Mode d`emploi - MARTAA

Mode d`emploi - MARTAA
Mode d’emploi
Outil “TIC” V6.10
(Tableau d’Introduction à la Comptabilité analytique)
Contacts : Gaëlle Quily
gaelle.quily@ars.sante.fr
Sommaire





Avant-propos
Avant de commencer l’utilisation du « TIC »
Les définitions des termes de l’outil (BC, BCA, PCS, AA)
Schéma de réalisation du tableau des CDN (Charges Directes Nettes)
Le chargement des données :






Le périmètre des Balances Comptables (BC)
Le périmètre des Balances Comptables Analytiques (BCA)
Onglet 1.1 et 1.2 : import des fichiers source BC et BCA charges
Onglet 1.3 : vérification des écarts entre BC et BCA Charges
Onglet 2.1 et 2.2 : import des fichiers source BC et BCA produits
Onglet 2.3 : vérification des écarts entre BC et BCA produits
 Onglet 3 : La Balance Comptable Analytique Totale Normée
 Onglet 4 : Le lien UF-SA
P. 4
P. 5
P. 6
P. 7
P. 8
P. 9
P.10 à P.12
P.13 à P.15
P.16 et P.17
P.18
P.19 à P.22
P.23 à P.27
2
Sommaire
 Le tableau théorique des Charges Directes Nettes du RTC
 Onglet 5.1 : le passage depuis l’onglet 4 a créé automatiquement la structure du tableau
des CDN du RTC
 Onglet 5.1 : l’application des règles de gestion du PCS
 Onglet 5.1 : les montants à retraiter
 Onglet 5.1 : la gestion du signe des comptes de produits
 Onglet 5.1 : le passage à l’onglet 6.1 pour réaliser le tableau réel des CDN du RTC
P.28
P.29
P.30
P. 31
P. 32
 Le tableau réel des Charges Directes Nettes du RTC




Onglet 6.1 : le tableau réel des CDN du RTC
Onglet 6.1 : 1ère phase, la gestion des montants à retraiter
Onglet 6.1 : 2nde phase, la gestion des retraitements manuels
Onglet 6.1 : 3ème phase, les points de vigilance
P. 33
P. 34 à P.38
P. 39 à P.42
P. 43 et P.44
 Annexes




Annexe 1 : Alimentation des onglets du RTC
Annexe 2 : Comment remettre l’outil à zéro
Annexe 3 : La gestion des « bugs » connus
Annexe 4 : Références et contacts
P. 45
P. 46
P. 47
P. 48
3
Avant propos
 Rappels sur le Tableau Analytique Commun (TAC) :
 Définition : état qui résulte de l’application, à la balance comptable
analytique, des règles d’affectation des charges et des recettes de titre
3 (T3) du Plan Comptable Simplifié (PCS) sur chacune des Sections
d’Analyse (SA)
 Le TAC est une nouveauté issue du guide de comptabilité analytique
hospitalière (CAH) de 2011
 Son périmètre couvre l’ensemble des comptes de résultat : principal et
annexes
 Objectifs de l’outil TIC :
 Proposer aux ES un outil facilitant la construction du TAC dans
l’optique de produire le RTC (dont le périmètre se limite au budget
principal).
 C’est également un outil qui se veut pédagogique et permet de
s’approprier la logique de cet exercice de comptabilité analytique
 Il a été mis à jour des nouveautés du RTC 2014
4
Avant de commencer l’utilisation du « TIC »
 Les formats d’Excel compatibles avec l’utilisation du « TIC »
sont ceux de 2003, 2007 et 2010
 Activer les macros sur le PC en baissant le niveau de sécurité
– Pour Excel 2003, aller dans:
•
•
•
•
Outils
Macro
Sécurité des macros
Mettre le niveau de sécurité le plus faible
– Pour Excel 2007 et 2010, aller dans :
•
•
•
•
•
Option Excel
Centre de gestion de la confidentialité
Paramètres du centre de gestion de la confidentialité
Paramètre des macros
Activer toutes les macros
 Préparer les fichiers sources BC et BCA Charges et Produits en
format Excel (cf pages 8 et 9)
5
Quelques rappels sur les termes utilisés dans « TIC »
 La Balance Comptable (BC) :
– Il s’agit du détail de chaque montant des comptes de charges (classe 6) et de
produits (classe 7) pour l’année traitée.
– La BC peut être uniquement celle du budget H, ou bien la BC consolidée
contenant tous les budgets, une lettre budgétaire permettant de dissocier les
montants par compte pour chaque budget. Dans cette version du TIC à vocation
RTC, seul le budget H sera traité.
 La Balance Comptable Analytique (BCA) :
– On trouvera ici les comptes et les montants de la BC qui auront été répartis dans
les différentes UF qui ont porté cette charge dans l’année étudiée.
 Le Plan Comptable Simplifié (PCS) :
– Cela correspond à la liste des comptes du plan comptable général (+ ou détaillée selon les comptes) assortis pour chacun d’entre eux d’une règle
d’imputation à appliquer pour la mise en œuvre d’une CAH
– Le PCS utilisé dans le TIC est celui généré par l’ATIH pour le RTC
 Arbre Analytique (AA) :
– Il décrit les sections d’analyse en précisant le N° de la SA, son libellé et son
rattachement à une famille de SA (LGG, MT, Clinique…)
– Dans TIC nous avons utilisé l’arbre analytique du RTC 2014 (AARTC)
6
Le schéma de réalisation du Tableau des CDN pour le RTC
Etapes de vérifications des données
Les
charges
1.1 – BC charges
1.2 – BCA charges
IMPORT
IMPORT
Cptes
Montants
Cptes
UF
Montants
6011
6012-1
6012-2
60211
…
1000 €
500 €
2000 €
1500 €
…
6011
6011
6011
6012-1
6012-2
60211
…
UF1
UF2
UF4
UF1
UF3
UF4
…
500 €
200 €
300 €
500 €
2000 €
1500 €
…
1.3 – Ecarts BC – BCA
charges
AUTO
Cptes
6011
6012-1
6012-2
60211
…
Les
produits
Etapes de réalisation du tableau des CDN
du RTC à partir des données validées
BCA charges
validée
BCA produits
validée
3 – BCA totale normalisée
AUTO
Montants
Cptes PCS
UF
Montants
1000 €
500 €
2000 €
1500 €
…
6011
6011
6011
6012
6012
60211
…
UF1
UF2
UF4
UF1
UF3
UF4
…
500 €
200 €
300 €
500 €
2000 €
1500 €
…
2.2 – BCA produits
2.1 – BC produits
IMPORT
4 – Liens UF-AAC-RTC
IMPORT
Cptes
UF
Montants
Cptes
Montants
AUTO
SAISIE
AUTO
6011
6011
6011
6012-1
6012-2
60211
…
UF1
UF2
UF4
UF1
UF3
UF4
…
500 €
200 €
300 €
500 €
2000 €
1500 €
…
701
7022
7023
703
…
1000 €
500 €
2000 €
1500 €
…
UF
SA/AAC
SA/AARTC
UF1
UF2
UF3
UF4
…
SA2/AAC
SA2/AAC
SA1/AAC
SA3/AAC
…
SA3/AARTC
SA1/AARTC
SA1/AARTC
SA2/AARTC
…
2.3 – Ecarts BC – BCA
produits
AUTO
Cptes
Montants
6011
6012-1
6012-2
60211
…
1000 €
500 €
2000 €
1500 €
…
5.1 – Tab CDN théo. pour RTC
6.1 – Tab CDN réel pour RTC
AUTO
AUTO
SA/AARTC SA1 SA2 SA3 …
Cptes PCS
6011
6012
60211
…
SA/AARTC SA1 SA2 SA3 …
Cptes PCS
6011
6012
60211
…
7
Le périmètre des Balances Comptables (BC)
Format attendu
pour les BC
Lettre
budg.
H
H
H
H
H
….
N°
compte
60215
60224
6066
61112
62114
….
Libellé compte
Produits sanguins
Fournitures pour laboratoires
Fournitures médicales
Imagerie médicale
Personnel intérimaire : personnel paramédical
….
Montant
4 890 000,00 €
4 568 345,78 €
329 395,45 €
1 005 600,23 €
456 978,34 €
….
Le périmètre des éléments à intégrer dans la BC :
 La lettre clé budgétaire du compte (pour mémoire : le périmètre du RTC est le
budget H)
 Les comptes de classe 6 pour la BC charges, avec soit (l’un ou l’autre) :
• Les comptes 602 (achats) et 603 (variation de stock, en + si débiteur, en –
si créditeur)
• Les comptes 942 (consommations)
 Les comptes de classe 7 mais uniquement de titre 3 pour la BC produits
 Le libellé du compte tel qu’utilisé en interne de l’établissement
 Le montant annuel du compte
8
Le périmètre des Balances Comptables Analytiques (BCA)
Format attendu
pour les BCA
Lettre
N°
budg. compte
H
H
H
H
H
H
H
H
H
…
Libellé compte
N° UF
642
642
642
641
641
641
94224
94224
94224
Rémunérat° du PM
Rémunérat° du PM
Rémunérat° du PM
Rémunérat° du PNM
Rémunérat° du PNM
Rémunérat° du PNM
Fournitures pour laboratoires
Fournitures pour laboratoires
Fournitures pour laboratoires
2810
2830
2850
2810
2830
2850
4601
4650
2810
…
…
…
Libellé UF
Hospi Neurologie
Hospi Orthopédie
Hospi Obstetrique
Hospi Neurologie
Hospi Orthopédie
Hospi Obstetrique
Biochimie
Anapath
Hospi Neurologie
…
Montant
167 000,00 €
302 569,00 €
1 614 535,00 €
600 000,00 €
345 200,00 €
780 000,00 €
89 000,00 €
45 320,00 €
52 190,00 €
…
Le périmètre des éléments à intégrer dans la BCA :
 La lettre clé budgétaire du compte (pour mémoire : le périmètre du RTC est le
budget H)
 Les comptes de classe 6 pour la BCA charges, avec, soit (l’un ou l’autre) :
• Les comptes de consommation en 942
• Si l’établissement n’a pas de comptes de consommation, il pourra renseigner
ses comptes d’achat (602) et de variation de stock (603) par UF




Les comptes de classe 7 mais uniquement de titre 3 pour la BCA produits
Le libellé du compte tel qu’utilisé en interne de l’établissement
Le N° de l‘UF et le libellé de l’UF tel qu’utilisé en interne de l’établissement
Le montant annuel du compte
9
Onglet 1.1 : Import des données de la BC charges
 BC Charges avant l’import des données
 BC Charges après un copier-coller des valeurs
d’un fichier source Excel composé des items
affichés au format attendu
10
Onglet 1.2 : Import des données de la BCA charges
 BCA Charges avant l’import
des données
 BCA Charges après un copiercoller des valeurs d’un fichier
source Excel composé des
items affichés au format
attendu
11
Point d’attention pour les onglets d’import
 Il est impératif que les différents onglets d’import ne comportent pas de ligne vide
entre les données (cf. exemple ci-dessous)
Format de fichier source NON OK
À cause de la ligne vide
Format de fichier source OK
 Attention : Vérifiez toujours que les formats d’import sont conformes avant de lancer
les étapes suivantes
12
Onglet 1.3 : Comment faire fonctionner cet onglet?
1. En cliquant sur le bouton

cliquez ici
2. L’outil va vous proposer le
lancement de la macro qui va
effectuer les contrôles entre
BC et BCA charges, vous
cliquez sur oui
cliquez ici

3. Puis cliquez sur non pour ne
pas enregistrer
systématiquement l’étape,
cela alourdirait le traitement.
A la fin de ces 3 phases, les
contrôles vont être lancés…
cliquez ici

13
Onglet 1.3 : Les éventuels écarts entre BC et BCA charges
Tous les écarts entre la BC et la BCA des onglets 1.1 et 1.2 sont
détectés par l’outil, et indiqués par :
– un code couleur rouge pour les montants erronés ou bien les comptes
manquants dans la BCA charges. Chacune des cases rouges est assortie d’un
commentaire automatique qui aide à la compréhension de l’erreur.
– Un compte indiqué en colonne G dans la partie « compte manquant », si le
compte n’est pas dans la BCA alors qu’il existe dans la BC. On a également un
commentaire portant sur l’erreur.
14
Onglet 1.3 : le traitement des écarts pour pouvoir continuer
 Attention : il ne faut pas passer aux étapes suivantes si l’onglet 1.3 contient encore
des erreurs ou des comptes manquants
 Pour solutionner les problèmes, les travaux de modification des comptes (ajout,
suppression) ou des montants doivent être réalisés directement dans la BC ou la BCA
charges. Vous pouvez modifier les données dans les fichiers sources, en recommençant
ensuite le copier-coller valeur, ou directement dans les onglets 1.1 et 1.2.
NB : n’oubliez pas quand vous réalisez des modifications que les onglets d’import 1.1 et 1.2 ne doivent pas
contenir de ligne vide.
 Après avoir réalisé les changements nécessaires dans les onglet 1.1 et 1.2, vous
devez de nouveau vérifier les écarts entre BC et BCA nouvellement modifiées en
relançant l’étape 1.3
Ces manipulations devront être recommencées jusqu’à ce qu’il n’y ait plus
d’erreur repérées dans l’onglet 1.3
15
Onglet 2.1 : Import des données de la BC produits
 BC Produits avant l’import des données
 BC Produits après un copier-coller
des valeurs d’un fichier source Excel
composé des items affichés au format
attendu
16
Onglet 2.2 : Import des données de la BCA produits
 BCA Produits avant l’import
des données
 BCA Produits après un copiercoller des valeurs d’un fichier
source Excel composé des
items affichés au format
attendu
17
Onglet 2.3 : Les éventuels écarts entre BC et BCA produits
Pour lancer la comparaison des fichiers importés dans les onglets 2.1 et
2.2 il faut à partir de l’onglet 2.3 lancer la même procédure que pour l’onglet 1.3
Nb : Cf. diapo explicative sur l’onglet 1.3
 Attention, comme pour l’étape 1.3, il ne faut pas passer aux étapes suivantes
si l’onglet 2.3 contient encore des erreurs ou des comptes manquants.
 Pour solutionner les problèmes, les travaux de modification des comptes
(ajout, suppression) ou des montants doivent être réalisés directement dans la
BC ou la BCA produits .
NB : n’oubliez pas quand vous réalisez des modifications que les onglets d’import 2.1 et 2.2 ne
doivent pas contenir de ligne vide.
 Après avoir réalisé les changements nécessaires dans les onglet 2.1 et
2.2, vous devez de nouveau vérifier les écarts entre BC et BCA nouvellement
modifiées en relançant l’étape 2.3.
Ces manipulations devront être recommencées jusqu’à ce qu’il n’y ait
plus d’erreur repérées dans l’onglet 2.3
18
Onglet 3 : Création de la BCA totale normée
1. En cliquant sur le bouton
cliquez ici
2. L’outil va vous proposer le
lancement de la macro qui va
créer la BCA total normée à
partir des BCA charges et
produits validées
précédemment : vous
cliquez sur oui
3. Puis cliquez sur non pour
ne pas enregistrer
systématiquement l’étape,
cela alourdirait le traitement.


cliquez ici
cliquez ici
A la fin de ces 3 phases, vous obtenez la BCA totale normée

19
Onglet 3 : Création de la BCA totale normée (suite)
A la suite du lancement de la macro,
la BCA totale normée est créée
automatiquement.
Il s’agit ici de regrouper dans un seul
fichier, qui sera notre base définitive
et validée de travail, les BCA charges
et produits validées par les étapes
précédentes.
On parle de BCA totale normée ou normalisée, car l’outil normalise les comptes
internes importés par l’établissement dans les onglets 1.2 et 2.2 afin de les rendre
compatibles avec le PCS. Il recherche automatiquement pour chaque compte interne
absent du PCS le compte racine le plus proche afin qu’on puisse ensuite appliquer
systématiquement la règle de gestion du compte. Ces modifications sont indiquées par
un commentaire à chaque fois (cf. exemple ci-joint) et ne nécessite pas d’intervention de
votre part.
20
Onglet 3 : les contrôles de la BCA totale normée (suite)
Avant de passer à l’onglet suivant, il faut vérifier que tous les montants et les comptes
sont valides. Les cases problématiques sont indiquées en fond rouge et en cliquant sur
le bouton
on trouve automatiquement la ou les erreurs qui sont toutes assorties d’un
commentaire.
 Les problèmes sont à corriger dans les onglets d’import (onglets 1.1, 1.2, 2.1 et 2.2), et il
faut ensuite relancer les onglets 1.3, 2.3 et 3. Il faut refaire la même chose tant que
l’onglet 3 affiche encore des problèmes.
Si en cliquant sur le
bouton
aucune erreur
n’est détectée, le
commentaire suivant
apparaitra et vous pourrez
passer à la réalisation de
l’onglet 4.
21
Onglet 3 : les contrôles de la BCA totale normée
Dans cet onglet, il est rappelé le montant des Charges BCA issus de l’onglet
« 1.2 - BCA charges » et des produits BCA issus de l’onglet « 2.2 - BCA
produits ». Ces informations permettent de calculer le total des charges nettes
BCA (en excluant les Charges non incorporables et les produits non
déductibles).
Montant Charges BCA
Charges non
incorporables
Montant Produits BCA
Produits non
déductibles
Total Charges
nettes BCA
22
Onglet 4 : création du lien UF-SA du RTC
Vous avez ici deux possibilités :
– Vous n'avez pas le lien UF-SA du RTC de votre
établissement dans un autre fichier excel => voir la
diapositive « alimentation manuelle »,
– Vous avez le lien UF-SA du RTC de votre établissement
dans un fichier excel => voir la diapositive « alimentation
automatique ».
23
Onglet 4 : création du lien UF-SA - alimentation manuelle
On arrive sur un onglet vierge
1. On obtient la liste des UF qui
supportent des charges ou des
produits dans la BCA totale
normalisée en cliquant sur le
bouton

Cliquez ici
cliquez ici

2. On créé le lien UF-SA pour
chaque UF, en se positionnant
dans la colonne E, puis en
choisissant la SA dans le menu
déroulant proposé lorsque vous
cliquez sur le bouton

3. Quand la SA est choisie, cliquez
sur le bouton
de validation puis
recommencez pour chaque UF
cliquez
ici
24
Onglet 4 : création du lien UF-SA – alimentation automatique
On arrive sur un onglet vierge
1. On obtient la liste des UF qui
supportent des charges ou des
produits dans la BCA totale
normalisée en cliquant sur le
bouton

cliquez ici
2. Copiez/collez les SA correspondantes aux UF. Attention, les SA que vous
importez d’un autre fichier doivent être au bon format (celui de l’onglet B)
OU
Copiez/collez le lien UF-SA que vous aurez préalablement constitué. Attention à
respecter le format demandé par le tableau, et à veiller à ce que les SA que vous
importez soient au bon format (celui de l’onglet B)
25
Découpage analytique 2014
Remarque :
L’arbre analytique utilisé dans TIC intègre les nouveautés relatives au
découpage analytique introduites par le RTC 2014, notamment :
•Le typage des activités de MCO selon le mode de prise en charge :
hospitalisation complète, semaine, jour, séances
•Isoler les unités de chirurgie ambulatoire dédiées
•SSR : isoler par mode de prise en charge, par âge des patients et par affection
•SAMT : définir, pour chacune, si elle est dédiée ou non à l’ambulatoire, et
interne ou sous-traitée
•Typage des sections de restauration et blanchisserie (interne, totalement soustraitée, partiellement sous-traitée)
•Psychiatrie : refonte du découpage dans le cadre du groupe de travail
« mesure des coûts en psychiatrie » de l’ATIH
Pour des raisons d’automatisation, l’arbre analytique ainsi proposé dans TIC
peut conduire à certaines SA « incohérentes » (exemple : réanimation médicale
HJ). Ne pas hésiter à se référer aux documents officiels produits par l’ATIH sur
l’arbre analytique en cas de doute.
26
Onglet 4 : lancement du Tab. des CDN (Charges Directes Nettes) du RTC
Quand l’ensemble des liens UF-SA est réalisé, vous pouvez lancer les étapes
suivantes pour réaliser le tableau des CDN du RTC de la façon suivante :
cliquez ici

Il est toujours possible de créer des UF « manuellement » si on s’aperçoit à
cette étape que cela n’a pas été fait en amont.
27
Onglet 5.1 : le passage depuis l’onglet 4 a créé automatiquement
la structure du tableau des CDN du RTC
En colonne, les libellés des SA du RTC, issues directement du lien UF-SA
codé dans l’onglet 4
En ligne, la totalité des comptes issus de l’onglet 3 « BCA total normée »
28
Onglet 5.1 : l’application des règles de gestion du PCS
Pour lancer les calculs sur chaque compte avec l’application des règles du PCS
cliquez ici


cliquez ici
Puis cliquez ici

Vous obtenez
29
Onglet 5.1 : les montants à retraiter
On obtient alors un tableau théorique,
dans lequel pour chaque compte de
charges ou de produits de la BCA
totale normée, on a une règle de
gestion qui a été appliquée selon l’un
des 4 principes suivants :
 « Mode A » : Le compte suit les « conso UF », c’est-à-dire que pour imputer les
charges de ce compte dans les SA de l’établissement on tient compte des montants
qui ont été liquidés en cours d’année dans chacune des UF.
 « Mode B » : Le compte est intégralement imputé sur une SA définie par le guide (ex :
les fournitures informatiques sont imputées dans la SA DSIO)
 « Mode C » : Le compte peut être imputé sur plusieurs SA ciblées mais le périmètre
des SA autorisées est restreint par le guide, et on nous indique également la SA pour
la gestion du solde. Dans le cas où ce solde n’est pas automatisable, le tableau nous
indiquera un montant dans la colonne H intitulée « Montants à retraiter » qui devra
être géré dans l’onglet «6.1 tableau réel des CDN du RTC». Dans l’exemple, c’est le
cas du compte H602662 et de son montant à retraiter pour 173 766€.
 « Mode D » : La règle de gestion ne peut pas être automatisée et donc la totalité du
montant est à affecter manuellement dans les SA pour ce compte (exemple du
credit-bail)
30
Onglet 5.1 : La gestion du signe des comptes de produits
Si vous avez importé les produits dans le même « format » que les charges (charges et
produits en positif, ou encore charges et produits en négatif), il faut modifier le signe des
produits « P3 » selon les modalités décrites ci-dessous :
Exemple : ici les charges et les
produits ont été renseignés avec un
signe positif
En cliquant sur le bouton
, on
lance la macro qui va mettre les
comptes de produits avec le signe
inverse de celui présent dans le
tableau. En cas d’erreur, on peut
relancer ce bouton autant de fois
que nécessaire afin de modifier de
nouveau le signe affiché.
cliquez ici

31
Onglet 5.1 : le passage à l’onglet 6.1 pour réaliser le tableau réel
des CDN du RTC
Dans l’onglet 5.1, on obtient un tableau de CDN du RTC théorique en appliquant
strictement les règles du PCS et en conservant les données qui sont dans la BCA totale
normalisée. 2 points sont alors à soulever concernant ce tableau théorique :
 Certaines règles de gestion des comptes ne peuvent pas être entièrement
automatisées (cas C et D) ce qui implique qu’on a donc un montant dans la colonne
à retraiter. Ce montant n’est imputé à aucune SA et devra donc être retravaillé
manuellement dans l’onglet « 6.1 tableau réel des CDN du RTC».
 Les écritures enregistrées dans les différentes UF en cours d’année par
l’établissement, sur les charges et sur les produits, sont reprises sans aucun
contrôle et/ou modification dans TIC. Pourtant il est courant que les enregistrements
analytiques issus du système d’information nécessitent d’être corrigés. Il faut donc
permettre des écriture manuelles pour modifier le tableau théorique des CDN du
RTC.
Pour lancer la réalisation
de l’onglet «6.1 tableau
réel des CDN du RTC» :
cliquez ici

32
Onglet 6.1 : Le tableau réel des CDN du RTC
C’est le dernier onglet de l’outil, l’ensemble des étapes théoriques ont été réalisées
auparavant.
Il reste maintenant à faire les modifications en mode manuel pour réaffecter dans les SA
les charges et les produits en lien avec la réalité de l’activité quand cela est nécessaire.
Le tableau réel des CDN du RTC est mis en forme à la manière du RTC. En jouant avec
les objets + et – sur la gauche du fichier Excel vous pouvez afficher l’ensemble des
lignes ou bien au contraire les regrouper.
33
Onglet 6.1 : 1ère phase, la gestion des montants à retraiter
Exemple : la règle de gestion du compte H94224 est l’imputation des
dépenses sur les SA laboratoires et/ou anapath. Les autres SA ne sont pas
autorisées et donc les factures qui ont été liquidées sur des UF qui ne sont pas
en lien avec ces 2 SA ne vont pas pouvoir être imputées directement. On a
donc ici un solde à gérer de 1 720 093 €.
34
Onglet 6.1 : 1ère phase, les montants à retraiter (suite 1)
Il faut créer une ligne « modif » pour
imputer manuellement, selon les
informations que l’on détient en
interne, les charges (ou les produits)
du montant à retraiter. Pour créer
une « modif » il faut se positionner
sur le compte à travailler (colonne D)
et cliquer sur le bouton
cliquez ici

Une ligne s’est
insérée ici
35
Onglet 6.1 : 1ère phase, les montants à retraiter (suite 2)
Dans la ligne créée, le principe
est d’annuler le montant à
retraiter comme ci-dessous en
inscrivant le montant souhaité
en négatif :
Puis de libeller clairement
l’imputation à réaliser, et
mettre manuellement dans
les SA adéquates le montant
souhaité.
Tant que l’ensemble des nouvelles imputations n’est pas égal au montant à retraité, le
montant total reste rouge. Si tout est OK on est dans le cas du tableau ci-dessus.
36
Onglet 6.1 : 1ère phase, les montants à retraiter (suite 3)
Vous pouvez aussi créer 2 lignes de modifications si cela vous semble plus clair.
Reprenons l’exemple précédent en créant ces 2 lignes qui vont permettre de détailler les
répartitions du montant à retraiter, ici sur les labos et l’anapath :
37
Onglet 6.1 : 1ère phase, les montants à retraiter (suite 4)
Quand toutes les modifications pour les montants à retraiter ont été réalisées, on obtient
un tableau en mode plié qui n’indique plus de montant dans la colonne H, comme dans
le visuel ci-dessous
Pour rappel voici le visuel
avant toute modification des
montants à retraiter
Et voici le visuel après avoir
effectué toutes les modifications
sur les montants à retraiter.
La colonne H est vide.
Vous pouvez alors passer aux modifications suivantes, celles qui concernent les
imputations en erreur et qui nécessitent donc de modifier les montants entre les SA…
38
Onglet 6.1 : 2nde phase, la gestion des retraitements manuels
des charges et produits mal imputés
Si vous avez des erreurs d’imputation dans les charges et/ou les produits par SA, vous
allez procéder à des modifications successives pour chaque compte (ou regroupement
de comptes pour le personnel) afin de produire des charges directes nettes qui seront le
reflet de la réalité des coûts de chaque secteur.
Dans l’exemple ci-dessous, après application des différentes étapes de la CAH, on
peut remarquer que la SA «Gastro Entérologie - HC de semaine» ne supporte aucune
charge de titre 1 PM (Personnel Médical), ce qui n’est pas normal car cette activité se
fait forcément avec du personnel médical.
39
Onglet 6.1 : 2nde phase, la gestion des retraitements
manuels des charges et produits mal imputés (Suite 1)
Dans la suite de l’exemple, vous devez créer la ou les lignes de modification qui vont
permettre d’imputer des charges de T1 PM dans la SA Gastro-entérologie semaine en
les ôtant de la ou des SA où elles ont été imputées indument.
Après avoir déplié le total des charges de T1 PM, on crée un nouvelle ligne en se
positionnant sur la case indiquée Multiples (colonne D) qui regroupe l’ensemble des
comptes de T1 PM pour ne pas avoir à faire de nombreuses écritures manuelles mais
une seule pour l’ensemble des T1 PM (idem pour les charges de T1 PNM)
cliquez ici

40
Onglet 6.1 : 2nde phase, la gestion des retraitements
manuels des charges et produits mal imputés (Suite 2)
Dans la ou les lignes créées, on va venir modifier les charges de la ou des SA où elles
ont été imputées à tort pour les mettre sur la SA dans laquelle on souhaite les voir
affectées.
On libelle clairement la ou les
imputations à réaliser, et on
met dans la ou les SA
adéquates le montant
souhaité.
Tant que l’ensemble des
nouvelles imputations n’est
pas égal au montant à retraité,
le montant total reste rouge.
Quand les charges sont ôtées
des SA initiales et que toutes
les modifications sont OK, le
montant repasse dans une
couleur normale comme ciaprès.
41
Onglet 6.1 : 2nde phase, la gestion des retraitements
manuels des charges et produits mal imputés (Suite 3)
Il est également possible de rajouter une SA afin de réaliser les modifications
souhaitées. Pour cela l’utilisateur doit se positionner (ligne 4) dans la cellule où l’on
souhaite que la SA soit créée (la SA sera insérée à droite de la cellule sélectionnée si
celle-ci n’est pas vide) puis cliquer sur
.
Lorsque qu’une SA n’a aucun montant d’affecté, elle apparaît en rose (comme cidessous) :
Remarque :
Lorsque qu’une SA est ajoutée,
elle apparaît en violet.
Puis une fois que la SA est
modifiée, elle apparaît en vert.
42
Onglet 6.1 : 3ème phase, les points de vigilance
A cette étape, il y a une vigilance particulière à avoir sur les points suivants :
Dans les SA LGG :
 Les charges de T1 PM ne doivent a priori pas être présentes dans la plupart de
ces SA, sauf DIM, parfois services administratifs à caractère général et services
administratifs liés au personnel
 Les charges de T2 ne doivent a priori pas être présentes dans la plupart de ces
SA
Dans les SA MT :
 Les charges de T1 PM doivent a priori être présentes dans la plupart de ces SA
 Les charges de T2 du bloc et de l’imagerie ne doivent pas comprendre les
charges liées aux DMI
Dans les SA LM :
 Les charges de T2 de la pharmacie ne doivent pas correspondre :
 Ni aux consommations des services
 Ni aux achats de (ou effectués pour) la SA rétrocession.
 Les charges de T2 de la pharmacie doivent correspondre uniquement aux
périmés et aux consommations de la pharmacie.
43
43
Onglet 6.1 : 3ème phase, les points de vigilance pour
l’analyse des modifications nécessaires (suite)
Dans les SA Activités subsidiaires et CRPA :
 Vérifier que des charges n’ont pas été oubliées, car imputées par erreur sur
d’autres SA, aux vues des recettes affichées dans ces SA
 La SA rétrocession doit supporter les charges de T2 d’achat des médicaments
qui seront diminuées des recettes de titre 3 déductibles
Dans les SA activités spécifiques :
 Vérifier que ces SA ont les charges et les recettes en lien avec les activités
décrites. Souvent les charges de personnel PM et PNM sont largement
inférieures à la réalité par manque de finesse dans l’imputation des personnels
dans les fichiers sources. Il faudra donc connaître le temps passé par chacun en
lien avec le fonctionnement des ces SA afin de créer les modifications
nécessaires.
Dans les SA consultations :
 Les charges de T1 PM doivent être présentes dans ce type de SA, pour un
montant et un nombre d’ETPR cohérent avec le fonctionnement de ce secteur.
 Les charges de T2 ne doivent a priori pas être démesurées
44
Annexe 1: Alimentation des onglets du RTC
La version précédente de l’outil prévoyait une alimentation directe des onglets du RTC à
partir du TIC.
Néanmoins, cette année, les nouveautés du RTC 2014 (découpage analytique propre à
chaque établissement, remplissage facultatif au niveau des comptes…) rendent
impossible cette fonctionnalité.
Il est donc conseillé, une fois l’ensemble des étapes du TIC réalisées :
• soit d’éditer et de recopier manuellement les montants
• soit de les « copier-coller valeurs »
Nous avons bien conscience de la contrainte que cela représente mais cela ne modifie
que peu, à notre sens, l’intérêt de l’outil.
Quoi qu’il en soit, des réflexions sont en cours pour automatiser, lors de la campagne
2015, ce transfert du tableau des charges directes nettes vers le logiciel support du
RTC.
45
Annexe 2 : pour remettre l’outil à zéro
Si vous souhaitez remettre à zéro l’outil, il vous suffit de lancer la macro qui va vider les
différents onglets en suivant la procédure ci-dessous :
Aller dans l’onglet avantpropos
Cliquez sur le bouton
cliquez ici

Répondez « oui » à la question « cette macro va recalculer la feuille. Souhaitez vous
réellement continuer »
Répondez de nouveau « oui » à la question « l’opération est irréversible. Souhaitezvous enregistrer le fichier avant de lancer la macro ? »
46
Annexe 3 : La gestion des « bugs » connus
Si vous avez cet écran qui
apparaît
La procédure à suivre est la
suivante :
Cliquez sur OK
Arrêter la macro en cliquant sur le bouton stop
Aller dans outil, puis référence et décocher manquant
Aller dans débogage, puis compiler VBA project
Relancer la macro avec le bouton « play »
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Annexe 4 : Références et contact
• Il est vivement conseillé de se reporter au guide méthodologique de
comptabilité analytique hospitalière afin de traiter les problématiques
de stocks et de remboursement des frais CRPA.
• De manière générale, référez-vous au guide RTC et à la
documentation disponible sur le site de l’ATIH
• Pour cette version du TIC, certains onglets ont été sciemment masqués
par rapport à la version précédente. Pour une bonne utilisation de
l’outil, il est impératif de ne pas les afficher, et de ne pas modifier les
macros réalisées.
• En cas de difficulté, vous pouvez contacter Gaëlle Quily, de l’ARS Ile
de France, par mail : gaelle.quily@ars.sante.fr
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