Octopus F IVM V3.0 Bedienungsanleitung

Octopus F IVM V3.0 Bedienungsanleitung
Octopus F
IVM V3.0
Bedienungsanleitung
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Nur für den internen Gebrauch
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Inhalt
Inhalt
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1 Einleitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.1 Zielgruppe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.2 Sicherheitshinweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.3 Funktionsbeschreibung/Überblick . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.4 Web-Bedienoberflächen der IVM. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.5 Bedienoberflächen der IVM über das Telefon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.6 Signalisierung eingegangener Nachrichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.6.1 Optische oder akustische Signalisierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.6.2 Signalisierung mit E-Mail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.7 Integration mobiler Endgeräte (Mobility) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.7.1 Grundfunktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.7.2 Ausgehende Gespräche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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2 Allgemeines zu Mailboxen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.1 Mailbox-Klassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.2 Hinterlassen einer Nachricht (Funktionen für den Anrufer) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.3 Informations-Mailboxen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.4 Vermittlungs-/AutoAttendant-Mailbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.5 Gruppenmailbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.6 Verteilung von Sprachnachrichten anhand von Verteilerlisten . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.7 Verteilung von Sprachnachrichten an alle Mailboxbesitzer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.8 Reihenfolge der Nachrichtenabfrage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.9 Mobility. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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3 Eigene Mailbox nutzen und bedienen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.1 Bedienoberflächen von IVM. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.2 Zugang zur Mailbox / Codenummern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.3 Navigieren in der Mailbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.4 Die einzelnen Mailbox-Funktionen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.4.1 Mailbox abhören . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.4.2 Begrüßungen aufnehmen und auswählen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.4.3 Private Mitteilung aufnehmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.4.4 Steuerung für Begrüßungen einstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.4.5 Nachrichtenaufzeichnung ein-/ausschalten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.4.6 Mailbox-Codenummer ändern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.4.7 Codenummer für Privatmitteilung ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.4.8 Benachrichtigungsruf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.4.8.1 Benachrichtigungsruf aktivieren/deaktivieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.4.8.2 Benachrichtigungsrufnummer eingeben und auswählen . . . . . . . . . . . . . . . . .
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3.4.9 Vertreterfunktion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.4.9.1 Vertreterfunktion aktivieren/deaktivieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.4.9.2 Vertreterrufnummer angeben und auswählen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.4.10 Einrichten der AutoAttendant-Ziele. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.4.11 Sprache der Benutzeransagen einstellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.4.12 Benutzername aufnehmen/ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.5 Mobility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.5.1 Grundfunktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.5.2 Eingehende Gespräche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.5.3 Ausgehende Gespräche. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.5.4 Hauptmenü . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.5.4.1 Rufnummer wählen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.5.4.2 Wahlwiederholung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.5.4.3 Persönliches Telefonbuch (Kurzwahlziel-Verzeichnis) . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.5.4.4 Aus dem persönlichen Telefonbuch (Kurzwahlziel-Verzeichnis) wählen. . . . .
3.5.4.5 Benutzereinstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.5.4.6 Ausweichziel bei Besetzt einstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.5.4.7 Ausweichziel bei Nichterreichen einstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.5.4.8 Nachrichtenzustellung als E-Mail einstellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.5.4.9 Automatische Begrüßung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.5.4.10 Sprachnotiz aufzunehmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.5.5 Mailboxeinstieg. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.5.6 Funktionsanrufe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.5.7 Verfügbare Funktionen während eines Gesprächs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.5.7.1 Rückfrage durchführen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.5.7.2 Makeln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.5.7.3 Konferenz aufbauen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.5.7.4 Mitschneiden (Mobility) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.5.7.5 Anruf heranholen/Gesprächsübernahme. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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4 Systemverwaltung mit der Super-User-Funktion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.1 Überblick . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.2 Die Super-User-Funktion aufrufen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.3 Mailboxen verwalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.3.1 Eine Mailbox einrichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.3.2 Mailbox löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.3.3 Mailbox-Status abfragen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.4 Internetverbindung testen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.5 Systemsoftware aktualisieren (Upgrade) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.6 Super-User-Codenummer ändern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.7 Sprache der Benutzerführung ändern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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5 Mitschneiden (Call Live Recording) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
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Nur für den internen Gebrauch
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6 Telefonkonferenzen führen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.1 Überblick . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.2 Telefonkonferenz eröffnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.2.1 Konferenz über das Telefon eröffnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.2.2 Konferenz über den Internet-Browser eröffnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.3 Telefonkonferenz steuern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.3.1 Konferenz über das Telefon steuern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.3.1.1 Überblick. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.3.1.2 Aufzeichnung starten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.3.1.3 Aufzeichnung beenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.3.1.4 Trennen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.3.1.5 Rückfrage (Makeln / Hinzuholen von Teilnehmern / Konferenz übergeben) . .
6.3.2 Konferenz über den Internet-Browser steuern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.4 Selbsteinwahl der Konferenzteilnehmer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.5 Konferenz beenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.5.1 Konferenz per Telefon beenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.5.1.1 Konferenz mit sofortiger Trennung aller Verbindungen beenden . . . . . . . . . . .
6.5.1.2 Befristete Fortsetzung der Konferenz ohne Konferenzleiter. . . . . . . . . . . . . . .
6.5.1.3 Beenden der Konferenz ohne Schließen des Konferenzraumes . . . . . . . . . . .
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Stichwörter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
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Inhalt
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Nur für den internen Gebrauch
IVM V3.0
Nur für den internen Gebrauch
Bilder
Bild 3-1
Bild 3-2
Bild 4-1
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Mailbox-Funktionen (STD / XP). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Anordnung der Nachrichten im Eingangs- und im Ablagebereich. . . . . . . . 29
Super-User-Funktion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Bedienungsanleitung
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bkLOF.fm
Bilder
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Nur für den internen Gebrauch
IVM V3.0
Nur für den internen Gebrauch
bkLOT.fm
Tabellen
Tabellen
Tabelle 2-1
Tabelle 2-2
Tabelle 3-1
Tabelle 3-2
Tabelle 3-3
Tabelle 3-4
Tabelle 3-5
Tabelle 3-6
Tabelle 3-7
Tabelle 3-8
Tabelle 3-9
Tabelle 3-10
Tabelle 3-11
Tabelle 3-12
Tabelle 3-13
Tabelle 3-14
Tabelle 3-15
Tabelle 3-16
Tabelle 3-17
Tabelle 3-18
Tabelle 3-19
Tabelle 3-20
Tabelle 3-21
Tabelle 4-1
Tabelle 4-2
Tabelle 4-3
Tabelle 4-4
Tabelle 4-5
Tabelle 4-6
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Festgelegte Mailbox-Klassen und deren Leistungsumfang. . . . . . . . . . . . .
Steuerung der Informationsansage durch den Anrufer . . . . . . . . . . . . . . . .
Mögliche Mailbox-Funktionen (abhängig von der Mailbox-Klasse) . . . . . . .
Begrüßungsüberblick . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Einstellen und Aufnehmen der Begrüßungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Privatmitteilung aufnehmen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Steuerung für Begrüßungen einstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Nachrichtenaufzeichnung ein-/ausschalten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Mailbox-Codenummer ändern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Codenummer für Privatmitteilung ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Benachrichtigungsruf aktivieren/deaktivieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Benachrichtigungsrufnummer eingeben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Vertreterfunktion aktivieren/deaktivieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Vertreterrufnummernliste zusammenstellen und auswählen . . . . . . . . . . .
Einrichten der AutoAttendant-Ziele . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Sprache der Benutzerführungsansagen einstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Benutzernamen aufnehmen/ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Menü Benutzereinstellungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Menü Ausweichziel bei Besetzt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Menü Ausweichziel bei Nichterreichen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Menü Nachrichtenzustellung als E-Mail einstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Menü Automatische Begrüßung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Verfügbare Funktionen während eines Gesprächs . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Mailbox-Verwaltungsfunktionen aufrufen (vergleiche Bild 4-1) . . . . . . . . . .
Mailbox-Status abfragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Internetverbindung prüfen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Systemsoftware aktualisieren (Upgrade) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Codenummer ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Sprache der Benutzerführung ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Tabellen
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Nur für den internen Gebrauch
IVM V3.0
Nur für den internen Gebrauch
1
Einleitung
1.1
Zielgruppe
ivmc01.fm
Einleitung
Zielgruppe
Dieses Handbuch richtet sich an die Benutzer und die Systembetreuung von IVM.
1.2
Sicherheitshinweise
IVM bietet eine Vielzahl von Funktionen zur Verbesserung der Erreichbarkeit. Dazu gehört zum
Beispiel die Möglichkeit, Anrufe aus der Mailbox zu externen Zielen weiterzuleiten und diese
Weiterleitung aus der Ferne flexibel zu ändern. Dies birgt jedoch ein Missbrauchsrisiko wodurch hohe Gebühren zu Lasten des Betreibers entstehen können.
Der Zugang zu jeder Mailbox ist durch eine Codenummer (PIN) geschützt. Bei der Inbetriebnahme ist hierfür eine individuelle Kombination zu vergeben (siehe Abschnitt 3.2, “Zugang zur
Mailbox / Codenummern”). Gleiches gilt für die Superuser-Codenummer des Systembetreuers
(siehe Abschnitt 4.2, “Die Super-User-Funktion aufrufen”).
>
Wählen Sie als Codenummer eine nicht leicht zu erratende Kombination und behandeln sie diese ebenso vertraulich wie ihre Bank PIN.
>
Legen Sie zur Risikominimierung mit ihrer Systembetreuung fest, welche Funktionen
sie nutzen wollen (siehe Abschnitt 2.1, “Mailbox-Klassen”) und welche Ziele aus der
Mailbox erreichbar sein sollen (Berechtigungen der IVM Ports der Octopus F). Es
wird empfohlen eine Codenummer mit mindestens 6 Stellen zu verwenden.
1.3
Die Codenummer sichert ihre Mailbox sowohl gegen Missbrauch als auch gegen unbefugtes Abhören.
Funktionsbeschreibung/Überblick
IVM ist ein System für den Betrieb von Sprachmailboxen unterschiedlicher Leistungsspektren
mit AutoAttendant-Funktion (menügeführter Anrufvermittlung). Das System ist als Einsteckkarte für den Betrieb in Octopus F-Kommunikationssystemen konzipiert. Die Systemverwaltung
wird mit dem Kundenmanager oder dem KC-Manager durchgeführt.
Im Einzelnen verfügt IVM V3.0 über folgende Funktionen:
●
●
Je nach Anlagentyp und Produktvariante der IVM V3.0 bis zu 8 bzw. 24 Ports, d. h. bis zu
8 bzw. 24 parallele Vermittlungs- und Anrufbeantwortervorgänge.
100 Stunden Sprachaufzeichnungskapazität.
Bedienungsanleitung
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ivmc01.fm
Einleitung
Funktionsbeschreibung/Überblick
●
●
●
Nur für den internen Gebrauch
Zwei Bedienoberflächen (Telefon User Interface), die Standard-Oberfläche entspricht der
der Version 1.0. Hinzugekommen ist die IVM-Oberfläche, hier wurde die Tastenbelegung
an die IVM-V3.0-Oberfläche angepasst (gleiche Taste für gleiche Funktion).
Unterstützung der Mehrkunden-Fähigkeit einer Octopus F (z.B. in Gründerzentren mit gemeinsamer Telefonanlage).
Maximale Ansagelänge/Begrüßungslänge pro Sprachmailbox.
3 Minuten für Standard/Vorzugs/Exklusiv-Mailboxen
20 Minuten für Informations-Mailboxen
8 Minuten für AutoAttendant-Mailboxen
20 Minuten für MOH/Ansage-Mailboxen
●
●
Zeitgesteuerter Benachrichtigungsruf nach dem Empfang einer neuen Sprachnachricht,
wahlweise als Telefonanruf, als Pager-Nachricht* oder als Short Message Service* (SMS)
Klassifizierung von Nachrichten, Antworten und Kommentaren als privat, dringend und
normal.
●
Datum- und Zeitvermerk für jede Nachricht.
●
Verteilung von Nachrichten an alle Mailboxen (Broadcast) oder an Verteilerlisten.
●
Rückrufmöglichkeit zu Anrufern, die eine Nachricht hinterlassen haben (CLIP-Service ist
erforderlich).
●
Automatisches Löschen alter Sprachnachrichten nach Zeit.
●
Alternative, tageszeit-, Anrufart gesteuerte- oder kalenderabhängige Begrüßungen.
●
●
Auto Attendant (Automatische Anrufannahme, Begrüßung und Vermittlung, Tag-/Nachtbetrieb). Damit verbunden: Mögliche Namens-Kurzwahl zur Weitervermittlung.
Automatische Faxtonerkennung und Weiterleitung von Faxen an ein Mailbox-spezifisches
Faxziel.
●
Kontextsensitive Mailbox-Administration durch den Benutzer per Telefon.
●
Einspielen professionell aufgenommener Begrüßungen über den KC-Manager.
●
Wartemusik mit Endlosschleife**.
●
Einspielen individueller Ansagen (z. B. bei der internen Anrufverteilung (UCD))**.
●
Gruppenmailboxen mit bis zu 20 Teilnehmern.
●
●
12
Informationsmailboxen mit 20-minütiger Ansage. Endloswiedergabe und Navigation im
Ansagetext sind möglich.
Mitschneiden eines geführten Telefongesprächs.
IVM V3.0
ivmc01.fm
Nur für den internen Gebrauch
Einleitung
Web-Bedienoberflächen der IVM
Einbinden externer Telefone (Mobiltelefone, Home-Office-Telefone, etc.) – ähnlich wie Nebenstellenapparate – in TK-Anlagen durch Mobility-Funktion.
●
* nur DTMF-Nachwahl möglich
** ab Octopus F200/400/650 4.5 (Zum Betrieb ist eine entsprechende Lizenz erforderlich).
1.4
Web-Bedienoberflächen der IVM
Die Web-Bedienoberfläche ist ausführlich direkt in der Online-Hilfe beschrieben.
1.5
Bedienoberflächen der IVM über das Telefon
IVM bietet dem Anwender zwei unterschiedliche Bedienoberflächen:
●
die Standard-IVM-Oberfläche, die schon in Version 1.0 zur Verfügung stand,
●
eine an IVM V3.0 angepasste Oberfläche.
Die aktive Oberfläche wird von der Systembetreuung aktiviert und gilt systemweit für alle Mailboxen. Die beiden Bedienoberflächen unterscheiden sich durch ihre Tastenbelegungen, die
Sprachansagen der Bedienerführung sind weitestgehend identisch.
In dieser Dokumentation sind alle Bezüge auf die Standardoberfläche mit „(STD)“ und die auf
die IVM-V3.0-Oberfläche mit „(XP)“ gekennzeichnet. Falls die erwähnte Tasteneingabe für beide Oberflächen gilt, gibt es keinen erläuternden Zusatz.
>
Hinweis:
Zur Steuerung von IVM wird ein Systemtelefon (z. B. Octophon F) oder ein analoges
Telefon mit DTMF-Wahl benötigt.
Das Leistungsmerkmal "Mitschneiden" wird über die programmierte Aufnahmetaste (vgl. Service-Manual der Octophon F200/400/650) an einem Systemtelefon (z. B. Octophon F) oder
über eine Leistungsmerkmal-Prozedur an einem Nicht-Systemtelefon gestartet bzw. gestoppt.
1.6
Signalisierung eingegangener Nachrichten
1.6.1
Optische oder akustische Signalisierung
Nach dem Eingang einer neuen Nachricht wird automatisch die Nachrichten-Lampe (Message
Waiting Indication)* der zugeordneten Octopus F200/400/650-Nebenstelle gesetzt. Bei Endgeräten ohne MWI-LED wird ein Sonderwählton* eingespielt.
Ab SW-Version HE200V.03.202 und Octopus F-System-SW V5.0 (SMR5) wird die Anzahl neuer Nachrichten im Display des Systemtelefons angezeigt.
Bedienungsanleitung
13
ivmc01.fm
Einleitung
Signalisierung eingegangener Nachrichten
Nur für den internen Gebrauch
Die Signalisierung wird beim Eingang der ersten Nachricht gesetzt und nach dem Abhören der
letzten Nachricht automatisch wieder gelöscht.
Ist für die betreffende Mailbox ein Benachrichtigungsruf eingerichtet und aktiviert, wird dieser
zusätzlich zur Signalisierung am Endgerät ausgeführt.
* Abhängig von der Einrichtung der Octopus F
1.6.2
Signalisierung mit E-Mail
Der Eingang einer Nachricht in der Mailbox kann ebenfalls ab SW-Version HE200V.03.202 und
Octopus F-SW V5.0 (SMR5) per E-Mail signalisiert werden. Es können bis zu 3 E-Mail-Adressen angegeben werden, jeweils mit oder ohne WAV-File-Anhang.
Zum Löschen der Voicemails stehen 3 Möglichkeiten zur Verfügung:
–
Manuell:
Die Voicemail kann nur in der TUI manuell gelöscht werden.
–
Automatisch nach Benachrichtigung:
Die Voicemail wird automatisch nach der Zustellung gelöscht.
–
Automatisch nach vordefinierter Zeit:
Die Voicemail wird nach einer vordefinierten Zeit gelöscht (vgl. automatisches Löschen nach Zeit). Es werden nur die Voicemails gelöscht, die schon abgehört wurden.
Dieses Leistungsmerkmal ist nur über den KC-Manager einstellbar.
14
IVM V3.0
ivmc01.fm
Nur für den internen Gebrauch
Einleitung
Integration mobiler Endgeräte (Mobility)
1.7
Integration mobiler Endgeräte (Mobility)
1.7.1
Grundfunktionen
Die IVM Mobility Funktion bindet externe Telefone (Mobiltelefone, Home-Office-Telefone,...) ähnlich wie Nebenstellenapparate - in TK-Anlagen ein.
Dadurch sind grundlegende Festnetzfunktionen wie Rückfrage, Makeln, Weiterverbindung und
Konferenzschaltung auch an externen Anschlüssen (z.B. Ihrem Mobiltelefon) möglich.
Zusätzlich übernimmt die IVM bei Besetzt oder bei Nichterreichbar die Funktion einens Anrufbeantworters.
Außerdem ist es möglich die Gespräche, die über Mobility geführt werden, aufzuzeichnen oder
Sprachnotizen aufzunehmen. Diese Aufzeichnungen werden anschließend als gewöhnliche
Nachrichten in der entsprechenden Mobility- Mailbox abgelegt.
Eingehende Gespräche
Mit IVM sind Sie am Arbeitsplatz und unterwegs unter einer Rufnummer erreichbar.
Als Benutzer entscheiden Sie, auf welches Weiterleitungsziel ein auf Ihrer Nebenstelle eingehender Anruf weitergeleitet werden soll. Ihnen stehen max. 3 Weiterleitungsziele (z.B. Mobiltelefon, Home-Office) zur Verfügung, von denen Sie eines aktivieren können. Alternativ können
Sie Nachrichtenaufzeichnung einschalten. Sollten Sie an dem aktivierten Weiterleitungsziel
nicht erreichbar sein oder ist dieses Ziel besetzt, stehen weitere Ausweichoptionen zur Verfügung.
Alle benutzerdefinierten Weiterleitungsziele können von unterwegs aktivieren oder zu deaktiviert werden.
Als zusätzlichen Service können Sie den Anrufer mit einer standardisierten oder persönlichen
Begrüßungsansage informieren (z.B. "Bitte warten Sie kurz"). Der Anrufer hört die Begrüßungsansage vor der Gesprächsannahme am Weiterleitungsziel.
>
Mit IVM Mobility sehen Sie am Weiterleitungsziel die Rufnummer des Anrufers.
Ist die Rufnummern-Übermittlung des Anrufers deaktiviert, wird die eigene Benutzernummer übertragen.
Bedienungsanleitung
15
ivmc01.fm
Einleitung
Integration mobiler Endgeräte (Mobility)
1.7.2
Nur für den internen Gebrauch
Ausgehende Gespräche
Die IVM Mobility erkennt die definierten Weiterleitungsziele als registrierte Telefonnummern/
Apparate. Von jedem registrierten Telefon (z.B. Mobiltelefon, Home-Office Telefon) können Sie
Telefonverbindungen über Mobility aufbauen.
Zusätzlich stehen Ihnen allgemeine Funktionen zur Verfügung:
–
Rückruf (Callback)
–
Wahlwiederholung
–
Telefonbuch
>
16
Falls Sie mit Ihrem Mobiltelefon eine Zweitkarte (Twin-Card) verwenden, so können
Sie Mobility auch mit der Zweitkarte nutzen.
Voraussetzung: Diese Nummer ist ebenfalls in Ihren Benutzereinstellungen eingetragen.
IVM V3.0
ivmc02.fm
Nur für den internen Gebrauch
2
Allgemeines zu Mailboxen
2.1
Mailbox-Klassen
Allgemeines zu Mailboxen
Mailbox-Klassen
Leistungsumfang und Funktion der einzelnen Mailboxen sind konfigurierbar. Je nach zugeordneter Mailbox-Klasse variiert der Leistungsumfang und somit auch das angebotene MailboxAdministrationsmenü.
Die IVM bietet 17 festgelegte Mailbox-Klassen. Neben der Zuweisung einer festgelegten Mailbox-Klasse besteht auch die Möglichkeit, den Leistungsumfang für jede Mailbox individuell einzurichten.
Unterschieden werden folgende Mailbox-Klassen:
●
Mailbox-Klasse 1 (Einfach-/Informations-Mailbox)
●
Mailbox-Klasse 2 (Standard-Mailbox)
●
Mailbox-Klasse 3 (Vorzugs-Mailbox)
●
Mailbox-Klasse 4 (Exklusiv-Mailbox)
●
Mailbox-Klasse 5 (Standard-Auto-Attendant-Mailbox)
●
Mailbox-Klasse 6 (Vorzugs-Auto-Attendant-Mailbox)
●
Mailbox-Klasse 7 (Gruppen-Mailbox)
●
Mailbox-Klasse 8 (Standard-Mailbox mit Begrüßungssteuerung)
●
Mailbox-Klasse 9 (Vorzugs-Mailbox mit Begrüßungssteuerung und Verteilerlisten)
●
Mailbox-Klasse 10 (Exklusiv-Mailbox mit Begrüßungssteuerung und Verteilerlisten)
●
●
Mailbox-Klasse 11 (Standard-Mailbox mit 4 Begrüßungen, Begrüßungssteuerung und Verteilerlisten, ohne die Möglichkeit einer externen Verbindung)
Mailbox-Klasse 12 (Standard-Mailbox wie COS 11, plus Broadcast ohne die Möglichkeit einer externen Verbindung)
●
Mailbox-Klasse 13 (Premium-Mailbox)
●
Mailbox-Klasse 14 (AutoAttendant-Mailbox mit Verteilerlisten)
●
Mailbox-Klasse 15 (Vorzugs-AutoAttendant-Mailbox mit Verteilerlisten und Broadcast)
●
Mailbox-Klasse 16 (Vorzugs-Gruppen-Mailbox)
●
Mailbox-Klasse 17 (MOH/Ansage-Mailbox)
●
Individueller Mailboxleistungsumfang (Einrichtung nur über den KC-Manager)
Bedienungsanleitung
17
ivmc02.fm
Allgemeines zu Mailboxen
Mailbox-Klassen
>
Nur für den internen Gebrauch
Hinweis:
Welche Möglichkeiten Ihre eigene Mailbox bietet, erfahren Sie beim Zugriff auf die
Mailbox. Alle zur Verfügung stehenden Funktionen werden Ihnen beim Navigieren
durch Ansagen mitgeteilt.
Mailbox-Klassen
1
Nachrichten aufnehmen/abhören
X X X X X X X X X X X X X X X X
-
Nachrichten speichern
-
X X X X X X X X X X X X X X X
-
Mitteilungen aufnehmen und
versenden
-
X X X X X X X X X X X X X X X
-
Nachrichten weiterleiten
-
X X X X X X X X X X X X X X X
-
Anrufer zurückrufen
-
-
X X X X X X X X
-
-
X X X X
-
Anzahl der möglichen Begrü- 1
ßungen
3
3
3
3
4
3
3
4
4
4
4
4
Begrüßungssteuerung
-
-
-
-
-
X
-
X X X X X X X X X
-
Informations-Mailbox
X
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Private Mitteilung
-
-
X X X X
-
-
-
X X X X
-
-
-
-
Benutzername aufnehmen
-
X X X X X X X X X X X X X X X
-
Benachrichtigungsruf
-
-
X X X X
-
-
X X
-
-
X
-
Vertreterfunktion
-
-
-
X X X
-
-
-
-
-
X X X
-
-
Sprache auswählen
-
-
-
X X X X X X X X X X X X X
4
Kurzwahl / AutoAttendant
-
-
-
-
X X
-
-
-
-
-
-
-
X X
-
-
Gruppen-Mailbox
-
-
-
-
-
-
X
-
-
-
-
-
-
-
X
-
Systemweite Verteilerliste
-
-
-
-
-
-
-
-
X X X X X X X X
-
Broadcast
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Faxabwurfziel
-
-
-
-
X X X X X X X X X X X X
-
Kurzwahlziele für 4 Tagesabschnitte
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
“Deaktivierung direkte Wahl“
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Mailbox-AutoAttendant
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
E-Mail Benachrichtigung
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Tabelle 2-1
18
2
3
4
5
6
7
8
9 10 11 12 13 14 15 16 17
3
3
X
-
-
-
-
X X
4
-
-
4
X X
X
Festgelegte Mailbox-Klassen und deren Leistungsumfang
IVM V3.0
ivmc02.fm
Nur für den internen Gebrauch
>
2.2
Allgemeines zu Mailboxen
Hinterlassen einer Nachricht (Funktionen für den Anrufer)
Hinweis:
Der Leistungsumfang der Individuellen Mailbox-Klasse wird bei der Einrichtung für
jede Mailbox separat festgelegt.
Hinterlassen einer Nachricht (Funktionen für den Anrufer)
Für den Anrufer gibt es folgende Möglichkeiten bei der Benutzung des Voice-Mail-Systems:
●
Klassische Anwahl einer Mailbox
Die meisten Anrufer erreichen die Mailbox des Angerufenen, weil sich dieser nicht an seinem Arbeitsplatz befindet (Rufweiterschaltung bei „frei“) oder weil der Angerufene gerade
spricht (Rufweiterschaltung bei „besetzt“). In beiden Fällen hört der Anrufer die aktuelle
Mailboxbegrüßung. Im Normalfall kann der Anrufer anschließend eine Nachricht hinterlassen (Nachrichtenaufzeichnung muss aktiviert sein).
●
Direkte Anwahl einer Mailbox zum Hinterlassen einer Nachricht
Durch einen Anruf des Mailbox-Sammelanschlusses und anschließender Nachwahl von
# und der Mailboxnummer erreicht der Anrufer direkt die gewünschte Mailbox. Wenn der
Anrufer ein Gespräch zu dieser Mailbox vermittelt, wird die Begrüßungsansage der Box
wiederholt.
Anwendungsbeispiel:
Die Zentrale erhält einen Anruf für einen Teilnehmer, der zur Zeit nicht im Haus ist. Der Anrufer möchte diesem Teilnehmer eine Nachricht auf dessen Mailbox hinterlassen. In diesem Fall kann die Mailbox des betreffenden Teilnehmers direkt angewählt werden. Der Anrufer hört sofort die Begrüßungsansage der Mailbox und kann anschließend seine
Nachricht aufsprechen.
Wichtig! --> Nachrichtenaufzeichnung muss eingeschaltet sein.
●
Abbruch der Begrüßung
Der Anrufer kann Begrüßungsansage des Mailboxnutzers mit # (STD) / * (XP) jederzeit abbrechen, bei eingeschalteter Nachrichtenaufzeichnung kann er direkt nach dem Signalton mit dem Aufsprechen der Nachricht beginnen.
●
Vermittlung zum Vertreter
Betätigt der Anrufer während der Begrüßungsansage die Taste 0, so vermittelt das System sofort zum Vertreter.
>
Hinweis:
Die Vertreterfunktion für normale Mailboxen muss durch den Mailboxinhaber aktiviert werden und die Nachrichtenaufzeichnung muss eingeschaltet sein.
Bedienungsanleitung
19
ivmc02.fm
Allgemeines zu Mailboxen
Hinterlassen einer Nachricht (Funktionen für den Anrufer)
●
Nur für den internen Gebrauch
Beenden einer Nachrichtenaufzeichnung
Der Anrufer kann das Aufsprechen einer Nachricht auf drei verschiedene Arten beenden:
1. Durch einfaches Auflegen. Die aufgesprochene Nachricht wird anschließend mit der
Priorität „normal“ gespeichert.
2. Durch Drücken der Taste #. Anschließend besteht die Möglichkeit der Nachbearbeitung, bzw. des Änderns der Priorität.
3. Durch Drücken der Taste 0. Es erfolgt eine Vermittlung zum eingerichteten Vertreterziel. Die Aufnahme wird gespeichert, falls sie der vorgeschriebenen Nachrichtenlänge entspricht und die Nachrichtenaufzeichnung für die Mailbox aktiviert wurde.
●
AutoAttendant-Mailboxen
AutoAttendant-Mailboxen bieten zusätzlich zu den Möglichkeiten einer Standard-Mailbox
die Weitervermittlung über Kurzwahl (Ziffern 0-9), sowie Namenswahl und die direkte Anwahl einer Systemnebenstelle durch einfache Wahl der Nebenstellenrufnummer während
der Begrüßung. Detaillierte Erläuterungen finden Sie im Abschnitt 3.4.10, “Einrichten der
AutoAttendant-Ziele”, auf Seite 3-38.
●
Direkte Anwahl einer IVM Mailbox via Auto Attendant
Durch zweimaliges Drücken der Taste * mit anschließender Eingabe der gewünschten
Mailbox-Nummer wird, nach einem Vermittlungshinweis, die Begrüßung der gewünschten
Mailbox wiedergegeben. Nach dem Ertönen des Signaltons kann direkt mit dem Aufsprechen der Nachricht begonnen werden.
Wichtig! ----> Die Nachrichtenaufzeichnung der gewünschten Mailbox ist eingeschaltet
●
Wechsel in den Administrationsmodus (Fernabfrage der Mailbox)
Während der Begrüßungsansage, hat der Anrufer die Möglichkeit in den Administrationsmodus der Mailbox zu wechseln. Hierzu muss der Anrufer * , gefolgt von seinem persönliche Mailboxcode eingeben.
●
Anhören der privaten Mitteilungen
Wenn der Anrufer während der Begrüßungsansage die Taste * betätigt und anschließend den vereinbarte „privaten“ Zugangscode eingibt, kann er die aufgezeichnete private
Mitteilung anhören.
>
20
Hinweis:
Den „privaten“ Zugangscode muss der Mailboxbesitzer dem berechtigten Personenkreis bekannt geben.
IVM V3.0
ivmc02.fm
Nur für den internen Gebrauch
2.3
Allgemeines zu Mailboxen
Informations-Mailboxen
Informations-Mailboxen
Alle Mailboxen der Mailbox-Klasse 1 bieten eine 20-minütige Begrüßungsansage (z. B. zur
Realisierung einer Kinoansage). Anrufer können während des Anhörens innerhalb der Ansage
„navigieren“, siehe auch Tabelle 2-2.
Informations-Mailboxen bieten auch die Möglichkeit der Nachrichtenaufzeichnung, diese sollte
bei einer reiner Nutzung als Informations-Mailbox jedoch deaktiviert werden.
Ist das Ende der Ansage erreicht, kann die Informations-Mailbox die Verbindung automatisch
trennen (einstellbar über den KC-Manager).
Funktionen für den Anrufer
(DTMF-Wahl erforderlich!)
Taste Taste
(STD) (XP)
Begrüßung wiederholen
2
73
Begrüßung 5 Sekunden zurückspulen
4
78
Pause
5
*
Begrüßung 5 Sekunden vorspulen
6
98
Tabelle 2-2
>
2.4
Steuerung der Informationsansage durch den Anrufer
Hinweis:
Diese Möglichkeiten sollten dem Anrufer bei einer Informations-Mailbox zu Beginn
der Begrüßung bekanntgemacht werden.
Vermittlungs-/AutoAttendant-Mailbox
Alle Vermittlungs-/AutoAttendant-Mailboxen und bieten zusätzlich folgende Leistungsmerkmale:
●
Eine Begrüßungslänge von 8 Minuten
Erfolgt keine Reaktion des Anrufers, wird die Begrüßungsansage automatisch wiederholt.
>
●
Hinweis:
Alle Möglichkeiten der betreffenden AutoAttendant-Box sollten in der Begrüßungsansage erwähnt werden.
Weitervermittlung über Kurzwahlziffern „0-9“
Wenn einem Kurzwahlziel eine Zielrufnummer zugewiesen wurde, kann ein Anrufer durch
einfache Eingabe der Kurzwahlziffer die Vermittlung einleiten. Die Einrichtung der Kurzwahlziele ist in Abschnitt 3.4.10, “Einrichten der AutoAttendant-Ziele”, auf Seite
3-38beschrieben.
Bedienungsanleitung
21
ivmc02.fm
Allgemeines zu Mailboxen
Gruppenmailbox
Nur für den internen Gebrauch
Kurzwahlziele können interne/externe Rufnummern oder Mailboxen (auch AutoAttendantBoxen) sein. Über die Anwahl weiterer AutoAttendant-Boxen lassen sich komplexe Kundenanforderungen abbilden.
>
Hinweis:
Wird eine weitere Mailbox erreicht, hört der Anrufer die Begrüßung dieser Mailbox.
Weitervermittlung zu einer internen Nebenstelle
●
Wählt der Anrufer während der Begrüßung eine ihm bekannte Nebenstellennummer, wird
er direkt zu dieser Nebenstelle vermittelt.
Hinweis:
> Zwischen der Eingabe der einzelnen Ziffern dürfen max. 2,5 Sek. verstreichen.
Namenswahl
●
Durch einfache Eingabe von * # , gefolgt von bis zu drei Buchstaben des Mailboxnamens (Erfassung über den KC-/Kundenmanager) können interne Teilnehmer erreicht werden. Die Eingabe erfolgt über die einfache Buchstabenwahl der Telefontastatur. Eine Auswahl der in Frage kommenden Teilnehmer wird angeboten. Die Wahl des gewünschten
Teilnehmers erfolgt mit *. Die Auswahl wird durch kontextsensitive Hilfsansage unterstützt.
>
2.5
Hinweis:
Für die Vermittlung per Namenswahl ist die Aufzeichnung des Mailboxnamens
durch den Benutzer erforderlich.
Gruppenmailbox
Gruppenmailboxen können bis zu 20 gleichberechtigte Mitglieder haben. Alle Gruppenbox-Mitglieder können Nachrichten abfragen und die Administration der Gruppenbox übernehmen. Ein
paralleler Zugriff von mehreren Teilnehmern ist nicht möglich. Mitglieder einer Gruppenmailbox
können auch eine persönliche Mailbox besitzen.
>
22
Hinweis:
Wenn ein Mitglied der Gruppe auch eine persönliche Mailbox hat, sollten sich die
Zugangscodes für die persönliche Box und die Gruppenbox unterscheiden. Sind
beide Codes gleich, muss bei einem Zugriff die jeweilige Mailboxnummer zusätzlich
eingegeben werden.
IVM V3.0
ivmc02.fm
Nur für den internen Gebrauch
Allgemeines zu Mailboxen
Verteilung von Sprachnachrichten anhand von Verteilerlisten
Eingegangene Nachrichten werden parallel bei allen Gruppenbox-Mitgliedern angezeigt, die
Benachrichtigungsanzeige (MWI) wird gelöscht, wenn die letzte Gruppenboxnachricht abgehört wurde.
Die Teilnehmer einer Gruppenmailbox werden von der Systembetreuung eingerichtet und verwaltet.
2.6
Verteilung von Sprachnachrichten anhand von Verteilerlisten
Berechtigte Mailboxennutzer haben die Möglichkeit, Sprachnachrichten anhand von Verteilerlisten an weitere Mailboxen zu verteilen. Über den KC-Manager können bis zu 20 systemweit
verfügbare Verteilerlisten erstellt werden, von denen jede bis zu 20 Einträge besitzen darf.
Bei dem Versenden einer Sprachnachricht werden den berechtigten Mailboxbesitzern die Verteilerlisten automatisch als Option angeboten. Die gewünschte Verteilerliste wird durch eingeben der Listennummer ausgewählt.
2.7
Verteilung von Sprachnachrichten an alle Mailboxbesitzer
Der berechtigte Mailboxnutzer hat die Möglichkeit Sprachnachrichten an alle Mailboxen zu versenden („Broadcast“).
Diese Option wird den berechtigten Mailboxnutzern automatisch beim Versenden von Sprachnachrichten angeboten.
>
2.8
Hinweis:
Das setzen der Nachrichten-Signalisierungen für die konfigurierten Nebenstellen erfolgt in einem Abstand von 1 Sekunde.
Reihenfolge der Nachrichtenabfrage
Die Ablage neuer Sprachnachrichten kann nach dem First-In-First-Out- (Standard) oder der
Last-In-First-Out-Prinzip erfolgen. Das jeweils aktivierte Ablagemethode gilt für alle Mailboxen.
●
FIFO-Prinzip (Älteste Nachricht zuerst):
Folgt die Einkettung dem FIFO-Prinzip, werden trotzdem die jüngsten, nicht abgehörten
Nachrichten zuerst abgespielt. Nach dem Abhören werden sie aber nach hinten, und damit
nach dem FIFO-Prinzip sortiert verwaltet (die älteste Nachricht zuerst).
●
LIFO-Prinzip (Jüngste Nachricht zuerst):
Folgt die Einkettung dem LIFO-Prinzip, werden beim Abhören erst die neuen Nachrichten
in der umgekehrter Reihenfolge des Eintreffens abgespielt (die jüngste Nachricht zuerst).
Anschließend werden die bereits abgehörten und nicht gelöschten Nachrichten abgespielt.
Bedienungsanleitung
23
ivmc02.fm
Allgemeines zu Mailboxen
Mobility
Nur für den internen Gebrauch
Um einen „Überlauf“ der Mailbox zu verhindern, können alte Nachrichten automatisch gelöscht werden. Der einstellbare Zeitraum (1 bis 90 Tage) wird von der Systembetreuung
über den KC-Manager eingerichtet und gilt systemweit.
>
2.9
Hinweis:
Gesicherte Nachrichten werden nicht gelöscht (siehe Abschnitt 3.4.1, “Mailbox abhören”, auf Seite 3-28).
Mobility
Mit Aktivierung von Mobility wird ein umgeleiteter Ruf sofort zum aktivierten Weiterleitungsziel
vermittelt. Die Anrufbeantworterfunktion wird erst aktiviert, wenn das Weiterleitungsziel besetzt
oder nicht erreichbar ist.
24
IVM V3.0
Nur für den internen Gebrauch
ivmc03.fm
Eigene Mailbox nutzen und bedienen
Bedienoberflächen von IVM
3
Eigene Mailbox nutzen und bedienen
3.1
Bedienoberflächen von IVM
IVM bietet dem Anwender zwei unterschiedliche Bedienoberflächen:
●
die Standard-IVM-Oberfläche, die schon in Version 1.0 zur Verfügung stand,
●
mit der Version 2.0 eine an IVM V3.0 angepasste Oberfläche.
Die aktive Oberfläche wird von der Systembetreuung aktiviert und gilt systemweit für alle Mailboxen. Die beiden Bedienoberflächen unterscheiden sich durch ihre Tastenbelegungen, die
Sprachansagen der Bedienerführung sind weitestgehend identisch.
In dieser Dokumentation sind alle Bezüge auf die Standardoberfläche mit „(STD)“ und die auf
die IVM-V3.0-Oberfläche mit „(XP)“ gekennzeichnet. Falls die erwähnte Tasteneingabe für beide Oberflächen gilt, gibt es keinen erläuternden Zusatz.
3.2
Zugang zur Mailbox / Codenummern
Jeder Mailbox ist einer bestimmten Nebenstelle der TK-Anlage zugeordnet.
Ein Mailboxnutzer greift auf seine Mailbox zu, indem er die IVMIVM V3.0-Sammelnummer anruft. Dabei wird unterschieden zwischen
●
internen Anrufen vom Apparat des Mailboxnutzers und
●
externe Anrufen bzw. Anrufen von einem anderen internen Apparat.
Bei einem internen Anruf vom Apparat des Mailboxnutzers fordert das System den Anrufer
auf, seine Codenummer einzugeben. Nach Eingabe der passenden Codenummer hört der Anrufer die Statusansage seiner Mailbox.
Bei einem externen Anruf bzw. bei einem Anruf von einem anderen internen Apparat fordert das System den Anrufer zunächst auf, seine Codenummer einzugeben. Nach der Codenummer-Eingabe ist die Eingabe der Mailbox-Nummer erforderlich. Passen Codenummer
und Mailbox-Nummer zusammen, hört der Anrufer die Statusansage seiner Mailbox.
Der Zugriff zur Mailbox ist auch möglich, wenn der Anrufer nach einem umgeleiteten Anruf die
Begrüßung einer Mailbox hört. Beginnend mit * muss der Anrufer die Codenummer der Mailbox eingeben. Passt die Codenummer zur Mailbox, öffnet das System den Zugang zur Mailbox. Andernfalls fordert das System den Anrufer zur Eingabe der gewünschten Mailbox-Nummer auf.
Wenn bei einem Zugriff Codenummer und Mailbox-Nummer nicht übereinstimmen, quittiert das
System dies mit der entsprechenden Ansage. Nach falcher Eingabe (je nach Einstellung bis 3
Eingaben möglich) wird der Zugang gesperrt. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren
Systemadministrator.
Bedienungsanleitung
25
ivmc03.fm
Eigene Mailbox nutzen und bedienen
Navigieren in der Mailbox
>
3.3
Nur für den internen Gebrauch
Hinweis:
Direkt nach dem Einrichten einer Mailbox ist die Codenummer üblicherweise vierstellig und lautet „1234“ (Systemvoreinstellung).
Sollten Sie mit dieser Standard-Codenummer keinen Erfolg haben, dann sprechen
Sie bitte die Systembetreuung an.
Bei einer Mailbox mit Standard-Codenummer (Erstzugriff bzw. Aufhebung einer
Sperrung) werden Sie gezwungen, die Codennummer zu ändern! Das ist nur von intern, d. h. von einem Firmentelefon aus möglich. Bitte wählen Sie zum Schutz der
Mailbox und deren Funktionen eine nicht leicht zu erratende Ziffernkombination (4bis 8-stellig). Dabei ist darauf zu achten, dass folgende Codenummern nicht erlaubt
sind:
●
aufsteigende Ziffern (Beispiel: 1234)
●
absteigende Ziffern (Beispiel: 76543)
●
nur gleiche Ziffern (Beispiel: 888888)
Navigieren in der Mailbox
Zu Beginn der Mailbox-Abfrage wird nach der Statusansage als erstes die Nachrichten-Wiedergabe-Funktion angeboten. Erst wenn alle Nachrichten abgehört oder übersprungen sind,
kommt man zu den weiteren Mailbox-Funktionen (siehe Bild 3-1).
Eine aktive Mailboxverbindung kann jederzeit durch Auflegen beendet werden.
Navigiert wird in der Mailbox über die Zifferntasten Ihres Telefons.
Die wichtigsten Funktionen sind „vorblättern“ 3 (STD); 2 (XP) und „zurückblättern“ 1
(STD); 7 2 (XP).
Jede Mailbox-Funktion startet mit einer Hilfsansage, in der die jeweils möglichen Tasten und
deren Bedeutung mitgeteilt werden. Der Anwender kann jetzt die Optionen der aktuellen Funktion ausführen oder zur nächsten/vorherigen Funktion springen.
Die angebotenen Funktionen unterscheiden sich je nach vergebener Mailbox-Klasse.
Näheres zu den Funktionen ist in den nachfolgenden Abschnitten beschrieben.
>
26
Hinweis:
Es kann nur ein Benutzer abfragend/administrativ auf eine Mailbox zugreifen.
Während der Abfrage/Administration können parallel neue Nachrichten aufgezeichnet werden.
IVM V3.0
ivmc03.fm
Eigene Mailbox nutzen und bedienen
Navigieren in der Mailbox
Nur für den internen Gebrauch
Anruf bei der IVM - Rufnummer von der Nebenstelle des Inhabers aus
Codenummer eingeben
(Mailbox-Statusansage)
Mobility Hauptmenü
*#
1 / 72
Mailbox abhören / Nachrichten verwalten
3/2
1 / 72
1/#
3/2
Begrüßungen aufnehmen
3/8
1/#
Private Mitteilung aufnehmen
3/8
1/#
Steuerung für Begrüßungen einstellen
3/8
1/#
Nachrichtenaufzeichnung ein/aus
3/8
1/#
Mailbox-Codenummer ändern
3/8
3/8
1/#
Codenummer für private Mitteilung ändern
3/8
1/#
Benachrichtigung ein/aus
3/8
3/8
1/#
Benachrichtigungsrufnr. eingeben/auswählen
1/#
Vertreterfunktion ein/aus
3/8
1/#
Rufnr. des Vertreters eingeben/auswählen
3/8
1/#
Weitervermittlung durch Kurzwahl
3/8
1/#
Mailbox-Sprache ändern
3/8
1/#
Benutzername aufnehmen
Bild 3-1
>
Mailbox-Funktionen (STD / XP)
Hinweis:
Der angebotene Menüumfang ist abhängig von der zugeordneten Mailboxberechtigung.
Bedienungsanleitung
27
ivmc03.fm
Eigene Mailbox nutzen und bedienen
Die einzelnen Mailbox-Funktionen
3.4
Die einzelnen Mailbox-Funktionen
3.4.1
Mailbox abhören
Nur für den internen Gebrauch
In allen Mailboxen gibt es einen Bereich für eingegangene Nachrichten (Eingangsbereich) und
einen Bereich für gespeicherte Nachrichten (Ablagebereich). Ausnahme: In der Einfach-/Informations-Mailbox gibt es nur einen Eingangsbereich.
Alle Nachrichten in den Speicherbereichen befinden sich jeweils in chronologischer Folge. Ob
die letzte aufgezeichnete Nachricht am Anfang oder am Ende steht, wird bei der Einrichtung
von IVM eingestellt. Die eingestellte Reihenfolge gilt für alle Mailboxen (siehe auch Abschnitt
2.8, “Reihenfolge der Nachrichtenabfrage”).
Die Nachrichten im Eingangsbereich sind klassifiziert in dringende, normale oder private Nachrichten. Im Ablagebereich, in dem sich nur bereits abgehörte Nachrichten befinden können,
werden nur normale und private Nachrichten unterschieden.
Eigenschaften des Eingangsbereichs:
●
●
●
●
●
●
●
●
28
Unbegrenzte Anzahl von Nachrichten bis zur maximalen Speicherkapazität
Jede Nachricht ist entweder als dringend, privat oder normal gekennzeichnet (Kennzeichen kann nur vom Versender/Anrufer vergeben werden).
Dringende Nachrichten werden beim Abhören zuerst wiedergegeben, und zwar chronologisch geordnet (siehe Bild 3-2); anschließend erfolgt (ohne Gruppierung) die Wiedergabe
normaler und privater Nachrichten, ebenfalls chronologisch geordnet.
Als „dringend“ klassifizierte Nachrichten werden nach dem vollständigen Abhören als „normal“ eingestuft. Die Änderung der Priorität erfolgt erst wenn die Nachrichten abgehört wurden.
Jede Nachricht erhält einen Datum-/Zeitvermerk, der am Ende der Nachricht mitgeteilt
wird. Die Rufnummer des Anrufers wird angesagt, wenn diese bei der Aufzeichnung übermittelt wurde (dieses Leistungsmerkmal muss bei der Einrichtung freigeschaltet werden).
Eine als privat gekennzeichnete Nachricht im Eingangsbereich kann nicht weitergeleitet
werden.
Alle normalen und privaten Nachrichten können aus dem Eingangs- in den Ablagebereich
verschoben werden und umgekehrt. Dringende Nachrichten können erst verschoben werden, wenn sie nach dem Abhören die Priorität „normal“ erhalten haben.
Neue Nachrichten werden stets in den Eingangsbereich eingeordnet.
IVM V3.0
ivmc03.fm
Eigene Mailbox nutzen und bedienen
Die einzelnen Mailbox-Funktionen
Nur für den internen Gebrauch
Eigenschaften des Ablagebereichs:
●
●
●
●
●
Die Zahl der ablegbaren Nachrichten ist begrenzt (wird von der Systembetreuung eingestellt). Die Nachrichten im Ablagebereich werden beim Abhören als Endlosreihenfolge wiedergegeben (siehe Bild 3-2). Der Einstieg in den Ablagebereich wird durch eine Systemansage bestätigt.
Alle Nachrichten sind chronologisch geordnet. Je nach Einstellung der Systembetreuung
werden zuerst die ältesten oder zuerst die jüngsten Nachrichten angesagt (siehe auch Abschnitt 2.8, “Reihenfolge der Nachrichtenabfrage”).
Private Nachrichten erhalten eine entsprechende Ansage.
Nachrichten dieses Bereichs können nicht weitergeleitet werden. Auch Rückruf zum Anrufer ist nicht möglich.
Eine Nachricht kann in den Eingangsbereich zurückverschoben oder gelöscht werden. Zurückverschobene Nachrichten werden chronologisch eingeordnet.
Die Anordnung der Nachrichten zeigt das folgende Bild:
Eingangsbereich
dringend
Beginn des
Abhörens
älteste /
jüngste
zweitälteste /
zweitjüngste
normal / privat
jüngste /
älteste
älteste /
jüngste
zweitälteste /
zweitjüngste
jüngste /
älteste
Wechsel in den jeweils anderen Bereich mit #(STD)
Wechsel in die Ablagebereich #4(XP) in den Eingangsbereich #3(XP)
Verschieben von Nachrichten mit # #(STD)
älteste /
jüngste
zweitälteste /
zweitjüngste
/ 44(XP)
jüngste /
älteste
normal / privat
Ablagebereich
Bild 3-2
Anordnung der Nachrichten im Eingangs- und im Ablagebereich
Bedienungsanleitung
29
ivmc03.fm
Eigene Mailbox nutzen und bedienen
Die einzelnen Mailbox-Funktionen
Funktion
Nur für den internen Gebrauch
Taste Taste
Im
(STD) (XP) Ablagebereich
möglich
Nächste Nachricht;
Wenn im Eingangsbereich alle Nachrichten abgehört sind, erscheint
die nächste Mailbox-Funktion.
Im Ablagebereich wird stets zur nächsten Nachricht im Ringspeicher
weitergesprungen (Endlosschleife).
3
2
X
Eine Nachricht zurück; Wird der Beginn des Eingangsbereichs erreicht, wird die erste Nachricht sofort wieder abgespielt.
Im Ablagebereich wird stets zur vorhergehenden Nachricht im Ringspeicher weitergesprungen (Endlosschleife).
1
72
X
Zuletzt gehörte Nachricht wiederholen;
2
73
X
Wiedergabe für maximal 5 Sekunden unterbrechen (Pause);
Fortsetzen mit beliebiger Taste; Die letzten 5 Sekunden vor der Unterbrechung werden noch einmal wiedergegeben.
5
*
X
5 Sekunden der laufenden Nachricht zurückspulen und erneut abspielen
4
78
X
5 Sekunden der laufenden Nachricht vorspulen
6
98
X
Nachricht löschen
00
6
X
Nachricht speichern / in den anderen Bereich verschieben
##
41
44
X
Alle Nachrichten überspringen
*
79
Nachricht beantworten (auf die Mailbox des Anrufers sprechen);
8
31
9
9
*8
70
7
1
*#
#0
#
#3
#4
Nur bei Nachrichten von internen Teilnehmern mit eigener Mailbox!
Nachricht weiterleiten
Anrufer zurückrufen; Verbindung wird automatisch hergestellt;
Neue Nachricht aufnehmen und versenden
Zu einer anderen Mailbox wechseln: Codenummer eingeben, Nebenstelle eingeben.
Falls Wechsel nicht erfolgreich, wird in der bisherigen Mailbox fortgesetzt.
Wechseln zwischen Eingangs- und Ablagebereich
Tabelle 3-1
30
X
Mögliche Mailbox-Funktionen (abhängig von der Mailbox-Klasse)
IVM V3.0
ivmc03.fm
Eigene Mailbox nutzen und bedienen
Die einzelnen Mailbox-Funktionen
Nur für den internen Gebrauch
3.4.2
Begrüßungen aufnehmen und auswählen
Der Inhaber einer Mailbox kann alle zur Verfügung stehenden Begrüßungen über seinen Telefonhörer aufnehmen. Je nach Mailbox-Klasse stehen bis zu 4 Begrüßungen zur Verfügung:
Begrüßung
MailboxKlasse 1
MailboxKlassen 2-5
und
Klassen 7-10
MailboxKlassen 6
und
Klassen 11-16
1. Begrüßung
X
X
X
2. Begrüßung
-
X
X
3. Begrüßung
-
X
X
4. Begrüßung
-
-
X
Tabelle 3-2
Begrüßungsüberblick
Für die Auswahl der jeweils genutzten Begrüßung stehen verschiedene Mechanismen zur Verfügung (siehe auch Abschnitt 3.4.4, “Steuerung für Begrüßungen einstellen”)
Abhängig von der Mailboxklassen stehen die folgenden Mechanismen zur Auswahl:
●
manuell
●
Tag/Nacht* abhängig
●
abhängig von der Art des Anrufes
●
kalendergesteuert.
* Die Tag/Nachtsteuerung erfolgt durch Octopus F200/400/650
Neben der Möglichkeit, Begrüßungen über das Telefon aufzusprechen, unterstützt IVM auch
die Verwendung professionell aufgezeichneter Begrüßungen.
Der Einsatz von professionell aufgezeichneten Begrüßungsansagen bietet sich besonders im
Bereich von Firmenbegrüßungen an.
>
Hinweis:
Die Einspielung professionell aufgezeichneter Begrüßungen erfolgt über den KC-/
Kundenmanager, bitte wenden Sie sich hierzu an Ihre Systemadministration.
Bedienungsanleitung
31
ivmc03.fm
Eigene Mailbox nutzen und bedienen
Die einzelnen Mailbox-Funktionen
Nur für den internen Gebrauch
Nach dem Aufruf der Funktion hat der Mailboxnutzer folgende Möglichkeiten:
Funktion
Taste
(STD)
Taste
(XP)
Nächste Begrüßung auswählen (nur wenn mehrere Begrüßungen vorhanden sind und die manuelle Begrüßungssteuerung
genutzt wird)
8
4
Ausgewählte Begrüßung wiederholen
2
3
Persönliche Aufnahme löschen und durch Systembegrüßung
ersetzen
0
6
Systembegrüßung verwerfen und durch persönliche Begrüßung ersetzen (Neuaufnahme).
Nach dem Drücken der zweiten Null (siehe rechts) gibt es folgende Möglichkeiten:
0
1
Aufnahme neu beginnen (nur während der Aufzeichnung)
0
(keine Taste)
Aufnahme beenden;
Die Aufnahme wird anschließend sofort wiedergegeben.
#
*
Tabelle 3-3
Einstellen und Aufnehmen der Begrüßungen
Wenn keine individuelle Begrüßung aufgenommen ist, dann hört der Anrufer die StandardSystembegrüßung.
3.4.3
Private Mitteilung aufnehmen
Für die berechtigen Mailboxen kann eine private Mitteilung aufgenommen werden.
Funktion
Taste Taste
(STD) (XP)
Privatmitteilung wiedergeben
2
3
Privatmitteilung löschen
0
6
Privatmitteilung aufzeichnen
0
1
Aufnahme beenden
#
*
Während der Aufnahme, Aufnahme neu beginnen
0
-
Tabelle 3-4
>
32
Privatmitteilung aufnehmen
Hinweis:
Privatmitteilungen hört ein Anrufer nach Eingabe einer vereinbarten Ziffernfolge
(Codenummer für Privatmitteilung). Dazu muss der Anrufer die Codenummer während der Begrüßung eingeben, beginnend mit einem führenden *.
IVM V3.0
ivmc03.fm
Nur für den internen Gebrauch
3.4.4
Eigene Mailbox nutzen und bedienen
Die einzelnen Mailbox-Funktionen
Steuerung für Begrüßungen einstellen
Nach Aufruf dieser Funktion wird der momentane Status angesagt.
Durch Drücken auf 8 (STD) bzw. 1 (XP) steuern Sie die Mailbox-Begrüßungen. Dabei haben Sie die Wahl zwischen:
●
●
Manuelle Begrüßungsteuerung:
Eine der 3 oder 4 Begrüßungen (je nach zugewiesener Mailboxklasse) ist von Hand auszuwählen und wird anschließend verwendet.
Automatische Begrüßungsteuerung:
Die zu verwendende Art der Begrüßungssteuerung ist entsprechend auszuwählen.
Folgende Steuerungsarten stehen zur Verfügung:
1.
Tag/Nachtsteuerung in Abhängigkeit des aktuellen Zustandes der Octopus F
(Begrüßung 1 = Tagesbegrüßung, Begrüßung 2 = Nachtbegrüßung)
2.
Begrüßungsauswahl in Abhängigkeit von der Art des Anrufes
Weitergeleitete Anrufe intern frei --> Begrüßung 1
Weitergeleitete Anrufe intern besetzt --> Begrüßung 2
Weitergeleitete Anrufe extern frei --> Begrüßung 3
Weitergeleitete Anrufe extern besetzt --> Begrüßung 4
3.
Kalenderkontrollierte Begrüßungssteuerung
Tagesbegrüßung --> Begrüßung 1
Nachtbegrüßung --> Begrüßung 2
Mittagsbegrüßung --> Begrüßung 3
Sonderbegrüßung --> Begrüßung 4
Wichtig: Der zugehörige Kalender wird über den KC-Manager verwaltet!
Funktion
Taste Taste
(STD) (XP)
Momentanen Status ansagen
2
3
Status auswählen und damit gleichzeitig ändern
8
1
Tabelle 3-5
Steuerung für Begrüßungen einstellen
Bedienungsanleitung
33
ivmc03.fm
Eigene Mailbox nutzen und bedienen
Die einzelnen Mailbox-Funktionen
3.4.5
Nur für den internen Gebrauch
Nachrichtenaufzeichnung ein-/ausschalten
Der Mailboxnutzer kann festlegen, ob Anrufer Nachrichten hinterlassen dürfen oder nicht.
Funktion
Taste Taste
(STD) (XP)
Status ansagen
2
3
Status ändern (Nachrichtenaufzeichnung ein/aus)
0
1
Tabelle 3-6
3.4.6
Nachrichtenaufzeichnung ein-/ausschalten
Mailbox-Codenummer ändern
Jede Mailbox ist mit einer Codenummer gegen unberechtigten Zugriff gesichert. Bei Zugriff auf
den Dialog „Mailbox-Codenummer ändern“ wird die aktuelle Codenummer angesagt und kann
anschließend geändert werden.
Funktion
Taste Taste
(STD) (XP)
Momentane Mailbox-Codenummer ansagen
2
3
Mailbox-Codenummer ändern. Eine neue Mailbox-Codenummer muss zur Sicherheit nach Aufforderung ein zweites Mal eingegeben werden.
0
1
Tabelle 3-7
3.4.7
Mailbox-Codenummer ändern
Codenummer für Privatmitteilung ändern
Damit ein Anrufer eine Privatmitteilung hören kann, muss er eine spezielle Codenummer eingeben. Diese Codenummer legt der Mailboxnutzer über diesen Dialog fest.
Funktion
Taste Taste
(STD) (XP)
Momentane Codenummer für Privatmitteilung ansagen
2
3
Codenummer für Privatmitteilung ändern
0
1
Tabelle 3-8
34
Codenummer für Privatmitteilung ändern
IVM V3.0
ivmc03.fm
Nur für den internen Gebrauch
3.4.8
Eigene Mailbox nutzen und bedienen
Die einzelnen Mailbox-Funktionen
Benachrichtigungsruf
Die IVM unterrichtet Sie dann über eingegangene Nachrichten via „User-Outcall“, Short Message Service* (SMS) oder Pager-Mitteilung*.
* Es werden nur DTMF-basierte Dienste unterstützt.
3.4.8.1
Benachrichtigungsruf aktivieren/deaktivieren
Um an beliebigen anderen Telefonen (Mobiltelefone, Privatanschlüsse etc.) eine Meldung über
eingetroffene Nachrichten zu erhalten, müssen Sie den Benachrichtigungsruf aktivieren.
Bei Aufruf der Funktion wird zunächst der aktuelle Status (Benachrichtigungsruf ein/aus) angesagt. Anschließend können Sie den Benachrichtigungsruf aktivieren/deaktivieren.
Die Benachrichtigungsfunktion kann zeitgesteuert (Wochentag und Uhrzeit) eingesetzt werden. Die Zeitsteuerung wird von der Systembetreuung über den KC-Manager eingestellt.
Wird ein Benachrichtigungsanruf entgegengenommen, lässt sich nach Eingabe der Codenummer die neue Nachricht sofort anhören.
Über den KC-Manager kann eingestellt werden, ob nach dem Hinterlassen jeder Sprachnachricht ein Benachrichtigungsruf erfolgt oder ob nur nach dem Hinterlassen einer als dringend gekennzeichneten Nachricht ein Benachrichtigungsruf erfolgt.
>
Hinweis:
Bevor der Benachrichtigungsruf aktiviert werden kann, muss eine Benachrichtigungsrufnummer eingegeben werden.
Funktion
Taste Taste
(STD) (XP)
Momentanen Status ansagen
2
3
Benachrichtigungsruf ein-/ausschalten
0
1
Tabelle 3-9
3.4.8.2
Benachrichtigungsruf aktivieren/deaktivieren
Benachrichtigungsrufnummer eingeben und auswählen
Die Eingabe einer Benachrichtigungsrufnummer ist Voraussetzung für das Aktivieren der Benachrichtigungsruf-Funktion. In eine Liste können bis zu fünf Benachrichtigungsrufnummern
eingetragen werden. Die aktuell angesagte Rufnummer wird für den Benachrichtigungsruf verwendet. Durch Vorblättern wird das jeweils neu angesagte Ziel aktiviert.
Soll die Benachrichtigung als SMS auf das Mobiltelefon oder als Pager-Mitteilung versendet
werden, muss die Einrichtung durch die Systemadministration über den KC-Manager erfolgen.
Bedienungsanleitung
35
ivmc03.fm
Eigene Mailbox nutzen und bedienen
Die einzelnen Mailbox-Funktionen
>
Nur für den internen Gebrauch
Hinweis:
Bei Benachrichtigungen über Pager-* oder SMS-Dienste* gibt es keine Empfangsquittung oder Rückmeldung. Es kann daher nicht festgestellt werden, ob eine solche
Benachrichtigung ihren Empfänger erreicht.
* Es werden nur DTMF-basierte Dienste unterstützt.
Funktion
Taste Taste
(STD) (XP)
Momentane Benachrichtigungsrufnummer ansagen
2
3
Benachrichtigungsrufnummer ändern
0
1
Liste der Benachrichtigungsrufnummern durchblättern und dabei eine Nummer auswählen
8
2
Tabelle 3-10
>
3.4.9
Benachrichtigungsrufnummer eingeben
Hinweis:
Das Ändern der Benachrichtigungsrufnummer hat keinen Einfluss auf den Status
(ein/aus) der Benachrichtigungsfunktion.
Wird jedoch die aktuelle Benachrichtigungsrufnummer ohne Angabe einer neuen
Nummer gelöscht, dann schaltet sich die Benachrichtigungsfunktion aus.
Vertreterfunktion
Nutzer einer berechtigten Mailbox haben die Möglichkeit, Anrufe an einen Vertreter weiter zu
leiten. Dazu müssen die Telefonnummer des Vertreters angegeben und die Weiterleitung aktiviert sein.
3.4.9.1
Vertreterfunktion aktivieren/deaktivieren
Um Anrufe an das Vertreterziel weiterzuleiten, müssen Sie diese Funktion aktivieren.
Nach Erreichen des Dialoges wird der aktuelle Status der Vertreterfunktion angesagt. Anschließend kann die Vertreterfunktion aktiviert/deaktiviert werden.
Das Verhalten der Mailbox ist abhängig von der Einstellung der Funktion „Nachrichtenaufzeichnung ein/aus“ (siehe Abschnitt 3.4.5, “Nachrichtenaufzeichnung ein-/ausschalten”).
Ist die Nachrichtenaufzeichnung eingeschaltet, beginnt das System zunächst mit der Nachrichtenaufzeichnung. Bleibt es in den ersten 5 Sekunden der Aufnahme still oder drückt der Anrufer die Taste 0, dann bricht das System die Aufnahme ab und vermittelt zum eingestellten
Vertreter weiter.
36
IVM V3.0
ivmc03.fm
Nur für den internen Gebrauch
Eigene Mailbox nutzen und bedienen
Die einzelnen Mailbox-Funktionen
Ist die Nachrichtenaufzeichnung ausgeschaltet, vermittelt das System direkt nach der Begrüßung zum Vertreter weiter. Eine Nachrichtenaufzeichnung ist dann nicht möglich.
>
Hinweis:
Bevor die Vermittlung aktiviert werden kann, muss die Telefonnummer des Vertreters angegeben und ggf. ausgewählt werden.
Funktion
Taste Taste
(STD) (XP)
Vertreterstatus ansagen
2
3
Status ändern (ein- bzw. ausschalten)
0
1
Tabelle 3-11
3.4.9.2
Vertreterfunktion aktivieren/deaktivieren
Vertreterrufnummer angeben und auswählen
Die Eingabe der Telefonnummer des Vertreters ist Voraussetzung für das Aktivieren der Vertreterfunktion. In eine Liste können bis zu fünf Vertreternummern für den Fall wechselnder Vertreter eingetragen werden. Dies können beliebige Telefonnummern sein. Die aktuell angesagte
Vertreternummer wird jeweils benutzt.
Nach der Aktivierung dieses Dialoges wird die aktive Vertreterziel angesagt. Anschließend
kann das jeweils aktive Vertreterziel ausgewählt, bzw. geändert werden.
Funktion
Taste Taste
(STD) (XP)
Rufnummer des ausgewählten Vertreters ansagen
2
3
In der Liste der Vertreternummern weiterblättern
8
4
Eintrag ändern
0
1
Tabelle 3-12
>
Vertreterrufnummernliste zusammenstellen und auswählen
Hinweis:
Die Änderung einer Vertreterrufnummer hat keinen Einfluss auf den momentanen
Vertreter-Aktivierungsstatus.
Wird jedoch die aktuelle Vertreterrufnummer ohne Angabe einer neuen Nummer gelöscht, dann schaltet sich die Vertreterfunktion aus.
Bedienungsanleitung
37
ivmc03.fm
Eigene Mailbox nutzen und bedienen
Die einzelnen Mailbox-Funktionen
3.4.10
Nur für den internen Gebrauch
Einrichten der AutoAttendant-Ziele
Wird ein nicht belegtes Kurzwahlziel gewählt, so wird der Anruf wie folgt behandelt:
1.
Abwurf zum mailboxspezifischen Abwurfziel
2.
Abwurf zur mailboxspezifischen Zentrale
3.
Systemweite Zentrale
4.
Systemmailbox
Wenn keiner der aufgezählten Abwurfziele eingerichtet wurden, wird die Verbindung getrennt.
Alle AutoAttendant-Mailboxen verfügen über Kurzwahlziele. Hier erhält der Anrufer die Möglichkeit, sich während der Begrüßung zu einem anderen Teilnehmer (intern oder extern) oder
zu einer anderen Mailbox vermitteln zu lassen, indem er durch Drücken der jeweiligen Zifferntaste das gewünschte Kurzwahlziel auswählt. Die jeweils zur Verfügung stehenden Möglichkeiten müssen dem Anrufer in der Begrüßung mitgeteilt werden.
Bei Zugriff auf den Änderungsdialog der Kurzwahl wird die zuletzt verwendete Kurzwahl-Nummer bzw. Kurzwahlliste angesagt, anschließend können die Kurzwahlziele geändert werden.
Die Kurzwahlnummern belegen den Bereich 0 – 9 und können mit einer internen Zielnummer,
einer externen Zielnummer oder einer Mailbox verknüpft werden.
Funktion
Taste Taste
(STD) (XP)
Momentan ausgewählte Kurzwahlnummer/Kurzwahlliste ansagen
2
3
In der Kurzwahlliste vorwärts blättern
8
9
In der Kurzwahlliste rückwärts blättern
5
7
Zielnummer löschen oder ändern
0
1
Tabelle 3-13
3.4.11
Einrichten der AutoAttendant-Ziele
Sprache der Benutzeransagen einstellen
Bei Bedarf lässt sich die Sprache der Benutzerführung einstellen.
Nach Aufruf der Funktion wird die momentan verwendete Sprache angesagt, anschließend
kann eine der drei Systemsprachen ausgewählt werden.
>
38
Hinweis:
Die drei Systemsprachen werden von der Systemadministration festgelegt.
IVM V3.0
ivmc03.fm
Nur für den internen Gebrauch
Eigene Mailbox nutzen und bedienen
Die einzelnen Mailbox-Funktionen
Funktion
Taste Taste
(STD) (XP)
Momentane aktive Sprache ansagen
2
3
Sprache aus den Systemsprachen auswählen
8
1
Tabelle 3-14
3.4.12
Sprache der Benutzerführungsansagen einstellen
Benutzername aufnehmen/ändern
Der Benutzername wird als Kennzeichen für interne Funktionen verwendet, z. B. für den Nachrichtenversand. Ist kein Benutzername aufgesprochen, dann wird statt dessen die MailboxNummer angesagt.
Nach dem Aufruf des Dialoges wird der aktuelle Benutzername angesagt, anschließend kann
dieser geändert/gelöscht werden.
>
Hinweis:
Es wird empfohlen, den Benutzernamen aufzusprechen, da dies die Bedienung und
die Transparenz des IVM V3.0-Systems für alle Nutzer verbessert.
Funktion
Taste Taste
(STD) (XP)
Momentanen Benutzernamen ansagen
2
3
Benutzernamen ändern
0
-
Benutzernamen aufnehmen
-
1
Benutzernamen löschen
-
6
Tabelle 3-15
>
Benutzernamen aufnehmen/ändern
Hinweis:
Für die Nutzung der Namenswahl ist die Aufzeichnung eines Benutzernamens erforderlich.
Bedienungsanleitung
39
ivmc03.fm
Eigene Mailbox nutzen und bedienen
Mobility
3.5
Mobility
3.5.1
Grundfunktionen
Nur für den internen Gebrauch
Die Mobility-Funktion erlaubt es, externe Telefone (Mobiltelefone, Home-Office-Telefone, etc.)
– ähnlich wie Nebenstellenapparate – in TK-Anlagen einzubinden.
Dadurch sind grundlegende TK-Anlagenfunktionen, wie Rückfrage, Makeln und Konferenzschaltung, auch an externen Anschlüssen (z.B. Ihrem Mobiltelefon) möglich.
Außerdem ist es möglich die Gespräche, die über Mobility geführt werden, aufzuzeichnen (siehe Abschnitt 3.5.7.4) oder Sprachnotizen aufzunehmen (siehe Abschnitt 3.5.4.10). Diese Aufzeichnungen werden anschließend als gewöhnliche Nachrichten in der entsprechenden Mobility- Mailbox abgelegt.
3.5.2
Eingehende Gespräche
Sie sind am Arbeitsplatz und unterwegs unter einer Rufnummer erreichbar. Als Benutzer entscheiden Sie, auf welches Weiterleitungsziel ein auf Ihrer Nebenstelle eingehender Anruf weitergeleitet werden soll. Ihnen stehen max. drei Weiterleitungsziele (z.B. Mobiltelefon, HomeOffice) zur Verfügung, von denen Sie eines aktivieren können. Wenn in Ihrer Mailboxverwaltung „Mobility eingeschaltet“ aktiviert ist, gelangen Ihre Anrufe zur Mailbox. Sollten Sie an dem
aktivierten Weiterleitungsziel nicht erreichbar sein oder ist dieses Ziel besetzt, stehen weitere
Ausweichoptionen zur Verfügung.
Falls Sie das Gespräch annehmen, wird für Sie ein kurzer, leiser Ton abgespielt. Auf diese Weise wird signalisiert, dass Ihre Mobility-Funktionalität (Rückfrage, Makeln, Konferenz. usw.) zur
Verfügung steht.
Alle benutzerdefinierten Weiterleitungsziele sind von unterwegs zu aktivieren oder zu deaktivieren.
Als zusätzlichen Service können Sie den Anrufer mit einer standardisierten oder persönlichen
Begrüßungsansage informieren (z. B. "Bitte warten Sie kurz"). Der Anrufer hört die Begrüßungsansage vor der Gesprächsannahme am Weiterleitungsziel.
3.5.3
Ausgehende Gespräche
Die definierten Weiterleitungsziele werden als registrierte Telefonnummern/Apparate erkannt.
Von jedem registrierten Telefon (z. B. Mobiltelefon, Home-Office-Telefon) können Sie Telefonverbindungen über die Mobility- Funktion aufbauen und dabei die oben erwähnten Grundfunktionen nutzen.
40
IVM V3.0
ivmc03.fm
Nur für den internen Gebrauch
3.5.4
Eigene Mailbox nutzen und bedienen
Mobility
Hauptmenü
Funktionen im Hauptmenü:
●
Rufnummer wählen
●
Wahlwiederholung
●
Persönliches Telefonbuch (Kurzwahlziele 1 – 9 bzw. 1 - 99, je nach Systemeinstellung)
●
Benutzereinstellungen ändern
●
Sprachnotiz aufnehmen
>
3.5.4.1
Hinweis:
Der Einstieg in das Hauptmenü ist in Abschnitt 3.5.5 auf Seite 3-48 beschrieben.
Rufnummer wählen
Aus dem Hauptmenü können Sie Telefonverbindungen aufbauen.
Wählen Sie die Rufnummer (ggf. mit Amtsholungskennziffer und Vorwahl) des gewünschten
Teilnehmers und schließen Sie mit Taste # ab.
Die Telefonverbindung wird aufgebaut.
Mit den Tastenfolge * 8 ist ein Abbruch der Verbindung möglich. Sie gelangen dann wieder
in das Hauptmenü und können weitere Funktionen nutzen.
... aus dem Mobiltelefon-Verzeichnis
Mit Mobiltelefonen einiger Hersteller ist es möglich, einen Eintrag aus dem Telefonbuch des
Mobiltelefons anzusprechen. Die Rufnummer wird dann von IVM empfangen und die Wahl
nach wenigen Sekunden gestartet.
>
3.5.4.2
Hinweis:
Sie können die Einwahl in IVM + Wahl zu einer bestimmten Rufnummer auch komplett in das Telefonbuch Ihres Mobiltelefons programmieren.
Voraussetzung: Das Einfügen von Pausen (z.B. durch das Zeichen „+“) ist möglich.
Programmierbeispiel (kann je nach Mobiltelefon-Hersteller variieren:
Zugangsnummer für IVM, „+“ für Pause und (Amtsholung) Rufnummer eingeben.
Wahlwiederholung
IVM speichert die letzten fünf angewählten Rufnummern, die Sie durch die Wahlwiederholung
direkt anrufen können.
Wählen Sie nur #.
Bedienungsanleitung
41
ivmc03.fm
Eigene Mailbox nutzen und bedienen
Mobility
Nur für den internen Gebrauch
Das System nennt Ihnen nun die zuletzt gewählte Rufnummer und bietet Ihnen an, diese mit
# zu wählen, mit * abzubrechen oder diese Rufnummer mit 0 zu löschen. Nach dem
Löschen der Rufnummer nennt Ihnen das System die vorletzte gewählte Rufnummer usw. Insgesamt stehen Ihnen die fünf zuletzt gewählten Rufnummern nacheinander zur Wahlwiederholung zur Verfügung.
Nach Abbruch einer der angesagten Nummern oder nach dem Löschen aller nacheinander angesagten Nummern gelangen Sie wieder in das Hauptmenü.
3.5.4.3
Persönliches Telefonbuch (Kurzwahlziel-Verzeichnis)
Sie haben die Möglichkeit ein persönliches Telefonbuch mit Kurzwahlzielnummern, je nach
Systemeinstellung von 1 bis 9 bzw. 1 bis 99, anzulegen. Das erleichtert eine schnelle Verbindung zu häufig genutzen Rufnummern.
Persönliches Telefonbuch (Kurzwahlziel-Verzeichnis) anlegen
Um Ihr persönliches Telefonbuch anzulegen.
1.
geben Sie im Hauptmenü eine Kurzwahlnummer
(je nach Systemeinstellung 1 – 9 bzw. 1 - 99) und # ein.
2.
Geben Sie nach Aufforderung eine Telefonnummer ein und schließen Sie mit # ab.
3.
Korrigieren Sie mit 0 oder bestätigen Sie mit #.
4.
Sprechen Sie nach Aufforderung den zugehörigen Namen auf und schließen Sie mit #
ab. Bestätigen Sie mit #.
Sie erhalten die Meldung, dass die Kurzwahl eingerichtet ist und können nun mit # direkt
wählen, mit 0 das Kurzwahlziel neu belegen oder mit * abbrechen.
Nach dem Abbruch gelangen sie wieder in das Hauptmenü.
3.5.4.4
Aus dem persönlichen Telefonbuch (Kurzwahlziel-Verzeichnis) wählen
Um die Telefonnummer eines Kurzwahlzieles anzuwählen,
1.
geben Sie im Hauptmenü dessen Kurzwahlnummer ein und schließen Sie mit # ab.
IVM nennt Ihnen den zugehörigen Namen und bietet Ihnen an, mit # zu wählen, mit 0
das Kurzwahlziel neu zu belegen oder mit * abzubrechen.
2.
Zum Wählen drücken Sie #.
Die Telefonverbindung wird aufgebaut.
Nach dem Abbruch gelangen Sie wieder in das Hauptmenü.
Um ein Kurzwahlziel zu löschen,
42
IVM V3.0
ivmc03.fm
Eigene Mailbox nutzen und bedienen
Mobility
Nur für den internen Gebrauch
1.
wählen Sie zunächst die Kurzwahlnummer und schließen Sie mit # ab.
2.
Wählen Sie dann 0 und danach *.
Das Kurzwahlziel ist hiermit gelöscht.
3.5.4.5
Benutzereinstellungen
Ihr Administrator hat für Sie ein Benutzerprofil (Benutzereinstellungen) angelegt. Dadurch haben Sie Zugang zum Hauptmenü und können je nach Einstellungen und Berechtigungen die
Möglichkeiten des Systems nutzen. Einige dieser Benutzereinstellungen können Sie von Ihrem
(Mobil-)Telefon aus auch selbst ändern.
>
Hinweis:
In den einzelnen Menüpunkten der Benutzereinstellungen werden Sie ausführlich
durch die Systemansage begleitet.
Um in das Menü „Benutzereinstellungen“ zu gelangen,
1.
wählen Sie sich in das Hauptmenü ein und
2.
wählen dann die Tastenfolge *3.
Sie sind nun im Menü „Benutzereinstellungen“ und erhalten zuerst die Ansage der aktuellen Weiterleitungseinstellung. Anschließend bietet Ihnen die Systemansage Funktionen
und weitere Menüs zur Auswahl per Tastendruck an.
Tastenwahl
Ansage der aktuellen Weiterleitungseinstellung
1
Weiterleitung zum Mobiltelefon wählen
2
Weiterleitung zum 1. Alternativziel wählen
3
Weiterleitung zum 2. Alternativziel wählen
5
Weiterleitung zum Anrufbeantworter
6
führt zum Menü -->
Ausweichziel bei Besetzt einstellen
7
führt zum Menü -->
Ausweichziel bei Nichterreichen einstellen
8
führt zum Menü -->
E-Mail-Zustellung einstellen
9
führt zum Menü -->
Automatische Begrüßung einstellen
**
Status abfrage
#
Rückkehr in das Hauptmenü
Tabelle 3-16
Menü Benutzereinstellungen
Führen Sie die gewünschte Funktion aus oder wählen Sie sich in ein weiteres Menü ein,
indem Sie die dazugehörige Taste drücken.
Bedienungsanleitung
43
ivmc03.fm
Eigene Mailbox nutzen und bedienen
Mobility
Nur für den internen Gebrauch
Bei Wahl einer der Tasten 1, 2, 3, oder 5 wird die ausgewählte Funktion ausgeführt.
Sie gelangen danach wieder in das Menü „Benutzereinstellungen“.
Bei Wahl einer der Tasten 6 bis 9 gelangen Sie in das entsprechende Menü und erhalten
eine Ansage.
Bei Wahl der Tastenfolge ** erhalten Sie eine umfangreiche Statusansage.
>
Hinweis:
Sie können die Funktionen (Tasten 1, 2, 3, 5) auch per Funktionsanruf auslösen.
3.5.4.6
Ausweichziel bei Besetzt einstellen
Ist ein eingeschaltetes Weiterleitungsziel besetzt, so können ankommende Rufe auf ein Ausweichziel umgeleitet werden.
Ist diese Funktion ausgeschaltet gelangen Ihre Anrufe zum Anrufbeantworter der Mailbox.
Im Menü „Ausweichziel bei Besetzt einstellen“ können Sie dazu verschiedene Einstellungen
vornehmen.
1.
Wählen Sie im Menü „Benutzereinstellungen“ die 6.
Sie sind nun im Menü „Ausweichziel bei Besetzt einstellen“ und erhalten zuerst die Ansage
der aktuellen Einstellung des Ausweichziels. Anschließend bietet Ihnen die Systemansage
verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl per Tastendruck an.
Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:
Tastenwahl
1
Ausweichrufnummer bei Besetzt einschalten
3
Anrufbeantwortung bei Besetzt einschalten
4
Ausweichrufnummer bei Besetzt bearbeiten
**
Status abfrage
#
Rückkehr in das Hauptmenü
Tabelle 3-17
2.
Ansage der aktuellen Einstellung des Ausweichziels bei Besetzt
Menü Ausweichziel bei Besetzt
Führen Sie die gewünschte Benutzereinstellung durch, indem Sie die dazugehörige Taste
drücken.
Die ausgewählte Benutzereinstellung wird ausgeführt und Sie gelangen wieder in das
Menü „Benutzereinstellungen“.
44
IVM V3.0
ivmc03.fm
Nur für den internen Gebrauch
3.5.4.7
Eigene Mailbox nutzen und bedienen
Mobility
Ausweichziel bei Nichterreichen einstellen
Ist ein aktiviertes Weiterleitungsziel nicht erreichbar (Ruf wird nach eingestellter Zeit nicht angenommen), so können ankommende Rufe auf ein Ausweichziel umgeleitet werden.
Ist diese Funktion ausgeschaltet gelangen Ihre Anrufe zum Anrufbeantworter der Mailbox.
Im Menü „Ausweichziel bei Nichterreichen einstellen“ können Sie dazu verschiedene Einstellungen vornehmen.
1.
Wählen Sie im Menü „Benutzereinstellungen“ die 7.
Sie sind nun im Menü „Ausweichziel bei Nichterreichen einstellen“ und erhalten zuerst die
Ansage der aktuellen Einstellung des Ausweichziels. Anschließend bietet Ihnen die Systemansage verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl per Tastendruck an.
Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:
Tastenwahl
1
Ausweichrufnummer bei Nichterreichen einschalten
3
Anrufbeantwortung bei Nichterreichen einschalten
4
Ausweichrufnummer bei Nichterreichen bearbeiten
5
Einstellung der Zeit, nach der bei Nichterreichen zum Ausweichziel weitergeleitet werden soll
**
Status abfrage
#
Rückkehr in das Hauptmenü
Tabelle 3-18
2.
Ansage der aktuellen Einstellung des Ausweichziels bei Nichterreichen
Menü Ausweichziel bei Nichterreichen
Führen Sie die gewünschte Benutzereinstellung durch, indem Sie die dazugehörige Taste
drücken.
Die ausgewählte Benutzereinstellung wird ausgeführt und Sie gelangen wieder in das
Menü „Benutzereinstellungen“.
3.5.4.8
Nachrichtenzustellung als E-Mail einstellen
Als Inhaber einer Mobility-Mailbox steht Ihnen auch immer noch die Anrufbeantworterfunktion
zur Verfügung. Ihre Anrufe werden in folgenden Fällen zum Anrufbeantworter weitergeleitet:
●
Mobility ist ausgeschaltet.
●
Das Weiterleitungsziel ist besetzt, und das Ausweichziel bei Besetzt ist ausgeschaltet.
●
Das Weiterleitungsziel antwortet nicht, und das Ausweichziele bei Nichterreichen ist ausgeschaltet.
Bedienungsanleitung
45
ivmc03.fm
Eigene Mailbox nutzen und bedienen
Mobility
Nur für den internen Gebrauch
Je nach Benutzereinstellungen erfolgt die Zustellung der Aufzeichnungen in die Mailbox und/
oder als Wave-Datei an Ihre E-Mail-Adresse.
Im Menü „Nachrichtenzustellung als E-Mail einstellen“ können Sie die E-Mail-Zustellung einbzw. ausschalten.
>
1.
Hinweis:
Diese Funktion muss von Ihrem Administrator aktiviert worden sein.
Wählen Sie im Menü „Benutzereinstellungen“ die 8.
Sie sind nun im Menü „Nachrichtenzustellung als E-Mail einstellen“ und erhalten zuerst die
Ansage der aktuellen Einstellung. Anschließend bietet Ihnen die Systemansage Funktionen zur Auswahl per Tastendruck an.
Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:
Tastenwahl
3
Nachrichtenzustellung als E-Mail einschalten
5
Nachrichtenzustellung als E-Mail ausschalten
**
Status abfrage
#
Rückkehr in das Hauptmenü
Tabelle 3-19
2.
Ansage der aktuellen Einstellung der Nachrichtenzustellung
Menü Nachrichtenzustellung als E-Mail einstellen
Führen Sie die gewünschte Benutzereinstellung durch, indem Sie die dazugehörige Taste
drücken.
Bei Wahl der Tasten 3 und 5 werden die jeweiligen Benutzereinstellungen ausgeführt.
Mit der Taste # gelangen Sie wieder in das Menü „Benutzereinstellungen“.
>
3.5.4.9
Hinweis:
Ist in Ihrer Mailbox die Nachrichtenaufzeichnung ausgeschaltet, sind die Einstellungen in diesem Menü wirkungslos.
Automatische Begrüßung
Vor der Anrufannahme am Weiterleitungsziel können Ihre Anrufer vorab eine automatische Begrüßung hören. Einstellungen dazu können Sie im Menü „Automatische Begrüßung“ vornehmen.
>
46
Hinweis:
Die werkseitig eingerichtete Begrüßung lautet: „Bitte warten Sie kurz.“
Die Startzeit der Begrüßung ist werkseitig mit 7 Sekunden eingestellt.
IVM V3.0
ivmc03.fm
Nur für den internen Gebrauch
Eigene Mailbox nutzen und bedienen
Mobility
Um die Einstellungen der automatischen Begrüßung zu ändern,
1.
drücken Sie im Menü „Benutzereinstellungen“ die Taste 9.
Sie gelangen in das Menü „Automatische Begrüßung“.
Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:
Tastenwahl
1
Automatische Begrüßung einschalten
2
Automatische Begrüßung ausschalten
3
Begrüßung bearbeiten
4
Zeiteinstellung, nach der die Begrüßung angesagt werden soll
**
Status abfrage
#
Rückkehr in das Hauptmenü
Tabelle 3-20
2.
Ansage der aktuellen Begrüßungseinstellung
Menü Automatische Begrüßung
Führen Sie die gewünschte Benutzereinstellung durch, indem Sie die dazugehörige Taste
drücken.
Bei Wahl der Tasten 1 bzw. 2 wird die automatische Begrüßung ein- bzw. ausgeschaltet.
Bei Wahl der Taste 3 können Sie die Begrüßungsansage neu aufsprechen. Sie bleiben
im Menü „Automatische Begrüßung“.
Bei Wahl der Taste 4 können Sie die Zeit eingeben, nach der die automatische Begrüßung starten soll. Sie bleiben im Menü „Automatische Begrüßung“.
Mit der Taste # gelangen Sie wieder in das Menü „Benutzereinstellungen“.
3.5.4.10
Sprachnotiz aufzunehmen
Um eine Sprachnotiz aufzunehmen:
●
Wählen Sie sich in das Hauptmenü ein (siehe Abschnitt 3.5.5, “Mailboxeinstieg”)
●
Wählen Sie die Tastenfolge * 6
Je nach der Systemeinstellung wird eine Ansage oder ein kurzer Hinweiston abgespielt (siehe
Abschnitt , “Mitschneiden (Call Live Recording)”, auf Seite 5-63).
>
Es können keine Rufnummern gewählt werden, solange die Aufzeichnung läuft.
Bedienungsanleitung
47
ivmc03.fm
Eigene Mailbox nutzen und bedienen
Mobility
>
Nur für den internen Gebrauch
Die Einstellungen für das Mitschneiden (siehe Abschnitt , “Mitschneiden (Call Live
Recording)”, auf Seite 5-63):
●
Ansage vor Sprachaufzeichnung (Voice Prompt / Beep / keine).
●
Maximale Aufzeichnungsdauer beim Mitschneiden ( 1 – 60 Minuten )
gelten auch für das Mitschneiden (Mobility).
Um die Aufzeichnung zu beenden, drücken Sie die Taste *.
Die Aufzeichnung wird außerdem beendet:
●
Wenn die maximale Aufzeichnungsdauer erreicht wird
●
Wenn Sie auflegen
Das Ende der Aufzeichnung wird akustisch signalisiert. Diese Signalisierung hängt von der
Einstellung „Ansage vor Sprachaufzeichnung“ ab:
●
„Voice Prompt“: ein entsprechender Text wird wiedergegeben
●
„Beep“: ein spezieller Ton wird abgespielt
●
„keine“: keine akustische Signalisierung
Diese Einstellung ist systemweit und kann vom Administrator konfiguriert werden.
Die Sprachnotiz wird sofort nach dem Beenden der Aufzeichnung als Nachricht an die MobilityMailbox zugestellt. Dabei wird Ihre Mailboxnummer als Rufnummer des Anrufers bei der Nachricht hinterlegt.
>
3.5.5
Beim Aufnehmen einer Sprachnotiz spielt es ( wie auch beim Mitschneiden) keine
Rolle, ob für Ihre Mailbox die Nachrichtenaufzeichnung aktiviert ist oder nicht.
Mailboxeinstieg
Um zum Mobility- Hauptmenü zu gelangen, müssen Sie von einem registrierten Telefon / Mobiltelefon den Sammelanschluss der IVM anrufen. Der weitere Ablauf wird vom systemweiten
Parameter „Sicherheitsstufe“ bestimmt:
●
48
Sicherheitsstufe "Normal"
Wenn Ihre Rufnummer in einer Mobility- Mailbox eingetragen ist, gelangen Sie ohne Passwort- Eingabe in das Mobility-Hauptmenü.
Sollte Ihre Rufnummer in mehrere Mailboxen eingetragen sein, werden Sie zur Eingabe
der Mailboxnummer aufgefordert. Nach der Eingabe einer passenden Mailboxnummer gelangen Sie zum Mobility-Hauptmenü.
Wurde die Mailboxnummer nicht korrekt eingegeben, werden Sie erneut aufgefordert die
IVM V3.0
ivmc03.fm
Nur für den internen Gebrauch
Eigene Mailbox nutzen und bedienen
Mobility
Mailboxnummer einzugeben.
Haben Sie auf diese Weise das Mobility-Hauptmenü erreicht , werden Sie erst nach dem
Übergang zum Nachrichten-Block (mit * #) nach dem Passwort gefragt.
Sollte Ihre Mobility-Mailbox Mitglied einer oder mehreren Gruppenmailboxen sein, wird
das bei der Passwortverifizierung berücksichtigt.
>
●
Ausnahme:
Ist Ihre Nebenstelle bei einer Mobility- Mailbox registriert und extstiert für Ihre Nebenstelle auch eine eigene Mailbox, so werden Sie, wenn Sie von Ihrer Nebenstelle
aus den IVM-Sammelanschluss anrufen, aufgefordert, diese Mailboxnummer einzugeben und anschließend das Passwort. Sie gelangen in diesem Fall sofort zum
Nachrichten-Block Ihrer Mailbox.
Drücken Sie 1, um zum Mobility-Hauptmenü zu wechseln.
Sicherheitsstufe "Hoch"
In diesem Fall wird sofort das Mailbox- Passwort verlangt.
Sollte Ihre Mobility- Mailbox Mitglied einer oder mehreren Gruppenmailboxen sein, wird
das bei der Passwortverifizierung berücksichtigt, d.h. es ist ohne weiteres möglich in eine
Gruppenmailbox einzusteigen, wenn die Mobility- Mailbox zu ihren Mitgliedern zählt.
Kann eine Mailbox anhand des eingegebenen Passworts eindeutig identifiziert werden,
gelangen Sie zum Mobility-Hauptmenü (bei einer Mobility- Box) oder in den NachrichtenBlock. Andernfalls werden Sie nach der Mailboxnummer gefragt. Sind die Eingaben (Passwort und Mailboxnummer) korrekt, gelangen Sie zum Mobility-Hauptmenü oder zum Nachrichten- Block. Sind die Eingaben nicht korrekt, bekommen Sie eine zweite Chance das
Passwort und die M.
Wenn Sie auf diese Weise das Mobility- Hauptmenü erreicht haben, wird beim Wechsel
zum Nachrichten-Block kein Passwort mehr verlangt.
Der Zugang zum Mobility- Hauptmenü ist auch bei einer gesperrten Mailbox möglich, solange
dafür kein Passwort eingegeben werden soll.
3.5.6
Funktionsanrufe
Um die Administration der Mobility- Mailboxen von einem registrierten Telefon/Mobiltelefon aus
zu erleichtern, können systemweite Funktionsrufnummern eingerichtet werden.
Sie werden vom Administrator eingerichtet und sind keinem Benutzer zugeordnet, sondern einer Funktion.
Mit Funktonsrufnummern können Sie:
●
einen Rückruf anfordern
●
die Weiterleitung zu einem bestimmten Alternativziel aktivieren
●
die Weiterleitung komplett deaktivieren
●
die E-Mail- Zustellung aktivieren/deaktivieren
Bedienungsanleitung
49
ivmc03.fm
Eigene Mailbox nutzen und bedienen
Mobility
Nur für den internen Gebrauch
Die in Ihrem System eingerichteten Funktionsrufnummern können Sie jederzeit über die WEBOberfläche der IVM abfragen.
Sie müssen nur die entsprechende Funktionsrufnummer von einem registrierten Telefon/Mobiletelefon aus anrufen, um die gewünschte Aktion auszuführen. Dieser Anruf wird von der IVM
angenommen und sofort wieder getrennt.
Im Falle eines Rückrufs, werden Sie von der IVM zurückgerufen.
Ist die Rufnummer von ihrem Telefon/Mobiltelefon bei mehreren Mobility- Mailboxen registriert,
werden Sie nach der Mailboxnummer gefragt.
Ist in Ihrem System die Sicherheitsstufe „Hoch“ aktiviert wird die IVM beim Rückruf das Mailbox- Passwort verlangen. Für andere Funktionsanrufe ist kein Passwort notwendig.
3.5.7
Verfügbare Funktionen während eines Gesprächs
Wenn Sie sich in einem Gespräch befinden, das über die Mobility-Funktion der IVM zustande
kam, haben einige Tasten eine besondere Funktion:
Tasten
Funktion
*7
Rückfrage einleiten oder zwischen zwei
Gesprächspartnern hin- und herschalten
*5
Konferenz mit einem Gesprächspartner erstellen/erweitern
*8
Trennen der Verbindung zum momentanen
Gesprächspartner
*6
Mitschneiden von Gesprächen
*
Mitschneiden beenden (wenn gerade eine
Gesprächsaufzeichnung stattfindet),
sonst Wahlabbruch
Tabelle 3-21
Verfügbare Funktionen während eines Gesprächs
3.5.7.1
Rückfrage durchführen
Während eines Gespräches können Sie eine weitere Verbindung herstellen, ohne die Verbindung zu dem ersten Gesprächspartner zu verlieren. Dies nennt man „Rückfrage“.
●
50
Wählen Sie „* 7“ (Rückfrage).
Die bestehende Verbindung wird gehalten. Der erste Gesprächspartner hört jetzt Wartemusik.
Wenn Sie sich bereits in einer Telefonkonferenz mit mehreren Teilnehmern befinden (siehe
Abschnitt 3.5.7.3, “Konferenz aufbauen”, auf Seite 3-51), wird keine Wartemusik eingespielt. So können sich die Konferenz-Teilnehmer weiter unterhalten.
IVM V3.0
ivmc03.fm
Nur für den internen Gebrauch
●
●
Eigene Mailbox nutzen und bedienen
Mobility
Wählen Sie nun die neue Rufnummer und schließen Sie mit # ab.
Falls Sie ein persönliches Telefonbuch angelegt haben [siehe Abschnitt 3.5.4.3, “Persönliches Telefonbuch (Kurzwahlziel-Verzeichnis) anlegen”, auf Seite 3-42], können Sie auch
eine Kurzwahlnummer eingeben (siehe Abschnitt 3.5.4.4, “Aus dem persönlichen Telefonbuch (Kurzwahlziel-Verzeichnis) wählen”, auf Seite 3-42).
Um die Rückfrage-Verbindung wieder zu beenden, drücken Sie *8 (Trennen).
Die Verbindung zum Rückfrage-Gesprächspartner wird getrennt und Sie kehren zum ersten Gesprächspartner zurück.
Falls Sie sich zum Zeitpunkt des Auflegens in der Rückfrage befinden, können die Teilnehmer
getrennt oder miteinander verbunden werden. Das Verhalten wird durch den Parameter „Unterhalten im Halte-Zustand möglich“ in den Systemeinstellungen bestimmt.
3.5.7.2
Makeln
Wenn Sie eine Rückfrage-Verbindung hergestellt haben (siehe Abschnitt 3.5.7.1, “Rückfrage
durchführen”, auf Seite 3-50), können Sie beliebig oft zwischen den beiden Gesprächspartnern
hin und her wechseln. Das nennt man „Makeln“.
Die Funktion „Makeln“ steht Ihnen auch zur Verfügung, wenn Sie sich in einer Telefonkonferenz
befinden (siehe Abschnitt 3.5.7.3, “Konferenz aufbauen”, auf Seite 3-51) und von dort aus eine
Rückfrage-Verbindung hergestellt haben. Sie wechseln dann zwischen der Konferenz und dem
Rückfrage-Gesprächspartner hin und her.
Um zu makeln, drücken Sie *7. Sie können dies beliebig oft tun.
Um die Verbindung zum momentanen Gesprächspartner komplett zu beenden und zum anderen, wartenden Gesprächspartner zu wechseln, drücken Sie *8 (Trennen).
Wenn Sie auflegen, wird die Verbindung zu anderen Gesprächspartnern getrennt.
3.5.7.3
Konferenz aufbauen
Während beim Makeln (siehe oben) Ihre beiden Gesprächspartner keinen Kontakt miteinander
haben, können Sie Ihre Gesprächspartner auch so schalten, dass Sie alle drei gleichzeitig miteinander sprechen können. Das nennt man „Konferenz“.
Die maximale Teilnehmerzahl einer Konferenz ist auf 12 begrenzt.
Um eine Konferenz aufzubauen:
●
●
●
Stellen Sie zunächst eine Telefonverbindung zu einem Gesprächspartner her.
Stellen Sie eine Rückfrage-Verbindung (siehe Abschnitt 3.5.7.1, “Rückfrage durchführen”,
auf Seite 3-50) zu einem weiteren Gesprächspartner her.
Drücken Sie *5 (Konferenz).
Bedienungsanleitung
51
ivmc03.fm
Eigene Mailbox nutzen und bedienen
Mobility
Nur für den internen Gebrauch
Nun können auch Ihre beiden Gesprächspartner miteinander sprechen.
Um einen weiteren Teilnehmer in die Konferenz zu holen wiederholen Sie den Vorgang.
Wiederholen Sie diesen Ablauf, bis alle gewünschten Teilnehmer an der Konferenz beteiligt
sind.
Bei einer Konferenz, die Sie selbst aufgebaut haben, können Sie die Verbindung zu den Gesprächspartnern nicht mehr einzeln beenden, sondern nur die ganze Konferenz.
Die Gesprächspartner selbst können sich jedoch einzeln aus der Konferenz zurückziehen, indem sie auflegen. Wenn der letzte Teilnehmer auflegt, werden Sie akustisch darauf hingewiesen, dass es keine Gesprächspartner mehr gibt. Der weiterer Ablauf hängt davon ab, wie diese
Konferenz zustande kam:
Wenn der erste Konferenzteilnehmer Sie über die Weiterleitung erreicht hat (siehe Abschnitt 3.5.2, “Eingehende Gespräche”, auf Seite 3-40), wird Ihre Verbindung getrennt.
●
Wenn Sie den ersten Teilnehmer selbst vom Mobility-Hauptmenü aus angerufen haben
(siehe Abschnitt 3.5.4, “Hauptmenü”, auf Seite 3-41), kehren Sie zum Hauptmenü zurück.
●
Drücken Sie *8, um die Konferenz zu beenden. Dabei werden alle Verbindungen zu den
Teilnehmern getrennt und Sie gelangen in das Mobility-Hauptmenü.
Falls Sie während der Konferenz auflegen, können die Teilnehmer getrennt werden oder miteinander verbunden werden. Das Verhalten wird durch den Parameter „Unterhalten im HalteZustand möglich“ in den Systemeinstellungen bestimmt.
3.5.7.4
>
Mitschneiden (Mobility)
Um diese Funktion zu nutzen, ist eine Berechtigung für das Mitschneiden (Mobility)
notwendig. Diese Berechtigung muss vom Administrator für ihre Mobility- Mailbox
erteilt werden.
Um das Mitschneiden zu starten, wählen Die *6.
Je nach Systemeinstellung wird eine Ansage oder ein kurzer Hinweiston abgespielt (siehe Abschnitt , “Mitschneiden (Call Live Recording)”, auf Seite 5-63).
>
52
Während einer Gesprächsaufzeichung ist es nicht möglich weitere Teilnehmer in die
Konferenz aufzunehmen.
IVM V3.0
ivmc03.fm
Nur für den internen Gebrauch
>
Eigene Mailbox nutzen und bedienen
Mobility
Die Einstellungen für das Mitschneiden (siehe Abschnitt , “Mitschneiden (Call Live
Recording)”, auf Seite 5-63):
●
Ansage vor Sprachaufzeichnung (Voice Prompt / Beep / keine).
●
Maximale Aufzeichnungsdauer beim Mitschneiden ( 1 – 60 Minuten )
gelten auch für das Mitschneiden (Mobility).
Um die Aufzeichnung zu beenden drücken Sie *.
Die Aufzeichnung wird auch beendet:
●
Wenn die maximale Aufzeichnungsdauer erreicht wird
●
Wenn Sie auflegen
●
Wenn der letzte Konferenzteilnehmer auflegt
Das Ende der Aufzeichnung wird akustisch signalisiert. Diese Signalisierung hängt von der
Einstellung „Ansage vor Sprachaufzeichnung“ ab:
●
„Voice Prompt“: „Aufzeichnung wurde beendet“ wird für alle Gesprächsteilnehmer abgespielt
●
„Beep“: ein spezieller Ton wird für alle Gesprächsteilnehmer abgespielt
●
„keine“: keine akustische Signalisierung
Der Mitschnitt wird sofort nach dem Beenden der Aufzeichnung als Nachricht an Ihre MobilityMailbox zugestellt.
Falls ein Gespräch mit einem einzelnen Teilnehmer aufgezeichnet wurde, wird die Rufnummer
dieses Teilnehmers, sofern übermittelt, bei der Nachricht hinterlegt. Beim Mitschnitt einer Konferenz wird beim Abhören der Nachricht darauf hingewiesen, dass es sich um den Mitschnitt
einer Konferenz handelt.
>
3.5.7.5
Beim Mitschneiden (Mobility) spielt es ( wie auch beim Call Live Recording) keine
Rolle, ob für Ihre Mailbox die Nachrichtenaufzeichnung aktiviert ist oder nicht.
Anruf heranholen/Gesprächsübernahme
Der Wechsel des Telefons ist während eines bestehenden Gesprächs möglich. Dabei ist es unerheblich, ob Sie angerufen wurden oder ob Sie das Gespräch selbst über Mobility aufgebaut
haben.
Die Übernahme eines bestehenden Gesprächs an einem anderen Telefon, ist sehr einfach.
Wählen Sie sich vom gewünschten registrierten Telefon aus in das Mobility- Hauptmenü des
Systems ein (siehe Abschnitt 3.5.5 auf Seite 3-48).
Bedienungsanleitung
53
ivmc03.fm
Eigene Mailbox nutzen und bedienen
Mobility
Nur für den internen Gebrauch
Das System erkennt Sie als registrierten Benutzer und stellt Ihr bestehendes Gespräch sofort
zu diesem Telefon durch.
54
IVM V3.0
ivmc04.fm
Systemverwaltung mit der Super-User-Funktion
Überblick
4
Systemverwaltung mit der Super-User-Funktion
Dieses Kapitel richtet sich an die Systembetreuung, genauer gesagt an Benutzer mit besonderen Administrationsrechten (sogenannte „Super-User“).
IVM V3.0 kann per Telefon (Super-User-Funktion), per Internet-Browser oder über den KC-/
Kundenmanager“ administriert werden.
Über die Super-User-Funktion lässt sich die Basis-Administration des Systems durchführen.
Die volle Administration aller Mailboxparameter ist entweder über den KC-Manager oder über
den Internet-Browser möglich! Erläuterungen zur Administration mit dem KC-Manager C/E finden Sie in der Online-Hilfe des Programms.
>
4.1
Hinweis:
In diesem Handbuch wird nur die Super-User-Administration per Telefon beschrieben. Die Administrationsmöglichkeiten per Internet-Browser entnehmen Sie bitte
dem Administrationshandbuch.
Überblick
Um das System per Telefon zu administrieren, muss die Systembetreuung zunächst die „Super-User-Funktion“ anrufen und sich gegenüber dem System mit einer Codenummer identifizieren. Wird der Code vom System akzeptiert, bestehen folgende Möglichkeiten:
●
Eine Mailbox einrichten (Vergabe der Mailboxnummer und der Mailbox-Klasse)
●
Eine Mailbox löschen
●
Einen Mailbox-Status abfragen
●
Die Verbindung zum Internet testen
●
Bereitgestellte Software-Updates installieren
●
Super-User-Codenummer ändern
●
Sprache der Benutzerführung ändern
Alle Aktionen werden mit Tasteneingaben gesteuert. Der Benutzer wird dabei durch Systemansagen unterstützt.
>
Hinweis:
Bei der Nutzung von IVM in einer IP-Netpackage-Umgebung muss die gesamte Administration über den KC-/Kundenmanager erfolgen. Die Super-User-Funktion wird
in diesem Einsatzfall automatisch deaktiviert.
Bedienungsanleitung
55
ivmc04.fm
Systemverwaltung mit der Super-User-Funktion
Die Super-User-Funktion aufrufen
4.2
Nur für den internen Gebrauch
Die Super-User-Funktion aufrufen
Die Super-User-Funktion ist der Zugang der Systembetreuung zur Basis-Administration des
Systems. Der Einwahlvorgang verläuft ähnlich wie bei einer Mailbox:
Nach dem Anruf der IVM V3.0-Sammelrufnummer ist das Präfix * #, gefolgt von dem Super-User-Codenummer (Standardcode „12345678“) einzugeben.
>
>
Hinweis:
Die Codenummer des Super-Users ist immer 8-stellig. Nach der Inbetriebnahme
des Systems lautet die Standard-Codenummer „12345678“.
Beim Erstzugriff werden Sie gezwungen, die Codennummer zu ändern! Das ist nur
von intern, d. h. von einem Firmentelefon aus möglich. Dabei ist darauf zu achten,
dass folgende Codenummern nicht erlaubt sind:
●
aufsteigende Ziffern (Beispiel: 12345678)
●
absteigende Ziffern (Beispiel: 76543210)
●
nur gleiche Ziffern (Beispiel: 88888888)
Hinweis:
Alle Super-User-Aktionen werden in einem Logfile mit Datum/Uhrzeit protokolliert.
Hat die Systembetreuung die Super-User-Funktion aufgerufen und die Codenummer erfolgreich eingegeben, wird die Anzahl der eingerichteten Mailboxen und die freie Speicherkapazität angesagt (Funktion „Mailbox-Verwaltung“, siehe Abschnitt 4.3). Anschließend lassen sich
die verschiedenen Super-User-Funktionen per Telefontastatur aufrufen.
Zum Blättern zwischen den Funktionen dienen die Tasten 1 (Zurückblättern) und 3 (Vorblättern). Näheres zeigt das nachfolgende Schema:
56
IVM V3.0
ivmc04.fm
Systemverwaltung mit der Super-User-Funktion
Mailboxen verwalten
Anruf bei der IVM - Sammel-Rufnummer
2
Wiederholen
5
Mailbox einrichten
6
Mailbox löschen
4
Mailbox-Status abfragen
Codenummer eingeben
Mailbox-Verwaltung
Systemmeldungen:
Anzahl eingerichteter Mailboxen
Freier Sprachspeicher: Std., Min.
3
*#<Codenr.>
1
vorblättern
Wechsel zur
TeilnehmerMailbox
Internetverbindung testen
Systemmeldungen:
IP-Adresse, Netzwerkmaske,
Standardgateway
3
1 zurückblättern
3
Software-Upgrade
Systemmeldungen:
Download aktiv?
Version ggf. vorhandenener Upgrade-Pakete
3
4
Software aktualisieren
1 zurückblättern
Super-User-Codenummer für
Fernabfrage ändern
3
0
Super-User-Codenummer
ändern
1 zurückblättern
Sprache der Benutzerführungsansagen
ändern
Bild 4-1
Internetverbindung
testen
4
8
Sprache wählen
Super-User-Funktion
Der Zugriff auf die Super-User-Funktion wird durch Auflegen des Hörers (Unterbrechung der
Telefonverbindung) beendet.
4.3
Mailboxen verwalten
Nach erfolgreicher Einwahl als Super-User, wird als erstes die Funktion der Mailbox-Verwaltung angeboten. Die zugehörige Statusansage informiert über die Anzahl der eingerichteten
Mailboxen und die freie Speicherkapazität.
>
Hinweis:
Diese Ansage ist auch dann zu hören, wenn die Systembetreuung durch Vor- oder
Zurückblättern wieder zu dieser Funktion zurückkehrt.
Bedienungsanleitung
57
ivmc04.fm
Systemverwaltung mit der Super-User-Funktion
Mailboxen verwalten
Nur für den internen Gebrauch
Folgenden Funktionen können ausgeführt werden:
Funktion
Taste
Eine Mailbox einrichten
5
Eine Mailbox löschen
6
Status einer Mailbox abfragen
4
Tabelle 4-1
>
4.3.1
Mailbox-Verwaltungsfunktionen aufrufen (vergleiche Bild 4-1)
Hinweis:
Der Super-User kann durch Eingabe von * #, gefolgt von der Codenummer der
gewünschten Mailbox, in den Administrationsmodus dieser Mailbox wechseln.
Eine Mailbox einrichten
Nach erfolgreicher Einwahl als Super-User kann durch Drücken der Taste 5 (siehe Bild 4-1)
eine neue Mailbox einrichtet werden. Der Benutzer wird bei der Einrichtung durch Hilfsansagen
unterstützt.
Bei der Einrichtung einer neuen Mailbox ist die Mailboxnummer zu vergeben. Das System prüft
automatisch, ob diese Mailboxnummer zulässig ist und ob sie noch nicht vergeben wurde. Das
System informiert den Benutzer ggf. mit einer Hilfsansage.
Ist die eingegebene Nummer gültig und noch nicht verwendet, fragt das System nach der Benutzerklasse der neue Mailbox. Nach Eingabe der Klasse wird die Mailbox vom System eingerichtet.
>
4.3.2
Hinweis:
Auf die neu eingerichtete Mailbox kann der Benutzer unter Verwendung des
Standardcodes zugreifen. Erst nach einer Aktivierung durch den Benutzer nimmt die
Box Nachrichten an. Der neuen Eigentümer ist entsprechend zu informieren!
Über den KC-Manager können alle Leistungsmerkale der neuen Mailbox individuell
angepasst werden.
Mailbox löschen
Nach erfolgreicher Einwahl als Super-User kann durch Drücken der Taste 6 (siehe Bild 4-1)
eine Mailbox gelöscht werden. Der Benutzer wird vom System mit entsprechenden Ansagen
durch den Vorgang geführt.
58
IVM V3.0
ivmc04.fm
Systemverwaltung mit der Super-User-Funktion
Internetverbindung testen
Nach der Eingabe der zu löschenden Mailbox-Nummer prüft das System, ob die Mailbox-Nummer gültig ist, ob die Mailbox leer ist und ob sie gerade benutzt wird. Sind alle zum Löschen
erforderlichen Bedingungen erfüllt, wird die Mailbox unwiderruflich gelöscht. Falls die Mailbox
nicht gelöscht werden kann, wird dies unter Angabe des Grundes dem Benutzer mitgeteilt.
4.3.3
Mailbox-Status abfragen
Nach erfolgreicher Einwahl als Super-User kann der Status jeder eingerichteten Mailbox abgefragt werden. Dabei können jedoch nicht die in der Mailbox befindlichen einzelnen Nachrichten
abhört werden. Der Benutzer wird durch entsprechende Hilfsansagen unterstützt.
Nach Drücken der Taste 4 (siehe Bild 4-1) ist die Mailbox-Nummer (= Nebenstelle des Mailbox-Nutzers) einzugeben. Anschließend werden Benutzerklasse, Anzahl der eingegangenen
Nachrichten, Anzahl der gespeicherten Nachrichten, Länge der Nachrichten und allgemeine
Informationen zur Box angesagt.
Dem Benutzer stehen die folgenden Möglichkeiten zur Verfügung:
Funktion
Taste
Ansage wiederholen
2
Neue Mailbox auswählen
0
Abfrage abbrechen
#
Tabelle 4-2
4.4
Mailbox-Status abfragen
Internetverbindung testen
Nach erfolgreicher Einwahl als Super-User und Auswahl der Funktion „Internetverbindung“
(durch Weiterblättern mit den Tasten 1 und 3) kann bei Bedarf die Internetverbindung getestet werden. Die Systembetreuung wird vom System nach Aufruf der Funktion (siehe Bild 41) mit entsprechenden Ansagen durch den Vorgang geführt. Dabei werden zunächst die IPAdresse, die Netzwerkmaske und das Standardgateway angesagt.
Funktion
Taste
Ansage wiederholen
2
Prüfung der Internetverbindung starten
4
Tabelle 4-3
Internetverbindung prüfen
Bedienungsanleitung
59
ivmc04.fm
Systemverwaltung mit der Super-User-Funktion
Systemsoftware aktualisieren (Upgrade)
4.5
Nur für den internen Gebrauch
Systemsoftware aktualisieren (Upgrade)
Nach erfolgreicher Einwahl als Super-User und Auswahl der Funktion „Upgrade“ (durch Weiterblättern mit den Tasten 1 und 3) können bereitliegenden Softwarepakete installiert und
damit die Systemsoftware auf den neusten Stand hochgerüstet werdern (Upgrade).
Die Systembetreuung wird vom System nach Aufruf der Funktion (siehe Bild 4-1) mit entsprechenden Ansagen durch den Vorgang geführt. Dabei informiert das System zunächst, ob überhaupt Softwarepakete zur Installation bereit liegen und ob eventuell gerade ein Download von
Softwarepaketen stattfindet, die dann zur Installation zur Verfügung stehen.
Funktion
Taste
Ansage wiederholen
2
Vorhandene Softwarepakete installieren (Upgrade starten)
4
Tabelle 4-4
4.6
Systemsoftware aktualisieren (Upgrade)
Super-User-Codenummer ändern
Der Zugang zur Super-User-Funktion ist mit einer Codenummer gegen unberechtigten Zugriff
gesichert.
Hat die Systembetreuung die Super-User-Funktion aufgerufen und die Codenummer erfolgreich eingegeben, dann kann sie bei Bedarf die Codenummer ändern. Sie wird nach Aufruf der
Funktion (siehe Bild 4-1) vom System mit entsprechenden Ansagen durch den Vorgang geführt.
>
Hinweis:
Die Zeichen * und # sind nicht Bestandteil der Codenummer und bei der Erfassung der neuen Codenummer nicht einzugeben.
Funktion
Taste
Aktuelle Codenummer ansagen
2
Codenummer ändern. Eine neue Codenummer muss zur Sicherheit zweimal
eingegeben werden.
0
Tabelle 4-5
60
Codenummer ändern
IVM V3.0
ivmc04.fm
Systemverwaltung mit der Super-User-Funktion
Sprache der Benutzerführung ändern
4.7
Sprache der Benutzerführung ändern
Hat die Systembetreuung die Super-User-Funktion aufgerufen und die Codenummer erfolgreich eingegeben, dann kann sie bei Bedarf die Sprache der Benutzerführung der Super-UserFunktion ändern. Sie wird vom System nach Aufruf der Funktion (siehe Bild 4-1) mit entsprechenden Ansagen durch den Vorgang geführt.
Funktion
Taste
Aktuelle Sprache ansagen
2
Durch die zur Verfügung stehenden Sprachen blättern und gleichzeitig auswählen
8
Tabelle 4-6
Sprache der Benutzerführung ändern
Bedienungsanleitung
61
ivmc04.fm
Systemverwaltung mit der Super-User-Funktion
Sprache der Benutzerführung ändern
62
Nur für den internen Gebrauch
IVM V3.0
Nur für den internen Gebrauch
5
IVMC05.FM
Mitschneiden (Call Live Recording)
Mitschneiden (Call Live Recording)
Während eines Gesprächs kann die Mitschneidefunktion durch Drücken der programmierten
Aufnahmetaste oder über die Leistungsmerkmal-Prozedur aktiviert werden. Die Deaktivierung
erfolgt entweder durch erneutes Drücken der programmierten Aufnahmetaste oder durch die
Beendigung des Gesprächs. Der aktuelle Zustand wird im Display des Systemtelefons angezeigt. Die Aufzeichnung wird als normale Nachricht zugestellt und im Eingangsbereich abgelegt. Sie ist nicht speziell als Mitschnitt gekennzeichnet.
Dieses Leistungsmerkmal ist nur über den KC-Manager einstellbar. Je nach Konfiguration (abhängig von gesetzlichen Vorgaben) wird beim Start des Mitschnitts eine der folgenden akustischen Informationen wiedergegeben:
●
Hinweis, dass dieses Gespräch mitgeschnitten wird.
●
Kurzer Hinweiston.
●
Kein akustischer Hinweis.
>
Bei Beendigung des Mitschnittes erfolgt niemals eine akustische Information.
In folgenden Situationen wird das Mitschneiden automatisch beendet bzw. nicht gestartet:
●
Wenn die maximale Speicherkapazität erreicht wird,
●
wenn die Nachrichtenaufzeichnung deaktiviert ist.
Bedienungsanleitung
63
IVMC05.FM
Mitschneiden (Call Live Recording)
64
Nur für den internen Gebrauch
IVM V3.0
Nur für den internen Gebrauch
6
IVMC06.FM
Telefonkonferenzen führen
Überblick
Telefonkonferenzen führen
>
6.1
Hinweis:
Sofern Ihr System für Konferenzfunktionen lizenziert ist, können Sie Telefonkonferenzen durchführen. Nur dann stehen Ihnen die in diesem Kapitel beschriebenen
Funktionen zur Verfügung.
Überblick
Mit Hilfe des Konferenz-Servers an Ihrer Telefonanlage können Sie Telefonkonferenzen durchführen. Dabei können Sie selbst Telefonkonferenzen initiieren oder an Telefonkonferenzen teilnehmen, die von anderen Teilnehmern initiiert wurden.
Eine Telefonkonferenz verbindet alle Konferenzteilnehmer akustisch gleichberechtigt.
Beitritt und Ausscheiden von Konferenzteilnehmern wird den übrigen Konferenzteilnehmern
durch unterschiedliche Tonsignale gemeldet.
Bei der Eröffnung und bei der Steuerung von Konferenzen unterscheidet man zwischen dem
"Konferenzleiter" und den "Konferenzteilnehmern". Der Benutzer, der die Konferenz eröffnet,
wird vom System stets als Konferenzleiter betrachtet.
Die Funktionen für den Konferenzleiter stehen nur dann zur Verfügung, wenn Sie den Status
eines Konferenzleiters haben, d.h. wenn entsprechende Berechtigungen in der Systemverwaltung für Sie eingetragen sind.
Der Konferenz-Server ist über das Telefon oder über einen Internet-Browser steuerbar.
Er bietet folgende Funktionen für den Konferenzleiter:
●
Konferenzeröffnung und -steuerung über Telefon und/oder über einen Internet-Browser
●
Hinzuholen von Teilnehmern über Rückfrage
●
Makeln während einer Konferenz
●
●
Bei Bedarf Aufzeichnung der Konferenz bzw. Teile der Konferenz (mit gesprochener Ankündigung)
Bei Steuerung mit einem Internet-Browser (Konferenz-Steuerungstool) außerdem:
–
Anzeige der anwesenden Konferenzteilnehmer
–
Direktes Anwählen und Hinzuholen von Teilnehmern
–
Stummschaltung einzelner Teilnehmer
–
Speicherung unbegrenzter Anzahl von Konferenzgruppen (Teilnehmerlisten)
–
Landessprache der Systemhinweise je Konferenz individuell einstellbar
Bedienungsanleitung
65
IVMC06.FM
Telefonkonferenzen führen
Telefonkonferenz eröffnen
Nur für den internen Gebrauch
Der Konferenz-Server bietet folgende Funktionen für den Konferenzteilnehmer:
●
Optionale Selbsteinwahl von Teilnehmern mit oder ohne Zugangs-Code
●
Bei Bedarf Fortsetzung der Konferenz auch ohne Konferenzleiter
Die maximale Anzahl gleichzeitig stattfindender Konferenzen sowie die maximale Zahl von
Teilnehmern an einer Konferenz ist von der Ausbaustufe des Konferenz-Servers (6/12/18
Ports), von den System-Einstellungen und von der jeweils aktuellen Auslastung der Telefonanlage (= Anzahl der jeweils gerade freien Leitungen) abhängig.
6.2
Telefonkonferenz eröffnen
Sofern Sie vom Systemverwalter eine entsprechende Berechtigung (Status als Konferenzleiters) erhalten haben, können Sie selbst Telefonkonferenzen eröffnen, entweder über das Telefon oder über Ihren Internet-Browser. Dabei darf jedoch die maximale Anzahl der im System
gleichzeitig geführten Konferenzen und die maximale Anzahl von Konferenzteilnehmern im System insgesamt nicht überschritten werden. Falls die Konferenz aus einem der genannten
Gründe nicht eröffnet werden kann, erhalten Sie eine entsprechende Meldung.
Die Konferenz-Eröffnung über Ihren Internet-Browser bietet aufgrund der Bildschirmdarstellung einige zusätzliche Funktionen gegenüber der Konferenz-Eröffnung per Telefon.
6.2.1
Konferenz über das Telefon eröffnen
Um eine Konferenz zu eröffnen, rufen Sie die vom Systemverwalter festgelegte Nebenstelle
(Funktionsnummer des Konferenz-Servers) an. Beachten Sie anschließend die akustischen
Hinweise und Aufforderungen des Systems.
Wenn Sie von Ihrer Nebenstelle aus anrufen und als Konferenzraumnummer ihre Nebenstellennummer eingeben, so werden Sie automatisch als Leiter dieser Konferenz erkannt und
eröffnen als solcher diese Konferenz.
Wenn Sie von einem fremden Telefon aus anrufen, müssen Sie bei der Eingabe ihrer Konferenzraumnummer mit * beginnen.
Beispiel: Wenn Ihre Nebenstellen-/Konferenzraumnummer „123“ lautet, dann geben Sie
*123 ein und schließen Sie mit #ab.
Anschließend müssen Sie sich durch die Eingabe Ihrer Mailbox-Codenummer (PIN) als berechtigter Benutzer legitimieren. Bei korrekter Eingabe werden Sie als Leiter dieser Konferenz
erkannt und die Eröffnung wird eingeleitet.
>
66
Hinweis:
Ihr Konferenzraum hat immer die Nummer ihrer Nebenstelle.
IVM V3.0
IVMC06.FM
Nur für den internen Gebrauch
Telefonkonferenzen führen
Telefonkonferenz steuern
Nach Eingabe der Konferenzraumnummer und Identifikation als berechtigter Konferenzleiter
wird die Konferenzeröffnung mit der Eingabe folgender Daten fortgesetzt (akustische Aufforderung kommt jeweils):
●
●
Anzahl von Konferenzteilnehmern (Konferenzleiter eingeschlossen!), abschließen mit #
Diese Eingabe gleicht einer Reservierung, die verhindert, daß andere gleichzeitig stattfindende Konferenzen Sie beeinträchtigen.
Konferenzraum-Code, abschließen mit #
Geben Sie hier einen beliebigen Code (Länge entspricht der Länge Ihrer Mailbox-Codenummer) ein, den Sie vorher auch den sich selbst einwählenden Teilnehmern der Konferenz mitgeteilt haben. Mit diesem Zugangs-Code können Sieverhindern, dass ungebetene
Gäste an Ihrer Konferenz teilnehmen.
6.2.2
Konferenz über den Internet-Browser eröffnen
Loggen Sie sich mit Ihrer Mailboxnummer und Ihrer Mailbox-Codenummer auf die Web-Oberfläche des Systems ein.
Klicken Sie links unter Mailboxverwaltung auf die Zeile „Konferenzraum“. Daraufhin erscheint
im Browser die Steuer-Maske für den Konferenz-Server.
Eine ausführliche Beschreibung, wie Sie eine Konferenz über den Internet-Browser steuern,
steht Ihnen in der Onlinehilfe zur Verfügung.
6.3
Telefonkonferenz steuern
Als Konferenzleiter haben Sie verschiedene Möglichkeiten, eine eröffnete Konferenz zu steuern. Die Steuermöglichkeiten sind abhängig davon, ob Sie über das Telefon oder über den Internet-Browser steuern.
Bedienungsanleitung
67
IVMC06.FM
Telefonkonferenzen führen
Telefonkonferenz steuern
6.3.1
>
Nur für den internen Gebrauch
Konferenz über das Telefon steuern
Hinweis:
Während einer laufenden Konferenz können Sie als Konferenzleiter jederzeit die
Steuer-Maske des Konferenz-Servers über das Intranet aufrufen (siehe Abschnitt
6.3.2, “Konferenz über den Internet-Browser steuern”). Sie erhalten dann eine Anzeige der anwesenden Teilnehmer und können die Steuerung auch über den Internet-Browser fortsetzen.
6.3.1.1
Überblick
Um als Konferenzleiter die Konferenz per Telefon zu steuern, haben Sie folgende Möglichkeiten:
Funktion
Taste(n)
Aufzeichnung starten
Aufzeichnung beenden
*M bzw. *6
*
Trennen
*T bzw. *8
Rückfrage (einschließlich Makeln, Hinzuholen von Teilnehmern und
Übergeben der Konferenz an einen anderen Gesprächspartner)
*R bzw. *7
6.3.1.2
Aufzeichnung starten
Mit *M bzw. *6 können Sie bei Bedarf eine Aufzeichnung der Konferenz starten. Die
Konferenzteilnehmer erhalten gegebenenfalls einen gesprochenen Hinweis darüber.
>
6.3.1.3
Hinweis:
Während einer laufenden Aufzeichnung können über das Telefon keinerlei Funktionen, wie in Abschnitt 6.3.1.1 beschrieben, durchgeführt werden. Die Betätigung der
Taste * beendet die Aufzeichnung.
Aufzeichnung beenden
Mit * wird eine gerade laufende Aufzeichnung beendet.
>
Hinweis:
Die gerade laufende Aufzeichnung wird auch dann beendet, wenn Sie als Konferenzleiter auflegen.
Die Aufzeichnung befindet sich danach in Ihrer Voicemail-Box. Falls Sie Ihre Voicemail-Nachrichten als E-Mail empfangen, befindet sich die Aufzeichnung anschließend in Ihrem E-Mail
Postfach.
68
IVM V3.0
IVMC06.FM
Nur für den internen Gebrauch
6.3.1.4
Telefonkonferenzen führen
Telefonkonferenz steuern
Trennen
Mit *T bzw. *8 trennen Sie die Verbindung zu allen Konferenzteilnehmern. Sie als
Konferenzleiter bleiben jedoch weiterhin im Konferenzraum. Sie können den Konferenzraum
für eine weitere Konferenz mit den gleichen Einstellungen nutzen, die Sie bei der
Konferenzeröfffnung ausgewählt/eingegeben haben.
6.3.1.5
Rückfrage (Makeln / Hinzuholen von Teilnehmern / Konferenz übergeben)
Mit *R bzw. *7 wird die Konferenz auf Halten gelegt, und Sie können einen weiteren
Gesprächspartner z. B. für eine Rückfrage anwählen. Unmittelbar nach dem Auslösen der
Rückfrage erhalten Sie akustische Hinweise, welche Steuerungsmöglichkeiten Ihnen anschließend zur Verfügung stehen.
Während der Rückfrage stehen folgende Funktionen zur Verfügung:
●
●
●
●
Makeln
Durch Drücken der Tastenfolge *R bzw. *7 können Sie zwischen dem einzelnen
Gesprächspartner und der Konferenz beliebig häufig wechseln.
Hinzuholen von Teilnehmern zur Konferenz
Durch Drücken der Tastenfolge *K bzw. *5 können Sie den angewählten Gesprächspartner in die Konferenz holen. Die Rückfrage ist damit beendet, und auch Sie als
Konferenzleiter befinden sich dann wieder in der Konferenz.
Trennen
Mit *T bzw. *8 trennen Sie die aktuelle Verbindung.
Sprechen Sie gerade mit dem einzelnen Gesprächspartner, so wird diese Verbindung getrennt und Sie kehren zur Konferenz zurück. Sprechen Sie gerade mit der Konferenz, so
werden die Verbindungen aller Konferenzteilnehmer getrennt und Sie als Konferenzleiter
kehren zu dem einzelnen Gesprächsteilnehmer zurück.
Konferenzleitung übergeben
Legen Sie als Konferenzleiter während der Rückfrage zu einem einzelnen Gesprächsteilnehmer auf, so wird der einzelne Gesprächsteilnehmer mit der Konferenz verbunden und
übernimmt an Ihrer Stelle die Funktion des Konferenzleiters.
>
6.3.2
Hinweis:
Hiermit kann beispielsweise das Sekretariat die Konferenz aufbauen und anschließend an den neuen Leiter (z. B. Chef) übergeben.
Konferenz über den Internet-Browser steuern
Eine ausführliche Beschreibung, wie Sie eine Konferenz über den Internet-Browser steuern
können, steht Ihnen in der Onlinehilfe zur Verfügung.
Bedienungsanleitung
69
IVMC06.FM
Telefonkonferenzen führen
Selbsteinwahl der Konferenzteilnehmer
6.4
Nur für den internen Gebrauch
Selbsteinwahl der Konferenzteilnehmer
Zum Eintritt in den Konferenzraum wählen Sie als Teilnehmer die vom Konferenzleiter genannte “Konferenz-Server Rufnummer“.
Falls der Konferenzraum vom Konferenzleiter noch nicht eröffnet wurde, wird Ihnen dieses mitgeteilt und Sie hören Wartemusik. Erfolgt die Eröffnung nicht innerhalb der vom Systemverwalter festgelegten Zeit, so wird die Verbindung wieder getrennt.
Sobald der Konferenzleiter den Konferenzraum eröffnet, erhalten die wartenden Teilnehmer einen Hinweis "Sie betreten den Konferenzraum" und werden zugeschaltet.
Hat der Konferenzleiter einen Konferenzraum-Code vergeben, so werden die Teilnehmer vor
Eintritt aufgefordert, diesen einzugeben.
Der Eintritt eines weiteren Teilnehmers in den Konferenzraum wird allen bereits anwesenden
Teilnehmern akustisch signalisiert.
Nach Verlassen einer Konferenz z. B. durch Verbindungsunterbrechung im Mobilnetz kann
sich ein Konferenzteilnehmer neu einwählen, solange diese Konferenz besteht und Leitungen
sowie freie Lizenzen vorhanden sind.
Eine Einwahl ist nicht möglich, wenn der Konferenzleiter die Konferenz verlassen hat und sie
ohne ihn fortgesetzt wird.
70
IVM V3.0
IVMC06.FM
Nur für den internen Gebrauch
6.5
Telefonkonferenzen führen
Konferenz beenden
Konferenz beenden
Sie haben als Konferenzleiter generell drei Möglichkeiten, eine Konferenz zu beenden:
–
Konferenzende mit sofortiger Trennung aller Verbindungen
–
Befristete Fortsetzung ohne Sie als Konferenzleiter, danach Trennung aller Verbindungen
–
Trennung der Konferenzteilnehmer mit Verbleib des Konferenzleiters im Konferenzraum um beispielsweise eine Folgekonferenz zu starten
6.5.1
Konferenz per Telefon beenden
6.5.1.1
Konferenz mit sofortiger Trennung aller Verbindungen beenden
Der Konferenzraum wird geschlossen und alle Teilnehmerverbindungen werden getrennt,
wenn Sie als Konferenzleiter auflegen und in den Systemeinstellungen die Fortsetzung ohne
Konferenzleiter ausgeschaltet ist.
6.5.1.2
Befristete Fortsetzung der Konferenz ohne Konferenzleiter
Ist die Fortsetzung ohne Konferenzleiter zulässig, so kann die Konferenz für die Dauer einer
vom Systemverwalter festgelegten Zeit fortgesetzt werden, wenn Sie als Konferenzleiter auflegen. Die übrigen Konferenzteilnehmer können in dieser Zeit weiter konferieren.
Sie als Konferenzleiter können während dieser Zeit durch erneute Anwahl über das Telefon in
die Konferenz zurückkehren. Dabei entfällt die Eingabe des Konferenzraum-Codes.
Ist eine Konferenz aufgrund der abgelaufenen Zeit zu beenden, so gibt das System ca. 30 Sekunden vor der automatischen Trennung einen Hinweis darauf. In der verbleibenden Zeit ist
noch eine Unterhaltung (Verabschiedung) möglich. Ist die Zeit abgelaufen, werden alle Verbindungen getrennt.
6.5.1.3
Beenden der Konferenz ohne Schließen des Konferenzraumes
Eine Konferenz kann beendet werden, ohne dass der Konferenzraum geschlossen wird. Dieses ist immer dann der Fall, wenn alle Teilnehmer den Konferenzraum verlassen und Sie als
Konferenzleiter als einziger darin verbleiben, z. B.
●
wenn der letzte Teilnehmer auflegt;
●
wenn Sie als Konferenzleiter am Telefon *T (*8) zum Trennen benutzen;
Sie bleiben dann im Konferenzraum und können eine nachfolgende Konferenz aufbauen.
Bedienungsanleitung
71
IVMC06.FM
Telefonkonferenzen führen
Konferenz beenden
72
Nur für den internen Gebrauch
IVM V3.0
Nur für den internen Gebrauch
Stichwörter
bkIX.fm
Stichwörter
Z
Zahlen
5 Sekunden unterbrechen (Pause) 30
A
Ablagebereich 28, 29
Anrufer zurückrufen 30
Aufzeichnung (Telefonkonferenz) 68
Ausbaustufe des Konferenz-Servers 66
Auto-Attendant-Mailbox mit Verteilerlisten 17
B
Begrüßung
aufnehmen und auswählen 31
steuern 33
Begrüßungen, Überblick 31
Benachrichtigungsruf 35
Benachrichtigungsruf aktivieren/deaktivieren 35
Benachrichtigungsrufnummer eingeben/auswählen 35
Benutzerführungsansagen, Sprache ändern
"normaler" Mailbox-Inhaber 38
Super-User-Funktion 61
Benutzername aufnehmen/ändern 39
C
Codenummer ändern (Super-User-Funktion) 60
D
Datumsvermerk 28
Dringende Nachricht 28
E
Einfach-Mailbox 17
Eingangsbereich 28
Einrichten der AutoAttendant-Ziele 38
Einstellen und Aufnehmen der Begrüßungen 32
Exklusiv-Mailbox 17
externen Anruf / internen Anruf von anderem Apparat 25
F
Funktionsbeschreibung, Überblick 11
Funktionspalette der Mailboxen 18
Bedienungsanleitung
73
bkIX.fm
Stichwörter
Nur für den internen Gebrauch
G
Gruppen-Mailbox 17
Gruppenmailbox 22
H
Hinzuholen von Teilnehmern zur Telefonkonferenz 69
I
Individueller Mailboxleistungsumfang 17
Informations-Mailbox 17
internen Anruf vom Apparat des Mailboxnutzers 25
Internetverbindung testen 59
IP-Adresse, Ansage 59
K
KC-/Kundenmanager 55
Konferenz, Überblick 65
Konferenzen, maximale Zahl 66
Konferenzleiter 65
Konferenzleitung übergeben 69
Konferenzraum-Code 67
Konferenzraumnummer 67
Konferenzteilnehmer 65
Konferenzteilnehmer, Anzahl 67
Kurzwahlziele 38
L
Logfile 56
M
Mailbox 17
einrichten 58
Funktionspalette 18
löschen 58
nutzen und bedienen 17, 25
Status abfragen 59
Mailbox abhören 28
Mailbox wechseln 30
Mailbox-Codenummer 26
ändern 34
Mailbox-Klasse 17
Mailbox-Klassen 17
Mailbox-Verwaltung 57
Mitschneiden 63
MWI 13
74
IVM V3.0
bkIX.fm
Nur für den internen Gebrauch
Stichwörter
N
Nachricht beantworten 30
Nachricht löschen 30
Nachricht speichern/verschieben 30
Nachricht vorspulen 30
Nachricht weiterleiten 30
Nachricht wiederholen 30
Nachricht zurück 30
Nachricht zurückspulen 30
Nachrichten an alle Mailboxbesitzer 23
Nachrichten überspringen 30
Nachrichtenaufzeichnung ein-/ausschalten 34
Nächste Nachricht 30
Navigieren in der Mailbox 26
Netzwerkmaske, Ansage 59
Neue Nachricht aufnehmen und versenden 30
O
Outcall 35
P
Pager-Mitteilung 35
Premium-Mailbox 17
Private Mitteilung
aufnehmen 32
Codenummer ändern 34
Private Nachricht 28
R
Rufnummer des Anrufers 28
S
Selbsteinwahl (Telefonkonferenzteilnehmer) 70
Signalisierung eingegangener Nachrichten 13
Signalisierungskonflikt 22
SMS 35
Softwarepakete installierbar, Ansage 60
Sprache der Benutzerführungsansagen 38
Standard-Auto-Attendant-Mailbox 17
Standard-Codenummer 26
Standardgateway, Ansage 59
Standard-Mailbox 17
Standard-Mailbox mit 4 Begrüßungen 17
Standard-Mailbox mit Begrüßungssteuerung 17
Status abfragen 59
Bedienungsanleitung
75
bkIX.fm
Stichwörter
Nur für den internen Gebrauch
Super-User-Administration 55
Super-User-Funktion 55
aufrufen 56
beenden 57
Codenummer ändern 60
Systemansagen 55
Systemsoftware aktualisieren 60
T
Teilnehmer zur Telefonkonferenz hinzuholen 69
Telefonkonferenz
Überblick 65
Telefonkonferenz beenden 71
per Telefon 71
Telefonkonferenz eröffnen 66
per Internet-Browser 67
per Telefon 66
Telefonkonferenz steuern 67
per Internet-Browser 69
per Telefon 68
Telefonkonferenzen führen 65
Telefonkonferenzen, maximale Zahl 66
U
Überblick 11, 55
Überblick über Mailbox-Funktionen 30
Unterscheidung Konferenz-Leiter vs. -Teilnehmer 65
Upgrade der Software 60
User-Outcall 35
V
Vermittlungs/AutoAttendant-Mailbox 21
Verteilerlisten 23
Vertreter
angeben und auswählen 37
Vertreterfunktion 36
aktivieren/deaktivieren 36
Vorzugs-Auto-Attendant-Mailbox 17
Vorzugs-Auto-Attendant-Mailbox mit Verteilerlisten 17
Vorzugs-Gruppen-Mailbox 17
Vorzugs-Mailbox 17
Vorzugs-Mailbox mit Begrüßungssteuerung und Verteilerlisten 17
76
IVM V3.0
bkIX.fm
Nur für den internen Gebrauch
Stichwörter
Z
Zeitvermerk 28
Zielgruppe 11
Zugang zur Mailbox / Codenummern 25
Bedienungsanleitung
77
Wichtige Telefonnummern
Bei Störungsfall:
Bei vertrieblichen Rückfragen:
Bei Geräteübergabe bitte Telefonnummer
eintragen!
Herausgeber:
Deutsche Telekom AG
Änderungen vorbehalten.
Bestellnummer: A31003-E8400-X915-9-19
Softwarestand: 3.0
Stand: 07-2010
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