Kundenabrechnung (Health Care)

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Finanz Management System (fms)
Leitfaden V1.1
Kundenabrechnung (Health Care)
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Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung....................................................................................................................3
1.1 Beleg- und Informationsfluss (Workflow).................................................................4
1.2 Vorgangsübersicht...................................................................................................5
1.3 Vorgang-Details.......................................................................................................6
1.4 Zeitlinie (Bearbeitungsvorgänge)...............................................................................7
2. Abrechnen Kunden (Health Care).....................................................................................8
2.1 Pflege Stammdaten..................................................................................................8
2.2 Erfassen Auftragsdaten.............................................................................................9
2.2.1 Erfassen Auftragsdaten (Hausnotruf)....................................................................9
2.2.2 Erfassen Auftragsdaten (Pflege).........................................................................10
2.2.3 Erfassen Auftragsdaten (Gruppenpflege)..............................................................12
2.2.4 Erfassen Auftragsdaten (Finanzierungszusage).....................................................13
2.2.5 Erfassen Auftragsdaten (Transport).....................................................................14
2.3 Bearbeiten Zahlungsverkehr.....................................................................................15
2.3.1 Drucken Bankauszug (Girokonto).......................................................................15
2.3.2 Erfassen Kontobewegungen (Girokonto)..............................................................16
2.3.3 Erfassen Rücklastschrift....................................................................................18
2.4 Bearbeiten Kostenrückerstattung..............................................................................19
2.4.1 Drucken Nachverrechnung (Nachtragszahlung-Kasse).............................................19
2.4.2 Erfassen Erstattungsrechnung (Kreditorenfaktura)................................................20
2.5 Bearbeiten Fakturierung..........................................................................................21
2.5.1 Durchführen Datenprüfung................................................................................21
2.5.2 Durchführen Fakturierung.................................................................................22
2.5.3 Kontrolle Rechnungen (Fakturen).......................................................................23
2.5.4 Drucken Rechnung...........................................................................................24
2.6 Nachbearbeiten Guthaben.......................................................................................25
2.6.1 Drucken Guthaben...........................................................................................25
2.6.2 Zuordnen Guthaben (offene Posten)...................................................................26
2.7 Bearbeiten DTA-Vorgang..........................................................................................27
2.7.1 Erstellen Lastschriftdaten.................................................................................27
2.7.2 Drucken Datenträgerbegleitzettel (Lastschriften)..................................................28
2.7.3 Drucken Offene Forderungen.............................................................................29
2.7.4 Einlesen Lastschriftdaten.................................................................................30
2.7.5 Drucken Guthaben...........................................................................................31
2.7.6 Drucken Offene Verbindlichkeiten.......................................................................32
2.7.7 Erstellen Überweisungsdaten.............................................................................33
2.7.8 Drucken Datenträgerbegleitzettel (Überweisungsdaten).........................................35
2.7.9 Einlesen Überweisungsdaten.............................................................................36
2.8 Bearbeiten Kundenreklamation.................................................................................37
2.8.1 Erfassen Kreditorenfaktura (Reklamation)............................................................37
2.8.2 Stornieren Rechnung (Reklamation)...................................................................38
© 2009, Rev 1.1 November 2009
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elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden.
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1. Einleitung
Dieser Leitfaden verfolgt den Zweck, Anwendern und Verantwortlichen über Vorgänge
zur Erstellung von Abrechnungen für Kunden (Klienten) im Gesundheitssektor einen
schnellen Überblick zu geben. Mit Gesundheitssektor meinen wir hier die Bereiche
Pflege, Hausnotruf, Krankentransport (Rettungsdienst). Wir beschreiben die
wichtigsten Bearbeitungsvorgänge zur Erstellung von Abrechnungen durch unser
Anwendungssystem. Die Dokumentation will keine Bedienungsanleitung sein. Sie soll
als Leitfaden dienen. Das Konzept repräsentiert eine Implementierung unseres
„Finanz Management Systems“ für die Abrechnung von Kunden im
Gesundheitssektor. In diesem Kontext stellen Pflegeberichte, Mietverhältnisse
(Hausnotruf) und Krankentransporte Auftragsdaten dar, die wir für die Abrechnungen
verwenden. Die Kette Auftragsdaten-Fakturierung-Buchhaltung ist die Grundstruktur
unserer Anwendungssysteme.
Hinweis
In verschiedenen Branchen können Bearbeitungsvorgänge unterschiedlich definiert sein. Es finden sich zur Ausführung
von Buchhaltungsvorgängen jedoch immer die gleichen grundsätzlichen Handlungen wieder. Der Unterschied für die
Branchen ist hauptsächlich durch die unterschiedliche Verarbeitung von Auftragsdaten begründet, wofür wir
spezifische Programmdialoge zur Verfügung stellen.
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2. Abrechnen Kunden (Health Care)
2.1 Pflege Stammdaten
Hier werden die Stammdaten der Klienten verwaltet.
Zusatzbemerkung
Die Abbildung zeigt exemplarisch die Informationen zu Bankverbindung [1] und
Versicherungsdaten des Klienten. Die Versicherungsdaten sind für die komplexe
Steuerung von anteiligen Zahlungen unterschiedlicher Kostenträger (je nach Art des
Auftrags) von Nöten.
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2.2 Erfassen Auftragsdaten
2.2.1 Erfassen Auftragsdaten (Hausnotruf)
Hier werden Hausnotruf-Auftragsdaten mit Hilfe des dargestellten Dialogs
eingegeben.
Anmerkung: Ein Klient kann wahlweise und gleichzeitig unterschiedliche Dienstleistungen wie Hausnotruf, Pflege, etc.
beanspruchen.
Zusatzbemerkung
Für die Abrechnung eines Auftrags sind unter anderem Daten wie die Auftragsart [1],
die Leistung [2] oder ob der Auftrag als Dauerdienstleistung [3] anzusehen ist
notwendig.
Anmerkung: Ist ein Auftrag als Dauerdienstleistung definiert, so wird derselbe Auftrag jeden Monat neu abgerechnet,
d.h. automatisch fakturiert (ohne dass Auftragsdaten ständig neu erfasst werden müssten). Dies ist bei Auftragsdaten
der Fall, die sich über die Zeit nicht ändern.
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2.2.2 Erfassen Auftragsdaten (Pflege)
Hier werden Pflege Auftragsdaten mit Hilfe des dargestellten Dialogs erfasst.
Zusatzbemerkung
Die Pflegebericht Daten [1] werden für jeden Mitarbeiter erfasst. Ein exemplarischer
Pflegebericht ist auf der nächsten Seite dargestellt. Für die Abrechnung und die
Verbuchung sind unter anderem noch die Auftragsart und die Kostenstelle [2]
einzugeben. Nachdem die Daten erfasst wurden, kann eine automatisch Überprüfung
der Dateneingabe [3] vorgenommen werden („Prüfung Dateneingabe“). Hier kommt
ein systematisches Verfahren zur inhaltlichen und strukturellen Prüfung der
Auftragsdaten zur Anwendung. Außerdem kann eine Proberechnung angezeigt [4]
und der erfasste Pflegebericht ausgedruckt [5] werden.
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Pflegebericht (Kontrollausdruck)
Die Abbildung zeigt einen exemplarischen Pflegebericht (Kontrollausdruck), der
automatisch mit dem Programm ausgedruckt werden kann.
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2.2.3 Erfassen Auftragsdaten (Gruppenpflege)
Hier werden Gruppenpflege-Auftragsdaten mit Hilfe des dargestellten Dialogs
eingegeben.
Zusatzbemerkung
Hier können einem Auftrag mehrere Teilnehmer [1] zugeordnet werden. Die Gruppe
der Teilnehmer wird durch Gruppenmerkmale [2] charakterisiert. Für die Abrechnung
und die Buchung sind unter anderem die Erfassung der Kostenstelle und der
Auftragsart wichtig [3].
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Anmerkung: Für eine effektive Erfassung von Gruppendaten kann einfach auf „Duplizieren“ gedrückt werden. Hier
werden die Daten einer Gruppe einfach dupliziert und müssen dann (i.d.R. geringfügig) nachgearbeitet werden.
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2.2.4 Erfassen Auftragsdaten (Finanzierungszusage)
Hier werden die Auftragsdaten nach einer Finanzierungszusage durch einen
gesetzlichen Kostenträger erfasst.
Zusatzbemerkung
Für Pflegehilfsmittel (wie Hausnotruf) gibt die gesetzliche Kasse in der Regel eine
Zusage zur anteiligen Übernahme von Kosten. Dazu muss ein neuer Auftrag für die
Kasse erstellt (und später fakturiert) werden. Für diesen Auftrag müssen unter
anderem die richtige Auftragsart und die Kostenstelle [1] eingegeben werden.
Anmerkung: Mit der eingestellten Auftragsart wird gesteuert, dass der „Nachverrechnungsauftrag“ mit der Kasse für
vergangene Monate verrechnet werden. In weiterer Folge werden die (anteiligen) Nachzahlungen dem Klienten als
Kostenrückerstattung gutgeschrieben (weil er bis hierher die Kosten voll übernommen hat). Wichtig ist auch, dass die
Daten der Kasse bei den Stammdaten des Klienten eingetragen werden (da künftig die anteilige Verrechnung mit der
Kasse erfolgen wird).
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2.2.5 Erfassen Auftragsdaten (Transport)
Hier werden Krankentransport-Auftragsdaten (Rettungsdienst) Auftragsdaten mit
Hilfe des dargestellten Dialogs eingegeben.
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2.5 Bearbeiten Fakturierung
2.5.1 Durchführen Datenprüfung
Hier wird, nachdem alle Auftragsdaten eingegeben wurden, eine Prüfung derselben
nach bestimmten Regeln vorgenommen [1].
Anmerkung: Die Prüfung bezieht sich auf alle Auftragsdaten, die noch keiner Fakturierung unterzogen wurden und wird
nach inhaltlichen und strukturellen Regeln vorgenommen.
Zusatzbemerkung
Ist die Datenprüfung erfolgreich, so wird die Fakuturierung automatisch gestartet.
Im anderen Fall müssen die Auftragsdaten korrigiert werden.
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2.5.2 Durchführen Fakturierung
Hier werden die erfassten (Massen-)Auftragsdaten automatisch in Rechnungen
(Fakturen) umgewandelt und gleichzeitig als offene Posten im System angelegt
(FEDAS.fms-Fakturengenerator).
Anmerkung: Der Vorgang startet automatisch, nachdem die Datenprüfung zuvor erfolgreich abgelaufen ist.
Zusatzbemerkung
Der Status [2] der Fakturierung ist während des Fakturierungslaufs im Dialog zu
sehen. Es werden alle Aufträge für jede Auftragsart hintereinander fakturiert und ein
Kontrolldruck und über alle erstellten Fakturen automatisch angezeigt (siehe
nächster Punkt).
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2.5.3 Kontrolle Rechnungen (Fakturen)
Hier wird der Kontrolldruck der Fakturierung über die erstellten Rechnungen
überprüft und anschließend die Fakturierung, aufgrund der Prüfung, abgeschlossen
[3] oder zurückgesetzt [2].
Anmerkung: Abschließen bedeutet, dass für die Rechnungen Belegnummern (Rechnungsnummern) vergeben und die
Rechnungen verbucht werden. Eine Änderung der Rechnungen oder Auftragsdaten ist danach nicht mehr möglich.
Nach einem Zurücksetzen können die Auftragsdaten verändert werden und es werden hier keine Rechnungen (offene
Posten) im System angelegt.
Zusatzbemerkung
Erstmalig fakturierte Kundenaufträge sind im Kontrollausdruck gelb markiert und
können so leicht erkannt und auf Plausibilität überprüft werden [1]. An der
Gesamtsumme [4] erkennt man, ob die Abrechnung für den neuen Kunden plausibel
ist und kann so entscheiden, ob die Fakturierung abgeschlossen werden kann.
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2.5.4 Drucken Rechnung
Hier werden die durch die Fakturierung erstellten Rechnungen über den
FEDAS.Druckmanager gedruckt.
Zusatzbemerkung
Der Druckvorgang wird über einzelne Schalter ausgelöst [1], da die Struktur der
Rechnungen unterschiedlich sein kann (einlegen unterschiedlicher Formulare in den
Drucker). Nachdem sämtliche Rechnungen ausgedruckt wurden, wird der
Druckvorgang abgeschlossen [2], womit die Rechnungen intern als gedruckt markiert
werden.
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2.6 Nachbearbeiten Guthaben
2.6.1 Drucken Guthaben
Hier wird der „Buchungsbeleg Guthaben“ für zusammenhängende Zeiträume
gedruckt.
Zusatzbemerkung
Guthaben entstehen beispielsweise, wenn Kunden bezahlen, aber zum Zeitpunkt des
Zahlungseingangs im System noch keine Rechnung (offener Posten) angelegt wurde
(bspw. aus Daueraufträgen kommen Zahlungen am Anfang des Monats, die
Fakturierung jedoch erfolgt zu einem späteren Zeitpunkt). Ein solcher
Zahlungseingang wird als Guthaben für den Kunden erfasst. Diese Guthaben können
zum Ausgleich für spätere Forderungen herangezogen werden (siehe nächster Punkt)
oder auch dem Kunden ausbezahlt werden (siehe DTA-Vorgang).
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2.6.2 Zuordnen Guthaben (offene Posten)
Hier wird ein bestehendes Kunden-Guthaben mit einer Forderung (offenen Posten)
gegen den Kunden ausgeglichen [1].
Zusatzbemerkung
Durch Klick auf das Häkchen [2] und „Guthaben zuordnen“ [3] wird das Guthaben
der offenen Forderung zugeordnet.
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2.7 Bearbeiten DTA-Vorgang
2.7.1 Erstellen Lastschriftdaten
Lastschriftdaten (Massendaten) für den Ausgleich der im System geführten offenen
Posten aus der Fakturierung werden vom Programm automatisch erstellt
(FEDAS.DebitorKreditor).
Zusatzbemerkung
In dem Programm ist für die Überweisungen der richtige Vorgang auszuwählen [1].
Für alle Empfänger (in diesem Fall Zahlungspflichtige) kann ein Hinweis
(Auszugsinformation / Verwendungszweck) festgelegt werden [2]. Die hier erstellten
Daten werden in der Regel in einem Telebanking-Programm weiter verarbeitet und
können in dieses automatisch eingelesenen werden.
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Anmerkung: Offene Posten mit Zahlungsart „Lastschrifteinzug“ müssen eine Bankverbindung
eingetragen haben, damit diese korrekt verarbeitet werden können. Bevor die Lastschriftdatei
erstellt wird, sollten daher die offenen Posten überprüft werden.
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2.7.2 Drucken Datenträgerbegleitzettel (Lastschriften)
Der Datenträgerbegleitzettel über die erstellten Lastschriftdaten wird automatisch
vom Programm gedruckt (FEDAS.DebitorKreditor).
Zusatzbemerkung
Der Beleg zeigt u.a. die aktuelle Datei an, die die Lastschriftdaten enthält [1] und
die in das Telebanking-Programm eingelesen werden kann.
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