Modèle lettre CRT

Modèle lettre CRT
POINT SUR L’OUTIL D’OBSERVATION
DE LA FREQUENTATION DES OT : OTSIMPLE
RÉUNION DU 8 JUIN 2015 : COMPTE-RENDU
Présents :
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Caroline de Valence – UDOTSI 77
Marie Bouju – CDT 78
Leslie Causeret – UDOTSI 91
Cléa Guivarch – CDT 91
Agnès Allanou – UDOTSI 92
Emilie Jacquenet – CDT 95
Sorya Tholon – CRT
L’objet de cette réunion est de faire le point sur :
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le nombre d’utilisateurs
les questions posées par les OT afin de rédiger un mode d’emploi
les évolutions qui pourraient être apportées
les freins rencontrés par les OT qui n’utilisent pas OTSImple
1-Le nombre d’utilisateurs
77 : 7 OT sur 19
78 : 6 OT sur 16
91 : 10 OT sur 12
92 : 7 sur 13 OT
93 : 0
94 : 0
95 : 4 sur 14 OT
Total : 35 OT utilisateurs sur 90
Cl : il faut continuer à communiquer sur l’outil car certaines structures
ignorent encore son existence.
2-Rappel des nouvelles fonctionnalités proposées par OTSImple
Choisir entre code postal et département pour définir l’origine des visiteurs
Possibilité de catégoriser ses visiteurs locaux
Accéder à une liste de pays complète sur l’écran de saisie
Ajouter un attribut supplémentaire personnel
Possibilité de comptabiliser ses connexions internet
Type de renseignements : liste illimitée de valeurs ajoutées à celles imposées par
le CRT
 Génération de 8 nouveaux graphiques
 Génération de 4 nouveaux tableaux
 Possibilité de modifier la date des statistiques et donc de rentrer des accueils à
posteriori (ex : utilisation de l’outil en milieu d’année).
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3-Rédaction d’un mode d’emploi
 Rédiger un préambule : « OTSImple, pourquoi faire ? »
-définir son plan d’actions, adapter ses horaires d’ouverture, support pour
s’adresser aux élus, connexions internet aussi importantes que fréquentation
physique
 Définitions :
-Enfant : jusqu’à 12 ans
-Visiteur local : résident du territoire de compétence de l’OT
-Groupe : correspond à une réservation commerciale
-Nombre de connexions internet : l’indiquer seulement si l’OT possède un site
internet propre. Il s’agit du nombre de visiteurs uniques.
4-Les évolutions qui pourraient être apportées
 Remplacer « type de visiteur » par « public concerné par la demande »
 Remplacer le champ « visiteur local » par « visiteur local/résident »
 Dans la rubrique « Type de renseignement », séparer les champs activités
culturelles/naturelles
 Dans la rubrique « type de renseignements », faire apparaître les champs
personnalisés des OT sous forme d’une liste déroulante quand on clique sur
un champ imposé. Indiquer que les champs cliqués le plus fréquemment
doivent apparaître en haut de la liste.
 Lorsqu’il y a un message d’erreur, le faire apparaître au niveau de
l’enregistrement et dire pourquoi.
 Lorsque de nombreuses rubriques apparaissent dans le camembert de
statistiques, celui-ci devient illisible. Faire apparaître le nom des rubriques à
l’extérieur du camembert.
5-Communication des données auprès du réseau
 Une présentation des données pourrait être faite lors de la présentation
annuelle du plan d’actions aux OT (mars 2016).
 Pour les structures qui n’utilisent pas OTSImple, il faut leur envoyer une grille
à compléter fin janvier. Il faut leur envoyer la grille cet été pour les avertir
des données dont nous avons besoin.
6-Besoins exprimés par les relais territoriaux
 Création d’un identifiant/mot de passe pour visualiser l’outil comme un OT et
suivre les évolutions
 Lorsqu’un relais territorial souhaite visualiser l’ensemble des données
départementales ou régionales, dans la rubrique « OT pour lequel vous
souhaitez les statistiques », faire apparaître un champ « département » ou
« région ».
 Pouvoir visualiser les champs facultatifs des OT sans avoir accès aux
statistiques (Agnès).
 Pouvoir comparer des périodes comme le 1er trimestre 2014 et le 1er trimestre
2015 (Cléa).
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