Sichern auf den Menüpunkt „Sichern“ im

Bearbeiten-Menü hin).

Bezeichnungen von Eingabefeldern

... sind zwischen '...' gesetzt.

Text, den Sie eintippen müssen

... ist zwischen „...“ gesetzt.

Wir wollen Sie mit diesem Handbuch beim Kennenlernen von Q Buchhaltung optimal unterstützen. Wir freuen uns, wenn dies gelingt. Sollten Sie über Ungereimtheiten stolpern oder eine gewünschte Information weder in diesem Handbuch noch in der

Programm-Hilfe finden, so sind wir Ihnen dankbar, wenn Sie uns darauf aufmerksam machen.

Grundlegende Bedienungselemente

Konzept und Design sind nebst der eigentlichen Funktionalität massgebend dafür verantwortlich, wie schnell sich der Mensch in eine Software einarbeiten und wie effizient diese im Alltag genutzt werden kann. Wir haben deshalb diesen beiden Punkten besondere Beachtung geschenkt.

U

Q Buchhaltung ist ein Windows-Programm. Die Handhabung der einzelnen Bedienungselemente

(Menü, Eingabefelder usw.) von Q Buchhaltung entspricht deshalb grundsätzlich dem allgemeinen

Windows-Standard und wird hier nicht im Detail erklärt.

6

Das Programmfenster

Gleich nach Programmstart erscheint das Programmfenster mit der Menüleiste und der

Symbolleiste (kleine Schaltflächen für den schnellen Zugriff auf Menüfunktionen). Das

Programmfenster hat keine zusätzliche Funktion: Arbeiten werden Sie immer in Arbeits- und Dialogfenstern.

Die Menüleiste

Der Menüleiste ist die Schaltzentrale des Programms. Jedes Menü übernimmt dabei eine andere Funktion. Für alle Menüs gilt:

* Menüs lassen sich mittels der A-Taste und dem unterstrichenen Buchstaben direkt

öffnen (z.B.

A+d für das Menü Datei).

* Aktive (=wählbare) Menüpunkte erscheinen in schwarzer Schrift, inaktive erscheinen grau eingedrückt.

* Viele Menüpunkte lassen sich mit der Tastatur (Kurzwahltasten) direkt abrufen. Diese

Tastenkombinationen erscheinen im Menü rechts. Im Anhang dieses Handbuchs finden

Sie eine Übersicht über alle Menüs und alle Kurzwahltasten.

Das Menü Datei

… dient dem Zugriff auf eine ganze Datei (z.B. Journal). Meist kommen die Datei-Menüpunkte in einem Arbeitsfenster in Zusammenhang mit der Liste zum Einsatz.

Das Menü Bearbeiten

... bezieht sich auf einzelne Elemente (Datensätze) einer Datei. Sie werden schnell merken, dass Sie die Funktionen im Bearbeiten-Menü am intensivsten von allen benutzen und deshalb sehr bald die rechts notierten Kurzwahltasten einsetzen werden.

Das Menü Detail

... enthält Funktionen, die sich ausschliesslich auf das aktuell offene Fenster beziehen

(z.B. Detail+Saldi im Buchenfenster).

Das Menü Funktion

... enthält alle Hauptfunktionen von Q Buchhaltung easy (z.B. Kontentabelle).

Das Menü Auswertung

... enthält alle Auswertungen in Q Buchhaltung easy (z.B. Übersicht Einnahmen und

Ausgaben, Budget).

Das Menü ?

... führt zur Programm-Hilfe und zur Registrierung.

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Das Quick-Menü

... hilft, die Arbeitseffizienz zu erhöhen. Sie öffnen es mit der rechten Maustaste. Das

Quick-Menü enthält die wichtigsten Menüpunkte der anderen Menüs.

Die Symbolleiste

... erleichtert den Zugriff auf häufig verwendete Menübefehle. Ist Ihnen die Bedeutung eines Symbols nicht geläufig, so setzen Sie einfach den Mauszeiger auf dieses Symbol und belassen ihn dort (kein Mausklick!). Es erscheint eine kurze Erklärung.

Das Arbeitsfenster

… dient dem Bearbeiten von Datensätzen in einer Datei (z.B. Konten der Kontentabelle,

Buchungen des Journal). Das folgende Bild zeigt stellvertretend das Arbeitsfenster

„Buchen“, das wichtigste Arbeitsfenster in Q Buchhaltung easy:

8

Im oberen Bereich sehen Sie die Liste mit allen momentan verfügbaren Datensätzen

(Buchungen). Ist die Liste aktiv, erscheint ein Balken auf dem aktuellen Element. Sie können sich mit den Cursortasten oder der Maus in der Liste bewegen.

Im unteren Bereich sehen Sie die Detailinformation zum gerade aktuellen Datensatz. Der untere Bereich ist gleichzeitig Eingabebereich für das Erfassen eines neuen oder das

Ändern des aktuellen Datensatzes.

Datei-, Bearbeiten- und Detail-Menü sind unabkömmliche Begleiter bei der Arbeit in einem Arbeitsfenster. Welche Menüpunkte aktiv sind, ist von Arbeitsfenster zu

Arbeitsfenster unterschiedlich.

Das Dialogfenster

... dient dem Erfassen von Feldern, die entweder für die nächste Aktion relevant sind oder aber Konfigurationscharakter haben. Das folgende Bild zeigt als Beispiel das

Dialogfenster „Suchen“ aus dem Menü Datei:

Auch das Konfigurationsfenster (erster Programmstart) ist ein typisches Dialogfenster.

Ebenso entspricht das Ändern oder die Neueingabe eines Datensatzes in einem

Arbeitsfenster exakt der Bedienung in einem Dialogfenster. Wir werden hier deshalb in den Erklärungen keine Unterscheidung machen.

Zwei Bedienungselemente sind in Arbeits- und Dialogfenstern häufig anzutreffen:

Die Feldauswahl: Ist ein Feld rechts mit einem Pfeil (nach oben oder unten) gekennzeichnet, so verbirgt sich dahinter eine Auswahl. Mittels Pfeiltaste oder Mausklick auf den Pfeil öffnen Sie die Auswahl. Mit

E oder Mausdoppelklick wählen Sie den gewünschten Eintrag aus und schliessen die Auswahl wieder.

Die Schaltfläche (Button): Eine Schaltfläche kann wie jedes andere Feld mit der

T-

Taste erreicht werden. Die Schaltfläche ist kein Eingabefeld, sondern ein Aktionsfeld:

E oder Mausklick lösen die umschriebene Aktion aus.

Wie im Arbeitsfenster sind auch im Dialogfenster die Menüs sehr wichtig – allen voran das Bearbeiten-Menü.

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INSTALLATION

Q Buchhaltung easy installieren

Alle Programme der Q3 Software AG befinden sich auf der CD „Q-Software“. Sobald Sie die CD ins CD-ROM Laufwerk einlegen, wird Ihr Computer für die Installation eines

Q-Programmes vorbereitet. Befolgen Sie bitte die Anweisungen des

Installationsprogramms.

Sollte beim Einlegen der CD das Installationsprogramm nicht automatisch starten, so gehen Sie bitte wie folgt vor:

Wählen Sie im Start-Menü Ausführen

Tippen Sie „d:setup.exe“ und bestätigen Sie die Eingabe mit Ok

Befolgen Sie die Installationshinweise am Bildschirm

U

„d:“ in Punkt 2 bezeichnet den Laufwerksbuchstaben des CD-ROM Laufwerks. Ersetzen Sie diesen bei

Bedarf durch den Buchstaben Ihres CD-ROM Laufwerks.

Erster Programmstart

Nach erfolgreicher Installation finden Sie im Start-Menü unter „Programme“ den Eintrag

„Q Software“ und darunter den Eintrag „Q Buchhaltung easy“. Hier starten Sie das

Programm.

Q Buchhaltung easy teilt Ihnen mit, dass es zum ersten Mal gestartet worden ist und fragt Sie nach Ihrer Lizenznummer. Diese Nummer finden Sie auf dem beiliegenden

Lizenzschreiben.

Sobald Sie die gültige Lizenznummer mit Sichern bestätigt haben, ist das Programm betriebsbereit. Im nächten Schritt werden Sie nun die Konfigurationsdaten Ihrer

Buchhaltung festlegen (Eröffnungsdatum usw.). Beachten Sie dazu Kapitel 4 (Grundkurs).

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Lizenzierung

Q Buchhaltung ist mit einem ausgeklügelten Lizenzierungsmechanismus ausgestattet.

Dieser ermöglicht, dass sich auf der gleichen CD alle Q Software Programme befinden.

Die Lizenznummer ermöglicht Ihnen, das erworbene Programm als Vollversion zu installieren. Alle andern Q-Programme können Sie problemlos als Demoversion installieren.

U

Jede Lizenznummer ist eindeutig mit dem Besitzer verbunden. Legen Sie deshalb besonderen Wert darauf, dass Ihre persönliche Lizenznummer nicht in falsche Hände gerät.

Die auf dem beiliegenden Lizenzschreiben vermerkte Lizenznummer berechtigt Sie, während 60 Tagen Q Buchhaltung easy voll zu nutzen. So haben Sie genügend Zeit, sich durch Einsenden des beiliegenden Lizenzschreibens bei uns offiziell zu registrieren. Sie erhalten danach umgehend eine Ergänzungsnummer, die die unlimitierte Nutzung von

Q Buchhaltung ermöglicht.

Sie teilen Q Buchhaltung easy die Ergänzungsnummer entweder bei Programmstart oder unter ?+Lizenzierung mit.

U

Bewahren Sie sowohl die Lizenz- als auch die Ergänzungsnummer gut auf. Sie werden die Nummern wieder benötigen, sobald Sie Q Buchhaltung easy neu oder auf einem andern Computer installieren.

Investitionsschutz

Falls eine neuere Version von Q Buchhaltung easy erhältlich ist, als die, die Sie erworben haben, so können wir Sie dank Ihrer Registrierung umgehend darüber informieren. Auf

Wunsch senden wir Ihnen dann die neue Version zu.

So halten wir Sie immer auf dem neuesten Stand und Sie erhalten Ihre

Wettbewerbsfähigkeit. Ausserdem sichern Sie sich mit der Registrierung Ihre Rechte auf zukünftige Upgrades und Updates.

Q Buchhaltung easy deinstallieren

Wenn Sie Ihren Computer verkaufen oder verschenken, sind Sie verpflichtet,

Q Buchhaltung easy zu deinstallieren. Damit Ihnen dieses Prozedere nicht unnötig Sorgen bereitet, nimmt Ihnen das SETUP-Programm von Q Buchhaltung easy diese Aufgabe vollständig ab.

Vergewissern Sie sich, dass Q Buchhaltung nicht gestartet ist

Wählen Sie im Windows Start-Menü Einstellungen+ Systemsteuerung

Wählen Sie den Eintrag ‘Software’

Suchen Sie in der Liste „Q Buchhaltung easy“ und wählen Sie Hinzufügen/Entfernen

Befolgen Sie anschliessend die Anweisungen des Deinstallationprogramms.

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BEDIENUNGSKONZEPT

Dieses Kapitel will Ihnen einen Überblick über Funktionalität und Umfang von

Q Buchhaltung easy vermitteln. Auch finden Sie darin in groben Zügen, wie Sie die Arbeit mit dem Programm beginnen sollten. Mit diesem Kapitel legen Sie sich quasi das

Fundament, um mit Q Buchhaltung easy arbeiten zu können.

Warum Q Buchhaltung easy

Q Buchhaltung easy soll Ihnen helfen, einfach und mit wenig Zeitaufwand Ihre Finanzen zu erfassen und zu überblicken.

Unternehmen, Vereine und Genossenschaften können mit Q Buchhaltung easy eine steuerkonforme Buchhaltung führen - buchhalterische Vorkenntnisse sind nicht erforderlich.

Im privaten Haushalt hilft Ihnen Q Buchhaltung easy, Ihre Ausgaben unter Kontrolle zu halten. Im Nu erfahren Sie, wie hoch der Anteil der Miete an den Gesamtausgaben ist, oder wo Sie den Rotstift ansetzen müssen.

Vorgehen

Wenn Sie Q Buchhaltung easy erstmals starten, legen Sie das Eröffnungsdatum und - falls Sie Mehrwertsteuer abrechnen - die Abrechnungsart fest. Zudem können Sie bei

Bedarf direkt eine der vordefinierten Kontentabellen einlesen.

Nach erfolgreicher Installation der Buchhaltung und später bei jedem erneuten

Programmstart öffnet Q Buchhaltung easy das Buchenfenster. Dieses bleibt offen, bis Sie das Programm verlassen.

U

Eröffnungsdatum, Abrechnungsart und Name der Buchhaltung können Sie bei Bedarf später unter

Datei+Konfiguration ändern.

Erstmals in der Anwendung, werden Sie sich Ihre individuelle Kontentabelle zurechtlegen.

Zur Kontrolle sollten Sie die fertiggestellte Kontentabelle ausdrucken. Entspricht die

Kontentabelle Ihren Anforderungen, werden Sie die Anfangssaldi Ihrer Vermögenskonten

(Bank, Post usw.) einbuchen.

Und dann beginnt der Alltag. Sie werden Buchungen erfassen, gelegentlich ein neues

Konto eröffnen, Kontoauszüge ausdrucken usw. Alle Auswertungen können Sie über das

Auswertungen-Menü abrufen, zuerst in der Vorschau kontrollieren oder direkt drucken.

Ist das Geschäfts- oder Steuerjahr zu Ende, werden Sie einen abschliessenden

Kontenbericht ausdrucken (Vermögen, Einnahmen und Ausgaben) und vom Programm alle Buchungen des vergangenen Jahres löschen lassen. Q Buchhaltung easy sorgt dafür, dass die Anfangssaldi der Geldkonten automatisch übernommen werden.

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Kontentabelle

Die Kontentabelle kann unbeschränkt viele Konten aufnehmen. Im Lieferumfang sind einige Kontentabellen enthalten. Sie können eine solche einlesen und Ihren Bedürfnissen entsprechend anpassen oder aber vollständig eine eigene erfassen.

Die Kontentabelle kann während der Arbeit mit Q Buchhaltung easy jederzeit ergänzt und angepasst werden. Sobald Sie über ein Konto gebucht haben, kann es nicht mehr gelöscht werden.

Sie können die Übersichtlichkeit und Aussagekraft Ihrer Kontentabelle mit Titeln und

Leerzeilen deutlich erhöhen.

Q Buchhaltung easy kennt die Kategorien Vermögen, Ausgaben und Einnahmen. In die

Kategorie Vermögen gehören alle Geldkonten (PC-Konto, Bankkonto, Geldbeutel usw.), sowie Wertsachen (Schmuck, Eigenheim, Möbel usw.).

Buchen

Das bei der Erstinstallation erfasste Eröffnungsdatum legt das frühest mögliche

Buchungsdatum fest. Pro Buchung erfassen Sie Datum, Belegnummer, Konto, Gegenkonto

(fakultativ), Betrag, Steuerschlüssel (Mehrwertsteuer; fakultativ) und einen beliebigen

Text. Wenn Sie als erstes Konto ein Einnahmen- oder Ausgabenkonto wählen, ist das

Erfassen eines Gegenkontos hinfällig.

U

Wenn Sie eine Geschäftsbuchhaltung führen, so empfiehlt es sich, keine Buchungen ohne

Gegenkonto zu erfassen (Ausnahme: Eröffnungsbuchungen). Das erste Konto sollte immer ein

Vermögenskonto sein (Ausnahme: Umbuchungen von einem in ein anderes Konto).

Wenn Sie sich nicht an diese Regel halten, könnte es schwierig werden, der Steuerverwaltung zu erklären, woher bzw. wohin das Geld geflossen ist!

Sie haben beim Buchen vollen Zugriff auf Steuerschlüssel und Konten. Fehlt Ihnen z.B. ein Konto, können Sie dieses direkt über die Kontenfelder beim Erfassen einer Buchung neu anlegen.

Journal

Das Journal ist Drehscheibe aller Funktionen in Q Buchhaltung easy. Jede Auswertung wird anhand des Journals aufgerechnet. Es enthält alle Buchungen.

Mehrwertsteuer/Steuerschlüssel

Sind Sie mehrwersteuerpflichtig, so können Sie jeder Buchung, die die Mehrwertsteuer betrifft, einen Steuerschlüssel zuordnen. Der Steuerschlüssel bestimmt, wie hoch der

Steuersatz ist und um welche Art von Steuer (Umsatzsteuer, Vorsteuer) es sich handelt.

Rechnen Sie die Mehrwertsteuer mit Saldosteursatz ab, so richtet Q Buchhaltung easy einen einzigen Steuerschlüssel mit eben diesem Saldosatz ein. Es wird kein Steuerbetrag zusätzlich verbucht. Das Journal bleibt knapp und übersichtlich. Sie müssen lediglich nach erfolgter MWST-Abrechnung den geschuldeten Betrag als Ausgabe abbuchen.

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Budget

Sie können für alle Konten einen Budgetbetrag festlegen. Wahlweise lassen sich aktuelle

Kontensaldi als Budgetvorgaben übernehmen. Ein Budgetvergleich liefert Ihnen die

Abweichung des effektiven Saldos gegenüber dem Budgetbetrag in Franken und in

Prozent.

Grafiken

Q Buchhaltung bietet drei grafische Auswertungen an: Der Kontoauszug eines einzelnen

Kontos zeigt in monatlichen Intervallen die Entwicklung des Saldos. Der Kontoumsatz

eines einzelnen Kontos zeigt die Saldoveränderung pro Monat. Die Kontenübersicht liefert einen Vergleich ausgewählter Konten per Stichdatum. Die Grafiken selber können

Sie wahlweise beschriften, farblich anpassen und in verschiedenen Arten (Torten, Balken,

Kurven usw.) anzeigen lassen. Alle Grafiken lassen sich ausdrucken oder in andere

Programme übernehmen.

Abschluss

Unternehmen sollten jeweils mit Abschluss des Geschäftsjahres gleichzeitig in

Q Buchhaltung easy einen Abschluss durchführen. Private sollten jeweils mit Abschluss einer Steuerperiode einen Abschluss in Q Buchhaltung easy durchführen. Vor dem

Abschluss sollten Sie alle Kontoauszüge ausdrucken. Auch eine Saldoliste darf nicht fehlen. Nach Abschluss ist das Journal leer und lediglich die Vermögenskonten weisen einen Anfangssaldo aus.

U

Wollen Sie vielleicht später auf ein abgeschlossenes Geschäftsjahr zurückgreifen, sollten Sie vor dem

Abschluss eine Datensicherung durchführen.

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GRUNDKURS

Sie haben die Einführung in diesem Handbuch gelesen, Q Buchhaltung easy installiert und haben sich in Kapitel 3 mit dem Bedienungskonzept der Q-Software vertraut gemacht. Haben Sie nicht? Wir empfehlen Ihnen, Versäumtes nachzuholen. Vor allem das

Kapitel über „Konventionen in diesem Handbuch“ (Kapitel 1) sollten Sie nicht

überspringen. Es ist die Grundlage zum guten Verständnis dieses Handbuchs und insbesondere für dieses Kapitel.

Starten Sie das Programm und erfassen Sie Ihre Personalien und Ihre Lizenznummer. Das

Eingabefenster für die Erstinstallation (Eröffnungsdatum usw.) erscheint. Hier beginnt der Grundkurs.

Wer ist Roi Blick?

Für unseren Grundkurs erwecken wir die fiktive Person Roi Blick zum Leben. Sie können für Roi eine Buchhaltung führen, bis Sie sich in der Anwendung sicher fühlen. Dann können Sie mit Datei+Neuanfang die Probedaten löschen und mit Ihrer eigenen

Buchhaltung beginnen.

Das Lernen mit diesem Grundkurs wird Ihnen leichter fallen, wenn Sie sich vorübergehend in die Haut von Roi Blick versetzen – es macht Ihnen vielleicht sogar ein wenig Spass.

Roi Blick arbeitet als Zeichner in einem Architekturbüro und lebt zusammen mit seiner fünfzehnjährigen Tochter Lara aus erster Ehe. Lara war es denn auch, die Roi Blick dazu ermutigt hatte, mit Q Buchhaltung easy die Finanzen zu kontrollieren. Sie hatte es satt, dass ihr Papa immer wieder ihre Ferienpläne ausschlug mit der Begründung, es sei nicht genügend Geld da.

Lektion 1 Programm-Hilfe

Vor allem in der Einarbeitungsphase wird das Hilfe-Fenster im Programm für Sie eine treue Begleiterin sein. Nach dem ersten Programmstart erscheint das Fenster

‘Erstinstallation‘. Wir möchten zu Beginn erfahren, wie wir das Programm später wieder verlassen können.

Öffnen Sie mit ! oder mit ?+Hilfe das Hilfe-Fenster

Klicken Sie mit der Maus auf Suchen

Tippen Sie “beenden”

Klicken Sie mit der Maus auf Suche starten

Es erscheint der Hilfetext „Datei-Menü“ mit grün unterstrichenen Hinweisen. Einer davon heisst Programm verlassen. Wenn Sie den Mauszeiger über diesen Hinweis setzen, erscheint eine Hand. Somit verbirgt sich hinter diesem Begriff eine weitere Erklärung.

Klicken Sie mit der linken Maustaste auf Programm verlassen

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Das Programm springt zum Hilfetext “Programm verlassen”. Hier finden wir die benötigte

Information.

Schliessen Sie das Hilfefenster

Lektion 2 Vorbereitungen

Da wir Q Buchhaltung easy zum ersten Mal gestartet haben, bietet uns das Programm

Gelegenheit, die zu führende Buchhaltung zu installieren. Die meisten

Konfigurationswerte (z.B. Abrechnungsart) können Sie später mit Datei+Konfiguration

ändern.

Bevor wir eine Buchhaltung führen können, müssen wir das erste Buchungsdatum

(Beginn Geschäftsjahr) festlegen. Lara will anhand der Bankkontoauszüge alle Einnahmen und Ausgaben ab Anfang Jahr einbuchen.

Tippen Sie „01.01.2005“ im Feld 'Eröffnungsdatum' (+T)

U

Es ist wichtig, dass Sie genau dieses Datum eintippen (01.01.2003). Ansonsten können Sie den

Grundkurs nicht mehr exakt Schritt für Schritt nachvollziehen.

Das Feld ‘Kontentabelle‘ ist aktiv. Zum Glück müssen wir nicht von Grund auf eine ganze

Kontentabelle erfassen. Wir wollen die Tabelle 'EASY' übernehmen. Sie enthält nur wenige Konten und ist sehr übersichtlich.

Öffnen Sie das Feld 'Kontentabelle' mit Mausklick auf den Pfeil rechts vom Feld

Bewegen Sie den Cursor auf 'EASY' und schliessen Sie mit

E oder mit Mausklick das Auswahlfenster wieder

Tippen Sie “Roi und Lara Blick”im ersten Feld ‘Anschrift’ (+

T)

Tippen Sie „3000“ im zweiten und „Bern“ im dritten Feld ‘Anschrift’

U

Die Anschrift wird auf allen Auswertungen (Saldoliste, Kontoauszug usw.) im Kopf angedruckt.

Roi ist als Angestellter nicht mehrwersteuerpflichtig. Wir belassen den Wert deshalb auf

„nicht pflichtig“.

Wählen Sie Installieren mit

E oder Mausklick

Wir warten kurz, bis Q Buchhaltung easy die Kontentabelle 'EASY' eingelesen hat. Voilà – uns präsentiert sich erstmals das Buchenfenster. Es ist Ausgangspunkt für alle weiteren

Arbeiten.

Lektion 3 Kontentabelle

Bevor wir mit Buchen beginnen können, wollen wir zuerst die Kontentabelle unseren

Bedürfnissen anpassen.

Wählen Sie Konten einrichten

Wir haben bei der Installation ja bereits die Kontentabelle 'EASY' eingelesen. Diese

Konten erscheinen im oberen Teil des Arbeitsfensters (Kontenliste). Im unteren Bereich

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werden jeweils Detailinformationen zu demjenigen Konto angezeigt, auf dem sich der

Auswahlbalken gerade befindet.

U

Der untere Bereich dient auch dem Ändern und Neuerfassen von Konten.

Der Einstieg erfolgt direkt in der Kontenliste. Es stehen Funktionen wie Datei+Suchen oder Bearbeiten+Ändern bereit.

Ein Konto ändern

Wir wollen unsere Konten beim Namen nennen. Roi hat ein Bankkonto bei der SBK

(Schweizerische Bankkasse). Die Kontentabelle 'EASY' enthält ein Bankkonto. Den Namen dieses Kontos ändern wir:

Bewegen Sie den Auswahlcursor auf das Konto 'Bankkonto'

Wechseln Sie mit Aendern in den Änderungsmodus

Gehen Sie mit T zum Feld 'Bezeichnung'

Tippen Sie „Bank SBK“

Verlassen Sie mit Sichern den Änderungsmodus.

Die Kontenliste wird wieder aktiv und der Auswahlbalken steht auf dem geänderten

Konto.

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Ein Konto löschen

Weiter unten folgt das Konto 'PC-Konto’. Wir haben kein Konto bei der Post und löschen dieses für uns überflüssige Konto.

Bewegen Sie den Auswahlbalken auf das Konto 'PC-Konto'

Wählen Sie Löschen oder Bearbeiten+Löschen

U

Haben Sie ein Konto aus Versehen gelöscht, hilft Bearbeiten+Rückgängig

Ein neues Konto hinzufügen

Lara hat eine besondere Begabung. Sie zeichnet Karikaturen aller Art. Natürlich hatte Roi

Lara die ersten Zeichenkünste beigebracht. Inzwischen muss er jedoch neidlos anerkennen, dass sein Talent bei weitem nicht an ihres heranreicht. Er ist sogar dermassen von Laras Begabung überzeugt, dass er ihr den Besuch der Rudolf Steiner

Schule finanziert.

U

In der Rudolf Steiner Schule werden künstlerische Begabungen besonders gefördert.

Die Ausgaben für die Ausbildung von Lara will Roi über ein separates Konto verbuchen.

Bewegen Sie den Balken in der Kontentabelle zum Konto 'Steuern'

Wechseln Sie mit Bearbeiten+Neu in den Erfassungsmodus

U

Das Programm schlägt uns im Feld 'Kontoart' automatisch 'Ausgaben' vor, da das Konto 'Steuern' ein

Ausgabenkonto ist.

Tippen Sie „Ausbildung Lara“ im Feld 'Bezeichnung'

Sichern Sie das neu erfasste Konto mit Sichern. Es erscheint in der Kontenliste.

Schliessen Sie das Fenster 'Konten einrichten'

Lektion 4 Buchen

Q Buchhaltung legt alle Buchungen direkt im Hauptjournal ab. Sie haben im

Buchenfenster jederzeit Zugriff auf diese Buchungen. Im oberen Bereich des

Buchenfensters sehen Sie die Buchungsliste – eine komprimierte Form des Journals. Der untere Teil liefert Detailinformationen zu jeder Buchung und dient als Erfassungsmaske.

Nun, wir haben bisher noch keine Buchung erfasst, so dass die Buchungsliste leer ist.

Kontensaldo einbuchen

Anfang Jahr (2005) weist das Bankkonto bei der SBK einen Saldo von Fr. 14’800.60 aus.

Diesen Saldo wollen wir einbuchen.

Schliessen Sie alle Fenster, bis nur noch das Buchenfenster offen ist

Wechseln Sie mit Bearbeiten+Neu in den Erfassungsmodus

Tippen Sie „01.01.2005“ im Feld 'Datum'

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Tippen Sie „Eröffnung“ im Feld 'Buchungsart' und „14800.60“ im Feld 'Betrag'

Tippen Sie „ba“ im Feld 'Konto' (+

T)

U

Q Buchhaltung easy nimmt an, dass Sie mit ‘ba’ ‘Bankkonto SBK’ meinen, und schlägt Ihnen dieses

Konto auch vor. (Oft genügt es, wenn Sie in einem Eingabefeld bloss die ersten paar Buchstaben des gewünschten Begriffs eintippen.)

Für die Saldobuchung benötigt es kein Gegenkonto. Es handelt sich ja weder um eine

Einnahme noch um eine Ausgabe. Auch das Feld ‘Buchungstext’ lassen wir leer.

Sichern Sie diese erste Buchung mit Sichern.

Die Buchung erscheint in der Buchungsliste. Für die Einnahmen- und Ausgabenkonten wollen wir keinen Saldo einbuchen. Lara will ja alle Ausgaben ab 01.01.2005 nachbuchen.

Eine Buchung erfassen

Jeweils zu Beginn eines Monats bezieht Roi Fr. 1’500.- am Bankomat. Roi und Lara benutzen dieses Geld für alle Haushaltsausgaben (Essen, Putzen, Kleider, Freizeit).

Wählen Sie Neu

Tippen Sie „04.01.05“ im Feld ‘Datum’ (+ 2 x

T)

Tippen Sie „au“ im Feld ‘Buchungsart’

Tippen Sie „1500“ im Feld ‘Betrag’

U

Da wir zuletzt den Saldo unseres Bankkontos eingebucht haben, schlägt Q Buchhaltung dieses Konto automatisch vor.

Tippen Sie „haushalt“ im Feld ‘Gegenkonto’

Tippen Sie „Haushaltskosten Januar 03“ im Feld ‘Text’

Indem wir ein Gegenkonto erfassen, ordnen wir den Geldbezug einer bestimmten

Ausgabe zu. Später werden wir sehen, dass wir dadurch erfahren können, wieviel wir für was in welcher Zeitspanne ausgeben.

Sichern Sie die Buchung mit Sichern+Neu (=Sichern +nächste neue Buchung)

U

Selbstverständlich kann es sinnvoll sein, die Haushaltskosten aufzuteilen und auf separate Konten zu buchen (Kleider, Kosmetik, Lebensmittel usw.). Die vorgegebene Kontentabelle ‘Easy’ ist entsprechend eingerichtet. Hier in diesem Grundkurs verzichten wir der Übersichtlichkeit wegen auf eine solch detailierte Verbuchung.

Es ist die Regel, dass Sie mehrere Buchungen gleichzeitig erfassen, darum bleibt

Q Buchhaltung in der Erfassungsmaske – Sie können direkt eine weitere Buchung erfassen.

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Weitere Buchungen erfassen

Lara hält ihr Versprechen und bucht alle Ausgaben im Januar 2003 ein. Sie können diese

Ausgaben anhand folgender Tabelle ebenfalls einbuchen. Belassen Sie jeweils in den

Feldern ‘Buchungsart’ (Ausgang) und ‘Konto’ (Bankkonto SBK) die vorgeschlagenen

Werte.

Datum Gegenkonto Betrag

10.01.05 Telefon, Strom

15.01.05 Telefon, Strom

75.20 Telefon 030 123 45 67

263.20 Natel 079 987 65 43

03.01.05 Gesundheit 310.00 Krankenkasse

28.01.05 Versicherungen 140.00 2003

06.01.05 Miete 1440.00 Miete Januar 2003

18.01.05 Ausbildung Lara 750.00 Rudolf Steiner Schule

Kontensaldo abfragen

Haben Sie alle Buchungen erfasst? Wir wollen anhand des Saldos des Bankkontos unsere

Buchungen überprüfen.

Wenn Sie alle obigen Buchungen jeweils mit Sichern+Neu erfasst haben, sollte jetzt das

Programm für die Eingabe einer weiteren Buchung bereit sein.

Wählen Sie Verwerfen , um wieder die Buchungsliste zu aktivieren

Wählen Sie Saldi

In einem kleinen Fenster sollte das Programm für das Konto „Bankkonto SBK“ den Saldo von Fr. 10’322.20 ausweisen. Falls der Betrag nicht stimmt, können Sie anhand des

Kontoauszugs alle Buchungen überprüfen:

Schliessen Sie das Fenster ‘Aktuelle Kontensaldi’

Wählen Sie Kontoauszug

U

Einen Kontoauszug können Sie auch über das Menü Auswertungen abrufen.

Q Buchhaltung easy öffnet das Druckfenster für Kontoauszüge. Sie bestimmen, über welchen Zeitraum und für welches Konto Sie Buchungen sehen wollen.

Tippen Sie „bank sbk“ im Feld ‘Konto’

Wählen Sie Vorschau

20

Sie sehen alle im Januar 2005 erfassten Buchungen. Ebenfalls wird der Saldo von

Fr. 10’322.20 ausgewiesen.

Verlassen Sie mit Schliessen die Druckvorschau

Verlassen Sie mit Schliessen das Druckfenster

U

Den Kontoauszug mit den zuletzt gesetzten Werten (Zeitraum, Konto) können Sie auch direkt mit F2 abrufen.

Lektion 5 Übersicht Konten

Q Buchhaltung easy bietet Ihnen eine Übersicht aller Vermögenskonten und eine

Übersicht aller Einnahmen- und Ausgabenkonten an. Für uns ist nur Letztere interessant, da wir ja nur ein Vermögenskonto führen.

Öffnen Sie mit Auswertung+Übersicht Einnahmen und Ausgabenkonten das

Druckfenster

Wählen Sie Vorschau

Hoppla! Wir sehen ja nur Ausgaben, jedoch keine einzige Einnahme. Richtig, der Lohn von

Roi Blick fehlt. Leider kommt es schon mal vor, dass die Lohngutschrift erst anfangs des nächsten Monats eintrifft.

So auch jetzt. Lara möchte jedoch genau sehen, wie die aktuelle Finanzsituation aussieht.

Sie eröffnet deshalb ein zweites Vermögenskonto.

Wählen Sie Konten einrichten

21

Bewegen Sie den Auswahlbalken auf „Verdienst“

Wählen Sie Neu

Tippen Sie im Feld ‘Bezeichnung’ „Guthaben/Schulden“

Sichern Sie das neue Konto und schliessen Sie das Kontenfenster

Nun verbucht Lara den zu erwartenden Lohn auf das neue Konto.

Wählen Sie Neu im Buchenfenster

Tippen Sie „30.01.05“ im Feld ‘Datum’

Tippen Sie „eingang“ im Feld ‘Buchungsart’

Tippen Sie „5440“ im Feld ‘Betrag’

Tippen Sie „gu“ im Feld ‘Konto’

Tippen Sie „lohn“ im Feld ‘Gegenkonto’

Tippen Sie „Lohn Januar“ im Feld ‘Text’

Sichern Sie die Buchung

Wenn Sie nun die Auswertung „Übersicht Einnahmen- und Ausgabenkonten“ abrufen, so sehen Sie einen Einnahmenüberschuss von Fr. 961.60.

Nun, Lara will ganz genau wissen, wieviel Geld Ende Monat „übrig“ ist. Sie weiss, dass pro

Monat durchschnittlich Fr. 900.- an Steuern anfallen, die erste Steuerrate jedoch erst im

März fällig wird. Also verbucht Lara eine monatliche Steuerschuld auf das neu erfasste

Konto.

Wählen Sie Neu im Buchenfenster

Tippen Sie „30.01.05“ im Feld ‘Datum’

Tippen Sie „ausgang“ im Feld ‘Buchungsart’

Tippen Sie „900“ im Feld ‘Betrag’

Tippen Sie „gu“ im Feld ‘Konto’

Tippen Sie „steuern“ im Feld ‘Gegenkonto’

Tippen Sie „Akonto Steuern“ im Feld ‘Text’

Sichern Sie die Buchung

U

Falls Sie selber nicht wie Lara Wert darauf legen, dass jeder Monat für sich abgeschlossen ist, so können Sie selbstverständlich auf solche Guthaben/Schulden-Buchungen verzichten.

Wenn Sie nun die Auswertung ‘Übersicht Einnahmen- und Ausgabenkonten‘ abrufen, so sehen Sie schnell, warum Lara ziemlich unglücklich ist. Gerademal Fr. 61.60 blieben übrig.

Mehr als „Ferien zu Hause“ liegt da nicht drin.

Zuerst überlegt Lara, wo denn Sparen möglich wäre. Klar, die Natel-Ausgaben sind sehr hoch, doch dafür ist Lara hauptsächlich selbst verantwortlich. Also kein Sparpotential...

22

Und sonst? Nichts. Der Weg führt einzig über Mehreinnahmen. Sollte Lara bei Roi’s Chef vorsprechen? Nein, Roi erhielt ja gerade erst Ende letzten Jahres eine Gehaltserhöhung.

„Ich muss selber Geld dazu verdienen!“. Lara sieht keine andere Möglichkeit. Der Zufall will es, dass in der Kunstgalerie für mittwochs Nachmittag eine Aushilfe gesucht wird.

Lara bewirbt sich und erhält den Job. Zwölf Franken pro Stunde - Lara rechnet. Fünf

Stunden pro Nachmittag, also Fr. 60.- pro Woche. 40 Wochen pro Jahr ergibt eine

Summe von Fr. 2’400.- pro Jahr. Ferien in Sicht!

Lektion 6 Wiederkehrende Buchung

Ende Februar erhält Lara Ihren ersten Lohn. Es waren einige Überstunden dabei, und Lara durfte stolze Fr. 264.- entgegennehmen. Lara bucht den Ertrag ein.

Wählen Sie Neu im Buchenfenster

Tippen Sie „27.02.05“ im Feld ‘Datum’ und „Eingang“ im Feld ‘Buchungsart’

Tippen Sie „264“ im Feld ‘Betrag’

Lara will Ihre Einnahmen in ein Ferienkässeli stecken und dafür ein neues Konto eröffnen.

Öffnen Sie die Kontentabelle, indem Sie im Feld ‘Konto’ rechts auf den Pfeil klicken und wählen Sie Neu

Tippen Sie „Ferienkässeli“ im Feld ‘Bezeichnung’

Sichern Sie das neue Vermögenskonto und übernehmen Sie es mit Waehlen in die

Buchung

Tippen Sie „Lohn“ im Feld Gegenkonto

Tippen Sie „Lohn Februar Lara“ im Feld ‘Text’ und sichern Sie die Buchung

Ende März ist es schon wieder so weit. Lara erhält zum zweiten Mal ihren Lohn, diesmal

Fr. 252.-. Natürlich könnte Lara jetzt eine gleiche Buchung wie im Februar nochmals erfassen. Es geht aber viel einfacher:

Wählen Sie Neu ab aktuell im Buchenfenster

Haben wir Sie zum Staunen gebracht? Q Buchhaltung easy hat automatisch den Monat von Februar auf März geschaltet, sowohl im Feld ‘Datum’ wie auch im Feld ‘Text’. Jetzt muss Lara lediglich den richtigen Betrag einsetzen.

Wählen Sie Aendern

Tippen Sie „252“ im Feld ‘Betrag’

Sichern Sie die geänderte Buchung

U

Sie können die Funktion Neu ab aktuell beliebig weiter aufrufen. Besonders bei Buchungen mit nicht

änderndem Betrag (z.B. Lohn, Miete) spart sie Ihnen viel Arbeit!

23

Lektion 7 Grafik erstellen

Q Buchhaltung easy bietet drei grafische Diagramme:

* Kontenvergleich (Gegenüberstellung von Salden verschiedener Konten)

* Kontoauszug (Entwicklung des Saldos eines Kontos über 12 Monate)

* Kontoumsatz (Monatsumsätze eines Kontos über 12 Monate)

U

Die Auswertung Kontoauszug ist für alle Konten sinnvoll. Die Auswertung Kontoumsatz jedoch ist für Vermögenskonten nicht aussagekräftig.

Wir wollen uns eine Gegenüberstellung aller Vermögenskonten ansehen:

Wählen Sie Auswertung+Grafiken+Kontenvergleich

Klicken Sie mit der Maus ins Feld ‘Vermögen’ (oder drücken Sie die Leertaste) so, dass kein kleines Häckchen in diesem Feld erscheint

Klicken Sie mit der Maus ins Feld ‘Ausgaben’ (oder drücken Sie die Leertaste) so, dass ein kleines Häckchen erscheint

Öffnen Sie mit Grafik erstellen das Grafikfenster

Sie sehen die Grafik selber und darüber jede Menge Symbole. Die Grafik lässt sich damit in unzählig vielen verschiedenen Varianten darstellen. Lara steht auf grün, und will die

Grafik in Grüntönen ausgedruckt.

Klicken Sie mit der Maus in die Pfeiltaste oben links von der Grafik solange, bis die grünen Farbtöne erscheinen

Klicken Sie mit der linken Maustaste in die Farbe, die Ihnen gut gefällt, und halten Sie die Maustaste gedrückt

Ziehen Sie die Farbe bei gedrückter Maustaste über einen Balken des Diagramms und lassen Sie dann die Maustaste wieder los.

U

Farben können Sie für jede Balkenebene und für den Hintergrund der Grafik setzen.

Die vertikale Balkengrafik gefällt Lara, doch möchte Sie die Vermögenskonten auch noch als Torte dargestellt sehen.

24

Klicken Sie mit der linken Maustaste auf das sechste Symbol in der Symbolleiste (Kreis mit drei Farben) und anschliessend in das 10. Symbol (Blatt blau beschrieben).

Die Beschriftung des Diagramms ist nicht vollständig lesbar. Dem kann ganz einfach abgeholfen werden.

Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Trennlinie zwischen Beschriftung und

Torte

Ziehen Sie bei gedrückter Maustaste die Linie soweit nach links, bis alle

Beschriftungen gut lesbar sind.

U

Die meisten Beschriftungen lassen sich auf diese Weise optimieren.

Schliessen Sie gegen Mitternacht das Grafikfenster

Lektion 8 Daten sichern

Lara hat viele Stunden lang Q Buchhaltung easy eingerichtet und Buchungen erfasst. Nun will sie ihre Arbeit sichern. Sie weiss: Computer sind recht sicher, aber nicht absolut sicher.

Legen Sie eine leere, formatierte Diskette ins Diskettenlaufwerk A:

Wählen Sie Datei+Datensicherung

Sie sehen ein Dialogfenster. ‘Laufwerk A’ und ‘Daten sichern’ wird vorgegeben. Damit sind wir einverstanden.

U

Falls Sie je darauf angewiesen sein sollten, eine Datensicherung wieder einzulesen, so erledigen Sie

dies ebenfalls mit Datei+Datensicherung. Wählen Sie per Mausklick einfach ‘Daten zurückspielen’

anstatt ‘Daten sichern’.

Wählen Sie Fortfahren

25

26

Es dauert einige Sekunden, bis die Daten gesichert sind. Q Buchhaltung easy informiert

Sie anschliessend über die erfolgreiche Datensicherung.

Nehmen Sie die Diskette aus dem Laufwerk und schreiben Sie das Datum der

Sicherung und den Vermerk „Buchhaltung“ auf die Etikette.

Lektion 9 Mehrwertsteuer

Fabius Filigan ist Direktor der Kunstgallerie. Ohne Hintergedanken hat Lara ihm von ihrem

Hobby erzählt, und ihm auf seine Bitte hin einige ihrer Zeichnungen mitgebracht. Von da an ging alles sehr schnell...

Herr Filigan war derart begeistert, dass er eine Ausstellung für Lara organisierte. Der

Zufall wollte es, dass der Verkaufsleiter einer grossen Bildagentur die Ausstellung besuchte und Lara einen Vertrag anbot. Wenige Monate später präsentierte Lara nicht ohne Stolz ihrem Vater einen Vorabzug eines Wandkalenders, für den sie 12 originelle

Zeichnungen angefertigt hatte.

Für jeden verkauften Kalender erhält Lara Fr. 1.50 von der Bildagentur. Natürlich träumt

Lara inzwischen bereits von Ferien in Australien. Immerhin rechnet die Bildagentur damit, gegen 5’000 Stück des Kalenders zu verkaufen.

Lara eröffnet ein neues Konto, um die neuen Einnahmen verbuchen zu können.

Wählen Sie Konten einrichten

Bewegen Sie den Balken in der Kontentabelle zum Konto 'Zinsen'

Wechseln Sie mit Neu in den Erfassungsmodus

Erfassen Sie ein Einnahmekonto mit der Bezeichnung ‘Zeichnungen’

Schliessen Sie das Fenster 'Konten einrichten'

Im November 2005 ist es soweit. Lara erhält die erste Abrechnung. Vater Roi ist fassungslos: Bereits 4’500 Kalender wurden verkauft. Und als Mitte Dezember ein

Schreiben der Bildagentur eintrifft, ist der Alltag bei Familie Blick endgültig aus den

Fugen geraten.

Im Dezember waren bereits gegen 50’000 Kalender über den Ladentisch gegangen und ein Ende ist nicht in Sicht. Sogar in der Presse wurde über Lara’s aussergewöhnliche

Zeichnungen berichtet. Seither wird Lara überhäuft mit Angeboten. Schnell realisiert Roi, dass Lara im nächsten Jahr über Fr. 100’000 Umsatz erzielen wird. Familie Blick wird mehrwertsteuerpflichtig.

Saldosteuersatz

Um eine zu komplizierte Abrechnung zu vermeiden, beantragt Roi erfolgreich einen

Saldosteuersatz. Jetzt muss Q Buchhaltung easy auf den Einsatz von Mehrwertsteuer umgestellt werden.

Wählen Sie Datei+Konfiguration

Wählen Sie im Feld ‘Abrechnungsart’ „vereinnahmt“

Aktivieren Sie das Feld ‘Saldosteuersatz’

Tippen Sie im Feld ‘Saldosteuersatz’ „6.0“

Schliessen Sie mit Sichern das Konfigurationsfenster

Sie sehen, dass im Buchenfenster das Feld ‘Text’ kürzer wurde, und dahinter neu das Feld

‘MwSt’ aktiv ist. Lara verbucht ihre erste Einnahme im Jahr 2004.

Wählen Sie Neu im Buchenfenster

Tippen Sie „12.01.2006“ im Feld ‘Datum’

Tippen Sie „Eingang“ im Feld ‘Buchungsart’ und „6350“ im Feld ‘Betrag’

Wählen Sie als Konto „Bank SBK“ und als Gegenkonto „Zeichnungen“

Tippen Sie „Illustration Matchblatt EHC Kliten“ im Feld ‘Text’

Klicken Sie im Feld ‘MwSt’ rechts auf den Pfeil nach unten

Sie sehen, dass Sie nur gerade die eine Auswahlmöglichkeit „S6.0“ (Saldosteuersatz 6.0%) haben.

Wählen Sie den Satz „S6.0“ und sichern Sie die Buchung

Mehrwertsteuerabrechnung

Nachdem Familie Blick erholt und begeistert aus den Ferien in Australien zurückgekehrt ist, muss Lara ihre Stelle in der Gallerie künden. Zuviele Aufträge stehen an. Lara verbucht regelmässig alle Einnahmen. Ende Juni 2006 muss Sie die erste

Mehrwertsteuerabrechnung abliefern.

Wählen Sie Auswertungen+MwSt-Abrechnung

Tippen Sie „01.01.2006“ im Feld ‘Periode von’ und ‘30.06.06’ im Feld „Periode bis“

Wählen Sie Vorschau

Sie sehen, dass die Abrechnung dem Mehrwertsteuerformular entspricht. Die Saldosteuer wird unter Ziffer 072 ausgewiesen.

Schliessen Sie die Druckvorschau und das Druckfenster

Wechsel zu effektivem Steuersatz

Lara ist inzwischen 18 Jahre alt und ihr Geschäft boomt. Längst hat sie eine eigene Firma gegründet. Nächstes Jahr will Lara ein eigenes Atelier eröffnen. Damit sie für die hohen

Investitionen Vorsteuer abziehen kann, will sie nicht mehr mit Saldosteuersatz abrechnen. Lara bereitet Q Buchhaltung easy auf die neue Abrechnungsart vor.

Wählen Sie Funktion+Steuerschlüssel

Es erscheint das Fenster mit dem einzigen Steuerschlüssel für den Saldosteuersatz 6.0%.

Diesen brauchen wir noch für die Endabrechnung für das laufende Semester.

27

Wählen Sie Neuer Steuersatz

Tippen Sie „7.6“ im Feld ‘Effektiver Steuersatz’

Wählen Sie Fortfahren

Q Buchhaltung easy richtet für alle Mehrwertsteuerarten Steuerschlüssel ein. Diese sehen

Sie nun in der Liste oben im Fenster. Folgende Steuerarten sind möglich:

1. Umsatzsteuer (U7.6B)

2. Vorsteuer Dienstleistungen (V7.6B1 und V7.6M1)

3. Vorsteuer Investitionen (V7.6B2 und V7.6M2)

4. Import (IMPORT)

5. Export (EXPORT)

6. Nicht pflichtig (U0.0, V0.0)

7. Saldosteuersatz (S6.0)

U

Bitte informieren Sie sich bei der Mehrwertsteuerbehörde, wann Sie welche Steuerart verwenden müssen.

UMSATZ

Lara hat wieder zugeschlagen. Für die Expo 2005 darf Sie sämtliche Prospekte illustrieren.

Die erste Rechnung über Fr. 14’800.- wurde bezahlt, und wir wollen sie einbuchen.

Wählen Sie im Buchenfenster Bearbeiten+Neu

Tippen Sie „04.07.06“ im Feld ‘Datum’

Tippen Sie „eingang“ im Feld ‘Buchungsart’

Tippen Sie „14800“ im Feld ‘Betrag’

Tippen Sie „bank sbk“ im Feld ‘Konto’ und „Zeichnungen“ im Feld ‘Gegenkonto’

Tippen Sie „Expo 1. Rate“ im Feld ‘Text’

Wählen Sie „U7.6B“ im Feld ‘MwSt’

Sichern Sie die Buchung mit Sichern

U

Wenn Sie nicht mehr (oder noch nicht) genau wissen, welcher Steuerschlüssel für welche Steuerart gilt, so können Sie im Feld ‘MwSt’ mit der Maus auf den Pfeil nach oben klicken.

Geschäftsessen

Immer öfters kommt es vor, dass Lara potentielle Auftraggeber zu einem Mittagessen einlädt. Sie ist überzeugt, dass manch ein Auftrag nur dank solch persönlichem Kontakt zustande kommt. Die Quittung des letzten Geschäftsessen lautet auf Fr. 129.- (inkl.

MwSt). Lara hat mit Kreditkarte bezahlt und erhält nun die Belastungsanzeige der Bank.

Wählen Sie im Buchenfenster Bearbeiten+Neu

Tippen Sie „14.07.06“ im Feld ‘Datum’

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Tippen Sie „ausgang“ im Feld ‘Buchungsart’

Tippen Sie „129“ im Feld ‘Betrag‘

Tippen Sie „bank sbk“ im Feld ‘Konto’ und „Unvorhergesehenes“ im Feld ‘Gegenkonto’

Tippen Sie „Geschäftsessen“ im Feld ‘Text’

Wählen Sie „V7.6M1“ im Feld ‘MwSt’

Sichern Sie die Buchung mit Sichern

U

Der Steuerschlüssel „V7.6M1“ bewirkt, dass nur 50% der Vorsteuer in die MwSt-Abrechnung aufgenommen wird - so, wie es der Gesetzgeber will.

Die neue Buchung erscheint in der Buchungsliste. Allerdings ist da von vermindertem

Vorsteuerabzug noch nichts zu sehen. Dieser wird erst in der Mehrwertsteuerabrechnung berücksichtigt. Er lässt sich aber auch direkt im Buchungsfenster abrufen:

Wählen Sie MwSt-Betrag

Sie sehen, dass im Betrag von Fr. 129.- ein MwSt-Anteil von Fr. 4.55 (50% von Fr. 9.10) enthalten ist.

Schliessen Sie das Fenster mit Schliessen

U

Wenn Sie im Kontoauszug die in den Buchungen enthaltenen Steuerbeträge sehen möchten, so wählen Sie das Formular ‘P-MWST’ anstelle von ‘P-EASY’ im Druckfenster für Kontoauszüge.

Lektion 10 Neuanfang

Sie haben recht: Mit dem Führen einer privaten Ausgabenkontrolle hatten die letzten

Kapitel dieses Grundkurses nicht mehr viel zu tun. Lara muss ihre Buchhaltung pro- fessionell und unabhängig von der privaten Buchhaltung führen. Insbesondere die Konten der Kontentabelle ‘EASY‘ sind für den gewerblichen Einsatz völlig ungeeignet. Statt dessen könnte sie die Kontentabelle ‘BUSINESS‘ wählen und ihren Bedürfnissen anpassen.

U

Aufgrund der beachtlichen Grösse ihrer jungen Firma könnte Lara aber auch auf eines der

Programme Q Buchhaltung classic oder Q Buchhaltung profi wechseln, welche das Führen einer doppelten Buchhaltung ermöglichen.

Welche Kontentabelle eignet sich für Ihre Bedürfnisse? Sie können eine Kontentabelle prüfen, indem Sie die aktuellen Testdaten löschen, und eine andere Kontentabelle einlesen.

Wählen Sie Datei+Neuanfang

Bestätigen Sie die Rückfrage mit Fortfahren

Es erscheint das Fenster für die Erstinstallation - wie beim ersten Programmstart. Nun können Sie eine andere Kontentabelle wählen, und anschliessend mit Konten einrichten

(Schaltfläche im Buchenfenster) überprüfen, inwieweit sich diese Tabelle für ihre

Bedürfnisse eignet.

29

ANHANG

Dateien

Q Software Programme sind einfach zu bedienen, und Sie kommen kaum je in Berührung mit dem Betriebssystem. Dahinter verbirgt sich natürlich jede Menge Technik. Hier erhält der Experte einige technische Informationen.

Basisdatenbank im Programmverzeichnis (wird bei Programmstart angelegt):

QQSOFT.INI

WQSOFT.INI

enthält Programmeinstellungen enthält Darstellungseinstellungen

Unter dem Namen ‘STANDARD‘ wird im Programmverzeichnis ein Unterverzeichnis angelegt. Dort werden folgende Dateien abgelegt:

SWS_MAND.SQC Buchhaltungskonfigurationsdaten

SWA_FIBK.SQF Kontentabelle

SWA_FIBJ.SQF Journal

Q Buchhaltung führt nur ein Journal. Darin enthalten sind alle aktiven Perioden. Wenn

Sie eine Periode abschliessen, so erstellt Q Buchhaltung eine Kopie des aktuellen Journals unter dem Namen des Abschlussdatums.

Beispiel:

FI311205.SQF … wenn der Abschluss per 31. Dezember 2005 durchgeführt wurde

Diese Abschlussdatei kann in dringenden Notfällen in die Datei SWA_FIBJ.SQF kopiert werden (Wiederherstellen der gelöschten Buchungen).

30

Q BUCHHALTUNG CLASSIC UND PROFI

Einführung ______________________________________________________________33

Über Q Buchhaltung _____________________________________________________33

Über dieses Handbuch____________________________________________________33

Grundlegende Bedienungselemente _________________________________________34

Das Programmfenster ____________________________________________________35

Die Menüleiste _________________________________________________________35

Die Symbolleiste ________________________________________________________36

Das Arbeitsfenster_______________________________________________________36

Das Dialogfenster _______________________________________________________37

Installation______________________________________________________________39

Q Buchhaltung installieren ________________________________________________39

Erster Programmstart ____________________________________________________39

Lizenzierung ___________________________________________________________39

Investitionsschutz _______________________________________________________40

Q Buchhaltung deinstallieren ______________________________________________40

Bedienungskonzept _______________________________________________________41

Vorgehen _____________________________________________________________41

Kontenrahmen _________________________________________________________42

Eröffnungsbilanz ________________________________________________________42

Buchen _______________________________________________________________42

Standardbuchungen _____________________________________________________43

Hauptjournal___________________________________________________________43

Bilanz/Erfolgsrechnung ___________________________________________________43

Mehrwertsteuer/Steuerschlüssel ____________________________________________43

Budget _______________________________________________________________43

Vorjahresvergleich_______________________________________________________44

Perioden ______________________________________________________________44

Grafiken ______________________________________________________________44

Abschluss _____________________________________________________________44

31

Grundkurs ______________________________________________________________45

Lektion 1 Programm-Hilfe _______________________________________________45

Lektion 2 Vorbereitungen________________________________________________46

Lektion 3 Kontenrahmen ________________________________________________48

Lektion 4 Eröffnungsbilanz ______________________________________________52

Lektion 5 Journal ausgeben ______________________________________________54

Lektion 6 Bilanz ausgeben _______________________________________________55

Lektion 7 Buchen______________________________________________________56

Lektion 8 Budget ______________________________________________________58

Lektion 9 Grafik erstellen________________________________________________58

Lektion 10 MWST-Abrechnung ___________________________________________60

Lektion 11 Daten sichern ________________________________________________60

Lektion 12 Abschluss durchführen _________________________________________61

Lektion 13 Mehrwertsteuer ______________________________________________62

Lektion 14

profi Sammelbuchung erfassen _________________________________66

Lektion 15 Neuanfang __________________________________________________67

Lektion 16

profi Mandant erfassen _______________________________________67

Anhang ________________________________________________________________69

Q Buchhaltung

profi ____________________________________________________70

Datenexport ___________________________________________________________70

32

ÜBER Q BUCHHALTUNG

Einführung

Buchhaltungssoftware der Firma Q3 Software AG hat Tradition. In den vergangenen zehn

Jahren haben sich über 20’000 Kunden für eine Q-Line Buchhaltung entschieden.

Warum? Hochwertige Qualität, eine einfache, gradlinige Bedienung und die optimale

Ausrichtung auf Schweizerische Bedürfnisse - das sind Eigenschaften, die in vielen

Anwendungsbereichen unmittelbar überzeugen.

Mit der Version 2005 hat die Q3 Software AG jetzt eine neue Generation ihrer

Buchhaltungssoftware vorgestellt. Der Kunde erhält die legendäre Qualität unter Einsatz der aktuellsten Technologien. Unser Angebot umfasst vier Programme, vom einfachen

Haushaltsbuch für private Anwender bis zur professionellen Finanzbuchhaltung für anspruchsvolle Firmen. Haben Sie sich für Q Buchhaltung classic entscheiden, so bleibt

Ihnen jederzeit die Möglichkeit - natürlich ohne Datenverlust - auf die höhere Stufe von

Q Buchhaltung profi (Upgrade) zu wechseln.

U

profi Im Anhang (Kapitel 5) finden Sie eine Zusammenfassung der zusätzlichen Funktionen von

Q Buchhaltung profi.

Über dieses Handbuch

Dieses Handbuch soll Ihnen helfen, schnell und ohne Kopfzerbrechen den Einstieg in das

Programm Q Buchhaltung zu finden. Für Detail-Informationen steht Ihnen im Programm eine umfassende Programm-Hilfe zur Verfügung.

U

Dieses Handbuch enthält gleichzeitig Informationen über Q Buchhaltung classic und Q Buchhaltung profi. Funktionen, die nur für Q Buchhaltung profi verfügbar sind, sind jeweils mit profi gekennzeichnet.

Wie Sie mit diesem Handbuch arbeiten

Dieses Handbuch ist in verschiedene, voneinander unabhängige Kapitel unterteilt:

Kapitel 1 Einführung

Kapitel 2 Installation

Sie lesen gerade darin …

Erstinstallation und Lizenzierung

Kapitel 3 Bedienungskonzept

Kapitel 4 Grundkurs

Wie Sie mit Q Buchhaltung arbeiten

Mit Übungen Q Buchhaltung spielerisch kennenlernen

Technische Informationen Kapitel 5 Anhang

Wir empfehlen Ihnen, Kapitel 3 gleich nach dieser Einführung durchzulesen. Der

Grundkurs in Kapitel 4 ist für geübte Anwender und Anwenderinnen nicht unbedingt ein

33

Muss. Oft bringt allein die „trockene“ Lektüre dieses Kapitels ohne Nachvollziehen am

Computer ausreichend Verständnis.

U

Ganz gleich, in welchem Kapitel Sie gerade lesen: Wenn Sie auf eine Unklarheit stossen oder Ihnen ein Begriff fremd ist, so suchen Sie in der Programm-Hilfe nach einem entsprechenden Stichwort.

Häufig finden Sie Hinweise auf die Programm-Hilfe (mit

æ

gekennzeichnet) direkt im Text.

Konventionen in diesem Handbuch

Verschiedene Schriftmerkmale helfen Ihnen, dieses Handbuch besser zu verstehen:

Tasten, die Sie tippen müssen, sind mit eigenen Symbolen gestaltet. a bedeutet z.B. die „A“-Taste, die Kombination

C+a

weist Sie an, die „Control“-Taste zu halten, während Sie die „A“-Taste tippen.

Nützliche Hinweise

U

gekennzeichnet und zwischen zwei Linien gesetzt.

Menü- und Schaltflächenbefehle sind kursiv gesetzt: Beispiel: Datei+Neu, Installation Ok

U

Wenn ein Ausdruck ein „+“ enthält, weist er auf einen Menübefehl hin. Links vom „+“ steht der Name

des Menüs, rechts der Menüpunkt (z.B. weisst Bearbeiten+Sichern auf den Menüpunkt „Sichern“ im

Bearbeiten-Menü hin).

Bezeichnungen von Eingabefeldern

... sind zwischen '...' gesetzt.

Text, den Sie eintippen müssen

... ist zwischen „...“ gesetzt.

Wir wollen Sie mit diesem Handbuch beim Kennenlernen von Q Buchhaltung optimal unterstützen. Wir freuen uns, wenn dies gelingt. Sollten Sie über Ungereimtheiten stolpern oder eine gewünschte Information weder in diesem Handbuch noch in der

Programm-Hilfe finden, so sind wir Ihnen dankbar, wenn Sie uns darauf aufmerksam machen.

Grundlegende Bedienungselemente

Konzept und Design sind nebst der eigentlichen Funktionalität massgebend dafür verantwortlich, wie schnell sich der Mensch in eine Software einarbeiten und wie effizient diese im Alltag genutzt werden kann. Wir haben deshalb diesen beiden Punkten besondere Beachtung geschenkt.

U

Q Buchhaltung ist ein Windows-Programm. Die Handhabung der einzelnen Bedienungselemente

(Menü, Eingabefelder usw.) von Q Buchhaltung entspricht deshalb grundsätzlich dem allgemeinen

Windows-Standard und wird hier nicht im Detail erklärt.

34

Das Programmfenster

Gleich nach Programmstart erscheint das Programmfenster mit der Menüleiste und der

Symbolleiste (kleine Schaltflächen für den schnellen Zugriff auf Menüfunktionen). Das

Programmfenster hat keine zusätzliche Funktion: Arbeiten werden Sie immer in Arbeits- und Dialogfenstern.

Die Menüleiste

Der Menüleiste kommt die Rolle der Schaltzentrale zu. Jedes Menü übernimmt dabei eine andere Funktion. Für alle Menüs gilt:

* Menüs lassen sich mittels der A-Taste und dem unterstrichenen Buchstaben direkt

öffnen (z.B.

A+d für das Menü Datei).

* Aktive (=wählbare) Menüpunkte erscheinen in schwarzer Schrift, inaktive erscheinen grau eingedrückt.

* Viele Menüpunkte lassen sich mit der Tastatur (Kurzwahltasten) direkt abrufen. Diese

Tastenkombinationen erscheinen im Menü rechts. Im Anhang dieses Handbuchs finden

Sie eine Übersicht über alle Menüs und alle Kurzwahltasten.

U A

öffnet – falls noch kein Menü offen ist – das für das aktuelle Fenster wichtigste Menü. Benutzen

Sie diese Taste, wenn Ihnen die Kurzwahltasten noch nicht geläufig sind.

35

36

Das Menü Datei

… dient dem Zugriff auf eine ganze Datei (z.B. Journal). Meist kommen die Datei-Menüpunkte in einem Arbeitsfenster in Zusammenhang mit der Liste zum Einsatz.

Das Menü Bearbeiten

... bezieht sich auf einzelne Elemente (Datensätze) einer Datei. Sie werden schnell merken, dass Sie die Funktionen im Bearbeiten-Menü am intensivsten von allen benutzen und deshalb sehr bald die rechts notierten Kurzwahltasten einsetzen werden.

Das Menü Detail

... enthält Funktionen, die sich ausschliesslich auf das aktuell offene Fenster beziehen

(z.B. Detail+Saldi im Buchenfenster).

Das Menü Funktion

... enthält alle Hauptfunktionen von Q Buchhaltung (z.B. Kontenrahmen, Abschluss).

Das Menü Auswertung

... enthält alle Auswertungen in Q Buchhaltung (z.B. Kontenrahmen, Bilanz).

Das Menü ?

... führt zur Programm-Hilfe und zur Registrierung.

Das Quick-Menü

... hilft, die Arbeitseffizienz zu erhöhen. Sie öffnen es mit der rechten Maustaste. Das

Quick-Menü enthält die wichtigsten

Menüpunkte der anderen Menüs.

Die Symbolleiste

... erleichtert den Zugriff auf häufig verwendete Menübefehle. Ist Ihnen die Bedeutung eines Symbols nicht geläufig, so setzen Sie einfach den Mauszeiger auf dieses Symbol und belassen ihn dort (kein Mausklick!). Es erscheint eine kurze Erklärung direkt an der

Mausposition.

Das Arbeitsfenster

… dient dem Bearbeiten von Datensätzen in einer Datei (z.B. Konten im Kontenrahmen,

Buchungen im Hauptjournal). Das folgende Bild zeigt stellvertretend das Arbeitsfenster

„Buchungsperiode“, das wichtigste Arbeitsfenster in Q Buchhaltung:

Im oberen Bereich sehen Sie die Liste mit allen momentan verfügbaren Datensätzen

(Buchungen). Ist die Liste aktiv, erscheint ein Balken auf dem aktuellen Element. Sie können sich mit den Cursortasten oder der Maus in der Liste bewegen.

Im unteren Bereich sehen Sie die Detailinformation zum gerade aktuellen Datensatz. Der untere Bereich ist gleichzeitig Eingabebereich für das Erfassen eines neuen oder das

Ändern des aktuellen Datensatzes.

Datei-, Bearbeiten- und Detail-Menü sind unabkömmliche Begleiter bei der Arbeit in einem Arbeitsfenster. Welche Menüpunkte aktiv sind, ist von Arbeitsfenster zu

Arbeitsfenster unterschiedlich.

Das Dialogfenster

... dient dem Erfassen von Feldern, die entweder für die nächste Aktion relevant sind oder aber Konfigurationscharakter haben. Das folgende Bild zeigt als Beispiel das

Dialogfenster „Suchen“ aus dem Menü Datei:

37

38

Auch das Konfigurationsfenster (erster Programmstart) ist ein typisches Dialogfenster.

Ebenso entspricht das Ändern oder die Neueingabe eines Datensatzes in einem

Arbeitsfenster exakt der Bedienung in einem Dialogfenster. Wir werden hier deshalb in den Erklärungen keine Unterscheidung machen.

Zwei Bedienungselemente sind in Arbeits- und Dialogfenstern häufig anzutreffen:

Die Feldauswahl: Ist ein Feld rechts mit einem Pfeil (nach oben oder unten) gekennzeichnet, so verbirgt sich dahinter eine Auswahl.

∂ oder ein Mausklick auf den

Pfeil öffnet die Auswahl. Mit

E oder Mausdoppelklick wählen Sie den gewünschten

Eintrag aus und schliessen die Auswahl wieder.

Die Schaltfläche (Button): Eine Schaltfläche kann wie jedes andere Feld mit der

T-

Taste erreicht werden. Die Schaltfläche ist kein Eingabefeld, sondern ein Aktionsfeld:

E oder Mausklick lösen die umschriebene Aktion aus.

Wie im Arbeitsfenster sind auch im Dialogfenster die Menüs sehr wichtig – allen voran das Bearbeiten-Menü.

INSTALLATION

Q Buchhaltung installieren

Alle Programme der Q3 Software AG befinden sich auf der CD „Q-Software“. Sobald Sie die CD ins CD-ROM Laufwerk einlegen, wird Ihr Computer für die Installation eines

Q-Programmes vorbereitet. Befolgen Sie bitte die Anweisungen des

Installationsprogramms.

Sollte beim Einlegen der CD das Installationsprogramm nicht automatisch starten, so gehen Sie bitte wie folgt vor:

Wählen Sie im Start-Menü Ausführen

Tippen Sie „d:setup.exe“ und bestätigen Sie die Eingabe mit Ok

Befolgen Sie die Installationshinweise am Bildschirm

U

„d:“ in Punkt 2 bezeichnet den Laufwerksbuchstaben des CD-ROM Laufwerks. Ersetzen Sie diesen bei

Bedarf durch den Buchstaben Ihres CD-ROM Laufwerks.

Erster Programmstart

Nach erfolgreicher Installation finden Sie im Start-Menü unter „Programme“ den Eintrag

„Q Software“ und darunter den Eintrag „Q Buchhaltung“. Wählen Sie diesen, um

Q Buchhaltung zu starten.

Q Buchhaltung teilt Ihnen mit, dass es zum ersten Mal gestartet worden ist. Es will von

Ihnen wissen, welche Programmversion Sie erworben haben. Anschliessend werden Sie gebeten, Ihre Lizenznummer einzutippen. Diese Nummer finden Sie auf dem beiliegenden

Lizenzschreiben.

U

Anhand der Lizenznummer erkennt Q Buchhaltung, welches Programm Sie erworben haben.

Sobald Sie die gültige Lizenznummer mit OK bestätigt haben, ist das Programm betriebsbereit. Im nächsten Schritt werden Sie nun die Konfigurationsdaten Ihrer

Buchhaltung festlegen (Eröffnungsdatum usw.). Beachten Sie dazu Kapitel 4 (Grundkurs).

Lizenzierung

Q Buchhaltung ist mit einem ausgeklügelten Lizenzierungsmechanismus ausgestattet.

Dieser ermöglicht, dass sich auf der gleichen CD sowohl Q Buchhaltung classic wie auch

Q Buchhaltung profi befinden. Anhand der Lizenznummer erkennt Q Buchhaltung, welches Programm Sie erworben haben.

Haben Sie Q Buchhaltung classic erworben und haben nun Interesse an der Profi-Version, so können Sie sich problemlos die Demoversion installieren.

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Jede Lizenznummer ist eindeutig mit dem Besitzer verbunden. Legen Sie deshalb besonderen Wert darauf, dass Ihre persönliche Lizenznummer nicht in falsche Hände gerät.

Die auf dem beiliegenden Lizenzschreiben vermerkte Lizenznummer berechtigt Sie, während 60 Tagen Q Buchhaltung voll zu nutzen. So haben Sie genügend Zeit, sich durch

Einsenden des beiliegenden Lizenzschreibens bei uns offiziell zu registrieren. Sie erhalten danach umgehend eine Ergänzungsnummer, die die unlimitierte Nutzung von

Q Buchhaltung ermöglicht.

So teilen Sie Q Buchhaltung die Ergänzungsnummer mit:

Starten Sie Q Buchhaltung

Wählen Sie ?+Lizenzierung

Tippen Sie die Ergänzungsnummer ins Feld ‘Ergänzungsnummer’

Bestätigen Sie die Nummer mit Sichern

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Bewahren Sie sowohl die Lizenz- als auch die Ergänzungsnummer gut auf. Sie werden die Nummern wieder benötigen, sobald Sie Q Buchhaltung neu oder auf einem andern Computer installieren.

Investitionsschutz

Falls eine neuere Version von Q Buchhaltung erhältlich ist, als die, die Sie erworben haben, so können wir Sie dank Ihrer Registrierung umgehend darüber informieren. Auf

Wunsch senden wir Ihnen dann die neue Version zu.

So halten wir Sie immer auf dem neuesten Stand und Sie erhalten Ihre

Wettbewerbsfähigkeit. Ausserdem sichern Sie sich mit der Registrierung Ihre Rechte auf zukünftige Upgrades und Updates.

Q Buchhaltung deinstallieren

Wenn Sie Ihren Computer verkaufen oder verschenken, sind Sie verpflichtet,

Q Buchhaltung zu deinstallieren. Damit Ihnen dieses Prozedere nicht unnötig Sorgen bereitet, nimmt Ihnen das SETUP-Programm von Q Buchhaltung diese Aufgabe vollständig ab.

Vergewissern Sie sich, dass Q Buchhaltung nicht gestartet ist

Wählen Sie im Windows Start-Menü Einstellungen+ Systemsteuerung

Wählen Sie den Eintrag ‘Software’

Suchen Sie in der Liste „Q Buchhaltung“ und wählen Sie Hinzufügen/Entfernen

Befolgen Sie anschliessend die Anweisungen des Deinstallationsprogramms.

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BEDIENUNGSKONZEPT

Dieses Kapitel will Ihnen einen Überblick über Funktionalität und Umfang von

Q Buchhaltung vermitteln. Auch finden Sie darin in groben Zügen, wie Sie die Arbeit mit

Q Buchhaltung beginnen sollten. Mit diesem Kapitel legen Sie sich quasi das Fundament, um mit Q Buchhaltung arbeiten zu können.

Vorgehen

Wenn Sie Q Buchhaltung erstmals starten oder in Q Buchhaltung profi einen neuen

Mandanten einrichten, legen Sie das Eröffnungsdatum und -falls Sie Mehrwertsteuer abrechnen - die Abrechnungsart fest. Zudem können Sie bei Bedarf direkt einen der vordefinierten Kontenrahmen einlesen. Nach erfolgreicher Installation der Buchhaltung und später bei jedem erneuten Programmstart öffnet Q Buchhaltung das Buchenfenster.

Dieses bleibt offen, bis Sie das Programm verlassen.

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Eröffnungsdatum, Abrechnungsart und Name der Buchhaltung können Sie bei Bedarf später unter

Datei+Konfiguration ändern.

Erstmals in der Anwendung, werden Sie sich Ihren individuellen Kontenrahmen zurechtlegen. Wenn Sie Mehrwertsteuer abrechnen müssen, werden Sie besonderes

Augenmerk richten auf Konten, die mehrwertsteuerpflichtig sind. Die gängigen

Steuersätze gibt Q Buchhaltung in einer Tabelle vor. Zur Kontrolle sollten Sie den fertiggestellten Kontenrahmen ausdrucken. Entspricht der Konten-rahmen Ihren

Anforderungen, stehen die Eröffnungsbuchungen an. Sie erfassen dazu vorgängig die

Eröffnungssalden (Vorjahressalden). Anschliessend überlassen Sie Q Buchhaltung die

Arbeit. Das Programm bucht anhand der Eröffnungssalden automatisch

Eröffnungsbuchungen ein. Ist die Eröffnungsbilanz vollständig, sollten Sie diese ausdrucken.

Und dann beginnt der Alltag. Sie werden Buchungen erfassen. Gelegentlich werden Sie ein neues Konto eröffnen, Zwischenbilanzen ausdrucken usw. Alle Auswertungen können

Sie über das Auswertungen-Menü abrufen, zuerst in der Vorschau kontrollieren oder direkt drucken.

Ist das Geschäftsjahr zu Ende, werden Sie alle Abschlussbuchungen (Abschreibungen,

Bewertungen usw.) vornehmen und Q Buchhaltung das alte Geschäftsjahr abschliessen sowie das neue eröffnen lassen.

profi Oder aber Sie buchen ganz einfach bereits im neuen Geschäftsjahr und warten mit dem Abschluss des alten. Dies ist mit Q Buchhaltung profi problemlos möglich.

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Buchungen gelten für Q Buchhaltung erst dann als definitiv verbucht, wenn ein Geschäftsjahr abgeschlossen wird. Ausserdem lassen sich Buchungen jederzeit korrigieren oder löschen.

Stornobuchungen, nur weil über ein falsches Konto gebucht wurde, gehören der Vergangenheit an.

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Kontenrahmen

Der Kontenrahmen kann unbeschränkt viele Konten aufnehmen. Im Lieferumfang sind einige Standardkontenrahmen enthalten. Sie können einen solchen einlesen und Ihren

Bedürfnissen entsprechend anpassen oder aber vollständig einen eigenen erfassen.

Der Kontenrahmen kann während der Arbeit mit Q Buchhaltung jederzeit ergänzt und angepasst werden. Sobald Sie über ein Konto gebucht haben, kann es nicht mehr gelöscht werden. Ebenso kann nur noch der Kontoname geändert werden.

Die Konten lassen sich mit Funktion+Kontenrahmen mannigfaltig gliedern. Sie können die Übersichtlichkeit und Aussagekraft Ihres Kontenrahmens mit Titeln, Leerzeilen und

Totalisierungskonten deutlich erhöhen.

Neben den vier Hauptkategorien Aktiven, Passiven, Aufwand und Ertrag verwaltet

Q Buchhaltung die Kategorie Spezialkonti. Hier werden vom Programm Abschluss- und

Eröffnungskonten geführt. Sie können aber auch eigene Konten in dieser Kategorie eröffnen und so Nebenbuchhaltungen führen.

Eröffnungsbilanz

Bearbeiten Sie das erste Geschäftsjahr mit Q Buchhaltung (und übernehmen keine Daten aus einer älteren Programmversion), so gibt Ihnen das Programm die Möglichkeit,

Vorjahreszahlen manuell zu erfassen. Anhand dieser Vorjahreszahlen bucht es automatisch die Eröffnungsbuchungen.

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Für eine Aktiengesellschaft, AG, ist ein Vorjahresvergleich beim Abschluss gesetzlich erforderlich.

Das manuelle Erfassen der Vorjahreszahlen unterstützt Sie, diese Forderung zu erfüllen.

Buchen

Das bei der Erstinstallation erfasste Eröffnungsdatum legt das frühest mögliche

Buchungsdatum fest. Solange noch kein Abschluss durchgeführt wurde, lässt sich dieses

Datum in der Fibu-Konfiguration ändern.

Vergeben Sie in der Fibu-Konfiguration eine Buchungsperiode, sind Buchungen ausserhalb dieser Periode nicht möglich – unabhängig vom Eröffnungsdatum.

Pro Buchung erfassen Sie Datum, Belegnummer, Soll- und Habenkonto, Betrag,

Steuerschlüssel (Mehrwertsteuer) und einen beliebigen Text.

profi Lassen Sie entweder Soll- oder Habenkonto weg, leitet Q Buchhaltung eine

Sammelbuchung ein.

Es wird nur das Hauptjournal geführt. Buchungen im Hauptjournal lassen sich jederzeit

ändern und löschen – bis zum definitiven Abschluss eines Geschäftsjahres. Eine

Unterscheidung zwischen provisorisch und definitiv verbucht kennt Q Buchhaltung nicht.

Sie haben beim Buchen vollen Zugriff auf Konten und Steuerschlüssel. Fehlt Ihnen beispielsweise ein Konto, können Sie dieses direkt über Kontenfelder während dem

Erfassen einer Buchung neu anlegen.

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Standardbuchungen

Mit Funktion+Standardbuchungen können Vorgaben für immer wiederkehrende

Buchungen definiert werden. Sie können auch nur Teile einer Buchung erfassen und den

Rest beim Buchen ergänzen. Die Standardbuchungen werden nach Laufnummern sortiert.

Sie können mit Detail+Neu ab Standardbuchung eine Standard-buchung als Vorgabe für eine neue Buchung wählen.

Hauptjournal

Das Hauptjournal ist Drehscheibe aller Funktionen im Programm. Jede Auswertung wird anhand des Hauptjournals aufgerechnet – auch Bilanz und Erfolgsrechnung. Dies ermöglicht höchste Datensicherheit – auf eine Funktion „Datenreorganisation“ kann verzichtet werden.

profi Das Hauptjournal kann Buchungen über mehrere Bilanzperioden enthalten. Sie können problemlos gleichzeitig in verschiedenen Perioden buchen. Die Auswertung

„Hauptjournal“ erlaubt einen Auszug über einen bestimmten Zeitraum, so beispielsweise auch über den Zeitraum einer Bilanzperiode. Dasselbe gilt natürlich für die Auswertung

„Kontoauszug“.

Bilanz/Erfolgsrechnung

Bilanz und Erfolgsrechnung lassen sich per beliebigem Stichdatum ausdrucken oder in einer Vorschau überprüfen.

profi Führen Sie mehrere Bilanzperioden gleichzeitig, ist jederzeit der Ausdruck aller

Bilanzen möglich.

Mehrwertsteuer/Steuerschlüssel

Jedem Konto wird zugeordnet, ob es steuerpflichtig ist oder nicht. Ein Bezug auf einen

Steuerschlüssel (z.B. „Umsatzsteuer 7.6 brutto“) bestimmt bei einem steuerpflichtigen

Konto, wie hoch der Steuersatz ist, ob die Verbuchung netto oder brutto erfolgen soll, und über welches Steuerkonto der Steuerbetrag verbucht werden soll.

Buchen Sie über ein steuerpflichtiges Konto, berechnet das Programm automatisch den

Steuerbetrag und verbucht diesen über das angehängte Steuerkonto.

Rechnen Sie die Mehrwertsteuer mit Saldosteuersatz ab, so richtet Q Buchhaltung einen einzigen Steuerschlüssel mit eben diesem Saldosatz ein. Es wird kein Steuerbetrag zusätzlich verbucht. Das Journal bleibt knapp und übersichtlich. Sie müssen lediglich nach erfolgter MWST-Abrechnung den geschuldeten Betrag als Aufwand abbuchen.

Budget

Sie können sowohl für die Bilanz wie auch für die Erfolgsrechnung ein Budget erstellen.

Wahlweise lassen sich aktuelle Kontensaldi als Budgetvorgaben übernehmen.

profi Q Buchhaltung profi erlaubt das Führen von bis zu vier verschiedenen Budgets.

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Vorjahresvergleich

Beim Abschluss druckt Q Buchhaltung automatisch einen Vorjahresvergleich für Bilanz und Erfolgsrechnung aus. Die Vorjahreszahlen werden nach einem Abschluss automatisch vom Programm eingebucht. Bei der Erstinstallation müssen die Vorjahreszahlen (wenn vorhanden) manuell erfasst werden.

profi Mit Q Buchhaltung profi steht Ihnen diese Auswertung jederzeit für Bilanz und

Erfolgsrechnung getrennt oder zusammen zur Verfügung.

Perioden

Dank jederzeit anpassbarer Konfiguration können Sie die Buchungsperiode bestimmen, ausserhalb derer buchen nicht möglich ist.

profi Die Buchungsperiode kann sich auch über mehrere Geschäftsjahre erstrecken. In

Q Buchhaltung profi können Sie somit beliebig viele Buchhaltungsperioden

(Geschäftsjahre) gleichzeitig bearbeiten.

Grafiken

Q Buchhaltung bietet zwei grafische Auswertungen an: Der Kontoauszug eines einzelnen

Kontos zeigt in monatlichen Intervallen die Entwicklung des Saldos. Die Kontenübersicht liefert einen Vergleich ausgewählter Konten oder Kontengruppen per Stichdatum. Die

Grafiken selber können Sie wahlweise beschriften, farblich anpassen und in verschiedenen Arten (Torten, Balken, Kurven usw.) anzeigen lassen. Alle Grafiken lassen sich ausdrucken oder in andere Programme übernehmen.

Abschluss

Beim Abschluss legen Sie das Ende der abzuschliessenden Bilanzperiode fest. Gleichzeitig teilen Sie Q Buchhaltung mit, welche Konten für das Ausbuchen von Bilanz und

Erfolgsrechnung und für das Einbuchen des Erfolgs (Gewinn/Verlust) verwendet werden sollen. Anschliessend übernimmt Q Buchhaltung die vollständige Kontrolle, bucht

Abschlussbuchungen, erstellt die Schlussbilanz, verbucht den Erfolg und bucht die

Eröffnungsbuchungen. Vorjahresvergleich und Hauptjournal müssen zwingend ausgedruckt werden.

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Die Buchungen eines abgeschlossenen Geschäftsjahres werden im Hauptjournal gelöscht. Wollen

Sie vielleicht später auf ein abgeschlossenes Geschäftsjahr zurückgreifen, sollten Sie vor dem

Abschluss eine Datensicherung durchführen.

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GRUNDKURS

Sie haben die Einführung in diesem Handbuch gelesen, Q Buchhaltung installiert und haben sich in Kapitel 3 mit dem Bedienungskonzept der Q-Software vertraut gemacht.

Haben Sie nicht? Wir empfehlen Ihnen, Versäumtes nachzuholen. Vorallem das Kapitel

über „Konventionen in diesem Handbuch“ (Kapitel 1) sollten Sie nicht überspringen. Es ist die Grundlage zum guten Verständnis dieses Handbuchs und insbesondere für dieses

Kapitel.

Starten Sie das Programm und erfassen Sie Programmversion und Lizenznummer. Das

Eingabefenster für die Konfiguration (Eröffnungsdatum usw.) erscheint.

Hier beginnt der Grundkurs:

Wer ist die ProbeX?

Für unseren Grundkurs erwecken wir die fiktive Firma „ProbeX“ zum Leben. Sie können für die ProbeX eine Buchhaltung führen, bis Sie sich in der Anwendung sicher fühlen. Dann können Sie mit Datei+Neuanfang die Probedaten löschen und mit Ihrer eigenen

Buchhaltung beginnen.

Das Lernen mit diesem Grundkurs wird Ihnen leichter fallen, wenn Sie vorübergehend in die Haut einer Mitarbeiterin der Firma „ProbeX“ schlüpfen – sicher macht es Ihnen sogar ein wenig Spass.

Wie dem Namen zu entnehmen ist, verdient unsere Firma ihr Geld damit, die

Dienstleistung „Ausprobieren“ anzubieten. Es gibt nichts, was wir nicht probieren würden: von Kleidern über neue Medikamente bis hin zu genmanipulierten Orangen.

Einzig auf Aufträge, die in irgendeiner Form kriegerischen Zwecken dienen, lassen wir uns nicht ein. Natürlich schlagen wir je nach Gefährlichkeit des Ausprobierens saftige

Risikoprämien auf unsere Honorare. Uns plagen deshalb kaum finanzielle Nöte.

Unser Chef, Herr Immerfroh, hat entschieden, das Programm Q Buchhaltung in unserer

Büroadministration einzusetzen. Er überlässt die Arbeit jedoch lieber Ihnen. Let's go.

Lernen wir das Programm kennen!

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Wir müssen an dieser Stelle darauf hinweisen, dass der Grundkurs keine Einführung in die Doppelte

Buchhaltung ist. Fehlen Ihnen grundlegende buchhalterische Kenntnisse, so sollten Sie dieses

Handbuch wieder weg-legen und entweder einen Buchhaltungskurs besuchen oder aber das

Arbeiten mit Q Buchhaltung einer entsprechend bewanderten Person

übertragen.

Lektion 1 Programm-Hilfe

Vor allem in der Einarbeitungsphase wird das Hilfe-Fenster im Programm für Sie eine treue Begleiterin sein. Nach dem ersten Programmstart erscheint das Lizenzfenster.

Bereits hier ist die Programm-Hilfe aktiv. Wir möchten zu Beginn erfahren, wie wir das

Programm wieder verlassen können.

öffnen Sie mit

!

oder mit ?+Hilfe das Hilfe-Fenster

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Klicken Sie mit der Maus auf Suchen

Tippen Sie “beenden”

Klicken Sie mit der Maus auf Suche starten

Es erscheint ein Hilfefenster „Datei-Menü“ mit grün unter- strichenen Hinweisen. Einer davon heisst Programm verlassen. Wenn Sie den Mauszeiger

über diesen Hinweis setzen, erscheint eine Hand. Das bedeutet, dass sich hinter diesem

Begriff eine weitere Erklärung versteckt.

Klicken Sie mit der linken Maustaste auf Programm verlassen

Das Programm springt zum Hilfetext “Programm verlassen”. Hier finden wir die benötigte

Information.

Schliessen Sie das Hilfefenster

Lektion 2 Vorbereitungen

Da wir Q Buchhaltung zum ersten Mal gestartet haben, bietet uns das Programm

Gelegenheit, die zu führende Buchhaltung zu installieren. Die meisten

Konfigurationswerte (z.B. Abrechnungsart) können Sie später im Programm mit

Datei+Konfiguration ändern.

Bevor wir eine Buchhaltung führen können, müssen wir das Eröffnungsdatum unserer

Bilanzperiode (Geschäftsjahr) festlegen. Unser Chef hat uns beauftragt, das Geschäftsjahr

2004 vollständig mit Q Buchhaltung nachzubuchen.

Tippen Sie „01.01.2004“ im Feld 'Eröffnungsdatum' (+T)

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Es ist wichtig, dass Sie genau dieses Datum eintippen (01.01.2004). Ansonsten können Sie den

Grundkurs nicht mehr exakt Schritt für Schritt nachvollziehen.

Das Abschlussdatum brauchen Sie jetzt noch nicht festzulegen. Q Buchhaltung benötigt dieses Datum erst beim Durchführen des Abschlusses. Für den Moment sorgt Q

Buchhaltung dafür, dass Sie unbeschränkt in die Zukunft buchen können.

Das Feld 'Kontenrahmen' ist aktiv. Zum Glück müssen wir nicht den ganzen

Kontenrahmen erfassen. Q Buchhaltung liefert verschiedene Kontenrahmen mit (in

Anlehnung an Käfer). Die Firma ProbeX ist eine Einzelfirma mit einfachem Kontenrahmen, also wählen wir den Standardkontenrahmen für Einzelfirmen.

öffnen Sie das Feld ‘Kontenrahmen’ mit einem Mausklick auf den Pfeil rechts vom

Feld

Bewegen Sie den Cursor auf 'EINZEL' und schliessen Sie mit einem Doppelklick das

Auswahlfenster wieder

Im Feld ‘Abrechnungsart‘ bestimmen Sie, ob und wie Sie Mehrwertsteuer abrechnen. Die

Firma ProbeX ist mehrwersteuerpflichtig und rechnet vereinnahmt ab.

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Öffnen Sie mit einem Mausklick das Feld 'Abrechnungsart'

Bewegen Sie den Cursor auf 'vereinahmt' und schliessen Sie mit einem

Mausdoppelklick das Auswahlfenster wieder

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Sind Sie selber nicht mehrwertsteuerpflichtig, können Sie im Feld ‘Abrechnungsart’ „nicht pflichtig“ wählen. Der Grundkurs lässt sich auch ohne Mehrwertsteuer gut durcharbeiten.

Herr Immerfroh will sich aufs Wesentliche konzentrieren, und rechnet deshalb die

Mehrwertsteuer vereinfacht nach Saldosteuersatz 7.6% ab.

Aktivieren Sie den Saldosteuersatz, indem Sie mit der Maus ins Kästchen links von

‘Saldosteuersatz’ klicken

Das Eingabefeld rechts von ‘Saldosteuersatz’ wird aktiv. Hier erfassen Sie den

Prozentsatz.

Tippen Sie „7.6“ im Feld ‘Saldosteuersatz’

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Rechnen Sie mit Saldosteuersatz ab, so sollten Sie dies unbedingt dem Programm hier mitteilen.

Anhand dieser Angabe richtet Q Buchhaltung den Kontenrahmen ein, und Sie sp sparen sich so viel

Zeit für die Zukunft.

Wählen Sie Installieren

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Wir warten kurz, bis Q Buchhaltung den gewählten Kontenrahmen eingelesen hat. Voilà – uns präsentiert sich erstmals das Buchenfenster. Es ist Ausgangspunkt für alle weiteren

Arbeiten.

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Sollten Ihnen hier verwendete Begriffe (wie z.B. Bilanzperiode) nicht geläufig sein, oder interessiert

Sie die vielleicht etwas spezifische Bedeutung in der Q Buchhaltung, so suchen Sie jeweils in der

Programm-Hilfe nach diesem Begriff. Solche kurzen Abstecher tragen oft viel zum besseren

Verständnis bei.

Lektion 3 Kontenrahmen

Bevor wir mit Buchen beginnen können, wollen wir zuerst den Kontenrahmen unseren

Bedürfnissen anpassen.

Wählen Sie Funktion+Kontenrahmen

Wir haben bei der Installation ja bereits den Kontenrahmen für Einzelfirmen eingelesen.

Dessen Konten erscheinen im oberen Teil des Arbeitsfensters (Kontenliste). Im unteren

Bereich werden jeweils Detailinformationen zu demjenigen Konto angezeigt, auf dem sich der Auswahlbalken gerade befindet.

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Der untere Bereich dient auch dem Ändern und Neuerfassen von Konten.

Der Einstieg erfolgt direkt in der Kontenliste. Es stehen Funktionen wie Datei+Suchen oder Bearbeiten+Ändern bereit.

öffnen Sie das Bearbeiten-Menü mit A+b oder per Maus

Alle zur Verfügung stehenden Menüpunkte sind schwarz geschrieben

öffnen Sie das Datei-Menü mit

A+d

Auch hier sind alle aktiven Menüpunkte schwarz geschrieben. Die Menüpunkte dieser beiden Menüs sind in jedem Arbeitsfenster gültig.

öffnen Sie das Detail-Menü mit

A+i

Dieses Menü enthält spezifische Menüpunkte zum Kontenrahmen. Auch hier sind die aktiven Punkte schwarz geschrieben.

Sie haben sich nun einen kleinen Überblick verschafft, was denn eigentlich so alles möglich wäre. Konkret wollen wir vorab den Kontenrahmen unseren Bedürfnissen anpassen.

Ein Konto ändern

Wir wollen unsere Konten beim Namen nennen. Wir führen zwei Bankkonten bei der SBK

(Schweizerische Bankkasse). Der Kontenrahmen für Einzelfirmen enthält das Bankkonto

1020. Den Namen dieses Kontos ändern wir:

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Schliessen Sie das geöffnete Menü mit ™ (zweimal)

Bewegen Sie den Auswahlcursor auf das Konto 1020 (Bank CHF)

Wechseln Sie mit Bearbeiten+Ändern in den Änderungsmodus

Gehen Sie mit T zum Feld 'Bezeichnung'

Tippen Sie „Bank SBK, Konto 55.444.37.0“

Verlassen Sie mit Sichern den Änderungsmodus.

Die Kontenliste wird wieder aktiv und der Auswahlbalken steht auf dem geänderten

Konto.

Ein Konto löschen

Weiter unten folgt das Konto 1024 (WIR). Wir löschen dieses für uns überflüssige Konto.

Bewegen Sie den Auswahlcursor auf das Konto 1024 (WIR)

Wählen Sie Bearbeiten+Löschen

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Haben Sie ein Konto aus Versehen gelöscht, hilft Bearbeiten+Rückgängig.

Ein Neues Konto hinzufügen

Mit den Bilanzkonten sind wir nun zufrieden. Hingegen entsprechen die Erfolgskonten noch nicht unseren Bedürfnissen. Im ausser-ordentlichen Aufwand benötigen wir das

Spezialkonto Rekrutierung. Da Herr Immerfroh kein festangestelltes Probierpersonal einstellen will – er will das Risiko von Langzeitschäden möglichst tief halten – fallen regelmässig Ausgaben im Bereich der Personalrekrutierung an.

Wechseln Sie mit Bearbeiten+Neu in den Erfassungsmodus

Tippen Sie „4950“ im Feld ‘Konto' (+T)

Tippen Sie „Personalrekrutierung“ im Feld 'Bezeichnung' (+T)

Tippen Sie „Aufwand“ im Feld 'Kategorie' (+T)

Sichern Sie das neu erfasste Konto mit Sichern. Es erscheint in der Kontenliste.

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Die Firma ProbeX rechnet mit Saldosteuersatz ab (reduzierte Umsatzsteuer; keine Vorsteuer).

Deshalb ist es nicht nötig, dem gerade erfassten Aufwandkonto einen Steuersatz zuzuordnen.

Wir sind eine nicht ganz alltägliche Firma, und so ist es kaum verwunderlich, dass wir auch aussergewöhnliche Ertragskonten führen. Wir erfassen zwei neue Konten:

Wählen Sie Bearbeiten+Neu

Tippen Sie „6300“ im Feld 'Konto' (+T)

Tippen Sie „Probieren-Honorare“ im Feld 'Bezeichnung' (+T)

Tippen Sie „Ertrag“ im Feld 'Kategorie' (+T)

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Da wir mehrwertsteuerpflichtig sind, müssen wir den pflichtigen Ertragskonten einen

Steuersatz zuordnen. Wir rechnen mit Saldo-steuersatz 7.6 ab. Dieser Steuersatz ist bereits vordefiniert, und wir müssen ihn nur noch dem Ertragskonto zuordnen.

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Wenn Sie selber keine Mehrwertsteuer abrechnen müssen, so können Sie die nächsten zwei Schritte

überspringen.

Tippen Sie „fix“ im Feld 'Steuertyp' (+

T)

Tippen Sie „S7.6“ im Feld 'Schlüssel' (+

T)

Sichern Sie das neue Konto mit Sichern

Wir erfassen das zweite Ertragskonto:

Wählen Sie Bearbeiten+Neu

Tippen Sie „6301“ im Feld ‘Konto'

Tippen Sie „Risikoprämien“ im Feld 'Bezeichnung'

Tippen Sie „Ertrag“ im Feld 'Kategorie'

...und, wenn Sie selber mehrwertsteuerpflichtig sind:

Tippen Sie „fix“ im Feld 'Steuertyp'

Tippen Sie „S7.6“ im Feld 'Schlüssel'

Sichern Sie das neue Konto mit Sichern

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Wenn Sie „normal“ (nicht mit Saldosteuersatz) abrechnen, so müssen Sie sowohl allen steuerpflichtigen Aufwandkonten, wie auch allen steuerpflichtigen Ertrags-konten einen

Steuerschlüssel zuordnen. Der Ablauf ist immer so, wie oben beschrieben, jedoch verwenden Sie nicht den Schlüssel „S7.6“. Ertragskonten erhalten „U“-Schlüssel (z.B. „U7.6B“), Aufwandkonten erhalten „V“-Schlüssel (z.B. „V2.4B1“) zugeordnet. Haben Sie einen vordefinierten Kontenrahmen eingelesen, sind den steuerpflichtigen Konten bereits Steuerschlüssel zugeordnet, und Sie sparen sich viel Arbeit.

Ein Titelkonto einfügen

Wir wollen unsere beiden neuen Ertragskonten separat gruppieren, und fügen eine

Leerzeile zwischen Konto 6301 und Konto 6650 und einen Titel ein.

Wählen Sie Leerzeile nachher

Wählen Sie Bearbeiten+Neu

Tippen Sie „630“ im Feld ‘Konto' (+T)

Tippen Sie „Erlös aus Probieren“ im Feld ‘Bezeichnung' (+T)

Tippen Sie „Ertrag“ im Feld 'Kategorie' (+T)

Tippen Sie „Titel“ im Feld 'Kontentyp’ (+

T)

Sichern Sie das neue Konto mit Sichern

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Ein Titel wird also wie ein normales Konto mit einer Kontonummer erfasst. Q

Buchhaltung hat automatisch eine Leerzeile vor dem Titel eingefügt.

Mit Schliessen verlassen Sie das Arbeitsfenster ‘Kontenrahmen’.

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profi Mit Q Buchhaltung profi können Sie Ihren Kontenrahmen noch besser gliedern. Nebst ’Titel’ und ‘Total’ stehen zusätzlich die Kontentypen ‘Untertitel’ und ‘Untertotal’ zur Verfügung. Beachten

Sie dazu auch die Hinweise in der Onlinehilfe.

Lektion 4 Eröffnungsbilanz

Es wäre problemlos möglich, die Eröffnungsbilanz manuell einzubuchen. Falls Sie das erste Geschäftsjahr für Ihre Firma verbuchen müssten, wäre dies sogar unumgänglich – das Zurückgreifen auf ein Vorjahr wäre nicht möglich.

Die Firma ProbeX gibt es aber schon einige Jahre und die Zahlen von 2002 liegen vor.

Diese wollen wir nun erfassen.

Wählen Sie Funktion+Eröffnungs-/Vorjahressaldi

Für einmal bedeckt die Kontenliste das ganze Arbeitsfenster und wir können direkt in der

Liste die Saldofelder bearbeiten.

Tippen Sie „500“ im Saldofeld des Kontos Kasse und springen Sie mit

T zum

Saldofeld des Kontos Postcheck.

Tippen Sie „2500“ im Saldofeld des Kontos Postcheck (+T)

Erfassen Sie weitere Kontensalden, wie oben beschrieben:

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Konto CHF

1020 Bank SBK 55.444.37.0 CHF 19000.00

1040 Wertschriften

1050 Debitoren

120000.00

28000.00

1116 Büromobilien 27000.00

1120 Fahrzeuge 53000.00

Total Aktiven 250000.00

2000 Kreditoren 17000.00

2100 Kapital

2110 Privatbezüge

93000.00

20000.00

Total Passiven 130000.00

4000 Löhne 130000.00

4100 Geschäftsmiete

4730 Telefon, Telefax

52000.00

38000.00

4790 Übriger Büro- und Verwalt... 190000.00

Total Aufwand 420000.00

6300 Probieren-Honorare 400000.00

6301 Risikoprämien 130000.00

Total Ertrag 530000.00

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Natürlich haben wir uns für diesen Grundkurs auf einige wenige Konten beschränkt. Alle anderen belassen wir mit dem Saldo 0.

Wir haben letztes Jahr einen Gewinn von CHF 120'000 erwirtschaftet. Dies geht aus obigen Kontensaldi hervor. Jetzt wollen wir die Eröffnungsbilanz einbuchen.

Schliessen Sie das Arbeitsfenster mit Schliessen

Wählen Sie Neu

Q Buchhaltung erkundigt sich, ob Sie nun anhand der erfassten Vorjahreszahlen automatisch Eröffnungsbuchungen generieren lassen wollen.

Bestätigen Sie dies mit Automatisch

Q Buchhaltung benötigt zwei Konten. Eines für die Eröffnungsbilanz und eines für das

Einbuchen des letztjährigen Gewinns in die Eröffnungsbilanz. Die Vorgaben von

Q Buchhaltung wollen wir übernehmen.

Bestätigen Sie die Konten mit Buchungen generieren

Sollte Q Buchhaltung eine Fehlermeldung bringen, so kontrollieren Sie die erfassten

Kontensaldi. Saldo von Bilanz und Erfolgsrechnung müssen übereinstimmen.

Sobald Q Buchhaltung anhand der Vorjahressalden die Eröffnungsbuchungen generiert hat, sehen Sie diese in der Buchungsliste des Buchenfensters. Q Buchhaltung ist nun bereit, die erste „richtige“ Buchung aufzunehmen. Doch bevor wir mit Buchen im

Geschäftsjahr 2004 beginnen wollen, möchten wir uns kurz Hauptjournal und

Eröffnungsbilanz ansehen.

Lektion 5 Journal ausgeben

Q Buchhaltung erlaubt, das Hauptjournal insgesamt oder über eine gewisse Zeitspanne

(Periode) auszugeben. Für unser „Eröffnungsjournal“ machen wir von dieser Möglichkeit jedoch keinen Gebrauch.

Öffnen Sie mit Auswertung+Hauptjournal das Druckfenster

Tippen Sie die Periode ein und wählen Sie Vorschau

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Sie sehen, dass alle Eröffnungsbuchungen mit dem Datum 01.01.2004 und ohne

Belegnummer eingebucht worden sind. Sie können in der Druckvorschau (wie in jeder

Liste auch) vorwärts- und zurückblättern. Die letzte Buchung verbucht den Gewinn des

Vorjahres auf das Bilanzvortragskonto 2140.

Verlassen Sie mit Schliessen die Druckvorschau

Verlassen Sie mit Schliessen das Druckfenster

Lektion 6 Bilanz ausgeben

Die Bilanz lässt sich jederzeit per Stichdatum abrufen. Die aktuelle Bilanz ist der

Normalfall, so dass das späteste Buchungsdatum als Stichtag vorgegeben wird.

Öffnen Sie mit Auswertung+Bilanz das Druckfenster

Wählen Sie Vorschau

Sie sehen, dass die Bilanz den Saldo 0 ausweist. Der Gewinn des Vorjahres wurde auf das

Bilanzvortragskonto 2140 verbucht und erscheint dementsprechend als Saldo in diesem

Konto. Möchten Sie jetzt die Bilanz ausdrucken?

Wählen Sie Drucken

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Wenn Sie keine Vorschau benötigen, können Sie auch direkt im Druckfenster Drucken wählen.

Warten Sie, bis der Ausdruck beendet ist

Das Vorschaufenster schliesst automatisch und das Druckfenster ist wieder aktiv.

Schliessen Sie mit Schliessen das Druckfenster

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profi Die Eröffnungsbilanz lässt sich mit Q Buchhaltung profi auch direkt mit Auswertung+Eröffnungsbilanz ausgeben. Dies ist vor allem dann nützlich, wenn Sie bereits gebucht

haben, und die Eröffnungsbilanz nachträglich ausgeben wollen. Diese Auswertung bezieht sich aber nur auf automatisch generierte Eröffnungs-buchungen.

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Lektion 7 Buchen

Q Buchhaltung legt alle Buchungen direkt im Hauptjournal ab. Sie haben im

Buchenfenster jederzeit Zugriff auf diese Buchungen. Erst nach dem Abschluss gelten

Buchungen als definitiv verbucht.

Im oberen Bereich des Buchenfensters sehen Sie die Buchungsliste – eine komprimierte

Form des Hauptjournals. Der untere Teil liefert Detailinformationen zu jeder Buchung und dient als Erfassungs-maske.

Nun, wir haben bisher noch keine Buchung erfasst, so dass in der Buchungsliste nur gerade die Eröffnungsbuchungen erscheinen.

Mit der ersten Buchung nach der Neueröffnung verteilen wir den Bilanzvortrag. Der

Einfachheitshalber buchen wir den ganzen Gewinn auf das Konto „2120“ (Allgemeine

Reserven).

Wählen Sie Bearbeiten+Neu

Tippen Sie „03.01.04“ im Feld ‘Datum’ (+

T)

Tippen Sie „2140“ im ersten Feld ‘Buchung’ (Sollkonto) und drücken Sie T

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Q Buchhaltung schlägt Ihnen eine sinnvolle Belegnummer vor. Sie können die vorgegebene

Belegnummer ändern. Für die nachfolgend erfassten Buchungen erhöht Q Buchhaltung die zuletzt verwendete Nummer jeweils um eins.

Q Buchhaltung überprüft, ob unter der eingegebenen Kontonummer ein Konto vorhanden ist. Unter „2140“ existiert in unserem Kontenrahmen das Konto „Bilanzvortrag“.

Q Buchhaltung zeigt sich nett und schreibt den Kontennamen unterhalb der

Kontennummer an.

Tippen Sie „2120“ im zweiten Feld ‘Buchung’ (Habenkonto) und drücken Sie

T

Tippen Sie „38000“ im Feld Betrag und springen Sie mit

T zum Feld ‘Text’

Tippen Sie „Gewinnverteilung 03“ im Feld ‘Text’ (+T)

Sichern Sie die Buchung mit Sichern+Neu (=Sichern +nächste neue Buchung)

Es ist die Regel, dass Sie mehrere Buchungen gleichzeitig erfassen, darum bleibt

Q Buchhaltung in der Erfassungsmaske – Sie können direkt eine weitere Buchung erfassen.

Für die Firma Seifenlust GmbH sollen wir ein neuentwickeltes Schaumbad testen, das die

Blutzirkulation anregt. Laut Seifenlust GmbH soll bereits ein halbstündiges Bad eine

Gewichtsabnahme von einem Kilo bewirken. Wir verlangen eine Vorauszahlung von CHF

2'000.--.

Tippen Sie „04.03.04“ im Feld Datum (+

T)

Tippen Sie „1050“ im ersten Feld 'Buchung' (Sollkonto) und drücken Sie

T.

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Die Kontennummer des Ertragskontos wissen wir nicht auswendig, also öffnen wir eine

Kontenauswahl.

Klicken Sie auf den Pfeil rechts vom zweiten Feld ‘Buchung’ (Habenkonto)

Eine Kontenauswahl analog dem Arbeitsfenster Kontenrahmen öffnet sich.

Tippen Sie „6"

Der Auswahlbalken springt direkt auf das Konto 6000. Wir haben uns so ein mühsames

Blättern durch Aktiven, Passiven und Aufwand hindurch erspart.

Bewegen Sie den Auswahlbalken zum Konto „6300“ (Probieren-Honorare) und wählen

Sie dieses mit

E

Tippen Sie „2000" im Feld 'Betrag' und springen Sie mit T zum Feld 'Text'

Tippen Sie „Vorauszahlung Seifenlust GmbH" im Feld ‘Text’ (+ T)

Sichern Sie die Buchung mit Sichern

Da wir Sichern und nicht Sichern+Neu gewählt haben, ist nun wieder die Buchungsliste aktiv.

U

Wenn Sie in Lektion 3 (Konten) dieses Grundskurses den beiden Ertragskonten den Steuersatz „S7.6“ zugeordnet haben, so haben Sie sicher bemerkt, dass dieser Steuerschlüssel automatisch ins

Buchenfenster übernommen worden ist. Da wir seinerseits den Ertragskonten den Steuertyp „fix“ zugeordnet haben, lässt sich dieser Schlüssel im Buchenfenster jedoch nicht mehr ändern.

Eine Buchung ändern

Die Firma Seifenlust GmbH hat reklamiert, es seien nur CHF 1000.-- Vorauszahlung vereinbart. Eine Rücksprache mit Herrn Immerfroh ergab, dass er tatsächlich mündlich eine Spezialofferte ausgehandelt hat. Wir wollen die entsprechende Buchung ändern.

Vergewissern Sie sich, dass sich der Auswahlbalken auf der soeben erfassten Buchung befindet.

Mit Bearbeiten+Ändern wechseln Sie in den Änderungsmodus

Springen Sie mit T bis zum Feld 'Betrag'

Tippen Sie „1000“

Sichern Sie die Änderung mit Sichern

U

Mit

Konten abrufen.

57

Lektion 8 Budget

Budgetzahlen erfassen

Herr Immerfroh erstellt jeweils Anfangs Jahr ein Budget und ist besonders stolz, wenn die

Realität möglichst nah beim Budget ist. Im Büro wird gar gemunkelt, dass ihm das

Einhalten des Budget beinahe lieber ist, als das Übertreffen der budgetierten Erträge. Nun hat uns Herr Immerfroh beauftragt, die Budgetzahlen in Q Buchhaltung zu erfassen.

Wählen Sie Funktion+Budgetzahlen

Bewegen Sie den Eingabebalken nach unten, bis das Konto 6300 aktiv ist

Tippen Sie „800“ im Eingabefeld des Kontos 6300 (Probieren-Honorare)

Wechseln Sie mit T zum Eingabefeld des Kontos 6301 (Risikoprämien)

Schliessen Sie das Budgetfenster mit Schliessen

U

profi Mit Q Buchhaltung profi können Sie bis zu vier verschiedene Budgets verwalten. Für den

Wechsel von einem zum anderen Budget klicken Sie einfach in die entsprechende Schaltfläche.

Budgetvergleich

Budgetzahlen bringen erst dann einen Nutzen, wenn sie mit den effektiven Zahlen verglichen werden. Herr Immerfroh will jeweils per Ende Monat einen aktuellen

Budgetvergleich für die Erfolgskonten (Aufwand und Ertrag) in gedruckter Form.

Wählen Sie Auswertung+Budgetvergleich

Wählen Sie „Erfolgsrechnung“ im Eingabefeld neben ‘Umfang’ (+T)

Geben Sie eine Periode ein und wählen Sie Drucken

Warten Sie, bis der Budgetvergleich ausgedruckt ist

Schliessen Sie das Druckfenster mit Abbrechen

U

Da wir im Grundkurs nur wenige Budgetzahlen erfasst haben, ist der gedruckte Budgetvergleich natürlich etwas spärlich. Wenn Sie etwas mehr üben wollen, so erfassen Sie einfach zuerst ein paar zusätzliche Budgetzahlen, um dann erneut einen Budgetvergleich auszudrucken.

Lektion 9 Grafik erstellen

Q Buchhaltung kennt zwei Typen von grafischen Diagrammen:

* Kontenvergleich (Gegenüberstellung von Salden verschiedener Konten)

* Kontoauszug (Entwicklung des Saldos eines Kontos)

U

profi Q Buchhaltung profi liefert Ihnen auf Wunsch den Kontenvergleich zusätzlich mit Budget- und Vorjahreszahlen.

Wir wollen uns eine Gegenüberstellung aller Aktivkonten ansehen:

Wählen Sie Auswertung+Grafiken+Kontenvergleich

58

Klicken Sie mit der Maus ins Feld ‘Aktiven’ (oder drücken Sie die Leertaste) so, dass ein kleines Häckchen in diesem Feld erscheint

profi Klicken Sie mit der Maus ins Feld ‘Vorjahr’

Öffnen Sie mit Grafik erstellen das Grafikfenster

Sie sehen die Grafik selber und darüber jede Menge Symbole. Die Grafik lässt damit in unzählig vielen verschiedenen Varianten darstellen. Herr Immerfroh steht auf grün, und will die Grafik in Grüntönen ausgedruckt.

Klicken Sie mit der Maus in die Pfeiltaste oben links von der Grafik solange, bis die grünen Farbtöne erscheinen

Klicken Sie mit der linken Maustaste in die Farbe, die Ihnen gut gefällt, und halten Sie die Maustaste gedrückt

Ziehen Sie die Farbe bei gedrückter Maustaste über einen Balken des Diagramms und lassen Sie anschliessend die Maustaste wieder los.

U

Farben können Sie für jede Balkenebene und für den Hintergrund der Grafik setzen.

Die vertikale Balkengrafik gefällt uns zwar, doch möchten wir die Aktiven auch noch in einer horizontalen Balkengrafik sehen.

Klicken Sie mit der linken Maustaste auf das zweite Symbol in der Symbolleiste

(horizontales Balkendiagramm).

Die Beschriftung des Balkendiagramms ist nicht vollständig lesbar. Dem kann ganz einfach abgeholfen werden.

Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Trennlinie zwischen Beschriftung und

Balken

Ziehen Sie bei gedrückter Maustaste die Linie soweit nach rechts, bis alle

Beschriftungen gut lesbar sind.

59

U

Die meisten Beschriftungen lassen sich auf diese Weise optimieren.

Schliessen Sie gegen Mitternacht das Grafikfenster mit Schliessen

U

profi Arbeiten Sie mit Q Buchhaltung profi, können Sie die aktuellen Salden mit den

Vorjahressalden und mit allen Budgetzahlen grafisch vergleichen.

Lektion 10 MWST-Abrechnung

Herr Immerfroh muss dank Saldosteuersatz nur zweimal pro Jahr MWST abrechnen. Die erste Abrechnung ist per 30.06.04 fällig.

Wählen Sie Auswertung+MWST-Abrechnung

Tippen Sie „01.01.04“ im ersten Datumsfeld

Tippen Sie „30.06.04“ im zweiten Datumsfeld

Wählen Sie Drucken

Q Buchhaltung berechnet anhand der ‘Formular-Zeile’ in den Steuerschlüsseln automatisch die für das Abrechnungsformular benötigten Zahlen. Bei vielen Druckern kann der Ausdruck direkt auf das Mehrwertsteuerformular erfolgen.

U

Klappt dies bei Ihnen nicht, können Sie mit Funktion+MWST-Statistik eine MWST-Übersicht drucken, und die Zahlen von Hand in das Abrechnungsformular übertragen.

Lektion 11 Daten sichern

Je intensiver Sie an Ihrem Computer arbeiten, um so wertvoller werden die gespeicherten

Daten. Herr Immerfroh hat deshalb angeordnet, dass wir täglich eine Datensicherung durchführen.

Legen Sie eine leere, formatierte Diskette ins Diskettenlaufwerk A:

Wählen Sie Datei+Datensicherung

Sie sehen ein Dialogfenster. ‘Laufwerk A’ und ‘Daten sichern’ wird vorgegeben. Damit sind wir einverstanden.

U

Falls Sie je darauf angewiesen sein sollten, eine Datensicherung wieder einzulesen, so erledigen Sie

dies ebenfalls mit Datei+Datensicherung. Wählen Sie per Mausklick einfach ‘Daten zurückspielen’

anstatt ‘Daten sichern’.

Wählen Sie Fortfahren

Es dauert einige Sekunden, bis die Daten gesichert sind. Das Programm informiert uns

über die erfolgreiche Datensicherung.

Nehmen Sie die Diskette aus dem Laufwerk und schreiben Sie Datum und den Namen der Buchhaltung auf die Etikette.

60

U

profi Die Datensicherung wird immer für den

AKTUELLEN MANDANTEN

durchgeführt. Führen Sie mehrere Mandanten, so müssen Sie für jeden eine Datensicherung durchführen.

Lektion 12 Abschluss durchführen

Herr Immerfroh hat die Tips des Steuerberaters befolgt, und unsere Treuhandfirma hat unsere Buchhaltung als korrekt befunden. Wir können nun das Geschäftsjahr 2004 abschliessen.

Eine Datensicherung haben wir ebenso bereits hinter uns gebracht, wie das Ausdrucken des Hauptjournals, sämtlicher Kontoauszüge, sowie der Bilanz und der Erfolgsrechnung.

Wählen Sie Funktion+Bilanzperiode abschliessen

Q Buchhaltung benötigt drei Konten, um den Abschluss korrekt durchzuführen. Eines, um die Erfolgsrechnung auszubuchen, eines, um den Gewinn bzw. den Verlust zu buchen und eines, um die Schlussbilanz aus- und die Eröffnungsbilanz einzubuchen. Die Vorgaben von Q Buchhaltung wollen wir übernehmen.

Tippen Sie „31.12.04“ im Feld ‘Abschlussdatum’ (+

T)

Wählen Sie Abschluss durchführen

Wir überprüfen, ob unser Drucker eingeschaltet ist, und ob genügend Papier vorhanden ist.

Wählen Sie Drucken im Druckfenster

Bilanz, Erfolgsrechnung (beide als Vorjahresvergleich) und Hauptjournal (inkl.

Abschlussbuchungen) des Geschäftsjahres 2004 werden nacheinander ausgedruckt.

Anschliessend stehen im Buchungsfenster nur noch die Eröffnungsbuchungen des neuen

Geschäftsjahres 2005. Q Buchhaltung ist bereit, weitere Buchungen im Geschäftsjahr

2005 aufzunehmen.

61

U

profi Die Buchungen eines abgeschlossenen Geschäftsjahres werden im Hauptjournal gelöscht.

Wollen Sie später auf ein abgeschlossenes Geschäftsjahr zurückgreifen, so eröffnen Sie einfach einen neuen Mandanten und lesen unter diesem Mandanten Ihre vor dem Abschluss erstellte

Datensicherung ein (Datei+Datensicherung).

Lektion 13 Mehrwertsteuer

Abschied vom Saldosteuersatz

Die ProbeX blickt zurück auf ein erfolgreiches Jahr 2004. Die gewagte Budgetvorgabe von

Herr Immerfroh wurde zuerst hinter vorgehaltener Hand belächelt. Doch die Realität gab

Herrn

Immerfroh recht. So positiv das gute Ergebnis ist, so bringt es doch mit sich, dass die

ProbeX nicht mehr mit Saldosteuersatz abrechnen darf (zu hoher Umsatz).

Herr Immerfroh hat uns beauftragt, das Programm auf die neue Abrechnungsart vorzubereiten.

Wählen Sie Datei+Konfiguration

Deaktivieren Sie die Checkbox Saldosteuer

Tippen Sie die zwei Steuersätze 2.4 und 7.6 in die entsprechenden Felder

Schliessen Sie das Fenster Konfiguration mit dem Knopf

Sichern

Wählen Sie Funktion+Steuerschlüssel

Es erscheint das Fenster mit dem einzigen Steuerschlüssel für den Saldosteuersatz 7.6%.

Wählen Sie Detail+Steuerschlüssel einlesen

Weil wir das Geschäftsjahr 2005 eröffnet haben, liest Q Buchhaltung automatisch die aktuellen Sätze für dieses Jahr ein (U7.6B usw.). Tippen Sie lediglich den Prozentsatz im entsprechenden Feld ein und bestätigen Sie mit dem Knopf Fortfahren. Nach wenigen

Sekunden meldet das Programm das erfolgreiche Einlesen der Sätze.

Schliessen Sie mit Schliessen das Steuerschlüsselfenster

Anschaffung

Unser erster Einkauf im Jahr 2005 ist – wie könnte es auch anders sein – mehrwertsteuerpflichtig. Herr Immerfroh lässt es sich jeweils nicht entgehen, Aufträge, die nicht ganz alltäglicher Natur sind, wenn immer möglich im Bild festzuhalten. Die

Kamera, die er dafür einsetzt, ist jedoch nicht mehr die allerneueste, und so kam es in letzter Zeit immer öfter vor, dass Herr Immerfroh misslungene Fotos völlig enttäuscht weggeworfen hat.

62

Wir kaufen bei der Firma Schnappschuss AG das Model „Eventrottel 53i“ für CHF 322.50

(inklusive 7,6% MWST) und bezahlen bar. Als erstes wollen wir unseren Kontenrahmen für das Arbeiten mit der Mehrwertsteuer vorbereiten.

Wählen Sie Funktion+Kontenrahmen

Bewegen Sie den Auswahlbalken auf das Konto „1116“ (Büromobilien- und geräte)

Wechseln Sie mit Bearbeiten+Ändern in den Ändern-Modus

Gehen Sie mit

T zum Feld ‘Steuertyp’

Öffnen Sie mit Mausklick auf den Pfeil rechts vom Feld ‘Steuertyp’ die Auswahl

Wählen Sie mit Mausklick oder mit E den Wert ‘fix’

U

„fix“ bedeutet, dass dem Konto ein fester, beim Buchen nicht änderbarer Steuersatz zugeordnet ist.

Für jede Buchung über das Konto 1116 kommt demnach der Steuersatz 7,6% (brutto) zum Zuge.

Öffnen Sie das Feld ‘Schlüssel’

Eine Auswahl mit den soeben eingelesenen Steuerschlüsseln

öffnet sich.

Wählen Sie den Steuerschlüssel V7.6B2 (Vorsteuer 7.6 brutto – Inventar/Betr.

Aufwand)

Verlassen Sie mit Sichern den Änderungsmodus

Verlassen Sie mit Schliessen das Kontenfenster

Das Konto 1116 ist nun für das Einbuchen unserer Neuerwerbung vorbereitet.

Wählen Sie im Buchenfenster Bearbeiten+Neu

Tippen Sie „05-0001“ im Feld ‘Belegnummer’ (+

T)

63

Für Buchungen ab dem 01.01.05 gilt diese Belegnummer nun als Basis, die vom

Programm jeweils für jede weitere Buchung um eins erhöht wird.

Tippen Sie „10.01.2005“ im Feld ‘Datum’ (+

T)

Tippen Sie „1116“ im ersten Feld ‘Buchung’ (Sollkonto)

Tippen Sie „1000“ im zweiten Feld ‘Buchung’ (Habenkonto)

Tippen Sie „372.75“ im Feld ‘Betrag’

Tippen Sie „Fotoapparat Even-trottel 531“ im Feld ‘Text’

Sichern Sie die Buchung mit Sichern

Q Buchhaltung berechnet Ihnen automatisch den Steuerbetrag und zeigt ihn rechts vom

Steuerschlüssel an. Wir sehen, dass der Steuerbetrag CHF 22.50 beträgt – ein bisschen viel für einen Fotoapparat, aber immerhin stimmt der Betrag mit dem Kassabeleg überein.

U

Da die Buchungsliste „nur“ eine komprimierte Form des Hauptjournals ist, erscheint die Buchung für die Mehrwertsteuer hier nicht. Sie ist jedoch in den Auswertungen „Hauptjournal“ und

„Kontoauszug“ ersichtlich und wird für alle Kontenbezogenen Auswertungen (Bilanz,

Erfolgsrechnung usw.) berücksichtigt.

Verbrauchsmaterial

Ohne den alltäglichen Bürokleinkram kommt auch die ProbeX nicht aus. Wir kaufen bei der Bürodies GmbH diverses Bürokleinmaterial (Papier, Etiketten usw.) mittels EC-Karte.

Die eingehende Belastung der Bank verbuchen wir direkt über das Aufwandskonto 4700.

Wählen Sie Bearbeiten+Neu

Tippen Sie „12.03.05“ im Feld ‘Datum’

Tippen Sie „4700“ im Sollkonto und öffnen Sie das Feld E oder mit Mausklick auf den Pfeil rechts vom Feld

Eine Kontenauswahl analog dem Arbeitsfenster ‘Kontenrahmen’ öffnet sich. Wir stellen fest, dass dem Konto kein Steuerschlüssel zugeordnet ist. Da bei Bürokleinmaterial meistens der gleiche Steuersatz zur Anwendung kommen wird (7,6%), wollen wir diese

Vorgabe direkt dem Konto zuordnen:

Wählen Sie Bearbeiten+Ändern

Gehen Sie mit T zum Feld ‘Schlüssel‘

Öffnen Sie das Feld ‘Schlüssel‘

Eine Auswahl mit diversen vorgegebenen Steuerschlüsseln öffnet sich.

Bewegen Sie den Auswahlbalken zum Steuerschlüssel „V7.6B2 Vorsteuer 7.6 brutto

(Inventar/Betr. Aufwand)“ und wählen Sie diesen

Wir belassen den Steuertyp auf „variabel“. So wäre es uns beim Buchen jederzeit möglich, einen anderen als den vorgegebenen Steuerschlüssel zu bestimmen.

Sichern Sie das Konto mit Bearbeiten+Sichern

64

Wählen Sie das neu geänderte Konto „4700“ mit Mausklick oder E aus

Im Feld ‘Steuer’ (Sollseite) wird der dem Konto angehängte Steuer-schlüssel „V7.6B2“ vorgegeben. Von der Möglichkeit, diesen zu über-schreiben, machen wir keinen

Gebrauch.

Tippen Sie „1020“ im zweiten Feld ‘Buchung‘ (Habenkonto)

Tippen Sie „537.50“ im Feld ‘Betrag‘

Tippen Sie „diverses Büromaterial“ im Feld ‘Text‘

Sichern Sie die Buchung mit Sichern

Geschäftsessen

Herr Immerfroh pflegt es, potentielle Kunden jeweils zu einem Mittagessen einzuladen. Er ist überzeugt, dass schon manch ein Auftrag nur dank solch persönlichem Kontakt zustande gekommen ist. Seit der Einführung der Mehrwertsteuer ärgert er sich zwar jedes

Mal, dass er bei Geschäftsessen nicht die volle Vorsteuer abziehen kann. Doch es hält ihn nicht davon ab, seine Praktik beizubehalten.

Die Quittung des letzten Geschäftsessen lautet auf CHF 129.- (inkl. MWST). Herr

Immerfroh zahlt für gewöhnlich bar. Wir buchen den Betrag deshalb über die Kasse.

Wählen Sie Bearbeiten+Neu im Buchungsfenster

Tippen Sie „15.05.05" im Feld ‘Datum’ (+

T)

Tippen Sie „4850" im ersten Kontofeld Sollkonto und öffnen Sie das Feld E oder mit Mausklick auf den Pfeil rechts vom Feld

Wählen Sie Bearbeiten+Ändern

Gehen Sie mit T zum Feld ‘Schlüssel‘

Öffnen Sie das Feld ‘Schlüssel‘

Bewegen Sie den Auswahlbalken zum Steuerschlüssel „M7.6B Vorsteuer 7.6 brutto

(50% abziehbar)“ und wählen Sie diesen mit

E oder per Mausklick

Sichern Sie das Konto mit Bearbeiten+Sichern

Wählen Sie das neu geänderte Konto „4850“ mit Mausklick oder E aus

Tippen Sie „1000" im zweiten Kontofeld (+

T)

Tippen Sie 129 im Feld ‘Betrag’ (+

T)

Tippen Sie „Geschäftsessen Rössli“ im Feld ‘Text’

Sichern Sie die Buchung mit Bearbeiten+Sichern

Die neue Buchung erscheint in der Buchungsliste. Allerdings ist da von vermindertem

Vorsteuerabzug noch nichts zu sehen. Dieser wird im Hauptjournal sichtbar. Er lässt sich aber auch direkt im Buchungsfenster abrufen:

Wählen Sie Detail+Vollständige Buchung

65

Sie sehen, dass nebst der Hauptbuchung eine zweite Buchung vorgenommen wurde, die den halben Steuerbetrag (CHF 4.50) auf das Steuerkonto 10621 ausbucht.

Schliessen Sie das Fenster mit Schliessen

Lektion 14

profi Sammelbuchung erfassen

Unsere Bank hat uns eine Abrechnung über zwei eingegangene Zahlungen im

Gesamtbetrag von CHF 3'600.-- geschickt. Der Betrag setzt sich aus den CHF 1'000.-- der

Firma „Seifenlust GmbH“ und aus CHF 2'600.-- unseres Untermieters zusammen. Die

Miete verbuchen wir direkt in das entsprechende Ertragskonto.

Wählen Sie Bearbeiten+Neu

Tippen Sie „20.01.04“ im Feld ‘Datum’

Tippen Sie „1020“ im Sollkonto

Springen Sie mit T zum Feld 'Betrag' und tippen Sie „3600“

Tippen Sie „Bankeinzahlungen“ im Feld 'Text' (+T)

Wählen Sie Sichern

Q Buchhaltung leitet die Sammelbuchung ein, da Sie kein

Habenkonto erfasst haben. Die soeben erfasste Hauptbuchung erscheint in der

Buchungsliste. Der Hinweis 'Sammelbuchung' sowie der verbleibende Restbetrag erscheinen in der Erfassungsmaske. Da wir noch keinen Gegenbetrag erfasst haben, entspricht der Restbetrag dem Totalbetrag von CHF 3'600.-.

Tippen Sie „6300“ im Habenkonto

Tippen Sie „1000“ im Feld 'Betrag'

Tippen Sie „Zahlung Seifenlust GmbH“ im Feld 'Text'

Wählen Sie Sichern

U

Beim Wechsel weg vom Saldosteuersatz hin zur normalen Abrechnung hat Q Buchhaltung automatisch die richtigen Ertragssteuersätze eingesetzt. Deshalb erscheint zum Konto 6300 der

Steuerschlüssel „U7.6B“.

Die Gegenbuchung erscheint unterhalb der Hauptbuchung in der Buchungsliste. Da

Belegnummer und Datum jeder Gegenbuchung gleich wie bei der Hauptbuchung sind, werden diese zur besseren Übersicht nicht angezeigt.

Der Restbetrag hat sich um CHF 1’000.-- auf CHF 2’600.-- reduziert. Wir erfassen die zweite Gegenbuchung.

Tippen Sie „6700“ im Habenkonto

Tippen Sie „2600“ im Feld 'Betrag'

Tippen Sie „Untermieter (Januar 04)“ im Feld 'Text'

Wählen Sie Sichern

66

Das Programm meldet, dass die Sammelbuchung ausgeglichen ist.

Schliessen Sie mit OK die Meldung

Auch die zweite Gegenbuchung erscheint in der Buchungsliste, und das Programm ist bereit, die nächste Buchung aufzunehmen.

Lektion 15 Neuanfang

Sie haben erfolgreich die ProbeX ins neue Geschäftsjahr geführt. Jetzt nützen Ihnen die erfassten Testdaten nichts mehr. Sie wollen bestimmt mit Ihrer eigenen Buchhaltung beginnen.

Wählen Sie Datei+Neuanfang

Bestätigen Sie die Rückfrage mit Fortfahren

Es erscheint das Fenster für die Erstinstallation, wie beim ersten Programmstart. Legen

Sie hier unbedingt die richtige Mehrwert-steuerAbrechnungsart und gegebenenfalls den

Saldosteuersatz fest. Beim Einrichten des Kontenrahmen kann Ihnen Q Buchhaltung viel

Arbeit abnehmen, was später nicht mehr möglich ist.

Lektion 16

profi Mandant erfassen

Q Buchhaltung eröffnet für Sie den Mandanten „Standard“. Dieser führt Sie durch den

Grundkurs. Selbstverständlich können Sie nicht ewig als Mitarbeiter der „ProbeX“ mit

Q Buchhaltung arbeiten. Sie wollen einen eigenen Mandanten unter Ihrem Namen einrichten. Genau dies lernen Sie in dieser Lektion.

Schliessen Sie alle Fenster, so, dass nur noch das Buchenfenster offen ist

Wählen Sie Datei+Mandant

Das Arbeitsfenster Mandanten öffnet sich. In der Liste erscheint der Mandant

„STANDARD“. Wir wollen einen zweiten Mandanten hin-zufügen.

Wählen Sie Bearbeiten+Neu

Tippen Sie „Q3 Software“ und gehen Sie mit T zum nächsten Eingabefeld

Tippen Sie „Q Helpline 0848 734 357“

Wählen Sie Sichern

Der neue Mandant „Q3 Software“ erscheint in der Liste vor dem Mandanten „Standard“, da die Mandanteneinträge alphabetisch geordnet sind.

Führen Sie nun die obigen Schritte mit dem Namen Ihrer Firma durch. Ihre Firma erscheint dann ebenfalls in der Mandantenliste.

Bewegen Sie den Auswahlbalken auf „Ihren“ Mandanten und wählen Sie den neuen

Mandanten

67

U

Sie können den Probemandanten „Standard“ selbstverständlich löschen, oder beibehalten, um später im Bedarfsfall nochmals üben zu können.

Sobald Sie mehr als einen Mandanten erfasst haben, fragt Sie das Programm jeweils bei

Start, mit welchem Mandanten Sie arbeiten möchten. Haben Sie den gewünschten

Mandanten gewählt, so können Sie jederzeit mit Datei+Mandanten zu einem andern

Mandanten wechseln.

Der Grundkurs nimmt hier sein Ende. Jetzt wird es ernst! Wir wünschen Ihnen viel Erfolg.

68

ANHANG

Dateien

Q Buchhaltung classic/profi ist einfach zu bedienen, und Sie kommen kaum je in

Berührung mit dem Betriebssystem. Dahinter verbirgt sich natürlich jede Menge Technik.

Hier erhält der Experte einige technische Informationen.

Basisdatenbank im Programmverzeichnis (wird bei Programmstart angelegt):

SWS_BASE.SQC Enthält alle Mandantennamen

Unter dem Namen des Mandanten wird im Programmverzeichnis ein Unterverzeichnis angelegt. Dort werden folgende Dateien abgelegt:

SWS_MAND.SQC Konfigurationsdaten

SWA_FIBK.SQF Kontenrahmen

SWA_FIBJ.SQF Journal

Q Buchhaltung führt nur ein Journal. Darin enthalten sind alle aktiven Perioden. Wenn

Sie eine Periode abschliessen, so erstellt Q Buchhaltung eine Kopie des aktuellen Journals unter dem Namen des Abschlussdatums. Beispiel:

FI311205.SQF … wenn der Abschluss per 31. Dezember 2005 durchgeführt wurde

69

70

Q Buchhaltung

profi

Arbeiten Sie mit Q Buchhaltung classic, haben Sie sicher schon bemerkt, dass Ihnen

Q Buchhaltung profi viele zusätzliche Funktionen bietet, die Ihnen einerseits die Arbeit noch weiter erleichtern, die Ihnen andererseits auch verbesserte Auswertungen ermöglichen.

Als registrierter Q Software Kunde haben Sie das Anrecht, Q Buchhaltung profi zu einem reduzierten Upgrade-Preis zu erwerben. Warum sich das für Sie lohnt, entnehmen Sie der nachfolgenden Auflistung der wichtigsten zusätzlichen Funktionen von Q Buchhaltung profi:

* Sie können Sammelbuchungen erfassen (z.B. für Bankaufträge).

* Sie können mehrere Buchhaltungen gleichzeitig bearbeiten (mandantenfähig).

* Sie können mehrere Perioden gleichzeitig bearbeiten, d.h., Sie können im neuen

Geschäftsjahr schon buchen, bevor Sie das alte abgeschlossen haben.

* Sie können die Grafik „Kontenvergleich“ als Gegenüberstellung von aktuellen Salden mit Budgetvorgaben und als Gegenüberstellung von aktuellen Salden mit

Vorjahreszahlen abrufen.

* Sie können Kontoauszüge zusätzlich mit Saldospalte drucken.

* Sie können Vorjahresvergleich und Eröffnungsbilanz jederzeit drucken.

* Sie können bis zu vier Budgets erfassen und Budgetvergleiche für alle Budgets ausdrucken.

* Sie können Buchungen zusätzlich nach Buchungsbetrag suchen.

Datenexport

Befinden Sie sich ein einem Arbeitsfenster (Buchen, Konten usw.) und ist die Liste aktiv, so lassen sich mit Q Buchhaltung profi mit Datei+Datenexport die Einträge dieser Liste in eine ASCII-Datei schreiben.

Pro Datensatz wird eine Zeile geschrieben. Jedes Feld wird innerhalb der Zeile durch einen Strichpunkt vom nächsten getrennt.

Q FAKTURA EASY, CLASSIC, PROFI

Einführung ______________________________________________________________73

Über Q Faktura _________________________________________________________73

Über dieses Handbuch____________________________________________________73

Grundlegende Bedienungselemente _________________________________________74

Das Programmfenster ____________________________________________________75

Die Symbolleiste ________________________________________________________76

Das Arbeitsfenster_______________________________________________________76

Das Dialogfenster _______________________________________________________77

Installation______________________________________________________________79

Q Faktura installieren ____________________________________________________79

Erster Programmstart ____________________________________________________79

Lizenzierung ___________________________________________________________79

Investitionsschutz _______________________________________________________80

Q Faktura deinstallieren __________________________________________________80

Bedienungskonzept _______________________________________________________81

Vorgehen _____________________________________________________________81

Mehrwertsteuer ________________________________________________________82

Adressstam ____________________________________________________________82

Artikelstamm __________________________________________________________82

Auftrag _______________________________________________________________83

Offerte _______________________________________________________________83

Rechnung _____________________________________________________________83

Quittung ______________________________________________________________84

Mahnung _____________________________________________________________84

Zahlung / Vergütung _____________________________________________________84

Formulare _____________________________________________________________84

Standartaufträge _______________________________________________________85

Bewegungsjournal_______________________________________________________85

Notizzettel ____________________________________________________________85

Pendenzen ____________________________________________________________86

Termine_______________________________________________________________86

Vereine und Genossenschaften _____________________________________________86

71

Grundkurs ______________________________________________________________87

Lektion 1 Programm-Hilfe _______________________________________________88

Lektion 2 Vorbereitungen________________________________________________89

Lektion 3 Adressen_____________________________________________________89

Lektion 4 Sattelfest ____________________________________________________95

Lektion 5 Artikelstamm

classic / profi _____________________________________95

Lektion 6 Rechnung erfassen _____________________________________________96

Lektion 7 Mehrwertsteuer

classic / profi ___________________________________99

Lektion 8 Serienbrief __________________________________________________100

Lektion 9 Offerte erfassen

classic / profi __________________________________102

Lektion 10 Mahnungen ________________________________________________105

Lektion 11 Zahlungseingang ____________________________________________106

Lektion 12 Kontrolle anhand des Bewegungsjournals__________________________106

Lektion 13 Standardauftrag

profi _______________________________________107

Lektion 14 MwSt-Abrechnung ___________________________________________110

Lektion 15 Daten sichern _______________________________________________112

Anhang _______________________________________________________________113

Dateien ______________________________________________________________113

Formulare ____________________________________________________________113

Platzhalter ___________________________________________________________114

Q Faktura

classic ______________________________________________________116

Q Faktura

profi________________________________________________________117

DATENEXPORT_________________________________________________________117

72

EINFÜHRUNG

Über Q Faktura

Büro-Software der Firma Q3 Software AG hat Tradition. In den vergangenen zehn Jahren haben sich über 10’000 Kunden für ein Q Faktura-Programm entschieden. Warum?

Hochwertige Qualität, eine einfache, gradlinige Bedienung und die optimale Ausrichtung auf Schweizerische Bedürfnisse - das sind Eigenschaften, die in vielen

Anwendungsbereichen unmittelbar überzeugen.

Mit der Version 2005 hat die Q3 Software AG jetzt eine neue Generation ihrer Büro

Software vorgestellt. Der Kunde erhält die legendäre Qualität unter Einsatz der aktuellsten Technologien. Unser Angebot umfasst drei Programme, vom einfachen

Fakturaprogramm für private Anwender, Vereine, Genossenschaften und Freiberufler bis zur professionellen Auftragsverwaltung für Betriebe. Haben Sie sich für Q Faktura easy entscheiden, so bleibt Ihnen jederzeit die Möglichkeit - natürlich ohne Datenverlust - auf die höhere Stufe Q Faktura classic oder Q Faktura profi (Upgrade) zu wechseln.

U

classic/profi Im Anhang finden Sie eine Zusammenfassung der zusätzlichen Funktionen von

Q Faktura classic und Q Faktura profi.

Über dieses Handbuch

Dieses Handbuch soll Ihnen helfen, schnell und ohne Kopfzerbrechen den Einstieg in das

Programm Q Faktura zu finden. Für Detail-Informationen steht Ihnen im Programm eine umfassende Programm-Hilfe zur Verfügung.

U

Dieses Handbuch enthält gleichzeitig Informationen über Q Faktura easy, Q Faktura classic und

Q Faktura profi. Funktionen, die nur für Q Faktura classic oder Q Faktura profi verfügbar sind, sind jeweils mit classic oder profi gekennzeichnet.

Wie Sie mit diesem Handbuch arbeiten

Dieses Handbuch ist in verschiedene, voneinander unabhängige Kapitel unterteilt:

Kapitel 1 Einführung

Kapitel 2 Installation

Sie lesen gerade darin …

Erstinstallation und Lizenzierung

Kapitel 3 Bedienungskonzept Wie Sie mit Q Faktura arbeiten

Kapitel 4 Grundkurs

Kapitel 5 Anhang

Mit Übungen Q Faktura spielerisch kennenlernen

Technische Informationen

Wir empfehlen Ihnen, Kapitel 3 gleich nach dieser Einführung durchzulesen. Der

Grundkurs in Kapitel 4 ist für geübte Anwender und Anwenderinnen nicht unbedingt ein

73

Muss. Oft bringt allein die „trockene“ Lektüre dieses Kapitels ohne Nachvollziehen am

Computer ausreichend Verständnis.

U

Ganz gleich, in welchem Kapitel Sie gerade lesen: Wenn Sie auf eine Unklarheit stossen oder Ihnen ein Begriff fremd ist, so suchen Sie in der Programm-Hilfe nach einem entsprechenden Stichwort.

Häufig finden Sie Hinweise auf die Programm-Hilfe direkt im Text (mit

æ

gekennzeichnet).

Konventionen in diesem Handbuch

Verschiedene Schriftmerkmale helfen Ihnen, dieses Handbuch besser zu verstehen:

Tasten, die Sie tippen müssen, sind mit eigenen Symbolen gestaltet. a bedeutet z.B. die „A“-Taste, die Kombination

C+a weisst Sie an, die „Control“-Taste zu halten, während Sie die „A“-Taste tippen.

Nützliche Hinweise

U

gekennzeichnet und zwischen zwei Linien gesetzt.

Menü- und Schaltflächenbefehle sind kursiv gesetzt: Beispiel: Datei+Neu, Installation Ok

U

Wenn ein Ausdruck ein „+“ enthält, weisst er auf einen Menübefehl hin. Links vom „+“ steht der

Name des Menüs, rechts der Menüpunkt (z.B. weisst Bearbeiten+Sichern auf den Menüpunkt

„Sichern“ im Bearbeiten-Menü hin).

Bezeichnungen von Eingabefeldern

... sind zwischen '...' gesetzt.

Text, den Sie eintippen müssen

... ist zwischen „...“ gesetzt.

Wir wollen Sie mit diesem Handbuch beim Kennenlernen von Q Faktura optimal unterstützen. Wir freuen uns, wenn dies gelingt. Sollten Sie über Ungereimtheiten stolpern oder eine gewünschte Information weder in diesem Handbuch noch in der

Programm-Hilfe finden, so sind wir Ihnen dankbar, wenn Sie uns darauf aufmerksam machen.

Grundlegende Bedienungselemente

Konzept und Design sind nebst der eigentlichen Funktionalität massgebend dafür verantwortlich, wie schnell sich der Mensch in eine Software einarbeiten und wie effizient diese im Alltag genutzt werden kann. Wir haben deshalb diesen beiden Punkten besondere Beachtung geschenkt.

74

U

Q Faktura ist ein Windows-Programm. Die Handhabung der einzelnen Bedienungselemente (Menü,

Eingabefelder usw.) von Q Faktura entspricht deshalb grundsätzlich dem allgemeinen Windows-

Standard und wird hier nicht im Detail erklärt.

Das Programmfenster

Gleich nach Programmstart erscheint das Programmfenster mit der Menüleiste und der

Symbolleiste (kleine Schaltflächen für den schnellen Zugriff auf Menüfunktionen). Das

Programmfenster hat keine zusätzliche Funktion: Arbeiten werden Sie immer in Arbeits- und Dialogfenstern.

Die Menüleiste

Der Menüleiste kommt die Rolle der Schaltzentrale zu. Jedes Menü übernimmt dabei eine andere Funktion. Für alle Menüs gilt:

* Menüs lassen sich mittels der A-Taste und dem unterstrichenen Buchstaben direkt

öffnen (z.B.

A+d für das Menü Datei).

* Aktive (=wählbare) Menüpunkte erscheinen in schwarzer Schrift, inaktive erscheinen

grau eingedrückt.

Viele Menüpunkte lassen sich mit der Tastatur (Kurzwahltasten) direkt abrufen. Diese

Tastenkombinationen erscheinen im Menü rechts. Im Anhang dieses Handbuchs finden

Sie eine Übersicht über alle Menüs und alle Kurzwahltasten.

U A

öffnet – falls noch kein Menü offen ist – das für das aktuelle Fenster wichtigste Menü.

Benutzen Sie diese Taste, wenn Ihnen die Kurzwahltasten noch nicht geläufig sind.

75

76

Das Menü Datei

… dient dem Zugriff auf eine ganze Datei (z.B. Journal). Meist kommen die Datei-Menüpunkte in einem Arbeitsfenster in Zusam-menhang mit der Liste zum Einsatz.

Das Menü Bearbeiten

... bezieht sich auf einzelne Elemente (Datensätze) einer Datei. Sie werden schnell merken, dass Sie die Funktionen im Bearbeiten-Menü am intensivsten von allen benutzen und deshalb sehr bald die rechts notierten Kurzwahltasten einsetzen werden.

Das Menü Detail

... enthält Funktionen, die sich ausschliesslich auf das aktuell offene Fenster beziehen

(z.B. Detail+Eigenschaften im Adressenfenster).

Das Menü Funktion

... enthält alle Hauptfunktionen von Q Faktura (z.B. Adressen, Artikel).

Das Menü Auswertung

... enthält alle Auswertungen in Q Faktura (z.B. Kundenstatistik, Saldoliste).

Das Menü ?

... führt zur Programm-Hilfe und zur Registrierung.

Das Quick-Menü

... hilft, die Arbeitseffizienz zu erhöhen. Sie öffnen es mit der rechten Maustaste. Das

Quick-Menü enthält die wichtigsten Menüpunkte der anderen Menüs.

Die Symbolleiste

... erleichtert den Zugriff auf häufig verwendete Menübefehle. Ist Ihnen die Bedeutung eines Symbols nicht geläufig, so setzen Sie einfach den Mauszeiger auf dieses Symbol und belassen ihn dort (kein Mausklick!). Es erscheint eine kurze Erklärung direkt an der

Mausposition.

Das Arbeitsfenster

… dient dem Bearbeiten von Datensätzen in einer Datei (z.B. Rechnungen im

Bewegungsjournal, Adressen in der Adressdatei). Das folgende Bild zeigt stellvertretend das Arbeitsfenster „Rechnungen“, das zentrale Arbeitsfenster in Q Faktura:

Im oberen Bereich sehen Sie die Liste mit allen momentan verfügbaren Datensätzen

(Rechnungen). Ist die Liste aktiv, erscheint ein Balken auf dem aktuellen Element. Sie können sich mit den Cursortasten oder der Maus in der Liste bewegen.

Im unteren Bereich sehen Sie die Detailinformation zum gerade aktuellen Datensatz. Der untere Bereich ist gleichzeitig Eingabebereich für das Erfassen eines neuen oder das

Ändern des aktuellen Datensatzes.

Datei-, Bearbeiten- und Detail-Menü sind unabkömmliche Begleiter bei der Arbeit in einem Arbeitsfenster. Welche Menüpunkte aktiv sind, ist von Arbeitsfenster zu

Arbeitsfenster unterschiedlich.

Das Dialogfenster

... dient dem Erfassen von Feldern, die entweder für die nächste Aktion relevant sind oder aber Konfigurationscharakter haben. Das folgende Bild zeigt als Beispiel das

Dialogfenster „Suchen“ aus dem Menü Datei:

Auch das Konfigurationsfenster (erster Programmstart) ist ein typisches Dialogfenster.

Ebenso entspricht das Ändern oder die Neueingabe eines Datensatzes in einem

77

78

Arbeitsfenster exakt der Bedienung in einem Dialogfenster. Wir werden hier deshalb in den Erklärungen keine Unterscheidung machen.

Zwei Bedienungselemente sind in Arbeits- und Dialogfenstern häufig anzutreffen:

Die Feldauswahl: Ist ein Feld rechts mit einem Pfeil (nach oben oder unten) gekennzeichnet, so verbirgt sich dahinter eine Auswahl. oder ein Mausklick auf den

Pfeil öffnet die Auswahl. Mit

E oder Mausdoppelklick wählen Sie den gewünschten

Eintrag aus und schliessen die Auswahl wieder.

Die Schaltfläche (Button): Eine Schaltfläche kann wie jedes andere Feld mit der

T-

Taste erreicht werden. Die Schaltfläche ist kein Eingabefeld, sondern ein Aktionsfeld:

E oder Mausklick lösen die umschriebene Aktion aus.

Wie im Arbeitsfenster sind auch im Dialogfenster die Menüs sehr wichtig – allen voran das Bearbeiten-Menü.

INSTALLATION

Q Faktura installieren

Für die Installation von Q Faktura gehen Sie bitte folgendermassen vor:

Legen Sie die CD „Q Faktura“ in das Laufwerk

Q Faktura startet nun normalerweise automatisch das Installationsprogramm. Falls dies bei Ihrem Computer nicht der Fall ist, so führen Sie folgende Schritte aus:

Wählen Sie im Start-Menü Ausführen

Tippen Sie „d:setup.exe“ und bestätigen Sie die Eingabe mit Ok

Befolgen Sie die Installationshinweise am Bildschirm

U

„d:“ in Punkt 3 bezeichnet den Laufwerksbuchstaben des CD-ROM Laufwerks. Ersetzen Sie diesen bei

Bedarf durch den Buchstaben Ihres CD-ROM Laufwerks.

Erster Programmstart

Nach erfolgreicher Installation finden Sie im Start-Menü unter „Programme“ den Eintrag

„Q Software“ und darunter den Eintrag „Q Faktura“. Wählen Sie diesen, um Q Faktura zu starten.

Q Faktura teilt Ihnen mit, dass es zum ersten Mal gestartet worden ist. Sie werden gebeten, Ihren Namen und Ihre Lizenznummer einzutippen. Diese Nummer finden Sie auf dem beiliegenden Lizenzschreiben.

U

Anhand der Lizenznummer erkennt Q Faktura, welches Programm Sie erworben haben.

Sobald Sie die gültige Lizenznummer mit

Sichern

bestätigt haben, ist das Programm betriebsbereit. Im nächten Schritt werden Sie nun die Konfigurationsdaten (MwSt,

Anschrift) festlegen. Beachten Sie dazu Kapitel 4 (Grundkurs).

Lizenzierung

Q-Software ist mit einem ausgeklügelten Lizenzierungsmechanismus ausgestattet. Dieser ermöglicht, dass sich auf der gleichen CD sowohl Q Faktura easy, Q Faktura classic,

Q Faktura profi und drei Versionen Q-Buchhaltung befinden. Anhand der Lizenznummer erkennt Q-Software, welches Programm Sie erworben haben.

Haben Sie Interesse an einem andern Q-Programm, so können Sie sich problemlos die

Demoversion installieren.

U

Jede Lizenznummer ist eindeutig mit dem Besitzer verbunden. Legen Sie deshalb besonderen Wert darauf, dass Ihre persönliche Lizenznummer nicht in falsche Hände gerät.

79

Die auf dem beiliegenden Lizenzschreiben vermerkte Lizenznummer berechtigt Sie, während 60 Tagen Q Faktura voll zu nutzen. So haben Sie genügend Zeit, sich durch

Einsenden des beiliegenden Lizenzschreibens bei uns offiziell zu registrieren. Sie erhalten danach umgehend eine Ergänzungsnummer, die die unlimitierte Nutzung von Q Faktura ermöglicht.

So teilen Sie Q Faktura die Ergänzungsnummer mit:

Starten Sie Q Faktura

Wählen Sie ?+Lizenzierung

Tippen Sie die Ergänzungsnummer ins Feld ‘Ergänzungsnummer’

Bestätigen Sie die Nummer mit Sichern

U

Bewahren Sie sowohl die Lizenz- als auch die Ergänzungsnummer gut auf. Sie werden die Nummern wieder benötigen, sobald Sie Q Faktura neu oder auf einem andern Computer installieren.

Investitionsschutz

Falls eine neuere Version von Q Faktura erhältlich ist, als die, die Sie erworben haben, so können wir Sie dank Ihrer Registrierung umgehend darüber informieren. Auf Wunsch senden wir Ihnen dann die neue Version zu.

So halten wir Sie immer auf dem neuesten Stand und Sie erhalten Ihre

Wettbewerbsfähigkeit. Ausserdem sichern Sie sich mit der Registrierung Ihre Rechte auf zukünftige Upgrades und Updates.

Q Faktura deinstallieren

Wenn Sie Ihren Computer verkaufen oder verschenken, sind Sie verpflichtet, Q Faktura zu deinstallieren. Damit Ihnen dieses Prozedere nicht unnötig Sorgen bereitet, nimmt Ihnen das SETUP-Programm von Q Faktura diese Aufgabe vollständig ab.

Vergewissern Sie sich, dass Q Faktura nicht gestartet ist

Wählen Sie im Windows Start-Menü Einstellungen+ System-steuerung

Wählen Sie den Eintrag ‘Software’

Suchen Sie in der Liste „Q Faktura“ und wählen Sie Hinzufügen/

Entfernen

Befolgen Sie anschliessend die Anweisungen des Deinstallationsprogramms.

80

BEDIENUNGSKONZEPT

Diese Kapitel will Ihnen einen Überblick über Funktionalität und Umfang von Q Faktura vermitteln. Auch finden Sie darin in groben Zügen, wie Sie die Arbeit mit Q Faktura angehen sollten. Mit dem Durcharbeiten dieses Kapitels legen Sie sich quasi das

Fundament, um mit Q Faktura arbeiten zu können.

Vorgehen

Wenn Sie Q Faktura erstmals starten, offeriert Ihnen das Programm, eine Datei mit allen

Ortschaften der Schweiz anzulegen. Nutzen Sie diese Möglichkeit: Sie werden später für

Adressen nur noch die Postleitzahl eintippen müssen, die zugehörige Ortschaft findet das

Programm.

Als zweites und letztes teilen Sie Q Faktura beim ersten Programmstart mit, ob und wie

Sie Mehrwerststeuer abrechnen, und wie Ihre Anschrift lautet.

Nach erfolgreicher Installation und von Q Faktura und später bei jedem erneuten

Programmstart öffnet Q Faktura das Auftragsfenster “Rechnungen”. Das Auftragsfenster bleibt offen, bis Sie das Programm verlassen. Die Bezeichnung “Auftrag” wird in der

Folge immer dann verwendet, wenn eine Rechnung, eine Quittung oder eine Offerte gemeint ist.

Erstmals in der Anwendung, werden Sie sich Ihren Adressstamm anlegen.

classic / profi

Falls Sie mit Artikeln arbeiten, werden Sie anschliessend den Artikelstamm anlegen.

Anschliessend sollten Sie zumindest eine Rechnung erfassen.

Anhand dieser Rechnung können Sie ausprobieren, welches der mitgelieferten Formulare für Sie ideal ist, und dieses bei Bedarf an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Und dann beginnt der Alltag. Sie werden insbesondere offerieren und fakturieren. Sollten

Ihre Offerten, Rechnungen usw. immer ähnlich aussehen, so werden Sie jeweils ein bestehendes Dokument als Vorlage für ein neues benutzen.

profi Oder Sie werden sich

Standardaufträge definieren. Das erhöht die Effizienz.

Setzen Sie Q Faktura für einen Verein oder eine Genossenschaft ein? Dann hilft Ihnen das

Programm beim Verwalten der Mitglieder-beiträge und beim Verteilen von “Ämtlis”.

Periodisch werden Sie eingehende Zahlungen verbuchen und an Spätzahler Mahnungen verschicken. Q Faktura nimmt Ihnen dabei viel Arbeit ab.

classic / profi Falls Sie mehrwertsteuerpflichtig sind, werden Sie quartals- oder semesterweise durch Q Faktura eine Mehrwertsteuerabrechnung erstellen lassen.

Q Faktura berücksichtigt dabei, ob Sie vereinbart oder vereinnahmt abrechnen.

profi Ist das Geschäftsjahr zu Ende, werden Sie Ihre Warenbe-stände erfassen und eine

Inventarliste ausdrucken.

Oder Sie werden all Ihren Kunden/Mitgliedern mittels Serienbrief ein erfolgreiches neues

Jahr wünschen. Wahrscheinlich werden Sie auch auf die verschiedenen Statistiken

81

82 zurückgreifen, die Ihnen Q Faktura bereitstellt. Insbesondere werden Sie die

Umsatzzahlen pro Kunde interessieren.

„Last but not least“ unterstützt Sie Q Faktura in der Organisation Ihrer Büroarbeiten mit einer Terminkontrolle, einer Notizzettelablage und

profi mit einer Pendenzenkontrolle.

Mehrwertsteuer

classic / profi Jedem Auftrag kann ein Steuerschlüssel (z.B. “Umsatzsteuer 7.6 brutto”) zugeordnet werden. Der Steuerschlüssel bestimmt, wie hoch der Steuersatz ist und ob Sie

Beträge netto (ohne MwSt) oder brutto (inkl. MwSt) erfassen. So können Sie ganz einfach, eine Rechnung mit Mehrwertsteuer und eine andere ohne Mehrwertsteuer schreiben, letzteres beispielsweise für Kreditzinsen oder für Mieten.

Adressstam

Mit Funktionen+Adressen haben Sie universellen Zugriff auf Ihre Adressen.

profi Sie können nebst der Auftragsadressdatei zusätzlich andere, unabhängige Adressdateien führen.

Im Adressfenster bearbeiten Sie Ihre Adressen (neu erfassen, ändern, löschen). Die wichtigsten Funktionen können Sie über die Schaltflächen rechts im Adressfenster abrufen. Daneben stehen Ihnen zusätzliche Funktionen im Datei- und im Bearbeiten-

Menü zur Verfügung. Mit Brief/Serienbrief können Sie für die aktuelle oder für alle selektierten Adressen einen Brief ausdrucken.

profi Dieser Brief kann auch in Microsoft Word geschrieben sein.

In der täglichen Arbeit werden Sie kaum über das Funktionen-Menü das Adressfenster aufrufen. Sie haben vom Auftragsfenster aus direkt Zugriff auf den Adressstamm.

Zu jeder Adresse erfassen Sie mit Eigenschaften zusätzliche nützliche Informationen wie

Mitgliederbeitrag, Konditionen,

profi Artikelpreis usw. Jeder Adresse können Sie bis zu fünf Merkmale zuordnen. Mit diesen frei beschriftbaren Felden können Sie z.B. zusätzliche Kunden/Mitgliederinformationen ablegen.

Artikelstamm

classic / profi Mit Funktionen+Artikel verwalten haben Sie universellen Zugriff auf Ihre

Artikel. Im Artikelfenster erfassen, ändern und löschen Sie Artikel. In der täglichen Arbeit werden Sie kaum über das Funktionen-Menü das Artikelfenster aufrufen. Sie haben im

Positionenfenster des Auftrags direkt Zugriff auf den Artikelstamm.

Für jeden Artikel erfassen Sie eine Beschreibung und wenn erforderlich mehrere Preise

(Einkaufspreis, Verkaufspreis usw.).

profi Die Artikel lassen sich in Gruppen unterteilen. Umsatzstatistiken helfen Ihnen, aus den Verkaufszahlen die richtigen Schlüsse zu ziehen.

Auftrag

Offerten, Rechnungen und Quittungen bezeichnen wir als Auftrag. Ein Auftrag enthält im wesentlichen folgende Informationen:

* Auftragsnummer (Rechnungs-, Quittungs- oder Offertnummer)

* Auftragsdatum

* Status (offen, erledigt, Mahnung)

*

classic / profi Mehrwerststeuersatz

* Kunde/Mitglied

* Detailpositionen (einzelne Artikel)

Alle Aufträge werden in das Bewegungsjournal abgelegt. Aufgrund des Journals können

Listen und Statistiken abgerufen werden. Ebenfalls in das Journal abgelegt werden Zahlungseingänge für offene

Rechnungen.

Ein Auftrag kann (fast) beliebig viele Positionen enthalten. Eine Position kann nur einen informativen Text, zusätzlich einen Betrag, eine Menge oder

classic / profi einen

Artikelbezug enthalten. Welcher Preis aus dem Artikelstamm übernommen wird, hängt von der Zuordnung in den Eigenschaften des Kunden/Mitglieds ab.

profi Dasselbe gilt für einen kundenbezogenen Rabatt. So können Sie z.B. zwischen Händlern und

Endkunden unterscheiden, oder Ihren besonders treuen Kunden einen Rabatt zuteilen.

Offerte

Oftmals wünscht der Kunde eine Offerte, bevor er sich zu einem Kauf entscheidet. In diesem Fall ist Ihr erster Schritt das Erfassen der Offerte. Jede Offerte erhält eine

Nummer. Sie können die Form dieser Nummer selbst bestimmen, z.B. “03-1150”. Für jede neue Offerte erhöht Q Faktura die zuletzt vergebene Offertnummer um eins und setzt diese als Vorgabe in die neue Offerte ein.

Entscheidet sich ein Kunde aufgrund Ihrer Offerte für den Kauf, können Sie die Rechnung direkt als Kopie der Offerte erstellen und, wenn nötig, letzte Korrekturen vornehmen.

Rechnung

Eine Rechnung können Sie völlig neu erfassen oder ab einer Offertvorlage, einer anderen

Rechnung oder einem

profi Standardauftrag kopieren. Jede Rechnung erhält eine

Rechnungsnummer. Sie können die Form dieser Nummer selbst bestimmen, z.B. “R03-

1150”. Für jede neue Rechnung erhöht Q Faktura die zuletzt vergebene

Rechnungsnummer um eins und setzt Sie als Vorgabe in die neue Rechnung ein.

classic / profi Wenn Sie mehrwertsteuerpflichtig sind, ordnen Sie der Rechnung einfach den gültigen Steuersatz zu. Die Steuerbeträge und das Rechnungstotal berechnet Q

Faktura vollautomatisch.

83

Sobald Sie die Zahlung vom Kunden/Mitglied erhalten, können Sie die Rechnung als bezahlt abbuchen.

classic / profi Wenn Sie vereinnahmt abrechnen, nimmt Q Faktura nur bezahlte Rechnungen in die MwSt-Abrechnung auf.

Direkt im Fenster “Rechnungen” können Sie eine Umsatzstatistik insgesamt oder pro

Kunde abrufen. Diese Statistik steht auch als Grafik zur Verfügung.

U

Wenn Sie Kassier in einem Verein oder einer Genossenschaft sind, können Sie die Mitgliederbeiträge auch ohne Rechnungsstellung verwalten. Dazu finden Sie weiter unten einen Abschnitt “Vereine und

Genossenschaften”.

Quittung

Die Quittung ist gleichzeitig eine Rechnung und eine Zahlung. Entsprechend wird sie auch in allen Auswertungen aufgeführt, die entweder Rechnungen oder Zahlungen enthalten.

Mahnung

Für offene Rechnungen können Sie periodisch Mahnungen ausdrucken. Dazu können Sie jeder offenen Rechnung den Status (Mahnstufe) ‘offen’, ‘Mahnung1’ , ‘Mahnung2’ oder

‘Mahnung3’ zuteilen.

Die Mahntexte für die drei Mahnstufen können Sie individuell Ihren Bedürfnissen anpassen. Manche mögen es freundlich, andere eher schroff…

profi Eine spezielle Funktion ermöglicht es Ihnen, für alle betroffenen offenen

Rechnungen automatisch die Mahnstufe erhöhen zu lassen. Wenn Sie viele offenen

Rechnungen haben, erspart Ihnen diese Funktion viel manuelle Arbeit.

Zahlung / Vergütung

Eingehende Zahlungen können Sie direkt anhand von offenen Rechnungen abbuchen.

Wenn nötig, können Sie zusätzlich von den Kunden beanspruchte Skontoabzüge verbuchen lassen. Sollte ein Kunde definitiv nicht oder nur teilweise bezahlen, können Sie den nicht bezahlten Rechnungsbetrag als Verlust abbuchen. Für jede als bezahlt abgebuchte Rechnung fügt Q Faktura eine Zahlung in das Bewegungsjournal ein.

Formulare

Formulare helfen Ihnen, Ausdrucke (Listen, Texte, Etiketten, Dokumente und Journale) frei nach Ihren Wünschen zu gestalten. So können Sie beispielsweise in einem Formular festhalten, wie Sie eine Rechnung gestalten wollen. Natürlich sind im Lieferumfang etliche vordefinierte Formulare enthalten.

Für jeden Ausdruck steht zumindest ein Formular unter dem Namen “STANDARD” bereit.

Wir haben versucht, darin eine möglichst neutrale und für eine breite Kundschaft akzeptable Gestaltung zu wählen. Jedesmal, wenn Sie ein neues Formular erstellen, wird der Inhalt des Formulars “STANDARD” als Vorlage eingesetzt.

Dies erspart Ihnen die mühselige Arbeit, jedes Formular von Grund auf neu erfassen zu müssen.

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Für die meisten Dokumente (Rechnungen, Offerten usw.) sind mehrere Formulare vorhanden. Probieren Sie alle diese Formulare aus – vielleicht entspricht eines davon weitgehend Ihren Bedürfnissen. Sollten Sie individuell angepasste Formulare benötigen, und sollte Ihnen die Gestaltung eigener Formulare zu aufwendig oder nicht ausreichend sein, so können Sie mit uns Kontakt aufnehmen. Gerne helfen wir Ihnen weiter.

Standartaufträge

Viele Abläufe in Q Faktura lassen sich automatisieren. Besonders hilfreich ist die

Möglichkeit, neue Dokumente, Termine usw. als Kopie eines bestehenden Eintrags zu erfassen.

profi Oder Sie erfassen sogenannte Standardaufträge, die Sie beim

Neuerfassen von Offerten, Rechnungen und Quittungen als Vorlage gebrauchen können.

Sie werden sich über die Arbeitserleichterung freuen!

Bewegungsjournal

Alle Aufträge sowie Zahlungseingänge und Skontoabzüge werden in das

Bewegungsjournal eingetragen. Anhand dieses Journals lassen sich viele sinnvolle

Auswertungen abrufen:

Liste aller offenen Dokumente

profi Saldoliste (Saldo pro Kunde/Mitglied)

Bewegungsjournal (listet alle Einträge chronologisch nach

Datum auf)

Umsatzstatistik innerhalb Periode

classic / profi Kundenstatistik (Umsätze pro Kunde detailliert oder totalisiert)

profi Artikelstatistik (Umsätze pro Artikel detailliert oder

totalisiert)

classic / profi MwSt-Journal (Liste aller Rechnungen und

Quittungen, für die MwSt abgerechnet ist)

profi MwSt-Statistik (MwSt-Totale pro Steuerschlüssel

für eine bestimmte Abrechnungsperiode)

classic / profi Wie Sie sehen, erstellt Q Faktura auch die Mehrwertsteuerabrechnung aufgrund des Bewegungsjournals. Es ist deshalb wichtig, dass Sie keine Rechnungen,

Quittungen und Zahlungen im Debitorjournal löschen.

Notizzettel

Unabhängig davon, welche Arbeit Sie gerade erledigen, können Sie jederzeit die

Notizzettelablage öffnen, entweder mit ?+Notizzettel oder direkt mit der Schnelltaste

C+/. Sie können beliebig viele Notizzettel erfassen. Notizzettel lassen sich einzel oder gesammelt ausdrucken.

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Pendenzen

profi Unabhängig davon, welche Arbeit Sie gerade erledigen, können Sie jederzeit die

Pendenzenkontrolle öffnen, entweder mit ?+Pendenzen oder direkt mit der Schnelltaste

C+). Hier erfassen Sie alle für Sie anstehenden Aufgaben. Jeder Pendenz können Sie einen Status (pendent, in Arbeit, erledigt) und bei Bedarf einen Kunden zuordnen.

Q Faktura erlaubt, eine allgemeine oder eine kundenbezogene Pendenzenliste auszudrucken.

Termine

Unabhängig davon, welche Arbeit Sie gerade erledigen, können Sie jederzeit Ihre Termine abrufen, entweder mit ?+Termine oder direkt mit der Schnelltaste

C+(. Jedem

Termin ordnen Sie Tag, Start- und Endzeit, und bei Bedarf einen Kunden zu. Q Faktura erlaubt, eine allgemeine oder eine kundenbezogene Terminliste über eine beliebige

Periode auszudrucken.

Vereine und Genossenschaften

Wenn Sie Kassier in einem Verein oder einer Genossenschaft sind, können Sie die

Mitgliederbeiträge auch ohne Rechnungsstellung verwalten.

Erfassen Sie dazu für jedes Mitglied in den Eigenschaften die Mitgliederkategorie. Ordnen

Sie jeder Kategorie, die Sie neu erfassen, den Mitgliederbeitrag zu. Sobald Sie alle

Mitglieder erfasst und der richtigen Kategorie zugeteilt haben, können Sie im

Adressfenster Mitgliederpflege wählen. Hier finden Sie eine Funktion, die automatisch allen Mitgliedern anhand der Kategorie den richtigen Mitgliederbeitrag zuordnet.

Jetzt können Sie allen Mitgliedern mittels Serienbrief ankündigen, dass der

Mitgliederbeitrag fällig ist. Oder Sie schreiben diesen Brief nur jeweils den

Mannschaftsführern, die dann die Botschaft den Spielern weitergeben. Für die

Ankündigung des fälligen Mitgliederbeitrags steht ein Musterbrief “INKASSO.SQT” bereit, den Sie anwählen können, wenn Sie im Adressfenster Brief/Serienbrief wählen.

Zur Kontrolle können Sie in den Eigenschaften eines Mitglieds notieren, ob und wann der

Mitgliederbeitag einbezahlt wurde (Feld ‘bezahlt am‘). Wählen Sie Drucken im

Adressfenster, so können Sie mit den beiden Formularen “OFFEN” und “ERLEDIGT” jederzeit eine Liste aller Mitglieder ausdrucken, die nicht bezahlt oder bezahlt haben.

Zu Beginn einer neuen Saison oder eines neuen Jahres können Sie für alle Mitglieder das

‘Bezahlt am‘ Datum löschen, um für das Inkasso der neuen Periode vorbereitet zu sein.

Diese Arbeit erledigt Q Faktura selbstverständlich vollautomatisch. Benutzen Sie wiederum die Funktion Mitgliederpflege im Adressfenster.

GRUNDKURS

Sie haben die Einführung in diesem Handbuch gelesen, Q Faktura installiert und haben sich in Kapitel 3 mit dem Bedienungskonzept der Q-Software vertraut gemacht. Haben

Sie nicht? Wir empfehlen Ihnen, Versäumtes nachzuholen. Vor allem das Kapitel über

“Konventionen in diesem Handbuch” (Kapitel 1) sollten Sie nicht überspringen. Es ist die

Grundlage zum guten Verständnis dieses Handbuchs und insbesondere für dieses Kapitel.

Starten Sie das Programm. Q Faktura öffnet das Lizenzfenster. Hier beginnt der

Grundkurs.

Wer ist die ProbeX?

Für unseren Grundkurs erwecken wir die fiktive Firma “ProbeX” zum Leben. Sie können für die ProbeX die Büroarbeiten erledigen, bis Sie sich in der Anwendung sicher fühlen. Dann können Sie mit Datei+Neuanfang die Probedaten löschen und mit Ihrer eigenen Anwendung beginnen.

Das Lernen mit diesem Grundkurs wird Ihnen leichter fallen, wenn Sie vorübergehend in die Haut einer Mitarbeiterin der Firma “ProbeX” schlüpfen – sicher macht es Ihnen sogar ein wenig Spass.

Wie dem Namen zu entnehmen ist, verdient unsere Firma ihr Geld damit, die

Dienstleistung “Ausprobieren” anzubieten. Es gibt nichts, was wir nicht probieren würden: von Kleidern über neue Medikamente bis hin zu genmanipulierten Orangen.

Einzig auf Aufträge, die in irgendeiner Form kriegerischen Zwecken dienen, lassen wir uns nicht ein. Natürlich schlagen wir je nach Gefährlichkeit des Ausprobierens saftige Risikoprämien auf unsere Honorare. Uns plagen deshalb kaum finanzielle Nöte.

Unser Chef, Herr Immerfroh, hat entschieden, das Programm Q Faktura in unserer

Büroadministration einzusetzen. Er überlässt die Arbeit jedoch lieber Ihnen. Let’s go.

Lernen wir das Programm kennen!

87

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Lektion 1 Programm-Hilfe

Vor allem in der Einarbeitungsphase wird die das Hilfe-Fenster im Programm für Sie eine treue Begleiterin sein. Nach dem ersten Programmstart erscheint das Lizenzfenster.

Bereits hier ist die Programm-Hilfe aktiv. Wir möchten zu Beginn erfahren, wie wir das

Programm wieder verlassen können.

Öffnen Sie mit ! oder mit

?+Hilfe

das Hilfe-Fenster

Klicken Sie mit der Maus auf Suchen

Tippen Sie “beenden”

Klicken Sie mit der Maus auf Suche starten

Es erscheint ein Hilfefenster „Datei-Menü“ mit grün unterstrichenen Hinweisen. Einer davon heisst Programm verlassen. Wenn Sie den Mauszeiger über diesen Hinweis setzen, erscheint eine Hand. Das bedeutet, dass sich hinter diesem Begriff eine weitere Erklärung versteckt.

Klicken Sie mit der linken Maustaste auf Programm verlassen

Das Programm springt zum Hilfetext “Programm verlassen”. Hier finden wir die benötigte

Information.

Schliessen Sie das Hilfefenster

Lektion 2 Vorbereitungen

Da wir Q Faktura zum ersten Mal gestartet haben, bietet uns das Programm Gelegenheit, die Lizenznummer zu erfassen.

Tippen Sie Ihren Namen und Ihre Firma oder Ihren Wohnort in die beiden Felder

‘Name‘

Nehmen Sie Ihre Lizenzkarte zur Hand und tippen Sie Ihre persönliche Lizenznummer ins Feld ‘Lizenznummer‘

Tippen Sie Ihre persönliche Ergänzungsnummer ins Feld ‘Ergänzungsnummer‘

U

Falls Sie Ihre Ergänzungsnummer noch nicht angefordert haben, lassen Sie dieses Feld leer.

Wählen Sie Sichern

Jetzt offeriert Ihnen Q Faktura, eine Datei mit allen Ortschaften der Schweiz anzulegen.

Nutzen Sie diese Möglichkeit: Sie werden später für Adressen nur noch die Postleitzahl eintippen müssen, die zugehörige Ortschaft findet das Programm.

Zum Abschluss der Erstinstallation bietet Q Faktura Ihnen im Konfigurationsfenster

Gelegenheit, Ihre persönliche Anschrift und

classic / profi Angaben zur Mehrwertsteuer einzugeben. Sie können alle Werte später unter Datei+Konfiguration anpassen.

In diesem Grundkurs beginnen wir ohne Mehrwertsteuerpflicht.

Wählen Sie im Feld ‘Abrechnungsart‘ “nicht pflichtig”

Erfassen Sie im Abschnitt ‘Stammdaten‘ ihre Adresse

U

Für alle Felder der Stammdaten stehen Platzhalter für Formulare zur Verfügung. Beachten Sie die

Tabelle aller Platzhalter im Anhang.

Mit Sichern weisen Sie Q Faktura an, die Installation abzuschliessen.

Wir warten kurz, bis Q Faktura die Installation fertiggestellt hat. Voilà – uns präsentiert sich erstmals das Dokumentenfenster “Rechnungen”. Es ist Ausgangspunkt für alle weiteren Arbeiten.

Lektion 3 Adressen

Wir wollen zuerst unseren Adressenstamm aufbauen, obwohl wir bei der täglichen Arbeit

Adressen besser direkt beim Erfassen eines Auftrags neu eingeben.

Wählen Sie Funktionen+Adressen

Das Arbeitsfenster “Adressen” öffnet sich. Der Einstieg erfolgt direkt oben in der

Adressliste. Ein leerer Balken markiert, dass noch keine Adresse vorhanden ist. Es stehen

Funktionen wie Datei+Drucken oder Bearbeiten+Neu bereit.

Öffnen Sie das Bearbeiten-Menü mit A+b

89

90

Öffnen Sie das Datei-Menü mit A+d

Öffnen Sie das Detail-Menü mit A+i

Sie haben sich nun einen kleinen Überblick verschafft, was denn eigentlich so alles möglich wäre. Wiederholen Sie dieses Menü-Schnuppern, nachdem Sie bereits Adressen erfasst haben. Viele Menüpunkte werden erst dann aktiv. Die wichtigsten

Menüfunktionen stehen ebenfalls rechts im Arbeitsfenster als Schaltflächen zur

Verfügung.

Eine Adresse erfassen

Wir erfassen unseren treuen Kunden, die “Seifenlust GmbH”:

Schliessen Sie das geöffnete Menü mit ™

Wechseln Sie mit Bearbeiten+Neu oder Neu in den Modus “Neu erfassen”

Jede Adresse erhält eine Adressnummer. Sie bezeichnet die Kundennummer. Q Faktura gibt die Nummer “00001” vor.

Überspringen Sie das Feld ‘Adress-Nr.’

Tippen Sie “Seifenlust GmbH” im ersten Feld ‘Name’

Tippen Sie “Schmierstrasse 77” im ersten Feld ‘Adresse’

Tippen Sie “4571” im Feld ‘Plz’ (+T)

Q Faktura hat automatisch das Feld ‘Ort’ mit “Lüterkofen” gefüllt. In einer Ort/Plz-Datei sind alle Ortschaften der Schweiz gespeichert. Mit im Feld ‘Plz’ oder im Feld ‘Ort’

öffnen Sie ein Arbeitsfenster mit diesen Ortschaften. Sie können nach Belieben neue

Ortschaften erfassen - beispielsweise solche im Ausland.

Wählen Sie Eigenschaften

Das Fenster Eigenschaften beinhaltet verschiedene Register für zusätzliche Informationen zu jeder Adresse. Im ersten Register können Vereine und Genossenschaften nähere

Angaben zu ihren Mitgliedern machen. Herr Immerfroh “missbraucht” das Feld ‘Kategorie‘ im Register „Mitglied“ für eine Einstufung seiner Kunden.

Tippen Sie “1. Klasse Kunde” im Feld ‘Kategorie’ (+T)

Da Q Faktura die Kategorie “1. Klasse Kunde” noch nicht kennt, öffnet sich das

Arbeitsfenster zum Erfassen von Kategorien.

Erfassen sie die neue Kategorie mit Neu und sichern Sie diese mit Sichern

Wählen Sie die neue Kategorie mit E oder per Mausdoppelklick

Die Kategorie “1. Klasse Kunde” wird in die Adresseigenschaften übernommen.

Schliessen Sie das Fenster “Eigenschaften” mit Schliessen

Sichern Sie die neu erfasste Adresse mit Sichern

Die Adresse wird gesichert und die Seifenlust GmbH erscheint als bisher einziges Element in der Liste.

U

Wollen Sie mehrere Adressen nacheinander erfassen, so spart Ihnen Sichern+Neu (anstelle von

Sichern) einen Arbeitsgang.

Erfassen Sie eine weitere Adresse:

Sprachfuss GmbH, Italiastrasse 44, 3127 Mühlethurnen

Konditionen erfassen

classic / profi

Die Seifenlust GmbH ist eine Kundin von uns, also wollen wir sogleich auch noch die kundenspezifische Konfiguration erfassen.

Bewegen Sie den Auswahlbalken in der Adressliste zur Seifenlust GmbH

Wechseln Sie im Adressfenster mit Bearbeiten+Ändern oder Ändern in den Modus

“Ändern”

Wählen Sie Eigenschaften

Wechseln zum Register Konditionen

Tippen Sie “30” im Feld ‘Zahlungsfrist’

Tippen Sie “4” im Feld ‘Rabatt’

profi

Wählen Sie “EP” im Feld Artikelpreis

Die Konditionen kommen zum Einsatz, sobald wir der Seifenlust GmbH das nächste Mal eine Rechnung schreiben dürfen. Im Feld ‘Preis ab Artikel’ wird “VP” (Verkaufspreis) vorgegeben. Dies bezieht sich auf die Artikeldatei. Da die Seifenlust GmbH eine besonders gute Kundin ist, gewähren wir der Firma unsere EP-Preise. Die 4% Rabatt werden vorgegeben, wenn wir Positionen in einem Auftrag (Rechnungen, Quittungen, Offerten) für die Seifenlust GmbH erfassen. Die 30 Tage Zahlungsfrist wird beim Erfassen eines neuen Auftrags vorgegeben.

Schliessen Sie das Fenster Eigenschaften

Sichern Sie die Änderungen mit Sichern

Eine Adresse ändern

Wir haben vergessen, die Telefonnummer der Seifenlust GmbH zu erfassen.

Bewegen Sie den Auswahlbalken in der Adressliste zur Seifenlust GmbH

Wechseln Sie mit Aendern in den Änderungsmodus

91

Tippen Sie “099 / 998 89 98” im Feld ‘Telefon1‘

Verlassen Sie mit Sichern den Änderungsmodus

Die Adressliste ist wieder aktiv und der Auswahlbalken steht auf der geänderten Adresse.

Eine Adresse löschen

Diese Funktion wählen wir nur so zur Übung:

Bewegen Sie den Auswahlbalken in der Adressliste zur Sprachfuss AG

Wählen Sie Löschen

Und weg ist sie, unsere Sprachfuss AG. Die Adresse ist jedoch auf unserer Liste der zu erfassenden Adressen, also müssen wir sie nochmals neu erfassen. Wenn’s nicht anders geht... Doch, es geht anders:

Wählen Sie Bearbeiten+Rückgängig

Voilà – unsere Sprachfuss AG ist wieder da, als hätten wir sie nie gelöscht! Diese

Rückgängig-Funktion wird uns wohl noch oft gute Dienste erweisen!

Adressen drucken

Wir haben alle unsere Adressen erfasst. Zur Kontrolle wollen wir eine Adressliste ausdrucken. Dies können wir direkt im Adressfenster oder ausserhalb mit

Auswertungen+Adressliste erledigen. Wir bleiben im Adressfenster:

Wählen Sie Datei+Drucken

Das Druckfenster für Adressen öffnet sich. Der obere Teil beinhaltet adressspezifische

Angaben, der untere die gewohnten Druckparameter.

Öffnen Sie mit ∂ im Feld ‘Formular’ eine Auswahl mit allen verfügbaren

Adressformularen

Gehen Sie mit dem Auswahlbalken auf “Standard” und wählen Sie dieses Formular mit

Enter oder Mausklick

Schalten Sie den Drucker ein und wählen Sie Drucken

U

Ist Ihnen für diesen Grundkurs das Papier zu Schade, so wählen Sie anstelle von Drucken ganz einfach Vorschau. Der Erfolg zeigt sich auch am Bildschirm!

Adressen mit Text drucken

Zu jeder Adresse können Sie einen Text verfassen. Diesen Text können Sie auch in einer

Adressliste ausdrucken, sofern das gewählte Formular entsprechend angepasst ist. Wir wollen für unser Anliegen ein neues Formular unter dem Namen “TEXT” definieren:

Öffnen Sie im Adressfenster mit Drucken das Druckfenster und wählen Sie Formulare

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Ein Fenster mit einer Liste aller verfügbaren Adressformularen öffnet sich. Haben Sie noch keine eigenen Formulare entworfen, so sehen Sie u.a. die mitgelieferten Formulare “STANDARD”,

“NOTES” und “MITGLIED”. Wir wollen ein neues Formular entwerfen:

Wählen Sie Neu

Tippen Sie “TEXT” im Feld ‘Name’

Sichern Sie den Formulareintrag mit Sichern oder E

Q Faktura hat als Vorlage das Formular “STANDARD” in das Formular “TEXT” kopiert. Pro

Adresse wird eine Zeile mit Name, Adresse und Plz/Ort gedruckt. Wir wollen nun nach jeder Adresse den Adresstext ausdrucken.

Nebst den eigentlichen Zeilen pro Adresse können Sie für jedes Adressformular Kopf- und

Fusszeilen definieren. Diese erscheinen jeweils auf jeder Seite. In den Kopfzeilen wollen wir anschreiben, dass es sich um eine Adressliste mit Text handelt:

Wählen Sie Kopfzeilen

Ein Textfenster öffnet sich. Sie sehen die vom Formular “STANDARD” übernommenen

Kopfzeilen. Links steht auf der ersten Zeile “Adressliste”. Diesen Titel wollen wir

überschreiben.

Tippen Sie “Adressen mit Text” und drücken Sie 17 mal Del (Zeile wieder kürzen)

Sichern Sie mit Sichern die Kopfzeilen

Als nächstes wollen wir die “Zeilen pro Adresse” mit dem Platz- halter für Adresstext ergänzen.

Wählen Sie Adresse

Wiederum öffnet sich ein Textfenster. Sie sehen die verschiedenen Platzhalter für die

Adressfelder auf der ersten Zeile. Die zweite Zeile ist leer. Dies ergibt jeweils eine

Leerzeile zwischen den einzelnen Adressen. Der Name des Platzhalter für den Text ist

#Text. Diesen Platzhalter wollen wir nun unterhalb des Platzhalters für die Adresse einsetzen. Die bestehende Leerzeile wollen wir bei-behalten.

Bewegen Sie den Cursor in die zweite Zeile und dort direkt unter den Platzhalter

#Adresse1

Öffnen Sie das Feld ‘Platzhalter‘ oberhalb des Texts mit

Bewegen Sie den Auswahlbalken bis zum Platzhalter “Text” und wählen Ihn

Der Platzhalter wird zusammen mit dem Spezialzeichen # an die aktuelle Cursorposition geschrieben.

93

U

Sie könnten auch direkt “#Text” im Text tippen, ohne über die Platzhalterwahl zu gehen. Beachten

Sie jedoch, dass ein falsch eingetippter Platzhaltername von Q Faktura nicht verarbeitet werden kann.

Erzeugen Sie mit E eine neue Leerzeile

Sichern Sie mit Sichern die “Zeilen pro Adresse”

Schliessen Sie das Formularfenster

Damit wir unser Formular testen können, müssen wir bei unseren beiden Adressen je einen Text erfassen.

Gehen Sie mit dem Auswahlbalken auf die Adresse “Seifenlust GmbH”

Wählen Sie Aendern

Tippen Sie “Bester Kunde” im Feld “Text”

Wählen Sie Sichern

Bewegen Sie den Auswahlbalken auf die Adresse “Sprachfuss AG”

Wählen Sie Aendern

Tippen Sie “Guter Kunde” im Feld “Text”und wechseln Sie mit E auf die zweite Zeile

Tippen Sie “Zahlt immer verspätet” und sichern Sie mit Sichern die Änderungen

Nun wollen wir prüfen, ob die Formularanpassung funktioniert.

Wählen Sie Datei+Drucken

Wählen Sie im Feld ‘Formular’ das neue Formular “TEXT”

Wählen Sie Vorschau im Druckfenster

Sie sehen, dass die soeben erfassten Texte bei beiden Adressen erscheinen.

Schliessen Sie das Druckfenster

Schliessen Sie das Adressfenster

U

profi Im Lieferumfang ist das Formular “NOTES” enthalten. Hier werden die Notizen zu jeder Adresse gedruckt.

Selektion bestimmter Adressen

Wenn Sie in der Adressliste blättern, begegnen Sie gewöhnlich allen verfügbaren

Adressen. Oft wäre es jedoch schön, wenn nur diejenigen Adressen sichtbar wären, die einem bestimmten Kriterium genügen. Wir wollen als Beispiel nur Adressen mit der

Postleitzahl 3127 in der Liste sehen.

Wählen Sie Datei+Selektion im Adressfenster

94

Wählen Sie im ersten Selektionsfeld (Feldname) den Platzhalter “Plz”

Überspringen Sie mit T das Vergleichsfeld

Tippen Sie “3127” (Feldinhalt)

Wählen Sie Anwenden

Das Selektionsfenster wird geschlossen, und im Adressfenster sehen Sie nur noch die

Adresse von der Sprachfuss AG. Die Selektion bleibt erhalten, bis Sie das Adressfenster schliessen oder eine neue Selektion wählen. Wenn Sie das nächste mal das Adressfenster

öffnen, ist die Selektion noch nicht aktiv. Sie müssen zuerst wieder das Selektionsfenster

öffnen und Anwenden wählen.

U

Ist eine Selektion aktiv, und wählen Sie Drucken, so werden nur die

Adressen berücksichtigt, die der Selektion entsprechen.

Lektion 4 Sattelfest

Wir haben uns sehr ausführlich mit dem Adressfenster befasst. Das hat natürlich einen guten Grund. Wir treffen in allen Arbeits-fenstern in Q Faktura immer wieder auf die gleiche Bedienung. Neu erfassen, ändern, löschen, drucken usw. – immer wieder werden

Sie über das Datei-, das Bearbeiten- und das Detail-Menü oder die Schaltflächen rechts im Arbeitsfenster die gleichen Arbeitsgänge erledigen.

U

Üben Sie anhand des Adressfensters, bis Sie sich in allen Menüfunktionen sattelfest fühlen. Sie erleichtern sich so die Einarbeitung in andere Funk-tionen wesentlich – ja, Sie werden sogar oft das

Gefühl haben, schon zu wissen, wie’s geht.

Lektion 5 Artikelstamm

classic / profi

Während der täglichen Arbeit werden wir neue Artikel direkt bei der Auftragsbearbeitung erfassen. Wir wollen jedoch zuerst unseren Artikelstamm eingeben.

Wählen Sie Funktionen+Artikel verwalten

Das Arbeitsfenster “Artikel” öffnet sich.

Einen Artikel erfassen

Vorderhand haben wir bei der Probe AG noch keine echten Artikel. Wir bieten ja “nur” unsere Arbeit an. Wir möchten jedoch unsere Arbeitskategorien als Artikel erfassen:

Wechseln Sie mit Neu in den Modus “Neu erfassen”

Jeder Artikel erhält eine Artikelnummer. Eine Artikelnummer kann auch Buchstaben beinhalten. Wir wollen von dieser Besonderheit Gebrauch machen und unsere

“Artikelnummern” entsprechend wählen.

Tippen Sie “PROB-001” im Feld ‘Artikel-Nr.’

Tippen Sie “Standardsatz Probieren (Fr./h)” im Feld ‘Produkt‘

95

Tippen Sie “85” im Feld ‘Verkaufspreis’

Tippen Sie “65” im Feld ‘Einstandspreis‘

Sichern Sie den neu erfassten Artikel mit Sichern+Neu

Das Arbeitsfenster ist sogleich bereit für das Erfassen eines weiteren Artikels. Unter

‘Artikel-Nr’ gibt uns Q Faktura folgerichtig “PROB-002” vor.

Tippen Sie “Risikosatz Probieren (Fr./h) im Feld ‘Produkt’

Tippen Sie “130” im Feld ‘Verkaufspreis’

Tippen Sie “110” im Feld ‘Einstandspreis’

Sichern Sie den neu erfassten Artikel mit Sichern

Beide neu erfassten Artikel erscheinen in der Liste. Diese ist aktiv, und der Auswahlbalken steht auf dem soeben erfassten Artikel (PROB-002).

Der Adressgrundkurs lässt grüssen …

Wir haben absichtlich darauf verzichtet, den Grundkurs über Artikel ebenso ausführlich zu gestalten wie denjenigen für Adressen. Warum, haben wir Ihnen schon in der Lektion 3 erklärt. Die Funktionen sind ganz einfach wieder dieselben.

Lektion 6 Rechnung erfassen

Für die letzten drei Monate haben wir der Firma Sprachfuss AG einen unserer Büroräume vermietet. Den Mietzins stellen wir nun in Rechnung.

Schliessen Sie alle Fenster, bis nur noch das Fenster “Rechnungen” offen ist. Wir haben noch keine Rechnung erfasst, so dass die Liste leer ist.

Wählen Sie Neu oder Bearbeiten+Neu

Wir wollen der Sprachfuss AG natürlich nicht verraten, dass es sich um unsere erste

Rechnung handelt. Wir übertippen deshalb die vorgeschlagene Rechnungsnummer.

Tippen Sie “03-11001” im Feld ‘Rechnungsnummer’

Mit ¨ im Feld ‘Kundenadresse’ öffnen Sie das Adressfenster

Wir wollen der Übung halber davon ausgehen, dass wir eine relativ grosse Adressdatei führen, und dass wir nicht durch die ganze Datei blättern wollen.

Wählen Sie Datei+Suchen+Gehe zu … oder benutzen Sie die Schnelltaste

&

Tippen Sie “Sprachfuss” im Feld ‘Name’

Starten Sie die Schnellsuche mit Suche starten

Wählen Sie die Sprachfuss AG

96

Alle andern Felder der Rechnung lassen wir leer oder akzeptieren die Vorgabe.

Bisher haben wir nur die “Rahmenbedingungen” unserer Rechnung erfasst. Deshalb zeigt das Feld ‘Total’ auch noch den Wert 0 an. Wir wollen nun die einzelnen Positionen der

Rechnung erfassen.

Wählen Sie Positionen

Das Arbeitsfenster “Positionen” öffnet sich. Die Positionsliste ist noch leer. Da es sich nicht um sortierte Einträge handelt (wie beispielsweise bei der Adressliste), erscheint zuunterst eine Abschlusszeile.

Wählen Sie Neu

Öffnen Sie mit ¨ im Feld ‘Positionstyp’ die Auswahl mit allen verfügbaren

Positionstypen

Wählen Sie “Text”

U

Je nach Positionstyp werden unterschiedliche Eingabefelder aktiv. Beim Positionstyp ‘Text’ handelt es sich um reinen Text (ohne Betrag usw.).

Deshalb ist nur das Text-Feld aktiv.

Tippen Sie “Gemäss Vereinbarung vom 10.02.03 stellen wir in Rechnung:” im Feld

‘Text’

Sichern Sie die erste Positionszeile mit Sichern+Neu

U

Eine erfasste Position wird immer an derjenigen Stelle eingefügt, an der sich zuvor der Auswahlbalken befand. Wollen Sie eine Position anhängen, so gehen Sie demnach auf die Abschlusszeile, bevor Sie neu wählen.

Der erfasste Text erscheint in der Positionsliste und wir können sogleich die nächste Zeile erfassen. Wir wollen eine Leerzeile einfügen, bevor wir den Mietzins fakturieren.

Sichern Sie die leere Positionszeile vom Typ ‘Text’ mit Sichern+Neu

Wählen Sie “Menge“ im Feld ‘Positionstyp’

Tippen Sie “Monatsmiete” im Feld ‘Text’

Tippen Sie “3” im Feld ‘Menge’

Tippen Sie “400” im Feld ‘Preis‘

Q Faktura berechnet nun den Totalbetrag der Position und zeigt diesen ganz unten im

Positionsfenster an.

Sichern Sie die Positionszeile mit Bearbeiten+Sichern

Die Menge-Position erscheint unter den Text-Positionen in der Positionsliste. Damit haben wir alle Positionen erfasst.

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Kehren Sie mit Schliessen zurück in das Fenster Rechnungen

Sichern Sie die Rechnung mit Sichern

Das Gesamttotal der Rechnung wird in der Liste angezeigt. Es beträgt Fr. 1200.00. Nun wollen wir die Rechnung ausdrucken.

Wählen Sie Datei+Drucken oder Drucken

Tippen Sie “Standard” im Feld ‘Formular’

Schalten Sie Ihren Drucker ein und wählen Sie Drucken

Nun, die Rechnung ist ganz schön, doch fehlt uns darauf unsere Adresse – leider ist uns das alte Briefpapier ausgegangen, und das neue mit angedruckter MWSt-Nummer ist noch nicht geliefert worden.

U

Wenn die Ortschaft beim Rechnungsdatum fehlt, so erfassen Sie diese unter Datei+Konfigurationen.

Ein Formular anpassen

Q Faktura bietet uns die Möglichkeit, mittels Formularen Auswertungen und Dokumente individuell zu gestalten. Wir wollen ein neues Formular für Rechnungen gestalten.

Wählen Sie Formulare im Druckfenster für Rechnungen

Ein kleines Arbeitsfenster mit einer Liste aller mitgelieferten Formulare öffnet sich.

U

Nebst dem Formular “STANDARD” stehen weitere Formulare für Rechnungen zur Verfügung. Sie finden im Anhang eine Übersicht aller mitgelieferten Formulare.

Wählen Sie Neu

Tippen Sie “PROBEAG” im Feld ‘Name’ (ACHTUNG: kein Leerschlag)

Sichern Sie das neue Rechnungsformular mit Sichern

Q Faktura hat unter “PROBEAG” automatisch eine Kopie des mitgelieferten Formulars

“STANDARD” erstellt. Dies erleichtert uns die Arbeit wesentlich: Wir müssen nicht das ganze Formular neu entwerfen, sondern brauchen nur das abzuändern, was nicht unseren

Anforderungen entspricht.

Sie sehen rechts im Formularfenster für verschiedene Bereiche des Formulars

Schaltflächen. So auch für Kopfzeilen. Hier wollen wir die fehlende Anschrift unserer

Adressangaben einsetzen.

Wählen Sie Kopfzeilen

Ein Textfenster öffnet sich. Wir finden darin unter anderem Platzhalter, wie wir sie schon bei der Definition eines Adressformulars kennengelernt haben.

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Die ersten paar Zeilen sind leer. Normalerweise überspringt der Drucker mit diesen

Leerzeilen den Kopf des gedruckten Briefpapiers. Wir haben kein Briefpapier, also setzen wir unsere Anschrift von Hand ein.

Tippen Sie “Probe AG” in der ersten Textzeile und wechseln mit Home und auf die zweite Zeile

U

Wir wechseln nicht mit Enter auf die nächste Zeile, damit keine neuen Leerzeilen eingefügt werden.

Tippen Sie “Siebenstrasse 99” und wechseln Sie auf die nächste Zeile

Tippen Sie “0909 Nirgendwo” und wechseln Sie auf die übernächste Zeile

Tippen Sie “Tel. 099 / 99 88 99” und wechseln Sie auf die übernächste Zeile

Schliessen Sie das Textfenster mit Sichern

Voilà – das Rechnungsformular “PROBEAG” ist gesichert. Wir wollen sogleich die

Rechnung nochmals ausdrucken und überprüfen, ob sie nun unseren Vorstellungen entspricht.

Schliessen Sie das Formularfenster

Öffnen Sie im Druckfenster mit im Feld ‘Formular’ die Formularwahl

Sie sehen, dass zusätzlich zu den mitgelieferten Formularen nun auch das Formular

“PROBEAG” in der Liste erscheint.

Wählen Sie das Formular “PROBEAG”

Wählen Sie Drucken im Druckfenster

Neu wird also unsere Anschrift links oben in der Rechnung gedruckt. Damit sind wir zufrieden.

Schliessen Sie die Druckfenster

U

Wir haben nur gerade das Rechnungformular angepasst. Wenn Sie die gleiche Anpassung auch für

Quittungen, Offerten oder Mahnungen benötigen, so müssen Sie diese dort analog vornehmen.

Lektion 7 Mehrwertsteuer

classic / profi

Die Probe AG wird mehrwertsteuerpflichtig. Dies wollen wir Q Faktura mitteilen, damit das Programm uns später Steuerberechnungen abnehmen kann.

Wählen Sie Datei+Konfiguration

Q Faktura öffnet das uns vom ersten Programmstart her bekannte Konfigurationsfenster.

Die ProbeX darf die Mehrwersteuer vereinnahmt abrechnen, und hat zudem den

Saldosteuersatz 5.9% bewilligt bekommen.

99

100

Wählen Sie “vereinnahmt” im Feld ‘Abrechnungsart‘

Aktivieren Sie das Feld ‘Saldosteuersatz‘ mit der Leertaste oder per Mausklick

Tippen Sie “5.9” im Feld ‘Saldosteuersatz‘

Tippen Sie “111‘222” im Feld ‘MwSt-Nummer‘

Wählen Sie “semesterweise” im Feld “Abrechnungstermin”

Schliessen Sie das Konfigurationsfenster mit Sichern

Damit sind wir für die Mehrwertsteuer gerüstet.

Lektion 8 Serienbrief

Herr Immerfroh hat uns beauftragt, mit einem Rundschreiben all unseren Kunden und

Lieferanten unsere MWSt-Nummer mitzuteilen und sie gleichzeitig darum zu bitten, uns doch ihre Nummer mitzuteilen.

Wählen Sie Funktionen+Texteditor

Da wir bisher noch keinen Text bearbeitet haben, ist das Textfenster leer, und im

Fenstertitel steht lediglich „Textfenster –“.

Erfassen Sie folgenden Text:

________________________________________________________

#Name1

#Adresse1

Sehr geehrter Kunde

Gerne teilen wir Ihnen unsere MwSt-Nummer mit. Sie lautet:

111’222

Dürfen wir Sie bitten, uns Ihre MwSt-Nummer ebenfalls mitzuteilen?

Herzlichen Dank!

Mit freundlichen Grüssen

Probe AG

________________________________________________________

Sie sehen, dass dort, wo Informationen aus den Adressen gedruckt werden soll,

Feldnamen (beginnend mit dem Spezialzeichen #) eingesetzt sind. Diese müssen Sie nicht unbedingt von Hand schreiben: Wählen Sie im Feld ‘Platzhalter‘ einen Eintrag, so wird dieser automatisch an die aktuelle Cursor-Position geschrieben. Eine Auflistung aller

Platzhalter finden Sie im Anhang.

Bevor wir den Seriendruck starten, wollen wir zuerst einen Testdruck durchführen.

Wählen Sie Datei+Drucken

Wählen Sie im Feld ‘Adressnummer‘ die Seifenlust GmbH

Wählen Sie Vorschau

Der Brief erscheint in der Druckvorschau. Sie sehen, dass die Platzhalter ersetzt wurden mit den Adressfeldern der Seifenlust GmbH.

Schliessen Sie die Druckvorschau

Schliessen Sie das Druckfenster

Der Test verlief erfolgreich, also wollen wir den Serienbrief sichern.

Wählen Sie Speichern

U

Da der aktuelle Text noch keinen Namen hat, öffnet sich ein Dateiwahl- fenster, als hätten Sie Speichern unter … gewählt.

Tippen Sie „MWST“ im Feld ‘Datei’

Bestätigen Sie mit Speichern die Dateiwahl

Um Serienbriefe ausdrucken zu können, müssen wir ins Adressfenster wechseln. Dort ist direkt ersichtlich, welche Adressen berücksichtigt werden sollen (Liste des

Arbeitsfensters).

Schliessen Sie das Textfenster

Wählen Sie Funktionen+Adressen

Wählen Sie Brief/Serienbrief

Öffnen Sie mit ∂ im Feld ‘Brief‘ die Dateiwahl

Wählen Sie den Brief ‘MWST’

Wählen Sie Vorschau

Für jede Adresse der Adressdatei erscheint ein Brief. Wollen Sie den Serienbrief nicht an alle Adressen verschicken, so können Sie mit Datei+Selektion im Adressfenster die zu berücksichtigenden Adressen einschränken. Wenn Sie den Brief nur an ein paar wenige

101

ausgewählte Adressen senden wollen, können Sie diese Adressen markieren (

S+ ¨ oder

S+ ∂) und sich den Umweg über eine Selektion ersparen.

Schliessen Sie die Druckvorschau

Schliessen Sie das Druckfenster

Schliessen Sie das Adressenfenster

Lektion 9 Offerte erfassen

classic / profi

Die Firma Seifenlust GmbH hat wieder zugeschlagen. Ihr neuestes Produkt ist ein spezielles Dusch-Gel, das sie mit dem Slogan “Nie mehr abtrocknen” auf den Markt bringen will. Das Produkt soll die bisher nicht für möglich gehaltene Wirkung haben, dass die Haut nach erfolgter Dusche innert wenigen Sekunden von selbst trocknet. Die

Seifenlust GmbH wünscht eine Offerte betreffend Test des neuen Produkts an

10 Personen. Dabei soll jede Person innerhalb von einem Monat achtmal das Dusch-Gel benutzen. In der Offerte eingeschlossen sein soll ein umfassender Testbericht.

Eine Offerte erfassen

Nun werden anstelle von Rechnungen Offerten im Dokumentenfenster angezeigt. Wir haben noch keine Offerte erfasst, so dass die Liste leer ist.

Wählen Sie im Rechnungsfenster Offerten

Wählen Sie Neu

Wir wollen der Seifenlust GmbH natürlich auch nicht verraten, dass es sich um unsere erste Offerte handelt. Wir übertippen deshalb die vorgeschlagene Offertnummer.

Tippen Sie “03 -11001” im Feld ‘Offertnummer’ (+T)

Mit∂ im Feld ‘Kunde’ öffnen Sie das Adressfenster

Wählen Sie die Seifenlust GmbH

Die ProbeX ist bekanntlich neu mehrwertsteuerpflichtig. Deshalb ordnen wir der

Rechnung den Steuersatz 7.6% zu:

Tippen Sie “U7.6N” im Feld ‘MwSt‘

U

Dieser Steuerschlüssel wurde von Q Faktura automatisch eröffnet. Er bedeutet, dass alle Beträge exkl. MwSt erfasst werden, und dass der Steuersatz 7.6% beträgt. Ebenfalls verfügbare ist der

Steuerschlüssel U7.6B (Umsatzsteuer 7.6% brutto), welcher dann zum Einsatz kommt, wenn die

Beträge inkl. MwSt erfasst werden sollen.

Alle anderen Felder im Offertenfenster lassen wir leer oder akzeptieren die Vorgabe. Wir wollen nun die einzelnen Positionen der Offerte erfassen.

Wählen Sie Positionen

102

Wählen Sie Neu

Wählen Sie den Positionstyp “Artikel”

Gemäss Rücksprache mit Herrn Immerfroh müssen wir den Risikosatz offerieren.

Öffnen Sie mit ∂ im Feld ‘Art.-Nr’ das Artikelfenster

Wählen Sie den Artikel ‘PROB-002’ (Risikosatz) mit

Artikelnummer und Artikelbezeichnung (Feld ‘Produkt’) sowie Preis (EP) werden in die

Position übernommen. Herr Immerfroh hat kalkuliert, dass er für den Test selber pro

Person 4 Stunden, also insgesamt 40 Stunden einsetzen muss.

Tippen Sie “40” im Feld ‘Menge’

Q Faktura berechnet nun den Bruttobetrag der Position.

profi Davon werden die 4%

Rabatt, die vom Adresstamm her übernommen wurden, abgezogen. Dies ergibt den

Nettobetrag exkl. MWSt (Fr. 4224.00), da der Steuersatz “U7.6N” von einem Betrag exklusive MWSt ausgeht (Nettoverbuchung). Zudem berechnet das Programm auch den

Betrag inkl. MwSt (Fr. 4’545.00). Wir bezeichnen diese beiden Beträge als Positionstotale.

Sichern Sie die Positionszeile mit Sichern+Neu

Die Artikel-Position erscheint in der Positionsliste. Für das Ausarbeiten eines Testberichts verrechnen wir jeweils eine Pauschale von Fr. 1000.—:

Tippen Sie “Betrag” im Feld ‘Positionstyp’

Tippen Sie “Testbericht (pauschal)” im Feld ‘Text’

Tippen Sie “1000” im Feld ‘Preis’

Sichern Sie die Positionszeile mit Sichern

Sie sehen für jede Position in der Positionsliste das Positionstotal. Sie können in der

Positionsliste mit Anzeige MwSt wählen, ob das Positionstotal inklusive oder exklusive

Mehrwertsteuer angezeigt werden soll. Was der Kunde auf der Offerte zu sehen bekommt, hängt dagegen von der Definition im Formular ab. Das Gesamttotal wird ebenfalls anhand der Definition im Formular ausgegeben. In der Positionsliste muss es nicht als Position aufgeführt werden.

U

Im Anhang finden Sie eine Liste aller mitgelieferten Formulare.

Wir haben alle Positionen erfasst.

Kehren Sie mit Schliessen zurück ins Fenster Offerten

Sichern Sie die Offerte mit Sichern

103

Das Gesamttotal der Offerte wird in der Offertliste angezeigt. Nun wollen wir die Offerte ausdrucken.

Wählen Sie Datei+Drucken

Tippen Sie “RABATT-E” im Feld ‘Formular’

Schalten Sie Ihren Drucker ein und wählen Sie Vorschau

Sie sehen die Offerte exakt so, wie sie später ausgedruckt würde. Wir sparen Papier und verzichten auf den Ausdruck.

U

Im Formular “RABATT-E” gibt eine Rabattspalte und Positionstotale exkl. MwSt aus. Möchten Sie die

Positionstotale inkl. MwSt ausgeben, müssten Sie das Formular RABATT-I verwenden.

Eine Rechnung ab Offerte erstellen

Die Seifenlust GmbH hat uns gemäss Offerte den Auftrag erteilt. Wir haben die Tests durchgeführt und mussten neidlos anerkennen, dass der Slogan “Nie mehr abtrocknen” tatsächlich eine neue Aera in des Menschen Duschgewohnheiten einläuten könnte. Für uns besonders erfreulich ist die Tatsache, dass keine unserer Testpersonen irgendwelche

Probleme mit dem neuen Gel hatte. Mit dem guten Gefühl, ohne Komplikationen gutes

Geld verdienen zu können, schreiben wir die Rechnung an die Seifenlust GmbH.

Wir wollen die zuvor erfasste Offerte als Vorlage für die Rechnung verwenden.

Prüfen Sie, ob im Dokumentenfenster der Titel “Rechnungen“ steht. Wir wollen die zuvor erfasste Offerte als Vorlage für die Rechnung verwenden.

Wechseln Sie mit Rechnungen ins Dokumentenfenster “Rechnungen”

Wählen Sie Detail+Neu ab Offerte

Ein Fenster mit allen verfügbaren Offerten öffnet sich. Da wir erst eine Offerte erfasst haben, ist in der Liste nur dieser eine Eintrag.

Wählen Sie die Offerte

Alle relevanten Daten werden ab der Offerte in die Rechnung übernommen – insbesondere die Positionen und der Kunde. Die Rechnung erscheint in der Liste des

Rechnungsfensters. Das Rechnungsdatum ist mit dem heutigen Datum gesetzt. Das ist genau das, was wir wollten.

U

Selbstverständlich könnten wir jetzt noch die Positionen verändern. Es kommt ja vor, dass ein Kunde nicht genau gemäss Offerte bestellt. Bei uns ist dies jedoch nicht der Fall. Wir brauchen die

Rechnung also nur noch zu drucken.

Sichern Sie die Rechnung mit Sichern

Wählen Sie Drucken

Tippen Sie “RABATT-E” im Feld ‘Formular’

104

Wählen Sie Drucken

Sie sehen, dass die Rechnung praktisch gleich gestaltet ist wie die Offerte. Allerdings fehlt, wie ursprünglich bei der Offerte auch, unsere Adresse im Formularkopf. Da uns unser neues Briefpapier inzwischen geliefert wurde, erübrigt sich eine Anpassung.

Lektion 10 Mahnungen

Mahnung ausdrucken

Wir kennen die Seifenlust GmbH nun schon längere Zeit und wissen, dass sie es mit den

Zahlungsfristen normalerweise nicht so ernst nimmt. Wir wollen deshalb “aus weiser

Voraussicht” schon mal die erste Mahnung vorbereiten.

Wählen Sie Ändern im Fenster “Rechnungen”

Wählen Sie “1. Mahnung“ im Feld ‘Status‘

Sichern Sie die Änderungen mit Sichern

Wählen Sie Mahnungen drucken

Tippen Sie “Standard” im Feld ‘Formular’

Tippen Sie “1. Mahnung” im Feld ‘Dokumente’

Wählen Sie Vorschau

Die Mahnung erscheint in der Druckvorschau. Der Text entspricht in etwa dem, was in der

Schweiz üblicherweise in Mahnungen geschrieben wird. Natürlich können Sie diesen Text an Ihre Gepflogenheiten anpassen.

U

Wenn mehrere Mahnungen im Status “1. Mahnung” sind, werden diese alle zusammen ausgedruckt.

Dies erspart oft viel Arbeit.

Schliessen Sie die Druckvorschau

Wählen Sie Formulare 1. Mahnung

Ein Arbeitsfenster mit den verfügbaren Mahnformularen öffnet sich. Sie können wiederum die verschiedenen Bereiche der Formulare Ihren Wünschen anpassen.

Wollen Sie ein neues Mahnformular erfassen, so müssen Sie darauf achten, dass Sie dies für jede Mahnstufe tun, die Sie benützen. Wollen Sie beispielsweise ein Mahnformular

“PROBEAG” definieren, müssen Sie dies sowohl unter “Formulare 1. Mahnung”,

“Formulare 2. Mahnung”, also auch unter “Formulare 3. Mahnung” tun.

Schliessen Sie alle offenen Fenster

U

Wollen Sie ein Formular für die 2. Mahnung anpassen, müssen Sie erst im Feld ‘Dokumente‘

“2. Mahnung” wählen. Die Schaltfläche rechts im Druckfenster wechselt dann von “Formulare

1. Mahnung” auf “Formulare 2. Mahnung”.

105

106

Mahnung bearbeiten

Mit Q Faktura

profi haben Sie erweiterte Möglichkeiten, Ihr Mahnwesen zu organisieren

(Funktionen+Mahnwesen). Folgende Funktionen stehen Ihnen gegenüber Q Faktura

classic zusätzlich zur Verfügung:

• individueller Mahntext pro Rechnung

Mahnspesen pro Rechnung

Automatisches Erhöhen der Mahnstufe für alle fälligen Rechnungen (dabei kann pro Mahnstufe ein eigener Ansatz Mahnspesen zugeordnet werden)

Sie finden im Programm in der Programm-Hilfe unter “Mahnwesen” Hinweise zu den erweiterten Möglichkeiten von Q Faktura

profi .

Lektion 11 Zahlungseingang

Eingehende Zahlung verbuchen

Die Seifenlust GmbH hat entgegen aller Erwartungen prompt innerhalb von 10 Tagen bezahlt und dabei (leider) einen Skontoabzug von 2% beansprucht. Wir wollen die Zahlung von

Fr. 5503.50 verbuchen.

Wählen Sie Zahlungseingang im Fenster “Rechnungen” (setzen Sie zuvor den

Auswahlbalken auf die Rechnung der Seifenlust GmbH)

Q Faktura schlägt Ihnen den effektiven Rechnungsbetrag von

Fr. 5572.80 als Zahlungseingang vor.

Tippen Sie “5461.30” im Feld ‘zahlt uns sFr.’

Wählen Sie Buchen

Q Faktura merkt, dass der Zahlungseingang zu klein ist, und fragt nach, was geschehen soll.

Wählen Sie Skonto

Voilà – die Zahlung ist verbucht, die Rechnung ausgeglichen. Die Rechnung erscheint in der Liste des Arbeitsfensters als “erledigt”. Zudem fügt Q Faktura automatisch eine

Zahlung in das Bewegungsjournal ein. Dies können Sie unter Funktionen+Zahlungen

überprüfen.

Lektion 12 Kontrolle anhand des Bewegungsjournals

Im Bewegungsjournal werden alle Auftragsbuchungen gespeichert: Offerten,

Auftragsbestätigungen, Offerten, Rechnungen, Quittungen und Zahlungen. Zusätzlich werden darin auch Skontoabzüge und Verluste registriert.

Wählen Sie Auswertungen+Bewegungsjournal

Sie sehen, dass Sie für alle Typen von Einträgen wählen können, ob sie mit berücksichtigt werden sollen oder nicht (Mausklick oder Leertaste).

Wählen Sie alle Dokumente an

Wählen Sie Vorschau

Sie sehen nacheinander die fünf Einträge: die Offerte, die beiden Rechnungen, die zweite mit dem Skontoabzug und die Zahlung.

U

Wollen Sie beispielsweise eine Liste aller Zahlungen ausdrucken, so schliessen Sie in der Selektion im

Druckfenster ganz einfach die anderen Einträge aus.

Schliessen Sie die Druckvorschau

Schliessen Sie das Druckfenster

Lektion 13 Standardauftrag

profi

Standardauftrag definieren

Herr Immerfroh hat sich zum Ziel gesetzt, für das laufende Jahr einen zweistelligen

Umsatz-Zuwachs zu realisieren. Er weiss, dass dies ohne Werbung kaum zu erreichen ist.

Also hat er kurzer Hand eine Inseratenkampagne aufgegeben. Wir haben ihn in seinem

Ansinnen gar noch unterstützt – wer konnte auch ahnen, dass wir ein derart grosses Echo erhalten würden. Wir offerieren praktisch nur noch. Wenn wir nicht in der Arbeit untergehen wollen, dann müssen wir unsere Abläufe optimieren.

Q Faktura unterstützt uns dabei. Wir können sogenannte Standardaufträge definieren, die wir jeweils als Vorlage einsetzen können.

Wählen Sie Funktionen+Standardaufträge

Da wir bisher noch keinen Standardauftrag erfasst haben, ist die Liste leer.

Wählen Sie Bearbeiten+Neu

Das Erfassungsbild ähnelt demjenigen der Offerte oder der Rechnung. Es sind jedoch nur solche Felder aktiv, die sich als Vorgabe eignen.

Tippen Sie “Standardofferte” im Feld ‘Identifikation’

Tippen Sie „U7.6N“ im Feld ‘MwSt’

U

Wenn Sie einem Kunden immer wieder Offerten, Rechnungen usw. verschicken, so können Sie einen

Standardauftrag speziell für diesen Kunden erfassen. Sie müssen dann die entsprechende

Kundennummer im Feld ‘Kunde’ einsetzen.

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Das Hauptbild enthält keine weiteren Eingabefelder, die wir vorgeben wollen. Wichtig sind uns die Positionen.

Wählen Sie Positionen

Wählen Sie Bearbeiten+Neu

Wählen Sie “Text” im Feld ‘Positionstyp’

Tippen Sie “Gerne offerieren wir Ihnen wie folgt:” im Feld ‘Text’

Sichern Sie die erste Positionszeile mit Sichern+Neu

Sichern Sie die leere Positionszeile vom Typ ‘Text’ mit Sichern+Neu

Wir wollen für beide Stundenansätze eine Positionszeile erfassen. Wenn wir später den

Standardauftrag benutzen, wird es einfacher sein, Zeilen, die wir nicht benutzen, zu löschen, als neue Zeilen zu erfassen.

Wählen Sie “Artikel’ im Feld ‘Positionstyp’

Öffnen Sie mit ò im Feld ‘Artikel-Nr’ das Artikelfenster

Wählen Sie Artikel ‘PROB-001’ (Standardsatz)

Sichern Sie die Positionszeile mit Bearbeiten+Sichern+Neu

Öffnen Sie mit ∂ im Feld ‘Art.-Nr’ das Artikelfenster

Wählen Sie Artikel ‘PROB-002’ (Risikosatz)

Sichern Sie die Positionszeile mit Bearbeiten+Sichern

Kehren Sie mit Schliessen zurück ins Fenster Standardaufträge

Sichern Sie den Standardauftrag mit Sichern

Voilà – unser Standardauftrag ist fertig. Wir werden ihn vorab für Offerten einsetzen. Wir könnten ihn jedoch problemlos auch beim neu Erfassen von Rechnungen und Quittungen als Vorlage benutzen.

U

Verrechnen Sie Ihren Kunden regelmässig Versandkosten, so können Sie im Standardauftrag zusätzlich eine Zeile mit dem Positionstyp “Betrag” einsetzen. Falls Sie meistens den gleichen Betrag verrechnen, können Sie diesen direkt im Standardauftrag einsetzen.

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Offerte ab Standardauftrag erfassen

Wir dürfen der Sprachfuss AG offerieren. Ihre Erfindung ist jedoch derart geheim, dass uns unser Chef nicht darüber informieren will. Er hat uns lediglich mitgeteilt, dass wir 120 Stunden zum Standardsatz mit dem Vermerkt “Projekt

Ear Condition” offerieren sollen.

Wählen Sie im Dokumentenfenster Offerten

Wählen Sie Detail+Neu ab Standard

Ein Fenster mit allen verfügbaren Standardaufträgen öffnet sich. Da wir erst einen

Standardauftrag erfasst haben, ist in der Liste nur der eine Auftrag.

Wählen Sie den Standardauftrag „Standardofferte“

Q Faktura wechselt in den Modus “Neu erfassen”, als ob wir Neu gewählt hätten.

Wählen Sie die Sprachfuss AG im Feld ‘Kunde’

Wählen Sie Positionen

Sie sehen, dass die zuvor im Standardauftrag erfassten Positionen in der Liste aufgeführt sind.

Gehen Sie mit dem Auswahlbalken auf die Zeile mit dem Artikel “Risikosatz Probieren”

Löschen Sie die Zeile mit Löschen

Gehen Sie mit dem Auswahlbalken auf die Zeile mit dem Artikel “Standardsatz

Probieren”

Wählen Sie Neu

Wählen Sie “Text” im Feld ‘Pos.-Typ’

Wählen Sie Sichern+Neu

Tippen Sie “Projekt Ear Condition” im Feld ‘Text’

Wählen Sie Sichern+Neu

Wählen Sie Sichern

Die erfassten Leerzeilen dienen lediglich der Gestaltung. Der Auswahlbalken sollte auf der

Zeile mit dem Artikel “Standardsatz Probieren” stehen.

Wählen Sie Bearbeiten+Ändern

Tippen Sie “120” im Feld ‘Menge’

Sichern Sie die Positionszeile mit Sichern

Schliessen Sie das Positionenfenster

Sichern Sie die Offerte mit Bearbeiten+Sichern

Drucken Sie die Offerte mit der Schnelltaste F3

Das war’s! So funktioniert effiziente Büroarbeit.

109

Lektion 14 MwSt-Abrechnung

Normalerweise quartalsweise müssen Sie der MwSt-Behörde eine Steuerabrechnung einsenden. Q Faktura liefert Ihnen die Zahlen, die Sie in das Steuerformular übertragen können. Da wir den Steuerschlüssel “U7.6N” eingesetzt haben, ist das Erstellen der

MwSt-Abrechnung denkbar einfach.

Wählen Sie Funtionen+MwSt-Abrechnung

Als erstes bestimmen Sie die Abrechnungsperiode. Hier müssen wir etwas mogeln: Wir müssen den nächsten Monat als Stichmonat einsetzen – ansonsten würde unsere

Rechnung nicht in die Periode übernommen.

U

Q Faktura gibt den zuletzt abgelaufenen Monat als Stichmonat vor. Dies ist sinnvoll, da

üblicherweise die MwSt-Abrechnung direkt nach Ablauf einer Periode erstellt wird.

Erhöhen Sie die Periode um einen Monat

Wählen Sie Aufrechnen

Eine allfällige Abrechnung nach Saldosteuersatz spielt für das Aufrechnen keine Rolle.

Beim Saldosteuersatz handelt es sich ja nicht um einen effektiven MwSt-Steuersatz, sondern lediglich um einen Prozentsatz, wieviel vom Bruttoumsatz abgeliefert werden muss.

Wählen Sie Drucken

Das Druckfenster öffnet sich. Wir sparen Papier und schauen uns die Auswertung am

Bildschirm an:

Wählen Sie Vorschau

Sie sehen in der ersten Tabelle eine detaillierte Auflistung pro Steuersatz. Da wir nur gerade eine Rechnung mit dem Steuersatz 7.6% gestellt haben, erscheint nur eine

Kolonne für diesen Steuersatz. Da wir weder Gutschriften noch Verluste gebucht haben, bleiben diese Spalten leer. Hingegen wird der Skontoabzug ausgewiesen. Alle Zahlen dieser ersten Tabelle verstehen sich inkl. MwSt.

In der zweiten Tabelle wäre wiederum eine Kolonne pro Steuersatz ersichtlich, und wiederum erscheint natürlich nur die eine Kolonne mit 7.6%. Hier ist nun der effektive

Steuerbetrag ausgewiesen. Die Totale inkl. MwSt sind von der ersten Tabelle

übernommen.

Da wir nach Saldosteuersatz abrechnen (5.9%), wollen wir uns die effektive Steuerschuld von Q Faktura berechnen lassen.

Schliessen Sie die Druckvorschau

Schliessen Sie das Druckfenster

Wählen Sie den Saldosteuersatz mit Mausklick oder Leertaste

110

Tippen Sie “5.9” im Feld ‘Saldosteuersatz’

Wählen Sie Drucken

Wählen Sie Vorschau

Gehen Sie mit ∂ an das Ende der Auswertung

Sie sehen, dass die Auswertung ergänzt wurde mit der Berechnung der Steuerschuld per

Saldosteuersatz.

Kontrolle anhand des MWSt-Journals

Die MwSt-Abrechnung ist eine Totalisierung aller Buchungen. Zur Kontrolle oder bei einer

Revision muss ersichtlich sein, wie diese Totale berechnet worden sind. Dazu bedienen wir uns der Auswertung “MwSt-Journal”.

Wählen Sie Auswertungen+MwSt-Journal

Gleich wie bei der MwSt-Abrechnung müssen Sie die MwSt-

Periode bestimmen.

Setzen Sie die gleiche Periode ein, wie zuvor bei der MwSt-Abrechnung

Wählen Sie Vorschau

Sie sehen beide erfassten Rechnungen im Journal. Rechts aussen ist die Periode angeschrieben, in welche die Rechnungen aufgenommen wurden. Zum Abschluss sehen

Sie eine Totalisierung. Diese muss mit der MwSt-Abrechnung übereinstimmen.

Schliessen Sie alle offenen Fenster, bis nur noch das Dokumentenfenster offen ist

111

Lektion 15 Daten sichern

Je intensiver Sie an Ihrem Computer arbeiten, um so wertvoller werden die gespeicherten

Daten. Herr Immerfroh hat deshalb angeordnet, dass wir täglich eine Datensicherung durchführen.

Legen Sie eine leere, formatierte Diskette ins Diskettenlaufwerk A:

Wählen Sie Datei+Datensicherung

Sie sehen ein Dialogfenster. ‘Laufwerk A’ und ‘Daten sichern’ wird vorgegeben. Damit sind wir einverstanden.

U

Falls Sie je darauf angewiesen sein sollten, eine Datensicherung wieder einzulesen, so erledigen Sie

dies ebenfalls mit Datei+Datensicherung.

Wählen Sie per Mausklick einfach ‘Daten zurückspielen’ anstatt ‘Daten sichern’.

Wählen Sie Fortfahren

Es dauert einige Sekunden, bis die Daten gesichert sind. Q Faktura informiert uns anschliessend über die erfolgreiche Datensicherung.

Nehmen Sie die Diskette aus dem Laufwerk und schreiben Sie Datum und “Office-

Daten” auf die Etikette.

Der Grundkurs nimmt hier sein Ende. Ab jetzt beginnt für Sie der Alltag. Sie setzen mit

Datei+Neuanfang neu auf und erfassen nun Ihre „scharfen“ Daten.

112

ANHANG

Dateien

Q Faktura ist einfach zu bedienen, Sie kommen kaum je in Berührung mit dem

Betriebssystem. Dahinter verbirgt sich natürlich jede Menge Technik.

Basisdatenbanken im Programmverzeichnis:

Unter dem Namen „Standard“ wird im Programmverzeichnis ein Unterverzeichnis angelegt. Dort werden folgende Dateien abgelegt:

SWS_MAND.SQC Konfiguration

SWA_DEBJ.SQD Bewegungsjournal

SWA_ADR.SQA Hauptadressdatei

SWA_ART.SQS Artikeldatei

Geänderte oder neu erfasste Formulare werden im Programmverzeichnis abgelegt:

*.RDD, *.QDD, *.ODD Rechnung, Quittung, Offert

*.1DD, *.2DD, *.3DD

*.KDD

1. bis 3. Mahnung

Kontoauszug (Kunde)

Formulare

Für Adressen, Artikel, Dokumente (Offerten, Rechnungen, Quittungen) und Mahnungen stellt Ihnen Q Faktura Musterformulare bereit. Beachten Sie, dass für Q Faktura easy und für Q Faktura classic nicht alle Formulare verfügbar sind. Hier finden Sie eine Liste der wichtigsten Formulare.

Adressformulare

LISTE Adressliste mit Telefon

NOTES

ERLEDIGT

OFFEN

Adressliste mit Notizen

Liste aller Mitglieder, die bezahlt haben

Liste aller Mitglieder, die noch nicht bezahlt haben

113

Artikelformulare

LISTE

PREIS-VP

Artikelliste mit Beschreibung, VP und EP

Preisliste mit VP (Verkaufspreis)

PREIS-EP Preisliste mit EP

INVENTAR Inventarliste

BLD Artikelliste mit VP und Bild pro Artikel

114

Mahnformulare

STANDARD 1. – 3. Mahnung mit Standardtexten

Dokumentformulare (Offerten, Rechnungen, Quittungen)

EASY

STANDARD

MWST-I

MWST-E

RABATT-I

Einfach gehalten, ohne MwSt, ohne Menge

Einfach gehalten, ohne MwSt, mit Menge

Einfach gehalten, mit Menge, Preise pro Position inkl. MwSt

Preise pro Position exkl. MwSt, Total exkl. MwSt und Total inkl. MwSt

Preise pro Position inkl. MwSt, Menge- und Rabattspalte

RABATT-E Preise pro Position exkl. MwSt, Total exkl. MwSt und Total inkl. MwSt,

Menge- und Rabattspalte

PROFI Ausprobieren...

LIEFER1 Lieferschein mit Menge (nur Rechnungen)

LIEFER2

ESR-E

Lieferschein mit Menge und Einheit (nur Rechnungen)

Rechnungsformular mit Einzahlungsschein im unteren Blatt-Drittel,

ESR-I

Positionen exkl. MwSt

Rechnungsformular mit Einzahlungsschein im unteren Blatt-Drittel,

Positionen inkl. MwSt

Platzhalter

Einige Formulare können Sie selber gestalten. Dazu stehen Ihnen Platzhalter für die wichtigen Felder zur Verfügung. Platzhalter sind gekennzeichnet mit einem #-Zeichen.

Tagesdatum (heute)

Aktuelle Zeit

Aktuelle Seite

Aktuelle Datei (vollständig mit Pfad)

Name der aktuellen Datei

#Datum

#Zeit

#Seite

#Datei

#Dateiname

Stammdaten (Datei+Konfiguration)

#M_MWStNr, #M_Adr1, #M_Adr2, #M_Adr3, #M_Plz, #M_Ort, #M_Info1, #M_Info2

Adresse (Adressfenster)

#AdressNr, #Anrede, #Vorname, #Name1, #Name2, #Adresse1, #Adresse2, #Plz, #Ort,

#Text, #Telefon1, #Telefon2, #Telefax, #Natel, #EMail, #WWW, #Gruppe, #Zustaendig

Adresseigenschaften (Mitglied)

#Kategorie, #Beitrag, #Bezahlt, #Amt, #Team

Adresseigenschaften (Merkmale)

#Merkmal1, #Merkmal2, #Merkmal3, #Merkmal4, #Merkmal5

Adresseigenschaften (Persönlich)

#Geschlecht, #Zivilstand, #Land, #Geburtstag, #ZZahl1, #ZZahl2, #ZDatum1, #Ident1,

#ZText1

Artikel (Artikelfenster)

#S_ArtikelNr, #S_Produkt, #S_Gruppe, #S_Beschreibung, #S_EP, #S_VP, #S_VP2,

#S_VP3, #S_Einheit, #S_Hinweis

Artikeleigenschaften (Merkmale)

#Merkmal1, #Merkmal2, #Merkmal3, #Merkmal4, #Merkmal5

Artikel (Inventarfenster)

#S_IP, #S_Bestand, #S_InventarPreis

Dokument (Rechnung, Offerte usw.)

#A_Datum, #A_Status, #A_DokumentNr, #A_Valuta, #A_Referenz, #A_TotalBetrag,

#A_OffenBetrag, #A_Hinweis, #A_Zahlungsfrist, #A_Gueltig, #A_Termin, A_Text

U

In Dokumenten stehen auch Adress- und Konfigurationsplatzhalter zur Verfügung.

Bitte beachten Sie die Hinweise in der Programm-Hilfe betreffend Platzierung und

Formatierung von Platzhaltern.

115

116

Q Faktura

classic

Arbeiten Sie mit Q Faktura

easy, haben Sie sicher schon bemerkt, dass Ihnen die

Programme Q Faktura

classic und Q Faktura profi viele zusätzliche Funktionen bieten, die Ihnen einerseits die Arbeit weiter erleichtern, und Ihnen andererseits neue

Möglichkeiten eröffnen. Dabei ist es nicht zwingend erforderlich, dass Sie

Mehrwertsteuer abrechnen. Q Faktura classic ist auch für nicht Mehrwertsteuerpflichtige ein vollwertiges Programm.

Als registrierter Q Software Kunde haben Sie das Anrecht, Q Faktura

classic zu einem reduzierten Upgrade-Preis zu erwerben. Warum sich das für Sie lohnt, entnehmen Sie der nachfolgenden Auflistung aller zusätzlichen Funktionen von Q Faktura

classic gegenüber

Q Faktura

easy:

* Sie können Offerten erfassen

* Sie können Offerten, Rechnungen und Quittungen wahlweise mit Mehrwertsteuer schreiben

* Sie können quartals- oder semesterweise Mehrwertsteuerabrechnungen ausdrucken

* Sie können einen Artikelstamm verwalten

* Sie können Artikellisten und -etiketten drucken

* Sie haben in den Positionen Zugriff auf den Artikelstamm

* Sie können in den Positionen einen Gesamtrabatt erfassen

* Sie können Ihren Kunden wahlweise den Artikel-EP oder den Artikel-VP zuteilen

* Sie können neben der Kunden-/Mitgliederdatei weitere, unabhängige Adressdateien aufbauen

* Sie können die Auswertung Kundenstatistik (Umsätze pro Kunde) abrufen

Q Faktura

profi

Q Faktura

profi bietet gegenüber Q Faktura classic einen nochmals stark erweiterten

Funktionsumfang. Als registrierter Q Software Kunde haben Sie das Anrecht, Q Faktura

profi zu einem reduzierten Upgrade-Preis zu erwerben. Warum es sich für Sie lohnt, auf unser Spitzenprodukt zu upgraden, entnehmen Sie der nach-folgenden Auflistung aller zusätzlichen Funktionen von Q Faktura

profi gegenüber Q Faktura classic:

* Sie können Etiketten, Briefe und Serienbriefe direkt in Microsoft Word schreiben und mit der Adressdatei verknüpfen. So eröffnen sich Ihnen alle Möglichkeiten der professionellen Textgestaltung.

* Sie können Standardaufträge erfassen für ähnliche oder gleiche Offerten, Rechnungen und Quittungen.

* Sie können Textbausteine erfassen für wiederkehrende Positionsinhalte

* Sie können Ihr Inventar führen und eine Inventarliste drucken

* Sie können pro Artikel zusätzliche zwei Preise erfassen, und diese auch Ihren Kunden zuordnen

* Sie können jedem Artikel eine Einheit zuordnen

* Sie können pro Position einen Rabatt erfassen

* Sie können Ihre Mahnungen automatisieren, indem Sie das Erhöhen der Mahnstufe

Q Faktura profi überlassen

* Sie können Ihren Kunden Mahnspesen verrechnen

* Sie können Ihren Kunden Kontoauszüge schicken

* Sie können eine Saldoliste (Saldo pro Kunden) abrufen

* Sie können E.mails an alle im Adressfenster markierten Adressen versenden

* Die Umsatzzahlen und die Umsatzgrafik sind mit Vorjahresvergleich verfügbar

* Die Umsatzstatistik ist auch pro Artikel verfügbar

Datenexport

Befinden Sie sich in einem Arbeitsfenster (Adressen, Artikel usw.) und ist die Liste aktiv, so lassen sich mit Q Faktura profi mit Datei+Datenexport die Einträge dieser Liste in eine

ASCII-Datei schreiben.

Pro Datensatz wird eine Zeile geschrieben. Jedes Feld wird innerhalb der Zeile durch einen Strichpunkt vom nächsten getrennt.

117

Q LOHN

Einführung _____________________________________________________________119

Wie Sie mit diesem Handbuch arbeiten______________________________________119

Grundlegende Bedienungselemente ________________________________________120

Installation_____________________________________________________________123

Installationsvorbereitungen_______________________________________________123

Erster Programmstart ___________________________________________________123

Lizenzierung __________________________________________________________123

Investitionsschutz ______________________________________________________123

Q Lohn deinstallieren ___________________________________________________124

Bedienungskonzept ______________________________________________________125

Grundkurs _____________________________________________________________127

Lektion 1 Programm-Hilfe ______________________________________________127

Lektion 2 Vorbereitungen_______________________________________________128

Lektion 3 Personal ____________________________________________________129

Lektion 4 Lohnabrechnung______________________________________________134

Lektion 5 Daten sichern ________________________________________________136

Lektion 6 Lohnperiode abschliessen _______________________________________136

Lektion 7 Neuanfang __________________________________________________139

Anhang _______________________________________________________________140

Dateien ______________________________________________________________140

118

EINFÜHRUNG

Wie Sie mit diesem Handbuch arbeiten

Dieses Handbuch ist in verschiedene, voneinander unabhängige Kapitel unterteilt:

Kapitel 1 Einführung Sie lesen gerade darin

Kapitel 2 Installation Erstinstallation und Lizenzierung

Kapitel 3 Bedienungskonzept Wie Sie mit Q Lohn arbeiten

Kapitel 4 Grundkurs

Kapitel 5 Anhang

Q Lohn kennen lernen

Technische Informationen

Kapitel 1 und Kapitel 3 sollten Sie durchlesen, bevor Sie beginnen mit Q Lohn zu arbeiten.

Nehmen Sie anschliessend wie in Kapitel 2 beschrieben die Installation vor und arbeiten

Sie den Grundkurs in Kapitel 4 durch. Benötigen Sie weitergehende Informationen, können Sie auf die umfassende Programm-Hilfe im Programm zurückgreifen. Meist erhalten Sie direkt Hilfe zum gerade aktuellen Fenster.

Notation

Vor allem im Grundkurs finden Sie Hinweise auf Menüfunktionen und Schaltflächen

(Buttons). Diese sind immer

kursiv

geschrieben. Bei Menüfunktionen steht zuerst das

Menü selber, dann folgt nach einem „+“ die Funktion innerhalb des Menüs.

Beispiel: Wenn

Bearbeiten+Sichern

steht, so öffnen Sie das Bearbeiten-Menü und wählen darin die Funktion „Sichern“.

119

Grundlegende Bedienungselemente

Konzept und Design sind nebst der eigentlichen Funktionalität massgebend dafür verantwortlich, wie schnell sich der Mensch in eine Software einarbeiten und wie effizient diese im Alltag genutzt werden kann. Wir haben deshalb diesen beiden Punkten besondere Beachtung geschenkt.

U

Q Lohn ist ein Windows-Programm. Die Handhabung der einzelnen Bedienungselemente (Menü,

Eingabefelder usw.) von Q Lohn entspricht deshalb grundsätzlich dem allgemeinen Windows-

Standard und wird hier nicht im Detail erklärt.

Das Programmfenster

Gleich nach Programmstart erscheint das Programmfenster mit der Menüleiste und der

Symbolleiste (kleine Schaltflächen für den schnellen Zugriff auf Menüfunktionen). Das

Programmfenster hat keine zusätzliche Funktion: Arbeiten werden Sie immer in Arbeits- und Dialogfenstern.

Die Menüleiste

Der Menüleiste kommt die Rolle der Schaltzentrale zu. Jedes Menü übernimmt dabei eine andere Funktion. Für alle Menüs gilt:

Menüs lassen sich mittels der Alt-Taste und dem unterstrichenen Buchstaben direkt

öffnen (z.B.

A +d für das Menü Datei).

Viele Menüpunkte lassen sich mit der Tastatur (Kurzwahltasten) direkt abrufen. Diese

Tastenkombinationen erscheinen im Menü rechts. Im Anhang dieses Handbuchs finden Sie eine Übersicht über alle Menüs und alle Kurzwahltasten.

Die wichtigsten Menüfunktionen stehen auch rechts in einem Fenster als Schaltfläche

(Button) zur Verfügung.

Das Menü Datei

… dient dem Zugriff auf eine ganze Datei (z.B. Journal). Meist kommen die Datei-Menüpunkte in einem Arbeitsfenster in Zusammenhang mit der Liste zum Einsatz.

120

Das Menü Bearbeiten

... bezieht sich auf einzelne Elemente (Datensätze) einer Datei. Sie werden schnell merken, dass Sie die Funktionen im Bearbeiten-Menü am intensivsten von allen benutzen und sehr bald die rechts notierten Kurzwahltasten einsetzen werden.

Das Menü Detail

... enthält Funktionen, die sich ausschliesslich auf das aktuell offene Fenster beziehen

(z.B. Detail+Lohnzusatz im Personalfenster).

Das Menü Funktion

... enthält wichtige Hauptfunktionen von Q Lohn (z.B. Lohnarten).

Das Menü Auswertung

... enthält alle Auswertungen in Q Lohn (z.B. Lohnausweise)

Das Menü ?

... führt zur Programm-Hilfe und zur Registrierung (Lizenzierung).

Das Arbeitsfenster

… dient dem Bearbeiten von Datensätzen in einer Datei.

Beispiel Personalfenster

Im oberen Bereich sehen Sie die Liste mit allen momentan verfügbaren Datensätzen

(Adressen).

121

122

Ist die Liste aktiv, erscheint ein Balken auf dem aktuellen Element. Sie können sich mit den Cursortasten oder der Maus in der Liste bewegen.

Im unteren Bereich sehen Sie die Detailinformation zum gerade aktuellen Datensatz. Der untere Bereich ist gleichzeitig Eingabebereich für das Erfassen eines neuen oder das

Ändern des aktuellen Datensatzes.

Datei-, Bearbeiten- und Detail-Menü sind unabkömmliche Begleiter bei der Arbeit in einem Arbeitsfenster. Welche Menüpunkte aktiv sind, ist von Arbeitsfenster zu

Arbeitsfenster unterschiedlich.

Das Dialogfenster

... dient dem Erfassen von Feldern, die entweder für die nächste Aktion relevant sind oder aber Konfigurationscharakter haben.

Auch das Konfigurationsfenster (

Datei+Konfiguration

) ist ein typisches Dialogfenster.

Ebenso entspricht das Ändern oder die Neueingabe eines Datensatzes in einem

Arbeitsfenster exakt der Bedienung in einem Dialogfenster. Wir werden hier deshalb in den Erklärungen keine Unterscheidung machen.

Zwei Bedienungselemente sind in Arbeits- und Dialogfenstern häufig anzutreffen:

Die Feldauswahl: Ist ein Feld rechts mit einem Pfeil (nach oben oder unten) gekennzeichnet, so verbirgt sich dahinter eine Auswahl. Die Taste oder ein Mausklick auf den Pfeil öffnet die Auswahl. Mit Enter oder Mausdoppelklick wählen Sie den gewünschten Eintrag aus und schliessen die Auswahl wieder.

Die Schaltfläche (Button): Eine Schaltfläche kann wie jedes andere Feld mit der Tab-

Taste erreicht werden. Die Schaltfläche ist kein Eingabefeld, sondern ein Aktionsfeld:

Enter oder Mausklick lösen die umschriebene Aktion aus.

INSTALLATION

Installationsvorbereitungen

Auf der Q Software CD befinden sich nebst Q Lohn auch alle anderen Q Programme.

Sobald Sie die CD ins CD-Laufwerk einlegen, wird Ihr Computer für die Installation einer

Q Software vorbereitet.

U

Das Installationsmenü sollte automatisch starten. Falls nicht, wählen Sie bitte im Windows Datei-

Explorer das CD-ROM Laufwerk an und doppelklicken Sie

Setup.exe

.

Das Installationsmenü erscheint. Hier können Sie wählen, welches Programm Sie installieren möchten.

Nach abgeschlossener Installation können Sie Q Lohn starten. Das Setup hat unter „Start“ in der Programmgruppe Q3 Software einen Eintrag für Q Lohn angelegt.

Erster Programmstart

Q Lohn fragt Sie als Erstes nach Ihrer Lizenznummer. Diese Nummer finden Sie auf dem beiliegenden Lizenzschreiben.

Sobald Sie die gültige Lizenznummer mit

OK

bestätigt haben, initialisiert Q Lohn die

Datenbanken und öffnet das Programmfenster.

Lizenzierung

Q Lohn ist mit einem ausgeklügelten Lizenzierungsmechanismus ausgestattet. Dieser ermöglicht, dass sich auf der gleichen CD alle Q Programme befinden.

Die Lizenznummer ermöglicht Ihnen, das erworbene Programm als Vollversion zu installieren. Alle anderen Q Programme können Sie ebenfalls installieren, allerdings nur als Demoversion.

U

Jede Lizenznummer ist eindeutig mit dem Besitzer verbunden. Legen Sie deshalb besonderen Wert darauf, dass Ihre persönliche Lizenznummer nicht in falsche Hände gerät.

Bewahren Sie die Lizenznummer gut auf. Sie werden die Nummer wieder benötigen, sobald Sie Q Lohn neu oder auf einem anderen Computer installieren.

Investitionsschutz

Falls eine neuere Version von Q Lohn erhältlich ist, als die, die Sie erworben haben, so können wir Sie dank Ihrer Registrierung umgehend darüber informieren. Auf Wunsch senden wir Ihnen dann die neue Version zu.

So halten wir Sie immer auf dem neuesten Stand und Sie erhalten Ihre Wettbewerbsfähigkeit. Zudem sichern Sie sich mit der Registrierung Ihre Rechte auf zukünftige

Upgrades und Updates.

123

124

Q Lohn deinstallieren

Wenn Sie Ihren Computer verkaufen oder verschenken, sind Sie verpflichtet, Q Lohn zu deinstallieren. Das SETUP von Q Lohn übernimmt diese Aufgabe:

Vergewissern Sie sich, dass Q Lohn nicht gestartet ist

Wählen Sie im Windows Start-Menü Einstellungen+Systemsteuerung

Wählen Sie den Eintrag ’Software’

Suchen Sie in der Liste ’Q Lohn’ und wählen Sie Hinzufügen/Entfernen

BEDIENUNGSKONZEPT

Dieses Kapitel will Ihnen einen Überblick über Funktionalität und Umfang von Q

Lohn vermitteln. Auch finden Sie darin in groben Zügen, wie Sie die Arbeit mit Q

Lohn angehen sollten. Mit dem Durcharbeiten dieses Kapitels legen Sie sich das Fundament, um mit

Q Lohn effizient arbeiten zu können.

U

Wenn Sie in diesem Handbuch zukünftig allgemein von Mitarbeitern lesen, so meinen wir

selbstverständlich auch Mitarbeiterinnen. Wir danken für Ihr Verständnis für diese verkürzte Form.

Erster Programmstart

Wenn Sie Q Lohn erstmals starten, offeriert Ihnen das Programm, eine Datei mit allen

Ortschaften der Schweiz anzulegen. Nutzen Sie diese Möglichkeit: Sie werden später für

Adressen nur noch die Postleitzahl eintippen müssen, die zugehörige Ortschaft findet das

Programm. Danach legen Sie den Beginn der Lohnperiode fest. Normalerweise ist das der

1. Januar eines Kalenderjahres.

Nun installiert das Programm alle für das gewählte Jahr geltenden Sätze (AHV, ALV usw.) und richtet Ihnen alle gängigen Lohnarten ein. Nach erfolgreicher Installation und später bei jedem erneuten Programmstart öffnet Q Lohn das Personalfenster. Dieses bleibt offen, bis Sie das Programm verlassen.

Personal

Erstmals in der Anwendung, werden Sie alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen erfassen.

Dabei legen Sie Wert darauf, dass Sie jeweils die richtigen Pflichtigkeiten (AHV, UV usw.) zuordnen. Anhand dieser Pflichtigkeiten berechnet später das Programm für alle

Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen automatisch die Abzüge (AHV, ALV, UV).

125

Lohnarten

Jedem Mitarbeiter und jeder Mitarbeiterin werden Sie persönliche Lohnarten zuteilen.

Meist handelt es sich um die Lohnarten „Monatslohn“, „BVG“ und eventuell „Spesen“ oder

„Kinderzulagen“. Bei Teilzeitangestellten werden Sie eventuell froh sein über die Lohnart

„Stundenlohn“.

Jede persönliche Lohnart bezieht sich auf eine Basislohnart. In der Basislohnart werden die Pflichtigkeiten (AHV, ALV usw.) festgehalten.

U

Ist eine Lohnart z.B. AHV-pflichtig, werden Abzüge trotzdem nur dann vorgenommen, wenn ein

Mitarbeiter AHV-pflichtig ist. So kann die selbe Lohnart für AHV-pflichtige und nicht AHV-pflichtige

Mitarbeiter verwendet werden.

Das Programm offeriert Ihnen eine grosse Auswahl an vordefinierten Basislohnarten.

Selbstverständlich können Sie bei Bedarf eigene Lohnarten im Basislohnartenstamm hinzufügen.

Lohnläufe

Sind die Lohnarten einmal zugeordnet, wird die Arbeit mit Q Lohn zum Kinderspiel. Meist pro Monat definieren Sie einen Lohnlauf mit Datum und Valuta. Dazu vergeben Sie eine

Lohnlaufidentifikation, die normalerweise einen Hinweis auf Monat und Jahr enthält. Das

Programm rechnet darauf alle Löhne samt Abzügen korrekt aus und druckt Ihnen die

Lohnabrechnungen. Mehr als fünf Minuten dauert das nie mehr!

Haben Sie einen Fehler gemacht (z.B. einmalige Spesenauszahlung vergessen), so können

Sie jederzeit einen Lohnlauf rückgängig machen und neu aufrechnen lassen.

Jahresabschluss

Ende Dezember (Sie können auch bis in den Januar zuwarten) schliessen Sie jeweils die aktuelle Lohnperiode ab. Zuvor liefert Ihnen das Programm per Mausklick alle gesetzlich geforderten Abrechnungen und Listen.

U

Wir empfehlen Ihnen, eine Datensicherung vorzunehmen, bevor Sie einen Jahresabschluss ausführen. Nach dem Abschluss sind die Daten des abgeschlossenen Jahres unwiderruflich verloren.

126

GRUNDKURS

Starten Sie bitte das Programm. Q Lohn öffnet das Lizenzfenster. Hier beginnt der

Grundkurs. Das Ziel des Grundkurses ist es, Sie in die Arbeitsweise von Q Software einzuarbeiten. Viel detailliertere Informationen werden Sie bei der Arbeit in der

Programm-Hilfe finden. Und sollte trotzdem etwas unklar bleiben, so zögern Sie nicht, unsere Supportdienstleistung in Anspruch zu nehmen.

Lektion 1 Programm-Hilfe

Vor allem in der Einarbeitungsphase wird die das Hilfe-Fenster im Programm für Sie eine treue Begleiterin sein. Nach dem ersten Programmstart erscheint das Lizenzfenster.

Bereits hier ist die Programm-Hilfe aktiv. Wir möchten zu Beginn erfahren, wie wir das

Programm wieder verlassen können.

Öffnen Sie mit F1 oder mit

?+Hilfe

das Hilfe-Fenster

Klicken Sie mit der Maus auf

Suchen

Tippen Sie “beenden”

Klicken Sie mit der Maus auf

Suche starten

Es erscheint ein Hilfefenster „Datei-Menü“ mit grün unterstrichenen Hinweisen. Einer davon heisst Programm verlassen. Wenn Sie den Mauszeiger über diesen Hinweis setzen, erscheint eine Hand. Das bedeutet, dass sich hinter diesem Begriff eine weitere Erklärung versteckt.

Klicken Sie mit der linken Maustaste auf Programm verlassen

Das Programm springt zum Hilfetext “Programm verlassen”. Hier finden wir die benötigte

Information.

Schliessen Sie das Hilfefenster

127

Lektion 2 Vorbereitungen

Da wir Q Lohn zum ersten Mal gestartet haben, bietet Ihnen das Programm Gelegenheit, die Lizenznummer zu erfassen.

Tippen Sie Ihren Namen und Ihre Firma oder Ihren Wohnort in die beiden Felder

‘Name‘

Nehmen Sie Ihre Lizenzkarte zur Hand und tippen Sie Ihre persönliche Lizenznummer ins Feld ‘Lizenznummer‘

Tippen Sie Ihre persönliche Ergänzungsnummer ins Feld ‘Ergänzungsnummer‘

U

Falls Sie Ihre Ergänzungsnummer noch nicht angefordert haben, lassen Sie dieses Feld leer.

Wählen Sie Sichern

Jetzt offeriert Ihnen Q Lohn, eine Datei mit allen Ortschaften der Schweiz anzulegen.

Nutzen Sie diese Möglichkeit: Sie werden später für Adressen nur noch die Postleitzahl eintippen müssen, die zugehörige Ortschaft findet das Programm.

Zum Abschluss der Erstinstallation bietet Q Lohn Ihnen im Konfigurationsfenster

Gelegenheit, den Beginn des Geschäftsjahres einzusetzen.

Tippen Sie ’1.1.2005’ ins Feld „Beginn des Geschäftsjahres“

Mit Installieren weisen Sie Q Lohn an, die Installation abzuschliessen.

Wir warten kurz, bis Q Lohn die Installation fertiggestellt hat. Voilà – uns präsentiert sich erstmals das Fenster “Personal”. Es bleibt immer offen.

128

Unfallbeitragssätze setzen

Die Ansätze für die Unfallversicherung sind von Versicherung zu Versicherung verschieden. Unsere Versicherung hat uns mitgeteilt, dass Mitarbeiter 1.2% und

Mitarbeiterinnen 1.9% Unfallprämie bezahlen müssen. Die effektive Unfallprämie beträgt das Doppelte – es ist üblich, dass sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Prämie hälftig teilen.

Wählen Sie

Datei+Konfiguration

Tippen Sie "1.2" im ersten Feld ’Unfallprämie’

Tippen Sie "1.9" im zweiten Feld ’Unfallprämie’

U

In Q Lohn können Sie alle weitergehenden Ansätze wie AHV-Abzug, ALV-Höchstlohn usw. ebenfalls einstellen. Dazu müssten Sie im Konfigurationsfenster den Button

Lohnkonstanten

wählen. Die

Ansätze bleiben jedoch meist über Jahre hinweg gleich, und wir verzichten hier auf eine Änderung.

Mit

Sichern

aktivieren Sie die neuen Unfallsätze

Lektion 3 Personal

Wir wollen unseren Personalstamm aufbauen. Ein leerer Balken markiert, dass noch kein

Mitarbeiter erfasst ist.

Es stehen Funktionen wie Datei+Drucken oder Bearbeiten+Neu bereit.

Öffnen Sie das Bearbeiten-Menü mit A+b

Öffnen Sie das Datei-Menü mit A+d

Öffnen Sie das Detail-Menü mit A+i

Sie haben sich nun einen kleinen Überblick verschafft, was denn eigentlich so alles möglich wäre. Wiederholen Sie dieses Menü-Schnuppern, nachdem Sie bereits

Mitarbeiter erfasst haben. Viele Menüpunkte werden erst dann aktiv. Die wichtigsten

Menüfunktionen stehen zusätzlich rechts im Arbeitsfenster als Schaltflächen zur

Verfügung.

129

Einen Mitarbeiter erfassen

Wir wollen unseren Mitarbeiter Otto Fleissig erfassen:

Wählen Sie

Neu

U

Jede Adresse erhält eine Adressnummer. Q Lohn gibt die Nummer 00001 vor. Dies wollen wir akzeptieren.

Tippen Sie "Otto" im Feld 'Vorname'

Tippen Sie "Fleissig" im Feld 'Name'

Tippen Sie "Bügelrain 7" im Feld 'Adresse'

Tippen Sie "4563" im Feld 'Plz'

Wählen Sie im Feld 'Geschlecht' "Mann"

U

Q Lohn hat automatisch das Feld 'Ort' mit 'Gerlafingen' gefüllt.

Jetzt erfassen wir die lohnspezifischen Angaben von Otto Fleissig.

Wählen Sie „1) AHV-pflichtig mit AHV-Abzug“ im Feld 'AHV-Code'

Wählen Sie „1) ALV-pflichtig mit ALV-Abzug“ im Feld 'ALV-Code'

Überspringen Sie das erste Feld 'Unfall' (SUVA Betriebseinteilung)

Wählen Sie „2) BU+NBU-versichert, mit NBU-Abzug“ im zweiten Feld 'Unfall'

Tippen Sie '777.57.486.777' im Feld 'AHV-Nr.'

Überspringen Sie das vom Programm generierte Geburtsdatum (24.12.1957)

Tippen Sie "01.01.2003" im ersten Feld 'Ein-/Austritt'

Sichern Sie die Adresse mit

Sichern

Super, die erste Personaladresse haben Sie erfolgreich erfasst.

130

Persönliche Lohnarten zuteilen

Damit die Lohnverarbeitung überhaupt funktionieren kann, müssen Sie jetzt die persönlichen Lohnarten für Herrn Fleissig auswählen.

Wählen Sie

Pers. Lohnarten

Das Fenster mit den persönlichen Lohnarten ist leer. Sie können hier nicht direkt neue

Lohnarten erfassen. Jede persönliche Lohnart muss einen Bezug zu einer Basislohnart haben.

Wählen Sie

Neue Lohnarten

Aus den vielen vordefinierten Basislohnarten wählen wir nun einige Lohnarten für Herrn

Fleissig aus:

Markieren Sie mit S ∂ oder mit der Leertaste folgende Lohnarten:

• 100 Monatslohn

• 200 Kinderzulage unter 12 Jahren

425 BVG-Fixprämie

Mit

Uebernehmen

teilen Sie die Lohnarten dem Mitarbeiter Otto Fleissig zu

U

Die Lohnarten für AHV, ALV und Unfall sind bereits aktiviert und müssen nicht mehr zugeteilt werden. Diese Lohnarten werden durch die Codes bei der Adresse gesteuert.

Im Arbeitsfenster 'Persönliche Lohnarten' setzen wir jetzt gleich die Beträge und Ansätze ein.

Gehen Sie mit dem Auswahlbalken auf '100 Monatslohn'

Wählen Sie

Aendern

Tippen Sie "7300" im Feld 'Betrag'

Wählen Sie

Sichern

131

Die nächste Lohnart bei Herrn Fleissig ist die Kinderzulage. Herr Fleissig hat zwei Kinder unter 12 Jahren und erhält pro Kind Fr. 150.-- Kinderzulage.

Gehen Sie mit dem Auswahlbalken auf '200 Kinderzulage unter .. Jahren'

Wählen Sie

Aendern

Tippen Sie "2" im Feld 'Anzahl'

Tippen Sie ’150’ im Feld 'Ansatz'

Ersetzen Sie ’..’ durch ’12’

Wählen Sie

Sichern

Die nächste zu bearbeitende Lohnart ist das BVG. Mitarbeiter im Monatslohn haben meistens einen fixen BVG-Abzug.

Gehen Sie mit dem Auswahlbalken auf '425 BVG-Fixprämie'

Wählen Sie

Aendern

Tippen Sie "417" im Feld 'Betrag'

Wählen Sie

Sichern

Schliessen Sie das Fenster „Persönliche Lohnarten“

U

Jeder Lohnart sind Pflichtigkeiten (AHV-pflichtig, ALV-pflichtig usw.) zugeordnet. Diese können Sie für eine persönliche Lohnart abrufen, jedoch nur für eine Basislohnart ändern. Wir empfehlen Ihnen, bei den vordefinierten Basislohnarten die Pflichtigkeiten nicht zu ändern.

Falls Sie Ihren französisch- oder italienischsprachigen Mitarbeitern entgegenkommen wollen, so können Sie die Bezeichnungen in den persönlichen Lohnarten in die jeweilige

Sprache übersetzen. Alle grundlegenden Angaben (Titel Lohnabrechnung, Abzüge usw.) gibt das Programm in der dem Mitarbeiter zugeteilten Sprache aus.

U

Alle vordefinierten Basislohnarten sind in deutsch, französisch und italienisch vorhanden, und werden je nach gesetzter Mitarbeitersprache in die persönlichen Lohnarten übernommen.

132

Eine weitere Mitarbeiterin erfassen

Jetzt sind Sie an der Reihe. Wir geben Ihnen alle notwendigen Informationen zu Frau

Änneli Singsang, und Sie erfassen die Personalien und die dazugehörenden Lohnarten.

Gehen Sie dabei gleich vor wie gerade eben bei Herrn Fleissig.

Personalien

Vorname Änneli

Name1 Singsang

Adresse Im Heitern 1

Geschlecht Frau

AHV Code

ALV Code

Unfall

AVH Nummer

Ein-/Austritt 1

1) AHV-pflichtig mit AHV-Abzug

1) ALV-pflichtig mit ALV-Abzug

A 1) BU- und NBU-versichert, ohne NBU-Abzug

111.60.541.111 (ergibt Geburtsdatum 10.02.60)

01.01.1998

U

Frau Singsang ist im Stundenlohn angestellt und arbeitet nur gelegentlich. Sie ist deshalb nicht gegen Nichtbetriebsunfall versichert und muss auch keine Prämien bezahlen.

Persönliche Lohnarten

105 Stundenlohn

714 Reisespesen

Eine neue Lohnart erfassen

Herr Fleissig fährt mit der S-Bahn zur Arbeit. Er erhält vom Arbeitgeber monatlich das

Abonnement bezahlt. Wir wollen dafür eine eigene Lohnart erfassen.

Gehen Sie im Personalfenster mit dem Auswahlbalken auf Herrn Fleissig

Wählen Sie

Pers. Lohnarten

Wählen Sie

Neue Lohnart(en)

Wir könnten es uns einfach machen, und wie bei Frau Singsang die Lohnart „Reisespesen“

übernehmen. Wir erfassen jedoch zur Übung eine gänzlich neue Lohnart:

Wählen Sie

Neu

Tippen Sie „715“ im Feld ’Lohnart-Nr.’

Tippen Sie „S-Bahn Abo“ im Feld ’Bezeichnung’

Wählen Sie „variabler Betrag“ im Feld ’Typ’

U

„variabler Betrag“ bedeutet, dass der Betrag später in der persönlichen Lohnart angepasst werden kann.

Wählen Sie „Betrag wird addiert“ im Feld ’Rechenart’

133

Wählen Sie

Pflichtigkeiten

Sie sehen, dass keine Pflichtigkeit gesetzt ist. Das ist gut so für Spesen.

Schliessen Sie das Fenster „Pflichtigkeiten“

Tippen Sie „r“ im ersten Feld „Lohnausweis“

Damit bewirken Sie, dass im Lohnausweis von Herrn Fleissig unter der Rubrik „r) Spesen“ der ausbezahlte Betrag für die S-Bahn Abonnemente erscheint.

Sichern Sie die neue Lohnart

Wählen Sie

Übernehmen

im Basislohnartenfenster

U

Da keine Lohnart markiert ist, wird die aktuelle (Balken) in die persönlichen Lohnarten übernommen.

Den Auszahlungsbetrag wollen wir nun in der persönlichen Lohnart 715 festhalten.

Wählen Sie

Aendern

und tippen Sie „130“ im Feld ’Betrag’ der Lohnart 715

Sichern Sie die Änderung

Wir erfassen in diesem Grundkurs keine weiteren Mitarbeiter. Selbstverständlich können

Sie jederzeit neue Mitarbeiter erfassen oder bestehenden Mitarbeitern neue Lohnarten zuteilen. Diese gelten dann jeweils ab der nächsten neu aufgerechneten Lohnabrechnung.

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Eine Lohnart mit Betrag 0 erscheint nicht auf der Lohnabrechnung. Wenn Sie also gewisse

Auszahlungen (z.B. Spesen) nur sporadisch vornehmen, können Sie den Betrag in der persönliche

Lohnart auf 0 stellen, ohne die Lohnart löschen zu müssen.

Lektion 4 Lohnabrechnung

Es ist Ende Januar, und wir wollen die Lohnabrechnungen auslösen.

Ansätze einsetzen

Frau Singsang ist im Stundenlohn angestellt. Wir müssen die Anzahl geleisteter Stunden und die gemeldeten Reisespesen einsetzen:

Gehen Sie im Personalfenster mit dem Auswahlbalken auf Frau Änneli Singsang

Wählen Sie

Pers. Lohnarten

Gehen Sie mit dem Auswahlbalken auf „105 Stundenlohn“ und wählen Sie

Aendern

Tippen Sie „23“ im Feld ’Anzahl’ und „27.50“ im Feld ’Ansatz’

Sichern Sie die Lohnart und gehen Sie mit dem Auswahlbalken auf die Lohnart

„714 Reisespesen“

Wählen Sie

Aendern

und tippen Sie „37.80“ im Feld ’Betrag’

Sichern Sie die Änderung und schliessen Sie das Fenster „Persönliche Lohnarten“

U

Da Herr Fleissig im Monatslohn angestellt ist, müssen wir bei ihm keine Änderungen vornehmen.

134

Lohnabrechnungen

Alle Vorbereitungen sind abgeschlossen, wir können die Lohnabrechnungen erstellen.

Wählen Sie

Lohnabrechnungen

im Personalfenster

Noch haben wir keine Lohnabrechnung erfasst, deshalb ist das Fenster leer.

Wählen Sie

Neu

Tippen Sie „Januar 2005“ im Feld ’Identifikation’

Tippen Sie „31.01.2005“ im Feld ’Datum’

Wählen Sie

Sichern

Jeder Lohnabrechnung können Sie einen Namen (Identifikation) geben und ein Datum zuordnen. Normalerweise werden Sie den Monat und das Jahr im Namen erwähnen. Eine sinnvolle Identifikation könnte aber auch „Gratifikation 2003“ sein.

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Es ist wichtig, dass Sie das Datum auf Ende Monat setzen (einer der beiden letzten Tage des Monats), wenn es sich um eine Monatslohnabrechnung handelt. Ansonsten kann es sein, dass das Programm nicht den gewünschten ALV2-Abzug berechnet.

Wählen Sie

Aufrechnen

Jetzt wird gerechnet. Anhand der zugeteilten Lohnarten berechnet das Programm alle

Abzüge und den Auszahlungsbetrag pro Mitarbeiter. Wir wollen die Lohnabrechnungen als Vorschau überprüfen.

Schliessen Sie die Erfolgsmeldung mit

Ok

Wählen Sie

Ausgeben

Wählen Sie

Vorschau

Wenn Sie jetzt mit dem Schieber rechts die Vorschau weiterblättern, sehen Sie, dass das

Programm in einem Zug die Lohnabrechnungen für Herrn Fleissig und Frau Singsang erstellt hat.

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Falls Sie kein Firmenpapier einsetzen, können Sie mit

Konfiguration

,

Kopf Lohnabrechnung

Kopfzeilen mit Ihrer Anschrift erfassen. Diese Zeilen werden auf jeder Lohnabrechnung oben links ausgedruckt.

Wir überlassen es Ihnen, ob Sie im Rahmen dieses Grundkurses alle

12 Lohnabrechnungen erstellen wollen. Wir können den Abschluss im Rahmen dieses

Grundkurses auch mit der einzigen Januar Lohnabrechnung durchführen.

135

Lektion 5 Daten sichern

Je intensiver Sie an Ihrem Computer arbeiten, um so wertvoller werden die gespeicherten

Daten. Wir empfehlen Ihnen, nach jeder erstellten Lohnabrechnung eine Datensicherung durchzuführen.

Legen Sie eine leere, formatierte Diskette ins Laufwerk A:

Wählen Sie

Datei+Datensicherung

Sie sehen ein Dialogfenster. ‘Laufwerk A’ und ‘Daten sichern’ wird vorgegeben. Damit sind wir einverstanden.

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Falls Sie je darauf angewiesen sein sollten, eine Datensicherung wieder einzulesen, so erledigen Sie dies ebenfalls mit

Datei+Datensicherung

. Wählen Sie per Mausklick einfach ‘Daten zurückspielen’ anstatt ‘Daten sichern’.

Wählen Sie

Fortfahren

Es dauert einige Sekunden, bis die Daten gesichert sind. Q Lohn informiert Sie anschliessend über die erfolgreiche Datensicherung.

Nehmen Sie die Diskette aus dem Laufwerk und schreiben Sie Datum und “Q Lohn” auf die Etikette.

Lektion 6 Lohnperiode abschliessen

So wie in Lektion 4 beschrieben, können Sie nun jeden Monat eine Lohnabrechnung erstellen. Es ist auch problemlos möglich, mehrere Lohnabrechnungen pro Monat zu erstellen, z.B. eine zusätzliche für den 13. Monatslohn im Monat Dezember. Sie müssen einzig darauf achten, dass Sie nicht für zwei Lohnabrechnungen das gleiche Datum verwenden. Im Falle eines 13. Monatslohns müssen Sie also beispielsweise den

13. Monatslohn per 30.12. und die Dezember-Lohnabrechnung per 31.12. erfassen.

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Meist wird im Dezember trotzdem nur eine Lohnabrechnung erstellt, und der 13. Monatslohn oder die Gratifikation mit einer eigenen Lohnart ausgewiesen.

Abschlussdokumente ausdrucken

Q Lohn liefert Ihnen alle gesetzlich geforderten Lohnunterlagen:

• Lohnausweise

AHV-Bescheinigung

• Unfall-/SUVA-Abrechnung

• Lohnlisten

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Wenn Sie zu der hier im Grundkurs beschriebenen Lohnabrechnung keine weitere Lohnabrechnung erfasst haben, liefern folgende Auswertungen jeweils nur Zahlen für den Januar.

136

AHV-Bescheinigung

Jeder Betrieb in der Schweiz muss für seine Mitarbeiter AHV abrechnen. Die AHV-

Bescheinigung liefert Ihnen die Lohnsummen pro Mitarbeiter.

Wählen Sie

Auswertungen+AHV-Lohnbescheinigung

Wählen Sie

Vorschau

Sie sehen eine Aufstellung für die beiden Mitarbeiter, Herrn Fleissig und Frau Singsang.

Oben links ist der Kopf der Liste leer. Hier sollte der Name der Firma von Herrn Fleissig und Frau Singsang stehen.

Die Firmenanschrift müssen wir in der Konfiguration erfassen.

Wählen Sie

Datei+Konfiguration

Tippen Sie „123“ im Feld AHV-Kassennummer

Tippen Sie „Probe AG“ im ersten Feld ’Adresse’

Tippen Sie „Teststrasse 55“ im zweiten Feld ’Adresse’

Tippen Sie „4500“ im Feld ’Plz’

Tippen Sie „Solothurn“ im Feld ’Ort’

Sichern Sie die Lohnkonfiguration

Das Programm schliesst automatisch alle offenen Fenster und öffnet wie beim

Programmstart das Personalfenster. Jetzt wollen wir erneut die AHV-Bescheinigung ansehen.

Wählen Sie

Auswertungen+AHV-Lohnbescheinigung

Wählen Sie

Vorschau

Sie sehen, dass links im Kopf der Liste die Firmenadresse angedruckt wird. Zusätzlich wird die soeben erfasste AHV-Kassennummer angezeigt.

Endabrechnung Familienausgleichskasse

Wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen, die Kinderzulagen erhalten, so erhalten Sie mit dieser

Liste eine Gesamtübersicht aller ausbezahlten Kinderzulagen pro Mitarbeiter und insgesamt.

Wählen Sie

Auswertungen+Endabrechnung Familienausgleichskasse

Wählen Sie

Vorschau

oder direkt

Drucken

SUVA-Jahresabrechnung

Entweder für die SUVA oder als Grundlage für die Lohnsummenmeldung an Ihre

Unfallversicherung benötigen Sie eine Aufstellung der unfallpflichtigen Löhne.

Wählen Sie

Auswertungen+Suva-Jahresabrechnung

Wählen Sie

Vorschau

137

Wiederum wird die Firmenanschrift oben links angeschrieben. Dies gilt auch für alle folgenden Auswertungen.

Jahresübersicht

Zu den Abschlussunterlagen gehört auch eine Totalisierung aller Lohnarten über das ganze Jahr.

Wählen Sie

Jahresübersicht (Lohnarten-Rekap)

Wählen Sie

Vorschau

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Diese Auswertung liefert auch das Total der Kinderzulagen.

Lohnausweise

Q Lohn kann das eidgenössische Formular direkt bedrucken. Da nicht alle Druckertypen genau gleich justiert drucken, ist es oft nötig, einige Probedrucke auszudrucken und zu justieren, bevor auf die Originalformulare gedruckt wird. Legen Sie vorab unbedrucktes

Papier in Ihren Drucker.

Wählen Sie

Auswertungen+Lohnausweise

Tippen Sie „01.01.05“ im Feld ’Periode von’ und „31.12.05“ im Feld ’Periode bis’

Wählen Sie

Drucken

Jetzt können Sie ein Originalformular unter das soeben bedruckte Blatt legen und kontrollieren, wie exakt die Zahlen positioniert sind.

Für die meisten Drucker stimmt der Ausdruck exakt. Sollte das bei Ihnen nicht der Fall sein, gehen Sie bitte wie folgt vor, um den Ausdruck zu justieren:

Wählen Sie im Druckfenster unter ’Formular’ das Formular „Flexibel“

Wählen Sie im Druckfenster

Seite einrichten

Erhöhen Sie den Wert ’davon leer oben’, wenn die oberste Zeile zu hoch angedruckt wird

Erhöhen Sie den Wert ’davon Rand links’, wenn zu weit links gedruckt wird

Erhöhen Sie den Wert ’Druckzeilen pro Blatt’, wenn die obersten Zeilen richtig angedruckt werden, die untersten jedoch zu tief

Verkleinern Sie den Wert ’Druckzeilen pro Blatt’, wenn die obersten Zeilen richtig angedruckt werden, die untersten jedoch zu hoch

Erhöhen Sie den Wert ’Blattbreite’, wenn links korrekt, rechts jedoch zu weit nach rechts gedruckt wird

Verkleinern Sie den Wert ’Blattbreite’, wenn links korrekt, rechts jedoch zu weit nach links gedruckt wird

138

Wählen Sie nach jeder Änderung

Sichern

und dann im Druckfenster

Vorschau

.

Überprüfen Sie die Positionierung erneut und korrigieren Sie so lange, bis der Ausdruck stimmt.

Lektion 7 Neuanfang

Der Grundkurs nimmt hier sein Ende. Jetzt sind Sie dran! Die soeben erfassten Testdaten benötigen Sie nicht mehr.

Wählen Sie

Datei+Neuanfang

Bestätigen Sie die Rückfrage mit Fortfahren

Es erscheint das Fenster für die Erstinstallation - wie beim ersten Programmstart. Die

Arbeit beginnt! Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Arbeit mit Q Lohn.

U

In diesem Grundkurs haben wir nicht jede Spezialität im Lohnwesen behandelt, wie zum Beispiel

ALV2-Abzug, Nettolohnaufrechnung usw. Wir weisen an dieser Stelle nochmals auf die ausführliche

Programm-Hilfe hin. Suchen Sie darin nach dem Begriff, der Sie gerade beschäftigt, und Sie werden ausführliche Informationen finden.

139

ANHANG

Dateien

Q Lohn ist einfach zu bedienen. Sie kommen kaum je in Berührung mit dem

Betriebssystem. Dahinter verbirgt sich natürlich jede Menge Technik.

Basisdatenbanken im Programmverzeichnis:

Unter dem Namen „Standard“ wird im Programmverzeichnis ein Unterverzeichnis angelegt. Dort werden folgende Dateien abgelegt:

SWS_MAND.SQC Konfiguration

SWA_LOHJ.SQL Lohnabrechnungen

SWA_LOHA.SQA Personal

SWA_LOHS.SQA Basislohnarten

140

TASTATURTABELLE

Menü öffnen

Datei

Bearbeiten

Detail

Funktion

Auswertung

A+d Arbeit mit aktueller Datei, Programm verlassen

A+b Arbeit mit aktuellem Datensatz

A+i Spezialfunktionen im aktuellen Fenster

A+f Hauptfunktionen

A+a Auswertungen

Aktion auslösen

Datei+Suchen

Datei+Weitersuchen

Datei+Zurücksuchen

Datei+Gehe zu …

Datei+Drucken

Datei+Vorschau

Datei+Schnelldruck

Datei+Datenexport

Bearbeiten+Neu

%

C+w

C+r

&

C+p

$

§

A+d, e

C+n

Bearbeiten+Ändern

Bearbeiten+Löschen

C+a

C+l

Bearbeiten+Rückgängig

C+z

Datei+Beenden

A+$

Bearbeiten+Wählen

Bearbeiten+Sichern

Bearbeiten+Zurück

Bearbeiten+Kopieren

Bearbeiten+Einfügen

Bearbeiten+Notizen

E

Bearbeiten+Eingabe Ok

C+s

C+s

Bearbeiten+Sichern+Neu

C+e

Bearbeiten+Ausschneiden

C+x

C+c

C+v

C+t

141

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