Bedienungsanleitung
Bedienungsanleitung
Allgemeine Hinweise:
Aktivieren Sie die Makros, wenn das Programm danach fragt, ansonsten werden diese
automatisch aktiviert.
Wenn Sie Daten aus anderen Tabellen einfügen möchten, vergewissern Sie sich, dass diese
keinen Blattschutz haben. (Hierfür markieren Sie eine Zelle und drücken die
Tastenkombination Strg+1 und entfernen alle Häkchen unter „Schutz“
J
Zum Erststart führen Sie zunächst nur die
dick gedruckten Anweisungen durch!
Registerkarte „Deckblatt“:
1. Geben Sie ihren Namen der Kindertagesstätte in das grüne Feld so ein, wie Sie Ihn bei
ihrer Anmeldung angeben und in ihrer Bestätigungsemail erhalten haben.
2. Kopieren Sie die Lizenznummer aus der Bestätigungsmail und fügen Sie diese in die
Bearbeitungszeile fx ein.
3. Wählen Sie die aktuelle Periode per Drop-Down aus (Ihre Lizenz läuft von AugustJuli).
4. Ihr KIB Programm ist jetzt startbereit. Klicken Sie auf die Registerkarte “Aktuell“:
Registerkarte “Aktuell“:
1.
Name, Vorname, Geburtstag und Platzform der Kinder eingeben (nur die
Kinder, die sich tatsächlich zu diesem Zeitpunkt in der Kita befinden) / GRÜNE FELDER!
Das Programm füllt alle grauen Felder nun automatisch aus.
2.
Bitte wählen Sie ob das berichtigte Geburtsdatum auf- oder abgerundet
werden muss!
Ein Kind welches in diesem Monat z.B. noch 2 Jahre alt ist, und 3 wird, soll als 3 Jahre alt
gewertet werden, dann wählen Sie aufrunden per Drop-Down.
Im Umkehrschluss können Kinder die schon im gleichen Monat Geburtstag hatten auch
abgerundet werden.
3. Eventuell Datum “KiGa Austritt“ verbessern. Sollten Sie im vergangenen KitaAbgangsjahrgang ein Kind gehabt haben, welches zurückgestellt wurde, müssen Sie das
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Datum “KIGA-AUSTRITT“ korrigieren, da es sich noch in der Einrichtung befindet! Alle
anderen Datumsanzeigen müssen NICHT korrigiert werden, da sie die Vergangenheit
betreffen.
Die weißen Felder können Sie ausfüllen, müssen Sie aber nicht. Für die Planungshilfe sind sie
nicht relevant. Es ist jedoch zu empfehlen, alle Felder zu nutzen, da Sie dann weitere
hilfreiche Sortierungen/Filterungen vornehmen können.
Wenn Sie weitere Spalten zur Datenerhebung benötigen, können Sie am Ende der Tabelle
weitere Spalten benennen und aktivieren, indem Sie der Spalte einen Namen geben (z.B.
Krankenkasse, Kinderarzt…) und die Formatierung mit dem Pinsel aus der vorherigen Spalte
übernehmen (Feld mit der richtigen Formatierung anklicken, auf den Pinsel in der Leiste
oben gehen, neues Feld anklicken, Formatierung wird übernommen). Die Gitternetzlinien
können dann gezogen werden.
Mit den Drop-Down Feldern können Sie verschiedenste Filterungen vornehmen. (Z.B. Zeige,
wie viele Mädchen in der Einrichtung sind, welche Kinder haben die Staatsangehörigkeit
deutsch…). Das Ergebnis wird angezeigt und die Summe der Filterung finden Sie unten links,
im grauen Kästchen.
Über den Feldern “Name“, “Geboren am“, “KiGa Austritt“ befindet sich jeweils ein Button.
Wenn Sie diesen drücken, nehmen Sie damit eine Sortierung der kompletten Liste vor.
Der Button “Ausschneiden“ wird dann benutzt, wenn Sie ein Kind aus ihrer Einrichtung
ausbuchen müssen. Hierzu geben Sie bitte in das Feld “AUSTRITTSDATUM“, dass tatsächliche
Austrittsdatum ein. Wenn das angegebene Datum dann in der Vergangenheit liegt, aktivieren
Sie durch drücken des Buttons „Ausschneiden“ den Austritt. Dieses Kind finden Sie danach in
der Registerkarte “Ehemalige“ wieder. Diese Kinder dürfen nicht gelöscht werden, sonst ist
die weitere Berechnung fehlerhaft!!
Über der Tabelle befinden sich zweimal ein Datum:
1. Das aktuelle Tagesdatum (aktualisiert sich automatisch jeden Tag)
2. Das Datum “Stichtag Einschulung“ (Für Rheinland-Pfalz ist das Datum so eingestellt, dass
alle Kinder, die vor dem 1.9. geboren sind, Schulpflichtig sind. Nach dem Datum geborene
Kinder sind somit Kann-Kinder) wird nicht verändert, wenn Sie diese Stichtagregelung in
Ihrem Bundesland haben, ansonsten geben Sie dort das Datum ein, welches für Sie relevant
ist. Dieses Datum ist für die Rechnung relevant!!
Die Zeilengröße ist unflexibel eingestellt. Wenn Sie längeren Text eingeben, verschiebt sich
dadurch die Tabelle nicht! Wenn Sie ihren Text lesen müssen, klicken Sie dafür in die
entsprechende Zeile. Der Text ist dann vollständig in der Bearbeitungszeile fx zu lesen. Dort
können Sie auch Veränderungen vornehmen.
Spaltengrößen, sowie Zeilenbreiten können einfach durch anklicken und ziehen verändert
werden.
Tipp: Arbeiten Sie in ihrer Tabelle mit Kürzeln, somit bleibt alles übersichtlich und ist leicht zu
filtern. Z.B. Bezugserzieher: Ein- oder zwei Großbuchstaben (Anne=A), oder auch Gruppenname
im Kürzel (Bärengruppe=BG oder BÄ)
Registerkarte “Belegungsdaten“:
1. Zahlen ablesen: Zeile Aktuell (nicht maximal): Anzahl der belegten
Plätze ab 3 Jahre, Anzahl der belegten Plätze unter 3 Jahre, GZ KiGa, GZ
Krippe, VVA KiGa, VVA Krippe
2. Tragen Sie in der Zeile “Maximal“ ihre maximalen Belegungszahlen ein. In den Feldern 0-1
Jahr2, 1-2 Jahre, ab 2 Jahre wird keine Zahl eingetragen.
3. Wenn Sie keine VVA oder TZ- Plätze haben, tragen Sie dort eine 0 ein.
4. KIB rechnet Ihnen mit Eingabe der maximalen Zahl sofort ihre aktuellen freien Plätze aus.
Wenn Sie einen Minusbetrag errechnet bekommen, haben Sie dort eine Überbelegung.
5. Bitte stellen Sie ein ob das berichtigte Alter der Kinder auf- oder abgerundet werden soll!
6. In dieser Registerkarte lesen Sie jeden Tag Ihre aktuellen Kinderzahlen, errechnet am
Geburtsdatum ihrer Kinder! Am Ende jeden Monats übertragen Sie die Daten in die
Monatsliste (Zeile darunter), damit Sie sie fixiert haben. Diese Zahlen benötigen Sie eventuell
für die Statistik. KIB erinnert Sie mit dem Text “Eintrag nicht vergessen“ daran.
7. Tipp: Die Farben der einzelnen Spalten (Lila: Gesamtbelegung, Gelb: Kindergarten, Orange:
Krippe, Rosa: GZ, Blau: VVA, Hellgelb: TZ) finden Sie in der Jahresplanung wieder.
Registerkarte “Jahresplanung“:
Abgelesenen Zahlen in die Felder eingeben: KiGa linke Tabellenseite,
Krippe (Kinder bis 3 Jahre), rechte Tabellenseite!
Wert Anzahl der belegten Plätze ab 3 Jahre in das linke lila Feld über KiGa.
Wert Anzahl der belegten Plätze unter 3 Jahre in das rechte lila Feld über Krippe
(Kinder bis 3 Jahre)
Wert GZ KiGa, in das rosa Feld unter GZ KiGa
Wert GZ Krippe, in das rosa Feld unter GZ Krippe Kinder bis 3 Jahre)
Wert VVA KiGa, in das hellblaue Feld unter VVA KiGa
Wert VVA Krippe, in das hellblaue Feld unter VVA Krippe (Kinder bis 3 Jahre)
Werte müssen korrigiert werden:
Graues Feld Zugänger → Werte darunter addieren, bis einschließlich aktueller
Monat → = Summe → vom Wert lila Feld subtrahieren, Ergebnis ins lila Feld
eingeben!
Graues Feld Abgänger (Bereich Kinder unter 3)  Werte darunter addieren, bis
einschließlich aktueller Monat  =Summe  zum Wert lila Feld addieren,
Ergebnis ins lila Feld eingeben!
GZ Bereich gegenbuchen, bis einschließlich aktueller Monat (Werte der grauen
Felder in die grünen Felder übertragen (Zugang wird zum Abgang). Den
Vorgang mit VVA wiederholen!
Kontrolle:
Es dürfen bis zum letzten Kalenderjahr keine Minuswerte zu sehen
sein! Wenn ja, habe Sie einen Wert vergessen, oder falsch
gerechnet. In diesem Fall kontrollieren Sie nochmals Ihre Werte!
Im nächsten Periodenjahr übernimmt die Ersteinstellung KIB automatisch für Sie. Mit
einer neuen Lizenznummer müssen Sie nur auf Ihrem Deckblatt die neue Periode per
Drop-Down auswählen und alles wird automatisch berechnet!
Sie sehen die übertragenen Namen aus ihrer aktuellen Liste. Hinter den Namen sehen Sie
ein Kürzel und eine Zahl. Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf den Namen fahren, geht ein
Feld auf und Sie können alles lesen. Bei dem Kürzel handelt es sich um die Platzform
VVA= verlängertes Vormittagsangebot, GZ= Ganztagsplatz, TZ= Teilzeitplatz. Die Zahl
zeigt an, wie alt das Kind zum Tagesdatum ist (11/2= 11 Monate, 2 Jahre).
Sind alle Werte auf null, oder im Kindergarten im Plus, können Sie mit ihrer Warteliste
beginnen
Sie haben nun alle nötigen Einstellungen vorgenommen,
damit KIB für Sie Planen und Rechnen kann!!
Registerkarte “Warteliste“:
1. Tragen Sie Name, Vorname und Geburtsdatum der Wartelistkinder ein! KIB berechnet alle
anderen Daten selbständig!
2. Machen Sie sich in den weißen Kästchen per Drop-Down, oder X ihre Notizen.
Anmeldedatum, weitere Notizen geben Sie per Schrift ein. Sind ihnen einige Spalten zu klein,
können Sie größer gezogen werden. Ansonsten können Sie durch Anklicken der Zelle, in der
Leiste fx ihre Notizen einlesen.
3. Sie können ihre gesamte Warteliste nun, durch Drücken der Drop-Down-Felder sortieren:
Nach Name, nach Alter (Geburt), nach Anmeldedatum.
4. Wenn Sie wissen möchten, welche Auswirkungen die Aufnahme das von ihnen
ausgewählten Kindes auf die Gesamtbelegung hat, buchen Sie das Kind jetzt mit „JA“ (in
Planung) ein und hinterlegen Sie ein Eintrittsdatum in der Krippe oder im Kindergarten, sowie
eine Platzform. Sollte das Kind nur für den Kindergarten in Frage kommen, müssen Sie das
Krippendatum löschen.
Bestimmen Sie also: Krippe-Eintritt oder KiGa-Eintritt (Datum eingeben Monat/Jahr) und
Platzform. Wenn das berechnete Krippeneintrittsdatum auch das tatsächliche
Krippenaufnahmedatum sein soll, müssen Sie keine Veränderung vornehmen. Das
Schuleintrittsdatum bleibt unberührt ist aber für die Berechnung des KIB Programms wichtig.
Wenn Sie nun in die Registerkarte “Jahresplanung“ klicken finden Sie da von Ihnen geplante
Kind im entsprechenden Monat wieder und die gesamte Belegung hat sich neu berechnet.
5. KIB hilft ihnen eine bessere, Schnellere Entscheidung treffen zu können, welches Kind
aufgenommen werden muss.
Sie können nach verschiedenen Kriterien vorsortieren: Z.B. alle alleinerziehenden,
berufstätigen, aus dem eigenen Wohnort, die schon arbeiten…
6. Wenn Sie ein Kind tatsächlich aus der Warteliste aufgenommen haben, ist das Kind nach dem
Aufnahmedatum in die aktuelle Liste einzugeben und aus der Warteliste zu löschen. In der
aktuellen Liste benötigt das Kind dann ein Krippen-Einritts Datum, oder ein KiGa- EintrittsDatum!
Registerkarte “Ehemalige“:
1. Wenn Sie aus der Aktuellen Liste ein Kind ausbuchen, erscheint das Kind hier!
2. Kinder können nicht wieder eingebucht werden. Sollten Sie versehendlich ein Kind
ausgebucht haben, müssen Sie es per Hand wieder in die aktuelle Liste eingeben.
3. In der Ehemaligen Liste dürfen keine Veränderungen vorgenommen werden
Was sie noch wissen müssen:
1. Wenn ein Kind zwischendurch eine andere Platzform bekommt, müssen Sie diese manuell in
der Jahresplanung angeben, damit KIB mit der veränderten Situation weiter rechnen kann.
Bei Bemerkungen können Sie sich eine Notiz machen. In der aktuellen Liste, klicken Sie durch
das Drop-Down Feld die jeweilige neue Platzform an. So bekommen Sie wieder eine
tagaktuelle Berechnung!
2. Wenn Sie in der Plätzevergabe in der Zukunft schon wissen, wer aus der aktuellen Liste
nachrücken kann, oder abgeben muss, können Sie diese Platzform in der Zukunft auch schon
manuell eintragen. Die Platzformänderung in der aktuellen Liste, darf aber erst dann
ausgeführt werden, wenn sie tatsächlich vorgenommen worden ist, sonst erhalten Sie falsche
Berechnungen in den Belegungszahlen.
3. Wenn ein Kind außerhalb des normalen Schulaustrittes die KiTa verlässt, benötigt das Kind in
der aktuellen Liste, entweder ein neues Datum für den KiGa-Austritt, oder für den KrippenAustritt. Wenn das Kind aus der Krippe austritt, müssen KiGa-Einritt und Austritt gelöscht
werden.
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