Mode d`emploi

Mode d`emploi
Manuel d'utilisation
de l'interface d'administration
de BioShare
Jean Lycoops 2012
Bois de Mariomont 22
4545 Jalhay
jean@lycoops.net
PLAN
Interface d'administration
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
S'identifier en tant qu'administrateur
Gérer les produits
Gérer les producteurs
Gérer les acteurs
Gérer les prix, la mise en ligne
Imprimer la commande
Modifier l'apparence du site
Envoyer des messages
Mode expert
Sauver
Se connecter en tant qu'acteur
Interface d'administration
1) S'identifier en tant qu'administrateur
Pour vous identifier en tant qu'administrateur, tapez l'adresse du panneau d'administration
dans votre navigateur.
BioShare Administrator est compatible avec la plupart des navigateurs actuels sauf Lynx.
La plate-forme Java doit être installée sur votre système :
(http://www.oracle.com/technetwork/java/index.html).
Cette adresse est bâtie sur le modèle « http://sub.domain:8nn/BASE » (par exemple
« http://jalhay.is-very-good.org:810/BASE »).
Dans les zones « Login » et « Sésame », introduisez les codes d'accès fournis par votre
administrateur réseau (Fig. 1). Cliquez ensuite sur « Connexion ».
Ne confondez pas avec les codes de simple acteur qui resteraient inopérants ici. Ces codes
sont sensibles aux majuscules, aux minuscules et aux accents...
Fig. 1
Cliquez ensuite sur « Connexion ».
Si un problème survient, un message d'erreur s'affichera dans le grand rectangle.
Si vous avez été identifié avec succès, vous serez immédiatement amené sur la page de
gestion intitulée « Gérer » (Fig. 2).
2) Gérer les produitss
Créer un produit.
La première chose est de créer les produits que vous distribuerez.
Pour ce faire, sélectionnez « Produits » puis « Créer » (Fig. 2).
Fig. 2
Dans la zone les zones « Dénomination » et « Remarques particulières », Créez le libellé
de votre produit (par exemple « Filet de dinde » et « Emballé sous vide »).
L'unité de vente par défaut est très importante pour la suite. Certains produits se vendent
par pièce, d'autre au poids (Fig.3). Validez par « Créer ».
Si vous créez plusieurs produits, les dernières créations seront mémorisées dans des
menus déroulants pour servir de modèle (aide à l'encodage).
Par exemple pour des fraises, vous opterez pour « Ravier », pour du vin ce sera « Flacon »
et pour du fromage à la découpe « Kilogramme (détail) ».
Fig. 3
Soyez attentif à rester cohérent en encodant... Un site présentant des produits mal rédigés
est désagréable à utiliser : commencer par une majuscule, le reste en minuscules. Si des
produits font partie d'une groupe, les préfixer :
Ne pas encoder :
• macaroni courts paquet 500 gr
• Macaroni longs paquet 500 gr
• Spaghetti complets paquet 500 gr
• Spaghetti semi-complets 500gr
car pas de majuscule pour le (1), pas d'espace entre 500 et gr pour le 3, pas de préfixe ce
qui séparera les produits dans la liste alphabétique, le mot paquet manque en 4.
Encodez plutôt :
• Pâtes
• Pâtes
• Pâtes
• Pâtes
:
:
:
:
Macaroni courts paquet 500 gr
Macaroni longs paquet 500 gr
Spaghetti complets paquet 500 gr
Spaghetti semi-complets paquet 500 gr
Évitez le fautes d'orthographe.
Vous pourrez corriger vos données après coup.
Modifier un produit.
Pour ce faire, sélectionnez « Produits » puis « Modifier » et ensuite
« Rafraîchir »(Fig. 4).
Fig. 4
Les produits sont rangés par ordre alphabétique.
Pour modifier une valeur, double-cliquez la cellule, elle s'ouvrira ou un menu déroulant
apparaîtra, selon la colonne choisie. Validez par « Entrée »
Les modifications seront prise en compte immédiatement, même pour les produits déjà
publiés.
3) Gérer les producteurs
Pour ce faire, sélectionnez « Producteurs ».
La gestion des producteurs est calquée sur celle des produits. Création et modification se
font sur le même principe.
Si certains producteurs ne produisent que peu de produits différents (apiculteurs par
exemple), créez un producteur « Divers » pour éviter de fractionner l'affichage à l'excès.
4) Gérer les acteurs
Créer un acteur.
Pour ce faire, sélectionnez « Identité » puis « Créer ».
Encodez les données dont vous disposez. Certaines sont obligatoires. Un message vous
rappellera vos manquements. (Fig. 5)
Fig. 5
« Alias » désigne le login de l'acteur. Valeur conseillée : nom.prenom (nom et prénom en
minuscules, sans accent, séparés par un point).
Comme ailleurs, validez par « Créer ».
Les cases à cocher « Acteur », « Administrateur » et « Producteur » permettent d'affecter
un statut aux personnes.
Il est déconseillé de donner deux statuts pour un seul login. Il est préférable d'encoder
deux fois la personne :
par exemple :
• comme Acteur : dirk.frimout
• comme Administrateur dirk.admin
Au départ, donnez un sésame simple, le même à tout le monde. L'utilisateur peut le
changer quand bon lui semble. Moi, personnellement, j'utilise « toto ».
Modifier un acteur.
Pour ce faire, sélectionnez « Identité » puis « Modifier » ensuite « Rafraîchir ».
À noter, les sésames n'apparaissent pas en clair. Jamais. Ils ne sont pas mémorisés et,
même le concepteur du site ne peut les extraire de ce qui est affiché.
Si vous désirez renouveler le sésame d'un acteur, encodez-le simplement dans la cellule ad
hoc.
À ce niveau, vous ne disposez pas de l'aide à l'encodage pour les localités.
Une autre possibilité de ce niveau est « Étiquettes nominatives » qui permet d'imprimer
des étiquettes de vos acteurs (pour coller sur les paniers par exemple).
Gérer l'association.
À ce niveau, vous pouvez modifier le nom qui apparaîtra sur votre site.
Si une participation est demandées à chaque commande, encodez-la ici (quote-part).
Validez par « OK ».
5) Gérer les prix, la mise en ligne
Créer une séance.
Pour ce faire, sélectionnez « Prix » puis « Séances » ensuite « Rafraîchir ».
Les séances de distribution les plus récentes apparaissent au dessus.
Pour créer une séance, encodez la date de séance, la date de début de la mise en ligne et
la date de fin de mise en ligne.
Soyez attentifs au heures : fin de l'offre le 10 octobre à 0:00 signifie que le 10 octobre, on
ne peut plus accéder au site.
Les dates incohérentes sont refusées (séance dans le passé, début après la fin...).
Une fois des dates cohérentes choisies, deux possibilités :
• « Créer » va générer une séance vide. Sans produits à vendre.
• « Dupliquer » va générer une séance ayant le même contenu que celle que vous
aurez sélectionné dans la liste. Comme on vend peu ou prou la même chose à
chaque séance, c'est bien pratique...
Ajouter des produits à une séance.
Pour ce faire, sélectionnez « Prix » puis « Vendre » ensuite les trois « Rafraîchir ».
Sélectionnez la séance, le produit et le producteur voulus.
Si l'un d'eux manque, créez-le puis rafraîchissez la catégorie voulue.
Déterminez le prix, l'unité de mesure (c'est prioritairement celle du produit) et la tranche.
La tranche permet de proposer des quantités définies. Si on a opté pour unité Kilogramme
et tranche 100 g, les quantités proposées seront 100 g, 200g, 300g, etc...
L'origine désigne l'origine du produit (Belgique, France, Producteur...)
Validez par « Ajouter un produit »
Gérer les produits d'une séance.
Pour ce faire, sélectionnez « Prix » puis « Gérer la liste » .
Sélectionnez votre séance cliquez ensuite sur « Rafraîchir ».
Les produits apparaissent par Producteur puis par libellé.
À ce niveau vous ne pouvez modifier que les prix et le taux de TVA.
Pour changer un libellé, retournez dans la partie produits.
Pour supprimer un produit de la séance, sélectionnez-le puis pressez « Supprimer ».
6) Imprimer la commande.
Pour ce faire, sélectionnez « Livraisons » .
Dans le menu déroulant, sélectionnez la séance souhaitée. (Fig. 6)
Fig. 6
Presser ensuite « Livrer ». Un document vous sera proposé au format « *.xls » compatible
avec MS-Excel, OpenOffice, NeoOffice... (Fig. 7)
Fig. 7
Ce document reprend :
• Un bon de commande par acteur (Fig.7) avec, producteur par producteur les
produits commandés et leur prix. Un sous-total par producteur est prévu et la
quote-part est ajoutée.
• Une synthèse (Fig . 8) des produits commandés sous forme de bon de commande
destiné aux producteurs.
Fig. 8
•
La table des matières (Fig. 9) produit par produit de la répartition pour chaque
acteur.
Fig. 9
•
La bonne méthode de travail est :
• Disposer des bacs ou des caisses munis de l'étiquette nominative créée dans la
page des identités dans l'ordre alphabétique.
• Déposer dans ces bacs les bons de commandes de chaque acteur.
• Les répartiteurs se munissent de la table des matières et répartissent les produits
dans les bacs. Pour chaque produit, les commandes sont rangées par ordre
croissant de poids. Ceci permet de réduire les erreurs de pesée.
• Noter sur le bon de commande et sur le détail les erreurs constatées.
• Le caissier se basera sur le bon de commande corrigé pour encaisser.
• Le trésorier se basera sur la table des matières corrigée pour payer le producteur.
Il est également possible d'imprimer des statistiques de ventes (jamais vendu, combien et
quand)...
7) Modifier l'apparence du site.
Pour ce faire, sélectionnez « Apparence » .
Un fac-similé du site vous est proposé.
Pour modifier les couleurs, cliquez la zone à modifier puis choisissez dans la palette.
Les modifications sont prises en compte immédiatement, même si c'est moche !
La taille des polices peut être adaptée grâce aux flèches haut-bas des zones en regard des
textes concernés.
Si vous ne parvenez pas à en sortir, que vous désespérez, cliquez sur « Valeurs par
défaut » qui réinitialisera le tout.
8) Envoyer des messages.
Il est possible d'envoyer des courriels aux membre, mais cette partie demande
d'être plus amplement développée. À éviter.
9) Mode expert.
Comme le nom l'indique, c'est compliqué. Si vous ignorez ce que signifie l'acronyme
« SQL », évitez cette zone...
C'est un outil qui permet d'accéder directement à la base de données pour corriger ou
anéantir les données.
N'utilisez pas le mode expert sans avoir consulté l'administrateur réseau.
De la documentation est disponible.
10)
Sauver.
Cet outil permet de rapatrier une copie de la base de données chez vous.
Je conseille aux administrateurs de procéder à un sauvetage après chaque mise en ligne :
ça ne mange pas de pain et ça pourra aider l'administrateur réseau à sauver les données
en cas de crash !
Pour information, le fichier sauvé est un BZip2 du Gbak d'une base Firebird SQL version
2.1.
11)
Se connecter en tant qu'acteur.
Pour vous identifier en tant qu'acteur, tapez l'adresse du site dans votre navigateur.
BioShare Client est compatible avec la plupart des navigateurs actuels. JavaScript doit être
activé.
Cette adresse est bâtie sur le modèle « http://sub.domain:8nn/login.cfm » (par exemple
« http://jalhay.is-very-good.org:810/login.cfm »).
Dans les zones « Identifiant » et « Sésame », (Fig. 10) introduisez les codes d'accès
fournis par votre administrateur de GAC. Cliquez ensuite sur « Identification ».
Si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez sur « Mot de passe oublié ? » un nouveau
mot de passe vous sera attribué.
Fig. 10
Ne confondez pas avec les codes d'administrateur qui resteraient inopérants ici. Ces codes
sont sensibles aux majuscules, aux minuscules et aux accents...
Vous accédez ensuite à votre fiche signalétique (Fig. 11) que vous pouvez modifier à votre
guise... C'est à ce niveau que vous pouvez changer votre Sésame.
Fig. 11
Cliquez sur « Accéder au site » pour continuer.
Vous accédez alors à la zone de commande (Fig. 12).
Fig. 12
Chaque producteur est présenté dans un onglet dédié où les denrées sont organisées par
ordre alphabétique. On peut modifier les quantités en utilisant les menus déroulants.
La commande n'est prise en compte qu'à partir de la validation par « Envoyer la
commande ». Un tableau de format « xls » compatible MS-Excel, OpenOffice, NeoOffice
vous est proposé comme bon de commande. (Fig. 13)
Fig. 13
Si vous vous reconnectez après avoir envoyé la commande, celle-ci apparaîtra à l'écran, il
vous sera possible de la corriger jusqu'à la date de fin.
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