Proposition de documentation du logiciel DORIS et

Proposition de documentation du logiciel DORIS et
1991
stages
18
Ecole NatiofSde
Superieure de
Bibliothecaires
DESS Informati qu.e
Documentaire
Eapport de stage
PropDsition de docamentaticn du lcgicjel DORIS et participaticn a ia
definition cai cah.ier des chargns d'un logic.iGi de Gestion de EjJDliothSque
Ludovic MECHjIN
sous la direction de. Mme Annie THIECLEMT et. de M. Henri VIGNE, ^
respectivement Directew General et Directeur Sciencifique et Technique
de la soc.i.ete F'v?Zl<
199!
Universite
Claude Bernard
Lyon I
Ecole Nationale
Superieure de
Bibliothecaires
DESS Informatique
Documentaire
Rapport de stage
-
Proposition de documentation du logiciel DORIS et participation a la
definition du cahier des charges d'un logiciel de Gestion de Bibliotheque
Ludovic MECHIN
sous la direction de tone Annie THIEULENT et de M. Henri VIGNE,
respectivement Directeur General et Directeur Scientifique et Technique
de la societe EVER
1991
[Rappel] titre : Proposition de documentation du logiciel DOKES et participation
& la definition du cahier des charges d'un logiciel de Gestion
de BiMiotheque
[Rappel] auteur : Ludovic MECHIN
Stage effectue du
a
3 juin 1991
au
27 septembre 1991
la Societe EVER, 76 rue de Bellecombe 69006 Lyon, Tel. 78.52.42.32
sous la direction de Mme Annie TmEULENT, Directeur General
et de M. Henri VIGNE, Directeur Scientifique et Technique
Resume : L'etude et le test du logiciel DORIS ont permis d'en degager les
carateristiques essentielles pour la redaction d'une documentation
ccmmerciale et la mise a jour du manuel utilisateur. Les visites dans
les bibliotheques, la connaissance des logiciels concurrents, et
1'ecoute des besoins des documentalistes ont contribue a 1'elaboration
d'un cahier des charges pour un logiciel de gestion de bibliotheque
Descripteurs :
Logiciel de Gestion de Bibliotheque, Documentation commerciale,
Manuel utilisateur, Gestion Electronique de Documents
Abstract : The studying and the testing of the DORIS software, enable us to
outline the essential features for the writing of marketing leaflet
and the dating of the user's book. The visites to libraries, the
knowledge of the oponent softwares and the awareness of the
documentalists' needs, lead us to elaborate schedule of conditions
for a library managing system
Keywords : Library managing system, Marketing leaflet, User's book, Electronic
Document Management
*
Possibilite de diffusion
Confidentiel
R1MERCTEMEN3S
Je tiens a remercier toute 1'equipe de la societe
EVER, qui, par sa gentillesse et ses precieux conseils,
m'ont aide et encourage tout au long de ce stage. Et ont
ainsi contribue a rendre cette experience professionnelle,
aussi interessante qu1enrichissante.
SCMMAIRE
INDRQDOCnCN
pjgg
2.
• PRESENTATION DE LA SOCIETE EVER
page 1
• ERESENTATION DU LOGICIEL DORIS
page 2
• ERESENTATION DU STAGE
page 4
1- Objet du stage
page 4
2- Les actions entreprises
page 4
lere PARTEE : ANALYSE DU ERODUTT ET ITOPOSITION DE DOOWENIOTTQN
page 6
1- La documentation commerciale
page 6
2- La docunentation utilisateurs
page 7
He PAKHE : KECHERCHE ET ORGANISATICW DE L'lNimMAlTON
page 9
1- Documentation concurrente en Gestion de Bibliotheque
page 9
2- Synthese des techniques de protection du logiciel
page 14
3- Rassemblement de tables codees et normalisees,
integrables au logiciel LDRIS
page 15
4- Elements bibliographiques sur 1'informatisation des bibliotheques .. page 15
IHe PAR3TE : GESTTON INTDE^IATISEE D*UNE BIBLJOflHBQUE :
SYNIHESE ET PROSPEdTVE
page 17
1- Enquete dans des bibliotheques informatisees
page 17
2- Synthese des cahiers des charges regus par la societe EVER
page 19
OONCHJSICN
DESCREPTEF DES ANNEXES
20
page 21
ANNEXE 1
page 22
ANNEXE 2
page 23
•ANNEXE
3
page 36
ANNEXE 4
page 38
ANNEXE 5
page 58
ANNEXE 6
page 60
nnKODOCMCN
IRESENTKEECU DE IA SOCTETE EVER
Creee en 1990 par une equipe de specialistes du txaitement automatise de
1'information, la societe EVER est une SSII (Societe de Services en Ingenierie
Informatique) specialisee dans la mise en place de programmes informatiques de
Gestion Documentaire et de Gestion Electronique de Documents.
Basee a Lyon au 76 rue de Bellecombe dans le 6e arrondissement, lieu de
son siege social, EVER dispose d'un bureau a Paris. La societe a mis en place
des sa creation, des accords de cooperation et de partenariat internationaux pour
la diffusion de ses produits sur le marche international.
Beneficiant d'une experience de son personnel de plus de quinze annees dans le
secrteur de 11 informatique documentaire, la societe EVER congoit des logiciels
exclusivement dans ce creneau, et commercialise ses solutions.
Societe de Services, independante de toute source ou fournisseur privilegie,
la societe EVER conseille et assiste librement ses clients lors des differentes
etapes qui conduisent a la mise en place d'un Systeme de Gestion Documentaire ou
de
Gestion
Electronique
de
Documents
depuis
1'etude
1'elaboration du cahier des charges , en passant par
sa
faisabilite,
11 adaptation
de
a ses besoins
jusqu'a la formation des utilisateurs, la mise en exploitation et le service
apres-vente personnalise.
La societe EVER a developpe un logiciel de Gestion Electronique de Documents
et de Gestion Documentaire (DORIS) et s'est lancee dans un developpement
specifique de Gestion de Bibliotheque (LORIS).
-1-
FRESENEKHON DU IJDGICIEL DGKTS
DORIS (Docamentaiy Object-oriented Relational Information System) est une
synthese integree des methodes d1 organisation et des sciences de 1'information.
Ce logiciel permet de decrire simplement une realite complexe et s'adapte tout a
fait au stockage de grandes masses d'infonnationf de nature tres variee (document
numerique, document editeur ou traitement de textes, fax, telex, image analogique
image video, document sonore, document graphique).
II est entiSrement parametrable, pour ce qui est des structures de fichiers
et structures de fiches. II est donc possible de definir exactement le modele de
fiche signaletique le plus approprie.
DORIS comporte deux chaines de traitement paralleles :
La chaine Gestion Documentaire
. Gestion de la base de donnees documentaire
. Consultation de la base de donnees documentaire
. Visualisation et impression des fiches signaletiques
. Securite des donnees
La chaine Gestion Electronique de Documents et Archivage
. Scannerisation ou Numerisation des documents
. Stockage des documents sur serveur d1archivage
. Consultation de la base de documents archives
. Visualisation et impression des documents archives
. Securite des documents archives
-2-
Systeme innovant de Gestion Electronique de Documents reconnu, DORIS est aussi un
puissant logiciel documentaire. Sa fiabilite est garantie par le choix des
normes internationales :
. UNIX pour le systeme d'exploitation
. SQL pour le stockage des donnees
. ASN 1 (Abstract Syntax Notation 1) pour la presentation des donnees
. X—WINDOW pour 1'interface utilisateur
DORIS est caracterise par une grande souplesse d'utilisation et
d'adaptation. C'est un outil parfaitement adapte aux besoins specifiques des
utilisateurs, quel que soit le volume de donnees a gerer. II peut repondre a des
applications tres diverses de type Gestion Documentaire mais aussi et surtout
Gestion Electronique de Documents.
Enfin, le systeme DORIS est rendu vivant par la programmation orientee
objet, technique de programmation bien plus intuitive que la programmation
traditionnelle : DORIS est ecrit en langage EIFFEL et en langage C.
EIFFEL est un langage Griente Objet, dont la philosophie de "classes" et
d'interaction
de classes est tres proche de la philosophie documentaire
classique d'organisation de 11 information et de ses traitements. Les programmes
ecrits en langage Objet sont reconnus comme etant reutilisables, extensibles,
fiables et portables.
C'est a partir du moteur documentaire DORIS que le developpement de LORIS,
logiciel de Gestion de Bibliotheque, a ete envisage. LORIS, qui est encore a
1'etat de maquette, permet la gestion de toutes les fonctions bibliotheconomiques
souhaitables, rendues performantes par la puissance documentaire et la gestion
electronique de documents propres a DORIS.
-3-
ERESBNTATICN DU SEAGE
1) Obiet du staae
Le stage devait camporter quatre parties :
1) Formation ou conplement de formation au produit DORIS et aux outils utilises
2) Analyse du produit DORIS.
3) Proposition de documentation DORIS adaptee aux utilisateurs documentalistes.
4) Participation a la definition du cahier des charges d'un logiciel de Gestion
de Bibliotheque.
I^ formalisme de ces quatres phases ne doit pas cacher que des imperatifs
propres a la societe ont conduit a privilegier certains aspects plutot que
d'autres.
C'est
ainsi
que
le
projet
de
redaction
d'une
documentation
utilisateurs a ete differe et remplace par la redaction d'une documentation
commerciale (synthetique et detaillee) plus en confonnite avec les besoins
immediats de la societe.
2 ) Les actions entreprises
Plusieurs actions ont ete conduites durant ce stage.
• Des actions d'urgence pour les besoins de 1'entreprise :
- Analyse du produit et proposition d'une documentation commerciale pour le
logiciel DORIS.
- Etudes de structures de fichiers exterieurs et proposition de structures
normalisees (UNIMARC) coherentes avec ces fichiers, en vue de la construction
de maquettes de demonstration, et du chargement de fitihes.
- Mise a jour du manuel utilisateur DORIS.
-4-
Des actions ponctuelles de recherche d'informations :
- Rassemblement d'une documentation detaillee consequente sur les produits
concurrents du logiciel LORIS et analyse precise de chaque logiciel.
- Synthese des techniques de protection des logiciels et des programmes.
- Rassemblement de tables codees et normalisees integrables au logiciel TORTS.
- Elements de bibliographie sur 11 informatisation des bibliotheques.
Une action d1information :
- Organisation d'une journee de demonstration DORIS pour les etudiants du
D.E.S.S. d'Inforroatique Documentaire, le 15 juillet 1991 dans les locaux de la
societe EVER.
Des actions plus synthetiques et de plus longue haleine :
- Enquete sur les logiciels de Gestion de Bibliotheque (visite d'une dizaine de
sites).
- Synthese des cahiers des charges regus par la societe EVER.
La somme de ces actions ne debouche pas sur une synthese unique ou sur un
document tres construit de type cahier des charges. En revanche, ce stage a
permis de produire un certain nombre de documents utiles pour la societe
(Documentation commerciale ccaiplete du logiciel DORIS, synthese des produits
concurrents en Gestion de Bibliotheque, synthese des cahiers des charges,
fonctionnalites
et
structures "souhaitables" d'un logiciel de
Gestion de
Bibliotheque). Beaucoup sont confidentiels puisqu'ils ont servi ou serviront a
1'elaboration des structures definitives du logiciel LORIS. D'autres moins
analytiques sont inclus a ce present rapport de stage (corrpte-rendus de visites,
documentation commerciale).
Plus que 11agregat de resultats precis, ce rapport de stage est 1'expose
de la methode de travail enployee pendant ces quatre mois qui seront divises en
trois grands themes pour la description :
- Analyse du produit et proposition de documentation
- Recherche et organisation d'informations
- Gestion informatisee d'une bibliotheque : Synthese et Prospective
-5-
Iere PARITE : ANALYSE DD ERDDOIT ET FKDPOSITTCN DE DOCUMENEATTCN
L'adaptation au produit DORIS a ete tres rapide, en raison de la grande
simplicite d'utilisation du logiciel, de la maniabilite de la souris, et des
avantages du multifenetrage. Cette premiere approche a permis de tester pendant
une bonne semaine les fonctionnalites de DORIS et de degager les points forts du
logiciel.
1) la documentation commerciale
• Apres la decouverte du logiciel, la deuxieme etape fut la critique
constructive de la documentation commerciale existante et la redefinition, avec
les responsables de la societe, du concept DORIS. La proposition d'une nouvelle
documentation axee sur la Gestion Electronique de Documents, fut 11aboutissement
des premieres semaines du stage.
Elle fut realisee d'apres la synthese de la documentation commerciale des
logiciels concurrents de Gestion Electronique de Documents. Les points forts mis
en avant ont ete retenus et reorganises pour decrire DORIS.
L'utilisation des lettres de DORIS pour la redaction d'une brochure commerciale
ont permis de caracteriser le logiciel de cette fagon :
D iversite des applications
0 uverture des structures
R apidite de mise en oeuvre
1 ntegration de trois systemes
S ecurite des donnees
Ces intitules de paragraphe synthetisent les fonctionnalites du logiciel de meme
que les suivants, toujours selon la meme structure, s'efforcent de presenter la
societe :
E xperience professionnelle
V ision globale
E coute personnalisee
R eponse adaptee
-6-
• Troisieme etape : la documentation commerciale detaillee. L'ajout d'ecrans
pertinents a un texte plus consequent que les arguments de la brochure
commerciale demanda un travail d'analyse des fonctionnalites plus pousse, de mpmp
qu'une coherence etroite entre les exenples d'applications decrites (revues de
presse, brevets, entreprises) et les ecrans appropries.
Ce document d'une longueur de 26 pages est modulaire puisqu'en y otant les
ecrans, il devient un document commercial intermediaire (15 pages), a mi-chemin
entre la brochure commerciale et le 26 pages. Des extraits de ces documents
figurent en annexe 1.
• La derniere etape en matiere commerciale est la redaction d'une
documentation similaire pour LORIS : elle sera possible quand le logiciel sera
definitivement structure. Tous les outils sont neanmoins en place pour ce faire :
- Uhe documentation commerciale concurrente exhaustive et synthetisee
- Uhe structure de 4 pages eprouvee apres diffusion des premiers 4
pages DORIS :
IDRIS s'appelle Library Cbject oriented Belational Information
System) et sera decrit en 5 paragraphes qui pourraient etre :
L iberte d'utilisation
0 uverture des structures
R itihesse des fonctionnalites
1 ndexation pointue
S ecurite documentaire de 1'outil DORIS
2) la documentation utilisateurs
• 1B manuel utilisateur existant, illustre de nombreux ecrans, et agremente
d'un cours d'initiation rapide a DORIS, dut etre mis a jour au moment de
1'installation
transformations
pour
des
test
du
ecrans
logiciel
(changement
dans
une
entreprise.
de
nom
de
Les recentes
certaines
fonctions,
fonctionnalites non documentees) donnerent 1'occasion de le mettre a jour en
essayant, dans la mesure du possible, d'en eliminer les lourdeurs et d'en
etoffer 1'index.
-7-
• La deuxieme mise a jour toucha le module d1 archivage non encore documente
La description des principales fonctions d'archivage (scannerisation, lien de
fiches a des images, visualisation d'images numerisees) fut realisee apres une
petite recherche documentaire sur la technique de la GED (resolution, niveaux de
gris, etc...).
La redaction d'un cours d'initiation Archivage inspiree du cours
d'initiation DORIS, acheva la mise a jour du manuel utilisateur.
• II reste tout a faire pour la documentation utilisateur de LORIS. L'examen
minutieux des manuels d'autres logiciels, ajoute au temoignage d'utilisateurs,
ont permis de consigner par ecrit les erreurs a eviter dans la conception d'une
nouvelle documentation, et les bonnes idees a utiliser.
Cette partie de redaction ne s'est pas faite de maniere lineaire, elle
fut une activite permanente durant tout le stage. Elle est loin d'etre
contradictoire avec les autres activites entreprises dans la mesure ou elle
permet la synthese de 11information trouvee.
-8-
Ile PflBHE : EBCHERCHE ET OKGANISAECON DE L'INPCXMAIiaNf
Une societe informatique, specialiste de gestion documentaire, a besoin de
connaitre 11 information puisqu'elle travaille a la gerer. Mais d'un autre cote,
elle a besoin d1 informations pour progresser et pour se developper. Cette
recherche d'informations a ete un autre aspect de ce stage.
1) Documentation concurrente en Gestion de Bibliotheaue
• Tous les producteurs de logiciels de Gestion de Bibliotheque inscrit au
Catalogue du CXP ont ete contactes soit courrier (vingtaine d'envois), soit par
telephone pour les relances eventuels. A ce jour, 23 societes ont repondu, ce qui
correspond a 24 logiciels de Gestion de Bibiliotheque (on a ecarte les logiciels
de Gestion purement Documentaire en faisant une exception avec TAMTT. (gestion du
bulletinage et du thesaurus). Voici la liste des logiciels et les societes qui
les produisent avec un petit descriptif synthetique des points forts et des
points faibles de chaque produit.
LOGICIEL
ADVANCE
SOCIETE + PRIX
PONITS PORTS/POINrS FAIBLES
-
GEAC
• 50.000 F (2 postes)
• 1.000.000 F
(+ de 155 postes)
ALEXANDRIE
APEX-MEDIA
G.B. CONCEPT
• 10.500 F (base)
+ 2.000 F par poste sup
OPTIONS
• 2.000 F Commandes
• 2.000 F Abonnements
• 5.000 F Archivage
TANIS
• 50.000 F
Tous les formats MARC possibles
Possibilites de recherche accrues
Ergonomie et facilite d'enploi
Gestion des devises (Acquisitions)
Gestion pointue du bulletinage
Grande compatibilite materielle
Limites liees au syst. d'expl. PICK
- Facilite de mise en oeuvre
- Bonne gestion de thesaurus
- Module periodique performant (en par
ticulier le bulletinage
- Archivage des textes, images et sons
- Logiciel uniquement sur Macintosh
- Aucune reference aux normes
- s'adresse surtout aux Centres de Doc
- Gestion d'une mediatheque
- Souplesse du parametrage
- Portabilite sur PC
- Pas de mention de thesaurus
- Pas de mention de normalisation
- Pas d'allusions aux periodiques
- Documentation tres succinte
-9-
LOGICIEL
BIBLIO
SOCIETE + PRIX
PONITS FORTS/POINTS FAIBLES
IA SOURCE INFORMATIQUE
• 25.000 F (Base)
Catalogage, Prets
+ Recherche
• 45.000 F (complete)
+ Autorites/Commandes
BIBLIOTECH
PIATINUM
• 15.000 F(monoposte)
• 25.000 F(multiposte)
+ 2.500 F
Teledechargement
DATATREK
- Bonne analyse des besoins des
bibliotheques
- Bonne gestion des periodiques
- Editions nombreuses de catalogues
- Manque de ponts entre les modules
- Logiciel de conception ancienne
- Module de recherche peu performant
IBM-France
-
I/Dgiciel de conception moderne
Accepte de tres gros volumes
Tres bon gestionnaire (Acquisitions)
Interfaces nombreuses pour importade notices (Reservoirs americains)
- Portabilite sous UNIX tres couteuse
- Systeme d'exploitation PICK limite
les possibilites de parametrage
ULTIMATE
Pas de mention de prix
Repute assez cher
EX-POLIO
- Convivialite, facilite d'utilisation
- Bonne gestion du bulletinage
- Dialogue d'aide a la recherche
- Module d'importation de donnees
- Interface videotex
- Limites de taille, de nombre de
champs, parametrage limite
- Uniquement sur Macintosh
Bonne portabilite (PC, Mac, Reseaux)
Gestion des periodiques
Module acquisitions bien pense
Logiciel de conception ancienne
Ergonomie moyenne, logiciel peu
convivial
- Recherche documentaire limitee
Pas de mention de prix
DYNIX
Portabilite (MS-DOS, OS2, reseaux)
Souplesse du parametrage, modularite
Siirplicite d'utilisation
Possibilites de recherche mediocres
Pas de Gestion des periodiques
Emploi abusif du terme thesaurus :
sinple liste de mots (dictionnaire)
- Logiciel onereux (45.000 F ccmplet)
-
DATATREK
• 22.000 F (coirplet)
vendu par modules
DOBIS-LIBIS
-
SCALLAIRE
• 25.000 F (MS-DOS)
• 70.000 F (UNIX) pour
3 postes
Moteur documentaire
• 20.000 F (SYSDEX)
- Grandes possibilites de parametrage
- Logiciel innovant (SCALLAIRE editeur
de progiciels de GED (COROLLIS), de
serveur d'immages (SCANIS)
- Langage expert d'aide a la recherche
scenarios d'interrogation (SYSMEX)
- Gestion de Bibliotheque complete
- SGBD peu puissant et peu fiable
-10-
LOGICIEL
SOCIETE + PRIX
OUES 9000
GEAC
PONITS PORTS/POINTS FAIBLES
• 450.000 F(45 postes)
• 1.000.000 F
(155 postes)
JLB-BIB
JLB INFORMATIQUE
(JLB-DOC)
• 25.000 F (MS-DOS)
• 9.100 F (Module BIB)
LIBER
LIBER
• 40.000 F +
13.000 F par module
de 4 postes
T.THMAN
TRANSOFT
Pas de mention de prix
LIBS 100
CLSI
(UNIX)
• 300.000 F a
30.000.000 F
selon configuration
LOGABIB
TRILQG
• de 38.000 F a
68.000 F
- Systeme reconnu pour grandes
bibliotheques et gros volumes
- Modules performants d'importation
de notices (reformatage,...)
- Module de recherche utilisateurs
puissant et diversifie
- Ergonomie moyenne, ecrans sinistres
- Gestion des periodiques iitparfaite
- Profite de JLB-DOC (Gestion Doc.)
- Simplicite d'utilisation
- Optique tenps reel (indexation)
- Gestion de thesaurus (inparfaite)
- Beaucoup d'erreurs de programmation
- Pas de gestion multimedia annoncee
- Pas de mention de respect des normes
- Module de recherche tres conplique
- Richesse des fonctionnalites
- Gestion performante des periodiques
- Multiples tables integrees d'aide
a la saisie
- Bonne gestion des listes d'autorites
- Grandes possibilites statistiques
- Mediocre gestion de thesaurus
- Limites liees au syst. d'expl. PICK
- Pas de mention d'importation
- Propose toutes les fonctionnalites
de gestion sans surprises, sans
innovations spectaculaires
- Gestion de bibliotheque n'est pas la
priorite de TRANSOFT
- Portabilite (syst. d'expl. , Mater.)
- Capable de gerer de gros volumes
- Tres interface avec des modules
d'importation de donnees (vision
americaine de la bibliotheque)
- Ergonomie moyenne (messages anglais)
- Pas assez d'integration des modules
- Ixagiciel le plus cher sur le marche
- Portabilite (MS-DOS, UNIX) + tous
types de materiels
- Convivial, normalise, multimedia
- Gere toutes fonctions souhaitables
- Difficile a juger avec la
documentation fournie
-11-
LOGICIEL
IOR3S
SOCIEIE + PRIX
PONITS P0RTS/POINTS FAIBLES
- Portabilite (tous materiels)
- IMLK, syst. reoanrai d'avemar en
gesticn de bibliotheques
- Toutes fcncticns de gesticn de
bibliotheques et oentres de doc
- Gestzon electrcraque de documents
(scannerisation des scnmairEs)
- Aide a la saisie (nomhrEuses tables)
- Gesticn de toutes listes d^autorites
- Logiciel inmvant mais non-installe
EVER
(IMTX)
• 85.000 F
Versicn ocnplete
MICROBIB
MDLTILIS
Arnold LEININGER
Bibliotheque
Municipale
de NEUFCHEF
• 2.000 F (sous DBase)
- Simplicite et convivialite
- Logiciel tres respectueux des normes
- Interfaces de recuperation de
notices (bases de donnees, etc...)
- Gestion des commandes-Tx des devises
- Logiciel canadien multilingue
- Possibilites de recherche limitees
- Logiciel couteux (formation aussi)
GROUPE SOBECO
• de 185.000 a
455.000 F
selon configuration
QASIS
-
DAWSON FRANCE
• 24.500 F par module
OPSYS
Gestion des periodiques performante
Recherche sur orthographe voisine
Tous modules bibliotheconomiques
Gestionnaire puissant:relances, etc.
Pas de compatibi1ite UNIX
Documentation bien congue
Catalogage monographies + PES seulmt
- Gestion multimedia (respect nomnes)
- Langages d1 interrogation : ACCESS,..
- Module Gestion de BCP bien congu
- Logiciel reference (+ de 200 sites)
- Errploi abusif du terme thesaurus
- Gestion des periodiques mediocre
- Recherche documentaire limitee
- Parametrage limite : syst. exp. PICK
OPSYS
• 90.000 F (complet)
cout logiciel
PAPRIKA
- Petit logiciel developpe par un
documentaliste sous DBase III +
- Gestion des fonctions principales
pour un petit depot (catalogage,
operations de prets et retours
- Utilisable avec portable
DECAIOG
• 30.000 F (Base) +
• 7.000 F(Periodiques)
• 7.000 F (Commandes)
• 4.000 F(Ed.cod.bar.)
• 3.000 F (Saisie
portable)
• 3.750 F Thes. Motbis
- Analyse intelligente des besoins des
bibliothecaires et documentalistes
- Logiciel convivial et siitple
- Bonne gestion des periodiques
- Gestion des commandes intelligente
(Recuperation d1informations)
- Portable uniquement sur PC
- Ne s'adresse qu'aux petites unites
-12-
LOGICIEL
SOCIETE + PRIX
SDL—MEDIA
SCETORG
(UNIX)
• 70.000 F
300.000 F
TAMIL
PONITS FORTS/POINTS FAIBLES
- Respect des normes (ISBD, MARC)
- Possibilites de parametrage
- Logiciel de conception ancienne
- Pas de Gestion de listes d'Autorites
- Faiblesse de la recherche
- Pas de Gestion des periodiques ni
des abonnements
a
TAMIL
• monoposte 1 base +
5 sous-bases 15.000 F
a
• multiposte 10 bases
+ 500 ss-bases 90.000 F
TECHLIBPnJS
-
Recherche en texte integral
Gestion electronique de documents
Ix>giciel tres interfage:toutes bases
Portabilite iirportante (UNIX, )
Gestion fine des periodiques :
gestion supplements et N° speciaux
- Logiciel surtout doctaire (BASIS+)
- Logiciel couteux
I.D. France
• 96.000 F a
268.000 F selon
configuration
TOBIAS
- Gestion de thesaurus correcte :
Diverses relations
- Bonne gestion des periodiques
(Module bulletinage coherent)
- Parametrage limite (longueur de
tihamps, bases, taille des fiches)
- Possibilites de reciierche faibles
pour un logiciel documentaire
DATAPOINT
• a partir de 40.000 F
• 104.000 F multiposte
(15 postes)
- Logiciel multimedia (respect strict
des normes)
- Tres bonne analyse des besoins :
Uh des meilleurs logiciels
- Toutes fonctions bibliotheconomiques
- SGBD "maison" souvent non compatible
- Pas de portage sous UNIX
- Limites de fait du parametrage
• Cette importante masse d^informations a ete depouillee par produit et par
fonction bibliotheconomique. Chaque fiche est une description complete des
fonctionnalites annoncees par le producteur, les points faibles constates des la
lecture (absence de telle ou telle fonction, emploi abusif de termes specialises
: thesaurus, listes d'autorite), les points forts selon les producteurs, enfin
des indications de prix le cas eeheant.
-13-
La synthese de toutes ces informations permet une connaissance precise des
concurrents de la societe EVER; elle offre surtout un panorama des fonctions
courantes proposees par les logiciels de Gestion de Bibliotheque. Des exenples de
fiches par produit se trouvent en annexe 2.
2 ) Svnthese des technictues de protection du loaiciel.
Les logiciels ne sont pas brevetables et sont proteges par la loi du 11 mars
1957, relative au Droit d'Auteur (modifiee par la loi du 3 juillet 1985 pour les
logiciels). Des organismes prives proposent de proteger les programmes sources et
d'intenter des poursuites en contrefagon le cas echeant :
- L'A.P.P. (Agence pour la Protection des Programmes)
119, rue de Flandre 75019 Paris
- La S.C.A.M. (Societe Civile des Auteurs Miltimedia)
38, rue du Faubourg Saint-Jacques 75014 Paris
Les ecrans et tout ce qui touche a la presentation du logiciel peuvent etre
deposes chez un huissier sous enveleloppe cachetee, la date de depot etant la
reference en matiere de recherche d'anteriorite.
• Uhe rapide recherche a L'I.N.P.I. (Institut National de la Propriete
Irdustrielle), sur les dernieres annees (1988 et apres), dans les classes :
- G 06 F (Calculateurs numeriques dans lesquels une partie au moins du
calcul est effectuee electriquement. Dispositifs pour manipuler des
donnees numeriques),
- G 06 K (Reconnaissance des donnees; presentation des donnees; supports
d'enregistrements; manipulation des supports d'enregistrement.) et
- G 11 D (Transmission des donnees numeriques entre memoires dynamiques et
statiques)
a permis de cerner ce qui pouvait etre brevetable dans les produits connexes au
logiciel developpes par la societe EVER (serveur fax, driver scanner, driver
logiciel de coinpression/decoitpression de donnees). Cette premiere approche devant
servir de base a une recherche plus precise debouchant sur une procedure de
brevetage.
-14-
3) Rassemblement de tables codees et normalisees intecrrables au lcxficiel IPRIS.
IM logiciel de Gestion de Bibliotheques est d'autant plus agreable a
utiliser qu'il possede un grand nombre de tables integrees. La structure de IDRIS
rendant 1'adjonction de ces tables tres facile, un travail de chargement du
logiciel en listes et tables a ete entrepris et continue avec 1'objectif de
donner au
bibliothecaire tous les outils pour
la gestion de son unite
documentaire. II s'agit non seulement de listes utiles pour le catalogage ou le
pret mais aussi le chargement de listes d'autorite de toutes sortes (editeurs,
fournisseurs, mots-matieres etc...).
. Les normes de catalogage (Description bibliographique et Supplement
multimedia) ont fourni la matiere necessaire a 11etablissement de telles listes.
• 1b Guide 91/92 de l'Edition francophone. supplement au N° 27-31 de Livres
Hebdo du 5 juillet 1991 a permis de constituer un fichier Editeur (fichier qui
permet en outre, grace aux controles LORIS, de remplir automatiquement 1'editeur
apres saisie du numero normalise. La liste des tables constituees se trouve en
annexe 3 avec extraits de certaines tables.
4) Elements biblioqraphiaues sur 1'informatisation des bibliothecaies.
Une petite recherche documentaire a ete realisee sur 1'informatisation des
bibliotheques et les besoins des bibliothecaires. Force est de constater qu'il y
a peu de syntheses recentes sur le sujet si l'on excepte 1'ouvrage d'Annie
Gourdier, a paraitre a 1'automne. Toutes les enquetes realisees chez les
producteurs de logiciels et les besoins des bibliotheques souffrent du nombre
tres faible de reponses regues et analysees.
L'informatisation des bibliotheaues et centres de documentation / Collier
Philippe, assiste de F. HJCAS; collection Nouvelles Technologies Documentaires.Paris : A Jour; 1990. - 80 pages. ISBN 2-903685-24X. - 160 Francs.
L'informatisation des bibliotheaues en France : loaiciels disponibles / Annie
Gourdier. - Marseille ; Rocquencourt : CESIA, 1985 .- 295 p. - ISBN 2-093665-15X
-15-
L'automatisation des bibliothecfues nrunicipales : dossier d'information /
Ministere de la Culture, D.L.L. - Paris : Ministere de la Culture, 1982. -51 p.
Informatictue et bibliotheaues : pourcfuoi et cxjrnment informatiser une
bibliothecnae? / par Anne Boulet, Jacques Keriguy, Lucien Marlot, ... - Paris :
ed. du Cercle de la Librairie, 1986. - 275 p. - Collection Bibliotheques, ISSN
0184-0886). - ISBN 2-7654-0344-9
L'Informatisation des BCP : actes des iournees d'etudes. Moulins 20-21 .Tuin 1988
/ [organisees par 1'] Association des directeurs de bibliotheques centrales de
pret. - Charnay-les-Macon
: Association des directeurs de bibliotheques
centrales de pret, 1988. - 131 p. - ISBN 2-9503364-0-X
L'Introduction de 1'informatiaue dans les bibliotheaues et les centres de
documentation / Association des bibliothecaires frangais. - Nancy : Bibliotheque
Inter-Uhiversitaire, 1981. - 73 p.
Dialoque ou labvrinthe : la consultation des cataloaues informatisees par les
usagers/ Joelle Le Marec. - Paris : Bibliotheque Publique d'Information, 1989.
L'informatisation des bibliotheaues./ Annie Gourdier. - Paris : A jour; 1991,
600 p. - 900 F. (a paraitre en octobre)
Le travail de documenta1iste decrit dans cette deuxieme partie s'est fait
ponctuellement pour satisfaire aux besoins de la societe. Cest une demarche
necessaire et prealable a d'autres travaux qui sont decrits dans la derniere
partie de ce rapport : l'analyse synthetique n'est possible qu'une fois reunis
tous les elements de la recherche.
Ille PAKTIE : GESITON IM-XXMATISEE D*UNE BIHJECOHEQUE : SYNTHESE ET PROSPBCTIVE
Les visites dans les bibliotheques et les centres de documentation
informatises, ainsi que la synthese des cahiers des charges regues par la societe
EVER pour des applications de Gestion de Bibliotheque, ont constitue la plus
grande partie du stage et certainement la plus eclairante sur ce que serait le
logiciel "ideal" de Gestion de Bibliotheque.
1) Enquete dans les bibliotheaues informatisees
IM produit performant de Gestion de Bibliotheque doit repondre totalement
aux
besoins des utilisateurs bibliothecaires et documentalistes, a savoir
proposer des structures de fichiers et des grilles de saisie adaptees a leur
travail de tous les jours. Par ailleurs, un logiciel doit etre siirple et ne pas
compliquer des taches facilement gerables manuellement. C'est dans cette optique
qu'une enquete dans les bibliotheques et centres de documentation informatises a
ete realisee de juillet a debut septembre.
L'objectif poursuivi etait simple :
- d'une part, voir travailler les bibliothecaires avec 11informatique
et enregistrer leurs remarques sur le logiciel et sur les
ameliorations eventuelles a y apporter,
- D'autre part, tester sur site les produits de Gestion de Bibliotheque
du marche en notant les points forts et les points faibles de chaque
logiciel.
Chaque visite a donne lieu a la redaction d'un petit document descriptif des
principales fonctionnalites analysees, des points forts remarques et des lacunes
constatees. Ces documents d'usage interne sont utiles pour la connaissance
precise des concurrents de la societe. Ils sont instructifs dans la mesure ou ils
decrivent precisement ce qu'un logiciel de Gestion de Bibliotheque doit proposer.
-17-
Voici la liste des etablissements visites avec les logiciels correspondants
et leurs societes productrices. Des exerrples de fitihes de visites se trouvent en
annexe 4.
1) 2 juillet 1991 : Visite a la Bibliotheque Municipale de Lyon Part-Dieu pour
une demonstration du logiciel GLIS 9000 (GEA.C).
2) 12 juillet 1991 : Visite a la Maison du Livre, de 1'Image et du Son a
Villeurbanne pour une demonstration du logiciel OPSYS (OPSYS).
3) 18 juillet 1991 : Visite a la Bibliotheque Universitaire de Lyon III
(Bibliotheque de Droit et de Gestion) pour une demonstration du logiciel LIBER
(LIBER).
4) 24 juillet 1991 : Visite a la Bibliotheque Inter-Universitaire de Lyon III
pour une demonstration du logiciel de pret MDBIBOP (ISL).
5) 7 aout 1991 : Visite a la Bibliotheque Centrale de Pret du Rhone a Bron pour
une demonstration des fonctionnalites du logiciel OPSYS (OPSYS) en BCP.
6) 23 aout 1991 : Visite au Centre de Documentation de la Coirpagnie Nationale du
Rhone a Lyon pour une demonstration du logiciel JLB DOC (JLB Informatique).
7) 27 aout 1991 : Visite a la Bibliotheque Centrale de Pret de Saone-et-Loire,
pour une demonstration du logiciel LIBS 100 (CLSI).
8) 28 aout 1991 : Visite au Centre Culturel de Rilleux-la-Pape (Espace
BAUDEEAIRE) pour une demonstration d'un logiciel maison de Gestion de
Bibliotheque.
9) 4 septembre 1991 : Visite a la Bibliotheque Municipale de Vaulx-en-Velin, pour
une demonstration du logiciel TOBIAS (DATAPOINT).
10) 5 septembre 1991 : Visite au Centre de Documentation de la societe ATOCHEM,
pour une demonstration du logiciel OASIS (DAWSON-FRANCE).
11) 6 septembre 1991 : Visite a la Bibliotheque Municipale de Villefranche-sur
-Saone , pour une demonstration du logiciel SDL MEDIA (SCET0RG).
12) 6 septembre 1991 : Visite a la Bibliotheque Municipale de Meximieux, pour une
demonstration du logiciel PAPRIKA (DECAL0G).
2) Svnthese des cahiers des charges recus par la societe EVER
Cette synthese a ete tres longue a realiser puisqu'au cours du stage, de
nouveaux cahiers des charges parvenaient a la societe. La synthese a porte sur 13
cahiers des charges (1 Bibliotheque Universitaire, 3 Bibliotheques Municipales, 4
BCP, 5 Centres de Documentation). La synthese a ete faite en deux phases :
- Un depouillement exhaustif de chaque document et classement par grande fonction
bibliotheconomique : Acquisitions, Catalogage, Gestion des listes d'autorite,
Recherche/Consultation, Erets et Reservations, Statistiques et Editions, Gestion
des tournees.
- La synthese proprement dite ne fut pas aisee dans la mesure ou les unites
documentaires decrivent des modes de fonctionnement en conformite avec leur
existant respectif. La regle observee, des lors, fut de choisir la solution la
plus logique, et en regle generale, celle qui revenait le plus souvent. Cette
synthese a mis en lumiere, la grande heterogeneite des cahiers des charges, non
pas sur la nature des besoins qui sont relativement similaires, mais dans la
maniere de les exprimer. Ce travail s'est revele utile a double titre :
- D'abord parce qu'il a permis de completer la synthese de la documentation
concurrente et celle des visites en apportant la vision des professionnels de la
documentation et la somme des besoins des utilisateurs du systeme.
- D1autre part car il peut aisement servir de base a 11elaboration d'un documenttype de reponse aux cahiers des charges, pour la societe EVER.
Voici brievement, ce qu'attendent les bibliothecaires et les documentalistes en
matiere de logiciel de Gestion de Bibliotheque, a la lumiere de cette synthese.
Qn trouvera en annexe 5, un extrait de cette synthese : la description de la
fonction Rechercte/Oansultaticn.
- Fonctionnement en temps reel (circulation et mise a jour)
- Respect des normes (ISBD, ISO) et des formats d'echange (UNIMARC ou MARC)
- Accueil de documents multimedia, avec grilles de saisie adaptees
- Restrictions des acces, securite et confidentialite des donnees
- Systeme mixte de recherche (interrogation professionnelle et simplifiee)
- Gestion de fichiers d1autorites et de thesaurus
- Gestion fine du pret et des reservations
-19-
mNCTJUSION
Ce stage de quatre mois dans une societe de services en informatique a
permis de mettre reellement en pratique les techniques documentaires acquises au
cours de ce D.E.S.S. d1Informatique Documentaire. En effet, la recherche
d1 informations est la base de travail du documentaliste, 1'organisation ou
synthese de cette information en est la deuxieme etape. A cote de ces competences
purement
documentaires,
est
venue
s'ajouter
la
connaissance
precise des
bibliotheques et de leur environnement acquise durant 1'enseignement du tronc
comrnun de 1'ENSB. Une connaissance a deux niveaux essentielle, pour la definition
du cahier des charges d'un logiciel de Gestion de Bibliotheque :
- La bibliotheque cote administrateur (catalogage, indexation, gestion des
periodiques, etc...)
- La bibliotheque cote utilisateur (recherche d1 informations, prets,
reservations, etc...)
C'est
dans
11optique
d'une
connaissance
plus
accrue
des
besoins
des
bibliothecaires en matiere de logiciel de Gestion de Bibliotheque qu'une enquete
dans les bibliotheques a ete menee. Elle fut en tout point instructive :
- d'un point de vue commercial, pour connaitre les logiciels concurrents
- po-ur evaluer les besoins des professionnels de la documentation
- pour saisir les difficultes et les attentes des utilisateurs des bibliotheques
Enfin, une journee de presentation du logiciel aux autres stagiaires du DESS
a permis de faire le point sur les differentes experiences et de garder le
contact avec des personnes de meme formation travaillant dans des entreprises
differentes, aux besoins souvent complementaires : DORIS etait installe en test
sur un site acceuillant une stagiaire DESS. Ce travail diversifie fut tres
enrichissant et professionnellement tres formateur. D'apres Le Monde Informatiaue
du 6 mai 1991, ces activites constitueraient les taches confiees a un nouveau
intervenant dans 1'entreprise : 11ingenieur documentaire. L'article qui decrit
ce "nouveau metier" se trouve en annexe 6.
-20-
DESCRIFTIF DES ANNEXES
ANNEXE 1 : • Extrait de la documentation commerciale detaillee DORIS avec ecrans
Partie intitulee : Visualisatiori d'une fiche.
• 4 pages commercial DORIS
ANNEXE 2 : 3 exemples de fiches de synthese de la documentation commerciale des
logiciels concurrents de Gestion de Bibliotheque :
• OPSYS (Societe OPSYS)
• TOBIAS (Societe DATAPOINT)
• JLB-BIB (Societe JIB INPORMATIQUE)
ANNEXE 3 : Liste des tables constituees et integrees dans LORIS avec 3 exemples
- Table codee relative aux mentions d'illustrations normalisees
- Codes nonnalises des periodicites des publications en serie
- Quelques fiches d1editeur pour la constitution du fichier d'autorite.
ANNEXE 4 : 3 exemples de compte-rendus de visites de Bibliotheques informatisees
- GLIS 9000 (GEAC) (Bibliotheque Municipale de Lyon)
- LIBER (LIBER) (Bibliotheque de Droit et de Gestion, Lyon III)
- HBS 100 (CLSI) (Bibliotheque Centrale de Pret de Saone et Loire)
ANNEXE 5 : Extrait de la synthese des Cahiers des Charges regus par la societe
EVER : description de la fonction Recherche documentaire.
ANNEXE 6 : Article de Dominique DEBAS, "L1 ingenierie documentaire" in
Le Monde Informatiaue. N° 455 , 6 mai 1991, p. 23
-21-
ANNEXE 1
VISUMJSATKK ET TMPRESSIONf DES FICHES SIGMALETICX3ES
DORIS peraet de creer des editions papier sophistiquees.
Le resultat d'une redherche peut etre visualise a 1'ecran, imprime ou recupere
dans un fichier.
La visualisation des reponses, tout cararte 1'impression peut se faire a tout
moment, quelle que soit la position de la question dans la session de
consultation. Le format d'affichage des reponses peut etre soit pre-defini, soit
defini par 1'utilisateur avant visualisation.
DORIS integre des outils puissants de mise en page, permettant de numeroter
automatiquement les sections d'un document, de produire des index et des
references croisees, de gerer les marges, entetes, etc...
II permet de mettre en page des bibliographies, des tableaux, des resultats de
recherche documentaire, etc...
Visualisation d'une fiche signaletique
llntefToqation Doctiwentairej
MOMERO DE LA FICHE
1
AUTEUR
Societd EVER
TITRE
DORIS : Documentary Otiject oriented Relational Information
System
TYPE_D0CUMENT
Documentation commerciale
LANGUE
Engliah
DESCRIPTEURS
Software/Information system/Object oriented system
RESUME
A relational general data storage system for large volumes of
data and their architecture. A documentary system for
accessing data and xqidafcing and refining its classifications.
An object oriented system for operationally classifying and
selectively processing data as needed.
Reponse :
Suivant
Pi6ci6d6nt
Quitter
WBWWBBHBM I
Systeme innovant de Gestion Electronique
de Documents, DORIS est aussi un
puissant logiciel documentaire.
DORIS s'adapte d vos besoins specifiques
sans bouleverserl'organisation existante.
Interro.gation Documentatre
Nom applac;
Num Hepoases Libelle
Jfei
jVisualiaer Repi
jArtnuler Hi3toriqi.se
II iversite des
applications
1'exterieur
Entierement parametrable,
DORIS permet de definir
simplement des applications
variees quel que soit le volume
de donnees a traiter:
DORIS offre la possibilite
dlmporterdesfichiersexternes
(traitement de texte. tableurs,
logiciels documentaires, base
de donnees etc.).
-
archives
bibliotheques
brevets
cahiers des charges
catalogues produits
circulaires
ACinverse, DORISsaitexporter
des donnees vers d'autres
logiciels (CAO, PAO, SGBDR).
Ces fonctions d'echange en
font un outil ouvert et
performant.
-
contrats
-
courrier
- declarations
-
presse200691
pre^se210691
]• Unite
documentation technique
- dossiers
- mediatheque
- polices d'assurances
- revue de presse
de gri
Cornpre33iori
jv Pa3 de compre
' Compr
Compr
IIuverture vers
et plus generalement, toute
application de Gestion
Electronique de Documents.
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Le multifenetrage et la souris
permettent de maitriser tres
facilement le fonctionnement
du logiciei.
Des ecrans d'aide sont
disponibles a tout moment.
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relationnel, la finesse du
documentaire et la souplesse
de programmation de la
conception objet.
DORIS
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la
confidentiaiite des donnees
strategiques et controle
1'integrite des donnees.
L'acces aux informations
presente 3 niveaux de securite:
UNIX. SGBDRet DORIS.
Les
rubriques
sont
multivaluees et en format
variable.
La creation dindex sur une ou
plusieurs rubriques, avec ou
sans liste de mots vides, est
un gage de fiabilite et de
rapidite de la recherche.
DORIS propose un mode de
recherche en langage simple.
Operateurs booleens et de
comparaison, troncatures,
historiques d'interrogation,
recherche par etapes, profils,
thesaurus, enrichissent les
possibilites de recherche.
En integrant ces 3 visions,
DORIS est un veritable outil
d'aide a la description de
systemes complexes, un
logiciel qui fait le lien entre ies
sciences de 1'information et les
methodes d'organisation.
DORIS organise 1'information.
structuration hierarchique
des donnees et les liens multifichiers font de DORIS un
systeme de representation
statique et dynamique de la
realite qui nous entoure. Ce
systeme est rendu vivant par
des techniques bien plus
intuitives que les solutions
informatiques traditionnelles.
La
DORISprevoitdesprocedures
de recouvrement en cas
dincident technique.
La perennite du systeme est
assuree par le choix des
Normes Internationales (ISO)
et des grands standards du
marche:
- UNIX
- SQL
- ASN1
- X-WINDOW
- ETHERNET.
UNIX est une marque deposee par AT&T Bell ; X-WINDOW est une marque deposee par MIT ; ETHERNET est une marque deposee per Xerox Corporation
IVIRSA "6,riie lklkconil>t- 69006 I.VON I RAM I-
'Icl. "8 52 »2 32
iax 78 52 <2 53
ANNEXE 2
ERESENEKEECN GENERALE
La synthese de la documentation commerciale detaillee des logiciels de Gestion de
Bibliotheque vient conpleter la synthese des visites des bibliotheques et centres
de documentation informatises et la synthese des cahiers des charges regus par
la societe EVER.
Les paragraphes L'ACXENT EST MIS SUR : sont les resumes des points forts des
logiciels vus par les societes qui les commercialisent.
Certaines documentations etant moins completes que d'autres, chaque analyse est
differente et la coxrparaison exacte s'avere des lors difficile.
Ifis paragraphes POINTS FAIBLES CONSTATES : sont les resumes des points faibles
deceles a la lecture de la documentation.
OPSYS (Societe OPSYS) qestlon informatisee de mediatheque
Systeme modulaire dont les modules peuvent etre installes sepazemerit.
• GESTTCN DD CMMDGDE
. saisie unique d'une notice declinee par la suite en exemplaires.
. grille de catalogage (norme Z 44-073, notice moyenne ISBD) dans 1'ordre de al
norme.
. gestion de fichiers d'autorite (8 au total : auteur, editeur, collection,
matiere, indice DEWEY, langue, genre, centre d'interet) renvois pour les sigles
dans le fichier d'autorite collectivite auteur.
. saisie ISBN manuellement ou par lecture optique.
. controle de 1'ISBN et affichage automatique de 1'editeur et du lieu presume de
publication.
. pas de gestion de thesaurus mais gestion hierarchique des vedettes, sous
-vedettes et sous-sous-vedettes avec possiblite de creer des descripteurs et
d'etablir les relations et renvois le cas echeant. Utilisation de cette liste
en saisie et en interrogation du catalogue.
. possibilites d'editions de catalogues avec classement par les criteres suivants
n° d'exemplaire, cote, auteur, titre, matiere.
• GESECCN DES HZEKS
. lecteurs
- gestion en temps reel du fichier lecteur avec acces par le n° de carte (entre
ou lu par crayon optique), ou par le nom ou partie du nom.
- gestion des cartes perdues ou volees par verrouillage.
- messages d'anomalies apparaissent sur le fichier lecteur (irregularite)
-23-
. prets et reservations
-
blocage du pret si anomalies, blocage leve par le bibliothecaire
visualisation de la fiche lecteur
reservations possibles a n'importe quel endroit du reseau
lettres de mise a disposition des ouvrages
lettres de rappel pour les retards (parametrables)
. cotisations et amerdes
• GESTION DES SBCTTSnQOES
. statistiques sur le fords (nombre de documents, acquisitions dans 1'annee)
. statistiques sur les prets (nombre de prets, classement par supports)
. statistiques d'accessiblite du document (ncmbre d'interrogations du public
par titres, auteurs, sujets et pourcentage d1interrogations ayant abouti;
nombre de reservations et nombre d'ouvrages ayant fait 1'objet de reservations.
. statistiques emprunteurs (nombre d'inscrits par age, par categorie
professionnelle, nombre d*inscrits dans 1'annee, nombre de non-reinscrits...,
vitalite des lecteurs (de 0 a n livres dans 11 annee)
. edition automatique du rapport annuel d'activite demande par la D.L.L.
• GESTICN DES COWiANDES
. contrdle prealable des doublons (indication si 1'ouvrage est deja dans le
fonds).
. exploitation des suggestions de commandes formulees par le public sur minitel.
. edition des bons de commandes triees par fournisseur, editeur et par auteurs.
. suivi des commandes (reception, relances, enregistrement des factures).
. utilisation des donnees des commandes pour un pre-catalogage.
• GESITCtf DES EQtlODIQOES
. bulletinage
-
definition de 1'abonnement (titre, auteur, periodicite, date d1 abonnement ...
suivi de 11abonnement : numeros et numeros speciaux.
emission de lettres de rappel pour les N° manquants.
consultation de 1'etat d'une collection sur une periode donnee.
. depouillement
- au niveau des numeros et des articles de chaque revue (articles accessibles
par les mots-matieres, et 1'auteur (peu satisfaisant)
- gestion du pret par codes a barres comme une monographie
-24-
• GESnCN D'IWE DISCCrniEQOE
. catalogage (avec annee d1 enregistrement, de reedition, de protection, marque,
distributeurs, cotes, n° cornmerciaux)
. gestion de 1'etat de sante du disque vinyle (nettoyage, suivi de la tete de
lecture des lecteurs)
. recherche adaptee aux supports (croisement d'un interprete et d'un chef
d1orchestre), affichage en deux etapes : morceaux puis album.
• KECHEKCHE DOCOMENTMRE
. recherche differenciee bibliothecaires (terminaux) et public (minitel)
. recherche possible par auteur (acronymes + troncature) titre (mots du titre)
le fichier autorite avertit des renvois eventuels, acces par sigles; par mots
matieres (selection possible dans le "thesaurus OPSYS"); par collection ou par
cote DEWEY.
. possibilite au lecteur de reserver un ouvrage a partir de la recherche
documentaire.
. affichage par etapes du resultat de la recherche, puis choix de 1'utilisateur,
et affichage de la notice.
. sur la notice les renseignements suivants : cote/section/reservations
eventuelles/nombre d'exenplaires avec leur situations respectives : mention
probable de retour pour les exemplaires empruntes.
• GESHON DES BCP
. gestion des tournees et des depots
- emission des avis de passage
- tenues de statistiques propres aux depots
. gestion des prets et des reservations
-
emission de demandes de retour aux depots detenteurs pour des livres reserves
gestion des prets et des reservations par portables et micro-portables.
gestion du pret direct.
edition de catalogues de chaque depot.
. consultation du fonds de la BCP par les depots via minitels
• GESEECN DES CENHffiS DE DOaMENTKHCN
(modules mediatheque adaptes
aux centres de documentation)
. catalogage (fichier collectivite-auteur et zone resume)
. gestion des periodiques (circulation du document pour plusieurs abonnes)
. thesaurus veritable (TG, TS, TA) (?)
. recherche documentaire (booleens, troncatures, etapes, combinaisons,
visualisations a tout moment, sauvegardes d'historiques.
-25-
L'ACCENT EST MIS SUR
* fonctions avancees de catalogage, de gestion des prets, reservations,
acquisitions, fonctions statistiques, recherches, mouvements de documents.
* recherche multimedia inulticriteres
* recuperation de notices (par acces telematique ou CD-RCM)
* partenaires des bibliothecaires (formation, ecoute, assistance)
* capacite d'adaptation a toute structure (BM, BCP, Centres de doc, BU, etc...)
* gestion des mediatheques (video-, disco-, ludo-theques format MARC normalise)
* reference OPSYS (+ de 200 installations)
* optique terrps reel (dialogue avec les usagers)
* longueur variable des zones, champs, rubriques
* langage d'interrogation de la base de donnees : ACCESS, FRANgAIS
* procedures puissantes de sauvegarde
* possibilites de recuperer le catalogue d'une autre bibliotheque.
* echanges de donnees grace au format MARC international
* flexibilite (possibilite d'extension a tout un reseau de mediatheques)
* facilite d'emploi (utilisable par un personnel non-specialise, ergonomique)
* consequences immediates de 1'adoption d'OPSYS :
pour le personnel
- allegement des taches (enregistrement des prets, rappels, retards)
- reduction des taches repetitives (commandes, catalogage par recuperation
d1inforroations : fichiers interactifs)
pour le public
- moins d'attente a la banque de pret
- moins d'erreurs et une meilleure information
- 1'acces direct a 1'information via le minitel
pour la direction
- meilleure rentabilite du fonds grace a la reservation en reseau
- ventilation facilitee des statistiques (coherence des acquisitions avec les
besoins veritables
- recolement periodique rapide et fiable pour remplacer les exetrplaires
manquants ou disparus
POINTS FAIBLES CONSTATES :
* thesaurus indigne de ce nom
* faiblesse de la recherche documentaire
* module de gestion des periodiques problematique :
- un article depouille loin de constituer une fiche, n'est interrogeable que
par un nombre de cles reduit.
- le bulletinage est decrit de maniere tres floue : pas de traces d'echeancier
automatique pourtant le must en la matiere.
* limites quant au parametrage des structures.
-26-
TOBIAS fSociete DATAPQDTF)
Gesticai informatisee des bibliotheaues
PONCTIONS STANDARDS :
Gestion
Gestion
Gestion
Gestion
Gestion
des adherents
des prets et des reservations
des catalogues raultimedia
de la consultation et de la recherche documentaire (minitel inclus)
des editions et des statistiques
PONCTIONS OPTIONNELLES :
Gestion des
Gestion des
Gestion des
Integration
reformatage
acquisitions et des budgets
periodiques (bulletinage, suivi des collections, depouillements)
tournees des bibliobus
des notices externes grace a des logiciels d'importation et de
• GESTIQN DES AOQUISnTCNS
. Les suggestions de coramandes avec renseignement des chairps suivants :
- origine (annexe, bibliotheque centrale)
- date
- indications sur le document
* elements bibliographiques : titre, auteur, editeur, collection, ISBN ou
N° commercial
* elements descriptifs : cote, support
* elements commerciaux et de gestion : prix unitaire, nombre d1 exerrplaires,
fournisseur, type de credit
- references : de revue ou responsables de suggestion
- traitement des suggestions : controle des doublons (document deja possede
ou deja en commande), saisie de commandes, consultation, modification,
annulation, validation des bons de commandes. Une coxnmande est datee et
numerotee afin de pouvoir etre coirpletee avant edition, le montant estime
de la commande est affiche.
- traitement des offices (?)
. Les commandes
- edition des commandes, les bons comprennent les informations suivantes :
lieu de livraison, liste des documents commandes par editeurs, collections,
auteurs + mention du nombre d1exemplaires.
- le fichier fournisseur permet de preciser :
les coordonnees fournisseurs, le pourcentage de la remise, 1'enveloppe
globale accordee, les mntants factures, les montants engages
-27-
. La reception de la coramande
- verification de la coramande par rapport a la livraison et aux eventuelles
anomalies
- mise a jour conptable : 1'utilisateur affecte lui-meme les lignes
d1acquisitions avec deux colonnes : mntants engages, montants regles. Pour
les dons, meme mise a jour.
- mise a 11inventaire : recuperation de toutes les informations saisies lors de
la ccramande, la fidie peut etre editee. ces informations servent au precatalogage. Si 1'ouvrage est deja catalogue, rattachement des volumes a la
notice en tant qu1exenplaires.
• GESEEQM DES PERIODIQUES
. Abonnements : se font par bibliotheque, fournisseur et section
- le renouvellement est traite par titre, fournisseur, bibliotheque et
section
- des editions sont possibles sur les abonnements en cours arrivant a
echeance, les abonnements futurs non-encore servis, les abonnements non
renouveles ( a supprimer a leur echeance)
- bulletinage et gestion des collections :
* saisie d'informations concernant un titre de periodique : periodicite,
mention de depouillement, informations relatives aux exenplaires (codes a
barres, cote), informations relatives a 1'abonnement en cours.
* "le bulletinage consiste a signaler au systeme 1'arrivee de tel fascicule
et a lui attribuer son numero d'inventaire s'il est soumis au pret; le
programme cree et met a jour des fiches annuelles, base de la consulation
des collections et de la gestion des relances aux fournisseurs. le
bulletinage permet de consulter les collections et de connaitre la
situation de chaque exemplaire.
. Suivi de 1'abonnement : les documents non-regus sont signales au moment du
bulletinage, avec relance possible des fournisseurs
. Depouillement :
- d'articles selon les normes ISBD, avec affectation d'une notice aunou
plusieurs articles precis avec cles Auteurs, Titres, Matieres. Recherche
par Auteur, Titre, Mots-Matieres
- succint : attribution a un fascicule d'un certain nombre de mots-matieres.
Recherche par mots-matieres : le systene indique le titre et le numero du
periodique
-28-
• GESHCN BIMJOGtAmiCXJE
. Saisie de la notice bibliographique
Remarques :
Grilles de saisie UNIMARC (norates Z44-050, et Z44-073 notices moyenne et
cxmplete). Aucune zone n'est obligatoire. II faut un auteur/1itre ou un aiiteur
anonyme pour creer une notice. Apres renseignement des differentes zones, la
notice est construite avec la ponctuation normalisee. Des tables de codes sont
incluses au logiciel, d'autres peuvent etre entrees par le bibliothecaire en
fonction de leurs besoins propres. La mise a jour des index se fait en tenps
reel : des la fin de la saisie, la notice est accessible en recherche
documentaire. Les documents sont decrits selon les normes ISBD suivantes :
-
ISBD (M) Monographies
ISBD (S) Publications en serie
ISBD (NBM) Non-livres
ISBD (EM) Musique inprimee
ISBD (CM) Documents cartographiques
ISBD (D) Enregistrements sonores
ISBD (CP) Articles de periodiques
ISBD (A) Antiquariat
Ces normes permettent la gestion d'une base multimedia.
Toute saisie commence par une recherche de doublons, elle est assistee par la
consultation des listes d'autorite en ligne, elle boucle par le renseignement
des cles de recherche documentaire : mots-matieres, indices, genres, niveau de
lecture, langue du texte, caracteristiques d'exenplaires.
Catalogage des suites : notices simples et notices chapeaux. Possibilite
d1editer des fantomes des documents en pret indirect qui sont enpruntes.
- Gesticn des Autarites : mise a jour de ces listes, inplatation prealable
ou constitution petit a petit. Systeme de renvoi definitif, d'orientation ou
alternatif)
- Auteurs (tous types : principal, collectivites, anonymes, secondaires),
- Titres (tous types : propre, parallele, sous-titre, complement
- Thesaurus matiere : saisie des vedettes matieres en les srtucturant selon
la norme : vedettes, sous-vedettes ou en n'entrant que des descripteurs
(lexique). Possibilites de specialiser le thesaurus matiere en thesaurii
specialises.
- Indices systematiques : structure alphanumerique, interrogeables par
troncature.
. Bedherdhe documentaire
- acces public : sur une partie du catalogue (fonds, annexes) sur certains
types (documents, langues, genres), interrogations par Auteur / Titre /
Collection / Sujet / Genre / Indice systematique
- acces bibliothecaire : sur tout le catalogue, interrogations par Auteur /
Titre / Collection / Sujet / Genre / Indice systematique / ISNB-ISSN / Cote
/ N° d'inventaire. Possibilites de combiner 18 criteres differents pour la
recherche specialisee, edition de listes bibliographiques ou de catalogues.
Cperateurs : ET, >, < : il s'agit d'une grille avec 18 chaitps a renseigner
ou pas.
- affichage sous forme reduite : Auteur / Titre. Les reponses sont affiches
par listes de 9 references precedees d'un numero de ligne.
- renseignement relatifs aux exerrplaires apparaissent grace a une touche de
fonction, idem pour les mots-matieres des notices.
- conservation des etapes de recherche et possibilite de reservation a partir
du resultat d'une recherche.
• GESTION DES TRANSACriQNS : AEHERENES ET DOOMENTS
. Inscription des eirprunteurs : renseignement des chaitps suivants :
-
Qualificatif, ncam, prenom, date de naissance
Type d'emprunteur (10 types)
Adresse complete, telephone
Code quartier, code liaison, categorie socio-professionnelle
numero d'adherent contient le numero de la bibliotheque.
Les seuls chaitps obligatoires sont le nom et 1'adresse; par defaut
1'inscription dure un an.
. Le pret des documents
- la consultation sur place : un document peut etre exclu du pret (code)
- le pret a domicile : un lecteur ertprunte a tout point du reseau. La duree
est parametree par les bibliothecaires, les regles peuvent etre forcees.
(pas de controle physique du systeme)
- le bibliothecaire peut avoir a tout moment la liste des enprunts par
lecteur.
- principe de sortie des documents par lecture optique : mise a jour
automatique des fichiers correspondants. Affichage d'un certain nombre de
messages apres lecture de N° lecteurs : documents non-rendus ou en retard,
dettes ou renouvellements de cotisations, messages de reservations,
d'information. Messages de signalement d'operations a effectuer sur les
documents (controle du materiel d1accompagnement, verification de routine
apres X prets) apres lecture du code a barres du document.
- le retour des documents se fait par lecture cptique ou par entree manuelle
des informations au clavier. le dernier enprunteur reste itemorise par le
systeme.
. Les reservations
- la reservation est faite par le bibliothecaire apres consultation du
catalogue. Elle s'effectue sur un titre de document : tous les exenplaires
sont reserves pour le lecteur. Le premier rentre sera bloque et suivra
1'edition d'une lettre de mise a disposition, avec le titre et 1'auteur de
l'ouvrage, adresse au domicile du lecteur. Le systeme gere une file
d'attente de 9 reservations.
-30-
Les rappels
- edition periodiques de lettres de relances pour les livres en retard avec
informations relatives aux documents; les delais d'envoi et les textes sont
parametrables : idem pour les amendes a payer. Pret bloque quarxi un nombre
defini de retards a ete atteint.
. Autres fonctionnalites
- pret de documents pour une duree plus longue que prevue (depots)
- gestion des documents envoyes a la reliure, listings, suivis, etc..
- gestion du pret entre-bibliotheques (nouveau codes a barres pour les
documents qui sortent et qui entrent)
- pret des periodiques (chaque numero etant considere corrare un exemplaire de
livre)
• EXPIDrEMTCN DO KMDS
. Le recolement : se fait par lecture des codes a barres des documents
physiquement presents a la bibliotheque + identification des documents sortis
(lecteur avec un terminal portable que l'on prcemene dans la bibliotheque).
Apres lecture des codes a barres, edition des documents manquants.
. Ellminations suite au recolement : ouvrages pilonnes, suppression automatique
du catalogue de consultation des notices qui correspondent aux exemplaires
supprimes (dans le cas ou tous les exerrplaires sont supprimes); possibilite
de garder les notices pour les bibliothecaires dabns le cas du remplacement
des exerrplaires.
. Modifications des donnees d'affectation qui sont liees a 11exerrplaire
• STATISTIQUES INTBRNES A IA BTRT.TCQHBBDE
. Rapport annuel :
- statistiques de pret : sorties par type de document, par genre, par poste
de pret et par bibliotheque dans le cas d'un reseau. Les transactions
peuvent etre editees en fin de journee
- statistiques sur les errprunteurs : nombre d'adherents inscrits par type,
par quartier, par categorie socio-professionnelle
. Statistiques internes :
- circulation des documents
- lecteurs
- activites des sections
-31-
• GESTION DD BIHLICBUS
Deux solutions : gestion en tenps reel des transactions grace a une borne
connectee dans chaque depot, ou fonctionnenent autonome avec le systeme des
portables : gestion en differe des transactions. Si le portable a une memoire
importante : possibilite de faire les verifications lecteurs en tenps reel meme
si les transactions seront enregistrees en tenps differe.
• MENtJ PARAMEBRE
Un grand ncmbre de variables peut etre modifie en tenps reel, avec protection
par mots de passe
- Donnees liees au catalogue : tout ce qui concerne 11analyse du document :
genre, cote, niveau lecture, type de public
- Donnees liees a la gestion des transactions : regles de gestion
- Donnees liees a la configuration des terminaux : terroinaux interfagables,
interchangeables
L'ACCENT EST MIS SUR :
* Ergonomie et sticplicite d'utilisation
* Respect des normes internationales (ISBD, UNIMARC)
* Adaptabilite a tout type et toute configuration de bibliotheque (BM, BCP, BU,
Centres de documentation)
* Gestion de catalogue multimedia
* Ouverture : integration de nouvelles technologies (CD-RCE, videodisques, etc..)
* Produit developpe par des bibliothecaires pour des bibliothecaires, logiciel a
vocation europeenne
* Systeme en tenps reel (prets, retours, etc...)
* Recherche docunentaire performante
* Corrpatibilite des formats : echanges de notices
* TOBIAS : "le savoir-faire bibliotheque"
* Possibilites de cession de catalogues
* Acces videotex facilites
ARGUMENTS CCMMERCIAUX :
*
*
*
*
Hodernite : materiel starriard, de reference
Savoir-faire : toutes fonctions, tous supports, toutes compatibilites
Communication : dialogue (ordinateurs centraux des mairies), echanges, minitel
Ouverture vers le futur : image, sons, textes (archivage et recherche), CD-RCM
POINTS FAIBLES CONSTATES :
* Possibilites de recherche peu sophistiquees
* Pas de gestion correcte des articles de congres (en general des depouillements)
* Documentation peu claire, redondante et souvent evasive
* Limite du parametrage
* Utilisation abusive du teme de thesaurus pour decrire un siirple lexique
-32-
JIB-BIB fScxjiete JIB INPOKMATIOUE^
Ie qestjnnnriiTTP. des biblioth&aues
JLB-BIB
. systeme modulaire arborescent :
GESTION DES ACQUISITIONS
L
GESTION DES PRETS
OU
RECOLEMENT
BULLETINAGE
OU
GESTION DES ABONNEMENTS
CIRCUIATION DES PERIODIQUES
MISE EH RELIURE
• GESIICN DES MCNOGRAPIHES
. Gestion des acquisitions (avec gestionnaire de grilles de saisiepour plus de
convivialite : la saisie comme 11interrogation se fait a partir de ces grilles
- gestion des acquisitions des monographies avec precatalogage et catalogage a
partir des informations disponibles : possibilites d'editions des bons de
cammandes, des relances et le controle de la facturation
- interrogation du fonds documentaire (par un ecran DKU ou par un tenninal
Videotex, affichage dynamique du ou des lexiques pour aider a 11interrogation
. Gestion des prets : lecteurs, prets, statistiques
- gestion en mode grille des fiches lecteurs, mais aussi des fiches editeurs,
foumisseurs
- saisie en temps reel des emprunts : systeme de codes a barres possible
- gestion des reservations et de al situation d'un lecteur ou d'un ouvrage
- gestion d'un echeancier pour 11edition des relances
- gestion des statistiques sur le nombre d'emprunts (multiples possibilites)
. Recolement : edition de la liste des ouvrages du fonds de la bibliotheque avec
leur statut particulier (enprunte, ou en rayon)
-33-
• GESnCN DES PEKIODIQUES
. Gestion des souscriptions d'abonnements : aupres d'un Miteur ou d'un sous
-traitant : edition d'une seule fiche independamment du noxnbre d1exemplaires
le systeme edite automatiquement des relances, des avis de resiliation.
. Bulletinage : controle des arrivees de periodiques
- controle que le centre de documentation a bien regu tous les numeros
successifs d'une revue
- controle que le centre a bien regu le nombre d'exemplaires correspondant au
nombre d'abonnements souscrits
- controle sur le laps de temps depuis lequel le centre n'a rien regu
- a chaque arrivee d'un numero : le systeme affiche un ecran de controle des
arrivees avec les elements suivants :
* numero de serie
* date de parution
* date de reception
* nombre d'exemplaires regus
* nombre d'exemplaires manquants
* date de la relance
- si la date est correcte : validation, sinon relance telephonique ou relance
automatique
- 3e controle, par exploitation d'une liste de revues pour lesquelles aucun
mouvement n'a ete enregistre depuis longtenps
. Circulation des periodiques
- circulation en etoile : chaque lecteur rend la revue au centre de
documentation apres consultation
- circulation en anneau : chaque revue est remise par le lecteur au suivant
en tenant compte de la liste sur la fiche de circulation
. Mise en reliure : edition des collections completes + listing des collections
incompletes
• I£ mXZE THESMMJS DE JIB-DOC MON-INTEGRE A JIJB-BIB
. Relier les descripteurs entre eux avec trois types de relations :
- synonymie, voisinage, hierarchie (TG, TS)
- plusieurs commandes : constitution, modification, visualisation
-34-
L'ACCENT EST MIS SUR
JLB-DOC et JLB-BIB
* Sinplicite d'utilisation pour la gestion et 11 interrogation du fonds
documentaire
* Approche conversationnelle et souplesse lui permettent de traiter toutes
sortes d'applications : bibliotheques, photothegues, gestion de courrier,
compte-rendus, reglementation, procedures
* La gestion des thesauri avec les relations de voisinage, de synonymie et de
hierarchie
* Les possibilites d'indexation et de desindexation, mise a jour des documents
et du lexique en temps reel
POINTS FAIBLES CDNSTATES :
* Pas d'integration du thesaurus dans la gestion de bibliotheques
* Documentation tres evasive
* Aucune indication sur les normes retenues
* Pas de possibilites a-priori de faire de la gestion de documents multimedia
* Faiblesse de la recherche documentaire
* Gestion des periodiques incoxrplete : pas de depouillement
-35-
•ANNEXE 3
USTE DES
TARTJy;
nryJSTTTOEES EP TWTTnRCTy; DfiNS I£MIS
• Table des fonctions d'auteur
• Table codee relative a la forme du document
• Table codee relative au niveau intellectuel
• Table codee relative au genre litteraire
• Table de la situation document
• Codes normalises des periodicites des publications en serie
• Table codee relative aux mentions d1illustrations normalisees
• Liste d'abreviations conventionnelles pour les interpretes et musiciens
• Ficihier d'autorite editeur
• Tables codees relatives aux langues et aux pays
TABLE OCDEE relative aux menticns d'illustrations ncermalisees
Illustrations
Illustrations en couleur
Illustrations en noir et blanc
Illustrations en noir et en couleur
Tout en illustrations
Nombreuses illustrations
Couverture illustree
Couverture illustree en couleur
Couverture illustree en noir et blanc
Couverture illustree en noir et en couleur
Jaquette illustree
Jaquette illustree en couleur
Jaquette illustree en noir et blanc
Jaquette illustree en noir et en couleur
Cartes
Cartes en couleur
Plans
Portraits
Fac-simile
111.
111. en coul.
111. en noir
111. en noir et en coul.
Tout en ill.
Nombreuses ill.
Couv. ill.
Couv. ill. en coul.
Couv. ill. en noir
Couv. ill. en noir et en coul.
Jaquette ill.
Jaquette ill. en coul.
Jaquette ill. en noir
Jaquette ill. en noir et en coul.
Cartes
Cartes en coul.
Plans
Portx.
Fac-simil.
Possibilites de choisir plusieurs options : ex : 111., couv. ill. en coul.
et d'ajouter des chiffres avant les mentions d'illustrations ou de cartes :
exemple 11 111. ou 24 cartes.
-36-
CODES NCFMMZSES des periodicites des publications en serie
Biquotidien
Quotidien
Trihebdomadaire
Bihebdomadaire
Hebdomadaire
Bimensuel
Mensuel
Bimestriel
Trimestriel
Semestriel
Annuel
Biennal
Triennal
Quadriennal
Quinquennal
Irregulier
Biquotid.
Quotid.
Trihebd.
Bihebd.
Hebd.
Bimens.
Mens.
Bimest.
Trimest.
Semest.
Annuel
Biennal
Triennal
Quadriennal
Quinquennal
Irregulier
Exeraples de EtCHES D'IDITEURS pretes a 1'importaticn dans IiCRIS :
NCM
ALBATROS
ADRESSE
21, rue Cassette
75006 Paris
TELEPHONE
(1) 42.22.77.00
TELECOPIEUR
(1) 45.48.74.71
DIRECTEUR
Bertrand SORDOT
SPECIALITES
biographies, cinema, esoterisme, histoire, memoires et souvenirs, sciences
economiques, sciences humaines, tourisme
DISTRIBUTEURS_OU_DIFFUSEURS
Erance : CED, Paris
Belgique : Rabelais Diffusion
//
NCM
ALBERT RENE
ADRESSE
26, avenue Victor-Hugo
75116 Paris
TELEPHONE
(1) 45.00.41.41
TELECOPIEUR
(1) 40.67.95.12
DIRECTEUR
Albert UDERZO
SPECIALITES
edition des nouveaux albums BD et des ouvrages derives des aventures d'Asterix
N°_ISBN_OU_ISSN
2-86497
DISTRIBUTEURS_OU_DIFFUSEURS
Hadhette
//
-37-
ANNEXE 4
lere demonstration d'un logiciel de gestion de bibliotheque : GLIS 9000 (GEAC) a
la BM de Lyon le 2 juillet 1991 a 10 heures. 2 heures 30 de presentation.
LE IPGICIFT. r>K
DE BIBIJaiHBOUE GLIS 9000
BRESEMTAITnw chtoratj:
Point fort de GLIS 9000 : la recuperation de notices; GLIS 9000 est a meme de
recuperer n'importe quel format. Possibilite egalement de recuperer des notices
dans BN-OPALE et de les integrer dans le catalogue de la BM de Lyon, en ajoutant
des donnees locales dans les chanps 610 et 676.
Tous les ordres sont composes de trois lettres. II y a differents groupes de
catalogage qui sont soumis a des autorisations speciales. Certains groupes
peuvent modifier des enregistrements, d'autres ont 1'acces interdit aux
fonctions de mise a jour.
Des la commande d'un ouvrage, la fiche simplifiee (auteur, titre, editeur, ISBN)
est transferee dans le catalogue. L'utilisateur peut savoir que tel ouvrage a ete
commande. Le catalogage peut se faire de deux fagons :
- Un catalogage zone par zone
- Un catalogage pleine page avec tous les charrps
En mode catalogage, le numero MARC du champ apparalt suivi de 1'indication de
son contenu (titre, auteur, etc...)
A la fin du catalogage, 1'administrateur enregistre sa notice. Le systeme
controle le contenu et affiche des messages d'erreur (nombre de chiffres
incorrect dans 1'ISBN, sous-zone non-repetitive, etc...), GLIS 9000 accepte
d'enregistrer s'il n'y a plus d'erreur.
Si la notice est en cours de creation, elle sera appelee notice de travail et
sera stockee dans un fichier propre a l'utilisateur qui pourra le rappeler a
tout moment. Corriger, corrpleter, et le cas echeant enregistrer la notice si
elle est consideree canme etant correcte pour le systeme.
La derniere phase pour une notice, c'est la validation. S'il s'agit d'une
creation de notice, elle sera versee pendant la nuit dans le catalogue de la BM
de Lyon. Si cette notice est une modification d'une fiche existante, elle viendra
toujours pendant la nuit ecraser la notice primitive.
4 modules
PRT
CAT
sm
ACQ
MENU CENTRAL DE GLIS 9000
pret
catalogage
squirrel (editions : statistiques, retards, equations de recherche)
acquisitions
-38-
Module aflMDGBGE
Presentation des ecrans
ler ecran de connexion
*****************************************************************************
T 001
Part-Dieu TCR
LOC
5-07-1991
15:25
Bech:
grp:IDADER
utl:DENIS
niv:5
Ordre: REC
Parm A: ISN
Parn B: MAR
Cle : 2-07-2564-179
******************************************************************************
T001 : numero du terminal
Part-Dieu : nom de 1'annexe (dans le cas d'une bibliotheque en reseau)
TGR, LOC : codes de terminaux
Date et heure de connexion
Rech
: type de recherche faite en dernier (recherche sur une notice par ISBN,
auteur, titre, etc...)
grp
: groupe de catalogage de 1'utilisateur
utl
: nom de 1'utilisateur
niv
: niveau de catalogage de 1'utilisateur (controle)
Ordre : ordres disponibles dans GLIS 9000 ex: RECH
Parm A : Critere de recherche (ISN : ISBN, AUT : auteur, TIT : titre)
liste des criteres disponibles :
-
ADT : auteurs
MEI : mot cle titre
MSO : mot cle sujet
BGF : numero depot legal
BAR : code a barres
UTL : ncm d'utilisateur
- MAU : mot cle auteur
- TTT : titre
- A-T : auteur-titre
- SDO" : sujet
- NNB : n° notice bibliographique
- GOT : cote
- NSC : n° source catalographique
- ISN : numero international standard
- IMD : indice de classification
Parm B : Format d'affichage des notices
- MAR : marc conplet
- ABR : abrege
- OCM : corrplete
CRITERES DISPONIBLES
Le systeme affiche par defaut le format MARC conplet
Cle : critere en toutes lettres defini en PARM A
- si Parm A : ISN entrer : 2-07-2564-179
- si Parm A : AEJT entrer : HUGO
Remarque : Pour changer de format en cours de visualisation des notices, il faut
taper:
Qrdre : VIS (visualisation) Parm A : NOT (notice) Parm B : format desire
-39-
FROCESSOS DES RBQDEEES
d'une notice
Ordre : CHE
Parm A : type de recherche (BAR, COT, ISN, AUT, TIT)
Parm B : format d'affichage (MAR, ABR, COM)
Cle
: Car. a rechercher
Si on trouve la notice : pas besoin de la creer a nouveau : MISE A JOUR
Si la notice n'existe pas : CREATION
MISE A JOUR
notice BIB
Ordre
Parm A
- soit
- soit
CREA.TION
notice BIB
: CRE
: MON (monographie)
saisie zone par zone
saisie en pleine page
apres travail
$
CHOIX entre 3 options
i
ABANDON
STOCKAGE
ENREGISTREMENT
Une notice abandonnee n'est pas memorisee.
Uhe notice stockee est conservee sous un nom de catalogueur et susceptible
d'etre mise a jour avant d'etre validee.
Une notice enregistree est transferee dans le catalogue et ecrase la notice
existante s'il s'agit d'une mise a jour.
II y a deux fonctions de validation "Enregistrer" et "Valider" pour un second
contrdle.
EES DIFFEREMS SFATOTS DE NCUTCES
NOTICE DE TRAVAIL
Quand un catalogueur cree une notice, il la modifie sans
cesse. Chaque modification complete le catalogage. Jusqu'a
sa validation, la notice est enregistree dans un fichier de
travail.
-40-
NOTICE MAITRE
Quand la notice de travail est achevee, 1'ordre VAL
permet de la valider. VAL verifie les donnees par rapport
aux tables MARC. Si la notice ne contient pas d'erreur,
elle est transferee pendant la nuit dans le catalogue de la
bibliotheque, dans le fichier dit Maitre. La notice
n'existe plus dans le fichier de travail. II est possible
d'appeler une notice maitre pour faire des modifications.
GLIS 9000 cree une version de travail en plus de la version
maitre qui est conservee.
NOTICE EN COURS
Une notice sur laquelle le catalogueur travaille est nommee
notice en cours, elle peut venir du fichier maitre ou du
fichier de travail.
NOTICE EN REFERENCE : La notice en reference est celle qui se trouve a 1'ecran
pourvu que ce ne soit pas la notice en cours.
NCHTCES D'EXEMPLAIEE
CREATION
notice EXE
Ordre : CRE Champ 966
Parm A : EXE -> n° code barre, localisation
Lien avec le numero d'inventaire
Quand une notice est creee, on doit lui ajouter des donnees d'exemplaire. La
notice d'exerrplaire est reduite en tenne de renseignements a ajouter. La notice
d1exemplaire est liee a la notice bibliographique par le biais du numero
d'inventaire. II s'agit de deux notices distinctes. II ne peut y avoir qu'une
notice d'exerrplaire pour une notice bibliographique.
Type de notices (normalise) pour GLIS 9000
MuN -> monographie
PBR -> periodique
SER -+ publication en serie (autre que periodique)
MSS -»• manuscrits
CAR -> cartes et plans
DEP -»• depouillement analytique (surtout des resumes)
DOS -» dossiers constitues par la bibliotheque
HM films, videos, diapos : images projetees
HK) photo, estampe, affiche : images non projetees
PAR -> partitions musicales
I/H -* logiciels, donnees informatiques
Ces codes apparaissent dans la ligne de statut qui indique selon quelle table
MARC on cree la notice.
-41-
MESE A JOUR
Utilisation de 1'ordre MZVT
Utilisation de Parm A : n° de 1'etiquette, ex : 200
La zone selectionnee apparait en surbrillance.
Quand la modification a eu lieu, la touche "Envoi" offre la visualisation de la
zone corrigee. La notice est toujours en cours. II est possible de modifier
d'autres zones avec 1'ordre SUI. Ensuite, la fiche peut etre STOckee,
INRegistree, VALidee.
GLIS 9000 permet d'ajouter (AJO) des zones MARC, d'en supprimer (SOP), si le
systeme en donne 11autorisation. Qn ne peut pas supprimer un champ ou il y a des
donnees. II permet aussi de renumeroter une etiquette (KNE).
Enfin, GLIS 9000 permet de copier le contenu d'un chanp d'une notice dans une
autre notice (OOF).
Moduie ACQuisrnms
RCH : recherche
SOG : suggestions d'achats
CMD : suivis de commandes
HRN : fournisseur (liste)
BUD : budget/comptabi1ite
ATS : autorisations
EAC : saisie factures
DVS : devises
PM : paiements
peu de renseignements : ce sont les
sous-modules disponibles.
-42-
.qyKnwsF:
GLIS 9000 est un gros logiciel, essentiellement de gestion de grosses
bibliotheques qui travaillent avec des fiches strictement formatees en M&RC et
derives.
Cela dans deux buts precis : 1'exportation et surtout 11 importation de notices
des grandes bibliotheques corame les Bibliotheques Nationales etrangeres, a
savoir : la british library a LONDRES et la bibliotheque du Congres a
Washington.
GLIS 9000 gere les prets par un systeme de codes a barres (sur les livres et sur
les cartes de lecteurs) MODULE DE PRET
GLIS 9000 gere les acquisitions dans un module specifique et controle. Chaque
terminal et chaque administrateur possede un niveau d'autorisation lui
permettant ou non de pratiquer la mise a jour des notices, 1'acquisition des
livres, etc...
Dans son module de catalogage, GLIS 9000 integre tous les aspects de la
description bibliographique et de 11 indexation-matieres. Le point faible du
logiciel, selon les administrateurs de la bibliotheque de la Part-Dieu, est de
devoir pratiquer 11 indexation sur un lecteur de microfiches puisque la liste
d'autorite RAHEAU n'est pas integree au logiciel.
Le catalogage est assiste et controle par un systeme de messages d'erreurs qui
empeche le catalogueur de pouvoir valider une notice sans controles. GLIS 9000
permettrait (ce n'est pas le cas a Lyon), la mise en place d'un systeme de
groupes de catalogage hierarchiques, seulement charges du renseignement d'une
zone specifique (les derniers groupes saisissant les donnees essentielles : les
descripteurs, les mots indexes).
Uh handicap du systeme est la codification des ordres. Elle interdit au nouveau
bibliothecaire de pouvoir cataloguer rapidement du jour au lendemain. La
memorisation d'un certain nombre de fonctions est indispensable pour une
utilisation minimale du logiciel.
L'ergonomie des ecrans n'est pas sensationnelle. Des caracteres de couleur
verdatres sur fond noir, ajoute a un agencement tres serre des rubriques rendent
GLIS 9000 peu convivial a qui utilise le systeme de multi-fenetrage de X-WINDOWS.
Le module d'interrogation pour le public est assez perfomant quoique rendu
difficile d'utilisation par les codes de trois lettres a employer. Le lecteur
moyen a besoin d'etre guide dans sa recherche sans avoir a memoriser des codes
sans signification pour lui.
-43-
Qn peut interroger sur :
- le titre
- 11auteur
- le sujet (tres peu pratique puisque 1'indexation RAMEAU est tres particuliere;
de plus, on ne peut interroger que sur les tetes de vedette et non sur les
sous-vedettes ou les subdivisions de tous types)
- le numero normalise ou la cote DEWEY
- enfin sur les mots.
GLIS 9000 constitue des index sur les chairps TITRE, AUTEUR, SUJET, DATE, LANGUE.
On peut interroger sur les trois premiers index en combinant avec les booleens,
on peut egalement restreindre la recherche avec les operateurs de coitparaison
sur 1'index DATE et enfin limiter sa recherche a des documents d'une langue
precise avec le booleen ET.
EXEMPLE D' BCRANS
RECHERCHE PAR TITRE
Entrer le titre complet ou le debut du titre
Madame B
nombre de reponses : 6
1 FLAUBERT, Gustave
2 GRAUT, Robert
3 ZOIA, Emile
Madame Bovary
Madame Broglie
Madame Bulle
4
1
1
Choisissez une reponse : 1
FIAUBERT :
FLAUBERT :
FLAUBERT :
ELAUBERT :
Madame
Madame
Madame
Madame
Bovary
Bovary
Bovary
Bovary
loca:
loca:
loca:
loca:
BIB
BIB
BIB
BIB
Part-Dieu
ler arrdt
4e arrdt
6e arrdt
Idem par auteur ou par sujet ou par ISBN ou par auteur-titre
magasin
en pret
en rayon
en rayon
cote
323.5
323.5
323.5
323.5
RECHERCHE PAR MOTS
Precisez dans 11 equation sur quel index vous voulez interroger par la syntaxe
suivante :
S: votre mot indique qu'il s'agit du mot sujet
T: votre mot indique qu'il s'agit du mot du titre
A: votre mot indique qu'il s'agit du mot auteur
La troncature est materialisee par le symbole #
ET est syiribolise par /
CXJ par un blanc ou le signe &
SAUF par !
Entrer votre equation de recherche : T: espagn# 5= S:espagne
Reponses : 32 mots
MOTS
espagne
espagnol
espagnole
espagnolette
espagnols
TOTAL
TITRE
AUTEUR
SUIET
9
2
3
1
6
11
21
11
32
resultat : 12 references
1 MOLINA, Emilio L'espagne au XlXe siecle
2 LOPIS, luis
le miracle iberique
3 DEHLES, juan les espagnols aujourd'hui
Choisissez une reference a visualiser : 1
MDLINA, Emilio L'espagne au XTXe siecle.Paris : Masson, 1984.- 154 p., 21 cm.
Part-Dieu LIVADU (Livres adultes)
Part-Dieu ler arrdt
en rayon
en pret retour 21/07/91 24:00 heures
-45-
3e demonstration d'un logiciel de Gestion de Bibliotheque : LIBER a la
Bibliotheque de Droit et de Gestion de 1'Universite de Lyon III, le 18 juillet
1991 a 15 heures. 3 heures 30 de demonstration.
LE IDGICJEL DE GESFICN TW. RTRT.TrfTTTFinfTF. T.TRTO
rRESEwmricjii genermj:
1B logiciel LIBER est un systeme integre de gestion de bibliotheque qui utilise
le systeme d1 exploitation PICK. II a ete choisi a la bibliotheque de Droit et de
gestion pour sa portabilite et pour la gestion globale de toutes les unites du
Service Commun de la Documentation de 1'Universite de Lyon III. le logiciel est
coirpose d'un certain nombre de modules lies ou independants les uns des autres.
C'est un logiciel tres facile d'utilisation et aux noxribreuses fonctionnalites. Le
reproche principal etant, comme toujours pour le systeme PICK, un manque de
souplesse dans le parametrage (meme si un module y est exclusivement consacre) et
une absence d'evolution possible du systeme.
mESEtmmm des bcrans
Les ecrans de LIBER ont tous la meme structure :
******************************************************************************
LIBER
BIBLIOIHEQUE DE DROIT ET DE GESTIQN
6 ACQUISITIONS
1 CATALOGAGE
2 FICHCERS AUTORITE
3 RECHERCHE
4 RELATIONS AVEC LES USAGERS
7 BUDGET
8 AUTRES APPLICATIONS
9 CATALOGUES ET IMPRESSIONS
5 CHANGEMENT DE LANGUE
Choix N° ou Fin (X)
******************************************************************************
II existe un module dans LIBER, appele PARAMEIRAGE et qui n'est pas prevu dans
le menu principal. Reserve a 1'administrateur, il permet de "parametrer"
certaines fonctions du logiciel. En fait la grille de parametrage permet de
regler le caractere obligatoire et/ou repetitif d'une zone a saisir, ou de
definir les codes de la bibliotheque pour des champs deja existants tels que la
Cote d'indexation ou les codes definissant les lecteurs (codes quartier, codes
profession). Ce module permet aussi de mettre en place le systeme de protection
d'acces avec la possibilite de definir un certain nombre de mots de passe.
-46-
Presentation du nenu de parametrage
******************************************************************************
1 ANNEXE
2 LIVRE
3 LECTEURS
4 ERET
5 MDTS DE PASSE
6 DIVERS
7
8
9
10
11
12
CATALOGUEURS
GOURRIER
LISTE DE MQTS A IGNORER
OPTIONS DE CATALOGAGE
MATERIELS UTILISES
PONDS
Choix N° ou Fin (X)
******************************************************************************
- Iss fonctions 1 et 12 penmettent de definir autant d'annexes et de fonds qu'a
besoin la bibliotheque. II est possible alors de lier chaque annexe a un ecran.
- Dans le parametrage livre (2), LIBER permet de designer les cotes des livres,
leur type, toutes caracteristiques non-catalographiques.
- La fonction options de catalogage (10) pemet de moduler a sa guise la grille
de saisie des donnees : champs obligatoires a renseigner, champs qu'il faut
appeler pour les renseigner (idee de passage ou non sur tel ou tel chairp),
chairp repetitif.
- Les fonctions 3 et 4 donnent a 1'administrateur les mains libres pour definir
les tarifs des prets, la duree des enpnmts, les amendes eventuelles et les
categories d'enprunteurs. L'etablissement d'une lettre type pour les
reservations et les retards est envisagee par LIBER.
- Les autres fonctions permettent de lier des tables de mots-vides a
1'indexation, de modifier ou de bloquer le "thesaurus", d'affecter des codes
aux catalogueurs, de modifier les mots de passe.
Examen de chaque grande fonction en degageant les points forts et les points
faibles.
r^rTOTrrarr?
I
\Jr\
i ftl lAarmiK
******************************************************************************
CATALOGAGE
1
2
3
4
5
CATALOGAGE DU LTVRE
CATALOGAGE DU DISQUE
CATALOGAGE DU PERIODIQUE
BULLETINAGE
CATALOGAGE VIDBO
Choix N° ou Fin (X)
******************************************************************************
Le catalogage du livre se fait par des grilles de saisie particulieres a chaque
support et selon les normes ISBD. Le nom des zones est explicite meme si chaque
chanp correspond a un champ de type UNIMftRC.
La detection des doublons est automatique par combinaison du titre, de 1'auteur
et de 1'ISBN.
Le systeme cantrole la validite de 1'ISBN et eirpeche la suite de la saisie si
celui-ci est incorrect. En cas contraire, il affiche 1'editeur et la langue de
publication du document, elements inclus dans 1'ISBN.
Le code a barre fait office de numero d'inventaire, ce qui evite la surcharge de
la fitihe par un qualificatif non-explicite supplementaire.
• POINTS PORTS :
Le point fort de LIBER dans le catalogage, ce sont les zones hierarchiques :
par exemple, 1'administrateur ne veut pas saisir le bloc de 1'indexation
controlee, il peut s'y soustraire a condition d'avoir parametre cette zone et de
1'avoir rendue non-obligatoire.
S'il desire renseigner cette zone, il 1'appelle et LIBER enumere les chaitps qui
la conposent (ce sont les $ d'UNIMARC) : 11 interet de cette structure est
11ergonomie de 1'ecran.
L1 administrateur devra saisir un nombre minimal de donnees et appeler des zones
(collation, indexation) s'il veut enrichir sa notice et eviter de devoir faire
defiler a 1'ecran 1'ensemble des champs et sous-chairps UNIMARC.
Autre point fort, 1'utilisation de listes preetablies de termes ou de codes a
selectionner pour le catalogage, (listes des mentions d'auteurs secondaires :
prefacier, traducteur, etc...ou listes de descripteurs) ce qui evite les fautes
de frappe et permet un controle efficace sur le contenu des chaitps.
Enfin, la prevision d'un certain nombre de champs non-prevus par UNIMARC mais
d'une iirportance capitale pour 1'indexation : le resume, les domaines.
Pour les periodiques aussi bien que pour les congres ou les melanges, LIBER
permet de faire un catalogage a deux niveaux.
- Uhe notice chapeau avec les elements descriptifs de la serie (directeur de
publication, periodicite, ISSN, prix pour le periodique et titre general, date,
lieu, responsabilite principale [collectivite ou personne physique] pour un
congres)
- Des notices de depouillement d'articles lies a cette notice-cihapeau ou le
catalogueur n'entrera que les caracteristiques propres a 1'article, c'est-a
-dire essentiellement son indexation.
-48-
• POINTS FMBLES
L'absence de souplesse qui oblige 11 administrateur a revenir au menu principal
pour entamer une recherche destinee a verifier qu'un exenplaire a deja ete
enregistre dans un des fonds de la bibliotheque.
Par ailleurs, il est presque irtpossible de modifier des donnees en cours de
saisie a moins de relancer la procedure de saisie.
La tomaison des ouvrages n'est pas satisfaisante car si la mention de cette
tomaison apparait pendant la saisie, il n'en est rien dans la recherche, ce qui
est facheux pour la modification d'une fiche.
De plus, il est impossible de gerer les sous-volumes et sous-sous-volumes
(pourtant tres frequents dans les bibliotheques juridiques).
LIBER ne sait pas gerer 1'historique des titres de periodiques, ni le numero
d'inventaire des periodiques.
2 FiailERS MJTORECE
LIBER gere des fichiers d'autorite d'auteur, d'editeur, de code postal, de
thesaurus, de cote, de fournisseur, de pays, de nationalite et de langue. Les
fonctions classiques de creation, mise a jour de notices d*autorite sont
possibles.
Le "IHESAURUS"
LIBER gere tres mal la hierarchie mais permet les renvois de type "voir" et
"voir aussi". L'utilisateur peut entrer des sous-vedettes (autant qu'il veut)
mais 1'interrogation ne pourra se faire que sur les tetes de vedettes. En fait,
il ne s'agit pas d'un thesaurus noraialise, mais d'une liste de descripteurs
sophistiquee dans laquelle il est possible d'associer des termes (synonymie).
II ne peut s'agir que d'une hierarchie plane et non arborescente : on ne peut
associer deux termes que s'ils sont aux meme niveau hierarchique. Dernier
inconvenient : la modification de ce thesaurus est tres lourde : il faut sortir
du module ou l'on se trouve et revenir au module parametre. La gestion des
candidats descripteurs d'un thesaurus de type ouvert s'en trouve par consequent
tres mal aisee.
3 KECHEKCHE
HBER offre 3 types de recherche classees par degre de connplexite. Ce qui les
distingue, c'est le nombre de champs sur lesquels on peut effectuer
1'interrogation.
- La recherche minimale (version videotex) : Auteur, Titre, Matiere
- La recherche moyenne (version terminaux) : Auteur, Titre, Matiere, Cote,
Bditeur.
- La recherche bibliothecaire : Auteur, Titre, Matiere, Cote, Editeur, ISBN,
ISSN, Codes a barres, Inventaire.
L1 interrogation est possible avec les booleens ET, OU, SAUF mais pas les
operateurs de coirparaison puisque 1'interrogation sur des chanps date est exclu
d'emblee par le logiciel. la troncature a droite est automatique. la troncature
milieu est possible mais pas la troncature a gauche.
LB gros point faible de LIBER est 11 iirpossibilite de reviser son equation de
recherche apres la visualisation, en cas de reponse insatisfaisante. La revision
n'est possible qu'avant la visualisation. Cette mauvaise gestion des ecrans de
recherche fait perdre a LIBER son credit issu du catalogage.
4 RELATIQNS AVBC LES OSftGERS
Ce module d1 interface permet de definir les ecrans videotex de recherche
documentaire offerte au public, ainsi que les ecrans de type messagerie
(suggestions d'achat, remarques sur le fonctionnement, horaires de la
bibliotheque).
II permet aussi la gestion des prets avec les codes a barres et le crayon
optique. Ce module est tres classique et sans grande trouvaille, il ressemble au
module pret des autres logiciels avec la gestion des reservations, des relances,
des penalites, les situations livres et lecteurs.
5 CHANGEMENT DE LANGUE
LIBER envisage la traduction des messages de fonctionnement dans 6 langues
differentes : frangais, anglais, allemand, espagnol, italien, russe.
6 AGQUISTTTCNS
les^ fonctions classiques de gestion des acquisitions sont disponibles : saisie,
validation, reception des cammandes (avec possibilite d'inclure des remarques
dans la zone note des commandes). Les commandes sont gardees en memoire puisque
leur gestion fait qu'il ne reste plus de traces papier de ces commandes.
Le module commande est relie au module budget ou sont effectuees les irrputations
budgetaires.
la fonction bulletinage de LIBER est mal nommee puisqu'elle gere en definitive
les abonnements et ne se preoccupe pas de 1'arrivee des numeros de periodiques.
7 BODGET
La structure de ce module a ete copie sur la structure des budgets communaux.
-50-
8 ADTOES APPIJCATICNS
Dans ce module un peu tiroir, on trouve les fonctions de gestion de bibliotheque
qu'on n'a pas encore rencontrees :
- Les programmes de sauvegarde.
- Les programmes de transferts de fichiers
- Les differents modules de statistiques
- La fonction de bulletinage (appelee differemment dans LIBER)
- Un petit editeur de textes
KEMMRQUES :
I^s programmes de transferts de fichier sont figes et ne peuvent servir que dans
des cas precis, pour des jjrportations de fiches bien particulieres (ex : le pret
entre-bibliotheques, format UNIMARC).
On retrouve encore le manque de souplesse du systeme PICK qui interdit a priori
11 importation de fidhes issues de 1'interrogation de bases de donnees : pour ce
faire, previent LIBER, il convient d'envoyer une bande magnetique a la societe
pour un traitement specifique.
LIBER offre un grand choix de calculs statistiques (etat du fonds, liste des
reservations, des recherches effectuees, des acquisitions, des prets, etc...).
Certains relevent a coup sOr du gadget (prets par profession et par cote)
D'autres, bien plus inportants sont negliges (liste des documents perdus ou
voles).
9 CMMJDGUES EJ* IMPRESSICNS
Ce dernier module strictement professionnel offre un choix de 8 catalogues
possibles avec choix multiples a 1'interieur de chaque option (bornage sur date
ou sur langue d'edition). II s'agit, ni plus ni moins, d'une recherche
documentaire qui sera iirprimee. Peut-etre serait-il plus judicieux d'inclure une
fonction d1inpression dans le module recherche (cote administrateur).
-51-
cnrwmFyra
Ia logiciel LIBER est un produit performant pour la gestion des petites et
moyennes bibliotheques. II permet de gerer toutes les fonctions souhaitables
dans une bibliotheque. II propose des fonctions tout a fait interessantes pour
les administrateurs de bibliotheques (tels que les depouillements de periodiques
et de congres). II reste que sa convivialite reduite, ses ecrans sinistres et sa
rigidite (averee) de parametrage en fait un outil tres perfectible.
II est certain que certaines bibliotheques (plus par manque de xnoyens humains
que par manque de volonte) sont loin d'utiliser 1'ensemble des fonctionnalites
prevues meme si elles sont satisfaites globalement du systeme.
L'exenple de la bibliotheque de Droit et de Gestion est significative a cet
egard : elle pourrait gerer les articles de periodiques mais s'y refuse par
manque de personnel competent.
Si l'on se place dans une autre perspective (type mediatheque ultra-moderne ou
Bibliotheque de France par exenple), on voit tout de suite les limites d'un tel
logiciel.
1- Ces structures seront amenees a ixtporter de nombreuses donnees et il n'est
pas viable de devoir systematiquement demartier des programmes specifiques de
reformatage a LIBER.
2- Ces structures, a mesure que les supports d'information evolueront, devront
elles aussi s'adapter et pouvoir utiliser des grilles de saisie tres
particulieres que le systeme PICK ne pourra pas satisfaire a long terme. II
n'est pas envisageable d'appeler systematiquement la societe pour ajouter un
chartp ou un controle plus coitplexe que ceux proposes par le logiciel.
LIBER est a la fois trop developpe pour des petites bibliotheques qui
prefereraient perdre en pluri-fonctionnalisme ce qu'elles gagneraient en
souplesse de parametrage et trop rigide pour des grosses bibliotheques qui
veulent d'abord un outil qu1elles se chargeront d'adapter a leur existant.
-52-
7e demonstration d'un logiciel de Gestion de Bibliotheque : L3BS 100 (CLSI) a la
Bibliotheque Centrale de Pret de Saone-et-Loire a Charnay-les-Macon, le mardi 27
aout 1991 a 10 heures 30. 4 heures de demonstration.
PRESEWlMTnNr CTNFRATJ:
La Bibliotheque Centrale de Pret de Saone-et-Loire a choisi la societe CLSI pour
son informatisation en 1988. Le fonds de cette bibliotheque est de 116.000
exemplaires qui correspondent a 65.000 notices (en effet, une BCP a beaucoup
d'ouvrages en double puisque son activite principale est le pret). La BCP
fournit en documents 116 depots dans tout le departement, depots auxquels sont
rattaches 82 communes.
Les depots sont visites 3 fois par an et selon la taille de la commune qui les
abritent, un nombre plus important d1 ouvrages est prete (de 300 a 600 livres).
Cela suppose des transactions de sorties et retours d'exemplaires tres
importants.
Le depot le plus lointain se trouve a 130 km de Macon. La BCP vient de mettre en
place un systeme de navettes bimensuelles destinees a collecter dans les depots,
les commandes d'ouvrages ainsi qu'a rapatrier a Macon les ouvrages faisant
1'objet de reservations par les autres depots. Ces navettes permettent de
limiter les delais d1 obtention d'ouvrages par les petits depots (souvent 1 an
entre la commande d'un ouvrage et la disponiblite de celui-ci)
La BCP possede actuellement certains modules du logiciel LIBS 100, dans une
version qui va etre prochainement amelioree (surtout au niveau ergonomie et
integration des modules). La BCP possede a ce jour 3 PC pour le catalogage
(programme MarcEdit), 1 mini (materiel CLSI fonctionnant sous UNIX) et 5
terminaux, a quoi il faut ajouter 4 portables pour les tournees. Les modules
disponibles sont le catalogage, la recherche documentaire, le pret et les
reservations.
La BCP n'a pas acquis les modules de bulletinage (trop peu de periodiques) ni
d'acquisitions (conservation de la gestion manuelle). Le systeme semble convenir
au personnel de la BCP.
Un detail des fonctions les unes apres les autres permettra de se faire une idee
du logiciel.
PRESEN3MT0N DES BCRftNS
C'est pour le moment le gros point faible de CLSI. L'ergonomie est tres mauvaise
: il faut appeler par son nom le programme que l'on veut utiliser. Les noms des
programme sont bien evidemment americains et surtout peu significatifs. Seul
1'ecran de recherche documentaire propose un embryon de menu; les touches a
utiliser pour activer telle ou telle fonction ne sont pas indiquees sur 1'ecran
ce qui suppose une connaissance accrue du logiciel pour faire de la gestion
efficace sur LIBS 100.
-53-
• IE CKEMiDGflGE
Le catalogage est realise par le programme MardMit qui est un logiciel CLSI
developpe en Australie et qui n'est pas encore integre au logiciel LIBS 100 (ce
devrait etre fait dans la prochaine version, la 29, promise pour fin 1991 par la
societe americaine). Le point fort de ce module est la souplesse de parametrage
pour la definition des grilles de saisie. A la BCP, les bibliothecaires se sont
constitues des grilles de saisie tres simplifiees avec le titre, l'auteur, la
date de publication et quelques renseignements relatifs au format et a la
pagination. Ils affirment que leur systeme permet le catalogage a la carte.
le systeme permet d'enregistrer les exemplaires sous un numero de cxdes a barres.
Sont ajoutees des informations relatives a la cote, a 1'indexation et des donnese
exploitables pour les differentes analyses statistiques de la bibliotheque. Tps
notices sont stockees, en attendant d'etre validees dans un fichier d'attente
appele MxmBnage. lors de la validation, elles sont transferees dans le Catalogue
de la bibliotheque et les index constitues sont autcematiquement mis a jour.
Le module de catalogage possede enfin la fonction de recherche qui permet
d'eviter les doublons dans la saisie des notices. A noter que dans ce module,
1'enregistrement des periodiques se fait au niveau du titre de periodique, le
bulletinage faisant l'objet d'un traitement particulier et independant ce qui
peut paraitre assez etonnant puisque les memes donnees sont utilisees pour les
deux fonctions.
• IA RECHERCHE DOOMNIMEE
la module de recherche documentaire de LIBS 100 appele CDCat est satisfaisant
puisqu'il propose la recherche booleenne, la combinaison d'etapes, les
troncatures et la conservation des historiques. Le resultat de la recherche est
affiche :
Recherche : T0*
1
2
3
4
Resultat : 34
TOLSTOI, Leon
TOURNIER, Jacques
TOURNIER, Michel
TOURGUEHEEV, Ivan
8
3
16
7
Le choix est propose a l'utilisateur entre ces solutions :
Choix : 3
1 (Le) coq de bruyere
2 Gilles et Jeanne
3 (Le) medianoche amoureux
4 (Les) meteores
5 (Le) roi des aulnes
4
2
4
1
5
-54-
Un dernier choix est alors propose :
Choix : 5
Le roi des aulnes /TOURNIER, Michel TOU-362.21
1
2
3
4
5
BCP
BCP
BCP
BCP
BCP
charnay
dhalon
chalon
charnay
charnay
disponible
en pret jusqu'au 29/08/91
en retard depuis le 23/08/91
reserve jusqu'au 12/09/91
en traitement
N°
N°
N°
N°
N°
125478
56487
56486
125479
128457
Qn peut interroger sur le titre par exemple mais egalement sur les xnots du titre.
Cela peut paraitre evident et obligatoire, il est pourtant remarquable de
constater que nombre de logiciels de gestion de bibliotheque negligent la
fonction de recherche. La recherche par feuilletage est possible a partir d'une
racine de mot. L'affichage des notices en format MARC est obtenu par une touche
de fonction. Ces notices ainsi formatees peuvent transferees dans un fichier de
type ASCII ou traitement de textes en vue d'un prochain dechargement.
• LE HREF ET IJES RESEKUZOTCNS
C'est le module le plus iinportant pour une BCP et il semble que CLSI reponde
correctement aux attentes de la bibliotheque. Le systeme n'est pas
revolutionnaire puisque le pret consiste a faire coincider un numero sequentiel
de lecteur avec un numero sequentiel de document. Le logiciel permet une grande
souplesse de parametrage pour les regles de gestion interne de la BCP. Ces regles
sont amenees a changer selon qu'on traite un petit depot ou un depot plus
important avec du personnel forme. Cet etat de choses interdit 1'usage d'un
logiciel parametre par avance et non-modifiable.
LIBS 100 permet la gestion du pret en reseau, c'est-a-dire 11enregistrement de
toutes les operations durant une journee avec mise a jour automatique des
fichiers correspondants.
La reservation se fait sur un exemplaire et non sur un titre comme il est d'usage
dans d'autres bibliotheques pour la sinple raison que la circulation des livres
en BCP est connue par avance en fonction des tournees et qu'il est rare, sauf
retour d'ouvrages par courrier, qu'un document revienne a la BCP avant la date
prevue.
Neanmoins, la date de reservation influe sur la date de disponibilite du
document : si un depot reserve un livre le 20 aout et que celui-ci arrive le 21,
il 1'obtiendra a cordition qu'aucune reservation anterieure n'ait ete
enregistree. La reservation se fait en general sur le pret le plus ancien.
-55-
La gestion des retards est facilitee par 11 edition automatique de lettres de
relances aux utilisateurs retardataires. Le contexte BCP exige des crayons
optique de tyres bonne qualite car c'est 1'outil principal du bibliothecaire. Les
transactions a enregistrer sont tres nombreuses a chaque tournee.
•IA GESCION DES TCORNEES
La BCP de Saone-et-Loire a essaye deux solutions proposees par CLSI pour gerer au
mieux les tournees : les portables et le minitel avec des avantages et des
inconvenients pour les 2 systemes.
* Les portables CLSI n'offrent que peu d'avantages puisqu'au retour de chaque
tournee, il faut les commuter a 1'unite centrale de la BCP pour la mise a jour
des fichiers avec les risques d1incoherence que cela comporte quand plusieurs
operations sur le meme exemplaire ont ete faites dans des depots differents.
L'avantage pourrait etre 1'edition papier des transactions realisees a chaque
depot si les portables CLSI permettaient d1 enregistrer un peu plus
d1information que les numeros sequentiels des lecteurs et des ouvrages : ce
n'est pas le cas.
* Le minitel est beaucoup plus interessant puisqu'il travaille en teirps reel et
met a jour les fichiers des lecteurs et des ouvrages au moment des entrees et
sorties de documents grace a la commutation telephonique. Le minitel a
1'avantage d'etre gratuit (materiel et maintenance France Telecom). II permet
en outre des interrogations a distance de la base documentaire et peut tres
bien remplacer le terminal central de la BCP. Pour que le systeme soit
fonctionnel, il suffit que chaque depot possede une prise telephonique.
Son defaut essentiel etant qu'il ne permette pas d'editer des listes.
Pour avoir un systeme satisfaisant, il conviendrait de synthetiser les avantages
des deux systemes, a savoir le choix du minitel pour la gestion des fonctions
bibliotheconomiques.
SYNIHESE GWJRRATK
II est difficile de juger LIBS 100, a la lumiere de cette demonstration puisque
la version utilisee va changer donc etre amelioree, ensuite parce que des
fonctions comme le bulletinage ou les acquisitions n'ont pas ete retenues a
Macon. Neanmoins on peut faire plusieurs remarques :
- CLSI qui fonctionne sous UNIX est a meme de traiter de tres gros volumes de
donnees (CLSI equipe la Ville de Paris avec 450 terminaux); la BCP possede deux
disques 475 Megaoctets.
-56-
- La documentation du logiciel LIBS 100 met 1'accent sur les iirperatifs auxquels
devront faire face les bibliotheques dans quelques annees, et les
fonctionnalites que CLSI met d'ores et deja a leur disposition en particulier :
. La recuperation de notices. Utilisant les grilles de saisie MARC, LIBS 100
est un logiciel qui pourra recevoir sans problemes les notices des grands
reservoirs bibliographiques americains OCLC, UTLAS, RLIN.
. Oubliant pratiquement d'aborder la question de 1'entree manuelle des donnees,
CLSI est en avance sur les logiciels frangais qui proposent quelquefois des
prograrames de reformatages de notices issues de la base Electre ou de BNopale. Le choix du format MARC primitif traduit le souci de proposer la
compatibilite parfaite avec tout systeme (on peut remarquer a cet egard que
LIBS 100, au moment de definir la grille de catalogage, reconnait et traduit
autamatiquement 11intitule d'un champ en etiquette de champ MARC qu'il
juxtapose au nom du chairp :
TIIRE 001$2 :
par exemple
- Enfin LIBS 100 fait de la gestion et propose une recherche documentaire digne
de ce nom, fait assez rare pour etre signale.
II faut pourtant tenperer ces appreciations en remarquant que 11 ergonomie n'est
as adaptee a la gestion de bibliotheque : il faut visiblement une longue periode
d'accoutumance pour le maitriser parfaitement. On sent que le logiciel permet de
realiser beaucoup de choses, mais le vocabulaire a employer est trop abstrait et
inintelligible. D'autres petites remarques egalement :
. LIBS 100 a des conpteurs
offre quelques surprises
. Le module de reservation
necessite un basculement
un peu defaillants et la mise a jour des reservations
au personnel de la BCP.
n'est pas integre au reste du module de pret, ce qui
synonyme de perte de terrps.
CLSI a fait des choix d'avenir pour la gestion de bibliotheque :
. UNIX,
. format MARC,
. priorite a 1'echange des notices.
C'est un pari qui peut se reveler payant a plus long terme. Aujourd'hui, le
logiciel plait aux bibliotheques dynamiques dont le personnel est passionne par
1'informatique. Un bon nombre de bibliotheques ont ecarte le projet CLSI pour des
raisons pratiques toutes simples : les ecrans ne sont pas assez explicites et
rebuttent les bibliothecaires.
ANNEXE 5
IA RECHERCHE/a^SUnEAiriC^
La recherche documentaire doit coirporter 2 volets : une recherche professionnelle
sur de nombreuses cles pour le bibliothecaire et une consultation du catalogue
shrplifiee a certains chaitps pour les utilisateurs. Le module de recherche
professionnelle est inclus dans le catalogage pour certaines bibliotheques, il
doit faire 1'objet d'un traitement particulier pour d'autres.
La distinction entre recherche utilisateurs et professionnels porte sur le nombre
de charrps interrogeables. En general les operateurs necessaires a 1'interrogation
doivent etre disponibles pour tout le morde.
D'une maniere exhaustive on peut dire que les bibliotheques souhaitent utiliser :
• Les operateurs booleens ET, OU, SAUF
• Les operateurs de comparaison <, >, <=, >=
• Les troncatures quelles qu1elles soient (droite, milieu, gauche)
• Le parenthesage (si 11interrogation par etapes n'est pas possible)
La recherche documentaire doit etre mono ou multi-criteres. Elle doit itre
assistee par le feuilletage (avant et inverse) d'index, de listes d'autorites,
voire de thesaurus (voir paragraphe specifique). Dans tous les cas, il est
souhaite une aide a 11 interrogation quelle qu'elle soit. La recherche se fera sur
la forrne la plus approchante en cas de saisie erronee de la cle de recherche.
La recherche doit etre possible sur tout ou partie du fonds. De meme, il est
souhaite une interrogation sur un support particulier : recherche par media
(disques, CD, cassettes, videos)
Le logiciel doit proposer une interrogation par etapes avec la possibilite de les
combiner grace aux operateurs logiques et de coxrparaison. La combinaison d'une
etape et d'un critere est aussi demandee. L'historique de la recherche doit etre
conserve. Sa visualisation devant permettre a l'utilisateur ou au bibliothecaire
d'affiner sa recherche.
Dernier point : certaines bibliotheques souhaitent
plusieurs champs a la fois.
une
interrogation sur
Les points d1acces souhaites pour les utilisateurs sont :
- Auteur
- Co-Aut
- Auteur
secondaire
+ elements
du nom de
l'auteur
Titre
Interprete
Collection
- propre
- parallele
+ mots significatifs du titre
Mots matieres
Langue
-58-
Realisateur
auxquels on ajoute les points d'acces suivants pour les professionnels :
ISEN
Cote
ISSN
Editeurs
Instruments
Indice
N° Inventaire
Support
Collectivite
Sous-Collection
II semble que la multiplicite des points d'acces soit un plus dans un logiciel,
meme s'il ne s1agit pas de points d'acces controles.
• LES RESULTATS DE IA RECHERCHE
Deux etapes sont necessaires :
- L'affichage du resultat de la recherche avec possibilite de la reviser ou de
1'affiner avant de visualiser les reponses. Une exception cependant, si le
resultat est inferieur a 2 ou 3 notices (selon les cas), 1'affichage doit etre
systematique.
- L'affichage proprement dit des fiches signaletiques, avec possibilite de
selectionner les notices a visualiser.
- Le systeme doit proposer des tris des documents.
Plusieurs formats de visualisation et d'edition doivent etre possibles : les
references en la matiere sont les normes :
- NF Z44-072 pour les notices xninimales
- NF Z44-073 pour les notices moyennes
- NF Z44-050 pour les notices completes
Ce qui distingue ces notices, c'est la difference de champs renseignes :
une notice minimale omettra les donnees propres a 1'edition et au format du
document.
Dans 1'hypothese d'un reseau docunentaire avec bibliotheque centrale et annexes,
le resultat ne doit prendre en coirpte que les exemplaires qui se trouvent dans
1'unite ou a ete entreprise la consultation avec des indications de :
- localisation
- situation (en pret, reserve, a la reliure, pilonne, disparu, etc...)
Le resultat de la rechertihe ainsi que 1'historique (strategie de recherche pour
la Diffusion Selective de 11Information) pourront etre sauvegardes dans des
fitihiers de type Traitement de Textes ou editeurs de textes, ou dans des fichiers
ASCII. Une edition immediate sera possible pour les bibliothecaires.
-59-
RfjMe/c£ C
NOUVEAU METIER
Llngenierie documentaire
Parce que
les informaticiens
congoivent
les documentations
avec leur propre
logique, un nouvel
intervenant, 1'ingenieur documentaire,
doit jouer les
interfaces avec les
utilisateurs.
T
rop souvent, la documentation
apparaitcommelc parentpauvrc
de 1'application. « Celte mediocrite est rarement a 1'origine de problemes graves mais elle provoque bien
des agacements. Sans parler de son
incidence sur les coiits de maintenance», constate Jean-Marc Beriioux.
Lapreparation d'une documentation
lisible et compIHte doit s'appuyer sur
une approche pedagogiquc», ajoute
Marie Ymonet. Tous deux on$ mis au
point, chez Sligos, une demarche d'ingenierie documentaire. Leur point de
depart: Vutilisateur avec sa logique
propre. Leur objectif: le transfert dc
connaissance. Principc illusire par
leurs interventions rccentes a rUAPou
au Credit Lyonnais.
Dans ce grand groupe bancairc, lc pian
"Elan" signifie la mise en place d'une
informatique individuelle, en reseau,
support d'une gestion tournee vers la
vente. Premiere consequence, les
conseiilers commerciaux et autres
charges de clienteles «• nesecontentent
plus de vendre; armes d'outils logiciels, ils accompagnent iaphasedeproduction»t constate Gilles Huser du
Credit Lyonnais. Et ce, dans un cnvi-
ronnement caracterise par Pcxplosion
des produiLs bancaires, qui lcs assaillc
de nouveiics connaissances a assimiler. Hcureusement, ces profancs de
l'informatique disposcnt d'un allic au
sein de ia direction centrale du traitement des opcrations et de Vinformatiquc (DCfl) : le dcpartcment des
proccdurcs commerciales et administratives (DPCA).
« Un des rdles du DPCA », explique
son directeurGilles Huser,« consistea
penser le mode d'emploi de toute application informatique en l'adaptant aux
contraintes du monde bancaire, en se
plagant toujours dans la position de
Vutilisateur ». Le DPCA participc a la
conception de grands projets, effcctue
la recette qualite des iogiciels, assurc
ieur installation el la formation, ct prepare la documentation. Sur ce dernier
point, et dans le cadre du plan Elan,
1'objectif poursuivi - efficacite
commerciaie- se dcclinait sous deux
imperatifs : reduirc Ie cout dc rcaiisation ci de mise a jour dcs documcnts,
cn limitant notammcnt lc nombre
d'excmplatrcs, clcn iaciiiler racces. Le
probleme a ete confic a une equipe
mixic DPCA-Sligos.
LE QUOMODO MANUEL DU PARFAIT
CONSEILLER EN PRODUITS BANCAIRES
Une quinzained'agcnccs du Credit Lyonnaisdisposentd'oresetdcjad'un
prototype du guidc de conscillcr commercial. A termc, des i992, lc Quomodo interessera environ 8 000 personnes. « Ce n'estpas un ouvrage de
formation, ni une documentation de reference. ni une aide a la saisie »,
precise Marie Ymonet, ingenieur cn chefchez Sligos. « //permet desavoir
ce qu'il fautfaire et pourquoi, car i! donne urie informotion univoque et
sansrisqued'erreur». Le Quomodo se prescntc sous formcd'un ciasscur
avecdes fiches numerotees. Chaque fichc renvoie en outrc aux manucis dc
referencc et a Voutillage informatiquc ct/ou papier.
« Diverses etudes ont montre que ks gens veulent lire le moins possible. et
surtoutpas de manuelinformatique. Nous avon.s donc orclonnc !c teste, cti
faisantparfois des entorses a la logique doatmentaire, selon les questions
que Vutilisateurse pose leplus souvent >\ rapportc Maric Ymonet. Cc qui
n'exciut pas les rcdondanccs (on parie « d*opposition » dans unc fiche
spccialisee et dans celle consacvee aux airtcs banaxires). Mais qui rcfusc,
en revanchc, ics organigrammes ou arborcsccnccs dont uscnt ct abuscnt
les informaticicns. Le Quomodo mclc ics questions-reponscs aux
tableaux synthctiques : « Si tel cvcnement sumcnt, quc se passe-t-il ? »
ou bien « Comment faire pour avoir tel resultat ? ». Un gros elTort dc tcrminologie a permis dc respectcr le jargon de rcntreprise. « Ils raisonnent
« banque» ; pas quesdon de leurftire changer leur fu;on de penscr»,
explique Maric Ymonet.
Soumis aux utilisateurs, !c protoiypc a rcnconirc un accucil giobalcmcnt
positif. La formule plait par sa lisibilitc et 1'acccs a 1'information esi juge
facile. Sur 100 recherches, 84 aboutissent. A son piissif, on souhaite y trouver davantag^ de cas particuliers traites (ce qui s'avere impossibie sans
remettre en cause la formuie meme) et que soicnt integrcs lcs anciens produits bancaires, ceux qui ne se vendent plus mais qui vivent toujours.
LE MONDE INFORMATIQUE 6 MAI 199.1.
guide pratique pour le conseiiier
commercial ou pour le guichetier.«Vn
document qui reponde a 80% desquestions que ces derniers se posent au quo-
duction du guide, nous avons prefere
retarderla disponibilite sur micro ; elle
seraprete d'ici a deux ans ».
A 1'UAP, ia division internationnic du
La encore une equipe rmitefanMstes,
developpeuflfcet ^l^fcunpKPUAP
et cinq ingenieurs;de^figos) s'est
constituee ; notamment pour travailler
sur la deuxtime facette de ce projet
documentaire, c'est-&-dire 1'ensemble
dcs aides et des fiches utilisateurs dcstinees aux «redacteurs » ou employes
de societes interm6diaires, les courticrs par exempje. «Le problkme est
alors de traduire une vision informatiqueen vision utilisateur».
Les travaux commences en decembre
1990 devraient se terminer dans deux
mois environ. La premi^re 6tape
consistait h construire une maquette a
partir de six ou sept types de documents existants, « repris et passes au
filtre pedagogique », comprenant un
exemple de parametrage simpie et un
cxemple de parametrage complexe.
Aujourd'hui, le projet avance sur tous
ics fronts - sur la documentation
technique destinee aux developpeurs,
qui explique ie fonctionnement
internedePoutil; - suriaconception
generale, precisant les concepts et
fonctions existants et ceux qui doivent
etre definis specifiquement pour
chaque pays; — sur le guide de parametrage, decrivant ce qui se produit
selon les options choisies ; - sur la
documentation utilisateurs, enfm.« Le
look de Vapplication varie en fonction
tidien, tout en restant synthetique»,
prcciseGilies Huser.
Vcquipe a, tout d'abord, men6 l'enqucte aupres d'echantiIIons significatifs de populations afin de defsnir un
avant-projet. Celui-ci comporte deux
volets. D'une part, une documentation
de reference qui,a tcrme, serainformatisee et geree par quelques personnes
formees en consequence. D'autre part,
unc muitiplicite de sources d'informations pour 1'utilisateur final. Ainsi, le
commercia! disposera tout d'abord,
sur son postc de travail ct integres aux
appiicatifs, d'ecrans d'aide pour la saisie. Puis d'une fonction d'annonce ou
d'aicrte documentaire (realisee en
Hypertcxte par la societe Keyword)
precisant, a chaque nouveile version dc
l'applicatif, les changements apportes.
Enfin, d'un ensemble de fiches couvrant toutes les activites de son poste :
le QuomodofVmV encadre).
Departement informntiquc ;i mis sur
pied un iogiciel de gestion d'assurances, parametrabie, dcstinc aux
/iliales ou aux implantations dc S'UAP
a 1'etranger soumises a d'autrcs iegislations. Ce programmc (sur systcmes
IBM 36, AS400 et 370-CICS) s'apparente a un jeu de Lcgo ayant des
pieces ilxes imposees et d'autres rapportees. D'ou la necessite d'un modc
d'emploi clairement decrit, afin quc les
developpeurs (k 1'etrangcr) puissent
adapter et parametrcr le logicicl selon
ics spccificitcs nationalcs. « Pour cela,
il faut se mettre dans la peau dtt developpeur qui arrive sur u/i tres gros code
et qui doit y adherer. A nous defaire
Vejfort pedagogique necessaire pourlui
presenter leprngramme de la meilleure
fagon », explique Jean-Marc Bcrlioux,
responsable du projet pour Sligos.
du parametrage et des ajouts speciftques», rappeile Jean-Marc Berlioux.
« En fait, on ne travaillepas ecran par
ecran. On fournira un squelette avec
des cases remplies et des cases vides.
Celles-ciserontprises en chargepardes
aides a 1'ecran ou pardes complementi
specifiques d la documentation fournie ».
Les ingenieurs Sligos prevoient de
foumir des supports papiers aux utilisateurs. Et aux informaticiens, des
recommandations et des mdthodes
pour que les aides soient r6dig6es en
inteme. Parailelement, des equipcs du
Departement informatique de l'UAP
et 1'UAP Intemationalseront formees
a cette approche methodique dc la
documentation utilisateurs. Transfert
de competences obiige.
Une documentation
par poste de travail
II cxistait, bien sur, dans toutes les
agenccs, un manucl de reference pour
chacune des appiiaitions. « Pestonnes
de papiers, une documentation riche
mais lourde. peu lisible, dans laquelle
trouver une reponse devenait un delicat
jeu de piste», decrit Maric Ymonet,
responsabie du projet pour Sligos.
L'idee centrale consistait a passer
d'une documentation par produit a
une documentation par postc dc travaii. D'une brochure uniquc sur les
oirtes bancaires, par cxemple; a un
MUF(HY>
Le plus difficile
est de simplifier
« Le plus difftcile dans ce travail»,
cxpiique Gilles Huser, « c'est de simplifter. Suivrel'ideequ'ilfautfournirla
reponse a la question posie et rien de
plus. Notre demarche dijjereprofondement de Vanalyse de procedures, car
elle integre des elements subjeclifs lies
au comportement des personnes. Nous
partons de la matiere existante el nous
la restructurons pour Vadapteraux utilisateurs ».
Mais pourquoi avoir opte pour une
documentation sur papier alors que
tous !es commerciaux travailient sur
des postes standards en reseau ?
«Integrer une telle fonction touchant
huit millepostes de travail est cofiteuse
en developpement», repond Giiies
Huscr ; « Pour ne pas ralentir la pro-
DOMINIQUE DEBAS
CHEZ SLIG0S DES 6QUIPES MiXTES :
INF0RMATICIENS-P6DAG0GUES
« Pour rencontrer Vadhesion des utilisateurs, on a d'abord ameliore les
interfaces :cen'estpassufjisant. Cequicoince, aujourd'hui, c'estVintegration de Vinformation danx le travail de chacun. En ingenierie documentaire, nous agissons a la frontiere de Vinformatique, delapidagogieet
del'ergonomie. Nous cassons la barrieredulangageinformaticienpouries
utilisateurs », dit-on chez Sligos.
Vingenierie documentaivc
pour but d'etablir une documentation
simple, lisible etappropriec. « II n'y a rien deplus lourd, depluslentetde
phis couteux a faire », rappelle Maric Ymonet. Un zeste d'aides directement liees a 1'appliaition, au niveau de la saisie par exempie, quelques
messages d'erreurs bicn cnvoyes, un guide pratique sur papier, une « hot
Jine », de la formation, du monitorat, de 1'EAO, de la communication...
tous ies moyens sont a imaginer.
Les specificites dc cette approche : -sa globaiite,«ils'agit defournir Vensemble des documents adaptes au contexte » ; -le transfert decompitences,
«nous faisons naitre chez nos clients des poles de competences» ; -la
double casquette, tcchnique et documentaire, des equipes qul s'en
occupent; le departement ingenierie de la connaissance de Siigos associent dcs ingenicurs informaticiens, tel Jean-Marc Berlioux, a des litteraires telle Marie Ymonet, normalienne et certifiee de philo.
23
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