BFC-E Manuel d`utilisation - DSI

BFC-E Manuel d`utilisation - DSI
Budget
Finances
Comptabilité
Manuel d’utilisation
Dépenses - Tome 3
Paiement
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Dépenses - Tome 3
Mises à jour du document
Ce qui est nouveau
Thème
Chapitre
Page
Utilisation du mode de paiement W « Virement
International »
9.1
9.2.2
6
7
Chapitre
Page
Ce qui a évolué
Thème
Paiement
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Table des matières
Mises à jour du document .................................................................................................................................... 2
Table des matières ................................................................................................................................................. 3
A propos de ce manuel .......................................................................................................................................... 5
9
Le processus de paiement ............................................................................................................................. 6
9.1
Généralités .............................................................................................................................................. 6
9.2
Les Paiements Automatiques ................................................................................................................... 6
9.2.1
Présentation générale du cycle de paiement automatique ............................................................... 6
9.2.2
Information des utilisateurs sur les résultats de la proposition et du paiement effectif ................... 7
9.2.3
Cycles de paiements supplémentaires « exceptionnels » .............................................................. 15
9.2.4
Gestion de la liste de diffusion ...................................................................................................... 23
9.2.5
Modification des informations de paiement sur une pièce à payer................................................ 25
9.2.6
Blocage en masse d’une proposition ............................................................................................. 27
9.2.7
Cas particulier du cycle de paiement de Carte Logée.................................................................... 28
9.2.7.1 Partie Logistique du paiement Carte Logée .................................................................................. 28
9.2.7.2 Partie Comptable du paiement Carte Logée .................................................................................. 29
9.3
Opération de décaissement manuel ....................................................................................................... 30
9.3.1
Procédure de décaissement sur un cas standard ............................................................................ 30
9.3.2
Paiement par chèque...................................................................................................................... 35
9.3.3
Paiement par caisse ....................................................................................................................... 38
9.3.4
Facturation interne – Compensation des comptes de tiers............................................................. 42
 Cas d’une compensation à l’intérieur d’un même domaine d’activité .............................................. 42
 Cas d’une compensation entre deux domaines d’activité .................................................................. 43
10
Autres opérations .................................................................................................................................... 44
10.1 Avances financières et Dépenses payables avant ordonnancement ...................................................... 44
10.1.1
Rappel du schéma comptable ........................................................................................................ 44
10.1.2
Saisie de la Demande d’Acompte ................................................................................................. 45
10.1.3
Paiement de la Demande d’Acompte par Paiement Automatique ou Comptabilisation de
l’Acompte manuellement .............................................................................................................................. 47
10.1.4
Prise en charge de la facture et blocage au paiement directement en comptabilité ....................... 50
10.1.5
Compensation de l’acompte .......................................................................................................... 51
10.1.6
Déblocage de la facture directement en comptabilité .................................................................... 53
10.1.7
Paiement du montant net par le programme de paiement automatique ......................................... 54
10.2
Retenues de garantie ............................................................................................................................. 54
10.3
Pénalités de retard ................................................................................................................................ 68
10.4
Cessions / oppositions ........................................................................................................................... 69
10.5
Modification de coordonnées bancaires après prise en charge ............................................................ 70
10.6 Modifications (avant / après prise en charge – avant / après paiement) .............................................. 72
10.6.1
Synthèse des processus de modification de commande ................................................................ 72
10.6.1.1
Modification souhaitée : adresse analytique, adresse budgétaire, n° de marché, n° RECA,
indicateur de dérogation scientifique ........................................................................................................ 72
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10.6.1.2
Modification souhaitée : imputation comptable (SANS modification de la nature de la
dépense) 75
10.6.1.3
Modification souhaitée : imputation comptable (AVEC modification de la nature de la
dépense) 77
10.6.1.4
Modification souhaitée : code famille ................................................................................... 80
10.6.2
Détail des processus de modification des commandes .................................................................. 82
10.6.2.1
Commande sans service fait ni facture (cas n°1) ................................................................... 82
10.6.2.2
Commande avec service fait mais sans facture (cas n°2) ...................................................... 82
10.6.2.3
Commande avec service fait et facture pré enregistrée (cas 3) ............................................. 83
10.6.2.4
Commande avec service fait et facture pré enregistrée (cas 4) .............................................. 84
10.6.2.5
Commande avec service fait et facture prise en charge mais non payée (cas 5) ................... 85
10.6.2.6
Commande avec service fait et facture prise en charge non payée (cas 6) ............................ 86
10.6.2.7
Commande avec service fait et facture et avoir pris en charge mais non payés (cas 7) ........ 86
10.6.2.8
Commande avec service fait et facture payée (cas 8) ............................................................ 88
10.6.2.9
Commande avec service fait, facture et avoir payés (cas 9) .................................................. 89
10.6.2.10 Commande avec service fait et facture payée (cas 10) .......................................................... 91
10.6.2.11 Commande avec service fait, facture et avoir payés (cas 11) ................................................ 92
10.6.3
Lier un avoir à une facture payée .................................................................................................. 93
10.6.4
Processus de modification des liquidations d’ordre de mission .................................................... 94
10.6.4.1
Ordre de mission non liquidé (cas 12) ................................................................................... 94
10.6.4.2
Ordre de mission liquidé (cas 13) .......................................................................................... 94
Annexe 1 – Schéma récapitulatif des flux de gestion entre GESLAB et BFC ................................................ 96
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A propos de ce manuel
Les conventions utilisées
Identifie des informations à lire et/ou à exécuter impérativement.
Identifie des remarques utiles mais sans incidence sur le cours de la
procédure exposée.
Identifie un renvoi vers un chapitre, une partie ou une page où est décrite
la suite de la procédure.
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9 Le processus de paiement
9.1 Généralités
Les modes de paiement définis pour le CNRS sont les suivants :









C Chèque manuel
V Virement zone SEPA
T Virement hors zone SEPA
W Virement International
B Carte bancaire
A Autre paiement manuel
H Paiement globalisé (carte logée)
N Numéraire
F Paiement carte achat
Seuls les modes de paiement V, W, H, F et T sont utilisés dans le cadre du cycle de paiement
automatique. Les modes de paiement V, W, H et F génèrent l‟émission de supports de paiement.
Le mode de paiement A est destiné à être utilisé pour les règlements relatifs aux organismes sociaux
(paiement via serveur VPN).
Les modes de paiement H et F permettent de n‟effectuer sur un cycle de paiement qu‟un seul
virement regroupant plusieurs factures du même mode de paiement.
Le mode de paiement N concerne les paiements par caisse.
Les types de pièces générées au paiement sont des pièces KZ.
9.2 Les Paiements Automatiques
9.2.1 Présentation générale du cycle de paiement automatique
Schéma général :
Les flux de règlement automatique sont générés automatiquement en central pour l‟ensemble des
délégations.
BFC propose automatiquement au paiement les factures comptabilisées jusqu‟à la veille.
Le cycle de paiement se décompose en 4 phases :
- Phase 1 : une liste des factures proposées au paiement est diffusée à chaque délégation
- Phase 3 : chaque délégation analyse ses paiements et à partir de la liste des propositions
de paiement, retraite ses pièces en exception dans le système.
- Phase 4 : l‟exécution complète du paiement est lancée à une heure déterminée en
automatique.
A 11H00, une proposition de paiement est déposée dans la SAP Business Workplace des utilisateurs
identifiés dans les listes de destinataires au paiement. Les adresses mail doivent être notifiées à la
DCIF pour établissement de la liste de diffusion des informations à transmettre quotidiennement. Les
changements de gestionnaires doivent être notifiés à la DCIF.
Cette proposition détaille l‟ensemble des pièces sélectionnées, celles qui seront payées et celles qui
présentent des erreurs empêchant le paiement. « La zone « Texte d‟en-tête » permet d‟identifier les
factures DMF prises en charge au SCTD. Cette zone contient DMF + n° de scan - n° lot »
Les utilisateurs analysent la proposition, font les corrections nécessaires ou bloquent certaines pièces
de la proposition.
A 12H00, le programme de paiement effectif se déclenche en incluant toutes les pièces sans erreur et
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qui n‟auront pas été bloquées.
Une liste des paiements (effectifs) est générée et déposée dans la SAP Business Workplace.
Ce programme de paiement effectif crée d‟une part l‟écriture en crédit du 51510000 pour les modes de
paiements V, W, H et F et en crédit du 51590000 pour les modes de paiement T, avec le débit du
compte tiers et d‟autre part un fichier des supports de paiement (pour les virements domestiques,
modes de paiement V, H et F, et pour les virements internationaux, mode de paiement W) qui seront
adressés ensuite manuellement par chaque DR à la DIT de Châlons
Sur la plage horaire réservée au cycle de paiement fournisseurs hors
personnel, c‟est-à-dire de 11H à 12H, des contrôles ont été mis en place
afin d‟empêcher :
- toute modification sur une pièce comptable, à l‟exception du
positionnement du code blocage paiement
- toute modification, blocage/déblocage, suppression des
données de base des fournisseurs concernés par le cycle de
paiement.
Si la mise à jour n‟est pas autorisée, un message d‟erreur bloquant
s‟affichera : « Un cycle de paiement est en cours, réitérer votre demande
ultérieurement ».
9.2.2 Information des utilisateurs sur les résultats de la proposition et
du paiement effectif
Un message système vous avertit en fenêtre automatique, quelque soit la transaction BFCE sur
laquelle vous travaillez, que vous avez reçu dans votre boîte email « Business Workplace » une
liste de proposition de paiement.
Pour accéder directement à l‟email, cliquez sur le message ou allez dans votre boite de réception.
Pour consulter vos emails « Business Workplace », activez la transaction <SAP Business
Workplace> à partir du chemin : Environnement Utilisateur > SAP Business Workplace > Arrivée
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Les courriers non lus sont sur fond bleu et lus, sur fond blanc. Pour accéder directement aux
documents non lus, cliquez sur « Documents non lus ».
Les emails non lus sont représentés par
et les pièces jointes par
.
Pour les afficher, cliquez sur la ligne d‟un des documents non lus.
Dans l‟onglet « Contenu document », l‟email s‟affiche et vous avertit qu‟une proposition de
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paiements a été générée. Cette proposition est en pièce jointe.
Pour afficher la pièce jointe, vous avez deux possibilités :
1. Cliquez sur le lien « Proposition de Paiements » présent dans le document.
2. Cliquez sur l‟onglet « Pièces jointes » pour accéder à la proposition de paiements.
Une fois dans l‟onglet, cliquez sur le lien pour afficher la proposition de paiements qui vous est
destinée.
La liste des propositions de paiement est journalière. Elle contient diverses informations que vous
devez traiter et comprend deux parties : la liste des exceptions (pièces en erreur) et la liste des
pièces sans erreur pouvant être payées.

La liste des propositions affiche un tableau d‟exceptions comprenant les pièces prises en charge
mais, non proposées au paiement pour différentes raisons.
Ces pièces comprennent des erreurs, et pour chaque exception, un code d‟erreur est indiqué dans
le tableau.
Une légende est disponible dans ce même document à la fin du tableau, définissant les codes
d‟erreur.
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Rappel des codes erreurs les plus usités :
001 « Poste avec solde débiteur, aucun règlement possible, cf. protocole job ».
Cas d‟apparition dans la proposition de paiement :


avoir pour lequel un lien n‟a pas été fait avec une facture,
poste tiers débiteur et ne devant donc pas faire l‟objet d‟un règlement.
003 « Poste bloqué pour le règlement ».
Cas d‟apparition dans la proposition de paiement :


pièces d‟acompte et de DPAO en attente de régularisation avec une facture prise en
charge (cas du code blocage paiement A),
cas des pièces bloquées au paiement (cas des codes blocages paiements B, D, M, F, R et
X).
004 « Compte bloqué pour le règlement ».
Cas d‟apparition dans la proposition de paiement :

Tiers bloqués en paiement (cas du code blocage paiement T)
006 « Aucun mode de règlement valable ».
Cas d‟apparition dans la proposition de paiement :


Tiers pour lesquels l‟IBAN ou le code SWIFT n‟est pas renseigné dans les coordonnées
bancaires
Tiers pour lesquels le compte bancaire n‟est pas renseigné (cas des modes de paiement
W)
031 « Témoin de suppression activé pour compte ».
Cas d‟apparition dans la proposition de paiement :

Tiers pour lesquels un témoin de suppression a été apposé.
Ce tableau d‟exceptions vous permet de visualiser et par la suite, d‟effectuer un travail de
correction dans le système, sur les pièces comportant des erreurs, afin que ces pièces puissent
être traitées par le règlement suivant.

La liste suivante concerne les pièces proposées pour paiement.
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La liste vous propose, par fournisseur, les pièces pouvant être payées pour ce cycle. Dans le cas
où le fournisseur payé est différent du fournisseur de la commande et de la facture (cas
d‟affacturage, de cession de créance professionnelle), le fournisseur d‟origine apparaît toujours
ère
dans la 1
colonne du tableau mais les 2 colonnes suivantes sont complétées par les
coordonnées (nom, adresse et banque) du destinataire divergent autorisé (cf. tableau ci-dessous)
Il est possible que les pièces listées subissent un retraitement. Vous devez décider de les payer ou
non. Si des pièces disponibles pour le paiement ne doivent pas être réglées, elles font alors l‟objet
d‟un blocage paiement après prise en charge par l‟ACS et apparaîtront le lendemain dans la
proposition en exception et ce, jusqu‟au déblocage paiement.

Des tableaux récapitulatifs par domaine d‟activité, par pays, par devise, par mode de paiement et
par compte bancaires sont disponibles à la fin du document.
Exemple par mode de paiement :
Exemple par compte bancaire :
Pour revenir à l‟email, cliquez sur
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.
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Dans le cas où vous n‟avez pas de pièce prise en charge à payer (sans erreur ou en exception),
vous recevez tout de même un message système vous avertissant que vous avez reçu dans votre
boîte de réception « Business Workplace » un email.
Ce message vous indique qu‟aucune proposition de paiement n‟est générée dans votre domaine
d‟activité.
Lorsque les paiements sont effectués, un message système vous averti en fenêtre automatique
que vous avez reçu dans votre boîte email « Business Workplace » une liste d‟un ou plusieurs
paiements émis dans votre domaine d‟activité.
Pour accéder directement à l‟email, cliquez sur le message ou allez dans votre boite de
réception.
Le document est accompagné d‟une pièce jointe correspondant à la liste des paiements. Pour y
accéder, cliquez sur le lien ou aller dans l‟onglet « pièces jointes ».
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En pièce jointe, vous trouvez la liste des paiements effectués pour votre domaine d‟activité.
Cliquez sur le lien pour y accéder.
La liste des paiements émis est affichée par fournisseur. Elle doit être imprimée et conservée.
Le format d‟impression à utiliser est : X_65_180 (cf. manuel d‟utilisation Eléments Généraux –
BFC-MUT-ELG)
Les fichiers domestiques (format XML) et internationaux (format AFB320) sont ensuite déposés
sur la MCOM de la délégation via l‟EAI et doivent être adressés à la DGFip via le portail internet
DGFip.
Les pièces apparaissant sur la liste de paiement avec le mode de paiement T ne seront pas
inclues dans les fichiers de paiement mais devront être traitées dans « DVINT » pour le virement
à l‟étranger non atteignable via les virements domestiques ou internationaux.
Après le paiement, les pièces bloquées restantes doivent ensuite faire l‟objet d‟un traitement
(correction des coordonnées bancaires du fournisseur, déblocage de la facture…) dans la
journée pour pouvoir être entraînées dans le cycle de paiement du lendemain et ne plus
apparaître en exceptions.
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9.2.3 Cycles de paiements supplémentaires « exceptionnels »
En cas de paiement urgent exceptionnel en dehors du dispositif automatique
précédemment expliqué, l‟ACS doit prendre contact auprès de la DCIF pour que
la DCIF déclenche manuellement un cycle de paiement supplémentaire.
Cette transaction sera donc utilisée par la DCIF uniquement.
Un lancement exceptionnel ne doit concerner qu‟une délégation à la fois, car lors
du lancement manuel de cette transaction, en standard, la proposition n‟est pas
découpée en domaine d‟activité.
Pour un lancement manuel, la variante doit être saisie et lancée une première
fois pour générer une proposition de paiement qui sera envoyée manuellement
dans la boite email « Business Workplace » des utilisateurs concernés.
Il ne pourra pas être fait de
modification de pièce sur
cette
proposition
exceptionnelle par l‟ACS,
celui-ci
devra
donc
s‟assurer que la proposition
envoyée par la DCIF prend
bien en compte ses critères
de sélection.
Pour lancer ce cycle de paiement exceptionnel, manuel, utilisez la transaction
<Paramètres pour paiement automatique> à partir du chemin : Dépenses >
Paiement > Paiement par virement.
ère
1
phase : lancement de la proposition
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Indiquer la date du jour et le n° d‟identifiant : pour ces lancements
complémentaires, l‟identifiant doit être saisi par l‟utilisateur en prenant la
numérotation „00001‟, „00002‟, „00003‟, …s‟il y en a plusieurs dans une journée.
Dans l‟onglet « Paramètre », indiquer la société « Z900 », le mode de paiement
concerné « V », et en date de prochaine comptabilisation, la date du lendemain,
et un numéro ou une plage de fournisseur (de 1000000 à 49000000) concerné
par le cycle de paiement exceptionnel.
Dans l‟onglet « Sélection libre », sélectionner les zones libres que vous désirez
pour votre lancement. Via l‟aide à la recherche, accédez aux différentes zones.
Sélectionner le bouton « pièce »
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Puis faire une sélection par « domaine d‟activité »
Dans l‟onglet « protoc.supplém. » cocher les cases « contrôle de l‟échéance »,
« sélection mode de paiement dans tout les cas » et « postes des pièces
paiements »
Puis se positionner sur l‟onglet « impr.+ support donn. » et indiquer la variante
« CNRS_V » ou la sélectionner dans le menu déroulant :
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Revenir sur l‟onglet « statut », les paramètres étant saisis, cliquer sur le bouton
« proposition »
Une nouvelle fenêtre s‟ouvre sur laquelle il faut cocher la case « lancement
immédiat », puis valider.
L‟onglet « statut » réapparaît, faire envoi et attendre la génération de la
proposition de paiement.
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Envoi de la proposition :
Pour faire l‟envoi de la proposition par email aux utilisateurs ayant fait la
demande de paiement exceptionnel, il faut se positionner en client lourd (seule
possibilité de faire une extraction pour l‟envoi) et afficher la proposition de
paiement concernée :
Cliquer sur le bouton de l‟affichage de la proposition (bouton proposition avec
lunettes) et sur l‟écran
« envoyer »
d‟affichage, cliquer sur l‟icône
et sélectionner
La boite d‟envoi s‟ouvre, y insérer du texte libre, puis indiquer l‟adresse du DA
concerné (comprenant la liste de diffusion de ce DA) sous la forme DA_00xx
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Vérifier dans l‟onglet « pièces jointes » que la proposition s‟y est bien intégrée
automatiquement
Revenir sur le premier onglet et cliquer sur l‟icône
pour faire l‟envoi.
Les utilisateurs de la liste de diffusion concernés recevront le message suivant
indiquant que la proposition est généré et visualisable dans leur boite email
« Business Workplace »
ème
2
phase : lancement du paiement
Revenir sur le portail BFC, transaction <Paramètres pour paiement automatique>
à partir du chemin : Dépenses > Paiement > Paiement par virement.
Rappeler la proposition et cliquer sur le bouton «cycle paiement», une fenêtre
s‟ouvre sur laquelle il faut cocher les cases « lancement immédiat » et « créer
support de pmt ».
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Envoyer et attendre la fin du cycle de paiement
Envoi de la liste de paiement :
Même procédure que pour l‟envoi de la proposition : se positionner en client lourd
(seule possibilité de faire une extraction pour l‟envoi) et afficher le cycle de
paiement concerné. Procéder ensuite à l‟envoi du message contenant la liste de
paiement qui sera conservée par l‟ACS.
Comme pour le paiement quotidien, le fichier SDM créé doit être alors adressé à
la DIT de Chalons.
Dans le cas où l‟ACS, lors de l‟analyse de la proposition, voudrait effectuer
une modification sur une
pièce (par exemple un blocage paiement), il faudra que la
DCIF supprime la proposition exceptionnelle qui a été générée (sinon la liste de
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paiement contiendrait à tort la pièce bloquée par l‟ACS), et relance la procédure d‟un
nouveau cycle de la proposition jusqu‟au paiement.
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9.2.4 Gestion de la liste de diffusion
Pour gérer la liste de diffusion pour le paiement, activez la transaction <SAP Business
Workplace> à partir du chemin : Environnement utilisateur > SAP Business Workplace.


Dans votre boite aux lettres électroniques système, cliquez sur
à la liste de diffusion de votre délégation.
pour accéder
Lancez la recherche de listes de diffusion dans votre délégation.
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Lorsque cette zone est cochée, le document est envoyé en express. Le destinataire est
immédiatement informé de la réception d'un tel document par affichage d'une boîte de dialogue
l'invitant à consulter sa corbeille d'arrivée.





Cliquez sur la liste de diffusion pour afficher tous les destinataires.
Cliquez sur
pour modifier la liste.
Effectuez vos modifications. Vous pouvez ajouter ou supprimer des destinataires. Dans notre
exemple, on ajoute « Pascal Dubernet » dans la liste de diffusion
Cochez la case
.
Lorsque cette zone est cochée, le document est envoyé en express. Le destinataire est
immédiatement informé de la réception d'un tel document par affichage d'une boîte de dialogue
l'invitant à consulter sa corbeille d'arrivée.
Cliquez sur
pour sauvegarder les modifications. Un message apparaît dans la
barre d‟état pour vous confirmer la sauvegarde.
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9.2.5 Modification des informations de paiement sur une pièce à payer
Suite à l‟édition de la proposition de paiement, il est possible de bloquer une pièce au paiement ou
de sélectionner un autre IBAN que celui proposé par défaut.
Pour bloquer une pièce au paiement, activez la transaction <Modifier> à partir du chemin :
Comptabilité > Comptabilité Générale > Ecritures comptables > Affichage et modifications de
pièces et soldes en comptabilité >
Renseignez le n° de pièce et cliquez sur Entrée.
Double cliquez sur le poste du tiers à solder.
Renseignez ensuite le code de blocage manuel au paiement : « B »
Cliquez sur Sauvegarder. La pièce ne peut plus désormais être payée. Elle apparaîtra en exception
dans la prochaine liste de proposition avec un code erreur : 003
Pour sélectionner un autre IBAN que celui proposé par défaut, revenir à l‟écran précédant.
Sélectionnez Autres – Afficher autres données
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Cliquez sur l‟aide à la recherche sur la zone : « Tp bque parten. »
Choisir l‟IBAN approprié en double cliquant sur sa ligne.
Puis validez le choix et cliquez sur sauvegarder.
Sur la plage horaire réservée au cycle de paiement fournisseurs hors
personnel, c‟est-à-dire de 11H à 12H, des contrôles ont été mis en place
afin d‟empêcher :
- toute modification sur une pièce comptable, à l‟exception du
positionnement du code blocage paiement
Si la mise à jour n‟est pas autorisée, un message d‟erreur bloquant
s‟affichera : « Un cycle de paiement est en cours, réitérer votre demande
ultérieurement ».
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9.2.6 Blocage en masse d’une proposition
Suite à l‟édition de la proposition de paiement, il est possible de bloquer l‟ensemble des pièces
d‟une proposition au paiement.
Pour bloquer un ensemble de pièce au paiement, activez la transaction <Postes indiv.
Fournisseurs> à partir du chemin : Comptabilité > Comptabilité Générale > Reporting compta.
géné. > Etat de développement des soldes
Ne renseignez aucune référence à un fournisseur pour prendre toutes les pièces sans distinction
de fournisseurs.
Renseignez par contre une date « PNS au jour de référence » égale à date de la veille puisque la
proposition ne contient au plus tard que les PNS de la veille.
Cochez les « postes standards », mais aussi les « opérations cptes gén. Spéciaux » ainsi que les
« postes pour mémoire » (demande d‟acompte)
Cliquez sur Exécuter.
La liste des PNS s‟affiche.
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Sélectionnez les tous par Menu – Traiter – Marquer Tout.
Puis cliquez sur Autres – Modifications en masse.
Apposez le code « M » pour blocage en masse.
Cliquez sur Exécuter modifications.
La modification est sauvegardée sur toutes les pièces précédemment sélectionnées.
9.2.7 Cas particulier du cycle de paiement de Carte Logée
Remarque préliminaire : Montant facture supérieur au montant commande
Si le montant de la facture est supérieur au montant de la commande, elle est comptabilisée en
masse mais elle est bloquée au paiement avec la valeur « R » dans l‟onglet paiement. Ce blocage
paiement est visible dans la proposition de paiement.
Il faut donc le lever dans la pièce comptable.
Pour lever un blocage paiement sur une pièce comptable, se référer au
chapitre 9.2.5 Modification des informations de paiement sur une pièce à
payer.
9.2.7.1 Partie Logistique du paiement Carte Logée
Afin d‟être sûr que le paiement intégral de toutes les factures et de tous les avoirs d‟un ROP est
possible, il est nécessaire d‟aller voir l‟état de la facturation via la synthèse des factures :
Paiement
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-
-
Dépenses - Tome 3
sélectionner toutes les factures/avoirs d‟un ROP en saisissant dans la zone « Texte d‟en-tête » :
« CL + n° de DR + * » (ex CL04*) ainsi que la date du ROP concerné dans la zone « Date
comptable »
- avec dans le pavé « Type de saisie », les zones « arrière-plan » et
« maintenu/préenregistré » cochées
- avec dans le pavé « Statut facture », toutes les zones cochées
la liste des factures/avoirs de ce ROP s‟affiche et toutes les factures/avoirs doivent être
comptabilisées donc avoir les caractéristiques suivantes :
Colonne « Statut facture » : Enregistré
Dans la colonne « Statut »
Dans la colonne « Poste »
Le paiement de tout le relevé doit être effectué en une seule fois, ce qui signifie que si à la date du
paiement indiqué par la DCIF, la totalité des factures/avoirs du ROP du mois n‟est pas prise en
charge, les factures doivent être bloquées au paiement en masse.
Pour lever un blocage paiement sur une pièce comptable, se référer au
chapitre 9.2.5 Modification des informations de paiement sur une pièce à
payer.
Si plusieurs relevés d‟opérations ont été traités en même temps, lors du
paiement par la DCIF, les paiements seront effectués un à un par date de
relevé.
9.2.7.2 Partie Comptable du paiement Carte Logée
Afin de vérifier la validité pour le paiement des factures et avoirs d‟un ROP, il est nécessaire de
consulter les postes individuels du fournisseur Carte Logée concerné.
- Sélectionner le numéro du fournisseur
- Sélectionner les postes non soldés à date
La veille du jour du paiement national, une première proposition de paiement par fournisseur Carte
Logée sera générée afin de pouvoir repérer les avoirs qui auront été liés à une facture déjà réglée
dans le flux de la dépense. Ces avoirs seront en exception dans la proposition.
Pour chacun d‟entre eux, il sera nécessaire d‟effectuer un rapprochement comptable (pièce de type
AB, transaction « rapprochement manuel des écritures d‟un compte fournisseur » dans le menu
comptabilité/comptabilité générale/écritures comptables/rapprochement) entre l‟avoir et une facture
DU ROP A REGLER, donc une facture NON REGLEE.
Ce rapprochement doit être effectué au plus tard la veille du jour du paiement national.
Le jour du paiement, une nouvelle proposition par fournisseur Carte Logée sera éditée qui devra
présenter ces pièces AB au paiement.
Paiement
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9.3 Opération de décaissement manuel
9.3.1 Procédure de décaissement sur un cas standard
Pour comptabiliser un décaissement, activez la transaction <Comptabiliser décaissement> à
partir du chemin : Dépenses > Paiement > Paiement par caisse/chèque.
Pour comptabiliser un décaissement, des données obligatoires doivent être saisies.

Saisissez la date de pièce. Par défaut, la date de pièce est la date du jour.
Le type de pièce « KZ » se met par défaut, la société « Z900 » est rapatriée en automatique si
valeurs utilisateurs paramétrées, la date comptable se positionne à la date du jour, la période sont
renseignées par défaut, la devise est « EUR », les textes d‟en tête et rapprochement sont libres.

Dans l‟onglet « Données bancaires », saisissez un numéro de compte à imputer, un domaine
d‟activité, et le montant à imputer.
La date de valeur est renseignée par défaut.

Dans l‟onglet « Sélections des postes non soldés », saisissez un numéro de compte fournisseur,
et sélectionnez un critère supplémentaire si nécessaire.
Le type de compte est renseigné par défaut, il correspond au type de compte fournisseur.
Paiement
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


Dépenses - Tome 3
Validez vos critères de sélection en cliquant sur
.
Entrez vos conditions de sélections supplémentaires. Dans notre exemple, la pièce est le critère
qui a été coché sur l‟écran précédent.
Saisissez un numéro ou un plage de numéro de pièce.
Cliquez
sélection.
pour traiter la ou les postes non soldés correspondant aux critères de
Dans le cas où aucune sélection supplémentaire n‟a été demandée, on arrive directement sur
l‟écran suivant comportant la totalité des postes non soldés du fournisseur concerné
Paiement
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Rester sur l‟onglet « standard » et sélectionner la pièce à régler dans la liste proposée (dans cet
exemple une seule pièce non soldée a été trouvée). Par défaut les montants apparaissent en bleu
comme étant tous sélectionnés.
Il y a différentes façons de procéder pour la sélection :
- soit on double clique sur le montant des lignes qui ne sont pas concernées par le paiement pour
les désélectionner (en noir) et on ne laisse que les lignes concernées en bleu
-
soit, dans le cas où il n‟y a pas eu de sélection supplémentaire et que de nombreuses
lignes sont proposées, on peut demander par une configuration, au préalable, de la
sélection des postes non soldés à ce que par défaut la liste proposée ne sélectionne
aucun poste et il n‟y aura plus qu‟à double cliquer sur le montant de la pièce choisie pour
la voir apparaître en bleu.
Eventuellement préalable à la saisie du paiement manuel : configurer la sélection des Postes
non soldés comme suit :
Cliquer sur Menu / Options de traitement / Onglet p. non soldés et cocher
Paiement
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Sur la liste des postes non soldés proposée, dans le cas où plusieurs pièces sont concernées par
le paiement, sélectionner plusieurs lignes ou si toutes les pièces affichées sont à payer par un
seul chèque alors cliquer directement sur l‟icône « Marquer tout ».
A la sélection, les pièces choisies passent donc en bleu et la zone « affectation » totalise leurs
montants.
La zone « Montant saisi » reprend le montant saisi par l‟utilisateur dans le premier écran.
Lorsque la zone « Non affecté » est à zéro la pièce peut être visualisée et comptabilisée.

Cliquez sur
pour afficher la synthèse de la pièce sélectionnée.
Visualisation de la pièce de paiement avant comptabilisation (étape facultative) :
Par le bouton « Menu » item « pièces / Simuler » on visualise la pièce de paiement et ses
différents postes (les copies d‟écran ci-dessous correspondent à un autre exemple)
Paiement
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En double cliquant sur chacun des postes, l‟utilisateur visualise le détail de chaque poste.
Par exemple le détail du ou des postes fournisseurs mis en paiement (deuxième poste dans
l‟exemple) permet d‟afficher les données suivantes :
Revenir à la pièce complète en cliquant sur le bouton « Afficher synthèse de postes ».

Cliquez sur
pour comptabiliser le décaissement. Un message s‟affiche dans la
barre d‟état pour vous confirmer la comptabilisation.
Paiement
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9.3.2 Paiement par chèque
9.3.2.1
Créer les intervalles de chèque
A la réception d‟un nouveau chéquier, il faut créer les numéros de chèque dans BFC afin de pouvoir
faire un suivi des décaissements par chèque et du chéquier via la transaction FCHI – Créer
intervalles chèque à partir du chemin : Dépenses/paiement/paiement par chèque/gérer les intervalles
de chèque
Données à renseigner :
 Société « Z900 » (ou rapatriement automatique par valeurs utilisateurs)
 Banque société : compte bancaire de l‟ACS « 00XXA» à saisir ou à sélectionner
dans l‟aide à la recherche
 ID compte : CPT01 à saisir ou à sélectionner dans l‟aide à la recherche.
Cliquer sur le bouton « modifier »
puis « autres » / « créer »
ème
Compléter le n° séquentiel (ici 2
chéquier), les numéros de chèques (le premier et le dernier), et
dans les informations supplémentaires, du texte libre et la date du jour.
Paiement
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Valider la fenêtre « créer intervalle »
Sauvegarder, une information apparaît en bas d‟écran :
9.3.2.2
Comptabilisation du décaissement
Suivre la procédure de décaissement chapitre 9.3.1
9.3.2.3
Créer l’information chèque
Après la transaction de comptabilisation du paiement, effectuer le lien avec le chéquier via la
transaction FCH5 - Création de l‟information chèque à partir du chemin :
Dépenses/paiement/paiement par chèque/créer information chèque
Paiement
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
Données à renseigner en entête :
 N° de pièce correspondant à l‟écriture du décaissement
 Société « Z900 » (ou rapatriement automatique par valeur utilisateurs)
 Exercice comptable
 Données à renseigner dans info chèque :
 Banque société (compte de l‟ACS) « 00XXA» à saisir ou à sélectionner dans
l‟aide à la recherche
 ID compte : CPT01 à saisir ou à sélectionner dans l‟aide à la recherche.
 Numéro chèque : en cliquant sur le match code on obtient le dernier n° de
chèque utilisé. Double cliquer sur ce n°, il vient se positionner dans la zone
« Numéro de chèque » et le modifier en indiquant le numéro suivant.
Cliquer sur Entrée
Le nom et l‟adresse du fournisseur apparaissent dans l‟onglet adresse.
Cliquer sur sauvegarder.
Un
message
l‟écran.
Paiement
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apparaît en bas de
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9.3.3 Paiement par caisse
ère
1 étape : Virement interne de fond
A l‟émission du chèque pour effectuer le retrait de liquidité, effectuer la transaction FB50 –
Comptabilisation sur compte général par le chemin Comptabilité/Comptabilité générale/Ecritures
comptables/Ecritures comptables manuelles FI/Comptabilisation sur compte général
Schéma comptable attendu
D 58500000 Virements internes de fond
C 51510000 Compte au trésor
En entête, renseigner la date pièce (la date du jour), et un texte d‟entête libre.
Sur les deux postes, renseigner :




Le compte général
Le sens débit/crédit
Le montant
Le domaine d‟activité
Lorsque l‟écriture est équilibrée et que toutes les données obligatoires sont renseignées, le « feu »
passe au vert indiquant que la comptabilisation est possible.
Simuler l‟écriture en cliquant sur le bouton Menu puis item Pièce et Simuler
Si l‟écriture est correcte, cliquer sur « comptabiliser ».
Paiement
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Un message d‟information
de l‟écran.
ème
2
s‟affiche en bas
étape : Création de l’information chèque
Pour faire le lien avec le chéquier, effectuer la transaction FCH5 – Création de l‟information chèque
par le chemin : Dépenses/paiement/paiement par chèque/créer information chèque
Voir procédure paragraphe 9.3.2.3 Créer l‟information chèque
ème
Le 2
écran de l‟information chèque n‟est pas complété ; indiquer dans l‟onglet adresse, le nom
« Agent Comptable »et la localité qui sont des zones obligatoires :
Puis cliquer sur Sauvegarder : un message d‟information indiquant le numéro de pièce
comptabilisée apparaît en bas de l‟écran.
3ème étape : Comptabilisation de l’écriture de caisse
Pour récupérer le poste non soldé du compte 5850000 et effectuer à la fois la comptabilisation de
l‟écriture et le rapprochement, effectuer la transaction F-04 – Comptabiliser avec régularisation par
le chemin : Comptabilité/Ecritures comptables/Ecritures comptables manuelles FI/comptabilisation
avec rapprochement
Schéma comptable attendu :
D 53100000 Caisse
C 58500000 Virements internes de fond
Données à renseigner dans l’en-tête :
 Date pièce : date du jour
 Type de pièce : ZR (pièce bancaire)
 Référence (texte libre)
 Texte d‟en-tête (texte libre)
Paiement
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Opération à traiter : cocher « transfert avec rapprochement »
er
1 poste de la pièce :

CC : 40 (débit) compte 53100000 (caisse)
Entrée
Renseigner les données du poste 1 :



Montant
Domaine d‟activité
Texte (texte libre)
Cliquer sur « afficher synthèse de pièce »
Paiement
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puis cliquer sur « Traiter PNS »
Faire une sélection par compte, le 58500000 ; on peut également sélectionner par N° de pièce ou
par montant.
Re-cliquer sur « Traiter PNS » et les postes non soldés du compte 58500000 s‟affichent
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Sélectionner la pièce désirée (lorsqu‟il y en a plusieurs qui s‟affichent) : le montant sélectionné
devient bleu et les champs « montant saisi » et « affectés » s‟équilibrent.
Cliquer sur menu/pièce/simuler pour visionner l‟écriture (étape facultative)
Puis « comptabiliser » :
ère
Le compte 58500000 est soldé et la pièce correspondant à l‟écriture de la 1 étape est
rapprochée
9.3.4 Facturation interne – Compensation des comptes de tiers
Cela consiste à solder les comptes de tiers et à comptabiliser les écritures sur les comptes de
bilan.
Le changement de compte collectif réalisé sur les fournisseurs internes (cf. le manuel
d‟utilisation Dépenses Tome 1 – BFC-MUT-DEP-Tome1 § 3.2.3 Référentiels tiers ) permettra
lors de la compensation des pièces comptables :
-
de solder les anciennes écritures sur l‟ancien compte collectif,
-
de solder les nouvelles écritures sur le nouveau compte collectif.

Cas d‟une compensation à l‟intérieur d‟un même domaine d‟activité
Lorsque la dépense et la recette à rapprocher ont été réalisées à l‟intérieur d‟un même domaine
d‟activité (délégation), le comptable devra rapprocher le poste présent sur le compte 40120006
par le poste présent sur le 41100006 via la transaction de comptabilisation avec rapprochement
Comptabilité/Comptabilité générales/Rapprochement/Comptabilisation avec rapprochement
(transaction F-04). Dans cette transaction, il faut utiliser l‟option « sélectionner PNS » pour
Paiement
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pointer vers les deux postes à rapprocher).
Cette action est donc manuelle et doit être effectuée avant la fin du mois pour les pièces d‟un
mois donné et le type de pièce à utiliser est le type de pièce « ZV ».
 Cas d’une compensation entre deux domaines d’activité
Le compte de bilan 541xx000 (avec xx pour le n° de la délégation) est utilisé pour solder les
différentes écritures sur les comptes collectifs.
Les comptes comptables concernés dans les écritures générées par la compensation sont :
- débit 40120006
- crédit 541xx000.
Et :
- débit 541xx000
- crédit 41100006.
Ces écritures sont réalisées de façon automatique en tant qu‟opération de clôture (donc en
début de mois suivant) sur l‟ensemble des pièces de facturation interne d‟un mois donné. Le
type de pièce utilisé par le programme est le type « CL ».
A l‟issue du traitement, deux listes sont fournies aux destinataires habituels des listes de
paiement : la liste des exceptions et la liste des rapprochements réellement effectués.
Ceci génère un retour vers GESLAB de la facture interne « compensée » au sens BFC avec
une date de règlement pour GESLAB.
Le solde des comptes (541xx000) entre eux est réalisé à la DCIF, sur le domaine d‟activité de la
DCIF, via la transaction d‟écriture comptable manuelle Comptabilité/Comptabilité
générales/Ecritures comptables/Ecritures comptables manuelles FI/Ecriture generale
(transaction F-02) :
Le type de pièce à utiliser est le type CL afin de pouvoir le gérer comme opération de clôture.
(Attention pour cette opération ne pas utiliser la transaction de comptabilisation avec
rapprochement car elle produirait une écriture « à cheval » sur deux DA).
L‟écriture générée est du type :
- débit 541xx000
- crédit 541yy000
Le lettrage (si nécessaire) de chaque 541XX est également réalisé à la DCIF via la transaction
de rapprochement manuel des écritures d’un compte général (transaction F-03) du menu
Comptabilité/Comptabilité générales/Ecritures comptables/Ecritures comptables manuelles FI/.
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10 Autres opérations
10.1 Avances financières
ordonnancement
10.1.1
et
Dépenses
payables
avant
Rappel du schéma comptable
Le schéma comptable des avances financières aux fournisseurs et des dépenses payables avant
ordonnancement (DPAO) doit être effectué en suivant les étapes définies ci après :
Etape 1 – Saisie de la demande d'acompte SAP (type de pièce 'KZ') avec pour code CGS cible :
- A pour l‟avance Fournisseur
- O pour la DPAO
avec création d‟un poste pour mémoire sur le poste Tiers
Etape 2 - Paiement de l'avance Fournisseur ou de la DPAO
Débit 40910000 (avance) / 47213000 (DPAO) Tiers
Crédit 5151000 Compte Trésor
Etape 3 – Prise en charge de la facture Fournisseur
La facture est prise en charge suivant le processus logistique classique (cf. le chapitre prise en charge
dans le Tome 2 du flux de la dépense).
Lors de cette prise en charge la facture doit impérativement être bloquée en paiement par
apposition d‟un code blocage « B ».
Etape 4 - Compensation de l'avance ou de la DPAO
La compensation de l‟avance ou DPAO s‟effectue directement en comptabilité.
Débit 40120000 sur le Tiers avec référence automatique sur le poste à la facture d‟origine
Crédit 40910000 (avance) / 47213000 (DPAO) Tiers
Etape 5 - Levée du code blocage paiement
La levée du code blocage paiement s‟effectue directement dans la pièce comptable correspondant à
la facture logistique précédemment prise en charge.
Etape 6 – Règlement pour le net restant à payer (montant pris en charge moins montant de l‟avance
ou de la DPAO)
Dans le cas d‟un versement manuel de l‟avance Fournisseur ou de la DPAO, les étapes 1 et 2
s‟effectuent en simultané via la transaction SAP de saisie d‟acompte.
Paiement
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10.1.2
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Saisie de la Demande d’Acompte
La demande d‟acompte est une pièce statistique (cf. Glossaire)
Pour activer la demande d‟acompte : Dépenses > Paiement > Gestion des avances et
DPAO : mise au paiement > Demande d‟acompte
Code transaction : F-47






Paiement
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Saisissez obligatoirement la date de pièce.
Saisissez obligatoirement le compte fournisseur (numéro BFC), et le code CGS cible
« A » pour avance.
Cliquez sur « Nouveau poste » pour exécuter la demande d‟acompte.
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




Saisissez le montant de la demande d‟acompte et le code de TVA « E1 » Exonération de
TVA déductible.

Saisissez le domaine d‟activité et la date d‟échéance de la demande.

Saisissez le numéro de la référence achat (la commande référencée) et le poste 0010
pour rapatrier les données de la commande.

Cliquez sur « Affichez synthèse de pièce » pour lancer la demande d‟acompte.
On remarquera que le compte collectif affiché est un compte dédié aux acomptes. L‟appel
de ce compte a été réalisé par l‟application du code CGS A.
Enregistrez la demande d‟acompte.
Paiement
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


Remarque : on observe qu‟il s‟agit d‟un poste pour mémoire qui comprend une seule
ligne. Lorsque le programme de paiement automatique réalisera le décaissement effectif,
une pièce de paiement classique, de type de pièce « KZ », sera créée.
10.1.3
Paiement de la Demande d’Acompte par Paiement
Automatique ou Comptabilisation de l’Acompte manuellement
La comptabilisation du décaissement d‟une avance financière ou d‟une DPAO peut être réalisée
de trois manières :
- par le programme de règlement automatique qui, au vu du poste pour mémoire créé
suite à la demande d‟acompte saisie précédemment, lors du prochain cycle de
paiement automatique, créera la pièce de décaissement (et le fichier de règlement si le
mode de paiement est V, W, H ou F).
- par règlement manuel du poste pour mémoire créé suite à la demande d‟acompte
saisie précédemment
- par une saisie directe de l‟acompte SAP (sans passage préalable par une saisie de
demande d‟acompte) : ce cas ne peut correspondre qu‟à une nécessité de réaliser un
paiement de façon manuelle (pas de génération de fichier de règlement) et en urgence.
Ce paragraphe décrit cette troisième possibilité.
Pour activer cette transaction : Dépenses > Paiement > Gestion des avances et DPAO : mise
en paiement > Saisie acompte SAP direct
Transaction : F-48
Paiement
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




Saisissez la date de pièce et le texte d‟en-tête.

Saisissez obligatoirement le compte fournisseur et le code CGS cible « A » pour acompte.

Saisissez le compte de banque, le domaine d‟activité du fournisseur et le montant.

Cliquez sur « Nouveau poste » pour exécuter l‟acompte.
Paiement
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




Saisissez le montant de l‟acompte et le code de TVA « E1 » Exonération de TVA déductible.

Saisissez le domaine d‟activité et la date d‟échéance de la demande.

Saisissez le numéro de la référence achat (la commande référencée) et le poste concerné de la
commande : ici 0010.

Cliquez sur « Affichez synthèse de pièce » pour lancer l‟acompte.
Paiement
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



Le poste d‟acompte fournisseur et de la banque sont visualisables avant comptabilisation. Les
deux postes doivent être équilibrés.

Renseignez un texte d‟en-tête (facultatif).

Comptabilisez l‟acompte.

La pièce est comptabilisée.
10.1.4
Prise en charge de la facture et blocage au paiement
directement en comptabilité
Cette opération est similaire à celles déjà décrites dans les § sur la prise en charge du tome 2
sur le flux de la dépense.
La seule particularité réside dans le fait qu‟il ne faut pas oublier de bloquer au paiement la
facture lors de la prise en charge sous peine de voir le programme de paiement automatique la
payer dans sa totalité.
Si lors de la prise en charge le blocage paiement a été oublié il est toujours possible d‟aller
modifier directement la pièce comptable de la manière suivante :
Pour activer la transaction de modification de pièce comptable : Comptabilité – Ecriture
comptables – Affichage et modification de pièces - Modifier
Transaction : FB02
Paiement
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
Saisissez le numéro de pièce comptable (et non pas celui du document de logistique), la société
(Z900) et l‟exercice.
Rappel : Le numéro de la pièce comptable peut être retrouvé à partir du document de logistique
:
- soit en affichant le document de logistique et en cliquant sur le bouton « Documents
liés »
- soit en utilisant l‟état <Afficher liste doc. Facturation> disponible sous Dépenses /
Reporting Dépenses/ Analyses factures (pièces FI/pièces MM) (cf Tome 4 sur les états
du flux de la dépenses)
Tapez <Entrée>

Le détail du poste s‟affiche.
Renseignez la zone < Bloc. Paiem.> avec le code blocage « B ».

Sauvegardez la pièce.

La modification de la pièce comptable est faite.
Mais attention le document de logistique n‟est pas mis à jour par le système et reste donc en
déphasage avec la pièce comptable sur ce point ; par ailleurs l‟utilisateur n‟a pas la possibilité
d‟intervenir manuellement sur le document de logistique après la prise en charge.
En d’autres termes, un code blocage paiement apposé après la prise en charge, donc sur
une pièce comptable, n’est pas visible sur le document de logistique.
10.1.5
Compensation de l’acompte
Pour activer la transaction de compensation : Dépenses – Prise en charge des dépenses – Gestion
des avances et des DPAO : compensation – Compensation acompte
Transaction : F-54
Paiement
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



 Saisissez la date de pièce.
 Saisissez obligatoirement le compte fournisseur.
 Saisissez le numéro de pièce comptable dans la zone « Facture », le poste et l‟exercice comptable.
 Cliquez sur « Traiter acomptes ».
 Sélectionnez l‟acompte fournisseur à compenser.
 Simulez la pièce.
Paiement
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


 Les postes d‟acompte fournisseur et de la banque sont visualisables avant comptabilisation. Les deux
postes doivent être équilibrés.
 Renseignez un texte d‟en-tête (facultatif).
 Comptabilisez la compensation.
10.1.6
Déblocage de la facture directement en comptabilité
Pour activer la transaction de modification de pièce : Comptabilité – Ecritures comptables –
Affichage et modifications de pièces – Modifier
Transaction : FB02
 Saisissez le numéro de pièce comptable (et non pas celui du document de logistique), la société
(Z900) et l‟exercice.
Rappel : Le numéro de la pièce comptable peut être retrouvé à partir du document de logistique :
- soit en affichant le document de logistique et en cliquant sur le bouton « Documents liés »
- soit en utilisant l‟état <Afficher liste doc. Facturation> disponible sous Dépenses /
Paiement
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Reporting Dépenses/ Analyses factures (pièces FI/pièces MM) (cf Tome 4 sur les états du
flux de la dépenses)
Tapez <Entrée>
 Le détail du poste s‟affiche.
Videz la zone < Bloc. Paiem.>.
 Sauvegardez la pièce.
 La modification de la pièce comptable est faite.
10.1.7
Paiement du montant net par le programme de paiement
automatique
Le programme de paiement automatique grâce aux informations sur le n° de facture va diminuer
le montant de la facture du montant de la compensation (correspondant donc au montant de
l‟avance financière ou de la DPAO précédemment consentie).
10.2 Retenues de garantie
Le traitement des retenues de garantie dans BFCE suit les 6 étapes suivantes :
Etape 1 – Prise en charge de la facture incluant la retenue de garantie
La facture est prise en charge suivant le processus logistique classique (cf. le chapitre prise en charge
dans le Tome 2 du flux de la dépense) pour son montant brut (100% du montant facturé).
Lors de cette prise en charge la facture doit impérativement être bloquée en paiement par
apposition d‟un code blocage « B ».
Etape 2 – Saisie de la retenue de garantie
La retenue de garantie peut être saisie comme suit par la transaction <Ecriture générale> du menu
Comptabilité/Comptabilité générale/Ecritures comptables/Rapprochement/ Comptabilisation avec
rapprochement (F-04)
Dans le premier écran :
En en-tête saisir :
- La date de pièce
- Le Type de pièce avec la valeur KR
- Un texte libre dans la zone « Référence »
- Un texte libre dans la zone « Texte d‟en-tête »
Dans l‟encart intitulé « Opérations à traiter » vérifier que l‟option « transfert avec rapprochement »
est bien cochée.
Dans l‟encart intitulé « Premier poste de la pièce » saisir :
- dans la zone « CC », mettre la clé de comptabilisation 39
- dans la zone « Compte », mettre le numéro de Tiers BFC (1002721 dans le cas ci dessous)
Paiement
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dans la zone « Code CGS » mettre le code J pour les retenues de garantie sur
immobilisations (ce qui permet de comptabiliser sur le compte 40470000) et H pour les
autres (ce qui permet de comptabiliser sur le compte 40170000)
Taper <Entrée>
L‟écran ci dessous illustre ces saisies
-
Dans le deuxième écran :
Dans l‟encart intitulé « Poste 1/Ret de garantie (C) /39H » saisir :
- le montant de la retenue dans la zone « Montant (ici nous avons saisi 80 euros, soit 5% du
TTC de la facture fournisseur sur laquelle la retenue de garantie est établie)
- le domaine d‟activité
- la date d‟échéance de la retenue de garantie dans la zone « Echu le ».
Attention la libération de la retenue de garantie n‟est pas automatique, cette date est
purement informative.
- Le numéro de pièce FI correspondant à la prise en charge de la facture fournisseur à laquelle
se rapporte cette échéance (dans notre cas la pièce FI numéro 704086194)
- Le code blocage paiement « B » dans la zone « Bloc. Paiement » (à ne lever qu‟à l‟échéance
de la retenue de garantie).
- un texte libre de poste dans la zone « Texte »
L‟écran ci dessous illustre ces saisies
Paiement
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Taper <Entrée>
Un message informatif vous demande de vérifier votre date d‟échéance.
Paiement
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Taper <Entrée> pour valider et passer ce message.
Paiement
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Un deuxième message informatif vous informe que la référence facture a été prise en compte.
Taper <Entrée> pour valider et passer ce message
Ensuite cliquer sur le bouton « Afficher synthèse de pièces »
Depuis la synthèse de facture, cliquer à présent sur « Sélectionner PNS »
Paiement
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Dans l’écran de sélection des PNS :
Taper le numéro du fournisseur dans la zone « Compte »
Taper K dans la zone « Type de compte » :
Cliquer ensuite sur le bouton « Traiter PNS »
On obtient le type d‟écran suivant :
Paiement
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Aller dans l’onglet « Pos.resid »
Dans la zone « Poste resid. » Saisir le montant précisé dans la zone « non affecté » en bas à droite et
ne pas oublier de faire suivre ce montant d’un tiret (pour préciser que le montant est créditeur) .
Ce montant doit correspondre au calcul suivant : Montant de la facture fournisseur prise en charge –
Montant de la retenue de garantie.
Dans notre cas : 1600,25 – 80 = 1520,25
Paiement
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Taper sur la touche <Entrée>
On obtient l‟écran mis à jour comme suit :
La zone « non affecté » en bas à droite est à présent à zéro.
Simuler l‟écriture avant de comptabiliser par le Menu/pièce/simuler.
On obtient l‟écriture suivante :
Paiement
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Le système demande une information complémentaire sur le poste marqué en bleu : il s‟agit d‟un texte
libre à rajouter sur le poste résiduel créé. Il faut donc double cliquer sur le poste marqué en bleu et
saisir un texte de poste.
Ensuite cliquer sur « Afficher synthèse de pièces » et le système représente l‟écriture simulée : plus
aucun poste n‟est marqué en bleu.
Paiement
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L‟écriture peut être comptabilisée.
Lorsque l‟on consulte l‟état de développement des soldes fournisseur
On obtient la situation fournisseur suivante :
Etape 3 – Levée du code blocage paiement sur la pièce FI correspondant à la facture fournisseur
Pour mettre en paiement la facture fournisseur il faut débloquer le poste de la pièce FI correspondant
à celui-ci (dans notre cas il faut lever le code blocage « B » de la pièce 707902250 d‟un montant de
1520,25 euros comptabilisé sur le compte 40120000.
Paiement
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Etape 4 – Règlement
Le cycle de règlement automatique constate l‟écriture de décaissement suivante pour paiement au
fournisseur du solde (montant de la facture prise en charge moins montant de la retenue de garantie) :
Débit 40120000(ou 40420000 selon les cas)
Crédit 5151000
Etape 5 - Libération de la retenue de garantie à l'échéance
La libération de la retenue de garantie s'effectue directement en comptabilité par saisie d'une écriture
de transfert avec rapprochement. Il n‟est pas prévu de libération automatique de la retenue de
garantie.
L‟écriture attendue est :
Débit 40170000/40470000 avec Tiers et code CGS H : Retenue de garantie hors immobilisation (ou
code CGS J : Retenue de garantie sur immobilisation)
Crédit 40120000/40420000
La libération de retenue de garantie peut être saisie comme suit par la transaction <Ecriture générale>
du menu Comptabilité/Comptabilité générale/Ecritures comptables/Rapprochement/ Comptabilisation
avec rapprochement
Dans le premier écran :
En en-tête saisir :
- La date de pièce
- Le Type de pièce avec la valeur KR
- Un texte libre dans la zone « Référence »
- Un texte libre dans la zone « Texte d‟en-tête »
Dans l‟encart intitulé « Opération à traiter » vérifier que l‟option « transfert avec rapprochement »
est bien cochée.
Dans l‟encart intitulé « Premier poste de la pièce » saisir :
- dans la zone « CC », mettre la clé de comptabilisation 31
- dans la zone « Compte », mettre le numéro de Tiers BFC (1002721 dans le cas ci dessous)
Taper <Entrée>
L‟écran ci dessous illustre ces saisies
Paiement
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Dans le deuxième écran :
Dans l‟encart intitulé « Poste 1/Ret de garantie (C) /31» saisir :
- le montant de la retenue dans la zone « Montant (ici nous avons saisi 80 euros, soit 5% du
TTC de la facture fournisseur sur laquelle la retenue de garantie est établie)
- le domaine d‟activité
- un texte libre de poste dans la zone « Texte d‟en-tête»
un texte libre de poste dans la zone « Texte rappro »
L‟écran ci dessous illustre ces saisies
Paiement
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Depuis la synthèse de facture, cliquer à présent sur « Sélectionner PNS »
-Taper le numéro du fournisseur dans la zone « Compte »
-Taper K dans la zone « Type de compte » :
-Dans la zone « Code CGS » mettre le code J pour les retenues de garantie sur
immobilisations (ce qui permet de comptabiliser sur le compte 40470000) et H pour les
autres (ce qui permet de comptabiliser sur le compte 40170000)
-Cliquer ensuite sur le bouton « Traiter PNS »
La zone « non affecté » est à zéro car le la libération de retenue de garantie couvre le montant globale
de la retenue de garantie.
Paiement
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Simuler l‟écriture avant de comptabiliser par le Menu/pièce/simuler.
On obtient l‟écriture suivante :
Paiement
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L‟écriture peut être comptabilisée.
Etape 6 - Règlement au fournisseur de la retenue de garantie
10.3 Pénalités de retard
Le traitement des pénalités de retard dans BFCE suit les étapes suivantes :
Etape 1 - Calcul et liquidation de la pénalité de retard
Le calcul et liquidation de la pénalité de retard s‟effectuent hors BFC.
Etape 2 - Prise en charge de la facture
La facture sur laquelle porte ces pénalités de retard est prise en charge suivant le processus
logistique classique (cf. le manuel d‟utilisation Dépenses tome 2 – BFC-MUT-DEP-Tome2 – Chapitre
8 concernant la prise en charge).
Paiement
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Lors de cette prise en charge la facture doit impérativement être bloquée en paiement par
apposition d‟un code blocage « B ».
Etape 3 – Saisie des pénalités de retard
Les pénalités de retard sont comptabilisées directement dans la comptabilité, sans gestion de TVA,
avec un type de pièce KG.
Débit 46300000 sur le fournisseur concerné avec saisie du code CGS « R »
Crédit 77110000
La zone « Référence Facture » est renseignée par l‟utilisateur avec le numéro de la pièce FI
correspondant au document de logistique (saisie dans la Composante logistique) sur laquelle les
pénalités sont applicables ; et ce, pour règlement du solde des deux pièces.
Etape 4 – Levée du code blocage paiement
La levée du code blocage paiement s‟effectue directement dans la pièce comptable correspondant à
la facture logistique précédemment prise en charge.
Etape 5 - Règlement
Le cycle de règlement automatique constate l‟écriture de décaissement suivante pour paiement au
fournisseur du solde (montant de la facture prise en charge moins montant de la pénalité de retard) :
Débit 40120000
Crédit 46300000
Crédit 51510000
Les postes sur 40120000 et 46300000 sont également lettrés automatiquement.
Pour réaliser l‟étape 2 il faut activer la transaction de <Ecriture générale > : Comptabilité – Ecritures
comptables – Ecritures comptables manuelles FI
Transaction : F-02
Cette transaction est décrite dans le manuel utilisateur Comptabilité dans le chapitre traitant de la
saisie d‟une écriture via la transaction d‟exception
Dans le cas qui nous concerne ici, saisissez le type de pièce <KG> et positionnez sur le poste
avec Tiers le code CGS « R » pour comptabiliser sur le compte 46300000
10.4 Cessions / oppositions
L‟information d‟une cession/opposition peut être gérée au niveau du Tiers (cf. manuel d‟utilisation
Dépenses Tome 1 – BFC-MUT-DEP-Tome1)
Dans le flux de la dépense, la gestion des cessions et oppositions peut s‟effectuer de deux
manières :
• Par gestion d‟un tiers de paiement divergent :
Lors de la prise en charge, un tiers divergent de paiement peut être géré manuellement sur le
poste tiers. : (cf. le manuel d‟utilisation Dépenses tome 2 – BFC-MUT-DEP-Tome2 – Chapitre 8
concernant la prise en charge).
Ce Tiers de paiement divergent peut également être rajouté après la prise en charge directement
Paiement
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sur la pièce comptable.
• Par transfert de créance en comptabilité :
Après prise en charge il est possible de comptabiliser un transfert de créance d‟un tiers à un autre
en effectuant les étapes suivantes
Etape 1 – Prise en charge de la facture
La facture est prise en charge suivant le processus logistique classique (cf. le manuel d‟utilisation
Dépenses tome 2 – BFC-MUT-DEP-Tome2 – Chapitre 8 concernant la prise en charge).
Lors de cette prise en charge la facture doit impérativement être bloquée en paiement par
apposition d‟un code blocage « B ».
Etape 2 – Transfert de la créance
Le transfert de créance d‟un tiers à un autre est comptabilisé directement dans la comptabilité en
utilisant la transaction de comptabilisation avec rapprochement. Le type de pièce utilisé est le type
de pièce KR.
Débit 40120000 (ou 40420000 selon les cas) Montant dette d‟origine et Tiers Facturant
Crédit 40170000(ou 40470000 selon les cas) Tiers Cessionnaire avec code CGS C (ou T selon
les cas)
Etape 3 - Paiement au Tiers Cessionnaire
Rappel : une fiche de procédure sur la gestion des cessions et des oppositions a été établie par la
maîtrise d‟ouvrage et présente les différents cas fonctionnels d‟utilisation de ces différentes
modalités de gestion.
10.5 Modification de coordonnées bancaires après prise en
charge
La modification des coordonnées bancaires sur un poste à payer, après prise en charge, s‟effectue
directement en comptabilité.
Pour activer la transaction de modification de pièce : Comptabilité – Ecritures comptables –
Affichage et modifications de pièces – Modifier
Paiement
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Transaction : FB02
 Saisissez le numéro de pièce comptable (et non pas celui du document de logistique), la société
(Z900) et l‟exercice.
Rappel : Le numéro de la pièce comptable peut être retrouvé à partir du document de logistique :
- soit en affichant le document de logistique et en cliquant sur le bouton « Documents liés »
- soit en utilisant l‟état <Afficher liste doc. Facturation> disponible sous Dépenses / Reporting
Dépenses/ Analyses factures (pièces FI/pièces MM) (cf. Manuel d‟utilisation Dépenses
Tome4 – BFC-MUT-DEP-Tome4 sur les états du flux de la dépenses)
Tapez <Entrée>
Le détail du poste s‟affiche.
 Par le menu Autres / Afficher autres données, affichez la zone <Tp bque parten.>
 Renseignez dans la zone <Tp bque parten.> le code associé au coordonnées bancaires du tiers
que vous souhaitez utiliser (cf. Manuel d‟utilisation Dépense Tome 1 – BFC-MUT-DEP-Tome1 sur
les données bancaires fournisseurs).
 Sauvegardez la pièce.
La modification de la pièce comptable est faite. Le fournisseur sera payé avec les coordonnées
bancaires correspondant au code banque partenaire apposé sur le poste de la pièce.
Paiement
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10.6 Modifications (avant / après prise en charge – avant / après
paiement)
Les réimputations directes, les régularisations d‟adresse budgétaire ou analytique, les modifications
des données liées aux marchés n‟étant plus possibles après prise en charge, des procédures ont été
mises en place pour les traiter dans BFC.
10.6.1
Synthèse des processus de modification de commande
Les paragraphes 10.6.1.1 à 10.6.1.4 ci-dessous décrivent de façon synthétique dans un tableau le
mode opératoire en fonction de la modification souhaitée et du stade du flux de la dépense.
Dans la colonne mode opératoire synthétique :
- les actions en gras correspondent aux actions réalisées dans BFC,
- les actions en italique correspondent aux actions réalisées dans GESLAB.
- les verbes correspondent à des actions utilisateurs ( ex : Intégrer),
- les noms correspondent à des actions du système (ex intégration).
A la fin de chaque mode opératoire, un lien permet d‟accéder au paragraphe décrivant en détail le cas
de modification.
10.6.1.1 Modification souhaitée : adresse analytique, adresse budgétaire, n° de
marché, n° RECA, indicateur de dérogation scientifique
Le tableau ci-dessous décrit de façon synthétique, le mode opératoire de modification en fonction du
stade du flux de la dépense pour les modifications de commande suivante :
- adresse analytique
- adresse budgétaire
- n° de marché
- n° RECA
- indicateur de dérogation scientifique.
N°
Cas
1
Stade du flux de la dépense
Commande :
- sans service fait
- sans facture
Mode opératoire synthétique
-
Rejeter la commande post-intégration
Intégrer le rejet commande
Modifier la commande
Intégration de la commande modifiée
Cf 10.6.2.1 Commande sans service fait ni facture (cas
n°1)
2
Commande :
- avec service fait
Paiement
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-
Rejeter la commande post-intégration
Intégrer le rejet commande
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sans facture
-
Annulation du Service Fait
Modifier la commande
Re-création du SF
Intégration de la commande modifiée
Cf 82 Commande avec service fait mais sans facture
(cas n°2)
3
Commande :
- avec service fait
- avec facture pré-enregistrée
-
-
Supprimer la facture
Rejeter la commande post-intégration
Intégrer le rejet commande
Intégrer la facture en suppression
Annulation du Service Fait
Modifier la commande
Re-création du SF
Re-saisir une nouvelle facture
Intégration de l’annulation du Service fait
Intégration de la commande modifiée
Prendre en charge la nouvelle facture
Cf 10.6.2.3 Commande avec service fait et facture pré
enregistrée (cas 3)
5
Commande :
- avec service fait
- avec facture prise en charge
mais non payée
-
7
Commande :
- avec service fait
- avec facture et avoir pris en
charge mais non payés
-
Paiement
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Annuler la facture avec un motif « Z1 Contr.
Fact. :Retour Xlab».
- Rejeter la commande post-intégration
- Intégrer le rejet commande
Intégrer la facture de montant nul
Annulation du Service Fait
Modifier la commande
Re-création du SF
Re-saisir une nouvelle facture
- Intégration de l’annulation du Service fait
- Intégration de la commande modifiée
- Saisir et Prendre en charge une nouvelle
facture
Cf 10.6.2.5 Commande avec service fait et facture
prise en charge mais non payée (cas 5)
Annuler l’avoir (motif Z2- sans retour GESLAB)
Annuler la facture (motif Z1-retour GESLAB)
Rejeter la commande post-intégration
Intégrer le rejet commande
Intégrer la facture de montant nul
Annulation du Service Fait
Modifier la commande
Re-création du SF
Intégration de l’annulation du Service fait
Intégration de la commande modifiée
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-
Intégration de la re-création du Service fait
Saisir et Prendre en charge une nouvelle
facture
Saisir et Prendre en charge un nouvel avoir
Cf 10.6.2.7Commande avec service fait et facture et
avoir pris en charge mais non payés (cas 7)
10
Commande :
- avec service fait
- avec facture payée
-
-
-
Saisir un avoir total avec type d’opération
« avoir » avec un type pièce ‘RA Avoir Déc. ntr‟
pour annuler la facture initiale
Bloquer cet avoir au paiement.
Rejeter la commande post-intégration
Intégrer le rejet commande
Intégrer la facture de montant nul
Annulation du Service Fait
Modifier la commande
Re-création du SF
Intégration de l’annulation du Service fait
Intégration de la commande modifiée
Intégration de la re-création du Service fait
Saisir et Prendre en charge une nouvelle
facture avec un type de pièce ‘RE Facture’
Bloquer la facture au paiement.
Rapprocher l’avoir créé de la facture créée.
Cf 10.6.2.10 Commande avec service fait et facture
payée (cas 10)
11
Commande :
- avec service fait
- avec facture et avoir payés
-
Si l’avoir est un déchargement ultérieur :
o Saisir un avoir (type pièce « RA Avoir
Déc.
Ntr. »)
afin
de
compléter
l’annulation de la facture initiale F0 déjà
effectuée en partie par le déchargement
ultérieur
o Bloquer l’avoir au paiement.
-
Si l’avoir est un avoir en quantité partiel:
o Saisir un avoir (type pièce « RA Avoir
Déc.
Ntr. »)
afin
de
compléter
l’annulation de la facture initiale F0 déjà
effectuée en partie par l’avoir en
quantité.
o Bloquer l’avoir au paiement.
-
Rejeter la commande post-intégration
Intégrer le rejet commande
Intégrer la facture de montant nul
Annulation du Service Fait
Modifier la commande
Re-création du SF
Intégration de l’annulation du Service fait
-
Paiement
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-
-
-
Intégration de la commande modifiée
Intégration de la re-création du Service fait
Saisir une facture avec un type de pièce ‘RE
Facture (brut)’ à l’identique d’un point de vue
des montants et des quantités de la facture F0.
Bloquer cette facture appelée F1 au paiement.
Saisir un avoir ou un déchargement ultérieur le
lendemain (type pièce « RA Avoir Déc. ntr. ») à
l’identique d’un point de vue des montants et
des quantités de l’avoir A0 ou du déchargement
ultérieur DU0.
Bloquer cet avoir appelé A2 ou déchargement
ultérieur DU1 au paiement.
Rapprocher l’avoir A1 avec l’avoir A2/ou le
déchargement ultérieur DU1 avec la facture F1..
Intégrer la nouvelle facture prise en charge dont le
montant correspond au montant de la facture
diminué du montant de l’avoir.
Cf 10.6.2.11 Commande avec service fait, facture et
avoir payés (cas 11)
Pour les commandes typées Immobilisation ayant fait l‟objet d‟une création
automatique de la fiche d‟immobilisation, la modification de l‟adresse analytique ou de
l‟adresse budgétaire n‟est pas répercutée sur la fiche d‟immobilisation en automatique.
Il faut reporter manuellement la modification sur la fiche d‟immobilisation.
10.6.1.2 Modification souhaitée : imputation comptable (SANS modification de la
nature de la dépense)
Le tableau ci-dessous décrit de façon synthétique, le mode opératoire de modification en fonction du
stade du flux de la dépense pour la modification de commande suivante :
- imputation comptable sans modification de la nature de la dépense.
N°
Cas
4
Stade du flux de la dépense
Commande :
- avec service fait
- avec facture pré-enregistrée
Mode opératoire synthétique
-
Lors de la prise en charge, modifier l’imputation
comptable de la facture
Prendre en charge la facture
Intégrer la facture prise en charge
Cf 10.6.2.4 Commande avec service fait et facture pré
enregistrée (cas 4)
6
Commande :
- avec service fait
- avec facture prise en charge
mais non payée
Paiement
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Annuler la facture avec un motif « Z2 Contr.
Fact. :Correction comptable uniq » (SANS retour
GESLAB).
Saisir une nouvelle facture de type de pièce « RI
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Dépenses - Tome 3
-
Facture ré imp. Cpt » en modifiant l’imputation
comptable
Prendre en charge cette facture
Cf 10.6.2.6 Commande avec service fait et facture prise
en charge non payée (cas 6)
9
Commande :
- avec service fait
- avec facture payée
-
-
-
Saisir un avoir total avec type d’opération
« avoir » (correspondant à un avoir en quantité)
et un type pièce « RJ Avoir ré imp. Pt » pour
annuler la facture initiale
Bloquer cet avoir au paiement.
Saisir une nouvelle facture avec réimputation
comptable avec un type pièce - ‘RI Facture ré
imp. Cpt’
Bloquer la facture au paiement.
Rapprocher l’avoir créé de la facture créée.
Cf 10.6.2.8 Commande avec service fait et facture
payée (cas 8)
9bis
Commande :
- avec service fait
- avec facture et avoir payés
-
Si l’avoir est un déchargement ultérieur :
o Saisir un chargement ultérieur (type
pièce « RI Facture ré imp. Cpt »)
annulant le déchargement ultérieur
initial.
o Bloquer le chargement ultérieur (appelé
CU 1) au paiement.
-
Si l’avoir est un avoir en quantité :
o Saisir une facture pour annuler l’avoir
initial (type pièce « RI Facture ré imp.
Cpt »)
o Bloquer la facture (appelé F1) au
paiement.
-
Saisir un avoir total avec type d’opération
« avoir » (correspondant à un avoir en quantité)
avec un type pièce « RJ- Avoir ré imp. Cpt »
pour annuler la facture initiale
Bloquer cet avoir (appelé A1) au paiement.
Saisir une nouvelle facture avec réimputation
comptable (type pièce « ‘RI Facture ré imp.
Cpt »)
Bloquer la facture (appelée F2) au paiement.
Saisir un nouvel avoir ou déchargement
ultérieur avec réimputation comptable (type
pièce « RJ Avoir ré imp. Cpt »).
Bloquer ce nouvel avoir ou ce nouveau
déchargement ultérieur (appelés A2 ou DU 1) au
paiement
Rapprocher le chargement ultérieur CU1 avec le
déchargement DU1, ou la facture F1 avec l’avoir
A2.
-
-
-
-
Paiement
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Rapprocher l’avoir A1 avec la facture F2.
Cf 10.6.2.9 Commande avec service fait, facture et
avoir payés (cas 9)
La modification de l‟imputation comptable d‟une facture portant sur une commande
typée Immobilisation (ayant fait l‟objet d‟une création automatique de la fiche
d‟immobilisation) sans changement de la nature de dépense n‟est pas acceptée par
BFC ; et ce quel que soit le statut de la facture (pré-enregistrée ou prise en charge).
Dans ce cas, il faut solder la commande et la refaire.
10.6.1.3 Modification souhaitée : imputation comptable (AVEC modification de la
nature de la dépense)
Le tableau ci-dessous décrit de façon synthétique, le mode opératoire de modification en fonction du
stade du flux de la dépense pour la modification de commande suivante :
- imputation comptable avec modification de la nature de dépense (fonctionnement vers
équipement par exemple).
N°
Cas
Stade du flux de la dépense
1
-
Commande :
sans service fait
sans facture
Mode opératoire synthétique
-
Rejeter la commande post-intégration
Intégrer le rejet commande
Modifier la commande
Intégration de la commande modifiée
Cf 10.6.2.1 Commande sans service fait ni facture (cas
n°1)
2
-
Commande :
avec service fait
sans facture
-
-
Rejeter la commande post-intégration
Intégrer le rejet commande
Annulation du Service Fait
Modifier la commande
Re-création du SF
Intégration de la commande modifiée
Cf 82 Commande avec service fait mais sans facture
(cas n°2)
3
-
Commande :
avec service fait
avec facture pré-enregistrée
Paiement
Version 4.21
-
Supprimer la facture
Rejeter la commande post-intégration
Intégrer le rejet commande
Intégrer la facture en suppression
Annulation du Service Fait
Modifier la commande
Re-création du SF
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Dépenses - Tome 3
-
Re-saisir une nouvelle facture
Intégration de l’annulation du Service fait
Intégration de la commande modifiée
Prendre en charge la nouvelle facture
Cf 10.6.2.3 Commande avec service fait et facture pré
enregistrée (cas 3)
5
-
Commande :
avec service fait
avec facture prise en charge
mais non payée
-
Annuler la facture avec un motif « Z1 Contr.
Fact. :Retour Xlab»
Rejeter la commande post-intégration
Intégrer le rejet commande
Intégrer la facture de montant nul
Annulation du Service Fait
Modifier la commande
Re-création du SF
Re-saisir une nouvelle facture
Intégration de l’annulation du Service fait
Intégration de la commande modifiée
Saisir et Prendre en charge une nouvelle facture
Cf 10.6.2.5 Commande avec service fait et facture
prise en charge mais non payée (cas 5)
7
-
-
Commande :
avec service fait
avec facture et avoir pris en
charge mais non payés
-
Annuler l’avoir (motif Z2- sans retour
GESLAB)
Annuler la facture (motif Z1-retour
GESLAB)
Rejeter la commande post-intégration
Intégrer le rejet commande
Intégrer la facture de montant nul
Annulation du Service Fait
Modifier la commande
Re-création du SF
Intégration de l’annulation du Service fait
Intégration de la commande modifiée
Intégration de la re-création du Service
fait
Saisir et Prendre en charge une nouvelle
facture
Saisir et Prendre en charge un nouvel
avoir
Cf 10.6.2.7Commande avec service fait et facture et
avoir pris en charge mais non payés (cas 7)
10
-
Commande :
avec service fait
avec facture payée
Paiement
Version 4.21
-
-
Saisir un avoir total avec type d’opération
« avoir » avec un type pièce ‘RA Avoir Déc. ntr‟
pour annuler la facture initiale
Bloquer cet avoir au paiement.
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Dépenses - Tome 3
-
-
Rejeter la commande post-intégration
Intégrer le rejet commande
Intégrer la facture de montant nul
Annulation du Service Fait
Modifier la commande
Re-création du SF
Intégration de l’annulation du Service fait
Intégration de la commande modifiée
Intégration de la re-création du Service fait
Saisir et Prendre en charge une nouvelle facture
avec un type de pièce ‘RE Facture’
Bloquer la facture au paiement.
Rapprocher l’avoir créé de la facture créée.
Cf 10.6.2.10 Commande avec service fait et facture
payée (cas 10)
11
Commande :
- avec service fait
- avec facture et avoir payés
-
Si l’avoir est un déchargement ultérieur :
o Saisir un avoir (type pièce « RA Avoir
Déc.
Ntr. »)
afin
de
compléter
l’annulation de la facture initiale F0 déjà
effectuée en partie par le déchargement
ultérieur
o Bloquer l’avoir au paiement.
-
Si l’avoir est un avoir en quantité partiel:
o Saisir un avoir (type pièce « RA Avoir
Déc.
Ntr. »)
afin
de
compléter
l’annulation de la facture initiale F0 déjà
effectuée en partie par l’avoir en
quantité.
o Bloquer l’avoir au paiement.
-
Rejeter la commande post-intégration
Intégrer le rejet commande
Intégrer la facture de montant nul
Annulation du Service Fait
Modifier la commande
Re-création du SF
Intégration de l’annulation du Service fait
Intégration de la commande modifiée
Intégration de la re-création du Service fait
Saisir une facture avec un type de pièce ‘RE
Facture (brut)’ à l’identique d’un point de vue
des montants et des quantités de la facture F0.
Bloquer cette facture appelée F1 au paiement.
Saisir un avoir ou un déchargement ultérieur le
lendemain (type pièce « RA Avoir Déc. ntr. ») à
l’identique d’un point de vue des montants et
des quantités de l’avoir A0 ou du déchargement
ultérieur DU0.
Bloquer cet avoir appelé A2 ou déchargement
-
-
-
Paiement
Version 4.21
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Dépenses - Tome 3
-
ultérieur DU1 au paiement.
Rapprocher l’avoir A1 avec l’avoir A2/ou le
déchargement ultérieur DU1 avec la facture F1..
Intégrer la nouvelle facture prise en charge dont le
montant correspond au montant de la facture
diminué du montant de l’avoir.
Cf 10.6.2.11 Commande avec service fait, facture et
avoir payés (cas 11)
La modification de l‟imputation comptable d‟une commande avec changement de la
nature de dépense de Fonctionnement à Immobilisation Définitive (faisant l‟objet
d‟une création automatique de la fiche d‟immobilisation) n‟est pas acceptée par BFC.
Dans ce cas, il faut solder la commande et la refaire.
La modification de l‟imputation comptable d‟une commande avec changement de la
nature de dépense de Immobilisation Définitive (faisant l‟objet d‟une création
automatique de la fiche d‟immobilisation) à Fonctionnement supprime le lien entre la
fiche d‟immobilisation et la commande. La fiche d‟immobilisation ne sera pas valorisée
et doit donc être bloquée.
10.6.1.4 Modification souhaitée : code famille
Le tableau ci-dessous décrit de façon synthétique, le mode opératoire de modification en fonction du
stade du flux de la dépense pour la modification de commande suivante :
- code famille.
N°
Cas
1
Stade du flux de la dépense
Commande :
- sans service fait
- sans facture
Mode opératoire synthétique
-
Rejeter la commande post-intégration
Intégrer le rejet commande
Modifier la commande
Intégration de la commande modifiée
Cf 10.6.2.1 Commande sans service fait ni facture (cas
n°1)
2
Commande :
- avec service fait
sans facture
-
-
Rejeter la commande post-intégration
Intégrer le rejet commande
Annulation du Service Fait
Modifier la commande
Re-création du SF
Intégration de la commande modifiée
Cf 82 Commande avec service fait mais sans facture
(cas n°2)
Paiement
Version 4.21
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BFC-E Manuel d'utilisation
3
Commande :
- avec service fait
- avec facture pré-enregistrée
Dépenses - Tome 3
-
Impact GESLAB
-
Supprimer la facture
Rejeter la commande post-intégration
Intégrer le rejet commande
Intégrer la facture en suppression
Annulation du Service Fait
Modifier la commande
Re-création du SF
Re-saisir une nouvelle facture
Intégration de l’annulation du Service fait
Intégration de la commande modifiée
Prendre en charge la nouvelle facture
Cf 10.6.2.3 Commande avec service fait et facture pré
enregistrée (cas 3)
5
Commande :
- avec service fait
avec facture prise en charge mais
non payée
-
-
Annuler la facture avec un motif « Z1 Contr.
Fact. :Retour Xlab».
Rejeter la commande post-intégration
Intégrer le rejet commande
Intégrer la facture de montant nul
Annulation du Service Fait
Modifier la commande
Re-création du SF
Re-saisir une nouvelle facture
Intégration de l’annulation du Service fait
Intégration de la commande modifiée
Saisir et Prendre en charge une nouvelle facture
Cf 10.6.2.5 Commande avec service fait et facture
prise en charge mais non payée (cas 5)
7
Commande :
- avec service fait
avec facture et avoir pris en
charge mais non payés
-
Annuler l’avoir (motif Z2- sans retour GESLAB)
Annuler la facture (motif Z1-retour GESLAB)
Rejeter la commande post-intégration
Intégrer le rejet commande
Intégrer la facture de montant nul
Annulation du Service Fait
Modifier la commande
Re-création du SF
Intégration de l’annulation du Service fait
Intégration de la commande modifiée
Intégration de la re-création du Service fait
Saisir et Prendre en charge une nouvelle facture
Saisir et Prendre en charge un nouvel avoir
Cf 10.6.2.7Commande avec service fait et facture et
avoir pris en charge mais non payés (cas 7)
Paiement
Version 4.21
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Dépenses - Tome 3
La modification du code famille d‟une commande typée Immobilisation et
ayant fait l‟objet d‟une création automatique de la fiche d‟immobilisation
n‟est pas acceptée par BFC. Dans ce cas, il faut solder la commande et la
refaire.
10.6.2
Détail des processus de modification des commandes
Les cas détaillés ci-dessous traitent des commandes standard, des services faits et des factures
associés. Pour les commandes prévisionnelles et factures rattachées, les modes opératoires
proposées sont les mêmes sans les étapes concernant le service fait.
Légende :

Les lignes grisées correspondent à des actions dans GESLAB.

Le sigle « M »correspond à une action manuelle.

Le sigle « A » correspond à une action automatique.
10.6.2.1 Commande sans service fait ni facture (cas n°1)
Mode opératoire à suivre :
Rejeter la commande avec le motif de rejet approprié
-M
cf. Manuel d‟utilisation Dépenses Tome 2 - BFC-MUT-DEP-Tome2-EPC chapitre
5.4.2
-M
 - A

Le laboratoire intègre le rejet et modifie sa commande
Intégration de la commande modifiée dans BFC avec annulation automatique du motif
de rejet.
10.6.2.2 Commande avec service fait mais sans facture (cas n°2)
Modification souhaitée :
- adresse analytique,
- adresse budgétaire,
- imputation comptable pouvant modifier la nature de la dépense (fonctionnement vers
équipement par exemple) *,
- Marché et/ou n° de RECA et/ou indicateur de dérogation.
- Code famille *
Mode opératoire à suivre :
Paiement
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Dépenses - Tome 3
Rejeter la commande avec le motif de rejet approprié
-M
cf. Manuel d‟utilisation Dépenses Tome 2 - BFC-MUT-DEP-Tome2-EPC. Chapitre
5.4.2
a-M
Le laboratoire intègre le rejet
 b – A/M*

Le service fait associé est annulé *
 c - M
Le laboratoire modifie sa commande
 d – A/M*

Le service fait associé à la commande modifiée est recréé *
a-A

Intégration de l‟annulation du service fait dans BFC
b-A

Intégration de la commande modifiée dans BFC avec annulation automatique du motif
de rejet
c-A

Intégration du nouveau du service fait dans BFC
Schéma
comptable
6xxx ou 2xxx1
Initial
40810000
D
a-A
C
C
c-A
D
D
C
* Dans le cas de modification de la nature de dépense ou du type de dépense ou du code famille dans
la commande GESLAB, le service fait doit être annulé et recréé manuellement.
10.6.2.3 Commande avec service fait et facture pré enregistrée (cas 3)
Modification souhaitée :
- adresse analytique,
- adresse budgétaire,
- imputation comptable pouvant modifier la nature de la dépense (fonctionnement vers
équipement par exemple)
- Marché et/ou n° de RECA et/ou indicateur de dérogation
- Code famille.
Mode opératoire à suivre :
Suppression de la facture
-M
cf. Manuel d‟utilisation Dépenses Tome 2 - BFC-MUT-DEP-Tome2-EPC. Chapitre.
8.4
Paiement
Version 4.21
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BFC-E Manuel d'utilisation
a-M
Dépenses - Tome 3
Le laboratoire intègre le rejet
 b – A/M*

Le service fait associé est annulé *
 c - M
Le laboratoire modifie sa commande
 d – A/M*

Le service fait associé à la commande modifiée est recréé *
e-M
Le laboratoire recrée la facture
a-A

Intégration de l‟annulation du service fait dans BFC
b-A

Intégration de la commande modifiée dans BFC avec annulation automatique du motif
de rejet
c-A

Intégration du nouveau du service fait dans BFC
d-A

Intégration de la nouvelle facture dans BFC
* Dans le cas de modification de la nature de dépense ou du type de dépense ou du code famille dans
la commande GESLAB, le service fait doit être annulé et recréé manuellement.
10.6.2.4 Commande avec service fait et facture pré enregistrée (cas 4)
Modification souhaitée :
- imputation comptable (sans modification de la nature de la dépense)
Cette modification n‟impacte pas GESLAB et tout se fait dans BFC.
Mode opératoire à suivre :
-M
- Modifier l‟imputation comptable
- Prendre en charge la facture
cf. Manuel d‟utilisation Dépenses Tome 2 - BFC-MUT-DEP-Tome2-EPC. Chapitre
8.2.9 “Réimputation comptable des factures avant prise en charge”
-A
Schéma
comptable
Initial
Paiement
Version 4.21
Le laboratoire intègre la facture prise en charge
6xxx ou 2xxx1
D
40810000
40120000
6yyy ou 2yyy1
C
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-M
Dépenses - Tome 3
C
D
C
D
10.6.2.5 Commande avec service fait et facture prise en charge mais non payée (cas 5)
Modification souhaitée :
- adresse analytique,
- adresse budgétaire,
- imputation comptable avec modification de la nature de la dépense* GESLAB
(fonctionnement vers équipement par exemple)
- Marché et/ou n° de RECA et/ou indicateur de dérogation
- Code famille.*
Mode opératoire à suivre :
-M
Annuler la facture avec le motif Z1 – „Contr. Fact. : Retour GESLAB’ pour retourner la
facture vers GESLAB
cf. Manuel d‟utilisation Dépenses Tome 2 - BFC-MUT-DEP-Tome2-EPC. Chapitre
8
-M
Rejeter la commande avec le motif de rejet approprié
cf. Manuel d‟utilisation Dépenses Tome 2 - BFC-MUT-DEP-Tome2-EPC. Chapitre
5.4.2
a-M
Le laboratoire intègre la facture dont le montant est nul suite à l‟annulation dans BFC
et intègre le rejet de la commande
 b - A
Le service fait associé est annulé *
 c - M
Le laboratoire modifie sa commande
 d - A
Le service fait associé à la commande modifiée est recréé
 a - A
Intégration de l‟annulation du service fait dans BFCE
b - A
Intégration de la commande modifiée dans BFC avec annulation automatique du motif
de rejet
 c - A
Intégration du nouveau du service fait dans BFC
 - M
Saisie de la nouvelle facture dans BFCE et prise en charge
 - M
Le laboratoire intègre la nouvelle facture prise en charge
Schéma
comptable
Initial
6xxx ou 2xxx1
40810000
D
C
-M
 a - A
Paiement
Version 4.21
40120000
C
C
D
D
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BFC-E Manuel d'utilisation
 c - A
Dépenses - Tome 3
D
C

D
C
* Dans le cas de modification de la nature de dépense ou du type de dépense ou du code famille dans
la commande GESLAB, le service fait doit être annulé et recréé manuellement.
10.6.2.6 Commande avec service fait et facture prise en charge non payée (cas 6)
Modification souhaitée :
- imputation comptable (sans modification de la nature de la dépense)
Cette modification n‟impacte pas GESLAB et tout se fait dans BFC.
Mode opératoire à suivre :
 - M
Annuler la facture avec le motif Z2 - ‘Contr. Fact.- correction comptable
uniquement’, sans retour vers GESLAB
BFC-MUT-DEP-Tome3-PAI-v4.1.doc Chapitre 8
-M
Saisie de la nouvelle facture dans BFC avec un type pièce, dans l‟onglet Détail „facture ré imp. Cpt‟ (RI), sans retour vers GESLAB
Modification de l‟imputation comptable dans l‟onglet « compte général »
cf. Manuel d‟utilisation Dépenses Tome 2 - BFC-MUT-DEP-Tome2-EPC 8.2.9
“Réimputation comptable des factures avant prise en charge”
Schéma
comptable
Initial
6xxx ou 2xxx1
40810000
D
6yyy ou 2yyy1
C
-M
 - M
40120000
C
C
D
D
C
D
La modification de l‟imputation comptable d‟une facture associée à une
commande typée Immobilisation Définitive (avec création automatique
de la fiche d‟immobilisation) sans changement de la nature de dépense
n‟est pas acceptée par BFC. Dans ce cas, il faut solder la commande et la
refaire.
10.6.2.7 Commande avec service fait et facture et avoir pris en charge mais non payés
(cas 7)
Paiement
Version 4.21
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Dépenses - Tome 3
Modification souhaitée :
- adresse analytique,
- adresse budgétaire,
- imputation comptable avec modification de la nature de la dépense* GESLAB
(fonctionnement vers équipement par exemple)
- Marché et/ou n° de RECA et/ou indicateur de dérogation
- Code famille *
Mode opératoire à suivre :
-M
Annuler l‟avoir avec le motif le motif Z2 – ‘Contr. Fact.- correction comptable
uniquement’, sans retour vers GESLAB
cf. Manuel d‟utilisation Dépenses Tome 2 - BFC-MUT-DEP-Tome2-EPC. Chapitre
8
 - M
Annuler la facture avec le motif Z1 - ‘Contr. Fact avec retour GESLAB’
cf. Manuel d‟utilisation Dépenses Tome 2 - BFC-MUT-DEP-Tome2-EPC. Chapitre
8

Pour des raisons techniques de retour vers GESLAB, respectez les motifs
d‟annulation Z2 pour l‟avoir et Z1 pour la facture
-M
Rejeter la commande avec le motif de rejet approprié
cf. Manuel d‟utilisation Dépenses Tome 2 - BFC-MUT-DEP-Tome2-EPC. Chapitre
5.4.2
a-M
Le laboratoire intègre la facture dont le montant est nul suite à l‟annulation dans BFC
et intègre le rejet de la commande
 b - A
Le service fait associé est annulé *
 c - M
Le laboratoire modifie sa commande
 d - A
Le service fait associé à la commande modifiée est recréé
 a - A
Intégration de l‟annulation du service fait dans BFC
 b - A
Intégration de la commande modifiée dans BFC avec annulation automatique du motif
de rejet
 c - A
Intégration du nouveau du service fait dans BFC
Saisie et prise en charge de la facture corrigée dans BFC
 - M
cf. Manuel d‟utilisation Dépenses Tome 2 - BFC-MUT-DEP-Tome2-EPC.
 - M
Saisie et prise en charge de l‟avoir corrigé dans BFC
Le type de l‟avoir doit être ressaisi à l‟identique de l‟avoir d‟origine (déchargement
ultérieur ou avoir)
cf. Manuel d‟utilisation Dépenses Tome 2 - BFC-MUT-DEP-Tome2-EPC.
- M
Paiement
Version 4.21
Le laboratoire intègre la nouvelle facture prise en charge, le montant de celle-ci tient
compte du montant HT de l‟avoir.
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BFC-E Manuel d'utilisation
Dépenses - Tome 3
Remarque : le choix de faire les étapes 6 et 7 directement dans BFCE a été effectué pour sécuriser le
mode opératoire et pour gérer les écarts d‟arrondis entre facture GESLAB et facture BFC en
automatique dans GESLAB via la création d‟une nouvelle ligne d‟écart (la facture ne repartant jamais
à BFC après intégration dans GESLAB).
Exemple avec une facture de 75 et un avoir en quantité de 25
Schéma
comptable
6xxx ou 2xxx1
Situation
initiale **:
Service fait initial
Facture Initiale
Avoir en quantité
initial
40810000
D (75)
40120000
C (75)
D (75)
C (75)
C (25)
-M
D (25)
D (25)
 - M
C (25)
C (75)
 a - A
C (75)
 c - A
D (75)
D (75)
 - M
D (75)
C (75)
D (75)
 - M
C (75)
C (25)
D (25)
* Dans le cas de modification de la nature de dépense ou du type de dépense ou du code famille dans
la commande GESLAB, le service fait doit être annulé et recréé manuellement.
** Dans le cas ci-dessus, l‟annulation partielle de service fait correspondant à l‟avoir en quantité n‟a
pas été réalisée ce qui explique le solde du compte 40810000 différent de 0. Cette situation reste
identique suite à la ré imputation comptable.
10.6.2.8 Commande avec service fait et facture payée (cas 8)
Modification souhaitée :
- imputation comptable (sans modification de la nature de la dépense GESLAB)
Cette modification n‟impacte pas GESLAB et tout se fait dans BFC.
Mode opératoire à suivre :
-M
Saisie d‟un avoir total avec type d‟opération « avoir » (correspondant à un avoir en
quantité) lié à la facture payée dans BFC avec un type de pièce, dans l‟onglet Détail,„avoir ré imp. Cpt‟ (RJ), correspondant à un avoir sans retour vers GESLAB. Bloquer
l‟avoir au paiement.
Cet avoir annule la facture initiale.
cf. Manuel d‟utilisation Dépenses Tome 2 - BFC-MUT-DEP-Tome2-EPC. Chapitre
8
Paiement
Version 4.21
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BFC-E Manuel d'utilisation
-M
Dépenses - Tome 3
Saisie de la nouvelle facture dans BFC avec un type pièce, dans l‟onglet Détail „facture ré imp. Cpt‟ (RI), sans retour vers GESLAB. Bloquer la facture au paiement
pour éviter de régler une seconde fois le fournisseur.
cf. Manuel d‟utilisation Dépenses Tome 2 - BFC-MUT-DEP-Tome2-EPC.
- M
Rapprocher l‟avoir nouvellement créé de la nouvelle facture
cf. Manuel d‟utilisation Comptabilité Tome 2A – Tenue de la Comptabilité générale
§ 2.4.4 Rapprochement manuel.
Exemple avec une facture de 75
Schéma
comptable
6xxx ou 2xxx1
Service fait initial
Facture
Paiement
40810000
D (75)
40120000
C (75)
D (75)
C (75)
D (75)
-M
C (75)
 - M
51200000
C (75)
D (75)
D (75)
C (75)
Remarque : Si par erreur vous saisissez un avoir de type RA correspondant à un avoir avec retour
vers GESLAB, dans ce cas il faut faire une facture de type RE correspondant à une facture avec
retour vers GESLAB.
10.6.2.9 Commande avec service fait, facture et avoir payés (cas 9)
Modification souhaitée :
- imputation comptable (sans modification de la nature de la dépense)
Cette modification n‟impacte pas GESLAB et tout se fait dans BFC.
Mode opératoire à suivre :
-M
 Si l‟avoir est un déchargement ultérieur :
Saisie d‟un chargement ultérieur correspondant au déchargement ultérieur payé dans
BFC avec un type pièce, dans l‟onglet Détail,- „facture ré imp. Cpt‟ (RI), sans retour
vers GESLAB. Bloquer le chargement ultérieur (appelé CU 1) au paiement.
Ce chargement ultérieur annule le déchargement ultérieur initial.
cf. Manuel d‟utilisation Dépenses Tome 2 - BFC-MUT-DEP-Tome2-EPC. Chapitre
8
 Si l‟avoir est un avoir en quantité :
Saisie d‟une facture dans BFC pour annuler l‟avoir avec un type pièce, dans l‟onglet
Détail – ‘facture ré imp. Cpt’ (RI), sans retour vers GESLAB. Bloquer la facture
Paiement
Version 4.21
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BFC-E Manuel d'utilisation
Dépenses - Tome 3
(appelé F1) au paiement.
cf. Manuel d‟utilisation Dépenses Tome 2 - BFC-MUT-DEP-Tome2-EPC
 - M
Saisie d‟un avoir total avec type d‟opération « avoir » (correspondant à un avoir en
quantité) lié à la facture payée dans BFC avec un type pièce, dans l‟onglet Détail,„avoir ré imp. Cpt‟ (RJ), correspondant à un avoir sans retour vers GESLAB.. Bloquer
cet avoir (appelé A1) au paiement.
Cet avoir annule la facture initiale.
cf. Manuel d‟utilisation Dépenses Tome 2 - BFC-MUT-DEP-Tome2-EPC. Chapitre
8
-M
Saisie de la nouvelle facture avec réimputation comptable dans BFC avec un type
pièce, dans l‟onglet Détail - „facture ré imp. Cpt‟ (RI), sans retour vers GESLAB.
Bloquer la facture (appelée F2) au paiement.
cf. Manuel d‟utilisation Dépenses Tome 2 - BFC-MUT-DEP-Tome2-EPC 8.2.9
“Réimputation comptable des factures avant prise en charge”
 - M
Saisie du nouvel avoir ou déchargement ultérieur avec réimputation comptable dans
BFC avec un type pièce, dans l‟onglet Détail - „avoir ré imp. Cpt‟ (RJ), sans retour vers
GESLAB. Bloquer ce nouvel avoir ou ce nouveau déchargement ultérieur (appelés A2
ou DU 1) au paiement
cf. Manuel d‟utilisation Dépenses Tome 2 - BFC-MUT-DEP-Tome2-EPC 8.2.9
“Réimputation comptable des factures avant prise en charge”
- M
Rapprocher le chargement ultérieur CU1 avec le déchargement DU1, ou la facture F1
avec l‟avoir A2.
Rapprocher l‟avoir A1 avec la facture F2.
cf. Manuel d‟utilisation Comptabilité Tome 2A – Tenue de la Comptabilité générale
§ 2.4.4 Rapprochement manuel.

Exemple avec une facture de 75 et un avoir en quantité de 25
Schéma
comptable
Situation initiale
** :
Service fait initial
Facture Initiale
Avoir en quantité
initial
Paiement
-M
6xxx ou 2xxx1
40810000
D (75)
Paiement
Version 4.21
51200000
C (75)
D (75)
C (75)
C (25)
D (25)
D (50)
D (25)
 - M
 - M
40120000
C (25)
C (75)
D (75)
C (50)
D (75)
C (75)
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Avril 2015
BFC-E Manuel d'utilisation
 - M
Dépenses - Tome 3
C (25)
D (25)
** Dans le cas ci-dessus, l‟annulation partielle de service fait correspondant à l‟avoir en quantité n‟a
pas été réalisée ce qui explique le solde du compte 40810000 différent de 0. Cette situation reste
identique suite à la ré imputation comptable.
10.6.2.10 Commande avec service fait et facture payée (cas 10)
Modification souhaitée :
- adresse analytique,
- adresse budgétaire,
- Marché et/ou n° de RECA et/ou indicateur de dérogation,
- imputation comptable avec modification de la nature de la dépense GESLAB
(fonctionnement vers équipement par exemple)
Mode opératoire à suivre :
-M
Saisie d‟un avoir total avec type d‟opération « avoir » (correspondant à un avoir en
quantité) lié à la facture payée dans BFCE avec un type pièce, dans l‟onglet Détail „avoir Déc. ntr‟ (RA), avec retour vers GESLAB. Bloquer l‟avoir au paiement.
Cet avoir annule la facture initiale.
cf. Manuel d‟utilisation Dépenses Tome 2 - BFC-MUT-DEP-Tome2-EPC. Chapitre
8
-M
Rejeter la commande avec le motif de rejet approprié
cf. Manuel d‟utilisation Dépenses Tome 2 - BFC-MUT-DEP-Tome2-EPC. Chapitre
5.3.2
a-M
Le laboratoire intègre la facture dont le montant est nul suite à l‟annulation dans BFC
et intègre le rejet de la commande
 b - A
Le service fait associé est annulé
 c - M
Le laboratoire modifie sa commande
 d - A
Le service fait associé à la commande modifiée est recréé
 a - A
Intégration de l‟annulation du service fait dans BFC
 b - A
Intégration de la commande modifiée dans BFC avec annulation automatique du motif
de rejet
 c - A
Intégration du nouveau du service fait dans BFC
 - M
Saisie de la facture avec un type pièce, dans l‟onglet Détail - „Facture (RE)‟, avec retour
vers GESLAB dans BFC, la bloquer au paiement.
Prise en charge de la facture
cf. Manuel d‟utilisation Dépenses Tome 2 - BFC-MUT-DEP-Tome2-EPC. Chapitre
8
 - M
Le laboratoire intègre la nouvelle facture prise en charge
- M
Rapprocher l‟avoir RA avec la facture RE.
Paiement
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BFC-E Manuel d'utilisation
Dépenses - Tome 3
cf. Manuel d‟utilisation Comptabilité Tome 2A – Tenue de la Comptabilité générale
§ 2.4.4 Rapprochement manuel.
Remarque:
- GESLAB possède une facture d‟un montant nul qui ne peut être retransmise à BFC
automatiquement, c‟est pourquoi la facture doit être recréée dans BFC,
10.6.2.11 Commande avec service fait, facture et avoir payés (cas 11)
Modification souhaitée :
- adresse analytique,
- adresse budgétaire,
- Marché et/ou n° de RECA et/ou indicateur de dérogation
- imputation comptable avec modification la nature de la dépense GESLAB (fonctionnement
vers équipement par exemple)
Mode opératoire à suivre :
-M
 Si l‟avoir initial est un déchargement ultérieur :
Exemple Facture initiale F0 : Qté 100 * 1 €, Déchargement ultérieur DU 0: valeur 25 €
Saisie d‟un avoir avec un type pièce RA, avec retour vers GESLAB. pour compléter
l‟annulation totale de la facture initiale F0 avec :
- un montant total égal à (montant F0 – montant du déchargement ultérieur
payé DU 0) (100 – 25 =75 € )
- une quantité égale à celle de la facture F0 (qté 100 et un prix unitaire de
0,75 €)
Bloquer cet avoir au paiement
cf. Manuel d‟utilisation Dépenses Tome 2 - BFC-MUT-DEP-Tome2-EPC. Chapitre
8
 Si l‟avoir initial est un avoir en quantité :
Exemple Facture initiale F0 : Qté 100 * 1 €, Avoir A0: Qté 25 * 1€
Saisie d‟un avoir avec un type pièce RA, avec retour vers GESLAB. pour compléter
l‟annulation totale de la facture initiale F0 avec :
- un montant total égal à (montant F0 – montant de l‟avoir payé A0) (100
– 25 =75 €)
- une quantité égale à (quantité de la facture F0 – qté de l‟avoir A0) (100
– 25 = qté 75 et un prix unitaire de 1 €)
Bloquer cet avoir au paiement
cf. Manuel d‟utilisation Dépenses Tome 2 - BFC-MUT-DEP-Tome2-EPC.
 - M
Paiement
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Rejeter la commande avec le motif de rejet approprié
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Dépenses - Tome 3
cf. Manuel d‟utilisation Dépenses Tome 2 - BFC-MUT-DEP-Tome2-EPC.
Chapitre 5.4.2
a-M
Le laboratoire intègre la facture dont le montant est nul suite à l‟annulation dans BFC
et intègre le rejet de la commande
 b - A
Le service fait associé est annulé
 c - M
Le laboratoire modifie sa commande
 d - A
Le service fait associé à la commande modifiée est recréé
 a - A
Intégration de l‟annulation du service fait dans BFC
 b - A
Intégration de la commande modifiée dans BFC avec annulation automatique du motif
de rejet
c - A
Intégration du nouveau du service fait dans BFC
- M
Saisie de la facture dans BFC avec un type pièce standard, dans l‟onglet Détail ‘Facture (brut)’ (RE) à l‟identique d‟un point de vue des montants et des quantités que
la facture F0. Bloquer cette facture appelée F1 au paiement.
cf. Manuel d‟utilisation Dépenses Tome 2 - BFC-MUT-DEP-Tome2-EPC.
 - M
Saisie de l‟avoir ou déchargement ultérieur le lendemain dans BFC avec un type pièce
standard, dans l‟onglet Détail - ‘Avoir Déc. ntr.’ (RA). à l‟identique d‟un point de vue
des montants et des quantités que l‟avoir A0 ou le déchargement ultérieur DU0. Bloquer
cet avoir appelé A2 ou déchargement ultérieur DU1 au paiement.
cf. Manuel d‟utilisation Dépenses Tome 2 - BFC-MUT-DEP-Tome2-EPC.
Chapitre 8
 - M
Rapprocher l‟avoir A1 avec l‟avoir A2/ou le déchargement ultérieur DU1 avec la facture
F1..
cf. Manuel d‟utilisation Comptabilité Tome 2A – Tenue de la Comptabilité
générale § 2.4.4 Rapprochement manuel.
M
Le laboratoire intègre la nouvelle facture prise en charge dont le montant correspond au
montant de la facture diminué du montant de l‟avoir.
Remarques :
- GESLAB possède une facture d‟un montant nul qui ne peut être retransmise à BFC
automatiquement, c‟est pourquoi la facture et l‟avoir doivent être recréés dans BFC.
10.6.3
Lier un avoir à une facture payée
Cette opération est possible uniquement en saisissant un avoir directement dans BFC car GESLAB
ne peut pas gérer cette opération.
Paiement
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Dépenses - Tome 3
Mode opératoire à suivre :
-M
Création de l‟avoir partiel ou total avec un type pièce, dans l‟onglet Détail - ‘Avoir Déc.
Ntr.’ (RA) avec retour vers GESLAB
Prise en charge de cet avoir qui est rattaché à la facture réglée
cf. Manuel d‟utilisation Dépenses Tome 2 - BFC-MUT-DEP-Tome2-EPC. Chapitre
8
 - M
-M
Le laboratoire intègre la facture réglée avec son nouveau montant (montant de la
facture initialement réglée diminué du montant de l‟avoir)
Recouvrement de l‟avoir : rapprochement manuel car cet avoir se retrouve isolé dans le
processus de paiement
cf. Manuel d‟utilisation Dépenses Tome 2 - BFC-MUT-DEP-Tome2-EPC.
Autre solution
Il est possible de rattacher un avoir sur une autre facture dans GESLAB (dont la commande est
différente) mais sur un même fournisseur, et sur une même adresse budgétaire,
10.6.4
Processus de modification des liquidations d’ordre de
mission
10.6.4.1 Ordre de mission non liquidé (cas 12)
Modification souhaitée :
- adresse analytique,
- adresse budgétaire,
Mode opératoire à suivre :
-M
Duplication de l‟OM et modification des imputations
-M
Suppression de l‟OM d‟origine
 - A
Intégration de l‟annulation de l‟OM d‟origine
-A
Intégration du nouvel OM
10.6.4.2 Ordre de mission liquidé (cas 13)
Modification souhaitée :
- adresse analytique,
- adresse budgétaire,
Mode opératoire à suivre :
Paiement
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-M
Dépenses - Tome 3
Le laboratoire demande à la délégation de modifier les imputations
Modification de l‟OM à la demande du laboratoire
-M
cf. Manuel d‟utilisation Missions Tome1 - BFC-MUT-MIS-Tome1
 - A
Création du cycle de comptabilisation
-A
Lancement du cycle de comptabilisation
-M
Le laboratoire intègre la facture modifiée et automatiquement cela entraîne la
modification de la commande
Paiement
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Dépenses - Tome 3
Annexe 1 – Schéma récapitulatif des flux de gestion entre GESLAB et BFC
Paiement
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BFC-E Manuel d'utilisation
Dépenses - Tome 3
F44 – Liquidation
facture achat
Liquidation : F44 annulation
suppression (nouvelle version)
Facture
préenregistrée
BFCE
Type p. XF
Avoir
préenregistré
BFCE Type p.
XA
1 : Envoyé si pas de lien avec une pièce de type XA
Suppression
Facture
Xlab
Annulation
Facture
Xlab
2 : Envoyé avec la pièce de type XF
Avoir BFCE
Type p. XA
3 : Envoyé avec la pièce d‟origine de type XF
Facture
BFCE
Type p. XF
4 : Envoyé si la facture d‟origine n‟était pas
liée à un avoir de type RA ou XA
ou
Avoir BFCE
Type p. RA
Facture
BFCE
Type p. RE
Facture
BFCE
Type p. RI
BFCE
Paiement
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5 : Envoyé avec la facture d‟origine de type
RE ou XF
6 : Envoyé si la facture d‟origine n‟était pas liée
à un avoir de type RA
7 : Les factures de type RI et avoirs de type RJ
ne sont pas renvoyés vers Xlab
Avoir BFCE
Type p. RJ
XLAB
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