Rapport de la sous-commission chargée de l`analyse du projet SIEF

Rapport de la sous-commission chargée de l`analyse du projet SIEF
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La CTSI sera très attentive au suivi de ce projet et demandera de manière ponctuelle un point de
situation sur les différentes étapes à venir. Elle les transmettra également aux membres de la
COGES.
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Durant toute l’analyse de ce cas, la sous-commission relève un point que la DSI ne devrait pas
sous-estimer dans le futur. La communication a été totalement oubliée. Une information du suivi
permettrait de sensibiliser tous les acteurs aux problèmes apparus et éviterait des rumeurs ou
désagréments non nécessaires.
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Il apparaît de plus que les moyens de suivi de projets à la DSI sont inadaptés aux 400 à 600 projets
en cours. Avec les projets d’envergure que traite la DSI, il serait nécessaire d’avoir un outil
performant, afin de laisser plus de temps pour les employés à consacrer à leur métier
d’informaticien et non aux reportings « Excel » ou autre système maison. Pour les entités
décisionnelles, cet outil permettrait également d’avoir un meilleur moyen de suivi, et elles
pourraient constater les risques et les retards pris dans de gros et importants projets assez
rapidement et ainsi prendre les décisions adéquates. La commission relève que l’absence d’un tel
outil est aussi une des causes des dysfonctionnements relevés et il semble nécessaire de mettre
rapidement en place un système de gestion des projets à la hauteur des activités de la DSI.
2 e observation
Perspectives du SIEL
La CTSI a pris connaissance des futurs développements du SIEL (Système d’information exécutif et
législatif. Elle se pose la question de la nécessité d’une application Safari étant donné que les
documents du Grand Conseil sont du domaine public.
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Le Conseil d’Etat est invité à renseigner le Grand Conseil s’il a la volonté d’ouvrir l’accès
« Safari-Grand Conseil », nouvelle application, au public par le biais du site Internet du
Canton de Vaud.
Rapport de la sous -commission
chargée de l’analyse du projet SIEF
M me Fabienne Despot, rapportrice : — La sous-commission était composée de MM. Alexis Bally,
Jean-François Cachin, Lucas Girardet, Philippe Randin et Mme Fabienne Despot, rapportrice.
La sous-commission était chargée d’investiguer afin de répondre aux questions de la COGES
concernant le SIEF (Système d’information des établissements de formation) :
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De quelle manière les besoins des utilisateurs ont-ils été évalués ? Quels sont les critères retenus
qui ont conduit au choix de ce système qui fonctionne ailleurs ?
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Quels sont à l’interne du DFJC les moyens et ressources mis à disposition pour remédier aux
problèmes rencontrés dans la mise en place de ce nouveau système dans les différents
établissements scolaires, gymnases, écoles professionnelles, etc.
Elle s’est réunie le 26 février 2008 avec deux représentants de la COGES, Mme Catherine Labouchère
et M. André Chatelain. Elle a rencontré le 10 mars 2008 le Secrétariat général du DFJC (MM. JeanPaul Jubin et Thierry Hogan), les chefs du projet (Mme Chiara Tanteri et M. Pierre Jaccard) et une
représentante de la DSI (Mme Danielle Simons), ainsi que plusieurs représentants de direction de
centres d’enseignement professionnel.
3.1
Les informations de base transmises par la COGES
La réunion avec les représentants de la COGES a permis de cerner l’historique de la mise en place du
projet informatique et les problèmes que rencontre cette mise en place.
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Le projet SIEF est piloté par un comité composé notamment du Secrétariat général du DFJC et des
chefs du projet, au sein de l’UID (Unité informatique départementale) du DJFC, structure
indépendante de la DSI.
La présentation effectuée par MM. Jubin, Christen, Jaccard, et par Mme Tanteri, en octobre 2007, a
favorablement impressionné la COGES, les options et possibilités statistiques du SIEF paraissant
pointues et remarquables. Pourtant, quelques temps plus tard, les difficultés de mise en place
parvinrent aux oreilles de la COGES.
La COGES a l’impression que l'hétérogénéité des besoins n'a pas été vraiment mesurée. Le nombre de
modules ou filières différents est beaucoup plus important dans le cas de la formation vaudoise (300 à
450 selon les sources) que dans celui de l’Autriche (8). Elle observe également que le fournisseur a de
la peine à gérer, puis résoudre les anomalies, qu’il a ralenti le développement du logiciel puis décidé
de le relancer en espérant vendre les nouvelles fonctionnalités à d’autres clients.
La COGES remarque aussi que la bascule fut soudaine et pratiquée « à la hussarde », courant 2007.
L’on a voulu éviter la coexistence de deux systèmes. Selon le DFJC, les doyens ont parfois fait montre
d’inertie face au nouveau système. Ils refusent notamment de perdre d’anciennes options pourtant
désuètes.
Finalement la collaboration avec les doyens est insuffisante. Le DFJC a également mal communiqué.
3.2
Les informations fournies par le DFJC
La discussion avec le Secrétariat général du DFJC et les responsables du projet a permis d’éclaircir les
points suivants :
Le choix de commencer l’implantation du SIEF dans le secteur le plus complexe, à savoir celui des
écoles professionnelles, était dicté par la faiblesse des applications utilisées, disparates ou plus mises à
jour. La fragilité des outils existants dans les écoles professionnelles semble plus grande que dans les
autres secteurs et explique l’urgence à s’occuper de ce secteur.
Le calendrier de mise en œuvre du projet ne suit pas celui indiqué dans l’EMPD. La première livraison
datant d’octobre 2006 comporte un grand nombre d’anomalies et de lacunes. Face aux critiques du
Copil (Comité de pilotage du projet SIEF), le mandataire (HP) promet d’améliorer le produit par une
nouvelle phase de tests et des mesures correctives. La 2e version en mars 2007 comporte pourtant
d’importantes anomalies, à tel point que le mandant refuse la version. Le Copil exige des mesures
mais la réaction de HP n’est pas à la hauteur. Le centre de compétence du DFJC assure le travail de
test et dénombre des anomalies par centaines, anomalies qui ne sont pas ou que tardivement corrigées.
Le contrat prévoit quatre versions. La version 3 a été reçue début mars 2008 et est actuellement en
phase de test au DFJC, elle se distingue de la précédente version par un nouveau socle technique et un
nouveau module de la gestion des personnes.
L’on signalera que le mandat est signé au forfait. Plus d’une entreprise n’avait pas répondu à l’offre
car les risques d’investir un grand nombre d’heures de développement non payées sont importants.
Ceci explique l’attitude peu collaboratrice du mandataire. Il faut parfois de longs pourparlers afin de
faire accepter au mandataire telle ou telle demande. L’attitude du mandataire s’est pourtant modifiée
en octobre 2007, avec pour premier élément tangible le changement du chef de projet chez HP. Le
mandataire semble dès lors plutôt miser sur la satisfaction du client que sur la rentabilité du projet,
espérant que les développements pourront être rentabilisés auprès d’autres clients. Il investit en
ressources humaines sur le projet (huit nouveaux collaborateurs).
Sur la base d’un diagramme établi par le centre de compétence du DFJC, présentant au cours du temps
l’évolution du nombre d’anomalies détectées et corrigées, l’on n’observe pourtant pas d’amélioration
notable dans le traitement des anomalies, ce qui ne laisse pas présager une résolution rapide du
problème.
Les logiciels open source ne servent qu’à la gestion des serveurs web, l’application principale reste la
propriété du mandataire, le code n’est pas accessible à l’UID du DFJC et ne peut ainsi pas être corrigé
en interne. Le mandant ne peut ainsi couper ses liens avec le mandataire et les relations sont délicates.
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Les responsables du projet estiment que les progrès sont tangibles et qu’il y a lieu de relever de
nombreux points positifs, ainsi les interfaces avec d’autres logiciels comme Procofiev et la migration
des données qui s’est bien passée malgré la nécessité de définir des structures complexes en amont. Ils
reconnaissent cependant que la phase d’évaluation est problématique, que la phase test chez le
mandataire est beaucoup trop sommaire, que le nombre de filières possibles au sein des écoles
professionnelles n’a visiblement pas été correctement estimé (pourtant l’EMPD faisait mention de la
complexité du projet, cet élément expliquait en partie l’importance du montant à investir).
Une difficulté supplémentaire (prévue dans l’EMPD) est le développement simultané de l’IAM
(Identification Authentification Management) gérant les codes d’accès pour l’ensemble des utilisateurs
de l’Etat de Vaud. Il semble que le lien entre le SIEF et la plateforme IAM ait pu être réalisé avec
succès et n’ait rencontré que des difficultés mineures de première utilisation.
Le Copil considère qu’il existe une réaction d’inertie de la part des futurs utilisateurs, réaction
exacerbée par les difficultés rencontrées à l’utilisation du logiciel.
Aux yeux de la sous-commission, il apparaît que les difficultés d’évaluation des besoins relèvent
d’une mauvaise communication entre le Copil et les futurs utilisateurs, mauvaise communication qui
s’observe également au moment de l’implantation du nouveau système.
Le calendrier des futures échéances est dessiné avec de plus en plus d’hésitation. Le Copil s’est fixé la
date butoir de la rentrée 2008.
3.3
L’installation sur le terrain dans une école professionnelle
L’analyse des erreurs et incongruités d’utilisation nous a été livrée à travers ce « cas d’école », si l’on
peut dire.
Ce qui est présenté comme un succès sous l’aspect du Copil (la lettre du SIEF N° 1 datée du 03.03.08),
est en fait le résultat d’une grande débrouillardise où les 2/3 des travaux sont effectués hors SIEF. De
même le Copil considère que la migration des données s’est passée sans souci alors que l’école
professionnelle signale que les résultats qui existaient dans l’ancien logiciel, Eco400, n’ont pas été
récupérés. Il sera donc nécessaire de réintroduire trois ans de valeurs, soit près de 10'000 notes, et la
solution pour cette migration n’est pas encore trouvée.
Un grand effort de repérage des erreurs a été entrepris. Y est également répertorié un grand nombre de
manipulations aberrantes ou tracassières. Le logiciel dans sa version 2 comporte des erreurs sur des
fonctionnalités simples et basiques et des défauts d’utilisation qui ne devraient pas apparaître dans un
produit aussi coûteux. En voici quelques exemples :
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Calcul d’une moyenne pondérée des notes : le résultat n’est pas sûr (fonctionnalité de base non
remplie), les moyennes ne sont pas recalculées automatiquement et il faut effacer les moyennes
pour relancer le calcul (aspect pratique) ; la visibilité par élève est inutilisable et les moyennes de
classe non disponibles. La saisie des notes par les « clients légers », à savoir les instituteurs, est
particulièrement malaisée (coefficients modifiés, une seule note introduite par élève par jour,
gestion des absences inutilisable).
−
La liste des élèves d’une classe ou d’un établissement n’est pas complète ; le déplacement d’un
élève d’un groupe à l’autre ou en cas de redoublement est malaisé (manuel) ; la procédure de
facturation des élèves non vaudois oublie la moitié des élèves ; lorsqu’une erreur est enregistrée
dans une colonne de notes par élève, toutes les notes doivent être effacées une à une pour ensuite
ôter la colonne erronée.
Le manque de communication entre le Copil et les utilisateurs ressort clairement des discussions.
D’une part les renseignements sur les filières métiers n’ont été demandés auprès des doyens que
quelques semaines avant l’implantation du produit dans les établissements, alors qu’ils auraient dû être
intégrés au stade de l’élaboration du cahier des charges, avant la rédaction de l’EMPD. D’autre part le
soutien apporté aux doyens en charge de faire fonctionner le projet dans les établissements est
largement insuffisant (le coach annoncé n’est jamais apparu). Dans un établissement, l’on estime que
l’équipe informatique du DFJC a travaillé au mieux pour répondre aux problèmes de blocages, mais
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qu’elle fonctionne en sous-effectif et qu’elle n’a pu répondre que tardivement aux demandes des
doyens, et pas du tout pour ce qui concerne la paramétrisation. Cet élément est manifestement un des
points faibles de la mise en route du projet, car les doyens et les secrétaires, déjà fort sollicités pour
retranscrire les plans d’études et pour la saisie des notes, ont vu ainsi leur charge augmenter. Un doyen
n’a pas osé transmettre les codes d’accès aux enseignants, de crainte d’une levée de boucliers générale
devant les difficultés rencontrées. Il faut ajouter que la documentation manque et que les doyens ont
dû eux-mêmes élaborer un guide, que les listes de dysfonctionnements transmises au Copil n’ont reçu
d’écho que tardivement ou pas du tout. Finalement, les directeurs d’écoles professionnelles ont
demandé régulièrement que les maîtres d’apprentissage soient informés des difficultés rencontrées afin
qu’ils fassent preuve de compréhension face aux retards subis. Aucun courrier ne semble leur avoir été
adressé en ce sens provenant du Copil, et les directeurs doivent accuser les critiques.
La commission a été surprise d’observer l’incohérence du programme d’implantation du projet et
l’absence de choix d’une école pilote. En fait, il semble que le CPNV, Centre professionnel du Nord
vaudois, ait eu quelque temps ce rôle d’école pilote. Un premier essai à Sainte-Croix conduit à des
critiques de la part des utilisateurs ; il en va ensuite de même sur les deux autres sites du CPNV, à
Yverdon et à Payerne. Alors que les premières critiques auraient dû donner l’alerte et stopper
l’implantation du projet dans les autres écoles, le Copil semble n’avoir eu d’autre souci que de
débrancher le ou les anciens systèmes à une date fixe, indépendamment du bon fonctionnement du
nouveau produit.
L’aspect qui a le plus heurté la sous-commission est celui du secret entretenu entre les différentes
écoles. Le Copil a tu les critiques des uns aux autres. Il a probablement cherché à minimiser les
problèmes pour faciliter la réception du projet auprès des établissements en évitant les critiques
croisées.
Il ressort de l’entretien que la sous-commission a eu avec les dirigeants et les doyens que la volonté
d’implanter le nouveau système existe bel et bien, que le nouvel outil était bienvenu, qu’il eût été
nettement plus aisé et plus rapide pour les établissements scolaires de développer des fonctionnalités
sous Excel ou FileMaker avec des résultats plus sûrs, et de laisser le projet en sourdine. Les dirigeants
d’établissements n’ont pas choisi cette solution de facilité et ont visiblement dégagé un temps
important pour faire le travail de test qui ne leur incombait pas.
Par contre, si nécessité d’un nouvel outil il y avait, l’on est moins convaincu par la complexité du
projet. Les directions d’établissement estiment que l’on a fixé la barre trop haut, en envisageant trop
de procédures optionnelles sans assurer les priorités.
Le calendrier des futures échéances est beaucoup plus immédiat pour les gens de terrain que pour le
Copil. A fin avril, les milliers de notes des examens intermédiaires devront être intégrés dans le
système. Les écoles professionnelles signalent qu’en l’état il n’est pas envisageable d’établir les CFC
sur la base de SIEF, le risque de remettre des CFC non mérités et de refuser des CFC mérités est trop
grand, et les erreurs n’y sont pas admissibles. Un plan B sera appliqué avec des logiciels de dépannage
pour établir ces CFC. En résumé, d’après les directions, au stade actuel, il faut parer au plus pressé,
soit se fixer des objectifs réalistes et se focaliser sur des besoins simples et immédiats.
3.4
Conclusions
L’implantation du projet s’est fait «à la hussarde », sans école pilote, sans planning cohérent, sans
suivi. Le choix d’implanter le logiciel en premier lieu dans les écoles professionnelles se comprend,
mais pas l’implantation forcée, sans souci des critiques ni de la récupération des données antérieures.
Le Copil a débranché les anciens systèmes sous le prétexte d’éviter leur utilisation simultanée avec le
projet. Si les doyens n’avaient eu la saine réaction de sauver ce qui pouvait l’être avant de débrancher
la prise, ces données essentielles auraient été perdues. A titre d’exemple, grâce au contrôle comptable
effectué à partir de l’ancien système, l’EPSIC a pu détecté une erreur importante dans la facturation
des élèves extracantonaux (élèves oubliés dans SIEF), erreur qui aurait coûté 1.4 millions de francs à
l’Etat.
Le manque de communication est flagrant, le Comité de pilotage est éloigné des gens de terrain.
Probablement insatisfait du produit livré, le Copil ne semble pas avoir eu le courage de le défendre de
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vive voix auprès des utilisateurs. Au lieu de clarifier la situation et d’annoncer les problèmes
rencontrés avec la société HP, le Copil a fait preuve d’un optimisme déplacé. Preuve en est le numéro
spécial SIEF des informations du DFJC, daté de décembre 2007, qui ne parle du déploiement du projet
qu’en termes enthousiastes et satisfaits, à une ou deux réserves près, et qui présente un planning
obsolète au moment de sa publication.
Qui plus est, les critiques de la base n’ont pas été entendues au Copil ; l’on a cherché à éloigner les
utilisateurs critiques les uns des autres ; les questions pertinentes ont été balayées. A notre souscommission et à la COGES, les responsables du projet ont parlé de réticence et d’inertie face à un
nouveau projet ; nous n’avons pas ressenti cette inertie. Au contraire, auprès des deux établissements
contactés, l’on fait manifestement preuve de bonne volonté et le nouveau système est désiré.
Le temps nécessaire, en terme d’heures de travail, pour la mise en route concrète du projet, n’a pas été
évalué de manière réaliste. Le Copil espérait probablement recevoir un programme fonctionnel, et il ne
devait pas être du rôle des doyens de servir de centre de test. Cependant, l’absence de littérature et de
mode d’emploi montre à quel point cet élément n’a pas été pris en compte, ou du moins pas à temps.
Le projet est faussé à sa base, et ce pour deux raisons :
−
Il n’a pas été élaboré avec des priorités concrètes et ce manque de hiérarchisation a
probablement conduit à l’élaboration d’une usine à gaz, soit au niveau du cahier des charges,
soit lors de demandes complémentaires en cours de développement. L’on se retrouve dans la
situation de devoir utiliser des plans B, soit des utilisations simples développées sous Excel ou
Filemaker, pour assurer les fonctions de base, tant au niveau de la gestion des classes, des
élèves, que de l’établissement des bulletins de notes. Le choix d’une option coûteuse n’en
assure pas le bon fonctionnement.
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Le choix du logiciel est peu adéquat. Développé pour l’enseignement primaire et secondaire, il
est basé sur une philosophie des classes, laquelle philosophie est peu compatible avec la
logique des écoles professionnelles. L’élément de base sur lequel le logiciel devait se
construire était non la classe ou l’horaire mais l’élève.
Au vu de ce qui précède, la sous-commission conclut que le projet doit aboutir, mais qu’il est
nécessaire de remettre le train sur de bons rails, et propose les démarches suivantes :
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S’assurer la coopération rapide et efficace du mandataire dans la correction des anomalies de
fonctionnement.
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Redéfinir un planning des corrections du logiciel en marquant des priorités afin d’assurer les
fonctions de base ; recentrer le chantier sur les fichiers d’élèves et l’établissement des
bulletins. Sélectionner ainsi les exigences auprès de HP, afin de ne pas briser les liens entre
mandant et mandataire.
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Assurer la collaboration avec les gens de terrain, les doyens, les commissions
d’apprentissage ; fournir des modes d’emploi et des informations claires et réalistes ; organiser
des réunions d’utilisateurs avec plusieurs établissements ; ne pas éviter mais encourager les
contacts entre utilisateurs.
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Annoncer au plus vite si les délais des utilisateurs (fin de semestre, fin d’année, rentrée 2008)
seront respectés ou non et proposer des solutions pour faire face aux échéances à court terme.
La sous-commission de la CTSI mandatée par la COGES, a exigé de la part du Copil un suivi,
notamment par la demande d’un rapport succinct et d’un graphe mensuel ou bimensuel du listing des
anomalies repérées et traitées. Elle compte recevoir ce suivi régulier et le transmettre à la COGES.
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