Protokolle schreiben

Protokolle schreiben
Kommunikation
Protokolle, egal welcher
Art, sollten wahr,
vollständig und klar sein.
Protokolle schreiben
Professionell, strukturiert und auf den Punkt
Das Protokollieren von Meetings, Veranstaltungen und Gesprächen gehört zu den regelmäßigen
Aufgaben vieler, die im Büro tätig sind. Was Sie über Protokolle und das Protokollieren wissen sollten, verrät Office-Expertin Tanja Bögner.
Protokolle dienen grundsätzlich der Dokumentation, aber auch der Information, als Gedächtnisstütze, manchmal als Beweismittel und oft als Arbeitsgrundlage. Teilnehmer eines Gesprächs können
sich anhand von Protokollen noch nach Wochen
oder Monaten in Erinnerung rufen, worum es zu jenem Anlass ging und welche Ergebnisse erarbeitet
wurden.
Als Beweismittel
Rechtlich gesehen stellt das von den verantwortlichen Instanzen unterschriebene Protokoll ein Beweismittel dar. Ob die Zeugenaussage vor Gericht
oder die Beschlüsse einer Aufsichtsratssitzung protokolliert werden: Mit ihrer Unterschrift bestätigen die Beteiligten, dass sie die fraglichen Aussagen
und Beschlüsse genauso getroffen haben, wie sie
festgehalten wurden.
Alex 03/13
Information & Arbeitsgrundlage
Aber auch für Personen, die nicht an einer Sitzung
teilnehmen konnten, obwohl sie von deren Ergebnissen betroffen sind, ist ein Protokoll nützlich. Für
sie dient es der Information: Anhand des Protokolls
können sie die besprochenen Inhalte nachvollziehen, erfahren, welche Fortschritte gemacht wurden
und auf welchem Stand die Diskussion, das Projekt
oder die Entscheidungen sind. Somit ist ein gleicher Wissensstand für alle Verantwortlichen gewährleistet. Ebenso kann ein Protokoll als Arbeitsgrundlage, Wiedervorlage- und Kontrollinstrument
dienen, wenn dort „To-do“-Punkte, Verantwortlichkeiten und Termine vermerkt wurden.
Anforderungen an Protokolle
Erstens: Die wichtigste Anforderung klingt banal,
ist aber zentral. Was protokolliert wurde, muss
so auch gesagt oder beschlossen worden sein – es
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Foto: Tom-Higgins/pixelio.de
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Kommunikation
Ein Protokoll
hält fest,
 welche Teilnehmer sich
 an welchem Tag,
 um welche Uhrzeit und
für welche Dauer
 an welchem Ort getroffen haben,
 über welche Inhalte sie
gesprochen haben,
 welche Entscheidungen getroffen wurden
und gegebenenfalls,
 welche Arbeitsaufträge
und Termine sich daraus ergeben haben.
Checkliste
Prüfen Sie Ihre Niederschrift nach
diesen Kriterien:
 Alles Wichtige enthalten und
zusammensortiert, was zusammengehört?
 Alles inhaltlich korrekt und in der
richtigen Reihenfolge wiedergegeben?
 Neutralität gewahrt?
 Material angefügt?
 Freigaben vorhanden?
 Rechtschreibung und grammatikalische Korrektheit kontrolliert?
 Indirekte Rede richtig eingesetzt?
 Auf sprachliche Abwechslung und
stilistische Richtigkeit geachtet?
 Auf gute Lesbarkeit und leichte
Verständlichkeit geprüft?
muss wahr sein. Sie sollten auf jedes Protokoll, das
Ihnen nach einer Sitzung, an der Sie teilgenommen
haben, zugesandt wird, einen kritischen Blick werfen. In der Praxis kommt es nämlich immer wieder
vor, dass Aufzeichnungen fehlerhaft sind. Oft liegen Fehler im Protokoll auch daran, dass eine Sitzung sehr lebhaft und unstrukturiert verlaufen ist,
sodass selbst der aufmerksamste und im Thema
stehende Teilnehmer bzw. Protokollant nicht alles richtig mitbekommen konnte. Und gelegentlich
kommt es auch vor, dass der Protokollführer eigene Interessen verfolgt und bestimmte Beschlüsse
nicht protokolliert bzw. andere aufnimmt, die so
gar nicht getroffen wurden. Wenn Fehler nicht korrigiert werden, weiß nach Monaten oder Wochen
niemand mehr so ganz genau, was im Einzelnen
beschlossen wurde – dann stützt man sich eben auf
das Protokoll inklusive seiner Fehler.
Zweitens: Für die meisten Protokolle gilt, dass sie genau das enthalten sollen, was jeder Teilnehmer und
jeder betroffene Dritte wissen muss – nicht mehr,
aber auch nicht weniger. Diese Anforderung ist oft
gar nicht so einfach zu erfüllen, denn sie bedeutet
für jeden Punkt eine eigene Abwägung: Ist das wichtig? Wer muss das wissen und warum? Was passiert,
wenn man es weglässt?
Das Buch zum Thema
Tanja Bögner, Barbara Kettl-Römer,
Cordula Natusch: »Protokolle schreiben: Professionell, strukturiert und auf
den Punkt gebracht. Mit Checklisten,
Praxistipps, Mustern und Vorlagen«,
Linde 2013, 144 S., 19,90 €.
Drittens: Ob und inwieweit das Protokoll wirklich
als Information und Arbeitsgrundlage dienen kann,
hängt auch davon ab, wie gut es geschrieben ist. Eine
floskelhafte Sprache mit Schachtel- und Bandwurmsätzen, gespickt mit Fachausdrücken und Anglizismen, erschwert die Lektüre und erhöht die Gefahr
von Fehlinterpretationen. Protokolle müssen sich
nicht lesen wie ein spannender Roman, sollten aber
auch nicht an eine direkt aus dem Chinesischen übersetzte Bedienungsanleitung erinnern. Sie müssen vor
allem verständlich und klar geschrieben sein. Formulierungen, die mehrere Deutungen zulassen, erhöhen
das Risiko für Missverständnisse und verringern die
Brauchbarkeit des Protokolls als Arbeitsgrundlage.
Klar und übersichtlich wird ein Protokoll auch durch
eine sinnvolle Gliederung und Struktur. Perfekt wird
es dann, wenn es auch noch den Formerfordernissen
entspricht, die die DIN 5008 vorgibt.
Tanja Bögner,
Office-Expertin, Referentin,
Autorin, Beste Sekretärin
Deutschlands 2006.
www.tanjaboegner.de
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