AdvoMahn Hilfe

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AnNoText Advoline

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Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis

........................................................................................................ 2

0. Allgemeine Hinweise ..................................................................................................... 6

Unterscheidung Erstinstallation und Neuinstallation ............................................................ 6

1. Systemvoraussetzungen ................................................................................................. 6

1.1 Unterstützte Betriebssysteme ..................................................................................... 6

1.2 Hardwareanforderungen ............................................................................................ 6

1.3 Internetanschluss ..................................................................................................... 6

2.1 Erstinstallation........................................................................................................ 7

2.2 Erster Start und Freischaltung von AdvoMahn ................................................................ 11

2.3 Neuinstallation...................................................................................................... 12

2.3.1 Datensicherung ................................................................................................ 13

2.3.2 Deinstallation .................................................................................................. 15

2.3.3 Neuinstallation und Rücksicherung der Daten ........................................................... 16

3. Netzwerkeinrichtung ................................................................................................... 18

4. AdvoAdmin ............................................................................................................... 22

4.1 Gemeinsame Funktionen .......................................................................................... 22

4.2 Verwaltung von AdvoMahn in AdvoAdmin ...................................................................... 23

5. Arbeiten mit AdvoMahn ............................................................................................... 24

5.1 AdvoMahn einrichten .............................................................................................. 24

5.1.1 Benutzerdaten ................................................................................................. 24

5.1.2 Druckoptionen ................................................................................................. 25

5.1.3 Parameter ...................................................................................................... 26

5.1.4 Verzeichniseinstellungen .................................................................................... 27

5.1.5 Druckparameter ............................................................................................... 27

5.1.6 Größe des Hauptfensters einstellen ....................................................................... 29

5.2 AdvoMahn und EGVP ............................................................................................... 30

5.2.1 Voraussetzungen für die Nutzung des EGVP .............................................................. 30

5.2.2 Installation und Einrichten des EGVP ...................................................................... 31 a) Download und Installation .................................................................................... 31 b) Einrichten des EGVP ........................................................................................... 31 aa) Installation der Software ................................................................................. 31 bb) Einrichten des Postfachs ................................................................................. 33 cc) Einrichten des EGVP für die Zusammenarbeit mit AdvoMahn ...................................... 38 dd) Updates des EGVP ......................................................................................... 40 c) Einrichten von AdvoMahn ..................................................................................... 40

6. Bedienung ................................................................................................................ 42

6.1 Allgemeine Informationen ........................................................................................ 42

6.1.1 Symbol- und Menüleisteneinträge .......................................................................... 43 a) Menü „Datei“ ................................................................................................... 43

Datei – Neu ....................................................................................................... 43

Datei – Öffnen ................................................................................................... 43

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Datei – Zuletzt bearbeitete Verfahren öffnen ............................................................. 43

Datei – Speichern ............................................................................................... 44

Datei – Ablegen/Reaktivieren ................................................................................ 44

Datei – Sammelablage .......................................................................................... 44

Datei – Schließen ................................................................................................ 44

Datei – Projekte ................................................................................................. 44

Datei – Verfahren löschen ..................................................................................... 44

Datei – Drucken ................................................................................................. 44

Datei – Barcodedruck........................................................................................... 44

Datei – Seriendruck ............................................................................................. 44

Datei – Fristenliste an / aus .................................................................................. 44

Datei – Neue Nachricht ........................................................................................ 44

Datei – Datenaustausch ........................................................................................ 44

Datei – Dokumente ............................................................................................. 44

Datei – Beenden ................................................................................................. 44 b) Menü „Bearbeiten“ ............................................................................................ 45

Bearbeiten – Ausschneiden .................................................................................... 45

Bearbeiten – Kopieren ......................................................................................... 45

Bearbeiten – Einfügen .......................................................................................... 45 c) Menü „Extras“ .................................................................................................. 45

Extras – Verlauf ................................................................................................. 45

Extras – Aktendruck ............................................................................................ 45

Extras – Antrag prüfen ......................................................................................... 45

Extras – Werkzeuge ............................................................................................. 45

Extras – Grundeinstellung ..................................................................................... 45

Extras – Administration ........................................................................................ 45

Extras – Druckeinstellungen ................................................................................... 46

Extras – Datenbanksicherungen .............................................................................. 46

Extras - Verwaltung Kennziffern ............................................................................. 46

Extras - Ausnahmen Antragsprüfung ......................................................................... 46

Extras - Sperren entfernen .................................................................................... 46 d) Menü „Fenster“................................................................................................. 46 e) Menü „Hilfe“ .................................................................................................... 46

Hilfe – Hilfe zu AdvoMahn ..................................................................................... 46

Hilfe – Hilfe zum Mahnverfahren ............................................................................. 46

Hilfe – Servicedaten ............................................................................................ 46

Hilfe – Info ....................................................................................................... 46

Hilfe - Lizenz für Barcode-Modul............................................................................. 46

6.2 Mahnverfahren anlegen ........................................................................................... 46

6.3 Öffnen und Suchen von Mahnverfahren ........................................................................ 55

6.4 Bearbeitung von Mahnverfahren ................................................................................. 57

6.5 Ausgabe von Anträgen ............................................................................................. 61

6.5.1 Ausdruck der Anträge ........................................................................................ 61

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Seite „Allgemeine Angaben“ .................................................................................... 62

Seite „Schrift“ ..................................................................................................... 64

Seite „Formularoptionen“ ....................................................................................... 65

6.5.2 Vorschau zum Druck des Mahnbescheidsantrags ........................................................ 66

6.6 Stellung von Anträgen per elektronischem Datenaustausch (EDA) ........................................ 67

6.6.1 Erstellen von Ausgangsdaten für das Gericht ............................................................ 68

1. Schritt: Auswahl des Profils .................................................................................. 69

2. Schritt: Auswahl der Verfahren und der Dateiparameter ............................................... 69

3.Schritt: Erstellen der Ausgabedatei ......................................................................... 71

4. Einzelne Antragsdatei übertragen ........................................................................... 72

6.6.2 Verwalten der gesendeten Ausgangsdaten ............................................................... 72

6.6.3 Einlesen von Verfahrensnachrichten des Amtsgerichts................................................. 75

1. Schritt: Öffnen der Eingangsdatei ........................................................................... 77

2. Schritt: Daten verarbeiten ................................................................................... 78

3. Schritt: Nachrichten ansehen ................................................................................ 79

4. Schritt: Fristenliste anzeigen ................................................................................ 80

6.6.4 Anzeigen der eingelesenen Verfahrensnachrichten ..................................................... 81

6.6.5 Verwalten der Eingangsdaten (Verfahrensnachrichten des Amtsgerichts) .......................... 82

6.7 Fristenverwaltung .................................................................................................. 82

6.7.1 Fristen anlegen ................................................................................................ 83

6.7.2 Automatische Fristen im Datenaustausch ................................................................ 84

6.7.3 Fristenliste ..................................................................................................... 84

6.8 Eingabe von Verfahrensnachrichten ............................................................................ 86

6.8 Aktendruck .......................................................................................................... 89

6.10 Dokumente (Word-Anbindung) ................................................................................. 91

6.11 Import von Antragsdaten ........................................................................................ 96

6.12 Werkzeuge ......................................................................................................... 97

6.12.1 Gebühren- und Rechenprogramme ....................................................................... 97

Euro / DM-Rechner ................................................................................................ 97

Zinsrechner ......................................................................................................... 98

Taschenrechner .................................................................................................... 99

Allgemeiner Gebührenrechner, Gebührenrechner anwalt. Mahnschreiben ............................. 99

6.12.2 Orts- und Gerichtssuche ................................................................................... 101

Stadt-/Gemeindesuche .......................................................................................... 101

Anschriften der Arbeitsgerichte ............................................................................... 102

Suche nach Bankleitzahlen ..................................................................................... 102

Auswahl Auslandskennzeichen ................................................................................. 103

6.13 Sonderfunktionen ................................................................................................ 103

Sperren entfernen ................................................................................................... 104

Sammelablage ....................................................................................................... 104

Datenbanksicherungen ............................................................................................. 104

Durchführen einer Sicherung: ............................................................................... 105

Durchführen einer Wiederherstellung:..................................................................... 105

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7. Häufige Fragen und erste (Selbst-)Hilfe bei Problemen ........................................................ 106

7.1 Speicherorte ....................................................................................................... 106

7.2 Hilfe zur Selbsthilfe ............................................................................................... 106

7.2.1 Ein Advoline-Programm weist einen Fehler auf ........................................................ 106

7.2.2 Ein Advoline-Programm läuft nicht (mehr) oder stürzt im Betrieb ab .............................. 107

7.3 ADMImport – Übernahme von Daten aus Fremdanwendungen ............................................. 107

7.3.1 Beschreibung .................................................................................................. 107

7.3.2 Technische Beschreibung der Austauschdatei ............................................................. 108 a) Dateiformat .................................................................................................... 108 b) Liste der Felddefinitionen ................................................................................... 108

LFDNR ............................................................................................................ 108

GZ ................................................................................................................ 108

ASTRF ............................................................................................................ 108

ASTVN ............................................................................................................ 108

ASTNN ............................................................................................................ 108

ASTSTR ........................................................................................................... 109

ASTPLZ ........................................................................................................... 109

ASTORT .......................................................................................................... 109

ASTGVS .......................................................................................................... 109

ASTGVN .......................................................................................................... 109

AG1RF, AG1VN, AG1NN, AG1STR, AG1PLZ, AG1ORT, AG1GVS, AG1GVN, ............................ 109

AG2RF, AG2VN, AG2NN, AG2STR, AG2PLZ, AG2ORT, AG2GVS, AG2GVN ............................. 109

KAT1 ............................................................................................................. 109

RE1BEZ ........................................................................................................... 109

RE1NR ............................................................................................................ 109

RE1DAT .......................................................................................................... 109

RE1BET........................................................................................................... 109

RE2BEZ,RE2NR,RE2DAT,RE2BET,RE3BEZ,RE3NR,RE3DAT,RE3BET ..................................... 109

INKAK ............................................................................................................ 109

MAHNK ........................................................................................................... 109

VPB ............................................................................................................... 109

AUSLBET ......................................................................................................... 109

AUSLBEZ ......................................................................................................... 109

NEBFBET ......................................................................................................... 109

NEBFBEZ ......................................................................................................... 109 c) Beispieldatei AdvoMahn_Demo.XLS ........................................................................ 110

7.3.3 Automatische generierte Daten ........................................................................... 110

7.3.4 Bedienung des Schnittstellenprogramms ................................................................ 110

7.3.5 Hinweise zur Erstellung der Ausgangsdatei .............................................................. 111

7.4 Shortcuts und Bedienelemente ................................................................................. 112

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0. Allgemeine Hinweise

Bitte lesen Sie diese Anleitung bezüglich des Programms, das sie erstmalig oder erneut installieren möchten, zunächst vollständig durch, bevor Sie mit der Arbeit beginnen.

Führen Sie vor jeder Änderung Ihres Systems eine umfassende Datensicherung durch.

Im Folgenden Kapitel Installation wird die Installation von AdvoMahn und die Einrichtung in einem Peerto-Peer-Netzwerk und auf einem Einzelplatz beschrieben.

Bitte beachten Sie, dass Sie mindestens über Hauptbenutzerrechte oder Administratorenrechte verfügen müssen.

Unterscheidung Erstinstallation und Neuinstallation

Bei einer Erstinstallation haben Sie Advoline noch nie zuvor benutzt.

Bei einer Neuinstallation hatten Sie Advoline bereits vorher installiert und es gibt Daten, die Sie sichern und in die neue Installation übertragen möchten.

1. Systemvoraussetzungen

1.1 Unterstützte Betriebssysteme

Microsoft® Windows® Vista™ Business, Enterprise oder Ultimate, jeweils mit SP1

Microsoft® Windows® 7 Professional, Enterprise oder Ultimate

Microsoft® Windows® 8 Professional oder Enterprise

Microsoft® Windows® 8.1 Professional oder Enterprise

Es wird jeweils nur die deutsche Version der Betriebssysteme unterstützt. Außerdem müssen auch sämtlich Regional-, Länder und Sprachoptionen auf „Deutsch“ bzw. „Deutschland“ eingestellt sein.

Achten Sie für einen Netzwerkbetrieb zusätzlich darauf, dass auf allen Computern das gleiche

Betriebssystem installiert ist. Advoline unterstützt keine gemischten Netzwerkumgebungen und keinen

Terminalserverbetrieb.

Zusätzlich für AdvoWord lokal installierte 32-bit Vollversion* von:

Microsoft® Word 2007 (SP1 oder neuer)

Microsoft® Word 2010

Microsoft® Word 2013

Es werden nur die jeweiligen 32-Bit-Versionen der Office-Pakete unterstützt!

Microsoft® Office Produkte sind nicht Bestandteile der Advoline-Anwendungssoftware.

1.2 Hardwareanforderungen

Ab Intel® Pentium™ D–2,8 GHz, 512 MB freien und für AnNoText®-Anwendungen exklusiv nutzbaren

Hauptspeicher; mind. 2 GB freie Festplattenkapazität zzgl. anfallender Datenmenge; 17-Zoll-Monitor mit einer Auflösung von mind. 1024x768, DVD-Laufwerk und Internetanschluss.

1.3 Internetanschluss

Zum reibungslosen Betrieb von Advoline muss ein Internetanschluss vorhanden sein. Kostenlose

Servicepacks und andere Dienstleistungen, wie z.B. die regelmäßigen Basiszins-Updates, werden ausschließlich per Download über AdvoAdmin (s.u.) und unsere Internet-Seite angeboten. Es ist allerdings möglich, den Download auf einem beliebigen Computer vorzunehmen und die heruntergeladene Datei per Datenträger auf andere Rechner zu übertragen.

Bei der Installation von AdvoMahn gibt es während des Installationsprozesses keine Auswahlmöglichkeit, zwischen Einzelplatz- und Netzwerkinstallation zu unterscheiden.

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Die Netzwerkeinrichtung erfolgt, nachdem das Programm bereits installiert ist.

2.1 Erstinstallation

Sofern auf Ihrem Computer vorhanden, beenden Sie bitte zunächst alle Virenschutzprogramme o.ä., vor allem wenn durch sie Einträge in die Registrierung gefiltert oder geblockt werden.

Legen Sie die Installations-CD ins Laufwerk ein. Sofern Sie die Autostartfunktion aktiviert haben, beginnt die Installation von selbst. Ansonsten starten Sie sie bitte, wie von anderen Installationen gewohnt, manuell.

Zunächst erscheint dieser Startbildschirm, währenddessen die Installation vorbereitet wird.

Klicken Sie hier auf [Weiter], um die Installation zu starten.

Lassen Sie sich durch den Begriff „Testversion“ bitte nicht irritieren. Sie installieren bei Advoline immer zunächst die Testversion, die Sie dann aber am Ende der Installation umgehend freischalten können, sofern Sie bereits über eine gültige Lizenz verfügen.

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Falls Sie sie nicht bereits kennen, lesen Sie sich bitte die Lizenzbedingungen durch. Über den Button

[Drucken] können Sie eine Kopie für Ihre Unterlagen ausdrucken. Danach klicken Sie auf [Ja] um mit der

Installation fortzufahren.

Verfahren Sie bei den Informationen genauso, wie bei den Lizenzbedingungen. Zum Fortfahren klicken

Sie auf [Weiter].

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Nun wählen Sie in diesem Fenster die Speicherpfade für das Programm AdvoMahn aus (nicht die

Datenbank!). Das Programm wird immer lokal installiert. Daher empfehlen wir, den voreingestellten Pfad beizubehalten, insbesondere in Hinblick auf evtl. spätere Supportanfragen .

Hier können Sie den gewünschten Installationsumfang der Funktionen wählen. Da vor allem in

Anwaltskanzleien der elektronische Datenaustausch meist Standard ist, installieren Sie dieses Modul bitte mit. Auch das Konfigurationsmodul sollte vor allem in Hinblick auf evtl. Supportanfragen auf einzelnen

Arbeitsplätzen im Normalfall mit installiert werden.

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Wählen Sie hier einen Programmordner für das Startmenü aus. Auch hier empfehlen wir, den voreingestellten Pfad beizubehalten.

Nun beginnt der Kopiervorgang der Programmdateien, der je nach Betriebssystem und

Systemkonfiguration einige Minuten dauern kann.

Nun ist die Installation beendet.

Klicken Sie auf [Fertigstellen] und nehmen Sie den Datenträger aus dem Laufwerk. Falls Sie dazu aufgefordert werden, starten Sie den Computer neu.

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2.2 Erster Start und Freischaltung von AdvoMahn

Sie haben nun einen Menüeintrag, über den Sie AdvoMahn starten können.

Beim ersten Start wird sich zunächst das Lizenzierungsfenster öffnen. Sie können nun entweder das

Programm über [Kostenlos testen] direkt öffnen (s. roter Pfeil) oder - falls Sie bereits eine gültige Lizenz haben oder diese erwerben möchten - unter Angabe der Produkt-ID beim Advoline-Vertrieb eine

Lizenznummer anfordern.

Der Advoline-Vertrieb ist wie folgt zu erreichen:

Tel: 02631-8012222

Fax: 02631-8012223

E-Mail: [email protected]

Bitte beachten Sie: Es ist nicht möglich, bereits vor der Installation eine Lizenznummer zu erhalten, da die dazu benötigte Produkt-ID erst während der Installation generiert wird. Des Weiteren ist die Produkt-

ID einzigartig, d.h. auf jedem Computer anders. Daher benötigen Sie bei der Installation von z.B. drei

Computern auch drei verschiedene Lizenznummern.

Daher empfiehlt es sich, bei der Installation von mehreren Computern und/oder mehreren Advoline-

Programmen, erst nach Abschluss aller Installationen die gesammelten Produkt-IDs an den Vertrieb zur

Vergabe der Lizenznummern zu melden. In der Zwischenzeit ist es 30 Tage lang möglich, über [Kostenlos testen] uneingeschränkt zu arbeiten. Alles, was Sie in dieser Zeit in AdvoMahn erfassen, bleibt selbstverständlich auch später, nach der Freischaltung, erhalten.

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Haben Sie die Lizenznummer(n) mitgeteilt bekommen, so können Sie sie in das weiße Feld eintragen und das Programm durch Klick auf [Freischalten] dauerhaft aktivieren.

2.3 Neuinstallation

Eine Neuinstallation wird vornehmlich in zwei Fällen erforderlich:

1.

Die Software auf einem vorhandenen Rechner weist einen so schwerwiegenden Fehler auf, dass sie neu installiert werden muss.

2.

Es soll ein Hardwarewechsel stattfinden und die vorhandene Software inkl. der Daten auf den neuen

Computer übertragen werden.

Bevor Sie AdvoMahn neu installieren, müssen Sie zunächst die vorhandene Installation entfernen. Wie Sie dazu vorgehen, wird im Folgenden beschrieben.

Falls Sie einen Hardwaretausch vornehmen und die alte Hardware danach außer Betrieb setzen, ist die

Deinstallation nicht erforderlich. Eine Datensicherung müssen Sie aber in jedem Fall durchführen!

Bevor Sie AdvoMahn auf einem Computer deinstallieren und wieder neu installieren, führen Sie bitte unbedingt eine umfassende Datensicherung durch. Sichern Sie dabei auch immer die Daten auf dem

Server (sofern vorhanden)!

Falls Sie eine Neuinstallation vornehmen möchten, derzeit aber noch über eine lauffähige Konfiguration verfügen (z.B. wenn sie von einer relativ alten auf eine aktuelle Version umsteigen möchten), empfiehlt es sich, zunächst ein Image der aktuelle Konfiguration zu erstellen. In Zweifelsfällen wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator.

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2.3.1 Datensicherung

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Starten Sie AdvoMahn und wählen Sie Extras > Datenbanksicherungen.

Durch einen Klick auf [Sicherung starten] werden die Daten in eine Sicherungsdatei geschrieben und im

Sicherungspfad gespeichert.

Nach erfolgreicher Sicherung bekommen Sie die folgende Übersicht, die Ihnen noch einmal den

Sicherungspfad und die gesicherten Dateien anzeigt.

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Sie können den Sicherungspfad immer in AdvoAdmin nachschauen und auch ändern. Starten Sie dazu

AdvoAdmin . Wählen Sie den Punkt „Allgemeines“. Der Pfad, der bei „Datensicherungsverzeichnis“ angegeben ist, ist der Pfad, in den die Datei geschrieben wurde.

Wenn Sie den Pfad nun im Windows Explorer oder Arbeitsplatz aufrufen, finden Sie dort die cab-Datei.

Kopieren Sie diese Datei auf einen externen Datenträger (CD, DVD, USB-Stick, externe Festplatte o.ä).

Kontrollieren Sie, ob der Datenträger die Datei auch wirklich enthält. Wenn ja, ist Ihre Datensicherung damit abgeschlossen.

Falls sich AdvoMahn nicht mehr starten lässt und Sie somit die eingebaute Datensicherungsfunktion nicht mehr nutzen können, müssen Sie eine manuelle Sicherung durchführen.

Dazu kopieren Sie den Ordner "AdvoMahn" auf einen externen Datenträger (s.o.).

Bei einer Netzwerkinstallation finden Sie den Speicherort der Datenbank über den Pfad, den Sie in

AdvoAdmin in den Netzwerkeinstellungen eingetragen haben.

Bei einer Einzelplatzinstallation finden Sie die Datenbank je nach der verwendeten Version von

AdvoMahn und Betriebssystem an unterschiedlichen Stellen:

Windows XP ab Version 18: C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\AnNoText\Advoline\

Version 16, 17: C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\Advoline

Version 15 und kleiner: C:\Programme\Advoline\

Windows Vista, 7 und 8:

C:\Users\Public\AnNoText\Advoline\

Nachdem Sie die Datensicherung erfolgreich durchgeführt haben, können Sie mit der Deinstallation beginnen.

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2.3.2 Deinstallation

Wählen Sie das Symbol für die Deinstallation in der Kachelansicht oder gehen Sie zu Start > Programme >

Advoline > AdvoMahn > Uninstall AdvoMahn und beginnen Sie so die Deinstallation.

Die Deinstallation wird vorbereitet.

Hier haben Sie die Wahl zwischen „Reparieren“ oder „Entfernen“. Falls Sie Probleme mit dem Programm haben, versuchen Sie immer zunächst eine Reparatur durchzuführen. Dabei werden evtl. fehlende

Programmbestandteile ergänzt. Schalten Sie vor der Reparatur bitte Ihren Virenscanner und vergleichbare Programme ab.

Um mit der Deinstallation fortzufahren wählen Sie „Entfernen“ und klicken dann auf [Weiter].

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Bestätigen Sie die Abfrage mit [OK].

Die Programmdateien werden nun entfernt.

Beenden Sie die Deinstallation mit [Fertig stellen] und dem Neustart des Computers, sofern angezeigt.

AdvoMahn wurde nun von Ihrem System entfernt.

2.3.3 Neuinstallation und Rücksicherung der Daten

Nach erfolgter Neuinstallation und eventueller erneuter Freischaltung (s.o.), sichern Sie nun die Daten zurück. Die Neuinstallation läuft dabei genauso ab, wie die oben beschriebene Erstinstallation.

Falls Sie einen Arbeitsplatz im Netzwerk de- und wieder neu installiert haben, testen Sie bitte zunächst, ob die Daten wie gewohnt zur Verfügung stehen, nachdem Sie den Netzwerkpfad über AdvoAdmin eingerichtet haben. Ist das der Fall, brauchen Sie keine Rücksicherung der Daten vorzunehmen. Falls die

Daten nicht mehr vorhanden sind, fahren Sie bitte wie unten beschrieben fort.

Starten Sie AdvoMahn und rufen Sie wiederum die Funktion Extras > Datenbanksicherungen auf.

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Kopieren Sie nun die Sicherungsdatei von Ihrem Datenträger in den angegebenen Sicherungspfad. Klicken

Sie auf [Schließen] und starten Sie die Funktion erneut.

Nun können Sie in der linken Fensterhälfte Ihre Sicherungsdatei auswählen und über [Sicherung einspielen] die Daten in das System übertragen.

Nach Ende des Kopiervorgangs erhalten Sie die folgende Meldung,

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AnNoText Advoline AdvoMahn Hilfe die Sie mit [OK] bestätigen. Ihre Neuinstallation und Rücksicherung der Daten ist damit abgeschlossen.

3. Netzwerkeinrichtung

Falls Sie AdvoMahn als Einzelplatz betreiben möchten, trifft das Folgende auf Sie nicht zu.

Richten Sie auf Ihrem Serverlaufwerk ein Verzeichnis ein, in das die AdvoMahn-Daten in Zukunft gespeichert werden sollen. Dieses Verzeichnis geben Sie dann im Vollzugriff auf allen Arbeitsplätzen unter dem gleichen Laufwerksbuchstaben frei.

Beispiel: D:\Advoline Datenverzeichnis\AdvoMahn.

Nun starten Sie AdvoAdmin , das Advoline Administrationsprogramm (s. roter Pfeil).

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Klicken Sie im linken Fensterbereich auf den Button [AdvoMahn].

Nun stellen Sie unter Netzwerkeinstellungen > Systemauswahl die Auswahl von „Einzelplatz“ auf

„Netzwerk“ um (s. roter Pfeil).

Bitte beachten Sie diesen Hinweis und bestätigen Sie ihn mit [OK]. Falls Sie tatsächlich unterschiedliche

Versionsstände des Programms in Ihrem Netzwerk haben sollten, beenden Sie den Prozess nun

(AdvoAdmin schließen, ohne auf das Diskettensymbol zu klicken). Bringen Sie alle Computer auf den gleichen Stand und fahren Sie dann erst weiter fort.

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Klicken Sie nun auf [Auswahl].

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Wählen Sie nun das zuvor angelegte Netzwerkverzeichnis aus, in unserem Beispiel D:\Advoline

Datenverzeichnis\AdvoMahn und klicken Sie auf [OK].

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Klicken Sie nun auf das Diskettensymbol, um die Auswahl zu speichern.

Beim ersten Computer, den Sie auf diese Art im Netzwerk einrichten, erscheint der obige Hinweis.

Klicken Sie auf [Ja], um die Datenbank an den neuen Speicherort zu kopieren.

Bestätigen Sie auch diesen Hinweis mit [OK].

Bei allen weiteren Arbeitsplätzen im Netzwerk verfahren Sie nun genauso. Der einzige Unterschied ist, dass Sie nun nach Eingabe des Netzwerkverzeichnisses in AdvoAdmin den Hinweis bekommen, dass sich dort bereits eine Datenbank befindet. Diesen Hinweis bestätigen Sie mit [Ja] um ab sofort mit dieser

Datenbank zu arbeiten.

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Sollten Sie zuerst mit einer Einzelplatzversion von AdvoMahn gearbeitet haben und diese später um weitere Arbeitsplätze erweitern wollen, achten Sie bitte darauf, dass Sie als erstes immer den

Arbeitsplatz umstellen, auf dem bereits gearbeitet wurde. So ist sichergestellt, dass auch die neu hinzugekommenen Nutzer mit der bereits in Betrieb befindlichen Datenbank arbeiten.

Damit ist die Einrichtung von AdvoMahn im Netzwerk abgeschlossen.

4. AdvoAdmin

AdvoAdmin ist das Administrationsprogramm für AdvoMahn, AdvoMahn, AdvoSaldo und AdvoWord.

AdvoAkte hat in Form der AdvoAkte Administration ein eigenes Administrationsprogramm. Im Folgenden wird nun auf den Aufbau und die einzelnen Funktionen von AdvoAdmin eingegangen.

4.1 Gemeinsame Funktionen

AdvoAdmin wird automatisch bei jeder Installation eines Advoline-Programms außer AdvoAkte installiert.

Sie können es über den eigenen Menüeintrag unter Start > Programme > Advoline > AdvoAdmin >

AdvoAdmin oder über das Symbol in der Kachelansicht aufrufen.

Bitte beachten Sie, dass Änderungen in AdvoAdmin nur mit Administratoren-Rechten möglich sind. Sofern auf Ihrem Computer die Benutzerkontensteuerung aktiviert ist, starten Sie AdvoAdmin bitte über

Rechtsklick auf das Symbol > Als Administrator ausführen.

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Wenn Sie AdvoAdmin öffnen, sehen Sie zunächst das Fenster „Allgemeine Optionen“. Hier können Sie für alle Advoline-Programme den Datensicherungspfad einsehen und ändern. Außerdem können Sie die

Option der automatischen Benachrichtigung über Servicepacks aktivieren oder deaktivieren. Falls der

Computer, auf dem Advoline installiert ist, nicht über eine permanente Verbindung zum Internet verfügt, empfehlen wir, diese Option zu deaktivieren.

4.2 Verwaltung von AdvoMahn in AdvoAdmin

In der Registerkarte „Netzwerkeinstellungen“ können Sie zwischen der Benutzung der Programme als

Einzelplatz- oder Netzwerkversion wechseln. Werksseitig ist immer die Einzelplatzversion voreingestellt.

Was genau Sie bei der Einrichtung im Netzwerk beachten müssen, finden Sie in den Kapiteln zu den einzelnen Programmen beschrieben.

Bitte beachten Sie: „Netzwerk“ im Sinne des AdvoAdmin ist alles, was von der Standard-

Einzelplatzinstallation abweicht. Falls Sie also eines der Programme auf einem Einzelplatz betreiben, die

Datenbank(en) aber an einem anderen als dem vordefinierten Ort speichern möchten, z.B. auf einer anderen Partition, müssen Sie auch diese Einstellung über „Netzwerk“ vornehmen.

In der Registerkarte „Update“ können Sie immer die aktuell installierte Version nachlesen. Über den

Button [Überprüfen] können Sie außerdem manuell überprüfen, ob für das jeweilige Programm eine

Aktualisierung und/oder ein Servicepack vorliegt und dieses dann auch herunterladen und installieren.

Diese Funktion ist vor allem von Bedeutung, falls Sie einmal Probleme mit Ihrem Programm haben oder einen Fehler feststellen. In diesen Fällen überprüfen Sie über die Update-Funktion bitte immer zuerst, ob ein neues Servicepack vorliegt.

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5. Arbeiten mit AdvoMahn

Mit AdvoMahn können Anträge im Mahnverfahren komfortabel erstellt werden. Eine Datenübernahme aus anderen Programmen der Advoline-Reihe (AdvoAkte, AdvoWord) ist ohne weiteres möglich. Dies ermöglicht ein zügiges Erstellen von Anträgen aus dem vorhandenen Datenbestand.

Anträge können für das automatisierte, das manuelle und das arbeitsgerichtliche Mahnverfahren erstellt werden.

Der Ausdruck der Anträge im automatisierten gerichtlichen Mahnverfahren erfolgt optimiert im Hinblick auf die bei vielen zentralen Mahngerichten eingeführte Beleglesung und sorgt so auch für eine kürzere

Bearbeitungszeit durch die Gerichte.

Darüber hinaus wird der elektronische Datenaustausch per Internet oder Barcode-Druck für das automatisierte gerichtliche Mahnverfahren unterstützt.

Obwohl es sich bei der Antragstellung im Mahnverfahren „nur“ um einen Vordruck handelt, der ausgefüllt werden muss, können dabei Probleme und Schwierigkeiten in vielfachem Umfang auftreten. Hier wird in erster Linie auf die Bedienung des Programms eingegangen; sofern Sie weitere Hinweise, insbesondere zu rechtlichen Aspekten im Mahnverfahren wünschen, muss auf die einschlägige Literatur verwiesen werden

(so wird z.B. von den meisten zentralen Mahngerichten eine umfangreiche Informationsbroschüre vertrieben, die gegen Kostenerstattung dort angefordert werden kann), da dies den Umfang sprengen würde.

Wir empfehlen zur Vertiefung das Buch 'Gerichtliches Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung' von Uwe

Salten und Karsten Gräve, 5. Aufl. 2013, Verlag Dr. Otto Schmidt, 400 Seiten, 49,80 € (ISBN 978-

3504479459), das Sie im Buchhandel bestellen können.

Vor der Beantragung eines Mahnbescheids sollten Sie sich Sinn und Zweck des Mahnverfahrens vor Augen führen.

Obwohl es sich scheinbar um ein einfaches Verfahren handelt, steckt es dennoch voller Tücken und

Schwierigkeiten.

Ziel des Verfahrens ist es, entweder eine Zahlung des Schuldners oder einen Vollstreckungstitel gegen den Schuldner zu erlangen, mit dem die Zwangsvollstreckung betrieben werden kann.

Auf das Verfahren im Einzelnen soll hier nicht weiter eingegangen werden, eine Übersicht über das

Verfahren im Allgemeinen sowie besondere Verfahrensarten finden Sie auf folgenden Internet-Seiten: www.mahngerichte.de

Internetauftritt der deutschen Mahngerichte www.mahnverfahren-aktuell.de

Private Seite eines Rechtspflegers und Seminaranbieters zum automatisierten gerichtlichen

Mahnverfahrens www.egvp.de

Internetseite von Bremen Online Services zum Datenübermittlungsprogramm "EGVP" (elektronisches

Gerichts- und Verwaltungspostfach) zur Übertragung von Mahnverfahrensdaten über das Internet.

Bei allen diesen Internetseiten handelt es sich nicht um Informationen, die von Advoline bereitgestellt oder betreut werden. Deshalb übernimmt Advoline auch keinerlei Verantwortung für die Richtigkeit der dort enthaltenen Informationen.

5.1 AdvoMahn einrichten

Nachdem Sie das Setup ausgeführt haben, ist das Programm grundsätzlich schon einsetzbar. Um jedoch komfortabel damit arbeiten zu können, sollten Sie sich jedoch mit den verschiedenen Voreinstellungen beschäftigen. In diesem Abschnitt wird auf die wichtigsten Konfigurationsparameter eingegangen.

5.1.1 Benutzerdaten

Sofern Sie als Prozessbevollmächtigter auftreten, sollten Sie Ihre Anschrift unter "Extras /

Grundeinstellung / Benutzereinstellungen" eintragen, damit Sie diese nicht in jedem Antrag wiederholen

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AnNoText Advoline AdvoMahn Hilfe müssen (falls Sie den elektronischen Datenaustausch (EDA) nutzen wollen, ist dies allerdings nicht erforderlich).

Die sonstigen Parameter können Sie anpassen, wenn Ihnen beim Arbeiten mit dem Programm auffällt, dass dies erforderlich ist.

5.1.2 Druckoptionen

In den Druckoptionen im Dialog "Benutzerdaten" werden die Einstellungen für die Anpassung an verschiedene Formulare vorgenommen. Normalerweise sollten die ursprünglichen Einstellungen ausreichen; falls ihnen aber Probleme auffallen (z.B. der Ausdruck erfolgt in der verkehrten

Reihenfolge), dann können Sie hier Änderungen vornehmen.

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5.1.3 Parameter

Die Einstellungen, die nur für den aktuell angemeldeten Benutzer gelten, finden Sie unter "Extras /

Grundeinstellungen / Benutzereinstellungen" auf der dritten Seite.

Diese müssen zunächst nicht angepasst werden; erfahrene Anwender von AdvoMahn können mit diesen

Werten das Programm an ihre Bedürfnisse anpassen.

Ändern Sie die Einstellungen, z.B. wenn AdvoMahn mehr Sicherheitsabfrage stellt, als Sie wünschen oder wenn Sie verschiedene automatische Aktionen nicht mehr ausgeführt haben möchten.

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5.1.4 Verzeichniseinstellungen

Bitte überprüfen Sie in den Administrationseinstellungen (Extras / Administration /

Programmeinstellungen) auf der Seite "Verzeichniseinstellungen" die vorgegebenen Verzeichnisse.

Insbesondere sollten Ein- und Ausgangsverzeichnis für den elektronischen Datenaustausch (EDA) oder die

Nutzung des EGVP korrekt eingestellt sein, schließlich müssen Sie die Dateien später ja "wiederfinden" können.

Für die Einrichtung von AdvoMahn zur Nutzung des EGVP beachten Sie bitte das entsprechende Kapitel .

5.1.5 Druckparameter

Der Ausdruck erfolgt üblicherweise auf dem Drucker, der auch als Standarddrucker unter Windows eingestellt ist. Falls der Ausdruck auf einem anderen Drucker erfolgen soll, müssen Sie diesen einmal unter Extras / Druckeinstellungen / Drucker auswählen oder dies im Dialog bei der aktuellen

Druckanforderung ändern.

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Unter Umständen müssen Sie den Ausdruck für die amtlichen Formulare ausrichten, d.h. den Text etwas nach oben oder unter verschieben. Am besten machen Sie zunächst Probeausdrucke auf neutralem

Papier und testen dann die Druckposition, indem Papier und Vordruck gegen das Licht gehalten werden.

Wenn der Ausdruck nicht ganz in die Formulare passen sollte (Verschiebung des Ausdrucks nach links / rechts oder oben / unten), können Sie hier das Programm an Ihren Drucker bzw. Ihre Vordrucke anpassen.

Wählen Sie hierzu „Extras / Druckereinstellungen / Ausrichtung ändern" aus der Menüleiste.

Ein Fenster öffnet sich, welches Bereiche für fünf Vordruckseiten enthält:

• für das automatisierte gerichtliche Mahnverfahren, Vorderseite

• für das automatisierte gerichtliche Mahnverfahren, Rückseite

• für Folgeanträge im automatisierten Mahnverfahren (VB-Antrag)

• für das manuelle Mahnverfahren, alle Vordruckarten

• für das arbeitsgerichtliche Mahnverfahren

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Sie können den Ausdruck für jede dieser Seiten getrennt verschieben. Im jeweiligen Feld X - Ausrichtung geben Sie bitte den Wert ein, um den der Ausdruck nach links / rechts verschoben werden soll. Ein Wert größer Null verschiebt den Ausdruck nach rechts, ein Wert kleiner Null verschiebt den Ausdruck nach links. Die Zahl ist in 1/10 Millimetern einzugeben.

Die Werte können direkt in die einzelnen Eingabefelder eingetragen werden oder auf der entsprechenden

Leiste kann der Zeiger verschoben werden. Bei verschieben des Zeigers werden die Werte automatisch angepasst. Geänderte Werte werden auch optisch angezeigt, indem der „schwarze Text" im angezeigten

Symbol entsprechend verschoben wird. Bitte beachten Sie, dass die Bilder nur die Verschiebung symbolisieren, jedoch nicht den tatsächlichen Grad der Verschiebung anzeigen.

Beispiel:

Wenn der Ausdruck um 2 Millimeter nach links verschoben werden soll, muss im Feld „X - Ausrichtung" der Wert „-20" eingetragen werden.

Gleiches gilt für das Feld „Y - Ausrichtung". Hier können Sie durch Eingabe eines Wertes kleiner Null den

Ausdruck nach oben; durch Eingabe eines Wertes größer Null, den Ausdruck nach unter verschieben.

Beispiel:

Wenn der Ausdruck auf dem Formular drei Millimeter tiefer erfolgen soll, muss im Feld „Y-Ausrichtung" der Wert „30" eingetragen werden.

Mittels „OK" kann das Fenster unter Übernahme der Eingaben geschlossen werden, mit „Abbrechen" wird das Fenster geschlossen, ohne dass die veränderten Eingaben beachtet werden.

Hinweis: Auf die Vorschau haben Änderungen in der Ausrichtung keine Auswirkung!

5.1.6 Größe des Hauptfensters einstellen

Wenn Sie AdvoMahn nach der Installation starten, wird das Programm automatisch im Vollbildmodus bzw. im größten möglichen Format angezeigt. Sie können jedoch unter Extras / Grundeinstellung /

Bildschirmauflösung andere Größen des Hauptfensters vorsehen, zum Beispiel wenn Sie einen sehr großen

Bildschirm haben und AdvoMahn nur in einem Teil des Bildschirms ausführen wollen.

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Die wichtigsten Eingabeformulare werden dabei dynamisch so angepasst, dass Sie immer das gesamte

AdvoMahn-Hauptfenster optimal ausfüllen.

Alle Fenstergrößen ab 800 Bildpunkte Breite und 600 Bildpunkte Höhe sind zulässig.

5.2 AdvoMahn und EGVP

Im ersten Quartal 2007 wurde der elektronische Datenaustausch im automatisierten gerichtlichen

Mahnverfahren über das Internet vom bisherigen Verfahren „Profimahn 2.0“ auf das elektronische

Verwaltungs- und Gerichtspostfach (EGVP) umgestellt.

Im Folgenden wird anhand von Bildschirmfotos die Einrichtung der Programme und deren Bedienung erläutert. Soweit Sie eine andere (spätere) Version des EGVPs nutzen oder eine andere JAVA-Installation benutzen, werden Sie Unterschiede in den Anzeigen feststellen. Inhaltlich gilt jedoch für alle Versionen das gleiche. Für alle in diesem Dokument genannten Programme existieren noch ausführliche

Installations- und Bedienungsanleitungen; hier wird nur auf das Notwendigste eingegangen. Soweit

Teilnahmekonditionen der einzelnen Gerichte bestimmte Pfade, Einstellungen o.ä. vorsehen, müssen diese selbstverständlich eingehalten werden.

Das EGVP ist kein Produkt der Fa. Wolters Kluwer Deutschland GmbH, sondern ein Angebot der

Justizverwaltung. Wolters Kluwer kann über diese Beschreibung hinaus keinen Support oder

Unterstützung bei der Einrichtung und Bedienung des EGVP anbieten.

Hilfestellung zum EGVP, insbesondere bei Problemen mit der Einrichtung von Kartenlesern, der

Installation der Java-Runtime, Verbindungsproblemen sowie bei der Beschaffung von Signaturkarten, kann von Wolters Kluwer nicht geleistet werden. Bitte wenden Sie sich in diesem Fall an Ihr Mahngericht oder die EGVP-Hotline (auf www.egvp.de unter „Support“).

Das EGVP ist zum Versand und Empfang von Daten aller Art geeignet, welche Daten von welchem Gericht entgegengenommen werden können, entscheiden die entsprechenden gültigen Verordnungen. An dieser

Stelle wird ausschließlich auf den Versand und Empfang von Daten im automatisierten gerichtlichen

Mahnverfahren eingegangen. Wenn Sie mit dem EGVP noch an anderen Verfahren teilnehmen möchten

(z.B. Versand von Klageschriften), wird dringend empfohlen, für das Mahnverfahren ein eigenes Postfach einzurichten.

5.2.1 Voraussetzungen für die Nutzung des EGVP

Um mit AdvoMahn über das EGVP im Mahnverfahren elektronisch kommunizieren zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

Installation einer zugelassenen Branchensoftware (AdvoMahn)

Signaturkarte mit einer qualifizierten Signatur (Telesec, Signtrust) eins unterstützten Trustcenters,

Liste unter www.egvp.de verfügbar

Unterstützter Kartenleser, Liste unter www.egvp.de verfügbar

Zulassung und Kennziffer zum elektronischen Datenaustausch (wird vom jeweiligen Mahngericht auf

Antrag erteilt)

PC mit Zugang zum Internet und einem unterstützten Betriebssystem (Windows-Systeme, div. Linux-

System)

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Alle weiteren notwendigen Installationen (Java, Java-Webstart, EGVP) sind aus dem Internet kostenfrei erhältlich und werden im Weiteren ausführlich beschrieben.

5.2.2 Installation und Einrichten des EGVP

a) Download und Installation

Die Installation des EGVP sollte vor dem ersten Versandversuch über AdvoMahn erfolgen. Für die

Installation benötigen Sie auf jeden Fall Administrationsrechte. Die Installation der Java-Runtime ist nur einmal pro Arbeitsplatz erforderlich, die Installation des EGVP selbst ist für jeden Benutzer, der mit der

Software arbeiten soll, notwendig, d.h. die Installation muss auch unter der Benutzerkennung erfolgen, unter der später gearbeitet werden soll.

Sie finden alle notwendigen Dateien auf der Webseite www.egvp.de unter dem Menüpunkt „Download“.

Sie sollten auf jeden Fall vorab die angebotene Java-Version herunterladen und installieren. Soweit auf

Ihrem System bereits eine Java-Runtime installiert ist, schadet das nicht; mehrere Java-Versionen können parallel nebeneinander betrieben werden. Auf der Webseite finden Sie auch noch einmal eine ausführlichere Installationsanleitung, sowie eine ausführlichere Anwendungsdokumentation für das EGVP, jeweils im PDF-Format. Sie sollten diese Dokumente ebenfalls lesen, da in dieser Anleitung ausschließlich auf die Nutzung des EGVP als Transportmedium für Mahnverfahrensdaten eingegangen wird.

b) Einrichten des EGVP aa) Installation der Software

Nachdem Sie auf den Link „EGVP Client Software“ geklickt haben, sollte die Software „Java-Webstart“ automatisch gestartet werden und die für das EGVP benötigten Daten herunterladen.

Wenn Ihr Webbrowser Sie stattdessen fragt, ob die Datei ausgeführt oder gespeichert werden soll, ist

Java-Webstart bzw. die entsprechende Java-Runtime nicht korrekt installiert. Für die Installation bzw. das Ausführen des EGVP werden verschiedene Bestätigungen angefordert („..Anwendung fordert uneingeschränkten Zugriff..“), welche Sie zur Nutzung der Software erteilen müssen.

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Bei der ersten Ausführung müssen Sie dem EGVP mitteilen, wo die lokalen Daten gespeichert werden. Sie können diese Einstellung später nicht mehr ändern!

Klicken Sie auf „Auswählen“. Sie können jetzt ein Verzeichnis zum Einrichten des Postfachs eingeben oder auswählen. Bei diesem Verzeichnis handelt es sich um das lokale Postfach, vergleichbar mit dem

Ordner „Posteingang“ auf dem eigenen Computer in E-Mail Programmen wie Outlook.

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Sofern Sie das EGVP auf mehreren Rechnern oder für mehrere Benutzer installieren, können Sie alle

Rechner auf ein Postfach zugreifen lassen, z. B. durch Auswahl des Verzeichnisses auf einem

Netzlaufwerk, auf das alle Rechner bzw. Benutzer Zugriff haben. So kann Benutzer A auf dem Rechner 1 auch die Dateien sehen, die Benutzer B auf dem Rechner 2 abgesandt hat. Die Einrichtung des Postfachs auf dem Server, also des nach außen sichtbare Postfachs (vergleichbar mit dem E-Mail Konto beim

Internet-Provider), ist von diesen Einstellungen nicht betroffen.

Tipp: Sie können ein Neuinstallation des Postfaches erzwingen, indem Sie die Datei govello20.properties in Ihrem User-Verzeichnis (in der Regel c:\Dokumente und Einstellungen\Username) löschen.

Achtung: Hierbei verlieren Sie ggf. den gesamten Inhalt des lokalen Postfachs mit allen dort enthaltenen

Nachrichten!

bb) Einrichten des Postfachs

Im nächsten Fenster müssen Sie eine Datenschutzerklärung abgeben. Hier wählen Sie auch aus, wie Sie das EGVP nutzen wollen.

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Für die Kommunikation mit dem Mahngericht müssen Sie die „Übermittlung mit Postfacheinrichtung“ wählen. Wählen Sie diese aus und bestätigen die Erklärung mit „OK“. Jetzt werden die – nach außen sichtbaren – Daten des Server-Postfachs abgefragt. Tragen Sie hier Ihre Daten ein:

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Hinweis: Bei jeder Installation werden die Daten des Postfachs abgefragt, auch wenn Sie ein bereits vorhandenes Server-Postfach benutzen wollen. In diesem Fall werden die vorhandenen Daten

überschrieben.

Die Zuordnung der Postfächer – egal ob bei der Einrichtung oder später beim Versand – erfolgt ausschließlich über das Zertifikat, welches Sie auf der nächsten Seite auswählen oder erzeugen.

Nachdem Sie auf „OK“ geklickt haben, wird die zweite Seite der Postfacheinrichtung angezeigt.

Geben Sie Ihrem Postfach einen sinnvollen Namen (z.B. „Postfach Mahnverfahren“); dieser ist nur für Sie sichtbar.

Tipp: Sie können in einem EGVP mehrere Postfächer einrichten, z.B. eines für Mahnsachen und eines für den restlichen Datenverkehr. Sie können diese Daten dann auch später automatisch in getrennten

Verzeichnissen speichern, so dass z.B. restliche Post nicht im Eingangsordner von AdvoMahn landet.

Welches Postfach benutzt wird, wird bei jedem Start des EGVP festgelegt.

Um auf ein Postfach zugreifen zu können, müssen Sie ein Zertifikat erzeugen. Ein Zertifikat ist eine

Datei, welche die Schlüssel für den Zugriff auf Ihr (Server-) Postfach darstellt. Jeder Benutzer, der

Zugriff auf das Postfach haben soll, muss auf dieses Zertifikat zugreifen können. Wenn Sie auf ein bereits erstelltes Postfach zugreifen wollen, wählen Sie das Zertifikat über „Auswählen“ aus. Andernfalls erstellen Sie ein neues Zertifikat über „Erstellen“. Sie müssen in der Regel nur die von Ihnen frei zu wählende PIN ergänzen.

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Das Postfach wird jetzt erzeugt. Sie müssen einen Speicherort für das Zertifikat angeben, für gemeinsamen Zugriff müssen Sie auch hier wieder ein Netz- oder Serverlaufwerk angeben.

Tipp: Am besten kopieren Sie die Dateien des Zertifikats bei dieser Gelegenheit auf ein

Sicherungsmedium und bewahren dies an einem sicheren Ort auf! Um weiter arbeiten zu können, müssen

Sie sich das erste Mal mit Ihrem neuen Zertifikat anmelden, indem die zuvor festgelegte PIN des

Zertifikats (bitte nicht mit der PIN der Signaturkarte verwechseln!) eingegeben wird:

Nach einer Überprüfung des Zertifikats ist das EGVP jetzt grundsätzlich einsatzbereit. Vor jedem künftigen Start des EGVP müssen Sie das so angelegte Postfach auswählen und die dazugehörige PIN angegeben. Ohne die Kenntnis der PIN ist kein Zugriff auf das Postfach möglich.

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cc) Einrichten des EGVP für die Zusammenarbeit mit AdvoMahn

Damit AdvoMahn mit dem EGVP kommunizieren kann, müssen das Ausgangsverzeichnis von AdvoMahn und das Importverzeichnis des EGVP und das Eingangsverzeichnis von AdvoMahn mit dem Exportverzeichnis des EGVP übereinstimmen. Es ist völlig egal, welches Verzeichnis Sie nutzen, alle hier gezeigten

Eintragungen sind nur Beispiele. Auch hier empfiehlt es sich in einem Netzwerk, ein Server-Verzeichnis zu nutzen, damit alle Rechner in das gleiche Verzeichnis schreiben. Legen Sie das Importverzeichnis des

EGVP unter Optionen > Importeinstellungen fest.

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Der automatische Import von Nachrichten muss aktiviert werden, wenn die Daten automatisch

übernommen werden sollen. Sie können die Daten aber auch jederzeit manuell übernehmen (dazu mehr im weiteren). Ebenso müssen Sie unter „Optionen / Exporteinstellungen“ das Verzeichnis einstellen, in dem AdvoMahn die eingehenden Daten erwartet:

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Sie sollten den automatischen Export einstellen, sie müssen jedoch alle Nachrichten exportieren lassen und dürfen auf keinen Fall „Nachrichten in Unterverzeichnissen ablegen“ markieren, da AdvoMahn die

Dateien sonst nicht finden kann (den Status, ob eine Nachricht signiert wurde, können Sie auch im EGVP ablesen).

dd) Updates des EGVP

Updates werden ebenso automatisch installiert, d.h. Sie müssen diese Software nicht selbständig updaten, vielmehr werden die neuen Komponenten bei jedem Aufruf des EGVP automatisch vom

Downloadserver heruntergeladen.

c) Einrichten von AdvoMahn

Stellen Sie zunächst sicher, dass das Profil für den elektronischen Datenaustausch eingerichtet ist. Sie finden diese Einstellungen unter Extras / Administration / EDA-Einstellungen.

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Sofern Sie nicht mit mehreren Mahngerichten kommunizieren möchten, reicht es aus, wenn Sie das Profil

„Standard“ mit Ihren Daten ausfüllen. Die Daten zu Mahngericht, Art der Kennziffer, Ausbaugrad und

Disk-ID entnehmen Sie bitte der Mitteilung Ihres Mahngerichts (Kennziffern-Mitteilung). Die „bevorzugte

Art des Datenaustausches“ stellen Sie bitte auf „EGVP“ und verlassen das Eingabefenster mit [OK]. Wenn

Sie die Daten für ein weiteres Mahngericht eingeben möchten, müssen Sie über „Neues Profil“ ein weiteres EDA-Profil erstellen.

Unter Extras / Administration / Programmeinstellungen finden Sie eine Karteikarte mit der Überschrift

[EGVP-Einstellungen].

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Hinweis: Evtl. müssen Sie auf Nachfrage der Ausführung des Programms „AdvoMahn_System“ in der

Benutzerkontensteuerung zustimmen, da nach dem Windows-Sicherheitskonzept ohne Ihre Einwilligung keine Programmdateien verändert werden dürfen. Sie können dies gefahrlos bestätigen.

Die zuvor im EGVP eingetragenen Verzeichnisse müssen jetzt hier erneut eingetragen werden:

Das Import-Verzeichnis des EGVP ist unter „EGVP Stammverzeichnis für Ausgang“ einzutragen

Das Export-Verzeichnis des EGVP ist unter „EGVP Export Verzeichnis“ einzutragen.

Die erste Internet-Adresse ist bereits fest eingestellt.

Die erste EGVP Adresse („Internet-Adresse zum Aufruf…“) wird benötigt, um das EGVP aus AdvoMahn zu starten. Der Import erfolgt in diesem Fall durch das EGVP direkt. – Empfohlener Weg! –

Die zweite Adresse dient dem direkten Start des EGVP unter Übergabe der zu versendenden Datei. –

Nicht empfohlen, da bei einem Übernahme-Fehler alle Anträge erneut für den EDA markiert werden müssen

AdvoMahn ist jetzt für die Zusammenarbeit mit dem EGVP fertig eingerichtet.

6. Bedienung

Mit Hilfe von AdvoMahn können Anträge zum gerichtlichen Mahnverfahren erstellt werden. Unterstützt werden dabei folgende Antragsarten:

• das automatisierte gerichtliche Mahnverfahren mit der Antragstellung per Formular oder Internet;

• das manuelle Mahnverfahren mit der Antragstellung per Fünffach-Durchschreibesatz (Nadeldrucker) oder mittels Vordrucksatz für Laser- / Tintenstrahldrucker;

• das arbeitsgerichtliche Verfahren mittels Vordrucksatz für Laser- / Tintenstrahldrucker.

6.1 Allgemeine Informationen

Sämtliche Verfahren beginnen in AdvoMahn mit der Erstellung eines Mahnbescheidantrags. Der Import von Daten aus AdvoWord (Inkassoschreiben) und AdvoAkte wird dabei unterstützt. Die Verfahren werden unter einem einheitlichen Aktenzeichen im gleichen Format wie unter AdvoAkte gespeichert.

Bei verschiedenen Aktionen werden längere Meldungstexte angezeigt, z.B. die Hinweise zu den neuen

Features beim Starten des Programms.

Jeder Hinweis kann durch Setzen der Markierung vor dem Text "Diesen Hinweis nicht mehr anzeigen" künftig unterdrückt werden. Vorher kann der Hinweistext ausgedruckt werden. Sie können alle

Meldungen auch zentral ein- oder ausschalten (Extras / Grundeinstellungen / Meldungen).

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In einigen Fenstern finden Sie einen Button „Handbuch“; dieser zeigt ein entsprechendes Kapitel aus dem Handbuch zum Mahnverfahren mit rechtlichen Informationen an. Das gesamte Handbuch können Sie

über „Hilfe / Handbuch zum Mahnverfahren“ einsehen.

Bei fast allen Eingabefeldern hält sich AdvoMahn an den Windows-Standard, d.h. es können Textbereiche mit Maus oder Tastaturkürzeln kopiert, ausgeschnitten und eingefügt werden. Zwischen den einzelnen

Eingabefeldern kann mittels TAB vor und SHIFT-TAB zurückgesprungen werden.

6.1.1 Symbol- und Menüleisteneinträge

Sämtliche Funktionen in AdvoMahn sind über Menüeinträge erreichbar. Für die wichtigsten Funktionen sind zusätzlich entsprechende Schaltflächen in der Symbolleiste enthalten.

Durchgeführte Aktionen werden nach Beendigung in der Statuszeile durch eine kurze Textmeldung angezeigt.

a) Menü „Datei“

Datei – Neu

Tastaturkürzel STRG + N

Symbolleiste

Mit diesem Menüpunkt kann ein neuer Mahnbescheidsantrag angelegt werden. Im anschließenden

Untermenü kann die jeweils benötigte Verfahrensart ausgewählt werden. Der Untermenüeintrag

„Folgeanträge im automat. Verfahren" ( ) steht nur zur Verfügung, wenn bereits ein

Mahnbescheidsantrag für das automatisierte Verfahren geöffnet ist.

Datei – Öffnen

Tastaturkürzel STRG + O

Symbolleiste

Der Öffnen/Suchen-Dialog wird geöffnet. Mithilfe dieses Dialogs werden zuvor angelegte Mahnverfahren geladen; ferner stehen umfangreiche Suchfunktionen zur Verfügung.

Datei – Zuletzt bearbeitete Verfahren öffnen

Tastaturkürzel STRG + Z

Eine Liste der zuletzt bearbeiteten Verfahren wird angezeigt. Ein Verfahren kann angewählt und so mit nur einem Mausklick geöffnet werden. Die Anzahl der in der Liste angezeigten Verfahren kann unter

Extras - Grundeinstellungen - Benutzereinstellungen ausgewählt werden.

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Datei – Speichern

Tastaturkürzel STRG + S

Symbolleiste

Dieser Menüpunkt steht nur zur Verfügung, wenn ein Antrag zum Mahnverfahren geöffnet ist; bei

Betätigung wird der geöffnete Antrag gespeichert.

Datei – Ablegen/Reaktivieren

Wenn ein Mahnverfahren geöffnet ist, wird der Dialog zum Ablegen und Reaktivieren von älteren

Verfahren angezeigt. Mit Hilfe dieses Dialogs kann gesteuert werden, welche Verfahren bei zukünftigen

Suchen berücksichtigt werden sollen.

Datei – Sammelablage

Mit dieser Funktionen können Sie mehrere Verfahren ablegen, ohne dass Sie das jeweilige Verfahren

öffnen müssen.

Datei – Schließen

Schließt das geöffnete Verfahren vollständig mit allen enthalten Anträgen.

Datei – Projekte

Die Untermenüs zum Speichern und Öffnen von Projektdateien (Dateien mit verschiedenen

Vorbelegungen aus einem Verfahren) werden angezeigt.

Datei – Verfahren löschen

Das gesamte Mahnverfahren (Mahnbescheidsantrag einschließlich aller Folgeanträge sowie

Gerichtsnachrichten) wird gelöscht.

Datei – Drucken

Tastaturkürzel STRG + D

Symbolleiste

Der derzeit aktive Antrag wird ausdruckt.

Datei – Barcodedruck

Symbolleiste

Der Barcodedruck wird gestartet (Hierfür ist ein optional lizenzierbares Modul notwendig)

Datei – Seriendruck

Startet den Dialog zum Seriendruck (Druck mehrerer Anträge, ohne diese einzeln zu öffnen).

Datei – Fristenliste an / aus

Die Fristenübersicht kann mit diesem Menü an- oder ausgeschaltet werden.

Datei – Neue Nachricht

Startet den Dialog zur Eingabe eigener Nachrichten oder Notizen zu einem Verfahren.

Datei – Datenaustausch

Die entsprechenden Untermenüs öffnen Dialoge zum Erstellen und Anzeigen von Ausgangsdaten im elektronischen Datenaustausch mit dem Gericht, zum Einlesen von Gerichtsnachrichten sowie zum

Anzeigen solcher Nachrichten.

Datei – Dokumente

Symbolleiste

In den Unterpunkten zum geöffneten Verfahren und Allgemein zu diesem Menüpunkt werden verschiedene Dokumente angezeigt, die mit Hilfe von Dialog-Assistenten in MS Word erstellt werden können (z.B. Einwohnermeldeamtsanfragen, Widersprüche, Sachstandsanfragen).

Datei – Beenden

AdvoMahn wird beendet.

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b) Menü „Bearbeiten“

Bearbeiten – Ausschneiden

Tastaturkürzel STRG + X

Symbolleiste

Der markierte Bereich eines Eingabefeldes wird aus dem Eingabefeld ausgeschnitten und der Inhalt in die

Zwischenablage verschoben.

Bearbeiten – Kopieren

STRG + C

Symbolleiste

Der markierte Bereich eines Eingabefeldes wird in die Zwischenablage kopiert.

Bearbeiten – Einfügen

STRG + V

Symbolleiste

Der Inhalt der Zwischenablage (entweder zuvor kopierte oder ausgeschnittene Texte aus AdvoMahn-

Eingabefeldern oder aus anderen Anwendungen) wird im derzeit aktiven Eingabefeld eingefügt.

c) Menü „Extras“

Extras – Verlauf

Symbolleiste

Die Historie bzw. der bisherige Verlauf des geöffneten Mahnverfahrens wird angezeigt. Falls

Gerichtsnachrichten im Datenaustausch zu einem Verfahren eingelesen wurden, können diese ebenfalls hier eingesehen werden.

Extras – Aktendruck

Symbolleiste

Zeigt eine Übersicht des Mahnverfahrens mit den Inhalten aller Nachrichten sowie einer

Kostenzusammenfassung an.

Extras – Antrag prüfen

Symbolleiste

Mit dieser Funktion können alle Anträge im Mahnverfahren auf Fehler untersucht werden.

Extras – Werkzeuge

Symbolleiste

Unter diesem Punkt stehen unter weiteren Unterpunkten ein Euro-/DM-Rechner, ein Zinsrechner, ein

Gebühren- sowie Taschenrechner, die Bankleitzahlensuche, eine Liste der Auslandskennzeichen und eine

Gerichts- bzw. Stadtverwaltungsauskunft zur Verfügung.

Extras – Grundeinstellung

In dem Unterpunkt Benutzereinstellungen können verschiedene Einstellungen für das Arbeiten mit

AdvoMahn geändert werden. Mit der Bildschirmauflösung kann die Größe des Programmfensters eingestellt werden. Unter Meldungen können die kurzen Hinweise von AdvoMahn zentral ein- und ausgeschaltet werden.

Extras – Administration

Unter diesem Punkt finden Sie die Einstellungen, die lokale Installation oder aber die gesamte

Netzwerkinstallation von AdvoMahn betreffen, so die Programmeinstellungen.

Der Unterpunkt EDA - Einstellungen betrifft die für den elektronischen Datenaustausch benötigten

Einstellungen.

Mit der Datenbankpflege können mehrere Verfahren gelöscht oder gewartet werden.

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Die Funktion "Alle Altdaten transferieren" erlaubt die Übernahme von alten Datenbeständen in eine neue

Installation von AdvoMahn.

Unter "Datenbankindex aktualisieren/reparieren" können Sie den Index der vorhandenen Verfahren ganz oder teilweise neu aufbauen.

Extras – Druckeinstellungen

Hier sind die Einstellungen für die verschiedenen Druckparameter zusammengefasst, u.a. die Auswahl des Druckers, die Schriftart und Schriftgrößen. Ferner kann die Ausrichtung der Drucke an den Drucker angepasst werden.

Extras – Datenbanksicherungen

Dialog zur Sicherung und zum Wiederherstellen von Datensicherungen. Wenn Sie nicht (nur) die automatischen Sicherungen nutzen wollen, können Sie hier manuell eine Sicherung der Datenbanken an einem beliebigen Speicherort vornehmen.

Extras - Verwaltung Kennziffern

Hier können die vom Mahngericht vergebenen Kennziffern eingetragen und verwaltet werden, vor allem dann, wenn mit mehr als einer Kennziffer gearbeitet wird.

Extras - Ausnahmen Antragsprüfung

Für den Fall, dass grundsätzlich eine Antragsprüfung stattfinden soll, bestimmte Fehler aber ignoriert werden sollen, können diese Ausnahmen hier definiert werden.

Extras - Sperren entfernen

Sofern Verfahren unbeabsichtigt für die Bearbeitung gesperrt sind, können diese SPerren hier entfernt werden. Bitte beachten Sie unbedingt die Warnmeldung.

d) Menü „Fenster“

In diesem Menü werden alle geöffneten Fenster angezeigt. Dies sind geöffnete Anträge, die

Verfahrensübersicht und (soweit geöffnet) die Fristenliste und das Prüffenster. Durch Auswahl der

Bezeichnungen kann zwischen den Fenstern umgeschaltet werden.

e) Menü „Hilfe“

Hilfe – Hilfe zu AdvoMahn

Symbolleiste

Die Hilfe zu AdvoMahn mit Index- und Suchfunktion wird gestartet.

Hilfe – Hilfe zum Mahnverfahren

Hinweise zum Ablauf und den gesetzlichen Grundlagen im Mahnverfahren (fachliche Hilfe)

Hilfe – Servicedaten

Für den Fall von Programmfehlern kann hier die Logdatei angezeigt, gespeichert und gedruckt werden.

Hilfe – Info

Zeigt die Copyright-Informationen und die Programmversion an

Hilfe - Lizenz für Barcode-Modul

Ruft das Fenster zur gesonderten Lizenzierung des Barcode-Moduls auf

6.2 Mahnverfahren anlegen

Jedes Mahnverfahren beginnt in AdvoMahn mit einem Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids.

Zunächst muss das korrekte Mahnverfahren ausgewählt werden. Nach Auswahl des Symbols ( ) aus der

Symbolleiste oder Drücken der Tastenkombination STRG + N öffnet sich ein Menü, in dem die unterstützten Mahnverfahrensarten angezeigt werden:

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Automatisiertes zivilgerichtliches Verfahren;

Arbeitsgerichtliches Verfahren (nur Ausdruck auf Laser- / Tintenstrahldrucker).

Die Antragsart kann auch direkt über das Menü Datei > Neu und die entsprechenden Untermenüpunkte ausgewählt werden.

Nach der Auswahl der Antragsart muss das Aktenzeichen festgelegt werden. Der Aufbau des

Aktenzeichens entspricht dem von AdvoAkte, d.h. es wird eine fünfstellige Nummer, gefolgt von der zweistelligen Jahreszahl gebildet (Beispiel: 00003-15). Die Wahl des Aktenzeichens ist vollständig frei, sollte aber mit einer vorhandenen Aktenführung (z.B. AdvoAkte) korrespondieren.

Bei der Neuanlage eines Mahnverfahrens wird automatisch das nächste freie Aktenzeichen des laufenden

Jahrgangs vorgeschlagen. Sie können diesen Vorschlag mit einem Druck auf die Enter-Taste oder durch

Anwahl von „OK“ übernehmen.

Falls das von Ihnen eingetragene Aktenzeichen bereits vergeben ist, fragt AdvoMahn, ob das vorhandene

Aktenzeichen erweitert werden soll. In diesem Fall bekommt das neue Verfahren zwar das gleiche

Aktenzeichen, zur Unterscheidung wird aber eine laufende Nummer in Klammern hinzugefügt (z.B.

„00003-15 (2)“). So ist es möglich, unter einer Registernummer mehrere Mahnverfahren zu führen, die innerhalb von AdvoMahn dennoch eindeutig sind. Es können maximal zehn Verfahren unter einer Nummer angelegt werden. Nach der Vergabe des Aktenzeichens werden das entsprechende Eingabeformular sowie die Verfahrensübersicht aufgebaut.

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Vom Eingabeformular können Sie auf die Verfahrensübersicht umschalten, indem Sie:

• die Schaltfläche „Verfahrensübersicht“ aus der Symbolleiste auswählen oder

„Verfahrensübersicht“ aus dem Menü „Fenster“ aufrufen

Aus der Verfahrensübersicht können Sie wie folgt auf ein Eingabeformular umschalten:

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Doppelklick in einer der beiden Listen auf den entsprechenden Eintrag

Markieren des entsprechenden Antrags und Anwahl von „Bearbeiten“

Auswahl des Eingabeformulars aus dem Menü „Fenster“ (nur, wenn das Eingabeformular noch nicht geschlossen wurde)

Ist die Option AdvoAkte-Import bei Antragerstellung automatisch starten aktiviert, wird bei der

Erstellung des Mahnbescheidsantrags versucht, ein gleiches Aktenzeichen in AdvoAkte zu finden. Werden mehrere Beteiligte gefunden, werden jeweils für Antragsteller und Antragsgegner die Dialoge zum

Datenimport aus AdvoAkte gestartet; wenn nur ein Beteiligter gefunden wird, werden die Daten (wenn die Einstellung AdvoAkte Daten automatisch bei nur einer Partei übernehmen gesetzt ist) ohne Rückfrage eingetragen.

Falls zuvor eine Projektdatei angelegt worden ist, welche die Antragstellerdaten bereits enthält, kann diese jetzt mittels des Menüpunkts Datei > Projekt > Öffnen in den angelegten Mahnbescheidsantrag eingefügt werden.

Im Folgenden soll nur auf die Besonderheiten und Hilfsmittel von AdvoMahn eingegangen werden, da die

Eingabebereiche den amtlichen Vordrucken weitgehend entsprechen und ein Eingehen auf die amtlichen

Eingabebereiche den Rahmen des Handbuchs sprengen würde.

Weitere Informationen zu Eintragungen im automatisierten gerichtlichen Mahnverfahren können der

Broschüre „Das automatisierte gerichtliche Mahnverfahren“ der Koordinierungsstelle für das automat. gerichtliche Mahnverfahren entnommen werden. Diese Broschüre kann beim zuständigen Mahngericht gegen Kostenerstattung angefordert werden, ist aber auch online erhältlich. Daneben existieren auch verschiedene Bücher zu diesem Thema.

Abgesehen von einigen Spezialfeldern (z.B. Datumseingaben) sind alle Eingabefelder und -formulare

Windows-konform aufgebaut, d.h. Eingaben können wie in anderen Programmen vorgenommen werden,

Einträge können mithilfe der Zwischenablage (entweder über das Kontextmenü, das mittels Druck auf die rechte Maustaste geöffnet werden kann oder über die bekannten Tastenkombinationen STRG + C, STRG +

X und STRG +V) kopiert, ausgeschnitten und eingefügt werden.

Neben den „normalen“ Eingabefeldern existieren bei der Erfassung von Verfahrensdaten in AdvoMahn folgende Spezialfelder:

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Datumsfelder: Das Datum kann hier vollständig oder auch abgekürzt eingegeben werden. Nach dem

Verlassen eines Feldes wird die Eingabe in das Format „TT.MM.JJ“ umgesetzt. Eingaben werden entweder in diesem Format, als Sechserblock (z.B. „150503“) oder auch abgekürzt (z.B. „15.5.“, in diesem Fall wird das laufende Jahr automatisch ergänzt) akzeptiert. Während der Eingabe wird der

Text blau angezeigt; wurde eine unzulässige Taste gedrückt oder ist das Datum fehlerhaft, wird der

Text in roter Farbe angezeigt.

Betragsfelder: Die Eingabe kann mit Punkt oder Komma als Trennzeichen zwischen Euro und Cent erfolgen; Tausender-Trennzeichen werden nicht akzeptiert. Auch hier wird der Text während der

Eingabe in blau, bei fehlerhaften Eingaben in rot angezeigt.

Zinsfelder: Dieses Feld entspricht dem Betragsfeld; hier können jedoch nur zwei Vorkomma- und bis zu drei Nachkommastellen angegeben werden.

PLZ-Ort-Felder: Sobald im Programm eine Kombination von PLZ und Ort einzugeben ist, wird der Ort nach Verlassen des PLZ-Feldes automatisch hinzugefügt, wenn das Ortsfeld vorher leer war und die

PLZ eindeutig ist. Sofern hinter dem Ort die Eingabe eines Auslandskennzeichens vorgesehen ist, kann ein Auswahlmenü hierfür über den [?] - Button geöffnet werden.

Bankverbindung für Schuldnerzahlungen: Das Konto, welches für Zahlungen des Schuldners in Mahn- und Vollstreckungsbescheid aufgenommen wird. Die Angabe kann sowohl im Format BLZ /

Kontonummer als auch im europäischen Format IBAN / BIC erfolgen. Durch die Anwahl des [?] -

Buttons kann eine Bankleitzahl oder BIC aus der Tabelle ausgewählt werden.

Rechtsform-Felder: Sie können in dieses Feld freie Eintragungen vornehmen, die häufigsten Angaben sind aber auch bereits hinterlegt. Bei der Eingabe wird der erste passende Begriff ausgewählt und kann mit RETURN übernommen werden. Natürlich können Sie einen Begriff auch direkt aus der Liste auswählen. Wenn Sie „weitere“ bzw. „alle“ anwählen, werden in der Liste alle anzeigbaren

Rechtsformen aufgelistet, ansonsten beschränkt sich die Anzeige auf die Gängigsten. Dass alle

Rechtsformen angezeigt werden, können Sie an dem dann gelben Hintergrund des Eingabefeldes erkennen.

Stellung gesetzl. Vertreter: Die zu den vorgehenden Eintragungen „passenden“ gesetzlichen

Vertreter werden in der Auswahlliste vorgegeben. Sie können jedoch jede Bezeichnung frei eintragen.

Prozessgericht/Mahngericht: Neben den Eingabefeldern für Gerichte finden Sie zwei Schaltflächen:

„Ermitteln“ und „Auswählen“. Mit „Ermitteln“ versucht AdvoMahn anhand der Daten des

Mahnverfahrens das zuständige Gericht zu ermitteln. Ist dies nicht möglich (z.B. weil eine Anschrift in der Datenbank nicht gefunden wurde), wird automatisch die Auswahl gestartet. Mit „Auswählen“ wird der Assistent für die Gerichtssuche gestartet. Dieser entspricht weitgehend der Orts- und

Gerichtssuche. Vorgegeben sind dabei die Daten, nach denen sich die Zuständigkeit (vermutlich) richtet.

Soweit eine Firma mit ausländischer Rechtsform und inländischer Anschrift vorliegt, ist unklar, ob die allgemeinen Vorschriften für die Zuständigkeit im Mahnverfahren (allg. Gerichtsstand des Antragstellers)

Anwendung finden, oder ob Spezialzuständigkeiten gelten (Zuständigkeit des AG Berlin-Schöneberg oder des Mahngerichts, in dessen Bezirk das Prozessgericht liegt). Versichern Sie in diesem Fall bitte durch die entsprechenden Ankreuzfelder, dass der Sitz der Hauptverwaltung trotz ausländischer Rechtsform im

Inland liegt oder geben Sie eine ausländische Anschrift für diese Firma an.

Die Antragswiederholung unter Angabe eines Gerichtsaktenzeichens ist möglich, wenn

Der Antrag bereits einmal bei Gericht gestellt wurde

Vom Gericht beanstandet („moniert“) wurde

Das Aktenzeichen bekannt ist.

In diesem Fall „überschreibt“ der neu gestellte Antrag den bisherigen, unter der Geschäftsnummer des

Gerichts bearbeiteten Antrag. Dieses Verfahren ist sinnvoll, wenn weitere Angaben, welche nicht

Bestandteil der vorbereiteten Monierungsantwort sind, geändert werden sollen.

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Beim Ausdruck werden Antragsteller, Antragsgegner und Forderungen, die nicht mehr in ein amtliches

Formular passen, auf weißem Papier optimiert für die Datenerfassung der Gerichte ausgedruckt. Im elektronischen Datenaustausch werden die weiteren Forderungen automatisch berücksichtigt.

Nach Abschluss der Datenerfassung können die nachfolgenden Bearbeitungsschritte (z.B. Speichern,

Drucken, elektronischer Datenaustausch) entweder manuell ausgewählt oder mittels der Fertig-

Schaltfläche automatisch ausgeführt werden.

Die Fertig-Schaltfläche führt folgende Aktionen nacheinander automatisch aus:

Antrag prüfen

Antrag speichern

Antrag drucken (nicht wenn Antrag für elektronischen Datenaustausch vorgesehen)

Schließen-Dialog: Sie können entscheiden, ob nur der Antrag oder das gesamte Verfahren einschließlich Verfahrensübersicht geschlossen werden soll.

Wird der Antrag geschlossen, wird wieder die Verfahrensübersicht angezeigt.

Wenn sich die eingegebenen Daten als Vorlage für neue Mahnbescheide eignen, kann mittels des

Menüpunkts Datei > Projektdatei speichern eine Projektdatei mit den Daten für Antragsteller,

Prozessbevollmächtigten und Steuerung gespeichert werden.

Die Antragsdaten sind in Bereiche untergliedert und werden in einer baumartige Ansicht, ähnlich der im

Windows-Explorer, angezeigt.

Insgesamt können mit AdvoMahn jeweils 50 Parteien oder Forderungen gelten gemacht werden. Bitte beachten Sie jedoch, dass beim Überschreiten folgender Grenzen ein automatisches Mahnverfahren bei

Gericht nicht mehr stattfindet:

Mehr als 6 Antragsteller

Mehr als 5 Antragsgegner

Mehr als 12 katalogisierte Ansprüche

Mehr als 4 Zusatzangaben bei Mietforderungen

Mehr als 2 Sonstige Ansprüche

Mehr als 2 Abtretungen

Mehr als 15 Zinsangaben

Achten Sie darauf, dass gleiche Forderungszusätze (z.B. Abtretungszusätze) auch immer exakt gleich eingetragen werden, damit die zugehörigen Forderungen ggf. von AdvoMahn oder dem Mahngericht unter einem Zusatz zusammengefasst werden können.

Eine Kennziffer für Belegverfahren kann in dem Bereich „Antragsteller“ eingetragen werden. Kennziffern für den Datenaustausch können hier nicht eingetragen werden; diese dürfen nur unter Extras >

Grundeinstellung > EDA Einstellungen einheitlich für alle Verfahren eingetragen werden. Sofern Sie die

Kennzifferdaten für einen Antragsteller oder einen Prozessbevollmächtigten in der Kennzifferverwaltung hinterlegt haben, können Sie einen Dialog zur Übernahme der Kennziffer über die Schaltfläche [Auswahl] starten.

Zum Import von Antragstellerdaten aus anderen Mahnverfahren kann die [AdvoMahn]-Schaltfläche

(jeweils im Antragstellerbereich der Eingabeformulare) aufgerufen werden. In dem folgenden Dialog kann ausgewählt werden, welche der Personen übernommen werden sollen. Für den Import aus AdvoAkte lesen Sie bitte den entsprechenden Abschnitt .

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Die Katalognummern sowie alle weiteren Angaben zur Forderung können mit Hilfe des

Forderungsassistenten eingefügt werden. Neben jedem Eingabefeld für eine Katalognummer ist eine

Schaltfläche, die den zugehörigen Assistenten startet. Im Dialogfenster des Assistenten können Sie eine

Katalognummer einfach aus der Liste auswählen, Sie können jedoch auch in der Liste nach Stichwörtern suchen, z.B. die Eingabe „Miete“ und die Anwahl von „Finden“ zeigt Ihnen alle

Forderungsbezeichnungen, welche mit Miete zu tun haben.

Besondere Hinweise zu den Forderungen (Pflichtangaben, besondere Zuständigkeiten) werden in den

Fenstern unter der Liste angezeigt.

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Wenn Sie nur einfach eine Katalognummer nachschlagen wollten, markieren Sie diese bitte in der Liste und verlassen den Dialog mit [OK], die Katalognummer wird dann übernommen.

Falls Sie die weiteren Eingaben zur Forderung ebenfalls dialoggestützt eingeben möchten, wechseln Sie bitte zur zweiten Seite des Eingabedialogs (Anwahl von [Forderungsangaben] oder [>> weitere

Angaben]). Dort werden dann die zur Katalognummer benötigten Zusatzdaten wie z.B. Lage des

Mietobjekts o.ä. abgefragt und auf Vollständigkeit überprüft. Die Daten werden dann in das Formular

übernommen, wobei ggf. vorhandene Einträge ersetzt werden.

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Soweit die Option "Alle Anträge beim Speichern oder Drucken automatisch prüfen" unter Extras –

Grundeinstellung – Benutzereinstellungen eingeschaltet ist, findet im automatischen Mahnverfahren eine automatische Prüfung im Hintergrund statt. Eine Meldung wird nur dann ausgegeben, wenn Fehler,

Warnungen oder Hinweise gefunden wurden.

Diese Prüfung kann auch jederzeit mittels des Menüpunktes Extras > Antragsdaten prüfen ( )vom

Bearbeiter manuell gestartet werden. Falls Fehler festgestellt worden sind, werden diese in einem

Raster über den Antragsdaten angezeigt. Je nach „Schwere“ des Fehlers werden die Prüfergebnisse als

Hinweis, Warnung oder Fehler aufgeführt. Mittels eines Doppelklicks auf eine Zeile in den

Prüfergebnissen kann in den meisten Fällen direkt zur jeweiligen Eingabezeile gesprungen werden.

Die Anschriften des Mahngerichts sind in verschiedenen Vordrucken bereits vorgegeben. Falls solche

Vordrucke verwendet werden, müssen die entsprechenden Felder im AdvoMahn-Eingabeformular leer gelassen werden. Bitte beachten Sie auch die Möglichkeit der Voreinstellung in den Stammdaten .

Besonderheiten im arbeitsgerichtlichen Mahnverfahren:

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Im arbeitsgerichtlichen Mahnverfahren wird eine andere Eingabemaske als im automatisierten

Mahnverfahren eingesetzt.

Auch wird hier kein besonderer Vollstreckungsbescheidsantrag erzeugt, sondern dieser wird auf den

Mahnbescheidsantrag gesetzt, d.h. das Eingabeformular für den Mahnbescheidsantrag kann durch die entsprechenden Buttons zum Eingabeformular für den Vollstreckungsbescheid erweitert werden.

6.3 Öffnen und Suchen von Mahnverfahren

Mit dem Menüpunkt Datei > Öffnen oder der entsprechenden Schaltfläche in der Symbolleiste ( der Öffnen- bzw. Suchen-Dialog gestartet.

) wird

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Grundsätzlich werden ihnen alle Fälle angezeigt, auf die der Suchbegriff (Aktenzeichen oder Parteiname) zutrifft, angezeigt. Nach dem Aufruf ist der Suchbegriff leer, deshalb werden Ihnen zunächst alle

Verfahren angezeigt, die in AdvoMahn in den letzten beiden Jahren angelegt wurden.

Die Suche nach bestimmten Verfahren wird durch die Eingabe eines Suchbegriffs und die Anwahl von

"Suchen" gestartet; sofern die Eingabemarke noch im Eingabefeld für den Suchbegriff steht, reicht auch das Drücken der "Enter"-Taste aus. Grundsätzlich werden Suchbegriffe im Aktenzeichen, den

Antragstellernamen sowie den Antragsgegnernamen gesucht. Die Suche nach dem Begriff "99" liefert

Ihnen also alle Aktenzeichen, in denen die Zahl 99 enthalten ist (00099-09, 00199-09 usw.) aber auch z.B. einen Antragsteller "Schützenverein 99 e.V.". Normalerweise liefert dies das gesucht Ergebnis, Sie können aber gezielt durch Löschen oder Setzen der Häkchen unter "Wonach Suchen?" die Suche auf

Antragsteller, Antragsgegner und/oder Aktenzeichen eingrenzen.

Achten Sie bitte darauf, dass bei der Suche nach Namen alle Verfahren angezeigt werden, in denen der

Antragsteller oder -gegner enthalten ist, d.h. es wird nur nach einem Namensbestandteil gesucht.

Beispiel: Die Eingabe "Peter" findet sowohl "Peter Müller" als auch "Dr. Petermann" und auch "Gartenbau

Peters", da der Sachbearbeiter vor dem Öffnen eines Antrags nie sicher sein kann, wie dieser eingetragen ist.

Unter "Welche Verfahren" können Sie die Auswahl der zu durchsuchenden Verfahren eingrenzen.

Grundsätzlich sucht AdvoMahn in den aktiven Verfahren der vergangenen zwei Jahren (Ausnahme: Es wurde ein Aktenzeichen mit Jahreszahl eingegeben. Sie können auch hier durch Setzen oder Löschen der

Häkchen den Suchbereich z.B. auf die abgelegten Verfahren oder alle Jahrgänge erweitern, ebenso kann auch die Jahrgangsauswahl z.B. auf alle aktiven Verfahren ab 2003 erweitert werden.

Sofern Sie ein Aktenzeichen mit einer konkreten Jahreszahl im Suchbegriff eingeben (z.B. "3-15"), wird die Beschränkung auf bestimmte Jahrgänge automatisch aufgehoben.

Grundsätzlich erfolgte die Anzeige der gefundenen Verfahren nach absteigenden Aktenzeichen, so dass die aktuelleren Verfahren immer zuerst angezeigt werden, dies kann jedoch durch Änderung der Option unter "Ausgabe sortieren nach" umgestellt werden.

Wenn Sie mit dem Mauszeiger über die gefundenen Verfahren fahren, erhalten Sie die vollständige

Anzeige der gespeicherten Indexdaten (Parteien, Aktenzeichen, Status) des Verfahrens.

Zum Öffnen eines gefundenen Antrags klicken Sie entweder mit der linken Maustaste doppelt auf die

Anzeige des Antrags im unteren Bereich oder wählen Sie den Antrag aus und betätigen die Schaltfläche

[Öffnen]. Wenn Sie den Dialog ohne Auswahl eines Antrags verlassen wollen, wählen Sie bitte

[Abbrechen].

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Wird nur ein Verfahren mit dem passenden Suchbegriff gefunden, wird automatisch dieses Verfahren markiert und der [Öffnen]-Button vorbelegt: Ist also das Aktenzeichen eines Verfahrens bekannt, reicht es aus, dieses im Suchbegriff einzutragen ("3-15") und zwei mal die "Enter"-Taste zu drücken, um das

Verfahren zu öffnen. Nach dem Öffnen eines Verfahrens zum automatisierten Mahnverfahren wird zunächst nur die Verfahrensübersicht angezeigt. Im arbeitsgerichtlichen Verfahren wird zusätzlich noch der Mahnbescheidsantrag geöffnet. Die Verfahrensübersicht wird ebenfalls erstellt; diese befindet sich jedoch im Hintergrund.

6.4 Bearbeitung von Mahnverfahren

Nach dem Öffnen eines Verfahrens im automatisierten Mahnverfahren wird zunächst die

Verfahrensübersicht des gewählten Verfahrens angezeigt. Im manuellen und arbeitsgerichtlichen

Verfahren wird die Verfahrensübersicht zwar ebenfalls erstellt, allerdings der (einzige) Antrag automatisch geöffnet und in den Vordergrund gelegt.

Die Verfahrensübersicht besteht aus drei Abschnitten:

Im oberen Teil werden das Aktenzeichen (AdvoMahn), die Parteien in Kurzform und die Aktenzeichen des

Gerichts (soweit bekannt) angezeigt.

Im mittleren Teil werden die Anträge und Nachrichten des Verfahrens nach Wahl des Nutzers entweder in chronologischer Abfolge oder sortiert nach Dokumententyp angezeigt. In letzterer kann die Baumansicht der Kategorien mit „Alle erweitern“ vollständig aufgeklappt und mit „Alle reduzieren“ auf die Kategorien beschränkt werden.

Unter „EDA-Gerichtsmitteilung“ finden Sie die Nachrichten, welche Sie im Wege des elektronischen

Datenaustausches vom Amtsgericht ggf. erhalten haben.

Unter „Eigene Nachricht“ finden Sie die Nachrichten, welche Sie selbst eingetragen haben. Eigene

Nachrichten können bearbeitet werden; Gerichtsmitteilungen hingegen nicht.

Einen Antrag / eine Nachricht des Verfahrens können Sie zur Bearbeitung oder Ansicht öffnen, indem Sie entweder:

• diesen in der Nachrichtenlisten markieren und auf „Bearbeiten“ drücken

• auf den Eintrag doppelklicken

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Ein bereits geöffneter Antrag kann auch über das Menü „Fenster“ in den Vordergrund geholt werden.

Nach jedem Schließen eines Antrags wird Ihnen wieder die Verfahrensübersicht angezeigt. Um ein

Mahnverfahren insgesamt zu schließen, müssen Sie entweder den Menüeintrag Datei > Schließen auswählen, die Verfahrensübersicht schließen oder ein anderes Verfahren zur Bearbeitung öffnen.

Im unteren Teil der Übersicht finden Sie eine Auflistung der zu dem geöffneten Verfahren angelegten

Fristen. Neue Fristen können hier angelegt oder gelöscht werden.

Darunter finden Sie Schaltflächen die das gesamte Verfahren betreffen:

Verlauf: Zeigt den Verlauf des Verfahrens an; d.h. alle Aktionen, die im Verfahren aufgerufen werden.

Aktenauszug: Zeigt den Inhalt aller zum Verfahren gespeicherten Nachrichten sowie die gespeicherten Kosten und Verfahrensdaten an.

Speichern: Führt die Funktion „Speichern“ für alle geöffneten Anträge durch; diese ist de-aktiviert, wenn keine Änderungen in den Anträgen erfolgten.

Hilfe: Zeigt die Hilfe zur Verfahrensübersicht an

Schließen: Schließt das gesamte Verfahren

Folgeanträge im automatisierten zivilgerichtlichen Mahnverfahren (Vollstreckungsbescheidsantrag,

Neuzustellungsanträge, Antrag auf Kosteneinzug, Antragsrücknahmen) können Sie durch Anwahl des

Menüeintrags Datei > Neu > Folgeanträge ( ) anlegen. Ferner können Sie auch hierfür einen Antrag oder eine Antragsüberschrift in der Antragsliste der Verfahrensübersicht markieren und die Schaltfläche

„Neu“ ( ) wählen.

Das Eingabeformular zum Folgeantrag wird erstellt. Der jeweils aktive Antrag kann mithilfe der

Funktionen Drucken, Prüfen oder Speichern aus der Symbolleiste oder dem Menü bearbeitet werden.

Nach Abschluss der Eingabe können Sie diese Aktionen zusammen durch Auswahl der [Fertig]-Schaltfläche im jeweiligen Antrag ausführen. Wahlweise kann in diesem Fall nur der Antrag oder auch das gesamte

Verfahren geschlossen werden.

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Zwischen den einzelnen Anträgen und Folgeanträgen und der Verfahrensübersicht kann mit dem Menü

"Fenster", in dem alle Anträge des geöffneten Verfahrens enthalten sind, gewechselt werden.

Sofern vom Gericht übersandte Formulare für die Folgeanträge verwendet werden, ist der Formularkopf bereits ausgefüllt; wenn Blankovordrucke von Vordruckverlagen genutzt werden, muss die Option

"Formularkopf drucken" bei der Erfassung jedes Folgeantrags gesetzt werden.

Alle Anträge können im Verfahren separat geöffnet und geschlossen werden. Nach dem Schließen eines

Folgeantrags wird die Verfahrensübersicht angezeigt. Das Verfahren insgesamt wird erst dann geschlossen, wenn entweder die Verfahrensübersicht geschlossen wird oder ein anderes Verfahren geöffnet oder angelegt wird.

Alle Folgeanträge im automatisierten Verfahren können auch durch eine entsprechende Markierung auf der letzten Seite für den Datenaustausch ausgewählt werden; bei der nächsten Dateierstellung werden diese Anträge dann ebenfalls berücksichtigt.

Im arbeitsgerichtlichen Mahnverfahren (nur Vordrucksatz für Laser- / Tintenstrahldrucker) wird für die

Stellung des Vollstreckungsbescheidsantrags das bisherige Eingabeformular genutzt. Der

Mahnbescheidsantrag kann durch Umstellen der Auswahl unter Auswahl des Teilvordrucks auf der vierten

Eingabeseite in einen Antrag auf Erlass eines Vollstreckungsbescheids umgewandelt werden. Erfolgt jetzt der Ausdruck, wird nicht der 1. Teilvordruck (Mahnbescheidantrag), sondern der 2. Teilvordruck

(Vollstreckungsbescheidsantrag) ausgedruckt.

Hinweis: Die vom Mahngericht übersandten Vordrucke und Vollstreckungsbescheide im automatisierten gerichtlichen Mahnverfahren „sollen“ maschinell ausgefüllt werden; sofern aber nur zwei Kästchen

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AnNoText Advoline AdvoMahn Hilfe angekreuzt werden müssen, empfiehlt sich eine handschriftliche Ausfüllung. Im arbeitsgerichtlichen

Verfahren mit dem Vordrucksatz für Laser- / Tintenstrahldrucker muss der Vollstreckungsbescheidsantrag mittels AdvoMahn ausgefüllt werden.

Daten zum Verfahren können unter dem Menüpunkt Extras > Verlauf ( ) eingesehen werden. Die wichtigsten Ereignisse zum geöffneten Verfahren sind in der Liste angezeigt. Falls zu dem Verfahren

Daten im Datenaustausch vom Gericht in elektronischer Form übermittelt wurden, werden diese ebenfalls in dieser Liste angezeigt.

Im Gegensatz hierzu stellt der Aktendruck (Extras > Aktendruck ) alle Nachrichten und Notizen im

Verfahren dar. Dieser entspricht einem Ausdruck der in AdvoMahn gespeicherten „elektronischen Akte“; ausgegeben werden dabei auch alle zum Verfahren ermittelten Kosten. Beim Ausdruck können auf

Wunsch auch alle im Mahnverfahren gestellten Anträge in den entsprechenden Formularen (wie in der

Vorschau) als Anlage zum Aktendruck ausgedruckt werden.

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6.5 Ausgabe von Anträgen

Hinweis:

Seit dem 1.12.2008 dürfen Rechtsanwälte und Inkassodienstleister den Vordruck „Antrag auf Erlass eines

Mahnbescheids“ nicht mehr benutzen (§ 690 Abs. III ZPO neuer Fassung). Zulässige Antragswege sind dann nur noch die elektronische Datenübermittlung sowie der Barcodeantrag (Erzeugung über AdvoMahn mit einem zusätzlichen Modul möglich).

6.5.1 Ausdruck der Anträge

Der Ausdruck eines Antrags erfolgt in der Regel durch Anwahl des Druckersymbols oder durch Wahl des

Menüpunktes Datei > Drucken oder durch die Schaltfläche „Drucken“ in der Symbolleiste oder der

Verfahrensübersicht.

Wenn das aktuell geöffnete Verfahren mehrere Anträge enthält, wird der Antrag gedruckt, der gerade aktiv ist, d.h. dessen Fenster „oben“ auf dem Desktop liegt. Ein anderer Antrag kann durch Auswahl im

Menü "Fenster" aktiv gesetzt werden oder in der Verfahrensübersicht geöffnet werden.

Für den Ausdruck werden je nach dem zu druckenden Antrag verschiedene Formulare benötigt:

Für das automatisierte Mahnverfahren werden Vordrucke zum automatisierten gerichtlichen

Mahnverfahren in der Fassung 1.7.2010 benötigt. Idealerweise sollten die Vordrucke im DIN A4-Format auf zwei getrennten Blättern verwendet werden. Die Formulare für die Folgeanträge werden vom

Gericht gestellt, es können jedoch auch Vordrucke von Drittanbietern genutzt werden.

Hinweis: Wenn vom Gericht übersandte Vordrucke für Folgeanträge wie z.B. für den Antrag auf Erlass des

Vollstreckungsbescheids eingesetzt werden, ist der Vordruckkopf (Parteibezeichnung, Geschäftsnummer usw.) bereits ausgefüllt. Falls selbst beschaffte Vordrucke von Drittanbietern eingesetzt werden sollen,

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AnNoText Advoline AdvoMahn Hilfe muss bei der Erfassung der Antragsdaten im Folgeantrag die Markierung Formularkopf drucken gesetzt werden.

Im arbeitsgerichtlichen Mahnverfahren wird für Nadeldrucker der entsprechende Durchschreibesatz benötigt. Für Laser- und Tintenstrahldrucker existiert ein besonderer Vordrucksatz (Achtung: Dieser

Vordrucksatz kann nur von den in § 174 Abs. 1 ZPO genannten sowie Personen sowie tariffähigen

Institutionen eingesetzt werden!). Letzterer besteht aus zwei Teilvordrucken zu je vier Seiten; für den

Antrag auf Erlass des Mahnbescheids wird der erste Teilvordruck benötigt, für den Antrag auf Erlass eines

Vollstreckungsbescheids dient der zweite Teil.

Vor jedem Ausdruck wird üblicherweise der Druckdialog angezeigt, in dem noch einmal das zu druckende

Dokument, das benötigte Papier und verschiedene Druckeinstellungen angezeigt werden. Die

Einstellungen im Druckdialog werden automatisch gespeichert und stehen bei jedem folgenden Aufruf des Druckdialogs wieder zur Verfügung.

Im Einzelnen bietet der Druckdialog folgende Einstellungen an, die aber - abhängig vom gewählten

Druckauftrag - nicht immer alle zu Verfügung stehen:

Seite „Allgemeine Angaben“

Im oberen Bereich werden das Ausdruckobjekt sowie das Papier, welches benötigt wird, angezeigt. Wird z.B. der Ausdruck eines Antrags für das manuelle Mahnverfahren für Laser- / Tintenstrahldrucker angefordert, würde hier der Vordrucksatz, 1. Teilvordruck angefordert. Soweit der aktive Antrag mehrere Antragsgegner betrifft, kann ausgewählt werden, für welche Antragsgegner der Ausdruck erfolgen soll. Falls mehrere Drucker installiert sind, kann der verwendete Drucker geändert werden.

Nach Anwahl der Schaltfläche [Eigenschaften] des Druckers besteht ferner die Möglichkeit, verschiedene

Eingabefächer oder Duplexfunktionen des Druckers zu nutzen. Die dabei getroffenen Einstellungen werden nach der Auswahl von [OK] automatisch beim nächsten Ausdruck berücksichtigt.

Das Datum des Antrags wird für den zu druckenden Antrag im folgenden Feld festgelegt; voreingestellt ist hier immer das jeweilige Tagesdatum, an dem der Druckauftrag erteilt wird.

Wenn die Markierung zu "Diesen Dialog vor jedem Ausdruck anzeigen" entfernt wird, erfolgt der Ausdruck bei allen folgenden Druckaufträgen direkt ohne vorherige Anzeige des Druckdialogs. Sämtliche Optionen

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AnNoText Advoline AdvoMahn Hilfe können dennoch über die Einstellungen unter dem Menüpunkt Extras > Grundeinstellung >

Benutzereinstellungen vorgenommen werden; dort kann die Anzeige des Druckdialogs auch wieder aktiviert werden.

In den Folgeanträgen wird nach der Vordruckfassung gefragt, da zur Zeit zwei Vordruckfassung verwendet werden können. Die neueste Fassung „A“ erkennen Sie am entsprechenden Merkmal neben dem Feld „Datum des Antrags“.

Bitte beachten Sie, dass in älteren Vordrucken u.a. nicht alle Daten bzw. nicht alle Erklärungen entsprechend der Voransicht wiedergegeben werden können.

Mit der Markierung [Druck ausrichten] können durch den Druckertyp bedingte Abweichungen bei der

Positionierung des Ausdrucks ausgeglichen werden.

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Seite „Schrift“

Hier können die verwendete Schriftart sowie die Größe angepasst werden. Der Ausdruck kann - entsprechend den Empfehlungen der Mahngerichte für die Beleglesung von Antragsdaten - nur in

Schriften mit fester Buchstabenbreite (keine Proportionalschriften) erfolgen; falls eine

Proportionalschrift gewählt wird, erfolgt der Ausdruck in einer ähnlichen Schrift mit fester

Buchstabenbreite.

Beim Ausdruck versucht AdvoMahn, die Schriftgröße abhängig vom zur Verfügung stehenden Platz dynamisch einzustellen. Dabei werden drei Schriftgrößen eingesetzt, deren tatsächliche Größe vom

Anwender im Druckdialog verändert werden kann. Eine Abweichung von den Standard-Schriftwerten

(Courier New; Größen 12, 10 und 9) sollte nur dann erfolgen, wenn z.B. der Ausdruck von Courier New

Größe 9 auf dem eingesetzten Drucker nicht gut lesbar sein sollte; im Übrigen wird empfohlen, die

Vorgaben beizubehalten.

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Seite „Formularoptionen“

Die Einstellungen auf dieser Seite entsprechen den Druckoptionen im Dialog unter Extras –

Grundeinstellung – Benutzereinstellungen.

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Hinweis: Der Formulartyp für das automatisierte Mahnverfahren kann nur einheitlich für alle Ausdrucke unter Extras / Administration / Programmeinstellungen unter „Programmparameter“ eingestellt werden.

6.5.2 Vorschau zum Druck des Mahnbescheidsantrags

Neben dem Ausdruck des Mahnbescheidsantrags auf Papier kann auch eine Ausgabe des Mahnbescheids im Druckformat auf dem Bildschirm erfolgen. Nach dem Aufruf der Funktion über den Menüpunkt Extras

> Vorschau, der Vorschau-Schaltfläche aus der Verfahrensübersicht oder durch Anwahl des entsprechenden Symbols werden in einem Bildschirm füllenden Fenster die Daten des aktiven

Antrags in ein entsprechendes Formular eingeblendet angezeigt. Damit der Antrag auf dem Bildschirm ausgegeben werden kann, muss das Bild deutlich verkleinert werden. In welcher Größe der Vordruck angezeigt wird, hängt von der Auflösung des verwendeten Bildschirms ab - je größer die Auflösung, desto detaillierter ist die Darstellung. Kleine Formularbeschriftungen sind dadurch u.U. nicht lesbar.

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Zur Verbesserung der Anzeige kann in das Bild herein- und herausgezoomt werden. (Schaltflächen [Zoom

+] und [Zoom -]). Normalerweise werden die Antragsvordrucke in Farbe ausgegeben. Dies kann durch

Deaktivieren der entsprechenden Option geändert werden, der Antrag wird dann schwarz/weiß dargestellt.

Abhängig von der Art des Mahnverfahrens kann der Antrag eine oder mehrere Seite(n) enthalten:

Im automatisierten Mahnverfahren existieren mindestens zwei Seiten sowie evtl. Folgeblättern. Zwischen den einzelnen Seiten kann mittels einer Pull-Down-Liste umgeschaltet werden (Navigation > Seite).

Im arbeitsgerichtlichen Mahnverfahren wird nur die erste Seite des Antrags ausgegeben, so dass nur die

Schaltfläche für die erste Seite sowie die für eine evtl. Anlage angezeigt wird. Da jedoch für jeden

Antragsgegner ein eigener Vordrucksatz erstellt wird, kann zwischen den Antragsgegnern mittels einer

Auswahlleiste umgeschaltet werden. Die Anlage (evtl. weitere Forderungen) kann über die entsprechende Schaltfläche aufgerufen werden.

Das Bild kann anschließend ausgedruckt oder gespeichert werden. Vor dem Ausdruck wird ein

Druckdialog angezeigt, in dem die zu druckenden Seiten ausgewählt werden können und der Drucker eingestellt werden kann. Es besteht ebenfalls die Option, zwischen Farb- und Schwarz-Weiß-Druck zu wählen. Der Farbdruck ist dabei auch auf einfarbigen Laserdruckern möglich, dabei werden dann die

Farben in entsprechende Grautöne umgesetzt.

Wichtiger Hinweis:

Auch wenn der Ausdruck weitgehend den amtlichen Vordrucken entspricht, können die so erzeugten

Drucke nicht für die formwirksame Antragstellung im Mahnverfahren eingesetzt werden, da sie nicht der

Vordruckverordnung entsprechen; ein entsprechend zugelassener Ausdruck ist technisch nicht umsetzbar.

Bitte nutzen Sie daher die mit der Vorschaufunktion erstellten Ausdrucke nur für Aktendurchschriften,

Mandanteninformation oder Sachstandsanfragen. Das Speichern von Antragsgrafiken erfolgt im weit verbreiteten JPG-Format. Das so erstellte Bild kann dann in allen gängigen Grafik- oder

Präsentationsprogrammen für Schulungs- oder Dokumentationszwecke eingebunden werden.

6.6 Stellung von Anträgen per elektronischem Datenaustausch (EDA)

Neben dem Ausdruck von Anträgen können Anträge im automatisierten gerichtlichen Mahnverfahren auch im Wege des Datenaustausches gestellt werden.

Voraussetzung für den Datenaustausch ist eine Zulassung durch das Mahngericht. Einen Antrag auf

Zulassung zum Datenaustausch kann mit dem entsprechenden Assistenten (Menüpunkt Datei – Dokumente

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– Allgemein – DTA-Zulassungsantrag) erstellt werden. Einige Mahngerichte haben weitere

Zulassungsvoraussetzungen (Verschlüsselung, Mindestantragszahl), sodass empfohlen wird, vorab Kontakt mit dem zuständigen Mahngericht aufzunehmen.

Mit der Zulassung werden eine sieben- oder achtstellige Kennziffer und eine dreistellige EDA-ID vergeben; ferner wird ein Ausbaugrad vereinbart. Diese Daten müssen vor der ersten Nutzung des

Datenaustausches in dem Dialog unter Extras > Grundeinstellung > EDA-Einstellungen eingetragen werden.

Achtung: Kennziffern werden nicht von allen Mahngerichten übernommen. Zum Teil wird von einer

Einzugsermächtigung nicht Gebrauch gemacht, zum Teil erhalten Sie alle Nachrichten trotz elektronischem Datenaustausch schriftlich; einige Gerichte erkennen „fremde“ Kennziffern (teilweise) nicht an. Im Zweifelsfall erkundigen Sie sich bitte vorher bei dem Gericht, bei dem Sie Anträge einreichen möchten.

Übersicht der Kennzifferngültigkeit für die einzelnen „Zielgerichte“:

AG Aschersleben (Sachsen, Sachsen-Anhalt und Thüringen): Alle Kennziffern einschl..

Einzugsermächtigung und Ausbaugrad werden übernommen

AG Bremen: Alle Kennziffern einschl. Einzugsermächtigung und Ausbaugrad werden übernommen

AG Coburg (Bayern): Alle Kennziffern einschl. Einzugsermächtigung und Ausbaugrad werden

übernommen

AG Euskirchen (NRW, OLG-Bezirk Köln):Alle Kennziffern werden übernommen.

Einzugsermächtigungen werden nur beachtet, wenn diese als "bundesweit gültig" erteilt wurden. Bis

1.10.2014: Alle Nachrichten erfolgen schriftlich, auch wenn größerer Ausbaugrad erteilt wurde; ab

1.10.2014: Ausbaugrad wird übernommen.

AG Hagen (NRW, OLG-Bezirke Hamm und Düsseldorf): Alle Kennziffern werden übernommen.

Einzugsermächtigungen werden nur beachtet, wenn diese als "bundesweit gültig" erteilt wurden. Bis

1.10.2014: Alle Nachrichten erfolgen schriftlich, auch wenn größerer Ausbaugrad erteilt wurde; ab

1.10.2014: Ausbaugrad wird übernommen.

AG Hamburg (Hamburg, Mecklenburg-Vorpommern): Bis 1.10.2014: Kennziffern anderer Bundesländer

/ Mahngerichte werden nicht akzeptiert. Ab 1.10.2014: Alle Kennziffern einschl.

Einzugsermächtigung und Ausbaugrad werden übernommen

AG Hünfeld (Hessen): Alle Kennziffern einschl. Ausbaugrad werden übernommen.

Einzugsermächtigungen werden nur beachtet, wenn diese als "bundesweit gültig" erteilt wurden.

AG Mayen (Rheinland-Pfalz und Saarland): Alle Kennziffern einschl. Einzugsermächtigung und

Ausbaugrad werden übernommen

AG Schleswig (Schleswig-Holstein): Alle Kennziffern einschl. Ausbaugrad werden übernommen.

Einzugsermächtigungen werden nur beachtet, wenn diese als "bundesweit gültig" erteilt wurden.

AG Stuttgart (Baden-Württemberg): Alle Kennziffern einschl. Einzugsermächtigung und Ausbaugrad werden übernommen

AG Uelzen (Niedersachsen): Kennziffern anderer Bundesländer / Mahngerichte werden nicht akzeptiert.

AG Wedding (Berlin, Brandenburg, Antragsteller aus dem Ausland): Alle Kennziffern einschl.

Einzugsermächtigung und Ausbaugrad werden übernommen.

6.6.1 Erstellen von Ausgangsdaten für das Gericht

Um eine Datei für das Gericht erstellen zu können, müssen zunächst sämtliche Anträge, die in die

Ausgangsdatei aufgenommen werden sollen, erfasst und gespeichert werden. Alle Eingabeformulare in

AdvoMahn, die das automatisierte Mahnverfahren betreffen, enthalten auf der letzten Seite ein

Markierungsfeld mit der Bezeichnung [Antrag in elektronischer Form stellen]. Nach dem Setzen dieses

Merkmals wird der Antrag bei der nächsten Erstellung einer Datenaustausch-Datei automatisch berücksichtigt.

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Tipp: Unter Datei > Datenaustausch > Übersicht erhalten Sie eine Anzeige der Anträge, welche für den elektronischen Datenaustausch bereit stehen. Dort können die Anträge auch wieder für den EDA abgewählt werden, ohne dass die Antragsdaten gelöscht werden.

Zum Starten der Dateierstellung wählen Sie Datei – Datenaustausch den Unterpunkt Datenausgang. Damit wird der Datenausgangsdialog gestartet.

Die Steuerung des Datenausgangs erfolgt auf drei Dialogseiten. Wenn Sie nur einen Antrag per EGVP

übertragen wollen, können Sie die folgenden drei Dialogseiten überspringen, indem Sie die Funktion"

Direkt übertragen" aus dem Antragsformular aufrufen.

1. Schritt: Auswahl des Profils

Wählen Sie hier das Profil aus, für welches Sie eine Datei im Datenaustausch erstellen sollen. Mit der

Auswahl des Profils steuern Sie, für welches Mahngericht und mit welchen Daten (Kennziffern) die

Dateierstellung durchgeführt werden soll. Achten Sie darauf, dass Sie bei der Erfassung der Antragsdaten das richtige Profil eintragen.

2. Schritt: Auswahl der Verfahren und der Dateiparameter

In diesem Schritt werden die Verfahren ausgewählt, welche in die Ausgangsdatei geschrieben werden sollen. Auch wenn die Auswahl bereits vorher, bei der Eingabe durch die oben beschriebene Markierung erfolgt, sollte auch an dieser Stelle noch einmal darauf geachtet werden, dass alle in der Antragsauswahl markierten Anträge wirklich gestellt werden!

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Im Zweifel sollte die Markierung eines Antrags entfernt werden. Dieser Antrag steht dann bei der nächsten Dateizusammenstellung wieder zu Auswahl, bis eine Löschung der Markierung für den

Datenaustausch im Antragsformular selbst entfernt wird.

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Aus den Antragsdaten werden verschiedene Prüfsummen gebildet; diese sollten hier kontrolliert werden

(z.B. ob eine unwahrscheinlich hohe Summe der Beträge vorliegt).

Ferner sollte noch einmal kontrolliert werden, ob die Disk-ID und die laufende Nummer (wird automatisch hochgezählt) korrekt sind.

Diese Daten können – ebenso wie die Absenderdaten – noch in den entsprechenden Eingabefeldern korrigiert werden.

3.Schritt: Erstellen der Ausgabedatei

Zunächst muss festgelegt werden, in welcher Form die Ausgabe erfolgen soll. Im Zweifel sollte eine

EGVP-Datei erstellt werden.

Die Vorgabe, die beim Start des Datenaustausches eingestellt ist, kann unter Extras – Administration –

EDA-Einstellungen (Profile) für jedes EDA Profil festgelegt werden.

Nach einem Klick auf [EGVP Datei] (s. roter Pfeil) stellt AdvoMahn die Datei für die Weiterbearbeitung des EGVP-Clients in einem Austausch-Verzeichnis („EGVP-Stammverzeichnis“) bereit. Dieses muss in beiden Anwendungen identisch eingestellt werden.

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Klicken SIe nun auf [OK]. Die Ausgangsdatei wird nun bereitgestellt.

Starten Sie bitte den EGVP-Client. Sofern alle Einstellungen im EGVP-Client korrekt vorgenommen wurden (gleiches Importverzeichnis im EGVP und AdvoMahn eingestellt), kann die Nachricht in den

Postausgang des EGVP mittels der Funktion „Fachdaten importieren“ oder über den automatischen

Import übernommen werden.

Die weitere Verarbeitung (Signieren, Versenden) erfolgt im EGVP.

Welche weiteren Schritte zum Einrichten des EGVP-Clients und zum Signieren und Versand der Dateien notwendig sind, entnehmen Sie bitte der Hilfe bzw. Dokumentation des EGVPs.

Wird eine Nachricht per EGVP übertragen, kann AdvoMahn beim folgenden Programmstart überprüfen, ob eine Eingangsbestätigung des Gerichts für diesen Sendevorgang vorliegt. Wenn diese nicht vorliegt, ist meist nur vergessen worden, die Nachricht im EGVP zu signieren und/oder abzusenden. Eine fehlende

Eingangsbestätigung kann aber auch andere Ursachen haben wie z.B. ein Wechsel des Postfachs oder eine Änderung in der Verzeichnisstruktur des EGVP. Erkundigen Sie sich daher im Zweifel vor einer erneuten Dateierstellung, ob die Nachricht beim Mahngericht verarbeitet wurde.

4. Einzelne Antragsdatei übertragen

Alternativ zum vorstehenden Zusammenfassen der Ausgangsdaten kann die Dateiübertragung eines einzelnen Antrags auch direkt aus dem jeweiligen Antragsformular über die Funktion [Direkt übertragen] aufgerufen werden. Dabei entfallen die Dialoge zum Datenaustausch und zur Datenauswahl; die

Erstellung der EGVP-Nachricht wird direkt erstellt. Bitte beachten Sie, dass die Erstellung von

Einzelnachrichten einen erhöhten Verwaltungsaufwand für Sie und das Amtsgericht bedeutet. Wenn möglich, sollten daher immer mehrere Antragsdaten in einer EGVP-Nachricht zusammengefasst werden.

6.6.2 Verwalten der gesendeten Ausgangsdaten

Ausgangsdateien, welche an das Gericht gesandt wurden, werden in der Verwaltung der

Ausgangsdateien, Menüpunkt Datei > Datenaustausch > Verwaltung Datenaustausch (Ausgang), angezeigt und bearbeitet.

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Sie finden dort alle Dateien, welche Sie mit AdvoMahn erstellt haben. Beim Öffnen werden zunächst alle

Dateien angezeigt. Sie können die Anzeige einschränken, indem Sie die Liste auf ein bestimmtes EDA-

Profil und/oder einen bestimmten Zeitraum beschränken.

Wenn Sie eine Datei ausgewählt haben, werden in dem Textfeld unter der Liste die wichtigsten Daten dieser Datei wie die Anzahl der enthaltenen Anträge, die Übertragungsart usw. angezeigt.

Wenn die Datei per EGVP übertragen worden ist, erhalten Sie folgende Dokumente:

• eine Eingangsbestätigung aus dem EGVP, meist unmittelbar nach der Übertragung ohne besondere

Nachrichtenübermittlung,

• ein Verarbeitungsprotokoll per EGVP mittels einer Gerichtsnachricht („Quittungsdatei“) meist innerhalb eines Werktags nach Versand

Liegen Eingangsbestätigung oder Protokoll vor, können Sie mit der Schaltfläche „Anzeige Protokoll“ das

Verarbeitungsprotokoll des Gerichts bzw. mit „Anzeige Eingangsbest.“ die Eingangsbestätigung anzeigen lassen und ggf. ausdrucken.

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Hinweis: Die Eingangsbestätigung sagt nur, dass bzw. wann eine EGVP-Nachricht bei Gericht eingegangen ist. Ob diese verarbeitet werden konnte, sagt Ihnen erst das Verarbeitungsprotokoll des Gerichts.

Mit „Anzeige Inhalt“ erhalten Sie eine Geschäftszeichenliste der in Anträge, die in der ausgewählten

Datei enthalten sind.

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Für den Fall, dass der Verlust einer Ausgangsdatei eingetreten ist, können Sie mit der Schaltfläche

„Ersatzdatei“ eine neue Übertragung per EGVP veranlassen. Der weitere Ablauf entspricht dem

Dateitransfer bei der Erstellung der Ausgangsdatei.

Hinweis:

Die Ersatzdatei entspricht vollständig dem Original, d.h. wenn diese Datei inhaltliche Fehler enthält (z.B. falsche Kennziffer), sind diese Fehler ebenfalls in der Ersatzdatei enthalten. Ist die Datei wegen inhaltlicher Fehler nicht verarbeitbar, darf keine Ersatzdatei erstellt werden, sondern die entsprechenden Anträge müssen erneut aufgerufen, korrigiert und für den Datenaustausch in einer neu zu erstellenden Datei gespeichert werden.

6.6.3 Einlesen von Verfahrensnachrichten des Amtsgerichts

Sofern mit dem Mahngericht im Datenaustausch ein Ausbaugrad größer „0“ vereinbart worden ist, können auch Daten in elektronischer Form verarbeitet werden. Welche Nachrichten elektronisch übermittelt werden können, bestimmt sich nach der Höhe des Ausbaugrads. AdvoMahn unterstützt einen Ausbaugrad von bis zu „127“, dies entspricht der Übermittlung von folgenden Nachrichten:

Erlass- und Kostennachricht für den Mahnbescheid

Zustellnachricht zum Mahnbescheid

Nachricht von der Widerspruchseinlegung (erfolgt in jedem Fall zusätzlich schriftlich)

Erlassnachricht zum Vollstreckungsbescheid

Zustellnachricht zum Vollstreckungsbescheid

Abgabenachricht an das Prozessgericht

Monierung

Der mit dem Gericht vereinbarte Ausbaugrad muss unter Extras > Grundeinstellung > EDA-Einstellungen eingetragen werden. In diesem Dialogfenster kann auch ein Rechner zur Ermittlung von abweichenden

Ausbaugraden gestartet werden.

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Im EGVP-Verfahren wird eine weitere Nachricht, nämlich die Quittungsdatei, übertragen, und zwar unabhängig vom gewählten Ausbaugrad. Bei der Quittungsdatei handelt es sich um eine „Bestätigung“ der Verarbeitung der zuvor übersandten Datei des Antragstellers. Eine Quittungsdatei kann in AdvoMahn nur angezeigt und gedruckt, aber ansonsten nicht weiter bearbeitet werden. Ab Version 28 von

AdvoMahn kann die Quittungsdatei auch als PDF-Datei angezeigt und ggf. gedruckt/gespeichert oder in sonstiger Weise archiviert werden.

Zum Einlesen einer Nachrichtendatei muss der entsprechende Dialog mit dem Menüpunkt Datei >

Datenaustausch... > Datenaustausch Eingang gestartet werden.

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Das Einlesen einer Nachrichtendatei erfolgt in vier Schritten.

1. Schritt: Öffnen der Eingangsdatei

Das EGVP speichert alle eingehenden Daten auf Wunsch automatisch in einem einstellbaren

Exportverzeichnis (z.B. ...\EGVP\Export). Sofern Sie alle Einstellungen korrekt vorgenommen haben

(Aktivieren von „Automatische Export“, Einstellung des Exportverzeichnisses), können Sie alle Daten, welche Sie im Posteingangsverzeichnis des EGVP sehen, auch in dem entsprechenden Auswahldialog

(EGVP-Schnittstelle) von AdvoMahn finden und dort auswählen.

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Nach Übertragung von Dateien stehen diese nach dem Betätigen von Aktualisieren in der Liste zur

Auswahl zu Verfügung. Falls mehrere Dateien übertragen worden sind, muss die Funktion [Einlesen von

Gerichtsnachrichten] für jede Datei einmal ausgeführt werden. Dabei muss zwar die EGVP-Schnittstelle jedes Mal aufgerufen werden, es ist jedoch nicht notwendig, in jedem Fall eine Internetverbindung aufzubauen und das EGVP-Programm selbst zu starten.

Hinweis: Nachrichten des Gerichts werden automatisch beim Start des EGVP heruntergeladen und ggf. exportiert. Stellt AdvoMahn beim Programmstart fest, dass noch unbearbeitete Nachrichten vorliegen, werden diese automatisch zur Verarbeitung vorgeschlagen.

2. Schritt: Daten verarbeiten

Der zweite Schritt steht nur zur Verfügung, wenn im ersten Schritt eine gültige EDA-Datei eingelesen worden ist. Ob diese erfolgt ist oder ggf. welche Fehler aufgetreten sind, können Sie im Vorgangsfenster rechts sehen. Ein bequemeres Lesen des Protokolls ermöglicht die Funktion [Vergrößern] unter dem

Protokollfenster.

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Wenn es sich bei der eingelesenen Datei um eine Quittungsdatei handelt (= Verarbeitungsbestätigung des

Gerichts), ist eine weitere Verarbeitung nicht möglich; der Inhalt wird aber im Protokollfenster ausgegeben und kann dort gedruckt oder gespeichert werden. Später können Sie sich diese

Quittungsdatei unter [Anzeige Protokoll] in dem Bereich [Verwalten der Ausgangsdaten] ansehen. Seit der Version 28 wird diese hierzu im PDF-Format angezeigt.

Bei einer gültigen Datei werden im Protokollfenster die Prüfsummen der Datei angezeigt. Nach dem Start der Datenverarbeitung werden die einzelnen Gerichtsnachrichten in Klartext übersetzt und den einzelnen Verfahren in der AdvoMahn-Datenbank zugeschrieben.

Hinweis: Die Zuordnung der Verfahrensnachrichten erfolgt über das Geschäftszeichen von AdvoMahn. In

Einzelfällen kann es vorkommen, dass eine Zuordnung nicht möglich ist, entweder weil das Gericht das

AdvoMahn-Geschäftszeichen nicht korrekt übernommen hat oder weil das entsprechende Verfahren in

AdvoMahn bereits gelöscht worden ist. In diesem Fall erhalten Sie eine Fehlermeldung von AdvoMahn.

Kontrollieren Sie auf jeden Fall das Einleseprotokoll! Der Inhalt der nicht übernommenen Nachricht ist darin im Klartext enthalten.

3. Schritt: Nachrichten ansehen

Der Dialog zur Ansicht von Nachrichten wird gestartet (siehe nächsten Abschnitt).

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4. Schritt: Fristenliste anzeigen

Jede Nachricht im Datenaustausch erzeugt eine Vorlage (= AdvoMahn-Frist zum aktuellen Datum).

Dadurch können Sie die eingegangenen Nachrichten komfortabel in der Fristenliste „abarbeiten“. Sie können die Fristenliste jetzt oder zu jedem anderen Zeitpunkt aufrufen.

Sie können die Fristenliste direkt als vierten Schritt bei der Bearbeitung der Datenaustausch-

Eingangsdatei aufrufen; Sie können diese aber auch später „normal“ aufrufen.

Tipp: Beim Abarbeiten der Gerichtsnachrichten sollten Sie die Option „Offene EDS-Aktionen ausblenden“ aktivieren, da die Fristenliste ansonsten schnell unübersichtlich wird.

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6.6.4 Anzeigen der eingelesenen Verfahrensnachrichten

Die zu einem bestimmten Verfahren eingegangenen Verfahrensnachrichten des Gerichts können nach dem Öffnen des jeweiligen Verfahrens unter Extras > Verlauf eingesehen werden.

Daneben besteht auch die Möglichkeit, sich alle in einer Datei erhaltenen Daten anzeigen zu lassen.

Diese Funktion steht unter dem Menüpunkt Datei –>Datenaustausch – Eingelesene Nachrichten anzeigen zur Verfügung.

Im oberen Bereich können aus einem Auswahlmenü die letzten eingelesenen Daten ausgewählt werden.

Die unter dieser Datei eingegangenen Nachrichten werden in der darunter befindlichen Liste angezeigt.

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Mittels Nachrichteninhalt wird der genaue Inhalt der ausgewählten Nachricht angezeigt. Ist zum Beispiel eine Nichtzustellungsnachricht ausgewählt worden, kann hier die genaue Mitteilung des Zustellers eingesehen werden.

Die Funktion [Alle Drucken] erstellt aus allen Gerichtsnachrichten der ausgewählten Datei gedruckte

Verfahrensnachrichten. Jede Nachricht wir dabei auf einem separaten Blatt ausgegeben. Somit kann ein

Ausdruck jeder „Papier“-Akte zusortiert werden. Vor dem Ausdruck wird wie bei allen

Druckanforderungen zunächst der Druckdialog mit den möglichen Einstellungen zum Druckauftrag angezeigt.

6.6.5 Verwalten der Eingangsdaten (Verfahrensnachrichten des Amtsgerichts)

In dieser Verwaltungsübersicht werden die eingelesenen Dateien angezeigt, welche Sie von Ihrem

Mahngericht erhalten haben und die bereits eingelesen worden sind. Sie können die Anzeige nach dem verwendeten Profil (und damit nach Mahngericht / Antragsteller, je nachdem worin sich die Profile voneinander unterscheiden) und dem Zeitraum der Erstellung unterscheiden.

Sie können sich das Protokoll eines Einlesevorgangs und auch die Nachrichten dieser Datei anzeigen lassen. Die Anzeige entspricht der Anzeige der eingelesenen Verfahrensnachrichten.

Das Löschen des Eintrags einer Eingangsdatei entfernt lediglich das Protokoll, nicht aber die eingelesenen Verfahrensnachrichten.

6.7 Fristenverwaltung

AdvoMahn besitzt eine automatisierte Fristenverwaltung. Fristen können automatisch oder manuell angelegt und verwaltet werden.

Bitte beachten Sie:

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Durch die vielen Möglichkeiten des Verfahrensablaufs kann nicht ausgeschlossen werden, dass entweder

Fristen ungewollt überschrieben werden oder trotz Erledigung nicht automatisch gelöscht werden. Dabei handelt es sich aber nicht um Programmfehler, sondern um logische Probleme beim Verfahrensablauf.

Beispiel 1: Zwei Eingangsdateien werden in falscher Reihenfolge eingespielt. In der ersten Datei befindet sich die Zustellnachricht, in der zweiten die Erlassnachricht des Mahnbescheids. Die zweite Nachricht führt dazu, dass eine Frist „Warten auf Zustellung des Mahnbescheids“ angelegt wird, obwohl dies bereits erfolgt ist.

Beispiel 2: Nach Erlass des Mahnbescheids wird das Verfahren vom Amtsgericht nicht maschinell bearbeitet, die Zustellnachricht daher auf Papier übermittelt. Eine EDA-Nachricht der Zustellung erfolgt nicht. Die Frist „Warten auf Zustellung des Mahnbescheids“ muss manuell gelöscht werden.

Advoline empfiehlt daher ausdrücklich, Ausschlussfristen gesondert zu überwachen und/oder offene

Verfahren regelmäßig zu überprüfen.

6.7.1 Fristen anlegen

Fristen können zu einem geöffneten Verfahren durch Anwahl von „Neue Frist“ in der Verfahrensübersicht angelegt werden. Wenn Sie die Option „nach Erstellung von Anträgen Fristerstellung vorschlagen“ in den

Einstellungen gesetzt haben, erscheint der Dialog zur Fristenerstellung automatisch nach dem Aufruf der

[Fertig]-Schaltfläche auf jedem Antragsformular. Die Fristenerstellung kann auch bei der Eingabe von

Verfahrensnachrichten aufgerufen werden.

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Wird eine neue Frist gesetzt, werden alle vorigen, diesen Antragsgegner betreffenden Fristen gelöscht.

Sie können jedoch wichtige Fristen vor diesem Überschreiben schützen, in-dem die Option „Diese Frist beim Setzen einer neuen Frist beibehalten“ anwählen.

6.7.2 Automatische Fristen im Datenaustausch

Im elektronischen Datenaustausch werden die Fristen automatisch gesetzt, wenn ein entsprechender

Ausbaugrad für das Profil gesetzt ist, unter dem der Antrag erstellt worden ist. Da bei einem entsprechenden Ausbaugrad keinerlei Schriftstücke zu bestimmten Verfahrensständen übermittelt werden (zum Beispiel: Zustellnachrichten), wird eine automatische Frist gesetzt. Diese automatischen

Fristen können nur indirekt gesteuert werden, d.h. Sie können die Dauer durch den Wert

„Bearbeitungszeit des Gerichts“ in den Einstellungen des Profils für den Datenaustausch beeinflussen.

Automatische Fristen können immer durch eine neue Frist überschrieben werden, es sei denn, die

Vorlagegründe können logisch nebeneinander existieren (Beispiel: Warten auf VB-Antrag und

Abgabeantrag infolge Teilwiderspruch).

Vorlagen (= Fristen zum aktuellen Tag) werden durch den Eingang einer EDA-Nachricht ebenso automatisch erzeugt. Die zuvor angelegte Frist wird dabei ebenso automatisch gelöscht.

Nach der Erstellung können automatische Fristen genau wie manuell gesetzte Fristen in der

Verfahrensübersicht angezeigt und gelöscht, in der Fristenliste bearbeitet und verschoben werden.

Die Funktionen der automatischen Fristenerstellung am Ablauf eines Verfahrens:

Die Anlegung eines Mahnbescheidsantrags am 4.5. für den Datenaustausch führt zu einer sofortigen

Frist / Vorlage für den gleichen Tag.

Das Erstellen der Ausgangsdatei am 5.5. per Datenaustausch führt zu einer notierten Frist zum 15.5.

(5 Tage Postlaufzeiten, 5 Tage Bearbeitungsdauer).

Der Eingang einer Erlassnachricht am 12.5. löscht die vorige Frist, es wird aber eine neue Frist zum

22.5. (Warten auf Zustellnachricht) notiert.

Der Eingang einer Zustellnachricht mit dem Zustelldatum 13.5. führt zu einer notierten Frist nach

Ablauf der Wartefrist für den Antrag auf Erlass eines Vollstreckungsbescheids; Bearbeitungsdauer und

Postlaufzeiten werden in diesem Fall nicht berücksichtigt.

Nach Stellung des Antrags auf Erlass eines Vollstreckungsbescheids wird eine erneute Frist von 10

Tagen notiert, um auf die Erlass- und Zustellnachricht des Vollstreckungsbescheids zu warten. Nach

Erhalt der Zustellnachricht wird eine sofortige Vorlage (für den gleichen Tag) veranlasst, damit das

Verfahren sofort abgelegt werden kann.

6.7.3 Fristenliste

Alle Fristen eines Verfahrens werden im unteren Drittel der Verfahrensübersicht angezeigt. In der

Fristenliste hingegen werden alle zu einem Stichtag abgelaufenen Fristen aller Verfahren angezeigt. Der

Stichtag kann variiert werden, voreingestellt ist das aktuelle Datum. Aus der Fristenliste können

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Verfahren aufgerufen werden; zum Teil können mit bestimmten Fristen verknüpfte Aktionen automatisch ausgeführt werden.

Der Aufruf der Fristenliste kann erfolgen: Über das Menü Datei > Fristenliste an/aus, die entsprechende

Schaltfläche , das Fenstermenü (wenn bereits geöffnet), automatisch beim Programmstart (wenn entsprechende Option aktiviert) oder als letzter Bearbeitungsschritt bei Datenaustausch / Eingang.

Im oberen Bereich des Dialogs befindet sich ein Datumseingabefeld für den Stichtag der Fristvorlagen; beim Öffnen des Fensters ist zunächst das aktuelle Tagesdatum eingestellt. Ein Kalenderblatt zur leichteren Auswahl kann geöffnet werden, indem die Schaltfläche mit dem Pfeil nach unten neben dem

Datum betätigt wird. Damit eine Änderung des Datums in der Anzeige berücksichtigt wird, muss zunächst

Aktualisieren betätigt werden.

Fristen, welche nur für die Erstellung der Datei im Wege des Datenaustausches angelegt wurden (z.B.

„NEUZUMB übertragen / auf Datenträger schreiben“) können durch Setzen der Option „Offene EDA-

Aktionen ausblenden“ von der Anzeige entfernt werden. Auf diese Weise können Sie alle in der Liste enthaltenen Fristen komfortabel „abarbeiten“.

In der Liste werden die Fristvorlagen, die am Stichtag ablaufen oder abgelaufen sind, angezeigt.

Zukünftige Fristabläufe können durch eine Erhöhung des Stichtags angezeigt werden.

Ein Verfahren kann mehrfach angezeigt werden, wenn mehrere Antragsgegner oder verschiedene

Verfahrensteile (z.B. bei Teilwiderspruch) betroffen sind.

Unter der Verfahrensliste befinden sich im Bereich "Aktionen" auf der linken Seite drei oder vier

Schaltflächen, mit denen die Fristvorlagen bearbeitet werden können:

Die Beschriftung der ersten Schaltfläche variiert; je nach dem Verfahrensstand können unterschiedliche

Aktionen ausgelöst werden. Bei einer Fristvorlage "VB-Antrag kann gestellt werden" lautet diese

Schaltfläche [Öffnen und VB], d.h. durch Anwahl dieser Schaltfläche wird das betreffende Mahnverfahren geöffnet und ein neuer Folgeantrag Antrag auf Erlass des Vollstreckungsbescheids wird angelegt.

Eine Fristvorlage "VB ist zugestellt - Verfahren abgeschlossen" bietet hier die Schaltfläche [Öffnen u.

Ablegen]; d.h. das betreffende Mahnverfahren wird geöffnet, der Ablegen/Reaktivieren-Dialog wird gestartet und der betroffene Antragsgegner wird deaktiviert. Wenn der Ablegen/Reaktivieren-Dialog mit

[OK] verlassen wird, ist das Verfahren abgeschlossen und die auslösende Fristvorlage wird gelöscht.

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Ist mit dieser Schaltfläche eine bestimmte Aktion verbunden, kann das Verfahren auch über die vierte

Schaltfläche [Nur Öffnen] geöffnet werden, ohne dass eine bestimmte Aktion ausgeführt wird.

Die zweite Schaltfläche [Frist löschen] führt zu einer Löschung der Frist; Verfahrensdaten werden nicht gelöscht. Das Verfahren wird – zum betroffenen Antragsgegner – erst dann wieder vorgelegt, wenn eine andere Aktion eine neue Fristvorlage auslöst. Sie können auch mehrere Fristen mit einer Aktion löschen, indem Sie diese vor dem Löschen markieren. Halten Sie dabei einfach die „STRG“ oder „CTRL“ Taste gedrückt, während Sie die Fristen zum Markieren anklicken.

Mit der dritten Schaltfläche [Frist verlängern] kann eine Fristvorlage verschoben werden, z.B. wenn auf einen Eingang weiter gewartet werden soll. In diesem Fall muss das neue Datum des Fristablaufs in das rechte Datumsfeld eingetragen werden; auch hier kann ein Kalenderblatt zur leichteren Auswahl eines bestimmten Tages aufgerufen werden.

Nach dem Aufrufen eines Verfahrens wird die Verfahrensliste nicht geschlossen, sondern in den

Hintergrund verschoben. Nach dem Schließen des Verfahrens wird die Fristenliste automatisch wieder angezeigt.

6.8 Eingabe von Verfahrensnachrichten

Wenn Sie mit entsprechendem Ausbaugrad am elektronischen Datenaustausch teilnehmen, erhalten Sie von Ihrem Amtsgericht Dateien mit Nachrichten. Nach dem Einspielen werden diese als

Gerichtsnachrichten in der Verfahrensübersicht angezeigt. Daneben besteht jedoch auch die Möglichkeit, eigene Nachrichten oder Notizen zu einem Verfahren einzugeben.

Sie können sowohl eigene Texte (im automatisierten und manuellen Verfahren) und vordefinierte

Nachrichten (im automatisierten Verfahren) eingeben. Die Daten aus den eingegebenen Nachrichten werden anschließend im Verfahren genutzt, so dass z.B. nach Eingabe einer „Erlassnachricht

Mahnbescheid“ die gerichtlichen Aktenzeichen des Mahngerichts automatisch im

Vollstreckungsbescheidsantrag eingetragen werden.

Der Dialog zur Eingabe von eigenen Eintragungen kann über das Menü Datei > Neue Nachricht oder über die Verfahrensübersicht (markieren von "Eigene Nachrichten" in der Baumansicht und Anwahl der [Neu]-

Schaltfläche) gestartet werden.

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Bitte wählen sie zunächst aus, welchen Nachrichtentyp Sie eingeben wollen.

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Im Einzelnen stehen folgende Nachrichtentypen zur Auswahl:

Notiz (Freier Text):

Sie können die Überschrift und den Text der Eintragung frei wählen. Dieser Nachrichtentyp ist der einzige, der im manuellen und arbeitsgerichtlichen Verfahren eingetragen werden kann.

Mit diesem Nachrichtentyp können Sie verschiedene Verfahrenseingänge im AdvoMahn-Verfahren vermerken; er eignet sich auch für Gesprächsnotizen etc. Überschrift und Inhalt der Notiz können frei vergeben werden.

Erlassnachricht Mahnbescheid:

Diese Nachricht tragen Sie ein, wenn Sie eine Erlassnachricht des Mahnbescheids erhalten. Sie sollten diese Nachricht immer nur für alle Antragsgegner eintragen. Für alle drei mögliche Antragsgegner sind

Eingabefelder für die Aktenzeichen des jeweiligen Mahnverfahrens vorgesehen; eingetragen werden kann ein Aktenzeichen nur in das Feld, für das auch ein Antragsgegner vorhanden ist.

Die Aktenzeichen stehen später in allen anderen Anträgen (z.B. Neuzustellungsantrag, VB-Antrag) und

Schreiben zur Verfügung.

Sie können ferner die Kosten des Verfahrens eintragen; diese werden in den Aktendruck übernommen.

Zustellnachricht Mahnbescheid

Die Zustellnachricht des Mahnbescheids erhalten Sie mit dem vorbereiteten Antrag auf Er-lass eines

Vollstreckungsbescheids. Für Eingabe der Zustellnachricht muss ein Antragsgegner ausgewählt werden; vorausgewählt ist der erste Antragsteller des Verfahrens. Anzugeben ist ferner das Zustelldatum, dieses wird auf Plausibilität überprüft. Bei Eingabe einer Zustellnachricht sollten Sie auch eine Frist für den

Vollstreckungsbescheidsantrag eintragen: Markieren Sie hierfür das Kästchen „Fristendialog starten“.

Nach der Eingabe der Nachricht wird dann die Frist für die Beantragung des

Vollstreckungsbescheidsantrags vor-geschlagen.

Nichtzustellnachricht Mahnbescheid

Für diese Eintragung können Sie nur die Gründe der Nichtzustellung in das Eingabefeld eintragen. Zuvor muss ein Antragsgegner ausgewählt werden.

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Erlassnachricht Vollstreckungsbescheid

In die Erlassnachricht des Vollstreckungsbescheids können nach der Auswahl des entsprechenden

Antragsgegners das Erlassdatum sowie die Kosten aufgenommen werden. Diese werden in einen evtl.

Aktenausdruck übernommen.

Zustellnachricht Vollstreckungsbescheid

Das Datum der Zustellung des Vollstreckungsbescheids muss eingetragen werden.

Nichtzustellnachricht Mahnbescheid

Für diese Eintragung können Sie nur die Gründe der Nichtzustellung in das Eingabefeld eintragen. Zuvor muss ein Antragsgegner ausgewählt werden.

Widerspruchsnachricht

Wählen Sie den Gegner aus und tragen Sie den Umfang des Widerspruchs ein.

Abgabenachricht

Wenn Sie eine Abgabenachricht an ein Prozessgericht nach einem Widerspruch / Einspruch erhalten, können Sie hier die Daten der Verfahrensabgabe eintragen.

Unter den Eingabefeldern kann mit einer Option „Fristendialog starten“ nach der erfolgreichen Eingabe einer Nachricht der Dialog für dazugehörige Verfahrensfrist gesetzt werden (z.B. Erlassnachricht MB >

Warten auf Zustellnachricht Mahnbescheid).

6.8 Aktendruck

Mit dem Aktendruck kann das in AdvoMahn elektronisch verwaltete Mahnverfahren wieder vollständig zu

Papier gebracht werden.

Gestartet werden kann der Aktendruck entweder über Extras > Aktendruck oder die entsprechende

Schaltfläche aus der Verfahrensübersicht bzw. der Symbolleiste ).

Im Aktendruck werden alle erstellten Anträge sowie die eingegangenen und selbst eingetragenen

Nachrichten vermerkt. Bei den Nachrichten und Notizen wird der vollständige Inhalt ausgegeben.

Am Ende des Aktendrucks wird eine Kostenübersicht erstellt. Angezeigt werden dabei die letzten, zum

Verfahren gebuchten Daten; d.h. die Eingabe einer Erlass-Nachricht Mahnbescheid überschreibt alle vorher zum Verfahren gebuchten Kosten zum Mahnbescheid.

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Der Aktendruck kann auch gedruckt werden; im Ausdruck werden zusätzliche Informationen wie Parteien in Kurzform angezeigt.

Als Option beim Druckauftrag können auch als Anlage zum Aktenauszug alle Anträge mit ausgegeben werden; wahlweise in Schwarz/Weiß oder in Farbe.

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Achtung: Da der Ausdruck aller Anträge ggf. in Farbe erfolgt, können umfangreiche Mahnverfahren hohe

Ansprüche an die Auslastung und den Tinten- / Tonerverbrauch Ihres Drucker darstellen!

6.10 Dokumente (Word-Anbindung)

AdvoMahn bietet die Möglichkeit, über mehrere Assistenten verschiedene, im Mahnverfahren immer wieder benötigte Anschreiben in Microsoft Word automatisch zu erstellen. Nach Abschluss des jeweiligen

Assistenten wird Word – soweit dieses noch nicht läuft – gestartet und das gewählte Dokument angelegt.

Die Kontrolle, evtl. Überarbeitung und der Ausdruck erfolgen ausschließlich in Word.

Für sämtliche Schreiben wird ein Briefkopf (Word-Dokumentenvorlage) benötigt, der zu Beginn jedes

Assistenten ausgewählt wird. Falls AdvoWord auf dem gleichen PC installiert wurde, ist automatisch der aktuelle AdvoWord – Briefkopf voreingestellt.

Unter Datei > Dokumente > Allgemein kann zunächst ein EDA-Zulassungsantrag generiert werden, mit dem die Zulassung zum Datenaustausch im automatisierten gerichtlichen Mahnverfahren beantragt werden kann.

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Als zweites Schreiben kann ein Widerspruch erstellt werden. Die erste Seite des Dialogs ist so gehalten, dass die wichtigsten Daten aus dem Mahnbescheid oder dem möglicherweise vorhandenen

Widerspruchsformular direkt (und wenn zu lang schlagwortartig) übernommen werden können.

Auf der zweiten Seite können dann die Daten des Widerspruchs (die meisten dienen der Konkretisierung eines Teilwiderspruchs) eingetragen werden. Die eingetragenen Werte werden bei der Dokument-

Erstellung in entsprechende Formulierungen umgesetzt.

Hinweis: Für den Widerspruch und Einspruch gibt es weder im automatisierten, noch im manuellen

Verfahren amtliche Vordrucke, deren Verwendung vorgeschrieben ist. Die in AdvoMahn eingesetzte

Lösung (freies Word-Dokument anstelle eines möglicherweise vorhandenen Vordrucks) ist für alle

Beteiligten einfacher zu verarbeiten und bietet darüber hinaus noch Raum für weitere Mitteilungen (z.B.

Antrag auf streitiges Verfahren).

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Der Einspruch entspricht weitgehende den Daten zum Widerspruch.

Den Antrag auf Europäischer Vollstreckungstitel sollten Sie nur aus dem „Allgemein“-Dokumentenbereich wählen, wenn Sie kein entsprechendes Verfahren in AdvoMahn gespeichert haben (Altverfahren), da im der Antrag im unter „Allgemein“ keine Verfahrensdaten laden kann (s.u.).

Neben den allgemeinen Schreiben, für die kein Mahnverfahren geöffnet werden muss, können

Dokumente zum aktuellen Mahnverfahren durch die Auswahl der Unterpunkte von Datei > Dokumente > zum geöffneten Verfahren gestartet werden.

Die wichtigsten Dokumente können auch über ein Symbol ( werden.

) auf der Symbolleiste direkt angewählt

Die

Sachstandsanfrage

erstellt eine Sachstandsanfrage an das im Mahnbescheidantrag genannte

Mahngericht; ausgewählt werden müssen nur der betroffene Antragsgegner und der letzte bekannte

Verfahrensstand.

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Die

Teilrücknahme

erstellt ein entsprechendes Schreiben aus den Daten des betroffenen

Mahnbescheidsantrags.

Mit der

Einwohnermeldeamtsanfrage

kann nach Auswahl von Antragsgegner und betroffenem

Einwohnermelde- oder Gewerbeamt eine EMA-Anfrage in Word erstellt werden. Die Ermittlung des zuständigen Meldeamts erfolgt zunächst automatisch aufgrund der im Mahnbescheidsantrag enthaltenen

Anschrift des gewählten Antragsgegners. Sowohl die Anschrift des Antragsgegners, als auch die Anschrift des Meldeamts können noch im Dialogfenster bearbeitet werden; daneben kann das gewünschte

Meldeamt auch über die Funktion [Auswahl] aus einer Liste gesucht werden.

Mithilfe der

Aufforderung zur Widerspruchsrücknahme

kann eine Aufforderung an den Antragsgegner erstellt werden, den Widerspruch zurückzunehmen. Als zweite Seite des Dokuments wird ein vorbereitetes Rücknahmeschreiben gegenüber dem Gericht mit allen bekannten Verfahrensdaten vorbereitet.

Der

Berichtigungsantrag

dient der Erstellung eines Antrags nach § 313 ZPO; die jeweiligen

Verfahrensdaten können dabei übernommen werden.

Mit einem weiteren Dialog zu Dokumenterstellung kann ein Antrag zur Erlangung einer z

weiten vollstreckbaren Ausfertigung

erstellt werden.

Der

Europäische Vollstreckungstitel

ruft den Antrag sowie den Entwurf eines EVT auf. Im Gegensatz zum entsprechenden Punkt unter „Allgemein“ werden hier die Verfahrensdaten eines vorangegangenen

Mahnverfahrens automatisch eingesetzt.

Tipp: Reichen Sie den Entwurf mit dem Antrag ein; Sie können damit den Erlass des EVT nicht unerheblich beschleunigen.

6.11 Import von Antragsdaten

Antragsdaten können von AdvoWord (Inkassoschreiben), AdvoAkte oder einem Programm außerhalb des

Advoline-Programmpakets übernommen werden.

Der Import von Daten aus AdvoWord erfolgt durch die Anwahl der entsprechenden Funktion. AdvoMahn wird in diesem Fall automatisch geöffnet und ein neuer Antrag wird mit den AdvoWord-Daten erstellt.

Details hierzu enthält die Hilfe zu AdvoWord.

Zur Datenübernahme aus AdvoAkte muss zunächst in AdvoMahn ein Mahnbescheidsantrag erstellt werden.

Im Bereich Antragsteller / Antragsgegner stehen Schaltflächen zur Verfügung, mit Hilfe derer die

Schnittstelle zu AdvoAkte gestartet werden kann. Alternativ kann auch die AdvoAkte-Schnittstelle automatisch bei der Anlage eines neuen Mahnbescheidsantrags automatisch gestartet werden .

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Nach Öffnen des Dialogs der AdvoAkte-Schnittstelle wird unter AdvoAkte automatisch nach dem

Verfahren mit dem gleichen Aktenzeichen, mit dem das Mahnverfahren angelegt worden ist, gesucht. Es kann jedoch auch im linken oberen Bereich jedes andere AdvoAkte-Aktenzeichen für den Datenimport ausgewählt werden. Die Suche nach den Beteiligten wird dann nach Betätigen der [Suchen]-Schaltfläche ausgeführt.

Anschließend wird nach den jeweiligen Beteiligten sowie deren gesetzlichen Vertretern gesucht.

Beteiligte mit den passenden Merkmalen (Antragsteller, Antragsgegner) werden in AdvoMahn der Liste im linken Bereich angezeigt. Mithilfe der [->]-Schaltflächen können - je nach Art des geöffneten

Mahnbescheidantrags - bis zu zwei Beteiligte für den Import ausgewählt und mit der [<-]-Schaltfläche wieder abgewählt werden. Sofern zu den Beteiligten gesetzliche Vertreter gespeichert wurden, werden diese in einer Liste unter dem Feld mit den ausgewählten Daten angezeigt. Gesetzliche Vertreter können durch Setzen oder Löschen des Häkchens vor ihrer Bezeichnung von dem Import aus- oder abgewählt werden.

Sofern die Option "AdvoAkte-Daten automatisch bei nur einer Partei einfügen" (Extras > Grundeinstellung

> Benutzereinstellungen > Parameter) aktiviert ist, erfolgt die Übernahme der Daten u.U. automatisch

(wenn nur eine Partei gefunden wird und diese maximal einen gesetzlichen Vertreter besitzt), ohne dass der oben beschriebene Dialog angezeigt wird.

Hinweis: Oft kann nicht die gesamte Parteibezeichnung in den Listenfeldern angezeigt werden. Wenn Sie eine Partei oder einen gesetzlichen Vertreter markieren und den Mauszeiger über das entsprechende

Feld bewegen, wird die vollständige, von AdvoAkte generierte Anschrift der Partei oder Person als „hint“

(kleines Hinweisfenster) angezeigt.

6.12 Werkzeuge

Für die tägliche Arbeit in Mahnverfahren stellt AdvoMahn verschiedene Werkzeuge zur Verfügung. Diese sind im Menü unter Extras > Werkzeuge in verschiedenen Untermenüs zusammengestellt.

Alle Rechen- oder Gebührenberechnungsprogramme sind zusammengefasst unter

6.12.1 Gebühren- und Rechenprogramme

Euro / DM-Rechner

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Der Euro / DM Rechner ist ein einfaches Programm, welches die Umrechnung von Geldbeträgen ermöglicht. Das Ergebnis kann in die Zwischenablage kopiert werden und durch STRG + V oder der rechten Maustaste und der Funktion Einfügen in jedes Eingabefeld eingefügt werden.

Zinsrechner

Mit dem Zinsrechner können die Zinsen zu einem Programm mit festem Zinssatz oder einem an den

Basiszinssatz und den SRF-Satz gebundenen Zinssatz nach Bank- oder Kalendertagen berechnet werden.

Zur einfacheren Eingabe von Beginn- und Enddaten des Zinsanspruchs kann mithilfe der Pfeil-nach-unten-

Schaltfläche neben dem Datumseingabefeld ein Kalenderblatt geöffnet werden, in dem der entsprechende Tag ausgewählt werden kann.

Hinweis: Sämtliche Vergleichsrechnungen werden im automatischen gerichtlichen Mahnverfahren in

Banktagen berechnet. Bei einem Wechsel der Zinsen werden die aktuellen Werte im Rahmen des Updates mit heruntergeladen. Das Ergebnis wird im unteren Feld angezeigt. Bei den variablen Zinssätzen können noch Details zu der Berechnung angezeigt werden (Berechnungszeiträume zu den einzelnen Zinssätzen).

Sofern ein Mahnbescheidsantrag für das automatisierte Mahnverfahren geöffnet ist, kann das Ergebnis einschließlich der Zinszeiträume als Eintragung in die Felder vom Antragsteller ausgerechnete Zinsen

übernommen werden.

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Taschenrechner

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Mit diesem Rechner können Sie wie mit einem Taschenrechner ausführliche Berechnungen durchführen.

Der Rechner von AdvoMahn beherrscht die Grundrechenarten (+, -, * und /) sowie Punkt-vor-Strich-

Rechnung. Die Ein- und Ausgaben werden als Beträge, d.h. zwei Nachkommastellen vorgenommen, gerechnet wird intern mit Fließkommawerten, eine Rundung findet erst zur Ausgabe des Ergebnisses statt. Sie können sämtliche Eingaben mit Maus und Tastatur im Eingabebereich vornehmen, jedoch sind alle Eingabefelder so gestaltet, dass sie die Zehnertastatur wie einen Taschenrechner bedienen können, d.h. nach der Eingabe der benötigten Ziffern kann direkt eine Operatortaste gedrückt werden und die nächste Zahl eingegeben werden.

Die eingegebenen Operationen werden in der Liste auf der rechten Seite des Dialogs angezeigt. Sie können einzelne Operationen markieren und abändern (sowohl die Zahl als auch den Rechenoperator).

Um wieder eine neue Operation am Ende der Rechnung anzufügen, markieren Sie bitte den leeren

Bereich unter der letzten Operation.

Sie können einzelne Operationen markieren und mittels „Wert löschen“ aus der Berechnung entfernen.

"Alles Löschen" verwirft alle Ergebnisse und ermöglicht eine neue Berechnung.

Mit „Berechnung kopieren“ wird die Berechnung in die Zwischenablage übernommen. Die Berechnung kann jetzt, so wie diese angezeigt wird, z.B. in Worddokumente mit STRG-C oder „Einfügen“ eingefügt werden.

Mit „Ergebnis“ kopieren wird nur der Betrag des Ergebnisses in die Zwischenablage übernommen. Diesen

Wert können Sie jetzt mit STRG-C oder „Bearbeiten / Einfügen“ in jedes Betragsfeld von AdvoMahn oder einer anderen Anwendung übernehmen.

Mit [Schließen] wird der Taschenrechner geschlossen; sämtliche Berechnungen werden dabei gelöscht.

Tipp: Auch wenn sich die Oberfläche von der eines gängigen Taschenrechners unterscheidet, sind doch die Funktionen identisch. Rufen Sie einfach den Rechner auf und geben zum Ausprobieren eine simple

Rechenoperation ein, indem Sie z.B. eine einfache Addition mit den Tasten [3], [+] und [4] durchführen.

Allgemeiner Gebührenrechner, Gebührenrechner anwalt. Mahnschreiben

Mit dem allgemeinen Gebührenrechner können die Gerichts- und Rechtsanwaltskosten, die in einem

Mahnverfahren anfallen, berechnet werden.

Zum Start einer Berechnung ist der Streitwert des Mahnverfahrens anzugeben und Berechnen anzuwählen. Weitere Kosten, wie Anwaltskosten und Kosten des Vollstreckungsbescheids und des streitigen Verfahrens werden nur zugesetzt, wenn die entsprechenden Markierungen gesetzt sind. Falls für die letzteren kein besonderer Streitwert eingetragen wird, erfolgt die Berechnung nach dem für das

Mahnverfahren angegeben Streitwert.

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Neben dem allgemeinen Gebührenrechner existiert ein weiteres Programm Gebührenrechner anwalt.

Mahnschreiben mit dem der nicht anrechenbare Teil der Gebühr nach 2300 VV RVG, der noch im

Mahnverfahren geltend gemacht werden kann, berechnet wird. Die Bedienung erfolgt ähnlich dem allgemeinen Gebührenrechner.

Das Programm beherrscht auch die Berechnung bei abweichenden vorgerichtlichem Streitwert.

In beiden Gebührenberechnungen kann die jeweils gültige Umsatzsteuer ausgewählt werden.

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6.12.2 Orts- und Gerichtssuche

Das für einen Ort zuständige Amts-, Land- und Mahngericht sowie die zuständige Gemeindeverwaltung kann in der Orts- und Gerichtssuche anhand der Eingabe von Postleitzahl und / oder Ort ermittelt werden. Angezeigt werden Anschrift, Telefonnummer sowie evtl. Sonderzuständigkeiten in Kurzform.

Die Suche findet Orte auch dann, wenn nur ein Teil des Ortsnamens eingetragen wird, d.h. wenn

„Münster“ eingetragen wird, kann auch „Bad Münstereifel“ gefunden werden. Um die Suche weiter einzugrenzen, kann auch die Postleitzahl ganz oder teilweise eingegeben werden. Die Eingabe „5“ und

„Hagen“ bewirkt, dass alle Orte angezeigt werden, in denen der Textbestandteil „Hagen“ vorkommt und deren Postleitzahl mit 5 anfängt.

Treffen diese Kriterien auf mehrere Orte zu, werden dieser in einer Liste angezeigt. Soweit auch diese

Auswahl nicht eindeutig ist (z.B. weil für einen Ort mehrere Gerichte zuständig sind z.B. in Berlin,

Hamburg, Duisburg, Essen, Stuttgart, Karlsruhe) wird zusätzlich noch eine Straßenauswahl eingeblendet.

Stadt-/Gemeindesuche

Vergleichbar der Gerichtsauskunft lassen sich mit diesem Werkzeug die Anschriften der

Kommunalverwaltungen über die PLZ und / oder den Ort ermitteln.

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Anschriften der Arbeitsgerichte

Mit dieser Funktion kann die Anschrift eines Arbeitsgerichts ermittelt werden. Eine Zuständigkeitssuche existiert für die Arbeitsgerichtsbarkeit in AdvoMahn nicht.

Suche nach Bankleitzahlen

In diesem Dialog können Sie die Bankleitzahl und BIC ermitteln. Dieser Dialog wird auch geöffnet, wenn

Sie den Button [?] neben einer Eingabemöglichkeit für Bankleitzahlen betätigen. Wenn Sie den Dialog mit

[OK] beenden, wird die markierte Bankverbindung in die Eingabefelder übernommen.

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Für die Suche geben Sie bitte den Namen der Bank und/oder den Namens des Ortes ein. Nach der

Betätigung des Buttons [Filtern] erhalten Sie eine Liste alle Banken, auf die die Filterdaten zutreffen.

Auswahl Auslandskennzeichen

Mit dieser Anzeige können Sie das Auslandskennzeichen für ein bestimmtes Land ermitteln. Dieser Dialog kann über Extras > Werkzeuge > Auslandskennzeichen oder durch die Anwahl des [?] Buttons neben einem Eingabefeld für Auslandskennzeichen gestartet werden. Geben Sie einen Bestandteil des

Ländernamens ein, nach welchem Sie suchen möchten. In der Ansicht werden jetzt nur noch die Länder angezeigt, welche den eingegebenen Bestandteil enthalten. Wurde die Auswahl aus einem

Eingabeformular gestartet, wird das Kennzeichen nach dem Anklicken von [OK] in das Eingabefeld

übernommen.

6.13 Sonderfunktionen

Neben den unmittelbar zur Bearbeitung von Mahnverfahren notwendigen Funktionen stehen in AdvoMahn weitere Möglichkeiten zur Verwaltung der eingegebenen Verfahren zur Verfügung.

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Sperren entfernen

Die Funktion Extras > Sperren entfernen dient zu Aufhebung von fehlerhaften Verfahrenssperren in

Netzwerkinstallationen. Ein Verfahren ist gesperrt, wenn es zur Bearbeitung durch einen Rechner im

Netzwerk geöffnet wird. Eine fehlerhafte Verfahrenssperre kann dann auftreten, wenn AdvoMahn auf einem Rechner nicht ordnungsgemäß beendet worden ist (z.B. infolge Absturz, Hardwarefehler etc.).

Sammelablage

Mit der Sammelablage unter Datei > Sammelablage starten können gezielt eine größere Anzahl von

Verfahren ablegen. Es gibt mehrere Optionen, welche Verfahren Sie zu Auswahl angezeigt haben möchten. Am häufigsten werden Sie sicherlich die Verfahren anzeigen lassen, auf die seit längerer Zeit nicht mehr zugegriffen wird. Sie können jetzt die Verfahren, welche abgelegt werden sollen, markieren.

Wenn der Dialog mit [Ausführen] verlassen wird, werden die angewählten Verfahren nach einer

Sicherheitsabfrage als abgelegt markiert. Möchten Sie die Auswahl nicht ablegen, können Sie den Dialog mit [Schließen] verlassen.

Hinweis: Gesammelt abgelegte Verfahren werden im Öffnen-Dialog nicht mehr angezeigt, es sein denn,

Sie wählen dies entsprechend aus. Fristen, die das gesamte Verfahren betreffen, werden automatisch gelöscht.

Datenbanksicherungen

Unter Extras > Datenbanksicherungen starten Sie den Dialog zum manuellen Sichern und

Wiederherstellen von Datenbanken .

Wenn Sie es wünschen, kann AdvoMahn auch sämtliche Sicherungen halbautomatisch durchführen lassen.

Wenn Sie den entsprechenden Parameter unter Extras > Grundeinstellungen > Benutzereinstellungen >

Parameter nicht deaktivieren, weist AdvoMahn sie alle 10 Tage auf die Notwendigkeit einer

Datensicherung hin.

Sie können diese Sicherung dann automatisch durchführen lassen oder die Erinnerung auf einen späteren

Zeitpunkt verschieben.

Sie können aber auch manuelle Sicherungen mit dem Dialog zum Sichern und Wiederherstellen von Daten vornehmen.

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Der Sicherungsname enthält immer das aktuelle Datum und die aktuelle Zeit. Das Sicherungsverzeichnis ist das zentrale Verzeichnis für die Sicherungen aller Advoline-Produkte, das Sie in AdvoAdmin zentral einstellen können.

In der oberen Zeile wird der Pfad des aktuellen Sicherungsverzeichnisses angezeigt. Im linken Feld unter dem Pfad sind die dort gefundenen Dateien angezeigt. Wenn eine Datei in dieser angewählt ist und es sich um eine gültige AdvoMahn-Sicherungsdatei handelt, wird die Zusammenfassung der Sicherung im rechten Feld angezeigt.

Durchführen einer Sicherung:

Nach der Auswahl von [Sicherung starten] werden Sie nach einem Speicherort für die Sicherungsdatei gefragt. AdvoMahn schlägt Ihnen dabei einen Dateinamen vor, welcher sich aus dem Tagesdatum ermittelt. Es wird empfohlen, diesen Dateinamen nur in begründeten Fällen zu ändern.

Nach Abschluss der Sicherung, die einige Minuten dauern kann, wird eine Zusammenfassung des

Sicherungsvorgangs einschließlich aller gesicherten Dateien angezeigt.

Durchführen einer Wiederherstellung:

Für das Wiederherstellen von Daten wählen Sie in der Dateiliste auf der linken Seite die gewünschte

Sicherungsdatei aus. Starten Sie jetzt den Vorgang mit [Sicherung einspielen].

Wichtige Hinweise:

Während aller Sicherungsoperationen darf kein Zugriff auf eine AdvoMahn-Datenbank erfolgen!

Bei der Wiederherstellung von Daten finden zahlreiche Dateioperationen statt. Unterbrechen Sie diesen Vorgang auf keinen Fall, da ansonsten inkonsistente Datenbanken entstehen können. Falls während des Einspiel-Vorgangs ein Fehler auftritt, versucht AdvoMahn selbständig, die Datenbanken auf den Zustand vor der Sicherung zu setzen.

Falls nach einer Wiederherstellung AdvoMahn nicht mehr gestartet werden kann, verständigen Sie bitte umgehend die Advoline-Hotline.

Die Sicherung erfolgt im „CAB“-Format, ein Archiv-Format, welches mit allen aktuellen Windows-

Betriebssystemen ohne weitere Software gelesen werden kann. Sie könne daher bereits durch Öffnen der Sicherungsdatei im Windows-Explorer feststellen, ob die Dateien zugreifbar sind.

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7. Häufige Fragen und erste (Selbst-)Hilfe bei Problemen

Im Folgenden geben wir Ihnen einen kurzen Überblick und eine Zusammenfassung über wichtige

Informationen und häufig gestellte Fragen rund um die Advoline-Programme.

7.1 Speicherorte

In einer Netzwerkinstallation gibt es keine von uns vorbestimmten Speicherorte der Daten. Daher sollten

Sie sich bei der Einrichtung die jeweiligen Datenpfade zur späteren Referenz notieren. Ansonsten können

Sie den Speicherort jeweils in AdvoAdmin nachschauen.

Bei einer Einzelplatzinstallation finden Sie die Daten jeweils an folgenden Stellen:

Windows XP

AdvoMahn

Bis Version 15: C:\Programme\Advoline\AdvoMahn

Ab Version 16: C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\Advoline

Ab Version 18: C:\Dokumente und Einstellungen\All

Users\Anwendungsdaten\AnNoText\Advoline\AdvoMahn

Windows Vista, Windows 7, Windows 8

AdvoMahn ab Version 18 bzw. 24: C:\Users\Public\AnNoText\Advoline\AdvoMahn

7.2 Hilfe zur Selbsthilfe

Bitte beachten Sie: Bevor Sie irgendeine Änderung an Ihrem System vornehmen, führen Sie bitte immer zuerst eine umfassende Datensicherung durch. Bei funktionsfähigen Systemen empfehlen wir zusätzlich immer die Erstellung einer Image-Datei zur evtl. späteren Wiederherstellung des Ausgangszustands.

7.2.1 Ein Advoline-Programm weist einen Fehler auf

Ihr Advoline-Programm lässt sich grundsätzlich starten und auch bedienen, allerdings ist das Ergebnis nicht zufrieden stellend, z.B. werden Berechnungen nicht korrekt ausgeführt oder Formulare nicht richtig ausgefüllt.

Was ist zu tun?

1.

Überprüfen Sie über die Update-Funktion in AdvoAdmin oder auf unserer Internetseite

(www.advoline.de), ob für das betroffene Programm eine Aktualisierung vorliegt. Wenn ja, installieren Sie diese bitte und überprüfen Sie, ob der Fehler damit behoben ist.

2.

Dokumentieren Sie den Fehler, indem Sie ein aussagekräftiges Dokument speichern oder einen

Screenshot erstellen.

3.

Gibt es keine Aktualisierung oder hat eine solche nicht geholfen, wenden Sie sich bitte an unsere

Supportabteilung

Tel: 0221-943736060

Fax: 0221-9437316060

E-Mail: [email protected]

Halten Sie dabei bitte folgende Informationen bereit:

1.

Ihre Kundennummer

2.

Um welches Advoline-Programm geht es?

3.

In welcher Version liegt es bei Ihnen vor?

4.

Mit welchem Betriebssystem arbeiten Sie?

5.

Einzelplatz- oder Netzwerkinstallation?

6.

Beschreiben Sie den Fehler so genau wie möglich und halten Sie am besten Screenshots oder fehlerhafte Dokumente bereit.

7.

In welchem Zusammenhang trat der Fehler zum ersten Mal auf?

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8.

Haben Sie vor dem Auftreten des Fehlers etwas an Ihrem System geändert (kann eine Kleinigkeit sein, die nicht mit Advoline im Zusammenhang steht)?

9.

Welchen Virenschutz setzen Sie ein?

Unser Team wird sich nach Kräften bemühen, Ihnen weiter zu helfen und den Fehler so schnell wie möglich zu beseitigen. Bitte beachten Sie dabei, dass wir jeweils nur die aktuelle Version sowie die beiden Vorversionen unterstützen. Zu älteren Versionen können wir keinen Support anbieten.

7.2.2 Ein Advoline-Programm läuft nicht (mehr) oder stürzt im Betrieb ab

Ihr Advoline-Programm lässt sich entweder gar nicht (mehr) starten, oder es beendet sich im laufenden

Betrieb von selbst (u.U. bei Aufruf einer bestimmten Funktion).

Was ist zu tun?

1.

Dokumentieren Sie den Fehler, indem Sie ein aussagekräftiges Dokument speichern oder einen

Screenshot erstellen. Das ist vor allem wichtig, wenn Fehlermeldungen angezeigt werden. Notieren

Sie, wann genau der Fehler auftritt.

2.

Beenden Sie alle Virenschutz- und ähnlichen Programme auf dem betroffenen Computer. Legen Sie die Installations-CD der aktuell bei Ihnen installierten Version ein. Wählen Sie aus dem entsprechenden Auswahlfenster die Option „Reparieren“ und bestätigen Sie die weiteren Abfragen, so dass die Reparatur durchlaufen kann.

3.

Wenn Sie dazu aufgefordert werden, führen Sie am Ende einen Neustart des Systems durch. Testen

Sie, ob das Programm jetzt wieder einwandfrei läuft.

4.

Wenn nicht, überprüfen Sie über die Update-Funktion in AdvoAdmin oder auf unserer Internetseite

(www.advoline.de), ob für das betroffene Programm eine Aktualisierung vorliegt. Wenn ja, installieren Sie diese bitte und überprüfen Sie, ob der Fehler damit behoben ist.

5.

Gibt es keine Aktualisierung oder hat eine solche nicht geholfen, wenden Sie sich bitte an unsere

Supportabteilung

Tel: 0221-943736060

Fax: 0221-9437316060

E-Mail: [email protected]

Halten Sie dabei bitte folgende Informationen bereit:

1.

Ihre Kundennummer

2.

Um welches Advoline-Programm geht es?

3.

In welcher Version liegt es bei Ihnen vor?

4.

Mit welchem Betriebssystem arbeiten Sie?

5.

Einzelplatz- oder Netzwerkinstallation?

6.

Beschreiben Sie den Fehler so genau wie möglich und halten Sie am besten Screenshots oder fehlerhafte Dokumente bereit.

7.

Wann trat der Fehler zum ersten Mal auf?

8.

Haben Sie vor dem Auftreten des Fehlers etwas an Ihrem System geändert (kann eine Kleinigkeit sein, die nicht mit Advoline im Zusammenhang steht)?

9.

Welchen Virenschutz setzen Sie ein?

Unser Team wird sich nach Kräften bemühen, Ihnen weiter zu helfen und den Fehler so schnell wie möglich zu beseitigen. Bitte beachten Sie dabei, dass wir jeweils nur die aktuelle Version sowie die beiden Vorversionen unterstützen. Zu älteren Versionen können wir keinen Support anbieten.

7.3 ADMImport – Übernahme von Daten aus Fremdanwendungen

Mit dem Importtool „AdvoMahnImport“ (ADMImport.exe im AdvoMahn-Programmverzeichnis) können

Daten, die in einem bestimmten Format von anderen Anwendungen bereitgestellt werden, in AdvoMahn eingelesen werden. Das Importprogramm „ADMImport.exe“ sowie eine ausführliche Beschreibung

(ADMImport.pdf) finden Sie im AdvoMahn-Programmverzeichnis.

7.3.1 Beschreibung

Mit der Importschnittstelle können Daten aus anderen Anwendungen oder Datenbanken in AdvoMahn eingelesen werden. Dies können Adress- oder Rechnungsdaten sein.

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In AdvoMahn selbst wird aus den in der Austauschdatei enthaltenen Daten ein Mahnbescheidsantrag aufbereitet, der normal aufgerufen und bearbeitet werden kann. Beim Import wird für jeden eingespielten Datensatz eine Fristvorlage erzeugt.

Hinweis: Da nicht alle Daten vollständig importiert werden (können), ist grundsätzlich eine sorgfältige

Nachbearbeitung aller Antragsdaten in AdvoMahn erforderlich. Eine Feldlängenprüfung findet beim

Import nicht statt. Bei Überschreitung der Längenvorgaben werden die Felddaten abgeschnitten und müssen manuell sinnvoll abgekürzt oder auf andere Felder verteilt werden.

7.3.2 Technische Beschreibung der Austauschdatei

a) Dateiformat

Bei der Austauschdatei handelt es sich um eine ASCII-Datei im CSV-Format mit beliebigem Trennzeichen.

Voreingestellt ist als Trennzeichen das Zeichen „|“ („Pipe“-Zeichen, ASCII Code 124) . Dateien von diesem Typ können aus den meisten Datenbanken auch mit geringen Programmierkenntnissen selbst erstellt werden, ebenso unterstützen die meisten Fachanwendungen einen Datenaustausch in dieser

Weise.

Der empfohlene Dateiname lautet „ADMImport.csv“, diese Datei sollte im Installationsverzeichnis von

AdvoMahn im Unterverzeichnis „Mahndaten“ gespeichert werden (also im Regelfall

„C:\Users\Public\AnNoText\Advoline\AdvoMahn\Mahndaten“).

In der ersten Zeile der Datei sind die Bezeichnungen für die Positionen der Datenfelder anzugeben, in den folgenden Zeilen die Daten.

Die Reihenfolge der Datenfelder kann dabei frei gewählt werden, muss aber für die ganze Datei einheitlich sein. Ebenso können nicht benötigte Datenfelder auch komplett entfallen. Die

Feldbezeichnungen können groß/klein oder groß geschrieben werden, aus Gründen der Übersichtlichkeit werden die Feldbezeichnungen in dieser Beschreibung GROSS geschrieben.

Beispiel:

LFDNR|GZ|ASTRF|ASTVN|ASTNN|ASTSTR|ASTPLZ|ASTORT….

100|Müller/Schmidt|GmbH|Müller GmbH||Neuer Weg 77|58239|Schwerte|…

101|Muster/Beispiel|Herr|Max|Mustermann|Alte Straße 2|58507|Lüdenscheid|…

Für die Erzeugung einer solchen Datei aus Excel ist eine Exceldatei mit einem entsprechenden Makro beigefügt (ADMImport_demo.xls).

b) Liste der Felddefinitionen

Es werden folgende Felder angeboten:

LFDNR

Laufende Nummer des Verfahrens. Gültig sind ganze Zahlen von 1 bis 99999. Ist dieses Feld belegt, wird das AdvoMahn-Geschäftszeichen mit dieser Nummer und der Jahreszahl gebildet (z.B. 00002-06). Ist eine

Nummer nicht angegeben, wird automatisch die nächste freie Nummer benutzt. Ist die Nummer bereits für ein Aktenzeichen innerhalb von AdvoMahn vergeben, wird das Aktenzeichen um ein Kennzeichen erweitert, also „00002-06 (2)“ und ein entsprechender Hinweis ausgegeben.

GZ

Geschäftszeichen des Antragsteller / PBV, max. 25 Zeichen. Wird als „erweitertes Geschäftszeichen“ in den Antrag übernommen.

ASTRF

Rechtsform des Antragstellers, max. 35 Zeichen; gültig für natürliche Personen „Herr“ und „Frau“, alle anderen Bezeichnungen werden als juristische Personen oder Firmen betrachtet (z.B. E.K., GmbH, OHG,

AG, GbR).

ASTVN

Bei natürlichen Personen: Vorname Antragsteller, max. 35 Zeichen

Bei juristischen Personen: Firmenbezeichnung, max. 80 Zeichen.

ASTNN

Bei natürlichen Personen: Nachname Antragsteller, max. 35 Zeichen

Bei juristischen Personen: Fortsetzung Firmenbezeichnung, max. 70 Zeichen.

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ASTSTR

Adresse (Straße und Hausnummer) des Antragstellers, max. 35 Zeichen.

ASTPLZ

Postleitzahl des Antragstellers, max. 5 Zeichen.

ASTORT

Ort des Antragstellers, max. 27 Zeichen.

ASTGVS

Stellung des gesetzlichen Vertreters des Antragstellers (z.B. Geschäftsführer, Betreuer), max. 35

Zeichen.

ASTGVN

Vor- und Nachname des gesetzlichen Vertreters des Antragstellers, max. 35 Zeichen.

AG1RF, AG1VN, AG1NN, AG1STR, AG1PLZ, AG1ORT, AG1GVS, AG1GVN,

AG2RF, AG2VN, AG2NN, AG2STR, AG2PLZ, AG2ORT, AG2GVS, AG2GVN

Bezeichnung des ersten bzw. zweiten Antragsgegner; Funktion und Längen entsprechen denen des

Antragstellers.

KAT1

Katalognummer, entsprechend der offiziellen Liste zum automat. Mahnverfahren

RE1BEZ

Bezeichnung der ersten Forderungsgrundlage, z.B. „Mahnung“, „Rechnung“ etc., max. 20 Zeichen.

RE1NR

Merkmal der Forderung, z.B. Rechnungsnummer o.ä., max. 20 Zeichen.

RE1DAT

Fälligkeitsdatum der Forderung, Format TT.MM.JJ oder TT.MM.JJJJ (z.B. 01.02.15).

RE1BET

Betrag der Rechnung. Zugelassen sind komma- oder punktseparierte Formate, auch

Währungsformatierungen aus Excel (1.999,95 €) können verarbeitet werden. NICHT zugelassen sind andere Währungsmerkmale („$“) oder Negativbeträge.

RE2BEZ,RE2NR,RE2DAT,RE2BET,RE3BEZ,RE3NR,RE3DAT,RE3BET

Entsprechende Datenfelder für die zweite und dritte Forderung.

INKAK

Vorgerichtliche Inkassokosten (Nebenforderungen); Zahlenformat siehe RE1BET.

MAHNK

Vorgerichtliche Mahnkosten (Nebenforderungen); Zahlenformat siehe RE1BET.

VPB

Vordruck/Porto Auslagen des Mahnverfahrens; Zahlenformat siehe RE1BET.

AUSLBET

Sonstige vorgerichtliche Kosten (verzinsliche Auslagen); Zahlenformat siehe RE1BET.

AUSLBEZ

Bezeichnung der vorgerichtlichen Auslagen, max. 20 Zeichen.

NEBFBET

Sonstige vorgerichtliche Kosten (unverzinsliche Nebenforderungen); Zahlenformat siehe RE1BET.

NEBFBEZ

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Bezeichnung der vorgerichtlichen Nebenforderungen, max. 20 Zeichen.

Sofern Sie weitere Daten in AdvoMahn übernehmen wollen, können diese ggf. in die Schnittstelle hinzugefügt werden. Bitte wenden Sie sich hierfür an die Advoline Hotline.

c) Beispieldatei AdvoMahn_Demo.XLS

Im AdvoMahn-Programmverzeichnis ist eine Excel-Datei (AdvoMahn_Demo.xls) als Demo für eine

Fremdanwendung, die Austauschdaten für AdvoMahn bereitstellt, beigefügt.

Die Excel-Datei enthält sämtliche, von AdvoMahn-Import unterstützten Felder und kann als Basis für eine eigene Programmierung dienen.

In dieser Datei ist ein Makro enthalten, welches die Ermittlung des AdvoMahn-Verzeichnisses und die

Erstellung einer für den Import geeigneten Ausgangsdatei demonstriert.

Um das Makro auszuführen, muss ggf. die Sicherheitsstufe von Excel für das Ausführen von Makros auf einen niedrigeren Wert gesetzt werden.

Nach Ausführen des Makros schreibt dieses die in der Tabelle eingetragenen Werte in die Export-Datei im

AdvoMahn-Verzeichnis.

7.3.3 Automatische generierte Daten

Beim Import können verschiedene Daten automatisch hinzugefügt werden, die im Schnittstellendialog eingetragen werden können. Das Hinzufügen wird für alle in der Datei importierten Daten einheitlich vorgenommen:

Kennziffer des Antragstellers: Bei leeren Antragsstellerfeldern wird die Kennziffer eingetragen.

Kennziffer des Prozessbevollmächtigten: Die Kennziffer wird in jeden Mahnbescheidsantrag aufgenommen.

Katalognummer: Jede Forderung wird mit der Katalognummer versehen.

Verzinsung: Für jede Forderung wird ein entsprechender Zinsanspruch eingetragen; dabei kann zwischen einem festen und einen an den Basiszinssatz gebunden Zinssatz gewählt werden. Das

Zinsbeginndatum kann entweder für alle Forderungen fest vorgegeben werden oder für jeden

Anspruch auf einen Zeitraum nach Fälligkeit (z.B. 30 Tage) berechnet werden.

7.3.4 Bedienung des Schnittstellenprogramms

Das Schnittstellenprogramm namens „ADMImport.exe“ finden Sie in Ihrem AdvoMahn-

Installationsverzeichnis. Es wird unabhängig von AdvoMahn gestartet.

Nach dem Aufruf wird, soweit vorhanden, die Datei „ADMImport.csv“ aus dem AdvoMahn-Verzeichnis in die Auswahl eingetragen. Sie können auch eine andere Datei zum Import auswählen. Soweit nicht das voreingestellte „|“ als Datenfeldbegrenzung ausgewählt wird, können Sie hier ein anderes Zeichen eintragen.

Die Daten zum automatischen Ergänzen der Antragsdaten werden darunter eingetragen.

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Alle Einstellungen werden gespeichert und stehen beim erneuten Programmstart wieder zur Verfügung.

Mit [Starten] wird der Importvorgang angestoßen. Soweit Felder oder ganze Datensätze nicht

übernommen werden konnten, erhalten Sie einen Hinweis im Meldungsfenster.

Die importierten Antragsdaten stehen anschließend in AdvoMahn zur Verfügung und können über [Datei

öffnen] oder die [Fristenliste] geöffnet werden.

Hinweis: Beim Import erfolgt keine inhaltliche Prüfung der Daten!

7.3.5 Hinweise zur Erstellung der Ausgangsdatei

Advoline stellt Ihnen die oben genannte Schnittstelle nebst Beschreibung zum Import von Daten aus eigenen Programmen oder von Programmen von Drittanbietern zur Verfügung. Der von Advoline zu leistende Support umfasst die Bedienung des Schnittstellenprogramms, Lösung von Problemen beim

Einlesen der Austauschdatei sowie Klärung von Fragen zum Aufbau der Datei.

NICHT zum Support von Advoline zählen Fragen zur Bedienung der Software von Drittanbietern, insbesondere zur Programmierung für die Erstellung der Austauschdatei. Bitte wenden Sie sich hierfür an den Hersteller dieser Drittanbieter-Software.

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7.4 Shortcuts und Bedienelemente

Für die wichtigsten Funktionen sind Schaltflächen in der Symbolleiste vorgesehen. Die auf der

Schaltfläche angebrachten Symbole sind dabei identisch mit denen, die auch in den Menüeinträgen

Verwendung finden.

Die Funktionen im Einzelnen:

Erstellt einen neuen Mahnbescheidsantrag und damit ein neues

Mahnverfahren; entspricht dem Menüeintrag Datei > Neu.

Erstellt einen neuen Folgeantrag zu einem geöffneten Mahnverfahren im automatisierten gerichtlichen Mahnverfahren; entspricht dem Menüeintrag

Datei > Neu > Folgeantrag.

Startet den Öffnen/Suchen-Dialog zum Öffnen angelegter Mahnverfahren; entspricht dem Menüeintrag Datei > Öffnen.

Speichert den aktiven Antrag; entspricht dem Menüeintrag Datei >

Speichern.

Druckt den aktiven Antrag, ggf. wird vorab der Druckdialog angezeigt; entspricht dem Menüeintrag Datei > Drucken.

STRG + N

STRG + O

STRG + S

STRG + D

Öffnet den Dialog zum Aktendruck; entspricht Extras > Aktendruck.

Druckt den aktuellen Antrag als Barcode-Antrag auf (zusätzliches Modul erforderlich)

Schneidet den markierten Text im aktiven Eingabefeld aus und fügt ihn in die Zwischenablage; entspricht dem Befehl Ausschneiden im Kontextmenü

(rechte Maustaste).

Kopiert den markierten Text im aktiven Eingabefeld in die Zwischenablage; entspricht dem Befehl Kopieren im Kontextmenü (rechte Maustaste).

Fügt den in der Zwischenablage befindlichen Text in das aktive Eingabefeld; entspricht dem Befehl Einfügen im Kontextmenü (rechte Maustaste).

Prüft im automatisierten gerichtlichen Mahnverfahren den aktiven Antrag; entspricht dem Menüeintrag Extras > Prüfen.

Zeigt den Verlauf des Mahnverfahrens (bisher durchgeführte Aktionen und bei Nutzung des Datenaustausches die gespeicherten Nachrichten des

Gerichts) an; entspricht dem Menüeintrag Extras > Verlauf.

Erstellt eine Vorschau (nur MB) des gedruckten Antrags; entspricht dem

Menüeintrag Extras > Vorschau.

Schaltet bei geöffnetem Verfahren auf die Verfahrensübersicht um; entspricht dem Menüeintrag Fenster > Verfahrensübersicht

Schaltet die Fristenliste zu allen AdvoMahn-Verfahren an oder aus; identisch zum Menüeintrag Datei > Fristenliste an/aus

Öffnet den Dialog zum Erstellen von Dateien im Datenausgang; entspricht dem Menübefehl Datei > Datenaustausch > Datenaustausch Ausgang.

Öffnet ein Menü mit den gebräuchlichsten Werkzeugen aus dem Menüeintrag

Extras > Werkzeuge

Öffnet ein Menü mit den verfahrensbezogenen Dokumenten, entspricht dem

Menüpunkt Datei > Dokumente > zum geöffneten Verfahren

STRG + X

STRG + C

STRG + V

Öffnet die Hilfe zu AdvoMahn; entspricht dem Menübefehl Hilfe > Start.

Einige Symbole stehen nicht immer zur Verfügung, sondern nur dann, wenn ein entsprechendes

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