myPortal for Outlook

myPortal for Outlook
myPortal for Outlook 
Mode d'emploi
A31003-P3010-U103-16-7719
Our Quality and Environmental Management Systems are
implemented according to the requirements of the ISO9001 and
ISO14001 standards and are certified by an external certification
company.

Copyright © Unify GmbH & Co. KG 03/2014 
Hofmannstr. 51, 81379 München/Allemagne
Tous droits réservés.
Référence: A31003-P3010-U103-16-7719
Les informations de ce document contiennent uniquement des descriptions générales ou des
caractéristiques qui, dans des cas d'utilisation concrets, ne sont pas toujours applicables dans
la forme décrite ou qui, en raison d'un développement ultérieur des produits, sont susceptibles
d'être modifiées. Les caractéristiques particulières souhaitées ne sont obligatoires que si elles
sont expressément stipulées en conclusion du contrat.
Sous réserve des possibilités de livraison et de modifications techniques.
Unify, OpenScape, OpenStage et HiPath sont des marques déposées par Unify GmbH & Co. KG.
Tous les autres noms de marques, de produits et de services sont des marques de commerce
ou des marques déposées appartenant à leurs propriétaires respectifs.
unify.com
Sommaire
Sommaire
1 A propos de cette documentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
1.1 Types de thèmes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
1.2 Conventions de présentation des informations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
2 Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.1 myPortal for Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.2 Eléments de l'interface utilisateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.3 Aide en ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
10
10
10
13
3 Installer et démarrer myPortal for Outlook. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.1 Comment installer myPortal for Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.2 Comment démarrer myPortal for Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.3 Comment désinstaller myPortal for Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.4 Mise à jour automatique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.4.1 Comment effectuer la mise à jour automatique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.5 Mise à niveau vers OpenScape Office V3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14
14
15
16
17
17
17
4 Premiers pas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.1 Comment sélectionner la langue de l'interface utilisateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.2 Comment sélectionner la langue de la boîte vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.3 Comment enregistrer votre annonce de nom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.4 Comment enregistrer le message d'accueil personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.5 Comment définir votre adresse e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.6 Comment créer une liste des favoris . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
19
20
20
20
21
22
22
5 Unified Communications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.1 Etat Présence et Service CallMe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.1.1 Etat Présence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.1.1.1 Comment modifier l'état Présence en absent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.1.1.2 Comment modifier l'état Présence Au Bureau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.1.1.3 Comment activer ou désactiver la réinitialisation automatique de l'état Présence . . . . . . . . . . . .
5.1.1.4 Comment modifier la visibilité de votre état Présence pour les autres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.1.1.5 Comment activer ou désactiver l'actualisation automatique de l'état Présence 
par les rendez-vous Outlook. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.1.1.6 Comment activer ou désactiver la création automatique des rendez-vous Outlook 
en cas d'absence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.1.1.7 Comment activer ou désactiver la fenêtre surgissante en cas de modification de l'état Présence
5.1.2 Service CallMe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.1.2.1 Comment activer le service CallMe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.1.3 Renvoi d'appel en fonction de l'état . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.1.3.1 Comment configurer le renvoi d'appel en fonction de l'état Présence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.1.4 Renvoi d'appel basé sur une règle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.1.4.1 Comment ajouter une règle pour le renvoi d'appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.1.4.2 Comment modifier la règle pour le renvoi d'appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.1.4.3 Comment copier la règle pour le renvoi d'appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.1.4.4 Comment renommer une règle pour le renvoi d'appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.1.4.5 Comment supprimer la règle pour le renvoi d'appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.1.4.6 Comment modifier l'ordre des règles pour le renvoi d'appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
24
24
24
29
29
30
30
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
31
31
32
33
34
34
35
35
36
37
38
39
39
40
3
Sommaire
5.2 Répertoires et Journal. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
5.2.1 Répertoires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
5.2.1.1 Comment rechercher dans les répertoires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
5.2.1.2 Comment effectuer une recherche rapide par nom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
5.2.1.3 Comment trier le répertoire. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
5.2.1.4 Comment "zoomer" l'entrée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
5.2.1.5 Comment activer ou désactiver la recherche des noms d'appelant dans les contacts Outlook . . . 45
5.2.2 Liste des favoris . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
5.2.2.1 Comment ajouter un groupe à la liste des favoris . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
5.2.2.2 Comment renommer un groupe dans la liste des favoris . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
5.2.2.3 Comment effacer un groupe dans la liste des favoris . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
5.2.2.4 Comment ajouter un contact à la liste des favoris . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
5.2.2.5 Comment effacer un contact dans la liste des favoris . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
5.2.2.6 Comment modifier le tri de la liste des favoris . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
5.2.2.7 Comment définir un numéro par défaut pour un favori. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
5.2.2.8 Comment activer ou désactiver l'affichage de la liste des favoris . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
5.2.2.9 Comment activer ou désactiver le masquage automatique de la liste des favoris . . . . . . . . . . . . . 50
5.2.2.10 Comment activer ou désactiver l'affichage au premier plan de la liste des favoris . . . . . . . . . . . 50
5.2.2.11 Comment activer ou désactiver le masquage de la liste des favoris en quittant . . . . . . . . . . . . . 51
5.2.3 Journal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
5.2.3.1 Comment trier le journal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
5.2.3.2 Comment grouper les entrées de journal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
5.2.3.3 Comment effacer les entrées de journal. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
5.2.3.4 Comment modifier la durée de conservation des entrées du journal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
5.2.3.5 Comment ajouter un appel programmé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
5.2.3.6 Comment modifier un appel programmé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
5.2.3.7 Comment effacer un appel programmé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
5.2.3.8 Comment ajouter aux contacts Outlook un contact du journal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
5.2.3.9 Comment configurer l'exportation du journal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
5.2.3.10 Comment exporter le journal manuellement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
5.3 Appels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
5.3.1 Formats des numéros d'appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
5.3.2 Fonctions d'appel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
5.3.2.1 Comment répondre à un appel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
5.3.2.2 Comment intercepter un appel pour un autre abonné . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
5.3.2.3 Comment renvoyer un appel vers la boîte vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
5.3.2.4 Comment lancer manuellement un appel (jusqu'à Outlook 2007) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
5.3.2.5 Comment lancer manuellement un appel (à partir de Outlook 2010) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
5.3.2.6 Comment appeler à partir d'un répertoire. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
5.3.2.7 Comment appeler à partir de la liste des favoris . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
5.3.2.8 Comment appeler à partir du journal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
5.3.2.9 Comment appeler un contact Outlook (jusqu'à Outlook 2007) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
5.3.2.10 Comment appeler un contact Outlook (à partir de Outlook 2010) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
5.3.2.11 Comment appeler à partir de la boîte de réception (à partir d'Outlook 2010). . . . . . . . . . . . . . . . 65
5.3.2.12 Comment appeler à partir d'un e-mail Outlook (à partir de Outlook 2010) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
5.3.2.13 Comment mettre en garde un appel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
5.3.2.14 Comment enregistrer un appel ou une conférence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
5.3.2.15 Comment démarrer Web Collaboration à partir d'une communication. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
5.3.2.16 Comment envoyer les données d'appel à un abonné par e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
5.3.2.17 Comment contacter par e-mail un abonné que vous n'avez pas pu joindre 
(impossible avec OpenScape Office) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
5.3.2.18 Comment quitter un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
4
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Sommaire
5.3.3 Numérotation via le bureau et numérotation à partir du presse-papiers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
5.3.3.1 Comment appeler avec la numérotation via le bureau ou avec la numérotation à partir du
presse-papiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
5.3.3.2 Numérotation via le bureau et numérotation à partir du presse-papiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
5.3.4 Fenêtres surgissantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
5.3.4.1 Comment activer ou désactiver les fenêtres surgissantes pour les appels entrants. . . . . . . . . . . 75
5.3.4.2 Comment activer ou désactiver l'ouverture du contact Outlook pour les appels entrants. . . . . . . 75
5.3.4.3 Comment activer ou désactiver les fenêtres surgissantes pour les appels sortants . . . . . . . . . . . 76
5.3.4.4 Comment activer ou désactiver la fermeture des fenêtres surgissantes à la fin de la 
communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
5.3.4.5 Comment activer ou désactiver la fenêtre surgissante pour un nouveau message vocal . . . . . . 77
5.3.4.6 Comment activer ou désactiver les fenêtres surgissantes pour les nouveaux messages Voix . . 77
5.3.4.7 Comment activer ou désactiver l'ouverture de la fenêtre de messages en cas de nouveaux
messages vocaux. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
5.3.4.8 Comment activer ou désactiver l'ouverture de la fenêtre de messages en cas de nouveaux
messages fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
5.3.4.9 Comment activer ou désactiver une fenêtre surgissante avec aperçu lors du démarrage de 
myPortal for Outlook. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
5.3.4.10 Comment activer ou désactiver la nouvelle interface utilisateur de la fenêtre surgissante . . . . . 79
5.4 Conférences. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
5.4.1 Conférence Ad-hoc. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
5.4.1.1 Comment configurer et démarrer la conférence Ad-hoc . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
5.4.1.2 Comment afficher une conférence propre Ad-hoc . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
5.4.1.3 Comment ajouter un participant à la conférence. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
5.4.1.4 Comment déconnecter un participant à la conférence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
5.4.1.5 Comment connecter de nouveau les participants à la conférence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
5.4.1.6 Comment supprimer le participant à la conférence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
5.4.1.7 Comment étendre une communication à une conférence Ad-hoc 
(impossible avec OpenScape Office) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
5.4.1.8 Comment définir d'autres directeurs de conférence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
5.4.1.9 Comment quitter conférence Ad-hoc ou programmée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
5.4.1.10 Comment répéter une conférence Ad-hoc . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
5.4.1.11 Comment supprimer une conférence Ad-hoc . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
5.4.2 Conférence programmée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
5.4.2.1 Comment configurer la conférence prévue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
5.4.2.2 Comment afficher une conférence propre programmée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
5.4.2.3 Comment déterminer le numéro de sélection pour une conférence programmée, 
la conférence permanente ou la conférence ouverte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
5.4.2.4 Comment déterminer l'ID de la conférence pour une conférence programmée 
ou une conférence permanente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
5.4.2.5 Comment modifier le mot de passe pour une conférence programmée ou une conférence
permanente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
5.4.2.6 Comment afficher la conférence programmée, la conférence permanente ou la conférence 
ouverte en tant que participant à la conférence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
5.4.2.7 Comment prolonger la conférence prévue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
5.4.2.8 Comment déplacer une conférence programmée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
5.4.2.9 Comment effacer une conférence programmée ou une conférence ouverte . . . . . . . . . . . . . . . 101
5.4.2.10 Comment déplacer certains rendez-vous de conférence d'une série de conférences . . . . . . . 101
5.4.2.11 Comment effacer certains rendez-vous de conférence d'une série de conférences. . . . . . . . . 102
5.4.3 Conférence permanente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
5.4.3.1 Comment configurer la conférence permanente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
5.4.3.2 Comment afficher votre propre conférence permanente ou ouverte. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
5
Sommaire
5.4.3.3 Comment supprimer la conférence permanente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
5.4.4 Conférence ouverte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
5.4.4.1 Comment configurer une conférence ouverte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
5.4.5 Intégration de Web Collaboration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
5.5 Messages Voix et Fax (UC Suite) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
5.5.1 Boîte vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
5.5.1.1 Comment déterminer le numéro d'appel de la boîte vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
5.5.1.2 Comment sélectionner le mode d'enregistrement ou mode de diffusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
5.5.1.3 Comment enregistrer une annonce . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
5.5.1.4 Comment importer une annonce . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
5.5.1.5 Comment effacer une annonce . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
5.5.1.6 Comment activer ou désactiver l'annonce de votre état Présence pour les appelants externes . 117
5.5.1.7 Comment activer ou désactiver l'annonce de votre état Présence pour certains appelants . . . . 118
5.5.1.8 Comment autoriser ou interdire l'appel de vos messages Voix et Fax par le poste opérateur. . . 119
5.5.1.9 Comment activer ou désactiver la demande de mot de passe de la boîte vocale . . . . . . . . . . . . 119
5.5.1.10 Comment sélectionner la langue de la boîte vocale. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
5.5.2 Gestion des messages Voix . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
5.5.2.1 Comment écouter un message Voix au téléphone. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
5.5.2.2 Comment écouter un message Voix sur le PC. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
5.5.2.3 Comment rappeler l'expéditeur d'un message Voix . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
5.5.2.4 Comment renvoyer le message vocal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124
5.5.2.5 Comment déplacer un message Voix. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124
5.5.2.6 Comment sauvegarder au format WAV . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
5.5.2.7 Comment envoyer le message Voix sous forme de e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
5.5.2.8 Comment enregistrer l'expéditeur d'un message Voix comme contact d'Outlook . . . . . . . . . . . . 126
5.5.2.9 Comment trier les messages Voix . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
5.5.2.10 Comment supprimer le message Voix . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
5.5.3 Boîte Fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
5.5.3.1 Comment déterminer son propre numéro Fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
5.5.4 Gestion des messages Fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
5.5.4.1 Comment afficher un message Fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
5.5.4.2 Comment appeler l'expéditeur d'un message Fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
5.5.4.3 Comment renvoyer un message Fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
5.5.4.4 Comment déplacer un message Fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
5.5.4.5 Comment enregistrer un message Fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
5.5.4.6 Comment envoyer un message Fax sous forme d'e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
5.5.4.7 Comment trier les messages Fax. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
5.5.4.8 Comment afficher l'aperçu des messages Fax à envoyer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
5.5.4.9 Comment annuler l'envoi d'un message fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
5.5.4.10 Comment afficher l'aperçu des messages Fax envoyés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
5.5.4.11 Comment envoyer de nouveau un message Fax. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
5.5.4.12 Comment afficher le rapport d'émission pour un message Fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
5.5.4.13 Comment supprimer un message Fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
5.5.5 Envoi de messages Fax. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
5.5.6 Service de notification pour les nouveaux messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
5.5.6.1 Comment activer ou désactiver la notification par e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
5.5.6.2 Comment activer ou désactiver la notification téléphonique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
5.5.6.3 Comment activer ou désactiver la notification SMS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
5.6 Messagerie instantanée (UC Suite) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
5.6.1 Messages instantanés (UC Suite) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
5.6.1.1 Comment envoyer un message instantané . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
6
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Sommaire
5.7 Standard automatique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
5.7.1 Standard automatique personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
5.7.1.1 Comment modifier le profil pour le standard automatique personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
6 Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.1 Comment modifier son nom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.2 Comment définir votre adresse e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.3 Comment définir un numéro supplémentaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.4 Comment définir votre alias XMPP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.5 Comment présenter sa propre photo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.6 Comment supprimer ma photo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.7 Programmation des touches de fonction du téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.7.1 Comment programmer les touches de fonction du téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.8 Comment changer le mot de passe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.9 Comment désactiver une connexion automatique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.10 Comment modifier votre nom d'utilisateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.11 Comment sélectionner la langue de l'interface utilisateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.12 Comment modifier l'interface utilisateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.13 Comment activer ou désactiver une touche de raccourci . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.14 Comment modifier l'adresse du serveur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.15 Comment configurer Transférer un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.16 Comment activer ou désactiver la numérotation par saisie d'un nom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.17 Résolution des problèmes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.17.1 Comment résoudre le problème : pas de connexion avec le système de communication 
(Windows). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.17.2 Comment résoudre le problème : myPortal for Outlook n'est pas chargé (Outlook 2003) . . . . . . . .
6.17.3 Comment résoudre le problème : myPortal for Outlook n'est pas chargé (Outlook 2007) . . . . . . . .
6.17.4 Comment résoudre le problème : myPortal for Outlook n'est pas chargé (Office 2007) . . . . . . . . .
6.17.5 Comment résoudre le problème : myPortal for Outlook n'est pas chargé (Outlook 2010/2013) . . .
6.17.6 Comment résoudre le problème : fenêtre de navigateur vide lors de la programmation de touche .
147
148
148
149
149
150
150
151
151
152
153
154
154
154
155
155
156
156
156
157
157
157
158
158
159
7 Annexe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
7.1 Etat Présence - Mots-clé pour RDV . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
7.2 Fonctionnalités des clients UC qui sont utilisés avec les téléphones SIP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161
Index. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
7
A propos de cette documentation
Types de thèmes
1 A propos de cette documentation
Vous recevez ici des remarques introductives sur cette documentation.
Rubriques apparentées
1.1 Types de thèmes
Les thèmes abordés englobent la définition des conceptions et des tâches:
Type du thème
Description
Concept
Explique le "Quoi" et fournit un aperçu des
conditions ainsi que des informations
d'arrière-plan, par ex. à propos des fonctionnalités.
Tâche (Instructions d'utilisation)
Explique le "Comment", étape par étape,
pour les cas d'application orientés tâche et
suppose une connaissance des concepts
correspondants.
Les tâches sont reconnaissables à leur titre
Comment....
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Conventions de présentation des informations
1.2 Conventions de présentation des informations
La présente Documentation utilise différents moyens pour représenter différents
types d'informations.
Type d'information
8
Représentation
Exemple
Eléments de l'interface utili- gras
sateur
Cliquez sur OK.
Séquence de menu
>
Fichier > Quitter
Accentuation spéciale
gras
Ne pas supprimer le nom
Texte de renvoi
Caractères italiques
Vous trouverez des informations supplémentaires au
point Réseau.
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
A propos de cette documentation
Conventions de présentation des informations
Type d'information
Représentation
Exemple
Edition
Police de type Courier
Commande introuvable.
Entrée
Police de type Courier
Entrer LOCAL comme
nom de fichier
Raccourci clavier
Police de type Courier
<Ctrl>+<Alt>+<Echap>
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Types de thèmes
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
9
Introduction
myPortal for Outlook
2 Introduction
Ce document s'adresse aux utilisateurs de myPortal for Outlook. Il décrit l'installation, la configuration et l'utilisation.
Rubriques apparentées
2.1 myPortal for Outlook
myPortal for Outlook est une application Plug-In pour les communications
unifiées (Unified Communications) dans Microsoft Outlook. En dehors des aides
à la numérotation à partir des répertoires et des favoris et des informations sur
l'état Présence des abonnés, vous avez également accès aux messages Voix et
Fax.
myPortal for Outlook offre les fonctionnalités suivantes.
•
Répertoires
•
Liste des favoris
•
Journal
•
Numérotation via le bureau
•
Fenêtres surgissantes
•
Etat Présence
•
Service CallMe avec ONS (One Number Service)
•
Renvoi d'appel en fonction de l'état
•
Standard automatique personnel
•
Conférences
•
Enregistrement des appels
•
Enregistrement des conférences
•
Messagerie instantanée
•
Messages Voix et Fax
Rubriques apparentées
2.2 Eléments de l'interface utilisateur
L'interface utilisateur de myPortal for Outlook se compose de la barre d'outils de
myPortal for Outlook intégrée dans Microsoft Outlook, d'une propre fenêtre avec
la liste des favoris et, en fonction de la situation, d'autres fenêtres et fenêtres
surgissantes.
Outlook 2003, Outlook 2007
Les icônes de myPortal for Outlook se trouvent dans la barre d'outils de
myPortal for Outlook (par défaut, sous la barre de menu et la barre d'outils de
Outlook) :
10
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Introduction
Eléments de l'interface utilisateur
Outlook 2010
Les icônes de myPortal for Outlook se trouvent dans l'onglet Ribbon de myPortal
:
INFO: La barre d'icônes de myPortal for Outlook figure
également dans chaque contact Outlook, mais avec une étendue
de fonctions réduite.
Icônes
Icône
Fonction
Liste déroulante des numéros de téléphone
La liste déroulante comprend jusqu'à 10
numéros de téléphone déjà composés et
représente un champ de saisie pour les
numéros à composer et les noms à
rechercher.
• Composer
• Durant un appel entrant: Prise
• En cours de communication :
Raccrocher
• Renvoyer
• En cours de communication : Transférer
• Mise en garde
• Durant une mise en garde :
Reprendre
Conférence
• Enregistrer
• Durant un enregistrement : Arrêter
l'enregistrement
Icône et en même temps liste déroulante
pour votre état Présence (avec autres
icônes)
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
11
Introduction
Eléments de l'interface utilisateur
Icône
Fonction
Messages
éventuellement avec le nombre des nouveaux messages figurant à côté entre
parenthèses
Journal
éventuellement avec le nombre des
appels ouverts figurant à côté entre
parenthèses
Répertoires
Configuration
Aide
INFO: La barre d'icônes de myPortal for Outlook figure
également dans chaque contact Outlook, mais avec une étendue
de fonctions réduite.
Menus contextuels
Les menus contextuels proposent des actions correspondant à la situation. Pour
ouvrir un menu contextuel, cliquez l'objet concerné avec le deuxième bouton (en
général celui de droite) de la souris. Dans certains cas, les information du menu
contextuel à propos de l'état Présence peuvent ne pas être affichées si la bande
passante est trop faible, par ex. pour les télétravailleurs.
Infobulles
Les infobulles sont de petites fenêtres servent à myPortal for Desktop à afficher
des informations supplémentaires concernant certains objets de l'interface utilisateur de type graphique (par ex. informations sur les icônes les champs de
saisie ou les touches).
... figurant à la fin d'une identification indique qu'elle est incomplète par manque
de place. L'infobulle s'affiche si vous maintenez le pointeur de la souris un certain
temps sur l'objet concerné.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment lancer manuellement un appel (jusqu'à Outlook 2007)
12
•
Comment lancer manuellement un appel (à partir de Outlook 2010)
•
Comment appeler un contact Outlook (jusqu'à Outlook 2007)
•
Comment appeler un contact Outlook (à partir de Outlook 2010)
•
Comment appeler à partir de la boîte de réception (à partir d'Outlook 2010)
•
Liste des favoris
•
Fenêtres surgissantes
•
Conférences
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Introduction
Aide en ligne
•
Etat Présence
•
Journal
•
Répertoires
•
Gestion des messages Voix
•
Gestion des messages Fax
•
Comment sélectionner la langue de l'interface utilisateur
•
Comment modifier l'interface utilisateur
2.3 Aide en ligne
L'Aide en ligne intégrée décrit les concepts importants et les instructions pour le
comportement pratique.
Navigation
Les boutons de l'Aide en ligne offrent les fonctions suivantes :
•
Contenu
fournit un aperçu sur la structure
•
Index
permet un accès direct à un sujet à l'aide de mots clés
•
Rechercher
vous permet de rechercher un texte complet pour accéder de façon ciblée aux
rubriques correspondantes
Rubriques apparentées
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
13
Installer et démarrer myPortal for Outlook
Comment installer myPortal for Outlook
3 Installer et démarrer myPortal for Outlook
Pour l'installation de myPortal for Outlook, il faut que certaines conditions
matérielles et logicielles soient réunies.
Rubriques apparentées
3.1 Comment installer myPortal for Outlook
Conditions préalables
•
L'administrateur de votre système de communication a mis à votre disposition
le(s) fichier(s) d'installation.
INFO: Vous devez impérativement tenir compte des remarques
figurant dans le fichier ReadMe first.rtf.
Etape par étape
1) Fermez Outlook.
2) Lorsque la fenêtre Gestion des comptes utilisateur s'affiche avec le
message Un programme non identifié souhaite accéder à
l'ordinateur., cliquez sur Autoriser.
3) Exécutez CommunicationsClients.exe.
4) Lorsque la fenêtre Gestion des comptes utilisateur s'affiche avec le
message Un programme non identifié souhaite accéder à
l'ordinateur., cliquez sur Autoriser ou sur Oui.
5) Cliquez deux fois sur Suivant.
6) Cliquez sur Custom.
7) Sélectionnez la fonctionnalité myPortal for Outlook pour installation.
8) Cliquez autant de fois que nécessaire sur Next puis sur Finish et attendez
que l'installation soit terminée.
Étapes suivantes
Démarrez myPortal for Outlook.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment démarrer myPortal for Outlook
14
•
Comment désinstaller myPortal for Outlook
•
Mise à niveau vers OpenScape Office V3
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Installer et démarrer myPortal for Outlook
Comment démarrer myPortal for Outlook
3.2 Comment démarrer myPortal for Outlook
Conditions préalables
•
myPortal for Outlook est installé sur votre PC.
Etape par étape
1) Double-cliquez sur l'icône du programme Outlook pour démarrer Outlook
avec myPortal for Outlook.
INFO: Si vous souhaitez démarrer Outlook sans myPortal for
Outlook, cliquez dans la fenêtre d'enregistrement sur Travailler
hors connexion. Vous pourrez de nouveau utiliser myPortal for
Outlook seulement après le prochain démarrage de Outlook.
Vous ne pouvez démarrer Outlook sans myPortal for Outlook que
si l'enregistrement automatique n'est pas activé.
INFO: L'utilisation simultanée de myPortal for Outlook et de
myPortal for Desktop ou myAttendant sous le même nom d'utilisateur n'est pas supportée.
L'utilisation simultanée de myPortal for Desktop et myAgent sous
le même nom d'utilisateur conduit à des restrictions (voir
myAgent, Mode d'emploiRemarques sur l'utilisation simultanés
de clients).
2) Dans la fenêtre de connexion, dans le champ Nom utilisateur, entrez votre
numéro de téléphone.
3) Indiquez votre Mot de passe. Lors de la première connexion, votre mot de
passe par défaut est 1234. Dans le cas contraire, adressez-vous à votre à
l'administrateur de votre système de communication.
INFO: Lors du premier démarrage d'un PC client vous êtes invité
à modifier votre mot de passe si vous ne l'avez pas fait dans le
menu téléphone de la boîte vocale.
Dans le champ Ancien mot de passe, entrez votre mot de passe
actuel.
Dans les champs Nouveau mot de passe et Valider mot de
passe, entrez le nouveau mot de passe composé exclusivement
de chiffres (au moins six chiffres).
Le nouveau mot de passe s'applique à myPortal for Desktop,
myPortal for Outlook, Fax Printer, myAgent, myReports,
myAttendant ainsi qu'à l'accès téléphonique à votre boîte vocale.
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
15
Installer et démarrer myPortal for Outlook
Comment désinstaller myPortal for Outlook
AVIS: Après cinq entrées incorrectes du mot de passe, l'accès à
tous les clients sera verrouillé. Le déblocage est exclusivement
possible par l'administrateur de votre système de communication.
4) Si vous souhaitez utiliser à l'avenir myPortal for Outlook avec connexion
automatique, cochez la case Enregistrer le mot de passe. La fenêtre de
connexion ne s'affichera plus à l'avenir. Vous pouvez modifier cette option à
tout moment.
AVIS: N'utilisez la connexion automatique que si vous êtes sûr
que d'autres personnes ne peuvent pas accéder à votre compte
utilisateur. Sinon, celles-ci pourraient par ex. consulter vos
messages Voix et Fax ou bien utiliser vos numéros pour appeler
des destinations externes taxées, à votre charge.
5) Lorsque le champ Serveur IP est affiché, entrez l'adresse IP ou le nom du
système de communication ou du serveur UC.
6) Cliquez sur Connexion.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment installer myPortal for Outlook
•
Comment changer le mot de passe
•
Comment désactiver une connexion automatique
•
Comment résoudre le problème : pas de connexion avec le système de
communication (Windows)
•
Comment résoudre le problème : myPortal for Outlook n'est pas chargé
(Outlook 2003)
•
Comment résoudre le problème : myPortal for Outlook n'est pas chargé
(Outlook 2007)
3.3 Comment désinstaller myPortal for Outlook
Etape par étape
1) Fermez Outlook.
INFO: Vous devez impérativement tenir compte des remarques
figurant dans le fichier ReadMe first.rtf.
2) Cliquez dans le Panneau de configuration sur Programmes et fonctionnalités.
3) Dans le menu contextuel de l'entrée myPortal for Outlook, cliquez sur
Modifier.
16
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Installer et démarrer myPortal for Outlook
Mise à jour automatique
4) Cliquez sur Modifier.
5) Sélectionnez la fonctionnalité myPortal for Outlook pour désinstallation.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment installer myPortal for Outlook
3.4 Mise à jour automatique
Les mises à jour automatiques maintiennent les clients à l'état le plus récent.
Si un client détermine qu'il existe une version plus récente que celle actuellement
utilisée, l'actualisation est faite automatiquement ou bien l'utilisateur est informé
de la possibilité d'effectuer une actualisation. Le cas échéant, il s'affiche un
message précisant que l'utilisateur doit fermer une ou plusieurs applications pour
être en mesure d'effectuer la mise à jour automatique.
INFO: Il est recommandé de toujours effectuer les mises à jour
automatiques de nos clients qui sont proposées. Cela s'applique
aussi aux logiciels qui sont nécessaires pour des clients définis.
Rubriques apparentées
3.4.1 Comment effectuer la mise à jour automatique
Conditions préalables
•
Vous avez reçu un message comme : Mise à jour disponible.
Veuilles patienter jusqu'à ce que la mise à jour soit
terminée. Veuillez fermer les programmes suivants afin de
pouvoir poursuivre la mise à jour : [...].
›
Fermez Outlook.
Etape par étape
Étapes suivantes
Une fois la mise à jour automatique terminée, redémarrez myPortal for Outlook.
Rubriques apparentées
3.5 Mise à niveau vers OpenScape Office V3
La mise à niveau vers OpenScape Office V3 exige une procédure différente des
mises à jour habituelles.
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
17
Installer et démarrer myPortal for Outlook
Mise à niveau vers OpenScape Office V3
INFO: Vous devez impérativement tenir compte des remarques
figurant dans le fichier ReadMe first.rtf.
Tous les clients de OpenScape Office V2 doivent être désinstallés. Ensuite il faut
installer la version actuelle des clients. La procédure dépend notamment du
système d'exploitation. Adressez-vous à l'administrateur de votre système de
communications pour obtenir des informations sur la mise à niveau vers
OpenScape Office V3.
Configuration individuelle
Votre configuration individuelle demeure pour l'essentielle la même, à l'exception
des zones ci-après, dans Configuration :
•
Mes Préférences > Représentation
•
My Preferences > Notification
•
Mes Préférences > Divers
Après la mise à jour, vous devriez contrôler la configuration dans ces domaines
et la modifier éventuellement.
Concept de sécurité amélioré
OpenScape Office V3 comprend un concept de sécurité amélioré qui assure la
protection contre les accès non autorisés aux clients OpenScape Office et à la
boîte vocale. Ainsi la protection de vos données personnelles et la protection
contre les fraudes à la taxation (Toll Fraud) sont optimisées.
•
Nouveau mot de passe
Le nouveau mot de passe doit comporter au moins six chiffres et il s'applique
à myAgent, myReports, myAttendant, myPortal for Desktop,
myPortal for Mobile, myPortal for OpenStage, myPortal for Outlook et
Fax Printer ainsi que pour l'accès téléphonique à votre boîte vocale.
Après la mise à niveau, vous serez invité à modifier le mot de passe lors du
premier démarrage d'un PC client OpenScape Office ou lors de la première
consultation par téléphone de votre boîte vocale.
•
Surveillance des tentatives d'entrée du mot de passe
Après cinq entrées incorrectes du mot de passe, l'accès à tous les clients sera
verrouillé. Le déblocage est exclusivement possible par l'administrateur du
système de communication.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment installer myPortal for Outlook
18
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Premiers pas
Mise à niveau vers OpenScape Office V3
4 Premiers pas
Premiers pas décrit les activités qui est recommandé d'effectuer en premier.
Modifier le mot de passe
AVIS: Pour des raisons de sécurité, modifiez votre mot de passe
après la première connexion. Sinon, des personnes étrangères
disposant du mot de passe par défaut pourraient par ex. consulter
vos messages Voix et Fax ou bien utiliser vos numéros pour
appeler des destinations externes taxées, à votre charge.
Sélectionner les paramètres vocaux
Sélectionnez la langue respective de :
•
de l'interface utilisateur myPortal for Outlook
•
Menu et annonces systèmes spécifiques de la boîte vocale
Enregistrer votre annonce de nom
Votre annonce de nom est utilisée comme élément individuel des annonces du
système de communication, par ex. :
•
lorsque votre boîte vocale informe les appelants sur votre état Présence
•
Dans les conférences où vous êtes l'initiateur, pour accueillir les participants
"… vos a invité à participer à une conférence."
•
dans les conférences, pour signaler aux participants votre entrée :
"… participe à la conférence."
Enregistrer votre message d'accueil personnel
Votre message d'accueil personnel est diffusée aux appelants par défaut lorsqu'il
arrivent à votre boîte vocale, par ex. :. "Je ne peux pas momentanément prendre
votre appel…". Il existe les annonces d'accueil personnelles suivantes :
•
Message d'accueil personnel général
•
Annonce d'accueil personnelle si Occupé
•
Message d'accueil personnelle pour Pas de réponse
INFO: Vous pouvez enregistrer d'autres annonces, voir Boîte
vocale.
Définir l'adresse e-mail
Entrez votre adresse e-mail de manière à ce que le système de communication
puisse vous inviter par e-mail à des conférences et vous avertir des nouveaux
messages Voix et messages Fax.
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
19
Premiers pas
Comment sélectionner la langue de l'interface utilisateur
Créer les favoris
Dans la liste des favoris, vous avez en permanence un aperçu de vos contacts
importants avec état Présence ; vous pouvez les appeler par simple clic.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Boîte vocale
4.1 Comment sélectionner la langue de l'interface utilisateur
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Mes Préférences > Représentation.
3) Dans la liste déroulante, sélectionnez la Langue souhaitée.
4) Cliquez sur Sauvegarder.
Étapes suivantes
Quittez Outlook et redémarrez myPortal for Outlook.
Rubriques apparentées
4.2 Comment sélectionner la langue de la boîte vocale
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Communications > Paramètres de messagerie vocale.
3) Dans la liste déroulante Langue de la messagerie vocale, sélectionnez la
langue souhaitée.
4) Cliquez sur Fermer.
Rubriques apparentées
4.3 Comment enregistrer votre annonce de nom
INFO: Vous pouvez enregistrer l'annonce de nom à l'aide du
menu téléphone de la boîte vocale.
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Profils et ensuite sur un profil quelconque.
3) Cliquez sur Enregistrer.
20
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Premiers pas
Comment enregistrer le message d'accueil personnel
4) Dans la liste, cliquez sur l'annonce Mon nom de messagerie vocale.
5) Cliquez sur Enregistrer. La boîte vocale vous appelle désormais sur votre
téléphone.
6) Acceptez l'appel de la boîte vocale.
7) Prononcer votre nom après la tonalité
8) Cliquez sur Arrêter.
9) Si vous souhaitez écouter l'annonce au téléphone, cliquez sur Lecture. Pour
quitter la boucle de lecture, cliquez sur Arrêter.
10) Si vous désirez enregistrer de nouveau votre message, cliquez de nouveau
sur Enregistrer.
11) Cliquez sur Fermer puis sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment enregistrer le message d'accueil personnel
•
Boîte vocale
4.4 Comment enregistrer le message d'accueil personnel
INFO: Vous pouvez aussi enregistrer le message d'accueil
personnel à partir du menu téléphone de la boîte vocale.
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Profils et ensuite sur un profil quelconque.
3) Cliquez sur Enregistrer.
4) Dans la liste des messages, sélectionnez l'une des possibilités suivantes.
•
Si vous souhaitez enregistrer le message d'accueil personnel général,
cliquez sur Mon message d'accueil de messagerie vocale.
•
Si vous souhaitez enregistrer le message d'accueil personnel pour
Occupé, cliquez sur Occupé.
•
Si vous souhaitez enregistrer le message d'accueil personnel pour Pas
de réponse, cliquez sur Pas de réponse.
5) Cliquez sur Enregistrer. La boîte vocale vous appelle désormais sur votre
téléphone.
6) Acceptez l'appel de la boîte vocale.
7) Après la tonalité, enregistrez votre message d'accueil personnel.
8) Cliquez sur Arrêter.
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
21
Premiers pas
Comment définir votre adresse e-mail
9) Si vous souhaitez écouter l'annonce au téléphone, cliquez sur Lecture. Pour
quitter la boucle de lecture, cliquez sur Arrêter.
10) Si vous désirez enregistrer de nouveau votre message, cliquez sur
Enregistrer.
11) Cliquez sur Fermer puis sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment enregistrer votre annonce de nom
•
Boîte vocale
4.5 Comment définir votre adresse e-mail
Conditions préalables
•
L'administrateur de votre système de communication a configuré l'envoi d'emails.
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Données personnelles > Mes détails personnels.
3) Dans E-mail, entrez votre adresse e-mail.
4) Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
4.6 Comment créer une liste des favoris
Etape par étape
1) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur Répertoires > Interne ou Répertoires > Externe.
•
à partir de Outlook 2010 :
Cliquez sur Répertoire interne ou sur Répertoire externe.
•
Dans Outlook, cliquez sur le dossier Contacts.
2) Faites glisser le contact souhaité dans la liste des favoris.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment activer ou désactiver l'affichage de la liste des favoris
•
22
Comment activer ou désactiver le masquage automatique de la liste des
favoris
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Premiers pas
Comment créer une liste des favoris
•
Comment activer ou désactiver l'affichage au premier plan de la liste des
favoris
•
Comment activer ou désactiver le masquage de la liste des favoris en quittant
•
Liste des favoris
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
23
Unified Communications
Etat Présence et Service CallMe
5 Unified Communications
Unified Communications (communications unifiées) correspond à l'intégration de
systèmes, supports, appareils et applications de communication variés dans un
même environnement (par ex. téléphonie, état Présence, messages vocaux et
messagerie instantanée).
Rubriques apparentées
5.1 Etat Présence et Service CallMe
L'état Présence et le service CallMe affichent et optimisent la disponibilité des
abonnés. L'état Présence permet un renvoi d'appel simple en fonction de l'état
ainsi qu'un renvoi d'appel flexible, basé sur une règle, configurable par myPortal
for Desktop ou myPortal for Outlook.
Rubriques apparentées
5.1.1 Etat Présence
L'état Présence indique, dans la liste des favoris, dans le répertoire interne, dans
la salle de conférence virtuelle et dans les annonces de la boîte vocale, la disponibilité des abonnés internes (y compris les abonnés mobiles). De plus, l'état
Présence gère la disponibilité des abonnés internes à l'aide du renvoi d'appel en
fonction de l'état Présence, du renvoi d'appel basé sur une règle et du standard
automatique personnel.
Vous pouvez modifier votre état Présence aussi bien dans myPortal for Outlook
que dans le menu téléphone de la boîte vocale. Lorsque vous désactivez un
renvoi d'appel sur le téléphone, vous revenez à l'état Présence Bureau. Lors de
chaque modification de l'état Présence, sauf pour Bureau et Appelle-moi, vous
définissez le moment prévu de retour à Bureauou Appelle-moi.
La liste déroulante de l'état Présence comprend les icônes suivantes :
24
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Etat Présence et Service CallMe
Icône
Etat Présence
Disponibilité
joignable sur le poste de travail normal
Bureau
Uniquement sélectionnable si
le service Appelle-moi n'est
pas actif. Sinon, Appelle-moi
s'affiche à cet endroit.
joignable sur un autre poste de travail
Appelle-moi
Uniquement sélectionnable si
le service Appelle-moi est
actif. Sinon, Bureau s'affiche
à cet endroit.
Réunion
absent - Renvoi vers la boîte vocale ou renvoi d'appel en fonction de l'état vers un autre
numéro de téléphone
Maladie
absent - Renvoi vers la boîte vocale ou renvoi d'appel en fonction de l'état vers un autre
numéro de téléphone
Pause
absent - Renvoi vers la boîte vocale ou renvoi d'appel en fonction de l'état vers un autre
numéro de téléphone
Déplacement
absent - Renvoi vers la boîte vocale ou renvoi d'appel en fonction de l'état vers un autre
numéro de téléphone
Congé
absent - Renvoi vers la boîte vocale ou renvoi d'appel en fonction de l'état vers un autre
numéro de téléphone
Déjeuner
absent - Renvoi vers la boîte vocale ou renvoi d'appel en fonction de l'état vers un autre
numéro de téléphone
A son domicile
absent - Renvoi vers la boîte vocale ou renvoi d'appel en fonction de l'état vers un autre
numéro de téléphone
Ne pas déranger
absent - Renvoi vers la boîte vocale ou renvoi d'appel en fonction de l'état vers un autre
numéro de téléphone
(non disponible dans Mobility
Entry ou MULAP)
Appelle-moi est affiché dans la liste des favoris et dans le répertoire interne en
tant que Bureau. On y trouve les icônes supplémentaires suivantes :
Icône
Etat Présence ou Connexion
L'abonné est en train de recevoir un appel
L'abonné appelle
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
25
Unified Communications
Etat Présence et Service CallMe
Icône
Etat Présence ou Connexion
L'abonné est en communication
L'état Présence n'est pas visible
Téléphone non connecté
INFO: Pour les participants sans téléphone système (par ex.
RNIS ou analogique), la liste des favoris et le répertoire interne
n'indiquent aucun état Présence, mais uniquement l'état de la
connexion.
Mappage de l'état XMPP depuis l'extérieur
Vous pouvez voir l'état Présence des partenaires de communication externes
XMPP, par ex. dans la liste des favoris ou dans le répertoire externe, dans la
mesure où XMPP est configuré. L'affectation est la suivante (de la gauche vers la
droite) :
état XMPP
représenté en tant qu'état Présence
En ligne
Bureau
NPD
Réunion
Away
Déplacement
Extended Away
Congé
INFO: Les contacts Outlook doivent comporter l'ID XMPP dans
le champ Adresse IM, conformément au modèle suivant :
xmpp:[email protected]
Mappage de l'état Présence vers l'extérieur
Les partenaires de communication XMPP externes peuvent voir leur état XMPP
dans la mesure où XMPP est configuré. L'affectation est la suivante (de la gauche
vers la droite) :
Etat Présence
26
représenté comme état XMPP
Bureau
En ligne
Réunion
NPD
Maladie
Away
Pause
Away
Déplacement
Away
Déjeuner
Away
A son domicile
Away
Congé
Extended Away
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Etat Présence et Service CallMe
Renvoi vers la boîte vocale
Lorsque votre état Présence n'est ni Bureau ni Appelle-moi, le système de
communication renvoie les appels qui vous sont adressés vers la destination de
renvoi configurée (par défaut la boîte vocale) et informe, à l'aide des annonces
correspondant à l'état, sur le type de votre absence et sur la date de retour
prévue.
Texte d'information
Dans votre état Présence actuel, vous pouvez entrer un texte d'information
quelconque, par ex. en cas de réunion "Je suis dans le bureau n° ...". Le texte
d'information est affiché dans la liste des favoris, dans le répertoire interne et
dans la salle de conférence virtuelle. Lorsque votre état Présence est modifié, le
texte d'information est effacé.
Réinitialisation automatique de l'état Présence
Vous pouvez, à la fin prévue de votre absence, réinitialiser automatiquement l'état
Présence sur l'état Bureau. Sinon, le système de communication prolonge l'état
Présence actuel par périodes de 15 minutes jusqu'à ce que vous le modifiez
vous-même.
Visibilité de votre état Présence
Vous pouvez, pour chaque abonné du répertoire interne, déterminer si celui-ci est
autorisé à visualiser votre état Présence autre que Bureau et Appelle-moi ainsi
que la date prévue de votre retour ainsi que le texte d'information éventuellement
entré par vous.
Actualisation automatique de l'état Présence par les rendez-vous Outlook.
Vous pouvez gérer automatiquement votre état Présence à l'aide des rendezvous Outlook (pas ceux refusés ou uniquement proposés, toutefois) en vous
servant de certains mots-clés figurant dans l'objet. Vous avez le choix entre les
calendriers suivants :
•
Calendrier Exchange (sur le serveur Exchange)
L'actualisation automatique de l'état Présence par les rendez-vous Outlook
se produit indépendamment du fait que votre PC soit en service ou non. Pour
cette fonction, l'administrateur doit configurer l'intégration du calendrier
Exchange.
•
Calendrier Outlook
L'actualisation automatique de l'état Présence par les rendez-vous Outlook
nécessite que myPortal for Outlook soit démarré sur votre PC.
Vous pouvez utiliser les mots-clés suivants :
•
Réunion
•
Maladie
•
Pause
•
Déplacement
•
Congé
•
Déjeuner
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
27
Unified Communications
Etat Présence et Service CallMe
•
A son domicile
Les mots-clés dépendent de la langue configurée pour l'interface utilisateur. Les
mots-clés peuvent figurer à n'importe quel endroit de l'objet. Lorsque l'objet
contient plusieurs de ces mots-clés, seul le premier est pris en compte. Lorsque
cette fonction est activée, votre état Présence est automatiquement modifié au
début et à la fin du rendez-vous correspondant. La vérification des rendez-vous
dans le calendrier se produit à intervalles de 30 s.
AVIS: Lorsque vous activez cette fonction, vous devez savoir que
certains rendez-vous Outlook contenant certains mots-clés
peuvent provoquer des modifications non souhaitées de votre
état Présence. Si nécessaire, modifier l'objet.
Définition automatique de rendez-vous Outlook en cas d'absence
Durant votre absence, vous pouvez générer automatiquement certains rendezvous Outlook par modification de votre état Présence. L'objet du rendez-vous
Outlook correspondant se compose de votre état Présence et du texte "(Auto)",
par ex. "Réunion (Auto)". Heure de début et heure de fin du rendez-vous correspondant conformément à vos indications dans myPortal for Outlook. L'heure de
fin du rendez-vous Outlook n'est pas modifiée même en cas de retour en retard.
Vous pouvez déterminer si les rendez-vous Outlook sont enregistrés dans le
fichier PST local ou dans le serveur Exchange. Dans le cas du fichier PST local,
votre Outlook doit être ouvert pour créer des rendez-vous Outlook. Dans le cas
du serveur Exchange, les rendez-vous Outlook sont créés, indépendamment du
fait que votre Outlook est ouvert ou fermé.
Fenêtre surgissante en cas de modification de l'état Présence
Vous pouvez faire afficher dans des fenêtres surgissantes les modifications de
votre état Présence.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Eléments de l'interface utilisateur
28
•
Répertoires
•
Liste des favoris
•
Journal
•
Comment activer ou désactiver l'annonce de votre état Présence pour les
appelants externes
•
Comment activer ou désactiver l'annonce de votre état Présence pour
certains appelants
•
Service CallMe
•
Renvoi d'appel en fonction de l'état
•
Renvoi d'appel basé sur une règle
•
Standard automatique personnel
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Etat Présence et Service CallMe
5.1.1.1 Comment modifier l'état Présence en absent
Etape par étape
1) Cliquez sur l'icône de l'état Présence et ensuite sur l'un des états suivants :
Réunion, Maladie, Pause, Déplacement, Congé, Déjeuner, A son
domicile ou Ne pas déranger.
2) Sélectionner l'une des possibilités suivantes pour déterminer le moment de
votre retour :
•
Cliquez sur l'une des touches avec la durée souhaitée.
•
Sélectionnez une heure et, dans la gestion du calendrier, sélectionnez
une date.
3) Si vous souhaitez entrer un texte d'information à propos de l'état Présence,
entrez ce texte dans le champ de saisie ci-dessus.
4) Cliquez sur OK.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment modifier l'état Présence Au Bureau
•
Comment activer ou désactiver la réinitialisation automatique de l'état
Présence
•
Comment activer le service CallMe
5.1.1.2 Comment modifier l'état Présence Au Bureau
INFO: Vous pouvez aussi revenir à l'état Présence Bureau en
désactivant le renvoi d'appel sur le téléphone.
Etape par étape
1) Cliquez sur l'icône correspondant à l'état Présence puis cliquez sur Bureau.
2) Cliquez sur l'option De retour au bureau.
3) Si vous souhaitez entrer un texte d'information à propos de l'état Présence,
entrez ce texte dans le champ de saisie ci-dessus.
4) Cliquez sur OK.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment modifier l'état Présence en absent
•
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Comment activer ou désactiver la réinitialisation automatique de l'état
Présence
29
Unified Communications
Etat Présence et Service CallMe
5.1.1.3 Comment activer ou désactiver la réinitialisation automatique de l'état Présence
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Mes Préférences > Divers.
3) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si vous souhaitez activer la réinitialisation automatique de l'état Présence
en Bureau, cochez la case Modifier automatiquement l'état en
"Bureau".
•
Si vous souhaitez désactiver la réinitialisation automatique de l'état
Présence en Bureau, décochez la case Modifier automatiquement
l'état en "Bureau".
4) Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment modifier l'état Présence en absent
•
Comment modifier l'état Présence Au Bureau
•
Comment activer le service CallMe
5.1.1.4 Comment modifier la visibilité de votre état Présence pour les autres
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Sensibilité > Visibilité de l'état Présence.
3) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si vous souhaitez rendre visible votre état Présence pour un participant
déterminé, cochez la case de la ligne correspondante.
•
Si vous souhaitez rendre invisible votre état Présence pour un participant
déterminé, décochez la case de la ligne correspondante.
•
Si vous souhaitez rendre visible votre état Présence à tous les participants, cliquez sur Tout sélectionner.
•
Si vous souhaitez rendre invisible votre état Présence pour tous les
abonnés, cliquez sur Désélectionner tout.
4) Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment activer ou désactiver l'annonce de votre état Présence pour
certains appelants
30
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Etat Présence et Service CallMe
•
Comment activer ou désactiver l'annonce de votre état Présence pour les
appelants externes
5.1.1.5 Comment activer ou désactiver l'actualisation automatique de l'état Présence par
les rendez-vous Outlook
Conditions préalables
•
Votre administrateur a configuré l'intégration au calendrier Exchange.
•
Vous avez défini dans myPortal for Outlook une adresse e-mail MS-Exchange
valide.
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Mes Préférences > Connexion Outlook.
3) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si vous voulez activer l'actualisation automatique de l'état Présence par
les rendez-vous Outlook du calendrier Exchange, sélectionnez l'option
Intégration calendrier Exchange.
•
Si vous voulez activer l'actualisation automatique de l'état Présence par
les rendez-vous Outlook du calendrier Outlook, sélectionnez l'option
Intégration calendrier Outlook.
•
Si vous voulez désactiver l'actualisation automatique de l'état Présence
par les rendez-vous Outlook, sélectionnez l'option Pas d'intégration
calendrier.
4) Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment activer ou désactiver la création automatique des rendez-vous
Outlook en cas d'absence
•
Etat Présence - Mots-clé pour RDV
•
Comment définir votre adresse e-mail
5.1.1.6 Comment activer ou désactiver la création automatique des rendez-vous
Outlook en cas d'absence
Conditions préalables
•
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Votre administrateur a configuré l'intégration au calendrier Exchange.
31
Unified Communications
Etat Présence et Service CallMe
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Mes Préférences > Connexion Outlook.
3) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si vous souhaitez activer la création automatique des rendez-vous
Outlook en cas d'absence, cochez la case Calendrier généré automatiquement à partir de mes changements de présence..
•
Si vous souhaitez désactiver la création automatique des rendez-vous
Outlook en cas d'absence, decochez la case Calendrier généré
automatiquement à partir de mes changements de présence.
4) Si vous avez activé l'actualisation du calendrier Outlook par la modification de
votre état Présence, sélectionnez dans la liste déroulante l'une des possibilités suivantes.
•
SI vous souhaitez que les rendez-vous soient enregistrés dans le fichier
PST local, sélectionnez PST local.
•
Si vous souhaitez que les rendez-vous soient enregistrés sur le serveur
Exchange, sélectionnez PST d'Exchange.
5) Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment activer ou désactiver l'actualisation automatique de l'état Présence
par les rendez-vous Outlook
5.1.1.7 Comment activer ou désactiver la fenêtre surgissante en cas de modification de
l'état Présence
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Mes Préférences > Notifications.
3) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si vous souhaitez activer une fenêtre surgissante lors de la modification
de l'état Présence, cochez la case Afficher une fenêtre barre système
lorsque je modifie mon état Présence.
•
Si vous souhaitez désactiver la fenêtre surgissante lors de la modification
de l'état Présence, décochez la case Afficher une fenêtre barre
système lorsque je modifie mon état Présence.
4) Cliquez sur Sauvegarder.
32
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Etat Présence et Service CallMe
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Fenêtres surgissantes
5.1.2 Service CallMe
Le service Appelle-moi (CallMe) permet de définir un téléphone quelconque d'un
poste de travail alternatif en tant que destination Appelle-moi où vous serez
joignable sous votre numéro de téléphone interne. Vous pouvez utiliser le client
UC (par ex. myPortal for Outlook) sur ce poste de travail alternatif comme sur
votre propre bureau et passer des appels sortants à partir de la destination
Appelle-moi.
Appels entrants
Les appels destinés à votre numéro de téléphone interne sont renvoyés vers la
destination Appelle-moi. L'appelant voit s'afficher votre numéro de téléphone
interne. Les appels non répondus sont renvoyés à la boîte vocale au bout de 60
secondes.
Appels sortants
Si, dans un UC client (par ex. myPortal for Outlook), vous composez un numéro,
le système de communication vous appelle tout d'abord sur la destination
Appelle-moi. Lorsque vous répondez à l'appel, le système de communication
appelle la destination souhaitée et vous connecte à elle. Votre numéro de
téléphone interne est affiché chez le destinataire. (One Number Service).
Etat Présence
Lorsque le service CallMe (Appelle-moi) est activé, l'écran du téléphone
concerné affiche "CallMe activé" (ne concerne pas les téléphones analogiques et les téléphones DECT). Les autres abonnés voient comme état
Présence Bureau.
Activation
Vous pouvez activer le service Appelle-moi. De plus, si le service Appelle-moi
était actif auparavant, il est de nouveau activé par la réinitialisation automatique
de l'état Présence après une absence. Les types suivants de destinations
Appelle-moi ne sont pas supportés :
•
Groupe
•
Téléphone renvoyé
Désactiver
Der service Appelle-moi demeure activé jusqu'à la modification de votre état
Présence.
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
33
Unified Communications
Etat Présence et Service CallMe
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Etat Présence
5.1.2.1 Comment activer le service CallMe
Etape par étape
1) Cliquez sur l'icône correspondant à l'état Présence puis cliquez sur Bureau.
2) Cliquez sur l'option Activer le service CallMe
3) Cliquez sur <Aucun numéro sélectionné>.
4) Définissez le numéro de la destination Appelle-moi de l'une des manières
suivantes :
•
Dans la liste déroulante, sélectionnez l'un de vos numéros de téléphone
supplémentaires.
•
Dans la liste déroulante, entrez un numéro d'appel au format canonique
ou au format sélectionnable.
INFO: N'indiquez aucun groupe, ni aucun téléphone renvoyé
comme destination CallMe.
5) Cliquez sur OK.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Formats des numéros d'appel
•
Comment modifier l'état Présence en absent
•
Comment activer ou désactiver la réinitialisation automatique de l'état
Présence
•
Comment définir un numéro supplémentaire
5.1.3 Renvoi d'appel en fonction de l'état
Grâce au renvoi d'appel en fonction de l'état, vous pouvez, en fonction de votre
état Présence, renvoyer l'appelant vers l'un de vos numéros de téléphone supplémentaires ou vers une boîte vocale.
Vous pouvez configurer le renvoi d'appel en fonction de l'état pour tous les états
de présence, sauf pour Bureau, Appelle-moi et Ne pas déranger. Lorsque vous
modifiez votre état Présence, le système de communication active le renvoi
d'appel en direction de la destination configurée pour le cas concerné, par ex.
lorsque vous êtes en déplacement en direction de votre téléphone portable et
durant vos congés en direction de votre représentant.
34
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Etat Présence et Service CallMe
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Etat Présence
•
Renvoi d'appel basé sur une règle
•
Comment définir un numéro supplémentaire
5.1.3.1 Comment configurer le renvoi d'appel en fonction de l'état Présence
Conditions préalables
•
Vous devez avoir configuré au moins un numéro d'appel supplémentaire.
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Call Rules > Destinations de renvoi.
3) Dans la colonne où figure l'état Présence concerné provenant de la liste
déroulante, sélectionnez l'une des destinations suivantes : Néant, Mobile,
Assistant(e), Externe 1, Externe 2, Domicile ou Messages Voix.
4) Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
5.1.4 Renvoi d'appel basé sur une règle
Avec le renvoi d'appel basé sur une règle, vous pouvez effectuer le renvoi d'appel
de manière plus souple que le renvoi d'appel basé sur l'état, grâce à des conditions et des exceptions multiples, par ex. appels de contacts inconnus à votre
boîte vocale.
De plus, le renvoi d'appel basé sur une règle supporte les caractéristiques
suivantes.
•
Destinations quelconques
•
Etat Présence Bureau, Appelle-moi et Ne pas déranger
Avec l'assistant des règles, vous pouvez définir des règles et les activer ou désactiver à tout moment. La règle est uniquement active lorsque votre téléphone n'est
pas renvoyé. Un renvoi d'appel en fonction de l'état (sauf vers la boîte vocale)
désactive le renvoi d'appel basé sur une règle.
Lorsque une règle pour le renvoi d'appel est active, l'écran de votre téléphone
affiche son nom.
A la réception d'un appel entrant, le système de communication vérifie si les
règles actives peuvent s'appliquer, conformément à leur ordre dans l'assistant
des règles. Seule la première règle applicable est exécutée. Dans ce cas, votre
téléphone sonne une fois et ensuite le système de communication renvoie l'appel
vers la destination définie.
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
35
Unified Communications
Etat Présence et Service CallMe
Dans une règle, vous pouvez définir différents types de conditions et d'exceptions
(sauf …). Vous ne pouvez pas définir une condition en même temps que
l'exception de même type. Par exemple, il n'est pas possible de définir une
condition du type "Activé certains jours de la semaine" en même temps qu'une
exception du type "sauf certains jours de la semaine".
Types des conditions et exceptions
•
(sauf) pour un état Présence défini
•
(sauf) de certaines personnes (dans le répertoire interne, dans le répertoire
externe, d'un contact Outlook ou d'un numéro quelconque)
•
(sauf) transmis à vous par certaines personnes (dans le répertoire interne,
dans le répertoire externe, d'un contact Outlook ou d'un numéro quelconque)
•
(Sauf) d'un certain type c.-à-d. Interne, Externe ou Contact inconnu
•
(sauf) à une date définie (également à plusieurs)
•
(sauf) certains jours de la semaine
•
(sauf) entre une date de début et une date de fin définies
•
(sauf) entre une heure de début et une heure de fin définies
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Etat Présence
•
Renvoi d'appel en fonction de l'état
5.1.4.1 Comment ajouter une règle pour le renvoi d'appel
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Call Rules > Moteur de règles.
3) Cliquez sur Nouveau.
4) Cliquez sur Destination.
5) Entrez le numéro de téléphone au format canonique ou au format sélectionnable et cliquez sur OK.
6) Cliquez sur Suivant.
7) Si vous voulez ajouter une condition, cochez la case de la ligne correspondante Lorsque… et cliquez en dessous sur le détail souligné correspondant
(Valeurs de date, Jours de la semaine, Type, Personnes, Date de début,
Date de fin, Heure de début, Heure de fin ou Etat Présence) afin de
spécifier plus précisément la condition dans la boîte de dialogue suivante.
8) Cliquez sur Suivant.
9) Si vous voulez ajouter une exception, cochez la case de la ligne correspondante Sauf lorsque … et cliquez en dessous sur le détail souligné correspondant (Date de début, Date de fin, Valeurs de date, Heure de début,
36
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Etat Présence et Service CallMe
Heure de fin, Jours de la semaine, Personnes, Etat Présence ou Type)
afin de spécifier plus précisément l'exception dans la boîte de dialogue
suivante.
10) Cliquez deux fois sur Suivant.
11) Entrez le Nom de la règle (15 caractères au maximum).
12) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si la règle doit s'appliquer immédiatement, cochez la case Cette règle
est active.
•
Si la règle ne doit pas s'appliquer immédiatement, décochez la case
Cette règle est active.
13) Cliquez deux fois sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Formats des numéros d'appel
•
Comment modifier la règle pour le renvoi d'appel
•
Comment copier la règle pour le renvoi d'appel
•
Comment renommer une règle pour le renvoi d'appel
•
Comment supprimer la règle pour le renvoi d'appel
•
Comment modifier l'ordre des règles pour le renvoi d'appel
5.1.4.2 Comment modifier la règle pour le renvoi d'appel
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Call Rules > Moteur de règles.
3) Cliquez sur la règle correspondante puis sur Modifier.
4) Si vous souhaitez modifier le numéro, cliquez ci-après sur le numéro
souligné, entrer le numéro au format canonique ou au format sélectionnable
et cliquez sur OK.
5) Cliquez sur Suivant.
6) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
•
Si vous voulez ajouter une condition, cochez la case de la ligne correspondante Lorsque… et cliquez en dessous sur le détail souligné correspondant (Valeurs de date, Jours de la semaine, Type, Personnes,
Date de début, Date de fin, Heure de début, Heure de fin ou Etat
Présence) afin de spécifier plus précisément la condition dans la boîte de
dialogue suivante.
•
Si vous voulez modifier une condition, cliquez en dessous sur le détail
souligné correspondant (Valeurs de date, Jours de la semaine, Type,
Personnes, Date de début, Date de fin, Heure de début, Heure de fin
37
Unified Communications
Etat Présence et Service CallMe
ou Présence) afin de spécifier plus précisément la condition dans la boîte
de dialogue suivante.
•
Si vous voulez supprilmer une condition, dans la ligne correspondante
Lorsque…, décochez la case.
7) Cliquez sur Suivant.
8) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si vous voulez ajouter une exception, cochez la case de la ligne correspondante Sauf lorsque … et cliquez en dessous sur le détail souligné
correspondant (Date de début, Date de fin, Valeurs de date, Heure de
début, Heure de fin, Jours de la semaine, Personnes, Etat Présence
ou Type) afin de spécifier plus précisément l'exception dans la boîte de
dialogue suivante.
•
Si vous voulez modifier une exception, cliquez en dessous sur le détail
souligné correspondant(Date de début, Date de fin, Valeurs de date,
Heure de début, Heure de fin, Jours de la semaine, Personnes,
Présence ou Type) afin de spécifier plus précisément l'exception dans la
boîte de dialogue suivante.
•
Si vous voulez supprimer une exception, dans la ligne correspondante
Sauf lorsque…, décochez la case.
9) Cliquez deux fois sur Suivant.
10) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si la règle doit s'appliquer immédiatement, cochez la case Cette règle
est active.
•
Si vous voulez que la règle ne s'applique pas, décochez la case Cette
règle est active.
11) Cliquez deux fois sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Formats des numéros d'appel
•
Comment ajouter une règle pour le renvoi d'appel
•
Comment copier la règle pour le renvoi d'appel
•
Comment renommer une règle pour le renvoi d'appel
•
Comment supprimer la règle pour le renvoi d'appel
•
Comment modifier l'ordre des règles pour le renvoi d'appel
5.1.4.3 Comment copier la règle pour le renvoi d'appel
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Call Rules > Moteur de règles.
38
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Etat Présence et Service CallMe
3) Cliquez sur la règle correspondante puis sur Copier.
4) Entrez le nom de la nouvelle règle (15 caractères maxi.) et cliquez sur OK.
5) Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment ajouter une règle pour le renvoi d'appel
•
Comment modifier la règle pour le renvoi d'appel
•
Comment renommer une règle pour le renvoi d'appel
•
Comment supprimer la règle pour le renvoi d'appel
•
Comment modifier l'ordre des règles pour le renvoi d'appel
5.1.4.4 Comment renommer une règle pour le renvoi d'appel
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Call Rules > Moteur de règles.
3) Cliquez sur la règle correspondante puis sur Renommer.
4) Entrez le nouveau nom de la règle (15 caractères maxi.) et cliquez sur OK.
5) Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment ajouter une règle pour le renvoi d'appel
•
Comment modifier la règle pour le renvoi d'appel
•
Comment copier la règle pour le renvoi d'appel
•
Comment supprimer la règle pour le renvoi d'appel
•
Comment modifier l'ordre des règles pour le renvoi d'appel
5.1.4.5 Comment supprimer la règle pour le renvoi d'appel
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Call Rules > Moteur de règles.
3) Cliquez sur la règle correspondante puis sur Enlever.
4) Cliquez sur Oui puis sur OK.
5) Cliquez sur Sauvegarder.
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
39
Unified Communications
Répertoires et Journal
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment ajouter une règle pour le renvoi d'appel
•
Comment modifier la règle pour le renvoi d'appel
•
Comment copier la règle pour le renvoi d'appel
•
Comment renommer une règle pour le renvoi d'appel
•
Comment modifier l'ordre des règles pour le renvoi d'appel
5.1.4.6 Comment modifier l'ordre des règles pour le renvoi d'appel
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Call Rules > Moteur de règles.
3) Cliquez sur la règle que vous voulez déplacer.
4) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si vous souhaitez déplacer une règle d'une position vers l'avant dans la
séquence, cliquez sur Vers le haut.
•
Si vous souhaitez déplacer une règle d'une position vers l'arrière dans la
séquence, cliquez sur Vers le bas.
5) Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment ajouter une règle pour le renvoi d'appel
•
Comment modifier la règle pour le renvoi d'appel
•
Comment copier la règle pour le renvoi d'appel
•
Comment renommer une règle pour le renvoi d'appel
•
Comment supprimer la règle pour le renvoi d'appel
5.2 Répertoires et Journal
Les répertoires, la liste des favoris et le journal organisent les contacts et appels.
Rubriques apparentées
5.2.1 Répertoires
Les répertoires organisent leurs contacts.
40
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Répertoires et Journal
myPortal for Outlook fonctionne avec les répertoires suivants, qui supportent les
fonctions ci-après.
Icône
Répertoire
Appeler Rechercher le
nom de
l'appelant
Contacts Outlook
Envoyer un
message instantané
ajouter à la liste
des favoris
Ajouter à la
conférence
x
x
x (XMPP)
x
x
Répertoire interne (icône pour le téléx
phone système conformément à l'état Présence actuel) :
x
x
x
x
x
x
-
x
x
x
x
-
x
x
Comprend les abonnés et groupes
internes pour lesquels l'affichage dans le
système est activé avec leur état Présence (uniquement téléphones système)
et leurs numéros de téléphone supplémentaires, dans la mesure où l'abonné les
rend visibles aux autres. Lorsque un utilisateur est absent, vous voyez le moment
prévu de retour dans la colonne Date/
Heure, à condition que cet utilisateur vous
autorise à visualiser son état Présence.
De plus, il est affiché le texte d'information
éventuellement créé par l'abonné.
Répertoire externe :
Il contient les contacts provenant d'un
répertoire d'entreprise ainsi que, éventuellement, provenant d'un dossier Exchange
public (non utilisable avec Office 365) et il
doit être configuré par l'administrateur du
système de communication.
Répertoire hors ligne externe :
Comprend les contacts du répertoire
d'entreprise LDAP et doit être configuré
par l'administrateur du système de communication. Le répertoire hors ligne
externe n'est utilisé que lors de la
recherche.
INFO: Entrez toujours les numéros de téléphone au format
canonique dans les répertoires.
Détails des contacts
La vue de la liste des contacts montre, selon le répertoire, les différents détails
suivants : Poste, Date / Heure, Nom de famille, Prénom, Mobile, Assistant(e),
Externe, Tél. domicile 1, Tél. professionnel 1, Tél. professionnel 2, Fax, EMail, ID XMPP, Département, Site, Société, ID Client.
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
41
Unified Communications
Répertoires et Journal
Recherche simple
Dans les répertoires, y compris vos contacts Outlook, vous pouvez effectuer une
recherche par Prénom, par Nom de famille ou par Numéro. La recherche est
effectuée dans les répertoires selon l'ordre indiqué dans le tableau ci-dessus. La
recherche est possible avec un mot complet comme avec une partie de mot, par
exemple une partie de numéro d'appel. Les options de recherche paramétrées
sont conservées par la suite jusqu'à modification. Tous les termes de recherche
utilisés sont sauvegardés. Vous pouvez effacer la liste des termes de recherche
utilisés.
Recherche étendue
Vous pouvez rechercher de manière ciblée dans les champs Titre, Prénom, Nom
de famille, Société, Poste, Tél. société., Tél. professionnel 1, Tél.
professionnel 2, Tél. domicile 1, Tél. domicile 2, Numéro mobile : et E-mail
et limiter le nombre maximum de résultats.
Tri
Vous pouvez trier les contacts d'un répertoire à l'aide d'une colonne, par ordre
alphanumérique croissant ou décroissant. Le tri effectué dans un répertoire est
conservé après fermeture du répertoire.
Zoomer une entrée
Dans la colonne servant au tri, vous pouvez zoomer une entrée, caractère par
caractère. Vous passez ainsi, en fonction des lettres, au premier nom de famille
commençant par "Sen". Vous pouvez aussi utiliser cette méthode dans le résultat
d'une recherche.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Eléments de l'interface utilisateur
42
•
Comment intercepter un appel pour un autre abonné
•
Comment appeler à partir d'un répertoire
•
Comment activer ou désactiver l'ouverture du contact Outlook pour les appels
entrants
•
Comment envoyer un message instantané
•
Comment ajouter un contact à la liste des favoris
•
Comment ajouter aux contacts Outlook un contact du journal
•
Comment ajouter un participant à la conférence
•
Liste des favoris
•
Fenêtres surgissantes
•
Etat Présence
•
Configuration
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Répertoires et Journal
5.2.1.1 Comment rechercher dans les répertoires
Etape par étape
1) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur Répertoires > Rechercher.
•
à partir de Outlook 2010 :
Dans Répertoires cliquez sur Rechercher.
2) Si nécessaire, cliquez sur Options pour afficher les options de recherche.
3) Sélectionner l'une des options de recherche suivantes :
•
Si vous souhaitez rechercher un mot complet, cochez la case Correspondance Mot complet.
•
Si vous recherchez une partie de pot, décochez la case Correspondance Mot complet.
4) Si nécessaire, cliquez sur Avancé pour passer de la recherche simple à le
recherche avancée.
5) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si vous souhaitez effectuer une recherche simple, entrez dans le champ
de saisie un terme de recherche et cliquez sur Rechercher. Lorsque la
recherche aboutit, myPortal for Outlook affiche une liste de ces résultats.
•
Si vous souhaitez effectuer une recherche étendue, cliquez sur Etendue,
entrez dans le champ correspondant un terme de recherche et cliquez sur
Rechercher. Lorsque la recherche aboutit, myPortal for Outlook affiche
une liste de ces résultats.
6) Si vous souhaitez annuler la recherche en cours, cliquez sur Arrêter.
7) Si vous souhaitez effacer la liste des termes de recherche utilisés, cliquez sur
Effacer l'historique.
8) Cliquez sur Fermer.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment ajouter un contact à la liste des favoris
5.2.1.2 Comment effectuer une recherche rapide par nom
Etape par étape
1) Dans la liste déroulante des numéros de téléphone, entrez un nom comme
terme de recherche.
2) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
43
Unified Communications
Répertoires et Journal
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Appuyez sur la touche Entrée.
•
à partir de Outlook 2010 :
Cliquez sur l'icône Rechercher.
Rubriques apparentées
5.2.1.3 Comment trier le répertoire
Etape par étape
1) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur Répertoires > Interne ou Répertoires > Externe.
•
à partir de Outlook 2010 :
Cliquez sur Répertoire interne ou sur Répertoire externe.
2) Cliquez sur l'un des titres de colonne, par ex. Nom de famille afin de trier les
contacts selon ce critère, par ordre alphanumérique croissant.
3) Si vous souhaitez inverser l'ordre de tri, cliquez une nouvelle fois sur le titre
de la colonne.
4) Si vous souhaitez aller à la première entrée de la colonne tirée, qui
commence par un caractère spécifique, cliquez sur un contact quelconque du
répertoire et entrez le caractère recherché.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment "zoomer" l'entrée
5.2.1.4 Comment "zoomer" l'entrée
Conditions préalables
•
La liste est triée selon la colonne dans laquelle vous souhaitez "zoomer" une
entrée.
Vous pouvez utiliser cette fonction par ex. dans un répertoire ou un journal.
Etape par étape
›
Indiquez les premiers caractères du résultat recherché.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment trier le répertoire
44
•
Journal
•
Comment trier le journal
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Répertoires et Journal
5.2.1.5 Comment activer ou désactiver la recherche des noms d'appelant dans les
contacts Outlook
Conditions préalables
•
Vous travaillez sous Windows.
•
Votre administrateur a configuré l'intégration au calendrier Exchange.
•
Vous avez défini dans myPortal for Outlook une adresse e-mail MS-Exchange
valide.
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Mes Préférences > Connexion Outlook.
3) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si vous souhaitez activer la recherche des noms d'appelant dans les
contacts Outlook, cochez la case Lors de la recherche des informations sur l'appelant, les emplacements d'enregistrement Outlook
suivants sont utilisés et indiquez à droite le nom du dossier comportant
les contacts souhaités, par ex. \\Mailbox - Dubios,
Natalie\Contacts.
•
Si vous souhaitez désactiver la recherche des nombres d'appelant dans
les contacts Outlook, décochez la case Lors de la recherche des informations sur l'appelant, les emplacements d'enregistrement Outlook
suivants sont utilisés.
4) Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
5.2.2 Liste des favoris
Dans la liste des favoris, vous avez en permanence un aperçu des contacts
sélectionnés. Cela vous permet de les appeler de manière très simple. Tous les
utilisateurs internes (avec téléphone système) ainsi que les partenaire de
communication XMPP externes sont indiqués avec leur état Présence, vous
pouvez les contacter à l'aide d'un message immédiat.
Vous pouvez ajouter à la liste des favoris des contacts provenant de tous les
répertoires ainsi que des contacts Outlook. Pour les favoris qui ne proviennent
pas du répertoire interne, à la place de l'icône correspondant à l'état Présence,
figure une icône indiquant la source du contact.
La liste des favoris gère les contacts en groupes. Les groupes peuvent euxmêmes contenir des groupes Il est possible de trier les contacts de tous les
groupes par prénom, par nom ou selon leur ordre d'origine.
En cas d'absence d'un utilisateur interne, vous êtes informé du moment prévu de
son retour lorsque vous positionnez le pointeur de la souris sur son entrée, à
condition que cet utilisateur vous autorise à visualiser son état Présent.
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
45
Unified Communications
Répertoires et Journal
Pour les favoris disposant de plusieurs numéros de téléphone, vous pouvez
définir un numéro standard, qui vous sert à appeler le contact. Le numéro par
défaut d'un favori est reconnaissable dans le menu contextuel à l'icône avec case
cochée.
Par défaut, la liste des favoris s'affiche dans le coin gauche en haute de l'écran.
Lorsqu'elle est réduite, elle est signalée par l'icône de la barre des tâches "my
Favorites".
La liste des favoris offre différentes options d'affichage. Vous pouvez les modifier
dans le menu contextuel de l'icône, en haut à gauche dans la liste des favoris.
Afficher la liste des favoris
Vous pouvez activer ou désactiver l'affichage de la liste des favoris.
Toujours au premier plan
Vous pouvez toujours afficher au premier plan la liste des favoris ou bien la
réduire puis la visualiser de nouveau à l'aide de l'icône de la barre des tâches.
L'icône de la barre des tâches correspondant à la liste des favoris comporte un
menu contextuel.
Masquer automatiquement
Vous pouvez activer le masquage automatique de la liste des favoris dès que le
pointeur de la souris quitte cette liste et activer l'affichage automatique de la liste
dès que le pointeur de la souris se trouve sur le bord d'écran vertical près de la
liste des favoris masquée. Si vous activez cette fonction, la liste des favoris est
ancrée au bord gauche ou au bord droit de l'écran. De plus, avec cette fonction,
l'option Favoris toujours au premier plan est toujours automatiquement active.
Lorsqu'il existe plusieurs afficheurs, la fonction est uniquement disponible sur
l'afficheur primaire.
Transparent
Vous pouvez activer l'affichage automatique semi-transparent de la liste des
favoris dès que le pointeur de la souris quitte cette liste, et activer l'affichage
automatique dès que le pointeur revient dans la liste des favoris.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Eléments de l'interface utilisateur
46
•
Comment intercepter un appel pour un autre abonné
•
Comment créer une liste des favoris
•
Répertoires
•
Comment appeler à partir de la liste des favoris
•
Comment ajouter un participant à la conférence
•
Comment envoyer un message instantané
•
Etat Présence
•
Configuration
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Répertoires et Journal
5.2.2.1 Comment ajouter un groupe à la liste des favoris
Etape par étape
1) Dans la liste des favoris, dans une place libre, dans le menu contextuel,
cliquez sur Ajouter un groupe de Favoris.
2) Dans le champ de saisie, entrez le nom souhaité pour le groupe.
3) Cliquez sur OK.
Étapes suivantes
Ajoutez des contacts à la liste des favoris.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment ajouter un contact à la liste des favoris
•
Comment effacer un groupe dans la liste des favoris
•
Comment renommer un groupe dans la liste des favoris
5.2.2.2 Comment renommer un groupe dans la liste des favoris
Etape par étape
1) Dans la liste des favoris, dans le nom de groupe concerné, dans le menu
contextuel, cliquez sur Renommer le groupe.
2) Dans le champ de saisie, entrez le nom souhaité pour le groupe.
3) Cliquez sur OK.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment ajouter un groupe à la liste des favoris
•
Comment effacer un groupe dans la liste des favoris
5.2.2.3 Comment effacer un groupe dans la liste des favoris
Etape par étape
›
Dans la liste des favoris, dans le nom de groupe concerné, dans le menu
contextuel, cliquez sur Supprimer le groupe de Favoris.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment ajouter un groupe à la liste des favoris
•
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Comment renommer un groupe dans la liste des favoris
47
Unified Communications
Répertoires et Journal
5.2.2.4 Comment ajouter un contact à la liste des favoris
Conditions préalables
•
La liste des favoris comprend au moins un groupe.
Etape par étape
1) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur Répertoires > Interne ou Répertoires > Externe.
•
à partir de Outlook 2010 :
Cliquez sur Répertoire interne ou sur Répertoire externe.
•
Effectuez une recherche dans les répertoires, voir Comment rechercher
dans les répertoires.
•
Dans Outlook, cliquez sur le dossier Contacts.
2) Faites glisser le contact souhaité dans la liste des favoris.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Répertoires
•
Comment rechercher dans les répertoires
•
Comment définir un numéro par défaut pour un favori
•
Comment ajouter un groupe à la liste des favoris
•
Comment effacer un contact dans la liste des favoris
5.2.2.5 Comment effacer un contact dans la liste des favoris
Etape par étape
›
Dans la liste des favoris, dans le contact concerné, dans le menu contextuel,
cliquez sur Supprimer les Favoris.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment ajouter un contact à la liste des favoris
5.2.2.6 Comment modifier le tri de la liste des favoris
Etape par étape
›
48
Dans la liste des favoris, dans une place libre, dans le menu contextuel,
cliquez sur l'une des entrées suivantes :
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Répertoires et Journal
•
Trier par Prénom
•
Trier par Nom de famille
•
Trier par Défini par l'utilisateur pour l'ordre d'origine
Rubriques apparentées
5.2.2.7 Comment définir un numéro par défaut pour un favori
Etape par étape
1) Dans la liste des favoris, dans le contact concerné, dans le menu contextuel,
cliquez sur Standard.
2) Dans la liste déroulante, sélectionnez le numéro que vous voulez utiliser par
défaut pour ce favori.
3) Cliquez sur OK.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment ajouter un contact à la liste des favoris
•
Comment appeler à partir de la liste des favoris
5.2.2.8 Comment activer ou désactiver l'affichage de la liste des favoris
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Mes Préférences > Représentation.
3) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si vous souhaitez afficher la liste des favoris, cochez la case Afficher les
Favoris.
•
Si vous ne souhaitez pas que la liste des favoris s'affiche, décochez la
case Afficher les Favoris.
4) Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment créer une liste des favoris
•
Comment activer ou désactiver le masquage automatique de la liste des
favoris
•
Comment activer ou désactiver l'affichage au premier plan de la liste des
favoris
•
Comment activer ou désactiver le masquage de la liste des favoris en quittant
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
49
Unified Communications
Répertoires et Journal
5.2.2.9 Comment activer ou désactiver le masquage automatique de la liste des favoris
Ne pas activer le masquage automatique de la liste des favoris pour un client
Citrix car sinon celle-ci n'est pas visible.
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Mes Préférences > Représentation.
3) Dans la liste déroulante Masquage automatique, sélectionner l'une des
possibilités suivantes :
•
Si vous souhaitez masquer automatiquement la liste des favoris, sélectionnez Masquer à gauche ou Masquer à droite.
•
Si vous ne souhaitez pas masquer automatiquement la liste des favoris,
sélectionnez Ne pas masquer.
4) Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment créer une liste des favoris
•
Comment activer ou désactiver l'affichage de la liste des favoris
•
Comment activer ou désactiver l'affichage au premier plan de la liste des
favoris
•
Comment activer ou désactiver le masquage de la liste des favoris en quittant
5.2.2.10 Comment activer ou désactiver l'affichage au premier plan de la liste des favoris
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Mes Préférences > Représentation.
3) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si vous voulez que la liste des favoris s'affiche toujours au premier plan,
cochez la case Toujours au premier plan.
•
Si vous voulez pas que la liste des favoris s'affiche toujours au premier
plan, décochez la case Toujours au premier plan.
4) Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment créer une liste des favoris
•
50
Comment activer ou désactiver l'affichage de la liste des favoris
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Répertoires et Journal
•
Comment activer ou désactiver le masquage automatique de la liste des
favoris
•
Comment activer ou désactiver le masquage de la liste des favoris en quittant
5.2.2.11 Comment activer ou désactiver le masquage de la liste des favoris en quittant
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Mes Préférences > Représentation.
3) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si vous souhaitez masquer la liste des favoris non utilisée, cochez la case
Masquer les favoris.
•
Si vous ne souhaitez pas masquer la liste des favoris non utilisée,
décochez la case Masquer les favoris.
4) Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment créer une liste des favoris
•
Comment activer ou désactiver l'affichage de la liste des favoris
•
Comment activer ou désactiver le masquage automatique de la liste des
favoris
•
Comment activer ou désactiver l'affichage au premier plan de la liste des
favoris
5.2.3 Journal
Le journal correspond à la liste de tous vos appels entrants et sortants. A partir
du journal, vous pouvez rappeler rapidement et de manière simple les contacts
ou répondre aux appels perdus.
Dossiers pour les types d'appel
Les appels sont répartis dans les dossiers suivants :
•
Ouverts
Contient les appels manqués non répondus pour lesquels un numéro a été
déterminé. Dès que vous répondez à l'un de ces appels, toutes les entrées
correspondant au numéro appelé sont supprimées.
•
Tous les appels
•
Manqués
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
51
Unified Communications
Répertoires et Journal
INFO: Pour être informé des appels manqués par des fenêtres
surgissantes, désactivez la fonction Fermer les fenêtres surgissantes à la fin de l'appel.
•
Acceptés
•
Interne
•
Externe
•
Entrant
•
Sortant
•
Programmé
Contient les appels programmés par vous à certains moments (rendez-vous).
La fonctionnalité Appels programmés n'est pas disponible pour les agents du
Centre de contacts. Pour que le système de communication effectue un appel
programmé, il faut que myPortal ou myPortal for Outlook soit ouvert au
moment du rendez-vous, que votre état de Présence soit Bureau ou Appellemoi; de plus, vous devez confirmer l'exécution de l'appel dans une boîte de
dialogue. Si vous êtes occupé au moment d'un appel programmé, le système
de communication réserve l'appel programmé jusqu'à ce que vous soyez de
nouveau libre. myPortal for Outlook vous indique à la fin les éventuels appels
programmés à venir. Lors du démarrage, myPortal for Outlook vous indique
les éventuels rendez-vous déjà dépassés concernant des appels
programmés. Vous pouvez alors les effacer ou bien les enregistrer à une
autre date (rendez-vous).
Regroupement par période de temps
Les appels de tous les dossiers sont groupés selon le même critère, sélectionnable par vous :
•
Date (par ex. Aujourd'hui, Hier, etc., La semaine dernière, Il y a 2
semaine(s), Il y a 3 semaine(s), Le mois dernier et Antérieur)
•
Numéro de téléphone
•
Nom de famille, Prénom
•
Prénom, Nom de famille
•
Société
A droite de la désignation du groupe figure entre parenthèses le nombre des
entrées journal reçues.
Détails de l'appel
Chaque appel est affiché avec Date et Heure et, si disponible, avec le Numéro.
Si, en plus du numéro d'appel, le répertoire contient d'autres informations comme
Nom de famille, Prénom et Société, elles sont également affichées. Sont
également affichés dans la plupart des dossiers : Sens, Durée et la colonne
Communication terminée.
52
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Répertoires et Journal
Faisceau
Signification
Entrant
Sortant
Communication terminée
Signification
L'appel a abouti et a reçu une réponse.
Tri
Dans le journal, vous pouvez trier les appels selon une colonne (sauf Sens), par
ordre alphanumérique croissant ou décroissant. Le sens indiqué par le triangle
dans le titre de la colonne indique s'il s'agit d'un tri croissant ou décroissant. Le tri
du journal est conservé après la fermeture.
Zoomer une entrée
Dans la colonne servant au tri, vous pouvez zoomer une entrée, caractère par
caractère. Vous passez ainsi, en fonction des lettres, au premier nom de famille
commençant par "Sen". Vous pouvez aussi utiliser cette méthode dans le résultat
d'une recherche.
Durée de conservation
Le système de communication sauvegarde les appels dans le journal pour une
durée maximale limitée, configurable par l'administrateur. En tant qu'abonné,
vous pouvez réduire cette durée. Une fois cette durée de conservation écoulée,
le système de communication efface automatiquement les entrées correspondantes.
Exporter
Vous pouvez exporter les données journal du jour actuel manuellement ou
automatiquement dans un fichier CSV. Vous pouvez choisir librement l'emplacement d'enregistrement du fichier CSV. Dès qu'une exportation manuelle est
terminée, une fenêtre s'affiche avec un lien vers le fichier CSV généré avec les
données journal exportées.
L'exportation automatique est effectuée :
•
à la fin de
•
à minuit, si est activé
Le fichier porte un nom selon le schéma <Numéro de téléphone><yyyymmdd>.csv. Si le fichier existe déjà, les données sont ajoutées. Le fichier
contient les données journal de tous les types d'appel sauf Ouverts et
Programmés dans les champs suivants : Date de début, Heure de début, Date
de fin, Heure de fin, De, A l'attention de, Prénom, Nom de famille, Société,
Faisceau, Durée, Etat et Domaine.
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
53
Unified Communications
Répertoires et Journal
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Eléments de l'interface utilisateur
•
Comment appeler à partir du journal
•
Comment "zoomer" l'entrée
•
Comment activer ou désactiver la fermeture des fenêtres surgissantes à la fin
de la communication
•
Etat Présence
5.2.3.1 Comment trier le journal
Etape par étape
1) Cliquez sur l'icône Journal.
2) Cliquez sur un des groupes Ouverts, Tous les appels, Manqués,
Répondus, Internes, Externes, Entrants, Sortants ou Programmés.
3) Cliquez si nécessaire sur le triangle à gauche situé à gauche du groupe
concerné afin d'ouvrir les entrées journal correspondantes.
4) Cliquez sur l'un des titres de colonne, par ex. :. Nom de famille pour trier les
entrées du journal selon ce critère, par ordre alphanumérique croissant.
5) Si vous souhaitez inverser l'ordre de tri, cliquez une nouvelle fois sur le titre
de la colonne.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment grouper les entrées de journal
•
Comment "zoomer" l'entrée
5.2.3.2 Comment grouper les entrées de journal
Etape par étape
1) Cliquez sur l'icône Journal.
2) Cliquez sur un des groupes Ouverts, Tous les appels, Manqués,
Répondus, Internes, Externes, Entrants ou Sortants.
3) Dans le menu contextuel de l'un des titres de colonne quelconque, sélectionnez l'une des possibilités suivantes.
54
•
Grouper par : date
•
Grouper par : numéro de téléphone
•
Grouper par : nom de famille, prénom
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Répertoires et Journal
•
Grouper par : prénom, nom de famille
•
Grouper par : société
4) Cliquez sur le triangle situé à gauche du groupe concerné pour afficher les
entrées de journal correspondantes.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment trier le journal
5.2.3.3 Comment effacer les entrées de journal
Etape par étape
1) Cliquez sur l'icône Journal.
2) Cliquez sur un des groupes Ouverts, Tous les appels, Manqués,
Répondus, Internes, Externes, Entrants ou Sortants.
3) Double-cliquez si nécessaire sur le triangle situé à gauche du groupe
concerné afin d'ouvrir les entrées journal correspondantes.
4) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Pour supprimer une entrée, cliquer sur l'entrée concernée.
•
Si vous voulez supprimer plusieurs entrées d'un groupe, sélectionnez les
entrées concernées.
•
Si vous voulez supprimer toutes les entrées d'un groupe, cliquer sur le
groupe concerné.
•
Si vous voulez supprimer toutes les entrées de plusieurs groupes, sélectionner les groupes concernés.
•
Si vous voulez supprimer toutes les entrées de tous les groupes, sélectionner tous les groupes.
5) Dans le menu contextuel, sélectionnez Effacer.
6) Cliquez sur Oui.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment modifier la durée de conservation des entrées du journal
5.2.3.4 Comment modifier la durée de conservation des entrées du journal
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Mes Préférences > Divers.
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
55
Unified Communications
Répertoires et Journal
3) Dans le champ Conserver l'historique des appels pour, indiquez la durée
de conservation souhaitée en jours.
4) Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment effacer les entrées de journal
5.2.3.5 Comment ajouter un appel programmé
Conditions préalables
•
Vous n'êtes pas un agent du Centre d'appels.
Etape par étape
1) Cliquez sur l'icône Journal.
2) Cliquez sur le groupe Programmé.
3) Cliquez sur Nouveau.
INFO: Avec Outlook 2010, à la place des opérations indiquées
précédemment, vous pouvez, dans la boîte de réception Outlook,
dans un e-mail Outlook ou dans les contacts Outlook, pour le nom
correspondant, dans le menu contextuel, cliquer sur myPortal >
Appel planifié.
4) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Dans la liste déroulante Numéro, entrez le numéro d'appel au format
canonique ou au format sélectionnable.
•
Dans la liste déroulante Numéro, sélectionnez un numéro et appuyez sur
la toucheEntrée.
5) Dans Heure planifiée, sélectionnez l'heure dans le champ de liste et sélectionnez la date dans l'élément de gestion du calendrier.
6) Si vous souhaitez entrer un texte pour l'appel programmé, entrez-le dans le
champ Notes.
7) Cliquez sur OK.
INFO: Lorsque vous ne pouvez pas joindre actuellement le
correspondant, vous pouvez programmer un appel ultérieur, à
partir de la fenêtre surgissante.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment modifier un appel programmé
56
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Répertoires et Journal
•
Comment effacer un appel programmé
•
Fenêtres surgissantes
5.2.3.6 Comment modifier un appel programmé
Conditions préalables
•
Vous n'êtes pas un agent du Centre d'appels.
Etape par étape
1) Cliquez sur l'icône Journal.
2) Cliquez sur le groupe Programmé.
3) Cliquez sur l'entrée correspondante.
4) Cliquez sur Modifier.
5) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Dans la liste déroulante Numéro, entrez le numéro d'appel au format
canonique ou au format sélectionnable.
•
Dans la liste déroulante Numéro, sélectionnez un numéro et appuyez sur
la toucheEntrée.
6) Dans Heure planifiée, sélectionnez l'heure dans le champ de liste et sélectionnez la date dans l'élément de gestion du calendrier.
7) Si vous souhaitez entrer un texte pour l'appel programmé, entrez-le dans le
champ Notes.
8) Cliquez sur OK.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment ajouter un appel programmé
•
Comment effacer un appel programmé
5.2.3.7 Comment effacer un appel programmé
Conditions préalables
•
Vous n'êtes pas un agent du Centre d'appels.
Etape par étape
1) Cliquez sur l'icône Journal.
2) Cliquez sur le groupe Programmé.
3) Cliquez sur l'entrée correspondante.
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
57
Unified Communications
Répertoires et Journal
4) Cliquez sur Effacer.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment ajouter un appel programmé
•
Comment modifier un appel programmé
5.2.3.8 Comment ajouter aux contacts Outlook un contact du journal
Etape par étape
1) Cliquez sur l'icône Journal.
2) Cliquez sur un des groupes Ouverts, Tous les appels, Manqués,
Répondus, Internes, Externes, Entrants ou Sortants.
3) Double-cliquez si nécessaire sur le triangle situé à gauche du groupe
concerné afin d'ouvrir les entrées journal correspondantes.
4) Cliquez sur l'entrée correspondante.
5) Dans le menu contextuel Copier vers personnel.
Étapes suivantes
Enregistrer le contact dans Outlook.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Répertoires
5.2.3.9 Comment configurer l'exportation du journal
Lors des étapes suivantes, vous pouvez
•
définir l'emplacement d'enregistrement du fichier CSV pour les données
journal exportées manuellement et automatiquement
•
activer ou désactiver l'exportation automatique des données journal
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Mes Préférences > Divers.
3) Dans la zone Journal, champ Chemin d'exportation, cliquez sur Parcourir.
4) Sélectionnez l'emplacement de sauvegarde du fichier CSV et cliquez sur
Enregistrer.
5) Activer ou désactiver l'exportation automatique des données journal :
58
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Appels
•
Si vous souhaitez activer l'exportation automatique, cochez la case
Activer l'exportation.
•
Si vous souhaitez désactiver l'exportation automatique, décochez la case
Activer l'exportation.
6) Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
5.2.3.10 Comment exporter le journal manuellement
Conditions préalables
Vous avez défini un emplacement d'enregistrement pour les données journal
à exporter.
•
Etape par étape
1) Cliquez sur l'icône Journal.
2) Cliquez sur Exporter.
Dès que l'exportation est terminée, une fenêtre s'affiche avec un lien vers le
fichier CSV généré avec les données journal exportées.
3) Cliquez sur OK pour refermer la fenêtre.
Rubriques apparentées
5.3 Appels
Pour les appels, les abonnés disposent de fonctionnalités confortables comme la
numérotation via le bureau, les fenêtres surgissantes et l'enregistrement des
appels et conférences.
Rubriques apparentées
5.3.1 Formats des numéros d'appel
Il existe différents formats pour la fourniture des numéros d'appel.
Format
Description
Exemple
canonique
Débute par + et contient toujours +49 (89) 7007-98765
le code du pays, l'indicatif local
et le reste complet du numéro
d'appel. Les caractères vides et
les caractères spéciaux + ( ) / : ; sont admissibles.
composable
De la manière dont vous compo- • 321 (interne)
seriez le numéro d'appel au télé- • 0700798765 (propre réseau local)
phone système au bureau,
• 0089700798765 (réseau local tiers)
toujours avec indicatif réseau.
• 0004989700798765 (étranger)
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
59
Unified Communications
Appels
INFO: Lorsque cela est possible, utilisez toujours les numéros
d'appel au format canonique. Ainsi, le numéro de téléphone est
complet et univoque dans toutes les situations, et cohérent y
compris lors de la mise en réseau.
Lors de la sélection manuelle (format au choix) d'un numéro externe, il faut
toujours indiquer l'indicatif réseau. Même lorsque le numéro de destination
(format sélectionnable) est entré manuellement pour le service CallMe (UC Suite)
dans les clients UC, il faut indiquer l'indicatif réseau.
Lors de la sélection d'un numéro de téléphone externe au format sélectionnable,
à partir d'un répertoire (ainsi que, pour certains clients UC, lors de la sélection au
niveau du bureau ou au niveau du presse-papiers, le système de communication
ajoute automatiquement l'indicatif réseau (faisceau 1). L'indicatif réseau est aussi
automatiquement complété lorsque l'on sélectionne comme numéro de destination du service CallMe (UC Suite) un numéro figurant dans ses propres
données personnelles (Numéro mobile, Numéro privé, etc.).
INFO: Lors d'un appel à l'intérieur des Etats-Unis via CSTA en
direction d'un numéro au format canonique, le numéro est
converti au format sélectionnable.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment lancer manuellement un appel (jusqu'à Outlook 2007)
•
Comment lancer manuellement un appel (à partir de Outlook 2010)
•
Numérotation via le bureau et numérotation à partir du presse-papiers
•
Comment activer le service CallMe
•
Comment ajouter une règle pour le renvoi d'appel
•
Comment modifier la règle pour le renvoi d'appel
•
Comment modifier le profil pour le standard automatique personnel
•
Comment configurer et démarrer la conférence Ad-hoc
•
Comment configurer la conférence prévue
•
Comment configurer la conférence permanente
•
Comment activer ou désactiver la notification téléphonique
•
Comment définir un numéro supplémentaire
5.3.2 Fonctions d'appel
Vous pouvez gérer les fonctions d'appel avec myPortal for Outlook, par ex.
prendre les appels ou bien intercepter les appels pour un autre abonné. Vous
pouvez appeler directement des abonnés en entrant leur numéro de téléphone
ou leur nom ou à partir des entrées du journal, de la liste des favoris, d'un répertoire, des contacts Outlook ou de la boîte de réception Outlook. Vous pouvez
60
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Appels
gérer les fonctions d'appel à partir des fenêtres surgissantes comme à partir de
la barre d'outils de myPortal for Outlook.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Numérotation via le bureau et numérotation à partir du presse-papiers
•
Fenêtres surgissantes
5.3.2.1 Comment répondre à un appel
Etape par étape
›
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
INFO: Sur un téléphone analogique ou un téléphone DECT, vous
devez décrocher le combiné.
•
Dans la fenêtre surgissante, cliquez sur le bouton Répondre.
•
Dans la barre d'outils de myPortal for Outlook, cliquez sur Accepter.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment activer ou désactiver les fenêtres surgissantes pour les appels
entrants
5.3.2.2 Comment intercepter un appel pour un autre abonné
Etape par étape
›
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Dans les Favoris, cliquez sur l'abonné qui est actuellement appelé et,
dans le menu contextuel, sélectionnez Interception d'appel.
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur Répertoires > Interne et sur l'abonné qui est appelé actuellement, puis opérez une sélection dans le menu contextuel Interception
d'appel.
•
à partir de Outlook 2010 :
Cliquez sur Répertoire interne et sur l'abonné qui est appelé actuellement, puis opérez une sélection dans le menu contextuel Interception
d'appel.
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
61
Unified Communications
Appels
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Répertoires
•
Liste des favoris
5.3.2.3 Comment renvoyer un appel vers la boîte vocale
Etape par étape
›
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Dans la fenêtre surgissante, cliquez sur le bouton Renvoi.
•
Dans la barre d'outils de myPortal for Outlook, cliquez sur l'icône Renvoi.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment activer ou désactiver les fenêtres surgissantes pour les appels
entrants
•
Boîte vocale
5.3.2.4 Comment lancer manuellement un appel (jusqu'à Outlook 2007)
Etape par étape
›
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Dans la liste déroulante des numéros, entrez le numéro au format
canonique ou au format sélectionnable puis appuyez sur la touche
Entrée.
•
Dans la liste déroulante des numéros de téléphone, entrez les premières
lettres d'un nom (au moins trois lettres). Il s'affiche une liste avec tous les
noms qui débutent par les lettres indiquées. Sélectionnez le nom souhaité
et cliquez sur la touche Entrée.
•
Dans la liste déroulante des numéros, sélectionnez un numéro ou un nom
et appuyez sur la touche Entrée.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Eléments de l'interface utilisateur
62
•
Comment lancer manuellement un appel (à partir de Outlook 2010)
•
Formats des numéros d'appel
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Appels
5.3.2.5 Comment lancer manuellement un appel (à partir de Outlook 2010)
Etape par étape
›
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Dans la liste déroulante des numéros, entrez le numéro au format
canonique ou au format sélectionnable puis cliquez sur l'icône
Composer.
•
Dans la liste déroulante des numéros de téléphone, entrez les premières
lettres d'un nom (au moins trois lettres). Il s'affiche une liste avec tous les
noms qui débutent par les lettres indiquées. Sélectionnez le nom souhaité
et cliquez sur l'icône Composer.
•
Dans la liste déroulante des numéros, sélectionnez un numéro ou un nom
puis cliquez sur Composer ou appuyez sur la touche Entrée.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Eléments de l'interface utilisateur
•
Comment lancer manuellement un appel (jusqu'à Outlook 2007)
•
Formats des numéros d'appel
5.3.2.6 Comment appeler à partir d'un répertoire
Etape par étape
1) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur Répertoires > Interne ou Répertoires > Externe.
•
à partir de Outlook 2010 :
Cliquez sur Répertoire interne ou sur Répertoire externe.
•
Dans Outlook, cliquez sur le dossier Contacts.
2) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Double-cliquez dans l'entrée de répertoire concernée sur le numéro
d'appel souhaité.
•
Dans le menu contextuel de l'entrée de répertoire correspondante,
cliquez sur le numéro d'appel souhaité.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Répertoires
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
63
Unified Communications
Appels
5.3.2.7 Comment appeler à partir de la liste des favoris
Etape par étape
1) Si nécessaire, cliquez sur le triangle situé à gauche du groupe concerné pour
afficher les entrées de favoris correspondantes.
2) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si vous souhaitez utiliser le numéro de téléphone par défaut du favori,
double-cliquez sur l'abonné concerné.
•
Si vous souhaitez utiliser un numéro de téléphone quelconque du favori,
cliquez dans le menu contextuel du participant concerné, sur le numéro
d'appel souhaité.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Liste des favoris
•
Comment définir un numéro par défaut pour un favori
5.3.2.8 Comment appeler à partir du journal
Etape par étape
1) Cliquez sur l'icône Journal.
2) Cliquez sur l'un des dossiers : Ouverts, Tous les appels, Manqués,
Répondus, Internes, Externes, Entrants ou Sortants.
3) Cliquez si nécessaire sur le triangle à gauche situé à gauche du groupe
concerné afin d'ouvrir les entrées journal correspondantes.
4) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Double-cliquez sur l'entrée journal correspondante.
•
Dans le menu contextuel de l'entrée journal correspondante, cliquez sur
une numéro de téléphone.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Journal
64
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Appels
5.3.2.9 Comment appeler un contact Outlook (jusqu'à Outlook 2007)
Etape par étape
1) Dans Outlook, Contacts, cliquez sur le contact souhaité.
INFO: Vous pouvez aussi ouvrir le contact Outlook et effectuer
les opérations 2 à 3 dans la barre d'outils du contact Outlook.
2) Dans la barre d'outils de myPortal for Outlook, dans la liste déroulante des
numéros de téléphone, sélectionnez le numéro souhaité de ce contact (par
défaut la sélection est Tél. professionnel).
INFO: N'utilisez par l'icône du téléphone Aide à la numérotation
ou l'option de menu Appeler contact dans le contact Outlook.
3) Dans la barre d'outils de myPortal for Outlook, cliquez sur Composer.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Eléments de l'interface utilisateur
5.3.2.10 Comment appeler un contact Outlook (à partir de Outlook 2010)
Conditions préalables
•
Le nom et le numéro de téléphone de l'abonné souhaité figurent dans un
répertoire.
›
Dans les contacts Outlook, pour le contact concerné, cliquez dans le menu
contextuel sur le numéro souhaité, par ex. myPortal > Tél. professionnel ou
myPortal > Mobile / Cellulaire.
Etape par étape
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Eléments de l'interface utilisateur
5.3.2.11 Comment appeler à partir de la boîte de réception (à partir d'Outlook 2010)
Conditions préalables
•
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Le nom et le numéro de téléphone de l'abonné souhaité figurent dans un
répertoire.
65
Unified Communications
Appels
Etape par étape
›
Dans la boite de réception, cliquez pour le nom correspondant, dans le menu
contextuel, sur le numéro souhaité, par ex. myPortal > Tél. professionnel
ou myPortal > Mobile / Cellulaire.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Eléments de l'interface utilisateur
5.3.2.12 Comment appeler à partir d'un e-mail Outlook (à partir de Outlook 2010)
Conditions préalables
•
Le nom et le numéro de téléphone de l'abonné souhaité figurent dans un
répertoire.
›
Dans l'en-tête de l'e-mail (À :, Cc :, Bcc) pour le nom correspondant, dans le
menu contextuel, cliquez sur le numéro souhaité, par ex. myPortal > Tél.
professionnelou myPortal > Mobile / Cellulaire.
Etape par étape
Rubriques apparentées
5.3.2.13 Comment mettre en garde un appel
Etape par étape
1) Dans la barre d'outils de myPortal for Outlook, cliquez sur l'icône En garde.
2) Si vous souhaitez reprendre l'appel, cliquez sur Reprendre.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment activer ou désactiver les fenêtres surgissantes pour les appels
sortants
5.3.2.14 Comment enregistrer un appel ou une conférence
Conditions préalables
66
•
L'enregistrement des communications est activé dans le système de communication.
•
Vous êtes en communication ou vous participez à une conférence.
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Appels
Etape par étape
1) Dans la fenêtre surgissante, cliquez sur le bouton Enregistrer.
2) Si vous souhaitez arrêter l'enregistrement avant la fin de la communication,
cliquez sur l'icône Arrêter l'enregistrement en direct.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment activer ou désactiver les fenêtres surgissantes pour les appels
entrants
•
Comment activer ou désactiver les fenêtres surgissantes pour les appels
sortants
•
Conférence Ad-hoc
•
Conférence programmée
5.3.2.15 Comment démarrer Web Collaboration à partir d'une communication
Etape par étape
›
Dans la fenêtre surgissante, cliquez sur l'icône Web Collaboration.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Fenêtres surgissantes
•
Intégration de Web Collaboration
5.3.2.16 Comment envoyer les données d'appel à un abonné par e-mail
Conditions préalables
•
Les fenêtres surgissantes pour les appels entrants ou sortants sont activées.
Etape par étape
1) Dans la fenêtre surgissante Appel entrant ou dans la fenêtre surgissante
Appel sortant pour..., cliquez sur l'icône Notes d'appel.
2) Ouverture d'Outlook avec un message e-mail. Dans le texte de l'e-mail
figurent les données de contact de l'appel.
3) Entrez le destinataire de l'e-mail.
4) Si nécessaire, modifiez l'objet et ajoutez aux données de contact un texte
d'explication supplémentaire.
5) Cliquez sur Envoyer.
Rubriques apparentées
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
67
Unified Communications
Appels
5.3.2.17 Comment contacter par e-mail un abonné que vous n'avez pas pu joindre
(impossible avec OpenScape Office)
Conditions préalables
•
Les fenêtres surgissantes pour les appels entrants ou sortants sont activées.
Etape par étape
1) Dans la fenêtre surgissante Appel entrant ou dans la fenêtre surgissante
Appel sortant pour..., cliquez sur l'icône Répondre avec un message.
2) Ouverture d'Outlook avec un message e-mail. Le destinataire de l'e-mail est
prédéfini en même temps que l'adresse e-mail de l'appelant.
INFO: A l'aide de Configuration > Mes Préférences > Divers >
Répondre avec un message, vous pouvez définir un texte qui
sera affiché automatiquement comme texte d'e-mail.
3) Si nécessaire, modifiez l'objet et complétez le texte de l'e-mail éventuellement défini par défaut.
4) Cliquez sur Envoyer.
Rubriques apparentées
5.3.2.18 Comment quitter un appel
Etape par étape
›
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
INFO: Sur un téléphone analogique ou un téléphone DECT, vous
devez raccrocher le combiné.
•
Uniquement si vous êtes en communication entrante : dans la fenêtre
surgissante Appel entrant, cliquez sur Raccrocher.
•
Dans la barre d'outils de myPortal for Outlook, cliquez sur l'icône
Raccrocher.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment activer ou désactiver les fenêtres surgissantes pour les appels
entrants
•
68
Comment activer ou désactiver les fenêtres surgissantes pour les appels
sortants
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Appels
5.3.3 Numérotation via le bureau et numérotation à partir du presse-papiers
Grâce à la numérotation via le bureau et la numérotation à partir du pressepapiers, vous pouvez appeler une destination sélectionnée ou une destination
figurant dans le presse-papiers, par exemple à partir d'un éditeur ou d'un e-mail
Outlook.
En fonction du type de séquence de caractères utilisée, la numérotation
fonctionne de la manière suivante.
•
Sélection d'un numéro au format canonique.
•
Un numéro de téléphone dans un format composable est sélectionné, dans
la mesure où le système de communication est en mesure de décider s'il
s'agit d'une destination interne ou externe. Si ce n'est pas le cas, l'utilisateur
est invité à procéder à la sélection correspondante.
•
Une séquence de caractères contenant des lettres sert pour la recherche de
prénom ou de nom de famille.
La numérotation via le bureau et la numérotation à partir du presse-papiers sont
effectuées après un délai paramétrable. Durant ce délai, vous pouvez encore
annuler la numérotation. Si vous modifiez la valeur de 3 s prédéfinie et indiquez
0 s, la numérotation a lieu immédiatement.
Les applications Windows, mises en place à l'aide de composantes Windows
standard, supportent généralement la numérotation via le bureau et la numérotation à partir du presse-papiers, ce n'est toutefois pas le cas des applications 16
bits.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Formats des numéros d'appel
•
Fonctions d'appel
5.3.3.1 Comment appeler avec la numérotation via le bureau ou avec la numérotation à
partir du presse-papiers
INFO: Avec les applications qui ne supportent pas la numérotation via le bureau, par ex. Microsoft Office 2010 64 bits, vous
pouvez à la place essayer la numérotation à partir du pressepapiers.
Etape par étape
›
Si la séquence de caractères est un numéro d'appel, vous disposez des
possibilités suivantes.
•
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Si vous souhaitez utiliser la numérotation via le bureau, maintenez
appuyée la combinaison de touches/boutons de souris configurée pour la
69
Unified Communications
Appels
numérotation via le bureau (par défaut : Ctrl + bouton droit de la souris)
et marquez simultanément avec la souris la séquence de caractères.
•
Si vous voulez utiliser la numérotation à partir du presse-papiers, copiez
la séquence de caractères dans le presse-papiers Windows et utilisez la
combinaison de touches paramétrée pour la numérotation à partir du
presse-papiers (par défaut : Maj + Ctrl +D).
INFO: Si vous souhaitez annuler la numérotation d'un numéro
d'appel, cliquez dans un délai de cinq secondes dans la fenêtre
Numérotation via le bureau sur Fermer.
INFO: Si la séquence de caractères se compose de lettres, la
fenêtre de recherche s'ouvre et indique les noms correspondants
à la séquence de caractères qui figurent dans les répertoires. Si
vous cliquez avec le bouton droit de la souris sur une entrée, le
système ouvre un menu contextuel avec différents numéros de
téléphone que vous pouvez appeler directement avec le bouton
gauche de la souris.
Rubriques apparentées
5.3.3.2 Numérotation via le bureau et numérotation à partir du presse-papiers
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Mes Préférences > Touches de raccourci.
3) Si vous souhaitez utiliser la numérotation via le bureau, procédez comme
indiqué ci-après.
a) Cochez la case Touche de raccourci activée sous via Desktop.
b) Si vous souhaitez modifier la combinaison de touches/boutons de la
souris pour la numérotation via le bureau, cliquez dans le champ rectangulaire de via Desktop. Maintenez appuyées une ou plusieurs des
touches Commuter, Ctrl et Alt et cliquez en plus sur le bouton de la
souris souhaité.
4) Si vous souhaitez utiliser la numérotation à partir du presse-papiers,
procédez comme indiqué ci-après.
a) Cochez la case Touche de raccourci activée sous via Clipboard.
b) Si vous souhaitez modifier la combinaison de touches pour la numérotation à partir du presse-papier, cliquez dans le champ rectangulaire de
via Clipboard. Maintenez appuyées une ou plusieurs des touches
Commuter, Ctrl et Ancien et appuyez en plus sur l'autre touche qui fait
partie de la combinaison de touches.
5) Dans le champ Desktop Dial Timeout (seconds) (temporisation de la
numérotation via le bureau (secondes), modifiez si nécessaire la valeur
70
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Appels
paramétrée (par défaut 3). Durant le délai indiqué ici, vous pouvez encore
annuler la numérotation. Lorsque 0 s est réglé, la numérotation est effectuée
immédiatement.
6) Cliquez sur Sauvegarder.
Désormais, la combinaison de touches définie servira à démarrer la numérotation.
Rubriques apparentées
5.3.4 Fenêtres surgissantes
Les fenêtres surgissantes vous offrent la possibilité confortable pour réagir par un
clic, par ex. lors des appels entrants ou avec de nouveaux messages Voix.
La fenêtre surgissante est affichée dans le coin droit inférieur de l'écran, les
autres fenêtres surgissantes éventuelles au-dessus. Vous pouvez activer ou
désactiver différents types de fenêtres surgissantes. Certaines touches des
fenêtres surgissantes se modifient en fonction de la situation. Dans les fenêtres
surgissantes, vous pouvez gérer les fonctions à l'aide du clavier (TAB ou touches
fléchées et Entrée). Vous pouvez réduire les fenêtres surgissantes à la taille
d'une icône dans la barre des tâches.
Les fenêtres surgissantes peuvent aussi être représentées dans une nouvelle
interface utilisateur. Les icônes décrites ci-après sont groupées de manière différente et ont une apparence légèrement modifiée. La nouvelle interface utilisateur
peut représenter le correspondant en petite ou en grande taille. La nouvelle
interface utilisateur n'est pas possible avec OpenScape Office.
INFO: Sur un client Citrix, la barre de tâches Windows ne peut
avoir qu'une unité de hauteur afin que les fenêtres surgissantes
demeurent visibles et accessibles.
Fenêtre surgissante à la réception d'un appel entrant
La fenêtre surgissante affiche le numéro de téléphone de l'appelant, et si celui-ci
figure dans un répertoire, elle affiche son nom. La recherche s'effectue dans les
répertoires dans l'ordre suivant : contacts Outlook, répertoire interne, répertoire
hors ligne externe, répertoire externe. Un éventuel premier résultat s'affiche dans
la fenêtre surgissante. Vous pouvez indiquer si myPortal for Outlook doit fermer
ou non ces fenêtres surgissantes à la fin de l'appel. Les fonctions suivantes sont
disponibles :
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
71
Unified Communications
Appels
Icône
Fonction
• Durant un appel entrant: Prise
• En cours de communication : Raccrocher
Renvoi vers boîte vocale
Mise en garde
Enregistrer (dès l'activation dans le système)
Etendre une communication à une conférence (possible seulement
en cours de communication)
La communication peut être transférée dans une conférence Ad-hoc
avec ajout de participants supplémentaires.
impossible avec OpenScape Office.
E-mail à l'appelant
Exemple : vous ne pouvez pas répondre à l'appel et vous voulez le faire
savoir à l'appelant (par ex. "Rappel dans un instant").
Le destinataire de l'e-mail (À :) est prédéfini en même temps que
l'adresse e-mail de l'appelant. A l'aide de Configuration > Mes Préférences > Divers > Répondre avec un message, vous pouvez définir
un texte qui sera affiché automatiquement comme texte d'e-mail.
E-mail à un abonné pour lui transmettre les données de l'appelant
Exemple : vous avez intercepté l'appel d'un collègue et vous voulez le
faire savoir à ce collègue.
Le destinataire de l'e-mail (À :) n'est pas prédéfini. Dans le texte de l'email figurent les données de contact de l'appelant.
impossible avec OpenScape Office.
XMPP au correspondant ; l'état Présence du correspondant est indiqué
s'il est disponible
Web Collaboration
Ouvrir le contact Outlook à la réception d'un appel entrant
Vous pouvez indiquer si myPortal for Outlook doit ouvrir ou non automatiquement
le contact Outlook correspondant lors des appels entrants. S'il n'existe pas de
contact Outlook correspondant au numéro, il est ouvert un nouveau contact
Outlook avec ce numéro. Vous pouvez le compléter avec d'autres informations
puis l'enregistrer.
72
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Appels
INFO: Pour ouvrir un contact Outlook lors d'un appel entrant, le
numéro d'appel y figurant ne doit comporter aucun autre
caractère entre les trois derniers chiffres.
Fermeture des fenêtres surgissantes à la fin de l'appel
Vous pouvez activer la fermeture automatique des fenêtres surgissantes à la fin
de l'appel. Si vous souhaitez être informé des appels manqués au moyen de
fenêtres surgissantes, vous devez désactiver cette fonction. Dès que plus de trois
fenêtres surgissantes s'ouvrent pour les appels, ces fenêtres sont réduites et
placées dans la barre de tâches.
Fenêtre surgissante à la réception d'un nouveau message Voix
La fenêtre surgissante indique le numéro de téléphone de l'appelant et, s'il est
disponible dans un répertoire, son nom ainsi que la date et l'heure d'arrivée. Les
fonctions suivantes sont disponibles.
•
Diffusion par le téléphone
•
Lecture par les haut-parleurs et Pause
•
E-mail
•
Messagerie instantanée
Fenêtre surgissante à la réception d'un nouveau message Fax
La fenêtre surgissante indique le numéro de téléphone de l'expéditeur et, s'il est
disponible dans un répertoire, son nom ainsi que la date et l'heure d'arrivée. Ce
type de fenêtre surgissante est toujours activé. Les fonctions suivantes sont
disponibles :
Icône
Fonction
Afficher
Fermer
Fenêtre surgissante lors de l'envoi d'un message Fax
La fenêtre surgissante indique la date et l'heure ainsi que le nombre des transmissions réussies ou non réussies. Ce type de fenêtres surgissantes ne s'affiche
que si myPortal for Outlook est ouvert lors de l'envoi d'un message fax. Les
fonctions suivantes sont disponibles :
Icône
Fonction
Afficher
Fermer
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
73
Unified Communications
Appels
Fenêtre surgissante avec aperçu lors du démarrage de
myPortal for Outlook
La fenêtre surgissante affiche au démarrage de myPortal for Outlook un aperçu
avec le nombre respectif de :
•
nouveaux messages vocaux
•
Nouveaux messages Fax
•
appels ouverts
En cliquant l'élément correspondant, vous pouvez accéder aux détails correspondants.
Si votre état Présence n'est pas Bureau, une indication correspondante vous est
fournie.
Fenêtre surgissante pour état Présence à fournir
La fenêtre surgissante est affichée lorsque votre état Présence n'est pas Bureau
et que le moment de votre retour programmé est dépassé. Si vous fermez la
fenêtre surgissante, elle s'affiche au bout d'une heure lorsque vous devez fournir
votre état Présence. Les fonctions suivantes sont disponibles :
Icône
Fonction
Modifier l'état Présence sur Bureau
Fermer
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Eléments de l'interface utilisateur
74
•
Fonctions d'appel
•
Répertoires
•
Comment ajouter un appel programmé
•
Comment activer ou désactiver la fenêtre surgissante en cas de modification
de l'état Présence
•
Messages instantanés (UC Suite)
•
Boîte vocale
•
Boîte Fax
•
Comment démarrer Web Collaboration à partir d'une communication
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Appels
5.3.4.1 Comment activer ou désactiver les fenêtres surgissantes pour les appels
entrants
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Mes Préférences > Notifications.
3) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si vous souhaitez activer les fenêtres surgissantes pour les appels
entrants, cochez la case Afficher une fenêtre barre système lors
d'appel entrant.
•
Si vous souhaitez désactiver les fenêtres surgissantes pour les appels
entrants, décochez la case Afficher une fenêtre barre système lors
d'appel entrant.
4) Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment répondre à un appel
•
Comment renvoyer un appel vers la boîte vocale
•
Comment enregistrer un appel ou une conférence
•
Comment quitter un appel
5.3.4.2 Comment activer ou désactiver l'ouverture du contact Outlook pour les appels
entrants
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Mes Préférences > Notifications.
3) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si vous souhaitez activer l'ouverture du contact Outlook pour les appels
entrants, cochez la case Application Popup pour appels entrants.
•
Si vous souhaitez désactiver l'ouverture du contact Outlook pour les
appels entrants, décochez la case Application Popup pour appels
entrants.
4) Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Répertoires
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
75
Unified Communications
Appels
5.3.4.3 Comment activer ou désactiver les fenêtres surgissantes pour les appels
sortants
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Mes Préférences > Notifications.
3) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si vous souhaitez activer les fenêtres surgissantes pour les appels
sortants, cochez la case Afficher l'info-bulle barre système en cas
d'appel sortant.
•
Si vous souhaitez activer les fenêtres surgissantes pour les appels
sortants, décochez la case Afficher l'info-bulle barre système pour les
appels sortants.
4) Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment mettre en garde un appel
•
Comment enregistrer un appel ou une conférence
•
Comment quitter un appel
5.3.4.4 Comment activer ou désactiver la fermeture des fenêtres surgissantes à la fin de
la communication
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Mes Préférences > Notifications.
3) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si vous souhaitez activer la fermeture des fenêtres surgissantes à la fin
de la communication, cochez la case Fermer la fenêtre barre système
à la fin des appels.
•
Si vous souhaitez désactiver la fermeture des fenêtres surgissantes à la
fin de la communication, décochez la case Fermer la fenêtre barre
système à la fin des appels.
4) Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Journal
76
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Appels
5.3.4.5 Comment activer ou désactiver la fenêtre surgissante pour un nouveau message
vocal
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Mes Préférences > Notifications.
3) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si vous souhaitez activer les fenêtres surgissantes pour les nouveaux
messages Voix, cochez la case Afficher une fenêtre barre système en
cas de nouveau message Voix.
•
Si vous souhaitez désactiver les fenêtres surgissantes pour les nouveaux
messages Voix, décochez la case Afficher une fenêtre barre système
en cas de nouveau message Voix.
4) Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Boîte vocale
•
Comment activer ou désactiver l'ouverture de la fenêtre de messages en cas
de nouveaux messages vocaux
•
Boîte vocale
•
Boîte Fax
5.3.4.6 Comment activer ou désactiver les fenêtres surgissantes pour les nouveaux
messages Voix
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Mes Préférences > Notifications.
3) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si vous souhaitez activer les fenêtres surgissantes pour les nouveaux
messages Fax, cochez la case Afficher l'info-bulle barre système en
cas de nouveau message Fax.
•
Si vous souhaitez désactiver les fenêtres surgissantes pour les nouveaux
messages Fax, décochez la case Afficher la fenêtre barre système en
cas de nouveau message Fax.
4) Cliquez sur Sauvegarder.
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
77
Unified Communications
Appels
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Boîte Fax
•
Comment activer ou désactiver l'ouverture de la fenêtre de messages en cas
de nouveaux messages fax
5.3.4.7 Comment activer ou désactiver l'ouverture de la fenêtre de messages en cas de
nouveaux messages vocaux
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Mes Préférences > Notifications.
3) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si vous souhaitez activer l'ouverture de la fenêtre de messagerie à la
réception d'un message vocal, cochez la case Affichage de la fenêtre
de messagerie à la réception d’un nouveau message vocal.
•
Si vous souhaitez désactiver l'ouverture de la fenêtre de messagerie à la
réception d'un message vocal, décochez la case Affichage de la fenêtre
de messagerie à la réception d’un nouveau message vocal.
4) Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment activer ou désactiver la fenêtre surgissante pour un nouveau
message vocal
5.3.4.8 Comment activer ou désactiver l'ouverture de la fenêtre de messages en cas de
nouveaux messages fax
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Mes Préférences > Notifications.
3) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
78
•
Si vous souhaitez activer l'ouverture de la fenêtre de messagerie à la
réception d'un message fax, cochez la case Affichage de la fenêtre de
messagerie à la réception d’un nouveau message fax.
•
Si vous souhaitez désactiver l'ouverture de la fenêtre de messagerie à la
réception d'un message fax, décochez la case Affichage de la fenêtre
de messagerie à la réception d’un nouveau message fax.
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Appels
4) Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment activer ou désactiver les fenêtres surgissantes pour les nouveaux
messages Voix
5.3.4.9 Comment activer ou désactiver une fenêtre surgissante avec aperçu lors du
démarrage de myPortal for Outlook
Effectuez les opérations suivantes pour activer ou désactiver la fenêtre surgissante lors du démarrage de myPortal for Outlook avec aperçu sur le nombre
respectif de nouveaux messages vocaux, nouveaux messages Fax, appels
ouverts ainsi que l'indication d'une éventuelle absence.
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Mes Préférences > Notifications.
3) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si vous souhaitez activer la fenêtre surgissante avec aperçu lors du
démarrage de myPortal for Outlook, cochez la case Afficher "l'aperçu"
lors du démarrage de l'application.
•
Si vous souhaitez désactiver la fenêtre surgissante avec aperçu lors du
démarrage de myPortal for Outlook, décochez la case Afficher
"l'aperçu" lors du démarrage de l'application.
4) Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
5.3.4.10 Comment activer ou désactiver la nouvelle interface utilisateur de la fenêtre
surgissante
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Mes Préférences > Notifications.
3) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si vous voulez activer la nouvelle interface des fenêtres surgissantes,
décochez la case Use legacy traypop.
•
Si vous voulez activer la nouvelle interface des fenêtres surgissantes,
cochez la case Use legacy traypop.
4) Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
79
Unified Communications
Conférences
5.4 Conférences
Dans une conférence, plusieurs participants (y compris externes) peuvent
téléphoner les uns avec les autres simultanément. Grâce à la gestion des conférences de myPortal for Outlook, vous pouvez établir rapidement et simplement
différents types de conférences et les planifier à l'avance.
Types de conférences
Les différents types de conférences présentent les caractéristiques suivantes :
Ad-hoc
Utilisation
• gestion par le
téléphone
programmé
Permanent
ouverts
• géré(e) par l'application
• géré(e) par l'application
• géré(e) par l'application
• géré(e) par l'application
Démarrer
• Manuelle
• selon calendrier
• Manuelle
• Manuelle
Fin
• Manuelle
• selon calendrier
• Manuelle
• Manuelle
• Manuelle
Durée de réservation
• par défaut 1 heure
des canaux de la conférence
• selon calendrier
• jusqu'à désactivation ou
suppression de la
conférence
• jusqu'à désactivation ou
suppression de la
conférence
Prolongation
-
x
-
-
Récurrence
• Manuelle
• selon calendrier
-
-
• Sortant
• Entrant
• Entrant
Sens de l'établisse• Sortant
ment de la connexion
du point de vue du système de communication
• Entrant
Groupe des participants • fixe
• fixe
• fixe
• ouverts
Authentification des
participants à la conférence
• ID de conférence
individuel (option)
• ID de conférence
individuel (option)
• ID de conférence
commun (option)
• Mot de passe
(option)
• Mot de passe
(option)
80
-
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Conférences
Ad-hoc
Enregistrement aussitôt activé dans le système
Invitation par e-mail
avec :
programmé
• manuellement (On
Demand Conference Recording)
Permanent
ouverts
• automatique (Auto
Conference
Recording)
• automatique (Auto
Conference
Recording)
• automatique (Auto
Conference
Recording)
• manuellement (On
Demand Conference Recording)
• manuellement (On
Demand Conference Recording)
• manuellement (On
Demand Conference Recording)
• Nom de la conférence
• Nom de la conférence
• Nom de la conférence
• Nom de la conférence
• Lien pour session
Web Collaboration
• Numéro de
sélection
• Numéro de
sélection
• Numéro de
sélection
• ID de conférence
• ID de conférence
• ID de conférence
• Mot de passe
• Mot de passe
• Mot de passe
• Date et heure du
début et de la fin de
conférence
• Lien pour session
Web Collaboration
• Lien pour session
Web Collaboration
Rendez-vous Outlook comme pièce jointe d'email (.ics)
x
-
-
Conférence gérée par l'application
En tant qu'abonné vous pouvez lancer, gérer et administrer une conférence à
l'aide de la gestion des conférences de myPortal for Desktop ou myPortal for
Outlook.
Conférence gérée par téléphone
En tant qu'abonné, vous pouvez lancer une conférence gérée par le téléphone de
la manière suivante et ensuite la gérer au téléphone :
•
appeler les participants souhaités et les associer à la conférence
•
Elargir un double appel en une conférence
•
Elargir un deuxième appel en une conférence
Salle de conférence virtuelle
Dans la salle de conférence virtuelle, vous pouvez suivre en temps réel une
conférence avec le cercle des participants représenté de manière graphique et
aussi la diriger en tant que directeur de conférence. La salle de conférence
virtuelle indique le numéro de téléphone, le nom et l'état Présence des participants, pour autant qu'ils sont disponibles.
Icône
Signification
Directeur de conférence
Système de communication – la conférence est arrêtée
Système de communication – démarrage de la conférence
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
81
Unified Communications
Conférences
Icône
Signification
Système de communication – la conférence est démarrée
Système de communication – la conférence est enregistrée
Système de communication – la conférence est enregistrée
et
alternativement
Système de communication – la conférence est en cours d'arrêt
participant à la conférence prévu (icône suivant état Présence actuel)
participant à la conférence appelé
participant à la conférence en train d'entrer
participant à la conférence en train de s'authentifier
participant à la conférence connecté
Chaque flèche entre le système de communication et un participant à la conférence ou le directeur de conférence indique la direction de l'établissement de la
connexion du point de vue du système de communication :
•
Sortant :
Le système de communication est en train d'appeler. Pour les participants
internes, uniquement toutefois lorsque le participant n'a pas activé de renvoi
vers la boîte vocale
•
Entrant:
Le participant à la conférence ou le directeur de conférence entre à l'aide du
numéro de sélection.
En cours de participation à une conférence le fait d'effectuer un autre appel ou de
recevoir un autre appel coupe le participant de la conférence.
Numéro de sélection
L'administrateur peut modifier les numéros d'accès aux conférences définies lors
de l'installation de base. Vous pouvez afficher le numéro de sélection d'une conférence.
Directeur de conférence
Jusqu'à présent, l'initiateur d'une conférence devient le directeur de conférence.
Celui-ci peut (en fonction du type de conférence) :
82
•
ajouter ou supprimer des participants à la conférence ;
Les participants supprimés ne restent pas dans la conférence.
•
déconnecter ou reconnecter des participants à la conférence :
Les abonnés déconnectés peuvent rester dans la conférence. Pendant que
le directeur de conférence connecte un participant à la conférence, le parti-
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Conférences
cipant à la conférence unique entend la musique d'attente ou bien les autres
participants à la conférence sont reliés les uns aux autres.
•
enregistrer la conférence
Les conférence où l'un des participants a été mis en garde ne peuvent pas
être enregistrées.
•
Définir un autre abonné interne comme directeur de conférence
•
quitter la conférence sans y mettre fin :
Le participant interne qui est connecté depuis le plus longtemps devient
automatiquement directeur de conférence.
•
terminer la conférence
Participant à la conférence
Les participants à la conférence peuvent quitter la conférence ou bien y entrer de
nouveau (conférence programmée et conférence permanente). Tant qu'une
conférence ne comprend qu'un seul participant, celui-ci entend la musique
d'attente. L'administrateur peut déterminer si plusieurs participants externes sont
admis ou non dans la conférence.Le nombre maximum des participants à la
conférence externes est limité notamment par le nombre des lignes réseau disponibles.
Tonalité de conférence
Lors de la connexion ou de la déconnexion d'un participant à la conférence, les
autres participants à la conférence entendent une tonalité d'avertissement.
L'administrateur peut activer ou désactiver la tonalité de conférence.
Terminer automatiquement sans directeur de conférence
Lorsque seuls des participants externes demeurent dans la conférence, ils
entendent au bout d'un certain temps une tonalité d'avertissement. Une fois
qu'une seconde période de temps s'est écoulée, le système de communication
met fin automatiquement à la conférence. L'administrateur peut modifier ces
durées.
Notification par e-mail et rendez-vous Outlook
Le système peut informer les participants à la conférence automatiquement par
e-mail ou, dans le cas de conférences programmées, en plus au moyen d'un
rendez-vous Outlook en pièce jointe (.ics) :
Evénement
Nouvelle conférence
participants à la conférence avertis
tout
Rendez-vous Outlook
création automatique
Effacer la conférence
effacement automatique
Déplacer la conférence
Actualisation automatique
Ajouter des participants à la concernés
conférence
création automatique
(concernés)
Supprimer des participants à
la conférence
effacement automatique
(concernés)
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
83
Unified Communications
Conférences
La condition nécessaire est que l'administrateur ait configuré l'envoi d'e-mails. De
plus, le participant à la conférence interne doit avoir défini son adresse e-mail.
Pour les participants à la conférence externes, l'initiateur de la conférence doit
avoir entré leur adresse e-mail.
INFO: Lors d'une notification par e-mail, il n'y a pas de retour en
cas d'échec de l'envoi ou à propos des éventuels messages
d'absence ; en effet, l'e-mail est envoyé directement par le
système en raison de l'intégration de Web Collaboration.
Autres appels
En cours de participation à une conférence le fait d'effectuer un autre appel ou de
recevoir un autre appel coupe le participant de la conférence.
Parcage, Va-et-vient
Dans une conférence, les fonctionnalités Parcage et Va-et-vient ne sont pas
disponibles.
Taxes
Les taxes sont imputées au correspondant qui est à l'origine de la communication
soumise à taxation. Lors de la transmission à une autre directeur de conférence,
la suite des taxes sont imputées à ce dernier.
Transmission vidéo
Une transmission vidéo éventuellement en cours doit être terminée avant la participation à une conférence.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Eléments de l'interface utilisateur
•
Intégration de Web Collaboration
•
Comment définir votre adresse e-mail
5.4.1 Conférence Ad-hoc
Une conférence Ad-hoc s'établir de manière spontanée. Le directeur de conférence la démarre manuellement. Le directeur de conférence peut enregistrer les
conférences Ad-hoc afin de les convoquer de nouveau à un moment ultérieur
quelconque.
Démarrer la conférence
Le système ouvre automatiquement chez tous les participants internes à la
conférence une fenêtre avec salle de conférence virtuelle si le participant a
démarré myPortal for Desktop avec l'interface utilisateur classique ou myPortal
for Outlook. Le système appelle simultanément tous les participants à la
84
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Conférences
conférence. Lors de l'entrée dans la conférence, les participants reçoivent un
message d'accueil qui désigne le directeur de conférence.
Enregistrer la conférence
Le directeur de conférence peut enregistrer manuellement la conférence, pour lui
et pour tous les participants internes connectés, à condition que l'enregistrement
des communications soit activé dans le système. Les abonnés du propre noeud
reçoivent l'enregistrement dans la boîte vocale, les abonnés d'autres noeuds par
e-mail. La durée de l'enregistrement est uniquement limitée par la capacité de
mémoire du système de communication.
Terminer la conférence
Le directeur de conférence peut terminer la conférence dans le client ou bien en
raccrochant. Ou bien, la conférence est terminée lorsque tous les participants à
la conférence l'ont quittée.
Extension d'une communication à une conférence
Un abonné interne en communication peut étendre la communication à une
conférence Ad-hoc et associer d'autres abonnés. Pour cela, l'abonné doit
posséder une licence UC Suite Conference.
Cette fonctionnalité n'est pas disponible avec OpenScape Office.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment enregistrer un appel ou une conférence
5.4.1.1 Comment configurer et démarrer la conférence Ad-hoc
Etape par étape
1) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'icône Conférence > Démarrer une nouvelle conférence.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Démarrer la conférence.
La fenêtre Conférence AdHoc s'ouvre avec vous en tant que directeur de
conférence.
2) Ajoutez les participants à la conférence, voir Comment ajouter un participant
à la conférence.
3) Dans la fenêtre Conférence AdHoc, cliquez sur Salle de conférence >
Démarrer. Le système vous appelle ainsi que tous les autres participants à
la conférence.
4) Si vous souhaitez utiliser dans cette conférence OpenScape Web Collaboration, cliquez sur Collaboration > Démarrer la collaboration.
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
85
Unified Communications
Conférences
5) Si vous souhaitez refaire plus tard une conférence Ad-hoc avec le même
groupe de participants, enregistrez-les maintenant.
a) Cliquez sur Salle de conférence > Sauvegarder sous.
b) Dans le champ de saisie, entrez un nom pour la conférence.
c) Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Formats des numéros d'appel
•
Comment quitter conférence Ad-hoc ou programmée
•
Comment répéter une conférence Ad-hoc
•
Comment supprimer une conférence Ad-hoc
•
Comment ajouter un participant à la conférence
5.4.1.2 Comment afficher une conférence propre Ad-hoc
Conditions préalables
•
Vous avez sauvegardé une conférence Ad-hoc.
Etape par étape
1) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'icône Conférence > Gérer sa propre conférence.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Gérer mes conférences.
2) Cliquez sur l'onglet Mes conférences.
3) Dans Nom de la conférence, cliquez sur la conférence concernée.
4) Cliquez sur Affichage.
Rubriques apparentées
5.4.1.3 Comment ajouter un participant à la conférence
Conditions préalables
•
Dans la salle de conférence virtuelle, une conférence a été ouverte dont vous
êtes le directeur de conférence.
›
Pour ajouter un participant à la conférence, vous pouvez procéder de l'une
des manière suivantes.
Etape par étape
86
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Conférences
•
A partir de la liste des favoris :
A partir des Favoris faites glisser un abonné dans la fenêtre Conférence
AdHoc. Dans la fenêtre Sélectionner le numéro de contact du participant, sélectionnez un numéro dans la liste déroulante Numéros à
contacter et cliquez sur OK.
•
A partir d'un répertoire :
A l'aide de la souris, sélectionnez un abonné dans Répertoires pour le
transférer dans la fenêtre Conférence AdHoc. Dans la fenêtre Sélectionner le numéro de contact du participant, sélectionnez un numéro
dans la liste déroulante Numéros à contacter et cliquez sur OK.
•
A partir du résultat de la recherche :
Dans la fenêtre Conférence AdHoc, cliquez sur Abonnés > Ajouter des
participants. Dans la fenêtre Ajouter le participant à la conférence,
participant listé dans le répertoire, cliquez sur un répertoire et, dans le
champ Rechercher par, fournissez les informations concernant l'abonné
puis cliquez sur Rechercher. Dans la liste des résultats, cliquez sur
l'abonné souhaité puis cliquez sur Ajouter et Fermer.
•
Abonné quelconque :
Dans la fenêtre Conférence AdHoc, cliquez sur Abonnés > Ajouter des
participants. Dans la fenêtre Ajouter le participant à la conférence
cliquez sur Nouveau participant et fournissez les informations suivantes
concernant les participants : Nom du participant et Numéro, dans un
format canonique ou sélectionnable, puis cliquez sur Ajouter et Fermer.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Répertoires
•
Liste des favoris
•
Comment configurer et démarrer la conférence Ad-hoc
•
Comment configurer la conférence prévue
•
Comment configurer la conférence permanente
•
Comment supprimer le participant à la conférence
•
Conférence programmée
•
Conférence permanente
5.4.1.4 Comment déconnecter un participant à la conférence
Conditions préalables
•
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Dans la salle de conférence virtuelle, une conférence se déroule dans
laquelle vous êtes le directeur de conférence.
87
Unified Communications
Conférences
Etape par étape
›
Dans le menu contextuel du participant à la conférences concerné, cliquez
sur Déconnecter > Déconnecter le participant.
La connexion avec le participant est coupée, mais l'abonné reste dans la conférence.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment connecter de nouveau les participants à la conférence
•
Conférence programmée
5.4.1.5 Comment connecter de nouveau les participants à la conférence
Conditions préalables
•
Dans la salle de conférence virtuelle, une conférence se déroule dans
laquelle vous êtes le directeur de conférence.
›
Dans le menu contextuel du participant à la conférence concerné, cliquez sur
Reconnecter le participant.
Etape par étape
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment déconnecter un participant à la conférence
•
Conférence programmée
5.4.1.6 Comment supprimer le participant à la conférence
Conditions préalables
•
Dans la salle de conférence virtuelle, une conférence a été ouverte dont vous
êtes le directeur de conférence.
›
Dans le menu contextuel du participant à la conférence concerné, sélectionnez l'une des possibilités suivantes.
Etape par étape
•
Si le participant à la conférence est actuellement actif dans la conférence,
cliquez sur Enlever.
•
Si le participant à la conférence n'est pas actuellement actif dans la conférence, cliquez sur Déconnecter > Déconnecter et supprimer le participant.
La connexion avec le participant est coupée et l'abonné est retiré de la conférence.
88
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Conférences
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment ajouter un participant à la conférence
•
Conférence programmée
•
Conférence permanente
5.4.1.7 Comment étendre une communication à une conférence Ad-hoc (impossible
avec OpenScape Office)
Conditions préalables
•
Vous êtes en communication.
•
La fenêtre surgissante pour les appels entrants ou sortants est activée.
•
Vous disposez d'une licence UC Suite Conference.
Etape par étape
1) Dans la fenêtre surgissante Appel entrant ou dans la fenêtre surgissante
Appel sortant pour..., cliquez sur l'icône Etendre la communication à une
conférence. La fenêtre Conférence AdHoc s'ouvre avec vous en tant que
directeur de conférence.
2) Pour ajouter un participant à la conférence, vous pouvez procéder de l'une
des manière suivantes.
•
A partir de la liste des favoris :
A partir des Favoris faites glisser un abonné dans la fenêtre Conférence
AdHoc. Dans la fenêtre Sélectionner le numéro de contact du participant, sélectionnez un numéro dans la liste déroulante Numéros à
contacter et cliquez sur OK.
•
A partir d'un répertoire :
A l'aide de la souris, sélectionnez un abonné dans Répertoires pour le
transférer dans la fenêtre Conférence AdHoc. Dans la fenêtre Sélectionner le numéro de contact du participant, sélectionnez un numéro
dans la liste déroulante Numéros à contacter et cliquez sur OK.
•
A partir du résultat de la recherche :
Dans la fenêtre Conférence AdHoc, cliquez sur Abonnés > Ajouter des
participants. Dans la fenêtre Ajouter le participant à la conférence,
participant listé dans le répertoire, cliquez sur un répertoire et, dans le
champ Rechercher par, fournissez les informations concernant l'abonné
puis cliquez sur Rechercher. Dans la liste des résultats, cliquez sur
l'abonné souhaité puis cliquez sur Ajouter et Fermer.
•
Abonné quelconque :
Dans la fenêtre Conférence AdHoc, cliquez sur Abonnés > Ajouter des
participants. Dans la fenêtre Ajouter le participant à la conférence
cliquez sur Nouveau participant et fournissez les informations suivantes
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
89
Unified Communications
Conférences
concernant les participants : Nom du participant et Numéro, dans un
format canonique ou sélectionnable, puis cliquez sur Ajouter et Fermer.
Rubriques apparentées
5.4.1.8 Comment définir d'autres directeurs de conférence
Conditions préalables
•
Dans la salle de conférence virtuelle, une conférence a été ouverte dont vous
êtes le directeur de conférence.
•
Le nouveau directeur de conférence est un abonné interne du même noeud.
INFO: Vous pouvez définir un autre directeur de conférence pour
une éventuelle session Web Collaboration correspondante,
uniquement à ce niveau.
Etape par étape
1) Dans la salle de conférence virtuelle, dans le menu contextuel du participant
de la conférence que vous souhaitez choisir comme directeur de conférence,
cliquez sur Propriétés.
2) Cliquez sur Définir comme directeur de conférence.
3) Cliquez sur OK.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Conférence programmée
•
Conférence permanente
5.4.1.9 Comment quitter conférence Ad-hoc ou programmée
Conditions préalables
•
Dans la salle de conférence virtuelle, une conférence se déroule dans
laquelle vous êtes le directeur de conférence.
INFO: Vous pouvez aussi terminer une conférence Ad-hoc en
raccrochant.
Etape par étape
1) Cliquez sur Salle de conférence > Arrêter.
2) Dans Fin dans, indiquez la durée d'attente en secondes jusqu'à la fin de la
conférence et cliquez sur Arrêter.
90
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Conférences
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment configurer et démarrer la conférence Ad-hoc
•
Conférence programmée
5.4.1.10 Comment répéter une conférence Ad-hoc
Conditions préalables
•
Vous avez sauvegardé une conférence Ad-hoc sous un nom.
Etape par étape
1) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'icône Conférence > Gérer sa propre conférence.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Gérer mes conférences.
2) Cliquez sur l'onglet Mes conférences.
3) Dans Nom de la conférence, cliquez sur une conférence.
4) Cliquez sur Démarrer la conférence. Le système de communication vous
appelle ainsi que les participants à la conférence.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment configurer et démarrer la conférence Ad-hoc
5.4.1.11 Comment supprimer une conférence Ad-hoc
Conditions préalables
•
Vous avez sauvegardé une conférence Ad-hoc sous un nom.
Etape par étape
1) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'icône Conférence > Gérer sa propre conférence.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Gérer mes conférences.
2) Cliquez sur l'onglet Mes conférences.
3) Dans Nom de la conférence, cliquez sur une conférence.
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
91
Unified Communications
Conférences
4) Cliquez sur Supprimer. Si la conférence est déjà en cours, elle est arrêtée.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment configurer et démarrer la conférence Ad-hoc
5.4.2 Conférence programmée
Une conférence programmée (conférence Meet-Me) se déroule à une date
ultérieur, pendant une durée définie, avec répétition éventuelle à la même heure.
Une conférence programmée demeure activée pendant toute la période prévue,
indépendamment du fait que des abonnés soient connectés ou non. Le directeur
de conférence enregistre la conférence programmée sous un nom qui lui est
propre.
Options de configuration d'une conférence programmée
L'initiateur de la conférence peut définir les propriétés suivantes :
•
Heure de début et de fin
•
tenue régulière
•
Nécessité ou non de la présence du directeur de conférence
•
Authentification des participants à la conférence nécessaire lors de l'entrée
dans la conférence (par saisie de l'ID de conférence et du mot de passe sur
le clavier du téléphone).
INFO: Les abonnés Mobility Entry doivent entrer l'indicatif pour
Numérotation MF avant leur authentification.
Le mot de passe par défaut pour les conférences est 123456. Le directeur de
conférence peut le modifier individuellement pour chaque participant à la
conférence.
•
Langue des annonces et des invitations par e-mail (par défaut, langue de la
boîte vocale)
•
Sens d'établissement de la connexion pour chaque participant à la conférence (par défaut : Sortant)
Invitation par e-mail et rendez-vous Outlook
Le système peut inviter automatiquement les participants à la conférence par email ou par rendez-vous Outlook. La condition nécessaire est que l'administrateur
ait configuré l'envoi d'e-mails. De plus, le participant à la conférence interne doit
avoir défini son adresse e-mail. Pour les participants à la conférence externes,
l'initiateur de la conférence doit avoir entré leur adresse e-mail. L'e-mail
comprend en pièce jointe le rendez-vous Outlook correspondant (.ics).
92
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Conférences
Démarrer la conférence
Le système ouvre automatiquement au moment programmé, pour tous les participants à la conférence internes, la fenêtre comportant la salle de conférence
virtuelle, dans la mesure où le participant à la conférence a démarré
myPortal for Desktop avec l'interface utilisateur classique ou
myPortal for Outlook. Si la présence du directeur de conférence est nécessaire,
le système l'appelle tout d'abord puis, une fois qu'il s'est authentifié, il appelle
simultanément tous les autres participants à la conférence. Les participants à la
conférence qui ont programmé un renvoi vers une boîte vocale ou dont l'état
Présence indique qu'ils sont absents ne sont pas appelés. Suivant le type
d'établissement de la liaison configuré, le système appelle les participants à la
conférence ou ceux-ci peuvent s'inviter eux-mêmes. Le système présente
annonce chaque nouveau participant par l'annonce : "… participe à la
conférence.", à condition que l'initiateur ait enregistré son annonce de nom.
INFO: Pour que les participants à une conférence que vous avez
programmée entendent leur nom au début de la conférence, sans
avoir à s'authentifier, vous devez avoir préalablement lancé une
fois une conférence avec authentification.
Sélection
A l'aide du numéro de sélection, chaque participant à la conférence peut s'inscrire
à la conférence durant la période prévue, indépendamment du sens d'établissement de la liaison défini pour lui. Si la sélection est opérée en dehors de la
période prévue, une annonce correspondante est diffusée.
Authentification forcée avec la touche *
Le directeur de conférence peut configurer la conférence de manière à ce que
chaque participant doive au moins s'authentifier en appuyant sur la touche *. Cela
garantit la connexion à la conférence d'abonnés présents, en éliminant les boîtes
vocales.
Prolongation de la conférence
Dix minutes avant la fin de la conférence programmée, les participants à la conférence entendent une annonce indiquant que la conférence va bientôt se termine
et qu'ils peuvent prolonger la conférence en sélectionnant un chiffre. Un participant à la conférence quelconque peut prolonger la conférence en sélectionnant
le chiffre correspondant. Le directeur de conférence peut prolonger la conférence
jusqu'à une heure quelconque dans.
Enregistrer la conférence
Le directeur de conférence peut enregistrer automatiquement ou manuellement
la conférence, pour lui et pour tous les participants internes connectés, à
condition que l'enregistrement des communications soit activé dans le système.
Les abonnés du propre noeud reçoivent l'enregistrement dans la boîte vocale, les
abonnés d'autres noeuds par e-mail. La durée de l'enregistrement est
uniquement limitée par la capacité de mémoire du système de communication.
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
93
Unified Communications
Conférences
Terminer la conférence
La conférence se termine au moment de la fin programmée, mais elle peut être
arrêtée avant lorsque le directeur de conférence la termine.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment ajouter un participant à la conférence
•
Comment déconnecter un participant à la conférence
•
Comment connecter de nouveau les participants à la conférence
•
Comment supprimer le participant à la conférence
•
Comment définir d'autres directeurs de conférence
•
Comment enregistrer un appel ou une conférence
•
Comment quitter conférence Ad-hoc ou programmée
5.4.2.1 Comment configurer la conférence prévue
Conditions préalables
•
Votre administrateur a configuré un numéro de sélection pour les conférences.
Etape par étape
1) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'icône Conférence > Démarrer une nouvelle conférence.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Démarrer la conférence.
La fenêtre Conférence AdHoc s'ouvre avec vous en tant que directeur de
conférence.
2) Ajoutez les participants à la conférence, voir Comment ajouter un participant
à la conférence.
3) Si vous souhaitez modifier le sens d'établissement de la connexion pour un
participant à la conférence, cliquez sur l'onglet Abonnés.
a) Dans le menu contextuel du participant à la conférence concerné, cliquez
sur Propriétés.
b) Dans Sens, dans le menu contextuel Sens : Sortant ou Sens : Entrant,
sélectionnez l'entrée Entrant ou Sortant.
4) Dans la fenêtre Conférence AdHoc, cliquez sur Salle de conférence >
Sauvegarder sous.
5) Dans le champ de saisie, entrez un nom pour la conférence.
6) Entrez la Date de démarrage.
94
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Conférences
7) Entrez l'Heure de démarrage.
8) Entrez l'Heure de fin.
9) Si la conférence doit se répéter périodiquement, cliquez sur Conférence
périodique.
a) Sélectionnez la Date de fin pour la série de conférences.
b) Cliquez sur Récurrence quotidienne, sur Récurrence hebdomadaire,
ou sur Récurrence mensuelle et sélectionnez le détail des autres
options souhaitées.
10) Si vous souhaitez effacer un rendez-vous de conférence d'une série de
conférences, effectuez les opérations suivantes.
a) Cliquez sur Exceptions.
b) Cliquez sur Ajouter.
c) Dans la liste déroulante Date/Heure d'origine sélectionnez le rendezvous concerné.
d) Cliquez sur Supprimer cette récurrence.
e) Cliquez sur OK.
f)
Cliquez sur Annuler.
11) Si vous souhaitez déplacer un rendez-vous de conférence d'une série de
conférences, effectuez les opérations suivantes.
a) Cliquez sur Exceptions.
b) Cliquez sur Ajouter.
c) Dans la liste déroulante Date/Heure d'origine sélectionnez le rendezvous concerné.
d) Cliquez sur Reprogrammer cette récurrence.
e) Sélectionnez une Nouvelle date programmée.
f)
Sélectionnez une nouvelle Heure de début.
g) Cliquez sur OK.
h) Cliquez sur Annuler.
12) Cliquez sur Sauvegarder.
13) Cliquez sur Avancé.
14) Dans la liste déroulante Type de conférence, sélectionnez l'une des possibilités suivantes.
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
•
Si vous voulez que les participants à la conférence s'authentifient nécessairement à l'aide d'un mot de passe, sélectionnez Conférence Rendezvous.
•
Si vous voulez renoncer à l'authentification des participants à la conférence par mot de passe, sélectionnez Conférence "Rendez-vous" (pas
de mot de passe).
95
Unified Communications
Conférences
15) Sélectionnez la Langue de la conférence souhaitée pour les annonces et
les invitations par e-mail (par défaut, il s'agit de la langue de la boîte vocale).
16) Cochez la case Cette conférence est une conférence active.
17) Si vous voulez permettre la conférence uniquement avec la participation du
directeur de conférence, cochez la case Cette conférence requiert la
présence du directeur.
18) Si vous voulez que les participants à la conférence s'authentifient nécessairement à l'aide de la touche *, cochez la case Obliger les participants à
taper sur "*" (étoile) pour entrer dans la conférence.
INFO: Cette option est recommandée lorsque les participant à la
conférence ne doivent pas s'identifier au moyen d'un mot de
passe. Ainsi, seuls les abonnés présents sont reliés à la conférence, à l'exclusion des boîtes vocales.
19) Si vous souhaitez utiliser simultanément Web Collaboration dans cette conférence, cochez la case Démarrage automatique de la conférence téléphonique avec Web Collaboration.
20) Si vous souhaitez que le système enregistre automatiquement la conférence,
cochez la case Enregistrer automatiquement cette conférence.
21) Si vous souhaitez que les invitations par e-mail soient automatiquement
envoyées aux participants à la conférence, cochez la case Envoyer automatiquement l'e-mail d'invitation aux participants à la conférence.
22) Si vous souhaitez ajouter à l'e-mail d'invitation un texte introductif, indiquezle dans le champ de saisie.
23) Cliquez sur Sauvegarder.
24) Dans la fenêtre Envoyer des invitations à la conférence, cliquez sur Oui.
Les e-mail d'invitation sont maintenant envoyés.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Formats des numéros d'appel
•
Comment ajouter un participant à la conférence
•
Comment effacer une conférence programmée ou une conférence ouverte
5.4.2.2 Comment afficher une conférence propre programmée
Etape par étape
1) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'icône Conférence > Gérer sa propre conférence.
96
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Conférences
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Gérer mes conférences.
2) Cliquez sur l'onglet Mes conférences.
3) Dans Nom de la conférence, cliquez sur la conférence concernée.
4) Si vous voulez afficher la salle de conférence virtuelle, cliquez sur Affichage.
5) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si vous souhaitez afficher le calendrier de la conférence, cliquez sur
Modifier.
•
Si vous voulez afficher les paramètres généraux de la conférence, cliquez
sur Modifier puis sur Avancé.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment afficher la conférence programmée, la conférence permanente ou
la conférence ouverte en tant que participant à la conférence
5.4.2.3 Comment déterminer le numéro de sélection pour une conférence programmée,
la conférence permanente ou la conférence ouverte
Conditions préalables
•
Vous êtes directeur de conférence.
INFO: En tant que participant à la conférence, vous pouvez
consulter le numéro de sélection de l'e-mail dans l'invitation à la
conférence.
Etape par étape
1) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'icône Conférence > Gérer sa propre conférence.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Gérer mes conférences.
2) Cliquez sur l'onglet Mes conférences.
3) Dans Nom de la conférence, cliquez sur la conférence concernée.
4) Cliquez sur Modifier.
5) Vous trouverez le numéro de sélection dans SDA conférence.
6) Cliquez sur Annuler.
7) Cliquez sur Fermer.
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
97
Unified Communications
Conférences
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Conférence permanente
5.4.2.4 Comment déterminer l'ID de la conférence pour une conférence programmée ou
une conférence permanente
Conditions préalables
•
Vous êtes directeur de conférence.
INFO: En tant que participant à la conférence, vous pouvez
consulter l'ID de la conférence dans l'e-mail d'invitation à la conférence.
Etape par étape
1) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'icône Conférence > Gérer sa propre conférence.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Gérer mes conférences.
2) Cliquez sur l'onglet Mes conférences.
3) Dans Nom de la conférence, cliquez sur une conférence.
4) Cliquez sur Modifier.
5) Dans le menu contextuel du participant à la conférence concerné, cliquez sur
Propriétés. L'ID de conférence s'affiche.
6) Cliquez sur Annuler.
7) Cliquez sur Annuler.
8) Cliquez sur Fermer.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Conférence permanente
98
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Conférences
5.4.2.5 Comment modifier le mot de passe pour une conférence programmée ou une
conférence permanente
Conditions préalables
•
Vous êtes directeur de conférence.
Etape par étape
1) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'icône Conférence > Gérer sa propre conférence.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Gérer mes conférences.
2) Cliquez sur l'onglet Mes conférences.
3) Dans Nom de la conférence, cliquez sur une conférence.
4) Cliquez sur Modifier.
5) Dans le menu contextuel du participant à la conférence concerné, cliquez sur
Propriétés.
6) Entrez le nouveau mot de passe.
7) Cliquez sur OK.
8) Cliquez sur Sauvegarder.
9) Cliquez sur Fermer.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Conférence permanente
5.4.2.6 Comment afficher la conférence programmée, la conférence permanente ou la
conférence ouverte en tant que participant à la conférence
Etape par étape
1) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'icône Conférence > Gérer sa propre conférence.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Gérer mes conférences.
2) Cliquez sur l'onglet Conférences auxquelles je suis associé(e).
3) Dans Nom de la conférence, cliquez sur la conférence concernée et sur
Affichage.
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
99
Unified Communications
Conférences
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment afficher une conférence propre programmée
5.4.2.7 Comment prolonger la conférence prévue
Conditions préalables
•
Dans la salle de conférence virtuelle, une conférence se déroule dans
laquelle vous êtes le directeur de conférence.
›
Dans Salle de conférence > Etendre la durée de la conférence, sélectionnez l'une des possibilités suivantes :
Etape par étape
•
Cliquez sur l'une des entrées 10 Minutes, 20 Minutes, 30 Minutes, ou 1
Heure.
•
Cliquez sur Davantage... …, indiquez dans Etendre de la durée
souhaitée en minutes et cliquez sur OK.
Rubriques apparentées
5.4.2.8 Comment déplacer une conférence programmée
Conditions préalables
•
Vous êtes directeur de conférence.
Etape par étape
1) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'icône Conférence > Gérer sa propre conférence.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Gérer mes conférences.
2) Cliquez sur l'onglet Mes conférences.
3) Dans Nom de la conférence, cliquez sur la conférence concernée.
4) Cliquez sur Modifier.
5) Sélectionnez une nouvelle Date de début.
6) Sélectionnez une nouvelle Heure de début.
7) Sélectionnez une nouvelle Heure de fin.
8) Cliquez sur Avancé.
9) Cochez la case Envoyer automatiquement l'e-mail d'invitation aux participants à la conférence.
100
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Conférences
10) Cliquez sur Sauvegarder.
11) Cliquez sur Fermer.
Rubriques apparentées
5.4.2.9 Comment effacer une conférence programmée ou une conférence ouverte
Conditions préalables
•
Vous êtes directeur de conférence.
Etape par étape
1) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'icône Conférence > Gérer sa propre conférence.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Gérer mes conférences.
2) Cliquez sur l'onglet Mes conférences.
3) Dans Nom de la conférence, cliquez sur la conférence concernée.
4) Si la conférence est démarrée, cliquez sur Arrêter la conférence.
5) Cliquez sur Enlever puis sur Fermer.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment configurer la conférence prévue
5.4.2.10 Comment déplacer certains rendez-vous de conférence d'une série de
conférences
Conditions préalables
•
Vous êtes directeur de la conférence prévue.
Etape par étape
1) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'icône Conférence > Gérer sa propre conférence.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Gérer mes conférences.
2) Cliquez sur l'onglet Mes conférences.
3) Dans Nom de la conférence, cliquez sur la conférence concernée.
4) Cliquez sur Modifier.
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
101
Unified Communications
Conférences
5) Décochez la case Conférence périodique et l'activer de nouveau.
6) Cliquez sur Exceptions.
7) Cliquez sur Ajouter.
8) Dans la liste déroulante Date/Heure d'origine, sélectionnez le rendez-vous
de conférence concerné.
9) Cliquez sur Reprogrammer cette répétition.
10) Cliquez sur OK.
11) Sélectionnez une Nouvelle date programmée.
12) Sélectionnez une nouvelle Heure de début.
13) Cliquez sur OK.
14) Cliquez sur Annuler.
15) Cliquez sur OK.
16) Cliquez sur Avancé.
17) Si vous souhaitez ajouter un texte d'introduction à l'e-mail d'invitation, cliquez
dans le champ de saisie Remarques et entrez le texte souhaité.
18) Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
5.4.2.11 Comment effacer certains rendez-vous de conférence d'une série de
conférences
Conditions préalables
•
Vous êtes directeur de la conférence prévue.
Etape par étape
1) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'icône Conférence > Gérer sa propre conférence.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Gérer mes conférences.
2) Cliquez sur l'onglet Mes conférences.
3) Dans Nom de la conférence, cliquez sur la conférence concernée.
4) Cliquez sur Modifier.
5) Décochez la case Conférence périodique et l'activer de nouveau.
6) Cliquez sur Exceptions.
7) Cliquez sur Ajouter.
8) Dans la liste déroulante Date/Heure d'origine, sélectionnez le rendez-vous
de conférence concerné.
102
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Conférences
9) Cliquez sur Supprimer cette récurrence.
10) Cliquez sur OK.
11) Cliquez sur Annuler.
12) Cliquez sur OK.
13) Cliquez sur Avancé.
14) Si vous souhaitez ajouter un texte d'introduction à l'e-mail d'invitation, cliquez
dans le champ de saisie Remarques et entrez le texte souhaité.
15) Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
5.4.3 Conférence permanente
Une conférence permanente est illimitée dans le temps. Les participants à la
conférence peuvent s'inviter à tout moment.
Le directeur de conférence enregistre la conférence Permanente sous un nom
qui lui est propre. Elle demeure établie jusqu'à ce qu'il l'efface.
Options de configuration d'une conférence permanente
L'initiateur de la conférence peut définir les propriétés suivantes :
•
Authentification des participants à la conférence nécessaire lors de l'entrée
dans la conférence (par saisie de l'ID de conférence et du mot de passe sur
le clavier du téléphone).
INFO: Les abonnés Mobility Entry doivent entrer l'indicatif pour
Numérotation MF avant leur authentification.
Le mot de passe par défaut pour les conférences est 123456. Le directeur de
conférence peut le modifier individuellement pour chaque participant à la
conférence.
•
Langue des annonces et des invitations par e-mail (par défaut, langue de la
boîte vocale)
Invitation par e-mail
Le système de communication peut inviter automatiquement par e-mail les participants à la conférence. La condition nécessaire est que l'administrateur ait
configuré l'envoi d'e-mails. De plus, le participant à la conférence interne doit
avoir défini son adresse e-mail. Pour les participants à la conférence externes,
l'initiateur de la conférence doit avoir entré leur adresse e-mail. L'e-mail
comprend en pièce jointe le rendez-vous Outlook correspondant (.ics).
Démarrer la conférence
Dès que le premier participant à la conférence se connecte, le système ouvre
automatiquement chez tous les participants à la conférence interne la fenêtre de
la salle de conférence virtuelle dans la mesure où le participant à la conférence
myPortal for Desktop a démarré celle-ci avec l'interface utilisateur classique ou
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
103
Unified Communications
Conférences
myPortal for Outlook. Tous les participants à la conférence s'inscrivent euxmêmes. Le système de communication présente chaque nouveau participant par
l'annonce : "… participe à la conférence."
Sélection
A l'aide du numéro de sélection, chaque participant à la conférence peut s'inviter
à tout moment dans la conférence.
Enregistrer la conférence
Le directeur de conférence peut enregistrer automatiquement ou manuellement
la conférence, pour lui et pour tous les participants internes connectés, à
condition que l'enregistrement des communications soit activé dans le système.
Les abonnés du propre noeud reçoivent l'enregistrement dans la boîte vocale, les
abonnés d'autres noeuds par e-mail. La durée de l'enregistrement est
uniquement limitée par la capacité de mémoire du système de communication.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment ajouter un participant à la conférence
•
Comment supprimer le participant à la conférence
•
Comment définir d'autres directeurs de conférence
•
Comment déterminer le numéro de sélection pour une conférence
programmée, la conférence permanente ou la conférence ouverte
•
Comment déterminer l'ID de la conférence pour une conférence programmée
ou une conférence permanente
•
Comment modifier le mot de passe pour une conférence programmée ou une
conférence permanente
5.4.3.1 Comment configurer la conférence permanente
Conditions préalables
•
Votre administrateur a configuré un numéro de sélection pour les conférences.
Etape par étape
1) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'icône Conférence > Démarrer une nouvelle conférence.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Démarrer la conférence.
La fenêtre Conférence AdHoc s'ouvre avec vous en tant que directeur de
conférence.
104
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Conférences
2) Ajoutez les participants à la conférence, voir Comment ajouter un participant
à la conférence.
3) Dans la fenêtre Conférence AdHoc, cliquez sur Salle de conférence >
Sauvegarder sous.
4) Dans le champ de saisie, entrez un nom pour la conférence.
5) Cliquez sur Avancé.
6) Dans la liste déroulante Type de conférence, sélectionnez l'une des possibilités suivantes.
•
Si vous voulez que les participants à la conférence s'authentifient nécessairement à l'aide d'un mot de passe, sélectionnez Conférence permanente.
•
Si vous voulez renoncer à l'authentification des participant à la conférence par mot de passe, sélectionnez Conférence permanente (pas de
mot de passe).
7) Sélectionnez la Langue de la conférence souhaitée pour les annonces et
les invitations par e-mail (par défaut, il s'agit de la langue de la boîte vocale).
8) Cochez la case Cette conférence est une conférence active.
9) Si vous voulez que les participants à la conférence s'authentifient nécessairement à l'aide de la touche *, cochez la case Obliger les participants à
taper sur "*" (étoile) pour entrer dans la conférence.
INFO: Cette option est recommandée lorsque les participant à la
conférence ne doivent pas s'identifier au moyen d'un mot de
passe. Ainsi, seuls les abonnés présents sont reliés à la conférence, à l'exclusion des boîtes vocales.
10) Si vous souhaitez utiliser simultanément Web Collaboration dans cette conférence, cochez la case Démarrage automatique de la conférence téléphonique avec Web Collaboration.
11) Si vous souhaitez que le système enregistre automatiquement la conférence,
cochez la case Enregistrer automatiquement cette conférence.
12) Si vous souhaitez que les invitations par e-mail soient automatiquement
envoyées aux participants à la conférence, cochez la case Envoyer automatiquement l'e-mail d'invitation aux participants à la conférence.
13) Si vous souhaitez ajouter à l'e-mail d'invitation un texte introductif, indiquezle dans le champ de saisie.
14) Cliquez sur Sauvegarder.
15) Dans la fenêtre Envoyer des invitations à la conférence, cliquez sur Oui.
Les e-mail d'invitation sont maintenant envoyés.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Formats des numéros d'appel
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
105
Unified Communications
Conférences
•
Comment ajouter un participant à la conférence
•
Comment supprimer la conférence permanente
5.4.3.2 Comment afficher votre propre conférence permanente ou ouverte
Etape par étape
1) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'icône Conférence > Gérer sa propre conférence.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Gérer mes conférences.
2) Cliquez sur l'onglet Mes conférences.
3) Dans Nom de la conférence, cliquez sur la conférence concernée.
4) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si vous voulez afficher la salle de conférence virtuelle, cliquez sur
Affichage.
•
Si vous souhaitez afficher les paramètres généraux de la conférence,
cliquez sur Modifier.
Rubriques apparentées
5.4.3.3 Comment supprimer la conférence permanente
Conditions préalables
•
Vous êtes directeur de conférence.
Etape par étape
1) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'icône Conférence > Gérer sa propre conférence.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Gérer mes conférences.
2) Cliquez sur l'onglet Mes conférences.
3) Dans Nom de la conférence, cliquez sur la conférence concernée.
4) Cliquez sur Arrêter la conférence.
5) Cliquez sur Enlever puis sur Fermer.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment configurer la conférence permanente
106
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Conférences
5.4.4 Conférence ouverte
Une conférence ouverte est pour un nombre défini d'abonnés quelconque.
Chaque abonné disposant des données d'accès peut y entrer.
Le directeur de conférence enregistre la conférence Permanente sous un nom
qui lui est propre. Elle demeure établie jusqu'à ce qu'il l'efface.
Options de configuration d'une conférence ouverte
L'initiateur de la conférence peut définir les propriétés suivantes :
•
Nombre de participants à la conférence (maxi. 16).
•
Authentification des participants à la conférence nécessaire lors de l'entrée
dans la conférence (par saisie de l'ID de conférence et du mot de passe sur
le clavier du téléphone).
INFO: Les abonnés Mobility Entry doivent entrer l'indicatif pour
Numérotation MF avant leur authentification.
Le mot de passe par défaut pour les conférences est 123456. Le directeur de
conférence peut le modifier individuellement pour chaque participant à la
conférence.
•
ID de conférence commun de tous les participants à la conférence.
•
Langue des annonces et des invitations par e-mail (par défaut, langue de la
boîte vocale)
Démarrer la conférence
Tous les participants à la conférence s'inscrivent eux-mêmes. Le système de
communication annonce chaque nouveau participant par l'annonce : "…
participe à la conférence."
Sélection
A l'aide du numéro de sélection, chaque participant à la conférence peut s'inviter
à tout moment dans la conférence.
Enregistrer la conférence
Le directeur de conférence peut enregistrer automatiquement ou manuellement
la conférence, pour lui et pour tous les participants internes connectés, à
condition que l'enregistrement des communications soit activé dans le système.
Les abonnés du propre noeud reçoivent l'enregistrement dans la boîte vocale, les
abonnés d'autres noeuds par e-mail. La durée de l'enregistrement est
uniquement limitée par la capacité de mémoire du système de communication.
Rubriques apparentées
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
107
Unified Communications
Conférences
5.4.4.1 Comment configurer une conférence ouverte
Conditions préalables
•
Votre administrateur a configuré un numéro de sélection pour les conférences.
Etape par étape
1) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'icône Conférence > Démarrer une nouvelle conférence.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Démarrer la conférence.
La fenêtre Conférence AdHoc s'ouvre avec vous en tant que directeur de
conférence.
2) Ajoutez les participants à la conférence, voir Comment ajouter un participant
à la conférence.
3) Dans la fenêtre Conférence AdHoc, cliquez sur Salle de conférence >
Sauvegarder sous.
4) Dans le champ de saisie, entrez un nom pour la conférence.
5) Entrez la Date de démarrage.
6) Entrez l'Heure de démarrage.
7) Entrez l'Heure de fin.
8) Si la conférence doit se répéter périodiquement, cliquez sur Conférence
périodique.
a) Sélectionnez la Date de fin pour la série de conférences.
b) Cliquez sur Récurrence quotidienne, sur Récurrence hebdomadaire,
ou sur Récurrence mensuelle et sélectionnez le détail des autres
options souhaitées.
9) Si vous souhaitez effacer un rendez-vous de conférence d'une série de
conférences, effectuez les opérations suivantes.
a) Cliquez sur Exceptions.
b) Cliquez sur Ajouter.
c) Dans la liste déroulante Date/Heure d'origine sélectionnez le rendezvous concerné.
d) Cliquez sur Supprimer cette récurrence.
e) Cliquez sur OK.
f)
108
Cliquez sur Annuler.
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Conférences
10) Si vous souhaitez déplacer un rendez-vous de conférence d'une série de
conférences, effectuez les opérations suivantes.
a) Cliquez sur Exceptions.
b) Cliquez sur Ajouter.
c) Dans la liste déroulante Date/Heure d'origine sélectionnez le rendezvous concerné.
d) Cliquez sur Reprogrammer cette récurrence.
e) Sélectionnez une Nouvelle date programmée.
f)
Sélectionnez une nouvelle Heure de début.
g) Cliquez sur OK.
h) Cliquez sur Annuler.
11) Cliquez sur Sauvegarder.
12) Cliquez sur Avancé.
13) Dans la liste déroulante Type de conférence, sélectionnez l'entrée Conférence ouverte.
14) Sélectionnez la Langue de la conférence souhaitée pour les annonces et
les invitations par e-mail (par défaut, il s'agit de la langue de la boîte vocale).
15) Cochez la case Cette conférence est une conférence active.
16) Si vous voulez que les participants à la conférence s'authentifient nécessairement à l'aide de la touche *, cochez la case Obliger les participants à
taper sur "*" (étoile) pour entrer dans la conférence.
INFO: Cette option est recommandée lorsque les participant à la
conférence ne doivent pas s'identifier au moyen d'un mot de
passe. Ainsi, seuls les abonnés présents sont reliés à la conférence, à l'exclusion des boîtes vocales.
17) Si vous souhaitez que le système enregistre automatiquement la conférence,
cochez la case Enregistrer automatiquement cette conférence.
18) Si vous souhaitez définir vous-même l'ID de conférence, effectuez les opérations indiquées ci-après.
a) Cochez la case Créer votre propre ID de conférence.
b) Dans le champ de saisie, entrez l'ID de conférence souhaité (4 à 8
positions).
19) Dans Nombre de canaux, sélectionnez le nombre maximum de participants
à la conférence.
20) Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
109
Unified Communications
Conférences
5.4.5 Intégration de Web Collaboration
Avec myPortal for Desktop (Windows) et myPortal for Outlook pour les communications téléphoniques, les conférences téléphoniques à gestion téléphonique et
les conférences téléphoniques à gestion par l'application, le système supporte
l'intégration confortable du produit séparé Web Collaboration pour une collaboration multimédia simultanée. Cela vous assure un accès rapide aux fonctions
comme validation bureau et application, validation de fichier, co-navigation,
whiteboarding, URL-Push, IM-Chat et Video-Chat avec plusieurs participant.
Pour l'intégration de Web Collaboration, il faut que le système de communication
dispose de l'adresse du serveur Web Collaboration.
Types de connexion supportés
La liaison Web Collaboration supporte les communications téléphoniques ainsi
que les types suivants de conférences téléphoniques gérées par un application
dans le système.
•
Conférence Ad-hoc
•
conférence programmée
•
conférence permanente
Il est possible de démarrer une Web Collaboration durant une communication
téléphonique (une conférence) à partir de la fenêtre surgissante.
Lors de l'initialisation ou de la configuration d'une conférence téléphonique, le
directeur de conférence peut lancer une session Web Collaboration pour utilisation simultanée avec les mêmes participants. En cas de déplacement,
effacement ou terminaison d'une conférence téléphonique, la session Web Collaboration correspondante est automatiquement déplacée ou supprimée.
Lors du démarrage de Web Collaboration, le client Web Collaboration s'ouvre, il
ne nécessite pas d'installation locale sur le bureau. Vous trouverez des informations supplémentaires dans la documentation produit Web Collaboration.
INFO: Afin que les clients puissent démarrer automatiquement
une Web Collaboration, il faut désactiver l'authentification Proxy
sur le serveur.
Connexion avec la session Web Collaboration
Les participants à la conférence internes avec clients PC UC sont automatiquement reliés à la session Web Collaboration correspondante lors du
démarrage de la conférence. Pour cela, FastViewer est automatiquement chargé
en arrière-plan et ouvert, ce qui peut durer quelques secondes. Les participants
externes avec adresse e-mail connue reçoivent par e-mail un lien correspondant
pour la session Web Collaboration.
INFO: Les utilisateurs sous Mac OS doivent copier dans le
navigateur Web le lien pour la session Web Collaboration.
110
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
Dans une conférence planifiée, la connexion avec la session Web Collaboration
est possible à partir de 5 minutes avant le début planifié de la conférence.
ID de conférence et Mot de passe
ID de conférence et Mot de passe pour une session Web Collaboration sont
identiques à l'ID de conférence et au mot de passe de la conférence téléphonique
correspondante.
Messagerie instantanée et Web Collaboration
La messagerie instantanée du système et la messagerie instantanée de Web
Collaboration sont indépendantes l'une de l'autre : les messages instantanés en
provenant d'un client UC n'apparaissent pas dans une session Web Collaboration
du même participant et inversement.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment démarrer Web Collaboration à partir d'une communication
•
Conférences
5.5 Messages Voix et Fax (UC Suite)
Les services Messages Voix et Fax intégrés dans le système permettent aux
abonnés de recevoir et gérer les messages Voix et Fax, via myPortal for Desktop
et myPortal for Outlook. Avec Fax Printer, les abonnés peuvent envoyer des
messages Fax.
Rubriques apparentées
5.5.1 Boîte vocale
La boîte vocale enregistre de manière centralisée les messages Voix et les
communications enregistrée. Vous pouvez y accéder à l'aide de .
Vous pouvez consulter ou modifier les paramètres de votre boîte vocale, par ex.
sélectionner la langue de la boîte vocale, déterminer le numéro d'appel de la boîte
vocale, sélectionner le mode enregistrement ou le mode annonce, gérer
l'annonce de votre état Présence, enregistrer et importer des annonces. Lors de
l'importation des annonces. Lors de l'importation des annonces, le système
effectue automatiquement une limitation du niveau et une normalisation afin de
répondre aux exigences de "USA / TIA 968 Signal Power Limitations".
INFO: Pour que les appelants puissent accéder à votre boîte
vocale si Occupé et Pas de réponse, l'administrateur doit configurer un renvoi d'appel temporisé vers votre boîte vocale. Ou
bien, vous pouvez activer sur votre téléphone le renvoi temporisé.
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
111
Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
Détermine le numéro d'appel de la boîte vocale
Vous pouvez déterminer sur quel poste vous pouvez atteindre la boîte vocale à
partir de n'importe quel téléphone afin de manière à écouter les messages Voix
ou modifier votre état Présence, par exemple, en vous servant du menu du
téléphone.
INFO: Vous trouverez des informations sur le menu téléphone
dans la documentation UC Suite Interface utilisateur (TUI), mode
d'emploi abrégé.
Sélection du mode d'enregistrement ou de diffusion
En mode enregistrement, les appelants peuvent, lorsqu'ils arrivent à votre boîte
vocale, laisser un message comme sur un répondeur alors que, en mode de
diffusion, ils entendent uniquement une annonce. Vous pouvez configurer
séparément ce paramètre pour chaque état Présence.
Annonces
Vous pouvez enregistrer ou importer les types d'annonces suivants.
112
•
Annonce du nom
Dans les conférences où vous êtes l'initiateur, votre annonce de nom sert à
vous annoncer au début ; elle sert aussi lorsque vous entrez dans une conférence. De plus, l'annonce du nom que vous avez enregistrée est utilisée
comme message d'accueil, si vous avez activé pour l'appelant concerné votre
état Présence et que votre état Présence n'est ni Bureau, ni Appelle-moi ni
Ne pas déranger.
•
Message d'accueil personnel général :
Cette annonce est diffusée aux appelants en fonctionnement standard (c.-àd. sans profils actifs de standard automatique personnel définis par les utilisateurs) lorsqu'ils arrivent à votre boîte vocale, par ex. :. "Je ne peux pas
momentanément prendre votre appel…"
•
Annonce d'accueil personnelle si Occupé:
Cette annonce est diffusée aux appelants en fonctionnement standard (c.-àd. sans profils actifs de standard automatique personnel définis par les utilisateurs) lorsqu'ils arrivent à votre boîte vocale en cas d'occupation, par ex. :.
"Je ne peux pas momentanément prendre votre appel…". Si vous n'avez pas
enregistré de message d'accueil personnel pour Occupé, les appelants
entendent votre message d'accueil personnel général.
•
Annonce d'accueil personnelle pour Pas de réponse:
Cette annonce est diffusée aux appelants en fonctionnement standard (c.-àd. sans profils actifs de standard automatique personnel définis par les utilisateurs) en cas de renvoi temporisé vers votre boîte vocale ou en cas de
renvoi manuel vers votre boîte vocale, par ex. :. "Je ne peux pas momentanément prendre votre appel…". Si vous n'avez pas enregistré de message
d'accueil personnel pour Pas de réponse, les appelants entendent votre
message d'accueil personnel général.
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
•
Annonces personnelles pour les profils de standard automatique personnel
définis par les utilisateurs :
La boite vocale n'utilise pas ces annonces en fonctionnement standard, mais
uniquement en liaison avec le standard automatique personnel.
INFO: Lorsque vous servez d'annonces ou de musique
provenant d'une autre source, assurez-vous que vous ne violez
aucun copyright.
La boîte vocale peut, en fonction de la situation, générer les annonces de votre
état Présence, sauf pour Bureau, Appelle-moi et Ne pas déranger, avec
indication du moment prévu de votre retour, par ex. :. "est en réunion
jusqu'à quatorze heures trente aujourd'hui.". Vous pouvez activer
ou désactiver l'annonce de votre état Présence séparément pour certains
appelants et pour tous les appelants externes.
En fonctionnement par défaut, la boîte vocale diffuse les annonces dans l'ordre
suivant (de la gauche vers la droite) :
Profil
Occupé(e)
Annonce du nom
-
Annonce concernant
votre état Présence
-
Message d'accueil
personnel
Pour Occupé
(si non enregistré:général)
Pas de
réponse
-
Réunion
x (si vous avez activé
la diffusion de votre
état Présence pour
l'appelant concerné)
x (si vous avez activé
la diffusion de votre
état Présence pour
l'appelant concerné)
Général
-
-
Général
Maladie
Pause
-
Pour Pas de réponse
(si non enregistré:général)
Déplacement
Congé
Déjeuner
A son domicile
Ne pas
déranger
Exemple : annonce de votre état Présence activée pour l'appelant
Profil
Réunion
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Annonce du nom
"Natalie Dubios"
Annonce concernant
votre état Présence
"est en réunion
jusqu'à quatorze
heures trente
aujourd'hui."
Message d'accueil
personnel
"Je ne peux pas
momentanément
prendre votre appel…"
113
Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
Exemple : annonce de votre état Présence désactivée pour l'appelant
Profil
Annonce du nom
Déplacement -
Annonce concernant
votre état Présence
-
Message d'accueil
personnel
"Je ne peux pas
momentanément
prendre votre appel…"
Standard automatique central
Grâce au standard automatique central, l'administrateur de votre système de
communication permet aux appelants, quelle que soit l'heure, de disposer de
possibilités de sélection pour le renvoi vers des numéros que vous avez
programmé ou pour le renvoi vers votre boîte vocale. Comme avec le standard
automatique personnel, les appelants font leur choix en entrant des chiffres sur
le téléphone. Le standard automatique central peut, en plus des annonces
décrites plus haut, diffuser d'autres annonces.
Annonce concernant votre état Présence
Vous pouvez définir si vous souhaitez ou non que l'appelant entende l'annonce
correspondant à votre état Présence lorsqu'il arrive à votre boîte vocale. Pour
pouvez l'autoriser ou l'interdire pour tous les appelants externes en commun ou
seulement pour certains appelants.
Appel de vos messages vocaux par le poste opérateur
Avec myAttendant, vous pouvez, donner ou refuser au poste opérateur l'autorisation d'accéder à vos messages Voix et Fax. Dans le second cas, le pose
opérateur peut uniquement savoir le nombre de messages que vous avez.
Contourner la demande du mot de passe
Lorsque vous appelez la boîte vocale à partir de l'un de vos numéros de
téléphone supplémentaires, vous pouvez contourner la demande de mot de
passe. Ce paramétrage s'applique aussi au service de notification téléphonique
de la boîte vocale.
Langue de la boîte vocale
Vous pouvez déterminer la langue de diffusion du menu et des annonces propres
au système par la boîte vocale.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Premiers pas
114
•
Fenêtres surgissantes
•
Comment activer ou désactiver la fenêtre surgissante pour un nouveau
message vocal
•
Comment renvoyer un appel vers la boîte vocale
•
Standard automatique personnel
•
Comment enregistrer votre annonce de nom
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
•
Comment enregistrer le message d'accueil personnel
•
Comment activer ou désactiver la fenêtre surgissante pour un nouveau
message vocal
•
Gestion des messages Voix
•
Service de notification pour les nouveaux messages
•
Comment définir un numéro supplémentaire
5.5.1.1 Comment déterminer le numéro d'appel de la boîte vocale
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Données personnelles > Mes détails personnels.
3) Vous trouverez le numéro de la boîte vocale dans la zone Détails de mon
contact, dans le champ Tél. messagerie vocale..
4) Cliquez sur Fermer.
Rubriques apparentées
5.5.1.2 Comment sélectionner le mode d'enregistrement ou mode de diffusion
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Communications > Paramètres de messagerie vocale.
3) Dans la liste déroulante, sélectionnez pour l'état Présence concerné l'une des
valeurs suivantes.
•
Si vous souhaitez que les appelants puissent laisser des messages sur
votre boîte vocale, sélectionnez Active.
•
Si vous souhaitez que les appelants puissent uniquement écouter les
annonces de votre boîte vocale sans pouvoir laisser de message, sélectionnez Non active.
4) Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
5.5.1.3 Comment enregistrer une annonce
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Profils et ensuite sur un profil quelconque.
3) Cliquez sur Enregistrer.
4) Dans la liste, cliquez sur l'annonce avec la désignation souhaitée.
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
115
Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
5) Cliquez sur Enregistrer. La boîte vocale vous appelle désormais sur votre
téléphone.
6) Acceptez l'appel de la boîte vocale.
7) Prononcer l'annonce après la tonalité.
INFO: Lorsque vous vous servez d'annonces ou de musique
provenant d'une autre source, assurez-vous avant de les utiliser
que vous ne violez aucun copyright.
8) Cliquez sur Arrêter.
9) Si vous souhaitez écouter l'annonce au téléphone, cliquez sur Lecture. Pour
quitter la boucle de lecture, cliquez sur Arrêter.
10) Si vous désirez enregistrer de nouveau votre message, cliquez de nouveau
sur Enregistrer.
11) Cliquez sur Fermer puis sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Standard automatique personnel
•
Comment modifier le profil pour le standard automatique personnel
•
Comment importer une annonce
•
Comment effacer une annonce
5.5.1.4 Comment importer une annonce
Conditions préalables
•
Le fichier audio est disponible au format PCM, avec les caractéristiques
suivantes : 8 kHz, 16 bits, mono.
INFO: Avant l'utilisation, assurez-vous que vous ne violez aucun
copyright.
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Profils et ensuite sur un profil quelconque.
3) Cliquez sur Enregistrer.
4) Cliquez sur Transfert.
5) Sélectionnez le fichier souhaité et cliquez sur Ouvrir.
6) Dans la fenêtre Attention !!!!!!, cliquez sur OK.
7) Cliquez sur Fermer puis sur Sauvegarder.
116
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
INFO: Lors de l'importation des annonces, le système effectue
automatiquement une limitation du niveau et une normalisation
afin de répondre aux exigences de "USA / TIA 968 Signal Power
Limitations".
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Standard automatique personnel
•
Comment modifier le profil pour le standard automatique personnel
•
Comment enregistrer une annonce
•
Comment effacer une annonce
5.5.1.5 Comment effacer une annonce
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Profils et ensuite sur un profil quelconque.
3) Cliquez sur Enregistrer.
4) Dans la liste, cliquez sur l'annonce avec la désignation souhaitée.
5) Cliquez sur Effacer.
6) Cliquez sur Fermer puis sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment enregistrer une annonce
•
Comment importer une annonce
5.5.1.6 Comment activer ou désactiver l'annonce de votre état Présence pour les
appelants externes
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Sensibilité > Etat de présence Messagerie vocale.
3) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Si vous voulez activer l'annonce de votre état Présence de votre boîte
vocale pour les appelants externes, cochez la case Mon état Présence
est communiqué aux appelants externes lorsqu'ils joignent ma
messagerie vocale.
117
Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
•
Si vous voulez désactiver l'annonce de votre état Présence de votre boîte
vocale pour les appelants externes, décochez la case Mon état
Présence est communiqué aux appelants externes lorsqu'ils
joignent ma messagerie vocale.
4) Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Etat Présence
•
Comment modifier la visibilité de votre état Présence pour les autres
•
Standard automatique personnel
•
Comment activer ou désactiver l'annonce de votre état Présence pour
certains appelants
5.5.1.7 Comment activer ou désactiver l'annonce de votre état Présence pour certains
appelants
Conditions préalables
•
Pour que vous puissiez désactiver l'annonce de votre état Présence de
manière ciblée pour un certain numéro, il faut que ce numéro vous soit
présenté lors de l'appel.
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Sensibilité > Etat de présence Messagerie vocale.
3) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si vous souhaitez, pour un numéro, désactiver l'annonce de la boîte
vocale concernant votre état Présence, cliquez sur Ajouter et entrez
dans le champ de saisie le numéro d'appel souhaité et cliquez sur OK.
INFO: Vous pouvez utiliser les caractères suivants comme joker
afin de définir les zones du numéro d'appel : ? pour un chiffre
quelconque et * pour un nombre quelconque de chiffres.
•
Si vous souhaitez, pour un numéro, supprimer l'annonce de la boîte
vocale concernant votre état Présence, cliquez sur l'entrée correspondante et sur Enlever.
4) Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Etat Présence
•
118
Comment modifier la visibilité de votre état Présence pour les autres
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
•
Standard automatique personnel
•
Comment activer ou désactiver l'annonce de votre état Présence pour les
appelants externes
5.5.1.8 Comment autoriser ou interdire l'appel de vos messages Voix et Fax par le poste
opérateur
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Sensibilité > Sécurité et accès.
3) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si vous souhaitez autoriser la consultation de vos messages Voix et Fax
par le poste opérateur, cochez la case Les réceptionnistes peuvent
consulter mes messages vocaux et lire mes fax.
•
Si vous ne souhaitez pas autoriser la consultation de vos messages Voix
et Fax par le poste opérateur, décochez la case Les réceptionnistes
peuvent consulter mes messages vocaux et lire mes fax.
4) Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Boîte Fax
5.5.1.9 Comment activer ou désactiver la demande de mot de passe de la boîte vocale
AVIS: Si vous désactivez la demande de mot de passe sur la
boîte vocale, des tiers peuvent accéder par téléphone à votre
boîte et par ex. écouter vos messages vocaux ou appeler à votre
charge des destinations externes payantes.
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Sécurité et accès > Sécurité et accès.
3) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Si vous souhaitez activer la demande du mot de passe lors de l'appel de
votre boîte vocale, décochez la case Ne pas utiliser de mot de passe
lors d'appel de la messagerie vocale.
119
Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
•
Si vous souhaitez désactiver la demande du mot de passe lors de l'appel
de votre boîte vocale, cochez la case Ne pas utiliser de mot de passe
lors d'appel de la messagerie vocale.
4) Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
5.5.1.10 Comment sélectionner la langue de la boîte vocale
Etape par étape
1) Cliquez sur Configuration.
2) Cliquez sur Communications > Paramètres de messagerie vocale.
3) Dans la liste déroulante, sélectionnez la Langue de la messagerie vocale.
4) Cliquez sur Fermer.
Rubriques apparentées
5.5.2 Gestion des messages Voix
Vous pouvez par ex. écouter les messages Voix, les renvoyer, les déplacer dans
un autre dossier, les enregistrer comme fichier WAV ou bien appeler l'expéditeur.
Dossier pour messages Voix
myPortal for Outlook organise les messages Voix dans les dossiers ci-après.
•
Boîte de réception
•
Lu(s)
•
Sauvegardé(s)
•
Supprimé(s)
Affichage des messages Voix
Les icônes suivantes identifient les différents types de messages Voix :
Icône
-
Signification
Message Voix adressé à un abonné
Message Voix adressé à un groupe
appel enregistré
conférence enregistrée
La liste des messages Voix fait apparaître les détails suivants :
120
•
Icône correspondant au type de message Voix
•
Date/Heure
•
Nom du groupe, si disponible
•
Numéro, si disponible
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
•
Nom de famille, si disponible
Pour les conférences enregistrées : nom de la conférence, si disponible,
sinon nom de famille du second participant à la conférences, si disponible.
•
Prénom, si disponible
•
Société, si disponible
•
Priorité
Couleur d'identification : urgent (rouge), privé (bleu), normal (noir). Lors de
l'écoute des messages arrivés dans la boîte vocale, une annonce vous
informe du nombre de messages par priorité.
•
Durée
Durée de conservation pour les messages vocaux
Le système de communication efface automatiquement les messages vocaux
dont la durée de conservation est supérieure à celle configurée par l'administrateur.
Messages Voix pour groupes
L'administrateur peut paramétrer des groupes pour les messages Voix avec
chacun un propre numéro d'appel Le système de communication transmet les
messages Voix adressés à un groupe à chacun des membres du groupe. Dès
qu'un abonné a écouté un message, ce message est identifié pour tous les autres
membres du groupe comme ayant été écouté. Si un membre du groupe efface un
message, ce message est également effacé chez tous les autres membres du
groupe.
Ecouter les messages Voix
Vous pouvez écouter les messages Voix au choix sur le téléphone ou sur le PC.
Lors de la première écoute, le système de communication déplace les nouveaux
messages Voix du dossier Boîte de réception vers le dossier Lus.
Appel de l'expéditeur d'un message Voix
Vous pouvez appeler l'expéditeur d'un message Voix.
Renvoi d'un message Voix
Vous pouvez renvoyer un message Voix à des abonnés internes.
Déplacer un message Voix
Vous pouvez déplacer un message Voix dans un autre dossier.
Sauvegarder un message Voix sous forme de fichier
AVIS: Le système de communication sauvegarde les messages
Voix pendant une durée limitée, configurable par l'administrateur
pour chacun des dossiers. Une fois cette période écoulée, le
système de communication efface automatiquement les
messages Voix.
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
121
Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
Vous pouvez enregistrer un message Voix au format WAV dans le système de
fichiers de votre PC afin de l'archiver durablement.
Envoi de messages Voix comme e-mail
Vous pouvez envoyer à un destinataire quelconque un message Voix par e-mail,
au format WAV. Si possible, l'e-mail contient le numéro et le nom du correspondant.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Eléments de l'interface utilisateur
•
Boîte vocale
5.5.2.1 Comment écouter un message Voix au téléphone
Conditions préalables
•
Votre état Présence est Bureau ou Appelle-moi.
Etape par étape
1) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'Icône Messages > Messages vocaux.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Messages Voix.
2) Dans messages Voix, cliquez sur le dossier souhaité, par ex. Boîte de
réception.
3) Cliquez sur le message Voix de votre choix.
4) Dans le menu contextuel, cliquez sur Lire le message > Lecture par le
téléphone.
Étapes suivantes
Acceptez l'appel de la boîte vocale.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment écouter un message Voix sur le PC
122
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
5.5.2.2 Comment écouter un message Voix sur le PC
Conditions préalables
•
Votre PC doit être équipé d'une carte son correctement configurée et d'un
haut-parleur/casque.
Etape par étape
1) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'Icône Messages > Messages vocaux.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Messages Voix.
2) Dans messages Voix, cliquez sur le dossier souhaité, par ex. Boîte de
réception.
3) Cliquez sur le message Voix de votre choix.
4) Dans le menu contextuel, cliquez sur Lire le message > Lecture par les
haut-parleurs.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment écouter un message Voix au téléphone
5.5.2.3 Comment rappeler l'expéditeur d'un message Voix
Conditions préalables
•
Le numéro de téléphone de l'appelant a été transmis.
Etape par étape
1) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'Icône Messages > Messages vocaux.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Messages Voix.
2) Dans messages Voix, cliquez sur le dossier souhaité, par ex. : Lus.
3) Cliquez sur le message Voix de votre choix.
4) Dans le menu contextuel, cliquez sur l'entrée Composer :... avec le numéro
correspondant.
Rubriques apparentées
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
123
Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
5.5.2.4 Comment renvoyer le message vocal
Etape par étape
1) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'Icône Messages > Messages vocaux.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Messages Voix.
2) Dans messages Voix, cliquez sur le dossier souhaité, par ex. : Lus.
3) Cliquez sur le message Voix de votre choix.
4) Dans le menu contextuel, cliquez sur Renvoyer le message.
5) Si vous souhaitez trier la liste des destinataires, cliquez sur un des titres de
colonne Poste ou Nom afin de réaliser selon ce critère un tri alphanumérique
ascendant.
6) Si vous souhaitez inverser l'ordre de tri de la liste des destinataires, cliquez
une nouvelle fois sur le titre de la colonne.
7) Cochez la case pour le ou les destinataires souhaités.
8) Si vous souhaitez enregistrer un commentaire, suivez les étapes suivantes.
a) Cliquez sur Commentaire.
b) Cliquez sur Démarrer. La boîte vocale vous appelle désormais sur votre
téléphone.
c) Acceptez l'appel de la boîte vocale.
d) Prononcer votre commentaire après la tonalité.
e) Cliquez sur Arrêter.
f)
Si vous souhaitez écouter le commentaire au téléphone, cliquez sur
Ecouter. Pour quitter la boucle de lecture, cliquez sur Arrêter.
g) Si vous désirez enregistrer de nouveau votre commentaire, cliquez de
nouveau sur Enregistrer.
9) Cliquez sur Renvoyer.
Rubriques apparentées
5.5.2.5 Comment déplacer un message Voix
Etape par étape
1) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'Icône Messages > Messages vocaux.
124
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Messages Voix.
2) Dans messages Voix, cliquez sur le dossier souhaité, par ex. : Lus.
3) Cliquez sur le message Voix de votre choix.
4) Dans le menu contextuel, dans Déplacer le message vers > …, sélectionnez
le dossier souhaité.
Rubriques apparentées
5.5.2.6 Comment sauvegarder au format WAV
Etape par étape
1) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'Icône Messages > Messages vocaux.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Messages Voix.
2) Dans messages Voix, cliquez sur le dossier souhaité, par ex. : Lus.
3) Cliquez sur le message Voix de votre choix.
4) Dans le menu contextuel, cliquez sur Enregistrer message Voix.
5) Dans la fenêtre Sauvegarder le message Voix dans un dossier, entrez le
Nom de fichier et cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
5.5.2.7 Comment envoyer le message Voix sous forme de e-mail
Etape par étape
1) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'Icône Messages > Messages vocaux.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Messages Voix.
2) Dans messages Voix, cliquez sur le dossier souhaité, par ex. : Lus.
3) Cliquez sur le message Voix de votre choix.
4) Dans le menu contextuel, cliquez sur Envoyer par e-mail ….
Étapes suivantes
Envoyer dans Outlook l'e-mail avec le fichier au format WAV joint au destinataire
souhaité.
Rubriques apparentées
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
125
Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
5.5.2.8 Comment enregistrer l'expéditeur d'un message Voix comme contact d'Outlook
Etape par étape
1) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'Icône Messages > Messages vocaux.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Messages Voix.
2) Dans messages Voix, cliquez sur le dossier souhaité, par ex. : Lus.
3) Cliquez sur le message Voix de votre choix.
4) Dans le menu contextuel, cliquez sur Copier vers contacts Outlook.
Étapes suivantes
Enregistrer le contact dans Outlook.
Rubriques apparentées
5.5.2.9 Comment trier les messages Voix
Etape par étape
1) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'Icône Messages > Messages vocaux.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Messages Voix.
2) Dans messages Voix, cliquez sur le dossier souhaité, par ex. : Lus.
3) Cliquez sur l'un des titres de colonne Type, Date, Nom du groupe, N° appel,
Nom, Prénom, Société, Priorité ou Durée afin de trier les messages Voix
selon ce critères, par ordre alphanumérique croissant.
4) Si vous souhaitez inverser l'ordre de tri, cliquez une nouvelle fois sur le titre
de la colonne.
Rubriques apparentées
5.5.2.10 Comment supprimer le message Voix
Etape par étape
1) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'Icône Messages > Messages vocaux.
126
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Messages Voix.
2) Dans messages Voix, cliquez sur un des dossiers Boîte de réception, Lus,
ou Sauvegardés.
3) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Cliquez sur le message Voix de votre choix.
•
Sélectionnez les messages Voix souhaités.
4) Dans le menu contextuel sélectionnez Déplacer le message vers >
Supprimés.
5) Si vous voulez effacer définitivement :
a) Dans messages Voix, cliquez sur le dossier Supprimés.
b) Sélectionner le message Voix/les messages Voix souhaité(s).
c) Dans le menu contextuel sélectionnez Déplacer le message vers >
Supprimer définitivement le message.
Rubriques apparentées
5.5.3 Boîte Fax
La boîte Fax enregistre les messages Fax de manière centralisée. A l'aide de
myPortal for Outlook, vous pouvez y accéder.
Vous pouvez afficher ou modifier les paramètres suivants de votre boîte Fax.
Déterminer votre propre numéro Fax :
Vous pouvez déterminer sous quel numéro Fax vous pouvez être joint.
Appel de vos messages Fax par le poste opérateur
Vous pouvez autoriser ou interdire au poste opérateur d'accéder à vos messages
Fax (et vos messages Voix) à l'aide de myAttendant. Dans le second cas, le pose
opérateur peut uniquement savoir le nombre de messages que vous avez.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Fenêtres surgissantes
•
Comment activer ou désactiver les fenêtres surgissantes pour les nouveaux
messages Voix
•
Comment activer ou désactiver la fenêtre surgissante pour un nouveau
message vocal
•
Gestion des messages Fax
•
Comment autoriser ou interdire l'appel de vos messages Voix et Fax par le
poste opérateur
•
Envoi de messages Fax
•
Service de notification pour les nouveaux messages
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
127
Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
5.5.3.1 Comment déterminer son propre numéro Fax
Conditions préalables
•
Votre administrateur a configuré pour vous un numéro de fax.
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur l'onglet Données personnelles > Mes détails personnels.
3) Vous trouverez votre numéro de fax dans le champ N° Fax.
4) Cliquez sur Fermer.
Rubriques apparentées
5.5.4 Gestion des messages Fax
Vous pouvez par exemple afficher vos messages Fax, les déplacer dans un autre
dossier, les enregistrer au format PDF ou TIFF ou appeler l'expéditeur.
Dossier pour messages Fax
myPortal for Outlook organise les messages Fax dans les dossiers ci-après.
•
Boîte de réception
•
Lire
•
Supprimé(s)
•
Eléments envoyés :
contient les messages Fax déjà envoyés par le système de communication
•
Eléments en cours d'envoi :
contient les messages Fax non encore envoyés, qui figurent dans la file
d'attente d'expédition. Le système de communication essaie d'envoyer un
message Fax jusqu'à cinq fois dans un délai de 25 minutes. Une barre indique
la Progression de l'envoi pour chaque message fax.
Détails des messages Fax
La vue de la liste des messages Fax montre, selon le dossier, les différents détails
suivants : Date /Heure, Groupe fax, Numéro, Nom de famille, Prénom,
Société, Pages, Notes, Destination, Etat et Progression.
Durée de conservation pour messages fax
Le système de communication efface automatiquement les messages fax, dont
la durée de conservation est supérieur à celle indiquée ci-après :
Message fax
nouveaux
128
Durée de conservation (jours)
120
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
Message fax
Durée de conservation (jours)
lus
365
envoyé(s)
365
supprimé(s)
60
Messages Fax pour les groupes
L'administrateur peut paramétrer des groupes pour les messages Fax avec
chacun son propre numéro Fax. Le système de communication transmet les
messages Fax adressés à un groupe à chacun des membres du groupe. Dès
qu'un abonné a consulté un message, ce message est identifié pour tous les
autres membres du groupe comme ayant été lu. Si un membre du groupe efface
un message, ce message est également effacé chez tous les autres membres du
groupe.
Appel de l'expéditeur d'un message Fax
Vous pouvez appeler l'expéditeur d'un message Fax.
Renvoi d'un message Fax
Vous pouvez renvoyer un message Fax à un abonné interne.
Sauvegarder un message Fax sous forme de fichier
Vous pouvez enregistrer un message Fax au format PDF ou TIFF dans le
système de fichiers de votre PC afin de l'archiver durablement.
Votre administrateur peut, pour l'ensemble du système, déterminer si les
messages fax sont enregistrés comme fichier PDF ou fichier TIFF (impossible
avec OpenScape Office).
Envoi de messages Fax comme e-mail
Vous pouvez envoyer à un destinataire quelconque un message Fax par e-mail,
au format PDF ou TIFF.
Afficher les messages Fax
Le système de communication déplace automatiquement les nouveaux
messages Fax lors de la première consultation en les faisant passer du dossier
Boîte de réceptionau dossier Lus.
Journal des envois
Vous pouvez afficher le journal d'envoi d'un message fax dans le navigateur web.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Eléments de l'interface utilisateur
•
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Boîte Fax
129
Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
5.5.4.1 Comment afficher un message Fax
Conditions préalables
•
Les messages fax sont enregistrés comme fichiers PDF ou fichiers TIFF. Le
type choisi doit être associé à une application qui permet de représenter ce
fichier.
Etape par étape
1) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'Icône Messages > Messages fax.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Messages fax.
2) Dans Messages Fax, cliquez sur le dossier souhaité, par ex. Boîte de
réception.
3) Dans le menu contextuel du message Fax concerné, sélectionnez Afficher
le Fax.
Rubriques apparentées
5.5.4.2 Comment appeler l'expéditeur d'un message Fax
Etape par étape
1) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'Icône Messages > Messages fax.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Messages fax.
2) Dans Messages Fax, cliquez sur le dossier souhaité, par ex. : Lus.
3) Cliquez sur le message Fax de votre choix.
4) Dans le menu contextuel, cliquez sur l'entrée Composer :... avec le numéro
correspondant.
Rubriques apparentées
5.5.4.3 Comment renvoyer un message Fax
Etape par étape
1) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'Icône Messages > Messages fax.
130
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Messages fax.
2) Dans Messages Fax, cliquez sur le dossier souhaité, par ex. : Lus.
3) Dans le menu contextuel du message Fax concerné, sélectionnez Renvoyer
le message.
4) Dans la fenêtre Renvoyer le message, entrez le numéro de fax du destinataire au format canonique ou au format sélectionnable.
5) Cliquez sur + pour ajouter ce destinataire au message fax.
6) Si vous voulez envoyer le message fax à d'autres destinataires, cliquez dans
le champ de saisie et répétez les étapes 4 à 5.
INFO: Vous pouvez sélectionner d'autres destinataires y compris
par recherche dans un répertoire.
7) Si vous souhaitez supprimer un destinataire, suivez les étapes suivantes.
a) Dans la liste Destinataires, cliquez sur l'entrée correspondante.
b) Appuyez sur la touche Suppr.
8) Cliquez sur OK.
Rubriques apparentées
5.5.4.4 Comment déplacer un message Fax
Etape par étape
1) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'Icône Messages > Messages fax.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Messages fax.
2) Dans Messages Fax, cliquez sur le dossier souhaité par ex. Lus.
3) Cliquez sur le message Fax de votre choix.
4) Dans le menu contextuel, dans Déplacer le message vers > …, sélectionnez
le dossier souhaité.
Rubriques apparentées
5.5.4.5 Comment enregistrer un message Fax
Conditions préalables
•
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Votre administrateur peut, pour l'ensemble du système, déterminer si les
messages fax sont enregistrés comme fichier PDF ou fichier TIFF.
131
Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
Etape par étape
1) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'Icône Messages > Messages fax.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Messages fax.
2) Dans Messages Fax, cliquez sur le dossier souhaité, par ex. : Lus.
3) Cliquez sur le message Fax de votre choix.
4) Dans le menu contextuel, cliquez sur Sauvegarder au format TIFF ou
Sauvegarder comme PDF.
5) Dans la fenêtre Sauvegarder le message fax sélectionnez un dossier,
entrez dans le champ de saisie le nom du fichier souhaité et cliquez sur
Sauvegarder.
Rubriques apparentées
5.5.4.6 Comment envoyer un message Fax sous forme d'e-mail
Etape par étape
1) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'Icône Messages > Messages fax.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Messages fax.
2) Dans Messages Fax, cliquez sur le dossier souhaité, par ex. : Lus.
3) Cliquez sur le message Fax de votre choix.
4) Dans le menu contextuel, cliquez sur Envoyer par e-mail ….
Étapes suivantes
Envoyez l'e-mail avec le fichier TIFF joint dans Outlook.
Rubriques apparentées
5.5.4.7 Comment trier les messages Fax
Etape par étape
1) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'Icône Messages > Messages fax.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Messages fax.
132
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
2) Dans Messages Fax, cliquez sur le dossier souhaité, par ex. Lus.
3) Cliquez sur l'un des titres de colonne Date, Nom de groupe, N° d'appel,
Nom de famille, Prénom, Société, Pages ou Notes pour trier les messages
Fax selon ce critère, par ordre alphanumérique croissant.
4) Si vous souhaitez inverser l'ordre de tri, cliquez une nouvelle fois sur le titre
de la colonne.
Rubriques apparentées
5.5.4.8 Comment afficher l'aperçu des messages Fax à envoyer
Conditions préalables
•
Vous avez envoyé des messages Fax avec Fax Printer.
Etape par étape
1) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'Icône Messages > Messages fax.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Messages fax.
2) Dans Boîte d'envoi, cliquez sur le dossier Eléments en cours d'envoi.
3) Cliquez sur l'un des titres de colonne Date, Nom du groupe, Nom de famille,
Prénom, Société, Destination ou Pages pour trier les messages Fax selon
ce critère, par ordre alphanumérique croissant.
4) Si vous souhaitez inverser l'ordre de tri, cliquez une nouvelle fois sur le titre
de la colonne.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment afficher l'aperçu des messages Fax envoyés
•
Comment annuler l'envoi d'un message fax
5.5.4.9 Comment annuler l'envoi d'un message fax
Conditions préalables
•
Vous avez envoyé un message Fax avec Fax Printer.
Etape par étape
1) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'Icône Messages > Messages fax.
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
133
Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Messages fax.
2) Dans Boîte d'envoi, cliquez sur le dossier Eléments en cours d'envoi.
3) Dans le menu contextuel du message Fax concerné, sélectionnez Annuler.
4) Cliquez sur Oui.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment afficher l'aperçu des messages Fax à envoyer
5.5.4.10 Comment afficher l'aperçu des messages Fax envoyés
Conditions préalables
•
Vous avez envoyé des messages Fax avec Fax Printer.
Etape par étape
1) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'Icône Messages > Messages fax.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Messages fax.
2) Dans Boîte d'envoi, cliquez sur le dossier Eléments envoyés.
3) Cliquez sur l'un des titres de colonne Date, Nom du groupe, Nom de famille,
Prénom, Société, Destination, Pages ou Etat pour trier les messages Fax
selon ce critère, par ordre alphanumérique croissant.
4) Si vous souhaitez inverser l'ordre de tri, cliquez une nouvelle fois sur le titre
de la colonne.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment afficher l'aperçu des messages Fax à envoyer
5.5.4.11 Comment envoyer de nouveau un message Fax
Etape par étape
1) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'Icône Messages > Messages fax.
134
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Messages fax.
2) Dans Boîte d'envoi, cliquez sur le dossier Eléments envoyés.
3) Cliquez sur le message Fax concerné.
4) Dans le menu contextuel, cliquez sur Envoyer de nouveau.
Rubriques apparentées
5.5.4.12 Comment afficher le rapport d'émission pour un message Fax
Conditions préalables
•
Vous avez envoyé un message Fax avec Fax Printer.
Etape par étape
1) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'Icône Messages > Messages fax.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Messages fax.
2) Dans Boîte d'envoi, cliquez sur le dossier Eléments envoyés.
3) Cliquez sur le message Fax concerné.
4) Dans le menu contextuel, cliquez sur Préférences....
5) Cliquez sur Journal d'envoi.
Le journal d'envoi du message fax concerné est affiché dans le navigateur web.
Rubriques apparentées
5.5.4.13 Comment supprimer un message Fax
Etape par étape
1) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'Icône Messages > Messages fax.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Messages fax.
2) Cliquez soit dans Messages fax, sur un des dossiers Boîte de réception ou
Lus ou bien dans Boîte d'envoi, sur un des dossiers Eléments envoyés ou
Eléments en cours d'envoi.
3) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
•
Cliquez sur le message Fax de votre choix.
•
Sélectionnez les messages Fax de votre choix.
135
Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
4) Dans le menu contextuel sélectionnez Déplacer le message vers >
Supprimés.
5) Si vous voulez effacer définitivement :
a) Dans Messages Fax, cliquez sur le dossier Supprimés.
b) Sélectionner le/les message(s) Fax souhaité(s).
c) Dans le menu contextuel sélectionnez Déplacer le message vers >
Supprimer définitivement le message.
Rubriques apparentées
5.5.5 Envoi de messages Fax
Avec Fax Printer, vous pouvez envoyer des messages Fax sous Windows.
Vous trouverez des informations sur l'envoi de messages Fax dans Fax Printer,
Mode d'emploi.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Boîte Fax
5.5.6 Service de notification pour les nouveaux messages
Le système de communication peut vous informer d'un nouveau message voix ou
fax, au choix par e-mail, par téléphone ou par SMS.
Le service de notification travaille de la manière suivante.
136
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
Notification
pour message Voix
pour Message fax
E-mail
Vous recevez un e-mail avec le
message en tant que fichier WAV
joint, la date et l'heure de la réception, la durée du message et, si disponibles, le numéro et le nom de
l'expéditeur. Si la taille du fichier
WAV dépasse une certaine valeur, il
n'est pas joint au e-mail. L'administrateur du système de communication peut modifier cette valeur
(valeur par défaut : 10 Mo). Les
messages Voix de priorité "Urgent"
sont transmis comme e-mails
d'importance "haute". Les e-mails
avec message voix sont identifiés
par une icône spécifique dans Outlook. Si vous utilisez une messagerie IMAP, qui indique uniquement
l'en-tête de l'e-mail, il apparaît alors
à sa place l'icône e-mail habituelle.
Vous recevez un e-mail avec le
message en tant que fichier PDF ou
TIFF joint, la date et l'heure de la
réception, le nombre de pages et, si
disponibles, le numéro et le nom de
l'expéditeur. Si la taille du fichier
PDF ou TIFF dépasse une certaine
valeur, il n'est pas joint à l'e-mail.
L'administrateur du système de
communication peut modifier cette
valeur (valeur par défaut : 10 Mo).
Les e-mails avec message fax sont
identifiés par une icône spécifique
dans Outlook. Si vous utilisez une
messagerie IMAP, qui indique uniquement l'en-tête de l'e-mail, il
apparaît alors à sa place l'icône email habituelle.
SMS
A la réception d'un message, vous recevez un SMS au numéro de téléphone que vous avez indiqué.
téléphonique Votre boîte vocale vous appelle
sous le numéro que vous avez
défini vous-même et diffuse le message.
Vous pouvez activer ou désactiver séparément chaque type de notification pour
chaque état Présence.
Vous pouvez limiter la notification téléphonique aux horaires de travail configurés
par votre administrateur. Vous pouvez définir le nombre et l'intervalle des tentatives répétées de notification téléphonique.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Boîte vocale
•
Boîte Fax
5.5.6.1 Comment activer ou désactiver la notification par e-mail
Conditions préalables
•
L'administrateur de votre système de communication a configuré l'envoi d'emails.
•
Votre adresse e-mail est configurée dans Données personnelles
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
137
Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si vous souhaitez activer ou désactiver la notification des messages
vocaux, cliquez sur Communications > Notification MV.
•
Si vous souhaitez activer ou désactiver la notification des messages Fax,
cliquez sur Communications > Notification fax.
3) Dans la ligne E-mail sélectionnez l'une des possibilités indiquées ci-après
pour chaque ligne ayant l'un des états Présence suivants : Bureau, Réunion,
Maladie, Pause, Déplacement, Congé, Déjeuner, A son domicile ou Ne
pas déranger.
•
Si vous voulez activer la notification pour un état Présence, cochez la
case correspondante.
•
Si vous voulez désactiver la notification pour un état Présence, decochez
la case correspondante.
4) Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment définir votre adresse e-mail
5.5.6.2 Comment activer ou désactiver la notification téléphonique
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Communications > Notification MV.
3) Dans la ligne Sortants sélectionnez l'une des possibilités indiquées ci-après
pour chaque ligne ayant l'un des états Présence suivants : Bureau, Réunion,
Maladie, Pause, Déplacement, Congé, Déjeuner, A son domicile ou Ne
pas déranger.
•
Si vous voulez activer la notification pour un état Présence, cochez la
case correspondante.
•
Si vous voulez désactiver la notification pour un état Présence, decochez
la case correspondante.
4) Dans le champ Numéro sortant, entrez le numéro d'appel souhaité au format
canonique ou au format sélectionnable.
5) Dans le champ Heures de notification externe sélectionnez l'une des possibilités suivantes :
•
138
Si vous ne voulez recevoir les notifications que durant les heures
ouvrées, cliquez sur Uniquement pendant les heures ouvrées.
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Messagerie instantanée (UC Suite)
•
Si vous voulez recevoir les notifications à tout moment, cliquez sur 24
heures sur 24.
6) Entrez, pour une répétition éventuelle de la notification, l'intervalle de temps
souhaité et le nombre des répétitions
7) Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Formats des numéros d'appel
5.5.6.3 Comment activer ou désactiver la notification SMS
Conditions préalables
•
L'administrateur de votre système de communication a défini pour vous un
modèle SMS correspondant
Etape par étape
1) Cliquez sur Configuration.
2) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si vous souhaitez activer ou désactiver la notification des messages
vocaux, cliquez sur Communications > Notification MV.
•
Si vous souhaitez activer ou désactiver la notification des messages Fax,
cliquez sur Communications > Notification fax.
3) Dans le tableau Notification dans la ligne SMS pour chaque colonne avec
état Présence Bureau, Réunion, Maladie, Pause, Déplacement, Congé,
Déjeuner, A son domicile ou Ne pas déranger, sélectionnez l'une des
possibilités suivantes.
•
Si vous voulez activer la notification pour un état Présence, cochez la
case correspondante.
•
Si vous voulez désactiver la notification pour un état Présence, decochez
la case correspondante.
4) Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
5.6 Messagerie instantanée (UC Suite)
La messagerie instantanée est un moyen de communiqué directement (chat)
Rubriques apparentées
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
139
Unified Communications
Messagerie instantanée (UC Suite)
5.6.1 Messages instantanés (UC Suite)
Vous pouvez chatter avec d'autres partenaires de communication à l'aide des
messages instantanés. Le système de communication supporte aussi bien un
utilisateur de UC Suite qu'un partenaire de communication externe via XMPP et
Multi-User-Chat ainsi que les deux en combinaison.
Les messages instantanés envoyés et reçus sont affichés sous forme de
dialogues chez vous et chez vos partenaires de communication.
Les menus contextuels avec l'option de menu Envoyer message instantané
indiquent par une icône à gauche, si le participant concerné est connecté ou non
actuellement :
Icône
Etat
Connecté
déconnecté
Si un partenaire de communication est hors ligne, la messagerie instantané
réalise l'opération ci-après, en fonction du type de destinataire sélectionné.
Destinataires
Comportement
Abonné individuels
Le message instantané est affiché lors de l'ouverture de
session suivante.
Groupe dans Favoris
Le message instantané n'est jamais affiché pour les
abonnés qui sont hors ligne.
Messages instantanés externes
Vous pouvez discuter (chat) avec un partenaire de communication XMPP externe
(par exemple, utilisateur de Google Talk).
Chat multi utilisateur
Le chat multi utilisateur est l'échange de messages instantanés avec plusieurs
partenaires de communication. Dans ce cas, le système de communication
supporte aussi un partenaires de communication XMPP externe au maximum.
Messagerie instantanée et Web Collaboration
La messagerie instantanée du système et la messagerie instantanée de Web
Collaboration sont indépendantes l'une de l'autre : les messages instantanés en
provenant d'un client UC n'apparaissent pas dans une session Web Collaboration
du même participant et inversement.
Fenêtre Message instantané
La fenêtre Message instantané comprend les zones suivantes.
140
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Messagerie instantanée (UC Suite)
2
1
3
•
Zone abonnés (1)
Indique chacun des partenaires de communication participant au chat, sous
forme d'icône ou sous forme de photo, si disponible.
•
Zone messages (2)
Affiche les messages instantanés de tous les participants à ce chat
•
Zone de saisie (3)
contient le champ de saisie pour les messages instantanés
myPortal for Desktop avec interface utilisateur moderne présente les messages
instantanés dans l'espace de travail de la fenêtre principale.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Fenêtres surgissantes
5.6.1.1 Comment envoyer un message instantané
Conditions préalables
•
Les messages instantanés sont activés dans le système.
•
Votre alias XMPP a été paramétré (si vous souhaitez discuter avec un partenaires de communication externe).
Etape par étape
1) Sélectionnez le destinataire de l'une des manières suivantes.
•
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Dans Favoris, cliquez sur un contact ou sur une groupe puis, dans le
menu contextuel sur Envoyer message instantané.
141
Unified Communications
Messagerie instantanée (UC Suite)
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Dans Répertoires > Interne ou Répertoires > Externe, cliquez sur un
contact puis, dans le menu contextuel, sur Envoyer message
instantané.
•
à partir de Outlook 2010 :
Dans Répertoire interne ou Répertoire externe, cliquez sur un contact
puis, dans le menu contextuel, sur Envoyer message instantané.
•
à partir de Outlook 2010 :
Dans la boîte de réception d'Outlook, pour le nom correspondant, cliquez,
dans le menu contextuel, sur myPortal > Envoyer message instantané.
•
à partir de Outlook 2010 :
Dans e-mail Outlook, pour le nom correspondant, cliquez, dans le menu
contextuel, sur myPortal > Envoyer message instantané.
•
à partir de Outlook 2010 :
Dans les contacts Outlook, pour le contact correspondant, cliquez, dans
le menu contextuel, sur myPortal > Envoyer message instantané.
INFO: Vous pouvez aussi contacter votre correspondant actuel
par message instantané à partir de la fenêtre surgissante de
l'appel.
2) Dans le menu contextuel, sélectionnez Envoyer message instantané.
3) Si vous souhaitez ajouter au chat d'autres partenaires de communication
(chat multi-utilisateur), allez les chercher dans Favoris ou Répertoires et
faites-les glisser dans la fenêtre Message instantané.
4) Si vous souhaitez supprimer un partenaire de communication dans le chat
multi-utilisateur sélectionnez Supprimer instantané dans la fenêtre
Messages instantanés, dans la zone abonnés, menu contextuel de l'icône
ou de l'image du partenaire de communication concerné.
5) Dans la fenêtre Messagerie instantanée, entrez le texte dans la zone de
saisie.
6) Si vous souhaitez ajouter une émoticône au texte, sélectionnez l'une des
possibilités présentées ci-après.
•
Cliquez sur l'icône Smile puis sur l'émoticône souhaitée.
•
Entrez le raccourci clavier de l'émoticône souhaitée, par ex. :).
7) Cliquez sur Envoyer.
8) Si vous souhaitez effacer dans la partie messages le chat qui s'est déroulé
antérieurement, cliquez sur l'icône de la corbeille.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Répertoires
•
142
Liste des favoris
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Standard automatique
•
Comment définir votre alias XMPP
5.7 Standard automatique
Le standard automatique donne aux appelants, en fonction de l'état Présence de
l'abonné appelé, des possibilités de choix pour le renvoi des appels vocaux vers
des numéros définis ou vers leur boîte vocale. Les appelants font leur choix en
entrant des chiffres sur le téléphone.
Rubriques apparentées
5.7.1 Standard automatique personnel
Le standard automatique personnel fournit aux appelants, en fonction de votre
état Présence, différents choix pour le renvoi des appels vocaux en direction des
numéros de téléphone que vous avez définis ou en direction de votre boîte
vocale. Les appelants font leur choix en entrant des chiffres sur le téléphone.
Profils définis par l'utilisateur pour le standard automatique personnel
Pour chaque état Présence, il existe un profil spécifique du client, où vous pouvez
définir les possibilités de sélection pour les appelants. Vous pouvez activer et
désactiver séparément chaque profil. Par défaut, aucun profil n'est actif. Lorsque
vous désactivez un profil, l'état Présence correspondant est géré selon le
comportement par défaut de votre boîte vocale.
Annonces
Lorsque le profil est activé la boîte vocale diffuse les annonces suivantes.
•
Annonce du nom
Si vous avez activé les annonces dynamiques, l'annonce du nom que vous
avez enregistrée est utilisée comme message d'accueil, sauf si votre état
Présence est Bureau, Appelle-moi ou Ne pas déranger.
•
Annonces dynamiques
Si vous avez activé les annonces dynamiques, la boîte vocale génère des
annonces adaptées à la situation concernant votre état Présence (sauf pour
Bureau, Appelle-moi et Ne pas déranger) avec indication du moment prévu
de votre retour, par ex. : "est en réunion jusqu'à quatorze heures
trente aujourd'hui.". Vous pouvez activer ou désactiver la lecture des
annonces dynamiques séparément pour chaque profil. Si les annonces
dynamiques sont activées pour un profil, vous pouvez activer ou désactiver
les annonces correspondant à votre état Présence séparément pour certains
appelant ou pour tous les appelants externes.
•
annonce personnelle pour le profil :
Avant d'activer un profil, vous devez enregistrer une annonce personnelle
pour ce profil, qui indique à vos appelants les chiffres correspondants aux
possibilités de sélection, par ex. : "Pour laisser un message, tapez sur 1, pour
être mis en communication avec mon représentant, tapez sur 2, pour être
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
143
Unified Communications
Standard automatique
renvoyé vers mon téléphone mobile, tapez sur 3." Lorsque vous désactivez
les annonces dynamiques pour le profil, il est judicieux d'indiquer votre état
Présence au début de votre annonce personnelle.
La boîte vocale diffuse les annonces pour un profil dans l'ordre suivant (de
gauche à droite) :
Profil
Annonce du
nom
annonce dynamique
Annonce personnelle pour
le profil
Occupé(e)
-
-
x
Pas de réponse
-
-
x
Réunion
x (si les
annonces dynamiques sont activées)
x (si les
x
annonces dynamiques sont activées)
-
-
Maladie
Pause
Déplacement
Congé
Déjeuner
A son domicile
Ne pas déranger
x
Exemple : annonce dynamique activée
Profil
Réunion
144
Annonce du
nom
annonce dynamique
Annonce personnelle pour
le profil
"Natalie Dubois" "est en réunion jusqu'à
quatorze
heures
trente
aujourd'hui.
"
"Pour laisser un
message, tapez
sur un, pour être
mis en communication avec
mon représentant, tapez sur
deux."
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Standard automatique
Exemple : désactiver l'annonce dynamique
Profil
Déplacement
Annonce du
nom
-
annonce dynamique
-
Annonce personnelle pour
le profil
"Je suis momentanément en
déplacement.
Pour laisser un
message, tapez
sur un, pour être
mis en relation
avec mon représentant, tapez
sur deux. Pour
être renvoyé
vers mon téléphone mobile,
tapez sur trois."
Actions
Lors de la modification du profil, définissez les actions correspondant aux chiffres
indiqués dans l'annonce.
•
Enregistrer
L'appelant peut laisser un message dans votre boîte vocale.
•
Transférer
L'appelant est renvoyé vers une destination que vous avez définie.
•
- Néant Les annonces de ce profil sont répétées.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Etat Présence
•
Boîte vocale
•
Comment enregistrer une annonce
•
Comment importer une annonce
•
Comment activer ou désactiver l'annonce de votre état Présence pour les
appelants externes
•
Comment activer ou désactiver l'annonce de votre état Présence pour
certains appelants
5.7.1.1 Comment modifier le profil pour le standard automatique personnel
Conditions préalables
•
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Vous avez enregistré une annonce pour l'état correspondant.
145
Unified Communications
Standard automatique
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Profils et ensuite sur le profil correspondant à l'état.
3) Dans la ligne avec le chiffre correspondant à la l'Action souhaitée, sélectionnez l'une des possibilités suivantes.
•
Si l'appelant doit être renvoyé vers la boîte vocale après cette entrée,
sélectionnez Enregistrer.
•
Si l'appelant doit être renvoyé vers une autre destination après cette
entrée, sélectionnez Transférer.
•
Si aucune action ne doit intervenir après cette entrée, sélectionnez
- Néant-.
4) Si vous avez sélectionné Transférer, entrez dans le champ Destination le
numéro au format canonique ou au format sélectionnable.
5) Pour la fonction du profil, sélectionnez l'une des possibilités suivantes :
•
Si vous souhaitez activer le profil, cochez la case Profil actif.
•
Si vous souhaitez désactiver le profil, décochez la case Profil actif.
6) Pour l'annonce correspondant à votre état Présence, sélectionnez l'une des
possibilités suivantes.
•
Si vous souhaitez que votre boîte vocale indique votre état Présence,
décochez la case Sauter le message d'accueil dynamique.
•
Si vous souhaitez que votre boîte vocale n'indique pas votre état
Présence, cochez la case Sauter le message d'accueil dynamique.
7) Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Formats des numéros d'appel
146
•
Comment enregistrer une annonce
•
Comment importer une annonce
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Configuration
Standard automatique
6 Configuration
Vous pouvez configurer myPortal for Outlook en fonction de vos besoins, par ex.
modifier les données personnelles ou les paramètres du programme.
Définir des numéros de téléphone supplémentaires
Vous pouvez utiliser vos numéros de téléphone supplémentaires, par ex. pour :
•
Renvoi d'appel en fonction de l'état
•
Service CallMe
Pour votre numéro de mobile, numéro externe 1, numéro externe 2 et votre
numéro privé, vous pouvez indiquer si ces numéros doivent ou non être inscrits
dans le répertoire interne. Les autres numéros de téléphone sont toujours
affichés dans le répertoire interne.
Présenter sa propre photo
Si vous présentez votre propre photo, celle-ci est affichée pour les autres utilisateurs lorsqu'ils positionnent le pointeur de la souris dans le répertoire interne
(colonne Poste) ou sur votre entrée, dans la liste des favoris. Vous pouvez utiliser
une image correspondant à une taille de fichier quelconque. Le système de
communication sauvegarde une copie limitée à 200 pixels en largeur et en
hauteur.
Connexion automatique
Si vous utilisez la connexion automatique, la fenêtre de connexion ne s'affiche
pas. Avec les comptes utilisateur utilisés en commun, vous devriez renoncer à la
connexion automatique pour des raisons de sécurité.
Touches de raccourci
Vous pouvez utiliser n'importe quelle touche en association avec Ctrl, Alt ou
Maj comme touche de raccourci pour les fonctions suivantes :
•
Répondre / Libérer appel
•
Réacheminer / Transférer l'appel
•
Icône de barre système pour appel
(Fenêtre surgissante pour les appels)
•
Afficher / Masquer les favoris
•
Numérotation via le Bureau activée
Condition : la touche ou la combinaison de touches ne doit pas déjà être occupée
par une autre application.
Nom utilisateur
Vous pouvez modifier le nom d'utilisateur pour votre propre connexion.
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
147
Configuration
Comment modifier son nom
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Répertoires
•
Liste des favoris
6.1 Comment modifier son nom
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Données personnelles > Mes détails personnels.
3) Dans les champs Prénom et Nom de famille, indiquez votre nom.
INFO: Tous les caractères Latin1 (ISO-8859-1, Europe
occidentale) sont autorisés.
4) Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
6.2 Comment définir votre adresse e-mail
Conditions préalables
•
L'administrateur de votre système de communication a configuré l'envoi d'emails.
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Données personnelles > Mes détails personnels.
3) Dans E-mail, entrez votre adresse e-mail.
4) Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment activer ou désactiver l'actualisation automatique de l'état Présence
par les rendez-vous Outlook
148
•
Conférences
•
Comment activer ou désactiver la notification par e-mail
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Configuration
Comment définir un numéro supplémentaire
6.3 Comment définir un numéro supplémentaire
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Données personnelles > Mes détails personnels.
3) Dans l'un des champs N° de mobile, Tél. externe 1, Tél. externe 2, Tél.
domicile ou Tél. Assistant(e), entrez un numéro supplémentaire au format
canonique ou au format sélectionnable.
4) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si vous souhaitez que Tél. mobile., Tél. externe 1, Tél. externe 2 ou
Domicile ne soient pas indiqués dans le répertoire interne, décochez la
case Visible figurant à côté du numéro de téléphone.
•
Si vous souhaitez que Tél. mobile., Tél. externe 1, Tél. externe 2 ou
Domicile ne soient pas indiqués dans le répertoire interne, décochez la
case Visible figurant à côté du numéro de téléphone.
5) Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Formats des numéros d'appel
•
Comment activer le service CallMe
•
Renvoi d'appel en fonction de l'état
•
Boîte vocale
6.4 Comment définir votre alias XMPP
Conditions préalables
•
L'administrateur de votre système de communication a activé XMPP.
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Données personnelles > Mes détails personnels.
3) DansID XMPP entrez votre alias XMPP, il s'agit de la partie gauche (par ex.
john.public) de votre ID XMPP complet (par ex.
[email protected]), donc, sans nom de
domaine. L'alias XMPP doit être univoque à l'intérieur d'un même domaine.
INFO: Communiquez toujours à vos partenaires de communication XMPP externes votre ID XMPP complet (par ex.
xmpp:[email protected]), donc
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
149
Configuration
Comment présenter sa propre photo
avec le nom de domaine. Si nécessaire, demandez le nom de
domaine à l'administrateur de votre système de communication.
4) Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment envoyer un message instantané
6.5 Comment présenter sa propre photo
Conditions préalables
•
Vous disposez d'une photo dans l'un des formats suivants : BMP, GIF, JPG.
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Données personnelles > Mon image.
3) Cliquez sur Sélectionner.
4) Sélectionnez un dossier et le fichier souhaité et cliquez sur Ouvrir.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment supprimer ma photo
6.6 Comment supprimer ma photo
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Données personnelles > Mon image.
3) Cliquez sur Effacer.
4) Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment présenter sa propre photo
150
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Configuration
Programmation des touches de fonction du téléphone
6.7 Programmation des touches de fonction du téléphone
A l'aide d'une application du navigateur web, vous pouvez adapter à vos besoins
les touches de fonction de votre téléphone, de votre satellite ou de votre satellite
de supervision avec .
Cela s'applique à la fois aux touche préprogrammées et aux autres touches de
fonction. Ne sont pas concernées les touches d'application locales (Local App.).
L'interface utilisateur de la programme de touche est, lorsqu'elle disponible,
ouverte dans la même langue que UC Desktop Client, sinon en anglais.
INFO: Les touches de fonction d'un téléphone analogique ne
peuvent pas être programmées avec UC Desktop Client.
Sur les téléphones avec écran, vous pouvez aussi programmer
directement sur le téléphone certaines touches de fonction.
Configuration multiple des touches de fonction
Vous pouvez configurer les touches de fonction sur deux niveaux : le premier
niveau peut correspondre aux fonctions offertes, le second niveau peut recevoir
les numéros de téléphone externes. Pour accéder au deuxième niveau, il faut
actionner sur le téléphone la touche de changement de niveau (touche MAJ). Le
voyant (LED) de la touche de fonction correspond toujours au premier niveau.
Rubriques apparentées
6.7.1 Comment programmer les touches de fonction du téléphone
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Mes Préférences > Divers.
3) Cliquez sur Programmer touches téléphoniques. Dans le navigateur web,
une fenêtre servant à programmer les touches de fonction du téléphone
s'ouvre.
a) Lorsque s'affiche un message tel que Il existe un problème avec
le certificat de sécurité du site web. cliquez sur
Poursuivre le chargement de ce site web.
4) Dans l'icône du téléphone, cliquez sur la zone de touches que vous souhaitez
configurer.
5) Dans la représentation détaillée de la zone de touches, cliquez sur l'icône de
touche à la fin de la ligne concernée. Le symbole de touche devient rouge, ce
qui indique que la touche de fonction est activée pour une programmation.
a) Si vous souhaitez afficher des détails sur la fonction actuelle d'une
touche, placez le pointeur de la souris sur le champ d'identification, à
gauche de la touche.
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
151
Configuration
Comment changer le mot de passe
6) Dans la liste déroulante Fonction Sélectionner, sélectionnez la fonction
souhaitée.
a) Lorsque une fonction nécessite des informations supplémentaires
(paramètres), sélectionnez-les ou entrez les données nécessaires.
INFO: Si vous sélectionnez pour une touche de fonction la
fonction Changement de niveau, vous disposez d'un deuxième
niveau que vous pouvez configurer avec des numéros extérieurs.
7) Cliquez sur Sauvegarder.
8) Si vous disposez d'un téléphone avec identification automatique des touches,
vous pouvez indiquer dans la colonne Etiquette le texte qui doit s'afficher sur
la touche de fonction.
9) Si vous avez paramétré le Changement de niveau sur une touche de
fonction, cochez 2e niveau. Entrez les numéros de téléphone externes
comme indiqué dans les opérations 6 à 8.
10) Si vous souhaitez configurer d'autres touches de fonction, répétez les opérations 4 à 9.
11) Fermez la fenêtre du navigateur web servant à la programmation des
touches.
12) Dans la fenêtre Configuration de myPortal for Outlook, cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment résoudre le problème : fenêtre de navigateur vide lors de la
programmation de touche
6.8 Comment changer le mot de passe
AVIS: Pour des raisons de sécurité, modifiez votre mot de passe
après la première connexion. Sinon, des personnes étrangères
disposant du mot de passe par défaut pourraient par ex. consulter
vos messages Voix et Fax ou bien utiliser vos numéros pour
appeler des destinations externes taxées, à votre charge.
INFO: Vous pouvez aussi modifier le mot de passe à partir du
menu téléphone de la boîte vocale.
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Données personnelles > Mes détails personnels.
152
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Configuration
Comment désactiver une connexion automatique
3) Dans Mot de passe cliquez sur Changer le mot de passe.
4) Dans le champ Actuel(le), entrez votre mot de passe actuel.
5) Dans les champs Nouveau et Confirmer, entrez votre nouveau mot de
passe. Le mot de passe doit être composé exclusivement de chiffres.
INFO: Le mot de passe s'applique au myPortal for Outlook,
myPortal for OutlookmyPortal for Desktop, Fax Printer Driver, à
myAttendant et myAgent ainsi qu'à l'accès téléphonique à votre
boîte vocale.
6) Cliquez sur OK puis sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment démarrer myPortal for Outlook
6.9 Comment désactiver une connexion automatique
AVIS: N'utilisez la connexion automatique que si vous êtes sûr
que d'autres personnes ne peuvent pas accéder à votre compte
utilisateur. Sinon, celles-ci pourraient par ex. consulter vos
messages Voix et Fax ou bien utiliser vos numéros pour appeler
des destinations externes taxées, à votre charge.
AVIS: Pour activer la connexion automatique, vous devez utiliser
l'option correspondante lors du démarrage de myPortal for
Outlook.
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Sensibilité > Sécurité et accès.
3) Décochez la case Mémoriser mon mot de passe et me connecter automatiquement à Outlook.
4) Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment démarrer myPortal for Outlook
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
153
Configuration
Comment modifier votre nom d'utilisateur
6.10 Comment modifier votre nom d'utilisateur
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Données personnelles > Mes détails personnels.
3) Dans le champ Nom d'utilisateur, entrez le nom d'utilisateur souhaité.
INFO: Le nom utilisateur s'applique à la fois pour
myPortal for Outlook, myPortal for OutlookmyPortal for Desktop,
Fax Printer Driver, myAttendant et myAgent.
4) Cliquez sur OK puis sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
6.11 Comment sélectionner la langue de l'interface utilisateur
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Mes Préférences > Représentation.
3) Sélectionnez la langue souhaitée.
4) Cliquez sur Sauvegarder.
Étapes suivantes
Arrêtez Outlook et démarrez myPortal for Outlook de nouveau.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Eléments de l'interface utilisateur
6.12 Comment modifier l'interface utilisateur
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Mes Préférences > Représentation.
3) Cliquez sur l'icône avec l'interface utilisateur souhaitée.
4) Cliquez sur Sauvegarder.
Étapes suivantes
Arrêtez Outlook et démarrez myPortal for Outlook de nouveau.
154
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Configuration
Comment activer ou désactiver une touche de raccourci
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Eléments de l'interface utilisateur
6.13 Comment activer ou désactiver une touche de raccourci
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Mes Préférences > Touches de raccourci.
3) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si vous souhaitez activer une touche de raccourci, cliquez dans le champ
rectangulaire à côté de la fonction concernée et maintenez appuyées une
ou plusieurs des touches Commuter, Ctrl et Alt, tout en appuyant sur
la touche souhaitée pour cette combinaison de touches. Si la touche ou
combinaison de touches peut être utilisée pour myPortal for Outlook, elle
est affichée. Cochez la case correspondante Touche de raccourci
activée.
•
Si vous souhaitez désactiver une touche de raccourci, décochez la case
correspondante Touche de raccourci activée.
4) Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
6.14 Comment modifier l'adresse du serveur
INFO: Ne modifiez l'adresse du serveur que sur instruction de
l'administrateur de votre système de communication. Une
adresse de serveur incorrecte ne permet pas d'utiliser myPortal
for Outlook.
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Mes Préférences > Divers.
3) Dans le champ Adresse du serveur, entrez l'adresse IP ou le nom du
système de communication ou du serveur UC.
4) Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
155
Configuration
Comment configurer Transférer un appel
6.15 Comment configurer Transférer un appel
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Mes Préférences > Divers.
3) Dans la liste déroulante Méthode de transfert, sélectionner l'une des possibilités suivantes :
•
Si vous voulez transférer l'appel directement à un abonné, sans lui parler
préalablement, sélectionnez Transfert aveugle.
•
Si vous souhaitez parler à l'abonné avant de transférer l'appel, sélectionnez Transfert supervisé.
4) Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
6.16 Comment activer ou désactiver la numérotation par saisie d'un nom
Conditions préalables
•
Vous travaillez sous Windows.
Etape par étape
1) Cliquez sur l'Icône Configuration.
2) Cliquez sur Mes Préférences > Divers.
3) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si vous souhaitez activer la numérotation à l'aide de la saisie d'un nom,
cochez la case Enable Live Search.
•
Si vous souhaitez désactiver la numérotation à l'aide de la saisie d'un
nom, décochez la case Enable Live Search.
4) Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si, lors de la numérotation à l'aide de la saisie d'un nom la recherche doit
englober aussi les contacts LDAP, cochez la case Include LDAP
contacts in live search (englober les contacts LDAP dans la recherche).
•
Si, lors de la numérotation à l'aide de la saisie d'un nom la recherche ne
doit pas englober les contacts LDAP, décochez la case Include LDAP
contacts in live search (englober les contacts LDAP dans la recherche).
5) Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
6.17 Résolution des problèmes
Résolution des problèmes comprend une aide concernant les problèmes connus.
156
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Configuration
Résolution des problèmes
Rubriques apparentées
6.17.1 Comment résoudre le problème : pas de connexion avec le système
de communication (Windows)
Le pare-feu Windows est activé par défaut lors de l'installation de Windows. Le
pare-feu empêche la connexion de votre application avec le système de communication. Adressez-vous à l'administrateur de votre réseau ou à l'administrateur
de votre système de communication de manière à ce qu'il effectue les opérations
suivantes :
Etape par étape
›
Ajouter l'application dans la liste des exceptions dans les paramètres du parefeu Windows, dans le panneau de configuration.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment démarrer myPortal for Outlook
6.17.2 Comment résoudre le problème : myPortal for Outlook n'est pas
chargé (Outlook 2003)
Etape par étape
1) Dans la barre d'outils Outlook, cliquez sur ? > Info.
2) Cliquez sur Objets désactivés.
3) Cliquez sur myPortal for Outlook puis sur Activer.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment démarrer myPortal for Outlook
6.17.3 Comment résoudre le problème : myPortal for Outlook n'est pas
chargé (Outlook 2007)
Etape par étape
1) Dans la barre d'outils Outlook, cliquez sur ? > Eléments désactivés.
2) Cliquez sur myPortal for Outlook puis sur Activer.
Étapes suivantes
Arrêtez Outlook et démarrez myPortal for Outlook de nouveau.
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
157
Configuration
Résolution des problèmes
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment démarrer myPortal for Outlook
6.17.4 Comment résoudre le problème : myPortal for Outlook n'est pas
chargé (Office 2007)
Etape par étape
1) Dans Windows, cliquez sur Panneau de configuration > Ajout/
Suppression de programmes.
2) Dans Microsoft Office 2007, cliquez sur Modifier.
3) Dans les options d'installation, sélectionnez toutes les composantes .NET et
poursuivez l'installation.
4) Dans Outlook, cliquez sur ? > Eléments désactivés....
5) Cliquez sur OLI puis sur Activer.
Rubriques apparentées
6.17.5 Comment résoudre le problème : myPortal for Outlook n'est pas
chargé (Outlook 2010/2013)
Etape par étape
1) Dans Microsoft Outlook 2010 ou 2013, cliquez sur l'onglet Fichier.
2) Cliquez sur l'option de menu Options.
3) Dans la fenêtre Outlook-Options, cliquez sur l'option de menu Add-Ins.
4) Dans la liste déroulante Gestion, sélectionnez l'entrée Eléments désactivés
et cliquez sur le bouton Aller à....
5) Dans la fenêtre Eléments désactivés, marquez les entrées éventuellement
listées OLI2010 et Redemption (VSL) et cliquez sur Activer.
6) Fermez la fenêtre avec Fermer. Vous êtes dans la fenêtre Outlook-Options.
7) Dans la liste déroulante Gestion, sélectionnez l'entrée COM-Add-Ins et
cliquez sur le bouton Aller à....
8) Dans la fenêtre COM-Add-Ins, activez les entrées pour OLI2010 et
Redemption (VSL) et confirmez avec OK.
Lorsque la connexion automatique est paramétrée, le plugin de myPortal for
Outlook est immédiatement chargé. Sinon, la fenêtre de connexion de
myPortal for Outlook s'affiche et, une fois la connexion établie, myPortal for
Outlook est chargé.
Rubriques apparentées
158
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Configuration
Résolution des problèmes
6.17.6 Comment résoudre le problème : fenêtre de navigateur vide lors de
la programmation de touche
Une fois que vous avez cliqué le lien Programmer touches téléphoniques, une
fenêtre vide s'affiche dans votre navigateur.
Etape par étape
1) Dans les paramètres de connexion de votre navigateur web, désactivez
momentanément le serveur proxy.
2) Dans votre navigateur web, actualisez la page de programmation des
touches du téléphone et effectuez la programmation des touches.
Étapes suivantes
Dans votre navigateur web, activez de nouveau le serveur proxy.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment programmer les touches de fonction du téléphone
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
159
Annexe
Etat Présence - Mots-clé pour RDV
7 Annexe
L'annexe contient des informations complémentaires.
Rubriques apparentées
7.1 Etat Présence - Mots-clé pour RDV
Certains mot-clés dans les rendez-vous permettent l'actualisation automatique
de l'état Présence. les mots-clés sont fonction de la langue de l'interface utilisateur.
Langue
Croate
(Croatie)
Etat Présence - Mot-clé
Sastanak
Bolovanje
Pauza
Odsutan
Odmor
Ručak
Kuća
Tchèque
Kancelář
(République
tchèque)
Porada
Nemoc
Přestávka
Mimo
kancelář
Dovolená
Oběd
Domů
Danois
Kontoret
(Danemark)
Møde
Syg
Pause
Ikke på
kontoret
Ferie
Frokost
Gået for i
dag
Néerlandais Kantoor
(Pays-Bas)
Bespreking
Ziek
Pauze
Niet op kan- Vakantie
toor
Lunch
Thuis
Anglais
(RoyaumeUni)
Office
Meeting
Sick
Break
Out of Office Holiday
Lunch
Home
Anglais
Office
(États-Unis)
Meeting
Sick
Break
Out of Office Vacation
Lunch
Home
Finlandais
(Finlande)
Paikalla
Neuvottelussa
Sairaana
Tauolla
Matkoilla
Lomalla
Lounaalla
Poissa
Français
(France)
Bureau
Réunion
Maladie
Pause
Déplacement
Congé
Déjeuner
Domicile
Allemand
Büro
(Allemagne)
Besprechung
Krank
Pause
Außer Haus Urlaub
Mittagspause
Zu Hause
Hongrois
(Hongrie)
Találkozó
Beteg
Szünet
Házon kívül Szünidő
van
Ebédidő
Otthon
Italien (Italie) Ufficio
Riunione
Malattia
Pausa
Fuori sede
Vacanza
Pranzo
A casa
Norvégien,
Bokmål
(Norvège)
Kontor
Møte
Syk
Pause
ikke på
kontoret
Ferie
Lunsj
Startside
Polonais
(Pologne)
Biuro
Spotkanie
Chorobowe
Przerwa
Wyszedł
Urlop
Lunch
Dom
Portugais
(Portugal)
Escritório
Reunião
Doente
Pausa
Fora
Férias
Hora do
almoço
Em casa
160
Ured
Iroda
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Annexe
Fonctionnalités des clients UC qui sont utilisés avec les téléphones SIP
Langue
Etat Présence - Mot-clé
Russe (Rus- В офисе
sie)
На
Болен
совещании
На
перерыве
Ушел
Выходной
Обед
Дома
Slovène
(Slovénie)
Pisarna
Sestanek
Bolniška
Odmor
Odsoten
Dopust
Kosilo
Doma
Espagnol
(Espagne)
Oficina
Reunión
Enfermo
Pausa
Fuera de ofi- Vacaciones
cina
Pausa de
mediodía
Domicilio
Suédois
(Suède)
Kontor
Möte
Sjuk
Rast
borta från
kontoret
Lunch
Hemma
Turc (Turquie)
Ofis
Toplantı
Hasta
Mola
Ofis Dışında Tatil
Semester
Öğle yemeği Ev
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
• Comment activer ou désactiver l'actualisation automatique de l'état Présence
par les rendez-vous Outlook
7.2 Fonctionnalités des clients UC qui sont utilisés avec les téléphones SIP
Les fonctionnalités désignées ci-après des clients UC myAttendant, myPortal for
Desktop et myPortal for Outlook peuvent être utilisées sur les téléphones SIP.
Le téléphone SIP utilisé doit remplir les conditions suivantes.
•
3PCC suivant RFC 3725 est supporté.
•
La fonctionnalité "Avertissement" est supportée.
•
Le rejet des appels en instance est désactivé.
Il est également possible pour les abonnés avec téléphones SIP de
paramétrer le rejet des appels en instance dans le système de communication.
INFO: Le caractère complet des fonctionnalités dépend du
téléphone SIP utilisé et ne peut pas être garanti.
Le test des fonctionnalité indiquées ci-après a été effectué avec
OpenStage 15 S.
•
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Fonctionnalités orientées connexion/communication
–
Appeler
–
Rediriger l'appel
–
Reprendre l'appel
–
Conférence gérée par l'application
–
Mise en garde
–
Va-et-vient
–
Double appel
–
Déconnecter
161
Annexe
Fonctionnalités des clients UC qui sont utilisés avec les téléphones SIP
–
•
Transférer
Fonctionnalités orientées téléphone
–
Ne pas déranger
–
Renvoi d'appel
Rubriques apparentées
162
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Index
Index
Index
A
Abonnés mobiles
conférence 80
état Présence 24
Absence 24
création automatique des rendez-vous
Outlook 24
Adresse du serveur 147
Annonce 111
Annonce du nom 19, 111, 143
Annonce dynamique 143
Annonce personnelle 143
Appel
manqué 51
prendre 61
programmé 51
répondre 61
Appeler l'expéditeur
message Fax 128
message Voix 120
Appelle-moi 24, 33
Authentification
participant à la conférence 80
B
Boîte Fax 127
Boîte vocale 111, 143
C
Concept 8
Concept de sécurité 18
Conditions
renvoi d'appel basé sur une règle 35
Conférence 80
Conférence Ad-hoc 80, 84
Conférence gérée par l'application 81
Conférence gérée par téléphone 81
Conférence ouverte 107
Conférence permanente 80, 103
Conférence programmée 80, 92
Configuration 147
Connexion automatique 147
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Contact 45
Contact Outlook
appeler 61
expéditeur d'un message Voix 120
Conventions de présentation des informations
8
Couleur
interface utilisateur 147
Couleur de l'habillage 147
D
Démarrer Outlook Plug-in 14
Désinstallation 14
Données personnelles 147
Dossier
messages Fax 128
messages Voix 120
E
E-mail
définir l'adresse 147
invitation à la conférence 80
message Fax 128
message Voix 120
notification 136
Etat Présence 24, 143
abonnés mobiles 24
actualisation automatique par les rendez-vous Outlook 24
annonce 111
fenêtre surgissante 24
réinitialisation automatique 24
renvoi d'appel 34
visibilité 24
Exception
renvoi d'appel basé sur une règle 35
F
FastViewer 110
Fenêtres surgissantes 71
Fichier PDF
notification 136
163
Index
Fichier TIFF
message Fax 128
notification 136
Fichier WAV
messages Voix 120
notification 136
Fonctions
myPortal for Outlook 10
Fonctions d'appel 61
Format canonique de numéro d'appel 59
format des numéros d'appel 59
Format sélectionnable de numéro d'appel 59
G
Gestion des conférences 81
Groupe
message Fax 128
message Voix 120
H
Habillage 10
I
Image
fournir 147
supprimer 147
Installation 14
Instructions d'utilisation 8
Interface utilisateur 10
couleur 147
langue 147
Introduction 10
Invitation
conférence 80
J
Journal 51
appeler 61
durée de conservation 51
grouper les entrées 51
tri 51
L
Langue
boîte vocale 111
interface utilisateur 147
Liste des favoris 45
appeler 61
164
M
Message d'accueil personnel 19, 111
Message d'accueil personnel général 111
Message Fax
afficher 128
consultation par le poste opérateur 127
déplacer 128
envoyer 136
renvoyer 128
supprimer 128
Message instantané 139, 140
Message Voix
confidentiel 120
consultation par le poste opérateur 111
déplacer 120
écouter 120
renvoyer 120
supprimer 120
urgent 120
Message Voix confidentiel 120
Message Voix urgent 120
Messages Fax envoyés 128
Mise à jour automatique 17, 147
Mise à niveau 18
Mode d'annonce 111
Mode d'enregistrement 111
Modifier le nom 147
Mot de passe
boîte vocale 111
changer 147
myPortal for Outlook
fonctions 10
N
Ne pas déranger 24
Notification
message Fax 136
message Voix 136
Notification téléphonique 136
Numéro
composer 61
visibilité 147
Numéro de sélection
conférence 80
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Index
Numéro de téléphone
boîte vocale 111
supplémentaire 147
Numéro fax 127
Numérotation via le bureau 69
Numéroter à partir du presse-papiers 69
P
Paramètres du programme 147
Premiers pas 19
Priorité 120, 136
Profil pour standard automatique personnel
Thèmes, types de 8
Touches de fonction
programmer 147
Travailler hors connexion 14
Tri
messages Fax 128
messages Voix 120
U
Unified Communications 24
W
Web Collaboration 110
143
Profil spécifique du client 143
Programmation des touches 151
R
Raccourci clavier pour la numérotation via le
bureau 69
Rappel
journal 51
Règle 35
Rendez-vous Outlook
pour conférence 80
Renvoi d'appel
basé sur une règle 35
en fonction de l'état 34
Renvoi d'appel en fonction de l'état 34
Répertoire
appeler 61
Répertoire externe 41
Résolution des problèmes 157
S
Salle de conférence virtuelle 80
Service CallMe 33
Service de notification 136
SMS
notification 136
Standard automatique 143
central 111
personnel 111, 143
Standard automatique personnel 143
T
Téléphone SIP
fonctionnalités des clients UC 161
Télétravail 33
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014
myPortal for Outlook, Mode d'emploi
165
Was this manual useful for you? yes no
Thank you for your participation!

* Your assessment is very important for improving the work of artificial intelligence, which forms the content of this project

Download PDF

advertisement