Bedienungsanleitung faktura

Bedienungsanleitung faktura
Bedienungsanleitung faktura
Faktura ist ein Schnittstellen Programm für das Erstellen von formellen
Rechnungen aus importierten Adressdaten und das Buchen in die
bekannte Sage 50 (Sesam) Debitorenbuchhaltung. Ideal geeignet für
Vereine oder KMU’s, die Ihre Adressdaten im Excel oder einer
Branchenlösung bewirtschaften und dabei nicht auf einen ganzheitlichen
Geschäftsprozess verzichten wollen. Dank modernster Technologie
benützen Sie faktura direkt, über einen Web-Link.
www.gilomenedv.ch
31.07.2009
Faktura Bedienungsanleitung
Version 1.0 für mindestens Microsoft Windows XP und Explorer 7.0
Technische Änderungen vorbehalten.
© Copyright 2009 by Gilomen EDV Beratung, CH 6330 Cham
Konzeption & Design: Gilomen EDV Beratung
Autor: Gilomen René
Diese Bedienungsanleitung darf ohne ausdrückliche Genehmigung der Gilomen EDV Beratung in
keiner Form ganz oder in Auszügen elektronisch, fotomechanisch oder mechanisch reproduziert
werden.
Sage 50 ist ein eingetragenes Warenzeichen der Sage Schweiz AG, Excel, Windows Explorer sind
Warenzeichen der Microsoft AG. Alle anderen Warenzeichen sind Eigentum des jeweiligen
Rechtsinhabers.
Um die in dieser Bedienungsanleitung beschriebene Software benutzen zu können, wird eine
lizenzierte Originalversion vom Betriebssystem Microsoft Windows benötigt.
Seite 2
Inhaltsverzeichnis
1 WILLKOMMEN ZU FAKTURA .............................................................................................................................. 4
1.1
1.2
1.3
1.4
So wird faktura in einen Geschäftsprozess integriert ................................................................................. 4
Voraussetzungen ....................................................................................................................................... 4
Konventionen............................................................................................................................................. 4
Kontakt ...................................................................................................................................................... 5
2 ERSTE SCHRITTE MIT FAKTURA ........................................................................................................................ 5
2.1
2.1.1
2.1.2
2.1.3
2.1.4
2.1.5
2.1.6
2.2
2.3
2.4
Faktura installieren .................................................................................................................................... 5
Systemanforderungen ........................................................................................................................ 5
Inbetriebnahme ................................................................................................................................... 5
Erste - Inbetriebnahme ....................................................................................................................... 6
Standard - Programmaufruf ................................................................................................................ 6
Zertifizierung ....................................................................................................................................... 7
Demo Version ..................................................................................................................................... 7
Faktura einrichten ...................................................................................................................................... 8
So bedienen Sie faktura .......................................................................................................................... 10
Die Menu von faktura............................................................................................................................... 10
3 TUTORIAL ........................................................................................................................................................ 11
3.1
Mit faktura arbeiten .................................................................................................................................. 11
3.1.1
Lektion 1 - Defaults setzen ............................................................................................................... 11
3.1.2
Lektion 2 - Daten einlesen ................................................................................................................ 11
3.1.3
Lektion 3 - Daten bearbeiten ............................................................................................................ 12
3.1.4
Lektion 4 - Rechnungen erstellen und direkt drucken ....................................................................... 12
3.1.5
Lektion 5 - Rechnungen drucken ...................................................................................................... 13
3.1.6
Lektion 6 - Rechnungen verbuchen .................................................................................................. 14
3.1.7
Lektion 7 - Kontrollen ........................................................................................................................ 15
4 REFERENZ ........................................................................................................................................................ 16
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
Verrechnungspositionen .......................................................................................................................... 16
Mehrwertsteuer ........................................................................................................................................ 16
Dokumente .............................................................................................................................................. 17
Mandanten Logo ...................................................................................................................................... 17
Sprachen ................................................................................................................................................. 17
Einzahlungsschein ................................................................................................................................... 17
Defaults ................................................................................................................................................... 18
5 IMPORT – SCHNITTSTELLE (DATEI EINLESEN) ................................................................................................ 19
5.1
Headeraufbau .......................................................................................................................................... 19
5.1.1
Ohne Header Informationen ............................................................................................................. 19
5.1.2
Mit Header Information ..................................................................................................................... 19
5.1.3
Excel Easy Import ............................................................................................................................. 19
5.1.4
Muster einer Excel Datei im .csv - Format ........................................................................................ 19
5.2
Feldbeschreibung der Import - Datei ....................................................................................................... 20
5.2.1
Steuerzeile ........................................................................................................................................ 20
5.2.2
Detailzeile ......................................................................................................................................... 21
5.3
Muster Import Dateien ............................................................................................................................. 21
5.3.1
Varianten zur Mehrwertsteuer........................................................................................................... 21
5.3.2
Muster von Import Dateien mit einer fixen Reihenfolge .................................................................... 22
6 ANHANG........................................................................................................................................................... 23
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
Systemdateien ......................................................................................................................................... 23
Verzeichnisse .......................................................................................................................................... 23
Symbole................................................................................................................................................... 24
Funktionsübersicht .................................................................................................................................. 25
Muster - Dokument .................................................................................................................................. 26
Seite 3
1 Willkommen zu faktura
Herzlichen Glückwunsch zur Benützung von faktura. Mit diesem einzigartigen Hilfsmittel haben Sie das Recht für
die Benützung eines Produktes erworben, das Sie beim Erstellen und Buchen von Rechnungen bei Ihrer täglichen
Arbeit optimal unterstützt. Der Einsatz neuster Technologie, unserer langjährige Erfahrung und unsere
Begeisterung für das Produkt haben faktura zu einem einzigartigen Werkzeug werden lassen. faktura eignet sich
besonders als Ergänzug mit anderen Programmen. Gleichgültig, ob Sie faktura allein oder in einer kaufmännischen
Gesamtlösung einsetzten – in kürzester Zeit werden Sie die Leichtigkeit und den Nutzen mit der Sie nun Ihre
Rechnungen erstellen und buchen, nicht mehr missen wollen.
1.1
So wird faktura in einen Geschäftsprozess integriert
1.2
Voraussetzungen
Faktura lässt sich weitgehend intuitiv erkunden und bis zu einem bestimmten Grad auch spielerisch erlernen. Um
faktura mit Hilfe dieses Handbuches benützen zu können, bedarf es Kenntnisse mit dem Umgang vom Windows –
Betriebsystem, Explorer, Excel und die angehängten Drittprodukte. Wir setzen ausserdem voraus, dass Sie für das
buchen der Rechnungen Ihr buchhalterisches Handwerk verstehen.
1.3
Konventionen
Dieses Handbuch ist so lesefreundlich wie möglich aufgebaut. Einige typographische Merkmale helfen Ihnen, die
Abläufe besser zu verstehen.
Tastenkürzel
DEL
CTRL + O
CTRL + S
F1
DEL
Seite 4
Lösche einen Datensatz
Import – Datei wählen
Datei speichern
On-Line Handbuch
Löschen
Vorgangsbeschreibungen
Auszuführende Knöpfe oder Befehle
Ablauf Reihenfolge
Wichtiger Hinweis
Verarbeitung erfolgreich abgeschlossen
Zu lösende Probleme
Programmbefehle sind in Fett und Kursiv formatiert.
1.4
Kontakt
Für Fragen zu dieser Dokumentation wenden Sie sich bitte an:
Gilomen EDV Beratung
Gewerbestrasse 5
6330 Cham
René Gilomen
041 740 50 10
[email protected]
2 Erste Schritte mit faktura
2.1
Faktura installieren
Faktura ist kein Produkt, das installiert werden muss. Die Benützung erfolgt nach erfolgter Zertifizierung über
einen Web – Link. Notwendige Mandantendaten und erzeugte Rechnungen im PDF-Format, werden in ein frei
definierbares Verzeichnis abgelegt.
2.1.1 Systemanforderungen
Betriebssystem:
Report Generator:
Internet:
ab Microsoft Windows XP / .Net 3.5
ab MS Report Viewer 9.x
ab MS Explorer
Drittprodukte:
Sage 50 (Sesam) ab Version 2008
Fairgate (Vereinslösung) Version ..
Microsoft Excel
2.1.2 Inbetriebnahme
Das Web-Tool faktura wird nicht auf einem lokalen System installiert. Die Benützung erfolgt über einen Aufruf im
Internet. Dabei wird das Programm in den Arbeitsspeicher des Rechners geladen und entfernt sich nach dem
Gebrauch selbst. Bei der Erstbenützung werden die Komponenten .Net und ein MS Report Viewer eingerichtet. Die
verwendete moderne .Net Technologie bietet eine automatische Aktualisierung der neusten Version bei jedem
Aufruf von faktura.
Seite 5
2.1.3 Erste - Inbetriebnahme
Geben Sie den folgenden String im MW Explorer ein.
http://www.gebtools.ch/gebfaktura
Beim ersten Aufruf prüft das Setup Ihr System auf notwendige
Komponenten.
Fehlende Komponenten werden über den RUN Knopf installiert. Folgen
Sie einfach den Anweisungen auf dem Bildschirm bis die Installation
erfolgreich abgeschlossen ist.
Wiederholen Sie diesen Vorgang bis die verlangten Komponenten .NET und Visual Studio Report Viewer 2008
korrekt installiert wurden. Diese Komponenten können auch manuell ab der Microsoft Home Page installiert
werden. Normalerweise beinhaltet das Betriebssystem XP und höher diese Komponenten.
Wählen Sie den RUN Knopf und beantworten die folgenden Fragen mit Ausführen.
Faktura wird nun gedownloadet und gestartet.
2.1.4 Standard - Programmaufruf
Geben Sie den folgenden String im MS Explorer ein. http://www.gebtools.ch/gebfaktura.geb.faktura.application
Führen Sie diesen Link bei Ihren Explorer Favoriten für die Wiederbenützung hinzu. Bei jedem Programmaufruf
wird faktura immer mit der aktuellsten Programmversion gestartet. Es existieren keine sogenannten, alten
Versionen.
Faktura verarbeitet keine Daten übers Internet.
Seite 6
2.1.5 Zertifizierung
Beim ersten Aufruf von faktura werden Sie nach dem Lizenzschlüssel gefragt. Geben Sie diesen ein und drücken
auf den Button OK. Mit Abbrechen verwerfen Sie die Registrierung. Nach korrekter Eingabe des Schlüssels kreuzen
Sie die Box unten links an und bestätigen die Lizenzvereinbarung gelesen zu haben, mit dem Button OK.
2.1.6 Demo Version
Die Demo Version von faktura ist auf die Verarbeiten von zwei Adressen uneingeschränkt einsetzbar und wird über
den Button Probe genutzt.
Seite 7
2.2
Faktura einrichten
Bevor Sie faktura das erste Mal benützen, müssen Sie zuerst Ihren Mandanten eröffnen und einrichten. Alle
Einstellungen werden bei einem Datenimport als Default verwendet soweit diese nicht in der Importdatei
vorhanden sind. .
Öffnen Sie das Menu und wählen Datei / Mandant / Neu
Tragen Sie den gewünschten Dateinamen ein und Speichern diesen in das von Ihnen vorgegebene Verzeichnis.
Wählen Sie den Befehl Einstellungen aus dem Menu Bearbeiten und bestätigen Sie mit OK.
Diesen Vorgang können Sie auch über das Symbol
ausführen.
Füllen Sie die Felder korrekt aus und wechseln zum Register Dokumente.
Bei Teilnehmer wird die Nummer der Bank eingetragen, bei PC Konto die Kontoinformation. Beide Angaben
erhalten Sie von ihrer Bank. Lassen Sie ihre ersten gedruckten Einzahlungsscheine von der Bank auf deren
Richtigkeit prüfen.
Erfassen Sie die Dokumenten Einstellungen wie folgt:
-
Tragen Sie über den Button Neu das gewünschte, einstellige Sprachenkennzeichen ein und bestätigen sie
mit OK.
Rechnungen
-
Erfassen Sie Ihren Kopftext, der jeder Rechnung vor den
Verrechnungspositionen vorangestellt wird.
Erfassen sie den Text für die Zahlungsbedingungen
Wählen Sie über den Button Suchen Ihr Logo für den
Rechnungskopf aus
Wahlen Sie über den Button Suchen Ihr eigenes Dokument aus oder
benützen einfach das vorgeschlagene Standarddokument.
Seitenränder (mm)
-
Wählen Sie den Button Reset und schon erhalten Sie Ihre Default
Rändereinstellung, die Sie nach Bedarf anpassen dürfen.
Druckoptionen
-
Wählen Sie Ihre Position der Adresse auf der Rechnung links oder
rechts aus. Keine Markierung bedeutet linke Position.
Seite 8
Verlassen Sie das Fenster und wechseln Sie über das Register ReWe zu den Einstellungen zum Rechnungswesen.
Diese Einstellungen werden nur benötigt, wenn Sie die erstellten Rechnungen in die bekannte Sage 50 Sesam)
Debitorenbuchhaltung übergeben wollen.
Sage Sesam
-
Wählen Sie über den Button Wählen Ihren Sage 50 Mandanten aus und bestätigen Sie mit öffnen.
Tragen Sie das Passwort ein. Leer heisst, kein Passwort eingerichtet.
Beleg Defaults
-
Tragen Sie Ihren gewünschten Nummerkreis für die Rechnung ein. Faktura teilt jeder Rechnung
automatisch eine aufsteigende Rechnungsnummer zu.
Tragen Sie für das erstellen der Rechnungen das gewünschte Rechnungsdatum ein.
Erfassen Sie das Debitoren – Sammelkonto für einen korrekten Buchungssatz ein.
Erfassen Sie Ihre gewünschte Währung für den Rechnungslauf aus
Erfassen Sie das Kürzel für die Zahlungsbedingung so wie im Sage 50
Nach Bedarf können Sie jedem Rechnungslauf eine Geschäftsfallnummer oder einen OP Code mitgeben
Verlassen Sie das Fenster und wechseln Sie über das Register MWST zu den Einstellungen der verschiedenen
Mehrwertsteuerschlüssel.
-
Tragen Sie in einer leeren Zeile einen kompatiblen MWST-Schlüssel zur Sage 50 mit entsprechendem
Prozentsatz ein und bestätigen Ihre Eingabe abschliessend über den Button OK.
Seite 9
2.3
So bedienen Sie faktura
Dieses Kapitel ist für diejenigen Anwender geschrieben, die systematisch an eine Aufgabe herangehen.
Wir empfehlen Ihnen die meisten Operationen über die Symbole von faktura auszuführen. Wir haben grossen Wert
darauf gelegt, dass die Symbole die wichtigsten Abläufe für gewohnte Anwender sehr schnell und einfach
auszuführen lässt.
2.4
Die Menu von faktura
Datei
-
Mandant Neu und Öffnen
Neu, leert den Adressenimport
Einlesen, liest die Import-Datei ein
Beenden, schliesst das faktura Programm
Bearbeiten
-
Entfernen, löscht markiert Zeilen
Verrechnungsposten, verzweigt zu den Verrechnungsposten
Einstellungen, verzweigt zu den Mandanteneinstellungen
Adressen
-
Einfügen, ermöglicht das manuelle Einfügen einer Adresse
Bearbeiten, ermöglicht das bearbeiten einer markierten Adresse
Sesam Import, verzweigt zum Personenkonten - Browser von der Sage 50 Debitorenbuchhaltung
Rechnungen
-
Positionen einfügen, fügt eine neue Verrechnungsposition zur Adresse ein.
Positionen bearbeiten, ermöglicht das bearbeiten einer Verrechnungsposition.
Ansicht, erstellt eine Vorschau einer einzelnen Rechnung.
Erstellen PDF, erstellt für alle Adressen eine Rechnung im PDF – Format.
Erstellen und Drucken, erstellt und druckt direkt Rechnungen aller erfassten Adressen und druckt diese
anschliessend automatisch aus.
Sesam verbuchen, verbucht den ganzen, aufbereiteten Rechnungslauf in die Sage 50
Debitorenbuchhaltung mit Protokoll.
?
-
Hilfe, verzweigt zum On-Line Handbuch von faktura
Info, erteilt Informationen zum faktura Release und Hersteller.
Seite 10
3 Tutorial
3.1
Mit faktura arbeiten
Wenn Sie mit faktura arbeiten, dann empfehlen wir Ihnen den Standard Ablauf einzuhalten. Beachten
Sie dabei, dass vor jedem Import die Defaults gesetzt werden müssen. Faktura ergänzt die Adressdaten
während dem Einlesen mit vordefinierten Defaults. Nach dem Einlesen können Sie die Daten individuell
oder gemeinsam überarbeiten. Lesen Sie nur Adressdaten ohne Verrechnungspositionen ein, dann
können Sie mit faktura diese problemlos ergänzen. Sind alle Daten korrekt, dann starten Sie den
Produktionslauf und generieren die gewünschten Rechnungen. Unter der Lasche Rechnungen können Sie
die Rechnungen markieren und ausdrucken. Prüfen Sie die Rechnungen n auf deren Korrektheit.
Anschliessen übergeben Sie die Rechnungen in die Sage 50 Debitorenbuchhaltung und kontrollieren Sie
die Übergabe auf Vollständigkeit. Fertig ist der Prozess!
3.1.1 Lektion 1 - Defaults setzen
Bevor Sie die Daten ins faktura einlesen, müssen Sie die Defaults unter Einstellungen Dokumente und ReWe
überprüfen.
3.1.2 Lektion 2 - Daten einlesen
Beim Einlesen der Dateien werden die Defaults berücksichtigt. Nicht vorhandene Feldeinträge werden
durch die vorerfassten Defaults ergänzt. Normalerweise werden Import Dateien aus Drittapplikationen
bei dessen Export auf deren Richtigkeit geprüft.
Seite 11
3.1.3 Lektion 3 - Daten bearbeiten
Wählen Sie die gewünschten Zeilen aus und bearbeiten Sie diese über den Doppelklick mit der Maustaste. Über das
Symbol, Verrechnungsposition bearbeiten können Sie nun elegant weitere Positionen allen oder einzelnen
Adressen zuweisen. Bitte beachten Sie dazu die mächtige Box gemeinsame Buchungspositionen. Damit können Sie
per Knopfdruck allen Adressen gleichzeitig weitere Position zuteilen. Gemeinsam zugeteilte Positionen können
dementsprechend auch allen wieder entfernt werden. Das einfügen einzelner Position für eine individuelle
Zuteilung erfolgt ohne Markierung der Box.
Beispiele:
Sie lesen aus einer vorbereiteten Adressenliste aus Excel eine reine Adressenliste ein und teilen deren individuelle
oder gemeinsame Verrechnungspositionen auf einen Schlag zu. Produzieren über Rechnungen erstellen und
Drucken die PDF’s und fertig ist der Prozess.
3.1.4 Lektion 4 - Rechnungen erstellen
und
direkt drucken
Wählen Sie das Symbol Rechnungen erstellen, die Lasche wechselt von Adressen in die neue Lasche
Resultat und bereitet die PDF’s einzeln auf. Optional können Sie die Rechnungen aufbereiten und
direkt drucken lassen, wählen Sie dazu das entsprechende Symbol.
Die Aufbereitung der Rechnungen werden im Register Resultat ausgewertet und im Register
Rechnungen abgelegt. Bei der Aufbereitung werden die Daten auf deren Vollständigkeit geprüft,
unvollständige Daten werden mit Defaults soweit wie möglich ergänzt. Unvollständige oder inkorrekte
Daten werden nicht übertragen und müssen nachbearbeitet und nochmals übertragen werden.
Im Register Resultat wird jede einzelne Rechnung protokolliert. Wählen Sie den Button Ausgabe für ein
Protokoll aller Resultate, das Sie unter dem Verzeichnis Protokoll für spätere Nachforschungen
ablegen können.
Während dem Produktionslauf erscheint für jede einzelne Rechnung eine optische Meldung über das
Resultat der Verarbeitung.
Seite 12
Beschreibung der Meldungen:
-
Grün , eine korrekte Aufbereitung, die Rechnung wurde fehlerfrei erstellt.
Gelb, eine Warnmeldung, etwas stimmt nicht, hat aber keine Einfluss auf die Korrektheit der Rechnung.
Rot, unvollständige Aufbereitung der Rechnung oder konnte das Format nicht lesen.
Wählen Sie die einzelne Position aus, in der gelben Box erscheinen die dazugehörigen Meldungen.
3.1.5 Lektion 5 - Rechnungen drucken
Im Register Rechnungen können Sie die erstellten Rechnungen ansehen und drucken.
Der Dateiname der Rechnung ist aus der Rechnungsnummer, dem Rechnungsdatum, der Adressennummer und dem
Namen zusammen gesetzt. Damit kann das gewünschte Dokument einfacher gesucht werden. Die Suche nach der
gewünschten Rechnung können Sie mit PgDn und PgUp oder mit den Zeilenpfeilen bedienen.
Die Button beim Rechnungen drucken sind wie folgt anzuwenden:
-
Anzeigen, wählen Sie ein Dokument aus und tippen
auf den Button Anzeigen, damit sich das PDF öffnet.
-
Drucken, wählen Sie das gewünschte Dokument aus
oder markieren Sie gleich mehrere mit SHIT ENTER aus
und drucken Sie diese über den Button Drucken.
-
Entfernen, wählen sie das gewünschte Dokument aus
oder markieren Sie gleich mehrere Dokumente mit
SHIT ENTER aus und löschen Sie diese über den Button
Entfernen.
Die gespeicherten Dokumente können Sie selbstverständlich über den Microsoft Explorer kopieren, löschen oder
verschieben. Machen Sie von den aufbereiteten Dokumenten eine Datensicherung.
Seite 13
3.1.6 Lektion 6 - Rechnungen verbuchen
Für das Verbuchen der unter dem Register Resultat aufbereiteten Rechnungen drücken Sie auf das Symbol
Rechnungen verbuchen. Optional können Sie diesen Befehl über das Menu Rechnung / Sesam verbuchen
ausführen. Die Aufbereitung wird wie beim erstellen der Rechnungen protokolliert. Drucken Sie über den Button
Ausgabe das Protokoll aus und speichern Sie dieses unter dem Verzeichnis Protokoll ab.
Verhalten bei fehlgeschlagenen Übertragungen
Fall rot
Unvollständig, übertragene Rechnungen erhalten eine rote Meldung. In der gelben Box werden
Ihnen weitere Details zum Fall mitgeteilt. Anhand dieser Information entscheiden Sie, wie Sie
diesen Fall beheben wollen.
o
o
Fall gelb
Löschen Sie den offenen Posten in der Debitorenbuchhaltung komplett und übertragen Sie diesen
nochmals.
Löschen Sie den offenen Posten in der Debitorenbuchhaltung komplett und erfassen Sie diesen in
der Buchhaltung manuell.
Bestehen bereits gleiche Personenkonten oder Rechnungen in der Debitorenbuchhaltung, dann
werden diese mit einer gelben Warnmeldung angezeigt. In der gelben Box werden Ihnen weitere
Details zum Fall mitgeteilt
o
o
o
Seite 14
Kontrollieren Sie den offenen Posten in der Debitorenbuchhaltung und korrigieren Sie diesen falls
notwendig.
Löschen Sie den offenen Posten in der Debitorenbuchhaltung komplett und übertragen Sie diesen
nochmals.
Löschen Sie den offenen Posten in der Debitorenbuchhaltung komplett und erfassen Sie diesen in
der Buchhaltung manuell.
3.1.7 Lektion 7 - Kontrollen
Wir empfehlen Ihnen, jeden Prozess im faktura zu überprüfen. Faktura erstellt entsprechende Protokolle.
Fall
Import
Beim Importieren von Adressendaten empfehlen wir Ihnen die Anzahl der Adressen zu überprüfen. Wählen Sie
Sonderfälle aus und kontrollieren Sie dessen Inhalt.
Fall
Rechnungen erstellen
Prüfen Sie nach dem erstellen jeder Aufbereitung das Protokoll auf deren Vollständigkeit.
Fall
Rechnungen übertragen
Merken Sie sich vor jeder Übertragung der Rechnungen den Saldo der offenen Rechnungen aus der Sage 50
Debitorenbuchhaltung. Nach der Übertragung
Addieren Sie den im faktura Protokoll am Schluss aufgeführte Gesamtbetrag der Übertragenen Rechnungen zum
Saldo dazu und prüfen Sie nach der Übertragung den neuen Saldo in der Buchhaltung.
Die Summe der Übertragung + der vorherige Saldo = Neuer Saldo in der Buchaltung.
Seite 15
4 Referenz
4.1
Verrechnungspositionen
Die Verrechnungsposten oder auch Artikel genannt, lassen Sie nach freiem Ermessen erfassen und bearbeiten. Die
Zuweisung der Verrechnungsposition erfolgt über ein Kürzel (Nr.). das im Importfile und im faktura identisch sein
muss. Für Fremdsprachen richten Sie sprachenabhängige Kürzel ein. Eine Verrechnungsposition beinhaltet die
Definition des Ertragskonto bei Verwendung des Datenexportes in die Sage 50 Debitorenbuchhaltung.
Verrechnungsposten bearbeiten
-
Neu, öffnet die leere Maske für das Erfassen einer Position.
Bearbeiten, öffnet die ausgewählte Position für die Bearbeitung.
Löschen, löscht die ausgewählte Position.
Schliessen, beendet das Fenster der Verrechnungsposition.
Wählen Sie eine Position aus und verzweigen Sie zum Rechnungspositionen bearbeiten
Rechnungsposten bearbeiten
-
Nr., frei definierbares Kürzel zwecks eindeutiger Identifizierung der Verrechnungsposition.
Preis, Angaben über den Preis für die Verrechnungspositionen.
Einheit, beschreibt die Einheit zur Verrechnungsposition.
MWST, zuweisen eines vorerfassten MWST Schlüssel. Leer definiert ohne MWST.
Konto, erfassen eines Ertragskontos nach Sage 50 Konto Bezeichnung.
Text, frei definierbarer Text für die Position. Umbruch über CTRL/Enter.
-
{x} Makro noch nicht in Betrieb
-
Button OK, schliesst das Fenster
Button Abbrechen, ignoriert die vorgenommen
Eingaben
4.2
Mehrwertsteuer
Faktura kann verschiedene Mehrwertsteuer Fälle
verarbeiten. Die einzelnen Fälle beziehen sich immer auf
ganzes Dokument.
Seite 16
ein
Es sind dies die folgenden:
-
4.3
Rechnungen mit Mehrwertsteuer nach Netto Prinzip (exkl.)
Rechnungen mit Mehrwertsteuer nach Brutto Prinzip (inkl.)
Rechnungen ohne Mehrwertsteuer (ohne)
Rechnungen mit Mehrwertsteuer für’s Ausland (Exp0)
Dokumente
Die Dokumente (Rechnungsformulare) können mehrsprachig sein. Im Standard von faktura sind die Formulare
deutsch, französich und italienisch enthalten. Die Erkennung der sprachenabhängigen Dokumente erfolgt über den
letzten Buchstaben des Filenamens. Alle Formulare sind mit dem organgen Einzahlungsschein für das automatische
abbuchen in der Sage 50 Debitorenbuchhaltung ausgerüstet.
Verlangen Sie bei Ihrem Vertriebspartner weitere Formulartypen nach Aufwand und Vorlage.
4.4
Mandanten Logo
Das Mandantenlogo können Sie selber zusammen stellen.
Am besten stellen Sie sich das Logo in einer Wordvorlage zusammen und
machen daraus ein .JPG Format. Dieses File legen im Mandanten
Verzeichnis von faktura ab und verweisen über die Einstellungen /
Dokumente / Vorlagen / Button Suchen zu Ihrem Logo. Allfällige Ränder
Einstellungen nehmen Sie über den Button Ränder vor.
4.5
Sprachen
Faktura ist Mehrsprachen fähig. Jede Sprache wird in einem separaten
Dokument übersetzt. Der letzte Buchstabe des Dokumentennamens
entspricht dem Kürzel der Sprache. Die Verrechnungspositionen müssen Sie
dementsprechend in den gewünschten Sprachen anlegen. Die Defaults; wie
Zahlungsbedingungen oder der Text des Rechnungskopfes erfassen Sie unter
Dokumente beim entsprechenden Sprachenkürzel.
4.6
Einzahlungsschein
Der orange Einzahlungsschein für Banken ist vordefiniert und muss genau nach den vorgegebenen Auflagen erstellt
werden. Bitte vergewissern Sie sich bei Ihrer Bank über die Korrektheit des Scheines, bevor Sie diesen Ihren
Kunden zustellen. Allfällige Missstände verursachen oft unnötige Nacharbeiten. Die ESR – Codezeile beinhaltet den
Rechnungsbetrag und die Rechnungsnummer sowie die Bankenangaben.
Seite 17
Die Position der ESR Zeile ist von unten 17 mm und von rechts 7 mm einzustellen. Etwaige Abweichungen
können Sie in der Mandantenseinstellung und Dokumente / Ränder vornehmen.
Angaben zum orangen Einzahlungsschein (ESR)
ESR Allgemein, aus Mandanteneinstellung
Bankname und Ort
Kundenname, Strasse und Ort
Referenzzeile aus Dokument und Mandanten einstellungen-.
Rechnungsbetrag
Kontoinformation
Teilnehmernummer der Bank
4.7
Defaults
Faktura ergänzt fehlende Feldwerte beim Import durch vordefinierte Defaults unter Mandanten Einstellungen:
Rechnungswesen
Rechnungsdatum
AdressenNr
Rechnungsnummer
Fremdwährung
Zahlungsbedingungen
Sammelkonto Debitoren
GFNr
OPCode
Land
20.06.2009
ab 1000
ab 20090000
CHF
30T
0
wählbar pro Aufbereitung
nicht wählbar
wählbar
wählbar (Vorgabe Sage 50)
wählbar (Vorgabe Sage 50)
wählbar (Vorgabe Sage 50)
wählbar
0
CH
wählbar
wählbar
1
0
keine
3700
wählbar
wählbar
wählbar
(Vorgabe Sage 50)
wählbar (Vorgabe Sage 50)
1100
Verkaufspositionen
Menge
Betrag
Mehrwertsteuer
Ertragskonto
Seite 18
5 Import – Schnittstelle (Datei einlesen)
Die Stärke von faktura ist die äusserst flexible Import Schnittstelle für die Aufbereitung von Rechnungen. Sie
eignet sich für sämtliche Buchungsfälle der Sage 50 Debitorenbuchhaltung. Damit lassen sich auf einfachste Art
vordefinierte Daten aus Drittprogrammen und Excel per Knopfdruck importieren und zu Rechnungen aufbereiten.
Der Aufbau einer Importdatei beinhaltet Steuerzeilen mit oder ohne Detailzeilen, getrennt mit einem CTLF.
Innerhalb der Zeilen sind sämtliche Felder mit Komma (,) oder Strichpunkt (;) getrennt, nach den Regeln einer
typischen .csv oder txt Datei. Der Dateiname ist nicht vorgeschrieben. Es können für Sammelbuchungen mehrere
Verrechnungspositionen (Detailzeilen) einer Adresse zugeteilt werden. Die Summer der Beträge aller Detailzeilen
ergeben die Rechnungsbeträge.
5.1
Headeraufbau
Der Spaltenaufbau einer Import-Datei kann in einer fixen Reihenfolge oder mit Header- Informationen aufgebaut
werden.
5.1.1 Ohne Header Informationen
Werden keine Header Informationen mitgeliefert, dann muss die Reihenfolge genau der nachfolgenden Tabelle
aufgebaut werden. Die Steuerzeile beginnt dabei immer mit einer Null (0), die Detailzeilen immer mit einer Eins
(1).
5.1.2 Mit Header Information
Werden Header Informationen mitgegeben, dann müssen diese genau mit der Feldbeschreibung der nachgenannten
Tabelle übereinstimmen. Die Reihenfolge ist dabei nicht relevant, ausser bei den Detailzeilen ist die Reihenfolge
fix.
5.1.3 Excel Easy Import
Für einfachste Fälle reicht es, am Ende der Steuerzeile Verrechnungsposition anzugeben. Diese Option ist
besonders für die Aufbereitung von Adressdaten aus einer Excelvorlage geeignet. Das Anhängen einer Detailzeile
entfällt dabei gänzlich, beschränkt aber die Rechnungsstellung auf maximal drei Verrechnungspositionen. Die
Beträge werden in jedem Fall als Brutto Beträge behandelt und können wahlweise im faktura mit oder ohne MWST
berechnet werden.
5.1.4 Muster einer Excel Datei im .csv - Format
Der Header bewirkt die dynamische Zuteilung der Felder von der Excel - Datei zum faktura. Einige, fehlende
Einträge werden durch vorhandene Defaults vom faktura automatisch ergänzt. Die grün markierten Kolonen sind
Pflichtfelder. Der VP1 definiert die gewünschte Verrechnungsposition. Die Verrechnungspositionen müssen im
faktura vorhanden sein oder können nach dem Datenimport einfach zugeteilt werden.
Die erfassten Excel Daten müssen beim Speichern unter in ein
CSV Format gespeichert werden.
Seite 19
5.2
Feldbeschreibung der Import - Datei
5.2.1
Steuerzeile
Die Steuerzeile enthält sämtliche Adressendaten, PK & OP Informationen. Sie kommt immer vor den dazugehörigen
Detailzeilen. Der Zeilentyp ist bei der Variante ohne Header Information zwingend anzugeben, die gelben Felder
werden je nach Bedarf benützen und die blauen Felder sind für Spezialfälle vorgesehen.
Feld
Name
Typ
1.
2.
Zeilentyp
ReNr
num
Char 13
3.
AdressenN
r
Num
4.
Konto
Char 13
5.
6.
Whr
ReDatum
Char 3
Date
7.
Zab
Char 5
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
SortID
Anrede
Name
Zusatz1
Zusatz2
Strasse
PLZ
Ort
Land
Telefon
Natel
Sprache
Char 11
Char 9
Char 31
Char
Char
Char
Char
Char
Char
Char
Char
Char
20.
21.
22.
OPCode
GFNr
Postfach
Char
Char
Char
23.
24.
25.
26.
27.
28.
VP1
Mge1
VP2
Mge2
VP3
Mge3
Num,2
Num,2
Num,2
Num,2
Num,2
Num,2
Seite 20
Option
al
Beschreibung
Steuerzeile Debitoren immer “0“
Rechnungs-Nummer, resp. OP-Nr
Wenn leer, dann erstellt gebfaktura ab dem Default (einstellbar)
eine Nummer.
Die eindeutige Adressennummer
Wenn leer, dann erstellt gebfaktura ab dem Default (einstellbar)
eine Nummer.
Debitoren Sammelkonto (bei CHF, 1100)
Wenn leer, dann erstellt gebfaktura anhand des Defaults das
Sammelkonto aus geb.faktura.
Währung der Rechnung
Das Rechnungsdatum z.Bsp. 01.02.2006
Wenn leer, dann wird das Tagesdatum verwendet.
Kürzel der Zahlungsbedingung von Sesam
Wenn leer, dann erstellt gebfaktura anhand des Defaults die
Standard Zahlungsbedingung. Bestehende PK’s im Rewe werden mit
diesem Wert überschrieben.
Adressen Kurzname (Matchcode)
Anrede zur Adresse
Firmenname oder Name oder Vorname Name
Zusatzfeld1 zur Adresse für freie Benützung
Zusatzfeld2 zur Adresse für freie Benützung
Strasse
Postleitzahl
Ortsbezeichnung
Landeskürzel (zweistellig) Default CH
Telefonnummer
Natelnummer
Sprachcode für Adresse (D/F/I/E) Default D
Faktura kann sprachabhängige Formulare erstellen
Der Sprachcode steuert das Formular und die
Verrechnungspositionen.
Zusatzfeld auf Rechnungsbeleg für Spezialfälle
Zusatzfeld auf Rechnungsbeleg für Spezialfälle
Angaben über das Postfach
Wenn ein Wert im Postfach vorhanden ist, dann wird die Zeile
Postfach in jedem Fall als zweitletzte Zeile vor der PLZ / Ort Zeile
aufgeführt.
Verrechnungsposition 1
Mengenangaben für Einzelpreisberechnung
Verrechnungsposition 2
Mengenangaben für Einzelpreisberechnung
Verrechnungsposition 3
Mengenangaben für Einzelpreisberechnung
5.2.2 Detailzeile
Die Detailzeile enthält sämtliche Angaben für die Verrechnungspositionen. Es können mehrere Detailzeilen
angegeben werden. Die Detailzeile folgt immer einer Steuerzeile pro Adresse. Die Reihenfolge ist immer fix nach
der folgenden Tabelle aufgebaut. Die rot markierten Felder sind immer anzugeben, die gelben Felder werden je
nach Bedarf mitgeliefert, die blauen Felder sind Zusatzfelder und werden für Spezialfälle verwendet.
Feld
1.
2.
Name
Zeilentyp
VP
Typ
Num
Char
3.
Text
Char
4.
Menge
Num,2
5.
Betrag
Num,2
6.
BetragFW
Num,2
7.
MWSTID
Char 5
8.
BetragMWST
Num,2
9.
BetragBrutto
Num,2
10.
11.
Einheit
Konto
Char
Char
12.
KST
Char 13
13.
Code
Char 9
5.3
Optional
Beschreibung
Immer “1“
Eindeutige Verrechnungsposition
Ist diese Position leer, dann wird automatisch die erste Position
vom geb.faktura.file eingesetzt, ausser die folgenden Felder
sind ausgefüllt.
Der Rechnungstext
Wenn der Text leer ist, wird der Text aus geb.faktura.file
eingesetzt
\n Zeilenumbruch für zweite Zeile
Mengenangaben
Nur wenn nötig.
Der Netto-Betrag in Leitwährung, nur Netto wenn MWST Betrag
angegeben wird, sonst Bruttobetrag.
Bei Gutschriften einen Minusbetrag angeben.
Wenn kein Betrag eingesetzt wird, dann wir der Betrag aus der
Verrechnungsposition von faktura übernommen.Der Betrag wird
aus der Menge mal Betrag ermittelt.
Der Betrag in Fremdwährung
Wenn kein Betrag eingesetzt wird, dann wir der FW Betrag aus
geb.faktura.file übernommen.
Das Sesam MWST-Kürzel
Wenn leer, und auch leer im geb.faktura, dann wird keine
MWST-Buchung erstellt.
Der Mehrwertsteuerbetrag
Wird kein MWST Betrag mitgeliefert, dann wird er durch faktura
anhand der MWST- ID errechnet.
Brutto Leitwährungsbetrag
Inklusive allfällige Mehrwertsteuer. Regel: Wird der Betrag
angegeben, dann wird der BruttoBetrag nicht berücksichtigt.
Die Einheit zur Mengenangaben
Das Ertragskonto
Wenn kein Ertragskonto vorhanden ist, dann ermittelt faktura
das Konto aus den Stammdaten der Verrechnungsposition.
Das Kostenstellenkürzel von Sesam
Wenn keine Kostenstelle angegeben ist, dann wird die
Kostenstelle aus den Stammdaten von faktura ermittelt, falls
vorhanden.
Frei definierbarer Wert, entspricht Codefeld in
Detailbuchung von Sesam.
Muster Import Dateien
5.3.1 Varianten zur Mehrwertsteuer
Verrechnungsposition ohne MWST
Der Betrag der Verrechnungsposition wird in das Feld Betrag geschrieben.
Beispiel CHF
1,U15,Text,1,50.00
1,U15,Text,1,50.00
Seite 21
Rechnungsbetrag = 100.00 CHF
MWST = 0.00 Netto 100.00
Verrechnungsposition mit MWST und MWST Beträge
Der Positionsbetrag wird in das Feld Betrag Netto geschrieben und der MWST Betrag beim Feld MWSTBetrag. Die
Angabe der Sage 50 MWST Schlüssel sind zwingend.
Beispiel CHF
1,U15,Text,1,50.00,,USt76,3.80
1,U15,Text,1,50.00,,USt76,3.80
Rechnungsbetrag = 107.60 CHF
MWST = 7.60 Netto 100.00
Verrechnungsposition mit MWST aber ohne MWST Beträge
Der Positionsbetrag wird in das Feld Betrag Brutto geschrieben und der MWST Betrag bleibt leer. Faktura ermittelt
die MWST Beträge selber aus dem Brutto Betrag und dem Steuerschlüssel. Die Angabe der Sage 50 MWST Schlüssel
sind zwingend.
Beispiel CHF
1,U15,Text,1,53.80,,USt76
1,U15,Text,1,53.80,,USt76
Rechnungsbetrag = 107.60 CHF
MWST = 7.60 Netto 100.00
Verrechnungsposition in Fremdwährung - mit MWST-Schlüssel Export
Der Positionsbetrag wird in das Feld Betrag in der Leitwährung Brutto geschrieben. Die Angabe der Sage 50 MWST
Schlüssel (Exp0 oder Di0) sind zwingend. Der Fremdwährungsbetrag Brutto wird immer ins Feld BetragFW
geschrieben.
Beispiel EUR
1,U15,Text,1,50.00,75.00,Exp0
1,U15,Text,1,50.00,75.00,Exp0
Rechnungsbetrag = 150.00 EUR
5.3.2 Muster von Import Dateien mit einer fixen Reihenfolge
Die abgebildeten Beispiele basieren auf einem KMU Kontenrahmen
Fall 1
(einfachste Variante, maximal drei Verrechnungspositionen in der Steuerzeile)
0,2009000,9999,1110,,18.04.2009,30T,,Form1,Herr,Former1 GmbH,Zusatz1,Zusatz2,Schlosstrasse
10B,4147,Aesch,CH,041 740 50 10,079 331 52 49,D,,,1,01D,3,02D
Fall 2
(Standard Variante mit zwei Verrechnungspositionen in der Detailzeile ohne Detailangaben)
0,2009001,9998,1110,,22.04.2009,30T,,Meier,Firma,Meier & Brommer AG,Zusatz1,Zusatz2,Gewerbestrasse
6a,3000,Bern,CH,031 780 50 10,079 331 52 49,D
1,01F
1,02F
Fall 3
(Erweiterte Variante mit zwei Verrechnungspositionen in der Detailzeile mit weiteren Angaben)
0,2009002,9997,1110,,13.04.2009,10T,,Gilomen,,Gilomen EDV GmbH, Postfach 2345,Gewerbestrasse
5,6300,Zug,CH,041 740 50 10,079 622 52 49,D,,777
1,01D,Jahresgebühren 2009,2,500,,USt76,,,3400,KST11
1,02D,Kopien Jan – März 2009,177,0.25,,USt76,,,3420,KST12
Fall 4
(Erweiterte Variante mit zwei Verrechnungspositionen in Fremdwährung EURO Konto 1120)
0,2009002,9997,1120,EUR,13.04.2009,10T,,Gilomen,,Gilomen EDV GmbH, Postfach 2345,Gewerbestrasse
5,6300,Zug,CH,041 740 50 10,079 622 52 49,D,,777
1,01D,Jahresgebühren 2009,2,500,,USt76,,,3400,KST11
1,02D,Kopien Jan – März 2009,177,0.25,,USt76,,,3420,KST12
Seite 22
6 Anhang
6.1
Systemdateien
Faktura benötigt eine Mandantendatei für die Ablage der Einstellungen und Verrechnungspositionen. Zusätzlich
werden die Standard Dokumente mitgeliefert. Das Mandantenlogo können Sie selber entwerfen und in den dafür
vorgesehnen Pfad ablegen. Die Verbindung zum Logo richten Sie in der Mandanteneinstellung unter Dokumente
ein.
Die Mandantendatei Verein.faktura
6.2
Verzeichnisse
Für den Einsatz von faktura empfehlen wir Ihnen die folgende Verzeichnisstruktur anzulegen:
Erläuterung:
-
Faktura, Hauptverzeichnis.
Formulare, eigene Dokumentenvorlagen.
Import, Ablageort der zu importierenden Dateien.
Protokoll, Ablageort für Protokolle der Aufbereitung und vom Verbuchen.
Rechnungen, Ablageort für die erzeugten PDF Rechnungen
ReWe.verein, Verzeichnis für Sage 50 Mandant
Seite 23
6.3
Symbole
Dateien
Datei leeren
Datei einlesen
Datei speichern
Verarbeitung
Adresse bearbeiten / erfassen
Verrechnungspositionen bearbeiten
Selektierter Datensatz entfernen
Rechnungen ansehen
Rechnungen erstellen
Rechnungen erstellen und direkt drucken
Rechnungen in Sage 50 (Sesam) verbuchen
Einstellungen
Verrechnungspositionen bearbeiten / erfassen
Einstellungen
Info
Seite 24
6.4
Funktionsübersicht
Adressen
Adressen Sage 50 (Sesam)
Adressen Fairgate
Adressen Excel
Erfassen
Einlesen
Einlesen
Einlesen
Bearbeiten
Bearbeiten
Bearbeiten
Bearbeiten
Löschen
Löschen
Löschen
Löschen
Rechnungen
Einzahlungsschein
Mehrsprachig
Logo für Rechnungskopf
Fremdwährung
Erstellen
Orange
Löschen
Mit Betrag
A4
Verrechnungspositionen
Kürzel Verrechnungsposition
Preis
Einheit
Mehrwertsteuer
Konto
Text
Einlesen
Erfassen
Inklusive
Exklusive
Einstellungen
Mandantenangaben
Bankengaben
Mehrwertsteuernummer
Dokumente
Rechnungswesen
Defaults
Import
Format
Trennung
Seite 25
Mit Verrechnungspositionen
Im csv.Format
x-beliebig
Frei definierbar
Bearbeiten
Löschen
Umbruch /n
Erfassen
Bearbeiten
Oranger ESR
Sprache
Pfad
RE Nr.
.csv
, oder ;
Kopftext
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Datum
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Sammelkonto
GF-Nr , Code, ZLB, Währung
Headerbeschreibung
6.5
Muster - Dokument
Seite 26
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