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WESTERNACHER
LOTUS NOTES E-MAIL-MANAGER
BEDIENUNGSANLEITUNG
INHALTSVERZEICHNIS
1 Zusammenfassung
3 2 Systemvoraussetzungen
3 3 Installation des Lotus Notes E-Mail-Managers für Alfresco
3 3.1 Datenstruktur
3 3.2 Konfiguration Lotus Notes
3 3.3 Voraussetzungen
4 3.3.1 Installation für Trial-Kunden zum Testen in der Westernacher Cloud
3.3.2 Installation der Vollversion auf dem eigenen Alfresco Server
4 4 Installation in Lotus Notes
4 3.4.1 Lokale Installation
3.4.2 Remote-Site Installation
5 6 Deinstallation in Lotus Notes
9 3.4 3.5 4 Einrichtung Alfresco Lotus Notes E-Mail-Manager
4.1 10 Verbindung zum Alfresco Server
12 4.1.1 Archivieren als Verwies
13 4.2 Weitere Einstellungen
14 4.3 Konfigurationsvorlage
14 4.3.1 Format der Konfigurationsvorlage
4.3.2 Konfigurationsvorlage beim Installieren verwenden
14 19 Lizenzverwaltung
19 5 E-Mail-Archivierung
21 4.4 5.1 Drag & Drop E-Mails in ein Verzeichnis im Alfresco-Explorer
21 5.2 Dublettencheck
22 5.3 Anzeige von bereits archivierten E-Mails
22 6 Alfresco-Explorer
6.1 23 23 Drag & Drop aus Alfresco
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6.2 Kontextmenü für Ordner
25 6.3 Kontextmenü für E-Mails
26 6.4 Kontextmenü für E-Mail-Anhänge
27 6.5 Kontextmenü für Dokumente
28 6.6 Suche in Alfresco
29 6.6.1 Einfache Suche
6.6.2 Erweiterte Suche
6.6.3 Darstellung und Verwendung der Suchergebnisse
29 30 32 Workflows
33 6.7.1 Einen neuen Workflow starten
6.7.2 Übersicht der Workflows im Lotus Notes Alfresco Explorer
33 35 6.7 7 E-Mail-Verwaltung in Share
35 7.1 Detaillierte Ansicht
36 7.2 Einfache Ansicht
36 7.3 E-Mail-Filter
37 7.4 E-Mail-Detailansicht
37 7.5 E-Mail-Suche in Alfresco
38 8 E-Mail-Integration Einstellungen für Administratoren
41 8.1 E-Mail-Integration Einstellungen
42 8.2 Automatische Konfiguration der Clients über den Admin-Bereich
42 8.3 Automatisiertes Ersetzen von Anhängen
43 8.4 E-Mail-Zugangstoken
44 8.5 E-Mail-Lizenzen
44 8.6 Administrative Einstellungen für die E-Mail-Integration
46 9 Appendix
9.1 47 47 Browser Kompatibilität
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1
ZUSAMMENFASSUNG
Dieses Dokument beschreibt die Funktionen, Installation und Konfiguration des Westernacher Lotus
Notes E-Mail-Managers für Alfresco.
2
SYSTEMVORAUSSETZUNGEN
⇒
⇒
⇒
3
Betriebssystem: Windows 7, Windows 8 (inkl. 8.1)
Lotus Notes: 8.5.2 / 8.5.3 / 8.5.4 / 9.0.0 / 9.0.1
Unterstützt Alfresco Enterprise 4.2.2, 4.2.1, 4.2.0, 4.1.3 – 4.1.8
INSTALLATION DES LOTUS NOTES E-MAIL-MANAGERS FÜR ALFRESCO
Der Lotus Notes E-Mail-Manager kann auf zwei Wegen installiert werden:
⇒ aus einem lokalen Verzeichnis
⇒ von einem Server („Remote Site“)
3.1 DATENSTRUKTUR
Für die lokale Installation muss das ausgelieferte Zip-Archiv in einem lokalen Verzeichnis ablegt werden.
Bei der Installation über eine „Remote Site“ müssen die Daten auf einem im Netzwerk erreichbaren Server
abgelegt werden auf welches über http Zugriff besteht. Das Verzeichnis muss folgende Struktur haben:
Daten-Struktur
3.2 KONFIGURATION LOTUS NOTES
Für beide Installationsvarianten müssen Einstellungen in Lotus Notes vorgenommen
werden. In der Datei: <Lotus Notes Installations Pfad>\framework\rcp\plugin_customization.ini
! Hinzufügen (oder ändern): com.ibm.notes.branding/enable.update.ui=true
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3.3 VORAUSSETZUNGEN
3.3.1 INSTALLATION FÜR TRIAL-KUNDEN ZUM TESTEN IN DER WESTERNACHER CLOUD
Um unseren Lotus Notes E-Mail-Manager ohne viel Aufwand testen zu können, stellen wir Ihnen unseren
vorkonfigurierten Alfresco Test Server in der Cloud zur Verfügung. Den Servernamen sowie Ihre LoginDaten erhalten Sie in einer separaten E-Mail. Bitte fahren Sie fort wie unter 3.4 Installation in Lotus
Notes beschrieben und geben Sie den Lizenzschlüssel ein, wie in 4.4 Lizenzverwaltung beschrieben.
3.3.2 INSTALLATION DER VOLLVERSION AUF DEM EIGENEN ALFRESCO SERVER
Falls Sie eine Vollversion des Lotus Notes E-Mail-Managers gekauft haben oder wir Ihnen die AMPs zum
Testen unseres Plug-Ins auf Ihrem eigenen Server zur Verfügung gestellt haben, ist es wichtig, dass Sie:
⇒ zunächst die Serverseite installieren (siehe Appendix) und
⇒ die Lizenzen des Lotus Notes E-Mail-Managers in Alfresco Share eingeben, bevor Sie die
Clients des Lotus Notes E-Mail-Managers installieren (siehe 8.3 E-Mail Lizenzen)
3.4 INSTALLATION IN LOTUS NOTES
Wechseln Sie zu „Datei / Anwendung / Installieren“ innerhalb von Lotus Notes. Standardmäßig ist die
Option in Lotus Notes deaktiviert. Zur Aktivierung führen Sie die Schritt 3.3 Installation in Lotus Notes
durch.
Neue Anwendung installieren
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Wählen Sie “Nach neuen zu installierenden Features suchen”.
Nach neu zu installierenden Anwendungen suchen
Daraufhin erscheint der Dialog zum Auswählen der Installationsquelle.
Installationsquelle 1
3.4.1 LOKALE INSTALLATION
Für die Installation aus einem lokalen Verzeichnis klicken Sie auf: „Zip/Jar-Position hinzufügen…“ und
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wählen das Installationsarchiv aus.
3.4.2 REMOTE-SITE INSTALLATION
Für die Installation von einer Remote-Site klicken Sie auf: „Ferne Position hinzufügen…“ und
geben in dem Feld: „URL“ die URL zu dem Netzwerkpfad, in dem die Plug-In-Installationsdateien
gespeichert sind (siehe 3.2 Datenstruktur). z.B.:
http://myinstallationsserver/software/alfresco_lotus_plugin
Nach der Auswahl des korrekten Installations-Pfades (lokal / remote) erscheint im nächsten Schritt
folgender Dialog:
Installationsquelle 2
Zur Bestätigung klicken Sie auf „Fertig stellen“.
Übersicht der zu installierenden Lotus Notes Features:
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Auswahl Lotus Notes Features
Wählen Sie alles angezeigten Optionen aus und klicken Sie „Weiter >“
Im nächsten Dialog wird die Lizenz-Vereinbarung angezeigt.
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Lizenzvereinbarung
Lesen Sie die Lizenzvereinbarungen, bestätigen Sie, dass Sie diese akzeptieren über die entsprechende
Schaltfläche und klicken Sie auf „Weiter >“.
Im nächsten Dialog wird Ihnen die Plug-In-Version angezeigt.
Versionsnummer der installierten Integration
Mit dem Klick auf „Fertig stellen“ wird die Plug-In-Installation abgeschlossen. Um die Integration nutzen
zu können ist ein Neustart von Lotus Notes notwendig. Die letzten Schritte beinhalten jeweils eine
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systembedingte Risikowarnung.
Falls Sie das Plug-In installieren, selektieren Sie zweimal den entsprechenden Radio-Button und
bestätigen Sie mit „OK“. Anschließend starten Sie bitte Lotus Notes neu.
3.5 DEINSTALLATION IN LOTUS NOTES
Wechseln Sie zu „Datei / Anwendung / Application Management“ in Lotus Notes.
Application Management
Deinstallation aller Bestandteile des Lotus Notes E-Mail-Managers (erfordert Lotus Notes Neustart):
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Deinstallation
4
EINRICHTUNG ALFRESCO LOTUS NOTES E-MAIL-MANAGER
Nach der Installation wird in Lotus Notes ein neuer Bereich sichtbar sein, der Alfresco-Explorer.
Alfresco Explorer
Der Konfigurationsdialog ist auch über die Lotus Notes Konfigurationskonsole erreichbar.
Datei ! Vorgaben ! E-Mail-Manager für Alfresco
Benutzervorgaben
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Alfresco-Explorer in der Übersicht
Im Folgenden wird der Alfresco-Explorer im Detail erklärt.
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4.1 VERBINDUNG ZUM ALFRESCO SERVER
Konfigurationsfenster
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Standardanmeldung mit Benutzername / Passwort
Wählen, wenn Single Sign On (SSO) via NTLM- Authentifizierung genutzt wird
Wählen, wenn Single Sign On (SSO) via Kerberos-Authentifizierung genutzt wird
URL des Alfresco Servers
URL der Alfresco-Web-Applikation
Testen, ob die Verbindung zum Alfresco Server hergestellt werden kann
Auswahl des Timeout für die Kommunikation mit dem Alfresco Server
Standard-Startpunkt des Alfresco Explorers („Sites“ oder „Ganzes Alfresco“)
Name der Alfresco Explorer Webapplikation
Name der Share Webapplikation
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Archivierungseinstellungen
1 Default Archivierungseinstellungen
⇒ E-Mail Text und Anlagen als Verweis archivieren – die Original-E-Mails werden in Lotus
Notes nur als Verweise auf die Inhalte in Alfresco gespeichert.
⇒ Anlagen als separate Dokumente speichern – bei der Archivierung werden E-Mail-Anlagen
in Alfresco als separate Dokumente oder als fester Bestandteil der E-Mail abgelegt
Archivierung Einstellungen – eine der folgenden Einstellungen kann mittels DropDown-Menü
ausgewählt werden:
⇒ Standard Einstellungen benutzen – alle E-Mails werden mit den in den „Default
Archivierung“-Einstellungen (1) gewählten Optionen auf dem Alfresco Server gespeichert
⇒ Metadaten beim Archivieren eingeben – bei der Archivierung von E-Mails ist das hinzufügen
von Beschreibung und Schlagwörtern (siehe 5.1 Drag & Drop E-Mails in ein Verzeichnis im
Alfresco Explorer)
⇒ Einstellungen beim Archivieren anzeigen – für jede E-Mail kann einzeln festgelegt werden,
wie diese archiviert werden soll. Hierbei stehen die gleichen Möglichkeiten wie bei „Default
Archivierung“ (1) zur Verfügung
2
4.1.1 ARCHIVIEREN ALS VERWIES
Um die Größe des Postfachs zu reduzieren, können E-Mails aus Lotus Notes als Verweise in Alfresco
archiviert werden. Dabei werden die E-Mails
⇒ in Alfresco vollständig (originale EML-Datei) gespeichert und
⇒ In Lotus Notes nur teilweise (ohne Text und Anlagen) gespeichert.
Lotus Notes E-Mails erhalten (im Text) einen Verweis auf die originale Nachricht in Alfresco.
WICHTIG: Nach der Archivierung ist die originale Nachricht NUR in Alfresco vorhanden!
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4.2 WEITERE EINSTELLUNGEN
Weitere Einstellungen
1
2
3
Sprache – Festlegen der UI-Sprache ! derzeit stehen Deutsch, Englisch und Norwegisch zur
Verfügung
Erweitert – Benutzte Web-URIs für – steuert die Zielanwendung für direkte Browser-Aufrufe
aus Lotus Notes
⇒ Web Client: Alfresco Explorer
⇒ Share: Alfresco Share
Erweitert – Drag & Drop Priorität –
⇒ Dokument: Beim Drag & Drop werden Dateien aus Alfresco als binäre Attachments der EMail angehängt. Bei gedrückter Strg-Taste werden Dateien aus Alfresco als HTTP-Verweise mit
der E-Mail verknüpft.
⇒ Verweis: Beim Drag & Drop werden Dateien aus Alfresco als HTTP-Verweise der E-Mail
zugewiesen. Bei gedrückter Strg-Taste werden Dateien aus Alfresco als binäre Attachments
der E-Mail zugefügt.
4.3 KONFIGURATIONSVORLAGE
Konfigurationsvorlagen können die initiale Konfiguration des Lotus Notes E-Mail-Managers erleichtern.
4.3.1 FORMAT DER KONFIGURATIONSVORLAGE
Die Konfigurationsvorlage besteht aus zwei XML- Dateien:
⇒ install.xml: Konfiguration der Plugin – Einstellungen
⇒ search-properties.xml: Konfiguration der erweiterten Suche
INSTALL.XML
Die Konfigurationsvorlage „install.xml“ ist eine XML-Datei mit folgendem Format:
XML-Element-Pfad
Beschreibung
oladdin
Root-element
oladdin.userSettings
Benutzer-Einstellungen
⇒ culture: Sprache des Plugins
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⇒
⇒
oladdin.connection
format: Version (nicht änderbar!)
writeResponse: „True“ wenn Request/Response
in der Log-Datei protokolliert werden müssen
Verbindungseinstellungen
⇒ repositoryRoot
! „site“ für „Durchsuchen Sites“,
! „complete“ für „Durchsuchen ganzes Alfresco“
⇒ curl: Alternativer Pfad für curl.exe (Kann leer
bleiben, wenn Kerberos-Authentisierung
ausgeschaltet ist )
⇒ type: Type der Authentisierung. Unterstützt:
o basic: Basic – Authentisierung
o NTLM: NTLM – SSO
o Kerberos: Kerberos SSO
⇒ login: Login - Name des Benutzers
⇒ alfrescoUrl: URL des Alfresco Servers (z.B.:
http://localhost:8080)
⇒
⇒
⇒
shareUrl: URL des Share Servers (optional, wenn
Share auf einem anderen Server installiert ist)
appAlfrescoName: Name der Alfresco WebAnwendung
appShareName: Name der Share WebAnwendung
oladdin.archiving
Standard-Archivierungseinstellungen
⇒ asLink
! “true” wenn die Option “E-Mail Text und Anlagen
als Verweis“ aktiviert werden soll,
! „false“, wenn sie nicht aktiviert werden soll
⇒ extractAttachment
! “true” wenn die Option “Anlagen als separate
Dokumente speichern“ aktiviert werden soll,
! „false“, wenn sie nicht aktiviert werden soll
oladdin.archiveStrategy
Weitere Archivierungseinstellungen
⇒ type: Enthält den Wert für das Auswahlmenü
„Archivierung - Einstellungen“.
o „use-default-archiving“: Es werden DefaultEinstellungen von Alfresco benutzt
o „open-archiving-dialog“: Einstellungen beim
Archivieren anzeigen: hierbei können Sie für
jede E-Mail einzeln wählen, wie diese
archiviert werden soll
o „open-archiving-with-metadata-
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dialog“:Metadaten beim Archivieren
eingeben: Diese Einstellung legt fest, ob die
E-Mails bei der Archivierung verschlagwortet
werden sollen
oladdin.logging
Protokollierung – Einstellungen
⇒ enable
! “true” wenn die Protokollierung aktiviert werden
soll,
! „false“, wenn sie nicht aktiviert werden soll
⇒ level Definiert die Detaillierung der Log - Ausgaben
! “error” Es werden nur Fehler ausgegeben
! “warning” Es werden Fehler und Warnungen
ausgegeben
⇒ ! “info” Es werden Fehler, Warnungen und InfoMeldungen ausgegeben
oladdin.extended
Erweiterte Archivierungseinstellungen
⇒ webUriSchema: Enthält den Wer für die
Einstellung für „Benutze die WEB-URI’s für“
o „share.schema“: Es werden Share-URI’s
benutzt
o „web.client.schema“: Es werden AlfrescoExplorer URI’s benutzt
⇒ dndPriority: Enthält den Wer für die Einstellung:
„Drag&Drop Priorität“
o document: Standard Drag&Drop als binäres
Dokument
o document-link: Standard Drag&Drop als
HTTP Verweis
o pdf: Standard Drag&Drop als binäres PDFDokument
o pdf-link: Standard Drag&Drop als HTTP
Verweis auf das PDF-Dokument
⇒ siteStrategy: Enthält den Wert für die Einstellung
„Navigiere in den Sites“
o „all-sites“: Es werden alle Öffentlichen Sites
angezeigt
o „my-sites“: Es werden nur Sites angezeigt, in
denen der Benutzer Mitglied ist
o „favourite-sites“: Es werden nur FavoritenSites des Benutzers angezeigt
o „by-server“: Es werden Default-Einstellungen
von Alfresco benutzt
oladdin.help
Benutzerhandbuch-Konfiguration
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⇒
⇒
language: Sprache des Benutzerhandbuchs
! “no” Norwegisch
! „en“ Englisch
! „de“ Deutsch
location
! URL zum Abrufen des Benutzerhandbuchs
Beispiel – install.xml:
<?xml version=“1.0“ encoding=“utf-8“?>
<oladdin>
<userSettings culture="de-DE" format="1.0" writeResponse="False">
<connection
alfrescoUrl="http://localhost:8080"
shareUrl=""
timeout="200"
appAlfrescoName="alfresco"
appShareName="share"
repositoryRoot="site" />
<archive
asLink="false"
extractAttachment="false" />
<archiveStrategy
type="use-default-archiving" />
<logging
enable="false"
level="error"
folder="" />
<extended
webUriSchema="share.schema"
dndPriority="document"
siteStrategy="by-server"/>
<help language="no" location="http://opensource.westernacher.com/wpcontent/uploads/2012/11/Operating-Manual_Lotus-Notes-Integration.pdf" />
<help language="en" location="http://opensource.westernacher.com/wpcontent/uploads/2012/11/Operating-Manual_Lotus-Notes-Integration.pdf" />
<help language="de" location="http://opensource.westernacher.com/wpcontent/uploads/2012/11/Bedienungsanleitung_Lotus-Notes-Integration.pdf" />
</userSettings>
</oladdin>
SEARCH-PROPERTIES.XML
Die Konfigurationsvorlage „search-properties.xml“ ist eine XML-Datei mit folgendem Format:
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XML-Element-Pfad
Beschreibung
search-properties
Root-element
search-properties.search-property
Parent-Element für einen Such-Parameter
search-properties.search-property.name
Model-Name der Alfresco-Eigenschaft, die bei
der Suche benutzt wird (z. B. cm:description, cm:author, …).
WICHTIG! cm:name muss nicht extra konfiguriert werden.
Dies ist ein Standard-Suchparameter, der immer angezeigt
wird
Anzeigename, wenn Englisch als Plug-In-Sprache ausgewählt
wurde
search-properties.search-property.label.en
search-properties search-property.label.de
Anzeigename, wenn Deutsch als Plug-In-Sprache ausgewählt
wurde
search-properties search-property.label.no
Anzeigename, wenn Norwegisch als Plug-In-Sprache
ausgewählt wurde
search-properties search-property.type
Typ für die Validierung der Eingaben. Zur Zeit werden
unterstützt: string, int, date, daterange
Beispiel – search-properties.xml:
<?xml version=“1.0“ encoding=“utf-8“?>
<search-properties>
<search-property>
<name>cm:name</name>
<type>string</type>
<label>
<en>Name</en>
<de>Name</de>
<no>Name</no>
</label>
</search-property>
<search-property>
<name>cm:content</name>
<type>string</type>
<label>
<en>Content</en>
<de>Inhalt</de>
<no>Content</no>
</label>
</search-property>
<search-property>
<name>wpsmail-v2:to</name>
<type>string</type>
<label>
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<en>Sent to</en>
<de>Gesendet an</de>
<no>Sent to</no>
</label>
</search-property>
<search-property>
<name>wpsmail-v2:subject</name>
<type>string</type>
<label>
<en>Subject</en>
<de>Betreff</de>
<no>Subject</no>
</label>
</search-property>
<search-property>
<name>wpsmail-v2:date-sent</name>
<type>daterange</type>
<label>
<en>Mail sent</en>
<de>Gesendet am</de>
<no>Mail sent</no>
</label>
</search-property>
</search-properties>
4.3.2 KONFIGURATIONSVORLAGE BEIM INSTALLIEREN VERWENDEN
Wenn eine Konfigurationsvorlage beim ersten Aufrufen des Konfigurationsdialogs automatisch importiert
werden soll, muss die Konfigurationsvorlage im Installationsverzeichnis der Lotus Integration mit dem
Namen install.xml ablegt sein. Die Möglichkeit besteht sowohl für die lokale als auch für die Remoteseitige Installation.
4.4 LIZENZVERWALTUNG
Falls die Vollversion oder Trialversion auf dem eigenen Server installiert ist, werden die Lizenzen in
Alfresco Share verwaltet. Siehe 8.3 Lizenzen.
Falls die Trialversion des Plug-Ins in der Cloud getestet wird, müssen folgende Schritte zur Eingabe des
Lizenzschlüssels durchgeführt werden.
Öffnen der Plugin-Einstellungen.
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Alfresco Explorer
Einstellungen für die Lizenzverwaltung öffnen:
Lizenzbereich in den Einstellungen
„Lizenz eingeben“ auswählen, in das Feld einfügen und mit OK bestätigen.
Eingabefeld für den Lizenzschlüssel
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5
E-MAIL-ARCHIVIERUNG
Lotus Notes kann E-Mails, Termine, Notes-Dokumente und Anlagen aus den E-Mails direkt in ein Alfresco
Verzeichnis verschieben. Drag & Drop funktioniert nicht nur aus Lotus Notes sondern auch aus jedem
Datei-Browser (wie z.B. Windows Explorer).
5.1 DRAG & DROP E-MAILS IN EIN VERZEICHNIS IM ALFRESCO-EXPLORER
Nachdem eine E-Mail via Drag & Drop in ein Verzeichnis des Alfresco-Explorers gelegt wurde, wird die EMail im Alfresco gespeichert. Falls die Eingabe der Metadaten konfiguriert wurde, erscheint vor der
Übertragung nach Alfresco der Dialog zur Eingabe
⇒ einer zusätzlichen E-Mail-Beschreibung und
⇒ Stichwörtern (Tags)
Fenster zur Eingabe einer E-Mail-Beschreibung und von Schlagwörtern
1
2
3
4
5
E-Mail-Beschreibung.
Schlagwörter (Tags).
Archivieren mit eingegebenen Metadaten.
Ohne zusätzliche Metadaten archivieren.
Auswahlmöglichkeiten, wie die E-Mail in Alfresco abgelegt werden soll
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5.2 DUBLETTENCHECK
Um ein kollaboratives Arbeiten in Exchange-Postfächern zu erleichtern und reduntante Daten zu
vermeiden, ist ein Dublettencheck bei der Archivierung der E-Mails eingebaut. Bei jeder E-Mail wird
anhand der E-Mail-ID geprüft, ob diese schon in dasselbe Verzeichnis oder auf dieselbe Site gespeichert
wurde. Falls ja erscheint bei einer Archivierung die folgende Meldung:
E-Mail-Konfliktwarnung
1
2
3
4
Archivierungs-Details
Link, der den Internet-Browser öffnet und direkt zu dem Ordner-Inhalt Web-Dialog springt
Öffnen: Öffnet das Dokument mit dem Standard-Programm.
Überschreiben: Überschreibt die E-Mail in Alfresco mit der eigenen Version. Diese Aktion ist nur
aktiviert, wenn
a. die zu überschreibende E-Mail im gleichen Verzeichnis abgelegt ist und
b. das Überschreiben von E-Mails über die Einstellungen in der Alfresco Admin-Konsole
erlaubt ist
5.3 ANZEIGE VON BEREITS ARCHIVIERTEN E-MAILS
E-Mails, die nicht als Verweis archiviert wurden, können nach wie vor durch einen Doppelklick in Lotus
Notes geöffnet werden. Die E-Mail sieht genauso aus, wie vor dem Archivieren und kann genauso
weiterbenutzt werden.
E-Mails, die als Verweis abgelegt wurden (siehe 4.1.1 Archivieren als Verweis), können über den Link
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in der E-Mail über die Alfresco Web-App in Lotus Notes geladen werden.
6
ALFRESCO-EXPLORER
In den erweiterten Einstellungen kann der Nutzer definieren, ob der Verzeichnisbaum des Lotus Notes
Alfresco Explorers standardmäßig nur „Sites“ oder das „Ganze Alfresco“ anzeigt.
Im Lotus Notes Alfresco Explorers kann der Benutzer bequem zu Alfresco-Verzeichnissen und
Dokumenten navigieren. Durch die benutzerspezifische Auswahl von „Meine Favoriten Sites“, „Alle
öffentliche Sites“ und „Meine Sites“ wird eine übersichtliche Darstellung auch bei einer Vielzahl von
öffentlichen Sites geboten.
Zudem können die Inhalte der Sites noch weiter nach „Favoriten Ordner“, „Favoriten Dokumente“ und
„Favoriten“ (also sowohl Favoriten Dokumente als auch Favoriten Ordner) gefiltert werden.
Alfresco Explorer
Zu jedem Ordner, Dokument oder Anhang kann im
Alfresco-Explorer ein Kontext-Menu aufgerufen werden.
1 Lotus Notes Alfresco Explorer
beginnend bei „Nur Sites“ oder
„Ganzes Alfresco“.
2 Auswahl von „Meine Favoriten Sites“,
„Alle öffentliche Sites“ oder „Meine
Sites“.
3 Inhalte der Sites filtern nach
„Favoriten Ordner“, „Favoriten
Dokumente“ oder „Favoriten“.
4 Suche Reiter: einfache und
erweiterte Suche für Dokumente,
Sites und Anhänge.
5 Workflow Reiter: Start von Alfresco
Workflows. Siehe 6.7 Workflows
6.1 DRAG & DROP AUS ALFRESCO
Bei Drag & Drop aus Alfresco unterscheidet man folgende Möglichkeiten:
⇒ Drag & Drop als Alfresco-Link.
⇒ Drag & Drop als PDF (Voraussetzung ist die Alfresco-seitige Unterstützung des
Dokumentenformats.
⇒ Drag & Drop als Kopie (Download). Funktioniert für Lotus Notes E-Mails (als Anlage), jeden
Datei-Browser und auch jedes Programm, das den Dateiaustausch per Drag & Drop
unterstützt: z.B. Microsoft Office.
Drag & Drop als Alfresco-Link – Beim Ziehen eines oder mehrerer Dokumente aus Alfresco mit
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gedrückter Strg-Taste, z.B. in eine Lotus Notes E-Mail oder ein Microsoft Word-Dokument, wird ein
Alfresco Link zu diesem Dokument in den Text der E-Mail bzw. in das Dokument geschrieben.
Drag & Drop als Alfresco Link
Drag & Drop als PDF – Beim Ziehen eines oder mehrerer Dokumente aus Alfresco mit gedrückter Strgund Shift-Taste auf eine Mail wird das Dokument als PDF-Anhang hinzugefügt. Mit gleichem Tastenkürzel
können Dokumente als PDF auch an jeden anderen Ort ihres Systems abgelegt werden.
Drag & Drop als Kopie – werden ein oder mehrere Dokumente aus Alfresco in eine Lotus Notes E-Mail
gezogen, wird das Dokument als richtige Dateianlage der E-Mail hinzugefügt. Genau so können die
Inhalte aus Alfresco auch in einem Datei-Browser (z.B. Windows Explorer) ablegt werden. Dabei werden
lokale Kopien ohne Bezug auf die Alfresco-Quellen erstellt.
Grundsätzlich funktioniert Drag & Drop für jedes Programm, das den Dateiaustausch per Drag & Drop
unterstützt, dazu gehören z.B. sämtliche Microsoft Office Programme sowie alle Programme aus der
Adobe Creative Suite. Legt man Inhalte aus Alfresco in einen Datei-Browser (z.B. Windows Explorer) wird
eine lokale Kopien ohne Bezug auf die Alfresco-Quellen erstellt.
Wichtig: Das Drag & Drop-Verhalten ist anpassbar.
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6.2 KONTEXTMENÜ FÜR ORDNER
Kontextmenü für Ordner
Folgende Aktionen sind verfügbar:
⇒ Aktualisieren: Lädt den Inhalt des Ordners erneut.
⇒ Neuer Ordner: Erzeugt einen neuen Ordner innerhalb des gewählten Ordners.
⇒ Dokumente hochladen: Hochladen einer lokalen Datei in Alfresco.
⇒ Umbenennen: Ordner umbenennen.
⇒ Löschen: Ordner löschen.
⇒ E-Mail mit Verknüpfung: Erstellt ein neue E-Mail mit einem HTTP-Link zu diesem Ordner.
⇒ Favorit hinzufügen: Markiert diesen Ordner als Favoriten Ordner.
⇒ Herunterladen: Download des kompletten Ordners mit allen Inhalten und Unterverzeichnissen.
⇒ Suchen: Öffnet die Suche in des Lotus Notes E-Mail-Managers, so dass dediziert in diesem
Ordner gesucht werden kann.
⇒ Öffnen: Öffnet den Internet-Browser und springt direkt zu dem Ordner-Inhalt Web-Dialog.
⇒ Details: Öffnet den Standard-Browser (oder Internet Explorer) und springt direkt zu der OrdnerDetails Web-Dialog.
Die Aktion E-Mail mit Verknüpfung kann auch für mehrere Ordner auf einmal genutzt werden. Markieren
Sie dazu die Ordner mit gedrückter Hochstelltaste oder Strg-Taste.
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6.3 KONTEXTMENÜ FÜR E-MAILS
Durch einen Rechtsklick auf E-Mails im Alfresco-Explorer wird ein Kontextmenü aufgerufen.
Kontextmenü für E-Mails
Folgende Aktionen sind verfügbar:
⇒ Löschen: Dokument löschen.
⇒ E-Mail mit Anhang: Erstellt eine neue E-Mail mit dieser E-Mail im Anhang.
⇒ E-Mail mit Verknüpfung: Erstellt eine neue E-Mail mit dieser E-Mail als HTTP-Link.
⇒ Favorit hinzufügen: Markiert dieses E-Mail als Favoriten Dokument.
⇒ Workflow starten: einen Workflow für dieses Dokument im E-Mail-Manager beginnen.
⇒ Alfresco Details: zeigt u.a. von wem und wann die E-Mail archiviert wurde.
⇒ Herunterladen als PDF: Dokument wird in ein PDF umgewandelt und kann lokal gespeichert
oder an eine neue E-Mail angehängt werden.
⇒ Herunterladen: Dokument lokal speichern.
⇒ Öffnen: Öffnet die E-Mail in Lotus Notes.
⇒ Details: Öffnet den Standard-Browser (oder Internet Explorer) und springt direkt zu den
Dokument-Details Web-Dialog.
Die Aktionen E-Mail mit Anhang und E-Mail mit Verknüpfung kann auch für mehrere E-Mails auf einmal
genutzt werden. Markieren Sie dazu die E-Mails mit gedrückter Hochstelltaste oder Strg-Taste.
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6.4 KONTEXTMENÜ FÜR E-MAIL-ANHÄNGE
Durch einen Rechtsklick auf den Anhang einer E-Mail im Alfresco-Explorer wird ein Kontextmenü
aufgerufen. Ein Doppelklick auf den Anhang öffnet ihn im Modus „Online bearbeiten“.
Kontextmenü für E-Mail-Anhänge
Folgende Aktionen sind verfügbar:
⇒ Online bearbeiten: so lange ein Mitarbeiter ein Dokument bearbeitet, ist es für andere
Mitarbeiter gesperrt.
⇒ E-Mail mit Anhang: Erstellt eine neue E-Mail mit diesem Dokument im Anhang.
⇒ E-Mail mit Verknüpfung: Erstellt eine neue E-Mail mit diesem Dokument als HTTP-Link.
⇒ Favorit hinzufügen: Markiert dieses Dokument als Favoriten Dokument.
⇒ Workflow starten: einen Workflow für dieses Dokument beginnen.
⇒ Herunterladen als PDF: Dokument wird in ein PDF umgewandelt und kann lokal gespeichert
oder an eine neue E-Mail angehängt werden.
⇒ Herunterladen: Dokument lokal speichern.
⇒ Öffnen: Öffnet das Dokument mit dem Standard-Programm.
⇒ Details: Öffnet den Internet-Browser und springt direkt zu den Dokument-Details Web-Dialog.
Die Aktionen E-Mail mit Anhang und E-Mail mit Verknüpfung kann auch für mehrere Anhänge auf einmal
genutzt werden. Markieren Sie dazu die Anhänge mit gedrückter Hochstelltaste oder STRG-Taste.
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6.5 KONTEXTMENÜ FÜR DOKUMENTE
Für Dokumente, die separat z. B. per Drag & Drop in Alfresco geladen wurden, bringt ein Rechtsklick
dieselben Optionen wie für E-Mail Anhänge und zusätzlich die Optionen „Umbenennen“ und „Löschen“.
Kontextmenü für Dokumente
Folgende Aktionen sind verfügbar:
⇒ Online bearbeiten: so lange ein Mitarbeiter ein Dokument bearbeitet, ist es für andere
Mitarbeiter gesperrt.
⇒ Umbenennen: Vergabe eines anderen Dokumentennamens
⇒ Löschen: löscht das Dokument
⇒ E-Mail mit Anhang: Erstellt eine neue E-Mail mit diesem Dokument im Anhang.
⇒ E-Mail mit Verknüpfung: Erstellt eine neue E-Mail mit diesem Dokument als HTTP-Link.
⇒ Favorit hinzufügen: Markiert dieses Dokument als Favoriten Dokument.
⇒ Workflow starten: einen Workflow für dieses Dokument beginnen.
⇒ Herunterladen als PDF: Dokument wird in ein PDF umgewandelt und kann lokal gespeichert
oder an eine neue E-Mail angehängt werden.
⇒ Herunterladen: Dokument lokal speichern.
⇒ Öffnen: Öffnet das Dokument mit dem Standard-Programm.
⇒ Details: Öffnet den Internet-Browser und springt direkt zu den Dokument-Details Web-Dialog.
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6.6 SUCHE IN ALFRESCO
Der Tab „Suche“ bietet eine komfortable Suche der Inhalte oder Verzeichnisse in Alfresco. Wir
unterscheiden dabei zwischen
⇒ einer einfachen Suche und
⇒ einer erweiterten Suche
Für jedes Verzeichnis oder Dokument, das über die Suche gefunden wird, stehen sowohl Kontextmenü
als auch Drag & Drop zu/von Alfresco zur Verfügung.
6.6.1 EINFACHE SUCHE
Die einfache Suche durchsucht automatisch den Namen, den Titel, die Beschreibung, den Inhalt und die
Tags der abgelegten Dokumente und E-Mails. Die Verwendung von Wildcards „*“ ist nicht notwendig.
Die Suche funktioniert auf die gleiche Weise wie die Suche in Alfresco Share, unterstützt die Syntax von
Alfresco FTS (Full Text Search) und ermöglicht Ihnen
⇒ in den Inhalten, Eigenschaften, Schlagworten der Alfresco-Daten zu suchen,
⇒ logische Operatoren wie AND, OR, NOT zu benutzen,
⇒ Suchbedingungen mit Klammern zu gruppieren,
⇒ Google-ähnliche Suchabfragen mit Pflicht- und optionalen Suchbegriffen
⇒ und vieles mehr …
Mehr Details finden Sie in der Alfresco-Dokumentation.
Beispielabfragen für die einfache Suche:
⇒ test: Sucht nach dem Vorkommen des Wortes „test“ (im Dokumenteninhalt und den
Eigenschaften: Name, Titel, Beschreibung in Dokumenten und Ordnern.)
⇒ test1 test2 : Sucht nach dem Vorkommen des Wortes test1 ODER test2
⇒ test1 AND test2: Sucht nach dem Vorkommen des Wortes test1 UND test2
⇒ (test1 AND test2) OR (test3 AND test4) : Sucht nach dem Vorkommen des Wortes test1 UND
test2 ODER test3 UND test4
⇒ cm_title:test1 OR cm_description:test2 : Sucht nach dem Vorkommen von dem Text „test1“ in
der Eigenschaft: Titel und „test2“ in der Eigenschaft: Beschreibung
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1
2
3
4
5
Lotus Notes Alfresco Suche innerhalb der Bereiche „Alle Sites“, „Ganzes Alfresco“ oder
„Aktuelle Site“, die im Lotus Notes Alfresco Explorer ausgewählt wurde
Lotus Notes Alfresco Suche zeigt entweder „Alle“ oder nur die als „Favoriten“ markierten Inhalte
Eingabefeld für das Suchkriterium / die Suchkriterien
Suchergebnisse filtern nach „Dokumenten“, „Dokumente und Ordner“ oder „E-Mails“
Umschalten auf die erweiterte Suche
6.6.2 ERWEITERTE SUCHE
Die erweiterte Suche erreichen Sie über Schaltfläche 5 (siehe Screenshot „Einfache Suche innerhalb des
Lotus Notes Alfresco Explorers.
Die erweiterte Suche bietet die Möglichkeit innerhalb des Filenames, im E-Mail-Inhalt und dem Betreff der
E-Mail zu suchen und den Zeitraum für „Gesendet am … bis“ einzugrenzen.
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Erweiterte Suche innerhalb des Lotus Notes E-Mail-Managers
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6.6.3 DARSTELLUNG UND VERWENDUNG DER SUCHERGEBNISSE
Für Verzeichnisse, Dokumente und E-Mails, die über die Suche gefunden wurde, stehen dem Benutzer
neben der obligatorischen Vorschau der Ergebnisse zahlreiche Aktionen zur Verfügung.
Suchergebnisse und deren Verwendungsmöglichkeiten
1
2
3
4
Durch einen Klick (1) kann ein Dokument oder ein Folder zu einem Favoriten gemacht werden.
Mit einem Klick (2) wird automatisch eine neue E-Mail geöffnet und das Dokument angehängt.
Mit einem Klick (3) wird der Lotus Notes Alfresco Explorers genau bei diesem Dokument oder
Ordner geöffnet und es stehen alle weiteren Dokument- und Ordner-Aktionen zur Verfügung.
Mit einem Klick auf Icon (4) wird automatisch eine neue Email geöffnet und das Dokument als
Verweis angefügt.
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6.7 WORKFLOWS
Der Lotus Notes E-Mail-Manager erlaubt Ihnen den direkten Zugriff auf alle in Alfresco festgelegten
Workflows.
6.7.1
EINEN NEUEN WORKFLOW STARTEN
Schritt 1: Neuen Workflow aus dem Lotus Notes Alfresco Explorer starten
Standardmäßig bietet Alfresco ein Set an Workflows an, die aber fimenspezifisch erweitert / geändert
werden können. Lesen Sie dazu mehr im Alfresco Manual.
Schritt 2: Auswahl des Workflow-Typs
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Schritt 3: Adhoc Workflow (Beispiel)
Schritt 4: Auswahl Workflowträger (Beispiel)
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6.7.2 ÜBERSICHT DER WORKFLOWS IM LOTUS NOTES ALFRESCO EXPLORER
Durch einen Klick auf den Tab „Workflow“ öffnet sich die komfortabel zu bedienende und konfigurierbare
von Workflows.
Workflows im Alfresco Explorer
1
2
7
Auswahl des anzuzeigenden Bereichs („Begonnene Workflows“ oder „Meine Aufgaben“)
Workflows können nach verschiedenen Filtern eingeschränkt werden.
E-MAIL-VERWALTUNG IN SHARE
Analog den normalen Alfresco-Verzeichnissen gibt es für archivierte E-Mails zwei spezielle Ansichten in
Alfresco:
⇒ Detaillierte Ansicht
⇒ Einfache Ansicht
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7.1 DETAILLIERTE ANSICHT
Detaillierte Ansicht im Alfresco Share
7.2 EINFACHE ANSICHT
Einfache Ansicht in Alfresco Share
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7.3 E-MAIL-FILTER
E-Mail-Filter erlauben nach den archivierten E-Mails innerhalb von Sites oder global in Alfresco zu suchen.
E-Mail-Filter nach Sendedatum
7.4 E-MAIL-DETAILANSICHT
Im Gegensatz zum Standardverhalten von Alfresco werden HTML und Richtext E-Mails in Share in der
Detailansicht in einer farbigen Vorschau angezeigt.
E-Mail-Detailansicht in Alfresco Share
Alle E-Mail-Basisdaten sind analog der Anzeige einer E-Mail in Lotus Notes in einer Box über der E-Mail
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verfügbar. In den Dokumentenaktionen bietet die Integration die Möglichkeit, mit einem Knopfdruck auf
„E-Mail als Link (1)“ dieses Dokument einer neuen E-Mail als Link anzuhängen.
Falls zusätzlich eine MSG-Datei gespeichert wurde, kann diese durch den Knopf „MSG-Datei“ in der
Vorschau geöffnet werden und sämtliche weiteren Optionen stehen zur Verfügung.
MSG-Datei anzeigen
7.5 E-MAIL-SUCHE IN ALFRESCO
Die E-Mail-Suche ist über die erweiterte Alfresco-Suche erreichbar.
Schritt 1: Öffnen der „Erweiterten Suche“
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Schritt 2: Wahl des Suchkriteriums (E-Mails)
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Schritt 3: Möglichkeiten der Suche
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8
E-MAIL-INTEGRATION EINSTELLUNGEN FÜR ADMINISTRATOREN
Als Administrator können Sie im Alfresco Share Grundeinstellungen für den Lotus Notes E-Mail-Manager
vornehmen.
Schritt 1: Öffnen der Westernacher E-Mail-Integration Einstellungen
Hier stehen folgende Einstellungsbereiche zur Verfügung (linker Navigationsbaum):
Schritt 2: Administratoren-Bereiche der E-Mail-Integration
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8.1 E-MAIL-INTEGRATION EINSTELLUNGEN
Einstellungsmöglichkeiten der E-Mail-Integration
1
2
3
4
5
Möglichkeit den Navigationsbereich für den Lotus Notes E-Mail-Manager vorzugeben. Auswahl
zwischen „Allen öffentlichen Sites“, „Meinen Sites“ und „Favoriten Sites“. Dies kann vom
Benutzer jederzeit für seinen lokalen Lotus Notes Alfresco Explorer geändert werden.
Festlegung, ob die Eindeutigkeit von abzulegenden Dokumenten (siehe 5.2 Dublettencheck)
geprüft wird, und auf welchen Level dies geschieht. Auswahl zwischen „Keine“, „Ganzes
Alfresco“, „Site“ und „Verzeichnis“.
Voreinstellung, ob ein Überschreiben von Dokumenten erlaubt ist. Siehe 5.2 Dublettencheck.
Um die Performance zu optimieren und Übersichtlichkeit zu erhalten, kann die Anzahl der im
Lotus Notes Explorer angezeigten Sites, Verzeichnisse und Dokumente limitiert werden. Bei
Verwendung des Wertes „0“ wird die Anzahl der angezeigten Sites, Verzeichnisse und
Dokumente nicht limitiert.
Module Version: gibt die Version des Lotus Notes E-Mail-Managers an.
8.2 AUTOMATISCHE KONFIGURATION DER CLIENTS ÜBER DEN ADMIN-BEREICH
Die Lotus Notes E-Mail-Manager Clients können über die Admin-Konsole konfiguriert werden und per
Push-Funktionalität eingerichtet werden, dies gilt sowohl für die initiale Konfiguration als auch für
Änderungen an den bestehenden Einstellungen.
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Einstellungsbereich zur serverseitigen Konfiguration der Lotus Notes E-Mail-Manager Clients
8.3 AUTOMATISIERTES ERSETZEN VON ANHÄNGEN
In einer Mail verwendete Anhänge können automatisiert in einem vorher definierten Ordner in Alfresco
abgelegt werden. In der E-Mail befindet sich daraufhin nur noch der Link zum Anhang. Externen Nutzern
kann dabei ein temporäres Zugriffsrecht auf den Anhang gewährt werden.
Einstellungsbereich zum automatisierten Ersetzen von Anhängen
Zur weiteren Automatisierung können dabei Regeln definiert werden.
1 Alle Empfänger sind Mitglieder einer angegebenen Domäne
2 In der Empfängerliste ist eine bestimmte Mail-Adresse vorhanden
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8.4 E-MAIL-ZUGANGSTOKEN
In der Liste der Zugangstokens sehen Sie schnell die Anzahl der angemeldeten User und können einzelne
User auch entfernen.
Liste der Zugangstoken
8.5 E-MAIL-LIZENZEN
Es ist wichtig, dass Sie die Lizenzen des Lotus Notes E-Mail-Managers in Alfresco Share eingeben, bevor
Sie die Clients des Plug-Insinstallieren. Welche AMPs Sie wo installieren und wo Sie diese herunterladen,
werden wir Ihnen in einem separaten E-Mail mitteilen.
Bitte klicken Sie auf den Knopf „Bearbeiten“, um die Server und Client Lizenzen für den Lotus Notes EMail-Manager einzutragen.
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Lizenzverwaltung Lotus Notes E-Mail-Manager
Nachdem Sie diese Aktion mit dem Knopf „Speichern“ bestätigt haben, sehen Sie in der Maske Ihren
Lizenzstatus, die Anzahl der aktuellen Benutzer, die maximale Benutzerzahl, die Produktversion des PlugIns und weitere wichtigen Informationen zu Ihrer Firmenlizenz.
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Übersicht Lizenzstatus
8.6 ADMINISTRATIVE EINSTELLUNGEN FÜR DIE E-MAIL-INTEGRATION
Unter dem Menüpunkt E-Mail Integration Settings hat der Administrator die Möglichkeit,
Standardeinstellungen für alle angebunden Clients zu definieren.
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Bereich für die administrativen Einstellungen
9
APPENDIX
9.1 BROWSER KOMPATIBILITÄT
Die Lotus Notes Notes Integration arbeitet mit allen aktuellen Browsern. In einigen wenigen Fällen
funktioniert der integrierte Browser jedoch nicht mit dem Internet Explorer 9. Standardmäßig wird dieser
für das Vorschaufenster, den Workflow Reiter und die Ansicht im Alfresco Share genutzt. Wenn Sie
Probleme mit der Nutzung des Internet Explorers haben, gibt es einige Möglichkeiten, diese zu beheben.
1
2
3
als Administrator kann der eingebundene Standard-Browser über die Admin-Konsole gewechselt
werden (! Mozilla Firefox)
als Benutzer kann in den Einstellungen der Integration der Standard-Browser, der für die Preview
und den Workflow-Reiter genutzt wird, ausgewählt werden
alternativ kann der User auswählen, dass ein externer Browser anstelle des integrierten genutzt
wird, dieses ist in den Lotus Notes Einstellungen konfigurierbar (Datei ! Einstellungen ! Web
Browser)
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