Comment réaliser le diagnostic qualité d`un service

Comment réaliser le diagnostic qualité d`un service
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GT018 Rev novembre 2002 - version provisoire
Avec le Concours de l’Ordre des Experts-Comptables
(Congrès de 1995)
Comment réaliser le
diagnostic qualité
d'un service comptable
Contribuer
à la
performance
de l’entreprise
153 rue de Courcelles – 75817 Paris cedex 17 – www.qualite-comptable.com
Tél. 01 44 15 60 66 – Fax 01 44 15 90 05 – Email oqc@cs.experts-comptables.org
SIRET 432 538 601 00019 - APE 913E
SOMMAIRE
Comment réaliser le diagnostic qualité d’un service comptable
Présentation réalisée au 50e Congrès de l’Ordre des Experts-Comptables en 1995
Guide méthodologique
Évaluation de la Qualité de la fonction comptable dans la PME
1. Référentiel d’évaluation de la qualité comptable
2. Approche méthodologique
3. Boîte à outils
Comment réaliser le diagnostic qualité d’un service comptable
2.
Préface : L’Observatoire de la Qualité Comptable
Créé fin 1998 à l’initiative du Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts-Comptables, sous
l’égide des principales organisations patronales et associations professionnelles du monde de
la gestion et de la finance, l’Observatoire de la Qualité Comptable a pour objectif de
promouvoir une fonction comptable véritablement adaptée aux besoins des décideurs internes
et externes à l’entreprise.
Pour atteindre cet objectif, l’Observatoire s’est entouré d’une équipe pluridisciplinaire de
professionnels de haut niveau. Ils conduisent des actions de recherche, de benchmarking, de
formation et de publication dans le but d’évaluer et de faire connaître l’impact des nouvelles
technologies et des nouveaux contextes économiques, tels que la globalisation et l’émergence
des entreprises en réseau, sur les métiers comptables.
Par ses actions, l’ambition de l’Observatoire est d’améliorer et faire évoluer les compétences
individuelles et collectives des professionnels du chiffre par la réflexion en équipe, la
formation, la production d’articles, d’ouvrages et d’outils interactifs, et leur apporter un socle,
un système de valeurs et des références en phase avec les attentes de leurs clients et les
objectifs de l’entreprise, qui donnent un sens à leur action.
Cet observatoire s’adresse à tous les professionnels des fonctions financières, comptables et
de gestion qui peuvent en devenir « Membre Associé ».
Comment réaliser le diagnostic qualité d’un service comptable
3.
Composition du Groupe Qualité
Ont participé à l’élaboration de ce document
Pour la partie « transparents » présentés au Congrès
M. Jean-Michel CHARPENTIER
Consultant
M. Jean-Paul CHARTON
Expert-comptable
M. Jacques CHEVALIER
IBM (devenu depuis 1998 secrétaire général de l’OQC)
M. José LECOMTE
Labinal
Ainsi que les autres membres du groupe « Qualité Comptable »
M. Jean-Marc BESNIER
Expert-comptable, Arthur Andersen
M. Christian CARDOT
Peugeot
M. Max DUSSART
Expert-comptable, DFM
M. Louis LAURE
Saint Gobain
M. Materne MARTIN
Rhône Poulenc
M. Bernard NOLIUS
Rank Xéros
M. Alain PREVOT
CDC
M. Philippe SCHWALL
Air France Cargo
Comment réaliser le diagnostic qualité d’un service comptable
4.
OBSERVATOIRE
de la QU@LITE
COMPTABLE
Présentation au Congrès
du Conseil Supérieur
de l’Ordre des Experts-Comptables
Comment réaliser le diagnostic qualité d’un service comptable
5.
Évaluation de la Qualité de la Fonction Comptable
dans la PME
Guide Méthodologique
Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts-Comptables
Observatoire de la Qualité Comptable
Évaluation de la Qualité de la Fonction Comptable dans la PME
La Commission des études techniques du
Le présent guide méthodologique est
Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts
diffusé à l’état de projet afin de pouvoir
comptables présidée par Pierre Marcenac a
recueillir les commentaires et avis d’un
créé en janvier 1995 le groupe « Qualité
large éventail de confrères au cours du 50e
comptable ».
travail
congrès de l’Ordre. Le guide sera examiné
comprend à la fois des professionnels du
par les membres du groupe de travail
monde de l’entreprise et des experts-
Qualité comptable au cours du 4ème
comptables.
trimestre 1995 pour prendre en compte les
Ce
groupe
de
différents points de vue qui auront été
Président du groupe :
exprimés. Une version définitive sera
•
Jean-Louis Mullenbach, expert-
diffusée par les Editions Comptables
comptable, Salustro Reydel
Malesherbes courant 96 avec un support
informatique
approprié.
Ce
document
Membres du groupe :
ayant le statut d’exposé-sondage n’a pas
•
Jean-Marc Besnier, expert-comptable,
été approuvé, à ce jour, par le Conseil
Arthur Andersen
supérieur.
•
Christian Cardot, Peugeot
•
Jean-Michel Charpentier, consultant,
Vous prouvez également nous faire
Salustro Reydel
part de vos remarques en dehors du
•
Jean-Paul Charton, expert-comptable,
congrès :
CHD
par écrit
•
Jacques Chevalier, IBM France
•
Max Dusart, expert-comptable, DFM
•
Louis Laure, Saint-Gobain
•
José Lecomte, Labinal
•
Materne Martin, Rhône-Poulenc
•
Bernard Nolius, Rank Xerox
•
Alain Prévot, CDC
•
Philippe SCHWALL, Air France
Cargo
Observatoire de la Qualité Comptable
Conseil Supérieur de l’Ordre des experts-comptables
Département des Etudes
153 rue de Courcelles
75817 Paris cedex
par téléphone
(1) 44 15 60 46
par fax
(1) 44 15 90 05
Évaluation de la Qualité de la Fonction Comptable dans la PME
SOMMAIRE
1.
REFERENTIEL D’EVALUATION DE LA QUALITE COMPTABLE
1.1. Les objectifs de la qualité comptable
1.2. Les utilisateurs de l’information comptable
1.3. Les référentiels comptables
1.4. Les attributs génériques de la qualité comptable
2.
APPROCHE METHODOLOGIQUE
2.1. Pertinence
2.2. Fiabilité
2.3. Délai / Disponibilité
2.4. Clarté
2.5. Flexibilité
2.6. Vérifiabilité / Preuve
2.7. Conformité aux référentiels
2.8. Neutralité
2.9. Comparabilité
3.
BOITE A OUTILS
3.1.Mode d’emploi des questionnaires
3.2. Questionnaires
A Description des services rendus par la Fonction comptable
B Maîtrise du fonctionnement du service comptable
C Maîtrise des méthodes comptables
D Maîtrise des processus comptables
E Maîtrise de l’outil informatique
F Contribution de la fonction comptable à la performance financière de l’entreprise
3.3. Tableaux de synthèse
Observatoire de la Qualité Comptable
Évaluation de la Qualité de la Fonction Comptable dans la PME
BOITE A OUTILS
QUESTIONNAIRES
D’EVALUATION
Observatoire de la Qualité Comptable
Évaluation de la Qualité de la Fonction Comptable dans la PME
REFERENTIEL D’EVALUATION
DE LA QUALITE COMPTABLE
Observatoire de la Qualité Comptable
Évaluation de la Qualité de la Fonction Comptable dans la PME
I REFERENTIEL D’EVALUATION DE LA QUALITE COMPTABLE
Le vocabulaire relatif à la qualité est défini par la norme internationale ISO 8402 Qualité et
management – Vocabulaire. Le terme qualité y est défini comme étant l’ensemble des
caractéristiques d’une entité (un service, un produit,…) qui lui confèrent l’aptitude à
satisfaire des besoins exprimés et implicites.
Appliquer une démarche qualité à la comptabilité, et plus spécialement à la fonction
comptable de l’entreprise à laquelle il revient de garantir l’aptitude des restitutions financières
et comptables produite par l’entreprise, à satisfaire les attentes des utilisateurs, impose, en
préalable, de définir un cadre conceptuel de la qualité comptable.
Le cadre conceptuel de la qualité comptable propose de définir :
-
les objectifs de la qualité comptable,
-
les utilisateurs de l’information comptable,
-
les référentiels qui déterminent les spécifications de l’information comptable,
-
les attributs génériques de la qualité comptable.
Les définitions et commentaires exposés dans le cadre conceptuel doivent être distingués des
avis et recommandations professionnels qui pourraient être émis sur les dispositifs
organisationnels mis en place au sein de l’entreprise dans le cadre d’une démarche de qualité
comptable.
1.1. Les objectifs de la qualité comptable
Le premier niveau du cadre conceptuel décrit les objectifs fondamentaux de la qualité
comptable qui doivent permettre d’adapter aux besoins des utilisateurs l’information
comptable et de gestion produite par les entreprises.
Les objectifs de la qualité comptable comprennent au moins les quatre axes suivants :
i)
ii)
iii)
iv)
la satisfaction des besoins et des attentes des utilisateurs de l’information
comptable dans le respect des normes comptables et de l’éthique
professionnelles ;
l’amélioration permanente des informations comptables mises à disposition et des
modalités de leur communication ;
l’efficacité de la production et de la communication de l’information comptable
(prestation du service selon norme 9004.2) ;
la prise en compte des exigences de la société et de l’environnement.
Observatoire de la Qualité Comptable
Évaluation de la Qualité de la Fonction Comptable dans la PME
Fondamentalement, la doctrine s’accorde à reconnaître que les objectifs de l’information
financière et comptable, à usage interne ou externe à l’entreprise, consistent à fournir une
information fidèle qui facilite la compréhension de la situation ou la connaissance des
faits économiques, qui est adaptée à la formation du jugement, et qui est utile à la prise
de décision des utilisateurs auxquels elle s’adresse.
•
•
•
•
Patrimoine
Activité/résultat de période
Situation financière
Faits économiques
Décisions
comportements
Image fidèle
Utilité
Utilisateurs
Information comptable
Conventions générales
(Principes, règles comptables)
Spécifications particulières
Compréhensibilité
La forme et le contenu des informations financières et comptables varient selon les besoins
des différentes catégories d’utilisateurs (investisseurs, créanciers, décideurs internes,
personnel de l’entreprise,…). Les règles qui définissent la présentation et le contenu des
restitutions comptables (comptes annuels, prospectus d’émission, …, comptes de résultat par
activité, …) proviennent soit de normes extérieures à l’entreprise, soit de spécifications
internes.
Ces normes externes, qui sont les conventions comptables communément admises, et
auxquelles peuvent se rajouter, autant que de besoin, des spécifications internes à
l’entreprise, constituent le langage et les protocoles de communication qui, d’une part,
fondent la compréhension entre l’émetteur et le récepteur de l’information comptable, et
d’autre part, unifient les interprétations et les comportements face à une même réalité
économique. Elles constituent le référentiel, c’est-à-dire les spécifications générales et
particulières que doivent respecter les services et restitutions produits par la fonction
comptable de l’entreprise.
Observatoire de la Qualité Comptable
Évaluation de la Qualité de la Fonction Comptable dans la PME
Il appartient à la démarche Qualité comptable de mettre en place et faire fonctionner un
système qualité qui garantit en particulier que les exigences liées au référentiel précité sont
satisfaites dans les services et les restitutions "livrés" à l’utilisateur. Plus largement, le
système qualité comptable mis en place au sein de l’entreprise doit concourir à la réalisation
des quatre axes-objectifs cités précédemment. Il comprend l’ensemble de la structure
organisationnelle, des responsabilités, des procédures et des ressources affectées pour mettre
en œuvre la gestion de la qualité comptable au sein de l’entreprise.
Dans cette approche, le contrôle interne participe au système qualité comptable de
l’entreprise. Ce dernier ajoute néanmoins aux sécurités prévues par le contrôle interne, des
dispositifs organisationnels spécifiques pour assurer le fonctionnement de la boucle qualité
qui permet l’amélioration des processus de conception et de production de l’information. La
boucle qualité repose en effet, non seulement sur des mécanismes de détection des
phénomènes de non-qualité (erreurs, insuffisances, dysfonctionnements, …), mais elle prévoit
également la mise en place de procédures d’analyse des causes à l’origine des anomalies
identifiées, et la conception de mesures correctrices destinées à éliminer l’occurrence desdites
anomalies.
Ainsi la qualité comptable ne se confond pas avec le contrôle (ex post) de la qualité des
restitutions comptables qui ne constitue qu’un des modes d’évaluation de la performance de
l’entreprise en la matière. Toutefois, la définition du cadre conceptuel de la qualité comptable
impose de pouvoir définir des attributs génériques de l’information comptable qui reflètent les
attentes et les exigences des différentes catégories d’utilisateurs. Ces attributs génériques de la
qualité comptable devront pouvoir être déclinés en termes de caractéristiques observables et
mesurables d’une part, et s’appuyer sur des dispositifs organisationnels qui favoriseront la
satisfaction des utilisateurs de l’information comptable d’autre part.
Observatoire de la Qualité Comptable
Évaluation de la Qualité de la Fonction Comptable dans la PME
1.2. Les utilisateurs de l’information comptable
Le concept d’utilisateur de l’information comptable désigne toute personne physique ou
morale qui peut se prévaloir de détenir un lien d’intérêt direct ou indirect avec
l’information comptable produite, mise à disposition ou publiée par l’entreprise (ou
l’organisme).
L’utilisateur peut être extérieur (indépendant) à l’entreprise émettrice de l’information
comptable, mais il peut également entretenir avec l’entreprise des liens d’appartenance
(personnel, collaborateurs) ou des relations contractuelles particulières (banquier,
cocontractant, …).
Schématiquement résumés, les objectifs de l’information comptable et financière publiée
consistent à fournir:
(i)
une information utile à la prise de décisions en matière d’investissement, de crédit, …,
(ii)
une information utile pour estimer le montant ainsi que la probabilité des rentrées de
fonds futures et pour en dresser le calendrier,
(iii)
et une information sur les ressources économiques (patrimoine, situation financière et
capacité bénéficiaire) de l’entreprise, sur les droits qui se rattachent aux ressources,
ainsi que sur l’évolution de ces ressources et de ces droits.
Bien que ces objectifs puissent impliquer une certaine diversité de catégories homogènes
d’utilisateurs, la pratique apparaît avoir traditionnellement privilégié les attentes des
investisseurs et des créanciers. Or, dans une démarche de qualité comptable, outre l’ensemble
des utilisateurs internes à l’entreprise (décideurs, gestionnaires) qui peuvent avoir des besoins
particuliers d’information comptable et de gestion dans le cadre de l’exercice de leurs
fonctions, les investisseurs et les créanciers ne peuvent prétendre refléter de façon définitive
et exclusive les attentes de l’ensemble des autres catégories existantes ou potentielles
d’utilisateurs des informations comptables produite par les entreprises.
Une démarche de qualité comptable a vocation universelle à concevoir des approches, des
méthodes ou des outils qui permettent de garantir que l’information comptable mise à
disposition des utilisateurs, sous toutes les formes de restitutions qu’elle puisse revêtir
(actuellement et dans le futur), satisfasse leurs attentes quelle que soit la catégorie à laquelle
ils appartiennent. Elle ne procède donc ni d’un recensement préalable des différentes natures
d’informations comptables existantes, ni d’une synthèse des caractéristiques attendues
(spécifications) des restitutions qui les supportent, telles qu’elles sont mises à disposition des
différentes catégories d’utilisateurs.
Dans le cadre conceptuel de la qualité comptable, l’utilisateur demeure une personne
générique telle que définie précédemment par le lien d’intérêt direct ou indirect qu’elle
entretient vis à vis de l’information comptable mise à sa disposition. Cette personne est
également réputée disposer d’une maîtrise suffisante du langage et des protocoles de
communication que constituent les conventions et règles comptables au sens large, pour
assurer une correcte compréhension des informations comptables qu’elle exploite. Enfin, elle
est considérée avoir la volonté d’étudier l’information comptable d’une façon
raisonnablement diligente au regard des objectifs qu’elle poursuit.
Observatoire de la Qualité Comptable
Évaluation de la Qualité de la Fonction Comptable dans la PME
1.3. Les référentiels comptables
Les référentiels comptables désignent l’ensemble des conventions et spécifications qui
doivent être appliquées pour traduire, constater, mesurer et présenter la réalité économique
dans les états ou restitutions comptables. Le respect des référentiels applicables garantit la
compréhensibilité des états et restitutions comptables par des utilisateurs qui sont supposés
détenir une connaissance suffisante des conventions et des spécifications qui les caractérisent.
Les référentiels visés par la qualité comptable comprennent non seulement les normes
externes qui s’appliquent à tous les organismes ou entreprises émetteurs d’information
comptable, mais ils incluent également les spécifications internes qui peuvent être ajoutées
par ces émetteurs pour la satisfaction de leurs besoins spécifiques dans leurs restitutions
comptables ou de gestion.
Les normes externes sont constituées de l’ensemble des conventions et règles comptables au
sens large qui procèdent de la doctrine, de la réglementation ou de la pratique professionnelle.
Ces conventions comptables recouvrent pour l’essentiel :
(i)
les postulats fondamentaux, les principes comptables de base (chapitre 4 infra) et la
nomenclature comptable (rubriques comptables et financières) qui constituent
normalement le cadre théorique de la comptabilité ;
(ii)
les directives comptables de constatation, de mesure et de présentation (normes IAS,
directives C.E.E., droits comptables nationaux, …) dont la définition appartient au
"réglementeur" national ou international qui en détermine également le champ et les
conditions d’application ;
(iii)
et enfin, les réglementations particulières à une activité ou à une catégorie
d’opérations juridiques, administratives, techniques, économiques ou financières qui
emportent des conséquences comptables directes ou indirectes.
Il appartient à la démarche de qualité comptable de garantir une correcte application de ces
conventions et règles dans les états et restitutions comptables mises à disposition des
utilisateurs. La juste interprétation et le respect du référentiel comptable doit s’appuyer, au
sein de l’entreprise ou de l’organisme émetteur des informations comptables, sur des
dispositifs organisationnels qui préviennent l’occurrence, ou à défaut, facilitent la détection et
la correction d’insuffisances, d’erreurs ou d’inadéquations qui seraient susceptibles soit
d’altérer la fidélité de l’image de la réalité économique, soit d’affaiblir la compréhension de
cette réalité économique par l’utilisateur des informations comptables.
Les conventions et règles comptables d’origine externe sont complétées par des spécifications
internes qui en précisent les modalités d’application au sein de l’entreprise et organisent la
satisfaction des besoins particuliers des utilisateurs de l’information comptable et de gestion.
Observatoire de la Qualité Comptable
Évaluation de la Qualité de la Fonction Comptable dans la PME
Ces spécifications internes recouvrent plus particulièrement les domaines suivants :
(i)
le choix des options ouvertes par les directives comptables de constatation, de
mesure et de présentation et la définition des modalités d’application des directives
comptables au sein de l’entreprise ;
(ii)
les nomenclatures comptables détaillées ;
(iii)
les schémas détaillés de comptabilisation des opérations ;
(iv)
le format et le contenu des restitutions financières, comptables et de gestion non
réglementées, majoritairement à usage interne ;
(v)
les règles détaillées définissant l’affectation des recettes et des coûts aux activités et
aux produits de l’entreprise ;
(vi)
les modes opératoires internes organisant la documentation des enregistrements, la
conservation des preuves et la reproductibilité des restitutions ;
(vii)
…
Les spécifications internes revêtent une importance déterminante dans la compréhension de la
réalité économique et l’utilité que les utilisateurs de l’information comptable (et de gestion)
retirent des états et restitutions mis à leur disposition. Elles doivent s’appuyer sur une
documentation ainsi que des procédures adaptées de qualification et de contrôle de leur
application.
La démarche de qualité comptable, en influant sur les spécifications internes ou les
conditions de leur application, doit concourir à améliorer en permanence les informations
comptables mises à disposition des utilisateurs. Elle doit également contribuer à accroître
l’efficacité du système de production et de communication desdites informations, et elle
doit favoriser la satisfaction des exigences liées à l’évolution de l’environnement.
Observatoire de la Qualité Comptable
Évaluation de la Qualité de la Fonction Comptable dans la PME
1.4. Les attributs génériques de la qualité comptable
ATTRIBUTS COMMUNS : INFORMATION DE GESTION + INFORMATION COMPTABLE
– Pertinence
- valeur de prévision
- valeur de confirmation
– Fiabilité
– Délai / disponibilité
– Clarté
– Flexibilité
– Vérifiabilité – preuve
– Conformité aux référentiels d’imputation, de
présentation et de mesure
– Neutralité
– Comparabilité / permanence des méthodes de mesure
et de présentation
CONTRAINTES D’OPPORTUNITE
Équilibre coût - avantage
Importance relative
POSTULATS FONDAMENTAUX ET PRINCIPES FONDAMENTAUX
– Personnalité de l’entreprise
– Continuité d’exploitation
– Unité monétaire
– Indépendance des exercices (des périodes)
- Coût d’origine
– Réalisation (constatation des produits)
– Rapprochement des produits et des charges
– Bonne information
– Prudence
La production et l’utilisation de l’information comptable deviennent difficilement dissociables
de l’information de gestion au sein des entreprises. L’unicité ou l’intégration des systèmes
d’information, la cohérence des données quantitatives administrées, l’enrichissement des
restitutions rendues disponibles par certains outils tels que les systèmes informatisés d’aide à
la décision (S.I.A.D.) ou les Executive Information Systems (E.I.S.) sont autant d’évolutions
observées qui imposent de réfléchir les attributs génériques de la qualité comptable dans une
perspective qui réconcilie le cadre réglementaire de l’information financière publiée et les
besoins internes de gestion des entreprises.
Il apparaît donc opportun de concevoir une définition des attributs génériques de la qualité
comptable qui satisfasse également les critères d’acceptabilité de l’information de gestion
pour les utilisateurs. La tableau présenté ci-dessus énumère la liste de ces attributs génériques
de la qualité comptable qui expriment les attentes communes à l’ensemble des utilisateurs
quelle que soit la nature, le contenu ou la forme de l’état ou de la restitution comptable
envisagé. Ce tableau rappelle également, pour la clarté de l’exposé du cadre conceptuel, les
autres concepts fondamentaux qui fondent la comptabilité, et qui sont regroupés sous deux
niveaux distincts, les contraintes d’opportunité d’une part, et les postulats et principes
fondamentaux d’autre part.
Observatoire de la Qualité Comptable
Évaluation de la Qualité de la Fonction Comptable dans la PME
Il existe une certaine convergence des réflexions conduites sur le thème de la qualité
comptable et du cadre conceptuel de la comptabilité pour considérer que neuf attributs
génériques de l’information comptable peuvent être retenus qui caractérisent les attentes des
utilisateurs :
-
Pertinence
Fiabilité
Délai / disponibilité
Clarté
Flexibilité
Vérifiabilité / preuve
Conformité aux référentiels
Neutralité
Comparabilité
L’amélioration continue de la qualité de l’information comptable au travers de la satisfaction
de ces critères représentatifs des attentes des utilisateurs est néanmoins conduite sous deux
contraintes d’opportunité qui sont respectivement l’équilibre coût-avantage et
l’importance relative.
L’équilibre coût-avantage désigne le mode d’appréciation de l’opportunité d’une décision
ou d’un choix d’amélioration à partir d’une quantification des avantages retirés de ladite
amélioration au regard des coûts supportés pour sa mise en œuvre. Cette contrainte
d’opportunité qui traduit une préoccupation de saine gestion, ne commence à s’exercer qu’au
delà du seuil à partir duquel il peut être considéré que les obligations d’ordre réglementaire ou
les pratiques professionnelles réputées normales (éventuellement labellisées) sont respectées.
L’importance relative est utilisée pour décrire le caractère significatif, pour l’utilisateur ou le
décideur, des informations contenues dans les états comptables. Un élément d’information, sa
modification ou son amélioration sont réputés significatifs s’il est raisonnablement
vraisemblable que son omission, son inexactitude ou sa qualité insuffisante auront pour
conséquence d’influencer ou de modifier la décision ou le comportement de l’utilisateur des
états comptables. Dans une démarche de qualité comptable l’importance relative doit
permettre d’appréhender la sensibilité des utilisateurs à l’amélioration des informations
comptables mises à leur disposition.
Observatoire de la Qualité Comptable
Évaluation de la Qualité de la Fonction Comptable dans la PME
Le troisième niveau du tableau présenté rappelle que la comptabilité comme toute discipline
intellectuelle repose, d’une part, sur des postulats fondamentaux, dont il apparaît qu’ils sont,
le plus souvent, également partagés par l’information de gestion de l’entreprise, et d’autre
part, sur des principes fondamentaux qui sont suffisamment commentés par la doctrine pour
qu’il ne soit pas nécessaire d’en rappeler les définitions.
Les postulats fondamentaux dont la définition appartient au cadre conceptuel de la
comptabilité fondent la logique des choix reflétés dans les principes et les règles comptables.
Ainsi, par exemple, le principe comptable du coût d’origine (coût historique) repose sur le
postulat de la continuité d’exploitation. Lorsque les circonstances conduisent à retenir
l’hypothèse de cessation de l’activité, le postulat précité cesse de l’appliquer de même que les
principes fondamentaux ainsi que les règles de constatation et de mesure des actifs et des
passifs normalement applicables dans les comptes antérieurement.
Les principes comptables de base appartiennent également au cadre conceptuel de la
comptabilité et constituent la référence qui permet de discriminer les solutions acceptables
dans la conception des normes comptables (règles de constatation et de mesure des éléments
dans les comptes), ou lors de l’application de ces normes à des situations faisant appel à un
jugement du producteur des comptes.
La démarche qualité comptable présuppose que le référentiel des conventions comptables
générales, constitué par les postulats, les principes de base et les normes ci avant évoqués, est
intrinsèquement valide et doit être appliqué. Elle privilégie, en revanche, l’examen du
processus de conception et de production des états comptables, et en particulier, elle recherche
l’existence de dispositifs organisationnels qui garantissent le maintien et l’amélioration de la
qualité comptable au regard des critères précédemment cités (attributs génériques) qui
caractérisent les attentes des utilisateurs de l’information comptable.
Observatoire de la Qualité Comptable
Évaluation de la Qualité de la Fonction Comptable dans la PME
APPROCHE
METHODOLOGIQUE
Observatoire de la Qualité Comptable
Évaluation de la Qualité de la Fonction Comptable dans la PME
2 APPROCHE METHODOLOGIQUE
Le principe de conception d’un outil de diagnostic de la qualité comptable adapté à des PME
consiste à identifier l’existence de dispositifs organisationnels qui permettent de garantir ou
d’améliorer la qualité des états comptables au regard de neuf critères pour caractériser les
attentes des utilisateurs.
Les neufs critères qui servent à évaluer l’environnement qualité du processus de production
comptable de l’entreprise sont les suivants :
-
Pertinence
Fiabilité
Délai / disponibilité
Clarté
Flexibilité
Vérifiabilité / preuve
Conformité aux référentiels
Neutralité
Comparabilité
Observatoire de la Qualité Comptable
Évaluation de la Qualité de la Fonction Comptable dans la PME
2.1. Pertinence
Définition du critère
La pertinence désigne le caractère approprié de l’information comptable mise à
disposition au regard des décisions ou plus largement de l’utilisation que leurs destinataires
entendent en faire. La pertinence doit pouvoir être mesurée à partir de caractéristiques
objectives qui pourraient procéder d’une formalisation dans un cahier des charges
(spécifications particulières). Pour les informations publiées, certains avis ou
recommandations émanant des autorités professionnelles ou de tutelle peuvent contenir des
indications sur les éléments pertinents qui doivent être considérés.
De façon plus générale, pour qu’une information soit pertinente, elle doit posséder
deux qualités particulière qui sont une valeur de prévision d’une part, et une valeur de
confirmation d’autre part.
Ainsi une information comptable pertinente doit aider les utilisateurs à mieux prévoir
ce qui résultera d’événements passés, présents ou futurs (valeur de prévision ou prédictive)
ou à confirmer ou corriger leurs prévisions, leurs jugements ou leurs comportements
antérieurs (valeur de confirmation ou valeur rétrospective).
Observatoire de la Qualité Comptable
Évaluation de la Qualité de la Fonction Comptable dans la PME
Évaluation des dispositifs organisationnels
Considérer les dispositifs organisationnels existants dans l’entreprise, qui assurent la maîtrise
du fonctionnement :
-
des outils de pilotage de gestion du métier de l’entreprise (GPAO, système budgétaire,
comptabilité analytique) ;
-
du système de prévision de l’entreprise (prévisions de résultats, tableau de financement,
planification,…)
Considérer les procédures et les règles qui garantissent la cohérence des données et la
signification des chiffres comptables utilisés par les décideurs au sein de l’entreprise :
-
système d’abonnement comptable des charges à occurrence périodique de facturation ;
-
fonction administrative des données comptables et de gestion ;
-
réconciliation mensuelle des comptes (comptes d’attente et comptes d’ordre,…) ;
-
analyse comparative des résultats mensuels ou de période ;
-
saisie unique des événements comptables et de gestion ;
-
…
Considérer la formalisation des besoins de gestion de la Direction et les caractéristiques des
outils et restitutions comptables d’analyse et de pilotage utilisés :
-
tableau de bord d’indicateurs clés du métier ou de la profession ;
-
…
Observatoire de la Qualité Comptable
Évaluation de la Qualité de la Fonction Comptable dans la PME
2.2. Fiabilité
Définition du critère
L’information comptable est fiable lorsque les utilisateurs peuvent Considérer que
l’enregistrement des opérations décrit fidèlement les événements, la situation ou les faits
économiques tels qu’ils se présentent ou tels qu’ils se sont produits. La fiabilité vise
principalement le niveau d’altération introduit par l’occurrence d’erreurs, d’omissions
ou de manipulations non autorisées.
La fiabilité des informations comptables et de gestion recouvre deux critères
d’évaluation distincts et communément retenus :
i)
L’exhaustivité de la capture des événements économiques et de gestion désigne
l’aptitude du système d’information et de l’organisation de l’entreprise à traduire sous la
forme d’enregistrements comptables, sans admettre aucune exception, tous les faits
économiques, juridiques, … liés à l’activité ou aux transactions de l’entreprise, ou
encore à l’évolution de l’environnement ou de la réglementation. La définition des
événements qui doivent être traduits dans le système d’information comptable peut
varier en fonction du référentiel des règles comptables appliquées par l’entreprise (ou
l’organisme).
ii)
L’intégralité des données résulte de la performance des dispositifs organisationnels
mis en place au sein du système d’information et de l’organisation pour prévenir les
risques, ou au minimum détecter et corriger les erreurs ou les manipulations non
autorisées. Le concept d’intégrité des données peut être rapproché des objectifs
d’exactitude et d’appartenance des transactions figurant dans les états financiers tels
qu’ils sont appliqués dans les démarches d’audit des comptes.
Il est usuellement admis que le contrôle interne et les sécurités mises en place au
sein de l’entreprise contribuent à l’amélioration de la fiabilité des informations comptables et
de gestion. De même, l’existence de services (ou de collaborateurs) chargés d’assurer des
missions de contrôle (audit, révision comptable, inspection, …) au sein de l’entreprise permet
d’améliorer la confiance dans les restitutions comptables et dans le respect des procédures.
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Évaluation de la Qualité de la Fonction Comptable dans la PME
Evaluation des dispositifs organisationnels
Considérer la formalisation des procédures comptables et de gestion et de la documentation
des modes opératoires relatifs à l’enregistrement des opérations comptables dans les systèmes
de gestion :
-
ventes,
achats,
paie,
coût de revient de la production,
financement et trésorerie,
stocks et inventaires,
immobilisations.
Considérer l’existence d’organigramme des services comptables, d’une description formalisée
et détaillée des postes et de procédures de remplacement en cas d’absence, de congés, …
Considérer l’application d’une correcte séparation des fonctions ou, à défaut de contrôles
compensatoires (contrôle réciproque, supervision, plafonds d’engagements, …) destinés à
pallier les cumuls de fonctions.
Considérer l’existence et l’application de règles de sécurité limitant l’accès aux biens, aux
valeurs et aux fichiers de l’entreprise.
Considérer l’application systématique de procédures d’inventaire périodiques aux biens et
aux valeurs détenus par l’entreprise :
-
immobilisations,
stocks,
espèces et valeurs mobilières.
Considérer l’existence et l’application d’une politique de justification et de contrôles
mensuels et périodiques des comptes et restitutions comptables de l’entreprise :
-
justification des soldes des comptes de bilan,
supervision des rapprochements bancaires,
revue des enregistrements relatifs à des opérations complexes ou inhabituelles,
analyse détaillée de certaines écritures ou comptes sensibles (corrections
d’enregistrements antérieurs, diminution d’actifs, inscription ou pertes, …).
Considérer l’existence d’un tableau de bord et d’indicateurs permettant de suivre le traitement
comptable des opérations, d’identifier les anomalies, erreurs, et retards dans les
enregistrements, et d’analyser les procédures correctives.
Considérer le suivi des recommandations des auditeurs externes et internes.
Considérer l’implication du service comptable dans la définition des procédures de contrôle
automatisées qui sont intégrées dans les systèmes informatisés de gestion (achats, paie, …)
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Évaluation de la Qualité de la Fonction Comptable dans la PME
2.3. Délai / Disponibilité
Définition du critère
Le délai de production ou de mise à disposition d’une information ou d’un état
comptable fait référence à la date de disponibilité ‘‘cible’’ fixée de façon implicite ou
explicite pour qu’ils puissent soit être utilisés par leurs destinataires pour prendre des
décisions, soit agir sur leur comportement.
La date ou période ‘‘cible’’ de disponibilité d’une information comptable doit résulter
d’une analyse objective des besoins des destinataires au regard de l’usage déterminé ou
probable de ladite information.
Le délai le plus bref ne correspond pas nécessairement à l’optimum d’utilité sous
contrainte. La fixation de la date (ou période) de disponibilité utile doit être conduite sous la
contrainte d’équilibre avantage-coût évoquée dans le cadre conceptuel de la qualité
comptable. Ainsi, l’avantage "monétarisé" (réel ou potentiel) procuré par la disponibilité de
l’information comptable ne doit pas être sensiblement inférieur au supplément de coût
engendré par la réduction du délai de production ou de mise à disposition.
En outre, la réduction du délai de production d’une information ne doit pas se traduire
par une détérioration d’un ou plusieurs autres attributs génériques de la qualité comptable qui
soit sensible pour au moins une catégorie d’utilisateurs. La sensibilité d’un utilisateur à une
variation des spécifications de l’information désigne le niveau à partir duquel la modification
perçue ne traduit pas une diminution de l’utilité de ladite information.
Il est traditionnellement usuel d’opposer délai de production et précision de
l’information, bien que ce caractère alternatif ne se révèle pas aussi systématique qu’il ne
paraît. Néanmoins, à titre d’illustration, il est possible d’envisager une situation dans laquelle
la production rapide du chiffre d’affaires de la période écoulée impose de valoriser la
production non facturée sur la base de prix standard en remplacement du prix effectif fixé
dans chaque commande client. L’acceptabilité de cette méthode, dans l’exemple précité,
devra être appréciée en considérant la sensibilité des utilisateurs internes de l’entreprise dans
le cadre de leurs analyses mensuelles de gestion.
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Evaluation des dispositifs organisationnels
Considérer l’existence d’une politique explicite fixant les délais utiles de disponibilité des
états comptables par catégorie d’utilisateurs externes et internes à l’entreprise.
Considérer l’existence d’une procédure d’arrêté des comptes mensuels complets prévoyant la
constitution de toutes les écritures permettant une anticipation fiable des comptes annuels (et
semestriels) de l’entreprise.
Considérer l’existence d’un planning PERT formalisé d’arrêté des comptes analysant le
processus de production des informations comptables selon le triptyque " tâche/délai/acteur ",
et identifiant le chemin critique et les marges.
Considérer, au surplus, l’existence d’un (ou plusieurs) plan(s) de secours permettant de
respecter les délais en cas d’incidents.
Considérer l’existence de tableaux de bords analysant les délais effectifs/objectifs de
production des informations comptables et les dysfonctionnements de l’origine des retards
constatés.
Considérer le niveau d’informatisation des traitements de production des informations
comptables et de gestion par domaine (ventes, achats, stocks, …) et le niveau d’intégration
(ou de cohérence) entre les données gérées dans les applicatifs techniques ou de gestion et les
informations administrées dans la base (les fichiers) analytique et comptable de l’entreprise.
Considérer l’existence de procédures d’inventaire permanent fiabilisées, à chaque fois que
justifié, pour recenser et valoriser les éléments du patrimoine (stocks, biens ou matériels
donnés en location ou en dépôt, …).
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2.4. Clarté
Définition du critère
La clarté désigne une qualité essentielle de la présentation et du contenu de
l’information comptable (et/ou de gestion) qui permet à son utilisateur d’obtenir une
compréhension directe, rapide et sans risque de mauvaise interprétation des faits ou de la
réalité économique décrite. La clarté doit pouvoir être appréciée sur la base de critères
objectivement constatables, même si à la différence de certains autres attributs génériques de
la qualité comptable, elle est difficilement quantifiable.
La clarté doit être distinguée de la compréhensibilité de l’information comptable telle
que décrite dans le cadre conceptuel de la qualité comptable. La compréhensibilité fait en
effet référence au respect des conventions comptables communément admises et
éventuellement des spécifications internes de l’entreprise qui unifient, face à une même réalité
économique décrite, les interprétations et les comportements d’une même catégorie
d’utilisateurs poursuivant les mêmes objectifs. La compréhensibilité suppose que les
utilisateurs sont réputés, d’une part, posséder une bonne compréhension des activités
économiques et commerciales et de la comptabilité, et d’autre part avoir la volonté d’étudier
l’information d’une façon raisonnablement diligente.
Dans un cadre de compréhensibilité réputée normale des états comptables, la clarté
désigne les choix de présentation ou de contenu de l’information qui limitent les analyses ou
réflexions de l’utilisateur pour obtenir un jugement correct ou une juste interprétation de la
réalité ou des faits économiques décrits. Le niveau de compétence comptable de l’utilisateur
ne peut être pris en considération pour apprécier la clarté des états ou des informations
comptables.
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Evaluation des dispositifs organisationnels
Considérer l’existence de compte rendus décrivant les difficultés d’utilisation de
l’information comptable rencontrées par les utilisateurs internes à l’entreprise et les actions
correctrices mises en œuvre.
Considérer l’exploitation par la Direction (et/ou le service comptable) de l’entreprise des
observations/recommandations émises par les auditeurs internes et externes sur la clarté des
informations (états) comptables produites.
Considérer la mise en œuvre d’analyses comparatives relatives aux informations financières
publiées par des entreprises comparables (ou appartenant au même secteur d’activité).
Considérer l’existence de procédures de relecture interne contradictoire des projets
d’informations ou d’états comptables avant leur mise à disposition des utilisateurs sous une
forme définitive.
Observatoire de la Qualité Comptable
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2.5. Flexibilité
Définition du critère
La flexibilité de l’information comptable désigne l’aptitude des supports ou des outils
qui permettent la production des restitutions ou assurent leur disponibilité (base de données,
infocentre, …), à satisfaire l’évolution des besoins des utilisateurs. Elle exprime la réactivité
de l’information comptable à apporter des réponses adaptées aux évolutions de
l’environnement traduisant de nouveaux besoins explicites ou potentiels.
La flexibilité est le résultat d’un ensemble de facteurs qui sont présumés favoriser
cette capacité de réponse aux utilisateurs internes ou externes à l’entreprise dont, en
particulier, la veille documentaire, la formation et le niveau de compétence du personnel
comptable, la modularité du système d’information, …
La flexibilité est indirectement mesurable par les délais d’adaptation constatés ou les
limites rencontrées pour satisfaire une demande nouvelle, une modification, … des
restitutions comptables.
Observatoire de la Qualité Comptable
Évaluation de la Qualité de la Fonction Comptable dans la PME
Evaluation des dispositifs organisationnels
Considérer l’existence d’une veille interne au service comptable pour identifier les besoins
d’information à satisfaire, à partir de la lecture de la documentation technique ainsi que des
textes légaux.
Considérer l’existence de procédures de communication interne sur les activités et les métiers
de l’entreprise ainsi que les besoins d’information comptable et de gestion en relation.
Considérer l’existence de plans de formation interne du personnel comptable, de pratiques de
mobilités à l’intérieur de la fonction financière, ainsi que de normes de qualification minimum
lors du recrutement.
Considérer la souplesse d’adaptation et la modularité du système d’information comptable et
de gestion (axes d’analyse de la comptabilité analytique, utilisation d’un interfaceur
généralisé avec les systèmes de gestion amont, SIAD, EIS, …)
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2.6. Vérifiabilité / Preuve
Définition du critère
La vérifiabilité des éléments d’un état financier, ou d’une restitution comptable,
est démontrée lorsque des observateurs compétents et indépendants conviennent que ces
éléments concordent avec les opérations ou les faits réels sous-jacents, avec un degré
raisonnable de précision. La satisfaction des exigences comptables ajoute en effet des
contraintes en matière de preuve qui affectent les restitutions, les traitements et la
documentation des enregistrements.
La qualité des restitutions comptables, ou des restitutions de gestion qui en
procèdent, doit respecter certaines exigences légales ou réglementaires qui traitent plus
particulièrement des critères d’acceptation suivants :
-
opposabilité de la preuve (support de stockage conforme aux textes, archivage et délais de
conservation adéquats, …) ;
reproductibilité des restitutions (notamment dans le cadre de contrôle fiscal) ;
journalisation des opérations ;
…
Le chemin de révision (ou ‘‘traçabilité’’) désigne les caractéristiques des traitements
et de leurs supports de formalisation qui permettent au système d’information comptable de
justifier les agrégats de synthèse par le détail des éléments qui en sont à l’origine,
jusqu’aux pièces justificatives de l’événement économique de base.
Enfin, les opérations de capture des événements économiques générateurs
d’enregistrements comptables doivent être appuyés par des pièces ou une documentation
probantes (dans une acception large prenant en compte la dématérialisation de
l’information), opposables et qui justifient les données essentielles de l’information figurant
sur les restitutions comptables (date, nature, montant, tiers, …).
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Evaluation des dispositifs organisationnels
Considérer l’existence de notes internes de procédure fixant les règles de documentation des
enregistrements comptables, de conservation des pièces justificatives et des restitutions, et les
normes acceptables relatives aux originaux.
Considérer l’existence de procédure interne de qualification comptable (définition du cahier
des charges des besoins et ‘‘recettage’’ par la fonction comptable), lors de la conception et
avant la mise en exploitation, des systèmes d’information produisant des données utilisées par
la comptabilité de l’entreprise.
Considérer les observations des auditeurs sur la traçabilité des enregistrements comptables et
le caractère probant des pièces justificatives.
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2.7. Conformité aux référentiels
Définition du critère
La conformité aux référentiels désigne le respect des conventions et règles applicables
qui déterminent la constatation, la mesure et/ou la présentation d’un élément dans un état
comptable, ou dans une restitution de gestion qui en procède.
Les référentiels s’entendent dans l’acceptation large du terme tel que décrit dans le
cadre conceptuel de la qualité comptable. Ils englobent, en premier lieu, l’ensemble des
conventions, principes, règles et pratiques en matière comptable qui procèdent de la doctrine,
de textes réglementaires codifiés, ou de recommandations émanant de la profession ou
d’autorités de tutelle.
Les référentiels d’origine externe sont complétés par des normes complémentaires
édictées au sein de l’entreprise qui, sous la forme de bible, modes opératoires, …, précisent
notamment la définition des données gérées dans les systèmes d’information (administration
des données), ainsi que le contenu et le format des restitutions comptables et de gestion.
Observatoire de la Qualité Comptable
Évaluation de la Qualité de la Fonction Comptable dans la PME
Evaluation des dispositifs organisationnels
Considérer l’existence d’un manuel comptable qui décrit l’application des règles comptables
(et de gestion) aux transactions de l’entreprise.
Considérer l’existence de notes internes définissant suffisamment les données gérées dans les
systèmes d’information de gestion, ainsi que le contenu et le format (la présentation) des
restitutions comptables et de gestion.
Considérer la description dans les notes annexes aux états comptables des règles ou principes
dérogatoires et leur incidence chiffrée, lorsque la situation, l’activité ou les caractéristiques de
l’entreprise justifient de telles dérogations. Considérer subsidiairement les commentaires des
auditeurs dans leur rapport d’opinion.
Considérer la formation, et les procédures de veille et d’information du responsable chargé au
sein de l’entreprise de garantir le respect des référentiels externes.
Observatoire de la Qualité Comptable
Évaluation de la Qualité de la Fonction Comptable dans la PME
2.8. Neutralité
Définition du critère
La neutralité désigne la caractéristique d’une information comptable qui n’introduit
pas de biais de jugement dans la traduction de la situation financière, des faits économiques
ou de l’activité de l’entreprise. La neutralité (ou sincérité) suppose que le choix entre
plusieurs options comptables n’est pas influencé par un résultat recherché d’avance. La
mesure qui découle de l’application d’une règle comptable n’est pas neutre lorsque son choix
tend sciemment à sous-évaluer ou surévaluer les éléments mesurés alors que l’analyse des
faits ou de la situation permettrait de justifier au moins une autre solution comptable
produisant une mesure différente.
La neutralité trouve principalement à s’appliquer lorsque le producteur de comptes est
confronté à des choix de règles comptables ou à des écritures de jugement. L’opportunité d’un
choix comptable doit être appréciée en fonction du référentiel de règles comptables selon
lequel sont établis les comptes (droit comptable français, ou normes comptables IASC, ou
principes comptables US, …) et qui constitue la convention qui assure leur compréhensibilité
par l’utilisateur. Lorsque les caractéristiques de la situation ou des faits économiques à
traduire sont telles que l’application des règles comptables prévues dans le référentiel ne
donnerait pas une image fidèle, le recours à des principes comptables dérogatoires demeure
neutre s’il peut être justifié qu’il constitue une amélioration, et si une information suffisante
est fournie à l’utilisateur.
Observatoire de la Qualité Comptable
Évaluation de la Qualité de la Fonction Comptable dans la PME
Evaluation des dispositifs organisationnels
Considérer l’existence de dossiers d’analyse documentés (analyse caractéristique des faits,
présentation des solutions possibles, justification objective de l’option retenue) à l’appui des
choix de règles comptables ou des écritures de jugement significatives.
Considérer l’intervention avant la clôture de l’exercice (du semestre), lors de l’examen des
options fondamentales de l’arrêté des comptes de l’exercice, du comité d’audit (ou d’une
instance ad hoc en faisant fonction), ou du service d’audit interne ou des auditeurs externes si
ces différents organes existent.
Considérer l’existence d’une procédure de recensement et de documentation technique des
engagements souscrits par, ou bénéficiant à l’entreprise, dont les conditions de mise en œuvre
garantissent la transparence de l’information comptable et financière.
Observatoire de la Qualité Comptable
Évaluation de la Qualité de la Fonction Comptable dans la PME
2.9. Comparabilité
Définition du critère
L’information comptable est comparable lorsqu’elle a été mesurée et présentée de la
même façon dans les états financiers ou les restitutions comptables d’une même entreprise au
cours de deux exercices distincts, ou dans les états financiers d’entreprises différentes au
cours du même exercice. La comparabilité est donc une caractéristique du rapport qui existe
entre deux éléments d’information et non une caractéristique qui se rattache à un élément
d’information en soi.
Cet attribut générique de l’information comptable et de gestion contribue à la mesure
de la performance de l’entreprise dans le temps, ou vis à vis d’autres entreprises présentant
des caractéristiques économiques semblables. Il permet aux utilisateurs de reconnaître les
ressemblances et les dissemblances véritables entre les réalités économiques, parce que cellesci ne sont pas déformées par l’utilisation de méthodes comptables non comparables.
La permanence des méthodes comptables qui fait partie des principes comptables
fondamentaux contribue à la comparabilité de l’information comptable et de gestion.
Observatoire de la Qualité Comptable
Évaluation de la Qualité de la Fonction Comptable dans la PME
Evaluation des dispositifs organisationnels
Considérer le caractère suffisant et explicite des commentaires décrivant, dans les état
financiers ou les restitutions de gestion, les spécificités d’application des règles comptables en
égard à la situation de l’entreprise, à son secteur d’activité d’appartenance, ou aux
caractéristiques des transactions concernées.
Considérer l’usage des règles comptables (ou modalités d’application) communément
retenues dans le secteur d’activité d’appartenance de l’entreprise.
Considérer le caractère suffisant et explicite des commentaires et comparatifs fournis en cas
de changement de méthodes comptables, de modification des modalités d’application des
règles comptables, ou de révision des estimations. Considérer également les informations
complémentaires éventuellement apportées dans le rapport d’opinion des auditeurs.
Considérer l’existence d’analyses comparatives de la formation du résultat de l’entreprise sur
plusieurs exercices, distinguant les contributions liées aux facteurs économiques de chaque
période, les corrections provenant d’exercices antérieurs, les éléments exceptionnels ou
inhabituels de chaque période, et l’incidence de modifications éventuelles des règles
comptables ou de leurs modalités d’application.
Observatoire de la Qualité Comptable
Évaluation de la Qualité de la Fonction Comptable dans la PME
BOITE A OUTILS
Observatoire de la Qualité Comptable
Évaluation de la Qualité de la Fonction Comptable dans la PME
3 BOITE A OUTILS
3.1. Mode d’emploi
Le questionnaire d’évaluation ci-après peut être soit utilisé directement par les services de
l’entreprise qui souhaitent effectuer leur propre auto-évaluation ou soit être administré par
l’expert-comptable dans le cadre d’une mission spécifique de diagnostic. Dans les deux cas, il
vise à améliorer la qualité de fonction comptable. Conçu comme un instrument d’amélioration
continue de la qualité, on peut envisager de mettre à jour les résultats du diagnostic tous les
ans afin de mesurer les progrès réalisés d’une période sur l’autre. Dans ce cas, l’utilisateur
rapprochera les scores obtenus avec ceux de l’exercice précédent.
L’utilisation du questionnaire est indissociable de l’approche méthodologique développée
dans le chapitre 2 de ce guide.
ETAPE DE LA DEMARCHE
OUTIL
1
Examen des dispositifs organisationnels et • Questionnaires
recensement des non-conformités
d’évaluation A, B, C, D,
E, F
2
Évaluation de l’impact des non-conformités
sur la qualité comptable et détermination
de leur fréquence
Notation partielle des 6 composantes de la
qualité de la fonction comptable
Profil graphique de la qualité de la fonction
comptable
Notation globale de la qualité de la fonction
comptable
Plan d’actions correctives
3
4
5
6
TECHNIQUE
• Visite de l’entreprise
• Entretiens
• Collecte des
documents
• Tableau de synthèse A
• Tableau de synthèse A
Matrice de cotation
• Tableau de synthèse B
• Tableau de synthèse B
On notera que la démarche méthodologique ne comporte aucune grille de pondération,
l’utilisateur devant exercer son jugement professionnel face à la diversité des situations en
compte. C’est généralement l’expérience de multiples modes d’organisation dans différents
types d’entreprises qui permettre d’étalonner avec objectivité ce jugement. Plus précisément,
on recherchera la convergence d’indices.
Dans cette démarche de recherche de l’excellence, les points forts, c’est-à-dire l’absence de
déviation par rapport au référentiel proposé sont sans influence sur la notation, car l’objectif
est d’obtenir une absence totale de déviation. Ainsi, l’importance accordée à tel ou tel point
du référentiel ne sera prise en compte que lorsqu’il conviendra d’évaluer la gravité d’une nonconformité.
Toutefois, il est impensable d’aborder la question de la qualité indépendamment de son coût.
La grille d’analyse intègre la contrainte avantages/coût afin de déterminer les conditions dans
lesquelles la fonction comptable fournit ses « produits comptables » et ses « services à valeur
ajoutée ». Mais le rapport avantage/coût n’est pas à considérer comme un objectif en soi.
Observatoire de la Qualité Comptable
Évaluation de la Qualité de la Fonction Comptable dans la PME
Étape 1 / Identification des non-conformités
Il importe de remplir systématiquement chaque ligne du questionnaire. Un questionnaire
existe pour chacune des composantes de la qualité de la fonction comptable :
A
B
C
D
E
F
Description des services rendus par la Fonction comptable
Maîtrise du fonctionnement du service comptable
Maîtrise des méthodes comptables
Maîtrise des processus comptables
Maîtrise de l’outil informatique
Contribution de la fonction comptable à la performance financière de l’entreprise.
Pour chaque point clé on s’assure que l’entreprise est en conformité. Les réponses sont du
type OUI/NON ou NA, chaque NON correspondant à un point faible, c’est-à-dire une nonconformité. En cas de réponse OUI, justifiez la réponse en indiquant la référence du document
(procédure, schéma, …). Il n’est pas demandé à l’évaluateur d’engager de test de conformité.
Si vous cochez dans la case NA, assurez-vous que l’exigence en question n’est pas du tout
applicable à l’entreprise et argumentez la non-application (ex. l’existence d’une procédure ne
se justifie pas compte tenu de l’activité de l’entreprise). Ainsi il ne peut s’agir que d’une
situation où vous estimez – de votre point de vue – que l’exigence n’est pas importante.
Étape 2 / Évaluation de l’impact des non-conformités
Relevez pour chacun des questionnaires remplis le nombre de non-conformités et reportez le
chiffre sur le tableau de synthèse A. Vous devez ensuite cocher pour chaque ligne les critères
de la qualité comptable qui sont affectés, c’est-à-dire :
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Pertinence
Fiabilité
Délai / disponibilité
Clarté
Flexibilité
Vérifiabilité / preuve
Conformité aux référentiels
Neutralité
Comparabilité
Pour vous aider, les 6 questionnaires proposent systématiquement pour chaque point clé
l’impact potentiel d’une non-conformité. Vous pouvez vous y référer pour remplir le tableau
de synthèse.
Observatoire de la Qualité Comptable
Évaluation de la Qualité de la Fonction Comptable dans la PME
Étape 3 / Notation partielle
Au vu de la fréquence des anomalies (% de non conformité) et de votre évaluation de leur
gravité, il convient de procéder à une notation partielle pour :
•
•
•
•
•
•
Description des services rendus par la Fonction comptable
Maîtrise du fonctionnement du service comptable
Maîtrise des méthodes comptables
Maîtrise des processus comptables
Maîtrise de l’outil informatique
Contribution de la fonction comptable à la performance financière de l’entreprise.
La notation comporte quatre niveaux :
•
•
•
•
Excellence (ou « 3 étoiles »)
Satisfaisant (ou « 2 étoiles »)
Moyen (ou « 1 étoile »)
Insuffisant (ou « 0 étoile)
Sans que cela puisse être considéré comme une règle de jugement absolu, on pourra se référer
à la matrice suivante qui fait le lien entre les observations de l’évaluateur et la notation
possible :
Matrice de cotation
FREQUENCE
GRAVITE
ELEVEE
MOYENNE
MINEURE
MINEURE
Moyen
Satisfaisant
Excellence
MOYENNE
Moyen
Satisfaisant
Satisfaisant
MAJEURE
Insuffisant
Moyen
Moyen
Il appartient à chaque évaluateur de fixer des seuils en matière de fréquence d’anomalies. En
ce qui concerne la gravité qui se détermine par rapport aux 9 critères génériques de la qualité
comptable, il n’est pas possible de fixer une fois pour toute l’intensité de l’anomalie.
Observatoire de la Qualité Comptable
Évaluation de la Qualité de la Fonction Comptable dans la PME
Étape 4 / Profil graphique de la qualité de la fonction comptable
On représentera sous forme d’indicateurs graphiques le profil de la qualité de la fonction
comptable (tableau B) afin d’avoir une vue d’ensemble des résultats.
On gardera à l’esprit la signification des 6 composantes de la qualité :
La description des services rendus par la Fonction comptable se focalise sur la
satisfaction des clients de la fonction comptable.
Les facteurs suivants sont en amont de tous les processus et constituent des
compétences génériques :
•
•
•
Maîtrise du fonctionnement du service comptable
Maîtrise des méthodes comptables
Maîtrise de l’outil informatique
La maîtrise des processus comptables c’est le cœur du système : garantie d’un
traitement homogène de toutes les opérations traitées par la fonction comptable grâce
à des procédures codifiées.
La contribution de la fonction comptable à la performance financière de
l’entreprise cherche à déterminer si la fonction comptable produit de la valeur
ajoutée (utilité économique), soit au travers de ses « produits », soit au travers des
« services » qu’elle peut rendre, au-delà de la mission élémentaire d’enregistrement
comptable et de reddition des comptes réglementaires.
Étape 5 / Notation globale
A l’issue de la démarche, il conviendra de délivrer une notation globale qui équivaut à un
label décerné à la fonction comptable. C’est une reconnaissance – sur la base de critères
objectifs – d’une démarche permanente visant à :
• Une amélioration constante de la qualité,
• Une satisfaction des utilisateurs,
• La recherche d’une adéquation raisonnable entre la qualité obtenue (et perçue) et les
moyens mis en œuvre.
La notation comporte quatre niveaux :
•
•
•
•
Excellence (ou « 3 étoiles »)
Satisfaisant (ou « 2 étoiles »)
Moyen (ou « 1 étoile »)
Insuffisant (ou « 0 étoile)
Observatoire de la Qualité Comptable
Évaluation de la Qualité de la Fonction Comptable dans la PME
qui pourraient schématiquement correspondre aux situations suivantes :
3 étoiles (excellent)
Il s’agit d’une situation d’excellence car on ne relève plus aucune non-conformité. Cela
n’est obtenu qu’à l’issue d’une démarche qualité permanente : tous les processus sont
sous contrôle et un formalisme adéquat est respecté à tous les niveaux de l’organisation.
Par ailleurs la fonction comptable peut être considérée comme efficiente et contribuant à
la performance de l’entreprise. Mais attention, la note obtenue n’est valable que pour
une durée limitée, car la qualité se construit au quotidien…
2 étoiles (satisfaisant)
Il s’agit d’une situation acceptable car il y a une bonne maîtrise du processus. Les
anomalies relevées ne remettent pas en cause la qualité de la fonction comptable qui
reste globalement fiable. Les utilisateurs des produits de la fonction comptable et de ses
services ne courent qu’un risque mineur. Il suffirait de quelques efforts supplémentaires
(meilleur formalisme, modification des méthodes de travail…) pour atteindre
l’excellence.
1 étoile (moyen)
On constate des anomalies qui révèlent une dégradation du système. Même si des
dispositifs organisationnels existent ils ne sont pas suffisants pour procurer un niveau de
fiabilité suffisant pour satisfaire un utilisateur diligent. S’agissant d’une situation
dégradée, il est nécessaire que la direction s’implique fortement dans la mise en place
d’un système de qualité comptable.
0 étoile (insuffisant)
Tous les clignotants sont en alerte. Les non-conformités sont fréquentes et ont un impact
grave sur la qualité comptable. Les processus sont hors maîtrise et il n’existe pas dans
l’organisation de dispositif d’autocontrôle permettant de sécuriser les utilisateurs des
produits et services de la fonction comptable. Il y a donc un risque permanent et majeur
sur la qualité comptable (erreurs d’imputation, écritures manquantes, états comptables
erronés, facturation erronée, …) pouvant induire en erreur les utilisateurs dans leur prise
de décision, que ces utilisateurs soient internes ou externes. Une telle situation nécessite
un fort niveau de contrôle a posteriori pour compenser les risques potentiels mais
également la mise en place d’une organisation structurée.
Étape 6 / Plan d’actions correctives
A l’issue du diagnostic, selon la note obtenue on mettra en place les dispositifs
organisationnels appropriés afin que la boucle de la qualité soit actionnée.
Observatoire de la Qualité Comptable
A
I
N
D
E
X
Description des services rendus par la Fonction comptable
A
V
A
N
T
A
G
E
/
C
O
U
T
P
E
R
T
I
N
E
N
C
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Sujet
Contrôle
Restitutions Existence de situations comptables intermédiaires ?
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9 9
Observatoire de la Qualité Comptable
Un ou plusieurs tableaux de bord des services opérationnels sont-ils
établis par le service comptable ?
Le ou les tableaux de bord comprennent-ils des indicateurs physiques
corrélés avec les données financières ?
Établissement par la comptabilité du délai paiement clients ?
Établissement par la comptabilité du délai paiement fournisseurs ?
Établissement par la comptabilité de la rotation des stocks ?
Établissement de budgets par l’entreprise ?
Existence d’une procédure budgétaire écrite décrivant son
fonctionnement, son calendrier, ses méthodes de révision ?
Est-ce que la procédure est mise à jour ?
La fonction comptabilité analytique existe-t-elle ?
La comptabilité analytique est-elle supportée par une GPAO ?
Communication Fourniture aux utilisateurs d’un mode d’emploi des documents établis
(glossaire, aide à la lecture, …)
Les états fournis par le service comptable sont-ils accompagnés de
commentaires de synthèse ?
Les données comptables sont-elle périodiquement comparées aux
prévisions (compte de résultat prévisionnel, budget) ?
Est-ce que les écarts font l’objet d’analyse écrite ?
Les résultats comptables des périodes N et N-1 sont-ils
systématiquement comparés ?
NA Oui Non Réf. Commentaires
F/T
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Description des services rendus par la Fonction comptable
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Sujet
Mode de
production de
l’information
9
Dialogue
utilisateurs
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9
Observatoire de la Qualité Comptable
Contrôle
Communication Est-ce que l’on retraite les états comptables lorsqu’il y a eu un
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changement de méthode afin de pouvoir évaluer les performances de
l’entreprise ?
Est-ce que l’on procède à une analyse comparative des informations
financières de l’entreprise avec celles publiées par des entreprises
comparables (de par leur localisation géographique et/ou leur taille) ?
Les comptes annuels sont-ils arrêtés dans un délai inférieur à 30
jours ?
Les tableaux de bord sont arrêtés avant le 10 du mois suivant ?
Les prévisions de trésorerie sont-elles mises à jour périodiquement ?
Les comptes de tiers mis à jour en temps réel ?
Possibilité de consultation de la base de données comptables en temps
réel ?
Un dialogue est-il organisé avec les utilisateurs internes pour définir
les spécifications des états fournis par la comptabilité ?
Les besoins des contrôleurs de gestion sont-ils définis avec le service
comptable ?
Définition du plan comptable en liaison avec les utilisateurs ?
Est-ce qu’une consultation formelle est organisée auprès des
utilisateurs pour connaître leur degré de satisfaction sur les produits de
la fonction comptable ?
Est-ce que la périodicité des documents et leur date de remise sont
définies avec les utilisateurs internes ?
NA Oui Non Réf. Commentaires
F/T
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Sujet
Contrôle
Organisation Existence d’une note décrivant l’organisation des services
générale comptables ?
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Observatoire de la Qualité Comptable
Existence d’un organigramme du service comptable ?
Est-ce que l’organigramme reflète l’organisation actuelle ?
Est-ce que l’organisation du service est correctement structurée ?
Existence de fiches de descriptions de postes pour l’encadrement ?
Existence de fiches de descriptions de postes pour les employés ?
Adéquations entre la qualification appropriée et la formation et/ou
l’expérience des titulaires de poste ?
Contrôle Respect de la séparation des fonctions au sein du service comptable ?
interne
Méthode Existence d’une gestion par objectif ?
management
Des objectifs sont-ils fixés pour l’encadrement ?
Des objectifs sont fixés pour les employés ?
Les objectifs sont-ils rapprochés des réalisations périodiquement ?
Existence d’une procédure annuelle d’entretien ?
Les entretiens concernent les employés du service ?
Les entretiens concernent l’encadrement ?
NA Oui Non Réf. Commentaires
F/T
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Maîtrise du fonctionnement du service comptable
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Sujet
Contrôle
Méthodes de Le personnel des services comptables est-il impliqué pour améliorer
management l’efficacité du système comptable et apporter des améliorations
(groupes de travail sur la qualité / cercles de qualité) ?
L’information des comptables est-elle faite sur les réalisations des
services comptables (réunions spécifiques, circularisation du tableau
de bord des services comptables, réalisation objectifs, …) ?
Le personnel comptable est-il polyvalent ?
Le personnel du service est-il mobile ?
NA Oui Non Réf. Commentaires
F/T
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On définira la mobilité par rapport à l’ancienneté du personnel (entre 1 et 5 ans, entre
6 et 10 an et plus de 10 ans)
B21
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B22
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B20
9
Est-ce que l’on optimise la répartition des tâches ?
Outils suivi Un tableau de bord des services comptables est-il réalisé
mensuellement ?
Existence d’indicateurs de gestion ?
(nombre d’écritures traitées, nombre de factures émises, délai de traitement d’une
facture…)
9 9
B23
B24
B25
B26
B27
B28
Existence d’indicateurs de non qualité ?
(ex. nombre d’écritures en comptes d’ordre avec plus de 60 jours, nombre de factures
erronées, écritures non lettrées, nbre cptes non réconciliés, …)
9
9
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9
Observatoire de la Qualité Comptable
Existence d’indicateurs de délais ?
Existence d’indicateurs de coûts de la fonction comptable ?
Existence de plans d’actions et d’un suivi des actions correctives ?
Formation / Un plan de formation existe-t-il pour les services comptables ?
Information
Est-ce que le plan de formation est conçu pour renforcer les
compétences de chaque titulaire de poste ?
B
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Maîtrise du fonctionnement du service comptable
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Sujet
Contrôle
NA Oui Non Réf. Commentaires
F/T
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Formation / Des abonnements à des revues techniques comptables et fiscales sontInformation ils mis à la disposition du personnel comptable ?
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B30
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9
Les revues circulent-elles auprès des collaborateurs ?
Le service comptable possède-t-il une documentation technique
minimum (PCG, ouvrages, CGI, …) ?
Est-ce que l’environnement de travail des comptables est approprié
(implantation des bureaux, mobilier, matériel) ?
Existence d’un nombre approprié de postes de travail informatique par
collaborateur ?
Existe-t-il une procédure de relecture interne contradictoire des projets
d’états comptables avant leur mise à disposition aux utilisateurs sous
une forme définitive ?
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B31
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B34
Environnement
de travail
9
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Observatoire de la Qualité Comptable
Revue
indépendante
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Maîtrise du fonctionnement du service comptable
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Sujet
Contrôle
Manuel Existence d’un manuel comptable décrivant les principes comptables,
comptable le plan comptable de la société, ses spécificités et ses règles de
Procédures
(amont)
C9
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Saisie
C10
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Abonnement
C11
9 9
fonctionnement ?
Mise à jour périodique du manuel comptable ?
Existence d’une procédure qui définit les conditions de mise à jour du
plan de comptes ?
Définition des schémas d’écritures particuliers et procédure de mise à
jour ?
Les documents à caractère comptable sont-ils approuvés par un
responsable habilité selon un seuil d’approbation (ex. bon à payer sur
factures, accord DG pour investissements, etc.) ?
Existence d’une liste de personnes habilitées à engager l’entreprise
(contrats, commandes, BAP, chèques, …) avec une spécimen de
signature ?
La liste est-elle régulièrement mise à jour ?
La liste est-elle diffusée auprès des intéressés ?
Existence d’une saisie unique pour la comptabilité générale et la
comptabilité de gestion ?
Utilisation des techniques d’abonnement de charges ?
NA Oui Non Réf. Commentaires
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Les charges dont le montant est connu d’avance (ex. primes d’assurances, …) devraient
être réparties par fractions égales entre les périodes comptables (système
d’abonnement)
Observatoire de la Qualité Comptable
Les abonnements sont-ils suivis régulièrement afin de vérifier que les
montants pris en charge sont correctement évalués et suffisants ?
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(ex. écart en valeur brute < 5%, écart net < 1%)
C17
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C19
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C20
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C22
Contrôle
Est-ce que l’on mesure la fiabilité de l’inventaire permanent par
rapport aux inventaires physiques ?
La mesure de fiabilité fait-elle l’objet d’un objectif de qualité ?
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Sujet
Inventaire Existence d’un inventaire permanent des stocks ?
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Existence d’inventaire tournants en cours d’année ?
Existence d’inventaires physiques des immobilisations ?
Inventaire tous les ans pour les valeurs significatives, inventaire tous les 3 ans pour
l’ensemble des biens ou inventaires tournants sur 3 ans
9
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9 9
9
Évaluation des Existence de règles écrites pour évaluer les provisions pour
provisions dépréciation des stocks ?
Existence de règles écrites pour évaluer les provisions pour créances
douteuses ?
Existence de règles écrites pour évaluer les provisions pour risque et
charges ?
Une revue des niveaux de provision est-elle effectuée en présence des
personnes responsables impliquées ?
Imputation en Les montants comptabilisés en résultat exceptionnel font-ils l’objet
résultat d’un reporting spécifique soumis à l’approbation d’un responsable
exceptionnel habilité ?
Séparation des Existence d’une procédure formalisée et respectée ?
périodes Des instructions devraient définir les principes de séparation des périodes pour les
charges à payer, les charges constatées d’avance, les produits à recevoir, les produits
comptabilisés d’avance
C23
9
Observatoire de la Qualité Comptable
Est-ce que la procédure est mise à jour périodiquement ?
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Maîtrise des méthodes comptables
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Sujet
Contrôle
9 Engagement hors Existence d’une procédure formalisée et respectée ?
bilan Les engagements hors bilan devraient faire l’objet d’une procédure écrite décrivant les
NA Oui Non Réf. Commentaires
F/T
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méthodes de collecte des informations et les règles retenues.
C26
Planning des
arrêtés
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C29
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C31
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C32
9 9
Archivage
Technique de
contrôle
Est-ce que la procédure est mise à jour périodiquement ?
Existence d’un arrêté des comptes de résultats mensuel ?
Est-ce qu’un planning d’arrêté des comptes est établi par les services
comptables ?
Est-ce que le planning d’arrêté des comptes est établi conjointement
avec les opérationnels ?
Ce planning intègre-t-il l’enchaînement des opérations
informatiques ?
Les pièces justificatives sont-elles conservées et archivées
conformément à la réglementation et aux instructions spécifiques à
l’entreprise ?
Existe-t-il une procédure de conservation et d’archivage des
justificatifs de comptes ?
Est-ce que l’on procède tous les mois à une analyse/justification des
soldes du bilan ?
Les comptes de bilan (clients, avances personnel, immobilisations en cours,
fournisseurs, salaires à payer, caisses, banques) devraient être réconciliés
mensuellement
C33
C34
C35
9
9
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9
Observatoire de la Qualité Comptable
Est-ce que les contrôles opérés sont matérialisés ?
Est-ce que ces travaux sont supervisés par une personne
indépendante ?
Les rapprochements bancaires sont-ils approuvés par un responsable
habilité chargé en particulier de veiller à leur régularité et à
l’apurement des écritures anciennes ?
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Observatoire de la Qualité Comptable
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Sujet
Contrôle
Technique de Les comptes d’ordre et comptes d’attente font-ils l’objet d’une
contrôle attention particulière telle qu’un indicateur sur nombre d’écritures
anciennes (plus de 60 jours) ou compte de virements de fonds non
soldés ?
Lorsque des opérations ont été imputées par un personnel extérieur au
service comptable, existe-t-il une procédure de validation des écritures
récupérées ou une autre forme de contrôle d’acceptation (a priori ou a
posteriori) ?
Les résultats de la comptabilité analytique et de la comptabilité
générale sont-ils rapprochés mensuellement ?
Les moyens nécessaires sont-ils mis en œuvre pour résorber ces écarts
d’une période sur l’autre (indicateurs de suivi, …) ?
Les déclarations sont-elles réconciliées avec les comptes (ex.
déclaration chiffre d’affaires et TVA mensuellement, DAS réconciliée
avec frais de personnel pour chaque exercice, etc) ?
La situation de trésorerie est-elle rapprochée au moins une fois par
mois des comptes bancaires comptables ?
Audit Les recommandations des auditeurs internes et externes font-elles
l’objet d’un suivi formalisé et d’un plan d’action approuvé par la
Direction ?
NA Oui Non Réf. Commentaires
F/T
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Sujet
Contrôle
Processus Existence d’une procédure formalisée et respectée ?
immobilisations La procédure devrait définir les méthodes opérationnelles et les règles en matière
NA Oui Non Réf. Commentaires
F/T
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d’acquisitions, d’amortissements et de sorties
D3
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Est-ce que la procédure est mise à jour périodiquement ?
Processus Existence d’une procédure formalisée et respectée ?
Achats/
Fournisseurs
Est-ce que la procédure est mise à jour périodiquement ?
Processus Existence d’une procédure formalisée et respectée ?
stocks La procédure devrait définir les méthodes opérationnelles et les règles en matière
d’enregistrement des mouvements, des évaluations et des modalités d’inventaire
physique
D6
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Est-ce que la procédure est mise à jour périodiquement ?
D7
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Processus Existence d’une procédure formalisée et respectée ?
production La procédure devrait définir les méthodes de suivi de la production et la manière dont
D8
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D10
9
sont constatées les consommations de ressources
Est-ce que la procédure est mise à jour périodiquement ?
Processus Existence d’une procédure formalisée et respectée ?
ventes/clients La procédure devrait définir les méthodes opérationnelles et les règles en matière
d’enregistrement, de reconnaissance du revenu, d’émission d’avoirs
Observatoire de la Qualité Comptable
Est-ce que la procédure est mise à jour périodiquement ?
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Sujet
Contrôle
NA Oui Non Réf. Commentaires
F/T
D11
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Processus Existence d’une procédure formalisée et respectée ?
Financement et La procédure devrait définir les méthodes opérationnelles et les règles en matière
Trésorerie d’encaissements, de décaissements, de suivi en dates de valeur
…
…
…
D12
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Est-ce que la procédure est mise à jour périodiquement ?
Processus frais Existence d’une procédure formalisée et respectée ?
de personnel Une procédure écrite devrait définir les méthodes opérationnelles et les règles en
…
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D13
matière de salaires, de charges sociales et de notes de frais
D15
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D16
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D14
Observatoire de la Qualité Comptable
Est-ce que la procédure est mise à jour périodiquement ?
Délégation Est-ce que toutes les possibilités de comptabilisation à la source (par
des opérationnels) ont été envisagées ?
Lorsqu’il y a délégation de l’acte comptable a-t-on mis en place un
contrôle interne spécifique et a-t-on sensibilisé suffisamment les
opérationnels aux conséquences comptables de leurs actes ?
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Maîtrise de l’outil informatique
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Sujet
Contrôle
NA Oui Non Réf. Commentaires
F/T
Définition des Les comptables sont-ils associés aux développements informatiques
besoins concernant le système d’information de gestion ?
…
…
…
Intégration Les fonctions clés de l’entreprise sont-elles informatisées (en
particulier facturation clients, gestion des stocks, systèmes
d’information comptable) ?
Est-ce que le maintien d’applications manuelles se justifie ?
A-t-on mis en place systématiquement une interface automatique entre
l’application comptable et les autres applications informatiques
(gestion commerciale, paie, …) lorsque le traitement de l’information
se justifie ?
Dans le cadre de ces interfaces, la fonction comptable est-elle
responsable du traducteur comptable (tables de
Adéquation Est-ce que la configuration informatique est performante (taux de
outil réponse, ergonomie, souplesse, développements possibles…)
informatique
Est-ce que l’application informatique a été choisie après la définition
d’un cahier des charges par la fonction comptable ?
Est-ce qu’il s’agit d’une application standard (progiciel, …) ?
Communication Possibilité de récupération des données comptables sur un outil
destinés aux utilisateurs (tableur, EIS, infocentre…) ?
Utilisation par le service comptable d’un tableur pour présenter les
états ?
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Sujet
Contrôle
Procédures Existence d’un manuel utilisateur décrivant l’application comptable ?
/Documentation
Le manuel utilisateur est-il mis à jour régulièrement ?
Les accès aux comptes et fichiers sensibles sont-ils protégés ?
Les fichiers informatiques comptables font-ils l’objet d’une procédure
de sauvegarde ?
Y a-t-il un plan back-up ?
Existe-t-il des programmes source ?
Est-ce que les applications informatiques utilisées peuvent satisfaire
aux contrôles externes, en tout lieu et en toute circonstance, à travers
la documentation ou l’assistance de tiers ?
Est-ce que l’entreprise maintient la documentation appropriée afin de
garantir la pérennité de son système d’information ?
Est-ce que toute donnée agrégée peut-être explicitée (décomposition
entre donnée entrée, traitée et résultat produit) ou reconstituée, pour
n’importe quel exercice social non prescrit et quel que soit
l’environnement informatique d’origine ?
NA Oui Non Réf. Commentaires
F/T
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Contribution de la fonction comptable à la performance financière de l’entreprise
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Sujet
Contrôle
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F3
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F4
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•
F5
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•
F6
9
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F10
F11
F12
F13
La distribution des résultats ?
D’autres choix fiscaux ?
Implication Contribution du service comptable dans la gestion opérationnelle de l’entreprise
opérationnelle Est-ce que le service comptable fournit l’information nécessaire à :
•
La détermination des conditions de crédit accordée à la clientèle ?
•
La réalisation des relances clients ?
Le service comptable est-il associé à :
•
L’analyse des résultats fournis par les sociétés de recouvrement
commercial ?
•
La gestion du contentieux ?
Une balance âgée mensuelle est-elle établie (en automatique) ?
F7
F8
Optimisation Peut-on mettre en évidence des choix d’options fiscales au cours des trois
base fiscale derniers exercices ?
Est-ce que la fonction comptable a fourni des éléments permettant d’étayer :
•
Des choix en matière d’amortissement ?
•
Des choix en matière de provision ?
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9
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Est-ce que le service comptable fournit des informations adaptées à la gestion
quotidienne de la trésorerie ?
9
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F14
Observatoire de la Qualité Comptable
Aide à la Aide à la décision fournie aux gestionnaires tout au long de l’année grâce aux
décision restitutions établies à partir de la comptabilité
Les principaux responsables opérationnels ont-ils un correspondant désigné au
service comptable ?
Le responsable du service comptable participe-t-il à des réunions de gestion
interfonctionnelles ?
Peut-on considérer la fonction comptable comme pro-active dans le système
d’information de gestion (SIG) ?
NA Oui Non Réf. Commentaires
F/T
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Contribution de la fonction comptable à la performance financière de l’entreprise
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Sujet
Contrôle
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Existence de dossiers structurés de demandes de financement ?
Transmission annuelle des comptes annuels à la banque ?
Communication régulière d’information prévisionnelle ?
Contribution à la négociation des conditions bancaires par le service
comptable ?
Contrôle des conditions bancaires par le service comptable ?
Sécurité Existence de redressements fiscaux révélateurs de dysfonctionnements
réglementaire comptables ?
Existence de redressements sociaux révélateurs de
dysfonctionnements comptables ?
Existence de litiges liés à l’application d’une réglementation (droit des
sociétés, droit commercial, douanes, …) et révélateurs de
dysfonctionnements comptables ?
Existence de procédures de suivi des contentieux liés au respect de la
réglementation ?
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…
Efficience Efficience de la fonction comptable (en tant que service fonctionnel), c’est-à-dire
…
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…
…
Interface Banque Amélioration de la relation Banque/Entreprise grâce aux informations fournies par le
service comptable
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F23
recherche du meilleur rapport Moyens mis en œuvre/Résultat
F24
F25
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9
Effectifs fonction comptable/effectifs totaux inférieur à 2,5%
On intègrera dans l’effectif le personnel habituellement affecté à des activités
comptables (à plein temps ou à temps partagé)
9
9
Observatoire de la Qualité Comptable
NA Oui Non Réf. Commentaires
F/T
Dépenses fonction comptable/CA inférieur à 1% ?
Nombre d’événements économiques à comptabiliser / heures
travaillées inférieur à …………….. ?
Évaluation de la Qualité de la Fonction Comptable dans la PME
BOITE A OUTILS
Tableaux de Synthèse
Observatoire de la Qualité Comptable
Évaluation de la Qualité de la Fonction Comptable dans la PME
Tableau de synthèse A
Impact des anomalies sur les critères de
la qualité comptable
A
Nbre de
non
conformités
Nbre de
points clés
% non
conformité
(a)
(b)
(c) = (a)
/
(b)
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Description des services rendus
par la Fonction comptable
Notation
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…
RESTITUTIONS
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…
COMMUNICATION
7
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… … … … … …
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5
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… … … … … …
…
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…
5
…
…
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…
… … … … … …
…
… …
…
…
… …
…
MODE DE PRODUCTION
L’INFORMATION
DE
DIALOGUE UTILISATEURS
B
Maîtrise du fonctionnement du
service comptable
ORGANISATION GENERALE
7
…
…
…
…
… … … … … …
…
… …
…
CONTRÔLE INTERNE
1
…
…
…
…
… … … … … …
…
… …
…
METHODE MANAGEMENT
12
…
…
…
…
… … … … … …
…
… …
…
OUTILS SUIVI PERFORMANCE
6
…
…
…
…
… … … … … …
…
… …
…
FORMATION/INFORMATION
5
…
…
…
…
… … … … … …
…
… …
…
ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
2
…
…
…
…
… … … … … …
…
… …
…
REVUE INDEPENDANTE
1
…
…
…
…
… … … … … …
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…
…
… …
…
C
Maîtrise des méthodes
comptables
MANUEL COMPTABLE
4
…
…
…
…
… … … … … …
…
… …
…
PROCEDURES AMONT
4
…
…
…
…
… … … … … …
…
… …
…
SAISIE
1
…
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… … … … … …
…
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…
ABONNEMENT
2
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… … … … … …
…
… …
…
INVENTAIRE
5
…
…
…
…
… … … … … …
…
… …
…
EVALUATION DES PROVISIONS
4
…
…
…
…
… … … … … …
…
… …
…
IMPUTATION EN RESULTAT
1
…
…
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…
… … … … … …
…
… …
…
SEPARATION DES PERIODES
2
…
…
…
…
… … … … … …
…
… …
…
ENGAGEMENT HORS BILAN
2
…
…
…
…
… … … … … …
…
… …
…
PLANNING DES ARRETES
4
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…
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… … … … … …
…
… …
…
ARCHIVAGE
2
…
…
…
…
… … … … … …
…
… …
…
TECHNIQUES DE CONTRÔLE
10
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…
…
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… … … … … …
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1
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… … … … … …
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AUDIT
Observatoire de la Qualité Comptable
Évaluation de la Qualité de la Fonction Comptable dans la PME
Tableau de synthèse A
Impact des anomalies sur les critères de
la qualité comptable
D
Nbre de
non
conformités
Nbre de
points clés
% non
conformité
(a)
(b)
(c) = (a)
/
(b)
Maîtrise des processus
comptables
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Notation
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…
PROCESSUS IMMOBILISATIONS
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PROCESSUS
ACHATS/FOURNISSEURS
2
…
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…
… … … … … …
…
… …
…
PROCESSUS STOCKS
2
…
…
…
…
… … … … … …
…
… …
…
PROCESSUS PRODUCTION
2
…
…
…
…
… … … … … …
…
… …
…
PROCESSUS VENTES/CLIENTS
2
…
…
…
…
… … … … … …
…
… …
…
PROCESSUS FINANCEMENT
2
…
…
…
…
… … … … … …
…
… …
…
PROCESSUS FRAIS DE
PERSONNEL
2
…
…
…
…
… … … … … …
…
… …
…
DELEGATIONS
2
…
…
…
…
… … … … … …
…
… …
…
…
… …
…
E
Maîtrise de l’outil informatique
DEFINITION DES BESOINS
1
…
…
…
…
… … … … … …
…
… …
…
INTEGRATION
4
…
…
…
…
… … … … … …
…
… …
…
ADEQUATION OUTIL
INFORMATIQUE
3
…
…
…
…
… … … … … …
…
… …
…
COMMUNICATION
2
…
…
…
…
… … … … … …
…
… …
…
PROCEDURES/DOCUMENTATION
9
…
…
…
…
… … … … … …
…
… …
…
…
… …
…
F
Contribution à la performance
financière de l’entreprise
OPTIMISATION BASE FISCALE
5
…
…
…
…
… … … … … …
…
… …
…
IMPLICATION
OPERATIONNELLE
6
…
…
…
…
… … … … … …
…
… …
…
AIDE A LA DECISION
3
…
…
…
…
… … … … … …
…
… …
…
INTERFACE BANQUE
5
…
…
…
…
… … … … … …
…
… …
…
SECURITE REGLEMENTAIRE
4
…
…
…
…
… … … … … …
…
… …
…
EFFICIENCE
3
…
…
…
…
… … … … … …
…
… …
…
Observatoire de la Qualité Comptable
Tableau de synthèse B
Profil graphique de la qualité de la fonction comptable
0
Insuffisant
A
Description des services rendus par
la Fonction comptable
B
Maîtrise du fonctionnement du
service comptable
C
Maîtrise des méthodes comptables
D
Maîtrise des processus comptables
E
Maîtrise de l’outil informatique
F
Contribution à la performance
financière de l’entreprise
✰
Moyen
✰✰
Satisfaisant
✰✰✰
Excellence
Notation globale de la qualité de la fonction comptable :
..................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................
Observatoire de la Qualité Comptable
Publications de l’OQC
■
Comment réaliser le diagnostic qualité d’un service comptable
■
Résultats de l’enquête benchmarking de La Fonction comptable des grandes
entreprises (1997)
■
La fonction comptable dans les grandes entreprises Industrie & Service
■
Questionnaire d’enquête benchmarking de la Fonction comptable du secteur
Industrie et Service
■
La fonction comptable dans les établissements de crédit (1999)
■
Questionnaire d’enquête benchmarking de la Fonction comptable des
Etablissements de crédit (1999)
■
Processus Consolidation- étude benchmarking (1998)
■
Processus Achats fournisseurs - étude benchmarking (1998)
■
Rapport de synthèse du groupe benchmarking sur les bonnes pratiques
concernant le processus Achats fournisseurs.
■
La fonction comptable dans les sociétés d’assurance
■
Démarche qualité et Fonction administrative, comptable et financière de la
PME
■
Relations DAF / Expert-comptable
■
Enquête qualité auprès des dirigeants de PME
■
Guide de lecture des normes ISO 9000 à l’usage de la Fonction comptable :
■
Fonction comptable : l’évaluation de la qualité
■
Assises 2000 « Vers une économie globale en réseau » (dossier complet)
■
Assises 2000 – Atelier 1 : la création de valeur une mode éphémère ou une
culture d’entreprise
■
Assises 2000 – Atelier 2 : démarche de progrès et management par la qualité
■
Assises 2000 – Atelier 3 : Responsables comptables, qui êtes vous ? où allez
vous ?
■
Assises 2000 – Atelier 4 : Le benchmarking de la fonction comptable
■
Assises 2000 – Atelier 5 : externalisation et services partagés
■
Assises 2000 – Atelier 6 : Impact des nouvelles technologies
Détail des publications de l’OQC sur le site :
www.qualite-comptable.com
Observatoire de la Qualité Comptable
Secrétariat général
153 rue de Courcelles – 75817 Paris Cedex 17
Tel. : 01 44 15 60 66 – Fax : 01 44 15 90 05
E-mail : oqc@cs.experts-comptables.org
Site Internet : www.qualite-comptable.com
153 rue de Courcelles – 75817 Paris cedex 17 – Tél. 01.44.15.60.66 – Fax 01.44.15.90.05
web : www.qualite-comptable.com – Email : cmalac@cs.experts-comptables.org
<<< Sommaire
Comment réaliser le
diagnostic Qualité d ’un
service comptable
L ’entreprise
&
la qualité totale
L ’entreprise et la qualité totale
Problématique
de l ’entreprise
Ses choix, sa stratégie
La qualité totale, déploiement de sa stratégie
Les outils et les méthodes de la qualité
L ’approche d ’évaluation de la qualité totale
par l ’E.F.Q.M
(1)
(1)
European Foundation for Quality Management
3
05/05/99
Problématique de l ’entreprise
Les
précédentes décennies ont façonné notre économie :
croissance = forte demande = résultats
Progressivement, la demande s ’est stabilisée, l ’offre continuant
de croître (parfois avec ruptures, crises …)
L ’INVERSION DE L ’OFFRE ET DE LA DEMANDE a changé
radicalement les données de l ’économie des entreprises :
le client peut choisir et mettre en concurrence
le repositionnement des acteurs économiques a modifié les rapports de force
durablement la qualité monte et les prix baissent
Se
construire un avantage concurrentiel est devenu vital
L ’entreprise doit donc s ’adapter aux changements pour survivre
4
05/05/99
Ses choix, sa stratégie
Dans
ce contexte, l ’entreprise doit faire des choix et définir sa
stratégie :
ce qu ’elle veut devenir : c ’est son PROJET
se construire UN AVANTAGE CONCURRENTIEL
[excellence de ses produits, rapport qualité/prix, relation clients,
innovation…]
SA
STRATEGIE DONNE LA DIRECTION pour s ’adapter aux
évolutions de l ’environnement
Son dispositif de pilotage permet l ’orientation et la focalisation sur
les éléments essentiels de la stratégie
Son existence, sa survie dépendent avant tout de sa capacité à
mobiliser et à canaliser les intelligences vers la réalisation de son
projet : LE MANAGEMENT DU CHANGEMENT
ET DE L ’INNOVATION ETANT CAPITAL
5
05/05/99
La qualité totale, déploiement de sa stratégie
Recouvre
tout ce qui dans l ’entreprise va la mettre sur
sa trajectoire depuis son projet, ses ambitions, jusqu’à la
réalisation des objectifs de sa stratégie
S ’appuie sur une politique d ’entreprise fondée
sur LE PROGRES PERMANENT et
son EFFICACITE GLOBALE :
orienter le management et le pilotage vers LE PROGRES
créer toujours plus de COMPETENCES et avoir plus de PERFORMANCE
Le
management repose sur de nouvelles valeurs :
efficacité humaine, anticipation, déploiement de la
stratégie, accroissement de la valeur, qualité, simplicité
des processus, innovation, recherche du progrès
6
05/05/99
Les outils et méthodes de la qualité
La
nécessité d’un progrès continu = exigence de base de la qualité
doit être conduit dans son application selon la séquence :
P
Plan (planification, préparation)
A
Do (exécution, réalisation)
Check (contrôle)
Action (action corrective, amélioration)
D
C
La roue de Deming
En recommençant dans des conditions d’environnement différentes mettant à
profit les informations acquises du cycle précédent
Progresser de façon continue implique en même temps :
de maintenir le niveau de performance et savoirs-faire acquis dans l ’ensemble des
secteurs et processus : assurance qualité (normes ISO 9000)
de mettre en œuvre un mode d’animation et de management s’appuyant sur
l ’engagement des personnes
7
05/05/99
Qualité totale
Assurance
qualité
Management
participatif
Maintien des acquis
Progrès
continu
P
A
D
C
8
05/05/99
L ’approche d ’évaluation de la qualité par l ’E.F.Q.M.
Objectifs
de l ’E.F.Q.M.
La promotion de l ’AUTO-EVALUATION
Le processus d ’auto-évaluation permet :
La
d ’identifier les points forts de l ’entreprise et ses domaines à améliorer
de se situer par rapport à un barème d ’excellence
qualité est abordée au sens large du terme :
Outre les aspects systèmes de gestion de la qualité (tels que ISO 9000, …)
Le questionnaire concerne notamment : la stratégie, l ’efficacité, le personnel, le
management, les résultats …
(9 aspects de l ’entreprise structurant 50 questions)
E.F.Q.M. : European Foundation for Quality Management)
9
05/05/99
En conclusion
Des
méthodes et outils ne suffisent pas pour avoir un
fonctionnement en qualité totale et générer le changement
Le progrès permanent et le management de l ’entreprise sont en
fait la combinaison :
d ’un projet et de sa stratégie
d ’outils techniques, méthodes
d ’un mode d ’animation et de management favorisant la
responsabilité et l ’engagement de chacun
10
05/05/99
Évaluation de la Qualité
Comptable
Concepts et approches
Comment définir la qualité ?
Norme ISO 8402 :
« ensemble des caractéristiques d ’une
entité qui lui confèrent l ’aptitude de
satisfaire des besoins exprimés et
implicites »
Entité = produit, activité ou processus
voire organisme
Processus = ensemble ordonné
d ’activités qui délivre un produit ou
un service à un même client (externe
ou interne), lui apporte de la valeur et
répond à une finalité
Trois préoccupations de
la démarche qualité
appliquée au domaine
de la comptabilité
1. Les caractéristiques observables et
mesurables du « produit comptable »
2. L’interface émetteur/utilisateur dans
la relation de production/mise à
disposition d ’informations
comptables
3. L’aptitude à satisfaire les besoins
par la maîtrise des processus
fondamentaux.
12
05/05/99
La démarche qualité comptable
Attentes
Satisfaction ?
Besoins
Restitutions
S.I.
comptables comptable comptables
Utilisateurs
Utilisateurs
Attentes => Besoins => Exigences =>spécifications =>restitutions = conformités aux exigences =>satisfaction
13
05/05/99
Le « produit comptable »
L
’ensemble des informations comptables mises à disposition de
différentes catégories d ’utilisateurs pour répondre à leurs besoins
Une acceptation large de l ’information comptable
Utilisateurs externes
Conventions et
règles comptables
générales
Spécifications
internes
Utilisateurs internes
Information =
comptable
information +
acte
économique
comptable
14
05/05/99
L ’interface entreprise / utilisateur
La multiplicité des utilisateurs
Utilisateurs externes
Utilisateurs d’informations référentielles
de synthèse
les porteurs : les actionnaires et/ou les
intervenants sur les marchés financiers
les partenaires : fournisseurs, clients,
banques, cotraitants, organismes de
recouvrement de créances …
Les réglementaires : administration fiscale,
organismes sociaux, comité d ’entreprise,
tutelles, CREDOC, audit externe, …
Les médias (relais de l ’image financière de
l ’entreprise): analystes financiers, journaux
financiers, agences de notation, ...
Utilisateurs internes
Quatre niveaux d ’exploitation des
données comptables et de gestion au
sein de l ’entreprise
des catégories diverses d ’acteurs
internes
Utilisateurs d ’information relationnelle
Les tiers en relations avec l ’entreprise qui
exploite des informations
(renseignements) communiquées au
« jour le jour » en réponse à leurs
demandes (banques, fournisseurs,
prestataires de services administratifs)
niveau direction
niveau gestion
niveau opérationnel
niveau du contrôle indépendant (auditeur
interne, inspection, …)
le groupe
la direction générale et les directeurs
fonctionnels
la direction financière
le service comptable
la communication financière
le contrôle de gestion
le personnel
15
05/05/99
L ’interface entreprise / utilisateur
9 attributs génériques pour évaluer la qualité comptable
Satisfaction des besoinsNiveau 1Caractéristiques particulières variab
attentes
Comptes
annuels
Tableaux
de
bord
Analyses
de
gestion
16
05/05/99
Définition des 9 attributs de la qualité comptable
Pertinence
Fiabilité
Délai / disponibilités
Clarté
Flexibilité
Caractère approprié au regard des décisions
ou de l ’utilisation (valeur de prévision et
valeur de confirmation)
Niveau d ’altération introduit par l ’occurrence
d ’erreurs, d ’omissions ou de manipulations
non autorisées (exhaustivité de la capture +
intégrité des données)
Date de disponibilité « cible » implicite ou
explicite pour être utile à la prise de
décision ou à la modification du
comportement
Présentation ou contenu qui permet d ’obtenir
une compréhension directe, rapide et sans
risque de mauvaise interprétation des faits
de la réalité économique décrite
Aptitude à s ’adapter pour répondre à de
nouveaux besoins explicites ou potentiels
17
05/05/99
Définition des 9 attributs de la qualité comptable
Vérifiabilité / preuve
Conformité aux référentiels
Neutralité
Comparabilité
Concordance observable entre les éléments
d ’un état financier ou d ’une restitution
comptable et les opérations ou les faits
réels sous-jacents (exigences légales ou
réglementaires en matière de preuve ,
chemin de révision, documentation et
pièces justificatives)
Respect des conventions et règles
comptables générales et spécifications
complémentaires internes à l ’entreprise
Absence de biais de jugement introduit par
l ’influence d ’un résultat recherché
d ’avance dans la traduction de la situation
financière, des faits économiques ou de
l ’activité de l ’entreprise
Mesure et présentation identique au cours de
deux exercices consécutifs, ou vis-à-vis
d ’entreprises présentant des
caractéristiques économiques semblables
18
05/05/99
Maîtrise des processus comptables
La boucle de qualité comptable
Entreprise
Conception des restitutions
Utilisateurs
Besoins
d ’informations
comptables
Analyse
actions Evaluation
correctives
Informations
comptables
Utilisateurs
Production
communication
Procédures d ’évaluation/ analyse et actions correctives du système qualité => Maîtrise des processus comptables
19
05/05/99
Maîtrise des processus comptables
Appréhender les activités comptables
Évaluer les dispositifs organisationnels
du système qualité comptable
Les processus / systèmes de traitement
information comptable et de gestion
Planification
Gestion
Ge
s
Investissements A tion
c
Fo
ur hats
nis
se
ur
s
Synthèse
Commercial
Administration centralisation
ventes
Re
ss
Fin
h
um ou
anc
e
me
ai rce
trés
n
ne s
t
ore
rie
s
Entrée
Évènements
informations
Processus
Activités
comptables
Sortie
Prestations,
informations,
et restitutions
comptables
Dispositifs organisationnels - Système qualité comptable
Règles
Documentation d ’organismes
Procédures de
des référentiels
traitement
comptables
Procédures de
Veille
traitement et de
comptable et
contrôle
réglementaire
Analyse des
Spécification
dysfonctionnements
des restitutions
et mesures
comptables
correctives
05/05/99
Procédures
de contrôle
des restitutions
Analyse des
anomalies et
mesures
correctives
Évaluation des
restitutions par
les utilisateurs
20
Comment conduire le changement ?
En conclusion : quelques approches et outils
Organiser
le système qualité
comptable
Évaluer
l ’organisation
Piloter
l ’amélioration
Fonction comptable responsable du projet
qualité comptable
Objectifs d ’amélioration concertés avec les
utilisateurs (contrats « clients internes »)
« Contractualisation » interne sur les
indicateurs de mesure de la qualité comptable
Systèmes d ’identification d ’analyse /
correction des dysfonctionnements
Questionnaires de diagnostic de la qualité
comptable (dispositif organisationnel)
Audit, …
Tableaux de bord
Procédures d ’évaluation à l ’interface
émetteur/utilisateur
Implication/motivation des personnels
comptables. Objectifs personnalisés
Plan de formation qualité comptable
21
05/05/99
Évaluation de la Qualité
de la fonction
Comptable
Proposition de
méthodologie en milieu
PME
Fonction comptable : l ’arbre de la qualité
Les produits & services du services comptable
Produits
comptables
Processus
Savoir
compétences
Services à
valeur ajoutée
comptable
faire et
génériques
Moyens humains
Méthodes comptables
Outil informatique
23
05/05/99
Éléments de la qualité comptable
Conformité aux besoins
Non-conformité aux besoins des
utilisateurs
Prévention
Évaluation
(« à priori ») (« à posteriori »)
Système organisationnel
apte à détecter et corriger
au fur et à mesure les
dysfonctionnements
(roue de DEMING)
Défaillances
Audit
délais non tenus
Facturation erronée
Non détection de
situations anormales
…ETC
= Coût de la qualité
= Coût de la non-qualité
24
05/05/99
Coût de la qualité
Coût de la non-conformité
Coût de la conformité
Actuel
Futur
Prévention
Evaluation
Défaillances
25
05/05/99
Proposition méthodologique
Contrôle de la conformité à un référentiel standard
Six questionnaires :
Description des services rendus par la fonction
comptable
Maîtrise du fonctionnement du service comptable
Maîtrise des méthodes comptables
Maîtrise des processus comptables
Maîtrise de l ’outil informatique
Contribution à la performance financière de l ’entreprise
150 points clés à contrôler
26
05/05/99
Les services rendus
Restitutions
de la fonction comptable
Communication
Mode de production de l ’information
Dialogue avec les « clients »
de la Fonction Comptable (utilisateurs)
= Garantie d ’une production
« orientée clients » au quotidien
27
05/05/99
Les moyens humains
Mode
d ’organisation
Contrôle interne
Méthodes de management
Outils de suivi de la
performance
Formation & information
Environnement de travail
Appliqué
au service
comptable
MAÎTRISE DES HOMMES
= Garantie de la Qualité au
quotidien
28
05/05/99
Les méthodes comptables
Manuel comptable
Saisie
Abonnement
Inventaire
Evaluation des provisions
Imputation en résultat exceptionnel
Séparation des périodes
Engagement hors bilan
Planning des arrêtés
Archivage
Techniques de contrôle
Audit
MAÎTRISE DU SAVOIR-FAIRE
= Garantie de la Qualité au quotidien
29
05/05/99
Les processus comptables
Pour chaque processus il faut établir, consigner par écrit et
entretenir les procédures qui définissent la façon dont sont
effectuées, maîtrisées et enregistrées les activités qui contribuent
à la capture ou à la transformation d ’une information utilisée
directement ou indirectement dans une restitution ayant un statut
comptable (dans le respect des règles de contrôle interne)
DES PROCESSUS SOUS CONTRÔLE
= La clé de la boucle de la Qualité Comptable
30
05/05/99
Les moyens informatiques
Associations
des comptables à la définition des besoins
Maîtrise de l ’intégration des applications informatiques
Adéquation de l ’outil informatique
Utilisation d ’outils bureautiques ou d ’aide à la décision pour
communiquer
Conformité des procédures & de la documentation informatique
aux standards techniques
MAÎTRISE DE L ’OUTIL INFORMATIQUE
= Garantie de la Qualité au quotidien
31
05/05/99
La contribution à la performance financière
de l ’entreprise
Optimisation
de la base fiscale
Implication dans la gestion opérationnelle
Fourniture aux gestionnaires d ’une aide à la décision
Interface Banque / Entreprise
Contribution à la sécurité réglementaire
Fonction efficiente
= Production d ’une Valeur Ajoutée par la Fonction Comptable
32
05/05/99
Quelles utilisations possibles ?
Utilisation directe par l ’entreprise
Evaluation par la Direction Générale de la performance de son
service comptable dans le cadre d ’une démarche globale de
Qualité
Auto-diagnostic par la Direction Comptable (instrument
d ’amélioration continue de la qualité)
Applications spécifiques dans le cas d ’entreprises avec filiales
(audit interne)
Utilisation par un professionnel comptable libéral
Outil de prise de connaissance
Outil de diagnostic
Outil d ’audit
33
05/05/99
Démarche Qualité
au sein de
la fonction comptable
d ’une
grande entreprise
Plan
Spécificité
de la démarche qualité de la fonction
comptable en grande entreprise
Une évolution progressive vers le zéro défaut et de
l ’auto-diagnostic permanent
La démarche qualité en grande entreprise : un système
de management complet
Qualité et fonction comptable : périmètre, produits, etc …
L ’outil de pilotage : le « Control Book »
35
05/05/99
La démarche qualité de la fonction comptable en grande
entreprise a peu de spécificité
Démarche
détaillée et fonction comptable
un projet d ’entreprise
Démarche qualité en grande entreprise
même concepts que PME
36
05/05/99
La démarche qualité en grande entreprise : une évolution
progressive vers le zéro défaut et l ’auto-diagnostic permanent
Contrôle
a posteriori
Méfiance
Contrôle
Analyse
Contrôle
a priori
Confiance
par extérieur
des tâches
Auto-contrôle
Analyse
des processus
37
05/05/99
La démarche qualité en grande entreprise ne peut pas se réduire
à un jeu d ’indicateurs
Objectif
Qualité de la fonction comptable
des « clients » satisfaits à meilleur coût
Méthode : Assurance Qualité
qualité des processus (« business process »)
qualité des contrôles internes (« business control »)
Moyen : outil de pilotage
« Control Book »
Un système de management complet
38
05/05/99
La qualité en matière de fonction comptable se décline dans un
domaine donné, pour des « clients » et des « produits » définis
Périmètre
de la fonction comptable
une part de la convention
« Produits » de la fonction comptable
résultats périodiques de gestion, comptes sociaux, requêtes
sur la base de données comptables ...
« Clients » de la fonction comptable
internes, externes
39
05/05/99
Limites de la fonction comptable ?
(une certaine part de convention)
Processus entreprise
Système de gestion
Processus Finance
Processus comptable
Processus centralisation
Processus consolidation
40
05/05/99
Le « Control Book » recueil formalisé de l ’ensemble des éléments
nécessaires pour être sûr en permanence,
de disposer d ’une Assurance Qualité
6.Audits internes
7.Programmes/
listes d ’audit
5. ASCA(1)
4. Acceptation
de risques
8.Diagrammes
de circulation
3. Instructions /
règles
2. Modes
opératoires
9. Contrôles &
validations
Auto-évaluation
11 notes + 1 note globale
1. Objectifs /
mesures
10. Séparation
de tâches
11. Risques /
insuffisances
Mise à jour
Contrôle permanent :
permanente
revue mensuelle
par propriétaire
BONNE SITUATION DE CONTRÔLE ASSURANCE QUALITE
(1)
Auditabilité des systèmes de contrôle des applications
41
05/05/99
Le « Control Book »
Chapitre 1
Objectifs et mesures du processus
• Objectif du processus
• Limites du processus
• Indicateurs de mesure (tableau de bord)
• Acteurs : propriétaire, manager de processus
• Relations Clients / Fournisseurs
• Délégations
42
05/05/99
Le « Control Book »
Chapitre 2
Modes Opératoires
Chapitre 3
Chapitre 4
Répertoire des :
Instructions et règles Acceptation des
Manuels de postes
risques
Modes opératoires
du processus
Répertoire des :
instructions
règles du groupe
déviations
approuvées
Risques identifiés:
sécurité
Conformité aux
standards de
système de
contrôle
plan d ’action
43
05/05/99
Le « Control Book »
Chapitre 5
Auditabilité des Systèmes de Contrôle des
Applications (programme ASCA)
• Standards de dispositif de contrôle pour toutes les applications
informatiques traitant de l ’information pouvant impacter
les résultats financiers
• Documentation du dispositif
• Ré-examen du dispositif à chaque modification de l ’application
• Utilisation de check-listes
44
05/05/99
Le « Control Book »
Chapitre 6
Audits précédents
Liste des rapports d ’audits
internes / externes
Listes des recommandations
en cours de mise en place
Chapitre 7
Programme d ’audit
Dispositif d ’auto-évaluation
Utilisation des check-listes
des auditeurs
Revue annuelle ou bi-annuelle
45
05/05/99
Le « Control Book »
Chapitre 8
Diagramme de
circulation
Chapitre 9
Contrôles et
validation
Schématisation du
processus
Identification des points
à risques du processus
Définition / explication
des risques identifiés
Définir les actions
prises pour minimiser
les risques
Contrôles mis en
place
Chapitre 10
Matrice de
séparation des
tâches
Recensement des
tâches incompatibles
46
05/05/99
Le « Control Book »
Chapitre 11
Risques et insuffisances
• Recensement des faiblesses ,
risques, insuffisances, défauts etc …
• Plan d ’actions correctives
• action
• date
• responsables
47
05/05/99
Les ingrédients de la démarche « Assurance Qualité »
sont en place
Approche
par les processus
identification des risques / des points de contrôles
Formalisation
de la prestation attendue
relations clients / Fournisseurs, modes opératoires
Maîtrise
de la boucle qualité
mesures, pilotage, actions correctives ...
Evaluation
en mode «auto-évaluation»
48
05/05/99
Auto-évaluation : check-liste de notation
Processus
Objectifs / mesures
Modes opératoires
Instructions / règles
Acceptation de risques
ASCA
Audits récents
Programmes / listes d ’audits
Diagrammes de circulation
Contrôles et validations
Séparation des tâches
Risques / insuffisances
Note Globale
1
2
3
4
5
49
05/05/99
Was this manual useful for you? yes no
Thank you for your participation!

* Your assessment is very important for improving the work of artificial intelligence, which forms the content of this project

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