guide du res p ons abl e bo urse a ux fournitures

guide du res p ons abl e bo urse a ux fournitures
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A. LES QUESTIONS QUE VOTRE CONSEIL
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LOCAL DOIT SE POSER
B. RAPPEL DES OBLIGATIONS LÉGALES
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C. LA DÉTERMINATION DES COLIS
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D. L’INFORMATION AUX FAMILLES
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E. LES COMMANDES
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F. LE STOCKAGE DES FOURNITURES
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G. LA PRÉPARATION DES COLIS
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H. LA FACTURATION
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I. LA LIVRAISON AUX ÉLÈVES
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J. LES AVANTAGES D’UNE BAF
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K. UN MOT SUR LE LOGICIEL FOUR
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16 rue Galilée - 69100 Villeurbanne
Tél. 04 37 91 65 30 Mél. contact@fcpe69.fr - Site www.fcpe69.fr
Reconnue d’utilité publique (décret du 7 août 1951)
GUIDE DU RESPONSABLE BOURSE AUX FOURNITURES 2014
PRÉAMBULE
 PRÉAMBULE
Le coût des « fournitures scolaires » pèse de plus en plus sur le budget des familles.
Sans que cela contredise son combat pour la gratuité, la FCPE du Rhône souhaite
aider au développement d’un service de bourse aux fournitures auprès des familles
pour répondre à un besoin de réduire le coût de la rentrée et de favoriser ainsi
l’égalité des chances.
Ce service devra privilégier le choix de produits dont l’impact sur l’environnement est
modéré et permettre l’allègement du poids du cartable (quantité et nombre de pages
des cahiers).
Rendre ce service à vos adhérents, c’est aussi affirmer certaines valeurs :
-
proposer des articles de bonne qualité et recyclables ; lien extrait ADEME
-
proposer des produits « éco-labellisés » ;
-
inciter au développement durable ;
-
favoriser l’autonomie et la responsabilité des élèves en leur permettant de
s’exprimer sur ces achats dans les instances ad hoc ;
-
avoir un fournisseur à proximité (développement du réseau local) ;
-
proposer des facilités de paiement pour les familles ;
-
réduction du coût d’achat global des fournitures scolaires.
Pour respecter le cadre légal, il ne peut, cependant, être proposé qu’à nos seuls
adhérents.
Nous vous souhaitons beaucoup de courage dans l’organisation de votre
Bourse Aux Fournitures et restons à votre disposition pour toute précision.
Le comité BAF 69 (comite-baf@fcpe69.fr)
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LES QUESTIONS QUE VOTRE CONSEIL LOCAL DOIT SE POSER (à
partir de fin janvier - début février)
1. Êtes-vous suffisamment nombreux ?
Les besoins humains sont de deux natures :
-
ceux qui organisent et gèrent (réunions, création bons de commande, factures,
planning, affiches, etc…) 2-3 personnes ; les membres du bureau n’y sont pas
d’office même s’il est évident que le trésorier ou son adjoint doit en faire partie.
-
ceux qui sont volontaires pour apporter une aide physique ponctuelle en rapport
avec les fournitures (déplacement chez les fournisseurs, préparation des colis,
distribution, etc…) au moins 6 personnes parmi l’ensemble des adhérents.
2. Les moyens logistiques mis à votre disposition sont-ils suffisants ?
Pour le savoir, il vous faudra prendre rendez-vous avec le chef d'établissement
pour :
 s’entretenir de la possibilité d’une mise à disposition d’une salle pour stocker
vos fournitures,
 obtenir les listes de fournitures scolaires pour chacune des classes (lien vers un
exemple) (lien vers un autre exemple).
 Il vous faut aussi détenir un ordinateur portable pour la gestion des commandes
sous Excel ou par le biais du logiciel FOUR de la FCPE nationale (cf. § K).
3. Vos statuts
Fournitures ?
vous
permettent-ils
d’organiser
une
Bourse
Aux
Seuls les conseils locaux constitués en association loi 1901 peuvent
organiser ce type de service auprès de leurs adhérents (la mention « De
permettre l’organisation de toute manifestation ou service au bénéfice de
ses adhérents dans le cadre de la défense ou du développement des buts cidessus indiqués. » doit obligatoirement figurer dans vos statuts. Si ce n’est
pas le cas, vous devrez organiser une AG extraordinaire constitutive.
 Téléchargez des statuts types
http://associations.gouv.fr/191-creer-votre-association.html
A. RAPPEL DES OBLIGATIONS LÉGALES
Deux conditions exigées pour les bourses aux fournitures :
-
elles doivent être réservées aux seuls adhérents, l’adhésion est donc
obligatoire,
-
et les prix pratiqués doivent être inférieurs « d’au moins un tiers aux
prix usuellement pratiqués par le secteur concurrentiel de proximité ».
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Ce cadre légal doit être respecté pour ne pas entraîner de risques juridiques et
financiers à la FCPE du Rhône. On ne peut pas proposer ce service à tous les parents
d’élèves, car cela reviendrait à faire de la concurrence déloyale aux commerçants, ce
qui est interdit par la loi.
Le régime fiscal des associations est un régime de non lucrativité entraînant
l'exonération des impôts commerciaux (TVA, impôt sur les sociétés, taxe
professionnelle).
(…) l’association évitera le paiement des impôts en restant au-dessous du plafond de 60.000 € de
recettes sur les activités en question, à condition toutefois que :
-
l’exercice de ces activités soit expressément notifié dans les statuts départementaux
-
le service soit adressé aux seuls adhérents de la FCPE (l’adhésion est donc obligatoire)
-
la gestion de l’association soit désintéressée ;
-
les activités non-lucratives restent « significativement prépondérantes ».
Pour connaître les conditions d’appréciation de la lucrativité d’une association
concurrençant le secteur lucratif, l’administration fiscale examine quatre critères dits
« 4P » à savoir l’étude dans l’ordre décroissant du "Produit" proposé, du "Public" qui
est visé, du "Prix" qu'elle pratique et de la "Publicité" qu'elle fait.
 Retrouvez ici la totalité du texte sur la fiscalité des associations, dont la règle des
« 4P ».
B. LA DÉTERMINATION DES COLIS
1. Le contenu
Dans les établissements, l'élaboration de la liste des fournitures demandées aux
élèves doit faire l'objet d'une large concertation au sein des équipes pédagogiques, en
associant les parents d'élèves et les élèves.
Cette thématique peut être abordée au sein de certaines instances des établissements
scolaires : conseil d'administration et conseil pédagogique qui peut associer toute
personne dont la consultation est jugée utile. Les listes des fournitures doivent être
soumises au Conseil d’Administration de l’établissement.
 Retrouvez :
-
ici la circulaire n° 2014-068 du 20-5-2014 relative à l’information des parents
sur la rentrée scolaire 2013-2014.
-
plus précisément, la liste fournitures scolaires dites essentielles.
2. Les prix
Les tarifs pratiqués doivent être inférieurs d’1/3 à ceux usuellement pratiqués
par les magasins de proximité. Toutefois, si les produits sont vendus à prix
coûtant (ceux-ci pourraient inclure outre la facture d’achat au sens strict les
frais directs inhérents à cette activité), l'activité ne sera pas considérée comme
lucrative.
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3. Le calendrier
 Au mois de janvier/février déterminer ce que vous désirez mettre dans vos colis
d’après la liste des fournitures de l’année en cours (cahiers, classeurs, feuilles,
intercalaires, stylos, matériels pour l’art plastique, la calculatrice…). Certaines
fournitures comme la calculatrice peuvent être facultatives ou non comprises
dans les kits.
Il faut aussi voir pour quels niveaux vous proposerez des kits. La première
année vous pouvez commencer uniquement par les 6ème.
 Faire une estimation des quantités à commander pour négocier avec les
fournisseurs.
 Au mois de mars, vous rechercherez des fournisseurs potentiels pour obtenir
des prix avantageux puis vous fixerez avec le fournisseur retenu la date limite
de passage des commandes, les modalités de livraison.
Certains fournisseurs préparent eux-mêmes le conditionnement en sac par
niveau, se renseigner sur cette éventualité.
 Au mois d’avril, les conseils locaux font mettre à l’ordre du jour du C.A. des
établissements le vote des listes de fournitures.
 Au mois de mai, négociations et décision sur le fournisseur retenu. À titre
indicatif, ici la proposition de Gibert en date de juin 2013 et le tableau d’offre de
prix d’un CPE.
 Retrouvez par exemple le catalogue de fournitures scolaires PICHON pour
comparaison.
C. L’INFORMATION AUX FAMILLES
 Au mois de juin, le conseil local communique auprès des familles sur le « Kit
collégien » : lettre explicative, distribution des listes, des bons de commande et
des lettres aux parents par niveau en se calant sur les dates d’inscription.
Fournissez à l’établissement une information aux familles sur votre BAF qui sera
jointe aux dossiers d’inscription ou réinscription. Pour cela demandez les dates
d’envoi et le nombre d’exemplaires nécessaires (voir les tarifs de la FCPE
départementale dans le dossier de rentrée) ou mieux faites faire les photocopies
par le collège (ça ne coûte rien de demander).
 Téléchargez une brochure BAF FCPE ou  autres exemples d’annonces
D. LES COMMANDES (AU MINIMUM 4 PERSONNES)
1. Les permanences, quand ?
 Tablez vos horaires de permanences de commande sur les journées d’inscription
6ème ou de réinscription pour les autres niveaux (les familles ne se déplaceront
pas deux fois).
 Établissez un planning des bénévoles  exemple
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 Prévoyez un fléchage pour faciliter l’accès à la salle  Téléchargez les flèches
2. La prise de commande auprès des familles, comment ?
-
Vous procurer à partir de mi-juin auprès de la FCPE départementale, les
bulletins d’adhésion et les cartes d’adhérents (pré-tamponnées par vos soins)
car il vous les faudra au moment de la commande.  Téléchargez le bulletin
d’adhésion 2014
-
Établissez un bon de commande de couleur différente par niveau.
 Téléchargez un modèle de bon de dépôt / commande un autre exemple et
encore un autre
-
Classez-les par numéro plutôt que par ordre alphabétique
-
(exemple 13S44 correspond à la 44ème commande de Sixième pour la rentrée
2013). Cela facilite le tri dans un tableau Excel si on l’a différencié en 2
colonnes, c’est-à-dire en niveau de commande  13S et numéro de commande
 44.
-
Le mieux est d’avoir prévu un classeur et des pochettes plastifiées dans
lesquelles on classe les dossiers au fur et à mesure. Les élèves devront
connaître cette référence, sésame de leur suivi…
Afin de gagner du temps, vous pourrez aussi noter ce numéro au dos des
chèques remis par les élèves, sur le bulletin d’adhésion, et le talon de reçu.
Ensuite, créer un tableau avec les correspondances numéros de commande
et leurs nom+prénom de l’élève, et un deuxième avec tri alphabétique
pour les étourdis.  exemple
 Bien précisez les dates des permanences de retrait des fournitures et les
coordonnées du responsable BAF sur le coupon rendu aux familles. Essayez
d’avoir prévu la date de votre Assemblée Générale pour faire passer l’info en
même temps.
 Pour toute transaction en espèces, détenez obligatoirement un carnet de
reçus vous permettant de remettre à l’élève la justification, mais surtout de
garder sur la souche l’info pour votre comptabilité. Prévoyez un fond de caisse.
 La gestion d’une bourse aux fournitures vous demandera beaucoup de rigueur.
3. La préparation de la commande auprès du fournisseur
 Après chaque permanence ou au fur et à mesure, si vous êtes suffisamment
nombreux et si vous disposez d’un ordinateur portable, mettez à jour votre
fichier Excel. Nom, coordonnées, classes, options choisies, montant de la
cotisation, reçu fiscal (oui/non)…  Téléchargez un exemple.
 Si vous avez pris soin de renseigner la partie « liste des fournitures », le
nombre de fournitures à commander se calculera automatiquement.
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Merci de bien vouloir nous communiquer les coordonnées des
personnes de votre conseil local à contacter pour la bourse aux
fournitures.
E. LE STOCKAGE DES FOURNITURES
Les conseils locaux sont assurés en cas de vol ou de destruction de leur stock de
fournitures mais à hauteur d’une certaine somme seulement  téléchargez le contrat
d’assurance.
F. LA PRÉPARATION DES COLIS (4 PERSONNES)
Attention aux dates de fermeture de l'établissement. Il faut connaître les dates de
vacances l’école ou de l’établissement qui sont différentes des dates de fermeture. Ils
peuvent être fermés aux parents et élèves car il n’y a plus la totalité des personnels
administratifs, mais ouvert aux parents d’élèves responsables BAF pour stocker les
fournitures, réceptionner les commandes, préparer les colis, etc...
-
www.fcpe.asso.fr  sacs (catalogue et bon de commande)
-
vous pouvez aussi demander des sacs chez Gibert ou votre papetier
pour préparer vos commandes. Imprimez des étiquettes à partir du
fichier Excel (en utilisant le publipostage) à coller sur vos sacs pour
classer vos commandes par numéro.
G. LA FACTURATION
 voir un modèle de facturation en publipostage avant fusion après fusion
H. LA LIVRAISON AUX ÉLÈVES
Tablez vos permanences sur les jours précédant la pré-rentrée de préférence. Inutile
de les multiplier (il y aura de toute façon toujours des étourdis qui oublieront de venir
chercher leurs fournitures).
 Au cas où la FCPE69 ou votre collège recevraient des appels téléphoniques
d’adhérents recherchant un référent BAF dans votre établissement, merci de
laisser cette indication à la loge et au secrétariat in situ et de nous envoyer les
coordonnées à jour des personnes à contacter (ainsi qu’un exemplaire de cette
information donnée aux familles).
 N’oubliez pas d’établir le reçu fiscal pour les impôts à ceux qui en ont fait la
demande (voir modèle de publipostage).
 Téléchargez les explications sur les reçus fiscaux
 Téléchargez un modèle de reçus fiscaux pour fusion
 Téléchargez un modèle de reçus fiscaux manuscrits
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I. LES AVANTAGES D’UNE BAF
Depuis 2007, la FCPE se mobilise pour alléger le poids des cartables ; organiser la
vente d’un « Kit collégien » oblige et incite à une discussion avec les chefs
d’établissements, les membres du CA et les professeurs (c’est l’occasion d’aborder
certains sujets sur le choix du matériel, sur l’éducation à l’économie budgétaire :
combien de pages utilisées par an sur un cahier de 96 pages ? Pourquoi instaurer un
nouveau cahier tous les ans ? Un cahier de musique pour quatre ans devrait être
suffisant).
Cela augmente substantiellement le nombre d’adhérents. Ces adhérents, qui viennent
dans un premier temps dans un esprit d’économie sociale, pour profiter du service, il
vous appartiendra ensuite de les rendre militants.
D’autre part, le premier acte militant est le vote. En organisant cette opération dans
une école ou un collège, vous serez repérés et plus facilement identifiables (en tant
que ceux qui se mobilisent et agissent dans l’intérêt des familles) au moment des
élections des membres du C.A. de l’établissement. Ne perdons pas de vue, qu’il est
important d’avoir une représentativité plus importante en nombre d’adhérents, mais
aussi en nombre de représentants élus.
J. UN MOT SUR LE LOGICIEL BOURSE AUX FOURNITURES
Mis en place par la FCPE nationale, le logiciel FOUR ( téléchargez la présentation), il
vous permettra de gérer votre BAF à partir de la base de données des adhésions de la
FCPE69 et de vos paramètres locaux (fournitures par classe, options). Commande,
livraison, facturation, édition des reçus fiscaux, évolution du stock, remise de
chèques, exportation des adhésions vers le département, vers une messagerie… tout
est en place !
Un mode d’emploi détaillé et des formations gratuites auprès de la FCPE69 (avec des
administrateurs formés par Xavier ROUILLY, consultant interne FCPE) vous
permettront de vous familiariser avec cet outil informatique.
Pour ceux qui n'utilisent pas le logiciel BAF fourni par la FCPE nationale, vous avez
sans doute besoin d'échanger les documents qui servent à la gestion de votre BAF.
Des solutions de stockage de documents en ligne existent. Plus d’informations,  ici.
Enfin, pour avoir une idée précise des documents obtenus en utilisant le logiciel
FOUR, voici quelques exemples en copies d’écran : une commande fournisseur, une
facture simple, une facture détaillée et un reçu fiscal.
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Thank you for your participation!

* Your assessment is very important for improving the work of artificial intelligence, which forms the content of this project

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