Manuel du module Comptabilité budgétaire 2007

Manuel du module Comptabilité budgétaire 2007
Sommaire
Sommaire
‡ Mode d'emploi du manuel et de l'aide en ligne .....................11
1. Comment sont organisés le manuel et l'aide en ligne ? .........................11
2. Comment utiliser le manuel et l'aide en ligne pour la mise en œuvre et
l'apprentissage du module Comptabilité budgétaire ? ...........................19
3. Comment utiliser le manuel et l'aide en ligne lors de l'utilisation du
module Comptabilité budgétaire?..........................................................21
 Présentation générale...............................................................27
1. A quoi sert le module Comptabilité budgétaire ? ..................................27
1.1. Gestion du budget initial .............................................................28
1.2. Gestion de l’EPCP ......................................................................30
1.3. Gestion des DBM........................................................................35
1.4. Gestion des dépenses...................................................................45
1.5. Gestion des recettes.....................................................................54
1.6. Gestion des mémoires .................................................................58
1.7. Gestion des réimputations ...........................................................61
1.8. Transfert des propositions d'écritures automatiques vers le
module Comptabilité Générale ...................................................63
1.9. Gestion des rejets ........................................................................64
1.10. Gestion de la période d'inventaire ...............................................65
2. Les échanges de données entre le module Comptabilité budgétaire et
son environnement.................................................................................68
3. Particularités d'utilisation du module Comptabilité budgétaire.............71
3.1. Les utilisateurs et leurs droits d'accès .........................................71
3.2. Utilisation ou non des nomenclatures de référence.....................72
3.3. La sauvegarde et la restauration des données..............................74
4. L'organisation des menus du module Comptabilité budgétaire.............75
1
2
Sommaire
Prise en main ............................................................................ 79
1. De quels éléments devez-vous disposer pour effectuer la prise en
main ? ................................................................................................... 81
2. Démarrer le module Comptabilité budgétaire ...................................... 83
2.1. Sélectionner la commande de démarrage de GFC ..................... 83
2.2. Choisir le module Comptabilité Budgétaire ............................... 84
2.3. Saisir le nom d'utilisateur et le mot de passe.............................. 85
2.4. Choisir l'établissement sur lequel vous souhaitez travailler ....... 89
3. Présentation de la fenêtre principale..................................................... 91
4. Saisir les paramètres de l'établissement .............................................. 107
5. Modifier le mot de passe..................................................................... 113
6. Présentation des différents types de fenêtres utilisées dans
Comptabilité budgétaire...................................................................... 117
7. Utiliser une fenêtre standard (codes de gestion) ................................. 120
7.1. Organisation d'une fenêtre standard ......................................... 121
7.2. Ajouter, modifier, visualiser ou supprimer un élément ............ 127
7.3. Consulter et imprimer un document ......................................... 130
7.4. Modifier les paramètres d'impression et imprimer un document132
8. Présentation des fenêtres arborescentes.............................................. 137
9. Principales fonctionnalités de sélection.............................................. 143
Sommaire
Guide d'utilisation..................................................................157
1. Comment démarrer la Comptabilité budgétaire de votre établissement
? ...........................................................................................................159
1.1. Cas 1 : Réception du budget de Préparation Budgétaire ...........159
1.2. Cas 2 : Saisie directe du budget dans le module Comptabilité
budgétaire..................................................................................163
2. Gérer les paramètres ............................................................................167
2.1. Paramètres de Comptabilité budgétaire.....................................168
2.1.1. Consulter les paramètres généraux du module ...............168
2.1.2. Mettre à jour la date de saisie .........................................168
2.1.3. Modifier le mot de passe.................................................168
2.2. Paramètres de l'établissement....................................................169
2.2.1. Mettre à jour les informations générales de
l'établissement.................................................................169
2.2.2. Mettre à jour les informations de rattachement de
l'établissement.................................................................169
2.2.3. Mettre à jour le statut de l'établissement et indiquer les
S.A.C.D. supportés .........................................................170
2.2.4. Saisir les coordonnées bancaires de l'établissement .......170
2.2.5. Renseigner le nombre de membres du Conseil
d'administration...............................................................170
2.2.6. Choisir l'utilisation de la méthode de l'extourne .............171
2.2.7. Choisir le suivi de l’EPCP ..............................................171
2.2.8. Renseigner le numéro SIRET de l’établissement ...........171
2.3. Paramètres des approvisionnements .........................................171
3. Gérer les références .............................................................................173
3.1. Chapitres budgétaires ................................................................174
3.2. Plan comptable ..........................................................................175
3.3. Codes de gestion .......................................................................175
3.4. Modes de paiement ...................................................................177
3
4
Sommaire
4. Réceptionner le budget initial saisi dans le module Préparation
budgétaire ........................................................................................... 179
4.1. Réceptionner le budget initial provisoire ................................. 180
4.2. Visualiser le budget .................................................................. 181
4.3. Transférer le budget initial provisoire vers le module
Comptabilité générale............................................................... 182
4.4. Réceptionner le budget initial exécutoire ................................. 183
4.5. Répartir les lignes budgétaires sur des codes de gestion .......... 184
4.6. Effectuer les virements entre codes de gestion......................... 185
4.7. Imprimer les documents du budget .......................................... 186
4.8. Transférer le budget initial exécutoire vers le module
Comptabilité générale............................................................... 186
5. Gérer le budget initial dans le module Comptabilité budgétaire ........ 187
5.1. Saisir le budget initial provisoire.............................................. 188
5.2. Valider le budget initial provisoire........................................... 193
5.3. Visualiser le budget .................................................................. 194
5.4. Transférer le budget initial provisoire vers le module
Comptabilité générale............................................................... 195
5.5. Saisir le budget initial exécutoire ............................................. 196
5.6. Valider le budget initial exécutoire .......................................... 199
5.7. Répartir les lignes budgétaires sur des codes de gestion .......... 200
5.8. Effectuer des virements entre codes de gestion........................ 201
5.9. Imprimer les documents du budget .......................................... 202
5.9.1. Liste du budget............................................................... 203
5.9.2. États du budget............................................................... 204
5.9.3. Historiques du budget .................................................... 205
5.9.4. Répartitions en codes de gestion .................................... 205
5.9.5. Virements entre codes de gestion................................... 206
5.9.6. Équilibre budgétaire....................................................... 206
5.9.7. État des modifications apportées au budget ................... 207
5.9.8. Variation des produits scolaires ..................................... 208
5.9.9. Situation du versement au FCSH ................................... 209
5.10. Transférer le budget initial exécutoire vers le module
Comptabilité générale............................................................... 210
5.11. Transférer le budget vers l'application Adagio......................... 210
Sommaire
6. Gérer l’EPCP en Comptabilité budgétaire...........................................211
6.1. Réceptionner l’EPCP en Comptabilité budgétaire ....................212
6.2. Apporter des modifications à l’EPCP en Comptabilité
budgétaire..................................................................................213
6.3. Saisir l’EPCP en Comptabilité budgétaire ................................214
6.3.1. Saisir les Rubriques de marchés .....................................214
6.3.2. Saisir les Prévisions de marchés .....................................215
6.4. Imprimer les documents de l’EPCP ..........................................215
6.5. Transférer l’EPCP vers le module Comptabilité générale ........216
7. Gérer une DBM pour information ou une inscription d'office pour un
EPLE ...................................................................................................217
7.1. Saisir la Décision Budgétaire Modificative ..............................217
7.2. Valider la Décision Budgétaire Modificative............................219
7.3. Imprimer la DBM pour le Conseil d'administration..................221
7.4. Transférer le budget vers le module Comptabilité générale......222
8. Gérer une DBM pour vote pour un EPLE ...........................................223
8.1. Saisir la Décision Budgétaire Modificative ..............................224
8.2. Gérer les réserves ......................................................................225
8.3. Gérer le fonds de roulement......................................................225
8.4. Imprimer la DBM pour le Conseil d'administration..................225
8.5. Saisir le résultat du Conseil d'administration ............................227
8.6. Modifier, si nécessaire, la DBM ...............................................228
8.7. Imprimer la DBM pour les Autorités de contrôle .....................229
8.8. Saisir le résultat des Autorités de contrôle ................................230
8.9. Modifier, si nécessaire, la DBM ...............................................231
8.10. Valider la Décision Budgétaire Modificative............................232
8.11. Transférer le budget vers le module Comptabilité générale......233
9. Gérer une DBM pour information pour un SACD ..............................235
9.1. Au niveau du SACD .................................................................237
9.1.1. Saisir la Décision Budgétaire Modificative ....................237
9.1.2. Transférer la DBM vers l'établissement support.............237
9.1.3. Modifier, si nécessaire, la DBM .....................................239
9.1.4. Réceptionner l'accord de saisie de la DBM ....................240
9.1.5. Transférer le budget vers le module Comptabilité
générale...........................................................................241
5
6
Sommaire
9.2.
Au niveau de l'établissement support ....................................... 242
9.2.1. Réceptionner la DBM .................................................... 242
9.2.2. Transférer l'accord de saisie de la DBM vers le SACD . 243
9.2.3. Imprimer la DBM pour le Conseil d'administration ...... 244
10.Gérer une DBM pour vote pour un SACD ......................................... 247
10.1. Au niveau du SACD................................................................. 250
10.1.1. Saisir la Décision Budgétaire Modificative ................... 250
10.1.2. Gérer les réserves ........................................................... 250
10.1.3. Gérer le fonds de roulement........................................... 251
10.1.4. Transférer la DBM vers l'établissement support............ 251
10.1.5. Modifier, si nécessaire, la DBM .................................... 252
10.1.6. Réceptionner l'accord de saisie de la DBM.................... 253
10.1.7. Gérer, si nécessaire, le rejet ou la demande de
modification de la DBM formulée par le Conseil
d'administration.............................................................. 255
10.1.8. Réceptionner le résultat des Autorités de contrôle......... 258
10.1.9. Gérer, si nécessaire, la demande de modification de la
DBM formulée par les Autorités de contrôle ................. 260
10.1.10. Transférer le budget vers le module Comptabilité
générale .......................................................................... 263
10.2. Au niveau de l'établissement support ....................................... 263
10.2.1. Réceptionner la DBM .................................................... 263
10.2.2. Transférer l'accord de saisie de la DBM vers le
S.A.C.D. ......................................................................... 264
10.2.3. Imprimer la DBM pour le Conseil d'administration ...... 265
10.2.4. Saisir le résultat du Conseil d'administration ................. 267
10.2.5. Gérer, si nécessaire, le rejet ou la demande de
modification de la DBM formulée par le Conseil
d'administration.............................................................. 268
10.2.6. Imprimer la DBM pour les Autorités de contrôle .......... 271
10.2.7. Saisir le résultat des Autorités de contrôle..................... 272
10.2.8. Transférer le résultat des Autorités de contrôle vers le
S.A.C.D. ......................................................................... 273
10.2.9. Gérer, si nécessaire, la demande de modification de la
DBM formulée par les Autorités de contrôle ................. 274
Sommaire
11.Gérer les dépenses ...............................................................................277
11.1. Gérer les fournisseurs................................................................280
11.1.1. Extraire les fournisseurs..................................................280
11.1.2. Consulter ou imprimer les informations sur les
fournisseurs.....................................................................281
11.1.3. Sélectionner des critères pour les fournisseurs ...............282
11.2. Gérer les approvisionnements ...................................................284
11.2.1. Gérer les articles .............................................................284
11.2.2. Saisir les approvisionnements.........................................285
11.2.3. Gérer l’EPCP avec les approvisionnements ...................286
11.2.4. Imprimer les documents des approvisionnements ..........287
11.2.5. Valider les approvisionnements......................................288
11.2.6. Transférer les approvisionnements anticipés vers le
nouvel exercice ...............................................................289
11.2.7. Réceptionner les approvisionnements anticipés de
l'exercice précédent.........................................................289
11.3. Mettre à jour, si nécessaire, les engagements générés ..............290
11.4. Sélectionner des critères pour les engagements ........................291
11.5. Saisir les liquidations internes...................................................292
11.6. Gérer les liquidations externes ..................................................293
11.6.1. Réceptionner les liquidations externes de l'application
S.T.A.G.E. ......................................................................294
11.6.2. Mettre à jour et valider les liquidations externes ............295
11.7. Gérer les Dépenses Avant Ordonnancement (DAO) ................296
11.7.1. Réceptionner les DAO du module Comptabilité
Générale ou du module Régie.........................................298
11.7.2. Mettre à jour et valider les DAO.....................................298
11.7.3. Gérer l’EPCP avec les DAO ...........................................299
11.7.4. Imprimer les bordereaux des DAO .................................299
11.8. Visualiser ou consulter les informations sur les liquidations ....300
11.9. Sélectionner des critères pour les liquidations ..........................301
11.10. Mandater les dépenses...............................................................302
11.10.1. Préparer les mandats .................................................302
11.10.2. Imprimer les mandats et le bordereau journal des
mandats émis...................................................................303
11.10.3. Consulter ou imprimer la liste des mandats émis .....303
11.10.4. Suivre l’EPCP avec la liste des mandats ..................304
11.10.5. Sélectionner des critères pour les mandats émis.......305
7
8
Sommaire
11.10.6. Imprimer les feuillets budgétaires (historique des
mandats) ......................................................................... 306
11.11. Opérer les reversements ........................................................... 306
11.11.1. Saisir les reversements............................................. 306
11.11.2. Gérer l’EPCP avec les reversements........................ 307
11.11.3. Imprimer les ordres de reversement et leur
bordereau........................................................................ 307
11.11.4. Consulter ou imprimer la liste des reversements ..... 307
11.11.5. Suivre l’EPCP avec la liste des reversements.......... 308
11.11.6. Sélectionner des critères pour les reversements....... 308
11.11.7. Imprimer les feuillets budgétaires (historique des
reversements) ................................................................. 309
11.12. Imprimer les autres documents relatifs aux dépenses .............. 310
11.12.1. Situation des dépenses engagées.............................. 310
11.12.2. Cumul des opérations par compte............................ 311
11.12.3. Opérations globales ou historique des opérations
par fournisseur................................................................ 311
12.Gérer les recettes................................................................................. 313
12.1. Liquider les recettes internes.................................................... 314
12.1.1. Saisir la liquidation des recettes..................................... 314
12.1.2. Imprimer les ordres de recettes et leur bordereau .......... 314
12.1.3. Consulter ou imprimer la liste des ordres de recettes..... 315
12.1.4. Sélectionner des critères pour les ordres de recettes ...... 316
12.2. Annuler ou réduire les recettes internes ................................... 317
12.2.1. Saisir l'annulation ou la réduction des recettes .............. 317
12.2.2. Imprimer les ordres d'annulation ou de réduction de
recettes et leur bordereau ............................................... 318
12.2.3. Consulter ou imprimer la liste des ordres d’annulation
ou de réduction de recettes............................................. 319
12.2.4. Sélectionner des critères pour les ordres d’annulation
ou de réduction de recettes............................................. 319
12.3. Gérer les recettes externes........................................................ 321
12.3.1. Réceptionner les recettes externes ................................. 322
12.3.2. Traiter les recettes externes en attente ........................... 322
12.3.3. Valider les recettes externes en attente .......................... 323
12.3.4. Imprimer les ordres de recettes et leur bordereau .......... 323
12.3.5. Imprimer, si nécessaire, les ordres d'annulation ou de
réduction de recettes et leur bordereau........................... 324
12.3.6. Transférer les recettes externes vers les encaissements . 325
Sommaire
12.4. Imprimer les autres documents relatifs aux recettes .................326
12.4.1. Situation des recettes ......................................................326
12.4.2. Cumul des opérations par compte...................................327
12.4.3. Imprimer les feuillets budgétaires, historique des
recettes, ...........................................................................327
12.4.4. Imprimer les feuillets budgétaires, historique des
réductions de recettes......................................................328
13.Gérer les mémoires et leurs rectificatifs ..............................................329
13.1. Gérer les clients.........................................................................330
13.2. Gérer les prestations..................................................................331
13.3. Gérer les mémoires ...................................................................332
13.3.1. Saisir les mémoires .........................................................332
13.3.2. Imprimer les mémoires ...................................................332
13.3.3. Valider les mémoires ......................................................333
13.3.4. Imprimer les ordres de recettes des mémoires et leur
bordereau ........................................................................333
13.4. Gérer les rectificatifs des mémoires ..........................................335
13.4.1. Saisir les rectificatifs des mémoires................................335
13.4.2. Imprimer les rectificatifs des mémoires..........................336
13.4.3. Valider les rectificatifs des mémoires.............................337
13.4.4. Imprimer les ordres de recettes et/ou les ordres de
réduction de recettes des rectificatifs des mémoires.......338
13.5. Imprimer l'historique des mémoires et de leurs rectificatifs .....341
13.6. Transférer les mémoires et leurs rectificatifs vers les
encaissements............................................................................341
14.Gérer les réimputations........................................................................343
14.1. Saisir les réimputations .............................................................344
14.2. Imprimer les certificats de réimputation ...................................344
15.Transférer les propositions d'écritures automatiques vers le module
Comptabilité Générale.........................................................................345
16.Gérer les rejets.....................................................................................347
16.1. Réceptionner les rejets de l'agent comptable.............................347
16.2. Imprimer les rejets de l'agent comptable...................................348
9
10
Sommaire
17.Effectuer les opérations de la période d'inventaire ............................. 349
17.1. Méthode de l'extourne .............................................................. 351
17.1.1. Choisir la méthode de l'extourne.................................... 352
17.1.2. Opérations sur l'exercice antérieur ................................. 353
17.1.3. Opérations sur l'exercice en cours.................................. 355
17.2. Méthode des ordres de paiement et de recouvrement .............. 363
17.2.1. Opérations sur l'exercice antérieur ................................. 363
17.2.2. Opérations sur l'exercice en cours.................................. 365
18.Résoudre les problèmes rencontrés avec GFC (utilisation de la fenêtre
Log) .................................................................................................... 369
‡
Mode d’emploi du manuel et de l'aide en ligne
11
‡ Mode d'emploi du manuel et de l'aide en ligne
Pour apprendre à utiliser le module Comptabilité budgétaire et être
guidé lors de son utilisation, 2 moyens vous sont proposés :
♦ Ce manuel
♦ Une aide en ligne que vous pouvez consulter lors de l'utilisation du
module Comptabilité budgétaire.
Le mode d'emploi répond aux questions suivantes :
1. Comment sont organisés le manuel et l'aide en ligne ?
2. Comment utiliser le manuel et l'aide en ligne pour la mise en
œuvre et l'apprentissage du module Comptabilité budgétaire ?
3. Comment utiliser le manuel et l'aide en ligne lors de l'utilisation
du module Comptabilité budgétaire ?
1. Comment sont organisés le manuel et l'aide en
ligne ?
‰
Organisation du manuel du module Comptabilité budgétaire
Ce manuel a été conçu afin de vous guider lors de la mise en œuvre du
module Comptabilité budgétaire puis lors de son utilisation.
Outre le sommaire et le mode d'emploi, le manuel comporte 3 parties :
 Présentation
générale
Prise en main
Guide
d'utilisation
Cette partie vous permet de vous faire une
première idée de ce qu'est le module
Comptabilité budgétaire, à quoi il sert, les
échanges de données avec son environnement…
Cette partie vous permet de vous familiariser
rapidement avec la manipulation de la version
Windows du module Comptabilité budgétaire
(apprentissage des opérations de base).
Cette partie vous guide lors de l'utilisation du
module.
12
‡
Mode d’emploi du manuel et de l’aide en ligne
Afin de faciliter sa lecture et son utilisation, les conventions suivantes
sont utilisées dans le manuel :
Convention
de
présentation
Signification
†
Ces symboles signalent les différents points d'une
section ou les différentes étapes d'une procédure
Point important ou opération à réaliser impérativement
„
¾
y
V
♦
Î
Action à exécuter
Résultat de l'action
Renvoi à l'aide en ligne du module Comptabilité
budgétaire
Énumération
Report à une page du manuel.
Le manuel de GFC Comptabilité Budgétaire est accessible depuis le
menu Aide - Documentation PDF – Manuel utilisateur. Ce fichier
peut être imprimé au moyen du logiciel Acrobat Reader.
‡
Mode d’emploi du manuel et de l'aide en ligne
13
Organisation de l'aide en ligne
L'aide en ligne a été conçue afin de vous guider lors de l'utilisation du
module Comptabilité budgétaire. Pour chaque fenêtre du module, vous
pouvez afficher une fenêtre d'aide contextuelle, par exemple :
14
Mode d’emploi du manuel et de l’aide en ligne
‡
Une fenêtre d'aide contextuelle peut comporter jusqu'à 5 sections :
Section
Contenu
Indique ce que permet de faire la fenêtre
Signale les opérations à réaliser au préalable
Décrit les différents éléments de la fenêtre (rubriques,
boutons de commandes…)
Présente les points importants à connaître pour utiliser
efficacement la fenêtre
Indique ce que vous devez ou ce que vous pouvez faire après
A partir d'une fenêtre d'aide contextuelle, vous pouvez :
„ Consulter des définitions du lexique
„ Afficher une procédure à suivre
„ Accéder au Sommaire de l'aide
„
Consulter des définitions du lexique
Dans les fenêtres d'aide, en cliquant sur les mots ou expressions
soulignés en pointillés, vous pouvez afficher une définition du lexique
du module Comptabilité budgétaire, par exemple :
‡
„
Mode d’emploi du manuel et de l'aide en ligne
Afficher une procédure à suivre
Dans les fenêtres d'aide, les procédures à suivre sont signalées par le
symbole . En cliquant sur le texte souligné en trait plein, vous
pourrez afficher la procédure à suivre, par exemple :
15
16
„
Mode d’emploi du manuel et de l’aide en ligne
Accéder au Sommaire de l'aide
L'option Rubriques d'aide du menu Aide et le bouton Rubriques
d'aide des fenêtres d'aide vous permettent d'afficher le sommaire de
l'aide :
Le sommaire de l'aide vous permet d'accéder directement :
♦ Aux définitions du lexique
♦ Aux fenêtres d'aide contextuelle
♦ Aux procédures du module Comptabilité budgétaire.
‡
‡
Mode d’emploi du manuel et de l'aide en ligne
Le contenu de l'ensemble des fenêtres d'aide est également fourni dans
le fichier CBud.PDF. Ce fichier peut être imprimé au moyen du
logiciel Adobe Acrobat. Il est accessible depuis le menu Aide Documentation PDF – Aide en ligne. Si vous préférez être guidé à
partir d'un document papier plutôt qu'à partir de l'aide en ligne, nous
vous conseillons d'imprimer ce fichier.
17
‡
Mode d’emploi du manuel et de l'aide en ligne
19
2. Comment utiliser le manuel et l'aide en ligne pour
la mise en œuvre et l'apprentissage du module
Comptabilité budgétaire ?
Cette section présente le moyen à utiliser à chacune des étapes de la
mise en œuvre du module Comptabilité budgétaire et de son
apprentissage :
‰ Prise de connaissance du module Comptabilité budgétaire
‰ Installation du module Comptabilité budgétaire sur le microordinateur
‰ Apprentissage de la manipulation du module Comptabilité
budgétaire.
‰
Prise de connaissance du module Comptabilité budgétaire
Une lecture attentive de la Présentation générale  Présentation
vous permet de vous faire une première idée de ce
générale
qu'est le module Comptabilité budgétaire :
♦ A quoi sert le module Comptabilité budgétaire
♦ Les échanges de données entre le module
Comptabilité budgétaire et son environnement
♦ Les particularités d'utilisation du module
Comptabilité budgétaire
♦ L'organisation des menus du module
Comptabilité budgétaire.
‰
Installation du module Comptabilité budgétaire sur le micro-ordinateur
Pour être guidé lors de l'installation, reportezvous à la notice d'installation.
‰
Notice
d'installation
de GFC
Windows –
Comptabilité
budgétaire.
Apprentissage de la manipulation du module Comptabilité budgétaire
20
Mode d’emploi du manuel et de l’aide en ligne
L'application GFC respecte les standards
d'utilisation des logiciels sous Windows
(fenêtres, listes déroulantes…) et son
apprentissage s'en trouve donc facilité.
Pour apprendre les opérations de base qui
peuvent être réalisées avec le module
Comptabilité budgétaire, nous vous conseillons
de suivre la Prise en main proposée dans ce
manuel.
‡
Prise en main
‡
Mode d’emploi du manuel et de l'aide en ligne
21
3. Comment utiliser le manuel et l'aide en ligne lors
de l'utilisation du module Comptabilité
budgétaire?
Cette section présente les moyens à utiliser pour être guidé lors de
l'utilisation du module Comptabilité budgétaire :
‰ Pour connaître le déroulement des opérations à réaliser avec le
module Comptabilité budgétaire
‰ Pour être guidé lors des opérations réalisées sur une fenêtre
‰ Pour être guidé dans l'exécution d'une procédure
‰ Pour connaître la signification d'un terme.
‰
Pour connaître le déroulement des opérations à réaliser avec le module
Comptabilité budgétaire
Selon ce que vous souhaitez faire, reportez-vous
à la section correspondante :
♦ Utilisation du logiciel
♦ Opérations de gestion
Prise en main
Guide
d'utilisation
Pour localiser une opération particulière :
consulter le Sommaire de ce manuel.
Sommaire
Indépendamment du guidage assuré par le
manuel, les fenêtres d'aide contextuelle vous
guident lors des opérations que vous réalisez sur
les fenêtres du module Comptabilité budgétaire.
V
Fenêtres
d'aide
22
‰
‡
Mode d’emploi du manuel et de l’aide en ligne
Pour être guidé lors des opérations réalisées sur une fenêtre
Lorsque vous vous posez une question sur une
fenêtre du module Comptabilité budgétaire : que
saisir pour telle rubrique ?, à quoi sert ce
bouton ?, pourquoi ne puis-je pas réaliser telle
opération ?…, nous vous conseillons d'afficher la
fenêtre d'aide contextuelle afin de consulter les
informations fournies.
A partir des fenêtres d'aide contextuelle, vous
pouvez également :
♦ Consulter la définition des termes utilisés
♦ Afficher une procédure à suivre (
‰
)
V
Fenêtres
d'aide
V
Cliquer sur le
terme
V
Cliquer sur le
nom de la
procédure.
Pour être guidé dans l'exécution d'une procédure
Lorsque vous souhaitez connaître comment
réaliser une procédure donnée :
¾ Cliquer, dans la fenêtre d'aide, sur le nom de
la procédure signalée par le symbole
Ou
¾ Cliquer sur le bouton Rubriques d'aide de
la fenêtre d'aide ou sélectionner l'option
Rubriques d'aide du menu Aide
¾ Cliquer 2 fois sur Procédures
¾ Rechercher le nom d’une procédure et
cliquer 2 fois dessus
¾ Suivre les instructions
V
Fenêtres
d'aide
V
Sommaire de
l'aide
V
Procédures
‡
Mode d’emploi du manuel et de l'aide en ligne
Pour connaître la signification d'un terme
‰
Lorsque vous souhaitez connaître la signification
d'un terme ou d'une expression utilisé dans le
module Comptabilité budgétaire :
¾ Cliquer, dans la fenêtre d'aide, sur le terme
ou l'expression
Ou
¾ Cliquer sur le bouton Rubriques d'aide de
la fenêtre d'aide ou sélectionner l'option
Rubriques d'aide du menu Aide
¾ Cliquer 2 fois sur Lexique
¾ Cliquer sur le terme ou l'expression
V
Fenêtres
d'aide
V
Sommaire de
l'aide
Lexique
V
Pour toute information réglementaire, il est conseillé de se reporter à
la liste des sites suivants :
• Accès à la consultation en ligne du RLR :
http://rlr.cndp.fr/viewer/index.html
•
Accès à la consultation en ligne du B.O. :
http://www.education.gouv.fr/bo/default.htm
•
Accès au site du MENESR :
http://www.education.gouv.fr/index.php
•
Accès à l’intranet de la DAF :
http://idaf.pleiade.education.fr
•
Accès au site de LEGIFRANCE :
http://www.legifrance.org
23
24
Mode d’emploi du manuel et de l’aide en ligne
‡
Ministère de l'éducation nationale, de l’enseignement
supérieur et de la recherche
Gestion Financière et Comptable
Module Comptabilité budgétaire
Version 7.1
Décembre 2006

Présentation Générale
27
 Présentation générale
Cette partie vous permet de vous faire une première idée de ce qu'est le
module Comptabilité budgétaire. Elle présente les points suivants :
1. A quoi sert le module Comptabilité budgétaire ?
2. Les échanges de données entre le module Comptabilité
budgétaire et son environnement
3. Les particularités d'utilisation du module Comptabilité
budgétaire
4. L'organisation des menus du module Comptabilité budgétaire.
La validité des informations fournies dans ce manuel se limite à l'état
d'avancement du projet pour la version 7.1 du module Comptabilité
budgétaire (Décembre 2006).
1. A quoi sert le module Comptabilité budgétaire ?
Cette section présente les différentes opérations que vous pouvez
réaliser avec le module Comptabilité budgétaire et leurs principales
caractéristiques :
1.1. Gestion du budget initial
1.2. Gestion de l’EPCP
1.3. Gestion des DBM
1.4. Gestion des dépenses
1.5. Gestion des recettes
1.6. Gestion des mémoires
1.7. Gestion des réimputations
1.8. Transfert des propositions d'écritures automatiques vers le
module Comptabilité Générale
1.9. Gestion des rejets
1.10.Gestion de la période d'inventaire.
Lors de la mise en œuvre de la gestion budgétaire de votre
établissement, pour être guidé dans l'exécution de ces opérations, vous
pourrez vous référer au Guide d'utilisation de ce manuel et à l'aide en
ligne.
28
Présentation Générale
1.1.
Gestion du budget initial

Le budget initial permet de prendre en compte les ouvertures de crédits
et les prévisions de recettes par chapitre budgétaire. Tant qu'il n'est pas
validé, les opérations d'exécution du budget ne peuvent pas être
démarrées, gestion des dépenses, gestion des recettes…
La nomenclature budgétaire de l'établissement est déterminée lors de
l'élaboration du budget initial puis lors de la saisie des DBM.
Le module Comptabilité budgétaire distingue 2 étapes du budget
initial :
♦ Le Budget provisoire :
si vous ne disposez pas, en début d'exercice, du budget voté par le
Conseil d'administration de l'établissement et accepté par les
Autorités de contrôle, vous pouvez saisir un budget provisoire. Ce
budget s'établit à partir du budget de l'année précédente. Lorsque le
budget sera voté et accepté, la saisie du budget exécutoire consistera
alors en une mise à jour du budget provisoire.
♦ Le Budget exécutoire :
il correspond au budget qui a été voté par le Conseil d'administration
de l'établissement et accepté par les Autorités de contrôle. S'il est
disponible en début d'exercice, vous pouvez le saisir directement.
Deux possibilités vous sont offertes par le module Comptabilité
budgétaire pour l'établissement du budget initial :
♦ Réception du budget saisi dans la version Windows du module
Préparation budgétaire
♦ Saisie directe du budget dans le module Comptabilité budgétaire.
Le tableau suivant résume les possibilités qui vous sont offertes pour
l'élaboration du budget initial :

Présentation Générale
Réception du budget
saisi dans le module
Préparation budgétaire
Budget
provisoire
ou
29
Saisie du budget dans le
module Comptabilité
budgétaire
X
X
X
X
et/ou
Budget
exécutoire
♦ Les 2 étapes du budget, provisoire et exécutoire, sont, soit
réceptionnées du module Préparation budgétaire, soit saisies dans le
module Comptabilité budgétaire. Si vous réceptionnez le budget de
Préparation budgétaire, aucune des étapes ne pourra être saisie
dans le module Comptabilité budgétaire et, inversement, si vous
démarrez la saisie dans le module Comptabilité budgétaire, aucune
étape du budget ne pourra être réceptionnée du module Préparation
budgétaire.
♦ L'étape du budget provisoire est facultative. Si vous disposez, en
début d'exercice, du budget accepté par les Autorités de contrôle,
vous pouvez passer directement à l'étape du budget exécutoire.
Dès que vous validez une étape du budget, vous devez transférer le
budget vers le module Comptabilité générale afin que l'agent
comptable puisse suivre les crédits au niveau des chapitres.
Après la validation du budget exécutoire, vous pouvez, si ça n'a pas déjà
été fait lors de la saisie du budget, répartir les lignes budgétaires sur des
codes de gestion et effectuer des virements entre codes de gestion. Les
modifications éventuelles à apporter au budget s'effectueront par la
saisie de Décisions Budgétaires Modificatives.
Le budget ainsi que son utilisation peut être transféré, à tout moment,
vers l'application Adagio.
30
Présentation Générale

Documents relatifs au budget
Le module Comptabilité budgétaire vous permet d'imprimer divers
documents relatifs au budget :
♦ Lettre à destination de l'agent comptable
♦ Liste du budget : liste des ouvertures de crédits et des prévisions de
recettes saisies au budget
♦ États du budget : état des ouvertures de crédits et état des prévisions
de recettes
♦ Historiques du budget : historique des ouvertures de crédits et
historique des prévisions de recettes
♦ Répartition en codes de gestion de chaque chapitre et chaque
compte
♦ Liste des virements qui ont été opérés entre codes de gestion
♦ Équilibre budgétaire
♦ État des modifications apportées au budget
♦ Variation des produits scolaires
♦ Aide à la saisie de la DBM de type 27 : constatations des produits
scolaires
♦ Situation du versement au FCSH.
Outre ces documents, vous pouvez également imprimer, à tout moment,
la liste des chapitres budgétaires, le plan comptable et la liste des codes
de gestion.
1.2.
Gestion de l’EPCP
G.F.C. Windows intègre la prise en compte du décret n°2004-885 du
27/08/2004 (article 5-II) du suivi de l’État Prévisionnel de la
Commande Publique. Le Chef d’établissement peut se passer dans
certains cas de l’accord du conseil d’administration pour signer des
marchés
Les marchés doivent être codifiés selon une nomenclature propre à
chaque établissement afin de pouvoir comptabiliser les dépenses
correspondantes, les comparer à un état prévisionnel pour s’assurer que

Présentation Générale
31
le montant-seuil n’est pas dépassé, et produire un État Récapitulatif des
marchés pour l’exercice suivant.
L’Agent comptable doit être informé des prévisions et de leur
utilisation. Il peut constater les éventuels dépassements de seuil, sans
blocage.
L’état prévisionnel peut être élaboré avec le budget dans le module
Préparation Budgétaire. Mais il peut être mis en place dans le module
Comptabilité budgétaire.
Chaque établissement peut choisir de suivre ou de ne pas suivre l’État
Prévisionnel de la Commande Publique.
La gestion de l’EPCP se décompose en une phase de préparation de la
prévision (§ 6 du Guide d’utilisation) et une phase d’affectation aux
dépenses (§ 11 du Guide d’utilisation).
‰
Terminologie
La gestion de l’EPCP dans G.F.C. Windows a été élaborée autour des
termes suivants :
♦ Rubrique de marché :
Les rubriques de marchés sont définies pour chaque établissement.
Elles sont créées par l’ordonnateur et figurent en entête de ligne de
l’État Prévisionnel.
♦ Catégorie :
Les catégories identifient les familles de rubriques définis par le
décret. Elles ne sont pas modifiables. Elles sont au nombre de trois :
Fournitures, Travaux et Services.
♦ Procédure d’achats ou procédure :
Les procédures d’achat désignent les différents types de souscription
des marchés. Elles figurent en entête de colonne de l’État
Prévisionnel. Comme les catégories, elles sont définies par le décret
et ne sont pas modifiables.
32
Présentation Générale

♦ Nomenclature des marchés :
Les nomenclatures des marchés désignent le couplage des rubriques
de marchés et des procédures d’achats. Elles sont spécifiques à
chaque établissement.
♦ Prévisions de marchés :
Ce sont les données chiffrées qui figurent sur l’État Prévisionnel.
♦ État Prévisionnel de la Commande Publique :.
Cet état restitue les montants prévus des marchés pour suivre les
dépenses nettes engagées, liquidées, mandatées.
♦ État Récapitulatif des Marchés:
Cet état restitue les montants nets de toutes les dépenses effectuées
pour suivre la réalisation de la Commande Publique, et, permettre
l’élaboration de l’État Prévisionnel de l’exercice suivant.
♦ Montant total des marchés :
Il s’agit du montant total qui apparaît sur l’État Récapitulatif des
Marchés pour tous les dépenses y compris celles non suivi au titre de
l’EPCP.
‰
Fonctionnalités de l’EPCP en Comptabilité budgétaire
♦ Sélection ou non sélection du suivi de l’EPCP
Le suivi de l’EPCP est proposé par défaut dans G.F.C. Windows –
Comptabilité budgétaire – menu Paramètres – Établissement – onglet
Autres.
Cette option peut être décochée ; dès lors les fonctionnalités de l’EPCP
seront invisibles dans les menus de l’application.
♦ Implantation des fonctionnalités de l’EPCP

Présentation Générale
33
Si le suivi de l’EPCP est coché, les menus suivants sont visibles :
•
•
Menu Comptabilité budgétaire, sous-menu Références, option
Rubriques de marchés…
Menu Comptabilité budgétaire, sous-menu Budget, option
Commande Publique (EPCP) …
Si le suivi de l’EPCP est décoché, ces menus sont invisibles.
♦ Accessibilité aux fonctionnalités de l’EPCP
Le tableau suivant résume les possibilités qui vous sont offertes pour
l'élaboration ou le suivi de l’EPCP, en fonction du type de budget, hors
toute situation de restriction de profil :
34

Présentation Générale
Statut
Non visible :
Lignes de menus
… Références –
… Budget – Commande
Rubriques de
Publique (EPCP)…
marchés…
Si l’établissement ne suit
Si l’établissement ne
pas la commande
suit pas la commande
publique ou s’il s’agit
publique ou s’il s’agit
d’un établissement
d’un établissement
étranger
étranger
L’établissement suit la Commande Publique :
Non
accessible :
Avant toute saisie ou
réception de budget
Accessible en
visualisation - Avant toute saisie ou
uniquement : réception de budget
- Si le budget
PROVISOIRE est
réceptionné de la
Préparation budgétaire
Accessible en
mise à jour :
- Si le budget est saisi en
Comptabilité budgétaire
- Si le budget
EXÉCUTOIRE est
réceptionné de la
Préparation budgétaire
et validé.
Si le budget
PROVISOIRE est
réceptionné de la
Préparation budgétaire
- Si le budget est saisi en
Comptabilité budgétaire
- Si le budget
EXÉCUTOIRE est
réceptionné de la
Préparation budgétaire et
validé
♦ L’EPCP peut être sélectionné ou désélectionné à tout moment dans
l’onglet Autres des Paramètres de l’Établissement.

Présentation Générale
•
•
35
L’option est décochée, un message de confirmation s’affiche si les
dépenses ont été déjà affectées.
L’option est cochée à nouveau et des dépenses ont été mandatées, un
message s’affiche : « ATTENTION certaines dépenses ont pu être
effectuées sans que les renseignements concernant le suivi de la
commande publique aient été saisis. Ces dépenses seront
considérées, peut-être à tort, comme n’étant pas relatives à un
marché. Dans ce cas, le suivi sera FAUX. ».
Documents relatifs à l’EPCP
Le module Comptabilité budgétaire vous permet d'imprimer divers
documents relatifs à l’EPCP :
♦ Liste des rubriques de marchés
♦ État Prévisionnel de la Commande Publique
♦ Tableau comparatif de l’État Prévisionnel de la Commande
Publique
♦ Récapitulatif des marchés, dont une extraction peut être faite dans
un format récupérable sous un tableur.
♦ Liste des affectations de dépenses à la nomenclature des marchés
♦ Liste des liquidations
♦ Liste des mandats avec les affectations de marchés
♦ Liste des reversements avec les affectations de marchés
1.3.
Gestion des DBM
Lorsque le budget est exécutoire, toute modification à apporter au budget
s'opère au moyen de Décisions Budgétaires Modificatives.
Cette section présente successivement :
‰ Les 3 catégories de DBM
‰ Les types d'opération de DBM
‰ La gestion des DBM d'un SACD
36
Présentation Générale
‰
Les 3 catégories de DBM

On distingue 3 catégories de DBM :
♦ Les DBM Info : pour information du Conseil d'administration
(Niveaux 1 et 2)
♦ Les DBM Vote : soumises au vote du Conseil d'administration et à
l'approbation des Autorités de contrôle (Niveau 3)
♦ Les Inscriptions d'office.
Dans le module Comptabilité budgétaire, les DBM Info et les DBM
Vote sont numérotées séquentiellement sur l'exercice, indépendamment
de leur catégorie mais les inscriptions d'office ne sont pas numérotées.
„
DBM Info (Niveaux 1 et 2)
Deux niveaux sont distingués pour ces DBM :
♦ Les DBM sans modification du montant du chapitre (Niveau 1)
♦ Les DBM avec modification du montant du chapitre (Niveau 2).
Les DBM pour information sont produites sur l'initiative de
l'ordonnateur. Elles deviennent exécutoires dès qu'elles sont validées.
Elles ne sont remises au Conseil d'administration et aux Autorités de
contrôle que pour information. Pour le Conseil d'administration, la
DBM est imprimée après sa validation et pour les Autorités de contrôle,
la DBM pour information sera mentionnée sur la prochaine DBM pour
vote qui sera imprimée.
Le traitement d'une DBM pour information comporte les étapes
suivantes :
♦ Saisie des opérations de la DBM
♦ Validation de la DBM. Lors de cette opération, la lettre à
destination de l'agent comptable est imprimée.
♦ Impression de la DBM pour le Conseil d'administration. Cette étape
n'est pas nécessaire lorsque la DBM concerne des opérations de
virement à l'intérieur d'un chapitre, limitées au virement à l'intérieur
d'un compte ; utilisation du code de gestion. Lorsque plusieurs DBM
pour information sont en attente d'édition, ces différentes DBM sont
regroupées sur le même document.

Présentation Générale
37
♦ Transfert du budget vers le module Comptabilité générale. Le
transfert du budget pour les DBM de niveau 1 n'est pas nécessaire
étant donné que cette catégorie de DBM concerne un virement dans
le chapitre et ne modifie donc pas le montant du chapitre.
En période d'inventaire, si le budget exécutoire a été réceptionné du
module Préparation budgétaire et que le document B4 a été produit, une
aide à la saisie de la DBM de type 27, constatations des produits
scolaires, peut être imprimée (§ 5.9.8.).
Pour être guidé lors du traitement d'une DBM pour information du
Conseil d'administration, reportez-vous au chapitre 6 du Guide
d'utilisation.
„
DBM Vote (Niveau 3)
Une DBM de niveau 3 suit le même cheminement que l'élaboration du
budget, vote du Conseil d'administration puis approbation des Autorités
de contrôle. Elle ne peut être validée qu'après la saisie de l'accord des
Autorités de contrôle et ne devient donc exécutoire qu'à ce moment là.
Pour l'édition des DBM pour vote, la question relative à la saisie des
réserves et du fonds de roulements est posée tout de suite avant la
préparation de l'édition.
Le traitement de base d'une DBM de niveau 3 comporte les étapes
suivantes :
♦ Saisie des opérations de la DBM
♦ Mise à jour, si nécessaire, des réserves et du fonds de roulement
♦ Impression de la DBM pour le Conseil d'administration
♦ Saisie du résultat du Conseil d'administration
♦ Impression de la DBM pour les Autorités de contrôle
♦ Saisie du résultat des Autorités de contrôle
♦ Validation de la DBM.
Lors de cette opération, la lettre à destination de l'agent comptable
est imprimée.
♦ Transfert du budget vers le module Comptabilité générale.
38
Présentation Générale

Lors du traitement d'une DBM, si des modifications sont demandées par
le Conseil d'administration et/ou les Autorités de contrôle et que le chef
d'établissement les accepte, les opérations de la DBM peuvent être
modifiées.
Pour être guidé lors du traitement d'une DBM soumise au vote du
Conseil d'administration et à l'approbation des Autorités de contrôle,
reportez-vous au chapitre 7 du Guide d'utilisation.
„
Inscription d'office, opérations de niveau 1, 2 ou 3
Une inscription d'office est imposée à l'établissement pas une autorité
extérieure, en général, dépense imposée par le Préfet. Elle peut
concerner n'importe quel type d'opération, de niveaux 1, 2 ou 3.
Une inscription d'office se traite comme une DBM pour information :
♦ Saisie des opérations de la DBM.
La rubrique I. Office doit être cochée.
♦ Validation de la DBM.
Lors de cette opération, la lettre à destination de l'agent comptable
est imprimée.
♦ Impression de la DBM pour le Conseil d'administration.
♦ Transfert du budget vers le module Comptabilité générale.
Pour être guidé lors du traitement d'une inscription d'office, reportezvous au chapitre 6 du Guide d'utilisation.
‰
Les types d'opération de DBM
Le tableau suivant présente la liste des types d'opération de DBM par
niveau :

Niveau
x
Niveau 1 :
Présentation Générale
Types d'opération
39
Libellé des colonnes sur
les états du budget
DBM sans modification du montant du chapitre
11 Virement dans chapitre
Virements dans un chapitre
Niveau 2 :
DBM avec modification du montant du chapitre
23 Ress. sur contrats et conventions
Ress. acq. sur dep.
24 Décisions attributives de subventions constatées
25 Encaissements sur taxe apprentissage
26 Recette pour rétablissement crédits
Ress. liées aux activ.
27 Constatations produits scolaires
spécifiques
28 Autres ressources spécifiques
295 Régul. arrondis conversionÉquilibre sur fonds
augmentation
roulement
296 Régul. arrondis conversiondiminution
291 Mat.premières fourn. conso. aug.
Virements entre sections
stocks
292 Mat. premieres fourn. conso. dim.
stocks
293 En cours et produits augment. stocks
294 En cours et produits diminu. stocks
Niveau 3 :
DBM soumises au vote du Conseil d'administration et à l'avis des
autorités de contrôle
31 Virement entre chapitres
Virements entre chapitres
32 Équilibre sur fonds de roulement
Équilibre sur fonds
roulement
38 Ress. nouv. ni affectée, ni spécif.
Ress. nouvelles ni affec. ni
spécif
391 Dotation amortissements, provisions Virements entre sections
392 Reprise sur amortissements,
provisions
393 Production immobilisée
394 Éléments d'actif cédés
395 Subv. invest. sur compte de résultat
40
Présentation Générale

Une DBM peut comporter plusieurs opérations de la même catégorie :
niveau 1 et 2 ou niveau 3.
Une DBM de type 32 peut concerner une dépense, vous aurez un
prélèvement sur fonds disponibles, ou une recette, vous aurez un
abondement des fonds disponibles. Les deux possibilités étant
acceptées, afin d'éviter une erreur, le chapitre doit être sélectionné avec
attention.
‰
La gestion des DBM d'un SACD
Lorsqu'une DBM concerne un Service A Comptabilité Distincte,
certaines opérations doivent être effectuées au niveau du SACD,
d'autres sont réalisées au niveau de l'établissement support. Aux
différentes étapes du traitement de la DBM, des échanges de données
entre le SACD et l'établissement support sont nécessaires. Ces échanges
de données peuvent s'effectuer par disquette ou directement si les
2 établissements ont la même implantation.
Cette section présente les particularités de la gestion des DBM d'un
SACD selon la catégorie de DBM :
„ Les DBM Info : pour information du Conseil d'administration
(Niveaux 1 et 2)
„ Les DBM Vote : soumises au vote du Conseil d'administration et à
l'approbation des Autorités de contrôle (Niveau 3).
„
DBM Info, Niveaux 1 et 2, et Inscriptions d'office
La particularité du traitement d'une DBM pour information d'un SACD
réside dans le fait que certaines opérations sont réalisées dans le SACD
et d'autres au niveau de l'établissement support.
Le schéma suivant présente les opérations réalisées à chaque niveau et
les échanges de données entre le SACD et l'établissement support. La
zone en grisé identifie les opérations à mettre en œuvre lorsque la DBM
doit être modifiée.

Présentation Générale
SACD
¾
¾
41
Etablissement Support
Saisir la DBM
Transférer la DBM
¾
Réceptionner la DBM
Modifier, si nécessaire, la DBM
¾
¾
Modifier la DBM
Transférer la DBM
¾
Réceptionner la DBM
¾
Réceptionner l'accord de saisie
¾
Transférer l'accord de saisie
¾
Imprimer la DBM pour le CA
¾
Transférer le budget vers le
module Comptabilité générale
Les DBM pour information deviennent exécutoires dès que l'accord de
saisie transféré par l'établissement support est réceptionné dans le
SACD.
Lorsque plusieurs DBM pour information sont en attente d'édition, ces
différentes DBM sont regroupées sur le même document. Elles ne sont
remises au Conseil d'administration que pour information.
Une DBM pour information sera mentionnée sur la prochaine DBM
pour vote qui sera imprimée pour les Autorités de contrôle.
Pour être guidé lors du traitement d'une DBM pour information du
Conseil d'administration, reportez-vous au chapitre 8 du Guide
d'utilisation.
42
Présentation Générale
„
DBM Vote, Niveau 3

La particularité du traitement d'une DBM pour vote d'un SACD réside
dans le fait que certaines opérations sont réalisées dans le SACD et
d'autres, au niveau de l'établissement support.
Le schéma de la page suivante présente les opérations réalisées à
chaque niveau et les échanges de données entre le SACD et
l'établissement support. Les zones en grisé identifient les opérations à
mettre en œuvre lorsque la DBM doit être modifiée.
Les DBM pour vote ne deviennent exécutoires qu'après la réception,
dans le SACD, du résultat des Autorités de contrôle.
Pour être guidé lors du traitement d'une DBM soumise au vote du
Conseil d'administration et à l'approbation des Autorités de contrôle,
reportez-vous au chapitre 9 du Guide d'utilisation.

Présentation Générale
SACD
Etablissement Support
¾
¾
¾
Saisir la DBM
Gérer, si nécessaire, les réserves
Gérer, si nécessaire, le fonds
de roulement
¾ Transférer la DBM
¾
Réceptionner la DBM
Modifier, si nécessaire, la DBM
¾
¾
Modifier la DBM
Transférer la DBM
¾
Réceptionner l'accord de saisie
¾
Réceptionner la DBM
¾
¾
¾
Transférer l'accord de saisie
Imprimer la DBM pour le CA
Saisir le résultat du CA
Gérer, si nécessaire, le rejet ou les modifications demandées par le CA
¾
Réceptionner le résultat du CA
Si le CA a rejeté la DBM, elle est
alors automatiquement supprimée.
¾ Modifier la DBM
¾ Transférer la DBM
¾ Réceptionner l'accord de
modification
¾
Réceptionner le résultat des AC
¾
Transférer le résultat du CA
¾
¾
Réceptionner la DBM
Transférer l'accord de
modification
¾
¾
¾
Imprimer la DBM pour les AC
Saisir le résultat des AC
Transférer le résultat des AC
Si les AC ont rejeté la DBM,
son traitement est terminé.
Gérer, si nécessaire, les modifications demandées par les AC
¾
¾
¾
Modifier la DBM
Transférer la DBM
Réceptionner l'accord de
modification
¾
Transférer le budget vers le
module Comptabilité générale
¾
¾
Réceptionner la DBM
Transférer l'accord de
modification
43
44
Présentation Générale

Documents relatifs aux DBM
Le module Comptabilité budgétaire vous permet d'imprimer divers
documents relatifs aux DBM :
♦ Liste des opérations de DBM saisies, document de travail.
♦ DBM pour information du Conseil d'administration (pièces B12 et
B13). Constitution avec le budget de la pièce N°1 du compte
financier de l'exercice.
♦ DBM pour vote du Conseil d'administration (pièces B11 et B13).
♦ DBM pour avis des Autorités de contrôle (pièces B11 et B13, lettres
de transmission). Constitution avec le budget de la pièce N°1 du
compte financier de l'exercice.
♦ Inscriptions d'office.
♦ Lettre à destination de l'agent comptable.
Les documents du budget sont également mis à jour suite à la saisie d'une
DBM, notamment :
♦ Les lignes générées par les DBM figurent dans les historiques du
budget
♦ Les montants des opérations des DBM figurent sur les états du
budget.

1.4.
Présentation Générale
45
Gestion des dépenses
Le schéma suivant résume les étapes de la gestion des dépenses dans le
module Comptabilité budgétaire. Les étapes optionnelles sont
représentées sur fond gris.
Saisir les Fournisseurs
Gérer les approvisionnements
Engager les dépenses
Gérer les liquidations externes
Liquider les dépenses, avec ou sans engagement préalable
Gérer les DAO
Préparer les mandats puis imprimer les mandats et le bordereau journal
Opérer les reversements
Imprimer les documents relatifs aux dépenses
Transférer les propositions d'écritures automatiques vers le module
Comptabilité générale
46
‰
Présentation Générale

Fournisseurs
Le fichier des fournisseurs est commun à tous les établissements gérés
dans le module Comptabilité budgétaire mais comporte, pour chaque
fournisseur, certaines informations spécifiques à chaque établissement
qui l'utilise : référence de l'établissement chez le fournisseur, cumul des
opérations réalisées.
La fiche des fournisseurs peut être créée et mise à jour au démarrage de
la gestion des dépenses mais également lors de la saisie des
engagements ou des liquidations.
‰
Approvisionnements
Si vous souhaitez gérer vos approvisionnements au moyen du module
Comptabilité budgétaire, vous devez, au préalable :
♦ Saisir les paramètres des approvisionnements et notamment les
séries.
Un approvisionnement est toujours associé à une série qui détermine
un type d'approvisionnements : approvisionnements suivis ou non
d'engagements, liste des chapitres autorisés, signataires…
♦ Saisir la liste des articles qui feront l'objet d'approvisionnements.
Les articles peuvent également être créés lors de la saisie des
approvisionnements ; dans ce cas, vous pouvez choisir d'enregistrer
ou non l'article dans le fichier des articles.
Lors du basculement, les articles et les séries de l'exercice antérieur sont
récupérés dans le nouvel exercice.
Le module Comptabilité budgétaire permet de saisir différents types
d'approvisionnements correspondant à des actes de gestion distincts :
♦ Saisie d'un approvisionnement avec engagement et bon de
commande :
ce type d'approvisionnement génère un engagement comptable et un
engagement juridique (bon de commande)
♦ Saisie d'un approvisionnement avec engagement mais sans bon de
commande :
ce type d'approvisionnement ne génère qu'un engagement comptable
(impression de la fiche d'approvisionnement)

Présentation Générale
47
♦ Saisie d'un approvisionnement sans engagement et avec imputation
♦ Saisie d'un approvisionnement sans engagement et sans imputation
(opérations particulières).
Après leur impression, les approvisionnements doivent être validés.
Lors de cette validation, si la série de l'approvisionnement est du type
Avec engagement, l'engagement est automatiquement généré. Cet
engagement peut, si nécessaire, être modifié ou supprimé. Ces
opérations n'ont aucun impact sur le bon de commande original.
En fin d'exercice et tant que le nouveau budget n'est pas actif, des
approvisionnements anticipés peuvent être saisis. Ils permettent
d'effectuer des commandes pour lesquelles la livraison doit intervenir en
tout début d'année (nourriture, fuel…). Ils peuvent être saisis à partir du
15 décembre et tous les approvisionnements saisis après le 31 décembre
sont automatiquement anticipés. Ces approvisionnements ne peuvent pas
être affectés à une opération particulière et ils sont obligatoirement avec
bon de commande, la fiche d'approvisionnement n'est pas imprimée. Ces
approvisionnements ne génèrent pas d'engagement dans l'exercice en
cours, pas de contrôle du dépassement de crédit et pas d'affectation du
chiffre d'affaires des fournisseurs; ils seront transférés vers le nouvel
exercice dans lequel ils seront traités, validation, engagement.
48
‰
Présentation Générale

Engagement des dépenses
L'engagement comptable précède l'engagement juridique et précède la
phase de liquidation qui constate l'obligation envers un tiers, par
exemple, au moyen d'un bon de commande.
La phase d'engagement des dépenses est facultative dans GFC. Vous
pouvez saisir directement la liquidation des dépenses.
Pour les engagements créés automatiquement à partir des
approvisionnements, seuls le montant, la référence et la ventilation en
codes de gestion peuvent être modifiés.
‰
Liquidation des dépenses
La liquidation permet de prendre en charge le montant d'une dépense
dès lors que :
♦ La réalité de la dette de l'établissement a été vérifiée
♦ Le montant de la dépense a été arrêté, facture fournie par le
fournisseur.
Le module Comptabilité budgétaire distingue :
♦ Les liquidations internes
♦ Les liquidations externes
♦ Les liquidations générées à partir des Dépenses Avant
Ordonnancement de l'Agent comptable et du Régisseur.
Seules les liquidations internes peuvent être saisies. Une liquidation
interne peut être avec ou sans engagement préalable.
Les liquidations internes et les liquidations externes peuvent être
modifiées et supprimées.
Les liquidations générées à partir des DAO comptables et des DAO
régisseurs ne peuvent être ni modifiées ni supprimées.

‰
Présentation Générale
49
Liquidations externes
Les liquidations générées à partir de l'application S.T.A.G.E. doivent
être réceptionnées dans le module Comptabilité budgétaire afin qu'elles
puissent être intégrées à la gestion budgétaire de l'établissement.
Pour gérer les liquidations externes, vous devez :
♦ Réceptionner ces liquidations externes dans le module Comptabilité
budgétaire
♦ Mettre à jour et valider ces liquidations externes. La mise à jour de
liquidations externes se restreint à la sélection d'un compte par
nature pour les liquidations imputées sur un compte d'imputation 6.
Après leur validation, le traitement des liquidations externes est le
même que celui mis en œuvre pour les liquidations internes :
modification éventuelle des liquidations, mandatement…
‰
Dépenses Avant Ordonnancement
Les Dépenses Avant Ordonnancement sont saisies :
♦ Dans le module Comptabilité générale : Diverses dépenses et
Menues dépenses
♦ Dans le module Régie : Dépenses régisseurs.
Ces DAO sont ensuite transférées par l'agent comptable ou le régisseur.
Elles doivent être réceptionnées dans le module Comptabilité budgétaire
puis mises à jour afin que les pièces justificatives du mandatement
puissent être établies. Les DAO régisseur peuvent être rejetées par
l'ordonnateur dès leur réception.
50

Présentation Générale
Le schéma suivant résume les étapes de la gestion des DAO dans le
module Comptabilité budgétaire. Les étapes optionnelles sont
représentées sur fond gris.
DAO Agent comptable
DAO Régisseur
Réceptionner les Réceptionner les
Diverses dépenses Menues dépenses
Réceptionner les Dépenses Régisseur
Mettre à jour et valider les DAO
Consulter les liquidations générées automatiquement
Imprimer les bordereaux des DAO
Préparer les mandats puis imprimer les mandats et le bordereau journal
Opérer les reversements
Imprimer les documents relatifs aux dépenses
Transférer les propositions d'écritures
automatiques vers le module
Comptabilité générale
Les DAO peuvent être gérées quel que soit le type d'établissement,
agence comptable ou établissement jumelé.

‰
Présentation Générale
51
Préparation des mandats puis impression des mandats et du bordereau
journal
Les dépenses peuvent être mandatées dès qu'elles ont été liquidées. Les
références bancaires du fournisseur ou du tiers doivent impérativement
avoir été renseignées. Le mandatement s'opère pour toutes les
liquidations en attente.
Dans le module Comptabilité budgétaire, le mandatement s'effectue en
2 temps :
♦ Préparation des mandats : sélection des liquidations d'une période
donnée
♦ Impression des mandats et du bordereau journal des mandats émis.
Lorsque des mandats sont imprimés, ils sont intégrés au prochain
transfert des propositions d'écritures automatiques vers le module
Comptabilité générale.
‰
Reversement
Un reversement peut être saisi avec ou sans mandat préalable :
♦ Le reversement avec mandat préalable peut être utilisé dans le cas
où le fournisseur qui a été sélectionné lors de la liquidation n'est pas
le bon.
♦ La saisie de reversements sans mandat préalable n'est possible que
pour les comptes d'atténuation utilisés pour les opérations de
variation de stocks (racine 603). Dans ce cas, une DBM de variation
de stocks doit avoir été, au préalable, saisie et validée.
Outre sa saisie, un reversement donne lieu à l'impression d'un ordre de
reversement et d'un bordereau des ordres de reversement.
Lorsque des ordres de reversement sont imprimés, ces ordres seront
intégrés au prochain transfert des propositions d'écritures automatiques
vers le module Comptabilité générale.
52
Présentation Générale

Documents relatifs aux dépenses
Lors de la gestion des dépenses, le module Comptabilité budgétaire
vous permet d'imprimer divers documents relatifs aux dépenses.
‰
Documents de travail
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
‰
Liste et fiche des fournisseurs
Liste des articles
Liste des approvisionnements en attente
Liste des approvisionnements anticipés en cours de réception
Liste des engagements en attente de liquidation
Liste des liquidations en attente de mandatement
Liste des liquidations externes
Liste des liquidations externes rejetées
Liste des Dépenses Avant Ordonnancement
Liste des Dépenses Avant Ordonnancement régisseur rejetées
Liste des mandats émis
Liste des reversements en attente d'impression
Cumul des opérations par compte de dépenses
Opérations globales ou historiques des opérations par fournisseur.
Documents
♦ Documents des approvisionnements : fiches d'approvisionnement et
bons de commande.
‰
Documents "Compte financier"
♦ Bordereaux des Dépenses Avant Ordonnancement (Menues dépenses
et Dépenses Régisseur)
♦ Mandats et bordereau des mandats émis
♦ Ordres de reversement et leur bordereau.

‰
Présentation Générale
Situation périodique à remettre à l'ordonnateur
♦ Situation des dépenses engagées.
‰
Document à imprimer en fin d'exercice
♦ Feuillets budgétaires : historique des mandats et historique des
reversements.
53
54
Présentation Générale
1.5.
Gestion des recettes

Le schéma suivant résume les étapes de la gestion des recettes internes
et des recettes externes dans le module Comptabilité budgétaire. Les
étapes optionnelles sont représentées sur fond gris.
Recettes internes
Recettes externes
Saisir la liquidation des recettes
Réceptionner les recettes
Traiter et valider les recettes
Imprimer les ordres de recettes et leur bordereau
Saisir la réduction des recettes
Imprimer les ordres de réduction de
recettes et leur bordereau
Imprimer les ordres de réduction de
recettes et leur bordereau
Imprimer les autres documents relatifs aux recettes (situation, cumul, historique)
Transférer les propositions d'écritures automatiques vers le module Comptabilité
générale
Transférer les recettes vers les
encaissements

‰
Présentation Générale
55
Recettes internes
Une annulation ou une réduction de recette peut être saisie avec ou sans
ordre de recette préalable :
♦ Lorsqu'un ordre de recette a été émis pour un montant supérieur à
la recette réellement constatée, par exemple, pour les produits
scolaires, l'ordre peut être réduit.
♦ La saisie de réductions de recettes sans ordre de recette préalable
n'est possible que pour les opérations sur stocks et objets
confectionnés (racine 713). Dans ce cas, une DBM de variation de
stocks doit avoir été, au préalable, saisie et validée.
‰
Recettes externes
Les recettes externes sont les conventions et les avenants saisis dans
l’application S.T.A.G.E. Leur réception permet leur prise en compte en
Comptabilité budgétaire sous la forme de recettes ou de réductions de
recettes puis leur transfert vers les encaissements du module
Comptabilité générale.
La modification d'une convention donne lieu à la production d'un
avenant dans l'application S.T.A.G.E. Les avenants avec incidence
financière, augmentation ou diminution du montant initial, sont
réceptionnés dans le module Comptabilité budgétaire et donnent lieu à
l'émission d'ordres de recettes ou de réduction de recettes. Les avenants
sans incidence financière, modification de l'échéancier, sont
réceptionnés directement dans les encaissements du module
Comptabilité générale. Ces avenants seront cependant réceptionnés dans
le module Comptabilité budgétaire avec le prochain avenant ayant une
incidence financière afin que la séquentialité des numéros d'avenants
soit respectée.
Lorsqu'une convention arrive à son terme, l'avenant de fin de
convention généré à partir de l'application S.T.A.G.E. est réceptionné
dans le module Comptabilité budgétaire. Cet avenant peut avoir un
montant nul et donner lieu à l'impression d'un certificat administratif. Il
est ensuite transféré vers les encaissements afin de repérer la créance de
56
Présentation Générale

la convention. Cette créance ne sera plus proposée dès qu'elle sera
soldée.
En période d'inventaire, les recettes externes peuvent être réceptionnées
dans la Comptabilité budgétaire de l'exercice antérieur, réception des
avenants et des nouvelles conventions signées au plus tard le 31
décembre. Les écritures automatiques des ordres de recettes ou de
réductions de recettes, avenants négatifs, sont transférées vers l'exercice
antérieur de la Comptabilité Générale. Le transfert des recettes externes
vers les encaissements n'est cependant pas autorisé en période
d’inventaire. Ce transfert se fait sur l'exercice en cours soit par la
méthode de l’extourne soit par la méthode de l’ordre de recouvrement.
Documents relatifs aux recettes
Lors de la gestion des recettes, le module Comptabilité budgétaire vous
permet d'imprimer divers documents relatifs aux recettes.
‰
Documents de travail
♦
♦
♦
♦
♦
♦
‰
Liste des recettes en attente d'impression
Liste des réductions de recettes en attente d'impression
Cumul des opérations par compte de recettes
Liste des recettes externes en cours de réception
Liste des recettes externes en attente de validation
Liste des recettes externes en attente de transfert.
Documents "Compte financier"
♦ Ordres de recettes et bordereau des ordres de recettes
♦ Ordres de réduction de recettes et bordereau des ordres de
réduction de recettes.
‰
Documents à destination du gestionnaire de l'application S.T.A.G.E.
♦ Liste d'accompagnement : liste des recettes externes non
réceptionnées.

‰
Présentation Générale
Documents à destination des débiteurs des recettes externes
♦ Certificat administratif. Ce document est imprimé pour chaque
avenant de fin de convention.
‰
Situation périodique à remettre à l'ordonnateur
♦ Situation des recettes, par chapitre, par ligne budgétaire ou par
code de gestion.
‰
Document à imprimer en fin d'exercice
♦ Feuillets budgétaires, historique des recettes et historique des
réductions de recettes.
57
58
Présentation Générale
1.6.
Gestion des mémoires

Un mémoire permet à un fournisseur de notifier à son client les motifs
pour lesquels ce client a une dette envers ce fournisseur. Ce document
doit permettre au client, d'une part, de vérifier la véracité des
prestations fournies et de justifier sa comptabilité, d'autre part, de
disposer des éléments permettant de désintéresser son fournisseur.
Un mémoire est donc établi à l'attention d'un client pour une ou un
ensemble de prestations assurées par l'établissement.
Le schéma suivant résume les étapes de la gestion des mémoires dans le
module Comptabilité budgétaire. L'étape optionnelle est représentée sur
fond gris.
Saisir les clients
Saisir les prestations
Gérer les mémoires (saisie, impression, validation et impression des ordres de recettes)
Gérer les rectificatifs des mémoires (saisie, impression,
validation et impression des ordres de recettes ou de
réduction de recettes)
Transférer les mémoires et leurs rectificatifs vers les encaissements

‰
Présentation Générale
59
Clients
Le fichier des clients est commun à tous les établissements gérés dans le
module Comptabilité budgétaire. Le module Comptabilité budgétaire
permet de gérer des clients temporaires; la fiche de ces clients n’est pas
conservée lors du changement d'exercice.
La fiche des clients peut être créée et mise à jour au démarrage de la
gestion des mémoires mais également lors de la saisie des mémoires.
‰
Prestations
Le fichier des prestations est commun à tous les établissements gérés
dans le module Comptabilité budgétaire. Le module Comptabilité
budgétaire permet de gérer des prestations temporaires ; la fiche de ces
prestations n’est pas conservée lors du changement d'exercice.
La fiche des prestations peut être créée et mise à jour au démarrage de
la gestion des mémoires mais également lors de la saisie des mémoires.
‰
Mémoires
Après sa saisie, un mémoire doit être imprimé puis validé.
Lors de la validation des mémoires, des ordres de recettes sont
automatiquement générés. Le débiteur est le client et la référence de
l'ordre est celle du mémoire. Ces ordres de recettes ne peuvent pas être
modifiés mais doivent être imprimés.
Si plusieurs mémoires ont la même imputation, ces mémoires sont
regroupés sur un seul ordre de recette. La zone Débiteur de cet ordre de
recette est alors DIVERS DÉBITEURS et un état récapitulatif des
recettes mémoires est joint à l'ordre de recette.
60
‰
Présentation Générale

Rectificatifs des mémoires
Dès qu'un mémoire a été imprimé, il ne peut plus être modifié
directement. Si vous devez le modifier, vous devez terminer le
traitement du mémoire, c’est-à-dire le valider et imprimer l'ordre de
recette, puis saisir un rectificatif de mémoire. Ce rectificatif doit ensuite
être imprimé et validé puis vous devez imprimer l'ordre de recette ou
l'ordre de réduction de recette.
‰
Transfert vers les encaissements
Lorsque les ordres de recette et les ordres d'annulation ou de réduction
de recettes correspondant aux mémoires et aux rectificatifs ont été
imprimés, vous pouvez transférer les mémoires et les rectificatifs vers
les encaissements du module Comptabilité générale. Ce transfert
permet la création ou la mise à jour des créances correspondantes. Ce
transfert n’est pas autorisé en période d’inventaire.
Documents relatifs aux mémoires
Lors de la gestion des mémoires, le module Comptabilité budgétaire
vous permet d'imprimer divers documents relatifs aux mémoires.
‰
Documents de travail
♦
♦
♦
♦
♦
‰
Liste des clients
Liste des prestations
Liste des mémoires non validés
Liste des rectificatifs non validés
Listes des mémoires et des rectificatifs transférés vers les
encaissements.
Documents
♦ Mémoires
♦ Rectificatifs.

‰
Présentation Générale
61
Documents "Compte financier"
♦ Ordres de recettes des mémoires et leur bordereau
♦ Ordres de recettes et/ou ordres de réduction de recettes des
rectificatifs des mémoires.
‰
Document à imprimer en fin d'exercice
♦ Historique des mémoires et de leurs rectificatifs.
1.7.
Gestion des réimputations
Lorsque des mandats ou des ordres de recettes ont été imputés à tort, la
réimputation permet de régulariser la Comptabilité budgétaire.
Seules les réimputations de l'ordonnateur sont traitées. Si l'agent
comptable souhaite une réimputation, il formule sa demande, par écrit,
auprès de l'ordonnateur.
Un mandat ou un ordre de recette rejeté par l'agent comptable ne peut
plus être réimputé.
Les ordres de recette issus de l’application STAGE, suivi de facturation,
ne peuvent pas faire l’objet de réimputation dans GFC WINDOWS.
62
Présentation Générale

Le schéma suivant résume les étapes de la gestion des réimputations
dans le module Comptabilité budgétaire.
Saisir les réimputations (sur les mandats et/ou les recettes)
Imprimer les certificats de réimputations
Transférer les propositions d'écritures automatiques vers le module Comptabilité
générale
Documents relatifs aux réimputations
Lors de la gestion des réimputations, le module Comptabilité budgétaire
vous permet d'imprimer deux documents relatifs aux réimputations :
♦ Liste des réimputations en attente d'impression
♦ Certificats de réimputation.
Les réimputations ne figurent pas sur les mandats et les ordres de recettes
mais sont inscrites sur les feuillets budgétaires des mandats et les
feuillets budgétaires des ordres de recettes. Sur ces documents, les
réimputations apparaissent en négatif pour l'ancienne imputation et en
positif pour la nouvelle imputation. Les mouvements en positif sont
comptabilisés dans le nombre de pièces.

1.8.
Présentation Générale
63
Transfert des propositions d'écritures automatiques vers le
module Comptabilité Générale
Le module Comptabilité budgétaire génère des propositions d'écritures
automatiques lors de différentes opérations réalisées dans le module :
Opération
Impression des mandats
Dépenses
Impression des ordres de
reversement
Impression des certificats de
réimputation des mandats
Réception des mandats
prévisionnels (extourne)
Impression des ordres de
recettes
Recettes
Impression des ordres de
réduction de recettes
Impression des certificats de
réimputation des recettes
Réception des recettes
prévisionnelles (extourne)
Propositions d'écritures
automatiques générées
Le transfert de ces écritures permet à l'agent comptable de les traiter
dans le module Comptabilité générale.
Ce transfert ne doit pas être effectué après chaque opération budgétaire
réalisée mais globalement, pour l'ensemble des opérations saisies et
imprimées sur une période donnée.
64
Présentation Générale

Documents relatifs aux transferts des écritures automatiques
Le module Comptabilité budgétaire vous permet d'imprimer deux
documents relatifs aux transferts des écritures automatiques :
♦ Liste des propositions d'écritures automatiques en attente de
transfert
♦ Liste des propositions d'écritures automatiques transférées.
1.9.
Gestion des rejets
Les propositions d'écritures automatiques transférées vers le module
Comptabilité générale peuvent faire l'objet d'un rejet motivé de l'agent
comptable. Un rejet peut concerner : un mandat, un ordre de
reversement, un mandat réimputé, un ordre de recette, un ordre de
réduction de recette, ou une recette réimputée.
Les rejets générés à partir du module Comptabilité générale doivent être
réceptionnés dans le module Comptabilité budgétaire puis imprimés à
partir de ce module.
Documents relatifs aux rejets
Lors de la gestion des rejets, le module Comptabilité budgétaire vous
permet d'imprimer divers documents relatifs aux rejets :
♦ Liste des rejets réceptionnés
♦ Bordereau journal des mandats rejetés
♦ Bordereau des ordres de recettes rejetés
♦ Bordereau des ordres de réduction de recettes rejetés
♦ Bordereau des ordres de reversement rejetés
♦ Certificats de réimputation rejetés.

Présentation Générale
65
1.10. Gestion de la période d'inventaire
Après le basculement -changement d'exercice-, la période d'inventaire
permet de terminer les opérations relatives à l'exercice précédent. La
période d'inventaire remplace la période complémentaire qui était
utilisée précédemment. Elle permet de passer toutes les écritures
d’inventaire, stocks, sorties d’inventaire… et de prendre en charge les
dépenses et recettes dont le montant n’est pas connu exactement au
31 décembre.
Pour solder les opérations avec flux financiers créées pendant la période
d’inventaire, 2 méthodes peuvent être utilisées :
‰ La méthode de l'extourne
‰ La méthode des ordres de paiement et de recouvrement.
Chaque établissement doit choisir, avant le basculement, la méthode
qu'il souhaite utiliser.
Si vous avez de nombreuses écritures et que vous préférez automatiser
le traitement des opérations, nous vous conseillons de choisir la
méthode de l'extourne (§ 17.1.)
Si vous n'avez que quelques écritures et que l'agent comptable est
disposé à saisir les ordres de paiement et les ordres de recouvrement, la
méthode des ordres de paiement et de recouvrement peut alors être
choisie (§ 17.2.)
66

Présentation Générale
Le choix de la méthode ne concerne que les opérations de la première
section (fonctionnement). Les opérations de la seconde section
(investissement) sont toujours traitées par les ordres de paiement :
Méthode de
l'extourne
Opérations de la
première section
(fonctionnement)
Opérations de la
seconde section
(investissement)
Méthode des ordres
de paiement et de
recouvrement
Traitées par la
Traitées par les ordres
méthode de l'extourne de paiement et les
ordres de
recouvrement
Traitées par les ordres de paiement, pas de
produits à recevoir en investissement
La méthode choisie peut être différente selon les établissements d'une
agence comptable mais ce choix est définitif pour toute la période
d’inventaire.
Les opérations d'ordre s'effectuent complètement sur l'exercice
antérieur. Elles ne sont donc pas concernées par ces méthodes.
‰
Méthode de l'extourne
La méthode de l'extourne ne peut être choisie que si la version
Windows des modules Comptabilité budgétaire et Comptabilité
générale est utilisée sur deux exercices.
Cette méthode permet de solder, sur l’exercice suivant, les opérations de
la période d’inventaire, à l'exception des opérations d’investissement,
par la technique de la contre-passation des écritures.

Présentation Générale
67
Dans la méthode de l'extourne :
♦ Les opérations sont entièrement budgétisées pour leur valeur exacte :
un nouveau mandat et un nouvel ordre de recette sont saisis avec le
montant exact à liquider et les opérations passées sur l'exercice
antérieur sont annulées, sur le plan budgétaire, par une contrepassation.
♦ Les surestimations de l'exercice antérieur ne sont pas récupérées
♦ En cas de sous estimation, le complément est automatiquement
prélevé sur les crédits disponibles de l’exercice en cours
♦ Chaque opération extournée est donc suivie et utilisable uniquement
pour son objet initial.
La méthode de l'extourne ne peut être utilisée que pour les opérations de
première section avec flux financiers. Afin de ne pas affecter le bilan en
cas d'écart entre le montant prévu et le montant définitif, les opérations
de la seconde section doivent être traitées par la méthode des ordres de
paiement.
Au terme de la période d'inventaire, s'il reste des montants à extourner
pour des mandats d'extourne et des ordres de recettes d'extourne, ces
montants apparaîtront dans le compte financier de cet exercice dans la
colonne 7, non employés dont extournés. Le compte financier doit être
produit, au plus tard, le 31 mars de l'année en cours.
‰
Méthode des ordres de paiement et de recouvrement
Avec la méthode des ordres de paiement et de recouvrement :
♦ Seules les différences par rapport à l'estimation font l'objet d'une
prise en compte budgétaire
♦ Il n'y a pas de transferts entre l'exercice antérieur et l'exercice en
cours
♦ La plupart des opérations de saisie et d'impression sont réalisées à
partir du module Comptabilité générale.
68

Présentation Générale
2. Les échanges de données entre le module
Comptabilité budgétaire et son environnement
Le module Comptabilité budgétaire échange des données avec d'autres
modules de l'application GFC (GFC Admin, Préparation Budgétaire,
Comptabilité générale et Régie) et d'autres logiciels (S.T.A.G.E. et
ADAGIO). Le schéma suivant résume les échanges de données mis en
œuvre lors de la gestion de la Comptabilité budgétaire :
Comptabilité
Générale
Administration
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ Budget
ƒ Ecritures
automatiques
ƒ Mémoires et
rectificatifs
ƒ Recettes
externes
Etablissements
Profils
Utilisateurs
Basculement
Régies
ƒ D.A.O. du
régisseur
ƒ D.A.O.
ƒ Rejets
ADAGIO
ƒ Budget
Comptabilité
Budgétaire
ƒ Liquidations externes
ƒ Recettes externes
ƒ Recettes
externes non
réceptionnées
ƒ Budget
ƒ EPCP
S.T.A.G.E.
DOS
Préparation
Budgétaire
A l'occasion du passage sous Windows, les modules Comptabilité
générale et Encaissements ont été regroupés.

Présentation Générale
69
Les modules Comptabilité budgétaire, Préparation Budgétaire,
Comptabilité générale, Régies, Compte Financier et GFC Admin
sont disponibles sous Windows.
Le tableau suivant précise, pour chaque module, les échanges de
données réalisés avec le module Comptabilité budgétaire.
Le module Administration de GFC (GFC Admin) permet de
préparer les accès au module Comptabilité budgétaire :
création des établissements, des profils d'utilisation, des
utilisateurs, définition des restrictions sur les chapitres, saisie
des paramètres généraux de GFC, et d'effectuer diverses
opérations courantes : libération du réseau, remise à zéro du
mot de passe d'un utilisateur, de procéder à l’importation exportation de la Comptabilité Budgétaire vers le Compte
financier Windows.
Lorsque le budget a été saisi dans la version Windows du
module Préparation Budgétaire, le budget provisoire et/ou
exécutoire peut être réceptionné dans le module Comptabilité
budgétaire.
Comptabilité
générale
Le module Comptabilité budgétaire transfère au module
Comptabilité générale :
♦ Le budget, après la validation du budget et après chaque
validation de DBM
♦ Les propositions d'écritures automatiques générées lors des
opérations budgétaires : mandatement, reversement,
recette, réduction de recette, réimputation ou opérations
d'extourne
♦ Les mémoires et leurs rectificatifs : création et mise à jour
des créances
♦ Les recettes externes : création et mise à jour des créances
Le module Comptabilité budgétaire réceptionne du module
Comptabilité générale :
♦ Les Dépenses Avant Ordonnancement : diverses dépenses
et menues dépenses
♦ Les rejets de propositions d'écritures automatiques.
70
Présentation Générale

Le module Comptabilité budgétaire réceptionne, de la version
WINDOWS des régies d'avance, les Dépenses Avant
Ordonnancement (diverses dépenses et menues dépenses).
Régies
S.T.A.G.E.
Dos
ADAGIO
Le module Comptabilité budgétaire réceptionne de
l'application S.T.A.G.E. :
♦ Les liquidations externes
♦ Les recettes externes.
Le module Comptabilité budgétaire transfère vers
l'application S.T.A.G.E. :
♦ La liste des recettes externes non réceptionnées.
Le module Comptabilité budgétaire transfère vers
l'application ADAGIO le budget et son utilisation.

Présentation Générale
71
3. Particularités d'utilisation du module
Comptabilité budgétaire
Cette section présente quelques particularités d'utilisation du module
Comptabilité budgétaire :
3.1. Les utilisateurs et leurs droits d'accès
3.2. L'utilisation ou non des nomenclatures de référence
3.3. La sauvegarde et la restauration des données
3.1.
Les utilisateurs et leurs droits d'accès
L'accès au module Comptabilité budgétaire s'effectue au moyen d'un
nom d'utilisateur et d'un mot de passe.
Les noms d'utilisateurs sont créés dans le module Administration de
GFC (GFC Admin) et sont associés à des droits d'accès :
établissements autorisés et profil d'utilisation pour chacun de ces
établissements.
Pour un utilisateur, les droits d'accès définissent :
♦ Le ou les établissements auxquels il peut accéder
♦ Pour chaque établissement, les fonctionnalités autorisées : par
exemple, mise à jour de certaines données pour un établissement et
consultation uniquement pour un autre
♦ L'autorisation d'effectuer ou non des opérations particulières :
dépassement de crédits et modification du seuil des fournisseurs.
♦ Des éventuelles restrictions sur les chapitres.
Lors de l'utilisation du module Comptabilité budgétaire, si vous
rencontrez des problèmes d'accès, par exemple, établissement absent de
la liste des établissements ou option désactivée, vous devez contacter
l'administrateur de GFC dans votre établissement afin qu'il puisse y
remédier.
72
Présentation Générale
3.2.
Utilisation ou non des nomenclatures de référence

Les nomenclatures de référence définies par le Ministère de l'éducation
nationale (Bureau DAF A3) sont constituées des chapitres budgétaires
et du plan comptable. Elles sont fournies avec le module Comptabilité
budgétaire.
Ces nomenclatures doivent être utilisées par les établissements dépendant
du Ministère de l'éducation nationale mais peuvent également être
utilisées par les autres établissements. Ces nomenclatures de référence
doivent être utilisées par les CFA.
Pour certains établissements, le module Comptabilité budgétaire peut
être utilisé sans les nomenclatures de référence ; ce peut être le cas des
EPNE, des établissements hors métropole ou de certains établissements
qui n'appartiennent pas à l'Éducation nationale.
Le choix de l'utilisation ou non des nomenclatures de référence
s'effectue dans le module Administration de GFC (GFC Admin). Si
des établissements doivent être installés avec des paramètres différents,
par exemple, un établissement avec les nomenclatures de référence et
un autre sans les nomenclatures de référence, ces établissements doivent
être installés sur des postes différents.
Lorsque le module Comptabilité budgétaire utilise les nomenclatures de
référence, les seules opérations possibles concernant ces références sont :
♦ La saisie du libellé des chapitres qui n'en comportent pas (chapitres
de service spécial)
♦ La consultation et l'impression des chapitres budgétaires et du plan
comptable.

Présentation Générale
73
Lorsque le module Comptabilité budgétaire n'utilise pas les
nomenclatures de référence :
♦ Si l'établissement n'utilise pas le module Préparation Budgétaire,
toutes les références doivent être saisies et mises à jour
♦ Si l'établissement utilise le module Préparation Budgétaire, lors de
la première réception du budget, les chapitres et les comptes saisis
dans Préparation budgétaire remplaceront ceux de Comptabilité
budgétaire. Il n'est pas utile dans ce cas de saisir les chapitres et le
plan comptable avant la réception du budget. Après la première
réception du budget, les chapitres et le plan comptable pourront par
contre, si nécessaire, être mis à jour.

74
Présentation Générale
3.3.
La sauvegarde et la restauration des données
Lors de l'utilisation du module Comptabilité budgétaire, la sauvegarde
des données doit être effectuée régulièrement et notamment avant
chaque étape de gestion, avant le démarrage de la saisie du budget,
avant la validation d'une DBM….
Cette copie de sécurité vous permet de restaurer les données dans le cas
où un problème surviendrait sur votre micro-ordinateur ou de récupérer
la base de données telle qu'elle était avant une étape de gestion.
Le programme de sauvegarde/restauration peut être démarré de 2
façons :
Lors de l'installation, l'icone d'un
raccourci permettant l'accès au
programme de
sauvegarde/restauration a été
installé sur le bureau de votre
micro-ordinateur.
Le programme de
sauvegarde/restauration peut
également être démarré à partir du
menu Démarrer.
► Démarrer
► Programmes
► Éducation Nationale
► MEN_SvgLocal
ou
► MEN_SvgRéseau

Présentation Générale
75
4. L'organisation des menus du module Comptabilité
budgétaire
Cette section présente les menus et sous-menus du module
Comptabilité budgétaire. Lors de l'utilisation du module, vous pouvez
vous y référer pour localiser une opération particulière.
‰
Menus du module Comptabilité budgétaire
76
‰
Présentation Générale
Options du menu Comptabilité Budgétaire


Présentation Générale
77
Vous venez de prendre connaissance des principales caractéristiques du
module Comptabilité budgétaire. Afin de vous familiariser avec son
utilisation, nous vous conseillons d'effectuer la Prise en main proposée
dans la partie suivante. Vous pouvez ensuite mettre en œuvre la gestion
budgétaire de votre établissement en vous reportant au Guide
d'utilisation de ce manuel et en consultant la fenêtre d'aide contextuelle
proposée pour chaque fenêtre du module.
78
Présentation Générale

Prise en main
79
Prise en main
Cette prise en main est destinée à vous familiariser avec l'utilisation du
module Comptabilité budgétaire et vous présente, en détail, les
opérations de base que vous pouvez y effectuer.
Dans cette Prise en main, vous verrez successivement :
1. Quels sont les éléments dont vous devez disposer pour pouvoir
effectuer la prise en main
2. Comment démarrer le module Comptabilité budgétaire
3. L'organisation de la fenêtre principale et les opérations que vous
pouvez effectuer
4. Comment saisir les paramètres de l'établissement
5. Comment modifier le mot de passe
6. Les différents types de fenêtres utilisées dans Comptabilité
budgétaire
7. Comment utiliser une fenêtre standard (codes de gestion)
8. Une présentation des fenêtres arborescentes
9. Les principales fonctionnalités de sélection.
A l'exception de la saisie des paramètres de votre établissement et de la
modification de votre mot de passe, les opérations que vous réalisez lors
de cette Prise en main n'ont aucun impact sur la Comptabilité
budgétaire de votre établissement. Lorsque vous aurez terminé cette
Prise en main, vous pourrez démarrer la Comptabilité budgétaire de
votre établissement.
La version Windows du module Comptabilité budgétaire respecte les
standards d'utilisation des logiciels sous Windows (fenêtres, listes
déroulantes…) et son utilisation s'en trouve ainsi facilitée. Elle nécessite
une phase d'apprentissage. Aussi, nous vous conseillons d'effectuer
attentivement cette Prise en main afin d'assimiler l'ensemble des
possibilités qui vous sont offertes et ainsi d'assurer une utilisation
performante du module Comptabilité budgétaire.
80
Prise en main

De quels éléments devez-vous disposer pour effectuer la prise en main ?
81
1. De quels éléments devez-vous disposer pour
effectuer la prise en main ?
Les pré-requis au démarrage de la prise en main sont les suivants :
‰
La version Windows du module Comptabilité budgétaire doit avoir été
installée sur votre poste de travail
Cette installation s'effectue à partir du CD Rom Comptabilité
Budgétaire Windows en suivant la procédure décrite dans la notice
d'installation.
‰
Les accès au module Comptabilité budgétaire doivent avoir été préparés
Afin de permettre l'utilisation du module Comptabilité budgétaire,
l'administrateur de l'application GFC dans votre établissement doit, au
préalable, avoir préparé les accès au module. Cette préparation
s'effectue à partir du module Administration de GFC (GFC Admin) et
consiste à :
♦ Créer le ou les établissement(s) à gérer
♦ Créer le ou les profil(s) d'utilisation
♦ Créer le ou les utilisateur(s) du module Comptabilité budgétaire
♦ Définir l'accès aux établissements pour les utilisateurs
♦ Définir les restrictions sur les chapitres
♦ Renseigner les paramètres généraux de GFC.
‰
L'administrateur de GFC dans votre établissement doit vous avoir
communiqué votre nom d'utilisateur
Lors du démarrage du module Comptabilité budgétaire, vous devez
indiquer votre nom d'utilisateur. Ce nom détermine les établissements
auxquels vous avez accès et les opérations que vous pouvez effectuer
sur chaque établissement.
Outre le nom d'utilisateur, l'accès au module Comptabilité budgétaire
est protégé par un mot de passe. La première fois que vous accédez au
82
De quels éléments devez-vous disposer pour effectuer la prise en main ?

module, vous devez saisir le mot de passe gfc ou celui que vous a
communiqué l'administrateur. Par la suite, vous pouvez modifier ce mot
de passe.
Si toutes les conditions sont réunies, vous pouvez démarrer la prise en
main. Vous allez voir tout d'abord les opérations à réaliser pour
démarrer le module Comptabilité budgétaire.
Démarrer le module Comptabilité budgétaire
83
2. Démarrer le module Comptabilité budgétaire
Le démarrage du module Comptabilité budgétaire s'effectue en 3 étapes :
2.1. Sélection de la commande de démarrage de GFC
2.2. Choix du module Comptabilité Budgétaire
2.3. Saisie du nom d'utilisateur et du mot de passe
2.4. Choix de l'établissement sur lequel vous souhaitez travailler.
2.1.
Sélectionner la commande de démarrage de GFC
L'application GFC peut être démarrée de 2 façons :
Lors de l'installation, l'icone d'un
raccourci permettant l'accès à
l'application GFC a été installé sur
le bureau de votre microordinateur.
L'application GFC peut également
être démarrée à partir du menu
Démarrer.
► Démarrer
► Programmes
► GFC Windows
► GFC
Lors de cette prise en main, seules les actions signalées par le symbole
¾ doivent être effectuées.
Si ce n'est déjà fait :
¾ Mettre sous tension votre ordinateur
Dans certains contextes, la sélection d'un élément s'opère au moyen d'un
double clic. Vous devez alors cliquer 2 fois consécutivement sur
l'élément.
Sur le bureau de votre micro-ordinateur :
84
Démarrer le module Comptabilité budgétaire

¾ Cliquer 2 fois sur l'icone du raccourci
• La fenêtre Gestion Financière et Comptable s'affiche.
Cette fenêtre permet de sélectionner le module de GFC que vous
souhaitez utiliser.
♦ Les modules affichés en grisé ne sont pas accessibles :
♦ L'accès aux modules pour l'exercice antérieur n'est autorisé que
pendant la période d'inventaire.
2.2.
Choisir le module Comptabilité Budgétaire
Les valeurs de certaines rubriques peuvent être sélectionnées au moyen
de cases à cocher ( ). Pour cocher ou décocher une valeur, vous devez
cliquer sur le libellé ou sur la case à cocher de la valeur.
Pour sélectionner le module Comptabilité Budgétaire :
¾ Cliquer sur le libellé Comptabilité Budgétaire
• Une coche
module.
s'affiche dans la case placée devant le libellé du
Pour démarrer le module Comptabilité budgétaire :
Démarrer le module Comptabilité budgétaire
¾ Cliquer sur le bouton
• La fenêtre Connexion à Comptabilité Budgétaire s'affiche.
Si les accès au module Comptabilité budgétaire n'ont pas été préparés,
un message le signale. Par exemple, "Vous devez initialiser les
paramètres de l'application dans le module Administration de GFC".
Dans ce cas, vous devez demander à l'administrateur de l'application
GFC dans votre établissement de préparer ces accès afin de vous
permettre de démarrer le module.
2.3.
Saisir le nom d'utilisateur et le mot de passe
La fenêtre Connexion à Comptabilité Budgétaire permet d'identifier
l'utilisateur du module :
Titre de la fenêtre
Rubriques de saisie
Boutons de commande
Si aucun utilisateur n'a été défini pour le module Comptabilité
budgétaire, un message le signale et vous devez demander à
l'administrateur de GFC dans votre établissement de préparer les accès
au module Comptabilité budgétaire.
85
86
Démarrer le module Comptabilité budgétaire

Pour la Prise en main, vous allez voir successivement comment :
Afficher la fenêtre d'aide
Déplacer la fenêtre "Connexion à Comptabilité Budgétaire"
Naviguer dans les rubriques de la fenêtre d'aide
Afficher une procédure
Saisir le nom d'utilisateur et le mot de passe.
‰
‰
‰
‰
‰
‰
Afficher la fenêtre d'aide
Pour chaque fenêtre du module, vous pouvez afficher une fenêtre d'aide
afin d'être guidé lors des opérations à réaliser dans le contexte.
¾ Cliquer sur le bouton
• La fenêtre d'aide s'affiche.
L'organisation de l'aide en ligne est présentée dans le Mode d'emploi
de ce manuel.
‰
Déplacer une fenêtre
Afin de faciliter la consultation conjointe de l'aide et de la fenêtre du
module, vous pouvez être amené à déplacer la fenêtre du module
Comptabilité budgétaire affichée. Pour cela :
¾ Cliquer sur la fenêtre du module Comptabilité budgétaire affichée
Connexion à Comptabilité Budgétaire
• La fenêtre redevient active ;
• Son titre s'affiche sur fond bleu.
¾ Cliquer sur le titre de la fenêtre du module Comptabilité budgétaire
Connexion à Comptabilité Budgétaire, maintenir le bouton de la
souris enfoncé puis déplacer la fenêtre, par exemple, en haut et à gauche
de l'écran.
‰
Démarrer le module Comptabilité budgétaire
87
Naviguer dans les rubriques de la fenêtre d'aide
Lorsque le contenu d'une fenêtre d'aide n'est pas totalement affiché, les
boutons placés en haut de la fenêtre d'aide permettent un accès direct à
l'une de ses sections :
Section
Contenu
Indique ce que permet de faire la fenêtre
Signale les opérations à réaliser au préalable
Décrit les différents éléments de la fenêtre (rubriques,
boutons de commandes…)
Présente les points importants à connaître pour utiliser
efficacement la fenêtre
Indique ce que vous devez ou ce que vous pouvez faire après
A titre d’exemple :
¾ Cliquer sur le bouton
• La section Points importants s'affiche en haut de la fenêtre d'aide.
A titre d'exercice :
Utiliser les différents boutons de la fenêtre d'aide pour prendre
connaissance des informations qui y sont fournies.
88
‰
Démarrer le module Comptabilité budgétaire

Afficher une procédure
Lorsqu'une fenêtre d'aide contextuelle signale une opération susceptible
d'être réalisée, la procédure à suivre pour réaliser cette opération peut
être affichée dans une fenêtre d'aide spécifique.
L'accès à une procédure est signalé par le symbole
suivi de son nom
de couleur verte et souligné en trait plein.
A titre d'exemple :
¾ Cliquer sur le bouton
• La section Points importants s'affiche en haut de la fenêtre.
¾ Cliquer sur modifier votre mot de passe
• La fenêtre des procédures s'affiche en bas à gauche.
La fenêtre des procédures vous permet d'être guidé lors des opérations
que vous réalisez avec le module Comptabilité budgétaire.
Pour fermer la fenêtre Procédures :
¾ Cliquer sur sa case de fermeture
Pour fermer la fenêtre Description de la fenêtre :
¾ Cliquer sur sa case de fermeture
‰
Saisir le nom d'utilisateur et le mot de passe
Votre nom d'utilisateur a été défini dans le module Administration de
GFC et vous a été communiqué par l'administrateur de GFC dans votre
établissement.
¾ Saisir, dans la rubrique Nom, votre nom d'utilisateur, par exemple :
ORDONNATEUR
¾ Saisir, dans la rubrique Mot de passe, le mot de passe gfc (en
minuscule) ou celui que vous a communiqué l'administrateur
Démarrer le module Comptabilité budgétaire
89
Rappel : le mot de passe à saisir lors du premier accès est gfc ou celui
que vous a communiqué l'administrateur. Vous pouvez modifier ce mot
de passe à partir du module Comptabilité budgétaire.
Pour valider la saisie :
¾ Cliquer sur OK
• La fenêtre Sélection d'un établissement s'affiche.
2.4.
Choisir l'établissement sur lequel vous souhaitez travailler
La fenêtre Sélection d'un établissement permet de sélectionner
l'établissement sur lequel vous souhaitez travailler parmi ceux dont
l'accès vous est autorisé :
Pour la Prise en main, vous allez successivement :
‰ Consulter la fenêtre d'aide contextuelle
‰ Afficher la définition d'un terme ou d'une expression
‰ Sélectionner l'établissement
‰
Consulter la fenêtre d'aide contextuelle
Pour afficher la fenêtre d'aide :
¾ Cliquer sur le bouton
¾ Consulter les informations de la fenêtre d'aide
90
‰
Démarrer le module Comptabilité budgétaire

Afficher la définition d'un terme ou d'une expression
Dans les fenêtres d'aide, une définition peut être affichée pour les mots
ou expressions de couleur verte et soulignés en pointillés.
A titre d'exemple :
¾ Cliquer, dans la fenêtre d'aide, sur l'expression GFC Admin
• Sa définition s'affiche.
Pour masquer la définition :
¾ Cliquer n'importe où
• La définition s'efface.
‰
Sélectionner l'établissement
Si vous avez accès à plusieurs établissements, pour en afficher la liste :
¾ Cliquer sur le bouton
• La liste des établissements s'affiche.
¾ Sélectionner, dans la liste, l'un des établissements
Lorsque vous avez terminé les opérations à réaliser sur une fenêtre,
sélection et/ou saisie de données, pour valider ces opérations, vous
devez sélectionner la commande OK.
Lorsque le relief d'un bouton de commande est accentué, la commande
est active, comme c'est le cas pour le bouton OK de cette fenêtre. Vous
pouvez également sélectionner la commande en tapant sur la touche
: (touche Entrée).
Pour la Prise en main :
¾ Valider la sélection de l'établissement en tapant :
• La fenêtre principale du module Comptabilité budgétaire s'affiche.
Le chapitre suivant présente la fenêtre principale du module
Comptabilité budgétaire et les opérations que vous pouvez y effectuer.
Présentation de la fenêtre principale
3. Présentation de la fenêtre principale
La fenêtre principale comporte 6 zones selon le schéma suivant :
1. - Titre de la fenêtre principale
2. – Barre des menus 3. - Barre d’outils
4. – Zone d’affichage des fenêtres 5. -Barre d’état
6. - Barre de tâches Windows
Pour assurer une bonne lisibilité des informations affichées à l'écran,
nous vous conseillons de choisir la définition d'écran 800 x 600 pixels
(Menu Démarrer/Paramètres/Panneau de configuration, outil
Affichage, onglet Paramètres).
91
92

Présentation de la fenêtre principale
1- Titre de la fenêtre principale
Nom du module de G.F.C.
N° de version
Commandes de la fenêtre
La commande
, Réduire, permet de masquer temporairement la
fenêtre principale du module. Pour réafficher la fenêtre, vous devez
cliquer, dans la barre des tâches de Windows, sur le bouton
.
La commande
La commande
budgétaire.
, Restaurer, permet de réduire la fenêtre principale.
, Fermer, permet de quitter le module Comptabilité
2- Barre de menus
Chaque menu propose une ou plusieurs options permettant d'accéder à
des fenêtres du module Comptabilité budgétaire ou de réaliser diverses
opérations : quitter le module, réorganiser les fenêtres en cascade ou en
mosaïque lorsque plusieurs d'entre elles sont ouvertes…
L'affichage des menus et la sélection des options peuvent s'effectuer de
2 façons différentes :
‰ Au moyen de la souris
‰ Au moyen du clavier.
‰
Sélection au moyen de la souris
A titre d'exercice :
¾ Cliquer sur le nom d'un menu, par exemple Comptabilité Budgétaire
• Le menu s'affiche.
Pour effacer le menu :
¾ Cliquer en dehors du menu
‰
Présentation de la fenêtre principale
93
Sélection au moyen du clavier
Les menus peuvent être affichés et les options sélectionnées directement
à partir du clavier. Pour cela :
¾ Taper sur la touche (Alt) et garder la touche enfoncée
¾ Taper sur la lettre soulignée du nom du menu, par exemple, C pour
Comptabilité Budgétaire
• Le menu s'affiche.
¾ Taper sur la lettre soulignée d'une option du menu, par exemple, S pour
Sélectionner un établissement
• La fenêtre de sélection d'un établissement s'affiche.
Pour quitter la fenêtre :
¾ Taper sur la touche I
Le libellé de certaines options est suivi d'un raccourci clavier qui
permet d'accéder directement à la fenêtre au moyen d'une combinaison
de touches. Par exemple, l'option Visualisation du budget est suivie du
raccourci clavier Ctrl+B. Pour afficher la fenêtre de visualisation du
budget au moyen du raccourci clavier, vous devez appuyer sur la touche
, la maintenir enfoncée puis appuyer sur la touche B.
‰
Les différents types d'options
A titre d'exercice :
¾ Afficher le menu Comptabilité Budgétaire
Les conventions suivantes sont utilisées pour les options de menu :
♦ Les options pour lesquelles le libellé est suivi du symbole
permettent d'accéder à un sous-menu
♦ Les options pour lesquelles le libellé est suivi de … (3 points)
permettent d'accéder à une fenêtre du module Comptabilité
budgétaire
♦ Les autres options permettent d'effectuer directement certaines
opérations, par exemple : actualiser les menus, quitter le module.
94
‰
Présentation de la fenêtre principale

Remarques générales sur les menus et les options du module Comptabilité
budgétaire
Les menus et options proposés diffèrent selon les accès que vous a
autorisés l'administrateur de GFC. A titre d'exemple, si l'administrateur
ne vous a pas autorisé l'accès aux fonctionnalités de gestion des
recettes, l'option Recettes ne sera pas affichée dans le menu
Comptabilité Budgétaire.
Lorsqu'une option est inaccessible dans le contexte, elle s'affiche en
grisé. Par exemple, tant que le budget n'a pas été validé, les options
Recettes, Réimputations, Rejets et Transferts sont affichées en grisé
et ne peuvent pas être sélectionnées.
Remarques sur certaines options du module Comptabilité budgétaire :
♦ L'option Actualiser Menus du menu Comptabilité Budgétaire
permet de mettre à jour les menus lorsque vous utilisez Comptabilité
budgétaire en réseau et qu'une autre personne a effectué des
opérations ayant eu un effet sur les menus (activation ou
désactivation d'options)
♦ L'option A propos… du menu Aide permet de consulter le numéro
de la version du module que vous utilisez ainsi que sa date de
diffusion. Ces informations devront être communiquées à votre CRIA
si vous êtes amené à produire des rapports d'anomalies.
Les options accessibles à partir des menus et des sous-menus du module
Comptabilité budgétaire sont présentées en début de ce manuel.
3- Barre d'outils
La barre d'outils reprend certaines options des menus et permet un accès
direct à certaines fenêtres :
95
Présentation de la fenêtre principale
Choix d’un
Établissement
Plan
Comptable
Saisie des
approvisionnements
Edition
de la situation des
dépenses
engagées
Liquidations
Visualisation
du budget
Paramètres
Établissement
Codes de
gestion
Chapitres
Liste des
mandats
Liste des
ordres de recettes
Liste des ordres
de reversement
Liste des ordres
de réductions de recette
Engagements
Gestion
des fournisseurs
Recettes
Edition
de la
situation
des
recettes
Lorsqu'une commande est inaccessible dans le contexte, son icone
s'affiche en grisé. Par exemple, tant que le budget n'a pas été validé, les
boutons Visualisation du budget, Engagements, Liquidations et
Recettes sont affichés en grisé et ne peuvent pas être sélectionnés.
L'option Barre d'outils du menu Affichage permet de masquer /
réafficher la barre d'outils. Cette option peut vous être utile si vous
n'utilisez pas la barre d'outils et/ou si vous souhaitez accroître la surface
d'affichage des fenêtres de travail.
Pour savoir ce que permet un bouton de commande, il suffit de placer,
au moyen de la souris, le pointeur sur l'icone de la commande.
A titre d'exemple :
¾ Déplacer le pointeur sur l'icone
• Le libellé Plan comptable (Ctrl+O) s'affiche sous l'icone
• Le libellé Gestion des comptes s'affiche dans la barre d'état.
96
Présentation de la fenêtre principale

Pour sélectionner une commande, vous devez cliquer sur son icone. Par
exemple, pour afficher la fenêtre du plan comptable :
¾ Cliquer sur l'icone
• La fenêtre Plan comptable s'affiche.
4- Zone d'affichage des fenêtres
Cette zone affiche la ou les fenêtre(s) ouverte(s) du module
Comptabilité budgétaire.
Dans la plupart des contextes, le module Comptabilité budgétaire
permet l'ouverture simultanée de plusieurs fenêtres. Vous pouvez ainsi,
sans quitter un contexte de travail, par exemple, la fenêtre de saisie du
budget, afficher et consulter d'autres fenêtres, par exemple, le plan
comptable….
A titre d'exercice, vous allez ouvrir 2 autres fenêtres, la fenêtre des
chapitres et la fenêtre des codes de gestion :
¾ Cliquer sur l'icone
• La fenêtre Chapitres de référence s'affiche.
¾ Cliquer sur l'icone
• La fenêtre Codes de gestion s'affiche.
Lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes, le menu Fenêtre permet de
réorganiser la disposition des fenêtres et d'en sélectionner une :
Présentation de la fenêtre principale
97
Options permettant de
réorganiser la
disposition des fenêtres
et des réductions de
fenêtre.
Liste des fenêtres
ouvertes
Fenêtre active
A titre d'exercice :
¾ Entraînez-vous à l'utilisation des différentes options de réorganisation
de la disposition des fenêtres
Lorsque vous avez terminé l'exploration des différentes options du
menu Fenêtre, pour fermer chacune de trois fenêtres :
¾ Cliquer sur sa case de fermeture
L'ouverture simultanée de plusieurs fenêtres n'est, cependant, pas
toujours possible. Par exemple, lorsque la fenêtre Sélection d'un
établissement est ouverte, aucune autre fenêtre du module Comptabilité
budgétaire ne peut être ouverte.
5- Barre d'état
La barre d'état située en bas de la fenêtre principale permet de vérifier
les caractéristiques principales de la session en cours d'exécution. Elle
fournit les indications suivantes :
98

Présentation de la fenêtre principale
Date de saisie
N° de l'établissement
Nom d'utilisateur saisi lors
de la connexion
Exercice comptable en cours
Au démarrage du module, la date de saisie correspond à la date du jour.
Si nécessaire, vous pouvez modifier la date de saisie (Menu
Paramètres, option Application…, onglet Date).
Lorsque vous désignez un bouton de la barre d'outils, son libellé
s'affiche dans la barre d'état.
L'option Barre d'état du menu Affichage permet de masquer /
réafficher la barre d'état. Cette option peut vous être utile si vous
souhaitez accroître la surface d'affichage des fenêtres de travail.
Présentation de la fenêtre principale
6- Barre des tâches de Windows
Lors de l'utilisation du module Comptabilité budgétaire, vous pouvez
être amené à utiliser les commandes suivantes :
Cette commande vous permet, si nécessaire, de
démarrer un autre logiciel, par exemple : un
logiciel bureautique (Word, Excel…).
Cette commande permet d'afficher la fenêtre de
démarrage des modules de GFC. Vous pouvez
ainsi, sans quitter le module en cours, en ouvrir un
autre. Cette possibilité vous permet, par exemple
en période d'inventaire, d'ouvrir le module
Comptabilité budgétaire pour l'exercice antérieur
puis pour l'exercice en cours, et de passer
facilement d'un exercice à l'autre à partir de la
barre des tâches de Windows.
Lorsque vous aurez masqué temporairement une
fenêtre, par exemple, la fenêtre principale du
module ou la fenêtre d'aide, vous devrez cliquer
sur le bouton de la fenêtre pour la réafficher.
Cette commande, Log, permet d'afficher par un
double clic, la liste des événements qui se sont
déroulés avec GFC depuis le début de la session
de travail (fenêtre Log). En cas de problème avec
GFC, votre CRIA peut vous demander d'imprimer
cette liste et de la lui communiquer. Une
présentation détaillée de la fenêtre Log est fournie
à la fin du Guide d'utilisation.
Lorsqu'un dysfonctionnement s'est produit avec
GFC, un point rouge s'affiche sur l'icone de cette
commande
.
99
100
‰
Présentation de la fenêtre principale

Affichage de la fenêtre d'aide de la fenêtre principale
Lorsqu'une fenêtre ne comporte pas le bouton Aide, l'affichage de la
fenêtre d'aide s'opère uniquement au moyen de la touche .
A titre d'illustration :
¾ Taper sur la touche • La fenêtre d'aide s'affiche.
Vous allez voir maintenant comment accéder au sommaire de l'aide en
ligne.
‰
Accès au sommaire de l'aide en ligne
Indépendamment des fenêtres d'aide affichées à partir des fenêtres de
travail, vous pouvez, à tout moment, accéder au sommaire de l'aide en
ligne.
Cet accès peut s'effectuer :
- au moyen du bouton Rubriques d'aide de la fenêtre d'aide
- à partir de l'option Rubriques d'aide du menu Aide.
A titre d'exemple, dans la fenêtre d'aide :
¾ Cliquer sur le bouton Rubriques d'aide
• La fenêtre Rubriques d'aide : GFC - Comptabilité budgétaire V 7.1 s'affiche.
La date affichée permet de repérer la date de dernière mise à jour de
l'aide du module Comptabilité budgétaire.
Cette fenêtre comporte 3 volets :
♦ Sommaire de l'aide
♦ Index
♦ Rechercher.
Présentation de la fenêtre principale
101
Le volet Sommaire de l'aide permet d'accéder :
♦ Au lexique
♦ Aux fenêtres d'aide contextuelles
♦ Aux procédures.
A partir de cette fenêtre, vous allez voir comment :
Consulter le lexique
Accéder aux autres fenêtres d'aide contextuelles
Accéder aux procédures
Accéder à une fenêtre d'aide à partir de l'index
Accéder à une fenêtre d'aide à partir du volet Rechercher
Afficher la fenêtre d'aide précédente.
„
„
„
„
„
„
„
Consulter le lexique
Dans certains contextes, la sélection d'un élément s'opère au moyen d'un
double clic. Vous devez alors cliquer 2 fois consécutivement sur
l'élément.
Dans le volet Sommaire de l'aide :
¾ Cliquer 2 fois sur Lexique
• La fenêtre Lexique s'affiche.
Cette fenêtre présente la liste des termes ou expressions pour lesquels
une définition est fournie.
A titre d'exercice, vous allez consulter la définition du terme RNE :
¾ Déplacer l'ascenseur vers le bas de la fenêtre
¾ Cliquer sur le terme RNE
• La définition du terme s'affiche.
Pour masquer la définition :
¾ Cliquer n'importe où
• La définition s'efface.
Pour fermer la fenêtre Lexique de Comptabilité budgétaire :
¾ Cliquer sur sa case de fermeture
102
„
Présentation de la fenêtre principale
Accéder aux autres fenêtres d'aide contextuelles
Pour réafficher le sommaire de l'aide :
¾ Sélectionner, dans le menu Aide, l'option Rubriques d'aide
• La fenêtre Rubriques d'aide : GFC - Comptabilité budgétaire V 7.1 s'affiche.
La rubrique Fenêtres d'aide contextuelles permet d'accéder
directement à une fenêtre d'aide contextuelle.
¾ Cliquer 2 fois sur Fenêtres d'aide contextuelles
• La première section, Accès à Comptabilité Budgétaire, comporte
les fenêtres d'aide des fenêtres d'accès au module
• Les sections suivantes comportent les fenêtres d'aide des autres
options du module.
A titre d'exemple :
¾ Cliquer 2 fois sur Accès à Comptabilité Budgétaire
• La liste des fenêtres d'aide relatives à l'accès au module s'affiche.
Pour accéder à une fenêtre d'aide, vous devez cliquer 2 fois sur son
nom, par exemple :
¾ Cliquer 2 fois sur Sélection d'un établissement
• La fenêtre d'aide de la sélection d'un établissement s'affiche.
Pour la Prise en main, vous allez revenir au sommaire de l'aide :
¾ Cliquer sur le bouton Rubriques d'aide
• La fenêtre Rubriques d'aide : GFC - Comptabilité budgétaire V 7.1 s'affiche.
Pour fermer la section Accès à Comptabilité Budgétaire :
¾ Cliquer 2 fois sur Accès à Comptabilité Budgétaire
Pour fermer la section Fenêtres d'aide contextuelles :
¾ Cliquer 2 fois sur Fenêtres d'aide contextuelles

„
Présentation de la fenêtre principale
Accéder aux procédures
La troisième section du Sommaire de l'aide, Procédures, permet
d'accéder directement à une procédure du module Comptabilité
Budgétaire.
¾ Cliquer 2 fois sur Procédures
• Le plan des procédures s'affiche.
Lorsque vous souhaitez être guidé pour la réalisation d'une opération,
vous devez vous référer à la section correspondante et repérer
l'opération à réaliser. A titre d'exemple, pour savoir comment réduire
puis réafficher une fenêtre :
¾ Cliquer 2 fois sur Utiliser les commandes spéciales
¾ Cliquer 2 fois sur Réduire / réafficher une fenêtre
• La procédure à suivre s'affiche.
Pour fermer la fenêtre Procédures de Comptabilité budgétaire :
¾ Cliquer sur sa case de fermeture
Pour la Prise en main, vous allez revenir au sommaire de l'aide :
¾ Cliquer sur le bouton Rubriques d'aide
• La fenêtre Rubriques d'aide : GFC - Comptabilité budgétaire V 7.1 s'affiche.
Pour fermer la section ouverte :
¾ Cliquer 2 fois sur Utiliser les commandes spéciales
103
104
„
Présentation de la fenêtre principale

Accéder à une fenêtre d'aide à partir de l'index
Le système d'aide vous permet d'accéder à une fenêtre d'aide à partir
d'une entrée d'index. Vous pouvez ainsi accéder directement à une
fenêtre d'aide à partir d'un mot ou d'une expression.
Dans la fenêtre Rubriques d'aide : GFC - Comptabilité budgétaire V 7.1 :
¾ Cliquer sur l'onglet Index
• La liste des entrées d'index s'affiche.
La première rubrique de ce volet permet de saisir le terme ou
l'expression recherchée.
A titre d'exemple :
¾ Taper four
• L'entrée d'index Fournisseurs est sélectionnée dans la liste des
entrées d'index.
¾ Cliquer 2 fois sur Fournisseurs
• La fenêtre d'aide correspondant à cette entrée d'index s'affiche.
Pour la Prise en main, vous allez revenir au sommaire de l'aide :
¾ Cliquer sur le bouton Rubriques d'aide
• La fenêtre Rubriques d'aide : GFC - Comptabilité budgétaire V 7.1 s'affiche.
„
Présentation de la fenêtre principale
105
Accéder à une fenêtre d'aide à partir du volet Rechercher
Le troisième volet de la fenêtre Rubriques d'aide : GFC Comptabilité budgétaire - V 7.1 vous permet d'accéder à une fenêtre
d'aide à partir d'un mot ou d'une expression utilisé dans l'aide. Pour cela,
le système d'aide doit, la première fois, procéder à l'inventaire de
l'ensemble des mots et expressions de l'aide en ligne.
¾ Cliquer sur l'onglet Rechercher
• L'assistant création de recherche s'affiche.
¾ Cliquer sur Suivant
¾ Cliquer sur Terminer
• L'inventaire des mots et expressions s'opère.
Lorsque l'inventaire est terminé :
• Le volet Rechercher s'affiche.
A titre d'exemple, vous allez rechercher une fenêtre d'aide où le terme
budget est utilisé :
¾ Dans la zone 2, cliquer sur le terme budget
• Les contextes où ce terme est utilisé s'affichent dans la zone 3.
¾ Cliquer 2 fois sur Aperçu/impression des Historiques du budget
• Une fenêtre d'aide qui mentionne le terme s'affiche.
106
„
Présentation de la fenêtre principale

Afficher la fenêtre d'aide précédente
Lorsque vous avez affiché successivement plusieurs fenêtres d'aide, le
bouton Précédent de la fenêtre d'aide permet de revenir sur les fenêtres
précédentes.
A titre d'illustration :
¾ Cliquer plusieurs fois sur le bouton Précédent
Pour l'instant, vous n'allez pas effectuer d'autres opérations sur les
fenêtres d'aide :
¾ Cliquer sur la case de fermeture de la fenêtre d'aide
Rappel : le contenu de l'ensemble des fenêtres d'aide est fourni dans le
fichier CBud.PDF. Il est accessible depuis le menu Aide Documentation PDF – Aide en ligne. Si vous préférez être guidé à
partir d'un document papier plutôt qu'à partir de l'aide en ligne, nous
vous conseillons d'imprimer ce fichier à partir du logiciel Adobe
Acrobat.
Vous venez de voir comment est organisée la fenêtre principale et les
opérations que vous pouvez y réaliser. Vous allez voir maintenant
comment saisir les paramètres de l'établissement.
Saisir les paramètres de l’établissement
107
4. Saisir les paramètres de l'établissement
Les paramètres permettent de préciser certaines caractéristiques de
l'établissement : ses coordonnées, son rattachement, son statut juridique,
la liste des éventuels SACD dont il est le support…
Ces paramètres ont des impacts sur le fonctionnement du module
Comptabilité budgétaire. A titre d'exemples :
- Les coordonnées de l'établissement ainsi que le nom des
responsables apparaîtront sur certains documents imprimés à partir
du module.
- L'identification des SACD dont l'établissement est le support est
indispensable pour permettre l'échange de données avec chaque
SACD.
Afin d'assurer un fonctionnement optimal du module Comptabilité
budgétaire, la saisie des paramètres de l'établissement doit être réalisée
avec la plus grande attention.
Pour la Prise en main, vous allez saisir les paramètres de
l'établissement en cours :
¾ Sélectionner, dans le menu Paramètres, l’option Établissement…
• La fenêtre Paramètres établissement s'affiche :
108
Saisir les paramètres de l’établissement
Pour la Prise en main, vous allez voir comment :
Naviguer dans une fenêtre multi volets
Saisir les informations générales de l'établissement
Saisir le rattachement de l'établissement
Saisir le statut juridique et, si nécessaire, les SACD dont
l'établissement est le support
‰ Saisir les autres informations relatives à l'établissement.
‰
‰
‰
‰

‰
Saisir les paramètres de l’établissement
109
Naviguer dans une fenêtre multi volets
Certaines fenêtres du module Comptabilité budgétaire comportent
plusieurs volets identifiés par des onglets :
¾
¾
¾
¾
Pour accéder à un volet, vous devez cliquer sur l'onglet correspondant.
A titre d'exercice :
Cliquer sur l'onglet Rattachement
• Le deuxième volet de la fenêtre s'affiche.
Cliquer sur l'onglet Statut
• Le troisième volet de la fenêtre s'affiche.
Cliquer sur l'onglet Autres
• Le troisième volet de la fenêtre s'affiche.
Cliquer sur l'onglet Informations générales
• Le premier volet de la fenêtre s'affiche.
Lorsqu'une fenêtre comporte plusieurs volets, une fenêtre d'aide est
fournie pour chacun des volets de la fenêtre.
Lorsqu'une fenêtre comporte plusieurs volets, les boutons OK et
Annuler permettent d'enregistrer ou d'annuler les informations saisies
et modifiées sur l'ensemble des volets.
110
‰
Saisir les paramètres de l’établissement

Saisir les informations générales de l'établissement
Pour afficher l'aide du volet Informations générales :
¾ Cliquer sur le bouton
Afin de faciliter la consultation de l'aide, vous allez déplacer la fenêtre
Paramètres établissement en haut et à gauche :
¾ Cliquer sur le titre de la fenêtre, Paramètres établissement, maintenir
le bouton de la souris enfoncé puis placer la fenêtre en haut et à gauche
¾ Consulter les informations de la fenêtre d'aide
Vous allez maintenant renseigner les rubriques de ce volet :
¾ Modifier, si nécessaire, le patronyme de l'établissement
Pour passer à la rubrique suivante, vous pouvez :
¾ Cliquer dans le cadre de saisie de la rubrique
ou
¾ Taper sur la touche
(Tabulation)
Pour passer à la rubrique précédente, vous pouvez :
¾ Cliquer dans le cadre de saisie de la rubrique
ou
(Majuscule) puis taper sur la touche
¾ Maintenir enfoncée la touche
(Tabulation)
Lors de la saisie des informations d'une fiche, nous vous conseillons
d'utiliser plutôt la touche de tabulation ( ) pour passer d'une rubrique
à l'autre.
¾ Renseigner les différentes rubriques du volet
Lorsque vous avez terminé la saisie des informations du premier volet :
¾ Cliquer sur l'onglet Rattachement
‰
Saisir les paramètres de l’établissement
111
Saisir le rattachement de l'établissement
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
La valeur de certaines rubriques peut être sélectionnée dans une liste
déroulante. Ces rubriques sont signalées par le bouton
placé après
le cadre de saisie de la rubrique.
La valeur d'une rubrique comportant une liste déroulante peut être
renseignée de trois façons différentes :
¾ En tapant le ou les premiers caractères de la valeur. Par exemple,
pour la rubrique Libellé de la zone Académie, si vous tapez P, la
valeur PARIS s'affiche automatiquement
ou
¾ En faisant défiler les valeurs au moyen des touches de déplacement
(flèches)
ou
¾ En cliquant sur le bouton
puis en sélectionnant la valeur dans la
liste déroulante
Ces différentes méthodes peuvent être combinées, par exemple, accès à
une valeur par saisie d'un caractère puis défilement au moyen des
touches ou sélection dans la liste.
Pour certaines rubriques, la valeur souhaitée doit être sélectionnée au
moyen du bouton radio . Pour ces rubriques, seule une valeur peut
être sélectionnée.
Pour sélectionner la valeur de la rubrique, vous devez :
¾ Cliquer sur le libellé ou le bouton radio de la valeur souhaitée
Pour la Prise en main :
¾ Renseigner les différentes rubriques relatives au rattachement de
l'établissement
Lorsque vous avez terminé la saisie des informations du deuxième volet :
¾ Cliquer sur l'onglet Statut
112
‰
Saisir les paramètres de l’établissement

Saisir le statut juridique et, si nécessaire, les SACD dont l'établissement est
le support
Pour connaître l'organisation du volet et les opérations qui peuvent y
être effectuées :
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
¾ Renseigner le statut juridique et le type de votre établissement
Si votre établissement est support de SACD, vous devez saisir le
numéro et les coordonnées des SACD. Pour cela, pour chaque SACD :
¾ Cliquer sur le bouton Ajouter
¾ Saisir le numéro ou RNE et les coordonnées du SACD
¾ Cliquer sur OK
Lorsque vous avez terminé la saisie des informations du troisième volet :
¾ Cliquer sur l'onglet Autres
‰
Saisir les autres informations relatives à l'établissement
Pour connaître l'organisation du volet et les opérations qui peuvent y
être effectuées :
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
¾ Renseigner, si nécessaire, les informations de ce dernier volet
Lorsque vous avez terminé les opérations sur ce quatrième volet :
¾ Cliquer sur OK
• Les données saisies sont enregistrées et la fenêtre se ferme.
Pour fermer la fenêtre d'aide :
¾ Cliquer sur sa case de fermeture
Vous venez de voir comment s'opère la saisie des paramètres
établissement. Vous allez voir maintenant comment modifier votre mot
de passe.
Modifier le mot de passe
113
5. Modifier le mot de passe
Lorsque vous démarrez l'utilisation du module Comptabilité budgétaire,
le mot de passe par défaut est gfc ou celui que vous a communiqué
l'administrateur de GFC dans votre établissement. Vous allez voir
comment :
‰ Modifier votre mot de passe
Dans ce contexte, nous vous présentons également d'autres opérations
que vous pouvez réaliser sur les fenêtres d'aide. Vous allez voir
successivement comment :
‰ Réduire / réafficher la fenêtre d'aide
‰ Agrandir ou réduire la taille de la police de caractères de l'aide
‰ Imprimer le contenu de la fenêtre d'aide
‰ Annoter la fenêtre d'aide.
‰
Modifier votre mot de passe
¾ Sélectionner, dans le menu Paramètres, l’option Application…
• La fenêtre Paramètres de Comptabilité Budgétaire s'affiche.
¾ Cliquer sur l'onglet Utilisateur
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
¾ Saisir votre nouveau mot de passe
Pour valider l'opération :
¾ Cliquer sur OK
V
114
‰

Modifier le mot de passe
Réduire / réafficher la fenêtre d'aide
Cette possibilité vous est utile lorsque vous souhaitez masquer
temporairement la fenêtre d'aide.
Pour réduire la fenêtre d'aide :
, Réduire
s'affiche dans la barre des tâches de
• Le bouton
Windows.
¾ Cliquer sur le bouton
Pour réafficher la fenêtre d'aide :
¾ Cliquer sur le bouton
dans la barre des tâches de
Windows
‰
Agrandir ou réduire la taille de la police de caractères de l'aide
Vous pouvez, si vous le souhaitez, modifier la taille d'affichage du texte
de l'aide en ligne.
Dans la fenêtre d'aide :
¾ Cliquer sur le bouton Options
¾ Placer le curseur sur l’option Police
A titre d'exemple :
¾ Sélectionner l'option Grande
• Le texte de l'aide en ligne s'affiche dans une police de caractères de
taille supérieure.
Pour restaurer la taille précédente :
¾ Cliquer sur le bouton Options
¾ Placer le curseur sur l’option Police
¾ Sélectionner l'option Normale
‰
¾
¾
¾
¾
Modifier le mot de passe
115
Imprimer le contenu de la fenêtre d'aide
Si vous souhaitez disposer d'une trace papier de l'aide en ligne d'une
fenêtre, vous pouvez l'imprimer. Pour cela, dans la fenêtre d'aide :
Cliquer sur le bouton Options
Cliquer sur Imprimer la rubrique…
Si ce n'est déjà fait :
Mettre sous-tension votre imprimante
Cliquer sur OK
Rappel : le contenu de l'ensemble des fenêtres d'aide peut être imprimé
à partir du fichier du menu Aide – Documentation PDF – Manuel
utilisateur, avec Adobe Acrobat.
‰
Annoter la fenêtre d'aide
Vous avez la possibilité de saisir un commentaire sur chaque fenêtre
d'aide. Ce commentaire est enregistré et vous pouvez le consulter à
chaque fois que vous affichez la fenêtre d'aide. Cette possibilité vous
permet de noter les points importants ou des remarques sur l'utilisation
du module.
Pour saisir une annotation :
¾ Cliquer sur le bouton Options
¾ Cliquer sur Annotation…
• La fenêtre de saisie de l'annotation s'affiche.
¾ Saisir une remarque
¾ Cliquer sur Enregistrer
• L'icone
(trombone) s'affiche au début de la fenêtre d'aide.
Pour consulter l'annotation :
(trombone)
• L'annotation actuelle s'affiche.
¾ Cliquer sur l'icone
Pour supprimer l'annotation :
¾ Cliquer sur Supprimer
• L'annotation est effacée
116
Modifier le mot de passe
• L'icone

(trombone) s'efface.
Vous venez de voir comment modifier votre mot de passe et différentes
opérations que vous pouvez réaliser sur les fenêtres d'aide afin d'en
faciliter l'utilisation. Vous allez voir maintenant les différents types de
fenêtres utilisées dans le module Comptabilité budgétaire.
Présentation des différents types de fenêtres utilisées dans Comptabilité budgétaire
117
6. Présentation des différents types de fenêtres
utilisées dans Comptabilité budgétaire
Le tableau suivant présente les différents types de fenêtre utilisés dans
le module Comptabilité budgétaire :
Fenêtre multi volets
Ce type de fenêtre comporte
plusieurs volets accessibles en
cliquant sur leur onglet.
Sur une fenêtre multi volets, les
boutons OK et Annuler
permettent d'enregistrer ou
d'annuler les informations saisies et
modifiées sur l'ensemble des
volets.
L'utilisation de ce type de fenêtre a
été présentée dans les chapitres 4,
Paramètres établissement et 5,
Paramètres de Comptabilité
Budgétaire de cette Prise en
main.
Fenêtre standard
Ce type de fenêtre est composé
d'une zone de sélection et d'une
zone affichant une liste de
données.
A partir d'une fenêtre standard
peuvent être affichées des fenêtres
de saisie, de modification, de
visualisation ou de sélection.
L'utilisation de ce type de fenêtre
est présentée en détail dans le
chapitre suivant de cette Prise en
main 7. Utiliser une fenêtre
standard.
118
Présentation des différents types de fenêtres utilisées dans Comptabilité budgétaire

Fenêtre de saisie ou de sélection
Ce type de fenêtre permet, soit la
saisie, modification ou
visualisation de données, soit la
sélection d'éléments, par exemple :
sélection des éléments à imprimer.
Assistant
Un assistant est composé de
plusieurs panneaux que vous
pouvez consulter et/ou renseigner.
Les boutons Suivant et Précédent
permettent de passer d'un panneau
à l'autre. Pour une fenêtre de type
assistant, la validation de
l'opération s'effectue toujours sur le
dernier panneau.
Ce type de fenêtre est utilisé pour
guider certaines opérations
(réception du budget, validation du
budget…).
Fenêtre arborescente
Ce type de fenêtre est composé,
dans la partie gauche, d'une
arborescence permettant la
sélection d'un niveau de données
et, dans la partie droite, d'une zone
affichant les données
correspondant au niveau
sélectionné.
L'utilisation de ce type de fenêtre
est illustrée dans le chapitre 8 de
cette Prise en main.
Présentation des différents types de fenêtres utilisées dans Comptabilité budgétaire
Vous allez voir maintenant comment utiliser une fenêtre standard en
effectuant différentes opérations relatives aux codes de gestion.
119
120
Utiliser une fenêtre standard (codes de gestion)

7. Utiliser une fenêtre standard (codes de gestion)
Les codes de gestion de l'établissement permettent d'affiner les comptes
fournis par l'administration centrale et d'opérer une gestion soit plus
fine, soit plus synthétique.
L'utilisation des codes de gestion est facultative.
Les codes de gestion sont gérés comme la plupart des éléments du
module Comptabilité budgétaire. Pour la Prise en main, vous allez voir
comment se gèrent les codes de gestion, vous pourrez ainsi vous
familiariser avec l'organisation des fenêtres standards et avec les
opérations de base que vous pourrez y effectuer.
Vous allez voir successivement :
7.1. Comment est organisée une fenêtre standard
7.2. Comment ajouter, modifier, visualiser ou supprimer un
élément
7.3. Comment consulter et imprimer un document
7.4. Comment modifier les paramètres d'impression et imprimer
un document.
7.1.
Utiliser une fenêtre standard (codes de gestion)
121
Organisation d'une fenêtre standard
Pour afficher la fenêtre des codes de gestion :
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Références
¾ Sélectionner l’option Codes de Gestion…
• La fenêtre Codes de gestion s'affiche.
Le schéma suivant présente l'organisation d'une fenêtre standard :
1- Menu de la fenêtre
- 3 Zone de sélection
2- Commandes de la fenêtre
- 4 Liste des éléments
Une fenêtre standard permet une consultation rapide des informations.
A partir d'une fenêtre standard, vous pouvez :
♦ Accéder à des sous fenêtres permettant de saisir, modifier,
consulter… des informations
♦ Consulter puis imprimer des documents.
122
Utiliser une fenêtre standard (codes de gestion)

1- Menu de la fenêtre
A chaque fenêtre standard est associé un menu. Les options de ce menu
correspondent aux différentes opérations que vous pouvez réaliser sur
cette fenêtre. A titre d'exemple :
¾ Cliquer sur le menu Code de gestion
• Le menu s'affiche :
Les options affichées en grisé sont inactives dans le contexte. Par
exemple, tant qu'aucun code de gestion n'a pas été créé, les options
Modifier…, Supprimer et Visualiser… sont inactives.
L'option Actualiser permet de mettre à jour les données d'une fenêtre
dans les cas suivants :
♦ Vous utilisez Comptabilité budgétaire en réseau et d'autres
personnes utilisent le module en même temps que vous.
♦ Vous travaillez avec plusieurs fenêtres ouvertes et les modifications
que vous avez effectuées sur une fenêtre ont eu des impacts sur les
données de la fenêtre en cours.
Pour effacer le menu :
¾ Cliquer en dehors du menu
Utiliser une fenêtre standard (codes de gestion)
123
2- Commandes de la fenêtre
Ajouter
Supprimer
Modifier
Imprimer
Visualiser
Actualiser
Outre les commandes de la fenêtre principale, la barre d'outils affiche
les commandes spécifiques à la fenêtre. Ces commandes correspondent
aux options du menu Codes de gestion et permettent de sélectionner
une opération par un simple clic.
Comme pour les options de menu, lorsqu'une commande est
inaccessible dans le contexte, son icone s'affiche en grisé.
3- Zone de sélection
Chaque fenêtre standard comporte, dans sa partie haute, une zone de
sélection.
Bouton de masquage de la zone de sélection
Rubrique de recherche d'un code de gestion
Le bouton de masquage permet de masquer temporairement la zone de
sélection. A titre d'exemple :
¾ Cliquer sur le bouton
• La partie haute de la fenêtre s'efface
124
Utiliser une fenêtre standard (codes de gestion)
• Un nouveau bouton s'affiche :

.
Pour réafficher la zone de sélection :
¾ Cliquer sur le bouton
• La zone de sélection se réaffiche.
Lors de l'utilisation du module Comptabilité budgétaire, le masquage de
la zone de sélection vous permettra d'accroître la surface d'affichage de
la liste des éléments et ainsi d'en faciliter la consultation.
Pour la fenêtre des codes de gestion, la zone de sélection ne comporte
qu'une rubrique : Atteindre. Lorsque vous aurez saisi vos codes de
gestion, cette rubrique vous permettra d'accéder directement à un code
de gestion en saisissant les premiers caractères de son code.
Pour d'autres fenêtres du module Comptabilité budgétaire, la zone de
sélection comporte d'autres rubriques qui vous permettent de
sélectionner la liste des éléments et ainsi de filtrer les éléments à
afficher. Par exemple, sur la fenêtre du plan comptable :
Les valeurs de certaines rubriques peuvent être sélectionnées au moyen
de valeurs par défaut. Il est aussi possible de créer des sélections
particulières au moyen de la rubrique de sélection : Sélection avancée.
Utiliser une fenêtre standard (codes de gestion)
125
4- Liste des éléments
Chaque fenêtre standard affiche, dans sa partie basse, la liste des
éléments.
Sur certaines fenêtres du module Comptabilité budgétaire, par exemple,
la fenêtre de visualisation du budget, vous pouvez redimensionner la
largeur des colonnes. Pour cela, vous devez :
¾ Cliquer sur l'intersection de 2 titres de colonnes et maintenir le
bouton de la souris enfoncé
.
• Le curseur prend l'aspect suivant :
¾ Déplacer la souris vers la gauche ou vers la droite pour réduire ou
agrandir la largeur de la colonne de gauche
Les opérations que vous réalisez sur une fenêtre standard peuvent
également être sélectionnées à partir d'un menu contextuel.
Pour afficher un menu contextuel, vous devez cliquer, avec le bouton
droit de la souris, dans la liste des éléments. A titre d'exemple :
¾ Placer le pointeur sous la colonne Code
¾ Appuyer sur le bouton droit de la souris
• Le menu contextuel s'affiche :
Menu contextuel
126
Utiliser une fenêtre standard (codes de gestion)

Lorsque le libellé de l'option d'un menu est suivi d'un raccourci clavier,
l'option peut également être sélectionnée à partir d'une touche ou d'une
combinaison de touches. Par exemple, pour ce menu contextuel :
L'option Ajouter peut être sélectionnée en tapant sur la touche <.
L'option Imprimer peut être sélectionnée en appuyant sur la touche
, puis en tapant sur la touche P.
L'option Actualiser peut être sélectionnée en tapant sur la touche .
Pour effacer le menu contextuel :
¾ Cliquer, avec le bouton gauche de la souris, en dehors de la fenêtre
contextuelle
Dans une fenêtre standard, les opérations peuvent donc être
sélectionnées de 4 façons différentes :
♦ A partir du menu de la fenêtre, par exemple, le menu Codes de
gestion
♦ A partir de la barre d'outils
♦ A partir du menu contextuel
♦ A partir d'un raccourci clavier, lorsqu'il existe.
Utiliser une fenêtre standard (codes de gestion)
7.2.
Ajouter, modifier, visualiser ou supprimer un élément
Pour la Prise en main, vous allez voir comment :
Ajouter un code de gestion
Modifier un code de gestion
Visualiser un code de gestion
Supprimer un code de gestion.
‰
‰
‰
‰
Ces opérations s'effectuent sur des fenêtres affichées à partir de la
fenêtre standard.
‰
Ajouter un code de gestion
Pour la Prise en main, vous allez saisir 2 codes de gestion :
♦ EPS
Éducation physique
♦ INFO Informatique.
¾ Placer le pointeur sous la colonne Code
¾ Appuyer sur le bouton droit de la souris
• Le menu contextuel s'affiche.
¾ Cliquer sur l'option Ajouter…
• La fenêtre Création d'un code de gestion s'affiche.
¾ Saisir le code EPS
Pour passer à la rubrique suivante, vous pouvez :
¾ Cliquer dans le cadre de saisie de la rubrique
ou
¾ Taper sur la touche
(Tabulation)
¾ Saisir le libellé Éducation physique
¾ Cliquer sur OK
• Le code de gestion s'affiche dans la liste des éléments.
127
128
¾
¾
¾
¾
‰
Utiliser une fenêtre standard (codes de gestion)

Pour saisir le second code de gestion :
Cliquer sur le bouton
• La fenêtre Création d'un code de gestion s'affiche.
Saisir le code INFO
Saisir le libellé Informatique
Cliquer sur OK
• Le code de gestion s'affiche dans la liste des éléments.
Modifier un code de gestion
L'accès à la fenêtre de modification d'un élément peut s'opérer de 4
façons différentes :
♦ A partir du menu de la fenêtre : option Modifier du menu Codes de
gestion
♦ A partir de la barre d'outils : bouton
♦ A partir du menu contextuel : option Modifier
♦ En cliquant 2 fois sur le code de gestion dans la liste des éléments.
A titre d'exemple :
¾ Cliquer 2 fois sur le code de gestion EPS Éducation physique
• La fenêtre Modification d'un code de gestion s'affiche.
Le contenu de la rubrique Code ne peut pas être modifié directement.
Pour cela, vous devez supprimer le code de gestion puis le recréer.
Pour la Prise en main, vous allez modifier le libellé du code de gestion :
¾ Saisir le libellé Éducation physique et sportive
¾ Cliquer sur OK
• Le nouveau libellé s'affiche dans la liste des éléments.
‰
Utiliser une fenêtre standard (codes de gestion)
129
Visualiser un code de gestion
A titre d'exemple, vous allez visualiser la fiche du code de gestion
INFO Informatique :
¾ Cliquer sur la ligne du code de gestion INFO Informatique
• La ligne est sélectionnée.
¾ Cliquer sur le bouton
• La fenêtre Visualisation d'un code de gestion s'affiche.
Sur une fenêtre de visualisation, aucune information ne peut être
modifiée.
Pour fermer la fenêtre :
¾ Cliquer sur Fermer
‰
Supprimer un code de gestion
Pour la Prise en main, vous allez supprimer la fiche du code de gestion
INFO Informatique :
¾ Cliquer sur la ligne du code de gestion INFO Informatique
• La ligne est sélectionnée.
¾ Sélectionner, dans le menu Codes de gestion, l'option Supprimer
• Un message de confirmation de la suppression s'affiche.
¾ Cliquer sur Oui
• Le code de gestion est supprimé.
130
Utiliser une fenêtre standard (codes de gestion)
7.3.
Consulter et imprimer un document

A partir de la plupart des fenêtres standards, vous pouvez consulter et
imprimer un ou plusieurs documents. A titre d'illustration, vous allez
voir comment consulter et imprimer la liste des codes de gestion.
¾ Sélectionner, dans le menu Codes de gestion, l'option Imprimer
• La fenêtre Aperçu avant impression des codes de gestion s'affiche.
Démarrage de
Commandes de Zoom
l'impression
Commandes de
défilement des pages
Utiliser une fenêtre standard (codes de gestion)
131
La fenêtre d'aperçu avant impression vous permet :
♦ De visualiser l'organisation et le contenu du document avant son
impression
♦ De repérer, lorsqu'il y en a plusieurs, le numéro des pages du
document que vous souhaitez imprimer
♦ De consulter le document à l'écran sans l'imprimer
♦ D'accéder à la fenêtre des paramètres d'impression, bouton
,
puis de démarrer l'impression du document.
Pour savoir ce que permet chacun des boutons de commande de cette
fenêtre, placer, au moyen de la souris, le pointeur sur l'icone du bouton.
132
Utiliser une fenêtre standard (codes de gestion)
7.4.
Modifier les paramètres d'impression et imprimer un
document
Lorsque l'aperçu avant impression d'un document est affiché, pour
afficher la fenêtre des paramètres d'impression :
¾ Cliquer sur le bouton
• La fenêtre Imprimer s'affiche :
La fenêtre Imprimer permet de modifier les paramètres d'impression
puis de démarrer l'impression du document.

‰
Utiliser une fenêtre standard (codes de gestion)
133
Choix de l'imprimante
La rubrique Nom de la zone Imprimante, bouton
, permet de
sélectionner l'imprimante sur laquelle vous souhaitez imprimer le
document.
¾
¾
¾
¾
¾
¾
L'imprimante affichée correspond à l'imprimante définie par défaut
pour votre poste. Si cette imprimante ne correspond pas à celle que vous
souhaitez utiliser le plus souvent, vous pouvez définir une autre
imprimante par défaut. Pour cela :
Cliquer, dans la barre des tâches de Windows, sur Démarrer
Cliquer sur Paramètres
Cliquer sur Imprimantes
Cliquer sur le nom de l'imprimante que vous utiliserez le plus souvent
Afficher le menu contextuel en cliquant sur le bouton droit de la souris
Sélectionner l'option Définir par défaut
• L'imprimante sélectionnée sera dorénavant proposée par défaut lors
de l'impression des documents.
Pour revenir à la fenêtre Imprimer :
¾ Cliquer, dans la barre des tâches de Windows, sur
¾
¾
¾
¾
¾
Si l'imprimante que vous souhaitez utiliser n'apparaît pas dans la liste
des imprimantes proposées, bouton
de la rubrique Nom, vous devez
l'ajouter dans la liste des imprimantes de votre poste. Pour cela :
Cliquer, dans la barre des tâches de Windows, sur Démarrer
Cliquer sur Paramètres
Cliquer sur Imprimantes
Cliquer 2 fois sur Ajout d'imprimante
Suivre les instructions de l'assistant
Pour revenir à la fenêtre Imprimer :
¾ Cliquer, dans la barre des tâches de Windows, sur
134
‰
Utiliser une fenêtre standard (codes de gestion)

Options de l'impression
Lorsque l'imprimante a été sélectionnée, rubrique Nom, le bouton
Propriétés permet d'accéder à la fenêtre des options de l'impression.
A titre d'exercice :
¾ Cliquer sur Propriétés
Selon l'imprimante que vous utilisez, différents paramètres peuvent être
modifiés, par exemple : l'orientation du document, portrait ou paysage,
la qualité de l'impression…
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
Si les options d'impression définies par défaut ne correspondent pas à
celles que vous envisagez d'utiliser le plus souvent, vous pouvez
également les redéfinir. Pour cela :
Cliquer, dans la barre des tâches de Windows, sur Démarrer
Cliquer sur Paramètres
Cliquer sur Imprimantes
Cliquer sur le nom de l'imprimante pour laquelle vous souhaitez
modifier les options d'impression par défaut
Afficher le menu contextuel en cliquant sur le bouton droit de la souris
Sélectionner l'option Propriétés
Modifier les options
Cliquer sur OK
• Les nouvelles options seront dorénavant proposées par défaut lors de
l'impression des documents.
Pour revenir à la fenêtre Imprimer :
¾ Cliquer, dans la barre des tâches de Windows, sur
Pour quitter la fenêtre des propriétés de l'imprimante :
¾ Cliquer sur OK
‰
Utiliser une fenêtre standard (codes de gestion)
135
Choix des pages à imprimer
La zone Groupe de page permet, si nécessaire, de restreindre
l'impression à une ou plusieurs pages :
L'option Page courante permet de n'imprimer que la seule page
affichée sur la fenêtre Aperçu avant impression.
La rubrique Pages permet de saisir le ou les numéros des pages que
vous souhaitez imprimer. Pour imprimer un groupe de pages, vous
devez saisir le numéro de la première page à imprimer, un tiret (-) et le
numéro de la dernière page à imprimer, par exemple : 4-7.
‰
Nombre d'exemplaires du document à imprimer
La zone Copies permet, si nécessaire, de modifier le nombre
d'exemplaires que vous souhaitez pour le document.
Ce nombre d'exemplaires peut être augmenté ou diminuer. Dans le cas,
par exemple, où l'impression d'un document est automatiquement
proposée en plusieurs exemplaires, lors d'une réimpression de ce
document, si vous ne souhaitez qu'un exemplaire de ce document, vous
devez modifier la valeur de la rubrique Nombre de copies.
Lorsque les paramètres d'impression ont été définis, le démarrage de
l'impression s'effectue au moyen du bouton OK.
Pour la Prise en main, vous n'allez pas imprimer ce document. Vous
allez donc quitter la fenêtre d'aperçu avant impression :
¾ Cliquer sur Annuler
¾ Cliquer sur Fermer
• La fenêtre Codes de gestion s'affiche.
136
Utiliser une fenêtre standard (codes de gestion)

Pour terminer la session de travail sur cette fenêtre, vous allez
supprimer le dernier code de gestion restant :
¾ Cliquer sur la ligne du code de gestion EPS Éducation physique et
sportive
¾ Sélectionner, dans le menu Codes de gestion, l'option Supprimer
• Un message de confirmation de la suppression s'affiche.
¾ Cliquer sur Oui
• Le code de gestion est supprimé.
Pour fermer la fenêtre Codes de gestion :
¾ Cliquer sur sa case de fermeture
Vous venez de voir les différentes opérations que vous pouvez réaliser
sur une fenêtre standard. Le prochain chapitre de cette Prise en main
présente l'organisation des fenêtres arborescentes sur lesquelles vous
serez amené à travailler lors de l'utilisation du module Comptabilité
budgétaire.
Présentation des fenêtres arborescentes
137
8. Présentation des fenêtres arborescentes
Les fenêtres arborescentes sont utilisées dans différents contextes du
module Comptabilité budgétaire : saisie ou visualisation du budget,
mandatement….
Pour la Prise en main, vous n'allez pas manipuler ce type de fenêtre
mais nous vous présentons leurs principales caractéristiques :
‰ Organisation d'une fenêtre arborescente
‰ Comment s’opèrent l'ouverture et la fermeture d'un niveau de
l'arborescence
‰ Les menus contextuels associés aux niveaux de l'arborescence.
Lorsque vous utilisez une fenêtre arborescente, par exemple, lors de la
saisie ou de la visualisation du budget, vous pouvez vous reporter à ce
chapitre afin d'être guidé dans son utilisation.
138
‰

Présentation des fenêtres arborescentes
Organisation d'une fenêtre arborescente
Une fenêtre arborescente est composée de 2 zones :
Arborescence permettant la
sélection d'un niveau de données
Zone affichant les données
correspondantes au niveau sélectionné
Présentation des fenêtres arborescentes
139
Pour consulter des informations, vous devez cliquer sur le niveau
correspondant dans l'arborescence de la fenêtre. Par exemple, sur la
fenêtre de visualisation du budget présentée, pour consulter le détail
d'un chapitre, vous devez cliquer sur son code.
Sur certaines fenêtres du module Comptabilité budgétaire, vous pouvez
redimensionner la largeur des colonnes. Pour cela, vous devez :
¾ Cliquer sur l'intersection de 2 titres de colonnes et maintenir le
bouton de la souris enfoncé
• Le curseur prend alors l'aspect suivant :
.
¾ Déplacer la souris vers la gauche ou vers la droite pour réduire ou
agrandir la largeur de la colonne de gauche
‰
Ouverture et fermeture d'un niveau de l'arborescence
Lorsqu'un niveau de l'arborescence comporte au moins un sous niveau,
le bouton s'affiche devant le libellé du niveau, par exemple :
Pour ouvrir ce niveau, vous devez cliquer sur le bouton , et le ou les
sous niveau(x) s'affiche(nt). Par exemple :
Lorsqu'un niveau est déployé, le bouton s'affiche devant son libellé.
Pour fermer ce niveau, vous devez cliquer sur le bouton .
140
Présentation des fenêtres arborescentes

Selon le contexte, l'arborescence peut se déployer sur plusieurs niveaux.
A titre d'exemple, la copie d'écran suivante illustre le déploiement de
l'arborescence de saisie du budget :
Le niveau Budget se décompose en Dépenses et Recettes.
Le niveau Dépenses se décompose en Chapitres, dans notre exemple :
A2.
Le niveau Chapitre se décompose en Comptes, dans notre exemple :
6067.
Le niveau Compte se décompose en Codes de gestion, dans notre
exemple : EPS.
‰
Présentation des fenêtres arborescentes
141
Menus contextuels associés aux niveaux de l'arborescence
Sur les fenêtres arborescentes, à chaque niveau est associé un menu
contextuel. A titre d'exemple, le schéma suivant présente le menu
contextuel associé à chacun des niveaux de l'arborescence de la fenêtre
de saisie du budget :
Pour effectuer une opération sur une fenêtre arborescente, vous pouvez :
¾ Cliquer sur le niveau concerné
¾ Afficher le menu contextuel en cliquant avec le bouton droit de la
souris
¾ Sélectionner l'opération souhaitée
142
Présentation des fenêtres arborescentes

Principales fonctionnalités de sélection
143
9. Principales fonctionnalités de sélection
Un ensemble de fonctionnalités de sélection et de tri sont proposées
dans G.F.C. Windows Comptabilité Budgétaire. Elles sont disponibles à
partir des fenêtres de consultation ou de saisie.
Pour la Prise en main, vous n'allez pas manipuler ce type de
fonctionnalité mais nous vous présentons leurs principales
caractéristiques :
‰ Les données traitées pouvant faire l’objet de sélection(s) et de
tri(s)
‰ Les fonctionnalités proposées
‰ La sélection avancée ou la sélection de données multi-critères.
Lorsque vous utilisez une fonctionnalité de sélection ou de tri, par
exemple, lors de la gestion des fournisseurs, vous pouvez vous reporter
à ce chapitre pour obtenir le détail des critères proposés et des sélections
offertes.
144
‰
Principales fonctionnalités de sélection

Données pouvant faire l’objet de sélection(s) ou de tri(s)
Les données traitées en Comptabilité Budgétaire sont :
♦ Les Fournisseurs
♦ Les Liquidations
♦ Les Mandats
♦ Les Ordres de reversements édités
♦ Les Ordres de recettes édités
♦ Les Ordres d’annulation de recettes édités.
Les fonctionnalités sont accessibles depuis l’entête de la fenêtre
standard :
- avec accès direct à la zone de sélection dans une fenêtre de saisie :
- avec accès à la zone de sélection, après avoir cliqué sur l’onglet Liste
… dans une fenêtre de consultation :
En dehors des sélections et des tris existants par défaut, selon la
situation ou le document, l’option Visualiser permet l’accès, au choix
par l’icône de la barre d’outils, ou par le menu contextuel ou par le
menu, à une fenêtre offrant une fiche détail.
Principales fonctionnalités de sélection
145
Dans la zone Sélectionner de la fenêtre standard, une fonction
<Sélection avancée> permet d’affiner les critères de sélection, de les
personnaliser pour une recherche.
Après présentation des différentes possibilités offertes en matière de
recherche d’informations dans la Comptabilité Budgétaire, l’élaboration
d’une Sélection avancée est proposée. Elle décrit, par l’exemple sur les
mandats, le principe de fonctionnement de cet outil d’aide à l’analyse
comptable.
146
‰
Principales fonctionnalités de sélection
Fonctionnalités proposées
Les fonctionnalités proposées sont énumérées dans cette page.
♦ Le tri des données par
Sélection standard, avec
le choix d’un critère de
tri et/ou d’un critère de
sélection parmi plusieurs.
♦ La sélection de données
multi-critères : une
fenêtre spécifique est
affichée à partir de la
fenêtre de consultation
existante en choisissant
l’option <Sélection
avancée>. L’utilisateur
construit son filtre avec
une ou plusieurs
conditions.
♦ L’affichage de grille des
données offre des
colonnes
supplémentaires. Par
exemple le rejet est
affiché pour un mandat.
♦ L’affichage par fiche
détail permet de
parcourir les données
fiche par fiche sans
repasser par la fenêtre
standard de consultation
ou de saisie.

Principales fonctionnalités de sélection
147
♦ Le total des données de la
sélection est affiché dans la
fenêtre de la grille de
données.
♦ Les liens vers des données
attachées à la donnée
courante ou de départ.
Exemple, depuis la
sélection d’un fournisseur,
accès direct aux Mandats
de ce fournisseur avec dans
le menu contextuel la
présence de Voir
Mandats…
Si dans le menu contextuel, une des options de lien est inscrite en grisé,
ci-dessus Voir Reversements, il n’existe pas pour la donnée de départ,
de lien vers une information spécifique dans une fenêtre de destination.
L’information affichée – après avoir cliqué sur l’option Voir … - rend
compte de la sélection opérée. Par exemple, pour un clic sur Voir les
Mandats depuis la sélection d’un fournisseur de la fenêtre des
Fournisseurs, l’affichage de la Liste des mandats de ce fournisseur
dans la fenêtre de destination Mandatement. Il est alors possible de
produire, depuis cette fenêtre Mandatement, d’autres critères de
sélections et de tris sur les mandats.
Cette situation n’est possible qu’à l’intérieur d’un même module de
G.F.C. Windows. Elle est aussi conditionnée par les droits donnés à
l’utilisateur. L’utilisateur doit avoir au moins des droits de
consultation sur la fenêtre de destination.
148
Principales fonctionnalités de sélection

Les données sélectionnées, outre leur visualisation, peuvent faire l’objet
d’une impression. En visualisation de l’impression et en début
d’impression, la sélection effectuée est indiquée. Exemple pour une
sélection avancée sur des mandats : Liste des mandats pour la
sélection avancée.
Selon le contexte, les opérations de sélections, de tris, peuvent être
conduites à partir des données présentes dans la Comptabilité
Budgétaire Windows. Elles permettent de rechercher des informations,
de faciliter le croisement de données et les contrôles comptables, etc.
‰
Sélection avancée ou la sélection de données multi-critères
La sélection avancée permet de combiner plusieurs critères afin
d’obtenir une information précise. Elle est lancée depuis la zone
Sélectionner dans l’entête de la fenêtre de consultation ou de saisie.
Elle ouvre une fenêtre Sélection avancée qui permet de saisir les
éléments nécessaires à la confection des critères de sélection. Ces
critères ou éléments à prendre en compte sont :
♦ La condition de sélection :
à choisir dans une liste spécifique au type de données ou de
documents,
♦ L’opérateur de sélection :
à choisir parmi une liste dont la disponibilité est liée à la condition
de sélection choisie précédemment,
♦ La valeur de sélection :
à sélectionner parmi une proposition effectuée à la suite des deux
critères précédents.
Principales fonctionnalités de sélection
Une ligne est affichée par critère de sélection opéré.
Grille des conditions
de sélection saisies
accessible par un
menu contextuel.
Sous-fenêtre
d’Ajout d’une
condition
Pour effectuer une sélection sur cette fenêtre :
¾ Cliquer, dans la liste disponible à gauche, sur une première condition
La liste des Conditions de
sélection est liée à la spécificité
comptable : Liquidations,
Mandats, Recettes, etc.
149
150

Principales fonctionnalités de sélection
• La seconde colonne est alors accessible, celle des opérateurs.
Les Opérateurs de sélection
disponibles correspondent au
critère de sélection retenu. Les
opérateurs non disponibles pour
la condition de sélection retenue
sont en grisé.
¾ Cliquer sur un opérateur, par exemple Égal à
Les opérateurs sont liés à une
valeur de sélection à saisir.
¾ Sélectionner la valeur de sélection souhaitée dans la partie droite de la
fenêtre parmi la liste des valeurs disponibles.
La valeur de sélection est unique. Elle peut être choisie dans une liste.
Pour l’opérateur Compris entre, un ET logique relie deux valeurs qu’il
faut saisir ou sélectionner. Pour les opérateurs Oui et Non, aucune
valeur n’est demandée.
Principales fonctionnalités de sélection
151
Deux situations sont possibles :
¾ Cliquer sur le bouton Appliquer de la sous-fenêtre Ajout d’une
condition pour prendre en charge cet élément avant d’ajouter d’autres
conditions
¾ Cliquer sur le bouton OK de la sous-fenêtre Ajout d’une condition si
aucun autre critère ne doit être ajouté
• La sous-fenêtre d’Ajout d’une condition est grisée, donc non
accessible.
Une ligne par critère de sélection.
- Colonne 1 : les critères de sélection
possibles
- Colonne 2 : les opérateurs de
sélection (égal à, etc.)
- Colonne 3 : la valeur de sélection
- Colonne 4 : éventuellement la 2nde
valeur de sélection.
152

Principales fonctionnalités de sélection
Pour ajouter une autre condition, après avoir cliqué sur le bouton OK,
vous devez :
¾ Cliquer avec le bouton droit de la souris, dans la Grille des conditions,
• Le menu contextuel apparaît.
¾ Cliquer dans de menu avec le bouton gauche de la souris sur l’option
Ajouter
Une saisie plus rapide peut être faite en appuyant sur la touche INS.
¾ Cliquer sur le bouton Annuler de la sous-fenêtre Ajout d’une
condition pour annuler la saisie en cours
• La sous-fenêtre est grisée.
¾ Cliquer sur le bouton Ok de la fenêtre Sélection avancée … pour
obtenir le résultat de l’extraction
¾ Cliquer sur le bouton Annuler pour annuler la dernière condition saisie
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
Principales fonctionnalités de sélection
153
Ce système permet de définir plusieurs conditions sur un même critère.
Exemple : une référence qui commence par fact et une référence avec
les caractères 2004.
Si aucune donnée ne correspond à la sélection dans au moins une des
conditions, il y a affichage d’une grille vide.
Le nombre de conditions possibles est limité à 5. Les caractères
minuscules et majuscules ne sont pas distingués. Les conditions de
sélection sont reliées par des ET logiques.
Pour les différentes gestions proposées (Fournisseurs, Engagements,
Liquidations, Liste des mandats, Liste des reversements, Liste des
recettes, Liste des réductions de recettes), il est possible de conserver
les filtres d’une sélection afin de pouvoir les réutiliser ultérieurement.
¾ Effectuer les choix de critères comme indiqué ci-dessus
¾ Sélectionner le menu Gestion des sélections
154
Principales fonctionnalités de sélection
• Il est alors possible d’enregistrer cette sélection.
¾ Sélectionner Enregistrer la sélection courante
• La fenêtre suivante s’affiche
¾ Donner un nom à la sélection
¾ Cliquer sur le bouton OK.
Il est ainsi possible de créer une bibliothèque de sélections pour les
divers usages et contrôles que nécessite le suivi de la gestion ou de la
comptabilité.

Principales fonctionnalités de sélection
155
• Quand une sélection est rappelée par Ouvrir une sélection, il est
possible de la modifier puis de l’enregistrer sous un nom différent.
• Il est aussi possible de supprimer des sélections existantes par le
menu Supprimer une sélection.
La Prise en main est maintenant terminée et vous pouvez démarrer la
comptabilité budgétaire de votre établissement. Selon que vous
réceptionnez le budget préparé dans le module Préparation Budgétaire
ou que vous le saisissez directement dans le module Comptabilité
budgétaire, les opérations à réaliser diffèrent. Pour être guidé dans le
démarrage de votre comptabilité budgétaire, reportez-vous au chapitre
1 du Guide d'utilisation.
Guide d'utilisation
157
Guide d'utilisation
Cette partie est destinée à vous guider lors de l'utilisation du module
Comptabilité budgétaire. Elle présente l'ensemble des tâches
susceptibles d'être mises en œuvre avec le module :
1. Comment démarrer la Comptabilité budgétaire de votre
établissement
2. Gérer les paramètres
3. Gérer les références
4. Réceptionner le budget initial saisi dans le module Préparation
Budgétaire
5. Gérer le budget initial dans le module Comptabilité budgétaire
6. Gérer les DBM pour information ou une inscription d'office
pour un EPLE
7. Gérer les DBM pour vote pour un EPLE
8. Gérer les DBM pour information pour un SACD
9. Gérer les DBM pour vote pour un SACD
10. Gérer les dépenses
11. Gérer les recettes
12. Gérer les mémoires et leurs rectificatifs
13. Gérer les réimputations
14. Transférer les propositions d'écritures automatiques vers le
module Comptabilité Générale
15. Gérer les rejets
16. Effectuer les opérations de la période d'inventaire
17. Résoudre les problèmes rencontrés avec GFC (utilisation de la
fenêtre Log).
Pour accéder directement à une opération particulière, reportez-vous au
Sommaire qui fournit une présentation détaillée du plan de ce Guide
d'utilisation.
Ce Guide d'utilisation présente la séquence des opérations à effectuer
pour les différentes tâches susceptibles d'être mises en œuvre avec le
module. Pour être guidé lors des opérations réalisées sur chaque fenêtre
du module, habituez-vous à consulter la fenêtre d'aide contextuelle
fournie, bouton Aide ou touche .
158
Guide d'utilisation
Comment démarrer la comptabilité budgétaire de votre établissement ?
159
1. Comment démarrer la Comptabilité budgétaire de
votre établissement ?
Avant de démarrer la Comptabilité budgétaire de votre établissement,
nous vous conseillons, si ce n'est déjà fait, d'effectuer la Prise en main
du module Comptabilité budgétaire. Cette Prise en main vous permet de
vous familiariser avec l'organisation du module et avec les opérations
de base que vous pouvez y effectuer.
La mise en œuvre de la Comptabilité budgétaire diffère selon que vous
réceptionnez le budget saisi dans le module Préparation budgétaire ou
selon que vous saisissez directement le budget dans le module
Comptabilité budgétaire. Pour connaître les opérations à mettre en
œuvre lors du démarrage de votre Comptabilité budgétaire, reportezvous à la section correspondante :
1.1. Cas 1 : Réception du budget de Préparation budgétaire
1.2. Cas 2 : Saisie directe du budget dans le module Comptabilité
budgétaire.
1.1.
Cas 1 : Réception du budget de Préparation Budgétaire
Si le budget a été préparé dans la version Windows de Préparation
budgétaire, vous pouvez le réceptionner dans le module Comptabilité
budgétaire. La séquence d'opérations à mettre en œuvre pour démarrer
votre Comptabilité budgétaire est la suivante :
160
‰
Comment démarrer la comptabilité budgétaire de votre établissement ?
Paramétrage du module Comptabilité budgétaire
Si vous avez effectué la Prise en main, ces opérations ont déjà été
réalisées.
Opération
Saisir les informations générales de l'établissement
Saisir les informations de rattachement de l'établissement
Saisir le statut de l'établissement et les SACD supportés
Saisir les coordonnées bancaires de l'établissement
Renseigner le nombre de membres du Conseil
d'administration
Choisir l'utilisation de la méthode de l'extourne
Choisir le suivi de l’EPCP
Renseigner le numéro SIRET de l’établissement
Modifier votre mot de passe
Section
§ 2.2.1.
§ 2.2.2.
§ 2.2.3.
§ 2.2.4.
§ 2.2.5.
§ 2.2.6.
§ 2.2.7.
§ 2.2.8.
§ 2.1.3.
‰
Comment démarrer la comptabilité budgétaire de votre établissement ?
161
Réception du budget initial provisoire
Si le budget saisi dans le module Préparation budgétaire n'a pas encore
été accepté par les Autorités de contrôle, vous pouvez néanmoins
réceptionner le budget initial provisoire. Lorsque le budget aura été
accepté par les Autorités de contrôle, vous réceptionnerez alors le
budget initial exécutoire (Voir Point suivant).
Opération
Réceptionner le budget initial provisoire
Visualiser le budget
Transférer le budget initial provisoire vers le module
Comptabilité générale
Section
§ 4.1.
§ 4.2.
§ 4.3.
Dès que le budget initial provisoire a été réceptionné, vous pouvez
démarrer la gestion budgétaire de votre établissement :
Gérer les dépenses
Gérer les recettes
Gérer les mémoires et leurs rectificatifs
Gérer les réimputations
‰
§ 11.
§ 12.
§ 13.
§ 14.
Réception du budget initial exécutoire
Dès que le budget saisi dans le module Préparation budgétaire a été
accepté par les Autorités de contrôle, vous pouvez réceptionner le
budget initial exécutoire.
Réceptionner le budget initial exécutoire
§ 4.4.
Répartir, si nécessaire, les lignes budgétaires sur des codes § 4.5.
de gestion
Effectuer, si nécessaire, les virements entre codes de
§ 4.6.
gestion
Imprimer, si nécessaire, les documents du budget
§ 4.7.
Transférer le budget initial exécutoire vers le module
§ 4.8.
Comptabilité générale
162
‰
Comment démarrer la comptabilité budgétaire de votre établissement ?
Opérations de la période d'inventaire
Les opérations à réaliser diffèrent selon la méthode choisie :
Méthode de l'extourne
Méthode des ordres de paiement et de recouvrement
‰
§ 17.1.
§ 17.2.
Modification du budget
Après la réception du budget exécutoire, si des modifications doivent
être réalisées sur le budget, elles devront l'être au moyen de Décisions
Budgétaires Modificatives. Selon le type de votre établissement, EPLE
ou S.A.C.D., et le type de la DBM, reportez-vous à la section
correspondante pour être guidé lors du traitement de la DBM :
Gérer une DBM pour information ou une inscription
d'office pour un EPLE
Gérer une DBM pour vote pour un EPLE
Gérer une DBM pour information pour un SACD
Gérer une DBM pour vote pour un SACD
‰
§ 7.
§ 8.
§ 9.
§ 10.
Mise en œuvre de la gestion budgétaire
Pour être guidé lors de la gestion budgétaire de votre établissement,
reportez-vous aux sections correspondantes :
Gérer les dépenses
Gérer les recettes
Gérer les mémoires et leurs rectificatifs
Gérer les réimputations
Transférer les propositions d'écritures automatiques vers le
module Comptabilité Générale
Gérer les rejets
§ 11.
§ 12.
§ 13.
§ 14.
§ 15.
§ 16.
Comment démarrer la comptabilité budgétaire de votre établissement ?
163
Lors de l'utilisation du module Comptabilité budgétaire, la sauvegarde
des données doit être effectuée régulièrement. Cette copie de sécurité
vous permet de restaurer les données dans le cas où un problème
surviendrait sur votre micro-ordinateur ou de récupérer la base de
données telle qu'elle était avant une étape de gestion. La sauvegarde des
données s'effectue à partir du programme MEN_SvgLocal ou
MEN_SvgRéseau (voir § 3.4. de la présentation générale).
1.2.
Cas 2 : Saisie directe du budget dans le module Comptabilité
budgétaire
Si le budget est saisi directement dans le module Comptabilité
budgétaire, la séquence d'opérations à mettre en œuvre pour démarrer
votre comptabilité budgétaire est la suivante :
‰
Paramétrage du module Comptabilité budgétaire
Si vous avez effectué la Prise en main, ces opérations ont déjà été
réalisées.
Opération
Saisir les informations générales de l'établissement
Saisir les informations de rattachement de l'établissement
Saisir le statut de l'établissement et les S.A.C.D. supportés
Saisir les coordonnées bancaires de l'établissement
Renseigner le nombre de membres du Conseil
d'administration
Choisir l'utilisation de la méthode de l'extourne
Choisir le suivi de l’EPCP
Renseigner le numéro SIRET de l’établissement
Modifier votre mot de passe
Section
§ 2.2.1.
§ 2.2.2.
§ 2.2.3.
§ 2.2.4.
§ 2.2.5.
§ 2.2.6.
§ 2.2.7.
§ 2.2.8.
§ 2.1.3.
164
‰
Saisie des codes de gestion
Opération
Si vous souhaitez utiliser des codes de gestion, nous vous
conseillons de les saisir avant de démarrer la saisie du
budget.
‰
Comment démarrer la comptabilité budgétaire de votre établissement ?
Section
§ 3.3.
Saisie du budget initial provisoire
Si le budget n'a pas encore été accepté par les Autorités de contrôle,
vous pouvez saisir un budget initial provisoire. Lorsque le budget aura
été accepté par les Autorités de contrôle, vous le mettrez à jour afin qu'il
devienne exécutoire (Voir Point suivant).
Opération
Saisir le budget initial provisoire
Valider le budget initial provisoire
Visualiser le budget
Transférer le budget initial provisoire vers le module
Comptabilité générale
Section
§ 5.1.
§ 5.2.
§ 5.3.
§ 5.4.
Dès que le budget initial provisoire a été validé, vous pouvez démarrer
la gestion budgétaire de votre établissement :
Gérer les dépenses
Gérer les recettes
Gérer les mémoires et leurs rectificatifs
Gérer les réimputations
§ 11.
§ 12.
§ 13.
§ 14.
‰
Comment démarrer la comptabilité budgétaire de votre établissement ?
165
Saisie du budget initial exécutoire
Lorsque le budget a été accepté par les Autorités de contrôle, vous
pouvez saisir le budget initial exécutoire.
Opération
Section
Saisir le budget initial exécutoire
§ 5.5.
Valider le budget initial exécutoire
§ 5.6.
Répartir, si nécessaire, les lignes budgétaires sur des codes § 5.7.
de gestion
Effectuer, si nécessaire, les virements entre codes de
§ 5.8.
gestion
Imprimer les documents du budget
§ 5.9.
Transférer le budget initial exécutoire vers le module
§ 5.10.
Comptabilité générale
‰
Opérations de la période d'inventaire
Les opérations à réaliser diffèrent selon la méthode choisie :
Méthode de l'extourne
Méthode des ordres de paiement et de recouvrement
‰
§ 17.1.
§ 17.2.
Modification du budget
Après la validation du budget exécutoire, si des modifications doivent
être réalisées sur le budget, elles devront l'être au moyen de Décisions
Budgétaires Modificatives. Selon le type de votre établissement, EPLE
ou S.A.C.D., et le type de la DBM, reportez-vous à la section
correspondante pour être guidé lors du traitement de la DBM :
Gérer une DBM pour information ou une inscription
d'office pour un EPLE
Gérer une DBM pour vote pour un EPLE
Gérer une DBM pour information pour un S.A.C.D.
Gérer une DBM pour vote pour un S.A.C.D.
§ 7.
§ 8.
§ 9.
§ 10.
166
‰
Comment démarrer la comptabilité budgétaire de votre établissement ?
Mise en œuvre de la gestion budgétaire
Pour être guidé lors de la gestion budgétaire de votre établissement,
reportez-vous aux sections correspondantes :
Gérer les dépenses
Gérer les recettes
Gérer les mémoires et leurs rectificatifs
Gérer les réimputations
Transférer les propositions d'écritures automatiques vers le
module Comptabilité Générale
Gérer les rejets
§ 11.
§ 12.
§ 13.
§ 14.
§ 15.
§ 16.
Lors de l'utilisation du module Comptabilité budgétaire, la sauvegarde
des données doit être effectuée régulièrement. Cette copie de sécurité
vous permet de restaurer les données dans le cas où un problème
surviendrait sur votre micro-ordinateur ou de récupérer la base de
données telle qu'elle était avant une étape de gestion. La sauvegarde des
données s'effectue à partir du programme MEN_SvgLocal ou
MEN_SvgRéseau (voir § 3.4. de la présentation générale).
Gérer les paramètres
167
2. Gérer les paramètres
Les paramètres déterminent le fonctionnement du module Comptabilité
budgétaire. Certains de ces paramètres sont définis dans d'autres
contextes et ne peuvent pas être modifiés (§ 2.1.1. Paramètres
généraux du module), d'autres paramètres peuvent être saisis et mis à
jour dans le module Comptabilité budgétaire.
Afin d'assurer un bon fonctionnement du module, certains de ces
paramètres doivent être saisis ou mis à jour au démarrage de
l'utilisation du module Comptabilité budgétaire, notamment :
♦ Les informations générales de l'établissement (§ 2.2.1.)
♦ Les informations de rattachement de l'établissement (§ 2.2.2.)
♦ Le statut de l'établissement et les SACD supportés (§ 2.2.3.)
♦ Le nombre de membres du Conseil d'administration (§ 2.2.5.)
♦ Le choix de l'utilisation de la méthode de l'extourne (§ 2.2.6.)
♦ Le choix de l’utilisation du suivi de l’EPCP (§ 2.2.7.)
♦ Le Numéro SIRET de l’établissement (§ 2.2.8.)
♦ Le mot de passe (§ 2.1.3.).
La saisie ou la mise à jour des autres paramètres peut être différée selon
votre utilisation du module Comptabilité budgétaire :
♦ Si vous devez gérer des approvisionnements (§ 11.2.), vous devez
saisir les paramètres des approvisionnements (§ 2.3.)
♦ Si vous devez gérer des mémoires (§ 13), vous devez saisir les
coordonnées bancaires de l'établissement (§ 2.2.4.)
♦ En cas de besoin, la date de saisie peut être modifiée (§ 2.1.2.).
Ce chapitre présente les 3 catégories de paramètres gérés dans le
module Comptabilité budgétaire :
2.1. Les paramètres de Comptabilité budgétaire
2.2. Les paramètres de l'établissement
2.3. Les paramètres des approvisionnements
168
Gérer les paramètres
2.1.
Paramètres de Comptabilité budgétaire
La fenêtre des paramètres de Comptabilité budgétaire permet de :
2.1.1. Consulter les paramètres généraux du module
2.1.2. Mettre à jour la date de saisie
2.1.3. Modifier le mot de passe
2.1.1.
Consulter les paramètres généraux du module
¾ Sélectionner, dans le menu Paramètres, l’option Application…
¾ Cliquer sur l'onglet Général s’il n’est pas affiché par défaut
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
2.1.2.
Mettre à jour la date de saisie
¾ Sélectionner, dans le menu Paramètres, l’option Application…
¾ Cliquer sur l'onglet Date
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
2.1.3.
Modifier le mot de passe
Nous vous conseillons de modifier le mot de passe défini par défaut afin
de protéger l'accès au module Comptabilité budgétaire.
¾ Sélectionner, dans le menu Paramètres, l’option Application…
¾ Cliquer sur l'onglet Utilisateur
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
Gérer les paramètres
2.2.
Paramètres de l'établissement
La fenêtre des paramètres de l'établissement permet de :
2.2.1. Mettre à jour les informations générales de l'établissement
2.2.2. Mettre à jour les informations de rattachement de
l'établissement
2.2.3. Mettre à jour le statut de l'établissement et indiquer les
S .A.C.D. supportés
2.2.4. Saisir les coordonnées bancaires de l'établissement
2.2.5. Renseigner le nombre de membres du Conseil
d'administration
2.2.6. Choisir l'utilisation de la méthode de l'extourne
2.2.7. Choisir le suivi de l’EPCP
2.2.8. Renseigner le numéro SIRET de l’établissment
Afin d'assurer un bon fonctionnement du module Comptabilité
budgétaire, vous devez saisir certains paramètres de l'établissement
(§ 2.2.1 à § 2.2.3 et § 2.2.6.) dès le démarrage de l'utilisation du
module.
2.2.1.
Mettre à jour les informations générales de l'établissement
¾ Sélectionner, dans le menu Paramètres, l’option Établissement…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
2.2.2.
Mettre à jour les informations de rattachement de l'établissement
¾ Sélectionner, dans le menu Paramètres, l’option Établissement…
¾ Cliquer sur l'onglet Rattachement
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
169
170
Gérer les paramètres
2.2.3.
Mettre à jour le statut de l'établissement et indiquer les S.A.C.D.
supportés
Ces informations doivent être renseignées avec la plus grande attention
étant donné qu'elles déterminent certains traitements opérés dans
Comptabilité budgétaire, par exemple, le traitement des DBM.
¾ Sélectionner, dans le menu Paramètres, l’option Établissement…
¾ Cliquer sur l'onglet Statut
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
Si votre établissement est support de S.A.C.D., pour chaque S.A.C.D. :
¾ Cliquer sur le bouton Ajouter
¾ Renseigner la fiche du S.A.C.D.
2.2.4.
Saisir les coordonnées bancaires de l'établissement
Les coordonnées bancaires de l'établissement sont restituées sur les
mémoires et ne doivent donc être renseignées que si vous gérez des
mémoires.
¾ Sélectionner, dans le menu Paramètres, l’option Établissement…
¾ Cliquer sur l'onglet Autres
¾ Saisir le numéro du compte et le libellé de l'établissement bancaire
2.2.5.
Renseigner le nombre de membres du Conseil d'administration
Cette information sera restituée lors de la saisie du résultat de la
délibération du Conseil d'administration relative au vote d'une DBM.
¾ Sélectionner, dans le menu Paramètres, l’option Établissement…
¾ Cliquer sur l'onglet Autres
¾ Saisir le nombre de membres du Conseil d'administration
Gérer les paramètres
2.2.6.
171
Choisir l'utilisation de la méthode de l'extourne
¾ Sélectionner, dans le menu Paramètres, l’option Établissement…
¾ Cliquer sur l'onglet Autres
¾ Cocher la rubrique Méthode de l'extourne
2.2.7.
Choisir le suivi de l’EPCP
Le suivi de l’EPCP est proposé par défaut.
¾ Sélectionner, dans le menu Paramètres, l’option Établissement…
¾ Cliquer sur l'onglet Autres
¾ Pour utiliser l’EPCP, laisser cocher la rubrique Suivi de la commande
publique
Pour ne pas suivre l’EPCP, il faut décocher cette rubrique.
Le suivi de l’EPCP est proposé pour tous les établissements sauf pour
les établissements à l’étranger.
2.2.8.
Renseigner le numéro SIRET de l’établissement
¾ Sélectionner, dans le menu Paramètres, l’option Établissement…
¾ Cliquer sur l'onglet Autres
¾ Saisir le numéro SIRET de l’établissement
Le numéro SIRET est restitué sur les mémoires et rectificatifs de
mémoire. Il doit être obligatoirement renseigné pour accéder à l’édition
de ces documents.
2.3.
Paramètres des approvisionnements
Pour gérer les approvisionnements, vous devez d'abord saisir leurs
paramètres, puis saisir les articles, les approvisionnements et imprimer
les bons de commande ainsi que les fiches d'approvisionnements (§
11.2.). Les approvisionnements saisis avec engagement génèrent
172
Gérer les paramètres
automatiquement les engagements comptables correspondants que vous
pouvez modifier (§ 11.3.) et liquider (§ 11.5.).
¾ Sélectionner, dans le menu Paramètres, l’option Approvisionnement…
• La fenêtre Paramètres approvisionnements s'affiche.
Les 5 premiers volets de cette fenêtre, de Livraison à TVA, concernent
les paramètres communs à tous les établissements installés dans le
module Comptabilité budgétaire.
Les 3 derniers volets, de Op. particulières à Divers, concernent les
paramètres spécifiques à l'établissement.
Pour saisir et mettre à jour les valeurs de chaque paramètre :
¾ Cliquer sur l'onglet correspondant
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
Gérer les références
173
3. Gérer les références
Les références du module Comptabilité budgétaire sont constituées :
3.1. Des chapitres budgétaires
3.2. Du plan comptable
3.3. Des codes de gestion
3.4. Des modes de paiement.
Les nomenclatures de référence définies par le Ministère de l'éducation
nationale (Bureau DAF A3) sont constituées des chapitres budgétaires
et du plan comptable. Elles sont fournies avec le module Comptabilité
budgétaire.
Ces nomenclatures de référence doivent être utilisées par les
établissements dépendant du Ministère de l'Éducation nationale mais
peuvent également être utilisées par les autres établissements.
Lorsque le module Comptabilité budgétaire utilise les nomenclatures de
référence, les seules opérations possibles concernant les références sont :
♦ La saisie du libellé des chapitres qui n'en comportent pas, chapitres
de service spécial - § 3.1.
♦ La saisie des codes de gestion (§ 3.3.)
♦ La consultation et l'impression des chapitres budgétaires (§ 3.1.), du
plan comptable (§ 3.2.) et des modes de paiement (§ 3.3.).
Lorsque le module Comptabilité budgétaire n'utilise pas les
nomenclatures de référence, toutes les références peuvent être saisies et
mises à jour dans l'établissement.
174
Gérer les références
3.1.
Chapitres budgétaires
Si le module Comptabilité budgétaire utilise les nomenclatures de
référence, les seules opérations possibles sont :
♦ La saisie du libellé des chapitres qui n'en comportent pas, chapitres
de service spécial.
♦ La consultation et l'impression des chapitres budgétaires.
Si le module Comptabilité budgétaire n'utilise pas les nomenclatures
de référence:
♦ Les chapitres budgétaires peuvent être saisis et mis à jour.
♦ Dans le cas où le budget sera réceptionné du module Préparation
budgétaire, lors de la première réception, les chapitres saisis dans
Préparation budgétaire remplaceront ceux de Comptabilité
budgétaire. Il n'est alors par utile de saisir les chapitres avant la
réception du budget. Après la première réception du budget, les
chapitres pourront par contre, si nécessaire, être mis à jour.
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Références
¾ Sélectionner l’option Chapitres…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
3.2.
Gérer les références
175
Plan comptable
Si le module Comptabilité budgétaire utilise les nomenclatures de
référence, la seule opération possible est :
♦ La consultation et l'impression du plan comptable.
Si le module Comptabilité budgétaire n'utilise pas les nomenclatures
de référence :
♦ Le plan comptable peut être saisi et mis à jour.
♦ Dans le cas où le budget sera réceptionné du module Préparation
budgétaire, lors de la première réception, les comptes saisis dans
Préparation budgétaire remplaceront ceux de Comptabilité
budgétaire. Il n'est alors pas utile de saisir le plan comptable avant
la réception du budget. Après la première réception du budget, les
comptes pourront par contre, si nécessaire, être mis à jour.
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Références
¾ Sélectionner l’option Plan Comptable…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
3.3.
Codes de gestion
Les codes de gestion sont propres à l'établissement et leur utilisation est
facultative. Ils permettent d'affiner les comptes du Plan comptable et
d'opérer une gestion, soit plus fine, soit plus synthétique.
Si vous souhaitez utiliser les codes de gestion, nous vous conseillons
d'engager une réflexion préalable afin d'en assurer une gestion efficace.
Vous devez notamment éviter de ne pas en créer assez ce qui
engendrerait des recherches dans la comptabilité pour individualiser les
opérations recherchées mais également éviter d'en créer trop, ce qui
surchargerait inutilement le travail.
176
Gérer les références
Lors de la consultation des états du budget, vous avez la possibilité de
consulter les mouvements du budget pour les codes de gestion
commençant par un ou plusieurs caractères. A titre d'exemple, si vous
créez un code de gestion pour chaque BTS de votre établissement et que
vous les codez de la façon suivante : BTSAG, BTSFV et BTSSI, vous
pouvez consulter les mouvements du budget pour l'ensemble des BTS à
partir de la racine du code de gestion BTS. Nous vous conseillons par
conséquent de concevoir une codification des codes de gestion
permettant un regroupement par famille, sur les premiers caractères du
code.
Si le module Comptabilité budgétaire n'utilise pas les nomenclatures
de référence et que le budget est réceptionné du module Préparation
budgétaire, lors de la première réception, les codes de gestion saisis
dans Préparation budgétaire et ceux saisis dans Comptabilité budgétaire
seront fusionnés et ceux de Comptabilité budgétaire non utilisés dans le
budget seront supprimés. Dans ce cas, il n'est pas utile de saisir les
codes de gestion avant la réception du budget. Après la première
réception du budget, les codes de gestion pourront par contre, si
nécessaire, être mis à jour.
Pour saisir les codes de gestion :
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Références
¾ Sélectionner l’option Codes de Gestion…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
Pour être guidé lors de la saisie des codes de gestion, vous pouvez vous
reporter au chapitre 7 de la Prise en main qui décrit en détail toutes
les opérations qui peuvent être réalisées dans ce contexte.
3.4.
Gérer les références
177
Modes de paiement
Les modes de paiement sont fournis avec le module Comptabilité
budgétaire et leur liste peut être imprimée. La mise à jour des modes de
paiement n'est possible que pour les établissements situés dans les
DOM ou à l'étranger. Dans ce cas, lorsque les modes de paiement sont
modifiés dans le module Comptabilité budgétaire et si les 2 modules ne
sont pas sur le même micro-ordinateur, ils doivent impérativement être
également modifiés dans le module Comptabilité générale. Un contrôle
de la saisie est opéré sur les codes qui doivent être numériques. La
saisie du libellé est obligatoire.
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Références
¾ Sélectionner l’option Modes de paiement…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
178
Gérer les références
Réceptionner le budget initial saisi dans le module Préparation budgétaire
179
4. Réceptionner le budget initial saisi dans le module
Préparation budgétaire
Lorsque le budget initial a été établi dans la version Windows du
module Préparation Budgétaire, il peut être réceptionné dans le module
Comptabilité budgétaire.
Si le budget saisi dans le module Préparation budgétaire n'a pas
encore été accepté par les Autorités de contrôle, vous pouvez
réceptionner le budget provisoire. Lorsque le budget aura été accepté,
vous réceptionnerez le budget exécutoire.
Si, en début d'exercice, le budget saisi dans le module Préparation
budgétaire a déjà été accepté par les Autorités de contrôle, vous pouvez
réceptionner directement le budget initial exécutoire. Dans ce cas,
reportez-vous à la section 4.4. Réceptionner le budget initial
exécutoire.
La séquence d'opérations à mettre en œuvre pour traiter un budget saisi
dans le module Préparation budgétaire est la suivante :
‰
Si le budget n'a pas encore été accepté par les Autorités de contrôle
4.1. Réceptionner le budget initial provisoire
4.2. Visualiser le budget
4.3. Transférer le budget initial provisoire vers le module
Comptabilité générale.
‰
Dès que le budget a été accepté par les Autorités de contrôle
4.4. Réceptionner le budget initial exécutoire
4.5. Répartir, si nécessaire, les lignes budgétaires sur des codes de
gestion
4.6. Effectuer, si nécessaire, les virements entre codes de gestion
4.7. Imprimer, si nécessaire, les documents du budget
4.8. Transférer le budget initial exécutoire vers le module
Comptabilité générale.
180
Réceptionner le budget initial saisi dans le module Préparation budgétaire
4.1.
Réceptionner le budget initial provisoire
La réception du budget saisi dans le module Préparation budgétaire
n'est possible qu'aux conditions suivantes :
♦ La saisie du budget ne doit pas avoir été démarrée dans le module
Comptabilité budgétaire.
Si la saisie du budget a été démarrée par erreur, vous devez, soit
restaurer les données de la sauvegarde effectuée avant le démarrage
de la saisie du budget soit désinstaller le module Comptabilité
budgétaire puis le réinstaller.
♦ Le budget doit avoir été saisi dans la version Windows du module
Préparation budgétaire.
♦ Certains paramètres généraux du module Préparation budgétaire et
du module Comptabilité budgétaire doivent être identiques :
implantation géographique, expression utilisée.
♦ Si le module Comptabilité budgétaire a été installé sans les
nomenclatures de référence, aucun budget ne doit avoir été saisi
pour les autres établissements de Comptabilité budgétaire. Dans
cette situation, les références sont, en effet, réceptionnées lors de la
première réception du budget.
Pour réceptionner le budget initial provisoire :
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
¾ Sélectionner l’option Budget initial
¾ Sélectionner l’option Réception…
• La première page de l'assistant de réception s'affiche.
Pour être guidé lors de la réception du budget :
¾ Afficher et consulter les fenêtres d'aide
V
Réceptionner le budget initial saisi dans le module Préparation budgétaire
181
Après la réception du budget provisoire :
• Sa consultation s'effectue à partir de la fenêtre de visualisation du
budget (§ 4.2.)
• Différents documents relatifs au budget peuvent être consultés et
imprimés (§ 5.9.1. à § 5.9.3.)
• Le budget peut être transféré vers le module Comptabilité générale
(§ 4.3.)
• Vous pouvez démarrer la gestion budgétaire de votre établissement :
gestion des dépenses (§ 11.), des recettes (§ 12.), des mémoires (§
13.) et des réimputations (§ 14.)
Lorsque le budget aura été voté, vous pourrez démarrer la réception du
budget exécutoire (§ 4.4.).
4.2.
Visualiser le budget
Le budget réceptionné ne peut pas être modifié mais peut être consulté à
partir de la fenêtre de visualisation du budget :
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
¾ Sélectionner l’option Visualisation du budget
• La fenêtre de visualisation du budget s'affiche.
Le volet Arbre de cette fenêtre permet de consulter le budget à partir de
son arborescence.
Le volet Tableau fournit une autre présentation du budget et permet
d'en sélectionner certains éléments.
Les modalités d'utilisation d'une fenêtre arborescente sont décrites au
chapitre 8 de la Prise en main.
A partir de cette fenêtre, vous pouvez :
♦ Transférer le budget vers le module Comptabilité budgétaire (§ 4.3.)
♦ Consulter et imprimer la liste du budget (§ 5.9.1.).
182
Réceptionner le budget initial saisi dans le module Préparation budgétaire
Lorsque le budget exécutoire a été réceptionné, cette fenêtre permet
également de :
♦ Répartir les lignes budgétaires sur des codes de gestion (§ 4.5.)
♦ Effectuer des virements entre codes de gestion (§ 4.6.).
Les opérations suivantes sont également accessibles à partir de cette
fenêtre :
♦ Engager des dépenses (§ 11.3.)
♦ Liquider des dépenses (§ 11.5.)
♦ Liquider des recettes (§ 12.1.)
Pour être guidé lors des opérations réalisées dans ce contexte :
¾ Afficher et consulter les fenêtres d'aide
4.3.
V
Transférer le budget initial provisoire vers le module
Comptabilité générale
Lorsque le budget initial provisoire a été réceptionné, il peut être
transféré vers le module Comptabilité générale. Cette opération
s'effectue à partir de la fenêtre Visualisation du budget. Si cette fenêtre
n'est pas déjà affichée :
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
¾ Sélectionner l’option Visualisation du budget
¾ Sélectionner, dans le menu Visualisation du budget, l’option
Transférer budget…
• La fenêtre de transfert du budget s'affiche.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
4.4.
Réceptionner le budget initial saisi dans le module Préparation budgétaire
183
Réceptionner le budget initial exécutoire
Comme pour la réception du budget provisoire, la réception du budget
exécutoire n'est possible qu'à certaines conditions (voir § 4.1.). D'autre
part, la réception du budget exécutoire n'est possible que si les
paramètres de l'établissement ont été saisis (§ 2.2.).
Pour réceptionner le budget initial exécutoire :
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
¾ Sélectionner l’option Budget initial
¾ Sélectionner l’option Réception…
• La première page de l'assistant de réception s'affiche.
Pour être guidé lors de la réception du budget :
¾ Afficher et consulter les fenêtres d'aide
V
Lors de la réception du budget exécutoire, vous devez imprimer la lettre
à destination de l'agent comptable, vous pouvez consulter et imprimer
l'équilibre budgétaire.
Le budget exécutoire réceptionné est définitif et ne peut pas être
modifié directement. Les modifications à apporter au budget
s'effectueront au moyen de DBM.
Après la réception du budget exécutoire :
♦ Sa consultation s'effectue à partir de la fenêtre de visualisation du
budget (§ 4.2.)
♦ Vous pouvez répartir les lignes budgétaires sur des codes de gestion
(§ 4.5.) et effectuer des virements entre codes de gestion (§ 4.6.)
♦ Les documents relatifs au budget peuvent être consultés et imprimés
(§ 4.7.)
♦ Le budget peut être transféré vers le module Comptabilité générale
(§ 4.8.)
♦ Le budget peut être transféré vers l'application Adagio (§ 5.11.)
184
Réceptionner le budget initial saisi dans le module Préparation budgétaire
♦ Si le document B4 a été produit, vous pouvez imprimer la variation
des produits scolaires (§ 5.9.8.) et la situation du versement au
FCSH (§ 5.9.9.)
♦ Vous pouvez démarrer ou poursuivre la gestion des dépenses (§ 11),
la gestion des recettes (§ 12) et des mémoires (§ 13).
Si vous aviez, au préalable, réceptionné le budget provisoire et
commencé à utiliser le budget, saisie de dépenses et/ou de recettes, nous
vous conseillons d'imprimer la situation des dépenses engagées
(§ 11.12.1.) et la situation des recettes (§ 12.4.1.).
4.5.
Répartir les lignes budgétaires sur des codes de gestion
Cette opération permet de ventiler les lignes du budget sur des codes de
gestion lorsque cette ventilation n'a pas déjà été réalisée. Elle ne peut
être effectuée qu'aux conditions suivantes :
♦ Le budget exécutoire doit avoir été réceptionné
♦ Aucune DBM ne doit être en cours pour l'imputation concernée
♦ La ligne budgétaire n'a pas encore été utilisée.
Tant que la répartition en codes de gestion est accessible, le virement
entre codes de gestion n'est pas accessible.
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
¾ Sélectionner l’option Visualisation du budget
¾ Cliquer, dans l'arborescence, sur le compte que vous souhaitez ventiler
en codes de gestion
¾ Sélectionner, dans le menu Visualisation du budget, l’option Répartir
en codes de gestion…
• La fenêtre de répartition en codes de gestion s'affiche.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
4.6.
Réceptionner le budget initial saisi dans le module Préparation budgétaire
185
Effectuer les virements entre codes de gestion
Cette opération permet de modifier la ventilation d'une ligne du budget
en codes de gestion. Elle remplace les anciennes "fausses DBM de
type 11". Elle ne peut être effectuée qu'aux conditions suivantes :
♦ Le budget exécutoire doit avoir été réceptionné
♦ La ligne budgétaire doit avoir au moins un code de gestion,
ventilation réalisée dans le budget initial, par DBM ou suite à une
répartition entre codes de gestion
♦ La ligne budgétaire a un montant disponible supérieur à zéro
♦ La ligne budgétaire ne devient pas en dépassement de crédit
lorsqu’elle supporte le transfert
♦ Aucune DBM ne doit être en cours, c'est-à-dire non encore validée,
pour la ligne budgétaire.
Tant que la répartition en codes de gestion est accessible, le
virement entre codes de gestion n'est pas accessible.
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
¾ Sélectionner l’option Visualisation du budget
¾ Cliquer, dans l'arborescence, sur le compte pour lequel vous souhaitez
modifier la ventilation en codes de gestion
¾ Sélectionner, dans le menu Visualisation du budget, l’option Virer
entre codes de gestion…
• La fenêtre des virements entre codes de gestion s'affiche.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
186
Réceptionner le budget initial saisi dans le module Préparation budgétaire
4.7.
Imprimer les documents du budget
Lorsque le budget est réceptionné du module Préparation budgétaire,
il a déjà été imprimé à partir de ce module. Vous pouvez néanmoins, en
fonction de vos besoins, imprimer différents documents à partir du
module Comptabilité budgétaire :
♦ La liste du budget (§ 5.9.1.)
♦ Les états du budget (§ 5.9.2.)
♦ Les historiques du budget (§ 5.9.3.)
♦ Les répartitions en codes de gestion (§ 5.9.4.)
♦ Les virements entre codes de gestion (§ 5.9.5.)
♦ L'équilibre budgétaire (§ 5.9.6.).
Si les trois premiers documents (§ 5.9.1. à § 5.9.3.) peuvent être
imprimés après la réception du budget provisoire, les trois documents
suivants (§ 5.9.4. à § 5.9.6.) ne peuvent être imprimés qu'après la
réception du budget exécutoire.
4.8.
Transférer le budget initial exécutoire vers le module
Comptabilité générale
Lorsque le budget exécutoire a été réceptionné, il peut être transféré
vers le module Comptabilité générale. Cette opération s'effectue à partir
de la fenêtre Visualisation du budget. Si cette fenêtre n'est pas déjà
affichée :
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
¾ Sélectionner l’option Visualisation du budget
¾ Sélectionner, dans le menu Visualisation du budget, l’option
Transférer budget…
• La fenêtre de transfert du budget s'affiche.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
Gérer le budget initial dans le module Comptabilité budgétaire
187
5. Gérer le budget initial dans le module
Comptabilité budgétaire
Lorsque le module Préparation Budgétaire, version Windows, n'est
pas utilisé, la saisie du budget s'opère dans le module Comptabilité
budgétaire.
Si vous ne disposez pas, en début d'exercice, du budget voté par le
Conseil d'administration et accepté par les Autorités de contrôle, vous
pouvez saisir un budget provisoire. Ce budget s'établit à partir du
budget de l'année précédente. Lorsque le budget est voté et accepté, la
saisie du budget exécutoire consiste en une mise à jour du budget
provisoire.
Si vous disposez, en début d'exercice, du budget voté par le Conseil
d'administration et accepté par les Autorités de contrôle, vous pouvez
saisir directement le budget initial exécutoire. Dans ce cas, reportezvous à la section 5.5. Saisir le budget initial exécutoire.
La gestion du budget initial dans le module Comptabilité budgétaire
comporte les étapes suivantes.
‰
Si le budget n'a pas encore été voté par le Conseil d'administration et
accepté par les Autorités de contrôle
5.1.
5.2.
5.3.
5.4.
Saisir le budget initial provisoire
Valider le budget initial provisoire
Visualiser le budget
Transférer le budget initial provisoire vers le module
Comptabilité générale
188
‰
Gérer le budget initial dans le module Comptabilité budgétaire
Dès que le budget a été accepté par les Autorités de contrôle
5.5.
5.6.
5.7.
Saisir le budget initial exécutoire
Valider le budget initial exécutoire
Répartir, si nécessaire, les lignes budgétaires sur des codes de
gestion
5.8. Effectuer, si nécessaire, des virements entre codes de gestion
5.9. Imprimer les documents du budget
5.10. Transférer le budget initial exécutoire vers le module
Comptabilité générale
5.11. Transférer le budget vers l'application Adagio.
5.1.
Saisir le budget initial provisoire
Avant de démarrer la saisie du budget provisoire, nous vous conseillons
d'effectuer une sauvegarde de vos données. Cette opération s'effectue à
partir du programme MEN_SvgLocal ou MEN_SvgRéseau (voir § 3.4.
de la Présentation générale).
La saisie du budget n'est possible que si le budget n'a pas été
réceptionné du module Préparation budgétaire (Voir § 4.).
Si le module Comptabilité budgétaire a été installé sans les
nomenclatures de référence et que le budget d'au moins un
établissement doit être réceptionné du module Préparation budgétaire,
vous ne devez pas, dans ce cas, commencer la saisie du budget pour les
autres établissements avant la première réception du budget étant donné
que les références seront réceptionnées lors de cette première réception
du budget.
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
¾ Sélectionner l’option Budget initial
¾ Sélectionner l’option Saisie…
• Le message suivant s'affiche :
Gérer le budget initial dans le module Comptabilité budgétaire
189
Lorsque le budget est élaboré dans le module Préparation budgétaire,
vous ne devez en aucun cas démarrer la saisie du budget dans le
module Comptabilité budgétaire; vous ne pourriez plus en effet
réceptionner le budget de Préparation budgétaire. Si vous êtes dans ce
cas, vous devez donc annuler le démarrage de la saisie du budget en
cliquant sur Non puis vous reporter au chapitre 4 de ce Guide
d'utilisation.
Si le budget n’est pas réceptionné du module Préparation Budgétaire :
¾ Cliquer sur Oui
• Le message suivant s'affiche :
Si vous ne disposez pas, en début d'exercice, du budget voté par le
Conseil d'administration et accepté par les Autorités de contrôle, vous
devez saisir un budget provisoire.
Si vous souhaitez saisir le budget provisoire :
¾ Cliquer sur Non
• La fenêtre de saisie du budget initial s'affiche.
190
Gérer le budget initial dans le module Comptabilité budgétaire
Le budget est composé d'ouvertures de crédits, Dépenses, et de
prévisions de recettes, Recettes. La saisie du budget s'effectue par
chapitre. Le module Comptabilité budgétaire permet différentes
présentations du budget.
‰
Présentation par comptes par nature
Dans cet exemple, le montant du chapitre B – Viabilisation est ventilé
sur 3 comptes par nature.
‰
Gérer le budget initial dans le module Comptabilité budgétaire
191
Présentation par compte par nature et codes de gestion
Dans cet exemple, le montant du chapitre C est ventilé, entre autres, sur
le compte 615 qui est lui-même ventilé en codes de gestion.
‰
Présentation par codes de gestion (utilisation du compte d'imputation 6.)
Dans cet exemple, le montant du chapitre A1 est ventilé directement sur
plusieurs codes de gestion au moyen du compte d'imputation 6.
Ce compte d'imputation permet d'effectuer directement des imputations
sur des codes de gestion sans ventilation sur des comptes par nature.
Pour les chapitres dont les comptes par nature ne sont pas connus de
192
Gérer le budget initial dans le module Comptabilité budgétaire
façon exacte, il est préférable d'utiliser ce compte d'imputation qui
donnera accès ultérieurement à tous les comptes de la table. L'utilisation
du compte d'imputation 6. permet de limiter les virements entre comptes
par nature à l'intérieur du chapitre. Lorsque le compte d'imputation 6. a
été utilisé pour un chapitre, la ventilation sur des comptes par nature
s'effectue au moment de la liquidation ou par des DBM.
Outre la fenêtre de saisie du budget initial, la saisie du budget s'opère au
moyen de différentes fenêtres de saisie : montant d'un chapitre, montant
d'un compte et montant d'un code de gestion.
Pour être guidé lors de la saisie du budget :
¾ Afficher et consulter les fenêtres d'aide
V
Les modalités d'utilisation d'une fenêtre arborescente sont décrites au
chapitre 8 de la Prise en main.
5.2.
Gérer le budget initial dans le module Comptabilité budgétaire
193
Valider le budget initial provisoire
Après sa validation, le budget ne pourra plus être modifié. Nous
vous conseillons par conséquent de le vérifier avant de le valider.
Lorsque le budget initial provisoire a été saisi et vérifié, il peut être
validé :
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
¾ Sélectionner l’option Budget initial
¾ Sélectionner l’option Validation…
• Le premier panneau de l'assistant de validation du budget provisoire
s'affiche.
Pour être guidé lors de la validation du budget :
¾ Afficher et consulter les fenêtres d'aide
V
Lors de la validation de ce budget, vous pouvez consulter et imprimer
l'équilibre budgétaire.
Pour confirmer la validation du budget :
¾ Accéder au dernier panneau de l'assistant au moyen du bouton Suivant
¾ Cliquer sur Terminer
Après la validation du budget provisoire :
• Sa consultation s'effectue à partir de la fenêtre de visualisation du
budget (§ 5.3.)
• Différents documents relatifs au budget peuvent être consultés et
imprimés (§ 5.9.1. à § 5.9.3.)
• Le budget peut être transféré vers le module Comptabilité générale
(§ 5.4.)
• Vous pouvez démarrer la gestion des dépenses (§ 11), la gestion des
recettes (§ 12.) et des mémoires (§ 13.)
Lorsque le budget aura été voté, vous pourrez démarrer la saisie du
budget exécutoire (§ 5.5.).
194
Gérer le budget initial dans le module Comptabilité budgétaire
5.3.
Visualiser le budget
Dès que le budget a été validé, il ne peut plus être modifié et sa
consultation s'opère à partir de la fenêtre de visualisation du budget.
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
¾ Sélectionner l’option Visualisation du budget
• La fenêtre de visualisation du budget s'affiche.
Le volet Arbre de cette fenêtre est identique à la fenêtre de saisie du
budget.
Le volet Tableau fournit une autre présentation du budget et permet
d'en sélectionner certains éléments.
A partir de cette fenêtre, vous pouvez :
♦ Transférer le budget vers le module Comptabilité générale (§ 5.4.)
♦ Transférer le budget vers l'application Adagio (§ 5.11.)
♦ Consulter et imprimer la liste du budget (§ 5.9.1.).
Lorsque le budget exécutoire a été validé, cette fenêtre permet
également de :
♦ Répartir les lignes budgétaires sur des codes de gestion (§ 5.7.)
♦ Effectuer des virements entre codes de gestion (§ 5.8.).
Les opérations suivantes sont également accessibles à partir de cette
fenêtre :
♦ Engager des dépenses (§ 11.3.)
♦ Liquider des dépenses (§ 11.5.)
♦ Liquider des recettes (§ 12.1.)
¾ Afficher et consulter les fenêtres d'aide
V
5.4.
Gérer le budget initial dans le module Comptabilité budgétaire
195
Transférer le budget initial provisoire vers le module
Comptabilité générale
Lorsque le budget initial provisoire a été validé, il peut être transféré
vers le module Comptabilité générale. Cette opération s'effectue à partir
de la fenêtre Visualisation du budget. Si cette fenêtre n'est pas déjà
affichée :
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
¾ Sélectionner l’option Visualisation du budget
¾ Sélectionner, dans le menu Visualisation du budget, l’option
Transférer budget…
• La fenêtre de transfert du budget s'affiche.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
196
Gérer le budget initial dans le module Comptabilité budgétaire
5.5.
Saisir le budget initial exécutoire
Avant de démarrer la saisie du budget exécutoire, nous vous conseillons
d'effectuer une sauvegarde de vos données. Cette opération s'effectue à
partir du programme MEN_SvgLocal ou MEN_SvgRéseau (voir § 3.4.
de la Présentation générale).
La saisie du budget n'est possible que si le budget n'a pas été
réceptionné du module Préparation budgétaire (Voir § 4.).
La procédure de saisie du budget exécutoire diffère selon le cas de
figure :
‰ Saisie du budget exécutoire lorsqu'un budget provisoire a été
saisi et validé
‰ Saisie directe du budget exécutoire
‰
Saisie du budget exécutoire lorsqu'un budget provisoire a été saisi et validé
Si vous avez saisi puis validé un budget initial provisoire (§ 5.1. et
§ 5.2.), lorsque le budget a été voté par le Conseil d'administration et
accepté par les Autorités de contrôle, vous devez saisir le budget initial
exécutoire. Cette opération consiste à mettre à jour le budget provisoire
précédemment saisi.
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
¾ Sélectionner l’option Budget initial
¾ Sélectionner l’option Saisie…
• Le message suivant s'affiche :
Gérer le budget initial dans le module Comptabilité budgétaire
197
Après le démarrage de la saisie du budget exécutoire, l'accès aux
opérations de gestion des dépenses et des recettes n’est plus possible
tant que le budget exécutoire n'aura pas été validé. Si des opérations
relatives aux dépenses ou aux recettes sont en attente, nous vous
conseillons de différer la saisie du budget exécutoire (option Non) et de
terminer au préalable les opérations en cours.
Pour démarrer la saisie du budget exécutoire :
¾ Cliquer sur Oui
• La fenêtre de saisie du budget initial s'affiche
• Le budget saisi précédemment, Budget provisoire, s'affiche.
La saisie du budget exécutoire consiste à mettre à jour le budget
provisoire.
Pour être guidé lors de la saisie du budget :
¾ Afficher et consulter les fenêtres d'aide V
‰
Saisie directe du budget exécutoire
Si vous disposez, en début d'exercice, du budget voté par le Conseil
d'administration et accepté par les Autorités de contrôle, vous pouvez
saisir directement le budget initial exécutoire.
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
¾ Sélectionner l’option Budget initial
¾ Sélectionner l’option Saisie…
• Le message suivant s'affiche :
198
Gérer le budget initial dans le module Comptabilité budgétaire
Lorsque le budget est élaboré dans le module Préparation budgétaire,
vous ne devez en aucun cas démarrer la saisie du budget dans le
module Comptabilité budgétaire; vous ne pourriez plus en effet
réceptionner le budget de Préparation budgétaire. Si vous êtes dans ce
cas, vous devez donc annuler le démarrage de la saisie du budget en
cliquant sur Non puis vous reporter au chapitre 4 de ce Guide
d'utilisation.
Si le budget n’est pas réceptionné du module Préparation Budgétaire :
¾ Cliquer sur Oui
• Le message suivant s'affiche :
Si vous disposez, en début d'exercice, du budget voté par le Conseil
d'administration et accepté par les Autorités de contrôle, vous pouvez
saisir directement le budget exécutoire.
Pour démarrer la saisie du budget exécutoire :
¾ Cliquer sur Oui
• La fenêtre de saisie du budget initial s'affiche.
Les différentes présentations du budget permises par le module
Comptabilité budgétaire sont présentées à la section 5.1.
Outre la fenêtre de saisie du budget initial, la saisie du budget s'opère au
moyen de différentes fenêtres de saisie : montant d'un chapitre, montant
d'un compte et montant d'un code de gestion.
Pour être guidé lors de la saisie du budget :
¾ Afficher et consulter les fenêtres d'aide V
Gérer le budget initial dans le module Comptabilité budgétaire
199
Les modalités d'utilisation d'une fenêtre arborescente sont décrites au
chapitre 8 de la Prise en main.
5.6.
Valider le budget initial exécutoire
Après sa validation, le budget devient définitif et ne pourra plus
être modifié directement. Les modifications à apporter au budget
s'effectueront au moyen de DBM. Nous vous conseillons par
conséquent de vérifier le budget avant de le valider.
Le budget exécutoire ne peut être validé que si les paramètres de
l'établissement ont été saisis (§ 2.2.).
Lorsque le budget initial exécutoire a été saisi et vérifié, pour le valider :
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
¾ Sélectionner l’option Budget initial
¾ Sélectionner l’option Validation…
• Le premier panneau de l'assistant de validation du budget exécutoire
s'affiche.
Pour être guidé lors de la validation du budget :
¾ Afficher et consulter les fenêtres d'aide
V
Lors de la validation de ce budget, vous devrez imprimer la lettre à
destination de l'agent comptable et vous pouvez consulter et imprimer
l'équilibre budgétaire.
Pour confirmer la validation du budget :
¾ Accéder au dernier panneau de l'assistant au moyen du bouton Suivant
¾ Cliquer sur Terminer
200
Gérer le budget initial dans le module Comptabilité budgétaire
Après la validation du budget exécutoire :
• Le budget peut être transféré vers le module Comptabilité générale
(§ 5.10.)
• Sa consultation s'effectue à partir de la fenêtre de visualisation du
budget (§ 5.3.)
• Vous pouvez répartir les lignes budgétaires sur des codes de gestion
(§ 5.7.) et effectuer des virements entre codes de gestion (§ 5.8.)
• Les documents relatifs au budget peuvent être consultés et imprimés
(§ 5.9.)
• Vous pouvez démarrer ou poursuivre la gestion des dépenses (§ 11.),
la gestion des recettes (§ 12.) et des mémoires (§ 13.)
5.7.
Répartir les lignes budgétaires sur des codes de gestion
Cette opération permet de ventiler les lignes du budget sur des codes de
gestion lorsque cette ventilation n'a pas déjà été réalisée. Elle ne peut
être effectuée qu'aux conditions suivantes :
♦ Le budget exécutoire doit avoir été validé
♦ Aucune DBM ne doit être en cours pour l'imputation concernée
♦ La ligne budgétaire n'a pas encore été utilisée.
Tant que la répartition en codes de gestion est accessible, le
virement entre codes de gestion n'est pas accessible.
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
¾ Sélectionner l’option Visualisation du budget
¾ Cliquer, dans l'arborescence, sur le compte que vous souhaitez ventiler
en codes de gestion
¾ Sélectionner, dans le menu Visualisation du budget, l’option Répartir
en codes de gestion…
• La fenêtre de répartition en codes de gestion s'affiche.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
5.8.
Gérer le budget initial dans le module Comptabilité budgétaire
201
Effectuer des virements entre codes de gestion
Cette opération permet de modifier la ventilation d'une ligne du budget
en codes de gestion. Elle remplace les anciennes "fausses DBM de
type 11". Elle ne peut être effectuée qu'aux conditions suivantes :
♦ Le budget exécutoire doit avoir été validé
♦ La ligne budgétaire doit avoir au moins un code de gestion
(ventilation réalisée dans le budget initial, par DBM ou suite à une
répartition entre codes de gestion)
♦ La ligne budgétaire a un montant disponible supérieur à zéro
♦ La ligne budgétaire ne devient pas en dépassement de crédit
lorsqu’elle supporte le transfert
♦ Aucune DBM ne doit être en cours, c'est-à-dire non encore validée,
pour la ligne budgétaire.
Tant que la répartition en codes de gestion est accessible, le
virement entre codes de gestion n'est pas accessible.
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
¾ Sélectionner l’option Visualisation du budget
¾ Cliquer, dans l'arborescence, sur le compte pour lequel vous souhaitez
modifier la ventilation en codes de gestion
¾ Sélectionner, dans le menu Visualisation du budget, l’option Virer
entre codes de gestion…
• La fenêtre des virements entre codes de gestion s'affiche.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
202
Gérer le budget initial dans le module Comptabilité budgétaire
5.9.
Imprimer les documents du budget
Le module Comptabilité budgétaire permet de consulter et d'imprimer
différents documents relatifs au budget :
5.9.1. La liste du budget
5.9.2. Les états du budget
5.9.3. Les historiques du budget
5.9.4. Les répartitions en codes de gestion
5.9.5. Les virements entre codes de gestion
5.9.6. L'équilibre budgétaire
5.9.7. L'état des modifications apportées au budget
5.9.8. La variation des produits scolaires
5.9.9. La situation du versement au FCSH.
Si la liste du budget (§ 5.9.1.) peut être imprimée à tout moment, les
autres documents ne peuvent être imprimés qu'à certains états
d'avancement du budget ou selon certaines conditions :
♦ Les états du budget (§ 5.9.2.) et les historiques du budget (§ 5.9.3.)
ne peuvent être imprimés qu'à partir du moment où le budget a été
validé qu'il soit provisoire ou exécutoire
♦ Les répartitions en code de gestion (§ 5.9.4.), les virements en code
de gestion (§ 5.9.5.) et l'équilibre budgétaire (§ 5.9.6.) ne peuvent
être imprimés qu'à partir du moment où le budget exécutoire a été
validé.
♦ L'équilibre budgétaire (§ 5.9.6.) peut être consulté et imprimé lors
de la validation du budget puis, à tout moment, dès que le budget
exécutoire a été validé.
♦ L'état des modifications apportées au budget (§ 5.9.7.) peut être
consulté et imprimé dès que le budget a été modifié.
♦ La variation des produits scolaires (§ 5.9.8.) et la situation du
versement au FCSH (§ 5.9.9.) ne peuvent être consultées et
imprimées que si le budget exécutoire a été réceptionné du module
Préparation budgétaire et que le document B4 a été produit.
Gérer le budget initial dans le module Comptabilité budgétaire
5.9.1.
203
Liste du budget
Ce document présente la liste des ouvertures de crédits et des prévisions
de recettes saisies au budget. Il peut être imprimé à tout moment dans l'un
des 2 contextes suivants :
‰ Fenêtre de saisie du budget
‰ Fenêtre de visualisation du budget.
‰
Impression à partir de la fenêtre de saisie du budget
Si la fenêtre Saisie du budget initial n'est pas déjà affichée :
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
¾ Sélectionner l’option Budget initial
¾ Sélectionner l’option Saisie…
Si vous souhaitez n'imprimer la liste du budget que pour un seul
chapitre :
¾ Cliquer sur le chapitre souhaité dans la colonne de gauche
¾ Sélectionner, dans le menu Budget initial, l’option Imprimer…
L'option Budget étant sélectionnée :
¾ Choisir entre la présentation Globalisée ou Détaillée
Si vous souhaitez restreindre l'impression de la liste du budget à certains
éléments :
¾ Sélectionner, dans la zone Chapitres, les éléments que vous souhaitez
imprimer, Dépenses, Recettes ou le Chapitre sélectionné précédemment
¾ Cliquer sur OK
204
‰
Gérer le budget initial dans le module Comptabilité budgétaire
Impression à partir de la fenêtre de visualisation du budget
Si la fenêtre Visualisation du budget n'est pas déjà affichée :
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
¾ Sélectionner l’option Visualisation du budget…
Si vous souhaitez n'imprimer la liste du budget que pour un seul
chapitre :
¾ Cliquer dans la colonne de gauche sur le chapitre souhaité
¾ Sélectionner, dans le menu Visualisation du budget, l’option
Imprimer…
L'option Budget étant sélectionnée :
¾ Choisir entre la présentation Globalisée ou Détaillée
Si vous souhaitez restreindre l'impression de la liste du budget à certains
éléments :
¾ Sélectionner, dans la zone Chapitres, les éléments que vous souhaitez
imprimer, Dépenses, Recettes ou le Chapitre sélectionné précédemment
¾ Cliquer sur OK
5.9.2.
États du budget
Les états du budget sont constitués de l'état des ouvertures de crédits et
de l'état des prévisions de recettes.
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
¾ Sélectionner l’option Documents
¾ Sélectionner l’option États du budget…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
¾ Paramétrer le document à imprimer
¾ Cliquer sur OK
V
Gérer le budget initial dans le module Comptabilité budgétaire
5.9.3.
205
Historiques du budget
Les historiques du budget sont constitués de l'état historique des
ouvertures de crédits et de l'état historique des prévisions de recettes. Ils
présentent, par chapitre, l'ensemble des lignes du budget, lignes du
budget initial et lignes générées par les Décisions Budgétaires
Modificatives.
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
¾ Sélectionner l’option Documents
¾ Sélectionner l’option Historiques…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
¾ Paramétrer le document à imprimer
¾ Cliquer sur OK
5.9.4.
Répartitions en codes de gestion
Ce document présente, pour chaque chapitre et compte, la répartition en
codes de gestion.
Si la fenêtre Visualisation du budget n'est pas déjà affichée :
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
¾ Sélectionner l’option Visualisation du budget
Si vous souhaitez n'imprimer le document que pour un seul chapitre :
¾ Cliquer dans la colonne de gauche sur le chapitre souhaité
¾ Sélectionner, dans le menu Visualisation du budget, l’option
Imprimer…
¾ Cliquer sur l'option Répartitions en codes de gestion
Si vous souhaitez restreindre l'impression du document à certains
éléments :
¾ Sélectionner, dans la zone Chapitres, les éléments que vous souhaitez
imprimer, Dépenses, Recettes ou le Chapitre sélectionné précédemment
¾ Cliquer sur OK
206
Gérer le budget initial dans le module Comptabilité budgétaire
5.9.5.
Virements entre codes de gestion
Ce document présente la liste des virements qui ont été opérés entre
codes de gestion.
Si la fenêtre Visualisation du budget n'est pas déjà affichée :
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
¾ Sélectionner l’option Visualisation du budget
Si vous souhaitez n'imprimer le document que pour un seul chapitre :
¾ Cliquer dans la colonne de gauche sur le chapitre souhaité
¾ Sélectionner, dans le menu Visualisation du budget, l’option
Imprimer…
¾ Cliquer sur l'option Virements entre codes de gestion
Si vous souhaitez restreindre l'impression du document à certains
éléments :
¾ Sélectionner, dans la zone Chapitres, les éléments que vous souhaitez
imprimer, Dépenses, Recettes ou le Chapitre sélectionné précédemment
¾ Cliquer sur OK
5.9.6.
Équilibre budgétaire
Ce document présente l'équilibre du budget.
¾
¾
¾
¾
¾
Si la fenêtre Visualisation du budget n'est pas déjà affichée :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option Visualisation du budget
Sélectionner, dans le menu Visualisation du budget, l’option
Imprimer…
Cliquer sur l'option Équilibre budgétaire
Cliquer sur OK
Gérer le budget initial dans le module Comptabilité budgétaire
5.9.7.
207
État des modifications apportées au budget
Cet état permet de suivre les modifications apportées au budget pendant
l’exercice.
Selon les modifications apportées au budget, cet état est composé de
différents documents :
♦ Des tableaux qui inventorient les DBM de l'exercice :
{ Ouvertures de crédits pour le service général et les opérations en
capital
{ Ouvertures de crédits pour les services spéciaux
{ Prévisions de recettes pour le service général et les opérations en
capital
{ Prévisions de recettes pour les services spéciaux.
♦ La liste des numéros de DBM contenant des opérations de niveau 1.
♦ Un tableau récapitulatif général présentant :
{ Les totaux par service
{ L’équilibre sur fonds de roulement du budget initial si celui-ci
n’est pas équilibré
{ La reprise des DBM d’équilibre sur fonds de roulement
{ L’égalité : ouvertures de crédits + constitution du fonds de
roulement = prévisions de produits + prélèvements sur le fonds
de roulement.
¾
¾
¾
¾
¾
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option Documents
Sélectionner l’option État des modifications…
Choisir la présentation souhaitée
Cliquer sur OK
208
Gérer le budget initial dans le module Comptabilité budgétaire
5.9.8.
Variation des produits scolaires
Ce document permet de suivre la participation aux charges communes,
les variations liées au personnel à charge au FCSH ainsi que la variation
du crédit nourriture.
En période d'inventaire, une aide à la saisie de la DBM de type 27,
constatations des produits scolaires, peut également être imprimée.
Le document de variation des produits scolaires ne peut être imprimé
que si le budget exécutoire a été réceptionné du module Préparation
budgétaire et que le document B4 a été produit.
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
¾ Sélectionner l’option Documents
¾ Sélectionner l’option Variation des produits scolaires…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
¾ Renseigner les rubriques du volet Recettes
¾ Cliquer sur l'onglet Dépenses
Le taux du FCSH sera proposé lors de l'impression du versement au
FCSH (§ 5.9.9.).
La rubrique Edition de l'aide à la saisie de la DBM 27 est accessible
avant le basculement, et active pendant la période d'inventaire,
après le basculement. Si vous cochez cette rubrique, le document
d'aide à la saisie de la DBM 27 sera imprimé.
¾ Renseigner les rubriques du volet Dépenses
¾ Cliquer sur OK
Gérer le budget initial dans le module Comptabilité budgétaire
5.9.9.
209
Situation du versement au FCSH
Ce document présente la situation du versement au Fonds Commun du
Service d'Hébergement. Il ne peut être imprimé que si le budget
exécutoire a été réceptionné du module Préparation budgétaire et que le
document B4 a été produit.
¾
¾
¾
¾
¾
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option Documents
Sélectionner l’option Versement au FCSH…
Modifier, si nécessaire, le taux du FCSH
Cliquer sur OK
210
Gérer le budget initial dans le module Comptabilité budgétaire
5.10. Transférer le budget initial exécutoire vers le module
Comptabilité générale
Lorsque le budget exécutoire a été validé, il peut être transféré vers le
module Comptabilité générale. Cette opération s'effectue à partir de la
fenêtre Visualisation du budget. Si cette fenêtre n'est pas déjà affichée :
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
¾ Sélectionner l’option Visualisation du budget
¾ Sélectionner, dans le menu Visualisation du budget, l’option
Transférer budget…
• La fenêtre de transfert du budget s'affiche.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
5.11. Transférer le budget vers l'application Adagio
Le transfert du budget et de son utilisation vers l'application Adagio
peut être effectué à tout moment au cours de l'exercice.
Les liquidations en attente doivent avoir été mandatées et les ordres de
recettes ou de réduction de recettes doivent avoir été imprimés.
Cette opération s'effectue à partir de la fenêtre Visualisation du
budget. Si cette fenêtre n'est pas déjà affichée :
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
¾ Sélectionner l’option Visualisation du budget
¾ Sélectionner, dans le menu Visualisation du budget, l’option
Transférer vers ADAGIO
• La fenêtre de transfert du budget s'affiche.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
Gérer l’EPCP dans le module Comptabilité budgétaire
6. Gérer l’EPCP en Comptabilité budgétaire
La gestion de l’État Prévisionnel de la Commande Publique dans le
module Comptabilité budgétaire peut être suivi ou non pour chaque
établissement.
L’EPCP n’est pas proposé pour les établissements à l’Étranger.
Les données spécifiques à l’EPCP sont :
♦ Les rubriques de marchés :
Elles sont définies pour chaque établissement et peuvent être
réceptionnées de la Préparation budgétaire ou saisies en
Comptabilité budgétaire.
♦ Les procédures d’achat :
Les procédures d’achat sont livrées par défaut et non modifiables.
♦ Les prévisions de marchés :
Elles sont définies pour chaque établissement et peuvent être
réceptionnées de la Préparation budgétaire ou saisies en
Comptabilité budgétaire.
Deux menus identifient la gestion de l’EPCP en Comptabilité
budgétaire :
• Le menu Comptabilité Budgétaire – Références – Rubriques
de marchés…,
• Le menu Comptabilité budgétaire – Budget – Commande
publique(EPCP)…
Pour chaque établissement des choix ont pu avoir lieu en préparation
budgétaire.
‰
Si l’EPCP a été suivi en Préparation budgétaire
6.1. Réceptionner l’EPCP en Comptabilité budgétaire
6.2. Apporter des modifications à l’EPCP en Comptabilité
budgétaire
211
212
‰
Gérer l’EPCP dans le module Comptabilité budgétaire
Si l’EPCP n’a pas été suivi en Préparation budgétaire
6.3. Saisir l’EPCP en Comptabilité budgétaire
6.3.1. Saisir les Rubriques de marchés
6.3.2. Saisir les Prévisions de marchés
6.4. Imprimer les documents de l’EPCP
6.5. Transférer l’EPCP vers le module Comptabilité générale
6.1.
Réceptionner l’EPCP en Comptabilité budgétaire
La réception de l’EPCP renseigné en Préparation budgétaire se fait
automatiquement à la réception du budget – provisoire et exécutoire en Comptabilité budgétaire.
Dans le cadre d’une réception de budget provisoire, les deux menus
identifiant l’EPCP sont seulement accessibles en visualisation.
Dans le cadre d’une réception de budget exécutoire, les deux menus
identifiant l’EPCP sont accessibles en mise à jour.
Que l’établissement ait choisi ou non de suivre l’État de la Commande
Publique en Préparation budgétaire, les informations présentes sont
réceptionnées en Comptabilité budgétaire.
Mais deux situations peuvent être possibles :
- Si les données de l’EPCP sont transférées depuis la Préparation
budgétaire, et si l’établissement a décoché en Comptabilité budgétaire –
Suivi de la Commande publique dans l’onglet Autres des
Paramètres de l’Établissement, un message donne l’information
suivante : « Pensez à modifier les paramètres établissement pour
pouvoir suivre l’EPCP ».
- Si les données de l’EPCP transférées depuis la Préparation budgétaire
avec un budget PROVISOIRE, sont vides, et, si l’établissement suit
l’EPCP en Comptabilité budgétaire – Suivi de la Commande publique
coché dans l’onglet Autres des Paramètres de l’Établissement, un
message s’affiche avant d’effectuer la réception : « Il ne sera pas
Gérer l’EPCP dans le module Comptabilité budgétaire
213
possible de saisir l’EPCP en Comptabilité avant validation du
budget exécutoire ».
6.2.
Apporter des modifications à l’EPCP en Comptabilité
budgétaire
Le budget est exécutoire et validé en Comptabilité budgétaire, pour
accéder à la mise à jour des informations de l’EPCP.
♦ Pour les Rubriques de marchés :
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Références
¾ Sélectionner l’option Rubriques de marchés…
¾ Sélectionner l’option voulue : Ajouter..., Modifier…, Supprimer…,
etc.
• La fenêtre correspondant à la sélection s'affiche.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
Une Rubrique de marché est composée d'une Catégorie – par défaut :
Fournitures, Services ou Travaux, d’un Code, d’un Libellé:
En Modification, seule le Libellé peut être changé.
En Suppression, l’action est autorisée si la rubrique de marché n’est
pas utilisée.
♦ Pour les Prévisions de marchés :
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
¾ Sélectionner l’option Commande publique (EPCP)…
¾ Sélectionner l’option voulue : Ajouter..., Modifier…, Supprimer…,
etc.
• La fenêtre correspondant à la sélection s'affiche.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
Une Prévision de marché est composée d'une Rubrique, d’une
Procédure, d’une Prévision, d’une Utilisation, d’un Total:
En Modification, seule la Prévision peut être changée.
214
Gérer l’EPCP dans le module Comptabilité budgétaire
Mais si le montant prévisionnel devient inférieur au total utilisé, un
message d’avertissement non bloquant s’affiche.
6.3.
Saisir l’EPCP en Comptabilité budgétaire
Si la saisie de l’EPCP n’a pas été effectuée dans le module Préparation
Budgétaire, version Windows, elle peut être faite dans le module
Comptabilité budgétaire, mais selon certaines conditions.
Le budget est saisi directement en Comptabilité budgétaire, et donc non
réceptionné de la Préparation budgétaire.
Le budget est exécutoire et validé en Comptabilité budgétaire
La mise en place de l’EPCP passe par la saisie des :
{ Rubriques de marchés
{ Prévisions de marchés.
6.3.1.
Saisir les Rubriques de marchés
La ligne de menu est invisible, si l’établissement ne suit pas la
Commande publique : Paramètres – Établissement – onglet Autres.
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Références
¾ Sélectionner l’option Rubriques de marchés…
¾ Sélectionner l’option voulue : Ajouter...
• La fenêtre correspondant à la sélection s'affiche.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
Une Rubrique de marché est composée d'une Catégorie – par défaut :
Fournitures, Services ou Travaux, d’un Code, d’un Libellé:
La liste des rubriques de marchés peut être éditée, depuis l’option
Imprimer.
Gérer l’EPCP dans le module Comptabilité budgétaire
6.3.2.
215
Saisir les Prévisions de marchés
La ligne de menu est invisible, si l’établissement ne suit pas la
Commande publique : Paramètres – Établissement – onglet Autres.
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
¾ Sélectionner l’option Commande publique (EPCP)…
¾ Sélectionner l’option voulue : Ajouter...,
• La fenêtre correspondant à la sélection s'affiche.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
Une Prévision de marché est composée d'une Rubrique, d’une
Procédure, d’une Prévision, d’une Utilisation, d’un Total:
La saisie des prévisions de marché est accessible aussi bien en phase de
saisie du budget lorsque celui-ci n’a pas été réceptionné de la
Préparation budgétaire, qu’en phase d’exécution du budget.
Si le budget saisi n’est pas validé, tout ce qui relève de l’exécution du
budget est invalide : montants utilisés et documents d’utilisation sont
grisés
6.4.
Imprimer les documents de l’EPCP
Lorsque les prévisions de marchés sont réceptionnées, créées,
modifiées, il est possible d’obtenir différents états pour chaque
établissement :
♦ État Prévisionnel de la Commande Publique
♦ Tableau comparatif de l’État Prévisionnel de la Commande
Publique
♦ Récapitulatif des marchés
Pour le Récapitulatif des marchés, une Extraction est proposée dans un
format récupérable sous un tableur.
216
¾
¾
¾
¾
Gérer l’EPCP dans le module Comptabilité budgétaire
Cette opération d’impression s'effectue à partir de la fenêtre
Commande Publique. Si cette fenêtre n'est pas déjà affichée :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option Commande Publique (EPCP)….
Sélectionner l’option Imprimer…
• Une fenêtre de sélection s’affiche :
Cliquer sur l'état à produire
Pour le Tableau comparatif de l’État Prévisionnel de la Commande
Publique, les affectations des DAO en attente sont prises en compte
dans le montant liquidé. Le tri réalisé dans la fenêtre de visualisation
n’a pas d’influence sur l’état produit.
6.5.
Transférer l’EPCP vers le module Comptabilité générale
Le transfère des informations prévisionnels de l’EPCP vers la
Comptabilité générale se déroule automatiquement avec le budget.
¾
¾
¾
¾
Cette opération s'effectue à partir de la fenêtre Visualisation du
budget. Si cette fenêtre n'est pas déjà affichée :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option Visualisation du budget
Sélectionner, dans le menu Visualisation du budget, l’option
Transférer budget…
• La fenêtre de transfert du budget s'affiche.
Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
Gérer une DBM pour information ou une inscription d'office pour un EPLE
217
7. Gérer une DBM pour information ou une
inscription d'office pour un EPLE
Lorsque le budget est exécutoire, toute modification à apporter au
budget s'opère au moyen d'une DBM. La gestion d'une DBM diffère
selon qu'il s'agit d'une DBM pour information, d'une inscription
d'office ou d'une DBM pour vote (§ 8.). Pour identifier le type de la
DBM que vous allez saisir, reportez-vous à la section 1.2. de la
Présentation générale.
En période d'inventaire, si le budget exécutoire a été réceptionné du
module Préparation budgétaire et que le document B4 a été produit, une
aide à la saisie de la DBM de type 27, constatations des produits
scolaires, peut être imprimée (§ 5.9.8.).
Les DBM pour information et les inscriptions d'office deviennent
exécutoires dès qu'elles sont validées et ne sont remises au Conseil
d'administration et aux Autorités de contrôle que pour information.
Lorsque l'établissement est un Établissement Public Local
d'Enseignement, les étapes de la gestion d'une DBM pour information
sont les suivantes :
7.1. Saisir la Décision Budgétaire Modificative
7.2. Valider la Décision Budgétaire Modificative
7.3. Imprimer la DBM pour le Conseil d'administration
7.4. Transférer le budget vers le module Comptabilité générale
7.1.
Saisir la Décision Budgétaire Modificative
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
¾ Sélectionner l’option D.B.M.
¾ Sélectionner l’option Saisie…
• La fenêtre Décisions Budgétaires Modificatives s'affiche.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
218
Gérer une DBM pour information ou une inscription d'office pour un EPLE
Une DBM peut être composée d'une ou de plusieurs opérations de
DBM. Pour saisir chaque opération de DBM :
¾ Sélectionner, dans le menu D.B.M.(Saisie), l’option Ajouter…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
Le type d'une opération de DBM pour information commence par le
chiffre 1 ou le chiffre 2.
Le type d'une inscription d'office peut commencer par les chiffres 1, 2
ou 3.
La saisie d'une opération de DBM diffère selon son type. Pour être
guidé lors de cette saisie, nous vous conseillons d'afficher, dans l'aide en
ligne, la procédure correspondant au type de l'opération de DBM que
vous souhaitez saisir.
Une fenêtre peut apparaître constatant un déséquilibre lors de la saisie
ou de l’édition d’une DBM pour les Services Spéciaux : il s’agit d’une
information.
7.2.
Gérer une DBM pour information ou une inscription d'office pour un EPLE
219
Valider la Décision Budgétaire Modificative
Après sa validation, la DBM ne pourra plus être modifiée. Nous
vous conseillons par conséquent de la vérifier avant de la valider.
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
¾ Sélectionner l’option D.B.M.
¾ Sélectionner l’option Gestion…
Si la DBM concerne une inscription d'office :
¾ Cliquer sur l'onglet Inscription d'Office
Dans la colonne de gauche :
¾ Cliquer sur le niveau En attente de validation
• Les opérations de DBM en attente de validation s'affichent dans la
partie droite.
Lorsque l'établissement est support de S.A.C.D. le niveau En attente
distingue les opérations de DBM pour le support de celles des S.A.C.D.
Vous devez :
¾ Ouvrir le niveau En attente de validation
¾ Cliquer sur Pour le support
¾ Sélectionner, dans le menu DBM (Gestion), l’option Valider
• Le premier panneau de l'assistant de validation de la DBM s'affiche.
Pour être guidé lors de la validation de la DBM :
¾ Afficher et consulter les fenêtres d'aide
V
Lors de la validation de la DBM, vous devez imprimer la lettre à
destination de l'agent comptable.
Pour confirmer la validation de la DBM :
¾ Accéder au dernier panneau de l'assistant au moyen du bouton Suivant
¾ Cliquer sur Terminer
220
Gérer une DBM pour information ou une inscription d'office pour un EPLE
Après la validation de la DBM :
• La DBM devient exécutoire à la date de sa validation et les
ouvertures de crédits ainsi que les prévisions de recettes sont mises à
jour
• Vous devez imprimer le document pour information du Conseil
d'administration (§ 7.3.)
• La DBM sera mentionnée sur la prochaine DBM pour vote que vous
imprimerez pour les Autorités de contrôle (§ 8.7.)
• Si la DBM comporte au moins une opération DBM de niveau 2, le
budget doit être transféré vers le module Comptabilité générale
(§ 7.4.)
• Les modifications apportées au budget par la DBM peuvent être
consultées (§ 5.3.)
• Les documents du budget peuvent être consultés et imprimés (§
5.9.). Les lignes générées par les DBM figurent notamment dans les
historiques du budget (§ 5.9.3) et les montants des opérations des
DBM figurent sur les états du budget (§ 5.9.2).
7.3.
Gérer une DBM pour information ou une inscription d'office pour un EPLE
221
Imprimer la DBM pour le Conseil d'administration
Lorsqu'une DBM pour information a été validée, le document pour
information du Conseil d'administration peut être imprimé. Ce
document est composé :
♦ De la pièce B12 qui regroupe, par chapitre, les opérations de la
DBM
♦ De la pièce B13 qui détaille les opérations de la DBM.
Pour les inscriptions d'office, le document comporte :
♦ Un récapitulatif
♦ Un tableau de développement.
Le document pour le Conseil d'administration ne doit pas être
imprimé dans le cas suivant : la DBM concerne des opérations de
virement à l'intérieur d'un chapitre, limitées au virement à l'intérieur
d'un compte, utilisation du code de gestion.
Cette opération s'effectue à partir de la fenêtre Gestion des DBM. Si
cette fenêtre n'est pas déjà affichée :
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
¾ Sélectionner l’option D.B.M.
¾ Sélectionner l’option Gestion…
Si la DBM concerne une inscription d'office :
¾ Cliquer sur l'onglet Inscription d'Office
Dans la colonne de gauche, la DBM à imprimer est affichée sous le
niveau En attente d'édition.
Lorsque plusieurs DBM pour information sont en attente d'édition, ces
différentes DBM seront regroupées sur le même document. Dans ce cas,
les différents numéros de DBM sont rappelés dans le titre, le
récapitulatif incluant ces DBM à un niveau global, et le tableau de
développement présente le détail des opérations des différentes DBM.
222
¾
¾
¾
¾
Gérer une DBM pour information ou une inscription d'office pour un EPLE
Pour imprimer le document :
Ouvrir le niveau En attente d'édition
Cliquer sur la DBM ou l'inscription d'office
Sélectionner, dans le menu DBM (Gestion), l’option Éditer pour le CA
Démarrer l'impression de la DBM
Après son impression, le document pour le Conseil d'administration
peut être réimprimé (niveau Éditées) tant qu'une nouvelle DBM n'a pas
été imprimée.
7.4.
Transférer le budget vers le module Comptabilité générale
Il n'y a pas de transfert spécifique pour les DBM, c'est le budget
complet qui est transféré.
Le budget ne doit être transféré que pour les DBM de niveau 2. Ce
transfert n'est pas nécessaire pour les DBM de niveau 1 étant donné que
cette catégorie de DBM concerne un virement dans le chapitre et ne
modifie donc pas le montant du chapitre.
¾
¾
¾
¾
Cette opération s'effectue à partir de la fenêtre Visualisation du
budget. Si cette fenêtre n'est pas déjà affichée :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option Visualisation du budget
Sélectionner, dans le menu Visualisation du budget, l’option
Transférer budget…
• La fenêtre de transfert du budget s'affiche.
Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
Gérer une DBM pour vote pour un EPLE
223
8. Gérer une DBM pour vote pour un EPLE
Lorsque le budget est exécutoire, toute modification à apporter au
budget s'opère au moyen d'une DBM. La gestion d'une DBM diffère
selon qu'il s'agit d'une DBM pour information (§ 7.) ou d'une DBM
pour vote. Pour identifier le type de la DBM que vous allez saisir,
reportez-vous à la section 1.2. de la Présentation générale.
Les DBM pour vote sont soumises au vote du Conseil d'administration
puis à l'avis des Autorités de contrôle. Afin qu'elles puissent devenir
exécutoires, elles doivent ensuite être validées.
Lorsque l'établissement est un Établissement Public Local
d'Enseignement, les étapes de la gestion d'une DBM pour vote sont les
suivantes :
8.1. Saisir la Décision Budgétaire Modificative
8.2. Gérer les réserves
8.3. Gérer le fonds de roulement
8.4. Imprimer la DBM pour le Conseil d'administration
8.5. Saisir le résultat du Conseil d'administration
8.6. Modifier, si nécessaire, la DBM
8.7. Imprimer la DBM pour les Autorités de contrôle
8.8. Saisir le résultat des Autorités de contrôle
8.9. Modifier, si nécessaire, la DBM
8.10. Valider la Décision Budgétaire Modificative
8.11. Transférer le budget vers le module Comptabilité générale.
224
Gérer une DBM pour vote pour un EPLE
8.1.
Saisir la Décision Budgétaire Modificative
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
¾ Sélectionner l’option D.B.M.
¾ Sélectionner l’option Saisie…
• La fenêtre Décisions Budgétaires Modificatives s'affiche.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
Une DBM peut être composée d'une ou de plusieurs opérations de
DBM. Pour saisir chaque opération de DBM :
¾ Sélectionner, dans le menu D.B.M. (Saisie), l’option Ajouter…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
Le type d'une opération de DBM pour vote commence par le chiffre 3.
La saisie d'une opération de DBM diffère selon son type. Pour être
guidé lors de cette saisie, nous vous conseillons d'afficher, dans l'aide en
ligne, la procédure correspondant au type de l'opération de DBM que
vous souhaitez saisir.
Lorsque vous avez saisi des opérations de DBM pour vote, avant
d'imprimer le document à l'attention du Conseil d'administration, vous
devez vérifier et, si nécessaire, mettre à jour la situation estimée des
réserves (§ 8.2.) et le fonds de roulement (§ 8.3.).
8.2.
¾
¾
¾
¾
Gérer une DBM pour vote pour un EPLE
Gérer les réserves
Pour saisir ou mettre à jour la situation estimée des réserves :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option D.B.M.
Sélectionner l’option Situation réserves
Sélectionner l’option Réserves…
• La fenêtre Réserves s'affiche.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
8.3.
¾
¾
¾
¾
V
Gérer le fonds de roulement
Pour saisir ou mettre à jour les valeurs qui détermineront le fonds de
roulement :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option D.B.M.
Sélectionner l’option Situation réserves
Sélectionner l’option Fonds de Roulement…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
8.4.
225
V
Imprimer la DBM pour le Conseil d'administration
Lorsqu'une DBM pour vote a été saisie et que les réserves et le fonds de
roulement ont été vérifiés puis, si nécessaire, mis à jour, le document à
destination du Conseil d'administration peut être imprimé. Ce document
est composé :
♦ De la pièce B11 qui présente la situation estimée des réserves et le
montant du fonds de roulement puis regroupe, par chapitre, les
opérations de la DBM
♦ De la pièce B13 qui détaille les opérations de la DBM.
Après l'impression du document pour le Conseil d'administration, la
DBM ne peut plus être modifiée. Nous vous conseillons par conséquent
de la vérifier avant de la valider.
226
Gérer une DBM pour vote pour un EPLE
Si des DBM pour information ou des inscriptions d'office sont en
attente, vous devez d'abord imprimer le document pour information du
Conseil d'administration pour ces DBM.
¾
¾
¾
¾
L'impression de la DBM s'effectue à partir du volet pour Vote la
fenêtre Gestion des DBM. Si ce volet n'est pas déjà affiché :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option D.B.M.
Sélectionner l’option Gestion…
Cliquer sur l'onglet pour Vote
Pour imprimer le document :
¾ Cliquer sur En attente d'édition pour le CA
¾ Sélectionner, dans le menu DBM (Gestion), l’option Éditer pour le
CA
• Un message vous demande si vous avez vérifié la situation des
réserves et le fonds de roulement.
¾ Si c'est le cas, cliquer sur Oui
¾ Démarrer l'impression de la DBM
A ce stade, la DBM n'est pas numérotée, DBM Provisoire. Elle le sera
lors de l'impression du document à destination des Autorités de contrôle
(§ 8.7.).
Après l'impression de ce document, le niveau En attente d'édition
pour les AC affiche le sous niveau DBM Provisoire.
Pour afficher ce sous niveau :
¾ Ouvrir le niveau En attente d'édition pour les AC
¾ Cliquer sur DBM Provisoire
Lorsque ce sous niveau est sélectionné, vous pouvez :
♦ Imprimer à nouveau le document à destination du Conseil
d'administration : option Éditer pour le CA du menu DBM
(Gestion)
♦ Accéder à l'assistant de saisie du résultat du vote du Conseil
d'administration (§ 8.5.).
8.5.
¾
¾
¾
¾
Gérer une DBM pour vote pour un EPLE
227
Saisir le résultat du Conseil d'administration
Lorsque vous disposez du résultat du vote du Conseil d'administration
sur la DBM, vous devez le saisir :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option D.B.M.
Sélectionner l’option Gestion…
Cliquer sur l'onglet pour Vote
¾ Ouvrir le niveau En attente d'édition pour les AC
¾ Cliquer sur DBM Provisoire
¾ Sélectionner, dans le menu DBM (Gestion), l’option Saisir le résultat
CA
• Le premier panneau de l'assistant de saisie du résultat du Conseil
d'administration s'affiche.
Pour être guidé lors de la saisie du résultat du Conseil d'administration :
¾ Afficher et consulter les fenêtres d'aide V
Pour confirmer la saisie :
¾ Accéder au dernier panneau de l'assistant au moyen du bouton Suivant
¾ Cliquer sur Enregistrer et fermer
Après la saisie du résultat du Conseil d'administration :
• Si la DBM est acceptée par le Conseil d'administration, vous devez
imprimer le document pour les Autorités de contrôle (§ 8.7.)
• Si le Conseil d'administration a demandé des modifications pour la
DBM et que le chef d'établissement les accepte, vous devez modifier
la DBM (§ 8.6.) puis imprimer le document pour les Autorités de
contrôle (§ 8.7.)
• Si le Conseil d'administration a demandé des modifications pour la
DBM et que le chef d'établissement les refuse, vous devez imprimer
directement le document pour les Autorités de contrôle (§ 8.7.) qui
trancheront
• Si le Conseil d'administration a refusé la DBM, vous devez imprimer
le document pour les Autorités de contrôle (§ 8.7.) qui trancheront.
228
Gérer une DBM pour vote pour un EPLE
8.6.
Modifier, si nécessaire, la DBM
Si le Conseil d'administration a demandé des modifications pour la
DBM et que le chef d'établissement les accepte, vous devez modifier la
DBM.
La modification des opérations de la DBM s'effectue à partir de la
fenêtre de gestion des DBM et non pas à partir de celle de saisie des
DBM.
¾
¾
¾
¾
¾
¾
Si la fenêtre Gestion des DBM. n'est pas déjà affichée :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option D.B.M.
Sélectionner l’option Gestion…
Cliquer sur l'onglet pour Vote
Ouvrir le niveau En attente d'édition pour les AC
Cliquer sur DBM Votée
Lorsque l'établissement est support de SACD, le niveau DBM Votée
distingue les opérations de DBM pour le support de celles des SACD.
Vous devez alors :
¾ Ouvrir le niveau DBM Votée
¾ Cliquer sur Pour le support
• Les opérations de la DBM provisoire s'affichent dans la partie droite.
Une opération ou une nouvelle ligne budgétaire non prévue dans la
proposition initiale ne peut pas être ajoutée en correction de DBM. Pour
cela, vous devez saisir une nouvelle DBM et indiquer directement le
résultat du Conseil d'administration.
¾ Cliquer, dans la partie droite, sur l'opération à modifier
¾ Sélectionner, dans le menu DBM (Gestion), l’option Modifier
l'opération
¾ Saisir les modifications puis cliquer sur OK
Gérer une DBM pour vote pour un EPLE
229
Après la saisie des modifications demandées par le Conseil
d'administration, vous pouvez imprimer la DBM pour les Autorités de
contrôle (Voir Point suivant).
8.7.
Imprimer la DBM pour les Autorités de contrôle
Avant d'imprimer la DBM pour les Autorités de contrôle, si nécessaire,
vous devez mettre à jour les réserves estimées (§ 8.2.) et le fonds de
roulement (§ 8.3.).
Le document pour les Autorités de contrôle est composé :
♦ De la pièce B11 qui présente la situation estimée des réserves et le
montant du fonds de roulement puis regroupe, par chapitre, les
opérations de la DBM, l'extrait de la délibération du Conseil
d'administration est également fourni sur ce document,
♦ De la pièce B13 qui détaille les opérations de la DBM
♦ Des lettres de transmission destinées aux Autorités de contrôle. Ces
lettres font référence aux éventuelles DBM imprimées pour
information du Conseil d'administration.
¾
¾
¾
¾
L'impression de la DBM s'effectue à partir du volet pour Vote de la
fenêtre Gestion des DBM. Si ce volet n'est pas déjà affiché :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option D.B.M.
Sélectionner l’option Gestion…
Cliquer sur l'onglet pour Vote
Si la DBM a été refusée par le Conseil d'administration, l'impression
pour les Autorités de contrôle ne s'effectue pas à partir du niveau En
attente d'édition pour les AC mais à partir du niveau DBM Votée.
Pour imprimer le document :
¾ Ouvrir le niveau En attente d'édition pour les AC
¾ Cliquer sur DBM Votée
¾ Sélectionner, dans le menu DBM (Gestion), l’option Éditer pour les
AC
230
Gérer une DBM pour vote pour un EPLE
• Un message vous demande si vous avez vérifié la situation des
réserves.
¾ Si c'est le cas, cliquer sur Oui
¾ Démarrer l'impression de la DBM
Après l'impression du document à destination des Autorités de contrôle,
si la DBM n'avait pas été refusée par le Conseil d'administration, la
DBM est numérotée. Elle apparaît alors, dans l'arborescence, sous le
niveau DBM n°x.
Si vous souhaitez imprimer à nouveau le document à destination des
Autorités de contrôle, vous devez :
¾ Cliquer sur le niveau de la DBM (DBM n°x)
¾ Sélectionner, dans le menu DBM (Gestion), l’option Éditer pour les
AC
8.8.
¾
¾
¾
¾
Saisir le résultat des Autorités de contrôle
Lorsque vous disposez de l'avis des Autorités de contrôle sur la DBM,
vous devez le saisir :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option D.B.M.
Sélectionner l’option Gestion…
Cliquer sur l'onglet pour Vote
Si la DBM avait été refusée par le Conseil d'administration, la saisie du
résultat des Autorités de contrôle ne s'effectue pas à partir du niveau
DBM n°x mais à partir du niveau DBM Votée.
¾ Cliquer sur le niveau de la DBM (DBM n°x)
¾ Sélectionner, dans le menu DBM (Gestion), l’option Saisir le résultat
AC
• L'assistant de saisie du résultat des Autorités de contrôle s'affiche.
Pour être guidé lors de la saisie de ce résultat :
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
Gérer une DBM pour vote pour un EPLE
231
Pour confirmer la saisie :
¾ Cliquer sur Enregistrer et fermer
Après la saisie du résultat des Autorités de contrôle :
• Si les Autorités de contrôle ont donné leur accord pour la DBM,
vous devez valider la DBM (§ 8.10.)
• Si les Autorités de contrôle ont demandé des modifications pour la
DBM (accord partiel), vous devez modifier la DBM (§ 8.9.) puis la
valider (§ 8.10.)
• Si les Autorités de contrôle ont rejeté la DBM, la DBM s'affiche
alors sous le niveau DBM n°x (Rejetée) et son traitement est
terminé.
8.9.
Modifier, si nécessaire, la DBM
Si les Autorités de contrôle ont demandé des modifications pour la
DBM, vous devez modifier la DBM.
La modification des opérations de la DBM s'effectue à partir de la
fenêtre de gestion des DBM et non pas à partir de celle de saisie des
DBM.
¾
¾
¾
¾
Si la fenêtre Gestion des DBM. n'est pas déjà affichée :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option D.B.M.
Sélectionner l’option Gestion…
Cliquer sur l'onglet pour Vote
¾ Cliquer sur le niveau de la DBM (DBM n°x)
Lorsque l'établissement est support de SACD, le niveau DBM n°x
distingue les opérations de DBM pour le support de celles des SACD.
Vous devez alors :
¾ Ouvrir le niveau de la DBM (DBM n°x)
¾ Cliquer sur Pour le support
• Les opérations de la DBM s'affichent dans la partie droite.
232
Gérer une DBM pour vote pour un EPLE
Une opération ou une nouvelle ligne budgétaire non prévue dans la
DBM votée par le Conseil d'administration ne peut pas être ajoutée en
correction de DBM. Pour cela, vous devez saisir une nouvelle DBM et
indiquer directement le résultat des décisions des Autorités de contrôle.
¾ Cliquer, dans la partie droite, sur l'opération à modifier
¾ Sélectionner, dans le menu DBM (Gestion), l’option Modifier
l'opération
¾ Saisir les modifications puis cliquer sur OK
Après la saisie des modifications demandées par les Autorités de
contrôle, vous pouvez valider la DBM (Voir Point suivant).
8.10. Valider la Décision Budgétaire Modificative
¾
¾
¾
¾
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option D.B.M.
Sélectionner l’option Gestion…
Cliquer sur l'onglet pour Vote
¾ Cliquer sur le niveau de la DBM (DBM n°x)
Lorsque l'établissement est support de SACD, le niveau DBM n°x
distingue les opérations de DBM pour le support de celles des SACD.
Vous devez alors :
¾ Ouvrir le niveau de la DBM (DBM n°x)
¾ Cliquer sur Pour le support
• Les opérations de la DBM s'affichent dans la partie droite.
¾ Sélectionner, dans le menu DBM (Gestion), l’option Valider
• Le premier panneau de l'assistant de validation de la DBM s'affiche.
Pour être guidé lors de la validation de la DBM :
¾ Afficher et consulter les fenêtres d'aide
V
Gérer une DBM pour vote pour un EPLE
233
Lors de la validation de la DBM, vous devez imprimer la lettre à
destination de l'agent comptable.
Pour confirmer la validation de la DBM :
¾ Accéder au dernier panneau de l'assistant au moyen du bouton Suivant
¾ Cliquer sur Terminer
Après la validation de la DBM :
• La DBM devient exécutoire et les ouvertures de crédits ainsi que les
prévisions de recettes sont mises à jour
• Le budget doit être transféré vers le module Comptabilité générale (§
8.11.)
• Les modifications apportées au budget par la DBM peuvent être
consultées (§ 5.3.)
• Les documents du budget peuvent être consultés et imprimés (§
5.9.). Les lignes générées par les DBM figurent notamment dans les
historiques du budget (§ 5.9.3) et les montants des opérations des
DBM figurent sur les états du budget (§ 5.9.2).
8.11. Transférer le budget vers le module Comptabilité générale
Il n'y a pas de transfert spécifique pour les DBM; c'est le budget
complet qui est transféré.
Cette opération s'effectue à partir de la fenêtre Visualisation du
budget. Si cette fenêtre n'est pas déjà affichée :
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
¾ Sélectionner l’option Visualisation du budget
¾ Sélectionner, dans le menu Visualisation du budget, l’option
Transférer budget…
• La fenêtre de transfert du budget s'affiche.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
234
Gérer une DBM pour vote pour un EPLE
Gérer une DBM pour information pour un SACD
235
9. Gérer une DBM pour information pour un SACD
Lorsque le budget est exécutoire, toute modification à apporter au
budget s'opère au moyen d'une DBM. La gestion d'une DBM diffère
selon qu'il s'agit d'une DBM pour information ou d'une DBM pour
vote (§ 10.). Pour identifier le type de la DBM que vous allez saisir,
reportez-vous à la section 1.2. de la Présentation générale.
Les DBM pour information deviennent exécutoires dès que l'accord de
l'établissement support est réceptionné dans le S.A.C.D. Elles ne sont
remises au Conseil d'administration et aux Autorités de contrôle que
pour information.
Lorsqu'une DBM concerne un Service A Comptabilité Distincte,
certaines opérations doivent être effectuées au niveau du S.A.C.D,
d'autres opérations sont réalisées au niveau de l'établissement support.
Ce chapitre présente, pour chaque niveau, les étapes de la gestion d'une
DBM pour information :
9.1. Au niveau du SACD
9.1.1. Saisir la Décision Budgétaire Modificative
9.1.2. Transférer la DBM vers l'établissement support
8.1.3. Modifier, si nécessaire, la DBM
9.1.4. Réceptionner l'accord de saisie de la DBM
9.1.5. Transférer le budget vers le module Comptabilité
générale
9.2. Au niveau de l'établissement support
9.2.1. Réceptionner la DBM
9.2.2. Transférer l'accord de saisie de la DBM vers le SACD
9.2.3. Imprimer la DBM pour le Conseil d'administration.
236
Gérer une DBM pour information pour un SACD
Le schéma suivant présente les opérations réalisées à chaque niveau et
les échanges de données entre le S.A.C.D. et l'établissement support
lors du traitement d'une DBM pour information. La zone en grisé
identifie les opérations à mettre en œuvre lorsque la DBM doit être
modifiée.
SACD
Etablissement Support
¾ Saisir la DBM
¾ Transférer la DBM
¾ Réceptionner la DBM
Modifier, si nécessaire, la DBM
¾ Modifier la DBM
¾ Transférer la DBM
¾ Réceptionner la DBM
¾ Réceptionner l'accord de saisie
¾ Transférer l'accord de saisie
¾ Imprimer la DBM pour le CA
¾ Transférer le budget vers le
module Comptabilité générale
Gérer une DBM pour information pour un SACD
9.1.
237
Au niveau du SACD
9.1.1.
Saisir la Décision Budgétaire Modificative
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
¾ Sélectionner l’option D.B.M.
¾ Sélectionner l’option Saisie…
• La fenêtre Décisions Budgétaires Modificatives s'affiche.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
Une DBM peut être composée d'une ou de plusieurs opérations de
DBM. Pour saisir chaque opération de DBM :
¾ Sélectionner, dans le menu D.B.M. (Saisie), l’option Ajouter…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
Le type d'une opération de DBM pour information commence par le
chiffre 1 ou le chiffre 2.
La saisie d'une opération de DBM diffère selon son type. Pour être
guidé lors de cette saisie, nous vous conseillons d'afficher, dans l'aide en
ligne, la procédure correspondant au type de l'opération de DBM que
vous souhaitez saisir.
9.1.2.
Transférer la DBM vers l'établissement support
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
¾ Sélectionner l’option D.B.M.
¾ Sélectionner l’option Gestion…
Dans la colonne de gauche :
¾ Cliquer sur le niveau En attente de transfert saisie
• Les opérations de la DBM en attente de transfert s'affichent dans la
partie droite.
¾ Sélectionner, dans le menu DBM (Gestion), l’option Transférer la
saisie
• Le premier panneau de l'assistant de transfert de la DBM s'affiche.
238
Gérer une DBM pour information pour un SACD
Pour être guidé lors du transfert de la DBM :
¾ Afficher et consulter les fenêtres d'aide V
Pour confirmer le transfert de la DBM :
¾ Accéder au dernier panneau de l'assistant au moyen du bouton Suivant
¾ Cliquer sur Terminer
Après le transfert de la DBM :
♦ Vous devez remettre la disquette à votre interlocuteur de
l'établissement support ou l'informer de la disponibilité du fichier de
transfert afin qu'il puisse démarrer sa réception (§ 9.2.1.)
♦ Si votre interlocuteur de l'établissement support demande des
modifications, vous devez modifier la DBM (§ 9.1.3.).
♦ Lorsque votre interlocuteur de l'établissement support aura généré
le fichier de transfert de l'accord de saisie, vous devrez le
réceptionner (§ 9.1.4.).
Gérer une DBM pour information pour un SACD
9.1.3.
239
Modifier, si nécessaire, la DBM
Après le transfert d'une DBM vers l'établissement support, si votre
interlocuteur vous signale, par exemple, par téléphone, qu'il souhaite
des modifications pour cette DBM, vous devez la modifier puis la
transférer à nouveau.
Pour modifier la DBM :
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
¾ Sélectionner l’option D.B.M.
¾ Sélectionner l’option Gestion…
Dans la colonne de gauche :
¾ Cliquer sur la DBM précédemment transférée Lot n°x
• Les opérations de la DBM s'affichent dans la partie droite.
¾ Cliquer sur l'opération à modifier
¾ Sélectionner, dans le menu DBM (Gestion), l’option Modifier
l'opération
¾ Saisir les modifications puis cliquer sur OK
Pour transférer à nouveau la DBM :
¾ Cliquer sur la DBM précédemment transférée Lot n°x
¾ Sélectionner, dans le menu DBM (Gestion), l’option Reprendre
transfert saisie
• Le premier panneau de l'assistant de transfert de la DBM s'affiche.
Pour confirmer le transfert de la DBM :
¾ Accéder au dernier panneau de l'assistant au moyen du bouton Suivant
¾ Cliquer sur Terminer
Après le transfert de la DBM :
♦ Vous devez remettre la disquette à votre interlocuteur de
l'établissement support ou l'informer de la disponibilité du fichier de
transfert afin qu'il puisse démarrer sa réception (§ 9.2.1.)
♦ Lorsque votre interlocuteur de l'établissement support aura généré
le fichier de transfert de l'accord de saisie, vous devrez le
réceptionner (§ 9.1.4.).
240
Gérer une DBM pour information pour un SACD
9.1.4.
Réceptionner l'accord de saisie de la DBM
Lorsque l'établissement support a transféré l'accord de saisie de la DBM
(§ 9.2.2.), vous devez le réceptionner.
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
¾ Sélectionner l’option D.B.M.
¾ Sélectionner l’option Gestion…
Dans la colonne de gauche :
¾ Cliquer sur la DBM précédemment transférée (Lot n°x)
• Les opérations de la DBM s'affichent dans la partie droite.
¾ Sélectionner, dans le menu DBM (Gestion), l’option Réceptionner
accord saisie
• Le premier panneau de l'assistant de réception s'affiche.
Pour être guidé lors de la réception :
¾ Afficher et consulter les fenêtres d'aide
V
Pour confirmer la réception de l'accord de saisie :
¾ Accéder au dernier panneau de l'assistant au moyen du bouton Suivant
¾ Cliquer sur Terminer
Après la réception de l'accord de saisie :
• La DBM devient exécutoire à la date de réception de l'accord de
saisie et les ouvertures de crédits ainsi que les prévisions de recettes
sont mises à jour.
• Si la DBM comporte au moins une opération DBM de niveau 2, le
budget doit être transféré vers le module Comptabilité générale
(§ 9.1.5.).
• Les modifications apportées au budget par la DBM peuvent être
consultées (§ 5.3.).
• Les documents du budget peuvent être consultés et imprimés (§
5.9.). Les lignes générées par les DBM figurent notamment dans les
historiques du budget (§ 5.9.3) et les montants des opérations des
DBM figurent sur les états du budget (§ 5.9.2).
Gérer une DBM pour information pour un SACD
241
Le document pour information du Conseil d'administration est imprimé
par l'établissement support (§ 9.2.3.).
9.1.5.
Transférer le budget vers le module Comptabilité générale
Il n'y a pas de transfert spécifique pour les DBM, c'est le budget
complet qui est transféré.
Le budget ne doit être transféré que pour les DBM de niveau 2. Ce
transfert n'est pas nécessaire pour les DBM de niveau 1 étant donné que
cette catégorie de DBM concerne un virement dans le chapitre et ne
modifie donc pas le montant du chapitre.
Cette opération s'effectue à partir de la fenêtre Visualisation du
budget. Si cette fenêtre n'est pas déjà affichée :
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
¾ Sélectionner l’option Visualisation du budget
¾ Sélectionner, dans le menu Visualisation du budget, l’option
Transférer budget…
• La fenêtre de transfert du budget s'affiche.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
242
Gérer une DBM pour information pour un SACD
9.2.
Au niveau de l'établissement support
9.2.1.
Réceptionner la DBM
Lorsque le SACD a saisi une DBM pour information (§ 9.1.1.) puis a
généré le fichier de transfert (§ 9.1.2.), vous devez le réceptionner dans
l'établissement support.
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
¾ Sélectionner l’option D.B.M.
¾ Sélectionner l’option Gestion…
Dans la colonne de gauche :
¾ Ouvrir le niveau En attente
¾ Cliquer sur le numéro du SACD
¾ Sélectionner, dans le menu DBM (Gestion), l’option Réceptionner la
saisie
• Le premier panneau de l'assistant de réception de la DBM s'affiche.
Pour être guidé lors de la réception de la DBM :
¾ Afficher et consulter les fenêtres d'aide V
Pour confirmer la réception de la DBM :
¾ Accéder au dernier panneau de l'assistant au moyen du bouton Suivant
¾ Cliquer sur Terminer
Après la réception de la DBM :
♦ Vous devez en prendre connaissance et décider si vous l'acceptez.
♦ Si vous acceptez la DBM, vous devez transférer l'accord de saisie
vers le SACD (§ 9.2.2.)
♦ Si vous souhaitez que la DBM soit modifiée, vous devez :
{ Contacter, par exemple, par téléphone, votre interlocuteur dans le
SACD et lui demander d'effectuer les modifications (§ 9.1.3.)
{ Lui demander de transférer à nouveau la DBM (§ 9.1.2.)
{ Réceptionner la DBM
{ Transférer l'accord de saisie vers le SACD (§ 9.2.2.)
{ Les informations générales (§ 3.2.1.)
Gérer une DBM pour information pour un SACD
9.2.2.
243
Transférer l'accord de saisie de la DBM vers le SACD
Cette opération s'effectue à partir du volet pour Information de la
fenêtre Gestion des DBM. Si ce volet n'est pas déjà affiché :
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
¾ Sélectionner l’option D.B.M.
¾ Sélectionner l’option Gestion…
Dans la colonne de gauche :
¾ Ouvrir le niveau En attente
¾ Cliquer sur le numéro du SACD
¾ Sélectionner, dans le menu DBM (Gestion), l’option Transférer
accord saisie
• Le premier panneau de l'assistant de transfert s'affiche.
Pour être guidé lors du transfert :
¾ Afficher et consulter les fenêtres d'aide
V
Pour confirmer le transfert :
¾ Accéder au dernier panneau de l'assistant au moyen du bouton Suivant
¾ Cliquer sur Terminer
Après le transfert de l'accord de saisie :
♦ Vous devez remettre la disquette à votre interlocuteur du SACD ou
l'informer de la disponibilité du fichier de transfert afin qu'il puisse
démarrer sa réception (§ 9.1.4.)
♦ La DBM devient exécutoire à la date de réception de l'accord de
saisie par le SACD et les ouvertures de crédits ainsi que les
prévisions de recettes sont mises à jour
♦ Vous devez imprimer le document pour information du Conseil
d'administration (§ 9.2.3.)
♦ La DBM sera mentionnée sur la prochaine DBM pour vote que vous
imprimerez pour les Autorités de contrôle (§ 10.2.6.).
244
Gérer une DBM pour information pour un SACD
9.2.3.
Imprimer la DBM pour le Conseil d'administration
Lorsque l'accord de saisie de la DBM a été transféré vers le SACD, le
document pour information du Conseil d'administration peut être
imprimé. Ce document est composé :
♦ De la pièce B12 qui regroupe, par chapitre, les opérations de la DBM
♦ De la pièce B13 qui détaille les opérations de la DBM.
Le document pour le Conseil d'administration ne doit pas être
imprimé dans le cas suivant : la DBM concerne des opérations de
virement à l'intérieur d'un chapitre, limitées au virement à l'intérieur
d'un compte (utilisation du code de gestion).
L'impression de ce document s'effectue à partir de la fenêtre Gestion
des DBM. Si cette fenêtre n'est pas déjà affichée :
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
¾ Sélectionner l’option D.B.M.
¾ Sélectionner l’option Gestion…
Dans la colonne de gauche, la DBM à imprimer est affichée sous la
rubrique En attente d'édition.
Lorsque plusieurs DBM pour information sont en attente d'édition, ces
différentes DBM sont regroupées sur le même document. Dans ce cas,
les différents numéros de DBM sont rappelés dans le titre, le
récapitulatif incluant ces DBM à un niveau global et le tableau de
développement présente le détail des opérations des différentes DBM.
Gérer une DBM pour information pour un SACD
245
Pour imprimer le document :
¾ Cliquer sur En attente d'édition
¾ Sélectionner, dans le menu DBM (Gestion), l’option Éditer pour le
CA
Pour les DBM pour information des SACD, la numérotation de la DBM
s'effectue lors de l'impression du document à destination du Conseil
d'administration.
Après son impression, le document pour le Conseil d'administration
peut être réimprimé, niveau Éditées, tant qu'une nouvelle DBM n'a pas
été imprimée.
246
Gérer une DBM pour information pour un SACD
Gérer une DBM pour vote pour un SACD
247
10. Gérer une DBM pour vote pour un SACD
Lorsque le budget est exécutoire, toute modification à apporter au
budget s'opère au moyen d'une DBM. La gestion d'une DBM diffère
selon qu'il s'agit d'une DBM pour information (§ 9.) ou d'une DBM
pour vote. Pour identifier le type de la DBM que vous allez saisir,
reportez-vous à la section 1.2. de la Présentation générale.
Les DBM pour vote sont soumises au vote du Conseil d'administration
puis à l'avis des Autorités de contrôle. Elles ne deviennent exécutoires
qu'après la réception, dans le SACD, du résultat des Autorités de
contrôle.
Lorsqu'une DBM concerne un Service A Comptabilité Distincte,
certaines opérations doivent être effectuées au niveau du SACD,
d'autres opérations sont réalisées au niveau de l'établissement support.
Ce chapitre présente, pour chaque niveau, les étapes de la gestion d'une
DBM pour vote :
10.1.
Au niveau du SACD
10.1.1. Saisir la Décision Budgétaire Modificative
10.1.2. Gérer, si nécessaire, les réserves
10.1.3. Gérer, si nécessaire, le fonds de roulement
10.1.4. Transférer la DBM vers l'établissement support
10.1.5. Modifier, si nécessaire, la DBM
10.1.6. Réceptionner l'accord de saisie de la DBM
10.1.7. Gérer, si nécessaire, le rejet ou la demande de
modification de la DBM formulée par le Conseil
d'administration
10.1.8. Réceptionner le résultat des Autorités de contrôle
10.1.9. Gérer, si nécessaire, la demande de modification de la
DBM formulée par les Autorités de contrôle
10.1.10.Transférer le budget vers le module Comptabilité
générale
248
Gérer une DBM pour vote pour un SACD
10.2.
Au niveau de l'établissement support
10.2.1. Réceptionner la DBM
10.2.2. Transférer l'accord de saisie de la DBM vers le SACD
10.2.3. Imprimer la DBM pour le Conseil d'administration
10.2.4. Saisir le résultat du Conseil d'administration
10.2.5. Gérer, si nécessaire, le rejet ou la demande de
modification de la DBM formulée par le Conseil
d'administration
10.2.6. Imprimer la DBM pour les Autorités de contrôle
10.2.7. Saisir le résultat des Autorités de contrôle
10.2.8. Transférer le résultat des Autorités de contrôle vers le
SACD
10.2.9. Gérer, si nécessaire, la demande de modification de la
DBM formulée par les Autorités de contrôle.
Le schéma de la page suivante présente les opérations réalisées à
chaque niveau et les échanges de données entre le S.A.C.D. et
l'établissement support lors du traitement d'une DBM pour vote. Les
zones en grisé identifient les opérations à mettre en œuvre lorsque la
DBM doit être modifiée.
Gérer une DBM pour vote pour un SACD
SACD
Etablissement Support
¾ Saisir la DBM
¾ Gérer, si nécessaire, les réserves
¾ Gérer, si nécessaire, le fonds
de roulement
¾ Transférer la DBM
¾ Réceptionner la DBM
Modifier, si nécessaire, la DBM
¾ Modifier la DBM
¾ Transférer la DBM
¾ Réceptionner l'accord de saisie
¾ Réceptionner la DBM
¾ Transférer l'accord de saisie
¾ Imprimer la DBM pour le CA
¾ Saisir le résultat du CA
Gérer, si nécessaire, le rejet ou les modifications demandées par le CA
¾ Réceptionner le résultat du CA
Si le CA a rejeté la DBM, elle est
alors automatiquement supprimée.
¾ Modifier la DBM
¾ Transférer la DBM
¾ Réceptionner l'accord de
modification
¾ Réceptionner la DBM
¾ Transférer l'accord de
modification
¾ Réceptionner le résultat des AC
¾ Imprimer la DBM pour les AC
¾ Saisir le résultat des AC
¾ Transférer le résultat des AC
¾ Transférer le résultat du CA
Si les AC ont rejeté la DBM,
son traitement est terminé.
Gérer, si nécessaire, les modifications demandées par les AC
¾ Modifier la DBM
¾ Transférer la DBM
¾ Réceptionner l'accord de
modification
¾ Transférer le budget vers le
module Comptabilité générale
¾ Réceptionner la DBM
¾ Transférer l'accord de
modification
249
250
Gérer une DBM pour vote pour un SACD
10.1. Au niveau du SACD
10.1.1.
Saisir la Décision Budgétaire Modificative
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
¾ Sélectionner l’option D.B.M.
¾ Sélectionner l’option Saisie…
• La fenêtre Décisions Budgétaires Modificatives s'affiche.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
Une DBM peut être composée d'une ou de plusieurs opérations de
DBM. Pour saisir chaque opération de DBM :
¾ Sélectionner, dans le menu D.B.M. (Saisie), l’option Ajouter…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
Le type d'une opération de DBM pour vote commence par le chiffre 3.
La saisie d'une opération de DBM diffère selon son type. Pour être
guidé lors de cette saisie, nous vous conseillons d'afficher, dans l'aide en
ligne, la procédure correspondant au type de l'opération de DBM que
vous souhaitez saisir.
Lorsque vous avez saisi des opérations de DBM pour vote, avant de
transférer la DBM vers l'établissement support, vous devez vérifier et, si
nécessaire, mettre à jour la situation estimée des réserves (§ 10.1.2.) et
le fonds de roulement (§ 10.1.3.).
10.1.2.
¾
¾
¾
¾
Gérer les réserves
Pour saisir ou mettre à jour la situation estimée des réserves :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option D.B.M.
Sélectionner l’option Situation réserves
Sélectionner l’option Réserves…
• La fenêtre Réserves s'affiche.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
Gérer une DBM pour vote pour un SACD
10.1.3.
¾
¾
¾
¾
Gérer le fonds de roulement
Pour saisir ou mettre à jour les valeurs qui détermineront le fonds de
roulement :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option D.B.M.
Sélectionner l’option Situation réserves
Sélectionner l’option Fonds de Roulement…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
10.1.4.
¾
¾
¾
¾
251
V
Transférer la DBM vers l'établissement support
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option D.B.M.
Sélectionner l’option Gestion…
Cliquer sur l'onglet pour Vote
Dans la colonne de gauche :
¾ Cliquer sur le niveau En attente de transfert saisie
• Les opérations de la DBM en attente de transfert s'affichent dans la
partie droite.
¾ Sélectionner, dans le menu DBM (Gestion), l’option Transférer la
saisie
• Le premier panneau de l'assistant de transfert de la DBM s'affiche.
Pour être guidé lors du transfert de la DBM :
¾ Afficher et consulter les fenêtres d'aide
V
Pour confirmer le transfert de la DBM :
¾ Accéder au dernier panneau de l'assistant au moyen du bouton Suivant
¾ Cliquer sur Terminer
252
Gérer une DBM pour vote pour un SACD
Après le transfert de la DBM :
♦ Vous devez remettre la disquette à votre interlocuteur de
l'établissement support ou l'informer de la disponibilité du fichier de
transfert afin qu'il puisse démarrer sa réception (§ 10.2.1.)
♦ Si votre interlocuteur de l'établissement support souhaite des
modifications, vous devrez modifier la DBM (§ 10.1.5.).
♦ Lorsque votre interlocuteur de l'établissement support aura généré
le fichier de transfert de l'accord de saisie, vous devrez le
réceptionner (§ 10.1.6.).
10.1.5.
Modifier, si nécessaire, la DBM
Après le transfert d'une DBM pour vote vers l'établissement support, si
votre interlocuteur vous signale, par exemple par téléphone, qu'il
souhaite des modifications pour cette DBM, vous devez la modifier puis
la transférer à nouveau.
¾
¾
¾
¾
Pour modifier la DBM :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option D.B.M.
Sélectionner l’option Gestion…
Cliquer sur l'onglet pour Vote
Dans la colonne de gauche :
¾ Cliquer sur la DBM précédemment transférée Lot n°x
• Les opérations de la DBM s'affichent dans la partie droite.
¾ Cliquer sur l'opération à modifier
¾ Sélectionner, dans le menu DBM (Gestion), l’option Modifier
l'opération
¾ Saisir les modifications puis cliquer sur OK
Gérer une DBM pour vote pour un SACD
253
Pour transférer à nouveau la DBM :
¾ Cliquer sur la DBM précédemment transférée Lot n°x
¾ Sélectionner, dans le menu DBM (Gestion), l’option Reprendre
transfert saisie
• Le premier panneau de l'assistant de transfert de la DBM s'affiche.
Pour confirmer le transfert de la DBM :
¾ Accéder au dernier panneau de l'assistant au moyen du bouton Suivant
¾ Cliquer sur Terminer
Après le transfert de la DBM :
♦ Vous devez remettre la disquette à votre interlocuteur de
l'établissement support ou l'informer de la disponibilité du fichier de
transfert afin qu'il puisse démarrer sa réception (§ 10.2.1.)
♦ Lorsque votre interlocuteur de l'établissement support aura généré
le fichier de transfert de l'accord de saisie, vous devrez le
réceptionner (§ 10.1.6.).
10.1.6.
Réceptionner l'accord de saisie de la DBM
Lorsque l'établissement support a transféré l'accord de saisie de la DBM
(§ 10.2.2.), vous devez le réceptionner.
Après la réception de cet accord, la DBM ne peut plus être modifiée.
¾
¾
¾
¾
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option D.B.M.
Sélectionner l’option Gestion…
Cliquer sur l'onglet pour Vote
Dans la colonne de gauche :
¾ Cliquer sur la DBM précédemment transférée (Lot n°x)
• Les opérations de la DBM s'affichent dans la partie droite.
¾ Sélectionner, dans le menu DBM (Gestion), l’option Réceptionner
accord saisie
• Le premier panneau de l'assistant de réception s'affiche.
254
Gérer une DBM pour vote pour un SACD
Pour être guidé lors de la réception :
¾ Afficher et consulter les fenêtres d'aide
V
Pour confirmer la réception de l'accord de saisie :
¾ Accéder au dernier panneau de l'assistant au moyen du bouton Suivant
¾ Cliquer sur Terminer
A ce stade du traitement de la DBM, l'établissement support imprime le
document à destination du Conseil d'administration puis saisit le résultat
de la délibération.
♦ Si le Conseil d'administration demande des modifications pour la
DBM ou l'a rejette et que le chef d'établissement accepte la décision
du Conseil d'administration, vous devez gérer le rejet ou la
demande de modification de la DBM formulée par le Conseil
d'administration (§ 10.1.7.)
♦ Si le Conseil d'administration demande des modifications pour la
DBM ou l'a rejette et que le chef d'établissement refuse la décision
du Conseil d'administration, l'établissement support imprime
directement le document pour les Autorités de contrôle (§ 10.2.6.)
qui trancheront
♦ Sinon, vous devez attendre que l'établissement support vous signale
le transfert du résultat des Autorités de contrôle pour le
réceptionner (§ 10.1.8.).
Gérer une DBM pour vote pour un SACD
10.1.7.
255
Gérer, si nécessaire, le rejet ou la demande de modification de la DBM
formulée par le Conseil d'administration
Lorsque le Conseil d'administration a demandé des modifications pour
la DBM ou l'a rejetée et que le chef d'établissement a accepté la
décision du Conseil d'administration vous devez :
‰ Réceptionner le résultat du Conseil d'administration
Si la DBM doit être modifiée, vous devez ensuite :
‰ Modifier la DBM
‰ Transférer la DBM modifiée vers l'établissement support
‰ Réceptionner l'accord de modification de la DBM
‰
Réceptionner le résultat du Conseil d'administration
Lorsque l'établissement support a transféré le résultat du Conseil
d'administration (§ 10.2.5.), vous devez le réceptionner.
¾
¾
¾
¾
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option D.B.M.
Sélectionner l’option Gestion…
Cliquer sur l'onglet pour Vote
Dans la colonne de gauche :
¾ Cliquer sur la DBM (Lot n°x)
• Les opérations de la DBM s'affichent dans la partie droite.
¾ Sélectionner, dans le menu DBM (Gestion), l’option Réceptionner
résultat CA
• Le premier panneau de l'assistant de réception s'affiche.
Pour être guidé lors de la réception :
¾ Afficher et consulter les fenêtres d'aide
V
Pour confirmer la réception du résultat du Conseil d'administration :
¾ Accéder au dernier panneau de l'assistant au moyen du bouton Suivant
¾ Cliquer sur Terminer
256
Gérer une DBM pour vote pour un SACD
Après la réception du résultat du Conseil d'administration :
♦ Si le Conseil d'administration a rejeté la DBM, son traitement est
terminé
♦ Si le Conseil d'administration a demandé des modifications pour la
DBM, vous devez alors modifier la DBM (Voir Point suivant).
‰
Modifier la DBM
La modification des opérations de la DBM s'effectue à partir de la
fenêtre de gestion des DBM et non pas à partir de celle de saisie des
DBM.
¾
¾
¾
¾
Si la fenêtre Gestion des DBM. n'est pas déjà affichée :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option D.B.M.
Sélectionner l’option Gestion…
Cliquer sur l'onglet pour Vote
Dans la colonne de gauche :
¾ Cliquer sur la DBM concernée (Lot n°x)
• Les opérations de la DBM s'affichent dans la partie droite.
Une opération ou une nouvelle ligne budgétaire non prévue dans la
proposition initiale ne peut pas être ajoutée en correction de DBM. Pour
cela, vous devez saisir une nouvelle DBM et indiquer directement le
résultat du Conseil d'administration.
¾ Cliquer sur l'opération à modifier
¾ Sélectionner, dans le menu DBM (Gestion), l’option Modifier
l'opération
¾ Saisir les modifications puis cliquer sur OK
Après la saisie des modifications demandées par le Conseil
d'administration, vous pouvez transférer la DBM modifiée vers
l'établissement support (Voir Point suivant).
‰
¾
¾
¾
¾
Gérer une DBM pour vote pour un SACD
257
Transférer la DBM modifiée vers l'établissement support
Si la fenêtre Gestion des DBM. n'est pas déjà affichée :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option D.B.M.
Sélectionner l’option Gestion…
Cliquer sur l'onglet pour Vote
Dans la colonne de gauche :
¾ Cliquer sur la DBM concernée (Lot n°x)
• Les opérations de la DBM s'affichent dans la partie droite.
¾ Sélectionner, dans le menu DBM (Gestion), l’option Transférer
modif. CA
• Le premier panneau de l'assistant de transfert de la DBM s'affiche.
Pour confirmer le transfert de la DBM :
¾ Accéder au dernier panneau de l'assistant au moyen du bouton Suivant
¾ Cliquer sur Terminer
Après le transfert de la DBM :
♦ Vous devez remettre la disquette à votre interlocuteur de
l'établissement support ou l'informer de la disponibilité du fichier de
transfert afin qu'il puisse démarrer sa réception (§ 10.2.5.)
♦ Lorsque votre interlocuteur de l'établissement support aura généré
le fichier de transfert de l'accord de modification, vous devrez le
réceptionner (Voir Point suivant).
‰
Réceptionner l'accord de modification de la DBM
Lorsque l'établissement support a transféré l'accord de modification de
la DBM (§ 10.2.5.), vous devez le réceptionner.
¾
¾
¾
¾
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option D.B.M.
Sélectionner l’option Gestion…
Cliquer sur l'onglet pour Vote
258
Gérer une DBM pour vote pour un SACD
Dans la colonne de gauche :
¾ Cliquer sur la DBM (Lot n°x)
• Les opérations de la DBM s'affichent dans la partie droite.
¾ Sélectionner, dans le menu DBM (Gestion), l’option Réceptionner
accord modif. CA
• Le premier panneau de l'assistant de réception s'affiche.
Pour confirmer la réception de l'accord de modification :
¾ Accéder au dernier panneau de l'assistant au moyen du bouton Suivant
¾ Cliquer sur Terminer
Après la réception de l'accord de modification de la DBM, vous devez
attendre que l'établissement support vous signale le transfert du résultat
des Autorités de contrôle pour le réceptionner (Voir Point suivant).
10.1.8.
Réceptionner le résultat des Autorités de contrôle
Lorsque l'établissement support a transféré le résultat des Autorités de
contrôle (§ 10.2.8.), vous devez le réceptionner.
¾
¾
¾
¾
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option D.B.M.
Sélectionner l’option Gestion…
Cliquer sur l'onglet pour Vote
Dans la colonne de gauche :
¾ Cliquer sur la DBM Lot n°x
• Les opérations de la DBM s'affichent dans la partie droite.
¾ Sélectionner, dans le menu DBM (Gestion), l’option Réceptionner
résultat AC
• Le premier panneau de l'assistant de réception s'affiche.
Gérer une DBM pour vote pour un SACD
259
Pour confirmer la réception :
¾ Accéder au dernier panneau de l'assistant au moyen du bouton Suivant
¾ Cliquer sur Terminer
‰
Si les autorités de contrôle ont accepté la DBM
♦ La date de l'accord s'affiche après le numéro du lot
♦ La DBM devient exécutoire et les ouvertures de crédits ainsi que les
prévisions de recettes sont mises à jour
♦ Le budget doit être transféré vers le module Comptabilité générale
(§ 10.1.10.)
♦ Les modifications apportées au budget par la DBM peuvent être
consultées (§ 5.3.)
♦ Les documents du budget peuvent être consultés et imprimés (§ 5.9.).
Les lignes générées par les DBM figurent notamment dans les
historiques du budget (§ 5.9.3) et les montants des opérations des
DBM figurent sur les états du budget (§ 5.9.2).
‰
Si les autorités de contrôle ont refusé la DBM
Le traitement de la DBM est terminé; elle n'est pas prise en compte dans
le budget.
‰
Si les autorités de contrôle ont demandé des modifications pour la DBM
(Accord partiel)
Vous devez gérer la demande de modification de la DBM formulée par
les Autorités de contrôle (Voir Point suivant). La DBM ne deviendra
exécutoire qu'après la réception de l'acceptation, par l'établissement
support, des modifications saisies.
260
Gérer une DBM pour vote pour un SACD
10.1.9.
Gérer, si nécessaire, la demande de modification de la DBM formulée
par les Autorités de contrôle
Lorsque les Autorités de contrôle ont demandé des modifications pour
la DBM, vous devez :
‰ Modifier la DBM
‰ Transférer la DBM modifiée vers l'établissement support
‰ Réceptionner l'accord de modification de la DBM.
‰
Modifier la DBM
La modification des opérations de la DBM s'effectue à partir de la
fenêtre de gestion des DBM et non pas à partir de celle de saisie des
DBM.
¾
¾
¾
¾
Si la fenêtre Gestion des DBM. n'est pas déjà affichée :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option D.B.M.
Sélectionner l’option Gestion…
Cliquer sur l'onglet pour Vote
Dans la colonne de gauche :
¾ Cliquer sur la DBM concernée (Lot n°x)
• Les opérations de la DBM s'affichent dans la partie droite.
Une opération ou une nouvelle ligne budgétaire non prévue dans la
DBM votée par le Conseil d'administration ne peut pas être ajoutée en
correction de DBM. Pour cela, vous devez saisir une nouvelle DBM et
indiquer directement le résultat des décisions des Autorités de contrôle.
¾ Cliquer sur l'opération à modifier
¾ Sélectionner, dans le menu DBM (Gestion), l’option Modifier
l'opération
¾ Saisir les modifications puis cliquer sur OK
Après la saisie des modifications demandées par les autorités de
contrôle, vous pouvez transférer la DBM modifiée vers l'établissement
support (Voir Point suivant).
‰
¾
¾
¾
¾
Gérer une DBM pour vote pour un SACD
261
Transférer la DBM modifiée vers l'établissement support
Si la fenêtre Gestion des DBM n'est pas déjà affichée :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option D.B.M.
Sélectionner l’option Gestion…
Cliquer sur l'onglet pour Vote
Dans la colonne de gauche :
¾ Cliquer sur la DBM concernée (Lot n°x)
• Les opérations de la DBM s'affichent dans la partie droite.
¾ Sélectionner, dans le menu DBM (Gestion), l’option Transférer
modif. AC
• Le premier panneau de l'assistant de transfert de la DBM s'affiche.
Pour confirmer le transfert de la DBM :
¾ Accéder au dernier panneau de l'assistant au moyen du bouton Suivant
¾ Cliquer sur Terminer
Après le transfert de la DBM :
♦ Vous devez remettre la disquette à votre interlocuteur de
l'établissement support ou l'informer de la disponibilité du fichier de
transfert afin qu'il puisse démarrer sa réception (§ 10.2.9.)
♦ Si votre interlocuteur souhaite des modifications, en cas d’erreur de
saisie dans la première modification, vous devez modifier la DBM
puis la transférer à nouveau
♦ Lorsque votre interlocuteur de l'établissement support aura généré
le fichier de transfert de l'accord de modification, vous devrez le
réceptionner (Voir Point suivant).
262
‰
Gérer une DBM pour vote pour un SACD
Réceptionner l'accord de modification de la DBM
Lorsque l'établissement support a transféré l'accord de modification de
la DBM (§ 10.2.9.), vous devez le réceptionner.
¾
¾
¾
¾
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option D.B.M.
Sélectionner l’option Gestion…
Cliquer sur l'onglet pour Vote
Dans la colonne de gauche :
¾ Cliquer sur la DBM (Lot n°x)
• Les opérations de la DBM s'affichent dans la partie droite.
¾ Sélectionner, dans le menu DBM (Gestion), l’option Réceptionner
accord modif. AC
• Le premier panneau de l'assistant de réception s'affiche.
Pour confirmer la réception de l'accord de modification :
¾ Accéder au dernier panneau de l'assistant au moyen du bouton Suivant
¾ Cliquer sur Terminer
Après la réception de l'accord de modification de la DBM :
• La date de l'accord s'affiche après le numéro du lot.
• La DBM devient exécutoire et les ouvertures de crédits ainsi que les
prévisions de recettes sont mises à jour.
• Le budget doit être transféré vers le module Comptabilité générale (§
10.1.10.).
• Les modifications apportées au budget par la DBM peuvent être
consultées (§ 5.3.).
• Les documents du budget peuvent être consultés et imprimés (§
5.9.). Les lignes générées par les DBM figurent notamment dans les
historiques du budget (§ 5.9.3).
Gérer une DBM pour vote pour un SACD
263
10.1.10. Transférer le budget vers le module Comptabilité générale
Il n'y a pas de transfert spécifique pour les DBM, c'est le budget
complet qui est transféré.
Cette opération s'effectue à partir de la fenêtre Visualisation du
budget. Si cette fenêtre n'est pas déjà affichée :
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
¾ Sélectionner l’option Visualisation du budget
¾ Sélectionner, dans le menu Visualisation du budget, l’option
Transférer budget…
• La fenêtre de transfert du budget s'affiche.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
10.2. Au niveau de l'établissement support
10.2.1.
Réceptionner la DBM
Lorsque le S.A.C.D. a saisi une DBM pour vote (§ 10.1.1.) puis a
généré le fichier de transfert (§ 10.1.4.), vous devez le réceptionner dans
l'établissement support.
¾
¾
¾
¾
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option D.B.M.
Sélectionner l’option Gestion…
Cliquer sur l'onglet pour Vote
Dans la colonne de gauche :
¾ Ouvrir le niveau En attente d'accord saisie
¾ Cliquer sur le numéro du S.A.C.D.
¾ Sélectionner, dans le menu DBM (Gestion), l’option Réceptionner la
saisie
• Le premier panneau de l'assistant de réception de la DBM s'affiche.
Pour être guidé lors de la réception de la DBM :
264
Gérer une DBM pour vote pour un SACD
¾ Afficher et consulter les fenêtres d'aide
V
Pour confirmer la réception de la DBM :
¾ Accéder au dernier panneau de l'assistant au moyen du bouton Suivant
¾ Cliquer sur Terminer
Après la réception de la DBM :
♦ Vous devez en prendre connaissance et décider si vous l'acceptez.
♦ Si vous acceptez la DBM, vous devez transférer l'accord de saisie
vers le S.A.C.D. (§ 10.2.2.)
♦ Si vous souhaitez que la DBM soit modifiée, vous devez :
{ Contacter, par exemple par téléphone, votre interlocuteur dans le
S.A.C.D. et lui demander d'effectuer les modifications (§ 10.1.5.)
{ Lui demander de transférer à nouveau la DBM (§ 10.1.4.)
{ Réceptionner la DBM modifiée (§ 10.2.1.)
{ Transférer l'accord de saisie vers le S.A.C.D. (§ 10.2.2.).
10.2.2.
¾
¾
¾
¾
Transférer l'accord de saisie de la DBM vers le S.A.C.D.
Cette opération s'effectue à partir du volet pour Vote de la fenêtre
Gestion des DBM. Si ce volet n'est pas déjà affiché :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option D.B.M.
Sélectionner l’option Gestion…
Cliquer sur l'onglet pour Vote
Dans la colonne de gauche :
¾ Ouvrir le niveau En attente d'accord saisie
¾ Cliquer sur le numéro du S.A.C.D.
¾ Sélectionner, dans le menu DBM (Gestion), l’option Transférer
accord saisie
• Le premier panneau de l'assistant de transfert s'affiche.
Gérer une DBM pour vote pour un SACD
Pour être guidé lors du transfert :
¾ Afficher et consulter les fenêtres d'aide
265
V
Pour confirmer le transfert :
¾ Accéder au dernier panneau de l'assistant au moyen du bouton Suivant
¾ Cliquer sur Terminer
Après le transfert de l'accord de saisie :
♦ Vous devez remettre la disquette à votre interlocuteur du S.A.C.D.
ou l'informer de la disponibilité du fichier de transfert afin qu'il
puisse démarrer sa réception (§ 10.1.6.)
♦ Vous pouvez imprimer le document à destination du Conseil
d'administration (§ 10.2.3.).
10.2.3.
Imprimer la DBM pour le Conseil d'administration
Lorsque l'accord de saisie de la DBM a été transféré vers le S.A.C.D., le
document à destination du Conseil d'administration peut être imprimé.
Ce document est composé :
♦ Des pièces B11bis et B11 qui présentent la situation estimée des
réserves et le montant du fonds de roulement puis regroupent, par
chapitre, les opérations de la DBM
♦ De la pièce B13 qui détaille les opérations de la DBM.
¾
¾
¾
¾
L'impression de la DBM s'effectue à partir du volet pour Vote de la
fenêtre Gestion des DBM. Si ce volet n'est pas déjà affiché :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option D.B.M.
Sélectionner l’option Gestion…
Cliquer sur l'onglet pour Vote
Lorsque plusieurs DBM pour vote sont en attente d'édition, ces
différentes DBM sont regroupées sur le même document. Dans ce cas,
les différents numéros de DBM sont rappelés dans le titre. Le
récapitulatif incluant ces DBM à un niveau global et le tableau de
développement présentent le détail des opérations des différentes DBM.
266
Gérer une DBM pour vote pour un SACD
Pour imprimer le document :
¾ Cliquer sur En attente d'édition pour le CA
¾ Sélectionner, dans le menu DBM (Gestion), l’option Éditer pour le
CA
• Un message vous demande si la situation des réserves et le fonds de
roulement ont été vérifiés.
¾ Si c'est le cas, cliquer sur Oui
¾ Démarrer l'impression de la DBM
A ce stade, la DBM n'est pas numérotée, DBM Provisoire. Elle le sera
lors de l'impression du document à destination des Autorités de contrôle
(§ 10.2.6.).
Après l'impression de ce document, le niveau En attente d'édition
pour AC affiche le sous niveau DBM Provisoire.
Pour afficher ce sous niveau :
¾ Ouvrir le niveau En attente d'édition pour AC
¾ Cliquer sur DBM Provisoire
Lorsque ce sous niveau est sélectionné, vous pouvez :
♦ Imprimer à nouveau le document à destination du Conseil
d'administration : option Éditer pour le CA du menu DBM
(Gestion)
♦ Accéder à l'assistant de saisie du résultat du vote du Conseil
d'administration (§ 10.2.4.).
Gérer une DBM pour vote pour un SACD
10.2.4.
¾
¾
¾
¾
267
Saisir le résultat du Conseil d'administration
Lorsque vous disposez du résultat du vote du Conseil d'administration
sur la DBM, vous devez le saisir :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option D.B.M.
Sélectionner l’option Gestion…
Cliquer sur l'onglet pour Vote
¾ Ouvrir le niveau En attente d'édition pour AC
¾ Cliquer sur DBM Provisoire
¾ Sélectionner, dans le menu DBM (Gestion), l’option Saisir le résultat
CA
• Le premier panneau de l'assistant de saisie du résultat du Conseil
d'administration s'affiche.
Pour être guidé lors de la saisie du résultat du Conseil d'administration :
¾ Afficher et consulter les fenêtres d'aide
V
Pour confirmer la saisie :
¾ Accéder au dernier panneau de l'assistant au moyen du bouton Suivant
¾ Cliquer sur Enregistrer et fermer
Après la saisie du résultat du Conseil d'administration :
• Si la DBM est acceptée par le Conseil d'administration, vous devez
imprimer le document pour les Autorités de contrôle (§ 10.2.6.)
• Si le Conseil d'administration a demandé des modifications pour la
DBM ou l'a rejetée et que le chef d'établissement refuse la décision
du Conseil d'administration, vous devez imprimer directement le
document pour les Autorités de contrôle (§ 10.2.6.) qui trancheront
• Si le Conseil d'administration a demandé des modifications pour la
DBM ou l'a rejetée et que le chef d'établissement accepte la décision
du Conseil d'administration, vous devez transférer le résultat du
Conseil d'administration vers le S.A.C.D. (§ 10.2.5.).
268
Gérer une DBM pour vote pour un SACD
10.2.5.
Gérer, si nécessaire, le rejet ou la demande de modification de la DBM
formulée par le Conseil d'administration
Lorsque le Conseil d'administration a demandé des modifications pour
la DBM ou l'a rejetée et que le chef d'établissement accepte la décision
du Conseil d'administration vous devez alors :
‰ Transférer le résultat du Conseil d'administration vers le
S.A.C.D.
Si la DBM est modifiée, vous devez ensuite :
‰ Réceptionner la DBM modifiée
‰ Transférer l'accord de modification de la DBM vers le S.A.C.D.
‰
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
Transférer le résultat du Conseil d'administration vers le S.A.C.D.
Cette opération s'effectue à partir du volet pour Vote de la fenêtre
Gestion des DBM. Si ce volet n'est pas déjà affiché :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option D.B.M.
Sélectionner l’option Gestion…
Cliquer sur l'onglet pour Vote
Dans la colonne de gauche :
Ouvrir le niveau En attente d'édition pour AC
Ouvrir le niveau DBM Votée
Cliquer sur le numéro du S.A.C.D.
Sélectionner, dans le menu DBM (Gestion), l’option Transférer le
résultat CA
• Le premier panneau de l'assistant de transfert s'affiche.
Pour être guidé lors du transfert :
¾ Afficher et consulter les fenêtres d'aide
V
Pour confirmer le transfert :
¾ Accéder au dernier panneau de l'assistant au moyen du bouton Suivant
¾ Cliquer sur Terminer
Gérer une DBM pour vote pour un SACD
269
Après le transfert du résultat du Conseil d'administration :
♦ Vous devez remettre la disquette à votre interlocuteur du S.A.C.D.
ou l'informer de la disponibilité du fichier de transfert afin qu'il
puisse démarrer sa réception (§ 10.1.7.)
♦ Si la DBM est rejetée, son traitement est terminé
♦ Si la DBM est modifiée par le S.A.C.D., après son transfert, vous
devrez la réceptionner (Voir Point suivant).
‰
Réceptionner la DBM modifiée
Lorsque le S.A.C.D. a modifié la DBM puis a généré le fichier de
transfert (§ 10.1.7.), vous devez réceptionner la DBM modifiée.
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option D.B.M.
Sélectionner l’option Gestion…
Cliquer sur l'onglet pour Vote
Dans la colonne de gauche :
Ouvrir le niveau En attente d'édition pour AC
Ouvrir le niveau DBM Votée
Cliquer sur le numéro du S.A.C.D.
Sélectionner, dans le menu DBM (Gestion), l’option Réceptionner
modif. CA
• Le premier panneau de l'assistant de réception de la DBM s'affiche.
Pour confirmer la réception de la DBM :
¾ Accéder au dernier panneau de l'assistant au moyen du bouton Suivant
¾ Cliquer sur Terminer
270
Gérer une DBM pour vote pour un SACD
Après la réception de la DBM modifiée :
♦ Vous devez en prendre connaissance et décider si vous l'acceptez.
♦ Si vous acceptez la DBM, vous devez transférer l'accord de
modification vers le S.A.C.D. (Voir Point suivant)
♦ Si vous souhaitez que des modifications soient à nouveau effectuées
sur la DBM, vous devez :
{ Contacter, par exemple par téléphone, votre interlocuteur dans le
S.A.C.D. et lui demander d'effectuer les modifications (§ 10.1.7.)
{ Lui demander de transférer à nouveau la DBM (§ 10.1.7.)
{ Réceptionner la DBM modifiée
{ Transférer l'accord de modification vers le SACD (Voir Point
suivant).
‰
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
Transférer l'accord de modification de la DBM vers le S.A.C.D.
Cette opération s'effectue à partir du volet pour Vote de la fenêtre
Gestion des DBM. Si ce volet n'est pas déjà affiché :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option D.B.M.
Sélectionner l’option Gestion…
Cliquer sur l'onglet pour Vote
Dans la colonne de gauche :
Ouvrir le niveau En attente d'édition pour AC
Ouvrir le niveau DBM Votée
Cliquer sur le numéro du S.A.C.D.
Sélectionner, dans le menu DBM (Gestion), l’option Transférer
accord modif. CA
• Le premier panneau de l'assistant de transfert s'affiche.
Pour confirmer le transfert :
¾ Accéder au dernier panneau de l'assistant au moyen du bouton Suivant
¾ Cliquer sur Terminer
Gérer une DBM pour vote pour un SACD
271
Après le transfert de l'accord de modification de la DBM :
♦ Vous devez remettre la disquette à votre interlocuteur du S.A.C.D.
ou l'informer de la disponibilité du fichier de transfert afin qu'il
puisse démarrer sa réception (§ 10.1.7.)
♦ Vous pouvez imprimer le document à destination des Autorités de
contrôle (Voir Point suivant).
10.2.6.
Imprimer la DBM pour les Autorités de contrôle
Le document pour les Autorités de contrôle est composé :
♦ Des pièces B11bis et B11 qui présentent la situation estimée des
réserves et le montant du fonds de roulement puis regroupent, par
chapitre, les opérations de la DBM. L'extrait de la délibération du
Conseil d'administration est également fourni sur ce document
♦ De la pièce B13 qui détaille les opérations de la DBM
♦ Des lettres de transmission destinées aux Autorités de contrôle. Ces
lettres font référence aux éventuelles DBM imprimées pour
information du Conseil d'administration.
¾
¾
¾
¾
L'impression de la DBM s'effectue à partir du volet pour Vote de la
fenêtre Gestion des DBM. Si ce volet n'est pas déjà affiché :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option D.B.M.
Sélectionner l’option Gestion…
Cliquer sur l'onglet pour Vote
Pour imprimer le document :
¾ Ouvrir le niveau En attente d'édition pour AC
¾ Cliquer sur DBM Votée
¾ Sélectionner, dans le menu DBM (Gestion), l’option Éditer pour les
AC
• Un message vous demande si la situation des réserves a été vérifiée.
¾ Si c'est le cas, cliquer sur Oui
¾ Démarrer l'impression de la DBM
Après l'impression du document à destination des Autorités de contrôle,
la DBM est numérotée. Elle apparaît alors, dans l'arborescence, sous le
niveau DBM n°x.
272
Gérer une DBM pour vote pour un SACD
Si vous souhaitez imprimer à nouveau le document à destination des
Autorités de contrôle, vous devez :
¾ Cliquer sur le niveau de la DBM (DBM n°x)
¾ Sélectionner, dans le menu DBM (Gestion), l’option Éditer pour les
AC
10.2.7.
¾
¾
¾
¾
Saisir le résultat des Autorités de contrôle
Lorsque vous disposez de l'avis des Autorités de contrôle sur la DBM,
vous devez le saisir :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option D.B.M.
Sélectionner l’option Gestion…
Cliquer sur l'onglet pour Vote
¾ Cliquer sur le niveau de la DBM (DBM n°x)
¾ Sélectionner, dans le menu DBM (Gestion), l’option Saisir le résultat
AC
• L'assistant de saisie du résultat des Autorités de contrôle s'affiche.
Pour être guidé lors de la saisie de ce résultat :
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
Pour confirmer la saisie :
¾ Cliquer sur Enregistrer et fermer
Après la saisie du résultat des Autorités de contrôle, vous devez
transférer ce résultat vers le S.A.C.D. (Voir Point suivant).
Gérer une DBM pour vote pour un SACD
10.2.8.
¾
¾
¾
¾
273
Transférer le résultat des Autorités de contrôle vers le S.A.C.D.
Cette opération s'effectue à partir du volet pour Vote de la fenêtre
Gestion des DBM. Si ce volet n'est pas déjà affiché :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option D.B.M.
Sélectionner l’option Gestion…
Cliquer sur l'onglet pour Vote
Dans la colonne de gauche :
¾ Ouvrir le niveau de la DBM (DBM n°x)
¾ Cliquer sur le numéro du S.A.C.D.
¾ Sélectionner, dans le menu DBM (Gestion), l’option Transférer
résultat AC
• Le premier panneau de l'assistant de transfert s'affiche.
Pour confirmer le transfert :
¾ Accéder au dernier panneau de l'assistant au moyen du bouton Suivant
¾ Cliquer sur Terminer
Après le transfert du résultat des Autorités de contrôle :
• Vous devez remettre la disquette à votre interlocuteur du S.A.C.D.
ou l'informer de la disponibilité du fichier de transfert afin qu'il
puisse démarrer sa réception (§ 10.1.8.)
• Si les Autorités de contrôle ont accepté la DBM, elle devient
exécutoire dès la réception, dans le S.A.C.D., du résultat des
Autorités de contrôle
• Si les Autorités de contrôle ont refusé la DBM, son traitement est
terminé et elle n'est pas prise en compte dans le budget
• Si les Autorités de contrôle ont demandé des modifications pour la
DBM, accord partiel, vous devez gérer la demande de modification
de la DBM formulée par les Autorités de contrôle (Voir Point
suivant).
274
Gérer une DBM pour vote pour un SACD
10.2.9.
Gérer, si nécessaire, la demande de modification de la DBM formulée
par les Autorités de contrôle
Lorsque les Autorités de contrôle ont demandé des modifications pour
la DBM, vous devez :
‰ Réceptionner la DBM modifiée
‰ Transférer l'accord de modification de la DBM vers le S.A.C.D.
‰
Réceptionner la DBM modifiée
Lorsque le S.A.C.D. a modifié la DBM puis a généré le fichier de
transfert (§ 10.1.9.), vous devez réceptionner la DBM modifiée.
¾
¾
¾
¾
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option D.B.M.
Sélectionner l’option Gestion…
Cliquer sur l'onglet pour Vote
Dans la colonne de gauche :
¾ Ouvrir le niveau de la DBM (DBM N°x)
¾ Cliquer sur le numéro du S.A.C.D.
¾ Sélectionner, dans le menu DBM (Gestion), l’option Réceptionne
modif. AC
• Le premier panneau de l'assistant de réception de la DBM s'affiche.
Pour confirmer la réception de la DBM :
¾ Accéder au dernier panneau de l'assistant au moyen du bouton Suivant
¾ Cliquer sur Terminer
Après la réception de la DBM modifiée :
♦ Vous devez en prendre connaissance et décider si vous l'acceptez.
♦ Si vous acceptez la DBM, vous devez transférer l'accord de
modification vers le S.A.C.D. (Voir Point suivant).
♦ Si vous souhaitez que la DBM soit à nouveau modifiée, vous devez :
{ Contacter, par exemple par téléphone, votre interlocuteur dans le
S.A.C.D. et lui demander d'effectuer les modifications puis de
transférer à nouveau la DBM
{ Réceptionner la DBM modifiée
{ Transférer l'accord de modification vers le S.A.C.D. (Voir Point
suivant).
‰
¾
¾
¾
¾
Gérer une DBM pour vote pour un SACD
275
Transférer l'accord de modification de la DBM vers le S.A.C.D.
Cette opération s'effectue à partir du volet pour Vote de la fenêtre
Gestion des DBM. Si ce volet n'est pas déjà affiché :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option D.B.M.
Sélectionner l’option Gestion…
Cliquer sur l'onglet pour Vote
Dans la colonne de gauche :
¾ Ouvrir le niveau de la DBM (DBM n°x)
¾ Cliquer sur le numéro du S.A.C.D.
¾ Sélectionner, dans le menu DBM (Gestion), l’option Transférer
accord modif. AC
• Le premier panneau de l'assistant de transfert s'affiche.
Pour confirmer le transfert :
¾ Accéder au dernier panneau de l'assistant au moyen du bouton Suivant
¾ Cliquer sur Terminer
Après le transfert de l'accord de modification de la DBM :
♦ Vous devez remettre la disquette à votre interlocuteur du S.A.C.D.
ou l'informer de la disponibilité du fichier de transfert afin qu'il
puisse démarrer sa réception (§ 10.1.9.)
♦ La DBM devient exécutoire dès la réception, dans le S.A.C.D., de
l'accord de modification de la DBM.
276
Gérer une DBM pour vote pour un SACD
Gérer les dépenses
277
11. Gérer les dépenses
La gestion des dépenses ne peut être démarrée qu'à partir du moment où
le budget provisoire ou exécutoire a été validé.
Le schéma suivant résume les étapes de la gestion des dépenses dans le
module Comptabilité budgétaire. Les étapes optionnelles sont
représentées sur fond gris.
Pour les établissements qui suivent la Commande Publique, les
informations apportées sont décrites sous une rubrique spécifique pour :
• Les Approvisionnements
• Les Engagements
• Les DAO
• Les Liquidations
• Les Mandats
• Les Reversements
Une fonctionnalité commune a été mise en œuvre pour chacune de ces
étapes de la gestion des dépenses :
♦ Présence d’une case à cocher pour indiquer que la dépense
correspond à un marché – à l’exclusion de tout compte de racine 63
à 68,
♦ Avec appel à un bouton Détail pour accéder à une fenêtre de Saisie
des affectations de marché,
♦ Qui, pour l’action à réaliser Ajouter, Modifier, Supprimer, affiche
une fenêtre de Détail d’une ligne d’affectation.
Pour les établissements qui ne suivent pas la Commande Publique,
toutes les fonctionnalités liées à l’EPCP sont invisibles.
278
Gérer les dépenses
Saisir les Fournisseurs
Gérer les approvisionnements
Engager les dépenses
Gérer les liquidations externes
Liquider les dépenses (avec ou sans engagement préalable)
Gérer les DAO
Préparer les mandats puis imprimer les mandats et le bordereau journal
Opérer les reversements
Imprimer les documents relatifs aux dépenses
Transférer les propositions d'écritures automatiques vers le module Comptabilité
générale
Les principes de la gestion des dépenses avec le module Comptabilité
budgétaire ont été résumés dans la Présentation générale de ce
manuel.
Gérer les dépenses
279
Ce chapitre présente l'ensemble des opérations susceptibles d'être mises
en œuvre pour la gestion des dépenses :
11.1. Gérer les fournisseurs
11.2. Gérer les approvisionnements
11.3. Mettre à jour, si nécessaire, les engagements générés
11.4 Sélectionner des critères pour les engagements
11.5. Saisir les liquidations internes
11.6. Gérer les liquidations externes
11.7. Gérer les Dépenses Avant Ordonnancement (DAO)
11.8 Visualiser les informations sur les liquidations
11.9 Sélectionner des critères pour les liquidations
11.10. Mandater les dépenses
11.11. Opérer les reversements
11.12. Imprimer les autres documents relatifs aux dépenses.
280
Gérer les dépenses
11.1. Gérer les fournisseurs
Le fichier des fournisseurs est commun à tous les établissements gérés
dans le module Comptabilité budgétaire mais comporte, pour chaque
fournisseur, certaines informations spécifiques à chaque établissement
qui l'utilise, référence de l'établissement chez le fournisseur, cumul des
opérations réalisées.
Pour accéder à la fenêtre de gestion des fournisseurs :
¾ Cliquer sur l’icône Gestion des fournisseurs de la barre d’outils
ou
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
¾ Sélectionner l’option Fournisseurs…
• La fenêtre Fournisseurs s'affiche.
La fiche du fournisseur 00000A DIVERS CRÉANCIERS est fournie
avec le module Comptabilité budgétaire et ne peut pas être modifiée. Ce
fournisseur permet d'effectuer la plupart des opérations pour ordre au
titre de l'agent comptable. Par exemple, les menues dépenses des
Dépenses Avant Ordonnancement sont affectées à ce fournisseur.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
A partir de cette fenêtre, vous pouvez :
♦ Saisir ou mettre à jour la fiche des fournisseurs
♦ Imprimer la liste ou la fiche des fournisseurs
♦ Réaliser une extraction des fournisseurs au format DBF
♦ Consulter les informations sur les fournisseurs
♦ Sélectionner des critères pour les fournisseurs.
11.1.1.
Extraire les fournisseurs
Pour réaliser une extraction des fournisseurs :
• Depuis la fenêtre Fournisseurs :
¾ Cliquer sur l’icône Extraire de la barre d’outils
ou
Gérer les dépenses
281
¾ Sélectionner, après un clic du bouton droit de la souris dans le menu
contextuel qui apparaît l’option Extraire
ou
¾ Sélectionner dans le menu Fournisseurs l’option Extraire
¾ Dans la fenêtre Extraction des Fournisseurs indiquer :
- L’emplacement où enregistrer le fichier au format DBF, et lui
donner un nom
- La sélection voulue sur les fournisseurs
¾ Cliquer sur le bouton Extraire
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
La fiche d'un fournisseur peut également être créée et mise à jour lors
de la saisie d'un engagement ou d'une liquidation. Mais le R.I.B. d’un
fournisseur ne peut pas être modifié si le fournisseur est utilisé dans un
mandatement non encore transféré vers la Comptabilité Générale.
Pour les établissements à l’étranger, il n’y a pas de formatage du R.I.B.
des fournisseurs – code banque, code guichet, numéro de compte, clé.
11.1.2.
Consulter ou imprimer les informations sur les fournisseurs
Depuis la fenêtre standard des Fournisseurs, il est possible de :
♦ Visualiser les sommes par fournisseur dans les colonnes Engagé en
cours et Engagé et liquidé net,
♦ Visualiser par fiche détail un fournisseur et d’enchaîner la
consultation de chaque fiche détail des fournisseurs de la base.
♦ D’accéder pour un fournisseur aux mandats de ce fournisseur par
un lien dans Voir Mandats … dans le menu et le menu contextuel
♦ D’accéder pour un fournisseur aux reversements de ce fournisseur
par un lien dans Voir Reversements … dans le menu et le menu
contextuel
♦ D’imprimer les informations selon différents critères depuis la
fenêtre Impression des fournisseurs.
282
Gérer les dépenses
11.1.3.
Sélectionner des critères pour les fournisseurs
Depuis la fenêtre standard des Fournisseurs, il est possible de
sélectionner différents critères pour obtenir une information
« personnalisée ».
„
Gérer les dépenses
Les critères disponibles dans une Sélection standard :
♦
♦
♦
♦
♦
♦
„
Les tris disponibles :
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
„
Tout
Fournisseurs de l’établissement
Fournisseurs non mouvementés
Fournisseurs denrées alimentaires
Un mot
Sélection avancée.
Raison sociale
Numéro
Ville
Code postal
Engagé en cours
Engagé+liquidé net
Date de mandatement
Les critères disponibles dans une Sélection avancée :
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
Numéro
Raison sociale
Ville
Code postal
Mode de paiement
RIB
Alimentaire
Engagé en cours
Engagé+liquidé net
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
283
284
Gérer les dépenses
11.2. Gérer les approvisionnements
Pour gérer les approvisionnements, vous devez, au préalable, avoir saisi
leurs paramètres (§ 2.3.).
Gérer les approvisionnements va ensuite consister à :
♦ Saisir les articles (§ 11.2.1)
♦ Saisir les approvisionnements (§ 11.2.2.)
♦ Imprimer les documents des approvisionnements : bons de
commande et fiches d'approvisionnement (§ 11.2.4.)
♦ Valider les approvisionnements (§ 11.2.5.)
♦ Mettre à jour, si nécessaire, les engagements générés (§ 11.3.)
♦ Liquider les dépenses (§ 11.4.).
En fin d'exercice, vous pouvez :
♦ Saisir des approvisionnements anticipés (§ 11.2.2.)
♦ Transférer les approvisionnements anticipés vers le nouvel exercice
(§ 11.2.6.)
♦ Réceptionner les approvisionnements anticipés de l'exercice
précédent (§ 11.2.7.).
11.2.1.
Gérer les articles
Lors du basculement, les articles de l'exercice antérieur sont récupérés
dans l'exercice en cours.
Les articles peuvent également être créés lors de la saisie des
approvisionnements ; dans ce cas, vous pourrez choisir d'enregistrer ou
non l'article dans le fichier des articles
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Dépenses
¾ Sélectionner l’option Approvisionnements
¾ Sélectionner l’option Articles…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
Gérer les dépenses
11.2.2.
285
Saisir les approvisionnements
Le module Comptabilité budgétaire permet de saisir différents types
d'approvisionnements correspondant à des actes de gestion distincts :
♦ Saisie d'un approvisionnement avec engagement et bon de
commande.
Ce type d'approvisionnement génère un engagement comptable et un
engagement juridique, bon de commande
♦ Saisie d'un approvisionnement avec engagement mais sans bon de
commande.
Ce type d'approvisionnement ne génère qu'un engagement
comptable, impression de la fiche d'approvisionnement
♦ Saisie d'un approvisionnement sans engagement et avec imputation
♦ Saisie d'un approvisionnement sans engagement et sans imputation,
opérations particulières.
En fin d'exercice, à partir du 15 décembre, vous pouvez saisir des
approvisionnements anticipés. Tous les approvisionnements saisis après le
31 décembre sont automatiquement anticipés.
¾
¾
¾
¾
Pour saisir les approvisionnements :
Cliquer sur l’icône Saisie des approvisionnements de la barre d’outils
ou
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
Sélectionner l’option Approvisionnements
Sélectionner l’option Saisie…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
286
Gérer les dépenses
11.2.3.
Gérer l’EPCP avec les approvisionnements
La case à cocher Marché permet de gérer l’affectation d’un marché
pour les approvisionnements susceptibles de générer un engagement, ce
qui correspond aux séries avec engagement :
Le bouton Détail permet d’identifier au moins une ligne d’affectation.
Les engagements générés par validation d’un approvisionnement ont
obligatoirement les mêmes affectations de marché que
l’approvisionnement dont ils sont issus.
Pour les approvisionnements anticipés, l’affectation d’un marché est saisie
mais elle ne concerne pas l’exercice en cours. Elle porte sur l’exercice
suivant.
Le transfert des affectations de marché pour ces approvisionnements est
effectué après le basculement.
Pour l’exercice N-1, dans cette situation, il s’en suit ,après le basculement,
qu’il n’y a pas pour les approvisionnements anticipés avec affectation de
marché :
{ D’affichage du disponible
{ De contrôle du disponible
{ De mise à jour des cumuls.
Pour l’exercice N, il s’en suit après basculement, plusieurs situations en
fonction de la gestion de l’EPCP:
• Si l’EPCP n’a pas été suivi en N-1 mais est suivi en N, en fin de
réception un message s’affiche : « Pensez à saisir les affectations de
marché des approvisionnements ». Les approvisionnements
anticipés sont modifiables.
• Si l’EPCP est suivi en N comme en N-1, les cumuls sont mis à jour
sans contrôle de dépassement.
• Si une Nomenclature (Rubrique affiliée à une Procédure)
n’existe pas en N, elle est créée avec un seuil égal à zéro.
• Si une Rubrique de marché n’existe pas (code inexistant),
l’approvisionnement est rejeté.
Gérer les dépenses
•
287
Si l’EPCP est suivi en N-1 mais n’est plus suivi en N, un message
s’affiche demandant confirmation du non suivi de l’EPCP dans le
nouvel exercice.
• Si la réponse est Oui, il y a sorti de la réception.
• Si la réponse est Non, les informations sur l’EPCP pour les
approvisionnements ne sont pas réceptionnées.
Pour plus d’informations :
¾ Cliquer sur l’icône Saisie des approvisionnements de la barre d’outils
ou
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
¾ Sélectionner l’option Approvisionnements
¾ Sélectionner l’option Saisie…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
11.2.4.
V
Imprimer les documents des approvisionnements
Après l'impression de leurs documents, les approvisionnements ne
peuvent plus être ni modifiés ni supprimés.
Les documents des approvisionnements sont constitués :
♦ Des Fiches d'approvisionnement, Duplicata interne. Le nombre
d'exemplaires des fiches d'approvisionnement est déterminé par la
valeur saisie dans les paramètres de la série de l'approvisionnement
(rubrique Nb ex. internes : voir § 2.3.)
♦ D'un Bon de commande destiné au fournisseur, si l'option "Avec
bon original" a été sélectionnée pour l'approvisionnement.
La fiche d'approvisionnement, Duplicata interne, n'est pas imprimée
pour les approvisionnements anticipés.
288
Gérer les dépenses
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
¾ Sélectionner l’option Approvisionnements
¾ Sélectionner l’option Document…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
Pour imprimer les documents des approvisionnements :
¾ Cliquer sur En attente d'édition
¾ Sélectionner, dans le menu Documents appro., l’option Éditer
La réédition d’un Duplicata est possible pour un profil de type
consultation.
11.2.5.
Valider les approvisionnements
La validation des mémoires s'effectue à partir de la fenêtre Documents
des Approvisionnements. Si cette fenêtre n'est pas déjà affichée :
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
¾ Sélectionner l’option Approvisionnements
¾ Sélectionner l’option Document…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
¾ Cliquer sur Édités
¾ Sélectionner, dans le menu Documents appro., l’option Valider
Lors de la validation des approvisionnements, si la série de
l'approvisionnement est du type Avec engagement, l'engagement est
automatiquement généré.
Le numéro de l'engagement est composé du code de la série suivi du
numéro séquentiel de l'approvisionnement dans la série. Par exemple,
l'approvisionnement n° MA-2 générera l'engagement n° MA2.
Cet engagement peut, si nécessaire, être modifié ou supprimé
(§ 11.3.). Ces opérations n'ont aucun impact sur le bon de commande
original.
Gérer les dépenses
289
Les approvisionnements anticipés ne sont pas pris en compte lors de la
validation des approvisionnements.
11.2.6.
Transférer les approvisionnements anticipés vers le nouvel exercice
Lorsque des approvisionnements anticipés ont été saisis en fin
d'exercice, ils peuvent être transférés vers le nouvel exercice.
Après ce transfert, vous ne pourrez plus saisir d'approvisionnement et
les approvisionnements anticipés ne pourront plus être ni modifiés, ni
supprimés, ni imprimés.
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
¾ Sélectionner l’option Approvisionnements
¾ Sélectionner l’option Saisie…
¾ Sélectionner, dans le menu Approvisionnements, l’option Transférer
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
11.2.7.
V
Réceptionner les approvisionnements anticipés de l'exercice précédent
Pour pouvoir réceptionner ces approvisionnements :
♦ Ils doivent avoir été transférés à partir de l'exercice antérieur
(§ 11.2.6.)
♦ Vous devez avoir sélectionné les chapitres autorisés pour chaque
série (§ 2.3.).
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
¾ Sélectionner l’option Approvisionnements
¾ Sélectionner l’option Saisie…
¾ Sélectionner, dans le menu Approvisionnements, l’option
Réceptionner
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
290
Gérer les dépenses
Après leur réception, les approvisionnements anticipés peuvent être
traités comme les approvisionnements habituels :
• Imprimer les documents des approvisionnements : bons de
commande et fiches d'approvisionnement (§ 11.2.4.)
• Valider les approvisionnements (§ 11.2.5.)
• Mettre à jour, si nécessaire, les engagements générés (§ 11.3.)
• Liquider les dépenses (§ 11.4.).
11.3. Mettre à jour, si nécessaire, les engagements générés
L'engagement comptable précède l'engagement juridique et précède la
phase de liquidation qui constate l'obligation envers un tiers, par
exemple, au moyen d'un bon de commande.
La phase d'engagement des dépenses est facultative dans GFC. Vous
pouvez saisir directement la liquidation des dépenses (§ 11.4.).
Pour afficher la fenêtre Engagements :
¾ Cliquer sur l’icône Engagements de la barre d’outils
ou
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
¾ Sélectionner l’option Engagements…
Pour les engagements créées automatiquement à partir des
approvisionnements, libellé Appro. dans la colonne Origine, seuls le
montant, la référence et la ventilation en codes de gestion peuvent être
modifiés.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
„
V
Gérer l’EPCP avec les engagements
La case à cocher Marché permet de modifier l’affectation d’un marché
pour les engagements gérés par un approvisionnement sans
conséquence pour l’approvisionnement.
Le bouton Détail permet de modifier au moins une ligne d’affectation.
Gérer les dépenses
291
Il est possible que suite à une liquidation partielle sur un engagement, le
total des affectations de marché de l’engagement ne soit plus égal au
montant de l’engagement.
Dans ce cas, en revenant en modification de l’engagement, on peut
valider la modification sans avoir à corriger les affectations de marché
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
11.4. Sélectionner des critères pour les engagements
Depuis la fenêtre standard des Engagements, il est possible de
sélectionner différents critères pour obtenir une information
« personnalisée ».
„
Les critères disponibles dans une Sélection standard :
♦
♦
♦
♦
♦
♦
„
Les tris disponibles :
♦
♦
♦
♦
♦
♦
„
Tout
Fournisseurs de l’établissement
Fournisseurs non mouvementés
Fournisseurs denrées alimentaires
Un mot
Sélection avancée.
Raison sociale
Numéro
Ville
Code postal
Engagé en cours
Engagé+liquidé net
Les critères disponibles dans une Sélection avancée :
♦
♦
♦
♦
Numéro
Raison sociale
Ville
Code postal
292
Gérer les dépenses
♦
♦
♦
♦
♦
Mode de paiement
RIB
Alimentaire
Engagé en cours
Engagé+liquidé net
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
11.5. Saisir les liquidations internes
La liquidation permet de prendre en charge le montant d'une dépense
dès lors que :
♦ La réalité de la dette de l'établissement a été vérifiée
♦ Le montant de la dépense a été arrêté, facture fournie par le
fournisseur.
Une liquidation peut être avec ou sans engagement préalable. La
référence d’une liquidation saisie est obligatoire.
Dans le cas d’une liquidation pour un fournisseur avec tiers, une icône
signale sur la fiche détail le tiers devant la zone de saisie de celui-ci.
¾ Cliquer sur l’icône Liquidations de la barre d’outils
ou
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
¾ Sélectionner l’option Liquidations
¾ Sélectionner l’option Internes…
• La fenêtre Liquidations s'affiche.
♦ Seules les liquidations internes peuvent être saisies dans ce contexte.
♦ Les liquidations internes et les liquidations externes peuvent être
modifiées et supprimées.
♦ Les liquidations générées à partir des DAO comptables et des DAO
régisseurs ne peuvent être ni modifiées, ni supprimées dans ce
contexte.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
Gérer les dépenses
293
Lorsque les dépenses ont été liquidées, vous pouvez les mandater
(§ 11.10.).
„
Gérer l’EPCP avec les liquidations internes
La case à cocher Marché permet de modifier l’affectation d’un marché
pour les liquidations gérées par un engagement.
Le bouton Détail permet de modifier au moins une ligne d’affectation.
La mise à jour des affectations des engagements suite à la création
d’une liquidation sur engagement conduit à des situations différentes
selon le type de liquidation.
♦ Pour une liquidation totale :
Toutes les affectations de marché de l’engagement sont mises à zéro.
Les cumuls des nomenclatures de marché sont diminués des montants
de l’engagement.
♦ Pour une liquidation partielle :
La situation est plus complexe en fonction de la présence ou non de la
ligne d’affectation de l’engagement dans la liquidation
Dans ce type de situation, il se peut que le total des affectations de
l’engagement ne soit plus égal au montant de l’engagement.
La modification ou la suppression d’une liquidation sur engagement
peut se faire sans contrôle sur l’engagement : l’engagement n’est pas
mis à jour et les affectations qui lui sont liées ne sont pas mises à jour.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
11.6. Gérer les liquidations externes
Les liquidations générées à partir de l'application S.T.A.G.E. doivent
être réceptionnées dans le module Comptabilité budgétaire afin qu'elles
puissent être intégrées à la gestion budgétaire de l'établissement.
294
Gérer les dépenses
Gérer les liquidations externes va consister à :
♦ Réceptionner ces liquidations externes dans le module Comptabilité
budgétaire (§ 11.6.1.)
♦ Mettre à jour et valider ces liquidations externes (§ 11.6.2.).
Après leur validation, le traitement des liquidations externes est le
même que celui mis en œuvre pour les liquidations internes
(modification éventuelle des liquidations (§ 11.5.), mandatement
(§ 11.10.)....).
11.6.1.
Réceptionner les liquidations externes de l'application S.T.A.G.E.
Cette réception peut être opérée lorsque vous disposez de la disquette
correspondante.
Si des liquidations externes ont déjà été réceptionnées, de nouvelles
liquidations externes ne peuvent être réceptionnées que si les
précédentes ont été validées (§ 11.6.2.).
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
¾ Sélectionner l’option Liquidations
¾ Sélectionner l’option Externes
¾ Sélectionner l’option Réception
• La première page de l'assistant de réception des liquidations externes
s'affiche.
Pour être guidé lors de cette réception :
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
Après la réception des liquidations externes, vous devez les vérifier, si
nécessaire, les mettre à jour, puis les valider (Voir Point suivant).
Gérer les dépenses
11.6.2.
Mettre à jour et valider les liquidations externes
La mise à jour des liquidations externes se restreint à la sélection d'un
compte par nature pour les liquidations imputées sur un compte
d'imputation 6.
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
¾ Sélectionner l’option Liquidations
¾ Sélectionner l’option Externes
¾ Sélectionner l’option En Attente
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
Après la validation des liquidations externes, pour consulter et, si
nécessaire, modifier ces liquidations :
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
¾ Sélectionner l’option Liquidations
¾ Sélectionner l’option Internes…
Lorsque des liquidations externes ont été réceptionnées puis validées,
elles peuvent être modifiées et supprimées au même titre que les
liquidations internes (§ 11.5.). Elles peuvent ensuite faire l'objet d'un
mandatement (§ 11.10.).
295
296
Gérer les dépenses
11.7. Gérer les Dépenses Avant Ordonnancement (DAO)
Les Dépenses Avant Ordonnancement sont saisies :
♦ Dans le module Comptabilité générale, Diverses dépenses et
Menues dépenses
♦ Dans le module Régie, Dépenses régisseur).
Ces DAO sont ensuite transférées par disquette ou directement par
l'agent comptable ou le régisseur. Elles doivent être réceptionnées dans
le module Comptabilité budgétaire puis mises à jour afin que les pièces
justificatives du mandatement puissent être établies. Les DAO régisseur
peuvent être rejetées par l'ordonnateur dès leur réception.
Le schéma suivant résume les étapes de la gestion des DAO dans le
module Comptabilité budgétaire. Les étapes optionnelles sont
représentées sur fond gris.
Gérer les dépenses
297
DAO Agent comptable
DAO Régisseur
Réceptionner les Réceptionner les
Diverses dépenses Menues dépenses
Réceptionner les Dépenses Régisseur
Mettre à jour et valider les DAO
Consulter les liquidations générées automatiquement
Imprimer les bordereaux des DAO
Préparer les mandats puis imprimer les mandats et le bordereau journal
Opérer les reversements
Imprimer les documents relatifs aux dépenses
Transférer les propositions d'écritures
automatiques vers le module
Comptabilité générale
Les DAO peuvent être gérées quel que soit le type d'établissement,
agence comptable ou établissement jumelé.
298
Gérer les dépenses
11.7.1.
Réceptionner les DAO du module Comptabilité Générale ou du module
Régie
Cette réception peut être opérée lorsque l'agent comptable ou le
régisseur vous a remis la disquette correspondante ou vous a signalé que
le fichier de transfert était disponible.
Si des DAO ont déjà été réceptionnées, de nouvelles DAO ne peuvent
être réceptionnées que si les précédentes ont été validées (§ 11.7.2.).
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
¾ Sélectionner l’option Dépenses Avant Ordo.
¾ Sélectionner l’option Réception…
• La première page de l'assistant de réception des dépenses s'affiche.
Pour être guidé lors de la réception des dépenses :
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide V
Après la réception des dépenses, vous devez les vérifier, si nécessaire,
les mettre à jour, puis les valider (Voir Point suivant).
11.7.2.
Mettre à jour et valider les DAO
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
¾ Sélectionner l’option Dépenses Avant Ordo.
¾ Sélectionner l’option Dépenses en attente…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
Après la validation des DAO, pour consulter les liquidations générées
automatiquement :
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
¾ Sélectionner l’option Liquidations
¾ Sélectionner l’option Internes…
Gérer les dépenses
11.7.3.
299
Gérer l’EPCP avec les DAO
L’Agent comptable comme le Régisseur ne saisissent d’information sur
les marchés
A leur réception, les DAO, excepté celles dont le compte est de racine
63 à 68, sont initialisées comme étant des marchés. Elles sont alors
modifiables par l’Ordonnateur.
La case à cocher Marché permet de modifier l’affectation d’un marché
pour les DAO.
Le bouton Détail permet de modifier au moins une ligne d’affectation.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
11.7.4.
V
Imprimer les bordereaux des DAO
Selon le type de DAO réceptionné, vous devez imprimer l'un et/ou
l'autre de ces documents :
‰ Imprimer le bordereau des menues dépenses
‰ Imprimer le bordereau des dépenses régisseurs
Il n'y a pas de bordereau pour les diverses dépenses.
‰
Imprimer le bordereau des menues dépenses
Ce bordereau est trié par imputation puis par date de validation de la
session en Comptabilité générale. Il affiche le sous total et le nombre de
lignes par compte et par chapitre.
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
¾ Sélectionner l’option Dépenses Avant Ordo.
¾ Sélectionner l’option Documents…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
¾ Cliquer sur En attente d'édition
¾ Sélectionner, dans le menu Documents des D.A.O., l’option Éditer…
300
‰
Gérer les dépenses
Imprimer le bordereau des dépenses régisseurs
Ce bordereau est trié par imputation puis par date. Il affiche le sous total
et le nombre de lignes par compte et par chapitre.
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
¾ Sélectionner l’option Dépenses Avant Ordo.
¾ Sélectionner l’option Documents…
¾ Cliquer sur l'onglet Dépenses Régisseur
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
¾ Cliquer sur En attente d'édition
¾ Sélectionner, dans le menu Documents des D.A.O., l’option Éditer…
Après l'impression des bordereaux, vous pouvez préparer les mandats
(Voir Point suivant).
11.8. Visualiser ou consulter les informations sur les liquidations
Depuis la fenêtre standard des Liquidations non mandatées, il est
possible de :
♦ Visualiser les sommes par liquidation dans les colonnes
Engagement et date de saisie,
♦ Visualiser par fiche détail une liquidation et enchaîner la
consultation de chaque fiche détail Visualisation d’une liquidation
pour les liquidations non mandatées de l’établissement.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
„
V
Suivre l’EPCP avec la liste des liquidations
Si une sélection est opérée sur un code de gestion, la liste des
informations de marché n’est pas accessible.
Si la sélection porte sur une Rubrique ou une Procédure d’achat, la liste
des informations générales n’est pas accessible.
Gérer les dépenses
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
301
V
11.9. Sélectionner des critères pour les liquidations
Depuis la fenêtre standard des Liquidations non mandatées, il est
possible de sélectionner différents critères pour obtenir une information
personnalisée.
„
Les critères disponibles dans une Sélection standard :
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
„
Les tris disponibles :
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
„
Tout
Un chapitre
Un compte
Un code de gestion
Un fournisseur
Les liquidations incomplètes
Sélection avancée.
Ordre chronologique
Imputation
Compte par nature
Fournisseur
Montant
Engagement
Origine
Les critères disponibles dans une Sélection avancée :
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
Numéro liquidation
Chapitre
Compte
Compte par nature
Code de gestion
Date de saisie
Fournisseur
Montant
Engagement
Origine
302
Gérer les dépenses
♦ Rubrique de marché : lié à l’EPCP
♦ Procédure d’achat : lié à l’EPCP
Dans la sélection avancée, les choix Codes de gestion, Rubrique de
marché et Procédure d’achat sont incompatibles.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
11.10. Mandater les dépenses
Les dépenses peuvent être mandatées dès qu'elles ont été liquidées. Les
références bancaires du fournisseur ou du tiers doivent impérativement
avoir été renseignées.
11.10.1. Préparer les mandats
Pour préparer un nouveau mandatement, les mandats précédents doivent
avoir été imprimés (§ 11.10.2.).
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
¾ Sélectionner l’option Documents
¾ Sélectionner l’option Mandatement…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
¾ Cliquer sur le niveau En attente de mandatement
¾ Sélectionner, dans le menu Mandatement, l’option Préparer…
Lorsque de nouvelles dépenses ont été liquidées dans la journée, il est
possible d'effectuer plusieurs mandatements le même jour.
¾ Saisir ou sélectionner la période de sélection des liquidations à
mandater
¾ Cliquer sur OK
Gérer les dépenses
303
11.10.2. Imprimer les mandats et le bordereau journal des mandats émis
Cette opération s'effectue à partir de la fenêtre Mandatement. Si elle
n'est pas déjà affichée :
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
¾ Sélectionner l’option Documents
¾ Sélectionner l’option Mandatement…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
¾ Cliquer sur le niveau … (À éditer)
¾ Sélectionner, dans le menu Mandatement, l’option Éditer…
Lorsque des mandats ont été imprimés, ils seront intégrés au prochain
transfert des propositions d'écritures automatiques vers le module
Comptabilité générale (§ 15.).
11.10.3. Consulter ou imprimer la liste des mandats émis
Cette opération s'effectue à partir de la fenêtre Mandatement. Si elle
n'est pas déjà affichée :
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
¾ Sélectionner l’option Documents
¾ Sélectionner l’option Mandatement…
¾ Cliquer sur l'onglet Liste des mandats
Les colonnes Rejet, Code de Gestion, Date de mandatement,
remplacée par celle du certificat s’il s’agit d’une réimputation, Origine,
Engagement, permettent de suivre les informations par un rappel des
données présentes.
304
Gérer les dépenses
Depuis la fenêtre standard Mandatement, onglet Liste des mandats il
est possible de :
♦ Visualiser les sommes par liquidation mandatée rejetée ou non avec
montant déduit des réimputations non rejetées, y compris les
montants à 0, ainsi qu’une ligne par réimputation rejetée ou non
avec montant déduit des réimputations non rejetées, y compris les
montants à 0,
♦ Visualiser par fiche détail la liquidation mandatée et d’enchaîner la
consultation de chaque fiche détail des liquidations mandatées de
l’établissement.
♦ Dans la fiche détail Visualisation d’un mandat, les informations
inscrites dans la zone Montant correspondent au montant initial de
la réimputation, celles figurant dans la zone Réimputée, grisée s’il
n’y a pas de réimputation, au total des réimputations non rejetées de
la liquidation, celles inscrites dans la zone Reversé, grisée s’il n’y a
pas de reversement, au total des reversements non rejetés de la
liquidation.
♦ Dans la fiche détail Visualisation d’un mandat, la date et le motif
de rejet sont grisés si le mandat n’a pas été rejeté.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
La ligne de menu Rééditer permet à un profil de type consultation
l’édition des documents de mandatement.
11.10.4. Suivre l’EPCP avec la liste des mandats
La case à cocher Marché et le bouton Détail à droite des pièces jointes
– excepté pour les écritures d’extourne – permettent dans la fenêtre
Détail d’un mandat, de suivre en visualisation les mandats liés à des
affectations de marchés.
Un onglet Affectations de marchés permet de visualiser et d’éditer
uniquement les mandats avec affectations de marchés.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
Gérer les dépenses
305
11.10.5. Sélectionner des critères pour les mandats émis
Depuis la fenêtre standard des Mandats, il est possible de sélectionner
différents critères pour obtenir une information personnalisée.
„
Les critères disponibles dans une Sélection standard :
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
„
Les tris disponibles :
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
„
Tout
Un chapitre
Un compte
Un code de gestion
Un fournisseur
Un montant
Une date
Une origine
Sélection avancée
Numéro de mandat
Chapitre+compte
Compte, par nature ou imputation selon la présentation demandée
Fournisseur
Montant
Engagement
Origine
Les critères disponibles dans une Sélection avancée :
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
Numéro mandat
Chapitre
Compte, s’il y a présentation par compte d’imputation
Compte par nature, s’il y a présentation par compte par nature
Code de gestion
Date de mandatement
Fournisseur
Montant
Engagement
Origine
Mandat rejeté
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
306
Gérer les dépenses
11.10.6. Imprimer les feuillets budgétaires (historique des mandats)
A partir de la fenêtre de l'historique des mandats, vous pouvez :
♦ Imprimer les feuillets budgétaires des mandats admis
♦ Modifier le nombre de pièces justificatives jointes à un ordre de
l'ordonnateur.
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
¾ Sélectionner l’option Documents
¾ Sélectionner l’option Historique des mandats…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
11.11. Opérer les reversements
Un reversement peut être saisi avec ou sans mandat préalable:
♦ Le reversement avec mandat préalable peut être utilisé dans le cas
où le fournisseur sélectionné lors de la liquidation n'est pas le bon.
♦ La saisie de reversements sans mandat préalable n'est possible que
pour les comptes d'atténuation utilisés pour les opérations de
variation de stocks (racine 603). Dans ce cas, une DBM de variation
de stocks doit avoir été, au préalable, saisie et validée.
Outre sa saisie, un reversement donne lieu à l'impression d'un ordre de
reversement et d'un bordereau des ordres de reversement.
11.11.1. Saisir les reversements
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
¾ Sélectionner l’option Reversement…
• La fenêtre Reversements s'affiche.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
Gérer les dépenses
307
11.11.2. Gérer l’EPCP avec les reversements
Les reversements sont saisis :
♦ soit sans liquidation préalable.
Dans ce cas les reversements sont des variations de stocks et ils ne font
pas référence à l’EPCP.
♦ soit sur une ligne de liquidation (chapitre, compte, code de gestion).
Il y a alors présence de la case à cocher Marché et du bouton Détail qui
permet d’identifier au moins une ligne d’affectation.
Si le reversement est inférieur au montant de la liquidation mandatée, la
ventilation en rubrique de marché doit être saisie. La saisie est limitée à
la ventilation de la liquidation d’origine
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
11.11.3. Imprimer les ordres de reversement et leur bordereau
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Dépenses
¾ Sélectionner l’option Documents
¾ Sélectionner l’option Ordres reversement…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
¾ Cliquer sur le niveau En attente d'édition
¾ Sélectionner, dans le menu Documents de reversement, l’option
Éditer…
Lorsque des ordres de reversement ont été imprimés, ces ordres seront
intégrés au prochain transfert des propositions d'écritures automatiques
vers le module Comptabilité générale (§ 15.).
11.11.4. Consulter ou imprimer la liste des reversements
Cette opération s'effectue à partir de la fenêtre Documents de
Reversement. Si elle n'est pas déjà affichée :
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
¾ Sélectionner l’option Documents
308
Gérer les dépenses
¾ Sélectionner l’option Ordres reversement…
¾ Cliquer sur l'onglet Liste ordres de reversements
Les colonnes Rejet, Code de Gestion, Date de saisie permettent de
suivre les informations par un rappel des données présentes.
Depuis la fenêtre standard Documents de reversement, onglet Liste
ordres de reversements il est possible de :
♦ Visualiser les sommes par reversement,
♦ Visualiser par fiche détail le reversement et d’enchaîner la
consultation de chaque fiche détail des reversements de
l’établissement.
♦ Dans la fiche détail Visualisation d’un reversement, la date et le
motif de rejet sont grisés si le reversement n’a pas été rejeté.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
11.11.5. Suivre l’EPCP avec la liste des reversements
La case à cocher Marché et le bouton Détail à droite des pièces jointes
permettent dans la fenêtre Détail d’un reversement, de suivre en
visualisation les reversements liés à des affectations de marchés.
L’impression permet de sélectionner l’une des deux possibilités offertes
en visualisation : la liste avec les informations générales ou la liste avec
les affectations de marchés.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
11.11.6. Sélectionner des critères pour les reversements
Depuis la fenêtre standard des Documents de reversement, il est
possible de sélectionner différents critères pour obtenir une information
personnalisée.
„
Les critères disponibles dans une Sélection standard :
♦
♦
♦
♦
Tout
Un chapitre
Un compte
Un fournisseur
Gérer les dépenses
309
♦ Un montant
♦ Une date
♦ Sélection avancée
„
Les tris disponibles :
♦
♦
♦
♦
♦
♦
„
Numéro d’ordre
Chapitre+compte
Compte, par nature ou imputation selon la présentation demandée
Date de saisie
Fournisseur
Montant
Les critères disponibles dans une Sélection avancée :
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
Numéro d’ordre
Chapitre
Compte, s’il y a présentation par compte d’imputation
Compte par nature, s’il y a présentation par compte par nature
Code de gestion
Date d’édition
Fournisseur
Montant
Ordre rejeté
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
11.11.7. Imprimer les feuillets budgétaires (historique des reversements)
A partir de la fenêtre de l'historique des reversements, vous pouvez :
♦ Imprimer les feuillets budgétaires des ordres de reversement
♦ Modifier le nombre de pièces justificatives jointes à un ordre de
l'ordonnateur.
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
¾ Sélectionner l’option Documents
¾ Sélectionner l’option Historique des reversements…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
310
Gérer les dépenses
11.12. Imprimer les autres documents relatifs aux dépenses
11.12.1. Situation des dépenses engagées
La situation des dépenses engagées peut être consultée ou imprimée par
chapitre, par ligne budgétaire ou par code de gestion.
Quelle que soit la présentation choisie, ce document présente pour
chaque élément sélectionné :
♦ Le crédit ouvert
♦ Le montant des charges brutes
♦ Le montant des reversements
♦ Le montant des charges nettes
♦ Le montant des engagements en cours
♦ Le montant des liquidations en cours
♦ Le crédit disponible.
¾ Cliquer sur l’icône Edition de la situation des dépenses engagées de
la barre d’outils
ou
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
¾ Sélectionner l’option Documents
¾ Sélectionner l’option Situation des Dépenses Engagées…
Si des approvisionnements ne sont pas validés ou que des DAO ne sont
pas confirmées, un message le signale. Si vous souhaitez que ces
éléments apparaissent dans la situation des dépenses engagées, vous
devez valider les approvisionnements (§ 11.2.5.) et/ou valider les DAO
(§ 10.7.2.).
Le récapitulatif est édité automatiquement à la suite de l’édition de
l’ensemble de la situation des dépenses engagées.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
Gérer les dépenses
311
11.12.2. Cumul des opérations par compte
Vous pouvez, à tout moment, consulter et imprimer les montants
cumulés des mandats et des reversements pour chaque compte par
nature mouvementé.
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
¾ Sélectionner l’option Documents
¾ Sélectionner l’option Cumul des opérations par compte…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
11.12.3. Opérations globales ou historique des opérations par fournisseur
Ces documents constituent un tableau de bord de l'activité réalisée avec
les fournisseurs et peuvent être imprimés à partir de la fenêtre de
gestion des fournisseurs :
♦ Opérations globales :
ce document présente, pour chaque fournisseur, le montant des
engagements, en cours et cumulé sur l'exercice, le montant des
liquidations, en cours et cumulé sur l'exercice, le montant des
reversements et le montant net.
♦ Historique des opérations :
ce document présente le détail, pour chaque fournisseur, des
engagements en cours, des liquidations en attente, des liquidations
mandatées, des rejets et des reversements.
¾ Cliquer sur l’icône Gestion des fournisseurs de la barre d’outils
ou
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
¾ Sélectionner l’option Fournisseurs…
¾ Choisir, dans la rubrique Sélectionner, l’option Fournisseurs de
l'établissement
312
Gérer les dépenses
Pour sélectionner plusieurs fournisseurs, vous devez maintenir la touche
(Contrôle) enfoncée puis cliquer, avec le bouton gauche de la
souris, sur chaque fournisseur.
¾ Sélectionner le ou les fournisseurs pour lesquels vous souhaitez
imprimer les informations
¾ Sélectionner, dans le menu Fournisseur, l’option Imprimer…
¾ Cliquer sur le document souhaité, Opérations globales ou Historique
des opérations
¾ Cliquer sur OK
Gérer les recettes
313
12. Gérer les recettes
La gestion des recettes ne peut être démarrée qu'à partir du moment où
le budget provisoire ou exécutoire a été validé.
Le schéma suivant résume les étapes de la gestion des recettes internes
et des recettes externes dans le module Comptabilité budgétaire. Les
étapes optionnelles sont représentées sur fond gris.
Recettes internes
Recettes externes
Saisir la liquidation des recettes
Réceptionner les recettes
Traiter et valider les recettes
Imprimer les ordres de recettes et leur bordereau
Saisir la réduction des recettes
Imprimer les ordres de réduction de
recettes et leur bordereau
Imprimer les ordres de réduction de
recettes et leur bordereau
Imprimer les autres documents relatifs aux recettes (situation, cumul, historique)
Transférer les propositions d'écritures automatiques vers le module Comptabilité
générale
Transférer les recettes vers les
encaissements
314
Gérer les recettes
Ce chapitre présente les opérations susceptibles d'être mises en œuvre
pour la gestion des recettes :
12.1.
12.2.
12.3.
12.4.
Liquider les recettes internes
Annuler ou réduire les recettes internes
Gérer les recettes externes
Imprimer les autres documents relatifs aux recettes.
12.1. Liquider les recettes internes
12.1.1.
Saisir la liquidation des recettes
¾ Cliquer sur l’icône Recettes de la barre d’outils
ou
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
¾ Sélectionner l’option Recettes internes
¾ Sélectionner l’option Liquidations de recette…
• La fenêtre Recettes internes s'affiche.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
12.1.2.
V
Imprimer les ordres de recettes et leur bordereau
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
¾ Sélectionner l’option Documents
¾ Sélectionner l’option Ordres de recettes…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
¾ Cliquer sur En attente d'édition
¾ Sélectionner, dans le menu Documents des recettes, l’option Éditer…
Lorsque des ordres de recettes ont été imprimés, ces ordres seront
intégrés au prochain transfert des propositions d'écritures automatiques
vers le module Comptabilité générale (§ 15.).
Gérer les recettes
12.1.3.
315
Consulter ou imprimer la liste des ordres de recettes
Cette opération s'effectue à partir de la fenêtre Documents de Recette.
Si elle n'est pas déjà affichée :
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
¾ Sélectionner l’option Documents
¾ Sélectionner l’option Ordres de recettes…
¾ Cliquer sur l'onglet Liste ordres de recettes
Les colonnes Rejet, Code de Gestion, Origine permettent de suivre les
informations par un rappel des données présentes.
Depuis la fenêtre standard Documents de recette, onglet Liste ordres
de recettes il est possible de :
♦ Visualiser les sommes par recette,
♦ Visualiser par fiche détail l’ordre de recette et enchaîner la
consultation de chaque fiche détail des ordres de recettes de
l’établissement.
♦ Dans la fiche détail Visualisation d’un ordre de recette, la date et le
motif de rejet sont grisés si l’ordre de recette n’a pas été rejeté. Une
même présentation de la fiche détail est proposée pour l’ordre
d’origine et pour ses réimputations.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
316
Gérer les recettes
12.1.4.
Sélectionner des critères pour les ordres de recettes
Depuis la fenêtre standard des Documents de reversement, il est
possible de sélectionner différents critères pour obtenir une information
personnalisée.
„
Les critères disponibles dans une Sélection standard :
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
„
Les tris disponibles :
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
„
Tout
Un chapitre
Un compte
Un code de gestion
Un montant
Une date
Une origine
Sélection avancée
Numéro d’ordre
Chapitre+compte
Compte, par nature ou imputation selon la présentation demandée
Code de gestion
Date d’édition
Débiteur
Montant
Les critères disponibles dans une Sélection avancée :
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
Numéro d’ordre
Chapitre
Compte, s’il y a présentation par compte d’imputation
Compte par nature, s’il y a présentation par compte par nature
Code de gestion
Date d’édition
Débiteur
Montant
Origine
Ordre rejeté
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
Gérer les recettes
317
12.2. Annuler ou réduire les recettes internes
12.2.1.
Saisir l'annulation ou la réduction des recettes
Une annulation ou une réduction de recette peut être saisie avec ou sans
ordre de recette préalable :
♦ Lorsqu'un ordre de recette a été émis pour un montant supérieur à
la recette réellement constatée, par exemple, pour les produits
scolaires, l'ordre peut être réduit.
♦ La saisie de réductions de recettes sans ordre de recette préalable
n'est possible que pour les opérations sur stocks et objets
confectionnés (racine 713). Dans ce cas, une DBM de variation de
stocks doit avoir été, au préalable, saisie et validée.
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
¾ Sélectionner l’option Recettes internes
¾ Sélectionner l’option Annulation-réduction de recette…
• La fenêtre Réductions de recettes s'affiche.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
318
Gérer les recettes
12.2.2.
Imprimer les ordres d'annulation ou de réduction de recettes et leur
bordereau
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
¾ Sélectionner l’option Documents
¾ Sélectionner l’option Ordres de réduction de recettes…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
¾ Cliquer sur En attente d'édition
¾ Sélectionner, dans le menu Documents de réduction de recettes,
l’option Éditer…
Lorsque des ordres d'annulation ou de réduction de recettes ont été
imprimés, ces ordres seront intégrés au prochain transfert des
propositions d'écritures automatiques vers le module Comptabilité
générale (§ 15.).
Gérer les recettes
12.2.3.
319
Consulter ou imprimer la liste des ordres d’annulation ou de réduction
de recettes
Cette opération s'effectue à partir de la fenêtre Documents des
réductions de recettes. Si elle n'est pas déjà affichée :
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
¾ Sélectionner l’option Documents
¾ Sélectionner l’option Ordres de réduction de recettes…
¾ Cliquer sur l'onglet Liste ordres réductions de recettes
Les colonnes Rejet, Code de Gestion, Origine permettent de suivre les
informations par un rappel des données présentes.
Depuis la fenêtre standard Documents des réductions de recettes,
onglet Liste ordres réductions de recettes il est possible de :
♦ Visualiser les sommes par réduction de recette,
♦ Visualiser par fiche détail l’ordre d’annulation de recette et
enchaîner la consultation de chaque fiche détail des ordres
d’annulation de recettes de l’établissement.
♦ Dans la fiche détail Visualisation d’un ordre de réduction de
recettes, la date et le motif de rejet sont grisés si l’ordre de recette
n’a pas été rejeté.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
12.2.4.
V
Sélectionner des critères pour les ordres d’annulation ou de réduction
de recettes
Depuis la fenêtre standard des Documents de reversement, il est
possible de sélectionner différents critères pour obtenir une information
personnalisée.
320
„
Les critères disponibles dans une Sélection standard :
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
„
Tout
Un chapitre
Un compte
Un code de gestion
Un montant
Une date
Une origine
Sélection avancée
Les tris disponibles :
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
„
Gérer les recettes
Numéro d’ordre
Chapitre+compte
Compte, par nature ou imputation selon la présentation demandée
Code de gestion
Date d’édition
Débiteur
Montant
Les critères disponibles dans une Sélection avancée :
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
Numéro d’ordre
Chapitre
Compte, s’il y a présentation par compte d’imputation
Compte par nature, s’il y a présentation par compte par nature
Code de gestion
Date d’édition
Débiteur
Montant
Origine
Ordre rejeté
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
Gérer les recettes
321
12.3. Gérer les recettes externes
Les recettes externes sont les conventions et les avenants saisis dans
l’application S.T.A.G.E. Leur réception permet leur prise en compte en
Comptabilité budgétaire sous la forme de recettes ou de réductions de
recettes puis leur transfert vers les encaissements du module
Comptabilité générale.
La modification d'une convention donne lieu à la production d'un
avenant dans l'application S.T.A.G.E. Les avenants avec incidence
financière, augmentation ou diminution du montant initial, sont
réceptionnés dans le module Comptabilité budgétaire et donnent lieu à
l'émission d'ordres de recettes ou de réduction de recettes. Les avenants
sans incidence financière, modification de l'échéancier, sont
réceptionnés directement dans les encaissements du module
Comptabilité générale. Ces avenants seront cependant réceptionnés dans
le module Comptabilité budgétaire avec le prochain avenant ayant une
incidence financière afin que la séquentialité des numéros d'avenants
soit respectée.
Lorsqu'une convention arrive à son terme, l'avenant de fin de convention
généré à partir de l'application S.T.A.G.E. est réceptionné dans le module
Comptabilité budgétaire. Cet avenant peut avoir un montant nul et donne
lieu à l'impression d'un certificat administratif. Il est ensuite transféré vers
les encaissements afin de repérer la créance de la convention. Cette
créance n’est plus proposée dès qu'elle est soldée.
En période d'inventaire, les recettes externes peuvent être réceptionnées
dans la Comptabilité budgétaire de l'exercice antérieur, réception des
avenants et des nouvelles conventions signées au plus tard le 31
décembre. Les écritures automatiques des ordres de recettes ou de
réductions de recettes, avenants négatifs, sont transférées vers l'exercice
antérieur de la Comptabilité Générale. Le transfert des recettes externes
vers les encaissements n'est cependant pas autorisé en période
d’inventaire. Ce transfert se fera sur l'exercice en cours soit par la
méthode de l’extourne soit par la méthode de l’ordre de recouvrement.
322
Gérer les recettes
12.3.1.
Réceptionner les recettes externes
Les recettes externes précédemment réceptionnées doivent avoir été
traitées (§ 12.3.2.) et validées (§ 12.3.3.).
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
¾ Sélectionner l’option Recettes externes
¾ Sélectionner l’option Réception
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
12.3.2.
V
Traiter les recettes externes en attente
Ce traitement consiste à sélectionner un compte par nature pour les
conventions imputées sur le compte d'imputation 7. ou R, état A
modifier, et, si nécessaire, à saisir le nombre de pièces jointes à la
recette.
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
¾ Sélectionner l’option Recettes externes
¾ Sélectionner l’option Recettes externes en attente…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Pour modifier une recette externe :
¾ Cliquer 2 fois sur la recette
¾ Saisir les modifications
¾ Cliquer sur OK
V
Gérer les recettes
12.3.3.
323
Valider les recettes externes en attente
Lors de cette opération, un certificat administratif est imprimé pour les
avenants de fin de convention réceptionnés.
Cette validation s'effectue à partir de la fenêtre Recettes externes en
attente. Si cette fenêtre n'est pas déjà affichée :
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
¾ Sélectionner l’option Recettes externes
¾ Sélectionner l’option Recettes externes en attente…
Toutes les recettes externes doivent être à l'état Admis.
¾ Sélectionner, dans le menu Recettes externes en attente, l’option
Valider
12.3.4.
Imprimer les ordres de recettes et leur bordereau
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
¾ Sélectionner l’option Documents
¾ Sélectionner l’option Ordres de recettes…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
¾ Cliquer sur En attente d'édition
¾ Sélectionner, dans le menu Documents des recettes, l’option Éditer…
Lorsque des ordres de recettes ont été imprimés, ces ordres seront
intégrés au prochain transfert des propositions d'écritures automatiques
vers le module Comptabilité générale (§ 15.).
324
Gérer les recettes
12.3.5.
Imprimer, si nécessaire, les ordres d'annulation ou de réduction de
recettes et leur bordereau
Si, parmi les recettes réceptionnées, figuraient des avenants d'un
montant négatif, les ordres de réduction de recettes correspondants
doivent être imprimés.
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
¾ Sélectionner l’option Documents
¾ Sélectionner l’option Ordres de réduction de recettes…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
¾ Cliquer sur En attente d'édition
¾ Sélectionner, dans le menu Documents de réduction de recettes,
l’option Éditer…
Lorsque des ordres d'annulation ou de réduction de recettes ont été
imprimés, ces ordres seront intégrés au prochain transfert des
propositions d'écritures automatiques vers le module Comptabilité
générale (§ 15.).
Gérer les recettes
12.3.6.
325
Transférer les recettes externes vers les encaissements
Ce transfert permet la création ou la mise à jour des créances
correspondantes.
Les recettes externes doivent avoir été validées et les ordres de recettes
et de réduction de recettes correspondants doivent avoir été imprimés.
Les recettes externes sont transférées directement vers les
encaissements du module Comptabilité générale, indépendamment des
propositions d'écritures automatiques.
Ce transfert n’est pas autorisé en période d’inventaire.
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
¾ Sélectionner l’option Recettes externes
¾ Sélectionner l’option Transfert
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
¾
¾
¾
¾
V
Cliquer sur le niveau En attente
Sélectionner, dans le menu contextuel, l’option Transférer…
Saisir ou sélectionner, si nécessaire, le répertoire de transfert
Cliquer sur OK
326
Gérer les recettes
12.4. Imprimer les autres documents relatifs aux recettes
12.4.1.
Situation des recettes
La situation des recettes peut être consultée ou imprimée par chapitre,
par ligne budgétaire ou par code de gestion.
Quelle que soit la présentation choisie, ce document présente, pour
chaque élément sélectionné, le montant des :
♦ Prévisions de recettes
♦ Annulations de recettes
♦ Recettes nettes
♦ Moins values
♦ Plus values.
¾ Cliquer sur l’icône Edition de la situation des recettes de la barre
d’outils
ou
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
¾ Sélectionner l’option Documents
¾ Sélectionner l’option Situation des recettes…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
Le récapitulatif est édité automatiquement à la suite de l’édition de
l’ensemble de la situation des recettes.
Gérer les recettes
12.4.2.
Cumul des opérations par compte
Vous pouvez, à tout moment, consulter et imprimer les montants
cumulés des ordres de recettes et des ordres de réduction de recettes
pour chaque compte par nature mouvementé.
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
¾ Sélectionner l’option Documents
¾ Sélectionner l’option Cumul des opérations par compte…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
12.4.3.
V
Imprimer les feuillets budgétaires, historique des recettes,
A partir de la fenêtre de l'historique des recettes, vous pouvez :
♦ Imprimer les feuillets budgétaires des ordres de recettes
♦ Modifier le nombre de pièces justificatives jointes à un ordre de
l'ordonnateur.
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
¾ Sélectionner l’option Documents
¾ Sélectionner l’option Historique des recettes…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
327
328
Gérer les recettes
12.4.4.
Imprimer les feuillets budgétaires, historique des réductions de
recettes
A partir de la fenêtre de l'historique des réductions de recettes, vous
pouvez :
♦ Imprimer les feuillets budgétaires des ordres de réduction de
recettes
♦ Modifier le nombre de pièces justificatives jointes à un ordre de
l'ordonnateur.
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
¾ Sélectionner l’option Documents
¾ Sélectionner l’option Historique des réductions de recettes…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
Gérer les mémoires et leurs rectificatifs
329
13. Gérer les mémoires et leurs rectificatifs
La gestion des mémoires ne peut être démarrée qu'à partir du moment
où le budget provisoire ou exécutoire a été validé.
Un mémoire permet à un fournisseur de notifier à son client les motifs
pour lesquels ce client a une dette envers ce fournisseur. Ce document
doit permettre au client, d'une part, de vérifier la véracité des prestations
fournies et de justifier sa comptabilité, d'autre part, de disposer des
éléments permettant de désintéresser son fournisseur.
Un mémoire est donc établi à l'attention d'un client pour une ou un
ensemble de prestations assurées par l'établissement.
Le schéma suivant résume les étapes de la gestion des mémoires dans le
module Comptabilité budgétaire. L'étape optionnelle est représentée sur
fond gris.
Saisir les clients
Saisir les prestations
Gérer les mémoires : saisie, impression, validation et impression des ordres de
recettes
Gérer les rectificatifs des mémoires : saisie,
impression, validation et impression des ordres
de recettes ou de réduction de recettes
Transférer les mémoires et leurs rectificatifs vers le module Encaissement
330
Gérer les mémoires et leurs rectificatifs
L’édition des mémoires ne peut être effectuée que si le N° SIRET de
l’établissement est renseigné dans les Paramètres de l’Etablissement –
onglet Autres.
Ce chapitre présente les opérations susceptibles d'être mises en œuvre
pour la gestion des mémoires :
13.1.
13.2.
13.3.
13.4.
13.5.
13.6.
Gérer les clients
Gérer les prestations
Gérer les mémoires
Gérer les rectificatifs des mémoires
Imprimer l'historique des mémoires et de leurs rectificatifs
Transférer les mémoires et leurs rectificatifs vers les
encaissements.
13.1. Gérer les clients
Le fichier des clients est commun à tous les établissements gérés dans le
module Comptabilité budgétaire. Le module Comptabilité budgétaire
permet de gérer des clients temporaires. La fiche de ces clients ne sera pas
conservée lors du changement d'exercice.
Pour accéder à la fenêtre de gestion des clients :
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
¾ Sélectionner l’option Mémoires
¾ Sélectionner l’option Clients…
• La fenêtre Clients s'affiche.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
A partir de cette fenêtre, vous pouvez :
♦ Saisir ou mettre à jour la fiche des clients
♦ Imprimer la liste des clients.
Gérer les mémoires et leurs rectificatifs
331
La fiche d'un client peut également être créée et mise à jour lors de la
saisie d'un mémoire.
13.2. Gérer les prestations
Le fichier des prestations est commun à tous les établissements gérés
dans le module Comptabilité budgétaire. Le module Comptabilité
budgétaire permet de gérer des prestations temporaires. La fiche de ces
prestations ne sera pas conservée lors du changement d'exercice.
Pour accéder à la fenêtre de gestion des prestations :
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
¾ Sélectionner l’option Mémoires
¾ Sélectionner l’option Prestations…
• La fenêtre Prestations s'affiche.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
A partir de cette fenêtre, vous pouvez :
♦ Saisir ou mettre à jour la fiche des prestations
♦ Imprimer la liste des prestations.
La fiche d'une prestation peut également être créée et mise à jour lors de
la saisie d'un mémoire.
332
Gérer les mémoires et leurs rectificatifs
13.3. Gérer les mémoires
13.3.1.
Saisir les mémoires
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
¾ Sélectionner l’option Mémoires
¾ Sélectionner l’option Mémoires…
• Le volet Saisie de la fenêtre Mémoires s'affiche.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
13.3.2.
V
Imprimer les mémoires
Après leur impression, les mémoires ne peuvent plus être ni modifiés ni
supprimés.
L'impression des mémoires s'effectue à partir du volet Documents de la
fenêtre Mémoires. Si cette fenêtre n'est pas déjà affichée :
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
¾ Sélectionner l’option Mémoires
¾ Sélectionner l’option Mémoires…
¾ Cliquer sur l'onglet Documents
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
Pour imprimer les mémoires :
¾ Cliquer sur le niveau En attente d'édition
¾ Sélectionner, dans le menu Mémoires, l’option Éditer…
Après l'impression des mémoires, vous devez les valider (Voir Point
suivant). Tant que les mémoires n'ont pas été validés, aucun autre
mémoire ne peut être saisi.
Gérer les mémoires et leurs rectificatifs
13.3.3.
¾
¾
¾
¾
333
Valider les mémoires
La validation des mémoires s'effectue à partir du volet Documents de la
fenêtre Mémoires. Si ce volet n'est pas déjà affiché :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
Sélectionner l’option Mémoires
Sélectionner l’option Mémoires…
Cliquer sur l'onglet Documents
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
¾ Cliquer sur le niveau Édités
¾ Sélectionner, dans le menu Mémoires, l’option Valider
Lors de la validation des mémoires, des ordres de recettes sont
automatiquement générés. Ces ordres de recettes doivent alors être
imprimés (Voir Point suivant).
La réédition d’un Duplicata est possible pour un profil de type
consultation.
13.3.4.
Imprimer les ordres de recettes des mémoires et leur bordereau
Les ordres de recettes correspondant aux mémoires sont générés
automatiquement lors de la validation des mémoires. Le débiteur est le
client et la référence de l'ordre est celle du mémoire. Ces ordres de
recettes ne peuvent pas être modifiés mais doivent être imprimés.
Après leur impression, ces ordres de recettes seront intégrés au prochain
transfert des propositions d'écritures automatiques vers le module
Comptabilité générale.
Pour les mémoires, les propositions d'écritures automatiques
correspondant à ces mémoires sont transférées directement vers les
encaissements à partir du module Comptabilité budgétaire. Ce
transfert permet la création des créances correspondantes.
334
Gérer les mémoires et leurs rectificatifs
Pour imprimer les ordres de recettes :
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
¾ Sélectionner l’option Documents
¾ Sélectionner l’option Ordres de recettes…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
¾ Cliquer sur En attente d'édition
Les ordres de recette générés par les mémoires comportent la mention
mémoire dans la colonne Origine.
Si plusieurs mémoires ont la même imputation, ces mémoires sont
regroupés sur un seul ordre de recette. La zone Débiteur de cet ordre de
recette est alors DIVERS DÉBITEURS et un état récapitulatif des
recettes mémoires est joint à l'ordre de recette.
¾ Sélectionner, dans le menu Documents des recettes, l’option Éditer…
Lorsque les ordres de recettes des mémoires ont été imprimés :
• Ces ordres seront intégrés au prochain transfert des propositions
d'écritures automatiques vers le module Comptabilité générale
(§ 15.).
• Vous pouvez transférer les mémoires vers les encaissements du
module Comptabilité générale (§ 13.6.).
La liste des mémoires peut être consultée et imprimée dans l'historique
des mémoires et de leurs rectificatifs (§ 13.5.).
Gérer les mémoires et leurs rectificatifs
335
13.4. Gérer les rectificatifs des mémoires
Dès qu'un mémoire a été imprimé, il ne peut plus être modifié
directement. Si vous devez le modifier, vous devez terminer le
traitement du mémoire, le valider puis imprimer l'ordre de recette. Saisir
ensuite un rectificatif de mémoire. Ce rectificatif devra être imprimé et
validé puis vous devrez imprimer l'ordre de recette ou l'ordre de
réduction de recette.
13.4.1.
Saisir les rectificatifs des mémoires
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
¾ Sélectionner l’option Mémoires
¾ Sélectionner l’option Rectificatifs…
• Le volet Saisie de la fenêtre Rectificatifs de mémoires s'affiche.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
336
Gérer les mémoires et leurs rectificatifs
13.4.2.
Imprimer les rectificatifs des mémoires
Après leur impression, les rectificatifs ne peuvent plus être ni modifiés
ni supprimés.
L'impression des mémoires s'effectue à partir du volet Documents de la
fenêtre Rectificatifs de mémoires. Si cette fenêtre n'est pas déjà
affichée :
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
¾ Sélectionner l’option Mémoires
¾ Sélectionner l’option Rectificatifs…
¾ Cliquer sur l'onglet Documents
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
¾ Cliquer sur le niveau En attente d'édition
¾ Sélectionner, dans le menu Rectificatifs, l’option Éditer…
Après l'impression des rectificatifs, vous devez les valider (Voir Point
suivant). Tant que les rectificatifs n'ont pas été validés, aucun autre
rectificatif ne peut être saisi.
Gérer les mémoires et leurs rectificatifs
13.4.3.
¾
¾
¾
¾
337
Valider les rectificatifs des mémoires
La validation des rectificatifs s'effectue à partir du volet Documents de
la fenêtre Rectificatifs de mémoires. Si ce volet n'est pas déjà affiché :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
Sélectionner l’option Mémoires
Sélectionner l’option Rectificatifs…
Cliquer sur l'onglet Documents
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
¾ Cliquer sur le niveau Édités
¾ Sélectionner, dans le menu Rectificatifs, l’option Valider
Lors de la validation d'un rectificatif :
♦ Si le rectificatif augmente le montant initial du mémoire, un ordre de
recette est automatiquement généré
♦ Si le rectificatif diminue le montant initial du mémoire, un ordre de
réduction recette est automatiquement généré.
Après la validation des rectificatifs :
♦ Si au moins un rectificatif a augmenté le montant initial du mémoire,
vous devez imprimer les ordres de recettes (§ 13.4.4.)
♦ Si au moins un rectificatif a diminué le montant initial du mémoire,
vous devez imprimer les ordres de réduction de recettes (§ 13.4.4.).
La réédition d’un Duplicata est possible pour un profil de type
consultation.
338
Gérer les mémoires et leurs rectificatifs
13.4.4.
Imprimer les ordres de recettes et/ou les ordres de réduction de
recettes des rectificatifs des mémoires
Les ordres de recettes et/ou les ordres de réduction de recettes
correspondant aux rectificatifs sont générés automatiquement lors de la
validation des rectificatifs. Ces ordres de recettes et/ou de réduction de
recettes ne peuvent pas être modifiés mais doivent être imprimés.
Après leur impression, ces ordres de recettes et/ou de réduction de
recettes seront intégrés au prochain transfert des propositions d'écritures
automatiques vers le module Comptabilité générale.
Pour les rectificatifs de mémoires, les propositions d'écritures
automatiques correspondant à ces rectificatifs sont transférées
directement vers les encaissements à partir du module Comptabilité
budgétaire. Ce transfert permet la création ou la mise à jour des
créances correspondantes.
Selon le type de rectificatifs saisis, augmentation ou diminution du
montant initial des mémoires, vous devez effectuer l'une ou les deux
opérations suivantes :
♦ Imprimer les ordres de recettes des rectificatifs des mémoires et leur
bordereau
♦ Imprimer les ordres d'annulation ou de réduction de recettes des
rectificatifs des mémoires et leur bordereau
‰
Gérer les mémoires et leurs rectificatifs
339
Imprimer les ordres de recettes des rectificatifs des mémoires et leur
bordereau
Les ordres de recettes ne doivent être imprimés que si au moins un
rectificatif a augmenté le montant initial du mémoire.
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
¾ Sélectionner l’option Documents
¾ Sélectionner l’option Ordres de recettes…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
¾ Cliquer sur En attente d'édition
Les ordres de recette générés par les rectificatifs des mémoires
comportent la mention rectificatif de mémoire dans la colonne
Origine.
¾ Sélectionner, dans le menu Documents des recettes, l’option Éditer…
Lorsque les ordres de recettes des rectificatifs des mémoires ont été
imprimés :
♦ Ces ordres seront intégrés au prochain transfert des propositions
d'écritures automatiques vers le module Comptabilité générale
(§ 15.).
♦ Vous pouvez transférer les rectificatifs vers les encaissements du
module Comptabilité générale (§ 13.6.).
La liste des rectificatifs peut être consultée et imprimée dans l'historique
des mémoires et de leurs rectificatifs (§ 13.5.).
340
‰
Gérer les mémoires et leurs rectificatifs
Imprimer les ordres d'annulation ou de réduction de recettes des
rectificatifs des mémoires et leur bordereau
Les ordres d'annulation ou de réduction de recettes ne doivent être
imprimés que si au moins un rectificatif a diminué le montant initial du
mémoire.
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
¾ Sélectionner l’option Documents
¾ Sélectionner l’option Ordres de réduction de recettes…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
¾ Cliquer sur En attente d'édition
Les ordres de réduction de recette générés par les rectificatifs des
mémoires comportent la mention rectificatif de mémoire dans la
colonne Origine.
¾ Sélectionner, dans le menu Documents de réduction de recettes,
l’option Éditer…
Lorsque les ordres de réduction de recettes des rectificatifs des
mémoires ont été imprimés :
♦ Ces ordres seront intégrés au prochain transfert des propositions
d'écritures automatiques vers le module Comptabilité générale
(§ 15.).
♦ Vous pouvez transférer les rectificatifs vers les encaissements du
module Comptabilité générale (§ 13.6.).
La liste des rectificatifs peut être consultée et imprimée dans l'historique
des mémoires et de leurs rectificatifs (§ 13.5.).
Gérer les mémoires et leurs rectificatifs
341
13.5. Imprimer l'historique des mémoires et de leurs rectificatifs
La fenêtre de l'historique des mémoires permet de consulter et
d'imprimer les mémoires et les rectificatifs qui ont été validés.
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
¾ Sélectionner l’option Mémoires
¾ Sélectionner l’option Historique…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
13.6. Transférer les mémoires et leurs rectificatifs vers les
encaissements
Lorsque les ordres de recette et les ordres d'annulation ou de réduction
de recettes correspondant aux mémoires et aux rectificatifs ont été
imprimés, vous pouvez transférer les mémoires et les rectificatifs vers
les encaissements du module Comptabilité générale. Ce transfert permet
la création ou la mise à jour des créances correspondantes.
Ce transfert n’est pas autorisé en période d’inventaire.
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
¾ Sélectionner l’option Mémoires
¾ Sélectionner l’option Transfert…
• La fenêtre de transfert des mémoires s'affiche.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
342
Gérer les mémoires et leurs rectificatifs
Gérer les réimputations
343
14. Gérer les réimputations
Lorsque des mandats ou des ordres de recettes ont été imputés à tort, la
réimputation permet de régulariser la Comptabilité budgétaire.
Seules les réimputations de l'ordonnateur sont traitées. Si l'agent
comptable souhaite une réimputation, il formulera sa demande, par
écrit, auprès de l'ordonnateur.
Un mandat ou un ordre de recette rejeté par l'agent comptable
(Voir § 16.) ne peut plus être réimputé.
Les ordres de recette issus de l’application S.T.A.G.E. (suivi de
facturation) ne peuvent pas faire l’objet de réimputation dans GFC
WINDOWS.
Le schéma suivant résume les étapes de la gestion des réimputations
dans le module Comptabilité budgétaire.
Saisir les réimputations sur les mandats et/ou les recettes
Imprimer les certificats de réimputations
Transférer les propositions d'écritures automatiques vers le module Comptabilité
générale
Cette section présente les opérations à mettre en œuvre pour la gestion
des réimputations :
14.1. Saisir les réimputations
14.2. Imprimer les certificats de réimputations.
344
Gérer les réimputations
14.1. Saisir les réimputations
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Réimputations
¾ Sélectionner l’option Saisie…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
14.2. Imprimer les certificats de réimputation
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Réimputations
¾ Sélectionner l’option Documents…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
¾ Cliquer sur En attente
¾ Sélectionner, dans le menu Documents de réimputations, l’option
Éditer…
Les réimputations ne figurent pas sur les mandats et les ordres de
recettes mais sont inscrites sur les feuillets budgétaires des mandats
(§ 11.10.6.) et les feuillets budgétaires des ordres de recettes (§ 12.4.3.).
Sur ces documents, les réimputations apparaissent en négatif pour
l'ancienne imputation et en positif pour la nouvelle imputation. Les
mouvements en positif sont comptabilisés dans le nombre de pièces.
Lorsque des certificats de réimputation ont été imprimés, les
réimputations seront intégrées au prochain transfert des propositions
d'écritures automatiques vers le module Comptabilité générale (§ 15.).
Transférer les propositions d'écritures automatiques vers le module Comptabilité Générale
345
15. Transférer les propositions d'écritures
automatiques vers le module Comptabilité
Générale
Le module Comptabilité budgétaire génère des propositions d'écritures
automatiques lors de différentes opérations réalisées dans le module :
Opération
Impression des mandats
Dépenses
Impression des ordres de
reversement
Impression des certificats de
réimputation des mandats
Réception des mandats
prévisionnels (extourne)
Impression des ordres de
recettes
Recettes
Impression des ordres de
réduction de recettes
Impression des certificats de
réimputation des recettes
Réception des recettes
prévisionnelles (extourne)
Propositions d'écritures
automatiques générées
Le transfert de ces écritures permet à l'agent comptable de les traiter
dans le module Comptabilité générale.
346
Transférer les propositions d'écritures automatiques vers le module Comptabilité Générale Ce transfert ne doit pas être effectué après chaque opération budgétaire
réalisée mais globalement, pour l'ensemble des opérations saisies et
imprimées sur une période donnée.
Pour transférer les écritures automatiques :
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Transferts
¾ Sélectionner l’option Écritures…
• La fenêtre Transfert des écritures automatiques s'affiche.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
Pour consulter et/ou imprimer les écritures automatiques selon leur
origine :
¾ Ouvrir le niveau En attente
• La liste des origines des écritures s'affiche.
¾ Cliquer sur l'origine souhaitée par exemple : Mandats
Pour imprimer la liste de ces écritures :
¾ Sélectionner, dans le menu Transfert Écritures, l’option Imprimer…
Le transfert ne s'effectue pas pour un type d'écritures mais pour
l'ensemble des écritures automatiques générées quelle que soit leur
origine.
Pour démarrer le transfert des écritures :
¾ Cliquer sur le niveau En attente
¾ Sélectionner, dans le menu Transfert Écritures, l’option Transférer…
• La fenêtre de transfert des écritures automatiques s'affiche.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
Gérer les rejets
347
16. Gérer les rejets
Les propositions d'écritures automatiques transférées vers le module
Comptabilité générale peuvent faire l'objet d'un rejet motivé de l'agent
comptable. Un rejet peut concerner : un mandat, un ordre de
reversement, un mandat réimputé, un ordre de recette, un ordre de
réduction de recette, ou une recette réimputée.
Les rejets générés à partir du module Comptabilité générale doivent être
réceptionnés dans le module Comptabilité budgétaire puis imprimés à
partir de ce module.
Cette section présente les opérations à mettre en œuvre pour la gestion
des rejets :
16.1. Réceptionner les rejets de l'agent comptable
16.2. Imprimer les rejets de l'agent comptable.
16.1. Réceptionner les rejets de l'agent comptable
La réception des rejets peut être opérée lorsque l'agent comptable vous a
remis la disquette correspondante ou vous a signalé que le fichier de
transfert était disponible.
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Rejets
¾ Sélectionner l’option Réception…
• La première page de l'assistant de réception des rejets de l'agent
comptable s'affiche.
Pour être guidé lors de la réception des rejets :
¾ Afficher et consulter les fenêtres d'aide V
Après la réception des rejets, vous devez les imprimer (Voir Point
suivant).
348
Gérer les rejets
16.2. Imprimer les rejets de l'agent comptable
Lorsque des rejets ont été réceptionnés, vous pouvez imprimer la liste
des rejets et les bordereaux des rejets. Selon l'origine des rejets
réceptionnés, un ou plusieurs types de bordereaux peuvent être
imprimés :
♦ Bordereau journal des mandats rejetés
♦ Bordereau des ordres de recettes rejetés
♦ Bordereau des ordres de réduction de recettes rejetés
♦ Bordereau des ordres de reversement rejetés
♦ Certificats de réimputation rejetés.
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Rejets
¾ Sélectionner l’option Documents…
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
La ligne de menu Rééditer permet à un profil de type consultation une
édition des documents.
Effectuer les opérations de la période d’inventaire
349
17. Effectuer les opérations de la période d'inventaire
Après le basculement, -changement d'exercice- la période d'inventaire
permet de terminer les opérations relatives à l'exercice précédent. La
période d'inventaire remplace la période complémentaire qui était
utilisée précédemment. Elle permet de passer toutes les écritures
d’inventaire, stocks, sorties d’inventaire…, et de prendre en charge les
dépenses et recettes dont le montant n’est pas connu exactement au 31
décembre.
Les établissements situés à l'étranger doivent gérer la période
d'inventaire comme les EPLE.
Pour solder les opérations avec flux financiers créées pendant la période
d’inventaire, 2 méthodes peuvent être utilisées :
17.1. La méthode de l'extourne
17.2. La méthode des ordres de paiement et de recouvrement.
Chaque établissement doit choisir, avant le basculement, la méthode
qu'il souhaite utiliser.
Si vous avez de nombreuses écritures et que vous préférez automatiser
le traitement des opérations, nous vous conseillons de choisir la
méthode de l'extourne (§ 17.1.).
Si vous n'avez que quelques écritures et que l'agent comptable est
disposé à saisir les ordres de paiement et les ordres de recouvrement, la
méthode des ordres de paiement et de recouvrement peut être choisie
(§ 17.2.).
350
Effectuer les opérations de la période d’inventaire
Le choix de la méthode ne concerne que les opérations de la première
section (fonctionnement). Les opérations de la seconde section
(investissement) sont toujours traitées par les ordres de paiement :
Méthode de
l'extourne
Opérations de la
première section
(fonctionnement)
Opérations de la
seconde section
(investissement)
Méthode des ordres
de paiement et de
recouvrement
Traitées par la
Traitées par les ordres
méthode de l'extourne de paiement et les
ordres de
recouvrement
Traitées par les ordres de paiement, pas de
produits à recevoir en investissement
La méthode choisie peut être différente selon les établissements d'une
agence comptable mais ce choix est définitif pour toute la période
d’inventaire.
Les opérations d'ordre s'effectuent complètement sur l'exercice
antérieur. Elles ne sont donc pas concernées par ces méthodes.
Effectuer les opérations de la période d’inventaire
351
17.1. Méthode de l'extourne
La méthode de l'extourne ne peut être choisie que si la version
Windows des modules Comptabilité budgétaire et Comptabilité
générale est utilisée sur deux exercices.
Cette méthode permet, par la technique de la contre-passation des
écritures, de solder, sur l’exercice suivant, les opérations de la période
d’inventaire, à l'exception des opérations d’investissement.
Dans la méthode de l'extourne :
♦ Les opérations sont entièrement budgétisées pour leur valeur
exacte :
un nouveau mandat et un nouvel ordre de recette sont saisis avec le
montant exact à liquider et les opérations passées sur l'exercice
antérieur sont annulées, sur le plan budgétaire, par une contrepassation.
♦ Les surestimations de l'exercice antérieur ne sont pas récupérées.
♦ En cas de sous estimation, le complément est automatiquement
prélevé sur les crédits disponibles de l’exercice en cours.
♦ Chaque opération extournée est donc suivie et utilisable uniquement
pour son objet initial.
La méthode de l'extourne ne peut être utilisée que pour les opérations de
première section avec flux financiers. Afin de ne pas affecter le bilan en
cas d'écart entre le montant prévu et le montant définitif, les opérations
de la seconde section doivent être traitées par la méthode des ordres de
paiement.
Au terme de la période d'inventaire, s'il reste des montants à extourner
pour des mandats d'extourne et des ordres de recettes d'extourne, ces
montants apparaîtront dans le compte financier de cet exercice dans la
colonne 7 (non employés dont extournés). Le compte financier doit être
produit, au plus tard, le 31 mars de l'année en cours.
352
Effectuer les opérations de la période d’inventaire
Cette section présente les opérations à réaliser durant la période
d'inventaire lorsque vous avez choisi la méthode de l'extourne :
17.1.1. Choix de la méthode de l'extourne
17.1.2. Opérations à réaliser sur l'exercice antérieur
17.1.3. Opérations à réaliser sur l'exercice en cours.
17.1.1.
Choisir la méthode de l'extourne
Pour utiliser la méthode de l’extourne, pour chaque établissement du
groupement comptable :
Dans le module Comptabilité budgétaire Windows, Exercice en cours :
¾ Cocher la case Méthode de l’extourne (volet Autres des Paramètres
établissements § 2.2.6.).
Dans le module Comptabilité générale Windows, Exercice antérieur,
¾ Cocher la case Méthode de l’extourne (volet Autres des Paramètres de
l'agence comptable ou de l'établissement jumelé).
Effectuer les opérations de la période d’inventaire
17.1.2.
353
Opérations sur l'exercice antérieur
Lors de la mise en œuvre de la comptabilité budgétaire en début 2007,
le contexte de réalisation des opérations sur l'exercice antérieur doit se
dérouler :
♦ à partir de la version Windows de Comptabilité budgétaire de
l’exercice 2006. La sélection de l'exercice antérieur de la
comptabilité budgétaire s'effectue au démarrage de l'application
(§ 2.1 de la Prise en main).
Les opérations à réaliser sur l'exercice antérieur sont les suivantes :
‰ Gérer les charges à payer
‰ Gérer les produits à recevoir
‰ Transférer les propositions d'écritures automatiques vers la
Comptabilité générale de l'exercice antérieur.
Ces différentes opérations doivent être effectuées pour chacun des
établissements de l'agence comptable.
354
‰
Effectuer les opérations de la période d’inventaire
Gérer les charges à payer
En période d'inventaire, vous pouvez, sur l'exercice antérieur, liquider
vos dernières dépenses selon vos estimations puis procéder à leur
mandatement.
La saisie des liquidations et le mandatement s'opèrent de façon
habituelle et la seule différence se situe au niveau des documents
imprimés :
♦ La mention Liquidations provisoires – Prestations certifiées
réalisées au 31/12/ exercice n-1 est imprimée, à la place du RIB du
fournisseur, sur le mandat collectif pour chaque liquidation du
mandat. Cette mention n'apparaît pas pour une liquidation émise sur
le fournisseur Divers créanciers
♦ La mention Charges à payer est imprimée, à la place de la date de
paiement et de la référence des chèques, sur le bordereau des
mandats.
‰
Gérer les produits à recevoir
En période d'inventaire, vous pouvez, sur l'exercice antérieur, saisir les
recettes des produits à recevoir, réceptionner les recettes externes puis
imprimer les ordres de recettes. Il ne peut pas y avoir de produits à
recevoir pour la seconde section, investissements.
La gestion des recettes s’opère de façon habituelle et la seule différence
se situe au niveau des documents imprimés :
♦ La mention exécutoire ne figure pas sur l'ordre de recettes
♦ Le bordereau ne comporte pas les mentions faisant référence aux
différents décrets.
‰
Effectuer les opérations de la période d’inventaire
355
Transférer les propositions d'écritures automatiques vers la Comptabilité
générale de l'exercice antérieur
Lorsque des mandats ou des ordres de recettes ont été imprimés, vous
pouvez transférer les propositions d'écritures automatiques vers la
Comptabilité générale de l'exercice antérieur.
Le transfert des propositions d'écritures automatiques s'opère de façon
habituelle.
Autant de transferts que nécessaires peuvent être effectués.
Le transfert de ces écritures permet à l'agent comptable de les traiter
dans la Comptabilité générale de l'exercice antérieur puis de transférer
les mandats et les ordres de recettes prévisionnels vers la Comptabilité
budgétaire de l'année en cours (voir point suivant).
17.1.3.
Opérations sur l'exercice en cours
Les opérations à réaliser sur l'exercice en cours sont les suivantes :
‰ Réceptionner les mandats et les ordres de recettes prévisionnels
‰ Transférer les propositions d'écritures automatiques pour les
mandats et les ordres de recettes d'extourne vers la
Comptabilité générale de l'exercice en cours
‰ Saisir la liquidation définitive des mandats d'extourne
‰ Saisir la recette définitive des ordres de recettes d'extourne
‰ Transférer les propositions d'écritures automatiques pour les
mandats et les ordres de recettes définitifs vers la Comptabilité
générale.
Ces différentes opérations doivent être effectuées pour chacun des
établissements de l'agence comptable.
356
‰
Effectuer les opérations de la période d’inventaire
Réceptionner les mandats et les ordres de recettes prévisionnels
Les mandats et les ordres de recettes prévisionnels ne peuvent être
réceptionnés qu'à partir du moment où le budget provisoire ou
exécutoire a été validé.
La réception des mandats et des ordres de recettes prévisionnels vous
permet de les prendre en charge dans la Comptabilité budgétaire de
l'exercice en cours en tant que mandats et ordres de recettes d'extourne
et d'imprimer les documents de l'extourne.
Seules les opérations de la section de fonctionnement avec flux
financier sont réceptionnées. Les opérations suivantes ne sont pas
réceptionnées :
♦ Les opérations pour ordre, par exemple, réajustement des stocks
♦ Les opérations de la section d'investissement. Le paiement de ces
dépenses sera traité au moyen des ordres de paiement
♦ Les propositions d'écritures automatiques rejetées par le comptable.
Les mandats et les recettes d'extourne ne peuvent pas être rejetés en
Comptabilité générale.
Pour démarrer la réception :
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Extourne
¾ Sélectionner l’option Réception…
• Le premier panneau de l'assistant de réception s'affiche.
Pour être guidé lors de la réception :
¾ Afficher et consulter les fenêtres d'aide
V
Lors de la réception, la liste des mandats d'extourne et/ou la liste des
ordres de recettes d'extourne sont imprimées. Si nécessaire, ces
documents peuvent être réimprimés à partir de l'historique de l'extourne
(option Historique… du sous-menu Extourne).
Effectuer les opérations de la période d’inventaire
357
Lors de la réception, des traitements sont opérés sur les opérations
d'extourne afin d'assurer leur prise en charge dans le module
Comptabilité budgétaire :
„ Prise en charge des mandats en Comptabilité budgétaire
„ Prise en charge des ordres de recettes en Comptabilité
budgétaire.
„
Prise en charge des mandats en comptabilité budgétaire
Lorsque le mandat a été émis sur un compte par nature, si ce compte
n’existe pas dans le plan comptable de l’exercice en cours, le compte
par nature attribué au mandat d’extourne est 671.
Lorsque le mandat a été émis sur une imputation budgétaire sans code
de gestion et que cette imputation existe dans l'exercice en cours, le
mandat d’extourne conserve l’imputation de l’exercice précédent.
Lorsque le mandat a été émis sur une imputation budgétaire avec code
de gestion et que cette imputation existe dans l'exercice en cours, un
code de gestion libellé Charges à Payer est automatiquement attribué
au mandat (code /CAP/, !CAP! ou $CAP$).
Lorsque le mandat a été émis sur une imputation budgétaire qui n'existe
pas dans l'exercice en cours, on distingue les cas de figure suivants :
♦ Le chapitre existe, le compte d’imputation n’a pas été ouvert au
budget mais il existe dans le plan comptable :
dans ce cas, la ligne du compte d'imputation est créée et le mandat
d’extourne conserve l’imputation de l’exercice précédent.
♦ Le chapitre existe, le compte d’imputation n’a pas été ouvert au
budget et il n'existe plus dans le plan comptable :
dans ce cas, le mandat d'extourne conserve le chapitre de l'exercice
précédent et le compte par nature attribué au mandat d’extourne est
le compte 671.
♦ Le chapitre n'a pas été ouvert au budget :
dans ce cas, une ligne budgétaire est créée (chapitre D, 67 ou H5
selon le type d'établissement et compte 671).
358
Effectuer les opérations de la période d’inventaire
Concernant la gestion des fournisseurs, on distingue les cas de figure
suivants :
♦ Le fournisseur existe dans l'exercice en cours avec le même numéro,
dans ce cas, le mandat d'extourne conserve le numéro du fournisseur
♦ Le fournisseur existe dans l'exercice en cours avec un numéro
différent, dans ce cas, le mandat d'extourne est affecté au nouveau
numéro du fournisseur
♦ Le fournisseur n'existe pas dans l'exercice en cours, dans ce cas, le
fournisseur est automatiquement créé dans le module Comptabilité
budgétaire et le mandat d'extourne lui est affecté.
Dans tous les cas, les tiers éventuels du fournisseur ne sont pas traités et
les mandats d'extourne ne sont pas pris en compte dans le chiffre
d'affaires des fournisseurs.
„
Prise en charge des ordres de recettes en comptabilité budgétaire
Lorsque l'ordre de recettes a été émis sur un compte par nature, si ce
compte n’existe pas dans le plan comptable de l’exercice en cours, le
compte par nature attribué à l'ordre de recettes d’extourne est 771.
Lorsque l'ordre de recettes a été émis sur une imputation budgétaire
sans code de gestion et que cette imputation existe dans l'exercice en
cours, l'ordre de recette d’extourne conserve l’imputation de l’exercice
précédent.
Lorsque l'ordre de recettes a été émis sur une imputation budgétaire
avec code de gestion et que cette imputation existe dans l'exercice en
cours, un code de gestion libellé Produits à recevoir est
automatiquement attribué à l'ordre de recette (code /PAR/, !PAR! ou
$PAR$).
Lorsque l'ordre de recettes a été émis sur une imputation budgétaire qui
n'existe pas dans l'exercice en cours, on distingue les cas de figure
suivants :
♦ Le chapitre existe, le compte d’imputation n’a pas été ouvert au
budget mais il existe dans le plan comptable : dans ce cas, la ligne
du compte d'imputation est créée et l'ordre de recettes conserve
l’imputation de l’exercice précédent
Effectuer les opérations de la période d’inventaire
359
♦ Le chapitre existe, le compte d’imputation n’a pas été ouvert au
budget et il n'existe plus dans le plan comptable : dans ce cas, l'ordre
de recettes d'extourne conserve le chapitre de l'exercice précédent et
le compte par nature attribué à l'ordre de recettes d’extourne est le
compte 771.
♦ Le chapitre n'a pas été ouvert au budget : dans ce cas, une ligne
budgétaire est créée (chapitre 77 et compte 771).
‰
Transférer les propositions d'écritures automatiques pour les mandats et
les ordres de recettes d'extourne vers la Comptabilité générale de l'exercice
en cours
Le transfert des mandats d'extourne et des recettes d'extourne vers la
Comptabilité générale de l'exercice en cours permet une prise en
compte des écritures de contre-passation en Comptabilité générale.
Pour transférer les écritures automatiques :
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Transferts
¾ Sélectionner l’option Écritures…
• La fenêtre Transfert des écritures automatiques s'affiche.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
Pour consulter et/ou imprimer les écritures automatiques selon leur
origine :
¾ Ouvrir le niveau En attente
• La liste des origines des écritures s'affiche.
¾ Cliquer sur l'origine souhaitée par exemple : Mandats d'extourne
Pour imprimer la liste de ces écritures :
¾ Sélectionner, dans le menu Transfert Écritures, l’option Imprimer…
Pour démarrer le transfert des écritures :
¾ Cliquer sur le niveau En attente
¾ Sélectionner, dans le menu Transfert Écritures, l’option Transférer…
• La fenêtre de transfert des écritures automatiques s'affiche.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
360
‰
Effectuer les opérations de la période d’inventaire
Saisir la liquidation définitive des mandats d'extourne
La saisie des liquidations définitives s'effectue à la réception des
factures définitives.
Une liquidation définitive peut faire référence à un ou plusieurs mandats
d'extourne relatifs à un même fournisseur et à une même imputation.
Une ou plusieurs liquidations définitives peuvent être saisies pour un
même mandat d'extourne.
Si un établissement suit la Commande Publique, et si la liquidation
définitive est supérieure au reste à extourner, il faut affecter à des
nomenclatures de marchés la part de la liquidation ne s’appuyant pas
sur le mandat d’extourne.
Pour saisir la liquidation définitive des mandats d'extourne :
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Dépenses
¾ Sélectionner l’option Liquidations
¾ Sélectionner l’option Sur mandats d'extourne…
• La fenêtre Liquidations sur mandat d'extourne s'affiche.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
Lorsqu'une liquidation définitive a été saisie pour un fournisseur,
aucune autre liquidation définitive ne peut être saisie pour ce
fournisseur tant que la liquidation précédente n'a pas été mandatée.
Après leur saisie, les liquidations définitives sont mandatées comme les
liquidations habituelles (§ 11.10.) mais la mention Sur crédit d'extourne
s'affiche sur le mandat collectif et un document spécifique est imprimé,
Liquidations définitives sur mandat d'extourne. Ce document doit être
joint au mandat.
Au terme de la période d'inventaire, s'il reste des montants à extourner
pour des mandats d'extourne, ces montants apparaîtront dans le compte
financier de cet exercice dans la colonne 7 (non employés dont
Effectuer les opérations de la période d’inventaire
361
extournés). Le compte financier doit être produit, au plus tard, le 31
mars de l'année en cours.
‰
Saisir la recette définitive des ordres de recettes d'extourne
La saisie des recettes définitives s'effectue à la réception des
justificatifs définitifs de ces recettes.
Une recette définitive peut faire référence à un ou plusieurs ordres de
recettes d'extourne relatifs à un même débiteur et à une même
imputation.
Une ou plusieurs recettes définitives peuvent être saisies pour un même
ordre de recette d'extourne.
Pour saisir la recette définitive des ordres de recettes d'extourne :
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
¾ Sélectionner l’option Recettes internes
¾ Sélectionner l’option Sur recettes d'extourne…
• La fenêtre Recettes sur Ordres de recettes d'extourne s'affiche.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
Lorsqu'une recette définitive a été saisie pour un débiteur, aucune autre
recette définitive ne peut être saisie pour ce débiteur tant que l'ordre de
recette n'a pas été imprimé pour la recette précédente.
Après leur saisie, les ordres de ces recettes définitives sont imprimés
comme les autres ordres de recettes (§ 12.1.2.) mais la mention Sur
prévision d'extourne s'affiche sur l'ordre de recettes et un document
spécifique est imprimé, Recettes définitives sur ordre de recettes
d'extourne. Ce document doit être joint à l'ordre de recettes définitif.
Au terme de la période d'inventaire, s'il reste des montants à extourner
pour des ordres de recettes d'extourne, ces montants apparaîtront dans le
compte financier de cet exercice dans la colonne 7 (non employés dont
extournes). Le compte financier doit être produit, au plus tard, le 31
mars de l'année en cours.
362
‰
Effectuer les opérations de la période d’inventaire
Transférer les propositions d'écritures automatiques pour les mandats et
les ordres de recettes définitifs vers la Comptabilité générale
Pour pouvoir transférer ces propositions d'écritures automatiques, vous
devez, au préalable, imprimer les mandats (§ 11.10.2.) et les ordres de
recettes (§ 12.1.2.).
Lors de ce transfert, les propositions d'écritures automatiques
correspondant aux mandats et aux ordres de recettes définitifs sont
identifiées par les libellés Liquidation définitive et Recette définitive
(colonne Origine).
Pour transférer les écritures automatiques :
¾ Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Transferts
¾ Sélectionner l’option Écritures…
• La fenêtre Transfert des écritures automatiques s'affiche.
¾ Afficher et consulter la fenêtre d'aide
V
Effectuer les opérations de la période d’inventaire
363
17.2. Méthode des ordres de paiement et de recouvrement
Avec la méthode des ordres de paiement et de recouvrement :
♦ Seules les différences par rapport à l'estimation font l'objet d'une
prise en compte budgétaire
♦ Il n'y a pas de transferts entre l'exercice antérieur et l'exercice en
cours
♦ La plupart des opérations de saisie et d'impression sont réalisées à
partir du module Comptabilité générale.
Cette section présente les opérations à réaliser durant la période
d'inventaire lorsque vous avez choisi la méthode des ordres de paiement
et de recouvrement :
17.2.1. Opérations à réaliser sur l'exercice antérieur
172.2. Opérations à réaliser sur l'exercice en cours.
17.2.1.
Opérations sur l'exercice antérieur
Lors de la mise en œuvre de la comptabilité budgétaire en début 2007,
le contexte de réalisation des opérations sur l'exercice antérieur doit se
dérouler :
♦ à partir de la version Windows de Comptabilité budgétaire de
l’exercice 2006. La sélection de l'exercice antérieur de la
comptabilité budgétaire s'effectue au démarrage de l'application
(§ 2.1).
364
Effectuer les opérations de la période d’inventaire
Les opérations à réaliser sur l'exercice antérieur sont les suivantes :
‰ Gérer les charges à payer
‰ Gérer les produits à recevoir
‰ Transférer les propositions d'écritures automatiques vers la
Comptabilité générale de l'exercice antérieur.
Ces différentes opérations doivent être effectuées pour chacun des
établissements de l'agence comptable.
‰
Gérer les charges à payer
En période d'inventaire, vous pouvez, sur l'exercice antérieur, liquider
vos dernières dépenses selon vos estimations puis procéder à leur
mandatement.
La saisie des liquidations et le mandatement s'opèrent de façon
habituelle et la seule différence se situe au niveau des documents
imprimés :
♦ La mention Liquidations provisoires – Prestations certifiées
réalisées au 31/12/ exercice n-1 est imprimée, à la place du RIB du
fournisseur, sur le mandat collectif pour chaque liquidation du
mandat. Cette mention n'apparaît pas pour une liquidation émise sur
le fournisseur Divers créanciers
♦ La mention Charges à payer est imprimée, à la place de la date de
paiement et de la référence des chèques, sur le bordereau des
mandats.
‰
Gérer les produits à recevoir
En période d'inventaire, vous pouvez, sur l'exercice antérieur, saisir les
recettes des produits à recevoir, réceptionner les recettes externes puis
imprimer les ordres de recettes. Il ne peut pas y avoir de produits à
recevoir pour la seconde section, investissements.
La gestion des recettes s’opère de façon habituelle et la seule différence
se situe au niveau des documents imprimés :
♦ La mention exécutoire ne figure pas sur l'ordre de recettes
Effectuer les opérations de la période d’inventaire
365
♦ Le bordereau ne comporte pas les mentions faisant référence aux
différents décrets.
‰
Transférer les propositions d'écritures automatiques vers la Comptabilité
générale de l'exercice antérieur
Lorsque des mandats ou des ordres de recettes ont été imprimés, vous
pouvez transférer les propositions d'écritures automatiques vers la
Comptabilité générale de l'exercice antérieur.
Le transfert des propositions d'écritures automatiques s'opère de façon
habituelle.
Autant de transferts que nécessaires peuvent être effectués.
17.2.2.
Opérations sur l'exercice en cours
Les opérations à réaliser sur l'exercice en cours sont les suivantes :
‰ Traiter les écarts de montant entre les mandats initiaux et les
factures définitives
‰ Traiter les écarts de montant entre les ordres de recettes
initiaux et la liquidation définitive.
Ces différentes opérations doivent être effectuées pour chacun des
établissements de l'agence comptable.
366
‰
Effectuer les opérations de la période d’inventaire
Traiter les écarts de montant entre les mandats initiaux et les factures
définitives
Suite à l'ordre de paiement établi en Comptabilité générale pour le
montant des factures définitives, plusieurs cas de figure sont à
distinguer :
♦ Le montant de la facture définitive est égal au montant du mandat
initial, l'ordre de paiement n'a alors aucune incidence budgétaire.
♦ Le montant de la facture définitive est supérieur au montant du
mandat initial, un mandat complémentaire doit être saisi en
Comptabilité budgétaire du montant de la différence. Ce mandat est
à imputer sur les crédits de l'exercice en cours, même imputation.
S'il s'agit d'une dépense d'investissement, cet écart aura une
incidence sur l'inventaire et les dépréciations.
♦ Le montant de la facture définitive est inférieur au montant du
mandat initial, un ordre de recette imputé sur un compte de produits
exceptionnels doit être saisi en Comptabilité budgétaire du montant
de la différence. S'il s'agit d'une dépense d'investissement, cet écart
aura une incidence sur l'inventaire et les dépréciations et l'ordre de
recette doit être imputé sur la classe 2.
Après leur saisie, ces mandats et ces ordres de recettes sont traités de
façon habituelle.
‰
Effectuer les opérations de la période d’inventaire
367
Traiter les écarts de montant entre les ordres de recettes initiaux et la
liquidation définitive
Suite à l'ordre de recouvrement établi en Comptabilité générale pour le
montant des liquidations définitives, plusieurs cas de figure sont à
distinguer :
♦ Le montant de la liquidation définitive est égal au montant de l'ordre
de recette initial, l'ordre de recouvrement n'a alors aucune incidence
budgétaire.
♦ Le montant de la liquidation définitive est supérieur au montant de
l'ordre de recette initial, un ordre de recette complémentaire doit
être saisi en Comptabilité budgétaire du montant de la différence.
♦ Le montant de la liquidation définitive est inférieur au montant de
l'ordre de recette initial, un mandat imputé sur un compte de
charges exceptionnelles doit être saisi en Comptabilité budgétaire
du montant de la différence.
Après leur saisie, ces ordres de recettes et ces mandats sont traités de
façon habituelle.
368
Effectuer les opérations de la période d’inventaire
Résoudre les problèmes rencontrés avec GFC
369
18. Résoudre les problèmes rencontrés avec GFC
(utilisation de la fenêtre Log)
Lorsque vous rencontrez un problème lors de l'utilisation de
l'application GFC, affichage d'un message d'erreur, fonctionnalité
inopérante…, le diagnostic de ce problème, et donc sa résolution,
peuvent nécessiter l'utilisation de la fenêtre log.
Cette fenêtre affiche le fichier log qui enregistre automatiquement tous
les événements qui se sont déroulés avec l'application GFC, dont les
messages d'erreurs. Ce fichier Log est parfois appelé Traceur de
message ou Journal de l'application.
Ce chapitre présente comment utiliser la fenêtre log :
Afficher la fenêtre log
Redimensionner la largeur des colonnes
Copier/coller une ou plusieurs lignes du fichier log
Imprimer le fichier log
Enregistrer le fichier log au format texte
‰
‰
‰
‰
‰
‰
Afficher la fenêtre log
La fenêtre log peut être affichée dès que vous avez accédé à
l'application GFC.
L'affichage de cette fenêtre s'effectue à partir du bouton
dans la barre des tâches de Windows.
affiché
Lorsqu'une anomalie s'est produite dans l’application GFC, les
messages d’erreur sont enregistrés dans le fichier Log et le bouton
d'affichage de sa fenêtre change d'apparence : un point rouge s'affiche
.
sur l'icone de ce bouton
370
Pour afficher la fenêtre log :
¾ Cliquer 2 fois sur le bouton
Windows
• La fenêtre Log s'affiche :
‰
Résoudre les problèmes rencontrés avec GFC
affiché dans la barre des tâches de
Redimensionner la largeur des colonnes
Le contenu de certaines rubriques dépassant la largeur de la colonne,
vous pouvez redimensionner la largeur de ces colonnes afin de pouvoir
consulter le contenu intégral de ces rubriques.
Par exemple, pour agrandir la colonne Message :
affiché dans la barre du titre de la fenêtre Log
• La fenêtre log s'affiche sur tout l'écran.
¾ Cliquer sur le bouton
¾ Déplacer le pointeur entre les titres des colonnes Message et
Date/heure
• Le curseur prend l'aspect suivant
.
¾ Appuyer et maintenir le bouton droit de la souris enfoncé et déplacer la
souris vers la droite
• La colonne Message s'agrandit.
Pour restaurer la taille initiale de la fenêtre :
¾ Cliquer sur le bouton affiché dans la barre du titre de la fenêtre Log
‰
Résoudre les problèmes rencontrés avec GFC
371
Copier/coller une ou plusieurs lignes du fichier log
Vous pouvez copier une ou plusieurs lignes du fichier log et les coller
dans un autre logiciel, traitement de texte, logiciel de messagerie, afin
de les conserver et, si nécessaire, de les envoyer à votre CRIA.
Pour copier/coller plusieurs lignes de la fenêtre log :
Cliquer sur la première ligne que vous souhaitez copier
Appuyer sur la touche (Ctrl) et la maintenir enfoncée
Cliquer sur les autres lignes que vous souhaitez copier
Sélectionner, dans le menu Edition, l’option Copier
Ouvrir le logiciel dans lequel vous souhaitez coller ces lignes, par
exemple : Word
¾ Placer le curseur à l'endroit où vous souhaitez coller ces lignes
¾ Sélectionner, dans le menu Edition, l’option Coller
¾
¾
¾
¾
¾
‰
Imprimer le fichier log
L'impression du fichier log peut vous permettre d'en conserver une trace
papier et, si nécessaire, de la transmette par télécopie ou par courrier à
votre CRIA.
Pour imprimer le fichier log
¾ Sélectionner, dans le menu Fichier, l’option Imprimer…
¾ Modifier, si nécessaire, les paramètres d'impression
¾ Cliquer sur OK
372
Résoudre les problèmes rencontrés avec GFC
‰
Enregistrer le fichier log au format texte
L'enregistrement du fichier log peut vous permettre d'en conserver une
trace magnétique et, si nécessaire, de la transmettre par courriel ou
disquette à votre CRIA.
Pour enregistrer le fichier log
¾ Sélectionner, dans le menu Fichier, l’option Enregistrer sous…
¾ Sélectionner le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier
¾ Saisir le nom que vous souhaitez donner au fichier, par exemple :
Log01
¾ Sélectionner, dans la rubrique Type, l'option Fichiers textes (*.txt)
¾ Cliquer sur Enregistrer
Ce fichier peut être ouvert, par exemple, par un logiciel de traitement de
texte.
Was this manual useful for you? yes no
Thank you for your participation!

* Your assessment is very important for improving the work of artificial intelligence, which forms the content of this project

Download PDF

advertising