Bedienungsanleitung Fax
Bedienungsanleitung
innovaphone Fax
Version 10
Einleitung
Die innovaphone Faxlösung versendet und empfängt Faxe via E-Mail.
Zu faxende Dokumente werden dabei grundsätzlich als E-Mail-Anhang übermittelt.
Unterstützte Dateiformate sind z.Zt. PDF, Bilder (jpg, png, gif) und Dokumente, die
OpenOffice-kompatibel sind.
Aufgrund der Vielfalt der verwendbaren Betriebssysteme, Dokumentenbearbeitungsprogramme und E-Mail-Applikationen beschränkt sich das vorliegende Dokument auf die
Erläuterung einer Faxübertragung unter Verwendung der gängigsten Anwendungen mit
Windows7, Microsoft Office 2010 und Adobe Acrobat Reader.
Bzgl. Unterstützung abweichender Kombinationen wenden Sie sich bitte an Ihren
Administrator.
Faxversand eines Dokumentes
Um alle im Originaldokument enthaltenen Formatierungen unverändert zu übertragen, wird
empfohlen das zu faxende Dokument in ein PDF-Dokument umzuwandeln.
Enthaltene Grafiken werden ebenfalls mitgewandelt.
Microsoft Office 2010 bietet über das Dateimenü „Senden und Speichern“ und dann „Per EMail senden“ eine einfache Möglichkeit des Umwandeln und Sendens:
Anschließend „Als PDF senden wählen“:
innovaphone AG | Böblinger Str. 76 | 71065 Sindelfingen | Tel +49 7031 73009-0 | www.innovaphone.com
Original: Bedienungsanleitung_Fax_DE.docx | Stand: May 2013
Irrtümer, Liefermöglichkeiten und technische Änderungen vorbehalten.
Copyright © 2013 innovaphone AG
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Daraufhin öffnet sich ein E-Mail-Sendefenster mit bereits angefügtem Dokument:
Faxversand von Bildern
Eigenständige Grafiken können direkt als Anhang gefaxt werden, wenn sie in den Formaten
gif, jpg oder png vorliegen.
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Eingabe der Zieladresse
Die Zieladresse ist in der Regel eine Kombination aus der Empfängernummer und der
Firmenfaxdomäne:
Der Betreff der E-Mail wird im Deckblatt (falls konfiguriert) als Titel eingefügt.
Die Firmenfaxdomäne wird Ihnen von Ihrem Administrator mitgeteilt bzw. kann schon im EMail-System vorkonfiguriert sein.
Anmerkungen:
Wie bei ausgehenden Gesprächen nach extern muss auch bei Faxen nach extern die
Amtsholung (i.d.R. eine führende Null) vor die Zielnummer eingefügt werden.
Wenn von Ihrem Administrator konfiguriert, kann als Zielnummer auch das internationale
Rufnummernformat (z.B. +49711...) oder auch eine Faxnummer aus einem Kontakt
verwendet werden.
Deckblatt
Dem zu faxenden Dokument ein Deckblatt mit dem Sendedatum, der Absenderadresse,
dem Titel und der Signatur des Senders sowie – wenn konfiguriert – dem Firmenlogo,
vorangestellt.
Sendebestätigung
Bei erfolgreicher Faxübermittlung erhält der Absender per E-Mail eine Sendebestätigung.
Diese E-Mail enthält im Anhang das versandte Dokument mit Deckblatt – also genau das
Dokument, welches der Empfänger erhalten hat.
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Bei fehlgeschlagener Faxübermittlung erhält der Absender ebenfalls eine E-Mail mit Angabe
des Fehlergrundes zugestellt.
Faxempfang
Faxe werden via E-Mail empfangen
Durch Öffnen des Anhangs der empfangenen E-Mail wird das Fax mit Deckblatt im PDF
Viewer angezeigt
Ablage des Faxdokumentes über „Speichern unter“ in einer Lokation Ihrer Wahl
Weitere Informationen
Andere Dokumentenformate als PDF (z.B. Microsoft Office Word) können unter Umständen
auch direkt versendet werden. Dies ist jedoch abhängig von der Formatierung und deren
Kompatibilität zu OpenOffice.
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Farbige Inhalte werden in Graustufen umgewandelt. Dadurch kann es zu technisch
bedingten Qualitätsverlusten kommen. Wir empfehlen deshalb die Verwendung von
kontrastreichen Dokumenten bei Fax.
Das Deckblatt kann von Ihrem Administrator individuell angepasst werden.
Die Faxapplikation hat keine Seitenbeschränkung.
Die Faxapplikation ist nicht an Microsoft Outlook gebunden, es können auch andere E-MailApplikationen verwendet werden.
Serienfaxe können durch gleichzeitiges Senden verschickt werden.
Je nach Größe und Inhalt des zu faxenden Dokumentes sowie Auslastung der Faxleitung
nach extern kann die Übertragung und der Erhalt einer Sendebestätigung eine gewisse Zeit
in Anspruch nehmen.
Über dieses Dokument
Dieses Dokument bezieht sich auf die Software:
innovaphone Fax, V.10 [100027]
Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Fast alle
Hardware- und Softwarebezeichnungen in diesem Handbuch sind gleichzeitig eingetragene
Warenzeichen oder sollten als solche betrachtet werden.
Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieses Handbuchs darf in irgendeiner Form (Druck,
Fotokopie, Mikrofilm oder in einem anderen Verfahren) ohne ausdrückliche Genehmigung
reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder
verbreitet werden.
Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen sowie bei der Erstellung der
Software wurde mit größter Sorgfalt vorgegangen. Trotzdem lassen sich Fehler nicht
vollständig ausschließen. Diese Dokumentation wird daher unter Ausschluss jedweder
Gewährleistung oder Zusicherung der Eignung für bestimmte Zwecke geliefert.
innovaphone behält sich das Recht vor, diese Dokumentation ohne vorherige Ankündigung
zu verbessern oder zu verändern.
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