manuel compta budgetaire

manuel compta budgetaire
Sommaire
Sommaire
Mode d'emploi du manuel et de l'aide en ligne .......................8
1. Comment sont organisés le manuel et l'aide en ligne ? ........................... 8
2. Comment utiliser le manuel et l'aide en ligne pour la mise en œuvre et
l'apprentissage du module Comptabilité budgétaire ? ........................... 16
3. Comment utiliser le manuel et l'aide en ligne lors de l'utilisation du
module Comptabilité budgétaire?.......................................................... 18
Présentation générale ...............................................................23
1. A quoi sert le module Comptabilité budgétaire ? .................................. 23
1.1. Gestion du budget ....................................................................... 24
1.2. Gestion de l’EPA ........................................................................ 26
1.3. Gestion des DBM ........................................................................ 31
1.4. Gestion des dépenses................................................................... 37
1.5. Gestion des recettes ..................................................................... 47
1.6. Gestion des mémoires ................................................................. 50
1.7. Gestion des réimputations ........................................................... 54
1.8. Transfert des propositions d'écritures automatiques vers le
module Comptabilité Générale ................................................... 56
1.9. Gestion des rejets ........................................................................ 57
1.10. Gestion de la période d'inventaire ............................................... 58
2. Les échanges de données entre le module Comptabilité budgétaire et
son environnement................................................................................. 60
3. Particularités d'utilisation du module Comptabilité budgétaire ............. 63
3.1. Les utilisateurs et leurs droits d'accès ......................................... 63
3.2. Utilisation ou non des nomenclatures de référence ..................... 64
3.3. La sauvegarde et la restauration des données.............................. 65
4. L'organisation des menus du module Comptabilité budgétaire ............. 66
Prise en main ............................................................................69
1. De quels éléments devez-vous disposer pour effectuer la prise en
main ? .................................................................................................... 70
2. Démarrer le module Comptabilité budgétaire ....................................... 72
2.1. Sélectionner la commande de démarrage de GFC ...................... 72
1
2
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Sommaire
2.2. Choisir le module Comptabilité Budgétaire ............................... 73
2.3. Saisir le nom d'utilisateur et le mot de passe .............................. 74
2.4. Choisir l'établissement sur lequel vous souhaitez travailler ....... 78
Présentation de la fenêtre principale ..................................................... 80
Saisir les paramètres de l'établissement ................................................ 96
Modifier le mot de passe..................................................................... 102
Présentation des différents types de fenêtres utilisées dans
Comptabilité budgétaire...................................................................... 106
Utiliser une fenêtre standard (Activités) ............................................. 109
7.1. Organisation d'une fenêtre standard ......................................... 110
7.2. Ajouter, modifier, visualiser ou supprimer un élément ............ 116
7.3. Consulter et imprimer un document ......................................... 119
7.4. Modifier les paramètres d'impression et imprimer un document121
Présentation des fenêtres arborescentes .............................................. 126
Principales fonctionnalités de sélection .............................................. 132
Guide d'utilisation ................................................................. 147
1. Comment démarrer la Comptabilité budgétaire de votre établissement
? .......................................................................................................... 148
1.1. Réception du budget de Préparation Budgétaire ...................... 148
2. Gérer les paramètres ........................................................................... 152
2.1. Paramètres de Comptabilité budgétaire .................................... 153
2.1.1. Consulter les paramètres généraux du module............... 153
2.1.2. Mettre à jour la date de saisie......................................... 153
2.1.3. Modifier le mot de passe ................................................ 153
2.2. Paramètres de l'établissement ................................................... 154
2.2.1. Mettre à jour les informations générales de
l'établissement ................................................................ 154
2.2.2. Mettre à jour les informations de rattachement de
l'établissement ................................................................ 154
2.2.3. Mettre à jour la structure de l'établissement................... 155
2.2.4. Saisir les coordonnées bancaires de l'établissement....... 155
2.2.5. Méthode de l'extourne .................................................... 155
2.2.6. Afficher le suivi de la Commande publique................... 156
2.2.7. Renseigner le numéro SIRET de l’établissement........... 156
2.3. Paramètres des approvisionnements ......................................... 157
3. Gérer les références ............................................................................ 158
Sommaire
3
3.1. Services ..................................................................................... 160
3.2. Domaines .................................................................................. 161
3.3. Activités .................................................................................... 162
3.4. Plan comptable .......................................................................... 163
3.5. Modes de paiement ....................................................................... 164
4. Réceptionner le budget saisi dans le module Préparation budgétaire.. 165
4.1. Réceptionner le budget provisoire ............................................ 166
4.2. Visualiser le budget ................................................................... 167
4.3. Transférer le budget provisoire vers le module Comptabilité
générale ..................................................................................... 168
4.4. Réceptionner le budget initial exécutoire .................................. 169
4.5. Imprimer les documents du budget ........................................... 171
4.5.1. Liste du budget................................................................ 172
4.5.2. États du budget................................................................ 172
4.5.3. Historiques du budget ..................................................... 173
4.5.4. Équilibre budgétaire ........................................................ 173
4.5.5. État des modifications apportées au budget .................... 174
4.5.6. Historique des modifications du budget ......................... 175
4.5.7. Les produits scolaires...................................................... 175
4.5.7.1 Suivi du service de restauration et d’hébergement ..... 176
4.5.7.2 Impressions ................................................................. 177
4.6. Transférer le budget exécutoire vers le module Comptabilité
générale ..................................................................................... 179
5. Gérer la Commande publique en Comptabilité budgétaire ................. 180
5.1. Réceptionner l’EPA en Comptabilité budgétaire ...................... 181
5.2. Apporter des modifications à l’EPA en Comptabilité budgétaire182
5.3. Valider la version « en préparation » de l’ EPA ....................... 183
5.4. Imprimer les documents de la Commande publique ................. 184
6. Gérer une Décision de l’ordonnateur, une DBM pour information ou
une inscription d'office pour un EPLE ................................................ 186
6.1. Saisir la Décision de l’ordonnateur ........................................... 187
6.2. Valider la Décision de l’ordonnateur ........................................ 188
6.3. Imprimer la Décision de l’ordonnateur pour le Conseil
d'administration ......................................................................... 190
6.4. Saisir la Décision Budgétaire Modificative pour information .. 191
6.5. Valider la Décision Budgétaire Modificative pour information193
6.6. Imprimer la DBM pour le Conseil d'administration.................. 195
6.7. Transférer le budget vers le module Comptabilité générale...... 196
4
Sommaire
7. Gérer une DBM pour vote pour un EPLE .......................................... 197
7.1. Saisir la Décision Budgétaire Modificative.............................. 198
7.2. Gérer le fonds de roulement ..................................................... 198
7.3. Imprimer la DBM pour le Conseil d'administration ................. 199
7.4. Saisir le résultat du Conseil d'administration ........................... 200
7.5. Modifier, si nécessaire, la DBM ............................................... 201
7.6. Imprimer la DBM pour les Autorités de contrôle .................... 202
7.7. Saisir le résultat des Autorités de contrôle ............................... 203
7.8. Modifier, si nécessaire, la DBM ............................................... 204
7.9. Valider la Décision Budgétaire Modificative ........................... 205
7.10. Transférer le budget vers le module Comptabilité générale ..... 206
8. Gérer les dépenses .............................................................................. 207
8.1. Gérer les fournisseurs ............................................................... 211
8.1.1. Extraire les fournisseurs ................................................. 211
8.1.2. Consulter ou imprimer les informations sur les
fournisseurs .................................................................... 212
8.1.3. Sélectionner des critères pour les fournisseurs .............. 213
8.2. Gérer les approvisionnements .................................................. 215
8.2.1. Gérer les articles............................................................. 215
8.2.2. Saisir les approvisionnements ........................................ 216
8.2.3. Gérer l’EPA avec les approvisionnements ..................... 217
8.2.4. Imprimer les documents des approvisionnements ......... 218
8.2.4.1 Liste des approvisionnements ..................................... 219
8.2.4.2 Extraction des approvisionnements ............................ 219
8.2.5. Valider les approvisionnements ..................................... 220
8.2.6. Transférer les approvisionnements anticipés vers le
nouvel exercice .............................................................. 221
8.2.7. Réceptionner les approvisionnements anticipés de
l'exercice précédent ........................................................ 222
8.3. Mettre à jour, si nécessaire, les engagements générés.............. 223
8.4. Sélectionner des critères pour les engagements ....................... 224
8.5. Saisir les liquidations internes .................................................. 225
8.6. Gérer les Dépenses Avant Ordonnancement (DAO)................ 228
8.6.1. Réceptionner les DAO du module Comptabilité
Générale ou du module Régie ........................................ 230
8.6.2. Mettre à jour et valider les DAO .................................... 230
8.6.3. Gérer l’EPA avec les DAO ............................................ 231
8.6.4. Imprimer les bordereaux des DAO ................................ 231
Sommaire
Visualiser ou consulter les informations sur les liquidations .... 232
Sélectionner des critères pour les liquidations .......................... 233
Mandater les dépenses............................................................... 234
8.9.1. Préparer les mandats ....................................................... 234
8.9.2. Imprimer les mandats et le bordereau journal des
mandats émis................................................................... 235
8.9.3. Consulter ou imprimer la liste des mandats émis ........... 235
8.9.4. Suivre l’EPA avec la liste des mandats........................... 236
8.9.5. Sélectionner des critères pour les mandats émis ............. 237
8.9.6. Imprimer les feuillets budgétaires (historique des
mandats) .......................................................................... 238
8.10. Opérer les reversements ............................................................ 238
8.10.1. Saisir les reversements .................................................... 239
8.10.2. Gérer l’EPA avec les reversements................................. 239
8.10.3. Imprimer les ordres de reversement et leur bordereau .... 239
8.10.4. Consulter ou imprimer la liste des reversements ............ 240
8.10.5. Suivre l’EPA avec la liste des reversements ................... 241
8.10.6. Sélectionner des critères pour les reversements.............. 242
8.10.7. Imprimer les feuillets budgétaires (historique des
reversements) .................................................................. 243
8.11. Imprimer les autres documents relatifs aux dépenses ............... 243
8.11.1. Situation des dépenses engagées ..................................... 243
8.11.2. Cumul des opérations par compte ................................... 244
8.11.3. Opérations globales ou historique des opérations par
fournisseur ...................................................................... 245
8.12. Opérer les réaffectations de marché .......................................... 246
8.12.1 Saisir les réaffectations de marchés ................................. 247
8.12.2 Imprimer les réaffectations de marchés .......................... 248
9. Gérer les recettes ................................................................................. 249
9.1. Liquider les recettes internes ..................................................... 250
9.1.1. Saisir la liquidation des recettes...................................... 250
9.1.2. Imprimer les ordres de recettes et leur bordereau ........... 250
9.1.3. Consulter ou imprimer la liste des ordres de recettes ..... 251
9.1.4. Sélectionner des critères pour les ordres de recettes ....... 253
9.2. Annuler ou réduire les recettes internes .................................... 255
9.2.1. Saisir l'annulation ou la réduction des recettes ............... 255
9.2.2. Imprimer les ordres d'annulation ou de réduction de
recettes et leur bordereau ................................................ 256
8.7.
8.8.
8.9.
5
6
Sommaire
9.2.3. Consulter ou imprimer la liste des ordres d’annulation
ou de réduction de recettes ............................................. 257
9.2.4. Sélectionner des critères pour les ordres d’annulation
ou de réduction de recettes ............................................. 257
9.3. Gérer les recettes externes ........................................................ 259
9.3.1. Réceptionner les recettes externes ................................. 260
9.3.2. Traiter les recettes externes en attente ........................... 260
9.3.3. Valider les recettes externes en attente .......................... 261
9.3.4. Imprimer les ordres de recettes et leur bordereau .......... 261
9.3.5. Imprimer, si nécessaire, les ordres d'annulation ou de
réduction de recettes et leur bordereau........................... 262
9.4. Imprimer les autres documents relatifs aux recettes................. 263
9.4.1. Situation des recettes ...................................................... 263
9.4.2. Cumul des opérations par compte .................................. 265
9.4.3. Imprimer les feuillets budgétaires, historique des
recettes, .......................................................................... 265
9.4.4. Imprimer les feuillets budgétaires, historique des
réductions de recettes ..................................................... 266
10.Gérer les mémoires et leurs rectificatifs ............................................. 267
10.1. Gérer les clients ........................................................................ 269
10.2. Gérer les prestations ................................................................. 270
10.3. Gérer les mémoires................................................................... 271
10.3.1. Saisir les mémoires ........................................................ 271
10.3.2. Imprimer les mémoires .................................................. 271
10.3.3. Valider les mémoires ..................................................... 272
10.3.4. Imprimer les ordres de recettes des mémoires et leur
bordereau........................................................................ 272
10.4. Gérer les rectificatifs des mémoires ......................................... 274
10.4.1. Saisir les rectificatifs des mémoires ............................... 274
10.4.2. Imprimer les rectificatifs des mémoires ......................... 274
10.4.3. Valider les rectificatifs des mémoires ............................ 275
10.4.4. Imprimer les ordres de recettes et/ou les ordres de
réduction de recettes des rectificatifs des mémoires ...... 276
10.5. Imprimer l'historique des mémoires et de leurs rectificatifs .... 278
11.Gérer les réimputations ....................................................................... 279
11.1. Saisir les réimputations ............................................................ 281
11.2. Valider les réimputations budgétaires ...................................... 282
11.3. Imprimer les certificats de réimputation................................... 282
Sommaire
11.4. Historique des réimputations..................................................... 282
12.Transférer les propositions d'écritures automatiques vers le module
Comptabilité Générale ......................................................................... 284
13.Gérer les rejets ..................................................................................... 286
13.1. Réceptionner les rejets de l'agent comptable............................. 286
13.2. Imprimer les rejets de l'agent comptable ................................... 288
14.Effectuer les opérations de la période d'inventaire .............................. 289
14.1. Méthode de l'extourne ............................................................... 290
14.1.1. Opérations sur l'exercice antérieur .................................. 291
14.1.2. Opérations sur l'exercice en cours................................... 293
15.Résoudre les problèmes rencontrés avec GFC (utilisation de la fenêtre
Log) ..................................................................................................... 300
7
8
Mode d’emploi du manuel et de l’aide en ligne
Mode d'emploi du manuel et de l'aide en
ligne
Pour apprendre à utiliser le module Comptabilité budgétaire et être
guidé lors de son utilisation, 2 moyens vous sont proposés :
♦ Ce manuel
♦ Une aide en ligne que vous pouvez consulter lors de l'utilisation du
module Comptabilité budgétaire.
Le mode d'emploi répond aux questions suivantes :
1. Comment sont organisés le manuel et l'aide en ligne ?
2. Comment utiliser le manuel et l'aide en ligne pour la mise en
œuvre et l'apprentissage du module Comptabilité budgétaire ?
3. Comment utiliser le manuel et l'aide en ligne lors de l'utilisation
du module Comptabilité budgétaire ?
1. Comment sont organisés le manuel et l'aide
en ligne ?
Organisation du manuel du module Comptabilité budgétaire
Ce manuel a été conçu afin de vous guider lors de la mise en œuvre du
module Comptabilité budgétaire puis lors de son utilisation.
Outre le sommaire et le mode d'emploi, le manuel comporte 3 parties :
Présentation
générale
Prise en main
Guide
d'utilisation
Cette partie vous permet de vous faire une
première idée de ce qu'est le module
Comptabilité budgétaire, à quoi il sert, les
échanges de données avec son environnement…
Cette partie vous permet de vous familiariser
rapidement avec la manipulation de la version
Windows du module Comptabilité budgétaire
(apprentissage des opérations de base).
Cette partie vous guide lors de l'utilisation du
module.
Mode d’emploi du manuel et de l'aide en ligne
9
Afin de faciliter sa lecture et son utilisation, les conventions suivantes
sont utilisées dans le manuel :
Convention
de
présentation
♦
Signification
Ces symboles signalent les différents points d'une
section ou les différentes étapes d'une procédure
Point important ou opération à réaliser impérativement
Action à exécuter
Résultat de l'action
Renvoi à l'aide en ligne du module Comptabilité
budgétaire
Énumération
Report à une page du manuel.
Le manuel de GFC Comptabilité Budgétaire est accessible depuis le
menu Aide - Documentation PDF – Manuel utilisateur. Ce fichier
peut être imprimé au moyen du logiciel Acrobat Reader.
10
Mode d’emploi du manuel et de l’aide en ligne
Organisation de l'aide en ligne
L'aide en ligne a été conçue afin de vous guider lors de l'utilisation du
module Comptabilité budgétaire. Pour chaque fenêtre du module, vous
pouvez afficher une fenêtre d'aide contextuelle, par exemple :
Mode d’emploi du manuel et de l'aide en ligne
11
Une fenêtre d'aide contextuelle peut comporter jusqu'à 5 sections :
Section
Contenu
Indique ce que permet de faire la fenêtre
Signale les opérations à réaliser au préalable
Décrit les différents éléments de la fenêtre (rubriques, boutons
de commandes…)
Présente les points importants à connaître pour utiliser
efficacement la fenêtre
Indique ce que vous devez ou ce que vous pouvez faire après
A partir d'une fenêtre d'aide contextuelle, vous pouvez :
Consulter des définitions du lexique
Afficher une procédure à suivre
Accéder au Sommaire de l'aide
Consulter des définitions du lexique
Dans les fenêtres d'aide, en cliquant sur les mots ou expressions
soulignés en pointillés, vous pouvez afficher une définition du lexique
du module Comptabilité budgétaire, par exemple :
12
Mode d’emploi du manuel et de l’aide en ligne
Afficher une procédure à suivre
Dans les fenêtres d'aide, les procédures à suivre sont signalées par le
symbole . En cliquant sur le texte souligné en trait plein, vous
pourrez afficher la procédure à suivre, par exemple :
Mode d’emploi du manuel et de l'aide en ligne
Accéder au Sommaire de l'aide
L'option Rubriques d'aide du menu Aide et le bouton Rubriques
d'aide des fenêtres d'aide vous permettent d'afficher le sommaire de
l'aide :
Le sommaire de l'aide vous permet d'accéder directement :
♦ Aux définitions du lexique
♦ Aux fenêtres d'aide contextuelle
♦ Aux procédures du module Comptabilité budgétaire.
13
14
Mode d’emploi du manuel et de l’aide en ligne
Le contenu de l'ensemble des fenêtres d'aide est également fourni dans
le fichier CBud.PDF. Ce fichier peut être imprimé au moyen du
logiciel Adobe Acrobat. Il est accessible depuis le menu Aide Documentation PDF – Aide en ligne. Si vous préférez être guidé à
partir d'un document papier plutôt qu'à partir de l'aide en ligne, nous
vous conseillons d'imprimer ce fichier.
Mode d’emploi du manuel et de l'aide en ligne
15
16
Mode d’emploi du manuel et de l’aide en ligne
2. Comment utiliser le manuel et l'aide en ligne
pour la mise en œuvre et l'apprentissage du
module Comptabilité budgétaire ?
Cette section présente le moyen à utiliser à chacune des étapes de la
mise en œuvre du module Comptabilité budgétaire et de son
apprentissage :
Prise de connaissance du module Comptabilité budgétaire
Installation du module Comptabilité budgétaire sur le microordinateur
Apprentissage de la manipulation du module Comptabilité
budgétaire.
Prise de connaissance du module Comptabilité budgétaire
Une lecture attentive de la Présentation générale
vous permet de vous faire une première idée de ce
qu'est le module Comptabilité budgétaire :
♦ A quoi sert le module Comptabilité budgétaire
♦ Les échanges de données entre le module
Comptabilité budgétaire et son environnement
♦ Les particularités d'utilisation du module
Comptabilité budgétaire
♦ L'organisation des menus du module
Comptabilité budgétaire.
Présentation
générale
Installation du module Comptabilité budgétaire sur le microordinateur
Pour être guidé lors de l'installation, reportezvous à la notice d'installation.
Notice
d'installation
de GFC–
Comptabilité
budgétaire.
Mode d’emploi du manuel et de l'aide en ligne
17
Apprentissage de la manipulation du module Comptabilité
budgétaire
L'application GFC respecte les standards
d'utilisation des logiciels sous Windows
(fenêtres, listes déroulantes…) et son
apprentissage s'en trouve donc facilité.
Pour apprendre les opérations de base qui
peuvent être réalisées avec le module
Comptabilité budgétaire, nous vous conseillons
de suivre la Prise en main proposée dans ce
manuel.
Prise en main
18
Mode d’emploi du manuel et de l’aide en ligne
3. Comment utiliser le manuel et l'aide en ligne
lors de l'utilisation du module Comptabilité
budgétaire?
Cette section présente les moyens à utiliser pour être guidé lors de
l'utilisation du module Comptabilité budgétaire :
Pour connaître le déroulement des opérations à réaliser avec le
module Comptabilité budgétaire
Pour être guidé lors des opérations réalisées sur une fenêtre
Pour être guidé dans l'exécution d'une procédure
Pour connaître la signification d'un terme.
Pour connaître le déroulement des opérations à réaliser avec le
module Comptabilité budgétaire
Selon ce que vous souhaitez faire, reportez-vous
à la section correspondante :
♦ Utilisation du logiciel
Prise en main
♦ Opérations de gestion
Guide
d'utilisation
Pour localiser une opération particulière :
consulter le Sommaire de ce manuel.
Sommaire
Indépendamment du guidage assuré par le
manuel, les fenêtres d'aide contextuelle vous
guident lors des opérations que vous réalisez sur
les fenêtres du module Comptabilité budgétaire.
Fenêtres
d'aide
Mode d’emploi du manuel et de l'aide en ligne
Pour être guidé lors des opérations réalisées sur une fenêtre
Lorsque vous vous posez une question sur une
fenêtre du module Comptabilité budgétaire : que
saisir pour telle rubrique ?, à quoi sert ce
bouton ?, pourquoi ne puis-je pas réaliser telle
opération ?…, nous vous conseillons d'afficher la
fenêtre d'aide contextuelle afin de consulter les
informations fournies.
A partir des fenêtres d'aide contextuelle, vous
pouvez également :
♦ Consulter la définition des termes utilisés
♦ Afficher une procédure à suivre (
)
Fenêtres
d'aide
Cliquer sur le
terme
Cliquer sur le
nom de la
procédure.
Pour être guidé dans l'exécution d'une procédure
Lorsque vous souhaitez connaître comment
réaliser une procédure donnée :
Cliquer, dans la fenêtre d'aide, sur le nom de
la procédure signalée par le symbole
Ou
Cliquer sur le bouton Rubriques d'aide de
la fenêtre d'aide ou sélectionner l'option
Rubriques d'aide du menu Aide
Cliquer 2 fois sur Procédures
Rechercher le nom d’une procédure et
cliquer 2 fois dessus
Suivre les instructions
Fenêtres
d'aide
Sommaire de
l'aide
Procédures
19
20
Mode d’emploi du manuel et de l’aide en ligne
Pour connaître la signification d'un terme
Lorsque vous souhaitez connaître la signification
d'un terme ou d'une expression utilisé dans le
module Comptabilité budgétaire :
Cliquer, dans la fenêtre d'aide, sur le terme
ou l'expression
Ou
Cliquer sur le bouton Rubriques d'aide de
la fenêtre d'aide ou sélectionner l'option
Rubriques d'aide du menu Aide
Cliquer 2 fois sur Lexique
Cliquer sur le terme ou l'expression
Fenêtres
d'aide
Sommaire de
l'aide
Lexique
Pour toute information réglementaire, il est conseillé de se reporter à
la liste des sites suivants :
• Accès à la consultation en ligne du RLR :
http://www.adressrlr.cndp.fr/
•
Accès à la consultation en ligne du B.O. :
http://www.education.gouv.fr/bo/default.htm
•
Accès au site du MENESR :
http://www.education.gouv.fr/index.php
•
Accès à l’intranet de la DAF :
http://idaf.pleiade.education.fr
•
Accès au site de LEGIFRANCE :
http://www.legifrance.org
Ministère de l'Education Nationale - Ministère
de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche
Gestion Financière et Comptable
Module Comptabilité budgétaire
Version 15.0
Décembre 2014
Présentation Générale
23
Présentation générale
Cette partie vous permet de vous faire une première idée de ce qu'est le
module Comptabilité budgétaire. Elle présente les points suivants :
1. A quoi sert le module Comptabilité budgétaire ?
2. Les échanges de données entre le module Comptabilité
budgétaire et son environnement
3. Les particularités d'utilisation du module Comptabilité
budgétaire
4. L'organisation des menus du module Comptabilité budgétaire.
La validité des informations fournies dans ce manuel correspond à la
version 15.1 du module Comptabilité budgétaire (Décembre 2014).
1. A quoi sert le module Comptabilité budgétaire
?
Cette section présente les différentes opérations que vous pouvez
réaliser avec le module Comptabilité budgétaire et leurs principales
caractéristiques :
1.1. Gestion du budget initial
1.2. Gestion de l’EPA
1.3. Gestion des DBM
1.4. Gestion des dépenses
1.5. Gestion des recettes
1.6. Gestion des mémoires
1.7. Gestion des réimputations
1.8. Transfert des propositions d'écritures automatiques vers le
module Comptabilité Générale
1.9. Gestion des rejets
1.10. Gestion de la période d'inventaire.
Lors de la mise en œuvre de la gestion budgétaire de votre
établissement, pour être guidé dans l'exécution de ces opérations, vous
pourrez vous référer au Guide d'utilisation de ce manuel et à l'aide en
ligne.
24
Présentation Générale
1.1.
Gestion du budget
Le budget permet de prendre en compte les ouvertures de crédits et les
prévisions de recettes par service. Tant qu’une étape du budget n’est pas
disponible, les opérations d'exécution du budget ne peuvent pas être
démarrées, gestion des dépenses, gestion des recettes…
La nomenclature budgétaire de l'établissement est déterminée lors de
l'élaboration du budget puis lors de la saisie des DBM.
Il existe 2 étapes du budget :
♦ Le Budget provisoire :
si vous ne disposez pas, en début d'exercice, du budget voté par le
Conseil d'administration de l'établissement et accepté par les
Autorités de contrôle, vous devez saisir un budget provisoire dans le
module Préparation budgétaire.
♦ . Ce budget s'établit à partir du budget de l'année précédente.
Lorsque le budget sera voté et accepté, la saisie du budget exécutoire
consistera alors en une mise à jour du budget provisoire.
♦ Le Budget exécutoire :
il correspond au budget qui a été voté par le Conseil d'administration
de l'établissement et accepté par les Autorités de contrôle. S'il est
disponible en début d'exercice, vous devez le saisir directement dans
le module Préparation budgétaire.
La seule possibilité offerte par le module Comptabilité budgétaire pour
l'établissement du budget :
♦ Réception du budget saisi dans le module Préparation budgétaire
♦ L'étape du budget provisoire est facultative. Si vous disposez, en
début d'exercice, du budget accepté par les Autorités de contrôle,
vous pouvez passer directement à l'étape du budget exécutoire.
Dès que vous disposez d’une étape du budget, vous devez transférer le
budget de la Préparation budgétaire vers le module Comptabilité
générale afin que l'agent comptable puisse suivre les crédits au niveau
des services.
Présentation Générale
Les modifications éventuelles à apporter au budget exécutoire
s'effectueront par la saisie de Décisions Budgétaires Modificatives et
des Décisions de l’ordonnateur (Modifications du budget)
25
26
Présentation Générale
Documents relatifs au budget
Le module Comptabilité budgétaire vous permet d'imprimer divers
documents relatifs au budget :
♦ Lettre à destination de l'agent comptable
♦ Liste du budget : liste des ouvertures de crédits et des prévisions de
recettes saisies au budget
♦ États du budget : état des ouvertures de crédits et état des prévisions
de recettes
♦ Historiques du budget : historique des ouvertures de crédits et
historique des prévisions de recettes
♦ Équilibre budgétaire
♦ État des modifications apportées au budget
♦ Suivi du service de restauration et d’hébergement
♦ Calcul détaillé du SRH
♦ Evolution des recettes
♦ Variation du crédit nourriture
Outre ces documents, vous pouvez également imprimer, à tout moment,
la liste des différentes références (services, domaines, activités, plan
comptable).
1.2.
Gestion de l’EPA
G.F.C. intègre la prise en compte du décret n°2004-885 du 27/08/2004
(article 5-II) du suivi de l’État Prévisionnel des Achats. Le Chef
d’établissement peut se passer dans certains cas de l’accord du conseil
d’administration pour signer des marchés
Les marchés doivent être codifiés selon une nomenclature propre à
chaque établissement afin de pouvoir comptabiliser les dépenses
correspondantes, les comparer à un état prévisionnel pour s’assurer que
le montant-seuil n’est pas dépassé, et produire un État Récapitulatif des
marchés pour l’exercice suivant.
Présentation Générale
27
L’état prévisionnel est élaboré avec le budget dans le module
Préparation Budgétaire. Mais il peut être modifié dans le module
Comptabilité budgétaire.
Chaque établissement peut choisir, dans le module Préparation
budgétaire, de suivre ou de ne pas suivre la Commande Publique. Ce
choix n’est pas modifiable dans le module Comptabilité budgétaire.
La gestion de l’EPA se décompose en une phase de prévision (§ 5 du
Guide d’utilisation) et une phase d’affectation aux dépenses (§ 8 du
Guide d’utilisation).
Terminologie
La gestion de l’EPA dans G.F.C. a été élaborée autour des termes
suivants :
♦ Rubrique de marché :
Les rubriques de marchés sont définies pour chaque établissement.
Elles sont créées par l’ordonnateur et figurent en entête de ligne de
l’État Prévisionnel.
♦ Catégorie :
Les catégories identifient les familles de rubriques définies par le
décret. Elles ne sont pas modifiables. Elles sont au nombre de trois :
Fournitures, Travaux et Services.
♦ Procédure d’achats ou procédure :
Les procédures d’achat désignent les différents types de souscription
des marchés. Elles figurent en entête de colonne de l’État
Prévisionnel. Comme les catégories, elles sont définies par le décret
et ne sont pas modifiables. Outre les procédures d’achat prédéfinies,
il est possible d’en créer.
Liste des procédures d’achat prédéfinies :
MAPA + PA
MAPA + PF
MAPFO
MAPNF
Group. cdes
28
Présentation Générale
♦ Nomenclature des marchés :
Les nomenclatures des marchés désignent le couplage des rubriques
de marchés et des procédures d’achats. Elles sont spécifiques à
chaque établissement.
♦ Prévisions de marchés :
Ce sont les données chiffrées qui figurent sur l’État Prévisionnel.
♦ État Prévisionnel des Achats :
Cet état restitue les montants prévus des marchés pour suivre les
dépenses nettes engagées, liquidées, mandatées.
♦ État Récapitulatif des Marchés:
Cet état restitue les montants nets de toutes les dépenses effectuées
pour suivre la réalisation de la Commande Publique, et, permettre
l’élaboration de l’État Prévisionnel de l’exercice suivant.
♦ Montant total des marchés :
Il s’agit du montant total qui apparaît sur l’État Récapitulatif des
Marchés pour toutes les dépenses y compris celles non suivies au
titre de l’EPA.
♦ Réaffectation de marché :
Procédure permettant de modifier l’affectation de marché d’une
dépense mandatée.
Fonctionnalités de la Commande publique en Comptabilité
budgétaire
♦ Sélection ou non sélection du suivi de la Commande publique
Le suivi ou non de la Commande publique correspond au choix
déterminé dans le module Préparation budgétaire et est affiché dans
G.F.C.– Comptabilité budgétaire – menu Paramètres – Établissement
– onglet Autres.
Cette option ne peut être modifiée.
♦ Implantation des fonctionnalités de la Commande publique
Si le suivi de la Commande publique est coché, les menus suivants sont
visibles :
Présentation Générale
•
•
•
•
•
•
•
29
Menu Comptabilité budgétaire, sous-menu Références, option
Rubriques de marchés…
Menu Comptabilité budgétaire, sous-menu Références, option
Procédures d’achat…
Menu Comptabilité budgétaire, sous-menu Budget, option
Commande Publique (EPA)
Menu Comptabilité budgétaire, sous-menu Budget, option
Commande Publique (EPA) – Saisie…
Menu Comptabilité budgétaire, sous-menu Budget, option
Commande Publique (EPA)-Validation…
Menu Comptabilité budgétaire, sous-menu Budget, option
Commande Publique (EPA)-Documents…
Menu Comptabilité budgétaire, sous-menu Dépenses, option
Réaffectations de marchés…
Si le suivi de la Commande publique est décoché, ces menus sont
invisibles.
Pour la gestion la Commande publique, on distingue plusieurs étapes :
o L’état prévisionnel réceptionné de la Préparation budgétaire,
constitue une version en préparation.
o la validation de la version en préparation va permettre son
utilisation en dépenses, elle constitue la version en cours,
numérotée.
o Les modifications apportées à l’état prévisionnel, version en
cours, vont constituer une nouvelle version en préparation
qu’il faudra valider pour être utilisable en dépenses. La
version en cours devient un historique.
La validation concerne la version en préparation :
La version en préparation devient la version en cours, elle
prend le numéro de version suivant.
La version en cours passe en historique.
Il n’y a plus de version en préparation.
Une impression de l’état prévisionnel est possible depuis chacun des
3 niveaux.
30
Présentation Générale
Les anciennes versions peuvent être consultées et rééditées jusqu’à
la fin de l’exercice.
♦ Accessibilité aux fonctionnalités de la Commande publique
Le tableau suivant résume les possibilités qui vous sont offertes pour
l'élaboration ou le suivi de l’EPA, en fonction du type de budget, hors
toute situation de restriction de profil :
Statut
Non visible :
Non
accessible :
Accessible en
mise à jour :
Lignes de menus
… Références –
Dépenses
… Budget –
Rubriques de
Commande
marchés…Procé
Publique (EPA)
dures d’achat
Si
Si
l’établissement
l’établissement
ne suit pas la
ne suit pas la
commande
commande
publique
publique
L’établissement suit la commande publique :
S’il n’existe pas
de version validée
de l’EPA, sauf
« Fournisseurs »
Si le budget est
Si le budget est
réceptionné de la réceptionné de la
Préparation
Préparation
budgétaire
budgétaire
Dépenses –
Réaffectations
de marchés
Si
l’établissement
ne suit pas la
commande
Documents relatifs à l’EPA
Le module Comptabilité budgétaire vous permet d'imprimer divers
documents relatifs à la Commande publique:
♦ Liste des rubriques de marchés
♦ État Prévisionnel des Achats
♦ Tableau comparatif de l’État Prévisionnel des Achats
♦ Récapitulatif des marchés, dont une extraction peut être faite dans
un format récupérable sous un tableur
♦ Ventilation des dépenses
♦ Liste des affectations de dépenses à la nomenclature des marchés
♦ Liste des liquidations
♦ Liste des mandats avec les affectations de marchés
Présentation Générale
31
♦ Liste des reversements avec les affectations de marchés
1.3.
Gestion des DBM
Lorsque le budget est exécutoire, toute modification à apporter au budget
s'opère au moyen de Décisions Budgétaires Modificatives et de Décisions
de l’ordonnateur.
Cette section présente successivement :
Les catégories de Modifications du budget
Les types d'opération de DBM
Les 4 catégories de Modifications du budget
On distingue 4 catégories de Modifications du budget :
♦ Les Décisions de l’ordonnateur : pour information du Conseil
d'administration
♦ Les DBM pour Info : pour information du Conseil d'administration
(Niveau 2)
♦ Les DBM pour Vote : soumises au vote du Conseil d'administration
et à l'approbation des Autorités de contrôle (Niveau 3)
♦ Les Inscriptions d'office.
Dans le module Comptabilité budgétaire, les décisions de l’ordonnateur,
les DBM pour Info et les DBM pour Vote sont numérotées
séquentiellement sur l'exercice, indépendamment de leur catégorie mais
les inscriptions d'office ne sont pas numérotées.
Décisions de l’ordonnateur
Les Décisions de l’ordonnateur sont produites sur l'initiative de
l'ordonnateur. Elles deviennent exécutoires dès qu'elles sont validées.
Elles ne sont remises au Conseil d'administration et aux Autorités de
contrôle que pour information. Pour le Conseil d'administration, la
Décision de l’ordonnateur est imprimée après sa validation.
Le traitement d'une Décision de l’ordonnateur comporte les étapes
suivantes :
32
Présentation Générale
♦ Saisie des opérations de la Décision de l’ordonnateur
♦ Validation de la Décision de l’ordonnateur. Lors de cette opération,
la lettre à destination de l'agent comptable est imprimée.
♦ Impression de la Décision de l’ordonnateur pour le Conseil
d'administration. Lorsque plusieurs Décisions de l’ordonnateur sont
en attente d'édition, elles sont regroupées sur le même document.
♦ Transfert du budget vers le module Comptabilité générale. Le
transfert du budget pour les Décisions de l’ordonnateur n'est pas
nécessaire étant donné que cette catégorie de modifications du
budget concerne un virement dans le service et ne modifie donc pas
le montant du service.
Pour être guidé lors du traitement d'une Décision de l’ordonnateur,
reportez-vous au chapitre 6 du Guide d'utilisation.
DBM Info (Niveau 2)
♦ Les DBM avec modification du montant du service (Niveau 2).
Les DBM pour information sont produites sur l'initiative de
l'ordonnateur. Elles deviennent exécutoires dès qu'elles sont validées.
Elles ne sont remises au Conseil d'administration et aux Autorités de
contrôle que pour information. Pour le Conseil d'administration, la
DBM est imprimée après sa validation et pour les Autorités de contrôle,
la DBM pour information sera mentionnée sur la prochaine DBM pour
vote qui sera imprimée.
Le traitement d'une DBM pour information comporte les étapes
suivantes :
♦ Saisie des opérations de la DBM
♦ Validation de la DBM. Lors de cette opération, la lettre à
destination de l'agent comptable est imprimée.
♦ Impression de la DBM pour le Conseil d'administration. Lorsque
plusieurs DBM pour information sont en attente d'édition, ces
différentes DBM sont regroupées sur le même document.
♦ Transfert du budget vers le module Comptabilité générale
Présentation Générale
33
Pendant l’exercice, si le budget exécutoire a été réceptionné du module
Préparation budgétaire et que le document B4.1.1 (budget principal) ou
B3.1.1 (budget annexe) a été produit, une aide à la saisie de la DBM de
type 22, Constatations des produits scolaires, peut être imprimée (§
4.5.7.4.).
Pour être guidé lors du traitement d'une DBM pour information du
Conseil d'administration, reportez-vous au chapitre 6 du Guide
d'utilisation.
DBM Vote (Niveau 3)
Une DBM de niveau 3 suit le même cheminement que l'élaboration du
budget, vote du Conseil d'administration puis approbation des Autorités
de contrôle. Elle est automatiquement validée pendant la saisie du
résultat des Autorités de contrôle si les Autorités ont donné leur accord.
Si les Autorités ont donné un accord partiel, la DBM devra être validée
après modification de la saisie afin qu’elle soit exécutoire.
Pour l'édition des DBM pour vote, la question relative à la saisie du
fonds de roulements est posée tout de suite avant la préparation de
l'édition.
Le traitement de base d'une DBM de niveau 3 comporte les étapes
suivantes :
♦ Saisie des opérations de la DBM
♦ Mise à jour, si nécessaire, du fonds de roulement
♦ Impression de la DBM pour le Conseil d'administration
♦ Saisie du résultat du Conseil d'administration
♦ Impression de la DBM pour les Autorités de contrôle
♦ Saisie du résultat des Autorités de contrôle
Lors de cette opération, la lettre à destination de l'agent comptable
est imprimée si le résultat est Accord.
♦ Validation de la DBM.
Lors de cette opération réservée en cas d’accord partiel, la lettre à
destination de l'agent comptable est imprimée.
♦ Transfert du budget vers le module Comptabilité générale.
34
Présentation Générale
Lors du traitement d'une DBM, si des modifications sont demandées par
le Conseil d'administration et/ou les Autorités de contrôle, les
opérations de la DBM peuvent être modifiées.
Pour être guidé lors du traitement d'une DBM soumise au vote du
Conseil d'administration et à l'approbation des Autorités de contrôle,
reportez-vous au chapitre 7 du Guide d'utilisation.
Inscription d'office, opérations de niveau 2 ou 3
Une inscription d'office est imposée à l'établissement pas une autorité
extérieure, en général, dépense imposée par le Préfet. Elle peut
concerner n'importe quel type d'opération, de niveaux 2 ou 3.
Une inscription d'office se traite comme une DBM pour information :
♦ Saisie des opérations de la DBM.
La rubrique I. Office doit être cochée.
♦ Validation de la DBM.
Lors de cette opération, la lettre à destination de l'agent comptable
est imprimée.
♦ Impression de la DBM pour le Conseil d'administration.
♦ Transfert du budget vers le module Comptabilité générale.
Pour être guidé lors du traitement d'une inscription d'office, reportezvous au chapitre 6 du Guide d'utilisation.
Les types d'opération de DBM
Le tableau suivant présente la liste des types d'opération modifications
du budget :
Niveau
x
Types d'opération
Libellé des colonnes sur
les états du budget
Opérations sans modification du montant du service
Décision de l’ordonnateur
Décision de l’ordonnateur
Niveau 2 :
DBM avec modification du montant du service
21 Ressources spécifiques
DBM 21-22
22 Constatations produits scolaires
291 Dotation aux amortissements
DBM 291-292-293
Présentation Générale
35
neutralisés
292 Dotation aux amortissements réels
293 Diminution stocks, matières
premières et autres
approvisionnements
Niveau 3 :
DBM soumises au vote du Conseil d'administration et à l'avis des
autorités de contrôle
31 Virement entre services
DBM 31
32 Prélèvement sur fonds de roulement DBM 32
33 Ressources non spécifiques
DBM 33
391 Provisions pour risques, charges et
dépréciations
392 Eléments actifs cédés
393 Production immobilisée
DBM 391-392-393
36
Présentation Générale
Une DBM peut comporter plusieurs opérations de la même catégorie :
niveau 2 ou niveau 3.
Documents relatifs aux DBM
Le module Comptabilité budgétaire vous permet d'imprimer divers
documents relatifs aux DBM et Décisions de l’ordonnateur :
♦ Liste des opérations de DBM et Décisions de l’ordonnateur saisies,
document de travail.
♦ Décisions de l’ordonnateur pour information du Conseil
d'administration.
♦ DBM pour information du Conseil d'administration (pièces B9 et
B10). Constitution avec le budget de la pièce N°1 du compte
financier de l'exercice.
♦ DBM pour vote du Conseil d'administration (pièces B8 et B10).
♦ DBM pour avis des Autorités de contrôle (pièces B8 et B10,).
Constitution avec le budget de la pièce N°1 du compte financier de
l'exercice.
♦ Inscriptions d'office.
♦ Lettre à destination de l'agent comptable.
♦ Historique des modifications du budget de l’exercice.
Les documents du budget sont également mis à jour suite à la saisie d'une
DBM, notamment :
♦ Les lignes générées par les DBM figurent dans les historiques du
budget
♦ Les montants des opérations des DBM figurent sur les états du
budget.
Présentation Générale
1.4.
37
Gestion des dépenses
Le schéma suivant résume les étapes de la gestion des dépenses dans le
module Comptabilité budgétaire. Les étapes optionnelles sont
représentées sur fond gris.
Saisir les Fournisseurs
Gérer les approvisionnements
Engager les dépenses
Liquider les dépenses, avec ou sans engagement préalable
Gérer les DAO
Préparer les mandats puis imprimer les mandats et le bordereau journal
Opérer les reversements
Imprimer les documents relatifs aux dépenses
Transférer les propositions d'é critures auto matiques vers le module
Comptabilité générale
38
Présentation Générale
Fournisseurs
Le fichier des fournisseurs est commun à tous les établissements gérés
dans le module Comptabilité budgétaire mais comporte, pour chaque
fournisseur, certaines informations spécifiques à chaque établissement
qui l'utilise : référence de l'établissement chez le fournisseur, cumul des
opérations réalisées.
Les fournisseurs peuvent être créés et mis à jour au démarrage de la
gestion des dépenses mais également lors de la saisie des dépenses
(approvisionnements, engagements ou liquidations).
Approvisionnements
Si vous souhaitez gérer vos approvisionnements au moyen du module
Comptabilité budgétaire, vous devez, au préalable :
♦ Saisir les paramètres des approvisionnements et notamment les
séries.
Un approvisionnement est toujours associé à une série qui détermine
un type d'approvisionnements : approvisionnements suivis ou non
d'engagements, liste des services autorisés, signataires…
♦ Saisir la liste des articles qui feront l'objet d'approvisionnements.
Les articles peuvent également être créés lors de la saisie des
approvisionnements ; dans ce cas, vous pouvez choisir d'enregistrer
ou non l'article dans le fichier des articles.
Lors du basculement, les articles et les séries de l'exercice antérieur sont
récupérés dans le nouvel exercice.
Le module Comptabilité budgétaire permet de saisir différents types
d'approvisionnements correspondant à des actes de gestion distincts :
♦ Saisie d'un approvisionnement avec engagement et bon de
commande :
ce type d'approvisionnement génère un engagement comptable et un
engagement juridique (bon de commande)
♦ Saisie d'un approvisionnement avec engagement mais sans bon de
commande :
ce type d'approvisionnement ne génère qu'un engagement comptable
(impression de la fiche d'approvisionnement)
Présentation Générale
39
♦ Saisie d'un approvisionnement sans engagement et avec imputation
♦ Saisie d'un approvisionnement sans engagement et sans imputation
(opérations particulières).
Après leur impression, les approvisionnements doivent être validés.
Lors de cette validation, si la série de l'approvisionnement est du type
Avec engagement, l'engagement est automatiquement généré. Cet
engagement peut, si nécessaire, être modifié ou supprimé. Ces
opérations n'ont aucun impact sur le bon de commande original.
En fin d'exercice et tant que le nouveau budget n'est pas actif, des
approvisionnements anticipés peuvent être saisis. Ils permettent
d'effectuer des commandes pour lesquelles la livraison doit intervenir en
tout début d'année (nourriture, fuel…). Ils peuvent être saisis à partir du
15 décembre et tous les approvisionnements saisis après le 31 décembre
sont automatiquement anticipés. Ces approvisionnements ne peuvent pas
être affectés à une opération particulière et ils sont obligatoirement avec
bon de commande, la fiche d'approvisionnement n'est pas imprimée. Ces
approvisionnements ne génèrent pas d'engagement dans l'exercice en
cours, pas de contrôle du dépassement de crédit et pas d'affectation du
chiffre d'affaires des fournisseurs; ils seront transférés vers le nouvel
exercice dans lequel ils seront traités, validation, engagement.
La réception des approvisionnements anticipés dans le nouvel exercice
est proposée.
40
Présentation Générale
Engagement des dépenses
L'engagement comptable précède l'engagement juridique et précède la
phase de liquidation qui constate l'obligation envers un tiers, par
exemple, au moyen d'un bon de commande.
La phase d'engagement des dépenses est facultative dans GFC. Vous
pouvez saisir directement la liquidation des dépenses.
Pour les engagements créés automatiquement à partir des
approvisionnements, seuls le montant, la référence et la ventilation en
domaine et activité peuvent être modifiés.
Liquidation des dépenses
La liquidation permet de prendre en charge le montant d'une dépense
dès lors que :
♦ La réalité de la dette de l'établissement a été vérifiée
♦ Le montant de la dépense a été arrêté, facture fournie par le
fournisseur.
Le module Comptabilité budgétaire distingue :
♦ Les liquidations internes
♦ Les liquidations générées à partir des Dépenses Avant
Ordonnancement de l'Agent comptable et du Régisseur.
Seules les liquidations internes peuvent être saisies. Une liquidation
interne peut être avec ou sans engagement préalable.
Les liquidations internes peuvent être modifiées et supprimées.
Les liquidations générées à partir des DAO comptables et des DAO
régisseurs ne peuvent être ni modifiées ni supprimées.
Dépenses Avant Ordonnancement
Les Dépenses Avant Ordonnancement sont saisies :
Présentation Générale
41
♦ Dans le module Comptabilité générale : Diverses dépenses et
Menues dépenses
♦ Dans le module Régie : Dépenses régisseurs.
Ces DAO sont ensuite transférées par l'agent comptable ou le régisseur.
Elles doivent être réceptionnées dans le module Comptabilité budgétaire
puis mises à jour afin que les pièces justificatives du mandatement
puissent être établies. Les DAO régisseur peuvent être rejetées par
l'ordonnateur dès leur réception.
42
Présentation Générale
Le schéma suivant résume les étapes de la gestion des DAO dans le
module Comptabilité budgétaire. Les étapes optionnelles sont
représentées sur fond gris.
DAO Agent comptable
DAO Régisseur
Réceptionner les Réceptionner les
Diverses dépenses Menues dépenses
Réceptionner les Dépenses Régisseur
Mettre à jour et valider les DAO
Consulter les liquidations générées automatiquement
Imprimer les bordereaux des DAO
Préparer les mandats puis imprimer les mandats et le bordereau journal
Opérer les reversements
Imprimer les documents relatifs aux dépenses
Transférer les propositions d'écritures
automatiques vers le module
Comptabilité générale
Les DAO peuvent être gérées quel que soit le type de budget, budget
principal ou budget annexe.
Présentation Générale
43
Préparation des mandats puis impression des mandats et du
bordereau journal
Les dépenses peuvent être mandatées dès qu'elles ont été liquidées. Les
références bancaires du fournisseur ou du tiers doivent impérativement
avoir été renseignées. Le mandatement s'opère pour toutes les
liquidations en attente.
Dans le module Comptabilité budgétaire, le mandatement s'effectue en
2 temps :
♦ Préparation des mandats : sélection des liquidations d'une période
donnée
♦ Impression des mandats et du bordereau journal des mandats émis.
Lorsque des mandats sont imprimés, ils sont intégrés au prochain
transfert des propositions d'écritures automatiques vers le module
Comptabilité générale.
Reversement
Un reversement peut être saisi avec ou sans mandat préalable :
♦ Le reversement avec mandat préalable peut être utilisé dans le cas
où le fournisseur qui a été sélectionné lors de la liquidation n'est pas
le bon.
♦ La saisie de reversements sans mandat préalable n'est possible que
pour les variations de stock ou les rabais, remises et ristournes.
Pour les variations de stock, sont autorisés les services de
fonctionnement avec stock, le domaine « VSTOCK », les activités de
racine « 0AUGM », les comptes d'atténuation utilisés pour les
opérations d’augmentation de stocks achats (racine 603).Pour les
rabais, remises et ristournes sont autorisés les services de
fonctionnement avec stock et les comptes de rabais, remises et
ristournes (609, 619 et 629)
Outre sa saisie, un reversement donne lieu à l'impression d'un ordre de
reversement et d'un bordereau des ordres de reversement.
44
Présentation Générale
Lorsque des ordres de reversement sont imprimés, ces ordres seront
intégrés au prochain transfert des propositions d'écritures automatiques
vers le module Comptabilité générale.
Présentation Générale
45
Documents relatifs aux dépenses
Lors de la gestion des dépenses, le module Comptabilité budgétaire
vous permet d'imprimer divers documents relatifs aux dépenses.
Documents de travail
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
Liste et fiche des fournisseurs
Liste des articles
Liste des approvisionnements en attente
Liste des approvisionnements anticipés en cours de réception
Liste des engagements en attente de liquidation
Liste des liquidations en attente de mandatement
Liste des Dépenses Avant Ordonnancement
Liste des Dépenses Avant Ordonnancement régisseur rejetées
Liste des mandats émis
Liste des reversements en attente d'impression
Cumul des opérations par compte de dépenses
Opérations globales ou historiques des opérations par fournisseur.
Documents
♦ Documents des approvisionnements : fiches d'approvisionnement et
bons de commande.
Documents "Compte financier"
♦ Bordereaux des Dépenses Avant Ordonnancement (Menues dépenses
et Dépenses Régisseur)
♦ Mandats et bordereau des mandats émis
♦ Ordres de reversement et leur bordereau.
46
Présentation Générale
Situation périodique à remettre à l'ordonnateur
♦ Situation des dépenses engagées, par service, par ligne budgétaire,
par domaine, par activité.
Document à imprimer en fin d'exercice
♦ Feuillets budgétaires : historique des mandats et historique des
reversements.
Présentation Générale
1.5.
47
Gestion des recettes
Le schéma suivant résume les étapes de la gestion des recettes internes
et des recettes externes dans le module Comptabilité budgétaire. Les
étapes optionnelles sont représentées sur fond gris.
Recettes internes
Recettes externes
Saisir la liquidation des recettes
Réceptionner les recettes
Traiter et valider les recettes
Imprimer les ordres de recettes et leur bordereau
Saisir la réduction des recettes
Imprimer les ordres de réduction de
recettes et leur bordereau
Imprimer les ordres de réduction de
recettes et leur bordereau
Imprimer les autres documents relatifs aux recettes (situation, cumul, historique)
Transférer les propositions d'écritures automatiques vers le module Comptabilité
générale
48
Présentation Générale
Recettes internes
Une annulation ou une réduction de recette peut être saisie avec ou sans
ordre de recette préalable :
♦ Lorsqu'un ordre de recette a été émis pour un montant supérieur à
la recette réellement constatée, par exemple, pour les produits
scolaires, l'ordre peut être réduit.
♦ La saisie de réductions de recettes sans ordre de recette préalable
n'est possible que pour les variations de stock ou les rabais, remises
et ristournes. Pour les variations de stock sont autorisés les services
de fonctionnement avec stock, le domaine « VECOUR », les activités
de racine « 0DIMI », les comptes utilisés pour les opérations de
diminution de stocks ventes (racine 713). Pour les rabais, remises et
ristournes sont autorisés les services de fonctionnement avec stock et
les comptes de rabais, remises et ristournes (709)
Recettes externes
Les recettes externes sont les factures et les avoirs saisis dans
l’application Progré. Ce traitement concerne les GRETA ou
groupements de service, gérés en tant que Budget annexe par un EPLE.
Leur réception permet leur prise en compte en Comptabilité budgétaire
sous la forme de recettes ou de réductions de recettes, sans possibilité
de rejet de la part de l’ordonnateur, puis leur transfert vers le module
Comptabilité générale.
Dans ce module, le comptable informera Progré sur l’acceptation ou le
rejet de ces recettes externes, le comptable pouvant rejeter un ordre de
recette d’origine recette externe.
Les écritures automatiques correspondantes validées permettront la
génération de créances d’origine recette externe.
Documents relatifs aux recettes
Lors de la gestion des recettes, le module Comptabilité budgétaire vous
permet d'imprimer divers documents relatifs aux recettes.
Présentation Générale
Documents de travail
♦
♦
♦
♦
♦
♦
Liste des recettes en attente d'impression
Liste des réductions de recettes en attente d'impression
Cumul des opérations par compte de recettes
Liste des recettes externes réceptionnées
Liste des recettes externes en attente.
Liste des recettes externes transférées.
Documents "Compte financier"
♦ Ordres de recettes et bordereau des ordres de recettes
♦ Ordres de réduction de recettes et bordereau des ordres de
réduction de recettes.
Situation périodique à remettre à l'ordonnateur
♦ Situation des recettes, par service, par ligne budgétaire, par
domaine, par activité. Document à imprimer en fin d'exercice
♦ Feuillets budgétaires, historique des recettes et historique des
réductions de recettes.
49
50
Présentation Générale
1.6.
Gestion des mémoires
Un mémoire permet à un fournisseur de notifier à son client les motifs
pour lesquels ce client a une dette envers ce fournisseur. Ce document
doit permettre au client, d'une part, de vérifier la véracité des
prestations fournies et de justifier sa comptabilité, d'autre part, de
disposer des éléments permettant de désintéresser son fournisseur.
Un mémoire est donc établi à l'attention d'un client pour une ou un
ensemble de prestations assurées par l'établissement.
La saisie des mémoires n’est plus possible en période complémentaire
après basculement.
Le schéma suivant résume les étapes de la gestion des mémoires dans le
module Comptabilité budgétaire. L'étape optionnelle est représentée sur
fond gris.
Un ordre de recette d’origine mémoire peut être rejeté par l’agent
comptable. De même, il est possible de rejeter un ordre de réduction de
recette issu d’un rectificatif de mémoire, voire un rejet automatique si la
pièce d’origine est rejetée.
Présentation Générale
Saisir les clients
Saisir les prestations
Gérer les mémoires (saisie, impression, validation et impression des ordres de recettes)
Gérer les rectificatifs des mémoires (saisie, impression,
validation et impression des ordres de recettes ou de
réduction de recettes)
Transférer les propositions d’écritures automatiques vers le module
Comptabilité générale
51
52
Présentation Générale
Clients
Le fichier des clients est commun à tous les établissements gérés dans le
module Comptabilité budgétaire. Le module Comptabilité budgétaire
permet de gérer des clients temporaires; la fiche de ces clients n’est pas
conservée lors du changement d'exercice.
Les clients peuvent être créés et mis à jour au démarrage de la gestion
des mémoires mais également lors de la saisie des mémoires.
Prestations
Le fichier des prestations est commun à tous les établissements gérés
dans le module Comptabilité budgétaire. Le module Comptabilité
budgétaire permet de gérer des prestations temporaires ; la fiche de ces
prestations n’est pas conservée lors du changement d'exercice.
Les prestations peuvent être créées et mises à jour au démarrage de la
gestion des mémoires mais également lors de la saisie des mémoires.
Mémoires
Après sa saisie, un mémoire doit être imprimé puis validé.
Lors de la validation des mémoires, des ordres de recettes sont
automatiquement générés. Le débiteur est le client et la référence de
l'ordre est celle du mémoire. Ces ordres de recettes ne peuvent pas être
modifiés mais doivent être imprimés.
Si plusieurs mémoires ont la même imputation, ces mémoires sont
regroupés sur un seul ordre de recette. La zone Débiteur de cet ordre de
recette est alors DIVERS DÉBITEURS et un état récapitulatif des
recettes mémoires est joint à l'ordre de recette.
Présentation Générale
53
Rectificatifs des mémoires
Dès qu'un mémoire a été imprimé, il ne peut plus être modifié
directement. Si vous devez le modifier, vous devez terminer le
traitement du mémoire, c’est-à-dire le valider et imprimer l'ordre de
recette, puis saisir un rectificatif de mémoire. Ce rectificatif doit ensuite
être imprimé et validé puis vous devez imprimer l'ordre de recette ou
l'ordre de réduction de recette.
Transfert vers la Comptabilité générale
Lorsque les ordres de recette et les ordres d'annulation ou de réduction
de recettes correspondant aux mémoires et aux rectificatifs ont été
imprimés, vous pouvez transférer les écritures automatiques
correspondantes vers le module Comptabilité générale. Leur
validation permettra la création ou la mise à jour des créances d’origine
mémoire correspondantes.
Documents relatifs aux mémoires
Lors de la gestion des mémoires, le module Comptabilité budgétaire
vous permet d'imprimer divers documents relatifs aux mémoires.
Documents de travail
♦
♦
♦
♦
♦
Liste des clients
Liste des prestations
Liste des mémoires non validés
Liste des rectificatifs non validés
Listes des mémoires et des rectificatifs transférés vers les
encaissements.
Documents
♦ Mémoires
♦ Rectificatifs.
54
Présentation Générale
Documents "Compte financier"
♦ Ordres de recettes des mémoires et leur bordereau
♦ Ordres de recettes et/ou ordres de réduction de recettes des
rectificatifs des mémoires.
Document à imprimer en fin d'exercice
♦ Historique des mémoires et de leurs rectificatifs.
1.7.
Gestion des réimputations
Lorsque des mandats ou des ordres de recettes ont été imputés à tort, la
réimputation permet de régulariser la Comptabilité budgétaire.
Seules les réimputations de l'ordonnateur sont traitées. Si l'agent
comptable souhaite une réimputation, il formule sa demande, par écrit,
auprès de l'ordonnateur.
Deux types de réimputations sont proposés :
- les réimputations budgétaires (réimputation ne modifiant ni le
service ni le compte PCG)
- les réimputations comptables (réimputation ayant au moins une
ligne avec le service ou le compte différent).
Les réimputations budgétaires sont validées et numérotées ; elles ne
sont pas éditées sur un certificat.
Elles ne sont pas transmises à l’agent comptable.
Un mandat ou un ordre de recette rejeté par l'agent comptable ne peut
plus être réimputé.
Présentation Générale
55
Le schéma suivant résume les étapes de la gestion des réimputations
dans le module Comptabilité budgétaire. :
Saisir les réimputations (sur les mandats et/ou les recettes)
Imprimer les certificats des réimputations comptables
Valider les réimputations budgétaires
Transférer les propositions d’écritures
automatiques vers le module Comptabilité
Documents relatifs aux réimputations
Lors de la gestion des réimputations, le module Comptabilité budgétaire
vous permet d'imprimer deux documents relatifs aux réimputations :
♦ Liste des réimputations saisies
♦ Certificats de réimputation.
Les réimputations ne figurent pas sur les mandats et les ordres de recettes
mais sont inscrites sur les feuillets budgétaires des mandats et les
feuillets budgétaires des ordres de recettes. Sur ces documents, les
réimputations apparaissent en négatif pour l'ancienne imputation et en
positif pour la nouvelle imputation. Les mouvements en positif sont
comptabilisés dans le nombre de pièces.
56
Présentation Générale
1.8.
Transfert des propositions d'écritures automatiques
vers le module Comptabilité Générale
Le module Comptabilité budgétaire génère des propositions d'écritures
automatiques lors de différentes opérations réalisées dans le module :
Opération
Propositions d'écritures
automatiques générées
Impression des mandats
Dépenses
Impression des ordres de
reversement
Impression des certificats de
réimputation des mandats
Réception des mandats
prévisionnels (extourne)
Impression des ordres de
recettes
Recettes
Impression des ordres de
réduction de recettes
Impression des certificats de
réimputation des recettes
Réception des recettes
prévisionnelles (extourne)
Le transfert de ces écritures permet à l'agent comptable de les traiter
dans le module Comptabilité générale.
Ce transfert ne doit pas être effectué après chaque opération budgétaire
réalisée mais globalement, pour l'ensemble des opérations saisies et
imprimées sur une période donnée.
Présentation Générale
57
Documents relatifs aux transferts des écritures automatiques
Le module Comptabilité budgétaire vous permet d'imprimer deux
documents relatifs aux transferts des écritures automatiques :
♦ Liste des propositions d'écritures automatiques en attente de
transfert
♦ Liste des propositions d'écritures automatiques transférées.
1.9.
Gestion des rejets
Les propositions d'écritures automatiques transférées vers le module
Comptabilité générale peuvent faire l'objet d'un rejet motivé de l'agent
comptable. Un rejet peut concerner : un mandat, un ordre de
reversement, un mandat réimputé, un ordre de recette, un ordre de
réduction de recette, ou une recette réimputée.
Les rejets générés à partir du module Comptabilité générale doivent être
réceptionnés dans le module Comptabilité budgétaire puis imprimés à
partir de ce module, lors de la réception.
Documents relatifs aux rejets
Lors de la gestion des rejets, le module Comptabilité budgétaire vous
permet d'imprimer divers documents relatifs aux rejets :
♦ Liste des rejets réceptionnés
♦ Bordereau journal des mandats rejetés
♦ Bordereau des ordres de recettes rejetés
♦ Bordereau des ordres de réduction de recettes rejetés
♦ Bordereau des ordres de reversement rejetés
♦ Certificats de réimputation rejetés.
58
Présentation Générale
1.10. Gestion de la période d'inventaire
Après le basculement -changement d'exercice-, la période d'inventaire
permet de terminer les opérations relatives à l'exercice précédent. La
période d'inventaire remplace la période complémentaire qui était
utilisée précédemment. Elle permet de passer toutes les écritures
d’inventaire, stocks, sorties d’inventaire… et de prendre en charge les
dépenses et recettes dont le montant n’est pas connu exactement au
31 décembre.
Pour solder les opérations avec flux financiers créées pendant la période
d’inventaire, l’utilisation de la méthode de l’extourne est désormais
obligatoire pour tous les établissements de l’agence comptable
Les opérations d'ordre s'effectuent complètement sur l'exercice
antérieur. Elles ne sont donc pas concernées par ces méthodes.
Méthode de l'extourne
Cette méthode permet de solder, sur l’exercice suivant, les opérations de
la période d’inventaire par la technique de la contre-passation des
écritures.
L’utilisation de la méthode de l’extourne est désormais obligatoire
La méthode de l’extourne concerne désormais toutes les opérations que
ce soit en section fonctionnement ou dans la section des opérations en
capital.
Elle concerne également les recettes externes.
Présentation Générale
59
Dans la méthode de l'extourne :
♦ Les opérations sont entièrement budgétisées pour leur valeur exacte :
un nouveau mandat et un nouvel ordre de recette sont saisis avec le
montant exact à liquider et les opérations passées sur l'exercice
antérieur sont annulées, sur le plan budgétaire, par une contrepassation.
♦ Les surestimations de l'exercice antérieur ne sont pas récupérées
♦ En cas de sous estimation, le complément est automatiquement
prélevé sur les crédits disponibles de l’exercice en cours
♦ Chaque opération extournée est donc suivie et utilisable uniquement
pour son objet initial.
La méthode de l'extourne ne peut être utilisée que pour les opérations
avec flux financiers.
Au terme de la période d'inventaire, s'il reste des montants à extourner
pour des mandats d'extourne et des ordres de recettes d'extourne, ces
montants apparaîtront dans le compte financier de cet exercice.
60
Présentation Générale
2. Les échanges de données entre le module
Comptabilité budgétaire et son
environnement
Le module Comptabilité budgétaire échange des données avec d'autres
modules de l'application GFC (GFC Admin, Préparation Budgétaire,
Comptabilité générale et Régie) et d'autres logiciels (Progré). Le
schéma suivant résume les échanges de données mis en œuvre lors de la
gestion de la Comptabilité budgétaire :
Comptabilité
Générale
Administration
Etablissements
Profils
Utilisateurs
Basculement
Budget
Ecritures
automatiques
Mémoires et
rectificatifs
Comptabilité
Budgétaire
Budget
EPA
Préparation
Budgétaire
Régies
D.A.O. du
régisseur
D.A.O.
Rejets
Présentation Générale
61
Le tableau suivant précise, pour chaque module de l’application GFC,
les échanges de données réalisés avec le module Comptabilité
budgétaire.
Le module Administration de GFC (GFC Admin) permet de
préparer les accès au module Comptabilité budgétaire :
création des établissements, des profils d'utilisation, des
utilisateurs, définition des restrictions sur les nomenclatures,
saisie des paramètres généraux de GFC, et d'effectuer diverses
opérations courantes : libération du réseau, remise à zéro du
mot de passe d'un utilisateur, de procéder à l’importation exportation de la Comptabilité Budgétaire vers le Compte
financier.
Le budget étant saisi dans le module Préparation
Budgétaire, le budget provisoire et/ou exécutoire est
réceptionné dans le module Comptabilité budgétaire.
Comptabilité
générale
Le module Comptabilité budgétaire transfère au module
Comptabilité générale :
♦ Le budget, après réception et après chaque validation de
DBM
♦ Les propositions d'écritures automatiques générées lors des
opérations budgétaires : mandatement, reversement,
recette, réduction de recette, réimputation ou opérations
d'extourne
Le module Comptabilité budgétaire réceptionne du module
Comptabilité générale :
♦ Les Dépenses Avant Ordonnancement : diverses dépenses
et menues dépenses
♦ Les rejets de propositions d'écritures automatiques.
62
Présentation Générale
Le module Comptabilité budgétaire réceptionne, du module
des régies d'avance, les Dépenses Avant Ordonnancement
(diverses dépenses et menues dépenses).
Régies
Présentation Générale
63
3. Particularités d'utilisation du module
Comptabilité budgétaire
Cette section présente quelques particularités d'utilisation du module
Comptabilité budgétaire :
3.1. Les utilisateurs et leurs droits d'accès
3.2. L'utilisation ou non des nomenclatures de référence
3.3. La sauvegarde et la restauration des données
3.1.
Les utilisateurs et leurs droits d'accès
L'accès au module Comptabilité budgétaire s'effectue au moyen d'un
nom d'utilisateur et d'un mot de passe.
Les noms d'utilisateurs sont créés dans le module Administration de
GFC (GFC Admin) et sont associés à des droits d'accès :
établissements autorisés et profil d'utilisation pour chacun de ces
établissements.
Pour un utilisateur, les droits d'accès définissent :
♦ Le ou les établissements auxquels il peut accéder
♦ Pour chaque établissement, les fonctionnalités autorisées : par
exemple, mise à jour de certaines données pour un établissement et
consultation uniquement pour un autre
♦ L'autorisation d'effectuer ou non des opérations particulières :
dépassement de crédits et modification du seuil des fournisseurs.
♦ Des éventuelles restrictions sur des éléments de nomenclature.
Lors de l'utilisation du module Comptabilité budgétaire, si vous
rencontrez des problèmes d'accès, par exemple, établissement absent de
la liste des établissements ou option désactivée, vous devez contacter
l'administrateur de GFC dans votre établissement afin qu'il puisse y
remédier.
64
Présentation Générale
3.2.
Utilisation ou non des nomenclatures de référence
Les nomenclatures de référence définies dans l’instruction codificatrice
M9.6 applicable aux établissements publics locaux d’enseignement sont
constituées des services, domaines activités et du plan comptable. Elles
sont fournies avec le module Comptabilité budgétaire.
Ces nomenclatures doivent être utilisées par les établissements dépendant
du ministère de l'éducation nationale.
Pour certains établissements, le module Comptabilité budgétaire peut
être utilisé sans les nomenclatures de référence
Le choix de l'utilisation ou non des nomenclatures de référence
s'effectue dans le module Administration de GFC (GFC Admin). Si
des établissements doivent être installés avec des paramètres différents,
par exemple, un établissement avec les nomenclatures de référence et
un autre sans les nomenclatures de référence, ces établissements doivent
être installés sur des postes différents.
Lorsque le module Comptabilité budgétaire utilise les nomenclatures de
référence, les seules opérations possibles concernant ces références sont :
♦ La saisie de services, si le type d’établissement l’autorise
♦ La saisie de nouveaux domaines
♦ La saisie de nouvelles activités ou la subdivision d’activités
prédéfinies.
♦ La consultation et l'impression des services, des domaines, des
activités et du plan comptable.
Présentation Générale
65
Lorsque le module Comptabilité budgétaire n'utilise pas les
nomenclatures de référence :
♦ Lors de la première réception du budget de Préparation budgétaire,
les éléments de nomenclature saisis dans Préparation budgétaire
remplaceront ceux de Comptabilité budgétaire.
3.3.
La sauvegarde et la restauration des données
Lors de l'utilisation du module Comptabilité budgétaire, la sauvegarde
des données doit être effectuée régulièrement et notamment avant
chaque étape de gestion, avant le démarrage de la réception du budget,
avant la validation d'une DBM….
Cette copie de sécurité vous permet de restaurer les données dans le cas
où un problème surviendrait sur votre micro-ordinateur ou de récupérer
la base de données telle qu'elle était avant une étape de gestion.
Le système de sauvegarde et/ou restauration peut être démarré depuis
l’outil de gestion des bases BD_GFC:
-
Lors de l'installation de
l’application, l’icône d’accès à
l’outil de gestion des bases GFC a
été placé sur le bureau.
-
L’outil de gestion des bases GFC
peut également être démarré à
partir du menu Démarrer.
► Démarrer
► Programmes
► Education nationale
► BD_GFC
66
Présentation Générale
4. L'organisation des menus du module
Comptabilité budgétaire
Cette section présente les menus et sous-menus du module
Comptabilité budgétaire. Lors de l'utilisation du module, vous pouvez
vous y référer pour localiser une opération particulière.
Menus du module Comptabilité budgétaire
Présentation Générale
Options du menu Comptabilité Budgétaire
67
68
Présentation Générale
Vous venez de prendre connaissance des principales caractéristiques du
module Comptabilité budgétaire. Afin de vous familiariser avec son
utilisation, nous vous conseillons d'effectuer la Prise en main proposée
dans la partie suivante. Vous pouvez ensuite mettre en œuvre la gestion
budgétaire de votre établissement en vous reportant au Guide
d'utilisation de ce manuel et en consultant la fenêtre d'aide contextuelle
proposée pour chaque fenêtre du module.
De quels éléments devez-vous disposer pour effectuer la prise en main ?
69
Prise en main
Cette prise en main est destinée à vous familiariser avec l'utilisation du
module Comptabilité budgétaire et vous présente, en détail, les
opérations de base que vous pouvez y effectuer.
Dans cette Prise en main, vous verrez successivement :
1. Quels sont les éléments dont vous devez disposer pour pouvoir
effectuer la prise en main
2. Comment démarrer le module Comptabilité budgétaire
3. L'organisation de la fenêtre principale et les opérations que vous
pouvez effectuer
4. Comment saisir les paramètres de l'établissement
5. Comment modifier le mot de passe
6. Les différents types de fenêtres utilisées dans Comptabilité
budgétaire
7. Comment utiliser une fenêtre standard
8. Une présentation des fenêtres arborescentes
9. Les principales fonctionnalités de sélection.
A l'exception de la saisie des paramètres de votre établissement et de la
modification de votre mot de passe, les opérations que vous réalisez lors
de cette Prise en main n'ont aucun impact sur la Comptabilité
budgétaire de votre établissement. Lorsque vous aurez terminé cette
Prise en main, vous pourrez démarrer la Comptabilité budgétaire de
votre établissement.
Le module Comptabilité budgétaire respecte les standards d'utilisation
des logiciels sous Windows (fenêtres, listes déroulantes…) et son
utilisation s'en trouve ainsi facilitée. Elle nécessite une phase
d'apprentissage. Aussi, nous vous conseillons d'effectuer attentivement
cette Prise en main afin d'assimiler l'ensemble des possibilités qui vous
sont offertes et ainsi d'assurer une utilisation performante du module
Comptabilité budgétaire.
70
De quels éléments devez-vous disposer pour effectuer la prise en main ?
1. De quels éléments devez-vous disposer pour
effectuer la prise en main ?
Les pré-requis au démarrage de la prise en main sont les suivants :
Le module Comptabilité budgétaire doit avoir été installé sur votre
poste de travail
Cette installation s'effectue à partir du CD Rom Comptabilité
Budgétaire en suivant la procédure décrite dans la notice d'installation.
Les accès au module Comptabilité budgétaire doivent avoir été
préparés
Afin de permettre l'utilisation du module Comptabilité budgétaire,
l'administrateur de l'application GFC dans votre établissement doit, au
préalable, avoir préparé les accès au module. Cette préparation
s'effectue à partir du module Administration de GFC (GFC Admin) et
consiste à :
♦ Créer le ou les établissement(s) à gérer
♦ Créer le ou les profil(s) d'utilisation
♦ Créer le ou les utilisateur(s) du module Comptabilité budgétaire
♦ Définir l'accès aux établissements pour les utilisateurs
♦ Définir les restrictions sur les éléments de nomenclature
♦ Renseigner les paramètres généraux de GFC.
L'administrateur de GFC dans votre établissement doit vous avoir
communiqué votre nom d'utilisateur
Lors du démarrage du module Comptabilité budgétaire, vous devez
indiquer votre nom d'utilisateur. Ce nom détermine les établissements
auxquels vous avez accès et les opérations que vous pouvez effectuer
sur chaque établissement.
De quels éléments devez-vous disposer pour effectuer la prise en main ?
71
Outre le nom d'utilisateur, l'accès au module Comptabilité budgétaire
est protégé par un mot de passe. La première fois que vous accédez au
module, vous devez saisir le mot de passe gfc ou celui que vous a
communiqué l'administrateur. Par la suite, vous pouvez modifier ce mot
de passe.
Si toutes les conditions sont réunies, vous pouvez démarrer la prise en
main. Vous allez voir tout d'abord les opérations à réaliser pour
démarrer le module Comptabilité budgétaire.
72
Démarrer le module Comptabilité budgétaire
2. Démarrer le module Comptabilité
budgétaire
Le démarrage du module Comptabilité budgétaire s'effectue en 3 étapes :
2.1. Sélection de la commande de démarrage de GFC
2.2. Choix du module Comptabilité Budgétaire
2.3. Saisie du nom d'utilisateur et du mot de passe
2.4. Choix de l'établissement sur lequel vous souhaitez travailler.
2.1.
Sélectionner la commande de démarrage de GFC
L'application GFC peut être démarrée de 2 façons :
Lors de l'installation, l'icone d'un
raccourci permettant l'accès à
l'application GFC a été installé sur
le bureau de votre microordinateur.
L'application GFC peut également
être démarrée à partir du menu
Démarrer.
► Démarrer
► Programmes
► GFC Windows
► GFC
Lors de cette prise en main, seules les actions signalées par le symbole
doivent être effectuées.
Si ce n'est déjà fait :
Mettre sous tension votre ordinateur
Dans certains contextes, la sélection d'un élément s'opère au moyen d'un
double clic. Vous devez alors cliquer 2 fois consécutivement sur
l'élément.
Sur le bureau de votre micro-ordinateur :
Démarrer le module Comptabilité budgétaire
73
Cliquer 2 fois sur l'icone du raccourci
• La fenêtre Gestion Financière et Comptable s'affiche.
Cette fenêtre permet de sélectionner le module de GFC que vous
souhaitez utiliser.
♦ Les modules affichés en grisé ne sont pas accessibles :
♦ L'accès aux modules pour l'exercice antérieur n'est autorisé que
pendant la période d'inventaire.
2.2.
Choisir le module Comptabilité Budgétaire
Les valeurs de certaines rubriques peuvent être sélectionnées au moyen
de cases à cocher ( ). Pour cocher ou décocher une valeur, vous
devez cliquer sur le libellé ou sur la case à cocher de la valeur.
Pour sélectionner le module Comptabilité Budgétaire :
Cliquer sur le libellé Comptabilité Budgétaire
• Une coche
s'affiche dans la case placée devant le libellé du
module.
Pour démarrer le module Comptabilité budgétaire :
Cliquer sur le bouton
74
Démarrer le module Comptabilité budgétaire
•
La fenêtre Connexion à Comptabilité Budgétaire s'affiche.
Si la base de données n’a pas été initialisée, un message le signale. Par
exemple, "Vous devez initialiser la base avec l’outil BD_GFC". Dans ce
cas, vous devez faire cette initialisation depuis l’outil de gestion des
bases GFC, puis faire une sauvegarde avant de préparer les accès au
module.
Si les accès au module Comptabilité budgétaire n'ont pas été préparés,
un message le signale. Par exemple, "Vous devez initialiser les
paramètres de l'application dans le module Administration de GFC".
Dans ce cas, vous devez demander à l'administrateur de l'application
GFC dans votre établissement de préparer ces accès afin de vous
permettre de démarrer le module.
2.3.
Saisir le nom d'utilisateur et le mot de passe
La fenêtre Connexion à Comptabilité Budgétaire permet d'identifier
l'utilisateur du module :
Si aucun utilisateur n'a été défini pour le module Comptabilité
budgétaire, un message le signale et vous devez demander à
l'administrateur de GFC dans votre établissement de préparer les accès
au module Comptabilité budgétaire.
Démarrer le module Comptabilité budgétaire
75
Pour la Prise en main, vous allez voir successivement comment :
Afficher la fenêtre d'aide
Déplacer la fenêtre "Connexion à Comptabilité Budgétaire"
Naviguer dans les rubriques de la fenêtre d'aide
Afficher une procédure
Saisir le nom d'utilisateur et le mot de passe.
Afficher la fenêtre d'aide
Pour chaque fenêtre du module, vous pouvez afficher une fenêtre d'aide
afin d'être guidé lors des opérations à réaliser dans le contexte.
Cliquer sur le bouton
• La fenêtre d'aide s'affiche.
L'organisation de l'aide en ligne est présentée dans le Mode d'emploi
de ce manuel.
Déplacer une fenêtre
Afin de faciliter la consultation conjointe de l'aide et de la fenêtre du
module, vous pouvez être amené à déplacer la fenêtre du module
Comptabilité budgétaire affichée. Pour cela :
Cliquer sur la fenêtre du module Comptabilité budgétaire affichée
Connexion à Comptabilité Budgétaire
• La fenêtre redevient active ;
• Son titre s'affiche sur fond bleu.
Cliquer sur le titre de la fenêtre du module Comptabilité budgétaire
Connexion à Comptabilité Budgétaire, maintenir le bouton de la
souris enfoncé puis déplacer la fenêtre, par exemple, en haut et à gauche
de l'écran.
76
Démarrer le module Comptabilité budgétaire
Naviguer dans les rubriques de la fenêtre d'aide
Lorsque le contenu d'une fenêtre d'aide n'est pas totalement affiché, les
boutons placés en haut de la fenêtre d'aide permettent un accès direct à
l'une de ses sections :
Section
Contenu
Indique ce que permet de faire la fenêtre
Signale les opérations à réaliser au préalable
Décrit les différents éléments de la fenêtre (rubriques, boutons
de commandes…)
Présente les points importants à connaître pour utiliser
efficacement la fenêtre
Indique ce que vous devez ou ce que vous pouvez faire après
A titre d’exemple :
Cliquer sur le bouton
• La section Points importants s'affiche en haut de la fenêtre d'aide.
A titre d'exercice :
Utiliser les différents boutons de la fenêtre d'aide pour prendre
connaissance des informations qui y sont fournies.
Démarrer le module Comptabilité budgétaire
77
Afficher une procédure
Lorsqu'une fenêtre d'aide contextuelle signale une opération susceptible
d'être réalisée, la procédure à suivre pour réaliser cette opération peut
être affichée dans une fenêtre d'aide spécifique.
suivi de son nom
L'accès à une procédure est signalé par le symbole
de couleur verte et souligné en trait plein.
A titre d'exemple :
Cliquer sur le bouton
• La section Points importants s'affiche en haut de la fenêtre.
Cliquer sur
modifier votre mot de passe
• La fenêtre des procédures s'affiche en bas à gauche.
La fenêtre des procédures vous permet d'être guidé lors des opérations
que vous réalisez avec le module Comptabilité budgétaire.
Pour fermer la fenêtre Procédures :
Cliquer sur sa case de fermeture
Pour fermer la fenêtre Description de la fenêtre :
Cliquer sur sa case de fermeture
Saisir le nom d'utilisateur et le mot de passe
Votre nom d'utilisateur a été défini dans le module Administration de
GFC et vous a été communiqué par l'administrateur de GFC dans votre
établissement.
Saisir, dans la rubrique Nom, votre nom d'utilisateur, par exemple :
ORDONNATEUR
Saisir, dans la rubrique Mot de passe, le mot de passe gfc (en
minuscule) ou celui que vous a communiqué l'administrateur
78
Démarrer le module Comptabilité budgétaire
Rappel : le mot de passe à saisir lors du premier accès est gfc ou celui
que vous a communiqué l'administrateur. Vous pouvez modifier ce mot
de passe à partir du module Comptabilité budgétaire.
Pour valider la saisie :
Cliquer sur OK
• La fenêtre Sélection d'un établissement s'affiche.
2.4.
Choisir l'établissement sur lequel vous souhaitez
travailler
La fenêtre Sélection d'un établissement permet de sélectionner
l'établissement sur lequel vous souhaitez travailler parmi ceux dont
l'accès vous est autorisé : le terme « établissement » représente soit un
budget principal, soit un budget annexe, identifié par un numéro
d’identification et un patronyme.
Pour la Prise en main, vous allez successivement :
Consulter la fenêtre d'aide contextuelle
Afficher la définition d'un terme ou d'une expression
Sélectionner l'établissement
Consulter la fenêtre d'aide contextuelle
Pour afficher la fenêtre d'aide :
Cliquer sur le bouton
Consulter les informations de la fenêtre d'aide
Démarrer le module Comptabilité budgétaire
79
Afficher la définition d'un terme ou d'une expression
Dans les fenêtres d'aide, une définition peut être affichée pour les mots
ou expressions de couleur verte et soulignés en pointillés.
A titre d'exemple :
Cliquer, dans la fenêtre d'aide, sur l'expression GFC Admin
• Sa définition s'affiche.
Pour masquer la définition :
Cliquer n'importe où
• La définition s'efface.
Sélectionner l'établissement
Si vous avez accès à plusieurs établissements, pour en afficher la liste :
Cliquer sur le bouton
• La liste des établissements s'affiche.
Sélectionner, dans la liste, l'un des établissements
Lorsque vous avez terminé les opérations à réaliser sur une fenêtre,
sélection et/ou saisie de données, pour valider ces opérations, vous
devez sélectionner la commande OK.
Lorsque le relief d'un bouton de commande est accentué, la commande
est active, comme c'est le cas pour le bouton OK de cette fenêtre. Vous
pouvez également sélectionner la commande en tapant sur la touche
(touche Entrée).
Pour la Prise en main :
Valider la sélection de l'établissement en tapant
• La fenêtre principale du module Comptabilité budgétaire s'affiche.
Le chapitre suivant présente la fenêtre principale du module
Comptabilité budgétaire et les opérations que vous pouvez y effectuer.
80
Présentation de la fenêtre principale
3. Présentation de la fenêtre principale
La fenêtre principale comporte 6 zones selon le schéma suivant :
1. - Titre de la fenêtre principale
2. – Barre des menus 3. - Barre d’outils
4. – Zone d’affichage des fenêtres 5. -Barre d’état
6. - Barre de tâches Windows
Pour assurer une bonne lisibilité des informations affichées à l'écran,
nous vous conseillons de choisir la définition d'écran 800 x 600 pixels
(Menu Démarrer/Paramètres/Panneau de configuration, outil
Affichage, onglet Paramètres).
Présentation de la fenêtre principale
81
1- Titre de la fenêtre principale
Nom du module de G.F.C.
N° de version
Commandes de la fenêtre
La commande
, Réduire, permet de masquer temporairement la
fenêtre principale du module. Pour réafficher la fenêtre, vous devez
cliquer, dans la barre des tâches de Windows, sur le bouton
.
La commande
La commande
budgétaire.
, Restaurer, permet de réduire la fenêtre principale.
, Fermer, permet de quitter le module Comptabilité
2- Barre de menus
Chaque menu propose une ou plusieurs options permettant d'accéder à
des fenêtres du module Comptabilité budgétaire ou de réaliser diverses
opérations : quitter le module, réorganiser les fenêtres en cascade ou en
mosaïque lorsque plusieurs d'entre elles sont ouvertes…
L'affichage des menus et la sélection des options peuvent s'effectuer de
2 façons différentes :
Au moyen de la souris
Au moyen du clavier.
Sélection au moyen de la souris
A titre d'exercice :
Cliquer sur le nom d'un menu, par exemple Comptabilité Budgétaire
• Le menu s'affiche.
Pour effacer le menu :
Cliquer en dehors du menu
82
Présentation de la fenêtre principale
Sélection au moyen du clavier
Les menus peuvent être affichés et les options sélectionnées directement
à partir du clavier. Pour cela :
Taper sur la touche
(Alt) et garder la touche enfoncée
Taper sur la lettre soulignée du nom du menu, par exemple, C pour
Comptabilité Budgétaire
• Le menu s'affiche.
Taper sur la lettre soulignée d'une option du menu, par exemple, S pour
Sélectionner un établissement
• La fenêtre de sélection d'un établissement s'affiche.
Pour quitter la fenêtre :
Taper sur la touche
Le libellé de certaines options est suivi d'un raccourci clavier qui
permet d'accéder directement à la fenêtre au moyen d'une combinaison
de touches. Par exemple, l'option Visualisation du budget est suivie du
raccourci clavier Ctrl+B. Pour afficher la fenêtre de visualisation du
budget au moyen du raccourci clavier, vous devez appuyer sur la touche
, la maintenir enfoncée puis appuyer sur la touche B.
Les différents types d'options
A titre d'exercice :
Afficher le menu Comptabilité Budgétaire
Les conventions suivantes sont utilisées pour les options de menu :
♦ Les options pour lesquelles le libellé est suivi du symbole
permettent d'accéder à un sous-menu
♦ Les options pour lesquelles le libellé est suivi de … (3 points)
permettent d'accéder à une fenêtre du module Comptabilité
budgétaire
♦ Les autres options permettent d'effectuer directement certaines
opérations, par exemple : actualiser les menus, quitter le module.
Présentation de la fenêtre principale
83
Remarques générales sur les menus et les options du module
Comptabilité budgétaire
Les menus et options proposés diffèrent selon les accès que vous a
autorisés l'administrateur de GFC. A titre d'exemple, si l'administrateur
ne vous a pas autorisé l'accès aux fonctionnalités de gestion des
recettes, l'option Recettes ne sera pas affichée dans le menu
Comptabilité Budgétaire.
Lorsqu'une option est inaccessible dans le contexte, elle s'affiche en
grisé. Par exemple, tant que le budget n’est pas réceptionné, les options
Recettes, Réimputations, Rejets et Transferts sont affichées en grisé
et ne peuvent pas être sélectionnées.
Remarques sur certaines options du module Comptabilité budgétaire :
♦ L'option Actualiser Menus du menu Comptabilité Budgétaire
permet de mettre à jour les menus lorsque vous utilisez Comptabilité
budgétaire en réseau et qu'une autre personne a effectué des
opérations ayant eu un effet sur les menus (activation ou
désactivation d'options)
♦ L'option A propos… du menu Aide permet de consulter le numéro
de la version du module que vous utilisez ainsi que sa date de
diffusion. Ces informations devront être communiquées à votre CRIA
si vous êtes amené à produire des rapports d'anomalies.
Les options accessibles à partir des menus et des sous-menus du module
Comptabilité budgétaire sont présentées en début de ce manuel.
3- Barre d'outils
La barre d'outils reprend certaines options des menus et permet un accès
direct à certaines fenêtres :
84
Présentation de la fenêtre principale
Choix d’un
Établissement
Services
Saisie des
approvisionnements
Edition
de la situation des
dépenses
engagées
Liquidations
Visualisation
du budget
Paramètres
Établissement
Activités
Engagements
Domainess
Liste des
mandats
Liste des
ordres de recettes
Liste des ordres
de reversement
Liste des ordres
de réductions de recette
Gestion
des fournisseurs
Recettes
Edition
de la
situation
des
recettes
Lorsqu'une commande est inaccessible dans le contexte, son icone
s'affiche en grisé. Par exemple, tant que le budget n'a pas été
réceptionné, les boutons Visualisation du budget, Engagements,
Liquidations et Recettes sont affichés en grisé et ne peuvent pas être
sélectionnés.
L'option Barre d'outils du menu Affichage permet de masquer /
réafficher la barre d'outils. Cette option peut vous être utile si vous
n'utilisez pas la barre d'outils et/ou si vous souhaitez accroître la surface
d'affichage des fenêtres de travail.
Pour savoir ce que permet un bouton de commande, il suffit de placer,
au moyen de la souris, le pointeur sur l'icone de la commande.
A titre d'exemple :
Déplacer le pointeur sur l'icone
Présentation de la fenêtre principale
•
•
85
Le libellé Plan comptable (Ctrl+O) s'affiche sous l'icone
Le libellé Gestion des comptes s'affiche dans la barre d'état.
Pour sélectionner une commande, vous devez cliquer sur son icone. Par
exemple, pour afficher la fenêtre du plan comptable :
Cliquer sur l'icone
• La fenêtre Plan comptable s'affiche.
4- Zone d'affichage des fenêtres
Cette zone affiche la ou les fenêtre(s) ouverte(s) du module
Comptabilité budgétaire.
Dans la plupart des contextes, le module Comptabilité budgétaire
permet l'ouverture simultanée de plusieurs fenêtres. Vous pouvez ainsi,
sans quitter un contexte de travail, par exemple, la fenêtre de
visualisation du budget, afficher et consulter d'autres fenêtres, par
exemple, le plan comptable….
A titre d'exercice, vous allez ouvrir 2 autres fenêtres, la fenêtre de
visualisation du budget et la fenêtre des activités :
Cliquer sur l'icone
• La fenêtre Visualisation budget s'affiche.
•
Cliquer sur l'icone
La fenêtre Activités s'affiche.
Lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes, le menu Fenêtre permet de
réorganiser la disposition des fenêtres et d'en sélectionner une :
86
Présentation de la fenêtre principale
A titre d'exercice :
Entraînez-vous à l'utilisation des différentes options de réorganisation
de la disposition des fenêtres
Lorsque vous avez terminé l'exploration des différentes options du
menu Fenêtre, pour fermer chacune de trois fenêtres :
Cliquer sur sa case de fermeture
L'ouverture simultanée de plusieurs fenêtres n'est, cependant, pas
toujours possible. Par exemple, lorsque la fenêtre Sélection d'un
établissement est ouverte, aucune autre fenêtre du module Comptabilité
budgétaire ne peut être ouverte.
5- Barre d'état
La barre d'état située en bas de la fenêtre principale permet de vérifier
les caractéristiques principales de la session en cours d'exécution. Elle
fournit les indications suivantes :
Présentation de la fenêtre principale
Date de saisie
N° de l’établissement
87
Nom d’utilisateur saisi lors de la connexion
Exercice comptable en cours
Au démarrage du module, la date de saisie correspond à la date du jour.
Si nécessaire, vous pouvez modifier la date de saisie (Menu
Paramètres, option Application…, onglet Date).
Lorsque vous désignez un bouton de la barre d'outils, son libellé
s'affiche dans la barre d'état.
L'option Barre d'état du menu Affichage permet de masquer /
réafficher la barre d'état. Cette option peut vous être utile si vous
souhaitez accroître la surface d'affichage des fenêtres de travail.
88
Présentation de la fenêtre principale
6- Barre des tâches de Windows
Lors de l'utilisation du module Comptabilité budgétaire, vous pouvez
être amené à utiliser les commandes suivantes :
Cette commande vous permet, si nécessaire, de
démarrer un autre logiciel, par exemple : un
logiciel bureautique (Word, Excel…).
Cette commande permet d'afficher la fenêtre de
démarrage des modules de GFC. Vous pouvez
ainsi, sans quitter le module en cours, en ouvrir un
autre. Cette possibilité vous permet de passer
facilement d'un module à l'autre à partir de la barre
des tâches de Windows.
Lorsque vous aurez masqué temporairement une
fenêtre, par exemple, la fenêtre principale du
module ou la fenêtre d'aide, vous devrez cliquer
sur le bouton de la fenêtre pour la réafficher.
Cette commande, Log, permet d'afficher par un
double clic, la liste des événements qui se sont
déroulés avec GFC depuis le début de la session
de travail (fenêtre Log). En cas de problème avec
GFC, votre CRIA peut vous demander d'imprimer
cette liste et de la lui communiquer. Une
présentation détaillée de la fenêtre Log est fournie
à la fin du Guide d'utilisation.
Lorsqu'un dysfonctionnement s'est produit avec
GFC, un point rouge s'affiche sur l'icone de cette
commande
.
Affichage de la fenêtre d'aide de la fenêtre principale
Présentation de la fenêtre principale
89
Lorsqu'une fenêtre ne comporte pas le bouton Aide, l'affichage de la
fenêtre d'aide s'opère uniquement au moyen de la touche
.
A titre d'illustration :
Taper sur la touche
• La fenêtre d'aide s'affiche.
Vous allez voir maintenant comment accéder au sommaire de l'aide en
ligne.
Accès au sommaire de l'aide en ligne
Indépendamment des fenêtres d'aide affichées à partir des fenêtres de
travail, vous pouvez, à tout moment, accéder au sommaire de l'aide en
ligne.
Cet accès peut s'effectuer :
- au moyen du bouton Rubriques d'aide de la fenêtre d'aide
- à partir de l'option Rubriques d'aide du menu Aide.
A titre d'exemple, dans la fenêtre d'aide :
Cliquer sur le bouton Rubriques d'aide
• La fenêtre Rubriques d'aide : GFC - Comptabilité budgétaire V14.1 s'affiche.
La date affichée permet de repérer la date de dernière mise à jour de
l'aide du module Comptabilité budgétaire.
Cette fenêtre comporte 3 volets :
♦ Sommaire de l'aide
♦ Index
♦ Rechercher.
90
Présentation de la fenêtre principale
Le volet Sommaire de l'aide permet d'accéder :
♦ Au lexique
♦ Aux fenêtres d'aide contextuelles
♦ Aux procédures.
A partir de cette fenêtre, vous allez voir comment :
Consulter le lexique
Accéder aux autres fenêtres d'aide contextuelles
Accéder aux procédures
Accéder à une fenêtre d'aide à partir de l'index
Accéder à une fenêtre d'aide à partir du volet
Rechercher
Afficher la fenêtre d'aide précédente.
Consulter le lexique
Dans certains contextes, la sélection d'un élément s'opère au moyen d'un
double clic. Vous devez alors cliquer 2 fois consécutivement sur
l'élément.
Dans le volet Sommaire de l'aide :
Cliquer 2 fois sur Lexique
• La fenêtre Lexique s'affiche.
Cette fenêtre présente la liste des termes ou expressions pour lesquels
une définition est fournie.
A titre d'exercice, vous allez consulter la définition du terme UAI :
Déplacer l'ascenseur vers le bas de la fenêtre
Cliquer sur le terme UAI
• La définition du terme s'affiche.
Pour masquer la définition :
Cliquer n'importe où
• La définition s'efface.
Pour fermer la fenêtre Lexique de Comptabilité budgétaire :
Cliquer sur sa case de fermeture
Présentation de la fenêtre principale
Accéder aux autres fenêtres d'aide contextuelles
Pour réafficher le sommaire de l'aide :
Sélectionner, dans le menu Aide, l'option Rubriques d'aide
• La fenêtre Rubriques d'aide : GFC - Comptabilité budgétaire V 15.1 s'affiche.
La rubrique Fenêtres d'aide contextuelles permet d'accéder
directement à une fenêtre d'aide contextuelle.
Cliquer 2 fois sur Fenêtres d'aide contextuelles
• La première section, Accès à Comptabilité Budgétaire, comporte
les fenêtres d'aide des fenêtres d'accès au module
• Les sections suivantes comportent les fenêtres d'aide des autres
options du module.
A titre d'exemple :
Cliquer 2 fois sur Accès à Comptabilité Budgétaire
• La liste des fenêtres d'aide relatives à l'accès au module s'affiche.
Pour accéder à une fenêtre d'aide, vous devez cliquer 2 fois sur son
nom, par exemple :
Cliquer 2 fois sur Sélection d'un établissement
• La fenêtre d'aide de la sélection d'un établissement s'affiche.
Pour la Prise en main, vous allez revenir au sommaire de l'aide :
Cliquer sur le bouton Rubriques d'aide
• La fenêtre Rubriques d'aide : GFC - Comptabilité budgétaire V 15.1 s'affiche.
Pour fermer la section Accès à Comptabilité Budgétaire :
Cliquer 2 fois sur Accès à Comptabilité Budgétaire
Pour fermer la section Fenêtres d'aide contextuelles :
Cliquer 2 fois sur Fenêtres d'aide contextuelles
91
92
Présentation de la fenêtre principale
Accéder aux procédures
La troisième section du Sommaire de l'aide, Procédures, permet
d'accéder directement à une procédure du module Comptabilité
Budgétaire.
Cliquer 2 fois sur Procédures
• Le plan des procédures s'affiche.
Lorsque vous souhaitez être guidé pour la réalisation d'une opération,
vous devez vous référer à la section correspondante et repérer
l'opération à réaliser. A titre d'exemple, pour savoir comment réduire
puis réafficher une fenêtre :
Cliquer 2 fois sur Utiliser les commandes spéciales
Cliquer 2 fois sur Réduire / réafficher une fenêtre
• La procédure à suivre s'affiche.
Pour fermer la fenêtre Procédures de Comptabilité budgétaire :
Cliquer sur sa case de fermeture
Pour la Prise en main, vous allez revenir au sommaire de l'aide :
Cliquer sur le bouton Rubriques d'aide
• La fenêtre Rubriques d'aide : GFC - Comptabilité budgétaire V 15.1 s'affiche.
Pour fermer la section ouverte :
Cliquer 2 fois sur Utiliser les commandes spéciales
Présentation de la fenêtre principale
93
Accéder à une fenêtre d'aide à partir de l'index
Le système d'aide vous permet d'accéder à une fenêtre d'aide à partir
d'une entrée d'index. Vous pouvez ainsi accéder directement à une
fenêtre d'aide à partir d'un mot ou d'une expression.
Dans la fenêtre Rubriques d'aide : GFC - Comptabilité budgétaire V 15.1:
Cliquer sur l'onglet Index
• La liste des entrées d'index s'affiche.
La première rubrique de ce volet permet de saisir le terme ou
l'expression recherchée.
A titre d'exemple :
Taper four
• L'entrée d'index Fournisseurs est sélectionnée dans la liste des
entrées d'index.
Cliquer 2 fois sur Fournisseurs
• La fenêtre d'aide correspondant à cette entrée d'index s'affiche.
Pour la Prise en main, vous allez revenir au sommaire de l'aide :
Cliquer sur le bouton Rubriques d'aide
• La fenêtre Rubriques d'aide : GFC - Comptabilité budgétaire V 15.1 s'affiche.
94
Présentation de la fenêtre principale
Accéder à une fenêtre d'aide à partir du volet Rechercher
Le troisième volet de la fenêtre Rubriques d'aide : GFC Comptabilité budgétaire - V 15.1 vous permet d'accéder à une fenêtre
d'aide à partir d'un mot ou d'une expression utilisé dans l'aide. Pour
cela, le système d'aide doit, la première fois, procéder à l'inventaire de
l'ensemble des mots et expressions de l'aide en ligne.
Cliquer sur l'onglet Rechercher
L'assistant création de recherche s'affiche.
Cliquer sur Suivant
Cliquer sur Terminer
• L'inventaire des mots et expressions s'opère.
•
•
Lorsque l'inventaire est terminé :
Le volet Rechercher s'affiche.
A titre d'exemple, vous allez rechercher une fenêtre d'aide où le terme
budget est utilisé :
Dans la zone 2, cliquer sur le terme budget
• Les contextes où ce terme est utilisé s'affichent dans la zone 3.
Cliquer 2 fois sur Aperçu/impression des Historiques du budget
• Une fenêtre d'aide qui mentionne le terme s'affiche.
Présentation de la fenêtre principale
95
Afficher la fenêtre d'aide précédente
Lorsque vous avez affiché successivement plusieurs fenêtres d'aide, le
bouton Précédent de la fenêtre d'aide permet de revenir sur les fenêtres
précédentes.
A titre d'illustration :
Cliquer plusieurs fois sur le bouton Précédent
Pour l'instant, vous n'allez pas effectuer d'autres opérations sur les
fenêtres d'aide :
Cliquer sur la case de fermeture de la fenêtre d'aide
Rappel : le contenu de l'ensemble des fenêtres d'aide est fourni dans le
fichier CBud.PDF. Il est accessible depuis le menu Aide Documentation PDF – Aide en ligne. Si vous préférez être guidé à
partir d'un document papier plutôt qu'à partir de l'aide en ligne, nous
vous conseillons d'imprimer ce fichier à partir du logiciel Adobe
Acrobat.
Vous venez de voir comment est organisée la fenêtre principale et les
opérations que vous pouvez y réaliser. Vous allez voir maintenant
comment saisir les paramètres de l'établissement.
96
Saisir les paramètres de l’établissement
4. Saisir les paramètres de l'établissement
Les paramètres permettent de préciser certaines caractéristiques de
l'établissement : ses coordonnées, son rattachement, sa structure.
Ces paramètres ont des impacts sur le fonctionnement du module
Comptabilité budgétaire. A titre d'exemples :
- Les coordonnées de l'établissement ainsi que le nom des
responsables apparaîtront sur certains documents imprimés à partir
du module.
- La structure du budget (principal ou annexe) a une conséquence sur
l’accès à certains traitements
Afin d'assurer un fonctionnement optimal du module Comptabilité
budgétaire, la saisie des paramètres de l'établissement doit être réalisée
avec la plus grande attention.
Pour la Prise en main, vous allez saisir les paramètres de
l'établissement en cours :
Sélectionner, dans le menu Paramètres, l’option Établissement…
• La fenêtre Paramètres établissement s'affiche :
Saisir les paramètres de l’établissement
Pour la Prise en main, vous allez voir comment :
Naviguer dans une fenêtre multi volets
Saisir les informations générales de l'établissement
Saisir le rattachement de l'établissement
Saisir la structure de l’établissement
Saisir les autres informations relatives à l'établissement.
97
98
Saisir les paramètres de l’établissement
Naviguer dans une fenêtre multi volets
Certaines fenêtres du module Comptabilité budgétaire comportent
plusieurs volets identifiés par des onglets :
Pour accéder à un volet, vous devez cliquer sur l'onglet correspondant.
A titre d'exercice :
Cliquer sur l'onglet Rattachement
• Le deuxième volet de la fenêtre s'affiche.
Cliquer sur l'onglet Structure
• Le troisième volet de la fenêtre s'affiche.
Cliquer sur l'onglet Autres
• Le troisième volet de la fenêtre s'affiche.
Cliquer sur l'onglet Informations générales
• Le premier volet de la fenêtre s'affiche.
Lorsqu'une fenêtre comporte plusieurs volets, une fenêtre d'aide est
fournie pour chacun des volets de la fenêtre.
Lorsqu'une fenêtre comporte plusieurs volets, les boutons OK et
Annuler permettent d'enregistrer ou d'annuler les informations saisies
et modifiées sur l'ensemble des volets.
Saisir les paramètres de l’établissement
99
Saisir les informations générales de l'établissement
Pour afficher l'aide du volet Informations générales :
Cliquer sur le bouton
Afin de faciliter la consultation de l'aide, vous allez déplacer la fenêtre
Paramètres établissement en haut et à gauche :
Cliquer sur le titre de la fenêtre, Paramètres établissement, maintenir
le bouton de la souris enfoncé puis placer la fenêtre en haut et à gauche
Consulter les informations de la fenêtre d'aide
Vous allez maintenant renseigner les rubriques de ce volet :
Modifier, si nécessaire, le patronyme de l'établissement
Pour passer à la rubrique suivante, vous pouvez :
Cliquer dans le cadre de saisie de la rubrique
ou
Taper sur la touche
(Tabulation)
Pour passer à la rubrique précédente, vous pouvez :
Cliquer dans le cadre de saisie de la rubrique
ou
Maintenir enfoncée la touche
(Majuscule) puis taper sur la touche
(Tabulation)
Lors de la saisie des informations d'une fiche, nous vous conseillons
d'utiliser plutôt la touche de tabulation ( ) pour passer d'une rubrique
à l'autre.
Renseigner les différentes rubriques du volet
Lorsque vous avez terminé la saisie des informations du premier volet :
Cliquer sur l'onglet Rattachement
100
Saisir les paramètres de l’établissement
Saisir le rattachement de l'établissement
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
La valeur de certaines rubriques peut être sélectionnée dans une liste
déroulante. Ces rubriques sont signalées par le bouton
placé après
le cadre de saisie de la rubrique.
La valeur d'une rubrique comportant une liste déroulante peut être
renseignée de trois façons différentes :
En tapant le ou les premiers caractères de la valeur. Par exemple,
pour la rubrique Libellé de la zone Académie, si vous tapez P, la
valeur PARIS s'affiche automatiquement
ou
En faisant défiler les valeurs au moyen des touches de déplacement
(flèches)
ou
En cliquant sur le bouton
puis en sélectionnant la valeur dans la
liste déroulante
Ces différentes méthodes peuvent être combinées, par exemple, accès à
une valeur par saisie d'un caractère puis défilement au moyen des
touches ou sélection dans la liste.
Pour certaines rubriques, la valeur souhaitée doit être sélectionnée au
moyen du bouton radio . Pour ces rubriques, seule une valeur peut
être sélectionnée.
Pour sélectionner la valeur de la rubrique, vous devez :
Cliquer sur le libellé ou le bouton radio de la valeur souhaitée
Pour la Prise en main :
Renseigner les différentes rubriques relatives au rattachement de
l'établissement
Lorsque vous avez terminé la saisie des informations du deuxième volet :
Cliquer sur l'onglet Structure
Saisir les paramètres de l’établissement
101
Saisir la structure
Pour connaître l'organisation du volet et les opérations qui peuvent y
être effectuées :
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Renseigner la structure de votre établissement
Si votre établissement a la structure Budget principal et annexes, les
budgets annexes associés renseignés en Préparation budgétaire sont
affichés dans un tableau, avec, pour chacun d’eux, le numéro
d’établissement et le libellé du service général.
Si votre établissement est déclaré en tant que Budget annexe, le numéro
et le patronyme du budget principal sont affichés.
Lorsque vous avez terminé la saisie des informations du troisième volet :
Cliquer sur l'onglet Autres
Saisir les autres informations relatives à l'établissement
Pour connaître l'organisation du volet et les opérations qui peuvent y
être effectuées :
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Renseigner, si nécessaire, les informations de ce dernier volet
Lorsque vous avez terminé les opérations sur ce quatrième volet :
Cliquer sur OK
• Les données saisies sont enregistrées et la fenêtre se ferme.
Pour fermer la fenêtre d'aide :
Cliquer sur sa case de fermeture
Vous venez de voir comment s'opère la saisie des paramètres
établissement. Vous allez voir maintenant comment modifier votre mot
de passe.
102
Modifier le mot de passe
5. Modifier le mot de passe
Lorsque vous démarrez l'utilisation du module Comptabilité budgétaire,
le mot de passe par défaut est gfc ou celui que vous a communiqué
l'administrateur de GFC dans votre établissement. Vous allez voir
comment :
Modifier votre mot de passe
Dans ce contexte, nous vous présentons également d'autres opérations
que vous pouvez réaliser sur les fenêtres d'aide. Vous allez voir
successivement comment :
Réduire / réafficher la fenêtre d'aide
Agrandir ou réduire la taille de la police de caractères de l'aide
Imprimer le contenu de la fenêtre d'aide
Annoter la fenêtre d'aide.
Modifier votre mot de passe
Sélectionner, dans le menu Paramètres, l’option Application…
• La fenêtre Paramètres de Comptabilité Budgétaire s'affiche.
Cliquer sur l'onglet Utilisateur
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Saisir votre nouveau mot de passe
Pour valider l'opération :
Cliquer sur OK
Modifier le mot de passe
103
Réduire / réafficher la fenêtre d'aide
Cette possibilité vous est utile lorsque vous souhaitez masquer
temporairement la fenêtre d'aide.
Pour réduire la fenêtre d'aide :
Cliquer sur le bouton , Réduire
• Le bouton
s'affiche dans la barre des tâches de
Windows.
Pour réafficher la fenêtre d'aide :
Cliquer sur le bouton
Windows
dans la barre des tâches de
Agrandir ou réduire la taille de la police de caractères de l'aide
Vous pouvez, si vous le souhaitez, modifier la taille d'affichage du texte
de l'aide en ligne.
Dans la fenêtre d'aide :
Cliquer sur le bouton Options
Placer le curseur sur l’option Police
A titre d'exemple :
Sélectionner l'option Grande
• Le texte de l'aide en ligne s'affiche dans une police de caractères de
taille supérieure.
Pour restaurer la taille précédente :
Cliquer sur le bouton Options
Placer le curseur sur l’option Police
Sélectionner l'option Normale
104
Modifier le mot de passe
Imprimer le contenu de la fenêtre d'aide
Si vous souhaitez disposer d'une trace papier de l'aide en ligne d'une
fenêtre, vous pouvez l'imprimer. Pour cela, dans la fenêtre d'aide :
Cliquer sur le bouton Options
Cliquer sur Imprimer la rubrique…
Si ce n'est déjà fait :
Mettre sous-tension votre imprimante
Cliquer sur OK
Rappel : le contenu de l'ensemble des fenêtres d'aide peut être imprimé
à partir du fichier du menu Aide – Documentation PDF – Manuel
utilisateur, avec Adobe Acrobat.
Annoter la fenêtre d'aide
Vous avez la possibilité de saisir un commentaire sur chaque fenêtre
d'aide. Ce commentaire est enregistré et vous pouvez le consulter à
chaque fois que vous affichez la fenêtre d'aide. Cette possibilité vous
permet de noter les points importants ou des remarques sur l'utilisation
du module.
Pour saisir une annotation :
Cliquer sur le bouton Options
Cliquer sur Annotation…
• La fenêtre de saisie de l'annotation s'affiche.
Saisir une remarque
Cliquer sur Enregistrer
• L'icone
(trombone) s'affiche au début de la fenêtre d'aide.
Pour consulter l'annotation :
Cliquer sur l'icone (trombone)
• L'annotation actuelle s'affiche.
Pour supprimer l'annotation :
Cliquer sur Supprimer
• L'annotation est effacée
Modifier le mot de passe
•
L'icone
105
(trombone) s'efface.
Vous venez de voir comment modifier votre mot de passe et différentes
opérations que vous pouvez réaliser sur les fenêtres d'aide afin d'en
faciliter l'utilisation. Vous allez voir maintenant les différents types de
fenêtres utilisées dans le module Comptabilité budgétaire.
106
Présentation des fenêtres arborescentes
6. Présentation des différents types de
fenêtres utilisées dans Comptabilité
budgétaire
Le tableau suivant présente les différents types de fenêtre utilisés dans
le module Comptabilité budgétaire :
Fenêtre multi volets
Ce type de fenêtre comporte
plusieurs volets accessibles en
cliquant sur leur onglet.
Sur une fenêtre multi volets, les
boutons OK et Annuler
permettent d'enregistrer ou
d'annuler les informations saisies et
modifiées sur l'ensemble des
volets.
L'utilisation de ce type de fenêtre a
été présentée dans les chapitres 4,
Paramètres établissement et 5,
Paramètres de Comptabilité
Budgétaire de cette Prise en
main.
Fenêtre standard
Ce type de fenêtre est composé
d'une zone de sélection et d'une
zone affichant une liste de
données.
A partir d'une fenêtre standard
peuvent être affichées des fenêtres
de saisie, de modification, de
visualisation ou de sélection.
L'utilisation de ce type de fenêtre
est présentée en détail dans le
chapitre suivant de cette Prise en
Présentation des fenêtres arborescentes
main 7. Utiliser une fenêtre
standard.
Fenêtre de saisie ou de sélection
Ce type de fenêtre permet, soit la
saisie, modification ou
visualisation de données, soit la
sélection d'éléments, par exemple :
sélection des éléments à imprimer.
Assistant
Un assistant est composé de
plusieurs panneaux que vous
pouvez consulter et/ou renseigner.
Les boutons Suivant et Précédent
permettent de passer d'un panneau
à l'autre. Pour une fenêtre de type
assistant, la validation de
l'opération s'effectue toujours sur le
dernier panneau.
Ce type de fenêtre est utilisé pour
guider certaines opérations
(réception du budget réception des
DAO…).
Fenêtre arborescente
Ce type de fenêtre est composé,
dans la partie gauche, d'une
arborescence permettant la
sélection d'un niveau de données
et, dans la partie droite, d'une zone
affichant les données
correspondant au niveau
sélectionné.
L'utilisation de ce type de fenêtre
est illustrée dans le chapitre 8 de
108
Présentation des fenêtres arborescentes
cette Prise en main.
Vous allez voir maintenant comment utiliser une fenêtre standard en
effectuant différentes opérations relatives aux activités
Présentation des fenêtres arborescentes
7. Utiliser une fenêtre standard (Activités)
Les activités permettent de préciser, en complément du service et du
domaine, la destination d’une dépense ou d’une recette lors de la
définition des lignes budgétaires
Les activités sont gérées comme la plupart des éléments du module
Comptabilité budgétaire.
Pour la Prise en main, vous allez voir comment se gèrent les activités,
vous pourrez ainsi vous familiariser avec l'organisation des fenêtres
standards et avec les opérations de base que vous pourrez y effectuer.
Vous allez voir successivement :
7.1. Comment est organisée une fenêtre standard
7.2. Comment ajouter, modifier, visualiser ou supprimer un
élément
7.3. Comment consulter et imprimer un document
7.4. Comment modifier les paramètres d'impression et imprimer
un document.
110
7.1.
Présentation des fenêtres arborescentes
Organisation d'une fenêtre standard
Pour afficher la fenêtre des activités:
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Références
Sélectionner l’option Activités…
• La fenêtre Activités s'affiche.
Le schéma suivant présente l'organisation d'une fenêtre standard :
Une fenêtre standard permet une consultation rapide des informations.
A partir d'une fenêtre standard, vous pouvez :
♦ Accéder à des sous fenêtres permettant de saisir, modifier,
consulter… des informations
♦ Consulter puis imprimer des documents.
Présentation des fenêtres arborescentes
1- Menu de la fenêtre
A chaque fenêtre standard est associé un menu. Les options de ce menu
correspondent aux différentes opérations que vous pouvez réaliser sur
cette fenêtre. A titre d'exemple :
Cliquer sur le menu Activités
• Le menu s'affiche :
Les options affichées en grisé sont inactives dans le contexte.
L'option Actualiser permet de mettre à jour les données d'une fenêtre
dans les cas suivants :
♦ Vous utilisez Comptabilité budgétaire en réseau et d'autres
personnes utilisent le module en même temps que vous.
♦ Vous travaillez avec plusieurs fenêtres ouvertes et les modifications
que vous avez effectuées sur une fenêtre ont eu des impacts sur les
données de la fenêtre en cours.
Pour effacer le menu :
Cliquer en dehors du menu
112
Présentation des fenêtres arborescentes
2- Commandes de la fenêtre
Outre les commandes de la fenêtre principale, la barre d'outils affiche
les commandes spécifiques à la fenêtre. Ces commandes correspondent
aux options du menu Activités et permettent de sélectionner une
opération par un simple clic.
Comme pour les options de menu, lorsqu'une commande est
inaccessible dans le contexte, son icone s'affiche en grisé.
3- Zone de sélection
Chaque fenêtre standard comporte, dans sa partie haute, une zone de
sélection.
Bouton de masquage de la zone de sélection
Le bouton de masquage permet de masquer temporairement la zone de
sélection. A titre d'exemple :
Cliquer sur le bouton
• La partie haute de la fenêtre s'efface
• Un nouveau bouton s'affiche : .
Pour réafficher la zone de sélection :
Cliquer sur le bouton
Présentation des fenêtres arborescentes
•
La zone de sélection se réaffiche.
Lors de l'utilisation du module Comptabilité budgétaire, le masquage de
la zone de sélection vous permettra d'accroître la surface d'affichage de
la liste des éléments et ainsi d'en faciliter la consultation.
Pour la fenêtre des activités, la zone de sélection comporte deux
rubriques : Sélectionner et Atteindre.
La zone de sélection permet de sélectionner la liste des éléments et ainsi
de filtrer les éléments à afficher.
Par exemple, sur la fenêtre du plan comptable :
Lorsque vous aurez saisi vos activités, la rubrique Atteindre vous
permettra d'accéder directement à une activité en saisissant les premiers
caractères de son code.
Les valeurs de certaines rubriques peuvent être sélectionnées au moyen
de valeurs par défaut. Il est aussi possible de créer des sélections
particulières au moyen de la rubrique de sélection : Sélection avancée.
114
Présentation des fenêtres arborescentes
4- Liste des éléments
Chaque fenêtre standard affiche, dans sa partie basse, la liste des
éléments.
Sur certaines fenêtres du module Comptabilité budgétaire, par exemple,
la fenêtre de visualisation du budget, vous pouvez redimensionner la
largeur des colonnes. Pour cela, vous devez :
Cliquer sur l'intersection de 2 titres de colonnes et maintenir le
bouton de la souris enfoncé
• Le curseur prend l'aspect suivant :
.
Déplacer la souris vers la gauche ou vers la droite pour réduire ou
agrandir la largeur de la colonne de gauche
Les opérations que vous réalisez sur une fenêtre standard peuvent
également être sélectionnées à partir d'un menu contextuel.
Pour afficher un menu contextuel, vous devez cliquer, avec le bouton
droit de la souris, dans la liste des éléments. A titre d'exemple :
Placer le pointeur sous la colonne Code
Appuyer sur le bouton droit de la souris
• Le menu contextuel s'affiche :
Lorsque le libellé de l'option d'un menu est suivi d'un raccourci clavier,
l'option peut également être sélectionnée à partir d'une touche ou d'une
combinaison de touches. Par exemple, pour ce menu contextuel :
L'option Ajouter peut être sélectionnée en tapant sur la touche « Ins».
L'option Imprimer peut être sélectionnée en appuyant sur les touches
Ctrl+P.
L'option Actualiser peut être sélectionnée en tapant sur la touche F5.
Pour effacer le menu contextuel :
Présentation des fenêtres arborescentes
Cliquer, avec le bouton gauche de la souris, en dehors de la fenêtre
contextuelle
Dans une fenêtre standard, les opérations peuvent donc être
sélectionnées de 4 façons différentes :
♦ A partir du menu de la fenêtre, par exemple, le menu Activités
♦ A partir de la barre d'outils
♦ A partir du menu contextuel
♦ A partir d'un raccourci clavier, lorsqu'il existe.
Présentation des fenêtres arborescentes
116
7.2.
Ajouter, modifier, visualiser ou supprimer un élément
Pour la Prise en main, vous allez voir comment :
Ajouter une activité
une activité
Visualiser une activité
Supprimer une activité
Ces opérations s'effectuent sur des fenêtres affichées à partir de la
fenêtre standard.
Ajouter une activité
Pour la Prise en main, vous allez saisir 2 activités :.
♦ 14STALYC Stages lycee
♦ 16ADE Autres dépenses éducatives
Choisir le compte-rendu financier (Etablissement, Etat ou Collectivités
territoriales)
Placer le pointeur sous la colonne Code
Appuyer sur le bouton droit de la souris
• Le menu contextuel s'affiche.
Cliquer sur l'option Ajouter…
• La fenêtre Création d’une activité s'affiche.
Saisir la suite du code 14STALYC
Pour passer à la rubrique suivante, vous pouvez :
Cliquer dans le cadre de saisie de la rubrique
ou
Taper sur la touche « Tabulation »
Saisir le libellé Stages lycee
Cliquer sur OK
Présentation des fenêtres arborescentes
•
L’activité s'affiche dans la liste des éléments.
Pour saisir la seconde activité :
Cliquer sur le bouton
• La fenêtre Création d’une activité s'affiche.
Choisir le compte-rendu financier (Etablissement, Etat ou Collectivités
territoriales
Saisir le code 16ADE
Saisir le libellé Autres depenses educatives
Cliquer sur OK
• L’activité s'affiche dans la liste des éléments.
Modifier une activité
L'accès à la fenêtre de modification d'un élément peut s'opérer de 4
façons différentes :
♦ A partir du menu de la fenêtre : option Modifier du menu Activités
♦ A partir de la barre d'outils : bouton
♦ A partir du menu contextuel : option Modifier
♦ En cliquant 2 fois sur l’activité dans la liste des éléments.
A titre d'exemple :
Cliquer 2 fois sur l’activité 16ADE
• La fenêtre Modification d’une activité s'affiche.
Pour la Prise en main, vous allez modifier le libellé de l’activité :
Saisir le libellé Autres dépenses educ et sportives
Cliquer sur OK
• Le nouveau libellé s'affiche dans la liste des éléments.
118
Présentation des fenêtres arborescentes
Visualiser une activité
A titre d'exemple, vous allez visualiser la de l’activité 14STALYC:
Cliquer sur la ligne de l’activité 14STALYC
• La ligne est sélectionnée.
•
Cliquer sur le bouton
La fenêtre Visualisation d’une activité s'affiche.
Sur une fenêtre de visualisation, aucune information ne peut être
modifiée.
Pour fermer la fenêtre :
Cliquer sur Fermer
Supprimer une activité
Pour la Prise en main, vous allez supprimer la fiche de l’activité
14STALYC
Cliquer sur la ligne de l’activité 14STALYC
• La ligne est sélectionnée.
Sélectionner, dans le menu Activités, l'option Supprimer
• Un message de confirmation de la suppression s'affiche.
Cliquer sur Oui
• L’activité est supprimée.
Présentation des fenêtres arborescentes
7.3.
Consulter et imprimer un document
A partir de la plupart des fenêtres standards, vous pouvez consulter et
imprimer un ou plusieurs documents. A titre d'illustration, vous allez
voir comment consulter et imprimer la liste des activités.
•
Sélectionner, dans le menu Activités l'option Imprimer
La fenêtre Aperçu avant impression des activités s'affiche.
120
Présentation des fenêtres arborescentes
La fenêtre d'aperçu avant impression vous permet :
♦ De visualiser l'organisation et le contenu du document avant son
impression
♦ De repérer, lorsqu'il y en a plusieurs, le numéro des pages du
document que vous souhaitez imprimer
♦ De consulter le document à l'écran sans l'imprimer
♦ D'accéder à la fenêtre des paramètres d'impression, bouton
,
puis de démarrer l'impression du document.
Pour savoir ce que permet chacun des boutons de commande de cette
fenêtre, placer, au moyen de la souris, le pointeur sur l'icone du bouton.
Présentation des fenêtres arborescentes
7.4.
Modifier les paramètres d'impression et imprimer un
document
Lorsque l'aperçu avant impression d'un document est affiché, pour
afficher la fenêtre des paramètres d'impression :
Cliquer sur le bouton
• La fenêtre Imprimer s'affiche :
La fenêtre Imprimer permet de modifier les paramètres d'impression
puis de démarrer l'impression du document.
122
Présentation des fenêtres arborescentes
Choix de l'imprimante
La rubrique Nom de la zone Imprimante, bouton
, permet de
sélectionner l'imprimante sur laquelle vous souhaitez imprimer le
document.
Si vous souhaitez conserver une impression dans un fichier au format
PDF, c’est lors de la sélection de l’imprimante que vous pourrez
indiquer l’imprimante « PDF Creator ».
L'imprimante affichée correspond à l'imprimante définie par défaut
pour votre poste. Si cette imprimante ne correspond pas à celle que vous
souhaitez utiliser le plus souvent, vous pouvez définir une autre
imprimante par défaut. Pour cela :
Cliquer, dans la barre des tâches de Windows, sur Démarrer
Cliquer sur Paramètres
Cliquer sur Imprimantes
Cliquer sur le nom de l'imprimante que vous utiliserez le plus souvent
Afficher le menu contextuel en cliquant sur le bouton droit de la souris
Sélectionner l'option Définir par défaut
• L'imprimante sélectionnée sera dorénavant proposée par défaut lors
de l'impression des documents.
Pour revenir à la fenêtre Imprimer :
Cliquer, dans la barre des tâches de Windows, sur
Si l'imprimante que vous souhaitez utiliser n'apparaît pas dans la liste
des imprimantes proposées, bouton
de la rubrique Nom, vous devez
l'ajouter dans la liste des imprimantes de votre poste. Pour cela :
Cliquer, dans la barre des tâches de Windows, sur Démarrer
Cliquer sur Paramètres
Cliquer sur Imprimantes
Cliquer 2 fois sur Ajout d'imprimante
Suivre les instructions de l'assistant
Pour revenir à la fenêtre Imprimer :
Présentation des fenêtres arborescentes
Cliquer, dans la barre des tâches de Windows, sur
Options de l'impression
Lorsque l'imprimante a été sélectionnée, rubrique Nom, le bouton
Propriétés permet d'accéder à la fenêtre des options de l'impression.
A titre d'exercice :
Cliquer sur Propriétés
Selon l'imprimante que vous utilisez, différents paramètres peuvent être
modifiés, par exemple : l'orientation du document, portrait ou paysage,
la qualité de l'impression…
Si les options d'impression définies par défaut ne correspondent pas à
celles que vous envisagez d'utiliser le plus souvent, vous pouvez
également les redéfinir. Pour cela :
Cliquer, dans la barre des tâches de Windows, sur Démarrer
Cliquer sur Paramètres
Cliquer sur Imprimantes
Cliquer sur le nom de l'imprimante pour laquelle vous souhaitez
modifier les options d'impression par défaut
Afficher le menu contextuel en cliquant sur le bouton droit de la souris
Sélectionner l'option Propriétés
Modifier les options
Cliquer sur OK
• Les nouvelles options seront dorénavant proposées par défaut lors de
l'impression des documents.
Pour revenir à la fenêtre Imprimer :
Cliquer, dans la barre des tâches de Windows, sur
Pour quitter la fenêtre des propriétés de l'imprimante :
Cliquer sur OK
124
Présentation des fenêtres arborescentes
Choix des pages à imprimer
La zone Groupe de page permet, si nécessaire, de restreindre
l'impression à une ou plusieurs pages :
L'option Page courante permet de n'imprimer que la seule page
affichée sur la fenêtre Aperçu avant impression.
La rubrique Pages permet de saisir le ou les numéros des pages que
vous souhaitez imprimer. Pour imprimer un groupe de pages, vous
devez saisir le numéro de la première page à imprimer, un tiret (-) et le
numéro de la dernière page à imprimer, par exemple : 4-7.
Nombre d'exemplaires du document à imprimer
La zone Copies permet, si nécessaire, de modifier le nombre
d'exemplaires que vous souhaitez pour le document.
Ce nombre d'exemplaires peut être augmenté ou diminuer. Dans le cas,
par exemple, où l'impression d'un document est automatiquement
proposée en plusieurs exemplaires, lors d'une réimpression de ce
document, si vous ne souhaitez qu'un exemplaire de ce document, vous
devez modifier la valeur de la rubrique Nombre de copies.
Lorsque les paramètres d'impression ont été définis, le démarrage de
l'impression s'effectue au moyen du bouton OK.
Pour la Prise en main, vous n'allez pas imprimer ce document. Vous
allez donc quitter la fenêtre d'aperçu avant impression :
Cliquer sur Annuler
Cliquer sur Fermer
• La fenêtre Activités s'affiche.
Présentation des fenêtres arborescentes
Pour terminer la session de travail sur cette fenêtre, vous allez
supprimer la dernière activité :
Cliquer sur la ligne de l’activité 16ADE
Sélectionner, dans le menu Activités, l'option Supprimer
• Un message de confirmation de la suppression s'affiche.
Cliquer sur Oui
• L’activité est supprimée.
Pour fermer la fenêtre Activités :
Cliquer sur sa case de fermeture
Vous venez de voir les différentes opérations que vous pouvez réaliser
sur une fenêtre standard. Le prochain chapitre de cette Prise en main
présente l'organisation des fenêtres arborescentes sur lesquelles vous
serez amené à travailler lors de l'utilisation du module Comptabilité
budgétaire.
126
Présentation des fenêtres arborescentes
8. Présentation des fenêtres arborescentes
Les fenêtres arborescentes sont utilisées dans différents contextes du
module Comptabilité budgétaire : visualisation du budget,
mandatement….
Pour la Prise en main, vous n'allez pas manipuler ce type de fenêtre
mais nous vous présentons leurs principales caractéristiques :
Organisation d'une fenêtre arborescente
Comment s’opèrent l'ouverture et la fermeture d'un niveau de
l'arborescence
Les menus contextuels associés aux niveaux de l'arborescence.
Lorsque vous utilisez une fenêtre arborescente, par exemple, lors de la
visualisation du budget, vous pouvez vous reporter à ce chapitre afin
d'être guidé dans son utilisation.
Présentation des fenêtres arborescentes
Organisation d'une fenêtre arborescente
Une fenêtre arborescente est composée de 2 zones :
Arborescence permettant
la sélection d’un niveau
de données
Zone affichant les données
correspondant au niveau sélectionné
128
Présentation des fenêtres arborescentes
Pour consulter des informations, vous devez cliquer sur le niveau
correspondant dans l'arborescence de la fenêtre. Par exemple, sur la
fenêtre de visualisation du budget présentée, pour consulter le détail
d'un service, vous devez cliquer sur son code.
Sur certaines fenêtres du module Comptabilité budgétaire, vous pouvez
redimensionner la largeur des colonnes. Pour cela, vous devez :
Cliquer sur l'intersection de 2 titres de colonnes et maintenir le
bouton de la souris enfoncé
• Le curseur prend alors l'aspect suivant :
.
Déplacer la souris vers la gauche ou vers la droite pour réduire ou
agrandir la largeur de la colonne de gauche
Ouverture et fermeture d'un niveau de l'arborescence
Lorsqu'un niveau de l'arborescence comporte au moins un sous niveau,
le bouton s'affiche devant le libellé du niveau, par exemple :
Pour ouvrir ce niveau, vous devez cliquer sur le bouton , et le ou les
sous niveau(x) s'affiche(nt). Par exemple :
Lorsqu'un niveau est déployé, le bouton s'affiche devant son libellé.
Pour fermer ce niveau, vous devez cliquer sur le bouton .
Présentation des fenêtres arborescentes
129
Selon le contexte, l'arborescence peut se déployer sur plusieurs niveaux.
A titre d'exemple, la copie d'écran suivante illustre le déploiement de
l'arborescence de saisie du budget :
Le niveau Budget se décompose en Dépenses et Recettes.
Le niveau Dépenses se décompose en Services.
130
Présentation des fenêtres arborescentes
Le niveau Service se décompose en Domaines (obligatoire en
dépenses).
Présentation des fenêtres arborescentes
131
Menus contextuels associés aux niveaux de l'arborescence
Sur les fenêtres arborescentes, à chaque niveau est associé un menu
contextuel.
Pour effectuer une opération sur une fenêtre arborescente, vous pouvez :
Cliquer sur le niveau concerné
Afficher le menu contextuel en cliquant avec le bouton droit de la
souris
Sélectionner l'opération souhaitée
132
Principales fonctionnalités de sélection
9. Principales fonctionnalités de sélection
Un ensemble de fonctionnalités de sélection et de tri sont proposées
dans G.F.C. Comptabilité Budgétaire. Elles sont disponibles à partir des
fenêtres de consultation ou de saisie.
Pour la Prise en main, vous n'allez pas manipuler ce type de
fonctionnalité mais nous vous présentons leurs principales
caractéristiques :
Les données traitées pouvant faire l’objet de sélection(s) et de
tri(s)
Les fonctionnalités proposées
La sélection avancée ou la sélection de données multi-critères.
Lorsque vous utilisez une fonctionnalité de sélection ou de tri, par
exemple, lors de la gestion des fournisseurs, vous pouvez vous reporter
à ce chapitre pour obtenir le détail des critères proposés et des sélections
offertes.
Principales fonctionnalités de sélection
133
Données pouvant faire l’objet de sélection(s) ou de tri(s)
Les données traitées en Comptabilité Budgétaire sont :
♦ Les Fournisseurs
♦ Les Approvisionnements
♦ Les Engagements
♦ Les Liquidations
♦ Les Mandats
♦ Les Reversements
♦ Les Ordres de reversements édités
♦ Les Recettes
♦ Les Annulations de recettes
♦ Les Mémoires
♦ Les Ordres de recettes édités
♦ Les Ordres d’annulation de recettes édités.
♦ La Commande publique
Les fonctionnalités sont accessibles depuis l’entête de la fenêtre
standard :
- avec accès direct à la zone de sélection dans une fenêtre de saisie :
- avec accès à la zone de sélection, après avoir cliqué sur l’onglet Liste
… dans une fenêtre de consultation :
134
Principales fonctionnalités de sélection
En dehors des sélections et des tris existants par défaut, selon la
situation ou le document, l’option Visualiser permet l’accès, au choix
par l’icône de la barre d’outils, ou par le menu contextuel ou par le
menu, à une fenêtre offrant une fiche détail.
Dans la zone Sélectionner de la fenêtre standard, une fonction
<Sélection avancée> permet d’affiner les critères de sélection, de les
personnaliser pour une recherche.
Après présentation des différentes possibilités offertes en matière de
recherche d’informations dans la Comptabilité Budgétaire, l’élaboration
d’une Sélection avancée est proposée. Elle décrit, par l’exemple sur les
Principales fonctionnalités de sélection
mandats, le principe de fonctionnement de cet outil d’aide à l’analyse
comptable.
135
136
Principales fonctionnalités de sélection
Fonctionnalités proposées
Les fonctionnalités proposées sont énumérées dans cette page.
♦ Le tri des données par
Sélection standard, avec
le choix d’un critère de
tri et/ou d’un critère de
sélection parmi plusieurs.
♦ La sélection de données
multi-critères : une
fenêtre spécifique est
affichée à partir de la
fenêtre de consultation
existante en choisissant
l’option <Sélection
avancée>. L’utilisateur
construit son filtre avec
une ou plusieurs
conditions.
♦ L’affichage de grille des
données offre des
colonnes
supplémentaires. Par
exemple le rejet est
affiché pour un mandat.
♦ L’affichage par fiche
détail permet de
parcourir les données
fiche par fiche sans
repasser par la fenêtre
standard de consultation
ou de saisie.
Principales fonctionnalités de sélection
137
♦ Le total des données de la
sélection est affiché dans la
fenêtre de la grille de
données.
♦ Les liens vers des données
attachées à la donnée
courante ou de départ.
Exemple, depuis la
sélection d’un fournisseur,
accès direct aux Mandats
de ce fournisseur avec dans
le menu contextuel la
présence de Voir
Mandats…
Si dans le menu contextuel, une des options de lien est inscrite en grisé,
ci-dessus Voir Reversements, il n’existe pas pour la donnée de départ,
de lien vers une information spécifique dans une fenêtre de destination.
L’information affichée – après avoir cliqué sur l’option Voir … - rend
compte de la sélection opérée. Par exemple, pour un clic sur Voir les
Mandats depuis la sélection d’un fournisseur de la fenêtre des
Fournisseurs, l’affichage de la Liste des mandats de ce fournisseur
dans la fenêtre de destination Mandatement. Il est alors possible de
produire, depuis cette fenêtre Mandatement, d’autres critères de
sélections et de tris sur les mandats.
Cette situation n’est possible qu’à l’intérieur d’un même module de
G.F.C. Elle est aussi conditionnée par les droits donnés à l’utilisateur.
L’utilisateur doit avoir au moins des droits de consultation sur la
fenêtre de destination.
138
Principales fonctionnalités de sélection
Les données sélectionnées, outre leur visualisation, peuvent faire l’objet
d’une impression. En visualisation de l’impression et en début
d’impression, la sélection effectuée est indiquée. Exemple pour une
sélection avancée sur des mandats : Liste des mandats pour la
sélection avancée.
Selon le contexte, les opérations de sélections, de tris, peuvent être
conduites à partir des données présentes dans la Comptabilité
Budgétaire Windows. Elles permettent de rechercher des informations,
de faciliter le croisement de données et les contrôles comptables, etc.
Sélection avancée ou la sélection de données multi-critères
La sélection avancée permet de combiner plusieurs critères afin
d’obtenir une information précise. Elle est lancée depuis la zone
Sélectionner dans l’entête de la fenêtre de consultation ou de saisie.
Elle ouvre une fenêtre Sélection avancée qui permet de saisir les
éléments nécessaires à la confection des critères de sélection. Ces
critères ou éléments à prendre en compte sont :
♦ La condition de sélection :
à choisir dans une liste spécifique au type de données ou de
documents,
♦ L’opérateur de sélection :
à choisir parmi une liste dont la disponibilité est liée à la condition
de sélection choisie précédemment,
Principales fonctionnalités de sélection
♦ La valeur de sélection :
à sélectionner parmi une proposition effectuée à la suite des deux
critères précédents.
139
140
Principales fonctionnalités de sélection
Une ligne est affichée par critère de sélection opéré.
Grille des conditions
de sélection saisies
accessible par un
menu contextuel.
Sous-fenêtre
d’Ajout d’une
condition
Pour effectuer une sélection sur cette fenêtre :
Cliquer, dans la liste disponible à gauche, sur une première condition
La liste des Conditions de
sélection est liée à la spécificité
comptable : Liquidations,
Mandats, Recettes, etc.
Principales fonctionnalités de sélection
•
141
La seconde colonne est alors accessible, celle des opérateurs.
Les Opérateurs de sélection
disponibles correspondent au
critère de sélection retenu. Les
opérateurs non disponibles pour
la condition de sélection retenue
sont en grisé.
Cliquer sur un opérateur, par exemple Égal à
Les opérateurs sont liés à une
valeur de sélection à saisir.
Sélectionner la valeur de sélection souhaitée dans la partie droite de la
fenêtre parmi la liste des valeurs disponibles.
La valeur de sélection est unique. Elle peut être choisie dans une liste.
Pour l’opérateur Compris entre, un ET logique relie deux valeurs qu’il
faut saisir ou sélectionner. Pour les opérateurs Oui et Non, aucune
valeur n’est demandée.
142
Principales fonctionnalités de sélection
Deux situations sont possibles :
Cliquer sur le bouton Appliquer de la sous-fenêtre Ajout d’une
condition pour prendre en charge cet élément avant d’ajouter d’autres
conditions
Cliquer sur le bouton OK de la sous-fenêtre Ajout d’une condition si
aucun autre critère ne doit être ajouté
• La sous-fenêtre d’Ajout d’une condition est grisée, donc non
accessible.
Principales fonctionnalités de sélection
143
Une ligne par critère de sélection.
- Colonne 1 : les critères de sélection
possibles
- Colonne 2 : les opérateurs de
sélection (égal à, etc.)
- Colonne 3 : la valeur de sélection
- Colonne 4 : éventuellement la 2nde
valeur de sélection.
Pour ajouter une autre condition, après avoir cliqué sur le bouton OK,
vous devez :
Cliquer avec le bouton droit de la souris, dans la Grille des conditions,
• Le menu contextuel apparaît.
Cliquer dans de menu avec le bouton gauche de la souris sur l’option
Ajouter
Une saisie plus rapide peut être faite en appuyant sur la touche INS.
Cliquer sur le bouton Annuler de la sous-fenêtre Ajout d’une
condition pour annuler la saisie en cours
• La sous-fenêtre est grisée.
144
Principales fonctionnalités de sélection
Cliquer sur le bouton Ok de la fenêtre Sélection avancée … pour
obtenir le résultat de l’extraction
Cliquer sur le bouton Annuler pour annuler la dernière condition saisie
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Ce système permet de définir plusieurs conditions sur un même critère.
Principales fonctionnalités de sélection
Si aucune donnée ne correspond à la sélection dans au moins une des
conditions, il y a affichage d’une grille vide.
Le nombre de conditions possibles est limité à 5. Les caractères
minuscules et majuscules ne sont pas distingués. Les conditions de
sélection sont reliées par des ET logiques.
Pour les différentes gestions proposées (Fournisseurs, Engagements,
Liquidations, Liste des mandats, Liste des reversements, Liste des
recettes, Liste des réductions de recettes), il est possible de conserver
les filtres d’une sélection afin de pouvoir les réutiliser ultérieurement.
Effectuer les choix de critères comme indiqué ci-dessus
Sélectionner le menu Gestion des sélections
•
Il est alors possible d’enregistrer cette sélection.
Sélectionner Enregistrer la sélection courante
145
146
Principales fonctionnalités de sélection
•
La fenêtre suivante s’affiche
Donner un nom à la sélection
Cliquer sur le bouton OK.
Il est ainsi possible de créer une bibliothèque de sélections pour les
divers usages et contrôles que nécessite le suivi de la gestion ou de la
comptabilité.
• Quand une sélection est rappelée par Ouvrir une sélection, il est
possible de la modifier puis de l’enregistrer sous un nom différent.
•
Il est aussi possible de supprimer des sélections existantes par le
menu Supprimer une sélection.
La Prise en main est maintenant terminée et vous pouvez démarrer la
comptabilité budgétaire de votre établissement. Selon que vous
réceptionnez le budget préparé dans le module Préparation Budgétaire
ou que vous le saisissez directement dans le module Comptabilité
budgétaire, les opérations à réaliser diffèrent. Pour être guidé dans le
démarrage de votre comptabilité budgétaire, reportez-vous au chapitre
1 du Guide d'utilisation.
Comment démarrer la comptabilité budgétaire de votre établissement ?
147
Guide d'utilisation
Cette partie est destinée à vous guider lors de l'utilisation du module
Comptabilité budgétaire. Elle présente l'ensemble des tâches
susceptibles d'être mises en œuvre avec le module :
1. Comment démarrer la Comptabilité budgétaire de votre
établissement
2. Gérer les paramètres
3. Gérer les références
4. Réceptionner le budget saisi dans le module Préparation
Budgétaire
5. Gérer la Commande publique dans le module Comptabilité
budgétaire
6. Gérer les Décisions de l’ordonnateur, les DBM pour
information ou une inscription d'office pour un EPLE
7. Gérer les DBM pour vote pour un EPLE
8. Gérer les dépenses
9. Gérer les recettes
10. Gérer les mémoires et leurs rectificatifs
11. Gérer les réimputations
12. Transférer les propositions d'écritures automatiques vers le
module Comptabilité Générale
13. Gérer les rejets
14. Effectuer les opérations de la période d'inventaire
15. Résoudre les problèmes rencontrés avec GFC (utilisation de la
fenêtre Log).
Pour accéder directement à une opération particulière, reportez-vous au
Sommaire qui fournit une présentation détaillée du plan de ce Guide
d'utilisation.
Ce Guide d'utilisation présente la séquence des opérations à effectuer
pour les différentes tâches susceptibles d'être mises en œuvre avec le
module. Pour être guidé lors des opérations réalisées sur chaque fenêtre
du module, habituez-vous à consulter la fenêtre d'aide contextuelle
fournie, bouton Aide ou touche
.
Comment démarrer la comptabilité budgétaire de votre établissement ?
148
1. Comment démarrer la Comptabilité
budgétaire de votre établissement ?
Avant de démarrer la Comptabilité budgétaire de votre établissement,
nous vous conseillons, si ce n'est déjà fait, d'effectuer la Prise en main
du module Comptabilité budgétaire. Cette Prise en main vous permet de
vous familiariser avec l'organisation du module et avec les opérations
de base que vous pouvez y effectuer.
Pour connaître les opérations à mettre en œuvre lors du démarrage de
votre Comptabilité budgétaire, reportez-vous à la section
correspondante :
1.1.: Réception du budget de Préparation budgétaire
1.1.
Réception du budget de Préparation Budgétaire
Le budget est obligatoirement préparé dans le module Préparation
budgétaire, vous devez, ensuite, le réceptionner dans le module
Comptabilité budgétaire. La séquence d'opérations à mettre en œuvre
pour démarrer votre Comptabilité budgétaire est la suivante :
Comment démarrer la comptabilité budgétaire de votre établissement ?
149
Paramétrage du module Comptabilité budgétaire
Avant toute réception du budget, vous ne pouvez accéder aux
Paramètres de votre établissement.
.
Réception du budget provisoire
Si le budget saisi dans le module Préparation budgétaire n'a pas encore
été accepté par les Autorités de contrôle, vous pouvez néanmoins
réceptionner le budget provisoire. Lorsque le budget aura été accepté
par les Autorités de contrôle, vous réceptionnerez alors le budget
exécutoire (Voir Point suivant).
Opération
Réceptionner le budget provisoire
Visualiser le budget
Transférer le budget provisoire vers le module
Comptabilité générale
Section
§ 4.1.
§ 4.2.
§ 4.3.
Dès que le budget provisoire a été réceptionné, vous pouvez démarrer la
gestion budgétaire de votre établissement :
Gérer les dépenses
§ 8.
Gérer les recettes
§ 9.
Gérer les mémoires et leurs rectificatifs
§ 10.
Gérer les réimputations
§ 11.
Réception du budget exécutoire
Dès que le budget saisi dans le module Préparation budgétaire a été
accepté par les Autorités de contrôle, vous pouvez réceptionner le
budget exécutoire.
Réceptionner le budget exécutoire
Imprimer, si nécessaire, les documents du budget
Transférer le budget exécutoire vers le module
§ 4.4.
§ 4.5.
§ 4.6.
150
Comment démarrer la comptabilité budgétaire de votre établissement ?
Comptabilité générale
Opérations de la période d'inventaire
Une seule méthode
Méthode de l'extourne
§ 14.1.
Modification du budget
Après la réception du budget exécutoire, si des modifications doivent
être réalisées sur le budget, elles devront l'être au moyen de Décisions
de l’ordonnateur et de Décisions Budgétaires Modificatives. Selon le
type de la DBM, reportez-vous à la section correspondante pour être
guidé lors du traitement de la DBM :
Gérer une Décision de l’ordonnateur
Gérer une DBM pour information ou une inscription
d'office pour un EPLE
Gérer une DBM pour vote pour un EPLE
§ 6.
§ 6.
§ 7.
Mise en œuvre de la gestion budgétaire
Pour être guidé lors de la gestion budgétaire de votre établissement,
reportez-vous aux sections correspondantes :
Gérer les dépenses
Gérer les recettes
Gérer les mémoires et leurs rectificatifs
Gérer les réimputations
Transférer les propositions d'écritures automatiques vers le
module Comptabilité Générale
Gérer les rejets
§ 8.
§ 9.
§ 10.
§ 11.
§ 12.
§ 13.
Lors de l'utilisation du module Comptabilité budgétaire, la sauvegarde
des données doit être effectuée régulièrement. Cette copie de sécurité
vous permet de restaurer les données dans le cas où un problème
Comment démarrer la comptabilité budgétaire de votre établissement ?
151
surviendrait sur votre micro-ordinateur ou de récupérer la base de
données telle qu'elle était avant une étape de gestion. La sauvegarde des
données s'effectue à partir de l’outil de gestion des bases BD_GFC,
option Sauvegarde.
152
2.
Gérer les paramètres
Gérer les paramètres
Les paramètres déterminent le fonctionnement du module Comptabilité
budgétaire. Certains de ces paramètres sont définis dans d'autres
contextes et ne peuvent pas être modifiés (§ 2.1.1. Paramètres
généraux du module), d'autres paramètres peuvent être saisis et mis à
jour dans le module Comptabilité budgétaire.
Afin d'assurer un bon fonctionnement du module, certains de ces
paramètres doivent être saisis ou mis à après la réception du budget,
notamment :
♦ Les informations générales de l'établissement (§ 2.2.1.)
♦ Les informations de rattachement de l'établissement (§ 2.2.2.)
♦ La structure de l’établissement (§ 2.2.3.)
♦ Le choix de l'utilisation de la méthode de l'extourne (§ 2.2.5.)
♦ L’utilisation du suivi la Commande publique (§ 2.2.6.)
♦ Le Numéro SIRET de l’établissement (§ 2.2.7.)
La saisie ou la mise à jour des autres paramètres peut être différée selon
votre utilisation du module Comptabilité budgétaire :
♦ Si vous devez gérer des approvisionnements (§ 8.2.), vous devez
saisir les paramètres des approvisionnements (§ 2.3.)
♦ Si vous devez gérer des mémoires (§ 10), vous devez saisir les
coordonnées bancaires de l'établissement (§ 2.2.4.)
♦ En cas de besoin, la date de saisie peut être modifiée (§ 2.1.2.).
♦ En cas de besoin, le mot de passe peut être modifié (§ 2.1.3.).
Ce chapitre présente les 3 catégories de paramètres gérés dans le
module Comptabilité budgétaire :
2.1. Les paramètres de Comptabilité budgétaire
2.2. Les paramètres de l'établissement
2.3. Les paramètres des approvisionnements
Gérer les paramètres
2.1.
153
Paramètres de Comptabilité budgétaire
La fenêtre des paramètres de Comptabilité budgétaire permet de :
2.1.1. Consulter les paramètres généraux du module
2.1.2. Mettre à jour la date de saisie
2.1.3. Modifier le mot de passe
2.1.1.
Consulter les paramètres généraux du module
Sélectionner, dans le menu Paramètres, l’option Application…
Cliquer sur l'onglet Général s’il n’est pas affiché par défaut
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
2.1.2.
Mettre à jour la date de saisie
Sélectionner, dans le menu Paramètres, l’option Application…
Cliquer sur l'onglet Date
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
2.1.3.
Modifier le mot de passe
Nous vous conseillons de modifier le mot de passe défini par défaut afin
de protéger l'accès au module Comptabilité budgétaire.
Sélectionner, dans le menu Paramètres, l’option Application…
Cliquer sur l'onglet Utilisateur
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
154
Gérer les paramètres
2.2.
Paramètres de l'établissement
La fenêtre des paramètres de l'établissement permet de :
2.2.1. Mettre à jour les informations générales de l'établissement
2.2.2. Mettre à jour les informations de rattachement de
l'établissement
2.2.3. Mettre à jour la structure de l’établissement
2.2.4. Saisir les coordonnées bancaires de l'établissement
2.2.5. Choisir l'utilisation de la méthode de l'extourne
2.2.6. Afficher le suivi de la Commande publique
2.2.7. Renseigner le numéro SIRET de l’établissement
Afin d'assurer un bon fonctionnement du module Comptabilité
budgétaire, vous devez saisir ou modifier certains paramètres de
l'établissement (§ 2.2.1 à § 2.2.3 et § 2.2.6) après la réception du
budget.
2.2.1.
Mettre à jour les informations générales de l'établissement
Sélectionner, dans le menu Paramètres, l’option Établissement…
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
2.2.2.
Mettre à jour les informations de rattachement de
l'établissement
Sélectionner, dans le menu Paramètres, l’option Établissement…
Cliquer sur l'onglet Rattachement
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Gérer les paramètres
2.2.3.
155
Mettre à jour la structure de l'établissement
Ces informations sont renseignées automatiquement lors de la réception
du budget.
Sélectionner, dans le menu Paramètres, l’option Établissement…
Cliquer sur l'onglet Structure
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
2.2.4.
Saisir les coordonnées bancaires de l'établissement
Les coordonnées bancaires de l'établissement sont restituées sur les
mémoires et ne doivent donc être renseignées que si vous gérez des
mémoires.
Sélectionner, dans le menu Paramètres, l’option Établissement…
Cliquer sur l'onglet Autres
Saisir le numéro du compte (IBAN) le code BIC du compte de dépôt de
fonds au trésor si l’établissement est en Métropole ou DOM, RIB dans
les TOM)
Saisir le libellé du compte
2.2.5.
Méthode de l'extourne
Sélectionner, dans le menu Paramètres, l’option Établissement…
Cliquer sur l'onglet Autres
La case à cocher « Méthode de l’extourne » est cochée par défaut et non
modifiable.
156
Gérer les paramètres
2.2.6.
Afficher le suivi de la Commande publique
Le suivi de la Commande publique est renseigné dans Préparation
budgétaire. Ce choix n’est pas modifiable en Comptabilité
budgétaire.
Sélectionner, dans le menu Paramètres, l’option Établissement…
Cliquer sur l'onglet Autres
Visualiser la rubrique Suivi de la commande publique
2.2.7.
Renseigner le numéro SIRET de l’établissement
Sélectionner, dans le menu Paramètres, l’option Établissement…
Cliquer sur l'onglet Autres
Saisir le numéro SIRET de l’établissement, information à renseigner
obligatoirement.
Le numéro SIRET est restitué sur les mémoires et rectificatifs de
mémoire.
Gérer les paramètres
2.3.
157
Paramètres des approvisionnements
Pour gérer les approvisionnements, vous devez d'abord saisir leurs
paramètres, puis saisir les articles, les approvisionnements et imprimer
les bons de commande ainsi que les fiches d'approvisionnements (§
8.2.). Les approvisionnements saisis avec engagement génèrent
automatiquement les engagements comptables correspondants que vous
pouvez modifier (§ 8.3.) et liquider (§ 8.5.).
Sélectionner, dans le menu Paramètres, l’option Approvisionnement…
• La fenêtre Paramètres approvisionnements s'affiche.
Les 5 premiers volets de cette fenêtre, de Livraison à TVA, concernent
les paramètres communs à tous les établissements installés dans le
module Comptabilité budgétaire.
Les 3 derniers volets, de Op. particulières à Divers, concernent les
paramètres spécifiques à l'établissement.
Pour saisir et mettre à jour les valeurs de chaque paramètre :
Cliquer sur l'onglet correspondant
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
158
Gérer les références
3. Gérer les références
Les références du module Comptabilité budgétaire sont constituées :
3.1. Des services
3.2. Des domaines
3.3. Des activités
3.4. Du plan comptable
3.5. Des modes de paiement.
Les nomenclatures de référence sont celles de l’instruction codificatrice
M9.6 applicable aux établissements publics locaux d’enseignement et
sont constituées des services, des domaines, des activités et du plan
comptable. Elles sont fournies avec le module Comptabilité budgétaire.
Ces nomenclatures de référence doivent être utilisées par les
établissements dépendant du ministère de l’Education Nationale mais
peuvent également être utilisées par les autres établissements.
Les références ne sont accessibles qu’après réception du budget
(provisoire ou exécutoire) de l’établissement depuis le module
Préparation budgétaire.
En réception du budget issu du module Préparation budgétaire, les
références sont initialisées. A la réception d’un autre budget (exécutoire
après provisoire), les références de Comptabilité budgétaire sont
complétées avec les nouvelles références de Préparation budgétaire.
Lorsque le module Comptabilité budgétaire utilise les nomenclatures de
référence, les seules opérations possibles concernant les références sont :
♦ La saisie de services spéciaux, uniquement si le type de budget est
budget principal - § 3.1.
♦ La saisie des domaines (§ 3.2.)
♦ La saisie des activités (§ 3.3.)
♦ La consultation et l'impression des services (§ 3.1.), des domaines (§
3.2.), des activités (§ 3.3.), du plan comptable (§ 3.4.) et des modes de
paiement (§ 3.5.).
Gérer les références
159
Lorsque le module Comptabilité budgétaire n'utilise pas les
nomenclatures de référence, toutes les références peuvent être saisies et
mises à jour dans l'établissement.
160
Gérer les références
3.1.
Services
La nomenclature des services est constituée de services prédéfinis non
modifiables, éventuellement enrichis par l’utilisateur.
Un service indique la destination de la dépense ou de la recette prévue
au budget. Outre son numéro et son libellé, chaque service est
caractérisé par son utilisation (Général, Spécial ou Opération en
capital).
Suivant le type de budget (principal ou annexe), l’utilisateur n’a pas
accès aux mêmes services prédéfinis, ni aux mêmes fonctionnalités. Les
services spéciaux créés pour un budget principal sont propres à
l’établissement.
Si le module Comptabilité budgétaire utilise les nomenclatures de
référence, les seules opérations possibles sont :
♦ La saisie de services spéciaux, uniquement si le type du budget est
budget principal.
♦ La consultation et l'impression des services
Si le module Comptabilité budgétaire n'utilise pas les nomenclatures
de référence:
♦ Les services peuvent être saisis et mis à jour.
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Références
Sélectionner l’option Services…
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Gérer les références
3.2.
161
Domaines
La nomenclature des domaines est constituée de domaines prédéfinis
non modifiables, éventuellement enrichis par l’utilisateur.
Un domaine précise, en complément du service, la destination ou l'objet
de la dépense ou de la recette lors de la définition des lignes
budgétaires.
Les domaines prédéfinis sont identiques quel que soit le type de budget
(principal ou annexe). Par contre, les domaines créés par l’utilisateur
sont propres à chaque budget.
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Références
Sélectionner l’option Domaines…
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
162
Gérer les références
3.3.
Activités
La nomenclature des activités est constituée d’activités prédéfinies non
modifiables, éventuellement enrichies par l’utilisateur.
Une activité permet de préciser, en complément du service et du
domaine, la destination d’une dépense ou d’une recette lors de la
définition des lignes budgétaires.
Les activités prédéfinies sont identiques quel que soit le type de budget
(principal ou annexe), elles peuvent être subdivisées. Par contre, les
activités créées par l’utilisateur sont propres à chaque budget.
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Références
Sélectionner l’option Activités…
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Gérer les références
3.4.
163
Plan comptable
En comptabilité budgétaire, il est constitué des comptes des classes 1, 2
(opérations en capital), de classe 6 (dépenses) et de classe 7 (recettes).
Il est identique pour les budgets principaux et les budgets annexes.
Il est non modifiable sauf pour les établissements qui n’utilisent pas les
nomenclatures de référence.
Si le module Comptabilité budgétaire utilise les nomenclatures de
référence, la seule opération possible est :
♦ La consultation et l'impression du plan comptable.
Si le module Comptabilité budgétaire n'utilise pas les nomenclatures
de référence :
♦ Le plan comptable peut être saisi et mis à jour.
♦ Les comptes de dépenses sont exclusivement saisis en Comptabilité
budgétaire, alors que ceux de recettes et ceux de dépenses et de recettes
peuvent être saisis en Préparation budgétaire comme en Comptabilité
budgétaire.
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Références
Sélectionner l’option Plan Comptable…
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
164
Gérer les références
3.5. Modes de paiement
Les modes de paiement sont fournis avec le module Comptabilité
budgétaire et leur liste peut être imprimée. La mise à jour des modes de
paiement n'est possible que pour les établissements situés dans les TOM
ou qui n’utilisent pas les nomenclatures de référence. Dans ce cas,
lorsque les modes de paiement sont modifiés dans le module
Comptabilité budgétaire et si les 2 modules ne sont pas sur le même
micro-ordinateur, ils doivent impérativement être également modifiés
dans le module Comptabilité générale. Un contrôle de la saisie est opéré
sur les codes qui doivent être numériques. La saisie du libellé est
obligatoire.
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Références
Sélectionner l’option Modes de paiement…
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Réceptionner le budget initial saisi dans le module Préparation budgétaire
165
4. Réceptionner le budget saisi dans le
module Préparation budgétaire
Lorsque le budget a été établi dans le module Préparation Budgétaire, il
peut être réceptionné dans le module Comptabilité budgétaire.
Si le budget saisi dans le module Préparation budgétaire n'a pas
encore été accepté par les Autorités de contrôle, vous pouvez
réceptionner le budget provisoire. Lorsque le budget aura été accepté,
vous réceptionnerez le budget exécutoire.
Si, en début d'exercice, le budget saisi dans le module Préparation
budgétaire a déjà été accepté par les Autorités de contrôle, vous pouvez
réceptionner directement le budget exécutoire. Dans ce cas, reportezvous à la section 4.4. Réceptionner le budget exécutoire.
La séquence d'opérations à mettre en œuvre pour traiter un budget saisi
dans le module Préparation budgétaire est la suivante :
Si le budget n'a pas encore été accepté par les Autorités de
contrôle
4.1. Réceptionner le budget provisoire
4.2. Visualiser le budget
4.3. Transférer le budget provisoire vers le module Comptabilité
générale.
Dès que le budget a été accepté par les Autorités de contrôle
4.4. Réceptionner le budget exécutoire
4.5 Imprimer, si nécessaire, les documents du budget
4.6 Transférer le budget exécutoire vers le module Comptabilité
générale.
166
Réceptionner le budget initial saisi dans le module Préparation budgétaire
4.1.
Réceptionner le budget provisoire
La réception du budget saisi dans le module Préparation budgétaire
n'est possible qu'aux conditions suivantes :
♦ Le budget doit avoir été saisi dans le module Préparation
budgétaire.
♦ Certains paramètres généraux du module Préparation budgétaire et
du module Comptabilité budgétaire doivent être identiques :
implantation géographique, expression utilisée.
Pour réceptionner le budget provisoire :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option Réception…
• La première page de l'assistant de réception s'affiche.
Pour être guidé lors de la réception du budget :
Afficher et consulter les fenêtres d'aide
Réceptionner le budget initial saisi dans le module Préparation budgétaire
167
Après la réception du budget provisoire :
• L’étape de budget provisoire est automatiquement validée par sa
réception.
• Sa consultation s'effectue à partir de la fenêtre de visualisation du
budget (§ 4.2.)
• Différents documents relatifs au budget peuvent être consultés et
imprimés (§ 4.5.)
• Le budget peut être transféré vers le module Comptabilité générale (§
4.3.)
• Vous pouvez démarrer la gestion budgétaire de votre établissement :
gestion des recettes (§ 9.), des mémoires (§ 10.) et des réimputations
(§ 11.)
• Si la réception du budget contient un suivi de la Commande publique
(EPA), vous ne pourrez accéder à la gestion des dépenses qu’après
avoir validé la « version en préparation » de la Commande publique.
Lorsque le budget aura été voté, vous pourrez démarrer la réception du
budget exécutoire (§ 4.4.).
4.2.
Visualiser le budget
Le budget réceptionné ne peut pas être modifié mais peut être consulté à
partir de la fenêtre de visualisation du budget :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option Visualisation
La fenêtre de visualisation du budget s'affiche.
Le volet Arbre de cette fenêtre permet de consulter le budget à partir de
son arborescence.
Le volet Tableau fournit une autre présentation du budget et permet
d'en sélectionner certains éléments.
Les modalités d'utilisation d'une fenêtre arborescente sont décrites au
chapitre 8 de la Prise en main.
A partir de cette fenêtre, vous pouvez :
168
Réceptionner le budget initial saisi dans le module Préparation budgétaire
♦ Transférer le budget vers le module Comptabilité générale (§ 4.3 ou
4.6.)
♦ Consulter et imprimer la liste du budget (§ 4.5.1.).
Pour être guidé lors des opérations réalisées dans ce contexte :
Afficher et consulter les fenêtres d'aide
4.3.
Transférer le budget provisoire vers le module
Comptabilité générale
Lorsque le budget provisoire a été réceptionné, il peut être transféré vers
le module Comptabilité générale. Cette opération s'effectue à partir de
la fenêtre Visualisation du budget. Si cette fenêtre n'est pas déjà
affichée :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option Visualisation
Sélectionner, dans le menu Visualisation, l’option Transférer
budget…
• La fenêtre de transfert du budget s'affiche.
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Réceptionner le budget initial saisi dans le module Préparation budgétaire
4.4.
169
Réceptionner le budget initial exécutoire
Comme pour la réception du budget provisoire, la réception du budget
exécutoire n'est possible qu'à certaines conditions (voir § 4.1.). D'autre
part, la réception du budget exécutoire n'est possible que si les
paramètres de l'établissement ont été saisis (§ 2.2.).
Pour réceptionner le budget exécutoire :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option Réception…
• La première page de l'assistant de réception s'affiche.
Pour être guidé lors de la réception du budget :
Afficher et consulter les fenêtres d'aide
Lors de la réception du budget exécutoire, vous devez imprimer la lettre
à destination de l'agent comptable, vous pouvez consulter et imprimer
l'équilibre budgétaire.
Le budget exécutoire réceptionné est définitif et ne peut pas être
modifié directement. Les modifications à apporter au budget
s'effectueront au moyen de DBM et de décisions de l’ordonnateur.
Après la réception du budget exécutoire :
♦ L’étape de budget exécutoire est automatiquement validée par sa
réception.
♦ Sa consultation s'effectue à partir de la fenêtre de visualisation du
budget (§ 4.2.)
♦ Les documents relatifs au budget peuvent être consultés et imprimés
(§ 4.5.)
♦ Le budget peut être transféré vers le module Comptabilité générale
(§ 4.6.)
♦ Si le document B4.1.1 (budget principal) ou B3.1.1 (budget annexe)
a été produit, vous pouvez imprimer les documents des Produits
scolaires (§ 4.5.7.2.)
170
Réceptionner le budget initial saisi dans le module Préparation budgétaire
♦ Vous pouvez démarrer ou poursuivre la gestion des dépenses (§ 8),
la gestion des recettes (§ 9) et des mémoires (§ 10).
Si la réception du budget contient un suivi de la Commande publique
(EPA), vous devez valider la « version en préparation » de la
Commande publique pour l’utiliser dans la gestion des dépenses.
Si vous aviez, au préalable, réceptionné le budget provisoire et
commencé à utiliser le budget, saisie de dépenses et/ou de recettes, nous
vous conseillons d'imprimer la situation des dépenses engagées
(§ 8.11.1.) et la situation des recettes (§ 9.4.1.).
Réceptionner le budget initial saisi dans le module Préparation budgétaire
4.5.
171
Imprimer les documents du budget
Le budget étant saisi dans le module Préparation budgétaire, il a déjà
été imprimé à partir de ce module. Vous pouvez néanmoins, en fonction
de vos besoins, imprimer différents documents à partir du module
Comptabilité budgétaire :
♦ La liste du budget (§ 4.5.1.)
♦ Les états du budget (§ 4.5.2.)
♦ Les historiques du budget (§ 4.5.3.)
♦ L'équilibre budgétaire (§ 4.5.4.).
♦ L’état des modifications apportées au budget (§ 4.5.5)
♦ L’historique des modifications du budget (§ 4.5.6)
♦ Les produits scolaires (§ 4.5.7)
Si la liste du budget (§ 4.5.1.) peut être imprimée à tout moment, les
autres documents ne peuvent être imprimés qu'à certains états
d'avancement du budget ou selon certaines conditions :
♦ Les états du budget (§ 4.5.2.) et les historiques du budget (§4.5.3.)
ne peuvent être imprimés qu'à partir du moment où le budget a été
réceptionné, qu'il soit provisoire ou exécutoire.
♦ L'équilibre budgétaire (§ 4.5.4) peut être consulté et imprimé lors de
la réception du budget exécutoire, puis, à tout moment, dès que le
budget exécutoire a été réceptionné.
♦ L'état des modifications apportées au budget (§4.5.5.) peut être
consulté et imprimé dès que le budget a été modifié.
♦ L’historique des modifications du budget (§4.5.6.) peut être consulté
et imprimé dès que le budget a été modifié.
♦ Les produits scolaires (§4.5.7.) ne peuvent être consultés et
imprimés qu’après la réception du budget exécutoire du module
Préparation budgétaire et que le document B4.1.1 (budget principal)
ou B3.1.1 (budget annexe) a été produit.
172
Réceptionner le budget initial saisi dans le module Préparation budgétaire
4.5.1.
Liste du budget
Ce document présente la liste des ouvertures de crédits et des prévisions
de recettes du budget. Il peut être imprimé à tout moment depuis la
fenêtre de visualisation du budget.
Si la fenêtre Visualisation du budget n'est pas déjà affichée :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option Visualisation…
Si vous souhaitez n'imprimer la liste du budget que pour un seul
service :
Cliquer dans la colonne de gauche sur le service souhaité
Sélectionner, dans le menu Visualisation du budget, l’option
Imprimer…
L'option Budget étant sélectionnée :
Choisir entre la présentation Globalisée ou Détaillée
Si vous souhaitez restreindre l'impression de la liste du budget à certains
éléments :
Sélectionner, dans la zone Services, les éléments que vous souhaitez
imprimer, Dépenses, Recettes ou le Service sélectionné précédemment
Cliquer sur OK
4.5.2.
États du budget
Les états du budget sont constitués de l'état des ouvertures de crédits et
de l'état des prévisions de recettes.
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option Documents
Sélectionner l’option États du budget…
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Paramétrer le document à imprimer
Cliquer sur OK
Réceptionner le budget initial saisi dans le module Préparation budgétaire
4.5.3.
173
Historiques du budget
Les historiques du budget sont constitués de l'état historique des
ouvertures de crédits et de l'état historique des prévisions de recettes. Ils
présentent, par service, l'ensemble des lignes du budget et lignes
générées par les Décisions Budgétaires Modificatives ou les Décisions
de l’ordonnateur.
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option Documents
Sélectionner l’option Historiques…
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Paramétrer le document à imprimer
Cliquer sur OK
4.5.4.
Équilibre budgétaire
Ce document présente l'équilibre du budget.
Il est constitué de 2 tableaux : Rappel de la section de fonctionnement
(détermination du résultat prévisionnel et déduction de la Capacité
d’autofinancement) et Tableau prévisionnel de financement
(prélèvement ou augmentation du fonds de roulement).
Si la fenêtre Visualisation du budget n'est pas déjà affichée :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option Visualisation
Sélectionner, dans le menu Visualisation du budget, l’option
Imprimer…
Cliquer sur l'option Équilibre budgétaire
Cliquer sur OK
174
Réceptionner le budget initial saisi dans le module Préparation budgétaire
4.5.5.
État des modifications apportées au budget
Cet état permet de suivre les modifications apportées au budget pendant
l’exercice.
Selon les modifications apportées au budget, cet état est composé de
trois tableaux qui inventorient les DBM de l’exercice :
Ouvertures de crédits et prévisions de recettes pour les services
généraux.
Ouvertures de crédits et prévisions de recettes pour les services
spéciaux
Ouvertures de crédits et prévisions de recettes pour les
opérations en capital
Les décisions de l’ordonnateur n’apparaissent pas sur ce document.
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option Documents
Sélectionner l’option État des modifications…
Choisir la présentation souhaitée
Cliquer sur OK
Réceptionner le budget initial saisi dans le module Préparation budgétaire
4.5.6.
175
Historique des modifications du budget
Les historiques des modifications du budget sont constitués des
différentes DBM et Décisions de l’ordonnateur de l’exercice. Ils
présentent, par Dbm, l'ensemble des opérations constituant chaque
Dbm.
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option Modifications
Sélectionner l’option Historiques…
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Paramétrer le document à imprimer
Cliquer sur OK
4.5.7.
Les produits scolaires
La gestion des services de restauration et d’hébergement étant de la
compétence des collectivités territoriales, cette gestion est prise en
compte dans l’application GFC, notamment dans les modules de
Préparation budgétaire et Comptabilité budgétaire.
Les produits scolaires ne sont proposés que si le budget exécutoire a été
réceptionné du module Préparation budgétaire et que le document
B4.1.1 ou B3.1.1 a été produit.
Pour un établissement qui suit les produits scolaires, les menus suivants
apparaissent :
Comptabilité budgétaire – Budget – Documents- Produits
scolaires- Suivi du SRH
Comptabilité budgétaire – Budget – Documents- Produits
scolaires- Impressions – Calcul détaillé du SRH
Comptabilité budgétaire – Budget – Documents- Produits
scolaires- Impressions – Evolution des recettes
Comptabilité budgétaire – Budget – Documents- Produits
scolaires- Impressions – Variation du Crédit nourriture
176
Réceptionner le budget initial saisi dans le module Préparation budgétaire
4.5.7.1
Suivi du service de restauration et d’hébergement
Les prévisions de recettes de l’hébergement issues de la préparation du
budget peuvent évoluer pendant l’exercice.
Le suivi du SRH permet de modifier ces prévisions de recettes de
l’hébergement, les modifications étant sans impact sur le budget utilisé.
Ce traitement est accessible pour les budgets annexes qui gèrent un SRH
et pour les budgets principaux qui gèrent un SRH en service spécial.
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option Documents
Sélectionner l’option Produits scolaires…
Sélectionner l’option Suivi du SRH…
• La fenêtre du Suivi du SRH s'affiche, identique à la saisie proposée
dans le module Préparation budgétaire, avec différents onglets.
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
L’onglet « Recettes saisies » affiche les recettes liées aux élèves et
convives saisies en Préparation budgétaire, avec possibilité d’apporter
des modifications et de créer de nouvelles recettes.
L’onglet « Autres recettes» affiche les diverses autres recettes saisies en
Préparation budgétaire, avec possibilité d’apporter des modifications et
de créer de nouvelles recettes.
L’onglet « Dépenses» affiche, d’une part les charges de fonctionnement
renseignées en Préparation budgétaire, avec possibilité de modifier le
domaine et l’activité des charges de fonctionnement, et d’autre part, les
Autres dépenses, avec possibilité d’apporter des modifications et de
créer de nouvelles dépenses.
Réceptionner le budget initial saisi dans le module Préparation budgétaire
177
L’onglet « Récapitulatif» présente le budget du SRH, en calculant le
Crédit nourriture et le cas échéant, le Prix moyen repas hors frais de
personnels.
Les modifications des recettes ou des dépenses ou des saisies ont un
impact sur les autres documents des Produits scolaires.
4.5.7.2
Impressions
Plusieurs documents sont proposés :
-
Calcul détaillé du SRH
Ce document (pièce B4.1.1 ou B3.1.1) correspond à l’impression
complète du calcul détaillé du SRH et contient les constantes de
l’établissement pour le fonctionnement de la restauration et
l’internat, le calcul détaillé proprement dit avec les éléments
variables, le budget du service restauration et hébergement (ou liste
d’affectation).
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option Documents
Sélectionner l’option Produits scolaires…
Sélectionner l’option Impressions
Sélectionner l’option Calcul détaillé du SRH
-
Evolution des recettes
L’impression de l’évolution des recettes permet de retracer les
recettes saisies lors de la Préparation budgétaire et celles modifiées
dans le suivi du SRH et de constater les différences.
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option Documents
Sélectionner l’option Produits scolaires…
Sélectionner l’option Impressions
178
Réceptionner le budget initial saisi dans le module Préparation budgétaire
Sélectionner l’option Evolution des recettes
-
Variation du crédit nourriture
Ce document retrace le budget saisi en Préparation budgétaire et
éventuellement modifié en Comptabilité budgétaire ainsi que sa
réalisation budgétaire pour chaque imputation avec le calcul de
la variation constatée.
Une liste permet d’effectuer la saisie de la DBM 22 (Constations de
produits scolaires).
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option Documents
Sélectionner l’option Produits scolaires…
Sélectionner l’option Impressions
Sélectionner l’option Variation du crédit nourriture
Réceptionner le budget initial saisi dans le module Préparation budgétaire
4.6.
179
Transférer le budget exécutoire vers le module
Comptabilité générale
Lorsque le budget exécutoire a été réceptionné, il peut être transféré
vers le module Comptabilité générale. Cette opération s'effectue à partir
de la fenêtre Visualisation du budget. Si cette fenêtre n'est pas déjà
affichée :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option Visualisation
Sélectionner, dans le menu Visualisation, l’option Transférer
budget…
• La fenêtre de transfert du budget s'affiche.
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
180
Gérer la Commande publique dans le module Comptabilité budgétaire
5. Gérer la Commande publique en
Comptabilité budgétaire
La gestion de Commande publique dans le module Comptabilité
budgétaire peut être suivi ou non pour chaque établissement, en
fonction du choix effectué dans le module Préparation budgétaire. Elle
permet d’établir un Etat prévisionnel des Achats (EPA).
Les données spécifiques à l’EPA sont :
♦ Les rubriques de marchés :
Elles sont définies pour chaque établissement et sont réceptionnées
de la Préparation budgétaire et enrichies en Comptabilité budgétaire.
♦ Les procédures d’achat :
Les procédures d’achat sont livrées par défaut et elles peuvent être
enrichies.
♦ Les prévisions de marchés :
Elles sont définies pour chaque établissement et sont réceptionnées
de la Préparation budgétaire et enrichies en Comptabilité budgétaire.
Pour un établissement qui ne suit pas la commande publique, les menus
suivants n’apparaissent pas :
o Comptabilité budgétaire – Références – Rubriques de
marchés
o Comptabilité budgétaire – Références – Procédures d’achat
o Comptabilité budgétaire – Budget - Commande Publique
(EPA)
o Comptabilité budgétaire – Dépenses - Réaffectations de
marché
Pour un établissement qui suit la commande publique, tant qu’il n’y a
pas eu de validation d’une version de l’EPA, le menu Dépenses, sauf
Fournisseurs, n’est pas accessible (grisé).
En dépenses, c’est la version « en cours » qui est utilisée.
Pour chaque établissement des choix ont eu lieu en préparation
budgétaire.
Gérer la Commande publique dans le module Comptabilité budgétaire
181
Si l’EPA a été suivi en Préparation budgétaire
5.1. Réceptionner l’EPA en Comptabilité budgétaire
5.2. Apporter des modifications à l’EPA en Comptabilité
budgétaire
5.3. Valider la version « en préparation » de l’EPA
5.4. Imprimer les documents de l’EPA
Si l’EPA n’a pas été suivi en Préparation budgétaire
Aucun traitement lié à la Commande publique n’est proposé, ce
choix n’étant pas modifiable en Comptabilité budgétaire.
5.1.
Réceptionner l’EPA en Comptabilité budgétaire
La réception de l’EPA renseigné en Préparation budgétaire se fait
automatiquement à la réception du budget – provisoire et exécutoire en Comptabilité budgétaire.
Dans le cadre d’une réception de budget provisoire, l’EPA est considéré
comme non validé. Pour l’utiliser, il faut obligatoirement valider cette
version « en préparation ».
Dans le cadre d’une réception de budget exécutoire, l’EPA est considéré
comme non validé. Pour l’utiliser, il faut obligatoirement valider cette
version « en préparation ».
Si l’établissement a choisi de suivre l’État de la Commande Publique en
Préparation budgétaire, les informations présentes sont réceptionnées en
Comptabilité budgétaire.
Gérer la Commande publique dans le module Comptabilité budgétaire
182
5.2.
Apporter des modifications à l’EPA en Comptabilité
budgétaire
Le budget provisoire ou exécutoire doit être réceptionné en
Comptabilité budgétaire, pour accéder à la mise à jour des informations
de l’EPA.
♦ Pour les Rubriques de marchés :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Références
Sélectionner l’option Rubriques de marchés…
Sélectionner l’option voulue : Ajouter..., Modifier…, Supprimer…,
etc.
• La fenêtre correspondant à la sélection s'affiche.
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Une Rubrique de marché est composée d'une Catégorie – par défaut :
Fournitures, Services ou Travaux, d’un Code, d’un Libellé:
En Modification, seule le Libellé peut être changé.
En Suppression, l’action est autorisée si la rubrique de marché n’est
pas utilisée.
♦ Pour les Procédures d’achats :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Références
Sélectionner l’option Procédures d’achat…
Sélectionner l’option voulue : Ajouter..., Modifier…, Supprimer…,
etc.
• La fenêtre correspondant à la sélection s'affiche.
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Une Procédure d’achat est composée d’un Code, d’un Libellé
Plusieurs procédures d’achat sont prédéfinies et livrées. Elles ne
peuvent être modifiées ni supprimées.
Gérer la Commande publique dans le module Comptabilité budgétaire
183
Les procédures nouvellement créées le sont uniquement pour
l’établissement
Le nombre maximal de procédures est limité à 7.
En Modification d’une procédure créée, le code et le libellé peuvent
être changés si la procédure n’est pas utilisée.
En Suppression, l’action est autorisée si la procédure d’achat n’est pas
utilisée.
♦ Pour les Prévisions de marchés :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option Commande publique (EPA)
Sélectionner l’option Saisie…
Sélectionner l’option Commande publique (EPA)…
Sélectionner l’option voulue : Ajouter..., Modifier…, Supprimer…,
etc.
• La fenêtre correspondant à la sélection s'affiche.
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Une Prévision de marché est composée d'une Rubrique, d’une
Procédure, d’une Prévision, d’une Utilisation, d’un Total.
Les données affichées sont celle de la « version en préparation ».
En Modification, seule la Prévision peut être changée.
Mais si le montant prévisionnel devient inférieur au total utilisé, un
message d’avertissement bloquant s’affiche.
Une impression de l’Etat prévisionnel des achats est possible,
comportant la mention « version en préparation ».
Pour utiliser cette version de l’EPA, il faut obligatoirement valider cette
version « en préparation ».
5.3.
Valider la version « en préparation » de l’ EPA
Gérer la Commande publique dans le module Comptabilité budgétaire
184
La validation est accessible aussi bien en phase de budget qu’en phase
d’exécution du budget.
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option Commande publique (EPA)
Sélectionner l’option Validation…
La présentation est de type arborescence, avec en partie gauche de
l’écran :
Niveau global « Versions EPA »
o
En préparation
o
En cours (n° 3 du <date de validation>)
o
Historique
N° 2 du <date de validation >
N° 1 du <date de validation >
La validation concerne la version en préparation, et se fait avec un
assistant:
o
La version en préparation devient la version en
cours : elle prend le numéro de version suivant
o
La version en cours passe en historique
o
Il n’y a plus de version en préparation.
Une impression de l’état prévisionnel est possible depuis chacun des 3
niveaux, avec une différentiation dans le titre, selon le niveau.
Les anciennes versions peuvent être consultées et rééditées jusqu’à la
fin de l’exercice.
5.4.
Imprimer les documents de la Commande publique
Etape accessible dès lors qu’il existe une version validée.
Il est possible d’obtenir différents états pour chaque établissement :
♦ État Prévisionnel des Achats
♦ Tableau comparatif de l’État Prévisionnel des Achats
Gérer la Commande publique dans le module Comptabilité budgétaire
185
♦ Récapitulatif des marchés
♦ Ventilation des dépenses
La visualisation de la Commande publique permet d’imprimer et de
faire une extraction.
Pour le Récapitulatif des marchés, une Extraction est proposée dans un
format récupérable sous un tableur.
La ventilation des dépenses est une liste des dépenses effectuées dans le
cadre de l’EPA et celles effectuées hors EPA, pouvant être comparée à
la Situation des dépenses engagées.
Cette opération d’impression s'effectue à partir de la fenêtre
Commande Publique. Si cette fenêtre n'est pas déjà affichée :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option Commande Publique (EPA)….
Sélectionner l’option Documents…
Pour le Tableau comparatif de l’État Prévisionnel de la Commande
Publique, les affectations des DAO en attente sont prises en compte
dans le montant liquidé. Le tri réalisé dans la fenêtre de visualisation
n’a pas d’influence sur l’état produit.
186
Gérer une DBM pour information ou une inscription d'office pour un EPLE
6. Gérer une Décision de l’ordonnateur, une
DBM pour information ou une inscription
d'office pour un EPLE
Lorsque le budget est exécutoire, toute modification à apporter au
budget s'opère au moyen d'une modification du budget. La gestion
d'une modification du budget diffère selon qu'il s'agit d'une Décision de
l’ordonnateur, d’une DBM pour information, d'une inscription
d'office ou d'une DBM pour vote (§ 6. et § 7.). Pour identifier le type
de la modification du budget que vous allez saisir, reportez-vous à la
section 1.2 de la Présentation générale.
Pendant l’exercice, dès que le budget exécutoire a été réceptionné du
module Préparation budgétaire et que le document B4.1.1 ou B3.1.1 a
été produit, une aide à la saisie de la DBM de type 22, constatations des
produits scolaires, peut être imprimée (§ 4.5.7.2.).
Les Décisions de l’ordonnateur, les DBM pour information et les
inscriptions d'office deviennent exécutoires dès qu'elles sont validées et
ne sont remises au Conseil d'administration et aux Autorités de contrôle
que pour information.
Lorsque l'établissement est un Établissement Public Local
d'Enseignement, les étapes de la gestion d’une Décision de
l’ordonnateur ou d'une DBM pour information sont les suivantes :
6.1. Saisir la Décision de l’ordonnateur
6.2. Valider la Décision de l’ordonnateur
6.3. Imprimer la Décision de l’ordonnateur pour le Conseil
d'administration
6.4. Saisir la Décision Budgétaire Modificative pour information
6.5. Valider la Décision Budgétaire Modificative pour information
6.6. Imprimer la DBM pour le Conseil d'administration
6.7. Transférer le budget vers le module Comptabilité générale
Gérer une DBM pour information ou une inscription d'office pour un EPLE
6.1.
187
Saisir la Décision de l’ordonnateur
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option Modification du budget
Sélectionner l’option Décisions de l’ordonnateur
Sélectionner l’option Saisie…
• La fenêtre Décisions de l’ordonnateur s'affiche.
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Une Décision de l’ordonnateur peut être composée d'une ou de
plusieurs opérations. Pour saisir chaque opération de Décision de
l’ordonnateur :
Sélectionner, dans le menu Décisions de l’ordonnateur (Saisie),
l’option Ajouter…
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Une décision de l’ordonnateur correspond à des modifications à
l’intérieur d’un même service. Elle se substitue aux anciennes DBM de
type 11.
Pour être guidé lors de cette saisie, nous vous conseillons d'afficher,
dans l'aide en ligne, la procédure correspondant à l'opération que vous
souhaitez saisir.
188
Gérer une DBM pour information ou une inscription d'office pour un EPLE
6.2.
Valider la Décision de l’ordonnateur
Après sa validation, la Décision de l’ordonnateur ne pourra plus
être modifiée. Nous vous conseillons par conséquent de la vérifier
avant de la valider.
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option Modification du budget
Sélectionner l’option Décisions de l’ordonnateur
Sélectionner l’option Gestion…
Dans la colonne de gauche :
Cliquer sur le niveau En attente de validation
• Les opérations de Décisions de l’ordonnateur en attente de validation
s'affichent dans la partie droite.
Sélectionner, dans le menu Décisions de l’ordonnateur (Gestion),
l’option Valider
• Le premier panneau de l'assistant de validation de la Décision de
l’ordonnateur s'affiche.
Pour être guidé lors de la validation de la Décision de l’ordonnateur:
Afficher et consulter les fenêtres d'aide
Une fenêtre peut apparaître avant la validation constatant un
déséquilibre des contributions entre services : il s’agit d’une
information.
Pour confirmer la validation de la Décision de l’ordonnateur:
Accéder au dernier panneau de l'assistant au moyen du bouton Suivant
Cliquer sur Terminer
Après la validation de la Décision de l’ordonnateur:
Gérer une DBM pour information ou une inscription d'office pour un EPLE
•
•
•
•
•
189
La Décision de l’ordonnateur devient exécutoire à la date de sa
validation et les ouvertures de crédits ainsi que les prévisions de
recettes sont mises à jour.
La Décision est numérotée et datée avec la date de validation.
Vous devez imprimer le document pour information du Conseil
d'administration (§ 6.3.)
Les modifications apportées au budget par la Décision de
l’ordonnateur peuvent être consultées (§ 4.5.6.)
Les documents du budget peuvent être consultés et imprimés (§ 4.5.).
Les lignes générées par les Décisions de l’ordonnateur figurent
notamment dans les historiques du budget (§ 4.5.3) et les montants
des opérations des Décisions de l’ordonnateur figurent sur les états du
budget (§ 4.5.2).
190
Gérer une DBM pour information ou une inscription d'office pour un EPLE
6.3.
Imprimer la Décision de l’ordonnateur pour le Conseil
d'administration
Lorsqu'une Décision de l’ordonnateur a été validée, le document pour
information du Conseil d'administration peut être imprimé. Ce
document détaille les opérations constituant la Décision :
Cette opération s'effectue à partir de la fenêtre Gestion des Décisions
de l’ordonnateur. Si cette fenêtre n'est pas déjà affichée :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option Modification du budget
Sélectionner l’option Décisions de l’ordonnateur
Sélectionner l’option Gestion…
Dans la colonne de gauche, la Décision de l’ordonnateur à imprimer est
affichée sous le niveau En attente d'édition.
Lorsque plusieurs Décisions de l’ordonnateur sont en attente d'édition,
ces différentes Décisions seront regroupées sur le même document.
Dans ce cas, les différents numéros de DO sont rappelés dans le titre, et
le tableau de développement présente le détail des opérations des
différentes Décisions de l’ordonnateur.
Gérer une DBM pour information ou une inscription d'office pour un EPLE
191
Pour imprimer le document :
Ouvrir le niveau En attente d'édition
Cliquer sur la Décision de l’ordonnateur non encore éditée
Sélectionner, dans le menu Décisions de l’ordonnateur (Gestion),
l’option Éditer pour le CA
Démarrer l'impression de la Décision de l’ordonnateur
Après son impression, le document pour le Conseil d'administration
peut être réimprimé (niveau Éditées) tant qu'une nouvelle Décision de
l’ordonnateur n'a pas été imprimée.
6.4.
Saisir la Décision Budgétaire Modificative pour
information
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option Modification du budget
Sélectionner l’option D.B.M.
Sélectionner l’option Saisie…
• La fenêtre Décisions Budgétaires Modificatives s'affiche.
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Une DBM peut être composée d'une ou de plusieurs opérations de
DBM. Pour saisir chaque opération de DBM :
Sélectionner, dans le menu D.B.M.(Saisie), l’option Ajouter…
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Le type d'une opération de DBM pour information commence par le
chiffre 2.
Le type d'une inscription d'office peut commencer par les chiffres 2 ou
3.
La saisie d'une opération de DBM diffère selon son type. Pour être
guidé lors de cette saisie, nous vous conseillons d'afficher, dans l'aide
en ligne, la procédure correspondant au type de l'opération de DBM que
vous souhaitez saisir.
192
Gérer une DBM pour information ou une inscription d'office pour un EPLE
Une fenêtre peut apparaître constatant un déséquilibre entre les
dépenses et les recettes lors de la saisie ou de l’édition d’une DBM pour
les Services de fonctionnement : il s’agit d’une information.
Gérer une DBM pour information ou une inscription d'office pour un EPLE
6.5.
193
Valider la Décision Budgétaire Modificative pour
information
Après sa validation, la DBM ne pourra plus être modifiée. Nous
vous conseillons par conséquent de la vérifier avant de la valider.
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option Modification du budget
Sélectionner l’option D.B.M.
Sélectionner l’option Gestion…
Si la DBM concerne une inscription d'office :
Cliquer sur l'onglet Inscription d'Office
Dans la colonne de gauche :
Cliquer sur le niveau En attente de validation
• Les opérations de DBM en attente de validation s'affichent dans la
partie droite.
Sélectionner, dans le menu DBM (Gestion), l’option Valider
• Le premier panneau de l'assistant de validation de la DBM s'affiche.
Pour être guidé lors de la validation de la DBM :
Afficher et consulter les fenêtres d'aide
Lors de la validation de la DBM, vous devez imprimer la lettre à
destination de l'agent comptable.
Pour confirmer la validation de la DBM :
Accéder au dernier panneau de l'assistant au moyen du bouton Suivant
Cliquer sur Terminer
Après la validation de la DBM :
194
Gérer une DBM pour information ou une inscription d'office pour un EPLE
•
•
•
•
•
•
La DBM devient exécutoire à la date de sa validation et les
ouvertures de crédits ainsi que les prévisions de recettes sont mises à
jour
Vous devez imprimer le document pour information du Conseil
d'administration (§ 6.6.)
La DBM sera mentionnée sur la prochaine DBM pour vote que vous
imprimerez pour les Autorités de contrôle (§ 7.6.)
Si la DBM comporte au moins une opération DBM de niveau 2, le
budget doit être transféré vers le module Comptabilité générale
(§ 6.7.)
Les modifications apportées au budget par la DBM peuvent être
consultées (§ 4.2.)
Les documents du budget peuvent être consultés et imprimés (§ 4.5).
Les lignes générées par les DBM figurent notamment dans les
historiques du budget (§ 4.5.3) et les montants des opérations des
DBM figurent sur les états du budget (§ 4.5.2).
Gérer une DBM pour information ou une inscription d'office pour un EPLE
6.6.
195
Imprimer la DBM pour le Conseil d'administration
Lorsqu'une DBM pour information a été validée, le document pour
information du Conseil d'administration peut être imprimé. Ce
document est composé :
♦ De la pièce B9 qui regroupe, par service, les opérations de la DBM
♦ De la pièce B10 qui détaille les opérations de la DBM.
Pour les inscriptions d'office, le document a une présentation identique
aux autres DBM, le titre comportant la mention « Inscription d’office
du xx/xx /xx »:
♦ Un récapitulatif
♦ Un tableau de développement.
Cette opération s'effectue à partir de la fenêtre Gestion des DBM. Si
cette fenêtre n'est pas déjà affichée :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option Modification du budget
Sélectionner l’option D.B.M.
Sélectionner l’option Gestion…
Si la DBM concerne une inscription d'office :
Cliquer sur l'onglet Inscription d'Office
Dans la colonne de gauche, la DBM à imprimer est affichée sous le
niveau En attente d'édition.
Lorsque plusieurs DBM pour information sont en attente d'édition, ces
différentes DBM seront regroupées sur le même document. Dans ce cas,
les différents numéros de DBM sont rappelés dans le titre, le
récapitulatif incluant ces DBM à un niveau global, et le tableau de
développement présente le détail des opérations des différentes DBM.
196
Gérer une DBM pour information ou une inscription d'office pour un EPLE
Pour imprimer le document :
Ouvrir le niveau En attente d'édition
Cliquer sur la DBM ou l'inscription d'office
Sélectionner, dans le menu DBM (Gestion), l’option Éditer pour le CA
Démarrer l'impression de la DBM
Après son impression, le document pour le Conseil d'administration
peut être réimprimé (niveau Éditées) tant qu'une nouvelle DBM n'a pas
été imprimée.
6.7.
Transférer le budget vers le module Comptabilité
générale
Il n'y a pas de transfert spécifique pour les DBM, c'est le budget
complet qui est transféré.
Le budget ne doit être transféré que pour les DBM de niveau 2. Ce
transfert n'est pas nécessaire pour les Décisions de l’ordonnateur, étant
donné que cette catégorie de modification du budget concerne un
virement dans le service et ne modifie donc pas le montant du service.
Cette opération s'effectue à partir de la fenêtre Visualisation du
budget. Si cette fenêtre n'est pas déjà affichée :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option Visualisation du budget
Sélectionner, dans le menu Visualisation du budget, l’option
Transférer budget…
• La fenêtre de transfert du budget s'affiche.
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Gérer les recettes
197
7. Gérer une DBM pour vote pour un EPLE
Lorsque le budget est exécutoire, toute modification à apporter au
budget s'opère au moyen d'une modification du budget. La gestion
d'une modification du budget diffère selon qu'il s'agit d'une Décision de
l’ordonnateur, d'une DBM pour information (§ 6.) ou d'une DBM
pour vote (§ 7.). Pour identifier le type de la modification du budget
que vous allez saisir, reportez-vous à la section 1.2. de la Présentation
générale.
Les DBM pour vote sont soumises au vote du Conseil d'administration
puis à l'avis des Autorités de contrôle. Afin qu'elles puissent devenir
exécutoires, elles doivent ensuite être validées.
Lorsque l'établissement est un Établissement Public Local
d'Enseignement, les étapes de la gestion d'une DBM pour vote sont les
suivantes :
7.1. Saisir la Décision Budgétaire Modificative
7.2. Gérer le fonds de roulement
7.3. Imprimer la DBM pour le Conseil d'administration
7.4. Saisir le résultat du Conseil d'administration
7.5. Modifier, si nécessaire, la DBM
7.6. Imprimer la DBM pour les Autorités de contrôle
7.7. Saisir le résultat des Autorités de contrôle
7.8. Modifier, si nécessaire, la DBM
7.9 Valider la DBM
7.10. Transférer le budget vers le module Comptabilité générale.
198
Gérer les recettes
7.1.
Saisir la Décision Budgétaire Modificative
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option Modification du budget
Sélectionner l’option D.B.M.
Sélectionner l’option Saisie…
• La fenêtre Décisions Budgétaires Modificatives s'affiche.
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Une DBM peut être composée d'une ou de plusieurs opérations de
DBM. Pour saisir chaque opération de DBM :
Sélectionner, dans le menu D.B.M. (Saisie), l’option Ajouter…
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Le type d'une opération de DBM pour vote commence par le chiffre 3.
La saisie d'une opération de DBM diffère selon son type. Pour être
guidé lors de cette saisie, nous vous conseillons d'afficher, dans l'aide
en ligne, la procédure correspondant au type de l'opération de DBM que
vous souhaitez saisir.
Lorsque vous avez saisi des opérations de DBM pour vote, avant
d'imprimer le document à l'attention du Conseil d'administration, vous
devez vérifier et, si nécessaire, mettre à jour le fonds de roulement (§
7.2)
7.2.
Gérer le fonds de roulement
Pour saisir ou mettre à jour les valeurs qui détermineront le fonds de
roulement :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option Modification du budget
Sélectionner l’option D.B.M.
Sélectionner l’option Fonds de Roulement…
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Gérer les recettes
7.3.
199
Imprimer la DBM pour le Conseil d'administration
Lorsqu'une DBM pour vote a été saisie et que le fonds de roulement a
été vérifié puis, si nécessaire, mis à jour, le document à destination du
Conseil d'administration peut être imprimé. Ce document est composé :
♦ De la pièce B8 qui présente le montant du fonds de roulement puis
regroupe, par service, les opérations de la DBM
♦ De la pièce B10 qui détaille les opérations de la DBM.
Après l'impression du document pour le Conseil d'administration, la
DBM ne peut plus être modifiée. Nous vous conseillons par conséquent
de la vérifier avant de la valider.
Si des DBM pour information ou des inscriptions d'office sont en
attente, vous devez d'abord imprimer le document pour information du
Conseil d'administration pour ces DBM.
L'impression de la DBM s'effectue à partir du volet pour Vote la
fenêtre Gestion des DBM. Si ce volet n'est pas déjà affiché :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option Modification du budget
Sélectionner l’option D.B.M.
Sélectionner l’option Gestion…
Cliquer sur l'onglet pour Vote
Pour imprimer le document :
Cliquer sur En attente d'édition pour le CA
Sélectionner, dans le menu DBM (Gestion), l’option Éditer pour le
CA
• Un message vous demande si vous avez vérifié le fonds de
roulement.
Si c'est le cas, cliquer sur Oui
Démarrer l'impression de la DBM
200
Gérer les recettes
A ce stade, la DBM n'est pas numérotée, DBM Provisoire. Elle le sera
lors de l'impression du document à destination des Autorités de contrôle
(§ 7.6.).
Après l'impression de ce document, le niveau En attente d'édition
pour les AC affiche le sous niveau DBM Provisoire.
Pour afficher ce sous niveau :
Ouvrir le niveau En attente d'édition pour les AC
Cliquer sur DBM Provisoire
Lorsque ce sous niveau est sélectionné, vous pouvez :
♦ Imprimer à nouveau le document à destination du Conseil
d'administration : option Éditer pour le CA du menu DBM
(Gestion)
♦ Accéder à l'assistant de saisie du résultat du vote du Conseil
d'administration (§ 7.7.).
7.4.
Saisir le résultat du Conseil d'administration
Lorsque vous disposez du résultat du vote du Conseil d'administration
sur la DBM, vous devez le saisir :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option Modification du budget
Sélectionner l’option D.B.M.
Sélectionner l’option Gestion…
Cliquer sur l'onglet pour Vote
Ouvrir le niveau En attente d'édition pour les AC
Cliquer sur DBM Provisoire
Sélectionner, dans le menu DBM (Gestion), l’option Saisir le résultat
CA
• Le premier panneau de l'assistant de saisie du résultat du Conseil
d'administration s'affiche.
Pour être guidé lors de la saisie du résultat du Conseil d'administration :
Afficher et consulter les fenêtres d'aide
Gérer les recettes
201
Pour confirmer la saisie :
Accéder au dernier panneau de l'assistant au moyen du bouton Suivant
Cliquer sur Enregistrer et fermer
Après la saisie du résultat du Conseil d'administration :
• Si la DBM est acceptée par le Conseil d'administration, vous devez
imprimer le document pour les Autorités de contrôle (§ 7.6.).
• Si le Conseil d'administration a demandé des modifications pour la
DBM, vous devez modifier la DBM (§ 7.5.) puis imprimer le
document pour les Autorités de contrôle (§ 7.6.).
• Si le Conseil d'administration a refusé la DBM, vous devez imprimer
le document pour les Autorités de contrôle (§ 7.6.) qui trancheront.
7.5.
Modifier, si nécessaire, la DBM
Si le Conseil d'administration a demandé des modifications pour la
DBM, vous devez modifier la DBM.
La modification des opérations de la DBM s'effectue à partir de la
fenêtre de gestion des DBM et non pas à partir de celle de saisie des
DBM.
Si la fenêtre Gestion des DBM. n'est pas déjà affichée :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option Modification du budget
Sélectionner l’option D.B.M.
Sélectionner l’option Gestion…
Cliquer sur l'onglet pour Vote
Ouvrir le niveau En attente d'édition pour les AC
Cliquer sur DBM Votée
Une opération ou une nouvelle ligne budgétaire non prévue dans la
proposition initiale ne peut pas être ajoutée en correction de DBM. Pour
cela, vous devez saisir une nouvelle DBM et indiquer directement le
résultat du Conseil d'administration.
202
Gérer les recettes
Cliquer, dans la partie droite, sur l'opération à modifier
Sélectionner, dans le menu DBM (Gestion), l’option Modifier
l'opération
Saisir les modifications puis cliquer sur OK
Après la saisie des modifications demandées par le Conseil
d'administration, vous pouvez imprimer la DBM pour les Autorités de
contrôle (Voir Point suivant).
7.6.
Imprimer la DBM pour les Autorités de contrôle
Avant d'imprimer la DBM pour les Autorités de contrôle, si nécessaire,
vous devez mettre à jour le fonds de roulement (§ 7.2.).
Le document pour les Autorités de contrôle est composé :
♦ De la pièce B8 qui présente le montant du fonds de roulement puis
regroupe, par service, les opérations de la DBM. De la pièce B10
qui détaille les opérations de la DBM
♦ Des lettres de transmission destinées aux Autorités de contrôle,
uniquement si vous êtes dans les TOM. Ces lettres font référence aux
éventuelles DBM imprimées pour information du Conseil
d'administration.
L'impression de la DBM s'effectue à partir du volet pour Vote de la
fenêtre Gestion des DBM. Si ce volet n'est pas déjà affiché :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option Modification du budget
Sélectionner l’option D.B.M.
Sélectionner l’option Gestion…
Cliquer sur l'onglet pour Vote
Si la DBM a été refusée par le Conseil d'administration, l'impression
pour les Autorités de contrôle ne s'effectue pas à partir du niveau En
attente d'édition pour les AC mais à partir du niveau DBM Votée.
Pour imprimer le document :
Gérer les recettes
203
Ouvrir le niveau En attente d'édition pour les AC
Cliquer sur DBM Votée
Sélectionner, dans le menu DBM (Gestion), l’option Éditer pour les
AC
• Un message vous demande si vous avez vérifié le fonds de
roulement.
Si c'est le cas, cliquer sur Oui
Démarrer l'impression de la DBM
Après l'impression du document à destination des Autorités de contrôle,
si la DBM n'avait pas été refusée par le Conseil d'administration, la
DBM est numérotée. Elle apparaît alors, dans l'arborescence, sous le
niveau DBM n°x.
Si vous souhaitez imprimer à nouveau le document à destination des
Autorités de contrôle, vous devez :
Cliquer sur le niveau de la DBM (DBM n°x)
Sélectionner, dans le menu DBM (Gestion), l’option Éditer pour les
AC
7.7.
Saisir le résultat des Autorités de contrôle
Lorsque vous disposez de l'avis des Autorités de contrôle sur la DBM,
vous devez le saisir :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option Modification du budget
Sélectionner l’option D.B.M.
Sélectionner l’option Gestion…
Cliquer sur l'onglet pour Vote
Si la DBM avait été refusée par le Conseil d'administration, la saisie du
résultat des Autorités de contrôle ne s'effectue pas à partir du niveau
DBM n°x mais à partir du niveau DBM Votée.
Cliquer sur le niveau de la DBM (DBM n°x)
204
Gérer les recettes
Sélectionner, dans le menu DBM (Gestion), l’option Saisir le résultat
AC
• L'assistant de saisie du résultat des Autorités de contrôle s'affiche.
Pour être guidé lors de la saisie de ce résultat :
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Si les Autorités de contrôle ont donné leur accord, la DBM est
automatiquement validée et datée, et vous devez éditer la lettre
pour l’agent comptable.
Pour confirmer la saisie :
Cliquer sur Enregistrer et fermer
Après la saisie du résultat des Autorités de contrôle :
Si les Autorités de contrôle ont demandé des modifications pour la
DBM (accord partiel), vous devez modifier la DBM (§ 7.8.) puis la
valider (§ 7.9.)
• Si les Autorités de contrôle ont rejeté la DBM, la DBM s'affiche alors
sous le niveau DBM n°x (Rejetée) et son traitement est terminé.
•
7.8.
Modifier, si nécessaire, la DBM
Si les Autorités de contrôle ont demandé des modifications pour la
DBM, vous devez modifier la DBM.
La modification des opérations de la DBM s'effectue à partir de la
fenêtre de gestion des DBM et non pas à partir de celle de saisie des
DBM.
Si la fenêtre Gestion des DBM n'est pas déjà affichée :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option Modification du budget
Sélectionner l’option D.B.M.
Sélectionner l’option Gestion…
Cliquer sur l'onglet pour Vote
Gérer les recettes
205
Cliquer sur le niveau de la DBM (DBM n°x)
Une opération ou une nouvelle ligne budgétaire non prévue dans la
DBM votée par le Conseil d'administration ne peut pas être ajoutée en
correction de DBM. Pour cela, vous devez saisir une nouvelle DBM et
indiquer directement le résultat des décisions des Autorités de contrôle.
Cliquer, dans la partie droite, sur l'opération à modifier
Sélectionner, dans le menu DBM (Gestion), l’option Modifier
l'opération
Saisir les modifications puis cliquer sur OK
Après la saisie des modifications demandées par les Autorités de
contrôle, vous pouvez valider la DBM (Voir Point suivant).
7.9.
Valider la Décision Budgétaire Modificative
La validation d’une DBM pour vote est à effectuer uniquement en cas
d’accord partiel des Autorités de contrôle sur la DBM présentée.
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option Modification du budget
Sélectionner l’option D.B.M.
Sélectionner l’option Gestion…
Cliquer sur l'onglet pour Vote
Cliquer sur le niveau de la DBM (DBM n°x)
•
Sélectionner, dans le menu DBM (Gestion), l’option Valider
Le premier panneau de l'assistant de validation de la DBM s'affiche.
Pour être guidé lors de la validation de la DBM :
Afficher et consulter les fenêtres d'aide
206
Gérer les recettes
Lors de la validation de la DBM, vous devez imprimer la lettre à
destination de l'agent comptable.
Pour confirmer la validation de la DBM :
Accéder au dernier panneau de l'assistant au moyen du bouton Suivant
Cliquer sur Terminer
Après la validation de la DBM :
• La DBM devient exécutoire et les ouvertures de crédits ainsi que les
prévisions de recettes sont mis à jour
• Le budget doit être transféré vers le module Comptabilité générale (§
7.10.)
• Les modifications apportées au budget par la DBM peuvent être
consultées (§ 4.5.6.)
• Les documents du budget peuvent être consultés et imprimés (§ 4.5.).
Les lignes générées par les DBM figurent notamment dans les
historiques du budget (§ 4.5.3) et les montants des opérations des
DBM figurent sur les états du budget (§ 4.5.2).
7.10. Transférer le budget vers le module Comptabilité
générale
Il n'y a pas de transfert spécifique pour les DBM; c'est le budget
complet qui est transféré.
Cette opération s'effectue à partir de la fenêtre Visualisation du
budget. Si cette fenêtre n'est pas déjà affichée :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Budget
Sélectionner l’option Visualisation du budget
Sélectionner, dans le menu Visualisation du budget, l’option
Transférer budget…
• La fenêtre de transfert du budget s'affiche.
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Gérer les recettes
207
8. Gérer les dépenses
La gestion des dépenses ne peut être démarrée qu'à partir du moment où
le budget provisoire ou exécutoire a été réceptionné.
Pour les établissements qui suivent la Commande publique, la gestion
des dépenses, sauf les Fournisseurs, ne peut être démarrée qu'à partir
du moment où il existe une version validée de l’EPA.
Le schéma suivant résume les étapes de la gestion des dépenses dans le
module Comptabilité budgétaire. Les étapes optionnelles sont
représentées sur fond gris.
Une dépense peut être imputée à une ou plusieurs lignes d’ouverture de
crédits comprenant :
- un service
- un domaine
- une activité
Sauf pour les reversements sans mandat préalable, ces lignes doivent
être ouvertes au budget.
Un compte PCG de dépense est renseigné uniquement à partir de la
liquidation.
La multi-imputation des dépenses est partielle :
Pour une même dépense, toutes ses lignes d’imputation doivent avoir le
même service et si l’imputation contient un compte PCG, celui-ci doit
être identique pour toutes les lignes.
Pour les établissements qui suivent la Commande Publique, les
informations apportées sont décrites sous une rubrique spécifique pour :
• Les Approvisionnements
• Les Engagements
• Les DAO
• Les Liquidations
208
Gérer les recettes
•
•
•
Les Mandats
Les Reversements
Les réaffectations de marchés
Une fonctionnalité commune a été mise en œuvre pour chacune de ces
étapes de la gestion des dépenses :
Présence d’une case à cocher pour indiquer que la dépense correspond
à un marché pour tout compte de racine 60 à 62 ou 6511.
♦ Avec appel à un bouton Détail pour accéder à une fenêtre de Saisie
des affectations de marché,
♦ Qui, pour l’action à réaliser Ajouter, Modifier, Supprimer, affiche
une fenêtre de Détail d’une ligne d’affectation.
En saisie de dépenses, c’est toujours la version de l’EPA en cours qui
est utilisée.
Si une ligne de nomenclature est créée lors de la saisie d’une dépense,
cette nomenclature enrichit la version en cours de l’EPA, avec un
montant prévisionnel à zéro, et également la version en préparation s’il
en existe une.
Pour les établissements qui ne suivent pas la Commande Publique,
toutes les fonctionnalités liées à l’EPA sont invisibles.
Gérer les recettes
209
Saisir les Fournisseurs
Gérer les approvisionnements
Engager les dépenses
Liquider les dépenses (avec ou sans engagement préalable)
Gérer les DAO
Préparer les mandats puis imprimer les mandats et le bordereau journal
Opérer les reversements
Imprimer les documents relatifs aux dépenses
Transférer les propositions d'é critures automatiques vers le module Comptabilité
générale
Les principes de la gestion des dépenses avec le module Comptabilité
budgétaire ont été résumés dans la Présentation générale de ce
manuel.
Ce chapitre présente l'ensemble des opérations susceptibles d'être mises
en œuvre pour la gestion des dépenses :
210
Gérer les recettes
8.1.
8.2.
8.3.
8.4
8.5.
8.6.
8.7
8.8
8.9.
8.10.
8.11.
8.12.
Gérer les fournisseurs
Gérer les approvisionnements
Mettre à jour, si nécessaire, les engagements générés
Sélectionner des critères pour les engagements
Saisir les liquidations internes
Gérer les Dépenses Avant Ordonnancement (DAO)
Visualiser les informations sur les liquidations
Sélectionner des critères pour les liquidations
Mandater les dépenses
Opérer les reversements
Imprimer les autres documents relatifs aux dépenses.
Opérer les réaffectations de marchés
Gérer les recettes
8.1.
211
Gérer les fournisseurs
Le fichier des fournisseurs est commun à tous les établissements gérés
dans le module Comptabilité budgétaire mais comporte, pour chaque
fournisseur, certaines informations spécifiques à chaque établissement
qui l'utilise, référence de l'établissement chez le fournisseur, cumul des
opérations réalisées.
Pour accéder à la fenêtre de gestion des fournisseurs :
Cliquer sur l’icône Gestion des fournisseurs de la barre d’outils
ou
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
Sélectionner l’option Fournisseurs…
• La fenêtre Fournisseurs s'affiche.
La fiche du fournisseur 00000A DIVERS CRÉANCIERS est fournie
avec le module Comptabilité budgétaire et ne peut pas être modifiée. Ce
fournisseur permet d'effectuer la plupart des opérations pour ordre au
titre de l'agent comptable. Par exemple, les menues dépenses des
Dépenses Avant Ordonnancement sont affectées à ce fournisseur.
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
A partir de cette fenêtre, vous pouvez :
♦ Saisir ou mettre à jour la fiche des fournisseurs
♦ Imprimer la liste ou la fiche des fournisseurs
♦ Réaliser une extraction des fournisseurs au format DBF
♦ Consulter les informations sur les fournisseurs
♦ Sélectionner des critères pour les fournisseurs.
8.1.1.
•
Extraire les fournisseurs
Pour réaliser une extraction des fournisseurs :
Depuis la fenêtre Fournisseurs :
Cliquer sur l’icône Extraire de la barre d’outils
ou
212
Gérer les recettes
Sélectionner, après un clic du bouton droit de la souris dans le menu
contextuel qui apparaît l’option Extraire
ou
Sélectionner dans le menu Fournisseurs l’option Extraire
ou
Avec le clavier, combiner les touches Ctrl+Alt+E
Dans la fenêtre Extraction des Fournisseurs indiquer :
- Le format du fichier, soit au format DBF, soit au format XML
- L’emplacement où enregistrer le fichier, et lui donner un nom
- La sélection voulue sur les fournisseurs
Cliquer sur le bouton Extraire
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
La fiche d'un fournisseur peut également être créée et mise à jour lors
de la saisie d’un approvisionnement, d’un engagement ou d'une
liquidation. Mais les coordonnées bancaires d’un fournisseur (IBAN
BIC dans le cas général, R.I.B. pour les TOM) ne peuvent pas être
modifiées si le fournisseur est utilisé dans un mandatement non encore
transféré vers la Comptabilité Générale.
8.1.2.
Consulter ou imprimer les informations sur les fournisseurs
Depuis la fenêtre standard des Fournisseurs, il est possible de :
♦ Visualiser les sommes par fournisseur dans les colonnes Engagé en
cours et Engagé et liquidé net,
♦ Visualiser par fiche détail un fournisseur et d’enchaîner la
consultation de chaque fiche détail des fournisseurs de la base.
♦ D’accéder pour un fournisseur aux mandats de ce fournisseur par
un lien dans Voir Mandats … dans le menu et le menu contextuel
♦ D’accéder pour un fournisseur aux reversements de ce fournisseur
par un lien dans Voir Reversements … dans le menu et le menu
contextuel
♦ D’imprimer les informations selon différents critères depuis la
fenêtre Impression des fournisseurs.
Gérer les recettes
8.1.3.
Sélectionner des critères pour les fournisseurs
Depuis la fenêtre standard des Fournisseurs, il est possible de
sélectionner différents critères pour obtenir une information
« personnalisée ».
Les critères disponibles dans une Sélection standard :
♦
♦
♦
♦
♦
♦
Tout
Fournisseurs de l’établissement
Fournisseurs non mouvementés
Fournisseurs denrées alimentaires
Un mot
Sélection avancée.
Les tris disponibles :
♦
♦
♦
♦
♦
Raison sociale
Numéro
Ville
Code postal
Engagé en cours
213
214
Gérer les recettes
♦ Engagé+liquidé net
♦ Date de mandatement
Les critères disponibles dans une Sélection avancée :
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
Numéro
Raison sociale
Ville
Code postal
Mode de paiement
I.B.A.N.
B.I.C.
Alimentaire
Engagé en cours
Engagé+liquidé net
Date mandatement
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Gérer les recettes
8.2.
215
Gérer les approvisionnements
Pour gérer les approvisionnements, vous devez, au préalable, avoir saisi
leurs paramètres (§ 2.3.).
Gérer les approvisionnements va ensuite consister à :
♦ Saisir les articles (§ 8.2.1)
♦ Saisir les approvisionnements (§ 8.2.2.)
♦ Gérer l’EPA avec les approvisionnements (§ 8.2.3.)
♦ Imprimer les documents des approvisionnements : bons de
commande et fiches d'approvisionnement (§ 8.2.4.)
♦ Valider les approvisionnements (§ 8.2.5.)
♦ Mettre à jour, si nécessaire, les engagements générés (§ 8.3.)
♦ Liquider les dépenses (§ 8.5.).
En fin d'exercice, vous pouvez :
♦ Saisir des approvisionnements anticipés (§ 8.2.2.)
♦ Transférer les approvisionnements anticipés vers le nouvel exercice
(§ 8.2.6.)
♦ Réceptionner les approvisionnements anticipés de l'exercice
précédent (§ 8.2.7.).
8.2.1.
Gérer les articles
Lors du basculement, les articles de l'exercice antérieur sont récupérés
dans l'exercice en cours.
Les articles peuvent également être créés lors de la saisie des
approvisionnements ; dans ce cas, vous pourrez choisir d'enregistrer ou
non l'article dans le fichier des articles. Il suffira de cocher la case « à
conserver » pour que l’article soit conservé.
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Dépenses
Sélectionner l’option Approvisionnements
Sélectionner l’option Articles…
216
Gérer les recettes
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
8.2.2.
Saisir les approvisionnements
Le module Comptabilité budgétaire permet de saisir différents types
d'approvisionnements correspondant à des actes de gestion distincts :
♦ Saisie d'un approvisionnement avec engagement et bon de
commande.
Ce type d'approvisionnement génère un engagement comptable et un
engagement juridique, bon de commande
♦ Saisie d'un approvisionnement avec engagement mais sans bon de
commande.
Ce type d'approvisionnement ne génère qu'un engagement
comptable, impression de la fiche d'approvisionnement
♦ Saisie d'un approvisionnement sans engagement et avec imputation
♦ Saisie d'un approvisionnement sans engagement et sans imputation,
opérations particulières.
En fin d'exercice, à partir du 15 décembre, vous pouvez saisir des
approvisionnements anticipés. Tous les approvisionnements saisis après le
31 décembre sont automatiquement anticipés.
Pour saisir les approvisionnements :
Cliquer sur l’icône Saisie des approvisionnements de la barre d’outils
ou
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
Sélectionner l’option Approvisionnements
Sélectionner l’option Saisie…
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Gérer les recettes
8.2.3.
217
Gérer l’EPA avec les approvisionnements
. Si l’établissement suit la Commande publique, la saisie des
affectations de marché est toujours possible.
La case à cocher Marché permet de gérer l’affectation d’un marché
pour les approvisionnements susceptibles de générer un engagement, ce
qui correspond aux séries avec engagement :
Le bouton Détail permet d’identifier au moins une ligne d’affectation.
Les engagements générés par validation d’un approvisionnement ont
obligatoirement les mêmes affectations de marché que
l’approvisionnement dont ils sont issus.
Pour les approvisionnements anticipés, l’affectation d’un marché est saisie
mais elle ne concerne pas l’exercice en cours. Elle porte sur l’exercice
suivant.
Le transfert des affectations de marché pour ces approvisionnements est
effectué après le basculement.
Pour l’exercice N-1, dans cette situation, il s’en suit, après le basculement,
qu’il n’y a pas pour les approvisionnements anticipés avec affectation de
marché :
D’affichage du disponible
De contrôle du disponible
De mise à jour des cumuls.
Pour l’exercice N, il s’en suit après basculement,
• Si l’EPA est suivi, les cumuls sont mis à jour sans contrôle de
dépassement.
• Les approvisionnements dont l’imputation, le fournisseur,
la série … ou un article n’existe pas dans le nouvel exercice
sont rejetés
218
Gérer les recettes
•
Pour les approvisionnements anticipés qui sont sur marchés,
ils seront réceptionnés sans les informations des
affectations.
Les informations sur marchés des approvisionnements anticipés
n’étant pas récupérées lors du basculement, un message vous
demande de les compléter en saisie des approvisionnements.
Pour plus d’informations :
Cliquer sur l’icône Saisie des approvisionnements de la barre d’outils
ou
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
Sélectionner l’option Approvisionnements
Sélectionner l’option Saisie…
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
8.2.4.
Imprimer les documents des approvisionnements
Après l'impression de leurs documents, les approvisionnements peuvent
être modifiés et supprimés. Ils ne le peuvent plus après leur validation.
Les documents des approvisionnements sont constitués :
♦ Des Fiches d'approvisionnement, Duplicata interne. Le nombre
d'exemplaires des fiches d'approvisionnement est déterminé par la
valeur saisie dans les paramètres de la série de l'approvisionnement
(rubrique Nb ex. internes : voir § 2.3.)
♦ D'un Bon de commande destiné au fournisseur, si l'option "Avec
bon original" a été sélectionnée pour l'approvisionnement.
Une sélection des bons de commande à éditer est possible (sélection
multiple comme pour la réédition).
La fiche d'approvisionnement, Duplicata interne, n'est pas imprimée
pour les approvisionnements anticipés.
Gérer les recettes
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
Sélectionner l’option Approvisionnements
Sélectionner l’option Document…
Cliquer sur l’onglet Documents
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Pour imprimer les documents des approvisionnements :
Cliquer sur En attente d'édition
Sélectionner, éventuellement, les bons de commande à éditer
Sélectionner, dans le menu Documents appro., l’option Éditer
La réédition d’un Duplicata est possible pour un profil de type
consultation.
8.2.4.1
Liste des approvisionnements
Ce choix permet de consulter et d’imprimer l’historique des
approvisionnements validés pendant l’exercice.
Des critères de sélection ainsi qu’une une extraction sont proposés.
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
Sélectionner l’option Approvisionnements
Sélectionner l’option Document…
Cliquer sur l’onglet Liste des approvisionnements
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
8.2.4.2
Extraction des approvisionnements
Pour réaliser une extraction des approvisionnements :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
Sélectionner l’option Approvisionnements
Sélectionner l’option Document…
219
220
Gérer les recettes
Sélectionner l’onglet Liste des approvisionnements
Cliquer sur l’icône Extraire de la barre d’outils
ou
Sélectionner, après un clic du bouton droit de la souris dans le menu
contextuel qui apparaît l’option Extraire
ou
Sélectionner dans le menu Liste des appro l’option Extraire
ou
Avec le clavier, combiner les touches Ctrl+Alt+E
Dans la fenêtre Extraction des approvisionnements indiquer :
- Le format du fichier, soit au format DBF, soit au format XML
- L’emplacement où enregistrer le fichier, et lui donner un nom
- La sélection voulue sur les fournisseurs
Cliquer sur le bouton Extraire
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
8.2.5.
Valider les approvisionnements
La validation des approvisionnements s'effectue à partir de la fenêtre
Documents des Approvisionnements. Si cette fenêtre n'est pas déjà
affichée :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
Sélectionner l’option Approvisionnements
Sélectionner l’option Document…
Cliquer sur l’onglet Documents
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Cliquer sur Édités
Sélectionner, dans le menu Documents appro., l’option Valider
Gérer les recettes
221
Lors de la validation des approvisionnements, si la série de
l'approvisionnement est du type Avec engagement, l'engagement est
automatiquement généré.
Le numéro de l'engagement est composé du code de la série suivi du
numéro séquentiel de l'approvisionnement dans la série. Par exemple,
l'approvisionnement n° MA-2 générera l'engagement n° MA2.
Cet engagement peut, si nécessaire, être modifié ou supprimé
(§ 8.3.). Ces opérations n'ont aucun impact sur le bon de commande
original.
Les informations sur marchés des approvisionnements anticipés
n’étant pas récupérées lors du basculement, un message bloquant
vous demande de les compléter en saisie des approvisionnements.
8.2.6.
Transférer les approvisionnements anticipés vers le nouvel
exercice
Lorsque des approvisionnements anticipés ont été saisis en fin
d'exercice, ils peuvent être transférés vers le nouvel exercice.
Après ce transfert, vous ne pourrez plus saisir d'approvisionnement et
les approvisionnements anticipés ne pourront plus être ni modifiés, ni
supprimés, ni imprimés.
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
Sélectionner l’option Approvisionnements
Sélectionner l’option Saisie…
Sélectionner, dans le menu Approvisionnements, l’option Transférer
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
222
Gérer les recettes
8.2.7.
Réceptionner les approvisionnements anticipés de l'exercice
précédent
♦ Ils doivent avoir été transférés à partir de l'exercice antérieur
(§ 8.2.6.)
♦ Vous devez avoir sélectionné les services autorisés pour chaque
série (§ 2.3.).
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
Sélectionner l’option Approvisionnements
Sélectionner l’option Saisie…
Sélectionner, dans le menu Approvisionnements, l’option
Réceptionner
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Après leur réception, les approvisionnements anticipés peuvent être
traités comme les approvisionnements habituels :
• Imprimer les documents des approvisionnements : bons de
commande et fiches d'approvisionnement (§ 8.2.4.)
• Valider les approvisionnements (§ 8.2.5.)
• Mettre à jour, si nécessaire, les engagements générés (§ 8.3.)
• Liquider les dépenses (§ 8.5.).
Gérer les recettes
8.3.
223
Mettre à jour, si nécessaire, les engagements générés
L'engagement comptable précède l'engagement juridique et précède la
phase de liquidation qui constate l'obligation envers un tiers, par
exemple, au moyen d'un bon de commande.
La phase d'engagement des dépenses est facultative dans GFC. Vous
pouvez saisir directement la liquidation des dépenses (§ 8.5.).
Pour afficher la fenêtre Engagements :
Cliquer sur l’icône Engagements de la barre d’outils
ou
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
Sélectionner l’option Engagements…
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Gérer l’EPA avec les engagements
La case à cocher Marché permet de modifier l’affectation d’un marché
pour les engagements gérés par un approvisionnement sans
conséquence pour l’approvisionnement.
Le bouton Détail permet de modifier au moins une ligne d’affectation.
Il est possible que suite à une liquidation partielle sur un engagement, le
total des affectations de marché de l’engagement ne soit plus égal au
montant de l’engagement.
Dans ce cas, en revenant en modification de l’engagement, on peut
valider la modification sans avoir à corriger les affectations de marché
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
224
Gérer les recettes
8.4.
Sélectionner des critères pour les engagements
Depuis la fenêtre standard des Engagements, il est possible de
sélectionner différents critères pour obtenir une information
« personnalisée ».
Les critères disponibles dans une Sélection standard :
♦ Tout
♦
♦
♦
♦
♦
Un service
Un domaine
Une activité
Un fournisseur
Sélection avancée
Les tris disponibles :
♦
♦
♦
♦
♦
Ordre chronologique
Service
Numéro engagement
Fournisseur
Montant
Les critères disponibles dans une Sélection avancée :
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
Numéro
Service
Domaine
Activité
Montant
Fournisseur
Origine approvisionnement
Date de saisie
Rubrique de marché
Procédure d’achat
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Gérer les recettes
225
Consulter ou imprimer les informations sur les engagements :
Depuis la fenêtre standard des Engagements, il est possible de :
♦ Visualiser par fiche détail un engagement et d’enchaîner la
consultation de chaque fiche détail des engagements de la base.
♦ D’accéder au fournisseur de l’engagement par un lien dans Voir
Fournisseur … dans le menu et le menu contextuel
♦ D’accéder à l’approvisionnement de l’engagement par un lien dans
Voir Approvisionnement … dans le menu et le menu contextuel
♦ D’accéder pour un engagement aux liquidations par un lien dans
Voir Liquidations … dans le menu et le menu contextuel
♦ D’accéder pour un engagement aux mandats par un lien dans Voir
Mandats … dans le menu et le menu contextuel
♦ D’obtenir une extraction des engagements
8.5.
Saisir les liquidations internes
La liquidation permet de prendre en charge le montant d'une dépense
dès lors que :
♦ La réalité de la dette de l'établissement a été vérifiée
♦ Le montant de la dépense a été arrêté, facture fournie par le
fournisseur.
Une liquidation peut être avec ou sans engagement préalable. La
référence d’une liquidation saisie est obligatoire.
Dans le cas d’une liquidation pour un fournisseur avec tiers, une icône
signale sur la fiche détail le tiers à droite de la zone de saisie de celui-ci.
Cliquer sur l’icône Liquidations de la barre d’outils
ou
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
Sélectionner l’option Liquidations
Sélectionner l’option Internes…
• La fenêtre Liquidations s'affiche.
226
Gérer les recettes
♦ Seules les liquidations internes peuvent être saisies dans ce contexte.
♦ Les liquidations internes peuvent être modifiées et supprimées.
♦ Les liquidations générées à partir des DAO comptables et des DAO
régisseurs ne peuvent être ni modifiées, ni supprimées dans ce
contexte.
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Lorsque les dépenses ont été liquidées, vous pouvez les mandater
(§ 8.9.).
Extraire les liquidations
Pour réaliser une extraction des liquidations internes :
• Depuis la fenêtre Liquidations :
Cliquer sur l’icône Extraire de la barre d’outils
ou
Sélectionner, après un clic du bouton droit de la souris dans le menu
contextuel qui apparaît l’option Extraire
ou
Sélectionner dans le menu Liquidations l’option Extraire
ou
Avec le clavier, combiner les touches Ctrl+Alt+E
Dans la fenêtre Extraction des Liquidations indiquer :
- Le format du fichier, soit au format DBF, soit au format XML
- L’emplacement où enregistrer le fichier, et lui donner un nom
Cliquer sur le bouton Extraire
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Gérer l’EPA avec les liquidations internes
La case à cocher Marché permet de modifier l’affectation d’un marché
pour les liquidations gérées par un engagement.
Le bouton Détail permet de modifier au moins une ligne d’affectation.
Gérer les recettes
227
La mise à jour des affectations des engagements suite à la création
d’une liquidation sur engagement conduit à des situations différentes
selon le type de liquidation.
♦ Pour une liquidation totale :
Toutes les affectations de marché de l’engagement sont mises à zéro.
Les cumuls des nomenclatures de marché sont diminués des montants
de l’engagement.
♦ Pour une liquidation partielle :
La situation est plus complexe en fonction de la présence ou non de la
ligne d’affectation de l’engagement dans la liquidation
Dans ce type de situation, il se peut que le total des affectations de
l’engagement ne soit plus égal au montant de l’engagement.
La modification ou la suppression d’une liquidation sur engagement
peut se faire sans contrôle sur l’engagement : l’engagement n’est pas
mis à jour et les affectations qui lui sont liées ne sont pas mises à jour.
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
228
Gérer les recettes
8.6.
Gérer les Dépenses Avant Ordonnancement (DAO)
Les Dépenses Avant Ordonnancement sont saisies :
♦ Dans le module Comptabilité générale, Diverses dépenses et
Menues dépenses
♦ Dans le module Régie, Dépenses régisseur).
Ces DAO sont ensuite transférées sur support externe ou directement
par l'agent comptable ou le régisseur. Elles doivent être réceptionnées
dans le module Comptabilité budgétaire puis mises à jour afin que les
pièces justificatives du mandatement puissent être établies. Les DAO
régisseur peuvent être rejetées par l'ordonnateur dès leur réception.
Le schéma suivant résume les étapes de la gestion des DAO dans le
module Comptabilité budgétaire. Les étapes optionnelles sont
représentées sur fond gris.
Gérer les recettes
229
DAO Agent comptable
DAO Régisseur
Réceptionner les Réceptionner les
Diverses dépenses Menues dépenses
Réceptionner les Dépenses Régisseur
Mettre à jour et valider les DAO
Consulter les liquidations générées automatiquement
Imprimer les bordereaux des DAO
Préparer les mandats puis imprimer les mandats et le bordereau journal
Opérer les reversements
Imprimer les documents relatifs aux dépenses
Transférer les propositions d'écritures
automatiques vers le module
Comptabilité générale
Les DAO peuvent être gérées quel que soit le type de budget, principal
ou annexe.
230
Gérer les recettes
8.6.1.
Réceptionner les DAO du module Comptabilité Générale ou
du module Régie
Cette réception peut être opérée lorsque l'agent comptable ou le
régisseur vous a remis le fichier correspondant sur un support externe
ou vous a signalé que le fichier de transfert était disponible.
Si des DAO ont déjà été réceptionnées, de nouvelles DAO ne peuvent
être réceptionnées que si les précédentes ont été validées (§ 8.6.2.).
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
Sélectionner l’option Dépenses Avant Ordo.
Sélectionner l’option Réception…
• La première page de l'assistant de réception des dépenses s'affiche.
Pour être guidé lors de la réception des dépenses :
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Après la réception des dépenses, vous devez les vérifier, si nécessaire,
les mettre à jour, puis les valider (Voir Point suivant).
8.6.2.
Mettre à jour et valider les DAO
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
Sélectionner l’option Dépenses Avant Ordo.
Sélectionner l’option Dépenses en attente…
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Après la validation des DAO, pour consulter les liquidations générées
automatiquement :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
Sélectionner l’option Liquidations
Sélectionner l’option Internes…
Gérer les recettes
8.6.3.
231
Gérer l’EPA avec les DAO
L’Agent comptable comme le Régisseur ne saisissent d’information sur
les marchés
A leur réception, les DAO, excepté celles dont le compte est autre que
60 à 62 et 6511, sont initialisées comme étant des marchés. Elles sont
alors modifiables par l’Ordonnateur.
La case à cocher Marché permet de modifier l’affectation d’un marché
pour les DAO.
Le bouton Détail permet de modifier au moins une ligne d’affectation.
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
8.6.4.
Imprimer les bordereaux des DAO
Selon le type de DAO réceptionné, vous devez imprimer l'un et/ou
l'autre de ces documents :
Imprimer le bordereau des menues dépenses
Imprimer le bordereau des dépenses régisseurs
Il n'y a pas de bordereau pour les diverses dépenses.
Imprimer le bordereau des menues dépenses
Ce bordereau est trié par imputation puis par date de validation de la
session en Comptabilité générale. Il affiche le sous total et le nombre de
lignes par compte et par service.
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
Sélectionner l’option Dépenses Avant Ordo.
Sélectionner l’option Documents…
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
232
Gérer les recettes
Cliquer sur En attente d'édition
Sélectionner, dans le menu Documents des D.A.O., l’option Éditer…
Imprimer le bordereau des dépenses régisseurs
Ce bordereau est trié par imputation puis par date. Il affiche le sous total
et le nombre de lignes par compte et par service.
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
Sélectionner l’option Dépenses Avant Ordo.
Sélectionner l’option Documents…
Cliquer sur l'onglet Dépenses Régisseur
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Cliquer sur En attente d'édition
Sélectionner, dans le menu Documents des D.A.O., l’option Éditer…
Après l'impression des bordereaux, vous pouvez préparer les mandats
(Voir Point suivant).
8.7.
Visualiser ou consulter les informations sur les
liquidations
Depuis la fenêtre standard des Liquidations non mandatées, il est
possible de :
♦ Visualiser les sommes par liquidation dans les colonnes
Engagement et date de saisie,
♦ Visualiser par fiche détail une liquidation et enchaîner la
consultation de chaque fiche détail Visualisation d’une liquidation
pour les liquidations non mandatées de l’établissement,.
♦ Extraire les liquidations.
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Gérer les recettes
233
Suivre l’EPA avec la liste des liquidations
Si une sélection est opérée sur un domaine ou une activité, la liste des
informations de marché n’est pas accessible.
Si la sélection porte sur une Rubrique ou une Procédure d’achat, la liste
des informations générales n’est pas accessible.
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
8.8.
Sélectionner des critères pour les liquidations
Depuis la fenêtre standard des Liquidations non mandatées, il est
possible de sélectionner différents critères pour obtenir une information
personnalisée.
Les critères disponibles dans une Sélection standard :
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
Tout
Un service
Un domaine
Une activité
Un compte
Un fournisseur
Un engagement
Les liquidations incomplètes
Sélection avancée.
Les tris disponibles :
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
Ordre chronologique
Service-compte
Compte
Fournisseur
Montant
Engagement
Origine
Les critères disponibles dans une Sélection avancée :
♦ Numéro liquidation
♦ Service
234
Gérer les recettes
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
Domaine
Activité
Compte
Date de saisie
Fournisseur
Montant
Engagement
Origine
Rubrique de marché : lié à l’EPA
Procédure d’achat : lié à l’EPA
Dans la sélection avancée, les choix Domaine, Activité, Rubrique de
marché et Procédure d’achat sont incompatibles.
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
8.9.
Mandater les dépenses
Les dépenses peuvent être mandatées dès qu'elles ont été liquidées. Les
références bancaires du fournisseur ou du tiers doivent impérativement
avoir été renseignées.
8.9.1.
Préparer les mandats
Pour préparer un nouveau mandatement, les mandats précédents doivent
avoir été imprimés (§ 8.9.2.).
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
Sélectionner l’option Documents
Sélectionner l’option Mandatement…
Cliquer sur l’onglet Documents
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Cliquer sur le niveau En attente de mandatement
Gérer les recettes
235
Sélectionner, dans le menu Mandatement, l’option Préparer…
Lorsque de nouvelles dépenses ont été liquidées dans la journée, il est
possible d'effectuer plusieurs mandatements le même jour.
Saisir ou sélectionner la période de sélection des liquidations à
mandater
Cliquer sur OK
8.9.2.
Imprimer les mandats et le bordereau journal des mandats
émis
Cette opération s'effectue à partir de la fenêtre Mandatement. Si elle
n'est pas déjà affichée :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
Sélectionner l’option Documents
Sélectionner l’option Mandatement…
Cliquer sur l’onglet Documents
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Cliquer sur le niveau … (À éditer)
Sélectionner, dans le menu Mandatement, l’option Éditer…
Lorsque des mandats ont été imprimés, ils seront intégrés au prochain
transfert des propositions d'écritures automatiques vers le module
Comptabilité générale (§ 12.).
8.9.3.
Consulter ou imprimer la liste des mandats émis
Cette opération s'effectue à partir de la fenêtre Mandatement. Si elle
n'est pas déjà affichée :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
Sélectionner l’option Documents
Sélectionner l’option Mandatement…
236
Gérer les recettes
Cliquer sur l'onglet Liste des mandats
Les colonnes Rejet, Date de mandatement, remplacée par celle du
certificat s’il s’agit d’une réimputation, Origine, Engagement,
permettent de suivre les informations par un rappel des données
présentes.
Depuis la fenêtre standard Mandatement, onglet Liste des mandats il
est possible de :
♦ Visualiser les sommes par liquidation mandatée rejetée ou non avec
montant déduit des réimputations non rejetées, y compris les
montants à 0, ainsi qu’une ligne par réimputation rejetée ou non
avec montant déduit des réimputations non rejetées, y compris les
montants à 0.
♦ Visualiser par fiche détail la liquidation mandatée et d’enchaîner la
consultation de chaque fiche détail des liquidations mandatées de
l’établissement.
♦ Dans la fiche détail Visualisation d’un mandat, les informations
inscrites dans la zone Montant correspondent au montant initial de
la réimputation, celles figurant dans la zone Réimputée, grisée s’il
n’y a pas de réimputation, au total des réimputations non rejetées de
la liquidation, celles inscrites dans la zone Reversé, grisée s’il n’y a
pas de reversement, au total des reversements non rejetés de la
liquidation.
♦ Dans la fiche détail Visualisation d’un mandat, la date et le motif
de rejet sont grisés si le mandat n’a pas été rejeté.
♦ Extraire les mandats.
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
La ligne de menu Rééditer permet à un profil de type consultation
l’édition des documents de mandatement.
8.9.4.
Suivre l’EPA avec la liste des mandats
La case à cocher Marché et le bouton Détail à droite des pièces jointes
– excepté pour les écritures d’extourne – permettent dans la fenêtre
Gérer les recettes
237
Détail d’un mandat, de suivre en visualisation les mandats liés à des
affectations de marchés.
Un onglet Affectations de marchés permet de visualiser et d’éditer
uniquement les mandats avec affectations de marchés.
Une extraction des affectations de marchés des mandats est possible.
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
8.9.5.
Sélectionner des critères pour les mandats émis
Depuis la fenêtre standard des Mandats, il est possible de sélectionner
différents critères pour obtenir une information personnalisée.
Les critères disponibles dans une Sélection standard :
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
Tout
Un service
Un domaine
Une activité
Un compte
Un fournisseur
Un montant
Une date
Une origine
Un engagement
Même montant
Hors marché
Sélection avancée
Les tris disponibles :
♦
♦
♦
♦
♦
♦
Numéro de mandat
Service+compte
Compte
Montant
Engagement
Origine
238
Gérer les recettes
Les critères disponibles dans une Sélection avancée :
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
Numéro mandat
Service
Domaine
Activité
Compte
Date de mandatement
Fournisseur
Montant
Engagement
Origine
Mandat rejeté
Dans la sélection avancée, les choix Domaine et Montant ainsi que
Activité et Montant sont incompatibles.
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
8.9.6.
Imprimer les feuillets budgétaires (historique des mandats)
A partir de la fenêtre de l'historique des mandats, vous pouvez :
♦ Imprimer les feuillets budgétaires des mandats admis
♦ Modifier le nombre de pièces justificatives jointes à un ordre de
l'ordonnateur.
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
Sélectionner l’option Documents
Sélectionner l’option Historique des mandats…
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
8.10. Opérer les reversements
Un reversement peut être saisi avec ou sans mandat préalable:
♦ Le reversement avec mandat préalable peut être utilisé dans le cas
où le fournisseur sélectionné lors de la liquidation n'est pas le bon.
Gérer les recettes
239
♦ La saisie de reversements sans mandat préalable n'est possible que
pour les comptes d'atténuation utilisés pour les opérations de
variation de stocks (racine 603), le domaine étant obligatoirement
VSTOCK, les activités de racine « 0AUGM » ainsi que pour les
comptes de rabais, remises et ristournes (609, 619 et 629)
Outre sa saisie, un reversement donne lieu à l'impression d'un ordre de
reversement et d'un bordereau des ordres de reversement.
8.10.1.
Saisir les reversements
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
Sélectionner l’option Reversement…
• La fenêtre Reversements s'affiche.
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
8.10.2.
Gérer l’EPA avec les reversements
Les reversements sont saisis :
♦ soit sans liquidation préalable.
Dans ce cas les reversements ne font pas référence à l’EPA.
♦ soit sur une ligne de liquidation (service, domaine, activité et
compte)
Il y a alors présence de la case à cocher Marché et du bouton Détail qui
permet d’identifier au moins une ligne d’affectation.
Si le reversement est inférieur au montant de la liquidation mandatée, la
ventilation en rubrique de marché doit être saisie. La saisie est limitée à
la ventilation de la liquidation d’origine
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
8.10.3.
Imprimer les ordres de reversement et leur bordereau
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Dépenses
Sélectionner l’option Documents
240
Gérer les recettes
Sélectionner l’option Ordres reversement…
Cliquer sur l’onglet Documents
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Cliquer sur le niveau En attente d'édition
Sélectionner, dans le menu Documents de reversement, l’option
Éditer…
Lorsque des ordres de reversement ont été imprimés, ces ordres seront
intégrés au prochain transfert des propositions d'écritures automatiques
vers le module Comptabilité générale (§ 12.).
8.10.4.
Consulter ou imprimer la liste des reversements
Cette opération s'effectue à partir de la fenêtre Documents de
Reversement. Si elle n'est pas déjà affichée :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
Sélectionner l’option Documents
Sélectionner l’option Ordres reversement…
Cliquer sur l'onglet Liste ordres de reversements
Les colonnes Rejet, Date de saisie permettent de suivre les
informations par un rappel des données présentes.
Depuis la fenêtre standard Documents de reversement, onglet Liste
ordres de reversements il est possible de :
♦ Visualiser les sommes par reversement.
♦ Visualiser par fiche détail le reversement et d’enchaîner la
consultation de chaque fiche détail des reversements de
l’établissement.
♦ Dans la fiche détail Visualisation d’un reversement, la date et le
motif de rejet sont grisés si le reversement n’a pas été rejeté.
♦ Extraire les ordres de reversement.
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Gérer les recettes
8.10.5.
241
Suivre l’EPA avec la liste des reversements
La case à cocher Marché et le bouton Détail à droite des pièces jointes
permettent dans la fenêtre Détail d’un reversement, de suivre en
visualisation les reversements liés à des affectations de marchés.
L’impression permet de sélectionner l’une des deux possibilités offertes
en visualisation : la liste avec les informations générales ou la liste avec
les affectations de marchés.
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
242
Gérer les recettes
8.10.6.
Sélectionner des critères pour les reversements
Depuis la fenêtre standard des Documents de reversement, il est
possible de sélectionner différents critères pour obtenir une information
personnalisée.
Les critères disponibles dans une Sélection standard :
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
Tout
Un service
Un domaine
Une activité
Un compte
Un fournisseur
Un montant
Une date
Sélection avancée
Les tris disponibles :
♦
♦
♦
♦
♦
Numéro d’ordre
Service-Compte
Compte
Fournisseur
Montant
Les critères disponibles dans une Sélection avancée :
♦
♦
♦
♦
♦ Service
♦ Domaine
♦ Activité
♦ Compte
♦ Date d’édition
♦ Fournisseur
Montant
Ordre rejeté
Rubrique de marché
Procédure d’achat
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Gérer les recettes
8.10.7.
243
Imprimer les feuillets budgétaires (historique des
reversements)
A partir de la fenêtre de l'historique des reversements, vous pouvez :
♦ Imprimer les feuillets budgétaires des ordres de reversement
♦ Modifier le nombre de pièces justificatives jointes à un ordre de
l'ordonnateur.
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
Sélectionner l’option Documents
Sélectionner l’option Historique des reversements…
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
8.11. Imprimer les autres documents relatifs aux dépenses
8.11.1.
Situation des dépenses engagées
La situation des dépenses engagées peut être consultée ou imprimée par
service, par ligne budgétaire, par domaine ou par activité.
Elle peut également être extraite, comme toutes les autres extractions de
GFC, dans un format exploitable avec un tableur.
Pour une présentation par service, domaine ou activité, ce document
présente pour chaque élément sélectionné :
♦ Les crédits ouverts
♦ Le montant des charges brutes
♦ Le montant des reversements
♦ Le montant des charges nettes
♦ Le montant des engagements en cours
♦ Le montant des liquidations en cours
♦ Le crédit disponible.
244
Gérer les recettes
Pour une présentation par service, domaine, activité et compte, ce
document présente pour chaque élément sélectionné :
♦ Le montant des charges brutes
♦ Le montant des reversements
♦ Le montant des charges nettes
♦ Le montant des liquidations en cours
Si des mandats d’extourne ont été réceptionnés, un tableau spécifique à
l’extourne est édité à la suite du précédent et présente par ligne (service,
domaine, activité, éventuellement compte) :
♦ Les crédits ouverts, correspondant au total des mandats provisoires
♦ Les liquidations, correspondant aux liquidations définitives en
attente
♦ Le montant des charges brutes correspondant aux liquidations
définitives mandatées
Cliquer sur l’icône Edition de la situation des dépenses engagées de
la barre d’outils
ou
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
Sélectionner l’option Documents
Sélectionner l’option Situation des Dépenses Engagées…
Si des approvisionnements ne sont pas validés ou que des DAO ne sont
pas confirmées, un message le signale. Si vous souhaitez que ces
éléments apparaissent dans la situation des dépenses engagées, vous
devez valider les approvisionnements (§ 8.2.5.) et/ou valider les DAO
(§ 8.6.2.).
Le récapitulatif est édité automatiquement à la suite de l’édition de
l’ensemble de la situation des dépenses engagées, sauf pour une
sélection par ligne budgétaire.
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
8.11.2.
Cumul des opérations par compte
Gérer les recettes
245
Vous pouvez, à tout moment, consulter et imprimer les montants
cumulés des mandats, des mandats d’extourne et des reversements pour
chaque compte mouvementé.
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
Sélectionner l’option Documents
Sélectionner l’option Cumul des opérations par compte…
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
8.11.3.
Opérations globales ou historique des opérations par
fournisseur
Ces documents constituent un tableau de bord de l'activité réalisée avec
les fournisseurs et peuvent être imprimés à partir de la fenêtre de
gestion des fournisseurs :
♦ Opérations globales :
ce document présente, pour chaque fournisseur, le montant des
engagements, en cours et cumulé sur l'exercice, le montant des
liquidations, en cours et cumulé sur l'exercice, le montant des
reversements et le montant net.
♦ Historique des opérations :
ce document présente le détail, pour chaque fournisseur, des
engagements en cours, des liquidations en attente, des liquidations
mandatées, des rejets et des reversements.
Cliquer sur l’icône Gestion des fournisseurs de la barre d’outils
ou
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
Sélectionner l’option Fournisseurs…
Choisir, dans la rubrique Sélectionner, l’option Fournisseurs de
l'établissement
246
Gérer les recettes
Pour sélectionner plusieurs fournisseurs, vous devez maintenir la touche
(Contrôle) enfoncée puis cliquer, avec le bouton gauche de la
souris, sur chaque fournisseur.
Sélectionner le ou les fournisseurs pour lesquels vous souhaitez
imprimer les informations
Sélectionner, dans le menu Fournisseur, l’option Imprimer…
Cliquer sur le document souhaité, Opérations globales ou Historique
des opérations
Cliquer sur OK
8.12. Opérer les réaffectations de marché
La réaffectation de marchés des mandats a pour objet de modifier
certaines informations de la liquidation relatives au marché, après sont
mandatement. Cela, en cas d’erreur dans l’affectation initiale.
Les liquidations mandatées pouvant être réaffectées sont :
♦ les liquidations qui n’ont pas été rejetées
♦ Les liquidations qui sont d’imputation 60 à 62 ou de racine 6511. Si
suite à une réimputation partielle, la liquidation est en partie
imputée à un compte autre que 60 à 62 ou 6511, l’intégralité de la
liquidation ne peut être un marché.
♦ Les liquidations qui n’ont pas été reversées.
Une liquidation peut être réaffectée plusieurs fois.
Les informations modifiables sont toutes les informations de marché :
♦ le fait que la dépense soit un marché ou non
♦ la ventilation par rubrique de marché, procédure d’achat et type
(EPA ou non).
♦ Contrairement à l’affectation initiale, il n’est pas autorisé de
dépasser le montant disponible de la nomenclature de marché ; cela
même si l’affectation initiale est déjà en dépassement. Cependant,
une dépense qui était un marché prévu dans l’EPA peut être
déclarée « non marché » ou « marché non prévu EPA».
Gérer les recettes
247
Outre sa saisie, une réaffectation de marché donne lieu à l’impression
d’un document de réaffectation de type liste, sans signature.
L’édition de ce document représente la validation des réaffections : les
réaffectations sont numérotées et après cette édition, elles ne sont plus
modifiables et peuvent être transférées au comptable.
8.12.1 Saisir les réaffectations de marchés
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Dépenses
Sélectionner l’option Réaffectations de marchés…
Sélectionner l’option Saisie …
• La fenêtre Réaffectations de marchés s’affiche.
Afficher et consulter la fenêtre d’aide
248
Gérer les recettes
8.12.2 Imprimer les réaffectations de marchés
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Dépenses
Sélectionner l’option Réaffectations de marchés…
Sélectionner l’option Documents …
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Cliquer sur le niveau En attente d'édition
Sélectionner, dans le menu Documents de réaffectation, l’option
Éditer…
Les réaffectations de marché ne sont pas transmises au Comptable qui
n’a pas connaissance de la Commande publique.
Gérer les recettes
249
9. Gérer les recettes
La gestion des recettes ne peut être démarrée qu'à partir du moment où
le budget provisoire ou exécutoire a été réceptionné.
Le schéma suivant résume les étapes de la gestion des recettes internes
dans le module Comptabilité budgétaire. Les étapes optionnelles sont
représentées sur fond gris.
Recettes internes
Recettes externes
Saisir la liquidation des recettes
Réceptionner les recettes
Traiter et valider les recettes
Imprimer les ordres de recettes et leur bordereau
Saisir la réduction des recettes
Imprimer les ordres de réduction de
recettes et leur bordereau
Imprimer les ordres de réduction de
recettes et leur bordereau
Imprimer les autres documents relatifs aux recettes (situation, cumul, historique)
Transférer les propositions d'écritures automatiques vers le module Comptabilité
générale
250
Gérer les recettes
Ce chapitre présente les opérations susceptibles d'être mises en œuvre
pour la gestion des recettes :
9.1.
9.2.
9.3
9.4.
Liquider les recettes internes
Annuler ou réduire les recettes internes
Gérer les recettes externes
Imprimer les autres documents relatifs aux recettes.
9.1.
Liquider les recettes internes
9.1.1.
Saisir la liquidation des recettes
Cliquer sur l’icône Recettes de la barre d’outils
ou
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
Sélectionner l’option Recettes internes
Sélectionner l’option Liquidations de recette…
• La fenêtre Recettes internes s'affiche.
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Une recette peut être imputée à une ou plusieurs lignes de prévision de
recette comprenant :
- un service
- facultativement, un domaine,
- facultativement, une activité
- un compte
L’imputation ne doit pas forcément exister au budget.
Pour un même Service et Compte, toutes les présentations peuvent coexister.
9.1.2.
Imprimer les ordres de recettes et leur bordereau
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
Gérer les recettes
251
Sélectionner l’option Documents
Sélectionner l’option Ordres de recettes…
Cliquer sur l’onglet Documents
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Cliquer sur En attente d'édition
Sélectionner, dans le menu Documents des recettes, l’option Éditer…
Lorsque des ordres de recettes ont été imprimés, ces ordres seront
intégrés au prochain transfert des propositions d'écritures automatiques
vers le module Comptabilité générale (§ 12.).
9.1.3.
Consulter ou imprimer la liste des ordres de recettes
Cette opération s'effectue à partir de la fenêtre Documents de Recette.
Si elle n'est pas déjà affichée :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
Sélectionner l’option Documents
Sélectionner l’option Ordres de recettes…
Cliquer sur l'onglet Liste ordres de recettes
Les colonnes Rejet, Origine permettent de suivre les informations par
un rappel des données présentes.
Depuis la fenêtre standard Documents de recette, onglet Liste ordres
de recettes il est possible de :
♦ Visualiser les sommes par recette.
♦ Visualiser par fiche détail l’ordre de recette et enchaîner la
consultation de chaque fiche détail des ordres de recettes de
l’établissement.
♦ Dans la fiche détail Visualisation d’un ordre de recette, la date et le
motif de rejet sont grisés si l’ordre de recette n’a pas été rejeté. Une
même présentation de la fiche détail est proposée pour l’ordre
d’origine et pour ses réimputations.
♦ Extraire les ordres de recettes de l’exercice.
252
Gérer les recettes
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Gérer les recettes
9.1.4.
253
Sélectionner des critères pour les ordres de recettes
Depuis la fenêtre standard des Documents de recettes, il est possible de
sélectionner différents critères pour obtenir une information
personnalisée.
Les critères disponibles dans une Sélection standard :
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
Tout
Un service
Un domaine
Une activité
Un compte
Un montant
Une date
Une origine
Sélection avancée
Les tris disponibles :
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
Numéro d’ordre
Service-compte
Domaine
Activité
Compte
Date d’édition
Débiteur
Montant
Les critères disponibles dans une Sélection avancée :
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
Numéro d’ordre
Service
Domaine
Activité
Compte
Date d’édition
Débiteur
Montant
Origine
Ordre rejeté
254
Gérer les recettes
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Gérer les recettes
9.2.
9.2.1.
255
Annuler ou réduire les recettes internes
Saisir l'annulation ou la réduction des recettes
Une annulation ou une réduction de recette peut être saisie avec ou sans
ordre de recette préalable :
♦ Lorsqu'un ordre de recette a été émis pour un montant supérieur à
la recette réellement constatée, par exemple, pour les produits
scolaires, l'ordre peut être réduit.
♦ La saisie de réductions de recettes sans ordre de recette préalable
n'est possible que pour les opérations sur stocks et objets
confectionnés (Domaine VECOUR, activités éventuelles de racine
0DIMI, comptes de racine 713) et pour les rabais, remises et
ristournes (compte 709). Sélectionner, dans le menu Comptabilité
Budgétaire, l’option Recettes
Une annulation-réduction de recette est liée à une ligne d’imputation de
prévision de recette.
Sélectionner l’option Recettes internes
Sélectionner l’option Annulation-réduction de recette…
• La fenêtre Réductions de recettes s'affiche.
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
256
Gérer les recettes
9.2.2.
Imprimer les ordres d'annulation ou de réduction de recettes
et leur bordereau
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
Sélectionner l’option Documents
Sélectionner l’option Ordres de réduction de recettes…
Cliquer sur l’onglet Documents
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Cliquer sur En attente d'édition
Sélectionner, dans le menu Documents de réduction de recettes,
l’option Éditer…
Lorsque des ordres d'annulation ou de réduction de recettes ont été
imprimés, ces ordres seront intégrés au prochain transfert des
propositions d'écritures automatiques vers le module Comptabilité
générale (§ 12.).
Gérer les recettes
9.2.3.
257
Consulter ou imprimer la liste des ordres d’annulation ou de
réduction de recettes
Cette opération s'effectue à partir de la fenêtre Documents des
réductions de recettes. Si elle n'est pas déjà affichée :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
Sélectionner l’option Documents
Sélectionner l’option Ordres de réduction de recettes…
Cliquer sur l'onglet Liste ordres réductions de recettes
Les colonnes Rejet, Origine permettent de suivre les informations par
un rappel des données présentes.
Depuis la fenêtre standard Documents des réductions de recettes,
onglet Liste ordres réductions de recettes il est possible de :
♦ Visualiser les sommes par réduction de recette.
♦ Visualiser par fiche détail l’ordre d’annulation de recette et
enchaîner la consultation de chaque fiche détail des ordres
d’annulation de recettes de l’établissement.
♦ Dans la fiche détail Visualisation d’un ordre de réduction de
recettes, la date et le motif de rejet sont grisés si l’ordre de recette
n’a pas été rejeté.
♦ Extraire les ordres d’annulations de recettes de l’exercice.
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
9.2.4.
Sélectionner des critères pour les ordres d’annulation ou de
réduction de recettes
Depuis la fenêtre standard des Documents d’annulations de recettes,
il est possible de sélectionner différents critères pour obtenir une
information personnalisée.
258
Gérer les recettes
Les critères disponibles dans une Sélection standard :
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
Tout
Un service
Un domaine
Une activité
Un compte
Un montant
Une date
Une origine
Sélection avancée
Les tris disponibles :
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
Numéro d’ordre
Service-compte
Domaine
Activité
Compte
Date d’édition
Débiteur
Montant
Les critères disponibles dans une Sélection avancée :
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
Numéro d’ordre
Service
Domaine
Activité
Compte
Date d’édition
Débiteur
Montant
Origine
Ordre rejeté
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Gérer les recettes
9.3.
259
Gérer les recettes externes
Les recettes externes sont les factures et les avoirs saisis dans
l’application Progré. Leur réception permet leur prise en compte en
Comptabilité budgétaire sous la forme de recettes ou de réductions de
recettes puis leur transfert vers le module Comptabilité générale où la
validation des écritures automatiques correspondantes permet de
générer des créances automatiques.
Ce traitement concerne les GRETA ou groupement de service et qui
sont gérés en tant que Budget annexe par un EPLE dans GFC.
L’ordonnateur ne peut rejeter les recettes externes réceptionnées.
Pour une facture, il peut y avoir une modification éventuelle, sans rejet
possible.
Pour un avoir, il peut y avoir rejet si la facture de rattachement n’a pas
été réceptionnée.
Il n’y a pas de compte-rendu de la réception en Comptabilité budgétaire.
Seul l’agent comptable renverra la liste des recettes externes acceptées
et refusées depuis le module de Comptabilité générale.
La réception des recettes externes (factures GRETA-ProgrE) n’est pas
accessible après basculement sur l’exercice antérieur.
Les recettes externes comme les autres recettes peuvent être extournées.
260
Gérer les recettes
9.3.1.
Réceptionner les recettes externes
Les recettes externes précédemment réceptionnées doivent avoir été
traitées (§ 9.3.2.) et validées (§ 9.3.3.).
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
Sélectionner l’option Recettes externes
Sélectionner l’option Réception
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
9.3.2.
Traiter les recettes externes en attente
Ce traitement consiste à renseigner l’imputation de la recette, que la
pièce soit déjà à l’état Admis ou qu’elle soit à l’état A modifier, et, si
nécessaire, à saisir le nombre de pièces jointes à la recette.
Il permet également de valider ces recettes afin de les rendre accessibles
en Comptabilité budgétaire.
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
Sélectionner l’option Recettes externes
Sélectionner l’option Recettes externes en attente…
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Pour modifier une recette externe :
Cliquer 2 fois sur la recette
Saisir les modifications
Cliquer sur OK
Gérer les recettes
9.3.3.
261
Valider les recettes externes en attente
Cette étape permet de rendre accessibles les recettes externes dans la
comptabilité budgétaire de l’établissement.
Cette validation s'effectue à partir de la fenêtre Recettes externes en
attente. Si cette fenêtre n'est pas déjà affichée :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
Sélectionner l’option Recettes externes
Sélectionner l’option Recettes externes en attente…
Toutes les recettes externes doivent être à l'état Admis.
Sélectionner, dans le menu Recettes externes en attente, l’option
Valider
9.3.4.
Imprimer les ordres de recettes et leur bordereau
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
Sélectionner l’option Documents
Sélectionner l’option Ordres de recettes…
Cliquer sur l’onglet Documents
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Cliquer sur En attente d'édition
Sélectionner, dans le menu Documents des recettes, l’option Éditer…
Les factures de même imputation (service, compte de recette et compte
de tiers) sont regroupées sur le même ordre.
Lorsque des ordres de recettes ont été imprimés, ces ordres seront
intégrés au prochain transfert des propositions d'écritures automatiques
vers le module Comptabilité générale (§ 12.).
262
Gérer les recettes
9.3.5.
Imprimer, si nécessaire, les ordres d'annulation ou de
réduction de recettes et leur bordereau
Si, parmi les recettes externes réceptionnées, figurent des avoirs, les
ordres de réduction de recettes correspondants doivent être imprimés.
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
Sélectionner l’option Documents
Sélectionner l’option Ordres de réduction de recettes…
Cliquer sur l’onglet Documents
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Cliquer sur En attente d'édition
Sélectionner, dans le menu Documents de réduction de recettes,
l’option Éditer…
Il est édité un ordre regroupant un ou plusieurs avoirs de même
imputation et dont l’ordre de recette de la facture d’origine a le même
n° d’ordre et même n° de bordereau.
Lorsque des ordres d'annulation ou de réduction de recettes ont été
imprimés, ces ordres seront intégrés au prochain transfert des
propositions d'écritures automatiques vers le module Comptabilité
générale (§ 12.).
Gérer les recettes
9.4.
9.4.1.
263
Imprimer les autres documents relatifs aux recettes
Situation des recettes
La situation des recettes peut être consultée ou imprimée par service,
par domaine, par activité ou par ligne budgétaire Elle peut également
être extraite, comme toutes les autres extractions de GFC, dans un
format exploitable avec un tableur.
Pour une présentation par service, domaine, activité ou compte, ce
document présente, pour chaque élément sélectionné, le montant des :
♦ Prévisions de recettes
♦ Recettes brutes
♦ Annulations de recettes
♦ Recettes nettes
♦ Liquidations de recettes en cours
♦ Moins values
♦ Plus values.
Cliquer sur l’icône Edition de la situation des recettes de la barre
d’outils
ou
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
Sélectionner l’option Documents
Sélectionner l’option Situation des recettes…
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Si des recettes d’extourne ont été réceptionnées, un tableau spécifique à
l’extourne est édité à la suite du précédent et présente par ligne (service,
domaine, activité, compte) :
♦ Les prévisions de recettes, correspondant au total des ordres de
recettes provisoires
♦ Les recettes brutes, correspondant aux liquidations de recettes
définitives éditées sur des ordres de recettes.
264
Gérer les recettes
♦ Les recettes nettes
♦ Les liquidations de recettes en cours, correspondant aux liquidations
de recettes définitives en attente
♦ Le montant des moins value
♦ Le montant des plus value
Le récapitulatif est édité automatiquement à la suite de l’édition de
l’ensemble de la situation des recettes, sauf pour une présentation par
ligne budgétaire.
Gérer les recettes
9.4.2.
265
Cumul des opérations par compte
Vous pouvez, à tout moment, consulter et imprimer les montants
cumulés des ordres de recettes, des recettes d’extourne et des ordres de
réduction de recettes pour chaque compte mouvementé.
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
Sélectionner l’option Documents
Sélectionner l’option Cumul des opérations par compte…
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
9.4.3.
Imprimer les feuillets budgétaires, historique des recettes,
A partir de la fenêtre de l'historique des recettes, vous pouvez :
♦ Imprimer les feuillets budgétaires des ordres de recettes
♦ Modifier le nombre de pièces justificatives jointes à un ordre de
l'ordonnateur.
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
Sélectionner l’option Documents
Sélectionner l’option Historique des recettes…
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
266
Gérer les recettes
9.4.4.
Imprimer les feuillets budgétaires, historique des réductions
de recettes
A partir de la fenêtre de l'historique des réductions de recettes, vous
pouvez :
♦ Imprimer les feuillets budgétaires des ordres de réduction de
recettes
♦ Modifier le nombre de pièces justificatives jointes à un ordre de
l'ordonnateur.
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
Sélectionner l’option Documents
Sélectionner l’option Historique des réductions de recettes…
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Gérer les mémoires et leurs rectificatifs
267
10. Gérer les mémoires et leurs rectificatifs
La gestion des mémoires ne peut être démarrée qu'à partir du moment
où le budget provisoire ou exécutoire a été réceptionné.
Cette fonctionnalité n’est plus accessible parès basculement en exercice
antérieur.
Un mémoire permet à un fournisseur de notifier à son client les motifs
pour lesquels ce client a une dette envers ce fournisseur. Ce document
doit permettre au client, d'une part, de vérifier la véracité des prestations
fournies et de justifier sa comptabilité, d'autre part, de disposer des
éléments permettant de désintéresser son fournisseur.
Un mémoire est donc établi à l'attention d'un client pour une ou un
ensemble de prestations assurées par l'établissement.
Le schéma suivant résume les étapes de la gestion des mémoires dans le
module Comptabilité budgétaire. L'étape optionnelle est représentée sur
fond gris.
268
Gérer les mémoires et leurs rectificatifs
Saisir les clients
Saisir les prestations
Gérer les mémoires : saisie, impression, validation et impression des ordres de
recettes
Gérer les rectificatifs des mémoires : saisie,
impression, validation et impression des ordres
de recettes ou de réduction de recettes
Gérer les mémoires et leurs rectificatifs
269
Ce chapitre présente les opérations susceptibles d'être mises en œuvre
pour la gestion des mémoires :
10.1.
10.2.
10.3.
10.4.
10.5.
Gérer les clients
Gérer les prestations
Gérer les mémoires
Gérer les rectificatifs des mémoires
Imprimer l'historique des mémoires et de leurs rectificatifs
10.1. Gérer les clients
Le fichier des clients est commun à tous les établissements gérés dans le
module Comptabilité budgétaire. Le module Comptabilité budgétaire
permet de gérer des clients temporaires. La fiche de ces clients ne sera pas
conservée lors du changement d'exercice.
Pour accéder à la fenêtre de gestion des clients :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
Sélectionner l’option Mémoires
Sélectionner l’option Clients…
• La fenêtre Clients s'affiche.
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
A partir de cette fenêtre, vous pouvez :
♦ Saisir ou mettre à jour la fiche des clients
♦ Imprimer la liste des clients.
La fiche d'un client peut également être créée et mise à jour lors de la
saisie d'un mémoire.
270
Gérer les mémoires et leurs rectificatifs
10.2. Gérer les prestations
Le fichier des prestations est commun à tous les établissements gérés
dans le module Comptabilité budgétaire. Le module Comptabilité
budgétaire permet de gérer des prestations temporaires. La fiche de ces
prestations ne sera pas conservée lors du changement d'exercice.
Pour accéder à la fenêtre de gestion des prestations :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
Sélectionner l’option Mémoires
Sélectionner l’option Prestations…
• La fenêtre Prestations s'affiche.
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
A partir de cette fenêtre, vous pouvez :
♦ Saisir ou mettre à jour la fiche des prestations
♦ Imprimer la liste des prestations.
La fiche d'une prestation peut également être créée et mise à jour lors de
la saisie d'un mémoire.
Gérer les mémoires et leurs rectificatifs
271
10.3. Gérer les mémoires
10.3.1.
Saisir les mémoires
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
Sélectionner l’option Mémoires
Sélectionner l’option Mémoires…
• Le volet Saisie de la fenêtre Mémoires s'affiche.
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
10.3.2.
Imprimer les mémoires
Après leur impression, les mémoires ne peuvent plus être ni modifiés ni
supprimés.
L'impression des mémoires s'effectue à partir du volet Documents de la
fenêtre Mémoires. Si cette fenêtre n'est pas déjà affichée :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
Sélectionner l’option Mémoires
Sélectionner l’option Mémoires…
Cliquer sur l'onglet Documents
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Comme cela existe dans l'aide en ligne, le total d’un mémoire est
arrondi à l’euro le plus proche
Pour imprimer les mémoires :
Cliquer sur le niveau En attente d'édition
Sélectionner, dans le menu Mémoires, l’option Éditer…
272
Gérer les mémoires et leurs rectificatifs
Après l'impression des mémoires, vous devez les valider (Voir Point
suivant). Tant que les mémoires n'ont pas été validés, aucun autre
mémoire ne peut être saisi.
10.3.3.
Valider les mémoires
La validation des mémoires s'effectue à partir du volet Documents de la
fenêtre Mémoires. Si ce volet n'est pas déjà affiché :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
Sélectionner l’option Mémoires
Sélectionner l’option Mémoires…
Cliquer sur l'onglet Documents
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Cliquer sur le niveau Édités
Sélectionner, dans le menu Mémoires, l’option Valider
Lors de la validation des mémoires, des ordres de recettes sont
automatiquement générés. Ces ordres de recettes doivent alors être
imprimés (Voir Point suivant).
La réédition d’un Duplicata est possible pour un profil de type
consultation.
10.3.4.
Imprimer les ordres de recettes des mémoires et leur
bordereau
Les ordres de recettes correspondant aux mémoires sont générés
automatiquement lors de la validation des mémoires. Le débiteur est le
client et la référence de l'ordre est celle du mémoire. Ces ordres de
recettes ne peuvent pas être modifiés mais doivent être imprimés.
Après leur impression, ces ordres de recettes seront intégrés au prochain
transfert des propositions d'écritures automatiques vers le module
Comptabilité générale.
Gérer les mémoires et leurs rectificatifs
273
Pour les mémoires, ce sont les propositions d'écritures automatiques
correspondantes réceptionnées puis validées dans le module
Comptabilité générale qui vont permettre la création des créances
correspondantes d’origine mémoire.
Pour imprimer les ordres de recettes :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
Sélectionner l’option Documents
Sélectionner l’option Ordres de recettes…
Cliquer sur l’onglet Documents
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Cliquer sur En attente d'édition
Les ordres de recette générés par les mémoires comportent la mention
mémoire dans la colonne Origine.
Si plusieurs mémoires ont la même imputation, ces mémoires sont
regroupés sur un seul ordre de recette. La zone Débiteur de cet ordre de
recette est alors DIVERS DÉBITEURS et un état récapitulatif des
recettes mémoires est joint à l'ordre de recette.
Sélectionner, dans le menu Documents des recettes, l’option Éditer…
•
Lorsque les ordres de recettes des mémoires ont été imprimés :
Ces ordres seront intégrés au prochain transfert des propositions
d'écritures automatiques vers le module Comptabilité générale
(§ 12.).
La liste des mémoires peut être consultée et imprimée dans l'historique
des mémoires et de leurs rectificatifs (§ 10.5.).
274
Gérer les mémoires et leurs rectificatifs
10.4. Gérer les rectificatifs des mémoires
Dès qu'un mémoire a été imprimé, il ne peut plus être modifié
directement. Si vous devez le modifier, vous devez terminer le
traitement du mémoire, le valider puis imprimer l'ordre de recette. Saisir
ensuite un rectificatif de mémoire. Ce rectificatif devra être imprimé et
validé puis vous devrez imprimer l'ordre de recette ou l'ordre de
réduction de recette.
10.4.1.
Saisir les rectificatifs des mémoires
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
Sélectionner l’option Mémoires
Sélectionner l’option Rectificatifs…
• Le volet Saisie de la fenêtre Rectificatifs de mémoires s'affiche.
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
10.4.2.
Imprimer les rectificatifs des mémoires
Après leur impression, les rectificatifs ne peuvent plus être ni modifiés
ni supprimés.
L'impression des mémoires s'effectue à partir du volet Documents de la
fenêtre Rectificatifs de mémoires. Si cette fenêtre n'est pas déjà
affichée :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
Sélectionner l’option Mémoires
Sélectionner l’option Rectificatifs…
Cliquer sur l'onglet Documents
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Cliquer sur le niveau En attente d'édition
Gérer les mémoires et leurs rectificatifs
275
Sélectionner, dans le menu Rectificatifs, l’option Éditer…
Après l'impression des rectificatifs, vous devez les valider (Voir Point
suivant). Tant que les rectificatifs n'ont pas été validés, aucun autre
rectificatif ne peut être saisi.
10.4.3.
Valider les rectificatifs des mémoires
La validation des rectificatifs s'effectue à partir du volet Documents de
la fenêtre Rectificatifs de mémoires. Si ce volet n'est pas déjà affiché :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
Sélectionner l’option Mémoires
Sélectionner l’option Rectificatifs…
Cliquer sur l'onglet Documents
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Cliquer sur le niveau Édités
Sélectionner, dans le menu Rectificatifs, l’option Valider
Lors de la validation d'un rectificatif :
♦ Si le rectificatif augmente le montant initial du mémoire, un ordre de
recette est automatiquement généré
♦ Si le rectificatif diminue le montant initial du mémoire, un ordre de
réduction recette est automatiquement généré.
Après la validation des rectificatifs :
♦ Si au moins un rectificatif a augmenté le montant initial du mémoire,
vous devez imprimer les ordres de recettes (§ 10.4.4.)
♦ Si au moins un rectificatif a diminué le montant initial du mémoire,
vous devez imprimer les ordres de réduction de recettes (§ 10.4.4.).
La réédition d’un Duplicata est possible pour un profil de type
consultation.
276
Gérer les mémoires et leurs rectificatifs
10.4.4.
Imprimer les ordres de recettes et/ou les ordres de réduction
de recettes des rectificatifs des mémoires
Les ordres de recettes et/ou les ordres de réduction de recettes
correspondant aux rectificatifs sont générés automatiquement lors de la
validation des rectificatifs. Ces ordres de recettes et/ou de réduction de
recettes ne peuvent pas être modifiés mais doivent être imprimés.
Après leur impression, ces ordres de recettes et/ou de réduction de
recettes seront intégrés au prochain transfert des propositions d'écritures
automatiques vers le module Comptabilité générale.
Pour les rectificatifs de mémoires, ce sont les propositions d'écritures
automatiques correspondantes réceptionnées puis validées dans le
module Comptabilité générale qui vont permettre la création ou la
mise à jour des créances correspondantes d’origine mémoire.
Selon le type de rectificatifs saisis, augmentation ou diminution du
montant initial des mémoires, vous devez effectuer l'une ou les deux
opérations suivantes :
♦ Imprimer les ordres de recettes des rectificatifs des mémoires et leur
bordereau
♦ Imprimer les ordres d'annulation ou de réduction de recettes des
rectificatifs des mémoires et leur bordereau
Imprimer les ordres de recettes des rectificatifs des mémoires et
leur bordereau
Les ordres de recettes ne doivent être imprimés que si au moins un
rectificatif a augmenté le montant initial du mémoire.
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
Sélectionner l’option Documents
Sélectionner l’option Ordres de recettes…
Cliquer sur l’onglet Documents
Gérer les mémoires et leurs rectificatifs
277
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Cliquer sur En attente d'édition
Les ordres de recette générés par les rectificatifs des mémoires
comportent la mention rectificatif de mémoire dans la colonne
Origine.
Sélectionner, dans le menu Documents des recettes, l’option Éditer…
Lorsque les ordres de recettes des rectificatifs des mémoires ont été
imprimés :
♦ Ces ordres seront intégrés au prochain transfert des propositions
d'écritures automatiques vers le module Comptabilité générale
(§ 12.).
La liste des rectificatifs peut être consultée et imprimée dans l'historique
des mémoires et de leurs rectificatifs (§ 10.5.).
Imprimer les ordres d'annulation ou de réduction de recettes des
rectificatifs des mémoires et leur bordereau
Les ordres d'annulation ou de réduction de recettes ne doivent être
imprimés que si au moins un rectificatif a diminué le montant initial du
mémoire.
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
Sélectionner l’option Documents
Sélectionner l’option Ordres de réduction de recettes…
Cliquer sur l’onglet Documents
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Cliquer sur En attente d'édition
278
Gérer les mémoires et leurs rectificatifs
Les ordres de réduction de recette générés par les rectificatifs des
mémoires comportent la mention rectificatif de mémoire dans la
colonne Origine.
Sélectionner, dans le menu Documents de réduction de recettes,
l’option Éditer…
Lorsque les ordres de réduction de recettes des rectificatifs des
mémoires ont été imprimés :
♦ Ces ordres seront intégrés au prochain transfert des propositions
d'écritures automatiques vers le module Comptabilité générale
(§ 12.).
La liste des rectificatifs peut être consultée et imprimée dans l'historique
des mémoires et de leurs rectificatifs (§ 10.5.).
10.5. Imprimer l'historique des mémoires et de leurs
rectificatifs
La fenêtre de l'historique des mémoires permet de consulter et
d'imprimer les mémoires et les rectificatifs qui ont été validés.
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
Sélectionner l’option Mémoires
Sélectionner l’option Historique…
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Gérer les réimputations
279
11. Gérer les réimputations
Lorsque des mandats ou des ordres de recettes ont été imputés à tort, la
réimputation permet de régulariser la Comptabilité budgétaire.
Seules les réimputations de l'ordonnateur sont traitées. Si l'agent
comptable souhaite une réimputation, il formulera sa demande, par
écrit, auprès de l'ordonnateur.
Deux types de réimputations sont proposés :
- les réimputations budgétaires (réimputation ne modifiant ni le
service ni le compte PCG)
- les réimputations comptables (réimputation avec au moins une ligne
avec le service ou le compte différent).
Les réimputations budgétaires sont validées et numérotées ; elles ne
sont pas éditées sur un certificat.
Elles ne sont pas transmises à l’agent comptable.
Un mandat ou un ordre de recette rejeté par l'agent comptable
(Voir § 13.) ne peut plus être réimputé.
Une liquidation pour laquelle une réaffectation de marché est en cours
ne peut faire l’objet d’une réimputation.
Une liquidation ou recette définitive (sur extourne) ne peut faire l’objet
d’une réimputation y compris les recettes externes définitives su
extourne.
Pour une recette externe, seules les réimputations budgétaires sont
possibles. Cette réimputation sera nécessairement totale et sur une seule
ligne.
Le schéma suivant résume les étapes de la gestion des réimputations
dans le module Comptabilité budgétaire.
280
Gérer les réimputations
Saisir les réimputations (sur les mandats et/ou les recettes)
Imprimer les certificats des réimputations comptables
Valider les réimputations budgétaires
Transférer les propositions d’écritures automatiques
vers le module Comptabilité générale
Imprimer l’historique des réimputations
Cette section présente les opérations à mettre en œuvre pour la gestion
des réimputations :
11.1. Saisir les réimputations
11.2. Valider les réimputations budgétaires
11.3. Imprimer les certificats de réimputations.
11.4. Imprimer l’historique des réimputations.
Gérer les réimputations
11.1. Saisir les réimputations
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Réimputations
Sélectionner l’option Saisie…
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
281
282
Gérer les réimputations
11.2. Valider les réimputations budgétaires
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Réimputations
Sélectionner l’option Validation des réimputations budgétaires…
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
11.3. Imprimer les certificats de réimputation
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Réimputations
Sélectionner l’option Documents…
Sélectionner l’option Certificats de réimputation…
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Cliquer sur En attente
Sélectionner, dans le menu Documents de réimputations, l’option
Éditer…
Les réimputations ne figurent pas sur les mandats et les ordres de
recettes mais sont inscrites sur les feuillets budgétaires des mandats
(§ 8.9.6.) et les feuillets budgétaires des ordres de recettes (§ 9.3.4.). Sur
ces documents, les réimputations apparaissent en négatif pour l'ancienne
imputation et en positif pour la nouvelle imputation. Les mouvements
en positif sont comptabilisés dans le nombre de pièces.
Lorsque des certificats de réimputation ont été imprimés, les
réimputations seront intégrées au prochain transfert des propositions
d'écritures automatiques vers le module Comptabilité générale (§ 12.).
11.4. Historique des réimputations
Gérer les réimputations
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Réimputations
Sélectionner l’option Documents…
Sélectionner l’option Historique des réimputations …
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
283
284
Gérer les rejets
12. Transférer les propositions d'écritures
automatiques vers le module Comptabilité
Générale
Le module Comptabilité budgétaire génère des propositions d'écritures
automatiques lors de différentes opérations réalisées dans le module :
Opération
Propositions d'écritures
automatiques générées
Impression des mandats
Dépenses
Impression des ordres de
reversement
Impression des certificats de
réimputation des mandats
Réception des mandats
prévisionnels (extourne)
Impression des ordres de
recettes
Recettes
Impression des ordres de
réduction de recettes
Impression des certificats de
réimputation des recettes
Réception des recettes
prévisionnelles (extourne)
Le transfert de ces écritures permet à l'agent comptable de les traiter
dans le module Comptabilité générale.
Gérer les rejets
285
Ce transfert ne doit pas être effectué après chaque opération budgétaire
réalisée mais globalement, pour l'ensemble des opérations saisies et
imprimées sur une période donnée.
Pour transférer les écritures automatiques :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Transfert des écritures
• La fenêtre Transfert des écritures automatiques s'affiche.
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Pour consulter et/ou imprimer les écritures automatiques selon leur
origine :
Ouvrir le niveau En attente
• La liste des origines des écritures s'affiche.
Cliquer sur l'origine souhaitée par exemple : Mandats
Pour imprimer la liste de ces écritures :
Sélectionner, dans le menu Transfert Écritures, l’option Imprimer…
Le transfert ne s'effectue pas pour un type d'écritures mais pour
l'ensemble des écritures automatiques générées quelle que soit leur
origine.
Le transfert des mémoires et des recettes externes se fait en même
temps que le transfert des écritures automatiques.
Pour démarrer le transfert des écritures :
Cliquer sur le niveau En attente
Sélectionner, dans le menu Transfert des Écritures, l’option
Transférer…
• La fenêtre de transfert des écritures automatiques s'affiche.
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
286
Gérer les rejets
13. Gérer les rejets
Les propositions d'écritures automatiques transférées vers le module
Comptabilité générale peuvent faire l'objet d'un rejet motivé de l'agent
comptable. Un rejet peut concerner : un mandat, un ordre de
reversement, un mandat réimputé, un ordre de recette, un ordre de
réduction de recette, une recette réimputée, un ordre de recette d’origine
mémoire ou rectificatif de mémoire, ou un ordre de recette d’origine
recette externe.
Les rejets générés à partir du module Comptabilité générale doivent être
réceptionnés dans le module Comptabilité budgétaire puis imprimés à
partir de ce module.
Cette section présente les opérations à mettre en œuvre pour la gestion
des rejets :
13.1. Réceptionner les rejets de l'agent comptable
13.2. Imprimer les rejets de l'agent comptable.
13.1. Réceptionner les rejets de l'agent comptable
La réception des rejets peut être opérée lorsque l'agent comptable vous a
remis le support externe contenant le fichier ou vous a signalé que le
fichier de transfert était disponible.
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Rejets
Sélectionner l’option Réception…
• La première page de l'assistant de réception des rejets de l'agent
comptable s'affiche.
Pour être guidé lors de la réception des rejets :
Afficher et consulter les fenêtres d'aide
Vous devez, obligatoirement, imprimer les rejets lors de leur réception.
Gérer les rejets
Après la réception des rejets, vous pouvez les réimprimer (Voir Point
suivant).
287
288
Gérer les rejets
13.2. Imprimer les rejets de l'agent comptable
Lorsque des rejets ont été réceptionnés, vous pouvez réimprimer la liste
des rejets et les bordereaux des rejets. Selon l'origine des rejets
réceptionnés, un ou plusieurs types de bordereaux peuvent être
imprimés :
♦ Bordereau journal des mandats rejetés
♦ Bordereau des ordres de recettes rejetés
♦ Bordereau des ordres de réduction de recettes rejetés
♦ Bordereau des ordres de reversement rejetés
♦ Certificats de réimputation rejetés.
♦ Liste des réimputations budgétaires rejetées
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Rejets
Sélectionner l’option Documents…
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
La ligne de menu Rééditer permet à un profil de type consultation une
édition des documents.
Effectuer les opérations de la période d’inventaire
289
14. Effectuer les opérations de la période
d'inventaire
Après le basculement, -changement d'exercice- la période d'inventaire
permet de terminer les opérations relatives à l'exercice précédent. La
période d'inventaire remplace la période complémentaire qui était
utilisée précédemment. Elle permet de passer toutes les écritures
d’inventaire, stocks, sorties d’inventaire…, et de prendre en charge les
dépenses et recettes dont le montant n’est pas connu exactement au 31
décembre.
.
Pour solder les opérations avec flux financiers créées pendant la période
d’inventaire seule la méthode de l’extourne peut désormais être utilisée.
La méthode de l’extourne est précochée dans les paramètres
établissement et ce choix est non modifiable
Elle doit être utilisée pour les opérations de la section fonctionnement
mais aussi pour les opérations de la seconde section (investissements)
Les opérations d'ordre s'effectuent complètement sur l'exercice
antérieur. Elles ne sont donc pas concernées par ces méthodes.
290
Effectuer les opérations de la période d’inventaire
14.1. Méthode de l'extourne
La méthode de l'extourne ne peut être utilisée que si les modules
Comptabilité budgétaire et Comptabilité générale sont utilisés sur
deux exercices.
Cette méthode permet, par la technique de la contre-passation des
écritures, de solder, sur l’exercice suivant, les opérations de la période
d’inventaire, y compris les opérations d’investissement.
Dans la méthode de l'extourne :
♦ Les opérations sont entièrement budgétisées pour leur valeur
exacte :
un nouveau mandat et un nouvel ordre de recette sont saisis avec le
montant exact à liquider et les opérations passées sur l'exercice
antérieur sont annulées, sur le plan budgétaire, par une contrepassation.
♦ Les surestimations de l'exercice antérieur ne sont pas récupérées.
♦ En cas de sous estimation, le complément est automatiquement
prélevé sur les crédits disponibles de l’exercice en cours.
♦ Chaque opération extournée est donc suivie et utilisable uniquement
pour son objet initial.
La méthode de l'extourne ne peut être utilisée que pour les opérations
avec flux financiers.
Au terme de la période d'inventaire, s'il reste des montants à extourner
pour des mandats d'extourne et des ordres de recettes d'extourne, ces
montants apparaîtront dans le compte financier de cet exercice. Le
compte financier doit être produit, au plus tard, le 31 mars de l'année en
cours.
Cette section présente les opérations à réaliser durant la période
d'inventaire lorsque vous avez choisi la méthode de l'extourne :
14.1.1. Opérations à réaliser sur l'exercice antérieur
14.1.2. Opérations à réaliser sur l'exercice en cours.
Effectuer les opérations de la période d’inventaire
14.1.1.
291
Opérations sur l'exercice antérieur
Lors de la mise en œuvre de la comptabilité budgétaire en début
d’exercice, le contexte de réalisation des opérations sur l'exercice
antérieur doit se dérouler :
♦ à partir de la Comptabilité budgétaire de l’exercice antérieur. La
sélection de l'exercice antérieur de la comptabilité budgétaire
s'effectue au démarrage de l'application (§ 2.1 de la Prise en main).
Les opérations à réaliser sur l'exercice antérieur sont les suivantes :
Gérer les charges à payer
Gérer les produits à recevoir
Transférer les propositions d'écritures automatiques vers la
Comptabilité générale de l'exercice antérieur.
Ces différentes opérations doivent être effectuées pour chacun des
établissements de l'agence comptable.
Gérer les charges à payer
En période d'inventaire, vous pouvez, sur l'exercice antérieur, liquider
vos dernières dépenses selon vos estimations puis procéder à leur
mandatement.
La saisie des liquidations et le mandatement s'opèrent de façon
habituelle et la seule différence se situe au niveau des documents
imprimés :
♦ La mention Liquidations provisoires – Prestations certifiées
réalisées au 31/12/ exercice n-1 est imprimée, à la place des
coordonnées bancaires (N° compte et domiciliation) du fournisseur,
sur le mandat collectif pour chaque liquidation du mandat. Cette
mention n'apparaît pas pour une liquidation émise sur le fournisseur
Divers créanciers
♦ La mention Charges à payer est imprimée, à la place de la date de
paiement et de la référence des chèques, sur le bordereau des
mandats.
292
Effectuer les opérations de la période d’inventaire
Gérer les produits à recevoir
En période d'inventaire, vous pouvez, sur l'exercice antérieur, saisir les
recettes des produits à recevoir, réceptionner les recettes externes puis
imprimer les ordres de recettes.
La gestion des recettes s’opère de façon habituelle et la seule différence
se situe au niveau des documents imprimés :
♦ La mention exécutoire ne figure pas sur l'ordre de recettes
♦ Le bordereau ne comporte pas les mentions faisant référence aux
différents décrets.
Transférer les propositions d'écritures automatiques vers la
Comptabilité générale de l'exercice antérieur
Lorsque des mandats ou des ordres de recettes ont été imprimés, vous
pouvez transférer les propositions d'écritures automatiques vers la
Comptabilité générale de l'exercice antérieur.
Le transfert des propositions d'écritures automatiques s'opère de façon
habituelle.
Autant de transferts que nécessaires peuvent être effectués.
Le transfert de ces écritures permet à l'agent comptable de les traiter
dans la Comptabilité générale de l'exercice antérieur puis de transférer
les mandats et les ordres de recettes prévisionnels vers la Comptabilité
budgétaire de l'année en cours (voir point suivant).
Effectuer les opérations de la période d’inventaire
14.1.2.
293
Opérations sur l'exercice en cours
Les opérations à réaliser sur l'exercice en cours sont les suivantes :
Réceptionner les mandats et les ordres de recettes prévisionnels
Transférer les propositions d'écritures automatiques pour les
mandats et les ordres de recettes d'extourne vers la
Comptabilité générale de l'exercice en cours
Saisir la liquidation définitive des mandats d'extourne
Saisir la recette définitive des ordres de recettes d'extourne
Transférer les propositions d'écritures automatiques pour les
mandats et les ordres de recettes définitifs vers la Comptabilité
générale.
Ces différentes opérations doivent être effectuées pour chacun des
établissements de l'agence comptable.
Réceptionner les mandats et les ordres de recettes prévisionnels
Les mandats et les ordres de recettes prévisionnels ne peuvent être
réceptionnés que si le budget de l’établissement est validé.
La réception des mandats et des ordres de recettes prévisionnels vous
permet de les prendre en charge dans la Comptabilité budgétaire de
l'exercice en cours en tant que mandats et ordres de recettes d'extourne
et d'imprimer les documents de l'extourne.
Seules les opérations avec flux financier sont réceptionnées. Les
opérations suivantes ne sont pas réceptionnées :
♦ Les opérations pour ordre, par exemple, réajustement des stocks
♦ Les propositions d'écritures automatiques rejetées par le comptable.
Les mandats et les recettes d'extourne ne peuvent pas être rejetés en
Comptabilité générale.
Pour démarrer la réception :
294
Effectuer les opérations de la période d’inventaire
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Extourne
Sélectionner l’option Réception…
• Le premier panneau de l'assistant de réception s'affiche.
Pour être guidé lors de la réception :
Afficher et consulter les fenêtres d'aide
Lors de la réception, la liste des mandats d'extourne et/ou la liste des
ordres de recettes d'extourne sont imprimées. Si nécessaire, ces
documents peuvent être réimprimés à partir de l'historique de l'extourne
(option Historique… du sous-menu Extourne).
Lors de la réception, des traitements sont opérés sur les opérations
d'extourne afin d'assurer leur prise en charge dans le module
Comptabilité budgétaire :
Prise en charge des mandats en Comptabilité budgétaire
Prise en charge des ordres de recettes en Comptabilité
budgétaire.
Prise en charge des mandats en comptabilité budgétaire
Lorsque le mandat a été émis sur un compte qui n’existe pas dans le
plan comptable de l’exercice en cours, le compte attribué au mandat
d’extourne est 671.
Lorsque le mandat a été émis sur une imputation budgétaire qui existe
dans l'exercice en cours, le mandat d’extourne conserve l’imputation de
l’exercice précédent (Service de l’imputation de l’exercice antérieur,
domaine OP-N-1, activité 0CAP-, et le compte d’imputation de
l’exercice antérieur).
Lorsque le mandat a été émis sur une imputation budgétaire qui n'existe
pas dans l'exercice en cours, on distingue les cas de figure suivants :
♦ Le service existe, le compte d’imputation n’a pas été utilisé au
budget mais il existe dans le plan comptable :
Effectuer les opérations de la période d’inventaire
295
dans ce cas, la ligne du compte d'imputation est créée et le mandat
d’extourne conserve l’imputation de l’exercice précédent.
♦ Le service existe, le compte d’imputation n’a pas été ouvert au
budget et il n'existe plus dans le plan comptable :
dans ce cas, le mandat d'extourne conserve le service de l'exercice
précédent, le domaine attribué au mandat d’extourne est OP-N-1,
l’activité attribuée est 0CAP-, et le compte attribué au mandat
d’extourne est le compte 671.
♦ Le service n'a pas été ouvert au budget :
dans ce cas, une ligne budgétaire est créée : service (ALO pour un
budget principal, ou le seul service existant pour un budget annexe),
domaine OP-N-1, activité 0CAP-, compte de l’exercice antérieur ou
671 si le compte n’existe plus.
Concernant la gestion des fournisseurs, on distingue les cas de figure
suivants :
♦ Le fournisseur existe dans l'exercice en cours avec le même numéro,
dans ce cas, le mandat d'extourne conserve le numéro du fournisseur
si la raison sociale est identique, un nouveau numéro avec l’ancienne
raison sociale sinon.
♦ Le fournisseur existe dans l'exercice en cours avec un numéro
différent, dans ce cas, le mandat d'extourne est affecté au nouveau
numéro du fournisseur
♦ Le fournisseur n'existe pas dans l'exercice en cours, dans ce cas, le
fournisseur est automatiquement créé dans le module Comptabilité
budgétaire et le mandat d'extourne lui est affecté.
♦ Le fournisseur existe dans l'exercice en cours avec un numéro de
compte ou le mode de paiement différent : un nouveau fournisseur
est créé avec une raison sociale différente
Dans tous les cas, les tiers éventuels du fournisseur ne sont pas traités et
les mandats d'extourne ne sont pas pris en compte dans le chiffre
d'affaires des fournisseurs.
Prise en charge des ordres de recettes en comptabilité budgétaire
Lorsque l'ordre de recettes a été émis sur un compte qui n’existe pas
dans le plan comptable de l’exercice en cours, le compte attribué à
l'ordre de recettes d’extourne est 771.
296
Effectuer les opérations de la période d’inventaire
Lorsque l'ordre de recettes a été émis sur une imputation budgétaire qui
existe dans l'exercice en cours, l'ordre de recette d’extourne conserve
l’imputation de l’exercice précédent.
Lorsque l'ordre de recettes a été émis sur une imputation budgétaire qui
n'existe pas dans l'exercice en cours, on distingue les cas de figure
suivants :
Le service existe, le compte d’imputation n’a pas été utilisé au budget
mais il existe dans le plan comptable : dans ce cas, la ligne du compte
d'imputation est créée et l'ordre de recettes conserve l’imputation de
l’exercice précédent (Service de l’imputation de l’exercice antérieur,
domaine OP-N-1, activité 0PAR-, et le compte d’imputation de
l’exercice antérieur)
♦ Le service existe, le compte d’imputation n’a pas été ouvert au
budget et il n'existe plus dans le plan comptable : dans ce cas, l'ordre
de recettes d'extourne conserve le service de l'exercice précédent, le
domaine OP-N-1, l’activité 0PAR- et le compte attribué à l'ordre de
recettes d’extourne est le compte 771.
♦ Le service n'a pas été ouvert au budget : dans ce cas, une ligne
budgétaire est créée (service ALO pour un budget principal, ou le
seul service existant pour un budget annexe, domaine OP-N-1,
activité 0PAR-, compte de l’exercice antérieur ou 771 si le compte
n’existe plus ).
Transférer les propositions d'écritures automatiques pour les
mandats et les ordres de recettes d'extourne vers la Comptabilité
générale de l'exercice en cours
Le transfert des mandats d'extourne et des recettes d'extourne vers la
Comptabilité générale de l'exercice en cours permet une prise en
compte des écritures de contre-passation en Comptabilité générale.
Pour transférer les écritures automatiques :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Transferts des Écritures…
• La fenêtre Transfert des écritures automatiques s'affiche.
Effectuer les opérations de la période d’inventaire
297
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Pour consulter et/ou imprimer les écritures automatiques selon leur
origine :
Ouvrir le niveau En attente
• La liste des origines des écritures s'affiche.
Cliquer sur l'origine souhaitée par exemple : Mandats d'extourne
Pour imprimer la liste de ces écritures :
Sélectionner, dans le menu Transfert Écritures, l’option Imprimer…
Pour démarrer le transfert des écritures :
Cliquer sur le niveau En attente
Sélectionner, dans le menu Transfert Écritures, l’option Transférer…
• La fenêtre de transfert des écritures automatiques s'affiche.
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Saisir la liquidation définitive des mandats d'extourne
La saisie des liquidations définitives s'effectue à la réception des
factures définitives.
Une liquidation définitive peut faire référence à un mandat d'extourne
Une ou plusieurs liquidations définitives peuvent être saisies pour un
même mandat d'extourne.
Si un établissement suit la Commande Publique, et si la liquidation
définitive est supérieure au reste à extourner, il faut affecter à des
nomenclatures de marchés la part de la liquidation ne s’appuyant pas
sur le mandat d’extourne.
Pour saisir la liquidation définitive des mandats d'extourne :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option Dépenses
Sélectionner l’option Liquidations
Sélectionner l’option Sur mandats d'extourne…
• La fenêtre Liquidations sur mandat d'extourne s'affiche.
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
298
Effectuer les opérations de la période d’inventaire
Lorsqu'une liquidation définitive a été saisie pour un fournisseur,
aucune autre liquidation définitive ne peut être saisie pour ce
fournisseur tant que la liquidation précédente n'a pas été mandatée.
Si le montant de la liquidation définitive est supérieur au crédit
d’extourne auquel elle fait référence, un message informatif vous
indique que la différence sera imputée sur le budget de l’exercice en
charges exceptionnelles, Domaine OP-N-1, et Activité 0CEXP.
Après leur saisie, les liquidations définitives sont mandatées comme les
liquidations habituelles (§ 8.9.2) mais la mention Sur crédit d'extourne
s'affiche sur le mandat collectif et un document spécifique est imprimé,
Liquidations définitives sur mandat d'extourne. Ce document doit être
joint au mandat.
Au terme de la période d'inventaire, s'il reste des montants à extourner
pour des mandats d'extourne, ces montants apparaîtront dans le compte
financier de cet exercice.
Saisir la recette définitive des ordres de recettes d'extourne
La saisie des recettes définitives s'effectue à la réception des
justificatifs définitifs de ces recettes.
Une recette définitive peut faire référence à un ordre de recettes
d'extourne.
Une ou plusieurs recettes définitives peuvent être saisies pour un même
ordre de recette d'extourne.
Pour saisir la recette définitive des ordres de recettes d'extourne :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Recettes
Sélectionner l’option Recettes internes
Sélectionner l’option Sur recettes d'extourne…
• La fenêtre Recettes sur Ordres de recettes d'extourne s'affiche.
Effectuer les opérations de la période d’inventaire
299
Afficher et consulter la fenêtre d'aide
Lorsqu'une recette définitive a été saisie pour un débiteur, aucune autre
recette définitive ne peut être saisie pour ce débiteur tant que l'ordre de
recette n'a pas été imprimé pour la recette précédente.
Si le montant de la recette définitive est supérieur au reste à extourner,
un message informatif vous indique que la différence sera imputée sur
le budget de l’exercice en produits exceptionnels, Domaine OP-N-1, et
Activité 0PEXP
Après leur saisie, les ordres de ces recettes définitives sont imprimés
comme les autres ordres de recettes (§ 9.1.2.) mais la mention Sur
prévision d'extourne s'affiche sur l'ordre de recettes et un document
spécifique est imprimé, Recettes définitives sur ordre de recettes
d'extourne. Ce document doit être joint à l'ordre de recettes définitif.
Au terme de la période d'inventaire, s'il reste des montants à extourner
pour des ordres de recettes d'extourne, ces montants apparaîtront dans le
compte financier de cet exercice.
Transférer les propositions d'écritures automatiques pour les
mandats et les ordres de recettes définitifs vers la Comptabilité
générale
Pour pouvoir transférer ces propositions d'écritures automatiques, vous
devez, au préalable, imprimer les mandats (§ 8.9.2.) et les ordres de
recettes (§ 9.1.2.).
Lors de ce transfert, les propositions d'écritures automatiques
correspondant aux mandats et aux ordres de recettes définitifs sont
identifiées par les libellés Liquidation définitive et Recette définitive
(colonne Origine).
Pour transférer les écritures automatiques :
Sélectionner, dans le menu Comptabilité Budgétaire, l’option
Transferts des Écritures…
• La fenêtre Transfert des écritures automatiques s'affiche.
300
Résoudre les problèmes rencontrés avec GFC
15. Résoudre les problèmes rencontrés avec
GFC (utilisation de la fenêtre Log)
Lorsque vous rencontrez un problème lors de l'utilisation de
l'application GFC, affichage d'un message d'erreur, fonctionnalité
inopérante…, le diagnostic de ce problème, et donc sa résolution,
peuvent nécessiter l'utilisation de la fenêtre log.
Cette fenêtre affiche le fichier log qui enregistre automatiquement tous
les événements qui se sont déroulés avec l'application GFC, dont les
messages d'erreurs. Ce fichier Log est parfois appelé Traceur de
message ou Journal de l'application.
Ce chapitre présente comment utiliser la fenêtre log :
Afficher la fenêtre log
Redimensionner la largeur des colonnes
Copier/coller une ou plusieurs lignes du fichier log
Imprimer le fichier log
Enregistrer le fichier log au format texte
Afficher la fenêtre log
La fenêtre log peut être affichée dès que vous avez accédé à
l'application GFC.
L'affichage de cette fenêtre s'effectue à partir du bouton
dans la barre des tâches de Windows.
affiché
Lorsqu'une anomalie s'est produite dans l’application GFC, les
messages d’erreur sont enregistrés dans le fichier Log et le bouton
d'affichage de sa fenêtre change d'apparence : un point rouge s'affiche
sur l'icône de ce bouton
.
Résoudre les problèmes rencontrés avec GFC
Pour afficher la fenêtre log :
Cliquer 2 fois sur le bouton
Windows
• La fenêtre Log s'affiche :
301
affiché dans la barre des tâches de
Redimensionner la largeur des colonnes
Le contenu de certaines rubriques dépassant la largeur de la colonne,
vous pouvez redimensionner la largeur de ces colonnes afin de pouvoir
consulter le contenu intégral de ces rubriques.
Par exemple, pour agrandir la colonne Message :
Cliquer sur le bouton
affiché dans la barre du titre de la fenêtre Log
• La fenêtre log s'affiche sur tout l'écran.
Déplacer le pointeur entre les titres des colonnes Message et
Date/heure
• Le curseur prend l'aspect suivant
.
Appuyer et maintenir le bouton droit de la souris enfoncé et déplacer la
souris vers la droite
• La colonne Message s'agrandit.
Pour restaurer la taille initiale de la fenêtre :
Cliquer sur le bouton affiché dans la barre du titre de la fenêtre Log
302
Résoudre les problèmes rencontrés avec GFC
Copier/coller une ou plusieurs lignes du fichier log
Vous pouvez copier une ou plusieurs lignes du fichier log et les coller
dans un autre logiciel, traitement de texte, logiciel de messagerie, afin
de les conserver et, si nécessaire, de les envoyer à votre CRIA.
Pour copier/coller plusieurs lignes de la fenêtre log :
Cliquer sur la première ligne que vous souhaitez copier
Appuyer sur la touche « Ctrl » et la maintenir enfoncée
Cliquer sur les autres lignes que vous souhaitez copier
Sélectionner, dans le menu Edition, l’option Copier
Ouvrir le logiciel dans lequel vous souhaitez coller ces lignes, par
exemple : Word
Placer le curseur à l'endroit où vous souhaitez coller ces lignes
Sélectionner, dans le menu Edition, l’option Coller
Imprimer le fichier log
L'impression du fichier log peut vous permettre d'en conserver une trace
papier et, si nécessaire, de la transmette par télécopie ou par courrier à
votre CRIA.
Pour imprimer le fichier log
Sélectionner, dans le menu Fichier, l’option Imprimer…
Modifier, si nécessaire, les paramètres d'impression
Cliquer sur OK
Résoudre les problèmes rencontrés avec GFC
303
Enregistrer le fichier log au format texte
L'enregistrement du fichier log peut vous permettre d'en conserver une
trace magnétique et, si nécessaire, de la transmettre par courriel ou
disquette à votre CRIA.
Pour enregistrer le fichier log
Sélectionner, dans le menu Fichier, l’option Enregistrer sous…
Sélectionner le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier
Saisir le nom que vous souhaitez donner au fichier, par exemple :
Log01
Sélectionner, dans la rubrique Type, l'option Fichiers textes (*.txt)
Cliquer sur Enregistrer
Ce fichier peut être ouvert, par exemple, par un logiciel de traitement de
texte.
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