Annexe n°2 :

Annexe n°2 :
Annexe n°2 :
Conseils pour l’obtention de documents PDF valides
à l’intention des utilisateurs de :
Open Office
Avertissement
À supposer que cela soit possible, écrire un mode d’emploi qui tiendrait
compte de tous les logiciels, de toutes leurs versions et de toutes leurs options
serait un travail titanesque et sans cesse à compléter. Nous préférons vous livrer
les principaux conseils — souvent techniques, parfois de bon sens — qui vous
permettront de créer une version en format de document portable (PDF) de votre
thèse, valide dans la plupart des cas.
Toutefois, si vous rencontrez des problèmes dans cette opération, vous
pouvez en faire part à la liste de discussion :
theses.electroniques.tech-l@u-bourgogne.fr
Ce document évoluera en fonction des nouvelles versions des traitements
de textes et des convertisseurs PDF. Vous trouverez la dernière version à la
page :
http://scd.u-bourgogne.fr/theses-electroniques/conv-pdf
Validité d’un document portable
Un problème des plus cruciaux concernant les fichiers électroniques est leur vieillissement : la
version PDF de votre thèse est parfaitement lisible avec les versions actuelles des lecteurs tel Adobe
Reader, mais qu’en sera-t-il dans le futur ? Le format évoluera, voire deviendra obsolète. Pour ces
raisons, le Centre informatique national de l’Enseignement supérieur (CINES) a prescrit certains
critères techniques auxquels votre thèse électronique doit répondre, et qui, par suite, en assureront la
pérennité.
Vous pouvez vérifier la validité de ce fichier sur la page du Centre informatique national de
l’Enseignement supérieur (CINES).
Æ « Vérifier les fichiers de la thèse sur FACILE »
(http://scd.u-bourgogne.fr/theses-electroniques/conv-pdf)
Conseils
1. Utilisez des versions récentes des logiciels
La suite OpenOffice.org étant gratuite, vérifiez que vous avez la dernière version stable sur le
site http://fr.openoffice.org/. Préférez la version française (certaines versions étrangères
peuvent être la cause d’invalidité du fichier PDF obtenu).
Pour les autres logiciels que vous utilisez, consultez le site du fabricant ou les sites de
distribution. Pour les logiciels non maintenus, vous pouvez chercher des équivalents libres sur le site
Framasoft http://www.framasoft.net/.
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2. Utilisez l’outil « Export direct au format PDF »
Lorsque vous voulez une version PDF du document sur lequel vous travaillez, il suffit de cliquer
sur le bouton « Export direct au format PDF » :
Vous pouvez alors choisir le nom du fichier et le dossier dans lequel vous voulez créer ce fichier PDF.
3. Transformez vos références internes en hyperliens
Le format PDF permet une fidélité dans la diffusion des documents, à la fois à l’impression et à
l’écran. Mais consulter sur écran un document volumineux, comme l’est une thèse, est pénible s’il n’a
pas été prévu pour cet usage, en particulier l’utilisation de références croisées (notes, références
bibliographiques, renvois vers une page, un chapitre…). L’usage d’hyperliens permet de faciliter
considérablement la navigation.
Pour simplifier votre travail :
ƒ structurer votre document : utiliser les styles « Titre # » pour les titres de parties,
chapitres, sections…
ƒ utiliser les différents outils proposés par le traitement de textes pour les renvois, notes,
index, bibliographie, tables des matières, des illustrations…
Vous pouvez ensuite définir un style qui crée automatiquement des liens hypertextes : il suffira à votre
lecteur de cliquer sur une entrée d’index pour se rendre à l’endroit désigné dans le document…
Ces techniques sont décrites dans « Structurer un long document » de F. Lannoye et R. Van
Wunsel (cf. infra) et dans l’aide d’OpenOffice.
4. Préférez l’insertion au copier-coller
Lorsque vous voulez inclure des objets (images, tableaux…) dans votre
document, utilisez de préférence le menu « Insertion » au copier-coller et
conserver une copie des originaux.
5. Vérifiez le résultat obtenu
Des différences de mise en page peuvent apparaître lors de l’exportation au
format PDF. Relisez donc avec beaucoup d’attention le fichier obtenu.
Quelques références
Æ Projet francophone d’OpenOffice.org. http://fr.openoffice.org/
Version française du site officiel : http://www.openoffice.org. Contient
les différentes versions de la suite bureautique ainsi que des extensions, de la
documentation, un FAQ et des forums.
Æ Filip LANNOYE, Roland VAN WUNSEL, « Structurer un long document ».
OpenOffice.org
2.0
Writer
(How-tos
Writer
[traitement
de
textes]).
2006.
http://fr.openoffice.org/Documentation/Howto/writer/Comment_structurer_un_long_document.pdf
L’essentiel pour la structuration de longs documents, telle une thèse. Reste valable pour les versions
ultérieures.
Æ Collectif d’auteurs, Changer pour OpenOffice.org. La bureautique accessible à tous. In Libro
Veritas. 2008. ISBN 978-2-35209-104-2. Aussi disponible gratuitement sur le site Framasoft (cf.
infra) : http://www.framabook.org/openoffice.html.
Manuel complet consacré aux différents modules d’OpenOffice.org.
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Æ Framasoft. http://www.framasoft.net/
Site de promotion des logiciels libres (en français). Contient des descriptions, comparaisons,
discussions, didacticiels… sur plus d’un millier de logiciels. Propose un choix de logiciels portables
(pour clef USB ou disque externe) : Framakey (http://www.framakey.org/) dont une version
de la suite bureautique PortableOpenOffice.org
(http://framakey.org/Portables/PortableOpenOffice).
Enfin, on trouvera sur l’Internet maints manuels d’utilisateur, blogs, listes de discussion…
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