Manuel d`utilisation pour le Module Hygiène des Mains

Manuel d`utilisation pour le Module Hygiène des Mains
NSIHWEB 2.0
Manuel d’utilisation
pour le Module
Hygiène des Mains
2014
Sylvanus Fonguh
sylvanus.fonguh@wiv-isp.be
Boudewijn Catry
boudewijn.catry@wiv-isp.be
NSIHweb 2.0 - Institut Scientifique de Santé Publique, Bruxelles
1
TABLE DES MATIERES
1
INTRODUCTION .................................................................................................................. 3
2
SE CONNECTER AU SITE ................................................................................................. 3
3
MODULE HHM...................................................................................................................... 4
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
4
UNITÉ ...................................................................................................................................... 5
OBSERVATIONS ...................................................................................................................... 7
CONSOMMATION DE LA SOLUTION HYDRO- ALCOOLIQUE (SHA) ................................... 17
SENSIBILISATION / SÉANCES D’INFORMATION .................................................................. 20
ANALYSE............................................................................................................................... 22
BIBLIOTHÈQUE..................................................................................................................... 22
HELPDESK ............................................................................................................................ 22
NSIHweb 2.0 - Institut Scientifique de Santé Publique, Bruxelles
2
1
Introduction
NSIHweb 2.0 contient, pour l’instant, le module d’encodage et d’analyse des données d’hygiène
des mains et de septicémies ainsi que les dénominateurs associés à ces 2 surveillances. Dans le
futur, toutes les autres surveillances NSIH y seront intégrées.
Cette nouvelle application web-based a été conçue en vue de favoriser la mesure de l’hygiène des
mains (ainsi que des autres surveillances) en continu au niveau local, en dehors des campagnes
nationales.
Vous pouvez donc utiliser ce module aussi bien lors des campagnes nationales d’hygiène des mains
qu’en dehors de celles-ci pour votre propre usage local. Cette application permet de fournir aux
hôpitaux un feedback en temps réel de leurs données locales individuelles. Votre hôpital pourra
ainsi suivre ses propres données d’observance d’hygiène des mains. Il pourra également se situer
par rapport à la moyenne nationale publiée dans le rapport national des campagnes d’hygiène des
mains.
Aussi, pour diminuer la charge de travail d’une observance en continu, cette application est
compatible avec l’utilisation de tablettes, ce qui permettra un encodage immédiat des données.
2
Se connecter au site
Voici le lien pour accéder au site NSIHWeb 2.0 : https://nsihweb.wiv-isp.be
Dans l'écran d'accueil (Fig1), on vous demande d'introduire votre nom d’utilisateur et mot de
passe. Cliquez sur ‘Log In’ et ensuite choisissez votre langue en cliquant sur ‘continuer en français’.
Rem : Si vous ne possédez pas de login et mot de passe, vous devez au préalable vous inscrire
comme personne de contact pour cette surveillance auprès de l’équipe NSIH. Vous trouverez le
formulaire
à
compléter
et
à
nous
renvoyer
via
le
lien suivant:
http://www.nsih.be/contact/contact_fr.asp
Fig 1
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Si vous avez accès à plusieurs sites, vous les trouverez dans la liste déroulante (Fig2 point 1).
La toute première fois que vous entrez dans le système, vous devez sélectionner le code hôpital
pour lequel vous désirez encoder vos données et cliquer sur ‘continuer’.
Les fois suivantes, le système se connectera directement à cet hôpital. Si vous voulez changer
d’hôpital, cliquez sur ‘Votre Code NSIH’ dans le menu de gauche (Fig2 point 2) ou sur ‘Autre
Hôpital’ (Fig2 point 3), ensuite choisissez un autre code hôpital dans la liste déroulante et cliquez
sur ‘continuer’.
Fig 2
Via le menu en orange (Fig3), vous pouvez accéder à toutes les surveillances.
Lien NSIHWeb1 : accès au site des surveillances MRSA, CDIF, AB et leurs dénominateurs.
Lien Dénominateurs : accès à l’encodage des dénominateurs relatifs aux modules septicémie et
hygiène des mains (consommation de la solution hydro-alcoolique).
Lien SEP : accès à l’encodage et l’analyse des données septicémies.
Lien HHM : accès à l’encodage et l’analyse des données hygiène des mains.
Fig3
3
Module HHM
Le module HHM (cliquez sur le lien HHM via le menu orange) vous permet d’exécuter les tâches
suivantes (Fig4):
1. Créer/modifier la carte d’identité d’une unité
2. Introduire/modifier des données d’observations et des conditions de base (ongles et
bijoux) d’hygiène des mains
3. Introduire/modifier des données de consommation de solution hydro-alcoolique et la
disponibilité de l’alcool
4. Introduire/modifier les dates de sensibilisation et les données concernant les séances
d’information
5. Consulter/exporter l’analyse des données
6. Consulter les documents se rapportant à votre hôpital
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Fig 4
3.1
Unité
Pour chaque unité observée, on doit créer une seule fois une carte d’identité, avant de pouvoir
introduire les données d’observations.
Pour créer une carte d’identité d’une unité, cliquez sur ‘ajouter un nouvel élément’ sous ‘Unité’
dans le menu de gauche (Fig5).
Fig 5
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Une fenêtre s’ouvre (Fig6) :
- Sélectionnez l’unité pour laquelle vous désirez encoder vos observations dans la liste
déroulante. Si celle-ci ne s’y trouve pas, cliquez sur ‘Ajouter Service/Unité’ (Fig7),
encodez-la et enregistrez.
- Le champ ‘spécialité du service’ correspond à la spécialité représentée par le plus grand
nombre de lits.
- Tous les champs avec étoile sont obligatoires.
- Une fois remplis, enregistrez.
-
Le bouton d’aide
(dans le coin inférieur gauche) vous donne des instructions pour
faciliter l’encodage.
Des messages d’erreur peuvent apparaître si vous avez encodé des données erronées.
ATTENTION : Si vous désirez tester l’application avec des données fictives, créez une unité
fictive que vous nommerait ‘test’ (lettres minuscules, pas d’espace, pas de numéro) et encodez vos
données sous cette unité. Ces données seront supprimées de la base de données lors de l’analyse.
Fig 6
Fig 7
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6
Une fois l’unité enregistrée, vous revenez sur la page ‘Unité’ et vos données s’affichent (Fig8).
Vous pouvez toujours modifier les données de l’unité ou les supprimer (vous ne pourrez
supprimer les unités pour lesquelles des observations sont déjà encodées).
Fig 8
3.2
Observations
Deux particularités du module web-based :
- Ce système d’encodage peut être utilisé lors d’une campagne ou hors campagne pour votre
propre usage local. Les données pré – sensibilisation et post-sensibilisation seront définies
lors de l’analyse.
- Cette application est compatible avec l’utilisation de tablettes, ce qui permettra un encodage
immédiat des données. Vous aurez donc la possibilité de choisir entre 2 types de
formulaire : un permettant un encodage via une tablette et un autre via une grille
d’observation papier.
3.2.1
Fiche d’observation
Une fois les unités introduites, vous pouvez encoder vos données d’observations et de conditions
de base (ongles et bijoux) d’hygiène des mains. Pour cela, cliquez sur le lien ‘Observations’ dans le
menu de gauche et créez d’abord une fiche d’observation en cliquant sur ‘Ajouter un nouvel
élément’ (Fig9)
Fig 9
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Une fenêtre s’ouvre (Fig10)
Une fiche d’observation correspond aux données d’observation d’un observateur pendant une
période d’observation dans une unité spécifique.
Lorsque vous créez une fiche d’observation (Fig10), vous choisissez :
- L’unité. Si l'unité pour laquelle vous désirez entrer des observations n'est pas présente dans la
liste déroulante, vous devez annuler et rajouter d’abord cette unité via le lien ‘unités’ dans le
menu à gauche.
-
Un type d’observations :
 Observations + ongles et bijoux avec tablette : encodage immédiat des données
d’observation via une tablette ou PC portable. Une grille d’observation encodée
correspond à l’observation d’un membre du personnel pendant une période définie et
dans une unité spécifique. Chaque membre du personnel observé est également
observé pour les conditions de base d’hygiène des mains (ongles, bijoux et manches)

Observations avec tablette : encodage immédiat des données d’observation via une
tablette ou PC portable. Une grille d’observation encodée correspond à l’observation
d’un membre du personnel pendant une période définie et dans une unité spécifique,
mais ne contient pas les conditions de base d’hygiène des mains.

Observations : chiffres cumulatifs : encodage des données d’observation agrégées à
partir d’une grille d’observation papier. Une grille d’observation encodée correspond à
l’observation d’une catégorie professionnelle pendant une période définie et dans une
unité spécifique.

Ongles et bijoux (avec ou sans tablette): encodage des données des conditions de base
d’hygiène des mains (ongles, bijoux et manches) à partir de la grille papier ou via une
tablette si vous ne participez qu’à ce module optionnel.
-
Les initiales de l’observateur, la date et l’heure de l’observation.
-
Les champs avec étoile sont requis. Si vous encodez vos données via tablette, l’heure de fin
sera automatiquement encodée dès que l’observateur quittera la fenêtre d’encodage des
données d’observation.
-
Une fois remplie, enregistrez.
-
Le bouton d’aide
(dans le coin inférieur gauche) vous donne des instructions pour
faciliter l’encodage.
Des messages d’erreur peuvent apparaître si vous avez encodé des données erronées.
-
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Fig 10
3.2.2
Données d’observation
Dès que la fiche d’observation est enregistrée, vous revenez sur la page ‘Observations’ et vos
données s’affichent (Fig11). Vous pouvez toujours modifier les données de la fiche d’observation
en cliquant sur ‘Modifier’ (Fig11 point 1). Vous pouvez ensuite encoder vos données d’observation
en cliquant sur le bouton ‘Observations’ (Fig11 point 2). Vous pouvez générer un fichier Excel
avec tous vos données pour analyse interne ((Fig11 point 3). La description des variables générées
pour cette analyse interne est disponible via le lien ‘downloads’ (Fig11 point 4).
Fig 11
3.2.2.1
Formulaire : Observations + ongles et bijoux avec tablette
Si vous avez sélectionné le type d’observation ‘Observations + ongles et bijoux avec tablette’ et
que vous cliquez sur le bouton ‘Observations’, le formulaire ci-dessous (Fig12) s’ouvre.
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Fig 12
Vous choisissez d’abord la catégorie professionnelle à laquelle appartient le membre du personnel
observé (Fig12 point 1).
Ensuite vous enregistrez:
- le type de contact. En cliquant sur la flèche vers le bas à côté de chaque type de contact
(Fig12 point 2), vous avez la possibilité de rajouter des lignes.
- le type d’hygiène des mains (pas HDM, savon, alcool)
Vous avez choisi de participer au module optionnel ongles et bijoux, vous devez donc encoder les
données ongles et bijoux avant d’enregistrer.
Pour ce faire, 2 boutons-image (Fig12 point 3) :
- Si vous cliquez sur le bouton de gauche (main sans bijoux), vous signalez que le membre du
personnel observé est conforme aux conditions de base d’hygiène des mains.
Le bouton est alors entouré de vert (Fig12 point 3).
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-
Si vous cliquez sur le bouton de droite (main avec bijoux et vernis), la fenêtre ci-dessous
s’ouvrira vous permettant d’encoder les non-conformités (Fig13). Une fois enregistrés, le
bouton apparaîtra entouré de rouge (Fig14).
ATTENTION : Pour chaque membre du personnel observé, vous devez compléter les types de
contact et d’hygiène des mains rencontrés et ensuite également entrer le port des bijoux et l’hygiène
des ongles (Si vous observez uniquement le port des bijoux et l’hygiène des ongles, veuillez utiliser
un autre type de formulaire voir point 3.2.2.4, formulaire ‘Ongles et bijoux (avec ou sans tablette) ).
Fig 13
Fig 14
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La grille d’observation, une fois enregistrée, est affichée au-dessous (Fig15 point 1) et une nouvelle
grille vierge apparaît. Vous pouvez toujours modifier les données d’une grille d’observation en
cliquant sur ‘Modifier’ (Fig15 point 2).
Les différents boutons d’aide
vous donnent des instructions pour faciliter l’encodage.
Des messages d’erreur peuvent apparaître si vous avez encodé des données erronées.
Le bouton ‘Retour page HHM’ (Fig15 point 3) vous permet de retourner à la page d’accueil HHM
sous la rubrique ‘Observations’.
Fig 15
3.2.2.2 Formulaire : Observations avec tablette
Si vous avez sélectionné le type d’observation ‘Observations avec tablette’ et que vous cliquez sur
le bouton ‘Observations’, le formulaire ci-dessous (Fig16) s’ouvre.
Fig 16
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Vous choisissez d’abord la catégorie professionnelle à laquelle appartient le membre du personnel
observé (Fig16 point 1).
Ensuite vous enregistrez:
le type de contact. En cliquant sur la flèche vers le bas à côté de chaque type de contact
(Fig16 point 2), vous avez la possibilité de rajouter des lignes.
le type d’hygiène des mains (pas HDM, savon, alcool)
Ensuite vous enregistrez la grille d’observation (Fig16 point 3).
Celle-ci, une fois enregistrée, est affichée au-dessous (Fig16 point 4) et une nouvelle grille vierge
apparaît. Vous pouvez toujours modifier les données d’une grille d’observation en cliquant sur
‘Modifier’.
Vous avez choisi de ne pas participer au module optionnel, ongles et bijoux, ‘inconnu’ apparaît
sous ‘Conformité ongles et bijoux’ (Fig16 point 5)
Les boutons d’aide
vous donnent des instructions pour faciliter l’encodage.
Des messages d’erreur peuvent apparaître si vous avez encodé des données erronées.
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Le bouton ‘Retour page HHM’ vous permet de retourner à la page d’accueil HHM sous la rubrique
‘Observations’.
3.2.2.3 Formulaire : Observations : chiffres cumulatifs
Si vous avez sélectionné le type d’observation ‘Observations : chiffres cumulatifs’ et que vous
cliquez sur le bouton ‘Observations’, le formulaire ci-dessous (Fig17) s’ouvre.
Fig 17
Vous choisissez d’abord la catégorie professionnelle (Fig17 point 1).
Ensuite, vous encodez le nombre d’opportunités d’hygiène des mains pour cette catégorie
professionnelle par type d’hygiène des mains et type de contact (Fig17 point 2).
Ensuite vous enregistrez la grille d’observation (Fig17 point 3).
Celle-ci, une fois enregistrée, est affichée au-dessous (Fig17 point 4) et une nouvelle grille vierge
apparaît. Vous pouvez toujours modifier les données d’une grille d’observation en cliquant sur
‘Modifier’.
Les boutons d’aide
vous donnent des instructions pour faciliter l’encodage.
Des messages d’erreur peuvent apparaître si vous avez encodé des données erronées.
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Le bouton ‘Retour page HHM’ vous permet de retourner à la page d’accueil HHM sous la rubrique
‘Observations’.
3.2.2.4 Formulaire : Ongles et bijoux (avec ou sans tablette)
Si vous avez sélectionné le type d’observation ‘Ongles et bijoux’ et que vous cliquez sur le bouton
‘Observations’, le formulaire ci-dessous (Fig18) s’ouvre.
Fig 18
Si vous cliquez sur le bouton de gauche (main sans bijoux), vous signalez que le membre du personnel
observé est conforme aux conditions de base d’hygiène des mains. Le bouton est alors entouré de vert
(Fig18 point 1). Vous ne devez rien encoder dans la grille, elle reste inactive (en grisé).
Ensuite vous enregistrez (Fig18 point 2). Celle-ci, une fois enregistrée, est affichée au-dessous (Fig18
point 3) et une nouvelle grille vierge apparaît. Vous pouvez toujours modifier les données d’une grille
d’observation en cliquant sur ‘Modifier’.
Si vous cliquez sur le bouton de droite (main avec bijoux et vernis), le bouton est alors entouré de
rouge et la grille d’observation s’active (Fig19 point 1). Vous pouvez encoder les non-conformités
(Fig19 point 2) et enregistrer (Fig19 point 3).
Par observation une fiche d’observation, une fois enregistrée, est affichée au-dessous (Fig19 point 4)
et une nouvelle grille vierge apparaît. Vous pouvez toujours modifier les données d’une grille
d’observation en cliquant sur ‘Modifier’.
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Fig19
Les boutons d’aide
vous donnent des instructions pour faciliter l’encodage.
Des messages d’erreur peuvent apparaître si vous avez encodé des données erronées.
Le bouton ‘Retour page HHM’ vous permet de retourner à la page d’accueil HHM sous la rubrique
‘Observations’.
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3.3
Consommation de la solution hydro-alcoolique (SHA)
Cliquez sur le lien ‘Alcool’ dans le menu de gauche.
Vous pouvez encoder par mois (Fig20) :
1. les données de consommation de solution hydro-alcoolique par mois pour tout l’hôpital
2. les données de consommation de solution hydro-alcoolique par trimestre par unité
3. les données concernant la disponibilité de solution hydro-alcoolique
Vous pouvez aussi télécharger les données pour plusieur mois (Fig20) :
4. les données de consommation de solution hydro-alcoolique par mois pour tout l’hôpital
5. les données de consommation de solution hydro-alcoolique par trimestre par unité
Le modèle du fichier CSV pour le téléchargement est disponible via le lien ‘downloads’ (6).
Fig 20
3.3.1
Consommation de la solution hydro-alcoolique pour tout l’hôpital
Cliquez sur ‘ajouter un nouvel élément’ (Fig20 point 1) et la fenêtre ci-dessous (Fig21) s’ouvre.
Les champs avec étoile sont requis.
Il est indispensable pour le calcul de la consommation de SHA/1000 patient-jours d’encoder les
dénominateurs pour la période choisie. Pour encoder les dénominateurs, cliquez sur le lien
‘dénominateurs’ via la barre de menu orange.
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Fig 21
3.3.2
Consommation de la solution hydro-alcoolique par unité
Cliquez sur ‘ajouter un nouvel élément’ (Fig20 point 2) et la fenêtre ci-dessous (Fig22) s’ouvre.
Les champs avec étoile sont requis.
Il est indispensable pour le calcul de la consommation de SHA/1000 patient-jours d’encoder les
dénominateurs pour la période choisie. Pour encoder les dénominateurs, cliquez sur le lien
‘dénominateurs’ via la barre de menu orange.
Fig 22
3.3.3
Disponibilité de la solution hydro-alcoolique
Cliquez sur ‘ajouter un nouvel élément’ (Fig20 point 3) et la fenêtre ci-dessous (Fig23) s’ouvre.
Les champs avec étoile sont requis.
Fig 23
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Une fois vos données de consommation de solution hydro-alcoolique enregistrées, vous revenez à
la page ‘Alcool’ et vos données s’affichent (Fig 24). Vous pouvez toujours modifier les données en
cliquant sur ‘Modifier’.
Fig 24
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3.4
Sensibilisation / Séances d’information
Cliquez sur le lien ‘Sensibilisation/Séances d’information’ dans le menu de gauche (Fig25)
Pour encoder vos données, cliquez sur ‘Ajouter un nouvel élément’ (Fig 25) et la fenêtre Fig 26
s’ouvre.
Fig 25
Fig 26
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Une fois vos données enregistrées, vous revenez à la page ‘Sensibilisation / Séances d’information’
et vos données s’affichent (Fig 27). Vous pouvez toujours modifier les données en cliquant sur
‘Modifier’.
Fig 27
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3.5
Analyse
Le module ‘Analyse’ permettra de fournir, de manière interactive et en continu, un feedback
individuel avec graphiques et tableaux au personnel concerné en temps real. De plus, après chaque
campagne nationale, un rapport comprenant les résultats agrégés sera réalisé, ce qui vous permettra
de comparer les résultats locaux avec les chiffres nationaux.
Les options suivantes sont disponibles continu:
Hors-Campagne-Pre = feedback d’une période choisisse par l’hôpital même ( par exemple du
01/01/2014 au 01/01/2014, ou du 01/01/2013 au 01/01/2014).
Hors-Campagne-Post = comparer deux périodes d’observance, avant et après une sensibilisation
out training (par exemple du 01/01/2013 au 01/12/2013 ET du 01/01/2014 au 01/12/2014).
Cette dernière option permettra donc d’évaluer une intervention locale, indépendamment des
campagnes nationales.
La page analyse fonctionne bien avec internet explorer 11 et pop-ups débloquer pour les
sites (Voir l’équipe informatique de l’hôpital) :
https://nsihweb.wiv-isp.be
https://s9xjb.wiv-isp.be
Il faut aussi ajouter ces deux sites comme sites de confiance ‘’Trusted sites’’
3.6
Bibliothèque
Cette section permet l’archivage des documents relatifs à votre hôpital (ou à un site spécifique si
vous êtes responsable de plusieurs sites).
4
Helpdesk
Pour toutes vos suggestions ou problèmes, contactez:
Institut Scientifique de Santé Publique
14, Rue J. Wytsman
1050 Bruxelles
Tél: 02/642 57 68
E-mail: sylvanus.fonguh@wiv-isp.be ou nsih@wiv-isp.be
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