Bedienungsanleitung Web2Crm

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Thomas Schiffler
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Letzte Änderung: 31. Dezember 2005
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1. Inhaltsverzeichnis
1. Inhaltsverzeichnis................................................................................................................... 2
2. Grundlagen ............................................................................................................................. 4
2.1. Warum eine Web-Basierte Lösung ................................................................................. 4
2.2. Informationen zur Sicherheit........................................................................................... 4
2.3. Mehrsprachigkeit............................................................................................................. 5
2.4. Umgebungsanforderungen .............................................................................................. 5
2.5. Browserempfehlung ........................................................................................................ 5
3. Web2Crm im Überblick ......................................................................................................... 6
3.1. Der Einstieg..................................................................................................................... 6
3.2. Das Menü ........................................................................................................................ 6
3.2.1. Menüpunkt: Home.................................................................................................... 6
3.2.2. Menüpunkt: Logout.................................................................................................. 7
3.3. Mitarbeiter-Menü ............................................................................................................ 7
3.3.1. Menüpunkt: Wiedervorlage...................................................................................... 7
3.3.2. Menüpunkt: Kontakte............................................................................................... 8
3.3.2.1. Neuen Kontakt anlegen ..................................................................................... 9
3.3.2.2. Kontakt bearbeiten .......................................................................................... 10
3.3.2.3. Firmendaten anzeigen ..................................................................................... 11
3.3.2.4. Bankverbindungen verwalten.......................................................................... 11
3.3.2.5. Ansprechpartner anzeigen ............................................................................... 12
3.3.2.6. Benutzerzugang für Ansprechpartner anlegen / bearbeiten / löschen ............. 13
3.3.2.7. Notizen anzeigen ............................................................................................. 15
3.3.2.8. Neue Notizen anlegen ..................................................................................... 15
3.3.2.9. Notiz anzeigen................................................................................................. 16
3.3.3. Menüpunkt: Korrespondenz................................................................................... 16
3.3.3.1. Liste der Briefe anzeigen................................................................................. 17
3.3.3.2. Brief anlegen ................................................................................................... 18
3.3.3.3. Brief als PDF anzeigen / Brief bearbeiten....................................................... 19
3.3.3.4. Liste der Angebote anzeigen ........................................................................... 20
3.3.3.5. Angebot anlegen.............................................................................................. 21
3.3.3.6. Angebot als PDF anzeigen / Angebot bearbeiten............................................ 22
3.3.3.7. Liste der Bestellungen anzeigen...................................................................... 22
3.3.3.8. Bestellungen anlegen / bearbeiten................................................................... 23
3.3.3.9. Bestellungen aus Shopsystem importieren...................................................... 23
3.3.3.10. Liste der Rechnungen anzeigen..................................................................... 24
3.3.3.11. Rechnung anlegen / bearbeiten ..................................................................... 24
3.3.3.12. Rechnung als PDF anzeigen.......................................................................... 24
3.3.3.13. Rechnung per Mail versenden....................................................................... 24
3.3.3.14. Rechnung in Lastschriftexport (DTA-Datei) aufnehmen.............................. 24
3.3.4. Menüpunkt: Firmendaten ....................................................................................... 25
3.3.4.1. Rechnungsbuch ............................................................................................... 25
3.3.4.2. Liste offener Posten......................................................................................... 26
3.3.4.3. Neue Bestellungen importieren ....................................................................... 26
3.3.4.4. DTA-Dateien - Funktion ................................................................................. 26
3.3.4.5. DTA-Dateien erstellen .................................................................................... 27
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3.3.5. Menüpunkt: Einstellungen ..................................................................................... 28
3.3.5.1. Kommunikationswege..................................................................................... 28
3.3.5.2. Ansprachen...................................................................................................... 29
3.3.5.3. Länder.............................................................................................................. 30
3.3.5.4. Kontaktarten .................................................................................................... 30
3.3.5.5. Orderstatus ...................................................................................................... 30
3.3.5.6. Shopkonfiguration........................................................................................... 31
3.3.5.7. Vorlagen .......................................................................................................... 32
3.3.5.8. Mailvorlagen ................................................................................................... 33
3.3.5.9. eigene Bankverbindung................................................................................... 35
3.4. Kunden-Menü................................................................................................................ 35
3.4.1. Menüpunkt: Briefe ................................................................................................. 35
3.4.2. Menüpunkt: Angebote............................................................................................ 37
3.4.3. Menüpunkt: Bestellungen ...................................................................................... 38
3.4.4. Menüpunkt: Rechnungen ....................................................................................... 39
4. PDF-Dokumente - Beispiele ................................................................................................ 41
4.1. Brief............................................................................................................................... 41
4.2. Angebot ......................................................................................................................... 42
4.3. Rechnung....................................................................................................................... 43
5. Abbildungsverzeichnis ......................................................................................................... 44
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2. Grundlagen
Web2Crm ist eine Web-Basierte Software zur Verwaltung Ihrer Kundenkontakte. Dies
bedeutet, dass sämtliche Tätigkeiten über einen Browser durchgeführt werden. Somit ist
gewährleistet, dass je nach Art der Installation (auf einem öffentlichen oder einem privaten
Server) beliebig viele Leute parallel zugreifen und somit arbeiten können.
2.1. Warum eine Web-Basierte Lösung
Im heutigen Zeitalter muss man flexibel sein und schnell auf Kundenanfragen und Wünsche
reagieren können. Weiterhin stellt sich bei vielen Softwarelösungen das Problem, dass es
schlicht unmöglich ist, mit mehreren Mitarbeitern parallel und wohlmöglich noch von
unterschiedlichen Standorten aus am gleichen Datenbestand zu arbeiten.
Durch eine Web-Basierte Lösung gehören diese Probleme der Vergangenheit an. Sie haben
von jedem Punkt der Welt Zugriff auf Ihre Kundendaten, können einsehen wie viele neue
Bestellungen eingegangen sind, Notizen zu Kunden stehen Ihnen ebenso bereit wie versandte
Briefe oder gestellte Rechnungen.
Um ein Beispiel aus dem täglichen Geschäftsalltag zu nennen:
„Während Sie im Zug sitzen legt Ihre Kollegin einen neuen Kunden an und hinterlegt für
diesen eine Anfrage welche Sie auf Wiedervorlage legt. Sie steigen aus dem Zug, loggen sich
in das CRM-System ein und schon wissen Sie über diesen Vorfall bescheid.“
Ein weiterer Vorteil ist, dass Kunden, sofern dies von Ihnen gewünscht ist, einen eigenen
Zugang zum System erhalten können. Somit kann jeder Kunde nach dem Login alles das
sehen, was Sie im zeigen möchten. Kein Kunde ruft mehr bei Ihnen an und fragt, ob er eine
erneute Kopie der letzten Rechnung erhalten kann, er kann sich diese online selbst ausdrucken
und das schon direkt, nachdem diese bei Ihnen erfasst wurde.
Es gibt eine Vielzahl von weiteren Vorteilen die eine Web-Basierte Lösung bietet, sicherlich
fallen Ihnen selbst direkt noch weitere ein. Genau aus diesem Grund ist bei uns die
Entscheidung zu einer solchen Lösung gefallen.
2.2. Informationen zur Sicherheit
Zur Umsetzung des Web2Crm-Systems wurde auf die Programmiersprache Java und die
entsprechende Technologie J2EE gesetzt. Die hier eingesetzte Technik (insbesondere mit
Blickpunkt auf Sicherheit) ist somit die gleiche, wie diese beispielsweise bei
Internetanwendungen von Banken (z.B. im Bereich Onlinebanking) eingesetzt wird.
Die komplette Benutzerverwaltung (inkl. Verwaltung der Rechte) wird somit auf einer extrem
sicheren Basis umgesetzt und bietet Ihnen somit die Sicherheit, dass Ihre Daten für unbefugte
Zugriffe gesichert sind.
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2.3. Mehrsprachigkeit
Das komplette CRM-System wurde so umgesetzt, dass es jederzeit ohne Probleme und
großen Aufwand in andere Sprachen übersetzt werden kann. Alle Texte, welche an der
Oberfläche erscheinen, wurden in ein Sprachfile ausgelagert. Sollten Sie nun eine Version in
einer anderen Sprache als Deutsch benötigen, so kontaktieren Sie mich bitte und wir werden
einen gemeinsamen Weg finden auch diese Anforderung zu erfüllen.
2.4. Umgebungsanforderungen
Um das Web2Crm-System einsetzen zu können sind einige Dinge notwendig welche hier
kurz beschrieben werden sollen. Dies dient nur dazu, damit Sie einen kurzen Überblick
erhalten, keinesfalls finden Sie hier eine Installationsanleitung, da diese in der Regel durch
mich persönlich vorgenommen wird.
Die grundlegenden (empfohlenen) Systemanforderungen im Überblick:
•
•
•
•
•
•
CPU mit 1,2 GHz
256 MB RAM (1 GB empfohlen)
ca. 30 MB Festplattenspeicher
MySql-Datenbank
MySql JDBC/ODBC-Treiber
Servlet-Engine (Empfehlung: Apache Tomcat 5.5)
2.5. Browserempfehlung
Aus sicherheitstechnischen Gründen wurde das Web2Crm-System für den Browser Firefox
(www.Firefox.de) umgesetzt. Wir empfehlen Ihnen aus diesem Grund die Nutzung des
selbigen, sollten Sie noch heute Nutzer von beispielsweise dem üblichen Internet Explorer
sein, so werden Sie diesen mit Sicherheit nach einem kurzen Test des Browsers Firefox direkt
aus Ihrem Kopf streichen.
Natürlich funktioniert das Web2Crm-System auch in allen anderen üblichen Browsern. Es
wurde fast vollständig auf Java-Scripts verzichtet, so dass unterschiedliche Browserversionen
kein Problem für den Einsatz der Software sind.
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3. Web2Crm im Überblick
In diesem Bereich möchten wir Ihnen einen kurzen Überblick über die Anwendung und die
damit verbundenen Menüpunkte geben.
3.1. Der Einstieg
Wie in jeder Software fängt alles mit dem Login an. Sobald Sie die URL Ihres Web2CrmSystems geöffnet haben, sehen Sie den folgenden Bildschirm. Durch Eingabe Ihres
Benutzernamens und Ihres Passwortes und den nachfolgenden Klick auf den Button „Login“
werden Ihre Benutzerdaten geprüft und Sie erhalten Zugriff auf das System.
Abbildung 1: Login-Screen
3.2. Das Menü
Das Menü baut sich dynamisch je nach vorhanden Benutzerrechten auf. Somit sieht jeder
Benutzer nur die Menüpunkte, auf welcher dieser Zugriff hat. Sollte sich ein Kunde in das
System einloggen, erhält dieser natürlich nur das auf Ihn zugeschnittene Menü.
Das Menü selbst beinhaltet die Hauptbereiche der eigentlichen Anwendung. Nachfolgend
sehen Sie das komplette Menü für einen Mitarbeiter mit allen Rechten und das Menü für
einen Kunden mit allen Rechen. Sollte ein Recht für einen Menüpunkt nicht vorhanden sein,
so wird dieser Punkt einfach nicht angezeigt.
Abbildung 2: Mitarbeiter-Menü
Abbildung 3: Kunden-Menü
3.2.1. Menüpunkt: Home
Der Menüpunkt „Home“ bringt den Benutzer immer wieder zur Startseite zurück und zeigt
den entsprechenden Willkommenstext an. Dieser Menüpunkt ist für alle Benutzer immer
Sichtbar.
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3.2.2. Menüpunkt: Logout
Über den Menüpunkt „Logout“ hat der Benutzer die Möglichkeit sich vom System
abzumelden. Hierbei werden alle temporär gespeicherten Daten gelöscht und der Benutzer
anschließend wieder zur Login-Seite weiter geleitet.
Dieser Menüpunkt ist für alle Benutzer immer Sichtbar.
3.3. Mitarbeiter-Menü
Je nach Berechtigung des Mitarbeiters hat dieser eine bestimmte Anzahl von Menüpunkten
zur Verfügung. Im Nachfolgenden beschreiben wir alle verfügbaren Menüpunkte für den
Mitarbeiter.
3.3.1. Menüpunkt: Wiedervorlage
Hinter dem Punkt „Wiedervorlage“ versteckt sich, wie unschwer zu erraten, die Liste der
Wiedervorlagen. Eine Wiedervorlage kann per Definition jedes verfügbare Dokument / jede
Notiz sein.
Abbildung 4: Menüpunkt: Wiedervorlagen
Wie Sie unschwer erkennen können, erhält die Liste 2 unterschiedliche Bereiche. Der erste
Bereich beinhaltet alle Wiedervorlagen von Dokumenten und Notizen. Der 2te Teil beinhaltet
eine Liste von „wiederkehrenden Rechnungen“ welche aktuell fällig sind. Aber zuerst zum
oberen Teil.
Eine Wiedervorlage kann, wie bereits erwähnt, jedes Dokument innerhalb des CRM-Systems
sein. Hierbei legen Sie selbst fest, welches Dokument, zu welchem Zeitpunkt, in der
Wiedervorlage erscheinen soll. Einträge, welche hier rot hinterlegt sind, sind bereits fällig,
sprich, entweder war die Wiedervorlage für den aktuellen Tag oder für einen Tag in der
Vergangenheit bestimmt.
Durch einen Klick auf den Button „Details“ gelangen Sie direkt zur Detailansicht des
entsprechenden Eintrages, hierzu aber im späteren mehr.
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Der Bereich der „wiederkehrenden Rechnungen“ ist für Rechnungen gedacht, welche sich
immer wieder in bestimmten Perioden wiederholen. Als Beispiel habe ich hier Kosten für
Webhosting, welche ich meinen Kunden teilweise monatlich, teilweise Quartalsweise in
Rechnung stelle.
Ist eine Rechnung wieder „fällig“ so wird diese in der vorliegenden Liste angezeigt. Wie diese
nun wiederholt werden kann wird später unter dem Menüpunkt „Korrespondenz /
Rechnungen“ erklärt.
3.3.2. Menüpunkt: Kontakte
Der Menüpunkt „Kontakte“ beheimatet alle verfügbaren Kontakte im CRM-System. Neben
der Bearbeitung der bestehenden Kontakte können Sie hier auch neue Kontakte anlegen.
Abbildung 5: Übersicht der Kontakte
Sie sehen an dieser Stelle erstmalig ein Context-Menü (links neben dem eigentlichen Inhalt).
Dieses Context-Menü befindet sich auf der linken Seite neben dem eigentlichen Inhalt und
zeigt Aktionen an, welche innerhalb des aktuellen Bereiches (in diesem Fall des Bereiches der
Kontakte) möglich sind. Das Context-Menü kann sich je nach aktueller Seite und nach
aktueller Auswahl verändern.
Im Zentrum der Seite sehen Sie die Liste der verfügbaren Kontakte. Hierbei sind diese nach
Firmenname sortiert. Durch einen Klick auf den Header der Tabelle können Sie die
Sortierung ändern. Sind mehr als 20 Kontakte angelegt, so werden diese Seitenweise
angezeigt und am unteren Ende wird eine Blätterfunktion angzeigt.
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3.3.2.1. Neuen Kontakt anlegen
Um einen neuen Kontakt anzulegen reicht ein einfacher Klick auf einen der beiden Buttons
„Neuer Kontakt“ oder „Neuen Kontakt anlegen“. In beiden Fällen öffnet sich nun die Maske
zum Anlegen eines neuen Kontaktes:
Abbildung 6: Neuen Kontakt anlegen
Auf dieser Maske können Sie nun die Art des Kontakte auswählen und die Stammdaten des
Kontaktes hinterlegen.
Bitte beachten Sie: Alle Werte welche innerhalb des CRM-Systems als Liste zur Verfügung
stehen (auf diesem Bildschirm „Kontaktart“ und „Ansprache“) sind über den Menüpunkt
Konfiguration frei definierbar.
Nachdem alle Felder ausgefüllt und der Button „Anlegen“ geklickt wurde, wird der Kontakt
angelegt und Sie gelangen zur Maske zur Verwaltung der Kontaktmöglichkeiten und
Adressen. Diese Maske ist im Punkt „3.3.2.2. Kontakt Bearbeiten“.
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3.3.2.2. Kontakt bearbeiten
Um einen bestehenden Kontakt zu bearbeiten, klicken Sie einfach in der Liste der Kontakte
auf den Namen des gewünschten Kontaktes. Es öffnet sich die Maske zum bearbeiten des
entsprechenden Kontaktes.
Neben der Bearbeitung der Stammdaten haben Sie an dieser Stelle die Möglichkeit die
Kommunikationswege und die Adressen zu bearbeiten.
Abbildung 7: Verwaltung von Kommunikationswegen und Adressen
Unschwer zu erkennen ist, dass man an diesem Punkt die Möglichkeit hat, einen Kontakt „mit
Leben zu füllen“. Kommunikationswege und Adressen können hier verwaltet werden. Jeder
Kontakt kann beliebig viele Kommunikationswege und Adressen haben.
Füllen Sie einfach die gewünschten Felder aus und Klicken Sie auf den Button „Hinzufügen“
und schon ist der neue Eintrag beim Kontakt gespeichert.
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Abbildung 8: Contextmenü für Kundenbereich im Detail
Sie sehen, dass sich das Context-Menü um einige Punkte erweitert hat. Wir gehen im
Folgenden auf die neuen Punkte ein.
3.3.2.3. Firmendaten anzeigen
Der Menüpunkt „Firmendaten anzeigen“ ist dafür gedacht, dass man, wenn man sich in der
Bearbeitung eines Ansprechpartners oder einer Notiz ohne Umwege wieder zu den
Stammdaten des Hauptkontaktes springen kann. Sie gelangen also nach Klick auf den
entsprechenden Button zur Ansicht der Stammdaten, bekannt aus dem Punkt 3.3.2.2.
3.3.2.4. Bankverbindungen verwalten
Seit der Version 1.0 ist es möglich, bei einem Kontakt die verfügbaren Bankverbindungen zu
verwalten. Dies hat nicht nur den einfachen Zweck der Datenspeicherung, auch wird die hier
angelegte Bankverbindung welche als Bankverbindung für Lastschriften gekennzeichnet
wurde, bei der Erstellung der DTA-Dateien herangezogen.
Abbildung 9: Liste der Bankverbindungen
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Ein Kontakt kann beliebig viele Bankverbindungen beinhalten. Allerdings kann von diesen
Bankverbindungen nur eine einzige für den Lastschrifteinzug vorgemerkt werden. Die hierfür
vorgemerkte Bankverbindung wird beim späteren DTA-Export herangezogen.
Abbildung 10: Anlegen / Ändern einer Bankverbindung
Wie unschwer zu erkennen ist, ist die Verwaltung der Bankverbindung denkbar einfach. Alle
Daten der Bankverbindung eintragen und speichern.
3.3.2.5. Ansprechpartner anzeigen
Die Liste der Ansprechpartner zeigt alle Kontakte an, welche zu einem eigentlichen Kontakt
angelegt wurden. Dieser Mechanismus ist bei der Arbeit mit Firmenkunden von Vorteil, bei
welchen Sie mehr als einen Ansprechpartner haben. So können Sie zu jedem einzelnen
Ansprechpartner einzelne Kontaktinformationen hinterlegen. Die Erstellung und Bearbeitung
eines Ansprechpartners funktioniert analog des eigentlichen Kontaktes.
Abbildung 11: Liste der Ansprechpartner
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3.3.2.6. Benutzerzugang für Ansprechpartner anlegen / bearbeiten / löschen
Im Gegensatz zu einem Kontakt kann ein Ansprechpartner einen eigenen Zugang zu dem
CRM-System erlangen. Über diesen Mechanismus können Sie nicht nur Kundenzugänge
verwalten sondern natürlich auch die Zugänge Ihrer eigenen Mitarbeiter.
Die Benutzerzugänge wurden aus gutem Grund an den Ansprechpartner und nicht am Kontakt
selbst fest gemacht, immerhin hat immer genau eine Person einen Zugang zum System und
niemals eine ganze Firma. Außerdem ist es somit möglich unterschiedliche Rechte innerhalb
eines Kundenkontaktes zu vergeben, beispielsweise hat der Einkauf Zugriff auf den Bereich
der Angebote, die Buchhaltung aber zusätzlich Zugriff auf den Bereich der Rechnungen.
Abbildung 12: Ansprechpartner bearbeiten
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Je nach dem ob der Ansprechpartner bereits einen Zugang zum System hat oder nicht
erscheint an dieser Stelle der Button „Zugang bearbeiten“ oder „Neuen Zugang anlegen“. In
beiden Fällen kommen wir jedoch nach Klick auf den Button auf die gleiche Maske:
Abbildung 13: Benutzerzugang bearbeiten
Nach Eingabe des Benutzernamens und des Passwortes für den neuen Zugang können Sie
anschließend die für den neuen Zugang verfügbaren Rechte vergeben. Hierbei wird zwischen
einem Kunden und einem Mitarbeiter unterschieden.
Ein Zugang kann niemals gleichzeitig für einen Kunden und für einen Mitarbeiter gelten.
Gleichzeitig kann kein Mitarbeiter das Recht eines Kunden oder umgekehrt haben. Nachdem
Sie die Maske ausgefüllt haben können Sie diese am Ende mit einem Klick auf den
entsprechenden Button absenden und den Zugang anlegen. Der neue Benutzer wird sofort
angelegt und ist ab dem gleichen Augenblick verfügbar.
Weiterhin befindet sich in der entsprechenden Maske ganz am Ende ein Button „Löschen“.
Nach einem Klick auf den entsprechenden Button wird der Benutzerzugang aus der
Datenbank gelöscht und der entsprechende Benutzer hat keinen Zugriff mehr auf das System.
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3.3.2.7. Notizen anzeigen
Zu jedem Kontakt können Notizen angelegt werden. Diese Notizen sind nur direkt bei dem
entsprechenden Kontakt oder in der Wiedervorlage ersichtlich. Der Kunde selbst hat keine
Möglichkeit auf diese Notizen zuzugreifen.
Abbildung 14: Liste der Notizen
Durch einen Klick auf den Button Details gelangen Sie zur Detailansicht der Notiz.
Dieser Klick ist identisch mit dem Klick aus der Liste der Wiedervorlagen.
3.3.2.8. Neue Notizen anlegen
Durch einen Klick auf den Button „Neue Notiz anlegen“ gelangen Sie zur Maske über welche
Sie eine neue Notiz zum aktuellen Kontakt erstellen können.
Abbildung 15: neue Notiz anlegen
Sie haben die Möglichkeit der Notiz einen Titel und eine ausführliche Beschreibung zu
hinterlegen. Durch die Eingabe eines Datums im Feld „Wiedervorlage am“ sorgen Sie dafür,
dass die entsprechende Notiz zu dem gewählten Datum zur Wiedervorlage vorgelegt wird.
Bitte beachten Sie: Eine bereits angelegte Notiz kann nicht mehr bearbeitet werden.
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3.3.2.9. Notiz anzeigen
Wenn Sie entweder in der Liste der Notizen oder in der Liste der Wiedervorlagen auf den
Button klicken um sich die Details einer Notiz anzeigen zu lassen, so gelangen Sie zu der
folgenden Maske:
Abbildung 16: Notiz anzeigen
Sie sehen hier die kompletten Informationen zur angelegten Notiz. Wurde die Notiz auf
Wiedervorlage gelegt, so erscheint der Button „Als Erledigt kennzeichnen“.
Sobald Sie diesen betätigen wird die Notiz entsprechend gekennzeichnet und von der Liste
der Wiedervorlagen genommen.
3.3.3. Menüpunkt: Korrespondenz
Machen Sie sich keine sorgen, wenn Sie den Menüpunkt „Korrespondenz“ bis zum jetzigen
Zeitpunkt nicht entdeckt hatten, immerhin war dieser nicht im anfänglichen Menü vorhanden
sondern ist erst erschienen, nachdem wir einen Kontakt bearbeitet oder angelegt haben.
Der Bereich der Korrespondenz erscheint also nur dann, wenn wir gerade einen Kontakt im
Context haben.
Abbildung 17: Kontakt im Context
Den Status des Contextes (also ob wir einen Kontakt im Context haben) können wir jederzeit
erkennen. An der rechten oberen Bildschirmseite erscheint, sobald wir einen Kontakt
übernommen haben (also neu angelegt oder bearbeitet) ein entsprechender Hinweis aus
welchem wir erkennen können, welchen Kontakt wir aktuell bearbeiten.
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Nun aber zurück zum eigentlichen Menüpunkt „Korrespondenz“. Die Korrespondenz ist also
nur verfügbar, wenn wir einen Kontakt ausgewählt haben. Somit sehen wir logischerweise
hier auch nur die Korrespondenz, welche zum dem aktuellen Kontakt verfügbar ist.
Abbildung 18: Menüpunkt: Korrespondenz
Der Punkt der Korrespondenz beinhaltet jegliche Art der Dokumente welche in der Regel an
einen Kontakt erstellt und versendet werden können. Auf diese Bereiche hat der Kunde auch,
wenn dies gewünscht, in seinem eigenem Bereich Zugriff (selbstverständlich können Sie pro
Zugang einzelnen Bereiche aktivieren oder deaktivieren).
3.3.3.1. Liste der Briefe anzeigen
Um die Liste der für den aktuellen Kontakt bestehenden Briefe anzuzeigen reicht ein
einfacher Klick auf den Button „Briefe“ im linken Contextmenü des Bereiches
„Korrespondenz“. Anschließend erscheint der folgende Bildschirm:
Abbildung 19: Liste der vorhandenen Briefe
Sie sehen hier alle angelegten Briefe, sortiert nach Datum. Weiterhin haben Sie die
Möglichkeit einen neuen Brief anzulegen, oder einen vorhandenen Brief zu bearbeiten um Ihn
zu ändern oder beispielsweise auszudrucken.
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3.3.3.2. Brief anlegen
Um einen neuen Brief anzulegen reicht ein einfacher Klick auf den entsprechenden Button.
Abbildung 20: Neuen Brief anlegen
In Abbildung 17 sehen wir wie die Oberfläche zur Erstellung eines neuen Briefes aussieht.
Als erstes fällt der obere Bereich aus, in welchem Sie den Empfänger auswählen können. Hier
sind die Adressen des Kontaktes und die Adressen aller verfügbaren Kontaktpersonen
hinterlegt. Wählen Sie über die Optionsschaltfläche den gewünschten Empfänger aus,
anschließend wählen Sie aus der Liste die entsprechende Adresse aus und schon wurde der
Empfänger vollständig gewählt.
Auch hier haben Sie, wie schon im Bereich der Vorlagen, die Möglichkeit das Dokument auf
Wiedervorlage zu legen. Mehr zum Thema Wiedervorlage ist hier wohl nicht mehr zu sagen,
alle entsprechenden Fragen wurden bereits im Bereich der Wiedervorlage geklärt.
Neu ist hier, der Punkt „gewählte Vorlage für Export“ in welchem Sie eine Vorlage
auswählen können, welche für den Druck des Dokumentes genutzt wird. Die Vorlagen
können über die Konfiguration verwaltet werden und müssen auf Basis von XSL:FO definiert
werden.
Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus und füllen Sie die erforderlichen Felder aus. Durch
Klick auf den Button speichern ist der Brief gespeichert.
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3.3.3.3. Brief als PDF anzeigen / Brief bearbeiten
Um einen Brief als PDF zu exportieren müssen Sie in den Bearbeitungsmodus den
entsprechenden Dokumentes wechseln. Hierzu klicken Sie auf den Button „Details“ in
Abbildung 16. Es öffnet sich die folgende Anzeige:
Abbildung 21: Brief bearbeiten / Drucken (PDF)
Die Bearbeitung des Briefe ist denkbar einfach, ändern Sie einfach die entsprechenden Felder
und bestätigen Sie die Änderung durch den Klick auf den Button speichern.
Wichtig: Es ist nicht möglich, den Empfänger eines bereits gespeicherten Dokumentes
nachträglich zu ändern.
Um das Dokument als PDF zu exportieren / zu drucken genügt ein Klick auf den Button
„Anzeigen als formatiertes Schreiben“. Es öffnet sich ein neues Fenster in welchem sich das
erstellte PDF-Dokument öffnet. Dies können Sie nun entweder speichern oder direkt
ausdrucken.
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3.3.3.4. Liste der Angebote anzeigen
Um die Liste der für den aktuellen Kontakt bestehenden Angebot anzuzeigen reicht ein
einfacher Klick auf den Button „Angebote“ im linken Contextmenü des Bereiches
„Korrespondenz“. Anschließend erscheint der folgende Bildschirm:
Abbildung 22: Liste der vorhandenen Briefe
Sie sehen hier alle angelegten Angebote, sortiert nach Datum. Weiterhin haben Sie die
Möglichkeit eine neues Angebot anzulegen, oder ein vorhandenes Angebot zu bearbeiten um
dies zu ändern oder beispielsweise auszudrucken.
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3.3.3.5. Angebot anlegen
Um einen neuen Brief anzulegen reicht ein einfacher Klick auf den entsprechenden Button.
Abbildung 23: Neues Angebot anlegen
In Abbildung 20 sehen wir wie die Oberfläche zur Erstellung eines neuen Angebotes. Die
Auswahl des Empfängers kommt und aus der Erstellung des Briefes bekannt vor; es ist der
gleiche Mechanismus.
Neu ist allerdings, dass es hier einen Einleitungstext und einen Schlusstext zu hinterlegen
gibt. Außerdem ist von den Artikeln des Angebotes noch nichts zu sehen.
Der Einleitungstext erscheint im späteren Angebot vor den Artikelpositionen, der Schlusstext
dementsprechend danach. Die eigentlichen Positionen werden erst nach dem Speichern des
Hauptangebotes hinzugefügt, füllen Sie also die angezeigten Felder vollständig aus und
speichern Sie diese, im Folgenden erscheint ein neuer Teil auf der Maske, über welchen Sie
die Artikelpositionen erfassen können.
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Abbildung 24: Artikelpositionen hinzufügen / verwalten
Bei der Erfassung der Artikelpositionen können Sie alle notwendigen Informationen erfassen.
Neben einer Produkt-ID und dem Namen ist es auch möglich einen Freitext über mehrere
Zeilen als Artikelbeschreibung zu erfassen.
Der Preis kann sowohl als Netto als auch als Bruttopreis erfasst werden. Nach Eingabe des
entsprechenden Mehrwertsteuersatzes und des speichern der Artikelposition wird der fehlende
Preis automatisch berechnet.
Sobald alle Artikelpositionen erfasst wurden, ist das Angebot fertig erfasst und kann über
einen Klick auf den entsprechenden Button exportiert werden (siehe Punkt 3.3.3.6).
3.3.3.6. Angebot als PDF anzeigen / Angebot bearbeiten
Ebenso wie in Punkt „3.3.3.3. Brief als PDF anzeigen / Brief bearbeiten“ ist es recht einfach
ein Angebot als PDF zu exportieren oder das selbige zu bearbeiten. Es genügt in der Liste der
Angebot auf den Button „Details“ zu klicken und das Angebot wird im Bearbeitungsmodus
geöffnet.
Alles weitere finden Sie in der entsprechenden Anleitung zum Thema Brief bearbeiten / PDF
erzeugen.
3.3.3.7. Liste der Bestellungen anzeigen
Um die Liste der für den aktuellen Kontakt bestehenden Bestellungen anzuzeigen reicht ein
einfacher Klick auf den Button „Bestellungen“ im linken Contextmenü des Bereiches
„Korrespondenz“. Anschließend erscheint der folgende Bildschirm:
Abbildung 25: Liste der vorhandenen Bestellungen
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Sie sehen hier alle angelegten Angebote, sortiert nach Datum. Weiterhin haben Sie die
Möglichkeit eine neues Bestellungen anzulegen, Bestellungen aus einem Shopsystem zu
importieren, oder ein eine bestehende Bestellung zu bearbeiten..
3.3.3.8. Bestellungen anlegen / bearbeiten
Das anlegen oder bearbeiten einer Bestellung funktioniert auf dem gleichen Prinzip wie dies
bereits bei den Angeboten der Fall war. Sollten hier also Fragen oder Probleme bestehen,
lesen Sie doch einfach im Bereich der Angebote nach, somit sollten alle Unklarheiten
beseitigt sein.
3.3.3.9. Bestellungen aus Shopsystem importieren
Für den Bereich der Bestellungen wurde eine Schnittstelle zu Shopsystemen entwickelt.
Durch diese Schnittstelle ist es möglich, eine neue Bestellung direkt aus einem Shopsystem zu
importieren. Neben den Daten zur eigentlichen Bestellung werden auch neue Kundenkontakte
automatisch importiert und in dem entsprechenden Bereich eingepflegt. Die Konfiguration
der Shopschnittstelle kann im Konfigurationsbereich vorgenommen werden.
Durch den Klick auf den Button „Neue Bestellungen aus Shop importieren“ gelangen wir auf
den folgenden Bildschirm:
Abbildung 26: Bestellungen importieren
Das System baut eine Verbindung zum Mailserver auf und holt die neuen Bestellmails ab.
Diese werden in das CRM-System importiert und es wird eine Meldung angezeigt, wie viele
neue Bestellung importiert werden konnten (in unserem Beispiel war es eine neue
Bestellung).
Die Zuordnung der neuen Bestellungen wird auf der Basis der angegebenen eMail-Adresse
getätigt. Ist ein Kunde mit der bei der Bestellung angegebenen eMail-Adresse im CRMSystem vorhanden, so wird die Bestellung automatisch dem entsprechenden Kunden
zugeordnet. Ist dies nicht der Fall, so wird ein neuer Kunde angelegt und diesem die
Bestellung zugeordnet.
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3.3.3.10. Liste der Rechnungen anzeigen
Die Funktionen zur Anzeige der Rechnungsliste zu einem Kunden ist gleich mit der der
Angebote, bitte schauen Sie im Bereich der Angebote nach, wenn Sie Fragen oder Probleme
haben.
3.3.3.11. Rechnung anlegen / bearbeiten
Die Funktionen zur Verwaltung der Rechnung zu einem Kunden ist gleich mit der der
Angebote, bitte schauen Sie im Bereich der Angebote nach, wenn Sie Fragen oder Probleme
haben.
Abbildung 27: Aktionen innerhalb der Rechnungsverwaltung
3.3.3.12. Rechnung als PDF anzeigen
Die Funktionen zum Export der Rechnungen als PDF zu einem Kunden ist gleich mit der der
Angebote, bitte schauen Sie im Bereich der Angebote nach, wenn Sie Fragen oder Probleme
haben.
3.3.3.13. Rechnung per Mail versenden
Das System bietet Ihnen 2 Möglichkeiten den Kunden über eine Rechnung zu
benachrichtigen. Der erste Weg steht Ihnen nur nach einer Neuanlage einer Rechnung zur
Verfügung und wird umgehend nach Speichern der selbigen angezeigt. Sie haben die
Möglichkeit dem Kunden eine Mail zu senden um diesen über die neue Rechnung zu
informieren.
Weiterhin steht Ihnen jederzeit die Möglichkeit zur Verfügung, dem Kunden die Rechnung
als PDF-Anhang zukommen zu lassen. Hierzu genügt ein einfacher Klick auf den
entsprechenden Button und die Mail wird an die hinterlegte eMail-Adresse versandt.
3.3.3.14. Rechnung in Lastschriftexport (DTA-Datei) aufnehmen
Um den Einzug von Rechnungen zu erleichtern wurde eine Schnittstelle zur Generierung
einer DTA-Datei erstellt. Zum Sinn und Zweck dieser Datei kommen wir später.
Um eine Rechnung auf die Liste zu setzen damit diese beim nächsten Export berücksichtigt
wird, genügt es hier den entsprechenden Button zu drücken.
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3.3.4. Menüpunkt: Firmendaten
Innerhalb des Bereiches Firmendaten können Sie Daten einsehen und bearbeiten, welche
Kundenübergreifend gelten. Hierzu zählt beispielsweise das Rechnungsausgangsbuch oder
die Liste der offenen Posten. Das komplette Contextmenü sieht derzeit wie folgt aus:
Abbildung 28: Contextmenü „Firmendaten“
3.3.4.1. Rechnungsbuch
Im Rechnungsbuch haben Sie die Möglichkeit für einen von Ihnen festgelegten Zeitpunkt die
Liste der für diesen Zeitraum gültigen Rechnungen zu sehen. Diese ist beispielsweise
hilfreich um sie dem Steuerberater weiter geben zu können.
Abbildung 29: Rechnungsbuch
Sie können den Anfangszeitpunkt und den Endzeitpunkt durch Eingabe eines frei wählbaren
Datums neu setzen. Nach einem Klick auf den Button „Aktualisieren“ wird die Ansicht neu
geladen.
Um die Details einer Rechnung anzusehen, diese zu bearbeiten oder zu drucken genügt ein
Klick auf den Button „Details“.
Die Funktion um das Rechnungsbuch zu drucken wird in kürze folgen.
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3.3.4.2. Liste offener Posten
Die Liste der offenen Posten / der offenen Rechnungen stellt einen wichtigen Punkt innerhalb
des CRM-Systems dar. Hier haben Sie jederzeit Übersicht darüber, welche Kunden Ihre
Rechnungen noch nicht gezahlt haben, sehen also direkt die säumigen Kunden in einer
Übersicht. Wichtig hierfür ist natürlich, dass Sie Zahlungseingänge, sobald diese bei Ihnen
verzeichnet werden, auch verbuchen.
Abbildung 30: Liste offener Posten
Die Liste ist sortiert nach dem Rechnungsdatum ausgegeben. Um die Details zu sehen oder
den Zahlungseingang zu verbuchen genügt es auf den Button „Details“ zu klicken und somit
in den Bearbeitungsmodus zu wechseln. Hier können Sie beispielsweise die Rechnung neu
ausdrucken, verändern oder den Zahlungseingang verbuchen.
3.3.4.3. Neue Bestellungen importieren
Da neue Bestellungen im Grunde etwas Kundenübergreifendes sind wurde die Liste der neuen
Bestellungen noch einmal in den Firmendwaten untergebracht. Hier sehen Sie eine Übersicht
aller offenen Bestellungen und können neue Bestellungen aus dem Shopsystem importieren.
Näheres zum Thema Import von neuen Bestellungen finden Sie unter dem Punkt „3.3.3.9
Bestellungen aus Shopsystem importieren“
3.3.4.4. DTA-Dateien - Funktion
Das DTA-Format wurde von Banken definiert und dient dem Austausch von Daten zwischen
Kunden und Institut. Diese Datei beinhaltet Daten über durchzuführende Aktionen,
beispielsweise Überweisungen oder Lastschriften.
Im Web2Crm-System wird dieses Konzept genutzt, um eine Sammellastschriftendatei von
allen hierfür definierten Rechnungen zu erstellen. Somit können Sie bequem bei der
Rechnungsstellung die Rechnungen entsprechend markieren und diese gesammelt per
Knopfdruck an die Bank übermitteln.
Viele Onlinebankingprogramme bieten inzwischen eine entsprechende Schnittelle zum Import
der Daten (Beispielsweise: StarMoney, Onlinebanking der Sparkassen, ...).
Sollten Sie Fragen zu diesem Bereich haben, so stehe ich selbstverständlich jederzeit zur
Verfügung.
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3.3.4.5. DTA-Dateien erstellen
Über den Menüpunkt im Contextmenü „DTA-Files“ gelangen Sie zur Liste der aktuell
generierten DTA-Dateien:
Abbildung 31: Liste der DTA-Dateien
In dieser Liste sind alle bisher generierten DTA-Dateien zu sehen. Um eine neue Datei zu
erstellen genügt ein Klick auf den entsprechenden Button. Das System sucht nun alle
Rechnungen die für den nächsten Lastschriftenexport gekennzeichnet wurden und fügt diese
in die neue DTA-Datei ein. Anschliessend werden Sie wieder zu der obigen Ansicht geleitet
und sehen die neu erstellte DTA-Datei in der Liste.
Abbildung 32: DTA-File Details
Um nun eine DTA-Datei zu importieren kopieren Sie einfach den kompletten Inhalt des
Textfeldes in eine leere Textdatei auf Ihrem Computer. Diese Datei können Sie nun in Ihrem
Onlinebankingprogramm importieren.
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3.3.5. Menüpunkt: Einstellungen
Ein besonders wichtiger Teil der Anwendung verbirgt sich hinter dem Menüpunkt
„Einstellungen“. Hier haben Sie die Möglichkeit das CRM-System an Ihre Bedürfnisse
anzupassen und die grundlegenden Konfigurationsdaten zu erfassen.
Derzeit umfasst die Konfiguration 9 Punkte, welche im Folgenden einzeln näher erklärt
werden.
Abbildung 33: Contextmenü „Konfiguration“
3.3.5.1. Kommunikationswege
Unter Kommunikationswege verstehen wir im CRM-System Möglichkeiten, wie zu einem
Kunden Kontakt aufgenommen werden kann. Diese Einträge erscheinen bei der Anlage und
beim Bearbeiten eines Kontaktes in der Auswahlliste der Art des Kommunikationsweges.
Abbildung 34: Verwaltung der Kommunikationswege
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Sie sehen hier eine Liste von möglichen Kommunikationswegen. Die Liste selbst beinhaltet
aller Einträge von unterschiedlichen Typen:
1. Kommunikationswege ohne Löschmöglichkeit
2. Kommunikationswege mit Löschmöglichkeit
Der Unterschied ist recht einfach zur erklären und für die ersten 4 Konfigurationsteile gleich.
Es gibt eine Reihe von Einstellungen welche für die grundlegende Funktion des CRMSystems zwingend erforderlich sind. Diese Daten können natürlich nicht ohne weiteres
gelöscht werden. So benötigt das System beispielweise immer ein Feld eMail sobald eine
Bestellung importiert werden soll um diese einem bestehenden Kontakt zuordnen zu können.
Somit macht es keinen Sinn diesen Kommunikationsweg zu löschen. Um Fehler zu
vermeiden, wurde dies verhindert indem einfach der Button zum Löschen ausgeblendet wird.
Allerdings haben Sie die Möglichkeit eigene Kommunikationswege anzulegen. Diese können
Sie selbstverständlich später auch wieder löschen. Wird ein bestehender Eintrag gelöscht, so
wird dieser, ohne bestehende Kontakte zu überprüfen, aus dem System entfernt. Bei der
Ansicht bestehender Kontakte wird der Kontaktkanal jedoch weiterhin angezeigt, er steht aber
bei der Verwaltung nicht mehr zur Verfügung und kann für neue oder bestehende Kontakte
nicht mehr genutzt werden.
3.3.5.2. Ansprachen
Die Ansprachen sind, ebenso wie die Kommunikationswege, frei zu definieren. Es gibt auch
hier eine Reihe von Ansprachen welche fest vorgegeben sind, selbstverständlich können Sie
diese wie gewohnt erweitern.
Die Ansprachen erscheinen in der Auswahlliste beim Anlegen und beim bearbeiten eines
Kontaktes.
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3.3.5.3. Länder
Selbstverständlich sollen Sie die Möglichkeit haben Kontakte in allen Ländern der Welt zu
erfassen. Um das ganze übersichtlich zu gestalten wurde auch die Länderliste in die
Konfiguration ausgelagert. So haben Sie die Möglichkeit jedes beliebige Land anzulegen,
sofern Sie dieses benötigen.
Die Liste selbst kommt bei der Verwaltung der Adressen eines Kontaktes zum Tragen und
wird hier angezeigt.
3.3.5.4. Kontaktarten
Da das System für alle Unternehmenssektoren offen sein soll, wurden selbst die Kontaktarten
in die Konfiguration eingepflegt. Die Kontaktart kommt beim Anlegen und beim Bearbeiten
eines Kontaktes zum Tragen. Ein Ansprechpartner innerhalb des Kontaktes entspricht immer
automatisch der gleichen Kontaktart wie der Kontakt selbst.
3.3.5.5. Orderstatus
Jedes Unternehmen hat andere Richtlinien im Verarbeiten von Kundenbestellungen. Somit ist
es wichtig, dass auch dieser Bereich jederzeit frei zu definieren und an die
Unternehmensabläufe anzupassen ist.
Die Liste des Orderstatus kommt in der Bearbeitung einer Bestellung zum Tragen und steht
hier zur Auswahl.
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3.3.5.6. Shopkonfiguration
Um den Import von Bestellungen aus dem Shopsystem zu ermöglichen wurde eine
Schnittstelle zum DataBecker Shop-To-Date Webshopsystem erstellt. Derzeit funktioniert der
Import selbst nur mit diesem Produkt, sollten Sie ein anderes Shopsystem einsetzen so teilen
Sie uns dies einfach mit und binnen kürzester Zeit wird auch dieses System angebunden
werden.
Der Import neuer Bestellungen wird auf Basis der eMail, welche vom Shopsystem an den
Shopbetreiber gesandt wird gehandelt. Die eMail wird von einem Mail-Server abgerufen und
verarbeitet. War die Verarbeitung erfolgreich, so wird die Mail vom Server gelöscht und die
neue Bestellung im CRM-System angezeigt.
Abbildung 35: Konfiguration der Webshop-Schnittstelle
Neben den Daten zum Mailserver, welche wohl nicht weiter erklärt werden müssen, sind hier
einige weiteren Angaben möglich.
Mit dem Start des „Standard-Textes“ ist der Text gemeint, mit welcher die Mail endet, ab wo
die Bearbeitung also abgebrochen werden soll. Sobald dieser Text in der Abarbeitung einer
Mail gefunden wird, wird die Bearbeitung beendet.
Der Mehrwertsteuersatz, welcher im Import angegeben wird, gilt für alle Artikel der
Bestellung. Es ist derzeit nicht möglich für Artikel unterschiedliche Mehrwertsteuersätze
anzugeben, da ansonsten eine Zuordnung nicht möglich ist.
Sobald die Konfiguration abgeschlossen ist genügt die Bestätigung durch den Klick auf
„Änderungen übernehmen“ und das System arbeitet sofort mit den neuen Daten.
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3.3.5.7. Vorlagen
Die Konfiguration der Vorlagen ist besonders dann wichtig, wenn man das CRM-System zur
Verwaltung von unterschiedlichen Firmen nutzt. An meinem Beispiel: Ich verwendet mein
System dazu, um meine Tätigkeit als Softwareentwickler zu verwalten. Gleichzeitig nutze ich
das System allerdings auch dazu um meinen Internetshop zu verwalten und die
Bestellabwicklung für diesen Bereich zu ermöglichen.
Das bedeutet für mich, dass ich 2 Unterschiedliche Vorlagen benötige, eine für meine
„normale“ Korrespondenz und eine für die Korrespondenz welche meinen Webshop betrifft.
Abbildung 36: Konfiguration der Vorlagen
Die Vorlagen selbst stehen bei der Erstellung und Bearbeitung des jeweiligen Dokumentes
zur Auswahl bereit. Wird ein Dokument später, egal ob im Mitarbeiterbereich oder im
Kundenbereich zur Ansicht aufgerufen und gedruckt, so wird automatisch die dort definierte
Vorlage ausgewählt.
Wichtig: Ist eine Vorlage temporär nicht auffindbar, beispielsweise weil Ihr Webserver nicht
erreichbar ist, so wird der Button zum Drucken des Dokumentes einfach ausgeblendet und es
wird eine Meldung ausgegeben.
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Wie bereits erwähnt sind alle Vorlagen innerhalb des CRM-Systems auf Basis von XSL:FO
umgesetzt worden. Dieses Format ist ein standardisiertes Format um XML-Dateien für
Benutzer lesbar zu erstellen. Hieraus wird über einen Prozess ein Dokument erstellt. Sollten
Sie Fragen zur Erstellung von Vorlagen mittels XSL:FO haben so können Sie mich
selbstverständlich jederzeit per eMail erreichen. Das ganze ist kein Hexenwerk und eigentlich
relativ einfach, wenn man ein paar kleine Kniffe beachtet. Also, trauen Sie sich ruhig heran
und versuchen Sie sich daran. Selbstverständlich erhalten Sie von mir Beispielvorlagen zu
den einzelnen Bereichen.
3.3.5.8. Mailvorlagen
Ebenso wie im Bereich Vorlagen wurde auch für die Mails eine Möglichkeit geschaffen um
diese möglichst einfach an die Bedürfnisse eines einzelnen Kunden anzupassen. Für
bestimmte Ereignisse wurden Mailvorlagen definiert, welche mit Hilfe von Platzhaltern,
welche vor dem Versenden der Mail gegen den wirklichen Inhalt ausgetauscht werden, an die
eigenen Bedürfnisse angepasst werden können.
Abbildung 37: Liste der Mailvorlagen
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Sie sehen die Liste der verfügbaren Mailvorlagen. Um nun eine gewünscht zu bearbeiten,
genügt es Klick auf den Button „Anzeigen“ in der entsprechenden Zeile der Liste.
Abbildung 38: Mailvorlage bearbeiten
Die aktuell gespeicherte Mailvorlage wird angezeigt. Unter der eigentlichen Anzeige ist eine
Liste zu sehen, welche die verfügbaren Platzhalter beinhaltet. Jeder dieser Platzhalter wird
gegen die entsprechenden Werte des aktuellen Kunden bzw. des aktuellen Dokumentes
ausgetauscht.
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3.3.5.9. eigene Bankverbindung
Für die Erstellung der DTA-Dateien ist es notwendig, dass das System Ihre Bankverbindung
kennt, von welcher aus Sie die Lastschriften tätigen. Diese können Sie über diesen Punkt
innerhalb der Konfiguration verwalten.
Die Maske, welche hier erscheint, sollte Ihnen bereits bekannt vorkommen, aus diesem Grund
gehen wir an diesem Punkt nicht näher darauf ein.
3.4. Kunden-Menü
Nachdem wir uns nun eine ganze Weile lang mit dem Hauptbereich, dem Bereich für
Mitarbeiter beschäftigt haben, kommen wir nun endlich zum Kundenbereich. Dieser Bereich
ist für Kunden zugänglich, welchen Sie einen Benutzerzugang angelegt haben. Das Menü
beinhaltet je nach Rechte des aktuell eingeloggten Kunden unterschiedliche Menüpunkte.
3.4.1. Menüpunkt: Briefe
Sollten Sie dem Kunden das Recht gegeben haben, dass dieser alle Briefe lesen kann, welche
er bisher von Ihnen erhalten hat, so sieht er den entsprechenden Menüpunkt in der Menüleiste.
Nach Auswahl dieses Punktes erscheint die Liste der bisher getätigten Korrespondenz mit
dem Kunden.
Abbildung 39: Liste der Kundenkorrespondenz
In dieser Liste sind alle Briefe zu sehen, welche der Kunde bisher von Ihnen erhalten hat. Die
Briefe sind nach Datum sortiert und können vom Kunden selbstständig eingesehen und erneut
ausgedruckt werden (ausgedruckt = Anzeige in PDF).
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Durch einen Klick auf den Button „Details“ gelangt der Kunde in die Detailansicht des
gewählten Dokumentes.
Abbildung 40: Brief anzeigen (Kunde)
Innerhalb dieser Ansicht sieht er den kompletten Brief und kann sich diesen durchlesen. Er
hat allerdings natürlich keine Chance diesen Brief zu bearbeiten. Wünscht der Kunde nun eine
erneute Kopie des Dokumentes, so kann er dies mit einem Click auf „Dokument Drucken“
anfordern und es öffnet sich ein neues Fenster mit dem PDF-Dokument.
Wichtig: Beim Erstellen von PDF-Dokumenten im Kundenbereich wird immer die aktuell
ausgewählte Vorlage (also die Vorlage, die zum aktuellen Dokument hinterlegt wurde)
verwendet. Ist eine Vorlage selbst nicht verfügbar so wird der Button zum Erstellen des PDFDokumentes nicht angezeigt.
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3.4.2. Menüpunkt: Angebote
Ein besonders gefragter Baustein bei den Kunden ist die Ansicht der bisher erhaltenen
Angebote. Sicherlich ist dieser Baustein nicht bei allen Unternehmen notwendig, da dieser
jedoch pro Kunden einzeln zu aktivieren ist, sollte dies kein Problem darstellen.
In der Übersicht der Angebote hat der Kunde jederzeit die Möglichkeit alle bisher erhaltenen
Angebote erneut einzusehen und gegebenenfalls auszudrucken.
Abbildung 41: Liste der vorhandenen Angebote (Kunde)
Auch diese Liste ist wieder nach dem Datum des Dokumentes sortiert. Wählt der Kunde den
Punkt „Anzeigen“ so wird das Angebot im Anzeigemodus geöffnet:
Abbildung 42: Angebot ansehen (Kunde)
Auch hier hat der Kunde wieder, sofern die Vorlage verfügbar ist, die Möglichkeit das
Angebot erneut als PDF zu generieren und es anschließend auszudrucken.
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3.4.3. Menüpunkt: Bestellungen
Gerade bei Unternehmen welche mit einem Onlineshopsystem arbeiten (ich gehöre übrigens
dazu) möchten Ihren Kunden gerne einen Einblick in den aktuellen Bestellstatus ermöglichen.
Aus diesem Grund wurde dieser Baustein auch in das CRM-System eingebunden, durch den
Import der Bestellungen aus dem Shopsystem ergibt sich somit ein abgerundetes System.
Abbildung 43: Liste der Bestellungen (Kunde)
Auch diese Liste ist wieder nach dem Datum sortiert. Allerdings ist hier, im Gegensatz zu
anderen Listen, gleich in der Liste der Bestellstatus zu erkennen. Nach einem Klick auf den
Button „Anzeigen“ wird die Bestellung im Anzeigemodus geöffnet.
Abbildung 44: Anzeige einer Bestellung (Kunde)
Auch hier ist wieder eine Besonderheit zu erkennen. Im Gegensatz zu anderen Dokumenten
finden wir bei den Bestellungen ein extra Feld mit der Bezeichnung „Ersteller“. Hier steht der
Benutzername des Benutzers, welcher die Bestellung aufgenommen hat. In unserem Fall
wurde die Bestellung aus dem Onlineshop importiert, somit finden wir hier den Text
„Webshop“.
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3.4.4. Menüpunkt: Rechnungen
Der mit Sicherheit am meist genutzte Baustein innerhalb des Kundenbereiches des CRMSystems, und wohlmöglich auch einer der Beweggründe warum Sie sich für ein solches
System entschieden haben, ist die Anzeige der Rechnungen. Der Kunde kann somit jederzeit
alle Rechnungen nachträglich ausdrucken, dies erspart uns als Unternehmer die Arbeit dem
Kunden die Rechnung, wenn er selbst diese verlegt hat, erneut zusenden zu müssen.
Abbildung 45: Liste der Rechnungen (Kunde)
Auch die Rechnungsliste ist nach dem Datum sortiert. Zusätzlich kann der Kunde hier
allerdings auch nach einem gewünschten Zeitraum suchen. Standardgemäß ist beim ersten
Aufruf des Kunden das komplette aktuelle Kalenderjahr gewählt. Dies kann er natürlich,
ebenso wie wir im Rechnungsbuch, jederzeit anpassen.
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Abbildung 46: Anzeige der Rechnung (Kunde)
Auch hier wird die Rechnung wieder im Anzeigemodus geöffnet. Selbstverständlich kann
auch der Kunde die Rechnung nachträglich ausdrucken, die Funktionen sind analog zu denen
der anderen Bausteine.
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4. PDF-Dokumente - Beispiele
4.1. Brief
Abbildung 47: Beispiel PDF – Brief
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4.2. Angebot
Abbildung 48: Beispiel PDF - Angebot
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4.3. Rechnung
Abbildung 49: Beispiel PDF - Rechnung
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5. Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Login-Screen........................................................................................................ 6
Abbildung 2: Mitarbeiter-Menü ................................................................................................. 6
Abbildung 3: Kunden-Menü ...................................................................................................... 6
Abbildung 4: Menüpunkt: Wiedervorlagen ............................................................................... 7
Abbildung 5: Übersicht der Kontakte ........................................................................................ 8
Abbildung 6: Neuen Kontakt anlegen ........................................................................................ 9
Abbildung 7: Verwaltung von Kommunikationswegen und Adressen.................................... 10
Abbildung 8: Contextmenü für Kundenbereich im Detail ....................................................... 11
Abbildung 9: Liste der Bankverbindungen .............................................................................. 11
Abbildung 10: Anlegen / Ändern einer Bankverbindung ........................................................ 12
Abbildung 11: Liste der Ansprechpartner ................................................................................ 12
Abbildung 12: Ansprechpartner bearbeiten ............................................................................. 13
Abbildung 13: Benutzerzugang bearbeiten .............................................................................. 14
Abbildung 14: Liste der Notizen.............................................................................................. 15
Abbildung 15: neue Notiz anlegen........................................................................................... 15
Abbildung 16: Notiz anzeigen.................................................................................................. 16
Abbildung 17: Kontakt im Context.......................................................................................... 16
Abbildung 18: Menüpunkt: Korrespondenz............................................................................. 17
Abbildung 19: Liste der vorhandenen Briefe ........................................................................... 17
Abbildung 20: Neuen Brief anlegen......................................................................................... 18
Abbildung 21: Brief bearbeiten / Drucken (PDF).................................................................... 19
Abbildung 22: Liste der vorhandenen Briefe ........................................................................... 20
Abbildung 23: Neues Angebot anlegen ................................................................................... 21
Abbildung 24: Artikelpositionen hinzufügen / verwalten........................................................ 22
Abbildung 25: Liste der vorhandenen Bestellungen ................................................................ 22
Abbildung 26: Bestellungen importieren ................................................................................. 23
Abbildung 27: Aktionen innerhalb der Rechnungsverwaltung................................................ 24
Abbildung 28: Contextmenü „Firmendaten“ ........................................................................... 25
Abbildung 29: Rechnungsbuch ................................................................................................ 25
Abbildung 30: Liste offener Posten ......................................................................................... 26
Abbildung 31: Liste der DTA-Dateien..................................................................................... 27
Abbildung 32: DTA-File Details.............................................................................................. 27
Abbildung 33: Contextmenü „Konfiguration“......................................................................... 28
Abbildung 34: Verwaltung der Kommunikationswege ........................................................... 28
Abbildung 35: Konfiguration der Webshop-Schnittstelle........................................................ 31
Abbildung 36: Konfiguration der Vorlagen ............................................................................. 32
Abbildung 37: Liste der Mailvorlagen ..................................................................................... 33
Abbildung 38: Mailvorlage bearbeiten .................................................................................... 34
Abbildung 39: Liste der Kundenkorrespondenz ...................................................................... 35
Abbildung 40: Brief anzeigen (Kunde) .................................................................................... 36
Abbildung 41: Liste der vorhandenen Angebote (Kunde) ....................................................... 37
Abbildung 42: Angebot ansehen (Kunde)................................................................................ 37
Abbildung 43: Liste der Bestellungen (Kunde) ....................................................................... 38
Abbildung 44: Anzeige einer Bestellung (Kunde) ................................................................... 38
Abbildung 45: Liste der Rechnungen (Kunde) ........................................................................ 39
Abbildung 46: Anzeige der Rechnung (Kunde)....................................................................... 40
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Abbildung 47: Beispiel PDF – Brief ........................................................................................ 41
Abbildung 48: Beispiel PDF - Angebot ................................................................................... 42
Abbildung 49: Beispiel PDF - Rechnung................................................................................. 43
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