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(NdT : dans les légendes du graphique de l'annexe 2: "trendline" = tendance)
COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES
Bruxelles, le 6 décembre 2001
DOCUMENT DE CONSULTATION DE LA COMMISSION
Une stratégie pour le service de traduction: perspectives pour 2002 et les années
suivantes
FR
DOCUMENT DE CONSULTATION DE LA COMMISSION
Une stratégie pour le service de traduction: perspectives pour 2002 et les années
suivantes
Table des matières
1.
Introduction.................................................................................................................. 4
1.1.
Le programme de travail pluriannuel du SDT adopté en 1999.................................... 5
1.2.
Les défis que doivent relever la Commission européenne et le Service de traduction 5
1.2.1.
Mise en œuvre du multilinguisme: l'importance de la traduction................................ 5
1.2.2.
Nécessité d'adapter la taille et la structure du Service de traduction ........................... 6
1.2.3.
Élargissement: le principal défi.................................................................................... 6
1.2.4.
La réforme.................................................................................................................... 8
1.2.5.
Maîtrise des coûts dans le contexte de la rigueur budgétaire....................................... 8
1.2.6.
La qualité du message de la Commission .................................................................... 8
1.2.7.
Nécessité d'une stratégie plus précise pour le Service de traduction ........................... 9
2.
La situation actuelle du Service de traduction ............................................................. 9
2.1.
Organisation ................................................................................................................. 9
2.2.
Effectifs ........................................................................................................................ 9
2.3.
Méthodes de travail .................................................................................................... 10
3.
Les efforts actuellement déployés pour améliorer l'efficience et la productivité du
système de traduction................................................................................................. 10
3.1.
Critères de performance et évaluation comparative des performances...................... 10
3.2.
Amélioration du cadre opérationnel: la simplification des procédures...................... 12
3.3.
Maîtrise de la demande: une condition fondamentale ............................................... 12
3.3.1.
Besoins des clients: planification et établissement de prévisions .............................. 12
3.3.2.
Recentrage sur les activités fondamentales de la Commission.................................. 13
3.3.3.
Projet de facturation interne: mise en place et suivi .................................................. 13
3.3.4.
Maîtrise de la demande: groupe permanent de clients............................................... 13
3.4.
Qualité des originaux ................................................................................................. 14
2
Annexes
1.
Projections relatives à la production du SDT par groupe de langues, 1993-2008
2.
Évolution de la productivité (graphiques)
3.
Description des missions du SDT
4.
Exemple de code de bonne pratique négocié par le Service de traduction et une DG
5.
Tableau de catégorisation des documents
6.
Systran - Profil des utilisateurs
7.
Calendrier du programme d'action du SDT
3
DOCUMENT DE CONSULTATION DE LA COMMISSION
Une stratégie pour le service de traduction: perspectives pour 2002
et les années suivantes
1.
INTRODUCTION
Le présent document a pour objet:
• de garantir que le Service de traduction (SDT) continuera, dans les années à venir,
à répondre aux besoins de la Commission liés à son fonctionnement multilingue,
en particulier dans la perspective de l'élargissement,
• d'atteindre cet objectif de la manière la plus efficiente possible, en améliorant la
productivité et en maîtrisant la demande, et
• de présenter les avancées réalisées par le SDT dans ce domaine et les actions qu'il
pourrait mettre en œuvre à l'avenir.
Par conséquent, un certain nombre de décisions politiques doivent être prises et les
ressources nécessaires allouées.
Il convient de rappeler que la traduction est une activité intellectuelle exigeant un
personnel hautement qualifié, en particulier pour les travaux hautement spécialisés et
législatifs, qui représentent l'essentiel des activités de la Commission, ce qui devrait
rester le cas dans l'avenir prévisible. Néanmoins, différents outils destinés à éviter les
doubles emplois et à améliorer l'efficience donnent déjà des résultats, qui devraient
se confirmer au fil du temps. Les meilleurs de ces outils complètent l'effort
intellectuel du linguiste en prenant en charge les aspects "mécaniques" de la
traduction, mais sans remplacer la composante humaine.
Les tendances à moyen terme qui caractérisent les activités de traduction de la
Commission peuvent être résumées comme suit:
(1)
une augmentation des besoins de traduction liée aux nouvelles obligations
découlant du traité d'Amsterdam, au processus d'élargissement, à la mise en
place de la Commission en ligne et au développement de la gouvernance
européenne (dialogue renforcé avec les niveaux national, régional et local,
ainsi qu'avec la société civile);
(2)
une augmentation de la demande liée aux prochains élargissements de l'Union
européenne (plus d'États membres et de nouvelles langues);
(3)
un besoin accru d'assurance-qualité en raison du niveau d'externalisation déjà
atteint ou envisagé;
4
1.1.
(4)
un marché de la traduction plus difficile, pour lequel la Commission se
trouvera de plus en plus en concurrence sur le marché de la traduction externe
avec de grandes entreprises multinationales, d'autres organisations
internationales, voire de grandes agences de traduction;
(5)
la rapidité de l'évolution des nouvelles technologies (par exemple, la
traduction automatique), qui cependant ne devrait pas être suffisante pour
absorber l'augmentation de la demande prévue pour la prochaine décennie.
Le programme de travail pluriannuel du SDT adopté en 1999
En avril 1999, la Commission a adopté un programme de travail pluriannuel pour le
Service de traduction1, dans lequel elle a défini des orientations politiques visant à
mieux intégrer le SDT dans les travaux des services de la Commission impliqués
dans la production de documents, à différencier le traitement des textes à traduire, à
orienter les fonctionnaires linguistes sur les travaux présentant la plus forte valeur
ajoutée pour la Commission et à adapter les effectifs et l'organisation futurs du SDT
en vue du passage à un régime pouvant aller jusqu'à 23 langues officielles2 après
l'élargissement. Le présent document de consultation doit être considéré dans le
cadre de la poursuite de la mise en œuvre de ces orientations.
1.2.
Les défis que doivent relever la Commission européenne et le Service de
traduction
À l'instar des autres institutions de l'Union européenne, la Commission doit dans
l'immédiat relever un certain nombre de défis majeurs, parmi lesquels figurent la
réforme interne, l'amélioration nécessaire des méthodes de travail et des procédures
qu'elle implique, l'élargissement à venir et les conséquences d'une nouvelle approche
de la gouvernance.
Dans tous ces domaines, il est essentiel que le message politique adressé aux
citoyens d'Europe soit présenté d'une manière claire et convaincante, ce qui exige à
son tour la reconnaissance de la nécessité de ne pas brider l'usage des langues
nationales. Le multilinguisme est un droit démocratique des peuples d'Europe qui
doit être préservé, comme le traité sur l'Union européenne l'a de nouveau confirmé.
1.2.1.
Mise en œuvre du multilinguisme: l'importance de la traduction
Les institutions de l'Union, dont la Commission, accordent ainsi une très grande
importance au respect du multilinguisme en Europe. Cependant, un certain nombre
de facteurs influent sur la manière dont ce principe est respecté. La question
linguistique est extrêmement sensible dans la plupart, si ce n'est dans l'ensemble des
États membres et des pays candidats actuels. Ceci explique que l'on se soit jusqu'ici
montré réticent à aborder cette question au niveau politique autrement que dans des
termes très généraux, avec pour conséquence que la tâche consistant à fournir un
soutien multilingue pour les obligations et les autres activités imparties par le traité
sur l'Union est de ce fait souvent considérée comme une fonction purement
administrative, plutôt que comme un élément essentiel du processus politique.
1
2
C(1999)927.
Allemand, anglais, bulgare, danois, espagnol, estonien, finnois, français, grec, hongrois, italien, letton,
lituanien, maltais, néerlandais, polonais, portugais, roumain, slovaque, slovène, suédois, tchèque et turc.
5
En tant qu'institution investie d'une importante mission d'intérêt public en matière de
multilinguisme, la Commission doit veiller, dans l'exercice de ses fonctions
politiques fondamentales, à ce que ses propositions et décisions soient disponibles
dans les langues officielles de l'Union. En même temps, comme cela est déjà le cas,
cette obligation doit être appliquée d'une manière qui corresponde aux besoins réels.
Il incombe au SDT de permettre à la Commission de s'acquitter de cette tâche, et de
respecter les principes directeurs d'un service public fondamental, c'est-à-dire
l'intégrité, l'indépendance, la qualité du service et la confidentialité. Cela suppose un
service de traduction qui fixe lui-même les normes d'excellence tant pour sa propre
production que pour les travaux qu'il sous-traite. Cela signifie essentiellement que la
gestion du service doit reposer sur des principes d'assurance-qualité et d'efficacité par
rapport aux coûts, les besoins réels étant définis de manière pragmatique et au cas par
cas.
1.2.2.
Nécessité d'adapter la taille et la structure du Service de traduction
À chaque élargissement de la Communauté, les autorités budgétaires ont accepté
d'allouer à la traduction les ressources supplémentaires nécessaires. Néanmoins, pour
veiller à ce que dans un contexte de rigueur budgétaire les activités fondamentales de
l'institution soient dûment assurées au meilleur rapport coûts/efficacité possible, il
convient d'adopter une approche plus systématique de la gestion de la production de
documents multilingues. Cela va de l'élaboration du document original à la
publication et à la diffusion auprès du lectorat visé, en passant par le processus
d'édition, de traduction, de révision et de coordination des différentes versions
linguistiques. Les institutions européennes, en particulier la Commission, le
Parlement et le Conseil, doivent également aborder cette question d'une manière
cohérente.
1.2.3.
Élargissement: le principal défi
Le SDT est déjà parvenu à relever le défi des élargissements précédents,
dernièrement avec l'adhésion de la Finlande, de la Suède et de l'Autriche en 1995.
Cependant, les futurs élargissements sont sans précédent sur le plan linguistique
(l'actuel scénario de travail du SDT prévoit jusqu'à dix nouveaux États membres et
dix nouvelles langues). De surcroît, l'élargissement est presque imminent. Selon une
estimation prudente fondée sur l'expérience des adhésions précédentes, la charge de
travail actuelle du SDT devrait augmenter globalement de 8 % pour chaque nouvelle
langue, soit une augmentation possible de 80 % pour la première vague.
Sauf si l'on envisage un changement au niveau de la politique linguistique et de
l'organisation globale de la Commission, les besoins en personnel, en raison de la
nature même de la traduction, augmentent mécaniquement pour chaque nouvelle
langue officielle, quelles que soient les caractéristiques économiques ou autres du
nouvel État membre.
Par conséquent, et eu égard au fait que chacune des trois langues de procédure exige
en moyenne 50 % de ressources de plus que chacune des huit langues non
procédurales actuelles, le coût de la traduction à la Commission (budget 2001:
220 millions d'euros) pourrait s'accroître de 80 % avec dix nouvelles langues non
6
procédurales3, passant ainsi de 176 à 396 millions d'euros, ce qui représente 6 % des
dépenses administratives hors pensions (soit 0,17 % du budget total) de 2001. Il
convient aussi de faire observer que cette situation s'inscrit dans un contexte de
progression tendancielle de la demande de traduction au sein de la Commission
depuis ces dernières années (voir le graphique figurant à l'annexe 1). En outre, le
SDT doit faire face à cette charge de travail accrue alors que ses effectifs diminuent,
du fait, d'une part, de la nécessité de réserver des postes en vue de l'élargissement et,
d'autre part, de la redistribution du personnel de la Commission destinée à améliorer
la productivité globale.
La structure ou les pratiques existantes du SDT, comme celles de la Commission,
pourront difficilement s'accommoder de l'accroissement attendu de la charge de
travail. De nouvelles idées sont donc nécessaires, et les autorités budgétaires doivent
reconnaître que quelles que soient les solutions trouvées, le maintien du
multilinguisme dans l'Union aura un coût.
Plus précisément, les ressources humaines du SDT ont évolué comme suit au cours
de ces quatre dernières années:
Direction des
ressources
et autres
Direction de la
traduction
Date
Effectifs
LA
Effectifs
B et C
Effectifs
LA
Effectifs
A, B, C et
D
Nombre total
de postes
occupés
1.1.1998
1 245
336
105
195
1 871
1.1.1999
1 233
340
86
190
1 849
1.1.2000
1 216
328
83
212*
1 839
1.1.2001
1 215
311
78
229*
1 833
1.11.2001
1 219
324
81
200*
1 826
* Y compris 18 huissiers depuis 2000.
Il existe trois moyens d'adapter les ressources nécessaires aux exigences des
prochains élargissements:
• en réduisant le besoin global de nouvelles ressources en se recentrant sur les
activités fondamentales et en réduisant ainsi la demande;
• en généralisant les meilleures pratiques au sein du SDT;
• en réalisant des économies grâce à des synergies interinstitutionnelles.
3
10 x 8 % étant donné que chaque langue non procédurale actuelle représente 8 % des ressources du
SDT.
7
1.2.4.
La réforme
Le SDT, comme les autres services de la Commission, reconnaît qu'un changement
de mentalité est en train de s'opérer à la Commission en termes de service rendu aux
clients et il adapte actuellement ses méthodes et procédures en conséquence. Cela
exige une pleine participation de son personnel, qui doit être bien informé et motivé.
Le SDT participe d'ores et déjà à la préparation du passage à la gestion et à
l'établissement du budget sur la base des activités. En particulier, il est en train
d'intégrer pleinement ses activités dans le programme Planification de l'agenda du
Secrétariat général et utilisera le système IRMS pour gérer ses activités.
Il convient de souligner que la réforme aura certes des conséquences positives sur la
mobilité, avec la suppression du cloisonnement entre postes d'administrateur et
postes de linguiste, mais des mesures pourraient s'avérer nécessaires afin d'éviter les
pertes de compétences au SDT.
1.2.5.
Maîtrise des coûts dans le contexte de la rigueur budgétaire
La traduction de haute qualité coûte cher. Le coût total du SDT s'est élevé à
220 millions d'euros environ en 2001. Une ventilation détaillée de l'ensemble des
coûts intervenant dans le processus de production a donné un coût moyen de
175,5 euros par page, toutes catégories de produits confondues (traduction, résumé,
édition, etc.). Dans un contexte d'austérité et de rigueur budgétaires, il est essentiel
de maintenir les coûts à leur niveau le plus bas, tout en préservant la qualité
nécessaire pour répondre aux exigences de la Commission, ce qui signifie:
– confier les documents les plus importants, c'est-à-dire ceux qui sont issus des
activités fondamentales de la Commission, à des traducteurs internes;
– réduire les demandes inutiles et le gaspillage de ressources qui en découle;
– offrir aux clients une gamme plus large de produits répondant à des critères
d'assurance-qualité;
– améliorer la gestion globale des ressources en vue d'accroître la productivité;
– économiser des ressources en développant les synergies interinstitutionnelles.
1.2.6.
La qualité du message de la Commission
Le SDT s'est toujours efforcé de maintenir un haut niveau de qualité linguistique en
recourant à divers moyens: un recrutement efficace et rigoureux, une formation
spécialisée, la mise au point d'outils de traduction et une approche cohérente de la
révision des traductions internes et externes. Dans la perspective du doublement du
nombre de langues, le contrôle et l'amélioration de la qualité des originaux ainsi que
la concordance entre les nombreuses versions linguistiques d'un même document
deviennent d'autant plus essentiels.
De plus, un grand défi s'annonce: il s'agira de veiller à ce que les communications
électroniques de la Commission dans le cadre de la Commission en ligne soient de la
meilleure qualité possible, afin d'utiliser avec le maximum d'efficience les moyens de
télécommunications modernes et la Toile.
8
1.2.7.
Nécessité d'une stratégie plus précise pour le Service de traduction
Le SDT ne pourra donc relever ces nombreux défis qu'en allant au-delà des
orientations générales définies dans le programme pluriannuel de 1999 et en
élaborant pour les prochaines années une stratégie associant le respect du principe du
multilinguisme, une garantie de qualité des documents écrits produits dans les
langues de l'Union, des méthodes de travail efficientes permettant de répondre au
mieux aux besoins de traduction de la Commission, tant au niveau des délais que de
celui de la qualité nécessaire et suffisante, et un ratio coûts/avantages optimal.
2.
LA SITUATION ACTUELLE DU SERVICE DE TRADUCTION
Après avoir été une direction de la DG IX, le Service de traduction de la Commission
est devenu une direction générale à part entière en 1989.
2.1.
Organisation
Le SDT se compose actuellement d'une direction générale, à laquelle sont rattachées
un petit nombre de fonctions consultatives, et de deux directions, l'une étant chargée
de la traduction proprement dite, l'autre regroupant plusieurs fonctions d'appui
essentielles. Les effectifs de ce service sont répartis entre Bruxelles (environ deux
tiers) et Luxembourg (environ un tiers), bien que les deux directeurs soient affectés
à Bruxelles.
La Direction Ressources et appuis linguistiques (RL) compte six unités qui ont
chacune une fonction différente et ressemble à cet égard à la plupart des autres
directions de la Commission.
La Direction de la traduction (TR) compte, quant à elle, six "groupes" thématiques,
quatre à Bruxelles et deux à Luxembourg. Un "conseiller thématique" de grade LA3
est à la tête de chacun de ces groupes, eux-mêmes subdivisés en unités linguistiques
à raison d'une unité par langue officielle, ce qui donne 66 unités opérationnelles, soit
11 par groupe thématique. Le statut des conseillers thématiques (LA 3) constitue un
point faible de la structure et de l'autorité du service: ils sont responsables des
traductions produites pour le compte de plusieurs DG et services et ont environ
200 personnes sous leurs ordres, voire plus. Bien qu'ils soient classés comme
"conseillers", ils assument une responsabilité opérationnelle et hiérarchique de haut
niveau qui devrait être dûment reconnue.
2.2.
Effectifs
Comme cela a été indiqué, chaque groupe thématique compte onze unités
traduisantes, soit une par langue officielle. Actuellement, le nombre de traducteurs
par langue non procédurale (c'est-à-dire à l'exclusion du français, de l'allemand et de
l'anglais, pour lesquels les effectifs sont plus importants) au sein de la Direction de la
traduction à Bruxelles et à Luxembourg est en moyenne de 94, soit 16 traducteurs par
unité. Si la structure actuelle était conservée, un élargissement à, par exemple,
21 langues entraînerait un passage à 21 unités par groupe thématique, soit un total de
126 unités traduisantes sous les ordres d'un seul directeur.
9
2.3.
Méthodes de travail
L'informatisation massive et les investissements substantiels consacrés à la formation
du personnel ont eu pour conséquence une transformation radicale des méthodes de
travail du SDT.
Un changement important, adopté en 2001 dans la perspective de l'élargissement,
consiste dans la "traduction aller-retour". Jusqu'à présent, les traducteurs de la
Commission ont toujours traduit dans leur langue maternelle uniquement. Alors que
les unités des langues non procédurales traduisent presque exclusivement à partir de
l'anglais et du français, les traducteurs de langue anglaise et ceux de langue française
doivent traiter des volumes importants à partir de toutes les langues de l'Union, ce
qui constitue déjà un défi. L'arrivée de nouvelles langues ne pourra qu'accentuer la
pression à laquelle ils sont soumis. À l'avenir, sur la base d'expériences
encourageantes de traduction à partir du finnois, les traducteurs des nouveaux pays
devraient être en mesure, pour les nouvelles langues, de traduire des textes venant de
l'extérieur dans l'une des langues véhiculaires aux fins de leur utilisation par les DG
et autres services, ce qui permettrait de mieux équilibrer les effectifs entre les unités
allemandes, anglaises et françaises et les autres unités linguistiques.
La mise en place du télétravail sous différentes formes au sein du SDT doit faire
l'objet, en 2002, d'un projet-pilote qui concernera jusqu'à 10 % de son personnel.
Bien que l'intérêt de cette forme de travail soit sujet à controverse, il convient de
l'essayer dans le cadre des activités de traduction de la Commission.
Il importera en particulier de généraliser les meilleures pratiques à l'ensemble des
unités opérationnelles du SDT, ce qui suppose l'examen d'un certain nombre de
questions, telles que la redéfinition du rôle du personnel d'appui de grade C (par
exemple, l'abandon de la frappe des traductions pour le personnel LA au profit du
prétraitement et du postalignement des traductions) et l'application généralisée des
nouvelles technologies conformément aux meilleures pratiques que les unités
horizontales d'appui doivent définir.
L'ensemble des considérations qui précèdent devront être prises en compte pour
déterminer la taille des unités nécessaire pour répondre aux besoins du service.
3.
LES EFFORTS ACTUELLEMENT DEPLOYES POUR AMELIORER L'EFFICIENCE ET LA
PRODUCTIVITE DU SYSTEME DE TRADUCTION
3.1.
Critères de performance et évaluation comparative des performances
La mesure de l'efficience et de la productivité dans une activité comme la traduction,
qui implique la création d'un produit satisfaisant à un certain nombre d'exigences
différentes, est particulièrement difficile. Compte tenu de la dimension intellectuelle
de l'opération de traduction, le simple comptage des pages donne des résultats limités
au niveau individuel, bien que ce système puisse être utile aux fins de la mesure
globale des niveaux de production (voir ci-dessous).
Le Service de traduction est conscient de la nécessité de mettre au point et
d'appliquer des indicateurs de performance dans ce domaine afin d'orienter les
décisions destinées à améliorer la productivité globale. Un travail considérable a déjà
été accompli en ce qui concerne la traduction externe, pour laquelle un groupe
10
interinstitutionnel travaille depuis un certain temps sur l'assurance-qualité et
l'évaluation de la qualité (la qualité étant comprise dans son sens le plus large,
c'est-à-dire la qualité nécessaire et suffisante). Les systèmes d'évaluation qui sont à
l'essai vont de la simple fiche d'évaluation - avec un système de notation de 1 à 10
pour chaque traduction - à l'échantillonnage et aux mesures plus complexes de la
qualité par rapport à la destination du document.
Dans le Service de traduction lui-même, l'évaluation comparative des performances
n'est toujours pas très répandue. Au sein de la Commission, le premier critère
appliqué par les services demandeurs est de loin, aux yeux des traducteurs, celui de
la "livraison à temps", la qualité intrinsèque et la qualité nécessaire et suffisante de la
traduction venant souvent au second plan. Des systèmes précis sont en place dans les
bureaux du planning du SDT pour assurer le suivi des traductions et veiller, par
exemple, à ce que les différentes versions linguistiques d'un même document soient
remises simultanément au client. Les unités traduisantes s'efforcent de garantir le
niveau de qualité requis en confiant les originaux le plus rapidement possible aux
traducteurs spécialisés dans le domaine concerné, en utilisant les traductions des
versions antérieures des documents comme références et en révisant avec soin les
traductions des documents importants.
En outre, le SDT établit des statistiques mensuelles globales concernant:
– la charge de travail globale,
– le pourcentage de documents, par catégorie, pour lesquels le délai a été respecté,
– les effectifs par unité et par groupe thématique,
– la production et la productivité par unité traduisante.
Ces travaux se poursuivront parallèlement à ceux réalisés dans le cadre
interinstitutionnel de la traduction externe. Cependant, dans son plan annuel de
gestion pour 2002 et les années suivantes, le SDT prévoit des indicateurs de
performance destinés à évaluer la qualité et à garantir une qualité professionnelle,
qui tiendront compte de la notion de "qualité nécessaire et suffisante", de la rapidité
et de la productivité. Des coefficients de coût seront affectés aux différents
indicateurs afin de permettre une évaluation budgétaire des ressources nécessaires. À
cette fin, une étude stratégique sera réalisée en vue de proposer des indicateurs de
performance et des performances de référence, ainsi qu'une évaluation des
procédures, des mécanismes d'allocation des ressources et des structures utilisés. Les
conclusions de cette étude seront exposées dans le Plan annuel de gestion pour 2003.
D'une manière générale cependant, la production et la productivité globales sont
mesurées au SDT en nombre de pages produites par rapport aux ressources humaines
disponibles. Afin de limiter ces dernières, le SDT s'est efforcé de rationaliser sa
production et a massivement investi dans les outils informatiques et la formation. Il
en récolte à présent les fruits: sa productivité a progressé de 11 % en 2000 par
rapport à 1999 et une nouvelle hausse de 2 % est prévue pour 2001 (voir les
graphiques figurant à l'annexe 2). Il s'est fixé un objectif de 2 % pour 2002.
Par ailleurs, comme les performances doivent être mesurées en premier lieu par
rapport à la satisfaction des demandeurs, le SDT effectuera à cette fin des sondages
réguliers auprès des services opérationnels.
11
3.2.
Amélioration du cadre opérationnel: la simplification des procédures
La communication à la Commission relative à la simplification du processus
linguistique dans les procédures décisionnelles de la Commission (action 2 du plan
d'action intérimaire sur la simplification) devrait fortement contribuer à améliorer de
la maîtrise de la demande.
Le Service de traduction sera pleinement intégré dans le processus décisionnel, il
sera propriétaire de sa production et en assumera la responsabilité.
Les avantages supplémentaires suivants sont attendus:
– une réduction du volume de traductions du fait que les versions intermédiaires des
documents finalement mis au tiroir n'auront plus à être traduites, ce qui
permettrait d'économiser jusqu'à 60 années-homme;
– une réduction globale de la longueur des documents (par exemple, les documents
présentés à la Commission ne doivent pas dépasser 20 pages); si cette mesure était
pleinement appliquée, il serait également possible d'économiser jusqu'à
170 années-homme;
– une partie des ressources ainsi libérées seront réaffectées pour accomplir des
tâches visant à améliorer la qualité, la concordance multilingue et l'organisation
des dossiers devant être soumis au Collège.
3.3.
Maîtrise de la demande: une condition fondamentale
3.3.1.
Besoins des clients: planification et établissement de prévisions
Le SDT est un service interne qui a pour mission de répondre aux besoins
linguistiques de la Commission (voir la description actuelle des missions du SDT à
l'annexe 3).
Il est en contact régulier avec ses clients. C'est ainsi qu'ils peuvent examiner
ensemble le flux des documents, mieux comprendre les priorités de la Commission et
leurs priorités respectives et réfléchir aux possibilités de réduction de la demande.
Les réactions des clients sont généralement positives. Ils souhaitent obtenir plus
d'informations pour pouvoir rationaliser leur demande. Certains tiennent à faire
remarquer les économies qu'ils ont permis de réaliser en réduisant la longueur des
documents ou le nombre des langues cibles, d'autres souhaitent recevoir plus de
renseignements concrets du SDT sur les ressources affectées à la traduction de leurs
documents. Les clients souhaitent également être mieux informés par le SDT au sujet
des mesures systématiques prises pour améliorer la qualité des traductions externes.
Il n'en reste pas moins qu'actuellement le SDT ne parvient toujours pas suffisamment
à faire comprendre à ses clients que d'autres priorités peuvent, parfois, être plus
urgentes que les leurs. Il faut pour cela qu'il se réfère systématiquement à la stratégie
politique annuelle de la Commission et aux nouvelles procédures de planification de
l'agenda, qui relèvent du Secrétariat général, dont le rôle d'information des services
de la Commission des priorités relatives est extrêmement important.
En 1998, le SDT a adopté un code de conduite en vue d'assurer une coopération
efficace avec les services demandeurs (voir à cet égard, à l'annexe 4, l'exemple de
12
code de bonne pratique négocié par le SDT et une DG). Selon ce code, le SDT établit
des prévisions régulières avec les services demandeurs, généralement sur une base
trimestrielle. Il a également demandé à chacun de ses services clients de désigner un
ou des correspondants chargés des questions relatives à la traduction.
L'un des points faibles du système actuel est que ces correspondants n'ont pas tous
un statut leur permettant d'assumer les responsabilités nécessaires et d'engager leur
service vis-à-vis du SDT. Une fixation efficace des priorités permettrait au SDT de
mieux respecter les délais qui lui sont impartis.
Afin d'améliorer cette situation, le SDT renforcera donc le dialogue avec ses clients
en réalisant une enquête sur les besoins des clients d'ici à la fin mars 2002.
3.3.2.
Recentrage sur les activités fondamentales de la Commission
Le SDT a récemment établi un tableau de catégorisation des documents (voir
l'annexe 5) sur la base de sa connaissance des demandes de traduction provenant des
services opérationnels. Il ressort de l'analyse de ces catégories qu'un peu plus de
60 % de la charge de travail actuelle du SDT concernent des documents de six de ces
dix catégories, soit des documents qui, pour des raisons d'autonomie
institutionnelle ou de confidentialité, ou bien parce qu'ils sont de nature législative
ou technique, doivent dans tous les cas être confiés à des traducteurs internes. Les
discussions menées avec les services opérationnels laissent cependant penser que
cette approche est trop limitée et trop mécanique, et qu'elle ne reflète pas
suffisamment les activités fondamentales de la Commission (telles que la
communication multilingue avec les gouvernements et les citoyens de l'Union
européenne par le biais de publications et de communiqués de presse). Il convient
donc de conserver une très grande souplesse et de préciser progressivement, avec le
concours des clients, les activités fondamentales de la Commission.
3.3.3.
Projet de facturation interne: mise en place et suivi
Dans le but de sensibiliser les services demandeurs à la question du coût réel de la
traduction, le SDT a mis en place un système de facturation interne. Une évaluation
de la phase-pilote de ce système, qui consiste dans la facturation virtuelle des
traductions demandées par trois DG (REGIO, RTD et TREN), est en cours. Si la
conclusion de cette évaluation est positive, la facturation interne virtuelle sera
étendue à l'ensemble des services demandeurs en 2002. La facturation interne réelle
devrait être mise en œuvre pour l'exercice 2003. L'objectif est de prendre le coût de
la traduction en considération dans les projets de la Commission. Le SDT, quant à
lui, tiendra compte des prévisions de demandes de traduction des services
opérationnels. Si le Collège en décide ainsi, les ressources de la traduction pourraient
également être affectées en fonction des priorités politiques.
Lorsque le budget sera véritablement établi sur la base des activités, on devrait
aboutir à une situation dans laquelle tous les clients du SDT prévoiront leur demande
de services de traduction dans le cadre de la procédure budgétaire annuelle.
3.3.4.
Maîtrise de la demande: groupe permanent de clients
Comme la maîtrise de la demande doit faire l'objet d'un contrôle constant de la part
du SDT et de ses clients, il convient de créer un cadre adapté. Un groupe
permanent réunissant les représentants du SDT et les représentants personnels
13
des directeurs généraux des services opérationnels doit être créé pour contrôler
la répartition initiale, l'allocation et l'utilisation des ressources de la traduction
dans l'ensemble de la Commission conformément à la gestion sur la base des
activités.
3.4.
Qualité des originaux
La qualité linguistique des originaux est importante, en premier lieu, pour assurer
leur clarté et, en second lieu, pour éviter le manque de fiabilité et les ambiguïtés dans
les traductions. Cette qualité doit par conséquent être assurée par des éditeurs
qualifiés en amont du processus de traduction, et des règles de clarté rédactionnelle
doivent être adoptées, en particulier dans le domaine législatif. Le Service de
traduction peut également offrir son assistance aux auteurs qui rédigent dans une
langue étrangère. Pour ce faire, il faudrait que les services demandeurs reconnaissent
l'existence ce besoin et que le Secrétariat général soutienne activement cette
démarche.
Le contrôle de la qualité au sein du SDT sera renforcé, notamment en ce qui
concerne:
– l'édition des originaux: le SDT peut en effet jouer un rôle essentiel dans ce
domaine; il a d'ailleurs déjà pris des mesures en vue de créer un service d'édition;
– la concordance entre les différentes versions linguistiques des documents
importants: cette fonction, déjà complexe avec 11 langues, devra être renforcée
pour faire face à l'augmentation exponentielle de la difficulté avec un nombre de
langues qui pourra à l'avenir être porté à 23. Le SDT peut s'acquitter de cette tâche
- pour autant qu'elle soit bien située dans le circuit législatif - en réaffectant les
ressources libérées du fait de la simplification des procédures (voir le point 3.2
ci-dessus).
3.5.
Externalisation de l'activité de traduction
3.5.1.
Traduction externe
Actuellement, 20 % du travail est effectué par des traducteurs externes sélectionnés
sur la base d'appels d'offres.
L'une des conclusions que l'on peut tirer de l'étude sur l'externalisation réalisée avec
l'aide d'un consultant indépendant, conformément aux recommandations du Peer
Group, est que le SDT devrait s'efforcer d'externaliser au maximum la traduction
des documents non fondamentaux (c'est-à-dire des documents qui ne sont pas
indispensables aux activités fondamentales de la Commission et qui n'ont pas un
caractère confidentiel, qui ne sont pas de nature législative ou qui n'exigent pas une
connaissance détaillée de la terminologie et des pratiques internes).
L'objectif devrait être de porter le taux d'externalisation des traductions à 30 %
d'ici à la fin de 2005. En fonction des traducteurs externes qualifiés disponibles sur
le marché, une augmentation de ce pourcentage pourra être envisagée à l'issue de
cette période.
Cependant, en raison des règles régissant l'adjudication des travaux de traduction, il
est difficile d'obtenir une qualité constante ou de faire systématiquement appel à des
traducteurs externes expérimentés. Malgré les conditions prévues dans les contrats14
cadres, il est encore fréquent que les critères de qualité applicables aux contractants
externes ne soient pas respectés, d'où la nécessité constante de contrôler la qualité
des traductions extérieures et de les réviser, ce qui mobilise d'importantes ressources
internes.
Des modifications précises s'imposent pour permettre une sélection et une utilisation
plus souples et plus efficaces des contractants externes, par exemple grâce à des
contrats-cadres garantissant aux contractants un nombre minimal de pages par an.
Sachant que le ratio des coûts de la traduction interne et de la traduction externe est
d'environ 2 pour 1, des économies supplémentaires devraient être possibles, à
condition que les améliorations nécessaires soient apportées à la gestion des
traductions externes.
En outre, certains marchés sont proches de la saturation, ou sont encore loin d'être
suffisamment développés (ce sera probablement le cas dans certains pays candidats).
En raison de ces contraintes, d'autres options doivent être envisagées.
3.5.2.
Antennes
À titre de mesure transitoire, destinée à accompagner l'élargissement et à éviter les
problèmes liés à un recrutement immédiat de tous les fonctionnaires LA nécessaires
pour chaque nouvelle langue, la création d'antennes de traduction dans les pays
candidats, à l'instar de ce qui a été fait lors du dernier élargissement, est actuellement
à l'étude. Un recours à des agents contractuels pourrait être envisagé.
Ces antennes pourraient traiter des documents non fondamentaux, dans une
proportion allant jusqu'à 20 % de la charge de travail dans chaque langue cible, et
autoriseraient une certaine flexibilité dans l'utilisation des ressources du SDT dans le
contexte de l'élargissement.
3.6.
Coopération interinstitutionnelle
3.6.1.
Le Comité interinstitutionnel de la traduction, un organe de coordination
Le SDT est membre à part entière du Comité interinstitutionnel de la traduction, qui
réunit les hauts responsables des différents services de traduction des institutions de
l'Union (ainsi que du centre de traduction de Luxembourg). Ce comité doit remettre
un rapport intérimaire d'ici à janvier 2002 et un rapport final en mars-avril 2002 sur
les possibilités de resserrement des liens de coopération entre institutions en matière
de traduction, notamment dans la perspective de l'élargissement. Parmi les domaines
dans lesquels un développement des synergies pourrait permettre des économies
intéressantes figurent notamment la traduction externe (sélection des contractants et
gestion de la qualité), la formation linguistique et le recrutement en vue de
l'élargissement, les bases terminologiques et les nouvelles technologies.
Une base de données terminologique interinstitutionnelle (IATE) sera opérationnelle
à partir de 2003 sur la base d'une enveloppe budgétaire spécifique.
3.6.2.
Le rôle spécifique de la Commission
Chaque institution effectue un travail de recherche documentaire et terminologique,
mais c'est à la Commission, en tant qu'auteur des documents à la base du processus
législatif, qu'incombe l'essentiel de cette tâche. Ces travaux préparatoires mobilisent
15
des ressources considérables au SDT et dopent en même temps la productivité des
autres institutions.
3.7.
Outils technologiques
3.7.1.
Des outils modernes d'aide à la traduction et à la gestion des traductions
Le SDT continuera de recourir systématiquement aux outils modernes de
traduction. Il s'efforce de tirer le meilleur parti de l'atout considérable que
représentent les compétences de ses traducteurs humains, en associant celles-ci aux
puissantes capacités de traitement linguistique des nouveaux outils informatiques
d'aide à la traduction. Une meilleure intégration de ces outils dans l'environnement
informatique des traducteurs permettra d'améliorer considérablement le rendement.
Les principaux outils d'aide à la traduction actuellement disponibles sont les
suivants:
• "Translator's Workbench" (TWB) est un programme commercial permettant de
créer et d'utiliser des "mémoires de traduction" qui contiennent des phrases en
langue source et en langue cible. Si une phrase a déjà été traduite, le TWB peut
l'extraire de la mémoire et l'insérer dans la traduction.
• EURAMIS II est une mémoire centrale partagée mise au point par le SDT pour
préparer et prétraiter les documents destinés à être traduits avec le TWB. Elle
permet aussi de demander des traductions automatiques, d'établir (à partir de
textes) et de traduire des listes terminologiques, ainsi que de retrouver des titres
déjà traduits dans CELEX.
• La reconnaissance vocale devrait améliorer le rendement des traducteurs qui
dactylographiaient eux-mêmes leurs traductions. Elle permet aussi aux traducteurs
qui pratiquaient la dictée traditionnelle d'utiliser les outils de traduction
informatiques. Un projet pilote a été mené avec succès, 65 installations sont
actuellement en service et l'équipement nécessaire sera progressivement fourni à
200 autres traducteurs travaillant dans les langues dans lesquelles le système est
suffisamment performant (actuellement 5 langues sur 11).
• SDTvista est un système d'archivage électronique de tous les documents traduits,
qui permet d'effectuer des recherches en texte libre.
• SG Vista est une base contenant les documents officiels en cours d'adoption ou
déjà adoptés par la Commission et les autres institutions.
• CELEX est un recueil électronique contenant toute la législation de l'UE.
• EUR-Lex propose une version en ligne des Journaux officiels récents, ainsi que
des traités, de la législation en vigueur, d'une partie des actes préparatoires et de la
jurisprudence communautaires.
• Eurodicautom est une base de données terminologique dans toutes les langues
officielles et dans quelques autres langues.
• Multiterm contient la terminologie recueillie au niveau local qui n'a pas encore
été introduite dans Eurodicautom.
16
• Jiamcatt est une base terminologique internationale à laquelle participent de
nombreuses autres organisations internationales.
• SdTdoc est la bibliothèque virtuelle du SDT.
En outre, le SDT utilise des outils de gestion des traductions:
• Poetry et WinSuivi permettent de gérer les flux de traductions. Le SDT projette de
développer des interfaces dotées d'applications centrales, notamment Greffe 2000.
• StatSuivi fournit des statistiques sur la production et la charge de travail.
• Circa est un système d'accès décentralisé aux documents, dont le SDT pourrait
envisager de faire un usage plus étendu.
3.7.2.
Internet
L'utilisation des ressources d'Internet à des fins de terminologie et de recherche a
progressé de façon considérable, et pas seulement parmi les traducteurs. Cette
ressource universelle a en fait tendance à concurrencer les méthodes de recherche
terminologique et documentaire traditionnelles. Le SDT a choisi d'axer sa stratégie
de développement interne vers un usage optimal de cet outil, afin de pouvoir
concentrer ses propres efforts sur la terminologie communautaire.
L'adoption du multilinguisme total pour le projet EUROPA 2 est une priorité et
constitue un défi majeur, qui nécessitera une analyse approfondie et des ressources
suffisantes en termes de développement.
Dans le cadre de ce projet, le SDT entend se donner pour priorité de définir des
spécifications et des méthodes de travail pour l'élaboration de sites multilingues, et
d'étudier les logiciels disponibles sur le marché pour trouver les mieux adaptés.
La gestion de plusieurs versions linguistiques d'un même site exigera une révision
des méthodes de travail actuelles et l'adoption de nouveaux outils plus efficaces et de
nouveaux formats d'édition électronique (XML, Unicode).
Le SDT réfléchira à la création éventuelle d'un système, basé sur Internet, qui
permettrait aux clients de faire part de leurs réactions concernant la qualité des
traductions.
3.7.3.
Innovations et tendances du marché des technologies informatiques
Comptant déjà parmi les services de la Commission qui recourent le plus à des outils
informatiques structurés, le SDT doit se tenir au fait des innovations, afin d'être
toujours plus efficient.
Le SDT continuera aussi de prospecter systématiquement le marché à la recherche de
technologies nouvelles adaptées à ses besoins.
3.7.4.
Traduction automatique
Nombreux sont ceux qui pensent que la traduction automatique peut couvrir une
grande partie des besoins de la Commission en matière de traduction. Or, les
systèmes de traduction automatique atteignent leur efficacité maximale lorsque la
17
structure et le contenu de la langue source sont complètement standardisés. Une telle
standardisation ayant peu de chance d'être acceptée pour la rédaction des documents
internes, le système de traduction automatique de la Commission, qui est géré par le
SDT, a certes sa place dans la production de traductions à des fins d'information
mais, pour des raisons liées à la qualité des couples de langues disponibles, il ne
constitue pas une option réaliste pour la production de documents finaux.
Toutefois, ce système, que le SDT finance sur son propre budget, restera librement
accessible à l'ensemble des services de la Commission et des institutions et autres
organes de l'UE.
Systran couvre actuellement 18 couples de langues de l'UE, constitués à partir de
cinq langues sources vers huit langues cibles. Le profil des utilisateurs est présenté
de façon succincte à l'annexe 6.
La demande relativement forte dont font l'objet les couples français-espagnol et
anglais-espagnol au SDT s'explique essentiellement par deux facteurs:
• un résultat d'une qualité relativement prometteuse dès le départ,
• l'engagement pris par des fonctionnaires LA et C du SDT d'utiliser le système et
d'assurer un retour d'information pendant un certain nombre d'années.
Fort de cette expérience, et après une évaluation appropriée, le SDT pourrait
concentrer les investissements consacrés à Systran sur les combinaisons linguistiques
à forte valeur ajoutée (par exemple aux combinaisons de langues de la même famille)
et adapter le nombre des traducteurs dans les langues cibles concernées s'il constate
une amélioration globale de la productivité.
3.7.5.
Investissements technologiques (prévus au niveau interinstitutionnel)
Le SDT présentera d'ici la fin mars 2002 un plan triennal d'investissement dans
l'innovation, comportant une indication détaillée des coûts et des gains de
productivité escomptés.
3.7.6.
La "Commission en ligne"
Le SDT s'est engagé en faveur du projet "Commission en ligne" pour plusieurs
raisons: au niveau politique, il a un rôle essentiel à jouer en vue d'assurer une bonne
communication avec le citoyen, les États membres et les autres institutions de l'UE.
Le comité directeur du projet coordonnera tous les groupes participant au
développement informatique. Par souci de réalisme, cependant, il importe de préciser
que le projet "Commission en ligne" et l'élaboration interactive des politiques
entraîneront une augmentation sensible des besoins de traduction; il faudra par
exemple traduire plus tôt, et dans toutes les langues, les textes soumis à la
consultation publique, ainsi que les réactions du public et de la société civile aux
consultations ("dispositif de réaction rapide"). Le SDT doit déjà traduire des sites
web multilingues et utiliser de nouveaux formats de documents.
De nombreux textes provenant de l'extérieur de la Commission et envoyés à la
traduction ne sont encore fournis que sur papier, ce qui empêche leur bon archivage
et l'emploi d'outils informatiques. Tous les documents sources devraient être envoyés
au SDT sous forme électronique, selon les meilleures pratiques de la Commission en
18
ligne. Cette évolution exigera la coopération de tous les services utilisateurs à
l'intérieur de la Commission et devrait être facilitée par le programme IDA.
3.8.
Autres aspects
3.8.1.
Formation
Les compétences du personnel du SDT doivent être constamment actualisées,
notamment en ce qui concerne l'acquisition des langues officielles existantes et à
venir, sans oublier évidemment les technologies et matières nouvelles, ainsi que les
compétences informatiques. Un plan de formation global a été adopté et est en cours
d'application. Le bon équilibre entre formation et traduction doit être défini en
fonction des besoins concrets.
3.8.2.
Orientation et mobilité professionnelles
Il s'agit là d'un élément fondamental du programme de réforme, et le SDT a déjà
nommé à cet effet un conseiller d'orientation professionnelle. D'autres ressources
pourraient être nécessaires.
3.8.3.
Audit interne
Dans le cadre de la mise en oeuvre du programme de réforme, une unité d'audit
interne a été créée, conjointement avec le Service commun "interprétationconférences"; elle a débuté ses travaux par l'élaboration d'un programme de travail
pour la période allant de novembre 2001 à juin 2002. Il sera tenu compte, lors de
l'élaboration du plan de gestion annuel et de la déclaration que doit prononcer le
directeur général en mai 2002, de la mise en oeuvre des orientations tracées dans le
présent document de consultation.
4.
CONCLUSIONS
4.1.
Effectifs
Jusqu'à la phase finale des négociations sur l'élargissement, il sera difficile de
définir précisément les effectifs requis par les nouvelles langues. Dans le rapport
transmis au SDT le 10 janvier 2001, la task-force interinstitutionnelle chargée
d'étudier les aspects administratifs de l'élargissement a proposé une estimation des
effectifs supplémentaires nécessaires pour chacune des nouvelles langues, à savoir:
62 LA, 15 postes dans les autres catégories et 20 agents contractuels dans les
antennes des nouveaux États membres. À la lumière de ces estimations, les besoins
linguistiques ont été examinés lors de réunions budgétaires bilatérales. Ces réunions
ont permis d'évaluer les besoins concrets à 110 ETP (équivalent temps plein) par
nouvelle langue. Ce chiffre global devrait couvrir l'ensemble des effectifs nécessaires
aux unités de traduction, aux fonctions d'appui, aux antennes et à la traduction
externe.
Actuellement, les ressources humaines du SDT se répartissent comme suit
(moyenne):
Communauté linguistique
Fonctionnaires Fonctionnaires
LA
C
19
Fonctionnaires
A et B
Langues procédurales
156
57
5
Langues non procédurales
106
38
5
L'expérience des élargissements antérieurs montre que la charge de travail du SDT
augmente de 8 à 10 % dans l'année qui précède un élargissement. Ce facteur
important devra être pris en compte lors de l'élaboration de l'avant-projet de budget
pour 2003.
La taille des unités pourrait aussi être adaptée en fonction des capacités du marché de
la traduction externe, lesquelles varient considérablement d'une langue à l'autre. Le
marché est par exemple atomisé et désorganisé pour certaines langues, de sorte qu'il
est difficile de trouver les meilleurs traducteurs. C'est apparemment le cas dans la
plupart des pays candidats. Dans certains pays, le marché est dominé par de gros
contractants en mesure de proposer un large éventail de langues et de produire des
volumes importants. Toutefois, cette domination se double souvent d'une absence de
garantie de qualité: les indépendants fournissent généralement de meilleures
traductions.
L'informatisation du Service de traduction a permis de réduire le ratio
secrétaires/traducteurs de 1 pour 2,5 dans les années 1980, à 1 pour 4 actuellement.
Les traducteurs tapant de plus en plus souvent leurs documents eux-mêmes, le
nombre et le rôle des secrétaires évoluent. Les secrétaires participent de plus en plus
à la préparation des documents. Pour les traductions demandées dans plusieurs
langues, des équipes de prétraitement, dans chaque groupe thématique, se chargent
d'aligner et de retrouver des traductions existantes, de préparer les textes pour le
TWB et de rechercher les documents de référence. Des secrétaires assurent aussi ces
fonctions, ainsi que les contrôles de formatage LegisWrite et autres, au sein des
unités de traduction.
L'équilibre général des effectifs entre unités d'appui et de traduction sera réexaminé
en 2002. Le but sera d'utiliser au maximum les LA pour la traduction et de mettre
l'accent sur les postes B dans la direction Ressources et appuis linguistiques.
À la lumière des considérations qui précèdent, les ressources nécessaires au Service
de traduction pour chaque nouvelle langue officielle peuvent être estimées comme
suit:
A
Extrapolation de la situation actuelle
B
Projection basée sur la nouvelle approche
Fonctionnaires LA: 106
(dont 12 dans les unités d'appui)
Fonctionnaires LA: 65
(dont 5 dans les unités d'appui)
Contractants externes: 16 (ETP)
Contractants externes: 20 (ETP)
Fonctionnaires A, B, C et D: 43
(dont 19 exerçant des fonctions d'appui)
Fonctionnaires A, B et C: 25
(dont 10 exerçant des fonctions d'appui)
TOTAL: 165
TOTAL: 110
20
(dont 31 exerçant des fonctions d'appui)
(dont 15 exerçant des fonctions d'appui)
Les prévisions d'évolution de la demande seront prises en compte au moment
d'évaluer les besoins en effectifs et en ressources dans le cadre des procédures
budgétaires. Toutefois, les différentes mesures décrites ci-dessus et l'adoption de
nouvelles règles internes devraient améliorer la productivité et réduire la demande de
ressources supplémentaires. Cette approche sera appliquée de manière graduelle.
4.2.
Structure du SDT
Les nombreux défis que doit relever le SDT appellent un renforcement de sa
structure administrative. La création d'une direction supplémentaire à
Luxembourg devrait être envisagée. La possibilité de créer une deuxième direction
de la traduction à Bruxelles pourrait aussi être étudiée. Par ailleurs, en raison du
développement de l'externalisation et de la création possible d'antennes, les
différentes unités linguistiques vont probablement se réduire progressivement; une
rationalisation de la structure thématique devrait donc être entreprise en temps utile,
afin que les unités conservent un effectif suffisant pour fonctionner. Il devrait être
tenu compte de la nécessité de maintenir l'équilibre convenu entre les sites de
Bruxelles et de Luxembourg, qui est actuellement de deux tiers à Bruxelles et un tiers
à Luxembourg, comme indiqué plus haut. Dans ce contexte, une adaptation de la
structure du SDT devrait refléter les changements généraux apportés à la structure de
la Commission, tels que ceux liés à la mise en place d'une structure à trois piliers par
le traité d'Amsterdam.
5.
PROPOSITION SOUMISE A LA COMMISSION
La Commission est invitée à adopter le présent document afin de pouvoir engager
une concertation avec les OSP et la finaliser d'ici la mi-février. M. Kinnock est invité
à proposer une version finale pour adoption par la Commission.
Le Service de traduction devrait mettre en oeuvre une stratégie visant à fournir un
service de qualité de la manière la plus rentable. Cette stratégie tiendra pleinement
compte de l'objectif consistant à satisfaire aux exigences du multilinguisme, tout en
répondant aux besoins concrets. À cet effet, le SDT devrait notamment:
– renvoyer, dans les délais requis, toutes les versions linguistiques des textes
nécessaires au travail législatif des DG, afin que la Commission puisse respecter
ses obligations;
– poursuivre l'élaboration d'une politique axée sur le client, en définissant
progressivement les documents qui ont trait aux activités fondamentales de la
Commission, à partir d'une catégorisation des documents et des indications
données par les clients, et notamment d'une enquête sur leurs besoins; définir des
critères précis d'assurance-qualité;
– se conformer aux procédures et aux méthodes de travail qui seront adoptées dans
le cadre des mesures de simplification au sein de la Commission;
– se doter d'un système de facturation interne d'ici à l'exercice budgétaire 2003;
21
– élaborer, conjointement avec les clients, un mode de gestion sur la base des
activités;
– gérer son enveloppe budgétaire de manière à permettre une allocation souple des
ressources, notamment en utilisant au maximum la traduction externe pour les
documents n'ayant pas trait aux activités fondamentales de la Commission;
réexaminer l'équilibre des effectifs entre unités de traduction et unités d'appui;
mener une étude afin de définir le système d'évaluation comparative le mieux
adapté pour mesurer la productivité globale;
– mettre au point un plan pour la création d'antennes locales dans les pays
candidats;
– examiner (conjointement avec les services de traduction des autres institutions de
l'UE) les moyens d'économiser des ressources grâce à des synergies de
fonctionnement;
– définir un plan triennal pour l'investissement dans l'innovation;
– proposer un réaménagement de sa structure qui tienne compte des considérations
reprises dans le présent document, et en particulier de la nécessité d'assurer un
équilibre approprié des effectifs entre Bruxelles et Luxembourg et de renforcer
l'autorité hiérarchique de la direction du service.
Le calendrier proposé pour ces mesures est reproduit à l'annexe 7.
En ce qui concerne les DG et les autres services de la Commission desservis par le
SDT, la Commission soutient la mise en oeuvre, avec l'aide du Secrétaire général,
d'une politique de maîtrise de la demande, axée sur les objectifs suivants:
– assurer le respect du mode d'organisation que la Commission aura adopté, dans le
cadre de la simplification des procédures, en vue de discipliner et de rationaliser la
production de documents, et notamment des règles limitant la longueur des
documents selon leur destination;
– définir des règles sur le nombre de versions linguistiques requises pour chaque
catégorie de document dont la Commission demande la traduction.
22
Projections relatives à la production du Sdt par groupe de langues, 1993-2008
2200000
2000000
1800000
Production (pages)
1600000
1400000
1200000
1000000
800000
600000
400000
200000
0
1994
1995
1996
1997
1998
1999
DE, EN, FR
2000
2001
2002
DA, EL, ES, IT, NL, PT
2003
FI, SV
2004
2005
2006
2007
2008
2009
10 pays candidats
Annexe 1
23
Annexe 2
Évolution de la productivité (graphiques)
(NdT : dans les légendes: "trendline" = tendance)
Charge de travail du Sdt, 1999-2001
1.440.000
1.420.000
1.400.000
1.380.410
1.380.000
1.360.000
1.340.000
Pages entrées
1.332.429
1.320.000
Pages entrées
1.300.000
Trendline
1.280.000
1.260.000
1.240.000
1.220.000
1.200.000
1.202.995
1.180.000
1.160.000
1999
2000
extrap.2001 (*)
Année
Nombre de jours travaillés au Sdt, 1999-2001
235.000
234.000
234.120
Jours travaillés
233.000
232.000
Jours travaillés
231.397
Trendline
231.000
230.495
230.000
229.000
228.000
1999
2000
extrap.2001 (*)
Année
24
Annexe 3
Description des missions du SDT
(approuvé par M. Kinnock et envoyé au Secrétariat général en janvier 2000)
Le Service de traduction
La mission principale du Service de traduction est de permettre à la Commission de satisfaire
à ses obligations et à ses besoins juridiques et politiques quant aux langues dans lesquelles
elle doit assurer une communication écrite, et ce de la manière la plus efficace et la plus
rentable possible.
Le SDT est un service interne, qui reçoit des demandes de traduction directement des
services opérationnels et horizontaux de la Commission. Pour cette raison, le Service de
traduction ne décide pas seul de l'origine, de l'ampleur, du contenu, du calendrier ou du degré
de priorité des tâches qu'il doit effectuer. Ces questions dépendent des missions et des
programmes de la Commission et de ses services et sont généralement réglées lors de
discussions bilatérales avec les services demandeurs. Dans la plupart des cas, il n'y a pas de
doute concernant le régime linguistique applicable à un document et le nombre de versions
linguistiques que doit par conséquent produire le Service de traduction. Parfois, cependant,
ces points doivent être discutés et négociés avec le service demandeur et (dans certains cas)
avec les autorités centrales de la Commission (cabinet du président, Secrétariat général).
Il est donc important de rappeler que le Service de traduction, bien que n'étant pas lui-même
directement investi d'une mission politique, prend nécessairement part aux tâches politiques
et législatives des services opérationnels de la Commission et qu'il doit s'adapter à leurs
méthodes et à leur rythme de travail. En d'autres termes, la production du Service de
traduction est un élément essentiel de la production des services opérationnels.
La majeure partie du travail est effectuée par des traducteurs internes: les tâches qui ne sont
pas confidentielles, urgentes ou très techniques sont confiées à des traducteurs externes, qui
sont rémunérés sur un budget géré par le Service de traduction.
Outre la traduction proprement dite, le Service de traduction fournit ou participe à la
fourniture d'autres services, tels que l'édition et le résumé de documents originaux ou
l'élaboration d'outils linguistiques et électroniques qui sont mis à la disposition, non seulement
de ses traducteurs, mais aussi de toute la Commission (citons par exemple la traduction
automatique, la base de données terminologique Eurodicautom et d'autres bases de données
telles que SdTvista et CELEX).
Une tâche supplémentaire importante qui lui incombe actuellement consiste à préparer la
couverture des besoins linguistiques que devraient impliquer les élargissements à venir. Des
traducteurs suivent déjà des formations intensives couvrant plusieurs langues des pays
candidats.
Le Service de traduction joue également un rôle actif dans la coopération
interinstitutionnelle, en tant que membre du Comité interinstitutionnel de la traduction
(appels d'offres communs pour les traducteurs et les outils informatiques externes, concours
de recrutement communs). Son directeur général est président de plein droit du conseil
d'administration du centre de traduction de Luxembourg, qui dessert les organismes et
agences décentralisés.
25
Annexe 4
Exemple de code de bonne pratique négocié par le Service de traduction
(Groupe thématique......) et la Direction générale......
La Direction générale......., représentée par M......, Directeur général,
et le Groupe thématique....... du Service de traduction, représenté par son Conseiller thématique, M...........,
sont convenus de ce qui suit:
1.
Pour assurer une cohérence dans l’envoi et le traitement de ses demandes de traduction, la DG.....
désigne une personne de niveau adéquat pour remplir la fonction de correspondant de la traduction. Le
correspondant de la traduction veille à ce que les demandes de traduction soient justifiées, que le nombre
de pages ne dépasse pas les besoins (les documents destinés aux réunions de la Commission, par
exemple, ne doivent pas dépasser 20 pages), que le degré de priorité relatif soit indiqué au Groupe
thématique..... et que le traitement linguistique demandé soit approprié.
Le Groupe thématique...... fournit au correspondant de la traduction de la DG..... tous les renseignements
relatifs aux services que peut offrir le Service de traduction et lui indique à quelles conditions il peut
répondre à ses demandes.
2.
Le correspondant de la traduction communique tous les trois mois au Groupe thématique...... des
prévisions concernant les traductions que la DG...... est susceptible de lui demander au cours des trois
mois suivants. Ces prévisions indiquent, le plus précisément possible, la longueur et la destination des
documents, les dates probables d’arrivée et les délais de renvoi souhaités, ainsi que les langues requises
et la langue de l’original.
Le Groupe thématique...... informe le correspondant de la traduction de la DG....., dès que possible, des
problèmes qu’il pourrait éventuellement rencontrer dans le traitement de ces demandes. Le
correspondant de la traduction et le Conseiller du Groupe thématique..... s’entendent sur le volume
indicatif global des demandes à traiter par le Groupe thématique durant la période concernée.
3.
Le Groupe thématique..... indique à la DG...... au début de chaque mois, le nombre de pages traduites
pour elle au cours du mois précédent, tant en interne que par des traducteurs free-lance, ainsi que leur
coût exprimé en mois/homme. La DG...... veille à ce que ces informations soient diffusées à tous ses
services.
4.
Le Groupe thématique...... et la DG.........organisent des réunions périodiques d’information mutuelle sur
les dossiers importants, ainsi que des réunions techniques sur des documents spécifiques. Le Conseiller
du Groupe thématique..... est invité, lorsque les circonstances s’y prêtent, à participer aux réunions
périodiques de coordination de la DG......, afin d’informer la hiérarchie de la DG...... de la situation en
matière de traduction.
5.
Le Groupe thématique...... et la DG...... s’engagent à traiter toutes les demandes de traduction et autres
demandes conformément au “Mode d’emploi succinct” et au guide “Traduction mode d’emploi” annexés
au présent code de bonne pratique.
6.
Le Groupe thématique...... et la DG...... s’efforcent, par un dialogue permanent, de maintenir et de
développer des rapports de collaboration étroite, à tous les niveaux, entre leurs services respectifs.
7.
Le présent code de bonne pratique prend effet le .......
Pour la Direction générale.....
Pour le Service de traduction, le Groupe thématique.....
Bruxelles, le .../..../...
26
Annexe 5
Tableau de catégorisation des documents
Code
Catégorie
1
Propositions législatives des institutions européennes et actes autonomes
2
Documents non législatifs (documents politiques)
Exemples: Livres verts, Livres blancs, communications, etc.
3
Documents liés aux activités de gestion de la Commission dans le cadre de
politiques communes, de programmes d'action, de l'administration interne, etc.
Appels d'offres, appels à propositions et documents afférents
4
Relations avec les institutions
Exemples: rapports périodiques, questions écrites, réponses au Parlement, au
Conseil et à la Cour des comptes, mémoires pour la Cour de justice, suites données,
etc.
5
Schémas d'intervention et discours
6
Communications: communiqués de presse
7
Publications
(sous format papier et électronique), sites web, contributions à des conférences
8
Correspondance à l'entrée et à la sortie
9
Autres documents rédigés dans les DG
Exemples: études, convocations, ordres du jour et comptes rendus de réunion, etc.
10 Documents reçus par les DG
provenant des États membres, des citoyens
27
Annexe 6
Systran - Profil des utilisateurs
Utilisateurs
SDT
Pages
produites
en 2000
Langues cibles
En % du
total pour
le SDT
Espagnol
81 000
44 %
Français
32 000
17 %
Anglais
18 000
10 %
Autres (développement
compris)
54 000
29 %
185 000
100 %
Total pour le SDT
Reste de la Commission
Autres institutions de l'UE
Autres organes de l'UE
Utilisateurs externes
Total général
34 %
236 000
43 %
57 000
10 %
4 000
7%
64 000
12 %
546 000
100 %
Source: SDT, rapport sur les statistiques d'utilisation de Systran en 2000
28
En % du
total
général
Annexe 7
CALENDRIER DU PROGRAMME D'ACTION DU SDT
En cours
Définition progressive des documents ayant trait aux activités fondamentales de
la Commission sur la base de la catégorisation des documents et conjointement
avec les clients
Mars 2002
Enquête sur les besoins des clients
Juin 2002
Définition de critères d'assurance-qualité
2002
Mise en oeuvre des procédures et des méthodes de travail qui seront adoptées
dans le cadre des mesures de simplification au sein de la Commission
Fin 2002
Mise en place de la facturation interne, avec des accords sur le niveau de service
et un suivi par un groupe permanent
À partir de 2002 Gestion de l'enveloppe budgétaire du SDT de manière à permettre une allocation
souple des ressources, notamment en sous-traitant, d'ici à 2005, jusqu'à 30 % des
traductions de documents n'ayant pas trait aux activités fondamentales de la
Commission
Juin 2002
Réexamen de l'équilibre des effectifs entre unités d'appui et unités de traduction
Juin 2002
Définition, dans le plan de gestion annuel du SDT pour 2003, d'indicateurs de
performance et de performances de référence pour mesurer la productivité
globale et pour évaluer la qualité professionnelle, les procédures, les mécanismes
d'allocation des ressources et les structures, sur la base d'une étude stratégique
Mars 2002.
Plan pour la création d'antennes locales de traduction dans les pays candidats
Janvier 2002
Examen, conjointement avec les services de traduction des autres institutions de
l'Union européenne, des économies d'échelle pouvant découler de synergies de
fonctionnement
Mars 2002
Plan triennal pour l'investissement dans l'innovation
Mars 2002
Proposition de réaménagement de la structure du SDT
29
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