Installation

DoRIS

®

Legal

H A E S S L E R

DoRIS ®

Elektronische Schriftgutverwaltung, die passt

Korrekturstand 28.06.2010

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Installation der DoRIS Legal-Version................................................................4

Voraussetzungen......................................................................................................................4

Installation...............................................................................................................................4

Anmeldung an DoRIS®..........................................................................................................6

Einstellungen am Webbrowser................................................................................................7

FAQ's...................................................................................................................8

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Verlag: HAESSLER Verlag (www.haesslerverlag.de)

Gestaltung: HAESSLER design

Herausgeber: Joachim Haessler

Die vorliegende Publikation ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieses Buches darf ohne schriftliche Genehmigung des Verlages in irgendeiner Form durch Fotokopie, Mikrofilm oder andere Verfahren reproduziert oder in eine für Maschinen, insbesondere Datenverarbeitungsanlagen, verwendbare Sprache übertragen werden. Auch die Rechte der Wiedergabe durch Vortrag, Funk und Fernsehen sind vorbehalten.

Die in diesem Buch erwähnten Soft- und Hardwarebezeichnungen sind in den meisten Fällen eingetragene Marken und unterliegen als solche den gesetzlichen Bestimmungen.

Im Laufe der Weiterentwicklung des Produkts können aus technischen oder wirtschaftlichen Gründen Leistungsmerkmale hinzugefügt bzw. geändert werden oder entfallen. Entsprechendes gilt für andere Angaben in diesem Buch. Die neusten Informationen zu DoRIS ® 7.0 finden

Sie unter www.registratur.com

Copyright © 2009 HAESSLER eGovernment GmbH, August-Bebel-Strasse 26-53, D-14482 Potsdam

Telefon: [49] (331) 7062 530, eMail: [email protected]

2. Auflage

Stand: Juni 2010

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Installation der DoRIS Legal-Version

Voraussetzungen

Installation auf dem Server/PC

• Windows 2000/2003/2008/XP/Vista/7 (für Windows 2008/Vista/7 bitte extra

Installationsanleitung verwenden)

• Ca. 1,5 GByte freier Speicherplatz auf der Festplatte

• Für die Installation werden Administrator-Rechte auf dem Rechner benötigt.

Webzugriff

• Webzugriff mit IE 6/7/8 oder Mozilla Firefox 1.5/2.0/3.0 oder Safari, iPhone.

• Zusätzlich wird Adobe Acrobat Reader für Dokumentation und PDF-Export benötigt.

• Im Web-Browser müssen Java, JavaScript und Cookies für DoRIS ® erlaubt sein.

• Bei Webzugriff unter Windows Vista muss im IE der Geschützte Modus für die verwendete Zone deaktiviert werden.

Installation

• Laden Sie die Datei „DoRISLegal.exe“ herunter.

• Wenn Sie den „Microsoft Internet Information Server“ im Einsatz haben, ist der Port

80 für den Webzugriff schon belegt, und DoRIS

Möchten Sie für DoRIS ®

® sucht sich einen neuen Port.

trotzdem Port 80 verwenden, deaktivieren Sie den

„Microsoft Internet Information Server“ vor dem nächsten Schritt.

• Starten die Datei „DoRISLegal.exe“, um DoRIS ® zu installieren. Bestätigen Sie dabei eventuelle Sicherheitswarnungen mit „Nicht mehr blocken“.

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• Nachdem das Setup durchgeführt wurde, können Sie auf DoRIS ® über „DoRIS Legal

Client“ zugreifen.

• Nun können Sie diese URL im Webbrowser als Favorit/Lesezeichen hinzufügen. Ein

Start über den „DORIS Legal Client“ ist nicht mehr notwendig.

• Da DoRIS Legal mehrplatzfähig ist, können Sie, wenn der Port der URL in Ihrer

Firewall freigegeben ist, auch von anderen Arbeitsplätzen per Webbrowser auf DoRIS

Legal zugreifen. Geben Sie hierzu einfach den Name / IP-Adresse des Rechners statt

„localhost“ in der URL an. (Wenn Sie in der Windows Konsole „ipconfig“ ausführen können Sie die IP-Adresse auslesen)

Hinweis: Sollten Sie sich am Anmeldeschirm nicht anmelden können, so überprüfen Sie in der Systemsteuerung unter „Verwaltung/Dienste“ ob der Dienst „PostgreSQL“ läuft. Sollte dieses nicht der Fall sein so löschen Sie die Zeile

„host all all ::1/128 trust“ in der Datei „...\DoRISLegal\doris\data\pg_hba.conf“ und starten den Dienst „PostgreSQL“ erneut.

Hinweis: Sollte der Webbrowser nicht den Anmeldeschirm von DoRIS ® zeigen, überprüfen

Sie ob der Dienst „Apache Geronimo Service - geronimosrv“ gestartet ist. Ist dies nicht der

Fall, so können Sie in der „geronimo.log“ Datei im Verzeichnis „…\DoRISLegal\geronimo-

2.2\var\log“ nach der Fehlerursache forschen. Sollten verschieden Ports schon in Benutzung sein, so empfiehlt es sich, diese Portkonflikte zu lösen, oder DoRIS Legal auf einen neuen

Rechner zu installieren.

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Anmeldung an DoRIS

®

• Sie können Sich jetzt mit der Benutzerkennung „doris“ und dem Passwort „doris“ anmelden. Es stehen noch eine Reihe weiterer Benutzerkonten zur Verfügung. Dabei entspricht das Passwort der Benutzerkennung.

• Zusätzlich sind folgende Benutzerkennungen eingerichtet: alt, baumeister, bittner, cramer, dinkel, ehrlich, falk, fischer, friedrich, gross, haufe, jung, kaiser, kaminsky, koenig, lang, maier, mueller, reich, rot, schiller, schmid, schnell, schulz, schuster, schwarz, stein, vogel, wagner, walz, weis.

Alle Benutzer mit nachfolgender Ausnahme haben die „Sachbearbeiter“-Rolle/-

Funktion. Diese Funktion hat eingeschränkte Rechte.

Die Benutzer „Reich“ und „Rot“ haben die „Registratoren“-Rolle/-Funktion. Der

Benutzer „Alt“ hat die „Administratoren-Rolle/-Funktion.

• Hilfe zur Benutzung von DoRIS ® finden Sie in der Online-Hilfe. Diese finden Sie im

Hauptfenster rechts oben unter „Direkthilfe“.

• Unter den Aktenzeichen „01.01.01 Allgemein“ und „01.01.03 Land“ finden Sie Testakten.

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Einstellungen am Webbrowser

• Im Web-Browser müssen JavaScript und Cookies für DoRIS ® erlaubt sein.

• Zusätzlich wird Adobe Acrobat Reader für Dokumentation und PDF-Export benötigt.

• Der Web Client verwendet normalerweise Java Applets für ein komfortables arbeiten mit Dateien (Drag & Drop etc.). Sind jedoch keine Java Applets erwünscht so kann

über die URL „ http:// ...

/legal/af/jsp/doristable.jsp?disable_applets=true“ der Web

Client ohne Java Applets gestartet werden. Dies ist sinnvoll wenn, wie z.B. beim iPhone, kein Java installiert ist oder verwendet werden soll.

• Werden Java Applets verwendet und ist JAVA noch nicht in dem Web-Browser verfügbar, so ruft DoRIS Legal automatisch JAVA zur Installation auf. Alternativ finden Sie unter www.java.com

die jeweilig aktuelle Version.

• Bei Webzugriff unter Windows Vista muss im IE der „Geschützte Modus“ für die verwendete Zone deaktiviert sein. Dies kann z.B. über das Hinzufügen der Webseite in die „Vertrauenswürdige Sites“ erreicht werden. Kontrollieren Sie zur Sicherheit ob der

„Geschützte Modus“ in der verwendeten Zone deaktiviert ist.

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FAQ's

Hier finden Sie die wichtigsten Fragen und Antworten zu DoRIS Legal. Detailliertere

Informationen finden Sie im Administratoren Handbuch.

Q: Was mache ich bei Installationsschwierigkeiten?

A: Sollten der Dienst der Datenbank oder des Application Servers nicht starten, so liegt in den meisten Fällen ein Konflikt mit einem schon verwendeten Port vor. DoRIS Legal versucht automatisch für das http- Protokoll einen noch frei verfügbaren Port auszuwählen. Sollten Sie diese Konflikte nicht manuell lösen können (durch Deaktivierung von Diensten etc.), so ist es am einfachsten, DoRIS Legal auf einem neuen Rechner zu installieren.

Q: Wie kann von DoRIS Legal ein Backup erstellt werden?

A: Zum Sichern der Daten genügt es den Ordner "../Programme/DoRISLegal/doris/" mittels

Backup oder Zip zu sichern. Ein einfaches Zurückspielen des Ordners stellt den gespeicherten

Stand wieder her. Dabei ist es am einfachsten die Dienste über "StopServices.bat" anzuhalten und nach der Sicherung oder Wiederherstellung mit "StartServices.bat" wieder zu starten.

Alternativ kann DoRIS über das Script „Backup.bat“ im Verzeichnis

„…/Programme/DoRISLegal/backup“ online gesichert werden.

Q: Können eigene Kategorien definiert werden?

A: Der Aktenplan kann auch für die Kategorisierung verwendet werden. Hierzu kann der

Aktenplan über das Programm "DoRIS Strukturierte Ablage" angepasst werden.

Q: Wie kann der Aktenplan angepasst werden?

A: Über die "DoRIS Strukturierte Ablage" kann der Aktenplan angepasst werden. Das

Programm starten Sie im Web Client in der Toolbar über das "Admin" Icon.

Q: Wie werden neue Benutzer angelegt?

A: Ein neuer Benutzer muss zuerst in der Datenbank z.B. über das Programm "pgAdmin III"

(Beim ersten Aufruf von "pgAdmin III" muss eventuell noch der Server über "Datei/Server hinzufügen" mit z.B. den Eigenschaften Name: localhost, Server: localhost, Benutzername: doris, Passwort: doris" hinzugefügt werden) angelegt werden. Danach muss der Benutzer noch in der DoRIS Benutzerverwaltung angelegt werden um die DoRIS spezifischen Rollen und Einstellungen verwenden zu können.

Q: Wie können in DoRIS Legal Schriftstücke eingescannt werden?

A: Über den "DoRIS Scan Link" können Schriftstücke am Arbeitsplatz eingescannt werden.

Gehen Sie hierzu innerhalb des Schriftstückes auf die Registerkarte "Image" und drücken Sie hier den "Scan" Knopf. Nähere Informationen zum "DoRIS Scan Link" finden sie hier .

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Q: Wie kann eine leere Datenbank ohne Testdokumente erstellt werden?

A: Führen Sie dazu die nachfolgenden Schritte aus

Löschen von Akten, Schriftstücke und Vorgänge:

1. Starten Sie das Datenbank Administrationsprogramm "pgAdmin III" (Beim ersten Aufruf von "pgAdmin III" muss eventuell noch der Server über "Datei/Server hinzufügen" mit z.B. den Eigenschaften Name: localhost, Server: localhost, Benutzername: doris, Passwort: doris" hinzugefügt werden).

2. Wählen Sie die Datenbank "legal" in "pgAdmin III" aus.

3. Wählen Sie das Icon "Beliebige SQL-Abfragen ausführen." in der Toolbar aus.

4. Führen Sie das Komando "delete from fulltext" aus.

5. Gehen Sie im Explorer in das "Filearchiv Image" Verzeichnis (z.B.

"C:\Programme\DoRISLegal\doris\filearchive\archiv\Image")

6. Entfernen Sie dort alle Unterordner

7. Gehen Sie im Explorer in das "Filearchiv Originale"Verzeichnis (z.B.

"C:\Programme\DoRISLegal\doris\filearchive\archiv\Originale")

8. Entfernen Sie dort alle Unterordner

Leeren des Aktenplans:

1. Starten Sie das Datenbank Administrationsprogramm "pgAdmin III" (Beim ersten Aufruf von "pgAdmin III" muss eventuell noch der Server über "Datei/Server hinzufügen" mit z.B. den Eigenschaften Name: localhost, Server: localhost, Benutzername: doris, Passwort: doris" hinzugefügt werden).

2. Wählen Sie die Datenbank "legal" in "pgAdmin III" aus.

3. Wählen Sie das Icon "Beliebige SQL-Abfragen ausführen." in der Toolbar aus.

4. Führen Sie das Komando "delete from cabinet where char_length(id) > 1" aus.

Q: Wie können eigene Office Vorlagen in DoRIS Legal eingestellt werden?

A: Kopieren Sie Ihre Office Vorlagen in das Verzeichnis

"C:\Programme\DoRISLegal\doris\filearchive\archiv\Vorlagen". In diesem Verzeichnis können auch Unterverzeichnisse zur Strukturierung angelegt werden.

Q: Wie kann ein EMail Server in DoRIS für Benachrichtigungen z.B. im AdHoc

Workflow, eingebunden werden?

A: Für die Benachrichtigung wird SMTP verwendet.

1. Gehen Sie hierzu in das Verzeichnis "C:\Programme\DoRISLegal\doris\deploy" und passen

Sie hierzu in der Datei "webclient-geronimo-web.xml" die Einträge

"Mail.Host", "Mail.Username", "Mail.Password" an.

2. Starten Sie den Web-Browsers auf dem Server.

3. Geben Sie die URL "http://localhost/console" ein. Falls der Application Server einen andern Port als Port 80 verwendet. Geben Sie "http://localhost:<Port>/console" ein.

4. Melden Sie sich in der Console mit System/Manager an.

5. Menü DeployNew auswählen und in Anwendung die Datei "webclient.war" und in Plan

"webclient-geronimo-web.xml" angeben.

6. Option "Redeploy auswählen" und dann "Deploy" ausführen.

7. Tragen Sie die EMail Adresse der Benutzer in der DoRIS Benutzerverwaltung ein.

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Q: Kann der DoRIS Admin Bereich im Web Client ausgeblendet werden?

A: Über einen Eintrag in der Benutzerverwaltung lässt sich der Admin Bereich im Web Client ausblenden. Wählen Sie hierzu in der Benutzerverwaltung eine Funktion oder einen Benutzer aus, und fügen Sie in der Registerkarte "Allgemein/ActiveFunctions" dem Element

"Disabled" den Eintrag "ExtrasAdmin" hinzu.

Q: Wie kann der Web Client ohne Applets gestartet werden?

A: Ab der Version 7.0.32R1.128 ist es möglich den Web Client über die URL http:// ...

/webclient/af/jsp/doristable.jsp?disable_applets=true ohne Java Applets zu starten. Dies ist sinnvoll wenn, wie z.B. beim iPhone, kein Java installiert ist oder verwendet werden soll.

Die neusten Informationen zu DoRIS ® finden Sie unter http://www.registratur.com