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AOS STUDLEY
LE CHANGE MANAGEMENT
EST DANS NOTRE ADN
Spécialisée dans l’immobilier d’entreprise AOS Studley propose ses services depuis la sélection d’un bâtiment jusqu’à
l’optimisation de l’environnement de travail. Mais le métier d’AOS a fort évolué, explique Pierre-Gilles Solvit, nouveau
Managing Director d’AOS Belgique, qui discerne dans les « Nouvelles Méthodes de Travail » des aspects écologiques,
énergétiques, de réduction de surface et d’efficacité : « Nous voyons bien que dans toutes les entreprises, les métiers
s’organisent en mode projets, articulés autour de réunions et de périodes de travail solitaire ».
Pierre-Gilles Solvit, Managing Director d’AOS Belgique
« Le passage aux nouvelles méthodes de travail pose de vraies questions au
middle management amené à repenser sa manière de gérer des équipes qui ne
se trouvent plus obligatoirement dans un environnement physique. Les cadres
doivent désormais raisonner en termes d’objectifs plutôt qu’en fonction de la
présence au bureau ».
20 WORKPLACE SHOWCASE 2013
Dès les années ‘90, AOS Studley fut un pionnier en matière de travail
en postes non attribués. « C’est écrit dans notre culture et cela fait
partie de l’ADN de nos ingénieurs, architectes, designers et chefs de
projet. A la conception de l’environnement de travail, nous avons
ajouté l’accompagnement sur les projets immobiliers puis le «change
management». Aujourd’hui, c’est cet aspect qui intervient en premier
dans l’approche d’AOS : « Il faut éviter que les Nouvelles Méthodes
de Travail soient le vœu pieux d’un PDG. Tout le personnel doit être
impliqué. La nouveauté est que, dans le déroulement du projet, on
s’intéresse d’abord aux personnes, puis seulement à l’immeuble et
enfin au design. Nous sommes passés de l’optimisation basée sur la
densification des immeubles avec des aménagements standards à un
concept qui intègre l’idée que moins on est physiquement au bureau,
plus le bâtiment doit marquer le sentiment d’appartenance à l’entreprise.
Nous travaillons donc davantage sur l’image de l’entreprise, son code
et ses symboles pour choisir l’aménagement intérieur. Le château de la
solitude (Auderghem en Région bruxelloise) où se trouvent les bureaux
d’AOS s’en veut l’illustration.
Les NMT planifiées dans 60% des entreprises belges
AOS Studley Belgique a mené une enquête auprès de managers de
différentes sociétés pour déterminer l’attitude des organisations face
aux « Nouvelles Méthodes de Travail ». Près de 80% des personnes
interrogées connaissent le concept (NWOW en anglais) et s’y
déclarent favorables. 75% estiment que les NMT ont un impact
positif sur la rétention ou l’attraction des employés. Pour PierreGilles Solvit, cette perception est d’autant plus importante que
les jeunes générations sont plus autonomes dans leur manière de
travailler et plus flexibles sur les horaires réservés au travail et
aux loisirs. Les NMT sont donc une réponse aux entreprises qui
veulent attirer les jeunes et s’inscrire dans la dynamique du futur.
L’enthousiasme exprimé dans l’enquête est toutefois tempéré par
la position des entreprises à l’égard des Nouvelles Méthodes de
Travail. 65% y seraient globalement ouvertes, mais à peine 50%
discutent de cette tendance avec leurs employés. Dans 40% des
cas, les cadres ressentent même une résistance de leur entreprise
par rapport à l’introduction des principes de NMT. 45% des
répondants déclarent participer souvent ou régulièrement à des
sessions d’information sur la thématique des NMT. Et parmi les
responsables des RH, 55% désireraient participer à des tables
rondes et en discuter avec leurs collègues.
Mais l’indicateur le plus puissant des perspectives offertes par les
NMT est que, dans 60% des entreprises interrogées, des projets
PUBLI-REPORTAGE
mettant en œuvre les Nouvelles Méthodes de Travail sont en cours
ou planifiés. Et les attentes sont élevées, puisque 90% du panel
estime que les nouvelles méthodes de travail peuvent contribuer
à la réalisation des objectifs stratégiques de leur entreprise.
Un pourcentage identique se dit persuadé que l’environnement de
travail peut contribuer à l’amélioration du sentiment de bien-être
des travailleurs.
Pour Pierre-Gilles Solvit, la conclusion principale de l’étude est
que les NMT sont une vraie préoccupation des entreprises et ont
un impact substantiel sur le bien-être, l’attraction des employés
et la réalisation des objectifs. Avec toutefois un paramètre qu’il
faut gérer : les résistances internes. « Le fondement de ces projets
est bien plus humain que technique et notre expérience permet
justement d’anticiper les obstacles ».
Spikes, Anvers
Un défi pour le middle management
AOS s’est structuré pour apporter l’accompagnement nécessaire :
« Chaque projet de virtualisation des postes de travail est différent
et le défi est de connaître la direction que veut prendre l’entreprise
pour l’aider à décoder les écueils à surmonter ». Ce travail sur
mesure embrasse l’immobilier, le mobilier, les technologies et
les ressources humaines. « Pour gérer un projet aussi large, nous
rassemblons les responsables de métier au sein de l’organisation.
Il est essentiel d’identifier en amont les réticences des gens.
Il faut traquer les non-dits sous peine de les voir apparaître durant
le processus de mise en place. Ce n’est pas compliqué au plan
technique, c’est l’aspect humain qui l’emporte ».
Pour Pierre-Gilles Solvit, le passage aux nouvelles méthodes de
travail pose de vraies questions au middle management amené à
repenser sa manière de gérer des équipes qui ne se trouvent plus
obligatoirement dans un environnement physique. « Les cadres
doivent désormais raisonner en termes d’objectifs plutôt qu’en
fonction de la présence au bureau ».
Réduction des coûts
AOS mesure aussi les taux d’utilisation (de présence effective)
aux postes de travail. Le taux de présence moyen est souvent
Doyen Auto, Bruxelles
de l’ordre de 70%. « Les projets réussis sont ceux où l’on passe
d’un poste pour chaque personne, à 7 ou 8 postes pour 10 en
offrant différents espaces aux collaborateurs en fonction de leurs
besoins ».
Pour Pierre-Gilles Solvit, les nouvelles méthodes de travail
débouchent obligatoirement sur une réduction des coûts. « En
moyenne, dans une entreprise, 30% des postes sont inutilisés.
Même en n’en supprimant que 20%, l’économie est de taille.
Notre « Occupier Cost Index » (OCI) permet d’estimer le coût
annuel d’un poste de travail entre 10.000 et 12.000 euros par an.
Vous imaginez l’économie que peut représenter la réduction de
20% des postes en termes d’espace, d’entretien, de nettoyage et
de technologie ».
Le secret d’une implémentation réussie implique une bonne
compréhension de la culture de l’entreprise, commente PierreGilles Solvit : « Il ne faut pas non plus mésestimer l’importance de
favoriser les échanges informels lorsque les gens se retrouvent au
bureau. Les espaces ouverts et les zones de repli doivent faciliter
les rapports informels. Il faut favoriser le hasard ».
Le changement de culture passe par
le changement de lieu
Pour Pierre-Gilles Solvit, l’évolution vers le NWOW entraîne
immanquablement un changement de culture : « L’absence de
bureau attribué a pour corollaire la disparition des armoires
personnelles. Ce qui provoque à son tour un impact sur le mode
de partage de l’information disponible non plus sur papier mais
de manière numérique ».
Une autre conséquence du NWOW est le déménagement : « Ce
n’est pas une obligation, mais nous constatons qu’un changement
culturel est plus compliqué lorsque le personnel reste dans
ses murs. Le déménagement est un événement symbolique.
Arriver dans un nouveau bâtiment implique un mode d’emploi
de l’immeuble y compris pour son environnement extérieur.
C’est l’occasion de tout redéfinir. » AOS envisage d’ailleurs de
systématiser un débriefing 3 à 6 mois après l’emménagement.
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WORKPLACE SHOWCASE 2013 21
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