Bedienungsanleitung EIS

Bedienungsanleitung EIS
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Bedienungsanleitung
EIS-Board ©
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Inhaltsverzeichnis
EIS-Oberfläche
3
Status
3
User/Nutzer/Profile
3-4
Seminare
4
Projekte
4
EIS-Autoren
5
News
6
Materialien
7
Quellen
8
Das Relevanzprinzip
9
Newsgruppen
10
FAQs
11
Mails
12
Suchen
13
Chatten
14
Klassifikation
14
Das Archiv
15-16
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EIS-Oberfläche
Alle Aktionen auf dem EIS-Board können über die Frame-Oberfläche getätigt
werden. Zum Abrufen vorhandener Informationen sind die Buttons gedacht, wenn
Sie selber Inhalte anlegen wollen, so können Sie dies über das Dropdown-Menu
"Neu erstellen" erledigen.
Status
Jedem Nutzer wird bei der Eintragung ein Status zugeteilt, nach dem seine Rechte
im System bemessen werden. Dabei wird zwischen „Student“, „Tutor“, „Lehrender“
und „Administrator“ unterschieden.
Je nach Status werden bestimmte Dinge im System angezeigt bzw. ausgeblendet.
Zum Beispiel setzt sich das Dropdownmenu „Neu erstellen“ im Hauptmenu anhand
dieses Status zusammen. Für Studenten sind beispielsweise die Möglichkeiten,
neue Seminare anzulegen oder den Thesaurus zu verändern, ausgeblendet. Die
Einstellungen, welcher Nutzerstatus was tun darf, können bei der Installation auf
einem eigenen Webserver über die Datei config.inc.php festgelegt werden.
User/Nutzer/Profile
Ein User kann nur andere User anlegen, deren Status niedriger als der eigene ist. Nur der
Administrator kann andere Administratoren eintragen, Lehrende können immer noch
Studenten und Tutoren bestimmen, während Tutoren und ggf. auch Studenten andere
-4Studenten eintragen dürfen. Das Hinzufügen von Nutzern geschieht über das
Dropdownmenu "Neu erstellen - Profil". Nur das eigene Profil darf geändert werden (in der
Profilübersicht wird ein entsprechender Link zum Ändern des eigenen Profils angezeigt).
Nur ein Nutzer mit dem Status eines Administrators kann alle Nutzer ändern oder einzelne
User löschen.
Seminare
Seminare können in der Regel nur von Lehrenden und Tutoren angeboten werden.
Studierende können sich entweder über den Button „Seminare“ im oberen Menu
oder über die Startseite über die Seminare informieren. In der Detailansicht, die
nach Klick auf ein Seminar angezeigt wird, bietet sich für den Anbieter des
Seminars die Möglichkeit, das Angebot zu verwalten (die Daten des Seminars zu
ändern oder die Seminarbelegung zu bearbeiten). Alle anderen User haben hier die
Möglichkeit, sich für das Seminar anzumelden, sofern die maximale Teilnehmerzahl
noch nicht erreicht ist.
Projekte
Projekte können entweder seminarspezifisch oder frei sein. Freie Projekte können
von jedem belegt werden, seminargebundene nur von Teilnehmern des zugehörigen
Seminars. Die Projekte finden sich entweder im Bereich hinter dem Button
„Projekte“ in der oberen Menuleiste oder in der Detailansicht eines Seminars, zu
dem sie gehören.
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EIS-Autoren
Bei allen Dingen, die Sie ins EIS-Board stellen, werden Sie als Autor vermerkt. Sie
können nur Daten ändern oder löschen, die Sie selber eingestellt haben. Wollen Sie
einen Eintrag an einen anderen Nutzer übertragen, so können Sie sich der
Autorenwechsel-Funktion bedienen, die Sie im Änderungsbereich der Daten finden.
Der Autor, der einen Datensatz freistellt, kann auswählen, ob er den Datensatz einer
bestimmten anderen Person anbieten oder allgemein freistellen möchte. Datensätze,
bei denen ein Autorenwechsel angeboten wurde und die demzufolge übernommen
werden können, werden denjenigen, denen die Autorenschaft angeboten wurde,
direkt auf der Startseite angezeigt. Freigestellte Datensätze werden bei den
Personen angezeigt, in deren Relevanzkreis der Datensatz vorher fiel (bzw. auch auf
den Detailseiten der Seminare und Projekte, für die dieser Datensatz relevant
war/ist).
Warum soll der Autor überhaupt gewechselt werden?
Wird ein Nutzer gelöscht, so verschwinden auch alle Datensätze, die unter seiner
Autorenschaft standen. Sollen bestimmter Datensätze erhalten bleiben, so muss der
Autor vor dem Löschen des alten Autors geändert werden.
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News
Über den Newsbereich können kurzfristige Nachrichten an bestimmte User oder
Seminare verbreitet werden. Wem die Nachrichten angezeigt werden, wird über das
Relevanzprinzip (siehe dort) bestimmt. Für News kann ein Ablaufdatum festgelegt
werden, zu dem die Nachricht automatisch entfernt wird. Dies ist beispielsweise bei
Terminankündigungen sinnvoll.
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Materialien
Der Materialienbereich umfasst alle Computerdateien, die über das EIS-Board
aufgerufen werden oder downloadbar sein sollen. Jeder Nutzer des EIS-Boards
kann eigene Materialien erstellen und hier zur Verfügung stellen. Wie diese Daten
angesehen werden hängt von der Server- und Browserkonfiguration ab. Unbekannte
Text-Dateitypen und unterstützte Bildformate werden normalerweise direkt im
Browser angezeigt, Binärdaten oder zip-Archive werden zum Download
bereitgestellt, wenn man sie anklickt.
Angezeigt werden die Daten nur bestimmten Relevanzkreisen (s. Relevanzprinzip).
Im Archiv wird alles gespeichert und ist für alle Nutzer auffindbar. Auch über die
Suchfunktion können alle Materialien gefunden werden.
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Quellen
Im Quellenbereich können alle Materialien erfasst werden, die keiner Computerdatei
bedürfen. So können hier Literaturangaben oder -tipps eingetragen werden, ebenso
Hyperlinks zu relevanten Webseiten.
Ebenso wie bei den Materialien kann ein Relevanzkreis festgelegt werden, dem die
Quellen sofort angezeigt werden. Andere Nutzer, die nicht in den Relevanzkreis
fallen, können die Quellen über das Archiv oder die Suchfunktion finden.
News
Im Newsbereich können Neuigkeiten verbreitet werden, die normalerweise
kurzfristig und für einen begrenzten Zeitraum zur Verfügung stehen sollen. Ein
"Ablaufdatum" kann festgelegt werden, zu dem die Meldung automatisch entfernt
wird.
Auch hier gilt das Prinzip der Relevanzkreise, im Archiv werden Newsmeldungen
nicht festgehalten. Nutzer ausserhalb des Relevanzkreises können Meldungen nur
über die Suchfunktion finden.
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Das Relevanzprinzip
Sie können bei jedem Datensatz (Material, Quelle und Newsmeldung) festlegen,
wem dieser angezeigt werden soll. Dazu können Relevanzkreise festgelegt werden,
die aus einzelnen Nutzern, Seminaren oder Projektgruppen bestehen können. In den
Relevanzkreis fällt jeder, der entweder direkt in den Relevanzkreis eingeordnet
wurde oder ein Projekt oder Seminar belegt hat, dem der Datensatz zugeordnet
wurde). Die Daten werden jedem Nutzer, der in den Relevanzkreis fällt, direkt auf der
Startseite angezeigt. Projekt-/seminarspezifische Datensätze werden außerdem in
den Detailbereichen der zugeordneten Projekte/Seminare aufgelistet.
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Newsgruppen
Newsgruppen sind Diskussionen zu bestimmten Themenbereichen. Jeder kann
seine Meinung oder Tipps innerhalb der Newsgruppen posten.
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FAQs
FAQs können in der Regel nur von Administratoren, Lehrenden oder Tutoren
betreut werden. Sie dienen der Beantwortung von Fragen, die häufig gestellt
werden.
FAQs können bestimmten Relevanzkreisen über eine direkte Anzeige zur Verfügung
gestellt werden, sind aber auch im Archiv gespeichert und über die Suchfunktion
auffindbar.
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Mails
Mails können über den Mailbereich versandt werden. Derzeit sind hier keine
Anhänge möglich und ein Abrufen externer POP3-Postfächer ist auch nicht
vorgesehen. Ein Adressbuch kann genutzt werden, in dem zu eMail- Adressen, an
die bereits eine Mail versandt wurde, Nicknamen angegeben werden können. Damit
ist eine Verwaltung seiner eigenen Adresskontakte möglich.
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Suchen
Im Datenbestand von EIS kann natürlich gesucht werden. Dabei wird eine
Stichwortsuche über den Volltext angewendet, wobei die Suche auf bestimmte
Bereiche eingegrenzt werden kann (über das „Suchen in“-Feld). Eine genaue Suche
kann eingeschaltet werden (indem das „Tolerant suchen“-Feld deaktiviert wird).
Dies ist aber in der Regel nicht anzuraten, es sei denn, der gewünschte Begriff ist
wirklich genau bekannt. Bei der genauen Suche wird nach exakt dem eingegebenen
String gesucht, taucht er nur als Wortteil auf, so wird dies nicht als Ergebnis
gewertet. Sucht man zum Beispiel EIS, so wird EIS-Board nicht gefunden.
Die Verknüpfung der einzelnen Suchbegriffe kann über ein Dropdown-Menu
festgelegt werden. Dabei stehen „UND“ (alle Begriffe müssen im Dokument
vorkommen) bzw. „ODER“ (einer der Begriffe muss im Dokument auftauchen) zur
Auswahl.
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Chatten
Eine direkte Kommunikation zwischen den EIS-Board-Teilnehmern ist über den Chat
möglich. Dabei kann entweder ein dauerhafter Standard-Chatraum genutzt oder
eigene Chaträume eröffnet werden. Diese eigegen Chaträume können
beispielsweise für seminarspezifische Chats oder Online-Sprechstunden genutzt
werden.
Klassifikation
Die EIS-Klassifikation kann über den Thesaurus bestimmt werden. Im Thesaurus
können Schlagworte hinzugefügt oder bearbeitet und daraus ganze
Begriffshierarchien gebildet werden. In der Regel sind nur Administratoren,
Lehrende und Tutoren dazu befugt, den Thesaurus zu erweitern oder zu bearbeiten.
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Das Archiv
Das Archiv enthält alle klassifizierten Datensätze des EIS-Boards. Dies sind FAQs,
Quellen und Materialien.
Aus der Klassifikation wird ein Katalog gebildet, in dem unter dem jeweiligen
Klassifikationsbegriff die Materialien, Quellen und FAQs zu finden sind.
Bestehen Partnerschaften zu anderen EIS einsetzenden Hochschulen sind auch
Kooperationen möglich. Die EIS-Board-Daten werden in ein XML-Format exportiert.
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Die Datei, in der die XML-Daten der anderen Hochschule gespeichert sind, kann hier
eingesehen werden. In der Konfigurationsdatei config.inc.php kann fetsgelegt
werden, welche Bereiche des EIS-Boards in XML exportiert werden sollen. Auf diese
Weise ist es auch möglich, den Zugriff von fremden Hochschulen auf bestimmte
Bereiche auszuschliessen. Steht ein offenes XML-Archiv zur Verfügung, so kann der
Nutzer auswählen, welche Bereiche aus dem Partnerarchiv er sehen möchte. Die
Daten liegen lediglich nach Bereichen sortiert vor und sind ansonsten ungeordnet.
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