Manuel BS 2011 Saisie Agent charté

Manuel BS 2011 Saisie Agent charté
BILAN SOCIAL 2011
Saisie agent par agent pré remplie sur Internet
Manuel d’utilisation
Bilan social 2011
AVANT-PROPOS
Légalement, les collectivités et établissements publics
territoriaux se doivent de présenter au comité technique
paritaire un rapport sur l’état de la collectivité au 31 décembre
des années impaires (loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 modifiée
dans son article 33).
Afin de vous aider dans la réalisation de votre bilan social 2011,
le Cdg59 met à votre disposition un outil intégrant des données
pré remplies permettant ainsi une saisie agent par agent ou
agrégée.
Il vous appartient donc de transmettre vos données au Cdg59
pour le 31 août 2012 dernier délai pour une présentation au
comité technique paritaire intercommunal le 28 septembre
2012.
Par ailleurs, la synthèse des résultats du bilan social 2009,
basée sur les données des quelques 659 collectivités et
établissements publics territoriaux ayant répondu, est
disponible sur www.cdg59.fr - rubrique « Conseil/Bilan social ».
Le Cdg59 vous remercie de votre participation à cette
réalisation et félicite vos collaborateurs pour la qualité du
travail fourni à cette occasion. Cette synthèse ne pourrait
exister sans votre collaboration. Comptant sur une même
attention portée à la prochaine campagne de recueil des
données du bilan social 2011, les services du Cdg59 restent à
votre disposition pour tout complément d’information.
Bonne saisie !
SOMMAIRE
CONNEXION
P.
3
FICHE PERSONNEL
FICHE FORMATION
FICHE PREVENTION
FICHE GPEC
P.
P.
P.
P.
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12
15
17
FINALISATION
P.
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Manuel d’utilisation – Saisie agent par agent
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Bilan social 2011
CONNEXION
La connexion au bilan social vous apparaît de la façon suivante :
Saisissez votre nom
d’utilisateur et votre
mot de passe qui
vous ont été fourni
par le Cdg59.
Lorsque vous aurez saisi votre code utilisateur et votre mot de passe, vous accédez à la page suivante :
Raison sociale de votre collectivité
Ex : MAIRIE DE
En passant votre souris sur « BILAN SOCIAL », la page suivante apparaît :
Raison sociale de votre collectivité
Ex : MAIRIE DE
Manuel d’utilisation – Saisie agent par agent
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Bilan social 2011
Cliquez sur « Saisie » pour passer à la page suivante :
Pour accéder aux « données agent », cliquez sur Voir pour accéder aux informations.
ATTENTION :
Pensez à valider régulièrement votre saisie. En effet, passé un délai de 20 minutes, les données non validées seront
perdues.
Manuel d’utilisation – Saisie agent par agent
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Bilan social 2011
A chaque agent est attribué 4 fiches :
La fiche "Personnel" relative à la carrière de l'intéressé est pré renseignée.
La fiche "Formation" est à compléter. Les données saisies lors du dernier bilan social y figurent.
La fiche "Prévention" est également à compléter. Même remarque que pour la fiche "Formation".
La fiche "GPEC" (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences) est à compléter.
Liste des agents par nom usuel
et prénom.
Le bouton nouvel agent permet de créer un agent. Une nouvelle fenêtre (qui
correspond à la fenêtre personnel vierge) apparaît (cf. fiche personnel). Cet
agent créé doit avoir au moins travaillé un jour en 2011. A noter que dans cette
nouvelle fenêtre, le champ nom est un champ obligatoire.
Grade de l’agent.
Manuel d’utilisation – Saisie agent par agent
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Bilan social 2011
FICHE PERSONNEL
Afin de faciliter votre lecture et votre compréhension, la fiche « personnel » a été découpée en plusieurs sous rubrique. Ces rubriques sont à la fois valables
pour les agents dont les informations sont pré remplies ainsi que pour la saisie d’un nouvel agent.
Sélectionner le genre :
- Monsieur
- Madame
- Mademoiselle
Identité de l’agent :
- Nom usuel
- Nom de jeune fille
- Prénom
- Date de naissance
Sélectionner la nationalité :
- Etranger de l’union Européenne
- Etranger hors de l’union Européenne
- Français
Par agent permanent, on entend tous les fonctionnaires ainsi que
les agents non titulaires de droit public à l'exception des besoins
occasionnels et saisonniers.
Par agent non permanent, on entend tous les agents non
titulaires de droit privé ainsi que les besoins occasionnels et
saisonniers.
Manuel d’utilisation – Saisie agent par agent
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Bilan social 2011
Menu déroulant :
- Stagiaire
- Titulaire
- Non titulaire de droit public
- Non titulaire de droit privé
- Divers
Menu déroulant détail du statut :
Ces informations qui correspondent à la sous qualité
statutaire ne concernent que les agents non
titulaires de droit public et de droit privé.
Menu déroulant ancienneté
dans la collectivité :
- moins de 3 ans
- de 3 ans à moins de 6 ans
- 6 ans et plus
Menu déroulant position
administrative :
- Activité
- Anomalie
- Cessation de fonction
- Congé de présence parentale
- Congé sans traitement
(stagiaires/non titulaires)
- Détachement
- Disponibilité d’office
- Disponibilité ou congés
équivalents pour non titulaires
- Hors cadre
- Réserve
- Service national
Date de la position administrative.
Celle-ci correspond à la date d’entrée
dans la position
Mise à disposition auprès d’une organisation
syndicale ou autre (à préciser).
Date de la situation dans la position : celle-ci
correspond à la date d’entrée dans la situation.
Menu déroulant situation dans la position : à noter que
dans la plupart des cas on retrouvera « sans situation
particulière »
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Bilan social 2011
Menu déroulant administration d’origine :
Préciser la date de nomination par voie
de détachement de l’agent dans la
collectivité.
Préciser le poste de détachement :
- Emploi de cabinet
- Emploi fonctionnel
- Emploi non fonctionnel
Préciser la date de nomination dans le
poste de détachement.
Si l’agent est détaché dans une autre
structure :
- Autres structures
- Fonction militaire
- Fonction Publique d’Etat
- Fonction Publique d’un Etat de
l’union européenne
- Fonction Publique hospitalière
Préciser la date de d’arrivée de l’agent dans la collectivité.
Préciser le motif du recrutement dans le
menu déroulant.
Si l’agent a quitté la collectivité,
préciser sa date de départ.
Préciser le poste de recrutement dans le
menu déroulant.
Si l’agent a quitté la collectivité,
préciser le motif du départ dans le menu
déroulant.
Manuel d’utilisation – Saisie agent par agent
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Bilan social 2011
Sélectionner le cadre
d’emplois dans le
menu déroulant.
Sélectionner la
filière dans le
menu déroulant.
Sélectionner le
grade dans le
menu déroulant.
La catégorie s’affiche
automatiquement en
fonction du choix du
cadre d’emplois.
Préciser la date de nomination dans le
grade actuel.
Préciser les différentes dates relatives aux nominations dans le
grade, l’échelon et avancement de grade. Ces informations ne
concernent que les fonctionnaires. Ces dates ne peuvent être
postérieures au 31/12/2011.
La partie service est en saisie libre. La collectivité peut éventuellement compléter cette partie en créant le
service adéquat.
Ci-dessous la fenêtre de saisie d'un service en cliquant sur le bouton ajouter un service.
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Bilan social 2011
Préciser la durée hebdomadaire exprimée
en heures / centièmes.
Préciser le taux de temps
partiel (ex : 80 %)
Préciser le type de temps complet :
- CPA
- Temps partiel
- Temps partiel de droit
- Temps plein
Préciser le cycle de travail :
- cycle hebdomadaire
- autre cycle
- cycle annuel
- cycle mensuel
- cycle saisonnier
- forfait
Manuel d’utilisation – Saisie agent par agent
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Bilan social 2011
Préciser si l’agent a ouvert un compte épargne temps et sa date
d’ouverture.
Si l’agent a ouvert un compte épargne temps, renseigner les
tableaux de jours épargnés et consommés
Que ce soit pour un agent existant ou pour un nouvel agent, il vous faut valider votre saisie
avec le bouton « valider ».
Manuel d’utilisation – Saisie agent par agent
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Bilan social 2011
FICHE FORMATION
Il vous appartient de compléter l’ensemble des informations relatives aux formations demandées et suivies par vos agents.
Appuyer sur le bouton « Ajouter » pour renseigner les tableaux
Manuel d’utilisation – Saisie agent par agent
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Bilan social 2011
Appuyer sur le bouton « Ajouter » pour renseigner le tableau
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Bilan social 2011
Vous devez valider votre saisie avec le bouton « valider ».
Manuel d’utilisation – Saisie agent par agent
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Bilan social 2011
FICHE PREVENTION
Si l’agent est titulaire soit d’une allocation temporaire
d’invalidité soit d’une pension d’invalidité cocher « oui » et
préciser l’année sinon cocher « non ».
Motif du reclassement dans le menu déroulant
Date de demande de reclassement
Date de reclassement
Choix du grade
Choix de la filière
Répartition des absences par motif, hors
formation journées de grève et absences
syndicales.
Indiquer le nombre de jours pour chaque motif.
Si l’agent a eu un aménagement d’horaires et/ou du poste de travail, préciser
la date de l’aménagement
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Bilan social 2011
Ajouter un accident de trajet puis l’enregistrer.
Ajouter un accident de service puis l’enregistrer.
Concerne les risques professionnels du service de chaque
collectivité auquel l’agent est affecté.
Document relatif à la prévention (rapport du médecin).
Documents relatifs à la prévention (fiches de risques
professionnels).
Agents affectés à la prévention.
Vous devez valider votre saisie avec le bouton « valider ».
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Bilan social 2011
FICHE GPEC
Remarque :
Cette fiche reprend toutes les informations relatives à la gestion prévisionnelle des effectifs, des emplois et des compétences et ne concerne pas
directement le bilan social. Néanmoins, les informations recueillies permettront au Centre de gestion d’alimenter ses bases de données aux fins de
statistiques d’évolution de l’emploi dans la Fonction Publique Territoriale.
Vous devez valider votre saisie avec le bouton « valider ».
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Bilan social 2011
FINALISATION
Génération des résultats
Dès lors que vous avez vérifié et complété les données collectivités et agents, vous pouvez cliquer sur "Génération des résultats".
Les informations saisies agent par agent sont alors synthétisées et intégrées dans un fichier nommé "BSxxxx.xls" (xxxx correspondant à votre code
collectivité).
Ce fichier est disponible dans "Agirhe II" "Document à imprimer" :
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Bilan social 2011
Manuel d’utilisation – Saisie agent par agent
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Bilan social 2011
Modification des données « agents »
Tant que l'accès au bilan social est disponible, il vous est possible d'apporter des modifications à vos agents dans "Données agent :". Ces compléments
d'informations n'apparaîtront dans le fichier "BSxxxx.xls" qu'après avoir recliqué sur "Génération des résultats", ce qui aura pour effet de supprimer l'ancien
fichier "BSxxxx.xls" et d'en créer un nouveau avec les nouvelles données saisies.
Manuel d’utilisation – Saisie agent par agent
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