La commission Actions du club

La commission Actions du club
La commission Actions du club
Fait partie de la pochette La gestion du club
226D-FR—(709)
Vous tenez entre vos mains l’édition 2009 de la publication La commission
Actions du club. Ce manuel s’adresse aux commissions de club 2010-2011,
2011-2012 et 2012-2013. Les informations contenues dans cette publication
sont issues des statuts types et du règlement intérieur recommandé au Rotary
club, des statuts et du règlement intérieur du Rotary International et du Rotary
Code of Policies. Tout changement apporté à ces documents par le conseil de
législation ou le conseil d’administration remplacera les directives présentées
dans cette publication.
Table des matières
Introduction
1
1 Rôle et Responsabilités
3
Actions de club
Un programme équilibré
Collectes de fonds
Gestion des risques
4
5
6
9
2 Le responsable Actions du club
11
Votre commission
Les sous-commissions
Formuler des objectifs
Budget
Communication
3 Ressources
12
13
13
14
14
17
Annexes
Section Actions du guide Objectifs de club :
document de planification
Questions pour se préparer à l’assemblée de district
20
22
Polycopiés
Récapitulatif
Objectifs
Plan d’action
Commission Action de club – Étude de cas
Actions de club – Liste de contrôle
Collectes de fonds
23
24
25
26
29
30
Introduction
Cette publication La commission Actions du club [226D-FR] est destinée
à aider les commissions Actions de club à formuler des objectifs et à
comprendre leurs responsabilités pour rendre le club plus performant.
Les responsabilités de ces commissions variant selon les législations, les
pratiques locales et les procédures des clubs, le contenu doit être adapté
au contexte et aux besoins de votre club. Des vignettes Autour du monde
et Rappel mettent l’accent sur les différences possibles et donnent des
conseils pratiques.
Cette publication comporte trois parties : le premier chapitre décrit les
principales responsabilités de la commission ; le second porte sur les
responsabilités du responsable Actions du club et le troisième contient
des ressources pouvant vous être utiles ainsi qu’aux autres membres
de la commission. À la fin du troisième chapitre, vous trouverez des
annexes dont la section Actions du guide Objectifs de club : document de
planification, une liste de sujets de discussion ainsi que des polycopiés à
utiliser durant l’assemblée de district.
Rappel
Les responsables de
commission doivent
photocopier et distribuer
le 1er chapitre du manuel
aux membres de leur
commission.
Ce manuel vous sera utile pour vous préparer à vos fonctions de
responsable Actions du club. Veuillez l’apporter avec vous à l’assemblée
de district et vous familiariser avec son contenu à l’avance, principalement
avec les questions de l’annexe 2. À l’issue de votre formation, cette
publication vous servira de référence tout au long de votre mandat.
Le plan de leadership du club, la structure administrative recommandée
aux Rotary clubs, suggère la mise en place de 5 commissions permanentes :
• Administration du club
• Effectif
• Relations publiques
• Actions
• Fondation Rotary
LA COMMISSION ACTIONS DU CLUB
1
Chaque commission dispose d’un manuel décrivant ses responsabilités et
contenant ressources et documents pour soutenir le travail de ses membres.
Vous pouvez distribuer ou communiquer aux membres de la commission la
partie du manuel les concernant. Des exemplaires supplémentaires peuvent
être téléchargés gratuitement sur www.rotary.org. Ce manuel fait partie de
la pochette La gestion du club [225-FR] et est disponible dans le catalogue
du R.I.
Votre club, comme les 33 000 clubs dans le monde, est membre du Rotary
International. À ce titre, il peut bénéficier des services et ressources
proposés par l’organisation, tels que les publications en 9 langues, le site
www.rotary.org, les subventions de la Fondation Rotary et le soutien du
personnel du siège d’Evanston et des 7 bureaux régionaux.
Commentaires ?
Pour toute question ou commentaire sur ce manuel ou les matériels de
formation, contacter :
Leadership Education and Training Division
Rotary International
One Rotary Center
1560 Sherman Avenue
Evanston, IL 60201-3698, États-Unis
leadership.training@rotary.org
+1 847-866-3000
+1 847-866-9446
2
LA COMMISSION ACTIONS DU CLUB
1. Rôle et responsabilités
Rappel
La commission Actions
du club concentrera ses
efforts dans les domaines suivants : Action
professionnelle, Action
d’intérêt public et Action
d’intérêt public mondial.
Le Rotary ayant pour devise Servir d’abord, il appartient à chaque Rotarien
de proposer des actions susceptibles d’améliorer les conditions de vie dans
la région et à l’étranger.
La commission Actions du club est chargée de mettre en place des actions
éducatives, humanitaires et professionnelles au bénéfice de sa collectivité
et dans le monde entier.
Responsabilités de la commission :
• Se fixer des objectifs en fonction des objectifs du club en termes d’action.
• Monter des actions comportant les volets suivants: Évaluation des
besoins de la collectivité, Planification et Évaluation de l’action.
Rappel
• Assurer un programme d’actions équilibré.
Des sous-commissions
peuvent être mises en
place en fonction des
besoins et responsabilités de la commission.
• Collaborer avec d’autres organisations, volontaires et membres de
commission pour maximiser l’impact de vos actions.
• Diriger les efforts de collecte de fonds pour financer vos actions.
• Connaître les exigences légales.
Commencez à réfléchir aux objectifs de votre commission, à votre plan
d’action et aux ressources dont vous aurez besoin cette année.
RÔLE ET RESPONSABILITÉS
3
Actions du club
Rappel
Pour plus d’informations
sur la mise en place
d’une action, veuillez
consulter le manuel :
Action d’intérêt public :
Comment monter une
action [605-FR].
Durant la planification et la mise en œuvre des actions, la commission doit
s’assurer que le temps et les fonds investis par les Rotariens sont utilisés
à bon escient au bénéfice de ceux qui sont dans le besoin. Une approche
systématique a été mise en place à cette fin.
Pour chacune des étapes, assignez un responsable et un calendrier
d’exécution, déterminer des critères d’évaluation des progrès et identifiez
les ressources et les outils à votre disposition. Ne pas hésiter à adapter
cette liste à la situation de chaque club. Voir polycopié 5 pour la ligne de
conduite à suivre.
1. Évaluation de la collectivité
Pour être réussie, une action doit répondre à des problèmes réels de
la collectivité. Une évaluation des besoins est donc nécessaire pour
identifier les problèmes pouvant être réglés par votre club.
Effectuer une évaluation de la collectivité tout en s’assurant d’identifier
les ressources et solutions pouvant faciliter la mise en œuvre de vos
actions. Prendre aussi en considération les actions précédentes et les
leçons qui en ont été tirées.
Évaluer également la capacité de votre club à réussir une action.
S’entretenir avec les membres pour connaître le temps et les ressources
qu’ils comptent y consacrer ainsi que leurs centres d’intérêt et
compétences.
2. Choix de l’action
Utiliser les informations collectées durant l’évaluation en tenant compte
des facteurs suivants : le temps, les ressources, les leçons tirées des
actions précédentes; le soutien et la participation de la collectivité; la
durée et la viabilité de l’action; les autres possibilités de soutien ou
financement et les ressources disponibles auprès du Rotary.
3. Planification de l’action
La commission est chargée de superviser la mise en œuvre des actions
du club et de nommer des sous-commissions ou des coordinateurs pour
les tâches diverses :
− Formulation d’objectifs
− Établissement d’un plan de travail
− Élaboration d’un budget
− Prise de connaissance de la législation en matière de responsabilité
civile.
4. Mise en œuvre
Il est recommandé de suivre le plan établi en matière du financement, de
la gestion des activités et de la promotion, faite en coopération avec le
responsable des relations publiques.
4
LA COMMISSION ACTIONS DU CLUB
5. Évaluation
Un compte rendu est toujours utile et un moyen efficace de tirer les
leçons de toute action et d’aborder les projets à venir dans de meilleures
conditions. Ne pas oublier de célébrer le succès de l’action montée et de
reconnaître les efforts de tous ceux qui ont participé à sa mise en œuvre.
Un programme équilibré
Rappel
Le R.I. fournit des
ressources pour la
mise en œuvre de ses
programmes. Pour en
savoir plus, consulter
www.rotary.org.
Le Rotary International et la Fondation mettent à la disposition des clubs
des ressources pour les aider à choisir des actions et accomplir leurs
objectifs. En montant vos actions, veuillez prendre en considération :
• Les quatre domaines d’action : Action intérieure, Action professionnelle,
Action d’intérêt public et Action internationale
• Le programme de citation présidentielle et les domaines prioritaires du
président
• Le plan stratégique et les domaines d’action identifiés par le conseil
d’administration du Rotary
• La mission et les domaines stratégiques de la Fondation
• Les besoins de la collectivité.
Programmes du R.I. et de la Fondation. Le Rotary International propose
divers programmes et activités humanitaires, culturels et éducatifs visant à
améliorer la condition humaine et faire avancer l’entente entre les peuples
et la paix. Les programmes et les Amicales du Rotary permettent aux clubs
et aux districts de réaliser leurs objectifs en matière d’action chez eux et à
l’étranger, tout en renforçant la camaraderie et la bonne volonté.
Programmes du Rotary International :
• Interact – un club service pour jeunes de 14 à 18 ans
• Rotaract – un club service pour jeunes adultes de 18 à 30 ans parrainé
par un Rotary club
• Unités de développement communautaire (UDC) – groupes d’adultes
non rotariens parrainés par des Rotary clubs
• Amicales du Rotary – groupes internationaux de Rotariens réunis par un
centre d’intérêt commun avec d’un côté les Amicales professionnelles et
de loisirs et de l’autre les Amicales d’action
• Échanges amicaux du Rotary – programme de visites de Rotariens
pouvant déboucher sur des partenariats pour des actions
• Volontaires du Rotary – un programme offrant la possibilité à des
Rotariens et autres de mettre leurs compétences au service d’actions
• Rotary Youth Exchange – Echanges de lycéens (15-19 ans) visant à
promouvoir la paix et l’entente internationale
• RYLA – séminaires de développement personnel destinés aux jeunes
• Action d’intérêt public mondial (AIPM) – une action montée par des
clubs d’au moins deux pays différents
RÔLE ET RESPONSABILITÉS
5
Les programmes humanitaires, éducatifs et culturels de la Fondation Rotary*
sont aussi une ressource incontournable pour les actions du club, tant au
niveau local qu’international :
Rappel
Le Rotary met à disposition de ses membres des
ressources pour mettre
en œuvre l’ensemble
de programmes de
l’organisation. Pour plus
d’informations, consulter
www.rotary.org.
• Subventions humanitaires – soutien aux actions d’intérêt public et
humanitaires des clubs et districts
• Programmes éducatifs – objectif de promotion de la paix et de l’entente
mondiale par l’intermédiaire de programmes d’études ou d’échanges
culturels, amicaux et autres
• PolioPlus – soutien à l’effort mondial d’éradication de la polio.
Les actions internationales. Depuis toujours au Rotary, le concept de
communauté est pris dans son sens le plus large, et les clubs cherchent à
servir des collectivités autres que la leur. Les progrès des communications
et des transports ont encore renforcé cet aspect de notre organisation.
Les stratégies de base pour les actions internationales sont identiques à
celles pour les actions locales. Cependant, la communication est encore
plus importante pour le succès de l’action montée.
L’AIPM, collaboration entre deux clubs de pays différents, est un excellent
moyen pour les clubs de s’impliquer à l’international. ProjectLINK est
une base de données consultable sur www.rotary.org, pour les clubs qui
recherchent des partenaires internationaux pour des actions de proximité
ou dans un autre pays. La Fondation Rotary offre des possibilités de
financement.
Pour trouver un partenaire international :
Rappel
• Consulter ProjectLINK sur www.rotary.org (en anglais uniquement)
Près de 100 districts
vont utiliser la nouvelle
structure de subventions
du plan Vision pour l’avenir. Pour en savoir plus,
veuillez consulter : www.
rotary.org/futurevision.
• En discuter avec le responsable AIPM du district
• Prendre contact avec le responsable Fondation de district pour examiner
les possibilités de subventions (à travers le programme de subventions
humanitaires de la Fondation)
• Établir des contacts lors de rencontres et manifestations rotariennes
• Se renseigner sur les activités d’autres organisations
• Utiliser l’Internet pour contacter d’autres Rotariens.
Collectes de fonds
Une collecte de fonds efficace permet de monter des actions susceptibles
d’avoir un impact réel, et nécessite une coopération efficace entre les
dirigeants des clubs impliqués. Il s’agira bien entendu de déterminer le
financement nécessaire en fonction du budget établi. Votre club peut ainsi
décider d’organiser une collecte de fonds ou faire appel à d’autres sources
de financement.
* Consulter le supplément plan Vision pour l’avenir du kit La gestion du club [225-FR]
pour plus d’informations.
6
LA COMMISSION ACTIONS DU CLUB
Étapes à suivre pour réussir une collecte de fonds :
1. Déterminer les besoins
Rappel
− Définir le but de la collecte
Sources et outils pour
financer votre action :
• Dons individuels
• Fondation Rotary
• ProjectLINK
• District
− Choisir le type de manifestation
2. Établir un budget
− S’informer auprès des dirigeants du club du budget disponible
− Évaluer les dépenses
− Évaluer les recettes éventuelles
− Établir le montant à collecter
3. Déterminer les ressources disponibles et celles nécessaires
− Déterminer les moyens humains nécessaires pour planifier et
organiser la collecte
− Lister les dons (biens et services) effectués pour la collecte
4. Déterminer les besoins logistiques
− Choisir une date et un lieu
− Faire les réservations et arrangements nécessaires
− Établir un échéancier pour chaque étape
− S’assurer d’être en conformité avec les exigences légales
5. Organiser les bénévoles
− Déterminer le rôle et les tâches de chacun
− Impliquer les membres de la collectivité
− Impliquer les amis, familles et collègues
6. Promouvoir l’événement
− Développer une stratégie promotionnelle
− Déterminer les moyens les plus efficaces pour promouvoir
l’événement
− Cibler votre audience
− Rechercher une couverture auprès des médias locaux
7. Mise en place
− Exécuter le plan d’action
− Encourager les bénévoles à lister les progrès, les réussites et les
problèmes
8. Tenir une comptabilité des fonds collectés
− Établir une procédure à l’avance
− Déposer les fonds dans un compte séparé
− Comptabiliser les contributions et dépenses
− Rédiger un rapport sur l’utilisation des fonds collectés
RÔLE ET RESPONSABILITÉS
7
9. Reconnaître les donateurs et les bénévoles
− Remercier publiquement les bénévoles pour leur action
− Leur remettre des photos, plaques commémoratives, leur écrire un
mot de remerciements
10. Évaluation
− Discuter de l’événement avec la commission d’organisation et les
dirigeants du club
− Tirer les leçons pour les manifestations futures
− Partager vos idées et expériences avec d’autres clubs et le Rotary
International
11. Assurer la continuité en vue de futures collectes
− Examiner les résultats avec les dirigeants entrants ou avec le trésorier
du club
− Remettre les fonds restants, écritures comptables, fichiers
électroniques et autres à vos successeurs
− Informer le trésorier entrant et les nouveaux responsables des
collectes des problèmes en suspens
Si la collecte dépasse son objectif, envisager de placer les fonds
supplémentaires sur un compte réservé aux futures actions ; élargir des
actions en cours ; financer d’autres actions ; ou soutenir la Fondation.
Si la collecte n’atteint pas son objectif, chercher à obtenir le soutien
d’autres groupes de la collectivité pouvant éventuellement intervenir.
Si non, limiter l’action pour la ramener à un coût correspondant à vos
possibilités.
Commercialisation et communications. Il est interdit aux Rotariens
d’utiliser l’Official Directory à des fins commerciales, ou de le remettre à
une tierce personne pour utilisation commerciale. Aucune association ne
peut effectuer un publipostage auprès des Rotary clubs, sauf pour raisons
non commerciales et dans des conditions bien définies :
Rappel
Faire attention aux
e-mails envoyés prétendument par le Rotary et
sollicitant des données
personnelles. Il s’agit
pour la plupart d’escroqueries. Avant de fournir
toute information, veillez
à confirmer l’identité de
l’expéditeur et le motif de
la demande par téléphone ou via un autre e-mail.
8
• Un club souhaitant faire une proposition de collaboration à un autre
club doit tout d’abord obtenir la permission du gouverneur. Un simple
contact entre clubs est toutefois possible sans qu’une autorisation soit
nécessaire.
• Un club cherchant le soutien financier d’un autre club ou d’un Rotarien
ne comptant pas parmi ses membres doit demander l’accord du conseil
d’administration du Rotary.
• Les demandes de coopération et d’assistance des clubs dans le cadre de
l’AIPM ne sont pas sujettes à ces règles dès lors qu’un nombre limité de
clubs ou de districts sont contactés.
Veuillez communiquer ces informations aux membres de votre club pour
éviter toute confusion ou erreur.
LA COMMISSION ACTIONS DU CLUB
Gestion des risques
La gestion des risques est présente dans tout processus de planification,
d’organisation, de direction et de contrôle des activités d’une organisation
de manière à minimiser les effets adverses des pertes fortuites pouvant
survenir. En tant que membres de la commission Actions du club, vous
avez la responsabilité de minimiser les risques et de protéger les membres
et les actifs du club. Les responsabilités et les peines potentielles varient
selon les pays et il vous revient de prendre connaissance de la législation
applicable et de vous assurer qu’elle est appliquée dans votre club. Posezvous les trois questions suivantes quand vous planifiez des activités :
• Quels problèmes peuvent survenir ?
• S’ils surviennent, comment vais-je (ou le club) y faire face ?
• Comment couvrir les pertes financières ?
Mesures à prendre pour réduire les risques s’il existe une probabilité
importante que des problèmes surviennent :
• Annuler l’activité ou la manifestation
• Modifier l’activité ou l’évènement pour réduire les risques
• Préparer un plan de réponse aux problèmes éventuels
• Trouver une autre organisation qui accepte de participer et de partager
les risques.
Le Rotary International recommande fortement aux clubs que toute
transaction fasse l’objet de contrats signés. Un contrat établira clairement
les obligations de chaque partie et pourra inclure des clauses limitant les
risques. Lors de toute négociation de contrat, lisez-le attentivement dans sa
totalité et utilisez éventuellement les conseils d’un avocat. Conservez tous
les actes authentiques dans l’éventualité d’un sinistre.
Assurance et constitution en association. Il est recommandé aux clubs
d’obtenir des conseils juridiques afin de déterminer le besoin de souscrire
une assurance responsabilité civile ou de se constituer en association. Dans
ce dernier cas, les statuts de l’association doivent contenir une phrase
confirmant son assujettissement au règlement intérieur et aux statuts du
Rotary, présents et futurs (Page 9 du Manuel de procédure). Toute demande
doit être adressée au conseil d’administration du Rotary par le biais de
votre correspondant CDS. Veuillez contacter ce dernier pour en savoir plus.
Marques du Rotary. Les clubs peuvent utiliser les marques du Rotary pour
promouvoir leurs actions, programmes et activités, dès lors que le nom du
club figure juste avant ou après le nom du Rotary. Les clubs peuvent aussi
utiliser l’emblème du Rotary en conjonction avec une activité, dès lors que
le nom du club figure près de l’emblème, a la même taille et est reproduit
correctement.
RÔLE ET RESPONSABILITÉS
9
Mauvaise utilisation :
Bonne utilisation :
Action nettoyage
Rotary
Action de nettoyage
du Rotary club
de Valley
Parc du centenaire
du Rotary
Parc du centenaire
du Rotary club
de Valley
Rappel
Pour plus d’informations
sur l’utilisation de l’emblème et des marques du
Rotary, voir La présidence du club [222–FR] ou
Identité visuelle du R.I.
[547-FR], disponibles sur
le site du Rotary.
10
Travailler avec la commission Relations publiques dans le cadre de vos
efforts de promotion.
Protection des jeunes. Pour toute activité impliquant des jeunes, prévoir
des mesures de protection des jeunes telles que : la sélection rigoureuse
et la formation des bénévoles. Se référer aux directives du programme
Échanges de jeunes en matière de protection des jeunes pour toute activité
impliquant le déplacement de mineurs.
LA COMMISSION ACTIONS DU CLUB
2. Responsable Actions du club
Rappel
Répondre aux questions
de l’annexe 2 et en
discuter avec vos homologues des autres clubs
durant l’assemblée de
district.
Pour vous préparer à votre mandat, vous devez prendre connaissance de
votre rôle et de vos responsabilités ainsi que de ceux de votre commission.
Vous êtes aussi encouragé à collaborer avec votre prédécesseur avant
de prendre vos fonctions. Essayez également de répondre aux questions
suivantes :
• Quel est votre rôle ?
• Quels types d’action peuvent avoir le maximum d’impact ?
• Quels types de manifestation pouvez-vous organiser pour combler les
besoins financiers ?
• Comment pouvez-vous être utile aux membres de votre commission ?
• Quels sont les objectifs annuels et à long terme de votre commission ?
En tant que responsable vous devez vous assurer que la commission réalise
ses objectifs. Pour vous préparer à vos fonctions, vous devez :
• Participer aux séances de formation de l’assemblée de district
• Prendre connaissance de ce manuel
• Étudier le règlement intérieur du club
• Travailler avec le président élu pour choisir les membres de votre
commission
• Former les membres de la commission
• Créer des sous-commissions si besoin est
RESPONSABLE ACTIONS DU CLUB
11
• Se fixer des objectifs de commission en fonction des objectifs annuels et
à long terme du club
• Mettre en place un protocole de communication
• Travailler avec le président élu pour étudier et établir des objectifs
annuels et à long terme.
Responsabilités du responsable Actions du club :
• Gérer le budget de votre commission
• Travailler avec les autres commissions du club et votre commission de
district correspondante sur les activités et initiatives multiclubs
• Organiser régulièrement des activités et réunions de commission
• Informer le président du club, le comité et les membres des activités et
des progrès réalisés par la commission.
Nous vous encourageons par ailleurs à collaborer avec votre prédécesseur
pour vous préparer à vos fonctions et établir une liste de tâches
spécifiques à effectuer durant votre mandat. Les descriptifs des principales
responsabilités du responsable Actions sont listés ci-dessous.
Votre commission
Rappel
Le président est membre
de droit de toutes les
commissions.
Avant le début de l’année, travailler avec le président élu pour désigner les
nouveaux membres et préparer les réunions. Par souci de continuité, les
membres de commission doivent être nommés à la même commission pour
3 ans. Prendre aussi en considération :
• Le degré de motivation
• La connaissance des problèmes socio-économiques de la collectivité
• L’expertise en matière de gestion et en matière d’engagement citoyen
• L’expérience internationale (voyages, études, etc.)
• L’expérience de bénévole au niveau local.
Une fois que vous avez constitué votre équipe :
• Lui fournir des informations sur les activités et le plan stratégique du
club
• Associer les nouveaux aux plus expérimentés
• Encourager les contacts entre homologues au sein du district (en vous
servant de l’annuaire du district)
• Établir la liste des ressources disponibles
• Fournir à chacun une liste des réunions et activités du district.
12
LA COMMISSION ACTIONS DU CLUB
Sous-commissions
Autour du monde
Les clubs doivent mettre
en place une structure
administrative en fonction de leurs besoins.
En fonction de sa taille et de ses objectifs, votre commission peut également
mettre en place les sous-commissions suivantes :
• Professionnelle
• Éducation
• Collectivité
• Internationale
• Programmes du R.I. (RYLA, AIPM, Rotaract, etc.)
• Collecte de fonds pour les actions de club.
Veillez à assigner les postes en fonction des compétences et intérêts
personnels des membres, et responsabiliser et récompenser les membres
dans le cadre de leurs fonctions.
Formuler des objectifs
Rappel
Nous encourageons les
clubs à utiliser les ressources suivantes pour
planifier leurs activités
et objectifs: Plan de leadership de club, le Guide
de réflexion stratégique
et Objectifs de club : document de planification.
En tant que responsable, vous devez vous assurer que votre commission
atteigne ses objectifs qui doivent être fixés en fonction des objectifs annuels
et à long terme. Commencer à réfléchir au plan stratégique du club et sur ce
que votre commission peut faire pour accomplir sa mission.
Le document Objectifs de club : document de planification permet au
président élu et aux commissions d’évaluer la situation du club et d’établir
des objectifs annuels en fonction des objectifs à long terme du club. Chaque
commission dispose d’une section proposant des stratégies adaptées. Vous
travaillerez sur ce document avec le président élu et les autres dirigeants
entrants de club lors de l’assemblée de district. Vous continuerez à vous y
référer et à le mettre à jour tout au long de l’année.
Des objectifs efficaces. Afin de correspondre à la capacité de la commission
et aux intérêts des Rotariens, les objectifs doivent être :
• Fédérateurs. Participation effective dans la mise en place de l’objectif
de toutes les personnes impliquées dans sa définition. Consultez les
dirigeants du club et du district ainsi que les membres pour définir un
objectif.
• Quantifiables. L’objectif doit avoir un but concret vers lequel progresser.
• Ambitieux. Il doit être plus ambitieux que les objectifs précédents.
• Réalistes. Les objectifs doivent tenir compte des ressources matérielles et
humaines disponibles. Comparez-les aux objectifs déjà atteints.
• Limités dans le temps.
Établir un plan d’action. Travailler avec les dirigeants du club et les
membres de la commission afin de définir un plan d’action pour atteindre
chaque objectif en vous basant sur les phases suivantes :
• Décomposer l’objectif en étapes et assigner un responsable et un
calendrier d’exécution à chacune d’entre elles.
• Déterminer des critères d’évaluation des progrès pour chaque phase.
RESPONSABLE ACTIONS DU CLUB
13
• Utiliser les ressources et les outils disponibles dans votre club, au
district ou auprès de R.I.
• Obtenir les informations et les ressources humaines et financières avant
de débuter
• Évaluer le succès des objectifs précédents et de votre plan actuel et
apporter les changements nécessaires le cas échéant.
Evaluez régulièrement vos objectifs pour vous assurer que des progrès
réguliers et conformes à votre vision sont atteints et les modifier si besoin
est.
Motiver votre équipe. Vous travaillez avec une équipe de bénévoles que
vous devez motiver. En général, ces derniers sont motivés par :
• La conviction que l’objectif bénéficiera à la collectivité, à leur club,
au district et au Rotary
• Les possibilités de camaraderie
• Les possibilités de networking
• La conviction que l’objectif est réalisable
• Des tâches où ils pourront utiliser leur expertise
• La reconnaissance de leurs efforts.
En gardant ces facteurs à l’esprit, vous serez en mesure d’encourager
l’engagement et la participation des Rotariens aux activités du club.
Budget
Avant le 1er juillet, déterminer avec la commission et le trésorier le budget
nécessaire pour atteindre vos objectifs en y incluant les collectes de fonds
prévues. S’assurer que les besoins de votre commission sont inscrits au
budget du club.
Assurer une surveillance constante des fonds, des transactions et des
rapports ainsi que de l’état des finances de votre commission. Un contact
régulier avec le trésorier permet de réagir rapidement en cas de problème.
Communication
Avant votre prise de fonction, mettre au point un protocole de
communication entre les dirigeants expliquant la façon dont vous
communiquerez avec :
• Les membres de la commission. Réunions régulières pour étudier et
identifier les ressources disponibles, discuter des actions en cours et
futures, élaborer des stratégies pour atteindre les objectifs.
• Le club. Informer le président du club, le comité et les membres des
activités et des progrès effectués par la commission.
• Les autres commissions. Le travail d’une commission affecte souvent
celui d’une autre. Une communication efficace permettra une meilleure
coordination entre commissions:
14
LA COMMISSION ACTIONS DU CLUB
− La commission Fondation doit déterminer comment la Fondation peut
le club à accomplir ses objectifs en matière d’actions.
− La commission Relations publiques doit assurer la promotion des
actions et la participation des membres.
− La commission Effectif doit s’assurer que tous les membres participent
aux activités du club, en particulier les nouveaux membres.
− La commission Administration du club doit publier les actions du
club dans le bulletin du club ou soumettre des comptes-rendus
d’actions réussies dans le The Rotarian ou votre magazine régional).
• Le district. N’hésitez pas à demander des conseils à votre homologue de
district ou à l’adjoint du gouverneur.
RESPONSABLE ACTIONS DU CLUB
15
3. Ressources
Les ressources suivantes peuvent également vous aider à atteindre vos
objectifs et à répondre aux questions de la commission.
Documentation
Rappel
Les publications peuvent
être téléchargées sur
www.rotary.org/
downloadlibrary, ou
commandés soit par
e-mail (shop.rotary@
rotary.org ) sur le
catalogue en ligne
ou auprès de votre
bureau régional.
Comment monter une action [605-FR] Guide complet pour
planifier, mettre en œuvre et évaluer une action.
Outils d’évaluation de la collectivité [605C-FR] (sur le Web
uniquement) – Guide détaillé pour effectuer une évaluation des
besoins de la collectivité.
• Annuaire du district – Coordonnées des dirigeants du district et autres
informations utiles.
• L’Interact [654-FR] – Guide pour la mise en place et l’administration
d’un club Interact.
• Objectifs de club : document de planification – Outil d’évaluation et de
planification permettant d’établir les objectifs du club.
• Le Rotaract [562-FR] – Guide pour la mise en place et le développement
d’un club Rotaract.
• Rotary Community Corps Handbook [770-EN] – Guide pratique. Contient
la marche à suivre pour démarrer une UDC, identifier ses responsables
potentiels, études de cas et idées d’actions.
RESSOURCES
17
• Guide des Amicales du Rotary [729-FR] – Guide pour organiser et
promouvoir une amicale du Rotary.
• Les échanges amicaux du Rotary (Sur le Web uniquement) – Guide pour
organiser une échange amicale du Rotary.
• Volontaires du Rotary (Les) [263-FR] – Guide pour devenir un volontaire
du Rotary et pour les clubs cherchant à recruter des volontaires dans le
cadre de leurs actions.
• RYLA [694-FR] – Guide pour organiser des séminaires RYLA au niveau
du club ou du district.
• Statuts types du Rotary club.
• Fondation Rotary – Récapitulatif des programmes [219-FR] –
Compilation des programmes et services de la Fondation Rotary.
• AIPM : des possibilités (L’) [742-FR] – Décrit l’AIPM, les dons en nature,
le programme des Volontaires du Rotary ainsi que les subventions de la
Fondation qui peuvent aider à financer des actions internationales.
• Youth Exchange – Mode d’emploi pour le district [746-FR] – Guide pour
la mise en place et l’administration du Youth Exchange.
www.rotary.org
Consulter la page Action et camaraderie pour trouver les ressources
nécessaires pour soutenir vos actions. Vous y découvrirez la marche à
suivre pour lancer une action, identifier les ressources et financer une
action :
ProjectLINK – La base de données consultable en ligne du Rotary,
où sont listées des actions de club et district à la recherche d’un
soutien financier, de Volontaires, de dons en nature et/ou de
partenaires pour une subvention de contrepartie. Vous y trouverez
également une liste d’actions achevées pouvant servir d’exemples.
• Annuaire des Amicales du Rotary – Vous y trouverez des informations et
les coordonnées de l’ensemble des Amicales du Rotary.
• Rotary Code of Policies et Rotary Foundation Code of Policies –
Compilation des décisions du conseil d’administration du R.I. et des
administrateurs de la Fondation. Révision à l’issue de chaque réunion.
• Banques de données des Volontaires (uniquement sur www.rotary.org) –
Liste de Rotariens et non Rotariens qualifiés inscrits comme Volontaires.
• La page Fondation (consulter l’onglet À propos du Rotary) – propose
les dernières informations les programmes de la Fondation dont les
subventions et les financements disponibles. Vous pouvez aussi y
télécharger gratuitement de nombreuses publications.
Autres ressources utiles :
• Page Prix du Rotary – Pour découvrir l’ensemble des témoignages de
reconnaissance décernés par le R.I. et la Fondation.
18
LA COMMISSION ACTIONS DU CLUB
• Publications sur les programmes du R.I. – Consulter le lien Programmes
du R.I. sur shop.rotary.org pour découvrir toutes les publications
sur les programmes de l’organisation. La plupart d’entre elles sont
téléchargeables gratuitement.
• Bulletins des programmes du R.I. – Bulletins électroniques sur les
programmes relatifs aux quatre domaines d’action du Rotary. Pour vous
abonner consulter l’onglet de la page Actualités et médias.
• Administration du club (cliquer sur l’onglet Membres) – Pour aider
les dirigeants de club à collecter des informations sur l’administration
efficace du club. Comporte des liens vers les pages Administration du
club, Effectif, Relations publiques, Actions, des informations sur la
Fondation et la documentation pour les clubs.
Personnes à contacter
Les coordonnées des dirigeants ci-dessous sont disponibles dans l’Official
Directory, sur www.rotary.org ou auprès de votre gouverneur.
• Adjoint du gouverneur – Rotarien nommé par le gouverneur pour le
seconder dans l’administration des clubs. Il se rendra dans votre club au
moins une fois par trimestre et se tient à votre disposition pour répondre
à vos questions et demandes de conseils.
• Commission Programmes du district – Rotariens nommés pour assister
les clubs dans leurs actions.
• Gouverneur – Dirigeant du Rotary International chargé de conseiller les
clubs sur les stratégies à appliquer pour un meilleur fonctionnement.
• Autres responsables de commission de club dans le district – Ils peuvent
vous servir de ressource dans le cadre de vos actions et initiatives.
• Anciens dirigeants ou responsables de commission – Rotariens
compétents et expérimentés pouvant vous conseiller et que vous pouvez
nommer pour diriger des activités de la commission.
• Services au siège d’Evanston – Le personnel de ces services répond aux
questions des clubs et districts concernant les programmes, les actions et
les prix.
• Groupes d’appui du R.I. – Groupes de Rotariens nommés par le président
du R.I. pour aider les clubs et les districts au regard des priorités
présidentielles.
Sources de financement
• Collectes de fonds
• Fonds collectés auprès de donateurs individuels ou des entreprises
locales
• Subventions en provenance d’autres fondations
• Subventions de la Fondation pour les actions de club et de district
RESSOURCES
19
Annexe 1 : Section Actions du guide Objectifs de
club : document de planification
Août 2009
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20
LA COMMISSION ACTIONS DU CLUB
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RESSOURCES
21
Annexe 2 : Questions pour se préparer à
l’assemblée de district
Étudier ce manuel avant l’assemblée de district vous permettra de vous préparer à votre formation
qui comportera des séances de discussion portant sur les sujets ci-dessous. Nous vous encourageons
à consulter ce manuel ainsi que les responsables entrants et sortants de votre club lorsque vous
réfléchirez à ces questions.
Quelles sont les responsabilités de la commission Actions du club et celles du responsable de cette
commission ?
Quels types d’action peuvent avoir le maximum d’impact au sein de votre collectivité ?
Quels types de manifestation pouvez-vous organiser pour combler les besoins financiers ?
Comment pouvez-vous aider les membres de votre commission dans le cadre de leurs fonctions ?
Quels sont les objectifs annuels et à long terme de votre commission ?
22
LA COMMISSION ACTIONS DU CLUB
À remplir durant l’assemblée de district
Polycopié 1 : Récapitulatif
NOTES
Notes
Rôle et responsabilités
Contacts
J‘ai appris . . .
Je vais . . .
RESSOURCES
23
À remplir durant l’assemblée de district
Polycopié 2 : Objectifs
NOTES
Utiliser cette feuille de travail pour formuler un objectif à long terme et des objectifs annuels pour
trois ans pour l’atteindre. Assurez-vous que vos objectifs soient :
Partagés. Les personnes qui participent à la formulation d’objectifs sont d’autant plus engagées.
Quantifiables. Évaluer les résultats obtenus ne doit pas être un problème en fin d’année.
Ambitieux. Il s’agit d’aller au-delà de ce que le club a déjà accompli.
Réalistes. Les Rotariens doivent pouvoir atteindre les objectifs avec les ressources disponibles.
Limités dans le temps. Se fixer un calendrier et des échéances.
Vous continuerez à travailler sur ces objectifs préliminaires avec les dirigeants du club durant la séance 4 en vous servant d’Objectifs de club : document de planification (polycopié 4).
t Objectif à long terme (trois ans) :
t 1re année - Objectif annuel :
t 2e année - Objectif annuel :
t 3e année - Objectif annuel :
24
LA COMMISSION ACTIONS DU CLUB
À remplir durant l’assemblée de district
Polycopié 3 : Plan d’action
NOTES
Inscrire un de vos objectifs annuels dans le cadre ci-dessous, puis déterminer les étapes à suivre pour
l’atteindre, en précisant pour chacune d’elles le responsable, la durée, les progrès et les ressources.
Objectif annuel :
Étape
Responsable
Durée
Ressources
Mesure de succès disponibles
1.
2.
3.
4.
5.
Ressources nécessaires :
RESSOURCES
25
À remplir durant l’assemblée de district
Polycopié 4 : Commission Actions
Étude de cas
NOTES
Veuillez lire l’étude de cas suivante et formulez étape par étape un plan d’action pour le Rotary club
de Queen’s Park à partir du modèle se trouvant à la page suivante.
Le Rotary club de Queen’s Park est situé dans une ville de 300 000 habitants dont l’expansion
rapide met en danger plusieurs espèces florales et animales en voie de disparition. La ville est
plutôt prospère à l’exception de 20 % des habitants.
Le Rotary club de Queen’s Park a 65 membres issus pour la plupart du monde associatif ou des
affaires. Bien que les taux d’assiduité et de participation aux actions du club soient élevés, le club
a subi une perte d’effectif en cinq ans de 25 % et a du mal à recruter. La plupart des membres
démissionnaires se plaignent de n’avoir jamais participé à des actions locales.
La plupart des actions du club se sont révélées assez limitées dans leur portée. Les deux actions
les plus réussies ont consisté à collecter de l’argent pour une organisation qui rénove des bancs
dans un parc de la ville et à faire don d’équipement de terrain de jeux à une école de quartier.
Comment le club peut-il se servir de son expérience ?
Comment évaluer les besoins locaux ?
26
LA COMMISSION ACTIONS DU CLUB
À remplir durant l’assemblée de district
Quelles sont les actions qui pourraient bénéficier aux défavorisés ?
NOTES
Comment allier camaraderie et service dans les actions ?
Comment collaborer avec d’autres organisations de service de la région ?
RESSOURCES
27
À remplir durant l’assemblée de district
Étude de cas – Plan d’action
NOTES
Étape
Responsable
Durée
1.
2.
3.
4.
5.
Qu’avez-vous appris qui pourra être appliqué dans votre club ?
28
LA COMMISSION ACTIONS DU CLUB
Ressources
Mesure de succès disponibles
Polycopié 5 : Actions de club – Liste de contrôle
Cet outil liste les différents étapes et mesures (décrites dans ce manuel) à considérer pour réussir
une action. Il vous servira de référence et de source d’idées dans le cadre de la planification de vos
actions. Pour plus d’informations concernant le choix et la planification d’une action, consulter les
publications : Outils d’évaluation d’une collectivité [605 C-FR] et Action d’intérêt public – Comment
monter une action [605-FR].
1. Évaluation
Évaluation de la collectivité
Faire un inventaire des ressources de la collectivité
Déterminer les besoins et priorités de la collectivité
S’entretenir avec les membres de la collectivité pour déterminer les possibilités de soutien
qui existent
Évaluation du club
Identifier les membres intéressés
Identifier les compétences
Identifier le temps et les ressources disponibles
2. Choisir l’action
Présenter une liste d’actions réalisables et répondant aux besoins de la collectivité
Choisir une action répondant à au moins un des domaines suivant :
Domaines d’action du Rotary
Le programme de citation présidentielle et les domaines prioritaires du président
Le plan stratégique du Rotary
La mission et les domaines prioritaires de la Fondation
3. Établir un plan
Formuler des objectifs
Établir un plan de travail
Établir un budget
Connaître la législation en matière de responsabilité civile
Nommer des coordinateurs pour les tâches diverses
4. Mise en œuvre de l’action
Organiser la/les collectes de fonds
Planifier la promotion de l’action
Mettre en œuvre l’action en fonction du plan établi
5. Évaluer l’action
Discuter avec les Rotariens et les bénéficiaires de l’action pour en tirer les leçons
Discuter avec les Rotariens et les bénéficiaires de l’action pour déterminer les changements à
apporter
Soumettre un rapport d’évaluation à la collectivité, au club, au district et au R.I.
Reconnaître tous les participants à l’action
RESSOURCES
29
Polycopié 6 : Collecte de fonds
Actions à financer
(détailler)
1. Montant nécessaire à l’organisation de la collecte
Montant nécessaire
Promotion
(tee-shirts, sensibilisation, etc.)
Matériels
(invitations, billets, décorations, etc.)
Bénévoles
(transport, repas, etc.)
Autre
(veuillez préciser)
2. Montant nécessaire pour soutenir l’action
3. Montant total nécessaire (postes 1 + 2)
4. Disponible au budget
5. Objectif de la collecte (poste 4 – poste 3)
30
LA COMMISSION ACTIONS DU CLUB
Montant nécessaire
Téléchargez sur www.rotary.org les guides complémentaires
Plan de leadership du club
Guide de réflexion stratégique
Objectifs du club – Document de planification
One Rotary Center
1560 Sherman Avenue
Evanston, IL 60201-3698 État-Unis
www.rotary.org
226D-FR—(709)
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