Bedienungsanleitung - Kaba Schlüsselregistrierung

Bedienungsanleitung - Kaba Schlüsselregistrierung
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Schlüsselregistrierung
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Kaba AG
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CH - 8153 Rümlang
0848 / 85 86 87
044 / 818 91 91
Schlüsselregistrierung
Inhaltsverzeichnis
Einleitung
4
Einige Informationen zur Sicherheit von Schliessanlagen
Was bedeutet: Registrierte Schliessanlage?
Was ist eine Sicherheitskarte
Fundschlüssel
Ansprechpartner
Informationen zur Registrierung
4
4
4
5
5
6
Vorteile der Registrierung auf dem Online-Portal
Nachbestellung von Schlüsseln
Vorgehen bei einem Besitzerwechsel
6
6
6
Registrierung von Schliessanlagen
7
Einstieg Registrierungsportal
7
Die Startseite
9
Persönliche Daten
Sicherheitseinstellungen für Bestellsystem
Sicherheitseinstellungen für die Registrierung
Verwaltung
Untergruppen verwalten
Neue Untergruppe erstellen
Untergruppe annullieren
Schlüssel anzeigen/delegieren
Schlüssel zurückdelegieren
Zylinder anzeigen
Schliessplan-Downloads
9
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Die Abmeldung
15
FAQ - Fragen und Antworten
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Sicherheitskarte verloren! Was tun bei Kartenverlust?
TAN-Liste verloren
Passwort vergessen
Sicherheitsfragen - Antworten vergessen
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Technische Änderungen vorbehalten
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Einleitung
1.1
Einige Informationen zur Sicherheit von Schliessanlagen
Wir möchten Ihnen nachfolgend einige grundsätzliche Fakten zur Sicherheit Ihrer
Schliessanlagen vermitteln.
1.1.1 Was bedeutet: Registrierte Schliessanlage?
Eine registrierte Kaba Schliessanlage ist durch eine Sicherheitskarte vor unberechtigter Nachbestellung von Schlüsseln oder Zylindern geschützt. Nur die Person, welche
im Besitz der Sicherheitskarte ist, kann eine Bestellung genehmigen oder weiteren
Personen die Berechtigung für die Nachbestellung von Zylinder und Schlüsseln, die
Verwaltung von Schlüsseln, usw. erteilen.
1.1.2 Was ist eine Sicherheitskarte
Alle neuen Kaba Schliessanlagen werden zusammen mit einer Sicherheitskarte ausgeliefert, welche dem Anlagebesitzer zusätzlich zu den bisherigen Funktionen
ermöglicht, seine Schliessanlage online zu verwalten und Nachbestellungen (via
Fachpartner möglich) online über das Bestellsystem zu tätigen.
Basisgruppenkarte (BG...)
Diese Sicherheitskarte ist im Besitz des Eigentümers und gewährt alle Rechte an der
Schliessanlage.
Untergruppenkarte (UG...)
Die Untergruppenkarte senden wir an den Anlageverwalter (Adresse gemäss Registratur Basiskarte). Die Untergruppe kann nur einen Teil der Schlüssel sehen und verwalten.
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Schlüsselregistrierung
Die Sicherheitskarte löst den Sicherungsschein oder die Unterschriftenkarte ab. Anlagen welche mit einem Sicherungsschein oder einer Unterschriftenkarte geschützt
sind, werden nicht automatisch auf die Sicherung per Sicherheitskarte umgestellt. Sie
können diesen Wechsel jedoch mittels dem entsprechenden Formular auf unserer
Webseite www.kaba.ch beantragen.
Hinweis: Wenn mehr als ein Sicherheitsschein zu dieser Anlage vorhanden ist, kann die
Umstellung nur vorgenommen werden, wenn auch alle anderen Scheine auf Sicherheitskarte umgestellt werden.
1.1.3 Fundschlüssel
Wir bitten Sie Fundschlüssel an die folgende Adresse zu senden. Registrierte Fundschlüssel werden dann umgehend dem Besitzer zurückgegeben.
Kaba AG
Fundschlüssel
Postfach
8620 Wetzikon
Die Kaba AG gibt keine Informationen über Fundschlüssel weiter. Jedoch sind wir zur
Bekanntgabe von Informationen betreffend Fundschlüssel an offizielle Organe, wie
die Polizei, verpflichtet.
1.1.4 Ansprechpartner
Ihr Ansprechpartner rund um die Sicherheitsdokumente und die Registrierung Ihrer
Schliessanlage ist Ihr Fachpartner.
Die Kontaktdaten unserer Fachpartner finden Sie unter www.kaba. ch / Verkauf &
Support / Fachpartnersuche oder im Registrierungsportal auf der Startseite.
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Informationen zur Registrierung
2.1
Vorteile der Registrierung im Online-Portal
Durch die Registrierung Ihrer Schliessanlage im Online-Portal können Sie die Sicherheitseinstellungen Ihrer Schliessanlage selber bestimmen. Sie bestimmen, wer
Schlüssel und Zylinder nachbestellen darf, indem Sie die Zugangsdaten aushändigen.
Unberechtigten Personen bietet sich, dank den Sicherheitseinstellungen, keinerlei
Gelegenheit Schlüssel zu Ihrer Schliessanlage zu bestellen.
Zudem können sie weitere Personen, wie Wohnungseigentümer, dazu berechtigen,
Schlüssel von einem Teil der Liegenschaft / Überbauung selbstständig oder zusammen mit Ihnen zu verwalten.
Zudem können wir Fundschlüssel der betreffenden Anlage direkt und ohne zeitraubende Abklärungen an den registrierten Eigentümer der Anlage retournieren.
Ausserdem können Sie kostenlos Schliesspläne, Schlüssel- und Zylinderlisten ausdrucken (nur möglich mit der Basisgruppenkarte).
2.2
Nachbestellung von Schlüsseln
Nachbestellungen können nur durch einen autorisierten Kaba Fachpartner ausgeführt werden. Der Fachpartner kann seine Bestellungen über das Kaba-Portal im
Online-Bestellsystem ausführen.
Damit Ihr Fachpartner eine Bestellung platzieren kann, benötigt er die Schliessplannummer sowie den Kartencode Ihrer Schliessanlage. Falls Sie ein zusätzliches Sicherheitselement (Fragen/Antworten, Passwort, TAN) definiert haben, müssen Sie Ihrem
Fachpartner selbstverständlich die nötigen Angaben übermitteln.
Wir können das Material an eine individuelle Lieferadresse zustellen, die Rechnungsstellung jedoch muss zwingend über Ihren Kaba Fachpartner erfolgen.
2.3
Vorgehen bei einem Besitzerwechsel
Im Falle eines Verkaufes der Immobilie muss auch ein Besitzerwechsel der Schliessanlage stattfinden.
Zu diesem Zweck wird die Sicherheitskarte zusammen mit den Sicherheitseinstellungen dem neuen Besitzer übergeben. Wir empfehlen dem Käufer sofort alle Angaben
zurückzusetzen und neue Sicherheitseinstellungen vorzunehmen.
Falls Sie keinen Internetzugang haben, kann Ihr Fachpartner die oben beschriebenen
Änderungen für Sie vornehmen.
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Registrierung von Schliessanlagen
Nach der Installation Ihrer Schliessanlage erhalten Sie von Ihrem Fachpartner eine
Sicherheitskarte, welche Ihnen ermöglicht Ihre Schliessanlage online zu registrieren.
Falls Sie keinen Internetzugang haben, wenden Sie sich an Ihren Fachpartner. Er wird
die Registrierung der Anlage gerne für Sie ausführen.
3.1
Einstieg Registrierungsportal
Sie gelangen via Internet (www.kaba.ch - Schlüssel registrieren) auf eine Infoseite,
welche erste Informationen zum Thema vermittelt. Durch Anklicken der Zeile Zur
Schlüsselregistrierung gelangen Sie ins eigentliche Registrierungsmenü, bitte halten Sie dazu folgende Unterlagen bereit:
• Ihre persönliche Sicherheitskarte.
• Einen Schlüssel aus Ihrer Schliessanlage zur Überprüfung der registrierten
Nummer.
• Das mitgelieferte Sicherheitsbüchlein zum Festhalten der registrierten Informationen. Bitte übertragen Sie alle Daten aus der Karte, zusammen mit den
gespeicherten Informationen, in das Sicherheitsbüchlein (Seite 4) oder drucken Sie die Daten unter „Ausdruck der Registrierungdaten“ aus.
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Geben Sie anschliessend Ihre Schliessanlagennummer sowie den Kartencode ein und
klicken Sie auf Weiter.
Der Kartencode befindet sich unter dem Bereich der Karte, welcher freigerubbelt werden muss.
Wenn Sie sich das erste Mal einloggen, werden Sie aufgefordert Ihre Kontaktdaten
anzugeben. Die korrekte Erfassung der Eigentümeradresse ist eines der wichtigsten
Elemente der Registrierung.
Die erfassten Informationen dienen unter anderem dem Zweck, dass wir Fundschlüssel, an den richtigen Eigentümer retournieren können.
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Hinweis: Beginnt die Gruppennummer auf der Karte mit BG, ändern Sie den Gruppennamen nicht, da die Anlagenummer dort ersichtlich ist. Besitzen sie eine Karte mit der Gruppennummer UG ist der Gruppenname zwingend zu ändern, da das Speichern sonst nicht
möglich ist.
Nach dem Speichern und Weiter gelangen Sie zur Startseite.
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Die Startseite
Sie befinden sich nun auf der Startseite des Registrierungssystem, welches in drei
Hauptthemenbereiche aufgeteilt ist. Die Persönlichen Daten, der Bereich der
Sicherheitseinstellungen und der Bereich der Verwaltung. Hier finden Sie auch die
Adresse Ihres Fachpartners.
4.1
Persönliche Daten
Innerhalb der persönlichen Daten können Eigentümer, sowie Verwaltungs- und
Objektadressen geändert werden. Auch haben Sie die Möglichkeit ihre Registrierungsdaten auszudrucken.
Hinweis: Wird die Objektadresse geändert, werden die Daten auch im Plan bei der Kaba
geändert.
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4.2
Sicherheitseinstellungen für Bestellsystem
Innerhalb dieses Bereichs können Sie bestimmen wie der Zugriff auf das Bestellsystem innerhalb des Fachpartner-Portals geschützt werden soll. Um Komponenten
für Ihre Schliessanlage bestellen zu können, muss sich der Fachpartner zukünftig mit
dem Sicherheitselement anmelden, welches Sie für diesen Bereich bestimmen.
Sie haben die Wahl zwischen den folgenden vier Sicherheitseinstellungen.
Nur Kartencode:
Der Fachpartner meldet sich mit der Schliessanlagennummer und dem Kartencode
an.
Kartencode/Sicherheitsfragen:
Sie können bis zu 3 Fragen mit den entsprechenden Antworten hinterlegen. Der
Fachpartner muss zusätzlich zur Schliessanlagennummer und dem Kartencode ihre
Fragen richtig beantworten.
Kartencode/TAN:
Sie generieren eine neue TAN-Liste. Ihr Fachpartner kann sich nur anmelden, wenn er
die Schliessanlagennummer, den Kartencode und eine noch nicht benutzte TANNummer eingibt.
Drucken Sie die TAN Liste aus und bewahren Sie diese an einem sicheren Ort auf.
Nachdem Sie die Sicherheitseinstellungen vorgenommen haben, müssen Sie diese
noch speichern.
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Hinweis: Wir empfehlen Ihnen, über den Befehl drucken ein PDF-Dokument zu generieren. Dieses können Sie elektronisch ablegen und anschliessend per E-Mail an Ihren
Fachpartner weiterleiten.
Sobald nur noch eine TAN-Nummer übrig ist, können Sie keine weiteren Nachschlüssel mehr bestellen. Das System wird Ihnen die Meldung anzeigen:
Nur noch eine TAN verfügbar! Bitte verwenden Sie die Gruppenverwaltung zur Generierung einer neuen TAN-Liste.
Falls bereits eine TAN-Liste besteht und Sie eine neue generieren, werden die Codes
der bestehenden Liste ungültig.
Kartencode/Passwort:
Sie definieren ein Passwort. Der Fachpartner meldet sich mit der Schliessanlagennummer und dem Kartencode an und muss zusätzlich das richtige Passwort eingeben.
Hinweis: Über die i-Symbole gelangen Sie zur Online Hilfe.
4.3
Sicherheitseinstellungen für die Registrierung
Sie wählen entweder die gleichen Sicherheitseinstellungen für die Anmeldung im
Registrierungsportal wie für die Anmeldung im Bestellsystem oder melden sich in
Zukunft nur mit der Schliessplannummer, dem Kartencode und einem Passwort an.
4.4
Verwaltung
4.4.1 Untergruppen verwalten
Sie haben die Möglichkeit eine oder mehrere Untergruppen zu berechtigen, einen
Teil der Schlüssel Ihrer Schliessanlage selbstständig zu verwalten.
Dies kann zum Beispiel bei einem Mehrfamilienhaus mit mehreren Eigentumswohnungen sinnvoll sein. Jeder Wohnungseigentümer kann, als Untergruppe, seine
Schlüssel selber verwalten und über einen Fachpartner nachbestellen.
Sobald Sie der neu erstellten Untergruppe Schlüssel zugeordnet haben, erhält der
Anlageverwalter (Adresse gemäss Registratur Basiskarte) die Sicherheitskarte zugesandt – die sogenannte Untergruppenkarte (Gruppen-Nr. UG...)
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4.4.2 Neue Untergruppe erstellen
Um eine Untergruppe zu erstellen, klicken Sie im Bereich Verwaltung auf Untergruppen verwalten und anschliessend auf Neue Untergruppe erstellen.
Geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung für die neue Untergruppe ein und füllen
Sie mindestens die Pflichteingabefelder der Adresse aus.
Klicken Sie anschliessend auf "Speichern". Sobald der Gruppe Schlüssel zugewiesen
wurden, wird durch Kaba eine Sicherheitskarte ausgestellt und immer dem Anlageverwalter (Adresse gemäss Registratur Basiskarte) zugestellt.
Der Verwalter der Untergruppe kann sich nun wie der Anlagebesitzer einloggen. Sie
kann allerdings nur die ihr zugeteilten Schlüssel der Schliessanlage verwalten.
4.4.3 Untergruppe annullieren
Sie können alle Schlüssel von der Untergruppenkarte zur Basisgruppenkarte zurückdelegieren. Die Untergruppe ist danach leer und kann mit der Basisgruppenkarte
gelöscht werden. Die Untergruppenkarte können sie wenn nötig liquidieren.
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4.4.4 Schlüssel anzeigen/delegieren
Mithilfe des Befehls „Schlüssel anzeigen/delegieren“ im Bereich Verwaltung ordnen
Sie der neu erstellten oder bestehenden Untergruppe Schlüssel zu.
Hinweis: Bitte beachten Sie den anschliessend beschriebenen Unterschied zwischen
den Befehlen Kopieren und Delegieren.
Kopieren:
Die Untergruppe erhält das Recht, die ihr zugeteilten Schlüssel zu verwalten und über
den Fachpartner nachzubestellen. Der Anlagebesitzer behält aber ebenfalls die
Berechtigung die Schlüssel zu verwalten und nötigenfalls nachbestellen zu können.
Delegieren:
Wenn Sie Schlüssel delegieren, können diese nur noch von der entsprechenden
Untergruppe verwaltet und nachbestellt werden. Damit der Anlagebesitzer wieder
das Recht erhält, die Schlüssel zu verwalten, müssen diese von der Untergruppe
zurückdelegiert werden. Wie Schlüssel zurückdelegiert werden können, finden Sie
unter dem Punkt 4.4.5
Beachten Sie bitte die untenstehende Warnmeldung!
Beispiel: Die Untergruppe UG01126375 (Wohnung 12) erhält das Recht die Schlüssel
W6 und W7 zu verwalten und nachzubestellen. Um dies auszuführen, markieren Sie
die betreffenden Schlüssel und klicken Sie anschliessend auf Kopieren oder Delegieren.
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Wenn Sie nun erneut die Funktion Schlüssel anzeigen/delegieren aufrufen, sehen Sie,
dass der betreffende Schlüssel an die Untergruppe delegiert wurde.
4.4.5 Schlüssel zurückdelegieren
Delegierte Schlüssel können nur von der entsprechenden Untergruppe verwaltet
werden. Falls der Anlagebesitzer nun die Schlüssel wieder selber verwalten und nachbestellen will, muss die Untergruppe die entsprechenden Schlüssel zurückdelegieren.
Die Untergruppe muss sich mit Code der Untergruppenkarte (UG...) anmelden.
Anschliessend unter Verwaltung - Schlüssel anzeigen/delegieren die gewünschten Schlüssel markieren und zurückdelegieren. Die Schlüssel sind nun für die Untergruppe nicht mehr ersichtlich. Nun können die leere Untergruppenkarten mit der
Basisgruppenkarte gelöscht werden.
4.4.6 Zylinder anzeigen
Im Gegensatz zu den Schlüsseln können Zylinder nicht an Untergruppen delegiert
werden. Alle Untergruppen können alle Zylinder nachbestellen.
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4.4.7 Schliessplan-Downloads
Mit der Basisgruppenkarte haben Sie in diesem Bereich die Möglichkeit den Schliessplan der betreffenden Anlage im PDF Format herunterzuladen und Dokumente neu
zu erstellen.
Hinweis: Damit Sie immmer die aktuellen Daten des Schliessplans erhalten, empfeh-
len wir, die Dokumente zuerst neu zu erstellen.
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Die Abmeldung
Im Interesse der Sicherheit Ihrer Schliessanlage und um die Datenverarbeitung korrekt abzuschliessen, empfehlen wir Ihnen sich immer mittels Lougout-Button vom
Registrierungsportal abzumelden.
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6
FAQ - Fragen und Antworten
6.1
Sicherheitskarte verloren! Was tun bei Kartenverlust?
Bitte füllen sie das Antragsformular für eine neue Sicherheitskarte aus. Sie finden
diese auf unserer Homepage www.kaba.ch - Verkauf & Support - Downloads Hilfsformulare
6.2
TAN-Liste verloren
siehe Punkt 6.1
6.3
Passwort vergessen
siehe Punkt 6.1
6.4
Sicherheitsfragen - Antworten vergessen
siehe Punkt 6.1
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