a3-Guide bonnes pratiques-v9-17 mars 05

Programme EQUAL Auvergne
Fonds Social Européen
Dispositif d’Intégration par l’Emploi et de Soutien contre l’Exclusion
GUIDE DE BONNES PRATIQUES
Pour favoriser l’INSERTION PROFESSIONNELLE
des publics en situation d’exclusion
Document au service des professionnel(es) chargé(e)s de
l’accompagnement –relation & suivi en entreprise
SOMMAIRE
I. CONTEXTUALISATION
p.3
DIESE : Un dispositif pour l’insertion professionnelle des publics en grande difficulté
Définition
Objectifs
Partenariat
Typologie du public concerné
II. METHODOLOGIE
p.5
Etat des lieux de l’existant
Séminaire partenariale
III. LA SENSIBILISATION DES ENTREPRISES
p.6
Diagnostic des besoins : exemples e bonnes pratiques
Outils de prospection, de sensibilisation
IV. L’ACCOMPAGNEMENT ET LE SUIVI DANS L’ENTREPRISE p.10
Adéquation entre les possibilités d’emplois offertes par l’entreprise et les compétences
du public
Les possibilités d’intervention dont on peut bénéficier au sein de l’entreprise en
matière de suivi des stages et de collaboration avec les tuteurs
V. L’ACCOMPAGNEMENT SOCIAL DES STAGIAIRES
p.14
Comment réussir l’accompagnement social :
Avant l’entrée en stage
Pendant le déroulement du stage
Pendant le contrat de travail
VI. LES BONNES PRATIQUES
p.16
Avant l’entrée en stage : la phase préparatoire
Pendant la durée du stage : le suivi du / de la stagiaire
Après le stage : le suivi post-formation du / de la stagiaire
VII. QUELQUES FICHES OUTILS
p.21
Fiche de suivi « accueil »
Fiche de suivi « apprenti »
Fiche de suivi « entreprise »
Evaluation de stage
VIII. Annexes
P.29
1- Sites référencés
2- Mode d’emploi du questionnaire
3- Questionnaire qualitatif de l’état des lieux
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I. CONTEXTUALISATION
Ce document s’inscrit dans le cadre d’un projet PIC-Equal : DIESE
Il est le fruit d’un travail réalisé en partenariat par cinq structures différentes.
Ce document s’adresse aussi bien aux personnes de sexe féminin que masculin. Afin de
faciliter la lecture, nous n’avons pas utilisé systématiquement l’écriture « Genre ». Merci de
faire la transcription au fur et à mesure de votre lecture.
DIESE : un dispositif pour l’insertion professionnelle des publics en grande difficulté
• Définition
DIESE a pour objectif général d’expérimenter et de mettre en œuvre de nouvelles formes de
mobilisation des publics en situation d’exclusion, ainsi que des processus d’accompagnement
dans l’entreprise pour améliorer le taux d’insertion professionnelle.
Cette action est cofinancée par le Fonds Social Européen dans le cadre de l’initiative
communautaire Equal.
• Les objectifs opérationnels de l’activité «relation entreprise»
* Elaborer un «état des lieux » des pratiques existantes de relation et suivi en entreprise
* Mettre en œuvre une action de sensibilisation en profondeur des entreprises
* Renforcer le suivi professionnel des stagiaires dans l’entreprise jusqu’à l’emploi
* Expérimenter la pratique du job coaching
* Echanger et transférer des compétences entre professionnels
* Repérer les bonnes pratiques d’accompagnement et de suivi en entreprise
• Partenariat
Cinq structures partenaires ont travaillé ensemble sur cette action :
Le CFAS d’Auvergne
La Mission Locale de Clermont-Ferrand communauté
Le GRETA du Velay
L’Antenne Prépa de l’ASEA du Puy en Velay
L’AFORMAC
• Typologie du public concerné
Les projets EQUAL, parce qu’ils se basent sur de véritables partenariats opérationnels, sont
souvent amenés à distinguer deux catégories de bénéficiaires :
1. les bénéficiaires directs, qui sont les personnes censées bénéficier au final des résultats
du projet ;
2. les bénéficiaires indirects, qui sont les acteurs contribuant à divers degré à la mise en
œuvre du projet et qui par conséquent bénéficient de la conception et mise à
disposition d’outils, de pratiques, de réflexions et/ou pour qui les résultats du projet
ont également une incidence sur leur propres actions.
Dans le cadre de DIESE, ont été repérés comme bénéficiaires directs les personnes en
situation d’échec récurrent en matière d’insertion professionnelle :
- travailleurs handicapés1
- jeunes de moins de 26 ans, sans projet professionnel
- parents isolés
- allocataires du RMI
1
bénéficiaires de la loi du 10 juillet 1987
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-
demandeurs d’emploi de longue durée
stagiaires issus du dispositif TRACE2
Les bénéficiaires indirects sont notamment et de manière non exhaustive :
- les formateur(trices)
- les accompagnateurs(trices)
- les chefs d’entreprises et les tuteurs(trices)
2
TRACE (Trajet d’accès à l’emploi) est un dispositif pour les jeunes de 16 à 25 ans institué par la loi
d’orientation relative à la lutte contre les exclusions qui a été abrogé pour 2004. Ainsi, ces parcours
individualisés destinés à leur permettre l’accès à une insertion professionnelle durable (objectifs de TRACE)
n’existent plus depuis le 1er janvier 2004. Ils sont remplacés par le volet « accompagnement social vers
l’emploi » du contrat d’insertion dans la vie sociale (CIVIS) qui est en attente de décrets d’application.
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II. METHODOLOGIE
Etat des lieux de l’existant
Séminaire partenarial
• Méthodologie utilisée pour l’état des lieux
Chaque partenaire a répondu a un questionnaire qualitatif ayant pour objectif d’obtenir une
photographie des pratiques des uns et des autres (état des lieux de l’existant) tout en mettant
en évidence les besoins identifiés pour optimiser les actions de DIESE (cf.: annexe n°2 & 3)
L’exploitation de cet état des lieux, nous a permis de repérer des propositions d’actions,
d’outils innovants et complémentaires de l’existant et d’impulser une réflexion entre les
différents acteurs de DIESE sur les thématiques suivantes :
Sensibilisation des entreprises
Accompagnement & suivi dans l’entreprise
Accompagnement social des stagiaires
• Séminaire partenarial
Des réunions, des séminaires de travail ont permis de d’échanger sur nos pratiques, de les
faire évoluer et d’en extraire des « bonnes pratiques ».
Ce document prend en compte l’ensemble des résultats concluants obtenus lors des différentes
expérimentations qui ont eu cours durant la phase expérimentale de DIESE.
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III. LA SENSIBILISATION DES ENTREPRISES :
DIAGNOSTIC DES ENTREPRISE : trois exemples de bonnes pratiques
Quelles sont les procédures d’identification des besoins des entreprises et qui sont les premiers
interlocuteurs dans ces entreprises ? Comment mettre en adéquation les compétences et les difficultés
des stagiaires avec les exigences des entreprises ? Quels sont les partenariats mis en œuvre ?
Il n’y a pas réponse unique, de recettes miracles. Il est important d’adapter la démarche en
fonction de différents paramètres : l’entreprise, la personne qui nous reçoit, le contexte socioéconomique et géographique, …
Ci-dessous trois expériences concluantes :
Exemple 1 :
La réponse à cette problématique dépend du temps nécessaire à la préparation d’une action en
amont et des objectifs de celle-ci.
Cela va de la simple négociation à un travail plus approfondi dans le cadre de l’analyse des
postes de travail. La prise en compte de l’avis des stagiaires après leur période de stage en
entreprise dépend du contexte du stage : phase d’exploration, phase de détermination, mise en
situation concrète de travail…
Un calendrier de rencontres est établi avec le chef d’entreprise.
Les visites sont à la demande.
Les rencontres sont faites avec et sans le stagiaire.
Un livret du stagiaire est construit en fonction de l’action.
Exemple 2 :
Pour identifier les besoins des entreprises, plusieurs phases :
1 prise de contact téléphonique avec le responsable
2 premier rendez-vous avec le stagiaire
3 visite des ateliers et des postes de travail afin d’envisager les opportunités à saisir
4 analyse des besoins et mise en parallèle avec les compétences et le potentiel du stagiaire
Pas de prospection systématique avant que le projet du stagiaire se concrétise de façon réaliste
et en direction d’un emploi vers le secteur marchand si possible.
Le suivi téléphonique est effectué une fois par semaine et une visite en entreprise est
programmée tous les 10 à 15 jours, avec le stagiaire et l’employeur afin de tenir compte de la
réalité de son stage.
Des contacts complémentaires sont établis en cas de difficultés psychologiques.
L’utilisation du livret de stage est systématique.
Une autre façon de procéder
Exemple 3 :
Après contact avec les entreprises concernées et identification de leurs besoins : une
discussion est engagée avec le chef d’entreprise afin de formaliser les compétences
professionnelles attendues.
L’avis des stagiaires est pris en compte au retour des stages et formaliser dans un rapport de
suivi professionnel.
Une analyse de fonctionnement de l’entreprise (équipement, volume d’affaires, nombre de
salariés, organisation interne, catégorie de clientèle) est effectuée ainsi que le descriptif des
postes afin de déterminer le profil d’embauche sur l’entreprise. La présence ou non d’un
tuteur est négociée. A ce titre, la mise en place de la formation « tuteur » est proposée.
Par la suite, une discussion avec le tuteur est abordée, avec ou sans le stagiaire, selon les cas.
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Une convention de stage est établie.
Une grille d’évaluation des objectifs à atteindre est proposée afin de mesurer la progression
du stagiaire.
Un document « Suivi Stage Professionnel » est rempli par le tuteur, le stagiaire et le
formateur.
La rédaction d’un rapport de stage sera faite par le stagiaire. Ce rapport sera rapproché de son
livret de formation.
Des suivis réguliers sont effectués une fois par trimestre pour les personnes en contrats de
qualification diplômants, une fois par mois pour d’autres.
Des entretiens avec le stagiaire en Centre et avec le tuteur en entreprise ainsi que des
entretiens tuteur/stagiaire/formateur sont organisés régulièrement.
Un livret de formation est établi afin de mesurer les savoir être et savoir faire en entreprise et
la progression pédagogique en centre.
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OUTILS DE PROSPECTION / SENSIBILISATION
Les argumentaires sont construits au cas par cas en fonction des actions.
Les organismes fonctionnent sur une logique de réponse à des besoins de formation plutôt que
sur une logique d'offre de formation. Ceci est bien sûr lié à l'individualisation complète de
tous les parcours de formation.
Quelques idées nouvelles pour sensibiliser les chefs d’entreprises.
Encourager l’intervention des entreprises sur des témoignages durant la formation en
centre
Favoriser l’implication des entreprises lors des sessions d’examens
Solliciter la présence des entreprises pour les phases de sélections durant les phases de
recrutement
Etre présent dans les salons professionnels
Participer aux concours professionnels. Exemple : semaine du goût, de l’alternance
pour les entreprises de l’hôtellerie-restauration. Cuisine
Entretenir des relations régulières, transparentes et de qualité, avec les entreprises
Informer sur les mesures, les aides à l’emploi adéquates en utilisant des simulations de
coûts
Organiser des:
• forum pour l’emploi
• petits déjeuners thématiques
• journées de formation de tuteurs/médiateurs
Liste des outils d’analyse des besoins en entreprises utilisés pour la prospection –
sensibilisation (non exhaustive)
Questionnaire sur les entreprises ainsi qu’un référentiel d’emploi
(disponible sur
www.diese.net )
Liste des métiers en tension
Contrat d’objectifs professionnels
Observatoire de l’ANPE et de l’INSEE
Suivi de stages pratiques
Questionnaires effectués par les stagiaires
Résultats en emploi des années précédentes
Fiche entreprise avec observations sur les besoins repérés,
Informations des partenaires : institutionnels et/ou opérateurs de terrain
Etude des offres : ANPE, Internet, journaux locaux…
Analyse des types de contrat et des mesures pouvant accompagner une embauche
Recherche ciblée de l’entreprise
Répertoires de la chambre des métiers, de la chambre du commerce,
Listings entreprises par secteurs géographiques
Répertoire des métiers porteurs sur le département
Offres d’emploi ANPE
Revue de presse ciblée organisée par secteurs d’activité.
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Fichier d’entreprises
Informatisée les données qualitatives et quantitatives regroupant :
o Les entreprises clientes de la structure, de l’organisme de formation, de
l’association
o Les entreprise prospectées- sensibilisées
o Le fichier papier à partir des fiches contact entreprises lors des actions
de prospections
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IV. L’ACCOMPAGNEMENT ET LE SUIVI DANS L’ENTREPRISE
Certains organismes utilisent une procédure de gestion de l'alternance dans le cadre d’une
certification ISO 9001 (avec les enregistrements liés : le livret de l'alternance, la convention
de stage et la fiche de suivi).
D'autres outils de référence sont utilisés : le jeu de l'alternance (pour travailler sur les aspects
comportementaux et les capacités professionnelles), le guide du tuteur (disponible en version
papier et en ligne www.diese.net ), des grilles d'évaluation par métiers, des cahiers des
charges.
D’une manière générale, l’accompagnement dans l’entreprise se fait physiquement et
comporte :
Des temps de présentation du stagiaire,
Des échanges d’information,
Des visite de l’entreprise,
La construction des objectifs de stage,
La conception du plan de la formation interne,
Les signatures de la convention.
Le suivi dans l’entreprise se fait par :
•
•
•
Un premier contact à mi-parcours par téléphone,
Un contact à la demande d’une des 3 parties avec le référent et le tuteur,
Un contact direct fin de stage pour :
Le bilan de fin de stage,
La validation du projet,
La construction de stratégies d’accès à l’emploi
La négociation en terme de solutions d’insertion
Concrètement, chaque stagiaire réfléchi aux questions suivantes :
Quel type d’établissement m’intéresse ?
Quels sont mes objectifs ?
Quelle mobilité je m’accorde ?
Le stagiaire remplit un tableau intitulé « fichier d’entreprises » et le fait viser par le formateur.
Le formateur ou/et le stagiaire (selon le cas) prend contact avec l’entreprise choisie
Une convention en 3 exemplaires ainsi qu’une fiche de suivi sera remplie et signée par les 3
parties
Si l’entreprise n’est pas connue de l’organisme ou si le stagiaire à un besoin particulier, la
personne chargée de la relation-entreprise présente le stagiaire, l’action de formation et
l’organisme à l’entreprise avant que le stagiaire ne se présente.
Avant le départ en Stage Professionnel, le stagiaire est préparé à réussir son intégration dans
l’entreprise.
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ADEQUATION ENTRE LES POSSIBILITES D’EMPLOIS OFFERTES PAR LES
ENTREPRISES ET LES COMPETENCES DU PUBLIC
Aujourd’hui, les difficultés de recrutement dans plusieurs domaines d’activités amènent
certains organismes à inverser leur démarche et à proposer de plus en plus d’adapter le poste
et le parcours de formation quand un employeur a « découvert » un candidat ou candidate
dont la personnalité (motivation, savoir-être,…) est adéquate, mais dont les compétences ne
correspondent pas au descriptif de poste.
Quelques recommandations de bonnes pratiques
Tenir compte du lieu de vie de la personne ou mettre en place une stratégie nécessaire
à la résolution du problème d’autonomie de déplacement
Utiliser le livret de formation
Connaître et formaliser les compétences nécessaires à la tenue de l’emploi
Repérer parmi les stagiaires, hommes et femmes, ceux et celles qui ont les
compétences adéquates
Sensibiliser les entreprises aux mesures d’aides
Faire le point sur les potentialités d’évolution puis négocier un stage professionnel par
rapport à l’emploi
Après avoir vérifié les pré-requis de base pour le poste, il est important de mettre en
relation employeur et salarié(e) susceptibles de s’entendre sans tomber dans trop de
paternalisme
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LES POSSIBILITES D’INTERVENTIONS DONT ON PEUT BENEFICIER AU SEIN
DE L’ENTREPRISE EN MATIERE SE SUIVI DE STAGES ET DE COLLABORATION
AVEC LES TUTEURS.
Le temps d’un employeur est précieux et il ne s’agit pas de monopoliser son temps en passant
trop souvent dans l’entreprise.
Quelques recommandations de bonnes pratiques
Une stratégie, qui fonctionne bien :
Etre identifié personnellement comme référent et informer l’employeur qu’il peut nous
joindre à tout moment, entre deux rendez-vous fixés
Ne pas intervenir à l’improviste.
Le tuteur, s’il y a, ou le chef d’entreprise ainsi que le stagiaire sont prévenus du jour et
de l’heure de la visite.
Il est préférable d’avoir un petit temps disponible de la part de l’employeur plutôt qu’un
rendez-vous bâclé
Il n’est pas opportun de donner un nom pour la désignation du tuteur si ce n’est de
rappeler leur proximité et leur disponibilité auprès du stagiaire
Le suivi du stagiaire se fait par « un carnet de bord » que le stagiaire remplis au fur et à
mesure.
Le livret parcours stagiaire dans lequel sont actés les stages réalisés et l’appréciation
positive de l’employeur, retrace l’enchaînement des actions d’insertion qu’il a effectué.
Une autre façon de procéder :
Les visites de stages sont programmées tous les 15 jours
Une prise de rendez-vous n’est pas systématique.
Ne pas émettre d'avis pour la désignation des tuteurs auprès des stagiaires. Mais
conseiller cependant au chef d’entreprise d'engager une formation de tuteur si ça n'est
pas déjà fait.
Les stratégies de communication vis à vis des tuteurs pour mieux les informer et
améliorer l’efficacité des relations sont : le guide du tuteur, les fiches pratiques, le cahier
des charges du stage et les grilles d'évaluation
Les outils de suivi des stagiaires sont : le dossier du stagiaire et le livret de l'alternance
Troisième bonne pratique:
Les rythmes de visite souhaitables et acceptables par les chefs d’entreprise et par les
salariés des entreprises sont d’une visite toutes les deux semaines pour les stages
pratiques
Une prise de rendez-vous est effectuée systématiquement avant chaque visite
L’intrusion au sein d’une entreprise à l’improviste serait un manque de correction
Les stratégies de communication vis à vis des tuteurs pour mieux les informer et
améliorer l’efficacité de nos relations est celle d’une mise en relation de confiance
mutuelle
Les suivis en entreprises sont l’occasion de visite
Les visites se font aussi à l’occasion d’un repas ou d’un café
Emettre un avis sur la capacité d’un salarié à exercer le rôle de tuteur
L’utilisation du livret de formation comme outil permettant, entre autre, de nouer ou
renouer le dialogue entre salarié et tuteur est indispensable.
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L’utilisation des outils de « capitalisation de compétences » des stagiaires est généralisé à
l’ensemble des structures, organismes de formations et d’insertion professionnelles.
Ils peuvent revêtir différentes formes et s’intituler aussi bien :
Le livret de formation.
Le livret du stagiaire,
Le portefeuille de compétences,
L’attestation de capacités.
Le livret parcours stagiaire
La fiche de suivi en entreprise dont une partie capitalise les compétences acquises ou à
développer..
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V. L’ACCOMPAGNEMENT SOCIAL DES STAGIAIRES
COMMENT REUSSIR L’ACCOMPAGNEMENT SOCIAL ?
Tenter de réunir le plus souvent possible les différents acteurs : stagiaires, familles, référents
de la structure d’accueil, référents du service de suite pour :
o Etre acteur du projet
o Repérer les problématiques du stagiaire, les freins divers qui peuvent entraver
le bon déroulement d’un stage.
Plusieurs axes de travail :
Avant le stage
1 Déterminer le plus précisément possible le ou les objectifs à mettre en place avec le
stagiaire et éventuellement les parents ou le conjoint (gens du voyage, religions différentes…)
2 Reformuler les objectifs avec l’entreprise et le stagiaire lors d’un premier entretien.
3 S’assurer que le stagiaire puisse se rendre sur son lieu de stage sans appréhension.
Repère dans l’espace : situation de l’entreprise, repérage du trajet pour s’y rendre à
pieds, en vélo, mobylette….
Si nécessité de prendre un bus, travail concernant le réseau transport en commun.
Vérifier si le stagiaire sait lire et comprend les consignes.
Situer l’arrêt de bus le plus près du domicile et le plus près de l’entreprise. Si besoin,
accompagnement pour aider le stagiaire à visualiser un panneau, un magasin, un
bâtiment…, pour le sécuriser quant au moment où il devra descendre du bus.
Repère dans le temps : vérifier qu’il maîtrise les notions d’ heures et minutes.
Déterminer le temps mis pour se rendre sur le lieu de stage. En cas de retard ou de
problème, proposer des moyens pour que le stagiaire ne soit pas en situation de stress.
Pendant le stage
1 Lors d’un premier stage, se rendre sur le lieu pour :
Reformuler les objectifs avec l’équipe : il peut y avoir des problèmes de
communication au sein de l’équipe, liés à la déperdition du message. (Plusieurs
émetteurs et plusieurs récepteurs, en fonction de la hiérarchie et de l’importance de
l’équipe).
S’entretenir avec l’équipe de la problématique ou du handicap du stagiaire. Cette
phase a pour objectif de permettre à l’équipe de démarrer le stage en étant sécurisée
tout en prenant conscience qu’elle a un rôle social et valorisant.
2 Mise en place d’un lien téléphonique et/ou de rencontres dans la famille ou la structure
d’hébergement afin de détecter d’éventuels problèmes exta-professionnels qui pourraient
avoir une incidence directe sur le travail : manque de concentration sur les tâches à effectuer,
comportement social inadapté…
3 Mise en place d’un suivi hebdomadaire en entreprise pour faire un point quant au
comportement social du stagiaire.
Intégration dans l’équipe
Communication dans l’équipe
Souci de poser des questions
Stabilité au poste de travail
Acceptation des remarques
Fatigabilité
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Gestion du stress
Motivation : axer le travail sur la pédagogie de la réussite
Ponctualité
4 Phases bilans
Bilan final avec l’entreprise d’accueil afin de dégager des pistes de travail pendant le
temps de formation.
Bilan avec l’équipe pluridisciplinaire de l’organisme de formation permettant de
pointer les difficultés et de mettre en place de nouveaux objectifs pour le prochain
stage.
Pendant le contrat de travail
1 Evaluer avec le tuteur l’évolution du salarié
2 Se rendre au domicile du salarié (famille, foyer, appartement…), pour cibler d’éventuels
problèmes extra-professionnels qui auront une incidence directe sur le travail. Cette phase est
capitale car elle permet d’anticiper des situations qui pourraient aboutir à une rupture de
contrat.
3 Aider la personne à s’organiser pour qu’elle puisse avoir une vie sociale : rencontre avec
d’autres personnes dans un cadre associatif,….
Quelques recommandations de bonnes pratiques pour l’accompagnement social des
stagiaires:
Accueillir individuellement et régulièrement les stagiaires afin de mettre en place un
plan d’action sur les soucis périphériques à la formation : santé, logement, garde
d’enfants, mobilité, financement…
Assurer le suivi auprès des structures d’accueil de chacun, avant, pendant et après la
formation
Faire appel à des structures spécifiques pour les besoins particuliers des stagiaires :
handicap, prévention alcoolisme, pompiers, planning familiale, droits des femmes,…
Mettre en place les interventions sociales nécessaire : le sommeil, la toxicomanie, gestes
de sécurité…
Apprendre à mieux communiquer, écouter l’autre, reconnaître ses erreurs par la mise en
place d’ARL (atelier de raisonnement logique) et PEI (programme d’enrichissement
instrumental)
Entretenir un lien avec la famille est possible lorsqu’il est nécessaire
Utiliser à bon escient les services d’une psychologue du travail pour évaluer les besoins
et opérer les orientations qui s’avèrent nécessaires
Travail d'écoute permanent afin d'orienter les bénéficiaires vers les professionnels par
spécialités : soin, santé, logement, droit des femmes, travailleurs handicapés
Formaliser les démarches : garder une trace de l'évolution de la personne, de ses besoins
et des réponses apportées à travers des comptes-rendus d'entretien
Etablir des partenariats formalisés avec l’ensemble des organismes sociaux : utilisation
de fiches de liaison et contacts téléphoniques réguliers.
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VI. LES BONNES PRATIQUES
Avant l’entrée en stage : la phase préparatoire
Pendant la durée de stage : le suivi du/ de la stagiaire
Après le stage : le suivi post-formation du/ de la
stagiaire
Ces trois tableaux vous donnent quelques consignes à respecter en matières
d’accompagnement et de suivi du stagiaire en entreprise.
Cette liste de conseils n’est pas exhaustive, mais nous l’avons expérimenté et obtenu de
meilleurs résultats d’insertions socio-professionnelles.
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AVANT L’ENTREE EN STAGE
La phase préparatoire
Au niveau de :
L’ENTREPRISE
Maintenir à jour le fichier d’entreprise : définir les rubriques utiles
aux démarches
Maintenir un contact avec l’entreprise (réseau – partenariat)
Vérifier l’adéquation entre le stagiaire et le lieu de stage
Identifier la personne chargée de la relation avec le stagiaire
Prévoir les outils (convention)
Présenter l’action : type de formation
Présenter l’usager : les objectifs attendus pendant la période de stage
Signer la convention lors de la présentation du stagiaire avec visite
de l’entreprise
DU /DE LA STAGIAIRE
Prévoir une présentation du secteur et de l’entreprise
Préparer le stagiaire à l’utilisation des outils : fiche de journée,
rapport de stage
Visiter l’entreprise en présence du stagiaire et de son futur
tuteur
Vérifier la compatibilité des personnes en présence : stagiaire/
tuteur –tutrice
Organiser l’aspect logistique : transport, repas du midi…
Re-préciser le rôle du / de la délégué(e)
Informer sur la périodicité des visites de stages et leur objectif
LES OUTILS DU/ DE LA « DELEGUE(E) ENTREPRISE » indispensable à cette phase préparatoire
Convention de stage
Présentation du centre de formation (plaquette – carte de visite)
Téléphone pour rendez vous
Visites - déplacements
Voiture
Dossier de rapport de stage et d’évaluation
Fiche de suivi de stage, suivi d’activité
POUR REUSSIR
Ne pas arriver en terrain conquis
Identifier un Tuteur
Préciser les horaires
Prévoir la tenue de travail
PENDANT LA DUREE DU STAGE
Le suivi du / de la stagiaire
Au niveau de :
DE L’ENTREPRISE ET DU/ DE LA STAGIAIRE
Définir et respecter :
* la périodicité des visites en entreprise
* la fréquence des contacts stagiaires
S’approprier la culture de l’entreprise (langage professionnel, les contraintes…)
Rester disponible et réactif aux sollicitations des deux parties concernées
Tuteur : rencontrer le bon interlocuteur, le valoriser, l’investir du rôle d’encadrant, réajuster les objectifs, dédramatiser les situations et
expliciter les comportements du stagiaire
Ne pas occulter les difficultés, limites et possibilités tout au long du parcours
Recueillir un maximum d’informations auprès du tuteur
Repérer le décisionnaire, lui apporter un appui administratif
Sensibilisation des entreprises aux objectifs d’insertion
LES OUTILS DU/ DE LA « DELEGUE(E) ENTREPRISE » indispensable à ce suivi
Fiche de liaison
Livret de formation
Fiche d’évaluations
« Convention de stage » définissant clairement les objectifs
Evaluations des comportements et des compétences
Fiche de satisfaction stagiaire et employeur
Téléphone portable
Documentation – information – brochures : les différents contacts, simulations de coûts,…
POUR REUSSIR
Eviter la multiplicité des intervenants sur la même problématique
Respecter les engagements de suivi
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APRES LE STAGE
Le suivi post-formation du/ de la stagiaire
Au niveau de :
L’ENTREPRISE
Fidéliser les relations avec le maître de stage
Faire intervenir les tuteurs dans les parcours de formation
Informer l’entreprise du devenir du stagiaire
Devenir « conseil » de la gestion prévisionnelle des emplois
Déculpabiliser le chef d’entreprise en cas d’échec
DU /DE LA STAGIAIRE
Réaliser un bilan individuel : évaluation de l’impact du
stage sur la personne et son projet
Créer les conditions pour rester un pôle ressource pour la
personne
Inciter le stagiaire à maintenir le contact avec l’entreprise :
développer la notion de réseau personnel
Utiliser les bilans de stage comme portefeuille de
compétences
Effectuer le « passage de relais » à la structure qui prend la
suite
LES OUTILS DU/ DE LA « DELEGUE(E) ENTREPRISE » indispensable à ce suivi post-formation
Suivi à 3 mois et à 6 mois pour connaître la situation du stagiaire
Fichier de CV en ligne
Tableau de bord incluant les rapports de stages, le livret parcours stagiaire : exemple portefeuille de compétences…
POUR REUSSIR
Lister les points forts et faibles
Rebondir en cas d’échec sur un nouveau projet
Assurer le «passage de relai» auprès de la structure qui prend la suite
QUELQUES FICHES OUTILS
Fiche d’accueil
Fiche de suivi « apprenti »
Fiche de suivi en entreprise
Evaluation de stage
FICHE D’« Accueil »
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Contact
Recherche
Accompagneme
Dossier n°:
Infos./ Aide
Déf.de projet
Evaluation
Intervenant
DATE
Nom du Stagiaire:
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Contact
Post-
Suivi
Liaison
Accompagneme
Négociation
Intervenant
DATE
FICHE DE SUIVI « Apprenti »:
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Dossier n°:
COMMENTAIRES
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Négociation
Aide
Information
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FICHE DE SUIVI ENTREPRISE
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Nom Entreprise:
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EVALUATION DE STAGE
Entreprise d’accueil :
Adresse :
:
Secteur d’activité :
Nom du responsable :
Nom du tuteur :
Nom du stagiaire :
Poste occupé :
Nom du formateur référent :
Stage n°
Date du stage : Du
au
Objectif général :
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COMPORTEMENT AU TRAVAIL
CRITERES
Echelle de valeur
Pas du tout satisfaisant
tout à fait satisfaisant
Présentation
1
2
3
4
5
Ponctualité
1
2
3
4
5
Assiduité
1
2
3
4
5
Savoir-vivre
/Politesse
1
2
3
4
5
Intégration dans
l’équipe
1
2
3
4
5
Communication
1
2
3
4
5
Respect des
consignes
1
2
3
4
5
Acceptation des
remarques/Ecoute
1
2
3
4
5
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OBSERVATIONS
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APPROCHE DU METIER
Echelle de valeur
CRITERES
Pas du tout satisfaisant
tout à fait satisfaisant
Adhésion spontanée au
travail
Intérêt porté aux tâches
1
2
3
4
5
1
2
3
4
5
Curiosité
1
2
3
4
5
Soin dans son travail
1
2
3
4
5
Respect des règles
d’hygiène et de sécurité
1
2
3
4
5
1
2
3
4
5
1
2
3
4
5
OBSERVATIONS
Aptitudes générales au
travail :
Compréhension des
consignes écrites et/ou orales
Organisation du travail
CAPACITES PROFESSIONNELLES
Qualité
Savoir-faire
Pas du tout satisfaisant
tout à fait satisfaisant
Tâches réalisées
………………………..
1
2
3
4
5
……………………….
1
2
3
4
5
………………………...
1
2
3
4
5
………………………...
1
2
3
4
5
………………………...
1
2
3
4
5
………………………...
1
2
3
4
5
………………………...
1
2
3
4
5
………………………..
1
2
3
4
5
……………………….
1
2
3
4
5
……………………….
1
2
3
4
5
……………………….
1
2
3
4
5
Observations
Matériel utilisé :
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Aptitudes et qualités nécessaires à l’exercice de ce métier
Remarques
………………………..
1
2
3
4
5
1
2
3
4
5
1
2
3
4
5
1
2
3
4
5
………………………..
………………………..
…………………………
CONCLUSION
Conseillez-vous à ce jeune de poursuivre dans ce métier ?
oui non
Pourquoi ? (motivation, capacités professionnelles, connaissances de base, aptitudes
physiques…).
Existe-t-il des perspectives d’emploi pour ce jeune dans votre entreprise ?
oui non Fait à Clermont-Fd, le
Signatures
Entreprise
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stagiaire
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CFAS
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ANNEXES
Sites référencés
Mode d’emploi du questionnaire
Questionnaire qualitatif et de l’état des lieux
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Annexe n°1
Sites référencés
Liste non exhaustive
Les contrats en alternances : http://vosdroits.service-public.fr
Les formations de tuteurs : http://guidedututeur.velay.greta.fr/
La formation professionnelle des personnes handicapées en Auvergne : http://handiformationauvergne.org
Centre de ressources pour l’insertion : http://diese.net
La loi du 10 juillet 1987 : http://agefiph.asso.fr
L’agence Nationale pour l’emploi : http://www.anpe.fr
La commission Européenne : www.europa.eu.int/
L’inforégion (commission européenne : programme régionaux) :
europa.eu.int/comm/regional_policy/index_fr.htm
L’insertion professionnelle des personnes handicapées : www.handijob.org
Le coaching en pratique et à la carte : www.mediat-coaching.com
L’employabilité : http://www.interef.com/ateliers/grh_demain/fiches/employabilite.htm
Communiquer sur son handicap en entreprise : http://www.pdith63.org/nav
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Annexe n°2
Programme EQUAL Auvergne
Fonds Social Européen
MODE D’EMPLOI DU QUESTIONNAIRE « ETAT DES LIEUX »
Madame, Monsieur,
Le questionnaire qualitatif que vous allez remplir s’inscrit dans le « plan-action » de l’Activité n°3
ACCOMPAGNEMENT - RELATION & SUIVI ENTREPRISES mené par le CFAS auprès de tous les
partenaires de DIESE.
Ce recueil d’informations a pour objectifs :
* d’obtenir une photographie des pratiques des uns et des autres (Etat des lieux de
l’existant)
* de valoriser les pratiques tout en mettant en évidence les besoins pour optimiser les
actions (besoins identifiés, vos attentes et actions en cours)
L’exploitation de cet état des lieux, doit nous permettre de repérer des propositions d’actions,
d’outils (…) innovants et complémentaires de l’existant et d’impulser une réflexion entre les
différents acteurs de DIESE et d’EURODIA (séminaire de mars, journées de co-formations
adapté à vos attentes tant dans son contenu que dans ses modalités…)
**********************************************
L’activité n°3 comprend trois thèmes :
Sensibilisation des entreprises
Accompagnement & suivi dans l’éntreprise
Accompagnement social des stagiaires
Pour chacun des thèmes abordés, le questionnaire vous interroge sur :
1. L’état des lieux de l’existant
2. Les besoins identifiés
3. DIESE : vos attentes et actions en cours
Ce questionnaire n’étant pas exhaustif, n’hésiter pas à faire-part de toutes remarques
complémentaires, qui viendrait enrichir nos réflexions sur cette thématique
Certains de l’intérêt que vous porterez à cette démarche, nous vous remercions par avance de
bien vouloir nous retourner ces questionnaires renseignés au plus tard le 28 février 2003
A l’attention de Agnès BONNET – CREAHI-CFAS- 38 bis, avenue de la République –
63100 Clermont-Ferrand ou FAX. : 04 73 92 91 06 ou [email protected]
Comptant sur votre investissement, nous ne manquerons pas de vous faire parvenir les résultats
de cette étude via notre intranet, et nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression
de nos salutations les plus distinguées.
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Annexe n°3
dispositif d’intégration par l’emploi et de soutien contre l’exclusion
ETAT DES LIEUX
AUPRES DES PROFESSIONNELS CHARGES DE
L’ACCOMPAGNEMENT– RELATION & SUIVI EN ENTREPRISES
NOM du service, de la structure ou de l’organisme de formation : .............................................................
.........................................................................................................................................................................
Adresse :..........................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................
Tél. : ……………………………… Fax : …………………………………E-Mail. :....................................................................
************************************
Typologie de population accueillie : (cocher une ou plusieurs cases)
Au regard du statut du marché du travail :
Demandeur d’emploi – d’1 an
Demandeur d’emploi +d’1 an
Salarié
Bénéficiaire du R.M.I.
Personnes handicapées
Autres (préciser) :
Age du public : cocher la ou les case (s)
< 25 ans
25/45 ans
> 45 ans
Sexe du public
: cocher une case
Féminin
Masculin
Mixte
************************************
Etes- vous sur un secteur multisectoriel ? si oui lesquels :
Si vous êtes sur un secteur mono sectoriel merci de préciser lequel ?
************************************
En cas de difficultés à remplir ce questionnaire,
n’hésitez-pas à contacter Agnès BONNET
au 04.73.90.12.12.
[email protected]
A3-c-Guide bonnes pratiques version 9
17 mars 2005
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Accompagnement- Relation & suivi Entreprises
sensibilisation des entreprises
Rappel plan action DIESE :
•
Améliorer la connaissance du fonctionnement interne des entreprises et optimiser leurs capacités
d’intégration des publics en grandes difficultés d’insertion socio-professionnelles.
•
Diagnostiquer les besoins des entreprises et identifier les difficultés et les compétences des publics
concernés
•
Elaborer et expérimenter de nouvelles méthodes de sensibilisation des chefs d’entreprises
•
Evaluer la démarche de sensibilisation au regard des indicateurs pré-définis
I
ETAT DES LIEUX DE L’EXISTANT
Dans votre organisme comment s’organise la sensibilisation des entreprises :
*Choix de l’entreprise
Vers quel type d’entreprise avez- vous l’habitude de prospecter : PME, TPE… ?
Dans quel rayon d’action ? bassin de vie de la personne bénéficiaire ? bassin d’emploi
correspondant au métier choisi ? opportunités quel que soit le lieu ou le territoire ?
*Quels sont nos interlocuteurs au sein de ces entreprises ?
Comment les avez-vous rencontré ?
Y avait-il un intermédiaire ?
Sous quel angle les abordez-vous ?
Avez- vous une approche différente selon qu’elles sont ou non soumises à l’obligation
d’emploi ?
*Comment procédez-vous pour identifier les besoins des entreprises ?
Est-ce dans la discussion avec le responsable ? Est-ce en visitant les ateliers et en discutant
avec les salariés ? Attendez-vous les premiers stages ? Tenez-vous compte de l’avis des
stagiaires ?
*Quelles procédures utilisez-vous pour évaluer les difficultés et les compétences de vos
stagiaires ?
Allez-vous en discuter directement avec le chef d’entreprise ou le tuteur, avec ou sans la
présence du stagiaire ?
Avez-vous un livret du stagiaire ?
*Quelles nouvelles méthodes êtes-vous en train d’expérimenter pour sensibiliser les chefs
d’entreprises?
En quoi sont-elles innovantes ? Qu’apportent-elles en plus des méthodes utilisées
traditionnellement ? Avez-vous des indicateurs prédéfinis ? Lesquels ? Comment sont-ils
intégrés dans une démarche d’évaluation ?
Avez-vous un fichier entreprise :
oui
non
Ce fichier est- informatisé
oui
non
S’il n’est pas informatisé comment se présente-il ? (Ex. : classeur par thème, couleurs
différenciées…)
OUTILS DE PROSPECTION/ SENSIBILISATION
Possedez-vous un argumentaire de sensibilisation ?
oui
non
Si oui, merci de préciser pour quel type de prospection ( Ex. phoning, prospection directe…)
Citez vos outils de prospection / sensibilisation :
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Utilisez-vous des outils d’« analyse des besoins en entreprises »?
oui
non
Si non, merci de préciser pourquoi ?:
PARTENARIAT
Avec quels partenaires avez-vous l’habitude de travailler :
Merci de préciser l’objet du partenariat exemple : cap-emploi pour la recherche directe
d’emploi,
Souhaiteriez-vous travailler avec d’autres partenaires ?:
Merci de préciser lesquels et la raison
II
BESOINS IDENTIFIES
Merci de préciser vos besoins en matière de sensibilisation des entreprises
III
DIESE : VOS ATTENTES ET ACTIONS EN COURS
Merci de préciser quelles sont vos attentes vis à vis de DIESE
Dans le cadre de DIESE, qu’avez-vous commencé à mettre en place ?
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Accompagnement & suivi dans l’entreprise
Rappel plan action DIESE
•
Mettre en adéquation les besoins des entreprises et les potentiels des bénéficiaires avec les réalités de
celles-ci.
•
Renforcer le suivi professionnel des stagiaires dans l’entreprise jusqu'à l’emploi.
•
Développer l’information, la sensibilisation et la formation des tuteurs
•
Evaluation au regard des indicateurs pré-définis
I
ETAT DES LIEUX DE L’EXISTANT
Dans votre organisme comment s’organise l’accompagnement et le suivi dans l’entreprise : (
personnel, méthodologie, outils)
*Quelles sont vos procédures de mise en adéquation entre les possibilités d’emploi que
peuvent offrir les entreprises et les compétences de vos publics ?
Tenez-vous compte du lieu de vie de ces personnes en fonction du bassin d’emploi ? Quelles
prises en compte de la mobilité des personnes de leur autonomie ou non de déplacement ?
Quels sont les contacts préalables avec les salariés de l’entreprise ? Sont-ils toujours
possible ? Sinon quels sont vos arguments face aux chefs d’entreprise pour mieux étudier les
conditions de travail sur le poste susceptible d’être affecter à la personne ?
*Quelles sont les possibilités d’intervention dont vous pouvez bénéficier au sein de
l’entreprise en matière de suivi des stages et de collaboration avec les tuteurs ?
Quels sont les rythmes de visite souhaitable et acceptable par les chefs d’entreprise et par les
salariés de ces entreprises ?
Avant d’effectuer une visite de stage êtes-vous soucieux de passer par une prise systématique
de rendez-vous avec le responsable de l’entreprise ou cherchez-vous à bénéficier d’une
autorisation permanente pour pénétrer à l’improviste sur les lieux de stage ?
Comment procédez-vous auprès des tuteurs lorsqu’ils sont désignés par les chefs
d’entreprise ? Avez-vous un avis à donner pour leur désignation auprès des stagiaires ?
Quelles sont vos stratégies de communication vis à vis des tuteurs pour mieux les informer et
améliorer l’efficacité de vos relations ?
Disposez-vous d’outils de suivi des stagiaires (carnet de stage) ?
Utilisez-vous des outils de « capitalisation de compétences » des stagiaires? oui
non
PARTENARIAT
Avec quels partenaires avez-vous l’habitude de travailler ? Merci de préciser l’objet du
partenariat exemple : médecin du travail pour adaptation poste de travail,
Souhaiteriez-vous travailler avec d’autres partenaires :
Merci de préciser lesquels et la raison
II
BESOINS IDENTIFIES
Merci de préciser vos besoins en matière d’accompagnement & suivi dans l’entreprise
III
DIESE : VOS ATTENTES ET ACTIONS EN COURS
Merci de préciser quelles sont vos attentes vis à vis de DIESE sur cette thématique
Dans le cadre de DIESE, avez-vous commencé à travailler sur le volet accompagnement & suivi dans
l’entreprise?
Si oui ? comment cela se traduit-il ?
Si non, pourquoi ?
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Accompagnement social des stagiaires
Rappel plan action DIESE :
•
Evaluer l’autonomie de conduite des bénéficiaires dans leur vie courante
•
Mesurer l’efficience intellectuelle, la stabilité affective et les capacités d’engagement des stagiaires dans des
conduites sociales valorisées (formation & emploi)
I
ETAT DES LIEUX DE L’EXISTANT
Dans votre organisme comment s’organise l’accompagnement social des stagiaires (personnel,
méthodologie, outils)
*Disposez-vous de vos propres outils de suivi social ?
Si non, quels sont les partenariats établis avec les organismes sociaux ?
Avez-vous la possibilité d’engager une véritable collaboration avec les services sociaux ou
êtes-vous tenus à l’écart sous prétexte de secret professionnel ou de droit de réserve de la part
de ces services ?
Quels sont les liens que vous établissez ou pas, avec les familles des bénéficiaires ?
Comment associez-vous l’accompagnement social des usagers à vos actions de formation ou
de suivi de leurs stages en entreprise ?
Quels sont les outils d’évaluation, dont vous disposez, de la progression de chaque
bénéficiaire en regard de son évolution sur le plan personnel ? Comment faites-vous le lien
avec les autres outils d’évaluation que vous avez pu mettre en place : parcours de formation,
stage en entreprise etc.… ?
Comment les bénéficiaires sont-ils associés à ces différentes évaluations ?
PARTENARIAT
Avec quels partenaires avez-vous l’habitude de travailler ? Merci de préciser l’objet du
partenariat (exemple : assistante sociale de secteur pour aide financière ponctuelle,…)
Souhaiteriez-vous travailler avec d’autres partenaires :
Merci de préciser lesquels et la raison
II
BESOINS IDENTIFIES
Merci de préciser vos besoins en matière d’accompagnement social des stagiaires
III
DIESE : VOS ATTENTES ET ACTIONS EN COURS
Merci de préciser quelles sont vos attentes vis à vis de DIESE sur cette thématique
Dans le cadre de DIESE, avez-vous commencé à travailler sur le volet Accompagnement social
des stagiaires. Si oui ? comment cela se traduit-il ? Si non, pourquoi ?
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4 Résultats et produits attendus
Rappel des résultats et produits attendus de l’activité 3 de DIESE
•
Guide de bonnes pratiques pour favoriser l’insertion professionnelle des publics en situation d’exclusion
•
Optimisation des compétences des chargé(e)s de relations entreprises.
Quels résultats ou produits souhaiteriez-vous atteindre dans le cadre de l’activité 3 de DIESE. (
autres que ceux pré-définis ci-dessus):
RETOUR du QUESTIONNAIRE
SOUHAITE
le 28 février 2003 au:
CREAHI CFAS D’Auvergne
38bis, avenue de la République
63100 Clermont-Ferrand
ou
[email protected]
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