Présentation générale du module Administration de GFC

Présentation générale du module Administration de GFC
Sommaire
Sommaire
‡ Mode d'emploi du manuel et de l'aide en ligne .........................3
1. Comment sont organisés le manuel et l'aide en ligne ? ......................3
2. Comment utiliser le manuel et l'aide en ligne ? ..................................9
 Présentation générale du module Administration de GFC ....13
Guide d'utilisation................................................................27
1. Démarrer le module Administration de GFC ...................................29
2. Préparer les accès au module Comptabilité budgétaire...................45
2.1. Renseigner les paramètres généraux de GFC .................................47
2.2. Créer le ou les établissement(s) à gérer ..........................................48
2.3. Créer le ou les profil(s) d'utilisation................................................50
2.4. Créer le ou les utilisateur(s) du module Comptabilité budgétaire...54
2.5. Définir l'accès aux établissements pour les utilisateurs ..................57
2.6. Définir les restrictions sur les chapitres ..........................................60
2.7. Impression de la liste des utilisateurs..............................................63
2.8. Renseigner les paramètres généraux de GFC .................................63
3. Préparer les accès au module Comptabilité générale.......................65
3.1. Renseigner les paramètres généraux de GFC : onglet Général.......67
3.2. Créer le ou les établissement(s) à gérer ..........................................68
3.3. Renseigner les paramètres généraux de GFC : onglet Agence
comptable........................................................................................69
3.4. Créer le ou les profil(s) d'utilisation................................................70
3.5. Créer le ou les utilisateur(s) du module Comptabilité générale......75
3.6. Définir l'accès aux établissements pour les utilisateurs ..................76
3.7. Définir les restrictions sur les chapitres ..........................................78
1
2
Sommaire
4. Préparer les accès au module Régies................................................. 79
4.1. Renseigner les paramètres généraux de GFC................................. 81
4.2. Créer le ou les établissement(s) à gérer.......................................... 82
4.3. Créer le ou les profils d'utilisation ................................................. 86
4.4. Créer le ou les utilisateur(s) du module Régies.............................. 89
4.5. Définir l'accès aux établissements pour les utilisateurs ................. 90
4.6. Définir les restrictions de régie ...................................................... 92
4.7. Définir les restrictions sur les chapitres ......................................... 95
5. Effectuer les opérations en cours d’exercice .................................... 97
5.1. Libérer le réseau............................................................................. 97
5.2. Réinitialisation du mot de passe d’un utilisateur ........................... 97
5.3. Changement du mot de passe de l’administrateur de G.F.C. ......... 98
5.4. Effectuer un compte financier en cours d’exercice ........................ 99
6. Effectuer les opérations de fin d’exercice ....................................... 103
6.1. Le Basculement............................................................................ 103
6.2. Le Compte financier..................................................................... 114
‡
Mode d’emploi du manuel et de l’aide en ligne
3
‡ Mode d'emploi du manuel et de l'aide en ligne
Pour apprendre à utiliser le module Administration de GFC et être
guidé lors de son utilisation, 2 moyens vous sont proposés :
♦ Ce manuel
♦ Une aide en ligne que vous pouvez consulter lors de l'utilisation du
module Administration de GFC.
Le mode d'emploi répond aux questions suivantes :
1. Comment sont organisés le manuel et l'aide en ligne ?
2. Comment utiliser le manuel et l'aide en ligne lors de l'utilisation du
module Administration de GFC ?
1. Comment sont organisés le manuel et l'aide en
ligne ?
‰ Organisation du manuel du module Administration de GFC
Ce manuel a été conçu afin de vous guider lors de l'utilisation du module
Administration de GFC.
Outre le sommaire et le mode d'emploi, le manuel comporte 2 parties :
 Présentation
générale
Guide
d'utilisation
Cette partie vous présente ce que permet le
module Administration de GFC.
Cette partie vous guide lors de l'utilisation du
module.
4
‡
Mode d’emploi du manuel et de l’aide en ligne
Afin de faciliter sa lecture et son utilisation, les conventions suivantes
sont utilisées dans le manuel :
Convention de
présentation
†
„
¾
•
♦
V
Signification
Ces symboles signalent les différents points d'une
section ou les différentes étapes d'une procédure
Point important ou opération à réaliser
impérativement
Action à exécuter
Résultat de l'action
Énumération
Renvoi à l'aide en ligne du module
Administration de GFC
Le manuel de GFC Administration est accessible depuis le
menu Aide - Documentation PDF – Manuel utilisateur. Ce
fichier peut être imprimé au moyen du logiciel Adobe Acrobat.
‡
Mode d’emploi du manuel et de l’aide en ligne
‰ Organisation de l'aide en ligne
L'aide en ligne a été conçue afin de vous guider lors de l'utilisation du
module Administration de GFC. Pour chaque fenêtre du module, vous
pouvez afficher une fenêtre d'aide contextuelle, par exemple :
5
6
Mode d’emploi du manuel et de l’aide en ligne
‡
Une fenêtre d'aide contextuelle peut comporter jusqu'à 5 sections :
Section
Contenu
Indique ce que permet de faire la fenêtre
Signale les opérations à réaliser au préalable
Décrit les différents éléments de la fenêtre : rubriques,
boutons…
Présente les points importants à connaître pour utiliser
efficacement la fenêtre
Indique ce que vous devez ou ce que vous pouvez faire
après
A partir d'une fenêtre d'aide contextuelle, vous pouvez :
„ Consulter des définitions du lexique.
„ Afficher une procédure à suivre.
„ Accéder au Sommaire de l'aide.
„ Consulter des définitions du lexique
Dans les fenêtres d'aide, en cliquant sur les mots ou expressions en vert
et soulignés en pointillés, vous pouvez afficher une définition du
lexique du module Administration de GFC. Par exemple :
‡
Mode d’emploi du manuel et de l’aide en ligne
„ Afficher une procédure à suivre
Dans les fenêtres d'aide, les procédures à suivre sont signalées par le
symbole . En cliquant sur le texte en vert et souligné en trait plein,
vous pouvez afficher la procédure à suivre, par exemple :
„ Accéder au Sommaire de l'aide
L'option Rubriques d'aide du menu Aide et le bouton Rubriques
d'aide des fenêtres d'aide vous permettent d'afficher le sommaire de
l'aide :
7
8
Mode d’emploi du manuel et de l’aide en ligne
Le sommaire de l'aide vous permet d'accéder directement :
♦ Aux définitions du lexique
♦ Aux fenêtres d'aide contextuelle
♦ Aux procédures du module Administration de GFC.
Le contenu de l'ensemble des fenêtres d'aide est également fourni
dans le fichier GFCAdmin.PDF. Ce fichier peut être imprimé au
moyen du logiciel Adobe Acrobat. Il est accessible depuis le
menu Aide - Documentation PDF - Aide en ligne. Si vous
préférez être guidé à partir d'un document papier plutôt qu'à partir
de l'aide en ligne, nous vous conseillons d'imprimer ce fichier.
‡
‡
Mode d’emploi du manuel et de l’aide en ligne
2. Comment utiliser le manuel et l'aide en ligne ?
Cette section décrit les moyens à utiliser pour chacune des étapes de
la mise en œuvre du module Administration de GFC et de son
apprentissage :
‰ Prise de connaissance du module Administration de GFC.
‰ Installation du module Administration de GFC sur le microordinateur.
‰ Pour connaître le déroulement des opérations à réaliser avec le
module Administration de GFC.
‰ Pour être guidé lors des opérations réalisées sur une fenêtre.
‰ Pour être guidé dans l'exécution d'une procédure.
‰ Pour connaître la signification d'un terme.
‰ Prise de connaissance du module Administration de GFC
 Présentation
La lecture de la Présentation générale de ce
manuel vous permet de prendre connaissance
générale
des opérations qui seront réalisées au moyen du
module Administration de GFC.
‰ Installation du module Administration de GFC sur le micro-ordinateur
L'installation du module Administration
s'effectue lors de l'installation de la version
Windows du module Comptabilité budgétaire et
/ ou du module Comptabilité générale. Pour être
guidé lors de l'installation, reportez-vous à la
notice d'installation.
Notice
d'installation
de GFC
Windows :
Comptabilité
budgétaire /
Comptabilité
générale
9
10
‡
Mode d’emploi du manuel et de l’aide en ligne
‰
Pour connaître le déroulement des opérations à réaliser avec le module
Administration de GFC
Selon les opérations que vous souhaitez faire
avec le module Administration de GFC,
reportez-vous à la section correspondante :
♦ Démarrer le module Administration de
GFC.
♦ Préparer les accès aux modules
Comptabilité budgétaire et / ou
Comptabilité générale.
♦ Effectuer les opérations courantes.
Guide
d'utilisation
Pour localiser une opération particulière :
consulter le sommaire de ce manuel.
Sommaire
Indépendamment des conseils donnés par le
manuel, les fenêtres d'aide contextuelle vous
guideront lors des opérations que vous
réaliserez sur les fenêtres du module
Administration de GFC.
V
Le chapitre 1 (Démarrer le module
Administration de GFC) décrit en détail
comment utiliser l'aide en ligne du module.
Fenêtres
d'aide
‡
Mode d’emploi du manuel et de l’aide en ligne
‰ Pour être guidé lors des opérations réalisées sur une fenêtre
Lorsque vous vous posez une question sur une
fenêtre du module Administration de GFC que
saisir pour telle rubrique ?, à quoi sert ce
bouton ? , pourquoi ne puis-je pas réaliser
telle opération ? » …, nous vous conseillons
d'afficher la fenêtre d'aide contextuelle afin de
consulter les informations fournies.
A partir des fenêtres d'aide contextuelle, vous
pouvez également :
♦ Consulter la définition des termes utilisés
♦ Afficher une procédure à suivre ( ).
V
Fenêtres
d'aide
V
Cliquer sur le
terme
V
Cliquer sur le
nom de la
procédure
‰ Pour être guidé dans l'exécution d'une procédure
Lorsque vous souhaitez connaître comment
réaliser une procédure donnée :
¾ Dans la fenêtre d'aide, cliquer sur le nom
de la procédure signalée par le symbole
Ou
¾ Cliquer sur le bouton Rubriques d'aide
de la fenêtre d'aide ou sélectionner
l'option Rubriques d'aide du menu Aide
¾ Cliquer 2 fois sur Procédures
¾ Rechercher un nom de procédure et
cliquer 2 fois sur celle-ci
¾ Suivre les instructions
V
Fenêtres
d'aide
V
Sommaire de
l'aide
V
Procédures
11
12
‡
Mode d’emploi du manuel et de l’aide en ligne
‰ Pour connaître la signification d'un terme
Lorsque vous souhaitez connaître la
signification d'un terme ou d'une expression
utilisé dans le module Administration :
¾ Dans la fenêtre d'aide, cliquer sur le
terme ou l'expression
Ou
¾ Cliquer sur le bouton Rubriques d'aide
de la fenêtre d'aide ou sélectionner
l'option Rubriques d'aide du menu Aide
¾ Cliquer 2 fois sur Lexique
¾ Cliquer sur le terme ou l'expression
V
Fenêtres d'aide
V
Sommaire de
l'aide
V
Lexique
Ministère de l'éducation nationale, de
l’enseignement supérieur et de la recherche
Gestion Financière et Comptable
Module Administration
GFC Admin
Version Windows 7.1
Décembre 2006

Présentation générale du module Administration de GFC
13
 Présentation générale du module Administration de
GFC
Le module Administration de GFC est utilisé, après son installation,
pour préparer les accès aux modules installés par exercice, en
cours ou antérieur. Cette préparation s'effectue en plusieurs étapes :
‰ Saisie des paramètres généraux de GFC.
‰ Création des éléments de base.
‰ Définition de l'accès aux établissements pour les utilisateurs du
module Comptabilité budgétaire.
‰ Définition de l'accès aux établissements pour les utilisateurs du
module Comptabilité générale.
‰ Définition de l'accès aux établissements pour les utilisateurs du
module Régies.
En cours d'année, le module Administration de GFC peut être utilisé
pour effectuer certaines opérations :
‰ Opérations courantes pouvant être réalisées à partir du module
Administration de GFC.
‰ Opérations de fin d’exercice pouvant être réalisées à partir du
module Administration de GFC.
Si des mises à jour ont lieu en cours d’année, il faut souvent passer
par le menu Utilitaires pour rendre effectives les corrections
apportées à l’application.
- Dès qu’une mise à jour est diffusée, elle doit être effectuée.
La validité des informations fournies dans ce manuel se limite à l'état
d'avancement du projet pour la version Windows 7.1 du module
Administration de GFC (Décembre 2006).
14
Présentation générale du module Administration de GFC

‰ Saisie des paramètres généraux de GFC
Les paramètres généraux de GFC s'appliquent à tous les
établissements et concernent : l’implantation géographique des
établissements, la monnaie utilisée, l'utilisation ou non des
nomenclatures de référence, l’année de l’exercice.
‰ Création des éléments de base
La préparation des accès au module Comptabilité budgétaire et /
ou au module Comptabilité générale et / ou au module Régies
commence par la création des éléments de base. Le tableau suivant
présente les 3 types d'éléments de base à créer :
Le ou les établissement(s) à gérer dans le module
Comptabilité budgétaire et /ou le module
Comptabilité générale et /ou le module Régies.
Pour chaque établissement, outre son numéro et son nom,
vous devez préciser si la comptabilité générale
WINDOWS de l'établissement est installée sur le même
poste. Les Centres de Formation d'Apprentis utilisent
désormais les nomenclatures de référence.
Le module Régies Windows, à installer sur le poste
concerné, implique d’identifier, en plus, le nom du
régisseur ou des régisseurs attaché(s) à cet établissement.

Présentation générale du module Administration de GFC
15
Le ou les profils d'utilisation.
Les profils d'utilisation permettent de restreindre l'accès à
certaines opérations engageant la responsabilité de leurs
auteurs.
Un profil d'utilisation définit :
♦ Les fonctionnalités accessibles pour les modules
Comptabilité budgétaire, Comptabilité générale,
Régies
♦ Le type d'accès autorisé, consultation ou mise à jour.
♦ L'autorisation d'effectuer ou non des opérations
particulières : dépassement de crédits, validation
d’étape…
Trois profils par défaut sont présents :
♦ Le profil ordonnateur : est fourni avec l'application et
ne peut être ni modifié, ni supprimé. Ce profil autorise
toutes les opérations sur la Comptabilité budgétaire.
♦ Le profil Agent Comptable : est fourni avec
l'application et ne peut être ni modifié, ni supprimé. Ce
profil autorise toutes les opérations sur la
Comptabilité générale ainsi que certaines opérations
de consultation en Comptabilité budgétaire
(fournisseurs et gestion ayant une sélection avancée).
♦ Le profil régisseur : est fourni avec l'application et ne
peut être ni modifié, ni supprimé. Ce profil autorise
toutes les opérations sur les régies de recettes et
d’avances.
Selon les besoins, vous pouvez créer autant de profils
d'utilisation que nécessaire, par exemple : Intendant,
Recettes, Dépenses, Magasinier, Stagiaire, Régie-Av,
Voyages, …
16
Présentation générale du module Administration de GFC
Le ou les utilisateur(s) du module Comptabilité
budgétaire.
Chaque utilisateur est défini par un nom, identité
personnelle ou de fonction. A chaque utilisateur est
associé un mot de passe qui peut être modifié par
l'utilisateur dans le module Comptabilité budgétaire.
Le ou les utilisateur(s) du module Comptabilité
générale.
Chaque utilisateur est défini par un nom, identité
personnelle ou de fonction. A chaque utilisateur est
associé un mot de passe qui peut être modifié par
l'utilisateur dans le module Comptabilité générale
Windows.
Le ou les utilisateur(s) du module Régies.
Chaque utilisateur est défini par un nom, identité
personnelle ou de fonction. A chaque utilisateur est
associé un mot de passe qui peut être modifié, par
l'utilisateur, dans le module Régies.


Présentation générale du module Administration de GFC
‰ Définition de l'accès aux établissements pour les utilisateurs du module
Comptabilité budgétaire
L'accès à un établissement pour un utilisateur est défini par les 4
éléments suivants :
Nom de
l'utilisateur
N° de
l'établissement
Profil
d'utilisation
Restrictions sur
les chapitres
Outre le choix d'un profil d'utilisation qui restreint, éventuellement,
l'accès de l'utilisateur à certaines fonctionnalités du module
Comptabilité budgétaire, vous avez également la possibilité de
limiter les chapitres auxquels l'utilisateur peut accéder.
A savoir : si un utilisateur doit faire l’objet d’une restriction sur les
chapitres, il ne faut pas le rattacher à un profil existant. Il faut créer
pour lui un Profil spécifique avec définition de cette caractéristique.
A titre d'exemple, le tableau suivant illustre des accès définis pour le
module Comptabilité budgétaire :
17
18

Présentation générale du module Administration de GFC
Nom de
l'utilisateur
N° de
l'établissement
Profil
d'utilisation
Mozart
Gestionnaire Agent comptable
Lully
Attaché
0000000A
0000001B
INTENDANT
Bach
Secrétaire
intendance 1
Haendel
Secrétaire
intendance 2
Marais
Agent Chef
0000000A
0000001B
0000000A
0000000A
Restrictions
sur les
chapitres
Aucune
restriction sur les
chapitres
ORDONNATEUR Aucune
restriction sur les
chapitres
DÉPENSES
Limitation des
chapitres
autorisés
RECETTES
Limitation des
chapitres
autorisés
MAGASINIER
Limitation des
chapitres
autorisés
Concernant les possibilités offertes pour définir l'accès des
utilisateurs aux établissements, les points suivants doivent être
soulignés :
♦ Un utilisateur peut accéder à plusieurs établissements.
♦ Un utilisateur peut avoir accès à différents établissements
avec des profils différents. Par exemple, accès avec mise à
jour sur un établissement et accès en consultation uniquement
sur un autre établissement.
♦ Un utilisateur peut avoir accès à différents modules avec un
même profil.
♦ La limitation sur les chapitres est définie pour chaque
établissement auquel peut accéder l'utilisateur.

Présentation générale du module Administration de GFC
‰ Définition de l'accès aux établissements pour les utilisateurs du module
Comptabilité générale
L'accès à un établissement pour un utilisateur est défini par les 4
éléments suivants :
Nom de
l'utilisateur
N° de
l'établissement
Profil
d'utilisation
Restrictions
sur les
chapitres
Outre le choix d'un profil d'utilisation qui restreint, éventuellement,
l'accès de l'utilisateur à certaines fonctionnalités du module
Comptabilité générale, vous avez également la possibilité de limiter
les chapitres auxquels l'utilisateur peut accéder.
A savoir : si un utilisateur doit faire l’objet d’une restriction sur les
chapitres, il ne faut pas le rattacher à un profil existant. Il faut créer
pour lui un Profil spécifique avec définition de cette caractéristique.
A titre d'exemple, le tableau suivant illustre des accès définis pour le
module Comptabilité générale :
19
20

Présentation générale du module Administration de GFC
Nom de
l'utilisateur
N° de
l'établissement
Profil
d'utilisation
Restrictions
sur les
chapitres
Mozart
Gestionnaire
Agent comptable
Lully
Attaché
0000000A
0000001B
INTENDANT
0000001B
AGENT
COMPTABLE
Bach
Secrétaire
intendance 1
Haendel
Secrétaire
intendance 2
Scarlatti
Secrétaire
intendance 3
0000000A
COMPTABILITÉ
0000000A
COMPTABILITÉ
0000000A
ENCAISSES
Aucune
restriction sur les
chapitres
Aucune
restriction sur les
chapitres
Limitation des
chapitres
autorisés
Limitation des
chapitres
autorisés
Limitation des
chapitres
autorisés
Concernant les possibilités offertes pour définir l'accès des
utilisateurs aux établissements, les points suivants doivent être
soulignés :
♦ Un utilisateur peut accéder à plusieurs établissements.
♦ Un utilisateur peut avoir accès à différents établissements
avec des profils différents. Par exemple, accès avec mise à
jour sur un établissement et accès en consultation uniquement
sur un autre établissement.
♦ Un utilisateur peut avoir accès à différents modules avec un
même profil.
♦ La limitation sur les chapitres est définie pour chaque
établissement auquel peut accéder l'utilisateur.

Présentation générale du module Administration de GFC
‰ Définition de l'accès aux établissements pour les utilisateurs du module
Régies
L'accès à un établissement pour un utilisateur est défini par les 4
éléments suivants :
Nom de
l'utilisateur
N° de
l'établissement
et nom de la
Régie
Profil
d'utilisation
Restrictions sur
les régies et/ou
les chapitres
Outre le choix d'un profil d'utilisation qui restreint, éventuellement,
l'accès de l'utilisateur à certaines fonctionnalités du module Régies,
vous avez également la possibilité de limiter les régies et les
chapitres auxquels l'utilisateur peut accéder.
A savoir : si un utilisateur doit faire l’objet d’une restriction sur les
chapitres, en plus d’une restriction sur les régies, il ne faut pas le
rattacher à un profil existant. Il faut créer pour lui un Profil
spécifique avec définition de cette caractéristique.
A titre d'exemple, le tableau suivant illustre des accès définis pour le
module Régies :
21
22

Présentation générale du module Administration de GFC
Nom de
l'utilisateur
N° de
l'établissement
Profil
d'utilisation
Restrictions
sur les régies
et/ou les
chapitres
Delamer
Secrétaire –
Intendance 3
0000001B
Régie :
DELAMER
REGIE_REC
Apollinaire
Gestionnaire
0000002C
Régie :
APOLLINAIRE
0000000A
Régie :
PERGOLÈSE
RÉGISSEUR
Limitation sur la
régie avec des
chapitres
autorisés
Aucune
restriction sur les
chapitres
Limitation sur les
régies autorisées
Pergolèse
Enseignant
VOYAGES
Concernant les possibilités offertes pour définir l'accès des
utilisateurs aux établissements, les points suivants doivent être
soulignés :
♦ Un utilisateur peut avoir accès à différents établissements
avec des profils différents. Par exemple, accès avec mise à jour
sur un établissement et accès en consultation uniquement sur un
autre établissement.
♦ Un utilisateur peut avoir accès à différents modules avec un
même profil.
♦ La limitation sur les chapitres est définie pour chaque
établissement auquel peut accéder l'utilisateur.

Présentation générale du module Administration de GFC
23
Pour le module Régies Windows, un utilisateur accède uniquement à la
Régie pour laquelle il est habilité, si une restriction de régie est
définie.
Lors de la création, faire attention à l’orthographe et à la casse
- d’une part, de l’identité de la régie dans GFC – Administration
- et d’autre part, lors de la saisie de l’habilitation dans le module
Comptabilité Générale de l’agence comptable.
Après la préparation des accès au module Comptabilité budgétaire,
la saisie des paramètres généraux, les utilisateurs du module
Comptabilité budgétaire peuvent commencer à l'utiliser.
‰ Opérations courantes pouvant être réalisés à partir du module
Administration de GFC
Outre la préparation des accès aux modules Comptabilité budgétaire
et Comptabilité générale qui s'effectue après l'installation, le module
Administration de GFC permet, en cours d'année, d'effectuer
différentes opérations :
♦ Libération du réseau : cette opération doit être effectuée lorsque
l'accès aux modules de GFC est bloqué.
♦ Remise à zéro du mot de passe d'un utilisateur : cette opération est
nécessaire lorsqu'un utilisateur a oublié son mot de passe.
‰ Opérations exceptionnelles pouvant être réalisées à partir du module
Administration de GFC
Si une mise à jour de l’application nécessite une opération sur les
données de la base d’un des modules de GFC, une option est ajoutée au
menu Utilitaires :
♦ Maj Base … : cette opération est nécessaire avant tout travail sur l’un
des modules. Une fois l’action réalisée, la ligne passe en grisé.
Si un établissement est fermé définitivement en cours d’année civile
(exemple au 31 août), un compte financier doit être produit après
24
Présentation générale du module Administration de GFC

cette fermeture sans attendre le basculement comptable. L’option du
menu Utilitaires :
♦ Cofi en cours d’exercice : permet la mise en place de cette opération.
‰ Opérations de fin d’exercice pouvant être réalisés à partir du module
Administration de GFC
Deux types d’opération sont à effectuer à partir du module
Administration de GFC : le basculement et les actions liées à la gestion
du Compte Financier selon le type d’implantation des modules de
comptabilité. Ils sont présentés sous forme de tableau.
Le basculement.
La procédure de changement d’exercice doit être
effectuée en début du nouvel exercice et permet ainsi
l’accès au travail de l’exercice antérieur et du nouvel
exercice.
Le basculement se fait globalement pour la totalité des
établissements installés en Comptabilité budgétaire
et / ou Comptabilité générale, et /ou Régies.
Le basculement se lance toujours depuis GFC,
Administration de l’exercice en cours, menu
Administration – Basculement comptabilité, après
installation de la nouvelle version de GFC diffusée à cet
effet.
Le Compte financier.
La récupération d’une comptabilité budgétaire
Windows.
Cet utilitaire permet aux utilisateurs de la version
Windows de la Comptabilité Générale, et, par suite
de la version Windows du Compte Financier, de
récupérer et d’intégrer les informations nécessaires à
l’élaboration du Compte Financier WINDOWS.
Il est accessible depuis GFC – Administration de
l’exercice antérieur. Il se lance depuis le menu
Utilitaires.

Présentation générale du module Administration de GFC
La suppression d’un compte financier.
Cet utilitaire permet aux utilisateurs la suppression
d’un compte financier sous Windows. Attention, cette
opération peut avoir des implications sur certains
documents du Compte Financier en fonction du degré
d’avancement des opérations dans ce module : soldes
des classes 6 et 7 déjà effectués.
Il est accessible depuis GFC – Administration de
l’exercice antérieur. Il se lance depuis le menu
Utilitaires.
25
Guide d'utilisation
27
Guide d'utilisation
Cette partie est destinée à vous guider lors de la réalisation des
opérations que vous pouvez mettre en œuvre avec le module
Administration de GFC :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Démarrer le module Administration de GFC.
Préparer les accès au module Comptabilité budgétaire.
Préparer les accès au module Comptabilité générale.
Préparer les accès au module Régies.
Effectuer les opérations en cours d’exercice.
Effectuer les opérations de fin d’exercice.
En complément de ce manuel, l'assistance à l'utilisation du
module Administration de GFC est assurée par l'aide en ligne.
Les modalités d'utilisation de l'aide en ligne sont décrites en
détail dans le chapitre 1 de ce guide d'utilisation, Démarrer le
module Administration de GFC.
28
Guide d'utilisation
Démarrer le module Administration de GFC
1. Démarrer le module Administration de GFC
Le module Administration de GFC étant installé sur le microordinateur lors de l'installation de la version Windows du module
Comptabilité budgétaire et / ou du module Comptabilité générale,
vous devez, au préalable, avoir installé ce ou ces modules en vous
référant à la notice de l’outil d'installation.
Ce chapitre présente :
‰
‰
‰
‰
Comment accéder au module Administration de GFC.
Comment saisir le mot de passe.
La fenêtre principale du module Administration.
Comment utiliser l'aide en ligne du module Administration de
GFC.
‰ Accéder au module Administration de GFC
Le module Administration de GFC peut être appelé depuis le
lanceur de l’application GFC.
Lors de l'installation, l’icône d'un
raccourci permettant l'accès au
lanceur de GFC a été installé sur le
bureau de votre micro-ordinateur.
Le lanceur de GFC peut également
être démarré à partir du menu
Démarrer.
Z Démarrer
Z Programmes
Z GFC Windows
Z GFC
Dans ce guide, les actions à effectuer sont signalées par le symbole
¾, les résultats de l’action par le symbole •.
29
30
Démarrer le module Administration de GFC
Si ce n'est déjà fait :
¾ Mettre sous tension votre ordinateur
Dans certains contextes, la sélection d'un élément s'opère au
moyen d'un double clic. Vous devez alors cliquer 2 fois
consécutivement sur l'élément.
Sur le bureau de votre micro-ordinateur :
¾ Cliquer 2 fois sur l’icône du raccourci
• La fenêtre Gestion Financière et Comptable s'affiche :
¾ Cliquer sur Administration de l’Exercice en cours
¾ Cliquer ensuite sur le bouton Lancer
Démarrer le module Administration de GFC
31
‰ Saisir le mot de passe
La fenêtre Connexion à "Administration GFC" permet la saisie du
mot de passe de l'administrateur de GFC :
Vous allez, à partir de cet écran, apprendre à lire les informations
disponibles et lancer le module GFC Administration
„ Afficher la fenêtre d'aide
„ Déplacer la fenêtre Connexion
„ Saisir le mot de passe.
„ Afficher la fenêtre d'aide
Pour chaque fenêtre du module, vous pouvez afficher une fenêtre
d'aide afin d'être guidé lors des opérations à réaliser dans le contexte.
¾ Cliquer sur le bouton
• La fenêtre d'aide s'affiche.
L'organisation de l'aide en ligne est présentée dans le mode d'emploi
de ce manuel.
„ Déplacer une fenêtre du module Administration
Afin de faciliter la consultation conjointe de l'aide et de la fenêtre de
GFC, vous pouvez être amené à déplacer la fenêtre de GFC affichée,
par exemple, en haut et à gauche de l'écran. Pour cela :
¾ Cliquer sur la fenêtre de GFC affichée, Connexion à "Administration
GFC"
• La fenêtre redevient active. Son titre s'affiche sur fond bleu.
¾ Cliquer sur le titre de la fenêtre de GFC Connexion à "Administration
GFC",
¾ Maintenir le bouton de la souris enfoncé puis déplacer la souris
32
Démarrer le module Administration de GFC
„ Saisir le mot de passe
Pour être guidé dans les opérations à réaliser sur cette fenêtre :
¾ Prendre connaissance des informations fournies dans la fenêtre d'aide
¾ Saisir le mot de passe par défaut, gfc, en minuscules.
Lorsque le relief d'un bouton de commande est accentué, comme
c'est le cas pour le bouton OK de cette fenêtre après saisie du mot de
passe, vous pouvez valider immédiatement la saisie du mot de passe
en tapant sur la touche : (touche Entrée) pour accéder à la fenêtre
suivante.
Pour valider la saisie :
¾ Taper sur la touche :
• La fenêtre principale du module Administration de GFC s'affiche.
Le mot de passe de l’administrateur de G.F.C. Windows,
GFCADMIN, peut être changé – voir ci-après (§ 5.3) pour procéder
à cette opération. Mais attention à ne pas oublier ce nouveau mot de
passe de l’administrateur.
La section suivante présente la fenêtre principale du module
Administration de GFC et les opérations que vous pouvez y effectuer.
Démarrer le module Administration de GFC
33
‰ Présentation de la fenêtre principale
La fenêtre principale comporte 6 zones selon le schéma suivant :
c Titre de la fenêtre
Principale
f Zone d'affichage des fenêtres
d Barre de menus
g Barre d'état
e Barre de commande
h Barre des tâches Windows
n Titre de la fenêtre principale
Nom du module de GFC
Commandes
de la fenêtre
La commande (Réduire) permet de masquer temporairement la
fenêtre principale du module. Pour réafficher la fenêtre, vous devez
cliquer sur le bouton
dans la barre des tâches de
Windows.
La commande
(Restaurer) permet de réduire la fenêtre principale.
La commande
(Fermer) permet de quitter le module Administration
de GFC.
34
Démarrer le module Administration de GFC
Y Barre de menus
Chaque menu propose une ou plusieurs options permettant d'accéder à
des fenêtres du module Administration de GFC ou de réaliser diverses
opérations : quitter le module, réorganiser les fenêtres en cascade ou en
mosaïque lorsque plusieurs d'entre elles sont ouvertes.
A titre d'exercice, vous allez afficher le menu Administration en
utilisant l'une des 2 méthodes suivantes :
¾ Cliquer sur le nom du menu, par exemple Administration
ou
¾ Taper sur la touche puis sur la lettre soulignée du nom du menu,
par exemple : d pour Administration.
• Le menu s'affiche.
Lorsqu'une option est inaccessible dans le contexte, elle s'affiche
en grisé.
Pour effacer le menu :
¾ Cliquer en dehors du menu
ou
¾ Taper sur la touche I
L'option A propos… du menu Aide permet de consulter le numéro
de la version du module que vous utilisez ainsi que sa date de
diffusion. Ces informations devront être communiquées à votre
CRIA si vous êtes amené à produire des rapports d'anomalies.
Démarrer le module Administration de GFC
35
Z Barre de commandes
La barre de commandes reprend certaines options des menus et permet
un accès direct à certaines fenêtres :
Paramètres
application
Profils
Etablissements
Pour sélectionner une commande, vous devez cliquer sur son icône. Par
exemple, pour afficher la fenêtre des paramètres de GFC :
¾ Cliquer sur l’icône
• La fenêtre Paramètres GFC s'affiche.
q Zone d'affichage des fenêtres
Cette zone affiche la ou les fenêtre(s) ouverte(s) du module
Administration de GFC.
L'ouverture simultanée de plusieurs fenêtres n'est pas toujours
possible. Par exemple, lorsque vous ouvrez la fenêtre Paramètres
GFC, aucune autre fenêtre du module Administration de GFC ne
peut l’être tant que celle-ci est ouverte.
Pour l'instant, vous n'allez pas réaliser d'opération sur la fenêtre
Paramètres GFC, vous allez donc la fermer.
Lorsque vous cliquez sur le bouton Annuler d'une fenêtre, les
informations que vous avez saisies ou modifiées sur cette fenêtre
ne sont pas enregistrées.
¾ Cliquer sur le bouton
• La fenêtre Paramètres GFC se ferme.
36
Démarrer le module Administration de GFC
r Barre d'état
La barre d'état située en bas de la fenêtre principale fournit les
indications suivantes :
Date du jour
Nom de l'utilisateur
Lorsque vous désignez un bouton de la barre de commandes, son
libellé s'affiche dans la barre d'état.
s Barre des tâches de Windows
Lors de l'utilisation du module Administration de GFC, vous pouvez
être amené à utiliser les commandes suivantes :
Cette commande vous permet, si nécessaire, de
démarrer un autre logiciel, par exemple : un logiciel
Bureautique (Word, Excel…).
Lorsque vous masquez temporairement une fenêtre, par
exemple, la fenêtre principale du module ou la fenêtre
d'aide, vous devez cliquer sur le bouton de la fenêtre
pour la réafficher.
Cette commande Log permet d'afficher (double clic) la
liste des événements qui se sont déroulés avec GFC
depuis le début de la session de travail (fenêtre Log).
Elle contient des messages. En cas de problème avec
GFC, votre CRIA peut vous demander d'imprimer cette
liste et de la lui communiquer.
Lorsqu'un dysfonctionnement s'est produit
avec GFC, un point rouge s'affiche sur
l'icône de cette commande.
Démarrer le module Administration de GFC
37
‰ Utiliser le clavier
Le clavier par des combinaisons de touches permet un accès direct à
certains écrans du module G.F.C. - Administration.
Combinaisons de touches
Ctrl+E
Ctrl+U
Ctrl+M
Fenêtres
Gestion des établissements
Utilisateurs et Profils
Paramètres GFC
Il faut maintenir la touche Ctrl enfoncée et taper sur la touche de la
lettre indiquée.
‰ Utiliser l'aide en ligne du module Administration de GFC
A partir de la fenêtre principale, vous allez voir comment :
„
„
„
„
„
„
„
„
„
„
Afficher la fenêtre d'aide de la fenêtre principale
Afficher une procédure
Afficher la définition d'un terme ou d'une expression
Accéder au sommaire de l'aide en ligne
Consulter le lexique
Accéder aux autres fenêtres d'aide contextuelle
Accéder aux procédures
Accéder à une fenêtre d'aide à partir de l'index
Accéder à une fenêtre d'aide à partir du volet Rechercher
Afficher la fenêtre d'aide précédente.
„ Afficher la fenêtre d'aide de la fenêtre principale
La fenêtre d'aide contextuelle peut être affichée de 2 façons différentes :
♦ En tapant sur la touche ♦ En cliquant sur le bouton
Lorsque la fenêtre ne comporte pas le bouton
fenêtre d'aide s'effectue au moyen de la touche .
, l'affichage de la
38
Démarrer le module Administration de GFC
A titre d'illustration :
¾ Taper sur la touche • La fenêtre d'aide s'affiche.
Lorsque le contenu d'une fenêtre d'aide n'est pas totalement affiché, les
boutons placés en haut de la fenêtre d'aide permettent un accès direct à
l'une de ses sections :
Section
Contenu
Indique ce que permet de faire la fenêtre
Signale les opérations à réaliser au préalable
Décrit les différents éléments de la fenêtre (rubriques,
boutons de commandes…)
Présente les points importants à connaître pour utiliser
efficacement la fenêtre
Indique ce que vous devez ou ce que vous pouvez faire
après.
Par exemple :
¾ Cliquer sur le bouton
• La section Points importants s'affiche en haut de la fenêtre d'aide.
A titre d'exercice :
¾ Utiliser les différents boutons de la fenêtre d'aide pour prendre
connaissance des informations qui y sont fournies.
„ Afficher une procédure
Lorsqu'une fenêtre d'aide contextuelle signale une opération susceptible
d'être réalisée, la procédure à suivre pour réaliser cette opération peut
être affichée dans une fenêtre d'aide spécifique.
L'accès à une procédure est signalé par le symbole
suivi de son nom
de couleur verte et souligné en trait plein.
A titre d'exemple :
¾ Cliquer sur le bouton
Démarrer le module Administration de GFC
39
• La section Que faire après ? s'affiche en haut de la fenêtre.
¾ Cliquer sur
créer un établissement.
• La fenêtre des procédures s'affiche en bas à gauche.
La fenêtre des procédures vous permet d'être guidé lors des opérations
que vous réalisez avec le module Administration de GFC.
Pour fermer la fenêtre Procédures :
¾ Cliquer sur sa case de fermeture
„ Afficher la définition d'un terme ou d'une expression
Dans les fenêtres d'aide, une définition peut être affichée pour les mots
ou expressions de couleur verte et soulignés en pointillés.
A titre d'exemple :
¾ Cliquer, dans la fenêtre d'aide, sur le bouton
¾ Cliquer sur l'expression barre de commandes
• Sa définition s'affiche.
Pour masquer la définition :
¾ Cliquer n'importe où
• La définition s'efface.
„ Accéder au sommaire de l'aide en ligne
Indépendamment des fenêtres d'aide affichées à partir des fenêtres de
travail, vous pouvez, à tout moment, accéder au sommaire de l'aide en
ligne.
Cet accès peut s'effectuer :
♦ Au moyen du bouton Rubriques d'aide de la fenêtre d'aide
♦ A partir de l'option Rubriques d'aide du menu Aide.
A titre d'exemple, dans la fenêtre d'aide :
¾ Cliquer sur le bouton Rubriques d'aide
• La fenêtre Rubriques d'aide : Assistance à l'utilisation de GFC
Admin s'affiche.
40
Démarrer le module Administration de GFC
Cette fenêtre comporte 3 volets :
♦ Sommaire de l'aide
♦ Index
♦ Rechercher.
Le volet Sommaire de l'aide permet d'accéder :
♦ Au lexique
♦ Aux fenêtres d'aide contextuelle
♦ Aux procédures.
„ Consulter le lexique
Dans le volet Sommaire de l'aide :
¾ Cliquer 2 fois sur Lexique
• La fenêtre Lexique s'affiche.
• Cette fenêtre présente la liste des termes ou expressions pour
lesquels une définition est fournie.
A titre d'exercice, vous allez consulter la définition du terme RNE :
¾ Déplacer, si nécessaire, l'ascenseur vers le bas de la fenêtre
¾ Cliquer sur le terme RNE
• La définition du terme s'affiche.
Pour masquer la définition :
¾ Cliquer n'importe où
• La définition s'efface.
Pour fermer la fenêtre Lexique :
¾ Cliquer sur sa case de fermeture
Démarrer le module Administration de GFC
41
„ Accéder aux autres fenêtres d'aide contextuelle
Pour réafficher le sommaire de l'aide, dans la fenêtre d'aide :
¾ Sélectionner, dans le menu Aide, l'option Rubriques d'aide
• La fenêtre Rubriques d'aide : Assistance à l'utilisation de GFC
Admin s'affiche.
La rubrique Fenêtres d'aide contextuelle permet d'accéder directement
à une fenêtre d'aide contextuelle.
¾ Cliquer 2 fois sur Fenêtres d'aide contextuelle
• La liste des fenêtres d'aide s'affiche.
Pour accéder à une fenêtre d'aide, vous devez cliquer 2 fois sur son
nom, par exemple :
¾ Cliquer 2 fois sur Ajout d'un profil
• La fenêtre d'aide pour l'ajout d'un profil d'utilisation s'affiche.
Vous allez maintenant revenir au sommaire de l'aide :
¾ Cliquer sur le bouton Rubriques d'aide
• La fenêtre Rubriques d'aide : Assistance à l'utilisation de GFC
Admin s'affiche.
Pour fermer la section Fenêtres d'aide contextuelle :
¾ Cliquer 2 fois sur Fenêtres d'aide contextuelle
„ Accéder aux procédures
La troisième section du sommaire de l'aide, Procédures permet
d'accéder directement à une procédure du module Administration de
GFC.
¾ Cliquer 2 fois sur Procédures
• Le plan des procédures s'affiche.
Lorsque vous souhaitez être guidé pour la réalisation d'une opération,
vous devez vous référer à la section correspondante et repérer
l'opération à réaliser. A titre d'exemple, pour savoir comment remettre à
zéro le mot de passe d'un utilisateur :
42
Démarrer le module Administration de GFC
¾ Cliquer 2 fois sur Gérer les mots de passe
¾ Cliquer 2 fois sur Remettre à zéro le mot de passe d'un utilisateur
• La procédure à suivre s'affiche.
Pour fermer la fenêtre Procédures :
¾ Cliquer sur sa case de fermeture
Vous allez maintenant revenir au Sommaire de l'aide :
¾ Cliquer sur le bouton Rubriques d'aide
• La fenêtre Assistance à l'utilisation de GFC Admin s'affiche.
Pour fermer la section Gérer les mots de passe :
¾ Cliquer 2 fois sur Gérer les mots de passe
„ Accéder à une fenêtre d'aide à partir de l'index
Le système d'aide vous permet d'accéder à une fenêtre d'aide à partir
d'une entrée d'index. Vous pouvez ainsi accéder directement à une
fenêtre d'aide à partir d'un mot ou d'une expression.
Dans la fenêtre Rubriques d'aide : Assistance à l'utilisation de GFC
Admin :
¾ Cliquer sur l'onglet Index
• La liste des entrées d'index s'affiche.
La première rubrique de ce volet permet de saisir le terme ou
l'expression recherchée.
A titre d'exemple :
¾ Taper ad
• L'entrée d'index Administrateur est sélectionnée dans la liste des
entrées d'index.
¾ Cliquer 2 fois sur Administrateur
• La liste des rubriques trouvées s'affiche.
¾ Cliquer 2 fois sur Administrateur
• La fenêtre d'aide correspondant à cette entrée d'index s'affiche.
Démarrer le module Administration de GFC
43
Vous allez maintenant revenir au Sommaire de l'aide :
¾ Cliquer sur le bouton Rubriques d'aide
• La fenêtre Rubriques d'aide : Assistance à l'utilisation de GFC
Admin s'affiche.
„ Accéder à une fenêtre d'aide à partir du volet Rechercher
Le troisième volet de la fenêtre Rubriques d'aide : Assistance à
l'utilisation de GFC Admin vous permet d'accéder à une fenêtre d'aide
à partir d'un mot ou d'une expression utilisé dans l'aide. Pour cela, le
système d'aide doit, la première fois, procéder à l'inventaire de
l'ensemble des mots et expressions de l'aide en ligne.
¾ Cliquer sur l'onglet Rechercher
• L'assistant création de recherche s'affiche.
¾ Cliquer sur Suivant
¾ Cliquer sur Terminer
• L'inventaire des mots et expressions s'opère.
Lorsque l'inventaire est terminé :
• Le volet Rechercher s'affiche.
A titre d'exemple, vous allez rechercher une fenêtre d'aide où le terme
Profil est utilisé :
¾ Dans la zone 2, cliquer sur le terme Profil
• Les contextes où ce terme est utilisé s'affichent dans la zone 3.
¾ Cliquer 2 fois sur Gestion des profils
• Une fenêtre d'aide qui mentionne le terme Profil s'affiche.
„ Afficher la fenêtre d'aide précédente
Lorsque vous avez affiché successivement plusieurs fenêtres d'aide, le
bouton Précédent de la fenêtre d'aide permet de revenir sur les fenêtres
précédentes.
A titre d'illustration :
¾ Cliquer plusieurs fois sur le bouton Précédent
44
Démarrer le module Administration de GFC
Pour fermer la fenêtre d'aide :
¾ Cliquer sur sa case de fermeture
Rappel : le contenu de l'ensemble des fenêtres d'aide est fourni
dans le fichier GFCAdmin.PDF. Ce fichier peut être imprimé au
moyen du logiciel Adobe Acrobat. Il est accessible depuis le
menu Aide - Documentation PDF - Aide en ligne. Si vous
préférez être guidé à partir d'un document papier plutôt qu'à partir
de l'aide en ligne, nous vous conseillons d'imprimer ce fichier.
Vous venez de voir comment est organisée la fenêtre principale et les
opérations que vous pouvez y réaliser. Vous pouvez maintenant
commencer à préparer les accès au module Comptabilité budgétaire et /
ou au module Comptabilité générale et / ou Régies.
Préparer les accès au module Comptabilité Budgétaire
45
2. Préparer les accès au module Comptabilité
budgétaire
Un résumé des principales étapes de la préparation des accès au module
Comptabilité budgétaire est fourni dans le chapitre Présentation
générale.
Cette section présente comment :
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
2.7.
2.8.
Renseigner les paramètres généraux de GFC
Créer le ou les établissement(s) à gérer
Créer le ou les profil(s) d'utilisation
Créer le ou les utilisateur(s) du module Comptabilité
budgétaire
Définir l'accès aux établissements pour les utilisateurs
Définir les restrictions sur les chapitres
Impression de la liste des utilisateurs
Renseigner les paramètres généraux de GFC
Conseils :
Un travail préparatoire s’impose avant toute mise en place des accès
aux modules de GFC Windows : Comptabilité budgétaire, Comptabilité
générale, Régies.
1. Il est nécessaire de définir, sous la forme d’un tableau par exemple,
les attributions et tâches effectuées par les personnels du service
d’intendance : qui fait quoi ?, sur quel poste ?, quel module de GFC ?,
quelles fonctionnalités de l’application sont utilisées ?, etc.
46
Préparer les accès au module Comptabilité Budgétaire
Nom
prénom/
Fonction
Attributions/
Tâches
Modules
de GFC
Fonctionnalités
de GFC
Commentaires
2. Ce travail doit permettre de renseigner le tableau suivant où seront
regroupées les informations à partir de l’identification des Profils, en
spécifiant dans une colonne Définition du Profil les informations liées
à la création de nouveaux profils.
Rappel : les profils ORDONNATEUR, AGENT COMPTABLE,
RÉGISSEUR sont proposés par défaut et ne supportent ni
suppression ni modification.
Nom du Définition du
Profil
profil
d'utilisation
Nom de
l'utilisateur
N° de
Restrictions sur
l'établissement les chapitres
2.1.
Préparer les accès au module Comptabilité Budgétaire
47
Renseigner les paramètres généraux de GFC
¾ Sélectionner, dans le menu Paramètres, l’option Application
• Les informations de l’onglet Général doivent être saisies en premier
lieu.
• Pour les établissements à l’étranger, il est possible de choisir le
format de la date utilisée, en cliquant sur l’onglet Options.
• Pour les établissements à l’étranger hors zone euro, il faut indiquer
le Montant maximum par nature de dépense, en cliquant sur l’onglet
Options. La modification du montant est autorisée tant que les
habilitations des régies n’ont pas été transférées.
¾ Valider la saisie en cliquant sur le bouton OK
Dans le cas d’une implantation sur le même poste des Comptabilités
budgétaire et générale sous WINDOWS, vous devez renseigner les
informations de l’onglet Agence Comptable. Mais au préalable, vous
devez avoir créé l’établissement avant de revenir sur cet onglet (Cf. ciaprès § 2.2 et § 2.8)
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
48
Préparer les accès au module Comptabilité Budgétaire
Les Paramètres de GFC s'appliquent à tous les établissements
installés. Dans le cas où des établissements doivent être installés
avec des paramètres différents, par exemple un établissement
avec les nomenclatures de référence et un autre sans les
nomenclatures de référence, vous devez installer ces
établissements sur différents postes.
¾ Préciser les paramètres de GFC suivants : implantation géographique,
utilisation ou non des nomenclatures de référence, année d’exercice
¾ Cliquer sur OK
2.2.
Créer le ou les établissement(s) à gérer
Pour chaque établissement, outre son numéro et son
nom, vous devez préciser si la Comptabilité générale
WINDOWS de l'établissement est installée sur le
même poste. Les Centres de Formation d'Apprentis
utilisent les nomenclatures de référence.
Pour afficher la fenêtre de gestion des établissements :
¾ Sélectionner, dans le menu Administration, l’option Établissements…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
Pour créer un établissement :
¾ Sélectionner, dans le menu Établissements, l’option Ajouter…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
¾ Saisir les caractéristiques de l'établissement :
- Numéro (RNE)
- Patronyme.
Préparer les accès au module Comptabilité Budgétaire
49
¾ Cocher Compta. Budgétaire Windows
Si un autre module doit aussi figurer sur le même poste, vous reporter
aux informations développées dans ce manuel pour chacun des modules
présents.
¾ Cliquer sur OK
50
2.3.
Préparer les accès au module Comptabilité Budgétaire
Créer le ou les profil(s) d'utilisation
Un profil d'utilisation définit :
♦ Les fonctionnalités accessibles du module
Comptabilité budgétaire
♦ Le type d'accès autorisé : consultation ou mise à
jour
♦ L'autorisation d'effectuer ou non des opérations
particulières : dépassement de crédits, validation du
budget…
Le profil Ordonnateur est fourni avec l'application
et ne peut être ni modifié, ni supprimé. Ce profil
autorise toutes les opérations sur la Comptabilité
budgétaire.
Selon les besoins, vous pouvez créer autant de profils
d'utilisation que nécessaire, par exemple : Intendant,
Magasinier, Stagiaire…
Pour afficher la fenêtre de gestion des profils :
¾ Sélectionner, dans le menu Administration, l’option Utilisateurs et
Profils…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
Pour créer un nouveau profil :
¾ Cliquer avec le bouton droit de la souris sur le profil affiché par défaut
AGENT COMPTABLE – ORDONNATEUR ou RÉGISSEUR.
• Un menu contextuel s'affiche.
¾ Sélectionner l’option Créer un nouveau profil…
Préparer les accès au module Comptabilité Budgétaire
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
¾ Définir les caractéristiques du profil
¾ Cliquer sur OK
51
V
Exemple :
Création du profil DÉPENSES
¾ Cliquer avec le bouton droit de la souris sur le profil affiché par défaut
AGENT COMPTABLE ou ORDONNATEUR
• Un menu contextuel s'affiche.
¾ Sélectionner l’option Créer un nouveau profil
• La fenêtre Ajout d’un profil d’accès à GFC apparaît :
52
Préparer les accès au module Comptabilité Budgétaire
¾ Vérifier que l’onglet Comptabilité budgétaire est sélectionné.
Il doit être en grisé.
¾ Identifier le profil dans la zone Profil en haut à gauche : exemple
DÉPENSES
¾ Cocher Droit aux opérations particulières
L’utilisateur attaché sera autorisé à faire des dépassements de
crédits. Dans le cas contraire laisser à blanc.
¾ Au centre de l’écran, sélectionner le type d’accès - Mise à jour
¾ Parmi les Lignes disponibles, choisir en sélectionnant de la manière
suivante :
- pour les informations en continu dans la liste : maintenir la touche
SHIFT (×) appuyée et cliquer avec la souris (bouton gauche),
- pour sauter certaines options dans la liste : appuyer sur la touche
CTRL et cliquer avec la souris (bouton gauche)
Exemple :
¾ Sélectionner toutes les lignes Approvisionnements, la Visualisation du
budget, Cumul des opérations par compte de dépenses, toutes les lignes
pour les DAO, Engagements (saisie), Fournisseur (gestion), Historique
des mandats, Historique des reversements, Liquidations internes,
Mandatement, Ordres de reversement, Références, Réimputations,
Rejets, Reversements, Situations des dépenses engagées, Transfert des
écritures automatiques
¾ Cliquer avec la souris sur le bouton
informations sélectionnées
pour transférer les
Dès qu’il y a choix à effectuer parmi les Lignes disponibles, bien
prendre ce bouton pour passer des Lignes disponibles aux
Lignes autorisées.
Si toutes les lignes disponibles sont prises, appuyer sur le bouton
symbolisé par
.
Préparer les accès au module Comptabilité Budgétaire
¾ Après vérification, cliquer sur OK pour valider la saisie
• Le profil est ainsi créé.
Profil
créé
53
54
2.4.
Préparer les accès au module Comptabilité Budgétaire
Créer le ou les utilisateur(s) du module Comptabilité
budgétaire
Chaque utilisateur est défini par un nom. A chaque
utilisateur est associé un mot de passe qui peut être
modifié par l'utilisateur, dans le module Comptabilité
budgétaire.
La création des utilisateurs s'effectue à partir de la fenêtre de gestion
des profils. Si cette fenêtre n'est pas déjà affichée :
¾ Sélectionner, dans le menu Administration, l’option Utilisateurs et
Profils…
Pour créer un utilisateur :
¾ Sélectionner, dans le menu Gestion des profils, l’option Ajouter un
utilisateur…
¾ Saisir le nom de l'utilisateur
¾ Cliquer sur OK
Le mot de passe d'un nouvel utilisateur est gfc. L'utilisateur peut
modifier son mot de passe dans le module Comptabilité
budgétaire (Menu Paramètres/ Option Application…/ Volet
Utilisateur). Si l'utilisateur oublie son mot de passe, vous pouvez
le réinitialiser (cf. chapitre 5.2) et il redeviendra gfc.
Exemple :
Création de l’utilisateur Bach, Secrétaire intendance 1 :
Préparer les accès au module Comptabilité Budgétaire
55
Pour créer l’utilisateur BACH et le rattacher au nouveau profil
DÉPENSES, il faut avoir obligatoirement affiché dans la zone Profils,
le profil voulu et créé, soit DÉPENSES dans notre exemple ci-dessus.
¾ Cliquer sur l’icône de création d’un utilisateur ou sur la touche INSER
Créer ou Ajouter un
utilisateur touche
INSER
Modifier un utilisateur
Supprimer un
utilisateur touche
SUPPR
56
Préparer les accès au module Comptabilité Budgétaire
¾ Saisir le nom du nouvel utilisateur BACH
¾ Cliquer sur le bouton OK
• L’onglet BACH apparaît en bas à gauche de l’écran.
Utilisateur créé
2.5.
Préparer les accès au module Comptabilité Budgétaire
Définir l'accès aux établissements pour les utilisateurs
Une présentation des principes de la définition des accès aux
établissements est fournie dans le chapitre Présentation générale.
La définition de l'accès aux établissements pour les utilisateurs
s'effectue à partir de la fenêtre de gestion des profils. Si cette fenêtre
n'est pas déjà affichée :
¾ Sélectionner, dans le menu Administration, l’option Utilisateurs et
Profils…
La procédure à suivre pour définir l'accès à un établissement pour un
utilisateur du module Comptabilité budgétaire est résumée dans le
schéma suivant :
1. Sélectionner l'utilisateur
2. Sélectionner un profil d'utilisation
3. Autoriser l'accès à l'établissement
pour l'utilisateur
4. Définir, si nécessaire, des
restrictions sur les chapitres
57
58
Préparer les accès au module Comptabilité Budgétaire
¾ Sélectionner l'utilisateur en cliquant sur l'onglet qui porte son nom en
bas de la fenêtre
La liste des établissements non encore accessibles à l'utilisateur est
affichée dans la colonne Établissements Dispo.
¾ Sélectionner, dans la liste des profils, le profil d'utilisation que vous
souhaitez associer à cet utilisateur et pour cet établissement
Dans la colonne Établissements Dispo :
¾ Cliquer sur l'établissement que vous souhaitez rendre accessible à
l'utilisateur
¾ Cliquer sur le bouton
Exemple :
Accès de l’utilisateur Bach, Secrétaire intendance 1 à l’établissement
0000000A :
Préparer les accès au module Comptabilité Budgétaire
59
¾ Sélectionner le RNE dans Établissements dispo
¾ Cliquer sur le bouton
Si vous souhaitez limiter les chapitres autorisés, vous devez définir les
restrictions sur les chapitres (cf. Point suivant).
60
2.6.
Préparer les accès au module Comptabilité Budgétaire
Définir les restrictions sur les chapitres
Outre le choix d'un profil d'utilisation qui restreint, éventuellement,
l'accès de l'utilisateur à certaines fonctionnalités du module
Comptabilité budgétaire, vous avez également la possibilité de limiter
les chapitres auxquels l'utilisateur pourra accéder.
La restriction sur les chapitres s'opère pour chaque établissement
auquel l'utilisateur pourra accéder.
La définition des restrictions sur les chapitres s'effectue à partir de la
fenêtre de gestion des profils. Si cette fenêtre n'est pas déjà affichée :
¾ Sélectionner, dans le menu Administration, l’option Utilisateurs et
Profils…
¾ Sélectionner l'utilisateur en cliquant sur l'onglet qui porte son nom en
bas de la fenêtre
Dans le tableau des établissements accessibles :
¾ Cliquer, avec le bouton droit de la souris, sur la ligne de l'établissement
pour lequel vous souhaitez opérer des restrictions
Si des restrictions ont déjà été définies, vous pouvez, soit les
modifier, soit les supprimer.
¾
¾
¾
¾
Sélectionner l’option Ajouter une restriction sur les chapitres…
Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
Définir les restrictions
Cliquer sur OK
Exemple :
Restrictions de chapitres pour l’utilisateur Bach, Secrétaire intendance
1:
Préparer les accès au module Comptabilité Budgétaire
61
Pour opérer une restriction de chapitre :
¾ Sélectionner dans Établissements accessibles l’utilisateur
correspondant au profil voulu
¾ Cliquer sur le bouton droit de la souris et choisir dans le menu
contextuel qui apparaît l’option Ajouter une restriction sur les
chapitres…
• L’écran suivant s’affiche :
Dans cet exemple, sur l’écran Ajout d’une restriction sur les
chapitres pour l’utilisateur BACH, il est possible de définir les
autorisations. En décochant Recettes, vous obtenez un filtre uniquement
sur les chapitres de Dépenses facilitant ainsi la sélection.
¾ Sélectionner les chapitres concernés dans Chapitres disponibles
¾ Utiliser le bouton
Chapitres autorisés
pour basculer l’information retenue dans
62
Préparer les accès au module Comptabilité Budgétaire
¾ Cliquer sur le bouton OK
• Restriction de chapitre passe de Non à Oui dans la fenêtre Gestion
des profils.
2.7.
Préparer les accès au module Comptabilité Budgétaire
63
Impression de la liste des utilisateurs
Il est possible de visualiser et d’imprimer la liste des utilisateurs créés
avec leur rattachement aux modules et aux établissements.
¾ Sélectionner dans le menu Gestion des profils l’option Imprimer
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
2.8.
Renseigner les paramètres généraux de GFC
Attention : pour la Comptabilité Budgétaire Windows seule, pour une
ou des Régies seules, ne pas renseigner les informations présentes sous
cet onglet : les champs sont à blanc.
Uniquement, dans le cas d’une implantation de la Comptabilité
Générale Windows sur le même poste, ne pas oublier de spécifier dans
les Paramètres de GFC, les informations concernant l’Agence
Comptable.
¾
¾
¾
¾
Sélectionner, dans le menu Paramètres, l’option Application
Saisir les informations de l’onglet Agence Comptable
Valider la saisie en cliquant sur le bouton OK
Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
64
Préparer les accès au module Comptabilité Budgétaire
¾ Pour les établissements à l’étranger, il est possible de choisir le format
de la date utilisée, en cliquant sur l’onglet Options
Préparer les accès au module Comptabilité générale
65
3. Préparer les accès au module Comptabilité
générale
Un résumé des principales étapes de la préparation des accès au module
Comptabilité générale est fourni dans le chapitre Présentation
générale.
Cette section présente comment :
3.1. Renseigner les paramètres généraux de GFC : onglet Général
3.2. Créer le ou les établissement(s) à gérer
3.3. Renseigner les paramètres généraux de GFC : onglet Agence
comptable
3.4. Créer le ou les profil(s) d'utilisation
3.5. Créer le ou les utilisateur(s) du module Comptabilité générale
3.6. Définir l'accès aux établissements pour les utilisateurs
3.7. Définir les restrictions sur les chapitres
Conseils :
Un travail préparatoire s’impose avant toute mise en place des accès
aux modules de GFC Windows : Comptabilité budgétaire,
Comptabilité générale, Régies.
1. Il est nécessaire de définir, sous la forme d’un tableau par exemple,
les attributions et tâches effectuées par les personnels du service
d’intendance : qui fait quoi ?, sur quel poste ?, quel module de GFC ?,
quelles fonctionnalités de l’application sont utilisées ?, etc.
66
Préparer les accès au module Comptabilité générale
Nom
prénom/
Fonction
Attributions/
Tâches
Modules
de GFC
Fonctionnalités Commentaires
de GFC
2. Ce travail doit permettre de renseigner le tableau suivant où seront
regroupées les informations à partir de l’identification des Profils, en
spécifiant dans une colonne Définition du Profil les informations liées
à la création de nouveaux profils.
Rappel : les profils ORDONNATEUR, AGENT COMPTABLE,
RÉGISSEUR sont proposés par défaut et ne supportent ni
suppression ni modification.
Nom du
Profil
d'utilisation
Définition
du profil
Nom de
l'utilisateur
N° de
l'établissement
Restrictions
sur les
chapitres
3.1.
Préparer les accès au module Comptabilité générale
67
Renseigner les paramètres généraux de GFC : onglet Général
¾ Sélectionner, dans le menu Paramètres, l’option Application
¾ Saisir en premier lieu, les informations de l’onglet Général
¾ Valider la saisie en cliquant sur le bouton OK
Les informations de l’onglet Agence Comptable ne peuvent pas être
renseignées immédiatement. Il faut d’abord avoir créé l’établissement,
ce qui est l’objet de l’étape suivante, avant de revenir sur cet onglet (cf.
ci-après § 3.3)
¾ Pour les établissements à l’étranger, il est possible de choisir le format
de la date utilisée, en cliquant sur l’onglet Options.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
Les Paramètres généraux s'appliquent à tous les établissements
installés. Dans le cas où des établissements doivent être installés
avec des paramètres différents, par exemple : un établissement avec
les nomenclatures de référence et un autre sans les nomenclatures
de référence, vous devez installer ces établissements sur différents
postes.
¾ Préciser les paramètres de GFC suivants : implantation géographique,
utilisation ou non des nomenclatures de référence, année d’exercice
¾ Cliquer sur OK
68
3.2.
Préparer les accès au module Comptabilité générale
Créer le ou les établissement(s) à gérer
Pour chaque établissement, outre son numéro et son
nom, vous devez préciser si la Comptabilité
budgétaire de l'établissement est installée sur le même
poste. Les Centres de Formation d'Apprentis utilisent
désormais la nomenclature de référence.
Pour afficher la fenêtre de gestion des établissements :
¾ Sélectionner, dans le menu Administration, l’option Établissements…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
Pour créer un établissement :
¾ Sélectionner, dans le menu Établissements, l’option Ajouter…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
Préparer les accès au module Comptabilité générale
69
¾ Saisir les caractéristiques de l'établissement : RNE et Patronyme.
¾ Cocher Comptabilité Générale Windows
Si un autre module doit aussi figurer sur le même poste, vous reporter
aux informations développées dans ce manuel pour chacun des modules
présents.
¾ Cliquer sur OK
3.3.
Renseigner les paramètres généraux de GFC : onglet Agence
comptable
Après identification de la Comptabilité Générale Windows sur le poste,
il est nécessaire de spécifier dans les Paramètres GFC, les
informations concernant l’Agence Comptable.
¾ Sélectionner, dans le menu Paramètres, l’option Application
¾ Saisir les informations de l’onglet Agence comptable
¾ Valider la saisie en cliquant sur le bouton OK
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
Rappel : pour une Comptabilité Budgétaire seule, pour une ou
des Régies seules, ne pas renseigner les informations présentes
sous cet onglet. Les zones de saisie sont à blanc.
70
3.4.
Préparer les accès au module Comptabilité générale
Créer le ou les profil(s) d'utilisation
Un profil d'utilisation définit :
♦ Les fonctionnalités accessibles du module
Comptabilité générale
♦ Le type d'accès autorisé : consultation ou mise à
jour
♦ L'autorisation d'effectuer ou non des opérations
particulières : dépassement de crédits, validation du
budget…
Le profil Agent comptable est fourni avec
l'application et ne peut être ni modifié, ni supprimé.
Ce profil autorise toutes les opérations sur la
Comptabilité générale et certaines opérations de
consultation en Comptabilité budgétaire.
Selon les besoins, vous pouvez créer autant de profils
d'utilisation que nécessaire, par exemple : Intendant,
Attaché, Stagiaire…
Pour afficher la fenêtre de gestion des profils :
¾ Sélectionner, dans le menu Administration, l’option Utilisateurs et
Profils…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
Pour créer un nouveau profil :
¾ Cliquer avec le bouton droit de la souris sur le profil affiché
• Un menu contextuel s'affiche.
¾ Sélectionner l’option Créer un nouveau profil…
Préparer les accès au module Comptabilité générale
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
¾ Définir les caractéristiques du profil
¾ Cliquer sur OK
71
V
Exemple :
Création du profil INTENDANT permettant à la fois un accès aux
Comptabilités budgétaire et générale et au Compte financier.
¾ Cliquer avec le bouton droit de la souris sur le profil affiché par défaut
AGENT COMPTABLE, ORDONNATEUR, RÉGISSEUR
• Un menu contextuel apparaît.
¾ Sélectionner l’option Créer un nouveau profil
• La fenêtre Ajout d’un profil d’accès à GFC s’ouvre :
¾ Vérifier que l’onglet Comptabilité budgétaire est sélectionné. Il doit
être en grisé.
¾ Identifier le profil dans la zone Profil en haut à gauche. Exemple
INTENDANT
¾ Cocher Droit aux opérations particulières
72
Préparer les accès au module Comptabilité générale
¾ Au centre de l’écran, sélectionner le type d’accès. Exemple :
Mise à jour
¾ Cliquer avec la souris sur le bouton
informations sélectionnées
pour transférer l’ensemble des
¾ Sélectionner l’onglet Comptabilité générale
• Il passe en grisé.
¾ Sélectionner le type d’accès au centre de l’écran. Exemple : Mise à
jour
¾ Cliquer avec la souris sur le bouton
informations sélectionnées
pour transférer l’ensemble des
Préparer les accès au module Comptabilité générale
73
¾ Sélectionner l’onglet Compte Financier
• Il passe en grisé.
¾ Sélectionner le type d’accès au centre de l’écran. Exemple : Mise à
jour
¾ Cliquer avec la souris sur le bouton
informations sélectionnées
pour transférer l’ensemble des
74
Préparer les accès au module Comptabilité générale
¾ Après vérification, cliquer sur OK pour valider la saisie
• Le profil est ainsi créé.
3.5.
Préparer les accès au module Comptabilité générale
75
Créer le ou les utilisateur(s) du module Comptabilité générale
Chaque utilisateur est défini par un nom. A chaque
utilisateur est associé un mot de passe qui peut être
modifié par l'utilisateur, dans le module Comptabilité
Générale.
La création des utilisateurs s'effectue à partir de la fenêtre de gestion
des profils. Si cette fenêtre n'est pas déjà affichée :
¾ Sélectionner, dans le menu Administration, l’option Utilisateurs et
Profils…
Pour créer un utilisateur :
¾ Sélectionner, dans le menu Gestion des profils, l’option Ajouter un
utilisateur…
¾ Saisir le nom de l'utilisateur
¾ Cliquer sur OK
Le mot de passe d'un nouvel utilisateur est gfc. L'utilisateur peut
modifier son mot de passe dans le module Comptabilité
générale : Menu Paramètres/ Option Application…/ Volet
Utilisateur. Si l'utilisateur oublie son mot de passe, vous pouvez
le réinitialiser (cf. chapitre 5.2) et il redeviendra gfc.
76
3.6.
Préparer les accès au module Comptabilité générale
Définir l'accès aux établissements pour les utilisateurs
Une présentation des principes de la définition des accès aux
établissements est fournie dans le chapitre Présentation générale.
La définition de l'accès aux établissements pour les utilisateurs
s'effectue à partir de la fenêtre de gestion des profils. Si cette fenêtre
n'est pas déjà affichée :
¾ Sélectionner, dans le menu Administration, l’option Utilisateurs et
Profils…
La procédure à suivre pour définir l'accès à un établissement pour un
utilisateur du module Comptabilité générale est résumée dans le schéma
suivant :
1. Sélectionner l'utilisateur
2. Sélectionner un profil d'utilisation
3. Autoriser l'accès à l'établissement
pour l'utilisateur
4. Définir, si nécessaire, des
restrictions sur les chapitres
Préparer les accès au module Comptabilité générale
77
¾ Sélectionner l'utilisateur en cliquant sur l'onglet qui porte son nom en
bas de la fenêtre
La liste des établissements non encore accessibles à l'utilisateur est
affichée dans la colonne Établissements Dispo.
¾ Sélectionner, dans la liste des profils, le profil d'utilisation que vous
souhaitez associer à cet utilisateur et pour cet établissement
Dans la colonne Établissements Dispo :
¾ Cliquer sur l'établissement que vous souhaitez rendre accessible à
l'utilisateur
¾ Cliquer sur le bouton
Si vous souhaitez limiter les chapitres autorisés, vous devez définir les
restrictions sur les chapitres (Cf. Point suivant).
Exemple :
Accès de l’utilisateur Mozart, Gestionnaire, Agent Comptable aux
établissements 0000000A et 0000001B en suivant la procédure décrite
ci-dessus au § 2.5.
L’utilisateur Mozart a ainsi tous les droits sur l’ensemble des modules
et des établissements.
78
3.7.
Préparer les accès au module Comptabilité générale
Définir les restrictions sur les chapitres
Outre le choix d'un profil d'utilisation qui restreint, éventuellement,
l'accès de l'utilisateur à certaines fonctionnalités du module
Comptabilité générale, vous avez également la possibilité de limiter les
chapitres auxquels l'utilisateur pourra accéder.
La restriction sur les chapitres s'opère pour chaque établissement
auquel l'utilisateur pourra accéder.
La définition des restrictions sur les chapitres s'effectue à partir de la
fenêtre de gestion des profils. Si cette fenêtre n'est pas déjà affichée :
¾ Sélectionner, dans le menu Administration, l’option Utilisateurs et
Profils…
¾ Sélectionner l'utilisateur en cliquant sur l'onglet qui porte son nom en
bas de la fenêtre
Dans le tableau des établissements accessibles :
¾ Cliquer, avec le bouton droit de la souris, sur la ligne de l'établissement
pour lequel vous souhaitez opérer des restrictions
Si des restrictions ont déjà été définies, vous pouvez, soit les
modifier, soit les supprimer.
¾
¾
¾
¾
Sélectionner l’option Ajouter une restriction sur les chapitres…
Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
Définir les restrictions
Cliquer sur OK
Exemple :
Pour un exemple sur les Restrictions de chapitres pour un utilisateur :
suivre la procédure décrite ci-dessus au § 2.6.
Préparer les accès au module Régies
79
4. Préparer les accès au module Régies
Un résumé des principales étapes de la préparation des accès au module
Régies est fourni dans le chapitre Présentation générale.
Cette section présente comment :
4.1. Renseigner les paramètres généraux de GFC : onglet Général
4.2. Créer le ou les établissement(s) à gérer avec l’identification de
la régie ou des régies présentes sur le poste.
4.3. Créer le ou les profil(s) d'utilisation
4.4. Créer le ou les utilisateur(s) du module Régies
4.5. Définir l'accès aux établissements pour les utilisateurs
4.6. Définir les restrictions de régie
4.7. Définir les restrictions sur les chapitres
Conseils :
Un travail préparatoire s’impose avant toute mise en place des accès
aux modules de GFC Windows : Comptabilité budgétaire,
Comptabilité générale, Régies.
1. Il est nécessaire de définir, sous la forme d’un tableau par exemple,
les attributions et tâches effectuées par les personnels du service
d’intendance : qui fait quoi ?, sur quel poste ?, quel module de GFC ?,
quelles fonctionnalités de l’application sont utilisées ?, etc.
Nom
prénom/
Fonction
Attributions/
Tâches
Modules
de GFC
Fonctionnalités Commentaires
de GFC
80
Préparer les accès au module Régies
2. Ce travail doit permettre de renseigner le tableau suivant où seront
regroupées les informations à partir de l’identification des Profils, en
spécifiant dans une colonne Définition du Profil les informations liées
à la création de nouveaux profils.
Rappel : les profils ORDONNATEUR - AGENT COMPTABLE,
RÉGISSEUR sont proposés par défaut et ne supportent ni
suppression ni modification.
Nom du
Profil
d'utilisation
Définition
du profil
Nom de
l'utilisateur
N° de
Restrictions
l'établissement sur les régies
et nom de la
et ou sur les
Régie
chapitres
4.1.
Préparer les accès au module Régies
81
Renseigner les paramètres généraux de GFC
¾ Sélectionner, dans le menu Paramètres, l’option Application
¾ Saisir en premier lieu, les informations de l’onglet Général
¾ Valider la saisie en cliquant sur le bouton OK
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
Les Paramètres généraux de GFC s'appliquent à tous les
établissements installés. Dans le cas où des établissements doivent
être installés avec des paramètres différents, par exemple : un
établissement avec les nomenclatures de référence et un autre sans
les nomenclatures de référence, vous devez
installer ces
établissements sur différents postes.
¾ Préciser les paramètres de GFC suivants : implantation géographique,
utilisation ou non des nomenclatures de référence, année d’exercice
¾ Pour les établissements à l’étranger, il est possible de choisir le format
de la date utilisée, en cliquant sur l’onglet Options.
¾ Pour les établissements à l’étranger hors zone euro, il faut indiquer le
Montant maximum par nature de dépense, en cliquant sur l’onglet
Options. La modification du montant est autorisée tant que les
habilitations des régies n’ont pas été transférées.
¾ Cliquer sur OK
82
Préparer les accès au module Régies
Pour une ou des Régies seule(s) ou avec une Comptabilité Budgétaire
seule, il ne faut pas renseigner les informations présentes sous cet
onglet. Les zones de saisie doivent rester à blanc.
4.2.
Créer le ou les établissement(s) à gérer
Pour chaque établissement, outre son numéro et son
nom, vous devez préciser si un autre module est
installé.
Pour afficher la fenêtre de gestion des établissements :
¾ Sélectionner, dans le menu Administration, l’option Établissements…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
Pour créer un établissement :
¾ Sélectionner, dans le menu Établissements, l’option Ajouter…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
Préparer les accès au module Régies
83
¾ Saisir les caractéristiques de l'établissement : RNE, Patronyme
¾ Cocher Régies Windows
Si un autre module doit aussi figurer sur le même poste, vous reporter
aux informations développées dans ce manuel pour chacun des modules
présents.
¾ Cliquer sur OK
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
Exemple :
Création de l’identification de la régie PERGOLÈSE SYLVIE pour un
régisseur d’avances.
¾ Cliquer sur la case Régies Windows
84
Préparer les accès au module Régies
¾ Cliquer avec le bouton droit de la souris dans la fenêtre Nom des
régisseurs, pour faire apparaître le menu contextuel suivant :
¾ Cliquer sur l’option Ajouter avec le bouton gauche de la souris ou
appuyer sur la touche INSER (INS)
• L’écran de saisie de la création du régisseur s’affiche :
¾ Saisir l’identité du régisseur et valider en cliquant sur OK
Préparer les accès au module Régies
85
Attention : respecter impérativement l’orthographe et la casse – 30
caractères maximum. Elles doivent être en conformité avec les paramètres de
l’habilitation : identité du régisseur.
86
4.3.
Préparer les accès au module Régies
Créer le ou les profils d'utilisation
Un profil d'utilisation définit :
♦ Les fonctionnalités accessibles du module Régies
♦ Le type d'accès autorisé : consultation ou mise à
jour
♦ L'autorisation d'effectuer ou non des opérations
particulières (dépassement de crédits, validation du
budget…).
Le profil Régisseur est fourni avec l'application et
ne peut être ni modifié, ni supprimé. Ce profil
autorise toutes les opérations sur Régies.
Selon les besoins, vous pouvez créer autant de profils
d'utilisation que nécessaire, par exemple : Voyages,
Attaché, Reg_Avances, …
Pour afficher la fenêtre de gestion des profils :
¾ Sélectionner, dans le menu Administration, l’option Utilisateurs et
Profils…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
Pour créer un nouveau profil :
¾ Cliquer avec le bouton droit de la souris sur le profil affiché
• Un menu contextuel s'affiche.
¾ Sélectionner l’option Créer un nouveau profil…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
¾ Définir les caractéristiques du profil
¾ Cliquer sur OK
Préparer les accès au module Régies
87
Exemple :
Création du profil VOYAGES permettant un accès aux Régies
Windows consacrées aux voyages.
¾ Cliquer avec le bouton droit de la souris sur le profil affiché par défaut
AGENT COMPTABLE, ORDONNATEUR, RÉGISSEUR
• Un menu contextuel apparaît.
¾ Sélectionner l’option Créer un nouveau profil
• La fenêtre Ajout d’un profil d’accès à GFC s’ouvre :
88
Préparer les accès au module Régies
¾ Vérifier que l’onglet Régies est sélectionné. Il doit être en grisé.
¾ Identifier le profil dans la zone Profil en haut à gauche. Exemple
VOYAGES
¾ Cocher éventuellement Droit aux opérations particulières
¾ Au centre de l’écran, sélectionner le type d’accès. Exemple : Mise à
jour
¾ Cliquer avec la souris sur le bouton
informations sélectionnées
pour transférer l’ensemble des
¾ Après vérification, cliquer sur OK pour valider la saisie
• Le profil est ainsi créé.
4.4.
Préparer les accès au module Régies
89
Créer le ou les utilisateur(s) du module Régies
Chaque utilisateur est défini par un nom. A chaque
utilisateur est associé un mot de passe qui peut être
modifié par l'utilisateur, dans le module Régies. Aussi
vaut-il mieux créer un utilisateur pour chaque régie et
appliquer une restriction de régie.
La création des utilisateurs s'effectue à partir de la fenêtre de gestion
des profils. Si cette fenêtre n'est pas déjà affichée :
¾ Sélectionner, dans le menu Administration, l’option Utilisateurs et
Profils…
Pour créer un utilisateur :
¾ Sélectionner, dans le menu Gestion des profils, l’option Ajouter un
utilisateur…
¾ Saisir le nom de l'utilisateur
¾ Cliquer sur OK
Exemple :
Création de l’utilisateur Pergolèse, Régisseur d’une régie d’avances,
sous le nom de PERGOLÈSE SYLVIE, de l’établissement 0000000A
pour les voyages en Italie, en suivant la procédure décrite ci-dessus au §
4.4.
Le mot de passe d'un nouvel utilisateur est gfc. L'utilisateur peut
modifier son mot de passe dans le module Régies (Menu
Paramètres/ Option Application…/ Volet Utilisateur). Si
l'utilisateur oublie son mot de passe, vous pouvez le réinitialiser
(cf. chapitre 5.2) et il redeviendra gfc.
90
4.5.
Préparer les accès au module Régies
Définir l'accès aux établissements pour les utilisateurs
Une présentation des principes de la définition des accès aux
établissements est fournie dans le chapitre Présentation générale.
La définition de l'accès aux établissements pour les utilisateurs
s'effectue à partir de la fenêtre de gestion des profils. Si cette fenêtre
n'est pas déjà affichée :
¾ Sélectionner, dans le menu Administration, l’option Utilisateurs et
Profils…
La procédure à suivre pour définir l'accès à un établissement pour un
utilisateur du module Régies est résumée dans le schéma suivant :
1. Sélectionner l'utilisateur
2. Sélectionner un profil d'utilisation
3. Autoriser l'accès à l'établissement
pour l’utilisateur
4. Définir une restriction de
régie, et si nécessaire, des
restrictions sur les chapitres.
¾ Sélectionner l'utilisateur en cliquant sur l'onglet qui porte son nom en
bas de la fenêtre
Préparer les accès au module Régies
91
La liste des établissements non encore accessibles à l'utilisateur est
affichée dans la colonne Établissements Dispo.
¾ Sélectionner, dans la liste des profils, le profil d'utilisation que vous
souhaitez associer à cet utilisateur et pour cet établissement
Dans la colonne Établissements Dispo :
¾ Cliquer sur l'établissement que vous souhaitez rendre accessible à
l'utilisateur
¾ Cliquer sur le bouton
Si vous souhaitez limiter les chapitres autorisés, vous devez définir les
restrictions sur les chapitres (Cf. Point suivant).
Exemple :
Accès de l’utilisateur Pergolèse, Régisseur à l’établissement 0000000A
en suivant la procédure décrite ci-dessus au § 4.5.
L’utilisateur Pergolèse a de fait tous les droits sur le module Régies
pour toutes les régies de l’établissement 0000000A. Cette situation doit
être affinée en mettant en place des restrictions sur les régies afin
d’avoir accès à sa seule régie d’avances.
92
4.6.
Préparer les accès au module Régies
Définir les restrictions de régie
Outre la restriction sur les chapitres (voir ci-après) pour les régies, vous
avez également la possibilité de limiter les régies auxquelles l'utilisateur
pourra accéder.
La restriction sur les régies s'opère pour chaque établissement
auquel l'utilisateur pourra accéder.
La définition des restrictions sur les régies s'effectue à partir de la fenêtre
de gestion des profils. Si cette fenêtre n'est pas déjà affichée :
¾ Sélectionner, dans le menu Administration, l’option Utilisateurs et
Profils…
¾ Sélectionner l'utilisateur en cliquant sur l'onglet qui porte son nom en
bas de la fenêtre
Dans le tableau des établissements accessibles :
¾ Cliquer, avec le bouton droit de la souris, sur la ligne de l'établissement
pour lequel vous souhaitez opérer des restrictions
• L’écran suivant apparaît :
Si des restrictions ont déjà été définies, vous pouvez, soit les
modifier, soit les supprimer.
¾
¾
¾
¾
Sélectionner l’option Ajouter une restriction de régie
Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
Définir les restrictions
Cliquer sur OK
Préparer les accès au module Régies
93
Exemple :
Pour un établissement donné 0000000A, tous les régisseurs créés
apparaissent.
En suivant la procédure décrite ci-dessus au § 4.6, faire basculer à l’aide
, l’identité du régisseur
du bouton symbolisé par la flèche
PERGOLÈSE SYLVIE de la partie gauche Régies de l’établissement
vers la partie droite Régies autorisées.
94
Préparer les accès au module Régies
¾ Cliquer sur le bouton OK pour valider la transaction
• L’utilisateur Pergolèse appartenant au profil VOYAGES a ainsi
accès à sa seule régie lors de l’entrée dans le module.
4.7.
Préparer les accès au module Régies
95
Définir les restrictions sur les chapitres
Outre le choix d'une restriction de régie qui limite, éventuellement,
l'accès de l'utilisateur à au moins une régie, vous avez également la
possibilité de limiter les chapitres auxquels l'utilisateur pourra accéder.
La restriction sur les chapitres s'opère pour chaque établissement
auquel l'utilisateur pourra accéder.
La définition des restrictions sur les chapitres s'effectue à partir de la
fenêtre de gestion des profils. Si cette fenêtre n'est pas déjà affichée :
¾ Sélectionner, dans le menu Administration, l’option Utilisateurs et
Profils…
¾ Sélectionner l'utilisateur en cliquant sur l'onglet qui porte son nom en
bas de la fenêtre
Dans le tableau des établissements accessibles :
¾ Cliquer, avec le bouton droit de la souris, sur la ligne de l'établissement
pour lequel vous souhaitez opérer des restrictions
Si des restrictions ont déjà été définies, vous pouvez, soit les
modifier, soit les supprimer.
¾
¾
¾
¾
Sélectionner l’option Ajouter une restriction sur les chapitres…
Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
Définir les restrictions
Cliquer sur OK
Exemple :
Pour un exemple sur les Restrictions de chapitres pour un utilisateur :
suivre la procédure décrite ci-dessus au § 4.7.
Par exemple l’utilisateur Pergolèse, pour une régie d’avances, peut
avoir une restriction de chapitres en ne conservant que les chapitres de
dépenses, et en allant plus loin, un accès limité à certains chapitres.
96
Préparer les accès au module Régies
Effectuer les opérations courantes
97
5. Effectuer les opérations en cours d’exercice
Cette section présente comment :
5.1. Libérer le réseau
5.2. Réinitialiser le mot de passe d’un utilisateur
5.3. Changer le mot de passe de l’administrateur de G.F.C
5.4. Effectuer un compte financier en cours d’exercice
5.1.
Libérer le réseau
GFC est utilisée en réseau. Lorsqu’un ou plusieurs utilisateurs ne
peuvent plus accéder à l’un des modules de GFC, par exemple, dans le
cas où une coupure est intervenue lors de la saisie du budget ou des
DBM, vous devez libérer le réseau.
Lors de cette opération, aucun utilisateur ne doit travailler sur
GFC.
¾ Demander aux utilisateurs de quitter le ou les modules de GFC
sur lesquels ils travaillent
¾ Sélectionner, dans le menu Administration, l’option Libération
réseau
¾ Cliquer sur OK
5.2.
Réinitialisation du mot de passe d’un utilisateur
Lors de la création d’un utilisateur, le mot de passe défini par
défaut est gfc. Ce mot de passe peut être modifié par l’utilisateur
dans le module Régies (Menu Paramètres /Option
Application…/volet Utilisateur).
Si l’utilisateur oublie son mot de passe, vous pouvez le
réinitialiser et il redevient gfc.
98
¾
¾
¾
¾
Effectuer les opérations courantes
La réinitialisation du mot de passe d’un utilisateur s’effectue à partir de
la fenêtre de gestion des profils. Si cette fenêtre n’est pas déjà
affichée :
Sélectionner, dans le menu Administration, l’option Utilisateurs et
Profils…
Sélectionner l’utilisateur en cliquant sur l’onglet qui porte son nom en
bas de la fenêtre
Sélectionner, dans le menu Gestion des profils, l’option RAZ du mot
de passe
Confirmer la réinitialisation du mot de passe en cliquant sur Oui
Après la réinitialisation de son mot de passe, l’utilisateur doit accéder
au module Régies au moyen du mot de passe gfc. Il peut à nouveau
modifier son mot de passe, Menu Paramètres/Option
Application…/Volet Utilisateur.
5.3.
Changement du mot de passe de l’administrateur de G.F.C.
Lors de l’installation de G.F.C. Windows, l’utilisateur
GFCADMIN, administrateur de la base et du module G.F.C.
Administration est défini par l’application avec un mot de passe
par défaut : gfc. Ce mot de passe peut être modifié par
l’administrateur, et bloquer ainsi l’accès au module
Administration de G.F.C., depuis le menu Utilitaires /Option
Changement mot de passe administrateur.
Si l’administrateur oublie son mot de passe, il lui contacter son
CRIA.
¾
¾
¾
¾
¾
Pour changer le mot de passe de l’administrateur de G.F.C. :
Saisir l’ancien mot de passe
Saisir le nouveau mot de passe
Confirmer en saisissant une seconde fois le nouveau mot de passe
Cliquer sur le bouton Ok
Cliquer sur le bouton Ok du message d’information Changement du
mot de passe administrateur effectué avec succès
Effectuer les opérations courantes
99
¾ Lors du prochain lancement de G.F.C. Administration, vous devez
saisir le nouveau mot de passe ainsi créé
5.4.
Effectuer un compte financier en cours d’exercice
Cette opération peut être effectuée pour un ou des établissements
qui ferment en cours d’exercice, en général en fin d’année
scolaire (31 août…).
Lors du basculement au début de l’exercice suivant, les
établissements ayant fait leur compte financier en cours
d’exercice ne seront pas basculés sur le nouvel exercice. Ils ne
seront pas proposés pour le compte financier « standard ».
Pour effectuer le compte financier en cours d’exercice, il faut:
¾ Être en possession du CD d’installation que seul le CRIA peut délivrer.
• Après avoir installé le CD :
¾ Sélectionner le menu Utilitaires
¾ Cliquer sur Maj base avant Cofi, pour mettre à jour la base de
l’exercice
• Les établissements vont pouvoir être identifiés dans l’étape suivante
¾ Cliquer sur l’option Cofi en cours d’exercice du menu Utilitaires
• Un assistant guide l’utilisateur.
¾ Sélectionner l’établissement dans la liste
100
Effectuer les opérations courantes
¾ Cliquer sur le bouton droit de la souris
• La mention Modifier apparaît
¾ Cliquer sur le bouton gauche de la souris, la valeur Non passe à Oui.
Effectuer les opérations courantes
Autre méthode plus rapide : après avoir sélectionné
l’établissement, faire un double clic. La valeur passe de Non à
Oui.
¾ Une fois l’opération effectuée, cliquer sur le bouton Suivant
¾ Cliquer sur le bouton Terminer.
¾ Cliquer sur le bouton Fermer.
Les fonctionnalités d’exportation et d’importation de la Comptabilité
budgétaire sont accessibles (voir le § 6.2).
101
102
Effectuer les opérations courantes
Le compte financier pour l’établissement sélectionné est alors
disponible.
Effectuer les opérations de fin d’exercice
6. Effectuer les opérations de fin d’exercice
Cette section présente les deux opérations liées à la fin de l’exercice
comptable :
6.1. Le basculement
6.2. Le Compte Financier
6.1.
Le Basculement
La procédure de changement d’exercice doit être effectuée en début
du nouvel exercice et permet ainsi l’accès au travail de l’exercice
antérieur et du nouvel exercice.
Le basculement se fait globalement pour la totalité des
établissements installés en Comptabilité budgétaire et / ou
Comptabilité générale.
Le basculement est lancé depuis le module GFC - Administration de
l’exercice en cours.
Rappel : la procédure de basculement étant par excellence une
opération irréversible, il est obligatoire d’effectuer au préalable
une sauvegarde par le module MEN_svg.
La procédure de basculement se fait à l’aide d’un assistant qui guide
l’utilisateur. En fonction de la structure comptable installée,
présence d’une seule comptabilité, budgétaire ou générale, de
plusieurs comptabilités, budgétaire et générale, l’assistant propose
un nombre variable de fenêtres qui correspondent à des contrôles
bloquants ou non bloquants.
En cas de contrôle bloquant, vous devez éditer le document
recensant l’anomalie détectée. Il mentionne aussi l’établissement sur
lequel elle a été détectée.
Un fois la correction effectuée, il faut reprendre la procédure de
basculement à son début.
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Effectuer les opérations de fin d’exercice
Rappel : en fin de procédure de basculement, il est obligatoire
d’effectuer une sauvegarde par le module MEN_svg, pour les
deux exercices présents : exercice antérieur, exercice en cours.
Le lancement du basculement a lieu depuis le menu Administration
– Basculement comptabilité dans GFC – Administration de
l’exercice en cours. Cette fonctionnalité est activée dès lors que la
mise à jour liée à la prise en compte de la nouvelle version de GFC
Windows a été faite.
Aucun autre utilisateur ne doit être connecté au(x) module(s)
concerné(s) par le basculement pendant cette opération.
¾ Sélectionner le menu Administration – Basculement comptabilité
¾ Suivre l’assistant qui guide l’utilisateur
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
L’assistant propose un premier écran commun à tous les modules qui
rappelle la règle en usage avant ce type d’opération : effectuer des
sauvegardes.
Des fenêtres avec des messages de mises en garde sont proposées en
fonction de la comptabilité ou des comptabilités présentes.
Effectuer les opérations de fin d’exercice
Par exemple pour la Comptabilité Générale, vous devez
impérativement éditer AVANT le basculement un État des créances
qui sera joint à la pièce N° 19 du Compte Financier.
L’assistant offre ces fonctionnalités classiques :
Précédent : pour revenir à la fenêtre antérieure.
Suivant : pour accéder à la prochaine étape.
Fermer : pour quitter l’assistant en cours de procédure ou en fin
de travail.
Terminer : pour lancer l’opération de basculement, action
irréversible.
Aide
: pour consulter l’aide en ligne.
Il propose aussi en fonction de l’opération à effectuer, des boutons
spécifiques. Ils impliquent une action à caractère obligatoire :
Liste des fournisseurs de même RIB.
Éditer : pour lancer l’impression du document de contrôle.
Lors du contrôle des régies en Comptabilité Générale, il faut
indiquer si la fin de période est terminée, pour chacune des régies
présentes. En cliquant avec le bouton droit de la souris sur le Non
affiché par défaut, un menu contextuel apparaît avec la mention
Modifier.
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Effectuer les opérations de fin d’exercice
En cliquant sur cette mention Modifier avec le bouton gauche de la
souris, le Oui s’inscrit pour la régie sélectionnée.
Il est possible d’obtenir directement la modification, par un double
clic sur la valeur Non qui passe alors à Oui.
En fin de transaction, l’assistant propose dans un compte-rendu les
opérations à effectuer après le basculement. Elles doivent être faites
impérativement.
Un message rappelle qu’il faut, après le basculement, mettre à jour
les profils créés par rapport aux nouvelles lignes de menus. Seuls les
profils par défaut ont été actualisés automatiquement.
Ci-après, les opérations de contrôles sont décrites pour chaque
module de GFC Windows sous forme de tableau.
Effectuer les opérations de fin d’exercice
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‰ Basculement de la Comptabilité Budgétaire
Liste des contrôles effectués lors de la préparation du basculement,
pour chaque établissement concerné par l’opération.
Situation
Message
Contrôle sur le type
d’établissement
Contrôle
Bloquant
Contrôle concernant
des liquidations en
attente de
mandatement
Des liquidations sont en attente de
mandatement. Après le basculement
elles seront traitées en tant que
Charges à Payer durant la période
d’inventaire.
Non Bloquant
Contrôle concernant
des recettes en
attente d’édition
d’ordres de recettes
Des recettes sont en attente d’édition
des ordres de recette. Après le
basculement elles seront traitées en
tant que Produits à Recevoir durant la
période d’inventaire.
Non Bloquant
Contrôle concernant
des Mandats en
attente d’édition des
documents de
mandatement
Vous devez éditer les documents du
mandatement.
Bloquant
Contrôle des
écritures en attente
de transfert vers la
Comptabilité
Générale
Vous devez transférer les écritures
automatiques en Comptabilité
Générale, les réceptionner et les traiter.
Bloquant
Contrôle des rejets
de Comptabilité
Générale en attente
de réception
Vous devez réceptionner les rejets en
provenance de la Comptabilité
Générale et les traiter.
Bloquant
Contrôle des
mémoires et
rectificatifs mémoire
Vous devez terminer le traitement des
mémoires et rectificatifs mémoires.
Bloquant
Contrôle des
recettes externes
Vous devez terminer le traitement des
recettes externes.
Bloquant
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Effectuer les opérations de fin d’exercice
‰ Basculement des Régies
Rappel : pour les régies, toutes les opérations comptables doivent avoir
été achevées. Les régies doivent être soldées et la fin de période
terminée, avec transfert des informations à l’agence comptable.
Liste des contrôles effectués lors de la préparation du basculement, pour
chaque régie concernée par l’opération.
Situation
Contrôle sur le
compte 5112 –
Chèques à
l’encaissement
Message
Vous devez solder le compte.
Contrôle
Bloquant
Effectuer les opérations de fin d’exercice
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‰ Basculement de la Comptabilité Générale
Liste des contrôles effectués lors de la préparation du basculement,
pour chaque établissement concerné par l’opération.
Situation
Message
Contrôle sur le type
d’établissement
Contrôle
Bloquant
Contrôle des rejets
Vous devez transférer les rejets en
Comptabilité Budgétaire.
Bloquant
Contrôle de
validation des
écritures
automatiques en
provenance de la
Comptabilité
Budgétaire
Vous devez valider la réception des
écritures automatiques.
Bloquant
Contrôle des rejets
Bloquant
Contrôle de
réception des
paiements internes
Vous devez réceptionner les paiements
internes.
Bloquant
Contrôle des
paiements différés
Vérifie s’il existe des paiements différés
qui peuvent être soit traités soit listés et
détruits.
Non Bloquant
Contrôle des
paiements manuels
en attente de
traitement
Vérifie s’il existe des paiements
manuels qui peuvent être soit traités
soit listés et détruits.
Non Bloquant
Contrôle de
validation des
paiements
Vous devez valider les paiements.
Bloquant
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Effectuer les opérations de fin d’exercice
Situation
Message
Contrôle
Contrôle du
règlement des
paiements
Vous devez effectuer le règlement des
paiements.
Bloquant
Contrôle des ordres
de paiements
Vous devez éditer les ordres de
paiements.
Bloquant
En Comptabilité Générale, les contrôles portent aussi sur les régies :
situation des habilitations. L’utilisateur doit néanmoins vérifier avec
les régisseurs, la situation de chacune des régies : solde, transferts de
fin de période.
Situation
Contrôle des
habilitations de
régie(s)
Message
Vous devez valider la clôture de la
régie <Nom du régisseur> de
l’établissement <N° établissement>.
Contrôle
Bloquant
Contrôle de la fin de
période de régie(s)
et des transferts
Bloquant
pour une seule
réponse
négative
Contrôle de la
clôture de régie(s) et
des transferts
Bloquant
pour une seule
réponse
négative
Les encaissements qui font partie intégrante du module Comptabilité
Générale de l’établissement support de l’Agence comptable, sont
vérifiés selon les modalités suivantes.
Les contrôles concernent tout établissement faisant partie du
groupement comptable.
Effectuer les opérations de fin d’exercice
Situation
Message
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Contrôle
Contrôle des
créances en attente
de validation
Des créances <Type de créance > sont
en attente de validation.
Bloquant
Contrôle des
bordereaux chèques
Le bordereau <Type de bordereau>
doit être édité.
Bloquant avec
un message par
type de
bordereau à
éditer
Contrôle de
l’existence de trop
perçus non affectés
Des trop-perçus sont en attente.
Non Bloquant
Contrôle des Fiches
Quotidiennes
d’Encaissement
Vous devez éditer les fiches
quotidiennes d’encaissement.
Bloquant
Contrôle des Fiches
d’Écritures
Vous devez éditer les fiches
d’écritures.
Bloquant
Contrôle de
l’existence des états
annexes
d’encaissement non
édités
Des états annexes d’encaissement
n’ont pas été édités.
Non Bloquant
Contrôle de
l’existence de
Recettes Externes
non transférées vers
Stage
Vous pouvez transférer les recettes
externes.
Non Bloquant
Contrôle des ordres
de recouvrements
Vous devez éditer et valider les ordres
de recouvrements.
Bloquant
Contrôle des
prélèvements
automatiques
Vous devez effectuer le règlement des
prélèvements automatiques pour toutes
les échéances.
Bloquant
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Effectuer les opérations de fin d’exercice
‰ Basculement des Comptabilités Budgétaire et Générale
Pour tout établissement du groupement comptable dont la Comptabilité
Budgétaire est dans la même implantation que la Comptabilité
générale, les contrôles suivants ont lieu :
Situation
Message
Contrôle
Contrôle des
écritures en
provenance de la
Comptabilité
Budgétaire, écritures
en attente de
transfert de la
Comptabilité
Budgétaire vers la
Comptabilité
Générale
Vous devez transférer les écritures
automatiques en Comptabilité
Générale, les réceptionner et les traiter.
Bloquant
Contrôle des
écritures
automatiques en
attente de réception
en Comptabilité
Générale
Vous devez réceptionner les écritures
automatiques en provenance de la
Comptabilité Budgétaire et les traiter.
Bloquant
Contrôle des
Recettes externes
en provenance de la
Comptabilité
Budgétaire
Vous devez réceptionner les créances
Recettes Externes.
Bloquant
Contrôle des
Recettes Mémoires
en provenance de la
Comptabilité
Budgétaire
Vous devez réceptionner les créances
Recettes Mémoires.
Bloquant
Tous les autres contrôles énumérés dans les paragraphes ci-dessus
s’appliquent aussi à cette situation.
Effectuer les opérations de fin d’exercice
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Pour les Prélèvements automatiques, lors de la phase de basculement,
des informations sont récupérées pour le nouvel exercice. Ce sont :
• Les tarifs,
• Les échéances du nouvel exercice,
• Les débiteurs soumis à prélèvement (OK pour prélèvement) avec
leurs élèves ou dont les avances ne sont pas soldées,
• Les élèves pour lesquels le responsable a été récupéré,
• Les créances non soldées.
Pour les débiteurs qui ont été récupérés :
• La zone Avances ex.antérieur prend la valeur du total de l’avance,
• Les zones Sommes versées, Sommes utilisées, Sommes dégagées
sont remises à zéro.
D’autres informations sont traitées lors du basculement :
- Pour les établissements sans nomenclatures de référence, leurs
nomenclatures sont conservées dans le nouvel exercice.
- Pour les établissements des TOM, les modes de paiement sont
conservés ainsi que les classements pour les règlements.
- Pour les établissements Hors métropole, les modes de paiement
sont conservés dans le nouvel exercice.
- Pour les établissements à l’étranger, le format de date est initialisé
en fonction de celui de l’année précédente.
Des opérations de traitement sont aussi effectuées lors du basculement.
- Lors de la récupération des codes de gestion, les caractères à blanc en
début de code sont supprimés. Et s’il existe plusieurs codes de gestion
identiques, un numéro est ajouté en fin de code pour les différencier
- Si des Profils vides existent, lors du basculement, ils sont renommés
automatiquement en « sans_nom » et devront être traités par la suite.
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6.2.
Effectuer les opérations de fin d’exercice
Le Compte financier
Les deux fonctionnalités suivantes liées au Compte Financier sont
gérées depuis le module G.F.C. – Administration :
1. Les Liaisons compte financier pour les établissements
qui ont tenu pendant l’exercice N-1 leurs Comptabilités Budgétaire
et Générale sur des postes séparés .
2. La Suppression d’un compte financier pour les établissements
ayant utilisé pendant l’exercice N-1 les modules G.F.C.
WINDOWS de Comptabilité Budgétaire et de Comptabilité
générale sur des postes autonomes.
‰ Liaisons Compte financier
Cette option, dans le menu Utilitaires, permet d’exporter et
d’importer la Comptabilité Budgétaire pour la production du
Compte financier qui se fait avec le module Compte Financier sous
GFC Windows
Cette transaction est à utiliser dans le cas où la Comptabilité
Budgétaire n’est pas dans la même implantation que la
Comptabilité Générale, situation d’un établissement rattaché par
exemple.
Préparer au moins une disquette vierge formatée.
Les fichiers sont recopiés sur la disquette pour être transférés vers ce
nouveau module GFC Windows.
Les fichiers peuvent être aussi, dans un premier temps, copiés dans
un répertoire du disque dur avant d’être copiés par l’utilisateur sur
une disquette.
Effectuer les opérations de fin d’exercice
Aucun autre utilisateur ne doit être connecté aux modules
présents sur le poste ou la station : Comptabilité Budgétaire pour
la phase d’exportation, Comptabilité Générale et Compte
Financier pour la phase d’importation.
¾ Sélectionner le menu Utilitaires – Liaisons compte financier
¾ Suivre l’assistant qui guide l’utilisateur
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
¾ Identifier le type d’opération à effectuer : exportation d’une
comptabilité budgétaire ou Importation d’une comptabilité
budgétaire
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116
Effectuer les opérations de fin d’exercice
¾ Identifier l’établissement attributaire de cette opération avec l’unité de
transfert – dénomination de l’unité et ou dossier de transfert – en
s’aidant du bouton Parcourir
¾ Cliquer sur le bouton Terminer pour lancer l’opération de transfert,
exportation ou importation
¾ Cliquer sur le bouton Fermer pour quitter l’assistant
‰ Conditions nécessaires pour l’exportation
Cette exportation n’est pas possible si l’une des conditions suivantes
n’est pas réalisée :
♦ La base à exporter doit être celle de l’exercice traité et correspondre
à la situation exercice antérieur.
♦ Le budget de l’établissement doit être exécutoire et validé.
♦ Il ne doit pas exister de liquidation en attente de mandatement.
♦ Il ne doit pas exister d’ordre de reversement en attente d’édition.
♦ Il ne doit pas exister d’ordre de recette en attente d’édition.
♦ Il ne doit pas exister d’ordre d’annulations de recettes en attente
d’édition.
♦ Il ne doit pas exister de certificat de réimputation en attente
d’édition.
♦ Il ne doit pas exister de bordereau de rejet en attente d’édition.
♦ Il ne doit pas exister de D.A.O. en attente de validation.
♦ Il ne doit pas exister de D.B.M. non éditées et non validées.
Effectuer les opérations de fin d’exercice
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La base exportée est compactée au format ZIP. Le fichier contenant la
Comptabilité Budgétaire est nommé CbudCofi.Zip.
‰ Conditions nécessaires pour l’importation
♦ La base importée doit être celle de l’établissement sélectionné.
♦ La base importée doit être celle de l’exercice traité et correspondre à
la situation exercice antérieur.
♦ La base importée CbudCofi.Zip est décompactée dans le répertoire
\WinTmp\GFCWIN\GFCxxxx\COFI\RNE -(xxxx représente l’année
de l’exercice, RNE le numéro de l’établissement.
Vous devez laisser l’opération s’effectuer et ne pas intervenir.
Décompression des fichiers. Au bas de cette fenêtre, la mention
« … and going home » apparaît alors. La transaction est achevée.
Une fois l’opération terminée :
¾ Cliquer sur la croix en haut à droite de la fenêtre.
‰ Suppression d’un Compte financier
Cette option, dans le menu Utilitaires, permet sous certaines
conditions de supprimer le Compte Financier fait à partir du module
Compte Financier disponible sous GFC Windows.
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Effectuer les opérations de fin d’exercice
Cette fonctionnalité est nécessaire dans le cas où Comptabilité
Budgétaire et Comptabilité Générale ne sont pas implantées sur le
même poste, exemple des établissements rattachés.
En cas de modification de la Comptabilité Budgétaire après le
lancement du Compte Financier, cette étape est obligatoire.
Vous devez faire la Suppression d’un Compte Financier pour
enlever cette Comptabilité Budgétaire, puis recommencer
l’importation de la Comptabilité Budgétaire par le menu Liaison
Compte Financier Windows.
Cette opération doit TOUJOURS être effectuée après analyse de la
situation comptable : notamment en tenant compte des opérations
effectuées avant ou après le solde des classe 6 et 7.
Si l’état d’avancement du Compte Financier permet d’effectuer la
remontée académique, tous les documents constituant un compte
financier ayant été édités, l’utilisateur est prévenu qu’il a la
possibilité d’effectuer la remontée académique.
Aucun autre utilisateur ne doit être connecté au Compte Financier
ni à la base importée de Comptabilité Budgétaire, pendant cette
opération.
Effectuer les opérations de fin d’exercice
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¾ Sélectionner le menu Utilitaires – Suppression d’un compte financier
¾ Suivre l’assistant qui guide l’utilisateur
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
¾ Cliquer sur le bouton Suivant
¾ Identifier l’établissement attributaire de cette opération
¾ Cliquer sur le bouton Terminer pour lancer l’opération de suppression
¾ Cliquer sur le bouton Fermer pour quitter l’assistant
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