Manuel GFC Régies

Manuel GFC Régies
Sommaire
1
Sommaire
Mode d'emploi du manuel et de l'aide en ligne .......................7
1. Comment sont organisés le manuel et l'aide en ligne ? ...........................7
2. Comment utiliser le manuel et l'aide en ligne pour la mise en œuvre et
l'apprentissage du module Régies ? .......................................................13
3. Comment utiliser le manuel et l'aide en ligne lors de l'utilisation du
module Régies ? ....................................................................................15
 Présentation générale...............................................................19
1. A quoi sert le module Régies ?..............................................................19
1.1. L'habilitation de la régie ...............................................................21
1.2. Les différentes opérations susceptibles d'être saisies dans le
module Régies ..............................................................................22
1.2.1. Recettes.............................................................................23
1.2.2. Dépenses ...........................................................................25
1.2.3. Versements de l’agent comptable .....................................28
1.2.4. Versements à l’agent comptable .......................................29
1.2.5. Mouvements internes........................................................30
1.3. Les opérations de fin de journée...................................................32
1.4. Les opérations de fin de période...................................................33
1.5. Le suivi du fonctionnement de la régie ........................................33
2. Les échanges de données entre le module Régies et son
environnement .......................................................................................37
3. Les principales étapes du fonctionnement d'une régie ..........................39
3.1. Le cycle de vie d'une régie ...........................................................39
3.2. Les principales étapes du fonctionnement d'une régie de recettes40
3.3. Les principales étapes du fonctionnement d'une régie d'avances .43
4. Particularités d'utilisation du module Régies.........................................45
4.1. Les utilisateurs et leurs droits d'accès...........................................45
4.2. La sauvegarde et la restauration des données...............................45
5. L'organisation des menus du module Régies.........................................47
2
Sommaire
Prise en main ............................................................................ 51
1. De quels éléments devez-vous disposer pour effectuer la prise en
main ? ................................................................................................... 53
2. Démarrer le module Régies .................................................................. 55
2.1. Sélectionner la commande de démarrage de GFC....................... 55
2.2. Choisir le module Régies............................................................. 56
2.3. Saisir le nom d'utilisateur et le mot de passe ............................... 57
2.4. Choisir la régie sur laquelle vous souhaitez travailler ................. 61
3. Présentation de la fenêtre principale..................................................... 63
4. Réceptionner l'habilitation de la régie .................................................. 77
5. Consulter et imprimer l'habilitation de la régie .................................... 80
5.1. Consulter l'habilitation................................................................. 80
5.2. Consulter un document................................................................ 81
5.3. Modifier les paramètres d'impression et imprimer un document 84
6. Modifier le mot de passe....................................................................... 90
7. Utiliser une fenêtre standard (Mouvements internes)........................... 94
7.1. Organisation d'une fenêtre standard ............................................ 94
7.2. Effectuer des opérations à partir d'une fenêtre standard .............. 97
8. Présentation des différents types de fenêtres utilisés dans le module
Régies ................................................................................................. 102
9. Présentation des fenêtres arborescentes.............................................. 105
Sommaire
3
Guide d'utilisation..................................................................109
1. Comment démarrer la gestion de votre régie ?....................................111
1.1. Cas d'une régie de recettes..........................................................111
1.2. Cas d'une régie d'avances ...........................................................114
1.3. Cas d'une régie de recettes et d'avances .....................................116
2. Créer la régie dans le module Administration .....................................120
2.1. Démarrer le module Administration...........................................120
2.2. Renseigner les paramètres généraux de GFC.............................121
2.3. Créer l'établissement et la régie..................................................121
2.4. Créer l'utilisateur du module Régies ..........................................122
2.5. Quitter le module Administration...............................................123
3. Réceptionner l'habilitation de la régie .................................................125
4. Gérer les paramètres ............................................................................129
4.1. Paramètres du module Régies ....................................................129
4.1.1. Modifier le mot de passe.................................................129
4.1.2. Modifier la date de saisie ................................................130
4.1.3. Consulter les paramètres généraux du module ...............130
4.2. Paramètres de l'habilitation ........................................................130
4.2.1. Consulter les informations générales de la régie ............131
4.2.2. Consulter les caractéristiques de la régie de recettes ......131
4.2.3. Consulter les caractéristiques de la régie d'avances........131
4.2.4. Consulter les moyens de règlement autorisés .................131
4.3. Références ..................................................................................131
4.3.1. Saisir les agences bancaires ............................................132
4.3.2. Saisir les villes bancaires ................................................132
5. Gérer les encaissements.......................................................................133
5.1. Gérer les créances.......................................................................133
5.1.1. Réceptionner les créances ...............................................134
5.1.2. Consulter ou imprimer la liste des créances en cours .....134
5.2. Gérer les recettes ........................................................................135
5.2.1. Imprimer, si nécessaire, les documents de saisie ............135
5.2.2. Saisir les recettes.............................................................136
5.3. Saisir un versement de l’agent comptable ..................................138
5.3.1. Saisir la réception d'un fonds de caisse...........................138
5.3.2. Saisir la réception d'une avance ......................................139
5.3.3. Saisir la réception d'un remboursement des dépenses ....140
4
Sommaire
6. Gérer les décaissements ...................................................................... 141
6.1. Gérer les dépenses ..................................................................... 141
6.1.1. Imprimer, si nécessaire, les documents de saisie ........... 141
6.1.2. Saisir les dépenses.......................................................... 142
6.2. Saisir un versement à l’agent comptable ................................... 144
6.2.1. Saisir un reversement du fonds de caisse ....................... 144
6.2.2. Saisir le reversement de l'avance ................................... 145
6.2.3. Saisir un reversement des recettes.................................. 145
7. Saisir un mouvement interne .............................................................. 147
7.1. Approvisionner la caisse à partir du compte de dépôt ............... 147
7.2. Effectuer un versement en espèces au compte de dépôt à partir
de la caisse ................................................................................. 148
7.3. Régulariser les lignes de recettes qui ont été associées à la nature
de recette indéterminée.............................................................. 148
7.4. Prendre en compte les recettes encaissées par carte bancaire sur
le compte de dépôt..................................................................... 149
7.5. Saisir le montant des dépenses rejetées par l’ordonnateur ........ 149
7.6. Saisir la régularisation des dépenses précédemment rejetées .... 150
7.7. Saisir le remboursement des dépenses rejetées ......................... 150
7.8. Prendre en compte les dépenses payées par carte bancaire sur le
compte de dépôt......................................................................... 151
8. Consulter ou imprimer la situation de la régie.................................... 153
8.1. Tableau général.......................................................................... 153
8.2. Situation des disponibilités........................................................ 154
9. Effectuer les opérations de fin de journée .......................................... 155
9.1. Saisir, si nécessaire, le reversement des recettes à l’agent
comptable .................................................................................. 155
9.2. Démarrer la validation de la journée ......................................... 156
9.3. Imprimer les bordereaux chèques.............................................. 158
9.4. Imprimer le journal divisionnaire .............................................. 159
9.5. Confirmer la validation de la journée ........................................ 159
9.6. Imprimer le journal général ....................................................... 160
Sommaire
5
10.Effectuer les opérations de fin de période ...........................................161
10.1. Démarrer la fin de période..........................................................161
10.2. Régulariser les recettes ou les dépenses .....................................163
10.3. Imprimer le journal divisionnaire récapitulatif...........................164
10.4. Imprimer si nécessaire les relevés périodiques ..........................164
10.5. Transférer les données vers le module Comptabilité générale ou
vers le module Comptabilité budgétaire.....................................165
11.Consulter ou imprimer les historiques.................................................169
11.1. Réimprimer un bordereau chèque ..............................................169
11.2. Réimprimer un journal divisionnaire..........................................170
11.3. Réimprimer un journal divisionnaire récapitulatif .....................170
11.4. Imprimer ou réimprimer les relevés périodiques........................171
11.5. Transférer à nouveau les données d'une période ........................172
11.6. Imprimer ou réimprimer la liste des données transférées pour
une période .................................................................................173
12.Gérer une mutation (changement de Régisseur)..................................175
13.Effectuer les opérations liées au changement d'exercice.....................177
14.Effectuer les opérations liées à la clôture de la régie...........................179
15.Résoudre les problèmes rencontrés avec GFC (utilisation de la fenêtre
Log) .....................................................................................................181
Mode d'emploi
7
Mode d'emploi du manuel et de l'aide en ligne
Pour apprendre à utiliser le module Régies et être guidé lors de son
utilisation, 2 moyens vous sont proposés :
• Ce manuel
• Une aide en ligne que vous pourrez consulter lors de l'utilisation du
module Régies.
Le mode d'emploi répond aux questions suivantes :
1. Comment sont organisés le manuel et l'aide en ligne ?
2. Comment utiliser le manuel et l'aide en ligne pour la mise en œuvre
et l'apprentissage du module Régies ?
3. Comment utiliser le manuel et l'aide en ligne lors de l'utilisation du
module Régies ?
1. Comment sont organisés le manuel et l'aide en
ligne ?
‰ Organisation du manuel du module Régies
Ce manuel a été conçu afin de vous guider lors de la mise en œuvre du
module Régies puis lors de son utilisation.
Outre le sommaire et le mode d'emploi, le manuel comporte 3 parties :
 Présentation
générale
Prise en main
Guide
d'utilisation
Cette partie vous permet de vous faire une
première idée de ce qu'est le module Régies : à
quoi il sert, les échanges de données avec son
environnement…
Cette partie vous permet de vous familiariser
rapidement avec la manipulation de la version
Windows du module Régies (apprentissage des
opérations de base).
Cette partie vous guide lors de l'utilisation du
module.
8
Mode d'emploi
Afin de faciliter sa lecture et son utilisation, les conventions suivantes
sont utilisées dans le manuel :
Convention
de
présentation
Signification
†
Ces symboles signalent les différents points d'une
section ou les différentes étapes d'une procédure
Point important ou opération à réaliser impérativement
„
¾
•
Š
V
Î
Action à exécuter
Résultat de l'action
Énumération
Renvoi à l'aide en ligne du module Régies
Report à une page du manuel
Le manuel de GFC Régies est accessible depuis le menu Aide Documentation PDF – Manuel utilisateur. Ce fichier peut être
imprimé au moyen du logiciel Adobe Acrobat.
Mode d'emploi
‰ Organisation de l'aide en ligne
L'aide en ligne a été conçue afin de vous guider lors de l'utilisation du
module Régies. Pour chaque fenêtre du module, vous pouvez afficher
une fenêtre d'aide contextuelle, par exemple :
9
10
Mode d'emploi
Une fenêtre d'aide contextuelle peut comporter jusqu'à 5 sections :
Section
Contenu
Indique ce que permet de faire la fenêtre
Signale les opérations à réaliser au préalable
Décrit les différents éléments de la fenêtre (rubriques, boutons de
commandes…)
Présente les points importants à connaître pour utiliser efficacement
la fenêtre
Indique ce que vous devez ou ce que vous pouvez faire après
A partir d'une fenêtre d'aide contextuelle, vous pouvez :
„ Consulter des définitions du lexique
„ Afficher une procédure à suivre
„ Accéder au Sommaire de l'aide.
„ Consulter des définitions du lexique
Dans les fenêtres d'aide, en cliquant sur les mots ou expressions
soulignés en pointillés, vous pouvez afficher une définition du lexique
du module Régies, par exemple :
Mode d'emploi
11
„ Afficher une procédure à suivre
Dans les fenêtres d'aide, les procédures à suivre sont signalées par le
symbole . En cliquant sur le texte souligné en trait plein, vous pouvez
afficher la procédure à suivre, par exemple :
„ Accéder au Sommaire de l'aide
L'option Rubriques d'aide du menu Aide et le bouton Rubriques
d'aide des fenêtres d'aide vous permettent d'afficher le sommaire de
l'aide :
12
Mode d'emploi
Le sommaire de l'aide vous permet d'accéder directement :
♦ Aux définitions du lexique
♦ Aux fenêtres d'aide contextuelle
♦ Aux procédures du module Régies.
Le contenu de l'ensemble des fenêtres d'aide est également fourni dans
le fichier Régies.PDF. Ce fichier peut être imprimé au moyen du
logiciel Adobe Acrobat. Il est accessible depuis le menu Aide Documentation PDF - Aide en ligne. Si vous préférez être guidé à
partir d'un document papier plutôt qu'à partir de l'aide en ligne, nous
vous conseillons d'imprimer ce fichier.
Mode d'emploi
13
2. Comment utiliser le manuel et l'aide en ligne pour
la mise en œuvre et l'apprentissage du module
Régies ?
Cette section présente le moyen à utiliser à chacune des étapes de la
mise en œuvre du module Régies et de son apprentissage :
‰ Prise de connaissance du module Régies
‰ Installation du module Régies sur le micro-ordinateur
‰ Apprentissage de la manipulation du module Régies.
‰ Prise de connaissance du module Régies
Une lecture attentive de la présentation générale
vous permettra de vous faire une première idée
de ce qu'est le module Régies :
♦ A quoi sert le module Régies
♦ Les échanges de données entre le module
Régies et son environnement
♦ Les principales étapes du fonctionnement
d'une régie
♦ Les particularités d'utilisation du module
Régies
♦ L'organisation des menus du module Régies.
 Présentation
générale
‰ Installation du module Régies sur le micro-ordinateur
Pour être guidé lors de l'installation, reportezvous à la notice d'installation.
Notice
d'installation
de GFC
Windows –
Régies.
14
Mode d'emploi
‰ Apprentissage de la manipulation du module Régies
L'application GFC respecte les standards
d'utilisation des logiciels sous Windows
(fenêtres, listes déroulantes…) et son
apprentissage s'en trouve donc facilité.
Pour apprendre les opérations de base qui
peuvent être réalisées avec le module Régies,
nous vous conseillons de suivre la prise en main
proposée dans ce manuel.
Prise en main
Mode d'emploi
15
3. Comment utiliser le manuel et l'aide en ligne lors
de l'utilisation du module Régies ?
Cette section présente les moyens à utiliser pour être guidé lors de
l'utilisation du module Régies :
‰ Pour connaître le déroulement des opérations à réaliser avec le
module Régies
‰ Pour être guidé lors des opérations réalisées sur une fenêtre
‰ Pour être guidé dans l'exécution d'une procédure
‰ Pour connaître la signification d'un terme.
‰ Pour connaître le déroulement des opérations à réaliser avec le module
Régies
Selon ce que vous souhaitez faire, reportez-vous
à la section correspondante :
♦ Utilisation du logiciel
♦ Opérations de gestion
Prise en main
Guide
d'utilisation
Pour localiser une opération particulière :
consulter le sommaire de ce manuel.
Sommaire
Indépendamment du guidage assuré par le
manuel, les fenêtres d'aide contextuelle vous
guideront lors des opérations que vous réaliserez
sur les fenêtres du module Régies.
V
Fenêtres
d'aide
16
Mode d'emploi
‰ Pour être guidé lors des opérations réalisées sur une fenêtre
Lorsque vous vous posez une question sur une
fenêtre du module Régies (que saisir pour telle
rubrique ?, à quoi sert ce bouton ?, pourquoi ne
puis-je pas réaliser telle opération ?…), nous
vous conseillons d'afficher la fenêtre d'aide
contextuelle afin de consulter les informations
fournies.
A partir des fenêtres d'aide contextuelle, vous
pouvez également :
♦ Consulter la définition des termes utilisés
♦
Afficher une procédure à suivre (
)
V
Fenêtres
d'aide
V
Cliquer sur le
terme
V
Cliquer sur le
nom de la
procédure
‰ Pour être guidé dans l'exécution d'une procédure
Lorsque vous souhaitez connaître comment
réaliser une procédure donnée :
¾ Cliquer, dans la fenêtre d'aide, sur le nom de
la procédure signalée par le symbole
Ou
¾ Cliquer sur le bouton Rubriques d'aide de
la fenêtre d'aide ou sélectionner l'option
Rubriques d'aide du menu Aide
¾ Cliquer 2 fois sur Procédures
¾ Rechercher un nom de procédure et cliquer 2
fois dessus
¾ Suivre les instructions.
V
Fenêtres
d'aide
V
Sommaire de
l'aide
V
Procédures
Mode d'emploi
17
‰ Pour connaître la signification d'un terme
Lorsque vous souhaitez connaître la signification
d'un terme ou d'une expression utilisé dans le
module Régies :
¾ Cliquer, dans la fenêtre d'aide, sur le terme
ou l'expression
Ou
¾ Cliquer sur le bouton Rubriques d'aide de
la fenêtre d'aide ou sélectionner l'option
Rubriques d'aide du menu Aide
¾ Cliquer 2 fois sur Lexique
¾ Cliquer sur le terme ou l'expression.
V
Fenêtres
d'aide
V
Sommaire de
l'aide
Lexique
V
Pour toute information réglementaire, il est conseillé de se reporter à
la liste des sites suivants :
•
Accès à la consultation en ligne du RLR :
http://rlr.cndp.fr/viewer/index.html
•
Accès à la consultation en ligne du B.O. :
http://www.education.gouv.fr/bo/default.htm
•
Accès au site du MENESR :
http://www.education.gouv.fr/index.php
•
Accès à l’intranet de la DAF :
http://idaf.pleiade.education.fr
•
Accès au site de LEGIFRANCE :
http://www.legifrance.org
18
Mode d'emploi
Ministère de l'éducation nationale, de l’enseignement
supérieur et de la recherche
Gestion Financière et Comptable
Module Régies
Version 4.1
Décembre 2006

Présentation générale
19
 Présentation générale
Cette partie vous permet de vous faire une première idée de ce qu'est le
module Régies. Elle présente les points suivants :
1. A quoi sert le module Régies ?
2. Les échanges de données entre le module Régies et son
environnement
3. Les principales étapes du fonctionnement d'une régie
4. Les particularités d'utilisation du module Régies
5. L'organisation des menus du module Régies.
La validité des informations fournies dans ce manuel se limite à l'état
d'avancement du projet pour la version 4.1 du module Régies
(Décembre 2006).
1. A quoi sert le module Régies ?
L’agent comptable, seul responsable des encaissements et des
paiements, peut mettre en place, dans un regroupement comptable, des
régies de recettes et/ou d'avances.
Définition d'une régie de recettes (M9-R)
« En matière de recettes, cette procédure a pour objet d'autoriser un
agent du service, chargé de l'assiette et de la liquidation de la recette, à
percevoir son montant, dès la liquidation définitive de l'opération
donnant lieu au versement ; cet agent, appelé Régisseur de recettes,
reverse ultérieurement à l’agent comptable les sommes encaissées par
ses soins. »
Précision sur les notions de recette et d'encaissement :
♦ En comptabilité, le terme recette correspond à un acte de
l’ordonnateur qui est ensuite pris en charge par le Comptable.
Une recette provoque en comptabilité générale un mouvement Débit
Classe 4 / Crédit classe 7.
♦ Le terme encaissement correspond à un acte du Comptable en tant
que caissier. L'encaissement provoque en Comptabilité générale un
20
Présentation générale

mouvement Débit classe 5 / Crédit classe 4. C'est dans le contexte
des encaissements que travaille le Régisseur. Le module Régies
utilise le terme de recette mais à chaque fois qu'un Régisseur de
recettes saisit un montant, il s'agit, en fait, d'un encaissement, que
ce montant corresponde au recouvrement d’une somme déjà
constatée en recette (utilisation du fichier des créances) ou d’une
recette à régulariser.
Définition d'une régie d'avances (M9-R)
"En matière de dépenses, cette procédure consiste à faire accorder, par
les agents comptables, des avances de fonds à un agent du service
administratif ou commercial appelé Régisseur d'avances ; celui-ci, au
moyen des fonds mis à sa disposition, règle des créanciers dès que la
créance est définitivement justifiée. Les opérations effectuées par le
Régisseur d'avances sont ensuite intégrées dans la comptabilité des
agents comptables."
Trois types de régies peuvent être créés :
♦ Régies de recettes
♦ Régies d'avances
♦ Régies de recettes et d'avances.
A un établissement peuvent être associées plusieurs régies, y compris à
l’agence comptable.
Un Régisseur ne peut pas gérer, pour le même établissement, plusieurs
régies, par exemple : deux régies de recettes. Il peut par contre gérer
une régie de recettes et d'avances.
Le module Régies facilite le travail des différentes personnes
concernées par la gestion des régies :
♦ L'échange de données entre les modules de GFC (modules Régies,
Comptabilité générale et Comptabilité budgétaire) évite la ressaisie
d'informations
♦ Les contrôles opérés lors de la saisie des opérations de régie
(dépenses, recettes, versements….) limitent les risques d'erreur

Présentation générale
21
♦ Les documents proposés par le module Régies facilitent le suivi du
fonctionnement de la régie
Cette section présente les principales caractéristiques du module Régies :
1.1. L'habilitation de la régie
1.2. Les différentes opérations susceptibles d'être saisies dans une
régie
1.3. Les opérations de fin de journée
1.4. Les opérations de fin de période
1.5. Le suivi du fonctionnement de la régie
1.1. L'habilitation de la régie
L'habilitation d'une régie définit ses caractéristiques de fonctionnement :
type de régie (recettes et/ou avances), objet, nom du Régisseur et,
éventuellement, de son suppléant, durée de fonctionnement de la régie,
cautionnement et indemnité du Régisseur, périodicité des justificatifs,
seuil de certains montants (encaisse, avance, fonds de caisse), natures de
recettes et/ou de dépenses, moyens de règlement autorisés…
Le fichier de l'habilitation est créé, par l’agent comptable, dans le
module Comptabilité générale et doit être réceptionné dans le module
Régies :
♦ Au démarrage de la régie : tant qu'il n'a pas été réceptionné, aucune
opération ne peut être effectuée dans la régie
♦ Suite à toute modification apportée à l'habilitation par l’agent
comptable, par exemple, autorisation d'un nouveau moyen de
règlement, d'une nouvelle nature de recette ou de dépense,
suppression d'un moyen de règlement…
♦ Lors du changement de Régisseur (mutation)
♦ Après le changement d'exercice, pour les régies permanentes, et
après installation de la version du nouvel exercice
♦ Lors de la clôture de la régie.
Dès que l'habilitation a été réceptionnée dans le module Régies, elle
peut être consultée et imprimée.
22
Présentation générale

1.2. Les différentes opérations susceptibles d'être saisies dans le
module Régies
Le module Régies permet de saisir les types d'opérations suivants :
1.2.1. Recettes
1.2.2. Dépenses
1.2.3. Versements de l’agent comptable
1.2.4. Versements à l’agent comptable
1.2.5. Mouvements internes.
Ces différents types d'opérations peuvent être regroupés en 3 catégories :
♦ Les encaissements (recettes et versements de l’agent comptable)
♦ Les décaissements (dépenses et versements à l’agent comptable)
♦ Les mouvements internes à la régie (opérations de mouvements de
fonds entre les différents comptes de la régie, par exemple,
approvisionnement de la caisse à partir du compte de dépôt de la
régie).
Les opérations autorisées pour une régie dépendent :
♦ Du type de la régie, par exemple, une régie d’avances ne peut pas
saisir de recettes
♦ Des moyens de règlement autorisés pour la régie, par exemple,
l’approvisionnement de la caisse à partir du compte de dépôt n’est
possible que si la régie dispose d’un compte de dépôt.

Présentation générale
23
1.2.1. Recettes
La saisie des recettes ne concerne que les régies de recettes.
‰ Réception des créances
Pour faciliter la saisie des recettes, les créances saisies dans le module
Comptabilité générale peuvent être réceptionnées dans le module
Régies. Ainsi, lorsqu'une recette correspondant à une créance devra être
saisie, vous pourrez sélectionner la créance, et la référence ainsi que la
nature de recettes seront renseignées automatiquement.
Les créances doivent être réceptionnées après chaque réception de
l'habilitation et après toute modification des créances en cours dans le
module Comptabilité générale, par exemple, suite à une constatation
ou à une reconstatation, lorsque le recouvrement de certaines créances a
été confié à un huissier de justice.
• Les créances soumises à prélèvement automatique ne sont pas
transférées donc réceptionnées en régie de recettes.
‰ Réception des agences et des villes bancaires
Lors de la première réception de l'habilitation d'une régie de recettes sur
le micro-ordinateur, si des bordereaux chèques sont susceptibles d'être
imprimés dans le module Régies, les agences et les villes bancaires
saisies dans le module Comptabilité générale sont également
réceptionnées. Après cette réception, le fichier des agences bancaires et
celui des villes bancaires sont gérés de façon indépendante dans les 2
modules.
‰ Fiches de saisie manuelle des recettes
Lorsque la saisie directe des recettes sur le micro-ordinateur n'est pas
possible, le module Régies vous permet d'imprimer des documents
vierges destinés à leur saisie manuscrite (fiches de saisie manuelle).
24
Présentation générale

‰ Types de recette pouvant être saisis dans le module Régies
Une recette peut correspondre à un chèque encaissé et différents types
de recettes peuvent être saisis :
♦ Recette correspondant à une créance simple, par exemple, une
famille règle en totalité une créance Élève
♦ Recette sans créance préalable, par exemple, encaissement de
tickets
♦ Recette à affectations multiples, par exemple, le versement d'une
famille correspond à la fois à une créance et à l'achat de tickets
♦ Recette à créances et affectations multiples, par exemple, une
famille règle les créances de 2 enfants et l'achat de tickets
Selon le cas, la recette pourra comporter une ou plusieurs lignes de
recette et les lignes de la recette seront associées à une créance ou à une
nature de recettes.
Outre les natures de recette prévues dans l'habilitation, le module
Régies propose la nature de recette indéterminée (code INDETER et
libellé REC. A AFFECTER). Cette nature peut être sélectionnée
lorsque la ligne de recette ne correspond pas aux natures de recettes
définies par l’agent comptable ou lorsque la nature n’est pas exactement
connue. Une régularisation de ces lignes de recettes devra alors être
opérée avant les opérations de fin de période.
A titre d'illustration, le schéma suivant présente le cas d'une recette à
créances et affectations multiples :
Recette Régisseur
Montant 300
Tireur Martin Thierry
Moyen de règlement Chèque bancaire
Ligne de la recette
Créance
Nature de recette
Référence
03CA101000011
FEC
Martin Élise
03CA101000021
FEC
Martin Jeanne
TIC
Tickets Martin
Montant
100
60
140

Présentation générale
25
Ce schéma illustre le cas de la saisie d'un chèque d'un montant de 300 €
remis pour le règlement de 2 créances Élèves Martin Élise et Martin
Jeanne et le règlement de tickets, ligne de recette sans créance associée à
la nature de recette Tickets.
‰ Coordination avec l’agent comptable pour la saisie des recettes
Avant de démarrer la saisie des recettes, nous vous conseillons de vous
coordonner avec l’agent comptable sur la façon de saisir les différents
types de recettes. En effet, pour certaines recettes, il existe plusieurs
façons de les saisir et l'option retenue doit être choisie avec l’agent
comptable afin de faciliter le travail de chacun. A titre d'exemple,
lorsqu'une recette correspondant à une créance Élève comporte un tropperçu, une famille a une créance de 10 € mais a réglé 15 €, elle peut être
saisie de 2 façons différentes :
♦ Le montant total de la recette est affecté à la créance, le reste à
réaliser pour la créance devient alors négatif, et c'est l’agent
comptable qui saisira une écriture de régularisation pour le tropperçu dans le module Comptabilité générale
♦ Une ligne de recette avec créance est saisie pour le montant
correspondant à la créance et une seconde ligne de recette sans
créance est saisie pour le trop-perçu avec la référence Trop-perçu
et une nature de recette du type Famille sans créance.
En fin de période, les recettes seront transférées dans le module
Comptabilité générale et donneront lieu aux traitements suivants :
vérification et, si nécessaire, mise à jour des encaissements
réceptionnés, mise à jour des créances, génération des écritures
comptables, impression des Fiches d'Écritures…
1.2.2. Dépenses
La saisie des dépenses ne concerne que les régies d'avances.
‰ Fiches de saisie manuelle des dépenses
Lorsque la saisie directe des dépenses sur le micro-ordinateur n'est pas
possible, par exemple, dans le cas d'un voyage à l'étranger, vous pouvez
26

Présentation générale
imprimer des documents vierges permettant leur saisie manuscrite
(fiches de saisie manuelle).
‰ Types de dépense pouvant être saisies dans le module Régies
Les dépenses du Régisseur s'apparentent aux DAO (Dépenses Avant
Ordonnancement) saisies dans le module Comptabilité générale.
Une dépense peut comporter une ou plusieurs lignes de dépense, dans
le cas, par exemple, ou le règlement effectué au fournisseur concerne
différentes natures de dépenses. A titre d'illustration, le schéma suivant
présente le cas d'une dépense ventilée en 2 lignes de dépense :
Recette Régisseur
Montant 300
Fournisseur Sté ZYX
Moyen de règlement Trésor
Nature de dépense
Manuels
Matériels
Ligne de la recette
Référence
Chapitre
Techno
60
Techno
60
C. gestion
MAN
MAT
Montant
120
180
Pour chaque ligne de dépense, outre la nature de dépense, la référence et
le montant, deux rubriques peuvent être renseignées :
♦ Le Chapitre : lorsque les dépenses de la régie sont restreintes à un
seul chapitre budgétaire, ce chapitre est affiché automatiquement et
ne peut pas être modifié, dans le cas contraire, un chapitre peut être
saisi dans cette rubrique. Si nécessaire, le chapitre pourra être saisi
ou modifié par l’ordonnateur lors du mandatement de la dépense.
♦ Le Code de gestion : les codes de gestion, propres à un
établissement, permettent d'affiner les comptes du Plan comptable
et d'opérer une gestion, soit plus fine, soit plus synthétique. La
saisie du code de gestion est facultative. Si nécessaire, le code de
gestion pourra être saisi ou modifié par l’ordonnateur lors du
mandatement de la dépense.

Présentation générale
27
‰ Coordination avec l’ordonnateur pour la saisie des dépenses
Avant de démarrer la saisie des dépenses et afin de faciliter le travail de
chacun, nous vous conseillons de vous coordonner avec l’ordonnateur
pour organiser la saisie des dépenses, utilisation des différentes natures
de dépense, chapitres et codes de gestion à saisir selon le type de
dépense.
En fin de période, les dépenses seront transférées vers le module
Comptabilité budgétaire où l’ordonnateur les mettra à jour, les
validera puis imprimera les pièces justificatives du mandatement. Ces
dépenses donneront lieu alors à la génération de propositions d'écritures
automatiques qui seront transférées vers le module Comptabilité
générale où elles seront traitées. L’agent comptable opérera alors un
versement de fonds à la régie pour le remboursement des dépenses.
Si des dépenses sont rejetées par l’ordonnateur, vous devrez saisir le
montant des dépenses rejetées puis, selon que ces dépenses auront été
régularisées ou non : saisir la régularisation de ces dépenses ou saisir le
remboursement de ces dépenses.
Dans certains cas, le traitement des dépenses rejetées par l’ordonnateur
pourra donner lieu aux 2 opérations. Par exemple, si le rejet concerne 2
factures (Facture 1 d'un montant de 100 € et Facture 2 d'un montant de
50 €) et que seule la facture 1 est régularisée (facture retrouvée), vous
devrez alors :
♦ Saisir la régularisation des dépenses pour la facture 1
♦ Saisir le remboursement des dépenses rejetées pour la facture 2.
28
Présentation générale

1.2.3. Versements de l’agent comptable
Lorsque l’agent comptable opèrera un versement à la régie, vous devrez
l'enregistrer dans le module Régies. Les versements de l’agent
comptable autorisés dans le module Régies dépendent du type de la
régie. Ils sont détaillés dans le tableau suivant :
Opération
Type de
Commentaire
régie
11 Réception d'un Recette Le fonds de caisse doit être réceptionné afin
fonds de caisse
de permettre, au Régisseur, de rendre la
monnaie lors des encaissements en espèces.
Il n'y a pas de fonds de caisse lorsque la
régie est à la fois une régie de recettes et
une régie d'avances.
12 Réception
Avance L'avance doit être réceptionnée sur la caisse
d'une avance
et/ou le compte de dépôt afin de permettre la
saisie des dépenses.
13 Réception d'un Avance Ce remboursement doit être réceptionné sur
remboursement
la caisse et/ou le compte de dépôt, lorsque
des dépenses
les dépenses ont été mandatées.

Présentation générale
29
1.2.4. Versements à l’agent comptable
Lorsque vous opérerez un versement à l’agent comptable, vous devrez
l'enregistrer dans le module Régies. Les versements à l’agent comptable
autorisés dans le module Régies dépendent du type de la régie selon le
tableau suivant :
Opération
Type
de régie
Recette
21
Reversement du
fonds de caisse
22
Reversement d'une Avance
avance à l’agent
comptable
24
Reversement des
recettes effectuées
Recette
Commentaire
Vous devrez, avant les opérations de fin
d'exercice ou de clôture de la régie,
transférer ce fonds à l’agent comptable
pour solder le fonds de caisse. Il n'y a
pas de fonds de caisse lorsque la régie
est à la fois une régie de recettes et une
régie d'avances.
Au terme de l'exercice, avant le 31
décembre ou lors de la clôture de la
régie, le solde de la régie devant être à
zéro, vous devez saisir, à partir de la
caisse et/ou du compte de dépôt, un
reversement du solde de l'avance à
l’agent comptable.
Ce reversement peut être effectué à tout
moment et à partir du ou des moyens de
règlement utilisés dans la régie (caisse,
compte de dépôt, chèque postal ou
chèque bancaire).
Le versement doit être effectué dès que
l’encaisse autorisée est atteinte ou
dépassée. L’encaisse peut dépasser, en
cours de journée, le montant maximum
défini dans l'habilitation, mais dans ce
cas, vous devrez, avant les opérations de
fin de journée, transférer des fonds à
l’agent comptable pour ramener
l’encaisse à un montant autorisé.
30

Présentation générale
1.2.5. Mouvements internes
Un mouvement interne correspond à une opération de mouvement de
fonds entre les différents comptes de la régie. Le module Régies
distingue 2 types de mouvements internes :
‰ Les mouvements internes en cours de période
‰ Les mouvements internes en fin de période.
‰ Mouvements internes en cours de période
Les mouvements internes autorisés dans le module Régies en cours de
période dépendent du type de la régie. Ils sont détaillés dans le tableau
suivant :
Opération
30
32
Type Commentaire
de régie
Approvisionnement Toutes Cette opération permet de saisir un
de la caisse à partir
apport en espèces dans la caisse à partir
du compte de dépôt
du compte de dépôt. Elle ne concerne
que les régies qui disposent d'un
compte de dépôt et peut être effectuée
à tout moment.
Toutes Cette opération permet de saisir la
Versement en
remise d'espèces sur le compte de
espèces au compte
dépôt de la régie. Elle ne concerne que
courant à partir de
les régies qui disposent d'un compte de
la caisse
dépôt et peut être effectuée à tout
moment.
33
Régularisation
affectation recettes
51
Recettes par carte
de paiement sur
compte de dépôt
Recette Cette opération permet de régulariser
les lignes de recettes qui ont été
associées à la nature de recette
indéterminée. Elle doit être effectuée
avant les opérations de fin de période.
Recette Cette opération permet de prendre en
compte les recettes encaissées par carte
bancaire sur le compte de dépôt.

Présentation générale
Opération
Type de
régie
Avance
41
Rejet de dépenses
40
Régularisation de
dépenses rejetées
Avance
43
Remboursement
de dépenses
rejetées
Avance
52
Dépenses par carte Avance
de paiement sur
compte de dépôt
31
Commentaire
Cette opération permet de saisir le
montant des dépenses rejetées par
l’ordonnateur.
Cette opération permet, lorsqu'un
nouveau mandatement a été effectué,
de saisir la régularisation des dépenses
précédemment rejetées.
Cette opération permet, suite à un rejet
des dépenses par l’ordonnateur, de
saisir le montant du remboursement
effectué par un fournisseur.
Cette opération permet de prendre en
compte les dépenses par carte bancaire
sur le compte de dépôt.
32

Présentation générale
‰ Mouvements internes en fin de période
Lors de la procédure de fin de période, si le compte de recettes (compte
700) ou le compte de dépenses (compte 600) de la régie n'est pas soldé,
une régularisation des recettes ou des dépenses de la période doit être
effectuée.
Opération
61
Régularisation des
recettes
62
Régularisation des
dépenses
Type
Commentaire
de régie
Recette Le reversement des recettes au profit de
l’agent comptable peut s'effectuer au
moyen de l'un ou de plusieurs des
moyens de règlement autorisés pour la
régie. Si aucun reversement des recettes
n'a été effectué au cours de la période
concernée, le montant du reversement
correspond à la totalité des recettes
saisies. Si des reversements partiels des
recettes ont été effectués au cours de la
période, le montant du reversement
correspond à la différence.
Avance Le montant de la régularisation des
dépenses est toujours déterminé
automatiquement par le logiciel.
1.3. Les opérations de fin de journée
Au terme de chaque journée, un ensemble d'opérations doit être réalisé :
♦ Saisir, si nécessaire, le reversement des recettes à l’agent
comptable
♦ Imprimer, si nécessaire, les bordereaux chèques (régie de recettes)
♦ Imprimer le journal divisionnaire
♦ Confirmer la validation de la journée
♦ Imprimer, éventuellement, le journal général.
La validation de la journée rend définitives les opérations saisies depuis
la dernière validation de journée (dépenses, recettes, versements de ou à
l’agent comptable et mouvements internes).

Présentation générale
33
1.4. Les opérations de fin de période
Les opérations de fin de période permettent de produire les justificatifs
à destination de l’agent comptable ou de l’ordonnateur.
La périodicité de remise des justificatifs est définie dans l'habilitation, le
délai maximum peut être compris entre 1 et 31 jours. Pour assurer un
bon fonctionnement de la régie, cette périodicité doit être respectée.
Avant le terme de la période, un ensemble d'opérations doivent être
réalisées :
♦ Imprimer le journal général, s’il n’a pas encore été imprimé pour
la période
♦ Régulariser les recettes ou les dépenses
♦ Imprimer le journal divisionnaire récapitulatif
♦ Imprimer, si nécessaire, les relevés périodiques
♦ Transférer les données vers le module Comptabilité générale ou
vers le module Comptabilité budgétaire.
1.5. Le suivi du fonctionnement de la régie
Pour faciliter le suivi du fonctionnement et la gestion de la régie, le
module Régies propose un ensemble de fenêtres et de documents :
‰ Tableau général
‰ Situation des disponibilités
‰ Autres documents pouvant être imprimés à partir du module
Régies.
‰ Tableau général
Le tableau général permet, à tout moment et indépendamment des
opérations de fin de journée ou de fin de période, de consulter et
d'imprimer la situation de la régie.
Selon le type de la régie, il est composé de 2 ou 3 volets :
34
Présentation générale

♦ Le tableau de bord général de la régie : montants disponibles sur le
ou les comptes correspondant aux moyens de règlement autorisés
pour la régie, contrôle des soldes…
♦ La situation de la régie de recettes : dates de régularisation, fonds
de caisse, montant des recettes en attente
♦ La situation de la régie d'avances : dates de régularisation, avance,
montant des dépenses en attente.
‰ Situation des disponibilités
La situation des disponibilités permet, à tout moment et
indépendamment des opérations de fin de journée ou de fin de période,
de consulter et d'imprimer la situation des comptes de la régie pour
lesquels des opérations ont été saisies.
‰ Autres documents pouvant être imprimés à partir du module Régies
Le tableau suivant inventorie, par contexte, les documents qui peuvent
être imprimés à partir du module Régies :

Présentation générale
Contexte
Habilitation
Menu Paramètres
Documents de saisie
Menu Utilitaires
Références
35
Documents
Paramètres de l'habilitation
Fiche de saisie manuelle des recettes
Fiche de saisie manuelle des dépenses
Liste des agences bancaires
Liste des villes bancaires
Créances
Liste des créances en cours de réception
Liste des créances en cours
Recettes
Liste des recettes en attente
Versements de l’agent Liste des versements de l’agent comptable en
comptable
attente
Dépenses
Liste des dépenses en attente
Versements à l’agent Liste des versements à l’agent comptable en
comptable
attente
Mouvements internes Liste des mouvements internes en attente
Validation de journée Bordereaux chèques
Journal divisionnaire
Journal général
Journal général
Fin de période
Journal divisionnaire récapitulatif
Relevés périodiques
Liste des données en cours de transfert
(encaissements de la période ou
décaissements de la période)
Historiques
Bordereaux chèques
Journaux divisionnaires
Journaux divisionnaires récapitulatifs
Relevés périodiques
Liste des données d'un transfert
(encaissements d'une période ou
décaissements d'une période).

Présentation générale
37
2. Les échanges de données entre le module Régies
et son environnement
Le module Régies échange des données avec d'autres modules de
l'application GFC : Administration, Comptabilité générale et, pour les
régies d'avances, Comptabilité budgétaire. Le schéma suivant résume
les échanges de données mis en œuvre lors de la gestion d'une régie :
- Habilitation
- Créances
Administration
Comptabilité
générale
Etablissements,
régies, profils,
utilisateurs…
Recettes
Régies
Dépenses
Régies d'avances,
uniquement
Comptabilité
budgétaire
L'échange de données entre le module Régies et les autres modules de
GFC s'effectue, soit par disquette, soit directement :
♦ Si les modules sont installés sur des micro-ordinateurs
indépendants, l'échange de données s'effectue toujours par
disquette.
♦ Si les modules sont installés sur le même micro-ordinateur ou sur
des micro-ordinateurs reliés par réseau, l'échange de données
s'effectue alors directement.
38
Présentation générale

Le tableau suivant précise, pour chaque module, les échanges de
données réalisés avec le module Régies.
Administration
Comptabilité
générale
Comptabilité
budgétaire
Le module Administration de GFC permet de préparer
les accès au module Régies (saisie des paramètres
généraux de GFC, création des établissements et des
régies, des profils d'utilisation, des utilisateurs, des
restrictions de régie…) et d'effectuer diverses opérations
courantes (libération du réseau, remise à zéro du mot de
passe d'un utilisateur). Pour pouvoir accéder au module
Régies, les Régisseurs doivent avoir été déterminés dans
le module Administration (Voir § 2. du guide
d'utilisation).
Le module Régies réceptionne du module Comptabilité
générale :
♦ L'habilitation de la régie. L'habilitation doit être
réceptionnée au démarrage de la régie, suite à toute
modification apportée à l'habilitation par l’agent
comptable, lors du changement de Régisseur, après le
changement d'exercice et lors de la clôture de la régie.
♦ Lorsque la régie est une régie de recettes, les créances
doivent être réceptionnées après chaque réception de
l'habilitation et après toute modification des créances
en cours dans le module Comptabilité générale : par
exemple, suite à une constatation ou à une
reconstatation, lorsque le recouvrement de certaines
créances a été confié à un huissier de justice
Le module Régies transfère vers le module Comptabilité
générale :
♦ Les recettes. Ce transfert s'effectue lors des opérations
de fin de période.
Lorsque la régie est une régie d'avances, le module
Régies transfère vers le module Comptabilité
budgétaire les dépenses. Ce transfert s'effectue lors des
opérations de fin de période.

Présentation générale
3. Les principales étapes du fonctionnement d'une
régie
Cette section présente :
3.1. Le cycle de vie d'une régie
3.2. Les principales étapes du fonctionnement d'une régie de
recettes
3.3. Les principales étapes du fonctionnement d'une régie
d'avances
3.1. Le cycle de vie d'une régie
Le cycle de vie d'une régie est illustré dans le schéma suivant :
Ouverture de la régie
Période 1
Journée 1
Journée 2
Journée n…
Période 2
Journée 1
Journée 2
Journée n…
Période n…
Journée 1
Journée 2
Journée n…
Changement de
Régisseur
Changement d'exercice
…
Clôture de la régie
39
40
Présentation générale

Le fonctionnement d'une régie démarre à la réception de son
habilitation -ouverture de la régie- et se termine à la réception de
l'habilitation de clôture -clôture de la régie- Une régie peut être mise
en place pour une durée restreinte, de un à quelques jours, ou pour une
durée indéterminée, dans ce cas, l'habilitation de la régie devra être
renouvelée chaque année, en début d'exercice, après avoir installé la
nouvelle version du module.
Le fonctionnement d'une régie est organisé en périodes. Avant le terme
de chaque période, les justificatifs à destination de l’agent comptable ou
de l’ordonnateur sont imprimés.
Une période se décompose en journées. Au terme de chaque journée, les
opérations saisies sont validées et des documents sont imprimés :
journal divisionnaire, journal général…
Divers événements peuvent se produire au cours du cycle de vie d'une
régie : changement de Régisseur, changement d'exercice…
3.2. Les principales étapes du fonctionnement d'une régie de
recettes
A chaque étape du fonctionnement de la régie, correspondent des
opérations spécifiques. Le tableau suivant présente les opérations types
mises en œuvre aux principales étapes d'une régie de recettes :

Présentation générale
Démarrage de la
régie
Période 1
Journée 1
Journée 2
Journée n
Fin de
période
Période 2
Journée 1
Journée 2
Journée n
Opérations
Réception de l'habilitation
Réception des créances
Saisie, si nécessaire, du fonds de caisse.
Impression, si nécessaire, des documents de saisie
Saisie des recettes
Opérations de fin de journée :
- Saisie, si nécessaire, d'un reversement des recettes
- Validation de la journée
- Impression du journal général.
"
"
Régularisation des recettes de nature indéterminée
Opérations de fin de période :
- Régularisation des recettes
- Impression du journal divisionnaire récapitulatif
- Impression des relevés périodiques
- Transfert des données vers le module Comptabilité
générale.
Réception, si nécessaire, de la mise à jour de
l'habilitation
Réception des créances
Saisie des recettes
Opérations de fin de journée…
"
"
41
42
Présentation générale

Opérations
Régularisation des recettes de nature indéterminée
Opérations de fin de période :
- Régularisation des recettes
- Impression du journal divisionnaire récapitulatif
- Impression des relevés périodiques
- Transfert des données vers le module Comptabilité
générale.
Clôture de la régie Solde des moyens de règlement
Reversement du fonds de caisse
Opérations de fin de journée
Impression de la situation des disponibilités
Réception de l'habilitation de clôture.
Fin de
période
Dans certaines situations (changement de Régisseur, changement
d'exercice pour une régie permanente), d'autres opérations peuvent être
mises en œuvre. Ces opérations sont décrites dans le guide d'utilisation
de ce manuel (§ 12. et § 13.).

Présentation générale
43
3.3. Les principales étapes du fonctionnement d'une régie
d'avances
A chaque étape du fonctionnement de la régie, correspondent des
opérations spécifiques. Le tableau suivant présente les opérations types
mises en œuvre aux principales étapes d'une régie d'avances :
Démarrage de la
régie
Période 1
Journée 1
Journée 2
Journée n
Fin de
période
Période 2
Journée 1
Opérations
Réception de l'habilitation
Saisie de l'avance
Saisie, si nécessaire, de l'approvisionnement de la
caisse.
Impression si nécessaire, des documents de saisie
Saisie des dépenses
Opérations de fin de journée :
- Validation de la journée
- Impression du journal général.
"
"
Opérations de fin de période :
- Régularisation des dépenses
- Impression du journal divisionnaire récapitulatif
- Impression des relevés périodiques
- Transfert des données vers le module Comptabilité
budgétaire.
Réception, si nécessaire, de la mise à jour de
l'habilitation
Saisie du remboursement des dépenses
Si des dépenses ont été rejetées par l’ordonnateur,
saisie du montant des dépenses rejetées puis, selon que
ces dépenses auront été régularisées ou non : saisie de
la régularisation de ces dépenses ou saisie du
remboursement de ces dépenses
Saisie des dépenses
Opérations de fin de journée…
44
Présentation générale

Opérations
Journée 2
"
Journée n
"
Fin de
Opérations de fin de période :
- Régularisation des dépenses
période
- Impression du journal divisionnaire récapitulatif
- Impression des relevés périodiques
- Transfert des données vers le module Comptabilité
budgétaire.
Clôture de la régie Solde des moyens de règlement
Solde de l'avance
Opérations de fin de journée
Impression de la situation des disponibilités
Réception de l'habilitation de clôture.
Dans certaines situations (changement de Régisseur, changement
d'exercice pour une régie permanente), d'autres opérations peuvent être
mises en œuvre. Ces opérations sont décrites dans le guide d'utilisation
de ce manuel (§ 12. et § 13.).

Présentation générale
45
4. Particularités d'utilisation du module Régies
4.1. Les utilisateurs et leurs droits d'accès
L'accès au module Régies s'effectue au moyen d'un nom d'utilisateur et
d'un mot de passe.
Les noms d'utilisateurs sont créés dans le module Administration de
GFC et sont associés à des droits d'accès (établissements autorisés et
profil d'utilisation pour chacun de ces établissements).
Pour un utilisateur, les droits d'accès définissent :
♦ Le ou les établissements puis les régies auxquels il peut accéder,
une régie étant toujours associée à un établissement, plusieurs
régies étant possibles par établissement
♦ Pour chaque régie, les fonctionnalités autorisées, par exemple :
mise à jour de certaines données pour une régie et consultation
uniquement pour une autre
♦ L'autorisation d'effectuer ou non des opérations particulières
(dépassement de crédits).
Lors de l'utilisation du module Régies, si vous rencontrez des
problèmes d'accès, par exemple, régie absente de la liste des régies ou
option absente, vous devez contacter l'administrateur de GFC dans votre
établissement afin qu'il puisse y remédier.
4.2. La sauvegarde et la restauration des données
Lors de l'utilisation du module Régies, la sauvegarde des données doit
être effectuée régulièrement et notamment avant chaque étape de
gestion, par exemple, avant la validation d'une journée…
Cette copie de sécurité vous permettra de restaurer les données dans le
cas où un problème surviendrait sur votre micro-ordinateur.
46

Présentation générale
Le programme de sauvegarde/restauration peut être démarré de 2
façons :
Lors de l'installation, l'icone d'un
raccourci permettant l'accès au
programme de
sauvegarde/restauration a été
installé sur le bureau de votre
micro-ordinateur.
Le programme de
sauvegarde/restauration peut
également être démarré à partir du
menu Démarrer.
► Démarrer
► Programmes
► Éducation Nationale
► MEN_SvgLocal
ou
► MEN_SvgRéseau

Présentation générale
47
5. L'organisation des menus du module Régies
Cette section présente les menus et les sous-menus du module Régies.
Lors de l'utilisation du module, vous pourrez vous y référer pour
localiser une opération particulière.
‰ Menus du module Régies
48
Présentation générale

‰ Options du menu Régies
Les options proposées diffèrent selon le type de la régie :
♦ Pour les régies de recettes et d'avances, toutes les options sont
proposées
♦ Pour les régies de recettes, l'option Dépenses du sous-menu
Décaissements n'est pas proposée
♦ Pour les régies d'avances, l'option Références du menu Régies, les
options Créances et Recettes du sous-menu Encaissements ainsi
que l'option Bordereaux du sous-menu Historiques ne sont pas
proposées.
Lorsqu'une option est inaccessible dans le contexte, elle s'affiche en
grisé. Par exemple, tant que l'habilitation n'a pas été réceptionnée, les
options Références, Encaissements, Décaissements, Mouvements
internes, Situation régie, Validation de journée, Journal général,
Fin de période et Historiques du menu Régies sont affichées en grisé
et ne peuvent pas être sélectionnées.

Présentation générale
49
Vous venez de prendre connaissance des principales caractéristiques du
module Régies. Afin de vous familiariser avec son utilisation, nous
vous conseillons d'effectuer la prise en main proposée dans la partie
suivante. Vous pourrez ensuite démarrer vos opérations de gestion en
vous reportant au guide d'utilisation de ce manuel et en consultant la
fenêtre d'aide contextuelle proposée pour chaque fenêtre du module.
50
Présentation générale

Prise en main
51
Prise en main
Cette prise en main est destinée à vous familiariser avec l'utilisation du
module Régies et vous présente, en détail, les opérations de base que
vous pourrez y effectuer.
Dans cette prise en main, vous verrez successivement :
1. Quels sont les éléments dont vous devez disposer pour pouvoir
effectuer la prise en main
2. Comment démarrer le module Régies
3. L'organisation de la fenêtre principale et les opérations que vous
pouvez y effectuer
4. Comment réceptionner l'habilitation
5. Comment consulter l'habilitation et imprimer un document
6. Comment modifier le mot de passe
4. Comment utiliser une fenêtre standard (Mouvements internes)
7. Les différents types de fenêtres utilisées dans le module Régies
8. Une présentation des fenêtres arborescentes.
Lorsque vous aurez terminé cette prise en main, vous pourrez
poursuivre la gestion de votre régie en vous reportant au guide
d'utilisation de ce manuel.
La version Windows du module Régies respecte les standards
d'utilisation des logiciels sous Windows (fenêtres, listes déroulantes…)
et son utilisation s'en trouve ainsi facilitée. L'utilisation de la version
Windows nécessite une phase d'apprentissage. Aussi, nous vous
conseillons d'effectuer attentivement cette prise en main afin d'assimiler
l'ensemble des possibilités qui vous sont offertes et ainsi d'assurer une
utilisation performante du module Régies.
52
Prise en main
De quels éléments devez-vous disposer pour effectuer la prise en main
53
1. De quels éléments devez-vous disposer pour
effectuer la prise en main ?
Les pré requis au démarrage de la prise en main sont les suivants :
‰ La version Windows du module Régies doit avoir été installée sur votre
poste de travail
Cette installation s'effectue à partir du CD Rom GFC Windows en
suivant la procédure décrite dans la notice d'installation jointe.
‰ Votre régie doit avoir été créée dans le module Administration
Cette opération doit être effectuée, si possible, par l'administrateur de
GFC dans votre établissement.
Si vous devez effectuer vous-même cette opération, reportez-vous à la
section 2 du guide d'utilisation, Créer la régie dans le module
Administration.
‰ L'habilitation de votre régie doit avoir été transférée du module
Comptabilité générale par l’agent comptable
L'habilitation est créée, par l’agent comptable, dans le module
Comptabilité générale et devra être réceptionnée dans le module Régies.
Vous devez, pour cela, disposer de la disquette contenant l'habilitation
ou avoir été informé, par l’agent comptable, du répertoire dans lequel
cette habilitation a été enregistrée.
Si toutes les conditions sont réunies, vous pouvez alors démarrer la
prise en main et vous allez voir tout d'abord les opérations à réaliser
pour démarrer le module Régies.
54
De quels éléments devez-vous disposer pour effectuer la prise en main
Démarrer le module Régies
55
2. Démarrer le module Régies
Le démarrage du module Régies s'effectue en 4 étapes :
2.1. Sélection de la commande de démarrage de GFC
2.2. Choix du module Régies
2.3. Saisie du nom d'utilisateur et du mot de passe
2.4. Choix de la régie sur laquelle vous souhaitez travailler.
2.1. Sélectionner la commande de démarrage de GFC
Lors de cette prise en main, seules les actions signalées par le symbole
¾ doivent être effectuées.
L'application GFC peut être démarrée de 2 façons :
Lors de l'installation, l'icone d'un
raccourci permettant l'accès à
l'application GFC a été installé sur
le bureau de votre microordinateur.
L'application GFC peut également
être démarrée à partir du menu
Démarrer.
► Démarrer
► Programmes
► GFC Windows
► GFC
Si ce n'est déjà fait :
¾ Mettre sous tension votre ordinateur
Dans certains contextes, la sélection d'un élément s'opère au moyen d'un
double clic. Vous devez alors cliquer 2 fois consécutivement sur
l'élément.
56
Démarrer le module Régies
Sur le bureau de votre micro-ordinateur :
¾ Cliquer 2 fois sur l'icone du raccourci
• La fenêtre Gestion Financière et Comptable s'affiche :
Cette fenêtre permet de sélectionner le module de GFC que vous
souhaitez utiliser. Les modules affichés en grisé ne sont pas accessibles.
2.2. Choisir le module Régies
Les valeurs de certaines rubriques peuvent être sélectionnées au moyen
de cases à cocher . Pour cocher ou décocher une valeur, vous devez
cliquer sur le libellé ou sur la case à cocher de la valeur.
Pour sélectionner le module Régies :
¾ Cliquer sur le libellé Régies
• Une coche
s'affiche dans la case placée devant le libellé du
module.
Pour démarrer le module Régies :
¾ Cliquer sur le bouton
• La fenêtre Connexion aux Régies s'affiche.
Démarrer le module Régies
57
Si les accès au module Régies n'ont pas été préparés, un message le
signale. Par exemple : Vous devez initialiser les paramètres de
l'application dans le module Administration de GFC. Dans ce cas, vous
devez demander à l'administrateur de l'application GFC dans votre
établissement de préparer ces accès ou suivre la procédure décrite dans
la section 2 du guide d'utilisation de ce manuel, Créer la régie dans le
module Administration.
2.3. Saisir le nom d'utilisateur et le mot de passe
La fenêtre Connexion aux Régies permet d'identifier l'utilisateur du
module :
Titre de la fenêtre
Rubriques de saisie
Boutons de commande
Lors du démarrage du module Régies, vous devez indiquer votre nom
d'utilisateur. Ce nom détermine les régies auxquelles vous avez accès et
les opérations que vous pouvez effectuer sur chacune de ces régies.
58
Démarrer le module Régies
Outre le nom d'utilisateur, l'accès au module Régies est protégé par un
mot de passe. La première fois que vous accédez au module, vous devez
saisir le mot de passe gfc. Par la suite, vous pourrez modifier ce mot de
passe.
Pour la prise en main, vous allez voir successivement comment :
‰ Afficher la fenêtre d'aide
‰ Déplacer la fenêtre "Connexion aux Régies"
‰ Naviguer dans les rubriques de la fenêtre d'aide
‰ Afficher une procédure
‰ Saisir le nom d'utilisateur et le mot de passe.
‰ Afficher la fenêtre d'aide
Pour chaque fenêtre du module, vous pouvez afficher une fenêtre d'aide
afin d'être guidé lors des opérations à réaliser dans le contexte.
¾ Cliquer sur le bouton
• La fenêtre d'aide s'affiche.
L'organisation de l'aide en ligne est présentée dans le mode d'emploi de
ce manuel (§ 9).
‰ Déplacer une fenêtre
Afin de faciliter la consultation conjointe de l'aide et de la fenêtre du
module, vous pouvez être amené à déplacer la fenêtre du module Régies
affichée. Pour cela :
¾ Cliquer sur la fenêtre affichée Connexion aux Régies
• La fenêtre redevient active ; son titre s'affiche sur fond bleu.
¾ Cliquer sur le titre de la fenêtre Connexion aux Régies
¾ Maintenir le bouton de la souris enfoncé puis déplacer la fenêtre, par
exemple, en haut et à gauche de l'écran
Démarrer le module Régies
59
‰ Naviguer dans les rubriques de la fenêtre d'aide
Lorsque le contenu d'une fenêtre d'aide n'est pas totalement affiché, les
boutons placés en haut de la fenêtre d'aide permettent un accès direct à
l'une de ses sections :
Section
Contenu
Indique ce que permet de faire la fenêtre
Signale les opérations à réaliser au préalable
Décrit les différents éléments de la fenêtre (rubriques,
boutons de commandes…)
Présente les points importants à connaître pour utiliser
efficacement la fenêtre
Indique ce que vous devez ou ce que vous pouvez faire
après
Par exemple :
¾ Cliquer sur le bouton
• La section Points importants s'affiche en haut de la fenêtre d'aide.
A titre d'exercice :
¾ Utiliser les différents boutons de la fenêtre d'aide pour prendre
connaissance des informations qui y sont fournies.
‰ Afficher une procédure
Lorsqu'une fenêtre d'aide contextuelle signale une opération susceptible
d'être réalisée, la procédure à suivre pour réaliser cette opération peut
être affichée dans une fenêtre d'aide spécifique.
L'accès à une procédure est signalé par le symbole
suivi de son nom
de couleur verte et souligné en trait plein.
A titre d'exemple :
modifier votre mot de passe
¾ Cliquer sur
• La fenêtre des procédures s'affiche en bas à gauche.
60
Démarrer le module Régies
La fenêtre des procédures vous permet d'être guidé lors des opérations
que vous réalisez avec le module Régies.
Pour fermer la fenêtre Procédures :
¾ Cliquer sur le bouton
de la fenêtre
Pour fermer la fenêtre Description de la fenêtre :
¾ Cliquer sur le bouton
de la fenêtre
‰ Saisir le nom d'utilisateur et le mot de passe
Le nom d'utilisateur du module Régies est indépendant du nom du
Régisseur défini dans l'habilitation. Il a été défini dans le module
Administration de GFC (voir section 2.4. du guide d'utilisation).
¾ Saisir, dans la rubrique Nom, votre nom d'utilisateur, par exemple,
REG
¾ Saisir, dans la rubrique Mot de passe, le mot de passe gfc
Nous vous rappelons que le mot de passe à saisir lors du premier accès
est gfc et que vous pouvez modifier ce mot de passe à partir du module
Régies.
Pour valider la saisie :
¾ Cliquer sur OK
• La fenêtre Sélection d'une régie s'affiche.
Si aucun utilisateur n'a été défini pour le module Régies, un message le
signale et vous devez alors demander à l'administrateur de l'application
GFC dans votre établissement de créer l'utilisateur ou suivre la
procédure décrite dans la section 2 du guide d'utilisation de ce manuel,
Créer la régie dans le module Administration.
Démarrer le module Régies
61
2.4. Choisir la régie sur laquelle vous souhaitez travailler
La fenêtre Sélection d'une régie permet de sélectionner la régie sur
laquelle vous souhaitez travailler parmi celles dont l'accès vous est
autorisé :
Une régie est toujours identifiée par le numéro de l'établissement au
Registre National des Établissements, par exemple : 0000000A, suivi
du nom du Régisseur, par exemple : RECAVA JEAN. Ces
informations ont été définies dans le module Administration (voir
section 2. du guide d'utilisation).
Pour la prise en main, vous allez successivement :
‰ Consulter la fenêtre d'aide contextuelle
‰ Afficher la définition d'un terme ou d'une expression
‰ Sélectionner la régie
‰ Consulter la fenêtre d'aide contextuelle
Pour afficher la fenêtre d'aide :
¾ Cliquer sur le bouton
¾ Consulter les informations de la fenêtre d'aide
‰ Afficher la définition d'un terme ou d'une expression
Dans les fenêtres d'aide, une définition peut être affichée pour les mots
ou expressions de couleur verte et soulignés en pointillés.
62
Démarrer le module Régies
A titre d'exemple :
¾ Cliquer, dans la fenêtre d'aide, sur l'expression Administration
• Sa définition s'affiche.
Pour masquer la définition :
¾ Cliquer n'importe où
• La définition s'efface.
‰ Sélectionner la régie
Si vous avez accès à plusieurs régies, pour en afficher la liste :
¾ Cliquer sur le bouton
• La liste des régies s'affiche.
¾ Sélectionner, dans la liste, l'une des régies
Lorsque vous avez terminé les opérations à réaliser sur une fenêtre,
sélection et/ou saisie de données, pour valider ces opérations, vous
devez sélectionner la commande OK.
Lorsque le relief d'un bouton de commande est accentué, comme c'est le
cas pour le bouton OK de cette fenêtre, vous pouvez également
sélectionner la commande en tapant sur la touche : (touche Entrée).
Pour la Prise en main :
¾ Valider la sélection de la régie en tapant :
• La fenêtre principale du module Régies s'affiche.
Le chapitre suivant présente la fenêtre principale du module Régies et
les opérations que vous pourrez y effectuer.
Présentation de la fenêtre principale
63
3. Présentation de la fenêtre principale
La fenêtre principale comporte 6 zones selon le schéma suivant :
1- Titre de la fenêtre principale
2- Barre des menus
3- Barre d'outils
4- Zone d'affichage des fenêtres
5- Barre d'état
6- Barre des tâches de Windows
Pour assurer une bonne lisibilité des informations affichées à l'écran,
nous vous conseillons de choisir la définition d'écran 800 x 600 pixels
(Menu Démarrer/Paramètres/Panneau de configuration, outil
Affichage, onglet Paramètres).
64
Présentation de la fenêtre principale
1- Titre de la fenêtre principale
Nom du module de GFC
N° de version
Commandes
de la fenêtre
La commande (Réduire) permet de masquer temporairement la
fenêtre principale du module. Pour réafficher la fenêtre, vous devez
cliquer, dans la barre des tâches de Windows, sur le bouton
.
La commande
(Restaurer) permet de réduire la fenêtre principale.
La commande
(Fermer) permet de quitter le module Régies.
2- Barre de menus
Chaque menu propose une ou plusieurs options permettant d'accéder à
des fenêtres du module Régies ou de réaliser diverses opérations :
quitter le module, réorganiser les fenêtres en cascade ou en mosaïque
lorsque plusieurs d'entre elles sont ouvertes…
L'affichage des menus et la sélection des options peuvent s'effectuer de
2 façons différentes :
‰ Au moyen de la souris
‰ Au moyen du clavier
Présentation de la fenêtre principale
65
‰ Sélection au moyen de la souris
A titre d'exercice :
¾ Cliquer sur le nom d'un menu, par exemple Régies
• Le menu s'affiche.
Pour effacer le menu :
¾ Cliquer en dehors du menu
‰ Sélection au moyen du clavier
Les menus peuvent être affichés et les options sélectionnées directement
à partir du clavier. Pour cela :
¾ Taper sur la touche (Alt) et la garder enfoncée
¾ Taper sur la lettre soulignée du nom du menu, par exemple : R pour
Régies
• Le menu s'affiche.
¾ Taper sur la lettre soulignée d'une option du menu, par exemple : R
pour Réceptionner habilitation
• La fenêtre de réception de l'habilitation s'affiche.
Pour quitter la fenêtre :
¾ Taper sur la touche I, cette touche Echap est située en haut et à
gauche du clavier
‰ Les différents types d'options
A titre d'exercice :
¾ Afficher le menu Régies
Les conventions suivantes sont utilisées pour les options de menu :
♦ Les options pour lesquelles le libellé est suivi du symbole
permettent d'accéder à un sous-menu
♦ Les options pour lesquelles le libellé est suivi de … (3 points)
permettent d'accéder à une fenêtre du module Régies
♦ Les autres options permettent d'effectuer directement certaines
opérations, par exemple : actualiser les menus, quitter le module
66
Présentation de la fenêtre principale
‰ Remarques générales sur les menus et les options du module Régies
Les options proposées diffèrent :
♦ Selon le type de la régie (voir la présentation de l'organisation des
menus du module Régies).
♦ Selon les accès que vous a autorisés l'administrateur de GFC dans
le module Administration. A titre d'exemple, si l'administrateur ne
vous a pas autorisé l'accès aux opérations de fin de période, l'option
Fin de période… ne sera pas affichée dans le menu Régies.
Lorsqu'une option est inaccessible dans le contexte, elle s'affiche en
grisé. Par exemple, tant que l'habilitation n'a pas été réceptionnée, les
options Références, Encaissements, Décaissements, Mouvements
internes, Situation régie, Validation de journée, Journal général,
Fin de période et Historiques du menu Régies sont affichées en grisé
et ne peuvent pas être sélectionnées.
Remarques sur certaines options du module Régies :
L'option Quitter du menu Régies permet de terminer une session de
travail avec le module Régies. Cette opération doit être confirmée.
L'option Actualiser Menus du menu Régies permet de mettre à jour les
menus lorsque vous utilisez le module Régies en réseau et qu'une autre
personne a effectué une opération, par exemple, la réception de
l'habilitation, qui a eu un effet sur les menus, activation ou désactivation
d'options.
L'option Options… du menu Affichage n'est pas active pour le module
Régies
L'option A propos… du menu Aide permet de consulter le numéro de
la version du module que vous utilisez ainsi que sa date de diffusion.
Ces informations devront être communiquées à votre CRIA si vous êtes
amené à produire des rapports d'anomalies.
Présentation de la fenêtre principale
67
3- Barre d'outils
La barre d'outils reprend certaines options des menus et permet un accès
direct aux commandes les plus couramment utilisées :
Choix d'une
régie
Saisie des
dépenses
Paramètres
de l'habilitation
Situation
de la régie
Saisie des
recettes
L'option Barre d'outils du menu Affichage permet de masquer /
réafficher la barre d'outils. Cette option peut vous être utile si vous
n'utilisez pas la barre d'outils et/ou si vous souhaitez accroître la surface
d'affichage des fenêtres de travail.
Pour savoir ce que permet un bouton de commande, il suffit de placer,
au moyen de la souris, le pointeur sur l'icone de la commande.
A titre d'exemple :
¾ Déplacer le pointeur sur l'icône
• Le libellé Choix d'une régie s'affiche sous l'icone
• Le libellé Choix d'une régie s'affiche dans la barre d'état, en bas de
la fenêtre.
Pour sélectionner une commande, vous devez cliquer sur son icone. Par
exemple, pour afficher la fenêtre de sélection d'une régie :
¾ Cliquer sur l'icone
• La fenêtre Sélection d'une régie s'affiche.
Pour fermer cette fenêtre :
¾ Cliquer sur le bouton Annuler
68
Présentation de la fenêtre principale
4- Zone d'affichage des fenêtres
Cette zone affiche la (ou les) fenêtre(s) ouverte(s) du module Régies.
Dans la plupart des contextes, le module Régies permet l'ouverture
simultanée de plusieurs fenêtres. Vous pourrez ainsi, sans quitter un
contexte de travail, par exemple, la saisie des dépenses, afficher et
consulter d'autres fenêtres, par exemple la fenêtre des mouvements
internes…
Lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes, le menu Fenêtre permet de
réorganiser la disposition des fenêtres et d'en sélectionner une :
Options permettant de
réorganiser la disposition
des fenêtres et des
réductions de fenêtre
Liste des fenêtres ouvertes
Fenêtre active
L'ouverture simultanée de plusieurs fenêtres n'est cependant pas
toujours possible. Par exemple, lorsque la fenêtre Sélection d'une
régie est ouverte, aucune autre fenêtre du module Régies ne peut
être ouverte.
Présentation de la fenêtre principale
69
5- Barre d'état
La barre d'état située en bas de la fenêtre principale permet de vérifier
les caractéristiques principales de la session en cours d'exécution. Elle
fournit les indications suivantes :
Date de saisie
Régie en cours
Nom d'utilisateur saisi lors
de la connexion
Exercice en cours
Au démarrage du module, la date de saisie correspond à la date du jour.
Si nécessaire, vous pouvez modifier la date de saisie (Menu
Paramètres, option Application…, onglet Date).
Lorsque vous désignez un bouton de la barre d'outils ou une option d'un
menu, son libellé s'affiche dans la barre d'état.
L'option Barre d'état du menu Affichage permet de masquer /
réafficher la barre d'état. Cette option peut vous être utile si vous
souhaitez accroître la surface d'affichage des fenêtres de travail.
70
Présentation de la fenêtre principale
6- Barre des tâches de Windows
Lors de l'utilisation du module Régies, vous pourrez être amené à
utiliser les commandes suivantes :
Cette commande vous permet, si nécessaire, de
démarrer un autre logiciel, par exemple : un
logiciel bureautique (Word, Excel…).
Cette commande permet d'afficher la fenêtre de
démarrage des modules de GFC. Vous pourrez
ainsi, sans quitter le module en cours, en ouvrir
un autre. Cette possibilité vous permettra, par
exemple, d'ouvrir le module Administration et le
module Régies, et de passer facilement d'un
module à l'autre à partir de la barre des tâches de
Windows.
Lorsque vous aurez masqué temporairement une
fenêtre, par exemple, la fenêtre principale du
module ou la fenêtre d'aide, vous devrez cliquer
sur le bouton de la fenêtre pour la réafficher.
Cette commande Log permet d'afficher par un
double clic, la liste des événements qui se sont
déroulés avec GFC depuis le début de la session
de travail (fenêtre Log). En cas de problème avec
GFC, votre CRIA pourra vous demander
d'imprimer cette liste et de la lui communiquer.
Une présentation détaillée de la fenêtre Log est
fournie à la fin du Guide d'utilisation.
Lorsqu'un dysfonctionnement s'est produit
avec GFC, un point rouge s'affiche sur
.
l'icone de cette commande
Présentation de la fenêtre principale
71
‰ Affichage de la fenêtre d'aide de la fenêtre principale
Lorsqu'une fenêtre ne comporte pas le bouton Aide, l'affichage de la
fenêtre d'aide s'opère uniquement au moyen de la touche .
A titre d'illustration :
¾ Taper sur la touche • La fenêtre d'aide s'affiche.
Vous allez voir maintenant comment accéder au sommaire de l'aide en
ligne.
‰ Accès au sommaire de l'aide en ligne
Indépendamment des fenêtres d'aide affichées à partir des fenêtres de
travail, vous pouvez, à tout moment, accéder au sommaire de l'aide en
ligne.
Cet accès peut s'effectuer :
♦ Au moyen du bouton Rubriques d'aide de la fenêtre d'aide
♦ A partir de l'option Rubriques d'aide du menu Aide.
A titre d'exemple, dans la fenêtre d'aide :
¾ Cliquer sur le bouton Rubriques d'aide
• La fenêtre Rubriques d'aide : GFC - Régies - V 4.1 (12/2006)
s'affiche.
La date affichée permet de repérer la date de dernière mise à jour de
l'aide du module Régies.
Cette fenêtre comporte 3 volets :
♦ Sommaire de l'aide
♦ Index
♦ Rechercher.
72
Présentation de la fenêtre principale
Le volet Sommaire de l'aide permet d'accéder :
♦ Au lexique
♦ Aux fenêtres d'aide contextuelle
♦ Aux procédures.
A partir de cette fenêtre, vous allez voir comment :
Consulter le lexique
Accéder aux autres fenêtres d'aide contextuelle
Accéder aux procédures
Accéder à une fenêtre d'aide à partir de l'index
Accéder à une fenêtre d'aide à partir du volet Rechercher
Afficher la fenêtre d'aide précédente.
„
„
„
„
„
„
„ Consulter le lexique
Dans certains contextes, la sélection d'un élément s'opère au moyen d'un
double clic. Vous devez alors cliquer 2 fois consécutivement sur
l'élément.
Dans le volet Sommaire de l'aide :
¾ Cliquer 2 fois sur Lexique
• La fenêtre Lexique du module Régies s'affiche.
Cette fenêtre présente la liste des termes ou expressions pour lesquels
une définition est fournie.
A titre d'exercice, vous allez consulter la définition du terme RNE :
¾ Déplacer l'ascenseur vers le bas de la fenêtre
¾ Cliquer sur le terme RNE
• La définition du terme s'affiche.
Pour masquer la définition :
¾ Cliquer n'importe où
• La définition s'efface.
Pour fermer la fenêtre Lexique du module Régies :
¾ Cliquer sur le bouton
de la fenêtre
Présentation de la fenêtre principale
73
„ Accéder aux autres fenêtres d'aide contextuelle
Pour réafficher le sommaire de l'aide :
¾ Sélectionner, dans le menu Aide, l'option Rubriques d'aide
• La fenêtre Rubriques d'aide : GFC - Régies - V 4.1 (12/2006)
s'affiche.
La rubrique Fenêtres d'aide contextuelle permet d'accéder directement
à une fenêtre d'aide contextuelle.
¾ Cliquer 2 fois sur Fenêtres d'aide contextuelle
• La première section, Accès au module Régies, comporte les fenêtres
d'aide des fenêtres d'accès au module
• Les sections suivantes comportent les fenêtres d'aide des autres
options du module.
A titre d'exemple :
¾ Cliquer 2 fois sur Accès au module Régies
• La liste des fenêtres d'aide relatives à l'accès au module s'affiche.
Pour accéder à une fenêtre d'aide, vous devez cliquer 2 fois sur son
nom, par exemple :
¾ Cliquer 2 fois sur Sélection d'une régie
• La fenêtre d'aide de la sélection d'une régie s'affiche.
Pour la prise en main, vous allez revenir au sommaire de l'aide :
¾ Cliquer sur le bouton Rubriques d'aide
• La fenêtre Rubriques d'aide : GFC - Régies - V 4.1 (12/2006)
s'affiche.
Pour fermer la section Accès au module Régies :
¾ Cliquer 2 fois sur Accès au module Régies
Pour fermer la section Fenêtres d'aide contextuelle :
¾ Cliquer 2 fois sur Fenêtres d'aide contextuelle
74
Présentation de la fenêtre principale
„ Accéder aux procédures
La troisième section du sommaire de l'aide Procédures permet
d'accéder directement à une procédure du module Régies :
¾ Cliquer 2 fois sur Procédures
• Le plan des procédures s'affiche.
Lorsque vous souhaitez être guidé pour la réalisation d'une opération,
vous devez vous référer à la section correspondante et repérer
l'opération à réaliser. A titre d'exemple, pour savoir comment réduire
puis réafficher une fenêtre :
¾ Cliquer 2 fois sur Utiliser les commandes spéciales
¾ Cliquer 2 fois sur Réduire / réafficher une fenêtre
• La procédure à suivre s'affiche.
Pour fermer la fenêtre Procédures du module Régies :
¾ Cliquer sur le bouton
de la fenêtre
Pour la prise en main, vous allez revenir au sommaire de l'aide :
¾ Cliquer sur le bouton Rubriques d'aide
• La fenêtre Rubriques d'aide : GFC - Régies - V 4.1 (12/2006)
s'affiche.
Pour fermer la section ouverte :
¾ Cliquer 2 fois sur Utiliser les commandes spéciales
„ Accéder à une fenêtre d'aide à partir de l'index
Le système d'aide vous permet d'accéder à une fenêtre d'aide à partir
d'une entrée d'index. Vous pouvez ainsi accéder directement à une
fenêtre d'aide à partir d'un mot ou d'une expression.
Dans la fenêtre Rubriques d'aide : GFC - Régies - V 4.1 (12/2006) :
¾ Cliquer sur l'onglet Index
• La liste des entrées d'index s'affiche.
La première rubrique de ce volet permet de saisir le terme ou
l'expression recherchée.
Présentation de la fenêtre principale
75
A titre d'exemple :
¾ Taper di
• L'entrée d'index Disponibilités est sélectionnée dans la liste des
entrées d'index.
¾ Cliquer 2 fois sur Disponibilités
• La liste des rubriques trouvées pour Disponibilités s'affiche.
¾ Cliquer 2 fois sur Situation des disponibilités
• La fenêtre d'aide correspondant à cette entrée d'index s'affiche.
Pour la prise en main, vous allez revenir au sommaire de l'aide :
¾ Cliquer sur le bouton Rubriques d'aide
• La fenêtre Rubriques d'aide : GFC - Régies - V 4.1 (12/2006)
s'affiche.
„ Accéder à une fenêtre d'aide à partir du volet Rechercher
Le troisième volet de la fenêtre Rubriques d'aide : GFC - Régies –
V 4.1 (12/2006) vous permet d'accéder à une fenêtre d'aide à partir d'un
mot ou d'une expression utilisé dans l'aide. Pour cela, le système d'aide
doit, la première fois, procéder à l'inventaire de l'ensemble des mots et
expressions de l'aide en ligne.
¾ Cliquer sur l'onglet Rechercher
• L'assistant création de recherche s'affiche.
¾ Cliquer sur Suivant
¾ Cliquer sur Terminer
• L'inventaire des mots et expressions s'opère.
Lorsque l'inventaire est terminé :
• Le volet Rechercher s'affiche.
A titre d'exemple, vous allez rechercher une fenêtre d'aide où le terme
Régularisation est utilisé :
¾ Dans la zone 2, cliquer sur le terme régularisation
• Les contextes où ce terme est utilisé s'affichent dans la zone 3.
¾ Cliquer 2 fois sur Consulter la date limite de régularisation
• Une fenêtre d'aide qui mentionne le terme s'affiche.
76
Présentation de la fenêtre principale
„ Afficher la fenêtre d'aide précédente
Lorsque vous avez affiché successivement plusieurs fenêtres d'aide, le
bouton Précédent de la fenêtre d'aide permet de revenir sur les fenêtres
précédentes.
A titre d'illustration :
¾ Cliquer plusieurs fois sur le bouton Précédent
Pour l'instant, vous n'allez pas effectuer d'autres opérations sur les
fenêtres d'aide :
¾ Cliquer sur le bouton de fermeture de la fenêtre d'aide
Nous vous rappelons que le contenu de l'ensemble des fenêtres d'aide
est fourni dans le fichier Régies.PDF. Ce fichier peut être imprimé au
moyen du logiciel Adobe Acrobat. Il est accessible depuis le menu
Aide - Documentation PDF - Aide en ligne. Si vous préférez être
guidé à partir d'un document papier plutôt qu'à partir de l'aide en ligne,
nous vous conseillons d'imprimer ce fichier.
Vous venez de voir comment est organisée la fenêtre principale et les
opérations que vous pourrez y réaliser. Vous allez voir maintenant
comment réceptionner l'habilitation.
Réceptionner l’habilitation de la régie
77
4. Réceptionner l'habilitation de la régie
L'habilitation d'une régie définit ses caractéristiques de
fonctionnement : type de régie (recettes et/ou avances), objet, nom du
Régisseur et, éventuellement, de son suppléant, durée de
fonctionnement de la régie, cautionnement et indemnité du Régisseur,
périodicité des justificatifs, seuil de certains montants (encaisse,
avance, fonds de caisse), natures de recettes et/ou de dépenses,
moyens de règlement autorisés…
L'habilitation est créée par l’agent comptable, dans le module
Comptabilité générale. Pour réceptionner l'habilitation, vous devez
disposer de la disquette la contenant ou avoir été informé, par l’agent
comptable, du répertoire dans lequel elle a été enregistrée.
Tant que l'habilitation n'a pas été réceptionnée, aucune opération ne
peut être effectuée à partir du module Régies.
Pour réceptionner l'habilitation de la régie :
¾ Si nécessaire, insérer dans le lecteur la disquette remise par l’agent
comptable
¾ Sélectionner, dans le menu Régies, l’option Réception habilitation…
• La première page de l'assistant de réception s'affiche :
78
Réceptionner l’habilitation de la régie
Certaines opérations du module Régies (réception de l'habilitation,
réception des créances, validation de journée et fin de période) sont
réalisées au moyen d'un assistant. Un assistant est composé de plusieurs
panneaux que vous pouvez consulter et/ou renseigner. Les boutons
Suivant et Précédent permettent de passer d'un panneau à l'autre. Pour
terminer et valider une opération réalisée au moyen d'un assistant, vous
devez accéder (bouton Suivant) à son dernier panneau puis valider
l'opération au moyen du bouton Terminer.
Réceptionner l’habilitation de la régie
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
79
V
Si l'habilitation ne vous pas été remise sur une disquette mais est
enregistrée dans un répertoire :
¾ Utiliser la commande Parcourir pour sélectionner le répertoire indiqué
par l’agent comptable
¾ Cliquer sur Suivant
• La deuxième page de l'assistant de réception s'affiche.
Si le nom du Régisseur saisi par l’agent comptable est différent que
celui qui a été saisi dans le module Administration, l'habilitation ne
peut pas être réceptionnée et vous devez alors modifier le nom du
Régisseur dans le module Administration, en saisissant strictement le
même nom que celui saisi par l’agent comptable dans le module
Comptabilité générale.
Pour confirmer la réception de l'habilitation :
¾ Cliquer sur Terminer
• La dernière page de l'assistant de réception s'affiche.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
Pour terminer la réception de l'habilitation :
¾ Cliquer sur Fermer
80
Consulter et imprimer l’habilitation de la régie
5. Consulter et imprimer l'habilitation de la régie
Lorsque l'habilitation a été réceptionnée, vous pouvez la consulter et
l'imprimer afin de prendre connaissance des caractéristiques de
fonctionnement de votre régie.
Dans cette section, vous allez voir successivement comment :
5.1. Consulter l'habilitation
5.2. Consulter un document
5.3. Modifier les paramètres d'impression et imprimer un
document.
5.1. Consulter l'habilitation
Pour afficher la fenêtre de consultation de l'habilitation :
¾ Sélectionner, dans le menu Paramètres, l’option Habilitation…
• La fenêtre Paramètres habilitation s'affiche :
Consulter et imprimer l’habilitation de la régie
81
Certaines fenêtres du module Régies comportent plusieurs volets
identifiés par des onglets :
Selon le type de la régie, la fenêtre des paramètres de l'habilitation peut
comporter entre 3 et 4 volets : Général, Régie de Recettes et/ou Régie
d'Avances, Moyens de règlement
Pour accéder à un volet, vous devez cliquer sur l'onglet correspondant.
A titre d'exercice :
¾ Cliquer sur l'onglet Moyens de règlement
• Le dernier volet de la fenêtre s'affiche.
¾ Cliquer sur l'onglet Général
• Le premier volet de la fenêtre s'affiche.
Lorsqu'une fenêtre comporte plusieurs volets, une fenêtre d'aide est
fournie pour chacun des volets de la fenêtre.
A titre d'exercice :
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
de chacun des volets
5.2. Consulter un document
A partir de la plupart des fenêtres du module Régies, vous pouvez
consulter et imprimer des documents. A titre d'illustration, vous allez
voir comment consulter puis imprimer les paramètres de l'habilitation.
Certaines opérations que vous réaliserez dans le module Régies peuvent
être sélectionnées à partir d'un menu contextuel.
Pour afficher un menu contextuel, vous devez cliquer, avec le bouton
droit de la souris, sur la fenêtre affichée. A titre d'exemple :
82
Consulter et imprimer l’habilitation de la régie
¾ Placer le pointeur sur la fenêtre Paramètres habilitation
¾ Appuyer sur le bouton droit de la souris
• Le menu contextuel s'affiche :
Menu contextuel
L'option Actualiser permet de mettre à jour les données d'une
fenêtre dans les cas suivants :
♦ Vous utilisez le module Régies en réseau et d'autres personnes
utilisent le module en même temps que vous.
♦ Vous travaillez avec plusieurs fenêtres ouvertes et les
modifications que vous avez effectuées sur une fenêtre ont eu des
impacts sur les données de la fenêtre en cours.
Lorsque le libellé de l'option d'un menu est suivi d'un raccourci
clavier, l'option peut également être sélectionnée à partir d'une
touche ou d'une combinaison de touche. Par exemple, pour ce menu
contextuel :
- l'option Imprimer peut être sélectionnée en appuyant
simultanément sur la touche et la touche P,
- l'option Actualiser peut être sélectionnée en tapant sur la touche
(F5).
Consulter et imprimer l’habilitation de la régie
83
Pour consulter le document des paramètres de l'habilitation, le menu
contextuel étant affiché :
¾ Sélectionner l'option Imprimer…
• La fenêtre Aperçu avant impression des documents de
paramétrage d'habilitation s'affiche :
Démarrage de
l'impression
Commandes
de Zoom
Commandes de
défilement des pages
La fenêtre d'aperçu avant impression permet :
♦ De visualiser l'organisation et le contenu du document avant son
impression
♦ De repérer, lorsqu'il y en a plusieurs, le numéro des pages du
document que vous souhaitez imprimer
♦ De consulter le document à l'écran sans l'imprimer
♦ D'accéder à la fenêtre des paramètres d'impression, bouton
,
puis de démarrer l'impression du document.
84
Consulter et imprimer l’habilitation de la régie
Pour savoir ce que permet chacun des boutons de commande de cette
fenêtre, au moyen de la souris, placer le pointeur sur l'icone du bouton.
Sur la plupart des documents, la régie est identifiée par un compte
d'habilitation défini dans le module Comptabilité générale, compte de
racine 545… pour les régies de recettes et compte de racine 543… pour
les régies d'avances, par exemple : Régie : 5451- 5431.
5.3. Modifier les paramètres d'impression et imprimer un
document
Lorsque l'aperçu avant impression d'un document est affiché, pour
afficher la fenêtre des paramètres d'impression :
¾ Cliquer sur le bouton
• La fenêtre Imprimer s'affiche :
Consulter et imprimer l’habilitation de la régie
85
La fenêtre Imprimer permet de modifier, si nécessaire, les paramètres
d'impression puis de démarrer l'impression du document.
‰ Choix de l'imprimante
La rubrique Nom de la zone Imprimante permet de sélectionner
(bouton ) l'imprimante sur laquelle vous souhaitez imprimer le
document.
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
L'imprimante affichée correspond à l'imprimante définie par défaut
pour votre poste. Si cette imprimante ne correspond pas à celle que vous
souhaitez utiliser le plus souvent, vous pouvez définir une autre
imprimante par défaut. Pour cela :
Cliquer, dans la barre des tâches de Windows, sur Démarrer
Cliquer sur Paramètres
Cliquer sur Imprimantes
Cliquer sur le nom de l'imprimante que vous utiliserez le plus souvent
Afficher le menu contextuel en cliquant sur le bouton droit de la souris
Sélectionner l'option Définir par défaut
• L'imprimante sélectionnée sera dorénavant proposée par défaut lors
de l'impression des documents.
Pour revenir à la fenêtre Imprimer :
Cliquer, dans la barre des tâches de Windows, sur
Si l'imprimante que vous souhaitez utiliser n'apparaît pas dans la liste
des imprimantes proposées (bouton
de la rubrique Nom), vous devez
l'ajouter dans la liste des imprimantes de votre poste. Pour cela :
Cliquer, dans la barre des tâches de Windows, sur Démarrer
Cliquer sur Paramètres
Cliquer sur Imprimantes
Cliquer 2 fois sur Ajout d'imprimante
Suivre les instructions de l'assistant
Pour revenir à la fenêtre Imprimer :
Cliquer, dans la barre des tâches de Windows, sur
86
Consulter et imprimer l’habilitation de la régie
‰ Options de l'impression
Lorsque l'imprimante a été sélectionnée (rubrique Nom), le bouton
Propriétés permet d'accéder à la fenêtre des options de l'impression.
A titre d'exercice :
¾ Cliquer sur Propriétés
Selon l'imprimante que vous utilisez, différents paramètres peuvent être
modifiés, par exemple : l'orientation du document (portrait ou paysage),
la qualité de l'impression…
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
Si les options d'impression définies par défaut ne correspondent pas à
ceux que vous envisagez d'utiliser le plus souvent, vous pouvez
également les redéfinir. Pour cela :
Cliquer, dans la barre des tâches de Windows, sur Démarrer
Cliquer sur Paramètres
Cliquer sur Imprimantes
Cliquer sur le nom de l'imprimante pour laquelle vous souhaitez
modifier les options d'impression par défaut
Afficher le menu contextuel en cliquant sur le bouton droit de la souris
Sélectionner l'option Propriétés
Modifier les options
Cliquer sur OK
• Les nouvelles options seront dorénavant proposées par défaut lors de
l'impression des documents.
Pour revenir à la fenêtre Imprimer :
Cliquer, dans la barre des tâches de Windows, sur
Pour quitter la fenêtre des propriétés de l'imprimante :
Cliquer sur OK
Consulter et imprimer l’habilitation de la régie
87
‰ Choix des pages à imprimer
La zone Groupe de page permet, si nécessaire, de restreindre
l'impression à une ou plusieurs pages :
- l'option Page courante permet de n'imprimer que la seule page
affichée sur la fenêtre Aperçu avant impression
- la rubrique Pages permet de saisir le ou les numéros des pages que
vous souhaitez imprimer. Pour imprimer un groupe de pages, vous
devez saisir le numéro de la première page à imprimer, un tiret (-) et
le numéro de la dernière page à imprimer, par exemple : 4-7.
A titre d'exemple, lors de l'impression des paramètres de l'habilitation,
si vous ne souhaitez n'imprimer que la première page, vous devez
cliquer sur l'option Pages puis saisir la valeur 1.
‰ Nombre d'exemplaires du document à imprimer
La zone Copies permet, si nécessaire, de modifier le nombre
d'exemplaires que vous souhaitez pour le document.
Ce nombre d'exemplaires peut être augmenté ou diminué. Dans le cas,
par exemple, où l'impression d'un document est automatiquement
proposée en plusieurs exemplaires, par exemple, le journal divisionnaire
récapitulatif est imprimé, par défaut, en 2 exemplaires, lors d'une
réimpression de ce document, si vous ne souhaitez qu'un exemplaire de
ce document, vous devez modifier la valeur de la rubrique Nombre de
copies.
Lorsque les paramètres d'impression ont été définis, le démarrage de
l'impression s'effectue au moyen du bouton OK.
88
Consulter et imprimer l’habilitation de la régie
Pour la Prise en main, vous n'allez pas imprimer ce document et vous
allez donc quitter la fenêtre d'aperçu avant impression :
¾ Cliquer sur Annuler
¾ Cliquer sur Fermer
• La fenêtre Paramètres habilitation s'affiche.
Pour fermer la fenêtre Paramètres habilitation :
¾ Cliquer sur Fermer
Vous venez de voir comment consulter et imprimer un document. Vous
allez voir maintenant comment modifier votre mot de passe.
Consulter et imprimer l’habilitation de la régie
89
90
Modifier le mot de passe
6. Modifier le mot de passe
Lorsque vous démarrez l'utilisation du module Régies, le mot de passe
par défaut est gfc. Vous allez voir comment :
‰ Modifier votre mot de passe
Dans ce contexte, nous vous présentons également d'autres opérations
que vous pourrez réaliser sur les fenêtres d'aide. Vous allez voir
successivement comment :
‰ Réduire / réafficher la fenêtre d'aide
‰ Agrandir ou réduire la taille de la police de caractères de l'aide
‰ Imprimer le contenu de la fenêtre d'aide
‰ Annoter la fenêtre d'aide.
‰ Modifier votre mot de passe
¾ Sélectionner, dans le menu Paramètres, l’option Application…
• La fenêtre Paramètres Régies s'affiche.
¾ Cliquer sur l'onglet Utilisateur
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
¾ Saisir, dans la rubrique Ancien, votre mot de passe actuel, par exemple :
gfc
¾ Saisir, dans la rubrique Nouveau, votre nouveau mot de passe
¾ Saisir, dans la rubrique Confirmation, votre nouveau mot de passe
Lorsque vous modifiez le mot de passe, nous vous conseillons de le noter
afin de pouvoir le retrouver en cas d'oubli. Si cependant vous perdez votre
mot de passe, vous devez demander à l'administrateur de GFC dans votre
établissement de le remettre à zéro (dans le module Administration). Votre
mot de passe redeviendra gfc et vous pourrez alors, à nouveau, le modifier.
Pour valider l'opération :
¾ Cliquer sur OK
Modifier le mot de passe
91
‰ Réduire / réafficher la fenêtre d'aide
Cette possibilité vous est utile lorsque vous souhaitez masquer
temporairement la fenêtre d'aide.
Pour réduire la fenêtre d'aide :
¾ Cliquer sur le bouton (Réduire)
s'affiche dans la barre des tâches de
• Le bouton
Windows.
Pour réafficher la fenêtre d'aide :
¾ Cliquer sur le bouton
Windows
dans la barre des tâches de
‰ Agrandir ou réduire la taille de la police de caractères de l'aide
Vous pouvez, si vous le souhaitez, modifier la taille d'affichage du texte
de l'aide en ligne.
Dans la fenêtre d'aide :
¾ Cliquer sur le bouton Options
¾ Placer le curseur sur l’option Police
A titre d'exemple :
¾ Sélectionner l'option Grande
• Le texte de l'aide en ligne s'affiche dans une police de caractères de
taille supérieure.
Pour restaurer la taille précédente :
¾ Cliquer sur le bouton Options
¾ Placer le curseur sur l’option Police
¾ Sélectionner l'option Normale
92
Modifier le mot de passe
‰ Imprimer le contenu de la fenêtre d'aide
¾
¾
¾
¾
Si vous souhaitez disposer d'une trace papier de l'aide en ligne d'une
fenêtre, vous pouvez l'imprimer. Pour cela, dans la fenêtre d'aide :
Cliquer sur le bouton Options
Cliquer sur Imprimer la rubrique…
Si ce n'est déjà fait :
Mettre sous-tension votre imprimante
Cliquer sur OK
Nous vous rappelons que le contenu de l'ensemble des fenêtres d'aide
peut être imprimé à partir du fichier Régies.PDF.
‰ Annoter la fenêtre d'aide
Vous avez la possibilité de saisir un commentaire sur chaque fenêtre
d'aide. Ce commentaire sera enregistré et vous pourrez le consulter à
chaque fois que vous afficherez la fenêtre d'aide. Cette possibilité vous
permettra de noter les points importants ou des remarques sur
l'utilisation du module. A noter, toutefois, que ces annotations ne seront
pas conservées lorsque vous installerez une nouvelle version du module.
Pour saisir une annotation :
¾ Cliquer sur le bouton Options
¾ Cliquer sur Annotation…
• La fenêtre de saisie de l'annotation s'affiche.
¾ Saisir une remarque
¾ Cliquer sur Enregistrer
• L'icone
(trombone) s'affiche au début de la fenêtre d'aide.
Pour consulter l'annotation :
¾ Cliquer sur l'icone (trombone)
• L'annotation actuelle s'affiche.
Modifier le mot de passe
93
Pour supprimer l'annotation :
¾ Cliquer sur Supprimer
• L'annotation est effacée
• L'icone
(trombone) s'efface.
Vous venez de voir comment modifier votre mot de passe et différentes
opérations que vous pourrez réaliser sur les fenêtres d'aide afin d'en
faciliter l'utilisation. Vous allez voir maintenant comment utiliser une
fenêtre standard (mouvements internes).
94
Utiliser une fenêtre standard (Mouvements internes)
7. Utiliser une fenêtre standard (Mouvements
internes)
Pour la Prise en main, vous allez afficher la fenêtre des mouvements
internes, vous pouvez ainsi vous familiariser avec l'organisation des
fenêtres standards et avec les opérations de base que vous pourrez y
effectuer.
Vous allez voir successivement :
7.1. Comment est organisée une fenêtre standard
7.2. Comment effectuer des opérations à partir d'une fenêtre
standard.
7.1. Organisation d'une fenêtre standard
Pour afficher la fenêtre de saisie des mouvements internes :
¾ Sélectionner, dans le menu Régies, l’option Mouvements internes
• La fenêtre Saisie d'un mouvement interne en cours de période
s'affiche.
Le schéma suivant présente l'organisation d'une fenêtre standard :
Utiliser une fenêtre standard (Mouvements internes)
1- Menu de la fenêtre
95
2- Commandes de la fenêtre
3- Liste des éléments
Une fenêtre standard permet une consultation rapide des informations.
A partir d'une fenêtre standard, vous pouvez :
♦ Accéder à des sous fenêtres permettant de saisir, modifier,
consulter… des informations
♦ Consulter puis imprimer des documents.
96
Utiliser une fenêtre standard (Mouvements internes)
1- Menu de la fenêtre
A chaque fenêtre standard est associé un menu. Les options de ce menu
correspondent aux différentes opérations que vous pouvez réaliser sur
cette fenêtre. A titre d'exemple :
¾ Cliquer sur le menu Mouvements internes
• Le menu s'affiche :
Les opérations qui ne peuvent pas être effectuées dans un contexte
donné sont affichées en grisé. Dans cet exemple, aucun mouvement
interne n'ayant été saisi, les options Modifier, Supprimer, Visualiser
et Imprimer ne sont pas accessibles.
Pour effacer le menu :
¾ Cliquer en dehors du menu
2- Commandes de la fenêtre
Ajouter
Supprimer
Modifier
Imprimer
Visualiser
Actualiser
Utiliser une fenêtre standard (Mouvements internes)
97
Outre les commandes de la fenêtre principale, la barre d'outils affiche
les commandes spécifiques à la fenêtre. Ces commandes correspondent
aux options du menu Mouvements internes et permettent de
sélectionner une opération par un simple clic.
Les boutons affichés en grisé sont inactifs dans le contexte. Dans cet
exemple, aucun mouvement interne n'ayant été saisi, les boutons
Modifier, Supprimer, Visualiser et Imprimer sont inactifs.
3- Liste des éléments
Chaque fenêtre standard affiche, dans sa partie basse, la liste des
éléments.
Sur certaines fenêtres du module Régies, par exemple, la fenêtre log,
vous pouvez redimensionner la largeur des colonnes. Pour cela, vous
devez :
¾ Cliquer sur l'intersection de 2 titres de colonnes et maintenir le
bouton de la souris enfoncée.
y Le curseur prend alors l'aspect suivant :
.
¾ Déplacer la souris vers la gauche ou vers la droite pour réduire ou
agrandir la largeur de la colonne de gauche.
7.2. Effectuer des opérations à partir d'une fenêtre standard
Sur une fenêtre standard, différents types d'opérations peuvent être
effectuées :
♦ Ajouter un élément
♦ Modifier un élément
♦ Supprimer un élément
♦ Consulter la fiche d'un élément
♦ Imprimer la liste des éléments affichés…
98
Utiliser une fenêtre standard (Mouvements internes)
Ces opérations peuvent être sélectionnées de 4 façons différentes :
♦ A partir du menu de la fenêtre, par exemple, le menu Mouvements
internes
♦ A partir de la barre d'outils
♦ A partir du menu contextuel, clic, avec le bouton droit de la souris,
sur la fenêtre affichée
♦ A partir d'un raccourci clavier, lorsqu'il existe
A titre d'exercice, vous allez afficher la fenêtre de saisie d'un
mouvement interne à partir du raccourci clavier.
Sur la plupart des fenêtres du module Régies, l'option Ajouter… peut
être sélectionnée à partir de la touche Inser.
¾ Taper sur la touche Inser
• La fenêtre Création d'un mouvement interne en cours de période
s'affiche :
Utiliser une fenêtre standard (Mouvements internes)
99
Pour être guidé sur les opérations de saisie d'un mouvement interne :
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
La valeur de certaines rubriques peut être sélectionnée dans une liste
déroulante. Ces rubriques sont signalées par le bouton
placé après
le cadre de saisie de la rubrique.
La valeur d'une rubrique comportant une liste déroulante peut être
renseignée de trois façons différentes :
¾ En tapant le ou les premiers caractères de la valeur.
y Par exemple, pour la rubrique Opération, si vous tapez 32 : la
valeur 32-Versement en espèces… s'affiche automatiquement.
ou
¾ En faisant défiler les valeurs au moyen des touches de déplacement
(flèches)
ou
puis en sélectionnant la valeur dans
¾ En cliquant sur le bouton
la liste déroulante
Ces différentes méthodes peuvent être combinées, par exemple, accès à
une valeur par saisie d'un caractère puis défilement au moyen des
touches ou sélection dans la liste
Pour passer à la rubrique suivante, vous pouvez :
¾ Cliquer dans le cadre de saisie de la rubrique
ou
¾ Taper sur la touche
(Tabulation)
Pour passer à la rubrique précédente, vous pouvez :
¾ Cliquer dans le cadre de saisie de la rubrique
ou
¾ Maintenir enfoncée la touche
(Majuscule) puis taper sur la touche
(Tabulation)
Lors de la saisie des informations d'une fiche, nous vous conseillons
d'utiliser plutôt la touche de tabulation ( ) pour passer d'une
rubrique à l'autre.
100
Utiliser une fenêtre standard (Mouvements internes)
Pour la Prise en main, vous n'allez pas saisir de mouvement interne.
Pour fermer la fenêtre :
¾ Cliquer sur le bouton Annuler
Pour quitter la fenêtre Saisie d'un mouvement interne en cours de
période :
¾ Cliquer sur le bouton de fermeture de la fenêtre
Vous venez de voir comment est organisée une fenêtre standard. Vous
allez voir maintenant les différents types de fenêtres utilisées dans le
module Régies.
Utiliser une fenêtre standard (Mouvements internes)
101
102
Présentation des différents types de fenêtres utilisées dans le module Régies
8. Présentation des différents types de fenêtres
utilisés dans le module Régies
Le tableau suivant présente les différents types de fenêtre utilisés dans
le module Régies :
Assistant
Un assistant est composé de plusieurs
panneaux que vous pouvez consulter
et/ou renseigner. Les boutons Suivant
et Précédent permettent de passer d'un
panneau à l'autre. Pour une fenêtre de
type assistant, la validation de
l'opération s'effectue toujours sur le
dernier panneau.
Ce type de fenêtre est utilisé pour guider
certaines opérations : réception de
l'habilitation, réception des créances,
validation de journée et fin de période.
Fenêtre multi-volets
Ce type de fenêtre comporte plusieurs
volets accessibles en cliquant sur leur
onglet.
Sur une fenêtre multi-volets, les boutons
OK et Annuler permettent d'enregistrer
ou d'annuler les informations saisies et
modifiées sur l'ensemble des volets.
L'utilisation de ce type de fenêtre a été
présentée en détail dans la section 5.1.
de cette prise en main.
Fenêtre standard
A partir d'une fenêtre standard peuvent
être affichées des fenêtres de saisie, de
modification, de visualisation ou de
sélection.
L'utilisation de ce type de fenêtre a été
présentée en détail dans le chapitre 7 de
cette prise en main (Utiliser une fenêtre
standard).
Présentation des différents types de fenêtres utilisées dans le module Régies
103
Fenêtre de saisie ou de sélection
Ce type de fenêtre permet, soit la saisie,
modification ou visualisation de
données, soit la sélection d'éléments
(par exemple : sélection des éléments à
imprimer).
Fenêtre arborescente
Ce type de fenêtre est composé, dans la
partie gauche, d'une arborescence
permettant la sélection d'un niveau de
données et, dans la partie droite, d'une
zone affichant les données
correspondant au niveau sélectionné.
L'utilisation de ce type de fenêtre est
illustrée dans le chapitre suivant.
Le dernier chapitre de cette Prise en main présente l'organisation des
fenêtres arborescentes sur lesquelles vous serez amené à travailler lors
de l'utilisation du module Régies.
104
Présentation des différents types de fenêtres utilisées dans le module Régies
Présentation des fenêtres arborescentes
105
9. Présentation des fenêtres arborescentes
Les fenêtres arborescentes sont utilisées dans différents contextes du
module Régies, impression du journal général et gestion des historiques.
Pour la Prise en main, vous n'allez pas manipuler ce type de fenêtre
mais nous vous présentons leurs principales caractéristiques :
‰ Organisation d'une fenêtre arborescente
‰ Comment s'opèrent l'ouverture et la fermeture d'un niveau de
l'arborescence
‰ Les menus contextuels associés aux niveaux de l'arborescence.
Lorsque vous utiliserez une fenêtre arborescente, par exemple, lors de la
consultation ou de l'impression du journal général, vous pourrez vous
reporter à ce chapitre afin d'être guidé dans son utilisation.
‰ Organisation d'une fenêtre arborescente
Une fenêtre arborescente est composée de 2 zones :
Arborescence permettant la
sélection d'un niveau de données
Zone affichant les données
correspondant au niveau sélectionné
106
Présentation des fenêtres arborescentes
Pour consulter des informations, vous devez cliquer sur le niveau
correspondant dans l'arborescence de la fenêtre. Par exemple, sur la
fenêtre du journal général présentée, pour consulter les écritures en
attente d'impression sur un journal, vous devrez cliquer sur le niveau En
attente.
‰ Ouverture et fermeture d'un niveau de l'arborescence
Lorsqu'un niveau de l'arborescence comporte au moins un sous niveau,
le bouton s'affiche devant le libellé du niveau. Par exemple :
Pour ouvrir ce niveau, vous devez cliquer sur le bouton , et le (ou les)
sous niveau(x) s'affiche(nt), par exemple :
Lorsqu'un niveau est déployé, le bouton s'affiche devant son libellé.
Pour fermer ce niveau, vous devez cliquer sur ce bouton .
‰ Menus contextuels associés aux niveaux de l'arborescence
Sur les fenêtres arborescentes, à chaque niveau est associé un menu
contextuel. A titre d'exemple, le schéma suivant présente le menu
contextuel associé à chacun des niveaux de l'arborescence de la fenêtre
Journal général :
Présentation des fenêtres arborescentes
107
Lorsque le niveau En attente est sélectionné, le menu contextuel
permet d'imprimer le journal général (option Editer).
Lorsque le niveau d'un journal déjà imprimé est sélectionné, par
exemple : journal N°8 du 07/08/03, le menu contextuel permet de
réimprimer ce journal (option Rééditer).
Pour effectuer une opération sur une fenêtre arborescente, vous devez
toujours :
¾ Cliquer sur le niveau concerné
¾ Afficher le menu contextuel en cliquant avec le bouton droit de la souris
¾ Sélectionner l'opération souhaitée
La prise en main est maintenant terminée et vous pouvez démarrer la
gestion de votre régie. Selon que votre régie est une régie de recettes,
une régie d'avances ou une régie de recettes et d'avances, les opérations
à réaliser diffèrent. Pour être guidé dans le démarrage de la gestion de
votre régie, reportez-vous au chapitre 1 du guide d'utilisation,
Comment démarrer la gestion de votre régie.
108
Présentation des fenêtres arborescentes
Guide d’utilisation
109
Guide d'utilisation
Cette partie est destinée à vous guider lors de l'utilisation du module
Régies. Elle présente l'ensemble des tâches susceptibles d'être mises en
œuvre avec le module :
1. Comment démarrer la gestion de votre régie
2. Créer la régie dans le module Administration
3. Réceptionner l'habilitation de la régie
4. Gérer les paramètres
5. Gérer les encaissements
6. Gérer les décaissements
7. Saisir un mouvement interne
8. Consulter ou imprimer la situation de la régie
9. Effectuer les opérations de fin de journée
10. Effectuer les opérations de fin de période
11. Consulter ou imprimer les historiques
12. Gérer une mutation (changement de Régisseur)
13. Effectuer les opérations liées au changement d'exercice
14. Effectuer les opérations liées à la clôture de la régie
15. Résoudre les problèmes rencontrés avec GFC (utilisation de la
fenêtre Log).
Ce guide ne présente que les opérations réalisées par le Régisseur. Les
opérations réalisées à partir des modules Comptabilité générale (Agent
comptable) et Comptabilité budgétaire (Ordonnateur) sont décrites en
détail dans leurs manuels respectifs.
Pour accéder directement à une opération particulière, reportez-vous au
sommaire (Î2) qui fournit une présentation détaillée du plan de ce
guide d'utilisation.
Ce guide d'utilisation présente la séquence des opérations à effectuer
pour les différentes tâches susceptibles d'être mises en œuvre avec le
module. Pour être guidé lors des opérations réalisées sur chaque fenêtre
du module, habituez-vous à consulter la fenêtre d'aide contextuelle
fournie, bouton Aide ou touche 110
Guide d’utilisation
111
Comment démarrer la gestion de votre régie
1. Comment démarrer la gestion de votre régie ?
Ce chapitre résume les opérations à réaliser pour démarrer la gestion
d'une régie selon son type :
1.1. Régie de recettes
1.2. Régie d'avances
1.3. Régie de recettes et d'avances.
1.1. Cas d'une régie de recettes
Le démarrage d'une régie de recettes s'opère en 5 étapes :
‰ Création de la régie dans le module Administration
‰ Réception de l'habilitation de la régie
‰ Paramétrage du module Régies
‰ Réception du fonds de caisse
‰ Mise en œuvre de la gestion de la régie.
‰ Création de la régie dans le module Administration
Si vous avez effectué la Prise en main, cette opération a déjà été
réalisée.
Cette opération doit être effectuée, si possible, par l'administrateur de
GFC dans votre établissement. Si vous devez effectuer vous-même cette
opération, reportez-vous à la section 2 de ce Guide d'utilisation, Créer
la régie dans le module Administration
‰ Réception de l'habilitation de la régie
Si vous avez effectué la Prise en main, ces opérations ont déjà été
réalisées.
Opération
Réceptionner l'habilitation de la régie
Consulter et imprimer les paramètres de l'habilitation
Section
§ 3.
§ 4.2.
112
Comment démarrer la gestion de votre régie
‰ Paramétrage du module Régies
Si vous avez effectué la Prise en main, cette opération a déjà été
réalisée.
Opération
Modifier votre mot de passe
Section
§ 4.1.1.
‰ Réception du fonds de caisse
Opération
Saisir la réception du fonds de caisse
Section
§ 5.3.1.
‰ Mise en œuvre de la gestion de la régie
Pour être guidé lors de la gestion de votre régie, reportez-vous aux
sections correspondantes :
„ Réception des créances
Opération
Réceptionner les créances
Consulter ou imprimer la liste des créances en cours
Section
§ 5.1.1.
§ 5.1.2.
„ Gestion des recettes
Opération
Imprimer, si nécessaire, les documents de saisie
Saisir les recettes
Section
§ 5.2.1.
§ 5.2.2.
113
Comment démarrer la gestion de votre régie
„ Opérations de fin de journée
Opération
Si le montant de l’encaisse dépasse ou s'approche du
montant maximum autorisé, vous devez saisir un
reversement des recettes à l’agent comptable
Valider la journée
Imprimer le journal général
Section
§ 9.1
§ 9.2.
§ 9.6.
„ Opérations de fin de période
Opération
Régulariser l'affectation des recettes de nature
indéterminée
Effectuer les opérations de fin de période
Section
§ 7.3.
§ 10.
Après les opérations de fin de période, vous pouvez démarrer les
opérations pour une nouvelle journée (réception des créances, saisie des
recettes…).
A tout moment, vous pouvez consulter et imprimer la situation de la
régie (§ 8.1.) et la situation des disponibilités (§ 8.2.).
Lors de l'utilisation du module Régies, la sauvegarde des données doit
être effectuée régulièrement. Cette copie de sécurité vous permettra de
restaurer les données dans le cas où un problème surviendrait sur votre
micro-ordinateur ou de récupérer la base de données telle qu'elle était
avant une étape de gestion. La sauvegarde des données s'effectue à partir
du programme MEN_SvgLocal ou MEN_SvgRéseau (voir § 4.2. de la
présentation générale).
114
Comment démarrer la gestion de votre régie
1.2. Cas d'une régie d'avances
Le démarrage d'une régie d'avances s'opère en 5 étapes :
‰ Création de la régie dans le module Administration
‰ Réception de l'habilitation de la régie
‰ Paramétrage du module Régies
‰ Réception de l'avance
‰ Mise en œuvre de la gestion de la régie.
‰ Création de la régie dans le module Administration
Si vous avez effectué la prise en main, cette opération a déjà été réalisée.
Cette opération doit être effectuée, si possible, par l'administrateur de
GFC dans votre établissement. Si vous devez effectuer vous-même cette
opération, reportez-vous à la section 2 de ce Guide d'utilisation (Créer
la régie dans le module Administration).
‰ Réception de l'habilitation de la régie
Si vous avez effectué la Prise en main, ces opérations ont déjà été
réalisées.
Opération
Réceptionner l'habilitation de la régie
Consulter et imprimer les paramètres de l'habilitation
Section
§ 3.
§ 4.2.
‰ Paramétrage du module Régies
Si vous avez effectué la Prise en main, cette opération a déjà été
réalisée.
Opération
Modifier votre mot de passe
Section
§ 4.1.1.
115
Comment démarrer la gestion de votre régie
‰ Réception de l'avance
Opération
Saisir la réception d'une avance
Section
§ 5.3.2.
‰ Mise en œuvre de la gestion de la régie
Pour être guidé lors de la gestion de votre régie, reportez-vous aux
sections correspondantes.
„ Gestion des dépenses
Opération
Imprimer, si nécessaire, les documents de saisie
Saisir les dépenses
Section
§ 6.1.1.
§ 6.1.2.
„ Opérations de fin de journée
Opération
Valider la journée
Imprimer le journal général
Section
§ 9.2.
§ 9.6.
„ Opérations de fin de période
Opération
Effectuer les opérations de fin de période
Si des dépenses sont rejetées par l’ordonnateur, vous
devrez alors :
¾ Saisir le montant des dépenses rejetées
Puis, selon que ces dépenses auront été régularisées
ou non :
¾ Saisir la régularisation de ces dépenses
Ou
¾ Saisir le remboursement de ces dépenses
Lorsque les dépenses auront été mandatées, vous devrez :
¾ Saisir la réception du remboursement des dépenses
Section
§ 10.
§ 7.5.
§ 7.6.
§ 7.7.
§ 5.3.3.
116
Comment démarrer la gestion de votre régie
Après les opérations de fin de période, vous pouvez démarrer les
opérations pour une nouvelle journée (saisie des dépenses…).
A tout moment, vous pouvez consulter et imprimer la situation de la
régie (§ 8.1.) et la situation des disponibilités (§ 8.2.).
Lors de l'utilisation du module Régies, la sauvegarde des données doit
être effectuée régulièrement. Cette copie de sécurité vous permettra de
restaurer les données dans le cas où un problème surviendrait sur votre
micro-ordinateur et de récupérer la base de données telle qu'elle était
avant une étape de gestion. La sauvegarde des données s'effectue à partir
du programme MEN_SvgLocal ou MEN_SvgRéseau (voir § 4.2. de la
Présentation générale).
1.3. Cas d'une régie de recettes et d'avances
Le démarrage d'une régie de recettes s'opère en 5 étapes :
‰ Création de la régie dans le module Administration
‰ Réception de l'habilitation de la régie
‰ Paramétrage du module Régies
‰ Réception de l'avance
‰ Mise en œuvre de la gestion de la régie.
‰ Création de la régie dans le module Administration
Si vous avez effectué la Prise en main, cette opération a déjà été
réalisée.
Cette opération doit être effectuée, si possible, par l'administrateur de
GFC dans votre établissement. Si vous devez effectuer vous-même cette
opération, reportez-vous à la section 2 de ce guide d'utilisation, Créer la
régie dans le module Administration
117
Comment démarrer la gestion de votre régie
‰ Réception de l'habilitation de la régie
Si vous avez effectué la Prise en main, ces opérations ont déjà été
réalisées.
Opération
Réceptionner l'habilitation de la régie
Consulter et imprimer les paramètres de l'habilitation
Section
§ 3.
§ 4.2.
‰ Paramétrage du module Régies
Si vous avez effectué la Prise en main, cette opération a déjà été
réalisée.
Opération
Modifier votre mot de passe
Section
§ 4.1.1.
‰ Réception de l'avance
Opération
Saisir la réception d'une avance
Section
§ 5.3.2.
‰ Mise en œuvre de la gestion de la régie
Pour être guidé lors de la gestion de votre régie, reportez-vous aux
sections correspondantes :
„ Réception des créances
Opération
Réceptionner les créances
Consulter ou imprimer la liste des créances en cours
Section
§ 5.1.1.
§ 5.1.2.
118
Comment démarrer la gestion de votre régie
„ Gestion des recettes
Opération
Imprimer, si nécessaire, les documents de saisie
Saisir les recettes
Section
§ 5.2.1.
§ 5.2.2.
„ Gestion des dépenses
Opération
Imprimer, si nécessaire, les documents de saisie
Saisir les dépenses
Section
§ 6.1.1.
§ 6.1.2.
„ Opérations de fin de journée
Opération
Saisir, si nécessaire, le reversement des recettes à l’agent
comptable
Valider la journée
Imprimer le journal général
Section
§ 9.1.
§ 9.2.
§ 9.6.
„ Opérations de fin de période
Opération
Régulariser l'affectation des recettes de nature
indéterminée
Effectuer les opérations de fin de période pour les 2 types
de régie
Si des dépenses sont rejetées par l’ordonnateur, vous devez
alors :
¾ Saisir le montant des dépenses rejetées
Puis, selon que ces dépenses auront été régularisées
ou non :
¾ Saisir la régularisation de ces dépenses
ou
¾ Saisir le remboursement de ces dépenses
Lorsque les dépenses auront été mandatées, vous devrez
saisir la réception du remboursement des dépenses
Section
§ 7.3.
§ 7.
§ 7.5.
§ 7.6.
§ 7.7.
§ 5.3.3.
Comment démarrer la gestion de votre régie
119
Après les opérations de fin de période, vous pouvez démarrer les
opérations pour une nouvelle journée (réception des créances, saisie des
recettes, saisie des dépenses…).
A tout moment, vous pouvez consulter et imprimer la situation de la
régie (§ 8.1.) et la situation des disponibilités (§ 8.2.).
Lors de l'utilisation du module Régies, la sauvegarde des données doit
être effectuée régulièrement. Cette copie de sécurité vous permet de
restaurer les données dans le cas où un problème surviendrait sur votre
micro-ordinateur et de récupérer la base de données telle qu'elle était
avant une étape de gestion. La sauvegarde des données s'effectue à partir
du programme MEN_SvgLocal ou MEN_SvgRéseau (voir § 4.2. de la
Présentation générale).
120
Créer la régie dans le module Administration
2. Créer la régie dans le module Administration
Cette opération doit être effectuée, si possible, par l'administrateur de
GFC dans votre établissement.
Si vous devez effectuer vous-même cette opération, cette section vous
présente les différentes étapes de la création de votre régie :
2.1. Démarrer le module Administration
2.2. Renseigner les paramètres généraux de GFC
2.3. Créer l'établissement et la régie
2.4. Créer l'utilisateur du module Régies
2.5. Quitter le module Administration.
L'utilisation du module Administration est présentée, de façon
détaillée, dans son manuel.
2.1. Démarrer le module Administration
Les modules Administration et Régies de l'application GFC, version
Windows doivent avoir été installés sur votre poste de travail.
Sur le bureau de votre micro-ordinateur :
¾ Cliquer 2 fois sur l'icone du raccourci
• La fenêtre Gestion Financière et Comptable s'affiche.
¾ Cliquer sur le libellé Administration
¾ Cliquer sur le bouton
• La fenêtre Connexion à "Administration GFC" s'affiche.
¾ Saisir, dans la rubrique Mot de passe, le mot de passe gfc
¾ Cliquer sur OK
• La fenêtre Administration GFC s'affiche.
Créer la régie dans le module Administration
121
2.2. Renseigner les paramètres généraux de GFC
¾
¾
¾
¾
¾
Sélectionner, dans le menu Paramètres, l'option Propriétés GFC
Cliquer sur le bouton Aide
Consulter la fenêtre d'aide
Renseigner les informations du volet Général
Cliquer sur OK
Pour fermer la fenêtre d'aide :
¾ Cliquer sur le bouton
de la fenêtre
2.3. Créer l'établissement et la régie
¾ Sélectionner, dans le menu Administration, l'option Etablissements…
Pour afficher la fenêtre d'aide :
¾ Taper sur la touche F1
¾ Consulter la fenêtre d'aide
Pour créer l'établissement auquel est rattachée la régie :
Sélectionner, dans le menu Etablissement, l'option Ajouter…
Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
Saisir le numéro ou RNE de l'établissement dont dépend la régie
Saisir le nom de l'établissement
Pour créer la régie :
¾ Cocher le module Régies Windows
¾ Taper sur la touche Inser
• La fenêtre Création d'un régisseur s'affiche.
¾
¾
¾
¾
Vous devez saisir exactement le nom du Régisseur qui a été saisi par
l’agent comptable lors de l'habilitation de la régie dans le module
Comptabilité générale (par exemple : DUPONT JEAN). Si vous
saisissez un nom différent (orthographe différente, inversion du nom et
du prénom…), l'habilitation de la régie ne pourra pas être réceptionnée.
¾ Saisir le nom du Régisseur tel qu'il a été saisi par l’agent comptable
dans le module Comptabilité générale
¾ Cliquer sur OK
122
Créer la régie dans le module Administration
Pour fermer la fenêtre Création d'un établissement :
¾ Cliquer sur OK
Pour fermer la fenêtre d'aide :
¾ Cliquer sur le bouton
de la fenêtre
Pour fermer la fenêtre Gestion des établissements :
¾ Cliquer sur le bouton
de la fenêtre
2.4. Créer l'utilisateur du module Régies
¾ Sélectionner, dans le menu Administration, l'option Profils…
Pour afficher la fenêtre d'aide :
¾ Taper sur la touche F1
¾ Consulter la fenêtre d'aide
¾ Sélectionner, dans le menu Gestion des profils, l'option Ajouter un
utilisateur…
• La fenêtre Création d'un nouvel utilisateur s'affiche.
Le nom d'utilisateur doit être saisi lors du premier accès au module
Régies. Ce nom d'utilisateur est indépendant du nom du Régisseur
défini dans l'habilitation (par exemple : DUPONT JEAN). Nous vous
conseillons de saisir un nom qui identifie le type d'utilisateur, par
exemple, REG pour Régisseur.
¾ Saisir le nom d'utilisateur du module Régies, par exemple : REG
¾ Cliquer sur OK
Pour permettre l'accès à la régie à l'utilisateur :
¾ Cliquer sur l'établissement dans la colonne de gauche
¾ Sélectionner, dans la rubrique Profils, le profil REGISSEUR
Créer la régie dans le module Administration
123
Le profil REGISSEUR donne tous les droits à l'utilisateur du module
Régies. Si vous souhaitez permettre l'accès au module Régies à certaines
personnes en limitant les opérations autorisées, par exemple, uniquement
saisie des recettes ou saisie des dépenses, vous pouvez créer un profil
limitant les opérations autorisées, associer ce profil à un ou à plusieurs
noms d'utilisateur et définir pour un ou plusieurs noms d’utilisateur une
Restriction de Régie. Pour être guidé lors de cette opération, reportezvous au manuel du module Administration.
¾ Cliquer sur le bouton
Pour fermer la fenêtre d'aide :
¾ Cliquer sur le bouton
de la fenêtre
Pour fermer la fenêtre Gestion des profils :
¾ Cliquer sur le bouton
de la fenêtre
2.5. Quitter le module Administration
Pour quitter le module Administration :
¾ Sélectionner, dans le menu Administration, l'option Quitter
¾ Cliquer sur OK
Pour fermer la fenêtre Gestion Financière et Comptable :
¾ Cliquer sur Annuler
Lorsque la régie a été créée dans le module Administration, vous
pouvez accéder au module Régies. Afin de vous familiariser avec
l'utilisation de ce module, nous vous conseillons d'effectuer la Prise en
main proposée dans la partie précédente de ce manuel.
124
Créer la régie dans le module Administration
Réceptionner l'habilitation de la régie
125
3. Réceptionner l'habilitation de la régie
L'habilitation d'une régie définit ses caractéristiques de fonctionnement :
type de régie (recettes et/ou avances), objet, nom du Régisseur et,
éventuellement, de son suppléant, durée de fonctionnement de la régie,
cautionnement et indemnité du Régisseur, périodicité des justificatifs,
seuil de certains montants (encaisse, avance, fonds de caisse), natures de
recettes et/ou de dépenses, moyens de règlement autorisés…
L'habilitation est créée par l’agent comptable, dans le module
Comptabilité générale et doit être réceptionnée dans le module Régies :
♦ Au démarrage de la régie, tant qu'il n'a pas été réceptionné, aucune
opération ne peut être effectuée dans la régie
♦ Suite à toute modification apportée à l'habilitation par l’agent
comptable, par exemple, autorisation d'un nouveau moyen de
règlement, d'une nouvelle nature de recette ou de dépense,
suppression d'un moyen de règlement…
♦ Lors du changement de Régisseur (mutation)
♦ Après le changement d'exercice, pour les régies permanentes et
après l'installation de la version du nouvel exercice
♦ Lors de la clôture de la régie.
‰ Opérations à réaliser avant la réception d'une nouvelle habilitation
La réception d'une nouvelle habilitation n'est possible que si la régie est
en début de période. Pour cela, vous devez, au préalable :
¾ Valider la journée (§ 9.2.)
¾ Imprimer le journal général (§ 9.6)
¾ Effectuer les opérations de fin de période pour la régie de recettes et/ou
d'avances (§ 10.) et, si des opérations de régularisation des recettes ou
des dépenses ont été générées lors de la fin de période, valider la
journée (§ 9.2.) puis imprimer le journal général (§ 9.6).
126
Réceptionner l'habilitation de la régie
Si dans la nouvelle habilitation en cours de réception, un moyen de
règlement a été supprimé pour la régie, un message vous en informe et
vous devez, au préalable :
¾ Consulter le solde du moyen de règlement (§ 8.2.)
¾ Solder ce moyen de règlement (§ 6.2.).
Si la réception concerne la clôture de la régie, vous devez, au préalable :
¾ Consulter le solde des moyens de règlement (§ 8.2.)
¾ Solder ces moyens de règlement (§ 6.2.).
Pour réceptionner l'habilitation de la régie :
¾ Dans le lecteur, insérer, si nécessaire, la disquette remise par l’agent
comptable
¾ Sélectionner, dans le menu Régies, l’option Réception habilitation…
• La première page de l'assistant de réception s'affiche.
Pour être guidé lors de la réception de l'habilitation :
¾ Afficher et consulter les fenêtres d'aide V
Après la réception de l'habilitation :
Ses caractéristiques peuvent être consultées et imprimées (§ 4.2.)
♦ Pour une régie de recettes :
¾ Vous devez d'abord réceptionner les créances (§ 5.1.1.)
¾ Si la régie n'est qu'une régie de recettes, vous devez saisir la
réception du fonds de caisse (§ 5.3.1.)
¾ Vous pouvez ensuite imprimer, si nécessaire, les documents de
saisie (§ 5.2.1.)
¾ Saisir les recettes (§ 5.2.2.).
♦ Pour une régie d'avances :
¾ Vous devez d'abord saisir la réception de l'avance (§ 5.3.2.)
¾ Si des dépenses ont été réglées en espèces, la caisse doit être
approvisionnée (§ 7.1.)
¾ Vous pouvez ensuite imprimer, si nécessaire, les documents de
saisie (§ 6.1.1.)
¾ Saisir les dépenses (§ 6.1.2.).
Réceptionner l'habilitation de la régie
127
Avant de démarrer la gestion de votre régie, nous vous conseillons, si ce
n'est déjà fait, d'effectuer la prise en main du module Régies. Cette
Prise en main vous permet de vous familiariser avec l'organisation du
module et avec les opérations de base que vous pourrez y effectuer.
128
Réceptionner l'habilitation de la régie
Gérer les paramètres
129
4. Gérer les paramètres
Les paramètres déterminent le fonctionnement du module Régies.
Certains de ces paramètres sont définis dans d'autres contextes, module
Administration ou module Comptabilité générale) et ne peuvent pas
être modifiés (§ 4.1.3. Paramètres généraux du module et § 4.2.
Paramètres de l'habilitation, d'autres paramètres peuvent être saisis et
mis à jour dans le module Régies (§ 4.1.1. Mot de passe, § 4.1.2. Date
de saisie, § 4.3. Agences et villes bancaires).
Ce chapitre présente les 3 catégories de paramètres gérés dans le
module Régies :
4.1. Les paramètres du module Régies.
4.2. Les paramètres de l'habilitation.
4.3. Les références.
4.1. Paramètres du module Régies
La fenêtre des paramètres du module Régies permet de :
4.1.1. Modifier le mot de passe
4.1.2. Modifier la date de saisie
4.1.3. Consulter les paramètres généraux du module.
4.1.1. Modifier le mot de passe
Nous vous conseillons de modifier le mot de passe (gfc) défini par
défaut afin de protéger l'accès au module Régies.
¾ Sélectionner, dans le menu Paramètres, l’option Application…
¾ Cliquer sur l'onglet Utilisateur
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
130
Gérer les paramètres
4.1.2. Modifier la date de saisie
¾ Sélectionner, dans le menu Paramètres, l’option Application…
¾ Cliquer sur l'onglet Date
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
4.1.3. Consulter les paramètres généraux du module
¾ Sélectionner, dans le menu Paramètres, l’option Application…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
4.2. Paramètres de l'habilitation
L'habilitation d'une régie définit ses caractéristiques de fonctionnement :
type de régie (recettes et/ou avances), objet, nom du Régisseur et,
éventuellement, de son suppléant, durée de fonctionnement de la régie,
caution et indemnité, périodicité des justificatifs, seuil de certains
montants (encaisse, avance, fonds de caisse), natures de recettes et/ou de
dépenses, moyens de règlement autorisés…
Afin de prendre connaissance des modifications effectuées par l’agent
comptable, nous vous conseillons de consulter les paramètres de
l'habilitation après chaque réception de l'habilitation de la régie.
La fenêtre des paramètres de l'habilitation permet de :
4.2.1. Consulter les informations générales de la régie
4.2.2. Consulter les caractéristiques de la régie de recettes
4.2.3. Consulter les caractéristiques de la régie d'avances
4.2.4. Consulter les moyens de règlement autorisés.
A partir de chacun des volets de la fenêtre Paramètres habilitation,
l'option Imprimer du menu contextuel permet d'imprimer l'ensemble
des paramètres de l'habilitation (constantes de la régie, caractéristiques
de la régie de recettes et/ou de la régie d'avances, moyens de règlement
autorisés pour la régie).
Gérer les paramètres
131
4.2.1. Consulter les informations générales de la régie
¾ Sélectionner, dans le menu Paramètres, l’option Habilitation…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
4.2.2. Consulter les caractéristiques de la régie de recettes
La fenêtre Paramètres habilitation étant affichée :
¾ Cliquer sur l'onglet Régie de Recettes
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
4.2.3. Consulter les caractéristiques de la régie d'avances
La fenêtre Paramètres habilitation étant affichée :
¾ Cliquer sur l'onglet Régie d'Avances
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
4.2.4. Consulter les moyens de règlement autorisés
La fenêtre Paramètres habilitation étant affichée :
¾ Cliquer sur l'onglet Moyens de règlement
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
4.3. Références
Ces références sont constituées du fichier des agences bancaires et du
fichier des villes bancaires ; elles ne concernent que les régies de
recettes pour lesquelles des bordereaux chèques sont susceptibles d'être
imprimés dans le module Régies.
Lors de la première réception de l'habilitation d'une régie de recettes sur
le micro-ordinateur, si des bordereaux chèques sont susceptibles d'être
imprimés dans le module Régies, les agences bancaires et les villes
bancaires saisies dans le module Comptabilité générale sont également
réceptionnées. Après cette réception, la gestion des agences et villes
bancaires dans le module Régies (saisie, modification…) s'opère
indépendamment de leur gestion dans le module Comptabilité générale.
132
Gérer les paramètres
Les fichiers des agences et des villes bancaires sont communs à toutes
les régies de recettes installées sur le micro-ordinateur.
4.3.1. Saisir les agences bancaires
La fiche d'une agence bancaire peut être saisie et mise à jour dans 2
contextes : à partir de la fenêtre Saisie des Agences Bancaires ou lors
de la saisie des recettes (§ 5.2.2.).
Pour saisir les agences bancaires :
¾ Sélectionner, dans le menu Régies, l’option Références
¾ Sélectionner l’option Agences bancaires…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
4.3.2. Saisir les villes bancaires
La fiche d'une ville bancaire peut être saisie et mise à jour dans 2
contextes : à partir de la fenêtre Saisie des Villes Bancaires ou lors de
la saisie des recettes (§ 5.2.2.).
Pour saisir les villes bancaires :
¾ Sélectionner, dans le menu Régies, l’option Références
¾ Sélectionner l’option Villes bancaires…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
Gérer les encaissements
133
5. Gérer les encaissements
Ce chapitre présente les principales opérations que vous pourrez être
amené à mettre en œuvre pour gérer les encaissements :
5.1. Gérer les créances
5.2. Gérer les recettes
5.3. Saisir un versement de l’agent comptable.
Si la gestion des créances et la gestion des recettes ne concernent que
les régies de recettes, des versements de l’agent comptable peuvent être
saisis aussi bien par les régies de recettes que par les régies d'avances.
5.1. Gérer les créances
La gestion des créances ne concerne que les régies de recettes.
Les créances ne peuvent pas être saisies ou modifiées dans le module
Régies. Elles sont réceptionnées du module Comptabilité générale et
leur réception est uniquement destinée à faciliter la saisie des recettes
par le Régisseur. Par exemple, lorsqu'une recette correspondant à une
créance Élève doit être saisie, vous pouvez sélectionner la créance
Élève, la référence ainsi que la nature de recettes seront renseignées
automatiquement. Le reste à réaliser de cette créance sera mis à jour
automatiquement.
Le suivi du recouvrement des créances est de la seule responsabilité de
l’agent comptable. Il ne peut donc pas être assuré par le Régisseur.
Concernant la gestion des créances, cette section présente
successivement comment :
5.1.1. Réceptionner les créances
5.1.2. Consulter ou imprimer la liste des créances en cours.
134
Gérer les encaissements
5.1.1. Réceptionner les créances
Les créances doivent être réceptionnées après chaque réception de
l'habilitation et après toute modification des créances en cours dans le
module Comptabilité générale. Par exemple, suite à une constatation
ou à une reconstatation, lorsque le recouvrement de certaines créances a
été confié à un huissier de justice.
Chaque nouvelle réception des créances a pour effet de remplacer par le
nouveau, dans le module Régies, le fichier des créances précédemment
réceptionné. Si des recettes avaient déjà été associées à des créances
dans le module Régies et que ces recettes n'ont pas encore été prises en
compte dans le module Comptabilité générale, les créances
correspondantes sont à nouveau réceptionnées dans leur état initial dans
le module Comptabilité générale et le montant restant à réaliser de ces
créances ne prend plus en compte les lignes de recettes déjà associées à
la créance.
Pour réceptionner des créances :
¾ Sélectionner, dans le menu Régies, l’option Encaissements
¾ Sélectionner l’option Créances
¾ Sélectionner l’option Réception…
Pour être guidé lors des opérations réalisées dans ce contexte :
¾ Afficher et consulter les fenêtres d'aide V
Dès qu'elles ont été réceptionnées, les créances peuvent être
sélectionnées lors de la saisie des recettes (§ 5.2.2.).
• Les créances soumises à prélèvement automatique ne sont pas
transférées donc réceptionnées en régie de recettes.
5.1.2. Consulter ou imprimer la liste des créances en cours
La liste des créances en cours peut être consultée ou imprimée à tout
moment afin de prendre connaissance des créances réceptionnées du
module Comptabilité générale et de suivre la situation des créances.
Gérer les encaissements
135
Le montant restant à encaisser pour une créance est déterminé par l'état
de la créance au moment de sa réception dans le module Régies et
prend en compte les lignes de recettes affectées à cette créance dans le
module Régies lors de la période en cours. Certaines créances peuvent
s'afficher avec un montant restant à encaisser alors qu'elles ont déjà été
soldées, c'est le cas, par exemple, lorsqu'un encaissement a été saisi par
l’agent comptable sur la créance après le transfert des créances ou si le
fichier des créances a été transféré par l’agent comptable avant la prise
en compte des recettes saisies lors de la période précédente dans la
régie. Dans tous les cas, la mise à jour définitive des créances s'effectue
dans le module Comptabilité générale et des régularisations peuvent
être effectuées, si nécessaire, par l’agent comptable.
¾
¾
¾
¾
Pour consulter les créances en cours :
Sélectionner, dans le menu Régies, l’option Encaissements
Sélectionner l’option Créances
Sélectionner l’option Visualisation…
Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
Pour imprimer la liste des créances en cours, la fenêtre Créances
régisseurs étant affichée :
¾ Restreindre, si nécessaire, l'affichage de la liste des créances en cours
(rubrique Sélectionner)
¾ Modifier, si nécessaire, le classement de la liste des créances en cours
(rubrique Trier par)
¾ Sélectionner, dans le menu Créances, l'option Imprimer…
5.2. Gérer les recettes
La gestion des recettes ne concerne que les régies de recettes.
5.2.1. Imprimer, si nécessaire, les documents de saisie
Lorsque la saisie directe des recettes sur le micro-ordinateur n'est pas
possible, vous pouvez imprimer des documents vierges permettant leur
saisie manuscrite (fiches de saisie manuelle).
136
Gérer les encaissements
Pour imprimer les fiches de saisie manuscrite des recettes :
¾ Sélectionner, dans le menu Utilitaires, l’option Documents de saisie…
¾ Saisir le nombre d'exemplaires souhaités
¾ Cliquer sur OK
Sur la fiche de saisie manuscrite des recettes, devront être renseignées,
pour chaque recette :
♦ La date de la recette
♦ La partie versante : le nom du tireur
♦ L'objet de la recette qui permet de déterminer la nature de la
recette. Si une recette concerne plusieurs natures de recette, une
ligne devra être saisie pour chaque nature de recette.
♦ Le mode d'encaissement : le mode de règlement utilisé
♦ Le montant de la recette.
5.2.2. Saisir les recettes
Avant de démarrer la saisie des recettes, nous vous conseillons de vous
coordonner avec l’agent comptable sur la façon de saisir les différents
types de recettes. En effet, pour certaines recettes, il existe plusieurs
façons de les saisir et l'option retenue doit être choisie avec l’agent
comptable afin de faciliter le travail de chacun. A titre d'exemple,
lorsqu'une recette correspondant à une créance Élève comporte un tropperçu : -une famille a une créance de 10 € mais a réglé 15 €-, elle peut
être saisie de 2 façon différentes :
♦ Le montant total de la recette est affecté à la créance, le reste à
réaliser pour la créance devient négatif, l’agent comptable saisira
une écriture de régularisation pour le trop-perçu dans le module
Comptabilité générale
♦ Une ligne de recette avec créance est saisie pour le montant
correspondant à la créance et une seconde ligne de recette sans
créance est saisie pour le trop-perçu avec la référence Trop-perçu
et une nature de recette du type Famille sans créance.
Une recette peut correspondre à un chèque encaissé et différents types
de recettes peuvent être saisis :
♦ Recette correspondant à une créance simple, par exemple, une
famille règle en totalité une créance Élève
Gérer les encaissements
137
♦ Recette sans créance préalable, par exemple, encaissement de
tickets
♦ Recette à affectations multiples, par exemple, le versement d'une
famille correspond à la fois à une créance et à l'achat de tickets
♦ Recette à créances et affectations multiples, par exemple, une
famille règle les créances de 2 enfants et l'achat de tickets
Selon le cas, la recette pourra comporter une ou plusieurs lignes de
recette et les lignes de recette seront associées à une créance ou à une
nature de recettes.
Avant de saisir des recettes :
♦ Si certaines recettes sont susceptibles d'être affectées à des
créances, les créances doivent avoir été réceptionnées du module
Comptabilité générale (§ 5.1.1.)
♦ Si la régie n'est qu'une régie de recettes, la réception du fonds de
caisse doit avoir été saisie (§ 5.3.1.).
Si l'impression d'un bordereau a été prévue dans les paramètres de
l'habilitation pour certains moyens de règlement, chèque ou carte
bancaire, l'agence et la ville bancaire devront être renseignées lors de la
saisie de ces recettes. Les agences et villes bancaires saisies dans le
module Comptabilité générale sont réceptionnées dans le module
Régies avec la première habilitation puis elles peuvent être créées et
modifiées lors de la saisie des recettes ou à partir du sous-menu
Références du menu Régies.
¾ Sélectionner, dans le menu Régies, l’option Encaissements
¾ Sélectionner l’option Recettes…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
Pour saisir une recette :
¾ Sélectionner, dans le menu Recettes régisseur, l'option Ajouter…
¾ Renseigner la partie haute de la fiche
Pour saisir les lignes de recette :
¾ Sélectionner, dans le menu contextuel, l'option Ajouter…
¾ Renseigner la fiche de la ligne de recette
Pour saisir une nouvelle ligne de recette :
¾ Cliquer sur Appliquer
Pour terminer la saisie des lignes de recette :
138
Gérer les encaissements
¾ Cliquer sur OK
Lorsque la fiche de la recette est entièrement renseignée :
¾ Cliquer sur OK
Les recettes peuvent être modifiées et supprimées tant que la journée n'a
pas été validée.
Après la saisie des recettes, et si la régie n'est pas une régie de recettes
et d'avances, lorsque le montant de l’encaisse dépasse ou s'approche du
montant maximum autorisé, vous devez saisir un reversement des
recettes à l’agent comptable (§ 6.2.3.). L’encaisse peut dépasser, en
cours de journée, le montant maximum, mais dans ce cas, vous devez,
avant la validation de la journée, transférer des fonds à l’agent
comptable pour ramener l’encaisse à un montant autorisé.
Au terme de la journée, vous devez effectuer les opérations de fin de
journée (§ 9) puis, si vous arrivez au terme de la période (voir § 8.1.),
vous devez effectuer les opérations de fin de période (§ 10).
A tout moment, vous pouvez consulter et imprimer la situation de la
régie (§ 8.1.) et la situation des disponibilités (§ 8.2.).
5.3. Saisir un versement de l’agent comptable
Selon le type de la régie, un ou plusieurs types de versements de l’agent
comptable sont autorisés :
5.3.1. Réception d'un fonds de caisse
5.3.2. Réception d'une avance
5.3.3. Réception d'un remboursement des dépenses.
5.3.1. Saisir la réception d'un fonds de caisse
Le fonds de caisse ne concerne que les régies de recettes. Il doit être
réceptionné afin de permettre, au Régisseur, de rendre la monnaie lors
des encaissements en espèces.
Il n'y a pas de fonds de caisse lorsque la régie est à la fois une régie de
recettes et une régie d'avances.
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
Gérer les encaissements
139
Pour saisir la réception d'un fonds de caisse :
Sélectionner, dans le menu Régies, l’option Encaissements
Sélectionner l’option Versements de l’agent comptable
Sélectionner, dans le menu Versements de l’agent comptable, l’option
Ajouter…
Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
Sélectionner l'opération 11-Réception d'un fonds de caisse
Saisir le montant dans la rubrique Caisse
Cliquer sur OK
Le montant maximum de l’encaisse qui peut être conservé, en fin de
journée, dans une régie de recettes est défini dans l'habilitation. Lorsque
l’encaisse dépassera ou s'approchera du montant maximum, un
reversement à l’agent comptable devra être effectué. L’encaisse pourra
dépasser en cours de journée ce montant maximum, mais dans ce cas,
vous devrez, avant les opérations de fin de journée, transférer des fonds
(§ 6.2.1.) à l’agent comptable pour ramener l’encaisse à un montant
autorisé.
5.3.2. Saisir la réception d'une avance
L'avance ne concerne que les régies d'avances. Elle doit être
réceptionnée sur la caisse et/ou le compte de dépôt afin de permettre la
saisie des dépenses.
Pour saisir la réception d'une avance :
¾ Sélectionner, dans le menu Régies, l’option Encaissements
¾ Sélectionner l’option Versements de l’agent comptable
¾ Sélectionner, dans le menu Versements de l’agent comptable, l’option
Ajouter…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
¾ Sélectionner l'opération 12-Réception d'une avance
¾ Saisir le montant de l'avance dans la rubrique du moyen de règlement
correspondant
¾ Cliquer sur OK
140
Gérer les encaissements
Au terme de l'exercice (avant le 31 décembre) ou lors de la clôture de la
régie, le solde de la régie devant être à zéro, vous devez saisir un
reversement de l'avance à l’agent comptable (§ 6.2.2.).
5.3.3. Saisir la réception d'un remboursement des dépenses
Ce remboursement ne concerne que les régies d'avances. Il doit être
réceptionné (sur la caisse et/ou le compte de dépôt) lorsque les dépenses
ont été mandatées.
Pour saisir la réception d'un remboursement des dépenses :
¾ Sélectionner, dans le menu Régies, l’option Encaissements
¾ Sélectionner l’option Versements de l’agent comptable
¾ Sélectionner, dans le menu Versements de l’agent comptable, l’option
Ajouter…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
¾ Sélectionner l'opération 13-Réception d'un remboursement des
dépenses
¾ Saisir le montant du remboursement dans la rubrique du moyen de
règlement correspondant
¾ Cliquer sur OK
Gérer les décaissements
141
6. Gérer les décaissements
Ce chapitre présente les principales opérations que vous pourrez être
amené à mettre en œuvre pour gérer les décaissements :
6.1. Gérer les dépenses
6.2. Saisir un versement à l’agent comptable.
Si la gestion des dépenses ne concerne que les régies d'avances, des
versements à l’agent comptable peuvent être saisis aussi bien par les régies
d'avances que par les régies de recettes.
6.1. Gérer les dépenses
La gestion des dépenses ne concerne que les régies d'avances.
6.1.1. Imprimer, si nécessaire, les documents de saisie
Lorsque la saisie directe des dépenses sur le micro-ordinateur n'est pas
possible, par exemple, dans le cas d'un voyage à l'étranger, vous pouvez
imprimer des documents vierges permettant leur saisie manuscrite (fiches
de saisie manuelle).
¾
¾
¾
¾
Pour imprimer les fiches de saisie manuscrite des dépenses :
Sélectionner, dans le menu Utilitaires, l’option Documents de saisie…
Cliquer, si nécessaire, sur l'option Dépenses
Saisir le nombre d'exemplaires souhaités
Cliquer sur OK
Sur la fiche de saisie manuscrite des dépenses, devront être renseignées,
pour chaque dépense :
♦ La date de la dépense
♦ L'objet de la dépense qui permet de déterminer la nature de la
dépense. Si une dépense concerne plusieurs natures de dépense, une
ligne devra être saisie pour chaque nature de dépense.
♦ Le nom du fournisseur ainsi que ses coordonnées postales
142
Gérer les décaissements
♦ Le numéro de la facture ou du ticket de caisse (pièce justificative). Le
justificatif doit être remis à l’agent comptable afin que le
remboursement puisse être opéré.
♦ Le mode de paiement : le mode de règlement utilisé
♦ Le montant de la dépense.
6.1.2. Saisir les dépenses
Avant de démarrer la saisie des dépenses et afin de faciliter le travail de
chacun, nous vous conseillons de vous coordonner avec l’ordonnateur pour
organiser la saisie des dépenses : utilisation des différentes natures de
dépense, chapitres et codes de gestion à saisir selon le type de dépense.
Les dépenses du Régisseur s'apparentent aux DAO (Dépenses Avant
Ordonnancement) saisies dans le module Comptabilité générale. En fin
de période, elles seront transférées vers le module Comptabilité
budgétaire où l’ordonnateur les mettra à jour, les validera puis imprimera
les pièces justificatives du mandatement. Ces dépenses donneront lieu à la
génération de propositions d'écritures automatiques qui seront transférées
vers le module Comptabilité générale où elles seront traitées. L’agent
comptable opérera alors un versement de fonds à la régie pour le
remboursement des dépenses.
Une dépense peut comporter une ou plusieurs lignes de dépense, dans le
cas, par exemple, où le règlement effectué au fournisseur concerne
différentes natures de dépenses.
Avant de saisir des dépenses, la réception d'une avance doit avoir été saisie
(§ 5.3.2.) et si des dépenses ont été réglées en espèces, la caisse doit être
approvisionnée (§ 7.1.).
¾ Sélectionner, dans le menu Régies, l’option Décaissements
¾ Sélectionner l’option Dépenses…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
Pour saisir une dépense :
¾ Sélectionner, dans le menu Dépenses régisseur, l'option Ajouter…
¾ Renseigner la partie haute de la fiche
Gérer les décaissements
143
Pour saisir les lignes de dépense :
¾ Sélectionner, dans le menu contextuel, l'option Ajouter…
¾ Renseigner la fiche de la ligne de dépense
Pour saisir une nouvelle ligne de recette :
¾ Cliquer sur Appliquer
Pour terminer la saisie des lignes de dépense :
¾ Cliquer sur OK
Lorsque la fiche de la dépense est entièrement renseignée :
¾ Cliquer sur OK
Les dépenses peuvent être modifiées et supprimées tant que la journée n'a
pas été validée.
Au terme de la journée, vous devez effectuer les opérations de fin de
journée (§ 9) puis, si vous arrivez au terme de la période (voir § 8.1.), vous
devez effectuer les opérations de fin de période (§ 10).
Après le transfert des dépenses vers le module Comptabilité budgétaire :
♦ Si des dépenses sont rejetées par l’ordonnateur, vous devez saisir le
montant des dépenses rejetées (§ 7.5.) puis, selon que ces dépenses
auront été régularisées ou non : saisir la régularisation de ces
dépenses (§ 7.6.) ou saisir le remboursement de ces dépenses (§
7.6.7.).
♦ Lorsque les dépenses ont été mandatées, vous devez saisir la réception
du remboursement des dépenses (§ 5.3.3.).
Au terme de l'exercice (avant le 31 décembre), le solde de la régie devant
être à zéro, vous devez saisir un reversement de l'avance à l’agent
comptable (§ 6.2.2.).
A tout moment, vous pouvez consulter et imprimer la situation de la régie
(§ 8.1.) et la situation des disponibilités (§ 8.2.).
144
Gérer les décaissements
6.2. Saisir un versement à l’agent comptable
Selon le type de la régie, un ou plusieurs types de versements à l’agent
comptable sont autorisés :
6.2.1. Reversement du fonds de caisse
6.2.2. Reversement de l'avance
6.2.3. Reversement des recettes.
6.2.1. Saisir un reversement du fonds de caisse
Cette opération ne concerne que les régies de recettes.
Au terme de l'exercice (avant le 31 décembre), ou lors de la clôture de la
régie, le solde devant être à zéro, vous devez saisir un reversement du
fonds de caisse à l’agent comptable.
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
Cette opération n'est pas nécessaire lorsque la régie est à la fois une régie
de recettes et une régie d'avances (il n'y a pas de fonds de caisse dans ce
cas).
Pour saisir un reversement du fonds de caisse
Sélectionner, dans le menu Régies, l’option Décaissements
Sélectionner l’option Versements à l’agent comptable
Sélectionner, dans le menu Versements à l’agent comptable, l’option
Ajouter…
Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
Sélectionner l'opération 21-Reversement du fonds de caisse
Saisir le montant dans la rubrique Caisse
Cliquer sur OK
Gérer les décaissements
145
6.2.2. Saisir le reversement de l'avance
Au terme de l'exercice (avant le 31 décembre) ou lors de la clôture de la
régie, le solde de la régie devant être à zéro, vous devez saisir à partir de la
caisse et/ou du compte de dépôt un reversement de l'avance à l’agent
comptable.
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
Pour saisir le reversement de l'avance :
Sélectionner, dans le menu Régies, l’option Décaissements
Sélectionner l’option Versements à l’agent comptable
Sélectionner, dans le menu Versements à l’agent comptable, l’option
Ajouter…
Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
Sélectionner l'opération 22-Reversement d'une avance à l’agent
comptable
Saisir le montant du reversement dans la rubrique du moyen de règlement
correspondant (Caisse et/ou Compte de dépôt)
Cliquer sur OK
6.2.3. Saisir un reversement des recettes
Ce reversement ne concerne que les régies de recettes. Il peut être
effectué à tout moment et à partir du ou des moyens de règlement utilisés
dans la régie : caisse, compte de dépôt, chèque postal ou chèque bancaire.
Le versement doit être effectué dès que l’encaisse autorisée est atteinte ou
dépassée. L’encaisse peut dépasser, en cours de journée, le montant
maximum défini dans l'habilitation, mais dans ce cas, vous devrez, avant
les opérations de fin de journée, transférer des fonds à l’agent comptable
pour ramener l’encaisse à un montant autorisé.
146
Gérer les décaissements
Pour saisir un reversement des recettes :
¾ Sélectionner, dans le menu Régies, l’option Décaissements
¾ Sélectionner l’option Versements à l’agent comptable
¾ Sélectionner, dans le menu Versements à l’agent comptable, l’option
Ajouter…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
¾ Sélectionner l'opération 24-Reversement des recettes effectuées
¾ Saisir le montant du reversement dans la rubrique du moyen de règlement
correspondant Caisse, Compte de dépôt, Chèque postal ou Chèque
bancaire
¾ Cliquer sur OK
Si vous saisissez un reversement des recettes après une validation de
journée, cette opération apparaîtra sur le journal divisionnaire de la
prochaine validation de journée.
Saisir un mouvement interne
147
7. Saisir un mouvement interne
Ces opérations concernent les mouvements de fonds entre les différents
comptes de la régie. Les mouvements autorisés dépendent des moyens
de règlement utilisés et diffèrent selon le type de la régie.
Lorsque la régie dispose d'un compte de dépôt, quel que soit le type de
la régie, vous pouvez :
♦ Approvisionner la caisse à partir du compte de dépôt (§ 7.1.)
♦ Effectuer un versement en espèces au compte de dépôt à partir de la
caisse (§ 7.2.).
Les mouvements suivants sont réservés aux régies de recettes :
♦ Régulariser les lignes de recettes qui ont été associées à la nature
de recette indéterminée (§ 7.3.)
♦ Prendre en compte les recettes encaissées par carte bancaire sur le
compte de dépôt (§ 7.4.).
Les mouvements suivants sont réservés aux régies d'avances :
♦ Saisir le montant des dépenses rejetées par l’ordonnateur (§ 7.5.)
♦ Saisir la régularisation des dépenses précédemment rejetées (§ 7.6.)
♦ Saisir le remboursement des dépenses rejetées (§ 7.7.)
♦ Prendre en compte les dépenses payées par carte bancaire sur le
compte de dépôt (§ 7.8.).
7.1. Approvisionner la caisse à partir du compte de dépôt
¾
¾
¾
¾
¾
¾
Cette opération permet de saisir un apport en espèces dans la caisse à
partir du compte de dépôt. Elle ne concerne que les régies qui disposent
d'un compte de dépôt, quel que soit le type de la régie, et peut être
effectuée à tout moment.
Pour approvisionner la caisse à partir du compte de dépôt :
Sélectionner, dans le menu Régies, l’option Mouvements internes
Sélectionner, dans le menu Mouvements internes, l’option Ajouter…
Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
Sélectionner l'opération 30-Approvisionnement de la caisse à partir
du compte de dépôt
Saisir le montant dans la rubrique Compte de dépôt
Cliquer sur OK
148
Saisir un mouvement interne
7.2. Effectuer un versement en espèces au compte de dépôt à partir
de la caisse
Cette opération permet de saisir la remise d'espèces sur le compte de
dépôt de la régie. Elle ne concerne que les régies qui disposent d'un
compte de dépôt, quel que soit le type de la régie, et peut être effectuée
à tout moment.
¾
¾
¾
¾
¾
¾
Pour effectuer un versement en espèces au compte de dépôt à partir de
la caisse :
Sélectionner, dans le menu Régies, l’option Mouvements internes
Sélectionner, dans le menu Mouvements internes, l’option Ajouter…
Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
Sélectionner l'opération 32-Versement en espèces au compte courant
à partir de la caisse
Saisir le montant dans la rubrique Caisse
Cliquer sur OK
7.3. Régulariser les lignes de recettes qui ont été associées à la
nature de recette indéterminée
Cette opération ne concerne que les régies de recettes. Elle permet de
régulariser les lignes de recettes qui ont été associées à la nature de
recette indéterminée.
Elle doit être effectuée avant les opérations de fin de période.
¾
¾
¾
¾
¾
Pour régulariser les lignes de recettes qui ont été associées à la nature de
recette indéterminée :
Sélectionner, dans le menu Régies, l’option Mouvements internes
Sélectionner, dans le menu Mouvements internes, l’option Ajouter…
Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
Sélectionner l'opération 33-Régularisation affectation recettes
• Le montant à régulariser s'affiche automatiquement dans la rubrique
Autre montant.
Cliquer sur OK
Saisir un mouvement interne
149
7.4. Prendre en compte les recettes encaissées par carte bancaire
sur le compte de dépôt
Cette opération ne concerne que les régies de recettes. Elle permet de
prendre en compte les recettes encaissées par carte bancaire sur le
compte de dépôt.
¾
¾
¾
¾
¾
¾
Pour prendre en compte les recettes encaissées par carte de bancaire sur
le compte de dépôt :
Sélectionner, dans le menu Régies, l’option Mouvements internes
Sélectionner, dans le menu Mouvements internes, l’option Ajouter…
Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
Sélectionner l'opération 51-Recettes par carte de paiement sur
compte de dépôt
Saisir le montant dans la rubrique Carte bancaire
Cliquer sur OK
7.5. Saisir le montant des dépenses rejetées par l’ordonnateur
Cette opération ne concerne que les Régies d'avances. Elle permet
d'enregistrer le montant des dépenses rejetées par l’ordonnateur.
¾
¾
¾
¾
¾
¾
Pour saisir le montant des dépenses rejetées par l’ordonnateur :
Sélectionner, dans le menu Régies, l’option Mouvements internes
Sélectionner, dans le menu Mouvements internes, l’option Ajouter…
Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
Sélectionner l'opération 41-Rejet de dépenses
Saisir le montant dans la rubrique Autre montant
Cliquer sur OK
Après la saisie du montant des dépenses rejetées par l’ordonnateur :
♦ Si un nouveau mandatement est effectué, vous devez saisir la
régularisation des dépenses précédemment rejetées (§ 7.6).
♦ Si ces dépenses sont remboursées par le fournisseur, vous devez
saisir le remboursement des dépenses rejetées (§ 7.7).
150
Saisir un mouvement interne
Dans certains cas, le traitement des dépenses rejetées par l’ordonnateur
pourra donner lieu aux 2 opérations. Par exemple, si le rejet concerne 2
factures (Facture 1 d'un montant de 100 € et Facture 2 d'un montant de
50 €) et que seule la facture 1 est régularisée (facture retrouvée), vous
devrez alors :
¾ Saisir la régularisation des dépenses pour la facture 1 (§ 7.6).
¾ Saisir le remboursement des dépenses rejetées pour la facture 2
(§ 7.7).
7.6. Saisir la régularisation des dépenses précédemment rejetées
Cette opération ne concerne que les régies d'avances. Elle permet,
lorsqu'un nouveau mandatement a été effectué, d'enregistrer la
régularisation des dépenses précédemment rejetées (§ 7.5).
¾
¾
¾
¾
¾
¾
Pour saisir la régularisation des dépenses rejetées :
Sélectionner, dans le menu Régies, l’option Mouvements internes
Sélectionner, dans le menu Mouvements internes, l’option Ajouter…
Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
Sélectionner l'opération 40-Régularisation de dépenses rejetées
Saisir le montant dans la rubrique Autre montant
Cliquer sur OK
7.7. Saisir le remboursement des dépenses rejetées
Cette opération ne concerne que les régies d'avances. Elle permet, suite
à un rejet des dépenses par l’ordonnateur (§ 7.5.), d'enregistrer le
montant du remboursement effectué par un fournisseur.
Pour saisir le remboursement des dépenses rejetées :
Sélectionner, dans le menu Régies, l’option Mouvements internes
Sélectionner, dans le menu Mouvements internes, l’option Ajouter…
Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
Sélectionner l'opération 43-Remboursement de dépenses rejetées
Saisir le montant du remboursement dans la rubrique du moyen de
règlement correspondant
¾ Cliquer sur OK
¾
¾
¾
¾
¾
Saisir un mouvement interne
151
7.8. Prendre en compte les dépenses payées par carte bancaire sur
le compte de dépôt
Cette opération ne concerne que les régies d'avances. Elle permet de
prendre en compte les dépenses par carte bancaire sur le compte de
dépôt.
¾
¾
¾
¾
¾
¾
Pour prendre en compte les dépenses payées par carte bancaire sur le
compte de dépôt :
Sélectionner, dans le menu Régies, l’option Mouvements internes
Sélectionner, dans le menu Mouvements internes, l’option Ajouter…
Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
Sélectionner l'opération 52-Dépenses par carte de paiement sur
compte de dépôt
Saisir le montant dans la rubrique Carte bancaire
Cliquer sur OK
152
Saisir un mouvement interne
Consulter ou imprimer la situation de la régie
153
8. Consulter ou imprimer la situation de la régie
Le module Régies vous permet, à tout moment et indépendamment des
opérations de fin de journée ou de fin de période, de consulter et
d'imprimer la situation de la régie.
La situation de la régie est présentée dans 2 contextes distincts :
8.1. Le tableau général
8.2. La situation des disponibilités.
8.1. Tableau général
Le tableau général est composé de 2 ou 3 volets :
♦ Le tableau de bord général de la régie (montants disponibles sur le
ou les comptes correspondants aux moyens de règlement autorisés
pour la régie, contrôle des soldes…)
♦ La situation de la régie de recettes (dates de régularisation, fonds
de caisse, montant des recettes en attente)
♦ La situation de la régie d'avances (dates de régularisation, avance,
montant des dépenses en attente).
Pour assurer un bon fonctionnement de la régie, la périodicité de remise
des justificatifs (opérations de fin de période) doit être respectée. Nous
vous conseillons donc de toujours noter la date limite de la prochaine
régularisation (volet Régie de Recettes et/ou Régie d'Avances) et
d'effectuer les opérations de fin de période (§ 10.) avant cette date.
Pour consulter ou imprimer le tableau général :
¾ Sélectionner, dans le menu Régies, l’option Situation régie
¾ Sélectionner l’option Tableau général
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
154
Consulter ou imprimer la situation de la régie
8.2. Situation des disponibilités
Ce document présente la situation des comptes de la régie pour lesquels
des opérations ont été saisies.
La situation des disponibilités peut être consultée dès qu'une opération a
été saisie pour la régie. Dans le cas contraire, le message Aucun compte
mouvementé ne s’affiche.
Pour consulter ou imprimer la situation des disponibilités :
¾ Sélectionner, dans le menu Régies, l’option Situation régie
¾ Sélectionner l’option Situation disponibilités
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
Effectuer les opérations de fin de journée
155
9. Effectuer les opérations de fin de journée
Au terme d'une journée, un ensemble d'opérations doit être réalisé :
9.1. Saisir, si nécessaire, le reversement des recettes à l'Agent
comptable
9.2. Démarrer la validation de la journée
9.3. Imprimer les bordereaux chèques
9.4. Imprimer le journal divisionnaire
9.5. Confirmer la validation de la journée
9.6. Imprimer le journal général.
9.1. Saisir, si nécessaire, le reversement des recettes à l’agent
comptable
Pour une régie de recettes, avant la validation d'une journée, si le
montant des encaissements dépasse ou s'approche du montant
maximum de l'encaisse autorisé, vous devez saisir un reversement des
recettes à l’agent comptable.
Pour saisir un reversement des recettes :
¾ Sélectionner, dans le menu Régies, l’option Décaissements
¾ Sélectionner l’option Versements à l’agent comptable
¾ Sélectionner, dans le menu Versements à l’agent comptable, l’option
Ajouter…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
¾ Sélectionner l'opération 24-Reversement des recettes effectuées
¾ Saisir le montant du reversement dans la rubrique du moyen de
règlement correspondant : Caisse, Compte de dépôt, Chèque postal ou
Chèque bancaire
¾ Cliquer sur OK
156
Effectuer les opérations de fin de journée
9.2. Démarrer la validation de la journée
La validation de la journée rend définitif les opérations saisies depuis la
dernière validation de journée : dépenses, recettes, versements de ou à
l’agent comptable et mouvements internes.
Pour démarrer la validation de la journée :
¾ Sélectionner, dans le menu Régies, l’option Validation de journée
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
Un message s'affiche et la validation de journée ne peut pas être
démarrée dans les cas suivants :
‰ Aucune opération saisie depuis la dernière validation de journée
‰ Date de travail antérieure à la date de dernière validation de
journée.
Dans le cas d’un dépassement de la périodicité de recette ou d’avance, il
n’y a pas de contrôle bloquant.
‰ Aucune opération saisie depuis la dernière validation de journée
Lorsqu’aucune opération n'a été saisie depuis la dernière validation de
journée, le message suivant s'affiche : Il n'existe aucune opération en
attente de validation pour la régie et la journée n'a pas à être validée.
‰ Date de travail antérieure à la date de dernière validation de journée
Si au démarrage de la validation de journée le message suivant s'affiche
La date de travail est antérieure à la date de dernière validation de
journée, cela signifie qu'une journée a déjà été validée à une date ou à
une heure postérieure au moment en cours. Dans ce cas, vous devez
sélectionner une date postérieure à la date de dernière validation de
journée (§ 4.1.2. Modifier la date de saisie) ou, si nécessaire,
sélectionner une heure postérieure ou égale à celle de dernière
validation de journée.
Pour modifier l'heure, vous devez :
Effectuer les opérations de fin de journée
157
¾ Cliquer sur Démarrer, puis sur Paramètres, puis sur Panneau de
configuration
¾ Cliquer 2 fois sur Date/Heure
Lorsque le premier panneau de l'assistant de validation de journée est
affiché, pour poursuivre la procédure :
¾ Cliquer sur Suivant
‰ Le dépassement de la périodicité de recette ou d'avance
La périodicité des justificatifs est dépassée lorsque :
♦ Des recettes et/ou des dépenses ont été saisies depuis la fin de la
dernière période ou depuis la date de réception de l'habilitation si
les opérations de fin de période n'ont pas encore été effectuées.
♦ Le nombre de jours de la périodicité des justificatifs (voir les
paramètres de l'habilitation, § 4.2.2. et § 4.2.3.) ajouté à la date de
début de la période donne une date égale ou postérieure à la date
de travail. La date de début de la période pouvant être :
- La date de la dernière régularisation
- La date de réception de l'habilitation, si les opérations de fin de
période n'ont pas encore été effectuées
- Si aucune recette et/ou dépense n'a été saisie sur une période
supérieure au nombre de jours de la périodicité des justificatifs, la
date de la première validation de journée.
Lorsqu'il y a dépassement de la périodicité, deux méthodes sont
possibles :
• 1ère méthode : avec modification de la date de saisie.
¾ Consulter la date limite de la fin de période (§ 8.1. Tableau général,
volet Régie de recettes et/ou Régie d'Avances)
¾ Sélectionner une date antérieure à la date limite de fin de période mais
postérieure à la date de dernière régularisation (§ 4.1.2. Modifier la
date de saisie). Dans le cas où la régie est une régie de recettes et
d'avances, vous devez saisir une date antérieure à la date limite la plus
ancienne.
¾ Effectuer les opérations de fin de journée (§ 9.)
158
Effectuer les opérations de fin de journée
¾ Effectuer les opérations de fin de période (§ 10.)
¾ Sélectionner la date du jour (§ 4.1.2. Modifier la date de saisie)
• 2nde méthode : sans modification de la date de saisie.
¾ Valider la journée. La date limite avant laquelle les opérations de fin de
période auraient du être effectuées, est atteinte, le message Il y a
dépassement de la périodicité de recette ou d'avance s'affiche en fin de
validation. Conséquence de cette action, la saisie des dépenses et/ou des
recettes est bloquée. Elle ne peut être débloquée qu’après avoir effectué
la fin de période.
Lorsque vous validez la journée après avoir effectué les opérations de
fin de période au cours de laquelle une régularisation des recettes ou des
dépenses a été opérée, les bordereaux et le journal divisionnaire ne sont
pas imprimés et vous accédez directement au panneau de confirmation
de la validation de journée (§ 9.5.).
9.3. Imprimer les bordereaux chèques
Cette étape ne concerne que les régies de recettes.
Le panneau d'édition des bordereaux chèques s'affiche lorsque, parmi
les recettes saisies, l'impression sur un bordereau a été sélectionnée pour
au moins l'une des recettes encaissées par chèque ou carte bancaire. Il
permet d'imprimer le ou les bordereaux chèques.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
Pour imprimer les bordereaux chèques :
¾ Cliquer sur Editer
Lorsque des bordereaux ont été imprimés, vous devez, après la
validation de la journée, saisir un reversement des recettes à l’agent
comptable.
Pour accéder au panneau suivant :
¾ Cliquer sur Suivant
Effectuer les opérations de fin de journée
159
9.4. Imprimer le journal divisionnaire
Le panneau d'édition du journal divisionnaire permet d'imprimer un
journal présentant les opérations d'encaissements, de décaissements et
de mouvements internes réalisées depuis la dernière validation de
journée.
Le journal divisionnaire n'est pas imprimé lorsque vous validez la
journée après avoir effectué les opérations de fin de période au cours de
laquelle une régularisation des recettes ou des dépenses a été opérée.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
Pour imprimer le journal divisionnaire :
¾ Cliquer sur Editer
Pour accéder au panneau suivant :
¾ Cliquer sur Suivant
9.5. Confirmer la validation de la journée
Le panneau de validation permet de confirmer la validation de la
journée. Après la validation de la journée, les opérations saisies depuis
la dernière validation de journée ne pourront plus être modifiées ni
supprimées.
A ce stade, si vous avez constaté des erreurs, sur les bordereaux ou sur
le journal divisionnaire), vous pouvez interrompre la procédure par le
bouton Fermer afin de les corriger.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
Pour confirmer la validation de la journée :
¾ Cliquer sur Terminer
Pour terminer la validation de la journée :
¾ Cliquer sur Fermer
160
Effectuer les opérations de fin de journée
Après la validation d'une journée :
♦ Pour une régie de recettes, si des bordereaux ont été imprimés, vous
devez saisir un reversement des recettes à l’agent comptable
♦ Vous pouvez imprimer le journal général.
9.6. Imprimer le journal général
Si le journal général ne doit pas obligatoirement être imprimé après
chaque validation de journée, il doit cependant l'être au moins une fois
par période.
Dans la version Windows, les journaux généraux peuvent toujours être
réimprimés.
¾ Sélectionner, dans le menu Régies, l’option Journal général…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
Pour imprimer le journal général :
¾ Cliquer, si nécessaire, sur le niveau En attente
¾ Sélectionner, dans le menu Journal général, l’option Editer
Après l'impression du journal général, si vous arrivez au terme de la
période (voir § 8.1.), vous devez effectuer les opérations de fin de
période (§ 10).
Effectuer les opérations de fin de période
161
10. Effectuer les opérations de fin de période
La date limite avant laquelle les opérations de fin de période doivent
être effectuées est indiquée sur le tableau général (§ 8.1.) de la situation
de la régie (volets Régies de Recettes et/ou Régies d'Avances).
Avant le terme de la période définie dans l'habilitation, un ensemble
d'opérations doit être réalisé. Ces opérations sont effectuées à partir de
l'assistant de fin de période :
10.1.
10.2.
10.3.
10.4.
10.5.
Démarrer la fin de période
Régulariser les recettes ou les dépenses
Imprimer le journal divisionnaire récapitulatif
Imprimer, si nécessaire, les relevés périodiques
Transférer les données vers le module Comptabilité générale
ou vers le module Comptabilité budgétaire.
10.1. Démarrer la fin de période
La procédure de fin de période comporte plusieurs étapes :
régularisation des recettes ou des dépenses, impression des documents
récapitulatifs à destination de l’agent comptable (journal divisionnaire
récapitulatif, relevés périodiques), transfert des données (recettes ou
dépenses) vers le module Comptabilité générale (régie de recettes) ou
vers le module Comptabilité budgétaire (régie d'avances).
Pour démarrer la fin de période :
¾ Sélectionner, dans le menu Régies, l’option Fin de période…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
Un message s'affiche et la procédure de fin de période ne peut pas être
démarrée dans les cas suivants :
‰ L'affectation des recettes de nature indéterminée n'a pas été
régularisée
‰ Des opérations ont été saisies depuis la dernière validation de
journée
‰ Le journal général n'a pas été imprimé.
162
Effectuer les opérations de fin de période
‰ L'affectation des recettes de nature indéterminée n'a pas été régularisée
Pour une Régie de recettes, si des lignes de recettes ont été associées à
la nature de recette indéterminée et que l'affectation des recettes n'a pas
déjà été régularisée, le message "Vous devez affecter les recettes de
nature indéterminée" s'affiche et vous devez, au préalable, régulariser
l'affectation des recettes (§ 7.3.).
‰ Des opérations ont été saisies depuis la dernière validation de journée
Lorsque des opérations, recettes, dépenses ou autres opérations, ont été
saisies depuis la dernière validation de journée, le message suivant
s'affiche : "Des encaissements, des dépenses ou des opérations sont en
attente de validation de journée" et vous devez, d'abord, valider la
dernière journée (§ 9.2.).
‰ Le journal général n'a pas été imprimé
Si le journal général ne doit pas obligatoirement être imprimé après
chaque validation de journée, il doit cependant l'être au moins une fois,
avant les opérations de fin de période.
Sur le premier panneau de l'assistant, lorsque la régie est à la fois une
régie de recettes et une régie d'avances, vous devez :
¾ Sélectionner le type de régie sur lequel porte la fin de période
¾ Cliquer sur Suivant
Effectuer les opérations de fin de période
163
10.2. Régulariser les recettes ou les dépenses
Ce panneau s'affiche lorsque le compte de recettes (compte 700) ou le
compte de dépenses (compte 600) de la régie n'est pas soldé. Dans ce
cas, une régularisation des recettes ou des dépenses de la période doit
être effectuée.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
Pour effectuer la régularisation :
¾ Cliquer sur Régulariser
• La fenêtre de création d'un mouvement s'affiche.
Pour une régie d'avances, le montant de la régularisation des dépenses
est automatiquement renseigné dans la rubrique Autre montant et ne
peut pas être modifié. Vous pouvez uniquement valider (bouton OK) la
régularisation proposée par le logiciel.
Pour une Régie de recettes, le reversement des recettes au profit de
l’agent comptable peut s'effectuer au moyen de l'un ou de plusieurs des
moyens de règlement autorisés pour la régie. Si aucun reversement des
recettes n'a été effectué au cours de la période concernée, le montant à
saisir correspond à la totalité des recettes saisies. Si des reversements
partiels des recettes ont été effectués au cours de la période, le montant
à saisir correspond à la différence.
Pour valider la régularisation :
¾ Cliquer sur OK
Pour accéder au panneau suivant :
¾ Cliquer sur Suivant
164
Effectuer les opérations de fin de période
10.3. Imprimer le journal divisionnaire récapitulatif
Le panneau d'édition du journal divisionnaire récapitulatif permet
d'imprimer un journal présentant le résultat global de chaque journée de
la période ainsi que le montant cumulé par nature de recettes ou de
dépenses pour la période.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
Pour imprimer le journal divisionnaire récapitulatif :
¾ Cliquer sur Editer journal
Pour accéder au panneau suivant :
¾ Cliquer sur Suivant
Ce document doit être signé par le régisseur.
10.4. Imprimer si nécessaire les relevés périodiques
Le relevé périodique présente, par nature de recettes ou de dépenses, le
détail des recettes ou des dépenses saisies depuis la fin de la période
précédente.
L'impression des relevés périodiques est facultative. Si nécessaire, les
relevés périodiques pourront être imprimés ultérieurement (§ 11.4.).
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
Pour imprimer un ou plusieurs relevés périodiques :
¾ Cliquer sur Editer Relevés
• La fenêtre de sélection des relevés s'affiche.
Pour restreindre l'impression à une ou plusieurs natures :
¾ Cliquer sur Certaines natures
Pour chaque nature souhaitée :
¾ Cliquer sur la nature
¾ Taper sur la touche Entrée ou sélectionner, dans le menu contextuel,
l'option Modifier
Effectuer les opérations de fin de période
165
Pour démarrer l'impression des relevés :
¾ Cliquer sur Editer
Ce document doit être signé par le Régisseur.
Pour accéder au panneau suivant :
¾ Cliquer sur Suivant
10.5. Transférer les données vers le module Comptabilité générale
ou vers le module Comptabilité budgétaire
Ce panneau permet d'indiquer le répertoire dans lequel les données de la
période seront enregistrées.
Pour une Régie de recettes, les données seront réceptionnées, par
l’agent comptable, dans le module Comptabilité générale.
Pour une Régie d'avances, les données seront réceptionnées, par
l’ordonnateur, dans le module Comptabilité budgétaire.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
Si le transfert s'effectue sur disquette, vous devez insérer une disquette
vierge et formatée dans le lecteur de disquettes. Si la disquette n'est pas
vierge, son contenu sera effacé.
Pour accéder au panneau suivant :
¾ Cliquer sur Suivant
Ce panneau permet de consulter et d'imprimer la liste des données en
cours de transfert, encaissements de la période ou décaissements de la
période.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
Pour imprimer la liste des données :
¾ Cliquer sur Visualiser
166
Effectuer les opérations de fin de période
Pour accéder au panneau suivant :
¾ Cliquer sur Suivant
Ce panneau permet de démarrer le transfert des données de la période.
¾ Cliquer sur Terminer
¾ Cliquer sur Fermer
Après le transfert des données de la période, vous devrez remettre à
l’agent comptable ou à l’ordonnateur les justificatifs imprimés lors de
cette procédure de fin de période et, si nécessaire, la disquette. Les
données seront alors réceptionnées dans le module Comptabilité
générale ou dans le module Comptabilité budgétaire afin d'y être
traitées :
♦ La réception des recettes de la période dans le module
Comptabilité générale donnera lieu aux traitements suivants :
vérification et, si nécessaire, mise à jour des encaissements
réceptionnés, mise à jour des créances, génération des écritures
comptables, impression des Fiches d'Écritures…
♦ La réception des dépenses de la période dans le module
Comptabilité budgétaire donnera lieu aux traitements suivants :
vérification et, si nécessaire, mise à jour des dépenses
réceptionnées, acceptation ou rejet des dépenses par l’ordonnateur,
impression du bordereau des dépenses Régisseur, mandatement des
dépenses…
Après les opérations de fin de période :
♦ Si la régie est à la fois une régie de recettes et une régie d'avances,
vous devez, si nécessaire, effectuer les opérations de fin de période
pour l'autre type de régie.
♦ Lorsque l'habilitation de la régie a été modifiée par l’agent
comptable, vous devez réceptionner la nouvelle habilitation avant
de démarrer les opérations de la nouvelle période. Pour cela, si des
opérations ou des dépenses ont été générées lors de la fin de
période, vous devez :
¾ Valider la journée (§ 9.2.)
¾ Imprimer le journal général (§ 9.6.)
¾ Vous pouvez ensuite réceptionner la nouvelle habilitation (§ 3.).
Effectuer les opérations de fin de période
167
♦ Pour une régie d'avances :
- Si des dépenses sont rejetées par l’ordonnateur, vous devrez alors
saisir le montant des dépenses rejetées (§ 7.5.) puis, selon que ces
dépenses auront été régularisées ou non : saisir la régularisation
de ces dépenses (§ 7.6.) ou saisir le remboursement de ces
dépenses (§ 7.7.).
- Lorsque les dépenses auront été mandatées, vous devrez saisir la
réception du remboursement des dépenses (§ 5.3.3.).
A tout moment, vous pouvez consulter et imprimer la situation de la
régie (§ 8.1.) et la situation des disponibilités (§ 8.2.).
168
Effectuer les opérations de fin de période
Consulter ou imprimer les historiques
169
11. Consulter ou imprimer les historiques
Cette section présente comment :
11.1. Réimprimer un bordereau chèque
11.2. Réimprimer un journal divisionnaire
11.3. Réimprimer un journal divisionnaire récapitulatif
11.4. Imprimer ou réimprimer les relevés périodiques
11.5. Transférer à nouveau les données d'une période
11.6. Imprimer ou réimprimer la liste des données transférées pour
une période.
11.1. Réimprimer un bordereau chèque
Lors de la validation de journée, un bordereau a été imprimé lorsque,
parmi les recettes saisies, l'impression sur un bordereau avait été
sélectionnée pour au moins l'une des recettes encaissées par chèque ou
carte bancaire.
Les bordereaux peuvent, à tout moment, être réimprimés.
¾
¾
¾
¾
Sélectionner, dans le menu Régies, l’option Historiques
Sélectionner l’option Bordereaux…
Cliquer sur l'onglet correspondant au moyen de règlement concerné
Cliquer sur le bordereau à réimprimer
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
Pour imprimer ce document :
¾ Sélectionner, dans le menu Historique des bordereaux, l’option
Rééditer
170
Consulter ou imprimer les historiques
11.2. Réimprimer un journal divisionnaire
Le journal divisionnaire présente les opérations d'encaissements, de
décaissements et de mouvements internes réalisées au cours d'une
journée. Ce journal a déjà été imprimé lors de la validation de journée
mais peut, à tout moment, être réimprimé.
Si vous avez validé une journée après avoir effectué les opérations de
fin de période au cours de laquelle une régularisation des recettes ou des
dépenses a été opérée, le journal divisionnaire n'a pas été imprimé pour
cette journée et il n'apparaît donc pas dans l'historique.
¾ Sélectionner, dans le menu Régies, l’option Historiques
¾ Sélectionner l’option Journaux divisionnaires…
¾ Cliquer sur le journal à réimprimer
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
Pour imprimer ce document :
¾ Sélectionner, dans le menu Journaux divisionnaires, l’option Rééditer
11.3. Réimprimer un journal divisionnaire récapitulatif
Le journal divisionnaire récapitulatif présente le résultat global de
chaque journée de la période ainsi que le montant cumulé par nature de
recettes ou de dépenses pour la période. Ce journal a déjà été imprimé
lors de la procédure de fin de période mais peut, à tout moment, être
réimprimé.
¾ Sélectionner, dans le menu Régies, l’option Historiques
¾ Sélectionner l’option Journaux divisionnaires récapitulatifs…
¾ Cliquer, si nécessaire, sur l'onglet correspondant au type de régie
concerné
¾ Cliquer sur le journal à réimprimer
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
Consulter ou imprimer les historiques
171
Pour imprimer ce document :
¾ Sélectionner, dans le menu Journaux divisionnaires récapitulatifs,
l’option Rééditer
11.4. Imprimer ou réimprimer les relevés périodiques
Le relevé périodique présente, par nature de recettes ou de dépenses, le
détail des recettes ou des dépenses saisies sur une période. L'impression
des relevés périodiques est proposée lors de la procédure de fin de
période mais cette impression n'est pas obligatoire. A tout moment,
vous pouvez imprimer ou réimprimer les relevés périodiques.
¾ Sélectionner, dans le menu Régies, l’option Historiques
¾ Sélectionner l’option Relevés périodiques…
¾ Cliquer, si nécessaire, sur l'onglet correspondant au type de régie
concerné
¾ Cliquer sur le journal divisionnaire récapitulatif concerné
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
Pour sélectionner le ou les relevés à imprimer :
¾ Sélectionner, dans le menu Relevés Périodiques, l’option Rééditer
• La fenêtre de sélection des natures s'affiche.
Pour restreindre l'impression à certains relevés :
¾ Cliquer sur Certaines natures
Pour chaque nature souhaitée :
¾ Cliquer sur la nature
¾ Taper sur la touche Entrée ou sélectionner, dans le menu contextuel,
l'option Modifier
¾ Cliquer sur Editer
172
Consulter ou imprimer les historiques
11.5. Transférer à nouveau les données d'une période
Lors de la procédure de fin période, les données de la période ont été
transférées :
♦ Pour une Régie de recettes, vers le module Comptabilité générale
♦ Pour une Régie d'avances, vers le module Comptabilité budgétaire.
Si un problème a été rencontré lors de la réception du fichier de
transfert dans le module Comptabilité générale ou Comptabilité
budgétaire (par exemple : disquette endommagée), vous pouvez opérer
à nouveau le transfert des données de la période.
¾ Sélectionner, dans le menu Régies, l’option Historiques
¾ Sélectionner l’option Transferts…
¾ Cliquer, si nécessaire, sur l'onglet correspondant au type de régie
concerné
¾ Cliquer sur la période concernée : N° du journal divisionnaire
récapitulatif et sa date
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
Pour accéder à la fenêtre de choix du répertoire :
¾ Sélectionner, dans le menu Historique des transferts, l’option Transférer
Le répertoire du dossier de transfert ne doit être modifié que si le transfert
s'opère sur un autre répertoire que celui proposé par défaut.
¾ Cliquer sur OK
Consulter ou imprimer les historiques
173
11.6. Imprimer ou réimprimer la liste des données transférées pour
une période
L'impression de la liste des données d'un transfert est proposée lors de
la procédure de fin de période mais cette impression n'est pas
obligatoire. A tout moment, vous pouvez imprimer ou réimprimer cette
liste.
¾ Sélectionner, dans le menu Régies, l’option Historiques
¾ Sélectionner l’option Transferts…
¾ Cliquer, si nécessaire, sur l'onglet correspondant au type de régie
concerné
¾ Cliquer sur la période concernée : N° du journal divisionnaire
récapitulatif et sa date
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
Pour imprimer la liste des données d'un transfert :
¾ Sélectionner, dans le menu Historique des transferts, l’option
Imprimer
174
Consulter ou imprimer les historiques
Gérer une mutation (changement de Régisseur)
175
12. Gérer une mutation (changement de Régisseur)
Le changement de Régisseur ne nécessite pas la clôture de la régie et
s'opère de la façon suivante :
‰ Opérations à réaliser par le Régisseur sortant
Le Régisseur sortant doit effectuer les opérations de fin de période
(§ 10). Si la régie est une régie de recettes et d'avances, les opérations
de fin de période doivent être effectuées pour les 2 régies.
‰ Opérations réalisées par l’agent comptable
L’agent comptable saisit la mutation dans le module Comptabilité
générale, imprime les documents correspondants puis transfère la
nouvelle habilitation.
‰ Opérations à réaliser par le nouveau Régisseur
Lors de l'accès au module Régies, le nouveau Régisseur doit
sélectionner la régie correspondant au Régisseur sortant puis doit
réceptionner la nouvelle habilitation (§ 3.).
Après la réception de la nouvelle habilitation :
♦ La régie est identifiée par le nom du nouveau Régisseur
♦ Le nouveau Régisseur peut démarrer les opérations de gestion de la
régie.
176
Gérer une mutation (changement de Régisseur)
Effectuer les opérations liées au changement d’exercice
177
13. Effectuer les opérations liées au changement
d'exercice
La durée de fonctionnement de la régie est indiquée dans les paramètres
de l'habilitation (§ 4.2.1., rubrique Durée). Si les régies temporaires
sont toujours clôturées avant la fin de l'exercice (§ 14.), les régies
permanentes peuvent être reconduites sur plusieurs exercices mais des
opérations spécifiques doivent être effectuées lors du changement
d'exercice.
Les régies ne peuvent pas fonctionner durant la période d'inventaire et il
n'existe pas de procédure de basculement pour le module Régies.
Le changement d'exercice ne nécessite pas la clôture de la régie et
s'opère de la façon suivante :
‰ Opérations à effectuer au terme de l'exercice
Lorsque vous arrivez au terme de l'exercice, avant le 31 décembre, le
solde de la régie devant être à zéro, seul le moyen de règlement de la
caisse devant avoir un solde nul, vous devez :
♦ Terminer la période en cours (§ 10.) Si la régie est une régie de
recettes et d'avances, vous devez effectuer les opérations de fin de
période pour les 2 régies.
♦ Pour une régie d'avances, gérer, si nécessaire, le rejet des dépenses
(§ 7.5. à § 7.7.) et saisir la réception du remboursement des
dépenses (§ 5.3.3.)
♦ Consulter le solde des moyens de règlement (§ 8.2.)
♦ Solder tous les moyens de règlement (§ 6.2.)
- Reversement du solde de l'avance
- Reversement du fonds de caisse.
♦ Effectuer les opérations de fin de journée (§ 9.)
♦ Imprimer le journal général (§ 9.6.).
178
Effectuer les opérations liées au changement d’exercice
‰ Opération à effectuer au début du nouvel exercice
♦ Installer la version du module Régies pour l’exercice en cours
♦ Dès que l’agent comptable aura transféré l'habilitation de la régie
pour le nouvel exercice, vous devrez la réceptionner dans le module
Régies (§ 3.).
♦ Analyser la situation de la régie en début d’exercice depuis la
Situation de la régie – Situation des disponibilités.
♦ Si aucun report n’existe pour la régie d’avances, il faut encaisser
le montant alloué par l’agent comptable comme Réception d’une
avance dans Encaissements – Versements de l’agent
comptable.
♦ Si un report existe en fin d’exercice notamment pour une régie
d’avance, il faut encaisser le montant alloué par l’agent
comptable comme Réception d’un remboursement des
dépenses (soit une Reconstitution d’avance) dans Encaissements
– Versements de l’agent comptable.
Effectuer les opérations liées à la clôture de la régie
179
14. Effectuer les opérations liées à la clôture de la
régie
La durée de fonctionnement de la régie est indiquée dans les paramètres
de l'habilitation (§ 4.2.1., rubrique Durée). Lorsqu'une régie arrive à son
terme, elle doit être clôturée.
La clôture de la régie s'opère de la façon suivante :
‰ Opérations réalisées par l’agent comptable
L’agent comptable saisit, dans le module Comptabilité générale, la
clôture de la régie, imprime les documents correspondants puis transfère
l'habilitation de clôture.
‰ Opérations à réaliser par le Régisseur
♦ Terminer la période en cours (§ 10.). Si la régie est une régie de
recettes et d'avances, vous devez effectuer les opérations de fin de
période pour les 2 régies.
♦ Pour une régie d'avances, gérer, si nécessaire, le rejet des dépenses
(§ 7.5. à § 7.7.) et saisir la réception du remboursement des
dépenses (§ 5.3.3.)
♦ Consulter le solde des moyens de règlement (§ 8.2.)
♦ Solder tous les moyens de règlement (§ 6.2.)
- Reversement du solde de l'avance
- Reversement du fonds de caisse.
♦ Effectuer les opérations de fin de journée (§ 9.)
♦ Imprimer le journal général (§ 9.6.)
♦ Imprimer la situation des disponibilités (§ 8.2.). Ce document sera
joint au procès-verbal de remise de service.
♦ Réceptionner l'habilitation de clôture (§ 3.). Pour les régies de
recettes et d'avances, lors de la clôture, la réception de l'habilitation
concerne toujours les 2 régies.
180
Effectuer les opérations liées à la clôture de la régie
♦ Après la réception de l'habilitation de clôture, la régie ne peut plus
fonctionner : plus aucune nature de dépenses et de recettes et plus
aucun moyen de règlement ne sont autorisés pour la régie. Ensuite,
cette régie n’est plus proposée à l’entrée du module.
‰ Opération réalisée par l’agent comptable
Lorsque le compte de la régie sera équilibré dans le module
Comptabilité générale, l’agent comptable validera la clôture de la
régie dans le module Comptabilité générale.
Résoudre les problèmes rencontrés avec GFC (utilisation de la fenêtre Log)
181
15. Résoudre les problèmes rencontrés avec GFC
(utilisation de la fenêtre Log)
Lorsque vous rencontrez un problème lors de l'utilisation de
l'application GFC (affichage d'un message d'erreur, fonctionnalité
inopérante…), le diagnostic de ce problème, et donc sa résolution,
pourront nécessiter l'utilisation de la fenêtre log.
Cette fenêtre affiche le fichier log qui enregistre automatiquement tous
les événements qui se sont déroulés avec l'application GFC, dont les
messages d'erreurs. Ce fichier Log est parfois appelé Traceur de
message ou Journal de l'application.
Ce chapitre présente comment utiliser la fenêtre log :
‰ Afficher la fenêtre log
‰ Redimensionner la largeur des colonnes
‰ Copier/coller une ou plusieurs lignes du fichier log
‰ Imprimer le fichier log
‰ Enregistrer le fichier log au format texte
‰ Afficher la fenêtre log
La fenêtre log peut être affichée dès que vous avez accédé à
l'application GFC.
L'affichage de cette fenêtre s'effectue à partir du bouton
dans la barre des tâches de Windows.
affiché
Lorsqu'une anomalie s'est produite dans l’application GFC, les
messages d’erreur sont enregistrés dans le fichier Log et le bouton
d'affichage de sa fenêtre change d'apparence : un point rouge s'affiche
.
sur l'icone de ce bouton
182
Résoudre les problèmes rencontrés avec GFC (utilisation de la fenêtre Log)
Pour afficher la fenêtre log :
¾ Cliquer 2 fois sur le bouton
Windows
• La fenêtre Log s'affiche :
affiché dans la barre des tâches de
‰ Redimensionner la largeur des colonnes
Le contenu de certaines rubriques dépassant la largeur de la colonne,
vous pouvez redimensionner la largeur de ces colonnes afin de pouvoir
consulter le contenu intégral de ces rubriques.
Par exemple, pour agrandir la colonne Message :
¾ Cliquer sur le bouton
affiché dans la barre du titre de la fenêtre Log
• La fenêtre log s'affiche sur tout l'écran.
¾ Déplacer le pointeur entre les titres des colonnes Message et
Date/heure
.
• Le curseur prend alors l'aspect suivant :
¾ Appuyer et maintenir le bouton droit de la souris enfoncé et déplacer la
souris vers la droite
• La colonne Message s'agrandit.
Pour restaurer la taille initiale de la fenêtre :
¾ Cliquer sur le bouton
affiché dans la barre du titre de la fenêtre Log
Résoudre les problèmes rencontrés avec GFC (utilisation de la fenêtre Log)
183
‰ Copier/coller une ou plusieurs lignes du fichier log
Vous pouvez copier une ou plusieurs lignes du fichier log et les coller
dans un autre logiciel (traitement de texte, logiciel de messagerie) afin
de les conserver et, si nécessaire, de les envoyer à votre CRIA.
Pour copier/coller plusieurs lignes de la fenêtre log :
Cliquer sur la première ligne que vous souhaitez copier
Appuyer sur la touche (Ctrl) et la maintenir enfoncée
Cliquer sur les autres lignes que vous souhaitez copier
Sélectionner, dans le menu Edition, l’option Copier
Ouvrir le logiciel dans lequel vous souhaitez coller ces lignes, par
exemple : Word
¾ Placer le curseur à l'endroit où vous souhaitez coller ces lignes
¾ Sélectionner, dans le menu Edition, l’option Coller
¾
¾
¾
¾
¾
‰ Imprimer le fichier log
L'impression du fichier log peut vous permettre d'en conserver une trace
papier et, si nécessaire, de la transmettre par télécopie ou par courrier à
votre CRIA.
Pour imprimer le fichier log
¾ Sélectionner, dans le menu Fichier, l’option Imprimer…
¾ Modifier, si nécessaire, les paramètres d'impression
¾ Cliquer sur OK
184
Résoudre les problèmes rencontrés avec GFC (utilisation de la fenêtre Log)
‰ Enregistrer le fichier log au format texte
L'enregistrement du fichier log peut vous permettre d'en conserver une
trace magnétique et, si nécessaire, de la transmettre par courriel ou
disquette à votre CRIA.
Pour enregistrer le fichier log
¾ Sélectionner, dans le menu Fichier, l’option Enregistrer sous…
¾ Sélectionner le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier
¾ Saisir le nom que vous souhaitez donner au fichier, par exemple :
Log01
¾ Sélectionner, dans la rubrique Type, l'option Fichiers textes (*.txt)
¾ Cliquer sur Enregistrer
Ce fichier peut être ouvert, par exemple, par un logiciel de traitement de
texte.
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