CPNP.faq.jun.13 - Institut Hysope

CPNP.faq.jun.13 - Institut Hysope
Foire aux Questions
Portail de notification des produits cosmétiques
1. Que dois-je mettre dans « Organisation code » ?
Vous pouvez mettre ce que vous voulez : nom de votre organisation, chiffres, lettres, en majuscule,
en minuscule ; cette valeur n’a aucune importance.
2. Existe-t-il une version en Français du manuel de l’utilisateur ?
Le manuel de l’utilisateur a été rédigé dans un premier temps en Anglais par la Commission
européenne.
En attendant, le manuel a été traduit par COSMED. Celui-ci se trouve dans la base COSMED Veille :
Thème C- Obligations générales – Centres antipoison – Notification.
Le seul et unique document de référence reste celui de la Commission européenne en Anglais.
La Commission européenne a traduit le manuel en Français, il est disponible à cette adresse :
http://ec.europa.eu/consumers/sectors/cosmetics/cpnp/index_en.htm .
3. Si je fais dès aujourd’hui une notification sur le CPNP, cela me dispense t’il de faire
les déclarations aux centres antipoison français ?
Oui, selon l’article 39 du Règlement (CE) n°1223/2009.
4. Que veut dire zip code ?
Code postal.
5. Qu’est ce qu’un local administrateur ?
Lorsque vous créez une nouvelle organisation et que vous faites une demande d’accès de
rattachement à cette organisation et que vos demandes d’accès sont acceptées par la CE, vous
devenez automatiquement le local administrateur de ce compte.
Vous pouvez donner ce droit à d’autres collègues si vous le souhaitez. Vous pourrez également vous
enlever ce droit, dans ce cas, il faudra vous assurer qu’un autre local administrateur a été désigné.
Sinon il n’y aura plus personne pour valider les prochaines demandes d’accès.
Le local administrateur peut voir toutes les notifications et peut également les modifier.
6. Combien de jours met la validation de l’accès au CPNP ?
Normalement les validations ne dépassent pas plus de 24h.
Remarque : Lorsque vous créez une organisation, il faut également en faire une demande d’accès
afin que la Commission européenne puisse valider vos demandes. Une organisation doit être rattachée
à un local administrateur.
Si au bout de 72h vous n’avez toujours pas accès, contactez le service de maintenance de la
Commission européenne : SANCO-CPNP@ec.europa.eu
7. Combien de temps prend une notification sur le CPNP ?
Après avoir lu le manuel de l’utilisateur, cela peut prendre entre 5 à 30 minutes.
8. Je suis sous-traitant et mon client me dit que c’est moi la personne responsable.
Comment savoir si c’est lui ou moi ?
L’adresse mentionnée sur l’étiquetage est celle de la personne responsable.
Rappel de la définition de la Personne responsable selon l’article 4 du Règlement (CE) n°
1223/2009 :
« Pour un produit cosmétique fabriqué dans la Communauté, ne faisant pas l’objet par la suite, d’une
exportation puis d’une réimportation dans la Communauté, le fabricant établi dans la
Communauté est la personne responsable.
Le fabricant peut désigner comme personne responsable, par mandat écrit, une personne établie dans
la Communauté, qui accepte par écrit.
Lorsque, pour un produit cosmétique fabriqué dans la Communauté, ne faisant pas l’objet par la suite,
d’une exportation puis d’une réimportation dans la Communauté, le fabricant est établi en dehors de
la Communauté, il désigne comme personne responsable, par mandat écrit, une personne établie
dans la Communauté, qui accepte par écrit.
Pour un produit cosmétique importé, chaque importateur est la personne responsable du produit
cosmétique spécifique qu’il met sur le marché.
L'importateur peut désigner comme personne responsable, par mandat écrit, une personne établie
dans la Communauté qui accepte par écrit.
Le distributeur est la personne responsable lorsqu'il met un produit cosmétique sur le marché sous
son nom ou sa marque, ou modifie un produit déjà mis sur le marché de telle manière que sa
conformité aux exigences applicables risque d’en être affectée.
La traduction des informations relatives à un produit cosmétique déjà mis sur le marché
n’est pas considérée comme une modification de ce produit de nature à affecter sa conformité aux
exigences applicables du présent règlement. »
9. Je suis sous-traitant, je ne veux pas que mon client, qui est personne responsable
au sens du Règlement (CE) n°1223/2009, ait connaissance de la formule du
produit cosmétique, comment dois-je procéder ?
Je déclare mes formules en fourchette de concentration ou en formulation-cadre.
10. Je suis sous-traitant et je notifie des produits cosmétiques pour le compte de mon
client qui est personne responsable mais je n’arrive pas à trouver « sous-traitant »
pour dire que j’agis en tant que sous-traitant. Que dois-je mettre ?
Il n’existe pas dans le CPNP le terme « Sous-traitant ». Les seules propositions qui existent sont :
Distributeurs / Centre Antipoison / Autorité Compétente / Personne responsable.
Vous devez choisir « Personne responsable » car au sens du Manuel, ce terme peut spécifier « agir
pour le compte de la personne responsable », par exemple sous-traitant, consultant, …
11. N’y a-t-il pas de délégation de responsabilité (personne responsable) si lors de la
demande de rattachement du sous-traitant dans le sous-compte de mon client, je
demande ce rattachement en tant que personne responsable puisque je n’ai pas le
choix ?
Non, il est bien spécifié dans le manuel de l’utilisateur, que le terme « Personne responsable » peut
signifier « agir pour le compte de la personne responsable ».
12. Je souhaite déclarer ma formule avec une formulation-cadre, mais aucune
formulation-cadre ne correspond à ma formule, comment dois-je faire ?
Vous devez déclarer votre formule soit en fourchette de concentration, soit en concentration exacte.
Remarque : Vous pouvez envoyer à COSMED vos propositions de formulation-cadre qui n’existent
pas dans le manuel d’utilisation. L’UEAPME transmettra ces propositions au service de maintenance de
la Commission européenne.
13. Il y a juste un ingrédient qui ne fait pas partie de la formulation-cadre, puis-je
quand même utiliser cette formule-cadre ?
Non, il faut que la formule-cadre couvre tous les ingrédients qui sont contenus dans votre formule.
14. Dans la partie « Etiquetage », lorsque j’intègre la liste INCI dans la box text et que
je clique sur notifier, cela ne fonctionne pas. Que dois-je faire ?
Je dois supprimer tous les caractères spéciaux « : » « ; » « ‘ » « = » et « ( ) »
15. Je n’arrive pas à télécharger les photos des étiquettes et du packaging même si les
tailles des images sont inférieures à celles demandées. Que dois-je faire ?
Je dois installer sur mon PC Mozilla firefox ou Google Chrome et essayer de les insérer
sous Mozilla Firefox ou Google Chrome.
16. Lorsque l’on me demande de spécifier le pH de mon produit, j’ai deux messages
d’erreur qui apparaissent. Que dois-je faire ?
Si cela concerne les questions demandant spécifiquement le pH du produit, il suffit simplement
d'indiquer la valeur, il n’y a pas besoin de remettre "pH =" ou « = ».
17. J’ai fait une erreur de notification avec la mauvaise personne responsable. Est-ce
possible de supprimer cette notification ?
Non. Une fois qu'un produit est soumis dans la base de données, il ne peut pas être supprimé sauf s’il
est à l’état de « brouillon ».
Conseil : Indiquez dans le nom du produit qu’il y a eu une erreur de notification, exemple : INVALID
NOTIFICATION.
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