MODE D`EMPLOI : ETATS DE PAIEMENT

MODE D`EMPLOI : ETATS DE PAIEMENT
Manuel – Etats de paiement
SSGPI
MODE D’EMPLOI : ETATS DE PAIEMENT
Table des matières
1
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
2
2.1
2.2
3
Etats de paiement mensuels
Fichier SEdi ou Isabel
Les ordres de paiements (SEdi ou Isabel)
Etat de paiement
Etat de paiement suppléments
Mandats globaux
Mandat détails
Comparaison mandats – fichiers de paiement
Gestion des dettes
Nets négatifs
Montants à récupérer
Dossier contentieux
21-01-2009
1
Manuel – Etats de paiement
SSGPI
Références légales et réglementaires
1.
Loi du 7 décembre 1998 organisant un service de police intégré, structuré à deux niveaux, M.B. 2002-01-05,
en abrégé LPI.
2.
Circulaire PLP 23 du 12 février 2002 concernant les fichiers de paiement mensuels, les cotisations sociales
et le précompte professionnel, et l’examen des dossiers de pension.
3.
Arrêté royal du 30 mars 2001 portant la position juridique du personnel des services de police, M.B. 200103-31 (PJPol)
4.
Note DMFS_T_Helpdesk-2671(1399)-2004 du 13-10-2004.
5.
Arrêté royal. nr. 279 du 30 mars 1984 concernant le paiement à terme échu des traitements de certains
membres du personnel du secteur public, M.B. 1984-04-06
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Manuel – Etats de paiement
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SSGPI
Etats de paiement mensuels
Par application des tâches légales du Service Central des Dépenses Fixes (SCDF) (article 140 ter, § 3, 8° de la
LPI), tous les comptables spéciaux et, éventuellement, un deuxième utilisateur de la zone de police, reçoivent
mensuellement, via VERA, un ensemble de fichiers relatif au paiement des membres du personnel des zones de
police.
Dans le courant du mois de décembre, les comptables spéciaux doivent effectuer trois types de paiement. Pour
chacun de ces paiements, ils reçoivent des fichiers de paiement distincts :
• Fichier de paiement relatif au paiement de l’allocation de fin d’année.
• Fichier de paiement relatif aux arriérés (toutes les régularisations effectuées dans le cycle de décembre –
paiement le dernier jour ouvrable de décembre).
• Fichier de paiement relatif au paiement des traitements de janvier (pour les anticipatifs) ou de décembre
(pour les termes échus) (Paiement le premier jour ouvrable de janvier).
Dans le courant du mois de mai, les comptables spéciaux exécutent deux paiements, à savoir : le paiement
ordinaire des traitements, indemnités et allocations, et le paiement distinct du pécule de vacances. Ils reçoivent
également des fichiers de paiement distincts afin de pouvoir effectuer les différents paiements.
Concrètement, il existe 7 fichiers de paiement différents (en format Excell), qui sont :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
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SEdi - ordres de paiement - Annexe 1
Etat de paiement - Annexe 3
Etat de paiement suppléments - Annexe 4
Mandats - Annexe 5
Mandats détails - Annexe 6
Montants à récupérer - Annexe 7
Nets négatifs - Annexe 8
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Manuel – Etats de paiement
SSGPI
A côté de ces fichiers de paiement, il y a encore un certain nombre de fichiers envoyés par le SCDF. Ce sont, par
exemple, les fichiers en rapport avec le budget, les fichiers dans le cadre du calcul des primes concernant les
accidents du travail (les explications concernant ces derniers fichiers ne sont pas repris dans le présent mode
d'emploi).
1.1
Fichier SEdi
Le comptable spécial a le choix entre deux manières différentes pour procéder au paiement :
- le paiement via Dexiaweb ;
- le paiement via Sedi.
Dans certains cas bien définis, le comptable spécial dispose de la possibilité de ne pas exécuter certaines lignes
de paiement en faisant opposition à celles-ci. En application de la circulaire PLP 23, il est demandé par le SSGPI
de toujours exécuter le fichier de paiement tel qu’il a été transmis. Exception à cette règle peut toutefois être faite
par exemple pour la mise à la pension, la démission et les situations apparentées. Le comptable spécial peut, dans
ces cas, faire opposition aux lignes de paiement concernées à condition d’en tenir informer par écrit le SSGPI.
Attention, s’il peut donc faire opposition sur le paiement du montant net à verser à l’intéressé, il ne peut par contre
jamais apporter de modifications au précompte professionnel, étant donné qu’il sera ultérieurement rectifié
1
automatiquement .
La date à laquelle doit être exécuté le paiement est en principe l’avant-dernier jour ouvrable du mois. La régle
générale dispose en effet que le traitement des membres du personnel doit être payé le dernier jour ouvrable du
mois.
Il est demandé de toujours respecter cette règle.
1
Circulaire PLP 23 du 12 février 2002 concernant les fichiers de paiement mensuels, les cotisations sociales et le
précompte professionnel, et l’examen des dossiers de pension.
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Manuel – Etats de paiement
SSGPI
Il y a deux raisons à cela :
L’article XI.II.13 §1 PJPol stipule que les traitements du membre du personnel sont payés mensuellement suivant
le même échéancier que celui applicable aux fonctionnaires des ministères fédéraux, à raison d’un douzième du
traitement annuel (voir A.R. nr. 279 du 30 mars 1984 concernant le paiement à terme échu des traitements de
certains membres du personnel du secteur public, M.B.1984-04-06). Cela signifie que les membres du personnel
perçoivent leur traitement le dernier jour ouvrable du mois à l’exception du traitement du mois de décembre (pour
les membres du personnel payés à terme échu) et du traitement du mois de janvier (pour les membres du
personnel payés anticipativement) qui seront payés le premier jour ouvrable du mois de janvier de l’année
suivante.
Cette règle est également d’application pour les membres du personnel qui, en vertu de l’article XII.XI.59 PJPol,
2
sont payés anticipativement .
Le comptable spécial doit s’assurer qu’aussi bien le créancier que le membre du personnel concerné soient payés
le même jour et dans les délais impartis (voir infra point 3 dossier contentieux).
Le précompte professionnel doit être payé avant le 14ème jour du mois qui suit.
Le comptable spécial peut pour cela choisir de ne pas payer le précompte professionnel en même temps que les
traitements mais de le payer le 10ème jour calendrier du mois qui suit.
2
A.R. du 30 mars 2001 portant la position juridique du personnel des services de police, MB 2001-03-31 (PJPol)
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Manuel – Etats de paiement
1.1.1
SSGPI
Via Dexiaweb (publisoft)
Le comptable spécial reçoit lui-même l’ordre de paiement (fichier lxt) directement du SCDF. Il envoi ceci vers Dexia
via Secure-edi. C’est le comptable spécial lui-même qui exécute le paiement au moyen d’une signature
électronique.
Il est important que le comptable spécial transmette à Dexia sa signature électronique pour l’après-midi précédent
la date d’exécution (s’il en était autrement, il se pourrait effectivement que les membres du personnel ne soient pas
payés à temps ; voir supra).
Il est également possible de travailler avec ce fichier par l’intermédiaire d’une autre institution financière et une
autre application, étant donné que l’ordre de paiement a une structure interbancaire (la version 6 Isabel est exigée
au minimum).
1.1.2
Via Sedi
Dexia Secure EDI est une palte-forme destinée à assurer une transmission sécurisée des fichiers de volume
important via Publilink ou Internet entre les clients/centre informatique et Dexia.
Le comptable spécial ne reçoit aucun fichier-lxt du SCDF. Ce fichier sera transmis directement par le SCDF à
Dexia. Le paiement effectif sera effectué par le comptable spécial via le Publiweb.
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Manuel – Etats de paiement
1.2
SSGPI
Les ordres de paiements (SEdi)
Voir exemple en annexe 1
1.2.1
Date d’exécution
La date à laquelle le paiement doit être exécuté est en principe l’avant-dernier jour ouvrable du mois.
1.2.2
Numéro d’identification du fichier
Il s’agit du numéro d’identification du fichier.
1.2.3
Numéro d’ordre du mandat de paiement
Il consiste en un numéro de séquence qui identifie une ligne de paiement déterminée.
1.2.4
Numéro d’identification
Il s’agit du numéro de matricule de la personne qui est concernée par le paiement. Ce n’est pas nécessairement la
même personne à qui le paiement est versé. Par exemple, pour une personne qui a un dossier ‘contentieux’, il y
aura un versement vers un ou plusieurs créanciers, ensuite seulement, un versement au membre du personnel.
Néanmoins, le numéro d’identification sera le même pour les différents versements, en l’occurrence celui du
membre du personnel.
Pour un membre du personnel ex-fédéral, il s’agit de l’ancien numéro de matricule. Le système de paiement du
SCDF travaille en effet seulement avec les anciens numéros de matricule pour les membres du personnel de la
police fédérale, et avec les nouveaux numéros d’identification pour les membres du personnel de l’ex-police
communale.
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Manuel – Etats de paiement
SSGPI
Le numéro de matricule ou numéro d’identification se compose d’un numéro de 9 chiffres précédé du préfixe
‘0006’.
9000000005000 (5000 = numéro de zone) = un numéro d’identification propre à la zone et non pas à une personne
déterminée, par exemple pour le paiement du précompte professionnel.
1.2.5
Numéro de compte
Il s’agit du numéro de compte bancaire sur lequel sont payés les différents montants.
1.2.6
Nom
Il s’agit du nom du titulaire du compte dont question au point 1.2.5.
Ce peut être : le membre du personnel, la zone de police, le comptable des recettes, trésorerie SCDF, créancier…
•
Zone de police : dans le cas d’une régularisation pour un trop versé de précompte professionnel,
traitement, indemnités ou allocations.
• Autre service de police : retenue à la suite d’une dette créée lorsque le membre du personnel était
employé dans une autre zone de police.
• Créancier : dans le cas d’un dossier contentieux (voir infra point 3 dossier ‘contentieux’)
• Comptable des recettes : dans le cas d’une retenue pour logement gratuit pour les ex-membres de la
police fédérale (Code supplément IA). Cette retenue est versée sur le compte du comptable des recettes
de la police fédérale. Ce dernier se charge de reverser ce montant à la Régie des bâtiments qui est
propriétaire du bien.
• Trésorerie-SCDF : pour le paiement du précompte professionnel. Dans l’hypothèse où le comptable
spécial a choisi de payer son précompte professionnel le 10ème jour du mois suivant, la date d’exécution
de la ligne pour le paiement du précompte professionnel sera différente. Celle-ci sera fixée au 10ème jour
du mois suivant. Pour les autres lignes, elle sera fixée à l’avant-dernier jour ouvrable du mois.
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Manuel – Etats de paiement
SSGPI
1.2.7
Montant
Le montant qui doit être liquidé.
1.2.8
Communication
Il s’agit de la communication apparaissant sur le virement (qui sera reprise sur les extraits de compte).
Par exemple, /A/traitement MM/YYYY 0006XXXXXXXXX ou allocations et indemnités 0006XXXXXXXXX.
Remarque 1
La dernière ligne du fichier de paiement est un montant total relatif au précompte professionnel, calculé sur
l’ensemble des traitements de la zone de police.
Le comptable spécial verse ce montant sur un compte d’attente du SCDF et le SCDF transmet le paiement aux
contributions directes des Finances.
Lorsqu’il y a uniquement des nets positifs dans l’état de paiement, l’entiereté du précompte professionnel est
transmis au SCDF.
Lorsque vous trouvez dans l’état de paiement, à côté des montants positifs, des montants négatifs, cela signifie
qu’il y a eu dans ce mois des régularisations pour un ou plusieurs membres du personnel de votre zone. Le
précompte professionnel qui est calculé à la suite de ces régularisations négatives sera immédiatement rectifié.
Concrétement, cela veut dire que le précompte professionnel conséquent aux nets positifs sera diminué du
précompte professionnel conséquent aux nets négatifs. Le montant qui en résultera sera versé au SCDF. Ensuite,
vous retrouverez pour le précompte professionnel, un deuxième versement vers la zone de police avec comme
mention ‘remboursement précompte’. Il s’agit en l’espèce du précompte profesionnel à la suite des nets négatifs.
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Manuel – Etats de paiement
SSGPI
En effet, dans le passé, la zone de police avait payé trop de précompte professionnel. Ce versement montre
clairement que le surplus payé retourne à la zone.
In fine, le montant total qui est versé pour le précompte professionnel est égal au total du précompte professionnel
conséquent au précompte professionnel positif diminué du précompte professionnel négatif.
Il s’ensuit que le comptable spécial ne peut jamais modifier le précompte professionnel lorsqu’il fait opposition à un
paiement déterminé. En effet, dans l’état de paiement, par exemple, se trouve le traitement d’une personne qui est
déjà à la pension. Le comptable spécial fait opposition au paiement de ce traitement. Il signale la mise à la pension
du membre du personnel et l’opposition au SSGPI. Le bureau de traitement compétent du SSGPI rejettera le
traitement dans le système de paiement du SCDF. Cela aura pour conséquence que le comptable spécial
trouvera, dans son prochain état de paiement, une ligne négative concernant ce traitement. A ce moment, le
précompte professionnel sera régularisé. Lorsque le comptable spécial modifie manuellement le précompte
professionnel dans le mois où il fait opposition, celui-ci sera diminué deux fois et, à ce moment, trop peu de
précompte professionnel serait payé.
Remarque 2
Le versement des cotisations sociales (Pension, AMI, ONSS, cotisation spéciale sécurité sociale) à l’ONSSAPL a
lieu après transmission de la déclaration trimestrielle. C’est sur base de cette déclaration que l’ONSSAPL établit
une facture reprenant le montant total à payer. Le comptable spécial doit payer mensuellement des avances à
l’ONSSAPL. Le comptable spécial peut en prendre l’initiative lui-même ou cela peut se faire via une retenue directe
par l’ONSSAPL sur le compte de la police locale. Ces avances sont calculées sur base des coûts salariaux
globaux de la police locale. Trimestriellement, le SCDF établit la déclaration de l’ensemble des traitements,
allocations, indemnités,… qui, durant le trimestre écoulé, ont été payés par la police locale. Sur base de cette
déclaration, l’ONSSAPL établit la facture reprenant le montant final qui doit être payé et la transmet au comptable
spécial.
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Manuel – Etats de paiement
SSGPI
Les montants : pension, AMI, ONSS et la cotisation spécial pour l’ONSS figurent seulement à titre informatif sur les
états de paiements, étant donné qu’ils sont calculés via la déclaration trimestrielle ONSSAPL. Ceux-ci ne doivent
donc pas être versés immédiatement.
1.3
Etat de paiement
Voir exemple en annexe 3
1.3.1
Numéro d’identification
Il s’agit du matricule du membre du personnel concerné.
1.3.2
Nom
Il s’agit des nom et prénom du membre du personnel.
1.3.3
Nature
Il s’agit des codes utilisés par le système de paiement du SCDF pour définir la nature du paiement à effectuer.
0=
1=
2=
5=
8=
traitement, allocation de foyer/résidence éventuelle et allocations et indemnités fixes (par exemple :
allocation de proximité, allocation compensatoire, allocation de mandat, indemnité d’entretien de
l’uniforme, indemnité de téléphone,…)
l’allocation de mandat de secrétaire, indemnités de repas, logement, ….
allocations et indemnités liées à des prestations (par exemple: indemnité pour l’utilisation d’une
bicyclette, heure de nuit, de week-end et heure supplémentaire, …)
cotisation patronale véhicule de service
mission d’enseignement
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Manuel – Etats de paiement
SSGPI
1.3.4
Date du droit
Formatée selon la formule année-mois (yyyymm), elle détermine le mois auquel le paiement se rapporte (donc, le
mois effectif du droit).
Lorsque cela concerne un mois antérieur, cela peut engendrer un résultat positif ou négatif.
• régularisation positive : le résultat net est versé sur le compte de l’intéressé durant le mois dans lequel la
régularisation a été observée dans l’état de paiement.
• régularisation négative : il y a ici deux possibilités. Soit il y a une compensation automatique engendrant le
versement immédiat du montant sur le compte de la zone, soit le montant sera retenu ou remboursé
ultérieurement. Lorsqu’une retenue est effectuée, un versement sera fait à la zone de police.
Ce point précis sera développé par la suite (voir aussi infra point 2 Gestion des dettes).
1.3.5
B=
C=
D=
G=
J=
O=
R=
S=
Code statut
comptable spécial
membre du personnel contractuel - CALog
secrétaire du conseil de police, qui n’est pas membre du personnel de la zone de police
APE (anciennement ACS) - CALog
job d’étudiant
membre du personnel opérationnel
membre du conseil de police
membre du personnel statutaire - CALog
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Manuel – Etats de paiement
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1.3.6
Code fonctionnel
Ce code indique la fonction exercée par le membre du personnel.
Dans les mandats, ont été imposés des codes standards, notamment 33001 pour les membres du personnel
opérationnel et 33091 pour les membres du personnel CALog. Sur demande explicite des zones de police, ces
codes peuvent être intervertis. Pour ce faire, il convient de fournir une liste, en format Excel, au SSGPI (à
l’attention du bureau Analyse et Support). Cette liste doit mentionner tous les membres du personnel et contenir
les numéros d’identification et les codes fonctionnels. La police locale est alors seule responsable pour signaler
dans les délais impartis les changements souhaités à cette liste, c’est-à-dire au plus tard le dixième jour calendrier
du mois. Les mandats ne pourront être adaptés par le SCDF, lorsqu'un changement est communiqué après cette
date.
Code standard
33000
33001
33070
33098
Code possible
33000
33001 à 33069
33070 à 33097
33098
33099
33099
Fonction du membre du personnel
Membre du conseil – Jetons de présence
Membre du personnel opérationnel
Membre du personnel CALog + APE (ACS)
Allocation de secrétaire (lorsque le secrétaire est un membre du
personnel CALog, son traitement et ses allocations pourront
être retrouvées sous le code 33091)
Allocation de mandat de comptable spécial
1.3.7
Traitement de base
Il s’agit du traitement annuel à 100% non-indexé (qui correspond à l’insertion).
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Manuel – Etats de paiement
SSGPI
1.3.8
Brut
Il s’agit du traitement mensuel brut indexé (Traitement de base*index /12).
Remarque :
Cette règle n’est pas d’application sur le traitement de sauvegarde (100%) qui est supérieur au traitement de base
réel (par exemple : insertion en O2 avec sauvegarde dans l’échelle M7).
Le traitement de base est le traitement auquel le membre du personnel a droit sur base de son insertion (par
exemple, O2). Le traitement mensuel brut peut être le traitement sauvegardé (par exemple, M7), étant donné que
l’intéressé a droit au traitement le plus avantageux entre son échelle réelle (déterminée par l’insertion) et son
échelle de sauvegarde, en tenant compte de ses années d’ancienneté.
1.3.9
Foyer / Résidence
Il s’agit du montant indexé de l’allocation de foyer/résidence.
1.3.10
Brut pension
Il s’agit du montant brut qui est pris en compte pour le calcul de la cotisation personnelle et patronale pour la
pension. Ce détail est uniquement applicable aux membres du personnel statutaire.
1.3.11
Pension
Est renseigné ici le montant de la cotisation personnelle pour la pension pour les membres du personnel statutaire.
Ce montant s’élève à 7,5% du traitement brut et éventuellement de l’allocation de mandat. Aucune cotisation de
pension n’est calculée sur les allocations restantes.
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Manuel – Etats de paiement
SSGPI
Pour l’instant, tous les membres du personnel de la police locale et de la police fédérale sont assujettis à la même
caisse de pension, c’est-à-dire le “Fonds de pension de la police intégrée”. Pour la police locale, ce fonds est géré
par l’ONSSAPL (Office national de sécurité sociale des administrations provinciales et locales). Les cotisations
personnelles pour la pension sont inclues dans la facture de l’ONSSAPL.
1.3.12
Patronal pension
Il s’agit de la cotisation de l’employeur pour la pension des membres du personnel statutaire.
Depuis le 1 janvier 2003, tous les membres du personnel sont assujettis au “Fonds de pension de la police
intégrée”. Comme déjà indiqué ci-dessus, ce fonds est géré par l’ONSSAPL et le montant à payer est également
inclus dans la facture trimestrielle. Le montant correspond à 20%.
1.3.13
Brut AMI
Il s’agit du montant brut pris en compte pour la détermination des cotisations personnelle et patronale en matière
de maladie et invalidité. Cela concerne donc le montant brut du traitement et des allocations soumises à l’AMI. La
plupart des allocations y sont soumises, à l’exception de l’allocation foyer/résidence.
Ce calcul ne concerne que les membres du personnel statutaire.
1.3.14
AMI
Le montant de la cotisation du travailleur membre du personnel statutaire s’élève à 3,55%, excepté sur le pécule
de vacances pour lequel est appliqué un pourcentage de 13,07%.
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Manuel – Etats de paiement
SSGPI
1.3.15
Patronal AMI
Il s’agit de la cotisation de l’employeur pour le personnel statutaire de la police locale dont le montant est fixé à
15,47% (à partir d’avril 2007). Ces montants sont renseignés à titre informatif par le SCDF, le montant à payer
étant repris dans la facture trimestrielle émanant de l’ONSSAPL.
1.3.16
Brut ONSS
Il s’agit du montant brut pris en compte pour la détermination des cotisations personnelle et patronale en matière
d’ONSS. Le traitement et les allocations y sont soumis, de même que l’allocation foyer/résidence.
Ceci ne concerne que les membres du personnel contractuel.
1.3.17
ONSS
La cotisation du travailleur est fixée normalement à 13,07% pour les membres du personnel contractuel. Toutefois,
suite à des initiatives prises en matière d’aide à l’emploi, ce pourcentage peut être inférieur. L’ONSS est calculé
sur le traitement mensuel brut et toute allocation, en ce compris l’allocation foyer/résidence.
1.3.18
Patronal ONSS
La cotisation de l’employeur pour les contractuels s’élève normalement à 28,86% (à partir d’avril 2007), ce
pourcentage est porté à 5,73% (à partir d’avril 2007) pour les APE (ACS), ce montant peut également être sujet à
modification suite à des initiatives prises en matière de promotion de l’emploi.
Remarque pour les points 10 à 18 :
ces montants sont renseignés à titre informatif. Il n’y a de la part du SCDF aucun versement des cotisations
sociales. Les zones de police versent mensuellement une avance à l’ONSSAPL et en reçoivent trimestriellement
un décompte.
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Manuel – Etats de paiement
SSGPI
• le comptable spécial ne peut prendre aucune initiative en ce qui concerne les données.
• le SCDF est responsable des données trimestrielles (=qui constitue la base permettant à l’ONSSAPL de
déterminer les cotisations).
1.3.19
Brut véhicule
Cette colonne se rapporte uniquement aux régularisations concernant les véhicules de service pour la période
200401-200411 (paiement à terme échu) et la période 200401-200412 (paiement anticipé).
L’utilisation d’un véhicule de service à des fins personnelles est imposable, de sorte qu’une cotisation patronale
doit être payée. Le montant que vous trouvez dans cette colonne est la base sur laquelle sont calculés le
précompte professionnel et la cotisation patronale.
1.3.20
Patronal véhicule
C’est le montant de la cotisation patronale qui est calculée sur l’avantage en nature.
1.3.21
Imposable
Il s’agit du montant imposable du traitement mensuel.
1.3.22
Allocations imposables
Le montant imposable des allocations, comme les allocations de fonction, les allocations pour prestations
nocturnes, de week-end, les prestations supplémentaires, etc… à l’exception de l’allocations foyer/résidence.
1.3.23
Avantage en nature
Il s’agit du montant imposable des avantages en nature suite à l’utilisation d’un véhicule de service.
1.3.24
Précompte professionnel
C’est le précompte professionnel calculé sur l’ensemble du traitement imposable et des allocations imposables.
21-01-2009
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Manuel – Etats de paiement
SSGPI
1.3.25
Cotisation spéciale
Il s’agit de la cotisation spéciale pour la sécurité sociale (CSSS).
La base du calcul de celle-ci est le montant brut soumis à l’AMI ou à l’ONSS (article 109 de la loi du 30 mars 1994
(M.B. 1994-03-31 - portant sur les dispositions sociales, modifié par la loi du 20 décembre 1995 (M.B. 1995-1225)). La cotisation est calculée selon les barèmes déterminés dans cette loi. La cotisation spéciale pour la sécurité
sociale est uniquement calculée dans le trimestre courant. Cela signifie que lorsqu’un trimestre est clôturé, il n’y a
aucun (re)calcul de cette cotisation. Attention que pour le (re)calcul de la cotisation spéciale pour la sécurité
sociale, nous tenons compte d’une année calendrier. En effet, si nous prenons le mois de décembre 2004 pour un
membre du personnel payé à terme échu, ce mois sera fiscalement considéré comme faisant partie de l’année
2005, par contre, pour la détermination de la CSSS, ce mois de décembre 2004 fait partie du dernier trimestre de
l’année 2004.
Exemple :
- en mars 2003 a lieu une régularisation pour janvier 2003 : il s’agit ici d’un seul et même trimestre ; il y aura par
conséquent un recalcul de la CSSS.
- en mars 2003 a lieu une régularisation pour décembre 2002 : il s’agit ici d’un autre trimestre ; il n’y aura donc
aucun recalcul de la CSSS.
Ce montant sera repris sous la rubrique D de la fiche fiscale 281.10. Le contrôleur des contributions recalculera ce
montant et le régularisera. Il se basera pour cela sur les revenus imposables et la CSSS déjà payée (article 107 et
108 de la loi du 30 mars 1994 (M.B. 1994-03-31) portant des dispositions sociales, modifiée par la loi du 20
décembre 1995 (M.B. 1995-12-25)).
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Manuel – Etats de paiement
SSGPI
1.3.26
Non-imposable
Y est repris le total des indemnités, comme les indemnités pour entretien de l’uniforme, de téléphone, chien, frais
réels d’enquête journaliers et mensuels. Ces indemnités ne sont pas imposables étant donné qu’elles sont
considérées comme des participations à des frais réels exposés.
1.3.27
Retenue
Il s’agit ici entre autre des retenues pour logement gratuit, des retenues pour une indemnité ou une allocation
payée indûment ou une partie du traitement. Ceci ne concerne pas les retenues effectuées dans le cadre d’un
dossier ‘contentieux’.
Le remboursement d’un montant trop perçu s’effectue sur base d’un plan de remboursement ou au moyen d’une
retenue unique du montant total (voir infra point 2 gestion des dettes). Les montants sont versés sur le compte du
comptable spécial de la zone qui a trop payé.
1.3.28
Net (POS)
C’est le montant net qu’un membre du personnel va percevoir. Ce montant est repris sur la fiche de traitement.
Pour déterminer le montant positif, il faut effectuer le calcul suivant. Attention que lorsque vous travaillez avec les
totaux, il faut veiller à tenir compte uniquement des montants apparaissant sur les lignes qui présentent un ‘Net
(POS)’. Attention aussi qu’un net (POS) peut être entièrement retenu, dans le calcul il faut également en tenir
compte.
Net =
imposable
+ allocations imposables
- précompte professionnel
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Manuel – Etats de paiement
- cotisation spéciale pour la sécurité sociale
+ non imposable (indemnités)
- retenues
SSGPI
Il est possible que vous trouviez un nombre négatif dans cette colonne. Cela peut être expliqué comme suit. Dans
le système de paiement du SCDF, toutes les regularisations qui sont effectuées dans un mois déterminé, pour une
même année fiscale, une même sorte de paiement, un même contrat (changement de contrat dans l’acceptation
du système de paiement SCDF !) sont considérées dans leur totalité et formant un tout. Il est également possible
que ce tout donne une régularisation aussi bien positive que négative. Lorsque l’ensemble de ces régularisations
est positif, vous retrouverez le montant dans la colonne ‘Net (POS)’, lorsqu’il est négatif, vous le trouverez dans la
colonne ‘Net (NEG)’(voir ci-avant). Lors de l’établissement des états de paiement, le SCDF établit une subdivision
par mois. Il est possible que le total soit positif, mais que lors de la subdivision par mois il y ait pour certains mois
un positif et pour d’autres mois un négatif. Cependant, le montant négatif sera repris dans la colonne ‘Net (POS)’.
1.3.29
Net (NEG)
Il s’agit du montant net des régularisations négatives. Ce sont les montants que le membre du personnel devra
rembourser. Ces montants sont soit automatiquement compensés, soit activés dans l’application gestion des
dettes et feront par la suite l’objet de retenues ou de remboursements (voir infra).
Pour déterminer le net négatif, nous effectuons le calcul suivant. Attention que lorsque vous travaillez avec les
totaux, vous devez uniquement tenir compte des lignes de paiement qui engendrent un ‘Net (NEG)’.
Net =
imposable
+ allocations imposables
- précompte professionnel
- cotisation spéciale pour la sécurité sociale
+ non imposable (indemnités)
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Manuel – Etats de paiement
- retenues
SSGPI
C’est alors le même principe que pour le ‘Net (POS)’. Il est possible de trouver dans cette colonne un montant
positif. Lorsque l’ensemble des régularisations est négatif, les montants seront repris dans la colonne ‘Net (NEG)’
mais il est tout aussi possible que ce montant négatif soit aussi bien constitué de montants positifs que de
montants négatifs.
1.3.30
Code
Médiation de dettes
-090 :
-092 :
-093 :
1.4
utilisé lors d’un décès. Dans ce cas, le montant net est versé, comme argent
dormant sur le compte du comptable spécial de la zone de police. Ce dernier est
responsable de la transmission de ces montants aux héritiers.
cela siginifie que le membre du personnel a un arrangement en matière de dettes (une
médiation de dettes a été proposée par le juge des saisies) – réglement collectif de dettes.
utilisé suite à un dossier contentieux.
Etat de paiement suppléments
Exemple en annexe 4
Cet état donne un aperçu de toutes les allocations et indemnités des membres du personnel. Vous trouvez, ici,
uniquement les montants bruts (excepté ceux concernant l'allocation foyer/résidence).
1.4.1
Numéro d’identification
Il s’agit du numéro de matricule de l’intéressé. Pour les membres de l’ex-police fédérale, il s’agit de l’ancien
matricule.
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Manuel – Etats de paiement
1.4.2
Nom
Nom et prénom de l’intéressé
1.4.3
0=
1=
2=
5=
8=
SSGPI
Nature
allocations/indemnités fixes liquidées avec le traitement
allocation de mandat pour un secrétaire qui n’est pas membre du personnel d’une zone de police
allocations et indemnités liées à des prestations
cotisation patronale liée au véhicule de service
missions d’enseignement
1.4.4
Date droit
Il s’agit du mois auquel se rapporte l’allocation ou l’indemnité ou du mois dans lequel les prestations ont été
effectuées.
1.4.5
Code supplément
C’est le code de l’indemnité ou de l’allocation tel qu’utilisé dans le système de paiement du SCDF.
1.4.6
Libellé
C’est la dénomination de l’indemnité ou de l’allocation.
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Manuel – Etats de paiement
SSGPI
1.4.7
Ancienne codification
Cette colonne est uniquement utilisée lors de régularisation, avec la colonne ancien montant brut. Vous trouvez
dans celles-ci les codifications d’origine. La codification peut être un montant annuel, un nombre d’heures, un
nombre de kilomètres,…
1.4.8
Ancien montant brut
Cette colonne n’est également utilisée que dans le cadre d’une régularisation. Dans cette colonne, vous retrouvez
le montant qui a été payé par le passé. Ce montant était fautif et a dès lors été régularisé, vous retrouvez le
nouveau montant dans la colonne ‘nouveau montant brut’.
Etant donné que ce montant était fautif et qu’il a été rejeté, vous trouvez ici un montant négatif.
1.4.9
Nouvelle codification
Ceci concerne la codification des allocations et des indemnités.
Pour les allocations/indemnités liées à des prestations, on trouve ici le nombre de prestations.
Pour les allocations/indemnités forfaitaires, est repris ici le montant annuel ou mensuel à 100%.
Pour les repas (code supplément = JT), la codification est constituée comme suit :
Par exemple, 202030405 JT
toujours le préfixe 2; 02: 2 repas matinal ; 03: 3 repas de nuit; 04: 4 repas de midi et 05: 5 repas du soir.
Si une allocation ou indemnité est exprimée en 9 positions avec un préfixe 9, cela signifie qu’il y a eu un recalcul et
que le montant n’est pas celui à 100% mais le montant auquel a droit l’intéressé pour le mois en question.
1.4.10
Nouveau montant brut
Est ici repris le montant brut que l’interessé percevra pour l’allocation ou l’indemnité en question.
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23
Manuel – Etats de paiement
SSGPI
Dans l’hypothèse où il s’agit d’une régularisation, vous trouvez dans cette colonne le nouveau montant correct. Ce
qui sera finalement payé sera la différence entre les colonnes ‘nouveau montant brut’ et ‘ancien montant brut’.
1.5
Mandats globaux
Les mandats doivent donner la possibilité aux comptables spéciaux d’utiliser les données du calcul du salaire,
fournies par le SCDF, dans leur comptabilité.
Exemple en annexe 5
1.5.1
Code fonctionnel
Ce code désigne la fonction du personnel.
Pour de plus amples renseignements, voir aussi supra le point 1.3.6
1.5.2
Code économique
Sous ces codes sont comptabilisés les différents montants.
Ces codes sont fixés et sont identiques pour toutes les zones.
Les codes commençant par ‘111-‘ concernent le traitement, les allocations et indemnités fixes qui reviennent
chaque mois et qui restent constants, par exemple l’allocation de mandat.
Les codes commençant par ‘113-‘ concernent les cotisations patronales.
Tous les autres codes concernent les autres allocations et indemnités, notamment celles qui sont liées à des
prestations.
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24
Manuel – Etats de paiement
SSGPI
1.5.3
Année d’origine
L’année à laquelle se rapporte le mandat.
1.5.4
Brut
Ce n’est pas seulement le traitement brut mais aussi les montants bruts des allocations, des indemnités et des
avantages en nature.
1.5.5
Foyer/Résidence
Il s’agit de l’allocation de foyer/résidence.
Les colonnes suivantes se rapportent aux comptes dans lesquels les montants doivent être comptabilisés. Dans un
souci de clarté, un certain nombre de comptes ont été scindés dans les mandats.
1.5.6
Avantage en nature
Il s’agit de l’avantage en nature pour un véhicule de service.
1.5.7
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Quelques comptes
25
Manuel – Etats de paiement
Compte
Quels montants ?
45453
Cotisations de pension personnelles
45400
Tout autre cotisation qui servent à l’ONSSAPL
454001
La cotisation de l’employeur pour la pension
454002
La cotisation de l’employé pour l’AMI
454003
La cotisation de l’employeur pour l’AMI
454004
La cotisation de l’employé pour l’ONSS
454005
La cotisation de l’employeur pour l’ONSS
454006
La cotisation de l’employeur pour l’avantage fiscal véhicule (véhicules de service qui
sont utilisés à des fins personnelles)
45300
Précompte professionnel
45820
Tout autre retenue
458201
La cotisation spéciale pour la sécurité sociale (CSSS)
458202
Les retenues pour le logement gratuit
458203
Tout autre retenue. Notamment celles qui sont effectuées suite à un trop perçu et qui
ont été activées dans la gestion des dettes. Ne sont pas visées ici les retenues à la suite
d’un dossier ‘contentieux’
45500
Rémunérations, indemnités et allocations nettes à payer
455001
Les nets positifs. Les montants nets que les membres du personnel perçoivent
effectivement
455002
Négatifs, nets à récupérer. Ce sont les montants négatifs qui ont été reçus en surplus et
qui seront retenus ultérieurement ou dans le même mois. Au moment où ces montants
seront effectivement retenus, vous les retrouvez dans la colonne ‘458203’.
21-01-2009
SSGPI
26
Manuel – Etats de paiement
1.6
SSGPI
Mandat détails
Voir exemple en annexe 6
La structure de ce fichier est sensiblement le même que celle des mandats globaux. Ces mandats vont toutefois
plus dans les détails, notamment en ce qui concerne les allocations et indemnités.
Ci-après vous trouverez les aspects qui diffèrent du fichier mandats globaux. Pour une explication générale, voir
supra le point 1.5.
1.6.1
Code fonctionnel
Ce code concerne un groupe déterminé de membres du personnel (voir aussi plus haut). Dans les mandats
détails, les données sont d’abord regroupées par code fonctionnel ou en d’autres mots par groupe de membres du
personnel.
1.6.2
Code économique
Comme expliqué avant, le code économique ‘113-‘ concerne les cotisations patronales. Pour la cotisation
patronale sur les allocations, il n’y a pas de ventilation par allocation, mais vous trouvez un montant global.
1.6.3
Date d’origine
Il s’agit du mois (yyyymm) auquel le mandat se rapporte.
1.6.4
Code supplément
Il s’agit du code qui est utilisé dans le système du SCDF pour l’allocation ou l’indemnité concernée. Vous trouvez
également ce code dans l’état de paiement suppléments.
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Manuel – Etats de paiement
SSGPI
Lorsque la ligne concerne le traitement, l’allocation de foyer/résidence ou encore les cotisations patronales, cette
colonne sera vide.
1.6.5
Intitulé
Vous trouvez ici l’intitulé de l’allocation ou de l’indemnité concernée. Vous retrouvez également ce libellé dans
l’état de paiement supplément.
Lorsque la ligne concerne le traitement, l’allocation de foyer/résidence ou encore les cotisations patronales, cette
colonne sera vide.
1.6.6
Nombre de bénéficiaires
Le nombre de membres du personnel, matricules pour lesquels cette ligne est d’application.
1.6.7
Numéros de comptes brut, allocations foyer/résidence, avantage en nature
Idem que pour les ‘mandats’ (voir plus haut).
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Manuel – Etats de paiement
SSGPI
1.7
Comparaison mandats – fichiers de paiement
1.7.1
Comparaison mandats globaux – ordres de paiement – états de paiement
Mandats =
ordres de paiement = état de paiement
Mandats =
Précompte professionnel (45300)
+ Retenues logement gratuit (458202)
+ Retenues effectives (458203)
+ Nets positifs (455001)
- Brut véhicule (voir état de paiement)
Total de la fiche
- Régularisation de précompte professionnel
Précompte professionnel
+ Retenues
- Brut véhicule
+ Nets positifs
Ordres de paiement =
Etat de paiement =
1.7.2
Comparaison mandats – état de paiement
Vous pouvez comparer les totaux des colonnes des mandats avec les totaux des colonnes correspondantes dans
l’état de paiement. Ces montants doivent correspondre. Vous devez toutefois tenir compte d’un certain nombre de
choses :
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29
Manuel – Etats de paiement
SSGPI
1. Tout d’abord, vous ne pouvez pas comparer la colonne brut des mandats avec la colonne brut dans l’état de
paiement. En effet, la colonne brut dans les mandats ne contient pas uniquement le traitement brut, mais aussi les
montants bruts des allocations et des indemnités. En revanche, la colonne brut dans l'état de paiement contient
uniquement le traitement brut.
Vous pouvez par contre comparer cette dernière colonne avec le total du brut des lignes dans les mandats-détails,
dans lesquels les colonnes ‘suppléments’ et ‘libellé’ sont vides.
2.Vous devez additionner certaines colonnes dans les mandats pour pouvoir les comparer avec l’état de paiement.
‘458202’ + ‘458203’ dans les mandats = ‘retenues’ dans l’état de paiement
1.7.3
Schema des colonnes concordantes dans les différents fichiers
Etat de paiement
Foyer/résidence
Pension
Pension patronale
AMI
AMI patronale
ONSS
ONSS patronale
Patronale véhicule de
service
Précompte professionnel
Retenue
Net (POS)
Net (NEG)
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Mandats
Foyer/résidence
45453
454001
454002
454003
454004
454005
454006
Mandats-détails
Foyer/résidence
45453
454001
454002
454003
454004
454005
454006
45300
458202 + 458203
455001
455002
45300
458202 + 458203
455001
45502
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Manuel – Etats de paiement
2
SSGPI
Gestion des dettes
Lorsqu’une dette est créée, il existe plusieurs possibilités pour effectuer la récupération. Dans un certain nombre
de cas, la dette sera récupérée au moyen d’une compensation automatique. Dans d’autres cas, la dette sera
retenue ou remboursée ultérieurement.
Récupération de la dette par compensation automatique
Lorsque dans un même mois déterminé, il y a pour un membre du personnel, pour une même sorte de paiement,
une régularisation aussi bien négative (Net(NEG)) que positive (Net(POS)), surviendra une compensation
automatique entre ces deux régularisations. Cette compensation automatique sera exécutée également entre les
paiements de nature 1 et 2. Concrétement, cela veut dire que la régularisation positive sera diminuée du montant
de la régularisation négative. Les montants qui sont immédiatement retenus peuvent être retrouvés dans la
colonne ‘retenues’. Ces montants sont versés à la zone de police.
Il y aura par exemple une compensation automatique lorsqu’un membre du personnel passe rétroactivement de
contractuel à statutaire. Vous trouverez alors pour l’intéressé des lignes positives et négatives dans l’état de
paiement. Les lignes négatives (régularisation négative) sont engendrées par le rejet du contrat contractuel, les
lignes positives (régularisation positive) sont engendrées par la création du contrat statutaire. Vous constaterez
alors que les montants positifs sont immédiatement retenus. C’est en cela que consiste une compensation
automatique. Cela permet d’éviter que l’intéressé reçoive un montant élevé et que, dans le même temps, une dette
importante soit créée.
Un autre exemple de compensation automatique peut survenir lorsqu’une personne fait mobilité et que cela est
renseigné tardivement au SSGPI. Le SSGPI devra régulariser la situation de la personne. Lorsque le changement
de zone se fait rétroactivement, il y aura une régularisation négative dans la zone d’origine et une régularisation
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31
Manuel – Etats de paiement
SSGPI
positive dans la nouvelle zone. Entre les deux régularisations peut également survenir une compensation
automatique. La zone d’origine trouvera un certain nombre de lignes négatives. La nouvelle zone, quant à elle,
trouvera les lignes positives dans son état de paiement. Les nets positifs dans la nouvelle zone seront
immédiatement retenus du montant de la dette (net négatif). Les retenues ne seront pas dirigées dans ce cas vers
chacune des zones de police, mais bien vers la zone de police d’origine.
Les retenues à la suite d’une compensation automatique seront versées à la zone de police. Lorsqu’une
régularisation positive est plus élevée que le montant de la régularisation négative, la partie restante est versée à
l’intéressé, partie qui peut être retrouvée dans la colonne ‘Net(POS)’. Inversément, lorsque la régularisation
négative est supérieure à la régularisation positive, le solde restant dû reste activé. Il devra être récupéré au
moyen d’une retenue ou d’un remboursement ultérieur, la procédure applicable en la matière sera abordée ciaprès.
Récupération de la dette au moyen d’une retenue ou d’un remboursement
Depuis le 1 novembre 2004, sont suivies les nouvelles directives liées à l’exécution des retenues sur les droits
3
pécuniaires des membres du personnel .
L’article 30 de la loi sur la police intégrée du 07-12-1998 dispose que : “Les recettes et dépenses de la zone de
police sont effectuées par un comptable spécial”. Conformément à cet article, toute dette créée à partir du 1
novembre 2004 tombe sous la responsabilité exclusive du comptable spécial de la police locale. Le SSGPI
exécutera uniquement les décisions qui lui seront transmises.
Dès qu’un montant négatif est chargé dans l’application ‘gestion des dettes’, le bureau de traitement, compétent
pour le traitement des données nécessaires au calcul des rémunérations des membres du personnel de votre
3
Note DMFS_T_Helpdesk-2671(1399)-2004 du 13/10/2004.
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32
Manuel – Etats de paiement
SSGPI
zone, adressera une lettre au membre du personnel concerné (avec copie au comptable spécial) qui contiendra
l’information complémentaire relative au paiment indu. La lettre sera envoyée dans le courant du mois qui suit la
création du montant négatif.
Il appartiendra alors au comptable spécial de la police locale d’établir, en concertation avec le membre du
personnel concerné, un plan de remboursement afin que la dette puisse être apurée. Ce plan de remboursement
doit être signé pour accord par le comptable spécial lui-même (et éventuellement aussi par le membre du
personnel concerné).
Le comptable spécial doit déterminer la date de prise de cours des retenues et les droits pécuniaires sur lesquels
elles seront activées (traitement, prestations variables et régularisations, pécule de vacances ou allocation fin
d’année), afin que le SSGPI puisse effectuer ces retenues.
Mensuellement, le SCDF transmettra 2 fichiers au comptable spécial. Ces fichiers doivent lui permettre de suivre
l’évolution des dettes encore ouvertes. Ces fichiers seront envoyés en même temps que les fichiers de paiement
mensuels.
2.1
Nets négatifs
Ce fichier donne un aperçu des dettes qui ont été créées dans le mois concerné.
Voir exemple en annexe 7
2.1.1
Numéro d’identification
Il s’agit du numéro de matricule du membre du personnel.
21-01-2009
33
Manuel – Etats de paiement
SSGPI
2.1.2
Numéro de registre national
Il s’agit du numéro de registre national du membre du personnel concerné.
2.1.3
Nom
Se trouvent ici le nom et le prénom du membre du personnel.
2.1.4
Numéro de séquence
Il s’agit du numéro de séquence qui a été donné à la dette dans le système du SCDF. Ce numéro de séquence se
compose de deux parties.
La première partie (composée de 6 chiffres) consiste en une date (yyyymm). C’est dans la plupart des cas le mois
dans lequel la dette a été créée.
La deuxième partie (composée de 2 chiffres) détermine le numéro de séquence. Ce chiffre est en partie déterminé
par la manière selon laquelle la dette a été créée.
2.1.5
Montant total
On trouve ici le montant total de la dette.
Ce montant peut être reconstitué à l’aide de la colonne ‘Net (NEG)’. Dans le fichier ‘nets négatifs’, les montants de
la colonne ‘Net (NEG)’ sont regroupés par personne, par sorte de paiement, par année fiscale.
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34
Manuel – Etats de paiement
SSGPI
2.1.6
Déjà récupéré
Est indiquée ici la partie de la dette qui a déjà été retenue, par exemple au moyen d’une compensation
automatique.
2.1.7
Solde
Il s’agit du solde restant dû de la dette.
2.1.8
Communication
Il s’agit de la communication servant à identifier la dette en cas de paiement.
2.2
Montants à récupérer
Exemple en annexe 8
Ce fichier donne un aperçu de toutes les dettes encore ouvertes.
2.2.1
Numéro de registre national
Il s’agit de celui du membre du personnel concerné.
2.2.2
Numéro d’identification
C’est le matricule du membre du personnel.
2.2.3
Nom
Sont indiqués ici le nom et le prénom du membre du personnel.
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35
Manuel – Etats de paiement
SSGPI
2.2.4
Numéro de séquence
Il s’agit du numéro de séquence de la dette.
2.2.5
Montant total
Est renseigné le montant total de la dette.
2.2.6
Déjà récupéré
Est indiqué le montant qui a déjà été retenu ou remboursé.
2.2.7
Solde
Il s’agit du solde restant dû de la dette.
2.2.8
Date de début des retenues
Est renseigné le mois à partir duquel la retenue a commencé ou débutera.
2.2.9
Retenue sur le traitement – retenue sur les arriérés – retenue sur le pécule de vacances –
retenue sur la prime de fin d’année
Ces 4 colonnes se rapportent au plan de remboursement. Dans ces colonnes, vous pouvez retrouver, tant que
possible, le montant qui sera retenu le mois suivant. En fonction de la colonne dans laquelle vous retrouvez ce
montant, vous pouvez en déduire sur quel droit pécuniaire la retenue sera effectuée.
2.2.10
Communication
Il s’agit de la communication attribuée à la dette déterminée.
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Manuel – Etats de paiement
3
SSGPI
Dossier contentieux
Lorsque dans votre état de paiement, vous retrouvez, dans la colonne 'Mandataire', un code 092 ou 093, cela
signifie que l’intéressé a un dossier contentieux.
Code mandataire = 092 : médiateur de dettes, l’entiereté du traitement est versé au médiateur de dettes, par
exemple, un avocat. Cela est effectué afin de permettre une correcte transmission des montants dus au(x)
différent(s) créancier(s).
Code mandataire = 093 : dossier de dettes. Une partie seulement de la rémunération est directement versée au(x)
créancier(s).
Les rémunérations de l’intéressé sont donc en tout ou en partie versées à un tiers. Ce versement s’effectue au
moyen des ordres de paiement.
La ventilation des paiements est effectuée par le comptable spécial du contentieux du SPF-Finances. Le SCDF
traite cette ventilation dans les ordres de paiement. Il est alors de la compétence du comptable spécial de la police
locale d’effectuer les paiements. Il veillera à ce qu’aussi bien le(s) créancier(s) que l’intéressé lui-même soient
payés le même jour.
En raison de la ventilation des traitements, dans le cadre d’un contentieux, le SPF-Finances demande
expressément au comptable spécial de la police locale de n’apporter aucune modification dans la ventilation des
paiements, déterminée par le comptable du contentieux du SPF-Finances.
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