Bewertung als Kernaufgabe der I&D-Welt L`évaluation

Bewertung als Kernaufgabe der I&D-Welt L`évaluation
Bewertung als
Kernaufgabe der I&D-Welt
L’évaluation: tâche
fondamentale du monde I&D
La valutazione: un compito
fondamentale del mondo I&D
Ausgabe 4 11. Dezember 2009
VSA Verein Schweizerischer Archivarinnen und Archivare AAS Association des Archivistes Suisses AAS Associazione degli Archivisti Svizzeri
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teca 
Informazione 
Svizzera
inkl. Digitalisierung von Mikrofilmen.
Inhalt / Sommaire
arbido print 4/09
03 Editorial D
05 Editorial F
28 U
tilité du fichier des compétences
des Archives d’Etat de Genève pour
l’évaluation et le records management, Roger Rosset
Buchbesprechung
31 L’embarras du choix. L’avenir des
archives photographiques Actualité
Suisse Lausanne (ASL), François de
Capitani
53 Konkurrenzieren sich Rascheln und
Klicken? Nicholas, David & Ian
Rowlands (Hg.). Digital consumers: reshaping the information
professions. London: Facet Publishing, 2008. ISBN 9781856046510.
Stephan Holländer
06 «
We are what we keep»: Die Bewertung als archivische Schlüsseldisziplin, Anna Pia Maissen
33 Ü
berlieferungsbildung bei knappen
Ressourcen, Christian Casanova
Nachrichten BIS
07 «
We are what we keep»: L’évaluation archivistique comme discipline
clé, Anna Pia Maissen
36 A
lltagsbewertung und
Überlieferungsbildung,
Shergold
08 A
rchivische Bewertung: Aspekte,
Probleme, Konjunkturen, Max Huber
39 A
utour des calendriers de conservation. Reflets genevois, Anouk
Dunant, Lorraine Filippozzi, JeanDaniel Zeller
04 Impressum
I. Die Bewertung
13 D
ie rechtlichen Vorgaben zur Bewertung: eine Analyse, Reto Weiss
17 D
ie Bildung repräsentativer Stichproben bei Massenakten. Zur Methode und Praxis der Bewertung
mittels Zufallsauswahl, Irene Amstutz
21 «
Soyez réalistes, demandez l’impossible»: Überlieferungsbildung
im Verbund – ein Denkanstoss, Patrick Moser
25 É
lements pour l’évaluation dans les
archives d’universités, Olivier Robert
gezielte
Miriam
40 Z
um Bewertungsinstrument des
«Calendrier de conservation»,
Anouk Dunant, Lorraine Filippozzi, Jean-Daniel Zeller
40 L e recueil des durées de conservation des documents de gestion de
l’administration cantonale genevoise, Anouk Dunant
43 R
ationaliser l’établissement des calendriers de conservation, Lorraine
Filippozzi
45 U
ne base de données pour générer
des calendriers de conservation,
Jean-Daniel Zeller
48 E
valuer les collections en bibliothèque de lecture publique. Une expérience à la bibliothèque municipale de Lausanne, Valérie Tête
1
arbido 4 2009
56 B
IS Kongress 2010
Congrès BIS 2010
2
arbido 4 2009
Editorial
Die Bewertung: eine grundlegende
Aufgabe der I&D-Welt
Frédéric Sardet, Redaktion arbido
(Übersetzung: Stephan Holländer)
Die Bewertung ist ein Arbeitsvorgang, der in allen Epochen und Gesellschaftsformen anzutreffen ist. Sie dient immer dazu, eine Grenze zu ziehen zwischen dem,
was zulässig ist, und dem, was unzulässig ist. Ist diese Grenze einmal gezogen,
kann der eigentliche Bewertungsvorgang gestartet werden – manchmal endet das
optimal, manchmal katastrophal.
In der I&D-Fachwelt existieren zahlreiche Definitionen für den Begriff. Ein
klassisches Beispiel: Der in unserer Gesellschaft bestehende Informationsbedarf
resultiert aus einer erworbenen Kompetenz, die mit unserem gesellschaftlichen
Akkulturationsprozess und unserer Fähigkeit, Wissenslücken zu erkennen und
diese zu schliessen, eng verknüpft ist. Von einer umfassenden Informationskompetenz kann aber erst dann gesprochen werden, wenn die «erworbene Kompetenz»
um die Fähigkeit erweitert wird, Informationen zu suchen und nutzen. Zwischen
Informationssuche und Nutzung derselben schiebt sich der heikle Vorgang der
Bewertung. Letztere wird aus einer Fülle von mehr oder minder vertrauenswürdigen
Informationsquellen vorgenommen. Einige davon sind gratis zugänglich, andere
nicht (obwohl mit RSS-Feeds eine gezielte Überwachung möglich wäre). Die Bewertung stützt sich auch auf die Tatsache, dass wir technisch immer besser in der
Lage sind, als Informationsproduzenten zu agieren (ohne ständig überprüfen zu
müssen, ob die Informationen aus 1. oder aus 2. Hand stammen). Will man die
quantitative und qualitative Relevanz der Informationen, die das Netz «übervölkern»,
korrekt bewerten, sollte man sich auch über die Grenzen der heutigen Suchmaschinen im Klaren sein (das Deep Web soll hier nicht angesprochen werden).
Die Bewertung führt uns also letztlich zur Problematik der information literacy, die allerdings im Archivwesen eine untergeordnete Rolle spielt, sind doch
Archive immer stärker mit einer Aktenproduktion konfrontiert, die sich den Prozeduren der Informatik anpassen muss. Archivare müssen ihre Bewertungskriterien, die den historischen Kontext berücksichtigen, stärker in die Waagschale
werfen, und sie müssen aufzeigen, dass die Akten Bezüge aufweisen, ohne dabei
vom Grundsatz «Es muss alles aufbewahrt werden» abzuweichen.
Die praktischen Voraussetzungen für die Bewertung von Informationen verändern sich im Gleichschritt mit den Umwälzungen, welche «archivproduzierende» Institutionen erleben: Innerhalb weniger Jahre wurden die zentralen Informatiksysteme abgelöst durch eine dezentrale Informatiktechnologie in den Verwaltungsabteilungen. Heute wird diese Schritt für Schritt abgelöst durch unterschiedliche Dokumentations-Managementsysteme, die die Anforderungen des
Alltags und die Vorgaben eines langfristig ausgerichteten records management
unter einen Hut zu bringen versuchen. Kaum ein Archivar kann heute der damit
verbundenen Problematik ausweichen. Kommt erschwerend hinzu, dass die
­administrative Produktion auf Servern liegt, welche gesplittete Umgebungen
(Windows-Betriebssysteme, Intra-, Extra- und Internet) aufweisen.
Die vom VSA organisierte Fachtagung «Die Zukunft in unseren Händen –
Bewertung als archivische Kernaufgabe» ist Anlass genug, das Thema in dieser
Ausgabe von arbido aus Schweizer Sicht noch einmal zu vertiefen.
Die Redaktion möchte sich herzlich bei Hans von Rütte, Lehrbeauftragter für
Archivistik der HEG Genf, für die gute Koordinationsarbeit bedanken. Wir
wünschen eine unterhaltsame Lektüre!
3
arbido 4 2009
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3012 Bern
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1/2010
➝ Impressum19.01.2010
2/2010
07.05.2010
3/2010
11.08.2010
4/2010
03.11.2010
4
arbido 4 2009
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25.02.2010
17.06.2010
17.09.2010
10.12.2010
Editorial
L’évaluation: tâche fondamentale
du monde I&D
Frédéric Sardet, rédaction arbido
L’évaluation est une procédure qui traverse le temps comme l’espace social et qui
concerne tous les individus, sans distinction, de la naissance à la mort. Elle prend
des formes différentes selon les objectifs qui lui sont assignés mais elle sert toujours à délimiter des espaces entre ce qui serait recevable et ce qui ne le serait pas.
Une fois ces espaces dessinés, la sélection – l’évaluation en acte – peut se déployer
pour le meilleur et parfois le pire.
Au sein du monde de l’information documentaire, l’évaluation est un terme
qui conserve une pluralité d’acceptions conforme à la diversité des approches
professionnelles et des usages sociaux de l’information. Exemple classique: la
question du besoin d’information qui semble si évidente pour nos sociétés reste
pour les spécialistes de l’information documentaire une compétence acquise, profondément liée à notre acculturation et à notre capacité à identifier nos savoirs
lacunaires pour tenter de les combler. Cette compétence se combine alors à la
capacité de rechercher l’information et de l’exploiter pour constituer une véritable
compétence documentaire. Mais là encore, de la recherche à l’exploitation intervient la phase cruciale et délicate de l’évaluation. Cette dernière viendra buter sur
la profusion d’une information plus ou moins fiable, gratuite ou payante, en dépit
des possibilités de veille ciblée par fil RSS. L’évaluation butera aussi sur la capacité qui nous est offerte d’être toujours plus aisément fournisseurs d’information
(sans évaluation systématique des pairs ou de tiers) et devra tenir compte des limites des moteurs de recherche actuels pour évaluer la pertinence (quantitative
et qualitative) des informations qu’ils moissonnent sans pénétrer le web invisible.
L’évaluation ainsi décrite renvoie à la problématique de l’information literacy,
mais elle fait peu de cas de l’un des enjeux majeurs de l’archivistique, confrontée
à une production administrative et technique toujours plus dépendante de processus numériques. Les archivistes ont à faire valoir le besoin d’une évaluation
préservatrice des contextes historiquement datés de production et ils doivent
veiller à préserver les interdépendances qui les caractérisent, sans souscrire à la
paresse du «Y a qu’à tout conserver».
De ce fait, les conditions pratiques de l’évaluation évoluent à la vitesse des
chamboulements qui touchent les institutions productrices d’archives: en quelques
années, les systèmes informatiques centraux utilisés pour des applications structurées ont laissé place à une atomisation du travail bureautique dans les unités
administratives. Aujourd’hui, la bureautique laisse progressivement place à des
systèmes de gestion documentaire d’échelles variées, combinant avec plus ou
moins de bonheur les exigences du travail collaboratif immédiat aux impératifs
d’un records management ouvert à un archivage de long terme. Quel archiviste peut
dire aujourd’hui qu’il échappe à la problématique de la conservation documentaire
d’une production administrative éclatée et souvent redondante, disponible sur des
serveurs offrant des environnements cloisonnés (répertoires Windows, intranet,
extranet et internet)?
L’occasion d’une rencontre organisée en 2009 par l’Association des archivistes
suisses sur le thème de l’évaluation archivistique donne l’occasion de faire l’état
des lieux en Suisse dans ce dossier d’arbido.
La rédaction arbido remercie vivement Hans von Rütte, chargé de cours en
archivistique à la HEG Genève, pour la bonne coordination mise en place dans le
cadre de ce numéro thématique. Bonne lecture.
5
arbido 4 2009
«We are what we keep»:
die Bewertung als archivische Schlüsseldisziplin
Der Germanist und Journalist Roman
Bucheli veröffentlichte am 11. April
2009 in der NZZ am Sonntag Folgendes zum Thema Literaturarchive:
«Die Kehrseite der verfeinerten Kultur
der Aufbewahrung ist die Tabuisierung des
Abfalls. Wo kein Fitzelchen der archivalischen Achtsamkeit entgeht, wird die Erinnerung dereinst am überlieferten Material
ersticken.»
Archivarinnen und Archivare als
«Abfallvermeider und Müllverwerter»,
wie Bucheli weiter schreibt? Professionelle Archivarinnen und Archivare sind
doch gerade das Gegenteil: Die Bewertung von Unterlagen ist für uns von
jeher die «Königsdisziplin» unter den
Kernaufgaben unseres Berufes. Wenn
wir annehmen, dass im Durchschnitt
nur rund 10% des Schriftgutes als aufbewahrungswürdig bezeichnet werden – und zwar sowohl innerhalb der
Verwaltung wie auch in Privatunternehmen – dann scheint es mir, dass Archivarinnen und Archivare doch ganz im
Gegenteil zur Hauptsache «Müllgenerierer» und «Entsorger» sind.
Archivierung ohne Bewertung
schafft Menge; Archivierung mit Bewertung schafft Wissen. Archivarinnen
und Archivare sind sozusagen die
­Pathologen/Gerichtsmediziner, welche die Schriftgutüberlieferung durch
das Mittel der Bewertung bis aufs Skelett hinunterreduzieren und damit erst
dessen Strukturen sichtbar machen; sie
entfernen überflüssiges Material und
schaffen durch diese Verdichtung erst
den Unterschied zwischen Schriftgut
und Archivgut. Dieser Bewertungsvorgang macht die Bestände eigentlich erst
interpretierbar.
Überlieferung ist Chance – und sie
ist natürlich gleichzeitig auch Zufall.
Denn archivische Bewertung kann
nicht wirklich auf die Zukunft ausgerichtet sein – für das zukünftige historische Abbild unserer Zeit brauchen
wir die Verantwortung nicht zu übernehmen; eine solche Macht besitzen
wir gar nicht. Unser Ziel muss es sein,
keine parteiische «Auswahl» für das
Bild der Zukunft zu treffen, sondern
möglichst zeitnah die gegenwärtigen
Strukturen und Entscheidungen transparent zu machen. Wir müssen die
­Bewertung so gestalten, dass das Archivgut für jeden beliebigen Auswertungszweck bereitsteht; die Auswahl
werden dann die Forscherinnen und
Forscher schon selbst treffen, das historische Bild selbst entwerfen.
«Der Mensch nimmt seine Gegenwart auslesend wahr», schrieb der Mediävist Arnold Esch. Dadurch erfahren
wir, so sagt er, «die Wahrheit nach
Mass». Was aber ist das Mass der Wahrheit? Mit der Anwendung der Bewertung versuchen wir Archivarinnen und
Archivare, der Wahrheit über die Nutzungsperspektive hinaus das richtige
Mass zu geben. Gute Forscherinnen
und Forscher werden darüber nicht die
Fassung verlieren; sie werden die Chance ergreifen und die richtigen Fragen
dazu stellen, die Perspektiven zurechtrücken, Lücken erkennen und die
Massstäbe ihrer Erkenntnis hoffentlich
richtig legen. Denn ohne Kreativität,
Fantasie, Scharfsinn und Blick für das
Wesentliche bleibt jede Forschung
bloss eine Pflichtübung – anstatt Kür.
6
arbido 4 2009
Anna Pia Maissen, Präsidentin VSA
Wir befinden uns in einem Zeitalter, wo
die Auslese angesichts der wachsenden
Aktenmassen immer wichtiger wird.
Während beim Mediävisten, der nur auf
eine beschränkte Schriftlichkeit zurückgreifen kann, der «kombinatorische
Scharfsinn» gefragt ist, welcher die Lücken schliesst, so braucht die Zeithistorikerin eher «den sicheren Zugriff», um
die wesentlichen Dokumente angesichts
der Materialfülle auszuwählen. Es gibt
immer mehr Akten, aber in immer mehr
Akten steht weniger drin.
Wir sorgen also dafür, dass nicht
nur «gewaltige Erinnerungsmaschinen» generiert werden, sondern dass
Wissen aufbereitet, kanalisiert und
strukturiert wird. Dies geschieht zuerst
einmal über eine klare und strikte Bewertungspolitik, die immer früher in
die Geschäftsverwaltung eingreift. Hier
haben wir auch eine einmalige Chance:
Denn unsere bewerteten und zugänglich gemachten Unterlagen machen
uns zu vertrauenswürdigen Orten, wo
die Herkunft und Auswahl des Archivguts verlässlich nachzuvollziehen ist.
Das ist ein nicht zu vernachlässigender
Marktvorteil, den wir gegenüber der
Suche in einem unstrukturierten Meer
von Material, das oft schwer durchschaubaren Interessen dient, ausspielen sollten.
An unserer diesjährigen Weiterbildungstagung mit dem programmatischen Titel «Die Zukunft in unseren
Händen – Bewertung als archivische
Kernaufgabe/L’avenir dans nos mains –
l’évaluation comme tâche archivistique
essentielle» haben wir uns mit den
Grundlagen, den Methoden und der
Praxis unserer Königsdisziplin beschäftigt. In einer beispielhaften Zusammenarbeit hat die Arbeitsgruppe
Bewertung in Zusammenarbeit mit
dem VSA-Bildungsausschuss diese Tagung organisiert. Der Schwerpunkt lag
nicht nur auf den – viel diskutierten –
methodischen Grundlagen, sondern
vor allem auf den praktischen Beispielen und Lösungen, die in der Schweiz
angewendet werden. Das Ziel war ein
vermehrter Gedankenaustausch und
die Ermunterung zu verstärkter Zusammenarbeit unter Archivarinnen
und Archivaren – und damit eine
­weitere Verstärkung des Netzwerks Archivlandschaft Schweiz, eine der programmatischen Kernaufgaben unseres
Berufsverbandes.
Kontakt: AnnaPia.Maissen@zuerich.ch
«We are what we keep»:
L’évaluation archivistique comme discipline clé
A propos des archives, le germaniste et
journaliste Roman Bucheli publiait le
11 avril 2009 dans la NZZ am Sonntag
ce qui suit:
«Le revers d’une culture raffinée de la
conservation c’est le tabou qui frappe le
déchet. Si rien n’échappe aux bons soins
des archivistes, il faudra bien s’attendre un
jour à étouffer sous la masse des matériaux
transmis.»
Les archivistes sont-ils de simples
acteurs de la «prévention et du recyclage des déchets» comme l’écrit par
ailleurs Bucheli? Les archivistes professionnels sont bel et bien tout le contraire:
L’évaluation des documents a toujours
été la discipline reine parmi les missions qui sont au cœur de notre profession. Si l’on retient qu’en moyenne,
seuls 10% des documents sont considérés dignes de conservation – tant au
sein de l’administration que dans les
entreprises privées –, il me semble que
les archivistes ne sont en aucune façon
des producteurs/gestionnaires d’ordures ou des nettoyeurs.
Un archivage sans évaluation produit de la masse; un archivage après
évaluation crée du savoir. Les archivistes sont, pour ainsi dire, les pathologistes, les médecins légistes, qui réduisent le volume des versements de docu-
ments à travers une évaluation qui se
déploie jusqu’aux niveaux anatomiques
les plus fins, rendant visibles les structures. Les archivistes ont donc pour
charge de débarrasser les dossiers de
tout ce qui est superflu. C’est par cette
opération compressive, qu’ils font passer l’écrit au rang d’archive. Ce processus d’évaluation est la condition pour
rendre les fonds documentaires véritablement interprétables.
La transmission est une chance –
en même temps, elle est évidemment
un fait de hasard. L’évaluation archivistique ne peut être réellement fondée sur
l’avenir – nous n’avons pas à assumer
la responsabilité de l’image historique
future de notre temps; nous n’en avons
pas le pouvoir. Notre objectif consiste à
éviter une sélection «partisane» qui
préfigurerait l’image future de notre
temps; il s’agit donc de restituer, le plus
fidèlement possible, les structures actuelles et d’agir avec transparence.
Nous devons faire l’évaluation afin que
les documents archivés soient disponibles pour l’analyse. Il appartiendra
ensuite aux chercheurs de faire leurs
propres choix pour construire leur discours historique.
«L’homme perçoit son époque par
le petit bout de sa lorgnette», écrit le
médiéviste Arnold Esch. Ainsi, nous
faisons l’expérience, dit-il, d’une «vérité
sur mesure». Mais quelle est la mesure
de la vérité? A travers l’évaluation, nous
essayons, nous archivistes, de donner
la mesure de la vérité au-delà de la perspective utilitaire.
Face à cela, les bons chercheurs ne
doivent pas perdre leur sang-froid, ils
auront à saisir l’occasion de poser les
bonnes questions, d’ajuster les perspectives, ils devront identifier les lacunes et – il faut l’espérer – ils établiront correctement les échelles de leurs
savoirs. Sans créativité, imagination,
ingéniosité et vision de l’essentiel, toute
recherche restera simple exercice im-
7
arbido 4 2009
Anna Pia Maissen, présidente de l’AAS
Nous vivons une époque où la sélection
est un geste toujours plus crucial, étant
donnée la masse croissante des dossiers. Pendant que le médiéviste ne peut
se référer qu’à un nombre très limité
d’écrits et qu’il lui faut user d’une véritable sagacité combinatoire pour surmonter les lacunes documentaires, l’historien du contemporain, de son côté, a
besoin d’une «main sûre» pour ne retenir que les documents essentiels, vu
l’abondance des sources. De fait, s’il y a
toujours plus de dossiers, ces dossiers
sont de moins en moins riches.
posé, au lieu d’être un exercice libre de
l’esprit.
Nous nous préoccupons non seulement que les imposantes machines mémorielles soient générées, mais nous
veillons à ce que la connaissance soit
traitée, canalisée et structurée. Cela
suppose d’abord une politique claire et
rigoureuse d’évaluation, qui puisse se
déployer toujours plus en amont dans
l’administration des affaires. A l’heure
d’aujourd’hui, nous avons une chance
unique: nos archives évaluées et disponibles font des Archives des lieux
dignes de confiance, où l’origine et la
sélection des archives a été menée avec
rigueur. Ce n’est pas un petit avantage
sur le marché, où nous avons à nous
confronter à une recherche qui plonge
dans un univers non structuré, dont il
est souvent difficile de percer les intérêts.
Lors de la session de formation tenue en 2009 dont le titre était «Die
Zukunft in unseren Händen – Bewertung
als archivische Kernaufgabe/L’avenir dans
nos mains – l’évaluation comme tâche archivistique essentielle», nous avons examiné les fondements, méthodes et pratiques de notre discipline reine. Fruit
d’une collaboration exemplaire, cette
session a été organisée par le groupe de
travail «Evaluation» en collaboration
avec la commission de formation de
l’AAS. L’accent n’était pas mis exclusivement sur les – très discutés – fondements méthodologiques, mais les analyses portaient surtout sur des exemples
pratiques et des solutions suisses. L’objectif était d’améliorer les échanges de
vues entre archivistes. Il s’agissait d’encourager une plus grande coopération
entre eux et finalement de renforcer le
réseau constitutif du paysage archivistique suisse, une des principales missions de notre association professionnelle.
Contact: AnnaPia.Maissen@zuerich.ch
Archivische Bewertung:
Aspekte, Probleme, Konjunkturen
Max Huber, Staatsarchiv Luzern
Bewertung stellt die Archive vor die Aufgabe, «einen Informationsverlust zu organisieren und diesen optimal zu steuern».1 Dieser Satz des ostdeutschen Archivars Botho Brachmann aus dem Jahre
1969 ist zwar schon etwas älter, aber
­immer noch stimmig. Ergänzen könnte
man, dass die Aufgabe ausserdem auch
darin besteht, den Informationsverlust
zu verantworten. Dieser Aspekt trägt
wohl das meiste zu dem unbestimmten
Unbehagen bei, das bei der Bewertung
häufig mit im Spiel ist.
Gesellschaftliches Umfeld
Die Bewertung sollte also «optimal»
erfolgen. Was das bedeuten könnte, darüber können wir nun heute diskutieren.
Ich nehme einmal an, es geht in
erster Linie darum, dass die Organisation des Informationsverlusts den ArchivarInnen vorbehalten sein soll. Ein
berufsständischer Ansatz also: Es sollten nicht Politiker, Geheimdienste,
­Betriebsökonomen,
Datenschützer
oder sonst wie artfremde Rollenträger
sein, die Aktenvernichtungen anordnen, sondern Archivare.
Aber im Ernst: Worum geht es bei
der Bewertung? – Es geht doch, etwas
einfach und naiv gesagt, in erster Linie
darum, das Richtige und Wichtige zu
archivieren und den Rest dem Vergessen anheimfallen zu lassen: Der Archivar, die Archivarin als «Oblivionisten»,
die in der Gegenwart mit darüber entscheiden, woran man sich in der Zukunft erinnern und was man vergessen
haben wird.
1 Brachmann B., «Die Auswirkungen der
modernen Informationsüberlieferung auf die
Wechselbeziehungen zwischen Geschichtsbild und Informationsbasis», Zeitschrift für
Geschichtswissenschaft, 1969, Nr. 17, S. 63.
8
Aber damit wir uns dieser Aufgabe
stellen können, müssen wir zuerst dafür sorgen, dass uns das Richtige und
Wichtige nicht entzogen wird. Die Archivgesetze und die darin verankerte
Anbietepflicht der öffentlichen Stellen
sind da sicher ein wertvolles Instrument, aber sie sind keine Selbstläufer.
Tatsächlich sind in verschiedenen Bereichen Bestrebungen festzustellen,
die Geltung der Archivgesetze durch
Spezialerlasse einzuschränken. Häufig
sind diese durch Datenschutzüberlegungen motiviert und beziehen sich
auf Personendaten. Aber nicht nur geDie Archivgesetze und die darin verankerte Anbietepflicht der öffentlichen
Stellen sind da sicher ein wertvolles Instrument, aber sie sind keine Selbstläufer.
gensätzliche Einstellungen – nach dem
Motto «Nur eine vernichtete Akte ist
eine gute Akte» – stehen unseren Zielen im Wege, sondern häufig auch Unkenntnis oder Nonchalance. Dies gilt
insbesondere für den Bereich der von
den öffentlichen Archiven «freiwillig»
übernommenen Sicherung einer Zusatzüberlieferung. Hier, bei den potenziellen Bildnern von Privatarchiven also, ist stets ein wachsames Auge der
ArchivarInnen erforderlich. Als Archivar ist man eigentlich immer im Dienst.
Praxis und Theorie ...
Im Französischen gibt es zwei Ausdrücke für Bewertung: «évaluation» und
«tri».
«Évaluation» bezeichnet die eher
intellektuelle, «tri» die eher handfeste
Seite des Metiers. Zwischen den beiden
Seiten gibt es zum Teil beträchtliche
Divergenzen, die man etwas zugespitzt
wie folgt charakterisieren könnte:
Die eine Seite will einfache und
leicht vermittelbare Entscheidungs-
arbido 4 2009
grundlagen für die Praxis. Nach dem
Motto «Ist es auch Wahnsinn, so hat es
doch Methode» wendet sie ein einmal
gefundenes Schema ohne weiteres
Überlegen auf alle möglichen ins Haus
stehenden Unterlagen an. Die andere
Seite kümmert sich dagegen um eine
Vielzahl möglicher Aspekte, lässt die
Bewertungsdiskussion Revue passieren und sucht die hypothetischen künftigen Fragestellungen zu antizipieren.
Falls sie zu einem Entscheid gelangt,
der im Übrigen ruhig falsch sein darf,
wendet sie ihren Intellekt in erster
­Linie für die Formulierung einer eingehenden Begründung auf.
... respektive Schweiz und Deutschland
Man könnte nun eine Frage stellen, die,
gerade in der aktuellen Situation, möglicherweise nicht ganz politisch korrekt
ist, nämlich: Inwieweit entspricht der
skizzierte Gegensatz zwischen Theorie
und Praxis dem Gegensatz zwischen
deutscher und (deutsch)schweizerischer Archivszene?
Lange Jahre schien das Klischee, dass
«der Deutsche» theorie- und diskussionsfreudig sei, während «der Schweizer», wenn überhaupt, eher praktisch
denke, auch auf dem Gebiet der Bewertung zuzutreffen. Jedenfalls hat die
Bewertungsdiskussion in Deutschland
eine Tradition, die bis ins 19. Jahrhundert zurückreicht. In der Schweiz entstand dagegen erst 1980 im Schosse
des Berufsverbands die Koordinationskommission, welche in erster Linie die
Aufgabenteilung zwischen Bundesarchiv und Staatsarchiven untersuchen
und die entstehenden Doppelüberlieferungen einschränken sollte. Wenn
man die im Laufe der Zeit geschaffenen Archivierungsempfehlungen anschaut, fällt einem auf, dass diese sehr
praxisbezogen sind, das heisst, sie waren in erster Linie auf eine Reduktion
der Papiermenge ausgerichtet. Theore-
tische Highlights finden sich nicht darunter.
In neuerer Zeit hat sich nun allerdings
der behauptete Gegensatz abgeschwächt. Erstens hat in den letzten
10 bis 15 Jahren in der Schweiz eine Intensivierung und Internationalisierung
des Diskurses stattgefunden. Ich nenne
nur zwei Beispiele (es gäbe noch mehr):
1) Im Herbst 2001 widmete die Schweizerische Zeitschrift für Geschichte
ein ganzes Heft dem Thema «Überlieferungsbildung und Bewertung».2
Darin wurde, neben einem deutschen
und einem französischen, auch ein
umfangreicher amerikanischer Beitrag (zur Rehabilitation der «role of
content in the archival context») gebracht. Neben Grundsatzfragen wurden auch spezielle Archivbildner
(Bankarchive) oder Medien (audiovisuelle Unterlagen) behandelt.
2) Josef Zwicker, früherer Staatsarchivar von Basel-Stadt, hat im November 2004 an einem Workshop zur
Bewertung an der Archivschule Marburg teilgenommen und seinen sehr
lesenswerten Beitrag im folgenden
Jahr publiziert.3 Obwohl Zwicker das
Niveau unserer Bewertungsdiskussion als «nicht so hoch, wie es sein
sollte oder sein könnte» einstuft,
sieht er Chancen zur Verbesserung
und nennt dabei folgende Punkte:
– Vermittlung durch Vielsprachigkeit
(Rezeption der französischen, frankokanadischen und angelsächsischen Archivistik),
– verbesserte Ausbildung (Hochschulkurs, Zertifikat),
– KOST4 und Arbeitsgruppe Bewertung (grösseres Know-how und Beschäftigung mit Grundsatzfragen),
– besseren Zugriff durch Archiv­gesetze,
– grösseren Einfluss der Archive beim
Records Management,
– auf Archivebene: Schaffung von
­Bewertungsmodellen, Streben nach
grösserer Kontinuität.
Auf der anderen Seite ist die deutsche
Szene durchaus nicht so praxisfremd,
wie folgende Beispiele zeigen:
– Seit Jahren bietet das «Forum Bewertung» eine wachsende Anzahl ganz
konkreter Bewertungshilfen auf dem
Internet an (www.forum-bewertung.
de). Wie es dem Begriff «Forum» ent-
9
Gesichtspunkt, Kriterium
Methode, Vorgehen
Alter, Erhaltungszustand,
Archivfähigkeit, intrinsischer
Wert
Festsetzung einer Zeitgrenze, konservatorische
Prüfung
Rechtssicherheit
oft: gemäss rechtlichen Vorgaben
Mehrfachüberlieferung
Vergleich mit anderen Überlieferungen (z.B.
gedruckten Berichten und Statistiken); Presse
vertikaler und horizontaler Vergleich
Feststellung der Federführung, Behandlung
gemäss Grad der Mitwirkung
Stellung der Behörde und
ihrer Aufgaben
Prioritätslisten; Bewertung von Behörden und
Organisationseinheiten
Aussagekraft für Aufgaben
des Registraturbildners
Bestimmung von Evidenzwert (und Informa­
tionswert)
Inhalt (retrospektiv)
positive Wertauslese; Informationswert
Inhalt (prospektiv)
Dokumentationsplan, -ziele, -profil
Ersatzüberlieferung
Vergleich mit anderen Überlieferungen
Nachfrage
Beobachtung der Forschung; Nutzerstatistik
spricht, wird diese Plattform natürlich auch für Diskussionen und Kommentare genutzt.
– Der Arbeitskreis Archivische Bewertung im Verband deutscher Archivarinnen und Archivare hat 2004 ein
Positionspapier zur Überlieferungsbildung publiziert, das der Vorsitzende Robert Kretzschmar ausdrücklich
als «praxisorientiert» bezeichnet. Auf
dieses wichtige Papier komme ich
gleich nochmals zu sprechen.
Seit Jahren bietet das «Forum Bewertung» eine wachsende Anzahl ganz konkreter Bewertungshilfen auf dem Internet an (www.forum-bewertung.de).
– Eben haben die deutschen Hochschularchivare eine «Handreichung»
(so der Untertitel) unter dem Titel
«Dokumentationsprofil für Archive
wissenschaftlicher
Hochschulen»
herausgegeben. Dieser Leitfaden ist
so konkret ausgefallen, dass sogar
schon die Befürchtung auftauchte, er
könnte die Einstellung archivarisch
geschulten Personals gefährden ...
nen Alters der Gedanke an eine ganze
oder partielle Kassation von vorneherein. Die meisten müssen es sich ge­
fallen lassen, vor dem Raster eines
­Wertesystems taxiert zu werden. Dabei
orientieren sich die Archivare an einer
ganzen Reihe von Kategorien und Kriterien, die zum Teil miteinander in
Konkurrenz stehen und in ihrer Wertschätzung ebenfalls dem Auf und Ab
der archivfachlichen Konjunktur – um
nicht zu sagen der «Mode» – unterworfen sind. Ich nenne hier einige Gesichtspunkte, indem ich mich auf eine
Liste stütze, die in den 90er-Jahren von
Robert Kretzschmar für den von der
Archivschule Marburg durchgeführten
Kurs «Bewertungsregeln und Archivierungsmodelle» zusammengestellt wurde (siehe Tabelle oben).
2 SZG 59 (2001), S. 413–534.
3 Zwicker J., Zum Stand der Bewertungsdiskussion in der Schweiz nebst Bemerkungen zu
den Aussengrenzen der Überlieferungsbildung.
In: Bischoff F. M., Kretzschmar R. (Hg.),
Neue Perspektiven archivischer Bewertung:
Beiträge zu einem Workshop an der Archiv­schule Marburg, Marburg, 2005, S. 101–118.
4 Koordinationsstelle für die dauerhafte
Gesichtspunkte und Methoden
Nur bei wenigen Unterlagen verbietet
sich aufgrund ihres «intrinsischen
Wertes» (also z.B. bezüglich Wert des
verwendeten Materials, Kunstfertigkeit
der Darstellung etc.) oder ihres erhabe-
arbido 4 2009
Archivierung elektronischer Unterlagen
(KOST), entstanden 2004 durch eine
Verwaltungsvereinbarung über die Zusammenarbeit der Schweizerischen Eidgenossenschaft mit den Kantonen und dem Fürstentum Liechtenstein.
Diese Liste erhebt keinen Anspruch
auf Vollständigkeit. Dennoch liefert sie
einen Eindruck von der Vielschichtigkeit der Ansätze und Methoden.
In den 90er-Jahren gab es in Deutschland eine zeitweilig recht dogmatisch
und polemisch geführte Diskussion
zur Bewertung, wobei vor allem der Gegensatz zwischen Evidenz- und Informationswert und die Frage der Berechtigung von Dokumentationsplänen im
Zentrum standen. Die Früchte dieser
Diskussion konnte der Arbeitskreis Archivische Bewertung als Synthese in
In den 90er-Jahren gab es in Deutschland eine zeitweilig recht dogmatisch
und polemisch geführte Diskussion zur
Bewertung.
ein Positionspapier einbringen, das
2005 in den Veröffentlichungen der
Archivschule Marburg und im «Ar­
chivar» publiziert und kommentiert
wurde.5 Das Papier gliedert sich in folgende Teilgebiete: Grundsätzliches,
Methodisches (Bewertungsverfahren),
massenhaft gleichförmige Fallakten,
statistische Unterlagen, elektronische
Unterlagen, audiovisuelle Unterlagen.
Bei den Grundsätzen gibt es einige
Aussagen, die als völlig unbestritten
gelten können, während andere vielleicht nicht so ganz selbstverständlich
wirken. Als allgemein anerkannt dürften sicher die folgenden Punkte gelten:
Dokumentation und Begründung (respektive Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Wichtige Entscheidungen sollten nicht nur transparent gemacht,
sondern auch begründet werden;
Punkt 11), Orientierung an der «Lebenswirklichkeit» (woraus sich die Notwendigkeit der Besorgung einer Zu-
5 Positionen des Arbeitskreises Archivische
Bewertung im VdA zur archivischen
Überlieferungsbildung. In: Neue Perspektiven
archivischer Bewertung (wie Anm. 3),
S. 195–206. Ebenfalls greifbar unter: http://
www.archiv.net/pdf/ak_bew_positionen2004.
pdf
6 Lübbe H., Im Zug der Zeit. Verkürzter
Aufenthalt in der Gegenwart, Berlin, 1992,
S. 160.
10
satzüberlieferung ergibt; Punkt 9), archivübergreifende Überlieferungsbildung
(Zusammenarbeit
wird
propagiert; Punkte 6 und 7), Mitbeteiligung des Aktenproduzenten (Punkt 3),
Engagement des Archivs in der vorarchivischen Beratung (Betreibung eines
aktiven Records Managements, wobei
dieser Begriff im Papier nicht auftaucht; Punkt 4).
Andere Punkte dürften weniger
­unbestritten sein, so zum Beispiel die
sogar als erster Punkt geforderte Festlegung von Dokumentationszielen.
Diese wäre wohl noch vor einigen Jahren auf heftigen Widerstand gestossen.
Auch die Forderung, dass die Bewertung möglichst zeitnah zum Entstehen
der Unterlagen erfolgen sollte, ist für
Viele vielleicht etwas überraschend.
Denn häufig ist auch die Meinung zu
hören, dass eine gewisse zeitliche Distanz eine klarere Sicht ermöglicht.
Ich möchte hier noch drei Beobachtungen beifügen, die im Positionspapier
nicht erwähnt werden:
– Wie ein roter Faden zieht sich durch
die Diskussion das Bestreben, beim
Bewerten vom «Fingerspitzengefühl» des erfahrenen Archivars wegzukommen. Statt schwierig zu benennende und zu klassifizierende
«Gefühle» möchte man klare, nachvollziehbare Kriterien. In der Diskussion um die aktuelle Finanzkrise sind
nun allerdings auch Stimmen zu hören, die einer Renaissance der «Intuition» das Wort reden. Es wird interessant sein, zu verfolgen, ob und
wann diese Strömung auch in die
archivische Fachdiskussion diffun­
diert.
– Ein einfaches und häufig befolgtes
Vorgehen, um die leidige Subjektivität zu überwinden und «objektivere»
oder wenigstens «intersubjektive»
Entscheide zu erreichen, ist das Vieraugenprinzip: Bewertungsentscheide von grösserer Tragweite sollten
nicht von einer Person allein gefällt
werden.
– Schliesslich noch zur Notwendigkeit
der Bewertung: Niemand in der Archivszene bestreitet die Notwendigkeit von Kassationen, doch fällt auf,
dass sie mit unterschiedlicher Vehemenz vertreten wird. Zahlreiche, vor
allem grosse Archive haben die Be-
arbido 4 2009
weislast umgekehrt: Es müssen Argumente gefunden werden, weshalb
ein Bestand archiviert werden soll,
während früher nur die Kassationen
begründet werden mussten. (Mir
drängt sich der Eindruck auf, als Archivar fürs Kassieren einzutreten,
wirke heute «cooler» als das Eintreten
fürs Archivieren ...).
Papier- und Datenflut:
das Mengenproblem
Natürlich ist man im archivischen Alltag häufig auch mit der Bewertung von
einzelnen kleinen Beständen, Dossiers
oder sogar Einzeldokumenten konfrontiert. Die eigentliche Virulenz und das
Interesse der Fachwelt erhält das Thema aber natürlich erst durch die schiere Menge.
Das Mengenproblem wurde vor allem gegen Ende des letzten Jahrhunderts oft und mit allen möglichen
­Metaphern beschrieben. So fragte etwa
1992 der Philosoph Hermann Lübbe:
«Wie lässt sich mit dieser Schriftgutlawine fertig werden? Dem Laien wird als
Antwort auf diese Frage zunächst der
In der Diskussion um die aktuelle Finanzkrise sind nun allerdings auch
Stimmen zu hören, die einer Renaissance der «Intuition» das Wort reden.
Papierkorb einfallen.»6 Nun, wir sind ja
hier nicht unbedingt Laien, aber wir
werden auf dieselbe Lösung kommen:
Mit Shreddern und Aktenvernichtern
werden Dokumente zu Schnitzeln zerkleinert. In der Regel sind die Archivare dabei allerdings nur als «Schreibtischtäter» aktiv. Denn die meisten
Archive führen die Kassationen nicht
gleich selber durch (mein Heimarchiv
ist hier eine Ausnahme).
Unterdessen hat sich die seit Längerem prophezeite Trendwende vollzogen: Eine wachsende Zahl der für die
Massenakten verantwortlichen Dienststellen hat die Umstellung auf elektronische Aktenablage bereits vollzogen
oder wird dies in absehbarer Zeit tun.
Dass dies Auswirkungen auf die Bewertungstätigkeit der Archive hat, stellt
niemand in Abrede. Die Vorstellung,
dass digitale Unterlagen gar nicht bewertet werden müssten, weil kaum Ma-
gazinflächen beansprucht werden, teilt
heute zwar wohl niemand mehr. Denn
die Folgekosten sind auch hier nicht zu
unterschätzen. Der Speicherplatz dürfte dabei noch das kleinste Problem
sein, mehr ins Gewicht fällt der Aufwand für die Aufbereitung der Daten
zur Benutzung und die periodische
­Migration.
Deshalb gehe ich einmal davon aus,
dass Bewertung, unabhängig von der
Form der Aufzeichnung, sich nicht wesentlich ändern wird. Allerdings muss
sie noch mehr als bisher prospektiv erfolgen. Denn die Löschung von Daten
ist sehr viel einfacher als das physische
Vernichten von Akten. Das erste Erfordernis in Bezug auf pozentiell archivwürdige Datenbanken ist deshalb die
Erkundigung, ob Löschungen vorgesehen oder gar vorgeschrieben sind. Ob
die Bewertung dann auf einzelne Datenfelder «heruntergebrochen» werden soll, ist zu diskutieren; hier spielen
technische Fragen eine wichtige Rolle,
beispielsweise: In welchem Format
kann und soll übernommen werden?
Welche Verknüpfungen und Funktionalitäten müssen erhalten bleiben?
Abgesehen vom Bundesarchiv sind
konkrete Erfahrungen mit der Bewertung im digitalen Bereich in der schweizerischen Archivszene noch selten. Es
sei denn, man würde die Auswahl der
Dienststellen, mit denen man zwecks
Übernahme von digitalen Unterlagen
in Kontakt tritt, auch als Bewertung bezeichnen. Mehr Aufmerksamkeit ziehen momentan noch Fragen zu den
Möglichkeiten der Übernahme und
Speicherung elektronischer Daten auf
sich.
eingreifen, indem sie ihnen konkrete
Einschränkungen der Übernahmen
vorschreiben, kam meines Wissens in
der Schweiz noch nie vor, ist in Zeiten
knapper Ressourcen aber durchaus vorstellbar. Berüchtigt sind dagegen die
quantitativen Vorgaben, die vor einigen
Jahren mehrere deutsche Bundesländer ihren Archiven zumuteten. So sollte das Landesarchiv Nordrhein-West­
falen höchstens noch 1% (einer notabeAbgesehen vom Bundesarchiv sind konkrete Erfahrungen mit der Bewertung im
digitalen Bereich in der schweizerischen
Archivszene noch selten.
ne unbekannten Gesamtmenge) oder
2,2 Lfkm Archivgut jährlich übernehmen dürfen. Gegen diese Zumutungen
haben sich die meisten Archivarinnen
und Archivare empört, während andere
versuchten, die Vorgaben als Chance zu
sehen und kreativ zu nutzen.
In der Tat tun die Archive gut daran,
sich selber ebenfalls mit den ökonomischen Implikationen der Bewertung zu
befassen. Diese sind nicht zu unterschätzen. Dabei ist nicht nur an Magazine und Gestelle zu denken, sondern
es ist zu berücksichtigen, dass eine unterlassene Kassation auch Kosten in
Form von Erschliessungs- und konservierenden Arbeiten generiert.
Ökonomische Rahmenbedingungen
Selbst wenn sich die Bewertung nur
an den genannten historischen und
archivfachlichen Kriterien orientiert,
­
bleibt der Spielraum des Ermessens
gross. Archivistik ist eben keine exakte
Wissenschaft. In der Regel spielen
«fachfremde» Faktoren eine Rolle, in
erster Linie ökonomische. Die Archive
müssen ihre Aufgaben in einem von
ihrem Träger gesetzten ökonomischen
Rahmen erfüllen. Auch wenn sie den
Rahmen mit Glück und Geschick etwas
erweitern können, müssen sie Prioritäten setzen. Dass die Träger direkt in die
Bewertungskompetenz der Archive
«Strategische Bewertung» oder:
Bewertung und Speicherkapazitäten
Manchmal können auch übergeord­
nete Ziele die Bewertung massgeblich
beeinflussen. Sind diese bewusst,
könnte man von strategischen Überlegungen sprechen. Vielleicht üben sie
aber auch eher unbewusst ihre Wirkung aus. In diesem Zusammenhang
hier ein Exkurs über das unterschiedliche Vorgehen von zwei früheren Chefs
des Staatsarchivs Luzern:
– Josef Schmid, Staatsarchivar 1941 bis
1970, ging davon aus, dass das in
­einem historischen Gebäude untergebrachte Archiv mit seinen Magazinkapazitäten von knapp zwei Regalkilometern für alle Zeiten ausreichen
sollte. Um dieses Ziel zu erreichen,
veranlasste er umfangreiche Kassatio­
nen, zum Beispiel im Bereich der
Kriminaluntersuchungen aus der
11
arbido 4 2009
2. Hälfte des 19. Jahrhunderts. Als
Bewunderer des barocken Luzern
­eines Renward Cysat hielt er diese
Spätzeit nur für beschränkt archivwürdig. Auch Josef Schmid hatte also
eine Art Dokumentationsplan im
Kopf, allerdings nicht einen bewusst
erstellten, zur Diskussion gestellten
und offen vorliegenden Dokumentationsplan.
– Sein Nachfolger Fritz Glauser, im
Amt 1971 bis 1997, hatte ein ganz anderes Ziel: Er wollte einen Archivneubau. Deshalb war er sehr grosszügig
bei der Übernahme von Massenakten. Als sich sein drittes Aussenmagazin langsam füllte, hatte er die Entscheidungsträger so weit, dass sie die
Notwendigkeit eines Neubaus einsahen. Nachdem er sein Ziel erreicht
hatte, liess Fritz Glauser dann allerdings einen Teil dieser Akten grosszügig kassieren. Dies trug wohl ebenfalls dazu bei, dass die zuständige
Regierungsrätin bei der Eröffnung
des neuen Archivgebäudes davon
sprechen konnte, Luzern habe eben
nicht nur einen gescheiten, sondern
auch einen schlauen Staatsarchivar.
Rettermentalität und Robustheit
In seinem bereits erwähnten Beitrag
äussert sich Josef Zwicker kritisch und
wie gewohnt provokativ zur «Rettermentalität».7 Diese zeige sich darin,
Manchmal können auch übergeordnete
Ziele die Bewertung massgeblich beeinflussen.
dass gefährdete Bestände insbesondere
privater Herkunft auch in Zeiten gekürzter Ressourcen ohne Rücksicht auf
den Erschliessungsaufwand erst einmal übernommen würden. In der in
arbido publizierten Version schreibt
Zwicker: «Die Praxis, die Unterlagen
zunächst einmal zu übernehmen und
zu denken, sie irgendwann später zu
erschliessen, ist Selbstbetrug.»8 Hier
bin ich, mit Verlaub, anderer Meinung;
7 Zwicker (wie Anm. 3), S. 117.
8 Zwicker J., «Erlaubnis zum Vernichten: Die
Kehrseite des Archivierens», arbido, 2004,
Nr. 7–8, S. 21.
nicht nur, weil Erschliessung in unterschiedlicher Tiefe erfolgen kann. Ich
denke, dass hier die «knappen Ressourcen» einen zu grossen Einfluss auf die
Bewertung erhalten; ganz abgesehen
davon, dass die Einschätzung darüber,
was «knapp» bedeutet, divergent sein
wird. Interessant an Zwickers Beitrag
finde ich noch einen anderen Aspekt,
nämlich dass er mehrmals den Begriff
«Robustheit» erwähnt. Diese brauche
es, wenn der Archivar, die Archivarin
die Übernahme angebotener Unterlagen ablehnt. Dies erinnert mich an eine
Äusserung meines früheren Chefs
Fritz Glauser, dass die inhaltliche BeIch denke, dass hier die «knappen Ressourcen» einen zu grossen Einfluss auf
die Bewertung erhalten.
braucht, dann nämlich, wenn man zum
Beispiel in einer Besprechung gegen
die Mehrheit der Kollegen für Über­
nahme respektive Archivierung eintritt. Wie ich auch schon festgestellt
habe, kann der Wind übrigens rasch
drehen, manchmal innerhalb einer einzigen Sitzung: Plötzlich scheint der
Weltgeist in Richtung «Aufbewahren»
– um nicht zu sagen «Retten» – zu wehen, während kurz vorher noch alle
vom «Mut zur Lücke» sprachen. Dies
gilt selbstverständlich auch in umgekehrter Richtung.
Das Unbehagen beim Bewerten –
und ein schwacher Trost
Ein Rest-Unbehagen beim Bewerten
wird sich nicht vermeiden lassen, auch
wenn besser abgestützte Entscheide
und ausgefeiltere Methoden hier Linderung bringen werden. Trost bietet, wie
so oft, die Relativierung, und zwar in
zweierlei Hinsicht.
Erstens: Welche Bewertungsentscheide wir auch fällen, wir können
davon ausgehen, dass die Nachwelt darüber den Kopf schütteln wird. Aber:
Auch die Nachwelt hat eine Nachwelt.
Zweitens: Wir arbeiten nicht im
Amt für Migration: Es geht letztlich
doch «nur» um das Asyl von Daten,
nicht von Menschen. – Aber das ist natürlich kein Statement, das sich «professionell» nennen darf ...
Kontakt: max.huber@lu.ch
ABSTRACT
wertung halt eine gewisse «Skrupellosigkeit» verlange – ein erstaunliches
Statement für einen so sensibel wirkenden Berufsmann wie Fritz Glauser.
Aber es stimmt: Tatsächlich verlangt
die Ablehnung einer Übernahme ebenso wie die Kassation von Unterlagen
eine gewisse psychische Kraft, die wohl
für die Überwindung des Zweifels gebraucht wird.
L’évaluation archivistique: aspects, problèmes et conjonctures
L’évaluation des archives est marquée par l’opposition entre théorie et pratique. Il existe
en la matière une multiplicité d’approches et donc une multitude de méthodes. En Allemagne, le débat sur l’évaluation a été globalement assez dogmatique. Il a donné lieu
en 2004 à la rédaction d’un document de synthèse qui s’est révélé être d’une utilité
réelle sur le terrain. Peu importe qu’il s’agisse de réduire une masse de papier ou une
masse de données numériques.
L’évaluation ne s’applique pas dans le vide. Elle est toujours marquée par de nombreux
facteurs, en partie inconscients: des facteurs sociaux, professionnels, économiques,
stratégiques et même psychiques entrent en jeu. Les archivistes doivent certes intégrer
une perspective d’économie, mais ils devraient éviter de considérer que, de ce point de
Ich glaube allerdings, dass es die Robustheit auch im umgekehrten Falle
vue, le «sauvetage» d’archives soit un geste dépassé.
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➔ 031 300 63 89
12
arbido 4 2009
Die rechtlichen Vorgaben zur Bewertung:
eine Analyse
Reto Weiss, Staatsarchiv Zürich
Die Überlieferung von Unterlagen aller
staatlichen Ebenen ist wesentlich durch
gesetzliche Vorgaben bestimmt: grundsätzlich dadurch, dass Gesetze regeln,
wo der Staat überhaupt aktiv werden
muss und deshalb einschlägige Akten
produziert; dann auch durch Bestimmungen zur Aktenführung und durch
Bestimmungen darüber, was mit den
Akten geschehen soll, wenn sie nicht
mehr benötigt werden. Die in den meisten gesetzlichen Regelungen festgehaltene Pflicht, Akten dem zuständigen
Archiv anzubieten, wenn man sie nicht
mehr benötigt, ist eine zentrale Voraussetzung für die archivische Überlieferungsbildung.
Die klassische Bewertungssituation
Im Zentrum der folgenden Ausführungen steht die Situation des praktizierenden Überlieferungsbildners, der ein
Aktenangebot erhält und damit in einer
sozusagen «klassischen Bewertungs­
situation» steht. Welche Vorgaben findet ein solcher Überlieferungsbildner,
wenn er Hilfe suchend nach der Gesetzessammlung seiner staatlichen Einheit greift? Bevor die Frage beantwortet
wird, soll die «klassische Bewertungssituation» näher definiert werden:
– Für klar abgegrenzte Gruppen von
Unterlagen soll entschieden werden,
was mit ihnen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist passieren soll.1
– Das Archiv ist dabei grundsätzlich
frei; von der vollständigen Aufbewahrung bis zur vollständigen Vernichtung ist alles möglich.2
– Es geht um den Entscheid über die
dauernde Archivierung und nicht um
die Festlegung – wie langfristig auch
immer – von definierten Aufbewahrungsfristen.
welche Verwaltungsunterlagen als
wertloses Altpapier enden bzw. im digitalen Nirwana verschwinden und welche als kostbare Archivalien dauernd
sorgfältig aufbewahrt und konservatorisch und erschliessungsmässig gepflegt werden sollen.
Vorgaben in den Schweizer Archiv­
gesetzen: Ziele und Kriterien
Der Schreibende überblickt den Stand
der Archivgesetzgebung in der Schweiz
nicht vollständig.3 Der Einfachheit halber hat er die Nachforschungen auf die
Bundesgesetzgebung und die mittlerweile zwölf Kantone mit eigentlichen
Archivgesetzen beschränkt.4
In diesen Normen findet man vor
allem an zwei Orten Vorgaben zur Bewertung: in Zweckartikeln und in Ar­
tikeln mit Begriffsdefinitionen. Die
Zweckartikel erläutern, wozu Archi­
vierung – im Sinne von Endarchivierung – dient und wozu Archive da sind.
In Artikeln zu Begriffsdefinitionen
sind vor allem die Ausführungen zum
schung, indem eine Quellenbasis
dafür zur Verfügung gestellt wird.
Als Kriterium für die dauernde Aufbewahrung von Unterlagen wird deren
Wichtigkeit oder deren Bedeutung in
verschiedenen Hinsichten genannt:
rechtlich, administrativ, politisch, wirtschaftlich, sozial, kulturell, wissenschaftlich, historisch.
In ihrer Gesamtheit lassen die Bestimmungen der Schweizer Archivgesetze
den praktizierenden Überlieferungsbildner etwas verwirrt zurück. Man
hat den Eindruck, es seien häufig re­
dundante und überlappende Formu­
lierungen aufgenommen worden, die
Zusammenhänge manchmal eher verunklaren als klären. Möglicherweise
werden so die Vorstellungen verschie-
1 Diese Entscheidung kann zu verschiedenen
Zeitpunkten anstehen: schon bevor die
Unterlagen entstanden sind (prospektiv), im
Laufe der vorgeschriebenen Aufbewahrungs-
Die Zweckartikel erläutern, wozu Archivierung – im Sinne von Endarchivierung – dient und wozu Archive da sind.
frist oder erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist, unter Umständen auch erst viele
Jahre danach (retrospektiv).
2 Auch wo der Entscheid nach gesetzlicher
Vorgabe «im Einvernehmen» mit abliefernden Stellen oder gar primär von den
In der klassischen Bewertungssitua­
tion wird also darüber entschieden,
Begriff «Archivwürdigkeit» relevant.
Die gesetzlichen Vorgaben sind unterschiedlich formuliert. Die einen können als Bewertungsziele interpretiert
werden, die andern als Kriterien, die
Unterlagen erfüllen müssen, damit ihre dauernde Aufbewahrung infrage
kommt.
Als Ziele der Bewertung werden in
den meisten Gesetzen in unterschiedlichen Ausprägungen festgehalten:
– Rechtssicherung,
– Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns,
– Ermöglichung historischer und anderweitiger wissenschaftlicher For-
13
arbido 4 2009
abliefernden Stellen gefällt wird, ist es doch
in der Praxis fast immer das Archiv, das
Bewertungsvorschläge erarbeiten muss – die
damit verbundenen Fragen gehören ja auch
ins ureigene Fachgebiet der Archivarinnen
und Archivare.
3 Einen guten Überblick gibt Zwicker, J.,
Archivrecht 2006 – Andante ma non troppo.
In: Coutaz, G., u.a., Archivpraxis in der
Schweiz, Baden, 2007, S. 164–194. Nützlich
ist auch die Wikipedia-Seite «Archivrecht_
Schweiz», URL: http://de.wikipedia.org/wiki/
Archivrecht_(Schweiz), Aufruf am
29. 6.2009.
4 AG, BE, BL, BS, GE, GL, JU, LU, NE, SO, ZG,
ZH.
dener Anspruchsgruppen befriedigt,
möglicherweise sorgen die bestehenden Formulierungen für eine breitere
Akzeptanz der Archivgesetzgebung.
Der Preis dafür ist, dass die gesetzlichen Vorgaben in den meisten Fällen
kaum handlungsanleitend wirken können. Unter Zuhilfenahme einiger Ergebnisse der Archivtheorie liessen sich
wesentlich präzisere Formulierungen
erreichen. Diese These soll im Folgenden plausibilisiert werden.
Rechtssicherung als Bewertungsziel?
Die Vorstellung, dass staatliche Archive
im Dienst der Rechtssicherung stehen,
ist verbreitet und berechtigt. So überrascht es nicht, dass in den Gesetzen
die Rechtssicherung auch als Ziel für
Bewertung und Aktenauswahl erDie Vorstellung, dass staatliche Archive
im Dienst der Rechtssicherung stehen,
ist verbreitet und berechtigt.
scheint. Was heisst Rechtssicherung?
Die meisten Leserinnen und Leser eines Archivgesetzes würden darunter
wohl verstehen: Sicherung von Rechten
einzelner natürlicher und juristischer
Personen sowie Sicherung der staatlichen Rechte. Meistens handelt es sich
um einklagbare Ansprüche. Man kann
an die Rechte Einzelner an Baubewilligungen, Wassernutzungsrechte, Anrecht auf soziale Unterstützung oder an
den Nachweis von absolvierten Ausbildungen denken, an Ansprüche des
Staates an Staatsverträge, Steuerforderungen, Gebühren, Bussen und Massnahmen des Strafvollzugs, militärische
Pflichten usw.
Rechtssicherung in diesem Sinne taugt
kaum zum Ziel, an dem man sich bei
der Bewertung orientieren kann. Unterlagen, die eine rechtssichernde
Funktion haben, gehören nämlich in
den Verantwortungsbereich der zuständigen Amtsstelle und werden per
definitionem von ihr noch benötigt. Sie
sind im Allgemeinen vollständig aufzubewahren und können erst bewertet
werden, nachdem sie ihre rechtssichernde Funktion verloren haben.
«Rechtssichernde Funktion» und «Archivwürdigkeit» sollten deshalb in den
14
Gesetzen nicht allzu direkt miteinander in Zusammenhang gebracht werden.
Es gibt einige Aktenkategorien, die
dauernd aus rechtlichen Gründen aufzubewahren sind, wiederum aufgrund
gesetzlicher Vorgaben. In vielen Kantonen gilt das für die Grundbuchprotokolle oder für die Spruchbücher der
Gerichte. In diesen Fällen hat – so
könnte man sagen – der Gesetzgeber
diese Unterlagen der spezifisch archivischen Bewertung entzogen. Die Aufbewahrung im Archiv erfolgt aus
pragmatischen Gründen (geeignete
­
Räumlichkeiten etc). Theoretisch –
prinzipiell – sollte man die Aufbewahrung solcher Unterlagen als «Archivierung im Auftrag» interpretieren.
Selbstverständlich soll nicht postuliert
werden, dass die im Archiv endarchivierte Auswahl von Unterlagen keinerlei rechtssichernde, staats- oder demokratiepolitische Bedeutung habe. Man
wird für derartige Erörterungen aber
den Begriff «Rechtssicherung» in einem weit gefassten Sinn interpretieren
müssen. Und man sollte bedenken,
dass die dauernde Aufbewahrung bestimmter Unterlagen durchaus auch
als «ungerecht» empfunden werden
kann. Bei Betroffenen ist die Begeisterung nicht immer gross, wenn ausgerechnet «ihre» Akte für die dauernde
Archivierung ausgewählt worden ist.
Weiter ist bekannt, dass es in der Verwaltung Stellen gibt, welche die vollständige Vernichtung von nicht mehr
Selbstverständlich soll nicht postuliert
werden, dass die im Archiv endarchivierte Auswahl von Unterlagen keinerlei
rechtssichernde, staats- oder demokratiepolitische Bedeutung habe.
benötigten Unterlagen als den rechtsstaatlich korrektesten Umgang mit
­diesen empfinden.
«Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns» als Bewertungsziel?
Ebenfalls weitverbreitet ist die Vorstellung, Archive hätten für die Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns
zu sorgen. Was versteht ein archivisch
nicht vorgebildeter Leser darunter?
arbido 4 2009
Doch wohl die Möglichkeit, jede einzelne Verwaltungshandlung nachvollziehen zu können. Es ist offensichtlich,
dass auch dieser Anspruch als Ziel und
Vorgabe für Bewertung und Aktenauswahl nicht taugt. Die häufig praktizierte «Archivierung in Auswahl» (z.B.
Dossiers mit Buchstabe B) ist mit e­ inem
massiven Informationsverlust und mit
dem Verzicht auf Nachvollziehbarkeit
im Einzelfall verbunden. Die Rede von
der Verdichtung oder Verwesentlichung bestimmter Aktengruppen ist in
diesen Zusammenhängen euphemistisch. Wer sich für den Fall Schmidheiny interessiert, dem ist nicht geholfen,
wenn nur die B-Fälle archiviert wurden.
Dasselbe gilt für die verbreitete Vernichtung von bestimmten Unterlagenarten, z.B. Buchhaltungsbelegen. Auch
dies ist unvereinbar mit dem Ziel einer
umfassenden Garantie der Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns,
zu der auch Stichworte wie Transparenzprinzip und Korruptionsbekämpfung gehören. Wer sich im Zusammenhang mit einem Bauprojekt für ZahlunDie Rede von der Verdichtung oder Verwesentlichung bestimmter Aktengruppen ist in diesen Zusammenhängen
euphemistisch.
gen an eine bestimmte Firma interessiert, wird auch Rechnungen und
Details zu den Zahlungen benötigen –
also Buchhaltungsbelege.
Das Ziel der Bewertung: die Bildung
einer historischen Überlieferung
Es verbleibt ein Kandidat für die Rolle
als Ziel der Bewertung und Aktenauswahl, der in den Gesetzen ebenfalls
regelmässig genannt wird. Es handelt
sich um das relevante Ziel: die Bildung
einer historischen Überlieferung, die
Bildung einer Quellenbasis für die historisch-wissenschaftliche Forschung.
An diesem Ziel kann sich der praktizierende Überlieferungsbildner orientieren. Archivtheoretisch abgestützt
wird es durch die Unterscheidung
zwischen Primärzweck und Sekun­
­
därzweck der Aufbewahrung. Primär
werden Unterlagen in einer Verwaltung zur Sicherung von Rechten, zur
Ermöglichung der Rechenschaftsabla-
ge, zur Speicherung von Wissen und
zur Erhöhung der Effizienz aufbewahrt,
kurz, aus juristisch-administrativen
Gründen. Sekundär werden Unterlagen aus historisch-kulturell-wissenschaftlichen Gründen dauernd archiviert.5
Die spezifische Zuständigkeit der
Staatsarchive, ihre Kernaufgabe, beginnt erst dort, wo die Primärzwecke
erfüllt sind. Aus den für rechtlich-administrative Zwecke angelegten Akten
trifft das Archiv eine Auswahl, die
anderen Zwecken, nämlich der his­
­
Die spezifische Zuständigkeit der
Staatsarchive, ihre Kernaufgabe, beginnt erst dort, wo die Primärzwecke
erfüllt sind.
torischen Selbstvergewisserung und
Selbstwahrnehmung eines (staatlichen) Gemeinwesens, dient. Die vom
Archiv getroffene Auswahl von Akten
soll eine ergebnis- und auswertungsoffene Quellenbasis für künftige Fragestellungen zur Geschichte einer bestimmten Gesellschaft darstellen. In
der klassischen Bewertungssituation
entscheidet man darüber, welche administrativ-rechtlichen Unterlagen sich
für die Sekundärzwecke der dauernden
Archivierung eignen.
An diesem Sekundärzweck orientiert sich denn auch der grösste Teil der
archivtheoretischen Bewertungsliteratur. Es wäre zu wünschen, dass die damit verbundene archivische Leitidee –
Nutzung von Verwaltungsunterlagen
mit einer hohen Informationsdichte
sowie einem hohen Grad an Authentizität und Integrität für historisch-kulturelle Zwecke – in den Archivgesetzen
klarer und pointierter festgehalten
­würde.
und liefern dazu Listen von Adjektiven,
die grösstenteils Dimensionen des Historischen benennen. Als Variante werden Anspruchsgruppen (Verwaltung,
Öffentlichkeit, Wissenschaft) genannt;
aufbewahrt werden soll, was wichtig für
diese Gruppen ist.
Die Formulierungen der Archivgesetze scheinen häufig einem vortheoretischen Erkenntnisstand zu entstammen. Das Kriterium der Bedeutung
oder Wichtigkeit von Unterlagen wird
durch die gefundenen Listen von Adjektiven nicht hinreichend geklärt,
ebenso wenig wie durch die Nennung
von Anspruchsgruppen, deren Bedürfnisse befriedigt werden sollten. Bekanntlich haben Archivarinnen und
Archivare zwar einen privilegierten
Einblick in die Vergangenheit, nicht
aber in die Zukunft. Wir wissen nicht,
was spätere Generationen, spätere Geschichtsforscherinnen oder auch spätere Verwaltungsmitarbeiter interessiert.
Aus ganz bestimmten Blickwinkeln
könnte beinahe jedes produzierte Dokument irgendwann einmal von Wichtigkeit sein. Die Frage, an welchen Kriterien wir uns bei der Auswahl von
Akten orientieren sollen, beantworten
die Archivgesetze höchst unzureichend.
Die Methoden der Archivtheorie
Es ist bedauerlich, dass die Archivgesetze so wenig auf die unter Archivarinnen und Archivaren wohlbekannten
Methoden der Bewertung Bezug nehmen. In Ermangelung eines griffigen
Namens seien diese Methoden unter
dem Titel «Dokumentation des Verwaltungshandelns» zusammengefasst. Sie
können mit Stichwörtern wie ProveniEs ist bedauerlich, dass die Archivgesetze so wenig auf die unter Archivarinnen
und Archivaren wohlbekannten Methoden der Bewertung Bezug nehmen.
Aufbewahren, was «wichtig» und
«bedeutend» ist?
Das Bewertungsziel «Bildung einer historischen Überlieferung» erlaubt uns,
nur eine kleine Teilmenge der produzierten Akten für die dauernde Auf­
bewahrung auszuwählen. Noch bleibt
unklar, nach welchen Kriterien dies geschehen soll. Die Archivgesetze schreiben vor, die «bedeutenden» oder «wichtigen» Unterlagen aufzubewahren,
enzprinzip, Registraturprinzip, Federführung, Evidenzwert vor Informa­
tionswert etc. charakterisiert werden.
Grundlegend ist die Orientierung der
Überlieferungsbildung und Bewertung
in den Schwerpunkten, die der Staat
setzt: durch die Gesetzgebung, durch
den Einsatz von Ressourcen, durch die
15
arbido 4 2009
hierarchische Ebene, auf der er Entscheidungen ansiedelt. Der praktizierende Überlieferungsbildner möchte
vermitteln, wie sich Gesetze entwickeln
und wie sie vollzogen werden, und er
möchte zeigen, wofür Personal und
Budget eingesetzt worden sind.
Selbstverständlich gibt es unter Archivarinnen und Archivaren verschiedene
Interpretationen der bekannten Bewertungsmethoden, aber in der Diskussion von konkreten Bestandesbewertungen lässt sich immer wieder auch viel
Konsens feststellen.6 Auf dieser Basis
lassen sich mit Sicherheit prägnante
Formulierungen für Gesetzestexte entwickeln, die im Gegensatz zu den aktuellen operationalisierbar wären.
Versuch einer Zusammenfassung
In zwei Sätzen lässt sich der wesentliche Zusammenhang, der in den Archivgesetzen deutlicher darzustellen wäre,
so formulieren: «Archive haben den
Auftrag, eine historische Überlieferung
zu bilden. Sie tun dies, indem sie staatliches Handeln authentisch und dauernd dokumentieren.» Die Art und
Weise der Dokumentation müsste auf
archivtheoretischer Grundlage noch
näher erläutert werden, und explizit
festzuhalten wäre auch, dass für die
Bildung einer historischen Überlieferung die dauernde Aufbewahrung einer kleinen Teilmenge der produzierten Unterlagen genügt.
Wieso sind gesetzliche Regelungen
wichtig?
Die bestehenden gesetzlichen Vorgaben lassen dem praktizierenden Überlieferungsbildner sehr viel Freiheit.
Dies mag subjektiv erfreulich sein, ist
aber nicht unbedingt im allgemeinen
Interesse. Vor allem aus zwei Gründen
sollte die Bewertung in den Archivge-
5 Diesen Zusammenhang hat kürzlich Dietmar
Schenk, Kleine Theorie des Archivs, Stuttgart,
2008, wieder einmal dargestellt.
6 Vgl. zur aktuellen Situation in der Schweiz:
Burgy, F., u.a., Evaluation et sélection des
documents dans les Archives suisses:
éliminer avec discernement et constituer le
patrimoine. In: Coutaz, G., u.a., Archivpraxis
in der Schweiz, Baden, 2007, S. 279–302.
setzen oder -verordnungen7 prägnanter
gefasst werden:
1. Bewerten und Auswählen von Akten
ist eine der wichtigen Verwaltungshandlungen eines Archivs. Im Sinne
von Good Governance, für die sich
Archive im Allgemeinen einsetzen,
sollte auch diese Verwaltungshandlung nicht so sehr wie bisher dem
Die bestehenden gesetzlichen Vorgaben
lassen dem praktizierenden Überlieferungsbildner sehr viel Freiheit.
Ermessen der Ausführenden überlassen bleiben.
2. Periodisch wird beklagt, dass die Entscheide darüber, was in den Archiven
dauernd aufbewahrt wird, in den
Händen von (zu) wenigen Personen
liegen würden. Die mit der Erarbeitung von Gesetzen verbundenen
­politischen Auseinandersetzungen
bieten Gelegenheit, auf der Höhe der
Archivtheorie stehende Bewertungsvorgaben breiter zu diskutieren.
Die Verankerung in den Gesetzen
würde ihnen vermehrt gesellschaftliche Verankerung und Akzeptanz
­sichern.8
Kontakt: reto.weiss@ji.zh.ch
ABSTRACT
Les prescriptions légales de l’évaluation archivistique: une analyse
En général, les lois suisses sur les archives édictent quelques règles touchant la conservation définitive des documents. Mais ces textes sont trop succincts et aident peu les
7 Denkbar wäre auch ein gesetzlich verlangtes
praticiens. En se fondant sur la théorie archivistique, les directives pourraient être
Bewertungskonzept, vergleichbar den
sensiblement plus claires. Le contexte dans lequel la fonction de l’évaluation archivis-
Kulturförderungsleitbildern, die in verschie-
tique s’effectue devrait mieux apparaître dans la législation: «Les archives constituent
denen Verwaltungen existieren.
la mémoire à travers la documentation authentique et pérenne des activités de l’État.»
8 Vgl. dazu Polley, R., Die archivische
Les dispositions légales plus détaillées pour l’évaluation des archives est un élément
Bewertung als Gegenstand einer komparati-
indispensable de la bonne gouvernance pour laquelle les archives ont l’habitude de
ven Normenanalyse – ein programmatisches
s’engager. Des prescriptions plus précises, à la hauteur de la théorie archivistique,
Anliegen. In: Bischoff, F. M., u.a., Neue
pourraient augmenter la transparence et la fonction archivistique n’en serait que mieux
Perspektiven archivischer Bewertung,
acceptée.
Marburg, 2005.
16
arbido 4 2009
Die Bildung repräsentativer Stichproben
bei Massen­akten. Zur Methode und Praxis
der Bewertung mittels Zufallsauswahl
Irene Amstutz,
Staatsarchiv Basel-Stadt
Die Bewertung von Massenakten beschäftigt Archivarinnen und Archivare
seit den 1950er Jahren intensiv. Allzu lange wurden Stichproben anhand von Kriterien gebildet, bei denen von falschen
Voraussetzungen in Bezug auf deren
Qualität ausgegangen wurde. Sie stellen
somit eher «Samples der Hilflosigkeit»
dar, wie Robert Kretzschmar sie einmal
genannt hat.1 Einen Meilenstein in der
theoretischen Auseinandersetzung und
der praktischen Anwendung stellt die
2001 erschienene Dissertation von Matthias Buchholz dar.2
Buchholz hat sich mit der Überlieferungsbildung bei massenhaft gleichförmigen Einzelfallakten befasst. Er
legt theoretisch und empirisch dar, dass
im Bereich der Auswahlverfahren einzig die Zufallsauswahl eine repräsentative Stichprobenauswahl erzeugt. Wenden wir eine Klumpenstichprobe, wie
etwa eine Buchstabenauswahl des
Buchstabens B, an oder bilden wir eine
systematische Auswahl, wie sie jedes
10. Dossier darstellt, haben wir zwar
relativ hohe Übernahmequoten von
ca. 10%, sind jedoch hinsichtlich der
Auswertungsoffenheit eingeschränkt.
Eingeschränkt in einem kaum einschätzbaren Mass.
Zur Illustration: Wird der Buchstabe B einer Dossierserie übernommen,
welche nach Nachnamen geordnet ist,
so sind in dieser Auswahl die Nationalitäten nicht in gleichem Masse vertreten, wie sie es in der Grundgesamtheit
sind. Denn die Verteilung der Nachnamen über das Alphabet präsentiert sich
nicht in allen Kulturräumen auf dieselbe Weise. Griechinnen und Griechen
etwa haben signifikant häufiger Nachnamen, welche mit dem Buchstaben X
beginnen, Türkinnen und Türken etwa
haben im Vergleich zum deutschspra-
17
chigen Raum weitaus häufiger Nachnamen mit Ypsilon. Folglich sind sie in
einer Stichprobenauswahl, die auf dem
Buchstaben B basiert, untervertreten.
Dies hat weitreichende Konsequenzen
für die Auswertungsmöglichkeiten der
Stichprobenauswahl. Interessiert zum
Beispiel die Frage, ob Türkinnen und
Türken in der Schweiz andere Automarken als Schweizerinnen und
Schweizer bevorzugen, kann diese Frage mit der Stichprobenauswahl B nicht
adäquat beantwortet werden. Man wird
eine hohe Fehlerquote haben, wobei
sich nicht genau bestimmen lässt, wie
hoch die Fehlerquote ist.
Ähnlich ungenaue Ergebnisse wird
die quantifizierende Forschung erhalten, wenn beispielsweise bestimmte
Geburtsmonate übernommen werden.
Der wohl ungünstigste Monat dürfte
der Januar sein, werden doch von vielen
Behörden Personen, welche ihr Geburtsdatum nicht angeben können
Man wird eine hohe Fehlerquote haben,
wobei sich nicht genau bestimmen
lässt, wie hoch die Fehlerquote ist.
oder wollen, mit dem Geburtsdatum
1. Januar versehen. In der wohl nachvollziehbaren Annahme, dass es sich
dabei meist um ausländische Personen
wie etwa Flüchtlinge handelt, werden
diese mit hoher Wahrscheinlichkeit in
meiner Stichprobe Januar übervertreten sein. Damit werden nicht nur alle
Fragestellungen betreffend Geburtsdatum keine quantifizierbaren Resultate
ergeben, sondern auch alle damit in
irgendeiner Form zusammenhängenden Fragestellungen, von denen sich oft
deren Kausalitäten nicht erschliessen
lassen.
Diese Beispiele sollen ansatzweise
verdeutlichen, welche Qualität man
sich einhandelt, bewertet man Massen-
arbido 4 2009
akten mittels Zufallsauswahl: Die Auswahl bleibt auswertungsoffen, weil alle
Merkmale der Grundgesamtheit in der
Stichprobe in gleichem Mass enthalten
sind. Dies ist der Fall, weil jede Einheit
über dieselbe Wahrscheinlichkeit verfügt, in die Stichprobe zu gelangen. Es
wird mit der Zufallsauswahl – weil sie,
wie das Wort sagt, auf dem Zufall basiert – verunmöglicht, der Grundgesamtheit innewohnende Strukturen
oder Eigenschaften verzerrt zu überliefern, da kein Element bewusst oder unbewusst bevorzugt oder benachteiligt
wird.
Die Berechnung des
Stichproben­umfangs
Die Formel, welche für die Auswahl
mittels Zufall angewendet wird, basiert
auf der Normalverteilung, welche wiederum einen zentralen Bestandteil der
Wahrscheinlichkeitstheorie darstellt.
Die Normalverteilung wird nach ihrem
Entdecker und gemäss ihrer Form
auch Gauss’sche Glockenkurve genannt (C. F. Gauss, 1794).
Sie basiert auf dem Erfahrungswissen,
dass bei vielen Ereignissen, welcher Art
auch immer, eine bestimmte Anzahl
von Ereignissen sich symmetrisch um
den Mittelwert gruppieren und umso
seltener werden, je stärker sie vom Mit-
1 Kretzschmar Robert: Aussonderung und
Bewertung von sogenannten Massenakten.
Erfahrungen der staatlichen Archivverwaltung
Baden-Württemberg. In: Historische
Überlieferung aus Verwaltungsunterlagen.
Zur Praxis der archivischen Bewertung in
Baden-Württemberg. Hg. Robert Kretzschmar,
Stuttgart 1997, S. 103–118, S. 111.
2 Buchholz Matthias: Überlieferungsbildung
bei massenhaft gleichförmigen Einzelfallakten im Spannungsverhältnis von Bewertungsdiskussion, Repräsentativität und Nutzungsperspektive. Köln 2001.
Abb.: Gauss’sche Glockenkurve
telwert abweichen (siehe Abbildung).
An einem Beispiel lässt sich das veranschaulichen: Auf einer Hühnerfarm
mit sehr vielen Hühnern werden eine
Woche lang alle gelegten Eier gewogen.
Ein Ei wiegt im Durchschnitt 50 Gramm,
da die meisten Eier 50 Gramm wiegen,
sich also in der Grafik um den Mittelwert 50 gruppieren. Einige Eier wiegen
45 Gramm, andere 55 Gramm. Jedoch
ist die Wahrscheinlichkeit klein, dass
ein Ei 35 Gramm oder 65 Gramm wiegt.
Je grösser die Abweichung in Gramm,
je kleiner ist die Wahrscheinlichkeit,
vom Durchschnittsgewicht abzuweichen. Dies ist die Beschreibung der
Normalverteilung.
Das Konfidenzintervall
Der Ausdruck dafür, wie viele Eier innerhalb eines bestimmten Bereichs
um den Mittelwert gruppiert sind, wird
Konfidenzintervall genannt. Bei einem
Konfidenzintervall von 95 haben 95 von
100 Fällen die Eigenschaft des Mittelwerts mit einer bestimmten Abweichung.
Die Fehlertoleranz
Die bestimmte Abweichung vom Mittelwert wird Fehlertoleranz genannt.
Eine Fehlertoleranz von 2 Prozent und
ein Konfidenzintervall von 95 Prozent
sagen aus, dass 95 Prozent der Eier
3 Siehe dazu Buchholz, S. 156 ff.
18
plus/minus 2 Prozent um den Mittelwert liegen, also 95 von 100 Eiern ein
Gewicht zwischen 49 und 51 Gramm
aufweisen.
Konfidenzintervall und Fehlertoleranz bestimmen den Grad der Repräsentativität. Je näher das Konfidenzintervall bei 100 liegt und je kleiner die
Fehlertoleranz angelegt wird, je mehr
Elemente wird meine Stichprobe umfassen. Werte ich die so erhaltene Stichprobe aus, wird die Abweichung des
Fehlers umso kleiner sein, je grösser die
Stichprobe ist. Die Grösse der Abweichung wird klar definiert über das Konfidenzintervall und die Fehlertoleranz.
Die Normalverteilung lässt sich in
einer Formel ausdrücken.3 Die Formel
setzt sich zusammen aus der Grundgesamtheit, dem Konfidenzintervall, der
Fehlertoleranz, der Merkmalsverteilung innerhalb der Grundgesamtheit
und einem Korrekturfaktor.
Die Grundgesamtheit wird N genannt. Wenn für das Konfidenzintervall
t eingesetzt wird, ergibt das bei einem
95%igen Konfidenzintervall den Tabellenwert 1,96, der aussagt, dass in der
Gaus’schen Glockenkurve 95% der
schraffierten Fläche innerhalb der Intervallgrenzen der Abweichung liegen.
Für ein Konfidenzintervall von 90 Prozent lautet der Tabellenwert 1,645. Die
Fehlertoleranz wird mit d angezeigt und
wird beispielsweise mit 5% festgesetzt.
Das ergibt einen Wert von 0,05, wenn
100% 1 ist. Die Merkmalsverteilung wird
arbido 4 2009
mit p und q ausgedrückt. P. und q ergeben zusammen immer 100% bzw. 1.
Wenn für das Merkmal Geschlecht der
männliche Anteil p und der weibliche
Anteil q sind, könnte das beispielsweise
bedeuten, dass p den Wert 0,6 hat und
q den Wert 0,4, also 60% Männer und
40% Frauen in der Grundgesamtheit
vertreten sind. Ist über die Verteilung
nichts bekannt oder handelt es sich wie
in den Fällen aus dem archivischen Alltag um eine Vielzahl unterschiedlicher
Merkmale, wird in der Statistik von einer Gleichverteilung ausgegangen. P.
und q werden mit dem Wert 0,5 – also
50% – versehen. Damit wird die Fehlerwahrscheinlichkeit auf dem kleinstmöglichen Niveau gehalten, da innerhalb einer Spannbreite von 0 bis 100
Prozent ein Wert von 50% den Mittelwert darstellt. Man erhält damit den
grösstmöglichen Stichprobenumfang.
Die Stichprobenuntersuchung erhält
in keinem Fall eine geringere Wahrscheinlichkeit als gefordert. Den Korrekturfaktor benötigt man, um den sich
aus dem Bruch ergebenden Wert n für
unendlich grosse Grundgesamtheiten
zu berichtigen, damit er auf die in
­Archiven anzutreffenden endlich gros­
sen Grundgesamtheiten anwendbar
ist. Der Korrekturfaktor lässt sich mit
dieser Formel berechnen:
N −n
Korrekturfaktor = N
N−
−n
Korrekturfaktor
aktor =
= NN −−nn1
Korrekturf
N
− 11
Korrekturfaktor = N N
− n−
Korrekturfaktor =
N −1
N − 1Berechnung des
Die Formel für die
Die Formel für die Berechnung
des Stichprobenum
Stichprobenumfangs
lautet: des
Die Formel
Formel für
für die
die Berechnung
Berechnung
Stichprobenum
Die
des Stichprobenum
Die Formel für die Berechnung des Stichprobenum
Konfiden
Stichprobe
numfang
= Korrekturf
aktor ∗ Konfiden
Die
Formel für
die Berechnung
des Stichprobenumfan
Konfiden
Stichprobenumfang
numfang =
= Korrekturf
Korrekturfaktor
aktor ∗∗ KonfidenF
Stichprobe
F
Stichprobenumfang = KorrekturfaktorKonfidenz
∗
intF
Stichprobenumfang = Korrekturfaktor ∗
F
Fehle
Mit den oben eingeführten Variablen sieht sie so a
Mit den
den oben
oben eingeführten
eingeführten Variablen
Variablen sieht
sieht sie
sie so
so a
a
Mit
Mit
den oben
eingeführten
Variablen sie
Mit den oben eingeführten
(
p ∗ q ) so a
N Variablen
− n t 22 ∗sieht
Mit
densie
oben
eingeführten
Variablen
so aus:
2 ∗ (psie
Stichprobe
= N
sieht
sonumfang
aus:
− n ∗ t sieht
2 ∗ q)
NN −−n1 ∗ t 2 ∗ (dp ∗ q )
Stichprobenumfang
numfang =
= N
Stichprobe
−− n1 ∗2 t ∗ d(p22 ∗ q )
Stichprobenumfang = N N
−Nn−
1 t∗ ∗ (p ∗dq2 )
Stichprobenumfang =
N − ∗1
d
N −1
d2
Dabei gilt:
Dabei
gilt:
Dabei gilt:
gilt:
Dabei
Dabei
t 22 gilt:
∗ (p ∗ q )
n = tt 2gilt:
Dabei
∗∗ ((pp2 ∗∗ qq))
= t 2 ∗ (dp2 ∗ q )
nn =
n = t 2 ∗ (ddp 22∗ q )
n=
d
d 2 die Formel für n mit den ZahFüllt man
Füllt man die Formel für n mit den Zahlen, welche
len, welche
auf ein
Füllt
man die
diesich
Formel
für n
n95%iges
mit den
den KonfiZahlen, welche
welche
Füllt
man
Formel
für
mit
Zahlen,
und
eine
5%ige
Fehlertoleranz
beziehen,
sie
denzintervall
und eine
FehlertoFüllt
man die Formel
für 5%ige
n mit den
Zahlen,sieht
welche
und eine
eine die
5%ige
Fehlertoleranz
beziehen,
siehtsich
sie
Füllt
man
Formel
für n mit den beziehen,
Zahlen, welche
und
5%ige
Fehlertoleranz
sieht
sie
2
leranz
beziehen,
aus: sieht sie
und
eine
beziehen,
(1,96
)5%ige
∗ (0,5Fehlertoleranz
∗sieht
0,5) sie wie folgt
und
beziehen, sieht sie wie
n = eine
(11,,96
965%ige
) 22 ∗∗ ((00,Fehlertoleranz
,255 ∗∗ 00,,55))
(
)
= (1,96) 2 0∗,05
nn =
(0,25 ∗ 0,5)
05
n = (1,96) 2 ∗00,,(05
0,522∗ 0,5)
n=
0,05
0,05 2
Berechnet man diese Formel, bekommt man das
Berechnet man
man diese
diese Formel,
Formel, bekommt
bekommt man
man das
das R
R
Berechnet
Geht man von
Grundvoraussetzungen
Berechnet
manden
diese
Formel, bekommt manaus,
dasdR
Geht man
manman
von diese
den Grundvoraussetzungen
Grundvoraussetzungen
aus,
da
Berechnet
Formel, bekommt man das
Resu
Geht
von
den
aus,
da
und die
Fehlertoleranz
5%, lässt sich die ausführli
Geht
man
von den Grundvoraussetzungen
aus, da
und die
die
Fehlertoleranz
5%, lässt
lässt sich
sich die
dieaus,
ausführli
Geht
manFehlertoleranz
von den Grundvoraussetzungen
dass d
und
5%,
ausführli
und die Fehlertoleranz 5%, lässt sich die ausführli
Stichprobenumfang = Korrekturfaktor ∗
Fehlertoleranz 2
der Vorsorgestiftung kaum ermitteln,
wie die Firma selbst sich entwickelt hat.
359 (12%)
Bei den Kulturstiftungen wird die inhaltliche Tätigkeit nicht fassbar. Die
365 (9,1%)
Dossiers enthalten die Stiftungsurkun1200
317 (26,4%)
5000
369 (7,4%)
de, Statuten, Jahresrechnungen und
Dabei
1400 gilt:
327 (23,4%)
6000
372 (6,2%)
Korrespondenzen mit verschiedenen
1600
335 (20,9%)
7000
373 (5,3%)
t 2 ∗ (p ∗ q )
Verwaltungsstellen. Anzufügen ist,
n=
2
dass das Stiftungswesen in Basel-Stadt
1800 d
341 (18,9%)
8000
375 (4,7%)
aufgrund seiner gesellschaftlichen und
2000
345 (17,2%)
9000
376 (4,2%)
wirtschaftlichen Entwicklung eine beFüllt
für n(15,9%)
mit den Zahlen, welche
Konfidenzintervall
2200man die Formel 349
10 000 sich auf ein 95%iges
377 (3,8%)
sondere Rolle spielt. Es wurde entschieund
eine 5%ige 95%,
Fehlertoleranz
sieht sie wie folgt aus:
Konfidenzintervall
Fehlertoleranzbeziehen,
5% 5
den, eine repräsentative Stichprobe zu
ziehen. Zudem werden besondere Fälle
(1,96) 2 ∗ (0,5 ∗ 0,5)
n=
Berechnet
man diese Formel, bekommt Fehlertoleranz der Beschreibung des langfristig archiviert. Für besondere
0,05 2 n = 384.
man das Resultat
Bestandes anzugeben.
Fälle wurden folgende Kriterien defiGeht man von Nden
niert: pressenotorische Vorfälle im
− n GrundvorausKorrekturfaktor
=dass das Konfidenzin- Das Praxisbeispiel Stiftungsaufsicht
setzungen
aus,
Umfeld von Stiftungen und Fälle, in
−1
Berechnet man dieseNFormel,
bekommt man das Resultat n = 384.
tervall 95% beträgt und die Fehlertole- Im Jahr 2005 standen Dossiers der denen die Aufsicht mit strafrechtlichen
Geht man von den Grundvoraussetzungen aus, dass das Konfidenzintervall 95% beträgt
ranz 5%, lässt sich die ausführliche ­Stiftungsaufsicht zur Übernahme ins Verfahren verbunden ist. Der Bestand
und
die Fehlertoleranz
5%, lässtdes
sich
die ausführliche
Formel
wie
Formel
wiefür
folgt
Staatsarchiv
Basel
an.folgt
Dievereinfachen:
Stiftungsauf- umfasste über 3000 Dossiers. Die DosDie
Formel
die vereinfachen:
Berechnung
Stichprobenumfangs
lautet:
sicht beaufsichtigt
alle
Stiftungen,
wel- siers wurden seit den 1930er Jahren
Konfidenz int ervall 2 ∗ Varianz
che im Kanton errichtet
werden. Es nach Nummern abgelegt. Die GrundStichprobenumfang = Korrekturfaktor ∗
Fehlertole
ranz 2 um klassische Stif- gesamtheit wurde deshalb auf der Basis
handelt
sich dabei
Mit dieser Formel lässt sich der Stich- tungen, wie sie etwa im kulturellen Be- der vorhandenen Dossiers, unabhängig
probenumfang
von
beliebigen
gängig
sind,beliebigen
und um Vorsorgestifvon der Aufbewahrungsfrist und damit
Mit
den
oben
eingeführten
sieht siereich
so aus:
dieser
Formel
lässt allen
sichVariablen
der
Stichprobenumfang
von allen
GrundgesamtheiGrundgesamtheiten berechnen, wenn tungen von Firmen. Als Bewertungsten berechnen, wenn mitNeinem
Konfidenzintervall
von 95% und einer Fehlertoleranz von
(p ∗ q ) ziel wurde
t 2 ∗95%
− n von
mit
einemnumfang
Konfidenzintervall
formuliert, die Tätigkeit der Bei der Analyse der Dossiers wurde festStichprobe
=
∗
2
5%
wird. In derNStatistik
beiden Werte sehr
gebräuchlich.
−von
1 5%sind
d dieseStiftungsaufsicht
undgearbeitet
einer Fehlertoleranz
gearund
die Stiftungen zu gestellt, dass keine Detailinformationen
beitet
wird.
In
der
Statistik
sind
diese
dokumentieren.
Im
Folgenden
Auswahl über die Tätigkeit der Stiftung abgelegt
Bei Buchholz lassen sich gewisse Werte auch in Tabellen nachschlagen.4 Einewerde
beiden Werte sehr gebräuchlich.
ich mich auf die Auswahl der klassi- wurden.
präsentiert
Dabei
gilt: sich wie folgt:
Bei
Buchholz lassen sich gewisse schen Stiftungen und der ausserobli­
Werte
(p ∗ qin) Tabellen nachschlagen.4 gatorischen Vorsorgestiftungen bet 2 ∗auch
nEine
= Auswahl
präsentiert sich wie folgt schränken. Weggelassen werden die
d2
(siehe Tabelle oben).
obligatorischen Vorsorgestiftungen, vom Ablieferungszeitpunkt, gebildet.
welche in einer separaten Serie abge- Der Schnitt wurde bei der runden Zahl
4
Buchholz S. 299ff.
Füllt
man die
Formeldass
für n die
mit den
Zahlen, welche
sich auf ein 95%iges Konfidenzintervall
Es wird
deutlich,
Überliefelegt werden.
3000 gezogen.
rungsquote
mit
steigender
Grösse
der
In
einem
ersten
Schritt
wurde
überAls Konfidenzintervall wurde 95%
und eine 5%ige Fehlertoleranz beziehen, sieht sie wie folgt aus:
Grundgesamtheit
abnimmt.
prüft, in welchem Kontext sie entste- und als Fehlertoleranz 5% festgelegt.
(1,96) 2 ∗ (0,5 ∗ 0,5)
ist somit hen. Dann wurde ermittelt, ob inner- Daraus ergab sich, dass 359 Dossiers
n = Die Übernahmequote
2
0,05
nicht starr.
Sie hängt ab von Grund­ halb der Verwaltung horizontale oder übernommen wurden. Das entspricht
gesamtheit, Konfidenzintervall und vertikale Bezüge zur Tätigkeit der Stif- einer Quote von 12%.
Fehlertoleranz. Aus diesen Abhängig- tungsaufsicht bzw. zu anfallenden
Da die Dossiers nummeriert sind,
Berechnet man diese Formel, bekommt man das Resultat n = 384.
keiten ergeben sich gewisse Steue- ­Unterlagen existieren. So werden Stif- gestaltet sich die Auswahl relativ einGeht
man von den Grundvoraussetzungen
dass auch
das Konfidenzintervall
95% beträgt
rungsmöglichkeiten.
Je grösser die aus,
tungen
im Handelsregister
via fach. Mittels Zufallsgenerator wurden
Grundgesamtheit,
je
kleiner
das
KonfiErrichtungsurkunde,
Reglement
und
aus dem Nummernbereich 1 bis 3000
und die Fehlertoleranz 5%, lässt sich die ausführliche Formel wie folgt vereinfachen:
denzintervall und je grösser die Fehler- formale Änderungen dokumentiert. 359 Nummern gezogen. Der Stiftungstoleranz, desto kleiner wird die Über- Bei der Steuerverwaltung fallen Steuer- aufsicht werden die Nummern der zu
nahmequote. Damit wird der Grad der akten zu den Stiftungen an. Diese Ak- überliefernden Dossiers mitgeteilt. Sie
Repräsentativität festgelegt. Es wird al- ten wurden einige Jahre zuvor vom werden nach Löschung der Stiftung
so festgelegt, wie hoch die Genauigkeit Staatsarchiv bereits bewertet. Es wurde und Ablauf der Aufbewahrungsfrist
Mit dieser Formel lässt sich der Stichprobenumfang von allen beliebigen Grundgesamtheiallfälliger Auswertungen aus der Stich- damals eine Auswahl festgelegt und von der Stiftungsaufsicht ausgesondert
ten
berechnen,
von 95% dass
und einer
probe
ausfallenwenn
wird.mit einem Konfidenzintervall
festgehalten,
die Fehlertoleranz
substanzielle vonund dem Archiv übergeben.
Überlieferung
via
Stiftungsaufsicht
er5% gearbeitet wird. In der Statistik sind diese beiden Werte sehr gebräuchlich.
EineBuchholz
Randbemerkung:
Bei
der Erschlies­
folge.
Bei
lassen sich
gewisse
Werte auch
in Tabellen nachschlagen.4 Eine Auswahl
sung von Dossierserien, die nach dieBei der Analyse der Dossiers wurde
präsentiert
sichgesampelt
wie folgt: wurden, sind
sem Modell
festgestellt, dass keine Detailinforma­
neben der Methode unbedingt auch die tionen über die Tätigkeit der Stiftung 4 Buchholz, S. 299 ff.
beiden Werte Konfidenzintervall und abgelegt wurden. So lässt sich anhand 5 Buchholz, S. 299.
Mit den oben eingeführten Variablen sieht sie so aus:
Grundgesamtheit Stichprobengrösse Grundgesamtheit
)
N − n t 2 ∗ (p ∗ q 3000
800
Stichprobenumfang =277 (34,6%)
∗
2
−1
d
1000
302N(30,2%)
4000
4
Buchholz S. 299ff.
19
arbido 4 2009
Stichprobengrösse
Besonders hingewiesen sei noch auf
die Ermittlung der Zufallszahlen. Die
Zufallszahlen müssen die Qualität von
echten Zufallszahlen aufweisen. Sie
dürfen also nicht mit Zufallsgeneratoren aus Computerprogrammen generiert werden. Computerprogramme
arbeiten mit Algorithmen, die zwar
weitläufig sein können und Zahlen errechnen, die zufällig scheinen. Da sie
jedoch berechnet werden, handelt es
sich um Pseudozufallszahlen, welche
vorhersehbar sind, da sie auf einer Formel beruhen. Reine Zufallszahlen sind
nur auf der Basis von natürlichen
Ereignissen zu generieren, wie etwa
­
atmosphärisches Rauschen oder radioaktiver Zerfall. Im Internet sind
Zufallszahlengeneratoren für echte
­
­Zufallszahlen zugänglich.6
Die einzelnen Vorgehensschritte
Folgende Vorgehensschritte sind nötig,
um die Zufallsauswahl zu erhalten: Zuerst wird die Grundgesamtheit ermittelt. Sie soll möglichst gross sein, was
zum Beispiel mit der Ablieferungskadenz und der Anwendung prospektiver
Bewertung gesteuert werden kann.
Anlässlich der Bewertung werden
­
­Konfidenzintervall und Fehlertoleranz
festgelegt. Üblich sind ein 95%iges
Konfidenzintervall und eine 5%ige Fehlertoleranz. Daraus wird mit der oben
vorgestellten Formel die Anzahl Dossiers ermittelt und mit dem Zufallsgenerator gezogen.
Zufallsauswahlen können, wie im
vorangehenden Beispiel gezeigt, auch
geschichtet und mit qualitativen Verfahren kombiniert werden. Allerdings
muss zuerst die Zufallsauswahl getroffen und danach die qualitative Auswahl
z.B. besonderer Fälle vollzogen werden.
Bestand
Konfidenzintervall (%)
Fehlertoleranz (%)
Grund­
gesamtheit
Übernahmequote (%)
Lehrfirmendossiers
95
5
4826
7,4
Stiftungsaufsicht
95
5
3000
12
95
4
6332
9
Ehe- und Erbverträge 90
5
48 012
2,8
(kombiniert mit
besonderen Fällen)
Administrativakten
Polizei- und Militärdepartement
in Schichten
von ca. 10 000
Beitragsdossiers
Kulturpauschale
Ressort Kultur
90
5
2400
Gerichtsfalldossiers
95
5
Verschieden
10,6
(kombiniert mit B und
besonderen Fällen)
Bei anderen Serien, wo es uns wichtig
scheint, dass familiale Zusammenhänge rekonstruiert werden können, wenFolgende Vorgehensschritte sind nötig,
um die Zufallsauswahl zu erhalten: Zuerst wird die Grundgesamtheit ermittelt.
den wir nach wie vor die Methode der
sektoriellen Klumpenstichproben an
und übernehmen die Auswahl des
Buchstabens B. Mit dieser Auswahl
können also einzelne Personen oder
Familien in mehreren Zusammenhängen untersucht werden. Der Vorteil der
Methode besteht zudem darin, sehr
praktikabel zu sein, wenn Dossiers alphabetisch abgelegt sind. Neben der
fehlenden Repräsentativität liegt der
Nachteil im Verlust der Rekonstruktionsfähigkeit in all jenen Fällen, wo ein
Namenswechsel vollzogen wurde, etwa
durch Heirat oder Scheidung. Zudem
ergibt sich eine hohe Überlieferungsquote von ca. 10%. Dieser hohen Quote
ABSTRACT
La pratique de l’échantillonnage représentatif des séries. Méthode et pratique de l’évaluation à l’aide de procédés stochastiques
L’archivage des dossiers s’effectue toujours selon différentes procédures: une conservation exhaustive, la constitution d’échantillons, des tris qualitatifs ou l’élimination. La
méthode retenue varie selon les besoins et les conditions d’évaluation des séries ver-
Die Übernahmequote in der Praxis
Im Staatsarchiv Basel-Stadt arbeiten
wir seit 2004 mit der Zufallsauswahl.
Angewendet wurde sie bei der Bewertung von Ehe- und Erbverträgen der
Vormundschaftsbehörden,
Lehrfirmendossiers des Amtes für Berufsbildung und Gerichtsfalldossiers, um einige Beispiele zu nennen. In Zahlen
vorgestellt, präsentieren sich die genannten Serien wie folgt:
sées. Toutefois, seule la constitution d’échantillons aléatoires autorise des analyses
quantitatives. C’est la méthode qui est la plus adaptée à toute exploitation. En plus, elle
fournit au chercheur des intervalles de confiance et des marges d’erreur qui affinent la
précision de l’analyse statistique.
Un avantage de la méthode tient au fait que plus la population des dossiers est grande,
plus le nombre de dossiers à archiver peut être restreint. Et ceci sans perte de qualité
de l’échantillon. En revanche, en cas d’effectif réduit du total des dossiers, il faudra
archiver une proportion élevée de ceux-ci.
Les limites sont toutefois connues: en procédant à des échantillons, il n’est par exemple
plus possible de reconstituer des relations familiales ou le suivi temporel d’une personne
inscrite dans plusieurs séries.
Ces méthodes stochastiques permettent toutefois aux archivistes de ne plus se canton-
6 Eine verlässliche Webseite ist:
ner aux seuls échantillons élaborés avec naïveté et sans fondement théorique.
www.random.org.
20
arbido 4 2009
begegnen wir heute damit, dass wir jeweils nur die erste Hälfte des Buchstabens B übernehmen. Wir reduzieren
also die Klumpenstichprobe wiederum
mit einer Klumpenstichprobe. Methodisch falsch wäre es, aus der Buchsta-
benauswahl jedes zweite Dossier zu
übernehmen, um sie auf die geforderten 5% zu reduzieren.
Was wir ausdrücklich vermeiden, ist die
systematische Stichprobe, welche allen
genannten Auswahlverfahren deutlich
unterlegen ist.
Kontakt: irene.amstutz@bs.ch
«Soyez réalistes, demandez l’impossible»:
Überlieferungsbildung im Verbund – ein Denkanstoss
Patrick Moser, Staatsarchiv BaselLandschaft, Präsident der Arbeits­
gruppe Bewertung des VSA
Bewertungsentscheide werden in der
Regel innerhalb eines Archivs getroffen.
Jeder Entscheid ist in der Regel gut
durchdacht und begründet. Aber ist es
wirklich nötig, dass jedes Archiv für sich
dieselben Aktenkategorien bewertet?
Und dies in vielen Fällen ohne das Wissen, wie die anderen Archive mit den
gleichen Akten umgegangen sind?
Müssten Bewertungsfragen nicht zunehmend im Verbund gelöst werden?
«Il faut cultiver notre jardin»
Viele werden den Roman «Candide»
von Voltaire kennen. Der Titelheld ist
auf der Suche nach seiner Geliebten.
Nach einer Reise durch die halbe Welt
kauft er ein Landgut, um sich dort endgültig niederzulassen. Candides Resümee am Ende des Romans lautet, dass
er die Übel der Welt nicht erklären
kann. Er erkennt aber eine Notwendigkeit: «Il faut cultiver notre jardin.»
Doch was ist eigentlich der Garten
(sprich der Horizont) eines Archivs?
Die deutsche Sprache kennt dafür
den Begriff des Archivsprengels, das
ist der geografische Zuständigkeitsbereich eines Archivs, historisch gewachsen und Grundlage der räumlichen
Abgrenzung. Auf Französisch gibt es
keinen ähnlich schönen Ausdruck. Im
Glossar des VSA wird Archivsprengel
mit «Ressort de compétence d’un service d’archives» übersetzt.
21
Die politische Struktur der Schweiz
in Bewegung
Die politische Struktur der Schweiz auf
Kantonsebene hat sich – mit Ausnahme der Gründung des Kantons Jura –
seit dem frühen 19. Jahrhundert kaum
verändert. Jeder Kanton hat ein eigenes
Staatsarchiv, ein Kanton entspricht einem Archivsprengel. Doch die politische Gliederung der Schweiz wird zunehmend infrage gestellt. Der Thinktank «Avenir Suisse» kommt in seiner
Studie «Baustelle Föderalismus» aus
dem Jahr 2005 zum Schluss, dass die
Schweiz das dezentralisierteste und zugleich kleinräumigste Land der Welt
sei. Fragmentierung ist die zentrale
­Eigenschaft des schweizerischen Föderalismus, so «Avenir Suisse».
Tabelle 1 zeigt einen Vergleich der
Bevölkerungszahlen aus der Schweiz
und aus angrenzenden Gebieten. Ein
Schweizer Kanton hat im Schnitt rund
dreissig Mal weniger Einwohner/innen
als eine französische Region oder achtzig Mal weniger als ein deutsches BunRegion
Einwohner/innen
Durchschnitt
Schweizer
Kantone
280 300
Bayern
12 500 000
Baden-Württemberg 10 700 000
Lombardei
9 400 000
Region Rhône-Alpes 6 000 000
Vorarlberg
390 000
Tabelle 1: Bevölkerungszahlen in der Schweiz
und in angrenzenden Gebieten
arbido 4 2009
desland. Nur Vorarlberg ist bevölkerungsmässig etwa so klein wie ein
durchschnittlicher Schweizer Kanton.
Doch nicht nur «Avenir Suisse»,
sondern auch Politikerinnen und Politiker stellen die föderative Struktur der
Schweiz zunehmend infrage. Im Kanton Basel-Landschaft beispielsweise
Die politische Struktur der Schweiz auf
Kantonsebene hat sich – mit Ausnahme
der Gründung des Kantons Jura – seit
dem frühen 19. Jahrhundert kaum verändert.
reichte die Landrätin Esther Maag eine
Motion ein, in der die Gründung eines
Kantons Nordwestschweiz verlangt
wird, bestehend aus den beiden Basel
sowie den angrenzenden Gebieten aus
den Kantonen Aargau und Solothurn.
Zusammenarbeit über die Kantonsgrenzen hinweg
Die Diskussionen beschränken sich
aber nicht auf Gebietsveränderungen.
In immer mehr Bereichen findet bereits heute eine Zusammenarbeit über
die Kantonsgrenzen hinweg statt. Das
prominenteste Beispiel dafür sind die
Fachhochschulen. Doch auch beim Unterhalt von Nationalstrassen, der Spitalplanung oder der Polizeiausbildung
arbeiten die Kantone grenzüberschreitend zusammen. Die Grundlage vieler
Formen der Zusammenarbeit sind die
über 780 Konkordate, die es mittler­
weile in der Schweiz gibt. Das aktuell
bekannteste Konkordat ist die «Interkantonale Vereinbarung über die Harmonisierung der obligatorischen Schule», genannt Harmos.
«Avenir Suisse» hat in seiner Studie die Schweiz in sechs Metropolitanregionen aufgeteilt. Vereinfacht gesagt
handelt es sich dabei um funktionale
Regionen, die durch die Arbeitsmärkte
und Pendlereinzugsgebiete abgegrenzt
sind. Sie stellen die Wirtschafts- und
Lebensräume der Mehrheit der Schweizer Bevölkerung dar. Die Metropolitanregionen sind nicht nur grösser als die
Kantone, sondern ihre Grenzen verlaufen auch mehr oder weniger diametral
zu deren Grenzen. Metropolitanregionen sind jedoch mehr als nur statistische Gebilde. In Basel hat sich der Verein Metrobasel gebildet, um der Metropolitanregion eine Plattform und eine
Stimme zu geben.
Die verschiedenen Formen der Zusammenarbeit haben dieselben Gründe:
– Der Kleinräumigkeit der Schweiz soll
entgegengewirkt werden.
– Wirtschaftliche, soziale und kultur­
elle Entwicklungen nehmen keine
Rücksichten auf Kantonsgrenzen.
Zusammenfassend: Die scheinbar so
klaren politischen Strukturen überlagern sich mit anderen Strukturen wirtschaftlicher und gesellschaftlicher Art.
Welche Konsequenzen können/sollen/
müssen Archivarinnen und Archivare
daraus ziehen?
und in unseren eigenen Unterlagen gesucht, ob ich weitere Bewertungskonzepte finde. Die Liste ist also rein zufällig entstanden und sicher nicht vollständig. Gewiss haben auch noch an­
dere Archive Bewertungskonzepte für
diese Personendossiers erstellt.
Die Migrationsämter vollziehen in
erster Linie Bundesrecht. Die Perso­
nendossiers bestehen überall aus den
gleichen Dokumententypen (BewilliDie Metropolitanregionen sind nicht
nur grösser als die Kantone, sondern
ihre Grenzen verlaufen auch mehr oder
weniger diametral zu deren Grenzen.
gungen, Kopien von Ausweisen, Korrespondenz etc.). Trotzdem hat jedes Archiv für sich ein Bewertungskonzept
ausgearbeitet. Jedes dieser Bewertungskonzepte ist bestimmt gut durchdacht und begründet. Aber ist es wirklich nötig, in 26 Kantonen 26 Mal dieselben Dossierkategorien zu bewerten?
Und dies in vielen Fällen erst noch ohne das Wissen, wie die anderen Archive
mit den gleichen Akten umgegangen
sind? Ist dies – auch vor dem Hintergrund der oben erwähnten Strukturveränderungen – noch zeitgemäss?
Die Dossiers der Migrationsämter
sind aber nur ein Beispiel unter vielen.
Um auf der kantonalen Ebene zu bleiben: Die Polizei, die Spitäler, die Gerichte, die Regionalen Arbeitsvermitt-
Tabelle 2 zeigt den Stand der archivischen Überlieferungsbildung in der
Schweiz am Beispiel der Personendossiers der kantonalen Migrationsämter,
der früheren Fremdenpolizei. Das Vorgehen, mit dem ich zu den Angaben
gekommen bin, ist symptomatisch: Ich
habe die Empfehlungen der Koordinationskommission des VSA angeschaut
Die Dossiers der Migrationsämter sind
aber nur ein Beispiel unter vielen.
Archiv
Sampling
Staatsarchiv Luzern
Initiale S
Staatsarchiv Waadt
Dossiers mit der Endzahl 00
Staatsarchiv Uri
Jedes 50. Dossier
Staatsarchiv Basel-Landschaft
Zufallszahlen (Quote 5%)
Bundesarchiv
Dossiers mit der Endzahl 00
lungen arbeiten in allen Kantonen genau gleich. Die Dossiers in den Bereichen Straf- und Massnahmenvollzug
oder Zivilrecht sehen überall praktisch
Tabelle 2: Quantitatives Sampling von Personendossiers der Migrationsämter (Fremdenpolizei) in
verschiedenen Staatsarchiven
22
arbido 4 2009
gleich aus. Wieso werden sie denn nicht
auch überall archivisch gleich bewertet?
Überlieferungsbildung im Verbund
Eine gleichförmige Bewertung von
gleichartigen Serien ist aber nur eine
Möglichkeit der Zusammenarbeit unter den Archiven. Noch einen Schritt
weiter geht das Konzept «Überlieferungsbildung im Verbund», das vor
rund zehn Jahren in Deutschland
entwickelt wurde. Anstoss war die
­
­Beobachtung, dass Archivarinnen und
Archivare bei der Bewertung von
­Unterlagen immer nur «ihren» Teil im
Auge haben. Dadurch fehlt ein Gesamtüberblick, und es kommt zu Mehrfachüberlieferungen. Ausdrücklich mit einbezogen in das Konzept wurden auch
nichtstaatliche Archive.
Das Verfahren für eine Überlieferungsbildung im Verbund tönt zuerst
einmal sehr einfach: Es müssen alle
Stellen ermittelt werden, die an der Erfüllung einer Aufgabe beteiligt sind. Im
Anschliessend werden eine vertikale
und eine horizontale Bewertung vorgenommen, zwischen Bund und Kantonen
einerseits und zwischen den Kantonen
andererseits.
Beispiel der Personaldossiers der Migrationsämter ist dies der Vollzug des
Bundesgesetzes über die Ausländerinnen und Ausländer. Anschliessend
werden eine vertikale und eine horizontale Bewertung vorgenommen, zwischen Bund und Kantonen einerseits
und zwischen den Kantonen andererseits. Zudem müssen Archive nichtstaatlicher Stellen wie beispielsweise
der Flüchtlingshilfe oder Beratungsstellen für Ausländer/innen in die
Überlieferungsbildung mit einbezogen
werden.
Ein mögliches Vorgehen: Die Archive sprechen untereinander ab, von
welcher Dienststelle oder Organisation
welche Unterlagen wo archiviert werden. Statt einer einzelnen Überlieferung entstehen so eigentliche Überlieferungslandschaften.
Es kann sich dabei die Frage stellen,
ob sich – um auf Kantonsebene zu bleiben – eine 26-malige Archivierung der-
selben Unterlagenkategorien überhaupt lohnt. Sind die Unterschiede
zwischen den Kantonen so gross? Und
wäre es in letzter Konsequenz nicht sogar möglich, dass aufgrund der verschiedenen Dokumentationsprofile der
beteiligten Archive gewisse Akten nur
in bestimmten Archiven aufbewahrt
werden, in allen anderen Archiven aber
vernichtet werden können?
Ein zweites mögliches Vorgehen:
Die Archive sprechen sich untereinander ab, die Archivierung wird aber zentral geregelt. Dieses Verfahren wird in
Zukunft durch die digitale Vernetzung
immer wichtiger.
Abbildung 1 zeigt die Struktur von
­ZEMIS, dem Zentralen Migrationsinformationssystem. Sehr viele Stellen
auf Bundes-, Kantons- und Gemeindeebene geben Daten in ZEMIS ein oder
können diese abfragen. ZEMIS ist aber
nur ein Beispiel. Es gibt immer mehr
Systeme und Datenbanken, die miteinander vernetzt sind, so beispielsweise
23
Abbildung 1: Dateneingabe und -abfrage in ZEMIS (Zentrales Migrationsinformationssystem)
Infostar, das elektronische Zivilstandsregister, die Applikationen der regionalen Arbeitsvermittlungszentren oder
die Datenbanken der Veterinärämter.
Doch wer entscheidet über die Archivierung von solchen Daten? Wer archi-
arbido 4 2009
viert sie? Und wie steht es mit der Datenhoheit?
Für eine Überlieferungsbildung im
Verbund ist es unabdingbar, dass sich
die Archive in ihrer Gesamtheit als ein
Netzwerk verstehen. Dadurch werden
die Dokumentationsprofile der einzelnen Archive geschärft.
Eine Überlieferungsbildung im
Verbund ist jedoch an Voraussetzungen geknüpft:
– Die Archive müssen ihren Horizont
über den eigenen Archivsprengel hinaus erweitern. Dies erfordert Zeit
und personelle Ressourcen.
– Wie weit geht die Kooperationsbereitschaft zwischen den Archiven? Wie
weit sind sie überhaupt bereit und
wie weit ist es überhaupt möglich,
Vereinbarungen mit anderen Institutionen einzugehen und einzuhalten?
Ist am Schluss nicht jedes Archiv sich
selbst das nächste?
– Entscheidungen, die im Verbund getroffen werden, können nicht per se
für verbindlich erklärt werden.
dass Übersichten wie die Tabelle 2 nicht
mehr in mühevoller Kleinarbeit zusammengestellt werden müssen. Dabei
sind wir aber auf die Mitarbeit der
­Archive angewiesen.
Zum Schluss noch einmal die Frage: Was ist eigentlich der Garten eines
Archivs? Wo fängt er an, wo hört er auf?
Es ist offensichtlich, dass sich die
Schweiz verändert. In vielen Bereichen
findet eine Zusammenarbeit über die
territorialen Grenzen hinaus statt. Die
Archive müssen sich in diese Prozesse
einbringen. Eine verbindliche Überlieferungsbildung im Verbund wird wohl
kaum rasch zu realisieren sein. Es wäre
schon viel gewonnen, wenn sich die
Archive – in welchen Gärten auch immer – als Netzwerk verstehen und ihre
Strategien und Entscheidungen in Fragen der Überlieferungsbildung miteinander austauschen. So könnte aus vielen Gärten doch noch so etwas wie eine
Landschaft entstehen.
Kontakt: patrick.moser@bl.ch
ABSTRACT
«Soyez réalistes – demandez l’impossible!» – promouvoir l’idée d’une constitution coordonnée des archives
A l’exception de la fondation du Canton du Jura, la structure politique des cantons
suisses n’a pas changé depuis le début du XIXe siècle. Par contre, le développement des
Erster Schritt: eine gemeinsame
Plattform
Die Arbeitsgruppe Bewertung des VSA
arbeitet daran, eine Plattform im Internet einzurichten, damit die Archive
ihre Bewertungsentscheide anderen
Archiven bekannt machen können.
structures économiques, sociales et culturelles dépasse les frontières territoriales des
cantons. De plus en plus la coopération est pratiquée dans un nombre croissant de
domaines comme, par exemple, les hautes écoles spécialisées, la planification hospitalière, la formation policière. La coopération est aujourd’hui à la base de concordats
intercantonaux. On constate en outre une interconnexion de plus en plus prégnante
entre Confédération, cantons et communes à travers des banques de données électroniques partagées pour gérer les dossiers.
L’évaluation archivistique est en général sous la responsabilité du seul service des Ar-
Die Arbeitsgruppe Bewertung des VSA
arbeitet daran, eine Plattform im Internet einzurichten, damit die Archive ihre
Bewertungsentscheide anderen Archiven bekannt machen können.
chives. Toutefois, les Archives doivent être attentives et prendre en considération des
développements qui ne se cantonnent pas à leur seul ressort territorial. Pour mieux
répondre aux défis des transformations administratives, les services d’archives doivent
imaginer une organisation interconnectée pour la constitution des archives. Au lieu de
constituer des archives isolément, les archivistes ont à travailler dans un réseau et à
coopérer pour disposer d’un paysage archivistique commun. La constitution des archives en interconnexion doit évidemment respecter certaines conditions préalables.
Dies ist natürlich noch keine Überlieferungsbildung im Verbund, sondern
nur ein erster Schritt hin zu einem Informationsaustausch. Aber immerhin
ein erster Schritt. Wir erhoffen uns,
Les archivistes doivent élargir leur horizon en dépassant leur compétence territoriale
pour arriver à une coopération collective.
Un premier pas qui ferait déjà beaucoup de bien, consisterait à publier les décisions de
l’évaluation archivistique et à échanger des informations entre services d’archives.
Abonnement arbido print:
abonnemente@staempfli.com
24
arbido 4 2009
Elements pour l’évaluation
dans les archives d’universités
Certains établissements étrangers peuvent relever d’un système d’archives
privées; c’est le cas de l’Université catholique de Louvain-la-Neuve (UCL),
dont le service des archives – six personnes – ne dépend pas des Archives
générales du royaume. A l’autre extrême le Rectorat de Paris est l’exemple
même d’un système public, puisque ses
archives sont rattachées à une des missions des Archives nationales au même
titre que celles des ministères. Mais les
archives du Rectorat – trois personnes –
collectent uniquement les fonds de certaines unités administratives d’un
groupe d’universités et non l’ensemble
des fonds produits par chacune d’entre
elles.
Les universités publiques produisent en principe des fonds publics. Si
les archivistes cantonaux suisses sem-
blent s’entendre sur ce point, la tradition académique et l’extension de l’autonomie accordée aux universités
pourraitent laisser croire à celles-ci
­
qu’elles n’ont de comptes à rendre qu’à
elles-mêmes.
Admettre que l’université, majoritairement financée par l’Etat, est un
service public, règle la question des
fonds administratifs, les contraintes
archivistiques portant exclusivement
sur ces fonds. Or la mission d’une université porte principalement sur l’enseignement et la recherche. Il y a là un
hiatus déjà mis en évidence par l’archiviste américaine Helen Samuels en
1992. Dans son ouvrage, Varsity Letters.
Documenting Modern Colleges and Universities1, elle plaide pour le lien entre la
mission d’une organisation et les documents produits et réclame que soient
identifiées clairement les activités liées
à la mission et que soit vérifié que la
collecte archivistique reflète bien cette
mission.
L’archiviste d’université est donc
confronté à des fonds qui ne sont pas
qu’administratifs. Prenons par exemple
ceux des professeurs. Issus d’une activité professionnelle financée par l’État
ils pourraient être considérés comme
publics et faire l’objet d’une collecte et
d’un traitement. Mais ces fonds posent
la question de la propriété intellectuelle
et une obligation faite aux enseignant
de verser leurs papiers serait l’occasion
d’un joli tollé. De plus, comment mettre
en place une procédure de collecte applicable à plusieurs centaines d’enseignants si les archives n’ont pas suffisamment de ressources pour traiter les
fonds des unités administrative et si
cinq ans plus tard les espaces de sto­
ckage seront saturés?
La question du statut est donc centrale dans le cas d’une université. Elle
est une composante majeure de sa spécificité archivistique et conditionne
toute la réflexion sur l’évaluation. Pour
25
arbido 4 2009
Olivier Robert, Service des archives,
Université de Lausanne
Les archives universitaires sont-elles privées ou publiques? Pour tenter de répondre à cette question, centrale pour le
cas de l’université, il convient d’examiner le rapport qui lie l’université à l’État.
Archives privées ou publiques?
Force est de constater que différents
facteurs rendent difficile le contrôle direct de l’Etat sur les archives des universités:
– L’absence d’archiviste – donc de relais – dans certains établissements
d’enseignement supérieur;
– le manque de moyens en personnel
des archives cantonales pour pallier
cette carence;
– l’atomisation des archives universitaires dans un grand nombre d’unités
(la multiplication des producteurs);
– l’autonomie intellectuelle et historique des universités à laquelle
s’ajoute désormais parfois, comme à
Lausanne, une autonomie légalisée.
le reste, cette fonction archivistique se
décline comme dans tout service d’archives intermédiaire d’une entreprise
de plusieurs milliers de personnes.
Archives intermédiaires et évaluation
La question de l’évaluation est centrale
dans notre activité d’archiviste intermédiaire ou de records manager. Elle
consiste à déterminer la durée de
conservation des documents et leur sort
final.
La question de l’évaluation archivistique ne se pose pas à tous les âges des
archives de la même manière.
L’archiviste qui gère les archives
courantes y est peu confronté. A l’Université de Lausanne (UNIL) les préposés désignés par chaque unité ne sont
pas des professionnels de l’archive. Les
secrétaires en charge du dossier accuL’archiviste d’université est donc
confronté à des fonds qui ne sont pas
qu’administratifs.
mulent et organisent leurs documents
à des fins administratives. En matière
d’évaluation elles se bornent à identifier
les «papiers de corbeille», seuls documents éliminables sans préavis.
A l’autre bout de la chaîne, dans les
archives définitives, l’archiviste devrait
recevoir des fonds classés, ayant épuisé
leur valeur administrative. Traités, ils
ne devraient plus nécessiter d’évaluation.
En qualité de plaque tournante l’archiviste en archives intermédiaires procède à la transformation des masses
documentaires produites par les administrations en fonds d’archives histo-
1 Helen W. Samuels, Varsity Letters. Documenting Modern Colleges and Universities,
Metuchen N.J. 1992
riques amaigris de 50 à 90% de leur
contenu. A l’Université de Lausanne,
nous avons passé d’un seul producteur
administratif en 1890 à trois cents en
2005, soit à une production annuelle
d’archives trois cent fois supérieure. La
question de l’évaluation est donc au
centre de notre mission. Elle procède
du records management, une technique
née au milieu du XXe siècle aux EtatsUnis, destinée à répondre aux
contraintes liées à l’inflation exponentielle de la masse documentaire.
Qu’est-ce que l’évaluation?
L’évaluation est l’opération qui précède
tout versement d’archives. C’est un acte
important puisque c’est celui par lequel
l’archiviste exerce son droit de vie ou de
A l’Université de Lausanne, nous avons
passé d’un seul producteur administratif en 1890 à trois cents en 2005, soit à
une production annuelle d’archives
trois cent fois supérieure.
mort sur les documents. Cet acte s’intéresse donc aux valeurs (de gestion ou
patrimoniale) des documents. Il s’efforce de les estimer et décide des durées
pendant lesquelles elles s’appliquent.
L’évaluation doit tenir compte du
lien essentiel existant entre l’unité
concernée et les documents d’archives
qu’elle génère dans le cadre de ses activités. Elle exige dès lors une bonne
connaissance du contexte de production (place dans l’organigramme, fonction, mission …). On distingue ordinairement deux niveaux dans l’évaluation,
la macro- et la micro-évaluation.
2 Le PIAF (Portail International Archivistique
Francophones) propose le terme «échéancier
de conservation» destiné à remplacer tous
ces synonymes: calendrier de conservation,
tableau de conservation, tableau de gestion,
charte d’archivage, tableau d’archivage,
tableau de tri, tableau d’élimination, tableau
des éliminables, plan d’archivage. A notre
connaissance ce terme ne s’est pas encore
imposé dans la pratique.
3 Philip Brooks, Public Records Administration,
1940
26
La macro-évaluation
La macro-évaluation concerne le
contexte de production (positionnement hiérarchique de l’unité, missions,
fonctions). Elle porte sur l’analyse de la
provenance. Les outils archivistiques de
la macro-évaluation sont l’état général
des fonds et l’organigramme archivistique. La macro-évaluation implique
que soit réglée la question des liens
entre producteurs d’archives. Il implique aussi que l’auteur, le producteur
et le «versant» soient clairement identifiés. Assez régulièrement il s’agit du
même organisme. Mais pas tout le
temps; rappelons que:
– l’auteur est celui qui a signé le document; il n’en est pas obligatoirement
le propriétaire: un courrier appartient
à celui qui le reçoit et non à celui qui
l’a écrit;
– le producteur est celui qui a la responsabilité du document: le courrier du
Conseil d’État reçu par la Direction de
l’Université de Lausanne est dans le
fonds de cette dernière. Elle en est le
producteur et non l’auteur;
– le «versant» est celui qui remet les
documents au service d’archives.
Dans le cas de documents issus d’un
transfert de compétences il ne se
confond ni avec l’auteur ni avec le
producteur.
Le fonds
Toute évaluation repose en amont sur
une clarification des compétences. Il
n’y a pas de réponse absolue et l’archiEvaluer nécessite de maîtriser ce mouvement d’ensemble et d’être au clair sur
la réalité de chacun des fonds concernés
dans ses rapports avec les autres.
viste est contraint à des interprétations
qui pourraient conduire à plusieurs solutions. Une université est un système
en mouvement; j’utilise le terme de système comme on parlerait de système
solaire, c’est-à-dire comme un ensemble (l’université) autour duquel gravitent un certain nombre de corps (les
facultés, etc.) et dont le mouvement est
fonction d’autres systèmes (l’Etat, les
autres universités, etc.).
Le tout est en mouvement et en interaction perpétuels. Evaluer nécessite
arbido 4 2009
de maîtriser ce mouvement d’ensemble
et d’être au clair sur la réalité de chacun
des fonds concernés dans ses rapports
avec les autres. Il convient de maîtriser
l’évolution des compétences des unités.
Celles-ci se créent ou disparaissent.
D’autres fusionnent. D’autres encore
perdent certaines prérogatives ou en
acquièrent de nouvelles. Ces cas de figure réclament des choix, partiellement
subjectifs, visant à faciliter au mieux la
reconstitution de la continuité administrative. La création d’outils de description informatiques permet d’ailleurs,
grâce à la gestion des métadonnées, de
faciliter le traitement du problème.
La micro-évaluation
Une fois la question de la macro-évaluation réglée, la micro-évaluation gagne
en cohérence. Elle reste néanmoins une
question récurrente pour laquelle il
n’existe pas de solution toute faite. Elle
est l’acte qui permet d’estimer les différentes valeurs des documents (administrative, légale et historique) et la
durée durant laquelle celles-ci s’appliquent. L’outil principal de l’évaluation
est le tableau de gestion (France) ou calendrier de conservation (Canada)2 qui
peut prendre des formes très diverses
mais repose sur certaines constantes:
1. organiser typologiquement (à l’opposé de celle adoptée dans les plans
de classement qui s’intéressent aux
missions;
2. traiter du sort final (droit de vie et de
mort);
3. fixer le moment où celui-ci s’applique
(détermination des DUA et DUL).
La micro-évaluation repose sur des critères. Trois d’entre eux ont été posés aux
Etats-Unis par Philip Brooks en 19403.
Ce sont:
– les exigences légales;
– les besoins de l’unité;
– les besoins des chercheurs.
L’importance des deux premiers critères va s’atténuer avec le temps; quant
au dernier il n’a rien d’absolu puisque
les besoins des chercheurs se transforment. Il faut donc se référer à d’autres
principes.
La richesse de l’information: les
dossiers ou documents destinés à être
conservés doivent permettre de
connaître l’unité et son activité, ses re-
lations avec d’autres, et doivent être
exploitables par autrui. S’y ajoute un
facteur subjectif lié au rapport entre la
personne qui évalue et les documents
qu’il a sous les yeux.
Les contraintes pratiques entrent
aussi en ligne de compte. L’espace de
stockage disponible, le coût du traitement ou de la conservation entrent naturellement aussi en ligne de compte.
L’archiviste américain Leonard Rapport
pose un critère d’évaluation pratique
mais discutable lorsqu’il affirme, au début des années 1980, que le public n’a
pas à faire les frais de documents qui
ne sont pas utilisés.
Le versement
Si la question du fonds d’archives relève
plutôt de la macro-évaluation, celle du
versement appartient au domaine de la
micro-évaluation. Le terme désigne un
volume d’archives provenant d’un
même fonds, versées à un moment
donné et traitées d’un bloc. Il comporte
en principe tous les dossiers clos de
l’unité sur une période donnée.
Cette définition masque la réalité
des faits. En l’absence d’un cadre strict,
les unités versent n’importe quand et
n’importe quoi, sans autre souci de cohérence que celui dicté par le manque
de place, le déménagement physique de
l’unité ou la prise de retraite d’une secrétaire précautionneuse. Et encore
l’archiviste doit-il se trouver satisfait
que le versement tende à se généraliser
plutôt que d’entendre dire: «Nous
­n’avions plus besoin des documents,
nous les avons détruits.»
La pratique du versement régulier
a l’avantage de permettre un contrôle
permanent sur l’état des fonds. Il requiert la mise en place d’une procédure
commune à l’ensemble mais adaptée
aux réalités matérielles de chaque uni-
au fonds auquel ils appartiennent mais
physiquement ils ne seront pas réunis
à l’ensemble. Après traitement ils
s’ajoutent l’un après l’autre sur les
rayons ce qui permet d’éviter la place
perdue.
Le traitement archivistique d’un
versement le rend statique. Cette image
figée du producteur doit rester conciliable avec la réalité dynamique de son
unité.
Le versement pose plusieurs problèmes dans son application pratique:
– l’atomisation du fonds: dans un système de classement continu, le contenu des différents versements ne sera
pas réuni. Il convient de rattacher le
versement à un fonds d’origine et
conserver le lien organique qui l’unit
à celui-ci;
– l’intégralité des documents produits
et reçus durant la tranche temporelle
choisie: lors d’un versement de la
tranche décennale 1978–1988, que
fait-on avec un classeur qui va de 1985
à 1993?
– des tranches minuscules par défaut
de place dans les unités: alors que le
rythme adopté – minimal pour Duchein – est de dix ans, certains services sont obligés de verser selon un
rythme plus rapide;
– des documents particuliers: les documents permanents (en principe jamais), la littérature grise ou les affiches (chaque année).
té. La procédure commune est: tous les
dix ans, chaque unité procède au versement d’une tranche décennale d’archives
comportant TOUS les documents produits4 durant cette période. Ces versements sont rattachés organiquement
Il est donc parfois difficile de faire appliquer le principe du versement décennal, car les réalités des unités sont diverses.
Ceci dit, les problèmes les plus
nombreux proviennent des unités qui
n’ont pas encore versé et pour lesquelles
il faut mettre en place des modalités
adaptées.
La politique d’évaluation est intimement liée au versement. Une directive de la Direction de l’Université de
Lausanne impose aux unités productrices de classer avant de verser et leur
interdit de procéder elles-mêmes aux
éliminations des documents qui ne
sont pas des papiers de corbeille. Les
unités travaillent en flux tendu et la directive accroît leur volume de travail.
Assez naturellement elles ont demandé
une liste des documents qui ne seront
pas pris en charge de telle sorte qu’elles
27
arbido 4 2009
La pratique du versement régulier a
l’avantage de permettre un contrôle permanent sur l’état des fonds.
n’aient pas besoin de classer des dossiers qui sont destinés à l’élimination.
Conclusion
Destiné à jouer un rôle de premier plan
et à occuper une place centrale dans la
production documentaire actuelle, l’archiviste est condamné à l’erreur, particulièrement dans la mise en œuvre de
la fonction «évaluation». À lui de tenter
d’en limiter l’amplitude et la portée. Il
se doit de construire un système aussi
évolutif que possible. Aujourd’hui l’archiviste travaille autant avec des documents qu’avec des réalités humaines.
Le temps de l’introversion laisse place
à ceux de l’écoute, de la communication
et de la négociation. En archives intermédiaires, sans la collaboration de nos
partenaires nous ne sommes rien.
Bien souvent la théorie archivistique repose sur le bon sens et à ce titre
semble évidente. Plus on y regarde de
près et plus la situation se complique.
La confrontation brutale à la réalité
Il est donc parfois difficile de faire appliquer le principe du versement décennal
car les réalités des unités sont diverses.
amène à transiger avec des règles difficilement applicables telles quelles.
L’évaluation est certainement la fonction archivistique la plus délicate par
son côté irréversible. La frustrante réalité du professionnel est l’obligation de
tenir compte d’un avenir inconnu. L’archiviste ignore autant comment les attributions des unités vont se transformer que de quoi sera faite la recherche
historique de demain. Il court dès lors
le risque de s’enfermer dans un système trop rigide qui peut conduire à des
impasses.
Revendiquons donc notre subjectivité, sans oublier que nous ne sommes
pas seuls. De plus en plus s’impose la
vision d’une évaluation par consultation. L’archiviste n’étant pas omni­
scient, rien ne l’empêche de réclamer
l’avis d’un juriste, d’une secrétaire,
d’un chercheur ou de toute autre per-
4 Documents produits est un abus de langage
pratique car les versements comportent aussi
les documents reçus par l’unité.
sonne qui lui semble plus compétente
que lui. Dans notre pratique il s’est
avéré difficile de mettre en place une
procédure d’évaluation collective systématique. Nous avons donc opté pour
des consultations sporadiques, notamment auprès des juristes et des usagers.
Tous nos bordereaux d’élimination sont
soumis aux producteurs qui doivent les
signer en guise d’acceptation. Ils ont
toute latitude de les contester et de susciter le débat. Ensuite la signature du
directeur des Archives cantonales vaudoises nous donne la garantie que notre
politique s’inscrit dans une vision raisonnée d’un ensemble plus large, l’Etat
de Vaud. Désormais quand l’archiviste
se trompe il n’est plus seul.
ABSTRACT
Elemente der Bewertung in Universitätsarchiven
Sind Universitätsarchive öffentlich oder privat? Der Archivar sieht sich in Universitäten
nicht nur mit Archivgut aus der administrativen Tätigkeit konfrontiert, sondern auch
mit einer grossen Masse an Dokumenten des Lehrkörpers, die auch die Frage nach dem
geistigen Eigentum aufwirft. Die Satzung der Universität stellt daher eine zentrale Komponente bei der Frage der Bewertung dar. Bei der Bewertung wird zwischen einer Makro- und einer Mikroebene unterschieden. Erstere betrifft den Kontext der Aktenproduktion, Letztere umfasst neben der Einschätzung der Akten und der Festlegung der Aufbewahrungsfristen auch die Ablieferung an das Archiv. Eine kontrollierte Ablieferungsprozedur ist hier von Vorteil; an der Universität Lausanne etwa wird eine
10-Jahres-Ablieferung praktiziert. Eine Richtlinie der Direktion regelt überdies die Klassifizierung des Schriftguts vor Ablieferung. Die Bewertung ist eine delikate, da irreversible Aufgabe, bei der sich Fehler nicht immer vermeiden lassen. Eine Beratung seitens
des Archivars mit den Aktenproduzenten, sowohl bei der Bewertung wie auch vor Kassationen, ist daher sinnvoll und wird im Universitätsarchiv Lausanne regelmässig durchgeführt. Die Einbeziehung des Waadtländer Staatsarchivars gewährleistet zudem die
Einbettung des Universitätsarchivs in einen grösseren Kontext.
Contact: olivier.robert@unil.ch
Utilité du fichier des compétences des Archives d’Etat
de Genève pour l’évaluation et le records management
Roger Rosset,
Archives d’Etat de Genève
En 1980 déjà, les Archives d’Etat de Genève proposaient un projet de fiches de
compétences qui se retrouvent aujourd’hui dans la banque de données des
AEG. Un fichier de compétences est un
système relationnel qui compte actuellement 35 champs répartis sur trois onglets. De toute première importance
pour l’évaluation et le records management.
Bref rappel historique
Un embryon de fichier des compétences des services de l’Etat de Genève,
manuel, axé plutôt sur l’évolution de
l’organisation administrative, avait été
1 de Boisdeffre, Martine, directrice des
Archives de France, «parution des normes
ISDF et ISDIAH», note d’information DITN/
RES/2008/007
28
établi aux Archives d’Etat de Genève (ciaprès AEG), vers 1980. Il avait été inspiré par celui développé aux Archives
fédérales. Il fut remplacé par un fichier
informatisé dont l’origine remonte au
21 décembre 1988, date de la création
de la base de données des AEG: Adhémar. Les premières fiches furent composées à l’aide d’un «Guide de l’administration cantonale». M. Kristof par la
suite s’employa à relever systématiquement les compétences explicitement
mentionnées dans le «Recueil systématique des lois». Des fiches de compétences déjà établies par le secrétariat
général du Département de justice et
police de Genève furent intégrées. En
août 1995, ce fichier bénéficia d’un modèle relationnel suite à l’acquisition du
logiciel «Basis plus». Par la suite, le fichier fut essentiellement enrichi par les
informations relevées dans la «Feuille
d’avis officielle». L’apparition du programme «GE-Pilote», visant à une présentation du budget par prestation,
arbido 4 2009
permit de réactualiser ce fichier en
2004. Ce mode de gestion des affaires
publiques visait à fournir à la population des prestations conformes à ses
attentes et à ses besoins. Il s’agissait
donc de rechercher le meilleur rapport
possible entre ressources engagées,
prestations fournies et résultats obtenus.
Quelles différences existent entre
notions de fonctions, prestations,
compétences et activités?
La fonction est un concept indépendant
des organismes créateurs d’archives.
On définit par fonction «toute tâche de
haut niveau relevant des responsabilités d’une collectivité en vertu d’une loi,
d’une politique ou de son mandat»1. Les
fonctions peuvent elles-mêmes être
subdivisées en sous-fonctions, procédures opérationnelles, activités, tâches,
transactions, etc. La compétence est
donc un sous-ensemble de la notion de
fonction telle qu’elle ressort de la norme
internationale pour la description des
fonctions (ci-après ICA-ISDF), de
même que la notion d’activité.
La notion de prestation définie dans
le projet «GE-Pilote» est proche de la
notion de fonction. Celle-ci se situe au
niveau de la mission générale d’un service qui est le résultat de l’agrégation de
plusieurs activités.
Description du fichier des compétences
des AEG
Le fichier des compétences est un élément de la version interne «métier»
d’Adhémar. Dans le système relationnel, il s’agit donc d’une table qui compte
L’apparition du programme «GE-Pilote», visant à une présentation du budget par prestation, permit de réactualiser ce fichier en 2004.
Pourquoi la création d’un fichier des
compétences est-elle importante?
Ce qui différencie l’archivistique des
autres sciences de l’information, c’est
la prise en compte du contexte. L’archiviste doit préserver le contexte originel
de production des documents pour sauvegarder leur valeur de preuve et leur
authenticité. Le principe de provenance – à l’opposé à celui de pertinence
– est réaffirmé avec force dans la norme
ISDF. Il est fondamental de documenter la description des archives dans leur
contexte et de restituer leur provenance.
Les notices d’autorité ne fournissent
pas toute l’information contextuelle nécessaire.
Aujourd’hui les archivistes travaillent sur un terrain mouvant: avec
l’élaboration des budgets par prestation
et le développement d’activités transversales – au lieu des traditionnelles
activités hiérarchiques – les fonctions
deviennent plus stables que les structures administratives qui changent à
chaque élection du pouvoir exécutif.
Les fonctions sont fréquemment
transférées d’une collectivité à une
autre. Il sera donc beaucoup plus difficile pour les utilisateurs de reconstituer
le contexte de production des archives,
s’ils n’ont à disposition que des notices
d’autorité décrivant les collectivités qui
actuellement 35 champs répartis sur
trois onglets. Le fichier n’est pas encore
complet: il comporte 2200 fiches pour
400 organismes (sur un total de plus
de 1200 services dans l’administration).
Le nombre de compétences par organisme varie de 1 à 129.
Les compétences qui sont prises en
considération dans le fichier doivent
avoir un lien administratif, ou avoir touché, de près ou de loin, l’administration
cantonale genevoise, à un moment
donné. Une compétence qui relevait du
canton, mais qui, suite à des remaniements, a été transférée au niveau communal, à la Confédération ou au secteur
privé, figurera néanmoins dans cette
table. Les anciennes compétences cantonales sont également maintenues
afin de garantir le caractère à la fois synchronique (attachement à un moment
donné) et diachronique (à travers le
temps) de certaines activités étatiques.
Deux champs de cette table sont un
peu particuliers et ne se retrouvent pas
dans les normes internationales. D’une
part, celui qui porte le numéro de compétence utilisé ici pour isoler les compétences générales liées aux documents
de gestion (par opposition aux documents opérationnels), d’autre part un
champ de tri qui permet de gérer notamment l’aspect diachronique du fichier:
chaque lettre permet de définir un sousensemble à l’intérieur du fichier.
Avantages internes du fichier
des compétences
L’analyse des compétences rejoint celle
retenue par les records managers, qui
classent les archives le plus souvent par
une approche centrée sur les activités
et les missions des services (cadres de
29
arbido 4 2009
L’archiviste doit préserver le contexte
originel de production des documents
pour sauvegarder leur valeur de preuve
et leur authenticité.
ont exercé la même fonction.
La structure traditionnelle à trois
niveaux (communes, cantons, Confédération) a disparu au profit d’une nouvelle structure à cinq niveaux (communes, groupements intercommunaux, cantons, organismes intercantonaux, Confédération) qui rend plus
complexe l’étude de l’évolution des
fonctions2.
classement fonctionnels pour les documents de gestion), de préférence au
choix d’une structure organisationnelle.
L’analyse approfondie des fonctions, procédures et activités d’un organisme est pour cela une des huit étapes
identifiées par la norme ISO 15489
pour la mise en œuvre d’un programme
de records management. Elle permet une
meilleure compréhension des documents d’archives ainsi que de la manière dont ils sont produits et utilisés.
Il est important de disposer d’un
référentiel transversal de classement et
d’archivage qui s’appuie sur le plan de
classement des activités et s’ajoute au
référentiel hiérarchique des services
producteurs d’archives. La tenue d’un
fichier des compétences peut s’avérer
d’une aide précieuse dans le processus
d’évaluation. Il permet de distinguer les
La tenue d’un fichier des compétences
peut s’avérer d’une aide précieuse dans
le processus d’évaluation.
documents essentiels, de déterminer
leur valeur primaire, et enfin d’indiquer
où les documents doivent être conservés.
Le développement des documents
électroniques relativise la traditionnelle distinction entre original et copies. Avec la gestion électronique des
documents (GED), les archivistes doivent intervenir de plus en plus dès l’origine sur la création de documents dans
une optique de production. On leur propose même d’intervenir activement
dans le processus de constitution des
documents.
Un fichier des compétences sert
aussi de base pour l’évaluation des archives. Il offre une aide précieuse au
préarchivage (préparation des visites de
services, historique des activités, etc.)
Enfin c’est un outil qui permet de rattacher une ou plusieurs séries organiques à une activité et – inversement –
il permet d’appondre une activité à une
2 Baroan, Padre et Sibille, Claire, ICA Comité
des normes et bonnes pratiques, Une
nouvelle norme internationale pour décrire
les fonctions: ICA-ISDF, 2009
ou plusieurs séries. Avec les normes
ISAD(G) et ISAAR, il forme le troisième élément d’un triptyque – aujourd’hui complet – qui peut servir de
base au classement et à la description
des archives publiques. Cet outil permet en sus de contrôler les droits d’accès lors de la communication de documents aux services producteurs.
Utilité externe (future)
Le fichier des compétences par son aspect à la fois synchronique et diachronique est un dispositif qui peut s’avérer
très utile aux consultants des archives
historiques comme outil de recherche.
Il permet de tisser des liens entre les
activités publiques et une organisation
administrative en perpétuelle évolution, soit un historique des compétences et des services qui les ont, à un
moment donné, exercées.
Puisque le fonds est constitué par
l’ensemble des documents résultant
des activités d’un organisme donné, le
fonds d’un organisme qui aura subi
successivement des additions, des suppressions ou des transferts de compétences se trouvera contenir des documents reflétant toutes ces variations,
rendant difficile la reconstitution, par
les chercheurs, de la continuité administrative et d’une suite chronologique
et logique des affaires.
ISAD(G) et ISAAR(CPF), elle comprend 26 éléments de description, organisés en quatre zones de description
ainsi qu’un «chapitre» (ou zone 5) donnant des recommandations pour relier
des descriptions de fonctions à des descriptions d’archives conformes à
ISAD(G) ou à des notices d’autorité
Le fichier des compétences par son aspect à la fois synchronique et diachronique est un dispositif qui peut s’avérer
très utile aux consultants des archives
historiques comme outil de recherche.
conformes à ISAAR. Les différents
champs du fichier de compétences genevois, qui contiennent déjà la plupart
des informations utiles, seront remis
en page afin de se calquer sur cinq onglets. De nouveaux champs devront
aussi être créés, particulièrement pour
les zones de relations 3 et 5. Les séries
d’archives pourront ainsi être reliées à
plusieurs organismes producteurs, ce
qui évite de rattacher à un seul produc-
teur artificiel une suite de documents.
Inversement, de multiples producteurs
pourront être à l’origine d’une seule
série organique.
Conclusions
La nouvelle norme peut générer plusieurs difficultés d’utilisation. Il faut
veiller notamment à ne pas compliquer
inutilement la saisie: seuls trois champs
sont vraiment essentiels. Il faudra définir le rôle des archivistes d’institutions
dans l’alimentation de ce fichier. Des
modifications de la norme ISAAR seront nécessaires: on pense notamment
à la suppression de l’élément «fonctions et activités» et à l’introduction de
groupes de collectivités. La nouvelle
norme internationale a été voulue très
générale dans le but d’être applicable à
la fois à des bases «à plat» ou relationnelles. Last but not least, il faut enfin
redire qu’un fichier des compétences
ne déploie son potentiel que s’il s’avère
complet et donc mis à jour.
Contact: roger.rosset@etat.ge.ch
ABSTRACT
Nutzen der Kompetenzdatei des Staatsarchivs Genf für die Evaluierung und das Records
Management
Bereits 1980 wurde im Staatsarchiv Genf ein erster Entwurf einer Kompetenzdatei,
Tentative de réorganisation de ce
fichier pour l’adapter à la norme
ICA-ISDF en cinq zones.
Elaborée par le Comité des normes et
bonnes pratiques à Dresde en 2007, la
nouvelle norme internationale pour la
description des fonctions (ISDF – International Standard for Describing
Functions) a été présentée officiellement au 16e Congrès international des
archives de Kuala Lumpur et en fut l’un
des événements majeurs. Comme
damals noch auf Paier, etabliert, welche dann später in der heutigen, elektronischen
Datenbank AEG aufging. Die Kompetenzdatei ist ein relationelles System, das sich
aktuell in 35 Felder, welche unter drei Reitern aufgeteilt sind, aufteilt. Die darin festgehaltenen Kompetenzen müssen in irgendeiner Art einen Bezug zur kantonalen Verwaltung von Genf haben. Dieses System bietet den Archiven eine verbesserte Möglichkeit,
die Provenienz eines Dokuments zu beschreiben, u.a. deshalb, weil es bereits in der
Vorarchivierung angewendet wird und somit als Basis für die spätere Evaluation dient.
Im Archiv kann es danach auch als Findmittel dienen. Aufgrund des 2007 am internationalen Archivkongress in Kuala Lumpur vorgestellten «International Standard for
Describing Functions (ISDF)» werden die Felder der Kompetenzdatei zurzeit an den
neuen Standard angepasst.
Newsletter arbido ➔ www.arbido.ch
30
arbido 4 2009
L’embarras du choix. L’avenir des archives
photographiques Actualité Suisse Lausanne (ASL)
François de Capitani, Musées nationaux suisses
Il n’est pas nécessaire de rappeler l’importance de la photographie pour l’histoire du XXe siècle, mais l’accès aux
sources n’est pas toujours simple. Pour
les historiens, l’importance des archives
ASL s’explique non seulement par son
ampleur, mais également par sa documentation.
Les archives
En 2006, le Musée national suisse a pu
acquérir les archives de l’agence photographique de presse Actualité Suisse
Lausanne fondée en 1954 et qui a cessé
ses activités en 1999. La collection est
constituée d’environ cinq millions de
négatifs et de photos noir-blanc auxquels s’ajoutent environ 600 000 diapositives couleur. Elle couvre tous les
domaines de la vie publique en Suisse:
la politique, l’économie, le sport et la vie
quotidienne, tout ce qui peut intéresser
la presse. Les archives d’ASL contiennent également les fonds de l’agence
Presse Diffusion Lausanne, active de
1937 à 1955 environ. Les archives reflètent les demandes des revues illustrées
et de la presse quotidienne depuis les
années 1930 jusqu’à la fin du XXe siècle
et témoignent de l’importance croissante de l’image pour l’information
quotidienne. Dans les fonds de Presse
Diffusion Lausanne se trouvent non
seulement des photos liées à l’actualité,
mais également plusieurs centaines de
reportages sur la vie quotidienne en
ville et à la campagne dans les années
1940 et 1950. Cette collection de reportages revêt un intérêt particulier, car
non seulement les photos sont conservées, mais le dossier contient également les légendes, le texte du reportage
et les coupures de presse comme pièces
justificatives. Il est donc possible de
suivre le travail des rédactions, leur
choix et leur mise en page.
31
Il n’est pas nécessaire de rappeler
l’importance de la photographie pour
l’histoire du XXe siècle, mais l’accès aux
sources n’est pas toujours simple. Pour
les historiens, l’importance des archives ASL s’explique non seulement
par son ampleur, mais également par
sa documentation. Chaque négatif est
classé et documenté par une légende
souvent très précise. ASL constitue
ainsi pour les historiens des archives
de photographies l’un des plus importants fonds pour l’histoire suisse du
XXe siècle.
Les archives sont minutieusement
classées selon les besoins d’une agence
de presse par personnages et par thèmes
selon l’ordre alphabétique. En suivant
la logique de la demande journalistique, il est facile de s’y retrouver. La
première tâche sera donc d’établir un
mode d’emploi, un instrument de recherche pour permettre l’accès aux documents, les mots clefs du monde de la
presse n’étant pas toujours ceux des
historiens.
Perspectives de conservation
L’état de conservation des fonds est très
inégal. Si la plus grande partie des documents est dans un bon état, certaines
parties ont subi des dégâts à la suite
d’une inondation il y a vingt ans. Les
restaurateurs constatent tout de même
que la situation est stable et qu’une dégradation subite n’est pas à craindre.
Mais d’ici quelques décennies, nous
devons nous attendre à une lente dégradation, voire une décomposition des
diapositives, des négatifs et des tirages
sur papier. La dégradation pourrait être
ralentie en utilisant des enveloppes
désacidifiées, mais réemballer systé­
matiquement six millions de documents demanderait plus de 50 ans de
travail et n’est donc pas envisageable ni
raisonnable1. Et encore: qu’en sera-t-il
dans 100 ou 200 ans? Personne ne peut
nous donner une réponse et ce serait
arbido 4 2009
reporter le problème sur les générations futures.
Il y a donc un double problème:
d’une part un choix s’impose et donc il
faut faire une évaluation selon des critères à établir et d’autre part il est nécessaire de trouver sous quelle forme
l’image et l’information qui s’y rapporte
seront conservées à long terme. Pour
Si la plus grande partie des documents
est dans un bon état, certaines parties
ont subi des dégâts à la suite d’une inondation il y a vingt ans.
traiter ces deux aspects, nous pouvons
profiter de l’expérience des archives
confrontées à des cas similaires dans le
cadre de la conservation du patrimoine
visuel. Les archives de l’Etat de Berne
ont joué notamment un rôle de pionnier dans ce domaine2. Et c’est de
concert avec les archivistes que nous
proposons aujourd’hui une solution.
La conservation à long terme des
photos a été largement discutée depuis
plusieurs années. La numérisation qui,
1 Calcul d’après: Axel Metz: Nicht jedes Bild
sagt mehr als tausend Worte. Überlegungen
zur archivischen Bewertung von Fotobeständen, in: Rundbrief Fotografie 14. Nr. 4, 2007
pp. 14–22, note 16
2 Voir notamment Nora Mathys, Welche
Fotografien sind erhaltenswert? Ein
Diskussionsbeitrag zur Bewertung von
Fotografennachlässen, in: Der Archivar.
Mitteilungsblatt für deutsches Archivwesen,
2007, 1, 34–40 et Sandra Teremoana Hüberli,
Der Fotonachlass von Martin Hesse im
Staatsarchiv Bern. Überlegungen zur
Aufarbeitung eines Fotonachlasses unter
besonderer Berücksichtigung von Bewertung
und Kassation bei Fotografien in Archiven.
Master-These, Universität Krems, 2008
il y a dix ou vingt ans, paraissait la solution magique s’est révélée plus complexe à gérer que l’on ne l’avait imaginé3. Les coûts de la copie pérenne numérique sont difficiles à chiffrer, mais
on a estimé que la conservation d’un
fichier électronique d’une photo à haute
résolution coûte 200 fois plus par siècle
que la conservation d’un document sur
support analogique4. On en a déduit
que la microfiche est actuellement le
médium qui permet une conservation
à long terme à un prix raisonnable.
Ceci permet de se limiter à une numérisation à moyenne résolution comme
instrument de travail, de recherche et
d’impression. La microfiche remplacera donc avec le temps l’original dont
nous ne connaissons pas la longévité
comme objet de référence. Ceci permet
une gestion durable des fonds sans frais
consécutifs incalculables pour les générations futures.
L’embarras du choix
Demeure une question incontournable:
quelles images doivent être conservées?
Pour certaines séries la réponse est
claire: toute la série des reportages doit
être conservée dans son intégralité.
Mais il ne s’agit que de quelques milliers de photos et documents et nous
pouvons suivre les procédures mises à
l’épreuve dans des cas similaires.
Le problème se complique lorsqu’on
est confronté à des séries qui se comptent par centaines de milliers, voire par
millions. Une approche systématique
de tous ces fonds est illusoire. Une évaluation enveloppe par enveloppe de-
3 Karl Böhler (éd.), Scan oder Mikrofilm: Ja,
nein, beides?! Zurich, 2001
4 Renseignement de Kurt Deggeler, directeur
de Memoriav
5 Le problème se pose également pour d’autres
institutions et d’autres fonds: Simone
Chiquet, Die Bewertung im Schweizerischen
Bundesarchiv, in: Studien und Quellen 29,
Bern, 2003, 363–401,P. 384 «Zum ersten
Punkt [wissenschaftlicher Hintergrund] ist
festzuhalten, dass es unabdingbar ist,
Vertreterinnen und Vertreter aus verschiedenen Fachrichtungen zu berücksichtigen,
ansonsten man Gefahr läuft, wichtiges
Hintergrundwissen nicht zur Verfügung zu
haben und demzufolge schlecht fundierte
Entscheide zu treffen.»
32
manderait des décennies de travail qu’il
vaut mieux investir dans la mise en valeur des collections.
Il n’est en outre pas possible de
confier des unités thématiques entières
à d’autres institutions, car un sujet peut
apparaître dans une collection thématique ou alors très souvent sous le nom
d’un personnage. On trouvera Roger
Federer sous la rubrique «tennis»,
comme on trouvera du tennis sous le
nom de «Roger Federer» dans la série
alphabétique des personnages.
Nous proposons donc un système
que l’on pourrait appeler une évaluation par extraction. Il y a des thématiques pour lesquelles les historiens du
Demeure une question incontournable:
quelles images doivent être conservées?
Musée national sont parfaitement
conscients de leur importance sur le
plan historique. Mais l’intérêt des
conservateurs du Musée national ne
peut être qu’un critère d’évaluation
parmi d’autres. Heureusement la «soif
d’images» est grande dans tous les domaines de l’histoire et chaque spécialiste trouvera dans les archives photographiques des images qu’il jugera
importantes pour le patrimoine visuel
dans son domaine. Par exemple, aucun
des conservateurs du Musée national
ne pourrait proposer un choix parmi les
centaines de milliers de photographies
de sport; mais chaque discipline sportive a ses spécialistes qui sont à la recherche d’images et qui peuvent
conseiller le Musée national. Il est évident qu’aucune thématique ne sera exclue a priori; ce n’est pas la tâche du
Musée de définir quels thèmes sont
dignes d’être retenus et lesquels ne le
sont pas. Comme dans d’autres archives, la pluralité des approches doit
être maintenue. C’est donc au rythme
de la recherche scientifique et en étroite
collaboration avec d’autres musées et
institutions qu’un choix sera fait5. Les
séries d’archives restent ensemble, se
dégradant probablement dans quelques
décennies, et le Musée national gagne
une collection d’images choisies en
fonction de vues diverses. Ce procédé
par étapes permet de réexaminer régulièrement les critères d’évaluation et de
arbido 4 2009
les réadapter à de nouveaux besoins ou
possibilités. Nous sommes conscients
que ce que l’on considérait indigne
d’être conservé il y a dix ans peut être
jugé différemment aujourd’hui ou
dans vingt ans. En outre le Musée national veillera à ce que la collection reflète la diversité des archives, et qu’elle
constitue un échantillonnage de la photographie de presse du XXe siècle.
Le procédé proposé permet aussi de
prévoir un financement par étapes clairement définies et d’avoir accès à des
ressources extérieures en fonction des
thèmes traités.
L’état de conservation des archives
doit être contrôlé régulièrement. Si certaines séries de photos ou de négatifs
risquent de se dégrader plus rapidement que d’autres, ce constat servira
également de base pour définir les priorités des travaux.
La solution que nous proposons ne
permet pas de réduire, à court terme, la
masse des documents, ce n’est qu’en
fonction de la dégradation inévitable
des photos que le musée pourra et devra
se séparer au fur et à mesure des originaux. Nous connaissons ce phénomène
dans le domaine de l’archéologie souvent confrontée à des problèmes similaires. L’original ne pouvant être conservé, c’est la copie ou le dessin qui devient
le document de référence pour les générations futures.
Que restera-t-il dans cent ans? Tout
laisse supposer qu’une grande partie
des originaux ne sera plus consultable
et donc vouée à la destruction. Au
Il est évident qu’aucune thématique ne
sera exclue a priori; ce n’est pas la tâche
du Musée de définir quels thèmes sont
dignes d’être retenus et lesquels ne le
sont pas.
contraire de la disponibilité immédiate,
la longévité des photos n’a jamais été le
souci primordial des agences. Mais
grâce à une évaluation selon les règles
établies, une collection importante
d’images reflet de tous les domaines de
la vie quotidienne, des grands et petits
événements, des personnages connus
ou oubliés constituera un témoignage
unique de la photo de presse du
XXe siècle. Elle servira de complément
et souvent de clé aux collections conservées – sous une forme ou une autre – de
la presse imprimée.
Dans son message de 1889 adressé
au Parlement sur la fondation du Musée
national, le Conseil fédéral avait pos-
ABSTRACT
Die Zukunft des Fotoarchivs Actualité Suisse Lausanne (ASL)
Das Archiv besteht aus fünf Millionen Schwarzweissfotografien und 600 000 Farbdias,
die die Aktualität und die verschiedenen Facetten des Alltags in der Schweiz seit den
dreissiger Jahren bis in die neunziger Jahre illustrieren. Es umfasst nicht nur die politische Aktualität, sondern auch das Wirtschaftsleben, den Sport sowie das tägliche Leben.
Que restera-t-il dans cent ans? Tout
laisse supposer qu’une grande partie
des originaux ne sera plus consultable
et donc vouée à la destruction.
Gerade die Bestände der Fotoagentur Presse Diffusion Lausanne (1937–1955), die in die
Bestände der ASL integriert sind, zeigen Fotoreportagen über den Alltag in der Stadt
und auf dem Land aus der Zeit der vierziger und fünfziger Jahre des letzten Jahrhunderts.
Nicht nur Fotos, sondern auch Reportagen und Zeitungsausschnitte werden als Belege
der geleisteten Pressearbeit aufbewahrt. Die Bestände des Fotoarchivs sind in unterschiedlich gutem Zustand. Für die Langzeitarchivierung stellte sich die Frage einer
Digitalisierung oder einer Mikroverfilmung der Bestände. Mit dieser Frage ist auch eine
tulé que le nouveau musée devait être
«das grosse Bilderbuch der Schweizergeschichte» (en français traduit par
«l’atlas de l’histoire suisse»). Les archives de presse ASL en seront une
partie importante pour le XXe siècle.
Bewertung der vorhandenen Archivbestände verbunden. Hier stellte sich die Frage, nach
welcher Methode vorgegangen werden soll. Im vorliegenden Fall wurde eine Bildeva­
luation nach ausgewählten Themen als Vorgehensweise gewählt. Die Spezialisten des
Landesmuseums bestimmen nicht allein die Auswahl der Bilder, vielmehr ist man bemüht, eine Art Abbild der Schweizerischen Pressefotografie zu erstellen. Viele der heutigen Originale werden in hundert Jahren nicht mehr zur Verfügung stehen. Dieses
Verfahren der Bewertung wird den Umfang des Archives kurzfristig nicht verringern,
aber es wird dem Anspruch gerecht, den der Bundesrat bei der Gründung des Nationalmuseums nannte: Es soll «das grosse Bilderbuch der Schweizergeschichte» werden.
Die Archivbestände des ASL werden für das 20. Jahrhundert sicher ein wichtiger Beitrag
dazu sein.
Contact: francois.decapitani@slm.admin.ch
Überlieferungsbildung bei knappen Ressourcen
Christian Casanova, Stadtarchiv Zürich
Als grösste Schweizer Stadt hat Zürich
eines der komplexesten Gemeinwesen
der Schweiz. Rund 24 000 städtische
Angestellte arbeiten in neun Departementen, die in 82 Dienstabteilungen und
Behörden gegliedert sind. Das Stadt­
archiv Zürich verfügt zurzeit nur über
1,2 Stellen im Bereich Vorarchiv, um
sämtliche städtischen Verwaltungseinheiten zu betreuen.
ckelt, um trotz der beschränkten Mittel
zu seriösen Bewertungsgrundlagen zu
gelangen, die eine nachvollziehbare
und konsistente Überlieferungsbildung gewährleisten.
Im Vergleich zu anderen schweizerischen Archiven ähnlicher Grössenordnung sind dies äusserst knappe per­
sonelle Ressourcen, mit denen das
Zürcher Stadtarchiv eines seiner wichtigsten Kerngeschäfte wahrnehmen
muss. Demzufolge hat es in den letzten
Jahren bewusst sehr pragmatische und
zielorientierte Lösungsansätze entwi-
Gesetzliche Grundlagen
Das Stadtarchiv kann sich auf ausgereifte Rechtsgrundlagen stützen, um
die vorarchivischen Anliegen und Ansprüche durchzusetzen. In Zürich ist
seit 2001 ein Archivreglement in Kraft1.
Wichtig betreffend vorarchivische Betreuung ist unter anderem Artikel 14,
der die Organe der Stadt Zürich verpflichtet, Aktenablagen vollständig,
verlässlich und abrufbar zu führen, so
dass sich Geschäftsvorgänge jederzeit
nachvollziehen lassen2. Weiter müssen
die Aktenbildner Registraturpläne und
Verzeichnisse zum Zweck der Erschlies­
sung ihrer Akten anlegen und pflegen3.
33
arbido 4 2009
Auch eine Anbietepflicht sowie, damit
zusammenhängend, das Verbot der
Vernichtung von Akten ohne Zustimmung des Stadtarchivs sind im Reglement verankert4. Von zentraler Bedeutung hinsichtlich Aktenbewertung ist
1 «Reglement der Stadt Zürich über die
Aktenablage und Archivierung (Stadtrats­
beschluss vom 24. Januar 2001)». Das
zürcherische Archivreglement basiert auf
dem «Archivgesetz des Kantons Zürich» vom
14. September 1995 und der «Archivverordnung des Kantons Zürich» vom 9. Dezember
1998. Sowohl für das Archivgesetz als auch
für die Archivverordnung sind seit 1. Oktober
2008 revidierte Fassungen in Kraft.
2 Art. 14, Archivreglement, StRB 123.
3 Art. 19, Archivreglement, StRB 123.
4 Vgl. dazu Art. 23 und 28, Archivreglement,
StRB 123.
schliesslich Artikel 38, der dem Stadtarchiv zugesteht, souverän und abschliessend über die Archivwürdigkeit
von Akten zu befinden5.
Die Diskrepanz zwischen den Vorschriften und der Realität vor Ort
Ein griffiges Archivreglement zu erlassen, ist das eine, die darin formulierten
Vorschriften umzusetzen, hingegen etwas ganz anderes. Im vorarchivischen
Alltag werden die Vertreter des StadtarDas Stadtarchiv kann sich auf ausgereifte Rechtsgrundlagen stützen, um die
vorarchivischen Anliegen und Ansprüche durchzusetzen.
chivs in der Regel mit einer – humorvoll
ausgedrückt – eher eigenwilligen Auffassung von Records Management konfrontiert. Anders formuliert befindet
sich ein Grossteil der Aktenablagen in
den Verwaltungseinheiten in mehr
oder weniger desolatem Zustand. In
der Regel werden keine Aktenpläne unterhalten, und einst zentral geführte
Ablagen wurden längst aufgelöst. Das
ist ein allgemeiner Trend, der bereits
Mitte der neunziger Jahre einsetzte und
ungebrochen anhält. Inzwischen sind
dezentrale «Hybridablagen» zur Regel
geworden, und Schriftgut, das nicht
mehr in Gebrauch ist, wird oftmals in
irgendeinem Unter- oder Dachgeschoss quasi «vorläufig entsorgt»,
meistens in ungeordneter Form. Dass
unter solchen Umständen die ISONorm 15489 «Terra incognita» ist, versteht sich von selbst. Dieses Fazit dürfte im Übrigen auch für einige andere
schweizerische
Verwaltungsgebilde
von vergleichbarer Grösse mehr oder
minder Geltung haben. Wären «chaotische Ablagen» die Ausnahme, so könnte leicht Abhilfe geschaffen werden.
Doch die Grösse der Zürcher Stadtverwaltung und die Tatsache, dass diese
Form der «Aktenführung» die Regel ist,
ergeben die eigentliche Herausforderung. Wie oben erwähnt, zählt die
Stadtverwaltung 82 Behörden und
Dienstabteilungen, die sich wiederum
in unzählige Unterabteilungen gliedern, mit je eigenen, dezentral geführten Aktenablagen. Selbst bei vorsichtiger Schätzung dürften in der Zürcher
Stadtverwaltung demnach mehr als
800 Verwaltungseinheiten Akten generieren.
Zur Zusammenarbeit mit den Organen
der Stadtverwaltung
Um die geschilderte Problematik anzugehen, ist angesichts der personellen
Ressourcen von 1,2 Stellen im Vorarchiv eine enge Zusammenarbeit mit
den Verwaltungseinheiten der Stadt
Zürich unumgänglich. Dreh- und Angelpunkt in dieser Beziehung ist der
Artikel 20 des bereits erwähnten Archivregelements mit der Überschrift
«Aktenablage: Verantwortung, Leitung». Im Artikel werden konkret alle
Organe der Stadt Zürich verpflichtet,
eine für die geordnete Aktenablage verantwortliche, qualifizierte Person zu
bezeichnen. Diese MitarbeiterInnen
sind die jeweiligen Ansprechpersonen
des Stadtarchivs und arbeiten eng mit
Doch die Grösse der Zürcher Stadtverwaltung und die Tatsache, dass diese
Form der «Aktenführung» die Regel ist,
ergeben die eigentliche Herausforderung.
5 Art. 38, Archivreglement, StRB 123.
6 Art. 20, Archivreglement, StRB 123.
7 Für Akten mit Personendaten beträgt die
Schutzfrist 80 Jahre (seit Abschluss der
Akten). Sachakten ohne schützenswerte
Personendaten sind in der Regel nach der
Übergabe an das Stadtarchiv einsehbar
(Schutzfrist 0 Jahre). Ausgenommen davon
sind Sachakten, bei denen ein öffentliches
Interesse vorhanden ist, das einer Einsichtnahme entgegensteht (Schutzfrist 1–30 Jahre). Vgl. dazu IDG, 170.4 (Gesetz über die
Information und den Datenschutz) resp.
§ 1 Ziff. 2 lit. b IDG u. § 23 IDG.
34
diesem zusammen6. Ende 2003 konnten diese AnsprechpartnerInnen unter
Einbezug der Leitung der neun Departemente Zürichs stadtweit bestimmt
werden. Anlässlich verschiedener Informationsveranstaltungen des Stadtarchivs wurden die Ablageverantwortlichen über ihre Aufgaben und Pflichten
informiert. Diese Ernennung und anschliessende Schulung von Ablageverantwortlichen hat die angestrebte enge
arbido 4 2009
Kooperation mit den städtischen Verwaltungseinheiten bereits erheblich
begünstigt.
Aktenspezifikationen als pragmatische
Lösung
Da das Stadtarchiv seit 2003 prinzipiell
keine ungeordneten Ablieferungen
mehr übernimmt, müssen die Abla­
geverantwortlichen der städtischen
Dienstabteilungen bei Aktenübernahmen gewissermassen rückwirkend rudimentäre Aktenpläne erstellen. Dies
geschieht mittels sogenannter «Aktenspezifikationen». Dabei erfassen die
Ablageverantwortlichen auf kategorialer Ebene, welche Art von Schriftgut
angeboten wird. Am wichtigsten sind
die Angaben zum Inhalt der Aktenkategorien. Diese Einzelheiten sind zentral für den Entscheidungsprozess rund
um eine allfällige Aktenübernahme.
Sie ermöglichen den wissenschaftlichen Fachkräften des Stadtarchivs, den
längerfristigen historischen Wert einer
Aktengattung zu beurteilen. Weiter ermitteln die Ablageverantwortlichen
den ungefähren Zeitraum, den die Aktenkategorien abdecken, sowie den
Umfang in Laufmetern. Überdies eruieren sie nach Möglichkeit, ob die Akten alphabetisch, numerisch, chronologisch, sachbezogen oder einem anderen Kriterium entsprechend angelegt
wurden. Wichtig für die Bewertung ist
weiter ein Übernahmevorschlag der
Verantwortlichen aus den Verwaltungseinheiten, da diese den Inhalt und die
Aussagekraft der eigenen Akten am
besten kennen und beurteilen können,
welche Aktenkategorien das eigentliche Kerngeschäft abbilden und demnach für die Langzeitarchivierung geeignet sind. Weiter klären die Dienstabteilungen, wie lange die Akten in der
Verwaltungseinheit in Gebrauch bleiben, um allfällige Rückforderungen
möglichst zu minimieren. Seit dem Inkrafttreten des Öffentlichkeitsprinzips
im Oktober 2008 muss unter Einbezug
des Rechtsdienstes zudem geklärt werden, wie lange die Akten nach Übernahme durch das Stadtarchiv gesperrt bleiben sollen7.
Vor- und Nachteile von Akten­
spezifikationen
Die Erfahrungen der letzten Jahre haben gezeigt, dass der eingeschlagene
Weg durchaus Vorteile bringt. Mit Sicherheit ist es ein sehr pragmatischer
Lösungsansatz, um Altbestände mit
vertretbarem Arbeitsaufwand aufzulösen. Zudem werden nur die historisch
relevanten Aktenkategorien übernommen respektive nur die Kerngeschäfte
der Aktenbildner langzeitarchiviert.
Die Anlage von Zwischenarchiven wird
also verhindert. Ein weiterer Vorteil dieses Lösungsansatzes liegt in der starken Einbindung der Ablageverantwortlichen in die Entscheidungsprozesse.
Das wirkt in der Regel motivierend auf
die betroffenen Aktenbildner und führt
darüber hinaus zu einer Sensibilisierung der Verantwortlichen gegenüber
anstehenden Arbeiten im Bereich «Records Management». Selbstverständlich sind mit dem geschilderten Vorgehen auch Nachteile verbunden. Bei allem Verhandlungsgeschick muss das
Stadtarchiv mit teils sehr langen Bearbeitungszeiten rechnen, bis erste ReWeiter ermitteln die Ablageverantwortlichen den ungefähren Zeitraum, den
die Aktenkategorien abdecken, sowie
den Umfang in Laufmetern.
sultate vorliegen, da die Arbeiten in der
Regel nicht prioritär behandelt werden.
Das ist nachvollziehbar und verständlich angesichts der zunehmenden Arbeitsbelastung in vielen Bereichen der
Stadtverwaltung. So gehen Ablageverantwortliche nach den ersten Besprechungen immer mal wieder quasi auf
«Tauchstation». Daher ist eine strikte
und sorgfältige «Fallführung» mit ausführlichen Aktennotizen unerlässlich,
um die Kontaktpersonen zu gegebenem Zeitpunkt an ihre Pflichten und
die vereinbarten Arbeitsschritte erinnern zu können. Ein weiterer Nachteil
der Delegation der Faktenerhebung an
die Ablageverantwortlichen hängt mit
der oftmals schwierigen amtsinternen
Situation zusammen. Viele Ablageverantwortliche leiden wegen ihrer hierarchisch bedingten Position unter mangelndem
Durchsetzungsvermögen.
Zudem wurden wohl die meisten «contre coeur» mit dieser Aufgabe betraut.
Verschärfend wirkt der Umstand, dass
von Seiten der Führungsebene oft die
nötige Unterstützung fehlt. Hier ist
35
stadtweit noch einiges an Sensibilisierungsarbeit zu leisten. Nichtsdestotrotz konnte das 2003 gesteckte Ziel,
Die Erfahrungen der letzten Jahre haben
gezeigt, dass der eingeschlagene Weg
durchaus Vorteile bringt.
keine ungeordneten Aktenübernahmen mehr zu tätigen, grösstenteils eingehalten werden. Aus den meisten der
erstellten Aktenspezifikationen wurden nach der Aktenübernahme längerfristige Vereinbarungen abgeleitet. Darin wird festgelegt, welche Aktenkategorien künftig vom Stadtarchiv übernommen werden. Weiter werden in den
Vereinbarungen die Art der Aufbereitung der Akten, der Abgaberhythmus
und eine allfällige Neubewertung der
Aktenkategorien geregelt.
Zur Bewertung als archivische
Kernkompetenz
Die knappen personellen Ressourcen
im vorarchivischen Bereich haben dem
Stadtarchiv trotz all der damit verbundenen Schwierigkeiten in den vergangenen Jahren nicht nur Nachteile eingebracht. Bekanntlich macht Not erfinderisch und zwingt zu zielorientierten,
pragmatischen Strategien und Handlungsweisen. Mit der systematischen
und intensiven Einbindung der aktengenerierenden Organe der Stadt Zürich
in die Erarbeitung der Grundlagen für
Bewertungsprozesse entstand ein dichtes Netz von gewinnbringenden Kontakten innerhalb der Stadtverwaltung.
Das bedeutsamste positive Resultat der
geschilderten Notlage liegt aber wohl in
der Tatsache, dass das Stadtarchiv Zürich in den letzten Jahren seinen eigenen Maximen strikt treu geblieben ist.
Die wichtigste davon ist der Grundsatz,
bei der archivischen Bewertungspolitik
bewusst «Mut zur Lücke» aufzubringen, ganz im Sinne der ebenfalls in
Bern abgehaltenen Fachtagung vom
Bekanntlich macht Not erfinderisch und
zwingt zu zielorientierten, pragmatischen Strategien und Handlungsweisen.
16. Oktober 2003.8 Weiter gilt es, sich
vor Augen zu halten, dass weniger oft
mehr ist. Für die Forschung ist eine bereits unmittelbar nach der Entstehung
von Akten vorgenommene rigide Beschränkung auf das Wesentliche von
grösserem Nutzen als eine allzu vor-
8 Vgl. dazu Kellerhals, Andreas u. Robert
Kretzschmar, Mut zur Lücke – Zugriff auf das
Wesentliche. Die Diskussion über die
archivische Bewertung geht weiter. In: Der
Archivar. Mitteilungsblatt für deutsches
Archivwesen 57 (2004), Heft 1, S. 69–70.
ABSTRACT
L’archivage en situation de ressources limitées
Actuellement, les Archives de la Ville de Zurich disposent de 1,2 poste de conseillers
pour le préarchivage auprès des services d’une des plus grandes administrations publiques de la Suisse. En raison de cette faiblesse extrême de ressources humaines,
l’institution a dû développer des solutions pragmatiques et directement conditionnées
par les objectifs visés en matière d’évaluation. Au moyen de «spécifications», les répondants des offices produisent les préliminaires de l’évaluation archivistique en vue
des versements. Les Archives de la Ville attachent beaucoup d’importance à ce que les
répondants des offices proposent eux-mêmes leurs documents pour un archivage définitif, parce que ce sont eux qui connaissent le mieux le contenu et la valeur de leurs
archives. La participation active des producteurs d’archives permet donc d’effectuer
l’archivage avec un investissement humain raisonnable. La plupart des «spécifications»
aident à la conclusion de conventions entre les offices et les Archives qui assurent à
long terme l’archivage des documents créés par les services de la Ville dans le cadre de
leurs activités courantes. Ainsi l’équilibre entre la masse et la qualité des documents
archivés est-elle préservée.
arbido 4 2009
sichtige Übernahmestrategie. In diesem Zusammenhang bemerkt Josef
Zwicker zu Recht, dass Archivare – er
bezeichnet sie auch als «professionelle
Vernichter»9 – gehalten sind, ein sinnvolles Verhältnis herzustellen zwischen
Menge und Qualität. Mit anderen Worten kann es nicht angehen, dass staatliche Archive bedingt durch unreflektierte Sammeltätigkeit – um nicht zu
sagen Sammelwut – den Nachfolgegenerationen ganze «Aktengebirge» hin-
9 Zwicker, Josef, Erlaubnis zum Vernichten. Die
Kehrseite des Archivierens. In: arbido 19
(2004), Heft 7–8, S. 18–21.
terlassen, so dass selbst die versiertesten Forscher eines Tages den Wald vor
lauter Bäumen nicht mehr sehen. AbAbschliessend ist zu bemerken, dass
vernünftige Bewertungsstrategien auch
nie den Anspruch erheben dürfen, zukünftige Fragestellungen in die Gegenwart mit einzubeziehen.
schliessend ist zu bemerken, dass vernünftige Bewertungsstrategien auch
nie den Anspruch erheben dürfen, zukünftige Fragestellungen in die Gegenwart mit einzubeziehen. Dazu fehlt allen die sprichwörtliche «Glaskugel»,
welche diese «Schau» eröffnen könnte.
Weder Archivare noch Historiker vermögen es, sich an den eigenen Haaren
aus dem «Sumpf der Zeitgeschichte»
herauszuziehen, da sie immer auch
eingebunden in die gegenwärtigen politischen, gesellschaftlichen und kulturellen Prozesse sind. Das auf die Zukunft gerichtete Erkenntnisvermögen
ist daher auch für sehr erfahrene Archivare äusserst beschränkt. Das mag eine
Binsenweisheit sein. Gerade diese Einsicht ist aber wesentlich für die Einschätzung der eigenen Fähigkeiten und
Grenzen bezüglich der Bewertung als
archivische Kernaufgabe.
Kontakt: christian.casanova@zuerich.ch
Alltagsbewertung und gezielte Überlieferungsbildung
Die Problemstellung
Im Zusammenhang mit Überlieferungsbildung kann man paradox sagen: Was man (physisch) in der Hand
hat, hat man (strategisch) nicht mehr
in der Hand. Denn: Auf abgeschlossene
Unterlagen, die dem Archiv angeboten
werden, können wir weder in Hinblick
auf Form noch in Hinblick auf Inhalt
einwirken. Überflüssiges kann aussortiert, Fehlendes aber nicht unbedingt
ergänzt werden, zum Beispiel dort, wo
Metadaten abhandengekommen sind.
Bildlich gesprochen: Wer dort steht, wo
Unterlagen in das Archiv einmünden,
hat die zukünftige Überlieferung so wenig in der Hand, wie die Bevölkerung
der Niederlanden die Qualität des
Rheinwassers in der Hand hat.
Es empfiehlt sich also, mit der archivischen Bewertung an der Quelle
anzusetzen, also dort präsent zu sein,
wo Unterlagen entstehen. Die prospektive Bewertung, die Archivwürdigkeit
von Unterlagen im Vorhinein anhand
von Ordnungssystemen bestimmt, hat
im Bundesarchiv strategische Priorität,
so wie sie auch andernorts zum bevorzugten Ansatz in der Bewertung avanciert ist. Das Bundesarchiv hat sich das
Ziel gesetzt, die prospektive Bewertung
in den nächsten zwei Jahren flächendeckend auszubauen. Damit ist eine
grundlegende Voraussetzung geschaffen, um auf die Zukunft der Überlieferungsbildung handfesten Einfluss zu
nehmen.
Wir müssen aber noch weiter gehen, denn prospektive Bewertung ist
zwar eine grosse Chance, aber kein
Universalrezept für Überlieferungsbildung. Um bei dem Bild vom Fluss zu
bleiben: Vom Ursprung des Rheins in
den Schweizer Alpen bis zum RheinMaas-Delta ist es ein weiter Weg (etwa
1320 Kilometer, je nachdem, wie man
misst). Dazwischen liegen Wasserfälle,
36
arbido 4 2009
Miriam Shergold, Schweizerisches
Bundesarchiv
Die Zukunft in den Händen zu halten,
kann auf verschiedene Weise verstanden
werden. Mit dem Material, das ihrer Institution übergeben wird, halten Archivarinnen und Archivare zukünftige Überlieferung in den Händen. Etwas in der
Hand zu haben, bedeutet aber auch, Einfluss zu nehmen, Kontrolle auszuüben,
Entscheidungen zu treffen.
Stromschnellen, ja sogar Urwald. Zwischen prospektiver Bewertung und
dem Transfer von Unterlagen ins Archiv erstrecken sich Jahre, vielleicht
Jahrzehnte. Dazwischen liegt die Aktenführung. Für uns ergibt sich eine
ebenso schlichte wie wichtige Frage:
Wie können wir sicherstellen, dass
Das Bundesarchiv hat sich das Ziel gesetzt, die prospektive Bewertung in den
nächsten zwei Jahren flächendeckend
auszubauen.
dort, wo per Ordnungssystem «Archivieren» draufsteht, am Ende auch archivwürdiges Material drin ist? Archivwürdiges Material, das ganze archivwürdige Material und – idealerweise –
nichts als archivwürdiges Material?
GEVER
Gezielte Überlieferungsbildung im
Bundesarchiv stützt sich auf verschiedene Elemente. Wie bereits erwähnt,
setzen wir zum einen auf prospektive
Bewertung, die bis Ende 2011 in der
Bundesverwaltung
flächendeckend
umgesetzt werden soll. Dass dieser
Zeitraum dem des GEVER-Programm
Bund zur Umstellung der gesamten
Bundesverwaltung auf elektronische
Geschäftsverwaltungssysteme
entspricht, ist kein Zufall. Für eine gezielte Überlieferungsbildung ist der Nexus
von archivischer Bewertung und
Schriftgutverwaltung von höchstem Interesse, denn Bewertung hat keine fassbaren Unterlagen zum Gegenstand,
sondern geschieht auf der Grundlage
von Ordnungssystemen, anhand deren
zukünftig produzierte Unterlagen abgelegt werden (sollen).
GEVER bedeutet weit mehr, als
dass Unterlagen künftig in elektronischer Form auftreten. Mit dem GEVERProgramm Bund ist ein Instrument
geschaffen worden, um einen effizienten und rechtskonformen Umgang mit
Unterlagen zu bewirken. An Geschäftsabläufen orientiert, fördert es die systematische Aufzeichnung der Geschäftstätigkeit durch die strukturierte Ablage
von Akten und Dokumenten und erlaubt eine verbesserte Ablaufsteuerung
sowie Geschäftskontrolle1. Die rationale Ablage von Unterlagen ist Voraussetzung dafür, dass der Wert von Unterlagen auf der Stufe Rubrik beurteilt werden kann, wie es im Bundesarchiv
Standard ist.
geht, wollen wir nichts ändern. Aber
wir möchten einen solchen Minimalstandard ermitteln und ihn für Schriftgutverwaltung und Überlieferungsbildung nutzbar machen. Aus dieser
Überlegung entsprang der Gedanke
der Alltagsbewertung. Alltagsbewertung ist keine archivische Bewertung
und soll diese keineswegs ersetzen. Sie
spielt eine komplementäre Rolle, inDossiers können sehr verschieden umfangreich sein, von der barocken Maximaldokumentation bis zur willkürlichen
Fraktaldokumentation variieren.
dem sie bereits im Prozess der Unterlagenproduktion ein Verständnis dafür
entwickelt, welches Material (mindestens) in ein Dossier gehört. Ein reflektierter Mindeststandard beugt zum einen Lücken vor, zum anderen eröffnet
er Möglichkeiten, Dossiers langfristig
auf das Wesentliche zu reduzieren.
Dies wiederum ermöglicht mehr Übersichtlichkeit und weniger zusätzliche
Archivmasse.
Schwierigkeiten
Gerade weil die Bewertung nicht auf die
Ebene der Dossiers herabreicht, ist es
von uns von Interesse, was deren Inhalt
ausmacht. Dossiers zu archivieren, die
aussagekräftig sind, da sie weder Lücken aufweisen noch ausufern – das
wäre ein Schritt in Richtung des heiligen Grals der Überlieferungsbildung,
der feinen Balance des «so viel wie nötig, so wenig wie möglich». Dossiers
können sehr verschieden umfangreich
sein, von der barocken Maximaldokumentation bis zur willkürlichen Fraktaldokumentation variieren. Zwischen
diesen Extremen befinden sich die Bearbeitungsdokumentation und die
Kernunterlagen, die die minimal notwendige Dokumentation eines Geschäfts darstellen.
Daran, dass Aktenproduzenten aus
praktischen Gründen in der Bearbeitungsdokumentation auch solches Material ablegen, das über den Minimalstandard der Kernunterlagen hinaus-
Typisierung von Verfahrensabläufen
aus rechtlicher Perspektive
Um zu untersuchen, ob und wie diese
Vision innerhalb der Bundesverwaltung verwirklicht werden kann, haben
wir das Kompetenzzentrum Public Management (KPM) der Universität Bern
beauftragt, eine Studie zur «Typisierung von Verfahrensabläufen aus
rechtlicher Perspektive» durchzuführen. Hier werden Möglichkeiten untersucht, mit Hilfe einer prozessorientierten Definition bestimmter Verwaltungsverfahren («Typisierung») zu ermitteln, welche der in diesen Verfahren
anfallenden Unterlagen aufbewahrt
werden müssen, um die Mindestanforderungen an eine rechtsgenügende
Dokumentation zu erfüllen. Ziel ist es,
ein praxistaugliches Instrument («Entscheidmodell») zu entwickeln, mit dem
die notwendigen Unterlagen identifiziert werden können. Um Praxistauglichkeit zu gewährleisten, ist es wichtig,
das Projekt in enger Zusammenarbeit
mit den aktenführenden Stellen in der
Bundesverwaltung
durchzuführen.
Dass sich das Bundesamt für Landwirtschaft, das Bundesamt für Verkehr und
37
arbido 4 2009
das Bundesamt für Migration als Projektpartner haben gewinnen lassen,
schätzen wir daher sehr.
Wie der Titel des Projektes schon
sagt, setzt die im Entstehen begriffene
Studie bei den Abläufen in der Verwaltung an und orientiert sich ausdrücklich an den rein rechtlichen Anforderungen. Dass dieser Ansatz als viel versprechend für eine Alltagsbewertung eingeschätzt wird, gründet auf der Prämisse,
dass sich Leistungsprozesse in der Verwaltung aus einzelnen Handlungen
zusammensetzen, welche sich nach bestimmten rechtlich relevanten Merkmalen gliedern und in typisierte Handlungsformen fassen lassen. Beispiele
von Handlungsformen sind die Verfügung oder der verwaltungsrechtliche
Vertrag1. Sie bilden das Ergebnis eines
standardisierbaren, in Teilprozesse
gliederbaren Verwaltungsablaufs, als
dessen Produkte Unterlagen entstehen.
Die Dienststellen der Bundesverwaltung verfügen über einen hohen
Grad an Autonomie darin, wie sie ihre
Aufgabenerfüllung organisieren. Da
das in der Studie angestrebte EntUm Praxistauglichkeit zu gewährleisten, ist es wichtig, das Projekt in enger
Zusammenarbeit mit den aktenführenden Stellen in der Bundesverwaltung
durchzuführen.
scheidmodell eine generische, von den
Dienststellen auf ihre Verhältnisse anpassbare Grundlage für die Ermittlung
einer Minimaldokumentation darstellen soll, bietet die Orientierung an
Grundformen von Handlungen und
Prozessen klare Vorteile. Zusammen
mit den rechtlichen Mindestanforderungen an die Dokumentation dienen
sie dazu, die Relevanz von Unterlagen
fassbar zu machen.
Weiteres Vorgehen
Gegenwärtig – das Projekt ist noch
mehrere Monate und sicherlich auch
weitere Lernerfahrungen von seinem
Abschluss entfernt – wird im Ent-
1http://www.bar.admin.ch/themen/00697/
index.html?lang=de
scheidmodell ein mehrstufiger Vorgang anvisiert, bei dem zunächst die
Bedeutung der übergeordneten Aufgabe beurteilt und dann die Bedeutung
des Prozesses innerhalb der Wahrnehmung dieser Aufgabe eingestuft wird.
Gegenstand der dritten und letzten Bewertungsstufe sollten zunächst die einzelnen Unterlagen darstellen. Die Diskussion mit den an der Studie teilnehmenden Aktenproduzenten ergeben,
dass dieses Vorgehen mit zu hohem
Aufwand und individuellem Ermessen
verbunden ist und auch hier Bedarf besteht, zusammenzufassen und zu standardisieren. Aus diesem Grund richtet
sich das Augenmerk nun auf Teilprozesse als übergeordnete Einheit der
Unterlagenproduktion, was auch dem
zunehmenden Interesse an Prozessmodellierung in der Bundesverwaltung
entspricht.
Der durch das Entscheidmodell ermöglichte Beurteilungsvorgang stützt
sich, je nach Stufe, auf verschiedene
Kriterien. Für die Stufe «Aufgabe» werden verfassungsrechtliche Gesichtspunkte herangezogen (z.B. systempolitische Relevanz, rechtsstaatliche Relevanz), für Prozesse jene der Aufsicht
Das Bundesarchiv betritt mit seinem
Projekt Neuland, auf das auch einige
andere Archive Kurs zu nehmen scheinen.
der Bundesversammlung und des Bundesrates über die Bundesverwaltung
(z.B. Rechtmässigkeit, Wirksamkeit)
gemäss Parlaments- sowie Regierungsund Verwaltungsorganisationsgesetz.
Als Beitrag zu der Studie hat das
Bundesarchiv eine Umfrage bei den
schweizerischen Staatsarchiven und
anderen Nationalarchiven durchgeführt, um in Erfahrung zu bringen, ob
andernorts Überlegungen in die gleiche Richtung angestellt worden sind
oder bereits praktische Erfahrungen
vorliegen. Den achtzehn teilnehmenden Archiven sei an dieser Stelle noch
2 Vgl. Botschaft zum Bundesgesetz über die
Archivierung, Art, 7.
38
einmal herzlich für die ausführlichen
und hilfreichen Antworten gedankt.
Ihre Auswertung offenbart eine ausgesprochen heterogene Landschaft. Das
Bundesarchiv betritt mit seinem Projekt Neuland, auf das auch einige andere Archive Kurs zu nehmen scheinen.
Funktionstüchtige Instrumente oder
praktische Erfahrungen liegen jedoch
nicht vor, weshalb die Erarbeitung am
Entscheidmodell als Pionierleistung
bezeichnet werden kann.
Unser Ansatz stiess aber auch auf
Skepsis. Die geäusserten Bedenken bezogen sich insbesondere auf die
Schwierigkeit, die Typisierung von Vorgängen mit einer sich ständig wandelnden Verwaltungsorganisation zu vereinbaren und dem Informationswert
von Unterlagen die gebührende Aufmerksamkeit zu schenken. In der Tat
ist es zu erwarten, dass die Typisierung
nicht für sämtliche Vorgänge einer
Dienststelle sinnvoll sein wird, wohl
aber für massenhaft auftretende Verfahren, insbesondere dann, wenn es
um justiziable Handlungen geht. Hier
vermag eine prozessorientierte Typisierung und Beurteilung dazu beizutragen, bei der Dokumentation mehr Klarheit zu schaffen, wichtige Unterlagen
von Anfang an mit besonderer Sorgfalt
zu behandeln und sie, wenn die technischen Voraussetzungen bestehen, für
die Archivierung auszulesen.
Ziel des Projekts
Was den Informationswert betrifft: Die
Studie wurde bewusst in Auftrag gegeben, um juristische Expertise einzubringen, und konzentriert sich ausdrücklich auf eine Typisierung aus
rechtlicher Perspektive. Diese Wahl
bietet sich insofern an, als dass hier einige gesetzlich verankerte Vorgaben
bestehen, die die Herleitung von prospektiv anwendbaren Kriterien erlauben. Gemäss dem Bewertungskonzept
des Bundesarchivs fungiert die rechtlich-administrative Bedeutung von Unterlagen im Verhältnis zu deren Informationswert als primus inter pares. Sie
dient als erster Filter. Wie viel zusätzlich noch überliefert werden muss, damit die historisch-sozialwissenschaftliche Forschung über ausreichend Quellen verfügen kann, ist noch zu klären.
Tatsache ist sicher, dass die Verwaltung
sich zu Recht nicht in erster Linie als
arbido 4 2009
Quellenproduzent versteht. Kann der
erste Filter mittels Typisierung und
Entscheidmodell innerhalb der täglichen Dossierführung reflektiert werden, ist dies bereits ein Beitrag, Überlieferungsbildung zu verfeinern. Jedoch wird der Informationswert dadurch keineswegs nebensächlich; alle
Unterlagen, die im rechtlich-administTatsache ist sicher, dass die Verwaltung
sich zu Recht nicht in erster Linie als
Quellenproduzent versteht.
rativen Filter nicht ausgelesen wurden,
werden noch einmal auf ihn hin überprüft2. Gerade im Bereich der massenhaft auftretenden Vorgänge ist es
durchaus denkbar, dem derzeit auf
rechtliche Kriterien ausgerichteten
Vorgehen ein historisch-wissenschaftliches Pendant zur Seite zu stellen. Zunächst einmal wollen wir uns jedoch
vergewissern, dass die «Alltagsbewertung» zumindest im Sinne der rechtlichen Anforderungen praktisch durchführbar ist und für die Verwaltung in
ihrer Haupttätigkeit sowie dann für beide Partner in der Überlieferungsbildung – die aktenbildenden Stellen und
das Bundesarchiv – Nutzen bringt.
Damit ist ein weiterer wichtiger
Grundsatz der Bewertung im Bundesarchiv angesprochen: Wie das Bundesgesetz über die Archivierung, dessen
zehnjähriges Bestehen wir in diesem
Jahr feiern, vorsieht, begreifen wir die
Auswahl archivwürdiger Unterlagen
als Aufgabe, deren wir uns in enger Zusammenarbeit mit den aktenproduzierenden Stellen annehmen. Dazu gehört, die einzigartige Expertise dieser
Stellen anzuerkennen und ihre – gesetzliche und ethisch-politische – Verantwortung für die Überlieferungsbildung einzufordern. Dabei sind wir uns
jedoch bewusst, dass es an uns ist, den
Nutzen des damit verbundenen Aufwandes zu maximieren, im Heute wie
im Morgen. Das beschriebene Projekt,
das massgeblich von den teilnehmenden Bundesämtern unterstützt wird,
verdeutlicht den möglichen beiderseitigen Gewinn.
Sobald die Entwicklung des Entscheidmodells als Prototyp abgeschlossen ist, wird es anhand von ausgewähl-
ten Prozessen bei den teilnehmenden
Bundesämtern einem Praxistest unterzogen werden. Ein validiertes Instrument soll Ende Oktober dieses Jahres
vorliegen. Am Anfang des Projektes
stand, wie schon erwähnt, die Vision
der Alltagsbewertung. Dazu, sie zur
Realität zu machen, gehört viel, zum
Beispiel, um eine Auslese von Kernunterlagen durch entsprechende Metadaten möglich zu machen, oder den Unterlagenproduzenten eine Schriftgutverwaltung näherzubringen, die sich
an Prozessen orientiert. Aber wie heisst
es bei Friedrich Dürrenmatt? Man darf
nie aufhören, sich die Welt vorzustellen, wie sie am vernünftigsten wäre.
ABSTRACT
Le tri des documents au quotidien et une politique d’acquisition ciblée des archives
Une évaluation des archives qui ne ferait que réagir à la production documentaire re­
viendrait à ne pas tirer profit du potentiel précieux qu’offre le records management en
terme de politique d’acquisition et de support rationnel.
Pour cette raison, les Archives fédérales suisses (AFS) misent sur l’évaluation prospective de l’ensemble des archives courantes. Elles cherchent à assurer que les dossiers
destinés à un archivage définitif comportent un contenu significatif. Significatif dans le
sens où ils ne doivent être ni lacunaires ni contenir trop de documents sans importance
en terme de traçabilité de l’affaire traitée dans le dossier. A cette fin, les AFS ont initié
le projet «types des procédures administratives selon les aspects juridiques». Celui-ci
est en cours de réalisation par le Kompetenzzentrum Public Management (KPM) de
l’Université de Berne avec la participation des AFS et de plusieurs offices de la Confédération. L’objectif du projet est de permettre aux producteurs d’arriver à identifier les
documents qui doivent obligatoirement entrer dans le dossier pour en garantir la fonc­
tion probatoire. De cette manière, on peut encourager une prise de conscience sur le
besoin de traçabilité des archives tout en contrôlant le volume des archives définitives
nouvellement versées.
Kontakt: miriam.shergold@bar.admin.ch
Autour des calendriers de conservation.
Reflets genevois
Anouk Dunant, Lorraine Filippozzi,
Jean-Daniel Zeller
Issu du regard croisé du producteur
d’archives et de l’archiviste, le calendrier de conservation (ou tableau de
gestion dans la terminologie française)
est au cœur de toute démarche de
­normalisation des procédures d’archivage:
– outil contractuel validé par les deux
parties, il est la base des relations
entre le producteur d’archives et l’archiviste;
– outil de dialogue, il permet à l’archiviste et au producteur d’archives de
parler le même langage;
– outil de gestion prévisionnelle du
cycle de vie des documents, il simpli-
fie et rationalise la gestion des archives courantes, intermédiaires et
définitives, et permet d’évaluer les
besoins en espace d’archivage à court,
moyen et long terme;
– outil d’organisation et de normalisation, il accompagne les procédures
d’élimination et de versement définies dans une charte d’archivage;
– outil au service de la transparence, il
précise les responsabilités de chaque
service dans la conservation des dossiers (sélection des doublons);
– outil de sélection des archives, il précise et motive le traitement final à
appliquer à chaque document (élimination, tri, conservation).
Abrégé d’archivistique, 2004, Association des archivistes français (p. 67)
Courrier des lecteurs
39
arbido 4 2009
Dans la pratique, cet instrument peut
prendre des formes variées en fonction
des besoins. L’évolution de cet instrument pour le traitement des archives
contemporaines a conduit le Forum
des archivistes genevois (le 28 novembre 2008) à confronter diverses
expériences récentes sur ce sujet,
confrontation dont les contributions
rassemblées dans ce dossier donnent
une synthèse.
Contact: anouk.dunant-gonzenbach@etat.ge.ch
lorraine.filippozzi@hesge.ch
jean-daniel.zeller@hcuge.ch
e-mail: gilliozs@bluewin.ch
Zum Bewertungsinstrument
des «Calendrier de conservation»
Anouk Dunant, Lorraine Filippozzi,
Jean-Daniel Zeller
Entstanden unter dem Blickwinkel sowohl des Aktenbildners als auch des
Archivars stellt der «Calendrier de conservation» (franz. auch «tableau de gestion», engl. «Retention schedule», dt.
auch «Fristenkatalog») das Kernstück
aller Bemühungen um die Standardisierung des Archivierungsprozesses dar:
Laut dem Abrégé d’archivistique,
hg. von der Association des archivistes
français, Paris 2004, p. 67, ist der «Calendrier de conservation»:
– ein gemeinsam erarbeitetes Instrument der Zusammenarbeit zwischen
Aktenbildner und Archivar;
– eine Diskussionsgrundlage, welche
es beiden Seiten erlaubt, eine gemeinsame Sprache zu finden;
– ein Prospektivinstrument für die Verwaltung während des ganzen Lebenszyklus der Dokumente, welches die
Verwaltung in der laufenden Aktenführung, in den Zwischenarchiven
und im Endarchiv vereinfacht und
rationalisiert und die kurz-, mittelund langfristige Planung des Magazinraums ermöglicht;
– ein Instrument zur Organisation und
Standardisierung des Bewertungsprozesses und der Kassation («Archivierungskonzept» oder «Archivierungsmodell»);
– ein Instrument zur Herstellung von
Transparenz, indem es die Verantwortlichkeiten aller Dienststellen
festhält;
– ein Instrument zur Festlegung des
Umgangs mit allen Dokumenten, indem es festhält, welche Dokumente
befristet oder dauernd aufzubewahren sind und welche kassiert werden
können.
In der Praxis kann der «Calendrier de
conservation» entsprechend den spezifischen Bedürfnissen unterschiedlich
ausgestaltet werden. Anlässlich der
Veranstaltung des «Forum des archivistes, Genève» vom 28. November 2008
sind die bisherigen Erfahrungen und
Entwicklungen, welche in den Archiven von Genf mit diesem Instrument
gemacht worden sind, zur Diskussion
gestellt worden. Die nachfolgenden Artikel sind die Zusammenfassungen der
im «Forum» gehaltenen Referate.
Kontakt: anouk.dunant-gonzenbach@etat.ge.ch
lorraine.filippozzi@hesge.ch
jean-daniel.zeller@hcuge.ch
Le recueil des durées de conservation des documents
de gestion de l’administration cantonale genevoise
Anouk Dunant,
Archives d’Etat de Genève
Le recueil des durées de conservation
des documents de gestion de l’administration cantonale genevoise est issu d’un
travail de collaboration entre les Archives
d’Etat et les archivistes des départements de l’administration et des établissements publics genevois, travail ayant
eu lieu au sein du groupe de coordination de l’archivage. Il a été établi à l’intention des archivistes des institutions
publiques genevoises.
Le groupe de coordination de l’archivage
La création du groupe de coordination
de l’archivage de l’administration cantonale genevoise découle de la mise en
application de la loi sur les archives publiques entrée en vigueur en 2001, de
son règlement d’application et de la loi
sur l’information au public et l’accès
aux document (LIPAD), ainsi que de la
création de postes d’archivistes de département pour les départements qui
n’en étaient pas encore pourvus. Selon
son cahier des charges, le groupe est
40
arbido 4 2009
constitué en vue d’assurer la mise en œuvre
coordonnée de la loi sur les archives publiques et des autres législations ayant une
incidence sur l’archivage au sein de toutes
les institutions publiques concernées. Il est
le seul groupement d’archivistes réglementairement reconnu et habilité à
proposer des directives, des projets ou
des rapports valables pour l’ensemble
des institutions publiques concernées.
Ce groupe est composé des archivistes
des Archives d’Etat, des archivistes des
institutions publiques, à raison d’un
par entité (à savoir les archivistes de
département, l’archiviste de l’Hôpital
cantonal, l’archiviste de la Fédération
d’aide et de soins à domicile, l’archiviste
des Services industriels, l’archiviste de
l’Hospice général, un archiviste de la
ville de Genève et un archiviste communal désigné par l’Association des communes genevoises). Ce groupe a notamment pour mission d’élaborer les
conseils et directives techniques utiles
à la mise en œuvre des procédures et
mesures d’organisation nécessaires en
matière d’archivage et de gestion des
documents, ainsi que d’assurer une
bonne coordination des directives à
édicter et des mesures d’organisation à
prendre en matière d’archivage et de
gestion des documents valables pour
l’ensemble des institutions publiques
concernées. Les membres du groupe
sont chargés de mettre en œuvre dans
leurs institutions respectives les
conseils et directives élaborés en commun. Le groupe se réunit tous les deux
mois environ et est présidé par l’archiviste d’Etat. Les documents élaborés
dans le cadre du groupe de coordination – dans l’objectif d’assurer la concertation entre les Archives d’Etat et les
archivistes des institutions publiques
– sont validés par les Archives d’Etat,
qui les mettent à disposition sur leur
site internet. Ce groupe de coordination
est un outil extraordinaire pour la communication et la coordination de l’archivage au niveau cantonal.
minables, dans lesquelles on se contenterait d’identifier les documents qui
peuvent être éliminés sans pour autant
régir leur cheminement de la création
jusqu’à la destruction ou la conservation. Le recueil, élaboré par un groupe
de travail, a été validé par le groupe de
coordination et les Archives d’Etat en
janvier 2005.
Les objectifs du recueil des durées de
conservation des documents de
gestion
Ce recueil a pour objectif d’uniformiser
les pratiques en ce qui concerne le traitement des documents de gestion, qui
se retrouvent en général dans tous les
départements; de systématiser la
Ce groupe de coordination est un outil
extraordinaire pour la communication
et la coordination de l’archivage au niveau cantonal.
conservation et l’élimination de ces documents; de structurer le classement
des documents actifs, semi-actifs et
inactifs et d’assurer la protection des
documents ayant une valeur historique,
administrative ou légale. Il repose sur
une liste de documents, séries ou séries
de dossiers commune à tous les services, qui se veut la plus exhaustive possible.
L’élaboration d’un calendrier de
conservation commun
Le groupe de coordination a estimé nécessaire en mars 2003 d’établir un calendrier de conservation commun aux
départements et aux établissements publics. L’idée était de doter l’administration cantonale et les établissements de
droit public d’un instrument de gestion
entièrement intégré au processus administratif. En effet, un calendrier de
conservation permet de diffuser les
règles de conservation, de les appliquer,
de les faire approuver et d’en assurer le
contrôle, le maintien et la tenue à jour.
L’archiviste fixe ainsi la durée de conservation, le cheminement et le traitement
des archives depuis leur création
jusqu’à leur élimination ou leur versement aux Archives d’Etat. L’objectif
était donc bien plus ambitieux que de
produire des listes d’épuration ou d’éli-
Ce recueil a été établi comme un guide
visant à aider les archivistes des institutions, qui ont pour tâche d’élaborer les
plans de classement et calendriers de
conservation déterminant pour chaque
type de dossier ou chaque série de documents la durée d’utilité administrative et
juridique (règlement d’application de la
loi sur les archives publiques, art. 7).
Chaque archiviste de département ou
d’établissement public est ensuite responsable d’élaborer les calendriers de
conservation pour les documents de
gestion spécifiques à chaque service
ainsi que pour les documents d’opération. Ces calendriers supplémentaires
de conservation doivent ensuite être
approuvés par les Archives d’Etat en ce
qui concerne le sort final des documents. Il est à noter que les plans de
classement sont également validés par
les Archives d’Etat.
41
arbido 4 2009
Composition du recueil
Les règles de conservation des documents de gestion découlent des onze
fonctions suivantes: gestion administrative et organisationnelle; gestion des
ressources immobilières; gestion des
ressources matérielles et informatiques; gestion des ressources info­
rmationnelles; fonctions législatives
et juridiques; gestion des ressources
financières; gestion des ressources
humaines; fonctions décisionnelles/
­
relations internes au département;
fonctions relations externes; fonctions
communication et relations publiques
et fonction transmission.
Des sous-chapitres structurent ces catégories; les règles sont présentées selon un ordre numérique séquentiel. Ce
recueil propose donc un modèle de
structuration des catégories selon une
hiérarchie interne, que chaque archiviste d’institution est libre d’adapter.
Néanmoins, les numéros de règles doivent être conservés dans les calendriers
de conservation des différents services
et institutions.
Chaque règle de conservation se présente ainsi: Tout d’abord un numéro de
règle est attribué à chaque type de doChaque archiviste de département ou
d’établissement public est ensuite responsable d’élaborer les calendriers de
conservation pour les documents de
gestion spécifiques à chaque service
ainsi que pour les documents d’opération.
cument, dossier ou série de dossiers.
Puis chaque type de document, dossier
ou série de dossiers est décrit dans la
colonne «Intitulé». Lorsque cela est nécessaire, l’intitulé de la série est suivi
d’une description de son contenu. La
colonne suivante concerne l’exemplaire; l’exemplaire principal y est désigné par P et l’exemplaire secondaire par
S; les durées de conservation et le sort
final sont différents pour ces deux catégories d’exemplaires.
L’unité administrative responsable
de l’exemplaire principal et celle de
l’exemplaire secondaire sont précisées
dans la colonne suivante. Le support de
l’information est ensuite défini: le prin-
cipal support est le papier, différencié
entre papier d’archive (Pa) et papier recyclé (Pr). Les documents dont le sort
final est la conservation sont produits
sur papier d’archive (norme ISO 11108).
On retrouve aussi le microfilm (M) et le
support numérique (N).
Pour chaque type de document,
dossier ou série de dossiers, une durée
de conservation en nombre d’années
aux états actifs (durée d’utilité administrative, soit DUA) et semi-actif (durée
d’utilité légale, soit DUL) est prescrite
respectivement pour l’exemplaire principal et secondaire. Pour certaines séries, ces délais peuvent être ouverts
(code 888: conservation jusqu’à clôture
du dossier; et code 999: conservation
jusqu’à nouvelle version). Il s’agit de
recommandations
minimales
de
conservation; ces durées d’utilité légale
ont bien entendu été fixées avec les juristes des différents départements.
Il appartient aux archivistes de département d’émettre des directives accompagnées d’exemples précisant à
partir de quand court le délai de conservation (en général, dès la clôture du
dossier).
Le «sort final» des documents: le point
crucial pour les archives définitives
La dernière colonne d’une règle de
conservation est dédiée au sort final,
décrit par des codes de trois lettres: DES
pour la destruction; AEG pour la conservation aux Archives d’Etat; ECH pour
l’échantillonnage et TRI pour le tri. Les
directives pour l’échantillonnage sont
précisées dans les remarques.
Le cas échéant, des remarques relatives aux périodes de conservation sont
précisées. Par exemple, dans la règle
2.07 concernant les plans d’entretien
des bâtiments publics, la remarque relative à la DUL précise que les plans
doivent être conservés dans le service
jusqu’à la destruction du bâtiment.
Pour les documents dont le sort final est la destruction, l’archiviste du
département ou de l’institution doit
spécifier s’ils doivent être détruits
confidentiellement ou non. Les documents à détruire font l’objet d’un bor-
42
dereau de destruction; en effet, le règlement d’application de la loi sur les Archives publiques prévoit que pour chaque
destruction d’archives un bordereau est
établi, signé et daté. La destruction doit
être opérée sous contrôle des Archives
Il appartient aux archivistes de département d’émettre des directives accompagnées d’exemples précisant à partir de
quand court le délai de conservation.
d’Etat, respectivement des archivistes des
institutions publiques, de manière à garantir la confidentialité des documents
détruits (art. 12 alinéa 1). Ces bordereaux
de destruction sont transférés dans la
base de données des Archives d’Etat.
Ainsi lorsqu’un chercheur effectue des
recherches sur un fonds, il sait quels
documents le constituaient même s’ils
ont été détruits.
Les documents dont le sort final est
la conservation aux Archives d’Etat doivent être versés accompagnés d’instruments de recherche ad hoc, selon les
Directives sur le versement de documents
aux Archives d’Etat édictées par les AEG.
Le recueil est précédé d’une présentation générale avec des définitions; il
est également pourvu d’un index.
Mise à jour: une maintenance plus que
nécessaire
A peine le recueil validé, il est apparu
indispensable de rédiger un calendrier
de conservation consacré uniquement
aux dossiers du personnel permanent,
un calendrier de conservation pour les
documents produits par les conférences
intercantonales et un calendrier de
conservation relatif aux commissions
transfrontalières. Il avait été décidé à
l’origine que le groupe de coordination
de l’archivage tiendrait une séance par
an consacrée à la mise à jour du recueil,
puisque ce recueil est par nature évolutif. Cette décision s’est avérée un peu
naïve, car dans les faits il est nécessaire
d’y apporter des modifications environ
trois fois par année. En mai 2009, la
décision a été prise d’instituer comme
permanent le sous-groupe de travail
chargé de mettre à jour le recueil. Les
propositions de ce sous-groupe sont
discutées en séances de coordination
puis validées par les Archives d’Etat.
Le recueil disponible en ligne
Le recueil ainsi que ses annexes sont
disponibles sur le site internet des Archives d’Etat (Procédures pour les services): www.ge.ch/archives
Contact: anouk.dunant-gonzenbach@etat.ge.ch
ABSTRACT
Die Sammlung der Aufbewahrungsdauer von Verwaltungsdokumenten der Genfer Kantonalverwaltung
2001 trat im Kanton Genf das Gesetz über die öffentlichen Archive in Kraft, woraufhin
die Koordinationsgruppe der Archivierung und der kantonalen Verwaltung ins Leben
gerufen wurde, um u.a. auf kantonaler Ebene Ratschläge und technische Richtlinien für
die Umsetzung dieses Gesetzes zu erarbeiten. In einem ersten Schritt beschloss die
Gruppe, für alle Departemente und öffentlichen Einrichtungen einen Aufbewahrungskalender zu etablieren. Dabei stellte sich heraus, dass es gleichzeitig auch darum ging,
die Praktiken zur Behandlung der Verwaltungsdokumente zu vereinheitlichen. 2005
wurde die daraus erarbeitete Sammlung für gültig erklärt. Durch die Sammlung wird
ein Strukturierungsmodell für die aus den Aufbewahrungsregeln hervorgegangenen
Kategorien vorgeschlagen, wobei die interne Hierarchie der Sammlung an die jeweilige
Institution angepasst werden kann. Für die Aktualisierung der Sammlung trifft sich die
Gruppe seither jeweils zweimal pro Jahr.
arbido 4 2009
Rationaliser l’établissement des calendriers
de conservation
Lorraine Filippozzi, Haute École de
Gestion de Genève
Est-il possible de développer un outil
permettant de rationaliser l’établissement des calendriers de conservation au
sein d’établissements similaires? Théoriquement oui, si l’on s’appuie sur les
notions de base du records management
que sont l’analyse fonctionnelle, l’évaluation de la valeur primaire et secondaire, l’analyse des besoins et la recherche légale qui permettent d’établir
des délais de conservation.
En effet, les organismes ont tous des
fonctions communes; il s’agit des fonctions de gestion telles que la gestion des
ressources humaines, la comptabilité,
la gouvernance, etc. Ces services produisent des séries similaires, donc pour
autant que l’environnement légal soit le
même, les délais de conservation créés
pour ces séries récurrentes peuvent être
réutilisés. Mais, pratiquement, de
quelle manière? Si cette hypothèse se
révèle théoriquement intéressante, estelle réalisable en pratique?
chique et logique des documents, de
permettre leur regroupement intellectuel, de faciliter leur repérage et leur
contrôle physique. Il doit préexister à
toute opération de classement ou d’inventaire. Il est élaboré sur la base d’une
L’idée de développer un instrument de
gestion des délais de conservation qui
soit applicable dans différents organismes est venue lors de la réalisation
de mandats en archivistique par la filière
Information et documentation de la
Haute école de gestion (HEG) de Genève.
Pour rappel, le plan de classement a
pour but d’offrir une structure hiérar-
analyse des besoins; celle-ci permettant
de définir et de structurer les classes,
de choisir le type de cotation avant de
faire tester l’outil pour le valider. L’approche recommandée par la littérature
professionnelle est l’analyse fonctionnelle de l’organisation, c’est-à-dire une
approche top-down qui identifie les
fonctions clés, les activités qui en découlent ainsi que les séries de documents produites pour chaque activité.
Le calendrier de conservation a,
quant à lui, pour objectif d’identifier les
documents fonctionnels d’une unité en
indiquant pour chaque série de dossiers, voire pour chaque type de document, les délais de leur conservation en
tant qu’archives courantes, puis éventuellement en tant qu’archives intermédiaires, en vertu des prescriptions légales. Le calendrier est composé de
l’ensemble des règles de conservation
dont se dote une institution pour rationaliser la conservation de ses archives.
Pour l’élaborer, il s’agit, sur la base du
plan de classement et/ou de l’inventaire
existant, de rassembler les informations qui permettront de créer les règles
de conservation: il faut constituer un
dossier type pour chaque série, puis déterminer les exigences légales par une
43
arbido 4 2009
L’idée de développer un instrument de
gestion des délais de conservation qui
soit applicable dans différents organismes est venue lors de la réalisation
de mandats en archivistique par la filière Information et documentation de
la Haute école de gestion (HEG) de Genève. Ceux-ci consistaient le plus souvent en la création d’outils de gestion
des archives tels que plans de classement et calendriers de conservation
pour différentes institutions privées et
publiques. Les étapes suivies pour l’établissement des ces outils sont celles
préconisées par la norme ISO 15489 sur
le records management pour la création
d’outils de maîtrise des documents.
recherche dans les lois et règlements en
vigueur au sein de l’environnement institutionnel concerné, puis consulter des
calendriers de conservation d’organismes similaires, avant de définir les
besoins des usagers lors d’entretiens
destinés à cerner les besoins spécifiques. Il s’agit ensuite d’analyser l’ensemble des informations recueillies
puis de rédiger les règles de conservation avant de les faire valider par les
utilisateurs et la direction qui donneront leur feu vert pour la publication du
calendrier. Avec le plan de classement,
le calendrier de conservation formalise
les rapports entre services producteurs
et archives.
Dans le cas des mandats effectués par
la filière, le constat était le suivant: on
observe des séries récurrentes entre les
différentes institutions (en général
celles liées aux fonctions de gestion).
Comme les mandats provenaient généralement d’organismes publics basés
dans le canton de Genève, les recherches
légales étaient souvent redondantes.
Les séries récurrentes rencontrées et les
recherches légales similaires ont mis
Avec le plan de classement, le calendrier
de conservation formalise les rapports
entre services producteurs et archives.
en évidence l’idée de capitaliser et de
réutiliser ces données pour ne pas
«réinventer la roue» à chaque mandat
et réutiliser les informations recueillies
dans d’autres contextes.
L’outil développé dans ce but devait
donc avoir plusieurs «couches». Premièrement, il devait permettre d’enregistrer les données relatives à l’analyse
fonctionnelle (fonctions/activités/séries), c’est-à-dire de décrire de manière
complète les fonctions, activités et sé-
ries à la manière d’un inventaire et les
agencer dans un plan de classement.
Fonctions et activité sont décrites sommairement, tandis que chaque série est
analysée de manière détaillée: contenu,
producteur, cote dans le plan de classement, analyse de la valeur primaire et
secondaire. La seconde «couche» devait
permettre de documenter l’élaboration
des règles de conservation pour chaque
série, donc de consigner à la fois les
délais existants éventuels, les besoins
des utilisateurs, les délais de conservation d’organismes similaires, les exigences archivistiques sur cette série et,
enfin, les délais proposés et la mention
de leur validation. Ce système permet
donc non seulement de justifier la valeur primaire et secondaire d’une série,
de recenser les délais existants éventuels, mais aussi de documenter efficacement l’élaboration de la règle de
Cet outil offre plusieurs avantages. Tout
d’abord, on gagne en efficacité lors de
la création des outils de gestion.
conservation assignée à chaque série,
car il consigne les justificatifs des délais
proposés. On possède ainsi un «catalogue» complet des exigences archivistiques en vigueur dans un contexte
donné.
Cet outil offre plusieurs avantages. Tout
d’abord, on gagne en efficacité lors de
la création des outils de gestion. En ef-
fet, l’objectif est de réutiliser dès que
possible les informations déjà existantes et validées par des usagers. De
plus, un temps précieux est gagné, car
la recherche légale liée à l’identification
des exigences archivistiques pour une
série récurrente peut être réutilisée. Il
suffit alors de compléter les éléments
en cas de besoin, notamment en recherchant s’il existe des exigences archivistiques spécifiques à une institution. Par
ailleurs, selon le système utilisé (avec
un système de gestion de base de données relationnel courant cela est possible), on peut automatiser la création
du plan de classement et du calendrier
de conservation au moyen d’un système
de validation des règles puis de leur extraction. Finalement, toujours selon le
système utilisé, cela permet de faciliter
la mise à jour du plan de classement et
du calendrier de conservation (aussi par
un processus d’extraction de la base).
Cela est valable pour les fonctions de
gestion, qui sont communes à presque
tous les organismes. Cependant l’idée
est la même concernant les fonctions
opérationnelles qui, elles, sont spécifiques à un type d’institution. A titre
d’exemple, on citera les fonctions de
suivi des étudiants ou d’enseignement
qui s’ajoutent aux fonctions classiques
de gestion dans le cas d’une école. Dans
ce cas, deux organismes ayant la même
mission peuvent avoir les mêmes besoins en matière de classement et de
conservation de leurs documents. L’environnement légal et réglementaire
ainsi que les besoins des usagers étant
les mêmes, le calendrier de conservation créé pour la Haute école de gestion
Genève peut donc être réutilisé presque
tel quel par les autres hautes écoles de
Genève. Pour que ce partage des informations ait lieu, il serait envisageable
de rapprocher les pratiques et d’établir
des outils communs. Les ponts ainsi
établis favoriseraient la diffusion des
pratiques archivistiques, en particulier
dans les organismes qui ne sont pas
dotés de professionnels du domaine.
La rationalisation de l’établissement des
calendriers de conservation est donc
possible, mais elle nécessite le partage
des outils et des pratiques.
Ces outils communs peuvent prendre
la forme de guides tels que celui créé
par les Archives d’Etat de Genève à destination des différents services dont ils
sont référents. Dans la même optique,
l’Association vaudoise des archivistes et
les Archives cantonales vaudoises proposent différents guides pratiques destinés aux communes ainsi qu’aux établissements scolaires. En France, l’Association des archivistes français a
édité un guide des durées de conservation des archives d’entreprises. Ce type
d’outil fait gagner un temps précieux
aux personnes chargées de mettre en
place des systèmes d’archivage, car ils
sont le fruit d’un consensus entre professionnels qui ont une grande expérience du terrain. Ces derniers ont
d’ailleurs tout avantage à réaliser de tels
outils communs pour leurs services, car
cela contribue à la démocratisation des
pratiques archivistiques tout en allégeant leur tâche.
1 Archives d’Etat de Genève, Procédures pour
les services, voir en particulier le Recueil des
durées de conservation des documents de
gestion, http://etat.geneve.ch/dt/archives/
procedures_pour_services-66-2177.html
2 Guide pratique de gestion des archives
ABSTRACT
Die Rationalisierung der Erstellung von Aufbewahrungskalendern
Häufig sind sich die Bestände der einzelnen Institutionen, besonders wenn sie sich im
communales du canton de Vaud, Lausanne,
selben Kanton befinden, ähnlich. Aufgrund dieser während diverser externer Mandate
publié par l’Association vaudoise des
gemachten Beobachtung kam an der HEG Genf die Idee auf, ein Instrument für die
archivistes et les Archives cantonales
Verwaltung der Aufbewahrungsfristen zu entwickeln, welches von verschiedenen Or-
vaudoises, 1999. Voir www.archivistes.ch
ganisationen verwendet werden könnte. Das daraus entwickelte Instrument besteht aus
3 Association vaudoise des archivistes,
mehreren Levels, aufgrund deren der primäre und sekundäre Wert eines Bestandes
Archives des établissements scolaires: plan de
nachgewiesen werden kann. Einer der vielen Vorteile dieses Instruments ist, dass Ver-
classement des dossiers & calendrier de
waltungsinstrumente nun viel schneller erarbeitet werden können, da die bereits beste-
conservation, Lausanne, 1999
henden, gültigen Informationen so weit als möglich wiederverwendet werden können.
4 Association des archivistes français, Les
archives dans l’entreprise: guide des durées de
Unter anderem durch solche Projekte werden die Demokratisierung der archivarischen
Praktiken und der Austausch zwischen den Organisationen gefördert.
conservation, Paris, 1997
44
arbido 4 2009
La rationalisation de l’établissement
des calendriers de conservation est
donc possible, mais elle nécessite le
partage des outils et des pratiques. Ce
partage des pratiques et des outils de
gestion d’archives est aussi facilité par
l’adoption de plus en plus généralisée
de l’approche fonctionnelle des archives. Les plans de classement et calendriers ainsi produits sont plus facilement réutilisables dans des contextes
proches, car les fonctions sont très
proches d’un organisme à l’autre. Il est
par ailleurs encourageant de constater
que ce partage des connaissances s’effectue au sein de certaines administrations cantonales ou associations professionnelles et prend parfois la forme
d’outils édités à large échelle.
Contact: lorraine.filippozzi@hesge.ch
Une base de données pour générer des calendriers
de conservation
Jean-Daniel Zeller, Archiviste principal,
Hôpitaux universitaires de Genève
Les calendriers de conservation sont généralement conçus sous forme de tableaux, élaborés service par service. Cependant, dans le cadre d’une grande
organisation comme les Hôpitaux universitaires de Genève (HUG), qui regroupe plus de 450 entités, ce type d’organisation se révèle ingérable. Nous
expliquerons donc pourquoi et comment
on a pu y remédier en constituant une
base de données, qui s’avère être un instrument de gestion plus souple quoique
coûteux en temps au niveau de sa constitution initiale.
Dans le cadre des HUG, les textes réglementaires qui s’appliquent en la matière sont les suivants:
Art. 7, Al. 3 du règlement d’application
de la loi sur les archives publiques
(B 2.15.01, en vigueur au 1er sept. 2001):
«Les archivistes des institutions publiques ont pour tâche: […] d’élaborer
les plans de classement et calendriers
de conservation déterminant pour
chaque type de dossier ou chaque série
de documents la durée d’utilité administrative et juridique.»1
Point 3.1 de la directive du CD-HUG
sur la gestion et l’archivage des documents, en vigueur au 21 juin 1999:
«3.1. Elaboration des calendriers de
conservation: Un calendrier de conserva-
45
tion (des documents) est établi pour
chacun des services, indiquant de façon
synthétique les durées de conservation
de différentes séries de documents
(voir modèle en annexe 2).»
Ce modèle papier constitué sous forme
d’un tableau informatique (tableur) selon les modèles conventionnels, se révèlera inadapté car
– les règles de conservation sont manquantes au niveau cantonal à ce moment-là;
– de nombreux documents existent en
plusieurs exemplaires dans les services (estimation: 100);
– de nombreux documents existent simultanément sous forme papier et
informatique;
– il existe plus de 450 entités dans l’organigramme des HUG, avec une évolution rapide depuis la création des
HUG en 1995 (50 mutations annuelles environ).
Ceci nous a conduit à réaliser ce calendrier non plus sous forme de tableaux
mais sous forme d’une base de données, dont les tableaux ne sont que des
états édités. Pour réaliser ce calendrier
de conservation il a fallu passer par les
étapes suivantes:
de département et des institutions publiques (2003–2005)2;
– construction de la base de données
calendrier (fin 2005–2006);
– saisie des calendriers (2007);
– validation et publication des calendriers (2008–2009).
Structure de la base de données
La base de données relationnelle est
construite sur la base de trois tables interdépendantes:
– les services, avec les données suivantes: No sériel, Nom officiel du service, Nom d’usage du service, Début
du service, Date fin du service, Service
successeur, Remarque.
– les documents, avec les données suivantes: No sériel, Référence HUG (si
existante), Nom générique (= groupe
de document), Nom détaillé, Description, Base légale (lien), Durée d’utilité
légale ex. principal, Durée d’utilité légale ex. secondaire, Type de clôture de
dossier, Sort final recommandé, Date
début du document, Date fin de document, Document successeur (si existant), Remarque.
1http://www.ge.ch/legislation/rsg/f/s/
rsg_B2_15p01.html
2  Voir l’article d’Anouk Dunant sur le calendrier
– élaboration
du recueil des durées de
conservation des documents de gestion, dans le cadre du groupe de coordination de l’archivage, réunissant les
collaborateurs des archives d’Etat du
canton de Genève avec les archivistes
arbido 4 2009
de conservation des documents de gestion
de l’administration genevoise dans ce même
numéro d’arbido, et le recueil et ses annexes,
consultables à l’adresse: http://etat.geneve.
ch/dt/archives/procedures_pour_services-66-2177-3528.html
– les
règles, qui sont une table de liens
entre les documents et les services,
avec les données complémentaires
suivantes: No sériel, Document (lien),
Service (lien), Support, Statut, Durée
d’utilisation administrative, Sort final, Remarque, Début de validité, Fin
de validité, Date de validation, Nombre
de conteneur annuel, Métrage annuel, Statut volume (mesuré, calculé,
estimé).
– les derniers champs chiffrés permettront à terme de faire de la gestion
prévisionnelle des volumes d’archivage au sein des services et aux archives centrales. Une clé de conversion permettra également de planifier
les espaces mémoires nécessaires en
cas de dématérialisation des documents papier.
Une dernière table est un dictionnaire
des bases légales, dans lequel sont mémorisées les adresses URL de ces textes,
ce qui permet leur consultation immédiate lorsque l’on affiche la fiche de description des documents.
Enfin, en vue de l’édition et de la comparaison de documents de même nature mais portant des dénominations
différentes, il a fallu constituer une
table de documents «génériques»
(grandes catégories de documents) euxmêmes regroupés en huit grands
groupes. Ces grands groupes sont similaires à ceux choisis dans le calendrier
de conservation cantonal et proche de
ceux indiqués dans la littérature professionnelle3.
La base permet d’éditer les états standardisés suivants:
– une fiche descriptive de chacun des
documents, complétée par les règles
qui y sont associées, pour chacun des
services producteurs (il peut y en avoir
plusieurs);
– une fiche descriptive des services, qui
permet de suivre l’historique des
changements (noms ou rattachement);
3 Voir par exemple: Gagnon-Arguin L., Vien H.,
Typologie des documents des organisations.
De la création à la conservation, Québec,
Presse de l’Université du Québec, 1998
46
Schema
2006:
113 j/h
60 j/h informaticien – 37 j/h archiviste – 16 j/h divers (conception, validation, tests)
2007:
91 j/h
91 j/h (saisie initiale)
2008:
124 j/h
Edition (52 j/h), validation doc. médicaux (40 j/h), validation
doc. adm. (22 j/h)
2009:
80 j/h
Estimation – validation doc. adm. (80 j/h)
Tableau 1
Prévus Saisis
Taux
Remarque
Nbr. de services 396
(HUG)
482
122%
Augmentation due à l’évolution de
l’organigramme ces dernières années
Nbr. de
calendriers
396
203
51%
Hypothèse: 1 calendrier par entité
Service de niveau 255
2–3
203
80%
Hypothèse corrigée: 1 calendrier
par service de niveau 2–3
(= 255 services -> 64% des entités)
Nbr. de
documents
550
757
138%
Nbr. de docu- 115
ments génériques
139
121%
Ratio Doc/
Générique
4,8
5.4
Total des règles
1350
641
47%
Moyenne des
3.8
règles par calendrier
3.2
—
Bases légales
identifiées
139
—
Tableau 2
arbido 4 2009
n.a.
Hypothèse: 3 documents par entité
(3∑ 450 = 1350)
– un
calendrier de conservation édité
par service qui synthétise les règles
associées aux documents produits par
le service en question. Seuls les calendriers des services actifs actuellement
sont édités.
Initialement, la base a été créée avec un
niveau de sécurité permettant une
consultation sans danger de dégradation (séparation des tables de données
et de la structure). Mais notre service
informatique n’a pas voulu réaliser l’interface web qui aurait permis son interrogation directe par tous les collaborateurs des HUG. L’édition se fait donc
actuellement sous forme d’états MS
Access, édités en PDF, et déposés dans
la base de documents institutionnelle
(Vdoc).
Ceci a eu pour conséquences:
– l’obligation de construire un répertoire pour déposer les documents édités;
– l’obligation de générer manuellement
les PDF lors de chaque modification
de la base;
– l’obligation de construire une structure d’index dans l’application dans
Vdoc;
– un surcroît de travail (voir ci-dessous).
dont voici le résumé. en terme de jour/
homme (j/h) annuel (tableau 1).
Le tableau 2 résume les travaux effectués fin 2008.
Vers une clause documentaire dans les
procédures?
Le manque de bases réglementaires
adéquates (139 bases pour 641 règles à
ce jour) incite à une politique, que nous
tentons de promouvoir actuellement,
qui consiste à inscrire dans les procédures des HUG une clause documentaire qui préciserait:
1. Les documents issus du processus;
2. Les opérateurs responsables de leur
conservation (exemplaire principal);
3. Leur sort final … et sa justification.
Un certain nombre de services ont effectivement profité de ce processus
pour améliorer leurs procédures, voire
en créer, afin de clarifier l’usage de leurs
documents.
Les prochaines étapes du projet sont les
suivantes:
– 2009: validation des documents administratifs
Analyse des volumétries
– 2010: gestion de la transition papier/
informatique
Inscription de la clause documentaire
dans les procédures
Contact: jean-daniel.zeller@hcuge.ch
ABSTRACT
Eine Datenbank für die Generierung von Aufbewahrungskalendern
Aufbewahrungskalender werden in der Regel in Form von Tabellen dargestellt, die von
jeder einzelnen Abteilung/jedem einzelnen Dienst erarbeitet werden. Für grosse Organisationen wie etwa das Genfer Unispital (HUG) mit seinen über 450 Abteilungen und
Diensten braucht es andere Lösungen. Dort wurde eine zwar kostenintensive, aber als
Führungsinstrument zweckdienliche Datenbank erarbeitet. Die relationale Datenbank
weist drei Verzeichnisse (Abteilung/Dienst, Dokument, Regeln) auf. Ergänzt wird die
Datenbank durch ein Verzeichnis der gesetzlichen Grundlagen. Der Aufbewahrungskalender wird jedes Jahr in Form eines Verzeichnisses (generiert mit MS Access und dar-
Ce processus est représenté par le schéma ci-dessus (p.46).
gestellt als PDF) erarbeitet. Der zeitliche und personelle Aufwand für die Erarbeitung
des Kalenders ist nicht zu unterschätzen (im Schnitt muss mit 100 Arbeitsstunden pro
Jahr gerechnet werden). Nicht wenige Abteilungen haben die neu geschaffene Daten-
Charge de travail et état des lieux
(novembre 2008)
L’élaboration d’un tel outil représente
une charge de travail non négligeable,
47
bank zum Anlass genommen, die Abwicklung des Dokumentenmanagements zu überdenken und anzupassen. In weiteren Schritten soll die Datenbank in den nächsten zwei
Jahren verfeinert und ausgebaut werden.
arbido 4 2009
Evaluer les collections en bibliothèque
de lecture publique.
Une expérience à la bibliothèque municipale
de Lausanne
Valérie Tête, Bibliothèque municipale
de Lausanne
«Evaluer pour évoluer»: ce titre d’un ouvrage collectif publié en 19931 sur l’évaluation en bibliothèque résume à merveille la nécessité de l’évaluation des
collections. Si l’évaluation est à la mode
depuis quelques années dans de nombreux domaines de notre société, cette
formule en rappelle la raison d’être. La
Bibliothèque municipale de Lausanne
(BML) s’est lancée dans l’aventure en
septembre 2007. Cette contribution invite à suivre les réflexions qui ont accompagné et qui accompagnent encore cette
démarche.
Genèse de l’étude de l’existant
L’élément déclencheur se présente sous
la forme d’un double constat basé sur
la comparaison des statistiques 2005 et
2006: la BML est alertée par une diminution significative du nombre de lecteurs actifs (lecteurs ayant emprunté au
moins une fois dans l’année); en effet,
en une année la bibliothèque a perdu
5000 lecteurs actifs. Par ailleurs, elle
enregistre 49 560 prêts de moins que
l’année précédente. Il semble que la bibliothèque ne puisse plus se contenter
de fonctionner sur ses acquis. La direction de la BML décide alors d’engager
1 Evaluer pour évoluer: l’évaluation en
bibliothèque: compte rendu de la journée
d’étude du 17 janvier 1992, organisée par la
Bibliothèque publique d’information (BPI);
avec la participation de l’Association pour la
une réflexion qui lui permette de faire
évoluer cette situation: la démarche se
concrétise dans un premier temps par
une étude de l’existant qui doit permettre de faire le point sur l’offre de la
BML, avant de déboucher sur la rédaction d’une politique documentaire formalisée puisque, comme le dit Bertrand
Calenge dans son ouvrage Bibliothèques
et politiques documentaires à l’heure d’Internet, «[…] la détermination d’une politique doit se nourrir d’arguments tirés
de la réalité»2.
Méthode
Dans le souci de limiter l’ampleur de
l’étude, celle-ci ne porte pour l’instant
que sur la section adulte de la Bibliothèque et n’aborde que les ouvrages
imprimés.
Afin de mettre en lumière les principaux aspects de sa collection, la bibliothèque a défini trois axes d’étude, reprenant ainsi la méthode imaginée par les
Bibliothèques municipales de Genève.
Les trois dimensions abordées sont l’organisation des collections, les contenus
et les processus de traitement des collections (sélection, acquisition et désherbage). Ces trois aspects sont bien sûr
complémentaires et indissociables.
Seule la nécessité de l’évaluation en justifie la décomposition. Nous n’aborderons ici que les deux premiers axes
d’étude, les évaluations relatives aux
processus de traitement des collections
n’étant pas terminées à ce jour.
Le point sur l’organisation des collections «Pour agir, il faut au moins
localiser»3
promotion et l’extension de la lecture
(APPEL), du British Council, du Deutsches
Bibliotheksinstitut, Paris: BPI: APPEL, 1993.
2 Calenge, Bertrand, Bibliothèques et politiques
documentaires à l’heure d’Internet, Paris:
Ed. du Cercle de la librairie, 2008, p. 30
3 Calenge, Bertrand, Conduire une politique
documentaire, Paris: Ed. du Cercle de la
librairie, 1999, p. 33
48
Si la première évaluation entreprise par
la BML porte sur l’organisation des collections, c’est qu’un certain nombre de
questions attendent réponse. Le souci
premier est donc de clarifier l’organisation globale de ces collections au sein
de la BML. Nous préférons le terme
«collection» à celui de «fonds» car nous
arbido 4 2009
comprenons la collection comme le résultat d’un choix délibéré et conscient
destiné à un public défini, alors que le
fonds nous paraît davantage correspondre à un ensemble de documents
dont les bibliothécaires seraient les dépositaires sans être intervenus dans sa
constitution. Lorsque nous abordons
l’étude de l’organisation des collections,
Les trois dimensions abordées sont l’organisation des collections, les contenus
et les processus de traitement des collections (sélection, acquisition et désherbage).
nous nous intéressons donc aux multiples collections qui forment l’offre de
la Bibliothèque municipale, chacune
étant bien vivante, dans les limites de
ce qui fait son identité, à savoir notamment son usage, son contenu, sa localisation et son support.
Mettre à plat le paysage des collections dans lequel évoluent les bibliothécaires, cela peut être perçu comme une
démarche a priori superflue puisque ce
sont les bibliothécaires eux-mêmes qui
ont formé ces entités et qu’il s’agit de
réalités objectives. Cependant, il aura
fallu huit versions successives pour
qu’émerge un schéma qui reflète l’organisation réelle de ces collections.
Le côté laborieux de cette prise de
conscience prouve l’utilité d’une démarche apparemment simpliste. Que
retirer d’une telle expérience? S’il n’a
pas été possible d’établir spontanément
et du premier coup une carte des collections correspondant à la réalité du moment, c’est que chacun, à sa place, avait
une vision partielle de la collection. Au
fur et à mesure de la réflexion, les pièces
du puzzle se sont ajoutées, déplacées,
imbriquées dans ce qui a fini par former
la représentation définitive de l’organi-
sation des collections sur laquelle tout
le monde était d’accord. Cependant,
une chose est de constater, autre chose
de tirer parti du constat. L’utilité immédiate de cette évaluation est de procurer
aux bibliothécaires un document leur
présentant une vue synthétique de l’organisation des collections; cet outil
pourra servir de support à la réflexion
aussi bien individuelle que collective et
donnera aux bibliothécaires un moyen
de maîtriser la collection. Le bénéfice
plus caché de cette évaluation, comme
de toutes celles qui ont suivi, est que la
prise de conscience débouche sur un
accord sans lequel il n’est pas imaginable de se lancer dans une action collective. Chacun le sait: le langage commun est à la base d’une communication
réussie. De plus, cette manière de
luation remet tout le monde au même
niveau, face à la même réalité, donne à
chacun l’occasion de prendre du recul.
A partir du moment où est établi un
document sur lequel tout le monde est
d’accord, la discussion peut commencer sur une base professionnelle: comment s’est constitué telle partie du
fonds de la bibliothèque? Est-il nécessaire de continuer à l’alimenter? Telle
autre partie constituée devrait-elle être
déplacée, supprimée, intégrée dans une
autre collection? Autant d’interrogations qui nous font reprendre le «jeu»
du puzzle, mais cette fois en ne posant
L’utilité immédiate de cette évaluation
est de procurer aux bibliothécaires un
document leur présentant une vue synthétique de l’organisation des collections.
mettre à plat les fonds dans leur réalité
organisationnelle et objective, permet
de reléguer au second plan les enjeux
émotionnels ou stratégiques liés parfois à l’histoire de la constitution des
collections. Des enjeux qui ont tendance à se mettre au premier plan avec
le risque de brouiller les pistes. L’éva-
49
arbido 4 2009
plus la question: «qu’est-ce qu’on a?»,
mais «qu’est-ce qu’on veut?». C’est
alors, lorsque les personnes s’approprient l’évaluation et lui donnent vie par
la réflexion, que surgissent les outils
qui permettront d’atteindre les objectifs fixés. En l’occurrence à la BML, le
schéma représentant les collections n’a
pas encore été exploité, mais il pourrait
constituer un outil de gestion, d’autant
qu’il est assorti d’un tableau où figurent
les informations quantitatives et qualitatives relatives à chaque ensemble de
documents. Ce tableau suit la même
structure que le schéma en reprenant
les rubriques de localisation, d’usages,
de noms des collections et d’état du
fonds ; pour chaque collection, on entre
le nombre d’exemplaires sur les deux
années écoulées afin d’avoir une mesure quantitative de l’évolution de la
collection ainsi qu’un commentaire qui
permet de disposer d’un petit historique de chaque ensemble de documents.
Ce tableau se doit d’être mis à jour annuellement à l’aide des chiffres statistiques, comme un outil de gestion des
collections de la BML. L’étude de l’existant n’étant pas terminée, il n’est pour
l’instant qu’un outil de suivi soumis à
l’observation des bibliothécaires.
L’analyse des contenus
Après avoir pris conscience de l’organisation des collections, il paraissait na-
turel, dans une logique de zoom, de se
pencher sur le contenu des documents,
à savoir la matière proposée aux usagers
de la bibliothèque. La question est toujours la même: «qu’est-ce qu’on a?».
Elle peut être envisagée sous plusieurs
angles à l’aide d’indicateurs couramment utilisés dans les bibliothèques. La
BML a choisi, toujours sur le modèle de
la démarche instaurée par les collègues
de Genève, de procéder à l’évaluation
des contenus en deux temps: tout
d’abord par une évaluation intellectuelle sur un petit échantillon de la collection, puis par une évaluation plus
large portant sur le contenu et l’état physique d’un segment.
Dans un premier temps donc, cinq bibliothécaires pratiquant la sélection
sont invités à attribuer des indices de
pérennité et de complexité à dix ouvrages tirés du secteur Psychologie.
Indices D’evaluation
Niveaux de complexité
1 = lecture facile: information élémentaire
2 =lecture moyenne: vulgarisation
de bon niveau
3 =lecture plus difficile: documentation
­spécialisée
4 =lecture très difficile: documentation
pour la recherche
Indices de pérennité
A =contenu irremplaçable: classique
B =contenu équivalent: documentation
de base
C =Contenu éphémère: dépassé,
effet de mode
Le niveau de complexité est un indicateur qui recouvre à la fois le degré de
difficulté de la lecture et le cursus de
l’usager. Cet indicateur est testé parallèlement à l’indice de pérennité. A
chaque bibliothèque d’adapter cette
échelle aux attentes et aux besoins de
son public. La BML a suivi, pour les besoins de cette évaluation, les quatre niveaux définis par les BMU de Genève.
Rien n’empêche que cette grille soit modifiée en fonction des besoins.
documents» selon Calenge: un ouvrage
défini comme classique (indice de pérennité A) est destiné à être conservé
longtemps, cependant l’évolution d’un
titre peut échapper à toutes les prévisions et il peut arriver, par exemple,
qu’un document au contenu a priori
éphémère (indice C) passe dans la catégorie «documentation de base» (indice
B). Une fois usagé, il sera alors à remplacer par un document de contenu
équivalent et non à supprimer de la collection, ce qui aurait été le cas s’il était
resté en indice C. Comme on peut le
constater, attribuer un indice de pérennité, c’est réfléchir à la vie du titre dans
la collection. La politique documentaire
doit formaliser les proportions d’ouvrages de pérennité A, B et C, et ce pour
chaque portion de la collection. Dans la
mesure où tout n’est pas maîtrisable,
une certaine souplesse dans la politique
s’impose.
L’objectif de cette première analyse
porte en réalité sur l’acte d’évaluation
des contenus plus que sur les contenus
eux-mêmes, puisque l’échantillon est
très restreint donc peu significatif. Il
s’agit d’abord de mettre en évidence et
de confronter la manière d’évaluer des
membres du groupe; il s’agit également
de tester l’outil d’évaluation des contenus, nouveau pour la BML, qu’est la
grille des indices de pérennité et de
complexité. C’est aussi donner aux acquéreurs l’occasion d’une discussion
concrète et constructive autour de l’acte
de sélection. Objectif atteint: l’exercice
a permis au groupe d’établir un premier
consensus autour des pratiques d’évaluation de la collection. Chacun a pris
conscience de sa propre manière d’évaComme on peut le constater, attribuer
un indice de pérennité, c’est réfléchir à
la vie du titre dans la collection.
L’indice de pérennité est un paramètre
de gestion qui permet de déterminer «le
degré de conservation prévisionnelle
d’un document ou d’un ensemble de
luer en comparaison avec ses collègues:
cette expérience met en lumière la nécessité de disposer de repères communs pour assurer la cohérence de
l’offre au public. Les bibliothécaires
constatent que la grille des indices de
complexité et de pérennité est un outil
de référence où subsiste une marge de
subjectivité, d’où la nécessité de propo-
50
arbido 4 2009
ser des ouvrages étalons (modèles)
pour chaque domaine et d’adapter la
grille à chaque secteur d’acquisition.
La deuxième phase d’évaluation des
contenus porte sur un segment nettement plus significatif de la collection
puisqu’il concerne la quasi-totalité du
secteur Psychologie (1000 exemplaires). L’évaluation ne porte plus seulement sur les contenus mais aussi sur
l’état physique des documents. Une
fiche est conçue pour cadrer les évaluations; outre les éléments qui permettent d’identifier le document (numéro
d’acquisition, cote, localisation, auteur,
titre), la fiche propose d’attribuer à l’ouvrage un niveau de complexité et un
indice de pérennité.
La première expérience d’évaluation des
contenus évoquée plus haut, qui mettait
à contribution cinq bibliothécaires, a
ouvert la voie à cette réflexion; dix-sept
bibliothécaires travaillent à cette évaluation, enrichissant le débat d’autant d’expériences, de réflexions et de questions.
Les bibliothécaires se sont impliqués
dans un processus de questionnement
qui démontre l’intérêt porté aux collections de la bibliothèque. Preuve en est
le besoin évoqué par les participants de
préciser ensemble chaque terme de la
grille dont les bibliothécaires ont expérimenté la marge d’interprétation. La
grille ne suffit pas, encore faut-il, pour
qu’elle trouve son utilité, que les bibliothécaires se l’approprient. C’est là la
fonction d’un outil: il ne trouve son sens
que dans son utilisation.
L’une des principales conclusions de
cette double expérience est que l’évaluation telle qu’elle se pratique actuellement à la BML repose en grande partie
sur la subjectivité de chacun et non sur
une pratique systématiquement partagée. De ce constat jaillit l’évidente nécessité de rédiger une politique documentaire qui soit une référence commune à tous. Ainsi, l’évaluation des
contenus non seulement procure un
grand nombre d’informations sur les
contenus eux-mêmes, mais met également en lumière les besoins liés aux
pratiques des bibliothécaires.
Complexité et pérennité ne sont pas les
seuls aspects des contenus à analyser.
L’âge des collections est une information qu’il convient d’aborder dans le
domaine de la lecture publique où l’actualité de l’information fournie aux usagers a son importance. C’est pourquoi
la fiche d’évaluation confiée aux bibliothécaires contient une case vouée au
nombre d’années écoulées depuis la
date du dépôt légal. Cette information,
notée pour chaque document, permet
de calculer l’âge de cette portion de la
collection, soit en triant les documents
par tranches d’âge, soit en passant par
le calcul de l’âge médian. Cet indicateur
est utilisé pour calculer l’âge du segment Psychologie pour chaque localisation. Les bibliothécaires constatent
qu’il est difficile d’interpréter cette information en l’absence d’un paramètre
qui s’avère indispensable à la gestion
prévisionnelle des documents, à savoir
l’âge souhaité pour le contenu de
chaque domaine. En effet, l’âge des collections n’a de sens que lorsqu’il est mis
en rapport avec un objectif. Il appartient
dès lors à la BML de fixer ses propres
critères en les justifiant dans sa politique documentaire.
Cette évaluation portait également sur
le désherbage des collections via les facteurs de dépréciation habituellement
utilisés dans les bibliothèques, à savoir
les facteurs IOUPI (devenus FOUPI
pour éviter la confusion entre les deux
I au cas où les fiches seraient soumises
à des requêtes informatiques, précaution mise en place par les BMU de Genève) ainsi que les facteurs «redondant» et «perdu».
plupart des bibliothécaires découlera
tout naturellement l’idée de mener une
analyse par domaines d’acquisition.
Après avoir approché ce segment défini
de la collection, en l’occurrence la psychologie, les acquéreurs ont en effet
L’une des principales conclusions de
cette double expérience est que l’évaluation telle qu’elle se pratique actuellement à la BML repose en grande partie
sur la subjectivité de chacun et non sur
une pratique systématiquement partagée.
exprimé le besoin de mieux connaître
leur propre domaine d’acquisition: de
l’expression de ce besoin est née l’idée
d’utiliser les statistiques de manière
effective et systématique pour analyser
les mouvements de chaque domaine
d’acquisition. «L’analyse des mouvements de la collection par domaines
d’acquisition» s’avère être un plan de
développement sectoriel avant l’heure.
Cette démarche, non prévue initialement dans l’étude de l’existant, est
l’aboutissement de la réflexion menée
dans l’évaluation. On pourrait dire que
cette analyse est le premier fruit d’une
réflexion en cours. Elle consiste à tirer
un bilan de chaque tranche statistique,
pour ce qui est du nombre d’exemplaires, de l’évolution des acquisitions
et du désherbage ainsi que du nombre
de prêts. La question désormais sousjacente est: «Comment vivent nos collections?» Chacun est invité à commenter et à ouvrir les acquisitions sur l’avenir en proposant des objectifs. L’analyse
débouchera sur une confrontation collective et bouclera l’étude de l’existant,
ouvrant déjà le chemin à un plan de développement des collections à venir. Et
qu’est-ce qu’un plan de développement
des collections sinon un système d’évaluation annuel, une manière de veille
sur la collection?
Vers une véritable politique documentaire
Avec l’idée de la mise en place d’un plan
de développement des collections, nous
rejoignons l’un des grands constats de
cette étude de l’existant, à savoir que
lorsque l’on commence à réaliser des
L’analyse débouchera sur une confrontation collective et bouclera l’étude de
l’existant, ouvrant déjà le chemin à un
plan de développement des collections
à venir.
ABSTRACT
Die Sammlungen einer öffentlichen Bibliothek bewerten
Die Sammlungen einer öffentlichen Bibliothek zu bewerten, bedeutet eine Selbstvergewisserung, die den Bibliothekaren die Gelegenheit gibt, sich mit dem Angebot für ihre
Leser auseinanderzusetzen und die notwendigen Steuerungsinstrumente für die Ent-
Facteurs De Dépréciation
wicklung der Sammlung zu schaffen. In diesem Sinne hat die Bibliothèque municipale
– F: Fausse information, incorrect
de Lausanne (BML) Ende 2007 eine Untersuchung ihrer Sammlungen in Angriff genom-
– O:Ordinaire, superficiel, médiocre
men. Die BML hat sich dabei von den Schriften von Bertrand Calenge und von einer
– U:Usé, détérioré, laid
von den Bibliothèques Municipales de Genève erarbeiteten und überprüften Methode
– P:Périmé
inspirieren lassen und eine Bestandesaufnahme vorgenommen, bei der sie ihre Samm-
– I: Inadéquat, ne correspond pas au fonds
lung unter drei Aspekten betrachtet hat: die Organisation der Bestände, die Inhalte und
– R:Redondant
die Prozesse ihrer Entwicklung (Auswahl, Anschaffung, Aussonderung). Da die Unter-
– X:Perdu
suchung noch nicht abgeschlossen ist, sind bisher nur die beiden ersten Punkte betrachtet worden. Die Bewertung besteht zunächst vor allem darin, sich auf das zu einigen, was vorhanden ist (sich auf die Gewichtung der Sammlung und ihrer Bestandteile
Les points qui sont ressortis de cette
étude sont, comme pour les indices de
pérennité et de complexité, le manque
de référentiel commun et la difficulté à
juger de la redondance des exemplaires
d’un échantillon en l’absence d’une vision globale du domaine étudié. De
cette dernière remarque partagée par la
51
sowie die zugrunde gelegten Parameter zu einigen), damit die Überlegungen der Bibliothekare auf der gleichen Grundlage beruhen. Sobald eine Einigung erzielt worden ist,
kann der Vergleich der Erfahrungen und Meinungen im Rahmen der der Bibliothek
übertragenen Aufgaben beginnen. Wichtig ist, nicht der Versuchung nachzugeben, einzelne Schritte zu überspringen. Aus diesen Bewertungen sollen Ziele entwickelt werden,
die die Hauptpfeiler der Sammlungspolitik der BML darstellen sollen, eine Politik, die
das Ergebnis einer gemeinsamen, wohlüberlegten Auswahl ist.
arbido 4 2009
évaluations, on entre dans une dynamique, une culture de l’évaluation. Evaluer, c’est avant tout se mettre en mouvement et par là même accepter de se
remettre en question. En effet, chaque
évaluation fait surgir des besoins. A ces
besoins on répond par des outils qui
sont souvent eux-mêmes des outils
d’évaluation, comme le plan de développement des collections par exemple
dans lequel on peut comparer les
chiffres, croiser les informations, effectuer des suivis. Ces outils cadrent la
matière sur laquelle s’appuie la réflexion collective. La réponse aux besoins exprimés arrive sous la forme
d’objectifs. Ainsi les objectifs, nourris
de la réflexion des bibliothécaires, sont
les fruits de l’évaluation.
d’aboutir à un consensus. Evaluer, c’est
se mettre en mouvement certes, mais
se mettre en mouvement ensemble.
Evaluer, c’est se mettre d’accord. Le
principal fruit de cet accord sera la politique documentaire que les bibliothécaires auront mûrie et formalisée ensemble.
Le deuxième grand constat de cette expérience d’évaluation est l’importance
Contact: Valerie.tete@lausanne.ch
52
arbido 4 2009
Buchbesprechung
Konkurrenzieren sich Rascheln und Klicken?
Nicholas, David & Ian Rowlands (Hg.).
Digital consumers: reshaping the
information professions.
London: Facet Publishing, 2008.
ISBN 9781856046510.
Stephan Holländer
David Nicholas und Ian Rowlands von
der Universität London haben ein
­Autorenteam um sich versammelt, das
aus unterschiedlichen Gesichtspunkten den digitalen Informationsmarkt
und dessen Konsumenten beleuchtet.
Die Autoren sind meist Mitglieder des
Centre for Information Behaviour and
the Evaluation of Research (CIBER) der
gleichnamigen Universität. Ziel und
Zweck des Buches soll es sein, den Berufsleuten aus den Bereichen Archiv,
Bibliothek, Verlage sowie auch aus dem
Journalismus die Veränderungen der
letzten Jahre am Informationsmarkt
aufzuzeigen und das Interessenprofil
der Nutzer dieses Markts eingehend
darzustellen.
merkung des Autors) verteidigen ein
traditionelles Revier oder Territorium
und ein obsoletes Informationsparadigma. Leider gehört die Mehrheit der
Bibliothekarinnen und Bibliothekare
dazu (S. 6). Dies ist nicht gerade die
feine englische Art, aber seit Peter
Handkes Publikumsbeschimpfung ist
der deutschsprachige Theaterbesucher
von der Bühne so einiges gewohnt.
Im Schlusskapitel wird dann noch eins
draufgesetzt: Die Informationsfachleute müssen aufhören, zu glauben, sie
wüssten, was am besten (für die Nutzer
ist: Anmerkung des Autors), sonst sind
sie in Gefahr, bedeutungslos zu werden
(S. 215–216).
Ob es nur Theaterdonner ist oder ob
dieses Fachbuch seine mit viel Knalleffekt in der Einleitung vorgetragenen
Ansprüche erfüllen kann, bleibt abzuwarten.
Das Buch beginnt gleich mit einem
knalligen Auftakt. Das von den Herausgebern anvisierte Leserpublikum wird
im Einleitungskapitel mit einer heftigen Standpauke angegangen. Die Berufsleute unserer Branche seien engstirnig und zu berufsgruppenbezogen,
sie ziehen über ihre Nutzer her und haben bis jetzt wenig Verständnis dafür
entwickelt, was deren Bedürfnisse im
Alltag sind (S. 4). Wer nun in der Folge
dachte, eine Steigerung sei nicht möglich, wird in der nächsten Abteilung
eines Besseren belehrt:
Zu viele Vertreter (aus den Bereichen Archiv, Bibliothek, Verlage: An-
Marketingcoup oder kritische Analyse
des geänderten Marktumfeldes
Lassen wir uns nicht durch den Tonfall
der Autoren im Einleitungs- und
Schlusskapitel davon abhalten, einen
Blick auf die weiteren Kapitel des Buches zu werfen. Denn jedes Kapitel beleuchtet einen anderen Aspekt des Internetgebrauchs durch seine Nutzer.
Auf die Einleitung folgen drei Kapitel,
die in die Rahmenbedingungen des Internets einstimmen sollen. Das zweite
Kapitel von Richard Whitey legt die ökonomischen Rahmenbedingungen der
Internetökonomie dar. Die Fakten sind
sauber dargestellt, haben einen gewissen Fokus auf die Situation in Grossbritannien. Viele der dargestellten Zusammenhänge hat man aber bereits vor
53
arbido 4 2009
Jahren in der Publikation «Die Internet-Ökonomie»1 profunder und in einem europäischen Kontext dargestellt
gelesen. Eindrücklich ist die Grafik auf
Seite 19 des Buches, die ein Abwandern
der Werbemittel weg von den traditionellen Medien hin zur Online-Werbung
um 194% für die Jahre 2006–2009 für
die Märkte in Zentral- und Osteuropa
zeigt. Nun ist dem Autor beizupflichten, dass dies eine aussergewöhnliche
Steigerung darstellt. Leider unterlässt
es der Autor, zu erklären, dass dieser
Zuwachs auch auf der Tatsache beruht,
dass die dortigen Ländermärkte von einem deutlich tieferen Niveau gestartet
sind und diese Zuwachsraten erst durch
die Grunderneuerung der Telekommunikationsinfrastrukturen möglich geworden sind. Chris Russell informiert
in seinem Beitrag über das Verhalten
der Nutzer bei Online-Einkäufen. Er
sieht die Zukunft des Einkaufens im
Internet durch die technologische Entwicklung immer wichtiger werden.
Dies nicht zuletzt durch die Tatsache,
dass immer kleiner werdende Geräte
mit immer grösserer Leistungsfähigkeit ausgestattet werden. Dies sieht
Chris Russell als Triebfeder für die Zunahme der Kundengruppe der OnlineEinkäufer (S. 64). Hier greift der Autor
zu kurz. Die Online-Käufer würden
­diese Möglichkeiten nicht zunehmend
1 Zerdick, Axel; Picot, Arnold; Schrape, Klaus;
Artope, Alexander; Goldhammer, Klaus;
Heger, Dominik K.; Lange, Ulrich T.; Vierkant,
Eckart; Lopez-Escobar, Esteban. Die
Internet-Ökonomie. Strategien für die digitale
Wirtschaft. Springer Verlag, 2001.
ISBN 3540668772, 9783540668770.
nutzen, wäre da nicht auch ein handfester Preisvorteil gegenüber den traditionellen Einkaufsmöglichkeiten. Dieser Preisvorteil ist aber teuer erkauft,
da er unter Ausschaltung traditioneller
Zwischenhändler und einer Beinaheausschaltung der Kunden- und Fachberatung zustande gekommen ist. Als
Beispiel seien nur die vielen CD-­
Geschäfte genannt, die in meiner Heimatstadt eingegangen sind und nun
durch den iTunes-Shop oder durch die
Last.fm Platform ersetzt wurden.
Newcomer-Bands werden es schwer
­
haben, sich auf grossen Plattformen
durchzusetzen, da es keine kleinen CDLabels mehr gibt.
Die Zukunft der Bibliotheken – digital
oder geschlossen?
Michael Moss stellt in seinem Kapitel
die Bibliothek im digitalen Zeitalter vor.
Hier erwartet der eingangs gescholtene
Leser nun die Offenbarung und einen
Blick in die Kristallkugel. Leider wird
der geneigte Leser diesbezüglich enttäuscht. Der Autor bietet eine Zusammenfassung bereits bekannter Ansichten, die man in amerikanischen Fachzeitschriften wie etwa im Library Journal2 oder im D-Lib Magazine3 gelesen
hat. Gewiss ist den Ausführungen des
Autors zuzustimmen, dass der Nutzer
dank E-Books und deren Lesegeräten
sich weg von der physischen Bibliothek, hin zu den Verlagen und den
Händlern im virtuellen Raum entwickelt. Richtig auch der Hinweis, dass
die traditionelle Bibliothek weiterhin
eine Rolle zu spielen hat, wenn sie sich
weg von einer bestandesorientierten
Konzeption hin zu einer sozial orientierten Dienstleistung mit nutzerfreundlicher Architektur und Inneneinrichtung entwickelt. Die Idea Stores
in London dürften hier Richtschnur des
Gedankens sein.
2http://www.libraryjournal.com/
3http://www.dlib.org/
4 Sühl-Strohmenger, Wilfried. Digitale Welt und
Wissenschaftliche Bibliothek – Informations­
praxis im Wandel. Determinanten, Ressourcen, Dienste, Kompetenzen. Eine Einführung.
Wiesbaden: Harrassowitz, 2008. ISBN
978-3-447-05741-7.
54
Eine interessante These entwickelt Michael Moss in seinem Beitrag, der die
Bibliothek als «Lieu de Mémoire» sieht.
Hier knüpft er an die Theorien der
­Annales-Schule an. Das mag für die
Nationalbibliotheken als kollektives
Gedächtnis ihrer Länder auch stimmen. Ein Blick in seine Biografie zeigt
auch, wieso Michael Moore die Speicherfunktion der Bibliotheken so betont: Mit seinem archivarischen Hintergrund liegt ihm diese Funktion der
Bibliothek am Herzen. Damit ist aber
nicht die Funktion der wissenschaftlichen Bibliotheken mit erfasst, von den
allgemein-öffentlichen Bibliotheken
ganz zu schweigen. Wilfried Sühl-Stromenger hat in seiner im letzten Jahr
erschienenen Publikation die Aufgaben und Herausforderungen für wissenschaftliche Bibliotheken im digitalen Zeitalter differenzierter beschrieben.4 Die allgemein-öffentlichen Bibliotheken sehen sich noch mit ganz
anderen Herausforderungen konfrontiert.
Die E-Books auf dem Server sparten
Regale
Die allgemein-öffentlichen Bibliotheken haben starke Konkurrenz bekommen: Viele Menschen suchen heute
nicht mehr dort, sondern im Internet.
Und immer mehr Medien werden
nicht nur digital produziert, sondern
finden ihren Weg auch via Internet
zum Nutzer.
Die Vision: Man muss seinen Arbeitsplatz nicht mehr verlassen, um zu
­recherchieren, kann online das Inhaltsverzeichnis von Büchern und Zeitschriften einsehen und das Buch gleich
online via Internet lesen, ohne die Bibliothek auch nur betreten zu müssen.
Dafür stellen die grossen Forschungsbibliotheken jetzt die Weichen: Sie lassen
ihre Bestände komplett digitalisieren.
Die virtuelle Stadtbibliothek oder
«Onleihe» und andere Szenarien
Während Jahrhunderten hatten Bibliotheken ein Monopol: Sie waren die Institutionen, an die man sich wandte,
um Antworten auf eine Frage zu erhalten. Heute schauen Schüler erst mal
bei Google nach. Das ist Alltag. Die Bibliotheken müssen in diesem geänderten Szenario Antworten geben können,
arbido 4 2009
um ihrer Aufgabe weiter gerecht zu
werden.
Der Haken an der Sache: Das «virtuelle
Angebot» ist noch recht übersichtlich.
Viele Verlage fangen nämlich erst allmählich an, sich überhaupt auf das digitale Zeitalter einzulassen. Oft fehlen
die digitalen Vorlagen, um E-Books zu
erstellen, die urheberrechtlichen Folgen sind nicht geklärt. Eine Auseinandersetzung zwischen dem Börsenverein des deutschen Buchhandels mit
seinem Libreka-Projekt und Google mit
Google Books zeichnet sich ab. Amazon mit seinem Kindle-Lesegerät steht
lauernden Blicks auf der Seitenlinie.
Der vom Autor favorisierte archivistische Imperativ greift für die alte, «gemauerte» Bibliothek zu kurz.
Doch die digitalen Angebote allein werden nicht reichen, um für die Zukunft
gerüstet zu sein. Das haben auch viele
Bibliotheken erkannt: Sie mausern sich
daher von der reinen «Buchausgabestelle» zum «Kompetenzzentrum für
lebenslanges Lernen», kooperieren mit
Schulen, bieten literarische Krabbelgruppen für Mütter mit Kleinkindern
an und sprechen mit Kursen für kreatives Schreiben Senioren an. Egal wie
virtuell die Bibliothek von morgen also
auch sein wird – der Ort selbst, die «gemauerte» Bibliothek, verliert dadurch
nicht an Bedeutung. Die zweite Chance
als «Ort der sozialen Begegnung und
als Ort der Reflektion»(S. 73) ist ihnen
damit aber noch nicht sicher.
Der Nutzer, das unbekannte Wesen
Die drei nächsten Kapitel behandeln
die Psychologie des Nutzers im Informationszeitalter (Barrie Gunter), das
Verhalten des Akademikers im Umgang mit digitaler Information (David
Nicholas und Mitautoren) und die
Google Generation (Peter Williams et
al.).
Die gewählte Überschrift des Kapitels
von Barrie Gunter gibt Anlass zu Missverständnis, meint der Autor doch die
Beziehung der Nutzer untereinander
beim Gebrauch von Hilfsmitteln zur
Online-Kommunikation. Der Autor
streicht die Erkenntnisse über die
menschliche Interaktion, die auch
beim Gebrauch von digitalen Kommu-
nikationsmitteln ihre Gültigkeit behalten, in seinem Kapitel heraus.
David Nicholas und die Mitautoren haben hier ein zentrales Tätigkeitsfeld der
CIBER-Gruppe vorgestellt. Sie hat die
Log-Files wichtiger Datenbanken im
Ausbildungsbereich über den Zeitraum 2001–2008 untersucht. Die
Gruppe hat verschiedene Kriterien der
Suchstrategie analysiert. Kriterien wie
die Anzahl der Downloads, Anzahl der
Seiten, die am Bildschirm betrachtet
werden, die Anzahl der Besuche und
der wiederholten Besuche etc. wurden
unter anderem festgehalten und ausgewertet. Die Auswertung all dieser Kriterien ist bisher in Europa noch nicht
oft vorgenommen worden. Dass die bisherigen Feststellungen, die in der Fachliteratur über das Nutzerverhalten kursieren, damit entkräftet sind, wie die
Autoren meinen, und sich die Akademiker wie die E-Konsumenten im Netz
verhalten, wirkt in David Nicholas’ Aussage vermeintlich attraktiv, verkürzt
aber die dargestellte Realität erheblich.
Akademiker haben einen privilegierten
und staatlich geführten Zugang zu vielen zahlungspflichtigen Informationsquellen. Der private Umgang und die
Nutzung dieser Quellen würden völlig
anders ausfallen, wenn dieser Zugang
in vollem Umfang dem privaten Nutzer
finanziell angelastet würde.
Teil des Studiums darstellt, wie dies in
vielen Curricula an den Universitäten
geschieht.
Voraussagen zu machen, ist schwierig,
insbesondere wenn es um die Zukunft
geht.
Dieser Ausspruch, der Niels Bohr wie
auch dem amerikanischen Baseballstar
Yogi Berra zugeschrieben wird, trifft im
Besonderen für das vorletzte Kapitel
des Buches, das von Barrie Gunter geschrieben wurde, zu. Der Autor schaut
sich die Trends beim Konsum digitaler
Informationen an und stellt sich die
Frage, ob sich Web 2.0 bei den Internetnutzern bereits so weit durchgesetzt
hat, dass man von einer Schlüsseltechnologie oder einer Entwicklung, die an
einem Punkt ohne Wiederkehr angelangt ist, sprechen kann. Der Schreibende ist bei solchen Aussagen, die die
blau wattierte Zukunft der Internet­
konzepte und –technologien betreffen,
naturgemäss etwas skeptisch. Die Aussage des Autors, dass die neuen On­line-Anwendungen mit zunehmend
grösserer Geschwindigkeit entwickelt
werden und so die Zeitspanne zwischen deren Entwicklung und deren
Durchsetzung als unumkehrbare Entwicklung am Markt zunehmend verkürzt wird (S. 109), stellt eine stark
verkürzte Darstellung der Realien dar.
Eine wichtige Aussage machen die Autoren zum Thema Information Literacy, der auch für den Kontinent gilt: Das
Können der Generation Google punkto
Recherchiertechnik hält sich in engen
Grenzen. Meist wird mit einem Suchbegriff gesucht, und man gibt sich
schnell mit ersten Resultaten oder den
obersten fünf Hinweisen zufrieden.
Die Selbsteinschätzung der Studierenden und die effektiven Kenntnisse liegen bei der Informationssuche oft meilenweit auseinander. Den Autoren ist
recht zu geben, wenn sie fordern, dass
die Fähigkeit, Informationen zu suchen
und zu finden, über die ganze Ausbildungszeit konsequent und nachhaltig
gefördert werden soll (S. 181). Es sei
in diesem Zusammenhang auf das
Teacher-Librarian-Konzept in Kanada
hingewiesen.5 Es nutzt wenig, wenn die
diesbezügliche Ausbildung erst mit
dem Studium einsetzt und dort einen
Im Schlusskapitel mit dem Titel «Wie
geht es weiter?» von David Nicholas
wurden die Autoren gebeten, sechs
Aussagen zu machen, welche die zukünftigen Trends beschreiben. Die
Aussagen hat man schon in anderen
Fachpublikationen gelesen. Überraschend Neues im eigentlichen Sinn
kann man nicht in Erfahrung bringen.
So stellt sich die Frage: Lohnt sich die
Anschaffung des Buches?
55
arbido 4 2009
Wer sich bis anhin nicht mit dieser Problematik auseinandergesetzt hat, findet hier eine gutes Einführungsbuch.
Das Konzept des Buches ist gut, und es
ist erfreulich, dass es durch ein multidisziplinäres Autorenteam geschrieben wurde. Die Herausgeber hätten
jedoch dahin gehend etwas mehr auf
die Gestaltung der einzelnen Kapitel
einwirken müssen, dass diese etwas
kohärenter miteinander in Zusammen-
hang stehen würden. Sie wirken jetzt
ein bisschen wie unterschiedliche erratische Blöcke in der Informationslandschaft. Das Kapitel über die Bibliothek
im digitalen Zeitalter enttäuscht, da
man hier die Darstellung neuer Ideen
und Erkenntnisse erwartet hätte und
keine Zusammenfassung von längst in
Fachzeitschriften diskutierten Ideen
und Entwürfen im Querschnitt lesen
möchte. Nach der Beschimpfung des
Berufsstandes im Einleitungskapitel,
die man als Marketingstrategie für den
besseren Verkauf des Buches durchschaut, dürfen hier die Erwartungen an
dieses zentrale Kapitel der Publikation
ruhig etwas höher geschraubt werden.
Die Autoren legen im Schlusskapitel
dem Berufsstand der Informationsfachleute ans Herz, aufzuhören, zu
glauben sie wüssten was für ihre Nutzer gut ist. Nach der furiosen Ouvertüre des Einleitungskapitels werden die
erhöhten Erwartungen im Kapitel über
die Bibliothek im digitalen Zeitalter
enttäuscht, und so fällt der Applaus
nach der Lektüre der letzten Seite des
Buches durchaus enden wollend aus.
5http://www.teacherlibrarian.com/tltoolkit/
pro_reading/31_3_proreading.html, zuletzt
besucht am 1.3.2009.
Nachrichten BIS
Congrès BIS au Rolex Learning Center
La spectaculaire bibliothèque de l’EPFL
constitue l’attraction du congrès à Lausanne
BIS-Kongress am Rolex Learning Center
Die spektakuläre Bibliothek der EPFL
als Attraktion des Kongresses in Lausanne
Hans Ulrich Locher, Délégué du BIS
pour le Congrès BIS Lausanne
Locher@halo.ag, sab@sabclp.ch,
062 822 29 89, Aarepark 1, 5000 Aarau
Le congrès BIS qui se tiendra à Lausanne
du 1er au 4 septembre 2010 offrira pour
la première fois la possibilité de visiter
le nouveau bâtiment de la bibliothèque
de l’EPFL. Baptisé Rolex Learning Center,
il est un modèle pour les bibliothèques
du futur. Le congrès aura pour thème:
«Bibliotheken bewegen – changeons les
bibliothèques».
A peine trois mois après l’ouverture du
Rolex Learning Center, le Congrès de
l’association Bibliothèque Information
Suisse (BIS) offrira aux participants la
Hans Ulrich Locher, Délégué du BIS
pour le Congrès BIS Lausanne
Locher@halo.ag, sab@sabclp.ch,
062 822 29 89, Aarepark 1, 5000 Aarau
Der BIS-Kongress vom 1. bis 4. September 2010 in Lausanne bietet erstmals die
Möglichkeit, den spektakulären Neubau
der EPFL-Bibliothek zu besichtigen. Er
heisst Rolex Learning Center und ist ein
Modell für künftige Bibliotheken. Das
Thema des Kongresses lautet: «Bibliotheken bewegen – changeons les bibliothèques».
possibilité de visiter la bibliothèque de
l’EPFL, spectaculaire tant par son architecture que par sa conception. Le nom
du bâtiment est un véritable programme: Rolex = cofinancement privé,
Learning = bibliothèque comme lieu de
travail, Center = une offre centralisée
de services au cœur du Campus de
l’Ecole Polytechnique Fédérale de Lausanne.
Les objectifs du comité d’organisation
L’association BIS a constitué un comité
d’organisation qui souhaite proposer à
plus de 300 congressistes une expérience inoubliable. Sous le thème «Bibliotheken bewegen – changeons les
bibliothèques», le programme alliera
formation, rencontre et enrichissement
tonisch und konzeptionell spektakuläre Bibliothek der EPFL zu besichtigen.
Der Name des Bauwerks ist Programm:
Rolex = private Mitfinanzierung, Learning = Bibliothek als Ort zum Arbeiten,
Center = zentrale Lage mitten im Campus der eidgenössischen polytechnischen Hochschule EPFL in Lausanne.
Nur drei Monate nach der Eröffnung
des Rolex Learning Centers bietet der
Kongress des Verbandes Bibliothek Information Schweiz (BIS) den Teilnehmenden die Möglichkeit, die architek-
Organisationskomitee hat Ziele
definiert
Der BIS hat ein Organisationskomitee
gebildet, das für den Kongress folgendes Ziel gesetzt hat: Für die über 300
erwarteten Teilnehmenden soll ein Programm angeboten werden, das Bildung, Begegnung und kulturelle Bereicherung bietet und unvergesslich
bleibt. Darüber steht als Thema der
­Veranstaltung: «Bibliotheken bewegen
– changeons les bibliothèques». Der
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Photomontage Rolex Learning Center
Fotomontage des Rolex Learning Center
(Foto: EPFL Sanaa Cyrille Thomas)
culturel. Le congrès présentera non
seulement la manière dont évoluent et
sont perçues les bibliothèques mais
aussi l’influence et l’image qu’elles ont
auprès du public. Comité d’organisation: David Aymonin et Guilaine BaudVittoz, EPFL Lausanne; Yolande Estermann Wiskott, présidente de BIS; Jeannette Frey et Marie-Pierre Constant,
BCU Lausanne; Hans Ulrich Locher,
délégué du congrès BIS/directeur de
SAB; Frédéric Sardet, Bibliothèque &
Archives de la Ville de Lausanne. Réservez dès à présent la date dans votre
agenda: Congrès BIS – 1er – 4 septembre
2010 – Lausanne et Campus UNILEPFL.
Contact: locher@halo.ag
Kongress soll zeigen, wie sich Bibliotheken verändern und wie sich damit
auch ihre Wahrnehmung, ihre Wirkung und ihr Image in der Öffentlichkeit verändern. Das Organisationskomitee besteht aus folgenden Personen:
David Aymonin und Guilaine BaudVittoz, EPFL Lausanne; Yolande Estermann Wiskott, Präsidentin BIS; Jeannette Frey und Marie-Pierre Constant,
BCU Lausanne; Hans Ulrich Locher,
Kongressdelegierter
BIS/Geschäftsführer SAB; Frédéric Sardet, Bibliothèque & Archives der Stadt Lausanne.
Der und die Kluge buchten im Fluge
und blockiert sofort den Termin in der
Agenda: 1. bis 4. September 2010: BISKongress in Lausanne und auf dem
Campus der EPFL.
Kontakt: locher@halo.ag
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Thank you for your participation!

* Your assessment is very important for improving the work of artificial intelligence, which forms the content of this project

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