Mode d`emploi pour Office 1600 / 1600IP

Mode d`emploi pour Office 1600 / 1600IP
Ascotel Office 1600IP
Mode d’emploi
Système de télécommunications Ascotel IntelliGate
Office 1600IP
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Table des matières
Sécurité .................................................................................................................. 3
Avant de commencer ............................................................................................. 5
Adapter le téléphone à vos besoins ..................................................................... 13
Procéder à des réglages généraux ................................................................. 14
Procéder à des réglages de périphériques audio ........................................... 16
Procéder à des réglages de périphériques audio avancés ............................. 18
Régler les sons et les mélodies de sonnerie................................................... 19
Téléphoner en toute simplicité ............................................................................. 20
On vous appelle .............................................................................................. 21
Vous désirez téléphoner ................................................................................. 24
En cours de communication............................................................................ 31
Découvrir le journal ......................................................................................... 33
Téléphoner comme les professionnels................................................................. 36
Utiliser des fonctions de confort ...................................................................... 37
Utiliser des fonctions en communication......................................................... 39
Organiser vos absences ................................................................................. 42
Maîtriser des situations particulières............................................................... 44
Utiliser les touches de numéros ...................................................................... 46
Utiliser les touches de team ............................................................................ 48
Utiliser les touches de fonction ....................................................................... 52
Appliquer des procédures */#.......................................................................... 57
Utiliser des messages textuels............................................................................. 60
Envoyer des messages textuels ..................................................................... 61
Recevoir des messages textuels .................................................................... 63
Entretenir les contacts.......................................................................................... 65
Créer un nouveau contact............................................................................... 66
Editer un contact ............................................................................................. 69
Annuaire externe ............................................................................................ 70
Téléphoner en groupe .......................................................................................... 71
Membre d’un groupe de travail ....................................................................... 72
Saisir des télécommunications........................................................................ 77
Gérer un groupe de travail .............................................................................. 79
Index .................................................................................................................... 82
Office 1600IP
Sécurité
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Sécurité
Remarques concernant ce mode d’emploi.
Veuillez lire attentivement le présent mode d’emploi avant d’utiliser votre
Office 1600IP au quotidien.
Votre responsable système a équipé votre PC Office 1600IP d’un dispositif audio.
Il peut s’agir en l’occurrence d’un combiné, d’un microcasque ou d’un appareil Bluetooth. L’utilisation de votre Office 1600IP peut légèrement varier par rapport au présent mode d’emploi en fonction du type d’appareil.
Cette notice est également disponible en format HTML pour une publication en
ligne dans Office 1600IP sous ?/Aide.
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Numéro de document et version: eud-0003_fr/1.2
Remarques au sujet du produit
Utilisation
Ce téléphone PC est un terminal système qui ne peut être utilisé qu’en liaison avec
le système PBX approprié. Le logiciel ne peut démarrer que s’il reconnaît un système PBX configuré en conséquence. Le téléphone PC convient pour une utilisation comme téléphone confort à un poste de travail fixe ou mobile ou comme téléphone pour les agents de groupes de travail. Associé à un téléphone mobile, il peut
être exploité en twin-mode.
Fonctionnalités
Outre ses multiples fonctions supplémentaires au titre de téléphone PC et teamphone, l’étendue des fonctionnalités correspond pour l’essentiel à celles d’un terminal système Office 35. Il ne peut toutefois pas être utilisé comme sélecteur de
lignes.
Office 1600IP
Sécurité
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Disponibilité
La disponibilité du téléphone dépend du bon fonctionnement et de l’alimentation
électrique du PC ainsi que de la disponibilité du réseau de données. En cas d’indisponibilité du téléphone, les appels sont renvoyés à une destination de remplacement (si elle a été configurée).
Accessoires
Utilisez uniquement des dispositifs d’écoute et de parole tels que des combinés,
des microcasques et des appareils Bluetooth expressément recommandés par le
fabricant.
Exclusion de la responsabilité:
Ce produit a été fabriqué conformément aux critères de qualité ISO 9001. Les informations destinées aux utilisateurs qui l’accompagnent ont été élaborées avec le
plus grand soin. Les fonctions du produit ont été soumises à des tests poussés
d'homologation et approuvées. Il n'est toutefois pas possible d'exclure complètement les défauts. Le constructeur ne peut être tenu pour responsable d'éventuels
dommages directs ou indirects, consécutifs à une erreur de maniement, à un usage
inapproprié ou à un quelconque comportement incorrect avec un produit. Les risques possibles sont signalés aux passages correspondants du mode d'emploi. La
responsabilité pour manque à gagner est exclue dans tous les cas.
Office 1600IP
Avant de commencer
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Avant de commencer
Bienvenue parmi les utilisateurs du Office 1600IP avec ses surprenantes capacités
dans l’univers de la téléphonie IP qui unit les services voix et données.
Avec son interface utilisateur conviviale, l’ Office 1600IP repousse les limites des
terminaux systèmes Office, offre des fonctions de groupes performantes et s’intègre à merveille avec les logiciels PC standard.
Conçu en priorité pour les groupes de travail petits à moyens, l’ Office 1600IP n’en
sera pas moins un excellent compagnon pour les utilisateurs individuels posant de
hautes exigences en termes de mobilité.
Grâce à une gestion centrale des informations, les utilisateurs de l’ Office 1600IP
auront toujours accès aux listes d’appels, aux répertoires, aux messages, etc.,
qu’ils soient chez eux, dans l’entreprise ou à tout autre endroit disposant d’une
liaison directe avec le réseau IP de l’entreprise.
Sommaire
Office 1600IP Une utilisation flexible. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Utiliser Office 1600IP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Office 1600IP Une utilisation flexible
Que votre Office 1600IP équipe un poste de travail individuel ou qu’il soit utilisé
comme outil de groupe, vous ne manquerez pas d’apprécier la polyvalence de ce
téléphone logiciel extrêmement séduisant.
Utiliser Office 1600IP sur une station de travail individuelle
Office 1600IP présente de nombreux avantages par rapport à la téléphonie conventionnelle pour les gros utilisateurs des PC : Une numérotation par le nom aisée
et rapide, une utilisation plus simple des listes d’appels par le biais du journal, un
nombre illimité de contacts privés, un accès direct aux bases de contacts et bien
plus encore, tout en offrant toutes les fonctions de confort des terminaux systèmes
Office avec la haute qualité habituelle.
Office 1600IP
Avant de commencer
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Utiliser Office 1600IP comme outil de groupe
Lorsque plusieurs personnes répondent aux demandes des clients par téléphone,
l’idée de s’organiser en groupes de travail coule de source. Que vous travailliez
dans une centrale de réservation, dans un centre d’assistance, pour une ligne
d’information ou dans un centre de service clients, vous disposez avec
l’Office 1600IP d’un outil de groupe convivial. Pour plus de détails, voir "Téléphoner
en groupe", page 71.
Utiliser Office 1600IP sur plusieurs stations de travail
Vous pouvez installer votre Office 1600IP personnel sur plusieurs PC. Les appels
seront alors présentés automatiquement sur le PC que vous êtes en train d’utiliser.
Vous travaillez en partie à domicile et disposez d’une connexion avec le réseau IP
de votre entreprise ? Les appels seront automatiquement présentés chez vous dès
que vous y démarrerez l’ Office 1600IP . La personne appelée voit s’afficher votre
numéro professionnel lorsque vous composez un numéro.
Note:
Votre Office 1600IP ne peut être ouvert que sur un PC à la fois.
Office 1600IP ne s’ouvrira pas si vous tentez de lancer l’application sur
un second PC sans avoir préalablement refermé la session sur le premier PC.
Utiliser Office 1600IP sur un ordinateur portable
Lorsque vous avez installé votre Office 1600IP sur un ordinateur portable, vous
pouvez utiliser votre téléphone à tous les endroits où vous pouvez vous connecter
au réseau de l’entreprise avec votre ordinateur et ouvrir une session sur le serveur
Office 1600IP. Les appels vous sont automatiquement présentés dès que vous
démarrez l’ Office 1600IP , quel que soit l’endroit où vous vous trouvez. La personne appelée voit s’afficher votre numéro professionnel.
Utiliser Office 1600IP en association avec un téléphone mobile
Vous pouvez également utiliser votre Office 1600IP en Twin mode avec un terminal
de système sans fil. Vos appels seront dirigés sur l’ Office 1600IP tant que le téléphone mobile sera sur son chargeur. Ils seront en revanche dirigés sur le téléphone
mobile dès que vous le retirerez du chargeur. En mode Twin comfort, votre téléphone mobile reprend aussi les éléments des listes d’appels, de répétition et de
l’annuaire privé (100 entrées maximum).
Office 1600IP
Avant de commencer
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Utiliser Office 1600IP
Démarrer Office 1600IP
Votre Office 1600IP est installé par défaut dans le module de démarrage automatique, afin que votre Office 1600IP soit lancé automatiquement au démarrage du PC.
Vous pouvez aussi lancer Office 1600IP manuellement en cliquant l’icône du programme sur le bureau.
Office 1600IP étant une application faisant appel à Java, une console Java sera
lancée à l’arrière-plan lors de son ouverture. Le système vérifie la présence de la
version la plus récente du programme à chaque démarrage de l’ Office 1600IP . A
défaut, le programme est automatiquement mis à jour.
Le système vous demande le nom d’utilisateur et le mot de passe au premier
démarrage. Entrez le numéro d’appel interne de votre Office 1600IP sous Nom
d’utilisateur. Entrez le code du terminal en tant que mot de passe (code d’origine
= "0000"). Cliquez sur Mémoriser, si l’invite ne soit plus s’afficher lors du prochain
démarrage. Cliquez OK. Office 1600IP démarre.
Découvrir l’interface utilisateur
L’écran principal correspond à la console de commande centrale du Office 1600IP.
C’est à partir de là que vous effectuez des appels ou que vous ouvrez d’autres
menus pour accéder à l’éditeur de messages, aux contacts, aux groupes ou au
journal.
Office 1600IP
Avant de commencer
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Barre de menus
Barre d’outils
Indicateur d’état
Touches Fox
Touches de commande
L’indicateur d’état indique l’état actuel du téléphone.
Les Touches de commande servent à commander le téléphone.
Les Touches Fox offrent des fonctions supplémentaires contextuelles.
La barre d’outils vous permet d’activer un renvoi (voir "Renvoyer un appel (renvoi
d’appel)", page 42) ou d’ouvrir d’autres affichages de l’ Office 1600IP:
• Contacts ouvre vos répertoires (voir "Entretenir les contacts", page 65)
• Groupe ouvre des champs pour les touches de team et les touches de fonction
(voir "Utiliser les touches de team", page 48 et "Utiliser les touches de fonction",
page 52). Lorsque vous appartenez à des groupes de travail, vous voyez ici les
autres membres du groupe et leur statut actuel (voir "Téléphoner en groupe",
page 71).
• Journal ouvre le fichier dans lequel tous les appels et messages de texte
entrants et sortants sont consignés (voir "Découvrir le journal", page 33). Lorsque vous appartenez à des groupes de travail vous pouvez aussi ouvrir et éditer
des tickets de travail ici (voir "Téléphoner en groupe", page 71).
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Découvrir le dispositif audio
Votre administrateur système a doté votre avec l’ Office 1600IP d’un dispositif
audio. Il peut s’agir en l’occurrence d’un combiné, d’un microcasque ou d’un appareil Bluetooth. Selon le type d’appareil, l’utilisation de votre Office 1600IP peut légèrement différer du présent mode d’emploi. Faites-vous expliquer l’utilisation du dispositif audio sur votre Office 1600IP par votre administrateur système.
Office 1600IP
Avant de commencer
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Découvrir les touches de commande/touches Fox
Les touches de commande vous permettent de commander les fonctions de base.
Les touches Fox donnent accès de façon contextuelle aux fonctions de téléphonie
les plus utiles :
Cliquez sur la Touche de prise de ligne pour engager ou interrompre une communication.
La Touche de répétition vous donne accès aux 10 derniers numéros composés.
Grâce à la Touche Haut-parleur, vous pouvez entendre votre interlocuteur par les haut-parleurs de votre PC.
Vous pouvez cliquer la Touche Secret lorsque vous ne désirez pas
que votre interlocuteur entende ce que vous dites à une autre personne dans la pièce.
En fonction de la situation, vous modifiez le volume de la sonnerie
ou le volume de la réception vocale en cliquant sur les Touches de
volume .
Cette touche n’est affichée que si vous vous êtes connecté aux
groupes de travail (voir "Téléphoner en groupe", page 71).
Lorsque vous cliquez sur la Touche Pause , les appels entrants à
destination du groupe de travail ne sont plus signalés sur votre
Office 1600IP. Cette touche n’est visible que lorsque vous êtes connecté à un groupe de travail.
Cette touche n’est affichée que si vous vous êtes connecté aux
groupes de travail (voir "Téléphoner en groupe", page 71).
La Touche Suite vous permet de terminer de façon anticipée le
délai de post-traitement. Cette touche n’est visible que lorsque vous
êtes connecté à un groupe de travail.
Les Touches Fox vous offrent des fonctions de téléphonie contextuelles.
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Avant de commencer
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Découvrir les raccourcis clavier
Les raccourcis clavier vous permettent d’effectuer des commandes récurrentes
avec une plus grande efficacité. Votre Office 1600IP met les raccourcis clavier suivants à votre disposition pour téléphoner:
Raccourci clavier
Situation
Action
<Entrée>
Appel
Répondre à l’appel
<Entrée>
Un numéro d’appel apparaît Etablissement de la
dans le champ de saisie
communication
<Entrée>
Aucun numéro d’appel
Vous entendez la tonalité
n’apparaît dans le champ de
de retour d’appel
saisie
<Echap>
Liste ouverte
La liste est refermée et la
sélection abandonnée
<Echap>
En cours de communication
La communication est terminée
<Echap>
En cours de signalisation
d’un appel
L’appel est refusé
<Echap>
Lors d’un signal d’appel
L’appel est refusé
<Ins>
En cours de communication
Activer et désactiver le
mode DTMF
<Espace> suivi de la Pointeur dans le champ de
frappe d’une lettre
saisie
La liste est ouverte et les
entrées dont le début du
deuxième nom coïncide
sont recherchées.
<Pause>
La communication est
gardée
La communication est
reprise
<Pause>
En cours de communication
L’appel est mis en garde
<Flèche vers le haut>
Pointeur dans le champ de
saisie
La liste de répétition est
ouverte.
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Raccourci clavier
Situation
Action
<Flèche vers le bas>
Pointeur dans le champ de
saisie
La liste Répétition est
ouverte
<Retour>
Pointeur dans le champ de
saisie
L’entrée est effacée caractère par caractère
Saisie de lettres
Pointeur dans le champ de
saisie
La liste est ouverte et les
entrées dont le début coïncide sont recherchées.
Office 1600IP
Adapter le téléphone à vos besoins
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Adapter le téléphone à vos besoins
Vous pouvez adapter le comportement de votre Office 1600IP en fonction de vos
besoins afin que la téléphonie se marie de façon optimale avec les autres activités
sur votre PC.
Certains réglages servent à adapter votre Office 1600IP aux composants matériels
utilisés.
Vous apprendrez ici comment procéder à ces réglages et quels sont leurs effets.
Vous trouverez la plupart des réglages sous 3 onglets répartis dans le menu
Réglages.
Note:
Nous vous prions de ne pas modifier les réglages sous l’onglet Avancés. Ils servent à des réglages fins que seul l’administrateur système
peut opérer.
Les réglages concernant les groupes de travail ne sont accessibles qu’à l’administrateur de groupe et se trouvent dans le menu Groupe de travail / Gérer groupes
de travail... (voir "Gérer un groupe de travail", page 79).
Sommaire
Procéder à des réglages généraux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Procéder à des réglages de périphériques audio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Procéder à des réglages de périphériques audio avancés . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Régler les sons et les mélodies de sonnerie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Office 1600IP
Adapter le téléphone à vos besoins
Procéder à des réglages généraux
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Procéder à des réglages généraux
Vous trouverez ces réglages sous Réglages / Général .
Modifier le mot de passe
Marche à suivre pour modifier votre mot de passe:
1. Entrez le mot de passe actuel sous Mot de passe actuel puis le nouveau sous
Nouveau mot de passe et sous Confirmer mot de passe .
Une combinaison de 2 à 10 chiffres est admise comme mot de passe.
2. Cliquez sur Mémoriser si vous ne souhaitez plus taper le mot de passe à chaque démarrage.
3. Cliquez sur Appliquer pour valider les réglages.
Déterminer le comportement des menus
Vous pouvez définir les menus qui doivent s’ouvrir au démarrage de votre
Office 1600IP:
1. Sélectionnez dans la colonne Ouvrir au démarrage tous les menus qui doivent
s’ouvrir au démarrage de votre Office 1600IP.
2. Sélectionnez dans la colonne Réduit tous les affichages qui doivent apparaître
uniquement sous forme de boutons dans la barre des tâches au démarrage de
votre Office 1600IP.
3. Cliquez sur Appliquer pour valider les réglages.
Vous pouvez spécifier qu’un menu passe à l’avant plan de l’écran lorsque le téléphone sonne ou qu’un message textuel arrive:
1. Sélectionnez Affichage principal dans la colonne Déroulant si celui-ci doit
passer automatiquement à l’avant-plan lorsqu’un appel arrive.
2. Sélectionnez le menu Message dans la colonne Déroulant si celui-ci doit passer automatiquement à l’avant-plan lorsqu’un message textuel arrive.
3. Cliquez sur Appliquer pour valider les réglages.
Office 1600IP
Adapter le téléphone à vos besoins
Procéder à des réglages généraux
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Modifier la langue des menus
Vous pouvez modifier la langue des menus sans devoir redémarrer l’
Office 1600IP:
1. Sélectionnez la langue désirée sous Langue.
2. Cliquez sur Appliquer pour valider le réglage.
La langue des menus est modifiée.
Entrer une adresse d’annuaire Internet
Vous pouvez ouvrir un annuaire Internet dans le menu des contacts. Marche à suivre pour entrer l’adresse de cet annuaire:
1. Entrez l’adresse de l’annuaire désiré dans le champ Adresse d’annuaire en
ligne (ex. "http://www.annuaire.com").
2. Cliquez sur Appliquer pour valider le réglage.
Entrer sa propre adresse électronique
Vous pouvez envoyer des messages textuels sous forme de courriels (voir "Utiliser
des messages textuels", page 60). A cet effet, vous devez entrer votre propre
adresse électronique:
1. Entrez votre propre adresse électronique dans le champ Adresse e-mail (ex.
charlie.chaplin@provider.ch).
2. Cliquez sur Appliquer pour valider le réglage. Cet expéditeur apparaîtra la prochaine fois que vous enverrez un message textuel sous forme de courriel.
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Adapter le téléphone à vos besoins
Procéder à des réglages de périphériques audio
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Procéder à des réglages de périphériques audio
Vous trouverez sous l’onglet Périphériques audio les réglages pour les périphériques raccordés tels que des combinés, microcasques et haut-parleurs. En temps
normal, votre administrateur système a déjà optimisé ces réglages pour les appareils raccordés.
Sélectionner le port vocal
Vous définissez le dispositif audio à utiliser par ces paramètres:
1. Sélectionnez un appareil parmi les périphériques disponibles sous Combiné/
Casque.
2. Sélectionnez le pilote approprié sous Connecté à.
Sélectionner des appareils pour la sonnerie
La sonnerie peut être diffusée par le haut-parleur interne du PC, le haut-parleur du
dispositif audio ou par des haut-parleurs externes raccordés au PC:
1. Sélectionnez les appareils chargés de diffuser la sonnerie dans le cadre Sonnerie.
2. Si vous avez sélectionné Haut parleur externe, vous devez déterminer la carte
son commandant les haut-parleurs dans le menu déroulant.
3. Cliquez sur Appliquer pour valider les réglages.
Note:
Consultez votre administrateur système en cas de doute sur l’existence d’une carte son dans votre PC.
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Adapter le téléphone à vos besoins
Procéder à des réglages de périphériques audio
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Régler le volume
Vous pouvez régler les volumes applicables au démarrage de votre Office 1600IP
à l’aide des trois curseurs:
1. Ajustez le volume du microphone de votre combiné ou casque sous Microphone si votre voix apparaît trop faible ou trop forte au goût de vos interlocuteurs.
2. Ajustez le volume des écouteurs de votre combiné ou casque sous Ecouteur
si la voix de vos interlocuteurs vous apparaît trop faible ou trop forte.
3. Ajustez le volume du haut-parleur interne sous Haut-parleurs si la sonnerie est
trop forte ou trop faible.
4. Cliquez sur Appliquer pour valider les réglages.
Note:
Vous pouvez aussi ajuster les volumes temporairement sur le menu
principal (voir "Découvrir les touches de commande/touches Fox",
page 10)
Office 1600IP
Adapter le téléphone à vos besoins
Procéder à des réglages de périphériques audio avancés
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Procéder à des réglages de périphériques audio
avancés
Vous trouverez les réglages pour le media stack sous l’onglet Périphériques
audio sous le bouton Avancés....
Note:
Ne modifiez ces paramètres qu’après entente avec votre administrateur système.
Sélectionner le Media-Stack
Votre Office 1600IP fonctionne de façon optimale avec le media-stack EyePMedia
installé en parallèle (préréglage). Si vous désirez utiliser le périphérique audio de
Windows, vous devez sélectionner WinRTP à sa place.
Régler le Media-Stack
En temps normal, le Media-Stack utilise automatiquement les paramètres optimaux. Marche à suivre pour modifier manuellement les réglages:
1. Désactivez la Configuration automatique.
2. Sélectionnez AGC (Automatic Gain Control – régulation automatique du gain)
si vous ne souhaitez pas que votre voix au microphone soit plus fortement
amplifiée quand vous parlez moins fort ou êtes plus éloigné du micro.
3. Sélectionnez AEC (Automatic Echo Cancellation – suppression automatique
d’écho), si vous voulez éviter un retour de votre propre voix dans les hautparleurs du dispositif audio.
4. Sélectionnez VAD (Voice Activity Dedection – détection d’activité vocale), si
vous désirez que le bruit de fond soit éliminé lorsque vous parlez au microphone.
5. Sélectionnez le Codec G.711 tant que votre PC est directement raccordé au
réseau IP de l’entreprise. Ce codec assure la décompression des données
vocales et leur transmission avec la plus haute qualité possible.
Sélectionnez G.729 lorsque votre PC est relié au réseau IP de votre entreprise
par un parcours WAN ou Internet (par exemple lorsque vous travaillez à domicile ou en déplacement).
6. Cliquez sur Appliquer pour valider les réglages.
Note:
Ne modifiez pas les paramètres Taille de la trame (ms) et Tampon
dyn. de suppr. de....
Office 1600IP
Adapter le téléphone à vos besoins
Régler les sons et les mélodies de sonnerie
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Régler les sons et les mélodies de sonnerie
Vous pouvez sélectionner les sons et mélodies de sonnerie que votre
Office 1600IP doit émettre pour signaler les appels ou les entrées de messages
sous l’onglet Signal sonore.
Vous pouvez écouter les sons et mélodies de sonnerie sous Tester.
1. Spécifiez les sons / mélodies de sonnerie qui doivent être émis par les hautparleurs externes et le combiné / le casque dans la colonne Sonnerie .
Assurez-vous pour ce faire que les périphériques désirés sont sélectionnés
sous Sonnerie à l’onglet Périphérique audio (voir "Sélectionner des appareils
pour la sonnerie", page 16).
2. Spécifiez les sons / mélodies de sonnerie qui doivent être émis par le hautparleur interne du PC dans la colonne Haut parleur PC.
Assurez-vous pour ce faire que le haut-parleur interne du PC est sélectionné
sous Sonnerie à l’onglet Périphérique audio (voir "Sélectionner des appareils
pour la sonnerie", page 16).
3. Cliquez sur Appliquer pour valider les réglages.
Cliquez sur Par défaut si vous désirez rétablir les sons et mélodies d’origine.
Office 1600IP
Téléphoner en toute simplicité
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Téléphoner en toute simplicité
L’utilisation de votre Office 1600IP est simple et conviviale. Il suffit de quelques clics
de souris ou commandes au clavier pour répondre à un appel ou établir une communication.
Vous apprendrez ici tout ce que vous devez savoir pour pouvoir immédiatement travailler avec votre Office 1600IP et comprendre les bases du menu utilisateur.
Note:
La description et l’utilisation peuvent légèrement varier selon le type de
dispositif audio utilisé. Certains combinés permettent par exemple
d’engager ou de terminer une communication en retirant l’appareil de
son support. La description qui suit part du principe que cette fonction
n’est pas disponible.
Sommaire
On vous appelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Vous désirez téléphoner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Découvrir le journal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Office 1600IP
Téléphoner en toute simplicité
On vous appelle
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On vous appelle
Régler le volume de la signalisation des appels
Vous souhaitez modifier le volume de la sonnerie.
Votre Office 1600IP sonne.
Si le volume de la sonnerie est trop fort ou trop faible, il suffit de cliquer
sur la Touche volume correspondante jusqu’à obtenir le résultat
désiré.
Masquer la sonnerie (appel silencieux)
Vous souhaitez faire cesser la signalisation de l’appel sans répondre immédiatement à celui-ci.
Votre Office 1600IP sonne.
Appel
silencieux
Cliquez sur la touche Fox Silencieux. La sonnerie est masquée pour
l’appel en cours.
Office 1600IP
Téléphoner en toute simplicité
On vous appelle
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Répondre à un appel
Votre Office 1600IP sonne.
Portez le dispositif audio à votre oreille et cliquez sur la Touche de
prise de ligne ou appuyez sur la touche Entrée du clavier de votre PC.
La communication est établie.
Note:
L’utilisation à l’aide du clavier: Selon le système d’exploitation (Windows 2000, Windows XP), le focus n’est pas établit automatiquement
l’Office 1600IP au moment de l’appel. Dans ce cas veuillez établir le
focus à l’aide de la combinaison de touches <Alt>+<Tab> sur le pictogramme Office 1600IP et répondez seulement aprés à l’appel avec la
touche <Entrée>.
Régler le volume de la restitution vocale
voir "Régler le volume", page 31.
Mettre fin à la communication
Vous êtes en communication.
Cliquez sur la Touche de prise de ligne ou appuyez sur la touche
Echap du clavier de votre PC.
La communication est terminée
Office 1600IP
Téléphoner en toute simplicité
On vous appelle
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Enregistrer le nom et le numéro d’appel
Vous avez terminé une communication et souhaitez à présent enregistrer le nom et
le numéro d’appel.
Votre Office 1600IP est au repos.
Cliquez sur Journal dans la barre d’outils et sélectionnez l’entrée correspondant à l’appel de l’abonné désiré.
Cliquez sur Enregistrer dans les contacts puis éditez les champs
de saisie.
Cliquez sur Enregistrer et fermer pour sauvegarder les données et
revenir au menu principal.
Office 1600IP
Téléphoner en toute simplicité
Vous désirez téléphoner
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Vous désirez téléphoner
Numéroter avec le numéro d'appel
Votre Office 1600IP est au repos.
Entrez le numéro d’appel dans le champ de saisie.
Portez le dispositif audio à votre oreille et cliquez sur la Touche de
prise de ligne ou appuyez sur la touche Entrée du clavier de votre
PC.
L’abonné demandé est appelé.
Note:
Vous pouvez entrer le numéro soit en format international
(+4112345678) soit en format national (0012345678). Vous n’avez
besoin d’entrer le préfixe d’accès au réseau que dans le format national (dans notre exemple, ce préfixe est le 0).
Vous pouvez utiliser des espaces et des tirets pour une plus grande
lisibilité des numéros (0-01 234 5678). Aucun autre signe ne sera compris par l’ Office 1600IP .
Office 1600IP
Téléphoner en toute simplicité
Vous désirez téléphoner
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Numéroter d’après le nom
Votre Office 1600IP est au repos.
Entrez les premières lettres du nom désiré dans le champ de saisie.
Ajoutez les premières lettres du second pré nom si le nom recherché
a été classé sous le second prénom (voir "Créer un nouveau contact",
page 66). Entrez les premières lettres du prénom si le non a été
classé d’après le prénom.
Vous obtenez une liste de tous les noms commençant par les lettres
entrées.
Cliquez sur le nom recherché. Le nom est reporté dans le champ de
saisie et la liste est refermée.
Portez le dispositif audio à votre oreille et cliquez sur la Touche de
prise de ligne.
L’abonné demandé est appelé.
Note:
Vous pouvez aussi effectuer une recherche d’après la 2ème partie d’un
nom: Entrez à cet effet un espace suivi de la première lettre de la 2ème
partie du nom dans le champ de saisie vierge.
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Vous désirez téléphoner
Page 26
Numéroter à partir de l’annuaire (contacts)
Votre Office 1600IP est au repos.
Cliquez sur Contacts dans la barre d’outils. Le menu des contacts
s’ouvre.
Sélectionnez l’annuaire désiré: L’annuaire Public sous le second
onglet comprend tous les abonnés internes et numéros abrégés de
votre entreprise. L’annuaire Privé sous le troisième onglet comprend
vos contacts privés. L’annuaire Tous sous le premier onglet comprend les contacts des deux autres annuaires.
Lorsque votre Office 1600IP est couplé avec un serveur MS
Exchange, vous disposez également des contacts saisis à ce niveau
là (voir "Entretenir les contacts", page 65).
Cliquez sur la plaquette correspondant à la première lettre du nom
désiré ou entrez le nom dans le champ de saisie de la barre d’outils.
Cliquez sur le contact désiré ou faites-le glisser dans le champ de saisie du menu principal à l’aide de la souris (un double-clic ouvre les
détails du contact).
Portez le dispositif audio à votre oreille et cliquez sur la Touche de
prise de ligne dans la barre d’outils.
L’abonné demandé est appelé.
Note:
Un contact privé peut être classé d’après le prénom ou le nom. Ce
paramètre peut être spécifié lors de la saisie du contact.
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Page 27
Numéroter à partir d’un annuaire externe
Vous pouvez directement ouvrir un annuaire sur Internet à partir de votre
Office 1600IP . L’adresse Internet (URL) de cet annuaire est programmée dans les
paramètres (voir "Procéder à des réglages généraux", page 14)
Votre Office 1600IP est au repos.
Cliquez sur Contacts dans la barre d’outils. Le menu des contacts
s’ouvre.
Cliquez sur Rechercher Web dans la barre d’outils. L’annuaire Internet s’ouvre dans un navigateur.
Copiez le numéro d’appel trouvé et collez-le dans le champ de saisie
de votre Office 1600IP .
Editez le numéro si nécessaire soit pour qu’il réponde au format international (+4112345678) soit pour qu’il commence par le préfixe de
réseau (0012345678).
Eliminez tous les caractères supplémentaires tels que les barres obliques, les astérisques, les parenthèses, etc. (seuls les tirets et espaces sont admis).
Portez le dispositif audio à votre oreille et cliquez sur la Touche de
prise de ligne dans la barre d’outils.
L’abonné demandé est appelé.
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Page 28
Numéroter avec une touche de numéro
Si vous avez programmé vos principaux numéros d’appel sous des touches de
numéros (voir "Utiliser les touches de numéros", page 46), vous pouvez les appeler
d’un simple clic de souris:
Votre Office 1600IP est au repos.
Cliquez sur Groupes dans la barre d’outils. Le menu des groupes
s’ouvre.
Cliquez sur l’onglet du groupe qui comprend la touche de numéro
désirée.
Cliquez sur la touche de numéro désirée
L’abonné demandé est appelé.
Numéroter à partir du journal
Votre Office 1600IP est au repos.
Cliquez sur Journal dans la barre d’outils. Le journal s’ouvre
Sélectionnez l’entrée correspondant à l’interlocuteur désiré.
Portez le dispositif audio à votre oreille et cliquez sur la Touche de
prise de ligne dans la barre d’outils.
L’abonné demandé est appelé.
Note:
Vous pouvez appeler directement l’abonné par un double-clic.
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Vous désirez téléphoner
Page 29
Rappeler un abonné
Votre Office 1600IP est au repos.
Cliquez sur la Touche de répétition et sélectionnez l’abonné désiré
dans la liste qui s’ouvre.
Portez le dispositif audio à votre oreille et cliquez sur la Touche de
prise de ligne.
L’abonné demandé est appelé.
Répondre aux appels en absence
Vous revenez à votre poste de travail et souhaitez répondre aux appels arrivés en
votre absence. Les appels en absence sont consignés dans le journal. Vous pouvez facilement reconnaître la présence d’appels en absence d’après l’affichage du
bouton Journal de l’écran principal:
Bouton Journal
Appels en absence et messages
Journal 4
Le texte sur le bouton apparaît Il y a 4 entrées non lues d’appels en
en caractères gras et est suivi absence ou de messages dans le
journal.
d’un nombre (ex. 4)
Journal 2
Le texte sur le bouton apparaît Il y a 2 entrées déjà lues d’appels en
en caractères normaux et est absence ou messages dans le joursuivi d’un nombre (ex. 2)
nal.
Journal
Le texte sur le bouton apparaît Il n’y a pas d’entrées d’appels en
en caractères normaux et n’est absence ou de messages dans le
pas suivi d’un nombre
Journal.
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Vous désirez téléphoner
Page 30
Marche à suivre pour répondre aux appels en absence:
Votre Office 1600IP est au repos.
Cliquez sur Journal dans la barre d’outils.
Sélectionnez l’entrée d’un appel en absence. Elle est reconnaissable
à son symbole et aux caractères gras.
Portez le dispositif audio à votre oreille et cliquez sur la Touche de
prise de ligne dans la barre d’outils.
L’abonné demandé est appelé. Lorsque l’interlocuteur prend votre
appel, l’entrée n’apparaît plus en gras après la fin de la communication et le compteur sur le bouton Journal de la barre d’outils du menu
principal indique un appel en absence de moins.
Office 1600IP
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En cours de communication
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En cours de communication
Régler le volume
La voix de votre interlocuteur est trop forte ou trop faible. Vous souhaitez régler
temporairement le volume de restitution vocale pour cette communication.
Vous êtes en communication.
Cliquez plusieurs fois sur la Touche volume correspondante jusqu’à
obtenir le résultat désiré.
Activer/désactiver le microphone
Vous ne souhaitez pas que votre interlocuteur entende les propos échangés avec
une autre personne pendant quelques instants.
Vous êtes en communication.
Cliquez sur la Touche Secret pour désactiver le microphone. Votre
interlocuteur ne vous entend plus.
Cliquez de nouveau sur la Touche Secret pour réactiver le microphone.
Office 1600IP
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En cours de communication
Page 32
Ecoute amplifiée
Vous souhaitez entendre votre interlocuteur par les haut-parleurs de votre PC.
Vous êtes en communication.
Cliquez sur la Touche haut-parleur, pour activer l’écoute amplifiée.
Cliquez de nouveau sur la touche pour désactiver l’écoute amplifiée.
Office 1600IP
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Découvrir le journal
Page 33
Découvrir le journal
Tous les appels entrants et sortants, de même que les messages textuels sont consignés dans le journal au titre d’événements. Parallèlement à d’autres informations
utiles, l’entrée vous renseigne sur la nature de l’événement, le moment où il est survenu, les personnes impliquées et sa durée. Vous pouvez déclencher une action
de façon contextuelle en double-cliquant une entrée.
Comprendre les entrées du journal
Vous pouvez reconnaître le type de l’entrée à partir du symbole dans la première
colonne de celle-ci.
Signification
Double-clic sur l’entrée
Appel reçu et répondu
L’interlocuteur est appelé
Appel reçu mais non répondu
L’interlocuteur est appelé
L’appel sortant a obtenu une
réponse
L’interlocuteur est appelé
L’appel sortant est resté sans
réponse
L’interlocuteur est appelé
Appel sortant, destinataire
occupé
L’interlocuteur est appelé
Appel reçu et renvoyé sur la boîte
La boîte vocale est appelée
vocale
Message textuel envoyé
Le message textuel est affiché
Message textuel reçu et lu
Le message textuel est affiché
Message textuel reçu mais non
encore lu
Le message textuel est affiché
Les appels en absence sont présentés en gras.
Le nom de l’interlocuteur apparaît dans la colonne Nom s’il est connu.
Office 1600IP
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Découvrir le journal
Page 34
Le numéro d’appel ou l’adresse électronique, s’il s’agit d’un message textuel
envoyé par courriel, apparaît dans la colonne Numéro.
La colonne Date/Heure indique la date et l’heure à laquelle l’événement est survenu.
La colonne Durée indique la durée d’un appel. Ce champ est vide dans le cas des
entrées d’appels en absence et de messages textuels
Dans la colonne Renvoyé par, vous pouvez voir si un appel entrant vous parvient
par le biais d’un renvoi et quel abonné a renvoyé la communication.
Trier les entrées de journal
Vous pouvez trier les entrées de journal d’après une colonne de votre choix.
Le menu Journal est ouvert.
Cliquez sur l’en-tête d’une colonne pour trier les entrées d’après cette
colonne.
Cliquez une nouvelle fois sur l’en-tête de la colonne pour modifier
l’ordre de tri.
Enregistrer une entrée de journal comme contact privé
Vous pouvez enregistrer le numéro d’appel dans une entrée de journal comme contact privé.
Le menu Journal est ouvert.
Sélectionnez l’entrée que vous désirez enregistrer
Cliquez sur Enregistrer dans les contacts puis éditez les champs
de saisie.
Cliquez sur Enregistrer et fermer pour sauvegarder les données et
revenir au menu principal.
Office 1600IP
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Découvrir le journal
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Entrées de journal reçues
Le système efface régulièrement les entrées de journal. Si vous désirez conserver
une entrée en particulier vous devez spécialement la sélectionner.
Le menu Journal est ouvert.
Sélectionnez une entrée qui ne doit pas être supprimée.
Cliquez sur le champ de sélection dans la colonne Archive. L’entrée
sera conservée lors des processus d’effacement automatiques.
Effacer manuellement les entrées de journal
Les entrées du journal sont régulièrement effacées automatiquement, mais vous
pouvez aussi effacer des entrées sélectionnées plus tôt de façon manuelle.
Le menu Journal est ouvert.
Sélectionnez l’entrée que vous désirez effacer (vous pouvez aussi en
sélectionner plusieurs à l’aide de la souris en appuyant simultanément sur la touche Majuscule ou Ctrl pendant la sélection).
Cliquez sur Effacer dans la barre d’outils. Les entrées sélectionnées
sont effacées.
Office 1600IP
Téléphoner comme les professionnels
Page 36
Téléphoner comme les professionnels
Membre de la gamme de téléphones Office , votre Office 1600IP vous offre, à quelques exceptions près, tout l’éventail des multiples fonctions de confort. Comme
l’Office 1600IP repousse les limites étroites de l’affichage, les fonctionnalités telles
que les touches de team ou de fonction peuvent être présentées de façon plus simple et sont plus aisées à utiliser.
Vous apprendrez ici comment utiliser de façon optimale les fonctions de confort
avec l’ Office 1600IP.
Note:
La description et l’utilisation peuvent légèrement varier selon le type de
dispositif audio utilisé. Certains combinés permettent par exemple
d’engager ou de terminer une communication en retirant l’appareil de
son support. La description qui suit part du principe que cette fonction
n’est pas disponible.
Sommaire
Utiliser des fonctions de confort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Utiliser des fonctions en communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Organiser vos absences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Maîtriser des situations particulières . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Utiliser les touches de numéros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Utiliser les touches de team . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Utiliser les touches de fonction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Appliquer des procédures */# . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Office 1600IP
Téléphoner comme les professionnels
Utiliser des fonctions de confort
Page 37
Utiliser des fonctions de confort
Demander un rappel
Vous tentez d’appeler un abonné qui est toutefois occupé.
Rappel
Cliquez sur la touche Fox Rappel.
Le rappel est activé.
Votre Office 1600IP rappellera l’abonné demandé dès que celui-ci
aura terminé sa communication.
Portez le dispositif audio à votre oreille et cliquez sur la Touche de
prise de ligne.
L'abonné est appelé.
Note:
Vous pouvez demander un rappel lorsque l’abonné demandé ne
répond pas. Dans ce cas, l’abonné est averti par un signal visuel permanent de votre demande de rappel.
Répondre à une demande de rappel
Rappel
demandé
Un abonné demandé vous demande de le rappeler.
Portez le dispositif d’écoute et de parole à votre oreille et cliquez sur
la Touche de prise de ligne pour répondre au rappel.
L'abonné est appelé.
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Utiliser des fonctions de confort
Page 38
Répondre à un signal d’appel ou le rejeter
Vous êtes en communication. Un abonné doit vous parler d’urgence
et vous adresse un signal d’appel. Votre Office 1600IP sonne.
Cliquez sur la Touche de prise de ligne à côté de l’affichage de
l’abonné émettant le signal d’appel.
La 1ère communication est mise en attente et vous êtes relié à
l’abonné émettant le signal d’appel.
- ou Refuser
Pour ne pas répondre à l’abonné qui émet le signal d’appel, cliquez
sur la touche Fox Refuser.
- ou Cliquez sur la Touche de prise de ligne pour mettre fin à la communication en cours.
Cliquez sur la Touche de prise de ligne à côté de l’affichage de
l’abonné qui émet le signal d’appel pour prendre la communication.
Emettre un signal d’appel chez un abonné
Vous appelez un abonné qui est occupé.
Signal d'app...
Vous entendez le signal d’occupation. Cliquez sur la touche Fox
Signal d’app.... Vous entendez la tonalité de numérotation et
l’abonné est averti que vous demandez à lui parler.
La communication est coupée (signal d’occupation) si l’abonné
demandé refuse votre appel ou si le signal d’appel n’est pas possible.
Office 1600IP
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Utiliser des fonctions en communication
Page 39
Utiliser des fonctions en communication
Double-appel pendant la communication
Vous êtes en communication et souhaitez appeler un autre abonné
sans mettre fin à la communication en cours.
Composez le numéro d’appel ou entrez le nom de l’interlocuteur
désiré pour le double-appel dans le champ de saisie vide.
Cliquez sur la Touche de prise de ligne .
La 1ère communication est mise en attente.
Cliquez sur la Touche de prise de ligne à côté de l’affichage de
l’interlocuteur du double-appel à l’issue de l’opération de doubleappel. Vous êtes de nouveau relié avec votre interlocuteur
Va-et-vient entre l’interlocuteur du double-appel et le premier interlocuteur.
Vous avez engagé un rappel et souhaitez basculer sur le 1er interlocuteur sans perdre l’interlocuteur du double-appel.
Va-et-vient
Va-et-vient
Cliquez sur la touche Fox Va-et-vient en cours de communication.
L’interlocuteur du double-appel est mis en attente.
Cliquez de nouveau sur la même touche Fox pour revenir à l’interlocuteur du double-appel.
Office 1600IP
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Utiliser des fonctions en communication
Page 40
Transférer l’appel de l’interlocuteur avec annonce
Vous êtes en communication et souhaitez transférer l’appel
Entrez le numéro d’appel ou le nom de l’abonné demandé dans le
champ de saisie vide et cliquez sur la Touche de prise de ligne.
L’abonné est appelé et la communication en cours est mise en
attente.
Connecter
Attendez que l’abonné demandé réponde puis annoncez-lui l’appel.
Cliquez ensuite sur la touche Fox Connecter.
Transférer l’appel de l’interlocuteur sans annonce
Vous êtes en communication et souhaitez transférer l’appel
Entrez le numéro d’appel ou le nom de l’abonné demandé dans le
champ de saisie vide et cliquez sur la Touche de prise de ligne.
L’abonné demandé est appelé.
Connecter
Attendez la 1ère sonnerie puis cliquez sur la touche Fox Connecter.
Note:
Lorsque l’autre abonné ne répond pas, l’appel revient sur votre
Office 1600IP.
Office 1600IP
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Utiliser des fonctions en communication
Page 41
Garder l’interlocuteur
Vous êtes en communication et souhaitez mettre la communication
en attente pour rapidement vérifier un détail.
Parquer
Cliquez sur la touche Fox Parquer.
Reprendre
Pour récupérer l’interlocuteur parqué, cliquez sur la touche Fox
Reprendre.
Tenir une conférence
Vous êtes en communication et avez un interlocuteur en attente.
Vous souhaitez le connecter à la communication en cours.
Conférence
Cliquez sur la touche Fox Conférence.
Cliquez sur l’une des Touches de prise de ligne pour quitter la conférence.
Office 1600IP
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Organiser vos absences
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Organiser vos absences
Renvoyer un appel (renvoi d’appel)
Vous quittez votre poste de travail et vos appels doivent être renvoyés sur un autre
abonné.
Votre Office 1600IP est au repos.
Entrez le numéro d’appel ou le nom de l’abonné demandé dans le
champ de saisie vide.
Cliquez sur Renvoyer dans la barre d’outils.
- ou Cliquez sur la Touche flèche vers le bas dans la barre d’outils à côté
de la touche de renvoi. Les destinations de renvoi utilisées précédemment s’affichent dans une liste de sélection.
Cliquez sur la destination de renvoi désirée.
Désactiver un renvoi
Vous êtes de retour à votre poste de travail et souhaitez annuler le renvoi.
Votre Office 1600IP est au repos.
Cliquez sur la Touche de prise de ligne à côté de la destination du
renvoi.
Office 1600IP
Téléphoner comme les professionnels
Organiser vos absences
Page 43
Informer l’auteur d’un renvoi d’appel
Vous recevez un appel destiné à une personne qui a renvoyé vos appels vers vous
et souhaitez lui laisser une note. Vous pouvez à cet effet adresser un message à
cette personne à l’aide des notes téléphoniques.
Vous êtes en communication.
Message
Cliquez sur la touche Fox Message. L’éditeur de messages s’ouvre.
L’adresse de l’expéditeur inscrite correspond à l’abonné qui a activé
e renvoi vers vous.
Saisissez votre note puis cliquez sur Envoyer dans la barre d’outils.
Office 1600IP
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Maîtriser des situations particulières
Page 44
Maîtriser des situations particulières
Activer/désactiver le mode de numérotation DTMF
(fréquences vocales)
Vous avez besoin du mode de numérotation DTMF pour commander d’autres
appareils ou appeler des services tels que l’interrogation à distance d’un répondeur
à partir de votre téléphone.
Vous êtes en communication et invité à entrer des caractères par le
clavier.
DTMF
DTMF
Cliquez sur la touche Fox DTMF pour activer le mode de numérotation DTMF.
Le mode de numérotation DTMF est automatiquement désactivé lorsque vous mettez fin à la communication. Pour le désactiver déjà en
cours de communication, cliquez de nouveau sur la touche Fox
DTMF.
Renvoyer une communication pendant la phase d’appel
Votre Office 1600IP sonne.
Renvoyer
Cliquez sur la touche Fox Renvoyer.
Entrez le numéro d’appel ou le nom de l’abonné demandé dans le
champ de saisie qui s’ouvre et cliquez sur OK.
Office 1600IP
Téléphoner comme les professionnels
Maîtriser des situations particulières
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Refuser une communication en phase d’appel
Votre Office 1600IP sonne.
Refuser
Pour ne pas répondre à l’appel, cliquez sur la touche Fox Refuser.
Office 1600IP
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Utiliser les touches de numéros
Page 46
Utiliser les touches de numéros
Vous souhaitez appeler des numéros fréquemment utilisés directement par un clic
de souris.
Vous pouvez à cet effet définir des touches de numéros et les affecter à un groupe.
Définir et organiser des touches de numéros
Vous avez ouvert le menu principal.
Cliquez sur Groupes dans la barre d’outils. Le menu des groupes
s’ouvre.
Ouvrez un groupe pour les touches de numéro:
1. Sélectionnez l’option de menu Groupes/Nouveau groupe. La
boîte de dialogue Nom s’ouvre.
2. Entrez le nom (p. ex. « Numéros importants ») et cliquez sur OK.
Un nouvel onglet de groupe est ajouté.
Note:
Vous pouvez aussi placer les nouvelles touches de numéros dans une
page de groupe déjà existant (sauf dossier de groupe de travail).
Note:
Vous pouvez par ailleurs aussi placer différents types de touches tels
que des touches de numéros et de fonction dans une même page de
groupe.
Office 1600IP
Téléphoner comme les professionnels
Utiliser les touches de numéros
Page 47
Vous avez ouvert la nouvelle page de groupe.
Créez les touches de numéro:
1. Sélectionnez l’option de menu Touche/Nouvelle. La boîte de dialogue Touche s’ouvre.
2. Sélectionnez Touche de numéro et entrez le numéro d’appel
désiré sous Numéro d’appel. Si le numéro figure déjà dans les
contacts, vous pouvez le reprendre depuis la liste.
3. Entrez le nom sous lequel la touche de numéro doit apparaître
(option) dans le champ Etiquette .
Si vous laissez le champ vierge et si le numéro d’appel ne figure
pas dans les contacts, le système utilisera le numéro d’appel pour
l’étiquette.
Si vous laissez le champ vierge et que le numéro figure dans les
contacts, le système utilisera le nom lié au contact pour l’étiquette.
4. Cliquez sur OK. La touche de numéro est créée.
5. Répétez ces opérations jusqu’à ce que toutes les autres touches
de Team soient créées.
6. Organisez les touches de numéro manuellement en les faisant glisser à l’aide de la souris ou automatiquement à l’aide du menu
Groupes/Réorganiser les touches.
Effacer une touche de numéro
Vous avez ouvert le dossier de groupe contenant les touches de
numéro.
Cliquez sur la touche que vous souhaitez effacer.
Sélectionnez l’option de menu Touche/Effacer. La touche de numéro
est effacée.
Office 1600IP
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Utiliser les touches de team
Page 48
Utiliser les touches de team
Vous souhaitez être joignable avec les membres de votre équipe en qualité de
groupe. Vous souhaitez pouvoir vous appeler mutuellement d’une simple pression
sur une touche.
Vous pouvez à cet effet définir une touche de team pour chaque membre de
l’équipe et l’affecter à un groupe de touches.
Définir et organiser des touches de team
Vous avez ouvert le menu principal.
Cliquez sur Groupes dans la barre d’outils. Le menu des groupes
s’ouvre.
Ouvrez un groupe pour l’équipe A:
1. Sélectionnez l’option de menu Groupes/Nouveau groupe. La
boîte de dialogue Nom s’ouvre.
2. Entrez le nom (p. ex. « Team A ») et cliquez sur OK. Un nouvel
onglet de groupe nommé « Team A » est ajouté.
Note:
Vous pouvez aussi placer les nouvelles touches de team dans la page
d’un groupe déjà existant (sauf dossier de groupe de travail).
Note:
Vous pouvez par ailleurs aussi placer différents types de touches tels
que des touches de team et de fonction dans une même page de
groupe.
Office 1600IP
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Utiliser les touches de team
Page 49
Vous avez ouvert la page du nouveau groupe.
Créez les touches de team:
1. Sélectionnez l’option de menu Touche/Nouvelle. La boîte de dialogue Touche s’ouvre.
2. Sélectionnez Touche de Team et entrez le numéro d’appel ou le
nom de votre interlocuteur dans l’équipe sous Numéro d’appel.
Ce membre de l’équipe doit être un abonné du même système. Cliquez sur OK. La touche de team est créée.
3. Répétez ces opérations jusqu’à ce que toutes les autres touches
de Team soient créées.
4. Organisez les touches de team manuellement en les faisant glisser
à l’aide de la souris ou automatiquement à l’aide du menu Groupes/Réorganiser les touches.
Effacer une touche de team
Vous avez ouvert le menu des groupes et la page groupe d’une
équipe.
Cliquez sur la touche que vous souhaitez effacer.
Sélectionnez l’option de menu Touche/Effacer. La touche de team
est effacée.
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Utiliser les touches de team
Page 50
Comprendre l’état des touches de team
La touche de team vous indique l’état de votre interlocuteur dans l’équipe à l’aide
de symboles:
Symbole
Etat
L’interlocuteur est libre.
Le téléphone de l’interlocuteur sonne.
L’interlocuteur est en train de téléphoner.
Lorsque les caractères et le cadre apparaissent en gris clair pour une touche de
team, celle-ci est inactive, par exemple parce que le partenaire dans le team a
activé un renvoi d’appel.
Appeler un interlocuteur dans l’équipe
Votre Office 1600IP est au repos. Vous avez ouvert le menu des
groupes et la page groupe d’une équipe.
Vous voyez que l’interlocuteur demandé est libre.
Double-cliquez sur la touche de team de l’interlocuteur demandé.
L’interlocuteur demandé est appelé.
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Utiliser les touches de team
Page 51
Reprendre un appel destiné à un membre de l’équipe
Votre Office 1600IP est au repos. Vous avez ouvert le menu des
groupes et la page groupe d’une équipe.
Vous voyez que le téléphone d’un membre sonne et souhaitez prendre cet appel.
Double-cliquez sur la touche de team de ce membre.
La communication est établie avec vous.
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Utiliser les touches de fonction
Page 52
Utiliser les touches de fonction
Vous souhaitez pouvoir appeler une fonction souvent utilisée d’un clic de souris et
ne plus avoir à l’enter manuellement.
Vous pouvez créer ici des touches de fonction et leur affecter la fonction de voter
choix.
Définir et organiser des touches de fonction
Vous avez ouvert le menu principal.
Cliquez sur Groupes dans la barre d’outils. Le menu des groupes
s’ouvre.
Ouvrez un groupe pour les touches de fonction:
1. Sélectionnez l’option de menu Groupes/Nouveau groupe. La
boîte de dialogue Nom s’ouvre.
2. Entrez le nom (p. ex. « Fonctions ») et cliquez sur OK. Un nouvel
onglet de groupe nommé « Fonctions» est ajouté.
Note:
Vous pouvez aussi placer les nouvelles touches de fonction dans la
page d’un groupe déjà existant (sauf dossier de groupe de travail).
Note:
Vous pouvez par ailleurs aussi placer différents types de touches tels
que des touches de team et de fonction dans une même page de
groupe.
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Utiliser les touches de fonction
Page 53
Vous avez ouvert la nouvelle page de groupe.
Créez les touches de fonction:
1. Sélectionnez l’option de menu Touche/Nouvelle. La boîte de dialogue Touche s’ouvre.
2. Sélectionnez Touche de fonction. Une liste de fonctions s’ouvre.
3. Sélectionnez une fonction dans la liste et déterminez les paramètres de cette fonction sur le côté droit de la boîte de dialogue. Cliquez sur OK. La touche de fonction est créée.
4. Répétez cette opération jusqu’à ce que toutes les autres touches
de fonction soient créées.
5. Organisez les touches de fonction manuellement en les faisant
glisser à l’aide de la souris ou automatiquement à l’aide du menu
Groupes/Réorganiser les touches.
Comprendre les fonctions
Les fonctions disponibles ont les propriétés suivantes:
Fonction
Propriété
Masquer le numéro
Appelle le numéro d’appel programmé et masque votre
numéro chez la personne appelée. Ce service doit être
supporté par votre opérateur de réseau.
Courtesy
Active et désactive le groupe Courtesy 1 ou 2 . Courtesy
est le texte d’annonce qui peut être diffusé lorsqu’une personne appelle.
Télémaintenance
Autoriser ou bloquer la télémaintenance une fois uniquement ou en permanence.
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Utiliser les touches de fonction
Page 54
Fonction
Propriété
Boîte vocale
Interroger la boîte vocale: Appelle la boîte vocale et entre
automatiquement le mot de passe de celle-ci.
Lorsque le mot de passe de votre boîte vocale est le même
que celui de votre Office 1600IP, vous devez activer le
champ d’options Utiliser mot de passe Office 1600IP.
Lorsque que mot de passe est différent, entrez le mot de
passe de votre boîte vocale sous Mot de passe boîte
vocale.
MCID
Faire pister les appels malveillants (Malicious Call Identification). Vous devez demander ce service à votre opérateur
de réseau.
Parcage
Placer un appel en garde de façon centrale pour qu’il
puisse être repris par un autre abonné interne. Un seul
appel à la fois peut être parqué de façon centrale.
Relais
Commander l’un des trois relais internes du système. Les
relais peuvent être utilisés pour par exemple commander
des stores, des chauffages ou d’autres équipements à
commande électrique. Consultez votre administrateur système pour connaître l’utilisation de ces relais chez vous.
Ne pas déranger
Renvoie tous vos appels vers une destination prédéfinie
dans la configuration du système.
Raccordement
collectif
Se déconnecter de / se reconnecter à certains ou à tous les
raccordements collectifs. Vous devez être défini comme
membre de ces raccordements collectifs dans la configuration du système.
Office 1600IP
Téléphoner comme les professionnels
Utiliser les touches de fonction
Page 55
Fonction
Propriété
Groupe de
commutation
Les groupes de commutation vous permettent par exemple
de renvoyer les appels pendant le week-end vers d’autres
destinations qu’en semaine. Chaque groupe de commutation dispose de trois possibilités de commutation. Vous
devez être habilité à l’utilisation des groupes de commutation. Consultez votre administrateur système sur la
manière dont les groupes de commutation sont mis en
œuvre chez vous et si vous êtes habilité à les utiliser.
Renvoi d’appel
Activer et désactiver un renvoi d’appel vers une autre destination. Sélectionnez la nature de la destination ou du renvoi sous Variante puis entrez le numéro de destination
sous Numéro d’appel.
Renvoi sur sonnerie
Renvoie un appel entrant à la destination définie sous
Numéro d’appel pendant la phase de sonnerie. La fonction du même nom sur la touche Fox se différencie par le
fait que le numéro de destination n’est pas prédéfini. Il est
donc recommandé de définir une touche de fonction lorsque vous activez souvent un renvoi sur sonnerie vers le
même numéro de destination.
Utiliser les touches de fonction
Vous avez ouvert le menu des groupes et la page du groupe avec la
touche de fonction que vous souhaitez utiliser.
Double-cliquez la touche correspondant à la fonction que vous souhaitez déclencher.
Office 1600IP
Téléphoner comme les professionnels
Utiliser les touches de fonction
Page 56
Effacer une touche de fonction
Vous avez ouvert l’affichage des groupes et le dossier de groupe
avec la touche de fonction que vous souhaitez effacer.
Cliquez sur la touche de fonction que vous souhaitez effacer.
Sélectionnez l’option de menu Touche/Effacer. La touche de fonction est effacée.
Office 1600IP
Téléphoner comme les professionnels
Appliquer des procédures */#
Page 57
Appliquer des procédures */#
Vous pouvez activer les fonctions qui ne sont pas accessibles par le biais du menu
à l’aide de procédures. Une procédure */# peut être exécutée directement ou enregistrée sur une touche. Le mode DTMF doit être désactivé pour pouvoir activer une
fonction via une procédure */#.
Fonction
Procédure */#
Activer des relais
• activer
• désactiver
*75<x> (x=5,6,7)
#75<x> (x=5,6,7)
Activer l'accès réseau avec rappel de taxes
*32 <N° d’Ab.>
Activer/désactiver un appel d'échéance
• Activer un ordre permanent
• Effacer un ordre permanent
• Activer un ordre unique
• Effacer un ordre unique
*56 <hh:mm>
#56
*55 <hh:mm>
#55
Activer/désactiver une fonction depuis un téléphone tiers
(Commande à distance)
*06 <N° d’Ab.> <Fct.>
Changer manuellement de réseau téléphonique – LCR de
secours (après le routage de secours, le numéro d'appel
externe composé en dernier est automatiquement appelé)
Communication d'interphone
• à un abonné
• à un groupe
• reprendre à un groupe
Désactiver toutes les fonctions actives
(sauf le raccordement collectif)
Diriger des appels/fonctions via des groupes de
commutation
• Groupe de commutation x, position de commutation 1
• Groupe de commutation x, position de commutation 2
• Groupe de commutation x, position de commutation 3
*90
*7998 <N° d’Ab.>
*79 <N° de groupe>
*89
*00
*851 / *85 <x> 1
*852 / *85 <x> 2
*853 / *85 <x> 3
(x=2...9)
Effacer un rappel
#37
Envoyer un message
• à un abonné
• à un groupe
• à tous
*3598 <N° d’Ab.> <N° message> #
*35 <N° de groupe> <N° message> #
*3599 <N° message> #
Etablir une conférence
• prédéterminée
• variable
*70 <N° conf.>
*71 <N° d'Ab. 1> *
jusqu’au <N° d'Ab. 5> #
Office 1600IP
Téléphoner comme les professionnels
Appliquer des procédures */#
Page 58
Fonction
Procédure */#
Follow me
• activer
• effacer
*23 <N° d’Ab.>
#23
Fonction MESSAGE
• Activer un message
• Effacer Message depuis un téléphone de tiers
*38 <N° d’Ab.>
#38 <N° d’Ab.>
Intercepter un appel
*86 <N° d’Ab.>
Intrusion
• (se) protéger de
• permettre (sur soi)
*04
#04
Masquer le numéro d'appel
• Masquer le numéro
*31
Ne pas déranger (suppression des appels)
• activer
• désactiver
*26
#26
Ouvrir la porte
*751 / *75<x> (x=1,2)
Parquer l’interlocuteur courant
• Parquer
• se connecter à l'interlocuteur courant parqué
*76
#76
Rechercher un abonné par l’installation de recherche de
personnes
• recherche en prénumérotation
• recherche en postnumérotation
*81 <N° d’Ab.>
*81
Renvoyer des appels
• (se) protéger de
• permettre (sur soi)
• activer RENVOI inconditionnel
• effacer RENVOI inconditionnel
• effacer RENVOI inconditionnel vers abonné configuré en
dernier. Activer abonné préconfiguré
• effacer RENVOI inconditionnel vers abonné configuré en
dernier. Effacer abonné préconfiguré
• RENVOI vers abonné préconfiguré. Activer abonné
préconfiguré
• RENVOI vers abonné préconfiguré. Effacer abonné
préconfiguré
• activer RENVOI sur occupation
• effacer RENVOI sur occupation
• RENVOI sur occupation vers abonné configuré en dernier.
Activer abonné préconfiguré
• RENVOI sur occupation vers abonné configuré en dernier.
Effacer abonné préconfiguré
• activer RENVOI vers message normalisé
• Effacer RENVOI vers message standard
• Activer RENVOI vers pageur ou sonnerie générale
• Désactiver RENVOI vers pageur ou sonnerie générale
*02
#02
*21 <N° d’Ab.>
#21
*21#
#21
*22
#22
*67 <N° d’Ab.>
#67
*67#
#67
*24 <N° de texte>
#24
*28
#28
Office 1600IP
Téléphoner comme les professionnels
Appliquer des procédures */#
Page 59
Fonction
Procédure */#
Répondre à la sonnerie d'appel général
• Appel codé
• Appel général
*82
*83
Répondre au pageur
*82 <N° d’Ab.>
Retransmission d'appel (RDA)
• (se) protéger de
• permettre (sur soi)
• Activer RDA
• effacer RDA
• RDA vers abonné configuré en dernier. Activer abonné
préconfiguré
• RDA vers abonné configuré en dernier. Effacer abonné
préconfiguré
• RDA vers abonné préconfiguré. Activer abonné préconfiguré
• RDA vers abonné préconfiguré. Effacer abonné préconfiguré
• Activer RDA vers une installation de recherche de personnes
• Effacer RDA vers une installation de recherche de personnes
• Activer RDA vers la sonnerie d'appel général
• Effacer RDA vers la sonnerie d'appel général
*02
#02
*61 <N° d’Ab.>
#61
*61#
#61
*62
#62
*68
#68
*68
#68
Service d'annonce
• activer groupe 1 ou 2
• désactiver groupe 1 ou 2
*93 1 ou 2
#93 1 ou 2
Signal d'appel
• activer
• (se) protéger de
• permettre (sur soi)
*43
*04
#04
S'insérer ou se retirer d’un raccordement collectif (RC)
• s'insérer sur tous les RC
• se retirer de tous les RC
• s'insérer sur certains RC
• se retirer de certains RC
*4800
#4800
*48 <N° RC>
#48 <N° RC>
Office 1600IP
Utiliser des messages textuels
Page 60
Utiliser des messages textuels
L’ Office 1600IP vous propose un éditeur de messages convivial avec lequel vous
pouvez aussi bien adresser des messages textuels à des abonnés internes
qu’envoyer des courriels.
Vous apprendrez ici comment envoyer, recevoir, transférer et éditer confortablement des messages textuels.
Sommaire
Envoyer des messages textuels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Recevoir des messages textuels. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Office 1600IP
Utiliser des messages textuels
Envoyer des messages textuels
Page 61
Envoyer des messages textuels
Envoyer des messages textuels à des abonnés
Votre Office 1600IP est au repos.
Message
Cliquez sur la touche Fox Message. L’éditeur de messages s’ouvre.
Vous avez différentes possibilités pour entrer le destinataire:
• Entrez le numéro d'appel dans le champ de saisie vide (voir "Numéroter avec le numéro d'appel", page 24).
• Entrez le nom dans le champ de saisie vide (voir "Numéroter d’après
le nom", page 25).
• Sélectionnez le destinataire dans le répertoire (voir "Numéroter à
partir de l’annuaire (contacts)", page 26).
• Sélectionnez le destinataire à l’aide d’une touche de numéro (voir
"Numéroter avec une touche de numéro", page 28)
• Sélectionnez le destinataire dans le journal (voir "Numéroter à partir
du journal", page 28).
Saisissez votre message puis cliquez sur Envoyer dans la barre
d’outils.
Note:
La longueur d’un message textuel à un abonné disposant d’un terminal
système Office avec afficheur est limitée à 160 caractères.
Office 1600IP
Utiliser des messages textuels
Envoyer des messages textuels
Page 62
Envoyer des messages textuels sous forme de courriels
Votre Office 1600IP est au repos.
Message
Cliquez sur la touche Fox Message.
Vous avez différentes possibilités pour entrer le destinataire:
Entrez directement l’adresse électronique dans le champ de saisie
vide ou, si les détails du destinataire sont enregistrés dans les contacts:
• Entrez le nom dans le champ de saisie vide (voir "Numéroter d’après
le nom", page 25).
• Sélectionnez le destinataire dans le répertoire (voir "Numéroter à
partir de l’annuaire (contacts)", page 26).
Saisissez votre message puis cliquez sur Envoyer dans la barre
d’outils.
Note:
Cette fonction n’est disponible que si votre Office 1600IP connaît votre
adresse électronique personnelle (voir "Entrer sa propre adresse électronique", page 15).
Office 1600IP
Utiliser des messages textuels
Recevoir des messages textuels
Page 63
Recevoir des messages textuels
Recevoir des messages textuels
Un abonné interne vous a adressé un message textuel.
Selon les réglages de base, la fenêtre de message s’ouvre et vous
êtes éventuellement averti de l’entrée du message par un signal
sonore.
Ouvrez le journal.
Cliquez sur l’entrée en caractères gras correspondant au message
entré. Le message s’ouvre.
Répondre à des messages textuels
Un abonné vous a adressé un message textuel et vous désirez y
répondre.
Cliquez sur Répondre dans la barre d’outils. Le destinataire est automatiquement placé dans le champ de saisie.
Saisissez votre réponse puis cliquez sur Envoyer.
Transférer des messages textuels
Un abonné vous a adressé un message textuel et vous désirez transférer ce message à un collègue.
Cliquez sur Renvoyer dans la barre d’outils.
Entrez le numéro d’appel ou le nom de l’abonné demandé dans le
champ de saisie vide.
Saisissez votre message puis cliquez sur Envoyer dans la barre
d’outils.
Office 1600IP
Utiliser des messages textuels
Recevoir des messages textuels
Page 64
Note:
Les messages textuels peuvent également être transférés sous forme
de courriels. Entrez à cet effet l’adresse électronique du destinataire
désiré à la place du numéro d’appel ou du nom dans le champ de saisie
vide. Condition: L’ Office 1600IP connaît votre adresse électronique
personnelle (voir "Entrer sa propre adresse électronique", page 15)
Lire les messages textuels non lus
Le bouton Journal dans la barre d’outils du menu principal vous indique le nombre
d’appels en votre absence restés sans réponse et / ou le nombre de messages textuels non encore lus.
Vous souhaitez lire des messages textuels non lus. Votre
Office 1600IP est au repos.
Cliquez sur Journal dans la barre d’outils.
Sélectionnez l’entrée d’un message textuel non lu. Elle est reconnaissable à son symbole et aux caractères gras.
Double-cliquez l’entrée pour afficher le message.
Une fois que vous avez refermé le message, l’entrée n’apparaît plus
en gras, le symbole change et le compteur sur le bouton Journal de
la barre d’outils du menu principal indique un message textuel non lu
de moins.
Office 1600IP
Entretenir les contacts
Page 65
Entretenir les contacts
L’Office 1600IP met trois annuaires à votre disposition. Chacun est accessible par
son propre onglet sous Contacts. L’annuaire Tous sous le premier onglet comprend tous les contacts des deux autres annuaires. L’annuaire Public sous le
second onglet comprend tous les abonnés internes. Ces deux annuaires sont mis
à votre disposition par le système et vous ne pouvez pas les éditer. L’annuaire
Privé sous le troisième onglet ne contient pas de contacts lors de l’installation de
l’Office 1600IP et est à votre disposition pour enregistrer vos contacts personnels.
Si vous utilisez un serveur MS Exchange pour gérer les contacts dans votre entreprise, votre administrateur système pourra installer votre Office 1600IP de manière
à rendre le fichier des contacts MS-Exchange directement accessible par le menu
Contacts. Ceci vous permet d’une part d’entretenir votre liste de contacts privés
par le biais de l’annuaire privé de votre Office 1600IP et d’autre part d’accéder
directement aux contacts de l’entreprise enregistrés dans MS Exchange par le biais
de l’annuaire public.
Vous apprendrez ici comment créer et entretenir des contacts dans vos annuaires.
Sommaire
Créer un nouveau contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
Editer un contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Annuaire externe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Office 1600IP
Entretenir les contacts
Créer un nouveau contact
Page 66
Créer un nouveau contact
Vous pouvez ouvrir et entretenir autant de contacts que vous le souhaitez dans
l’annuaire privé.
Créer un contact privé
Vous avez ouvert le menu principal et souhaitez enregistrer un
abonné dans votre annuaire privé.
Cliquez sur Contacts dans la barre d’outils. Le menu des contacts
s’ouvre. Ouvrez l’annuaire Privé.
Cliquez ensuite sur Nouveau. La boîte de dialogue pour la saisie et
l’entretien du contact s’ouvre.
Saisir les détails personnels
La boîte de dialogue pour la saisie et l’entretien du contact est
ouverte.
Saisissez le nom:
1. Cliquez sur Nom.
2. Entrez le prénom et le second prénom dans les champs de saisie
de la boîte de dialogue Nom.
3. Cliquez sur OK, pour refermer la boîte de dialogue et valider le
nom.
Editez les champs Poste et Société
Spécifiez sous Afficher par si le nom doit être doit être classé avant
ou après le prénom ou le second prénom.
Note:
Les noms et prénoms ne doivent pas commencer par un tréma (noms
à consonance alémanique).
Office 1600IP
Entretenir les contacts
Créer un nouveau contact
Page 67
Saisir l’adresse
La boîte de dialogue pour la saisie et l’entretien du contact est
ouverte.
Entrez l’adresse professionnelle:
1. Sélectionnez Professionnelle dans le champ de saisie sous le
bouton Adresse.
2. Cliquez sur Adresse.
3. Entrez l’adresse professionnelle dans les champs de saisie de la
boîte de dialogue Adresse.
4. Cliquez sur OK, pour refermer la boîte de dialogue et valider
l’adresse.
Entrez l’adresse privée:
1. Sélectionnez Privée dans le champ de saisie sous le bouton
Adresse.
2. Cliquez sur Adresse.
3. Entrez l’adresse privée dans les champs de saisie de la boîte de
dialogue Adresse.
4. Cliquez sur OK, pour refermer la boîte de dialogue et valider
l’adresse.
Office 1600IP
Entretenir les contacts
Créer un nouveau contact
Page 68
Saisir des numéros de téléphone, des adresses électroniques et Internet
La boîte de dialogue pour la saisie et l’entretien du contact est
ouverte.
Entrez les numéros de téléphone dans les 4 champs de saisie Professionnel, Personnel, Télécopie et Portable .
Vous pouvez saisir les numéros en format international
(+4112345678) ou national (0012345678). Vous n’avez besoin
d’entrer le préfixe d’accès au réseau que dans le format national
(dans notre exemple, ce préfixe est le 0).
Vous pouvez utiliser des espaces et des tirets pour une plus grande
lisibilité des numéros (0-01 234 5678). Aucun autre signe ne sera
compris par l’ Office 1600IP .
Sélectionnez les numéros de téléphone qui doivent être appelés lorsque le nom est entré en cliquant le champ d’options derrière le
numéro désiré.
Entrez l’adresse électronique (e-mail) et l’adresse Internet (ex. http://
www.contact.org).
Enregistrer un contact privé
La boîte de dialogue pour la saisie et l'entretien du contact est
ouverte. Vous avez saisi tous les détails du contact.
Cliquez sur Enregistrer et fermer pour sauvegarder les données et
revenir au menu principal.
Votre nouveau contact apparaît désormais dans les annuaires Tous
et Privé.
Si votre Office 1600IP est relié à un serveur MS Exchange, le contact
est aussi enregistré automatiquement à cet endroit là.
Office 1600IP
Entretenir les contacts
Editer un contact
Page 69
Editer un contact
Editer un contact privé
Vous avez ouvert le menu principal et souhaitez éditer une entrée
dans votre annuaire privé.
Cliquez sur Contacts dans la barre d’outils. Le menu des contacts
s’ouvre. Ouvrez l’annuaire Privé.
Cliquez sur la plaquette correspondant à la première lettre du nom
désiré ou entrez le nom dans le champ de saisie de la barre d’outils.
Double-cliquez le contact désiré ou sélectionnez Modifier contact.
La boîte de dialogue pour la saisie et l’entretien du contact s’ouvre.
Modifiez les entrées. Vous trouverez des indications détaillées sur les
champs de saisie sous "Créer un nouveau contact", page 66.
Cliquez sur Enregistrer et fermer pour sauvegarder les données et
revenir au menu principal.
Effacer un contact privé
Vous avez ouvert le menu des contacts et souhaitez effacer une
entrée dans votre annuaire privé.
Cliquez sur la plaquette correspondant à la première lettre du nom
désiré ou entrez le nom dans le champ de saisie de la barre d’outils.
Sélectionnez l’élément que vous désirez supprimer puis cliquez sur
Effacer contact.
Office 1600IP
Entretenir les contacts
Annuaire externe
Page 70
Annuaire externe
Numéroter à partir d’un annuaire externe
Vous pouvez directement ouvrir un annuaire sur Intranet à partir de votre
Office 1600IP. L’adresse Internet (URL) de cet annuaire est programmée dans les
paramètres (voir "Procéder à des réglages généraux", page 14)
Veuillez lire "Numéroter à partir d’un annuaire externe", page 27, pour connaître le
processus de numérotation à partir d’un annuaire externe.
Office 1600IP
Téléphoner en groupe
Page 71
Téléphoner en groupe
Lorsque plusieurs personnes répondent aux demandes des clients par téléphone,
l’idée de s’organiser en groupes de travail coule de source. Que vous travailliez
dans une centrale de réservation, dans un centre d’assistance, pour une ligne
d’information ou dans un centre de service clients, vous disposez avec
l’Office 1600IP d’un outil de groupe convivial.
Outre les fonctions de groupe courantes telles que la pause, le délai de post-traitement et la synoptique du groupe (signal d’occupation), l’ Office 1600IP offre aussi
aux membres du groupe une plate-forme commune pour les notes téléphoniques.
En disposant des privilèges d’administrateur de groupe, vous pouvez définir les
membres des groupes de travail et opérer d’autres modifications spécifiques aux
groupes.
Note:
Pour l’administrateur système:
Alliées à la configuration système appropriée, les fonctions de groupe
couvrent aussi en grande partie les fonctionnalités d’un sélecteur de
lignes.
Sommaire
Membre d’un groupe de travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Saisir des télécommunications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Gérer un groupe de travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
Office 1600IP
Téléphoner en groupe
Membre d’un groupe de travail
Page 72
Membre d’un groupe de travail
Votre administrateur de groupe configure les abonnés qui font partie d’un groupe
de travail. Un abonné peut appartenir à plusieurs groupes de travail.
Ouvrir une session groupe de travail
Vous êtes membre d’un ou de plusieurs groupes de travail et souhaitez ouvrir une
session (seuls les membres connectés reçoivent les appels du groupe de travail
respectif).
Votre Office 1600IP est au repos.
Cliquez sur Ouvrir session.dans le menu Groupe de travail. Vous
êtes connecté à tous les groupes de travail où vous êtes enregistré
en qualité de membre.
Vous pouvez voir les groupes auxquels vous êtes connecté sur l’affichage de votre nom dans le menu principal. Cliquez à cet effet sur la
touche flèche à gauche de l’affichage.
Note:
L’administrateur de groupe peut lui aussi vous connecter depuis son
Office 1600IP.
Office 1600IP
Téléphoner en groupe
Membre d’un groupe de travail
Page 73
Ouvrir la synoptique du groupe (signal d’occupation)
La synoptique de groupe contient tous les membres d’un groupe de travail. Vous
pouvez également voir si un membre est actif ou en communication ou si un appel
est signalisé à son niveau.
Vous êtes connecté à votre groupe de travail. Votre Office 1600IP est
au repos.
Cliquez sur Groupes dans la barre d’outils.
La synoptique de groupe s’ouvre avec un onglet supplémentaire par
groupe de travail (onglet groupe de travail).
Ouvrez un onglet Groupe de travail.
La page du groupe de travail visualise tous les membres d’un groupe
par une plaquette de membre. Les plaquettes des membres non connectés ou en pause apparaissent en gris clair et sont inactifs. Le symbole d’une plaquette de membre active indique également si le membre est libre ou en train de téléphoner, qui est son interlocuteur et si
un appel est en train d’être signalisé à son niveau.
Comprendre la distribution des appels
Un appel est présenté à un membre du groupe de travail. S’il ne répond pas dans
un délai défini, l’appel est signalé chez le membre suivant. Si l’appel n’est pas pris
en charge jusqu’au dernier membre, il est représenté au premier membre.
Votre administrateur de groupe peut spécifier que le prochain appel soit de nouveau signalé chez le même membre ou qu’il ne soit signalé que chez le membre
suivant dans l’ordre afin de parvenir à une répartition plus équilibrée des appels.
Répondre aux appels
Un appel est présenté à votre groupe de travail. Il a éventuellement déjà été présenté à quelques-uns de vos collègues du groupe qui étaient toutefois occupés. A
présent, l’appel vous est proposé à vous.
Office 1600IP
Téléphoner en groupe
Membre d’un groupe de travail
Page 74
Votre Office 1600IP sonne.
Vous voyez le nom du groupe de travail à la place de votre propre
nom sur l’affichage.
Portez le dispositif audio à votre oreille et cliquez sur la Touche de
prise de ligne.
La communication est établie. L’appelant voit le numéro d’appel ou le
nom du groupe de travail sur son afficheur.
Vous pouvez saisir une note téléphonique maintenant ou après avoir
raccroché (voir "Saisir des télécommunications", page 77).
Office 1600IP
Téléphoner en groupe
Membre d’un groupe de travail
Page 75
Terminer manuellement le délai de post-traitement
Un délai de post-traitement durant lequel les appels vers le groupe de travail ne
sont pas signalés à votre niveau vous est accordé après chaque appel. Ce délai
commence à s'écouler automatiquement dès qu'une communication est terminée
pour vous permettre de traiter l'appel terminé avant de répondre au suivant.
Vous avez terminé une communication. Le délai de post-traitement
commence automatiquement à courir.
Cliquez sur la Touche Suite pour terminer manuellement le délai de
post-traitement.
Vous êtes immédiatement prêt à prendre de nouveaux appels
entrants.
Activer/désactiver la pause
Vous pouvez vous protéger temporairement des appels à destination de votre
groupe de travail.
Vous êtes connecté à vos groupes de travail. Votre Office 1600IP est
au repos.
Cliquez sur la Touche Pause pour activer la pause.
Cliquez de nouveau sur la Touche Pause pour désactiver la pause.
Votre Office 1600IP est de nouveau prêt à prendre des appels.
Note:
Vous êtes le seul à pouvoir activer et désactiver la pause sur votre
Office 1600IP.
Office 1600IP
Téléphoner en groupe
Membre d’un groupe de travail
Page 76
Numéroter à partir d’un groupe de travail
Vous souhaitez appeler quelqu’un au nom du groupe de travail.
Vous êtes connecté à vos groupes de travail. Votre Office 1600IP est
au repos.
Vérifiez si le nom du groupe de travail désiré est affiché. A défaut,
sélectionnez le nom correct dans la liste que vous ouvrez à l’aide de
la flèche vers la gauche de l’affichage.
Sélectionnez le numéro d’appel et cliquez sur la Touche de prise de
ligne.
L’abonné demandé est appelé.
Lorsque la personne appelée est un abonné externe, elle voit le
numéro d’appel ou le nom du groupe de travail.
Les abonnés internes voient quant-à eux votre numéro interne personnel ou votre nom.
Fermer une session groupe de travail
Vous êtes connecté à un ou plusieurs groupes de travail et souhaitez vous déconnecter.
Votre Office 1600IP est au repos.
Cliquez sur Fermer session.dans le menu Groupe de travail. Vous
êtes déconnecté de tous les groupes de travail où vous êtes enregistré en qualité de membre.
Les appels à destination de l’un des groupes de travail ne sont plus
signalés sur votre Office 1600IP.
Note:
L’administrateur de groupe peut lui aussi vous déconnecter depuis son
Office 1600IP.
Office 1600IP
Téléphoner en groupe
Saisir des télécommunications
Page 77
Saisir des télécommunications
Vous pouvez saisir une note téléphonique au sujet d’une communication. Les notes
téléphoniques sont regroupées en tickets de travail. Vous pouvez ainsi ouvrir un ticket de travail sur un sujet donné et y ajouter les notes téléphoniques correspondantes. Les tickets de travail sont listés dans le journal du groupe de travail.
Créer un nouveau ticket de travail
Vous êtes en communication et souhaitez consigner les principaux
messages par écrit sous forme de mots clés.
Cliquez sur Journal dans la barre d’outils et sélectionnez l’onglet de
votre groupe de travail.
Cliquez sur Nouveau ticket de travail.
La boîte de dialogue Ticket de travail s’ouvre. Elle est constituée de
trois cadres superposés.
Entrez le nom du contact et le sujet du ticket de travail dans le cadre
du haut (sous Sujet).
Entrez vos notes téléphoniques dans le cadre du milieu (les notes
téléphoniques saisies seront affichées par la suite dans le cadre du
bas).
Sauvegardez la note téléphonique que vous venez de saisir.
Note:
Vous pouvez également créer la note téléphonique après la communication.
Note:
La note téléphonique enregistrée est accessible à tous les membres du
groupe et peut être éditée par eux tant qu’aucune nouvelle note téléphonique n’est saisie dans ce ticket de travail à l’occasion d’un nouvel
appel.
Note:
Votre administrateur de groupe peut paramétrer le système de manière
à ce qu’une note téléphonique doive toujours être enregistrée. Si vous
ne créez pas de note téléphonique vous-même dans ce mode, une
note est générée et enregistrée automatiquement à la fin de la communication, que vous l’éditiez ou non.
Une note téléphonique vierge est également créée automatiquement
pour les appels en absence dans ce mode.
Office 1600IP
Téléphoner en groupe
Saisir des télécommunications
Page 78
Ajouter une note téléphonique à un ticket de travail existant
Vous pouvez choisir à chaque appel de créer ou non un nouveau ticket de travail
et d’ajouter ou non une note téléphonique à un ticket de travail existant.
Vous êtes en communication. Il existe déjà des tickets de travail avec
des notes téléphoniques en liaison avec le numéro de l’appelant.
Cliquez sur Journal dans la barre d’outils et sélectionnez l’onglet de
votre groupe de travail.
Tous les tickets de travail de la liste comprenant une ou plusieurs
notes téléphoniques avec le même numéro d’appelant apparaissent
en jaune.
Vous avez maintenant la possibilité d’ouvrir l’un des tickets de travail
marqués en jaune, un autre ticket de travail de la liste ou un nouveau.
Nous allons ci-dessous ouvrir l’un des tickets de travail marqués en
jaune:
Sélectionnez un ticket de travail marqué en jaune dans la liste et cliquez sur Ouvrir un ticket de travail.
La boîte de dialogue Ticket de travail et une nouvelle note téléphonique (dans le cadre du bas) s’ouvrent. Les notes téléphoniques déjà
saisies apparaissent dans le cadre du bas.
Entrez à présent vos notes téléphoniques dans le cadre du milieu.
Enregistrez la note téléphonique que vous venez de saisir.
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Gérer un groupe de travail
Page 79
Gérer un groupe de travail
En disposant de l’habilitation nécessaire, vous pouvez ajouter ou exclure des membres, définir la distribution des appels et la durée de sonnerie, fixer le délai de posttraitement et procéder à d’autres réglages dans le module de gestion des groupes
de travail.
Créer un groupe de travail
Vous êtes administrateur d’un ou de plusieurs groupes de travail.
Cliquez sur Gérer groupes de travail dans le menu Groupe de travail. La boîte de dialogue de gestion des groupes de travail s’ouvre.
Cliquez sur l’onglet du groupe de travail à gérer.
Sélectionnez les membres désirés du groupe de travail dans la liste
des utilisateurs (à droite) puis cliquez sur la Touche flèche vers la
gauche.
Vous pouvez exclure des membres du groupe de travail à l’aide de
la Touche flèche vers la droite.
Adaptez les paramètres décrits plus bas aux exigences.
Cliquez sur Appliquer pour valider les réglages sans quitter le menu
ou sur OK pour valider les réglages et refermer la boîte de dialogue.
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Paramètres du groupe de travail:
Paramètre
Explication
Nom
Vous pouvez modifier ici le nom du groupe de travail
Distribution des appels
Avec le réglage Linéaire les appels sont toujours
signalés d’abord chez le même membre.
Avec le réglage Cyclique l’appel est toujours
signalisé d’abord chez un autre membre dans
l’ordre.
Durée de sonnerie
Un appel sera signalisé chez un membre pendant
le délai spécifié à cet endroit avant d’être transmis
au prochain membre.
Délai de post-traitement
Durée du délai de post-traitement
Enregistrement automatiq...
Activez Enregistrement automatiq..., si une note
téléphonique doit être automatiquement ouverte
et enregistrée pour chaque appel (voir aussi
"Créer un nouveau ticket de travail", page 77).
Surveiller l’état et connecter/déconnecter des membres
Vous désirez vérifier qui est déjà connecté au groupe de travail et si
nécessaire connecter ou déconnecter vous-même d’autres membres.
Cliquez sur Gérer groupes de travail dans le menu Groupe de travail puis sur l’onglet du groupe à gérer.
Les membres sont listés dans le cadre de gauche.
Une coche sous Connecté pour un membre indique qu’il est déjà
connecté.
Vous pouvez connecter ou déconnecter des membres vous-même à
cet endroit.
Cliquez sur Appliquer pour valider les réglages sans quitter le menu
ou sur OK pour valider les réglages et refermer la boîte de dialogue.
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Effacer un ticket de travail
Vous pouvez effacer tout ticket de travail, que vous ayez ou non ajouté personnellement des notes téléphoniques. Les membres des groupes de travail sans privilèges d’administrateur de groupe ne peuvent pas effacer de tickets de travail.
Vous désirez effacer un ticket de travail.
Cliquez sur Journal dans la barre d’outils et sélectionnez la table de
votre groupe de travail.
Sélectionnez l’élément ticket de travail désiré et cliquez sur Effacer
l’entrée du journal.
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Index
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Index
A
E
Activer / désactiver le microphone . . . . . . 31
Activer l'accès réseau avec
rappel de taxes . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Activer/désactiver la pause . . . . . . . . . . . 75
Activer/désactiver le mode de numérotation
DTMF (fréquences vocales) . . . . . . 44
Activer/désactiver une fonction
depuis un téléphone tiers . . . . . . . . 57
Ajouter une note téléphonique à
un ticket de travail existant . . . . . . . 78
Appel d'échéance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Appel silencieux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Appeler un interlocuteur dans l’équipe . . . 50
Ecoute amplifiée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Effacer un contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Effacer un ticket de travail . . . . . . . . . . . . 81
Effacer une touche de fonction . . . . . . . . 56
Effacer une touche de numéro . . . . . . . . . 47
Effacer une touche de team . . . . . . . . . . . 49
Emettre un signal d’appel
chez un abonné . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Enregistrer contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
Enregistrer le nom et
le numéro d’appel . . . . . . . . . . 23, 24
Enregistrer une entrée de journal
comme contact privé . . . . . . . . . . . . 34
Entrer sa propre adresse électronique . . . 15
Entrer une adresse d’annuaire Internet . . 15
Envoyer des messages textuels
à des abonnés . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Envoyer des messages textuels
sous forme de courriels . . . . . . . . . . 62
C
Changer manuellement
de réseau téléphonique . . . . . . . . . . 57
Commande à distance . . . . . . . . . . . . . . . 57
Commander des relais . . . . . . . . . . . . . . . 57
Comprendre l’état des touches de team . 50
Comprendre les entrées de journal . . . . . 33
Comprendre les fonctions . . . . . . . . . . . . 53
Créer un contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
Créer un groupe de travail . . . . . . . . . . . . 79
Créer un nouveau ticket de travail . . . . . . 77
F
Fermer une session groupe de travail . . . 76
Follow me . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Fonctions contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Fonctions de téléphonie . . . . . . . 20, 36, 71
D
G
Découvrir l’interface utilisateur . . . . . . . . . . 7
Découvrir le dispositif audio . . . . . . . . . . . . 9
Découvrir les touches de
commande/touches Fox . . . . . . . . . 10
Définir et organiser des
touches de fonction . . . . . . . . . . . . . 52
Définir et organiser des
touches de numéros . . . . . . . . . . . . 46
Définir et organiser des touches de team 48
Demander un rappel . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Démarrer Office 1600IP . . . . . . . . . . . . . . . 7
Désactiver les fonctions . . . . . . . . . . . . . . 57
Désactiver un renvoi . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Double-appel pendant la communication . 39
Groupes de commutation . . . . . . . . . . . . . 57
I
Informer l’auteur d’un renvoi d’appel . . . . 43
Installation de recherche de personnes . . 58
L
LCR
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
M
Masquer la sonnerie (appel silencieux) . . 21
Masquer le numéro d'appel . . . . . . . . . . . 58
Messages textuels . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Mettre fin à la communication . . . . . . . . . 22
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Index
Page 83
N
Ne pas déranger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Numéroter à partir d’un annuaire externe 70
Numéroter à partir de l’annuaire . . . . . . . 26
Numéroter à partir de
l’annuaire (contacts) . . . . . . . . . . . . 26
Numéroter à partir du journal . . . . . . . . . . 28
Numéroter avec le nom . . . . . . . . . . . . . . 27
Numéroter avec le numéro d'appel . . . . . 24
Numéroter d’après le nom . . . . . . . . . . . . 25
Retransmission d’appel
. . . . . . . . . . . . . . 59
S
Ouvrir la porte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Ouvrir/fermer session de
groupe de travail . . . . . . . . . . . . . . . 72
Saisir des numéros de téléphone, des
adresses électroniques et Internet . 68
Saisir l’adresse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Saisir les détails personnels . . . . . . . . . . . 66
Sélectionner des appareils
pour la sonnerie . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Sélectionner le Media-Stack . . . . . . . . . . 18
Sélectionner le port vocal . . . . . . . . . . . . . 16
Service d'annonce . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Sonnerie d'appel général . . . . . . . . . . . . . 59
Surveiller l’état et connecter/
déconnecter des membres . . . . . . . 80
P
T
Parquer l’interlocuteur courant . . . . . . . . . 41
Permettre sur soi/se protéger
de l'intrusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Procéder à des réglages
de périphériques audio . . . . . . . . . . 16
Procédures */# . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Tenir une conférence . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Terminer manuellement le délai
de post-traitement . . . . . . . . . . . . . . 75
Transférer des messages textuels . . . . . . 63
Transférer l’appel de
l’interlocuteur avec annonce . . . . . . 40
Transférer l’appel de
l’interlocuteur sans annonce . . . . . . 40
Trier les entrées de journal . . . . . . . . . . . 34
O
R
Raccordement collectif . . . . . . . . . . . . . . . 59
Rappeler un abonné . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Recevoir des messages textuels . . . . . . . 63
Refuser une communication
en phase d’appel . . . . . . . . . . . . . . . 45
Régler le Media-Stack . . . . . . . . . . . . . . . 18
Régler le volume . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Régler le volume de la restitution vocale . 22
Régler le volume de la sonnerie . . . . . . . . 21
Régler les sons et les mélodies . . . . . . . . 18
Renvoyer une communication
pendant la phase d’appel . . . . . . . . 44
Répondre à des messages textuels . . . . . 63
Répondre à un appel . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Répondre à un signal d’appel
ou le rejeter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Répondre à une demande de rappel . . . . 37
Répondre aux appels . . . . . . . . . . . . . . . . 73
Répondre aux appels en absence . . . . . . 29
Reprendre un appel destiné
à un membre de l’équipe . . . . . . . . . 51
U
Utiliser les touches de fonction . . . . . . . . 55
Utiliser Office 1600IP comme
outil de groupe . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Utiliser Office 1600IP en association
avec un téléphone mobile . . . . . . . . . 6
Utiliser Office 1600IP sur plusieurs
stations de travail . . . . . . . . . . . . . . . 6
Utiliser Office 1600IP sur un
ordinateur portable . . . . . . . . . . . . . . 6
Utiliser Office 1600IP sur une
station de travail individuelle . . . . . . . 5
V
Va-et-vient entre l’interlocuteur
du double-appel et le premier
interlocuteur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
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* Your assessment is very important for improving the work of artificial intelligence, which forms the content of this project

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