Faktura.Cash Handbuch
Faktura.Cash
Kassensystem
Bedienungsanleitung
zu Version 1.3
Stand Dezember 2010 – Rev. II
© 2004 – 2010 m-por media GmbH – Recklinghausen
1.
Einleitung....................................................................................................................................... 5
2.
Grundeinstellungen und Stammdaten ....................................................................................... 6
Hauptfenster........................................................................................................................................ 6
Parameter (Kasse) .............................................................................................................................. 7
Allgemeines .................................................................................................................................... 7
Kassen-Einstellungen ..................................................................................................................... 7
Kassieren ........................................................................................................................................ 7
Bon-Druck ....................................................................................................................................... 8
Display und EC-Terminal................................................................................................................ 8
Artikel und Rabattaktion.................................................................................................................. 8
Abholung......................................................................................................................................... 8
Kassenlade ..................................................................................................................................... 8
Kassen-Layout ................................................................................................................................ 8
Weitere Parameter.......................................................................................................................... 8
Artikel .................................................................................................................................................. 9
Artikeldaten ................................................................................................................................... 10
Eigenschaften ............................................................................................................................... 11
Staffelpreise .................................................................................................................................. 12
Instore- Artikelnummern ............................................................................................................... 13
Artikelkategorien ........................................................................................................................... 14
Preisänderungen........................................................................................................................... 15
Kunden .............................................................................................................................................. 15
Kundenstamm............................................................................................................................... 16
Neuanlage eines Kunden: ............................................................................................................ 17
Mitarbeiter ......................................................................................................................................... 22
Mitarbeiterübersicht/ Neuen Mitarbeiter anlegen.......................................................................... 22
Mitarbeiterstatistik ......................................................................................................................... 24
Berechtigungsverwaltung ............................................................................................................. 25
Import und Export.............................................................................................................................. 26
Import/ Export über Auswahl ........................................................................................................ 27
Texttransfer................................................................................................................................... 28
Email Texte ....................................................................................................................................... 29
Variablen....................................................................................................................................... 29
3.
Anmeldung Kasse starten ......................................................................................................... 30
Artikel + WG ...................................................................................................................................... 30
Kasse – Artikel und Warengruppen .............................................................................................. 30
Schaltflächen der Kasse ................................................................................................................... 30
Taste „S“ (Storno) ......................................................................................................................... 30
Taste ,,Scann“(Scannen).............................................................................................................. 31
Taste „C“ und „CE“ und „€C“ (Löschfunktion)............................................................................... 31
Tasten zur Bezahlung................................................................................................................... 31
Taste „Aufladen des Kundenkontos“ ............................................................................................ 32
Taste „Journal“.............................................................................................................................. 32
Taste „Bedienerwechsel“ .............................................................................................................. 32
Taste „ENDE“................................................................................................................................ 32
Taste „Lupe-A“ .............................................................................................................................. 32
Auswahl „Artikel ............................................................................................................................ 32
Taste „Lupe-K“ .............................................................................................................................. 33
Auswahl „Kunde“........................................................................................................................... 33
Taste „Parken und wechseln“ ....................................................................................................... 33
Kassiervorgang ................................................................................................................................. 33
Auswahl der Artikel und Mengen .................................................................................................. 33
Kunden mit oder ohne Kundenkonto ............................................................................................ 34
Laufkunde wird zum Stammkunden ............................................................................................. 34
-2-
Bezahlung ..................................................................................................................................... 34
Barzahlung.................................................................................................................................... 34
Nachkasse .................................................................................................................................... 35
Bezahlung per Kundenkonto ........................................................................................................ 35
Freie Preiseingabe........................................................................................................................ 35
Parken und wechseln ................................................................................................................... 35
Bedienerwechsel........................................................................................................................... 36
4.
Menü für Administratoren.......................................................................................................... 37
Kassenlade öffnen ............................................................................................................................ 38
Berechtigungen ................................................................................................................................. 38
Einstellungen..................................................................................................................................... 38
Schaltfläche....................................................................................................................................... 38
Schaltflächen Artikel bearbeiten ................................................................................................... 38
Kundenkonto aufladen.................................................................................................................. 40
Kassenschublade 2 öffnen ........................................................................................................... 40
Kassenstand ................................................................................................................................. 40
Kassenjournal drucken ................................................................................................................. 41
Kassenjournal ändern................................................................................................................... 41
5.
Menü für Benutzer ...................................................................................................................... 42
6.
Belegdruck .................................................................................................................................. 43
7.
Tagesabschluss .......................................................................................................................... 44
Anzeige „Tagesdaten“ .................................................................................................................. 44
Anzeige „Teile heute“.................................................................................................................... 44
Bonrolle wechseln......................................................................................................................... 44
Druckerauswahl ............................................................................................................................ 44
8.
Auswertungen ............................................................................................................................. 45
Artikelumsatz ................................................................................................................................ 46
Kundenkarten................................................................................................................................ 46
Kundenumsatz .............................................................................................................................. 47
Journaldruck ................................................................................................................................. 47
Tagesabschluss ............................................................................................................................ 48
Zahlungsauswertung .................................................................................................................... 48
Offene Posten ............................................................................................................................... 49
9.
Einstellungen .............................................................................................................................. 50
Druckausgabe festlegen ............................................................................................................... 50
Standarddrucker wählen............................................................................................................... 50
Datenbankparameter .................................................................................................................... 51
EC-Termin anmelden.................................................................................................................... 54
EC-Terminal abmelden................................................................................................................. 54
Benutzerkennwort ändern............................................................................................................. 54
10.
? Dienstprogramme................................................................................................................ 55
Datenquelle wechseln................................................................................................................... 55
Wartung / Sicherung ..................................................................................................................... 55
Datensicherung (USB-Stick)......................................................................................................... 57
Lizenzeingabe............................................................................................................................... 58
Support und Hilfe .......................................................................................................................... 58
Info ................................................................................................................................................ 59
11.
Anhang .................................................................................................................................... 60
System- und Netzwerkinfo............................................................................................................ 60
-3-
Benutzerverwaltung ...................................................................................................................... 62
Das Druckprogramm..................................................................................................................... 64
-4-
1. Einleitung
Dieses Handbuch ist mit großer Sorgfalt erstellt worden und soll den Umgang und Einstieg Ihres
neuen Faktura.Cash Kassensystems erleichtern. Um ein unnötig umfangreiches Handbuch zu
vermeiden haben wir die Kassensoftware möglichst intuitiv gestaltet und für weitgehende
Selbsterklärung gesorgt. Eingabefelder wie z.B. „Straße“ oder „Postleitzahl“ bei Kunden, oder
„Artikelbezeichnung“ und „Preis“ in Artikeln haben wir nicht besonders erklärt. Sollte in diesem
Zusammenhang dennoch ein Begriff nicht verständlich erscheinen, wenden Sie sich gern an unseren
Support.
Die Bedienung der Kassensoftware bedarf keiner besonderen Vorkenntnis im bedienen von PCTechnik. Grundkenntnisse im Umgang mit einem PC sind aber von Vorteil und erleichtern den
Einstieg. Das System basiert auf MS Windows 2000 oder XP. Die Tastatur und Maus sollte mit
angeschlossen sein, da sie eine Eingabe von Kunden und Artikeln erleichtert.
Um direkt zum Starten und Anmelden der Faktura.Cash zu gelangen schlagen Sie Kapitel 3 auf.
-5-
2. Grundeinstellungen und Stammdaten
Hauptfenster
In der oberen Leiste im Hauptfenster finden Sie die verschiedenen Themen, welche die Faktura.Cash
umfassen. Im Zentralbereich wird die Hauptübersicht aufgeführt.
Unter ,,Datei’’ finden Sie den Punkt ,,DB-Paramter importieren’’, wo Sie eine Parameterdatei von
einem anderen Datenträger lesen können oder den Punkt ,,Datenbank verlassen’’, mit dem Sie das
gesamte Programm verlassen können.
In den folgenden Kapiteln werden die wichtigsten Themen erläutert, um ein funktionelles ausführen
der Kasse zu gewährleisten.
Wenn Sie mehr zum Thema Import und Export lesen möchten, dann schlagen Sie Kapitel
-6-
Parameter (Kasse)
Gehen Sie bei der Einstellung der Kasse mit Ruhe und bedacht vor. Klicken Sie zu
beginn jede einzelne Registerkarte durch und lesen Sie sorgsam die Einstellungen
durch. Die Reaktion auf Funktionen der Kasse basieren im wesendlichen auf diesen
Einstellungen. Sollten Probleme im Kassiervorgang, bei Kundeneinträgen oder
ähnlichem auftreten, könnte es an den Einstellungen in diesem Bereich liegen.
Bevor Sie grundlegende Änderungen vornehmen empfehlen wir dringend eine
Datensicherung zu machen, bevor Sie mit den Änderungen beginnen. Nur damit
lässt sich die Kasse wieder in den Ursprungszustand zurücksetzen.
Allgemeines
Geben Sie hier Inhaber und Adresse ein. Die Felder Filial-ID, Kassen-ID und Filiale-Code sind für den
Betrieb mehrerer Kassen im gleichen Netzwerk bzw. für den externen Zugriff zu nutzen. Nutzen Sie
mehr als eine Kasse im gleichen Netzwerk (Betrieb als Netzkasse) ist es erforderlich jeder Kasse eine
eigene, eindeutige Kassen-ID zu hinterlegen. Verwenden Sie Zahlen von 1 beginnend, entsprechend
der Anzahl Ihrer Kassen. Nutzen Sie Filialkassen über externe Zugriffe, müssen Sie auch eine
eindeutige Filial-ID in der Kasse hinterlegen. Für Ihre internen Auswertungen ist dann noch hilfreich
einen Filial-Code anzugeben. Die Einrichtung und den Betrieb der Netzkasse entnehmen Sie bitte
dem gesonderten Handbuch.
Kassen-Einstellungen
Hier finden Sie Einstellungen zu Journal, Maximalbeträgen und Administration der Kasse. Stellen Sie
hierzu unbedingt den Administrator der Kasse ein. Nur dieser hat die Gesamtrechte an allen
Funktionen und Menüs. Es sollte unbedingt ein Mitarbeiter der Gruppe-1 ausgewählt werden. Zu
Beginn ist es der voreingestellte Mitarbeiter „Intern“.
Kassieren
Hier legen Sie fest, welche Einstellungen Sie beim Kassieren benötigen.
-7-
Bon-Druck
Hier können Sie umfangreiche Einstellungen zum Aufbau und aussehen der Bon- und Belegdrucke
vornehmen. Im Bereich „Bontexte bearbeiten“ können Sie bestimmen, welche Informationen im
Kopfbereich und Fußbereich der Kundenbelege gedruckt werden. Zusätzlich können Sie für den
Quittungsdruck Ihre Steuernummer und einen Standardtext für Quittungen hinterlegen.
In der Belegauswahl geben Sie an, welche Belege bei einem normalen Kassiervorgang immer
gedruckt werden sollen. Im Standardfall ist es der Kundenbeleg, Firmenbeleg und Tickets. Setzen Sie
ein Häkchen an die Belege, die Sie ausdrucken möchten. Geben Sie dann unbedingt an, auf welchem
Drucker die angegebenen Belege ausgedruckt werden sollen.
Display und EC-Terminal
Haben Sie Kundendisplay und / oder EC-Terminal an Ihre Kasse angeschlossen, können Sie die
Konfigurationen der Schnittstellen hier einstellen und testen. Es werden nur Geräte mit serieller
Schnittstelle (RS-232) unterstützt. Wählen Sie einen EC-Terminal aus, der den ZVT-Standard (ZVT700) über RS-323 unterstützt. Das Kundendisplay wird ebenfalls über serielle Schnittstelle (RS-232)
angesteuert. Ob alle Geräte mit dieser Schnittstelle unterstützt werden, ist Herstellerabhängig und
kann nicht garantiert werden.
Artikel und Rabattaktion
Einstellungen zu Artikel und Rabattaktionen.
Abholung
Hier werden die Abholzeiten und die Abholtermine konfiguriert. (Zusatz für spätere Versionen)
Kundenkonto
Die Kasse ist in der Lage Kunden-Guthabenkonten zu führen. Sie können dem Kunden also einen
Betrag gutschreiben, den dieser dann im laufe der Zeit „abreinigen“ kann. So können Sie dem Kunden
anbieten, sein Kundenkonto mit einem festgelegten Betrag aufzustocken und geben diesem dann im
Gegenzug einen einstellbaren Rabatt. Der Rabatt kann hier eingestellt werden. Diesen Rabatt erhält
der Kunde bereits beim einzahlen auf sein Kundenkonto. Zahlt beispielsweise eine Kunde 20.-EUR
ein und Sie geben 5% Rabatt, wird dem Kundenkonto ein Betrag von 21.-EUR gutgeschrieben.
Sie können Kundenkonten auch mit Punkten führen und jedem Punkt einen bestimmten Betrag
zuordnen. Wenn Sie Ihren Kunden auch Kundenkarten anbieten möchten, können Sie auf einfache
und günstige Kundenkarten zurückgreifen, da die Verwaltung des Kundenkontos in der Kasse
stattfindet. Geht eine Kundenkarte verloren, verliert der Kunde seinen eingezahlten Betrag nicht. Sie
tragen lediglich in seinem Kundenkonto eine andere Kundenkarten-Nummer ein und händigen ihm die
neue Kundenkarte aus. Verwenden Sie Kundenarten mit Barcode, können Sie diese auch ganz
bequem per Scanner einlesen. Dazu geben Sie hier noch an, welchen Typ Scanner Sie verwenden.
Kassenlade
Geben Sie hier an, mit welchem Drucker die Kassenlade geöffnet werden kann. Manche
Druckermodelle unterstützen den Anschluss von zwei Kassenschubladen. Diese können gemeinsam
mit einem Adapter an den Bondrucker angeschlossen werden. Beachten Sie die Angaben dazu im
Handbuch des Druckers und verwenden Sie nur passende Adapter, um die Geräte nicht zu
beschädigen.
Kassen-Layout
Zur Festlegung der Farben im Kassenlayout.
Weitere Parameter
Ein Häkchen bestimmt ob die Differenz der Kasse im Tagesabschlussbericht angezeigt werden soll.
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Artikel
Die Artikelstammverwaltung ist Datenbankgestützt und kann fast beliebig viele Artikeldaten
aufnehmen. Diese können Sie dann im Kassenbereich direkt zum Kassieren verwenden (Lupe „A“)
oder die angelegten Artikel zur Belegung der Schaltflächen der Kasse verwenden. Die Belegung der
Schaltflächenartikel lesen Sie bitte im Kapitel „Schaltflächen der Kasse“ nach.
Sie gelangen über die Menüleiste „Stammdaten“ in den Artikelstamm. Es wird Ihnen dann eine
Liste aller vorhandenen Artikel angezeigt.
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Artikeldaten
1. Registerkarte: Artikeldaten
Hier werden Artikelnummer, Preis, Artikelbezeichnung, Einheit und Einkaufspreis (EK) eingegeben.
Die Artikelnummer wird automatisch eingetragen, sobald sie die Artikelbezeichnung
eingegeben haben. Natürlich kann auch hier die Artikelnummer geändert werden.
Diese muss aber eindeutig, also ohne Duplikat vorhanden sein.
Geben sie im Feld „Einheit“ an, welche verwendet werden soll (stk, qm, m, kg, ...).
Haben Sie die Artikelkategorien angelegt, können Sie danach unter „Kategorie“ dem Artikel
eine Kategorie zuordnen.
Die Eingabe von Artikelerlösarten für verschiedene Erlöse ist möglich, um eine Zuordnung
der Umsätze in der Buchhaltung zu vereinfachen.
Weiter können Sie den Einkaufs- und den Verkaufspreis eingeben. Diese sind
grundsätzlich als Netto-Betrag einzugeben.
Mit dem Feld „VK-Rechner“ können Sie den Verkaufspreis als Bruttowert eingeben und den
Preis ohne Mehrwertsteuer umrechnen lassen. Die Höhe der Mehrwertsteuer ist bereits
voreingestellt, sie kann aber auch von Ihnen geändert werden.
- 10 -
Eigenschaften
2. Registerkarte: Eigenschaften
Hier können Sie Details zum Artikel eingeben. Im Feld EAN können Sie je Artikel einen
BarCode hinterlegen. Dies ist z.B. bei Verkaufsartikeln sinnvoll.
Zuschnitt, Gewicht und Volumen sind für zukünftige Versionen vorbereitet. Sie können die
Felder aber bereits belegen.
Im rechten Bereich finden Sie die Felder für die Kasse. Diese sollten Sie komplett ausfüllen,
wenn Sie diesen Artikel auch als Schaltflächenartikel der
Kasse verwenden möchten. Geben Sie den Text für den Bonausdruck im Feld „Bon Text“ ein.
Die Anzahl der zu druckenden Tickets kann hier festgelegt werden, später aber auch noch in
der Schaltflächenverwaltung abgeändert werden.
Im Kassiervorgang überstimmen die Einstellungen der Schaltflächenverwaltung die, der
Artikelverwaltung.
Die Bearbeitungszeit in Tagen geben Sie als ganze Zahl im Feld „BZ“ ein. Der früheste
Abholtermin, kann somit durch die Kasse ermittelt werden. Es wird dann bei entsprechender
Einstellung der Abholtermineinstellungen der Abholtermin des arbeitsintensivsten Artikels
vorgeschlagen. Lesen Sie die Abholtermineinstellungen im Kapitel „Kasseneinstellungen“
nach.
Das Feld „BZA“ kann mit der realen Produktionszeit des Artikels im Fertigungsbetrieb belegt
werden. Somit lassen sich Personalleistungen oder Produktivitätsüberwachung realisieren und
auswerten.
Der Merker „Rabattierbar“ kann gesetzt werden, wenn der Artikel im Kassiervorgang vom Preis
geändert werden darf. Ebenso wird bei Preisaktionen diese Einstellung berücksichtigt.
Ein „Verkaufsartikel“ ist ein Artikel, der nicht in Ihre Produktion gelangt und somit auf den
Auftragslisten keine Berücksichtigung findet. Versehen Sie niemals einen Kundenartikel, wie
Hose oder Hemd als Verkaufsartikel. Es werden in der Kasse dazu dann keine Tickets
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gedruckt und sie werden diesen in den Auftragsdaten nicht mehr auffinden können.
Beim Kassieren von reinen Verkaufsartikeln wird Ihnen kein Abholkalender angezeigt und
auch kein Ticket gedruckt.
Staffelpreise
3. Registerkarte: Staffelpreise
Es können hier Preise, z.B. bei Abnahme oder Annahme größerer Mengen eines
Artikels, gestaffelt eingegeben werden. Geben Sie die Mengenangabe von und Bis
als ganze Zahl und den Preis ein. Wird dieser Artikel in der Kasse verwendet,
werden die eingegebenen Preise berücksichtigt.
Beachten Sie, dass diese Preise durch Preisangaben im Kundenstamm
„überstimmt“ werden können. Wird also einem Kunden dieser Artikel verbilligt
hinterlegt, wird der Preis aus dem Kundenstamm verwendet.
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Instore- Artikelnummern
Faktura.Cash besitzt die Eigenschaft, das spezielle Nummernsystem (GS1-Präfix) mit einem
Preiszusatz oder einer Gewichtsangabe so zu entschlüsseln, dass z.B. abgewogene Artikel
problemlos von der Kasse erkannt und berechnet werden können.
Der EAN-13-Barcode besteht aus insgesamt dreizehn Ziffern
und stellt einen sogenannten Instore-Artikel dar, sobald die
ersten beiden Ziffern einen zweistelligen Präfix mit dem Wert
21- 29 besitzen.
Der Barcode eines solchen Artikels hat nur interne Gültigkeit
im eigenen Geschäft und kann nicht für eine externe
Verwendung eingesetzt werden.
Die fünf Ziffern hinter dem zweistelligen Präfix beschreiben
die eigentliche Artikelnummer. Somit besteht die
Artikelnummer aus insgesamt sieben Stellen. Diese sieben
Stellen müssen dem Artikel im Feld EAN hinterlegt sein.
Die restlichen sechs Stellen beschreiben den Preis oder das
Gewicht. (siehe Abbildung) Dieser Teil wird von der Waage
der entsprechenden Abteilung errechnet und als Etikett
ausgegeben.
Die letzten sechs Ziffern bestehen entweder aus der Angabe
des Gewichtes oder Preises und einer einstelligen Prüfziffer.
Wird von der Waage ein Gewicht in den Barcode eingefügt, findet man dieses als fünfstellige Zahl im
Barcode wieder. Sie müssen dann im Artikelstamm im Feld VK den Preis je Gewichtseinheit (z.B.
Kilopreis) eingeben. Damit errechnet die Kasse beim Kassiervorgang den Preis durch die
Multiplikation der Gewichtsangabe mit dem hinterlegten Verkaufspreis.
Wird hingegen von der Waage direkt der Preis im Barcode integriert, müssen Sie im Artikelstamm im
Feld VK den Wert 0,00€ eingeben. Damit verwendet die Kasse beim Kassiervorgang diesen Preis als
Artikelpreis.
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Artikelkategorien
Hier haben Sie die
Möglichkeit eine
Kategoriebezeichnung
einzutragen. Eine interne
Bemerkung kann im
zweiten Feld hinterlegt
werden. Sie können die
fertige Liste über die
Schaltfläche Drucken
ausdrücken
Haben Sie die Kategorien
erstellt, können Sie im
Artikelstamm durch öffnen
der Auswahl der Kategorie
den Artikel, dieser
Kategorie zuweisen.
Über die Schaltfläche Zuordnen können Sie, falls erforderlich, Artikel aus
einer Kategorie in eine andere Kategorie verschieben.
Durch einen Klick auf die Schaltfläche Zuordnen öffnen Sie das Fenster
„Artikel verlagern“.
Über die Schaltfläche
Zuordnen können Sie,
falls erforderlich, Artikel
aus einer Kategorie in eine
andere Kategorie
verschieben.
Hier geben Sie im Feld
„Quell-Kategorie“ die
Kategorie an, aus der die
Artikel verschoben werden
sollen.
Im Feld „Ziel-Kategorie“ geben Sie die Kategorie an, der die Artikel neu
zugeordnet werden sollen.
Mit OK bestätigen Sie die Neuzuordnung.
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Preisänderungen
Hier können Preisänderungen für Einzelartikel,
Artikelbereiche und Artikelgruppen vorgenommen werden
Soll z.B. der Preis für einen Einzelartikel
erhöht werden, markiert man das Feld
„Einzelartikel ändern“ und wählt den
entsprechenden Artikel aus dem PulldownMenü aus.
Im Feld „Erhöhung“ geben Sie entweder
den Erhöhungsprozentsatz oder einen
Betrag in Euro ein. Wenn Sie nun auf die
Schaltfläche Voransicht klicken, können
Sie die Änderungen überprüfen. Außerdem
können Sie hier noch festlegen, für welche
VK-Preise die Erhöhung gelten soll.
Wählen sie dazu in der angezeigten Liste das „VK Preisfeld“ aus, in das die Preisänderung
eingetragen werden soll. Soll diese Erhöhung nun vorgenommen werden, bestätigt man
dieses mit der Schaltfläche Ausführen. Da die Änderung auch die Daten in Ihren Artikeln
ändert und nicht rückgängig gemacht werden kann, bekommen Sie noch einmal eine
Änderungsabfrage. Bestätigen Sie auch diese mit „Ja“, wird die Preiserhöhung
vorgenommen.
Über das Feld „Letzte Preiserhöhung anzeigen“, wird in der Preisänderungsliste die letzte
Änderung angezeigt.
Kunden
Um einen neuen Kunden zu erstellen, wählen Sie in Stammdaten
den Menüpunkt Kundenstamm aus. Aus dem Kassenbildschirm
gelangen Sie über das entsprechende Symbol in den
Kundenstamm. Lesen Sie dies bitte im Kapitel „Kassiervorgang“
nach. In der Kundenliste werden Ihnen alle vorhandenen Kunden
angezeigt. Am unteren Rand finden Sie eine Anzahl Knöpfe, die mit
Ihrer Funktion beschriftet und bebildert sind. Wählen Sie z.B. „Neu“
um einen neuen Kunden zu erstellen.
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Kundenstamm
Der Kundenstamm zeigt alle von Ihnen eingegebenen Kunden an. Im oberen Teil finden Sie die
Feldüberschriften. Ein Doppelklick auf eine der Überschriften sortiert die angezeigte Liste Aufsteigend.
Ein weiterer Doppelklick auf dieselbe Überschrift sortiert die Daten absteigend.
Um in der Kundenliste einen besseren Überblick zu bekommen, können Sie diese sortieren, indem sie
auf einen der Buchstaben im unteren Bereich unter der Liste klicken.
Ihnen werden nun alle Kunden angezeigt dessen Matchcode mit dem entsprechenden Buchstaben
beginnt. Der Matchcode ist ein separater Suchbegriff zum schnellen Finden Ihrer Kunden. Diesen Begriff
erklären wir weiter unten, bei der Neuanlage eines Kunden.
Sie können selbstverständlich auch einen Suchbegriff im weißen Feld unten eingeben. Dieser kann den
Namen des Kunden, oder dessen Kundennummer beinhalten. Die Suche arbeitet fragmentarisch in den
Feldern Name1, Name2 und Matchcode. Sie können also auch einen beliebigen Teil des Kundennamen
eingeben. Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen. Das Ergebnis wird in der Liste angezeigt. Die
Spalten-Überschriften werden hier auch durch einen Doppelklick automatisch sortiert.
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Neuanlage eines Kunden:
1. Karteireiter: Adressdaten
Wird ein Kunde erstellt, gelangen Sie in die Kundenmaske mit den Adressdaten.
Das oberste Feld steht für die Kundennummer. Hier brauchen sie keine Eintragung vornehmen. Das
Programm legt eine eigene, eindeutige Kundennummer fest, sobald Sie den Namen des Kunden
eingetragen haben. Falls dieser Kunde schon eine eigene Kundennummer bei Ihnen besitzt, kann
diese natürlich auch verwendet werden. Überschreiben Sie die Kundennummer einfach mit einer
anderen gewünschten Nummer. Bereits existierende Nummern werden nicht angenommen und mit
einer Fehlermeldung abgelehnt.
Die „Kundengruppe“ ist ein Feld das durch Eingabe eines Begriffs Ihre Kunden in Gruppen aufteilen
kann um z.B. die Suche zu vereinfachen oder einen besseren Überblick zu erhalten.
Füllen Sie möglichst ausführlich die Felder der Adressdaten. Besonders zu nennen ist das rot
markierte Feld „Matchcode“. Die Sortierung von Listen, die Kunden enthalten, wird immer nach
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diesem Feld ausgeführt. Geben Sie hier also immer etwas ein – zumindest den Anfangsbuchstaben
des Nachnamen. Für einen Kunden mit dem Namen „Klaus-Peter Müller“ sollten Sie im MatchcodeFeld zumindest „m“ für die Sortierung unter dem Buchstaben „M“ eintragen; besser aber z.B. „Müller“
für eine Sortierung innerhalb der Kunden mit dem Anfangsbuchstaben „M“.
Beispiel: Firma Schmidt GmbH
Matchcode: Schmidt oder S
Darunter finden Sie vier Namensfelder. In diesen vier Feldern können Sie die Lieferadresse und
weitere Zusatznamen eintragen. Als Beispiel einen bestimmten Empfänger, einer bestimmten
Abteilung.
Die Adresse sollte immer vollständig sein. Die Länderangabe ist nicht unbedingt nötig, ebenso die
Angabe von E-Mail Adresse, Telefon- und Handynummer. Sie sollten jedoch bestrebt sein
möglichst viele Felder auszufüllen. Dann können Sie auch in Zukunft Brief- oder Emailaktionen zur
Kundengewinnung oder anderen Aktionen besser planen und ausführen.
Im Zusatztext können noch zusätzliche Informationen über den Kunden eingegeben werden. Diese
erscheinen nicht beim Ausdruck, sondern sind nur für den internen Gebrauch gedacht. Haben Sie
eine E-mail Adresse eingegeben, können Sie auch von dort mit einem Klick auf den Button „senden“
eine Mail an den Kunden verschicken, ohne zuerst in ein E-Mail Programm wechseln zu müssen. Die
erstellte Email wird im Postausgang Ihres Emailprogramms abgelegt aber nicht sofort versendet. Dies
gilt für alle Email-Funktionen in dieser Software. Die Emailfunktionen werden natürlich nur bei
entsprechender Einrichtung zum Internet und Emailverkehr unterstützt und sind nicht voreingerichtet.
Mit der Schaltfläche „Word“, können Sie die Kundenadresse direkt an MS-Word übergeben, falls
dieses Programm von Ihnen installiert wurde. Es öffnet sich dann MS-Word mit einem neuen
Dokument, in dem die Adressdaten des Kunden automatisch eingetragen werden.
Haben Sie ein Vorlagedokument (*.dot) erstellt, können Sie das Kontrollkästchen „Vorlage verwenden“
anklicken um die Adressdaten direkt an die richtige Stelle des Dokumentes einzufügen. Welche
Textmarken verwendet werden können, finden Sie im Anhang.
Schaltflächen im Adressbereich:
Über die Schaltfläche
können Sie eine E-mail versenden. Die eingegebene E-mail Adresse des
Kunden wird automatisch dazu verwendet. Sie können dann noch den Betreff aus dem PulldownMenü übernehmen, Ihren Text eingeben und über die Schaltfläche Senden die E-mail in den
Postausgang des installierten Email-Client (z.B. Outlook Express) übergeben. Dort wird die Email bis
zum Versand gespeichert. Den Versand müssen Sie separat auslösen.
Durch Anklicken der Schaltfläche
können Sie, falls Ihr Kassen-PC mit der Telefonanlage
verbunden ist, den Kunden direkt anwählen.
Die Schaltfläche
öffnet den Windows-Editor.
Durch Markieren der Telefonnummer in der Karteikarte und Anklicken der Schaltfläche
Ihnen die Telefonnummer angesagt, sodass Sie sofort mitwählen können.
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wird
2. Karteireiter: Finanzdaten
Hier finden Sie alle Eckdaten des jeweiligen Kunden bezüglich Zahlungen, Preisgestaltung und
Umsatz. Sie können an jeden Kunden individuell angepasst werden. Diese Angaben sind dann
sinnvoll, wenn Sie zusätzlich mit Faktura-XP arbeiten um z.B. Monatsrechnungen für Kunden zu
erstellen. Falls dies nicht zutrifft, lassen Sie die Felder unverändert.
Erste Mahnung gibt die Anzahl der Tage an, die verstreichen dürfen, bevor die betreffende Rechnung
in das Mahnwesen aufgenommen wird. Das Anzeigen im Mahnwesen erfolgt automatisch.
Folgemahnungen gibt die Anzahl der Tage an, nach denen der Kunde in die nächst
höhere Mahnstufe aufgenommen wird.
Anzahl Rechnungen gibt die Anzahl der zu druckenden Rechnungen an. Wird der Druckbefehl einer
Rechnung bearbeitet, werden die Rechnungen dieses Kunden in der entsprechenden Anzahl
gedruckt.
Achtung! Diese Einstellung greift nur dann, wenn direkt auf einem Drucker ausgegeben wird. Siehe
„Druckausgabe festlegen“
Preisgruppe, Rabatt: Hier können Sie die Grundzuordnung eines Kunden zu bestimmten
Preisgruppen festlegen. Welche Preise in welcher Preisgruppe gültig sind legen Sie im Artikelstamm
an. Der Rabatt (in Prozent) ist eine Grundeinstellung, wenn Sie einem Kunden generellen Rabatt auf
alle Artikel gewähren möchten. Dieser Rabatt wird dann beim Erstellen von Angeboten und
Rechnungen vorgeschlagen und angewendet, kann aber auch dort noch geändert werden.
Überweisungsvordruck : Sie können je Kunde angeben, ob beim Drucken einer Rechnung
zusätzlich eine Überweisungsformular mit den Rechnungsdaten gedruckt werden soll.
Lieferscheinabrechnung: Mit „Faktura.Cash“ ist es möglich Rechnungen über mehrere Lieferscheine
zu erstellen. Somit können Sie einen Kunden mehrfach beliefern (und mehrere Lieferscheine
ausstellen) und diese später (monatlich, wöchentlich usw.) auf einer Rechnung zusammenfassen. Für
die Zusammenfassung auf der Rechnung können Sie hier angeben, ob die Rechnung mit den auf den
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Lieferscheinen gedruckten Positionen fortlaufen ausgegeben werden (Normale Rechnung), oder ob
die Positionen nach Artikeln gruppiert bzw. summiert werden sollen.
Konto FiBu : Hier können Sie eine FiBu-Kontonummer eintragen, falls Sie dies für Ihre
Finanzbuchhaltung benötigen.
Sperrvermerk ist die Möglichkeit einen Kunden für verschiedene Zahlungsmöglichkeiten zu sperren.
Der Standardwert ist „0“ (alle Zahlungsmöglichkeiten zulassen). Der Knopf neben dem Feld ist zur
Aktualisierung der Anzeige. Der Sperrvermerk wird im Karteireiter Zahlung erklärt.
Zahlungsbedingung ermöglicht die Eingabe kundenindividueller Zahlungsbedingungs-Texte. Hier
können Sie je Kunde eine andere Bedingung festlegen. Die Verwendung des Schlüsselwortes
„!DATUM!“ bewirkt, dass an dieser Stelle das Tagesdatum plus der Tage für das Zahlungsziel (siehe
Datenbank-Parameter) abgedruckt wird. Ist beispielsweise für das Zahlungsziel 7 Tage eingestellt und
ist heute der 5. März, wird auf der Rechnung „…Zahlung bis zum 12. März..“ gedruckt.
Konto, BLZ: gibt die Bankverbindung dieses Kunden an. Mit „Einzugermächtigung liegt vor“ können
Sie einen Merker setzen, ob Sie die Rechnungsbeträge vom Konto des Kunden einziehen dürfen. Im
Popup BLZ sind alle aktuellen, deutschen Banken aufgelistet. Diese Liste kann kostenlos auf unserer
Internetseite aktualisiert werden und stammt von der Bundesbank.
Umsatz : gibt eine Liste aller Umsätze mit diesem Kunden an. So können Sie auf einem Blick wichtige
Informationen sehen.
Im rechten Bereich der Finanzdaten geben Sie Kassenrelevante Daten ein. Die Kundenkontonummer
ist die interne Nummer zur Zuordnung von Kundendaten zu Kundenguthaben. Das Guthaben des
Kundenkontos in Euro befindet sich im Feld Guthaben. Dieser Eintrag kann sich durch
Kundenkartenladung und Bezahlung per Kundenkonto automatisch ändern. Verändern Sie also hier
nur mit etwas mit großer Vorsicht und Bedacht.
Im Feld Kundenkarten-ID tragen Sie die Kartennummer der Kundenkarte ein, die Sie dem Kunden
übergeben. Die Kundenkarten-ID entspricht also nicht zwingend der Kundennummer.
Führen Sie Kundenkonten mit einem Punktesystem, können Sie das Punktekonto Guthaben und die
Kartennummer des Punktekontos hier eingeben.
Darf ein Kunde auch „ins Minus“ gehen, geben Sie den Betrag hier ein. Geben Sie dazu aber kein
Minuszeichen ein sondern lediglich den Betrag oder die Punkte, die der Kunde überziehen darf.
Standardwert ist 0.
3. Karteireiter: Kontaktperson
Sie können eine beliebige Anzahl Kontaktpersonen je Kunde anlegen und wichtige Informationen, wie
Name Telefon und Email hinterlegen.
4. Karteireiter: Zusatzinformation
Haben Sie interne Informationen je Kunde zu verwalten, die selbst Ihre Mitarbeiter oder nur bestimmte
Personengruppen einsehen dürfen, können Sie diesen Bereich mit einem Kennwort belegen. Diese
Möglichkeit ist auch nützlich, falls Ihnen bei der Arbeit auf den Bildschirm sehen könnte. Das
Kennwort wird neben dem Knopf „Text anzeigen“ eingegeben. Wird dann auf den Knopf geklickt wird
bei einem richtigen Kennwort der Text angezeigt. Ist noch kein Kennwort hinterlegt, können Sie beim
klicken auf den Knopf das Kennwortfeld leer lassen. Das Festlegen eines Kennwortes erledigen Sie
mit einem Klick auf den Knopf mit dem Zauberstab.
Ist noch kein Kennwort hinterlegt, lassen Sie das erste Feld „altes Kennwort“ leer und geben in den
beiden weiteren Feldern jeweils einmal das neue Kennwort ein.
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5. Karteireiter: Lieferanschrift:
Weicht die Anschrift des Kunden (Rechnungsadresse) von der Lieferadresse ab, hat man hier die
Möglichkeit, eine beliebige Anzahl verschiedener Lieferadressen einzugeben. Diese wird später auf
Lieferscheinen, Paketkarten und Versandpapieren abgedruckt. Damit jedoch die Lieferadresse beim
drucken genutzt wird, muss das Kontrollkästchen Lieferadresse verwenden markiert sein.
6. Karteireiter: Rabatte
Sollen dem Kunden Rabatte für bestimmte Artikel zukommen, können hier die entsprechenden Waren
und der Prozentsatz des Rabattes eingestellt werden. Sie können sofort den neuen Verkaufspreis des
Kunden in der Spalte VK-Neu ablesen. Bei einem Kassiervorgang, Angebot und/oder einer Rechnung
wird dieser automatisch vorgeschlagen und in die Berechnung des Preises für diesen Kunden mit
einbezogen.
7. sonstiges
In dieser Registerkarte können Sie für bestimmte Zahlungsarten eines Kunden einen Sperrvermerk
eintragen, falls es bei diesem Kunden schon einmal Zahlungsschwierigkeiten gab. Außerdem können
Sie hier die Kreditkartendaten Ihres Kunden hinterlegen.
Setzen Sie bei einem Kunden eine Markierung in das Feld „Zahlungssperre“, z.B. für Rechnung
oder EC-Karte, erscheint der Hinweis
im Sperrvermerkfeld der Registerkarte Finanzdaten.
Im Kundenstamm und bei der Rechnungserstellung erscheint dann ein Hinweis:
Die Felder „Merker für Mailings“ dienen dazu, Ihnen einen Überblick darüber zu geben, welche
Kunden welche Art von Post von Ihnen erhalten. Wenn Sie in den Datenbankparametern, unter der
Registerkarte Allgemeines-3 z.B. festgelegt haben, dass der Merker „M2“ für Weihnachtspost heißt,
so erhalten alle Kunden, bei denen Sie im Feld „Weihnachtspost“ ein Häkchen gesetzt haben, zu
Weihnachten Post von Ihnen.
Es bleibt Ihnen überlassen, für welche Mailings der jeweilige Merker steht. Eine weitere Auflistung der
Merker M1 – M6 finden Sie auf der rechten Seite Ihres Kundenstamms.
8. Auftrag – offen
Zeigt Ihnen alle in der Kasse eingebuchten Auftragsartikel, die noch keine Fertigmeldung erhalten
haben und somit „offen“ bzw. in Produktion sind.
9. Auftrag-Journal
Zeigt Ihnen alle in der Kasse eingebuchten Auftragsartikel, die je über diesen Kunden angenommen
wurden. Die derzeit in Produktion befindlichen Artikel werden nicht angezeigt.
10. Kassenjournal
Zeigt Ihnen alle in der Kasse eingebuchten Journaleinträge dieses Kunden. Es sind jeweils die
Journaldaten nach einem Tagesabschluss vorhanden.
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Mitarbeiter
Mitarbeiterübersicht/ Neuen Mitarbeiter anlegen
In der Verwaltung für
Mitarbeiter legen Sie die
Mitarbeiter an, die zu
Kassiervorgängen
eingesetzt werden sollen.
Sie können die einzelnen
Berechtigungen an
verschiedenen
Funktionen separat und
sehr detailliert festlegen.
Die Berechtigungen sind
in „Gruppen“ organisiert.
Gehört ein Mitarbeiter
einer bestimmten Gruppe
an, gelten für ihn die in
dieser Gruppe
hinterlegten Rechte.
Ändern Sie den voreingestellten Mitarbeiter (ID=1) nicht sofort ab. Sie könnten sich selbst aus der
Berechtigung aussperren.
Um einen Mitarbeiter anlegen zu können, klicken Sie auf „Neu“. Für Änderungen an einem
vorhandenen Mitarbeiter klicken Sie auf „Detail“. Dazu müssen Sie vorher die Zeile des Mitarbeiters
markieren, den Sie bearbeiten möchten. Klicken Sie dazu einfach mit der Maus in die ID-Spalte oder
dem Namen des Mitarbeiters. Das schwarze Dreieck links, markiert den angewählten Datensatz.
Geben Sie bei der Neuanlage von Mitarbeitern die Adressdaten der 1. Registerkarte ein. Die
Mitarbeiternummer wird automatisch vergeben und darf bei Handeingabe nicht mehrfach vorkommen.
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Im 2. Register
„Finanzdaten und
Einstellungen“
hinterlegen Sie nach
Bedarf im linken Bereich
Kontoverbindung und
Provisionsdaten, falls
gewünscht. Diese Daten
sind für zukünftige
Versionen der Software
in Vorbereitung.
Im rechten Bereich
tragen Sie den
Anzeigenamen ein, der
in der
Kassenanmeldung und
der Stempeluhr
(optional) verwendet
werden.
Der Bedienername wird auf den Ausdrucken der Kundenbelege verwendet.
Beispiel: Es bediente Sie: Frau Meier
Kassen-PIN ist die PIN-Nummer für den Zugang des Mitarbeiters beim Start der Kasse oder dem
Bedienerwechsel. Login auch ohne PIN kann für einen schnellen Bedienerwechsel ohne PIN Eingabe
sorgen. In den Kasseneinstellungen muss dazu ein „schneller Bedienerwechsel“ aktiviert werden, der
zu einem Login ohne PIN führt. Nur beide Einstellungen zusammen ergeben einen Zugang ohne PIN.
Das weglassen dieses Häkchens kann also zur PIN-Eingabe auffordern trotz Einstellung „schneller
Bedienerwechsel“ in den Grundparametern der Kasse. Wir empfehlen das Häkchen für den
Administrator (ID=1) niemals zu setzen, da er besondere und weit reichende Rechte besitzt.
Die Einzelnen Berechtigungen des Mitarbeiters richten sich nach der Gruppe, die dieser angehört.
Dies stellen Sie mit dem Feld „Gruppe“ ein. Eine Erklärung finden Sie rechts als Text im selben
Dialog.
Der Anmeldename ist der Zugangsname beim Start der Software. Im Normalfall ist das „user99“.
Diese Einstellung muss nicht verändert werden.
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Mitarbeiterstatistik
Es besteht die Möglichkeit dem Umsatz der einzelnen Mitarbeiter zu überprüfen und eine
Umsatzauswertung zu erstellen.
Im oberen Feld wählen Sie den
Mitarbeiter aus, von dem Sie
gerne eine Umsatzauswertung
erhalten wollen. Unter
,,Ausgabe-Optionen’’ können
Sie bestimmen ob der Umsatz
von einem einzelnen Tag oder
von einem bestimmten
Datumsbereich angezeigt
werden soll.
Neben den Feldern, wo Sie das
jeweilige Datum eintragen,
finden Sie ein kleines
Kalenderfeld. In diesem können
Sie per Mausklick einfach das
gewünschte Datum auswählen.
Die Navigation im Kalender ist relativ simpel. Mit
den obenstehenden Buttons können Sie schnell
durch die Monate oder die Jahre durchblättern.
Zudem können Sie auch direkt das aktuelle Datum
einfügen (Heute). Wenn Sie den Monat oder das
Jahr gezielt aussuchen wollen, benutzen Sie die
Felder mit dem Pfeil an der Seite.
Rechts im Fenster der Umsatzauswertung wählen
Sie die Datenquelle aus und für welche Kasse/en
Sie die Auswertung erhalten wollen.
Sind die Eingaben fertig, können Sie per Vorschau
einen Überblick der Gesamtauswertung beziehen.
- 24 -
Berechtigungsverwaltung
Im Menü für Administratoren finden Sie das Feld ,,Berechtigungen Mitarbeiter’’
Möchten Sie die Berechtigung und
den Zugriff bestimmter Funktionen
zulassen oder sperren, so aktivieren
oder deaktivieren Sie die
entsprechende Einstellung.
Beispielsweise kann das Öffnen der
Kassenlade oder Zugriff auf die
Mitarbeiter- oder Artikelverwaltung so
gesteuert werden. Klicken Sie dazu
auf die Schaltfläche „Berechtigungen
verwalten“.
Mit den rot beschrifteten Tasten
wählen Sie verschiedene
Themengebiete zur
Rechteverwaltung aus.
Das Verlegen einzelner Mitarbeiter in andere Gruppen führen Sie mit der „Zuordnung“ durch.
Im Register Zusatzinfo können Sie interne Informationen über einzelne Mitarbeiter ablegen und per
Kennwort schützen.
Die weiteren Themengebiete weisen je nach Rangordnung mehr Gruppen auf. Der Administrator besitzt
zum Beispiel die meiste Auswahl, da er die meisten Rechte besitzt. Unter ,,weitere…’’ finden Sie alle
Gruppen auf einen Blick und können diese auch Zuordnen.
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Import und Export
Import/ Export Allgemein
Mit der Faktura.Cash können Sie Ihre Daten exportieren oder importieren lassen, d.h. Sie können Ihre
Daten an Orte Verschieben und Speichern, die Sie selbst aussuchen (Export) oder neue Daten
hinzufügen (Import).
Dies erreichen Sie einmal, indem Sie unter ,,Datei’’ im Hauptfenster die beiden Punkte auswählen (DBParameter importieren; Exportieren), oder durch das Datenbankparameter, welches Sie unter
,,Einstellungen’’ finden. Sie wählen dann nur noch den Ort aus von wo aus Sie Speichern oder Öffnen
möchten und Ihr Import oder Export wird ausgeführt. Wenn Sie unter ,,Datei’’ exportieren oder
importieren, wird die Datei verwendet, welche Sie derzeit nutzen. Unter ,,Datenbankparameter’’ wird nur
die Parameterdatei importiert oder exportiert.
- 26 -
Import/ Export über Auswahl
Bei Stammdaten unter ,,Import/ Export’’ gelangen Sie in ein Auswahlsystem der zu gewünschten
Exporte oder Importe Ihrer Daten. Je nach Registerkarte können Sie hier gezielt Auswählen welche
Daten Sie verwenden möchten.
Um Ihre Daten gezielt zu
Exportieren, folgen Sie den
Anweisungen in der
Registerkarte. Bei Betätigung
der Schaltfläche mit dem
Ordner-Symbol, kann der
gewünschte Pfad selbst
ausgewählt werden.
Unter Import suchen Sie sich
per Auswahl aus, welche
Daten Sie importieren wollen.
Klicken Sie z.B. auf
,,Artikeldaten’’ gelangen Sie
direkt in die Auswahl des
Pfades. Diese Auswahl wird
in dem Feld ,,zuletzt
importiert’’ angezeigt und
verschafft Ihnen einen
Überblick.
- 27 -
Texttransfer
Über die Exportauswahl Texttransfer öffnen Sie den Dialog „Datenausgabe als Textdatei“, mit dem Sie
komplette Tabelleninhalte Ihrer Datenbank als formatierte Textdateien exportieren können. Es können
mehrere Tabellen zur gleichen Zeit exportiert werden. Dabei können Sie im linken Fenster die
vorhandenen Tabellen der Datenbank sehen und durch das Klicken auf den Pfeil zwischen den
Fenstern die Tabellen in die Liste rechts setzen. Diese 'gemerkten' Tabellen sind dann exportierbar.
Im oberen Teil des Fensters
können Sie die Formatierung der
Datumsangaben festlegen. Die
Datumsreihenfolge können Sie
über ein Pulldown-Menü
auswählen. Für Datums- und
Zeittrennzeichen oder
Dezimalzeichen sind Punkt,
Doppelpunkt und Komma
voreingestellt. Möchten Sie in der
Datumsangabe vierstellige
Jahreszahlen und/ oder führende
Nullen, so setzen Sie eine
Markierung in die
entsprechenden Felder.
Wählen Sie nun die Tabelle der
linken Liste aus und setzen diese
mit der Schaltfläche zwischen
den Fenstern in die Liste rechts.
Die Entfernung einer Tabelle aus
der rechten Liste erfolgt durch
markieren der Tabelle und
anschließendem anklicken der
Pfeil-Schaltfläche von rechts
nach links.
Im unteren Teil des Fensters können Sie das Dateiformat festlegen. Sie können sich hier zwischen den
Optionen „Mit Trennzeichen“ und „Feste Breite“ entscheiden. Haben Sie das Feld „Mit Trennzeichen“
markiert, müssen Sie die Feldtrennzeichen und Textbegrenzungszeichen über das Pulldown-Menü
auswählen. Wenn die erste Zeile die Feldnamen enthalten soll, setzen Sie eine Markierung in das
entsprechende Feld.
Über die Schaltfläche Export starten Sie den Export der gewählten Tabelleninhalte in separate Dateien,
die den Namen der Tabelle tragen
- 28 -
Email Texte
Hier können Sie eine Vorlage für Ihre zu versendende Email konfigurieren, die sie nach Betreff
anpassen können. Diese besteht hier aus einzelnen Textbausteinen, welche die dazugehörigen
Angaben beinhalten.
In der linken Spalte finden Sie die verschiedenen Textbausteine, welche Sie auch in Ihrer Email
wiederfinden. In der rechten Spalte daneben, können Sie den Inhalt der Textbausteine je nach Wunsch
verändern. Um einen Textbaustein hinzuzufügen, klicken Sie auf das Feld ,,Neuen Textbaustein
einfügen’’, um einen zu Löschen klicken Sie auf das Feld neben dem Namen des Textbausteines. Per
Suche können Sie einzelne Worte suchen lassen und diese auch durch neue ersetzen. Dies geschieht
dann automatisch und jedes gefundene Wort wird dann auch ersetzt. Wenn Sie eine Änderung
vorgenommen haben, aktualisieren Sie die Anzeige um zu Speichern und um einen Überblick zu
bekommen.
Wenn sie eine Liste der Emails ausdrucken möchten, oder einfach nur eine Vorschau sehen wollen,
klicken Sie auf ,,Drucken’’.
Variablen
In allen Texten der Textbausteine lassen sich Variabeln einbetten, die beim Ausdruck erkannt werden
und an dessen Stelle dokumentbezogene Werte oder Informationen eingeblendet werden. Diese
Variablen beginnen und enden mit einem Prozentzeichen (%) und müssen in exakter Schreibweise
verwendet werden. Bei einem Tippfehler wird die Variable nicht erkannt und im Dokument als lesbare
Variable ausgedruckt.
Beispiel: Enthält ein Text, den Sie beispielsweise in eine Rechnung setzen lassen "...zahlbar bis
zum %DATUM%, ohne Abzug.", würde die Variable %DATUM% durch das Rechnungsdatum plus
der Anzahl Tage, die als Zahlungsziel diesem Kunden hinterlegt wurde, ersetzt werden. So könnte
daraus z.B. "...zahlbar bis zum 16. August 2008, ohne Abzug." werden.
Beachten Sie, dass manche Variablen nur in bestimmten Situationen Sinn machen und eventuell
nicht erkannt werden. Wenn Sie beispielsweise %ORDERID% (gibt die Bestellnummer Ihres
Onlineshop wieder) in einem Angebot verwenden, das in keinem Zusammenhang zu einem Auftrag
oder einer Onlinebestellung steht.
- 29 -
3. Anmeldung Kasse starten
Klicken Sie im linken Bereich die
Taste mit dem entsprechenden
Namen an und geben die PIN ein.
Zur Ausführung klicken Sie auf
OK.
Wurde dem Mitarbeiter keine PIN
hinterlegt oder die Einstellung
‚Anmeldung ohne PIN erlauben’
aktiviert, startet die Kasse ohne
PIN Eingabe.
Für die Anlage neuer
Mitarbeiter/Bediener gehen Sie
wie im Kapitel
Mitarbeiterverwaltung vor.
Artikel + WG
Kasse – Artikel und Warengruppen
Durch Auswahl einer Warengruppe wird der Bereich der Artikel aktualisiert und mit den eingestellten
Artikeln gefüllt. Die Beschriftung der Tasten umfasst den Artikeltext in Kurzform und den Preis.
Artikel, die einen Rabatt enthalten können werden eventuell in einer anderen Farbe dargestellt. Dies
ist von der Einstellung abhängig.
Die angewählte Warengruppe wird in einer anderen Farbe dargestellt als die übrigen Warengruppen.
Schaltflächen der Kasse
Taste „S“ (Storno)
Dieser Taste kann nur dann gedrückt werden, wenn keine Artikel im Bonbereich sichtbar sind und der
Kassiervorgang abgeschlossen ist.
Möchten Sie einen Artikel oder ganzen Auftrag stornieren, geben Sie im Stornofenster die
Auftragsnummer ein und klicken auf Taste „B“.
Es werden alle stornierbaren Artikel aus diesem Auftrag angezeigt. Wählen Sie durch anklicken die
Artikel aus, die storniert werden sollen. Treffen Sie keine Auswahl, wird der gesamte Auftrag storniert.
Abhängig von der Zahlart bei Annahme des Auftrags wird auch der Rückgabebetrag gesteuert. Bei
Nachkasse oder Zahlung per Kundenkonto oder auch per EC, wird keine Barauszahlung aktiviert. Ist
bereits bei der Annahme bar bezahlt worden, wird der entsprechende Betrag angezeigt und die
Kassenschublade geöffnet. Der Buchungssatz wird im Journal gespeichert.
- 30 -
Über die Berechtigungen der Mitarbeiter kann auch die Taste „Auftrag stornieren“ und / oder „Auftrag
löschen“ aktiviert sein. Damit lassen sich ganze Aufträge stornieren bzw. löschen.
Taste ,,Scann“(Scannen)
Hier kommt, wenn vorhanden, der Scanner zum Einsatz. Geben Sie zuerst die gewünschte Anzahl an,
wenn Sie mehr als einen Artikel vorliegen haben und bestätigen diese dann mit der Taste ,,B’’. Erst
danach scannen Sie den EAN Code ein und bestätigen erneut mit ,,B’’. Scannen Sie direkt den EAN
Code wird die Anzahl =1 einfach übernommen und der nächste Artikel kann folgen.
Taste „X“ (Mengenangabe)
Um andere Mengen als Menge=1 angeben zu können, klicken Sie vor der Auswahl des Artikels auf
die Taste „X“ um die gewünschte Menge angeben zu können. Der grüne Zahlenblock ändert nun die
Hintergrundfarbe auf orange und zeigt so an, dass eine Mengeneingabe erforderlich ist. Geben Sie
die Menge ein und klicken unmittelbar danach auf den Artikel (Eine Bestätigung mit der Taste „B“ ist
nach der Mengenangabe nicht erforderlich). Die Kombination aus Menge und Artikel wird nun im
Bonbereich angezeigt.
Artikel die bereits so angelegt sind, dass sie eine Mengeneingabe erfordern, zeigen ohne klicken auf
Taste „X“ bereits eine Mengeneingabe an. Dies könnte z.B. bei Teppichen sein, die Sie in qm
berechnen und dessen Größe bei Annahme eingegeben wird.
Taste „C“ und „CE“ und „€C“ (Löschfunktion)
Die roten Tasten C, CE und €C dienen zum löschen der zuvor gemachten Eingabe. Der zuletzt
eingegebene Artikel kann mit CE einzeln gelöscht werden. Wenn Sie einen Artikel aus der Listung im
Bonbereich entfernen möchten, setzen Sie zunächst den Cursor mit einem Klick in die zu löschende
Artikelzeile. Danach klicken Sie auf CE um den gewählten Artikel zu entfernen. Mit der Taste C
löschen Sie den gesamten Auftrag. Haben Sie einen Auftrag mit Kunden eingegeben, löscht ein Klick
auf die Taste C lediglich die Artikelliste aus dem Bonfenster. Erst ein zweiter Klick auf Taste C entfernt
auch den Kunden aus dem Kassiervorgang.
Mit der Taste €C können Sie einen eingeleiteten Bezahlvorgang rückgängig machen. Haben Sie
bereits einen Betrag eingegeben oder auf eines der Banknoten geklickt, wird die Barzahlung
aufgehoben (um z.B. eine andere Bezahlmethode einleiten zu können).
Haben Sie bereits den Betrag von einem Kundenkonto abgebucht (Taste Bezahlung per
Kundenkonto) können Sie mit dem Klick auf €C den Betrag wieder auf das Kundenkonto
gutschreiben.
Tasten zur Bezahlung
Die Standard Bezahlmethode ist Barzahlung. Dazu können Sie entweder über den grünen
Zahlenblock eine Summe eingeben oder bei Bezahlung mit einem Geldschein direkt auf die
entsprechende Grafik einer Banknote klicken. Damit wird der Betrag für das Rückgeld ermittelt und
angezeigt.
Die Tasten EC, Nachkasse, Kundenkonto, Lieferschein und Rechnung dienen zur Einleitung eines
unbaren Bezahlvorgangs.
Nachkasse und EC lassen sich nur entweder/oder anwählen. Wählen Sie also Nachkasse an, springt
eine zuvor angewählte EC Taste heraus (und umgekehrt).
Wenn die Kasse über einen EC-Terminal mit ZVT Schnittstelle an einem der seriellen Anschlüsse
verfügt, kann der Kassenbetrag auch per EC-Karte gebucht werden. Dazu wählen Sie die Taste EC
und bestätigen mit „B“. Der Kassenbetrag wird an den EC-Terminal gesendet und wickelt den
Bezahlvorgang ab. Die Bedienung und den Anschluss des EC-Terminals entnehmen Sie bitte dem
Handbuch des Gerätes.
- 31 -
Für Bezahlungen beim abholen der fertigen Waren wählen Sie die Taste „Nachkasse“ aus und
bestätigen mit Taste „B“.
Hinweis: Ist die Kasse so eingestellt, dass keine Nachkassen möglich oder Nachkassen nur für
registrierte Kunden erlaubt sind, lässt sich diese Taste nicht anwählen.
Beim Klicken auf
„Bezahlung per Kundenkonto“ wird der Betrag sofort vom internen Kundenkonto
des ausgewählten Kunden gebucht. Voraussetzung ist, dass der Kunde genügend Guthaben auf dem
Kundenkonto hat und die Kasse für die Nutzung von Kundenkonten eingerichtet ist.
Die Taste Lieferschein kann zusätzlich zu EC oder Nachkasse eingerastet werden. Beim Klick auf
Rechnung springt die Taste EC oder Nachkasse wieder heraus.
Für alle Zahlmethoden erscheint ein entsprechender Text oben rechts über der Artikelauswahl, welche
Zahlmethode gewählt wurde.
Taste „Aufladen des Kundenkontos“
Ist die Kasse so eingestellt, das für Kunden auch Kundenkonten geführt und Zahlungen darüber
abgewickelt werden können, lässt sich das Kundenkonto des gewählten Kunden aufladen.
Wählen Sie die Taste an, erscheint ein Dialog zur Auswahl des Betrages, den Sie dem Kunden
gutschreiben möchten bzw. den der Kunde einzahlen möchte. Eine Gutschrift zum Kundenkonto wird
immer mit einer Meldung angekündigt und zeigt nochmals den zu buchenden Betrag an. Zusätzlich
wird der Betrag mit Kundenrabatt angezeigt, der tatsächlich auf das Konto des Kunden gebucht wird.
Taste „Journal“
Mit dieser Taste können Sie alle Buchen des aktuellen Tages (seit eröffnen der Kasse bzw. nach dem
Tagesabschluss) einsehen. Diese werden absteigend sortiert angezeigt. Der jüngste Auftrag steht in
der Liste oben.
Taste „Bedienerwechsel“
Mit dieser Taste können Sie nach einem Kassiervorgang direkt in den Anmeldebildschirm wechseln,
um z.B. dem nächsten Bediener die Kasse zu überlassen. Die Kasse kann so eingestellt werden, das
beim Bedienerwechsel keine PIN abgefragt wird. Dies nennt sich „schneller Bedienerwechsel“ und
kann vom Administrator oder anderen berechtigten Personen eingestellt werden.
Taste „ENDE“
Die Taste Ende beendet bei autorisierten Personen die Kassensitzung und kehrt in das Hauptmenü
zurück.
Taste „Lupe-A“
Zum suchen oder auswählen von Artikeln, die eventuell nicht auf den Schaltflächen der Kasse
angezeigt werden, verwenden Sie diese Suche. Der damit ausgewählte Artikel wird wie die normalen
Artikel verarbeitet und angezeigt (sofern diese korrekt im Artikelstamm angelegt und mit einem Preis
versehen sind.
Auswahl „Artikel“
Möchten Sie einen Artikel auswählen, der nicht auf den Schaltflächen der Kasse angezeigt wird,
klappen Sie das Menü auf und wählen den gewünschten Artikel aus. Für eine Suche von Artikeln
verwenden Sie die Suchfunktion mit der Taste „Lupe-A“.
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Taste „Lupe-K“
Eine Kundensuche kann auch über diese Suchfunktion eingeleitet werden. Oft ist es einfacher an
Hand von Suchbegriffen den richtigen Kunden zu finden.
Auswahl „Kunde“
Die Auswahl eines Kunden kann vor oder während des gesamten Kassiervorgangs erfolgen. Dazu
klappen Sie entweder die Liste „Kunden“ auf, machen einen Doppelklick auf dem Feld „Kunde“ oder
verwenden die Funktion „Lupe-K“.
Nach Auswahl wir der Kunde angezeigt und eventuell vorhandene Rabatte zur Neuberechnung von
Preisen im Bonbereich vorgenommen. Alle weiteren Artikel werden dann ebenfalls mit dem Rabatt
ausgestattet. Der Rabatt kann auch per Handeingabe im Feld „Rabatt %“ erfolgen.
Taste „Parken und wechseln“
Möchten Sie einen bereits begonnenen Auftrag kurzfristig abspeichern und diesen dann später weiter
bearbeiten zu können, verwenden Sie diese Taste.
Die bereits eingegebenen Daten und Informationen werden zwischengespeichert. Es sind maximal
sechs Aufträge gleichzeitig speicherbar. Klicken Sie die Taste erneut, werden die bereits geparkten
Aufträge angezeigt. Zum Abruf der Auftragsdaten klicken Sie links auf die entsprechende Taste und
die Daten werden in die Kasse übertragen. Der Abruf von geparkten Aufträgen ist nur dann möglich,
wenn sich in der Kasse kein bereits begonnener Kassiervorgang befindet.
Kassiervorgang
Nach dem Start der Kasse durch einen Bediener / Mitarbeiter gelangen Sie in den Kassenbildschirm.
Auswahl der Artikel und Mengen
Durch Auswahl einer Warengruppe im rechten Bereich werden die enthaltenen Artikel im linken
Bereich unterhalb des Bonbereichs angezeigt. Die voreingestellte Warengruppe ist bereits ausgewählt
und die Taste der Warengruppe farbig markiert.
Durch Auswahl einer anderen Warengruppe wechselt der Artikelbereich sofort seinen Inhalt und zeigt
die der Warengruppe zugeordneten Artikel inkl. Preis an. Unterschiedlich gefärbte Texte auf den
Tasten der Artikel weisen auf Artikel hin, die einen Rabatt hinterlegt haben können.
Die Farben und das Verhalten der Artikeltasten sind einstellbar. Schlagen Sie dies im Kapitel
„Einstellungen“ nach.
Durch Auswahl eines Artikels wird der Kassiervorgang eröffnet und dieser sofort in den Bonbereich
geschrieben. Der Bonbereich umfasst die Position (fortlaufende Nummer), Anzahl, Preis, Artikeltext,
Rabatt (in Prozent) und Einheitspreis. Der Einheitspreis ist der Grundpreis des Artikels. Sollte dieser
rabattiert worden sein (Kundenrabatt oder Aktionspreise) wird im Bereich Preis der Endpreis für den
Kunden angezeigt. Auch dann, wenn die Menge größer als 1 gewählt wurde, bleibt der Einheitspreis
stets konstant.
Die automatische Vergabe von Auftragsnummern beginnt bei 30000 und wird immer je
Kassiervorgang um eins erhöht. Reklamationsaufträge, auf die in diesem Handbuch später genauer
eingegangen wird, beginnen bei 20000 und erhöhen sich ebenfalls immer um eins. Die
Reklamationsaufträge sind jedoch dynamisch und werden nach Abschluss des Auftrags wieder frei
gegeben und werden dann später von der Kasse erneut verwendet. Die Auftragsnummer finden Sie
im oberen Bereich mittig im Anzeigenbereich der Kasse.
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Die Summe der bereits gewählten Artikel finden Sie im Feld Betrag. Möchten Sie einen Artikel mit
einer anderen Menge als die Grundeingestellte Menge des Artikels verwenden, wählen Sie vor der
Auswahl des Artikels die Taste „X“. Geben Sie nun die Anzahl ein und klicken direkt danach auf den
gewünschten Artikel. Die Kasse multipliziert nun die gewählte Menge mit dem Preis und trägt diese
Informationen in den Bonbereich ein.
Hinweis: Die Artikeltexte können (je nach Einstellung) im Bonbereich noch ergänzt oder
umgeschrieben werden. Dazu klicken Sie in den Textbereich des Artikels und geben zusätzliche
Zeichen über die Tastatur ein. Bedenken Sie bei der Eingabe den relativ kleinen Textbereich im
Bondruck. Die übrigen Felder (Preis, Menge usw.) lassen sich auf diese Weise nicht verändern.
Kunden mit oder ohne Kundenkonto
Stammkunden lassen sich kundenorientierter bedienen, wenn Sie für diese Kundengruppe jeweils ein
Kundenkonto führen. Sie können damit Informationen sammeln und diese zu besserem Service
nutzen oder gar den Kunden an Ihr Unternehmen binden. Dies lässt sich sogar mit Kundenkarten
ganz leicht und günstig realisieren.
Wenn der Kunde bereits ein Kundenkonto bei Ihnen hat, wählen Sie den Kunden aus. Dies kann
durch einlesen einer Kundenkarte, suchen mit der Suchfunktion oder per Eingabe bzw. Auswahl des
Namens sein. Ob Sie den Kunden vor der Aufnahme von Artikeln auswählen oder erst danach, spielt
zunächst keine Rolle. Erhält der Kunde Rabatt bei Ihnen rechnet die Kasse den Bonbereich erneut
durch, auch wenn Sie den Kunden erst zum Schluss auswählen.
Bei Auswahl des Kunden wir Ihnen ein Kunden-Informationsfenster angezeigt. Dieses Fenster enthält
einige Eckdaten des Kunden wie Adresse, Geburtsdatum (und Geburtstagsanzeige mit Alter),
Kundenkonto und Kundenkartendaten (vergangene und aktuelle).
Durch klicken an eine beliebige Stelle in das Fenster wird dies geschlossen.
Im Kassenbildschirm finden Sie den Kunden nun über dem grünen Zahlenfeld. Rabatt und Kontostand
des Kunden werden ebenfalls angezeigt. Sie können den Rabatt des aktuellen Kassiervorgangs durch
Eingabe eines Prozentwertes auch neu einstellen. Dies gilt nur für den aktuellen Kassiervorgang.
Änderungen an den Kundendaten können Sie durch klicken auf die Taste
vornehmen. Dadurch
gelangen Sie direkt in die Kundenverwaltung und können, je nach Berechtigungen, verschiedenen
Änderungen vornehmen.
Laufkunde wird zum Stammkunden
Möchten Sie einen Kunden neu erfassen klicken Sie vor oder nach Einleitung des Kassiervorgangs
. Die Kasse bietet Ihnen die Neuanlage eines Kunden an. Bestätigen Sie mit Ja,
die Taste
gelangen Sie in den Kundenstamm. Die Kundennummer ist bereits automatisch angelegt, kann aber
auch geändert werden. Achten Sie genau auf eindeutige Kundennummern. Doppelte Nummern
werden erkannt und abgelehnt. Füllen Sie nun die wichtigsten Eckdaten des Kunden aus und lesen
Sie Details im Kapitel Kundenstamm nach.
Nach dem Verlassen, gelangen Sie wieder in die Kasse und der Kunde wird direkt übernommen; inkl.
Eventueller Rabatte.
Bezahlung
Wird eine Taste für Bezahlung geklickt, rastet diese ein und wird vertieft dargestellt. Die Taste
Lieferschein ist eine Zusätzliche Taste zu verschiedenen Bezahlmethoden und kann als einzige Taste
zusammen mit einer anderen Taste vertieft dargestellt sein.
Die Bezahlung der Aufträge kann „Bar“ oder „Unbar“ erfolgen.
Barzahlung ist die Regel und für Laufkundschaft geeignet. Sie geben den vom Kunden gegebenen
Betrag ein. Bei einer Summe mit glatter Summe als Banknote, klicken Sie auf die entsprechende
Banknote am unteren Rand. Der Gegeben-Betrag erscheint oben im Anzeigebereich und zeigt
ebenfalls sofort den Rückgeld-Betrag an.
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Nachkasse ist die Bezahlung nach dem Ausführen der Dienstleistung, beim Abholen durch den
Kunden. Sie können die Kasse so einstellen das Nachkasse nur für registrierte Kunden möglich ist.
Damit minimieren Sie größere Außenstände und können den Kunden notfalls kontaktieren.
Die EC-Zahlung ist mit angeschlossenem EC-Terminal möglich. Dazu klicken Sie auf die EC-Taste.
Für Rechnung wählen Sie diese Taste aus. Diese Methode ist für die Rechnungsverarbeitung in einer
speziellen Fakturierung vorgesehen und markiert die Datensätze zur späteren Verarbeitung per
Rechnung. Es wird also keine Rechnung auf dem Bondrucker ausgegeben.
Zusätzlich können Sie einen Lieferschein ausgeben. Dazu rasten Sie die Taste Lieferschein ein. Die
Bezahlung erfolgt mit zusätzlichem Lieferschein.
Bezahlung per Kundenkonto ist durch klicken auf die Taste
Guthabenkonto des Kunden abgezogen.
möglich. Der Betrag wird dann vom
Freie Preiseingabe
Sie können je Artikel im Bonbereich auch einen freien Preis eingeben. Also einen Preis, den Sie selbst
bestimmen, unabhängig von dem Preis, der im Artikel hinterlegt ist. Diese Möglichkeit können Sie in
den Einstellungen auch unterbinden.
Zur Eingabe eines freien Preises klicken Sie zunächst in die Zeile des Bonbereiches, welche Sie
bearbeiten möchten. Danach drücken Sie die Taste „Pause/Unterbrechen“ auf Ihrer Tastatur. Diese
befindet sich oben rechts, in der Nähe des Zahlenblocks neben „Rollen“. Im Kassenbildschirm gibt es
dazu keine Taste, um diese Möglichkeit nicht öffentlich zu zeigen.
Es wird Ihnen ein Fenster mit Zahlenblock angezeigt. Am oberen Rand steht der aktuelle Preis. Im
Feld darunter können Sie nun den neuen Preis eingeben. Bei Übernahme mit der Taste „B“ wird der
Preis im Bonbereich geändert und im Artikeltext eine Markierung eingetragen (Standard „<F>“). Diese
Markierung können Sie in den Einstellungen auch ändern oder weglassen.
Parken und wechseln
Diese Funktion kann einen begonnenen Kassiervorgang zwischenspeichern. Dies kann genutzt
werden, wenn ein Kassiervorgang nicht abgeschlossen werden kann und Sie aber mit einem anderen
Kunden fortfahren möchten. Ebenfalls möglich ist das „Kasse wechseln“ von einer Kasse zu einer
anderen (bei Netzkassenbetrieb mit mehr als einer Kasse im gleichen Netzwerk).
Dazu klicken Sie auf die Taste „Parken und wechseln“. Es öffnet sich das Fenster in dem Sie bis zu 6
Parkvorgänge hinterlegen können. Diese werden auf den Tasten links mit Auftragsnummer und
eventuell Kunden angezeigt. Das Geld danach zeigt die Artikel des Auftrags als Text an. Mit der Taste
löschen (rotes Löschsymbol) entfernen Sie den Auftrag aus der Liste.
Zum „Einparken“ klicken Sie auf eine freie Taste (Beschriftet mit „Auftrag parken“, Textfeld leer). Der
Auftrag wird nun im Parkbereich übernommen und das Fenster geschlossen. Die Kasse entfernt nun
diesen Auftrag und ist bereit für den nächsten Kassiervorgang.
Möchten Sie einen „Eingeparkten“ Auftrag abrufen, klicken Sie erneut auf die Taste „Parken und
wechseln“ und wählen den Auftrag aus. Alle zuvor eingegebenen Eckdaten werden nun in die Kasse
übertragen und aus der Parkposition entfernt. Das Fenster schließt sich und alle Daten sind in der
Kasse sichtbar.
- 35 -
Bedienerwechsel
Wenn Sie mit mehreren Bedienern an der Kasse arbeiten, sollten Sie für jeden Mitarbeiter ein eigenes
Mitarbeiterkonto anlegen. Dort hinterlegen Sie Name, Anmeldename und Bedienername (wichtig für
den Aufdruck im Bon „Es bediente Sie…“).
Nach jedem Kassiervorgang kann ein anderer Mitarbeiter an die Kasse gelangen. Um diesen zu
identifizieren kann man sich ganz einfach abmelden indem man die Taste
ganz rechts, klickt.
, in der Leiste unten,
Die Kasse wird sofort geschlossen und der Anmeldebildschirm der hinterlegten Bediener erscheint.
Der Bediener kann nun durch klicken auf seinen Namen in die Kasse gelangen. Die PIN-Eingabe
kann in den Einstellungen der Kasse ein- oder ausgeschaltet werden („Anmeldung ohne PIN
ermöglichen“).
So stellen Sie sicher, dass nur autorisiertes Personal an der Kasse arbeitet und die Kundenbelege
persönlicher gestaltet sind („Es bediente Sie…“).
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4. Menü für Administratoren
Menü für Administratoren (Schloss-Menü)
Dieses Menü enthält Verwaltungsfunktionen der
Kasse, Auskünfte und Funktionen wie
Tagesabschluss, Umsatz- und Artikelübersicht. .
Diese können auf Grund von eingestellten
Zugriffsrechten gesperrt dargestellt werden.
Dies erkennen Sie an der grauen Beschriftung
der Tasten. Diese lassen sich nicht anwählen.
Die Betätigung erfolgt, wenn ein Bonwechsel vorliegt. Entschieden wird, welcher Drucker
benutzt werden soll, der den Bonkopf bedruckt.
Wählen Sie hier den Drucker aus, welcher den Bondruck erledigen soll.
Intern
Extern
Diese Tasten sind für die Zusendung von Daten an den Zentralrechner zuständig. Dabei wird
zwischen einer internen und externen Versendung unterschieden.
Hiermit kann eine Fernwartung veranlasst werden, welche den Support unterstützt.
Bei Problemen und Fragen kann die Hilfefunktion aufgerufen werden. (In Vorbereitung)
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Kassenlade öffnen
– Öffnet die an den Bondrucker angeschlossene Kassenschublade.
Berechtigungen
– Zur Verwaltung der Rechte einzelner Mitarbeiter bzw. Mitarbeitergruppen. Hiermit können Sie
einstellen, welche Funktionen für einzelne Mitarbeiter oder Gruppen nur eingeschränkt zur Verfügung
stehen. Beispielsweise können Sie einem Praktikanten das Recht entziehen die Kassenschublade zu
öffnen oder einen Tagesabschluss auszuführen.
Einstellungen
– Mit diesem Menü finden Sie alle internen Einstellungen der Kasse. Gehen Sie in diesem Bereich mit
Bedacht vor und bedenken Sie die Wirkung auf den Tagesbetrieb. Es sollten nach Möglichkeit nicht
alle Mitarbeiter diesen Bereich betreten können.
Schaltfläche
Schaltflächen Artikel bearbeiten
– Im Schaltflächeneditor können Sie die in der Kasse angezeigten Artikel den einzelnen
Warengruppen zuordnen, Preise ändern und vieles mehr. Sie müssen bereits Artikel im Artikelstamm
angelegt haben (mindestens einen). Ebenso sind die Bezeichnungen der Warengruppen vor der
Zuordnung von Artikeln zu empfehlen.
Wählen Sie oben zunächst eine Warengruppe aus, dessen Artikel Sie verarbeiten möchten. Damit
werden alle verfügbaren Felder und dessen Artikel angezeigt.
Im Feld Artikel wählen Sie durch öffnen einen Artikel des Artikelstamm aus. Sie können auch einen
Doppelklick für eine Artikelsuche verwenden. Nach der Auswahl werden die im Artikel hinterlegten
Daten in die Felder rechts daneben einkopiert. Haben Sie die Artikel also bereits im Artikelstamm
vollständig ausgefüllt, werden diese Daten hier übernommen.
Im Feld Bontext können Sie einen beliebigen Text für den Bonausdruck festlegen bzw. einkürzen.
Dies kann bei langen Artikeltexten hilfreich sein um auf dem Bon nicht mehrere Zeilen verbrauchen zu
müssen. Dies könnte den Bon für den Kunden schwerer lesbar machen.
Im Feld Preis können Sie den aktuellen Preis für diesen Artikel festlegen. Der Bereich mit den
Merkern (Häkchen-Felder) hat folgende Bedeutung:
A – Der aktivierte Artikel wird im Kassenformular sichtbar dargestellt
R – Dieser Artikel ist rabattierbar (Standard). Kundenrabatte schlagen sich also auf bei diesem Artikel
nieder. Verkaufsartikel sind im Regelfall nicht rabattierbar.
V – Kennzeichnet einen Verkaufsartikel. Damit kann die Kasse dann auch Auswertungen machen, in
der die Verkaufsartikel nicht einfließen.
Z – Gibt an, ob dieser Artikel ein Fach/Bandfach belegt (falls Sie Bandsteuerung oder Bandverwaltung
eingestellt haben).
F - Artikel, die durch Fremdleister bearbeitet werden können Sie hier markieren.
L – Liegend zu lagernde Artikel markieren Sie mit diesem Feld
Im Feld „MwSt“ hinterlegen Sie den aktuellen Steuersatz für diesen Artikel.
Die Anzahl der zu druckenden Tickets können Sie je Artikel separat einstellen. Der Standard ist eins,
für z.B. Kombinationen verwenden Sie die zwei oder mehr. Benötigen Sie öfter unterschiedliche
Ticketzahlen, empfehlen wir Ihnen mehrere gleiche Artikel mit unterschiedlichen Tickets anzulegen.
In Einheit können Sie zwischen Stück (Standard), Gewicht (KG) und Fläche (Quadratmeter) wählen.
Die Bearbeitungszeit in Tagen (BZ) hilft Ihnen in der Annahme bei der Bestimmung des frühesten
Abholtermins für den Kunden. Die Kasse ermittelt aus diesem Feld die höchste Produktionszeit und
- 38 -
schlägt den ermittelten Tag als Abholtermin vor. Dies kann über Einstellungen aber auch auf einen
festen Termin gelegt werden oder mit einem Kalender ausgewählt werden.
Mit dem Wert im Feld BZA können Sie die interne Bearbeitungszeit in Minuten festlegen. Damit
lassen sich dann Auswertungen einzelner Artikel oder Warengruppen erstellen.
Das Feld Pkt kann für ein Punktesystem genutzt werden. Sie können für Mitarbeiter je nach
Schwierigkeitsgrad mehr oder weniger Punkte vergeben, sodass auch schwierigere Arbeiten für
Mitarbeiter attraktiver werden.
Beispiel: Bügeln einer Rüschenbluse = 20 Punkte, Hose bügeln 4 Punkte. Der Mitarbeiter A müsste 5
Hosen bügeln um die gleiche Punktzahl des Mitarbeiters B zu erhalten.
Mit der Taste „Leere Bontexte ergänzen“ werden Felder automatisch gefüllt, die keine Bontexte
hinterlegt haben (und somit auf dem Bon keinen Text abdrucken würde). Es wird automatisch der
Artikeltext verwendet und auf eine Länge gestutzt, die für den vorhandenen Bondrucker empfohlen ist.
Standard sind 24 Zeichen für den Bontext.
Die Taste „Artikel aktualisieren“ ändert / aktualisiert die Artikel im Schaltflächeneditor. Die Artikel des
Artikelstamms sind in der Priorität höher angesiedelt als die Artikel im Schaltflächeneditor.
Achtung: Die Preise und Einstellungen der einzelnen Artikel im Schaltflächeneditor (nicht die des
Artikelstamm) werden damit überschrieben. Geänderte Preise oder Bontexte werden aktuell aus dem
Artikelstamm abgerufen und ersetzen die angezeigten Werte.
Warengruppen bearbeiten
– Im Warengruppeneditor können Sie die Bezeichnung der Warengruppen ändern, Rabatte und
Nachlässe auf eine gesamte Gruppe vergeben oder auch Warengruppen aus der Kasse deaktivieren.
Im Feld Warengruppe können Sie einen vorhandenen Namen auswählen und / oder diesen durch
Eingaben verändern. Anfügen von weiteren Warengruppen ist nicht möglich.
Mit dem Feld „A“ legen Sie fest, ob die Warengruppe in der Kasse aktiv ist. Nur dann wird die
Schaltfläche in der Kasse angezeigt. Das Feld „R“ zeigt an, ob enthaltene Artikel rabattierbar sein
sollen.
- 39 -
In den weiteren Spalten können Sie Rabattaktionen einstellen. Zur Aktivierung setzten Sie in der roten
Spalte ein Häkchen. Dies aktiviert die Rabattaktion für diese Warengruppe.
Im Bereich mit der Farbe Blau legen Sie fest, dass alle enthaltenen Artikel der Aktion „Nimm X
bezahle Y“ unterliegen. Dann geben Sie in dem Feld X eine Anzahl der Artikel für die Rabattaktion ein
und im Feld Y die Anzahl, die der Kunden während der Rabattaktion zahlen muss. Wird dann in der
Kasse ein Aktionsartikel mit der eingestellten Anzahl ausgewählt, rechnet die Kasse den Preis an
Hand dieser Rabattaktion aus und trägt diese im Bon ein.
Bei Rabattaktionen mit festem Rabatt in Prozent, geben Sie im ockerfarbenen Feld den Rabatt ein.
Ein fester Nachlass in Euro ist im türkisfarbenen Feld möglich.
Die Einstellungen zu den Rabattaktionen nehmen Sie bitte unter „Einstellungen“ im Menü
vor.
Kundenkonto aufladen
– Entspricht der Taste
in der Kasse und dient zum Aufladen eines Kundenkontos.
Hier laden Sie das Konto ihres Kunden mit dem
gewünschten Betrag auf. Wenn der Kunde einen
Rabatt erhalten soll, können Sie diesen selbst
festlegen.
Kassenschublade 2 öffnen
– Manche Druckermodelle unterstützen den Anschluss von zwei Kassenschubladen. Diese können
gemeinsam mit einem Adapter an den Bondrucker angeschlossen werden. Wird diese Taste betätigt
öffnet die Kassenlade-2. Beachten Sie dazu die Angaben im Handbuch des Druckers und verwenden
Sie nur passende Adapter, um die Geräte nicht zu beschädigen.
Kassenstand
Diese Funktionen beeinflussen den aktuellen Stand der Kasse. Gehen Sie sorgsam vor da dies eine
direkte Wirkung auf den Tagesabschluss hat. Sie können diese Funktionen nutzen um Fehlbestände
oder Fehleingaben auszugleichen.
- 40 -
Kassenbestand ändern
Wird beim Kassensturz eine abweichende
Summe in der Kassenschublade festgestellt,
kann die wirklich ermittelte Summe hiermit
angegeben werden. Dies verändert nach
Bestätigung sofort den Kassenstand.
Kassenjournal drucken
Zum drucken eines beliebigen Kassenjournals.
Auch weiter zurück liegende Journal lassen sich
über Datumsangabe eingrenzen und
ausdrucken.
Eine Eingrenzung lässt sich aber auch über die
Auftragsnummern erzielen. Geben Sie dazu
einen Bereich (von – bis) in den beiden Feldern
unten ein.
Kassenjournal ändern
– Zur direkten Änderung des aktuellen Journals
können Sie hiermit eine Tabellenliste aufrufen.
Diese können Sie direkt bearbeiten.
Hinweis: Veränderungen werden sofort beim
Verlassen der aktuellen Zeile in der Datenbank
gespeichert. „Rückgängig“ ist nur in begrenztem
Umfang vorhanden.
- 41 -
5. Menü für Benutzer
Menü für Benutzer (Stern-Menü)
Das Menü enthält einige Funktionen zur Bearbeitung von Aufträgen dem ausdrucken von Quittungen
und anderen Belegen sowie zahlreiche Einstellmenüs. Diese können auf Grund von eingestellten
Zugriffsrechten gesperrt dargestellt werden. Dies erkennen Sie an der grauen Beschriftung und das
diese sich nicht anwählen lassen. Je nach Funktion kann es vorkommen, dass das Kassenformular
geschlossen werden muss um diese auszuführen. Dies wird dann durch eine Meldung angezeigt.
Im oberen Bereich „Drucken“ können Sie
Auftragsbezogene Sonderbelege drucken. Je
nach Belegart wird der letzte Auftrag sofort
gedruckt oder eine Auswahl angezeigt.
Der Ausdruck erfolgt direkt über den Bondrucker.
Im unteren Bereich „Funktionen“ finden Sie einige
Einstellmöglichkeiten und Funktionen für
Abholung und Fertigmeldung von Artikeln.
Gleiche Auswahlmöglichkeiten haben Sie auch
für Lieferschein und Rechnung. Die Belege
Abholidentifizierer und Abholbeleg lassen sich
nur zum letzten Auftrag ausgeben.
Hinweis: Das Benutzermenü umfasst ähnliche Funktionen wie das Administrationsmenü, ist jedoch
eingeschränkter. Die Beschreibung der Schaltflächen finden Sie in dem Kapitel 4. Menü für
Administratoren.
- 42 -
6. Belegdruck
Quittung (letzter Auftrag) druckt eine Quittung des zuletzt bearbeiteten Auftrags.
Quittung (Auftrag Auswahl) druckt Quittungen, die mehrere Aufträge zurückliegen.
(Auftrag Auswahl)
Nun können Sie wählen, ob der Auftrag
von heute bzw. aktuell ist (Auswahl in der
grünen Box) oder länger zurück liegt
(gelbe Box).
Die Aufträge seit dem letzten
Tagesabschluss finden Sie also im grünen
Bereich, Aufträge vor dem letzten
Tagesabschluss im gelben Bereich.
- 43 -
7. Tagesabschluss
Ausführen eines
Tagesabschluss für
berechtigte Mitarbeiter.
Sie geben in den Feldern
neben den Münzen und
Scheinen die jeweils
gezählten Mengen ein.
Liegen Schecks oder
Gutscheine vor, können Sie
deren Gesamtsumme im
Feld Schecks/Gutscheine
eintragen.
Die Gesamtsumme wird Ihnen bereits unten links angezeigt. Mit der
Taste „Tagesabschluss“ führen Sie den Abschluss durch und erhalten
einen Bericht, den Sie im DIN A4 Format auch ausdrucken können
Anzeige „Tagesdaten“
Unterhalb der Schaltflächen für den Tagesabschluss finden Sie eine Kurzübersicht zum aktuellen
Kassenstand. Einlage ist die Summe Wechselgeld, die am Tagesbeginn in die Kasse eingelegt wurde.
Einnahmen sind die Bareinnahmen aus Kassiervorgängen der Kasse. Der Wert Nachkasse/EC gibt
Auskunft über die „nicht baren“ Einnahmen der Kasse. Das prozentuale Verhältnis zwischen baren
und nicht baren Einnahmen können Sie ebenfalls hier ablesen. Kassenstand zeigt Ihnen die Summe
an, die beim Zählen des Bargeldes in der Kassenschublade vorhanden sein sollte (Kassensturz).
Anzeige „Teile heute“
In diesem Bereich finden Sie eine Kurzübersicht der aktuellen Zahlen bezüglich Artikelannahme bzw.
Verkauf. Das Feld „V-Artikel“ zeigt Ihnen die Anzahl der Verkaufsartikel (Waschpulver, Fusselrollen
usw.) an. Die Anzeige „Anz. Teile“ gibt Auskunft über die Anzahl der angenommenen Teile.
Fremdleistungsartikel werden separat angezeigt.
In den Feldern darunter finden Sie die Uhrzeiten des ersten und des letzten Kunden vom aktuellen
Tag. Betreiben Sie mehrere Kassen im gleichen Netzwerk, können Sie mit „alle Kassen“ die aktuellen
Werte aller Kassen summiert anzeigen lassen.
Bonrolle wechseln
– Im Bondrucker ist im Regelfall immer ein bereits gedruckter Bonkopf vorhanden. Dieser wird am
Ende eines Kassiervorgangs mit gedruckt und verbleibt im Drucker. Wird beim Papierende die
Bonrolle ausgewechselt, klicken Sie nach dem einlegen einer neuen Rolle auf die Taste. Der Bonkopf
wird auf den Anfang der neuen Rolle aufgedruckt und überstehendes Papier abgeschnitten.
Druckerauswahl
– Verwenden Sie mehr als einen Drucker am System (z.B. Netzwerk) können Sie mit dieser Taste den
am System angeschlossenen Standarddrucker wählen / ändern.
- 44 -
8. Auswertungen
Artikel
Zur Auswertung von Artikeln bzw. zur
Ausgabe von Preislisten Ihrer Artikel
können Sie Listen im DIN A4 Format auf
dem Bildschirm ausgeben und auf einem
angeschlossenen A4 Drucker ausgeben.
Artikelliste (gesamt) bzw. Artikelverzeichnis
Artikelliste (gruppiert nach Warengruppen)
- 45 -
Artikelumsatz
Mit der Auswahl Artikelumsatz heute werden
Ihnen die Umsätze ab dem letzten
Tagesabschluss ausgegeben.
Artikelumsatz gesamt zeigt Ihnen die Umsätze
aller Artikel an. Sie können die Ausgabe
eingrenzen, indem Sie das Jahr angeben oder
einen Monatsbereich oder aber einen
Artikelnummernbereich.
Kundenkarten
Arbeiten Sie mit Kundenkarten, können Sie mit
diesen Funktionen die direkten Einnahmen für
die Ladung der Kundenkarten abrufen.
Wählen Sie (heute) aus, werden alle Ladungen
ab dem letzten Tagesabschluss angezeigt. Die
Auswahl (Archiv) zeigt alle Ladungen aller
Kunden an.
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Kundenumsatz
Den Kundenumsatz können Sie durch Angabe eines einzelnen Kunden abrufen. Wünschen Sie
eine Übersicht im Vergleich zu anderen Kunden, wählen Sie vorher die Begrenzung über Monat
oder Jahr aus.
Journaldruck
Möchten Sie die Kassenjournale ausgeben, können
Sie dies nur für Journaldaten, die bereits über einen
Kassenabschluss ermittelt und ins Archiv gestellt
wurden.
Die Tagesaktuellen Journaldaten rufen Sie bitte
direkt in der Kasse ab.
Wählen Sie nun die passende Ausgabeoption aus
und klicken dann auf Anzeigen.
- 47 -
Tagesabschluss
Möchten Sie bereits erstellte Tagesabschlüsse
einsehen oder ausdrucken, wählen Sie den
entsprechenden Punkt zur Ausgabe aus.
Auch hier lassen sich Einschränkungen zur Ausgabe
treffen. Geben Sie einen einzelnen Tag an, wird der
Bericht von diesem Tag ausgegeben.
Geben Sie einen Bereich an, werden Ihnen alle darin
enthaltenen Tagesabschlussberichte ausgegeben.
Zahlungsauswertung
Die Zahlungsauswertung ist eine sehr
mächtige Funktion, die zahlreiche
Möglichkeiten der Ausgabedaten,
Ausgabebereich und Sortierung bietet.
Betreiben Sie mehrere Kassen im
Netzwerk, können auch dessen Daten
ausgewertet werden. Achten Sie auch
auf den Schalter „Datenquelle“. Dieser
bestimmt, ob Sie Tagesaktuelle Daten
oder Archivdaten angezeigt
bekommen.
Sollte ein gewünschter Bericht einmal
leer bleiben, könnte es an der
Datenquelle liegen. Stellen Sie diese
dann um und versuchen es erneut.
- 48 -
Offene Posten
Die Auswertung der offenen Posten ermöglicht
Ihnen die Übersicht zu behalten, welche
Zahlungen der Kunden noch offen sind.
(Nachkassen)
Die Berichte lassen sich auch gruppiert
ausgeben, um eine Summenbildung zu
ermöglichen.
- 49 -
9. Einstellungen
Druckausgabe festlegen
Unter Einstellungen finden Sie den Punkt
Druckausgabe festlegen.
Hier wählen Sie dann zwischen dem Drucker
oder dem Bildschirm aus und Bestätigen dann
mit OK.
Standarddrucker wählen
Im Menü unter Einstellungen, findet man in der
zweiten Spalte den Unterpunkt ,,Standard
Drucker wählen’’, welcher in die Druckauswahl
führt.
- 50 -
Nun kann der gewünschte Drucker ausgewählt
und durch Standarddrucker festlegen bestätigt
werden.
Datenbankparameter
Als dritten Unterpunkt finden Sie das
Datenbankparameter.
Geben Sie hier Ihre Adressdaten und die Bankverbindung ein.
- 51 -
Hier können Sie Allgemeine Einstellungen konfigurieren.
Im oberen Bereich dieser Registerkarte können Sie schon bestehende Dokumentvorlagen
in Faktura.Cash übernehmen. Im Feld „Name“ geben Sie den Dateinamen ein. Im Feld
„Pfad“ wird der Pfad eingegeben. Mit einem Doppelklick auf dieses Feld gelangen Sie in
das Fenster „Datei auswählen“ und können nun die gewünschte Datei auswählen, und
durch Markieren und „Öffnen“ in das Feld einfügen. Im Feld „Typ“ können Sie nun den
Dokumenttyp „Word“ oder „Excel“ auswählen.
Im Feld "Pfad für Exporte" steht der als Standard verwendete Pfad, wenn Daten
exportiert werden sollen. Einen Pfad können Sie eingeben oder mit der Schaltfläche am
Ende des Feldes auswählen.
Die Felder "Frontend-" und "Serverdatenbank" dienen zur Auskunft und können nicht
geändert werden. "Frontend-Datenbank" ist der Pfad und die Datei der laufenden
Applikation. Das Feld "Serverdatenbank" zeigt die aktuell verbundene Datenbankdatei und
dessen Pfad an.
- 52 -
Hier hinterlegen Sie die Felder M1-M6 mit eigenen Begriffen. Diese Felder sind in der
Kundenliste sichtbar und können universell eingesetzt werden.
Geben Sie hier Ihre Steuernummer für Auslandsgeschäfte und die Ihres örtlichen Finanzamtes
ein. Haben Sie keine für das Ausland, leeren Sie dieses Feld. Geben Sie unten die beiden
Standard-Steuersätze für Umsatzsteuer ein. Fragen Sie notfalls Ihren Steuerberater welche
Sätze für Sie relevant sind.
- 53 -
EC-Termin anmelden
Sie können den angeschlossenen EC Terminal initialisieren um
diesen in die Grundstellung zu bringen.
EC-Terminal abmelden
Der Anschlussport wird damit geschlossen.
Benutzerkennwort ändern
Sie können hier Ihren globalen Zugang zu
Faktura.Cash ändern. Achtung! Nur für
Netzwerkkassen verfügbar.
- 54 -
10. ? Dienstprogramme
Datenquelle wechseln
Wechseln der Backend-Datenbank. Achtung!
Nur für Netzwerkkassen verfügbar.
Wartung / Sicherung
Unter Wartung/ Sicherung finden Sie den
Unterpunkt ,, Datenbank komprimieren u.
sichern’’, um regelmäßige Speicherungen
auszuführen.
- 55 -
Erstellen Sie regelmäßig
Datensicherungen Ihrer Kassendaten.
Wir empfehlen dies täglich zu tun und
die Sicherungsdateien örtlich von der
Kasse zu trennen.
Dies geht am besten, indem Sie eine
Kopie der Sicherungsdateien auf
einen USB-Stick oder eine externe
Festplatte kopieren. Die USB-Ports
befinden sich unten links an der
Kasse (Auf der Bedienerseite des
Kassierers) hinter einer Klappe. Dies
müssen Sie leicht drücken, um sie zu
öffnen.
Zur Sicherung klicken Sie auf „alle
markieren“ um alle Datenbanken der
Kasse in der Sicherung zu
berücksichtigen. Die Markierung
erfolgt. Dann klicken Sie auf „Start“
und die Sicherung wird durchgeführt.
Der Name der Datei ist immer mit
Datum in Rückwärtsschreibweise
(JJJJMMTT).
Meldung nach erfolgter Sicherung.
Möchten Sie ein Tabellenupdate Ihrer Datenbanken der Kasse durchführen, wählen Sie den Punkt
„Tabellenupdate starten“. Der Hinweis kann mit ,,Ja’’ bestätigt werden, wenn Sie das Update wirklich
durchführen möchten. Es wird dann während der Ausführung ein Protokoll angezeigt und eine
Schlussmeldung angezeigt.
- 56 -
Korrektur Bontabelle: Sie können hiermit Korrekturen der Kassendaten durchführen. Das können sowohl
Änderungen als auch Löschungen sein. Bedenken Sie, dass gelöschte Datensätze unwiederbringlich
verloren gehen und nicht widerherstellbar sind.
Datensicherung (USB-Stick)
In der neuen Version von
Faktura.Cash ist die Datensicherung
direkt aus dem Hauptmenü
erstellbar. Damit wird eine Kopie
aller Daten an einen eingesteckten
USB Stick übergeben.
Die Sicherung nehmen Sie in wenigen Schritten vor:
Öffnen Sie die Klappe an der Vorderseite der Faktura.Cash durch leichtes drücken. Die dahinter
liegenden USB Ports können für die Sicherung genutzt werden.
Stecken Sie einen USB Stick ein, der mindestens 10 – 20 MB freien Speichers bietet und keinen
Schreibschutz aufweist.
Wählen Sie den Menüpunkt „Datensicherung“ im Menü aus.
Ein schwarzes Fenster zeigt textlich die nächste Vorgehensweise an. Im Regelfall drücken Sie eine
beliebige Taste oder brechen mit der Tastenkombination STRG + C ab.
Nach erfolgter Sicherung schließt das Fenster und die Daten sind auf dem USB Stick gespeichert.
Die Sicherung überschreibt eine bereits bestehende Sicherung nur dann, wenn diese älter als die zu
sichernde Datei ist.
- 57 -
Lizenzeingabe
Hier wird die
Software- Aktivierung
und das
Lizenzverfahren
beschrieben.
Support und Hilfe
Bei Problemen oder
Fragen wenden Sie
sich einfach an
unseren Support oder
schauen Sie Online
nach einer Lösung.
- 58 -
Info
Hier erhalten Sie einen Hinweis,
um welche Version der Software
es sich in Ihrer Kasse handelt.
- 59 -
11. Anhang
System- und Netzwerkinfo
Netzwerk / Datenbank
Info zeigt Ihnen die
Umgebung der
Software an und ist
nur für Administrative
Zwecke und
Entwickler.
Die Liste der
Tabellenverknüpfungen
zeigt die Verbindungen
zu den Datenbanken
der Anwendungen an.
- 60 -
Die Registerkarte
Spezial ermöglicht
die Ausführung
spezieller
Funktionen. Diese
werden zu
Wartungszwecken
durch
Administratoren
oder unserem
Support
verwendet.
In der Fehlerliste
werden eventuelle
Meldungen der
Software
gespeichert und
können für eine
Weiterentwicklung
der Software
nützlich sein.
- 61 -
Die Registerkarte
Administration
ermöglicht die
Ausführung
spezieller
Funktionen. Diese
werden zu
Wartungszwecken
durch
Administratoren
oder unserem
Support verwendet.
Benutzerverwaltung
Im Dienstprogramm "Benutzerverwaltung" können Sie Benutzer von Faktura-XP neu anlegen oder
ändern. Je nach Ihren aktuellen Benutzerrechten verfügen Sie entweder über die Möglichkeit weitere
Benutzer anlegen zu können oder aber nur Ihre eigenen Daten zu verändern. Sie können immer nur
Benutzer verändern, die einen geringeren Rechtestatus als Sie selbst besitzen. Anlegen von neuen
Benutzern ist nur mit Rechten der Gruppe "Administratoren" oder "Verwalter" möglich. Der StandardBenutzer "user99" ist sowohl in der Gruppe "Administratoren" als auch in der Gruppe "Verwalter".
Melden Sie sich eventuell ab und mit diesem Benutzer wieder an, um genügend Rechte zu besitzen.
Über die Schaltfläche der "Schlüssel"
können Sie Ihr eigenes
Benutzerpasswort (das des aktuell
angemeldeten Benutzers) für den
Zugang zu Faktura-XP festlegen oder
ändern.
Klicken Sie auf das Symbol der
"Schlüssel". Danach erscheinen drei
Eingabefelder. Möchten Sie ein
vorhandenes Kennwort ändern,
müssen Sie im ersten Feld das aktuell
verwendete Kennwort eingeben und
im zweiten und dritten Feld jeweils
das neue Kennwort.
- 62 -
Gruppenverwaltung mit
Rechtevergabe.
Wenn sie auf das Gruppensymbol
klicken, können Sie einen neuen
Benutzer anlegen, welchem Sie
mindestens die Rechte des Mitarbeiters
und des Benutzers zuordnen müssen.
Mit dem rechten Pfeil neben der
Auswahl ordnen Sie dem Benutzer
seine weiteren Rechte zu.
Beachten Sie, das Sie selber in der
Gruppe "Administratoren" oder
"Verwalter" sein müssen, um diese
Funktionen nutzen zu können. Nur
Benutzer der Gruppen "Verwalter" und
"Administrator" haben Zugriff auf die
Benutzerverwaltung.
In der Rechteverwaltung geben Sie
im Feld ,,Verwalter’’ den Anmeldeuser
an, welcher die Rechte besitzt um die
Mitarbeiterverwaltung zu bearbeiten.
Sollen die Benutzerrechte aktiviert
werden, setzen Sie in dem Feld
,,Benutzerrechte Aktiv’’ die
Markierung.
Um die Benutzerrechte zu verwalten,
klicken Sie auf die Schaltfläche
,,Berechtigungen verwalten’’. Mit der
Schaltfläche OK wird dieser Bereich
verlassen.
- 63 -
Das Druckprogramm
Das Druckprogramm zur Ausgabe der Bons, arbeitet eng mit einer Parameterdatei (,,Backend.ini’’) im
selben Verzeichnis zusammen. Diese Parameterdatei ermöglicht gewisse individuelle Anpassungen
ohne am eigentlichen Druckprogramm Einfluss zu nehmen.
Das Druckprogramm und die Parameterdatei befinden sich in dem Installationsordner der
Faktura.Cash (C:\Anwendungen\FakturaXP_Kasse\Bin\)
Ändern Sie die Datei nur ab, wenn Sie wissen, wie die Wirkung sein wird. Fertigen Sie auf jeden Fall
eine Kopie der Datei „Backend.ini“an, damit Sie zur Not auf eine funktionierende Datei zugreifen
können.
Die Datei enthält auch Kommentare der einzelnen Funktionen, die die Abschnitte in der Datei
erklären. Die Kommentare beginnen in der Zeile mit einem Semikolon (;).
Die Datei umfasst Funktionen in Blöcken, die immer eine Überschrift in eckigen Klammern hat. Diese
Zeile wird dann von Befehlszeilen gefolgt, bis der nächste Block (wieder mit eckigen Klammern)
beginnt.
Sie können damit z.B. auf die Formatierung (Links, Mitte, Rechts) der Auftragsnummern steuern,
indem Sie an den entsprechenden Stellen L=Links, M=Mitte oder R=Rechts angeben. Für die
Ausführung bestimmter Befehle kann mit Ja oder Nein hinter dem Befehl zugestimmt oder abgelehnt
werden. Fehlt diese Zeile ganz (oder ist sie auskommentiert durch vorangestelltes Semikolon), ist
immer Nein gemeint.
Im Block „Druckausgabe“ zeigen wir Ihnen ein Beispiel:
Der Block ist für die allgemeine Druckersteuerung vorgesehen.
[Druckausgabe]
Rabattersparnis = nein
RabattFaktor = 2
NotizZeilen = 0
NachkasseText1 = "Der Preis wird Ihnen erst bei der Abholung berechnet."
Rabattersparnis = nein bedeutet, das die Druckausgabe auf dem Bon des Kunden, der mit
Kundenkarte bezahlt den erhaltenen Rabatt in Euro und Cent nicht abgedruckt bekommt.
Ist der Rabattfaktor auf 1 gestellt wird der erlangte Rabatt direkt (geteilt durch 1) ausgegeben. Hat der
Kunde durch Kundenkontoladung bereits einen Rabatt erhalten, geben Sie hier eine 2 ein. Damit wird
der Ladungsrabatt und der Zahlungsrabatt addiert und durch den Faktor 2 geteilt. Sonst würde der
Kunde den doppelten Rabatt erhalten (einen Teil hat er ja bereits beim Aufladen des Kundenkontos
erhalten).
Geben Sie in NotizTeilen einen anderen Wert als 0 an, schiebt der Drucker das Papier des
Firmenbelegs eine entsprechende Anzahl Zeilen aus dem Drucker bevor der Schnitt das Papier
trennt.
NachkasseText1 gibt den Text an, der auf Abholbelege gedruckt wird, dessen Preise erst bei
Abholung ermittelt werden. Wird die Zeile weggelassen oder auskommentiert, werden die Summen
eventuell mit 0,00 EUR ausgegeben.
- 64 -
Möchten Sie einen Druck der Auftragsnummer oben UND unten auf den Belegen haben, geben Sie
z.B. in der Zeile „ANR_Doppeldruck_DT1 = ja“ ein.
ANR_ steht für Auftragsnummer und DT1 für Dokumenttyp = 1
Ebenso können Sie die Ausrichtung nach gleichem Schema beeinflussen:
;Auftrags- / Bandnummer oben und unten
;auf den Belegen drucken?
ANR_Doppeldruck_DT1 = nein
ANR_Doppeldruck_DT2 = ja
ANR_Doppeldruck_DT4 = nein
;Ausrichtung der Auftrags- / Bandnummer
;im Kopfbereich (L=Links, M=Mitte, R=Rechts)
ANR_Ausrichtung_Kopf_DT1 = M
ANR_Ausrichtung_Kopf_DT2 = m
ANR_Ausrichtung_Kopf_DT4 = M
;Ausrichtung der Auftrags- / Bandnummer
;im Fussbereich (L=Links, M=Mitte, R=Rechts)
ANR_Ausrichtung_Fuss_DT1 = M
ANR_Ausrichtung_Fuss_DT2 = m
ANR_Ausrichtung_Fuss_DT4 = M
Hier finden Sie den gesamten Inhalt der Parameterdatei, welche auch die mögliche Auswahl
der Bondrucker beschreibt:
; Faktura-XP Kasse - Druckmanager 1.1.75
;-----------------------------------------[Backend]
Pfad=C:\Anwendungen\FakturaXP_Kasse\
Name=Faktura_Kasse.mde
WRKGRP=system_rks.mdw
[Param]
Pfad=C:\Anwendungen\FakturaXP_Kasse\Data\
Name=param.mdb
[Lizenz];
Ändern Sie den Abschnitt [Lizenz] NICHT! Es könnte sein,
dass der Druckmanager sonst nicht mehr arbeitet.
Lizenz=¼ÌÉ»ÁÀ¸ÇŶÁ
;=====================================================================
;======= Druckausgabe Parameter ======================================
;=====================================================================
[Druckausgabe]
Rabattersparnis = nein
RabattFaktor = 2
NotizZeilen = 0
NachkasseText1 = "Der Preis wird Ihnen erst bei der Abholung berechnet."
;Auftrags- / Bandnummer oben und unten
;auf den Belegen drucken?
ANR_Doppeldruck_DT1 = nein
ANR_Doppeldruck_DT2 = ja
ANR_Doppeldruck_DT4 = nein
- 65 -
;Ausrichtung der Auftrags- / Bandnummer
;im Kopfbereich (L=Links, M=Mitte, R=Rechts)
ANR_Ausrichtung_Kopf_DT1 = M
ANR_Ausrichtung_Kopf_DT2 = m
ANR_Ausrichtung_Kopf_DT4 = M
;Ausrichtung der Auftrags- / Bandnummer
;im Fussbereich (L=Links, M=Mitte, R=Rechts)
ANR_Ausrichtung_Fuss_DT1 = M
ANR_Ausrichtung_Fuss_DT2 = m
ANR_Ausrichtung_Fuss_DT4 = M
;=====================================================================
;======= Drucker-Typen ===============================================
;=====================================================================
[DefaultDrucker]
DinA4
= nein
BonDrucker
= nein
kannSchneiden
= nein
controlFont
= control
fontStandard
= Courier
fontHoch
= Courier
fontBreit
= Courier
fontHochBreit
= Courier
CutSymbolOLF
=
CutSymbolMLF
=
KassenLade1 = A
KassenLade2 = a
ZeilenBisCutter = 6
KannBarcode = nein
SetMzPz = 33
New
New
New
New
;======= EPSON Drucker ===============================================
[EPSON TM-T88IV ReceiptE4]
DinA4
= nein
BonDrucker
= ja
kannSchneiden
= ja
controlFont
= control
fontStandard
= FontA11
fontHoch
= FontA12
fontBreit
= FontA21
fontHochBreit
= FontA22
CutSymbolOLF
= g
CutSymbolMLF
= P
KassenLade1 = A
KassenLade2 = a
ZeilenBisCutter = 4
KannBarcode = ja
SetMzPz = 42
[EPSON TM-T88IV ReceiptSC4]
DinA4
= nein
BonDrucker
= ja
kannSchneiden
= ja
controlFont
= control
fontStandard
= FontA11
fontHoch
= FontA12
fontBreit
= FontA21
fontHochBreit
= FontA22
CutSymbolOLF
= g
- 66 -
CutSymbolMLF
= P
KassenLade1 = A
KassenLade2 = a
ZeilenBisCutter = 4
KannBarcode = ja
SetMzPz = 42
[EPSON TM-T88III Receipt]
DinA4
= nein
BonDrucker
= ja
kannSchneiden
= ja
controlFont
= control
fontStandard
= FontA11
fontHoch
= FontA12
fontBreit
= FontA21
fontHochBreit
= FontA22
CutSymbolOLF
= g
CutSymbolMLF
= P
KassenLade1 = A
KassenLade2 = a
ZeilenBisCutter = 3
KannBarcode = ja
SetMzPz = 42
[EPSON TM-U220 Receipt3]
DinA4
= nein
BonDrucker
= ja
kannSchneiden
= ja
controlFont
= control
fontStandard
= FontA11
fontHoch
= FontA12
fontBreit
= FontA21
fontHochBreit
= FontA22
CutSymbolOLF
= g
CutSymbolMLF
= P
KassenLade1 = A
KassenLade2 = a
ZeilenBisCutter = 6
KannBarcode = nein
SetMzPz = 33
[EPSON TM-U220 Receipt]
DinA4
= nein
BonDrucker
= ja
kannSchneiden
= ja
controlFont
= control
fontStandard
= FontA11
fontHoch
= FontA12
fontBreit
= FontA21
fontHochBreit
= FontA22
CutSymbolOLF
= g
CutSymbolMLF
= P
KassenLade1 = A
KassenLade2 = a
ZeilenBisCutter = 7
KannBarcode = nein
SetMzPz = 33
[EPSON TM-U220B Receipt3]
DinA4
= nein
BonDrucker
= ja
kannSchneiden
= ja
controlFont
= control
- 67 -
fontStandard
= FontA11
fontHoch
= FontA12
fontBreit
= FontA21
fontHochBreit
= FontA22
CutSymbolOLF
= g
CutSymbolMLF
= P
KassenLade1 = A
KassenLade2 = a
ZeilenBisCutter = 6
KannBarcode = nein
SetMzPz = 33
[EPSON TM-U220B Receipt]
DinA4
= nein
BonDrucker
= ja
kannSchneiden
= ja
controlFont
= control
fontStandard
= FontA11
fontHoch
= FontA12
fontBreit
= FontA21
fontHochBreit
= FontA22
CutSymbolOLF
= g
CutSymbolMLF
= P
KassenLade1 = A
KassenLade2 = a
ZeilenBisCutter = 6
KannBarcode = nein
SetMzPz = 33
[EPSON TM-U210 Receipt]
DinA4
= nein
BonDrucker
= ja
kannSchneiden
= ja
controlFont
= control
fontStandard
= FontA11
fontHoch
= FontA12
fontBreit
= FontA21
fontHochBreit
= FontA22
CutSymbolOLF
= g
CutSymbolMLF
= P
KassenLade1 = A
KassenLade2 = a
ZeilenBisCutter = 6
KannBarcode = nein
SetMzPz = 33
;======= AURES Drucker ===============================================
[VENDOR] ; ODP 200 Thermo
DinA4
= nein
BonDrucker
= ja
kannSchneiden
= ja
controlFont
= control
fontStandard
= FontA11
fontHoch
= FontA12
fontBreit
= FontA21
fontHochBreit
= FontA22
CutSymbolOLF
= g
CutSymbolMLF
= P
KassenLade1 = A
KassenLade2 = a
ZeilenBisCutter = 4
- 68 -
KannBarcode = ja
SetMzPz = 42
;======= STAR Drucker ===============================================
[Star SP2560 Line Mode Printer]
DinA4
= nein
BonDrucker
= ja
kannSchneiden
= ja
controlFont
= Control
fontStandard
= Printer 14cpi
fontHoch
= Printer 14cpi Tall
fontBreit
= Printer 7cpi
fontHochBreit
= Printer 7cpi Tall
CutSymbolOLF
= P
CutSymbolMLF
= P
KassenLade1 = A
KassenLade2 = d
ZeilenBisCutter = 7
KannBarcode = ja
SetMzPz =
- 69 -
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