Hicom Office PhoneMail Hicom Office PhoneMail Entry

Hicom Office PhoneMail Hicom Office PhoneMail Entry
Hicom Office PhoneMail
Hicom Office PhoneMail Entry
Bedienungsanleitung
2
Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis
Vorwort ................................................................................................................ 5
Willkommen! ......................................................................................................... 5
Grundlegende Schritte ....................................................................................... 6
Fragen Sie Ihren Systemadministrator .................................................................. 6
Initialisierung Ihrer Mailbox .................................................................................... 7
So initialisieren Sie Ihre Mailbox ....................................................................... 7
Persönliche Begrüßungsansage aufsprechen ....................................................... 10
Anmelden bei der Mailbox .................................................................................... 11
Bevor Sie beginnen ........................................................................................... 13
Mailbox-Arten ...................................................................................................... 13
Häufig verwendete Tasten .................................................................................. 14
Hintergrundgeräusche bei Hör-Sprechgarnituren .................................................. 15
Nachrichten verwalten ..................................................................................... 16
Nachrichten anhören ........................................................................................... 16
Reihenfolge beim Abspielen von Nachrichten ............................................... 16
Funktionen während des Anhörens von Nachrichten ..................................... 17
Nachricht beantworten .......................................................................................... 18
Nachricht senden oder weiterleiten ...................................................................... 19
Nachricht aufnehmen ..................................................................................... 19
Kommentar für eine Nachricht zum Weiterleiten aufnehmen ........................ 20
Nachricht senden oder weiterleiten ............................................................... 20
Fax-Nachrichten verwalten .............................................................................. 22
Allgemeine Information über Fax-Nachrichten in Ihrer Mailbox .......................... 22
Mailbox für den Fax-Empfang einrichten ............................................................. 22
Alternativ-Rufnummer für Fax-Nachrichten festlegen .................................... 22
Rufnummer Ihres Fax-Geräts als Standard festlegen .................................... 23
Fax-Nachrichten abrufen und ausdrucken ........................................................... 23
Ihren Namen für den Fax-Drucker eingeben ....................................................... 25
Alle neuen Fax-Nachrichten drucken ..................................................................... 26
Alle gespeicherten Fax-Nachrichten drucken ...................................................... 26
3
Inhaltsverzeichnis
Mailbox-Einstellungen ...................................................................................... 27
Veränderbare Mailbox-Einstellungen ................................................................... 27
Persönliche Begrüßungsansage ändern ................................................................ 28
Fernbenachrichtigung (FB, „externe Benachrichtigung“) veranlassen ................ 28
Einführung ...................................................................................................... 28
Fernbenachrichtigungs-Nummern eingeben .................................................. 29
Fernbenachrichtigung aktivieren und deaktivieren .......................................... 33
Paßwort, aufgenommen Namen oder buchstabierten Namen ändern ................. 34
Mailbox-Einstellungen abfragen .......................................................................... 35
Spracheinstellung ändern ...................................................................................... 36
Persönliche Fax-Rufnummer festlegen ............................................................... 36
Alternativ-Rufnummer festlegen ........................................................................... 37
Benachrichtigungsmodus (Nachrichtenaufzeichnung ein/aus) ändern .................. 38
Verteilerlisten verwalten ...................................................................................... 38
Zum vorherigen Menü zurückkehren ................................................................... 40
Wenn Ihre Mailbox voll ist ................................................................................... 40
Menübaum ......................................................................................................... 41
Funktionen zum Anhören von Nachrichten ................................................... 43
Glossar ............................................................................................................... 44
Index ................................................................................................................... 47
4
Vorwort
Vorwort
Willkommen!
Zum Hicom Office PhoneMail (HOP)-System V1.04. Dieses System
wird für Sie und Ihre Firma eine große Hilfe sein.
Mit Hicom Office PhoneMail können Sie:
● Ihre Mailbox mit einem Paßwort schützen.
● Ihre eigene persönliche Begrüßung aufnehmen.
● Anhören, Weiterleiten, Beantworten, Speichern oder Löschen
von Nachrichten.
● Bis zu drei Verteilerlisten erstellen.
● Fernbenachrichtigungs-Nummern einrichten.
Abhängig von Ihrem System können Sie außerdem:
● Die Sprache wählen in der Sie Aufforderungen und Erklärungen
hören möchten.
● Fax-Nachrichten empfangen, speichern, weiterleiten und aus-
drucken.
● Fax-Nachrichten von einer Fax-on-demand (FOD)-Mailbox abru-
fen.
● Eine alternative Mailbox-Nummer für Ihre Mailbox festlegen.
● Mit dem Benachrichtigungsmodus entscheiden, ob Sie an ei-
nem anderen Ziel über das Eintreffen von Nachrichten unterrichtet werden wollen.
Das Hicom Office PhoneMail-System ist sehr einfach zu bedienen.
Sie hören bei jedem Schritt eines Ablaufs eine Anweisung und geben Ihre Auswahl ein. Wenn Sie mit einer Aufgabe vertraut sind,
können sie Ihre Auswahl vornehmen während die Optionen noch
angesagt werden. Sie können dann sofort mit dem nächsten
Schritt fortfahren.
5
Grundlegende Schritte
Grundlegende Schritte
Fragen Sie Ihren Systemadministrator
Bevor Sie Ihre Mailbox einrichten und benutzen können, benötigen
Sie folgende Informationen von Ihrem Systemadministrator:
● Die PhoneMail-Sammelrufnummer. Das ist eine Zugangs-
Rufnummer für eine Gruppe von Mailbox-Teilnehmern. Nach
dem Wählen der PhoneMail-Sammelrufummer müssen Sie immer Ihr persönliches Paßwort eingeben, um Ihre Mailbox zu erreichen.
● Ihre Mailbox-Nummer. Dies ist die Nebenstellen-Nummer Ih-
rer Mailbox.
● Die Einstellung der automatischen Leitungsbelegung (Erstlei-
tung) bestimmt, ob das PhoneMail-System eine Vorwahlkennziffer z. B. 9 benötigt, um extern zu telefonieren oder eine Nebenstelle an der Hicom Office PhoneMail anzurufen.
– Muß eine Externkennzahl vorgewählt werden, um extern zu
telefonieren, so brauchen Sie für die Wahl einer Nebenstelle
an der Hicom Office PhoneMail keine Vorwahlkennzahl.
– Wird für eine andere Nebenstelle eine Vorwahlkennziffer benötigt, so muß keine Externkennzahl für die Wahl externer
Ziele vorgewählt werden.
● Die Nummer der Vermittlung innerhalb Ihres Hicom Office PhoneMail-Systems ist systemabhängig 0 oder 9 .
● Wie Ihr Firmentelefonverzeichnis aufgebaut ist. Ihr Firmentele-
fonverzeichnis kann Nachnamen oder Vornamen oder beliebige
Namen (inklusive Spitznamen) enthalten.
● Wie Sie die Pager-Rufnummern für die Fernbenachrichtigung
festlegen.
● Welche Nachrichten die Fernbenachrichtung für Pager-Rufnum-
mern wiederholt (z. B. nur einmalig).
6
Grundlegende Schritte
Initialisierung Ihrer Mailbox
Bevor Sie Ihre Mailbox erstmalig nutzen können, müssen Sie diese
initialisieren. Erst ändern Sie das Standard-Paßwort in Ihr persönliches Paßwort. Dann sprechen Sie Ihren Namen auf und geben ihn
buchstabenweise für das Firmentelefonverzeichnis ein.
So initialisieren Sie Ihre Mailbox
Mailbox zum ersten Mal öffnen
1 Heben Sie den Hörer ab.
2 Geben Sie Ihre Mailbox-Sammelrufnummer ein. Fragen Sie Ihren
Systemadministrator, wenn Sie diese Nummer nicht kennen.
3 Geben Sie das Standard-Paßwort 4 3 2 1 ein und drücken Sie
.
Persönliches Paßwort einrichten
4 Geben Sie Ihr persönliches Paßwort ein.
Ihr Paßwort muß mindestens 4 und darf höchstens 8 Ziffern enthalten. Die Zeichen
bzw.
dürfen nicht enthalten sein.
5 Drücken Sie
, um das Paßwort abzuschließen.
6 Folgen Sie der Bedienerführung, um das Paßwort zu bestätigen
oder neu einzugeben.
Namen für das Firmentelefonverzeichnis aufsprechen
7 Sprechen Sie Ihren Namen nach dem Ton.
Sie können Ihre Nummer zusammen mit dem Namen aufsprechen.
Beispiel: „John Smith unter Nummer 345“. Anrufer können sich
so Ihre Nummer besser merken.
8 Drücken Sie
, um die Aufnahme abzuschließen.
9 Drücken Sie 1 , um die Aufnahme anzuhören.
ODER
Drücken Sie
, um die Aufnahme zu übernehmen.
7
Grundlegende Schritte
ODER
Drücken Sie
, um die Aufnahme neu aufzunehmen.
Namen für das Firmentelefonverzeichnis buchstabieren
● Wenn Sie Ihren Namen nicht buchstabieren wollen, drücken Sie
und legen auf. Ihre Mailbox ist jetzt initialisiert.
● Wenn Sie Ihren Namen buchstabieren wollen, folgen Sie der
Bedienerführung.
Ihr Firmentelefonverzeichnis kann Nachnamen oder Vornamen
oder beliebige Namen (inklusive Spitznamen) enthalten. Hicom
Office PhoneMail fordert Sie auf, Ihren Namen einzugeben.
10 Geben Sie die ersten acht Buchstaben Ihres Namens durch
Drücken der den einzelnen Buchstaben zugeordneten
Zifferntasten ein. Geben Sie beispielsweise 7 für „Q“ und 9 für
„Z” ein. Ist Ihr Name kürzer als acht Buchstaben, so geben Sie
einfach Ihren Namen ein und bestätigen Sie mit .
Beispiele:
● Für den Namen „Livingstone“, können Sie nur die ersten acht
Buchstaben eingeben ( 5 4 8 4 6 4 7 8 ).
● Für den Namen „Smith“, können Sie den vollständigen Namen
eingeben ( 7 6 4 8 4
).
11 Drücken Sie
, um den buchstabierten Namen zu bestätigen.
12 Folgen Sie der Bedienerführung, um den buchstabierten Namen
zu bestätigen oder neu einzugeben.
Ihre Mailbox ist jetzt initialisiert.
8
Grundlegende Schritte
Wenn ein Anrufer einen Namen wählt und das Fimentelefonverzeichnis mehrere Einträge dieses Namens enthält,
wird ihm der Name, der in der ersten Mailbox gefunden
wurde (die Mailbox mit der niedrigsten Nummer) zugespielt. Der Anrufer hat die Möglichkeit:
● Diese Mailbox zu nutzen.
● Zur nächsten Mailbox mit diesem Namen zu wechseln.
● Einen anderen Namen anzugeben.
● Abzubrechen.
Nach dem Abspielen aller Mailboxen mit den passenden
Namen werden auch die nicht übereinstimmenden Namen
abgespielt. Der Anrufer hat hier dieselben Möglichkeiten
zur Auswahl wie bei den übereinstimmenden Namen.
9
Grundlegende Schritte
Persönliche Begrüßungsansage aufsprechen
Solange Sie keine Begrüßungsansage aufgenommen haben, hören
die mit Ihrer Mailbox verbundenen Anrufer die Standardansage mit:
● ihrem aufgenommenen Namen,
● Hinweisen zum Hinterlassen einer Nachricht.
Mit einer persönlichen Begrüßungsansage können Sie
● den Anrufer darüber informieren, wann Sie erreichbar sind
(z. B., „Ich bin bis Dienstag nicht im Büro”).
● durch tägliches Aktualisieren Ihrer Begrüßungsansage geben
Sie Ihrer Ansage eine professionelle und persönliche Note.
● bestimmte Hinweise (z. B., „Bitte die 2 drücken, um eine
Nachricht als dringlich zu kennzeichnen”) hinterlassen.
So zeichnen Sie Ihre persönliche Begrüßungsansage auf
1 Öffnen Sie die Mailbox wie in „Anmelden bei der Mailbox” auf
Seite 11 beschrieben.
2 Drücken Sie 3 , um die Mailbox-Einstellungen zu ändern.
3 Drücken Sie 1 , um eine Begrüßungsansage aufzunehmen.
4 Sprechen Sie Ihren Namen nach dem Ton auf.
Ihre Ansage darf maximal 24 Sekunden lang sein.
5 Drücken Sie
beenden.
, um die aufgenommene Begrüßungsansage zu
6 Drücken Sie 1 , um die Begrüßungsansage anzuhören.
ODER
Drücken Sie
, um die Aufnahme zu wiederholen.
ODER
Drücken Sie
, um die Aufnahme zu übernehmen.
Drücken Sie
oder legen Sie den Hörer auf, wenn Sie die Aufnahme übernommen haben, um in das Hauptmenü zurückzukehren.
10
Grundlegende Schritte
Anmelden bei der Mailbox
So melden Sie sich von der eigenen Nebenstelle bei der
Mailbox an
1 Heben Sie den Hörer ab.
2 Geben Sie die PhoneMail-Sammelrufnummer ein.
3 Geben Sie Ihr Paßwort ein und drücken Sie
.
Das Hauptmenü wird abgespielt.
Wenn Sie über ein optiset E Telefon verfügen, können Sie sich –
falls vorgesehen – auch folgendermaßen bei Ihrer Mailbox anmelden:
1 Wenn im Display erscheint:
Empfangene Infos: 2
Infos anzeigen?
✔ drücken. Display wechselt.
2 Wenn im Display erscheint:
Info von: VM1
Phone-Mail abfragen?
Nochmal ✔ drücken.
3 Ihr Paßwort eingeben und mit
abschließen.
Das Hauptmenü wird abgespielt.
So melden Sie sich von einer fremden Nebenstelle bei der
Mailbox an
1 Heben Sie den Hörer ab.
2 Geben Sie die PhoneMail-Sammelrufnummer ein.
3 Drücken Sie
.
4 Geben Sie Ihre Mailbox-Zugangs-Kombination (Ihre MailboxNummer und Ihr Paßwort) ein.
11
Grundlegende Schritte
Zwischen der Mailbox-Nummer und dem Paßwort keine Pause
machen und keine Taste drücken (auch nicht ), sondern die Mailbox-Zugangs-Kombination als eine zusammenhängende Ziffernfolge eingeben.
5 Drücken Sie
bestätigen.
, um die Mailbox-Zugangs-Kombination zu
Das Hauptmenü wird abgespielt.
So melden Sie sich von außerhalb der Hicom bei der Mailbox
an
1 Rufen Sie Ihre Firma an.
● Antwortet eine Vermittlungsperson, bitten Sie darum, mit der
Voicemail verbunden zu werden. Nach der Vermittlung fahren
Sie mit dem nächsten Schritt fort.
● Wenn die automatische Vermittlung antwortet, fahren Sie mit
dem nächsten Schritt fort.
2 Drücken Sie
.
3 Geben Sie Ihre Mailbox-Zugangs-Kombination (Ihre MailboxNummer und Ihr Paßwort) ein.
Zwischen der Mailbox-Nummer und dem Paßwort keine Pause
machen und keine Taste drücken (auch nicht ), sondern die Mailbox-Paßwort-Kombination als eine zusammenhängende Ziffernfolge eingeben.
4 Drücken Sie
bestätigen.
, um die Mailbox-Zugangs-Kombination zu
Das Hauptmenü wird abgespielt.
12
Bevor Sie beginnen
Bevor Sie beginnen
Diese Kapitel enthält Informationen über die verschiedenen Arten
von Mailboxen, häufig verwendete Tasten und Hinweise zum Betrieb einer Hör-Sprechgarnitur.
Mailbox-Arten
Die folgende Tabelle enthält die verschiedenen Mailbox-Arten und
ihre Verwendung.
Mailbox
Verwendung
FaxGruppe
Vom Teilnehmer verwaltete Mailboxen
TeilnehmerMailboxen
Mailbox ist an eine Nebenstellen-Nummer der Hicom und an ein Telefon mit
Mailbox-Nachrichtenanzeige-Lampe
angeschlossen. Mailbox und Telefon
haben dieselbe Nebenstellen-Nummer.
GastMailboxen
Verfügt über dieselben Eigenschaften
wie die Teilnehmer-Mailbox, ist jedoch
nicht mit einem Telefon verbunden. Sie
kann von jedem Telefon innerhalb oder
außerhalb der Hicom Office PhoneMail
erreicht werden. Meistens benutzt von
Außendienstmitarbeitern
(z. B. Verkaufs- und Service-Personal).
Vom Systemadministrator verwaltete Mailboxen
Allgemeine
ZustellungsMailbox
Das ist eine Mailbox für die Anruferfassung. Es ist die einzige vorgeschaltete
Mailbox. Die Zugangskennzahl kann
die Nummer 0 oder 9 sein.
13
Bevor Sie beginnen
Mailbox
Verwendung
FaxGruppe
InformationsMailbox
Spielt nur zuvor aufgenommene Informationen ab. Bietet keine Aufnahmemöglichkeit für Anrufer.
Fax-on-Demand (FOD)
Mailbox
Speichert Fax-Nachrichten, die von Anrufern abgerufen werden können.
Fax-Überlauf-Mailbox
4
Zum temporären Speichern von FaxNachrichten für eine Mailbox, falls der
zugehörige Fax-Drucker sie vorübergehend nicht ausdrucken kann. Fax-Nachrichten, die von außerhalb des PhoneMail-Systems eintreffen, werden
nicht gespeichert.
4
Häufig verwendete Tasten
Die Tabelle enthält die am häufigsten verwendeten Tasten und ihre
Funktionen.
Taste
Funktion
Eintrag bestätigen
ODER
Zugriff auf Firmentelefonverzeichnis
Einen Schritt zurück
ODER
Vorgang abbrechen
14
Bevor Sie beginnen
Hintergrundgeräusche bei Hör-Sprechgarnituren
Beim Benutzen von Hör-Sprechgarnituren während des Arbeitens
mit dem Hicom Office PhoneMail-Menü könnte es sein, daß Hintergrundgeräusche in falsche Signale umgewandelt werden. Bei
Auftreten solcher Probleme folgen Sie weiter der Bedienerführung
und setzen die Arbeit mit dem Hörer fort. Schalten Sie dabei das
Mikrofon aus.
15
Nachrichten verwalten
Nachrichten verwalten
In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie Sprachnachrichten anhören,
speichern oder löschen, weiterleiten, beantworten und senden.
Wie Sie Fax-Nachrichten verwalten, ist in Kapitel „Fax-Nachrichten
verwalten“ beschrieben.
Nachrichten anhören
Hicom Office PhoneMail teilt Ihnen nach jedem Anmelden bei Ihrer
Mailbox mit, wie viele neue bzw. gespeicherte („alte“) Sprach- und
Fax-Nachrichten für Sie vorliegen.
So hören Sie Nachrichten an
1 Melden Sie sich bei Ihrer Mailbox an.
2 Drücken Sie 1 , um neue Nachrichten anzuhören.
ODER
Drücken Sie 4 , um alle Nachrichten anzuhören.
Reihenfolge beim Abspielen von Nachrichten
● Neue Nachrichten werden nach Wichtigkeit abgespielt:
1
Dringende Nachrichten.
2
Rundsendenachrichten.
3
Normale Nachrichten.
Innerhalb einer Gruppe werden die Nachrichten in der Reihenfolge
ihres Eingangs abgespielt.
● Nachrichten werden in der Reihenfolge abgespielt, in der sie ab-
gespeichert wurden.
16
Nachrichten verwalten
Funktionen während des Anhörens von Nachrichten
Die folgende Tabelle beschreibt die möglichen Funktionen, die Sie
während des Anhörens von Nachrichten einleiten können.
Funktion
Taste
In einer Nachricht 9 Sekunden zurückspulen
1
Zum Anfang einer Nachricht
zurückspulen
1 1
Weitere Informationen
Pause, Wiedergabe unterbrechen/fortsetzen
2
In einer Nachricht 9 Sekunden nach vorn springen
3
Zum Ende einer Nachricht
springen
3 3
Nachricht beantworten
4
„Nachricht beantworten“
auf Seite 18
Nachricht weiterleiten
5
„Nachricht senden oder
weiterleiten“ auf Seite 19
Nachrichtenkopf anhören
6
Standardgemäß wird der
Kopf abgespielt
Löschen1
7
Lautstärke erhöhen2
8
Speichern1
9
Vorherige Nachricht anhören
Lautstärke verringern2
0
Nächste Nachricht anhören
1: Wird eine Nachricht weder gespeichert noch gelöscht, verbleibt sie als neue Nachricht in Ihrer Mailbox.
2: Die Lautstärkeregelung beeinflußt nur die Wiedergabelautstärke der aufgezeichneten Nachrichten, nicht die Lautstärke der Anweisungen der Bedienerführung.
17
Nachrichten verwalten
Nachricht beantworten
Sie können nur Nachrichten beantworten, die ein Absender
von seiner eigenen Mailbox gesendet hat.
Sie haben zwei Möglichkeiten eine Nachricht zu beantworten:
● Hinterlassen einer Antwort in der Mailbox des Absenders.
● Anrufen des Absenders oder Hinterlassen einer Nachricht, falls
dieser nicht antwortet.
So hinterlassen Sie eine Nachricht in der Mailbox des
Absenders
1 Drücken Sie 4 nach dem Anhören einer Nachricht.
2 Drücken Sie 2 , um eine Antwort zu hinterlassen.
3 Nehmen Sie Ihre Nachricht nach dem Ton auf. Drücken Sie
die Aufnahme zu beenden.
, um
4 Drücken Sie 1 , um die Nachricht anzuhören.
ODER
Drücken Sie
, um die Nachricht neu aufzunehmen.
ODER
Drücken Sie
, um die Aufnahme zu bestätigen.
5 Drücken Sie ggf. 2 , um die Nachricht als „dringend“ zu
kennzeichnen oder drücken Sie 3 , um sich den Empfang einer
Nachricht bestätigen zu lassen.
6 Drücken Sie
, um die Nachricht zu senden.
So erreichen Sie einen Absender unter seiner Nebenstelle
1 Drücken Sie 4 nach dem Anhören einer Nachricht.
2 Drücken Sie 1 . Sie werden mit der Nebenstelle des Absenders
verbunden.
18
Nachrichten verwalten
Nachricht senden oder weiterleiten
Sie können eine aufgenommene Nachricht senden oder eine Nachricht aus Ihrer Mailbox weiterleiten. In beiden Fällen können Sie die
Nachricht an
● eine oder mehrere Mailboxen senden,
● an alle Mailboxen (Rundsenden),
● an die Teilnehmer einer Verteilerliste (siehe „Verteilerlisten ver-
walten“ auf Seite 38) senden.
Bevor Sie eine Nachricht senden, müssen Sie sie zunächst aufzeichnen, siehe „Nachricht aufnehmen“.
Zum Weiterleiten einer Nachricht hören Sie sich diese an und versehen Sie sie ggf. mit einem Kommentar, siehe „Kommentar für
eine Nachricht zum Weiterleiten aufnehmen“ auf Seite 20.
Nachricht aufnehmen
Bevor Sie eine Nachricht adressieren, müssen Sie sie zunächst aufnehmen.
Wenn Sie eine Nachricht nach dem Aufnehmen nicht senden, wird diese automatisch gelöscht.
So nehmen Sie eine Nachricht auf
1 Melden Sie sich bei ihrer Mailbox an.
2 Drücken Sie 2 , um eine Nachricht aufzunehmen.
3 Sprechen Sie Ihre Nachricht nach dem Ton auf. Drücken Sie
um die Aufnahme zu beenden.
,
4 Drücken Sie 1 , um die Nachricht anzuhören
ODER
Drücken Sie
, um die Aufnahme zu bestätigen.
ODER
Drücken Sie
, um die Nachricht zu neu aufzunehmen.
19
Nachrichten verwalten
Senden einer aufgenommenen Nachricht siehe „Nachricht senden
oder weiterleiten“ auf Seite 20.
Kommentar für eine Nachricht zum Weiterleiten aufnehmen
1 Hören Sie sich die Nachricht, die Sie weiterleiten wollen an und
drücken Sie 5 , um einen Kommentar aufzunehmen.
2 Beginnen Sie nach dem Ton einen Kommentar für eine Nachricht
aufzunehmen und drücken Sie am Ende . Weiter mit Schritt 3.
ODER
Drücken Sie
, um eine Nachricht ohne Kommentar zu senden.
3 Drücken Sie 1 , um Ihren Kommentar anzuhören.
ODER
Drücken Sie
, um den Kommentar neu aufzunehmen
ODER
Drücken Sie
, um den Kommentar zu bestätigen.
Weiterleiten einer markierten Nachricht siehe „Nachricht senden
oder weiterleiten“ auf Seite 20.
Nachricht senden oder weiterleiten
Sie können eine aufgenommene Nachricht senden (siehe „Nachricht aufnehmen“ auf Seite 19) oder eine mit einem Kommentar
versehene Nachricht weiterleiten (siehe „Kommentar für eine
Nachricht zum Weiterleiten aufnehmen“ auf Seite 20).
Da die Prozedur des Sendens oder Weiterleitens einer
Nachricht die gleiche ist, wird folgend nur „senden“, auch
im Sinne von Weiterleiten, beschrieben.
20
Nachrichten verwalten
So senden Sie eine Nachricht an eine oder mehrere Mailboxen
1 Nachdem Sie eine Nachricht aufgenommen oder eine Nachricht
mit einem Kommentar versehen haben, drücken Sie 1 , um die
Nachricht an eine oder mehrere Mailboxen zu senden.
2 Führen Sie folgende Schritte für jede Mailbox aus, an die Sie
senden wollen:
a. Geben Sie die gewünschte Mailbox-Nummer ein oder drücken
Sie , um einen Namen zu wählen (drücken Sie , um eine
falsche Mailbox-Nummer zu löschen).
b. Drücken Sie ggf. 2 , um die Nachricht als „dringend“ zu
kennzeichnen oder drücken Sie 3 , um sich den Empfang einer
Nachricht bestätigen zu lassen.
c. Drücken Sie
, um die Nachricht zu senden.
Rundsenden einer Nachricht
Zum Rundsenden einer Nachricht drücken Sie 2 . Die Nachricht
wird an alle Mailboxen gesendet.
So senden Sie eine Nachricht an die Teilnehmer einer
Verteilerliste
1 Drücken Sie 3 , um die Nachricht an die Teilnehmer einer
Verteilerliste zu senden.
2 Geben Sie die Nummer der Verteilerliste ein.
3 Drücken Sie
, um die Nummer der Verteilerliste zu bestätigen.
ODER
Drücken Sie
, um die Nummer der Verteilerliste neu einzugeben.
4 Drücken Sie ggf. 2 , um die Nachricht als „dringend“ zu
kennzeichnen oder drücken Sie 3 , um sich den Empfang einer
Nachricht bestätigen zu lassen.
5 Drücken Sie
, um die Nachricht zu senden.
21
Fax-Nachrichten verwalten
Fax-Nachrichten verwalten
Diese Kapitel beschreibt, wie Sie Fax-Nachrichten in Ihrer Mailbox
verwalten. Die Handhabung von Sprach-Nachrichten enthält das
Kapitel „Nachrichten verwalten“.
In diesem Kapitel werden nur die Fax-Funktionen beschrieben, die vom PhoneMail-System unterstützt werden.
Allgemeine Information über Fax-Nachrichten in Ihrer
Mailbox
Abhängig von der Informationsdichte kann Ihre Mailbox ca. 10 Seiten Fax-Nachrichten speichern.
Jedesmal, wenn Sie sich bei Ihrer Mailbox anmelden, teilt Ihnen Hicom Office PhoneMail mit, wie viele neue Nachrichten für Sie vorliegen, und ob ein Versuch, ein Fax an Ihre Mailbox zu senden, nicht
erfolgreich war.
Mailbox für den Fax-Empfang einrichten
Alternativ-Rufnummer für Fax-Nachrichten festlegen
Wenn eine Fax-Nachricht ohne gesprochenen Kommentar an Ihre
Nebenstelle (Telefon) gesendet wird, hören Sie nach dem Abheben
das Fax-Signal. Um dies zu vermeiden, können Sie eine AlternativRufnummer einrichten. Anrufe an diese Nebenstelle gehen direkt
in die Mailbox. Das Telefon klingelt nicht.
Weitere Informationen siehe „Alternativ-Rufnummer festlegen“
auf Seite 37.
Die alternative Rufnummer sollte als Fax-Nummer auf Ihrer
Visitenkarte erscheinen, damit ein Anrufer nicht an Ihre Telefon-Nebenstelle faxt.
22
Fax-Nachrichten verwalten
Rufnummer Ihres Fax-Geräts als Standard festlegen
Sie können ein bestimmtes Fax-Gerät als Standard-Drucker zum
Drucken Ihrer Fax-Nachrichten festlegen. Wenn Sie keinen Standard-Drucker festlegen, müssen Sie jedesmal beim Ausdrucken die
gewünschte Rufnummer des Fax-Geräts eingeben. Zum Festlegen
eines Standard-Druckers siehe „Persönliche Fax-Rufnummer festlegen“ auf Seite 36.
Fax-Nachrichten abrufen und ausdrucken
So rufen sie Fax-Nachrichten ab
Fax-Nachrichten rufen Sie auf demselben Weg ab wie Sprachnachrichten (siehe „Nachrichten anhören“ auf Seite 16). Hicom Office
PhoneMail teilt Ihnen mit, wenn die nächste Nachricht in der Warteschlange eine Fax-Nachricht ist.
● Gesprochene Kommentare zu einer Fax-Nachricht werden abge-
spielt.
Während des Abspielens eines Kommentars können Sie
nicht drucken. Drücken Sie 3 oder 3 3 , um den Kommentar schneller abzuspielen, siehe „Funktionen während
des Anhörens von Nachrichten“ auf Seite 17.
● Nach dem Abspielen eines Kommentars — oder wenn kein
Kommentar vorhanden ist —stehen Ihnen folgende Funktionen
zur Verfügung:
– Zum Weiterleiten einer Fax-Nachricht drücken Sie 5 und folgen den Anweisungen in „Nachricht senden oder weiterleiten“ auf Seite 20.
– Drücken Sie 7 , um eine Fax-Nachricht zu löschen.
– Drücken Sie 9 , um eine Fax-Nachricht zu speichern.
– Drucken einer Fax-Nachricht wird in folgendem Abschnitt beschrieben.
23
Fax-Nachrichten verwalten
So drucken Sie eine Fax-Nachricht
1 Drücken Sie 2 , um eine Fax-Nachricht zu drucken.
2 Wenn Sie einen Fax-Drucker als Standard definiert haben, fragt Sie
Hicom Office PhoneMail, ob Sie diesen verwenden wollen.
● Drücken Sie
, um das Fax auf dem als Standard festgelegten
Drucker zu schicken. Fahren Sie mit Schritt 5 fort.
ODER
● Drücken Sie 1 , um das Fax auf einem anderen Drucker auszu-
drucken.
3 Geben Sie die Rufnummer des gewünschten Fax-Druckers ein und
drücken Sie .
4 Drücken Sie
, um die Fax-Rufnummer zu bestätigen.
ODER
Drücken Sie
, um die Fax-Rufnummer neu einzugeben.
5 Wenn Ihr Name auf dem Fax erscheinen soll, geben Sie Ihn wie in
„Ihren Namen für den Fax-Drucker eingeben“ auf Seite 25
beschrieben ein. Drücken Sie , um die Eingabe abzuschließen.
● Drücken Sie
, um den eingegebenen Namen zu bestätigen.
ODER
● Drücken Sie
, um den Namen neu einzugeben.
ODER
● Wenn Ihr Name nicht auf dem Fax erscheinen soll, drücken Sie
.
6 Wenn der Name des Absenders auf dem Fax erscheinen soll,
geben Sie Ihn buchstabenweise wie in „Ihren Namen für den FaxDrucker eingeben“ auf Seite 25 beschrieben ein. Drücken Sie ,
um die Eingabe abzuschließen.
● Drücken Sie
, um den eingegebenen Namen zu bestätigen.
ODER
● Drücken Sie
24
, um den Namen neu einzugeben.
Fax-Nachrichten verwalten
ODER
● Wenn der Name des Absenders nicht auf dem Fax erscheinen
soll, drücken Sie
.
Das Fax wird auf dem angegebenen Fax-Drucker gedruckt.
Ihren Namen für den Fax-Drucker eingeben
Namen für den Fax-Drucker werden buchstabenweise mit der 2-Tasten-Methode eingegeben. Das bedeutet: Sie müssen für jeden
Buchstaben zwei Tasten drücken.
● Zunächst die Zifferntaste drücken, der ein bestimmter Buchsta-
be zugeordnet ist.
● Anschließend die Zahl eingeben die der Position des Buchsta-
bens auf der zuvor gedrückten Taste entspricht.
Beispiel: Für „K” drücken Sie 5 2 .
Bei Tastentelefonen sind die Zifferntasten 2 bis 9 mit Buchstaben belegt.
Eingabebeispiel für den Namen Jones.
5 1 6 3 6 2 3 2 7 4.
25
Fax-Nachrichten verwalten
Alle neuen Fax-Nachrichten drucken
Sie können alle neuen Fax-Nachrichten auf einmal ausdrucken. Falls
Ihre Mailbox mehr als fünf Fax-Nachrichten enthält, werden sie
blockweise ausgedruckt, mit jeweils fünf Fax-Nachrichten in einem
Block. Abhängig von der Systemauslastung können kleine Pausen
zwischen den Blockausdrucken eintreten.
So drucken Sie alle neuen Fax-Nachrichten
1 Melden Sie sich bei Ihrer Mailbox an.
2 Drücken Sie 5 , um alle neuen Fax-Nachrichten zu drucken.
3 Folgen Sie der Bedienerführung.
Alle gespeicherten Fax-Nachrichten drucken
Sie können alle gespeicherten Fax-Nachrichten auf einmal ausdrukken. Falls Ihre Mailbox mehr als fünf Fax-Nachrichten enthält, werden sie blockweise ausgedruckt, mit jeweils fünf Fax-Nachrichten
in einem Block. Abhängig von der Systemauslastung können kleine
Pausen zwischen den Blockausdrucken eintreten.
So drucken Sie alle gespeicherten Fax-Nachrichten
1 Melden Sie sich bei Ihrer Mailbox an.
2 Drücken Sie 6 , um alle gespeicherten Fax-Nachrichten zu
drucken.
3 Folgen Sie der Bedienerführung.
26
Mailbox-Einstellungen
Mailbox-Einstellungen
Dieses Kapitel beschreibt, wie Sie Einstellungen vornehmen und
ändern können.
Veränderbare Mailbox-Einstellungen
Melden Sie sich bei Ihrer Mailbox an und drücken Sie 3 .
Die folgende Tabelle enthält die änderbaren Mailbox-Einstellungen
und mit welcher Taste Sie sie erreichen. Außerdem ist die Angabe
enthalten, ob die Einstellung auf allen Hicom Office PhoneMail-Systemen verfügbar ist.
Einstellung
Taste
Seite
Verfügbar auf
allen Systemen
Persönliche Begrüßungsansage
1
28
Ja
Fernbenachrichtigung
2
28
Ja
Passwort und Name
3
34
Ja
Mailbox-Einstellungen auflisten
4
35
Ja
Spracheinstellung
5
36
Nein
Persönliche Fax-DruckerNebenstelle
6
36
Nein
Alternative Nebenstelle
7
37
Nein
Benachrichtigungsmodus
(Nachrichtenaufzeichnung
ein/aus)
8
38
Nein
Verteilerliste
9
38
Ja
40
Ja
Zurück zum vorherigen
Menü
27
Mailbox-Einstellungen
Persönliche Begrüßungsansage ändern
Um Ihre Anrufer stets aktuell zu informieren, können Sie Ihre persönliche Begrüßungsansage öfter aktualisieren (ändern).
So ändern Sie Ihre persönliche Begrüßungsansage
1 Melden Sie sich bei Ihrer Mailbox an.
2 Drücken Sie 3 , um Ihre Mailbox-Einstellungen aufzurufen.
3 Drücken Sie 1 , um Ihre Begrüßungsansage zu ändern.
4 Ihre Begrüßungsansage neu aufnehmen
a. Drücken Sie 2 , um die Begrüßungsansage neu aufzunehmen.
b. Nehmen Sie Ihre Begrüßungsansage nach dem Ton auf und
drücken Sie .
ODER
c. Zur Standard-Begrüßungsansage wechseln.
5 Drücken Sie 3 .
Diese Änderung setzt Ihre Begrüßungsansage auf die StandardEinstellung zurück. Siehe „Persönliche Begrüßungsansage aufsprechen“ auf Seite 10.
Fernbenachrichtigung (FB, „externe
Benachrichtigung“) veranlassen
Einführung
Mit der Fernbenachrichtigung können Sie zwei Telefon- oder PagerNummer bestimmen, unter denen Sie über neue Nachrichten informiert werden. Diese Fernbenachrichtigungs-Nummern können externe Telefonnummern, andere Mailbox-Nummern oder PagerNummern sein.
28
Mailbox-Einstellungen
Die Fernbenachrichtigung behandelt Ihre eingegebenen Nummern
wie folgt: die erste eingegebene Nummer ist die „erste Fernbenachrichtigungs-Nummer“
, die zweite eingegebene Nummer ist die
„zweite Fernbenachrichtigungs-Nummer“.
Wenn eine neue Nachricht für Ihre Mailbox ankommt, versucht die
Fernbenachrichtigung Sie auf der ersten FernbenachrichtigungsNummer zu erreichen. Ist diese besetzt, versucht die Fernbenachrichtigung Sie auf der zweiten Fernbenachrichtigungs-Nummer zu
erreichen. Die Anrufe werden in einem festgelegten Zeitintervall
wiederholt. Erreicht eine weitere Nachricht Ihre Mailbox, so werden die Anrufversuche gestoppt. Das Zeitintervall wird vom Systemadministrator festgelegt.
Die Fernbenachrichtung muß aktiviert werden. Siehe „Fernbenachrichtigung aktivieren und deaktivieren“ auf Seite 33.
Beachten Sie bitte:
● Die Fernbenachrichtigung wiederholt immer Anrufe für Pager-
Nummern.
● Die Fernbenachrichtigung wiederholt immer Anrufe bei besetz-
ten Telefonnummern.
● Die Fernbenachrichtigung wiederholt Anrufe für ISDN-Telefon-
nummern, an denen nicht abgehoben wird, wenn die Fernbenachrichtigung nach dem ersten Versuch reaktiviert wird. Wenn
die Fernbenachrichtigung nicht reaktiviert ist, wird das ISDN-Telefon nicht nochmal gerufen, auch dann nicht, wenn eine neue
Nachricht eintrifft.
● Die Fernbenachrichtigung wiederholt keine Anrufversuche für
analoge Telefonnummern, bei denen nicht abgehoben wird.
● Sie können angeben, ob Sie über alle oder nur über dringende
neue Nachrichten fernbenachrichtigt werden wollen.
Fernbenachrichtigungs-Nummern eingeben
Die Länge der Fernbenachrichtigungs-Nummern kann einschließlich
und
maximal 64 Stellen betragen.
29
Mailbox-Einstellungen
So geben Sie eine Fernbenachrichtigungs-Telefonnummer
erstmalig ein
1 Melden Sie sich bei Ihrer Mailbox an.
2 Drücken Sie 3 , um Ihre Mailbox-Einstellungen aufzurufen.
3 Drücken Sie 2 für Fernbenachrichtigung.
4 Drücken Sie 1 , um eine Telefonnummer einzugeben.
5 Geben Sie die gewünschte Nummer genauso wie beim Wählen
ein.
Beispiele:
● Wenn die gewünschte Nummer (415) 555-4567 und die ExternVorwahl 9 ist ,geben Sie 9 4 1 5 5 5 5 4 5 6 7 ein.
● Wenn die gewünschte Nummer die Nebenstelle 5432 ist, geben Sie 5 4 3 2 ein.
6 Drücken Sie , um die Eingabe der FernbenachrichtigungsNummer zu beenden.
7 Drücken Sie
, um die Nummer zu bestätigen.
ODER
Drücken Sie
, um die Nummer neu einzugeben.
So geben Sie eine Fernbenachrichtigungs-Pager-Nummer
erstmalig ein
Wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator, wenn Sie
eine Fernbenachrichtigungs-Pager-Nummer erstmalig eingeben. Schreiben Sie sich die Nummer auf. Ihr Systemadministrator gibt Ihnen den Wert für die Übertragungspause,
die Ihr Service Provider (Netzbetreiber) zwischen dem Senden der Pager-Nummer und der Displaydarstellung benötigt. Die Pause muß bei der Eingabe der Pager-Nummer eingefügt werden.
Versuchen Sie nicht, eine Pager-Nummer ohne Hilfe der Systembetreuung einzugeben.
30
Mailbox-Einstellungen
1 Melden Sie sich bei Ihrer Mailbox an.
2 Drücken Sie 3 , um Ihre Mailbox-Einstellungen aufzurufen.
3 Drücken Sie 2 für Fernbenachrichtigung.
4 Drücken Sie 2 , um eine Pager-Nummer einzugeben.
5 Geben Sie die Pager-Nummer exakt so ein, wie Sie sie mit Hilfe
Ihres Systemadministrators aufgeschrieben haben.
6 Drücken Sie
bestätigen.
, um die Nummer für die Fernbenachrichtigung zu
ODER
Drücken Sie
einzugeben.
, um die Nummer für die Fernbenachrichtigung neu
7 Schicken Sie eine Nachricht an Ihre eigene Mailbox, um die
Fernbenachrichtigungs-Pager-Nummer zu testen.
● Wenn Sie Ihr Pager nach einigen Minuten informiert und die
Nummer im Display korrekt angezeigt wird, war der Test erfolgreich.
● Wenn Sie Ihr Pager informiert und die Nummer nicht vollständig
angezeigt wird, korrigieren Sie Ihre Pager-Nummer, indem Sie
die Pause um zwei Sekunden verlängern. Im Zweifelsfall fragen Sie Ihren Systemadministrator. Löschen Sie die Testnachricht und geben Sie eine neue ein.
● Wenn Sie ihr Pager nach einigen Minuten noch nicht benach-
richtigt hat, überprüfen Sie die eingegebene Fernbenachrichtigungs-Pager-Nummer und korrigieren Sie sie gegebenenfalls.
Löschen Sie die Testnachricht und geben Sie eine neue ein.
Es ist wichtig, die Pager-Nummer der Fernbenachrichtigung
zu verschiedenen Tageszeiten zu testen, wenn die Response-Zeiten Ihres Service-Providers sehr unterschiedlich sind.
Es ist auch wichtig, den Verbindungsaufbau zu überprüfen,
um sicher zu sein, daß Ihr Provider (Netzbetreiber) keine
Änderungen an den Eingabeanforderungen vorgenommen
hat.
31
Mailbox-Einstellungen
So überprüfen oder ändern Sie eine zuvor gespeicherte
Fernbenachrichtigungs-Nummer
1 Melden Sie sich bei Ihrer Mailbox an.
2 Drücken Sie 3 , um Ihre Mailbox-Einstellungen aufzurufen.
3 Drücken Sie 2 für Fernbenachrichtigung.
4 Drücken Sie 1 zum Überprüfen oder Ändern einer zuvor
gespeicherten Fernbenachrichtigungs-Nummer.
Wenn Sie zwei Fernbenachrichtigungs-Nummern eingeben haben,
werden Sie gefragt, ob Sie die erste oder die zweite Nummer überprüfen oder ändern wollen, siehe auch „Einführung“ auf Seite 28.
Wenn Sie die erste Nummer oder nur eine Nummer bearbeiten
wollen, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.
Wenn Sie die zweite Nummer bearbeiten wollen, drücken Sie 4 .
Fahren Sie dann mit dem nächsten Schritt fort.
5 Drücken Sie 1 , um die Nummer anzuzeigen.
ODER
Drücken Sie 2 , um die Fernbenachrichtigungs-Nummer zu ändern. Folgen Sie der Bedienerführung „So geben Sie eine Fernbenachrichtigungs-Telefonnummer erstmalig ein“ auf Seite 30 und
„So geben Sie eine Fernbenachrichtigungs-Pager-Nummer erstmalig ein“, auch auf Seite 30. Beachten Sie die dort beschriebenen
Regeln.
ODER
Drücken Sie 3 , um die Fernbenachrichtigungs-Nummer zu löschen.
32
Mailbox-Einstellungen
Fernbenachrichtigung aktivieren und deaktivieren
Um die Fernbenachrichtigung aktivieren zu können, müssen Sie mindestens eine Fernbenachrichtigungs-Nummer
eingegeben haben.
So aktivieren oder deaktivieren Sie die Fernbenachrichtigung
1 Melden Sie sich bei Ihrer Mailbox an.
2 Drücken Sie 3 , um Ihre Mailbox-Einstellungen aufzurufen.
3 Drücken Sie 2 für Fernbenachrichtigung.
4 Drücken Sie 2 . Je nach aktueller Einstellung wird die
Fernbenachrichtigung aktiviert oder deaktiviert.
33
Mailbox-Einstellungen
Paßwort, aufgenommen Namen oder buchstabierten
Namen ändern
So ändern Sie Ihr Paßwort
1 Melden Sie sich bei Ihrer Mailbox an.
2 Drücken Sie 3 , um Ihre Mailbox-Einstellungen aufzurufen.
3 Drücken Sie 3 zum Ändern Ihres Namens oder Ihres Paßworts.
4 Drücken Sie 1 , um Ihr Paßwort zu ändern.
5 Geben Sie Ihr neues Paßwort ein und drücken Sie
.
Das Paßwort muß mindestens 4 und darf höchstens 8 Ziffern enthalten. Die Zeichen
bzw.
dürfen nicht enthalten sein.
6 Drücken Sie
, um das eingegebene Paßwort zu bestätigen.
ODER
Drücken Sie
, um das Paßwort neu einzugeben.
So ändern Sie Ihren aufgenommenen Namen
1 Melden Sie sich bei Ihrer Mailbox an.
2 Drücken Sie 3 , um Ihre Mailbox-Einstellungen aufzurufen.
3 Drücken Sie 3 zum Ändern des aufgenommenen Namens.
4 Drücken Sie 2 , um Ihren aufgenommenen Namen zu ändern.
5 Geben Sie nach dem Ton Ihren Namen ein und beenden Sie die
Aufnahme mit .
Sie können Ihre Nummer zusammen mit dem Namen aufsprechen.
Beispiel: „John Smith unter Nummer 345“. Anrufer können sich
so Ihre Nummer besser merken.
6 Drücken Sie 1 , um die Aufnahme anzuhören.
ODER
Drücken Sie
, um die Aufnahme zu bestätigen.
ODER
Drücken Sie
34
, um die Aufnahme neu aufzunehmen.
Mailbox-Einstellungen
Name für das Firmentelefonverzeichnis buchstabieren
1 Melden Sie sich bei Ihrer Mailbox an.
2 Drücken Sie 3 , um Ihre Mailbox-Einstellungen aufzurufen.
3 Drücken Sie 3 zum Ändern Ihres Namens oder Ihres Paßworts.
4 Drücken Sie 3 , um den buchstabierten Namen zu ändern.
5 Geben Sie die ersten acht Buchstaben Ihres Namens ein durch
Drücken der Tasten der Wähltastatur, die den einzelnen
Buchstaben entsprechen. Dann drücken Sie .
Ist Ihr Name kürzer als acht Buchstaben, geben Sie einfach Ihren
Namen ein.
6 Drücken Sie
bestätigen.
, um die Buchstabeneingabe des Namens zu
ODER
Drücken Sie
, um die Buchstaben des Namens neu einzugeben.
Mailbox-Einstellungen abfragen
Sie können die aktuellen Einstellungen Ihrer Mailbox jederzeit
durch Anhören überprüfen.
So lassen Sie Ihre Mailbox-Einstellungen auflisten
1 Melden Sie sich bei Ihrer Mailbox an.
2 Drücken Sie 3 , um Ihre Mailbox-Einstellungen aufzurufen.
3 Drücken Sie 4 , um Ihre Mailbox-Einstellungen aufzulisten.
Hicom Office PhoneMail gibt Ihnen einen Überblick über Ihre Mailbox-Einstellungen.
35
Mailbox-Einstellungen
Spracheinstellung ändern
Hicom Office PhoneMail unterstützt zwei Sprachen. Sie können
wählen, in welcher Sprache Sie die Menüs und Bedienerführung
hören wollen.
So ändern Sie die Spracheinstellung
1 Melden Sie sich bei Ihrer Mailbox an.
2 Drücken Sie 3 , um Ihre Mailbox-Einstellungen aufzurufen.
3 Drücken Sie 5 , um die gewünschte Sprache zu wählen.
4 Folgen Sie der Bedienerführung zur Spracheinstellung.
Persönliche Fax-Rufnummer festlegen
Mit einer Fax-fähigen Hicom Office PhoneMail können Sie einen
Standard-Fax-Drucker zum Ausdrucken von Fax-Nachrichten aus Ihrer Mailbox festlegen. Dies bedeutet nicht, daß Sie Ihre Fax-Nachrichten grundsätzlich an diesem Standard-Fax-Drucker ausdrucken
müssen, Sie können auch ein anderes Fax-Gerät zum Ausdrucken
wählen.
So ändern Sie Ihre persönliche Fax-Drucker-Nebenstelle
1 Melden Sie sich bei Ihrer Mailbox an.
2 Drücken Sie 3 , um Ihre Mailbox-Einstellungen aufzurufen.
3 Drücken Sie 6 , um einen Standard-Fax-Drucker festzulegen.
4 Geben Sie die Fax-Rufnummer des gewünschten Fax-Druckers ein
und drücken Sie .
5 Drücken Sie
, um die Fax-Rufnummer zu bestätigen.
ODER
Drücken Sie
36
, um die Fax-Rufnummer neu einzugeben.
Mailbox-Einstellungen
Alternativ-Rufnummer festlegen
Mit einer Fax-fähigen Hicom Office PhoneMail können Sie eine alternative Nebenstellen-Nummer für Ihre Mailbox festlegen. Wenn
diese Nummer angerufen wird, klingelt Ihr Telefon nicht. Der Anruf
geht direkt in Ihre Mailbox.
Diese Funktion ist besonders praktisch bei Fax-Nachrichten, da Sie
sonst bei eintreffenden Fax-Nachrichten ohne gesprochenen Kommentar beim Abnehmen des Hörers das Fax-Signal hören würden.
Die Fax-Nummer sollte auf Ihrer Visitenkarte erscheinen,
damit ein Anrufer nicht an Ihre Telefon-Nebenstelle faxt.
So legen Sie eine alternative Nebenstellen-Nummer fest:
1 Melden Sie sich bei Ihrer Mailbox an.
2 Drücken Sie 3 , um Ihre Mailbox-Einstellungen aufzurufen.
3 Drücken Sie 7 , um eine alternative Nebenstellen-Nummer
festzulegen.
4 Geben Sie die Nummer ein – zwei bis fünf Ziffern – und drücken
Sie .
Hicom Office PhoneMail informiert Sie darüber, ob die eingegebene alternative Nebenstelle schon vergeben ist. In diesem Fall müssen Sie eine andere Nummer eingeben.
5 Drücken Sie
bestätigen.
, um die alternative Nebenstellen-Nummer zu
ODER
Drücken Sie
zugeben.
, um die alternative Nebenstellen-Nummer neu ein-
37
Mailbox-Einstellungen
Benachrichtigungsmodus (Nachrichtenaufzeichnung
ein/aus) ändern
Sie können den Benachrichtigungsmodus umschalten, so daß Ihre
Mailbox keine Nachrichten mehr annimmt, sondern nicht angenommene Anrufe zur automatischen Vermittlung leitet.
So ändern Sie den Benachrichtigungsmodus
1 Melden Sie sich bei Ihrer Mailbox an.
2 Drücken Sie 3 , um Ihre Mailbox-Einstellungen aufzurufen.
3 Drücken Sie 8 , um den Benachrichtigungsmodus zu ändern.
Hicom Office PhoneMail informiert Sie über den aktuellen Benachrichtigungsmodus.
4 Drücken Sie
, um den Benachrichtigungsmodus umzuschalten.
ODER
Drücken Sie
stätigen.
, um den aktuellen Benachrichtigungsmodus zu be-
Verteilerlisten verwalten
Hicom Office PhoneMail stellt für jede Mailbox drei leere Verteilerlisten zur Verfügung. Die Verteilerlisten sind mit 1, 2, und 3 durchnumeriert.
Sie können für Sprach- und Fax-Nachrichten (bei einer Fax-fähigen
Hicom Office PhoneMail) Listen erstellen.
● Listen für Sprachnachrichten können nur Nummern der Hicom
Office PhoneMail Mailbox enthalten.
● Listen für Fax-Nachrichten können Mailbox-Nummern und Fax-
Nummern außerhalb der Hicom Office PhoneMail enthalten.
Abhängig von der Konfiguration der Hicom können dies Rufnummern für den Orts- und Nahbereich, nationale oder internationale Verbindungen sein. Fragen Sie Ihren Systemadministrator, welche externen Rufnummern Sie in die Listen aufnehmen
dürfen.
38
Mailbox-Einstellungen
● Jede Verteilerliste kann bis zu 10 Teilnehmer enthalten.
Nachrichten an interne Mailboxen können nur an Mailboxen
mit genügend Speicherkapazität übertragen werden.
So ändern Sie eine Verteilerliste
1 Melden Sie sich bei Ihrer Mailbox an.
2 Drücken Sie 3 , um Ihre Mailbox-Einstellungen aufzurufen.
3 Drücken Sie 9 , um eine Verteilerliste zu erstellen oder zu ändern.
4 Geben Sie die Nummer der Liste ein ( 1 , 2 , oder 3 ).
Hicom Office PhoneMail teilt Ihnen mit, ob die Liste leer ist oder
nicht.
Wenn die Liste schon Teilnehmer enthält, teilt Ihnen die Hicom Office PhoneMail die Teilnehmer in Gruppen mit, geordnet nach Mailbox-Nummern und externen Fax-Nummern.
5 Drücken Sie 1 , um Mailbox-Nummern hinzuzufügen oder zu
löschen. Fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.
ODER
Drücken Sie 2 , um Fax-Nummern hinzuzufügen oder zu löschen.
6 Geben Sie die gewünschte Mailbox- oder Fax-Nummer ein.
Diese kann eine Nummer sein, die Sie löschen wollen, oder eine
neue Nummer sein, die Sie hinzufügen möchten.
7 Drücken Sie
, um die Eingabe der Nummer zu beenden.
Hicom Office PhoneMail überprüft die eingegebene Nummer.
● Bei einer ungültigen Nummer bietet Ihnen die Bedienerführung
eine gültige Nummer an.
● Ist die Nummer gültig und noch nicht in der Liste enthalten, er-
halten Sie die Mitteilung, ob die Liste voll ist oder nicht.
– Wenn die Liste voll ist, erhalten Sie die Option, zuerst eine
existierende Nummer zu löschen und dann die gewünschte
Nummer hinzuzufügen.
39
Mailbox-Einstellungen
– Wenn die Liste noch nicht voll ist, fahren Sie mit Schritt 8
fort.
● Wenn die Nummer schon in der Liste enthalten ist, nimmt die
Hicom Office PhoneMail an, daß Sie diese löschen möchten.
Sie werden durch die Bedienerführung aufgefordert, das Löschen der Nummer zu bestätigen.
Fahren Sie mit Schritt 9 fort.
8 Drücken Sie
, um die Nummer hinzuzufügen.
ODER
Drücken Sie
, um die Nummer neu einzugeben.
Wenn Sie die Nummer der Liste hinzugefügt haben, ist der Vorgang beendet. Dann nicht mit Schritt 9 fortfahren!
9 Drücken Sie
, um das Löschen zu bestätigen.
ODER
Drücken Sie
, um den Vorgang abzubrechen.
Zum vorherigen Menü zurückkehren
Nach dem Aufrufen der Mailbox-Einstellungen können Sie jederzeit
durch Drücken von
zum vorherigen Menü zurückkehren.
Wenn Ihre Mailbox voll ist
Abhängig von der Länge der Nachrichten kann Ihre Mailbox bis zu
40 Nachrichten (inklusive bis zu 10 Fax-Nachrichten) speichern.
Kommentare zu einer weitergeleiteten Nachricht gelten als eigene
Nachrichten. Wenn die Speicherkapazität nur noch 60 Sekunden
beträgt, werden keine Nachrichten mehr angenommen.
Hicom Office PhoneMail warnt Sie, wenn Ihre Mailbox fast voll ist
und fordert Sie auf, nicht mehr benötigte oder veraltete Nachrichten zu löschen.
40
Menübaum
Menübaum
Der Menübaum auf der nächsten Seite zeigt Ihnen die Steuerkennzahlen für die Hicom Office PhoneMail auf einen Blick.
So erreichen Sie Ihre Mailbox von Ihrer eigenen Nebenstelle
aus
1 Heben Sie den Hörer ab.
2 Geben Sie die PhoneMail-Sammelrufnummer ein. Fragen Sie
Ihren Systemadministrator, falls Sie die Nummer nicht kennen.
3 Geben Sie Ihr Paßwort ein und drücken Sie
.
So erreichen Sie Ihre Mailbox von einer anderen Nebenstelle
aus
1 Heben Sie den Hörer ab.
2 Geben Sie die PhoneMail-Sammelrufnummer ein.
3 Drücken Sie
.
4 Geben Sie Ihre Mailbox-Zugangs-Kombination (mit Paßwort) ein
und drücken Sie .
So erreichen Sie Ihre Mailbox von Extern
1 Rufen Sie Ihre Firma an.
● Antwortet eine Vermittlungsperson, bitten Sie darum, mit dem
Voice-Mail-System verbunden zu werden. Nach der Vermittlung
fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.
● Wenn die automatische Vermittlung antwortet, fahren Sie mit
dem nächsten Schritt fort.
2 Drücken Sie
.
3 Geben Sie Ihre Mailbox-Zugangs-Kombination (mit Paßwort) ein
und drücken Sie .
41
42
1
4
5
* Fax-fähiges System benötigt
*
6
7
Speichern
9
0
#
Zur nächsten
Nachricht
springen
#
2
3
2
5
3
2
Rundsenden
An Teilnehmer einer
Verteierliste senden
Abbrechen
*
Benachrichtigungsmodus
(Nachrichtenaufzeichnung
ein/aus)
#
Bestätigen
8
Mailbox-Einstellungen
auflisten
4
5
6
6
7
*
Zurück
*
Zurück
9
Verteilerliste
Alternative
Fax-Nebenstelle*
Alle gespeicherten
Nachrichten
drucken*
Persönliche
Fax-Nebenstelle*
Spracheinstellung
Ende der Nachricht
#
Fernbenachrichtigung
3
Name/
Paßwort
1
Persönliche
Begrüßungsansage
1
4
Nachricht Mailbox-Ein- Gespeicher- Alle neuen
aufnehmen stellungen te Nachrich- Nachrichten
ändern
ten anhören drucken*
Nachricht
adressieren
Nächste
Nachricht
Lautstärke
verringern
Nachrich- Lautstärke Vorherige
tenkopf an- erhöhen Nachricht
hören
8
FaxBeant- Nachricht NachrichLöNachricht worten weiterlei- tenkopf schen
drucken*
ten
anhören
2
Beantworten
Pause/
Wiederaufnahme
6
9
Speichern
7
Löschen
Ende der Nachricht
4
Zurückspu-
1
5
Nachrichten
weiterleiten
2
3
Vorwärts
springen
1
Zurückspulen
1
Neue Nachrichten
anhören
Mailbox-Menübaum
Menübaum
Funktionen zum Anhören von Nachrichten
Funktionen zum Anhören von Nachrichten
Bild 1 zeigt die Wähltastatur und die den einzelnen Ziffern zugeordneten Funktionen. Die Funktionen einer Taste mit Doppelbelegung
sind durch eine Linie unterteilt.
● Die Funktion über der horizontalen Line wird durch einmaliges
Drücken ausgeführt.
● Die Funktion unter der horizontalen Line wird durch zweimali-
ges Drücken ausgeführt.
● Kein Text unter der horizontalen Linie bedeutet: die Funktion
wird ausgeführt, egal ob Sie einmal oder zweimal drücken.
1
2
3
Innerhalb einer Nachricht 9 Sekunden vor
Pause/
Wiedergabe
Innerhalb einer Nachricht 9s zurück
Zum Anfang der
Nachricht springen
Zum Ende der
Nachricht springen
4
5
6
Nachricht
beantworten
Nachricht
weiterleiten
Nachrichtenkopf
anhören
7
8
9
Löschen
Lautstärke
erhöhen
Speichern
*
Vorherige Nachricht
(bei letzter Nachricht
Hauptmenü)
0
#
Lautstärke
verringern
Nächste Nachricht
(bei letzter Nachricht
Hauptmenü)
Hauptmenü
Bild 1 Tastenfuktionen zum Anhören von Nachrichten
43
Glossar
Glossar
A
Allgemeine Zustellungs-Mailbox. Eine Mailbox, die die Anruferfassung unterstützt.
Alternative Nebenstellen-Nummer. Eine Rufnummer, die vom
Mailbox-Inhaber selbst festgelegt wird. Wird diese Nummer angewählt, klingelt das Telefon nicht und die Nachricht geht direkt in die
Mailbox.
automatische Leitungsbelegung. Ein Eintrag, der bestimmt, ob
für interne oder externe Gespräche eine Vorwahlkennziffer benötigt wird. Bei Mehrleitungszugang ist es die Belegung der eigenen
(Primär-)Leitung.
automatische Vermittlung. Der Anrufer hört sofort die Ansage
des Hauptmenüs.
B
Benachrichtigungsmodus. Sie können den Benachrichtigungsmodus umschalten, so daß Sie bei eintreffenden Nachrichten an einem fremden Ziel benachrichtigt werden. Kann vom Mailbox-Inhaber selbst festgelegt werden.
D
Standard-Begrüßungsansage. Die Standard-Begrüßungsansage
einer Mailbox. Sie enthält den Namen des Mailbox-Inhabers und
Anweisungen zum Hinterlassen einer Nachricht.
Dringende Nachricht. Eine als dringend gekennzeichnete Nachricht, die zuerst abgespielt wird.
E
Empfangsbestätigung. Dem Absender einer Nachricht wird in
seiner Mailbox die Zustellung der Nachricht bestätigt.
44
Glossar
F
Fax-Leistungsmerkmal. Es erlaubt das Speichern und Auffinden
von Fax-Nachrichten in Mailboxen.
Fax-Nachricht. Eine Fax-Nachricht in der Mailbox.
Fax-on-demand (FOD). Eine Methode zum Speichern von FaxNachrichten, die von Anrufern abgerufen werden können.
Fax-on-demand-Mailbox. Mailbox zum Speichern von Fax-Nachrichten zum Abrufen.
Fernbenachrichtigung. Leistungsmerkmal der Mailbox. Informationen über neue Nachrichten für den Mailbox-Inhaber werden an
ein Telefon oder einen Pager geleitet.
Firmentelefonverzeichnis. Teil einer seitenorientierten Hicom Office PhoneMail-Datenbank, in der die buchstabierten Namen aller
Mailbox-Inhaber gespeichert sind. Die Datenbank verbindet die Einträge des Firmentelefonverzeichnisses mit den entsprechenden
Mailbox-Nummern.
FOD. Siehe Fax-on-demand (FOD).
G
Gast-Mailbox. Eine Mailbox, die nicht mit einem bestimmten Telefon verbunden ist. Die Eigenschaften entsprechen denen einer
Teilnehmer-Mailbox.
I
Informations-Mailbox. Eine Mailbox zum Abspielen von informativen Nachrichten z. B. Öffnungszeiten, Sonderaktionen usw. einer
Firma.
N
Nachricht beantworten. Eine aufgenommene Nachricht mit einem Kommentar an Absender zurücksenden.
Nachricht mit Empfangsbestätigung. Eine Nachricht, deren Zustellung dem Absender bestätigt wird.
45
Glossar
P
Persönliche Begrüßungsansage. Eigene Begrüßungsansage, die
vom Mailbox-Inhaber zur Begrüßung der Anrufer aufgenommen
wird.
R
Rundsenden. Senden einer aufgenommenen Nachricht an alle
Mailboxen innerhalb des Hicom Office PhoneMail-Systems.
S
Sprach-Nachricht. Eine gesprochene Nachricht in einer Mailbox.
T
Teilnehmer-Mailbox. Eine durch eine Paßwort geschützte Mailbox verbunden mit einem Telefon eines bestimmten Teilnehmers.
Der Mailbox-Inhaber kann eine persönliche Begrüßungsansage aufnehmen, seine Nachrichten verwalten und bis zu drei Verteilerlisten anlegen und nutzen.
V
Verteilerliste. Eine durch den Mailbox-Inhaber definierte Liste, um
eine Nachricht an alle Teilnehmer des Teilnehmerkreises einer Liste zu senden.
46
Index
Index
A
Alternativ-Rufnummer ...................... 37
Aufnehmen
Namen für Firmentelefonverzeichnis .................................... 7
persönliche Begrüßungsansage .. 10
Aufnehmen einer Nachricht ............. 19
Automatisch Leitungsbelegung .......... 6
B
Bedienerführung
Spracheinstellung ........................ 36
Begrüßungsansage .......................... 10
Benachrichtigungsmodus
(Nachrichtenaufzeichnung ein/aus)
ändern ......................................... 38
Beschreibung .............................. 38
Buchstabieren des Namen für
Firmentelefonverzeichnis .............. 8
E
Erstleitung .......................................... 6
Externkennzahl ................................... 6
F
Fax-Drucker
Standard-Drucker festlegen ........ 36
Fax-Nachricht
abrufen ........................................ 23
Alternativ-Rufnummer festlegen . 37
Alternativ-Ruf-Nummer für Fax ... 22
drucken ....................................... 24
drucken, alle gespeicherten ........ 26
drucken, alle neuen ..................... 26
Fax-Drucker-Nebenstelle ändern . 36
Fax-Drucker-Nebenstelle
festlegen ..................................... 23
Ihren Namen für Fax-Drucker
eingeben ......................................25
verwalten .....................................22
Fernbenachrichtigung
aktivieren .....................................33
Beschreibung ...............................28
deaktivieren .................................33
Fernbenachrichtigungs-Nummer
ändern ..........................................32
Pager ............................................30
Pager-Nummer eingeben .............30
Telefonnummer eingeben ............29
Firmentelefonverzeichnis
Namen aufnehmen ........................ 7
Namen buchstabieren ....................8
H
Hintergrundgeräusche bei HörSprechgarnitur .............................15
Hör-Sprechgarnitur
Hintergrundgeräusche .................15
I
Initialisierung Ihrer Mailbox ................. 7
K
Kommentar zum Weiterleiten
aufnehmen ...................................20
M
Mailbox
Anmelden intern ..........................11
Anmelden von anderer
Nebenstelle ..................................41
Anmelden von außerhalb .............12
Anmelden, erstmalig ....................41
erstmalig öffnen ............................. 7
Initialisierung .................................. 7
Mailbox-Einstellungen auflisten ...35
47
Index
Spracheinstellung für
Bedienerführung .......................... 36
von außerhalb .............................. 41
Mailbox-Art ....................................... 13
Allgemeine Zustellungs-Mailbox . 13
Fax-on-Demand-Mailbox ............. 14
Fax-Überlauf-Mailbox .................. 14
FOD-Mailbox ............................... 14
Gast-Mailbox ............................... 13
Informations-Mailbox ................... 14
Teilnehmer-Mailbox ..................... 13
Mailbox-Einstellungen ...................... 27
abfragen ...................................... 35
Alternativ-Rufnummer ................. 37
Benachrichtigungsmodus (Nachrichtenaufzeichnung ein/aus) ............. 38
buchstabierten Namen ändern .... 34
Fax-Drucker-Nebenstelle ändern . 36
Namen ändern ............................. 34
Spracheinstellung ........................ 36
Verteilerliste ................................ 38
Mailbox-Zugangs-Kombination ......... 11
Menübaum ....................................... 42
N
Nachricht
Absender zurückrufen ................. 18
Anhören ....................................... 16
Aufnehmen .................................. 19
gespeicherte anhören .................. 16
Kommentar zum Weiterleiten aufnehmen ....................................... 20
Nachricht bei Absender
hinterlassen ................................. 18
Pause .......................................... 17
Rundsenden ................................ 21
vorspringen in .............................. 17
Wiedergabe ................................. 17
zurückspulen ............................... 17
48
Nachrichten
Reihenfolge beim Abspielen ........16
Verwalten .....................................16
weiterleiten ..................................19
Nachrichtenaufzeichnung ein/aus .....38
Namen ändern ..................................34
P
Pager .................................................30
Paßwort
ändern ..........................................34
persönliches einrichten ..................7
Pause ................................................17
Persönliche Begrüßungsansage ........10
auf Standard setzen .....................28
erreichbar sein durch ...................10
neu aufnehmen ............................28
Persönliche Begrüßungsansage
aufnehmen ...................................10
PhoneMail-Sammelrufnummer .....6, 11
R
Reihenfolge der Nachrichten .............16
Rundsenden ......................................21
Rundsendenachrichten
Priorität beim Abspielen ...............16
S
Standardansage ................................10
Standard-Drucker ........................23, 36
Standard-Paßwort ...............................7
T
Tasten
häufig benutzte ............................14
Telefontasten
siehe Tasten .................................14
Index
V
Veränderbare Mail-Box-Einstellungen 27
Vermittlung
Erreichen der ................................. 6
Verteilerliste ..................................... 21
ändern ......................................... 39
Beschreibung .............................. 38
erstellen ...................................... 39
Verwalten .................................... 38
W
Wähltastatur, Funktionen ................. 43
Weiterleiten einer Nachricht ............. 19
Wiedergabe unterbrechen/fortsetzen 17
49
Index
50
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